Das Checklistenbuch: Die wichtigsten Organisationshilfen für das Büromanagement

Sibylle May Das Checklistenbuch

Sibylle May

Das Checklistenbuch Die wichtigsten Organisationshilfen für das Büromanagement

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar.

1. Auflage 2011 Alle Rechte vorbehalten © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011 Lektorat: Annette Rompel Gabler Verlag ist eine Marke von Springer Fachmedien. Springer Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. www.gabler.de Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Druck und buchbinderische Verarbeitung: STRAUSS GMBH, Mörlenbach Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in Germany ISBN 978-3-8349-2719-4



Vorwort

5

Vorwort DieȱZeiten,ȱinȱdenenȱdieȱBüroarbeitȱnochȱausschließlichȱvonȱStenographie,ȱdiktiertenȱBriefenȱ undȱ demȱ Sortierenȱ vonȱ Aktenȱ inȱ vonȱ Handȱ beschrifteteȱ Ordnerȱ bestimmtȱ waren,ȱ sindȱ seitȱ Ewigkeitenȱvorbei.ȱDasȱheutigeȱBüromanagementȱumfasstȱweitȱkomplexereȱTätigkeitenȱalsȱ dieȱAufrechterhaltungȱundȱVerwaltungȱdesȱSchriftverkehrs,ȱnichtȱzuletztȱauchȱinfolgeȱneuerȱ Technologien.ȱ ZuȱdenȱklassischenȱBürotätigkeitenȱsindȱimȱheutigenȱOfficeȱetlicheȱAufgabenȱhinzugekomȬ men,ȱbeispielsweiseȱdieȱPersonalverwaltung,ȱdieȱPlanungȱvonȱinternenȱwieȱinternationalenȱ Veranstaltungen,ȱ dasȱ Haltenȱ vonȱ Präsentationenȱ oderȱ dieȱ Kommunikationȱ mitȱ virtuellenȱ Teams.ȱDieseȱneuenȱAufgabenȱbedeutenȱfürȱIhreȱArbeitȱimȱBüroȱeineȱweitȱkomplexereȱOrȬ ganisationȱundȱmehrȱVerantwortungȱ–ȱmithinȱdieȱNotwendigkeitȱzuȱeinerȱsystematischerenȱ Herangehensweise.ȱȱ DamitȱSieȱimȱoftmalsȱhektischenȱBüroalltagȱdenȱÜberblickȱbehaltenȱundȱalleȱwichtigenȱAsȬ pekteȱberücksichtigen,ȱhabeȱichȱfürȱSieȱinȱdiesemȱBuchȱChecklistenȱbereitgestellt,ȱdieȱIhnenȱ entwederȱdieȱentscheidendenȱInformationenȱgebenȱoderȱumfassendeȱAufzählungenȱbeinhalȬ ten,ȱanhandȱdererȱSieȱPunktȱfürȱPunktȱabhakenȱkönnen,ȱwasȱSieȱbenötigen.ȱ DasȱBuchȱbehandeltȱnichtȱnurȱmethodischeȱVorgängeȱwieȱetwaȱdieȱelektronischeȱAblage,ȱdieȱ BudgetplanungȱbeiȱMessenȱoderȱdieȱAuswertungȱvonȱVorstellungsgesprächen.ȱDieȱCheckȬ listenȱgebenȱauchȱHilfestellungȱbeimȱManagenȱvonȱKonflikten,ȱbeimȱUmgangȱmitȱdemȱtägliȬ chenȱ Stressȱ undȱ beiȱ demȱ richtigenȱ Einsatzȱ vonȱ Körperspracheȱ undȱ Rhetorik.ȱ Daȱ heuteȱ dieȱ moderneȱTechnikȱmitȱInternet,ȱEȬMailȱundȱComputerȱdafürȱsorgt,ȱdasȱdieȱ„handwerkliche“ȱ Seiteȱ derȱ Büroarbeitȱ einfacherȱ undȱproblemloserȱ vonstattenȱgeht,ȱ sindȱ esȱ geradeȱ dieseȱ Softȱ Skills,ȱdieȱdenȱUnterschiedȱzwischenȱeinerȱeinfachenȱVerwaltungȱundȱeinerȱzielorientierter,ȱ eigenständigerȱ Bewältigungȱ auchȱ anspruchsvollerȱ Aufgabenȱ macht.ȱ Dieȱ genaueȱ Kenntnisȱ vonȱ Ursachenȱundȱ Abläufenȱ beiȱ Konfliktenȱ bringtȱ Sieȱ derenȱ Lösungȱ einenȱ entscheidendenȱ Schrittȱnäher.ȱȱ Damitȱ Sieȱ dieȱ Checklistenȱ undȱ Formulareȱ anȱ Ihreȱ persönlichenȱ Bedürfnisseȱ anpassenȱ könȬ nen,ȱ findenȱ Sieȱ dieȱ wichtigstenȱ dieserȱ Arbeitshilfenȱ alsȱ Zusatzdownloadȱ unterȱ http://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱunterȱdemȱTitelȱdesȱBuches.ȱ MitȱdiesenȱChecklistenȱhabenȱSieȱdieȱMöglichkeit,ȱIhreȱBüroarbeitȱnochȱsystematischerȱundȱ effizienterȱdurchzuführen.ȱȱ IchȱwünscheȱIhnenȱeinenȱerfolgreichenȱPraxiseinsatz.ȱ Ihreȱ SibylleȱMayȱ ȱ



Inhaltsverzeichnis

7

Inhaltsverzeichnis Vorwortȱ ȱ............................................................................................................................................ȱ5

 1

AblageȬȱundȱDokumentenmanagementȱ...................................................................ȱ15

1.1 Ordnungssystemeȱ..........................................................................................................ȱ15 Übersicht: DieȱhäufigstenȱOrdnungssysteme........................................................................ȱ15 Checkliste: GrundsätzeȱfürȱeineȱeffizienteȱAblageȱ................................................................ȱ17 1.2 Aktenplanȱ.......................................................................................................................ȱ17 Übersicht: MusterȱfürȱeinenȱAktenplanȱ.................................................................................ȱ17 Übersicht: AktenplanȱnachȱalphabetischerȱSortierungȱ........................................................ȱ18 Übersicht: VarianteȱeinesȱAktenplansȱ–ȱTeilȱIȱ.......................................................................ȱ19 Übersicht: VarianteȱeinesȱAktenplansȱ–ȱTeilȱIIȱ......................................................................ȱ20 Checkliste: DieȱerstenȱSchritteȱzumȱAktenplanȱ......................................................................ȱ21 Checkliste: SoȱarbeitenȱSieȱeffektivȱmitȱIhremȱAktenplanȱ....................................................ȱ21 1.3 ElektronischeȱAblageȱ.....................................................................................................ȱ22 Übersicht: AbstimmungȱvonȱPapierȬȱundȱelektronischerȱAblageȱ......................................ȱ22 Checkliste: GrundlagenȱeinerȱeffizientenȱelektronischenȱAblageȱ.......................................ȱ23 1.4 GesetzlicheȱAufbewahrungsfristenȱ.............................................................................ȱ23 Übersicht: Aufbewahrungsfristenȱ...........................................................................................ȱ24 Übersicht: KodierungȱderȱAblageȱ...........................................................................................ȱ25 2

Chefentlastungȱ–ȱderȱWegȱzurȱoptimalenȱZusammenarbeitȱ................................ȱ27

2.1 ProfessionelleȱImprovisationȱ.......................................................................................ȱ27 Checkliste: WieȱSieȱsichȱaufȱunvorhergeseheneȱSituationenȱeinstellenȱ..............................ȱ27 2.2 Chefentlastungȱ–ȱBasicsȱ................................................................................................ȱ28 Übersicht: DieȱEntscheidungsmatrixȱ......................................................................................ȱ28 Checkliste: AllgemeineȱTippsȱzurȱChefentlastungȱ................................................................ȱ30 Übersicht: Rückruflisteȱ.............................................................................................................ȱ33 Übersicht: Übergabeprotokollȱ.................................................................................................ȱ33 Übersicht: DerȱTagesberichtȱ.....................................................................................................ȱ34 Übersicht: DieȱVorgangslisteȱ–ȱallesȱaufȱeinenȱBlickȱ............................................................ȱ35 2.3



Terminplanungȱ..............................................................................................................ȱ35ȱ

8

Inhaltsverzeichnis

2.4 VeränderungsprozesseȱimȱSekretariatȱmanagenȱ......................................................ȱ36 Übersicht: Dieȱ7ȱwichtigstenȱStufenȱdesȱChangeȱManagementsȱ........................................ȱ36 3

FührungȱundȱManagementȱ.........................................................................................ȱ37

3.1

DieȱBedeutungȱderȱManagementȬByȬBegriffeȱ...........................................................ȱ37

3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5

FührungsstileȱundȱihreȱBedeutungȱfürȱdenȱAlltagȱ...................................................ȱ39 Derȱautoritäre/autokratischeȱFührungsstilȱ.................................................................ȱ39 Derȱkooperative/demokratischeȱFührungsstilȱ...........................................................ȱ40 DerȱLaissezȬfaireȱ(gewährenȬlassender)ȱStilȱ..............................................................ȱ40 DerȱcharismatischeȱFührungsstilȱ.................................................................................ȱ41 Derȱ„ideale“ȱFührungsstilȱ.............................................................................................ȱ41

3.3 Führungskompetenzȱ.....................................................................................................ȱ42 Übersicht: Dieȱ4ȱKompetenzbereicheȱ.....................................................................................ȱ42 Übersicht: FührungskompetenzenȱnachȱDanielȱGolemanȱ..................................................ȱ43 Checkliste: DimensionenȱderȱFührungȱ....................................................................................ȱ44 3.4

Delegieren,ȱaberȱrichtigȱ.................................................................................................ȱ45

3.5 Feedbackȱ..........................................................................................................................ȱ46 Checkliste: RegelnȱfürȱdasȱFeedbackȬGesprächȱ.....................................................................ȱ47 3.6 Führungsgrundsätzeȱ.....................................................................................................ȱ47 Checkliste: AllgemeineȱFührungsgrundsätzeȱ........................................................................ȱ47 Checkliste: FührungsgrundsätzeȱausȱderȱPraxisȱfürȱdieȱPraxisȱ...........................................ȱ48 3.7 Motivationȱ–ȱmehrȱalsȱnurȱeinȱSchlagwort!?ȱ..............................................................ȱ49 3.7.1 BedürfnispyramideȱnachȱMaslowȱ...............................................................................ȱ49 Checkliste: Motivationȱ–ȱBasicsȱ................................................................................................ȱ50 3.8 DasȱMitarbeitergesprächȱ...............................................................................................ȱ51 Checkliste: RegelnȱfürȱdasȱMitarbeitergesprächȱ....................................................................ȱ51 3.9 DieȱZielvereinbarungȱ....................................................................................................ȱ52 Übersicht: DasȱZielvereinbarungsgesprächȱ...........................................................................ȱ53 Checkliste: HinweiseȱfürȱdieȱZielvereinbarungȱ.....................................................................ȱ54 Checkliste: Zielvereinbarungsgespräch:ȱTypischeȱFehlerȱ....................................................ȱ54ȱ

   

Inhaltsverzeichnis

4

Informationsmanagementȱ...........................................................................................ȱ55

Checkliste: Übersicht: Übersicht: 5

9

Informationenȱbewertenȱ........................................................................................ȱ55 Informationsmanagementȱ–ȱBasicsȱ......................................................................ȱ56 InformierenȱnachȱdemȱAȬBȬCȬPrinzipȱ.................................................................ȱ57

KommunikationȱamȱTelefonȱ......................................................................................ȱ59

5.1 AllgemeineȱTelefonregelnȱ............................................................................................ȱ59 Checkliste: Telefonierenȱ–ȱBasicsȱ..............................................................................................ȱ59 5.2 KundenorientierungȱamȱTelefonȱ.................................................................................ȱ60 Checkliste: SystematischesȱTelefonierenȱIȱ...............................................................................ȱ60 Checkliste: SystematischesȱTelefonierenȱIIȱ.............................................................................ȱ61 Checkliste: DieȱdreigeteilteȱTelefonnotizȱ................................................................................ȱ62 Übersicht: WirkungsvolleȱWortwahlȱ......................................................................................ȱ63 5.3

SchwierigeȱAnrufer........................................................................................................ȱ64

5.4 Beschwerdemanagementȱ..............................................................................................ȱ65 Checkliste: KorrekteȱReklamationsbearbeitungȱ.....................................................................ȱ66 6

MessenȱundȱAusstellungenȱ........................................................................................ȱ69

6.1 VorȱderȱMesseȱ.................................................................................................................ȱ69 6.1.1 Messezieleȱdefinierenȱ....................................................................................................ȱ69 Übersicht: IhreȱZieleȱ..................................................................................................................ȱ69 Übersicht: MöglicheȱZieleȱaufȱeinerȱMesseȱ............................................................................ȱ70 6.1.2 AnsprechendeȱEinladungenȱgestaltenȱ........................................................................ȱ72 Checkliste: ErfolgreicheȱEinladungenȱfürȱIhrenȱMesseauftrittȱ............................................ȱ73 6.2 BudgetplanungȱundȱKalkulationȱderȱKostenȱ............................................................ȱ74 Übersicht: PlanungȱderȱKostenȱ(Vorkalkulation)ȱ.................................................................ȱ74 Übersicht: Budgetplanungȱ.......................................................................................................ȱ75 6.3 RundȱumȱdenȱMessestandȱ............................................................................................ȱ77 Übersicht: Konzeptionȱ..............................................................................................................ȱ77 Übersicht: Standvariantenȱ........................................................................................................ȱ78 Übersicht: EigenbauȱoderȱAuftragsvergabeȱ..........................................................................ȱ79 6.3.1 PräsentationenȱundȱAktivitätenȱaufȱdemȱMessestandȱ.............................................ȱ80 Übersicht: Vorbereitungȱ...........................................................................................................ȱ80 Übersicht: BesondereȱElementeȱderȱPräsentationenȱ............................................................ȱ80 6.3.2 BewirtungȱundȱCateringȱ...............................................................................................ȱ82

10

Inhaltsverzeichnis

Checkliste: Checkliste: Checkliste:

BewirtungȱamȱStandȱ..............................................................................................ȱ82 AusrüstungȱzurȱBesucherbewirtungȱ...................................................................ȱ83 DerȱPannenkofferȱ...................................................................................................ȱ86

6.4 MitarbeiterȱfitȱfürȱdenȱMesseauftrittȱmachenȱ............................................................ȱ87 Übersicht: SchwierigeȱSituationenȱamȱStandȱ........................................................................ȱ89 6.5 Werbemittelȱ....................................................................................................................ȱ90 Checkliste: MittelȱderȱBesucherwerbungȱ................................................................................ȱ90 6.6 Pressearbeitȱ.....................................................................................................................ȱ91 Checkliste: Pressetexteȱ...............................................................................................................ȱ91 6.7 Messebriefingȱ.................................................................................................................ȱ91 Checkliste: Messeberichtȱ............................................................................................................ȱ92 Übersicht: FaktorenȱderȱCIȱ.......................................................................................................ȱ93 6.8 AbschlussberichtȱundȱNachbereitungȱ........................................................................ȱ94 Checkliste: Messeabschlussberichtȱ...........................................................................................ȱ94 Übersicht: MesseȬErfolgskontrolleȱ..........................................................................................ȱ95 Übersicht: AusführlicherȱMesseabschlussberichtȱ.................................................................ȱ97 Checkliste: Nacharbeitenȱ.........................................................................................................ȱ102 7

OfficeȬHandbuchȱ........................................................................................................ȱ103

7.1

BedeutungȱdesȱOfficeȬHandbuchsȱ............................................................................ȱ103

7.2 Zieleȱfestlegenȱundȱfixierenȱ........................................................................................ȱ104 Checkliste: Realisierungȱ...........................................................................................................ȱ107 8

Personalȱ........................................................................................................................ȱ109

8.1 Stellenanzeigenȱtreffendȱformulierenȱ.......................................................................ȱ109 Checkliste: „AIDA“ȱfürȱStellenanzeigenȱ...............................................................................ȱ109 Übersicht: RealistischeȱAnforderungsmerkmaleȱ................................................................ȱ110 8.2 WoraufȱSieȱbeiȱBewerbungenȱachtenȱmüssenȱ.........................................................ȱ111 Checkliste: DieȱBewerbungsflutȱinȱdenȱGriffȱbekommenȱ...................................................ȱ111 Checkliste: SofortprüfungȱbeiȱEingangȱderȱBewerbungsunterlagenȱ................................ȱ112 8.3 BeurteilungȱvonȱBewerbungenȱ..................................................................................ȱ113 Checkliste: BeurteilungskriterienȱfürȱBewerbungsunterlagenȱ...........................................ȱ114 Checkliste: InhaltȱdesȱBewerbungsȬȱbeziehungsweiseȱAnschreibens:ȱ..............................ȱ114

Inhaltsverzeichnis

Übersicht: Checkliste: Checkliste: Übersicht:

11

Lebenslaufanalyseȱ................................................................................................ȱ115 28ȱPrüfmerkmaleȱfürȱdenȱLebenslaufȱ................................................................ȱ116 Bewerbungenȱpriorisierenȱundȱabsagenȱ...........................................................ȱ119 VorgehensweiseȱfürȱBewerbungsabsagenȱ........................................................ȱ120

8.4 Vorstellungsgesprächeȱ................................................................................................ȱ120 Checkliste: DieȱMappeȱfürȱdasȱBewerbungsgesprächȱ.........................................................ȱ121 Übersicht: VorbereitungȱaufȱdasȱVorstellungsgesprächȱ....................................................ȱ122 Checkliste: DenȱBewerberȱgutȱvorbereitenȱ...........................................................................ȱ123 8.5 AuswertungȱvonȱVorstellungsgesprächenȱ..............................................................ȱ124 Übersicht: FazitȱGesprächsverlaufȱ........................................................................................ȱ125 Übersicht: AuswertungȱdesȱBewerbungsgesprächsȱ...........................................................ȱ125 8.6 EinarbeitungȱneuerȱMitarbeiterȱ.................................................................................ȱ127 Checkliste: VorȱdemȱerstenȱArbeitstagȱ..................................................................................ȱ127 Checkliste: DerȱneueȱArbeitsplatzȱ..........................................................................................ȱ128 8.7 EinarbeitungȱneuerȱMitarbeiterȱ.................................................................................ȱ129 Checkliste: HandbuchȱneueȱMitarbeiter................................................................................ȱ129 Checkliste: IndividuellesȱHandbuchȱfürȱdenȱneuenȱMitarbeiterȱ.......................................ȱ131 Checkliste: Einarbeitungsplanȱ................................................................................................ȱ131 Checkliste: AblaufȱdesȱerstenȱTagsȱplanenȱ...........................................................................ȱ132 Übersicht: ErsterȱArbeitstagȱ...................................................................................................ȱ133 8.8 DerȱArbeitsvertragȱ.......................................................................................................ȱ135 Checkliste: WasȱinȱdenȱArbeitsvertragȱgehörtȱ......................................................................ȱ135 Übersicht: MängelȱbeiȱAbschlussȱdesȱArbeitsvertragesȱ.....................................................ȱ136 8.9 DieȱPersonalakteȱ..........................................................................................................ȱ137 Checkliste: ZusammenstellungȱvonȱPersonalaktenȱvonȱAȱbisȱZȱ.......................................ȱ137 Übersicht: BeleggruppenȱinȱderȱPersonalakteȱ.....................................................................ȱ139 8.10 Mitarbeiterbeurteilungenȱ...........................................................................................ȱ140 Checkliste: DasȱAnerkennungsgesprächȱ...............................................................................ȱ140 Checkliste: FeedbackȱbeiȱMitarbeitergesprächenȱ.................................................................ȱ141 Checkliste: Bewertungskriterien.............................................................................................ȱ142 8.11

GründeȱfürȱAbmahnungenȱ........................................................................................ȱ143

8.12 AusscheidenȱvonȱMitarbeiternȱ..................................................................................ȱ146 Übersicht: ZeugnisartenȱundȱderenȱInhaltȱ..........................................................................ȱ146 Checkliste: Zeugnisseȱerstellenȱ...............................................................................................ȱ146

12

Inhaltsverzeichnis

9

Projektmanagementȱ...................................................................................................ȱ149

9.1 Projektplanungȱ.............................................................................................................ȱ149 Übersicht: KurzbeschreibungȱProjektideeȱ...........................................................................ȱ150 Übersicht: DieȱProjektȬErklärung,ȱDefinition,ȱZiele,ȱProjektorganisationȱ......................ȱ150 Übersicht: Arbeitspaketbeschreibung/Projektdefinitionȱ...................................................ȱ153 Übersicht: Projektstatusberichtȱ..............................................................................................ȱ154 Übersicht: RückmeldungȱnachȱTeilzielen/Milestonesȱ........................................................ȱ155 Übersicht: Projektstammblattȱ................................................................................................ȱ156 Übersicht: Arbeitsauftragȱ.......................................................................................................ȱ157 Übersicht: Abschlussberichtȱ..................................................................................................ȱ158 Übersicht: StellenbeschreibungȱProjektleiterȱ.......................................................................ȱ160 Checkliste: InformationsȬChecklisteȱ......................................................................................ȱ161 Übersicht: IhreȱNotizenȱimȱProjektȱ.......................................................................................ȱ162 10

TravelȬManagementȱ...................................................................................................ȱ165

Checkliste: Übersicht: Übersicht: 11

Korrespondenzȱ............................................................................................................ȱ171

Übersicht: Übersicht: Checkliste: 11.1

VorȱderȱReiseȱ.........................................................................................................ȱ165 BeispielȱfürȱeinenȱReiseplanȱ................................................................................ȱ168 DieȱbestenȱInternetadressenȱfürȱIhreȱOnlineȬReiseplanungȱ...........................ȱ168

EntscheidendeȱFaktorenȱfürȱeineȱzeitgemäßeȱBusinessȬKorrespondenzȱ.....ȱ171 FormulierungenȱundȱWorte,ȱdieȱSieȱvermeidenȱsolltenȱ.................................ȱ174 Korrespondenzȱ–ȱBasicsȱ.......................................................................................ȱ176

KorrekteȱAnspracheȱinȱspeziellenȱFällenȱ..................................................................ȱ176

11.2 DieȱprofessionelleȱEȬMailȬKorrespondenzȱ...............................................................ȱ177 Checkliste: EȬMailȬKorrespondenzȱ........................................................................................ȱ177 11.3 DasȱProtokollȱ................................................................................................................ȱ180 Übersicht: KriterienȱfürȱdasȱProtokollȱ..................................................................................ȱ181 12

Meetingmanagementȱ.................................................................................................ȱ183

12.1 InterneȱBesprechungenȱorganisierenȱ........................................................................ȱ183 Übersicht: Eckdatenȱfestlegenȱ................................................................................................ȱ183 Checkliste: VorbereitungȱvonȱMeetings,ȱBrainstormingsȱundȱBesprechungenȱ..............ȱ184 Checkliste: VorȱdemȱMeetingȱ..................................................................................................ȱ186 ȱ

Inhaltsverzeichnis

13

12.2 Terminplanungȱ............................................................................................................ȱ188 Checkliste: BeiȱderȱTerminplanungȱzuȱbeachtenȱ.................................................................ȱ188 12.3 Einladungȱ......................................................................................................................ȱ188 Checkliste: WasȱgehörtȱinȱdieȱEinladung?ȱ............................................................................ȱ188 Checkliste: FormȱundȱVersandȱ...............................................................................................ȱ189 12.4 Budgetplanungȱ.............................................................................................................ȱ190 Übersicht: Budgetplanungȱ.....................................................................................................ȱ190 12.5 Tagungenȱ......................................................................................................................ȱ193 Checkliste: Tagungsraumȱ........................................................................................................ȱ193 Checkliste: Tagungstechnikȱ....................................................................................................ȱ194 Übersicht: Locationȱ–ȱpersönlicheȱBesichtigungȱ.................................................................ȱ196 Checkliste: PlanungȱvonȱVeranstaltungenȱ............................................................................ȱ200 Checkliste: NachbereitungȱvonȱTagungenȱ............................................................................ȱ205 12.6

FeedbackȬBogenȱ...........................................................................................................ȱ206

13

Urlaubsvertretungȱ......................................................................................................ȱ209

Checkliste: 14

Urlaubsvertretungȱ................................................................................................ȱ209

Zeitmanagementȱ.........................................................................................................ȱ213

14.1 WoȱbleibtȱIhreȱZeitȱ.......................................................................................................ȱ213 Checkliste: DieȱhäufigstenȱZeitfresserȱ...................................................................................ȱ213 Checkliste: IhreȱpersönlichenȱZeitdiebeȱ................................................................................ȱ214 14.2 Zeitprotokollȱ.................................................................................................................ȱ215 Übersicht: Beispiel:ȱErstellenȱSieȱIhrȱpersönlichesȱZeitprotokollȱ.....................................ȱ215 14.3 TippsȱzurȱZeitersparnisȱ...............................................................................................ȱ217 Checkliste: MehrȱEffizienzȱ.......................................................................................................ȱ217 14.4 SoȱsetzenȱSieȱZieleȱ........................................................................................................ȱ218 Checkliste: KlareȱZielsetzungȱ.................................................................................................ȱ218 14.5

DasȱPrinzipȱderȱSchriftlichkeitȱ...................................................................................ȱ219

14.6

DasȱAufschiebetagebuchȱ............................................................................................ȱ219

14.7

DasȱDirektprinzipȱ........................................................................................................ȱ220

14

Inhaltsverzeichnis

14.8 Checklistenȱ–ȱsoȱerleichternȱSieȱsichȱdasȱLebenȱ.......................................................ȱ221 Checkliste: SoȱentstehtȱeineȱChecklisteȱ..................................................................................ȱ221 14.9 Persönlichkeitsanalyseȱ................................................................................................ȱ222 Checkliste: SindȱSieȱAntreiberȱoderȱErlauber?ȱ.....................................................................ȱ226 14.10 OptimalesȱAufgabenmanagementȱ............................................................................ȱ228 Checkliste: HabenȱSieȱIhreȱAufgabenȱimȱGriff?ȱ...................................................................ȱ228 14.11

DieȱALPENȬMethodeȱ–ȱsoȱerklimmenȱSieȱdenȱBergȱ...............................................ȱ229

14.12 Prioritätenȱrichtigȱsetzenȱ.............................................................................................ȱ229 Übersicht: SoȱsetzenȱSieȱPrioritätenȱ......................................................................................ȱ230 Checkliste: DasȱEisenhowerȱPrinzipȱ......................................................................................ȱ231 Übersicht: WertanalyseȱderȱZeitverwendungȱ.....................................................................ȱ232 Übersicht: SoȱbehaltenȱSieȱdieȱÜbersichtȱ..............................................................................ȱ232 14.13 Richtigȱdelegierenȱ........................................................................................................ȱ232 Checkliste: Test:ȱWieȱgutȱkönnenȱSieȱdelegieren?ȱ................................................................ȱ232 Checkliste:ȱGrundsätzeȱdesȱDelegierensȱ....................................................................................ȱ234 14.14 ToȬDoȬListeȱ...................................................................................................................ȱ235 Checkliste:ȱEineȱToȬDoȬListeȱfürȱZiele,ȱAufgabenȱundȱAktivitätenȱ.......................................ȱ235 Checkliste:ȱWasȱSieȱbeiȱIhrerȱToȬDoȬListeȱbeachtenȱmüssenȱ..................................................ȱ236 14.15

Zeitȱfürȱ10ȱDingeȱ..........................................................................................................ȱ237

Stichwortverzeichnisȱ.....................................................................................................................ȱ239 ȱ ȱ



Ordnungssysteme

1

15

Ablage- und Dokumentenmanagement

OhneȱeinȱgeeignetesȱOrdnungssystemȱversinktȱjedesȱBüroȱfrüherȱoderȱspäterȱimȱChaosȱ–ȱdieȱ Ordnerȱ quellenȱ überȱ undȱ wichtigeȱ Dokumenteȱ verschwindenȱ unauffindbarȱ inȱ PapierstaȬ peln.ȱUmȱdieȱPapierflutȱbewältigenȱzuȱkönnen,ȱdieȱSieȱtäglichȱimȱSekretariatȱerreicht,ȱistȱesȱ besondersȱwichtig,ȱdasȱrichtigeȱOrdnungssystemȱzuȱfinden.ȱDieȱChecklistenȱführenȱgängigeȱ Ordnungssystemeȱ auf,ȱ mitȱ demȱ jeweiligenȱ Ordnungsprinzipȱ undȱ Anwendungsbereich.ȱ WennȱSieȱzudemȱdieȱgrundlegendenȱHinweiseȱinȱderȱChecklisteȱ„GrundsätzeȱfürȱeineȱeffiziȬ enteȱ Ablage“ȱ berücksichtigen,ȱ bleibtȱ Ihrȱ Ablagesystemȱ auchȱ langfristigȱ übersichtlichȱ undȱ effizient.ȱHabenȱSieȱsichȱfürȱeinȱOrdnungssystemȱentschieden,ȱgehtȱesȱdarum,ȱeinenȱschnelȬ lenȱ Zugriffȱ aufȱ Dokumenteȱ undȱ Aktenȱ zuȱ gewährleisten.ȱ Hierfürȱ benötigenȱ Sieȱ einenȱ AkȬ tenplan.ȱInȱKapitelȱ1.2ȱerhaltenȱSieȱMusterȱfürȱAktenpläneȱȱ DieȱAktenverwaltungȱfindetȱinzwischenȱüberwiegendȱelektronischȱstatt.ȱDurchȱInternetȱundȱ EȬMailȱ wirdȱ außerdemȱ zunehmendȱ elektronischȱ kommuniziert.ȱ Dieȱ Abstimmungȱ derȱ PaȬ pierȬȱundȱderȱEDVȬAblageȱ sowieȱ dieȱGrundlagenȱ einerȱ optimalenȱ EDVȬAblageȱsindȱdaherȱ unerlässlichȱ undȱ Themaȱ desȱ Kapitelsȱ 1.3.ȱ Damitȱ dasȱ Systemȱ leistungsfähigȱ bleibt,ȱ mussȱ esȱ regelmäßigȱ umȱ nichtȱ mehrȱ benötigteȱ Dokumenteȱ „erleichtert“ȱ werden.ȱ Wasȱ Sieȱ aufȱ derȱ Grundlageȱ derȱ gesetzlichenȱ Aufbewahrungsfristenȱ wannȱ entsorgenȱ können,ȱ erfahrenȱ Sieȱ ebenfallsȱinȱKapitelȱ1.ȱ

1.1

Ordnungssysteme

Übersicht:

Die häufigsten Ordnungssysteme

Chronologische/zeitliche Ordnung: —

Hier werden Sachverhalte erfasst, und zwar nach ihrer zeitlichen Reihenfolge, zum Beispiel bei Terminkarteien.

—

Die Sortierung kann nach Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren erfolgen.

—

Zu empfehlen bei: Bilanzen und Steuerbescheiden (Jahre), Gehaltsabrechnungen (Monate), Lieferzeiten (Wochen), Akten nach Geburtsdaten, zum Beispiel bei Patienten (Tage). Die Reihenfolge der Heftung kann entweder in Form der kaufmännischen Heftung (das zuletzt erhaltene Schriftgut liegt oben; üblich bei Rechnungen oder Bestellungen oder ähnlichen Vorgängen) oder in Form der Behördenheftung (das zuletzt erhaltene Schriftgut liegt unten; üblich bei Einzelakten wie Personalakten) erfolgen.

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_1, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

16

Ablage- und Dokumentenmanagement

Numerische Ordnung: —

Bei dieser Ordnungsart werden die Vorgänge mit Nummern versehen und anschließend nach diesen abgeheftet.

—

Es kann sich beispielsweise um Kunden-, Lieferanten oder Kontonummern handeln.

—

Diese ermöglicht eine einfache und logische Ordnungsweise und ist gut geeignet für Schriftgut, das bereits eine Nummer besitzt. Ein schnelles Sortieren und Ordnen nach Nummern ist möglich. Wenn Sie Ihr Ablagesystem nach der numerischen Ordnung einrichten, sollten Sie jedoch immer einen Index einrichten.

—

Die numerische Ordnung kann dekadisch, halbdekadisch oder nach Vorziffern erfolgen. Es wird eine Zehnergruppe (Dekade) gebildet und die Unterlagen nach Ziffernreihen von 0 bis 9 eingeteilt. Beispielsweise werden Hauptgruppen gebildet, die anschließend in Untergruppen unterteilt werden: 1 = Registraturformen, 1.1 = Hängeregistratur, 1.2 = vertikale Hängeregistratur und so weiter

Alphanumerische Ordnung: —

Diese Art des Ordnungssystems ist eine Kombination aus alphabetischer und numerischer Ordnung.

—

Die Grobeinteilung findet mit Hilfe der Buchstaben des Alphabetes statt.

—

Zu empfehlen bei: vielen unterschiedlichen Bereichen, beispielsweise Waren. Die Zahlen bilden die Feineinteilung (es kann auch umgekehrt sein), zum Beispiel A67 oder 5A.

Ordnung nach Stichwörtern: —

Die Ordnung nach Stichwörtern ist in kleineren Unternehmen häufig anzutreffen, da es hier oft viele verschiedene Sachgebiete gibt.

—

Zu empfehlen bei: wenn der Inhalt des Schriftguts wichtiger ist als beispielsweise der Absendername, zum Beispiel Warengruppenlisten, Lagerkarteien, Lieferadressenkarteien.

Geografische Ordnung: —

Sie ist häufig kombiniert mit der alphabetischen und/oder numerischen Ordnung.

—

Empfehlenswert, wenn Sie Ihre Ablage nach verschiedenen Bundesländern, Verkaufsgebieten oder anderem unterteilen.

Ordnung nach Farben, Symbolen, Piktogrammen: —

Dies ist eine sinnvolle Ergänzung zu den anderen Ordnungssystemen.

—

Sie ermöglicht ein schnelles Finden, zudem werden wichtige Termine markiert. Piktogramme werden daher zum Beispiel auf Plantafeln für die Terminplanung verwendet.

Aktenplan

Checkliste:

17

Grundsätze für eine effiziente Ablage

9 SammelnȱSieȱkeineȱUnterlagen,ȱumȱsieȱirgendwannȱeinmalȱzuȱlesen.ȱArbeitenȱSieȱmitȱ Wegwerffristen.ȱ 9 TrennenȱSieȱsichȱregelmäßigȱvonȱveraltetemȱProspektmaterial.ȱ 9 FormulierenȱSieȱIhrenȱSchriftverkehrȱkürzerȱundȱprägnanter.ȱDasȱspartȱPapierȱundȱZeit.ȱ 9 VermeidenȱSieȱDoppelȬȱundȱMehrfachablagen.ȱArbeitenȱSieȱmitȱStellvertreternȱoderȱ einemȱFormular,ȱaufȱdemȱSieȱfesthaltenȱkönnen,ȱwerȱwannȱwasȱentliehenȱhat.ȱȱ 9 VermeidenȱSieȱunnötigeȱKopien.ȱRichtenȱSieȱVerteilerȱein.ȱ 9 MachenȱSieȱzweimalȱjährlichȱeinenȱCheckȬupȱIhrerȱAblage.ȱBestimmtȱkönnenȱSieȱeinigeȱ Behälterȱzusammenfassen.ȱ

1.2

Aktenplan

Übersicht:

Muster für einen Aktenplan

Nummer

Titel

Raum/Schrank

Vernichtung

1

Fuhrpark

200/1

ȱ

1.1

LKW

200/1

ȱ

1.2

PKW

200/1

ȱ

1.3

PKW-Anhänger

200/1

ȱ

2

Personal- und Sozialwesen

200/2

ȱ

2.1

Gehälter

200/2

ȱ

2.2

Arbeitsrecht, Tarife

200/2

ȱ

2.3

Reiserichtlinien

200/2

ȱ

2.4

Urlaub

200/2

ȱ

3

Fertigung

200/3

ȱ

18

Ablage- und Dokumentenmanagement

Nummer

Titel

Raum/Schrank

Vernichtung

3.1

Planung

200/3

ȱ

3.2

Materialdisposition

200/4

ȱ

3.3

Fertigungssteuerung

200/5

ȱ

4

Umweltschutz

200/4

ȱ

4.1

Entsorgung

200/4

ȱ

4.2

Luftverschmutzung

200/4

ȱ

4.3

Abwasser

200/4

ȱ

4.4

Energie

200/5

ȱ

Übersicht:

Aktenplan nach alphabetischer Sortierung

Nummer

Titel

Raum/Schrank

4.3

Abwasser

200/4

2.2

Arbeitsrecht, Tarife

200/2

4.4

Energie

200/5

4.1

Entsorgung

200/4

3

Fertigung

200/3

3.3

Fertigungssteuerung

200/5

1

Fuhrpark

200/1

2.1

Gehälter

200/2

1.1

LKW

200/1

4.2

Luftverschmutzung

200/4

Vernichtung

12/2005

Aktenplan

19

Nummer

Titel

Raum/Schrank

3.2

Materialdisposition

200/4

2

Personal- und Sozialwesen

200/2

1.2

PKW

200/1

1.3

PKW-Anhänger

200/1

3.1

Planung

200/3

2.3

Reiserichtlinien

200/2

4

Umweltschutz

200/4

2.4

Urlaub

200/2

Übersicht:

Vernichtung

Variante eines Aktenplans – Teil I

Gruppe 0 Geschäftsführung

Gruppe 1 Anlagen

Gruppe 2 Finanzen und Buchhaltung

Gruppe 3 Personal- und Sozialwesen

000 – 099

100 – 199

200 – 299

300 – 399

000: Gründung + Entwicklung

100: Grundbesitz

200: Bilanzen, Abschlüsse

300: Arbeitsrecht, Tarife

010: Besitzverhältnisse

110: Gebäude

210: Finanzierung

310: Gesetzliche Aufwendungen

020: Führung

120: Betriebsgebäude

220: Banken, Kasse

320: freiwillige soziale Einrichtungen

030: Tochtergesellschaften

130: Gesamtinstallation

230: Steuern

330: Personalbeschaffung

040: Beteiligungen

140: Großanleger

240: Buchhaltung

340: Personalakte

050: Geschäftsbriefe

150: leer

250: Betriebswirtschaft

350: Lohn-, Gehaltsabrechnung

20

Ablage- und Dokumentenmanagement

Gruppe 0 Geschäftsführung

Gruppe 1 Anlagen

Gruppe 2 Finanzen und Buchhaltung

Gruppe 3 Personal- und Sozialwesen

000 – 099

100 – 199

200 – 299

300 – 399

060: Mitgliedschaften

160: leer

260: Stiftungen

360: Personalverwaltung

070: Firmengeschichte

170: leer

270: leer

370: Personalverwaltung

080: leer

180: leer

280: leer

380: leer

090: leer

190: leer

290: Statistik, Finanzwesen

390: leer

Übersicht:

Variante eines Aktenplans – Teil II

Gruppe 4 Einkauf

Gruppe 5 Fertigung

Gruppe 6 Vertrieb

Gruppe 7 Privat-Sekretariat

400 – 499

500 – 599

600 – 699

700 – 700

400: Disposition

500: Planung

600: Absatzpolitik

700: Mitgliedschaften

410: Lieferanten

510: Fertigungsprogramm

610: Verkaufsprogramm

710: Kraftfahrzeuge

420: Materialprüfung

520: Fertigungsstellen

620: Preisgestaltung

720: Weiterbildung

430: leer

530: Investitionen, Fertigung

630: Verkaufsorganisation

730: OrganisationsHandbuch

440: leer

540: leer

640: Kunden

740: Privater Schriftwechsel (Chef)

450: leer

550: Lagerverwaltung

650: Versand

750: Büromaterial

460: leer

560: Qualitätswesen

660: Werbung, Verkaufsförderung

760: leer

470: leer

570: Unfallverhütung

670: Marktbeobachtung

770: leer

Aktenplan

21

Gruppe 4 Einkauf

Gruppe 5 Fertigung

Gruppe 6 Vertrieb

Gruppe 7 Privat-Sekretariat

400 – 499

500 – 599

600 – 699

700 – 700

480: leer

580: leer

680: Export

780: leer

490: Statistik

590: Fertigungsstatistik

690: Verkaufsstatistik

790: leer

DieseȱÜbersichtenȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Checkliste:

Die ersten Schritte zum Aktenplan

9 SichtenȱSieȱalleȱOrdner,ȱHängemappenȱundȱUnterlagen,ȱdieȱSieȱderzeitȱfürȱIhreȱAblageȱ verwenden.ȱȱ 9 NotierenȱSieȱalleȱNamenȱderȱOrdner.ȱ 9 LegenȱSieȱgemeinsamȱmitȱallenȱBetroffenȱHautgruppenȱfest,ȱdieȱSieȱfürȱIhrenȱAktenplanȱ benötigen:ȱGeschäftsleitung,ȱFuhrpark,ȱPersonalȬȱundȱSozialwesen.ȱEsȱgibtȱoftȱvieleȱverȬ schiedeneȱBegriffeȱfürȱeinȱundȱdenselbenȱInhalt,ȱzumȱBeispiel:ȱAutoȱ=ȱPKWȱ=ȱKraftfahrȬ zeug.ȱDerȱeineȱsuchtȱdasȱSchreibenȱnachȱdemȱStichwortȱAuto,ȱderȱnächsteȱunterȱPKWȱ undȱsoȱweiter.ȱWichtigȱistȱdabei,ȱdassȱdieȱSpracheȱIhresȱAktenplanesȱmöglichstȱeindeutigȱ undȱeinheitlichȱist.ȱ 9 BildenȱSieȱanschließendȱgemeinsamȱUntergruppenȱ–ȱBeispiele:ȱPKW,ȱLKWȱetc.ȱ 9 OrdnenȱSieȱjetztȱdenȱeinzelnenȱHauptȬȱundȱUntergruppenȱZiffernȱzu:ȱHauptgruppen:ȱ0ȱ bisȱ9ȱundȱUntergruppenȱ00ȱbisȱ99ȱ 9 EntscheidenȱSie,ȱwelcheȱweiterenȱInformationenȱinȱdenȱAktenplanȱaufgenommenȱwerȬ denȱsollen,ȱdamitȱdasȱAuffindenȱvonȱAktenȱerleichtertȱwird.ȱ 9 KomplettierenȱSieȱIhrenȱAktenplanȱmitȱzusätzlichenȱArbeitshilfen,ȱBeispiele:ȱAblagereȬ geln,ȱStichwortregisterȱundȱsoȱweiter.ȱ

Checkliste:

So arbeiten Sie effektiv mit Ihrem Aktenplan

9 InformierenȱSieȱalleȱbetroffenenȱPersonenȱausführlichȱüberȱdasȱneueȱSystem.ȱȱ 9 VereinbarenȱSieȱallgemeinȱgültigeȱAblageregeln.ȱ 9 LegenȱSieȱfest,ȱdassȱÄnderungenȱimȱAktenplanȱnurȱvonȱeinerȱzentralenȱStelleȱvorgeȬ nommenȱwerden.ȱ

22

Ablage- und Dokumentenmanagement

Tipp: Esȱ gibtȱ auchȱ fertigȱ gestalteteȱ MusterȬAktenpläne,ȱ dieȱ Sieȱ inȱ denȱ meistenȱ Unternehmenȱ einsetzenȱ können.ȱ Fragenȱ Sieȱ beiȱ Ihremȱ Branchenverband,ȱ obȱ dieserȱ MusterȬAktenpläneȱ zurȱ Verfügungȱ stellt.ȱ Imȱ Internetȱ könnenȱ Sieȱ sichȱ unterȱ http://www.must.de/ȱ default.html?Azfuse.htmȱkostenlosȱeineȱAktenplanȬSoftwareȱherunterladen.ȱMitȱHilfeȱderȱ Musteraktenpläneȱ könnenȱ Sieȱ Sachgebiete,ȱ Untergruppenȱ undȱ Stichwörterȱ übernehmen,ȱ dieȱfürȱIhrȱUnternehmenȱwichtigȱsindȱundȱweitereȱhinzufügen.ȱ

1.3

Elektronische Ablage

Übersicht:

Abstimmung von Papier- und elektronischer Ablage

1. Schritt: Stimmen Sie Ihre Papier- und elektronische Ablage aufeinander ab Entscheiden Sie bei jedem Dokument, ob es sinnvoll ist, dieses sowohl als Papierform als auch im Computer aufzubewahren. 2. Schritt: Ordnen Sie Ihre Dokumente und Dateien entsprechend der Zugriffshäufigkeit Legen Sie vier Ablagekategorien für Ihre Papier- und EDV Ablage an: 1. Kategorie: Aktuelle Arbeitsakten und -dateien, die alle Dokumente, die häufig genutzt werden und zu laufenden Aktivitäten gehören. Auch die Arbeitsdateien im PC haben erste Priorität. Beispiele für laufende Aktivitäten sind: Projektunterlagen, Protokolle, Persönliche Notizen, Angebote und Terminunterlagen. Tipp: Nennen Sie den Ordner „Aktuelles 1“. 2. Kategorie: Nachschlageakten und -dateien sind Dokumente, die Sie nur ab und zu benötigen. Beispiele hierfür sind: Abgeschlossene Projekte, Budgets, Organigramme oder Hintergrundinformationen. Tipp: Nennen Sie den Ordner „Nachschlageakten 2“. 3. Kategorie: Archivakten und -dateien sind Dokumente, die endgültig abgeschlossen sind. Beispiele hierfür sind: Endgültig abgeschlossene Projekte, Verträge, Steuerunterlagen und Rechnungen. Tipp: Nennen Sie den Ordner „Archiv 3“. 4. Legen Sie die Ablagestruktur für Ihre Papier- und EDV-Ablage fest. Entscheiden Sie, welche Dokumente sich welcher der drei Kategorien zuordnen lassen. Nennen Sie die Unterkategorien beispielsweise Kunden, Lieferanten, Projekte. 5. Kategorie: Vorlagen. Dokumentenvorlagen wie Standardschreiben, Aktennotizen oder Formulare. Tipp: Nennen Sie den Ordner „Vorlagen 4“.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

23

3. Schritt: Richten Sie in Ihrem PC die entsprechenden Rubriken ein Erstellen Sie zunächst die vier Hauptordner. Bezeichnen Sie diese „Aktuelles 1“, „Nachschlageakten 2“, „Archiv 3“ und „Vorlagen 4“. Legen Sie Verknüpfungen zu jedem Ihrer Hauptordner an. Richten Sie anhand der vorbereiteten Ablagestruktur entsprechende Unter- beziehungsweise Unterunter-Verzeichnisse an.

ȱ Tipp: Wichtigȱist,ȱdassȱSieȱIhreȱelektronischeȱAblageȱsoȱanlegen,ȱdassȱsieȱeinenȱTeilȱIhrerȱPapierȬ ablageȱersetzenȱkannȱundȱSieȱaußerdemȱmitȱIhrerȱelektronischenȱAblageȱoptimalȱarbeitenȱ können.ȱ Dieȱ elektronischeȱ Ablageȱ undȱ dieȱ Papierablageȱ solltenȱ nahezuȱ identischȱ sein,ȱ diesȱerleichtertȱIhnenȱIhreȱArbeit.ȱ

Checkliste:

Grundlagen einer effizienten elektronischen Ablage

9 MachenȱSieȱregelmäßigȱeineȱSicherungskopie.ȱȱ 9 LöschenȱSieȱalleȱDateien,ȱdieȱSieȱnichtȱmehrȱbrauchen.ȱ 9 AchtenȱSieȱaufȱaussagefähigeȱNamenȱIhrerȱDateien.ȱȱ 9 VerschiebenȱSieȱIhreȱDateienȱinȱdieȱOrdner:ȱAktuellesȱ1,ȱNachschlageaktenȱ2,ȱArchivȱ3.ȱ 9 VermeidenȱSieȱDoppelȬȱundȱDreifachȬAblagen.ȱ 9 ReduzierenȱSieȱIhreȱSchriftgutmengen.ȱVerzichtenȱSie,ȱwannȱimmerȱmöglich,ȱaufȱinterneȱ schriftlicheȱMitteilungen.ȱ 9 DruckenȱSieȱkeineȱEȬMailsȱaus.ȱSollteȱesȱdochȱeinmalȱerforderlichȱsein,ȱwerfenȱSieȱdieseȱ nachȱBearbeitungȱweg.ȱ 9 LegenȱSieȱeinenȱAktenplanȱmitȱeinerȱStichwortlisteȱimȱComputerȱan.ȱ 9 StimmenȱSieȱIhreȱPapierȬȱundȱelektronischeȱAblageȱaufeinanderȱab.ȱ

1.4

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

EsȱgibtȱgesetzlichȱvorgeschriebeneȱAufbewahrungsfristen,ȱdieȱinȱdreiȱStufenȱgegliedertȱsind:ȱ ZehnȱJahre,ȱsechsȱJahreȱundȱnullȱJahre.ȱMaßgebendȱhierfürȱistȱdasȱHandelsȬȱundȱSteuerrecht.ȱ KaufleuteȱmüssenȱUnterlagenȱnachȱdenȱgesetzlichenȱAufbewahrungsfristenȱlautȱHandelsgeȬ setzbuchȱaufbewahrenȱ(§ȱ238,ȱ239,ȱ257–261ȱHGB).ȱAlle,ȱdieȱnachȱ§ȱ140ȱff.ȱderȱAbgabenordȬ

24

Ablage- und Dokumentenmanagement

nungȱ (AO)ȱ oderȱ nachȱ anderenȱ Steuergesetzenȱ Bücherȱ oderȱ sonstigeȱ Aufzeichnungenȱ zuȱ führenȱhaben,ȱmüssenȱdieȱAufbewahrungsvorschriftenȱderȱ§ȱ146,ȱ147ȱAOȱbeachten.ȱ

Übersicht:

Aufbewahrungsfristen

Zehn Jahre

—

Eröffnungs- und Schlussbilanzen mit Gewinn- und Verlustrechnung im Original

—

Geschäftsberichte als Anlage zum Jahresabschluss

—

Handelsbücher (Kassenbücher, Wareneingangs- und Warenausgangsbücher)

—

Inventare (Betriebs- und Geschäftsausstattung)

—

Lageberichte

—

Gründungsakten der Gesellschaft

—

Kontenpläne einschließlich Änderungen und Ergänzungen

—

Buchungsbelege: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Depotauszüge, Fahrtkostenerstattung, Präsentnachweise, Gehaltslisten, Kontoauszüge, Quittungen, Reisekostenabrechnungen und Spendenbescheinigungen

Sechs Jahre

—

Handelsbriefe: empfangene und Wiedergaben gesendete Handelsbriefe

—

Faxe, soweit Handelsbriefe

—

Dauerauftragsunterlagen

—

Angebote mit Auftragsfolge

—

Versicherungspolicen (nach Vertragsende)

—

Mietverträge (nach Vertragsende)

—

Verträge, auch Arbeitsverträge (nach Vertragsende oder Ausscheiden)

—

Prozessakten (nach Prozessende)

—

Betriebsprüfungsberichte im Original

—

Darlehensunterlagen

—

Behördliche Bescheinigungen

—

sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung (Steuerprüfung abwarten)

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

25

Null Jahre

—

Lieferanten- und Kundenanfragen

—

Arbeitsaufträge

—

Angebotsunterlagen ohne Auftragsfolge

—

Prospekte

—

Pressemitteilungen

—

Gebrauchsanweisungen

—

Konferenzprotokolle

—

Bücherverzeichnisse

—

Monatsabschlüsse

—

Kundenlisten

—

Halbjahresbilanzen

—

Bewerbungsschriftwechsel

ȱ Tipp: DieȱEntscheidungȱdarüber,ȱwieȱlangeȱUnterlagenȱinȱderȱAblageȱbleiben,ȱfälltȱebenfallsȱinȱ IhrenȱZuständigkeitsbereich.ȱSieȱkönnenȱfolgendeȱKodierungȱverwendenȱoderȱIhrȱeigenesȱ Systemȱentwickeln.ȱ

Übersicht:

Kodierung der Ablage

Kodierung

Bedeutung

1/V

Nach einem Monat vernichten.

1/12

Bis zum Ablauf dieses Kalenderjahres abzulegen.

2/12

Bis zum Ablauf dieses und des kommenden Jahres abzulegen.

7/12

Bis zum Ablauf dieses und der nächsten sieben Jahre abzulegen.

EP

Bis zum Abschluss des Projektes abzulegen.

A

Archiv.

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

26

Ablage- und Dokumentenmanagement

Tipp: Nachȱ HGBȱ beziehungsweiseȱ AOȱ beginntȱ dieȱ Aufbewahrungsfristȱ mitȱ demȱ Schlussȱ desȱ Kalenderjahres,ȱinȱdemȱdasȱjeweiligeȱDokumentȱentstandenȱist.ȱAllerdingsȱläuftȱdieȱFristȱ jedochȱ nichtȱ ab,ȱ solangeȱ dieȱ Unterlagenȱ fürȱ dieȱ Steuerȱ vonȱ Bedeutungȱ sind,ȱ fürȱ dieȱ dieȱ Festsetzungsfristȱnochȱnichtȱabgelaufenȱist.ȱAlsoȱkeineȱVernichtungȱsteuerlichȱrelevanterȱ Unterlagen,ȱbevorȱdieȱAußenprüfungȱerfolgtȱist!ȱȱ Esȱ kommtȱ daraufȱ an,ȱ obȱ einȱ Dokumentȱ inȱ denȱ Wirkungsbereichȱ derȱ genanntenȱ Gesetzeȱ fälltȱ oderȱnicht.ȱ Wennȱ ja,ȱsindȱ Aufbewahrungsfristȱ undȱȬpflichtȱgesetzlichȱgeregelt.ȱFallsȱ SieȱsichȱnäherȱmitȱdieserȱThematikȱbeschäftigenȱwollen,ȱistȱdieȱAWVȬBroschüreȱ„AufbeȬ wahrungspflichtenȱundȱȬfristenȱnachȱHandelsȬȱundȱSteuerrecht“ȱempfehlenswert.ȱ Beispiel:ȱWirdȱeinȱAngebotȱmitȱAuftragsfolgeȱamȱ1.ȱJuliȱ2010ȱanȱdenȱKundenȱabgesendet,ȱ soȱbeginntȱdieȱAufbewahrungsfristȱmitȱdemȱSchlussȱdesȱKalenderjahresȱ2010.ȱDieȱAufbeȬ wahrungsfristȱläuftȱabȱdemȱJahrȱ2011ȱundȱendetȱmitȱAblaufȱdesȱJahresȱ2017ȱ(2011ȱ+ȱ6ȱJahȬ re).ȱDasȱDokumentȱkannȱdemnachȱabȱdemȱ1.ȱJanuarȱ2012ȱvernichtetȱwerden.ȱ ȱ



Professionelle Improvisation

2

27

Chefentlastung – der Weg zur optimalen Zusammenarbeit

InȱderȱZusammenarbeitȱmitȱIhremȱChefȱwerdenȱSieȱTagȱfürȱTagȱvorȱneueȱHerausforderunȬ genȱ gestellt.ȱ Unvorhergeseheneȱ Situationenȱ gehörenȱ zumȱ Alltag,ȱ seiȱ esȱ inȱ letzterȱ Sekundeȱ einenȱ Konferenzraumȱ organisieren,ȱ malȱ ebenȱ nochȱ schnellȱ eineȱ Präsentationȱ erstellenȱ undȱ zwischendurchȱ nochȱ raschȱ einȱ paarȱ Anrufeȱ erledigen.ȱ Achȱ ja,ȱ dieȱ Entscheidung,ȱ welcherȱ Kopiererȱ nunȱ angeschafftȱ wirdȱ liegtȱ jaȱ ebenfallsȱ beiȱ Ihnen.ȱ Zurufeȱ desȱ Chefsȱ gibtȱ esȱ nurȱ zwischenȱ Türȱ undȱ Angel,ȱ weilȱ derȱ Chefȱ entwederȱ stetsȱ aufȱ Reisenȱ oderȱ inȱ Meetingsȱ ist.ȱ Nichtȱzuȱvergessen,ȱdassȱSieȱdabeiȱimmerȱfreundlichȱundȱhilfsbereitȱsind.ȱWennȱSieȱgeradeȱ malȱwiederȱnichtȱwissen,ȱwasȱundȱwieȱSieȱetwasȱzuerstȱtunȱsollen,ȱwerfenȱSieȱeinȱBlickȱinȱdieȱ Vorlagen,ȱSieȱwerdenȱsicherȱvieleȱsinnvolleȱHilfsmittelȱfürȱsichȱfinden.ȱ

2.1 Checkliste:

Professionelle Improvisation Wie Sie sich auf unvorhergesehene Situationen einstellen

9 WichtigȱistȱIhreȱrichtigeȱEinstellung:ȱverändernȱSieȱIhrȱDenkenȱundȱIhreȱWahrnehmungȱ aufȱplötzlichȱauftretendeȱProblemsituationen,ȱsieȱgehörenȱzuȱIhremȱAlltag,ȱesȱistȱIhrȱJob,ȱ damitȱumzugehen.ȱEntwickelnȱSieȱeineȱ„Überraschungskompetenz“ȱ 9 TrainierenȱSieȱplötzlichȱauftretendenȱStress:ȱatmenȱundȱlächelnȱSieȱihnȱwegȱ 9 LernenȱSieȱausȱPleiten,ȱPechȱundȱPannenȱnachȱdemȱMottoȱ„Lessonsȱlearned“ȱ 9 BauenȱSieȱsichȱeinenȱInformationspoolȱnachȱStichwortenȱauf:ȱTipps,ȱInformationen,ȱHilfenȱ 9 TreffenȱSieȱmitȱIhremȱChefȱeineȱAbsprache:ȱwasȱistȱIhrȱHandlungsspielraumȱundȱIhreȱ Entscheidungskompetenz.ȱHierȱistȱeindeutigeȱKlärungȱerforderlich.ȱ 9 InvestierenȱSieȱinȱguteȱBeziehungenȱzuȱIhrenȱKollegen,ȱdiesȱistȱeinȱunschätzbarerȱVorteil,ȱ vorȱallenȱDingenȱinȱNotfällenȱȱ 9 TrittȱeinȱProblemȱauf,ȱmüssenȱSieȱesȱschnellȱundȱrichtigȱeinschätzen:ȱProblemȱ–ȱAuswirȬ kungȱ–ȱUrsacheȱ–ȱZielȱ–ȱLösungȱ 9 ÜberlegenȱSie,ȱwelcheȱImprovisationsfälleȱSieȱzukünftigȱdurchȱOrganisationȱvermeidenȱ könnenȱ Tipp: GegenȱÜberraschungenȱimȱArbeitsalltagȱsindȱSieȱnieȱgefeit,ȱwennȱSieȱaberȱdamitȱrechnen,ȱ fälltȱesȱIhnenȱleichter,ȱdieseȱzuȱbewältigen.ȱȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_2, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

28

Chefentlastung – der Weg zur optimalen Zusammenarbeit

2.2

Chefentlastung – Basics

EntscheidungsȬȱ undȱ Problemlösungstechnikenȱ helfenȱ Ihnen,ȱ Ihreȱ Führungskraftȱ zuȱ entlasȬ ten.ȱ Hierbeiȱ gehtȱ esȱ darum,ȱ Vorgängeȱ bisȱ hinȱ zurȱ EntscheidungsȬȱ oderȱ Unterschriftsreifeȱ alleinȱzuȱbearbeitenȱ–ȱausgestattetȱvonȱIhremȱChef/IhrerȱChefinȱauchȱmitȱdenȱdazuȱnotwenȬ digenȱKompetenzen.ȱ Beispielȱ1:ȱGeschäftsreise:ȱDüsseldorfȱ–ȱBerlinȱ IhrȱChefȱmussȱvonȱDüsseldorfȱnachȱBerlinȱreisenȱundȱbittetȱSie,ȱfürȱihnȱdieȱEntscheidungȱzuȱ fällen,ȱwieȱerȱamȱbestenȱreisenȱkann.ȱ Erklärung:ȱSieȱhabenȱbeiȱdieserȱEntscheidungsmatrixȱ2ȱAchsen:ȱAnforderungskriterienȱundȱ Alternativen.ȱSieȱtragenȱjeweilsȱdieȱGewichtungȱvonȱ1Ȭ3ȱein.ȱ

Übersicht:

Die Entscheidungsmatrix

Anforderungskriterien

Bequem

Sicher

Schnell

Preis

Summe

Flug

3

3

3

1

10

Bahn

3

2

2

2

9

Mietwagen

4

2

1

3

8

Alternativen

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

VergebenȱSieȱentsprechendeȱPunkte:ȱ Trifftȱnichtȱzu:ȱ

1ȱ

Trifftȱwenigerȱzu:ȱ

2ȱ

Trifftȱvollȱzu:ȱ

3ȱ

Tipp: InȱdiesemȱFallȱfälltȱdieȱEntscheidungȱfürȱdasȱFlugzeug.ȱHättenȱSieȱauchȱbeiȱderȱBahnȱ10ȱ Punkte,ȱ müsstenȱ Sieȱ dieȱ Anforderungenȱ vertiefen.ȱ Beispielsweiseȱ Vorliebenȱ Ihresȱ Chefsȱ oderȱ bessereȱ Abflugzeiten/Abfahrtzeitenȱ oderȱ derȱ Flughafenȱ liegtȱ näherȱ amȱ Wohnortȱ oderȱBürostandort.ȱ

Chefentlastung – Basics

29

ȱ Beispielȱ2:ȱIhrȱPCȱundȱseineȱPeripheriegeräteȱsindȱnichtȱmehrȱleistungsfähigȱgenug.ȱIhrȱChefȱ genehmigtȱ dieȱ Anschaffungȱ einerȱ komplettenȱ Neuausstattungȱ fürȱ Ihrȱ Büro.ȱ Sieȱ habenȱ AnȬ geboteȱ vonȱ diversenȱ Herstellernȱ eingeholtȱ undȱ Ihrȱ Chefȱ bittetȱ Sie,ȱ selbstȱ zuȱ entscheiden,ȱ welchesȱModellȱgekauftȱwird.ȱ BitteȱtragenȱSieȱunterȱ„Anforderung“ȱein,ȱwasȱIhnenȱwichtigȱist.ȱ Anforderung

Gewichtung *

*)ȱ1ȱ=ȱunverzichtbarȱ

Angebot1

2ȱ=ȱwünschenswertȱ

Angebot 2

Angebot 3

3ȱ=ȱwenigerȱwichtigȱ

NachȱdiesemȱSchemaȱkönnenȱSieȱimmerȱplanvoll,ȱsicherȱundȱrekonstruierbarȱentscheiden!ȱ

Die 8-W-Fragetechnik Dieȱ8ȬWȬFragetechnikȱistȱeinȱhervorragendesȱHilfsmittelȱbeiȱProblemen.ȱMitȱdiesenȱFragenȱ gelingtȱesȱIhnenȱganzȱschnell,ȱderȱUrsacheȱaufȱdenȱGrundȱzuȱgehen,ȱundȱdasȱistȱletztendlichȱ einȱentscheidenderȱFaktorȱbeiȱProblemen.ȱ SoȱgehenȱSieȱbeiȱdieserȱTechnikȱvor:ȱ 1. Wasȱistȱgeschehen?ȱ(Problem)ȱȱ 2. Woȱistȱesȱgeschehen?ȱ 3. Wannȱistȱesȱgeschehen?ȱȱ

30

Chefentlastung – der Weg zur optimalen Zusammenarbeit

4. Werȱistȱbetroffen?ȱ 5. WeshalbȱistȱdasȱProblemȱwichtig?ȱ 6. WodurchȱentstehtȱdasȱProblem?ȱȱ 7. WelcheȱLösungsversucheȱgibtȱes?ȱ 8. FürȱwelcheȱLösungȱentscheidenȱSieȱsichȱundȱwieȱsetzenȱSieȱdieseȱum?ȱ

Kriterien für die Entscheidungsvorbereitung

႑PriorisierungȱderȱKriterienȱ ႑AufwandȱundȱKostenȱ ႑NutzenȱundȱGewinnȱ ႑BetroffeneȱPersonenȱundȱProjekteȱ ႑Zeitȱ Die 7 größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung 1. DenȱEntscheidungsträgerȱdrängelnȱ 2. Unvollständigȱvorbereitenȱ 3. WichtigeȱPersonenȱnichtȱeinbeziehenȱ 4. ZuȱvielȱTextȱschreibenȱ 5. Entscheidungȱabnehmenȱ 6. RechenfehlerȱoderȱunsaubereȱDarstellungȱvonȱFaktenȱ 7. DieȱZusammenfassungȱfehltȱ

Checkliste:

Allgemeine Tipps zur Chefentlastung

Vorbereitung von Schriftstücken: 9

Wichtige Stellen markieren, unterstreichen

9

Notieren Sie für sich wichtige Inhalte und Termine

9

Fügen Sie die entsprechenden Vorgänge zu

9

Machen Sie gegebenenfalls „Randnotizen“

Chefentlastung – Basics

31

Schriftstücke kennzeichnen, dann wissen beide, was damit zu tun ist: 9

A = Ablage

9

R = Rücksprache

9

T = Termin

9

WV = Wiedervorlage

9

Rücksprachevermerke

Unmittelbare Chefentlastung: 9

An Termine erinnern

9

Die Wiedervorlage steuern

9

Prioritätenliste: auf noch nicht erledigte Aufgaben achten, nachfassen

9

Auftrags- und Terminkontrolle

9

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Chef „Pufferzeiten“ hat

9

Terminplanung und Terminüberwachung

Bearbeitung der Chef E-Mails – Kennzeichnen nach Prioritäten 9

A: Dringend, hohe Wichtigkeit, sofort bearbeiten oder lesen

9

B: Geringere Wichtigkeit, nicht eilig

9

C: Bei Gelegenheit lesen

Aufgaben bei der Chefentlastung DieȱAssistentin/derȱAssistentȱ…ȱ …ȱerinnertȱanȱTermineȱȱ …ȱsteuertȱdieȱWiedervorlageȱ …ȱführtȱeineȱPrioritätenlisteȱüberȱoffeneȱAufgabenȱȱ …ȱkontrolliertȱTermineȱundȱAufträgeȱ …ȱentscheidetȱüberȱPostȬȱundȱArbeitsvorlagenȱfürȱdenȱChef,ȱfügtȱUnterlagenȱhinzuȱundȱholtȱ dieȱnotwendigenȱInformationenȱeinȱ …ȱgibtȱbeiȱAbwesenheitȱdesȱChefsȱZwischenberichteȱundȱleitetȱbeiȱBedarfȱUnterlagenȱanȱdieȱ Mitarbeiterȱweiterȱ …ȱistȱAnlaufȬȱundȱAuskunftsstelleȱ …ȱträgtȱdieȱVerantwortungȱfürȱdieȱRichtigkeitȱallerȱSchreiben,ȱdieȱdasȱChefsekretariatȱverȬ lassenȱ

32

Chefentlastung – der Weg zur optimalen Zusammenarbeit

…ȱ bereitetȱ Arbeitsblöcke,ȱ störungsfreieȱ Stundenȱ fürȱ denȱ Chefȱ undȱ festeȱ Sprechzeitenȱ fürȱ Mitarbeiterȱvorȱ …ȱsorgtȱfürȱPufferzeitenȱbeiȱTerminenȱ …ȱschirmtȱdenȱChefȱbeiȱunpassendenȱTelefonatenȱundȱBesuchernȱsoweitȱwieȱmöglichȱabȱ …ȱerstelltȱArbeitsvorlagenȱfürȱTelefonate,ȱBesprechungenȱundȱReisenȱ …ȱüberwachtȱdieȱDurchführungȱvonȱBeschlüssenȱ …ȱberätȱihrenȱChefȱbeiȱPersonalangelegenheitenȱȱ …ȱträgtȱdazuȱbei,ȱinȱStressphasenȱRuheȱzuȱbewahrenȱ Legenȱ Sieȱ sichȱ eineȱ Besprechungslisteȱ an,ȱ wasȱ Sieȱ nachȱ derȱ Rückkehrȱ Ihresȱ Chefsȱ mitȱ ihmȱ klärenȱmüssen:ȱ

Virtuelle Chefentlastung

႑WasȱbringtȱerȱanȱArbeitȱfürȱSieȱvonȱderȱReiseȱmitȱ ႑WelcheȱNacharbeitȱistȱvonȱIhnenȱzuȱerledigenȱ ႑EinȱAbgleichȱderȱTermineȱistȱerforderlichȱ ႑WarȱIhreȱReiseplanungȱinȱOrdnungȱ ႑GebenȱSieȱihmȱdieȱAnruferlisteȱ ႑BringenȱSieȱihnȱaufȱdenȱaktuellenȱStandȱ Tipp: So erfahren Sie, was Sie wissen müssen: FragenȱanȱIhrenȱChef:ȱ –

GibtȱesȱfürȱSieȱwichtigeȱInfosȱvonȱderȱgestrigenȱBesprechung?ȱ

–

GibtȱesȱwichtigeȱInfosȱvonȱderȱletztenȱGeschäftsreise?ȱ

–

WieȱlautetȱdasȱErgebnisȱdesȱGesprächesȱmitȱHerrnȱXY?ȱ

FragenȱanȱdieȱKollegen:ȱ –

WasȱläuftȱimȱProjekt,ȱwasȱsollteȱIhrȱChefȱwissen?ȱ

–

StandȱderȱDingeȱinȱderȱVerhandlung?ȱ

–

WasȱmussȱIhrȱChefȱsonstȱnochȱwissen?ȱ

MitȱeinerȱRückruflisteȱkannȱIhrȱChefȱaufȱeinenȱBlickȱüberblicken,ȱwasȱderȱAnruferȱvonȱihmȱ will,ȱwasȱSieȱbereitsȱveranlasstȱhabenȱundȱwasȱnochȱvonȱihmȱzuȱerledigenȱist.ȱ

Chefentlastung – Basics

Übersicht:

33

Rückrufliste

Datum

Anrufer

Tel.-Nr.

Anliegen

Bereits veranlasst

14.3.20..

Herr Röhde,

0213-45 76 99

10:30 Uhr

Röhde Consulting

Angebot Teamtraining

RÜ ab 17.3.20.. angekündigt

15.3.20..

Frau Herbst,

089-75 33 22 89

Vortrag Kongress

14:45 Uhr

BMW

Infos über Kongress geschickt

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ Häufigȱ habenȱ Sieȱ keineȱ Gelegenheit,ȱ Ihremȱ Chefȱ dieȱ Informationenȱ persönlichȱ weiterȱ zuȱ geben,ȱ nutzenȱ Sieȱ inȱ diesenȱ Fällenȱ einȱ Übergabeprotokoll,ȱ damitȱ Ihrȱ Chefȱ raschȱ aufȱ demȱ aktuellenȱStandȱist.ȱ

Übersicht:

Übergabeprotokoll

Datum

Information

Veranlasst

Wer

Wann

22.5.20..

Kunde Müller reklamiert die letzte Lieferung

Technik prüft die Lieferung

R. Schulze,

23.5.20..

Frau Klinge, Personalabteilung:

Terminvorschläge:

Assistentin

Termin für neue ZVB`s für Mitarbeiter

28.5., 3.6. oder 12.6. 20..

14:00 Uhr

22.5.20..

Abt. Reklamationsbearbeitung 22.5.20..

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ WennȱIhrȱChefȱnichtȱimȱBüroȱist,ȱmussȱerȱüberȱallesȱinformiertȱsein.ȱEinȱgutesȱHilfsmittelȱistȱ inȱ diesemȱ Zusammenhangȱ einȱ Tagesbericht,ȱ denȱ Sieȱ ihmȱ einmalȱ proȱ Tagȱ elektronischȱ zuȬ senden.ȱȱ

34

Chefentlastung – der Weg zur optimalen Zusammenarbeit

DruckenȱSieȱdiesenȱBerichtȱaus;ȱmachenȱSieȱsichȱzurȱRegel:ȱerst,ȱwennȱIhrȱChefȱalleȱPunkteȱ abgehaktȱhat,ȱistȱderȱBerichtȱerledigt.ȱ

Übersicht:

Der Tagesbericht

To Do Chef: —

Gespräch mit Herrn Kunze bis Mittwoch vorbereiten

—

Präsentation für Abteilungsmeeting erstellen

—

Herrn Winterberg, Sommer & Co., (Tel.-Nr.: 0231 77 56 00) anrufen wegen Termin

Infos/To Dos Assistenz: —

Zahlen für Kundenbesuch zusammenstellen

—

Flug nach New York buchen

—

Hotel in NYC reservieren

—

Termine in NYC abstimmen

—

Visum für China beantragen

Informationen – was war Heute? — Herr X ist für 1 Woche krank geschrieben — Die Sitzung „Restrukturierung“ wird bis auf weiteres verschoben — Der Plan für die neue Raumbelegung ist genehmigt — Vorstand will über die China-Reise informiert werden Anrufe — Herr Schneider bittet bei Gelegenheit um Info über den Verlauf der neuen Testreihe — Frau Kriger bitte um Rücksprache wegen der Hausmesse — Frau Theising hat den Termin für Oktober bestätigt Termine??? Hier teilt der Chef Ihnen alle Termine mit, die er während seiner Abwesenheit selbst vereinbart hat, so sind Sie stets auf dem Laufenden.

ȱ Tipp: DruckenȱSieȱdenȱTagesberichtȱausȱundȱlegenȱihnȱgleichȱobenȱaufȱdieȱPostmappeȱfürȱIhrenȱ Chef.ȱVereinbarenȱSieȱmitȱihm,ȱdassȱSieȱdieseȱListeȱerstȱablegen,ȱwennȱerȱalleȱPunkteȱabȬ gehaktȱhat.ȱSoȱvermeidenȱSie,ȱdassȱdochȱetwasȱuntergeht,ȱfürȱdasȱSieȱdieȱVerantwortungȱ tragen.ȱ

Terminplanung

Übersicht:

35

Die Vorgangsliste – alles auf einen Blick

AuchȱdieseȱListeȱistȱeineȱVariante,ȱdieȱIhrenȱChefȱaufȱeinenȱBlickȱüberȱalleȱlaufendenȱAktioȬ nenȱinformiert.ȱȱ Datum

Welcher Vorgang

Was ist es konkret

Vorgangsweise

Noch offen

10.11.20..

E-Mail von AluSchmitz

Beschwerde, falsche Berechnung

Weitergeleitet an Buchhaltung

Erledigt

10.11.20..

Vortragswunsch Uni Berlin

Einladung, Vortrag über Stahl zu halten

Uni über Ihre Reise informiert

Bitte mit Prof. Klein sprechen

12.11.20..

Anruf von Dr. Schüller

Wer wird Projektleiter

PL-Bewerbungen auf Schreibtisch

Klären, festlegen, bitte Dr. Schüller informieren

13.11.20..

Anruf von Frau Krüll

Bitte Rückruf wegen Termin Essen

Termin freigehalten

Bitte Zu- oder Absage

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

2.3

Terminplanung

MitȱWȬFragenȱkönnenȱSieȱTermineȱoptimalȱvorbereiten:ȱ Optimale Vorbereitung von Terminen

႑Werȱ ႑Trifftȱsichȱmitȱwemȱȱ ႑Woȱ ႑Wannȱ ႑Wieȱlangeȱ ႑Weshalbȱ ႑MitȱwelchemȱZielȱ ႑WelcheȱHilfsmittelȱwerdenȱbenötigt?ȱ

36

2.4

Chefentlastung – der Weg zur optimalen Zusammenarbeit

Veränderungsprozesse im Sekretariat managen

Sieȱ wissen,ȱ dassȱ Sieȱ auchȱ inȱ Ihremȱ Bereichȱ vonȱ Veränderungenȱ betroffenȱ sind.ȱ Sicherȱ eineȱ nichtȱimmerȱleichteȱAufgabe,ȱdiesenȱprofessionellȱzuȱbegegnen.ȱ MitȱdieserȱÜbersichtȱfindenȱSieȱIhrenȱPlatzȱimȱChangeȬProzessȱundȱkönnenȱIhrenȱVorgesetzȬ tenȱdabeiȱunterstützen.ȱ

Übersicht:

Die 7 wichtigsten Stufen des Change Managements

Veränderung

Bedeutung für das Sekretariat

1. Bewusstsein für dringenden Veränderungsbedarf schaffen

Durch umfassende systematische und regelmäßige Überprüfung der eigenen Tätigkeiten und Arbeitsergebnisse werden Verbesserungspotenziale zur strategischen Planung aufgezeigt.

2. Visionär führen und messbare Strategien entwickeln

Vision entwickeln, daraus eine Strategie ableiten und in konkrete Aktionsprogramme umwandeln.

3. Vision und Strategie kommunizieren

Die Beteiligten informieren über Ihr Vorhaben in Ihrem Bereich.

4. Kurzfristig sichtbare Erfolge planen

Methoden des Projektmanagements kennen, für die eigenen Arbeiten einsetzen und auch Ihren Chef bei seinen Projekten unterstützen.

5. Prozessorientierte Steuerung der Veränderung durch Mitarbeiter

Stets die eigenen Organisationsabläufe hinterfragen.

6. Erfolge konsolidieren und Veränderungen institutionalisieren

Veränderungen managen heißt, das Neue wird zum Alltagsgeschäft. Muss hinsichtlich Verbesserungspotenzialen hinterfragt werden.

7. Neue Verhaltensweisen kultivieren

Durch effektive Selbstführung wird die Fähigkeit zu selbstverantwortlichem Handeln weiter entwickelt.



Die Bedeutung der Management-By-Begriffe

3

37

Führung und Management

Dieȱ Anforderungenȱ anȱ Führungskräfteȱ sindȱ umfangreich:ȱ Klarȱ undȱ entscheidungsfreudig,ȱ strategischerȱWeitblick,ȱrisikofreudig,ȱaberȱnichtȱleichtsinnig,ȱmitȱkommunikativemȱFingerȬ spitzengefühlȱundȱdurchsetzungsfähigȱ…ȱAuchȱAssistenzkräfteȱbenötigenȱFührungswissen,ȱ dennȱ sieȱ müssenȱ imȱ Auftragȱ ihresȱ Chefsȱ delegieren,ȱ Informationenȱ einholenȱ undȱ ihnȱ inȱ seinerȱAbwesenheitȱvertreten.ȱ DasȱfolgendeȱKapitelȱsollȱIhnenȱimȱFührungsalltagȱeineȱUnterstützungȱsein,ȱbetrachtenȱSieȱ dieseȱ Informationenȱ alsȱ einenȱ Werkzeugkasten,ȱ ausȱ demȱ Sieȱ sichȱ jeȱ nachȱ Bedarfȱ bedienenȱ können.ȱ

3.1

Die Bedeutung der Management-By-Begriffe

Peterȱ Ferdinandȱ Druckerȱ (19.11.ȱ 1909ȱ –ȱ 11.ȱ 11.ȱ 2005)ȱ warȱ einȱ USȬamerikanischerȱ Ökonomȱ österreichischerȱHerkunft.ȱSeitȱdenȱ1940ernȱJahrenȱveröffentlichteȱerȱzahlreicheȱWerkeȱüberȱ TheorieȱundȱPraxisȱdesȱManagements.ȱErȱmachteȱsichȱeinenȱNamenȱalsȱoriginellerȱundȱunȬ abhängigerȱ Denker.ȱ Druckerȱ bemühteȱ sichȱ inȱ seinenȱ Werkenȱ stetsȱ umȱ Klarheitȱ undȱ ÜberȬ sicht.ȱ1954ȱbereitsȱformulierteȱerȱdasȱ„Managementȱbyȱobjectives“ȱoderȱ„FührenȱdurchȱZielȬ vereinbarungen“.ȱEsȱistȱeineȱMethodeȱausȱderȱBetriebswirtschaftȱzurȱFührungȱvonȱMitarbeiȬ tern.ȱ DruckerȱunterscheidetȱzwischenȱdenȱfolgendenȱMethoden:ȱ

Management-byObjectives

Ziel

Methode

Probleme

Entlastung der Vorgesetzten, da sie bei der Zielerreichung im Einzelnen nicht mehr beteiligt sein sollen; Freiheit bei der Art der Zielerreichung durch die Mitarbeiter. Dadurch hohe Identifikation und Kreativität: partnerschaftliche Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird gefördert.

Vorgesetzte und Mitarbeiter arbeiten gemeinsam ein geschlossenes Zielsystem aus. Die Teilziele, die Ziele der Mitarbeiter sind, werden so miteinander verknüpft, dass die Mitarbeiter, wenn sie eigene Ziele erreichen, gleichzeitig einen Beitrag zur Erreichung des obersten Zieles leisten.

—

Zielkonflikte sind leicht möglich

—

Ungenaue Zielformulierung führt zu Konflikten

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_3, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

38

Management-byDelegation („Harzburger Modell“)

Management-byException

Führung und Management

Ziel

Methode

Probleme

Entlastung der Vorgesetzten von Routineaufgaben durch Delegation von Aufgaben, Verantwortung und Entscheidungen auf die Mitarbeiter. Dadurch Verantwortungssteigerung bei den einzelnen; Initiative und Einsatzfreude werden gehoben.

Übertragung klar abgegrenzter Aufgabenbereiche mit Kompetenz und Verantwortung seitens der Vorgesetzten an nachgeordnete Mitarbeiter – dezentrale Entscheidungsfindung.

—

Probleme liegen vorwiegend beim Menschen selbst. (Es wird in delegierte Aufgaben „hineinentschieden“)

—

Überorganisation durch sehr detaillierte Stellenbeschreibungen

—

Dadurch Unflexibilität des Organisationssystems

—

setzt Stellenbeschreibung mit klar abgegrenzten Delegationsund Entscheidungsbereichen voraus

—

Eingreifen der Vorgesetzten ausschließlich bei negativem Abweichen von der Norm, dadurch Demotivation der Mitarbeiter

—

Wo liegt der kritische Wert, der die Grundlage der außergewöhnlichen Abweichung vorgibt?

Entlastung der Vorgesetzten von Routineaufgaben bei gleichzeitiger Delegation von Entscheidungen und Verantwortung auf die jeweils nachfolgenden Ebenen. Dadurch starke Motivation und Leistungswillen bei Mitarbeitern.

Vorgesetzte greifen nur dann ein, wenn starke Abweichungen vom angestrebten Ziel auftreten.

Führungsstile und ihre Bedeutung für den Alltag

Management-byBreakthrough

39

Ziel

Methode

Probleme

Zwei vorrangige Ziele der Vorgesetzten:

Entscheidend für einen Durchbruch ist die unternehmerische Haltung und die persönliche Initiative des jeweiligen Vorgesetzten

Es wird eine eigene „Steuerungsabteilung“ für die notwendigen Schritte sowie eine diagnostische Abteilung benötigt. Erfordert Allroundmitarbeiter. Sehr aufwändig.

Erzielung eines Durchbruchs zur Erreichung einer Verbesserung Kontrollen zur Vermeidung ungünstiger Veränderungen Management-byControl and Direction

Autoritäre Führungshaltung des Vorgesetzten

Keine Delegation, sondern Arbeitsverteilung und Ausführungsüberwachung durch den Vorgesetzten

Eigeninitiative der Mitarbeiter wird unterdrückt. Motivierende Faktoren fehlen.

Management-byPlanning

Es werden Ziele vorgegeben oder vereinbart.

Der Plan dient zur besseren Kontrolle der unvermeidlichen Abweichungen.

Nur zwei ManagementFunktionen, Planen und Kontrollieren werden einbezogen, nicht dagegen: Organisieren und Führen

3.2

Führungsstile und ihre Bedeutung für den Alltag

3.2.1

Der autoritäre/autokratische Führungsstil

Kennzeichenȱ

႑ZentraleȱHerrschaftsinstanzȱ ႑FührungskraftȱberuftȱsichȱaufȱihreȱAutorität,ȱdamitȱdieȱMitarbeiterȱtun,ȱwozuȱsieȱangeȬ wiesenȱwerdenȱ

႑ChefȱtrifftȱEntscheidungenȱalleineȱ ႑AusgefeiltesȱKompetenzsystemȱerforderlichȱ ႑KeinȱpersönlicherȱKontaktȱzwischenȱFührendemȱundȱGeführtenȱ ႑FührungskraftȱmussȱüberȱenormeȱSachkompetenzȱverfügen,ȱumȱimmerȱrichtigȱentscheiȬ denȱzuȱkönnenȱ

40

Führung und Management

႑Führungskraftȱmussȱextremȱbelastbarȱsein,ȱfälltȱsieȱaus,ȱgehtȱallesȱdenȱBachȱrunterȱ ႑FührungskraftȱmussȱsehrȱdurchsetzungsfähigȱseinȱundȱmitȱderȱEinsamkeitȱanȱderȱSpitzeȱ lebenȱkönnenȱ

႑HoheȱAufgabenorientierungȱ ႑NiedrigeȱMenschenorientierungȱ Vorteil:ȱhoheȱEntscheidungsgeschwindigkeitȱ

3.2.2

Der kooperative/demokratische Führungsstil

Kennzeichenȱ

႑Mitarbeiterȱwerdenȱermutigt,ȱanȱderȱEntscheidungsfindungȱteilzunehmenȱ ႑FührungskraftȱmussȱdenȱMitarbeiternȱgenauȱdefinierteȱEntscheidungsbefugnisseȱundȱ Freiräumeȱübertragenȱȱ

႑PflegtȱmitȱMitarbeiternȱeinenȱpartnerschaftlichenȱDialogȱ ႑RespektiertȱMitarbeiterȱalsȱgleichwertigȱ ႑Akzeptiert,ȱdassȱdieȱMitarbeiterȱinȱihremȱSachgebietȱbesserȱBescheidȱwissenȱ ႑FührungskraftȱmagȱMenschenȱundȱvertrautȱihnenȱ ႑HoheȱMenschenorientierungȱ ႑NiedrigeȱAufgabenorientierungȱ Nachteil:ȱVerlangsamteȱEntscheidungȱ

3.2.3

Der Laissez-faire (gewähren-lassender) Stil

Kennzeichenȱ

႑FührungskraftȱführtȱausȱdemȱHintergrund,ȱlässtȱMitarbeiternȱweitgehendȱfreieȱHandȱ ႑Führungskraftȱarbeitetȱdaraufhin,ȱdassȱMitarbeiterȱzuȱautonom,ȱdenkendenȱundȱhanȬ delndenȱ„Unternehmern“ȱwerdenȱ

႑FührtȱüberȱZielvereinbarungenȱ ႑VersuchtȱMitarbeiterȱsoȱselbstständigȱzuȱmachen,ȱdassȱerȱsichȱausȱdemȱoperativenȱGeȬ schäftȱzurückziehenȱkönnteȱ

႑NiedrigeȱMenschenorientierungȱ ႑NiedrigeȱAufgabenorientierungȱ Gefahr:ȱMangelndeȱDisziplin,ȱKompetenzstreitigkeiten,ȱRivalität,ȱUnordnung,ȱDurcheinanderȱ

Führungsstile und ihre Bedeutung für den Alltag

3.2.4

41

Der charismatische Führungsstil

Kennzeichenȱ

႑FührungskraftȱwirdȱalsȱabsoluteȱAutoritätȱaufgrundȱihrerȱPersönlichkeitȱangesehenȱ ႑Entscheidetȱallesȱalleinȱ ႑WenigȱRegelnȱundȱStrukturenȱ ႑DieȱUntergebenenȱwerdenȱsomitȱabhängigȱȱ ႑StarkeȱDynamikȱundȱEffizienzȱinȱGrenzsituationenȱȱ ႑NiedrigeȱMenschenorientierungȱ ႑HoheȱAufgabenorientierungȱ 3.2.5

Der „ideale“ Führungsstil

Kennzeichenȱ

႑DerȱFührungsstilȱwirdȱderȱSituationȱangepasstȱȱ ႑EineȱMischungȱausȱautokratischȱundȱdemokratischȱȱ ႑ErfordertȱeineȱpsychologischȱfundiertesȱundȱzeitgemäßesȱFührungsverständnisȱ ႑Wichtig:ȱhohesȱMaßȱanȱEinfühlungsvermögenȱ MöglichkeitenȱdesȱsituativenȱFührungsstils:ȱ

႑Anweisen:ȱFührungskraftȱentscheidetȱwasȱzuȱtunȱist;ȱEinzelȬȱoderȱGruppenanweisungȱ ႑Verkaufen:ȱFührungskraftȱentscheidetȱselbst,ȱerklärtȱaber,ȱwarumȱetwasȱgetanȱwerdenȱ mussȱ

႑Testen:ȱVorȱderȱEntscheidungȱholtȱdieȱFührungskraftȱdieȱMeinungȱderȱMitarbeiterȱein,ȱ anschließendȱeventuellȱKurskorrekturȱ

႑Konsultieren:ȱFührungskraftȱgibtȱdasȱProblemȱinȱdieȱGruppe,ȱbeziehtȱdieȱandrenȱvorȱ Festlegungȱmitȱeinȱ

ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

42

Führung und Management

3.3

Führungskompetenz

Übersicht:

Die 4 Kompetenzbereiche

1. Fachkompetenz —

Wirtschaftliches Denken und Handeln

—

Konzepte des strategischen Management

—

Kundenzufriedenheit und Kundenbindung

—

Kommunikationsmodelle

—

Grundlagen der Motivation

—

Konflikte in Organisationen

2. Methodenkompetenz —

Wettbewerbsstrategien

—

Instrumente des Rechnungswesens und Controlling

—

Kundenbindung

—

Teamentwicklung

—

Business-Planning

—

Gesprächsführung

—

Motivation von Mitarbeitern

3. Sozialkompetenz —

Führung von Mitarbeitern

—

Konfliktmanagement

—

Teamsteuerung

—

Teamentwicklung

Führungskompetenz

43

—

Kommunikationsmodelle

—

Interkulturelles Management

4. Selbstkompetenz —

Reflexion des eigenen Standpunktes

—

Reflexion der eigenen individuellen Entwicklungsziele

—

Selbstbewusstsein

—

Emotionale Intelligenz

ȱ Danielȱ Golemanȱ (*ȱ 1946ȱ inȱ Kalifornien,ȱ USA)ȱ istȱ einȱ amerikanischerȱ Psychologe,ȱ derȱ alsȱ Wissenschaftsjournalistȱbekanntȱwurde.ȱErȱlehrteȱalsȱklinischerȱPsychologeȱanȱderȱHarvardȬ Universität,ȱwarȱHerausgeberȱderȱZeitschriftȱPsychologyȱTodayȱundȱistȱseitȱmehrerenȱJahrenȱ Redakteurȱ fürȱ Psychologieȱ undȱ Naturwissenschaftenȱ beiȱ derȱ Newȱ Yorkȱ Times.ȱ Bekanntȱ wurdeȱerȱdurchȱseinȱ1995ȱerschienenesȱBuchȱEQ:ȱEmotionaleȱIntelligenz,ȱ2006ȱließȱerȱmitȱSoziaȬ leȱIntelligenzȱeinȱBuchȱfolgen,ȱimȱdemȱzwischenmenschlicherȱUmgangȱundȱdasȱVerhaltenȱinȱ sozialenȱZusammenhängenȱimȱVordergrundȱsteht.ȱȱ Tipp: GolemanȱstelltȱdieȱBehauptungȱauf,ȱdassȱeinȱwirklichȱguterȱChefȱ10ȱ%ȱFachwissenȱundȱ90ȱ %ȱemotionaleȱQualitätenȱbenötigt.ȱSeinerȱMeinungȱnachȱgehörtȱdazu:ȱ

Übersicht:

Führungskompetenzen nach Daniel Goleman

Soziale Kompetenz:

—

Kontaktfreude

—

Beziehungen ausbauen

—

Die eigenen Gefühle beherrschen

—

Probleme sachlich lösen

Empathie:

—

Einfühlungsvermögen in die Gefühlswelt anderer zeigen

Motivation:

—

Andere Menschen motivieren können

Selbststeuerung:

ȱ ȱ ȱ

44

Führung und Management

FührungȱistȱdieȱFähigkeit,ȱrichtigeȱAufgabenȱvonȱdenȱrichtigenȱMenschenȱerledigenȱzuȱlasȬ sen.ȱDarausȱergebenȱsichȱzweiȱGrunddimensionenȱderȱFührung:ȱ 1. Aufgabenorientierung 2. Menschenorientierungȱȱ DieȱnächsteȱChecklisteȱzeigtȱIhnen,ȱwasȱjeweilsȱdazuȱgehört.ȱ

Checkliste:

Dimensionen der Führung

Kompetenzen Aufgabenorientierung:

Kompetenzen Menschenorientierung:

9

Aufgaben klar definieren

9

Ziel, Sinn und Zweck (Motivation) darstellen

9

Zuverlässigkeit bieten (Termine, Rückmeldungen einhalten)

9

Techniken, Hilfsmittel, Tools nutzen

9

Fachkompetenz besitzen

9

Mitarbeiter fordern und fördern (Stärken und Schwächen erkennen)

9

Betroffene zu Beteiligten machen

9

Wissen, dass Mitarbeiter die lokalen Experten sind

9

Beziehungsebene nutzen (Gefühle und Bedürfnisse ernst nehmen

9

Konstruktives Feedback geben und nehmen

ȱ

SozialeȱKompetenzȱ

႑Selbstsicherheitȱ ႑Selbstvertrauenȱ ႑Selbstbehauptungȱ ႑Durchsetzungsvermögenȱ ႑Kontaktfähigkeitȱ Tipp: Alsȱsozialȱkompetentȱgilt,ȱwerȱesȱschafftȱeinenȱakzeptablenȱKompromissȱzwischenȱsoziaȬ lerȱAnpassungȱundȱdenȱeigenenȱBedürfnissenȱzuȱverwirklichen.ȱ

Delegieren, aber richtig

3.4

45

Delegieren, aber richtig

Voraussetzungen fürs Delegieren

႑SieȱerziehenȱIhreȱMitarbeiterȱzurȱSelbstständigkeitȱȱ ႑SieȱfördernȱdasȱMitdenkenȱ ႑MitarbeiterȱerhaltenȱInformationenȱ ႑WerdenȱFehlerȱgemacht,ȱkritisierenȱSieȱsachlichȱ ႑VergessenȱSieȱnicht,ȱErfolgeȱzuȱerkennenȱundȱanzuerkennenȱ Wann Sie delegieren sollten

႑WennȱSieȱmehrȱArbeitȱhabenȱalsȱSieȱschaffenȱkönnenȱȱ ႑WennȱSieȱfürȱvorrangigeȱArbeitenȱnichtȱgenügendȱZeitȱhabenȱ ႑WennȱSieȱwollen,ȱdassȱsichȱIhreȱMitarbeiterȱweiterentwickelnȱ ႑WennȱdieȱArbeitȱauchȱvonȱIhrenȱMitarbeiternȱerledigtȱwerdenȱkannȱ Widerstände gegen das Delegieren PrüfenȱSie,ȱobȱdieȱfolgendenȱAussagenȱaufȱIhrȱVerhaltenȱzutreffen:ȱ

႑IhreȱArbeitssituationȱistȱsoȱstark,ȱSieȱhabenȱkeineȱZeitȱfürȱErklärungenȱundȱKontrolleȱ ႑SieȱwissenȱselbstȱnichtȱgenugȱüberȱdieȱanȱSieȱdelegiertenȱAufgabenȱ ႑SieȱglaubenȱschnellerȱalsȱIhreȱMitarbeiterȱzuȱseinȱ ႑SieȱhängenȱanȱeinerȱbestimmtenȱArbeit,ȱweilȱSieȱIhnenȱSpaßȱmachtȱ ႑SieȱbefürchtenȱdieȱMitarbeiterȱkönntenȱeineȱAufgabeȱbesserȱlösenȱ(Konkurrenz)ȱ ႑SieȱbefürchtenȱKontrollverlustȱ ႑SieȱmisstrauenȱdemȱKönnen,ȱderȱLeistungsbereitschaftȱderȱanderenȱundȱwollenȱkeinȱ Risikoȱeingehenȱ

႑SieȱbefürchtenȱAutoritätsȬȱoderȱImageverlustȱ Tipp:

ȱ

–

LegenȱSieȱsichȱeineȱDelegationslisteȱanȱȱ

–

Besprechenȱ Sieȱ denȱ Auftragȱ mitȱ Ihrenȱ Mitarbeiternȱ inȱ Ruhe,ȱ derȱ Auftragȱ mussȱ verȬ standenȱwerdenȱ

–

VerlangenȱSieȱeinenȱMaßnahmenplanȱmitȱTeilschrittenȱundȱTerminenȱ

46

Führung und Management

–

RegelmäßigȱDurchführungenȱdesȱPlansȱüberprüfenȱundȱinȱIhreȱDelegationslisteȱeinȬ tragenȱ

–

LassenȱSieȱsichȱdieȱvereinbartenȱKontrollenȱvonȱIhrenȱMitarbeiternȱvorlegenȱ

Wirkungsvoll delegieren

႑Erklärenȱsie,ȱwarumȱdieȱAufgabeȱwichtigȱistȱ ႑WasȱfürȱFolgenȱhatȱes,ȱwennȱdieȱAufgabeȱnichtȱoderȱunvollständigȱerledigtȱwird?ȱ ႑Werȱsollȱesȱmachen?ȱ ႑Wasȱgenauȱistȱzuȱtun?ȱ ႑WelcheȱTeilaufgabenȱgibtȱes?ȱ ႑WelcheȱAbweichungȱvomȱSollȱkannȱakzeptiertȱwerden?ȱ ႑WelchesȱWissen,ȱWollenȱundȱKönnenȱhatȱderȱMitarbeiter?ȱ ႑WieȱsollȱdieȱAufgabeȱausgeführtȱwerden,ȱwelcheȱVerfahrenȱsollenȱangewendetȱwerden?ȱ ႑WelcheȱVorschriften,ȱRichtlinienȱsindȱzuȱbeachten?ȱ ႑WelcheȱStellen,ȱAbteilungenȱmüssenȱinformiertȱwerden?ȱ ႑WelcheȱEntscheidungsbefugnisseȱhatȱderȱMitarbeiter?ȱ ႑SetzenȱsieȱZieleȱundȱbeschreibenȱSieȱdieseȱ ႑LassenȱSieȱRaumȱfürȱFragenȱ ႑KlärenȱSie,ȱwerȱbeiȱProblemenȱderȱAnsprechpartnerȱistȱ ႑WelcheȱInfos,ȱwelchesȱMaterialȱkannȱgenutztȱwerdenȱ ႑WelcheȱzusätzlicheȱUnterstützungȱbenötigtȱderȱAuftragnehmer?ȱ ႑SetzenȱSieȱeinenȱgenauenȱTerminȱ(DatumȱundȱUhrzeit)ȱfürȱdieȱFertigstellungȱ ႑ÜberprüfenȱSieȱdasȱGanzeȱvonȱZeitȱzuȱZeit,ȱvereinbarenȱSieȱdiesȱmitȱdemȱMitarbeiterȱ ႑BesprechenȱSie,ȱobȱZwischenberichteȱerforderlichȱsindȱ 3.5

Feedback

Gutes Feedback ist ... ...ȱeherȱbeschreibendȱalsȱbewertendȱȱ ...ȱeherȱkonkretȱalsȱallgemeinȱ ...ȱeherȱeinladendȱalsȱzurechtweisendȱ

Führungsgrundsätze

47

...ȱeherȱverhaltensbezogenȱalsȱcharakterbezogenȱ ...ȱeherȱsofortȱundȱsituativȱalsȱverzögertȱundȱrekonstruiertȱ

...ȱeherȱklarȱundȱpointiertȱalsȱverschwommenȱundȱvageȱ

Checkliste:

Regeln für das Feedback-Gespräch

9 BereitenȱSieȱsichȱgründlichȱvorȱ 9 HaltenȱSieȱsichȱanȱFakten,ȱvermeidenȱSieȱVorurteileȱ 9 TrennenȱSieȱVerhaltenȱundȱEigenschaftenȱ 9 BringenȱSieȱkonkreteȱBeispieleȱ 9 DrückenȱSieȱsichȱklarȱundȱeinfachȱausȱ 9 Istȱetwasȱunklar,ȱfragenȱSieȱnachȱ 9 SetzenȱSieȱdieȱIchȬBotschaftenȱeinȱ(„Ichȱhabeȱfestgestelltȱ...“,ȱ„Mirȱistȱaufgefallenȱ...“)ȱ 9 SeienȱSieȱoffenȱundȱehrlichȱ 9 IstȱdasȱFeedbackȱnützlichȱfürȱdieȱZukunftȱ 9 BesprechenȱSieȱkonkreteȱKriterienȱfürȱdieȱVeränderungenȱ 9 BedenkenȱSieȱdieȱWirkungȱdesȱFeedbacksȱ

3.6 Checkliste:

Führungsgrundsätze Allgemeine Führungsgrundsätze

9 BeteiligenȱSieȱIhreȱMitarbeiterȱanȱIhrenȱÜberlegungenȱundȱPlanungen.ȱGebenȱSieȱihnenȱ dasȱGefühlȱwichtig,ȱzuȱseinȱ 9 MachenȱSieȱnichtȱallesȱallein,ȱdelegierenȱSie!ȱSorgenȱSieȱdabeiȱfürȱeindeutigeȱZuordnungȱ vonȱAufgaben,ȱKompetenzenȱundȱVerantwortung.ȱWirȱsprechenȱhierȱvomȱ„KongruenzȬ prinzip“.ȱ 9 InformierenȱSieȱrechtzeitigȱundȱumfassend.ȱUnzureichendȱinformierteȱMitarbeiterȱhanȬ delnȱ„blind“.ȱ 9 MischenȱSieȱsichȱnichtȱein,ȱsoȱlangeȱesȱläuft.ȱ 9 HelfenȱSieȱMitarbeitern,ȱlassenȱSieȱsichȱauchȱvonȱIhrenȱMitarbeiternȱhelfen.ȱ ȱ

48

Führung und Management

9 ZeigenȱSie,ȱdassȱSieȱsichȱfürȱdieȱArbeitȱIhrerȱMitarbeiterȱinteressieren.ȱFührenȱSieȱregelȬ mäßigeȱBesprechungenȱdurch.ȱ 9 SprechenȱSieȱKritikȱundȱAnerkennungȱunverzüglichȱaus.ȱUnterlassenȱSieȱKritikȱnicht,ȱwoȱ Sieȱnotwendigȱist,ȱkeinȱLaissezȬfaireȬStil.ȱ 9 FördernȱSieȱIhreȱMitarbeiter.ȱDieȱrichtigeȱPersonȱaufȱdemȱpassendenȱPlatz!ȱ 9 TreffenȱSieȱEntscheidungen!ȱ 9 VermeidenȱSieȱHektik,ȱReibungȱundȱAggression.ȱ„Ifȱyouȱwantȱtoȱgatherȱhoney,ȱdoȱnotȱ kickȱoverȱtheȱbeehive“ȱ(DaleȱCarnegie,ȱ1938).ȱ 9 Für´sȱGanzeȱlasstȱunsȱtätigȱsein.ȱ Inȱ meinenȱ Seminarenȱ habeȱ ichȱ häufigȱ vonȱ meinenȱ Teilnehmernȱ Führungsgrundsätzeȱ erarȬ beitenȱlassen.ȱDieȱwichtigstenȱfindenȱSieȱinȱderȱfolgendenȱCheckliste:ȱ

Checkliste:

Führungsgrundsätze aus der Praxis für die Praxis

9 BleibenȱSieȱbeiȱderȱWahrheitȱ 9 NehmenȱSieȱIhrenȱGesprächspartnerȱwahrȱ 9 SorgenȱSieȱstetsȱfürȱeineȱdirekteȱAusspracheȱ 9 GebenȱSieȱAnerkennungȱ–ȱauchȱfürȱKleinigkeitenȱ 9 GebenȱSieȱPlanungssicherheitȱ(soweitȱmöglich)ȱ 9 StimmenȱSieȱrealistischeȱTermineȱabȱ 9 StimmenȱSieȱTermineȱabȱ–ȱmachenȱSieȱkeineȱwillkürlichenȱohneȱAbspracheȱ 9 StellenȱSieȱangemesseneȱForderungenȱ 9 ErkennenȱSieȱLeistungenȱanȱ 9 HabenȱSieȱVertrauenȱundȱzeigenȱSieȱdiesȱ 9 DefinierenȱSieȱZieleȱklarȱundȱerreichbarȱ 9 ZeigenȱSieȱPerspektivenȱaufȱ 9 BringenȱSieȱIdeenȱinȱIhrȱTeamȱ 9 LassenȱSieȱZieleȱvonȱIhrenȱMitarbeiternȱerarbeitenȱ 9 SeienȱSieȱzuȱ„bestimmten“ȱZeitenȱansprechbarȱ 9 GebenȱSieȱFeedbackȱ(negativȱundȱpositiv)ȱ 9 ÄußernȱSieȱKritikȱimȱ4ȬAugenȬGesprächȱȱ

Motivation – mehr als nur ein Schlagwort!?

49

9 BehandelnȱSieȱMitarbeiterȱgleichȱ–ȱkeineȱ„offensichtliche“ȱBevorzugungȱ 9 KeineȱBeleidigungenȱ 9 Prioritätenȱsetzenȱ 9 Keineȱ„Feinde“ȱinsȱTeamȱbringenȱ 9 Menschenȱeinbeziehenȱundȱernstȱnehmenȱ 9 ArbeitȱgleichmäßigȱundȱnachȱFähigkeitenȱvergebenȱ 9 Urlaubȱgerechtȱregelnȱ 9 Versprochenesȱeinhaltenȱ 9 SinnvolleȱAufgabenȱverteilenȱ 9 Mitarbeiterȱernstȱnehmenȱ 9 Aufträgeȱrechtzeitigȱerteilenȱundȱerklärenȱ Tipp: SicherȱwirdȱesȱIhnenȱinȱderȱHektikȱdesȱAlltagsȱnichtȱgelingen,ȱallesȱumzusetzenȱoderȱzuȱ bedenken.ȱWerfenȱSieȱsoȱoftȱSieȱdieȱGelegenheitȱhaben,ȱeinenȱBlickȱaufȱdieseȱListe,ȱrufenȱ SieȱsichȱdadurchȱimmerȱwiederȱinsȱBewusstsein,ȱworaufȱesȱbeimȱFührenȱankommt.ȱȱ

3.7

Motivation – mehr als nur ein Schlagwort!?

3.7.1

Bedürfnispyramide nach Maslow

AbrahamȱHaroldȱMaslowȱ(geb.ȱ1.4.1908ȱinȱNewȱYork,ȱgest.ȱ8.6.1970ȱinȱKalifornien)ȱwarȱeinȱ amerikanischerȱ Psychologe.ȱ Erȱ giltȱ alsȱ derȱ wichtigsteȱ Gründervaterȱ derȱ Humanistischenȱ Psychologie.ȱDieȱMaslowscheȱBedürfnispyramideȱstelltȱdasȱEntwicklungsmodellȱderȱHierarȬ chieȱ menschlicherȱ Bedürfnisseȱ dar.ȱ Maslowȱ gingȱ davonȱ aus,ȱ dassȱ dieȱ jeweilsȱ untereȱ Ebeneȱ befriedigtȱ seinȱ muss,ȱ bevorȱ dieȱ nächstȱ höhereȱ angestrebtȱ werdenȱ kann.ȱ Dieȱ vierȱ unterenȱ Stufenȱ stellenȱ sogenannteȱ Defizitmotiveȱ darȱ undȱ dieȱ Pyramidenspitzeȱ –ȱ SelbstverwirkliȬ chungȱ–ȱsollteȱnichtȱalsȱErgebnis,ȱsondernȱalsȱProzessȱbetrachtetȱwerden.ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

50

Führung und Management

Ebene 5:

Selbstverwirklichung

Ebene 4:

Ich-Motive (Anerkennung, Status, Prestige, Achtung)

Ebene 3:

Sozialmotive (Kontakt, Zugehörigkeit, Gemeinschaft)

Ebene 2:

Sicherheitsmotive (Schutz, Angstfreiheit, Sicherung der materiellen Existenz)

Ebene 1:

Physiologische Bedürfnisse (Hunger, Durst, Schlafen, Selbsterhaltung, Ruhe, Bewegung)

Checkliste:

Motivation – Basics

WieȱSieȱLeistungȱundȱGesundheitȱbeimȱMitarbeiterȱerhalten:ȱ 9 NehmenȱSieȱsichȱZeit,ȱumȱmitȱIhrenȱMitarbeiternȱzuȱsprechenȱ 9 ErkennenȱsieȱaußergewöhnlicheȱBelastungenȱundȱhandelnȱSieȱfürȱIhrenȱMitarbeiterȱ 9 HebenȱSieȱbesondereȱLeistungenȱkonkretȱhervorȱ 9 VersteckenȱSieȱsichȱnichtȱhinterȱVorwänden,ȱseienȱSieȱehrlichȱundȱdirektȱ 9 SpielenȱSieȱkeinȱfalschesȱSpiel.ȱBeziehenȱSieȱMitarbeiterȱsoweitȱwieȱmöglichȱein.ȱ 9 DasȱGanzeȱistȱmehrȱalsȱdieȱSummeȱseinerȱTeile.ȱFördernȱSieȱTeamstrukturen.ȱ 9 AchtenȱSieȱaufȱeinenȱAusgleichȱzwischenȱBelastungenȱundȱTeamstrukturenȱ 9 SeienȱSieȱPateȱinȱSachenȱGesundheitȱ–ȱgehenȱSieȱalsȱVorbildȱvoranȱ 9 SorgenȱSieȱfürȱeinȱnachvollziehbares,ȱgerechtesȱEntlohnungssystemȱ 9 DelegierenȱSieȱBefugnisseȱ 9 SorgenȱSieȱfürȱeineȱAufgabenerweiterungȱ Tipp: AlleȱGeniesȱhattenȱzuȱallenȱZeitenȱeineȱGemeinsamkeit:ȱSieȱwarenȱvonȱeinerȱAufgabeȱbeȬ sessen.ȱ DieȱBegeisterungȱfürȱeineȱIdee,ȱeineȱVision,ȱeinȱZielȱistȱdieȱgrößteȱMotivation.ȱ

Das Mitarbeitergespräch

3.8

51

Das Mitarbeitergespräch

Derȱ wesentlicheȱ Erfolgȱ einesȱ Mitarbeitergesprächesȱ hängtȱ nichtȱ zuletztȱ vonȱ derȱ richtigenȱ Fragetechnikȱab.ȱDieȱmeistenȱInformationenȱerhaltenȱSieȱmitȱoffenenȱWȬFragen.ȱVermeidenȱ SieȱinȱGesprächenȱdieȱFrageȱnachȱdemȱ„Warum“.ȱDieȱ„WarumȬFrage“ȱruftȱschnellȱAggressiȬ onȱhervor,ȱwirȱhabenȱdasȱGefühl,ȱunsȱrechtfertigenȱzuȱmüssen.ȱ

Gewinnen Sie mit der richtigen Fragetechnik

႑WieȱerlebenȱSieȱdieȱZusammenarbeit?ȱ ႑WelcheȱpositivenȱAspekteȱsehenȱSieȱinȱderȱZusammenarbeit?ȱ ႑WoȱundȱausȱwelchenȱGründenȱtretenȱProblemeȱauf?ȱ ႑WorinȱliegenȱdieȱGründeȱfürȱdasȱNichterreichenȱderȱArbeitsziele?ȱ ႑WelcheȱEntwicklungsansätzeȱundȱPerspektivenȱsehenȱSieȱfürȱsichȱpersönlich?ȱ ႑WelcheȱQualifizierungenȱsindȱnotwendig?ȱ ႑WieȱistȱIhreȱMeinungȱdazu?ȱ ႑WasȱwerdenȱSieȱinȱderȱAngelegenheitȱkünftigȱandersȱmachen?ȱ ႑WasȱdenkenȱSie,ȱsollteȱichȱtun?ȱ ႑WasȱwürdenȱSieȱtun,ȱwennȱeinerȱIhrerȱMitarbeiterȱ...?ȱ ႑WasȱmeinenȱSie,ȱwieȱichȱdasȱsehe?ȱ ႑WasȱließeȱsichȱIhrerȱMeinungȱnachȱdaranȱändern?ȱ ႑WieȱkannȱichȱSieȱdabeiȱunterstützen?ȱ ႑WasȱwarenȱdieȱGründe,ȱdassȱ...?ȱ NehmenȱSieȱsichȱdieȱChecklisteȱalsȱHilfsmittelȱfürȱeinȱzielorientiertesȱGespräch:ȱ

Checkliste:

Regeln für das Mitarbeitergespräch

9 StimmenȱSieȱeinenȱTerminȱmitȱdemȱMitarbeiterȱabȱ 9 BereitenȱSieȱsichȱgutȱvor,ȱdasȱistȱschonȱdieȱhalbeȱMieteȱ 9 PlanenȱSieȱausreichendȱZeitȱein,ȱeinȱGesprächȱunterȱZeitdruckȱwürdeȱbesserȱgarȱnichtȱ stattfindenȱ 9 MachenȱSieȱkeineȱFortschreibungȱderȱvergangenenȱGespräche,ȱwärmenȱSieȱnichtȱDingeȱ immerȱundȱimmerȱwiederȱaufȱ 9 BringenȱSieȱkonkreteȱBeispieleȱ(Fakten)ȱ 9 SorgenȱSieȱfürȱeineȱangenehmeȱAtmosphäreȱ

52

Führung und Management

Tipp: ȱDasȱMitarbeitergesprächȱistȱeinȱwichtigesȱKommunikationsmittelȱfürȱgemeinsamesȱHanȬ deln.ȱ Themenȱ einesȱ solchenȱ Gesprächesȱ sindȱ Auffassungen,ȱ Interessen,ȱ Befürchtungen,ȱ Wünsche,ȱProblemeȱundȱErwartungen.ȱEsȱistȱniemalsȱeinȱEntgeltgespräch.ȱ

Ziel und Inhalt von Mitarbeitergesprächen

႑Pflege:ȱKontaktȱzwischenȱMitarbeiterȱundȱVorgesetztemȱ ႑WieȱlautetȱdieȱgenaueȱAufgabenstellung?ȱ ႑WelcheȱVollmachtȱundȱVerantwortungȱhatȱderȱMitarbeiter?ȱ ႑WasȱsindȱStärkenȱundȱSchwächen,ȱwieȱsiehtȱdasȱLeistungsergebnisȱaus?ȱ ႑WieȱläuftȱdieȱZusammenarbeitȱzwischenȱMitarbeiterȱundȱVorgesetztem?ȱ ႑WieȱistȱdieȱberuflicheȱSelbsteinschätzungȱdesȱMitarbeiters?ȱ ႑WasȱsindȱseineȱBerufsziele?ȱ ႑SuchenȱSieȱgemeinsamȱnachȱWegenȱundȱentsprechendenȱMöglichkeiten?ȱ 3.9

Die Zielvereinbarung

Zielvereinbarung: Nutzen für den Mitarbeiter

႑DerȱMitarbeiterȱerfährtȱdieȱlangfristigenȱUnternehmensȬȱundȱAbteilungszieleȱ ႑DerȱMitarbeiterȱkannȱsichȱdurchȱgemeinsameȱZieleȱleichterȱorientierenȱ ႑ErȱbekommtȱeigenverantwortlichȱauszufüllendeȱFreiräumeȱ ႑ErȱerhältȱeineȱregelmäßigeȱStandortbestimmungȱ ႑ErȱprofitiertȱvonȱderȱverbessertenȱKommunikationȱundȱZusammenarbeitȱmitȱderȱFühȬ rungskraftȱ

႑DiesesȱInstrumentȱkannȱauchȱzurȱallgemeinenȱVerbesserungȱdesȱArbeitsklimasȱbeitragenȱ ႑DerȱMitarbeiterȱhatȱeineȱgezielteȱPlanungȱderȱeigenenȱberuflichenȱEntwicklungȱ Zielvereinbarungsgespräch: Nutzen für die Führungskraft

႑SieȱsteigernȱdieȱEffektivitätȱundȱEffizienzȱderȱOrganisationseinheitȱ ႑SieȱkönnenȱsichȱaufȱdieȱFührungsaufgabenȱkonzentrierenȱdurchȱUmsetzungȱdesȱDelegaȬ tionsprinzipsȱ

႑SieȱprofitierenȱvonȱeinerȱverbessertenȱKommunikationȱ ႑DieȱMitarbeitermotivationȱwirdȱerhöhtȱ ႑VerbesserungȱdesȱArbeitsklimasȱinȱderȱOrganisationseinheitȱ

Die Zielvereinbarung

Übersicht:

Das Zielvereinbarungsgespräch

1. Vorbereitung —

Reflexion des letzten Jahres

—

Festlegen der eigenen Ziele

—

Strategien zur Hilfestellung

—

Einbeziehung aller Betroffenen

2. Begrüßung —

Angenehme Atmosphäre

—

Störungen ausschließen

3. Orientierung —

Mitarbeiter formuliert seine Ziele und den Weg

4. Rückblick auf die Vorjahresergebnisse —

Der Mitarbeiter berichtet über die Erfahrungen und Ergebnisse des letzten Jahres

—

Die Führungskraft berichtet über ihre Sicht der Geschehnisse

5. Leitziele festlegen —

Die Führungskraft legt die Leitziele des Unternehmens dar und bespricht diese mit dem Mitarbeiter

6. Kernaufgaben auflisten —

Die Führungskraft gewinnt einen Überblick über das gesamte Aufgabenspektrum

—

Arbeiten Sie gemeinsam Prioritäten heraus

—

Wichtig: Gemeinsamer Rückblick und Reflektion der Erfahrungen

—

Besprechen Sie, ob die Ziele ausreichend sind

—

Klären Sie die einzelnen Prozesse

—

Definieren Sie die Ziele

—

Definieren Sie gemeinsam den Weg zu Ziel

7. Protokollieren —

Fixieren Sie die Zielvereinbarung schriftlich

—

Führungskraft und Mitarbeiter unterschreiben, damit das Ganze verbindlich wird

53

54

Führung und Management

Tipp: Informierenȱ Sieȱ denȱ Mitarbeiterȱ rechtzeitigȱ (ca.ȱ 2Ȭ4ȱ Wochen),ȱ damitȱ erȱ ausreichendȱ Zeitȱ hat,ȱseineȱeigenenȱZieleȱzuȱformulieren.ȱ

Checkliste:

Hinweise für die Zielvereinbarung

9 SchließenȱSieȱeineȱVereinbarung,ȱdieȱinȱForm,ȱUmfangȱundȱZeitȱverbindlichȱist.ȱ 9 ÜberprüfenȱSie:ȱwurdeȱdieȱVereinbarungȱfürȱbeideȱSeitenȱverbindlichȱfestgelegt?ȱ 9 HabenȱSieȱeinenȱÜberprüfungszeitraumȱbesprochenȱundȱfestgelegt?ȱ 9 MachenȱSieȱsichȱGedanken:ȱWieȱhabenȱSieȱdenȱMitarbeiterȱmotiviert?ȱ 9 VergessenȱSieȱbitteȱnicht:ȱberücksichtigenȱSieȱHandlungsspielräumeȱ 9 LegenȱSieȱMerkmaleȱfürȱdieȱBeobachtungȱfestȱ Dieȱ Zielvereinbarungȱ zähltȱ heuteȱ zuȱ denȱ bestenȱ Führungsmitteln,ȱ sieȱ liefertȱ nebenȱ klarenȱ Anweisungenȱ Transparenzȱ überȱ dasȱ Tunȱ derȱ Mitarbeiterȱ undȱ dasȱ gesamteȱ Geschehenȱ inȱ IhrerȱAbteilung.ȱDerȱNachteil,ȱsieȱistȱzeitaufwändigȱundȱerfordertȱeineȱgründlicheȱVorbereiȬ tung.ȱSensibilisierenȱSieȱsichȱaufȱFehler,ȱdieȱIhnenȱvielleichtȱinȱderȱHektikȱdesȱAlltagsȱunterȬ laufenȱkönnen.ȱ

Checkliste:

Zielvereinbarungsgespräch: Typische Fehler

9 SieȱleitenȱdieȱZieleȱnichtȱausȱderȱUnternehmensstrategieȱabȱ 9 SieȱbeteiligenȱIhreȱMitarbeiterȱnichtȱanȱderȱZielvereinbarung,ȱsondernȱlegenȱihnenȱIhreȱ vorgefertigtenȱvorȱ 9 SieȱerarbeitenȱkeineȱZiele,ȱSieȱverteilenȱnurȱAufgabenȱ 9 SieȱmachenȱkeineȱErgebniskontrolle;ȱZiel(nicht)ȬErreichungȱhatȱkeineȱFolgenȱ



Die Zielvereinbarung

55

4

Informationsmanagement

Checkliste:

Informationen bewerten

Informationsgehalt

JA

NEIN

Ist die Information eilig? Ist die Information wichtig? Wie aktuell ist die Information? Bestehen Widersprüche? Ist die Information präzise? Muss die Information aufbereitet werden? Ist die Information vollständig? Eignet sich die Information für den Empfänger? Informationsbewertung Habe ich die Information verstanden? Was soll mit der Information bezweckt werden? Ist das Ziel der Information klar? Wird das Ziel der Information erreicht? Muss die Information ergänzt werden? Muss die Information bearbeitet werden? Muss die Information geändert werden? Wird die Wirkung der Information erreicht? Ist die Botschaft für den Empfänger klar? Wie sollen die Informationen weiter gegeben werden?

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_4, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

56

Informationsmanagement

Nutzen Sie die W-Fragen

႑WelcheȱInformationenȱwerdenȱwannȱbenötigt?ȱ ႑WoherȱwerdenȱdieȱInformationenȱkommen?ȱ ႑WelcheȱAbteilungenȱoderȱMitarbeiterȱsindȱanȱderȱInfoȬWeitergabeȱbeteiligt?ȱ ႑Zeitplan:ȱWannȱmüssenȱSieȱnachfragen?ȱ ႑WieȱlangeȱwerdenȱdieȱBeteiligtenȱfürȱdieȱInfosȱbrauchen?ȱ ႑WannȱmüssenȱSieȱsichȱmitȱderȱBitteȱumȱInformationenȱanȱdieȱBeteiligtenȱwenden?ȱ ႑Wasȱkönnteȱschiefgehen?ȱ ႑WelcheȱUrsacheȱfürȱVerzögerungȱistȱamȱwahrscheinlichsten?ȱ ႑WasȱkönnenȱSieȱtun,ȱumȱVerzögerungenȱzuȱverhindern?ȱ ႑GibtȱesȱAlternativenȱfürȱdieȱbenötigtenȱInformationen?ȱ Übersicht:

Informationsmanagement – Basics

Teilprobleme der Information —

Informationsbeschaffung

—

Informationsauswertung

—

Informationsverbreitung

Störfelder erkennen —

Informationsschwemme

—

Informationsdefizit

—

Zuviel Bekanntes

—

Zuviel Neues

—

Falsche Sprachebene

—

Einseitig

—

Unbeabsichtigte Wirkung

Die Zielvereinbarung

57

Informieren aber wie? —

Fakten von Kommentar trennen

—

Quellen angeben

—

Sprache anpassen

—

An Vertrautes anknüpfen

—

Klar und verständlich

—

Bildhaft

—

Zur richtigen Zeit

Wichtig beim Informieren —

Wahrheit

—

Transparenz

—

Verständlichkeit

—

Dosierung

Übersicht:

Informieren nach dem A-B-C-Prinzip

A

Dringend

Vordringlich erledigen. Diese Vorgänge/Informationen/Arbeiten bringen dem Unternehmen Geld bzw. Aufträge, beeinflussen das Image (z.B. Reklamationsbearbeitung)

B

Wichtig

Normal behandeln. Diese Informationen sollten weitergeleitet werden, denn sie bringen Sie Ihrem Ziel näher und helfen, damit andere weiterarbeiten können (z.B. Terminsachen).

C

Hat Zeit

Eventuell weitergeben. Prüfen Sie, was passiert, wenn nichts passiert, (z.B. mit nicht angeforderten Angeboten, Werbesendungen etc.)

Tipp: Legenȱ Sieȱ nachȱ diesemȱ Prinzipȱ fürȱ Ihrenȱ Chefȱ eineȱ PostȬȱ oderȱ Informationsmappeȱ an.ȱ AuchȱbeiȱOutlookȱ könntenȱSieȱ mitȱsolchenȱOrdnernȱ arbeiten,ȱ wennȱ esȱIhnenȱ undȱ Ihremȱ Chefȱweiterhilft.ȱ



Allgemeine Telefonregeln

5

59

Kommunikation am Telefon

Derȱ Wegȱ vielerȱ potenziellerȱ undȱ Bestandskunden,ȱ Geschäftspartnerȱ undȱ Dienstleisterȱ zuȱ IhnenȱundȱIhremȱProduktȱführtȱübersȱTelefon.ȱDarumȱistȱesȱwichtig,ȱeinenȱgutenȱEindruckȱ amȱTelefonȱzuȱhinterlassen.ȱZielȱeinesȱTelefonatesȱistȱesȱeinerseits,ȱdenȱPartnerȱgutȱzuȱverȬ stehenȱundȱandererseitsȱstrategischȱoptimalȱzuȱreagieren.ȱDerȱErfolgȱimȱUmgangȱmitȱMenȬ schenȱberuhtȱdaherȱnichtȱzuletztȱaufȱdemȱVerständnisȱfürȱdenȱStandpunktȱdesȱanderen.ȱȱ

5.1

Allgemeine Telefonregeln

Checkliste:

Telefonieren – Basics

9 TrainierenȱSieȱIhreȱStimme.ȱ 9 Ausschlaggebend:ȱWieȱSieȱesȱsagenȱ–ȱderȱTonȱmachtȱdieȱMusik.ȱ 9 SprechenȱSieȱdeutlich.ȱ 9 SeienȱSieȱfreundlichȱundȱhöflich.ȱ 9 LassenȱSieȱIhrenȱGesprächspartnerȱausreden.ȱ 9 UndȱsoȱhörtȱsichȱeineȱpositiveȱMeldungȱan:ȱGutenȱTag,ȱUrsulaȱMüller,ȱUnternehmensbeȬ ratungȱTrainingȱundȱSeminare.ȱȱ 9 NotierenȱSieȱdenȱVorȬȱundȱZunamenȱIhresȱGesprächspartners.ȱ 9 SprechenȱSieȱihnȱmitȱseinemȱNamenȱan.ȱ 9 WiederholenȱSieȱdasȱAnliegenȱIhresȱGesprächspartners.ȱ 9 VerwendenȱSieȱkurzeȱSätze.ȱ 9 MachenȱSieȱPausen.ȱ 9 MachenȱSieȱsichȱNotizen.ȱ 9 SprechenȱSieȱdieȱSpracheȱIhrerȱPartner.ȱ 9 LächelnȱSie.ȱ 9 HörenȱSieȱaktivȱzu.ȱ 9 MachenȱSieȱpräziseȱAussagen.ȱ 9 SetzenȱSieȱIhreȱKörperspracheȱein.ȱ 9 VermeidenȱSieȱFachchinesisch.ȱ 9 VerwendenȱSieȱkeineȱVerneinungen.ȱ 9 SetzenȱSieȱeineȱbildhafteȱSpracheȱein.ȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_5, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

60

Kommunikation am Telefon

5.2

Kundenorientierung am Telefon

Tipp: MachenȱSieȱsichȱzumȱZiel,ȱdassȱabȱheuteȱjederȱMensch,ȱmitȱdemȱSieȱtelefonieren,ȱvonȱdemȱ GesprächȱmitȱIhnenȱeinenȱkleinenȱGewinnȱhabenȱsoll.ȱ

Checkliste:

Systematisches Telefonieren I

Sie nehmen mit Person XY Kontakt auf; Sie sind Anrufer. Vorbereitung des Gesprächs:

Körper/Hörerhaltung:

9

Telefonnummer;

9

Anschrift;

9

Name des Gesprächspartners;

9

Günstigste Zeit für den Anruf;

9

Ziel setzen;

9

Sind zusätzliche Informationen vorhanden?

9

Mit welcher Hand können Sie am besten telefonieren?

9

Atmung kontrollieren.

9

Gruß,

9

Deutliche Meldung am Telefon!

9

Partner freundlich mit Namen ansprechen (Name notieren);

9

Prüfen, ob Sie mit dem richtigen Partner verbunden sind!

Der erste Satz:

9

Bezug nehmen, zum Beispiel auf Anschreiben, Anzeige, persönlichen Kontakt.

Ziel ansteuern:

9

Konkreter Vorschlag, zum Beispiel Bearbeitung der beanstandeten Vorgänge.

Telefonat richtig beenden:

9

Vereinbarung treffen (Termin o.Ä.).

Auf den Einstieg kommt es an:

Was ist zu tun?

9

Vereinbarung zusammenfassend wiederholen!

9

Dank!

9

Verabschieden!

9

Adressen-Stammblatt ausfüllen!

9

Auf Wiedervorlage legen!

9

Eventuell das Telefonat schriftlich bestätigen.

Kundenorientierung am Telefon

Checkliste:

61

Systematisches Telefonieren II

Person XY nimmt mit Ihnen Kontakt auf; Sie sind der/die Angerufene.

9

Körper kurz anspannen und dann lockern

9

Gleichmäßige Atmung herstellen

9

Telefon maximal dreimal läuten lassen!

Haltung:

9

Halten Sie den Hörer locker in einer Hand

Richtig beginnen:

9

Firmennamen nennen

Vorbereitung des Gesprächs:

Gespräch steuern:

Verabschiedung:

ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

9

Gruß

9

Name des Anrufers notieren

9

Anrufer mit Namen ansprechen

9

Herr/Frau X, was kann ich für Sie tun?

9

Lassen Sie dem Anrufer Zeit, sein Anliegen vorzubringen

9

Streuen Sie Kontrollfragen ein, um den Sachinhalt zu überprüfen

9

Sprechen Sie deutlich und betont

9

Beweisen Sie Interesse!

9

Bauen Sie gesprächsfördernde Elemente ein

9

Verabschieden Sie sich freundlich!

9

Seien Sie taktvoll

62

Kommunikation am Telefon

Checkliste:

Die dreigeteilte Telefonnotiz

Vor dem Gespräch:

Während:

Nach dem Gespräch:

9

Was will ich erreichen?

9

Zuhören

9

Was habe ich erreicht?

9

Wen will ich anrufen?

9

9

9

Wann will ich anrufen?

Aktives Zuhören („nachhaken“)

9

Welche Unterlagen benötige ich/benötigt mein Partner?

9

Notieren

Was ist zu veranlassen? Von wem? Warum? Wo? Wann?

9

Sprechen (Am Telefon „lächeln“)

9

Wo lagen meine Schwachstellen?

9

Wie kann ich meinen Partner motivieren?

9

Wie kann ich argumentieren?

9

Welche Einwände habe ich zu erwarten?

9

Wie kann ich sie vorher entkräften?

9

Welche Kompromisse oder Zugeständnisse kann ich machen?

Killer-Phrasen

႑„NunȱpassenȱSieȱmalȱaufȱ…“ȱ ႑„IchȱsagteȱIhnenȱdochȱschonȱ…“ȱ ႑„Sieȱhabenȱmichȱnichtȱrichtigȱverstandenȱ…“ȱ ႑„WieȱwarȱdochȱgleichȱIhrȱNameȱ…“ȱ ႑„DaȱirrenȱSieȱsichȱ…“ȱ ႑„WieȱichȱIhnenȱgeradeȱausführlichȱerklärteȱ…“ȱ ႑„WennȱSieȱehrlichȱsindȱ…“ȱ ႑„JederȱvernünftigeȱMenschȱweißȱjaȱ…“ȱ ႑„Sieȱhabenȱmirȱnichtȱrichtigȱzugehörtȱ…“ȱ ႑„Dasȱkannȱgarȱnichtȱseinȱ…“ȱ ႑„DieseȱReklamationȱhabenȱwirȱnochȱnieȱgehabtȱ…“ȱ ႑„Dasȱgehtȱbeiȱunsȱleiderȱnichtȱ…“ȱ ႑„Soȱetwasȱhabeȱichȱnochȱnieȱgehörtȱ…“ȱ

Kundenorientierung am Telefon

Übersicht:

63

Wirkungsvolle Wortwahl

Begrüßen Sie Ihren Partner freundlich und verständlich. Der erste Eindruck ist der entscheidende, und dazu gehört auch die Begrüßung, zum Beispiel: —

Wenn Sie selbst anrufen: „Guten Tag, mein Name ist Ulla Müller von der Unternehmensberatung xy aus Düsseldorf.“

—

Wenn Sie angerufen werden: „Guten Tag, Müller Unternehmensberatung, mein Name ist Ulla Müller.“

Versetzen Sie sich in die Lage des anderen! Sehen Sie die Welt nicht nur aus Ihrem Blickwinkel, sondern auch aus der Ihres Gesprächspartners, so können Sie ihn besser verstehen, was ihn bewegt und auch was er fühlt. Hören Sie „zwischen den Zeilen“, bemühen Sie sich, auch die indirekten Botschaften Ihres Gesprächspartners zu hören, zum Beispiel —

„Das hört sich ja ganz interessant an …, haben Sie noch Bedenken, sollen wir noch über die Sache reden?“

Positiv formulieren: Vermeiden Sie, wenn es möglich ist, die starken Negativwörter „nein“, „nicht“, „nie“. Beispiele:

ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

—

So nicht: „Frau Schneider ist nicht da.“ Besser: „Frau Schneider ist ab heute Nachmittag 15.00 Uhr wieder zu erreichen.“

—

So nicht: „Am Arbeitsplatz nicht rauchen.“ Besser: „Rauchen bitte in den Pausenräumen.“

—

So nicht: „Wir können nicht innerhalb 12 Stunden liefern.“ Besser: „Sie erhalten die Ware innerhalb von zwei Tagen.“

—

So nicht: „Da müsste ich mich mal schlau machen.“ Besser: „Das weiß ich nicht, aber ich erkundige mich.“

64

5.3

Kommunikation am Telefon

Schwierige Anrufer

Vielredner Merkmal:

Er kommt vom Hölzchen aufs Stöckchen und weicht immer wieder vom Thema ab. Er kann nicht zuhören, unterbricht, hört sich offensichtlich selbst gerne reden. Er lässt Sie nicht zu Wort kommen und hält nur Monologe

So nicht:

—

sich durchsetzen wollen, nach dem Motto „Jetzt bin ich mal dran.“

—

selbst versuchen, noch längere Monologe zu halten.

—

versuchen, vom Thema abzuweichen.

—

dem Partner auch noch aktiv zuhören.

—

Sie sprechen ihn zwischendurch mit Namen an, er wird dann kurz innehalten, und Sie haben die Möglichkeit, dann selbst weiter zu reden.

—

Sie hören nicht unbedingt aktiv zu (nur selektiv), ihm keine Verstärker geben, das ganze Thema zusammenfassen und auf den entscheidenden Kernpunkt eingehen.

—

Sie finden ein gemeinsames Ziel.

Besser:

Ausfallende Gesprächspartner Merkmal:

Es kann dabei passieren, dass er unsachlich und emotionell ist, laut wird, vielleicht sogar brüllt, zynisch ist, bis hin zum Sarkasmus oder mit persönlichen Angriffen reagiert.

So nicht:

—

sich den Schuh selbst anziehen und auch entsprechend scharf reagieren. Bedenken Sie, dass der Gesprächspartner oft gar nicht Sie persönlich meint, sondern sich nur einer Verärgerung Luft macht.

—

noch ironischer reagieren.

—

Ihren Gesprächspartner gleich in eine Schublade stecken.

—

sich alles gefallen lassen und runterschlucken (damit leidet Ihr Selbstwertgefühl, und Sie blockieren sich selbst).

—

Sie hören genau hin, somit bekommen Sie die Information, was die wirkliche Ursache für seine Aggression ist.

—

Sie spiegeln sein Verhalten wider ("Sie sind ja unheimlich wütend, da muss Sie ja wirklich etwas verärgert haben!").

—

Sie distanzieren sich innerlich von Aggressionen.

—

Sie zeigen ihm Verständnis.

—

Sie zeigen ihm, wie betroffen und verletzt Sie sind („Frau …, das macht mich aber wirklich betroffen, was Sie mir soeben berichtet haben!“).

Besser:

Beschwerdemanagement

65

Schweigende Gesprächspartner Merkmal:

So nicht:

Besser:

5.4

Er beantwortet Fragen nur sehr sparsam, nur mit ja oder nein, lässt ausschließlich den anderen reden, stellt auch keine Fragen, gibt keine Kommentare. Er ist so gut wie nicht aktiv und macht lange Pausen.

—

nicht wissen, warum sich Ihr Gesprächspartner so verhält, wir werden unsicher.

—

Es kann passieren, dass wir in dem Moment „durchreden“. Damit reden wir aber unseren Gesprächspartner tot, und er hat nun keinerlei Chance mehr, doch noch mit uns in ein Gespräch zu kommen. Wir reagieren aggressiv, weil wir glauben, dass der Gesprächspartner uns ablehnt und stellen in diesen Situationen auch keine Fragen mehr.

—

Sie stellen möglichst viele offene Fragen, um damit Informationen zu erhalten (z. B. „Welche anderen Vorschläge haben Sie? Was haben Sie bisher getan?“)

—

Sie hören ihm aktiv zu, wenn er endlich etwas sagt, denn damit signalisieren Sie, dass es wichtig ist, was er sagt.

—

Sie haben keine Angst vor der Stille, vielleicht braucht Ihr Partner etwas länger Zeit zum Überlegen.

—

Wenn Sie überhaupt nicht wissen, was Sie mit Ihrem Telefonpartner anfangen sollen, fragen Sie ihn: „Sie sind so kurz angebunden, haben Sie keine Zeit oder ist irgend etwas?“

Beschwerdemanagement

Gründe für Reklamationen

႑DerȱKundeȱhatȱdasȱVersprocheneȱnichtȱerhalten.ȱ ႑EinȱMitarbeiterȱistȱdemȱKundenȱgegenüberȱunhöflichȱgewesen.ȱ ႑DerȱKundeȱhatȱdasȱGefühl,ȱdassȱerȱIhrerȱFirmaȱgleichgültigȱist.ȱ ႑DerȱAnruferȱhatȱdasȱGefühl,ȱdassȱihmȱniemandȱzuhört.ȱ ႑EinȱMitarbeiterȱhatȱeineȱ„GehtȬnicht“ȬEinstellungȱvermittelt.ȱ Fehler bei der Reaktion auf Beschwerden HäufigeȱProblemeȱimȱUmgangȱmitȱReklamationen:ȱ

႑HäufigȱwerdenȱSieȱbeiȱReklamationenȱ„kalt“ȱerwischtȱundȱwissenȱimȱerstenȱMomentȱ auchȱnicht,ȱobȱdieȱReklamationȱberechtigtȱistȱoderȱnicht.ȱ

႑MeistȱsindȱdieȱAnruferȱsehrȱverärgertȱundȱunsachlich,ȱdasȱerschwertȱes,ȱeinȱsachlichesȱ Gesprächȱzuȱführen.ȱ

66

Kommunikation am Telefon

႑SieȱdienenȱerstȱeinmalȱalsȱBlitzableiter,ȱwerdenȱfürȱFehlerȱangegriffen,ȱdieȱSieȱnichtȱselbstȱ verursachtȱhaben;ȱderȱAnruferȱmeintȱseltenȱSieȱpersönlich.ȱAberȱirgendwannȱplatztȱIhȬ nenȱderȱKragen,ȱderȱStreitȱistȱperfekt,ȱtrotzdemȱsollenȱSieȱsichȱbemühen,ȱdenȱKundenȱ nichtȱzuȱvergraulen.ȱȱ

႑WennȱderȱFehlerȱeindeutigȱbeiȱIhnenȱlag,ȱdannȱsindȱSieȱaufȱdieȱGesprächsȬȱundȱKomȬ promissbereitschaftȱdesȱGesprächspartnersȱangewiesen.ȱ

DieseȱFehlerȱsolltenȱSieȱvermeiden:ȱ

႑DieȱReklamationȱanzweifeln.ȱSieȱunterstellenȱdamitȱdemȱGesprächspartner,ȱdassȱerȱdieȱ Unwahrheitȱsagt.ȱ

႑NichtȱaufȱdenȱGesprächspartnerȱreagieren.ȱWennȱdieserȱwirklichȱverärgertȱist,ȱsolltenȱSieȱ erstȱeinmalȱaufȱihnȱeingehen.ȱ

႑Einfachȱnurȱsagen:ȱ„Tutȱmirȱleid,ȱdaȱkannȱichȱjetztȱauchȱnichtsȱmachen.“ȱ(Dasȱistȱkeinȱ echterȱKundenservice!)ȱ

႑DemȱGesprächspartnerȱerstȱeinmalȱdieȱSchuldȱzuschieben.ȱ(„Sieȱhabenȱdaȱsicherlichȱ einenȱFehlerȱgemacht,ȱdennȱbeiȱunsȱfunktionierteȱdasȱallesȱeinwandfrei.“)ȱȱ

႑Versuchen,ȱdenȱGesprächspartnerȱzuȱberuhigen.ȱ„NunȱregenȱSieȱsichȱmalȱnichtȱsoȱauf.“ȱ Diesȱbringtȱgrößtenteilsȱnichts,ȱesȱverärgertȱdenȱPartnerȱnurȱnochȱmehr.ȱ

႑KeineȱEntschuldigungȱabgeben,ȱauchȱwennȱderȱFehlerȱoffensichtlichȱvonȱIhnen/Ihrerȱ Firmaȱverursachtȱwurde.ȱ

Checkliste:

Korrekte Reklamationsbearbeitung

9

Verständnis zeigen

Starke negative Gefühle können nicht durch einmaliges Verständnis abgebaut werden. Sie müssen so lange Verständnis zeigen, bis die negativen Emotionen abgeklungen sind und Sie zu einer sachlichen Klärung übergehen können.

9

Verpflichtende Zielsetzung

Reklamationsgespräche laufen häufig zunächst sehr negativ ab. Wenn wir unseren Gesprächspartner aber so weit bekommen, dass wir uns auf ein konstruktives Ziel einigen, können wir einen Schlussstrich unter den negativen Teil setzen. Beispiel: „Frau Schneider, wir werden das irgendwie hinbekommen, aber prinzipiell, sind Sie mit mir einer Meinung, dass wir hier gemeinsam an der Lösung arbeiten sollten?“

9

Zu den Fakten

Dies ist die Einleitung für den sachlichen Teil des Gespräches, wir signalisieren unserem Gesprächspartner damit, dass wir uns den Fakten zuwenden wollen.

Beschwerdemanagement

67

9

Aktivierungsfragen

Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, was wir für ihn tun können. Vielleicht hat er Vorschläge.

9

Bekräftigung

Geht Ihr Reklamationsgespräch positiv aus, dann ist es wichtig, dass Sie Kooperation und Verständnis gegenüber Ihrem Partner zeigen. Beispiel: „Ich bin froh, dass wir das nun erledigt haben, und ich bedanke mich für Ihre Kooperation und Ihr Entgegenkommen.“

9

Paradoxe Reaktion

Dies bedeutet, dass wir genau umgekehrt reagieren, wie es unser Gesprächspartner erwartet. Statt auf die massiven Vorwürfe aggressiv zu reagieren, fordern wir ihn auf, sich ruhig alles einmal von der Seele zu reden. Beispiel: „Herr Schneider, ich finde es sehr gut, dass Sie offen sagen, was Sie an unserer Zusammenarbeit stört.“ Wenn Sie die paradoxe Reaktion geschickt formulieren, ist sie eine der wirkungsvollsten Lenkungsinstrumente im Gespräch. Wenn Ihnen also jemand Vorwürfe macht, dann bedanken Sie sich für die konkreten Kritikpunkte. Macht Ihnen jemand versteckt Vorwürfe, bedanken Sie sich für seine Offenheit. Als Folge davon wird unser Gesprächspartner sein Verhalten unmerklich ändern, er wird zum Beispiel endlich konkret. Wichtig ist aber, dass Sie dabei unbedingt auf Ihren Tonfall achten. Wenn Ihre Stimme Ironie signalisiert, geht der Schuss nach hinten los, und der Gesprächspartner fühlt sich nicht für voll genommen.

9

Versuchsballon

Dies bedeutet, dass wir testen, welche Möglichkeiten der Problemlösungen der andere akzeptieren kann. Damit schaffen wir auch Verhandlungselemente. Beispiel: „Nehmen wir einmal an, Frau Müller, ich schaffe es, Ihnen diesen Monat noch einen Termin für eine Bewerberberatung anzubieten, dies könnte dann auch ein Samstag oder Sonntag sein. Wäre das eine Möglichkeit?“

9

Hilfe anbieten

„Leistung“ zeigen, aber auch die Vorschläge des Partners dabei erfragen.



Vor der Messe

6

69

Messen und Ausstellungen

DieȱTeilnahmeȱanȱMessenȱundȱAusstellungenȱbietetȱeineȱexzellenteȱMöglichkeit,ȱdasȱeigeneȱ Angebotȱ zuȱ präsentieren.ȱ Inȱ Bezugȱ aufȱ denȱ persönlichenȱ Kontaktȱ zuȱ Kundenȱ undȱ InteresȬ senten,ȱaberȱauchȱzurȱeigenenȱVertriebsmannschaft,ȱhatȱeineȱMesseȱabsoluteȱAlleinstellung.ȱ Fürȱ denȱ Messebesucherȱ undȱ potenziellenȱ Kundenȱ stehenȱ nahezuȱ alleȱ Wettbewerberȱ imȱ direktenȱVergleich.ȱ MaßgeblichȱfürȱdenȱErfolgȱoderȱMisserfolgȱeinerȱMesseȱsindȱdieȱMitarbeiterȱvorȱOrtȱbezieȬ hungsweiseȱdasȱStandteam.ȱWieȱeinȱperfekterȱAuftrittȱundȱeinȱoptimalerȱUmgangȱmitȱBesuȬ chernȱaussieht,ȱerfahrenȱSieȱimȱfolgendenȱKapitel.ȱȱ

6.1

Vor der Messe

6.1.1

Messeziele definieren

Übersicht:

Ihre Ziele

Ziele:

Ihre Ziele (in Schlagworten)

des Unternehmens für die Messe:

— —

der Mitarbeiter:

— —

der Besucher:

— —

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_6, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

70

Übersicht:

Messen und Ausstellungen

Mögliche Ziele auf einer Messe

Ziele:

ȱ

Absatzziele (Unternehmensziele)

—

Produkte einführen und präsentieren

—

Kontakte knüpfen und festigen

—

Kunden gewinnen und binden

—

Verkaufen

—

Kommunikation mit dem Kunden verbessern

—

Wettbewerb beobachten nach Produkten, Preisen, Auftritt

—

Kundeninfos einholen

—

Austausch über Kundenwünsche herstellen

—

Marktstellung des Unternehmens bestimmen

—

Informationen über den Wettbewerb einholen

—

Ideen und Anregungen für die eigene Arbeit erhalten

—

Informelle Kontakte pflegen

—

Persönliche Wirkung überprüfen

—

Neue Verhaltensweisen ausprobieren

—

Mehr Sicherheit im Kundenkontakt gewinnen

—

Alle Chancen für sich selbst nutzen

—

Die Besucher wollen in kürzester Zeit einen Überblick über den Markt erhalten

—

Für den Besucher muss der Messetag zu einem Erlebnis werden. Er muss sich an Sie erinnern können

—

Ansprechende Einladung gestalten

—

Marktüberblick auch benachbarte Fachbereiche verschaffen

—

Konjunkturelle Situationen und Perspektiven abschätzen

—

Preise und Konditionen vergleichen

—

Suche nach bestimmten Produkten

—

Neue Produkte und Anwendungsmöglichkeiten

Beschaffungsziele

Persönliche Ziele

Besucherziele

Ziel für uns:

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

Vor der Messe

Ziele:

71

ȱ

Ziel für uns: sehen

Übergeordnete Beteiligungsziele

Kommunikationsziele

—

Grenzen erkennen

—

Orientierung über technische Funktion und Beschaffenheit bestimmter Produkte oder Anlagen

—

Informationen über Lösungen zu anstehenden Problemen

—

Persönliche Weiterbildung

—

Anregungen für die eigenen Produkt- und Sortimentsgestaltung

—

Geschäftskontakte ausbauen beziehungsweise knüpfen

—

Kennenlernen neuer Märkte (Marktnischen entdecken)

—

Überprüfung der Konkurrenzfähigkeit

—

Erkundung von Exportchancen

—

Orientierung über Branchensituation

—

Austausch von Erfahrung

—

Anbahnung von Kooperationen

—

Beteiligung an Fachveranstaltungen

—

Erkennen von Entwicklungstrends

—

Neue Märkte für das Unternehmen

—

Für das Produkt interessieren

—

Kopplung einer Messebeteiligung mit ergänzenden Maßnahmen (Aktionen, Seminare, Betriebsbesichtigungen

—

Kennenlernen der Wettbewerber (welcher Konkurrent stellt auf welcher Messe aus)

—

Steigerung des Absatzes

—

Ausbau persönlicher Kontakte

—

Kennen lernen neuer Abnehmergruppen

—

Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens

—

Steigerung der Werbewirkung des Unternehmens

ȱ

ȱ

72

Messen und Ausstellungen

ȱ

Ziele:

Ziel für uns: gegenüber Kunden und Dringlichkeit

Preiskonditionsziele

Distributionsziele

Produktionsziele

—

Vervollständigung der Abnehmerkartei

—

Ausbau der Pressearbeit

—

Diskussion mit Abnehmern oder über Wünsche und Ansprüche

—

Pflege der bestehenden Geschäftsbeziehungen (Kontaktpflege)

—

Sammlung neuer Marktinformationen

—

Umsetzung der Corporate Design Konzeption

—

Weiterbildung für Forschung und Vertrieb durch Erfahrungsaustausch

—

Auftreten am Markt mit überzeugenden Serviceleistungen

—

Auslotung von Preisspielräumen

—

Ausbau des Vertriebsnetzes

—

Abschätzung der Ausschaltung einer Handelsstufe

—

Vertretersuche

—

Akzeptanz des Sortiments am Markt testen

—

Vorstellung von Prototypen

—

Neuplatzierung eines Produktes am Markt testen

—

Vorstellung von Produktinnovationen

—

Ausweitung des Sortiments

ȱ

ȱ

ȱ

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

6.1.2

Ansprechende Einladungen gestalten

Die häufigsten Fehler

႑fehlendeȱpersönlicheȱAnspracheȱvonȱEntscheidernȱinȱGroßbetriebenȱ ႑hoheȱStreuverlusteȱdurchȱnichtȱoptimaleȱZielgruppenauswahlȱ ႑falsche,ȱunvollständigeȱAdressierungȱundȱDublettenȱdurchȱmangelhafteȱAdresserfassungȱ

Vor der Messe

73

႑nichtssagenderȱBetreff,ȱunspezifischeȱAnredeȱoderȱlangweiligerȱTextȱ ႑billigesȱPapier,ȱnachlässigeȱAufmachungȱoderȱsichtbareȱKorrekturenȱ ႑zuȱvieleȱHervorhebungenȱ ႑fehlendesȱoderȱreaktionsverhinderndesȱAntwortȬ/ReaktionsȬMediumȱ ႑keineȱNutzenȬ/Vorteilsargumenteȱ ႑ineffizienteȱtechnischeȱVerarbeitungȱderȱMailingsȱ ႑unvollständigeȱNachbearbeitungȱ Checkliste:

Erfolgreiche Einladungen für Ihren Messeauftritt

Entscheideransprache:

Zielgruppenauswahl:

ȱ ȱ ȱ ȱ

9

Namen einer Kontaktperson

9

Appellieren Sie an das Selbstwertgefühl des Empfängers

9

Sprechen Sie Ihren Empfänger richtig an

9

Geben Sie Ihren Zielpersonen genaue Auskunft über Daten und Termine

9

Das Wichtigste: Versprechen Sie einen Nutzen.

9

Nutzenargumente im Brieftext!

9

Geben Sie gründliche umfassende Informationen.

Stil:

9

zielgruppenadäquates Sprachniveau

AIDA-Formel einsetzen:

9

Attention (A): Aufmerksamkeit Interest (I): Interesse Desire (D): Begierde, Besitzwunsch Action (A): Handlung, Besuch, Kauf

9

Der Adressat muss Ihre Einladung zunächst einmal zur Kenntnis nehmen.

74

Messen und Ausstellungen

6.2

Budgetplanung und Kalkulation der Kosten

Übersicht:

Planung der Kosten (Vorkalkulation)

Posten: Aktivitäten auf dem Stand Art des Standes Standgestaltung Personalbesetzung Besucherwerbung (vor der Messe) Pressearbeit Besucheransprache (während der Messe) Bewirtung am Stand Transporte (zur Messe und zurück) Auf- und Abbau Standunterhaltung Pressemappe Reserve Standmiete … Euro/qm Ausstellungsstücke (Modelle, Extraanfertigungen, Abnutzung) Standbewachung Versicherung Barauslagen am Stand Standhilfen

Vorkalkulation (Euro):

Budgetplanung und Kalkulation der Kosten

Posten:

75

Vorkalkulation (Euro):

Standreinigung Katalogeintragung, Kataloganzeige Bewirtungsgüter Pressemappen

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ Tipp: Circaȱ20ȱProzentȱIhresȱgesamtenȱMesseetatsȱsolltenȱSieȱfürȱdenȱMessebauȱundȱdieȱStandȬ planungȱveranschlagen.ȱBeiȱtransportaufwändigenȱoderȱlangwierigenȱvorȱOrtȱzuȱmontieȬ rendenȱAusstellungsgüternȱsogarȱmehr.ȱ

Übersicht:

Budgetplanung

Stand + Logistik: Standflächenmiete Strom, Wasseranschluss, Telefon, Versicherung, Erfrischungsgetränke, Katalogeintrag Personal, ohne Gehaltskosten zuzüglich der Reisekosten, Hostess Plakate am Ausstellungseingang, Werbetafeln auf Autos am Parkplatz, Streuartikel Mietstand (… Euro/qm) Reserve Eintrittskarten, Gutscheine Parkkosten Gabelstapler (falls erforderlich) Lagerung von Leergut bei Messespediteur während der Ausstellung

Kosten (Euro):

76

Messen und Ausstellungen

Eventuell spezielle Kleidung für das Standpersonal Entwurf und Montage einschließlich Einholung der Plangenehmigung beim Veranstalter Preise für Standardteile Grafik, Spezialteile wie Halterungen für Exponate, extra bearbeitete Podeste Verpackungsmaterial Speditionskosten Ausstattung:

Kosten (Euro):

Küche mit Kühlschrank, Kochgelegenheit, Spüle, Geschirr Büro mit Telefon und Fax (plus Anschlusskosten), Notebook, Büromaterial Beamer, Flatscreen, Diaprojektor, Leinwand, Mikrofon, Verstärker, Lautsprecher Vorführmodelle, Schautafeln, Großfotos, Schilder, besondere Schrifttafeln und Standschmuck Anschluss des Standes an Strom, Wasser, möglicherweise an Gas und Druckluft Reinigung und Bewachung des Standes PR + Marketing: Anzeigen Mailings und Einladungen. Sorgen Sie für genügend Freikarten Besondere Highlights an Ihrem Stand wie beispielsweise Vorträge etc. Gästebewirtung vor Ort Warenproben, Dias, Firmenvideos, aktuelle Werbebroschüren Neue Pressemappen

Kosten (Euro):

Rund um den Messestand

Standpersonal:

77

Kosten (Euro):

Fahrt, Unterbringung und Verpflegung Zusätzliche Reise-Tagessätze und Spesen Messeoutfit Zusätzliches Fremdpersonal wie Monteure, Dolmetscher und Aushilfen Versicherungsbeiträge

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

6.3

Rund um den Messestand

Übersicht:

Konzeption

Ziele:

Für viele Aussteller ist der Verkauf das wichtigste Messeziel. Dabei bieten sich Ihnen hier viele weitere Möglichkeiten: Imagepflege und Öffentlichkeitsarbeit, Markt- und Konkurrenzbeobachtung, Kundenkontakte, Akquisition von Vertriebspartnern.

Gestaltung:

Erstellen Sie ein Schema, wie Ihr Stand aufgebaut wird. Ermitteln Sie den Flächenbedarf der Standelemente und kalkulieren sie die Kosten. Stimmt das Verhältnis? Dann haben Sie die ideale Standgröße. Eckstand oder Reihenstand? Das hängt davon ab, wie Sie sich dem Publikum präsentieren wollen.

Kosten:

Ob Regionalausstellung oder internationale Fachmesse, die Preise für eine Messebeteiligung differieren hier erheblich. Deshalb ist in der Planungsphase eine grobe Kostenkalkulation unbedingt notwendig. Während Sie bei einer Regionalausstellung mit wenigen 1.000 Euro gut zurecht kommen können, kann die Beteiligung eines mittelständischen Unternehmens an einer Spezialmesse die 50.000-Euro-Grenze schnell überschreiten.

Eigener Messestand:

Die Anschaffung eines Messestandes lohnt sich in der Regel dann, wenn Ihre Firma regelmäßig und mindestens dreimal pro Jahr auf Messen vertreten ist. Sonst kommt nur ein Mietstand in Frage.

78

Messen und Ausstellungen

Auf- und Abbau:

Prüfen Sie, ob es für Sie günstiger ist, eigene Handwerker beim Auf- und Abbau des Messestandes einzusetzen. Vom Kosten-Standpunkt her ist es besonders für mittelständische Unternehmen interessant, Eigen- und Fremdleistungen zu kombinieren.

Einrichtung:

Gibt es in Ihrem Betrieb Möbel, Vitrinen und Schautafeln, die Sie auf Ihrem Stand einsetzen können?

Übersicht:

Standvarianten

Reihenstand:

Der Reihenstand ist ein einseitig nur nach einem Gang hin offener Stand, der neben weiteren Reihenständen steht (seltener offen zu zwei parallel verlaufenden Gängen). Bezogen auf die Maße der offenen Standfront unterscheidet man zwischen schmalen und tiefen beziehungsweise breiten und weniger tiefen Reihenständen.

Eckstand:

Der Eckstand liegt am Ende einer Reihe und ist nach zwei Seiten, dem Gang und dem Quergang, offen. Die Rückfront grenzt an die Rückfront eines anderen Eckstandes und die Seite an einen benachbarten Reihenstand. Ein Eckstand erzielt durch mehr Schauseiten bei gleicher Fläche eine größere Wirkung als ein Reihenstand. Da der Eckstand an zwei Gängen liegt, ist mit einer hohen Besucherfrequenz zu rechnen. Die Miete für einen Eckstand ist daher höher als die für einen Reihenstand.

Kopfstand:

Der Kopfstand am Ende einer Reihe ist nach drei Seiten offen. Bei richtiger Nutzung wirkt er repräsentativ und einladend wirkt.

Blockstand:

Der Blockstand (oder Inselstand) ist rundum von Besuchergängen umgeben und erreicht durch die Alleinstellung einen hohen Aufmerksamkeitswert. Insgesamt hat der Blockstand eine hohe werbliche Qualität und eignet sich gut zu Repräsentationszwecken. Der Blockstand ist anspruchsvoller in der Gestaltung, was sich auch in höheren Kosten für den Standbau und die Ausstattung niederschlägt.

Freigeländestand:

Ein Messestand im Freigelände wird für sehr große Produkte (zum Beispiel Naturwerkstein-Blöcke) gewählt oder für komplette Anlagen und Maschinen (Baumaschinen), die in praxisnahem Betrieb gezeigt werden. Im Freigelände muss der Aussteller für überdachte Besprechungsplätze sorgen.

Rund um den Messestand

Übersicht:

79

Eigenbau oder Auftragsvergabe

Unterschiedliche Möglichkeiten zur Realisierung des Standbaus: Der Messestand wird in Eigenleistung gefertigt: —

Vorteile: Planungskosten, eigene Handwerker können eingesetzt werden.

—

Nachteile: Gestaltungsdefizite auf Grund mangelnder Erfahrung, Mitarbeiter fallen aus, schwer erfassbare Kosten, zusätzliche Lagerflächen für Standbauten.

Eine Messebaufirma wird als Generalunternehmer eingesetzt: —

Vorteile: Alles in einer Hand, Angebot meist kostenlos (Entwurfsarbeiten müssen jedoch honoriert werden), Mietmöglichkeiten, routinierte Erledigung und Full-Service.

—

Nachteile: Meist systemgebunden, individuelle Mitgestaltung erschwert, bei kleineren Ständen Betreuung und Umsetzung von Besonderheiten begrenzt, Preiswürdigkeit nicht sofort transparent.

Ein Architekt und eine Messebaufirma werden gemeinsam beauftragt: —

Vorteile: Vom Architekten werden planerische Leistungen – ohne Rücksicht auf bestimmte Standbau-Systeme – erbracht, er hat Marktübersicht, übernimmt Koordinationsaufgaben und ist dem Auftraggeber verpflichtet.

—

Nachteile: Die Vorplanungskosten sind zunächst höher, da in der Regel ein Architektenvertrag besteht; durch intensiven Dialog kann der Zeitaufwand für den Auftraggeber hoch sein.

Ein Architekt wird damit betraut, Handwerker per Ausschreibung zu suchen und einzusetzen:

ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

—

Vorteile: Beste Ergebnisse bei entsprechend anspruchsvollen Projekten, die Kostenentwicklung ist durch Ausschreibung sehr genau zu steuern, bei Auswahl qualifizierter Fachbetriebe beste Ausführung.

—

Nachteil: In der Regel trotz Kostensteuerung teurer.

80

Messen und Ausstellungen

6.3.1

Präsentationen und Aktivitäten auf dem Messestand

Übersicht:

Vorbereitung

Was ist zu tun?

Verantwortlich: Abteilung/Name

Termin für Erledigung

Bemerkungen, Kontrollzuständigkeit, Erledigungsvermerk

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

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Fragen vor der Präsentation der Exponate

႑SindȱdieȱExponateȱoptischȱattraktivȱ(Design,ȱFarbe,ȱVerpackung)?ȱ ႑WieȱpraxisnahȱwerdenȱdieȱExponateȱvorgeführt,ȱwieȱvielȱPlatzȱistȱdafürȱerforderlich?ȱ ႑WieȱkannȱmanȱdenȱAnwendernutzenȱklarȱhervorheben?ȱ ႑KönnenȱFarbȬȱoderȱLichteffekteȱdieȱWirkungȱderȱPräsentationȱbetonen?ȱ ႑KönnenȱdieȱExponateȱfreiȱzugänglichȱpräsentiertȱwerdenȱoderȱmüssenȱsieȱgeschütztȱ werden?ȱ

႑WelcheȱInformationenȱsindȱerforderlichȱ(Displays,ȱTexttafeln)?ȱ ႑WieȱlassenȱsichȱDienstleistungenȱpräsentieren?ȱ Übersicht:

Besondere Elemente der Präsentationen

Elemente: Standbeleuchtung (Besprechungs- und Nebenbereich) Objektbeleuchtung (Präsentationsbereich)

Für unsere Präsentation:

Rund um den Messestand

Elemente:

81

Für unsere Präsentation:

Zusätzlicher Reiz: Effektbeleuchtung (zum Beispiel Lichtorgel) Überhöhter Gesamtaufbau (muss genehmigt werden) Überhöhte Elemente auf dem Dach: statisch oder dynamisch Beleuchtung statisch oder Farbspiel Besondere farbliche Gestaltung Einbeziehung von Kunstwerken (können geliehen werden) Filme, Tonbildschauen, Diaschauen Besondere Vorführungen Diskussionen Prominente Besucher Einsatz von Spiegeln Sich bewegende Exponate Laufschriften Autogrammstunden Lasershow Darstellung von Künstlern Versuchs- und Probiermöglichkeiten Schnellzeichner, Scherenschneider Musikalische Darbietungen Verlosung

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82

Messen und Ausstellungen

6.3.2

Bewirtung und Catering

Tipp: SchenkenȱSieȱdiesemȱPunktȱbesondereȱBeachtung.ȱBeiȱgrößerenȱStändenȱ(abȱcircaȱ60ȱqm)ȱ solltenȱ Sieȱ eineȱ Küchennischeȱ einbauen.ȱ Nehmenȱ Sieȱ dieȱ folgendeȱ Checklisteȱ zuȱ Hilfe,ȱ wennȱSieȱsichȱdarüberȱGedankenȱmachen,ȱwieȱSieȱIhreȱBesucherȱbewirtenȱwollen.ȱ

Checkliste:

Bewirtung am Stand

ȱ

ȱ

9

Getränke:

Kaffee

ȱ

Tee

ȱ

Fruchtsäfte

ȱ

Sprudel

ȱ

Tafelwasser

ȱ

Wein und Sekt

ȱ

Bier

ȱ

Mixgetränke – auch antialkoholische

ȱ

diverse Suppen

ȱ

Würstchen

ȱ

Belegte Brote und Brötchen

ȱ

Salzgebäck

ȱ

Süßes Gebäck

ȱ

Nüsse

ȱ

Schokolade (Vorsicht, schmilzt gerne bei

ȱ

Essen:

Vorhanden:

Rund um den Messestand

83

den Temperaturen auf der Messe) Verschiedene größere Gerichte

ȱ

Fingerfood

ȱ

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Checkliste:

Ausrüstung zur Besucherbewirtung

Messeausrüstung von A-Z:

9

Abfalleimer

ȱ

Abwaschbecken

ȱ

Abwaschbürsten

ȱ

Aschenbecher

ȱ

Aufwischlappen

ȱ

Dessertteller

ȱ

Dosenöffner

ȱ

Eisbehälter

ȱ

Elektrische Kochplatte

ȱ

Flaschenöffner

ȱ

Flaschenverschlüsse

ȱ

Gabeln

ȱ

Geschirrschrank

ȱ

Geschirrtücher

ȱ

Vorhanden:

84

Messen und Ausstellungen

Messeausrüstung von A-Z:

9

Gläser (je nach Getränken)

ȱ

Handfeger

ȱ

Handschaufel

ȱ

Handseife

ȱ

Handtücher

ȱ

Kaffeefilter

ȱ

Kaffeekanne/Filter/Filterpapier

ȱ

Kaffeemaschine

ȱ

Kaffeetassen

ȱ

Korkenzieher

ȱ

Kühlschrank

ȱ

Messer

ȱ

Milchkännchen

ȱ

Müllbeutel

ȱ

Papierservietten/Tücher

ȱ

Plastikeimer und -schüssel

ȱ

Salz- und Pfefferstreuer

ȱ

Schnellkocher mit Schnur

ȱ

Schreibzeug

ȱ

Spiegel

ȱ

Vorhanden:

Rund um den Messestand

85

Messeausrüstung von A-Z:

9

Spülmittel

ȱ

Staubsauger

ȱ

Staubtücher

ȱ

Streichhölzer

ȱ

Suppenlöffel

ȱ

Suppentassen und Suppenteller

ȱ

Tabletts in verschiedenen Größen

ȱ

Tee- und Kaffeelöffel

ȱ

Teekanne

ȱ

Teetassen oder Teegläser

ȱ

Töpfe/Pfannen

ȱ

Untertassen

ȱ

Verlängerungsschnur und Verteiler

ȱ

Zuckerdose

ȱ

Vorhanden:

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86

Checkliste:

Messen und Ausstellungen

Der Pannenkoffer

Was auf keinen Fall fehlen sollte:

9

Reise-Apotheke

ȱ

Englisch-Wörterbuch

ȱ

Mehrfach-Steckdosen

ȱ

Weltstecker für Messen im Ausland

ȱ

Klebeband

ȱ

Müllsäcke

ȱ

Briefbögen mit Firmenlogo

ȱ

Ersatzkrawatten

ȱ

Reiseschuhputzmittel

ȱ

Papiertücher

ȱ

Kamera

ȱ

Nähutensilien

ȱ

Schweizer Offiziersmesser/Taschenmesser

ȱ

Schere

ȱ

Locher

ȱ

Briefumschläge

ȱ

Plastikhüllen

ȱ

Liste mit wichtigen Telefonnummern

ȱ

Vorhanden:

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Mitarbeiter fit für den Messeauftritt machen

6.4

87

Mitarbeiter fit für den Messeauftritt machen

Besucheransprache auf Messen BeispieleȱfürȱAnsprachen:ȱ

႑„GutenȱTag,ȱmeinȱNameȱistȱ…,ȱSieȱsindȱhierȱbeiȱderȱFirmaȱ…“ȱ „KennenȱSieȱschonȱ…?“ȱ…ȱPauseȱ

႑„KommenȱSieȱzuȱunsȱaufȱdenȱStand,ȱichȱladeȱSieȱeinȱ…“ȱ ႑„WirȱbietenȱIhnenȱgenauȱdas,ȱwasȱSieȱsuchenȱ…“ȱ ႑„WelcheȱFragenȱkannȱichȱIhnenȱbeantworten?“ȱ ႑„WelchesȱInteresseȱführtȱSieȱzuȱuns?“ȱ ႑„WasȱkannȱichȱfürȱSieȱtun?“ȱ ႑„WieȱgefälltȱIhnenȱunserȱStand?ȱBitteȱkommenȱSieȱdochȱnäher,ȱSieȱkönnenȱsichȱgerneȱ unsereȱProdukteȱetwasȱgenauerȱanschauen.“ȱ

႑„Sieȱschauenȱsichȱinteressiertȱ…ȱan,ȱwasȱsagenȱSieȱdazu?“ȱȱ „WieȱistȱIhreȱMeinung?“ȱ

Die Don’ts der Besucheransprache

႑„KannȱichȱIhnenȱhelfen?“ȱ ႑„SuchenȱSieȱwasȱBestimmtes?“ȱ ႑„KannȱichȱwasȱfürȱSieȱtun?“ȱ ႑„WerdenȱSieȱschonȱbedient?“ȱ ႑„KommenȱSieȱalleinȱzurecht?“ȱ Gesprächseröffnung

႑BemühenȱSieȱsichȱumȱeineȱfreundlichȬpositiveȱBegrüßung.ȱ ႑SuchenȱSieȱBlickkontakt.ȱ ႑BeobachtenȱSieȱunauffälligȱIhrenȱPartner:ȱausȱHaltung,ȱMimik,ȱBegrüßungsformȱkönnenȱ Sieȱablesen,ȱobȱerȱinȱeinerȱgutenȱVerfassungȱist,ȱobȱerȱSieȱalsȱgleichberechtigtȱbetrachtet,ȱ undȱobȱdieȱChemieȱzwischenȱIhnenȱstimmt.ȱ

႑NachȱderȱBegrüßungȱistȱeinȱkurzerȱ„SmallȱTalk“ȱangesagt.ȱBenutzenȱSieȱSchlüsselworte,ȱ

umȱbeimȱGegenüberȱangenehmeȱEmotionenȱzuȱwecken.ȱSchaffenȱSieȱvorȱallenȱDingenȱ beiȱängstlichen,ȱschüchternenȱGesprächspartnernȱdadurchȱeinȱpsychologischesȱVentil.ȱ

႑LassenȱSieȱzuȱBeginnȱdesȱGesprächsȱIhrenȱPartnerȱreden,ȱdasȱwirktȱsympathisch.ȱ

88

Messen und Ausstellungen

႑ZeigenȱSie,ȱdassȱSieȱzuhörenȱkönnen.ȱ ႑NennenȱSieȱIhrȱGegenüberȱöfterȱbeimȱNamen.ȱ ႑BeiȱlängerenȱGesprächenȱistȱesȱsinnvoll,ȱdenȱGesprächsablaufȱzuȱbestimmenȱoderȱgegeȬ

benenfallsȱnachȱderȱverfügbarenȱZeitȱzuȱfragen.ȱ(StehtȱIhrȱGesprächspartnerȱunterȱZeitȬ druck,ȱkommenȱSieȱsofortȱzurȱSache).ȱ

႑SchaffenȱSieȱeinȱSympathiefeld!ȱ ႑StellenȱSieȱoffeneȱFragen!ȱ ႑NotierenȱSieȱmöglicheȱAnsatzpunkte!ȱ ႑VerbaleȱUnterstützung:ȱ ȭ ȭ ȭ ȭ

„Dasȱseheȱichȱgenausoȱ…“ȱ „IchȱkenneȱdasȱProblemȱ…“ȱ „Sieȱsehenȱdasȱvollkommenȱrichtigȱ…“ȱ „IchȱversteheȱIhreȱBefürchtungen“ȱ

Kleiner Knigge für das Standpersonal

႑Freundlichkeit,ȱHöflichkeit,ȱAufmerksamkeitȱundȱechtesȱInteresseȱanȱdenȱBesuchernȱ erleichternȱdenȱKontakt.ȱ

႑Hemmschwellenȱzuȱnehmen,ȱistȱAufgabeȱdesȱStandpersonals.ȱ ႑DieȱKontaktaufnahmeȱundȱderȱGesprächsabschlussȱliegenȱbeimȱStandmitarbeiter.ȱ ႑JedeȱSelbstbeschäftigungȱsignalisiertȱDesinteresse.ȱ ႑Körperspracheȱistȱimmerȱehrlich:ȱDieȱKörperspracheȱkannȱeinladendȱoderȱabweisendȱsein.ȱ ႑Angewohnheiten,ȱwieȱnervösesȱHerumlaufenȱoderȱdieȱbreitbeinigeȱPositionȱaufȱderȱ StandgrenzeȱverhindernȱdenȱKontakt.ȱ

႑GesprächeȱmitȱKollegenȱersetzenȱnichtȱdieȱGesprächeȱmitȱdenȱBesuchern.ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Mitarbeiter fit für den Messeauftritt machen

Übersicht:

89

Schwierige Situationen am Stand

Problem

Lösung

Zu wenige oder gar keine Besucher:

—

Rollenwechsel Personal

—

Stand umgestalten

—

Kurz fassen

—

Reibungslose Teamarbeit

—

Von der Bühne holen

—

Professionell behandeln

Eigene Mitarbeiter belagern den Stand:

—

Höflich und bestimmt weiterschicken

Personal wird von Verkäufern umlagert:

—

Ebenfalls höflich und bestimmt weiterschicken

Der gute Kunde mit großer Ausdauer:

—

Gespräche aktiv führen und Vorschläge machen

Zu viele Besucher auf einmal:

Reklamierer auf dem Stand:

Präsentationstechniken

႑SieȱweckenȱInteresseȱdurchȱErläuterungȱderȱMerkmale.ȱ ႑DasȱVerlangenȱnachȱBesitzȱweckenȱSieȱdurchȱdieȱDiskussionȱüberȱdieȱVorteile.ȱ ႑IhrȱwichtigsterȱSatz:ȱ„FürȱSieȱbedeutetȱdasȱ…“ȱ ႑DerȱKundeȱkauftȱnurȱVorteile/NutzenȱundȱLösungen,ȱkeineȱProdukte.ȱ ႑EsȱistȱdasȱGefühl,ȱdasȱIhrȱKundeȱkaufenȱmöchte.ȱ ႑VerwendenȱSieȱvisuelleȱVerkaufshilfen.ȱ ႑VerlangenȱSieȱFeedback.ȱ ႑HörenȱSieȱzu!ȱ ႑TippsȱfürȱeineȱgelungeneȱPräsentation:ȱ ȭ ȭ ȭ ȭ

EineȱPräsentationȱistȱeinȱspannender,ȱdynamischerȱundȱeindrucksvollerȱVorgang.ȱ GehenȱSieȱvomȱGenerellenȱzumȱBesonderen.ȱ BeteiligenȱSieȱdenȱKunden,ȱbeziehenȱSieȱihnȱmitȱein,ȱzumȱBeispielȱdadurch,ȱdassȱerȱ seineȱSituationȱaufzeichnet.ȱ SchreibenȱundȱmalenȱSieȱaufȱdieȱProspekte,ȱdieȱderȱBesucherȱmitnehmenȱwirdȱ–ȱdasȱ erhöhtȱdenȱWiedererkennungswert.ȱ

90

Messen und Ausstellungen

Messedienst – Basics

႑StehenȱSieȱimmerȱzumȱGangȱhin,ȱnachȱMöglichkeitȱauchȱwährendȱeinesȱGespräches.ȱ ႑AchtenȱSieȱaufȱkorrekteȱKleidung:ȱDieȱMitgliederȱdesȱMesseteamsȱsolltenȱimmerȱetwasȱ konservativerȱalsȱdieȱMessebesucherȱgekleidetȱsein.ȱ

႑ArbeitenȱSieȱmitȱIhrenȱKollegenȱzusammen!ȱAufȱderȱMesseȱgewinntȱnurȱdasȱTeam!ȱ ႑MachenȱSieȱsichȱvorȱderȱMesseȱGedankenȱüberȱIhreȱeigenenȱZieleȱfürȱdieȱMesse.ȱ ႑GebenȱSieȱeinemȱInteressentenȱgleichȱzuȱBeginnȱeinesȱGesprächesȱIhreȱVisitenkarte.ȱSieȱ

werdenȱimȱGegenzugȱdafürȱinȱdenȱmeistenȱFällenȱdieȱIhresȱGesprächspartnersȱebenfallsȱ erhalten.ȱAufȱderȱRückseiteȱkannȱsichȱderȱBesucherȱeinȱpaarȱNotizenȱmachen,ȱdiesȱförȬ dertȱdieȱErinnerungȱanȱSieȱundȱIhrȱUnternehmen.ȱ

႑SollteȱderȱBesucherȱspäterȱnochȱRückfragenȱhaben,ȱkannȱerȱsichȱaufȱeineȱPersonȱbezieȬ hen.ȱBeobachtenȱSieȱInteressenten:ȱHolenȱSieȱdenȱKundenȱdortȱab,ȱwoȱerȱgedanklichȱ stehtȱ(Augenȱbeobachten).ȱ

႑GehenȱSieȱsorgsamȱmitȱdemȱhöchstenȱGutȱderȱMesseȱum:ȱZeit!ȱ ႑ZumȱSchluss:ȱNichtȱvergessen,ȱetwasȱzehnmalȱgutȱmachenȱundȱeinmalȱschlechtȱmachenȱ –ȱnurȱdasȱschlechteȱbleibtȱinȱderȱErinnerung.ȱ

6.5

Werbemittel

Checkliste:

Mittel der Besucherwerbung

9 Briefaufkleberȱ 9 EinladungsbriefȱmitȱAntwortkarteȱ 9 EinladungsprospektȱmitȱAntwortkarteȱ 9 Telefonmarketingȱ 9 EintrittskartenȬGutscheineȱ 9 Einladungsgeschenkȱ 9 VerlosungȱundȱPreisausschreibenȱ 9 Anzeigenwerbungȱ 9 KatalogeintragungȱundȱKataloganzeigenȱ 9 EintragungenȱinȱBesucherȬInformationssystemeȱ 9 Außenwerbungȱ 9 Internetauftrittȱ

Messebriefing

6.6 Checkliste:

91

Pressearbeit Pressetexte

Layout:ȱ 9 Textȱ1,5Ȭȱoderȱ2Ȭzeiligȱschreibenȱ 9 mindestensȱeinȱDrittelȱderȱSeiteȱsollteȱfürȱdenȱRandȱfreiȱbleibenȱ 9 dasȱBlattȱnurȱeinseitigȱbeschreibenȱ 9 amȱEndeȱdesȱTextesȱZahlȱderȱZeilenȱundȱAnschlägeȱproȱZeileȱangebenȱ 9 Tipp:ȱEntwickelnȱSieȱeinȱspeziellesȱFormularȱfürȱPressemitteilungenȱ 9 HaltenȱSieȱPressemitteilungenȱaufȱPapierȱundȱelektronischȱ(z.ȱB.ȱaufȱUSBȬStick)ȱbereitȱ undȱfragenȱSieȱdieȱJournalisten,ȱinȱwelcherȱFormȱSieȱihnenȱdieȱPressemappeȱzurȱVerfüȬ gungȱstellenȱsollen.ȱ Inhalt:ȱ 9 NamenȱundȱTelefonnummerȱdesȱAnsprechpartnersȱnennenȱ(dieserȱsollteȱauchȱspätȱ abendsȱerreichbarȱsein,ȱdaȱJournalistenȱoftȱerstȱabendsȱZeitȱhaben)ȱ Rechtliches:ȱ 9 PersönlichkeitsrechteȱundȱDatenschutzbelangeȱdürfenȱnichtȱberührtȱwerden.ȱ 9 VerwendenȱSieȱFotosȱausȱIhremȱBetrieb,ȱaufȱdenenȱMitarbeiterȱabgebildetȱsind,ȱsoȱmüsȬ senȱdieseȱvorherȱumȱGenehmigungȱgefragtȱwerden.ȱ 9 KlärenȱSieȱbeiȱallemȱBildmaterialȱdasȱUrheberrecht.ȱ 9 NennenȱSieȱandereȱPersonenȱoderȱFirmenȱalsȱReferenzen,ȱsoȱmüssenȱdieseȱvorherȱumȱ Erlaubnisȱgefragtȱwerden.ȱ

6.7

Messebriefing

Tipp: VergessenȱSieȱbitteȱnicht,ȱdassȱesȱimmerȱwiederȱerforderlichȱist,ȱumȱauchȱIhrȱTeamȱjedenȱ Tagȱ neuȱ zuȱ motivieren,ȱ einȱ Messebriefingȱ zuȱ machen.ȱ Legenȱ Sieȱ fest,ȱ obȱ Sieȱ esȱ jeweilsȱ morgensȱoderȱabendsȱmachen.ȱDasȱGanzeȱsollteȱvomȱStandleiterȱorganisiertȱwerden.ȱ ȱ

92

Messen und Ausstellungen

Messebriefing

႑WasȱwarȱamȱVortagȱfalschȱoderȱmussȱverbessertȱwerden?ȱ ႑WieȱwirdȱdieȱResonanzȱderȱBesucherȱbeurteilt?ȱ ႑IstȱderȱStandȱnochȱinȱOrdnung,ȱallesȱaufgeräumt?ȱ ႑SindȱnochȱausreichendȱProspekte,ȱInfoȬMaterial,ȱVorführmaterialienȱundȱTütenȱanȱdenȱ Plätzen?ȱ

႑WelcheȱbesonderenȱBesucherȱ(VIPs)ȱwerdenȱerwartet;ȱwerȱistȱfürȱdieȱBetreuungȱzustänȬ dig?ȱ

႑WelcheȱspeziellenȱAktionen/Aktivitätenȱstehenȱan?ȱ ႑ExistiertȱeineȱPauseneinteilung?ȱ ႑WerȱbeobachtetȱdenȱWettbewerb?ȱ ႑WurdenȱdieȱBesuchsberichteȱordentlichȱausgefüllt,ȱerfasstȱundȱweitergegeben?ȱ ႑WelcheȱbesonderenȱLeistungenȱwurdenȱerbracht?ȱ ႑IstȱallesȱfürȱdieȱBewirtungȱamȱStand?ȱ ႑GesprächsnotizenȱsindȱspeziellȱbeiȱGesprächenȱmitȱpotenziellenȱNeukundenȱwichtig,ȱ dennȱnurȱsoȱsindȱSieȱinȱderȱLage,ȱsystematischȱnachzufassen.ȱ

Checkliste:

Messebericht

Dieser muss beinhalten:

9

Name, Firma und Anschrift des Besuchers

ȱ

Datum/Name des Mitarbeiters

ȱ

Position im Unternehmen

ȱ

Branche und Vertriebsform

ȱ

Neukunde, Altkunde, Interessent, Wettbewerb

ȱ

Was war das Hauptthema des Gespräches

ȱ

Meinung zur Standgestaltung, Produktpräsentationen, evtl. Neuheiten, Service

ȱ

Vorhanden:

Abschlussbericht und Nachbereitung

93

Dieser muss beinhalten:

9

Hat der Besucher Informationsmaterial sofort mitgenommen

ȱ

Erhält er Informationsmaterial per Post

ȱ

Wünscht er erneute Kontaktaufnahme

ȱ

Was wurde vereinbart

ȱ

Tipp: Machen Sie Ihre Notizen schon während des Gespräches.

ȱ

Vorhanden:

Tipp: Wennȱmöglich,ȱmachenȱSieȱauchȱNotizenȱüberȱdieȱArtȱdesȱGesprächesȱundȱüberȱIhrenȱGeȬ sprächspartner.ȱSomitȱkönnenȱSieȱoderȱdieȱKollegenȱsichȱbeimȱnächstenȱAnrufȱaufȱdenȱInȬ teressentenȱleichterȱeinstellen.ȱ

Übersicht:

Faktoren der CI

Corporate-Identity-Politik Corporate-Design

Corporate-Communications

Corporate-Behavior

Erscheinungsbild:

Kommunikation:

Verhalten:

—

Design

—

Anzeigen

—

Führung

—

Architektur

—

Plakate

—

Vergütung

—

Uniform

—

Broschüren

—

Personalentwicklung

—

Farben

—

—

Beurteilung

—

Formulare

Mitarbeiter, Kundenzeitungen

—

Umgangston

Gebrauchsanweisungen

—

Konferenzstil

—

Kritikfähigkeit

—

Schrift

—

—

Signets

—

Slogan

Produkte

—

Messen

—

94

Messen und Ausstellungen

6.8

Abschlussbericht und Nachbereitung

Tipp: Beiȱ Profisȱ giltȱ dieȱ Aussage,ȱ ohneȱ Abschlussberichtȱ undȱ Nachbereitungȱ hätteȱ dieȱ Messeȱ besserȱgarȱnichtȱstattgefunden.ȱDarumȱhierȱeinigeȱHinweise,ȱwieȱSieȱdasȱGanzeȱamȱbestenȱ gestalten.ȱ

Checkliste:

Messeabschlussbericht

Inhalt des Messeabschlussberichts:

9

Aufgenommen:

Anzahl und Qualität der Kontakte im Verhältnis zur Gesamtbesucherzahl Anzahl Kunden/Interessenten/Andere Herkunft der Besucher: Inland/Ausland/regionale Herkunft/ Wirtschaftszweig Berufliche Stellung der Besucher, Funktion, Entscheidungskompetenz Interessenschwerpunkte Anregung zur Kritik zur Exponatauswahl und -präsentation Resonanz der Besucherwerbung Kostenkalkulation Standgestaltung/-wirkung/-funktionalität Standgestaltung/-wirkung/-funktionalität Personaleinsatz/Teamarbeit Schlüsse für die Folgeveranstaltung

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Abschlussbericht und Nachbereitung

Übersicht:

95

Messe-Erfolgskontrolle

Erfolgskontrolle

Daten:

Kontakte: —

Anzahl der Kontakte

—

Qualität der Kontakte

Verhältnis von: —

Kunden

—

Interessenten

—

Sonstige Besucher

Kennziffer: Kosten pro Kontakt: —

Kunden

—

Interessenten

—

Sonstige Besucher

Kennziffer: Kontakte pro Quadratmeter und pro Standmitarbeiter: Feedback der Besucher auf: —

alte Produkte oder Dienstleistungen

—

neue Produkte oder Dienstleistungen

—

Preise

—

Sortiment

—

Design und Verpackung

—

Unternehmensauftritt nach Marktposition im Wettbewerb

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96

Messen und Ausstellungen

Tipps: DerȱletzteȱMessetagȱstehtȱmeistȱschonȱimȱZeichenȱderȱAbreiseȱundȱdieȱMessezeitȱhatȱalleȱ BeteiligtenȱstarkȱinȱAnspruchȱgenommen,ȱdennochȱdürfenȱSieȱalsȱStandleiterȱesȱnichtȱverȬ säumen,ȱzumindestȱdenȱnochȱanwesendenȱMitarbeiternȱnochȱvorȱOrtȱfürȱihrenȱEinsatzȱzuȱ danken.ȱ SieȱsolltenȱdieȱHauptȬManöverkritikȱzusammenȱmitȱdenȱMitarbeiternȱ–ȱdieȱSieȱerreichenȱ könnenȱ –ȱ inȱ denȱ erstenȱ Tagenȱ nachȱ Abschlussȱ derȱ Messeȱ durchführenȱ undȱ Ergebnisseȱ schriftlichȱfesthalten,ȱsobaldȱSieȱfolgendeȱInformationenȱaufbereitetȱhaben:ȱ

Abschließende Manöverkritik und Abschlussbericht DerȱAbschlussberichtȱsollteȱerfassen:ȱ

႑Besucherzahlȱinsgesamtȱ ႑BesucherzahlȱnachȱVerkaufsgebietenȱ ႑BesucherzahlȱnachȱMessetagenȱ ႑BesucherzahlȱnachȱGesprächsthemenȱbeziehungsweiseȱZielgruppenȱ ႑ResonanzȱaufȱIhreȱgezieltenȱEinladungenȱ ႑KonsequenzenȱfürȱdieȱnächsteȱEinladungȱ ႑Abschlüsseȱ InȱderȱManöverkritikȱselbstȱsollteȱStellungȱgenommenȱwerdenȱzu:ȱ

႑ResonanzȱderȱKundenȱaufȱdemȱStandȱinsgesamt,ȱaufȱeinzelneȱExponateȱ(insbesondereȱ die,ȱdieȱgetestetȱwerdenȱsollten),ȱaufȱbesondereȱAktivitätenȱ(MesseangeboteȱzumȱBeiȬ spiel)ȱ

႑ErfahrungenȱmitȱderȱOrganisationȱderȱMessegesellschaftȱ ႑Konsequenzenȱ(VerbesserungsmöglichkeitenȱbeiȱeinerȱeventuellenȱWiederholung)ȱ DabeiȱsollteȱallenȱBeteiligtenȱauchȱoffeneȱKritikȱerlaubtȱsein!ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Abschlussbericht und Nachbereitung

Übersicht:

97

Ausführlicher Messeabschlussbericht

Messeabschlussbericht

Daten des Messeauftritts:

Messe/Ausstellung: Termin: Ort: Halle: Stand-Nummer. Fotos (liegen vor): Anzahl: Standgröße: Länge: Breite: Standart: Zahl der Aussteller: Bemerkungen zur Lage des Standes: Skizze des Messestands:

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98

Messen und Ausstellungen

Beispielformulare: Standbesetzung Standbesetzung Standleitung: Frau/Herr

ȱ

Standaufbau: Frau/Herr

ȱ

Eigene Standbesetzung (Name), in Klammer Zahl der Messetage:

ȱ ȱ Andere (fremde) Standbesetzung (Namen):

ȱ ȱ ȱ Tageskosten: Gesamtkosten: Besucher der Messe: Messetag/Datum:

Besucher der Ausstellung (Inland/Ausland)

Passanten des Standes (geschätzt)

Gespräche am Stand mit Notizen (Inland/Ausland)

davon NeuKontakte (Inland/Ausland)

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

Insgesamt:ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

Abschlussbericht und Nachbereitung

99

Angaben von der Messeleitung Stärke der Standbesetzung in Kontakttagen: Kontakttage = Anzahl Standbesetzung × Standdiensttage der einzelnen Mitarbeiter: (Beispiel: Messe von 7 Tagen mit 2 Mitarbeiter für 7 Tage und 2 für jeweils 3 Tage; Kontakttage = 2 × 7 + 2 × 3 = 20) Kontakt-Intensität (Anzahl der Gesprächsnotizen: Kontakttage = Kontaktintensität): Angaben zu den Ausstellungsstücken:

(Ggf. Anlage beifügen)

Stückzahl: Größe: Programm: sonstiges: Angaben zur Ausstattung und Dekoration: Schautafeln: Modelle: Vitrinen: Weitere Bemerkungen (Lichteffekte, Ton et cetera): Angaben zum Verlauf der Gespräche Was waren die wichtigsten drei Gesprächs- und Besuchsanlässe von Seiten der Besucher nach Ihrer Schätzung (bitte nur drei Alternativen und dabei die Rangfolge nennen): Allgemeine technische Information:

ȱ

Kontakt:

ȱ

100

Messen und Ausstellungen

nur „Anlaufstelle“ haben, sich bewirten lassen:

ȱ

Allgemeine kaufm. Information (Konditionen, Preise et cetera):

ȱ

andere:

ȱ

Welche ausgestellten Teile fanden das meiste Interesse: 1:

Begründung:

2:

Begründung:

3:

Begründung:

Welche Kritik wurde von Seiten der Besucher geäußert (was wurde vermisst, was gefiel nicht et cetera):

ȱ Abschlüsse Verkäufe/Abschlüsse:

Euro

Absehbare Folgeaufträge:

Euro

Angaben zum Wettbewerb (soweit auf der Messe vertreten): Standgröße Firma

ȱ ȱ ȱ ȱ

circa m x m

Standort

Schwerpunkt der Ausstellung

Gesamteindruck

Abschlussbericht und Nachbereitung

101

Ergänzende Bemerkungen dazu:

ȱ ȱ Angaben zum verteilten Prospektmaterial: Bezeichnung:

Verbrauch (circa Stück):

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

Empfehlung dazu für die nächste vergleichbare Veranstaltung:

ȱ ȱ Abschlussbeurteilung: Gesamtkosten (ohne Personalkosten) in Euro: Gründe für die Beschickung der Messe (in Stichworten):

Wie sieht nachträglich der Soll-Ist-Vergleich aus?:

Welche Fehler beziehungsweise Fehleinschätzungen sollten hier festgehalten werden:

102

Messen und Ausstellungen

Wiederholung zu empfehlen?

Ja †

Nein †

Bitte in Gesamtbeurteilung hier begründen:

Wenn ja: größere kleiner gleiche Standfläche also in qm

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Checkliste:

Nacharbeiten

Nachfassen bei den Messekontakten durch: gezielte Zusatzinformation an Besucher (Brief). ggf. Dank für den Besuch gezielte Gesamt-Information an Firmen und Personen aus Ihrer Zielgruppe, die als Besucher nicht registriert sind angefordertes Material an Besucher versenden zusammenfassender Rückblick an Fachpresse und eventuell auch an die Lokalzeitung Besuchsveranlassung, soweit angebracht Information über Messeergebnisse an Handelspartner, eventuell auch an Vorlieferanten (wenn ein entsprechendes Vertrauensverhältnis besteht und auch sie auf die eventuelle Messe-Konsequenz hingewiesen werden müssen) und an eigen Mitarbeiter

9

Erledigt:



Bedeutung des Office-Handbuchs

7

Office-Handbuch

7.1

Bedeutung des Office-Handbuchs

103

Dasȱ OfficeȬHandbuchȱ istȱ eineȱ schriftlicheȱ Zusammenfassungȱ allerȱ Aufgaben,ȱ Abläufeȱ undȱ Informationen,ȱdieȱinȱIhremȱSekretariatȱvorkommen.ȱAußerdemȱsindȱdortȱDokumentationenȱ allerȱ Aufgabenȱ inȱ derȱ Zusammenarbeitȱ mitȱ einemȱ bestimmtenȱ Vorgesetztenȱ undȱ anderenȱ MitarbeiternȱderȱAbteilungȱfestgehalten. Dasȱ OfficeȬHandbuchȱ gibtȱ Ihnenȱ undȱ denȱ Mitarbeiternȱ Ihresȱ Unternehmensȱ dieȱ MöglichȬ keit,ȱinternesȱWissenȱaufȱMausklickȱzurȱVerfügungȱzuȱhaben.ȱDasȱOfficeȬHandbuchȱistȱeinȱ virtuellesȱ Nachschlagewerkȱ fürȱ Ihrȱ Unternehmen,ȱ beiȱ demȱ alleȱ Mitarbeiterȱ stetsȱ aktuelleȱ undȱorganisatorischeȱRegelungenȱzurȱVerfügungȱhaben.ȱ IhnenȱundȱIhrenȱAssistenzkolleginnenȱbietetȱesȱzugleichȱdenȱVorteil,ȱdassȱwertvollesȱKnowȬ howȱ nichtȱ verlorenȱ geht,ȱ sondernȱ fürȱ alleȱ nutzbarȱ dargestelltȱ wird.ȱ Sieȱ stellenȱ mitȱ dieserȱ Informationsquelleȱ imȱ internenȱ Netzȱ sicher,ȱ dassȱ jederȱ imȱ Unternehmenȱ stetsȱ dasȱ neuesteȱ WissenȱanȱeinemȱOrtȱfindet.ȱNichtȱzuȱvergessen,ȱdassȱSieȱmitȱdiesemȱOfficeȬHandbuchȱeinenȱ perfektenȱLeitfadenȱfürȱEinarbeitungȱneuerȱMitarbeiterȱfinden.ȱȱ

Die Chefsekretärin als Informationsmanagerin InȱIhremȱBüroȱlaufenȱalleȱFädenȱzusammen,ȱdiesȱzeichnetȱSieȱfürȱdasȱManagenȱdesȱOfficeȬ Handbuchesȱ aus.ȱ Sieȱ wissen,ȱ welcheȱ Informationenȱ benötigtȱ werdenȱ undȱ wonachȱ gefragtȱ wird.ȱMitȱdiesemȱInstrumentȱverhindernȱSie,ȱdassȱimmerȱdieȱgleichenȱFragenȱgestelltȱwerȬ denȱundȱAbläufeȱerklärtȱwerdenȱmüssen.ȱEinȱweitererȱVorteilȱist,ȱdassȱSieȱdamitȱerheblichȱ zurȱ Qualitätssicherungȱ inȱ Ihremȱ Unternehmenȱ beitragenȱ undȱ somitȱ einenȱ Anteilȱ anȱ derȱ unternehmensweitenȱWissensdatenbankȱhaben.ȱȱ Nunȱgiltȱesȱaberȱauch,ȱdafürȱIhrenȱChefȱzuȱgewinnenȱundȱsichȱzuȱüberlegen,ȱwieȱvielȱEnerȬ gieȱSieȱnochȱnebenȱIhrerȱalltäglichenȱArbeitȱfürȱdasȱOfficeȬHandbuchȱerübrigenȱkönnen.ȱȱ Sieȱ benötigenȱ ebenfallsȱ einȱ Team,ȱ dasȱ mitȱ Ihnenȱ gemeinsamȱ diesesȱ Handbuchȱ erstelltȱ undȱ auchȱspäterȱpflegt.ȱSieȱmüssenȱdafürȱalsoȱGleichgesinnteȱgewinnen.ȱ

Den Chef überzeugen und die Kollegen gewinnen Sicherȱ rechnenȱ Sieȱ schonȱ damit,ȱ dassȱ Ihrȱ Chefȱ nichtȱ soȱ sehrȱ begeistertȱ istȱ vonȱ Ihrerȱ Idee,ȱ dennȱ dasȱ Ganzeȱ kostetȱ Zeit,ȱ undȱ erȱ möchteȱ nicht,ȱ dassȱ dieȱ Arbeitȱ fürȱ ihnȱ darunterȱ leidet.ȱ Schauenȱ Sieȱ sichȱ dieȱ Argumenteȱ anȱ undȱ entscheidenȱ Sie,ȱ wieȱ Sieȱ Ihrenȱ Chefȱ überzeugenȱ können:ȱ ȱ ȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_7, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

104

Office-Handbuch

႑SieȱsindȱdurchȱdiesesȱOfficeȬHandbuchȱüberȱalleȱwichtigenȱGeschehenȱimȱUnternehmenȱ informiert.ȱ

႑SieȱsindȱüberȱalleȱorganisatorischeȱRegelungenȱaufȱdemȱneuestenȱStand.ȱ ႑FürȱneueȱMitarbeiterȱstehtȱeineȱgroßeȱWissensbankȱzurȱVerfügung.ȱ ႑SieȱselbstȱkönnenȱsichȱnochȱmehrȱinȱdieȱGeschehnisseȱdesȱUnternehmensȱeinarbeiten,ȱ kennenȱsichȱausȱundȱsindȱsomitȱeineȱunersetzbareȱZuarbeiterinȱfürȱIhrenȱChef.ȱȱ

႑SieȱerweiternȱIhrȱbetriebsinternesȱNetzwerk,ȱdaȱSieȱauchȱabteilungsübergreifendȱmitȱ anderenȱMitarbeiternȱzusammenkommen.ȱ

႑IstȱIhrȱSekretariatȱmalȱnichtȱbesetzt,ȱweißȱIhrȱChefȱstets,ȱwoȱerȱalleȱwichtigenȱDatenȱfinȬ det.ȱ

႑DasȱOfficeȬHandbuchȱsichertȱeineȱoptimaleȱVertretungsmöglichkeitȱbeiȱUrlaub,ȱKrankȬ heitȱetc.ȱȱ

႑FürȱSieȱundȱdieȱKolleginnenȱimȱSekretariatȱistȱesȱeinȱstarkerȱMotivationsfaktorȱundȱSieȱ

identifizierenȱsichȱnochȱmehrȱmitȱIhrerȱArbeit.ȱUndȱlastȱbutȱnotȱleast,ȱdasȱErstellenȱdesȱ HandbuchesȱerfordertȱZeit,ȱaberȱnachȱFertigstellungȱsparenȱSieȱZeit,ȱweilȱdieȱMitarbeiterȱ SieȱnichtȱmehrȱstörenȱmitȱihrenȱFragen,ȱsondernȱZugriffȱaufȱdieseȱInformationsquelleȱhaȬ ben.ȱȱ

NunȱgiltȱesȱnochȱIhreȱKolleginnenȱfürȱdieseȱAufgabeȱzuȱbegeistern.ȱDasȱgelingtȱIhnenȱsicherȱ mitȱdiesenȱArgumenten:ȱ

႑EsȱsindȱalleȱstetsȱüberȱfirmeninterneȱRegelungenȱinformiert.ȱ ႑DurchȱdieȱMitarbeitȱanȱdiesemȱProjektȱwirdȱdieȱTeamfähigkeitȱgefördertȱundȱesȱstärktȱ dasȱZusammengehörigkeitsgefühlȱderȱKolleginnen.ȱ

႑MitȱdiesemȱProjektȱkannȱjedeȱKolleginȱglänzenȱundȱmachtȱMarketingȱinȱeigenerȱSache.ȱȱ ႑MitȱdiesemȱHandbuchȱgewinnenȱdieȱAssistentinnenȱeinȱneuesȱStandingȱimȱUnternehȬ menȱundȱdieȱUmweltȱwirdȱfeststellen,ȱfürȱwasȱSieȱallesȱzuständigȱsindȱundȱwelcheȱFäȬ higkeitenȱSieȱhaben.ȱ

7.2

Ziele festlegen und fixieren

SieȱhabenȱIhrȱTeamȱaufgestelltȱundȱorganisiert,ȱhabenȱdieȱGenehmigungȱvonȱIhremȱVorgeȬ setztenȱundȱmachenȱsichȱjetztȱanȱdieȱArbeit.ȱDerȱersteȱSchrittȱistȱnunȱZieleȱfestzulegen.ȱArȬ beitenȱ Sieȱ nachȱ demȱ KISSȬPrinzipȱ (Keepȱ itȱ shortȱ andȱ simple),ȱ dasȱ bedeutet,ȱ Informationenȱ prägnant,ȱkurzȱundȱaussagekräftigȱauszuarbeiten.ȱȱ ȱ

Ziele festlegen und fixieren

105

UndȱdiesȱgehörtȱinȱIhrȱKonzept:ȱ

႑WieȱistȱdieȱGrobstruktur?ȱ ႑WerȱgehörtȱzumȱProjektteam?ȱ ႑WerȱsorgtȱfürȱdieȱAktualisierung?ȱ ႑WasȱenthaltenȱdieȱRandbedingungen?ȱ ႑WieȱsollteȱdasȱBudgetȱfestgelegtȱwerden?ȱ ႑WieȱwerdenȱTermineȱkommuniziert?ȱ DaȱesȱhierȱauchȱaufȱdieȱäußereȱFormȱankommt,ȱerhaltenȱSieȱanȱdieserȱStelleȱeinenȱLeitfadenȱ fürȱdieseȱAusarbeitung:ȱ Name des Organisationshandbuches —

Nutzenbeschreibung für das Unternehmen

—

Ziel des Projektes (Beispiel: firmeninternes Nachschlagewerk für alle Mitarbeiter oder Quelle für Unternehmensinformation für Mitarbeiter)

Mögliche Inhalte

႑BeschreibungȱallerȱAufgaben,ȱdieȱSieȱinȱIhremȱSekretariatȱzuȱerledigenȱhaben.ȱ ႑DetaillierteȱArbeitsabläufe,ȱdieȱdafürȱnotwendigȱsind.ȱ ႑WeitereȱgrundlegendeȱInformationenȱfürȱIhrȱUnternehmen.ȱ ႑InterneȱRegelungenȱ ႑Aufgabenbeschreibungȱ ႑Organigrammȱ ႑Aktenplan,ȱAktenverzeichnisȱ ႑AblageȬTippsȱ ႑Checkliste:ȱAktenȱanlegen,ȱAktenȱvernichtenȱ ႑FormulareȱundȱChecklistenȱ ႑AdressenȱvonȱAȱ–ȱZȱ ႑Abkürzungsverzeichnisȱ ႑Telefonlisteȱ ႑Unterschriftenberechtigung/Ȭregelungȱ

106

Office-Handbuch

႑MustertexteȱmitȱDateinamenȱ ႑Tägliche,ȱwöchentlicheȱRoutinenȱ ႑Schlüsselplanȱȱ ႑KennwörterȱPCȱ(oderȱNamenȱeinesȱzuständigenȱKollegenȱnennen)ȱ ႑Werȱkannȱhelfenȱbeiȱ…ȱ ႑Werȱliefertȱwas?/Bestellwesenȱ ႑Reisemanagementȱ ႑PlanungȱvonȱVeranstaltungenȱundȱBesprechungenȱ ႑Besucherbetreuungȱ ႑Büromaterialȱgibtȱesȱbeiȱ…,ȱwannȱ…ȱ ႑FachbegriffeȱundȱLiteraturȱ ႑FinanzenȱundȱRechnungswesenȱ ႑HotelkooperationenȱundȱRahmenverträgeȱ ႑ModerneȱKorrespondenzȱundȱneueȱdeutscheȱRechtschreibung,ȱDINȱ5008ȱ ႑WettbewerbȱimȱInternetȱ ႑Messetermineȱ ႑RegelnȱfürȱPostȱundȱWarenversandȱ ႑InfosȱrundȱumsȱPersonalȱ ႑TechnischeȱDokumentationenȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Ziele festlegen und fixieren

Checkliste:

107

Realisierung

Arbeitspaketeȱ –ȱ anȱ dieserȱ Stelleȱ beschreibenȱ Sieȱ dieȱ Arbeitspaketeȱ derȱ einzelnenȱ TeammitȬ glieder,ȱzumȱBeispiel:ȱ 9 Layoutȱ 9 StrukturierungȱdesȱInhaltesȱ 9 ErstellenȱvonȱChecklistenȱ 9 Korrekturlesenȱ 9 AbstimmungȱmitȱderȱITȬAbteilungȱ 9 InsȱNetzȱstellenȱ 9 ElektronischeȱRealisierungȱ ȭ ȭ ȭ

WieȱsollȱdasȱGanzeȱgeschehen?ȱ Werȱistȱdafürȱzuständig?ȱ WelcheȱKapazitätenȱstehenȱzurȱVerfügung?ȱ

9 Termineȱ ȭ ȭ ȭ

WannȱstartetȱdasȱProjekt?ȱ WasȱsindȱdieȱwichtigstenȱTermineȱ(Eckpunkte)?ȱ WannȱistȱderȱgeplanteȱEndtermin?ȱ

9 GeschätztesȱBudgetȱ 9 RegelmäßigesȱUpdateȱ ȭ ȭ ȭ

Werȱistȱdafürȱverantwortlich?ȱ WieȱsollȱdasȱGanzeȱgeschehen?ȱ WelchenȱZeitaufwandȱplanenȱwirȱein?ȱ



Stellenanzeigen treffend formulieren

8

109

Personal

Zuȱ denȱ wichtigenȱ Aufgabenȱ desȱ Büromanagementsȱ gehörtȱ derȱ Bereichȱ Personal.ȱ Beiȱ derȱ Vakanzȱ vonȱ Stellenȱ müssenȱ Anzeigenȱ geschaltetȱ oderȱ Positionenȱ internȱ ausgeschriebenȱ werden,ȱ dieȱ heutzutageȱ meistȱ sehrȱ umfangreichȱ eintreffendenȱ Bewerbungenȱ zumindestȱ vorsortiertȱ sowieȱ Vorstellungsgesprächeȱ geführtȱ undȱ ausgewertetȱ werden.ȱ Dieȱ folgendenȱ Checklistenȱ zeigenȱ Ihnen,ȱ wasȱ Sieȱ beimȱ Verfassenȱ vonȱ Stellenanzeigenȱ beachtenȱ müssen.ȱ Wieȱ Sieȱ dieȱ eingehendenȱ Bewerbungenȱ quantitativȱ bewältigenȱ undȱ qualitativȱ richtigȱ einȬ ordnen.ȱSoȱgerüstetȱsollteȱesȱfürȱSieȱeinȱleichtesȱsein,ȱdieȱoptimalenȱneuenȱKollegenȱzuȱfinȬ den.ȱ IstȱdannȱeineȱEntscheidungȱgefallen,ȱwirdȱderȱneueȱKollegeȱimȱUnternehmenȱwillkommenȱ geheißenȱ undȱ eingearbeitet.ȱ Sorgenȱ Sieȱ mithilfeȱ vonȱ Checklistenȱ dafür,ȱ dassȱ derȱ Startȱ desȱ neuenȱ Mitarbeitersȱ positivȱ ausfälltȱ undȱ sichȱ Ihrȱ neuesȱ Teammitgliedȱ vonȱ Anfangȱ anȱ wohlȱ fühlt.ȱȱ

8.1 Checkliste:

Stellenanzeigen treffend formulieren „AIDA“ für Stellenanzeigen

A = Attention

9

Aufmerksamkeit mit der Anzeige erregen (z. B. durch eine Schlagzeile)

I = Interest

9

Interesse an der Position wecken

D = Desire

9

Wunsch beim Bewerber, die Stelle zu wechseln, den angebotenen Job haben zu wollen

A = Action (Acquire)

9

Aufforderung, Kontakt aufzunehmen, Bewerbungsunterlagen zu schicken

ȱ ȱ ȱ ȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_8, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

110

Übersicht:

Personal

Realistische Anforderungsmerkmale

1. Quelle: Stellenbeschreibung

—

Vorsicht: meist schon Jahre alt; oft zu anderen Zwecken gestaltet!

2. Quelle: Interview mit dem Fachvorgesetzten

—

Was soll der Stelleninhaber nach der Einarbeitung tun? (circa acht Hauptaufgaben)

—

An was messen Sie den Erfolg bei dieser Tätigkeit?

—

Welche nichtfachlichen Anforderungsmerkmale sind wichtig? (Höchstens drei bis vier, z. B.: Teamfähigkeit, Führungsfähigkeit, Belastbarkeit …)

—

Welche Ausbildung ist erforderlich?

—

Wie viel Berufserfahrung ist notwendig?

—

Könnte ein anderer Mitarbeiter in der Abteilung oder im Haus die höherwertigen Tätigkeiten übernehmen, wenn er quantitativ entlastet würde?

—

Welche Anforderungen (Also: Was der Bewerber können muss) könnte der neue Mitarbeiter noch während der ersten Jahres erlernen?

—

Trennen Sie die Anforderungen zusammen mit dem Fachvorgesetzten nach:

—

unerlässlich („K.o.-Merkmale“ für die erste Durchsicht),

—

erwünscht und

—

ideal.

—

Bei den „Unerlässlichen“ auch alternative Möglichkeiten (z. B. Berufserfahrung für Ausbildung) überlegen.

Anforderungen:

ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Worauf Sie bei Bewerbungen achten müssen

8.2

111

Worauf Sie bei Bewerbungen achten müssen

Checkliste:

Die Bewerbungsflut in den Griff bekommen

Vorgehen:

9

Erledigt:

1. Schritt Festlegen der unabdingbaren Anforderungen

ȱ

Festlegen der gewünschten Anforderungen

ȱ

2. Schritt Erste Durchsicht der Bewerbungsunterlagen und sortieren nach —

A-Stapel: „Einladen“: Nach den Unterlagen (ohne genauere Durchsicht) erfüllt der Bewerber alle Voraussetzungen und könnte zum Gespräch eingeladen werden.

—

B-Stapel: „Unklar/näher prüfen”: Es fehlen gewünschte Anforderungen. Unklarheiten, Lücken, Formmängel sind erkennbar. Könnte evtl. für Nachfassaktion (2. Durchgang) in Frage kommen.

—

C-Stapel: „Absagen“: Unabdingbare Anforderungen werden nicht erfüllt. Zeugnisse sind schlecht. Oder: Die Form (Gesamteindruck) ist unter Niveau. Kann sofort Absage geschickt werden.

ȱ

3. Schritt Genaue Durchsicht des A-Stapels: Form, Inhalt und Gesamteindruck (siehe Blatt Prüfkriterien für die Bewerberunterlagen). Evtl. Durchsicht des B-Stapels (falls A-Stapel nicht erfolgreich)

ȱ

—

Erfassen aller Bewerbungen

ȱ

—

Erfassen aller Bewerbungen

—

Zwischenbescheid an B-Stapel-Bewerber

—

Absage an C-Stapel-Bewerber

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112

Checkliste:

Personal

Sofortprüfung bei Eingang der Bewerbungsunterlagen

Alles auf einen Blick: Bewerber:

ȱ

Name:

ȱ

Anschrift:

ȱ

Eingang der Unterlagen:

ȱ

Telefon:

ȱ

Bewerbungsunterlagen:

9

Bewerbungsbrief/Anschreiben

ȱ

Lebenslauf

ȱ

Lichtbild

ȱ

Zeugnisse

ȱ

Referenzen (falls erforderlich)

ȱ

Arbeitsproben

ȱ

Ordnung der Unterlagen (geordnet/ungeordnet)

ȱ

Äußerer Eindruck der Bewerbungsunterlagen (Form, Raumaufteilung, Schriftbild)

Anmerkung:

übersichtlich oder unübersichtlich gegliedert?

ȱ

Sauber, ohne Ausbesserungen?

ȱ

Schulbildung

Gewichtung muss

Volksschule

9 sollte

ja

Vorhanden:

Wird vom Bewerber erfüllt nein

Beurteilung von Bewerbungen

113

Mittlere Reife Abitur Ausbildung: Lehre als:

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

Fachschule:

Uni/FH:

Fachrichtung:

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ BeurteilenȱSieȱdieȱeingegangenenȱBewerbungenȱunterȱBerücksichtigungȱfolgenderȱKriterien:ȱ

႑ErregtȱsieȱsofortȱdieȱAufmerksamkeitȱdesȱLesers?ȱ ႑WecktȱsieȱdasȱpersönlicheȱInteresse?ȱ ႑SchafftȱsieȱdenȱWunsch,ȱdassȱderȱLeserȱeineȱZusammenarbeitȱwünschtȱundȱanstrebt?ȱ 8.3

Beurteilung von Bewerbungen

Tipp: EinȱnichtȱzuȱunterschätzenderȱPunktȱderȱBewerbungȱistȱdasȱFoto.ȱȱ DasȱFotoȱistȱwesentlicherȱBestandteilȱeinerȱBewerbung,ȱdennȱesȱdientȱebenfallsȱdazu,ȱeinȱ Sympathiefeldȱ aufzubauen.ȱ Alleinȱ durchȱ dasȱ Austauschenȱ einesȱ Fotosȱ inȱ einerȱ BewerȬ bungȱ konntenȱ wirȱ inȱ unsererȱ täglichenȱ Praxisȱ schonȱ oftȱ dasȱ gewünschteȱ Zielȱ erreichen,ȱ dennȱjederȱMenschȱistȱinȱseinemȱGefühlȱbeeinflussbar.ȱȱ

114

Checkliste:

Personal

Beurteilungskriterien für Bewerbungsunterlagen

9 GuteȱPapierqualitätȱ 9 Papierȱnurȱeinseitigȱbeschriebenȱ 9 GutȱlesbareȱSchrift,ȱsaubereȱSchrifttype,ȱSchriftȱnichtȱzuȱkleinȱgewähltȱ 9 AusreichenderȱPlatzȱamȱoberenȱundȱunterenȱPapierrand.ȱVorȱallemȱaufȱderȱlinkenȱSeiteȱ etwaȱ3ȱbisȱ4ȱcmȱRandȱlassen,ȱdamitȱdieȱUnterlagenȱauchȱinȱderȱBewerbermappeȱnochȱgutȱ lesbarȱsindȱ 9 KeineȱKorrektur,ȱkeineȱStreichungen,ȱkeinȱTippȬExȱ 9 IndividuellȱgestaltetesȱOriginalȬBewerbungsschreibenȱ 9 ÜbersichtlicherȱAufbau,ȱlogischȱstrukturierteȱundȱklareȱGliederungȱderȱAbsätzeȱ 9 DieȱUnterlagenȱsindȱordentlichȱinȱeinerȱBewerbungsmappeȱsortiertȱ(keineȱPlastikhüllen)ȱ 9 DieȱUnterlagenȱsindȱinȱderȱrichtigenȱReihenfolgeȱsortiertȱundȱvollständigȱ 9 StabilerȱsaubererȱUmschlagȱ–ȱnatürlichȱausreichendȱfrankiertȱ

Worauf Sie besonders achten sollten

Checkliste:

Inhalt des Bewerbungs- beziehungsweise Anschreibens:

9 FehlerfreieȱGrammatik,ȱRechtschreibungȱundȱZeichensetzungȱ 9 DasȱBewerbungsschreibenȱmussȱkurz,ȱpräziseȱundȱprägnantȱseinȱ 9 Übersichtliche,ȱglaubwürdigeȱDarstellungȱderȱeigenenȱPerson,ȱberuflicheȱQualifikationȱ undȱdesȱWerdegangesȱ 9 DerȱBewerberȱkannȱdurchȱVorbildungȱundȱBeispieleȱbisherigerȱTätigkeitenȱdeutlichȱ machen,ȱdassȱerȱdenȱAnforderungenȱfürȱseineȱkünftigeȱAufgabeȱentsprichtȱ 9 ErkennbareȱberuflicheȱZielorientierungȱdesȱBewerbers:ȱDerȱStellenwechselȱistȱbegründet;ȱ derȱBewerberȱzeigtȱInteresseȱfürȱdieȱeigeneȱWeiterbildungȱ 9 DerȱBewerberȱistȱkeinȱ„JobȬHopper“:ȱZwischenȱdenȱeinzelnenȱStellenwechselnȱliegtȱ mindestensȱeinȱZeitraumȱvonȱzweiȱbisȱdreiȱJahrenȱ 9 DieȱBegründungȱfürȱdenȱStellenwechselȱistȱüberzeugend:ȱEsȱwirdȱdeutlich,ȱwarumȱerȱ sichȱgeradeȱaufȱdieseȱStelle,ȱbeiȱdiesemȱUnternehmenȱbewirbtȱ 9 DerȱStilȱderȱBewerbungȱlässtȱerwarten,ȱdassȱderȱBewerberȱinȱdasȱUnternehmenȱpasstȱ 9 Keineȱübertriebene,ȱsondernȱsouveräne,ȱselbstbewussteȱundȱglaubwürdigeȱWerbungȱfürȱ dieȱeigeneȱPersonȱundȱdieȱberuflicheȱQualifikation;ȱkeineȱunterwürfigeȱArtȱderȱBewerȬ bung.ȱ

Beurteilung von Bewerbungen

115

9 DerȱBewerberȱgehtȱaufȱAspekteȱein,ȱdieȱinȱderȱStellenanzeigeȱangesprochenȱwerdenȱ 9 DerȱBewerberȱdokumentiertȱmitȱseinerȱBewerbung,ȱdassȱerȱüberȱdasȱUnternehmenȱundȱ dieȱPositionȱinformiertȱistȱ 9 DerȱBewerberȱlässtȱerkennen,ȱdassȱerȱmobilȱistȱ 9 EsȱwirdȱeinȱangemessenerȱGehaltswunschȱangegebenȱ(wennȱgewünscht)ȱ

Kritische Punkte in Bewerbungsunterlagen

႑LückenȱimȱLebenslaufȱ ႑ArtȱundȱHäufigkeitȱderȱArbeitsplatzwechselȱ(berücksichtigenȱSieȱhierbeiȱdieȱBrancheȱ undȱdasȱAlterȱdesȱBewerbers)ȱ

႑absteigendeȱundȱaufsteigendeȱWechselȱdesȱBewerbersȱinȱderȱVergangenheitȱ ႑dieȱBranche,ȱinȱderȱderȱBewerberȱgearbeitetȱhatȱ ႑dieȱFirmengrößeȱseinerȱbisherigenȱArbeitgeberȱ ႑auffälligeȱWechselȱdesȱBewerbersȱzwischenȱmehrerenȱunterschiedlichenȱBerufenȱundȱ Branchen,ȱdieȱvomȱAnforderungsprofilȱherȱkaumȱeineȱÜbereinstimmungȱhabenȱ

႑ZeitlichȱvertretbarȱsindȱStellenwechselȱnachȱetwaȱdreiȱbisȱfünfȱJahrenȱBetriebszugehörigȬ keit,ȱinsbesondereȱwennȱesȱsichȱumȱeinenȱjüngerenȱBewerberȱhandelt,ȱderȱErfahrungenȱ sammelnȱwillȱ

Übersicht:

Lebenslaufanalyse

Zeitfolgenanalyse:

Positionsanalyse

—

Arbeitsplatzwechsel: Häufigkeit, Alter des Bewerbers, Beruf des Bewerbers, Branchen, Aufsteigender oder absteigender Wechsel

—

Lücken im Werdegang

—

Hierarchischer Auf- und Abstieg, Berufs- und Arbeitsgebietswechsel

—

Auch aufsteigende Wechsel sind manchmal negativ zu werten, wenn sie auffällig schnell hintereinander folgen: Es könnte sich bei dem Bewerber um einen so genannten Job-Hopper handeln, der Stellenwechsel ausschließlich unter dem Gesichtspunkt eines höheren Einkommens mit positioneller Aufstufung vornimmt

116

Personal

Firmen- und Branchenanalyse

Kontinuitätsanalyse

Checkliste: 9

—

Groß- oder Kleinunternehmen, Konkurrenzunternehmen, Branchenkenntnisse. Gerade Branchenkenntnisse spielen je nach Tätigkeit eine unterschiedlich große Rolle. Im Außendienst zum Beispiel ist branchenbezogene Berufserfahrung, insbesondere das Vermögen, aufgrund dieser Erfahrung die Bedürfnisse der Kunden richtig einzuschätzen und unterschiedliche Kundentypen richtig zu behandeln, besonders hoch zu bewerten

—

Untersuchen Sie aber nicht nur die Branche der bisher durchlaufenen Firmen, sonder auch deren Größe

—

Im Rahmen der Kontinuitätsanalyse schließlich überprüfen Sie den Lebenslauf auf den sinnvollen Aufbau der bisherigen beruflichen Entwicklung.

—

Achten sie hierbei besonders auf auffällige Wechsel eines Bewerbers zwischen mehreren unterschiedlichen Berufen und Branchen, die vom Anforderungsprofil her kaum eine Übereinstimmung haben.

—

Spannen Sie den Kontinuitätsrahmen nicht zu eng. Seiteneinsteiger bringen häufig sehr gute Ergebnisse.

28 Prüfmerkmale für den Lebenslauf

Prüfmerkmale:

1. Die Daten des Lebenslaufes stimmen mit den Daten der Arbeitszeugnisse und im Bewerbungsschreiben überein. 2. Die Nachweise für Ausbildungs-, Fortbildungs- und Berufs-/ Studienabschnitte sind vollständig. 3. Der Lebenslauf ist chronologisch und verständlich gegliedert. 4. Die Leistungen und Verhaltensweisen während der Ausbildung wurden in einem akzeptablen Maß bewertet.

ja

nein

ungeklärt

Ihre Notizen

Beurteilung von Bewerbungen

9

Prüfmerkmale:

5. Die Berufsausbildung wurde zu Ende geführt. 6. Die Leistungen und Verhaltensweisen während der einzelnen Arbeitsverhältnisse wurden in einem akzeptablen Maß bewertet. 7. Es bestehen keine großen Lücken zwischen den einzelnen Arbeitsverhältnissen. 8. Soweit Lücken zwischen den Arbeitsverhältnissen bestehen, sind diese plausibel vom Bewerber erklärt worden. 9. Berufliche Tätigkeiten wurden zu den üblichen Kündigungsterminen beendet. 10. Vorgenommene Stellenwechsel lassen eine berufliche Kontinuität sowie eine berufliche Zielrichtung erkennen. 11. Es liegen häufige Wechsel des Arbeitgebers vor. 12. Für die häufigen Wechsel der Arbeitsstelle liegen plausible Gründe vor. 13. Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit bei den einzelnen Arbeitgebern fällt nicht aus dem üblichen Rahmen. 14. Die vorgenommenen Stellenwechsel waren mit einem positionellen beziehungsweise aufgabenorientierten Aufstieg verbunden.

117

ja

nein

ungeklärt

Ihre Notizen

118

9

Personal

Prüfmerkmale:

15. Ersichtliche Berufsabstiege waren konjunkturell, branchenmäßig oder strukturell bedingt. 16. Der Bewerber neigt nicht zur „Job-Hopperei“. 17. Die Bewerbung zeigt, dass der Bewerber flexibel einsetzbar ist. 18. Der Bewerber hat schon ein ähnliches Unternehmen kennengelernt. 19. Der Bewerber verfügt über ausreichende Branchenkenntnisse. 20. Der Bewerber unterliegt keinem Wettbewerbsverbot. 21. Der Bewerber nennt akzeptable Beweggründe für einen Wechsel zwischen Groß- und Kleinbetrieb und weist die hierfür notwendige Flexibilität auf. 22. Wehr- oder Ersatzdienst ist von dem Bewerber nicht mehr zu leisten. 23. Der Bewerber gehört Vereinen/ Verbänden an, deren Mitgliedschaft förderlich fürs berufliche Fortkommen ist. 24. Der Bewerber erfüllt die erforderlichen Zusatzqualifikationen für die zu besetzende Stelle. 25. Der Bewerber hat Weiterbildungs-/ Fortbildungskurse besucht, die positionell förderlich sind.

ja

nein

ungeklärt

Ihre Notizen

Beurteilung von Bewerbungen

9

Prüfmerkmale:

119

ja

nein

ungeklärt

Ihre Notizen

26. Die Schulzeit hat der Bewerber gradlinig durchlaufen. 27. Die Studienzeit hat der Bewerber gradlinig durchlaufen. 28. Der Bewerber hat den Studienort beziehungsweise die Studienfächer nicht häufig gewechselt.

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Checkliste:

Bewerbungen priorisieren und absagen

9 VermeidenȱSieȱbereitsȱimȱVorfeldȱüberfälligeȱBewerbungenȱDieȱArbeitȱmitȱderȱAbsageȱ beginntȱschonȱmitȱderȱFormulierungȱderȱPersonalanzeige.ȱKonzipierenȱSieȱeinenȱdetailȬ liertenȱAnzeigentext.ȱJeȱexakterȱundȱeindeutigerȱdasȱAnforderungsprofilȱist,ȱumsoȱhöherȱ istȱdieȱWahrscheinlichkeit,ȱdassȱdieȱ„richtigen“ȱundȱnichtȱzuȱvieleȱBewerberȱreagieren.ȱ 9 OrganisierenȱSieȱdieȱAnalyseȱderȱBewerbungenȱ 9 ProtokollierenȱSieȱIhreȱAnalyseȱundȱmöglicheȱBewerbungsgesprächeȱ 9 SpeichernȱSieȱeinigeȱganzeȱBriefeȱundȱgeeigneteȱBausteineȱ 9 DenkenȱSieȱanȱeinenȱZwischenbescheidȱ 9 FührenȱSieȱeineȱIstȬStandȬListeȱ 9 BeherzigenȱSieȱdieȱRegel:ȱ„Lieberȱungefährȱrichtigȱalsȱganzȱgenauȱfalsch!“ȱMindestensȱ50ȱ ProzentȱderȱBewerbungenȱsolltenȱSieȱnachȱderȱersten,ȱweitereȱ30ȱProzentȱnachȱderȱzweiȬ tenȱAnalyseȱaussortierenȱundȱzurücksenden.ȱ 9 MachenȱSieȱsichȱzuȱjederȱBewerbungȱundȱbeiȱVorstellungskandidatenȱkurzeȱNotizen:ȱ Stärken,ȱSchwächenȱundȱsoȱweiter.ȱNotierenȱSieȱvorȱallemȱdieȱGründe,ȱdieȱgegenȱdenȱ Bewerberȱsprechen.ȱDieseȱDatenȱkönnenȱSieȱdannȱdirektȱinȱderȱAbsageȱverwenden.ȱDasȱ giltȱvorȱallemȱfürȱdieȱAbsagenȱnachȱderȱerstenȱundȱzweitenȱAnalyse.ȱHierȱkönnenȱSieȱmitȱ BausteinenȱfürȱtypischeȱAblehnungsgründeȱrationellȱglaubwürdigeȱAbsagenȱgestalten.ȱ 9 FallsȱdasȱAuswahlverfahrenȱlängerȱalsȱdreiȱWochenȱdauert,ȱsolltenȱSieȱeinenȱZwischenȬ bescheidȱversenden.ȱHierȱkönnenȱSieȱmitȱHinweisȱaufȱeineȱnochȱnichtȱerfolgteȱBearbeiȬ tungȱderȱBewerbungȱdurchausȱaufȱeineȱBegründungȱverzichten.ȱȱ 9 InȱeinerȱListeȱsolltenȱalleȱBewerbungenȱundȱderȱStandȱderȱBearbeitungȱaufȱeinenȱBlickȱ ersichtlichȱsein.ȱSoȱkönnenȱsieȱbeiȱmöglichenȱRückfragenȱschnellȱreagieren.ȱ

120

Übersicht:

Personal

Vorgehensweise für Bewerbungsabsagen

Vorgehensweise:

Beispiele:

1. Schritt: Dank für die Bewerbung

—

„Vielen Dank für Ihre ausführliche und ansprechende Bewerbung.“

—

„Herzlichen Dank für Ihre Bewerbung und Ihre persönliche Vorstellung in unserem Hause.“

—

„Ihre Qualifikation hat uns sehr beeindruckt … „

—

„Dieses interessante und informative Gespräch hat uns einen sehr positiven Eindruck von Ihnen und Ihrer Qualifikation vermittelt …“

—

„Ihre Bewerbung ist in die engere Wahl gekommen, aber nach gründlicher Prüfung haben wir uns für einen Bewerber entschieden, der bereits über langjährige Erfahrung im Ausland verfügt. Bitte haben Sie hierfür Verständnis.“

—

„Dass wir uns für einen Mitbewerber entschieden haben, liegt am Gehaltsgefüge unseres Hauses.“

—

„Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und sind überzeugt, dass Sie schon bald die Position finden, die Ihren Vorstellungen entspricht. Dabei wünschen wir Ihnen Glück und Erfolg.“

2. Schritt: Lobende Worte über die Qualifikation

3. Schritt: Begründung Absage und Bitte um Verständnis

4. Schritt: Gute Wünsche für den weiteren Berufsweg

8.4

Vorstellungsgespräche

So bereiten Sie Ihre Gespräche vor

႑Wasȱwillȱichȱerreichen?ȱ ႑WelchesȱistȱmeinȱäußerstesȱZiel?ȱ ႑WelchesȱistȱmeinȱMinimalziel?ȱ

Vorstellungsgespräche

121

႑WasȱwäreȱeinȱguterȱKompromiss?ȱ ႑WasȱwäreȱderȱschlechtesteȱKompromiss?ȱ ႑WelcheȱInformationenȱbenötigeȱichȱfürȱdasȱGespräch?ȱ ႑Wieȱfangeȱichȱan?ȱ ႑WieȱvielȱZeitȱräumeȱichȱein?ȱ ႑WillȱichȱZugeständnisseȱmachen?ȱ ႑WasȱdarfȱaufȱkeinenȱFallȱgeschehen?ȱ Checkliste:

Die Mappe für das Bewerbungsgespräch

Bereit liegen sollten: ein Organisationsplan (anschaulich für den Bewerber, also vereinfacht) Sonstiges Anschauungsmaterial (Prospekte, Fotos vom Werk, von den Produkten) Tarifverträge, Gehaltstabellen, Zuschlagtabellen Liste aller Zuwendungen und Sozialleistungen firmeninterne Weiterbildungsprogramme Liste aller Argumente, die für die Firma/Abteilung/Stelle sprechen der Interviewleitfaden Fragelisten zu bestimmten Anforderungsmerkmalen Auswertungsformblätter die Checkliste: Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

ȱ ȱ ȱ ȱ

9

Vorhanden:

122

Übersicht:

Personal

Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

Liegen operationale Anforderungsmerkmale vor?

—

Sind sie definiert und abgestimmt mit den anderen Gesprächspartnern?

Ist die Stellenbeschreibung klar?

—

Welche typischen Arbeiten? (Was ist für den Bewerber wichtig zu wissen?)

—

Wer ist der Vorgesetzte?

—

Welche unterstellten Mitarbeiter?

—

Vollmachten, Befugnisse?

—

Grundgehalt, Gehaltsbestandteile, Spielraum

—

Sozialleistungen: Deputate, Wohnungen, Gesundheitsfürsorge, Mietzuschüsse, Fahrgeld, Belegschaftsaktien, Altersversorgung

—

Firmeninterne Weiterbildung (Programm zeigen),

—

Zertifikatsmöglichkeiten,

—

Durchschnittsalter der Führungskräfte

Argumente, die für die Firma sprechen:

—

zum Beispiel: Betriebsklima, zentrale Lage, Lage im Grünen, Schulverhältnisse, Freizeitwert, Kulturangebot, Renommé der Firma, des Produkts, Führungsleitbilder, C.I.

Argumente, die gegen die Firma sprechen:

—

Bin ich darauf vorbereitet?

Unterlagen:

—

Interviewleitfaden, Notizpapier, Bewerberunterlagen, Informationsmaterial, Terminkalender, Organigramm, typische Produkte und sonstiges Anschauungsmaterial, Reisekostenvordrucke, Auswertungsformulare

Gehalt und Sozialleistungen:

Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten:

ȱ ȱ ȱ

Vorstellungsgespräche

Checkliste:

123

Den Bewerber gut vorbereiten

Im Einladungsschreiben oder im Telefonat sollte der Bewerber über folgende Punkte informiert werden:

9

Erledigt:

Zeit des Vorstellungsgesprächs voraussichtliche Dauer Ort des Gesprächs beziehungsweise wo der Bewerber empfangen wird wie er dort hinkommt wer ihn empfängt und mit wem er sprechen wird Modalitäten der Reisekostenerstattung was er mitbringen soll, zum Beispiel: Zeugnisse, Arbeitsproben, fehlende Unterlagen

Äußere Bedingungen für ein Bewerbungsgespräch

႑Bewerberȱnichtȱwartenȱlassen!ȱ(ZumindestȱdieȱZeitȱmitteilen,ȱwannȱerȱmitȱdemȱGeȬ sprächsbeginnȱrechnenȱkann.)ȱ

႑KeineȱUnterbrechungenȱeinplanen!ȱ ႑Telefonȱumstellen!ȱ ႑KeineȱHektikȱvermitteln!ȱ ႑RuhigeȱUmgebung.ȱ ႑Einzelnȱempfangen!ȱNichtȱmitȱeinerȱVielzahlȱvonȱPersonenȱ(Gremium)ȱkonfrontieren)ȱ ႑„Gleichberechtigte“ȱSitzgelegenheiten!ȱ ႑NichtȱhintermȱSchreibtischȱverstecken,ȱamȱrundenȱTischȱsitzen!ȱ ႑BewerberȱnichtȱgegenȱdasȱLichtȱsetzen!ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

124

Personal

8.5

Auswertung von Vorstellungsgesprächen

Personalfragebogen

႑StellenȱSieȱsichȱinȱzweiȱMinutenȱkurzȱvor.ȱ ႑WarumȱmöchtenȱSieȱwechseln?ȱWasȱgefälltȱIhnenȱnichtȱanȱIhrerȱStelle?ȱWasȱgefälltȱIhnenȱ besonders?ȱ

႑BeschreibenȱSieȱIhrȱderzeitigesȱAufgabengebiet.ȱ ႑WarumȱhabenȱSieȱdenȱArbeitgeberȱgewechselt?ȱ(Firma)ȱ ႑WelcheȱAnstellungȱhatȱIhnenȱbisȱjetztȱamȱbestenȱgefallenȱundȱwarum?ȱ ႑WasȱhatȱSieȱbewogen,ȱsichȱbeiȱunsȱzuȱbewerben?ȱȱ

WasȱinteressiertȱSieȱdaran?ȱWasȱhatȱSieȱanȱderȱStellenausschreibungȱinteressiert?ȱ

႑WasȱstellenȱSieȱsichȱunterȱ…ȱvor?ȱ(wichtigeȱTätigkeitsbereicheȱdesȱStellenangebotes)ȱ ႑WieȱwürdenȱSieȱsichȱselbstȱeinschätzen?ȱWarumȱhaltenȱSieȱsichȱfürȱdieseȱStelleȱgeeignet?ȱ ႑WieȱwürdenȱIhrȱderzeitigerȱArbeitgeber/FreundeȱSieȱcharakterisieren?ȱ ႑WoȱsehenȱSieȱIhreȱStärken/IhreȱSchwächen?ȱ ႑WasȱmachenȱSieȱnichtȱsoȱgerne?ȱWasȱwürdenȱSieȱnichtȱmachen?ȱ ႑WasȱwürdenȱSieȱamȱliebstenȱmachen?ȱWennȱSieȱnochȱeinmalȱvonȱvorneȱanfangenȱkönnȬ ten?ȱ

႑WannȱistȱesȱfürȱSieȱ„Stress“?ȱWieȱgehenȱSieȱmitȱStressȱum?ȱWieȱmotivierenȱSieȱsich?ȱ ႑GebenȱSieȱeineȱSituationȱan,ȱinȱderȱSieȱsehrȱgutȱorganisiertenȱundȱflexibelȱreagierten.ȱ ႑GebenȱSieȱeinȱBeispielȱfürȱeineȱSituation,ȱwoȱpositiveȱGrundeinstellungȱeinȱMussȱist.ȱ ႑WasȱerwartenȱSieȱvonȱIhremȱChef?ȱWieȱstellenȱSieȱsichȱeinenȱgutenȱChefȱvor?ȱ ႑WieȱgutȱsindȱIhreȱComputerkenntnisse,ȱwelcheȱhabenȱSie?ȱ ႑WasȱtunȱSieȱinȱIhrerȱFreizeit?ȱ ႑WieȱwichtigȱistȱIhnenȱeinȱBekanntenkreis/IhreȱFamilie?ȱ ႑WieweitȱakzeptierenȱSieȱÜberstunden?ȱ ႑WieȱmobilȱsindȱSie?ȱ ႑WohinȱwollenȱSieȱsichȱentwickeln?ȱ ႑WasȱhabenȱSieȱbisȱjetztȱfürȱIhreȱWeiterbildungȱgetan?ȱWasȱwürdenȱSieȱgerneȱnochȱlerȬ nen?ȱ

႑WelchesȱsindȱIhreȱGehaltsvorstellungen?ȱWomitȱrechtfertigenȱSieȱIhreȱGehaltsvorstellung?ȱ ႑WieȱschnellȱkönnenȱSieȱsichȱvonȱIhrerȱjetzigenȱFirmaȱlösen?ȱ

Auswertung von Vorstellungsgesprächen

Übersicht:

125

Fazit Gesprächsverlauf

Name: Gehaltsvorstellung: Kündigungsfrist: Möglicher Eintrittstermin: Empfehlung 2. Gespräch:

ja ˆ

nein ˆ

Testergebnisse: Persönlicher Eindruck: Fachlicher Eindruck:

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Übersicht:

Auswertung des Bewerbungsgesprächs

Stelle:

ȱ

Name des Bewerbers:

ȱ

Datum und Uhrzeit des Bewerbungsgesprächs:

ȱ

Teilnehmer:

ȱ

Bewertungsskala (von 1/sehr gut bis 7/ungeeignet): Gewichtung:

Fachliche Anforderungsmerkmale: einschlägige Ausbildung (Schule, Lehre, Studium) einschlägige Weiterbildung (Kurse, Seminare

Bewertung:

Produkt aus Gew. x Bew.:

126

Personal

Arbeitgeberzeugnisse, Referenzen Facherfahrung in der Praxis Weitere fachliche Anforderungen od. Spezialeigenschaften)

ȱ

ȱ

ȱ

Nichtfachliche Anforderungsmerkmale:

ȱ

ȱ

ȱ

Teamfähigkeit/Kooperationsfähigkeit

ȱ

ȱ

ȱ

Führungsfähigkeit/-erfahrung

ȱ

ȱ

ȱ

Gestaltungswille/Kreativität

ȱ

ȱ

ȱ

Belastbarkeit

ȱ

ȱ

ȱ

Selbstwahrnehmung/„Reife“

ȱ

ȱ

ȱ

Erscheinungsbild

ȱ

ȱ

ȱ

Individueller Eignungsgesamteindruck der Gesprächsteilnehmer (Gefühlsmäßige Einschätzung)

ȱ

ȱ

ȱ

Summe nichtfachliche Beurteilung:

ȱ

ȱ

ȱ

Summe fachliche Beurteilung:

ȱ

ȱ Gesamtsumme:

ȱ

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Häufige Fehler bei der Personalauswahl

႑FehlendesȱAnforderungsprofilȱ ႑StellenausschreibungȱanȱungeeigneterȱStelleȱ

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

127

႑Stellenanzeigeȱnichtȱgeschlechtsneutralȱ ႑KeineȱReferenzenȱeingeholtȱ ႑EinsatzȱvonȱungeeignetenȱEinstellungstestsȱ ႑DerȱEinstellendeȱredetȱimȱVorstellungsgesprächȱmehrȱalsȱderȱBewerberȱ ႑VorurteileȱaufgrundȱderȱErscheinungȱoderȱeinesȱbestimmtenȱMerkmalesȱ ႑EinstellungȱeinesȱBewerbers,ȱvonȱdemȱSieȱnichtȱvollȱüberzeugtȱsindȱ 8.6 Checkliste:

Einarbeitung neuer Mitarbeiter Vor dem ersten Arbeitstag

To Do:

verantwortlich

9

erledigt

Hat der Arbeitnehmer seinen Arbeitsvertrag erhalten? Hat er eine Liste mit den benötigten Unterlagen erhalten? Wurde dem Mitarbeiter rechtzeitig mitgeteilt, wann er sich am ersten Tag einzufinden hat? Wurde dem Mitarbeiter rechtzeitig mitgeteilt, bei wem er sich zu melden hat am ersten Tag? Parkmöglichkeiten? Hat der Arbeitnehmer vorab Informationen zum Unternehmen erhalten: Unternehmensbroschüre, Pressemappe, Mitarbeiterzeitung, Firmenphilosophie, Geschäftsbericht? Zwischen Einstellungsgespräch und dem ersten Arbeitstag liegen Geburtstag, Weihnachten oder Ostern: Karte an neuen Mitarbeiter schicken. Sehr lange Zeit zwischen dem Einstellungsgespräch und dem ersten Arbeitstag: Zum ersten Treffen ins Unternehmen einladen. Einstellung mehrerer neuer Mitarbeiter gleichzeitig: gemeinsame Einführungsveranstaltungen.

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128

Checkliste:

Personal

Der neue Arbeitsplatz

To Do:

verantwortlich

9

erledigt

Arbeitsplatz ist sauber und aufgeräumt? Ist das Telefon eingerichtet? Liegt auf dem Schreibtisch eine Bedienungsanleitung für das Telefon und eine Telefonliste des Unternehmens? Liegen für den neuen Mitarbeiter alle Kontaktdaten bereit (z. B. Postfachadresse, Faxnummer, seine Durchwahl)? Ist die benötigte Hardware (Computer, Drucker, Scanner et cetera) aufgestellt und angeschlossen? Ist die benötigte Software installiert? Liegen die Zugangsdaten für die benötigten Programme vor? Wurde ein E-Mail-Account für den neuen Mitarbeiter eingerichtet? Ist der Schreibtisch vollständig ausgestattet (Schreibwerkzeug, Notizpapier, Geschäftspapier, Kalender, Arbeitsunterlagen et cetera) Liegen gegebenenfalls Schutzausrüstung und Schutzkleidung für den Mitarbeiter vor? Liegt ein Betriebsausweis oder Schlüssel für den neuen Mitarbeiter vor? Wurden die Kollegen über die Ankunft des Neuen und seine Aufgaben informiert? Bitte Sie alle Mitarbeiter, den neuen Kollegen freundlich zu empfangen und seinen Fragen aufgeschlossen gegenüber zu sein Wurde der Neue gegebenenfalls im Intranet vorgestellt?

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Einarbeitung neuer Mitarbeiter

8.7

129

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Tipp: ErstellenȱSie,ȱwennȱmöglich,ȱeinȱHandbuchȱfürȱneueȱMitarbeiter,ȱdasȱSieȱdiesenȱzurȱVerȬ fügungȱstellen.ȱInȱdiesemȱHandbuchȱsolltenȱgrundsätzlichȱInformationenȱüberȱIhrȱUnterȬ nehmenȱenthaltenȱsein,ȱundȱdieseȱsolltenȱnatürlichȱimmerȱaufȱdemȱneuestenȱStandȱsein.ȱ

Checkliste:

Handbuch neue Mitarbeiter

Diese Informationen sollten im Handbuch enthalten sein: Name der Geschäftsführer, Vorstände, gegebenenfalls Funktion. Wo sitzen sie? Organigramm Ihres Unternehmens Wer ist für Folgendes zuständig: Büromaterial, Visitenkarten, Schlüssel, Probleme mit der EDV, Computer-Passwörter, Dienstwagen et cetera? Welche Regelungen gibt es für die einzelnen oben genannten Punkte? (Tipp: Gibt es in Ihrem Unternehmen Antragsformulare für bestimmte Dinge, legen Sie jeweils ein Formular als Muster und Ausfüllhilfe bei.) Gibt es Ethikregeln, zum Beispiel für die Annahme von Geschenken oder die Privatnutzung von Telefon und Internet? Wann wird das Gehalt ausgezahlt? Wann werden Sonderleistungen ausgezahlt? Welche Vergütungsbestandteile gibt es? Gibt es eine betriebliche Altersvorsorge? Wie werden Mitarbeiterbeurteilungen gehandhabt? Gibt es einen für alle verbindlichen Betriebsurlaub oder für bestimmte Zeiten Urlaubssperren? In welchen Fällen wird Sonderurlaub gewährt? Gibt es Kernarbeitszeiten, wie werden Überstunden gehandhabt? Welche Fortbildungsmaßnahmen werden geboten? Unter welchen Bedingungen?

9

Enthalten:

130

Diese Informationen sollten im Handbuch enthalten sein:

Personal

9

Enthalten:

Welche Regelungen gibt es für Krankheiten? Wie werden Dienstreisen gehandhabt? Wer ist Ansprechpartner in der Personalabteilung? Durchwahl und Sprechzeiten? Welche Bestimmungen gibt es zum Datenschutz? Welche Schweigepflichten bestehen? Welche Sicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften müssen beachtet werden? Wer ist Sicherheitsfachkraft/Sicherheitsbeauftragter im Betrieb? Wo sitzt er? Hat er bestimmte Sprechzeiten? Wer ist in Notfällen zu benachrichtigen? Wer ist der Betriebsarzt? Hat er bestimmte Sprechzeiten? Sitzt er gegebenenfalls im Betrieb? Wer sind die Ersthelfer? Welches ist die zuständige Berufsgenossenschaft? Gibt es einen Betriebsrat? Wer ist Betriebsratsvorsitzender? Wie ist er zu erreichen? Gibt es ein schwarzes Brett, über das der Mitarbeiter sich stets über die Neuerungen im Haus informieren muss? Wie kann sich der Mitarbeiter in das Intranet einloggen? Wo befindet sich die Kantine, wann hat sie geöffnet? Welche Pausenregelungen gibt es? Wird Betriebssport geboten? Wer ist hier Ansprechpartner? Gibt es ein betriebliches Vorschlagswesen? Sonstiges:

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Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Checkliste:

131

Individuelles Handbuch für den neuen Mitarbeiter

Erweiterte Informationen:

9

Enthalten:

Einordnung der jeweiligen Stelle in das Organigramm des Unternehmens, wer ist wem weisungsbefugt? Stellenbeschreibung Erläuterung von Arbeitsabläufen und Zusammenhängen Gibt es regelmäßige interne Veranstaltungen (Abteilungsbesprechungen et cetera)? Wo und wann finden sie statt? Muster der am Arbeitsplatz verwendeten Formulare und Ausfüllhilfen Checkliste für die Aufgaben am Arbeitsplatz Erläuterung des Ablage- und Archivierungssystems

Tipp: Erstellenȱ Sieȱ schonȱ vorabȱ einenȱ Einarbeitungsplanȱ fürȱ denȱ Mitarbeiterȱ undȱ informierenȱ Sieȱ rechtzeitigȱ alleȱ Betroffenen.ȱ Beziehenȱ Sieȱ inȱ dieȱ Vorbereitungȱ dieȱ Vorgesetztenȱ undȱ Kollegenȱ ein,ȱ umȱ dieȱ Einarbeitungȱ möglichstȱ reibungslosȱ verlaufenȱ zuȱ lassen.ȱ Erstellenȱ SieȱdieseȱPläneȱindividuellȱundȱberücksichtigenȱSieȱdieȱVorkenntnisseȱebensoȱwieȱdieȱzuȬ künftigenȱAufgaben.ȱȱ Lassenȱ Sieȱ denȱ Neuenȱ ruhigȱdasȱHausȱ durchlaufen.ȱSoȱgewinntȱerȱeinenȱbesserenȱÜberȬ blickȱüberȱdasȱUnternehmen,ȱlerntȱdieȱAnsprechpartnerȱpersönlichȱkennenȱundȱwirdȱsichȱ besserȱ einarbeiten.ȱ Sprechenȱ Sieȱ dieȱ Termineȱ langfristigȱ ab,ȱ damitȱ dieȱ Kollegen,ȱ dieȱ dieȱ Einarbeitungȱvornehmenȱsollen,ȱauchȱgenügendȱZeitȱfürȱdenȱNeuenȱaufbringenȱundȱsichȱ vorbereitenȱkönnen.ȱ

Checkliste:

Einarbeitungsplan

Unbedingtȱzuȱerledigen:ȱ 9 Klären,ȱwelcheȱUnterlagenȱnochȱfehlen.ȱȱ (Mitarbeiterȱbitten,ȱdieseȱanȱseinemȱerstenȱTagȱmitȱzuȱbringen)ȱ 9 FührenȱSieȱinȱeinemȱEinarbeitungsplanȱalleȱAbteilungenȱauf,ȱdieȱderȱneueȱMitarbeiterȱ durchlaufenȱsoll.ȱStellenȱSieȱsicher,ȱdassȱderȱPlanȱeingehaltenȱwird,ȱbzw.ȱdassȱÄnderunȬ genȱsofortȱallenȱBeteiligtenȱmitgeteiltȱwerden.ȱHändigenȱSieȱdenȱPlanȱdemȱNeuenȱamȱ erstenȱTagȱaus.ȱȱ

132

Personal

9 AlleȱAbteilungenȱnennen,ȱdieȱderȱneueȱMitarbeiterȱdurchlaufenȱsoll.ȱ 9 Sicherstellen,ȱdassȱderȱPlanȱeingehaltenȱwirdȱoderȱÄnderungenȱsofortȱallenȱBeteiligtenȱ mitgeteiltȱwerden.ȱ 9 PlanȱdemȱNeuenȱamȱerstenȱTagȱaushändigen.ȱȱ

9 LegenȱSieȱfürȱjedeȱAbteilungȱfest:ȱȱ ȭ ȭ ȭ ȭ ȭ ȭ

Abteilung/Ortȱ Ansprechpartnerȱ Zeitraumȱ Kenntnisse,ȱdieȱvermitteltȱwerdenȱsollenȱ ZielȱderȱEinarbeitungȱ Schulungen/Trainingsmaßnahmenȱ

DieȱAngabenȱrichtenȱsichȱnachȱdemȱUmfangȱdesȱEinblicks,ȱdenȱderȱMitarbeiterȱerhaltenȱ soll.ȱSollȱnurȱeinȱEindruckȱvermitteltȱwerdenȱoderȱmüssenȱalleȱDetailsȱamȱEndeȱbeherrschtȱ werden?ȱKennzeichnenȱSieȱdiesȱimȱFeldȱ„Ziel“ȱüberȱZiffernȱvonȱ1ȱbisȱ10:ȱ1ȱfürȱ„Einblick“,ȱ 10ȱfürȱ„mussȱimȱAnschlussȱbeherrschtȱwerden“.ȱGestaltenȱSieȱdenȱPlanȱmöglichȱdetailȬ liert.ȱDieȱEinarbeitungsphaseȱkannȱdurchausȱüberȱzweiȱWochenȱundȱlängerȱreichen.ȱȱ 9 AmȱAbschlussȱderȱEinarbeitungsphaseȱsollteȱderȱMitarbeiterȱgenauȱwissen,ȱwasȱundȱwieȱ erȱetwasȱzuȱtunȱhat.ȱErȱkenntȱzumindestȱalleȱKollegin,ȱdieȱmitȱihmȱinȱeinemȱTeamȱarbeiȬ tenȱundȱmitȱdenenȱerȱregelmäßigȱzusammenarbeitet.ȱȱ 9 LegenȱSieȱbesonderenȱWertȱaufȱdieȱBelehrungȱüberȱdieȱvonȱderȱArbeitȱausgehendenȱ UnfallȬȱundȱGesundheitsgefahrenȱundȱklärenȱSieȱdenȱneuenȱMitarbeiterȱüberȱdieȱSchutzȬ einrichtungenȱauf.ȱȱ 9 ImȱIdealfallȱstellenȱSieȱIhremȱneuenȱMitarbeiterȱeinenȱ„altenȱHasen“ȱalsȱMentorȱzurȱSeite.ȱ

Checkliste:

Ablauf des ersten Tags planen

To Do:

9

Informieren Sie Ihren Pförtner und holen Sie oder ein Mitarbeiter den Neuen am Eingang ab (dann irrt er nicht durch das ihm unbekannte Gebäude). Stellen Sie ihm zur Begrüßung einen Blumenstrauß auf den Schreibtisch/die Werkbank.

ȱ

Das Einführungsgespräch ist Chefsache. Nehmen Sie sich genügend Zeit für das erste Gespräch mit Ihrem neuen Mitarbeiter. Erläutern Sie ihm seine Position im Unternehmen, klären Sie die nächsten Schritte mit ihm ab und sagen Sie ihm, was Sie von ihm erwarten. Machen Sie ihm klar, dass er jederzeit Fragen stellen darf und soll.

ȱ

erledigt

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

133

To Do:

9

Stellen Sie ihn dem direkten Vorgesetzten und den Kollegen vor, begleiten Sie ihn bei seiner Begrüßungsrunde durch das Haus.

ȱ

Zeigen Sie ihm wichtige Räumlichkeiten (Toiletten, Sozialräume, Garderobe et cetera).

ȱ

Wo gibt es Wasser, Kaffee und Ähnliches?

ȱ

Sorgen Sie dafür, dass ein Ansprechpartner für ihn da ist.

ȱ

Bitten Sie einen oder mehrere Kollegen, den neuen Mitarbeiter mit in die Mittagspause/Kantine zu nehmen.

ȱ

Erläutern Sie dem neuen Mitarbeiter die allgemeinen Verhaltensregeln im Betrieb (Anreden, Titel, Rauchen et cetera)

ȱ

Bringen Sie den Mitarbeiter zu seinem Arbeitsplatz und erteilen Sie ihm erste Aufgaben oder bringen Sie ihn zur ersten Station seines Einarbeitungsplans.

ȱ

Vereinbaren Sie gleich am ersten Tag einen Termin für ein FeedbackGespräch nach circa vier Wochen.

ȱ

Übersicht:

Erster Arbeitstag

Daten: Name:

ȱ

Eintrittsdatum:

ȱ

Funktion (lt. Stellenbeschreibung):

ȱ

Abteilung/Arbeitsgruppe:

ȱ

Vorgesetzter und dessen Stellvertreter:

ȱ

Pate (Betreuer) für die Einarbeitungsphase:

ȱ

erledigt

134

Personal

To Do: Begrüßung/Empfang des neuen Mitarbeiters Basisinformationen über das Unternehmen: Historie, Tätigkeitsschwerpunkte, Stärken und Schwächen des Betriebes, Wachstumsphasen, Krisenzeiten, Zielvorstellung Darstellung der Unternehmensphilosophie: Ist-Situation, mittel- und langfristige Ziele, Wettbewerbslage, Qualitätsprobleme, Zielgruppen, Ausbau der Organisation, allgemeine und firmenbezogene Konjunkturlage Vorstellung bei der Geschäftsleitung, im Beisein des Vorgesetzten Vorstellung beim Betriebsrat Vorstellung am Arbeitsplatz, Rundgang durch den Betrieb Mit den betriebsspezifischen Umgangsformen vertraut machen: Anrede (Titel?), Art der firmenüblichen Begrüßung, Verhalten bei Geburtstagen, Feiern im Betrieb Einweisung in die Unfallverhütungsvorschriften: am Arbeitsplatz und im Betrieb allgemein Erste Einweisung am Arbeitsplatz, Beschaffung von Arbeitsmitteln Aufklärung über das betriebliche Maß an Pünktlichkeit, Schnelligkeit der Reaktion gegenüber Vorgesetzten Bei Gleitzeit: Übliche Zeiteinteilung und Abstimmung mit den Gruppenmitgliedern Allgemeine Organisation und Ordnung im Betrieb; Gang zum Arzt; Behördengänge; Betreten und Verlassen des Betriebes; Regeln bezüglich der Firmenparkplätze; günstige Verkehrsverbindungen; Einkaufsmöglichkeiten; Wohnungsmarkt Soziale Einrichtungen des Betriebes Vorstellung bei der Personalabteilung, Besprechung der Zahlung des Gehaltes und des Urlaubsgeldes; Verhalten im Krankheitsfall, Urlaub und Urlaubsantrag, Tarifvertrag, Weiterbildungsmöglichkeiten, Arbeitszeit und Pausenregelung Verbesserungsvorschlagswesen, allgemeine Ermunterung zur konstruktiven Kritik am Bestehenden, Meckerkasten et cetera Betrieb und Freizeit: Sportgruppen, Kegelclub et cetera Kontrollgespräch/Erfolgskontrolle: Beobachtung des neuen Mitarbeiters; wurden die vereinbarten Ziele erreicht?

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Der Arbeitsvertrag

8.8

135

Der Arbeitsvertrag

Tipp: Seitȱ Juniȱ 1955ȱ bestehtȱ aufgrundȱ desȱ Nachweisgesetzesȱ dieȱ Verpflichtung,ȱ denȱ wesentliȬ chenȱ Inhaltȱ einesȱ Arbeitsvertragesȱ nachȱ einemȱ Monatȱ derȱ Beschäftigungȱ schriftlichȱ festȬ zuhalten.ȱEsȱmüssenȱnachȱ§ȱ2ȱNachweisgesetzȱimȱArbeitsvertragȱoderȱinȱderȱNiederschriftȱ desȱArbeitgebersȱüberȱdieȱgeltendenȱArbeitsbedingungenȱfolgendeȱAngabenȱinȱjedemȱFallȱ enthaltenȱsein.ȱ

Checkliste:

Was in den Arbeitsvertrag gehört

Der Arbeitsvertrag muss enthalten: Name und Anschrift der Arbeitsvertragsparteien Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses Bei befristeten Arbeitsverträgen die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses Arbeitsort: Soll der Arbeitnehmer an verschiedenen Arbeitsorten tätig werden, beispielsweise als Monteur, muss ein entsprechender Hinweis enthalten sein Bezeichnung oder allgemeine Beschreibung der auszuübenden Tätigkeit Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgeltes und deren Fälligkeit Vereinbarte Arbeitszeit Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses Ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebsoder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden

9

Enthalten:

136

Personal

Der Arbeitsvertrag muss enthalten:

9

Enthalten:

Bei einem Auslandsaufenthalt (länger als einen Monat im Ausland): —

Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit

—

Währung, in der das Arbeitsentgelt gezahlt wird

—

Zusätzliches mit dem Auslandsaufenthalt verbundenes Arbeitsentgelt und damit verbundene zusätzliche Sachleistungen

—

Vereinbarte Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitsnehmers

Information zu Vertragsstrafen, Sicherheit und Wettbewerbsverbot Altersversorgung, Umzug, Nebentätigkeit, Geheimhaltung und anderes

Tipp: Einȱ Arbeitsvertragȱ wirdȱ immerȱ vonȱ Arbeitgeberȱ undȱ Arbeitnehmerȱ unterschrieben.ȱ Dieȱ NiederschriftȱüberȱdieȱgeltendenȱArbeitsbedingungenȱistȱdagegenȱnurȱeineȱeinseitigeȱBeȬ stätigungȱdesȱArbeitgebersȱundȱwirdȱdaherȱnurȱvonȱdiesemȱunterschrieben.ȱ Nachȱ denȱ unterschiedlichenȱ Rechtsfolgenȱ unterteiltȱ manȱ dieȱ Mängelȱ inȱ solche,ȱ dieȱ eineȱ Nichtigkeitȱbewirkenȱundȱsolche,ȱdieȱdenȱVertragȱanfechtbarȱmachen.ȱ

Übersicht:

Mängel bei Abschluss des Arbeitsvertrages

Nichtigkeit wird bewirkt bei: Sittenwidrigkeit:

Wucher:

—

Verstoß gegen die guten Sitten

—

Übermäßige Einschränkung und wirtschaftliches Risiko

—

Übermäßige Bindung (z. B. durch Wettbewerbsverbote, Verschwiegenheitspflichten

—

Bei Missverständnis von Wert der Arbeitsleistung zu Entgelt (Teilnichtigkeit der Lohnvereinbarung)

Die Personalakte

137

Anfechtbarkeit wird bewirkt bei: Arglistige Täuschung:

Irrtum:

—

Durch bewusst falsche Angaben bei zulässiger Frage

—

Bei Verschweigen offenbarungspflichtiger Tatsachen

—

Eigenschaftsirrtum – bestimmte Eigenschaften waren unklar, aber wichtig für das Arbeitsverhältnis (z. B. Krankheit oder Schwangerschaft, die die Arbeitsleistung unmöglich macht)

Drohung:

8.9

Die Personalakte

Checkliste: A

Zusammenstellung von Personalakten von A bis Z

9

Abfindung

9

Abmahnungen/Verweise

9

Allgemeiner Schriftverkehr

9

Altersversorgung/Versicherungen

9

Änderungen der Bezüge

9

Arbeitserlaubnis (bei ausländischen Arbeitnehmern)

9

Arbeitsgerichtliche Vorgänge

9

Arbeitsplatzbeschreibung

9

Arbeitsunfähigkeit

9

Arbeitsvertrag

9

Ärztliches Zeugnis/Gutachten

9

Aufwandsentschädigung

9

Arbeitgeberdarlehen

9

Anmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen zur Krankenkasse usw.

9

Aus- und Weiterbildungsunterlagen (z. B. Teilnahmebescheinigungen, Zeugnisse usw.)

138

B

Personal

9

Bewerbungsunterlagen

9

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

9

Beförderungen, Versetzungen

9

Bescheinigungen wie z. B.: Freistellungserklärung des Finanzamts bei 400-Euro-Kräften

9

Besondere Eigenschaften

9

Beurteilungen

9

Bankverbindung des Mitarbeiters

D

9

DEVO-Meldung Arbeitgeber

E

9

Einstellungsuntersuchung

9

Einstellungsfragebogen

9

Empfangsbestätigungen (Firmeneigentum)

9

Erfindungen/Verbesserungen

9

Familienstand, Adressenänderungen

9

Firmen-Pkw/KFZ-Unfallmeldungen

9

Fortbildungen

G

9

Grundbezüge/Zulagen

J

9

Jubiläumsgeld

L

9

Lebenslauf

9

Lohnsteuerkarte

F

M

P

R

9

Lohnsteuerersatzbescheinigung

9

Leistungsbeurteilungen

9

Mitgliedsbescheinigungen Krankenkasse

9

Mitteilung an den Betriebsrat

9

Mutterschutz/Kuren

9

Personalstammblatt/-karte

9

Polizeiliches Führungszeugnis

9

Rentenversicherungs-Unterlagen

Die Personalakte

S

139

9

Schriftwechsel nach Ausscheiden

9

Schwerbehinderten-Unterlagen

9

Sonderurlaub

9

Sondervergütungen/Beihilfen

9

Sozialversicherungsausweis

9

sonstiges wie zum Beispiel: Schwerbehindertenausweis, Unterlagen zu Wehr- und Ersatzdienst, Urlaubs- und Fehlzeiten, persönlicher Schriftwechsel

9

Unfallschutz

9

Urlaub

9

Vermögenswirksame Leistungen

9

Vertragsänderungen

9

Vollmachten, Nebentätigkeiten

9

Vorschüsse/Darlehen/Pfändungen

W

9

Wehrdienst

Z

9

Zwischenzeugnis

9

Zeugnisse

U

V

Tipp: VorteilȱinȱkleinerenȱBetrieben:ȱInȱeinemȱkleinerenȱBetriebȱkannȱdieȱPersonalakteȱzentralȱanȱ einemȱ Ortȱ geführtȱ werden,ȱ daȱ dieȱ Wegeȱ meistensȱ kurzȱ sind.ȱ Inȱ etwasȱ größerenȱ UnterȬ nehmenȱempfiehltȱesȱsich,ȱdieȱPersonalakteȱaufzuteilenȱundȱdieȱAktenführungȱsoȱzuȱorȬ ganisieren,ȱ wieȱ esȱ betrieblichȱ zweckmäßigȱ istȱ (z.ȱ B.:ȱ EntgeltȬAbrechnungsunterlagenȱ inȱ derȱBuchhaltung;ȱFortȬȱundȱWeiterbildungsunterlagenȱbeimȱFachvorgesetzten).ȱ

Übersicht:

Beleggruppen in der Personalakte

Arbeitsvertragsgestaltenden Dokumente: Personalbelege:

Personenbezogene Unterlagen wie: —

Personalbogen

—

Zeugnisse

—

Ärztliche Stellungnahmen

—

Polizeiliches Führungszeugnis

140

Personal

Vertragsbelege:

Tätigkeitsbelege:

8.10 Checkliste:

Unterlagen, welche sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, wie: —

Arbeitsvertrag

—

Vertragsänderungen

—

Beförderungen

—

Entgeltänderungen

Geben über die Historie der Mitarbeiter im Unternehmen Auskunft. Zum Nachweis der ausgeführten Tätigkeiten werden Versetzungsmeldungen aufbewahrt.

Mitarbeiterbeurteilungen Das Anerkennungsgespräch

9 NehmenȱSieȱAnerkennungȱalsȱausschließlichenȱGesprächsanlass.ȱ 9 GebenȱSieȱdemȱMitarbeiterȱdieȱMöglichkeit,ȱsichȱselbstȱdarzustellen.ȱ 9 StrebenȱSieȱeineȱausgewogeneȱGesprächsverteilungȱanȱ(50/50).ȱ 9 SignalisierenȱSieȱAufmerksamkeitȱdurchȱZwischenrückmeldungen.ȱ 9 ZeigenȱSieȱpersönlichesȱInteresseȱanȱIhremȱMitarbeiter.ȱ 9 GebenȱSieȱihmȱdieȱGewissheit,ȱdassȱArbeitȱundȱZielerreichungȱgesehenȱwurden.ȱ 9 WürdigenȱSieȱdieȱLeistungȱIhresȱMitarbeiters.ȱ 9 InformierenȱSieȱihnȱüberȱEinzelheitenȱundȱhebenȱSieȱbesondereȱPunkteȱhervor.ȱ 9 VerwendenȱSieȱkeineȱFloskeln.ȱ 9 LassenȱSieȱihnȱwissen,ȱdassȱSieȱdieȱbesonderenȱSchwierigkeitenȱkennen,ȱdieȱerȱüberwinȬ denȱmusste.ȱ 9 SprechenȱSieȱdieȱAnerkennungȱdeutlichȱaus.ȱ 9 GebenȱSieȱihmȱauchȱdasȱGefühl,ȱdassȱesȱsichȱfürȱihnȱimmerȱlohnt,ȱwennȱerȱsichȱeinsetzt.ȱ MachenȱSieȱaberȱdabeiȱkeineȱleerenȱVersprechungen,ȱlassenȱSieȱkeineȱunberechtigtenȱ Hoffnungenȱaufkommen.ȱ ȱ ȱ

Mitarbeiterbeurteilungen

Checkliste:

141

Feedback bei Mitarbeitergesprächen

GutesȱFeedbackȱbeiȱMitarbeitergesprächenȱist:ȱ 9 eherȱbeschreibendȱalsȱbewertendȱundȱinterpretierendȱ 9 eherȱkonkretȱalsȱallgemeinȱ 9 eherȱeinladendȱalsȱzurechtweisendȱ 9 eherȱverhaltensȬȱalsȱcharakterbezogenȱ 9 eherȱerbetenȱalsȱaufgezwungenȱ 9 eherȱsofortȱundȱsituativȱalsȱverzögertȱundȱrekonstruiertȱ 9 eherȱklarȱundȱpointiertȱalsȱverschwommenȱundȱvageȱ 9 eherȱdurchȱDritteȱüberprüfbarȱalsȱaufȱdieȱVierȬAugenȬSituationȱbeschränktȱ

Mitarbeiterbeurteilung InȱderȱbetrieblichenȱPraxisȱwerdenȱzweiȱArtenȱderȱPersonalbeurteilungȱunterschieden:ȱ 1. dieȱsämtlicheȱMitarbeiterȱzuȱeinemȱbestimmtenȱStichtagȱerfassendeȱperiodischeȱBeurteiȬ lungȱ DieȱalleȱMitarbeiterȱeinesȱUnternehmensȱerfassendeȱperiodischeȱBeurteilungȱdientȱdazu,ȱ denȱEntwicklungsstandȱundȱdieȱEinsatzmöglichkeitenȱderȱgesamtenȱBelegschaftȱzuȱerȬ mitteln.ȱInȱderȱRegelȱwerdenȱdabeiȱsämtlicheȱMitarbeiterȱinȱeinemȱregelmäßigenȱTurnusȱ vonȱeinemȱbisȱzweiȱJahrenȱbeurteiltȱ 2. dieȱBeurteilungȱausȱeinemȱkonkretenȱAnlass,ȱdieȱnurȱdenȱMitarbeiterȱbetrifft,ȱfürȱdenȱderȱ Anlassȱzutrifft.ȱ WeitereȱkonkreteȱAnlässe,ȱdieȱeineȱsystematischeȱPersonalbeurteilungȱerfordern:ȱ

႑AblaufȱderȱProbezeitȱ ႑Versetzungenȱ ႑Beförderungenȱ ႑LohnȬȱundȱGehaltserhöhungenȱ ႑Disziplinarmaßnahmenȱ ႑betriebsnotwendigeȱEntlassungenȱ ႑Zeugnisausstellungenȱ ȱ ȱ ȱ

142

Personal

WelcheȱMerkmaleȱsindȱzuȱbeachten?ȱ

႑EsȱmüssenȱalleȱfürȱdieȱTätigkeitȱwichtigenȱMerkmaleȱundȱnurȱdieseȱerfasstȱwerdenȱ (PrinzipȱderȱVollständigkeit).ȱ

႑DieȱMerkmaleȱmüssenȱsichȱdeutlichȱvoneinanderȱabhebenȱ(PrinzipȱderȱEindeutigkeit).ȱ ႑DasȱMerkmalsystemȱmussȱalsȱgeschlossenesȱSystemȱangelegtȱseinȱ(PrinzipȱderȱGanzheit).ȱ ႑DasȱMerkmalsystemȱmussȱsoȱaufgebautȱsein,ȱdassȱesȱohneȱpsychologischeȱFachkenntnisȬ seȱanwendbarȱistȱ(PrinzipȱderȱPraktikabilität).ȱ

Checkliste:

Bewertungskriterien

Fachliche Kenntnis:

Allgemeine Fähigkeiten:

Arbeitsstil:

9

Fachkenntnisse

9

Fertigkeiten

9

Auffassungsgabe

9

Ausdrucksvermögen

9

Dispositionsvermögen

9

Improvisationsvermögen

9

Kreativität

9

Verhandlungsgeschick

9

Arbeitsgüte

9

Arbeitsplanung

9

Arbeitstempo

9

Aufmerksamkeit

9

Ausdauer

9

Belastbarkeit

9

Einsatzbereitschaft

9

Genauigkeit

9

Initiative

9

Kostenbewusstsein

9

Materialbehandlung

9

Ordentlichkeit

9

Pünktlichkeit

9

Verhalten gegenüber Außenstehenden

Gründe für Abmahnungen

Teamfähigkeit:

Führungsqualitäten: (bei Vorgesetztenfunktionen)

8.11

143

9

Auftreten

9

Einweisen neuer Mitarbeiter

9

Gruppeneinordnung

9

Informationsintensität

9

Kontaktvermögen

9

Umgangsformen

9

Verhalten gegenüber Mitarbeitern

9

Verhalten gegenüber Vorgesetzten

9

Delegationsvermögen

9

Durchsetzungsvermögen

9

Entscheidungsfähigkeit

9

Förderung und Entwicklung von Mitarbeitern

9

Gerechtigkeitssinn

9

Motivationsfähigkeit

9

Persönliche Integrität

9

Repräsentation

9

Selbstbeherrschung

9

Verantwortungsbewusstsein

9

Vertrauenswürdigkeit

9

Zielsetzung

Gründe für Abmahnungen

Definition Abmahnung

႑HinweisȱaufȱVerletzungȱarbeitsvertraglicherȱPflichtenȱunterȱHinweisȱaufȱarbeitsrechtliȬ cheȱFolgenȱbeiȱweiterenȱVerstößenȱ

႑nichtȱmitbestimmungspflichtigȱ ႑inȱderȱRegelȱVoraussetzungȱfürȱordentlicheȱKündigungȱ ႑Betriebsbuße,ȱzumȱBeispielȱVerwarnung,ȱVerweis,ȱoderȱSanktionȱ(mitbestimmungsȬ pflichtig)ȱ

ȱ ȱ ȱ

144

Personal

Beispielformular: Abmahnung wegen Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten Firmenstempel:

Personalien: Name: Vorname: Beschäftigt als: Abteilung/Werk: Grund für Abmahnung: Wir müssen Sie bedauerlicherweise – bereits zum wiederholten Male* – an die Einhaltung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten erinnern. Nachfolgender Sachverhalt: —

–

—

–

—

–

bedeutet ein arbeitswidriges Verhalten Ihrerseits, das von uns in dieser Form nicht hingenommen werden kann. Wir müssen Sie dringend bitten, sich an Ihre arbeitsvertraglichen Verpflichtungen zu halten. Wir weisen Sie nachdrücklich darauf hin, dass wir uns andernfalls vorbehalten, das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu lösen. Ein Durchschlag dieser Abmahnung wird in Ihre Personalakten genommen und dem Betriebsrat zur Kenntnis übersandt. *

_______________, den ______________

_________________________ Firma

*) Nichtzutreffendes streichen

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Gründe für Abmahnungen

145

Die häufigsten Gründe für Abmahnungen

႑HäufigeȱUnpünktlichkeitȱ ႑UnentschuldigtesȱFehlenȱ ႑ArbeitsvertraglicheȱAufgabenȱwerdenȱnichtȱoderȱnichtȱvollständigȱerbrachtȱ ႑Arbeitsverweigerungȱ ႑AlkoholbedingtesȱFehlverhaltenȱ ႑UnerlaubteȱNebentätigkeitȱ ႑FehlendeȱFührungsqualitätenȱȱ ႑VerletzungȱderȱAnzeigepflichtȱbeiȱKrankheitenȱ ႑EigenmächtigerȱUrlaubsantrittȱ ႑EigenmächtigeȱUrlaubsverlängerungȱ ႑WeigerungȱdesȱArbeitnehmersȱinȱNotfällenȱandereȱalsȱvertraglichȱvereinbarteȱArbeitenȱ zuȱübernehmenȱundȱauszuführenȱ

႑HäufigeȱFehlzeitenȱdurchȱArbeitsbummeleiȱ ႑WiederholteȱNichterfüllungȱvonȱZielvorgabenȱ(etwaȱUmsatzzieleȱimȱVerkauf)ȱ ႑HäufigesȱunbefugtesȱVerlassenȱdesȱArbeitsplatzesȱ ႑Weigerung,ȱArbeitsȬȱoderȱGesundheitszeugnisseȱvorzulegenȱ ႑UnerlaubteȱprivateȱTelefonateȱ ႑VerstößeȱgegenȱDatenschutzȱ ႑VerletzungȱderȱGeheimhaltungspflichtȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

146

Personal

8.12

Ausscheiden von Mitarbeitern

Übersicht:

Zeugnisarten und deren Inhalt

Arbeitsbescheinigung:

Einfaches Zeugnis:

Qualifiziertes Zeugnis:

Checkliste:

—

Personalien

—

Dauer der Tätigkeit

—

Personalien

—

Art und Dauer der Tätigkeit

—

Personalien

—

Art und Dauer der Tätigkeit

—

Beurteilung von Leistung und Verhalten

—

Veranlassung der Beendigung

Zeugnisse erstellen

Wichtige Punkte: Trägt das Zeugnis die Überschrift „Zeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“? Sind die Angaben zur Person vollständig: —

Name und Vorname, bei Frau auch der Mädchenname?

—

Akademischer Titel (Dr., Dipl.-Ing.)?

—

Hierarchische Titel (Direktor, Prokurist)?

—

Geburtsdatum und Ort?

Sind Beginn und Ende der Tätigkeit genannt? Bezeichnung und Beschreibung der Tätigkeit: —

Tätigkeitsschwerpunkte?

—

Wie hat sich der Mitarbeiter entwickelt, verändert, weitergebildet?

—

Ist er befördert worden?

—

Sind Kompetenzen erweitert worden?

—

Selbstständige Durchführung von Projekten?

9

Wurde berücksichtigt:

Ausscheiden von Mitarbeitern

Wichtige Punkte:

147

9

Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters? Entsprechen die Bewertungen der Leistungen und des Verhaltens der Beurteilung? Sind alle Angaben zeugnisrelevant, charakteristisch, notwendig, wahr, wohlwollend und verständlich? Ist das Zeugnis in sich systematisch gegliedert? Genügend Absätze? Kurze Sätze? Keine Wiederholungen? Ist das Zeugnis umfassend genug? Ist ein detailliertes Bild des Bewerbers erkennbar? Ist das Zeugnis so formuliert, dass es der Position gerecht wird? Dabei gilt: Je höher die hierarchische Position, umso detaillierter das Zeugnis Ist der Grund des Ausscheidens angegeben? Wenn nein, ist dies im Interesse des Mitarbeiters? Dank und gute Wünsche für die Zukunft? Bei gutem Zeugnis auf jeden Fall mit aufnehmen, bei negativem Zeugnis liegt die Entscheidung bei Ihnen. Die Aussagen müssen zum Gesamturteil passen.

.

Wurde berücksichtigt:



Projektplanung

9

Projektmanagement

9.1

Projektplanung

149

DerȱersteȱSchrittȱbeiȱderȱProjektplanungȱistȱdasȱErstellenȱeinesȱKonzeptes.ȱWennȱSieȱinȱdieserȱ Phaseȱprofessionellȱarbeiten,ȱstellenȱSieȱdieȱWeichenȱfürȱeineȱerfolgreicheȱDurchführung.ȱ

Professionelles Konzept Grundinformationen,ȱdieȱinȱjedesȱProjektȱgehören:ȱ

႑WieȱistȱdieȱAusgangslage?ȱ ႑WieȱlautetȱdasȱProjektzielȱundȱmitȱwelchemȱErgebnisȱistȱesȱerreicht?ȱ ႑WerȱistȱderȱAuftraggeberȱoderȱInitiator?ȱ ႑WelcheȱPersonenȱsindȱbeteiligt?ȱ ႑WerȱleitetȱdasȱProjektȱundȱwelcheȱFunktionenȱbzw.ȱKompetenzenȱhabenȱdieȱanderenȱ Teilnehmer?ȱ

႑InȱwelchemȱZeitraumȱsollȱdasȱProjektȱdurchgeführtȱwerden?ȱ ႑WieȱsollenȱZieleȱerreichtȱwerden?ȱ Projektphasen

႑ZeitȱundȱAufbauplanungȱ ȭ ȭ ȭ

WieȱvieleȱStundenȱwerdenȱwannȱundȱvonȱwemȱfürȱdasȱProjektȱaufgewendet?ȱ WannȱtreffenȱsichȱdieȱProjektbeteiligten?ȱ WieȱvielȱZeitȱwirdȱfürȱdieȱeinzelnenȱProjektphasenȱPlanung,ȱDurchführungȱundȱKonȬ trolleȱaufgewendet?ȱ

႑Kostenplanungȱ ȭ ȭ ȭ

WelchesȱBudgetȱstehtȱfürȱdasȱProjektȱzurȱVerfügung?ȱ WieȱsetzenȱsichȱdieȱKostenȱzusammen?ȱ WerȱentscheidetȱüberȱdieȱBudgetverwendung?ȱ

႑Aufgabenplanungȱ ȭ ȭ

WerȱübernimmtȱwannȱwelcheȱAufgaben?ȱ WerȱkontrolliertȱdieȱErgebnisse?ȱ

ȱ ȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_9, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

150

Projektmanagement

႑Dokumentationȱ ȭ ȭ ȭ

InȱwelcherȱFormȱsollenȱdieȱProjektaktivitätenȱundȱȬergebnisseȱfestgehaltenȱwerden?ȱ WerȱistȱfürȱdasȱZusammenstellenȱderȱDokumentationȱzuständig?ȱ WerȱbekommtȱamȱEndeȱeinȱExemplarȱderȱProjektdokumentation?ȱ

Übersicht:

Kurzbeschreibung Projektidee

Entwurf Projekt-Titel

Ausgangssituation

Qualitätsverbesserung

Auftraggeberin

Soll-Zustand

Beschleunigungen

Projektleiter/in

Risiken

Kostenreduzierung

Team

Wirtschaftlichkeit

Nutzen für:

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Übersicht:

Die Projekt-Erklärung, Definition, Ziele, Projektorganisation

Projekt-Definition (Endergebnis, Titel, Nummer …)

Projektplanung

151

Projekt-Ziele (Gesamt- und Teilziele, Fristen …)

Projekt-Rahmen (Kostenrahmen, Ressourcen, Zeitrahmen …)

Projekt-Organisation (Projektleiter, Kernteam, Supportteam, Hierarchie, Eskalation …)

Unterschrift Projektleiter

Unterschrift Auftraggeber

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152

Projektmanagement

Beispielformular: Projektplanung Projektbeschreibung

ȱ ȱ Projektbeginn: Endtermin:

ȱ Priorität

Beschreibung der Teilaufgabe

Delegiert an

Beginn

Kontrolltermin

Fertig bis

9

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

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ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

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ȱ

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ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

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ȱ

ȱ

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ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

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ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ok

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Projektplanung

Übersicht:

153

Arbeitspaketbeschreibung/Projektdefinition Arbeitspaketbeschreibung

Projekt

1. Zielsetzung des Arbeitspaketes

4. Personelle Ressourcen Art

Menge

Zeitaufwand

Kosten

Gesamt

Kosten

Gesamt

Auftraggeber Projektleiter Nr. und Titel des Arbeitspaketes

2. Erforderliche Maßnahmen/ enthaltene Meilensteine

Verantwortliche/r

5. Materielle Ressourcen Art

Menge

Zeitaufwand

Datum der Auftragsübernahme Fertigstellungstermin Abnahmedatum und Unterschrift

3. Voraussetzungen (Vorgänger/ Abstandsbeziehung)

6. Fertigstellungswert (Gesamtkosten Arbeitspaket) 7. Dauer

8. Feste Termine

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154

Übersicht:

Projektmanagement

Projektstatusbericht Projektstatusbericht

Projekt Travel Management

Projekt-Nr. 03-574

Projektkurzbeschreibung

Reduzierung der Reisekosten für das gesamte Unternehmen Effektivere Reisebuchung Richtlinien

Projektleiterin:

Floriane Schober geb. am 4.8.1972

berichtet an:

Direkten Vorgesetzten und Vorstandsmitglied Dr. Schneider

Anlass des Statusberichts: † Standard

‰ ________________________________________________

Status Qualität/Leistungsumfang: _____________________________________________________________ Budget: _____________________________________________________________________________ Termine: ____________________________________________________________________________ Probleme

ˆ keine

† geringe

‰ große

Im Fall großer Probleme: Ursachen: ___________________________________________________________________________ Lösungsvorschlag: ____________________________________________________________________ Entscheidungsbedarf: _________________________________________________________________ Weiteres Vorgehen: ___________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Unterschriften: _________________________________

________________________________________

Datum, Auftraggeber

Datum, Projektleiter

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ Tipp: Bitteȱ achtenȱ Sieȱ unbedingtȱ darauf,ȱ wennȱ beiȱ Problemenȱ „geringe“ȱ oderȱ „große“ȱ anȬ gestrichenȱist,ȱdassȱaufȱjedenȱFallȱUrsachenȱundȱLösungsvorschlägeȱbereitsȱaufȱderȱCheckȬ listeȱenthaltenȱsind,ȱundȱdassȱSieȱauchȱentsprechendȱeingreifenȱmüssen.ȱ

Projektplanung

Übersicht:

155

Rückmeldung nach Teilzielen/Milestones Rückmeldung

Projekt: Travel Management Projektkurzbeschreibung:

Reduzierung der Reisekosten für das gesamte Unternehmen Effektivere Reisebuchung Richtlinien

Bearbeiterin:

Sabine Geitner

Aufgaben:

9

erledigt

1. 2. 3. 4. 5. Geplanter Umfang (Anzahl Seiten etc.): ___________________________ Probleme

ˆ keine

Status: ___________________________

† geringe

‰ große

Im Fall großer Probleme: Ursachen: ___________________________________________________________________________ Lösungsvorschlag: ____________________________________________________________________ Geplanter Aufwand:

____ Tage

Aufwand bisher:

____ Tage

Start: __________

Ende: __________

voraussichtl. Ende: __________

Unterschriften: _________________________________

________________________________________

Datum, Auftraggeber

Datum, Projektleiter

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ ȱ

156

Projektmanagement

MitȱderȱfolgendenȱÜbersichtȱerhaltenȱSieȱeinenȱÜberblickȱüberȱalleȱBeteiligten,ȱinternȱwieȱdieȱ externen,ȱ undȱ könnenȱ dannȱ hierausȱ dieȱ Einzelheitenȱ überȱ Honorarȱ undȱ Meilensteineȱ erseȬ hen.ȱ

Übersicht:

Projektstammblatt Projektstammblatt

Projekt: Travel Management

Projekt Nr. 03-574

Projektkurzbeschreibung:

Reduzierung der Reisekosten für das gesamte Unternehmen Effektivere Reisebuchung Richtlinien

Projektleiterin: Floriane Schober

Stellvertreterin: Sabine Geitner

Projektmitarbeiter:

Kfm. Bearbeiter: Auftraggeber:

Ansprechpartner:

Name, Anschrift: ________________________________________

1. ______________________________________

________________________________________

2. ______________________________________

________________________________________

Honorar: Gesamthonorar:

EUR

Zahlungsplan: Besonderheiten: Termine: Meilensteine:

Start:

Ende:

Projektplanung

157

Partner

Kooperation: ________________________________________________________________________

Unterauftrag: ________________________________________________________________________

Unterschriften: _________________________________

________________________________________

Datum, Auftraggeber

Datum, Projektleiter

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ DieȱfolgendeȱÜbersichtȱbietetȱIhnenȱeinenȱbesserenȱÜberblickȱüberȱdieȱArbeitȱderȱeinzelnenȱ Teammitglieder,ȱ Sieȱ könnenȱ soȱ rechtzeitigȱ gemeinsamȱ verfolgen,ȱ wieȱ weitȱ dieȱ Mitarbeiterȱ sind.ȱ

Übersicht:

Arbeitsauftrag Arbeitsauftrag

Projekt: Travel Management

Projekt Nr. 03-574

Projektkurzbeschreibung:

Reduzierung der Reisekosten für das gesamte Unternehmen Effektivere Reisebuchung Richtlinien

Bearbeiterin: Milena Römer 1. _______________________________________ 2. _______________________________________ Aufgaben:

3. _______________________________________ 4. _______________________________________ 5. _______________________________________

158

Projektmanagement

Geplanter Umfang: (Anzahl Seiten etc.) ___________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Vorgehensweise: (Tools, Konventionen) ___________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Schnittstellen: (Ansprechpartner) _________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________

Besonderheiten: Geplanter Aufwand:

____ Tage

Start: __________

Ende: __________

Unterschriften: _________________________________

________________________________________

Datum, Auftraggeber

Datum, Projektleiter

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ Auchȱ hierȱ sindȱ wiederȱ dieȱ einzelnenȱ Teilnehmerȱ gefordert,ȱ diesenȱ Abschlussberichtȱ anȱ Sieȱ abzugeben,ȱdamitȱSieȱeinenȱÜberblickȱüberȱdieȱeinzelnenȱLeistungenȱundȱdieȱZieleȱhaben.ȱ

Übersicht:

Abschlussbericht Projekt-Abschlussbericht

Projekt: Travel-Management

Projekt-Nr.: 03-574

Projektkurzbeschreibung:

Reduzierung der Reisekosten für das gesamte Unternehmen Effektivere Reisebuchung Richtlinien

Projektleiterin: Floriane Schober Ziel:

Projektplanung

159

Projektorganisation:

Beschreibung der Leistung:

Wichtige Ereignisse/Kritische Probleme:

Projekttermine:

Projektkosten:

Projektabnahme: _________________________________

________________________________________

Auftraggeber

Projektleiter

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ DieseȱChecklisteȱistȱeinȱwichtigerȱBestandteilȱzurȱStellenbeschreibung.ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

160

Übersicht:

Projektmanagement

Stellenbeschreibung Projektleiter Projektleiter – Stellenbeschreibung

Projekt: Travel Management

Projekt-Nr.: 03-574

Projektkurzbeschreibung:

Reduzierung der Reisekosten für das gesamte Unternehmen Effektivere Reisebuchung Richtlinien

Projektleiter: Maria Müller geb. am 4.8.1972 berichtet an: Direkten Vorgesetzten und Vorstandsmitglied Dr. Schneider Unterstellte Projektmitarbeiter (Name, Vorname, Funktion): disziplinarisch unterstellt

fachlich zugeordnet (Projekttage)

Schorn, Sabine; Assistentin

Abels, Mathias; Controller

Heitemeier, Gabi; Assistentin

(5 Stunden pro Woche)

Schuster, Sabine; Office-Managerin

Behrens, Bernd; EDV-Organisator

Meier, Gerlinde; Sekretärin

(nach Bedarf)

Stelleninhaber wird vertreten von: Sabine Schuster Verantwortung: Die Stelleninhaberin ist verantwortlich für das termingerechte Erreichen der Projektziele gemäß der Projekterklärung (Checkliste 1) vom 15. Oktober 2002, und zwar im Rahmen des dort vorgegebenen Projektbudgets sowie entsprechend der vom Auftraggeber beschriebenen Merkmale. Befugnisse: Projektbezogene Reisen bis max. Euro 3.000,00 Aufgaben: 1. Terminplanung und -überwachung 2. Ressourcenplanung und -steuerung 3. ……… Unterschriften: _________________________________

________________________________________

Datum, Auftraggeber

Datum, Projektleiter

Projektplanung

Checkliste:

161

Informations-Checkliste

† Informations-Empfänger:

ȱ

† Wer muss (intern/extern) Projektinformationen erhalten?

ȱ

† Wen müssen Sie mit auf die Verteilerliste setzen?

ȱ

† Informations-Bedarf: Wer braucht welche Informationen?

ȱ

† Informations-Regeln:

ȱ

Bitte informieren Sie alle über diese Regeln, die wie folgt aussehen: 9

Verständlich

9

Kurz

9

Überschaubar

9

Strukturiert

9

Pünktlich

† Informations-Wege:

ȱ

Wie werden die Informationen weitergeleitet? 9

Schriftlich oder mündlich?

9

In Meetings oder am Telefon?

9

Per E-Mail oder per Post?

9

An bestimmte Stellen veröffentlicht oder persönlich übergeben?

9

...

† Informations-Form: Welche 9

Formulare,

9

Vordrucke,

9

Vorlagen sollen verwendet werden? Gibt es

9

Checklisten,

9

einheitliche Punkte oder

9

gemeinsames Design?

9

Muss ein bestimmter Nummernschlüssel bzw. Aktenplan beachtet werden?

ȱ

162

Projektmanagement

ȱ

† Informations-Inhalt: Welchen Inhalt haben die einzelnen Informationen? 9

Kosten,

9

Termine,

9

Erfolgskennzahlen,

9

Ressourcen,

9

Risiken,

9

Änderungen,

9

Verhalten

9

...

Übersicht:

Ihre Notizen im Projekt

Phase

Projektübergabe

Hauptprojekt

Tools

Dokumentation

Ereignisse/ Meetings

Assistenz

Projektplanung

163

Detailprojekt

Implementierung

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Projekthandbuch Ablauf:ȱ 1. Vorbemerkungȱ 2. Projekthintergrundȱ 3. Zielsetzung,ȱAufgabenstellungȱ 4. ProjektbezogeneȱRahmenbedingungenȱ 5. ProjektȱAufbauorganisationȱ 6. Projektstrukturȱ 7. Projektabwicklungȱ 8. Verträgeȱ 9. Projektbeteiligte,ȱAnschriftenȱ



Projektplanung

10

165

Travel-Management

Obwohlȱ dasȱ Internetȱ undȱ dieȱ moderneȱ Technologieȱ dieȱ Kontaktaufnahmeȱ inȱ derȱ immerȱ globalerenȱ Wirtschaftȱ massivȱ erleichtern,ȱ nimmtȱ nichtȱ nurȱ inȱ denȱ weltweitȱ operierendenȱ Unternehmenȱ dieȱ Anzahlȱ derȱ Geschäftsreisenȱ zu.ȱ Dasȱ Geschäftȱ wirdȱ globaler,ȱ inȱ vielenȱ FällenȱistȱauchȱnachȱwieȱvorȱeineȱpersönlicheȱPräsenzȱvonnöten,ȱalsȱFolgeȱsteigtȱdieȱReisetäȬ tigkeitȱinȱvielenȱGeschäftsbereichen.ȱȱ Damitȱ eineȱ Geschäftsreiseȱ reibungslosȱ verläuft,ȱ müssenȱ Übernachtung,ȱ Reiserouteȱ undȱ Termineȱorganisiertȱundȱabgestimmtȱsein.ȱBeiȱAntrittȱderȱReiseȱmussȱzudemȱallesȱNötigeȱfürȱ unterwegsȱ bereitȱ liegen.ȱ Dieȱ Checklistenȱ unterstützenȱ Sie,ȱ damitȱ Sieȱ nichtsȱ vergessenȱ undȱ listenȱalleȱnötigenȱMaßnahmenȱund/Aktivitätenȱauf.ȱEineȱweitereȱChecklisteȱ zeigtȱbeispielȬ haft,ȱwieȱeinȱReiseplanȱaussehenȱkönnte.ȱZumȱAbschlussȱwerdenȱdieȱInternetadressenȱvorȬ gestellt,ȱmitȱderenȱHilfeȱSieȱReisenȱschnellȱundȱeinfachȱonlineȱplanen.ȱ

Checkliste:

Vor der Reise

To Dos

Zu erledigen von:

1. Vorbereitung Datum und Uhrzeit Eventuelle Zeitverschiebungen sollten berücksichtigt werden! Reisemittel (Flugzeug, Bahn, Auto) Anlass (Gesprächspartner und/oder Konferenz/Seminar-Organisation) Dauer der Reise (An- und Abreise/Umfang der Gespräche) 2. Anträge und Reservierungen Flüge, Bahn Mietwagen Hotel Visum/Impfungen

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_10, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

9

Erledigt am:

166

To Dos Teilnahme an Vorträgen, Konferenzen, Seminaren Abendveranstaltungen 3. Reisedokumente und -unterlagen (Chronologischer Reiseplan inklusive:) Anreise-, Weiterreise- und Abreisedatum Flug-/Bahn-/Reservierungsnummern komplette Adressen mit Rufnummern von Hotel und Kunden/Gesprächsteilnehmern Flug-/Bahnticket (mit Platzreservierungen) (check-up!) Reservierungsbestätigungen (Hotel, Mietwagen) (check-up!) Einladungen oder Teilnehmerausweis Reisepass, Visum, Impfbescheinigung, internationaler Führerschein Wegbeschreibungen/Anfahrtsskizzen Stadt-/Straßenplan Eventuell benötigte Einlasskarten Devisen, Kreditkarte (PIN-Nummer.?) Visitenkarten Terminkalender 4. Geschäftliche Unterlagen und Ausrüstung Firmenprospekte/Präsentationsunterlagen Interne Telefonliste

Travel-Management

Zu erledigen von:

9

Erledigt am:

Projektplanung

To Dos

167

Zu erledigen von:

9

Erledigt am:

Wörterbuch, Blöcke, Stifte Briefpapier, Umschläge, Briefmarken, Stempel Diktiergerät, Ersatzkassetten, Ersatzbatterien (mit vollen Batterien) Taschenrechner Handy und Ladegerät (PIN-Nummer.?) Werbepräsente (Give-aways) Adapter Notebook 5. Interne Termine/laufende Projekte während der Abwesenheit, Sonstiges Gibt es Wiedervorlagen, die geklärt werden müssen? Parallel vereinbarte Termine stornieren Wer vertritt den Chef, wer ist unterschriftsberechtigt? (Vertreterregelung klären) E-Mail-Abwesenheitsfunktion einschalten Alle wichtigen Personen von der Abwesenheit informieren Kopien der Reisedokumente und -unterlagen anfertigen

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ ȱ ȱ ȱ

168

Travel-Management

Übersicht:

Beispiel für einen Reiseplan

Datum/ Uhrzeit:

Ort:

Name/Adresse/ Telefonnummer des Gesprächspartners

Telefonnummer des Besprechungsorts (Hotel, Firma et cetera)

Besprechungsgrund

Sonstiges

12.02.05

HH

Coenen GmbH

Hotel Atlantik 040-471147 Treffpunkt: Salon Ausblick

Kooperationsvertrag, Asien

Flugzeit:

Herr Liebig

13:00 Uhr

040-3344

12.02.05 15:00 Uhr

…

Pinneberg

…

Astra Effects AG

Astra Effects AG

Frau Schöne

Zur Aussicht 122

04131-666666

Pinneberg, Treffpunkt: Empfang

…

…

HIN: LH444, 10:10 Uhr Präsente mitnehmen

Präsentation der neuen Sportkollektion

Zurück: LH443,

…

…

Flugzeit:

18:00 Uhr Shuttle bereits bestellt, holt Sie bei der Firma Astra ab.

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Reiseplanung online

Übersicht:

Die besten Internetadressen für Ihre Online-Reiseplanung

http://www.fluege.com:

Neben der Buchungsmöglichkeit können Sie auch Details wie Gateway-Nummer, Flugverspätungen oder sonstige Änderungen erfahren. Flüge können auch geänderte werden.

http://www.flugplan.net:

Auch hier können Sie online Flüge buchen. Außerdem können Sie sich von nahezu allen deutschen und europäischen Flughäfen Lagepläne und Wegweiser ausdrucken lassen. Damit wird sich Ihr Chef/Ihre Chefin in einem unbekannten Flughafen besser zurechtfinden.

Projektplanung

169

http://www.travelchannel.de/magazin/ reiseratgeber:

Hier finden Sie Lagepläne von Flughäfen, Mahlzeiten der Airlines, Infos über die Beinfreiheit in den verschiedenen Flugklassen, die Verkehrsanbindung mit dem Auto inklusive Routenbeschreibung, U-Bahn-/ Bahn-/Bus-Pläne, Taxihalteplätze und Transportkosten.

http://www.bahn.de:

Online-Verkauf von Fahrkarten. Bahn-Tickets können Sie jetzt noch drei Tage vor dem Reisetermin online buchen. Ein „elektronischer Preisberater“ unterstützt Sie bei der Suche nach günstigen Tarifen und Rabatten. Die Bahn schickt Ihnen die Fahrkarte portofrei zu. Bis eine Stunde vor Abfahrt können Sie noch online Plätze per Kreditkarte reservieren.

http://www.surfandrail.de:

Wenn Sie online Ihre Bahntickets über diese Adresse buchen und mit Kreditkarte zahlen, sparen Sie Geld. Die Fahrkarten drucken Sie über Ihren Drucker aus. Bei der Sitzplatzreservierung können Sie zwischen Nichtraucher, Raucher, Großraumwagen, Abteil, Fensterplatz, Tischplatz, Handyzone, Ruhezone/ICEVideo wählen.

http://www.subwaynavigator.com:

Internationale U-Bahn-Fahrpläne.

http://telemap.de/router.htm:

Routenplaner – zusätzlich: Lagepläne am Flughafen, Beinfreiheit bei den Flugklassen, Verkehrsanbindung, U-Bahn- und Busanbindung, Parkplätze et cetera

http://www.billiger-mietwagen.de:

Sie tragen Ihren Wunschtermin nur einmal auf billiger-mietwagen.de ein, und nicht bei jedem einzelnen Anbieter. Der Meta-Preisvergleich mit den wichtigsten Anbietern ermittelt das günstigste Angebot und bietet die Möglichkeit online zu buchen.

http://www.nethotels.com:

Hotel-Recherche weltweit (1 bis 5 Sterne-Hotels).

http://www.hrs.de:

HRS – weltweites Hotel-Reservierungs-System.

http://www.ehotel.de:

Ehotel – weltweiter Hotelbuchungsservice.

http://www.visumdienst.de/index3.php:

Viele Informationen rund um Visum und Einreisebestimmungen.

170

Travel-Management

http://www.fit-for-travel.de:

Informationen über gesundheitliche Risiken – Tipps und Vorbeugungsmaßnahmen, Impfungen et cetera

http://www.wetter.com:

Wetter, unter anderem mit Klimadatenbank, Lexikon, Reisewetter, Verkehrshinweisen und Medizinwetter

http://wetteronline.de:

aktuelles Wetter, Vorhersagen, Klima, Segelwetter, Schneehöhen und Satellitenbilder.

http://www.reisekosten.de:

Tipps rund um die Reisekosten-Abrechnung. Weltweite Reisekosten-Abrechnung möglich, aktuelle Währungssätze – Benutzung via Internet 3 Euro pro Monat, Kauf einmalig 30 Euro.

Weitere Adressen:

—

Expedia : http://expedia.de

—

Tourisline: http://tourisline.de

—

Günstige Flüge: http://travelJungle.com



Projektplanung

171

11

Korrespondenz

Übersicht:

Entscheidende Faktoren für eine zeitgemäße Business-Korrespondenz

Der Briefkopf (Firmenlogo):

Hierauf fällt der erste Blick des Lesers. Sie als „Briefschreiber“ können oft auf diesen Punkt keinen Einfluss nehmen, da dies meist von der Unternehmensleitung entschieden wird. Der Vollständigkeit halber sei jedoch darauf verwiesen.

Die Adresse:

Nichts liest der Mensch lieber als seinen eigenen Namen. Ganz wichtig hier: Um den Leser nicht zu verstimmen, muss der Name richtig und vollständig geschrieben sein.

Der Betreff:

Das Wort „Betreff“ oder „betrifft“ schreibt man heute nicht mehr. Inhalt oder Thema des Briefes wird im Betreff kurz und präzise genannt und soll dem Leser eine erste Orientierung geben. Grundsätzlich gilt hier: so kurz wie möglich halten. Wenn möglich, nur eine Zeile, da diese schneller wahrgenommen wird. Nach DIN wird der Betreff nicht mehr unterstrichen. Neueren Untersuchungen zufolge bleibt auch die gleiche Schriftgröße (wie im gesamten Text 10-er bis 12-er Schrift) erhalten. Was jedoch sehr oft genutzt wird, ist der Fettdruck.

Die Anrede und Grußformel:

Die meisten Briefe beginnen mit „Sehr geehrte Frau Sommer, …“ und enden mit „Mit freundlichen Grüßen“. Mit diesen Standardformulierungen können Sie nichts falsch machen, besonders persönlich oder gar originell klingen sie jedoch nicht. Für die Grußformel gilt das gleiche wie für Ihre Anrede. Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, variieren und lockern Sie Ihre Formulierungen auf, denn: Sie wollen – nach der AIDAFormel – Aufmerksamkeit wecken. Ein Beispiel dafür wäre: „Guten Tag, Herr Mustermann, …“, „Guten Morgen, Frau Sommer“ oder „Sehr geehrte Frau Karin Beispiel, …“ … Übrigens: Wie Sie Ihren Briefpartner anreden, das entscheiden Sie selbst. Eine Regel dafür gibt es nicht. Erlaubt ist, was Ihnen gefällt. Wichtig hier jedoch immer: Es muss zu Ihrem Unternehmen, zu Ihnen und zu Ihrem Leser passen.

Mehrere Adressaten:

Beim Geschäftsbrief kommt die in der Hierarchie höher stehende Person zuerst.

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_11, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

172

Der Briefeinstieg:

Korrespondenz

Dieser sollte kurz, knapp und fesselnd sein. Das bedeutet, der Leser muss Lust zum Weiterlesen bekommen, sein Interesse muss geweckt werden, und er muss das Gefühl haben, etwas zu verpassen, wenn er nicht weiter liest. Beginnen Sie mit einer wichtigen, positiven Formulierung! Phrasen wie: „Wir beziehen uns auf …“ oder „… in Beantwortung Ihres Schreibens vom …“, sind überflüssig, da Sie keinen Nachrichtenwert besitzen.

Der Briefinhalt:

Hier sollten Sie immer aus Sicht Ihres Lesers argumentieren. Streben Sie deshalb das „Sie“ an und vermeiden das „Wir.“ Ihr Leser darf kein „Nein“ im Kopf haben (gilt vor allem bei Angeboten), sondern die Antworten müssen „Ja“ heißen. Ganz wichtig: Bewahren Sie die Übersichtlichkeit, indem Sie Ihren Text beispielsweise durch Absätze strukturieren (mehr als sechs Zeilen ermüden das menschliche Auge). Das bedeutet: Verteilen Sie Ihren Text gut strukturiert auf Ihrem Briefbogen und wählen Sie Flattersatz, bei dem die Zeilenenden nicht – wie beim Blocksatz – einheitlich bündig sind.

Der Schlusssatz:

Nutzen Sie nie Ihren letzten Satz dazu, all das zuvor Gesagte mit anderen Worten nochmals zu wiederholen. Bei Ihrem Angebot zum Beispiel sollte ein Handlungsappell stehen. Dieser kann beispielsweise sein, dass Ihr Leser sofort bei Ihnen vorbeikommen soll, eine Karte abschicken soll oder eine schnelle Entscheidung treffen soll. Beispiele: „Möchten Sie die Angelegenheit nochmal besprechen? Ein Termin Anfang nächster Woche könnten wir für Sie einrichten.“ „Sollte Ihnen unsere Angebot zusagen, vereinbaren Sie bitte sobald als möglich einen Besprechungstermin mit Ihrem Ansprechpartner, Herrn Mustermann.“

Die Grußformel:

Wählen Sie anstatt dem üblichen „Mit freundlichem Gruß“ – alternativ, je nach Empfänger und Briefinhalt – zeitgemäße Formeln wie zum Beispiel: „Mit sonnigen (frühlingshaften, winterlichen, weihnachtlichen, usw.) Grüßen“ oder „Beste Grüße aus … (Stadt des Briefverfassers)“ oder „Mit guten Wünschen für einen angenehmen Urlaub/angenehmes Wochenende“ oder „Bis dahin grüßen wir Sie herzlich“ oder „Es grüßt Sie freundlich nach … (Stadt des Briefempfängers).“

Projektplanung

173

Die Unterschrift:

In Geschäftsbriefen folgen, nach der Grußformel und Angabe der Firma, linksbündig die handschriftliche Unterschrift mit Vor- und Zunamen (macht den Brief persönlicher) sowie getippte Wiederholung des Vor- und Zunamens. Was den Abstand zur Firmenbezeichnung angeht, so gibt es hier keine Regel, das heißt Sie legen ihn selbst fest. Empfehlung: drei Leerzeilen.

Die Anlage/n:

Jeder Brief, dem Sie Unterlagen beifügen, erhält den Vermerk „Anlage“ oder „Anlagen.“ Das genügt. Sie können jedoch die beigefügten Anlagen auch namentlich nennen, wenn Sie möchten, dass Ihr Leser sofort erkennt, um welche Unterlagen es sich handelt. Die Anlage steht linksbündig unter dem Namen (meist zwei Leerzeilen Abstand) oder Sie können sie auch rechts nennen (z. B. bei Platzmangel). Das Wort „Anlage/n“ wird nicht mehr unterstrichen!

Briefende – das Postskriptum:

In den DIN-Regeln gibt es keine Angaben zum PS. Das Postskriptum „PS:“ wurde ursprünglich genutzt, um „Vergessenes“ anzufügen und heißt übersetzt „nach dem Geschriebenen“. Heute wird das PS hauptsächlich dann eingesetzt, wenn auf interessante Dinge aufmerksam gemacht werden soll. Beispiele: PS: Sie finden uns auf der Bildungsmesse in Nürnberg in der Halle 3 auf dem Stand A2. PS: Aktionszeitraum für alle Angebote ist der 15. bis 31. Mai 2003! Untersuchungen haben ergeben, dass nach flüchtigem Überfliegen des Briefinhaltes das PS intensiv gelesen wird. Das ist auch der Grund, weswegen in Werbebriefen wichtige Informationen in den Zusatz am Ende des Briefes gesetzt werden und viele Direktwerber behaupten „Kein guter Werbebrief ohne PS“.

Hervorhebungen:

Grundsätzlich gilt: Vermeiden Sie zu viele oder verschiedenartige Hervorhebungen in Ihrem Geschäftsbrief. Empfehlung: Entscheiden Sie sich für eine Version und bleiben Sie dabei. Für das Gesamtbild Ihres Briefes eignet sich am besten: Unterstreichen und halbfette Buchstaben. Durch diese Art des Hervorhebens wird das Gesamtbild nicht gestört. Vermeiden Sie wenn möglich eine gesperrte Schrift. Der Lesefluss wird durch die ungewohnten Abstände sofort gestört.

Schriftart und -größe:

Empfehlung: Arial, Schriftgröße 10-12 Punkt für den Normaltext.

174

Korrespondenz

Seitenrand:

Achten Sie bei Ihren Briefen darauf, einen ausreichend großen Seitenrand zu lassen. Folgende Maße sind sinnvoll: 24,1 mm links und 20 mm rechts.

Absätze:

Kurze Absätze: Empfehlenswert sind vier bis 6 Zeilen.

Satzlänge:

Durchschnittliche Satzlänge: nicht mehr als 20 Wörter.

Flattersatz:

Schafft bessere Lesbarkeit und das Schriftbild wirkt luftiger und leichter.

Tipp: LegenȱSieȱgroßenȱWertȱaufȱeineȱzeitgemäßeȱundȱfehlerfreieȱBriefgestaltung.ȱIhreȱProfessiȬ onalitätȱzeigtȱsichȱimȱDetail.ȱVerwendenȱSieȱdieȱaktuellenȱStandardsȱundȱmachenȱSieȱsichȱ mitȱdenȱgültigenȱNormenȱIhresȱLandesȱvertraut.ȱȱ WelcheȱSchriftartȱundȱSchriftgrößeȱSieȱverwenden,ȱistȱinȱvielenȱUnternehmenȱauchȱdurchȱ dieȱCorporateȱIdentityȱ(CI)ȱfestgelegt.ȱGibtȱesȱinȱIhremȱUnternehmenȱkeineȱVorgaben,ȱistȱ dieȱSchrift,ȱfürȱdieȱSieȱsichȱentscheiden,ȱAusdruckȱvonȱIndividualität.ȱWichtigȱist,ȱdassȱdieȱ SchriftartȱzumȱBriefpapierȱpasst.ȱ

Übersicht:

Formulierungen und Worte, die Sie vermeiden sollten

Zu vermeiden sind:

Beispiele:

Superlative:

Höflichste – einzigste – optimalste – maximalste – bestbezahlteste – meistgelesenste – bestmöglichste – nächstliegendste …

Hauptwörter – Hauptwortstil:

Zur Anwendung kommen – Zur Anweisung bringen – In Erwägung ziehen – Überlegungen anstellen – Zur Auslieferung kommen – Die Überweisung vornehmen – Zum Versand kommen – In Vormerkung nehmen – Eine Untersuchung durchführen – Zur Ausführung gelangen Richtig: anweisen, ausliefern, überweisen et cetera.

Pleonasmen (Dopplungen):

Spezielles Sonderangebot – Finanzielle Gewinneinbuße – Testversuch – bereits schon – wieder erneut – speziell nur – weiterhin für die Zukunft – neu renoviert – wieder zurückerstatten –

Projektplanung

Zu vermeiden sind:

175

Beispiele: gezeigte Leistung – anfallende Arbeit – geführte Gespräche – gehabte Unterhaltung – gegebenes Versprechen – geschlossene Vereinbarung – erfolgte Aussprache – nach erfolgter Unterzeichnung

Passiver Briefstil:

Der Brief wurde von Herrn M. unterschrieben. Bei Schwertransporten muss die Polizei verständigt werden. Ihre Stellungnahme wurde von uns zur Kenntnis genommen. Versteckter Passiv lauert in „man“!

Konjunktiv:

Falsch: Ich würde feststellen. Richtig: Ich stelle fest.

Negativ-Formulierungen:

Falsch: Das könnte funktionieren. Richtig: Das funktioniert sicher.

Relativierungen:

Falsch: Das ist nicht so schlecht. Richtig: Das ist gut.

Verlegenheitsworte:

Falsch: Im Prinzip habe ich nichts dagegen. Richtig: Ich habe nichts dagegen.

Wir-orientierte Sprache:

Falsch: Wir senden Ihnen … Richtig: Sie erhalten …

Vermeiden Sie Wörter wie:

ȱ ȱ ȱ

Zu unserer Entlastung – Haben wir zur Kenntnis genommen – Seitens – vonseiten – teilen wir Ihnen mit – zwecks – gemäß – mittels – in Kürze – in Bälde – betreffs/betreffend – seinerzeit – möchten wir bemerken – Bezug nehmend – möchten wir Sie höflich bitten – hochachtungsvoll – eventuell – vielleicht

176

Korrespondenz

Checkliste:

Korrespondenz – Basics

9 SchreibenȱSieȱaktiv,ȱkonkretȱundȱohneȱveralteteȱFloskelnȱundȱAmtsdeutsch.ȱȱ 9 VorsichtȱauchȱbeiȱAbkürzungenȱundȱFremdwörtern.ȱSieȱerschwerenȱdenȱLesefluss.ȱNichtȱ jederȱverstehtȱIhreȱfirmeninterneȱ„Geheimsprache“.ȱ 9 SchreibenȱSieȱIhreȱBriefeȱgrundsätzlichȱinȱderȱGegenwart.ȱNur,ȱwennȱsichȱderȱInhaltȱaufȱ Vergangenesȱbezieht,ȱistȱdasȱVerwendenȱeinerȱVergangenheitsformȱerlaubt.ȱ 9 VerwendenȱSieȱEigenschaftswörterȱnurȱsparsam.ȱMehrereȱEigenschaftswörterȱaneinanȬ dergereiht,ȱwirkenȱleichtȱzuȱblumigȱundȱübertrieben.ȱ 9 BedenkenȱSieȱimmer,ȱdassȱSieȱfürȱdenȱLeserȱdesȱBriefesȱschreibenȱundȱnicht,ȱumȱzuȱbeȬ eindrucken!ȱVersetzenȱSieȱsichȱinȱdieȱLageȱdesȱLesersȱundȱsetztenȱSieȱseineȱBrilleȱauf.ȱ

11.1

Korrekte Ansprache in speziellen Fällen

Ansprache bei Adel, Ehrenbezeichnungen und verliehenen Titeln

႑SobaldȱeinȱAdelstitelȱwieȱ„Baron“,ȱ„Gräfin“ȱerscheint,ȱfallenȱinȱderȱmündlichenȱAnredeȱ

dieȱbürgerlichenȱAnredewörterȱHerrȱundȱFrauȱsowieȱdieȱPräpositionenȱ„von“ȱundȱ„zu“ȱ weg.ȱSieȱsagenȱalsoȱbeispielsweiseȱ„GräfinȱTal“ȱundȱ„BaronȱBerg“.ȱ

႑DieȱFreifrauȱhatȱkeinenȱ„anredewürdigen“ȱTitel,ȱdaherȱbleibenȱ„Frau“ȱundȱdieȱPräposiȬ tionȱerhalten:ȱ„GutenȱTag,ȱFrauȱvonȱStein“.ȱ

႑DerȱakademischeȱGrafȱwirdȱwieȱbeiȱBürgerlichenȱvorȱdenȱNachnamenȱgestellt:ȱ„Gutenȱ Tag,ȱDr.ȱGräfinȱTal“.ȱ

႑Verlieheneȱ–ȱauchȱnichtȬakademischeȱ–ȱTitelȱwerdenȱimmerȱgenannt:ȱ„HerrȱSenator“ȱ ႑EhrentitelȱundȱAmtsbezeichnungenȱwerdenȱimmerȱgenannt:ȱ„FrauȱOberbürgermeisteȬ rin“,ȱ„FrauȱKammersängerin“.ȱ

႑EhepartnerȱhabenȱkeineȱÜbertragungȱvonȱTitelȱundȱAmtsbezeichnungen.ȱAlsoȱFrauȱ OberbürgermeisterinȱSchneiderȱundȱHerrȱSchneider.ȱ

ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Die professionelle E-Mail-Korrespondenz

11.2 Checkliste:

177

Die professionelle E-Mail-Korrespondenz E-Mail-Korrespondenz

CC-Feld:

9

Benutzen Sie das CC-Feld mit Bedacht. Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem Verteiler nicht mehr Personen als notwendig aufnehmen! Nichts ist lästiger, als E-Mails zu erhalten, von denen man gar nicht betroffen ist.

Betreff/Betreffzeile:

9

Wie bei einem Geschäftsbrief gehört der Inhalt der Mail in der Betreffzeile kurz und mit allen notwendigen Angaben zusammengefasst.

Persönliche Anrede:

9

In geschäftlichen E-Mails gehören Anrede und Grußformel auf jeden Fall zum guten Ton. Wählen Sie die gleichen Anreden, die Sie auch in einem Brief verwenden würden. Ausnahme: E-Mails an gute Kollegen, da gilt auch der weit verbreitete E-MailGruß: „Hallo Michael …“.

Verfassen Sie Ihre E-Mails präzise und knapp!

9

Beschränken Sie sich auf das Wesentliche, schreiben Sie kurze Sätze und Abschnitte und überlegen Sie, welche Informationen der Empfänger wirklich braucht aber auch was Sie erwarten.

Verwenden Sie keine unnötigen Formatierungen!

9

Es kann passieren, dass Ihr E-MailEmpfänger mit seinem Programm nur Basistext verarbeiten kann und bei ihm aufwendig gestaltete Texte als unleserliche Hieroglyphen ankommen. Möchten Sie bestimmte Worte hervorheben, beschränken Sie sich auf fette und, oder kursive Schriften, die von allen gängigen E-MailProgrammen unterstützt werden. Am besten ist es, Sie versenden Ihre E-Mails im reinen Text-Format.

178

Korrespondenz

Sonderzeichen und HTML-Formatierungen:

9

Versenden Sie E-Mails immer im Format „nur Text“ – also nicht mit Schriftgestaltung, nicht als HTML, Sonderzeichen und auch nicht mit farbigem Hintergrund. Viele E-Mail-Programme können diese Ziffern nicht lesen!

Zeilenlänge:

9

Zur besseren Lesbarkeit begrenzen Sie Ihre Zeilenlänge auf circa 65 Zeichen!

Absätze:

9

Strukturieren Sie den Text in sinngerechte Absätze!

Groß- und Kleinschreibung:

9

Vermeiden Sie durchgängige Groß- oder Kleinschreibung.

Umfangreiche Nachrichten:

9

Haben Sie eine Nachricht von mehr als 100 Zeilen zu übermitteln, setzen Sie bitte in der Betreff-Zeile das Wort „long“ ein.

Rechtschreibung:

9

Achten Sie auf die gesetzlichen Rechtschreiberegeln.

Abkürzungen und Emoticons:

9

Vermeiden Sie Abkürzungen und Emoticons. Nicht jeder kennt die Abkürzungen und Emoticons wie zum Beispiel ;-)), die mittlerweile aus dem englischen Sprachraum bei unseren E-Mails eingeführt wurden.

9

Vermeiden Sie Abkürzungen, wie z. B.: ASAP (As soon as possible), 4u (= for you = für dich/für Sie) oder imo (= in my opinion = meiner Meinung nach), usw., nicht jeder Leser weiß damit etwas anzufangen!

Das Protokoll

Autosignatur:

179

9

Achten Sie auf die richtige und vollständige Signatur!

9

In die Signatur gehören:

– – – – –

Name Firma Adresse Telefonnummer, E-Mail, Internetadresse Je nach Unternehmensform die entsprechenden

9

Angaben in Deutsch und Englisch in Ihrer „Signatur“ sind bei global tätigen Unternehmen ein Muss und geben auch in mittelständischen Unternehmen einen internationalen Anstrich.

9

In die Signatur gehören nicht: – Werbung – Rechtsbelehrungen

Vertraulichkeit:

9

Versenden Sie nur solche Textinhalte per E-Mail, die Sie auch auf eine Postkarte schreiben würden! Durch entsprechende Betriebsvereinbarungen hat der Arbeitgeber das Recht, während der Arbeitszeit versandte E-Mails, zu kontrollieren. Viele Firmen speichern die Nachrichten selbst nachdem sie gelöscht wurden. So können Ihre eigenen Nachrichten vor Gericht gegen Sie verwendet werden.

Wann sind E-Mails sinnvoll?

9

E-Mails eignen sich nicht für alles! Versenden Sie niemals problematische oder sensible Informationen, sondern ziehen Sie in solchen Fällen das persönliche Gespräch oder Telefonat vor! Es sei denn, Ihre EMail-Partner verfügen über sichere Verschlüsselungssysteme.

180

11.3

Korrespondenz

Das Protokoll

Beispielformular: Protokoll Art der Besprechung: Datum:

Uhrzeit (Beginn/Ende):

Ort:

Raum:

Thema/Ziel: Teilnehmer (Teilnehmerliste) anwesend/abwesend: Protokollführer: Tagesordnungspunkte/Themen: 1. 2. 3. Ergebnisse:

erledigt bis:

verantwortlich:

zu TOP1.:

zu TOP2.:

zu TOP3.:

Name des Protokollführers: Unterschrift Moderators/Besprechungsleiter: Unterschrift des Vorsitzenden: Verteiler:

DiesesȱFormularȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Das Protokoll

181

Tipp: Eineȱ guteȱ Protokollführungȱ istȱ entscheidendȱ fürȱ denȱ Erfolgȱ undȱ dasȱ Ergebnisȱ einerȱ BeȬ sprechung.ȱ Erfolgsfaktorenȱ sindȱ Übersichtlichkeit,ȱ leichteȱ Lesbarkeit,ȱ Eindeutigkeitȱ undȱ guteȱVerständlichkeit.ȱȱ KlärenȱSieȱunbedingtȱimȱVorfeld,ȱwelcheȱArtȱvonȱProtokollȱgeführtȱwerdenȱsoll!ȱDieȱhäuȬ figsteȱFormȱistȱdasȱErgebnisprotokoll.ȱHierȱwerdenȱnurȱdieȱErgebnisseȱzuȱdenȱeinzelnenȱ Tagesordnungspunktenȱ notiert.ȱ Nurȱ inȱ Ausnahmefällenȱ istȱ esȱ sinnvollȱ einȱ AblaufȬȱ oderȱ ausführlichesȱProtokollȱanzufertigen,ȱwoȱderȱkompletteȱVerlaufȱwörtlichȱoderȱinȱAuszüȬ genȱstenographiertȱwird.ȱ ArbeitenȱSieȱ mitȱ demȱvorgefertigtenȱMusterȬDeckblattȱ undȱbeȬ rücksichtigenȱSieȱdieȱfolgendenȱKriterienȱdabei:ȱ

Übersicht:

Kriterien für das Protokoll

Verteiler:

—

Als Information für alle Beteiligten, wer das Protokoll erhält.

Formale Informationen:

—

Art der Besprechung

—

Veranstalter, Einladender

—

Tag und Ort

—

Beginn und Ende

—

Teilnehmerliste (Soll-Ist Zustand)

—

Leiter und Protokollführer

—

Tagesordnung oder Besprechungsthema

—

Ort und Datum

—

Wichtige Fakten

—

Teilergebnisse

—

Ergebnisse

—

Beschlüsse und Vereinbarungen

—

Unterschriften (Vorsitzender, Protokollführer)

—

Tipp: Wichtig ist es, genau festzuhalten, wer was bis wann erledigen muss, wer informiert werden muss und wer für die Kontrolle der Erledigung zuständig ist.

Eigentlicher Inhalt:

Wer erledigt was bis wann?

182

Form und Inhalt:

Korrespondenz

—

Prüfen Sie unbedingt folgendes, bevor Sie das Protokoll in Umlauf bringen:

—

Ist das äußere Bild des Protokolls so, dass es den Empfängern entspricht?

—

Stimmt der Verteiler? Niemand vergessen?

—

Ist das Protokoll klar gegliedert, sodass die einzelnen Ergebnisse der TOPs gut nachvollziehbar sind?



Interne Besprechungen organisieren

12

183

Meetingmanagement

Beiȱ derȱ Planungȱ vonȱ Geschäftstreffenȱ istȱ anȱ eineȱ Vielzahlȱ vonȱ Dingenȱ zuȱ denken.ȱ Dieȱ SitȬ zungenȱ sollenȱ schließlichȱ wieȱ amȱ Schnürchenȱ ungestörtȱ ablaufenȱ undȱ dieȱ Teilnehmerȱ proȬ duktiveȱErgebnisseȱerbringen.ȱAnȱwasȱSieȱallesȱdenkenȱmüssen,ȱdamitȱderȱorganisatorischeȱ RahmenȱbeiȱinternenȱSitzungenȱstimmt,ȱzeigtȱKapitelȱ14.ȱDieȱChecklistenȱderȱnächstenȱKapiȬ telȱ gebenȱ Aufschlussȱ darüber,ȱ wieȱ Termineȱ geplant,ȱ Einladungenȱ verschicktȱ undȱ dieȱ BudȬ getsȱerstelltȱwerden.ȱ DiesesȱKapitelȱhilftȱIhnenȱdabei,ȱperfekteȱundȱreibungsloseȱVeranstaltungenȱzuȱorganisieren,ȱ vomȱinternenȱAbteilungstreffenȱbisȱhinȱzurȱinternationalenȱKonferenz.ȱ

12.1

Interne Besprechungen organisieren

Übersicht:

Eckdaten festlegen

Eckdaten für die Vorbereitung:

Ihr Eintrag:

Welches Ziel oder Thema verfolgt die Besprechung? Welcher Zeitpunkt ist günstig? Oder ist bereits ein fester Zeitpunkt bestimmt? Wie lange soll die Besprechung dauern? Welcher Raum ist geeignet? Welche Hilfsmittel werden benötigt? Wie viele Teilnehmer werden erwartet? Welche Teilnehmer werden im Vorfeld informiert? In welcher Form soll die Einladung erfolgen? Wer ist für die Tagesordnung zuständig? Welche Betreuung der Teilnehmer ist sonst noch erforderlich?

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_12, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

184

Meetingmanagement

Checkliste:

Vorbereitung von Meetings, Brainstormings und Besprechungen Ihr Eintrag/Anmerkungen:

Interne Besprechungen: Thema: Ziel: Datum/Uhrzeit: Teilnehmer: zugesagt: Abgesagt Schwebe: Tagesordnungspunkte: Wer ist zuständig für die Vorbereitung: Thema 1: —

wer:

—

bis wann:

Thema 2: —

wer:

—

bis wann:

Thema 3: —

wer

—

bis wann:

Zeitrahmen für die Themen/ Tagesordnungspunkte: —

TOP 1:

—

TOP 2:

—

TOP 3:

Interne Besprechungen organisieren

Besprechungsleiter/Moderator: Protokollführung: Protokollart: Ergebnisprotokoll oder ausführliches Protokoll? Besprechungsraum: Technische Ausstattung: 9

Overhead-Projektor

9

Beamer

9

Fernseher und Video

9

CD-Player

9

Kamera

9

Pinnwände

9

Moderationskoffer

9

Flipchart

9

Sonstiges

Unterlagen/Kopien: Sitzordnung: Bewirtung:

ȱ ȱ ȱ

—

Getränke:

—

Speisen:

185

186

Meetingmanagement

Checkliste:

Vor dem Meeting

Check-up: Teilnehmer: 9

Agenda verschickt?

9

Zu-/Absage -Anzahl

Arbeitsunterlagen: 9

komplett vorhanden?

9

alle kopiert?

Raum-Check-up: 9

Bestuhlung/Bestuhlungsplan

9

Technisches Equipment (Vollständigkeit/ Funktionsfähigkeit)?

9

Ist der Raum störungsfrei gelegen?

9

Bewirtung?

9

Lichtverhältnisse?

9

Telefon im Raum ausgeschaltet?

9

Moderationskoffer vollständig?

9

Schreibmaterial ausreichend vorhanden?

9

Pinnwände mit Papier bespannt und Anzahl Check-up?

9

Telefon im Raum ausgeschaltet?

Eintrag/Anmerkungen:

Interne Besprechungen organisieren

Check-up:

187

Eintrag/Anmerkungen:

Wer ist zuständig für die Nachbereitung: Beschlüsse/Ergebnis TOP1: —

Termin:

—

Verantwortlich:

Beschlüsse/Ergebnis TOP2: —

Termin:

—

Verantwortlich:

Beschlüsse/Ergebnis TOP3: —

Termin:

—

Verantwortlich:

Erstellung von To-Do-Listen ErgänzenȱSieȱalleȱPunkteȱmitȱfolgendenȱKriterien:ȱ

႑VerantwortlicherȱBearbeiterȱ ႑Kontrollterminȱ ႑Statusȱ ႑Erledigungsvermerk:ȱerledigtȱja/neinȱ ႑Bemerkungenȱ Tipp: LegenȱSieȱinȱjedemȱBesprechungsraumȱeineȱListeȱaus,ȱinȱderȱeinzelneȱBelegzeitenȱgenauȱ eingetragenȱwerdenȱbzw.ȱführenȱSieȱdieseȱÜbersichtȱelektronischȱfürȱjedenȱeinsehbar.ȱDerȱ BesprechungsȬ/ModerationsleiterȱkannȱsoȱauchȱdieȱihmȱzurȱVerfügungȱstehendeȱZeitȱgeȬ nauȱeinhalten.ȱEsȱgibtȱwenigerȱÜberschneidungen!ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

188

12.2

Meetingmanagement

Terminplanung

Tipp: DasȱAȱundȱOȱfürȱeineȱprofessionelleȱVeranstaltungsorganisationȱistȱeineȱrechtzeitigeȱTerȬ minplanung.ȱJeȱfrüherȱSieȱdenȱTerminȱfestgelegtȱhaben,ȱdestoȱgründlicherȱkönnenȱSieȱIhreȱ weitereȱPlanungȱkoordinieren.ȱDieȱWahrscheinlichkeit,ȱeinȱgeeignetesȱHotelȱundȱguteȱReȬ ferentenȱbeziehungsweiseȱVIPsȱzuȱbekommen,ȱistȱauchȱvielȱgrößer.ȱ

Checkliste:

Bei der Terminplanung zu beachten

9 Schulferienȱ(Bundesländer)ȱ 9 Messetermineȱ 9 Feiertageȱ(regional,ȱnationalȱundȱinternational)ȱ 9 RegionaleȱFesttermineȱ 9 BrückentageȱzwischenȱdenȱFeiertagenȱ(Kurzferien)ȱ 9 VerkehrsreicheȱTageȱ 9 Terminüberschneidungenȱ 9 TerminplanungȱderȱVIPsȱ 9 TerminplanungȱderȱReferentenȱ 9 TerminplanungȱderȱReferentenȱ 9 BetrieblicheȱHochleistungszeitenȱ 9 TerminüberschneidungenȱamȱVeranstaltungsortȱ(andereȱGroßveranstaltungen)ȱ 9 DasȱinnerbetrieblicheȱGesamttermingeflechtȱ

12.3 Checkliste:

Einladung Was gehört in die Einladung?

9 ArtȱderȱVeranstaltungȱ 9 ZielȱderȱVeranstaltungȱ 9 Datumȱ(BeginnȱderȱVeranstaltungȱundȱvoraussichtlichesȱEnde)ȱ 9 Ort:ȱ(Stadt,ȱTagungsort,ȱHotel,ȱAdresseȱundȱTelefonnummerȱetȱcetera)ȱ 9 NamenȱderȱReferentenȱundȱModeratorenȱ

Einladung

189

9 NamenȱderȱTeilnehmerȱ(fallsȱbereitsȱbekannt)ȱ 9 VIPsȱ 9 Thema/Tagesordnungȱ 9 AnsprechpartnerȱfürȱOrganisatorischeȱ 9 AnsprechpartnerȱfürȱInhaltlichesȱ 9 Anmeldeformularȱ(FormatȱalsȱAntwortfax)ȱ 9 Anmeldeschlussȱ 9 Rahmenprogrammȱ 9 Übernachtungsmöglichkeitȱ 9 Parkmöglichkeitenȱ 9 ZugȬ/BusȬ/StraßenbahnȬ/UȬBahnverbindungenȱ 9 NächstgelegenerȱFlughafen/Bahnhofȱ 9 HinweiseȱüberȱAnȬȱundȱAbreiseȱ(ShuttleȬService)ȱ

Checkliste:

Form und Versand

DasȱsollteȱbeiȱderȱFormȱbeachtetȱwerden:ȱ 9 DruckȱvorȱKopieȱ 9 HochwertigesȱPapierȱ 9 AttraktiveȱundȱgeschmackvolleȱFarbauswahlȱ 9 HandgeschriebenerȱEmpfängername,ȱAnlass,ȱOrtȱoderȱZeitȱ(allerdingsȱnurȱgeeignetȱbeiȱ EinladungsverfahrenȱbisȱmaximalȱhundertȱPersonen!)ȱ VersendenȱderȱEinladung:ȱ 9 VorlageȱderȱEinladungȱbeiȱexternenȱTeilnehmernȱmindestensȱvierȱbisȱsechsȱWochenȱ vorherȱ(destoȱhöherȱistȱdieȱZusagequote!).ȱSieȱkönnenȱauchȱeineȱtelefonischeȱNachfassȬ Aktionȱstartenȱ–ȱjeȱnachȱZielgruppeȱistȱauchȱderȱEȬMailȬWegȱratsam.ȱ 9 VerschickenȱSieȱimȱVorfeldȱeineȱVorankündigung,ȱdamitȱderȱTerminȱvonȱdenȱTeilnehȬ mernȱschonȱeinmalȱgeblocktȱwerdenȱkann.ȱDieseȱkannȱauchȱperȱEȬMailȱvorabȱgeschicktȱ werden.ȱ 9 VerwendenȱSieȱeineȱAntwortkarte.ȱDieseȱInhalteȱsolltenȱdaraufȱenthaltenȱsein:ȱ ȭ ȭ ȭ ȭ ȭ

EinladungȱvonȱBeleitpersonen,ȱ Parkplatzwünsche,ȱ AnkunftsȬȱundȱAbreisezeit,ȱ ShuttleȬWunsch,ȱ HotelȬZimmerwünsche.ȱ

190

Meetingmanagement

12.4

Budgetplanung

Übersicht:

Budgetplanung Veranschlagt:

Einladungen: Entwurf Layout Druckkosten Versandkosten Werbematerial: Informationsmappe des Unternehmens Seminarunterlagen-Ordner Schreibblöcke Kugelschreiber Präsente für Teilnehmer/Referenten Namensschilder Tischschilder Location: Raummiete Pauschalarrangements —

Tagungspauschale

Tagungsgetränke im Raum Getränke zu den Mahlzeiten

Einzelpreis/ Anzahl:

Gesamtkosten:

Budgetplanung

191

Veranschlagt:

Tagungstechnik Telefonkosten Abendveranstaltung: Menü Buffet Getränke: Softdrinks Alkoholische Getränke Kaffee Tee Snacks Catering (wenn Bewirtung nicht über das Hotel erfolgt): Essen: —

Menü

—

Buffet et cetera

Getränke : Softdrinks Alkoholische Getränke Kaffee Tee Snacks

Einzelpreis/ Anzahl:

Gesamtkosten:

192

Meetingmanagement

Veranschlagt:

Einzelpreis/ Anzahl:

Gesamtkosten:

Externe Dienstleister Honorare: Trainer Moderatoren Künstlergage Rahmenprogramm GEMA-Gebühren Übernachtungskosten für Dienstleister Verpflegungskosten für Dienstleister Sonstiges Trinkgelder insgesamt Telefonkosten Kosten für Schreibbüro/ Tagungsunterlagen Reisekosten Veranstaltung Flugkosten Bahntickets Kilometer-Geld Parkgebühren Gesamt:

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Tagungen

12.5 Checkliste:

193

Tagungen Tagungsraum

Vor Tagungsbeginn Bestuhlungsplan eingehalten? Anzahl der Stühle entspricht der Teilnehmerzahl (Reserve beachten) Tischschilder sind vorhanden (falls die Sitzordnung vorgeschrieben ist) Genügend Ablagefläche (Folien, Manuskripte, Folienstifte) Rednerpult mit ausreichender Beleuchtung vorhanden? Die Leinwand ist von jedem Platz aus gut zu sehen? Plakate und Poster sind angebracht? Tagungsmappen liegen bereit? Bedruckte Namensschilder liegen in alphabetischer Ordnung zur Übergabe bereit? Pinnwände stehen nicht hinderlich und sind von jedem Platz aus sichtbar? Laserpointer vorhanden? Verdunklungseinrichtungen getestet? Schließen alle Vorhänge beziehungsweise Jalousien? Wo sind die Lichtschalter? Welche Lichtschalter müssen während der Tagung betätigt werden. Klimaanlageregelung möglich und wie funktioniert sie? Sind die installierten Raum-Telefone abgeschaltet?

9

Erledigt:

194

Meetingmanagement

Unmittelbar vor Tagungsbeginn

9

Erledigt:

Genügend Tagungsgetränke eingedeckt Getränkeangebot entspricht der Bestellung —

Kalte Getränke im Flaschenkühler

—

Kaffee, Tee, Zucker, Milch (falls im Tagungsraum gewünscht)

Flaschenöffner Gläser Servietten (für Notfälle) Notizblöcke und Kugelschreiber liegen auf jedem Platz bereit Papierkörbe vorhanden

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ Checkliste:

Tagungstechnik Inklusive:

Akustische Hilfsmittel Mikrofone (Funk, Hand, Head und Stand) Kassettenrecorder CD-Player mit Verstärker Plattenspieler Tonanlage (klein/groß) Lautsprecher —

mobil

—

integriert

Simultandolmetscher-Anlage Diktiergerät

Nur auf Bestellung:

Preis:

Tagungen

195

Inklusive: Visualisierung Flipchart und -papier Whiteboard und Stifte Magnettafel Laserpointer Folien und Folienstifte Beamer/Overhead Leinwand: † 2,0 x 2,0 m † 2,50 x 2,50 m † 3,0 x 3,0 m Pinnwände Moderationskoffer Digitalkamera Fotoapparat Computer/Notebook Drucker, Verbindungskabel, Schnittstellen WLAN/Internetverbindung Funkmaus Allgemeines Telefon-Anschluss Telefax-Anschluss Fotokopierer

Nur auf Bestellung:

Preis:

196

Meetingmanagement

Inklusive:

Nur auf Bestellung:

Preis:

Steckdosen (Anzahl) Mehrfachstecker Verlängerungskabel Ersatzbirnen für Projektoren/Beamer Büromaterial Namensschilder zum Aufstellen und Anstecken Uhr Sonstiges

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Übersicht:

Location – persönliche Besichtigung

ȱ

Eintrag/Anmerkung:

Name der Location:

ȱ

Adresse:

ȱ

Telefon:

ȱ

Fax:

ȱ

E-Mail:

ȱ

Ansprechpartner:

ȱ

Rezeption:

ȱ

—

Telefon

—

Fax:

Tagungen

Bankett: —

Telefon:

—

Fax:

197

ȱ

Lage:

ȱ

Flughafen

ȱ

Stadtzentrum

ȱ

Im Grünen

ȱ

Sonstiges

ȱ

Geeignete Tagungsräume:

ȱ

Länge:

ȱ

Breite:

ȱ

Höhe:

ȱ

Kapazität:

ȱ

Raummiete:

ȱ

Ausstattung/Sonstiges:

ȱ

Zimmer-Anzahl:

ȱ

Doppelzimmer:

ȱ

—

Raucher/Nichtraucher:

Einzelzimmer: —

ȱ

Raucher/Nichtraucher:

Suiten:

ȱ

Behindertenzimmer:

ȱ

Check-in Zeit:

ȱ

198

Meetingmanagement

Check-out Zeit: Gepäckaufbewahrung: —

ȱ

Ja/nein:

Verpflegung:

ȱ

Vollpension:

ȱ

Halbpension:

ȱ

nur Frühstück

ȱ

Hotelrestaurants:

ȱ

Name:

ȱ

—

(Menü/Buffet-Preis pro Person)

1.

ȱ

2.

ȱ

3.

ȱ

Transfer:

ȱ

Flughafen:

ȱ

—

Entfernung (km/Zeit)/Preis:

Bahnhof —

ȱ

Entfernung (km/Zeit)/Preis:

Hotel-Shuttle-Bus:

ȱ

Bahnhof :

ȱ

—

Preis:

Flughafen: —

ȱ

Preis:

Parkplätze:

ȱ

Tagungen

—

199

Anzahl/Preis:

Tiefgaragen-Parkplätze:

ȱ

ņ Anzahl/Preis: Freizeiteinrichtungen im Hotel/in der Nähe:

ȱ

Fitness:

ȱ

Schwimmbad:

ȱ

Wellness-Bereich:

ȱ

Sonstiges:

ȱ

Shopping:

ȱ

Unterhaltung:

ȱ

Kulturelles:

ȱ

Verpflegungskosten pro Teilnehmer:

ȱ

Frühstück:

ȱ

Kaffeepausen:

ȱ

Mittagessen:

ȱ

Abendessen:

ȱ

Tagungspauschale (Preis pro Teilnehmer):

ȱ

8-Stunden-Pauschale:

ȱ

24-Stunden-Pauschale:

ȱ

Gesamtrechnung möglich?

ȱ

DieseȱÜbersichtȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

200

Meetingmanagement

Checkliste:

Planung von Veranstaltungen

Maßnahmen/Aktivitäten 1. Termin festlegen Berücksichtigen Sie dabei: 9

Ferientermine

9

Feiertage, Gedenktage, Festtage

9

Verlängerte Wochenenden, Brückentage

9

Überschneidung mit innerbetrieblichen Terminen

9

Terminüberschneidungen am Veranstaltungsort

9

Messetermine

9

Verkehrsreiche An- und Abreisetage Schulferien (Bundesländer)

9

Terminüberschneidungen am Veranstaltungsort (andere Großveranstaltungen)

2. Budgetrahmen festlegen 2.1 Vorüberlegungen: 9

Intern oder extern

9

Eintägig oder mehrtägig

9

International oder national

2.2 Kostenrelevant sind im Wesentlichen: 9

Einladungsverfahren durch zum Beispiel Druck und Porto

9

Reisen der Teilnehmer und Referenten, sofern die Kosten vom Veranstalter übernommen werden

9

Honorar für die Referenten

9

Erledigen: Wer/Wann?

Tagungen

Maßnahmen/Aktivitäten 9

Bewirtung

9

Übernachtungen

9

Raummiete und Betriebskosten

9

Miete für technische Geräte

9

Dekoration, beispielsweise Blumen

9

Rahmenprogramm, zum Beispiel Stadtbesichtigung

9

Unterlagen für die Teilnehmer

3. Veranstaltungsort buchen 3.1 Kriterien für die Wahl des Veranstaltungsorts: 9

Alles unter einem Dach (Konferenz, Essen, Übernachtung)

9

Kurze Wege

9

Veranstaltungsort ist bekannt und hat sich bewährt

3.2 Wenn die Konferenz in betriebseigenen Räumen stattfinden soll: 9

Belegkapazität ausreichend (entsprechend großer Raum, Tische, Stühle vorhanden)?

9

Technikausstattung ausreichend?

9

Nebenräume vorhanden, etwa für Konferenzsekretariat?

9

Teilnehmerverpflegung möglich?

9

Servicepersonal vorhanden?

3.3 Mögliche externe Veranstaltungsorte: 9

Tagungs-/Konferenzhotel

201

9

Erledigen: Wer/Wann?

202

Meetingmanagement

Maßnahmen/Aktivitäten 9

Konferenz-/Kongresszentrum

9

Stadthalle

9

Weitere Adressen – siehe Adressen von Locations

3.4 Ausstattung des Konferenzraums: 9

Bestuhlung, zum Beispiel parlamentarisch, U-Form et cetera

9

Rednerpult mit Beleuchtung

9

Namensschilder

9

Konferenzunterlagen wie Blöcke, Stifte, Seminarordner et cetera

9

Konferenz- und Tagungstechnik (Flipchart mit ausreichend Papier, Stifte, Folien, OverheadProjektor, Folienstifte, Metaplankoffer und Zubehör, Metaplanstellwände und -papier, Mikrofon wie Hand-, Funk- oder Standmikrofon, Videokamera, Beamer, Laptop)

9

Beleuchtung (Abdunklung/Tageslicht)

9

Klimaanlage

9

Beistelltische

3.5 Konferenzsekretariat: 9

Schreibtische und Stühle

9

Telefon, Telefax, Computer, Kopierer, Internetanschluss

9

Telefonlisten mit wichtigen Rufnummern, zum Beispiel interne

9

Rufnummern oder von Technikern des Veranstaltungsorts

9

Stadtpläne, Erste-Hilfe-Koffer, Medikamente

9

Erledigen: Wer/Wann?

Tagungen

Maßnahmen/Aktivitäten 9

Büromaterial

9

Schreibkräfte

3.6 Check-up der Hotelzimmerreservierung falls die Teilnehmer übernachten 3.7 Bewirtung während der Veranstaltung: 9

Begrüßungsgetränk

9

Pausen vormittags und nachmittags (Getränke, Snacks)

9

Getränke während der Vorträge im Konferenzraum

9

Mittagessen (Menüwahl/Buffet und Getränke)

9

Abendessen (Menüwahl/Buffet und Getränke)

9

Vegetarisches Gericht

4. Rahmenprogramm 9

Besichtigungen/Stadtführungen oder anderes so frühzeitig wie möglich buchen

5. Referenten 9

Unbedingt etwa sechs Monate vor der Konferenz einladen und buchen

6. Einladungsverfahren 9

Form der Einladung festlegen (z. B. Klappkarte oder Brief)

9

Text entwerfen

9

Festlegen der Frist für Rückläufer (der Termin sollte etwa 14 Tage vor der Veranstaltung sein)

9

Druckauftrag, sofern Einladungen extern erstellt werden

203

9

Erledigen: Wer/Wann?

204

Meetingmanagement

Maßnahmen/Aktivitäten 9

Versand der Einladungen (mindestens sechs Wochen vorher)

9

Rückmeldeliste erstellen

9

Teilnehmerliste erstellen

7. Aufträge an Dienstleister, Ausstatter oder Zulieferer

9

Hostessen und/oder Servicekräfte

9

Beschallung

9

Catering

9

Technische Geräte, sofern sie gemietet werden

9

Taxi- und Busunternehmen

9

Endgültige Abstimmung der Zimmerreservierungen mit dem Hotel

9

Künstler

8. Medien

9

Information an die (örtlichen) Medienvertreter etwa vier Wochen vor der Veranstaltung und eventuell als Erinnerung nochmals vier bis fünf Tage vorher.

9

Vorher „Sprecher“ des Unternehmens festlegen

9

Pressemappe erstellen

9. Einteilung internes Personal 9

Einlass/Empfang

9

Informationsstand

9

Referentenbetreuung

9

Erledigen: Wer/Wann?

Tagungen

205

Maßnahmen/Aktivitäten 9

Konferenzsekretariat

9

Fahrdienst

9

Fotograf

9

Erledigen: Wer/Wann?

10. Abschlussbesprechung 9

Etwa drei bis vier Tage vorher mit allen an der Organisation beteiligten Mitarbeitern und externen Auftragnehmern

11. Letzter Check-up 9

Etwa zwei bis drei Stunden vor der Veranstaltung

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

Checkliste:

Nachbereitung von Tagungen

Maßnahmen/Aktivitäten 1. Dank- und Feedbackbriefe an alle Helfer 2. Gemietete Geräte abholen lassen 3. Bezahlung beziehungsweise Prüfung der offenen Rechnungen 9

Gesamtkostenermittlung

9

Soll-Ist-Vergleich des Budgets

4. Manöverkritik mit allen Beteiligten: 9

Beurteilung der Veranstaltung

9

Ergebnisanalyse

9

Verbesserungsvorschläge

9

Erledigen: Wer/wann?

206

Meetingmanagement

5. Zusammenstellung der Presseresonanz 6. Versand von Dankschreiben 9

eventuell mit einem Präsent (mit Erinnerungsfotos – wirkt persönlicher)

9

an Referenten, Gastredner, Moderatoren

9

Hotel und sonstige „fleißige“ Dienstleister

7. Versand von Konferenzunterlagen, die erst während oder nach der Veranstaltung gefertigt wurden, zum Beispiel Protokolle oder Fotos 8. Aktualisierung der Datenbank 9

Teilnehmerdaten erfassen beziehungsweise ändern

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ

12.6

Feedback-Bogen

Tipp: Nobodyȱisȱperfect!ȱVerteilenȱSieȱamȱEndeȱderȱVeranstaltungȱeinenȱBewertungsbogenȱundȱ bittenȱ Sieȱ dieȱ Teilnehmerȱ umȱ ehrlichesȱ Feedbackȱ –ȱ positivȱ wieȱ negativ!ȱ Nutzenȱ Sieȱ dieȱ HinweiseȱundȱAnregungenȱIhrerȱSeminarteilnehmer,ȱumȱzukünftigeȱVeranstaltungenȱzuȱ optimieren.ȱ Verteilenȱ Sieȱ dieȱ Fragebögenȱ vorȱ Endeȱ derȱ Tagungȱ mitȱ derȱ Bitte,ȱdieȱ ausgeȬ fülltenȱBögenȱanȱSieȱzurückzugebenȱoderȱihnȱeinfachȱaufȱdemȱPlatzȱliegenȱzuȱlassen.ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Feedback-Bogen

207

Beispielformular: Bewertungsbogen Ihre Meinung ist uns wichtig! Daher bitten wir Sie, einige Fragen zur Veranstaltung zu beantworten. Sie helfen uns damit, Verbesserungsmöglichkeiten festzustellen und umzusetzen. Vielen Dank für Ihre Mithilfe! Name der Veranstaltung: Datum: Ort: Waren Sie mit der Veranstaltung zufrieden? ˆ ja

ˆ nein

Was hat Ihnen besonders gut gefallen?

Was hat Ihnen nicht gefallen?

Wie bewerten Sie die Veranstaltung insgesamt? (in einer Skala von 1 bis 6, wobei 1 die bestmögliche Wertung ist):

Wie bewerten Sie die Referenten? (in einer Skala von 1 bis 6, wobei 1 die bestmögliche Wertung ist): —

Inhalt:

—

Präsentation:

—

Seminarunterlagen:

Welche Themen haben Sie besonders interessiert?

Haben Sie bestimmte Aspekte vermisst bzw. nicht ausführlich genug behandelt gesehen?

Blieb genügend Zeit für den Erfahrungsaustausch mit anderen Teilnehmern?

208

Waren Sie mit dem Veranstaltungsort zufrieden?

Meetingmanagement

Sehr gut

In Ordnung

Nicht so gut

Sehr gut

In Ordnung

Nicht so gut

Stadt Hotel Zimmerausstattung Freizeiteinrichtung des Hotels Service Bewirtung Tagungsraum Wie zufrieden waren Sie mit: der Betreuung im Vorfeld der Veranstaltung? der Organisation vor Ort? der Betreuung unserer Mitarbeiter vor Ort? Anmerkungen:

ȱ DiesesȱFormularȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ



Feedback-Bogen

13

209

Urlaubsvertretung

Bevorȱ Sieȱ Ihrenȱ wohlverdientenȱ Urlaubȱ antreten,ȱ solltenȱ Sieȱ sicherstellen,ȱ dassȱ auchȱ wähȬ rendȱIhrerȱAbwesenheitȱ„derȱLadenȱläuft“ȱ–ȱIhreȱKollegenȱundȱinsbesondereȱIhreȱVertretungȱ wirdȱesȱIhnenȱdanken.ȱ InȱderȱnachfolgendenȱChecklisteȱsindȱdieȱwichtigstenȱPunkteȱaufgelistet,ȱdieȱvorȱIhremȱUrȬ laubsantrittȱ geklärtȱ werdenȱ müssen,ȱ zumȱ Beispiel:ȱ Wasȱ erwartetȱ Ihrȱ Vorgesetzterȱ oderȱ dieȱ KollegenȱvonȱderȱVertretung?ȱWasȱistȱbeimȱTagesgeschäft,ȱbeiȱPost,ȱInternetȱoderȱderȱAblaȬ geȱzuȱbeachten?ȱWelcheȱTermineȱstehenȱwährendȱdieserȱZeitȱan?ȱ

Checkliste:

Urlaubsvertretung

Zu klären vor dem Urlaub: 1. Zusammenarbeit mit Vorgesetzten: Gibt es feste Gegebenheiten/Absprachen/Regelungen? Wer kocht morgens den Kaffee? Was trinkt er/sie den ganzen Tag über? Was kann er/sie überhaupt nicht leiden? Organisation der Mittagspause? Feste Uhrzeit für Besprechungen? Wer sind wichtige Gesprächspartner? Welche Anrufe dürfen durchgestellt werden, welche nicht? Darf das Büro des Vorgesetzten betreten werden, wenn dort Besucher sind? Dürfen währenddessen Telefonate durchgestellt werden? Welche Informationen gehören auf den Schreibtisch? Wo soll die Eingangspost deponiert werden?

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_13, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

9

Erledigt:

210

Zu klären vor dem Urlaub: 2. Wichtige Personen/Kollegenkreis Namen und Zuständigkeiten der Personen notieren, mit denen der Vorgesetzte regelmäßig zu tun hat. Notieren, wer von diesem Personenkreis bevorzugt behandelt wird. Ansprechpartner für Probleme Ihrer Vertretung bekannt geben. Gibt es wichtige zu erwartende Anrufe während Ihres Urlaubs? 3. Allgemeines Tagesgeschäft Weisen Sie auf Routinetätigkeiten hin und geben Sie einen Überblick über das Tagesgeschäft. Weisen Sie auf feste Gegebenheiten hin. Geben Sie eine Übersicht über aktuelle Projekte und Vorgänge (Namen und Telefonnummern Ihres jeweiligen Ansprechpartners sind zu notieren). Muss während Ihres Urlaubs bei bestimmten Projekten/Terminen „nachgehakt“ werden? Was ist bei einem Besuch vorzubereiten (Anmeldung beim Pförtner, Kaffee, Gebäck)? Informieren Sie über Vorgänge, die Sie bereits vorbereitet haben, um Ihre Vertretung zu entlasten. 4. Post/E-Mail Gibt es ein System, nachdem die Post sortiert wird? Interne Verteilung der Post. Welche Post darf nicht geöffnet werden? Kann übliche Werbung sofort weggeworfen werden?

Urlaubsvertretung

9

Erledigt:

Feedback-Bogen

Zu klären vor dem Urlaub: Welche Post soll/kann durch die Vertretung bearbeitet werden? Wie sind die Vollmachten der Vertretung bei der Bearbeitung der Post? Wer darf Rechnungen abzeichnen? Vollmacht? Höhe? 5. Ablagesystem/Wiedervorlage Aktualisieren Sie Ihre Ablage Geben Sie wichtigste Merkmale und Strukturen des Ablagesystems bekannt, damit die Vertretung benötigte Unterlagen finden kann. Wo findet man Adressen, Visitenkarten und wichtige Telefonnummern? Wo sind vertrauliche Dokumente abgelegt, hat die Vertretung Zugang? „Bearbeitete“ Ablage, die während Ihres Urlaubs entsteht, soll liegengelassen werden, da sie nach Ihrem Urlaub von Ihnen gesichtet und selbst erledigt wird. 6. Termine Geben Sie alles Wichtige über anstehende Termine an die Vertretung weiter. Erklären Sie die Terminvergabe (muss der Chef vorher gefragt werden?) Welche Vollmachten hat Ihre Vertretung bei der der Terminvergabe? Gibt es feste Termine? 7. EDV-Zugriff Hat Ihre Vertretung ein Zugriffsrecht auf wichtige Postfächer? Schreib- und Leserechte für bestimmte Laufwerke eingerichtet? Organisation des Computers: —

Wo sind Musterbriefe, Vorlagen, Formulare abgelegt?

—

Wie sind die Dateiordner organisiert?

211

9

Erledigt:

212

Zu klären vor dem Urlaub:

Urlaubsvertretung

9

Erledigt:

8. Sonstiges Schlüsselübergabe für Büro, Schreibtisch, Safe Wie und wo werden Reise/Flüge gebucht? Wie werden Reisekosten abgerechnet? Wichtige Geburtstage oder Jubiläen während Ihres Urlaubs? Adresse und Rufnummer vom Urlaubsort hinterlassen.

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ



Wo bleibt Ihre Zeit

213

14

Zeitmanagement

14.1

Wo bleibt Ihre Zeit

Grundregel der Zeitplanung (60 : 40 Regel) ca.ȱ60ȱ%ȱ

geplanteȱAktivitätenȱ

ca.ȱ20ȱ%ȱ

unerwarteteȱAktivitätenȱ(Pufferzonen,ȱZeitfresserȱ…)ȱ

ca.ȱ20ȱ%ȱȱ

spontaneȱ Aktivitätenȱ (Führung,ȱ kreativeȱ Zeiten,ȱ sozialeȱ undȱ kommunikativeȱ Dinge)ȱ

FAZIT:ȱ Sieȱ wissenȱ nicht,ȱ wasȱ aufȱ Sieȱ zukommt,ȱ aberȱ Sieȱ wissen,ȱ dassȱ etwasȱ aufȱ Sieȱ zukommenȱ wird.ȱ

Checkliste:

Die häufigsten Zeitfresser

Die Zeitfresser am Arbeitsplatz:

Häufigkeit (selten/häufiger/sehr oft):

Telefon Besucher Chef Kollegen Zu viel Bürokratie Zu wenig/fehlende Informationen Zu viel Informationen Zu viel lesen müssen Zu viel Arbeit gleichzeitig Keine Entscheidung von oben Unklare Prioritäten

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6_14, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

214

Zeitmanagement

Die Zeitfresser am Arbeitsplatz:

Häufigkeit (selten/häufiger/sehr oft):

Ständig wechselnde Prioritäten Unklare Arbeitsziele Engpässe bei Krankheiten anderer Schlechtes Betriebsklima Defekte Geräte Veraltete Geräte Zu viele Besprechungen Suche nach Unterlagen Unklare Unterlagen und Dokumente Zu viele Fehlerkorrekturen Versuch, zu viel auf einmal zu tun Eigenerzeugter Termindruck Keine Prioritäten durchsetzen Fehlende eigene Entscheidungen Mangelnde Motivation „Aufschieberitis“

Checkliste:

Ihre persönlichen Zeitdiebe

Persönliche Zeitdiebe: Routinearbeiten Zu wenig Kommunikation Zu viel Kommunikation

Häufigkeit (selten/häufiger/sehr oft):

Zeitprotokoll

215

Persönliche Zeitdiebe:

Häufigkeit (selten/häufiger/sehr oft):

Mangelnde eigene Teambereitschaft Mangelnde Teambereitschaft anderer Übermäßige Perfektion Zu wenig Delegation Schlechte Konzentration Geringe Selbstdisziplin Nicht „Nein“ sagen können Fehlende Kreativität/Phantasie Private Gedanken/Persönliche Probleme

14.2

Zeitprotokoll

Übersicht:

Beispiel: Erstellen Sie Ihr persönliches Zeitprotokoll

Datum: 24.02.2005 Wochentag: Montag Uhrzeit

Aktivität

Dauer

7:30

Arbeitsbeginn

7:30

Kaffee

15 min

7:45

Post/E-Mails durchgegangen

45 min

8:30

Kundenanrufe

30 min

9:00

Angebote eingeholt und verglichen, Entscheidung getroffen

60 min

10:00

Telefonische Reklamation bearbeiten

40 min

216

Zeitmanagement

10:40

Besprechung mit Chef (Post, Projekte, Messe)

50 min

11:30

Informationsrecherche Internet

60 min

12:30

Mittagspause

60 min

13:30

… (Pufferzeit für Unvorhergesehenes)

30 min

14:00

Abteilungsbesprechung (Protokoll aufnehmen)

60 min

15:00

E-Mails bearbeiten

20 min

15:20

Terminbestätigungen Meeting Mittwoch verschicken

10 min

15:30

Protokoll (Besprechung 14:00 Uhr) anfertigen und verschicken

60 min

16:30

Besprechungsraum für Dienstag vorbereiten (Kopien, Technik-Check-up, Catering bestellen)

30 min

17:00

To-Do-Liste Dienstag anfertigen

10 min

17:10

Arbeitsschluss

Tipp: ErstellenȱSieȱeinȱsolchesȱProtokollȱfürȱjedenȱWochentag.ȱNachȱErstellungȱdiesesȱProtokollsȱ stellenȱSieȱsichȱnunȱfolgendeȱFragen:ȱ –ȱ

WarȱmeinȱTagȱnachȱmeinerȱZielsetzungȱrealistischȱstrukturiert?ȱ

–ȱ

HabenȱdieȱgeplantenȱAktivitätenȱmehrȱZeitȱalsȱerwartetȱinȱAnspruchȱgenommen?ȱ

–ȱ

WieȱvieleȱUnterbrechungenȱoderȱZeitfresserȱgabȱes?ȱ

–ȱ

Wannȱwarȱichȱamȱproduktivstenȱ(Uhrzeit)?ȱ

SoȱbekommenȱSieȱeinenȱoptimalenȱÜberblickȱüberȱalleȱAktivitätenȱIhresȱTagesȱundȱerkenȬ nenȱgenau,ȱwoȱOptimierungsbedarfȱist!ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Tipps zur Zeitersparnis

14.3 Checkliste:

217

Tipps zur Zeitersparnis Mehr Effizienz

Effizienzvorteileȱdurch:ȱ 9 Immerȱschriftlichȱplanen.ȱDiesȱdientȱalsȱGedächtnisstützeȱundȱmotiviertȱzusätzlich,ȱdasȱ geplanteȱauchȱdurchzuführen.ȱ 9 LegenȱSieȱdenȱZeitbedarfȱproȱArbeitsschrittȱfest.ȱVorsicht:ȱNichtȱzuȱkurzeȱZeitabschnitteȱ einplanen.ȱ 9 FassenȱSieȱArbeitenȱamȱgleichenȱOrtȱzusammen,zumȱBeispielȱeinmaligerȱGangȱzumȱ Kopierer,ȱFax,ȱ…ȱ 9 FassenȱSieȱgleichartigeȱAufgabenȱzusammen,ȱzumȱBeispielȱEȬMailsȱbeantworten,ȱTelefoȬ nateȱetȱcetera.ȱ 9 StimmenȱSieȱIhrenȱZeitplanȱmitȱallenȱBeteiligtenȱab.ȱ 9 BerücksichtigenȱSieȱbeiȱIhrerȱPlanungȱPufferzeitenȱfürȱUnvorhergesehenes.ȱLegenȱSieȱ dieseȱZeitȱaufȱgewohnheitsmäßigȱruhigereȱTageszeiten.ȱJeȱnachȱBranche/Person/Tätigkeitȱ unterschiedlich.ȱ 9 AnalysierenȱSieȱbeiȱIhrerȱTagesplanung,ȱwieȱvielȱZeitȱdurchȱZeitfresserȱverlorenȱgehen.ȱ 9 TunȱSieȱjedenȱTagȱmindestensȱeineȱSache,ȱdieȱIhnenȱpersönlichȱFreudeȱbereitet.ȱ

9 ErmittelnȱSieȱIhreȱpersönlicheȱLeistungskurve!ȱPassenȱSieȱIhreȱTagesplanungȱanȱIhrenȱ Biorhythmusȱan.ȱLegenȱSieȱinȱihrȱ…ȱ ȭ ȭ ȭ

Leistungshoch:ȱ Leistungstief:ȱ Zwischenhoch:ȱ

IhreȱAȬAufgabenȱ IhreȱCȬAufgabenȱ IhreȱBȬAufgabenȱ

9 DelegierenȱSieȱmehr!ȱHierȱdieȱwichtigstenȱDelegationsȬRegeln:ȱ ȭ ȭ ȭ ȭ ȭ

Wasȱsollȱgetanȱwerden?ȱȱ Werȱsollȱesȱtun?ȱȱ ȱ Warumȱsollȱer/sieȱesȱtun?ȱȱ Wieȱsollȱer/sieȱesȱtun?ȱȱ Wannȱsollȱesȱerledigtȱsein?ȱȱ

(Inhalt)ȱ (Person)ȱ (Ziel)ȱ (Details)ȱ (Termin)ȱ

9 OptimalerȱAbschlussȱundȱrichtigeȱArbeitsvorbereitungȱfürȱdenȱnächstenȱTagȱistȱkurzȱvorȱ FeierabendȱfürȱdenȱnächstenȱTag.ȱDieȱidealeȱVorgehensweiseȱist:ȱ ȭ ȭ ȭ ȭ ȭ

AlleȱAufgabenȱaufschreibenȱ NachȱA,ȱB,ȱC,ȱeinteilenȱ AufgabenȱnachȱWichtigkeitȱordnenȱ ZeitȱfürȱunvorhergeseheneȱAufgabenȱreservierenȱ(Pufferzeit,ȱReserve)ȱ Erledigungskontrolleȱ

218

Zeitmanagement

ȭ ȭ ȭ

Serienkontrolleȱ(Telefonblock,ȱDiktierblock)ȱ Tagesrückblick/Ȭausblickȱ(sog.ȱPsychohygiene)ȱ Schriftlichȱplanenȱ–ȱundȱzwarȱamȱVorabend!ȱ

9 ArbeitenȱSieȱmitȱChecklistenȱfürȱimmerȱwiederkehrendeȱArbeiten.ȱ

9 SagenȱSieȱNeinȱohneȱzuȱverletzten:ȱ ȭ ȭ ȭ

sofortȱneinȱsagen,ȱ eineȱBegründungȱliefern,ȱ eineȱAlternativeȱanbieten.ȱ Beispiel:ȱSieȱarbeitenȱgeradeȱanȱeinemȱumfangreichenȱProtokoll,ȱdasȱIhnenȱIhrȱChefȱ vorȱwenigenȱMinutenȱaufȱdenȱTischȱgelegtȱhat.ȱErȱbrauchtȱdieȱUnterlagenȱamȱbestenȱ gesternȱschon.ȱEineȱhalbeȱStundeȱspäterȱkommtȱerȱhereinȱundȱbittetȱSie,ȱsofortȱeineȱ BesprechungȱmitȱdreiȱweiterenȱAbteilungsleiternȱzuȱvereinbaren.ȱWasȱtunȱSie?ȱRichȬ tig:ȱNeinȱsagenȱundȱzwarȱso:ȱ Lösung:ȱ„Tutȱmirȱleid,ȱHerrȱSchneider,ȱaberȱichȱkannȱdieȱBesprechungȱimȱMomentȱ nichtȱvereinbaren,ȱ(sofortȱneinȱsagen)ȱweilȱichȱgeradeȱnochȱdasȱdringendeȱProtokollȱ fertigȱstelleȱ(eineȱBegründungȱliefern).ȱUmȱhalbȱzweiȱdürfteȱdasȱaberȱfertigȱsein,ȱkannȱ ichȱmichȱdannȱumȱdieȱBesprechungȱkümmern?ȱ(Alternativeȱanbieten).“ȱ Tipp:ȱNennenȱSieȱaufȱjedenȱFallȱeinenȱrealistischenȱZeitpunkt,ȱschauenȱSieȱaufȱIhreȱ ToȬDoȬListe.ȱ

14.4 Checkliste:

So setzen Sie Ziele Klare Zielsetzung

Zieleȱformulieren,ȱdefinierenȱundȱumsetzenȱ 9 Wasȱsollȱerreichtȱwerdenȱ 9 Wieȱvielȱsollȱerreichtȱwerden?ȱ 9 WieȱsollȱdasȱZielȱerreichtȱwerden?ȱ 9 WerȱsollȱdasȱZielȱerreichen?ȱ 9 WannȱsollȱdasȱZielȱerreichtȱwerden?ȱ 9 WoȱsollȱdasȱZielȱerreichtȱwerdenȱ 9 WarumȱsollȱdasȱZielȱerreichtȱwerden?ȱ ȱ„NachdemȱwirȱdasȱZielȱendgültigȱausȱdenȱAugenȱverlorenȱhatten,ȱverdoppeltenȱwirȱunȬ sereȱAnstrengungen“.ȱ

Das Aufschiebetagebuch

219

ȱ

(MarkȱTwain)ȱ

„WerȱAȱsagtȱmussȱnichtȱBȱsagen.ȱErȱkannȱauchȱerkennen,ȱdassȱAȱfalschȱwar.“ȱ ȱ

(BertholdȱBrecht)ȱ

14.5

Das Prinzip der Schriftlichkeit

Gründe für die Schriftlichkeit

႑KeineȱAngst,ȱetwasȱzuȱvergessen.ȱIhreȱPläneȱwerdenȱzuȱIhremȱbestenȱGedächtnis.ȱ ႑AufschreibenȱentlastetȱIhrenȱKopf.ȱIhrȱGehirnȱweißȱjetzt,ȱichȱkannȱdieȱSacheȱloslassen,ȱ michȱaufȱetwasȱanderesȱkonzentrieren.ȱ

႑GedankenspiralenȱundȱendlosesȱGrübelnȱwirdȱunterbrochen.ȱSchreibenȱSieȱauchȱauf,ȱ wasȱSieȱbedrückt,ȱdadurchȱverlierenȱdieseȱGedankenȱoftȱdieȱMachtȱüberȱSie.ȱȱ

႑AufschreibenȱmachtȱIhreȱAufgabenȱundȱIdeenȱverbindlicher.ȱDasȱgeschriebeneȱWortȱhatȱ eineȱandereȱBedeutungȱfürȱuns.ȱȱ

႑SieȱdurchdenkenȱIhreȱAufgabenȱkonzentrierterȱundȱfokussierter.ȱDenkenȱmitȱdemȱStiftȱ lässtȱwenigerȱRaumȱfürȱAblenkungen.ȱȱ

႑AufgeschriebeneȱPläneȱkönnenȱSieȱbesserȱanȱDritteȱweitergeben.ȱDelegierenȱwirdȱeinfaȬ cher.ȱ

႑SieȱdurchdenkenȱdurchȱdasȱAufschreibenȱIhreȱAufgabenȱbesser.ȱSoȱverhindernȱSieȱ DoppelarbeitȱundȱunnötigeȱFehler.ȱȱ

DasȱistȱeinerȱderȱwichtigstenȱGründe.ȱ

14.6

Das Aufschiebetagebuch

Tipp: „DerȱbesteȱFreundȱdesȱMenschenȱ–ȱnachȱdemȱHundȱ–ȱistȱderȱPapierkorb“ȱ WennȱSieȱDingeȱhaben,ȱvonȱdenenȱSieȱnichtȱbestimmtȱwissen,ȱobȱSieȱsieȱnochȱmalȱbenötiȬ gen,ȱlegenȱSieȱdieseȱinȱeinenȱVorpapierkorb.ȱNachȱdemȱgleichenȱMusterȱkönnenȱSieȱauchȱ beiȱIhrenȱMailsȱverfahren.ȱEinmalȱimȱMonatȱdurchforstenȱSieȱdiesenȱPapierkorb.ȱErȱverȬ hilftȱIhnenȱzuȱeinemȱruhigenȱGewissen.ȱ BeantwortenȱSieȱsichȱdieȱnächstenȱFragenȱ

႑Zeitpunkt,ȱwannȱSieȱetwasȱaufschiebenȱ ႑Aufgabe,ȱPrioritätȱ

220

Zeitmanagement

႑GedankenȱundȱGefühleȱ ႑GrundȱfürȱdasȱAufschiebenȱ ႑welcheȱVerzögerungstaktikȱ ႑IhreȱVersucheȱundȱBemühungen,ȱmitȱNervositätȱfertigȱzuȱwerdenȱoderȱzuȱverringern.ȱ ႑DieȱdarausȱresultierendenȱGefühleȱundȱGedankenȱ So hilft Ihnen das Tagebuch DasȱTagebuchȱkannȱhelfen:ȱ

႑Verhaltensmusterȱfreizulegenȱ ႑dieȱArtȱvonȱSituationen,ȱgenauerȱzuȱsehenȱ ႑belastendeȱGefühleȱundȱGedanken,ȱwahrzunehmenȱ ႑Ritualeȱzuȱentwickelnȱ 14.7

Das Direktprinzip

Beispiele für Aufgaben (3 – 5 Minuten) 1. Mailsȱbeantwortenȱ–ȱIhrȱGehirnȱistȱjetztȱaufȱEmpfangȱ(imȱThema)ȱ 2. Rückrufeȱ 3. Fragenȱ 4. SchnellentscheidungenȱalleȱArtȱ 5. Delegierenȱ 6. Wegwerfenȱ 7. Infosȱeinholen,ȱnachschlagenȱ 8. SpontaneȱIdeenȱnotierenȱ Vorsicht:ȱ Reißleineȱ ziehen,ȱ wennȱ eineȱ Aufgabeȱ dochȱ längerȱ dauert:ȱ Aufȱ ToȬDoȬListeȱ schreibenȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Checklisten – so erleichtern Sie sich das Leben

14.8

Checklisten – so erleichtern Sie sich das Leben

Vorteile von Checklisten

႑WenigerȱPlanungsarbeitȱnotwendigȱ ႑WenigerȱEnergieȱ ႑Delegierenȱwirdȱerleichtertȱ ႑Keinȱ„negativerȱStress“ȱ ႑UmfangreicheȱArbeitenȱwerdenȱinȱTeilschritteȱzerlegtȱ ႑FrühereȱErfahrungenȱkönnenȱeinbezogenȱwerdenȱ ႑MehrȱSicherheit/Sieȱvergessenȱwenigerȱ ႑PerfekteȱOrganisationȱ Checkliste:

So entsteht eine Checkliste

9 Brainstormingȱmitȱsichȱselbstȱoderȱanderenȱȱ 9 Allesȱzunächstȱungeordnetȱaufschreiben,ȱwasȱdasȱGehirnȱhergibtȱ 9 StetsȱKärtchenȱfürȱNotizenȱmitȱsichȱführenȱ(fürȱspontaneȱIdeen)ȱ 9 AuchȱgeradeȱvermeintlicheȱNebensächlichkeitenȱnotierenȱ 9 Wörterȱwieȱ„vielleicht,ȱundȱsoȱweiter,ȱeventuell“ȱvermeidenȱ

Typische Anwendungsbeispiele

႑PlanungȱundȱDurchführungȱvonȱBesprechungenȱundȱVerhandlungenȱ ႑VorbereitenȱvonȱReden,ȱTagungen,ȱSeminarenȱ ႑LeitfadenȱzurȱEinarbeitungȱneuerȱMitarbeiterȱ ႑EinführungȱvonȱNeuproduktenȱ ႑BeobachtungenȱdesȱWettbewerbsȱ ႑Mitarbeiterbeurteilungȱ ႑AuftragsannahmeȱundȱBestellungȱ ႑Reisevorbereitungȱ ႑WerbeplanungȱundȱȬdurchführungȱ ȱ

221

222

Zeitmanagement

႑Bewerbungsgesprächeȱ ႑Reklamationsabwicklungȱ ႑Pressekonferenzȱ 14.9

Persönlichkeitsanalyse

Test: Welche Persönlichkeit sind Sie? BeantwortenȱSieȱbitteȱdieseȱAussagenȱmitȱHilfeȱderȱBewertungsȬSkalaȱ(1Ȭ5),ȱsoȱwieȱSieȱsichȱ zurzeitȱ inȱ Ihrerȱ Berufsweltȱ sehen.ȱ Schreibenȱ Sieȱ denȱ entsprechendenȱ Zahlenwertȱ inȱ dasȱ dafürȱvorgeseheneȱKästchen.ȱ DieȱAussageȱtrifftȱaufȱmichȱinȱmeinerȱBerufsweltȱzu:ȱ

႑vollȱundȱganzȱ=ȱ5ȱ ႑meistȱ=ȱ4ȱȱ ႑etwasȱ=ȱ3ȱȱ ႑kaumȱ=ȱ2ȱȱ ႑garȱnichtȱ=ȱ1ȱ ȱ Aussagen: 1. Mein Motto lautet: Immer am Ball bleiben. 2. Fehler zu akzeptieren fällt mir schwer. 3. Ziele so schnell wie möglich erreichen, nur dann hat man Ruhe. 4. Die meisten Aufgaben lassen sich bestimmt effizienter erledigen. 5. Meine persönlichen Probleme gehören nicht in meinen Beruf. 6. Probleme löse ich ohne fremde Hilfe. 7. Ich sage oft mehr, als eigentlich nötig wäre. 8. Ich bin ständig auf Trab. 9. Ich möchte, dass alle, die mit mir zusammenarbeiten, sich wohlfühlen.

Bewertung:

Persönlichkeitsanalyse

10. Arbeiten liefere ich grundsätzlich pünktlich und vollständig ab. 11. Mein Motto lautet: Wenn ich eine Meinung äußere, begründe ich sie auch. 12. Egal welche Arbeit ich mache, es wird jede gründlich gemacht. 13. Oft denke ich Sätze wie: „Macht mal vorwärts.“ – „Zeit ist Geld.“ 14. Es ist mir unangenehm, andere Leute zu kritisieren. 15. Ich zeige keine Schwächen. 16. Es ist mir wichtig, von anderen zu erfahren, ob ich meine Sache gut gemacht habe. 17. Leute, die „herumtrödeln“, regen mich auf. 18. Jedes Detail, auch ein nebensächliches, komplettieren das Ganze. 19. Aufgaben erledige ich möglichst rasch. 20. Für mich ist es wichtig akzeptiert zu werden. 21. Nur hart erarbeiteter Erfolg zählt. 22. Ich halte mich für diplomatisch und achte die Meinung anderer. 23. Emotionale Barrieren schaffen die notwendige Distanz 24. Ich mache keine halben Sachen und führe meine Aufgaben konsequent zu Ende. 25. Die Erwartungshaltung anderer lässt mich entsprechend handeln. 26. Ich nehme das Leben nicht auf die leichte Schulter. 27. Ich bin ungeduldig. 28. Ich verschiebe meine Termine/Wünsche oft zugunsten anderer Personen. 29. Um Erfolge muss man kämpfen. 30. In Besprechungen unterbreche ich andere in ihren Ausführungen, weil ich meine Standpunkte gleich anbringen möchte. 31. Ich sage eher: „Könnten Sie bitte…?“ statt „Bitte machen Sie…“

223

224

Zeitmanagement

32. Beim Erklären von Sachverhalten stelle ich immer alles ganz genau und exakt dar. 33. Ich bevorzuge zu anderen eine gewisse Distanz. 34. Ich empfinde, dass andere Sachverhalte meist nur oberflächlich betrachten. 35. Bei Besprechungen und Diskussionen gebe ich gerne positives Feed-back Kopfnicken, lächeln, Gesten des Verstehens und Bejahens). 36. Fehler akzeptiere ich nur selten. 37. Wenn ich etwas erreichen möchte bin ich sehr hartnäckig. 38. Auch wenn ich alles gebe, schaffe ich viele Dinge nicht. 39. Ich frage häufig: „Ist das immer noch nicht erledigt?“ 40. Meine äußere Härte soll möglichst wenig Angriffsfläche bieten. 41. Ich motiviere mich selbst. 42. Ich mache viele Dinge gleichzeitig. 43. Meine Probleme haben in der Firma nichts verloren. 44. Ich wirke eher ernst. 45. Ich sage häufig: „Verstehe ich nicht.“ 46. Mich bringt so schnell nichts aus der Bahn. 47. Ich behalte in emotional geladenen Situationen immer einen kühlen Kopf. 48. Ich sage oft: „Genau“, „exakt“, „klar“, „logisch“, „präzise“. 49. Ich versuche, besser als die anderen zu sein. 50. Ich schätze es, wenn andere auf meine Fragen rasch und aussagekräftig antworten.

ȱ ȱ ȱ ȱ

Persönlichkeitsanalyse

225

AuswertungȱderȱAnalyse:ȱ ÜbertragenȱSieȱdieȱPunktezahl,ȱdieȱSieȱfürȱdieȱjeweiligeȱFrageȱvergebenȱhaben:ȱ STRENGȱDICHȱAN!ȱ Fragen-Nr.:

1

13

22

24

26

29

34

38

41

45

Punkte:

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

PUNKTZAHL:

ȱ

ȱ

Fragen-Nr.:

3

8

17

19

27

30

37

39

42

50

Punkte:

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

PUNKTZAHL:

ȱ

ȱ

BEEILEȱDICH!ȱ

MACHȱESȱJEDEMȱRECHT!ȱ Fragen-Nr.:

7

9

14

16

20

21

25

28

31

35

Punkte:

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

PUNKTZAHL:

ȱ

ȱ

Fragen-Nr.:

5

6

15

23

33

36

40

43

46

47

Punkte:

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

PUNKTZAHL:

ȱ

ȱ

Fragen-Nr.:

2

4

10

11

12

18

32

44

48

49

Punkte:

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

ȱ

PUNKTZAHL:

ȱ

ȱ

ZEIGEȱSTÄRKE!ȱ

SEIȱPERFEKT!ȱ

226

Zeitmanagement

Welcherȱ Typȱ sindȱ Sie?ȱ Inȱ derȱ folgendenȱ Checklisteȱ findenȱ Sieȱ dieȱ Eigenschaften,ȱ dieȱ Ihrenȱ Persönlichkeitstypȱausmachen.ȱ

Checkliste:

Sind Sie Antreiber oder Erlauber?

Die fünf Antreiber Antreiber „Sei perfekt!“:

Antreiber „Beeil dich!, Mach schnell!“:

Antreiber „Streng dich an!“:

Antreiber „Mach es allen recht!, Sei gefällig!“:

Antreiber „Sei stark!“:

9

Genauigkeit

9

Gründlichkeit

9

Präzision

9

Liebe zum Detail

9

Dynamik

9

Tempo

9

Arbeiten unter Zeitdruck

9

Übernahme von sehr viel Verantwortung

9

Fleiß

9

Einsatz

9

Aufopferung

9

Pflichtbewusstsein

9

Freundlichkeit

9

Verbindlichkeit

9

Bescheidenheit

9

Rücksichtnahme

9

Loyalität

9

Kontaktfähigkeit

9

Durchhaltevermögen

9

Durchsetzungsvermögen

9

Härte

9

Aggression

Persönlichkeitsanalyse

9

227

Die fünf Erlauber

Erlauber „Du hast es gut gemacht, es genügt“:

Erlauber „Du darfst dir Zeit nehmen.“:

Erlauber „Es darf dir leicht gelingen.“:

Erlauber „Du kommst zuerst, Denk auch an dich.“:

Erlauber „Du darfst dich zeigen wie du bist, Du bist akzeptabel.“:

9

Offenheit

9

Natürlichkeit

9

Spontaneität.

9

Geduld

9

Beharrlichkeit,

9

Positives Denken

9

In der Ruhe liegt die Kraft

9

Ruhe

9

Besonnenheit

9

Ausgeglichenheit

9

Zufriedenheit

9

Selbsterkenntnis

9

Selbstachtung

9

Rücksichtnahme auf sich selbst

9

Selbstverantwortung

9

Klarheit über eigene Ziele

9

Gefühle zeigen

9

Selbstbewusstsein

ȱ VersuchenȱSieȱsichȱanhandȱderȱAuswertungȱselbstȱzuȱerkennen.ȱAlleȱAntreiberȱhabenȱnatürȬ lichȱVorteileȱimȱBüroalltag.ȱEsȱgibtȱauchȱMischformen.ȱBedenklichȱwirdȱesȱdann,ȱwennȱderȱ ArbeitsablaufȱdurchȱdasȱextremeȱAuslebenȱeinesȱAntreibersȱgestörtȱundȱgebremstȱwird.ȱȱ SelbstȬbewusstȬseinȱ(=ȱMeineȱAntreiberȱkennen)ȱkannȱdenȱArbeitsstilȱverändern:ȱ„Ach,ȱjetztȱ kommtȱmeinȱAntreiberȱwiederȱdurch:ȱDiesesȱMalȱwerdeȱichȱȱ…“.ȱSetzenȱSieȱsichȱselbstȱIhreȱ eigenenȱAntreiberȱundȱErlauber!ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

228

14.10 Checkliste:

Zeitmanagement

Optimales Aufgabenmanagement Haben Sie Ihre Aufgaben im Griff?

Aussagen:

ja

Eher ja

Eher nein

nein

Ich „verzettele“ mich nie, sondern behalte immer die Übersicht über meine Notizen. Ich weiß immer „auf einen Blick“, was ich noch erledigen muss und was ich schon erledigt habe. Ich finde immer „mit einem Griff“ und ohne zu suchen, was ich gerade brauche. Ich setze bewusst Prioritäten und weiß immer, was als Nächstes an der Reihe ist. Ich kann mich gut konzentrieren und lasse mich nicht ablenken oder stören. Ich weiß immer, welche Aufgaben ich nicht annehmen sollte, und kann auch Nein sagen. Meine Notizen für andere sind übersichtlich und strukturiert. Ich unterstütze andere bei Ihrer BüroOrganisation, sofern Sie Hilfe brauchen. Ich bin mit der Art, wie Aufgaben an mich delegiert werden, zufrieden.

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ Tipp: Woȱ liegenȱ Ihreȱ Kreuzeȱ überwiegend?ȱ Mitȱ demȱ Fragebogenȱ erfassenȱ Sieȱ denȱ aktuellenȱ Standȱ Ihresȱ Aufgabenmanagementsȱ undȱ könnenȱ darausȱ Ihreȱ Zieleȱ entwickeln.ȱ Dieȱ AufȬ gabenȱ imȱ Griffȱ zuȱ haben,ȱ zuȱ wissen,ȱ wasȱ zuȱ tunȱ ist,ȱ denȱ Überblickȱ zuȱ behalten,ȱ verantȬ wortungsbewusstȱundȱaktivȱzuȱhandelnȱ–ȱallȱdasȱsindȱrealistischeȱZieleȱinȱeinemȱBüro!ȱ

Prioritäten richtig setzen

14.11

229

Die ALPEN-Methode – so erklimmen Sie den Berg

A

Aufschreiben

Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren, Unerledigtes übertragen

L

Länge schätzen

Zeitdauer der Aktivitäten realistisch schätzen

P

Pufferzeiten reservieren

40 % der Arbeitszeit als Puffer einplanen

E

Entscheidungen treffen

Prioritäten setzen, delegieren, Aufgaben streichen oder verschieben

N

Nachhalten

Erledigung kennzeichnen, Änderungen protokollieren

14.12

Prioritäten richtig setzen

Grundregeln 9 SobaldȱPrioritätenȱunklarȱsindȱoderȱsichȱwidersprechen,ȱfrageȱichȱnach.ȱ 9 BeiȱwidersprüchlichenȱPrioritätenȱvonȱunterschiedlichenȱMitarbeitern,ȱüberlasseȱichȱdieȱ EntscheidungȱdenȱBetroffenen.ȱ 9 WichtigeȱAufgaben,ȱdieȱnichtȱdringendȱsind,ȱplaneȱichȱlangfristig,ȱsodassȱsieȱerledigtȱ sind,ȱbevorȱsieȱdringendȱwerden.ȱ 9 AufwändigeȱAufgabenȱteileȱichȱinȱübersichtlicheȱArbeitspaketeȱoderȱreserviereȱdafürȱ störungsarmeȱZeiten.ȱ 9 IchȱseheȱaufȱeinenȱBlick,ȱwelcheȱAufgabenȱnochȱanliegenȱundȱwasȱsieȱfürȱeineȱPrioritätȱ haben.ȱ ȱ

႑StellenȱSieȱsichȱbeiȱallenȱTätigkeitenȱfolgendeȱFragen:ȱ ȭ ȭ ȭ ȭ

Mussȱsieȱsoȱerledigtȱwerden?ȱ Mussȱsieȱjetztȱerledigtȱwerden?ȱ Mussȱichȱsieȱerledigen?ȱ Mussȱsieȱüberhauptȱerledigtȱwerden?ȱ

230

Zeitmanagement

႑ListenȱSieȱalleȱAufgabenȱauf,ȱdieȱSieȱerledigenȱmüssen.ȱ ႑OrdnenȱSieȱdannȱalleȱAufgabenȱnachȱDringlichkeitȱundȱbringenȱSieȱdieseȱinȱeineȱReihenȬ folge.ȱ

႑PrüfenȱSieȱob,ȱdieȱReihenfolgeȱstimmtȱ–ȱRückspracheȱmitȱChefȱbeziehungsweiseȱKolleȬ gen.ȱ

႑StartenȱSieȱmitȱAufgabeȱ1ȱundȱarbeitenȱSieȱsoȱlangeȱdaranȱbisȱAufgabeȱ1ȱfertigȱist.ȱ ႑KonzentrierenȱSieȱsichȱjeweilsȱnurȱaufȱeineȱAufgabe.ȱ ႑PrüfenȱSieȱdannȱobȱdieȱReihenfolgeȱnochȱstimmt.ȱ ႑DannȱmitȱNr.ȱ2ȱbeginnenȱundȱsoȱlangeȱdaranȱarbeiten,ȱbisȱNr.ȱ2ȱfertigȱist.ȱ ႑DelegierenȱSieȱalleȱAufgaben,ȱdieȱvonȱanderenȱdurchgeführtȱwerdenȱkönnen.ȱDurchȱ richtigesȱPrioritätenȱsetzen,ȱwerdenȱalleȱAufgabenȱnochȱeffektiverȱerledigen!ȱ

Übersicht:

So setzen Sie Prioritäten

Warum überhaupt?

To Do

Muss das überhaupt getan werden? Was passiert, wenn es nicht erledigt wird? Nichts?

eliminieren

Warum ich?

To Do

Muss ich das erledigen? Kann die Aufgabe vielleicht sogar besser, schneller, billiger von jemand anderem übernommen werden?

delegieren

Warum jetzt?

To Do

Muss ich die Aufgabe sofort erledigen? Ist es vielleicht effizienter, sie später in Angriff zu nehmen?

terminieren

Prioritäten richtig setzen

231

Warum so?

To Do

Ist die Methode, Technik, die ich anwende, um die Aufgabe zu bewältigen, rationell? Gibt es vielleicht bessere Verfahren, die mir die Arbeit erleichtern, weniger Zeit in Anspruch nimmt und sogar Kosten spart?

Checkliste:

rationalisieren

Das Eisenhower Prinzip

Prioritäten setzen nach den Kriterien: —

Dringlichkeit der Aufgabe

—

Wichtigkeit der Aufgabe

Warten

Sofort tun

Delegieren

ȱ Anwendung:ȱ

႑Aufgaben,ȱdieȱdringendȱundȱwichtigȱsind,ȱmussȱichȱselberȱerledigenȱundȱsofortȱinȱAnȬ griffȱnehmen.ȱ

႑AufgabenȱvonȱhoherȱWichtigkeit,ȱdieȱaberȱnochȱnichtȱdringlichȱsind,ȱkönnenȱdelegiertȱ werden.ȱ

႑Aufgaben,ȱdieȱkeineȱhoheȱWichtigkeitȱhaben,ȱaberȱdringlichȱsind,ȱkönnenȱdelegiertȱwerden.ȱȱ ႑VonȱAufgaben,ȱdieȱwederȱdringlichȱnochȱwichtigȱsind,ȱnehmeȱichȱAbstandȱȱ (Ablage,ȱPapierkorb)ȱ

Das Pareto-Prinzip

႑20ȱ%ȱIhrerȱKundenȱsindȱsoȱwichtig,ȱdassȱsieȱfürȱ80ȱ%ȱIhresȱUmsatzesȱverantwortlichȱsind.ȱ ႑20ȱ%ȱIhrerȱWarenȱbringenȱ80ȱ%ȱdesȱUmsatzes.ȱ ႑20ȱ%ȱderȱProduktionsfehlerȱverursachenȱ80ȱ%ȱdesȱAusschusses.ȱ ႑20ȱ%ȱIhrerȱPapiereȱenthaltenȱ80ȱ%ȱderȱfürȱSieȱwichtigenȱInformationen.ȱ ႑20ȱ%ȱderȱBesprechungszeitȱbewirkenȱ80ȱ%ȱIhrerȱBeschlüsse.ȱ IhreȱArbeitsorganisationȱ

႑20ȱ%ȱIhrerȱAufgabenȱsindȱsoȱwichtig,ȱdassȱSieȱdamitȱ80ȱ%ȱIhresȱArbeitserfolgesȱerreichenȱ werden.ȱ

232

Übersicht:

Zeitmanagement

Wertanalyse der Zeitverwendung

A – B – C – Analyse

Wert der Tätigkeit

65 % A-Aufgaben (sehr wichtig)

15 % tatsächliche Zeitverwendung

20 % B-Aufgaben (wichtig)

20 % tatsächliche Zeitverwendung

15 % C-Aufgaben (Kleinkram, Routine-Aufgaben)

65 % tatsächliche Zeitverwendung

Übersicht:

So behalten Sie die Übersicht

A

Dinge, die ich selbst noch heute erledigen muss.

Die wichtigsten Aufgaben

B

Dinge, die heute erledigt werden sollten.

Aufgaben von mittlerer Wichtigkeit

C

Dinge, die ich heute erledigen will, die aber noch warten können.

Aufgaben von geringer Wichtigkeit

14.13

Richtig delegieren

Checkliste:

Test: Wie gut können Sie delegieren?

Trifft auf Sie zu: Nehmen Sie regelmäßig Arbeit mit nach Hause? Arbeiten Sie länger als Ihre Kollegen? Verbringen Sie Zeit damit, Dinge für andere zu erledigen, die diese genauso gut selbst erledigen könnten? Kennen Ihre Kollegen Ihre wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten gut genug, um diese – falls Sie plötzlich ausfallen – übernehmen zu können?

Ja:

Nein:

Richtig delegieren

233

Trifft auf Sie zu:

Ja:

Nein:

Ich kümmere mich persönlich auch um nebensächliche Dinge. Wenden Sie Zeit für Routinearbeiten auf, die durch andere erledigt werden könnten? Wollen sie überall Ihre Hand im Spiel haben und über alles informiert sein? Haben Sie Mühe, sich an Ihre Prioritätenliste zu halten? Ich liefere meine erledigten Aufgaben erst ab, wenn ich sie mehrere Male kontrolliert habe. Fehlt Ihnen Zeit zur Planung Ihrer Aufgaben und Tätigkeiten? Zählen Sie Ihre „Ja-Antworten“ zusammen:

ȱ Auswertung:ȱ

႑nullȱbisȱzweiȱ„JaȬAntworten“:ȱSieȱdelegierenȱausgezeichnet.ȱ ႑dreiȱbisȱsechsȱ„JaȬAntworten“:ȱSieȱkönnenȱIhreȱDelegationȱnochȱanȱwesentlichenȱPunkȬ tenȱverbessern.ȱ

႑siebenȱbisȱzehnȱ„JaȬAntworten“:ȱDieȱDelegationȱstelltȱfürȱSieȱeinȱernsthaftesȱProblemȱdar.ȱ SieȱsolltenȱderȱLösungȱdiesesȱProblemsȱabsolutenȱVorrangȱeinräumen.ȱ

Tipp: Delegierenȱheißt,ȱdieȱLastȱgemeinsamȱzuȱtragen.ȱNebenȱderȱTatsache,ȱdassȱSieȱselbstȱzahlȬ reicheȱ Aufgabenȱ durchȱ Ihrenȱ Chefȱ oderȱ Kollegenȱ delegiertȱ bekommen,ȱ solltenȱ Sieȱ auchȱ dieȱ Möglichkeitȱ nutzen,ȱ gegebenenfallsȱ selbstȱ Aufgabenȱ anȱ andereȱ zuȱdelegieren.ȱ InsbeȬ sondereȱ vieleȱ Sekretärinnenȱ trauenȱ sichȱ beispielsweiseȱ nicht,ȱ Aufgabenȱ zuȱ delegieren.ȱ WennȱSieȱjedochȱdieȱAufträgeȱrichtigȱweiterreichen,ȱwirdȱIhreȱDelegationȱeinȱErfolg!ȱ WAS – Inhalt

—

Was ist überhaupt alles zu tun?

—

Welche Teilaufgaben sind im Einzelnen zu erledigen?

—

Welches Ergebnis wird angestrebt?

—

Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?

234

WER – Person

WARUM – Ziel

WIE – Detail

WOMIT – Hilfsmittel

WANN – Termin

Zeitmanagement

—

Wer ist geeignet, diese Aufgabe oder Tätigkeit auszuüben?

—

Ist der Betreffende verfügbar und hat genügend Kapazitäten frei?

—

Welchem Zweck dient die Aufgabe oder Tätigkeit (Motivation, Zielsetzung)?

—

Was passiert, wenn die Aufgabe nicht oder nur unvollständig ausgeführt wird?

—

Wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden?

—

Welche Vorschriften und Richtlinien sind zu beachten?

—

Welche Stellen oder Abteilungen sind zu informieren?

—

Welche Kosten dürfen entstehen?

—

Welche Hilfsmittel sollen eingesetzt werden?

—

Womit muss der Mitarbeiter ausgerüstet sein?

—

Welche Unterlagen werden benötigt?

—

Wann soll/muss mit der Arbeit begonnen werden?

—

Wann soll/muss die Arbeit abgeschlossen sein?

—

Welche Zwischentermine sind einzuhalten?

—

Wann muss ich was kontrollieren, um gegebenenfalls einzugreifen?

Checkliste: Grundsätze des Delegierens 9 JedeȱAuftragserteilungȱanȱandereȱmussȱkurzȱundȱmöglichstȱklarȱsein.ȱSagenȱSieȱimmerȱ deutlich,ȱwasȱSieȱunterȱprofessionellerȱAufgabenerfüllungȱverstehen.ȱ 9 LegenȱSieȱimmerȱeinenȱEndterminȱfest,ȱunterȱUmständenȱauchȱTermineȱfürȱZwischenbeȬ richte.ȱArbeitenȱSieȱbeiȱumfangreichenȱArbeitenȱmitȱEtappenzielen.ȱ ȱ

To-Do-Liste

235

9 MachenȱSieȱimmerȱdenȱStellenwertȱundȱdieȱBedeutungȱdesȱAuftrags,ȱdenȱSieȱdelegieren,ȱ klar.ȱPrüfenȱSieȱdurchȱFragen,ȱobȱderȱAuftragȱverstandenȱist.ȱȱ 9 FührenȱSieȱunbedingtȱeineȱErledigungskartei.ȱKeinȱAuftragȱohneȱErledigungsmeldung.ȱ 9 Werȱrichtigȱdelegiert,ȱkannȱsichȱaufȱwichtigeȱSachenȱkonzentrieren.ȱ

14.14

To-Do-Liste

Checkliste: Eine To-Do-Liste für Ziele, Aufgaben und Aktivitäten Datum

Priorität

Aktivität – Was?

Bis wann?

Wer?

9

ȱ

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ȱ

Erledigt?

DieseȱChecklisteȱkönnenȱSieȱunterȱhttp://www.gabler.de/Privatkunden/OnlinePLUS.htmlȱ herunterladen,ȱspeichernȱundȱbearbeiten.ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

236

Zeitmanagement

Checkliste: Was Sie bei Ihrer To-Do-Liste beachten müssen 9 LegenȱSieȱIhreȱToȬDoȬListeȱaufȱeinemȱDINȱA4ȬBlattȱan.ȱNotierenȱSieȱalleȱIhreȱProjekte,ȱ AufgabenȱundȱandereȱTätigkeiten,ȱdieȱSieȱerledigenȱmüssenȱoderȱbeiȱdenenȱSieȱnachhaȬ kenȱmüssen.ȱTeilenȱSieȱsichȱIhrenȱPlatzȱsoȱein,ȱdassȱSieȱnichtȱnurȱInformationenȱwieȱNaȬ menȱundȱTelefonnummernȱnotierenȱkönnen,ȱsondernȱauchȱzusätzliche,ȱrelevanteȱInforȬ mationenȱwieȱbeispielsweiseȱdenȱGrundȱdesȱAnrufes.ȱȱ 9 WennȱSieȱeineȱAufgabe,ȱeinȱProjektȱoderȱeineȱandereȱTätigkeitȱerledigtȱhaben,ȱdannȱ streichenȱdiesȱaufȱIhrerȱListeȱdurchȱ–ȱdiesȱschafftȱeinenȱoptimalenȱÜberblickȱundȱmotiȬ viertȱenorm!ȱ 9 ÜbertragenȱSieȱunerledigteȱAufgabenȱvonȱderȱaltenȱSeiteȱaufȱdieȱneueȱSeiteȱundȱfassenȱ Sieȱdieseȱzusammen.ȱȱ 9 IhreȱToȬDoȬListeȱkönnenȱSieȱnochȱbesserȱorganisierenȱundȱüberblicken,ȱwennȱSieȱdazuȱ IhrenȱComputerȱeinsetzen.ȱSieȱvermeidenȱÜbertragungsfehlerȱundȱdasȱSortierenȱnachȱ Priorität/Datum/Uhrzeit/TypȱnimmtȱIhnenȱebenfallsȱdieȱSoftwareȱab.ȱȱ 9 WährendȱdesȱArbeitstagesȱsolltenȱSieȱIhreȱToȬDoȬListeȱimmerȱwiederȱdurchsehen,ȱumȱzuȱ überprüfen,ȱwasȱalsȱNächstesȱwichtigȱist,ȱdamitȱSieȱentscheidenȱkönnen,ȱwelcheȱAufgaȬ benȱSieȱvorrangigȱbearbeitetȱwerdenȱsoll.ȱ 9 SeienȱSieȱsichȱimȱKlaren,ȱdassȱSieȱnichtȱjedenȱTagȱalleȱAktivitätenȱaufȱIhrerȱToȬDoȬListeȱ abarbeitenȱkönnen.ȱIhrȱZielȱmussȱesȱsein,ȱIhreȱwichtigenȱAufgabenȱgutȱundȱrechtzeitigȱ zuȱerledigen,ȱdamitȱSieȱundȱandereȱnichtȱinȱTermindruckȱgeraten.ȱ 9 DasȱsindȱrealistischeȱWerte:ȱ ȭ ȭ ȭ

kreativeȱZeit:ȱ geplanteȱTätigkeiten:ȱ unerwartetes:ȱ

20ȱProzentȱ 60ȱProzentȱ 20ȱProzentȱ

9 BenutzenȱSieȱdieȱToȬDoȬListeȱinȱKombinationȱmitȱeinemȱKalenderȱbeziehungsweiseȱ Tagesplaner,ȱumȱeinȱWiedervorlagedatumȱeinerȱAktivitätȱneuȱeinzuplanen.ȱSpeichernȱ SieȱalleȱwichtigenȱInformationenȱwieȱNamen,ȱAdressenȱoderȱTelefonnummern,ȱdieȱTeilȱ IhrerȱToȬDoȬListeȱsind,ȱinȱIhremȱPlanungssystem.ȱDasȱbietetȱIhnenȱdieȱMöglichkeitȱüberȱ einenȱlängerenȱZeitraumȱZugangȱzuȱdiesenȱInformationenȱzuȱhaben.ȱ 9 StimmenȱSieȱIhreȱToȬDoȬListeȱmitȱIhremȱChefȱab.ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ

Zeit für 10 Dinge

14.15

237

Zeit für 10 Dinge

Nimm Dir Zeit zum ARBEITEN

Das ist der Preis für den Erfolg.

Nimm Dir Zeit zum NACHDENKEN

Das ist die Quelle der Kraft.

Nimm Dir Zeit zum SPIELEN

Das ist das Geheimnis des Jungseins und -bleibens.

Nimm Dir Zeit zum LESEN

Das ist die Grundlage des Wissens.

Nimm Dir Zeit für das INNEHALTEN und MEDITIEREN

Das wäscht den irdischen Staub von den Augen.

Nimm Dir Zeit zur FREUNDLICHKEIT

Das ist ein Weg zum Glück.

Nimm Dir Zeit zum LEBEN & ANERKENNEN

Das ist die wahre Lebensfreude.

Nimm Dir Zeit zum TRÄUMEN

Das trägt Deine Last zu den Sternen hinaus.

Nimm Dir Zeit zum LACHEN

Das ist heilsam für die Seele.

Nimm Dir Zeit zum PLANEN

Dann hast Du auch Zeit für die ersten neun Dinge.



Stichwortverzeichnis

239

Stichwortverzeichnis ȱ

AȬBȬCȬPrinzipȱȱ57ȱ Abkürzungenȱȱ178ȱ Ablageȱȱ105ȱ Ablagekategorienȱȱ22ȱ Abmahnungenȱȱ143ȱ Absatzzieleȱȱ70ȱ AbschlussȱdesȱArbeitsvertragesȱȱ136ȱ Abschlussberichtȱȱ96,ȱ158ȱ Abschlüsseȱȱ100ȱ Aktenplanȱȱ17ȱ ALPENȬMethodeȱȱ229ȱ Anerkennungsgesprächȱȱ140ȱ Anforderungsmerkmaleȱȱ110ȱ Anspracheȱȱ176ȱ Arbeitsauftragȱȱ157ȱ Arbeitspaketbeschreibungȱȱ153ȱ Arbeitsvertragȱȱ135ȱ Aufbewahrungsfristenȱȱ23ȱ Aufgabenmanagementȱȱ228ȱ Aufschiebetagebuchȱȱ219ȱ Auswertungȱȱ124,ȱ125ȱ autoritärer/autokratischerȱȱ Führungsstilȱȱ39ȱ ȱ

Bedürfnispyramideȱȱ49ȱ Beleggruppenȱȱ139ȱ Beschaffungszieleȱȱ70ȱ Beschwerdemanagementȱȱ65ȱ Besichtigungȱȱ196ȱ Bestellwesenȱȱ106ȱ Besucherbewirtungȱȱ83ȱ Besucherwerbungȱȱ90ȱ Betreff/Betreffzeileȱȱ177ȱ Bewerbungenȱȱ111ȱ Bewerbungsabsagenȱȱ120ȱ Bewerbungsflutȱȱ111ȱ Bewerbungsgesprächȱȱ125ȱ Bewertungsbogenȱȱ207ȱ Bewertungskriterienȱȱ142ȱ

Bewirtungȱȱ82ȱ Budgetplanungȱȱ74,ȱ190ȱ



Cateringȱȱ82ȱ CCȬFeldȱȱ177ȱ ChangeȱManagementȱȱ36ȱ charismatischerȱFührungsstilȱȱ41ȱ Checklistenȱȱ221ȱ Chefentlastungȱȱ27ȱ CorporateȬBehaviorȱȱ93ȱ CorporateȬCommunicationsȱȱ93ȱ CorporateȬDesignȱȱ93ȱ



DeckblattȱProtokollȱȱ180ȱ Delegierenȱȱ45,ȱ232ȱ Direktprinzipȱȱ220ȱ dreigeteilteȱTelefonnotizȱȱ62ȱ



Eckstandȱȱ78ȱ Einarbeitungȱȱ127ȱ Einarbeitungsplanȱȱ131ȱ Einladungȱȱ72,ȱ188ȱ Eisenhowerȱȱ231ȱ ElektronischeȱAblageȱȱ22ȱ EȬMailȬKorrespondenzȱȱ177ȱ Emoticonsȱȱ178ȱ ersterȱArbeitstagȱȱ132ȱf.ȱ Exponateȱȱ80ȱ



Fachkompetenzȱȱ42ȱ FaktorenȱderȱCIȱȱ93ȱ FazitȱGesprächsverlaufȱȱ125ȱ Feedbackȱȱ46ȱ FeedbackȬGesprächȱȱ47ȱ Formulierungenȱȱ174ȱ Fragetechnikȱȱ29ȱ Führungȱȱ37ȱ

S. May, Das Checklistenbuch, DOI 10.1007/ 978-3-8349-6551-6, © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2011

240

Führungsgrundsätzeȱȱ47ȱ Führungskompetenzȱȱ42ȱ Führungsstileȱȱ39ȱ



Gehaltsvorstellungȱȱ125ȱ Geschäftsreiseȱȱ165ȱ GesetzlicheȱAufbewahrungsfristenȱȱ23ȱ GründeȱfürȱAbmahnungenȱȱ145ȱ



HarzburgerȱModellȱȱ38ȱ Hauptwörterȱȱ174ȱ



IdealerȱFührungsstilȱȱ41ȱ Impfungenȱȱ165ȱ individuellesȱHandbuchȱȱ131ȱ Informationenȱbewertenȱȱ55ȱ InformationsȬChecklisteȱȱ161ȱ Informationsmanagementȱȱ55ȱ

Stichwortverzeichnis

MaslowscheȱBedürfnispyramideȱȱ49ȱ Meetingmanagementȱȱ183ȱ Messeabschlussberichtȱȱ94ȱ Messeauftrittȱȱ87ȱ Messeberichtȱȱ92ȱ Messebriefingȱȱ91ȱ Messedienstȱȱ90ȱ Messestandȱȱ80ȱ Methodenkompetenzȱȱ42ȱ Milestonesȱȱ155ȱ Mitarbeiterbeurteilungenȱȱ140ȱ Mitarbeitergesprächȱȱ51,ȱ141ȱ MusterȬAktenpläneȱȱ22ȱ



NachbereitungȱvonȱTagungenȱȱ205ȱ 

Objektbeleuchtungȱȱ80ȱ



OfficeȬHandbuchȱȱ103ȱ Ordnungssystemeȱȱ15ȱ Organigrammȱȱ105ȱ

Kalkulationȱȱ74ȱ



Kniggeȱȱ88ȱ Konjunktivȱȱ175ȱ kooperativer/demokratischerȱ Führungsstilȱȱ40ȱ Korrespondenzȱȱ171ȱ

Pannenkofferȱȱ86ȱ



LaissezȬfaireȬStilȱȱ40ȱ Lebenslaufanalyseȱȱ115ȱ Leitzieleȱȱ53ȱ Locationȱȱ196ȱ



Managementȱȱ37ȱ Managementȱbyȱobjectivesȱȱ37ȱ ManagementȬbyȬBreakthroughȱȱ39ȱ ManagementȬbyȬControlȱandȱȱ Directionȱȱ39ȱ ManagementȬbyȬDelegationȱȱ38ȱ ManagementȬbyȬExceptionȱȱ38ȱ ManagementȬbyȬObjectivesȱȱ37ȱ ManagementȬbyȬPlanningȱȱ39ȱ

ParetoȬPrinzipȱȱ231ȱ passiverȱBriefstilȱȱ175ȱ Personalȱȱ109ȱ Personalakteȱȱ137ȱ PersonalaktenȱvonȱAȱbisȱZȱȱ137ȱ Personalbelegeȱȱ139ȱ persönlicheȱZeitdiebeȱȱ214ȱ Pleonasmenȱȱ174ȱ Präsentationenȱȱ80ȱ Präsentationstechnikenȱȱ89ȱ Prioritätenȱȱ229ȱ ProfessionellesȱKonzeptȱȱ149ȱ Projektdefinitionȱȱ153ȱ Projekthandbuchȱȱ163ȱ Projektleiterȱȱ160ȱ Projektmanagementȱȱ149ȱ Projektphasenȱȱ149ȱ Projektplanungȱȱ149ȱ ProjektȬPlanungȱȱ152ȱ Projektstammblattȱȱ156ȱ

Stichwortverzeichnis

Projektstatusberichtȱȱ154ȱ Protokollȱȱ180ȱ



Reihenstandȱȱ78ȱ Reisedokumenteȱȱ166ȱ Reisemanagementȱȱ106ȱ Reisemittelȱȱ165ȱ Reiseplanȱȱ168ȱ Reiseplanungȱȱ168ȱ Reiserouteȱȱ165ȱ Reklamationenȱȱ65ȱ Reklamationsbearbeitungȱȱ66ȱ Relativierungenȱȱ175ȱ Reservierungenȱȱ165ȱ Reservierungsbestätigungenȱȱ166ȱ RückmeldungȱnachȱTeilzielenȱȱ155ȱ Rückruflisteȱȱ33ȱ



Schriftlichkeitȱȱ219ȱ Selbstkompetenzȱȱ43ȱ Sicherungskopieȱȱ23ȱ Sofortprüfungȱȱ112ȱ Sonderzeichenȱȱ178ȱ Sozialkompetenzȱȱ42ȱ Standbeleuchtungȱȱ80ȱ Standpersonalȱȱ88ȱ Standvariantenȱȱ78ȱ Stellenanzeigenȱȱ109ȱ Stellenbeschreibungȱȱ160ȱ Superlativeȱȱ174ȱ

241

Tagungstechnikȱȱ194ȱ Tätigkeitsbelegeȱȱ140ȱ Telefonregelnȱȱ59ȱ Terminplanungȱȱ188ȱ TravelȬManagementȱȱ165ȱ



Urlaubsvertretungȱȱ209ȱ 

Veränderungsprozesseȱȱ36ȱ Verlegenheitsworteȱȱ175ȱ Verstoßȱgegenȱarbeitsvertraglicheȱȱ Pflichtenȱȱ144ȱ Vertragsbelegeȱȱ140ȱ Visumȱȱ165ȱ Vorgangslisteȱȱ35ȱ Vorkalkulationȱȱ74ȱ Vorstellungsgesprächȱȱ109,ȱ120,ȱ124ȱ



Wertanalyseȱȱ232ȱ 

Zeilenlängeȱȱ178ȱ



Zeitersparnisȱȱ217ȱ Zeitfresserȱȱ213ȱ Zeitprotokollȱȱ215ȱ Zeugnisseȱerstellenȱȱ146ȱ Zielsetzungȱȱ218ȱ Zielvereinbarungȱȱ52ȱ Zielvereinbarungenȱȱ37ȱ Zielvereinbarungsgesprächȱȱ53ȱf.ȱ 2.ȱGesprächȱȱ125ȱ

Tagungenȱȱ193ȱ



Tagungsraumȱȱ193ȱ ȱ