1С: Предприятие 8.2. Управление торговлей

ББК 65.052.62 УДК 657.1 С29

С29

Н. Селищев 1С: Предприятие 8.2. Управление торговлей. — СПб.: Питер, 2011. — 400 с.: ил. — (Серия «1Специалист») ISBN 978-5-49807-936-3 Иллюстрированное практическое руководство по работе с новейшим программным продуктом «1С:Управление Торговлей 8.2» предназначено для руководителей торговых предприятий, директоров, экономистов, коммерческих директоров, менеджеров, для бухгалтеров и руководителей торговых подразделений, решающих вопросы торговой политики фирмы и осуществляющих управление торговлей предприятия, для работников склада, отдела продаж, а также для всех читателей, кто желает самостоятельно познакомиться с новой версией программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Понятное пошаговое изложение материала и наглядные практические примеры помогут быстро и эффективно начать работу с программой даже неподготовленным пользователям. Более опытные специалисты, менеджеры и руководители, постоянно решающие задачи планирования закупок и продаж, учета и движения товаров, взаиморасчетов с клиентами, найдут в этой книге полезные советы о том, как построить деятельность торговой компании более рационально с помощью конфигурации «1С:Управление Торговлей 8.2». Книга будет полезна для учащихся высших и средних специальных учебных заведений в качестве учебного пособия, а также для преподавателей и слушателей курсов по практическому использованию программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Издание подготовлено при содействии компании «1С:Франчайзинг.БИЗНЕСКЛУБ» — официального партнера фирмы «1С». ББК 65.052.62 УДК 657.1

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.

© ООО Издательство «Питер», 2011

ISBN 978-5-49807-936-3

2

Оглавление

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы . «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.1. Основные новшества новой версии платформы 8.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.2. Использование управляемого приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 1.3. Режимы работы «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой . «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.1. Запуск программы «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Структура торгового предприятия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Начальные установки параметров учета . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4. Знакомство с основными объектами конфигурации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30 35 50 71

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы . . . . . . . . 83 3.1. Некоторые функции администрирования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 3.2. Управление доступом к информации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 3.3. Обслуживание информационной базы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Глава 4. Управление маркетингом . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.1. Конкурентная разведка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.2. Управление ассортиментом . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 4.3. Управление базой партнеров . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 4.4. Ценообразование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 4.5. Формирование правил оплаты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 4.6. Маркетинговые мероприятия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 4.7. План-фактный анализ и прогнозирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия . в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 5.1. Оптовая торговля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 5.2. Розничная торговля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 5.3. Комиссионная торговля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Глава 6. Управление закупками и запасами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 6.1. Поступление товаров по договору купли-продажи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 6.3. Оформление складских операций . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 6.4. Управление запасами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 6.5. Особенности учета тары . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

4

Оглавление

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM) . . . . 212 7.1. Сбор и хранение информации о клиентах . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 7.2. Взаимодействие с клиентами по электронной почте . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 7.4. Классификация клиентов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Глава 8. Управление финансами компании . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 8.1. Настройка учета движения денежных средств . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 8.2. Планирование и контроль денежных средств . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 8.3. Движение денежных средств . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 8.4. Финансовый результат . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 8.5. Корректировка задолженности . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 9.1. Использование встроенного в программу органайзера . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . 306 9.3. Управление проектами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . 321

Глава 10. Работа с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 10.1. Ввод информации о подотчетном лице . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326 10.2. Выдача денежных средств подотчетному лицу . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 10.3. Оформление авансового отчета . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 10.4. Возврат неиспользованных денежных средств . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339 10.5. Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств . . . . . . . . . . . . . . . . 341 10.6. Анализ взаиморасчетов с подотчетными лицами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Глава 11. Анализ и планирование торговой деятельности предприятия . . . . . . . . 344 11.1. Анализ деятельности торгового предприятия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 11.2. Составление планов на период . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 12.2. Обмен данными с банками . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных . в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374 13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . 374 13.2. Отчеты по закупкам и запасам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 13.3. Финансовые отчеты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Глава 14. Переход со старых версий программ «1С:Предприятие» . на «1С:Управление Торговлей 8.2» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 14.1. Порядок перехода с программы «1С:Управление Торговлей» редакции 10.3 на редакцию 11.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 14.2. Переход с более ранних версий программы «1С:Управление Торговлей» . . . . . . . . 399

Введение Торговля — одна из важнейших отраслей современного мира. Поэтому управление торговым предприятием — задача достаточно сложная и имеющая принципиальное значение для развития. Ведение торговых операций на бумаге ушло в прошлое уже давно. В настоящее время разработано множество программ, предоставляющих пользователю полный спектр функций по управлению предприятием любой формы собственности и любого размера. В данной книге будет рассмотрен программный продукт от лидера рынка программного обеспечения для бизнеса — программа «1С:Управление Торговлей 8.2». Продукты фирмы «1С» де-факто стали стандартом учетных программ. Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» вобрала все лучшее, что было наработано за годы развития предыдущих версий — «1С:Торговля и Склад 7.7», «1С:Управление Торговлей» версий 8.0 и 8.1. Программа автоматизирует управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю); управление закупками; управление отношениями с клиентами (CRM); анализ цен и управление ценовой политикой; управление складскими запасами; управление финансами; управление организационными мероприятиями; учет коммерческих затрат; учет НДС; анализ и планирование торговой деятельности. «1С:Управление Торговлей 8.2» повышает эффективность работы предприятия за

счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Ввод системы в эксплуатацию происходит очень быстро, и программа начинает приносить отдачу. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на мощной современной технологической платформе. «1С:Управ­ление Торговлей 8.2» позволяет создать в компании единое информаци-

онное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, поможет сотрудникам работать единой командой. Современная платформа «1С:Предприятие 8.2» существенно расширяет возможности работы в распределенной информационной базе, что будет востребовано крупными предприятиями с территориально разнесенными подразделениями. Надеемся, что книга будет надежным помощником для руководителей торговых предприятий, директоров, экономистов, коммерческих директоров, менеджеров, для бухгалтеров и руководителей торговых подразделений, решающих вопросы торговой политики фирмы и осуществляющих управление торговлей предприятия, для работников склада, отдела продаж, а также для всех, кто желает самостоятельно познакомиться с новой версией программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Много полезной информации найдут здесь учащиеся высших и средних специальных учебных заведений, а также преподаватели и слушатели курсов по использованию программы «1С:Управление Торговлей 8.2».

Глава 1

Назначение и функциональные возможности программы «1С:Управление Торговлей 8.2» Первая глава посвящена рассмотрению основных функциональных особенностей программы и новшеств, впервые появившихся в версии 8.2. И, прежде чем приступить к рассмотрению непосредственно прикладного решения, рассмотрим особенности платформы «1С:Предприятие 8.2».

1.1. Основные новшества новой версии платформы 8.2 Итак, что же представляет собой последняя версия платформы «1С:Предприя­ тие 8.2»? Прежде всего — это наиболее существенное развитие всего комплекса программ фирмы «1С» с момента выпуска «1С:Предприятие 8». Все то, что было впервые опробовано в предыдущих версиях платформы, здесь представлено уже в рабочем варианте. В новой версии платформы «1С:Предприятие 8.2»:

33 реализован режим управляемого приложения; 33 поддерживается работа пользователей через Интернет; 33 появилась возможность работы в режиме тонкого клиента и веб-клиента; 33 поддерживается работа веб-клиента в операционной системе Linux; 33 реализован отказоустойчивый кластер серверов с динамической балансировкой нагрузки;

33 реализована поддержка СУБД Oracle Database;

1.1. Основные новшества новой версии платформы 8.2

7

33 реализован механизм агрегатов, оптимизирующий построение аналитических отчетов;

33 расширены возможности по управлению отчетами для разработчиков и пользователей;

33 разработан новый, более удобный, дизайн интерфейса; 33 расширен состав инструментов для разработки и оптимизации прикладных решений;

33 повышено удобство установки и администрирования системы для корпоративных внедрений;

33 повышены масштабируемость и быстродействие системы. Перед выпуском финальной версии проводилось широкомасштабное тестирование платформы «1С:Предприятие 8.2». Программа тестирования включала функциональное и нагрузочное тестирование. Тестирование «1С:Предприятие 8.2» производилось специалистами фирмы «1С», тестирование предварительных версий — партнерами фирмы «1С» — фирмами 1С-франчайзи и конечными пользователями. В общей сложности в тестировании приняли участие более 700 организаций. Вполне естественно, что ни одно предприятие не может сразу перейти на новую платформу. Зачастую в одной организации используются разные версии программы «1С:Предприятие». Поэтому в платформе «1С:Предприятие 8.2» поддерживается высокий уровень совместимости и функциональной преемственности с версиями 8.0 и 8.1, а также реализована возможность постепенного начала использования нового функционала платформы. Поддерживается специальный режим совместимости с версиями 8.0 и 8.1, что позволяет использовать ее с конфигурациями, разработанными для более ранних версий, без изменения самих конфигураций. В этом режиме конфигурации, разработанные на платформе «1С:Предприятие» версий 8.0 и 8.1, можно использовать с платформой 8.2 без дополнительной переработки. Для работы созданных ранее прикладных решений без режима совместимости в них необходимо внести незначительные изменения. Это позволит сократить затраты предприятия при переходе на новую платформу. Рассмотрим более подробно перечисленные выше особенности, которые предлагает пользователям платформа «1С:Предприятие 8.2». Тонкий клиент и веб-клиент — это два новых клиентских приложения. Кроме привычного файлового доступа и подключения к серверу по локальной сети, эти приложения позволяют подключаться к информационной базе по протоколу HTTP через специально настроенный веб-сервер. Тонкий клиент и веб-клиент обеспечивают работу пользователей в новом режиме — режиме управляемого приложения. Тонкий клиент устанавливается на компьютер пользователя. При этом он имеет намного меньший объем дистрибутива, чем старое клиентское приложение, и использует меньше аппаратных ресурсов. Веб-клиент, в отличие от тонкого клиента, не требует предварительной установки и исполняется не в среде операционной системы, а в среде интернет-браузера. В список поддерживаемых браузеров входят Microsoft Internet Explorer и Mozilla Firefox, как одни из самых распространенных брау-

8

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

зеров на данный момент. Пользователю достаточно запустить свой браузер, ввести адрес веб-сервера, на котором опубликована информационная база, и веб-клиент загрузится у него на компьютере и начнет работать. Если подключение к веб-серверу осуществляется через низкоскоростное интернетсоединение, например телефонную линию или GPRS, то эти клиентские приложения могут быть запущены в специальном режиме — режиме низкой скорости соединения. В этом случае уменьшаются издержки за счет меньшего количества обращений к серверу: несколько запросов к серверу объединяются в один пакет, выполняется упреждающий сбор данных и т. д. В результате даже на низкоскоростных каналах связи платформа «1С:Предприятие 8.2» обеспечивает приемлемую скорость работы пользователей. Кроме того, веб-клиент может работать в браузере Mozilla Firefox под управлением операционной системы Linux. Теперь основные компоненты системы — клиентское приложение, веб-сервер, кластер серверов, СУБД — поддерживают работу на компьютерах под управлением Linux. Отдельно стоит упомянуть такую новинку, как управляемое приложение. В режиме управляемого приложения интерфейс не «рисуется», а «описывается». Разработчик определяет только общую схему командного интерфейса и общую схему форм. Это описание платформа использует при построении интерфейса для конкретного пользователя с учетом различных факторов: прав пользователя, особенностей конкретного внедрения, настроек, сделанных самим пользователем. Управляемое приложение значительно облегчает внедрение прикладных решений. Теперь можно не дорабатывать, а настраивать решение под специфику компании, не меняя при этом само прикладное решение. Функциональные опции, создаваемые при разработке, позволяют включать или выключать при внедрении необходимые функциональные части сложных прикладных решений. Такая модель построения интерфейса получила название декларативного описания интерфейса. В новой версии платформы «1С:Предприятие 8.2» реализована отказоустойчивость кластера серверов — основного компонента, обеспечивающего взаимодействие между пользователем и СУБД. Теперь выход из строя или плановое отключение любого компьютера, входящего в состав кластера, не приведет к прекращению работы пользователей с информационной базой. Это достигается за счет резервирования самого кластера серверов и за счет резервирования рабочих процессов, функционирующих внутри кластера. Кардинально повышена устойчивость системы к обрыву канала связи между пользователем и кластером серверов. Теперь в подавляющем большинстве случаев после восстановления соединения пользователь сможет продолжить работу с того момента, на котором она была прекращена. При этом не потребуется повторное подключение к информационной базе. В случае потери сетевого соединения кластер будет ожидать восстановления соединения с этим пользователем. Как известно, большая часть работы с программами учета — это составление и анализ различных отчетов. Для сокращения времени формирования отчетов был разработан и внедрен механизм агрегатов. Эта новинка будет особенно востребована для больших информационных баз, содержащих сотни тысяч и миллионы записей в регистрах.

1.1. Основные новшества новой версии платформы 8.2

9

Агрегаты используются для оборотных регистров накопления. Для любого регистра может быть создано несколько специализированных хранилищ, содержащих агрегированные данные регистра в различных разрезах, удобных для формирования отчетов в данной информационной базе. Система автоматически оценивает интенсивность работы пользователей с теми или иными разрезами информации и на основе накопленной статистики выбирает оптимальный состав поддерживаемых агрегатов. Использование агрегатов в «1С:Предприятие 8.2» позволит аналитикам и менеджерам анализировать имеющуюся информацию, переключаясь между различными разрезами просмотра с небольшим временем отклика системы. При этом система, с одной стороны, использует накопленные агрегированные данные, а с другой стороны, всегда обеспечивает актуальность получаемых отчетов. Помимо всего прочего нельзя не отметить и расширение возможностей по управлению отчетами для разработчиков и пользователей. Для каждого отчета конфигурации «1С:Предприятие 8.2» разработчик или пользователь может создать несколько вариантов этого отчета. Каждый вариант может представлять данные отчета в различном виде. Пользователь выбирает один из готовых вариантов и выполняет отчет. Разработчик может описать, какие настройки отчета будут доступны пользователю (пользовательские настройки) и какие из этих настроек будут присутствовать прямо в форме отчета (быстрые пользовательские настройки). С их помощью пользователь может настроить вариант отчета под себя и сохранить его для дальнейшего использования. Создание и изменение вариантов отчета и настроек вариантов отчета возможно как в Конфигураторе, так и в режиме «1С:Предприятие». В режиме управляемого приложения используется новый дизайн интерфейса «1С:Предприятие 8.2», ориентированный на комфортную и эффективную работу. Этот дизайн соответствует современным тенденциям и в то же время учитывает сильные стороны прежнего интерфейса. Работа с программой начинается с рабочего стола и панели разделов, расположенных в основном окне приложения. Рабочий стол содержит часто используемые документы, отчеты, справочники и т. п. Это своеобразный помощник пользователя. Рабочий стол вводит пользователя в курс дел, отвечает на его вопросы. Реализован целый ряд сервисных механизмов, делающих работу пользователя более комфортной:

33 история работы пользователя в системе для быстрого просмотра последних измененных данных;

33 список избранных ссылок пользователя для быстрого перехода к режимам и данным, с которыми пользователь работает наиболее часто;

33 механика сообщений, привязывающихся к элементам формы, для визуального выделения тех элементов, при заполнении которых пользователь допустил ошибку;

33 другие механизмы.

10

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

1.2. Использование управляемого приложения С точки зрения архитектуры в «1С:Предприятие 8.2» был реализован целый ряд принципиальных новшеств по сравнению с предыдущими вариантами платформы. Но в то же время новая система должна обеспечить полную совместимость с ранее созданными программами «1С:Предприятие 8». Нужно иметь в виду и другой важный момент: старые конфигурации будут работать в обычном режиме, без новых возможностей платформы, для функционирования в управляемом режиме нужно переписывать код, однако при этом все возможности обычного режима также остаются доступными. Основные новшества «1С:Предприятие 8.2» связаны с необходимостью и дальше повышать производительность и масштабируемость платформы, поддерживать работу удаленных пользователей, упростить процесс разработки и сопровождения прикладных решений, а также сделать более удобной работу пользова­телей. Одна из ключевых идей управляемого приложения, как уже упоминалось выше, заключается в переходе на использование модели декларативного описания программного кода и пользовательского интерфейса. Это существенно повышает управляемость бизнес-приложения и позволяет перейти к применению тонкого и веб-клиента. Изначально в платформе «1С:Предприятие 8» имеются три основные программные части: пользовательский интерфейс, бизнес-логика и управление данными. Проблема заключается в том, что в силу исторического архитектурного развития в предыдущих версиях платформы (8.0 и 8.1) управление интерфейсом полностью реализуется только в клиентской части системы. Более того, опять же в силу унаследованных особенностей функции пользовательского интерфейса и бизнеслогики в «1С:Предприятие 8» так сильно переплетены между собой, что разделить их на логически независимые части очень сложно. Собственно, на преодоление этих трудностей и ориентирована система «1С:Пред­ приятие 8.2», обеспечивающая перенос вычислительной нагрузки с клиента на сервер за счет более четкого разделения интерфейса и бизнес-логики и реализации управления пользовательским интерфейсом на стороне сервера. Все части программы, реализующие работу с данными информационной базы и бизнес-логику прикладных решений, по сравнению с предыдущими версиями остаются без изменений. Это относится к описанию структур данных в конфигурации, к работе со справочниками, документами и с различными механизмами платформы, такими как запросы, обмены данными. Полностью изменилась часть пользовательского интерфейса: командный интерфейс, формы, оконная система. При этом не просто вводится новая модель разработки интерфейса, но реализуется новая архитектура разделения функциональности между клиентской и серверной частью системы. В версиях «1С:Предприятие 8.0» и «1С:Предприятие 8.1» пользовательский интерфейс представляет собой набор детально прорисованных разработчиком элементов

1.2. Использование управляемого приложения

11

(главного меню и форм), взаимосвязь которых практически полностью определяется на этапе разработки приложения. Новый интерфейс «1С:Предприятие 8.2» формируется динамически с учетом различных факторов, которые могут меняться непосредственно в ходе работы с приложением, например прав пользователя или сделанных им самим настроек. Это относится ко всем ключевым компонентам интерфейса. Рассмотрим более подробно эти компоненты. Командный интерфейс представляет собой основное средство навигации пользователя по функциям приложения. Раньше он имел достаточно жесткую структуру, и фактически функциональные подсистемы привязывались к командному интерфейсу, изначально написанному разработчиком. Изменения в структуре метаданных или правах пользователя сами по себе не влияли на интерфейс. Теперь же «1С:Предприятие 8.2» автоматически формирует командный интерфейс для пользователя с учетом состава и внутреннего содержания функциональных подсистем. Пользователь видит структуру прикладного решения и имеет доступ к его функциональности при помощи стандартных команд. При этом разработчик может изменить предлагаемое системой построение командного интерфейса с помощью специального редактора, а также включить свои команды. Как и раньше, основная работа пользователя выполняется с помощью форм. Но теперь применяются управляемые формы, формируемые на основе декларативного описания. Отображаемая часть такой формы описывается как дерево, включающее различные элементы: поля, флажки, переключатели, кнопки и т. д. Каждый элемент может быть группой, включающей другие элементы. Функциональность формы описывается в виде реквизитов и команд. Описание формы создаются автоматически системой или программируются разработчиком. В любом случае внешний вид формы создается системой в процессе исполнения приложения на основе такого описания. В новой системе конструктор формы доступен не только разработчику, но и пользователю, правда, в несколько урезанном варианте. На клиентской стороне выполняется только отрисовка формы и ряд простейших операций. Сама же подготовка описания формы, ее бизнес-логика и работа с данными происходят на сервере. Динамические списки теперь строятся на базе динамической компоновки данных. Реализуется это так: разработчик либо указывает отображаемый объект конфигурации, либо задает запрос, который будет применяться для считывания данных. Система выполняет считывание данных по запросу порциями, по мере передвижения курсора по списку. Разработчик и пользователь имеют различные возможности компоновки данных при настройке отображения списка: отбор, упорядочивание, группировка, условное оформление. Новая система формирования отчетов на базе компоновки данных с использованием механизма декларативного описания выборки, группировки и представления информации была реализована уже в версии 8.1. Форму отчета система создает автоматически, но разработчик может ее изменить. В «1С:Предприятие 8.2» получил развитие механизм настроек отчетов, который допускает два варианта работы. В первом случае разработчики и опытные пользователи могут применять все доступные возможности настройки для создания специализированных отчетов на базе одной схемы компоновки данных. Второй вариант включает ограниченный набор наиболее популярных настроек, доступный всем пользователям.

12

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

Описание интерфейса предоставляет гибкие возможности для автоматической настройки по желанию конкретного пользователя. В первую очередь, учитываются права пользователя, в частности, из интерфейса автоматически исключаются команды для обращения к объектам, доступ к которым пользователю закрыт. При этом нужно учитывать, что теперь можно установить права не только на объекты, но и на отдельные их реквизиты, например поля форм или колонки списков. В зависимости от пользовательских ролей настраивается видимость интерфейсных элементов по умолчанию — в первую очередь показывается наиболее важная для данной роли функциональность, состав которой можно потом расширить за счет дополнительных элементов. Пользователь может также сам настроить интерфейс, как ему нужно и удобно. В его распоряжении есть средства управления составом реквизитов формы, их взаимным расположением и частично внешним видом. При этом все пользовательские настройки сохраняются в информационной базе. До сих пор в «1С:Предприятие» использовалась классическая многооконная система, в которой главное окно служит оболочкой для всех дочерних окон и включает главное меню и панели инструментов для обращения к функциональности системы. В управляемом режиме работы «1С:Предприятие 8.2» каждое окно независимо и представлено отдельным элементом на панели задач Windows. При запуске прикладной программы, такой как «1С:Управление Торговлей 8.2» в среде «1С:Предприятие 8.2» открывается основное окно, в котором пользователь сразу видит структуру программы (рис. 1.1). Главное управление функциональностью представлено в верхней части окна в виде панели разделов, соответствующих подсистемам конфигурации верхнего уровня. При активации подсистемы вся функциональность представляется в виде команд в двух панелях — панели навигации и панели действий. Отметим, что пользователь может открыть несколько основных окон и работать с каждым из них независимо, например при одновременной работе с разными подсистемами. Общая схема работы с программой такова: работая в режиме «1С:Предприятие», пользователь выбирает раздел программы. В разделе с помощью команд навигационной панели он переходит к необходимым в данный момент формам данных и работает с ними. Переход между отображаемыми данными и работу с ними можно выполнять как с помощью мыши, так и с клавиатуры. Вызываемые пользователем списки открываются в рабочей области основного окна, замещая ранее открытую форму. При вызове же команд ввода и редактирования объектов, а также при открытии отчетов и обработок открываются отдельные, независимые вспомогательные окна. Вспомогательные окна также могут иметь панель навигации, и в них можно выполнять переход к отображению форм, логически связанных с основным окном без открытия нового окна. Для удобства работы пользователя в «1С:Предприятие 8.2» реализованы еще несколько механизмов навигации по функциональности. В частности, теперь есть

1.3. Режимы работы «1С:Управление Торговлей 8.2»

13

Рис. 1.1. Основное окно программы «1С:Управление Торговлей 8.2»

возможность получить текстовую ссылку на любой объект информационной базы (документ, элемент справочника, отчет и т. п.) и быстро перейти в нужное место с помощью функции Перейти по ссылке, а сами ссылки можно сохранять в списке Избранное. Система автоматически хранит ссылки на последние созданные или обновленные объекты, этим списком также можно пользоваться для ускорения навигации по системе. Кроме того, в основном окне приложения поддерживается режим рабочего стола, в котором отображается одновременно несколько форм, содержащих наиболее оперативную и часто используемую информацию.

1.3. Режимы работы «1С:Управление Торговлей 8.2» Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» может работать в нескольких режимах, предназначенных для решения определенных задач. К таким режимам относятся:

33 «Конфигуратор»; 33 «1С:Предприятие».

14

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

В свою очередь, режим «1С:Предприятие» по функциональным особенностям может быть подразделен на несколько режимов:

33 толстый клиент; 33 тонкий клиент; 33 веб-клиент.

1.3.1. Назначение режима «Конфигуратор» Конфигуратор программы «1С:Управление Торговлей 8.2» (рис. 1.2) является спе­

циальным режимом запуска и предназначен для разработчиков, программистов. В этом режиме разработчик создает или корректирует структуру базы данных, программные модули, производит административные работы. В режиме  «Кон­фигуратор» нельзя вводить информацию в базу данных, за исключением загрузки базы данных из архивов. Обычно пользователи работают в другом режиме — в режиме «1С:Предприятие». В этом режиме возможен ввод данных, заполнение справочников и ввод документов, формирование отчетов и запуск ­обработок. В режиме «1С:Предприятие» нельзя редактировать структуру конфигурации.

Рис. 1.2. Режим «Конфигуратор» программы «1С:Управление Торговлей 8.2»

1.3. Режимы работы «1С:Управление Торговлей 8.2»

15

1.3.2. Толстый клиент Толстый клиент дает возможность полностью реализовать все возможности, которые предоставляет программа «1С:Управление Торговлей 8.2». Эти возможности отно-

сятся как к области администрирования и разработки, так и к полному исполнению прикладного кода. В то же время толстый клиент не предоставляет доступ и возможность работы с информационными базами с помощью Интернета, нуждается в инсталляции на рабочую станцию пользователя, имеет достаточно большой объем дистрибутива. Толстый клиент — это один из вариантов клиентского приложения платформы «1С:Предприятие 8.2».

Свое название — «толстый» — этот режим работы получил потому, что в состоянии обеспечить полную функциональность встроенного языка. Это обуславливает как повышенные требования к ресурсам компьютера, так и то, что Толстый клиент имеет связь с сервером «1С:Предприятия 8.2» и базой данных только по локальной сети и с помощью файлового доступа. Кроме стандартной работы в пользовательском режиме системы «1С:Предприятие», данный клиент позволяет работать в режиме «Конфигуратор». Как уже упоминалось, именно в этом режиме выполняется разработка прикладных приложений и администрирование информационных баз. При работе программы «1С:Управление Торговлей 8.2» в варианте клиент — сервер Толстый клиент подключается к кластеру серверов «1С:Предприятия 8.2». И уже кластер взаимодействует с выбранной системой управления базами данных. Осуществляется подключение по локальной сети, по протоколу TCP/IP. Этот вариант работы наиболее распространен. Также возможным вариантом работы может быть вариант, когда кластер расположен на том же компьютере, на котором установлен Толстый клиент. Этот вариант работы используется в тестовых целях, для разработки и в административных целях. В случае, если работа «1С:Управление Торговлей 8.2» происходит в файловом варианте, то обеспечивается непосредственное взаимодействие толстого кли­ента с файловой базой данных. Этот вариант работы требует, для толстого клиента, прямой файловый доступ к выбранной базе данных. Такой доступ может обеспечиваться, например, через общий сетевой ресурс, либо база данных может присутствовать на компьютере, на котором установлен толстый клиент. Всю полноту функционала файловой СУБД толстый клиент реализует самостоятельно. Толстый клиент обеспечивает работу приложения и в обычном режиме. Это позво-

ляет использовать толстого клиента для работы с такими прикладными решениями, которые были созданы на старых версиях платформы — 8.0 и 8.1, не использовавшими управляемые платформы и управляемый интерфейс.

1.3.3. Тонкий клиент Тонкий клиент предоставляет возможность работать с информационными базами

посредством доступа через Интернет. Но при этом в нем отсутствует возможность администрировать и разрабатывать прикладные решения. Требуется инсталляция

16

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

клиентского приложения, но размер дистрибутива значительно меньше, чем у толстого клиента. Тонкий клиент — также один из вариантов клиентского приложения платформы «1С:Предприятие 8.2». Название «тонкий» этот клиент получил потому, что функ-

циональные возможности исполнения встроенного языка значительно ограничены. Например, при использовании тонкого клиента, недоступны прикладные типы данных. Тонкий клиент имеет возможность оперировать ограниченным вариантом набора типов встроенного языка, который служит только для изменения и отображения данных в памяти. Работа с базой данных, исполнение запросов и работа с объектными данными происходит на стороне сервера. Тонкому клиенту доступны лишь готовые данные, которые сервер обработал для отображения у пользователя. Тонкий клиент предоставляет возможность работы только в пользовательском режиме системы «1С:Предприятие». Возможность работы в режиме «Конфигуратор»

тонкий клиент не предоставляет.

При использовании клиент-серверного варианта работы тонкий клиент для взаимодействия с кластером напрямую использует протокол TCP/IP. В случае, если работа программы «1С:Управление Торговлей 8.2» происходит в файловом варианте, то обеспечивается непосредственное взаимодействие тонкого клиента с файловой базой данных. Этот вариант работы требует для тонкого клиента прямой файловый доступ к выбранной базе данных. Такой доступ может обеспечиваться, к примеру, через общий сетевой ресурс. Если же в файловом варианте работы происходит запуск тонкого клиента на компьютере, на котором запускается сам тонкий клиент, то организовывается специальная программная среда. В ее рамках происходят следующие операции:

33 загрузка серверных компонентов, необходимых для работы системы; 33 загрузка конфигурации; 33 другие требуемые действия, которые требуются для обеспечения работы системы с информационными базами.

Для тонкого клиента эта среда является сервером, а для операционной системы данная среда не выделяется в отдельный процесс, а исполняется в границах процесса тонкого клиента.

1.3.4. Веб-клиент Веб-клиент не нуждается в предварительной инсталляции на компьютер пользова-

теля. Данный клиент исполняется не в операционной оболочке компьютера пользователя, а в среде интернет-браузера пользователя. Таким браузером может быть как Mozilla Firefox, так и Microsoft Internet Explorer. В данное время программой поддерживаются следующие версии интернет-браузеров:

33 Microsoft Internet Explorer версии 6.0, 7.0 и 8.0; 33 Mozilla Firefox версии 3.x или более поздней.

1.3. Режимы работы «1С:Управление Торговлей 8.2»

17

Пользователь должен запустить удобный ему браузер, ввести определенный адрес веб-сервера, где содержится информационная база — и веб-клиент автоматически начнет исполняться на машине пользователя (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Окно веб-клиента в Microsoft Internet Explorer 8.0

Интерфейс программы «1С:Управление Торговлей 8.2» в веб-клиенте выглядит так же, как и в других режимах, но имеет некоторые отличия. Например, кнопки Вперед и Назад конфигурации заменяются соответствующими кнопками браузера Интернет. Примерно так может выглядеть интерфейс программы «1С:Управление Торгов­ лей 8.2» в веб-клиенте при использовании браузера Microsoft Internet Explorer версии 8.0 (рис. 1.3). Работа с файлами в веб-клиенте также имеет свои особенности, связанные с особенностями безопасности браузера. Диалоги, открывающие при загрузке или сохранении файлов, специфичны для используемого браузера. Кроме того, в веб-клиенте недоступен режим сравнения файлов и список последних открытых файлов. А вот как выглядит в веб-клиенте интерфейс программы «1С:Управление Торговлей 8.2» при использовании браузера Mozilla Firefox (рис. 1.4).

18

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

Рис. 1.4. Окно веб-клиента в браузере Mozilla Firefox

Для использования интернет-браузера сначала необходимо выполнить его настройку. Рассмотрим процесс настройки на примере Microsoft Internet Explorer. Выполните следующие действия:

ŠŠ В браузере выберите команду меню СервисСвойства обозревателя (ToolsInter­

net Options). На экране появится диалог Свойства обозревателя (Internet Options) (рис. 1.5).

ŠŠ На вкладке Безопасность (Security) для зоны Интернет (Internet) нажмите на

кнопку Другой (Custom level). На экране появится диалог Параметры безопасности — зона Интернета (Security Settings — Internet Zone) (рис. 1.6).

ŠŠ Разрешите выполнение скриптов JavaScript. Для этого в разделе Сценарии

(Scripting) для параметра Активные сценарии (���������������������������������� Active���������������������������� ��������������������������� scripting������������������ ) установите переключатель в положение Разрешить (Enable).

ŠŠ Для работы с внешними компонентами установите переключатель в положение

Разрешить (Enable) для следующих параметров: Запрос разрешения для ActiveX объектов (Automatic prompting for ActiveX controls), Загрузка подписанных ActiveX

1.3. Режимы работы «1С:Управление Торговлей 8.2»

19

Рис. 1.5. Диалог Свойства обозревателя (Internet Options) объектов с разрешения пользователя (Download signed ActiveX controls), Работа c ActiveX объектами и плагинами (Run ActiveX controls and plugins), Работа с объектами, помеченными как безопасные (Script ActiveX controls marked safe for scripting). Закройте диалог, нажав на кнопку ОК.

ŠŠ Разрешите использование всплывающих окон. Для этого перейдите на вкладку Конфиденциальность (Privacy) диалога Свойства обозревателя (Internet Options) (рис. 1.7) и сбросьте флажок Включить блокирование всплывающих окон (Turn on

Pop-up Blocker).

ŠŠ Разрешите использование cookies, выбрав с помощью ползункового регулятора

уровень безопасности не выше Умеренно высокий (Medium High). Сохраните настройки, нажав на кнопку ОК.

Возникает закономерный вопрос: для чего были разработаны клиентские приложения, имеющие сходный функционал — тонкий и веб-клиенты? Прежде всего, веб-клиент предназначен для сотрудников, находящихся в постоянном движении, менеджеров, работающих с клиентами на выезде. С любого компьютера, на котором есть Интернет, менеджер может внести нового клиента

20

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

Рис. 1.6. Диалог Параметры безопасности — зона Интернета  (Security Settings — Internet Zone)

в учетную систему предприятия, сформировать заказ клиента, распечатать счет, а также получить информацию о текущей задолженности клиента и наличии товаров на складе. Мобильное рабочее место менеджеров позволяет удаленно собирать заказы прямо у клиента, при этом лишено таких недостатков формирования заказов с помощью КПК, как необходимость покупки самих КПК и программного обеспечения к ним, а также нет необходимости постоянно выполнять сложную процедуру синхронизации КПК с учетной системой. Веб-клиент становится незаменимым для предприятий, имеющих разветвленную

структуру филиалов и обособленных подразделений. При организации филиалов или сети магазинов перед предприятиями возникает ряд проблем:

33 организация учета товаров и продаж на каждой точке; 33 организация обмена между локальными учетными системами и центральной,

в которой производится консолидированный учет и анализ деятельности каждого филиала и предприятия в целом;

33 организация доступа филиалов к центральной учетной системе, для возможности

сделать заказ, посмотреть доступные остатки, увидеть поступление денежных средств по своим счетам, если филиал или магазин работает без образования юридического лица и платежи поступают в централизованную бухгалтерию.

1.3. Режимы работы «1С:Управление Торговлей 8.2»

21

Рис. 1.7. Вкладка Конфиденциальность (Privacy)  диалога Свойства обозревателя (Internet Options)

С помощью веб-интерфейса филиала или магазина можно организовать их удаленную работу с учетной системой предприятия в режиме ������������������������� o������������������������ n-line. Все вышеперечисленные проблемы решаются автоматически. С удаленного рабочего места филиал вносит свои документы непосредственно в учетную систему предприятия, а также видит необходимую аналитическую информацию. Информация для всех пользователей актуальна в любой момент и не требуют синхронизации. Кроме того, на удаленных точках не требуется специального администрирования — любой компьютер с выходом в Интернет является готовым рабочим местом. Помимо этого, веб-клиент позволяет руководителю, находящемуся в любой точке земного шара, с помощью Интернета контролировать работу своего предприятия. Обычно в веб-интерфейс руководителя включают следующие отчеты.

33 Управленческий баланс: позволяет увидеть размеры активов и пассивов, а так-

же расходы и чистую прибыль предприятия на любой момент или за период.

33 Отчет по структуре задолженности клиентов: показывает для каждого клиента

и по предприятию в целом общую задолженность, задолженность по которой

22

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

срок оплаты еще не наступил, а также просроченные задолженности, образовавшиеся неделю назад, две недели, месяц и более.

33 Баланс контрагента: по каждому клиенту и предприятию в целом. 33 Отчет по кредитам: по каждому клиенту и предприятию в целом.

1.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации В связи с тем, что конфигурация «1С:Управление Торговлей 8.2» позволяет автоматизировать практически каждое из направлений деятельности торгового предприятия, для работы с каждым из них для удобства система разделена на несколько подсистем. В этом разделе мы кратко охарактеризуем основные составные части программы «1С:Управление Торговлей 8.2».

1.4.1. Управление запасами Подсистема Управление запасами в новой конфигурации была значительно усовершенствована по сравнению с предыдущими версиями. Какие же нововведения были реализованы в программе? В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может включаться для операций отгрузки и поступления независимо. Складские ордера выписываются строго на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком от электронных распоряжений. В программе реализовано адресное хранение товаров, то есть ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей) и упаковок товара. Конфигурация позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Заложенные в программу алгоритмы автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении и сборке, следят за отсутствием ошибок при большой интенсивности складских операций. Адресное хранение товаров может использоваться опционально. Помимо него поддерживается справочная привязка мест хранения товара. В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными электронными распоряжениями или процесс размещения поступившего товара. Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете. Существенно развит механизм резервирования товаров. Система позволяет планировать отгрузки товаров со склада (по заказам на отгрузку) с учетом будущих поступле-

1.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации

23

ний на склад (по заказам на поступление), контролируя при этом, чтобы получающийся в результате график остатков товаров не попадал в отрицательный диапазон. При оформлении заказа клиента менеджер по продажам указывает желаемую дату отгрузки, система проверяет наличие свободных остатков товаров на эту дату и при их отсутствии предлагает возможную ближайшую дату отгрузки. В отличие от редакции 10.3, не требуется жесткое распределение заказов на поступление между заказами на отгрузку. Сопоставление ведется только по планируемым датам поступления и отгрузки, что существенно упрощает работу пользователей. Поддерживается как ручное, так и автоматическое скользящее управление границей, до которой осуществляется контроль графика остатков товаров. Для контроля дат отгрузки и поставки товаров используется Товарный календарь, который может быть сформирован на любую дату, в том числе может прогнозировать данные об отгрузках и поступлениях товаров на будущую дату. Полная картина о том, каким образом необходимо пополнять запас товара на складе представлена в обработке Управление запасами.

1.4.2. Ценообразование Эффективность торговой деятельности предприятия и работы предприятия в целом во многом определяется разумной политикой ценообразования. Для помощи пользователям в решении этой задачи в состав конфигурации включен функционал ценообразования. «1С:Управление Торговлей 8.2» содержит механизмы, позволяющие выполнять

следующие функции:

33 хранение и автоматическое обновление информации о ценах поставщиков; 33 хранение информации об отпускных ценах предприятия; 33 автоматическое назначение скидок по дисконтным картам, а также за объем продаж, причем скидки могут быть суммовыми и натуральными (бонусными);

33 механизмы для расчета одних цен на основании других цен; 33 формирование прайс-листа с отпускными ценами. Сведения об отпускных ценах предприятия вносятся в информационную базу специальными документами Установка цен номенклатуры. Этими же документами может вноситься информация о ценах поставщиков или закупочных ценах. Информационная база хранит несколько отпускных цен для каждой позиции номенклатуры, которые классифицируются по видам цен. Предусмотрены следующие типы отпускных цен: оптовая, мелкооптовая, розничная, плановая себестоимость. Пользователи могут добавлять новые типы цен.

1.4.3. Управление закупками В программе предусмотрена возможность регистрировать цены поставщиков. При регистрации цен поставщиков можно определять различные условия поставки: минимальный объем поставки и срок поставки товаров.

24

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

Для сравнения условий, предоставляемых различными поставщиками и выбора оптимального поставщика можно использовать отчет Условия соглашений с поставщиками. Оплата поставщику может производиться поэтапно в соответствии с теми этапами оплаты, которые указаны в заказе поставщику. В списке заказы поставщикам могут быть отсортированы в соответствии с их состоянием. С помощью отчета Анализ расчетов с поставщиками можно проконтролировать состояние задолженности перед поставщиками в разрезе интервалов задолженности.

1.4.4. Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) В программе реализовано управление процессами продаж: регламентация этапов процесса, контроль выполнения процесса, анализ. Применяется механизм бизнеспроцессов системы «1С:Предприятие 8.2», автоматически отслеживающий маршрут процесса и формирующий соответствующие задачи исполнителям. Кроме того, реализован упрощенный режим управления процессом продажи, с ручным перемещением по этапам. Допускаются различные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов — регламентов, инструкций, шаблонов документов и т. д., необходимых при отработке процесса. Система накапливает статистику по выполняющимся процессам, позволяет рассчитывать вероятность доведения имеющегося потенциала продаж до успешного результата (воронка продаж) и проводить анализ узких мест процессов. Все начавшиеся продажи регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в ходе подготовки и выполнения продажи, — электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформленные заказы, счета, накладные, дополнительные файлы и т. д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам. Система позволяет регистрировать и анализировать окружение сделки: конкурентов, субподрядчиков, влиятельных лиц, их связи. На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного совершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продажи, но и подготовку продаж. Кроме того, система позволяет анализировать несостоявшиеся сделки, что необходимо для совершенствования работы отдела продаж. Программа позволяет производить комплексную оценку клиентской базы с использованием АВС/XYZ классификации клиентов. Для АВС/XYZ классификации клиентов применяется регламентное задание. Оно может выполняться в соответствии с расписанием, которое назначает пользователь. В программе хранится история классификации клиентов. На ее основании может быть произведен комплексный анализ клиентской базы (BCG) по одному из параметров классификации: выручка, валовая прибыль или количество продаж. В новой редакции списки контрагентов разделены в понимании регламентированного учета (юридических и физических лиц) и объектов бизнес-взаимодействий

1.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации

25

(клиентов, поставщиков, конкурентов и пр. партнеров). Это позволяет вести учет продаж и истории отношений не только по формальным контрагентам, но и по компаниям — группам лиц, по самостоятельно работающим подразделениям контрагентов и т. д. Поддерживается ведение информации о контактных лицах компаний-партнеров, о связях между партнерами.

1.4.5. Управление продажами В программе полностью отслеживается процесс управления продажами. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи, начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке, так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой упрощенной схеме. Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж. Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть распечатано в форматах .doc (Microsoft Word) и .odt (OpenOffice). Далее менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту. Клиент присылает ответ, который фиксируется как коммерческое предложение, введенное на основании исходного коммерческого предложения. По результатам согласования менеджер отмечает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия. По согласованным данным оформляется заказ клиенту. В конфигурации «1С:Управ­ ление Торговлей 8.2» заказ является центральным звеном управления всеми последующими действиями по его отработке. Используются статусы заказа, описывающие этапы прохождения заказа. На основании статуса и сведений об оплате и отгрузке заказа автоматически рассчитывается его текущее состояние готовности: Ожидается аванс, Готов к отгрузке и т. д. В любой момент времени менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу, была ли произведена отгрузка по заказу. Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя нарушать их пользователем, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения такие пользователи могут запускать бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии положительного решения согласующих. Конфигурация предоставляет возможность указать график оплаты по заказу клиента как в части авансовых платежей, так и платежей по погашению дебиторской задолженности. График может формироваться с учетом выбранного календаря. Это позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализиро-

26

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

вана в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Предусмотрено также указание даты оплаты при оформлении отгрузки в кредит без оформления предварительного заказа. Эта задолженность будет отнесена к этапу Кредит после отгрузки. На разных этапах заказ может выступать в качестве распоряжения на обеспечение, на отгрузку, на оформление документов. При выдаче распоряжений на отгрузку автоматически контролируется факт выполнения обязательств клиента по оплате тех этапов оплаты, которые указаны в заказе. Например, распоряжение на обеспечение товаров по заказу клиента не может быть оформлено до того момента, пока клиент не перечислит денежные средства по оплате заказа. Информация о тех распоряжениях, по которым может быть оформлена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений. При этом также учитывается дата отгрузки, указанная для товаров в заказе клиента. Контроль выполнения распоряжений ведется с детализацией до отдельных позиций заказа. Система предотвращает перевыполнение распоряжения. Для контроля выполнения распоряжений по отгрузке товаров и оформлению документов используются соответствующие отчеты. Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. При этом работа пользователей существенно упрощена: ручная разноска поступивших платежей выполняется только по заказам, распределение по остальным аналитическим разрезам выполняется автоматически в фоновом режиме.

1.4.6. Управление правилами продаж В механизм ценообразования добавлены возможности назначения алгоритмов расчета цен в виде произвольных запросов к информационной базе (например, «получить среднюю цену закупки за прошлый месяц…») и в виде произвольных формул («Розничная = Оптовая * 1.2»). Возможность расчета цен на основании данных информационной базы позволяет отслеживать данные о максимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и о минимально возможной цене закупки товаров. В дальнейшем эти данные используются для контроля цен при продаже товаров и цен закупки при оформлении документов продажи и закупки. Формулы для расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул. При назначении цен программа подсказывает, какие цены зависимые, а какие оказывают влияние на другие цены. Таким образом, пользователь заранее знает, какие цены ему необходимо изменить после изменения сходных цен. Расчет зависимых цен может производиться в автоматическом режиме после изменения исходных цен. Предусмотрены также дополнительные сервисы по заполнению и расчету цен. Реализован механизм расчета автоматических скидок (наценок), позволяющий настроить виды скидок при соблюдении различных условий, а также правила одно-

1.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации

27

временного применения нескольких скидок. Скидки могут быть назначены по определенному сегменту номенклатуры как в процентном, так и в суммовом выражении. Процент и сумма скидки могут быть уточнены по ценовым группам. Скидки могут быть назначены в рамках проведения маркетинговых акций. Скидки могут быть назначены определенным клиентам или группе клиентов в рамках оформленных с ними торговых соглашений. Понятие торгового соглашения с клиентом объединяет цены, условия оплаты и другие условия продаж. Система автоматически контролирует соблюдение условий и блокирует действия пользователей, нарушающие их. Соглашения могут быть как индивидуальными, так и типовыми, описывающими одинаковые условия продаж для сегмента клиентов. Торговые соглашения явились развитием понятия договора, используемого в преды­ дущей редакции конфигурации. Механизм сегментации позволяет определить устойчивые группы клиентов, например дилеры, дистрибьюторы, ненадежные дебиторы. Группы могут использоваться, в частности, для ограничения действия торговых соглашений. Поддерживаются ручной и автоматический при помощи произвольного запроса способ формирования сегментов. Например, при формировании сегментов клиентов можно провести анализ данных о продажах клиентов за предыдущий период и на основе результатов этого анализа изменить сегмент, к которому относится клиент. При изменении сегмента для клиента будут автоматически изменены условия продаж в соответствии с тем типовым соглашением, которое действует для данного сегмента партнеров. Перевод клиента из одного сегмента в другой может осуществляться автоматически с помощью регламентного задания, расписание выполнения которого настраивается пользователем. Аналогичным образом реализованы и сегменты товаров. В системе реализована регистрация источников возникновения интереса у клиентов, как для новых клиентов, так и для повторных сделок, и их анализ. Это позволяет оптимизировать способы рекламного воздействия на потенциальных клиентов.

1.4.7. Управление финансами В программе поддерживается схема работы, при которой товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций. При этом в соответствии с настроенными правилами, автоматически подбирается организациявладелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании. Учет себестоимости в программе ведется в разрезе организаций, что позволяет повысить сопоставимость с бухгалтерским учетом. Учет финансовых результатов ведется в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например направления могут соответствовать точкам продаж для розничных предприятий, ассортименту для дистрибьюторов, проектам и т. д.

28

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы

Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающиеся на аналитику продаж. Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности. Регистрация и учет прочих расходов осуществляются в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, определяемой статьей расходов. Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в режиме «1С:Предприятие». Например, дополнительные затраты на закупку или продажу могут относиться на соответствующий заказ, расходы на хранение — на склад и т. д. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру расходов, а с другой — соотносить расходы с выручкой по тем же самым объектам аналитики. Прочие расходы при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или по настраиваемым правилам списаны непосредственно на направления деятельности. В программе реализована функциональность заявок на расходование денежных средств, поддерживаются этапы формирования и утверждения заявок, контролируется выполнение платежей по заявкам. На основании заявок, а также графиков оплаты по заказам клиентов и заказам поставщикам система формирует платежный календарь, с помощью которого можно детально спланировать движение и остатки денежных средств, распределить исходящие платежи, выявить кассовые разрывы и принять меры к их устранению. В учете безналичных денежных средств разделена регистрация оперативной информации о входящих и исходящих платежах по первичным платежным документам и регистрация выписок, реализованных отдельным документом. Это позволяет повысить оперативность учета, не искажая при этом учет средств на расчетных счетах, облегчить обработку платежек и выписок, получить полный контроль над денежными средствами, находящимися в процессе зачисления, списания или перемещения. В программе реализован функционал учета расчетов с банком по эквайринговым операциям. Помимо регистрации операций платежа и возврата по платежным картам, добавлен этап регистрации отчетов от банков по зачислению платежей, списанию возвратов, удержанию комиссии, что позволяет отследить каждую операцию от момента проведения платежа до поступления средств на расчетный счет.

1.4.8. Управление торговыми представителями В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями: закрепление агентов за клиентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению иных произвольных вопросов. По результатам отработанных заданий в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя и дополнительная информация о клиенте. Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных заданий. Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах торгового предприятия. После работы с клиен-

1.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации

29

тами торговый представитель фиксирует оформленные заказы, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах. Анализ деятельности торговых представителей производится с помощью различных отчетов, с помощью отчетов можно также сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести планфактный анализ деятельности торговых представителей. На основе Расширения для карманных компьютеров реализовано приложение, автоматизирующее работу торгового представителя на КПК. Приложение осуществляет обмен данными с информационной базой конфигурации «1С:Управление Торговлей 8.2» и позволяет просматривать на КПК полученные задания, отмечать их отработку, просматривать остатки товаров, принимать у клиентов заказы, заполнять авансовые отчеты.

1.4.9. Учет НДС Конфигурация «1С:Управление Торговлей 8.2» автоматизирует учет налога на добавленную стоимость по торговым операциям. Автоматически формируются отчетные формы, предусмотренные Налоговым кодеком РФ и другими нормативными документами:

33 книга продаж; 33 книга покупок. Учет НДС ведется отдельно по каждой организации, входящей в состав торгового предприятия. Оперативный учет НДС осуществляется документами, в которых установлен признак отражения в бухгалтерском учете. На основании документа, зарегистрировавшего торговую операцию, можно сформировать счет-фактуру. Конфигурация автоматизирует регламентные операции по учету НДС, выполняемые обычно по завершению отчетного периода:

33 регистрация оплаты поставщикам; 33 регистрация оплаты от покупателей; 33 распределение НДС косвенных расходов; 33 восстановление НДС; 33 подтверждение ставки 0%; 33 вычет НДС по приобретенным ценностям; 33 регистрация счетов-фактур на авансы; 33 вычет НДС с аванса. Данные по торговым операциям могут быть выгружены в прикладные решения, с помощью которых ведется бухгалтерский учет, в частности в «1С:Бухгалте­рию 8.2». Это краткая характеристика тех подсистем, которые реализованы в конфигурации. Далее в книге каждая из них будет рассмотрена подробно в соответствующей главе.

Глава 2

Быстрый старт: начало работы с программой «1С:Управление Торговлей 8.2» Рассмотрев особенности и новшества программы «1С:Управление Торговлей 8.2» и убедившись в преимуществах этой системы, можно приступать к работе. Но, прежде чем начинать вести учет, программу необходимо правильно настроить. Ведь от того, насколько правильно были выбраны те или иные параметры информационной базы предприятия, зависит правильность ее работы в дальнейшем. Неправильные настройки в начале работы могут привести к ошибкам в дальнейшем работе и получению некорректных результатов. Это некритично, когда в базе данных еще немного и можно все исправить за довольно короткое время. Но в случае, когда количество документов составляет несколько десятков или сотен тысяч, поиск и исправление ошибок могут стать почти неразрешимой задачей. Поэтому самым первым этапом работы с программой «1С:Управление Торговлей 8.2» будет первоначальная настройка базы, которую необходимо произвести в самом начале работы с конфигурацией.

2.1. Запуск программы «1С:Управление Торговлей 8.2» ŠŠ Для запуска программы «1С:Управление

Торговлей 8.2» войдите в меню Пуск и выберите пункт Программы. В списке программ, установленных на компьютере, выберите 1С:Предприятие 8.2. Щелкните на пункт меню 1С:Предприятие. В результате откроется диалог Запуск 1С:Предприятия (рис. 2.1).

В окне Запуск 1С:Предприятия можно выбрать режим, в котором пользователь будет работать с базой 1С. Для выбора режима предназначены кнопки «1С:Предприятие» и «Конфигуратор», запускающие соответствующие режимы.

2.1. Запуск программы «1С:Управление Торговлей 8.2»

31

Рис. 2.1. Диалог Запуск 1С:Предприятия

Рассмотрим процесс добавления информационной базы в 1С:Предприятие. Для добавления информационной базы существуют два способа: создание новой базы или подключение физически существующей, но пока не включенной в список доступных, информационной базы.

ŠŠ Чтобы добавить новую информационную базу в список, в окне Запуск 1С:Пред­

приятия нажмите кнопку Добавить. В результате откроется диалог Добавление информационной базы/группы (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Диалог Добавление информационной базы/группы

32

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

В этом диалоге можно установить режим добавления информационной базы. Для выбора режима используются переключатели:

33 создание новой информационной базы; 33 добавление в список существующей информационной базы. ŠŠ Так как мы рассматриваем добавление новой информационной базы в список,

установите переключатель в положение Создание новой информационной базы из шаблона и нажмите на кнопку Далее. В диалоге появятся переключатели для выбора способа создания информационной базы (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Выбор способа создания информационной базы  в диалоге Добавление информационной базы/группы

ŠŠ В списке шаблонов укажите необходимый, щелкнув по пункту списка мышью,

и нажмите кнопку Далее. На экране отобразится диалог ввода наименования и выбора типа расположения информационной базы (рис. 2.4).

Наименованием для информационной базы может служить любая последовательность символов. В данном случае наименование было установлено автомати­ чески. Тип расположения информационной базы определяется установкой переключателя в соответствующее положение:

33 На данном компьютере или на компьютере в локальной сети; 33 На сервере 1С:Предприятия; 33 На веб-сервере. ŠŠ Для продолжения создания базы нажмите кнопку Далее. Откроется диалог установки дополнительных параметров (рис. 2.5).

2.1. Запуск программы «1С:Управление Торговлей 8.2»

33

Рис. 2.4. Диалог ввода наименования информационной базы

Рис. 2.5. Установка параметров запуска информационной базы

На следующем этапе создания необходимо установить параметры запуска информационной базы. Параметр Вариант аутентификации может принимать следующие значения:

33 Выбирать автоматически — в этом случае будет предпринята попытка аутентификации средствами операционной системы, а в случае неудачи будет предложено ввести логин и пароль для доступа к информационной базе;

34

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

33 Запрашивать имя и пароль — в этом случае аутентификация будет всегда выполняться в диалоге ввода имени пользователя и пароля.

Параметр Скорость соединения позволяет определить скорость соединения с информационной базой или сервером «1С:Предприятия». Данный параметр может принимать следующие значения:

33 Обычная — обычная скорость. 33 Низкая — низкая скорость соединения. 33 Выбирать при запуске — в этом режиме выбирать скорость соединения можно будет при каждом запуске информационной базы с помощью флажка Низкая скорость соединения в нижней части окна Запуск 1С:Предприятия. Если в свойствах информационной базы указано конкретное значение (Обычная или Низкая), как в рассматриваемом примере, то флажок Низкая скорость соединения в окне Запуск 1С:Предприятия не доступен для изменения и отражает значение, выбранное в свойствах информационной базы.

Поле Дополнительные параметры запуска позволяет указать различные параметры командной строки, которые будут переданы исполняемому файлу. Параметр Основной режим запуска определяет, какой клиент будет использоваться для доступа к информационной базе:

33 Выбирать автоматически — в этом режиме вид клиентского приложения будет определяться автоматически;

33 Тонкий клиент — для запуска будет использоваться тонкий клиент; 33 Веб-клиент — для запуска будет использоваться веб-клиент; 33 Толстый клиент — для запуска будет использоваться толстый клиент. В большинстве случаев для работы достаточно использовать параметры, установленные системой по умолчанию.

ŠŠ Нажмите на кнопку Готово для завершения создания информационной базы.

При этом диалог настройки закроется, а в списке баз появится только что со­ зданная нами база.

ŠŠ Для запуска программы «1С:Управление

Торговлей 8.2» в пользовательском режиме выберите эту базу в списке, щелкнув по нужной строке один раз левой кнопкой мыши и нажмите на кнопку 1С:Предприятие. Если при создании информационной базы были созданы учетные записи пользователей, которые могут работать в программе, то откроется диалог 1С:Предприятие. Доступ к информационной базе для ввода логина и пароля пользователя (рис. 2.6).

ŠŠ Выберите пользователя и введите пароль для доступа. Диалог при этом закроется и появится главное окно программы «1С:Управление Торговлей 8.2».

2.2. Структура торгового предприятия

35

Рис. 2.6. Диалог 1С:Предприятие. Доступ к информационной базе

2.2. Структура торгового предприятия Основная функция торговли — обеспечить обращение товаров и их продвижение от производителя к конечному потребителю. Торговое предприятие принимает на себя ответственную задачу по выполнению этой функции, поэтому от правильности организации торгово-технологического процесса зависит эффективность торговли, оперативность и качественное доведение товаров до покупателя. При этом основными критериями успешности выполнения поставленной задачи являются широкий ассортимент предлагаемых товаров, надлежащее качество, высокий уровень обслуживания покупателей, наименьшие временные и трудовые затраты при одновременном достижении высоких показателей экономической деятельности торгового предприятия. От грамотно спланированной и выстроенной структуры предприятия зависит эффективность ведения бизнеса в целом. В структуру практически каждого торгового предприятия входят следующие элементы:

33 организации, входящие в состав предприятия; 33 склады и складские территории; 33 партнеры предприятия; 33 номенклатурные группы. Познакомимся с возможностями программы «1С:Управление Торговлей 8.2», помогающими правильно организовать управление структурой торгового предприятия. Вся работа со структурой предприятия проводится в разделе Нормативносправочная информация программы.

2.2.1. Организации, входящие в состав предприятия Вся информация об организациях, входящих в состав торгового предприятия, хранится в справочнике Организации (рис. 2.7), для вызова которого щелкните на ссылке Организации в группе Предприятие раздела Нормативно-справочная информация.

36

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.7. Справочник Организации

Справочник Организации предназначен для ведения списка организаций, входящих в состав предприятия и хранения постоянных сведений о них. Для каждой организации заполняется необходимая информация в соответствии с ее учредительными документами. Организация может быть юридическим, физическим лицом или нерезидентом.

ŠŠ Для ввода данных об организации, входящей в состав предприятия, щелкните

мышью на кнопку Создать на панели действий справочника. В результате на экране появится окно Организация (создание) (рис. 2.8).

При вводе новой организации следует указать следующие данные.

33 Наименование — краткое наименование организации, по которому будет удобно находить организацию в списках.

33 Сокращенное, Полное — сокращенное и полное официальное наименование, которое будет использоваться при печати документов.

33 Юр./Физ.лицо — указывается, кем является организация с юридической точки

зрения: юридическим или физическим лицом, резидентом или нерезидентом.

33 Префикс — используется для разделения нумерации документов по разным организациям. В начале номера документа добавляется указанный префикс.

33 ИНН, КПП, Код по ОКАТО, Код по ОКПО, ОГРН — информация о кодах организации в соответствии с ее учредительными документами.

2.2. Структура торгового предприятия

37

Рис. 2.8. Окно Организация (создание)

На вкладке Адреса и телефоны вводится информация о контактной информации организации (адреса, телефоны, факс). Для указания адресов можно использовать адресный классификатор. На рис. 2.9 представлен пример заполнения реквизитов новой организации.

Рис. 2.9. Пример заполнения реквизитов новой организации

Для каждой организации может быть определено любое количество банковских счетов для оформления безналичных оплат и любое количество касс для оформления оплаты наличными.

ŠŠ Для ввода данных о банковских счетах организации на панели навигации выберите пункт Банковские счета организаций. Будет открыт справочник Банковские

38

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой счета организаций, содержащий список всех банковских счетов организации

(рис. 2.10).

Рис. 2.10. Справочник Банковские счета организаций

ŠŠ Нажмите кнопку Создать на панели действий справочника. В открывшейся карточке счета (рис. 2.11) введите необходимую информацию и запишите данные о банковском счете, нажав кнопку Записать и закрыть.

При вводе нового банковского счета организации указывается информация, характеризующая банковский счет:

33 номер счета; 33 вид счета; 33 валюта денежных средств; 33 банк, в котором открыт счет; 33 банк — корреспондент для непрямых расчетов, а также дополнительная информация, необходимая для корректного заполнения платежных документов по выбранному счету.

Для указания банка достаточно заполнить поле БИК или Корреспондентский счет. При вводе значения в одно их этих полей происходит поиск банка в справочнике Банки и автоподстановка значений в остальные поля. В случае если банк с таким

2.2. Структура торгового предприятия

39

Рис. 2.11. Карточка банковского счета

БИК или корреспондентским счетом отсутствует в справочнике, то необходимо добавить информацию о банке в справочник Банки, используя для добавления Общероссийский классификатор банков, который входит в поставку программы. Информация о банковских счетах получателей (клиентов, поставщиков и прочих партнеров) хранится в отдельном справочнике Банковские счета получателей. Информация в этом справочнике заполняется в момент оформления перечисления денежных средств на расчетный счет получателя, например оформления документа Списание безналичных денежных средств. Как правило, торговые предприятия работают не только с юридическими лицами по безналичному расчету, но и с физическими лицами, которые оплачивают купленный товар наличными деньгами. Для учета хранения и движения наличных денежных средств предприятия используются кассы. При этом следует различать понятия касса и касса ККМ. Касса — структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, выполняющее кассовые операции или специально оборудованное помещение для приема, хранения, выдачи денег и других ценностей. Касса ККМ — это денежный ящик контрольно-кассовых машин, который используется при оформлении розничных продаж. В связи с этим в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» данные о кассах и кассах ККМ хранятся в разных справочниках.

ŠŠ Для ввода данных о новой кассе организации нажмите кнопку Создать на пане-

ли действий окна Организация (создание). Откроется карточка новой кассы (рис. 2.12).

40

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.12. Окно карточки кассы

Денежные средства в кассе организации хранятся в одной валюте. Поэтому, если организация работает с несколькими валютами, то для каждой валюты необходимо создать отдельную кассу. По кассовым операциям конкретной кассы может быть сформирован отчет Кассовая книга. Кассовая книга формируется по кассовым операциям только той кассы, в которой установлен флажок Использовать в кассовой книге. Следует знать, что отражение кассовых операций в кассовой книге возможно только для тех касс, денежные средства в которых хранятся в валюте, установленной в качестве валюты регламентированного учета. Для планирования денежных средств с помощью платежного календаря в карточке кассы указывается срок инкассации — количество дней с момента выдачи наличных денежных средств из кассы организации до момента их зачисления на расчетный счет.

ŠŠ После ввода всех необходимых данных нажмите на кнопку Записать и закрыть. В результате карточка кассы будет закрыта, а все данные сохранены.

ŠŠ Для регистрации в программе касс контрольно-кассовых машин, используемых

для приема наличных средств при розничной торговле на панели навигации выберите пункт Кассы ККМ. На экране появится окно карточки кассы ККМ, используемой в розничной торговле (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Окно карточки кассы ККМ

Кассы ККМ используются как при оформлении розничных продаж в автоматизированных торговых точках с торговым оборудованием, так и при продаже в уда-

2.2. Структура торгового предприятия

41

ленных неавтоматизированных торговых точках. Является ли торговая точка автоматизированной или неавтоматизированной, определяется реквизитом Тип кассы. Данный реквизит может принимать два значения:

ŠŠ ŠŠ

Автономная касса — для неавтоматизированной торговой точки; Фискальный регистратор — для автоматизированной торговой точки. Для авто-

матизированной торговой точки дополнительно указывается то внешнее оборудование, которое используется при регистрации розничных продаж.

В кассе ККМ также указывается склад, с которого оформляются розничные продажи с применением данной кассы. Это может быть торговый зал, розничный магазин, удаленная торговая точка и т. д. Кроме того, к кассе ККМ может быть подключен эквайринговый терминал, с помощью которого оформляется оплата платежными картами. Информация о кассе ККМ, к которой подключен эквайринговый терминал, заполняется в карточке эквайрингового терминала.

ŠŠ После ввода всех необходимых данных нажмите на кнопку Записать и закрыть. В результате карточка кассы будет закрыта, а все данные сохранены.

Для организации обязательно должна быть определена система налогообложения. В случае розничных продаж организация может быть переведена на применение единого налога на вмененный доход (ЕНВД). При этом обе системы налогообложения могут применяться одновременно, так как ЕНВД облагается не сама организация, а отдельный вид деятельности. Установить систему налогообложения для организации можно, используя пункты Применения ЕНВД и Система налогообложения на панели навигации окна Организация (создание). Кроме того, для каждой организации, входящей в состав торгового предприятия, можно указать свой метод оценки стоимости товара: ФИФО или Средняя за месяц. Для этого используется диалог Настройка методов оценки стоимости товаров, вызываемый соответствующим пунктом на панели навигации. После ввода всей необходимой информации об организации ее необходимо сохранить в информационной базе.

ŠŠ Для этого перейдите в главное окно Организация (создание), выбрав пункт с на-

званием организации на панели навигации, и нажмите на кнопку Записать и за­ крыть. Информация будет сохранена, а окно организации закрыто.

2.2.2. Склады (места хранения) Любое предприятие, а тем более торговое, имеет дело с различными материалами, как для собственных нужд, так и для продажи. Все товары предприятия хранятся на складах. Информация о складах предприятия в программе «1С:Управление Тор­ говлей 8.2» хранится в справочнике Склады (складские территории). Данный справочник предназначен для ведения списка тех складских территорий, в которых

42

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

хранится товар. В свою очередь складские территории могут быть разделены на складские помещения. Предусмотрена также возможность использования на складе адресного хранения товаров в складских ячейках. Для ввода информации о складах предприятия в информационную базу необходимо открыть справочник Склады (складские территории).

ŠŠ На панели навигации раздела Нормативно-справочная информация главного окна

программы выберите пункт Склады (складские территории). На экране появится окно справочника (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Справочник Склады (складские территории)

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Создать на панели действий справочника. В результате откроется окно Склад (складская территория) (рис. 2.15).

В окне Склад (складская территория) задаются основные параметры склада. К ним относятся:

33 Наименование; 33 Календарь — задает календарь, определяющий рабочие дни, когда товар доступен на складе;

33 Уровень обслуживания — показывает, как часто нужные товары имеются в наличии. В большинстве случаев можно оставить значение по умолчанию;

2.2. Структура торгового предприятия

43

Рис. 2.15. Окно Склад (складская территория)

33 Тип склада — в программе можно использовать склады двух типов: розничный магазин и оптовый склад;

33 Учетный вид цены — по этому реквизиту производится оценка стоимости товаров

на оптовом складе. В качестве учетного вида цен можно использовать цены любого вида, зарегистрированные в справочнике Виды цен.

Оценка стоимости товаров на складе типа Розничный магазин может производиться как по учетному виду цен, так и по розничному виду цен. В зависимости от вида склада, на складе могут применяться различные варианты контроля остатков товаров, которые задаются на вкладке Основное окна Склад (складская территория). При работе склада может использоваться ордерная схема работы склада. Причем ордерная схема работы может применяться отдельно при поступлении, отгрузке и фиксировании излишков и недостач товаров. Схема работы склада указывается в разделе Документооборот установкой соответствующего флажка.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке выбора

в строке Календарь. На экране появится окно справочника Календари (рис. 2.16).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на нужной строке справочника. В нашем примере — Рабочий календарь — без выходных. Справочник закроется, а выбранное значение будет внесено в строку Календарь.

ŠŠ В строке Тип склада щелкните мышью на кнопке выбора списке выберите требуемое значение типа склада.

. В открывающемся

44

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.16. Справочник Календари

ŠŠ Укажите учетный и розничный виды цен, по которым производится оценка

стоимости товара на складе. Для этого откройте справочник Виды цен (рис. 2.17), щелкнув мышью на кнопке выбора в соответствующих строках.

Рис. 2.17. Справочник Виды цен

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке Розничная. Выбранное значение будет установлено в сроке вида цен, а справочник будет закрыт.

ŠŠ На вкладке Основное установите параметры контроля остатков товаров и схему работы склада.

Для каждого склада на вкладке Прочее можно указать материально ответственное лицо и его должность. Также на вкладке Адреса, телефоны для склада вводится информация об адресе и телефоне склада.

ŠŠ Для сохранения введенных данных нажмите кнопку Записать и закрыть на панели действий. Окно Склад (складская территория) закроется, а в справочнике Склады (складские территории) появится новое значение.

2.2. Структура торгового предприятия

45

Таким образом для каждой организации можно добавить любое количество складов.

2.2.3. Партнеры торгового предприятия Одной из важнейших составляющих структуры любого торгового предприятия являются партнеры. Партнеры предприятия — это все участники бизнес-взаимо­ действий. Ими могут быть клиенты, поставщики, конкуренты, холдинги в целом и входящие в них дочерние компании, филиалы, торговые точки, отдельные подразделения сторонних предприятий, с которыми осуществляется взаимодействие по каким-либо вопросам. В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» для управления информацией о партнерах используется справочник Партнеры раздела Нормативно-справочная информация.

ŠŠ На панели навигации выберите пункт Партнеры. В результате откроется справочник Партнеры (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Справочник Партнеры

Справочник партнеров может иметь иерархическую структуру, записи о партнерах можно объединять в группы. Такое объединение удобно использовать для выделения компаний, являющихся холдингами.

46

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Холдинговая компания (холдинг) — это система коммерческих организаций, которая включает в себя управляющую компанию, владеющую контрольными пакетами акций или паями дочерних компаний, и дочерние компании. В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» разделяется управленческая и регламентированная информация по участникам бизнес-взаимодействий. Информация, которая фиксируется в справочнике Партнеры, имеет управленческий характер, а регламентированная информация хранится в справочнике Контрагенты. Записи о контрагентах — это записи о юридических или физических лицах клиентов, поставщиков и т. д., информацию о которых нужно иметь, чтобы правильно выпи­ сывать регламентированные документы, отражать в учете операции, связанные с взаиморасчетами. Во всех документах, с помощью которых оформляются торговые и финансовые операции, обязательно указывается информация о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов. Для каждого партнера можно указать, какие бизнес-взаимодействия предусмотрены между ним и торговым предприятием, то есть кем он является: поставщиком, клиентом, конкурентом или имеет прочие отношения с торговым предприятием. С точки зрения торгового предприятия один и тот же партнер может быть одновременно и поставщиком, и покупателем, и конкурентом. Правила работы с партнерами определяются теми условиями, которые зарегистрированы в соглашениях. Ввод информации о новом партнере производится с помощью помощника ввода нового партнера.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопку Создать на панели действий справочника Партнеры. На экране появится окно Помощник регистрации нового партнера (рис. 2.19).

На данном этапе регистрации нового партнера требуется указать основные реквизиты организации: наименование, телефон, контактное лицо и т. д. При вводе нового партнера автоматически контролируется уже введенная информация о партнерах информационной базы и контролируется появление дублей партнеров. После окончания помощника ввода программа автоматически записывает информацию не только в справочник Партнеры, но и в дополнительные справочники: Контрагенты, Контактные лица.

ŠŠ После ввода основной информации о партнере, нажмите на кнопку Далее. В окне помощника появится следующий шаг ввода информации о партнере (рис. 2.20).

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке выбора

в поле Бизнес-регион. Откроется справочник Бизнес-регионы для выбора значения (рис. 2.21).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на нужной строке справочника. Выбранное значение будет помещено в поле Бизнес-регион, а справочник будет закрыт.

Данный реквизит служит для проведения дополнительного анализа данных по партнерам торгового предприятия. Используя различные отчеты по партнерам в дальнейшем можно производить укрупненный анализ результатов работы торгового предприятия в различных регионах.

2.2. Структура торгового предприятия

47

Рис. 2.19. Окно Помощник регистрации нового партнера

Рис. 2.20. Шаг 3 Помощника регистрации нового партнера

ŠŠ В поле Основной менеджер (рис. 2.20) введите данные лица, работающего с конкретным партнером. Для этого щелкните на кнопку выбора и выберите нужного менеджера из справочника Пользователи.

48

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.21. Справочник Бизнес-регионы

Реквизит Головное предприятие (см. рис. 2.20) заполняется в том случае, когда новый партнер является частью холдинговой компании. В рассматриваемом примере оставим данное поле пустым. При вводе информации о новом партнере обязательно нужно указать тип отношений между партнерами:

33 Клиент; 33 Конкурент; 33 Поставщик; 33 Прочие отношения; 33 Обслуживается торговыми представителями. ŠŠ Установите необходимые флажки, отражающие суть отношений между торговым предприятием и новым партнером.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Далее. На экране появится карточка партнера,

содержащая основную информацию, введенную на предыдущих этапах (рис. 2.22).

ŠŠ Если все данные введены верно и корректировка не требуется, нажмите на кнопку Создать. Введенная информация будет сохранена, а на экране появится окно Партнер для ввода дополнительной информации (рис. 2.23).

Например, в этом окне можно определить правила продажи товаров и оказания услуг клиентам торгового предприятия. Эти правила определяются в соглашении с клиентом. При этом в предприятии могут быть определены типовые правила продаж, которые регистрируются в типовом соглашении. Типовое соглашение определяется для сегмента партнеров. Один и тот же клиент может работать по различным соглашениям, в которых определены различные условия по продаже различных групп номенклатуры. Правила работы с поставщиком определяются в соглашении с поставщиком.

2.2. Структура торгового предприятия

49

Рис. 2.22. Шаг 4 Помощника регистрации нового партнера

Рис. 2.23. Окно Партнер

Для каждого партнера можно определить также условия, в соответствии с которыми он будет обслуживаться торговыми представителями. Информация об условиях обслуживания партнера торговыми представителями вводится в отдельном списке, который открывается из карточки партнера при выборе команды Обслуживание торговыми представителями в панели навигации окна.

50

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Существует возможность зарегистрировать нового партнера в информационной базе без использования Помощника регистрации нового партнера и без дополнительных проверок.

ŠŠ Для этого в справочнике Партнеры щелкните мышью на кнопке Создать нового

на панели действий. В результате откроется уже рассмотренное окно Партнер (рис. 2.23), в котором можно ввести всю необходимую информацию.

2.3. Начальные установки параметров учета Перед тем, как начать вводить рабочую информацию в базу программы «1С:Управле­ ние Торговлей 8.2», необходимо указать ряд параметров, которые задают не только

формирование первичных документов, но и алгоритм расчета фундаментальных показателей.

2.3.1. Настройка параметров учета торгового предприятия Перед оформлением торговых операций необходимо определить учетную политику предприятия. Для того, чтобы настроить параметры учета в программе «1С:Управление Торгов­ лей 8.2», необходимо открыть диалог Настройка параметров учета.

ŠŠ Перейдите в раздел Администрирование программы и в разделе Настройки панели действий выберите пункт Настройка параметров учета. На экране появится диалог настройки (рис. 2.24).

В этом диалоге предусмотрена возможность настроить ряд параметров, с помощью которых подключаются различные возможности конфигурации, например возможность версионирования объектов конфигурации и использования бизнес-процессов и задач. Также в этом диалоге можно установить настройки, влияющие на работу конфигурации в целом, например, указывается способ хранения файлов конфигурации, валюты управленческого и регламентированного учета. Следует обратить внимание, что все параметры настройки учета сгруппированы в разделы, соответствующие разделам программы. Рассмотрим подробно, какие возможности настройки параметров учета нам предоставляет программа «1С:Управ­ ление Торговлей 8.2». В разделе Общие настройки расположены параметры, касающиеся работы всей программы в целом. К основным параметрам этого раздела относятся:

33 Заголовок системы — текстовая строка, которая будет отображаться в заголовке главного окна программы.

33 Валюта регламентированного учета — для РФ рубли, базовая валюта, курс всегда равен 1, курсы других валют выражаются в единицах регламентированной валюты.

2.3. Начальные установки параметров учета

51

Рис. 2.24. Диалог Настройка параметров учета

33 Валюта управленческого учета — валюта, используемая в управленческом учете организации.

Валюты регламентированного и управленческого учета являются ключевыми реквизитами. После установки валют и начала ведения учета изменение этих реквизитов будет невозможно.

33 Основной календарь предприятия — константа, определяющая в программе календарь, используемый по умолчанию.

33 Дополнительная колонка печатных форм документов — программа позволяет выво-

дить в табличные части печатных форм документов дополнительное поле для номенклатуры. Таким полем может быть код или артикул номенклатуры.

33 Использовать дополнительные реквизиты и сведения — параметр, включающий

возможность создавать и назначать дополнительные реквизиты и сведения объектам конфигурации. После сохранения установленного флага, на панели навигации, в разделе Администрирование, становится доступной команда Наборы дополнительных реквизитов и сведений.

52

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

33 Использовать взаимодействия — включает возможность планирования и фактического отражения в конфигурации таких событий, как встреча, телефонный звонок, отправка электронных писем. После сохранения установленного флага, на панели навигации, в разделе Органайзер, становится доступной команда Взаимодействия, а в разделе Рабочий стол появится окно Взаимодействия.

33 Использовать версионирование объектов — включает возможность записи и хранения версий части документов и справочников конфигурации. После сохранения установленного флага, на панели навигации, в разделе Администрирование, становится доступной команда Версионируемые объекты.

33 Использовать полнотекстовый поиск — подключает возможность использования

в программе полнотекстового поиска. После сохранения установленного флага в диалоге настроек параметров учета, становится доступной команда Управление поиском, а в разделе Органайзер — команда Полнотекстовый поиск.

33 Использовать подключаемое оборудование — включает возможность использова-

ния в программе торгового оборудования. После сохранения установленного флажка, на панели навигации в разделе Администрирование, становятся доступными команды Подключаемое оборудование и Рабочие места.

33 Использовать внешних пользователей — позволяет работу конфигурации с внеш-

ними пользователями. После сохранения установленного флага, на панели навигации в разделе Администрирование, становится доступной команда Внешние пользователи.

33 Ограничивать доступ на уровне записей — константа, подключает механизм огра-

ничения права доступа пользователей на уровне записей. Флажок должен быть установлен перед настройкой прав доступа на уровне записей.

Часто для доступа в Интернет предприятие использует прокси-сервер. В этом случае, в отличие от прямого соединения, необходимо указать параметры проксисервера в программе. Для этого служит кнопка Параметры доступа в Интернет на сервере 1С:Предприятия, открывающая окно (рис. 2.25) для ввода параметров проксисервера для сервера 1С:Предприятия.

Рис. 2.25. Окно Параметры прокси-сервера

2.3. Начальные установки параметров учета

53

Перейдем в раздел Маркетинг (рис. 2.26). В этот раздел помещены настройки параметров подсистемы маркетинга.

Рис. 2.26. Раздел Маркетинг диалога Настройка параметров учета

При установленном флажке Использовать ценовые группы алгоритмы расчета в видах цен, значения скидок и наценок, виды цен в типовых и индивидуальных соглашениях могут назначаться с детализацией до групп цен. В этом разделе располагаются параметры настройки скидок при продажах и закупках. Программа позволяет использовать автоматический и ручной расчет скидок в документах продажи, а также устанавливать вручную скидки в документах закупки. Если установлен флажок Использовать согласование цен, то из документа Установка цен номенклатуры возможен запуск бизнес-процесса Согласование цен номенклатуры. При использовании согласования рекомендуется при помощи кнопки Включить версионирование включить версионирование документа Установка цен номенклатуры. Группы реквизитов ABC/XYZ классификация номенклатуры и ABC/XYZ классификация партнеров задают параметры ABC/XYZ анализа номенклатуры и партнеров. Анализ

54

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

может быть выполнен по выручке, по валовой прибыли, по количеству проданного товара или документов продаж. Здесь задаются период и количество периодов анализа. После установки параметров подсистемы маркетинга перейдем к настройке подсистемы оптовых продаж. Эти настройки задаются в соответствующем разделе диалога (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Раздел Оптовые продажи диалога Настройка параметров учета

В список настраиваемых в этом разделе параметров входят:

33 Использовать сделки с клиентами — установленный флажок включает возможности программы по ведению сделок с клиентами.

С помощью сделки можно регламентировать процесс продажи, то есть составить правила, этапы продаж. В то же время сделку можно использовать и в том случае, если процессы продаж на предприятии не регламентированы. В этом случае сделка служит хранилищем всей информации, которая относится к сделке: документы, взаимодействия, внешние присоединенные файлы и т. д. После сохранения установленного параметра на панели навигации, в разделе Продажи, становится доступной группа команда Проведение сделок.

2.3. Начальные установки параметров учета

55

33 Фиксировать первичный спрос — параметр позволяет в документе Сделка с клиен-

том зафиксировать первичный спрос. Эту информацию можно использовать

при составлении коммерческого предложения.

33 Использовать управление сделками — параметр позволяет использовать возможности программы по регламентации процесса продажи. После сохранения установленного флажка, на панели навигации в разделе Продажи становятся доступными две команды Этапы процессов продаж и Виды сделок.

33 Использовать коммерческие предложения клиентам — установка этого флажка позволяет использовать в программе документ Коммерческое предложение клиенту. После сохранения параметров, на панели навигации в разделе Продажи становится доступной команда Коммерческие предложения клиентам.

33 Ведется работа через торговых представителей — при установленном флажке становится доступен функционал конфигурации по работе с торговыми представителями. После сохранения на панели навигации в разделе Продажи, становятся доступной группа команд Управление торговыми представителями.

Реквизит Использование заданий торговым представителям может принимать следующие значения:

33 Не используются — функционал работы с торговыми представителями не используется.

33 Используются для управления торговыми представителями — программа позволяет

сформировать задание, загрузить его на КПК или распечатать для торгового представителя.

33 Используются торговыми представителями для планирования — в этом случае задание создается на КПК самим торговым представителем.

В программе задания для торговых представителей могут быть сформированы в суммовом выражении или детализированы до конкретных позиций номенклатуры. Для этого используется реквизит Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре. При установке флажка Использовать согласование заявок на возврат появляется возможность из документа Заявка на возврат товара от клиента запустить бизнес-процесс Согласование заявки на возврат товара от клиента. При использовании согласования рекомендуется при помощи кнопки Включить версионирование включить версионирование документа Заявка на возврат товаров от клиента. При установке флажка Использовать согласование документов продажи появляется возможность из документа Заказ клиента, в котором содержатся нестандартные условия, запустить бизнес-процесс Согласование продажи. При использовании согласования рекомендуется включить версионирование документа Заказ клиента при помощи кнопки Включить версионирование. Параметр Фиксировать первичный интерес позволяет установить данные о первичном интересе партнера вручную в форме партнера. К ним относится информация о канале рекламного воздействия и источнике первичного спроса. Данные используются для дальнейшего анализа партнеров.

56

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

При установленном флажке Использовать бизнес регионы, возможно использование справочника Бизнес-регионы для проведения дополнительного анализа данных по партнерам торгового предприятия. Справочник становиться доступен по соответствующей команде на панели навигации в разделе Нормативно-справочная информация. В разделе Розничные продажи (рис. 2.28) для настройки представлены всего три параметра:

33 Архивировать чеки ККМ при закрытии кассовой смены — автоматическое архиви-

рование чеков при закрытии кассовой смены, при проведении документа Отчет о розничных продажах. Если флажок не установлен, архивация чеков возможна при помощи регламентного задания Архивация чеков ККМ.

33 Удалять непробитые чеки при закрытии кассовой смены — после установки флажка все внесенные, но не пробитые по каким либо причинам, Чеки ККМ будут удалены из информационной базы при проведении документа Отчет о розничных продажах.

33 Назначать скидки по кнопке Расчет в чеке ККМ — позволяет кассиру при пробитии чеков ККМ применять скидки.

Рис. 2.28. Раздел Розничные продажи диалога Настройка параметров учета

2.3. Начальные установки параметров учета

57

Раздел Запасы и закупки (рис. 2.29) объединят параметры, определяющие особенности учета номенклатуры. Среди них можно выделить следующие:

33 Использовать характеристики номенклатуры — включается возможность использования характеристики номенклатур.

33 Использовать упаковки номенклатуры — включается возможность использования упаковки номенклатуры. Программа позволяет использовать перечень упаковок товаров, которые могут использоваться в качестве альтернативных единиц измерения номенклатуры. Для упаковки товара задается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения для позиции номенклатуры.

33 Подставлять упаковки номенклатуры — включается возможность подстановки упаковки номенклатуры, при выборе номенклатуры в табличных частях документов.

Рис. 2.29. Раздел Запасы и закупки диалога Настройка параметров учета

58

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

33 Использовать номенклатуру поставщиков — включается возможность использова-

ния номенклатуры поставщиков. Программа позволяет хранить информацию о товарах и ценах партнеров торгового предприятия.

33 Использовать серийные номера номенклатуры — включается возможность использования серийных номеров у номенклатуры.

33 Контролировать остатки товаров организаций — после установки флажка программа будет контролировать остатки товаров в разрезе организаций торгового предприятия.

Раздел Финансы диалога настройки параметров учета позволяет пользователю включить возможности программы по ведению платежного календаря. Для включения этой возможности необходимо установить флажок Использовать планирование денежных средств. Следующий раздел настройки параметров учета — Органайзер (рис. 2.30). Параметры, устанавливаемые в этом разделе можно разбить на две группы: параметры работы с бизнес-процессами и задачами и параметры работы с файлами. К первой группе относятся следующие параметры:

33 Изменять задания задним числом — установка флажка позволит вносить изменения в уже запущенные задачи.

33 Использовать дату и время в сроках задач — этот параметр определяет, в каком формате будет указываться дата: со временем или без него.

33 Использовать дату начала задач — этот параметр позволяет устанавливать дату начала задачи самому исполнителю.

Вторая группа параметров включает в себя:

33 Тип хранения файлов — параметр задает способ хранения файлов: в информационной базе или в томах на дисках.

33 Максимальный размер файла — ограничивает по размеру хранимые файлы. 33 Извлекать тексты файлов на сервер — этот параметр необходимо установить в слу-

чае использования клиент-серверной версии «1С:Предприятие» и при использовании на всех компьютерах кластера сервера «1С:Предприятие» операционных систем фирмы Microsoft. Установка этого флажка позволяет оптимизировать процесс построения индекса информации, содержащейся в хранимых файлах, для функции полнотекстового поиска.

33 Запретить загрузку файлов с расширением — установка этого параметра позволяет ограничить загрузку в информационную базу файлов с определенным расширением.

Последний раздел настройки параметров учета предназначен для настройки обмена данными и включает два параметра:

33 Использовать обмен данными; 33 Префикс узла распределенной информационной базы.

2.3. Начальные установки параметров учета

59

Рис. 2.30. Раздел Органайзер диалога Настройка параметров учета

Первый параметр включает саму возможность обмена данными. После сохранения установленного флажка на панели навигации в разделе Администрирование становится доступной команда Обмен данными. Второй параметр необходимо указать после установки флага Использовать обмен данными. Данный префикс будет добавляться в номера и коды создаваемых объектов информационной базы, участвующих в обмене.

2.3.2. Ввод информации о товарах После настройки параметров учета можно переходить непосредственно к работе с информационной базой и первым шагом такой работы будет ввод информации о товарах. Вся информация о товарах и услугах торговой организации хранится в одном из важнейших справочников программы «1С:Управление Торговлей 8.2» — справочнике Номенклатура.

ŠŠ В разделе Нормативно-справочная информация на панели навигации выберите пункт Номенклатура. На экране появится окно справочника Номенклатура (рис. 2.31).

60

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.31. Справочник Номенклатура

Для удобства работы со списком товаров и услуг однотипные позиции можно объединить по определенному признаку в группы. Поэтому перед вводом непосредственно товара рассмотрим процесс создания группы.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Создать новую группу

на панели действий справочника Номенклатура. Откроется окно для создания группы товаров (рис. 2.32).

Рис. 2.32. Окно создания новой группы товаров

В случае создания группы первого уровня, поле Группа нужно оставить пустым. Если создается подгруппа для уже существующей группы в этом поле следует указать родительский уровень.

2.3. Начальные установки параметров учета

61

ŠŠ После ввода параметров нажмите на кнопку Записать и закрыть. Окно закроется, а созданная группа будет добавлена в справочник Номенклатура.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопку Создать на панели действий справочника для

добавления нового товара. На экране появится окно Позиция номенклатуры (рис. 2.33).

Рис. 2.33. Окно Позиция номенклатуры

ŠŠ В поле ввода Группа нажмите на кнопку выбора

и выберите из открывшегося справочника группу, к которой относится товар. Выбранная группа будет добавлена в строку.

ŠŠ Введите с клавиатуры в соответствующие поля наименование, артикул и полное наименование новой позиции номенклатуры.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора в поле Вид номенклатуры. Откроется справочник Виды номенклатуры (рис. 2.34).

Данный справочник является классификатором, предназначенным для объединения номенклатуры по общим признакам учета. В программе предусмотрены варианты ведения дополнительного учета номенклатуры в зависимости от ее вида, например учет по дополнительным характеристикам и учет упаковок номенклатуры. Используя этот классификатор, можно задать произвольные дополнительные свойства для номенклатуры и характеристик, относящихся к определенному виду номенклатуры.

62

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.34. Справочник Виды номенклатуры

Вид номенклатуры — это дополнительная классификация товаров, более обобщенная, чем тип товара: товар или услуга. В частном случае вид номенклатуры может совпадать с указанными типами номенклатуры. Однако для более детальной классификации можно использовать несколько видов номенклатуры, имеющих один и тот же тип.

ŠŠ Если в справочнике нет того вида номенклатуры, к которому относится новый

товар, нажмите на кнопку Создать на панели действий. Откроется окно Вид номенклатуры (создание) (рис. 2.35).

Рис. 2.35. Окно Вид номенклатуры (создание)

В этом окне для каждого вида номенклатуры можно задать возможность использования различных шаблонов ценников и этикеток при печати ценников и этикеток по товарам, принадлежащим различным видам номенклатуры.

ŠŠ Введите необходимые реквизиты вида номенклатуры и нажмите на кнопку Записать и закрыть. Окно закроется, а информация будет добавлена в справочник Виды номенклатуры.

63

2.3. Начальные установки параметров учета

ŠŠ В справочнике Виды номенклатуры выберите нужную позицию и нажмите на кнопку Выбрать. Справочник закроется и выбранный вид будет помещен в поле Вид номенклатуры.

ŠŠ Укажите единицу измерения номенклатуры в соответствующем поле. Едини-

ца измерения выбирается из списка, открывающегося нажатием на кнопке выбора .

 

В этой единице ведется учет складских остатков товаров и указывается количество номенклатуры в одной упаковке. Следует помнить, что единица измерения — обязательный параметр.

ŠŠ Из списка выберите значение ставки НДС, используемое в предприятии. Для этого в поле ввода Ставка НДС нажмите кнопку выбора

.

Аналогичным образом заполняются остальные параметры позиции номенклатуры: Ценовая группа, Группа доступа, Набор упаковок, Складская группа. Дополнительно к введенным параметрам для каждой позиции номенклатуры можно указать файл, содержащий рисунок товара. Увидеть пример заполненной карточки позиции номенклатуры можно на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Пример заполнения карточки товара

64

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

ŠŠ Для сохранения введенной позиции номенклатуры нажмите на кнопку Записать

и закрыть. В результате окно закроется, а новый товар будет добавлен в справочник Номенклатура.

2.3.3. Ввод начальных остатков На следующем этапе работы с программой необходимо ввести исходные данные на момент создания информационной базы. Под вводом исходных данных будем понимать ввод начальных остатков: суммы в кассе и на счетах в банках, товарноматериальные ценности (ТМЦ) на складах, долги перед поставщиками, а также долги покупателей. В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» для ввода начальных остатков предназначен документ Ввод остатков. Данный документ предназначен для ввода начальных остатков товаров, остатков денежных средств и взаиморасчетов с партнерами торгового предприятия (поставщиками, клиентами). Для каждой организации и каждого типа операции следует оформить отдельный документ ввода остатков.

2.3.3.1. Ввод остатков товаров Начнем ввод начальных остатков предприятия с остатков товаров на складах компании.

ŠŠ Перейдите в раздел Администрирование на панели разделов программы и на панели навигации выберите пункт Ввод остатков. На экране появится окно журнала документов Ввод остатков (рис. 2.37).

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать панели действий документа. Откроется окно нового документа Ввод остатков (рис. 2.38).

ŠŠ В открывающемся списке Организация выберите ту организацию, входящую

в состав предприятия, на складах которой хранятся товары. Для этого нажмите на кнопку выбора в данном поле.

Перед началом ввода начальных остатков на вкладке Настройка необходимо выбрать тип операции, по которой необходимо ввести начальные остатки. В зависимости от выбранного типа операции будет сформирована страница с нужными показателями ввода начальных остатков.

ŠŠ На вкладке Настройка в группе параметров Товары на складах установите переключатель в нужное положение — ввод без пересчета. Перейдите на вкладку Остатки собственных товаров (рис. 2.39).

Следующим этапом ввода остатков собственных товаров является ввод данных о складе, на котором хранятся товары.

ŠŠ Для указания склада хранения в открывающемся списке Склад выберите нужное

значение. В том случае, если выбранный склад разделен на отдельные помещения, на вкладке появится поле Помещение. Укажите в нем помещение склада.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке выбора

в поле Приказ на инвентаризацию. Откроется окно Приказы на инвентаризацию, в котором отображаются документы на инвентаризацию (рис. 2.40).

2.3. Начальные установки параметров учета

65

Рис. 2.37. Окно журнала документов Ввод остатков

Документ Приказ на проведение инвентаризации служит для хранения результатов проведения инвентаризации. Документ создается в момент начала проведения инвентаризации. Для нового документа устанавливается статус В работе, указывается склад, на котором проводится инвентаризация и период, в течение которого проводится инвентаризация. В процессе проведения инвентаризации в рамках этого документа фиксируется информация о пересчете товаров по различным группам товаров, складским ячейкам и т. д. После контроля данных проведения инвентаризации документ печатается в соответствии с регламентными формами ИНВ-3, ИНВ-19. После подписей ответственных лиц для документа устанавливается статус Закрыт.

ŠŠ В окне Приказы на инвентаризацию нажмите на кнопку Создать для введения

нового приказа. Откроется окно нового документа Приказ на проведение инвентаризации товаров (создание) (рис. 2.41).

ŠŠ Заполните необходимые реквизиты: Склад, Ответственный, Период. После заполнения реквизитов нажмите кнопку Провести и закрыть для сохранения созданного документа.

ŠŠ Выберите нужный приказ в окне Приказы на инвентаризацию и нажмите на кноп-

ку Выбрать. В результате выбранный приказ будет добавлен в документ Ввод остатков.

66

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.38. Окно документа Ввод остатков

Далее в документ необходимо добавить информацию о товарах. Данные о товарах выбираются из справочника Номенклатура, работу с которым мы рассматривали ранее.

ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В результате в табличной части документа будет добавлена новая строка товара.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на добавленной строке и нажмите на кнопке выбора

. На экране возникнет окно справочника Номенклатура.  

ŠŠ Выберите нужный товар из открывшегося справочника и добавьте его в документ Ввод остатков.

Для введенного товара надо ввести также единицу измерения, цену товара и количество. Сумма остатков будет посчитана автоматически.

ŠŠ Аналогичным образом добавьте нужное количество позиций товаров. После ввода данных нажмите кнопку Провести и закрыть. Документ будет проведен и закрыт.

2.3. Начальные установки параметров учета

Рис. 2.39. Вкладка Остатки собственных товаров документа Ввод остатков

Рис. 2.40. Окно Приказы на инвентаризацию

Рис. 2.41. Окно документа Приказ на проведение инвентаризации товаров (создание)

67

68

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

2.3.3.2. Ввод остатков денежных средств

ŠŠ Для добавления остатков денежных средств в кассе в документе Ввод остатков

на вкладке Настройка установите переключатель в положение в кассах в группе настроек Денежные средства. После этого в окне документа появится вкладка Остатки в кассах (рис. 2.42), в которой и вводится информация о наличных денежных средствах.

Рис. 2.42. Вкладка Остатки в кассах документа Ввод остатков

ŠŠ Чтобы ввести информацию об остатках денежных средств в кассе организации, нажмите на кнопку Добавить. В табличной части в результате будет добавлена новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните по добавленной строке в ячейке Касса и нажмите на кнопку

 

выбора . Откроется список касс организации, из которого выберите нужную, в которой есть остаток денежных средств.

ŠŠ Далее дважды щелкните мышью на ячейке Сумма и введите сумму денежных

средств, находящихся в кассе. Для этого можно использовать как клавиатуру, так и калькулятор программы.

Если предприятие использует несколько касс в различных валютах, аналогичным образом добавьте информацию о них в документ. После этого документ можно сохранить, нажав на кнопку Провести и закрыть. Аналогично вводится информация об остатках денежных средств на расчетных счетах предприятия. Для этого на вкладке Настройка установите переключатель в положение на банковских счетах.

2.3.3.3. Ввод остатков долга контрагента Для ввода в информационную базу данных о долгах контрагентов перед торговым предприятием в окне документа Ввод остатков на вкладке Настройки следует установить переключатель в одно из положений в группе настроек Расчеты с клиентами. Данные переключатели позволяют ввести долги клиентов по различным основаниям: по заказу, по реализациям, комиссионеров за проданные товары,

69

2.3. Начальные установки параметров учета

комитентов по вознаграждению, прочие дебиторские задолженности. Кроме того, можно ввести в базу авансы, полученные от клиентов по заказам и другим основаниям. Рассмотрим ввод долга клиента по заказу. Для этого перейдем на вкладку Остатки задолженности клиентов по заказам (рис. 2.43).

Рис. 2.43. Вкладка Остатки задолженности клиентов по заказам документа Ввод остатков

ŠŠ Для ввода новой строки в табличную часть документа нажмите на кнопку Добавить на панели действий. В табличной части окна появится новая строка.

ŠŠ Для ввода информации о клиенте дважды щелкните на добавленной строке в ячейке Контрагент и нажмите на кнопку выбора окно справочника Партнеры, рассмотренного выше.

. В результате откроется  

ŠŠ Двойным щелчком мыши на нужной строке справочника Партнеры (см. рис. 2.18) добавьте название клиента в документ Ввод остатков. Окно справочника автоматически закроется.

ŠŠ Далее необходимо указать заказ, по которому образовался долг клиента. Для этого дважды щелкните на ячейке Заказ строки контрагента и нажмите на кнопку выбора .

 

ŠŠ В открывшемся справочнике Заказы клиентов выберите нужный заказ и дважды щелкните по нему. Справочник закроется, а данные о заказе будут перенесены в документ Ввод остатков.

Обратите внимание, что ячейки Номер и Дата будут заполнены автоматически. Эти данные берутся из введенного заказа клиента. Кроме того, автоматически будет введена и информация о валюте заказа.

ŠŠ После этого введите сумму долга клиента по введенному заказу. Дважды щелкните по ячейке Долг и введите сумму долга с клавиатуры или при помощи Калькулятора.

ŠŠ Введя все долги клиентов перед предприятием, нажмите на кнопку Провести

и закрыть. Введенная информация будет сохранена, а окно документа закро-

ется.

70

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Долги клиентов по другим основаниям, а также авансы, полученные от клиентов, вводятся в информационную базу аналогичным образом. Для выбора основания требуется установить переключатель в соответствующее положение. Кроме того, помимо долгов клиентов предприятие само может иметь долги, например перед поставщиками. Ввод подобных долгов в информационную базу происходит совершенно аналогично вводу долгов клиентов. Выбрать основание, по которому вводится долг предприятия, можно, установив переключатель в соответствующее положение в группе параметров Расчеты с поставщиками на вкладке Настройки.

2.3.3.4. Ввод остатков задолженности по подотчетным лицам Задолженность подотчетных лиц перед организацией за выданные денежные средства также вводятся с помощью документа Ввод остатков. Чтобы ввести именно долги подотчетников, на вкладке Настройки установите нужный переключатель в группе Дополнительно. В программе предусмотрена возможность ввода долгов подотчетных лиц по наличным и безналичным средствам и данных о перерасходе подотчетных средств. Перейдите на вкладку Остатки расчетов с подотчетниками (рис. 2.44) для ввода информации о задолженности.

Рис. 2.44. Вкладка Остатки расчетов с подотчетниками документа Ввод остатков

ŠŠ Для ввода новой строки в табличную часть документа нажмите на кнопку Добавить на панели действий. В табличной части окна появится новая строка.

ŠŠ Для ввода информации о сотруднике дважды щелкните на добавленной строке

 

в ячейке Подотчетное лицо и нажмите на кнопку выбора . В результате откроется окно справочника Физические лица, рассмотренного выше.

ŠŠ Двойным щелчком мыши на нужной строке справочника Физические лица в группе Сотрудники добавьте данные подотчетника в документ Ввод остатков. Окно справочника автоматически закроется.

ŠŠ Далее необходимо указать документ, по которому выдавались денежные сред-

ства. Для этого дважды щелкните на ячейке Расходный кассовый ордер строки подотчетного лица и нажмите на кнопку выбора .

 

71

2.4. Знакомство с основными объектами конфигурации

ŠŠ В открывшемся справочнике расходные кассовые ордера выберите нужный

документ и дважды щелкните по нему. Справочник закроется, а данные расходного ордера будут перенесены в документ Ввод остатков.

ŠŠ После этого введите сумму долга. Дважды щелкните по ячейке Сумма и введите сумму долга с клавиатуры или при помощи Калькулятора.

ŠŠ Введя все долги клиентов перед предприятием, нажмите на кнопку Провести и закрыть. Введенная информация будет сохранена, а окно документа закроется.

2.4. Знакомство с основными . объектами конфигурации В этом разделе главы мы рассмотрим основные приемы работы с объектами конфигурации, к которым относятся:

33 Константы; 33 Справочники; 33 Документы; 33 Журналы документов; 33 Отчеты. Любой объект конфигурации можно открыть для просмотра и работы из главного меню при помощи команды Все функции…. После выполнения этой команды откроется окно Все функции (рис. 2.45), в котором в виде иерархического дерева отображаются все объекты метаданных конфигурации независимо от того, включены они в интерфейс программы или нет.

Рис. 2.45. Окно Все функции

2.4.1. Использование констант в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» Константы в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» используются для хранения

информации, которая либо совсем не изменяется в процессе функционирования системы, либо изменяется достаточно редко. Наиболее простой пример подобной информации — название организации. Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз заносится какая-либо информация, которая затем может многократно использоваться при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм. Например, единицы веса можно занести в специально объявленную константу, а в многочисленных документах использовать имя константы для получения

72

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

ее значения — единицы веса. При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз — в константе — и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эта константа используется. Вся работа с константами ведется в специальной форме (рис. 2.46).

Рис. 2.46. Форма константы Единица измерения веса

Форма ввода значений констант проектируется на этапе разработки конфигурации. Состав реквизитов может быть также различным в зависимости от прав пользователей. Для каждого интерфейса может быть определена своя форма. При использовании программы «1С:Управление Торговлей 8.2» в сеансе работы пользователя возможна только корректировка значения констант в форме. Добавление новых констант, удаление ненужных констант, изменение краткого или полного наименования у существующих констант может выполняться только в режиме «Конфигуратор». Чтобы изменить значение константы, необходимо установить курсор в поле формы, содержащее изменяемое значение, и ввести новое значение. После выполнения необходимых исправлений следует выполнить сохранение. Для этого нажмите кнопку OK, Сохранить или аналогичную по значению (состав и наименование кнопок в форме ввода констант определяется на этапе конфигурирования). После выполнения необходимых исправлений следует выполнить сохранение. Для этого нажмите кнопку Записать и закрыть, Записать.

2.4.2. Хранение информации в справочниках и регистрах Как известно, справочники служат для хранения сведений о тех или иных объектах. Справочники в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» используются для хранения данных о клиентах предприятия, договорах с ними, складах, товарах, с которыми имеет дело торговое предприятие. Кроме того, в справочниках хранятся ставки налогов, цены. Ставки налогов могут меняться со временем, поэтому их следует периодически корректировать. Информация из справочников используется при оформлении документов. Данные вносятся в справочники с помощью специальных форм, которые облегчают заполнение таблиц баз данных.

73

2.4. Знакомство с основными объектами конфигурации

Познакомимся с особенностями работы со справочниками на примере уже рассмотренного справочника Номенклатура. Записи в окне расположены в виде таблицы, обычно имеющей несколько граф (см. рис. 2.31). Графа Код в любом справочнике — это уникальный номер объекта, который присваивается программой автоматически. Перемещать курсор по записям можно, используя клавиши управления курсором на клавиатуре, кнопки прокрутки. Выбранной или активной считается запись, в которой находится курсор и выбранная запись подсвечивается синим цветом, причем не важно, в какой именно графе записи находится курсор. Для просмотра записи дважды щелкните на выбранной строке или нажмите клавишу .



Как и в других программах, обслуживающих базы данных, открыть новую форму для заполнения справочника можно с помощью клавиши . Можно также воспользоваться кнопкой Создать на панели действий окна справочника или командой Создать из контекстного меню. Для выбора команды Создать используется также подменю Все действия. Щелкните на нем и выберите команду. После любого из этих действий на экран выводится окно формы, которая позволяет вносить информацию в базу данных. Информация либо непосредственно вносится в поле, либо выбирается из предложенного открывающегося списка, который может быть связан с соответствующим справочником. Поля ввода заполняются с помощью кнопки выбора в правой части поля. После щелчка на кнопке открывается соответствующий справочник, в котором двойным щелчком выбирается необходимое значение. Для сохранения данных не забывайте перед закрытием окна щелкнуть на кнопке Записать и закрыть. Примеры добавления новых записей рассматриваются при изучении отдельных справочников. Очень часто при вводе большого количества записей хочется ускорить ввод данных. Для выбора такого режима работы используется кнопка Создать новый элемент кона панели действий. Новая форма с данными будет запированием текущего полнена, при необходимости надо лишь откорректировать некоторые поля. Содержание записи в справочнике можно изменить. Это необходимо, когда следует поменять цену товара или откорректировать его название. Наконец, запись может быть просто сохранена с ошибкой, которую следует исправить. Для этого выполните следующие действия.

ŠŠ Выберите запись и нажмите клавишу  или дважды щелкните на строке с записью. Откроется окно записи.

ŠŠ В открывшемся окне формы внесите изменения в соответствующие поля, Поля белого цвета — это обычные поля ввода. Для того чтобы такое поле стало доступным для ввода, щелкните на нем, там появится курсор вставки. Если в правой части поля есть кнопка выбора справочника.

, то предполагается выбор из  

74

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

ŠŠ Щелкните на кнопке выбора рядом с таким полем, чтобы открыть нужный

справочник. Выберите запись, дважды щелкнув на ней. Окно справочника закрывается, выбор сделан.

Записи в любом справочнике можно помечать на удаление.

ŠŠ Для этого выберите запись и щелкните на кнопке Пометить текущий элемент на панели действий или нажмите клавишу На значке, идентифицирующем запись, появляется красный крестик. на удаление / снять пометку

.

ŠŠ Для выбора команды Пометить текущий элемент на удаление / снять пометку мож-

но воспользоваться и контекстным меню. Для этого щелкните на объекте правой кнопкой мыши.

Правом на удаление обладает только администратор системы. Окончательное удаление записей производится по приведенному ниже алгоритму.

ŠŠ Закройте все открытые в программе

окна. Перейдите в раздел Администрирование главного окна программы.

ŠŠ На панели действий в группе Сервис

выберите команду Удаление помеченных объектов. Откроется диалог Удаление помеченных объектов (рис. 2.47).

ŠŠ Выберите режим удаления. Если вы

уверены в том, что все помеченные объекты необходимо удалить, установите переключатель в положение Автоматическое удаление всех отмеченных объектов и нажмите на кнопку Удалить. Будет выполнен поиск и уда-

ление помеченных объектов.

Рис. 2.47. Диалог Удаление помеченных объектов

В ряде случаев удаление помеченных объектов не будет выполнено. Дело в том, что некоторые записи в справочнике могут быть задействованы в проводках или документах. Иногда устанавливается защита от случайного удаления для некоторых важных объектов. В этом случае программа выведет сообщение (рис. 2.48) о невозможности удаления объектов.

Рис. 2.48. Сообщение о невозможности удаления помеченных объектов

2.4. Знакомство с основными объектами конфигурации

75

Нажав на кнопку ОК, можно просмотреть список неудаленных объектов. Для того, чтобы удалить выбранные объекты, необходимо сначала удалить документы, в которых есть ссылки на удаляемый объект. Следует помнить, что удаление невозможно, если вы не администратор системы. Кроме того, удалить объекты невозможно, если наложены ограничения на права пользователя. Иногда записи в справочниках разбивают на группы, которые, в свою очередь, могут содержать подгруппы. В группы объединяют однородные элементы. Согласитесь, неудобно пользоваться базой данных, в которой продовольственные товары находятся в одном списке с промышленными. Гораздо практичнее выделить для этих категорий две отдельные группы. Сведения о поставщиках и покупателях также удобно поместить в две разные группы.

ŠŠ Откройте справочник Номенклатура (см. рис. 2.31). Группы обозначаются в нем папками желтого цвета. Обратите внимание, около папки группы находится квадратик с плюсом, это означает, что данная группа имеет подгруппы.

ŠŠ Щелкните на квадратике, чтобы стал виден список подгрупп. Знак + рядом с папкой изменится на –. Открыть любую группу можно, дважды щелкнув на изображении папки желтого цвета. В подгруппе можно создавать другие подгруппы. Ограничений на количество таких групп нет. Элементы справочников сами могут являться родительскими, то есть в них тоже можно создавать группы.

Процедуру создания новой группы мы уже рассматривали ранее при создании новой позиции номенклатуры. Помимо справочников информация в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» хранится в регистрах. Основное назначение регистров — хранение информации, формируемой документами. Как правило, пользователи не работают непосредственно с информацией, хранящейся в регистрах. Получение и обработка этой информации осуществляется с помощью различных отчетов. В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» существуют следующие виды реги-

стров:

33 регистры сведений; 33 регистры накоплений; 33 регистры бухгалтерии; 33 регистры расчета. Основная задача регистра сведений — хранить существенную для прикладной задачи информацию, состав которой развернут по определенной комбинации значений и при необходимости развернут во времени. Например, если требуется хранить информацию о ценах конкурентов на продаваемые товары, то собранная информация о ценах разворачивается по товарам и конкурентам. А если требуется отсле-

76

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

живать динамику изменений цен и нужно заносить их периодически, то хранимая информация разворачивается также и во времени. Информация в регистр сведений может вноситься как в автоматическом режиме (например, при занесении в справочник номенклатуры сведений по объекту учета), так и вручную. Для ввода информации требуется открыть форму регистра сведений и выполнить стандартные действия: добавление, редактирование и удаление данных. Регистр накопления — это объект конфигурации, предназначенный для хранения

движений регистра и итоговой информации.

Регистры накопления используются для накопления информации о наличии и движении средств — товарных, денежных и других. Вся информация о хозяйственных операциях, которая вводится с использованием документов или формируется при помощи расчетов, должна быть накоплена в регистрах. Тогда эту информацию можно будет извлечь, проанализировать и представить пользователю в виде отчетных форм. Для просмотра движений нужно открыть форму списка регистра накопления. Информацию в списке можно только просмотреть. Для поиска нужной информации используйте настройку отбора и сортировку списка. Регистры бухгалтерии используются для отражения информации о хозяйственных

операциях в бухгалтерском учете.

Основным понятием бухгалтерского учета является понятие хозяйственная операция. Операцией считается любое хозяйственное действие, способное вызывать изменение состояния средств предприятия. Для ввода информации о хозяйственных операциях в конфигурации «1С:Управление Торговлей 8.2» используются документы. Документ позволяет занести в систему информацию о хозяйственной операции, зафиксировать дату и время совершения операций, сумму и содержание операции. Учетные данные по операции автоматически формируются на основе документа и фиксируются в регистрах бухгалтерии. Порядок такой генерации определяется в «Конфигураторе» средствами встроенного языка. При записи данных по операции можно описать заполнение реквизитов операции различной информацией из документа, породившего эту операцию. В системе «1С:Предприятие 8.2» учет хозяйственной операции всегда связывается с породившим ее документом: если документ необходимо отредактировать, то при его проведении данные по операции будут сформированы заново; при удалении документа будут удалены и данные хозяйственной операции. Каждая хозяйственная операция состоит в общем случае из произвольного числа проводок. В системе «1С:Предприятие 8.2» каждой бухгалтерской проводке соответствует запись регистра бухгалтерии, а набор записей регистра бухгалтерии является аналогом хозяйственной операции. Регистр расчета — это объект конфигурации, который позволяет организовать учет

результатов вычислений, осуществляемых с некоторой периодичностью, тесно свя-

2.4. Знакомство с основными объектами конфигурации

77

занных друг с другом по некоторым правилам и взаимно влияющих друг на друга в пределах определенного периода. Перечисленные особенности регистра расчета позволяют, например, реализовать регистрацию начислений в пользу физических лиц (оплата труда, оплата больничных листов, оплата дней отпуска и т. д.). Просмотр информации осуществляется в форме регистра. Информацию в списке можно только просмотреть. Для поиска нужной информации используйте настройку отбора и сортировку списка.

2.4.3. Работа с документами и журналами документов В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» можно оформить множество документов. Несмотря на все разнообразие, документы всегда оформляются по общим правилам.

При оформлении документов используйте следующий алгоритм.

ŠŠ Откройте необходимый документ. На экран выводится окно со специальной формой (см. рис. 2.39).

Обязательными являются следующие реквизиты документа: дата, номер. Номера документов одного вида не могут повторяться. Эти реквизиты предлагаются программой автоматически. Датой документа будет текущая дата. При необходимости измените дату. Внимательно заполните поля формы. Обратите внимание: в поле серого цвета нельзя вносить данные с клавиатуры, необходимо щелкнуть на кнопке Выбор рядом с полем и выбрать значение из открывшегося справочника. Иногда значение параметра можно выбрать из списка. Поля белого цвета заполняются прямо с клавиатуры.

ŠŠ После заполнения всех полей сохраните документ, щелкнув на кнопке Провести или Провести и закрыть.

Если в документ необходимо внести много данных, в форму документа вводятся вкладки. Это ярлыки в верхней части окна.

ŠŠ Обязательно просмотрите и заполните все вкладки. После сохранения документ исчезнет с экрана, но при этом он автоматически заносится в журнал документов. Открыть документ для просмотра и редактирования можно именно из журнала. Работу с журналами документов мы рассмотрим ниже.

Если предусмотрена печатная форма документа, то в окне формы есть кнопка Печать. После щелчка на ней формируется печатная версия документа, которую можно вывести на принтер командой ФайлПечать главного меню программы. Обычно оформление документов не вызывает сложностей. Записи из табличной части документа можно удалить, нажав клавишу . Если необходимо откорректировать данные в графе, дважды щелкните на ней и внесите изменения.

ŠŠ Для сохранения внесенных изменений не забудьте щелкнуть на кнопке Провести и закрыть.

Как известно, после оформления любой документ регистрируется в журнале. Поступившие в торговую организацию документы тоже обязательно фиксируются

78

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

в журнале. Аналоги такого журнала есть и в программе. Это журналы торговых документов. Только после оформления документ попадает в журнал автоматически. Для всех журналов существуют единые принципы работы. Для просмотра документов откройте любой журнал, например журнал приходных документов. Записи в журнале размещаются в соответствии с датой ввода документа в журнал. Документы от одной даты — по времени ввода. Клавиша позволяет быстро перейти в начало журнала, клавиша  — в конец. Для перемещения по журналу не забывайте пользоваться кнопками прокрутки. Строка в журнале — это запись о документе. Запись в журнале обозначается графическим изображением в виде прямоугольника. Если документ проведен, то около него стоит синий флажок. Графа Дата указывает дату совершения торговой операции или дату оформления документа. В графе Документ указывается название документа, в графе Номер фиксируется номер. Журналы могут содержать и другие графы. Количество граф определяется на этапе конфигурирования системы и зависит от вида журнала.

ŠŠ Откройте документ для просмотра, дважды щелкнув на строке с записью. Вы

увидите окно с формой документа. После просмотра окно можно закрыть щелчком на кнопке Закрыть.

На панели действий журнала расположены кнопки для работы с журналом. Можно добавить документ, открыть его для просмотра, пометить на удаление, выполнить отбор по определенному значению. Одна из кнопок — кнопка Установить для просмотра. Если щелкнуть на этой кнопке, появляется диалог интервал дат Настройка периода (рис. 2.49), в котором можно изменить интервал просмотра документов.

Рис. 2.49. Диалог Настройка периода

ŠŠ Щелкните на кнопке Установить интервал дат новите новый диапазон дат.

. В открывшемся диалоге уста-

ŠŠ Сохраните введенный интервал. Для этого нажмите на кнопку ОК. Находясь в журнале, можно внести в него новый документ. Для этого, как обычно, используется кнопка Создать, клавиша или команда Все действияСоздать.

2.4. Знакомство с основными объектами конфигурации

79

В зависимости от журнала откроется окно документа. Так, если щелкнуть на кнопке Создать в журнале Приходные кассовые ордера, откроется окно документа Приходный кассовый ордер, поля которого следует заполнить. При оформлении большого количества документов со схожими реквизитами можно воспользоваться кнопкой Создать новый элемент копированием текущего на панели действий журнала. Для копирования строки проделайте следующее.

ŠŠ Выберите в журнале запись, которую необходимо копировать. Для этого щелкните по ней мышью.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать новый элемент копированием текущего жмите на клавишу документа.



или нана клавиатуре. В результате откроется окно выбранного

ŠŠ Введите недостающие данные. Сохраните запись, щелкнув на кнопке Провести и закрыть.

Очень часто количество записей в журналах документов становится очень большим и требуется потратить много времени, чтобы найти нужный документ вручную. Для более удобного и быстрого поиска документов используется кнопка Найти на панели действий журнала. Список параметров, по которым можно искать конкретные документы, достаточно велик. Например, документ можно найти по номеру, дате, организации, складу и т. д. Для поиска документа, например по номеру, выполните следующее.

ŠŠ Нажмите на кнопку Найти на панели действий журнала. На экране появится диалог Найти (рис. 2.50).

Рис. 2.50. Диалог Найти

ŠŠ В поле ввода Что искать: введите номер необходимого документа. ŠŠ В поле Где искать: выберите из открывающегося списка параметр поиска и на-

жмите на кнопку Найти. В окне журнала документов будет показан документ с заданным номером.

Аналогичным образом можно выполнить поиск и по другим параметрам. Рассмотрим приемы работы в журналах.

80

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Как известно, одни документы можно оформить на основании других. Для реализации этой возможности в программе имеется режим создания на основании. Для его использования проделайте следующее.

ŠŠ Выберите документ в журнале. ŠŠ Щелкните на кнопке Создать на основании на панели действий журнала или выполните команду Все действияСоздать на основании. Откроется окно документа, который будет оформлен на основании данного.

Поля документа оказываются заполненными. Преимущество этого способа заключается в том, что не надо снова оформлять документ, поля его уже заполнены данными из документа-основания. В последней редакции программы появилась возможность использовать контекстное меню. В нем имеется довольно обширный перечень команд по работе с документами, внесенными в журнал. Это такие команды, как Создать, Изменить, Пометить на удаление, Установить интервал дат…, Найти и так далее. Добавление команд вызвано тем, что в последнее время существенно возрос поток документов, которые оформляются на предприятии. Для быстрого ввода или редактирования наиболее удобно использовать контекстное меню. Для копирования можно нажать клавишу , для редактирования — .





2.4.4. Основные приемы работы с отчетами в «1С:Управление Торговлей 8.2» С необходимостью подведения итогов сталкивается любое предприятие. Бухгалтеру приходится подсчитывать прибыль и убытки, складскому работнику и товароведу анализировать наличие товара на складе, продавцу получать товарный отчет за день. Менеджер анализирует продажи, планирует складские запасы. Процесс подведения итогов в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» предельно упрощен и не вызывает трудностей. Итоговая информация собрана в многочисленных отчетах. «1С:Предпритие 8.2» как программа поддержки принятия решений имеет множество разнообразных отчетов. В конфигурации «1С:Управление Торговлей 8.2» реализована

система универсальных отчетов, представляющих собой средство для анализа практически всех сторон торговой деятельности и товарооборота предприятия.

В ознакомительной версии программы все виды отчетов можно найти, выполнив команду главного меню Все действия…. Кроме того, в каждом разделе программы представлены отчеты по соответствующей подсистеме. Существуют следующие отчеты:

33 остатки номенклатуры; 33 продажи; 33 движения номенклатуры; 33 текущая ситуация;

2.4. Знакомство с основными объектами конфигурации

81

33 история продаж; 33 учет номенклатуры; 33 стоимость номенклатуры; 33 цены номенклатуры; 33 все данные по контрагенту (карточка контрагента); 33 курсы валют. Отчеты могут быть сформированы в любой момент и позволяют получить сведения вплоть до одного дня. Правила формирования отчетов одинаковы. Выберите в раскрывающемся подменю вид отчета, затем в открывшемся окне укажите период формирования и щелк­ ните на кнопке Сформировать. Для удобства работы с отчетами, в форме отчета предусмотрено подменю Все действия. В зависимости от настройки отчета в данном подменю могут быть доступны следующие команды:

33 Настройка — открывает диалог настроек; 33 Выбрать настройку — открывает форму для выбора ранее сохраненной настройки;

33 Сохранить настройку — сохраняет измененные настройки отчета; 33 Стандартные настройки — загружает из варианта отчета; 33 Открыть новое окно — открывает новую форму отчета с текущими настройками;

33 Изменить вариант — открывает окно варианта отчета; 33 Выбрать вариант — открывает окно для выбора варианта отчета; 33 Сохранить вариант — открывает форму для сохранения варианта отчета; 33 Изменить форму — открывает диалог настройки формы отчета. Зачастую для одного отчета предусмотрено несколько вариантов. В этом случае перед формированием отчета следует выбрать требуемый вариант. Для этого в форме отчета используется кнопка Выбрать вариант. Вариант определяет, в каком виде будут выведены результаты отчета. Программа предоставляет возможность создания нового варианта отчета пользователем непосредственно в режиме «1С:Предприятие». Рассмотрим это на примере отчета Товары к отгрузке.

ŠŠ Чтобы отредактировать вариант отчета выполните команду Все действияИзменить вариант. При этом откроется окно варианта отчета (рис. 2.51).

Настройка варианта отчета заключается в изменении структуры отчета и установке необходимых параметров, создании пользовательских полей, полей группировки, отбора и сортировки для каждого элемента отчета.

82

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой

Рис. 2.51. Окно варианта отчета

Если измененные пользователем настройки не подходят к конкретному отчету, в любой момент времени все изменения можно отменить и вернуться к первоначальному варианту. Для этого необходимо выполнить команду Все дейст­вия Стандартная настройка. Кроме того, любая настройка отчета может быть сохранена в файл или загружена из файла. Для этого следует выполнить команды Все действияСохранить настройки и Все действияЗагрузить настройки соответственно. Для того чтобы установить настройки отчета можно воспользоваться полем быстрых настроек или же специальным диалогом, открывающимся нажатием на кнопку Настройка…. Таким образом, в этой главе мы рассмотрели начальные шаги пользователя при работе с программой «1С:Управление Торговлей 8.2».

Глава 3

Обеспечение сохранности информации в базе данных системы Самое ценное, что есть на любом компьютере, — это данные. Вышедшую из строя электронику легко заменить, операционную систему и набор приложений — переустановить, но данные, которые были созданы в процессе работы, вернуть после утери весьма проблематично. Потребуются большие затраты времени и труда, при этом нет никакой гарантии, что удастся восстановить данные полностью. В то же время, если речь идет об информации, от которой зависит деятельность всего предприятия, цена потери данных или попадания не в те руки может быть слишком велика. Поэтому в любой серьезной программе для ведения бизнеса, особенно такой, как «1С:Управление Торговлей 8.2», предусмотрены функции, позволяющие обеспечить сохранность базы данных. Подобные возможности программы мы сейчас и рассмотрим. Основное внимание будет уделено следующим вопросам:

33 Как работать с архивной копией информационной базы, а именно, как создать подобную копию, а затем и как использовать копию для восстановления данных.

33 Как защитить информационную базу от несанкционированного доступа. 33 Как обслуживать базу для обеспечения бесперебойной работы.

3.1. Некоторые функции администрирования Как известно, одним из самых надежных способов сохранения информации является создание резервной копии данных, которую иногда также зовут бэкапом, от английского слова backup. Мы будем использовать термин «архивная копия». В процессе работы с программой «1С:Управление Торговлей 8.2» в информационную базу ежедневно вводятся первичные данные: создаются новые документы, элемен-

84

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

ты справочников и многое другое. Размер информационной базы при этом постепенно увеличивается. К сожалению, имеют место ситуации сбоя оборудования: на жестких дисках появляются ошибки вследствие различных сбоев или перепадов напряжения в электросети. Бывают случаи, что жесткий диск сгорает, после чего восстановление данных с такого диска невозможно. Вместе с прочими данными может быть потеряна и рабочая база. Последствия полной потери данных при отсутствии резервных копий на других компьютерах, компакт-дисках и других съемных носителях очень сложно переоценить. Не существует вечного оборудования; рано или поздно из строя выйдет даже самый дорогой и стабильный компьютер. Смысл создания архивной копии заключается в следующем. Данные, которые пользователь хочет защитить, сохраняются в отдельном файле. Если в дальнейшем произойдет какой-либо сбой, сопровождающийся потерей информации, можно просто продолжить работу с заранее сохраненными данными. Разумеется, ту часть работы, которая была сделана после создания архивной копии, придется переделывать заново. Но и этот риск можно свести к минимуму, если делать архивные копии регулярно и достаточно часто. Всегда следует помнить, что архивные копии необходимо создавать не только на регулярной основе по расписанию, но и перед каждым нетривиальным действием с компьютером, на котором ведется работа, или непосредственно с информационной базой. В число таких действий могут входить: обновление информационной базы, добавление новых отчетов или обработок, установка драйверов или сервисного пакета для операционной системы, замена комплектующих и другие подобные случаи. Для создания архивных копий существует несколько методов. Простейший из них — обычное копирование файла с данными, которое производится средствами операционной системы, такими как Проводник Windows, либо с помощью стороннего файлового менеджера, например такого, как Total Commander. Еще один популярный способ — использование специальных программ, которые называются менеджерами резервного копирования. В числе подобных программ можно назвать, например, Acronis Backup Manager, широко используемую многими предприятиями. Третий способ создания архивной копии данных — использование штатных средств той программы, которая, собственно, и работает с этими данными. Мы остановимся на создании архивной копии информационной базы, а затем восстановлении данных именно этим способом.

3.1.1. Сохранение архивной копии информационной базы Перед созданием архивной копии следует обеспечить целостность данных во время копирования. Для этого обязательно необходимо убедиться, что все пользова-

3.1. Некоторые функции администрирования

85

тели завершили работу с информационной базой. Во время создания архивной копии с базой не следует производить каких-либо иных операций. Время, которое будет затрачено на создание архивной копии, зависит от размера базы и может быть весьма длительным. Поэтому график копирования следует продумать заранее, с таким расчетом, чтобы не парализовать деятельность предприятия. Перед копированием необходимо определиться, на какой носитель будет сохранена архивная копия. Если у вас есть дополнительный жесткий диск, помимо того, на котором сейчас размещена информационная база, имеет смысл сохранять архивную копию на него. Это позволит снизить риск потери одновременно и информационной базы, и самой архивной копии в результате отказа оборудования. Еще лучшим вариантом является выделение под архивные копии специального жесткого диска. В определенных случаях, когда информационная база относительно невелика, и при этом архивные копии делаются достаточно часто, возможно, имеет смысл хранить часть архивных копий на оптических носителях, таких, например, как �������������������������������������������������������������������������� DVD����������������������������������������������������������������������� , или, если база совсем невелика, даже компакт-диски. Только не забудьте, что DVD менее надежны, чем жесткие диски, и поэтому, если вы выбираете этот вариант, позаботьтесь, чтобы каждая архивная копия была, по меньшей мере, на двух разных дисках. Размер информационной базы может быть велик, и поэтому архивные копии могут занимать на диске значительное пространство. Чтобы уменьшить размер архивной копии, иногда бывает целесообразно воспользоваться архиватором, например условно-бесплатной программы WinRAR или бесплатной программы 7Zip. Преимущество программы WinRAR — в возможности добавить к архиву информацию для восстановления, позволяющую распаковать сжатый файл даже если архив был незначительно поврежден. Конечно, в случае серьезных проблем с архивным файлом, эта информация мало поможет. Преимущества же программы 7Zip — несколько большая эффективность сжатия и бесплатность. Мы рассмотрим два способа создания архивной копии: с использованием внешних программ и штатными средствами программы «1С:Управление Торговлей 8.2». У обоих способов есть свои достоинства и недостатки.

33 Использование внешних программ проще, но этот способ не пригоден, когда

программа «1С:Управление Торговлей 8.2» работает в клиент-серверном варианте.

33 Использование встроенных функций программы «1С:Управление Торговлей 8.2»

на первый взгляд кажется не таким простым, но зато позволяет корректно сохранить архивную копию в любом режиме работы программы.

Сначала мы рассмотрим первый способ. В качестве «сторонних программ» используем файловый менеджер Проводник, встроенный во все актуальные версии операционной системы Windows. Опробовав создание архивной копии в Проводнике, вы легко справитесь с этой задачей и в любом другом файловом менеджере. Итак, для создания архивной копии информационной базы с использованием сторонних программ выполните следующие шаги:

86

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

ŠŠ Откройте в Проводнике папку, содержащую файл с информационной базой. Для

этого выполните команду главного меню операционной системы ПускПро­ граммыСтандартныеПроводник.

Узнать адрес данной папки можно из стартового окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2», рассмотренного в предыдущей главе, щелкнув мышью на названии

выбранной вами базы. При этом в строке состояния в нижней части окна отобразится адрес папки.

ŠŠ Щелкните правой кнопкой мыши на файле 1Cv8.1CD. На экране появится контекстное меню, в котором выберите команду Копировать.

ŠŠ В Проводнике перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить архивную копию.

Щелкните правой кнопкой мыши на пустом месте в выбранной папке. На экране появится контекстное меню.

ŠŠ Выберите из контекстного меню команду Вставить. На экране появится диалог с индикатором хода копирования. Когда копирование будет завершено, диалог закроется. Архивная копия создана.

Как вы могли убедиться, создание архивной копии в данном случае сводится к копированию файла 1Cv8.1CD в другую папку. В этом случае можно использовать для создания архивной копии любую программу, с которой удобно и привычно работать — от файловых менеджеров и архиваторов до менеджеров резервного копирования. Теперь рассмотрим создание архивной копии информационной базы с помощью встроенных средств программы «1С:Управление Торговлей 8.2».

ŠŠ Запустите программу «1С:Управление программы.

Торговлей 8.2». Откроется окно запуска

ŠŠ Выберите мышью строку с названием базы, для которой необходимо создать архивную копию.

ŠŠ Нажмите кнопку Конфигуратор. Откроется окно Конфигуратор (рис. 3.1). ŠŠ Выберите команду меню АдминистрированиеВыгрузить информационную базу.

Откроется стандартный для операционной системы Windows диалог Сохранить как (рис. 3.2).

ŠŠ С помощью диалога Сохранить как выберите папку, в которой вы хотите сохра-

нить архивную копию информационной базы. Для этого в открывающемся списке Папка выберите нужный каталог.

ŠŠ В поле Имя файла укажите название файла архивной копии. Рекомендуется в имени файла использовать дату создания архивной копии, что облегчает в дальнейшем восстановление данных. Тип файла остается без изменений.

ŠŠ Нажмите кнопку Сохранить. Диалог Сохранить как закроется. После того, как

копия будет сохранена, на экране появится сообщение программы об успешном завершении операции.

ŠŠ Нажмите кнопку OK в открывшемся сообщении для продолжения работы.

3.1. Некоторые функции администрирования

Рис. 3.1. Окно Конфигуратор

Рис. 3.2. Диалог Сохранить как

87

88

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

На следующем этапе мы рассмотрим, как восстановить информационную базу из сделанной нами архивной копии.

3.1.2. Восстановление базы из архивной копии Перед тем, как восстанавливать информационную базу из архивной копии, следует убедиться, что с базой не проводится никаких других операций и все пользователи завершили работу с данной базой. Способ восстановления информационной базы из архивной копии зависит от способа, которым была сделана данная архивная копия. Если при создании архивной копии использовалась сторонняя программа, в нашем примере — Проводник, входящий в состав операционной системы Windows, то для восстановления базы выполните следующие шаги:

ŠŠ Откройте в Проводнике папку, содержащую файл с архивной копией информационной базы. Для этого выполните команду главного меню операционной системы ПускПрограммыСтандартныеПроводник.

ŠŠ Щелкните правой кнопкой мыши на файле 1Cv8.1CD. На экране появится контекстное меню.

ŠŠ Выберите из контекстного меню команду Копировать. ŠŠ В Проводнике перейдите в папку, которая используется в качестве рабочего каталога информационной базы.

ŠŠ Щелкните правой кнопкой мыши на пустом месте в выбранной папке. На экране появится контекстное меню.

ŠŠ Выберите из контекстного меню команду Вставить. На экране появится диалог с индикатором хода копирования. Когда копирование будет завершено, диалог закроется. Информационная база восстановлена из архивной копии.

Если в каталоге информационной базы находится аналогичный файл базы, операционная система Windows запросит подтверждение перезаписи файла. На экране появится диалог Подтверждение замены файла. Нажмите в данном диалоге кнопку Да. Теперь посмотрим, как восстановить информационную базу из архивной копии, созданной штатными средствами программы «1С:Управление Торговлей 8.2».

ŠŠ Запустите программу «1С:Управление Торговлей 8.2» в режиме «Конфигуратор». ŠŠ Выберите команду меню АдминистрированиеЗагрузить информационную базу. Откроется стандартный для операционной системы Windows диалог Открыть. Структура этого диалога аналогична структуре диалога Сохранить как.

ŠŠ С помощью диалога Открыть выберите папку, в которой находится архивная

копия информационной базы. Обратите внимание, что в данном диалоге Открыть отображаются только файлы с расширением dt.

ŠŠ Выберите файл с архивной копией, щелкнув на нем мышью, и нажмите кнопку

Открыть. На экране появится предупреждение о возможной потере данных при

загрузке, которое вы можете видеть на рис. 3.3.

3.2. Управление доступом к информации

89

Рис. 3.3. Предупреждение о возможной потере данных

ŠŠ Нажмите на кнопку Да. Предупреждение закроется, и на экране появится диалог, который вы видите на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Диалог с сообщением об успешной загрузке информационной базы

ŠŠ Нажмите кнопку Да также и в этом диалоге. Конфигуратор программы «1С:Управ­ ление Торговлей 8.2» будет перезапущен.

Как вы заметили, процесс архивирования и восстановления информационных баз не представляет собой никаких трудностей. Но именно этот простой процесс позволит избежать многих проблем. Всегда следует помнить, что архивация должна выполняться регулярно. Как правило, архивы создаются ежемесячно, еженедельно и ежедневно. Ежемесячные и еженедельные архивы желательно хранить на надежном носителе в безопасном месте. Они помогут уберечь предприятие от тотальной потери данных в случае серьезных проблем с компьютерной техникой и перспектива восстанавливать вручную все документы, которые были изменены или созданы за такое длительное время, — малоприятная процедура. Поэтому рекомендуется выполнять ежедневную архивацию данных. Таким образом, имея свежий архив, в самом худшем случае данные будут потеряны на один рабочий день, восстановить которые не составит большого труда.

3.2. Управление доступом к информации Если наличие архивной копии позволяет восстановить информационную базу после утраты или повреждения, то грамотное разграничение доступа к базе — это один из самых эффективных способов предупредить нештатную ситуацию. Смысл ограничения доступа состоит в том, чтобы у пользователей были лишь те возможности, которые требуются по работе. Таким образом, уменьшается вероятность повреждения информационной базы в результате неквалифицированных

90

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

действий пользователя, а также снижается риск попадания информации в чужие руки, например к конкурентам. Ограничить доступ к базе можно в два этапа.

33 На первом этапе администратор «1С:Управление Торговлей 8.2» создает список пользователей, допущенных к работе с информационной базой.

33 На втором этапе администратор, с помощью списка пользователей, определяет, какими правами на доступ к базе обладает тот или иной пользователь.

Рассмотрим, как это делается.

3.2.1. Создание списка пользователей Для создания списка пользователей выполните следующие шаги:

ŠŠ Запустите программу «1С:Управление

Торговлей 8.2». Откроется окно Запуск 1С:Предприятия, которое мы рассматривали ранее.

ŠŠ Выберите мышью строку с названием информационной базы. ŠŠ Нажмите кнопку Конфигуратор. Откроется окно Конфигуратор — Конфигурация (см. рис. 3.1).

ŠŠ Выберите команду меню АдминистрированиеПользователи. Откроется окно Список пользователей (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Окно Список пользователей

В верхней части окна Список пользователей, как и в любом другом окне программы, располагается панель действий и меню Действия. Команды данного меню дублируют кнопки, но, кроме того, в меню находятся команды Вывести список и Настройка списка. В нижней части окна Список пользователей расположены строки Отбор, где указывается, по какому признаку фильтруется список, и Количество, с указанием числа пользователей, имеющих доступ к информационной базе. Основную часть окна занимает непосредственно список пользователей, организованный в виде таблицы. По умолчанию данная таблица содержит только две ко-

3.2. Управление доступом к информации

91

лонки: Имя и Полное имя. В колонке Имя содержатся имена, под которыми пользователи входят в программу, а колонка Полное имя предназначена для расшифровки данных имен. Например, Имя пользователя может быть БахшиевПИ, а Полное имя — Бахшиев Павел Иннокентьевич. Разумеется, есть возможность включить отображение и других колонок таблицы. В качестве примера рассмотрим добавление в список пользователей колонки Запрещено изменять пароль. После того как эта колонка будет добавлена в таблицу, администратору будет сразу видно, кому из пользователей было запрещено изменять пароли на вход в программу. Итак, добавляем в таблицу со списком пользователей колонку Запрещено изменять

пароль.

ŠŠ Выполните команду меню ДействияНастройка списка. Откроется окно Настройка списка (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Окно Настройка списка

Как видно из рисунка, данное окно содержит две вкладки: Колонки и Прочее. Основную часть вкладки Колонки занимает список из десяти возможных колонок. О двух из них, Имя и Полное имя, мы уже упоминали, о значении большей части из них еще поговорим в дальнейшем. Чтобы включить отображение колонки, нужно просто установить флажок рядом с названием данной колонки. Две кнопки, расположенные у правого верхнего угла списка колонок, позволяют отметить все возможные колонки или, наоборот, отменить выбор всех уже отмеченных. Также в правой части вкладки Колонки находится группа элементов управления Колонка, позволяющая настроить внешний вид таблицы со списком пользователей. Другая вкладка окна Настройка списка, которая называется Прочие, позволяет настроить режим просмотра данного списка. С помощью открывающегося списка там

92

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

можно выбрать, на какую позицию списка пользователей попадет пользователь при открытии окна Список пользователей.

ŠŠ Установите флажок Запрещено изменять пароль. ŠŠ Нажмите кнопку Применить в нижней части окна Настройка списка. В таблице со списком пользователей, которая находится в окне Список пользователей, появится колонка Запрещено изменять пароль.

ŠŠ Закройте окно Настройка списка, нажав кнопку ОК. Обратите внимание, что вы можете нажать кнопку ОК вместо кнопки Применить, если хотите, применив внесенные вами изменения, сразу закрыть окно.

ŠŠ В любой момент времени внесенные изменения можно отменить. Для этого

вновь откройте окно Настройка списка и нажмите кнопку Стандартная настройка. При этом все внесенные вами изменения будут отменены. В частности, в списке пользователей будут отображаться только две колонки: Имя и Полное имя.

Теперь рассмотрим, как добавить в список нового пользователя.

ŠŠ Нажмите кнопку Добавить Пользователь (рис. 3.7).

в окне Список пользователей. Откроется окно

Рис. 3.7. Окно Пользователь

Для открытия окна Пользователь можно также выполнить команду меню Действия Добавить.

ŠŠ В поле ввода Пользователь укажите имя, под которым пользователь будет идентифицироваться в системе.

ŠŠ В поле ввода Полное имя можно указать настоящие фамилию, имя, отчество данного пользователя.

Обратите внимание, что элементы управления, расположенные в диалоге Пользователь между полем Полное имя и кнопками ОК, Отмена и Справка, образуют две группы. Это значит, что на выбор предлагается два способа аутентификации поль-

3.2. Управление доступом к информации

93

зователя в программе «1С:Управление Торговлей 8.2». Мы можем воспользоваться одним из них или обоими сразу. Первый способ, предлагаемый по умолчанию, — это аутентификация средствами самой программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Второй — аутентификация средствами операционной системы Windows. Так как второй способ менее безопасен, по умолчанию данный способ отключен. Мы будем использовать первый способ.

ŠŠ В поле Пароль введите пароль для пользователя. Так как на экране введенный

вами пароль отображается в виде звездочек, то проверить, не допущена ли ошибка, вы не можете.

ŠŠ Поэтому следующим шагом в поле Подтверждение пароля введите пароль еще раз.

По мере ввода программа оценивает вводимый пароль на стойкость перед взломом и выводит справа от поля результат проверки, например «простой». А справа от поля Подтверждение пароля указывается, совпал ли пароль, который указали в данном поле, с тем, что вы ввели в поле Пароль.

ŠŠ Если в целях безопасности необходимо, чтобы пользователь не мог менять свой пароль, установите флажок Пользователю запрещено изменять пароль.

ŠŠ Если вы хотите, чтобы имя данного пользователя не отображалось при входе

пользователей в программу «1С:Управление Торговлей 8.2», сбросьте флажок Показывать в списке выбора.

ŠŠ Перейдите на вкладку Прочие диалога Пользователь (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Вкладка Прочие диалога Пользователь

ŠŠ Установите флажок у одного или нескольких элементов списка Доступные роли.

Обратите внимание, что если список пользователей пуст, то первым следует создать пользователя с администраторскими полномочиями.

ŠŠ В поле ввода Язык укажите язык, на котором будет запускаться для данного пользователя программа «1С:Управление Торговлей 8.2».

94

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

ŠŠ В открывающемся списке Режим запуска выберите режим запуска программы для данного пользователя. По умолчанию выбран вариант Авто, когда для пользователя устанавливается тот режим запуска, что выбран в свойстве Основной режим запуска данной конфигурации.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. Диалог Пользователь закроется, а в списке пользователей (см. рис. 3.5) появится запись о созданном нами пользователе.

Теперь давайте посмотрим, как можно отфильтровать список пользователей, чтобы отображались только пользователи, отвечающие выбранному нами критерию. Это поможет при работе с длинными списками, включающими большое количество пользователей.

ŠŠ Нажмите кнопку

или выберите команду меню ДействияУстановить отбор. На экране появится диалог Отбор (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Диалог Отбор

ŠŠ В диалоге Отбор укажите один или несколько критериев, по которым должна осуществляться фильтрация.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. Диалог Отбор закроется, а в списке пользователей отобразятся лишь пользователи, отвечающие выбранным критериям.

ŠŠ Чтобы отменить фильтрацию и отобразить в списке всех пользователей, нажмите кнопку

или выберите команду меню ДействияОтключить отбор.

Готовый список пользователей можно вывести в отдельный документ, текстовый или табличный. Для этого выполните следующие шаги:

3.2. Управление доступом к информации

95

ŠŠ Выберите команду меню ДействияВывести список. Откроется диалог Вывести список (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Диалог Вывести список

ŠŠ В списке Выводить в: выберите, в каком формате должен быть сохранен список пользователей. Для выбора предлагаются два варианта: Текстовый документ и Табличный документ.

ŠŠ В списке Выводить колонки установите флажки у названия тех колонок списка пользователей, информацию о которых вы хотите вывести в файл.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК в правой части диалога Вывести список. Вместо диалога Вывести список откроется документ, в который вы только что вывели список.

3.2.2. Определение прав пользователей и ограничение доступа к информационной базе Как уже было сказано выше, смысл разграничения полномочий состоит в предоставлении пользователю лишь тех возможностей, что требуются для работы. В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» ограничение доступа выполнено на основе системы ролей. Роли — это наборы функций программы, доступных тому или иному пользователю. Администратор назначает роли пользователям, исходя из политики безопасности, принятой в компании. Чуть выше мы уже видели, как можно назначить роль при создании пользователя. Давайте посмотрим, как изменить роль, назначенную пользователю, то есть назначить новую или убрать старую.

ŠŠ Выберите команду меню АдминистрированиеПользователи. Откроется окно Список пользователей (см. рис. 3.5).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке с именем пользователя, права которого вы хотите изменить. Откроется диалог Пользователь.

ŠŠ Прейдите на вкладку Прочие диалога Пользователь.

96

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

ŠŠ В списке Доступные роли установите флажки возле названий тех ролей, которые вы хотите назначить данному пользователю, или сбросьте флажки у названий тех ролей, которых вы хотите лишить пользователя.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК в нижней части диалога Пользователь. Диалог закроется, роли пользователя будут переназначены.

3.3. Обслуживание информационной базы Чтобы облегчить труд администратора по поддержанию информационной базы в рабочем состоянии, в программу «1С:Управление Торговлей 8.2» добавлен ряд сервисных функций.

3.3.1. Журнал регистрации Журнал регистрации позволяет фиксировать действия, которые производятся с ин-

формационной базой, и вообще любые изменения данных в базе. Это может оказаться полезным для контроля действий пользователей или при анализе причины сбоя. Чтобы открыть Журнал регистрации, выполните следующие шаги:

ŠŠ Запустите программу «1С:Управление Торговлей 8.2» в режиме «Конфигуратор». ŠŠ Выберите команду меню АдминистрированиеЖурнал регистрации. На экране появится окно Журнал регистрации (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Окно Журнал регистрации

3.3. Обслуживание информационной базы

97

В верхней части окна Журнал регистрации расположен набор стандартных для программы «1С:Управление Торговлей 8.2» элементов управления: меню Действия и восемь кнопок, дублирующих команды данного меню. В центральной части окна расположена таблица со списком событий информационной базы. С помощью колонок Дата, время и Пользователь данной таблицы можно узнать, когда и кем производились изменения в информационной базе. Колонка Событие предоставит информацию о том, какой характер носили данные изменения. Колонка Транзакция сообщает, завершено ли было данное действие с базой. Если дважды щелкнуть мышью на записи в таблице, откроется окно Событие, в котором содержится более полная информация о выбранном событии базы. Со временем Журнал регистрации может достигнуть значительных размеров и пользоваться им станет не очень удобно. Исправить положение можно несколькими способами:

33 Настроить Журнал регистрации таким образом, чтобы в него попадали только события определенного типа.

33 Удалить из Журнала регистрации устаревшие записи. 33 Воспользоваться средствами фильтрации, чтобы отобразить только те события, которые вас интересуют.

Сначала посмотрим, как настроить Журнал регистрации.

ŠŠ Выберите команду меню АдминистрированиеНастройка журнала регистрации. На экране появится диалог Настройка журнала регистрации (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Диалог Настройка журнала регистрации

ŠŠ С помощью переключателя Регистрировать в журнале события выберите тип со-

бытий, которые вы хотите регистрировать. На выбор предлагаются пять вариантов: Регистрировать ошибки, предупреждения, информацию, примечания; Реги-

стрировать ошибки, предупреждения, информацию; Регистрировать ошибки, предупреждения; Регистрировать ошибки; Не регистрировать.

ŠŠ В списке Разделять хранение журнала по периодам выберите, с какой периодичностью журнал будет разделен на файлы.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. Диалог Настройка журнала регистрации закроется. Теперь удалим из Журнала регистрации устаревшие записи.

98

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

ŠŠ Выберите команду меню АдминистрированиеНастройка журнала регистрации. На экране появится диалог Настройка журнала регистрации (см. рис. 3.12).

ŠŠ Нажмите кнопку Сократить. На экране появится диалог Сократить журнал регистрации (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Диалог Сократить журнал регистрации

ŠŠ Нажмите кнопку выбора в поле Удалить события до. Откроется Календарь. ŠŠ В Календаре выберите интересующую вас дату. Все события, зафиксированные в Журнале регистрации за более ранний период, будут удалены.

Если вы хотите не безвозвратно удалить данные о событиях из Журнала регистрации, а сохранить для дальнейшего анализа, выполните следующие дополнительные шаги:

ŠŠ Установите флажок Записать удаляемые события в файл. Вам станет доступна группа элементов управления Сохранение.

ŠŠ Флажок Сохранять разделение хранения журнала по периодам и объединять с со-

храненным ранее журналом позволит вам сокращать журнал с выбранной вами периодичностью, вынося старые записи в файл, и при этом иметь возможность просматривать данные записи.

ŠŠ Нажмите кнопку выбора

, расположенную справа от текстового поля. Откроется диалог Сохранить как.

ŠŠ С помощью диалога Сохранить как выберите папку для сохранения файла журнала.

ŠŠ В поле Имя файла диалога Сохранить как укажите имя для файла журнала. ŠŠ Нажмите кнопку Сохранить. Диалог Сохранить как закроется. Файл журнала будет сохранен на диск.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК в диалоге Сократить журнал регистрации. Диалог закроется. Журнал будет сокращен.

И, наконец, посмотрим, как отфильтровать информацию в Журнале регистрации.

ŠŠ Выберите команду меню ДействияОтбор. На экране появится окно Отбор. Как вы можете видеть на рис. 3.14, данное окно состоит из трех вкладок.

99

3.3. Обслуживание информационной базы

Рис. 3.14. Окно Отбор

ŠŠ Чтобы указать начало периода, данные за который вы хотите просмотреть, нажмите кнопку выбора Откроется Календарь.

в поле Период с, расположенного на вкладке Основные.

ŠŠ Чтобы указать окончание периода, данные за который вы хотите просмотреть, нажмите кнопку выбора

справа в поле до.

Чтобы выбрать фильтрацию по пользователям, работавшим с информационной базой, компьютерам и приложениям, с помощью которых производились действия с базой, выбрать важность внесенных в базу изменений, воспользуйтесь списками Пользователи, Компьютеры, Приложения и Важность соответственно. Обратите внимание, что над каждым списком вы видите кнопку , позволяющую выбрать все элементы списка, и кнопку , отменяющую выбор отмеченных элементов.

 

 

ŠŠ Чтобы выбрать фильтрацию по типу событий, выберите список События. Об-

ратите внимание, что данный список имеет древовидную структуру, то есть выбор, например, пункта Сеанс влечет за собой и выбор всех подчиненных пункту Сеанс элементов — Аутентификация, Завершение, Начало.

ŠŠ Установите переключатель Способ отбора событий в положение Отобрать сразу, если вы хотите отфильтровать только уже имеющиеся данные, или в положение

100

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

Фильтровать динамически, если вам требуется, чтобы программа фильтровала

и вновь появляющиеся данные.

ŠŠ Чтобы отфильтровать информацию в журнале по завершенности транзакций, перейдите на вкладку Прочие и воспользуйтесь списком Статус транзакции.

ŠŠ Если вы хотите сохранить условия фильтрации, чтобы можно было воспользоваться ими в дальнейшем, нажмите кнопку Отборы. Откроется диалог Список отборов, с помощью которого можно сохранять и вновь загружать наборы условий для фильтрации данных в Журнале регистрации.

ŠŠ После установки всех условий отбора информации в журнале, нажмите кнопку ОК в нижней части окна Отбор. Данное окно закроется, а данные в окне Журнал

регистрации окажутся отфильтрованы в соответствии с указанными вами условиями. Чтобы отключить фильтрацию и вновь отобразить все данные в Журнале регистра-

ции, выберите команду меню ДействияОтключить отбор.

3.3.2. Регламентные операции Регламентными заданиями, или регламентными операциями, в программе «1С:Уп­ рав­ление Торговлей 8.2» называются операции, которые выполняются по расписанию в фоновом режиме. Это позволяет автоматизировать многие рутинные операции, производя их всегда вовремя и без ошибок, вызванных человеческим фактором. Вы можете использовать готовые наборы регламентных заданий, поставляемые с конфигурацией, которую вы установили. Можно также создать свою конфигурацию и добавить в нее регламентные задания, созданные вами самостоятельно с помощью языка, разработанного для данных целей компанией 1С. Впрочем, создание регламентных заданий — это слишком объемная и не слишком простая задача для пользователя, только начинающего работу с программой «1С:Управление Торговлей 8.2». Поэтому мы ограничимся несложной настройкой уже готового задания, просто чтобы вам легче было сориентироваться. Давайте посмотрим, как настроить регламентное задание ЗагрузкаКурсовВалют таким образом, чтобы оно выполнялось каждый день в 10 часов 00 минут. По умолчанию, данное задание настроено на выполнение в 12 часов.

ŠŠ Запустите программу «1С:Управление Торговлей 8.2» в режиме Конфигуратор. ŠŠ Выберите команду меню КонфигурацияОткрыть конфигурацию. В левой части рабочего стола Конфигуратора появится панель Конфигурация (см. рис. 3.1).

ŠŠ Щелкните мышью на значке

кроется древовидный список.

ŠŠ Щелкните мышью на значке

, расположенном слева от строки Общие. От 

слева от строки Регламентные задания в открывшемся списке. Откроется часть списка с перечислением регламентных заданий, имеющихся в данной конфигурации.

3.3. Обслуживание информационной базы

101

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке ЗагрузкаКурсовВалют. В правой части рабо-

чей области Конфигуратора появится панель Свойства: ЗагрузкаКурсовВалют (рис. 3.15).

Рис. 3.15. Окно Конфигуратор с открытой панелью Свойства: ЗагрузкаКурсовВалют

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Открыть, расположенной в правой части строки Расписание. Откроется диалог Расписание (рис. 3.16).

ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ

В диалоге Расписание перейдите на вкладку Дневное (рис. 3.17). В поле Время начала установите время на 10:00:00. Нажмите кнопку ОК. Диалог Расписание закроется. Нажмите на кнопку на панели действий панели Свойства: ЗагрузкаКурсовВалют. Установленное нами значение периодичности выполнения регламентного задания будет сохранено.

Итак, в данной главе мы рассмотрели:

33 работу с резервными копиями, позволяющую защитить базу при сбое; 33 разграничение полномочий пользователей, предотвращающее доступ к базе неквалифицированного пользователя;

102

Глава 3. Обеспечение сохранности информации в базе данных системы

Рис. 3.16. Диалог Расписание

Рис. 3.17. Вкладка Дневное диалога Расписание

33 работу с Журналом событий, позволяющим отследить происходящее с базой; 33 автоматизацию рутинных задач, делающую выполнение данных задач более быстрым и корректным.

Таким образом, знания, полученные вами из данной главы, позволят повысить защищенность и работоспособность базы, с которой вы ведет работу.

Глава 4

Управление маркетингом Разработка и воплощение в жизнь маркетинговой стратегии — неотъемлемая часть хозяйственной деятельности любой современной компании. Без серьезного планирования действий, слежения за рынком, анализа собственных успехов и неудач, оперативного регулирования на изменившиеся обстоятельства предприятие вряд ли сможет похвастаться сколько-нибудь заметными достижениями. Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» позволяет автоматизировать целый ряд операций, относящихся к перечисленным выше сторонам деятельности компании. В данной главе мы рассмотрим следующие моменты:

33 Сбор и систематизацию информации о действиях других участников рынка. 33 Управление ассортиментом предлагаемых компанией товаров и услуг. 33 Управление базой с данными о партнерах нашей компании. 33 Работу с ценообразованием. 33 Формирование правил оплаты. 33 Маркетинговые мероприятия. 33 План-фактный анализ и прогнозирование. Начнем со сбора и обработки информации о наших конкурентах и партнерах.

4.1. Конкурентная разведка Чтобы правильно выстроить бизнес-стратегию, очень полезно знать, как действуют другие участники рынка: какие товары и услуги они предлагают, каковы их цены, дальнейшие планы и многое другое. Получение подобной информации называется конкурентной разведкой. Иногда также используются термины «бизнес-

104

Глава 4. Управление маркетингом

разведка» и «деловая разведка». От промышленного шпионажа, выполняющего сходный круг задач, конкурентная разведка отличается используемыми методами. Если при шпионаже используются все доступные средства, то конкурентная разведка производится исключительно в рамках закона. Таким образом, конкурентная разведка — вполне легальное средство сбора данных и может вполне свободно применяться любой компанией. Разумеется, для получения объективной картины происходящего на рынке данные следует собирать систематически. Объем полученной информации все время растет, и поэтому для обработки полученных сведений имеет смысл воспользоваться программой, позволяющей автоматизировать данный процесс. Такой программой и является, например, «1С:Управление Торговлей 8.2». В данном разделе мы кратко рассмотрим, как вести учет конкурентов и партнеров, а также учитывать предлагаемые ими цены.

4.1.1. Обзор и анализ конкурентов Информация о конкурентах, полученная методами конкурентной разведки, хранится в справочнике Партнеры (Конкуренты). Сначала посмотрим, как получить доступ к данному справочнику и добавить в него сведения о фирме, которая нас интересует.

ŠŠ Запустите программу «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется окно программы. ŠŠ Перейдите в раздел Маркетинг (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Раздел Маркетинг окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2»

4.1. Конкурентная разведка

105

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Конкуренты на панели навигации раздела Маркетинг. В результате откроется справочник Партнеры (Конкуренты) (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Справочник Партнеры (Конкуренты) раздела Маркетинг окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2»

Давайте посмотрим, как добавить в справочник новую компанию, которая работает в интересующем нас сегменте рынка.

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Помощник регистрации нового партнера (рис. 4.3).

Если вы не собираетесь пользоваться услугами Помощник регистрации нового партнера, то для создания новой записи в справочнике Партнеры (Конкуренты) нажмите кнопку Создать нового. Откроется окно, изображенное на рис. 4.5, и вы сможете ввести информацию о партнере или конкуренте непосредственно в данном окне.

ŠŠ Установите переключатель в верхней части окна в положение Частное лицо, если интересующий вас партнер или конкурент является физическим лицом.

ŠŠ Заполните поле ввода Название. Если вы добавляете в справочник Партнеры (Конкуренты) информацию о человеке, а не о компании, то укажите в данном

поле фамилию, имя, отчество.

ŠŠ Заполните поле ввода Телефон. При заполнении данного поля ввода вы можете

нажать кнопку выбора . Откроется диалог Телефон: Ввод телефона, где вы сможете указать, помимо номера телефона, код страны, код города и добавочный телефонный номер компании, информация о которой вас интересует, а также добавить к телефонному номеру краткий комментарий.

ŠŠ Заполните поле ввода E-mail.

106

Глава 4. Управление маркетингом

Рис. 4.3. Окно Помощник регистрации нового партнера

Обратите внимание, что требуется заполнить как минимум поля Название и, на выбор, поле Телефон или E-mail. Иначе программа не перейдет к следующему этапу создания записи о партнере. Если вы хотите, чтобы информация о новом партнере или конкуренте попала также и в справочник Контрагенты, выполните следующие шаги.

ŠŠ Установите флажок Указать идентификационные данные партнера. Станет доступ-

на группа элементов управления, предназначенная для ввода информации об юридическом статусе интересующей вас фирмы.

ŠŠ Установите переключатель в положение Юр.лицо (не ведет деятельность в РФ), если компания работает только за рубежом, или Инд. предприниматель (ПБОЮЛ), если интересующий вас человек является предпринимателем без образования юридического лица. По умолчанию, переключатель установлен в положение Юр.лицо. От вашего выбора зависит, какие поля ввода появятся ниже переключателя.

ŠŠ Если выбрано положение переключателя Юр.лицо, заполните поля ввода Наименование юр.лица, ИНН, КПП, Код по ОКПО.

ŠŠ Если выбрано положение Юр.лицо (не ведет деятельность в РФ), заполните поле Наименование юр.лица.

ŠŠ Если выбрано положение Инд. предприниматель (ПБОЮЛ), заполните поля ввода Фамилия, Имя, Отчество, ИНН, Код по ОКПО.

Если вы хотите также добавить информацию о контактном лице интересующей вас компании в справочник Контактные лица, выполните следующие шаги.

ŠŠ Установите флажок Указать данные контактного лица. После этого вам станет до-

ступна группа элементов управления, предназначенная для ввода информации о контактном лице фирмы.

107

4.1. Конкурентная разведка

ŠŠ Заполните поля ввода Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, E-mail, Мобильный телефон.

ŠŠ Заполните поле ввода Роль. Вы можете ввести название роли с клавиатуры, или

 

воспользоваться кнопкой выбора , при нажатии на которую открывается окно Роли контактных лиц партнеров, где можно выбрать роль из заранее составленного списка или добавить в данный список новую.

После заполнения полей во вкладке, выполните следующие шаги.

ŠŠ Нажмите кнопку Далее в нижней части окна Помощник регистрации нового партнера. В данном окне появится новый набор элементов управления, который вы

можете видеть на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Окна Помощник регистрации нового партнера

Обратите внимание, что программный модуль Помощник регистрации нового партнера перешел с Шага 1 сразу к Шагу 3.

ŠŠ Заполните поле ввода Основной менеджер. Воспользуйтесь кнопкой выбора

 

, открывающую диалог Выбор пользователя: Пользователи, который позволит вам выбрать пользователя из списка. Кнопка позволяет открыть окно для редактирования данных о выбранном вами пользователе.

ŠŠ Заполните поле ввода Головное предприятие. Кнопка выбора

позволяет открыть диалог Партнеры, где можно выбрать предприятие из имеющегося списка или внести в список новое предприятие.

ŠŠ Заполните поле ввода Группа доступа. Кнопка выбора

позволяет вывести на экран открывающийся список, содержащий ранее введенные названия групп доступа.

ŠŠ С помощью группы флажков Тип отношений выберите тип отношений вашей компании с компанией, которую вы вносите в справочник Партнеры (Конкурен-

108

Глава 4. Управление маркетингом

ты). Вам предлагаются четыре варианта: Клиент, Конкурент, Поставщик, Прочие отношения. Можно выбрать один вариант или сразу несколько. При выборе варианта Клиент становится доступен флажок Обслуживается торговым представителем. Тип отношений — единственный обязательный параметр, который следует указать

на данном этапе. Без этого программа не перейдет к следующему этапу создания новой записи в справочнике Партнеры (Конкуренты)!

ŠŠ Заполните поле ввода Физический адрес партнера и Юридический адрес партнера.

Обратите внимание, что в левой части данных полей расположена кнопка ввода , позволяющая открыть диалоги Фактический адрес и Юридический адрес. Данные диалоги обеспечат вам несколько большее удобство при вводе адресов интересующих вас компаний, чем поля ввода Физический адрес партнера и Юридический адрес партнера.

 

ŠŠ Заполните поле ввода Сокращенное официальное наименование. По умолчанию,

программа подставляет туда данные, которые были указаны в поле Название (см. рис. 4.3).

ŠŠ Нажмите кнопку Далее окна Помощник регистрации нового партнера. В окне По-

мощник регистрации нового партнера появится сводка данных, которые были указаны вами на предыдущих этапах создания записи о партнере или конкуренте. Если вы хотите исправить или дополнить введенную вами информацию, вы можете нажать кнопку Назад и вернуться к одному из предыдущих этапов.

ŠŠ Убедившись, что все данные введены правильно, нажмите кнопку Создать. Окно Помощник регистрации нового партнера закроется, а в справочнике Партнеры (Конкуренты) появится запись о новой компании.

При записи информации о партнере в справочник Партнеры (Конкуренты), программа «1С:Управление Торговлей 8.2» проверяет, есть ли уже в справочнике такая фирма, и удаляет дубликаты. Если вы не сняли флажок Открыть форму вновь созданного партнера для указания дополнительной информации, откроется окно с информацией о партнере или конкуренте (рис. 4.5). Данное окно также можно открыть, дважды щелкнув мышью на строке с названием компании в справочнике Партнеры (Конкуренты). Рассмотрим данное окно более подробно. В основной части окна расположены три вкладки: Общая информация, Адреса, телефоны и Комментарий. Элементы управления, собранные на первых двух из этих вкладок, позволяют редактировать информацию, введенную нами при создании записи в справочнике Партнеры (Конкуренты). Информация, которая была предназначена для внесения в справочники Контраген-

ты и Контактные лица, в данных вкладках не редактируется.

Кнопка со списком Создать на основании позволяет открыть меню с командами создания документов, предназначенных для работы с выбранной нами компанией: Соглашение с поставщиком, Заказ клиента, Заказ поставщику, Заявка на возврат товаров от клиента, Индивидуальное соглашение с клиентом, Регистрация цен поставщика. Пункт

4.1. Конкурентная разведка

109

Рис. 4.5. Окно с информацией о партнере

меню Контактное лицо позволяет добавить еще одно контактное лицо выбранной компании. Впрочем, для создания записи о контактном лице удобнее пользоваться другим способом, о котором речь пойдет чуть дальше. Наконец, кнопка со списком Все действия открывает меню, пункты которого дублируют элементы управления, перечисленные выше. Так, например, меню, открывающееся после нажатия кнопки Создать на основании, представлено в меню Все действия отдельным подменю. Ссылки Выполнение условий соглашений, Условия соглашений с клиентом, Условия соглашений с поставщиком, Взаиморасчеты позволяют вывести на экран таблицу с историей взаимоотношений торгового предприятия с данным партнером.

Ссылки Контактные лица и Контрагенты позволяют редактировать информацию, которую мы, при создании записи о партнере или конкуренте, занесли в одноименные справочники. Например, при выборе ссылки Контактные лица откроется справочник Контактные лица (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Справочник Контактные лица

С помощью кнопки Создать можно добавить в справочник новое контактное лицо. А двойной щелчок мыши на имени уже имеющегося в справочнике контактного

110

Глава 4. Управление маркетингом

лица откроет окно, где можно ознакомиться с подробной информацией о контактном лице, пополнить или отредактировать данную информацию. Подобным же образом можно получить доступ к информации из справочника Контрагенты.

ŠŠ Чтобы вновь открыть окно с информацией о партнере к изначальному виду,

когда в правой части окна содержится базовая информация о компании (рис. 4.5), выберите в левой части окна ссылку с названием данной компании.

Закрыть окно, не сохраняя внесенных нами изменений, можно кнопкой положенной в верхнем правом углу окна.

, рас 

4.1.2. Регистрация цен партнеров Теперь давайте посмотрим, как регистрировать цены других участников рынка, чтобы иметь информацию для анализа.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Цены конкурентов на панели навигации раздела

Маркетинг окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». На экране появится справочник Цены конкурентов (рис. 4.7).

Информацию из данного справочника можно использовать не только для анализа положения на рынке, но также и для автоматического заполнения документов, сопровождающих сделки с данными партнерами, для выбора оптимальных поставщиков и т. д.

Рис. 4.7. Справочник Цены конкурентов

111

4.1. Конкурентная разведка

ŠŠ Нажмите кнопку Создать на панели действий справочника. На экране появится окно Регистрация цен поставщика (создание) (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Окно Регистрация цен поставщика (создание)

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

 

в поле ввода Поставщик. Откроется окно Партнеры (Поставщики, Конкуренты) со списком компаний, внесенных в справочник Партнеры (Конкуренты).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке с названием компании, цены которой вы

хотите зарегистрировать. Окно Партнеры (Поставщики, Конкуренты) закроется, а в поле Поставщик окна Регистрация цен поставщика (создание) появится название выбранной вами фирмы.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

 

в поле ввода Соглашение. Откроется окно Соглашения с поставщиками, где вы сможете выбрать соглашение, цены по которому будут учитываться.

По умолчанию программа «1С:Управление Торговлей 8.2» подставляет в поле Соглашение то соглашение, которое заключено с выбранной вами компанией.

ŠŠ В поле Дата укажите дату, с которой начинают действовать регистрируемые цены.

По умолчанию, программа подставляет текущую дату. Вы можете ввести новую дату с клавиатуры или воспользоваться кнопкой , вызывающей Календарь.

 

ŠŠ Укажите валюту, в которой исчисляются цены. По умолчанию, это российский рубль (RUB).

ŠŠ Нажмите кнопку Добавить в окне Регистрация цен поставщика (создание). В табличной части справочника появится новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Номенклатура поставщика в данной строке. Ячейка превратится в поле ввода.

112

Глава 4. Управление маркетингом

ŠŠ Нажмите кнопку выбора

в правой части данного поля ввода. Откроется окно

Номенклатура поставщика (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Окно Номенклатура поставщика

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Номенклатура поставщика (создание) (рис. 4.10).

Рис. 4.10. Окно Номенклатура поставщика (создание)

ŠŠ Заполните поле ввода Наименование. Изо всех представленных в данном окне полей только поле Номенклатура является обязательным к заполнению.

ŠŠ Заполните прочие поля ввода. ŠŠ Нажмите на кнопку Записать и закрыть. Окно Номенклатура поставщика (создание) закроется, а введенное вами название товара появится в списке в окне Номен-

4.2. Управление ассортиментом

113

клатура поставщика, при этом строка с созданным нами товаром будет выделена

синим цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать в окне Номенклатура поставщика или дважды щелкни-

те мышью на строке с выбранным товаром. Окно Номенклатура поставщика закроется, а название выбранного товара появится в списке Товары окна Регистрация цен поставщика (создание).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Номенклатура в выбранной строке данного списка. Ячейка станет полем ввода, где можно будет ввести данные с клавиатуры.

Вы можете также выбрать значение из справочника Номенклатура (товары, услуги). Данный справочник можно открыть, нажав кнопку выбора в поле ввода.

ŠŠ Заполните параметры Характеристика и Упаковка, Ед.изм. ŠŠ Заполните поле ввода Цена. Данное действие является обязательным. ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть. Окно Регистрация цен поставщика (создание) закроется.

4.2. Управление ассортиментом Прежде чем приступать к описанию технологии, хотелось отметить один важный аспект управления ассортиментом. Для большинства предприятий основной резерв оптимизации ассортимента до сих пор заложен в значительном сокращении ассортиментного ряда. Кроме влияния на экономику предприятия, большой ассортимент распыляет силы компании, затрудняет грамотное предложение товара клиентам (даже сотрудники отдела продаж не всегда способны объяснить разницу между той или иной позицией или наименованием), рассеивает внимание конечных потребителей. Например, компания занималась продажей элитных вин. Прайс-лист включал 400 наименований разных вин, которые были сгруппированы в 53 группы. Менеджеры по продажам не могли запомнить не только все позиции, но даже и все группы. А уж объяснить потенциальному клиенту, в чем отличие одного вина от другого, и подавно не могли. В итоге клиенты брали только то, что знали, или то, что знали менеджеры и могли внятно объяснить, и из 400 наименований стабильные продажи были только по 40–50 позициям. Все остальное держали «для ассортимента» — только потребность в таком ассортименте явно отсутствовала, к тому же невостребованный товар занимал довольно много места на складе и хранился по два года. Управление ассортиментом — это прежде всего правильный выбор: какие наименования производить, в каком объеме и по какой цене их продавать. Ответив правильно на все три вопроса, мы можем существенно повысить эффективность нашей деятельности. Задача управления ассортиментом лежит на стыке экономического и маркетингового анализа. Маркетинговый анализ позволяет понять, насколько та или иная позиция перспективна с точки зрения рынка, какой спрос на нее ожидается, растет он или падает. Экономический анализ позволяет оценить, насколько та или иная

114

Глава 4. Управление маркетингом

позиция выгодна самой компании. При сопоставлении данных двух анализов мы и получаем оптимальный ассортимент — и выгодный, и востребованный рынком. Теперь давайте посмотрим, как можно управлять ассортиментом товаров и услуг, предоставляемых нашей компанией. Будем исходить из следующего принципа: нет товаров и услуг, которые подходили бы всем нашим клиентам без исключения. Поэтому имеет смысл поделить клиентов на группы или так называемые сегменты рынка. Внутри каждый сегмент однороден и состоит из клиентов, поведение которых на рынке определяется сходными причинами. Сегмент можно выделять, в частности, по ценовым предпочтениям — например, выделить группу клиентов, предпочитающих покупать товары по возможно более низким ценам. В отдельном сегменте рынка имеет смысл предлагать свой набор товаров и услуг, так называемый сегмент номенклатуры, подобранный с учетом особенностей данного сегмента рынка.

4.2.1. Анализ сегментов рынка Давайте произведем анализ сегментов рынка, ориентируясь на данные из нашей клиентской базы. Данную операцию можно производить не только вручную, но и с помощью регламентного задания. О регламентных заданиях уже говорилось в одной из предыдущих глав.

ŠŠ Нажмите кнопку Анализ клиентской базы (BCG), расположенную в группе элементов управления Отчеты раздела Маркетинг окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется окно Анализ клиентской базы (BCG) (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Окно Анализ клиентской базы (BCG)

ŠŠ В поле Анализ на дату выберите дату, по данным на которую будет осуществляться анализ. Вы можете ввести данные с клавиатуры или воспользоваться кнопкой вызова Календаря.

115

4.2. Управление ассортиментом

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора параметра классификации.

, расположенную в правой части поля ввода Тип  

ŠŠ В открывающемся списке выберите показатель, по которому будет произво-

диться анализ. Доступны три варианта: валовая прибыль, выручка или количество продаж.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. В нижней части окна будет сформирован отчет с результатом анализа клиентской базы по выбранному вами параметру.

Клиенты сведены в четыре группы, в терминологии программы «1С:Управление Торговлей 8.2» — «звезды», «коровы», собаки» и «вопросы».

33 Звезды — это клиенты, купившие неожиданно много. Рекомендуется приста-

вить к данным клиентам лучших продавцов, чтобы в дальнейшем вывести клиентов на еще больший уровень продаж. Данная группа клиентов обозначается как AZ.

33 Коровы — клиенты, покупающие постоянно и помногу. К данным клиентам при-

ставляются исполнительные продавцы, способные аккуратно и точно обслуживать заказы. Группа клиентов обозначается как AX.

33 Собаки — клиенты, которые покупают редко и мало. Разработчики программы рекомендуют свести общение с ними к минимуму. Данная группа клиентов обозначается литерами CZ.

33 Вопросы — это все прочие клиенты, которые пока не отнесены ни к одной из трех

перечисленных групп. Относиться к данным клиентам следует особо внимательно, а работу с ними — поставить под личный контроль руководителя отдела продаж, ведь клиент из группы «вопросов» может перейти в группу «коров» или «звезд».

Над таблицами, содержащими собственно отчет, вы увидите четыре кнопки с символическими изображениями описанных выше групп клиентов. После нажатия любой из данных кнопок вы можете получить в отдельном окне отчет по выбранной группе клиентов. Данные в общем отчете сведены в три таблицы. Первая сверху таблица, под названием ABC/XYZ распределение, отражает распределение клиентов по группам. Вторая и третья таблицы, которые носят названия Изменения ABC и Изменения XYZ, показывают изменения по группам клиентов за отчетный период, позволяя отследить движение клиентов между группами, сопоставить полученную информацию с положением на рынке и с изменениями в маркетинговой политике вашей фирмы.

4.2.2. Создание сегментов номенклатуры Давайте посмотрим, как создать новый сегмент номенклатуры.

ŠŠ Щелкните мышью на команде Сегменты номенклатуры на панели навигации раздела Маркетинг. Откроется справочник Сегменты номенклатуры (рис. 4.12).

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать на панели действий справочника. Откроется окно Сегмент номенклатуры (создание), изображенный на рис. 4.13.

116

Глава 4. Управление маркетингом

Рис. 4.12. Справочник Сегменты номенклатуры

Рис. 4.13. Окно Сегмент номенклатуры (создание)

ŠŠ В поле Наименование укажите наименование сегмента номенклатуры. ŠŠ В поле Способ формирования укажите, как будет формироваться данный сегмент. По умолчанию, выбран вариант Формировать динамически.

Способ формирования сегмента определяет, какие позиции номенклатуры попадут в данный сегмент. Вариант Формировать вручную позволяет вам вписывать и удалять позиции вручную. Вариант Периодически обновлять означает, что программа будет определять состав сегмента автоматически, по заданным вами правилам. При этом результат будет храниться в информационной базе и использоваться до следующего обновления расчетов. Программа производит новый расчет по расписанию, с помощью регламентного задания, либо по команде пользователя. Наконец, вариант

4.3. Управление базой партнеров

117

Формировать динамически также позволяет вычислять состав сегмента по правилам,

но полученный состав сегмента не хранится в базе, а вычисляется каждый раз заново.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Сегмент номенклатуры (создание) за-

кроется, а в справочнике Сегменты номенклатуры появится запись о созданном вами сегменте.

Впоследствии вы можете отредактировать созданный сегмент номенклатуры, например определить, какие товары могут входить в данный сегмент.

ŠŠ Для этого откройте справочник Сегменты номенклатуры и дважды щелкните

мышью на строке с записью об интересующем вас сегменте. Откроется окно для редактирования сегмента, сходное с окном Сегмент номенклатуры (создание), изображенным на рис. 4.13.

Вы можете, например, щелкнув на ссылке Состав сегмента, получить доступ к элементам управления, позволяющим вам определить, какие позиции номенклатуры попадут в данный сегмент.

4.3. Управление базой партнеров Партнеров и конкурентов, данные о которых мы собираем, можно объединять в группы, называющиеся сегментами партнеров, что несколько упрощает работу при большом количестве партнеров и информации, которую мы обрабатываем. Давайте посмотрим, как создать подобный сегмент и затем воспользоваться сегментированием для обработки информации о партнерах.

4.3.1. Формирование сегментов партнеров Для создания нового сегмента партнеров выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Сегменты партнеров на панели навигации раздела Маркетинг окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется справочник Сегменты партнеров (рис. 4.14).

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Сегменты партнеров (создание), которое вы можете видеть на рис. 4.15.

ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ

В поле ввода Наименование введите название сегмента. Нажмите кнопку Добавить. В списке Конкуренты появится новая пустая строка. Дважды щелкните мышью на данной строке. В строке появится поле ввода. Нажмите кнопку выбора в данном поле ввода. Откроется справочник Партнеры со списком компаний-партнеров.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на компании в списке. Справочник Партнеры закро-

ется, а выбранная компания появится в списке Конкуренты окна Сегменты парт­ неров (создание).

118

Глава 4. Управление маркетингом

Рис. 4.14. Справочник Сегменты партнеров

Рис. 4.15. Окно Сегменты партнеров (создание)

ŠŠ Повторите предыдущие четыре шага столько раз, сколько понадобится, чтобы

добавить в список Конкуренты все компании, которые вы хотите видеть в данном сегменте.

4.3. Управление базой партнеров

119

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Сегменты партнеров (создание) закроется, а созданный вами сегмент будет внесен в справочник Сегменты партнеров.

4.3.2. Сравнение сегментов партнеров Теперь давайте посмотрим, как можно сравнивать получившиеся сегменты партнеров друг с другом. Для этих целей в программе предусмотрен отчет Сравнение сегментов партнеров.

ŠŠ Чтобы открыть для формирования данный отчет, выполните команду Сравнение

сегментов партнеров в группе команд Отчеты на панели действий раздела Маркетинг. Откроется одноименное окно (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Окно отчета Сравнение сегментов партнеров

При создании отчета вы можете настроить некоторые параметры данного отчета. Например, кнопка Настройка позволит вам указать, данные за какой период должны быть учтены. В поле ввода Вариант отчета можно выбрать варианты Основной, Абсолютные показатели и Удельные показатели. Данные варианты отличаются набором показателей, которые будут учтены при создании отчета.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Программа создаст отчет, где сравнит имеющиеся сегменты партнеров по ряду показателей.

Например, при выборе варианта отчета Основной вы получите в качестве отчета таблицу. Первый столбец этой таблицы будет содержать список сегментов партнеров, а все прочие столбцы — информацию, по которой сравниваются данные сегменты. Сравнение проводится по следующим параметрам:

33 количество партнеров; 33 количество выигранных сделок; 33 удельное количество выигранных сделок; 33 сохраненный потенциал; 33 удельный сохраненный потенциал; 33 количество проигранных сделок;

120

Глава 4. Управление маркетингом

33 удельное количество проигранных сделок; 33 потерянный потенциал; 33 удельный потерянный потенциал; 33 количество незавершенных сделок; 33 удельное количество незавершенных сделок; 33 потенциал незавершенных сделок; 33 удельный потенциал незавершенных сделок. Вы можете сохранить отчет в файле, выбрав команду меню Все действия Со­ хранить.

4.4. Ценообразование Ценообразование в торговой деятельности представляет собой наиболее важную часть процесса торговли. Поскольку торговые организации не создают новых ценностей, то есть не создают прибавочного продукта, то цена — один из основных источников формирования прибыли продавца. Для оформления продаж в программу вводятся цены на предлагаемые товары и услуги, список предлагаемых скидок и набор правил для расчета результата. Давайте рассмотрим, как это делается.

4.4.1. Виды цен. Ценовые группы Когда номенклатура товаров и услуг, с которыми работает компания, расширяется, и число цен, которые подлежат учету, возрастает, становится удобно, для лучшего контроля над ситуацией, объединять цены в некие группы. Например, виды цен позволяют группировать цены по области применения. Оптовые цены сведены в один вид, розничные — в другой, дилерские — в третий и т. д. Давайте посмотрим, как хранятся в программе уже готовые виды цен и каким образом можно создавать новые в соответствии с вашими потребностями.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Виды цен на панели навигации раздела Маркетинг. Откроется справочник Виды цен.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать на панели действий справочника Откроется окно Вид цен (создание) (рис. 4.17).

ŠŠ Заполните поля ввода Наименование, Идентификатор для формул и Валюта цены. ŠŠ Выберите положение переключателя Правила калькуляции цены. В программе предусмотрены три способа задания цены:

33 Задавать вручную — цены в этом случае задаются вручную и могут быть использованы для расчета других цен.

121

4.4. Ценообразование

Рис. 4.17. Окно Вид цен (создание)

33 Заполнять по данным ИБ — при таком положении переключателя цены автомати-

чески рассчитываются на основании данных, хранящихся в информационной базе. Например, цена рассчитывается как максимальная цена конкурента или как себестоимость товара. Эти цены могут быть использованы для расчета других видов цен.

33 Рассчитывать по другим видам цен — в этом случае цены рассчитываются по за-

данным формулам на основании других цен. В качестве базовых цен для расчета могут применяться любые виды цен, в том числе заданные вручную, ­заполненные по данным ИБ, рассчитанные на основании других видов цен.

По умолчанию устанавливается способ задания цены Задавать вручную. Если необходимо изменить способ задания цены, то установите флаг в соответствующем поле. Для способов задания цены, отличных от способа Задавать вручную, необходимо настроить правила расчета.

ŠŠ Нажмите на кнопку Записать и закрыть. Также можно создавать так называемые ценовые группы, которым отведен отдельный справочник. Ценовая группа объединяет цены, сходные друг с другом по правилам расчета. Для создания новой ценовой группы выполните следующие шаги.

ŠŠ Перейдите в раздел

Нормативно-справочная информация окна программы «1С:Управ­ление Торговлей 8.2».

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Ценовые группы в левой части окна. Откроется справочник Ценовые группы.

ŠŠ Нажмите кнопку Создать в верхней части справочника. Откроется окно Ценовая группа (создание) (рис. 4.18).

122

Глава 4. Управление маркетингом

Рис. 4.18. Окно Ценовая группа (создание)

ŠŠ В поле Наименование введите название ценовой группы. ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Ценовая группа (создание) закроется, а название созданной вами ценовой группы появится в справочнике Ценовые группы.

4.4.2. Установка цен номенклатуры Цены номенклатуры устанавливаются следующим образом:

ŠŠ Щелкните мышью на команде Цены номенклатуры в панели навигации раздела

Маркетинг главного окна программы. Откроется справочник Цены номенклатуры

(рис. 4.19).

Рис. 4.19. Справочник Цены номенклатуры

4.4. Ценообразование

123

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Установка цен номенклатуры (создание) (рис. 4.20).

Рис. 4.20. Окно Установка цен номенклатуры (создание)

ŠŠ Установите флажок рядом с наименованием вида цен, к которому относится новая группа цен.

ŠŠ Также вы можете указать номер группы цен в поле ввода Номер, ввести комментарий к группе в поле Комментарий и указать дату начала действия цен в поле от.

По умолчанию, программа подставляет в качестве даты текущую дату. Номер также может быть выставлен автоматически.

ŠŠ Нажмите кнопку Перейти к установке цен. Откроется набор элементов управления,

предназначенный для выбора товаров, входящих в создаваемую вами группу. Обратите внимание, что переход к данным элементам управления возможен только после выбора вида цен.

ŠŠ Выберите команду меню ДобавитьДобавить номенклатуру. В списке товаров появится новая пустая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью в ячейке Номенклатура данной строки. Ячейка станет

полем ввода, а в правой части ячейки появится кнопка выбора для вызова справочника Номенклатура (товары, услуги). Выберите товар с помощью данного справочника или введите название товара с клавиатуры. Другие характеристики выбранного вами товара будут подставлены программой автоматически, на основе данных из справочника.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть в окне Установка цен номенклатуры (созда-

ние). Данное окно закроется, а в справочнике Цены номенклатуры появится

новая запись.

124

Глава 4. Управление маркетингом

4.4.3. Типовые соглашения с клиентами Типовое соглашение — это список типовых условий продаж, которое используется при продаже товаров. Количество типовых соглашений не ограничено и зависит от разнообразия тех условий продаж, которые применяются в торговом предприятии. Типовые условия продаж могут быть применены для определенного сегмента партнеров: оптовые покупатели, дилеры, дистрибьюторы и т. д. В каждом типовом торговом соглашении указываются свои условия продаж: вид цен, по которым будут осуществляться продажи, график оплаты, список предоставляемых скидок. Чтобы создать типовое соглашение с клиентом, выполните следующие шаги.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Типовые соглашения с клиентами в панели навигации раздела Маркетинг. Откроется справочник Типовые соглашения с клиентами (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Справочник Типовые соглашения с клиентами

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Типовое соглашение с клиентом (рис. 4.22).

ŠŠ В поле Наименование укажите название нового типового соглашения. ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно закроется, а запись о созданном вами типовом соглашении появится в справочнике Типовые соглашения с клиентами.

125

4.4. Ценообразование

Рис. 4.22. Окно Типовое соглашение с клиентом

В дальнейшем вы можете дополнять и редактировать информацию о типовом соглашении, дважды щелкнув мышью на строке с записью о данном соглашении в справочнике Типовые соглашения с клиентами.

4.4.4. Регистрация цен контрагентов Регистрация цен контрагентов производится в справочнике Цены поставщиков. Добавить запись в данный справочник можно двумя способами. Вы можете перейти в раздел Запасы и закупки главного окна программы и воспользоваться там ссылкой Цены поставщиков. Можно также использовать другой способ, который не требует перехода из раздела Маркетинг.

ŠŠ Нажмите кнопку

раздела Маркетинг.

в группе элементов управления Создать на панели действий

ŠŠ В открывшемся списке выберите команду Регистрация цен поставщика. Откроется окно Регистрация цен поставщика (создание) (рис. 4.23).

ŠŠ Заполните поле ввода Поставщик. Это можно сделать с клавиатуры либо воспользоваться кнопкой выбора щики, конкуренты).

, открывающей справочник Партнеры (постав 

ŠŠ Заполните поле ввода Соглашение. Это можно сделать с клавиатуры либо воспользоваться кнопкой выбора

ставщиками.

, открывающей справочник Соглашения с по 

ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить в окне Регистрация цен поставщика (создание). В списке Товары данного окна появится новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Номенклатура поставщика данной строки. В ячейке появится поле ввода с кнопкой выбора

.  

126

Глава 4. Управление маркетингом

Рис. 4.23. Окно Регистрация цен поставщика (создание)

ŠŠ Заполните данное поле, введя значение с клавиатуры или воспользовавшись кнопкой выбора

, открывающей справочник Номенклатура поставщика.  

ŠŠ Если вы не воспользовались справочником Номенклатура поставщика, заполните также ячейку Цена. Если вы выбирали значение из данного справочника, цена будет подставлена автоматически.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть в окне Регистрация цен поставщика (создание). Окно закроется.

4.4.5. Формирование отпускных цен Теперь рассмотрим работу с отпускными ценами.

4.4.5.1. Печать прайс-листа Чтобы распечатать прайс-лист на товары, выполните следующие шаги.

ŠŠ Нажмите кнопку

в группе элементов управления Отчеты на панели действий раздела Маркетинг окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список доступных отчетов.

ŠŠ Выберите в данном списке команду Прайс-лист. Откроется окно отчета Прайслист (рис. 4.24).

ŠŠ Выберите условия, по которым отбираются товары в данный прайс-лист. Для выбора условий установите флажки у названий условий в верхней части окна Прайс-лист. Вы можете редактировать условия, дважды щелкнув мышью в правой части строки с названием условия. Например, дважды щелкнув мышью в правой

127

4.4. Ценообразование

Рис. 4.24. Окно отчета Прайс-лист

части строки Дата, где по умолчанию указано Начало этого дня, вы увидите поле ввода, где можно указать новую дату.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать в верхней части окна Прайс-лист. В табличной

части окна отчета будет сформирован прайс-лист, отвечающий заданным вами условиям.

ŠŠ Выберите команду Печать в меню Все действия. Документ будет распечатан на принтере, установленном в системе по умолчанию.

4.4.5.2. Печать ценников на товары Чтобы напечатать ценник к товару, выполните следующие шаги.

ŠŠ Перейдите в раздел Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». ŠŠ Выполните команду Печать ценников и этикеток в группе Сервис на панели действий раздела. Откроется одноименное окно (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Окно Печать ценников и этикеток

128

Глава 4. Управление маркетингом

ŠŠ Нажмите кнопку Заполнить. В таблице, расположенной в нижней части окна

Печать ценников и этикеток появится список позиций номенклатуры, ценники по

которым вы можете распечатать.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Шаблон ценника в строке с названием то-

вара, ценник на который вы собираетесь распечатать. Ячейка превратится в поле ввода с кнопкой выбора .

  . Откроется список, в котором вы можете выбрать  

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора вариант шаблона.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Кол. ценников. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ Укажите количество экземпляров ценника, которое вы планируете распечатать. ŠŠ Установите флажок в ячейке Выбран выбранной вами строки. ŠŠ Повторите пять предыдущих шагов для всех позиций списка, которые вы хотите выбрать.

ŠŠ Нажмите кнопку Печать. Откроется окно Печать документов, где вы сможете произвести предварительный просмотр ценника.

ŠŠ Если вы удовлетворены видом ценника, нажмите кнопку Печать в окне Печать

документов. Документ будет отправлен на печать. Если же вам не нравится вид ценника, закройте окно Печать документов и вернитесь к окну Печать ценников и этикеток.

4.4.6. Скидки и наценки В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» предусмотрена возможность учета предоставляемых скидок. Информация о скидках хранится в справочнике Скидки (наценки). Чтобы создать скидку, выполните следующие шаги.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Скидки (наценки) в панели навигации раздела Маркетинг. Откроется справочник Скидки (наценки).

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Скидки (наценки) (создание) (рис. 4.26). ŠŠ В поле Предоставляемая скидка выберите способ, которым предоставляется скидка, Процент или Сумма.

ŠŠ В поле ввода, расположенном справа от поля Предоставляемая скидка, укажите размер скидки в процентах или в рублях, в зависимости от вашего предыдущего выбора.

ŠŠ В поле Область предоставления укажите, будут ли скидки предоставлены на все строки, представленные в документе, или же только на строки, в которых выполняются заданные вами условия. Рекомендуется не вводить выбранное вами значение вручную, а воспользоваться кнопкой выбора , выводящей на экран открывающийся список.

 

4.5. Формирование правил оплаты

129

Рис. 4.26. Окно Скидки (наценки) (создание)

Если вы хотите уточнить скидки по какой-то определенной группе товаров, добавьте данную группу в список Уточнение значения скидки (наценки) по ценовым группам. Вам поможет расположенная на панели действий списка кнопка Добавить. Также вы можете добавить к информации о скидке условия, при которых данная скидка может быть предоставлена. Для этого воспользуйтесь кнопкой Подобрать, расположенной над списком Условия предоставления.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Скидки (наценки) (создание) закроется.

4.5. Формирование правил оплаты Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» позволяет регистрировать все возможные варианты оплаты, с которыми работает предприятие. Данные варианты называются графиками оплаты. Графики оплаты вы можете использовать при оформлении договоров с клиентами. При наличии развитой системы графиков оплаты вы сможете предложить каждому клиенту график оплаты, подходящий именно данному клиенту. Также вы можете классифицировать задолженность клиентов перед вашей фирмой, а затем воспользоваться полученными данными для дальнейшего анализа.

4.5.1. Графики оплаты Графики оплаты используются в целом ряде случаев: оформлении заказов клиентов, заключении торговых соглашений с клиентами — как типовых, так и индивидуальных. Сведения о графиках оплаты собраны в одноименном справочнике. Давайте посмотрим, как добавить в данный справочник новую запись.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Графики оплаты, расположенной в панели навигации

раздела Маркетинг окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется справочник Графики оплаты.

130

Глава 4. Управление маркетингом

Рис. 4.27. Окно График оплаты (создание)

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно График оплаты (создание) (рис. 4.27). ŠŠ В поле Наименование укажите название нового графика оплаты. ŠŠ В поле Форма оплаты выберите форму оплаты задолженности. Предлагаются четыре варианта: Наличная, Безналичная, Кредитная карта и Любая. По умолчанию выбран вариант Любая.

ŠŠ В поле Календарь выберите вариант календаря, по которому поэтапно считают-

ся даты оплаты. Удобнее всего воспользоваться кнопкой , открывающей справочник Календари, где можно создать свой календарь или выбрать один из уже готовых.

ŠŠ Нажмите кнопку Добавить. В табличной части окна График оплаты (создание) появится новая строка.

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке Вариант оплаты в появившейся строке. Ячейка превратится в поле ввода с кнопкой выбора

.  

ŠŠ Укажите в данном поле ввода выбранный вами вариант оплаты. Вы можете ввести текст с клавиатуры или воспользоваться кнопкой выбора щей список доступных значений вариантов оплаты.

, открываю 

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке % платежа. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ Укажите в данном поле ввода процент от общей суммы документа продажи, выплачиваемый по данному этапу.

ŠŠ С помощью кнопки Добавить добавьте дополнительные этапы оплаты. Это следует делать с тем расчетом, чтобы сумма всех этапов в столбце % платежа равнялась 100%.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно График оплаты (создание) закроется, и в справочнике Графики оплаты появится новая строка.

4.6. Маркетинговые мероприятия

131

4.5.2. Варианты классификации задолженности Посмотрим, как создать новый вариант классификации задолженности.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Классификация задолженности, расположенной в панели навигации раздела Маркетинг окна программы «1С:Управление Торгов­ лей 8.2». Откроется справочник Вариант классификации задолженности.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Вариант классификации задолженности (создание) (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Окно Вариант классификации задолженности (создание)

ŠŠ В поле Наименование данного окна укажите название нового варианта задолженности.

ŠŠ В поле Календарь выберите вариант календаря, по которому рассчитываются

даты возникновения просроченной задолженности. Можно воспользоваться кнопкой , вызывающей справочник Календари, где можно выбрать один из готовых календарей или создать новый.

 

ŠŠ Нажмите кнопку Добавить. В табличной части окна Вариант классификации задолженности (создание) появится новая строка.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Вариант классификации задолженности (создание) закроется, а в справочнике Варианты классификации задолженности

появится новая запись.

4.6. Маркетинговые мероприятия Любые действия, направленные на реализацию маркетинговой политики компании, называются маркетинговыми мероприятиями. В число маркетинговых мероприятий входят и рекламные акции, и изменения ценовой политики, и исследования рынка, и выход на новые рынки, и многое, многое другое, вплоть до изменения

132

Глава 4. Управление маркетингом

логотипа компании или существенного изменения предоставляемого компанией набора товаров и услуг. Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» позволяет обрабатывать информацию о маркетинговых мероприятиях, что помогает облегчить работу менеджеров по организации и проведению подобных мероприятий. В данном разделе мы рассмотрим два аспекта работы программы с маркетинговыми мероприятиями:

33 работу с каналами рекламных воздействий и 33 обработку данных по организации и проведению маркетинговых мероприятий.

4.6.1. Каналы рекламных воздействий Оценить эффективность наших маркетинговых мероприятий помогут так называемые каналы рекламных воздействий. Каждому такому каналу соответствует некое маркетинговое мероприятие, которое, собственно, и является источником рекламного воздействия, работающим по данному каналу, и тип воздействия. Давайте посмотрим, как можно создать новый канал рекламного воздействия.

ŠŠ Перейдите в раздел Маркетинг главного окна программы «1С:Управление Торгов­ лей 8.2».

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Каналы рекламных воздействий в правой части окна

программы. Откроется справочник Каналы рекламных воздействий (рис. 4.29), содержащий пока только одну запись — Выставки.

Рис. 4.29. Справочник Каналы рекламных воздействий

133

4.6. Маркетинговые мероприятия

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать на панели действий справочника. Откроется окно Каналы рекламных воздействий (создание), изображенное на рис. 4.30.

Рис. 4.30. Окно Каналы рекламных воздействий (создание)

ŠŠ Введите название канала в поле Наименование. ŠŠ Укажите тип рекламного воздействия в поле Тип воздействия. По умолчанию, программа подставляет в данное поле тип Маркетинговое мероприятие. Если вам требуется другой тип, вы можете ввести название с клавиатуры или воспользоваться кнопкой выбора , которая задействует открывающийся список с выбором уже готовых типов рекламного воздействия.

 

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Диалог Каналы рекламных воздействий (создание) закроется, и в справочнике Каналы рекламных воздействий появится новая

запись.

4.6.2.Организация и проведение маркетинговых мероприятий Теперь разберемся, как работать с информацией по организации и проведению маркетинговых мероприятий.

ŠŠ Перейдите в раздел Маркетинг главного окна программы «1С:Управление Торгов­ лей 8.2».

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Маркетинговые мероприятия в правой части окна программы. Откроется справочник Маркетинговые мероприятия (рис. 4.31).

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Маркетинговое мероприятие (создание), которое вы видите на рис. 4.32.

ŠŠ В поле Наименование введите название маркетингового мероприятия. ŠŠ В поле Плановая дата начала укажите дату начала мероприятия. Вы можете ввести дату с клавиатуры или воспользоваться кнопкой

для вызова Календаря.

ŠŠ В поле Плановая дата окончания укажите дату, когда вы планируете закончить мероприятие.

ŠŠ В поле Сегмент партнеров вы можете указать клиента, с которым проводится маркетинговое мероприятие.

ŠŠ В поле Сегмент номенклатуры можно указать целевой сегмент номенклатуры.

134

Глава 4. Управление маркетингом

Рис. 4.31. Справочник Маркетинговые мероприятия

Рис. 4.32. Окно Маркетинговое мероприятие (создание)

Если вы хотите добавить в число участников маркетингового мероприятия ка­ ких-то определенных партнеров или клиентов, дополнительно выполните следующие шаги:

4.7. План-фактный анализ и прогнозирование

135

ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить на вкладке Партнеры и контактные лица. В списке, расположенном в нижней части вкладки, появится новая строка.

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке Партнер данной строки. В правой части ячейки появится кнопка выбора

.  

ŠŠ Нажмите данную кнопку. В результате откроется справочник Партнеры. ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке с названием нужного партнера. Справочник

Партнеры закроется, а в выбранной вами ячейке списка на вкладке Партнеры и контактные лица появится название выбранной фирмы.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Роль партнера. Укажите в данной ячейке, в качестве кого выбранная вами компания должна принимать участие в маркетинговом мероприятии. Вариантов всего два: клиент и конкурент.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Контактное лицо. Укажите в данной ячейке

контактное лицо выбранной вами фирмы. Вы можете ввести фамилию, имя, отчество контактного лица с клавиатуры, либо воспользоваться кнопкой выбора , вызывающей справочник Контактные лица партнеров.

 

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть на панели действий окна Маркетинговое

мероприятие (создание). Окно закроется, а в справочнике Маркетинговые мероприятия появится новая запись, посвященная только что созданному вами мар-

кетинговому мероприятию.

Готовую запись о маркетинговом мероприятии можно отредактировать или дополнить.

ŠŠ Для этого просто дважды щелкните мышью на строке с названием мероприятия

в справочнике Маркетинговые мероприятия. Откроется окно, всем, кроме названия, сходное с уже знакомым нам окном Маркетинговое мероприятие (создание), которое вы можете видеть на рис. 4.32.

Данное окно будет носить название вроде Презентация (Маркетинговое мероприятие), где вместо «Презентация» будет указано название мероприятия. В данном окне можно поменять те или иные свойства мероприятия, заполнить поля Дата начала и  Дата окончания. Здесь же можно установить флажок Завершено, сообщающий о завершении маркетингового мероприятия. Обратите внимание на ссылки на панели навигации окна. Верхняя ссылка, с названием мероприятия, позволяет вернуться к свойствам мероприятия, для просмотра или редактирования. Остальные ссылки — Взаимодействия, План проекта, Задачи, Присоединенные файлы — позволяют определить некоторые практические детали мероприятия.

4.7. План-фактный анализ и прогнозирование Неотъемлемой частью хорошо спланированного бизнес-процесса является планфактный анализ. Данный анализ представляет собой сравнение запланированных на некий период показателей предприятия и реальных показателей, которых

136

Глава 4. Управление маркетингом

удалось достичь. В результате план-фактного анализа вы можете оценить ­эф­фективность работы предприятия и повысить ее, скорректировав ваш бизнеспроцесс. Давайте посмотрим, как провести план-фактный анализ работы торговых представителей.

ŠŠ Перейдите в раздел Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». ŠŠ Нажмите кнопку в группе элементов управления Отчеты на панели действий раздела.

ŠŠ В открывшемся списке выберите команду План-фактный анализ работы торговых представителей. Откроется окно отчета План-фактный анализ работы торговых представителей (рис. 4.33)

Рис. 4.33. Окно отчета План-фактный анализ работы торговых представителей

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать вариант, расположенную справа от поля Вариант отчета. Откроется диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке с выбранным вами вариантом отчета.

Диалог Выбор варианта отчета закроется, а в поле Вариант отчета окажется название выбранного вами варианта. По умолчанию выбран вариант Выполнение заданий (план-факт по количеству) в разрезе торговых представителей.

ŠŠ Установите условия, по которым отбираются данные для анализа. Для выбора

условий установите флажки у названий условий в верхней части окна отчета План-фактный анализ работы торговых представителей.

Вы можете редактировать условия, дважды щелкнув мышью в правой части строки с названием условия. Например, дважды щелкнув мышью в правой части строки Дата, где по умолчанию указано Начало этого дня, вы увидите поле ввода, где можно указать новую дату.

4.7. План-фактный анализ и прогнозирование

137

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать в верхней части окна План-фактный анализ

работы торговых представителей. В нижней части окна будет сформирована

таблица с указанием плановых показателей, фактически достигнутых, и разницы между ними.

На основе полученных данных можно скорректировать действия компании на рынке, более того, прогноз развития ситуации. Впрочем, прогнозирование требует участия квалифицированного специалиста по экономике, и, кроме того, чисто экономические темы несколько выходят за рамки данной главы. На этом изучение подсистемы маркетинга программы «1С:Управление Торговлей 8.2» можно закончить. В данной главе была рассмотрена работа с основными элементами маркетинга в программе:

33 сбор, хранение и обработка информации о других участниках рынка; 33 управление ассортиментом и назначение адекватных рынку цен на товары и услуги, предлагаемые компанией;

33 создание гибкой системы оплаты, позволяющей реализовать индивидуальный подход к клиенту;

33 проведение маркетинговых мероприятий; 33 анализ эффективности произведенных действий. И, как можно было убедиться, большинство относящихся к маркетингу операций в программе производится достаточно просто.

Глава 5

Отражение хозяйственных операций торгового предприятия в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» В данной главе мы рассмотрим работу с документами, отражающими основные аспекты хозяйственной деятельности торгового предприятия. Глава условно делится на три основные части, посвященные различным видам торговли:

33 оптовая торговля; 33 розничная торговля; 33 комиссионная торговля. По первым двум из перечисленных типов торговли мы последовательно на практических примерах рассмотрим поступление товаров и их продажу оптом и в розницу. В части главы, посвященной комиссионной торговле, остановимся на поступлении товаров на комиссию и передаче товаров на комиссию.

5.1. Оптовая торговля Начнем с рассмотрения основных хозяйственных операций оптовой торговли. В данном разделе будут рассмотрены вопросы, непосредственно связанные с оптовой торговлей: поступление товаров на оптовый склад, формирование цен на товары при оптовой торговле, оформление продажи товара в различных упаковках. На конкретных практических примерах мы рассмотрим различные схемы резервирования товаров, применяемые в оптовой торговле.

5.1. Оптовая торговля

139

5.1.1. Поступление товаров Первоначально рассмотрим поступление товаров для оптовой торговли. Представим себе ситуацию, что мы ожидаем поступление товара от некоторой организации.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Документы поступления в панели навигации раздела Запасы и закупки окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Документы поступления (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Список документов Документы поступления

Как вы можете видеть, список Документы поступления содержит две вкладки. Часть документов, а именно те, по которым еще не зарегистрировано поступление товаров, отображается на вкладке Распоряжения на оформление. Для данных заказов установлен статус К получению, поставщик подтвердил готовность товаров к отгрузке и уточнил дату поставки, но товар по данным заказам еще не получен полностью (не оформлен финансовый документ поступления). Создадим новый документ поступления товаров и услуг.

ŠŠ Перейдите на вкладку Поступления товаров и услуг. ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно документа Поступление товаров и услуг (создание), которое вы можете видеть на рис. 5.2.

140

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

Рис. 5.2. Окно документа Поступление товаров и услуг (создание)

ŠŠ В поле Организация данного окна введите название организации предприятия, от имени которой оформляется документ поступления. Вы можете ввести название организации с клавиатуры или нажать кнопку выбора и выбрать элемент из открывающегося списка.

ŠŠ В поле ввода Поставщик укажите название поставщика товаров и услуг. ŠŠ В поле ввода Контрагент укажите контрагента, предоставляющего документ. ŠŠ Нажмите кнопку Добавить. В таблице, расположенной в нижней части окна Поступление товаров и услуг (создание) появится новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью в ячейке Номенклатура. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в правой части данного поля ввода. Откроется справочник Номенклатура (товары, услуги).

ŠŠ В ячейке Количество укажите количество товара, которое должно поступить от поставщика в соответствии с заказом.

ŠŠ В ячейке Цена укажите цену на товар. ŠŠ В ячейке Сумма укажите суммарную стоимость товара. Повторите шесть предыдущих шагов для каждой разновидности товара, который вы хотите оформить данным документом.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть. Окно Поступление товаров и услуг (создание) закроется.

141

5.1. Оптовая торговля

5.1.2. Реализация товаров От поступления товаров перейдем к их реализации. Перед реализацией товара необходимо в информационную базу занести информацию о взаимоотношениях между клиентом и торговой организацией.

5.1.2.1. Оформление взаимоотношений с новым клиентом Список клиентов, с которыми работает торговое предприятие, хранится в справочнике Партнеры (клиенты). В одной из предыдущих глав мы уже рассматривали, как добавить в справочник нового партнера или клиента, поэтому сейчас мы не будем останавливаться на этом вопросе. Достаточно будет напомнить, что кнопка Создать запускает помощник для создания нового партнера. Давайте посмотрим, как заключить соглашение с клиентом.

ŠŠ Нажмите кнопку

в группе элементов управления Создать раздела Продажи главного окна программы «1С: Управление Торговлей 8.2». Откроется меню.

ŠŠ Выберите команду меню Индивидуальное соглашение с клиентом. Откроется окно

документа Индивидуальное соглашение с клиентом, которое вы можете видеть на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Окно документа Индивидуальное соглашение с клиентом

ŠŠ В поле ввода Наименование укажите наименование соглашения с клиентом. ŠŠ В поле ввода Клиент укажите делового партнера предприятия, которому осуществляются продажи в рамках данного соглашения. Вы можете ввести название клиента с клавиатуры или нажать на кнопку выбора , вызывающую справочник Партнеры (клиенты).

 

142

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

ŠŠ В поле ввода Контрагент укажите контрагента, от имени которого осуществляются закупки в рамках данного соглашения. Кнопка выбора в правой части поля ввода вызывает справочник Контрагенты (юридические и физические лица).

ŠŠ В поле ввода Типовое соглашение укажите типовое соглашение, которое является основанием для данного соглашения. Кнопка выбора ник Партнеры (клиенты).

открывает справоч-

ŠŠ В поле ввода Организация укажите организацию, для которой действует данное соглашение. Если организация не выбрана, то соглашение действует для всех организаций предприятия. Кнопка выбора дает вам доступ к открывающемуся списку.

ŠŠ В поле ввода Вид цен укажите вид цен для всех номенклатурных позиций, для которых не задана фиксированная цена или вид цены. Кнопка выбора крывает список видов цен.

от-

ŠŠ Перейдите на вкладку Условия продаж. ŠŠ В поле ввода Склад укажите склад отгрузки товаров. Если склад не выбран, значит, товар может быть отгружен с любого склада. Кнопка выбора открывающийся список видов цен.

выводит

ŠŠ В поле ввода Сегмент номенклатуры вы можете, при желании, указать сегмент номенклатуры, которым будут ограничены продажи. Кнопка выбора вает список сегментов номенклатуры.

откры-

ŠŠ В поле ввода График оплаты укажите правила оплаты клиентом заказа, оформленного в рамках данного соглашения. Кнопка выбора графиков оплаты.

открывает список

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно документа Индивидуальное соглашение с клиентом закроется. Созданное соглашение будет добавлено в справочник Соглашения с клиентами.

5.1.2.2. Возврат товаров от покупателя В деятельности любой торговой организации часто возникают ситуации, когда клиент по той или иной причине возвращает купленный и оплаченный товар. Возврат клиентом ранее купленного и оплаченного товара оформляется документом Возврат товаров от клиента. Данным документом может быть оформлено несколько видов возврата товара — в том числе, например, возврат товаров от комиссионера. Для оформления документа Возврат товаров от клиента выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Документы возврата в панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список документов Возвраты товаров от клиентов.

5.1. Оптовая торговля

143

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется подменю, содержащее список вариантов возврата товаров.

Данный список содержит следующие значения вариантов:

33 Возврат товаров от клиента. В этом случае возврат товаров от клиента может быть

оформлен с указанием документа продажи или без указания такового. Сумма возвращенных товаров может быть учтена во взаиморасчетах с клиентом в качестве оплаты других продаж клиента. При этом можно указать конкретный заказ клиента, на который будет зачтена сумма возвращенных товаров.

33 Возврат товаров от комиссионера. Возврат товаров от комиссионера может быть

оформлен в любой момент времени: как до момента регистрации факта продажи товаров комиссионера, так и после регистрации документа Отчет комиссионера о продажах. Информация о возвращенных товарах после регистрации факта продажи товаров комиссионером будет автоматически учтена при оформлении следующего отчета комиссионера о продажах. Сумма возвращенных товаров будет сторнирована и показана в отчете комиссионера в виде отрицательных значений.

33 Возврат товаров от розничного покупателя. Возврат товаров от розничного по-

купателя оформляется в том случае, если покупатель возвращает товар, проданный в розницу, после закрытия кассовой смены. В документе указывается информация о том чеке ККМ, по которому была оформлена продажа товара в розницу.

Любой из перечисленных видов возврата может быть оформлен по предварительно оформленной и согласованной заявке на возврат товаров. С помощью заявки на возврат можно планировать поступление возвращенных товаров на склад, а также оформлять операции по замене возвращаемых товаров.

ŠŠ Выберите команду меню Возврат от клиента. Откроется окно Возврат товаров от клиента (создание), изображенное на рис. 5.4.

ŠŠ В поле ввода Организация укажите организацию, от имени которой оформляется документ возврата.

ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ

В поле Склад укажите склад, на который производится возврат товара. В поле ввода Клиент укажите клиента, осуществляющего возврат товара. В поле ввода Контрагент укажите получателя документа. Нажмите на кнопку Добавить. В таблице, расположенной в нижней части окна Возврат товаров от клиента (создание) появится новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Номенклатура в данной строке. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в правой части данного поля ввода. Откроется справочник Номенклатура (товары, услуги).

ŠŠ Выберите в данном справочнике товар, возвращенный покупателем. ŠŠ Заполните ячейки Количество, Цена и Сумма.

144

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

Рис. 5.4. Окно Возврат товаров от клиента (создание)

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть в верней части окна Возврат товаров от кли-

ента (создание). Окно закроется, а в списке документов Возвраты товаров от клиентов появится новая запись.

5.1.2.3. Реализация товаров при оплате счета частями Возможен случай, когда клиент оплачивает свой заказ не сразу целиком, а по частям. Чтобы оформить заказ для такого случая, выполните следующие шаги.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Заказы клиентов в панели навигации раздела Про-

дажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Заказы клиентов.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке списка с выбранным вами заказом клиента. Откроется окно Заказ клиента.

ŠŠ Перейдите на вкладку Дополнительно. ŠŠ Сбросьте флажок Не отгружать частями. ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть.

5.1.3. Сделки Рассмотренный выше порядок работы с оптовыми и розничными клиентами — не единственный. Мы можем использовать в работе такой инструмент, как сделка. В программе предусмотрены три типа сделок:

145

5.1. Оптовая торговля

33 Сделки с ручным переходом по этапам, которыми пользователь может управлять вручную.

33 Прочие непроцессные сделки — сделки, в которых не составляется список этапов. Пользователь может только управлять статусами сделки.

33 Прочие типы сделок. Данные типы сделок получают название по бизнес-процессу,

с помощью которого производится управление ими. Вы можете создавать новые типы сделок в справочнике Виды сделок, который открывается после щелчка мышью на ссылке Виды сделок в разделе Продажи.

Давайте рассмотрим создание сделки, управляемой бизнес-процессом Типовая продажа.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Сделки с клиентами на панели навигации раздела

Продажи. Откроется справочник Сделки с клиентами, который вы можете видеть

на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Справочник Сделки с клиентами

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Сделка с клиентом (создание), изображенное на рис. 5.6.

146

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

Рис. 5.6. Окно Сделка с клиентом (создание)

ŠŠ В поле Клиент укажите название фирмы, которой поставляются товары и услуги. Вы также может воспользоваться кнопкой выбора и выбрать фирму из справочника Партнеры (Клиенты).

ŠŠ В поле Соглашение вы можете указать название клиента, соглашение с которым

определяет рамки данной сделки. Введите название с клавиатуры или воспользуйтесь кнопкой выбора, чтобы вызвать справочник Партнеры (Клиенты).

ŠŠ В поле Наименование укажите название сделки. Это одно из двух полей, без заполнения которых сделка не будет оформлена.

ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ

В поле Потенциал укажите потенциальную сумму продажи. В поле Канал укажите канал рекламного воздействия на клиента. В поле Источник укажите источник рекламного воздействия на клиента. В поле Вид сделки укажите Типовая продажа. Вы можете ввести название типа с клавиатуры или, воспользовавшись кнопкой выбора, вызвать справочник Виды сделок, где, кроме вида Типовая продажа, перечислены все созданные вами виды сделок.

ŠŠ На вкладке Партнеры и контактные лица вы можете добавить информацию о лицах, контакты с которыми могут быть полезны при работе над данной сделкой.

ŠŠ Перейдите на вкладку Первичный спрос. ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Текстовое описание в верхней строке табличной части вкладки. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ Укажите в данном поле ввода, какими товарами и услугами интересовался клиент при первом обращении в вашу компанию.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Сумма. Ячейка превратится в поле ввода. ŠŠ Укажите в данном поле ввода сумму, с которой клиент впервые обратился в вашу компанию.

5.2. Розничная торговля

147

Повторите два предыдущих шага для каждого вида товаров или услуг, с которыми к вам впервые обратился данный клиент.

ŠŠ Нажмите на кнопку Записать и закрыть. Окно Сделка с клиентом (создание) закроется, а созданная вами сделка появится в справочнике Сделки с клиентами.

5.2. Розничная торговля Предприятие может вести розничную торговлю с использованием одной или нескольких торговых точек, в роли которых могут выступать магазины, находящиеся в собственности предприятия или взятые в аренду павильоны, киоски, торговые секции в универсальных магазинах и т. д. «1С:Управление Торговлей 8.2» обеспечивает автоматизацию учета розничных продаж и товарных остатков на каждой торговой точке. Подсистема Розничные продажи программы «1С:Управление Торговлей 8.2» предназначена для ведения оперативного учета в подразделениях, занимающихся продажей в розницу. Подсистема позволяет оформлять поступление товаров от контрагентов непосредственно в розничные точки, передачу товаров в розницу со складов и обратно, а также автоматизировать отражение операций реализации в розничных магазинах. Программа рассчитана на то, что торговые точки предприятия могут быть обеспечены разными комплектами торгового оборудования, что торговые точки могут различаться степенью автоматизированности и автономности. Так, например, торговля в розницу из неавтоматизированной торговой точки (НТТ) отличается от других видов торговли тем, что цена реализации товаров устанавливается в момент передачи товара в НТТ, то есть не в момент продажи, а заранее. Таким образом, в интересах отражения различных способов розничных продаж в информационной базе «1С:Управление Торговлей 8.2» торговые точки разделяются на две категории:

33 неавтоматизированные торговые точки (НТТ); 33 автоматизированные торговые точки (АТТ). Давайте посмотрим, как вести работу в розничной торговле. Для начала выясним, какими торговыми точками мы располагаем.

ŠŠ Для этого щелкните мышью на ссылке Склады (складские территории) в панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Склады (складские территории).

В данном списке перечислены все наши склады. Поскольку любой магазин и вообще любая розничная торговая точка одновременно регистрируется как склад, то и все торговые точки попадают в данный список. Посмотрим, как можно добавить в список новый склад или торговую точку.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Склад (складская территория) (создание), которое изображено на рис. 5.7.

148

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

Рис. 5.7. Окно Склад (складская территория) (создание)

ŠŠ В поле ввода Наименование укажите название новой розничной торговой точки. ŠŠ В поле ввода Тип склада укажите Розничный магазин, если вы хотите создать торговую точку, или Оптовый склад, если собираетесь создать склад.

ŠŠ Если вы указали в поле тип склада значение Розничный магазин, то заполните также поле Розничный вид цены. Вы можете ввести значение с клавиатуры или воспользоваться кнопкой выбора , открывающей справочник Виды цен.

 

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Склад (складская территория) (создание)

закроется, а в списке Склады (складские территории) появится запись о созданном вами магазине.

5.2.1. Поступление товаров для розничной торговли Для управления движением товаров и пополнения складов в розничной торговле применяются те же методы, что и в оптовой. Проще говоря, поступление товаров на все склады организовано одинаково, вне зависимости, является данный склад оптовым или розничной торговой точкой. Вы можете применять для розницы те же цепочки оформления документов, что и в оптовой торговле, например использовать цепочку Заказ клиента — Реализация товаров и услуг — Приходный кассовый ордер. Впрочем, поскольку продажа в розницу осуществляется за наличные и из текущего остатка на складе, то рекомендуется изменить некоторые настройки, установленные в розничной торговой точке по умолчанию.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Склады (складские территории) на панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Склады (складские территории).

149

5.2. Розничная торговля

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке списка с выбранной вами торговой точкой. Откроется окно с характеристиками торговой точки.

ŠŠ В поле ввода Вариант контроля остатков укажите вариант Остатки. ŠŠ Сбросьте флажки Использовать ордерную схему…, если они установлены. ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть.

5.2.2. Розничные продажи в автоматизированной торговой точке Как уже говорилось выше, торговые точки делятся на автоматизированные и неавтоматизированные. Начнем рассмотрение розничных продаж с автоматизированных точек. Автоматизированная торговая точка (АТТ) означает более высокую точность и оператив-

ность учета. Продавец-кассир оформляет завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины выводится так называемый Z-отчет.

5.2.2.1. Обзор торгового оборудования, применяемого при продаже товаров Первоначально разберемся, как узнать, каким торговым оборудованием мы располагаем.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Кассы ККМ на панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Кассы ККМ.

В данном списке вы можете просматривать кассы, а также создавать новые. Давайте посмотрим, как создать кассу ККМ.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Кассы ККМ (создание), изображенное на рис. 5.8.

Рис. 5.8. Окно Кассы ККМ (создание)

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

 

, расположенную в поле ввода Организация. В открывшемся списке выберите организацию, на которую зарегистрирована ККМ.

150

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

 

, расположенную в поле ввода Склад. В открывшемся списке выберите склад, который будет обслуживать данная касса.

ŠŠ В поле ввода Наименование укажите удобное вам наименование кассы, которое будет использовано для быстрого заполнения и поиска информации о кассе при оформлении документов.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

 

, расположенную в поле ввода Валюта. В открывшемся списке выберите валюту, с которой будет работать данная касса.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

 

, расположенную в поле ввода Тип кассы. В открывшемся списке выберите тип кассы. Это может быть Автономная ККМ или Фискальный регистратор.

Для кассы, которая будет использоваться в неавтоматизированной торговой точке, следует выбрать Автономная ККМ. Для кассы, работающей в автоматизированной торговой точке, выбирайте тип Фискальный регистратор.

5.2.2.2. Подключение и настройка торгового оборудования К кассам ККМ, имеющим тип Фискальный регистратор, можно подключать торговое оборудование. Для этого выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Кассы ККМ на панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Кассы ККМ.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке списка с выбранной вами кассой, имеющей тип Фискальный регистратор. Откроется окно Фискальный регистратор.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в поле ввода Подключаемое оборудование. Откроется список оборудования, которое можно подключить к данной кассе ККМ.

ŠŠ Выберите из списка оборудование, которое вы намерены подключить. ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Фискальный регистратор закроется. 5.2.2.3. Контроль розничных цен Давайте посмотрим, как можно определить цены, по которым будут продаваться товары в торговой точке. Для каждой торговой точки или группы торговых точек можно задать свой вид цен. Таким образом, можно продавать товары в разных магазинах по разным ценам, что может быть полезно, например, по маркетинговым соображениям. Чтобы установить вид цен в торговой точке, выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Склады (складские территории) на панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Склады (складские территории).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке списка с выбранной вами торговой точкой. Откроется окно с характеристиками торговой точки.

5.2. Розничная торговля

151

ŠŠ В поле Розничный вид цен укажите, какой вид цен выбран вами для данной торговой точки.

ŠŠ Нажмите на кнопку Записать и закрыть. Окно закроется.

5.2.3. Реализация товаров в розницу Давайте теперь посмотрим, как начать розничную торговлю.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Чеки ККМ на панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется рабочее место кассира, где вы увидите список документов Чеки ККМ.

ŠŠ В поле Касса ККМ укажите кассу, на которой будут пробиваться чеки ККМ. Вы можете ввести название кассы с клавиатуры или нажать на кнопку выбора и выбрать название кассы из открывающегося списка.

 

Обратите внимание, что для выбора доступны только кассы типа Фискальный ре-

гистратор.

ŠŠ Нажмите кнопку Открыть смену. Под списком чеков ККМ появится строка с состоянием смены, то есть словами Смена открыта и именем кассира — пользователя, который в данный момент работает с программой.

5.2.3.1. Возврат товаров в розничной торговле Как уже было сказано выше, возврат клиентом ранее купленного и оплаченного товара оформляется документом Возврат товаров от клиента. В данном разделе мы рассмотрим возврат товаров от розничного покупателя. Подобный возврат оформляется в том случае, когда покупатель возвращает купленный им в розницу товар после закрытия кассовой смены. Для оформления документа Возврат товаров от клиента выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Документы возврата на панели навигации раздела

Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список документов Возвраты товаров от клиентов.

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется подменю. ŠŠ Выберите команду подменю Возврат от розничного покупателя. Откроется окно Возврат товаров от клиента (создание), которое вы можете видеть на рис. 5.9.

ŠŠ В поле ввода Организация укажите организацию, от имени которой оформляется документ возврата.

ŠŠ В поле Склад укажите склад, на который производится возврат товара. ŠŠ В поле ввода Контрагент укажите получателя документа. ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В таблице, расположенной в нижней части окна Возврат товаров от клиента (создание), появится новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Номенклатура в данной строке. Ячейка превратится в поле ввода.

152

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

Рис. 5.9. Окно Возврат товаров от клиента (создание)

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в правой части данного поля ввода. Откроется справочник Номенклатура (товары, услуги).

ŠŠ Выберите в данном справочнике товар, возвращенный покупателем, и заполните ячейки Количество, Цена и Сумма.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть на панели действий окна Возврат товаров от клиента (создание). Окно закроется, а в списке документов Возвраты товаров от клиентов появится новая запись.

5.2.3.2. Закрытие кассовой смены, передача выручки в кассу предприятия Несколькими строками выше было сказано, что документом Возврат товаров от клиента оформляется возврат товаров от розничного покупателя, совершенный после закрытия кассовой смены. А теперь давайте посмотрим, как, собственно, закрыть кассовую смену.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Чеки ККМ на панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список документов Чеки ККМ.

ŠŠ Нажмите на кнопку Закрыть смену. Смена закроется, будет автоматически сформирован документ Отчет о розничных продажах, а также создан и распечатан Z-отчет за кассовую смену по оформленным чекам.

153

5.2. Розничная торговля

В документе Отчет о розничных продажах будет собрана информация обо всех товарах, пробитых по чекам ККМ в течение кассовой смены. На вкладке Оплата платежными картами будет содержаться информация обо всех оплатах платежными картами, которые были произведены в течение кассовой смены. И, наконец, на вкладке Дополнительно будут указаны продолжительность и статус кассовой смены. Статусов может быть два:

33 закрыта — смена закрыта, но чеки ККМ не заархивированы; 33 закрыта (чеки заархивированы) — смена закрыта, чеки ККМ заархивированы. В программе предусмотрена система контроля над выручкой касс ККМ. Всегда можно узнать, например, из каких касс ККМ розничная выручка сдана не полностью.

ŠŠ Нажмите на кнопку

в группе элементов управления Отчеты в разделе Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется меню.

ŠŠ Выберите команду меню Остатки и движения денежных средств в кассах ККМ. Откроется одноименное окно.

ŠŠ Установите флажок Касса ККМ. ŠŠ Щелкните мышью в крайней правой ячейке строки Касса ККМ. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ Укажите в данном поле ввода название кассы ККМ. Вы можете ввести данное название с клавиатуры или воспользоваться кнопкой выбора список касс.

, открывающей  

ŠŠ Нажмите на кнопку Сформировать. Программа сформирует отчет в виде таблицы.

33 В поле Конечный остаток будет показана сумма, которая еще находится в кассе ККМ. Это розничная выручка, не сданная из кассы.

33 В поле Принято вы увидите сумму денежных средств, поступивших в кассу ККМ за период, указанный в отчете.

33 В поле Списано указана сумма денежных средств, которые списаны из кассы ККМ. То есть данные средства переданы из кассы ККМ в кассу предприятия.

5.2.4. Продажа с использованием платежных карт В настоящее время все большее распространение приобретает оплата товаров и услуг с помощью банковских платежных карт. Прием данных карт к оплате называется эквайрингом, а банк, занимающийся работой с платежными картами, называется эквайрером. Рассмотрим три этапа работы с платежными картами, а именно оформление договора на обслуживание пластиковых карт, оплату клиентом товара с помощью платежной карты и, наконец, перечисление денежных средств банком-эквайрером.

154

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

5.2.4.1. Оформление договора эквайринга Для оформления договора эквайринга выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Договоры эквайринга на панели навигации раздела

Финансы окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется справочник Договоры эквайринга (оплата платежными картами).

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Договор эквайринга (оплата платежными картами) (создание), которое вы можете видеть на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Окно Договор эквайринга (оплата платежными картами) (создание)

ŠŠ В поле Эквайрер укажите название организации, выступающей в качестве банка-

эквайрера. Вы можете ввести данные с клавиатуры или воспользоваться кнопкой выбора , открывающей окно Партнеры (прочие отношения), где вы можете выбрать компанию-партнера из предлагаемого списка.

 

ŠŠ В поле Контрагент укажите контрагента по данному договору. Если вы выбрали эквайрера из списка, то поле Контрагент будет заполнено автоматически.

ŠŠ В поле Банковский счет укажите банковский счет организации. На данный счет будут перечислены денежные средства за товары, оплаченные пластиковыми картами. Вы можете нажать на кнопку выбора , расположенную в правой части поля ввода и выбрать счет в открывающемся списке.

 

ŠŠ В поле Наименование укажите наименование договора. ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В табличной части окна Договоры эквайринга (оплата платежными картами) (создание) появится новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке Вид платежной карты в данной строке. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ В данном поле ввода укажите вид платежной карты, например VIZA. ŠŠ Повторите предыдущие три шага столько раз, сколько видов платежных карт вы хотите включить в договор.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть на панели действий окна Договоры эквайринга (оплата платежными картами) (создание). Окно закроется, а в справочнике Договоры эквайринга (оплата платежными картами) появится новая запись.

155

5.2. Розничная торговля

5.2.4.2. Оплата платежной картой при розничной торговле Теперь посмотрим, как оформить оплату товара клиентом с помощью платежной карты. Это делается документом Эквайринговая операция с установленным видом операции Поступление оплаты от клиента. Существуют четыре варианта данного документа. Вы можете оформить документ на основании:

33 заказа клиента; 33 счета на оплату; 33 документа Реализация товаров и услуг. Также можно ввести новый документ из списка документов Эквайринговые операции. Данный способ мы сейчас и рассмотрим.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Эквайринговые операции на панели навигации раздела Финансы окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список документов Эквайринговые операции.

ŠŠ В поле Терминал укажите номер терминала. Его можно ввести при помощи

клавиатуры или нажать на кнопку выбора и затем выбрать терминал из открывающегося списка, включающего терминалы, внесенные в справочник Эквайринговые терминалы.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. В открывшемся меню выберите команду Поступление оплаты от клиента. Откроется окно Эквайринговая операция (создание).

ŠŠ В поле ввода Вид карты укажите вид платежной карты. ŠŠ В поле Партнер укажите информацию о клиенте. Вы можете ввести данные с клавиатуры или воспользоваться кнопкой выбора ник Партнеры (клиенты).

, открывающей справоч 

ŠŠ Заполните поле Контрагент. Если вы выбрали партнера из справочника и при этом данная запись справочника Партнеры сопоставлена записи из справочника Контрагенты, то программа заполнит поле Контрагент автоматически.

ŠŠ Заполните поле ввода Сумма. ŠŠ В поле ввода № карты укажите номер платежной карты. ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В табличной части окна Эквайринговая операция

(создание) появится новая строка, в которой вы можете указать дополнительные

данные, такие как счет на оплату, по которому поступил платеж от клиента, документ расчетов с партнером, соглашение, по которому фиксируются расчеты с партнером.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть в верней части окна. Окно закроется, а в списке документов Эквайринговые операции появится новая запись.

5.2.4.3. Перечисление денежных средств банком эквайрером Теперь посмотрим, как можно зарегистрировать получение средств от банкаэквайрера. Для этого оформляется новый документ. Выполните следующие шаги:

156

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Отчеты банков по эквайрингу на панели навигации

раздела Финансы окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список документов Отчеты банков по эквайрингу.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Отчет банка по эквайрингу (создание), которое вы видите на рис. 5.11.

Рис. 5.11. Окно Отчет банка по эквайрингу (создание)

ŠŠ В поле ввода Договор укажите договор, по которому осуществляется перевод средств.

ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В табличной части окна Отчет банка по эквайрингу (создание) появится новая строка.

ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ

В ячейке Дата платежа укажите дату осуществления платежа платежной картой. Дважды щелкните мышью в ячейке Сумма. Ячейка превратится в поле ввода. Укажите в данном поле ввода сумму операции. Таким же образом заполните ячейку Вид платежной карты. Заполните ячейку Номер платежной карты. Заполните ячейку Эквайринговый терминал. Нажмите кнопку Провести и закрыть. Окно Отчет банка по эквайрингу (создание) закроется.

5.2.5. Продажи в удаленных неавтоматизированных торговых точках И, завершая тему розничной торговли, рассмотрим работу с неавтоматизированными торговыми точками, которые также называются НТТ. В неавтоматизированной торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники.

5.2. Розничная торговля

157

Для регистрации приема розничной выручки из НТТ выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Приходные кассовые ордера на панели навигации

раздела Финансы окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список документов Оформление приходных кассовых ордеров.

ŠŠ В поле ввода Касса укажите ту кассу предприятия, в которой должна регистри-

роваться розничная выручка из НТТ. Вы можете ввести название кассы с клавиатуры, но удобнее будет воспользоваться кнопкой выбора и выбрать кассу из списка.

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется меню. ŠŠ Выберите команду меню Поступление ДС из кассы ККМ. Откроется окно Приходный кассовый ордер (создание) которое вы видите на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Окно Приходный кассовый ордер (создание)

ŠŠ В поле ввода Сумма укажите сумму документа. ŠŠ В поле ввода Касса ККМ укажите кассу, из которой оформляется поступление денежных средств. Вы можете ввести данные с клавиатуры или нажать на кнопку выбора , которая открывает список касс.

 

ŠŠ Заполните поля ввода Принято от, Основание, В т.ч. НДС, Приложение, если вы планируете выводить документ на печать.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть. Документ закроется. Теперь давайте посмотрим, как регистрировать продажи в НТТ. Данная операция производится с помощью документа Отчет о розничных продажах. Данный документ можно оформить из списка документов или на основании результатов проведенной инвентаризации в НТТ.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Отчеты о розничных продажах на панели навигации раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список документов Отчеты о розничных продажах.

158

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

ŠŠ В поле ввода Касса ККМ укажите кассу, из которой оформляется поступление денежных средств. Вы можете ввести данные с клавиатуры или нажать на кнопку выбора , которая открывает список касс.

 

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Отчет о розничных продажах (созда-

ние). Поля Касса ККМ и Склад в данном окне программа заполняет автоматически, ориентируясь на выбранную вами кассу.

ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В табличной части окна Отчет о розничных продажах (создание) появится новая строка.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в правой части ячейки Номенклатура. Откроется справочник Номенклатура (товары, услуги).

ŠŠ Выберите в данном справочнике товар, проданный в НТТ. Ячейки Цена и Упаковка, Ед. изм будут заполнены программой автоматически с использованием данных из справочника.

ŠŠ Заполните ячейку Количество. Повторите четыре предыдущих шага для каждого типа товара, проданного в НТТ.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть. Окно Отчет о розничных продажах (создание) закроется, отчет будет проведен.

5.3. Комиссионная торговля И, наконец, после оптовой и розничной торговли рассмотрим торговлю комиссионную. Точнее, поскольку основные вопросы собственно торговли были уже рассмотрены выше, мы остановимся на двух аспектах комиссионной торговли, которые нами раньше не затрагивались, а именно: передача товаров на комиссию и поступление товаров на комиссию. Таким образом, в данном разделе мы рассмотрим вопросы, связанные с взаиморасчетами и учетом товаров комитента и комиссионера.

5.3.1. Поступление товаров на комиссию Чтобы оформить поступление товаров на реализацию (иными словами — на комиссию), выполните следующие шаги:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Документы поступления на панели навигации раздела Запасы и закупки окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется список Документы поступления.

ŠŠ Перейдите на вкладку Поступления товаров и услуг. ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Поступление товаров и услуг (создание), которое вы можете видеть на рис. 5.13.

ŠŠ В поле ввода Операция укажите тип операции: Прием на комиссию. Вы можете ввести тип операции с клавиатуры или нажать на кнопку выбора тип операции из открывающегося списка.

и выбрать

5.3. Комиссионная торговля

159

Рис. 5.13. Окно Поступление товаров и услуг (создание)

ŠŠ В поле Организация данного окна введите название организации предприятия, от имени которой оформляется документ поступления. Вы можете ввести название организации с клавиатуры или нажать на кнопку выбора и выбрать элемент из открывающегося списка.

ŠŠ В поле ввода Поставщик укажите название поставщика товаров и услуг. ŠŠ В поле ввода Контрагент укажите контрагента, предоставляющего документ. ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В табличной части окна Поступление товаров и услуг (создание) появится новая строка.

ŠŠ Дважды щелкните мышью в ячейке Номенклатура. Ячейка превратится в поле ввода.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в правой части данного поля ввода. Откроется справочник Номенклатура (товары, услуги).

ŠŠ В ячейке Количество укажите количество товара, которое должно поступить от поставщика в соответствии с заказом.

ŠŠ В ячейке Цена укажите цену на товар. ŠŠ В ячейке Сумма укажите суммарную стоимость товара. Повторите шесть предыдущих шагов для каждой разновидности товара, который вы хотите оформить данным документом.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть. Окно Поступление товаров и услуг (создание) закроется.

160

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

5.3.2. Передача товаров на комиссию Теперь давайте посмотрим, как в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» передать товар на комиссию (на реализацию) другой организации.

ŠŠ Нажмите на кнопку

в группе элементов управления Создать раздела Продажи окна программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Откроется меню.

ŠŠ Выберите команду меню Индивидуальное соглашение с клиентом. Откроется окно Индивидуальное соглашение с клиентом, которое изображено на рис. 5.3.

ŠŠ В поле ввода Наименование укажите наименование соглашения с клиентом. ŠŠ В поле ввода Клиент укажите делового партнера предприятия, которому осуществляются продажи в рамках данного соглашения.

ŠŠ В поле ввода Контрагент укажите контрагента, от имени которого осуществляются закупки в рамках данного соглашения.

ŠŠ В поле ввода Типовое соглашение укажите типовое соглашение, которое является основанием для данного соглашения.

ŠŠ В поле ввода Организация укажите организацию, для которой действует данное соглашение. Если организация не выбрана, то соглашение действует для всех организаций предприятия.

ŠŠ В поле ввода Вид цен укажите вид цен для всех номенклатурных позиций, для которых не задана фиксированная цена или вид цены.

ŠŠ В поле ввода Операция укажите Передача на комиссию вместо Реализация клиенту. ŠŠ Перейдите на вкладку Условия продаж. ŠŠ В поле ввода Склад укажите склад отгрузки товаров. Если склад не выбран, значит, товар может быть отгружен с любого склада.

ŠŠ В поле ввода Сегмент номенклатуры вы можете, при желании, указать сегмент номенклатуры, которым будут ограничены продажи.

ŠŠ В поле ввода График оплаты укажите правила оплаты клиентом заказа, оформленного в рамках данного соглашения.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно Индивидуальное соглашение с клиентом закроется.

Как вы можете видеть, соглашение о передаче товаров на комиссию оформляется примерно таким же образом, как и соглашение об оптовой торговле. Принципиальное различие состоит лишь в том, что в соглашении о принятии на комиссию мы изменили принятый по умолчанию вид операции по реализации товаров и услуг.

5.3.3. Анализ данных по комиссионной торговле И, наконец, давайте посмотрим, как можно анализировать информацию, полученную в ходе комиссионной торговли. Провести подобный анализ помогут отчеты, сформированные по результатам торговли. Как уже говорилось выше, фирма может

5.3. Комиссионная торговля

161

получить товар на комиссию или наоборот, передать. И конечно, для двух столь различающихся между собой операций предусмотрены разные виды отчетов.

5.3.3.1. Анализ расчетов с комиссионерами Для анализа расчетов с комиссионерами, то есть компаниями, которые по нашему поручению торгуют нашими товарами, предназначен отчет Расчеты с комиссионерами. Чтобы сформировать подобный отчет, выполните следующие шаги:

ŠŠ Нажмите кнопку Откроется меню.

в группе элементов управления Отчеты раздела Продажи.

ŠŠ Выберите команду меню Расчеты с комиссионерами. Откроется окно отчета Расчеты с комиссионерами, которое вы можете видеть на рис. 5.14.

Рис. 5.14. Окно отчета Расчеты с комиссионерами

ŠŠ В поле Вариант отчета укажите, какой вариант отчета вы хотите получить. Всего в программе доступны три варианта отчета: Товары, переданные на комиссию, Состояние расчетов, Остатки товаров. Данные варианты отчета различаются между собой параметрами, на основании которых будет построен отчет.

ŠŠ Установите флажки у названий тех параметров, которые вы хотите учесть. По умолчанию, выбрана лишь строка Период.

ŠŠ Укажите интересующие вас значения выбранных параметров. Например, для

параметра Период выбрано значение Этот месяц и поэтому в создаваемом отчете будут проанализированы лишь данные за предшествующий месяц.

Чтобы указать значение выбранного вами параметра, сначала дважды щелкните мышью в третьей, правой ячейке выбранной вами строки и укажите интересующее вас значение, затем дважды щелкните во второй, центральной ячейке и укажите, какое отношение должен иметь данный параметр к выбранному вами значению.

162

Глава 5. Отражение хозяйственных операций торгового предприятия

Например, можно указать, что собираются данные по всем организациям, кроме одной. Для этого укажите название организации в правой ячейке, а в центральной установите значение Не равно. Этот метод работает во всех строках таблицы, за исключением строки Период, которая включает всего две ячейки.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Программа создаст отчет (рис. 5.15) с параметрами, которые были выбраны вами.

Рис. 5.15. Сформированный отчет Расчеты с комиссионерами

Данный отчет имеет вид таблицы, где наглядно отображается информация о деятельности комиссионера. Над таблицей перечислены критерии, по которым отобраны данные для составления отчета. В строках таблицы перечислены товары, переданные нашей фирмой на комиссию. Товары сгруппированы по фирмам-комиссионерам. Столбцы таблицы содержат информацию о деятельности комиссионера по продаже данных товаров: количество проданного, сумма продажи, размер остатков. Кроме того, в таблице указано количество товара, списанного комиссионером, и количество товара, возвращенного комиссионером.

5.3.3.2. Отчеты комитентам Теперь посмотрим, как создать отчет, позволяющий проанализировать деятельность уже нашего предприятия в качестве комитента.

ŠŠ Перейдите в раздел Запасы и закупки главного окна программы. ŠŠ Нажмите на кнопку в группе элементов управления Отчеты. Откроется меню.

ŠŠ Выберите в данном меню команду Расчеты с комитентами. Откроется окно отчета, которое вы можете видеть на рис. 5.16.

ŠŠ В поле Вариант отчета укажите вариант отчета.

5.3. Комиссионная торговля

163

Рис. 5.16. Окно отчета Расчеты с комитентами

Всего предусмотрено четыре варианта отчета: Товары на комиссии, Остатки товаров, Оформление отчетов комитенту, Состояние отчетов. Варианты отличаются друг от друга набором параметров, по которым происходит сортировка данных. По умолчанию выбран вариант Товары на комиссии.

ŠŠ Установите флажки у названий тех параметров, которые вы хотите учесть. По умолчанию, выбрана лишь строка Период.

ŠŠ Укажите интересующие вас значения выбранных параметров. Например, для

параметра Период выбрано значение Этот месяц и поэтому в создаваемом отчете будут проанализированы лишь данные за предшествующий месяц.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Программа создаст отчет с параметрами, которые были вами выбраны.

Данный отчет будет иметь вид таблицы, где наглядно отображается информация о деятельности нашей компании как комиссионера. Над таблицей перечислены критерии, по которым отобраны данные для составления отчета. Сама таблица очень напоминает отчет, о котором уже говорилось выше, в разделе данной главы, посвященной отчетам комиссионеров. Различие состоит в том, что вместо комиссионеров в таблице указаны комитенты, поручившие нашей компании реализацию товаров. В данной главе мы рассмотрели основные виды торговли — оптовую, розничную, комиссионную и связанные с ними хозяйственные операции торгового предприятия. Как можно было убедиться, программа «1С:Управление Торговлей 8.2» предоставляет широкие возможности для автоматизации торговли, и при этом освоение программы является достаточно простым.

Глава 6

Управление закупками и запасами Правильное и эффективное управление закупками номенклатурных позиций (товарно-материальных ценностей) приводит к повышению качества работы торгового предприятия, соблюдению сроков выполнения заказов без превышения плановой себестоимости. В данной главе познакомимся с основными операциями, позволяющими управлять процессом закупки товаров и формированием необходимого количества запасов на складах организации.

6.1. Поступление товаров по договору купли-продажи В бухгалтерском и налоговом учете «купля-продажа» подразумевается как реализация товаров продавцом покупателю. Такое определение следует из понятия «реализация», данного в пункте 1 статьи 39 Налогового кодекса РФ, согласно которому реализацией товаров организацией признается передача на возмездной основе права собственности на товары одним лицом для другого лица. Законодательное определение договора купли-продажи как реализации товаров очерчивает ряд вопросов бухгалтерского учета и налогообложения операций по исполнению договора. Исходя из этого, прежде всего необходимо отразить приобретение товара организацией-покупателем, что подразумевает:

33 определение момента оприходования товара на баланс и оценка приобретенного товара;

33 отражение возникновения права собственности на приобретаемый товар и обязательства (кредиторской задолженности) перед поставщиком;

33 фиксация факта погашения задолженности по договору.

6.1. Поступление товаров по договору купли-продажи

165

Для своевременного отражения в налоговом учете данных операций, необходимо:

33 включить приобретаемые товары в базу обложения налогом на имущество; 33 определить возможность и момент предъявления бюджету налога на добавленную стоимость, уплачиваемого поставщику товаров.

Существует правило, в соответствии с которым факт продажи товаров должен найти отражение в бухгалтерском учете организации-продавца после перехода права собственности на товары к покупателю и возникновения задолженности по оплате товаров. Согласно статье 223 ГК РФ, право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента передачи. Однако, согласно ГК РФ, эта норма является диспозитивной, то есть применяется только «если иное не предусмотрено законом или договором». Исходя из этого, стороны договора купли-продажи могут установить отличный от общепринятого момент перехода права собственности на реализуемый товар — оплату товара, передачу в производство и т. д. В практике хозяйствования могут иметь место ситуации, когда товар передан покупателю, но остается в собственности продавца или, наоборот, хранится на складе продавца, но при этом право собственности на товар уже перешло к покупателю. Во всех этих случаях при отражении реализации товаров в бухгалтерском учете необходимо исходить не из права владения товаром, а только из права собственности на него. Из всего этого следует, что товары следует приходовать на баланс с момента приобретения права собственности и списывать с баланса — в момент утраты права собственности. Статья 485 ГК РФ предусматривает, что покупатель обязан оплатить товар по цене, предусмотренной договором купли-продажи. Договор купли-продажи — это возмездный договор, и условие о цене — обязательная составляющая. Статьей 486 ГК РФ устанавливается, что покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи товара продавцом, если иное не предусмотрено ГК РФ, другим законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи и не вытекает из существа обязательства. Если договором купли-продажи не предусмотрена рассрочка оплаты товара, покупатель обязан уплатить продавцу цену переданного товара полностью. Порядок отражения в бухгалтерском учете получения товаров зависит от установленного договором момента перехода права собственности от продавца к покупателю. В случаях, когда условие о моменте перехода права собственности не оговаривается, то есть сторонами по умолчанию принимается общее правило (переход права собственности в момент передачи товаров), при получении товара от продавца (поставщика), составляется проводка по дебету счета учета приобретенного имущества 41 «Товары» в кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму цены приобретения товаров за минусом налога на добавленную стоимость. Сумма налога на добавленную стоимость выделяется на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». На НДС, относящийся к приобретенным товарам, при

166

Глава 6. Управление закупками и запасами

оприходовании, составляется проводка по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» в кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В соответствии со статьей 7 Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость», НДС по приобретенным товарам и имуществу, стоимость которого списывается на затраты организации (издержки производства и обращения) после погашения обязательства перед поставщиками предъявляется бюджету. То есть на сумму налога, уплаченного поставщикам, уменьшаются обязательства организации перед бюджетом по уплате НДС. На сумму налога по оплаченным поставщику товарам, составляется проводка по дебету счета 68 «Расчеты с бюджетом» в кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям». Отражение поступления товаров в организации, оговоренных законодательством, в программе реализовано различными документами, основным из которых является документ Поступление товаров и услуг (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Окно документа Поступление товаров и услуг

При вводе документа предусматриваются различные варианты поступления товара от поставщика, которые были рассмотрены в предыдущей главе. Условия приобретения товаров (услуг) для каждого поставщика товара задаются в справочниках Соглашения с клиентом или Соглашения с поставщиком. Анализ текущих условий поставки осуществляется с помощью отчетов Условия соглашений с поставщиками или Условия соглашений с клиентами. Для контроля выполнения условий поставки по договорам с контрагентами используются отчеты Выполнение условий соглашений по клиентам. Вызов перечисленных справочников и отчетов осуществляется в элементе справочника Поставщики (рис. 6.2).

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам

167

Рис. 6.2. Окно элемента справочника Поставщики

Справочник Поставщики открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки.

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам В практике закупок при заключении договоров с продавцом товаров довольно часто приходится сталкиваться с предварительной договоренностью о поставках товаров, то есть соглашением с поставщиком. При этом могут оговариваться дополнительные условия поставок, действующие только строго определенный период времени. Например, покупатель обязан «выбирать» товар у поставщика ежемесячно на определенную сумму, или на некоторые номенклатурные позиции необходимо установить эксклюзивные (отличные от прайс-листа) цены в рамках одного договора. На основании предварительной договоренности с поставщиком может составляться заказ на поставку товаров. Заказы поставщикам могут быть сформированы автоматически на основании анализа данных о необходимости закупки товаров у конкретных поставщиков. Мы рассмотрим возможности программы для ведения справочников и вводу документов для заключения соглашений и заказов поставщикам.

6.2.1. Соглашения с поставщиками Заключение соглашений с поставщиками предназначены для регистрации условий по закупкам товаров, оказания услуг, приема товара на комиссию. Обычно согла-

168

Глава 6. Управление закупками и запасами

шения с поставщиком оформляются менеджерами по закупкам товаров. Список соглашений, заключенных с поставщиками, хранится в справочнике Соглашения с поставщиками (рис. 6.3), который открывается с помощью одноименной гиперссылки на панели навигации раздела Запасы и закупки.

Рис. 6.3. Справочник Соглашения с поставщиками

В списке соглашений с поставщиками используется следующий принцип выделения цветами записей:

33 Кирпичным цветом помечаются все просроченные соглашения, то есть соглашения, у которых истек срок действия или срок согласования.

33 Бледно-лиловым цветом помечаются соглашения, в которых определены регулярные условия поставок товаров.

33 Розово-коричневым помечаются закрытые соглашения. Назначение элементов управления и порядок ввода данных в документ рассмотрим с помощью примера: заключим новое соглашение на поставку техники от поставщика Лабан.

ŠŠ Для ввода нового соглашения щелкните мышью на кнопке

панели действий справочника Соглашения с поставщиками. Откроется окно элемента справочника Соглашение с поставщиком (создание) (рис. 6.4) для ввода данных.

В поле Наименование вводится название соглашения с поставщиком. Данная информация отображается и в списках для выбора, например для быстрого ввода информации о соглашении в документах поставки, и поэтому следует вводить осмысленное значение удобного выбора данного соглашения в дальнейшем. Информация о поставщике указывается в полях Поставщик или Контрагент и выбирается из справочников Партнеры или Контрагенты , которые открываются с помощью кнопки выбора . Если поставщик работает от имени одного контрагента, то информация в поле Контрагент будет заполнена автоматически после выбора поставщика. В случаях, когда поставщик может работать от имени нескольких организаций, то информация о контрагенте заполняется вручную. Допускается возможность указания любого контрагента, не связанного с парт­ нером.

 

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам

169

В открывающемся списке Организация выбирается наименование организации, для которой заключается соглашение о поставке.

Рис. 6.4. Окно нового элемента справочника Соглашение с поставщиком (создание)

Если в рамках соглашения с поставщиком необходимо оформлять документы от имени разных организаций или контрагентов, то информация в полях Контрагент и Организация не заполняется. В открывающемся списке Статус выбирается значение текущего статуса соглашения: Не согласовано, Действует, Закрыто. При вводе нового соглашения автоматически присваивается значение Не согласовано. После согласования условий с поставщиком и ввода в действие соглашения устанавливается вручную статус Действует. При записи соглашения производится регистрация условий закупок, указанных в соглашении с поставщиком. Соглашение начинает действовать с даты, которая указана в качестве начальной даты периода в поле Период действия с. Срок действия соглашения ограничивается датами, указанными в поле Действует с и по. Даты начала и окончания действия влияют на возможность выбора соглашения при оформлении документов. В открывающемся списке Операция выбирается вид операции, осуществляемый соглашением: закупка у поставщика или прием на комиссию. В случае, когда заключается соглашение для приема товаров на комиссию, то выбирается значение Прием товаров на комиссию. При этом дополнительно появляется новая вкладка, на которой заполняются правила расчета и процент комиссионного вознаграждения. В открывающемся списке Налогообложение выбирается принцип налогообложения, применяемый при работе с поставщиком. Если поставщик находится на общей системе налогообложения, то указывается вариант Закупка облагается НДС. В этом

170

Глава 6. Управление закупками и запасами

случае в документах, оформленных по соглашению, для товаров указывается ставка НДС, которая зафиксирована в документах поставки от поставщика. Если поставщик продает товары без НДС, то указывается вариант Закупка не облагается НДС, и в документах для товаров будет указано значение Без НДС. При покупке импортных товаров выбирается значение Закупка по импорту. В рамках заключения соглашения с поставщиком могут быть зарегистрированы цены на поставляемый товар с помощью документа Регистрация цен поставщика. При этом цены поставщика могут быть зарегистрированы с учетом или без учета НДС. Вариант учета цен в документе устанавливается с помощью флажка Цена включает НДС. Соглашение с поставщиком может быть оформлено в любой валюте. Значение валюты соглашения выбирается в открывающемся списке Валюта. В указанной валюте фиксируются значения цен в соглашении. Отметим, что все документы, которые оформлены в рамках соглашения, должны быть оформлены в той валюте, которая указана в соглашении. На вкладке Условия закупок указываются условия поступления товаров от поставщика. Срок поставки товаров поставщиком в днях указывается в поле Срок поставки. Значение поля впоследствии используется для расчета предполагаемой даты поставки товаров, заполнению значения поля Желаемая дата поступления при оформлении заказа поставщику. В открывающемся списке Склад указывается склад, на который будет оформляться поступление товаров от поставщика. Информация о складе будет заполняться в документах, оформленных по соглашению. Если склад не указан, то поставка может быть оформлена на любой склад торгового предприятия. Если поставщик товаров устанавливает некоторые условия для поставки товаров, то устанавливается флажок Регистрировать цены по условиям. Список условий, при которых поставщик отгружает товар в соответствии с указанными ценами регистрируется в документе Регистрация цен поставщика. Список условий поставок товаров вводится документом Условия цен поставщика, который открывается с помощью ссылки Условия цен поставщиков. Контроль цен при оформлении поставки товаров от поставщика зависит от установки флага Контролировать цены закупки в соглашении с поставщиком, в рамках которого оформляется поставка товаров. Если в соглашении установлен флажок Контролировать цены закупки, то цены будут контролироваться при проведении документов Заказ поставщику и Поступление товаров и услуг. Документы не будут проведены, если цены будут выше цен, которые указаны в документе Регистрация цен поставщика. В соглашении с поставщиком в полях Процент скидки и Процент наценки указывается допустимый процент скидки (наценки), который может предоставить поставщик при оформлении документов поставки. Значение процентов скидки (наценки) контролируется при проведении документов поставки, оформленных в рамках соглашения.

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам

171

На вкладке Дополнительно в поле Менеджер указывается менеджер, ответственный за заключение данного соглашения. Продолжим рассмотрение примера.

ŠŠ В поле от введите дату заключения соглашения, например 01.08.2010. ŠŠ В поле Наименование с помощью клавиатуры введите название соглашения, например Поставки Лабана.

ŠŠ В поле Поставщик с помощью кнопки выбора

поля откройте окно для выбора элемента из справочника Партнеры и выберите значение для поставщика Лабан.

В связи с тем, что данное соглашение будет действовать для всех организаций предприятия, то в поле Организация не выбираем значения.

ŠŠ Для регистрации уже действующего соглашения в открывающемся списке Статус выберите значение Действует.

ŠŠ В поле Период действия с с помощью клавиатуры либо кнопки календаря укажите дату начала действия соглашения, например 01.08.2010.

Так как предполагается, что договор заключен бессрочно, то поле окончания срока соглашения по не заполняется. В примере поставщик является плательщиком НДС, поэтому выбирается тип налогообложения, при этом цены включают НДС.

ŠŠ Для выбора типа налогообложения поступающих товаров от поставщика в открывающемся списке Налогообложение выберите значение Закупка облагается

НДС.

ŠŠ Установите флажок Цены включают НДС. ŠŠ В открывающемся списке Склад укажите склад, на который будут поступать товары от указанного поставщика, например Центральный склад.

ŠŠ Для установки сроков поставки товара в поле Срок поставки введите значение дней, например 5.

ŠŠ Чтобы автоматически контролировать ввод закупочных цен в документах поступления, установите флажок Контролировать цены закупки.

После заполнения элемент справочника Соглашение с поставщиком примет вид, указанный на (рис. 6.5).

ŠŠ Чтобы сохранить и закрыть окно элемента справочника щелкните мышью на кнопке Записать и закрыть. Новый элемент автоматически появится в списке соглашений справочника Соглашения с поставщиками.

В окне справочника с помощью меню ОтчетыУсловия соглашения можно открыть и сформировать отчет Условия соглашений с поставщиками для выбранного соглашения из списка справочника. Отметим, что в отчет выберутся данные только в случае, если выбранное соглашение использовалось для ввода документов установки цен.

172

Глава 6. Управление закупками и запасами

Рис. 6.5. Пример заполнения элемента справочника Соглашение с поставщиком

6.2.2. Регистрация цен партнеров Информация о ценах и условиях поставки товаров партнерами предприятия регистрируется в программе с помощью документа Регистрация цен поставщика (рис. 6.6). Документ регистрируется в списке документов Цены поставщиков, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки. Также зарегистрировать цены на товары поставщика можно в элементе справочника Соглашение поставщика, в котором с помощью ссылки Регистрация цен открывается список Регистрация цен поставщика для данного соглашения. Информация о поставщике, цены которого регистрируются, указывается в поле Поставщик и выбирается из справочника Партнеры, который открываются с помощью кнопки . В поле Соглашение выбирается соглашение, заключенное с поставщиком. Если для поставщика введено только одно соглашение, то поле заполняется автоматически. Значение поля выбирается из справочника Соглашения с поставщиком. В табличной части вкладки Товары вводится информация о ценах поставщика и объемах минимальной партии товаров. Сроки поставки товаров определяются соглашением с поставщиком. При регистрации цен поставщиков можно указать соответствие между названием товара у поставщика (графа Номенклатура поставщика), и названием товара, введенном ранее в программу (графа Номенклатура). Информация о соответствии названий в прайс-листе партнера сохраняется в справочнике Номенклатура партнеров и может быть использована при регистрации измененных цен партнера. Впоследствии зарегистрированные цены поставщика и условия поставки используются для автоматического заполнения цен в документах, сопровождающих поставку товаров: Заказ поставщику и Поступление товаров и услуг.

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам

173

Рис. 6.6. Окно документа Регистрация цен поставщика

6.2.3. Заказы поставщикам Узнав цены на товары, можно заняться закупочной деятельностью. Первым этапом закупочной деятельности является формирование заказа поставщику. В программе формировать заказ можно двумя способами: на основе потребности, то есть любое прогнозируемое количество, и на основе заказа покупателя. После предварительной договоренности с поставщиком о приобретении товаров, выписывается документ Заказ поставщику. Документ регистрируется в списке документов Заказы поставщикам, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки. Документ может являться основанием для оплаты и получения товара. Назначение элементов управления и порядок заполнения документа рассмотрим с помощью примера. Введем заказ поставщику Лабан для поставки 20 вентиляторов и 50 мясорубок. Заказ рассчитан исходя из потребности нашего предприятия. Цены и соглашение с поставщиком были введены ранее.

ŠŠ Для ввода нового документа щелкните мышью на кнопке

в панели действий списка документов Заказы поставщикам. Откроется окно нового документа Заказ поставщику (создание) (рис. 6.7).

Рассмотрим назначение элементов управления документа. Информация о поставщике указывается в полях Поставщик или Контрагент и выбирается из справочников Партнеры или Контрагенты, которые открываются с помощью кнопки . Если поставщик работает от имени одного контрагента, то информация в поле Контрагент будет заполнена автоматически после выбора поставщика. При выборе поставщика также указывается соглашение с поставщиком, по которому осуществляется заказ поставщику. Соглашение выбирается в окне для выбора элемента справоч-

174

Глава 6. Управление закупками и запасами

Рис. 6.7. Окно нового документа Заказ поставщику (создание)

ника Соглашения с поставщиками, который вызывается с помощью кнопки поля Соглашение. Если с поставщиком заключено только одно соглашение, то поле заполняется автоматически. В открывающемся списке Организация выбирается наименование организации, от имени которой оформляется заказ. Значение в поле является обязательным и заполняется автоматически из соглашения с поставщиком, либо выбирается вручную. В открывающемся списке Склад выбирается склад, на который планируется поступление товаров. С помощью заказа поставщику можно регистрировать намерение купить товары у поставщика или взять на реализацию товары у комитента. Тип заказа определяется значением вида операции, который выбран в поле Операция: заказ поставщику или прием на комиссию. Если заказ заполняется по соглашению с поставщиком, то вид операции автоматически заполняется из соглашения. Отметим, что оформлять заказы комитентам возможно только в случае, когда в настройках параметров учета установлен флажок Использовать комиссию при закупках. Для отражения приоритета обработки заказа указывается значение в открывающемся списке Приоритет: низкий, средний и высокий. Данное значение нужно в основном для напоминания о важности выполнения данного заказа. С помощью значений открывающегося списка Статус возможно изменение статуса заказа, однако при этом следует придерживаться следующих правил.

33 Не согласовано — устанавливается у всех новых заказов поставщику. 33 Согласовано — устанавливается после согласования внутри торгового предприятия.

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам

175

33 Подтвержден — устанавливается после подтверждения поставщиком даты по-

ставки товаров по заказу. При проведении заказа с этим статусом товары в графике движения товаров регистрируются как товары, ожидаемые к поступлению. При проведении контролируется перечисление денежных средств поставщику.

33 К поступлению — устанавливается, если поставщик подтвердил отгрузку товаров. При проведении контролируется перечисление денежных средств поставщику. По заказу поставщика можно оформлять поступление товаров.

33 Закрыт — устанавливается после окончания работы с заказом. При этом, в случае недопоставки по заказу, в позициях, которые поставщик не смог поставить, устанавливается отмена поставки.

В табличной части вкладки Товары вводится информация о заказываемых товарах: наименование, количество, цена и другие. Для заполнения табличной части может использоваться кнопка Подобрать товары. Цены и условия оплаты могут быть зарегистрированы в заказе поставщику вручную, если это разовые поставки товара, или заполнены автоматически в соответствии с ранее зарегистрированными ценами поставщиков и условиями соглашения. Для автоматического заполнения цен для указанных товаров в таблице используется открывающийся список Цены. Заполним некоторые реквизиты документа заказа поставщику.

ŠŠ В поле Поставщик с помощью кнопки выбора

поля откройте окно для выбора элемента из справочника Партнеры и выберите значение для поставщика Лабан.

ŠŠ В поле Соглашение с помощью кнопки выбора

поля откройте окно для выбора элемента из справочника Соглашения с поставщиками и выберите значение соглашения с поставщиком, которое было введено ранее. При выборе соглашения автоматически заполнятся поля Склад, Операция и Валюта.

ŠŠ В связи с тем, что данное соглашение действует для всех организаций предприятия, то в открывающемся списке Организация выберем значение организации, например Торговый дом комплексный.

ŠŠ Для ввода позиций номенклатуры подбором в табличную часть документа

щелкните мышью на кнопке Подобрать товары. Откроется диалог Подбор това-

ров.

ŠŠ Для удобства работы с вводом количества товаров, установите флажок Показывать подобранные товары, а затем последовательно выберите заказываемые товары. Выбранные позиции отобразятся в нижней таблице диалога.

ŠŠ В таблице Подобранные товары диалога для каждой позиции номенклатуры введите заказываемое количество, как показано на рис. 6.8.

ŠŠ Чтобы осуществить перенос выбранных товаров в табличную часть документа и закрыть диалог подбора, щелкните мышью на кнопке Перенести в документ.

В итоге, вкладка Товары и сам документ примет вид, как показано на рис. 6.9. На вкладке Этапы оплаты (рис. 6.10) выбирается форма оплаты заказа и отслеживаются этапы оплаты заказа.

176

Глава 6. Управление закупками и запасами

Рис. 6.8. Диалог Подбор товаров

Рис. 6.9. Пример заполнения вкладки Товары документа Заказ поставщику (создание)

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам

177

Рис. 6.10. Вкладка Этапы оплаты документа Заказ поставщику (создание)

В открывающемся списке выбирается вид оплаты заказа: любая, наличная или безналичная. В табличной части вкладки выводится состояние заказа поставщику. Причем такое же значение выводится в графе Состояние списка документов Заказы поставщикам. Для автоматического заполнения табличной части вкладки предназначена кнопка Заполнить этапы оплаты. Возможны следующие значения состояния заказов в соответствии с зарегистрированными в заказе поставщику этапами оплаты.

33 Ожидается согласование. При вводе нового заказа устанавливается статус Не со-

гласован. После согласования с руководством для заказа устанавливается статус Согласовано и заказ переходит в одно из следующих состояний в зависимости

от условий оплаты, которые зарегистрированы в заказе поставщику.

33 Ожидается аванс (до подтверждения). По заказу необходимо оформить перечис-

ление аванса до момента согласования возможности выполнения заказа поставщиком, в условиях оплаты зарегистрирован этап оплаты Аванс (до подтверждения).

33 Ожидается подтверждение. На этом этапе выполнены все условия по предвари-

тельной оплате заказа и требуется подтверждение от поставщика о возможности поставки товаров и уточнения даты поставки по каждому товару. После подтверждения возможности поставки товаров и уточнения дат поставки товаров для заказа устанавливается статус Подтвержден. При проведении заказа со статусом Подтвержден информация о товарах регистрируется в графике движения товаров, как ожидаемое поступление.

178

Глава 6. Управление закупками и запасами

33 Ожидается предоплата (до поступления). В качестве условий оплаты по заказу

установлена необходимость оплаты заказа до момента поступления товаров, вид оплаты Предоплата (до поступления). В этом случае только после поступления предоплаты поставщик отгрузит товар.

33 Ожидается поступление. По таким заказам уже выполнены все обязательства по оплате поставщику и можно начинать процесс оформления поставки товаров. Для таких заказов необходимо установить статус К поступлению.

33 Ожидается оплата (после поступления). Такое состояние устанавливается по заказам, для которых оплата поставщику происходит после поступления товаров, то есть поставщик предоставляет кредит.

33 Готов к закрытию. В этом состоянии по заказам выполнены все условия по оплате. Менеджер может проконтролировать поставки товаров от поставщика и закрыть заказы — установить статус Закрыт.

На вкладке Дополнительно (рис. 6.11) указывается информация о желаемой дате поступления товара, порядок учета НДС, а также вводится дополнительная информация для печати.

Рис. 6.11. Вкладка Дополнительно документа Заказ поставщику (создание)

При выборе соглашения с поставщиком основные поля вкладки заполняются автоматически. В поле Дата согласования вводится дата, после которой несогласованный документ теряет актуальность. В поле Информация для печати вводится дополнительная информация для печатных форм документа. Продолжим рассмотрение примера. В настоящий момент документ готов к записи и проведению. Распечатаем документ Заказ поставщику для отправки поставщику.

6.2. Соглашения с поставщиками. Заказы поставщикам

179

ŠŠ Для проведения документа щелкните мышью на кнопке Провести. ŠŠ В открывающемся списке Печать выберите строку Заказ поставщику. Откроется печатная форма документа Заказ поставщику (рис. 6.12).

Рис. 6.12. Печатная форма документа Заказ поставщику

Для печати документа используется кнопка Печать панели инструментов отчета.

ŠŠ Для закрытия печатной формы документа Заказ поставщику щелкните мышью .    

на кнопке

ŠŠ Для сохранения, проведения и закрытия окна документа щелкните мышью на кнопке Провести и закрыть.

Заказ поставщику сформирован. Записанный документ появится в списке документов Заказы поставщикам. Непосредственная поставка товаров по заказу оформляется документом Поступление товаров и услуг. При использовании ордерной схемы поставок фактическое поступление товаров на склад оформляется документом Приходный ордер на товары. В случаях неполного поступления товаров по заказу можно контролировать расхождения, которые возникают при поставке.

6.2.4. Заявки на оплату поставщикам Выписанный ранее заказ получен поставщиком и подтвержден. После этого происходит процесс оплаты за заказанный товар. Возможны несколько вариантов оплаты заказанного товара: непосредственная оплата заявки, либо создание заявки на оплату и затем оплата в соответствии с платежным календарем. Рассмотрим вариант составления заявки на оплату поставщику, введенного на основании утвержденного заказа поставщику.

ŠŠ Откройте список документов Заказы поставщикам и выделите введенный ранее документ Заказ поставщику № ТД00000105 от 01.08.10г.

180

Глава 6. Управление закупками и запасами

ŠŠ В открывающемся списке документов Создать на основании выберите значение Заявка на оплату. На экране появится окно нового документа Заявка на расходование денежных средств.

ŠŠ В поле Подразделение укажите подразделение, которое является заказчиком расхода денежных средств, например центральный склад.

ŠŠ В поле Счет выберите банковский счет поставщика, на который будет оформляться поступление денежных средств.

В итоге документ Заявка на расходование денежных средств примет вид, как показано на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Окно документа Заявка на расходование денежных средств (создание)

Документ Заявка на расходование денежных средств или Заявка на оплату регистрируется в списке документов Заявки на оплату, который открывается одноименной гиперссылкой в панели навигации раздела Запасы и закупки. Документ Заявка на расходование денежных средств может быть оформлен по различным видам расхода денежных средств, которые указываются в открывающемся списке Операция. При оформлении заявки указывается планируемый вид оплаты денежных средств: наличная, безналичная, платежной картой. Оформленная заявка в статусе Не согласовано передается на дальнейшее согласование. При наличии денежных средств на оплату заявки устанавливается статус Согласована, а при отсутствии — Отклонена. При согласовании на данном этапе можно использовать данные о доступном остатке денежных средств — отчет Платежный календарь, и оформлять согласование заявки непосредственно из отчета. Последним состоянием заявки является — Утверждена. Платежные документы по расходу денежных средств могут быть оформлены только на основании утвержденной заявки.

6.3. Оформление складских операций

181

ŠŠ Для сохранения, проведения и закрытия окна документа щелкните мышью на кнопке Провести и закрыть.

Документ автоматически зарегистрируется в списке документов Заявки на оплату. Отметим, что после проведения название документа станет Заявка на оплату.

6.3. Оформление складских операций При поступлении от поставщика товары в большинстве случаев оформляются на склад торгового предприятия. Рассмотрим возможности программы для оформления складских операций с товаром.

6.3.1. Организация складского учета Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учета товара на складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и зависит от частоты поступлений товаров на склад, совместимости товаров по условиям хранения, натуральных характеристик, а также объема и ассортимента товаров. Различают партионный, сортовой или партионно-сортовой способы учета. Учет хранения товаров на складе осуществляется материально ответственными лицами. На складах с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций возможно ведение учета непосредственно в товарном отчете. В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо. При организации учета товаров на складе более крупного предприятия может применяться партионный или сортовой метод учета товаров, при этом составляются товарные отчеты, карточки складского учета. При партионном способе учета каждая партия товаров хранится отдельно. Под партией понимается количество товаров, поступивших одновременно по одному транспортному документу. При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный товар определенного сорта присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования и сорта. При любом способе хранения материально-ответственные лица ведут учет товаров, как правило, только в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов. Однако можно учитывать движение товаров в натуральном и стоимостном измерениях одновременно. Каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с поступлением и выбытием товаров, оформляется первичными документами. На основании первичных документов материально-ответственные лица периодически составляют отчетность

182

Глава 6. Управление закупками и запасами

о наличии и движении товаров (тары). Администрация организации использует данную отчетность в целях контроля за материально-ответственными лицами, а также для проверки сохранности ценностей и управления товарными запасами. В торговых организациях наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров является товарный отчет — форма ТОРГ-29.

6.3.2. Организация партионного учета Учет материальных ценностей при партионном методе учета ведется в таком же порядке, как и при сортовом методе, но отдельно по каждой партии материальных ценностей. Партионный метод учета изложен в пункте 242 Методических указаний № 119н. Данный метод должен одновременно применяться и на складе, и в бухгалтерии. При партионном способе учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т. д.), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству, допускается считать одной партией. Каждую партию регистрируют в журнале поступающих материальных ценностей. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. На каждую партию материально-ответственное лицо открывает партионную карту в двух экземплярах: один — для склада, другой — для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара. Партионная карта (форма № МХ-10) утверждена Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 года № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (далее — Постановление № 66). Записи в приходной части партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения. В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей. После полного отпуска со склада материальных ценностей каждой партии партионная карта закрывается материально- ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывает заведующий складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей

6.3. Оформление складских операций

183

и наличия отклонений от принятого на учет количества. Акт вместе с партионной картой материально-ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку. Если при проверке данной партии выявляется недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, то списывают за счет организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально-ответственного лица. Излишки, выявленные при проверке, принимают к учету. Постановлением № 66 утверждены следующие документы: Акт о расходе товаров по партии (форма № МХ-11) и Акт о расходе товаров по партиям (форма № МХ12). Названные документы применяются при полном израсходовании каждой партии товаров и составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй экземпляр остается у материально-ответственного лица. Акт по форме № МХ-11 оформляется при наличии расхождений данных по приходу и расходу по отдельной партии. В иных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт формы № МХ-12. Партионный учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации в нескольких партионных картах). В данной версии программы нет четкого разделения на виды складского учета. Скорее всего, разработчики предложили как вариант партионного учета на складе — использование ячеек. Для хранения списка ячеек при размещении поступившего на склад товара используется справочник Складские ячейки. Справочник открывается с помощью одноименной гиперссылки на панели навигации раздела Запасы и закупки. Предусмотрено разделение ячеек по складским помещениям, областям хранения, типам, рабочим участкам. Складские ячейки могут использоваться справочно или для хранения остатков товаров (адресное хранение). Вариант использования ячеек задается в карточке склада (помещения). Если складские ячейки используются справочно, то для них автоматически определяется тип ячейки Хранение, который не может быть изменен пользователем. Для таких ячеек задается адрес расположения ячейки, рабочий участок и порядок обхода. При формировании заданий на размещение и отбор товаров ячейки будут группироваться по рабочим участкам, адресам хранения и порядку обхода. Если складские ячейки используются для хранения остатков товаров, то в списке ячеек должны присутствовать ячейки, которые определяют зону приемки и зону отгрузки товаров. Для таких ячеек определяются типы ячеек Приемка и Отгрузка.

6.3.3. Система резервирования товаров на складах В программе реализована система резервирования товарных запасов. Принцип работы системы заключается в том, что при поступлении заявок покупателей или

184

Глава 6. Управление закупками и запасами

при внутреннем перемещении, происходит резервирование указанного количества товара для предполагаемого отпуска. В случае недостатка свободного остатка на складе, необходимое количество товара заказывается у поставщика. Прежде всего для включения системы резервирования необходимо выбрать режим контроля остатков на складе. Режим контроля остатков задается в списке для выбора Вариант контроля остатков окна элемента справочника Склады (рис. 6.14).

Рис. 6.14. Окно элемента справочника Склады

Для системы резервирования используются следующие варианты контроля: остатки с учетом резерва и остатки с учетом графика. Вариант контроля Остатки с учетом резерва устанавливается для складов, в которых товар резервируется из текущего остатка на складе. Доступный остаток товаров на складе рассчитывается по формуле Свободный остаток – Количество зарезервированного товара. Количество зарезервированного товара рассчитывается по заказам клиентов и внутренних заказов, для которых установлен статус К обеспечению. Таким образом, при таком контроле учитываются не только те товары, которые готовы к отгрузке, но и зарезервированные товары. Контроль остатков Остатки по графику устанавливается в случае, когда при отгрузке товаров со склада необходимо учитывать все планируемые поступления и отгрузки товаров. Этот вариант контроля остатков позволяет контролировать график движения товаров с учетом планируемых дат отгрузки и поступлений товаров. Установка контроля по графику доступности позволяет производить отгрузку товаров со склада с учетом дат планируемых поступлений и отгрузок товаров. Для склада составляется график движения товаров и рассчитывается плановый остаток товаров на каждую дату в соответствии с указанным графиком доступности. Плановый остаток рассчитывается по формуле: Свободный остаток + Плановое поступление — Плановая отгрузка.

6.3. Оформление складских операций

185

Рассмотрим составляющие формулы расчета. Плановое поступление — это количество товаров, которое запланировано в заказах поставщиков, то есть товары имеют статус К поступлению в документах поставки, оформленных на ордерный склад поставки, а в заказах на перемещение или заказах на сборку (разборку) со статусом К обеспечению. Плановая отгрузка — это количество товаров, которое запланировано к отгрузке в заказах клиентов К обеспечению, а также в заказах на перемещение, заказах на

сборку (разборку), заказах на внутреннее потребление с установленным статусом К обес­печению.

При этом для склада задаются значения в поле Длительность контроля и Граница графика доступности. В поле Длительность контроля указывается количество дней периода контроля. А в поле Граница графика доступности можно задать дату, до которой будет производиться контроль графика доступности. В течение периода контроля менеджеры смогут оформлять заказы (устанавливать дату отгрузки по заказу) на товары, имеющиеся в плановом свободном остатке. По тем товарам, которых нет в свободном остатке, заказы могут быть оформлены только с указанием даты отгрузки, больше или равной дате окончания длительности периода контроля. Также систему резервирования можно использовать при оформлении документа Заказ клиента (рис. 6.15).

Рис. 6.15. Окно документа Заказ клиента

Чтобы оформить заказ клиента, если товар отгружается из текущего остатка с предварительным резервированием товаров по заказу, необходимо сделать следующее.

186

Глава 6. Управление закупками и запасами

В поле Склад указывается склад, для которого установлен вариант контроля Остатки с учетом резерва. В открывающемся списке Статус выбирается значение К обеспечению. Для расчета даты отгрузки используется кнопка Рассчитать дату отгрузки, при этом дата отгрузки для товаров будет установлена равной желаемой дате отгрузки. Если желаемая дата отгрузки не указана, то дата отгрузки будет установлена равной текущей дате. Дата отгрузки будет заполнена только для тех товаров, по которым на текущий момент времени есть свободные остатки. При расчете свободных остатков учитываются два вида товаров.

33 Товары, которые подготовлены к отгрузке. То есть товары по тем заказам, у которых установлен статус К отгрузке и по документам отгрузки, по которым отгрузка еще не произошла.

33 Товары, ранее зарезервированные по заказам клиентов. То есть товары по тем

заказам, у которых установлен статус К обеспечению и установлена дата отгрузки. При этом товары в любом случае резервируются из текущего остатка, независимо от установленной даты отгрузки.

После автоматического расчета даты отгрузки необходимо принять решение о тех товарах, которых нет в свободном остатке. Для таких товаров может быть установлен флажок Отменено и указана причина отказа. Отметим, что при проведении заказов со склада с установленным вариантом контроля Остатки с учетом резерва производится жесткий контроль свободных остатков на складе. Заказ клиента, оформленный на этот склад, может быть проведен в статусе К обеспечению только в том случае, если на текущий момент времени на складе есть свободный остаток по всем неотмененным товарам, которые указаны в заказе.

6.3.4. Поступление товаров на склад Поступление товаров на склад организации можно оформить несколькими способами. Наиболее распространенный — оформление документа Поступление товаров и услуг (см. рис. 6.1). Документ регистрируется в списке документов Документы поступления, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки. Также поступление товаров можно оформить с помощью приходного ордера. Документ Приходный ордер на товары (рис. 6.16) может быть создан только на основании документов, которые являются распоряжениями на поступление товаров. Документ регистрируется в списке документов Складские ордера, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки. При создании документа Приходный ордер на товары на основании любого документараспоряжения в документе автоматически заполняется информация о складе и документе-распоряжении. Следует отметить, что документ Приходный ордер на товары может быть создан на основании только того документа-распоряжения, в котором используется ордерная схема поступления на склад.

6.3. Оформление складских операций

187

Рис. 6.16. Окно документа Приходный ордер на товары (создание)

Если документ создается из списка документов-распоряжений, то количество товаров, которое должно быть принято, заполняется в соответствии с датой поступления, указанной в списке распоряжений. Если документ Приходный ордер на товары вводится на основании формы документа-распоряжения, то информация о количестве заполняется на текущую дату. Распоряжением на поступления товаров могут быть использованы заказы: поставщикам, на сборку, на перемещение. Если в качестве распоряжения используется документ Заказ поставщику, то для ввода приходного ордера документ должен иметь статус К поступлению. Для документов Заказ на сборку и Заказ на перемещение должен быть установлен статус К выполнению. Документы Поступление товаров и услуг, Перемещение товаров, Сборка (разборка) товаров также могут являться распоряжениями на поступление товаров, но только в случае ввода этих документов без указания заказа.

6.3.5. Реализация товаров со склада С помощью документа Реализация товаров и услуг (рис. 6.17) регистрируется факт отгрузки товаров или передачи товаров на комиссию со склада. Документ регистрируется в списке документов Документы реализации, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Продажи. Также для оформления возвратов ранее поступивших товаров предназначен документ Возврат товаров поставщику (рис. 6.18). Документ регистрируется в списке документов Возвраты товаров поставщикам, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки. С помощью документа регистрируется возврат купленных или принятых на комиссию товаров. Тип возвращаемого товара определяется видом операции, который установлен в документе в открывающемся списке Операция. Возврат поступивших товаров может быть оформлен с указанием или без указания документа поставки.

188

Глава 6. Управление закупками и запасами

Рис. 6.17. Окно документа Реализация товаров и услуг

Рис. 6.18. Окно документа Возврат товаров поставщику

6.3. Оформление складских операций

189

Также реализацию товаров можно оформить с помощью расходного ордера. Документ Расходный ордер на товары (рис. 6.19) может быть создан только на основании документов, которые являются распоряжениями на отгрузку товаров. Документ регистрируется в списке документов Складские ордера, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки.

Рис. 6.19. Окно документа Расходный ордер на товары

При создании документа Расходный ордер на товары на основании любого документараспоряжения в документе автоматически заполняется информация о складе и документе-распоряжении. Следует отметить, что документ Расходный ордер на товары может быть создан на основании только того документа-распоряжения, в котором на складе используется ордерная схема отгрузки. Распоряжением на отгрузку товаров могут быть использованы заказы: клиенту, на сборку, на перемещение. Если в качестве распоряжения на отгрузку товаров является заказ клиенту, то у данного документа должен быть установлен статус К отгрузке. Для документов Заказ на сборку и Заказ на перемещение, должен быть установлен статус К выполнению. Документы Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров, Сборка (разборка) товаров также могут являться распоряжениями на отгрузку товаров, но только в случае, когда оформлены как отдельные документы, то есть без указания заказа.

6.3.6. Комплектация и разукомплектация Довольно часто на торговом предприятии из существующих товаров составляются различные комплекты. Комплекты могут использоваться как в рекламных целях, так и для продажи неликвидных позиций товаров. Также формирование комплектов может быть одной из предопределенных функций торговой организации. Сведения о комплекте вводятся в справочник Номенклатура. Для комплекта устанавливается единица измерения — комплект. Примером комплекта в демонстра-

190

Глава 6. Управление закупками и запасами

ционной базе является набор кухонной мебели в справочнике Номенклатура (рис. 6.20).

Рис. 6.20. Элемент справочника Номенклатура

Отметим, что в данной версии программы комплектом может выступать любая позиция справочника Номенклатуры, в отличие от предыдущих версий. Этот факт является скорее недостатком данной версии программы при комплектации то­ варов. Оформление сборки (разборки) комплектов может производиться в два этапа. На первом этапе на склад выдается распоряжение на сборку (разборку) комплекта в виде документа Заказ на сборку/разборку (рис. 6.21). Документ регистрируется в списке документов Заказы на сборку/разборку, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки. Заказы на сборку (разборку) формируются при возникновении потребности сборки комплектов из комплектующих или разборки готового комплекта на комплектующие. В полях Организация и Склад выбираются соответственно название организации и склада, где будет производиться сборка (разборка) комплектов. Действие, которое будет происходить в результате проведения заказа, определяется выбором операции в открывающемся списке Операция: сборка из комплектующих или разборка на комплектующие. В поле Желаемая дата поступления указывается дата окончания процесса сборки (разборки) и готовые изделия (комплект или комплектующие) должны поступить на склад. В поле Длительность сборки/разборки вводится количество дней, которое необходимо для выполнения процесса сборки (разборки). Для автоматического расчета дат начала и окончания сборки (разборки) используется пункт Рассчитать

6.3. Оформление складских операций

191

Рис. 6.21. Окно документа Заказ на сборку (разборку) дату окончания сборки/разборки открывающегося списка Функции. При этом произ-

водится расчет даты начала и окончания сборки (разборки) с учетом тех дат, когда товар (комплект или комплектующие) будут в наличии на указанном в документе складе. При расчете учитывается график движения товаров на складах и планируемые поступления товаров. Информация о комплектах, которые необходимо собрать или разобрать, указывается в группе элементов управления Комплект, информация о комплектующих указывается в табличной части документа. В поле Комплект заполняется информация о комплекте, который будет собран (разобран). В качестве комплекта может быть выбрана любая позиция номенклатуры с типом Товар. Если для комплекта предусмотрен учет по характеристикам и упаковкам, то дополнительно указывается характеристика или упаковка комплекта. В поле Количество указывается количество комплектов, которое необходимо собрать (разобрать). В табличную часть документа вводится информация о комплектующих: наименование, количество, единица измерения, дополнительные характеристики. Выбор комплектующего производится из справочника Номенклатура, причем в качестве комплектующего может быть выбрана любая позиция номенклатуры с типом Товар. Если документом оформляется операция Разборка на комплектующие, то для каждого комплектующего указывается доля стоимости. На основании этих данных будет рассчитываться себестоимость комплектующих при проведении документа Сборка (разборка) товаров. В заказе на сборку эта информация указывается в качестве справочной и не обязательна к заполнению. В поле Статус отслеживается процесс готовности к сборке комплектующих. При проведении заказа на сборку со статусом К обеспечению выдается распоряжение на обеспечение необходимого количества комплектующих (комплектов) для процесса сборки (разборки). При этом указываются даты начала сборки (разборки) това-

192

Глава 6. Управление закупками и запасами

ров и даты окончания сборки (разборки). При проведении заказа на сборку со статусом К выполнению контролируется наличие необходимого количества комплектующих (комплектов) для проведения операции сборки (разборки). Непосредственное выполнение процесса сборки (разборки) оформляется документом Сборка (разборка) товаров (рис. 6.22). Документ регистрируется в списке документов Документы движения товаров, который открывается с помощью одноименной гиперссылки в панели навигации раздела Запасы и закупки.

Рис. 6.22. Окно документа Сборка (разборка) товаров

Документ предназначен для отражения операций по сборке (разборке) комплектов из товаров на складе. Документ может быть оформлен на основании документа Заказ на сборку/разборку или как отдельный документ. В поле Операция выбирается вид операции, производимый документом: сборка из комплектующих или разборка на комплектующие. Назначение элементов управления в документе совпадает с документом Заказ на сборку/разборку, поэтому здесь не рассматриваются. При проведении документа Сборка (разборка) товаров происходит фактическое списание комплектующих (комплектов) со склада и поступление комплектов (комплектующих) на склад. При проведении документа контролируется наличие в свободном остатке товаров (комплектов или комплектующих) в том количестве, которое указано в документе. Так как документ Сборка (разборка) товаров — финансовый документ, то при проведении следует учитывать схему учета товаров на указанном складе. Если на указанном складе используется ордерная схема отгрузки и ордерная схема поступления товаров, то фиксируется только оформление финансового документа, фактическая отгрузка комплектующих (комплектов) со склада оформляется документом Расходный ордер на товары, а фактическое поступление комплектов (комплектующих) оформляется документом Приходный ордер на товары.

6.3. Оформление складских операций

193

6.3.7. Оформление отгрузки комплектов без предварительной сборки Отгрузку комплектов без предварительной сборки можно осуществить с помощью документов отгрузки товаров. В этом случае в качестве товаров указываются комплектующие. Примером оформления операции отгрузки комплектующих без предварительной сборки может служить ввод документа Реализация товаров и услуг (создание) (рис. 6.23).

Рис. 6.23. Пример ввода документа Реализация товаров и услуг (создание)

Документ заполняется в обычном порядке. Однако при вводе номенклатурных позиций в табличную часть существуют некоторые особенности. Так как для комплектующих обычно не устанавливаются цены, то для ввода цены товара необходимо очистить графу Вид цены. Затем вручную вводится цена и процент НДС. Перед проведением документа проверяется наличие комплектующих на складе.

6.3.8. Учет остатков импортных товаров в разрезе номеров ГТД и стран происхождения Информация о номерах ГТД и странах происхождения используется при оформлении счетов-фактур и регистрируется для конкретного товара. Данная информация используется для ведения учета импортных товаров. Если для товара предполагается вести учет остатков в разрезе номеров ГТД и стран происхождения, то при вводе в справочник Номенклатура (рис. 6.24) для такого товара устанавливается флажок Вести учет по ГТД.

194

Глава 6. Управление закупками и запасами

Рис. 6.24. Окно элемента справочника Номенклатура

Информация о номерах ГТД и стране происхождения регистрируется в справочнике Номера грузовых таможенных деклараций (рис. 6.25), который открывается одноименной гиперссылкой элемента справочника Номенклатура.

Рис. 6.25. Окно справочника Номера грузовых таможенных деклараций

6.3. Оформление складских операций

195

Справочник Номера грузовых таможенных деклараций предназначен для хранения номеров всех грузовых таможенных деклараций, по которым когда-либо поступали импортные товары. Для каждого номера ГТД хранится информация о стране происхождения, из которой поступил импортный товар. В случаях, когда номера ГТД и страна происхождения известны до момента поставки товара, то информацию можно зарегистрировать в карточке позиции номенклатуры в справочнике Номенклатура и использовать при оформлении поставок товаров. Номера ГТД для товара могут быть зарегистрированы в момент оформления документа поставки, например в документе Поступление товаров и услуг (создание) (рис. 6.26).

Рис. 6.26. Документ Поступление товаров и услуг (создание) для оформления импортных товаров

Информация о номере ГТД и стране происхождения заполняется в графах Номер ГТД и Страна происхождения табличной части документа поступления. После регистрации информация о номерах ГТД может быть использована при следующих поставках товара. В момент поставки информация о номерах ГТД регистрируется в справочнике Виды запасов. В момент отгрузки товаров, например при оформлении документа Реализация товаров и услуг, информация о списанных номерах ГТД заполняется автоматически. Причем списание остатка производится по номеру ГТД с более ранней датой поставки.

6.3.9. Складские документы В программе складскому учету отведена довольно большая часть операций, и довольно много документов, так или иначе, затрагивают товары определенного склада. Поэтому в данном разделе рассмотрим только те документы, которые, по нашему мнению, могут быть отнесены непосредственно к складским.

196

Глава 6. Управление закупками и запасами

Если на складе используется ордерная схема отгрузки и ордерная схема поступления товаров, то фиксируется только оформление финансовых документов, например Поступление товаров и услуг. При этом фактическая отгрузка товаров со склада оформляется документом Расходный ордер на товары (см. рис. 6.19), а поступление товаров — документом Приходный ордер на товары (см. рис. 6.16). Данные документы регистрируются в списке документов Складские ордера. Причем в программе предусмотрена возможность ввода ордеров только на основании документов распоряжений на приход (расход) товаров. Если на складах и помещениях используется адресное хранение товаров в складских ячейках, то для отражения факта отгрузки и хранения в ячейках предназначен документ Отбор (размещение) товаров (рис. 6.27). Документ регистрируется в списке документов Отборы (размещения) товаров.

Рис. 6.27. Окно документа Отбор (размещение) товаров

В зависимости от выбранного значения в поле Вид операции, с помощью документа оформляются различные операции.

33 Размещение — товар может быть размещен в ячейках, указанных в документе. 33 Отбор — производится отбор товара в соответствии с распоряжением на отгрузку товара. В документе указываются ячейки, из которых производится отгрузка товара.

33 Перемещение — перемещение товара из одной ячейки в другую. Процесс отбора и размещения товаров может производиться поэтапно, поэтому для отслеживания состояния выполнения работ служит значение открывающегося списка Статус: подготовлено, в работе и выполнено. При выполнении определенного этапа работы кладовщик выбирает значение из списка Статус и проводит документ. Список ячеек хранится в справочнике Складские ячейки. Причем возможно разделение ячеек по складским помещениям, областям хранения, типам, рабочим участкам. Для установки (снятия) блокировки складских ячеек используется документ Установки блокировок ячеек.

6.3. Оформление складских операций

197

Следующую группу документов можно отнести к складским актам. В данную группу входят документы Оприходование товаров, Пересортица товаров и Перемещение товаров. Документы регистрируются в списке Складские акты. Рассмотрим назначение данных документов по порядку. С помощью документа Оприходование товаров (рис. 6.28) фиксируется оприходование товаров на склад.

Рис. 6.28. Окно документа Оприходование товаров

Основным применением документа Оприходование товаров является приходование товаров на склад при обнаружении излишков инвентаризации. Но документ может вводиться и отдельно. В поле Статья доходов указывается статья, на которую должны относиться доходы при оприходовании товаров и аналитика доходов. В табличную часть документа вводится информация о количестве и стоимости товаров. При установлении фактов пересортицы вводится документ Пересортица товаров (рис. 6.29). Документ оформляется по конкретной организации, складу и подразделению. В табличную часть документа вводится информация о списанном товаре в графе Номенклатура (списание), либо об оприходуемом товаре, в графу Номенклатура (оприходование). Документ может быть введен на основании результатов проведенной инвентаризации либо вручную, при обнаружении факта пересортицы товаров. С помощью документа Списание товаров (рис. 6.30) производится списание товаров со склада. Документ может быть введен на основании инвентаризации либо для свободного списания товаров со склада, на котором обнаружена недостача. В поле Статья расходов указывается статья расходов, на которую будет отнесено списание товаров. В поле Подразделение указывается подразделение, на которое должны быть отне-

198

Глава 6. Управление закупками и запасами

Рис. 6.29. Окно документа Пересортица товаров

Рис. 6.30. Окно документа Списание товаров

сены расходы по списанию товаров. Указание подразделения является обязательным, поскольку все доходы и расходы предприятия учитываются отдельно по каждому подразделению. В табличной части документа указывается количество товаров. Стоимость списанного товара определяется автоматически при списании соответствующей партии товара. Информацию о том, какой именно товар был списан, можно посмотреть в отдельном окне Виды запасов после проведения документа списания товаров. Там же отображается информация о списанных номерах ГТД. Отметим, что при проведении документа, оформленного на основании инвентаризации, списание товаров происходит в момент регистрации, независимо от схемы отгрузки товаров на складе.

6.3. Оформление складских операций

199

6.3.10. Инвентаризация товаров на складах В торговом предприятии товар хранится на складах. Количество товаров, находящихся на складе, приходится пересчитывать, то есть проводить инвентаризацию товаров. Рассмотрим документы, с помощью которых оформляются результаты инвентаризации товаров. Инвентаризация начинается после издания приказа на проведение инвентаризации, в котором отражаются цели и задачи инвентаризации, а также назначается состав комиссии. В момент начала проведения инвентаризации создается документ Приказ на проведение инвентаризации товаров (рис. 6.31). Документ регистрируется в списке документов Приказы на инвентаризацию.

Рис. 6.31. Окно документа Приказ на проведение инвентаризации товаров

В поле Склад выбирается склад организации, на котором будет проводиться инвентаризация. В поле Ответственный указывается ответственный за инвентаризацию. В поля Период с и по вводится период проведения инвентаризации. В поле Статус устанавливается статус проведения инвентаризации на складе. Порядок работы с документом следующий. Для нового документа устанавливается статус В работе. В процессе проведения инвентаризации в рамках этого документа фиксируется информация о пересчете товаров по различным группам товаров, складским ячейкам. На основании данных о пересчете фиксируются данные об оприходовании излишков и недостач товаров и оформляются складские акты: Оприходование товаров, Списание товаров либо Пересортица товаров. После контроля данных проведения инвентаризации документ печатается в соответствии с регламентными формами ИНВ-3, ИНВ-19. Вызов форм для печати производится с помощью открывающегося списка Печать. После подписей ответственных лиц для документа устанавливается статус Закрыт. После проведения инвентаризации на складе необходимо оформить результаты инвентаризации документально. Для оформления операции проведения инвентаризации на складах предназначен документ Пересчет товаров. Документ оформляется для любого типа склада: оптового, розничного или неавтоматизированной торговой точки. С помощью документа Пересчет товаров формируется сличительная ведомость и инвентаризационная опись товаров на одном складе. Если у торгово-

200

Глава 6. Управление закупками и запасами

го предприятия несколько складов, то документ вводится для каждого склада отдельно. Документы Пересчет товаров (рис. 6.32) создаются только на основании документа Приказ о проведении инвентаризации, а хранятся и редактируются в списке документов Пересчеты товаров.

Рис. 6.32. Окно документа Пересчет товаров

В поле Склад выбирается склад, на котором проводится пересчет товаров. Если склад разделен на помещения, то указывается конкретное помещение, на котором проводится пересчет товаров в поле Помещение. В поле Исполнитель выбирается сотрудник, который выполняет пересчет товаров. В поле Условия пересчета товаров можно указать группу товаров, которые необходимо пересчитать. Если на складе используется адресное хранение товаров в ячейках, то можно указать список складских ячеек, в которых надо пересчитать товар. В табличной части документа вводится информация о товарах, по которым производится пересчет. С помощью кнопки Заполнить информация в документе заполняется учетным количеством товаров. Если пересчет выполняется на складе с адресным хранением товаров в ячейках, то автоматически заполняется информация о ячейках. Отметим, что при проведении документа ячейки, которые указаны в документе, блокируются для размещения и отбора товаров. Разблокировка ячеек осуществляется после завершения инвентаризации. После пересчета товаров в табличной части документа фиксируется фактическое количество товаров, устанавливается статус Выполнено в поле Статус и документ проводится. Для документа существует печатная форма в виде задания на пересчет товаров (рис. 6.33), которая выводится на экран с помощью открывающегося списка Печать. После проведения инвентаризации и проведения документа Пересчет товаров, при обнаружении излишков, недостачи или пересортицы, выписываются документы на оприходование или расход товаров.

6.3. Оформление складских операций

201

Рис. 6.33. Окно печатной формы Задание на пересчет товара

Если инвентаризация проводилась на ордерном складе или в помещении, то для отражения факта излишка или недостач товаров выписывается документ Ордер на отражение излишков или недостач товаров (рис. 6.34). Документ регистрируется в списке документов Регистрация излишков и недостач товаров.

Рис. 6.34. Документ Ордер на отражение излишков и недостач товаров

Документ вводится на основании приказа на проведение инвентаризации. Основание для ввода нового документа Ордер на отражение излишков и недостач товаров появляется в табличной части вкладки Основания к оформлению списка документов Регистрация излишков и недостач товаров в момент проведения документа Пересчет товаров со статусом Выполнено. Для ввода нового ордера на отражение излишков и недостач выбирается запись с приказом на проведение инвентаризации и нажимается кнопка Создать ордер.

202

Глава 6. Управление закупками и запасами

При этом документ заполняется автоматически, данными по результатам инвентаризации. При проведении документа автоматически корректируются данные об остатках товаров на складах. Документы Списание товаров и Оприходование товаров могут быть оформлены позже, на основании данных о зарегистрированных недостачах и излишках товаров. Для окончательного завершения инвентаризации необходимо оформить документы на списание или оприходование товаров, а также распечатать ведомость инвентаризации. Документы Оприходование товаров (см. рис. 6.28), Списание товаров (см. рис. 6.30) и Пересортица товаров (см. рис. 6.29) удобно вводить в списке Приказы на инвентаризацию, так как данные документы вводятся на основании приказа. После оформления и проведения документов на списание (оприходование) товаров распечатываются сличительная ведомость инвентаризации и инвентаризационная опись (рис. 6.35). Для вызова на экран печатной формы ведомости используется открывающийся список Печать в панели инструментов списка документов Приказы на инвентаризацию.

Рис. 6.35. Печатная форма Инвентаризационная опись

В итоге проведения инвентаризации в торговом предприятии с ордерным складом создалась следующая структура подчиненности документов (рис. 6.36). После проведения данных операций инвентаризация считается завершенной, и в документе Приказ на проведение инвентаризации товаров устанавливается статус Закрыт.

6.3. Оформление складских операций

203

Рис. 6.36. Структура подчиненности документов для инвентаризации

6.3.11. Анализ данных при поступлении товаров Для получения итогов, а также другой сводной или детальной информации используются отчеты или обработки. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при ис­пользовании системы, полностью определяется в конфигурации. Данные для отчетов выбираются на основе введенной или рассчитанной автоматически информации. Отчеты собраны в отдельное меню Отчеты. Набор параметров, который использовался при формировании какого-либо отчета, можно сохранить и затем использовать при последующих построениях отчета. Чтобы пояснить принцип работы с отчетами и обработками для анализа поступления, наличия и потребности товаров, рассмотрим обработку Управление запасами и отчет Анализ доступности товаров. Для контроля запасов товаров на складах, отслеживания дефицита товаров, автоматического формирования заказов поставщикам, а также заказов на перемещение товаров, заказов на сборку (разборку) товаров предназначена обработка Управление запасами (рис. 6.37). Обработка открывается с помощью гиперссылки Управление запасами в панели навигации раздела Запасы и закупки.

Рис. 6.37. Окно обработки Управление запасами

204

Глава 6. Управление закупками и запасами

В поле Окончание периода планирования указывается дата окончания периода планирования для проведения закупок товаров или формирования заказов. В поле Склад указывается склад, для которого планируется сформировать отчет. С помощью кнопки Обновить производится отбор данных в табличную часть обработки. Для просмотра запланированных поступлений и отгрузок по позиции номенклатуры необходимо детализировать показатели по позиции номенклатуры с помощью кнопки . В качестве расшифровки показываются следующие показатели:

 

33 Начальный остаток — плановый остаток товара на складе на начало дня планового периода при условии устранения дефицита в предыдущие дни планового периода.

33 Поступление — запланированные поступления на день планового периода. 33 Отгрузка — запланированные отгрузки на день планового периода. 33 Конечный остаток — плановый остаток товара при условии исполнения всех от-

грузок и поступлений на день и устранения дефицита в предыдущие дни планового периода. Конечный остаток рассчитывается по формуле: Конечный остаток = Начальный остаток + Поступление — Отгрузка.

Чтобы открыть рекомендации программы по оформлению заказов на покупку, перемещение или сборку товаров (рис. 6.38) в соответствии с количеством товаров, которое указано в графе Дефицит, и датами, когда необходимо обеспечить наличие товара на складе в соответствии с указанными датами потребности в товаре, используется кнопка Рекомендации.

Рис. 6.38. Окно Рекомендации

В окне Рекомендации существует возможность автоматического формирования заказов поставщику. Для этого необходимо отметить галочкой позиции номенклатуры и нажать кнопку Сохранить заказы. При этом будут сформированы заказы на

6.3. Оформление складских операций

205

перемещение, заказы на сборку (разборку), заказы конкретным поставщикам в соответствии с выбранным в обработке источником пополнения запасов, по ценам, указанным в документах Регистрация цен поставщиков. Заказы поставщика формируются непроведенными со статусом Подтвержден. Заказы на перемещение и на сборку товаров формируются со статусом К обеспечению. Для сформированных заказов устанавливается текущая дата. Дата поступления указывается в табличной части документа для каждого товара в соответствии с планируемой датой поставки товаров. Если для товаров не определен источник пополнения запасов, то будет сформирован один общий заказ с указанием планируемых дат поставки товаров, но без указания поставщика и цен на товары. С помощью отчета Анализ доступности товаров на складах (рис. 6.39) производится контроль состояния запасов товаров и анализ данных о доступном остатке товаров к отгрузке на складах. Отчет открывается с помощью пункта меню ОтчетыАнализ доступности товаров в панели навигации раздела Запасы и закупки.

Рис. 6.39. Отчет Анализ доступности товаров

Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать. В отчет выбирается информация о текущем остатке на складе, количество товаров, которое планируется отгрузить со склада, и количестве свободного остатка. В графе В наличии показывается количество товара, которое реально находится на складе. В графе Резерв выводится количество зарезервированного товара. В количество зарезервированного товара входят те товары, которые запланированы к отгрузке, и товары, которые были зарезервированы из текущего остатка при оформлении заказа клиента со статусом К обеспечению. Отметим, что резервирование товаров на складе по заказу клиента зависит от установленного варианта контроля остатков на складе. В графе Свободно показывается количество товаров, которое может быть отгружено на текущую дату, за минусом резерва.

206

Глава 6. Управление закупками и запасами

6.4. Управление запасами На складе торгового предприятия можно организовать «предварительное» движение товаров посредством заказов. Документы заказов не приводят к реальному движению товаров, а являются только заявкой к предполагаемому движению. То есть на основании заявок впоследствии проводятся реальные товарные операции. Основная цель заявок состоит в подготовке необходимого количества товаров для совершения операции, поэтому в документах заявок предусмотрен такой параметр, как статус. К заявкам управления запасами на складе можно отнести следующие: на внутреннее потребление, на перемещение и на сборку (разборку) комплектов. Порядок работы с заявками на сборку (разборку) был подробно рассмотрен в разделе 6.3.6. Поэтому в текущем разделе рассмотрим только заказы на внутреннее потребление и на перемещение товаров.

6.4.1. Заказы на внутреннее потребление В случаях, когда у подразделения торгового предприятия возникает потребность в приобретении товаров на собственные нужды, для оформления заказа отпуска товаров со склада используется документ Заказ на внутреннее потребление, а для исполнения заказа — Требование-накладная. Документ Заказ на внутреннее потребление (рис. 6.40) регистрируется в списке документов Заказы на внутреннее потребление.

Рис. 6.40. Окно документа Заказ на внутреннее потребление

В открывающемся списке Организация выбирается организация, а в поле Подразделение — подразделение организации, для которого производится перемещение товаров. В поле Склад указывается склад, с которого будет производиться перемещение. В поле Желаемая дата отгрузки вводится дата предполагаемой отгрузки товаров.

6.4. Управление запасами

207

В табличную часть документа вводится информация о товарах, которые будут перемещены в подразделение: наименование, характеристика, количество и дата отгрузки. Под датой отгрузки в документе обычно понимается желаемая дата, к которой необходимо получить товар. Дата отгрузки в заказе на внутреннее потребление может быть задана вручную для каждого товара или рассчитана автоматически. Автоматический расчет даты отгрузки возможен только в том случае, если для заказа на внутреннее потребление установлен статус К обеспечению. Для документа существует два статуса: к обеспечению и к выполнению. Если заказ необходимо обеспечить к определенной дате, то устанавливается статус К обеспечению. В этом случае рассчитывается дата отгрузки, к которой необходимо обеспечить наличие товара на указанном в документе складе. После этого товары, перечисленные в документе, используются при составлении графика движения товаров. Если потребность по заказу уже обеспечена: товар есть в наличии на складе и готов к отгрузке к датам, указанным для товаров в табличной части документа, то устанавливается статус К выполнению. При проведении заказа со статусом К выполнению контролируется наличие товаров на складе, указанном в документе. Для исполнения заказа на внутреннее потребление оформляется документ Требование-накладная, который вводится на основании документа заказа. Если на складе, указанном в документе заказа, используется ордерная схема, то физическая отгрузка товаров оформляется документами Расходный ордер на товары, а документ Требование-накладная может быть оформлен позже. На (рис. 6.41) представлена возможная схема движения документов при оформления заказа на внутреннее потребление при ордерной схеме склада.

Рис. 6.41. Структура подчиненности документов при оформлении заказа  на внутреннее потребление

Как видно из структуры подчиненности, дополнительно может быть введен документ Отбор (размещение) товаров, если передаваемые товары хранились в ячейках склада.

208

Глава 6. Управление закупками и запасами

6.4.2. Заказы на перемещение В случаях, когда возникает необходимость в перемещении товаров между складами предприятия, создается заказ на перемещение. Данный заказ оформляется документом Заказ на перемещение (рис. 6.42). Документ регистрируется в списке документов Заказы на перемещение.

Рис. 6.42. Окно документа Заказ на перемещение

В заказе на перемещение в поле Отправитель указывается склад-отправитель, с которого производится отгрузка товаров, и в поле Получатель — склад-получатель, на который должен поступить товар. В поле Желаемая дата поступления указывается возможная дата поступления товара на склад-получатель, а в поле Длительность перемещения указывается количество дней, необходимое для перемещения товаров со склада на склад. На основании этих данных будут рассчитаны даты поступления и даты отгрузки для каждого товара. В табличную часть документа вводятся позиции товаров, которые будут перемещать. Для каждого товара указывается наименование, количество, единица измерения, дата начала отгрузки и дата поступления. В заказе на перемещение можно указать два статуса: к обеспечению и к выполнению. Если по заказу существует потребность, которую необходимо обеспечить к определенной дате, то устанавливается статус К обеспечению. При этом в документе по каждому товару указываются даты поступления и даты отгрузки. Если потребность по заказу уже обеспечена: товар есть в наличии на складеотправителе и готов к перемещению на склад-получатель к указанной дате поступления, то устанавливается статус К выполнению. Исполнением заказа на перемещение является документ Перемещение товаров (рис. 6.43), который вводится на основании документа Заказ на перемещение товаров. Документ Заказ на перемещение товаров может быть создан вручную, либо автоматически с помощью обработки Управление запасами.

6.5. Особенности учета тары

209

Рис. 6.43. Окно документа Перемещение товаров

6.5. Особенности учета тары Оформление поступления простой тары ничем не отличается от поступления товаров. Информация о такой таре заносится вместе с информацией о товарах в табличную часть документа Поступление товаров и услуг на вкладке Товары. В этом случае указывается стоимость тары, сумма НДС, поступление тары проводится по налоговому учету. По бухгалтерскому учету счет учета тары указывается пользователем. Рекомендуется вести учет тары на счетах 10.04 «Тара и тарные материалы» или 41.03 «Тара под товаром и порожняя». Далее тара может быть продана вместе с товаром или передана покупателю с условием дальнейшего возврата. В момент поступления тары важно определить: при отгрузке покупателю продукции будет ли использоваться тара как возвратная или продаваться вместе с продукцией? В том случае, если предполагается использовать тару как возвратную, то учет по характеристикам для тары не ведется. То есть при поступлении такой тары характеристика не устанавливается. Поступление тары может быть проведено и с использованием ордерного складского документооборота. Для покупки тары сначала может быть оформлен документ Приходный ордер на товары, в котором заполнена вкладка Товары, а потом на основании ордера на товары сформирован документ Поступление товаров и услуг. В финансовых документах поступления в этом случае должен быть указан вид поступления По ордеру. В том случае, если товар поставляется с тарой и эта тара не является возвратной, то удобно для позиции номенклатуры заполнить справочник Упаковки и производить заполнение тары вместе с товаром.

210

Глава 6. Управление закупками и запасами

Примером товаров в упаковке может служить позиция Сахар весовой (в упаковке). В поле Набор упаковок справочника Номенклатура (см. рис. 6.20) для такого товара указывается значение Индивидуальный набор для номенклатуры. Затем в справочнике Упаковки (рис. 6.44) добавить позицию для упаковки товара.

Рис. 6.44. Окно справочника Упаковки

Теперь при вводе позиции номенклатуры в документы введенный перечень упаковок товаров может использоваться в качестве альтернативных единиц измерения номенклатуры. Для упаковки товара задается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения для позиции номенклатуры. Также в программе предусмотрена возможность задания упаковок не только для конкретной позиции номенклатуры, но и задание списка общих упаковок для нескольких товаров. Для задания общего списка упаковок используется справочник Наборы упаковок. Ранее практически во всех версиях программ для торгового предприятия существовали такие понятия, как возвратная и невозвратная тара. К невозвратной таре относилась тара, которая обычно была неотделима от товара, поэтому вводилась на вкладке Товары документов конфигурации. Если тару необходимо вернуть поставщику, то такая тара называется возвратной. Для ввода позиций тары существовала отдельная вкладка документов движения товаров, а в справочнике Номенклатура был доступен вид номенклатуры: тара. К сожалению, в данной версии программы такого понятия, как «возвратная тара», уже не существует. Поэтому одним из выходов, на наш взгляд, является оформление возвратной тары как товара. Для облегчения ведения учета возвратной тары можно в справочнике Виды номенклатуры добавить позицию Возвратная тара, с типом номенклатуры Товар. Для всех позиций номенклатуры, связанных с возвратной

6.5. Особенности учета тары

211

тарой, устанавливать данную группу в качестве вида номенклатуры. Далее, в операциях поступления товаров, такие позиции номенклатуры вводятся отдельной строкой как товар. Для возврата тары поставщику оформляются документы как для товаров. Таким образом, оформление операций с возвратной тарой теперь полностью совпадает с оформлением товаров. Итак, вы познакомились с процессом учета торговых и складских операций. Документы и отчеты, рассмотренные в этой главе, помогут вам быстро и легко оформить движение товаров не только для контрагентов, но и внутри организации, правильно организовать складской учет ТМЦ.

Глава 7

Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM) Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» создана с учетом передовых решений в области управления взаимоотношениями с клиентами. Основываясь на клиентоориентированном подходе к ведению бизнеса, технология CRM, которая расшифровывается как Customer Relationship Management (Управление взаимоотношениями с клиентами), предлагает построить информационную систему, управляющую собранными данными о клиентах. Стратегия CRM учитывает все стадии отношений с клиентами, будь то привлечение, удержание или лояльность клиентов. Технология управления взаимоотношениями с клиентами использует накопленные знания о клиентах для построения взаимовыгодных отношений с ними. В результате повышается конкурентоспособность организации и увеличивается прибыль. Эффективность ведения бизнеса возрастает за счет персонального подхода к каждому клиенту, который позволяет не только привлекать новых клиентов, но и, что более важно, удерживать старых. Стратегия CRM пришла на смену ERP-системам, которые управляли созданием товара или бизнес-процесса, необходимого для производства продукции. Система ERP берет за основу управление учетом, контролем и распределением. Стратегия CRM предлагает сфокусироваться на взаимоотношениях с клиентом. Главная задача системы управления взаимоотношениями с клиентами — это привлечение и удержание клиентов, которое достигается за счет повышения эффективности маркетинга, продаж, сервиса и обслуживания клиентов. Стратегия CRM была интегрирована в программу «1С:Управление Торговлей 8.2». Теперь операции в сфере закупок, маркетинга, продаж или обслуживания ведутся с учетом клиенто-ориентированного подхода, который координирует действия всех отделов организации. Цель такой стратегии — устранить несогласованность дей-

7.1. Сбор и хранение информации о клиентах

213

ствий отделов компании при работе с клиентами, когда каждое подразделение предприятия действует независимо друг от друга и со своими представлениями о работе с клиентом. При использовании «1С:Управление Торговлей 8.2» слаженность действий различных отделов компании обеспечиваются за счет использования общей программной платформы для взаимодействия с клиентами. В результате, применяя технологии создания истории взаимоотношений с клиентами, компания может обратиться к клиенту с подходящим ему предложением в нужный момент времени, используя наиболее эффективный канал для взаимодействия. Наиболее эффективно стратегия управления взаимоотношениями с клиентами может применяться для организаций:

33 сервиса и сферы услуг; 33 оптово-розничной торговли; 33 проектных организаций. Основные возможности стратегии CRM, которые используются в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»:

33 Ведение истории контактов и потребностей клиентов, доступность собранной информации для всех отделов организации.

33 Создание клиентской базы, содержащей информацию о клиентах и контактных лицах. Помощник ввода новых клиентов, группирование клиентов, быстрый доступ к имеющимся данным, применение фильтров.

33 Планирование и управление всеми этапами продажи, оперативный анализ цикла продаж.

33 Совершенствование маркетинговых мероприятий. Разделение клиентов на сегменты, анализ маркетинговых компаний.

33 Многофакторный анализ клиентов, АВС- и XYZ-анализ, оценка работы менеджеров с клиентами, анализ клиентской базы.

33 Планирование взаимодействий с клиентами, координация работы сотрудников, применение системы напоминаний и поручения заданий.

33 Встроенная электронная почта. История звонков и взаимодействий с клиентами.

7.1. Сбор и хранение информации о клиентах При оформлении в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» любых торговых и финансовых операций обязательно вводится информации о клиенте. Ведение таких операций осуществляется в разрезе управленческого и регламентированного учета.

214

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» введено понятие «партнер», которое обозначает структурную единицу торгового предприятия, с которым осуществляются деловые отношения. Понятие «партнер» используется в основном в управленческом учете. Партнером может быть как само предприятие, так и его отделение. В регламентированном учете чаще используется понятие «контрагент». Для управленческого учета создан справочник Партнеры, в котором партнеры относятся к клиентам, поставщикам, конкурентам или прочим партнерам. Информация об участниках деловых отношений, которая носит регламентированный характер, хранится в справочнике Контрагенты. В данном справочнике контрагенты разделены на юридических и физических лиц. Данные о клиентах, которые хранятся в справочнике Контрагенты, необходимы для заполнения регламентированных документов и выполнения операций по взаиморасчетам. Приведем пример, отражающий различия в понятиях партнер и контрагент. Оптовое предприятие заключило торговое соглашение с компанией «Торговая сеть». Однако данная компания состоит из двух юридических лиц: «Розничная сеть» и «Оптовый склад». При этом все взаиморасчеты оформляются как с юридическим лицом «Розничная сеть», так и с юридическим лицом «Оптовый склад». В данном случае к партнерам будет относиться компания «Торговая сеть», а в качестве контрагентов будут оформлены юридические лица «Розничная сеть» и «Оптовый склад». Во всех создаваемых в программе документах, которые описывают финансовые или торговые операции, необходимо указывать информацию о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов.

7.1.1. Регистрация клиентов в справочнике Партнеры Собранная контактная информация о клиентах хранится в справочнике Партнеры. Данный справочник включает в себя не только информацию о клиентах, но и обо всех участниках деловых отношений с организацией, будь то поставщики, конкуренты или другие партнеры. Рассмотрим пример доступа к информации о клиентах с помощью справочника Партнеры. Чтобы получить доступ к данным о клиентах выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Клиенты. В окне программы появится справочник Партнеры (Клиенты) (рис. 7.1).

В данном случае в справочнике Партнеры в виде таблицы отображен список всех клиентов компании. Однако данный список может быть представлен в виде иерар­ хической структуры. При этом элементы справочника будут объединены в группы. Такое представление необходимо, например, в случае включения в список холдинговых компаний, которые состоят из управляющей и дочерних предприятий.

7.1. Сбор и хранение информации о клиентах

215

Рис. 7.1. Справочник Партнеры (Клиенты)

Чтобы перейти к иерархическому представлению элементов справочника Партнеры, щелкните мышью на значке , расположенным рядом с наименованием компании, которая включает несколько организаций. На экране отобразится иерархический список, состоящий из управляющей и дочерних организаций. Чтобы просмотреть информацию о клиенте, выполните следующие действия:

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании клиента, информацию о котором

необходимо отобразить. На экране появится окно элемента справочника Парт­ неры (рис. 7.2)

В данном окне на вкладке Общая информация в полях Наименование и Полное наименование содержатся данные о названии и организационно-правовой форме ком­ пании-клиента. В поле Бизнес регион отображается регион, в котором компания осуществляет свою деятельность. С помощью флажков Клиент, Поставщик, Конкурент или Прочие отношения устанавливается вид взаимодействия с компаний. При этом партнер может быть одновременно клиентом, поставщиком и покупателем. В поле ввода Основной менеджер указаны данные менеджера, который отвечает за взаимодействие с клиентом. А в поле Группа доступа отображается наименование сегмента партнеров, к которому была отнесена данная организация. Кроме того, в полях Канал и Источник может быть введена информация о способе, которым был привлечен клиент. Вкладка Адреса, телефоны содержит контактную информацию клиента. На данной вкладке могут быть заполнены поля E-mail, Адрес и Телефон. На вкладке Комментарии оставляется дополнительная информация о партнере.

216

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Рис. 7.2. Окно элемента справочника Партнеры

7.1.2. Ввод информации о новой компании-клиенте Добавление данных о новой компании-клиенте осуществляется с помощью Помощника регистрации нового партнера. Чтобы ввести информацию о новом клиенте, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Клиенты. В окне программы появится справочник Партнеры (Клиенты) (см. рис. 7.1).

ŠŠ Нажмите кнопку Создать, которая расположена на панели инструментов спра-

вочника Партнеры (Клиенты). На экране появится окно Помощник регистрации нового партнера.

Чтобы в данном окне были доступны реквизиты для организации, переключатель должен быть установлен в положении Компания.

ŠŠ В поле Название вводится произвольное наименовании компании, например «Торговая сеть».

ŠŠ В полях Телефон и E-mail указываются контактные данные клиента. Заполнение реквизитов Название, Телефон и E-mail необходимы для создания нового партнера в справочнике Партнеры. Введенные данные используются в управленческом учете. Для ведения регламентированного учета необходимо создание контрагента.

ŠŠ Для этого установите флажок Указать идентификационные данные партнера (будет создан контрагент). Станут доступны реквизиты для создания контрагента.

ŠŠ Далее необходимо указать организационно-правовую форму компании, для этого установите переключатель в одно из следующих положений: Юр. лицо, Юр. лицо (не ведет деятельность в РФ), Инд. предприниматель (ПБОЮЛ).

7.1. Сбор и хранение информации о клиентах

217

ŠŠ В поле Наименование юр. лица введите полное официальное название компании, например Закрытое акционерное общество «Торговая сеть».

ŠŠ В поля ИНН, КПП, Код по ОКПО вносятся официальные данные, необходимые для дальнейшего регламентированного учета.

Если взаимодействие с компанией-клиентом осуществляется через контактное лицо, то, чтобы ввести данные этого лица выполните следующие действия.

ŠŠ Установите флажок Указать данные контактного лица (будет создано контактное лицо партнера). Станут доступны реквизиты для создания контактного лица.

ŠŠ Заполните поля Фамилия, Имя, Отчество контактного лица. ŠŠ В поля Телефон, E-mail и Мобильный телефон введите контактные данные представителя клиента.

В поле Роль можно указать роль контактного лица, например менеджер или секретарь, для этого выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке

, которая расположена рядом с полем ввода

Роль. На экране возникнет окно справочника Роли контактных лиц партнеров

(рис. 7.3).

Рис. 7.3. Окно справочника Роли контактных лиц партнеров

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании роли, которую необходимо при-

своить контактному лицу клиента. Окно справочника закроется, а в поле Роль отобразится выбранная роль.

Если необходимой роли в справочнике Роли контактных лиц партнеров не оказалось, то новую роль можно добавить с помощью кнопки Создать, которая расположена на панели инструментов окна справочника. Примерный вид окна Помощник регистрации нового партнера после ввода необходимой информации представлен на рис. 7.4.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему шагу для ввода информации о новом клиенте. В окне Помощник регистрации нового парт­ нера отобразятся новые реквизиты для заполнения.

218

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Рис. 7.4. Окно Помощник регистрации нового партнера после ввода необходимой  информации о компании-клиенте

В поле Бизнес регион введите название региона, в котором компания-клиент осуществляет свою деятельность, для этого:

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке

, которая расположена рядом с полем ввода

Бизнес регион. На экране возникнет окно справочника Бизнес — регионы.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании региона, в котором осуществляет свою деятельность компания-клиент. Окно справочника закроется, а в поле Бизнес регион отобразится выбранный регион.

Если в справочнике Бизнес — регионы не оказалось необходимого региона, то новый регион можно добавить с помощью кнопки Создать, которая расположена на панели инструментов окна справочника. В поле Основной менеджер указывается сотрудник, который отвечает за взаимоотношения с компанией-клиентом. Данный реквизит заполняется по умолчанию, однако его значение можно изменить, для этого:

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке

, которая расположена рядом с полем ввода

Основной менеджер. На экране возникнет окно справочника Пользователи.

ŠŠ В справочнике Пользователи выберите сотрудника, который работает с данной компанией-клиентом. Окно справочника закроется, а в поле Основной менеджер отобразится выбранный регион.

В поле Головное предприятие можно указать наименование управляющей организации, если компания-клиент входит в состав холдинга, для этого:

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке , которая расположена рядом с полем ввода Головное предприятие. На экране возникнет окно справочника Партнеры.

7.1. Сбор и хранение информации о клиентах

219

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании управляющей компании, которой подчиняется компания-клиент. Окно справочника закроется, а в поле Головное предприятие отобразится выбранный регион.

С помощью реквизита Группа доступа компанию-клиента можно отнести к Комиссионерам, Комитентам, Оптовым покупателям или Поставщикам.

ŠŠ Чтобы указать вид взаимоотношений с компанией-клиентом в группе элементов

Тип отношений установите флажок Клиент. А также, если необходимо, и флажки Конкурент, Поставщик и Прочие отношения.

В поле Фактический адрес партнера необходимо ввести реальное местонахождение компании-клиента, для этого:

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке

, которая расположена рядом с полем ввода

Фактический адрес партнера. На экране возникнет окно Фактический адрес.

ŠŠ Заполните реквизиты, которые расположены в данном окне, и нажмите кноп-

ку  ОК. Окно Фактический адрес закроется, а в поле Фактический адрес партнера отобразится введенный адрес.

ŠŠ В поле Юридический адрес партнера введите официальный адрес компанииклиента.

Если у компании-клиента есть официальное краткое название, то его можно указать в поле Сокращенное официальное наименование. Если известен тип источника, который привел данного клиента, например выставки или рекламы в газете, то его можно ввести в поле Канал первичного интереса. Более конкретное маркетинговое мероприятие, которое привело клиента, указывается в поле Источник первичного интереса, для этого:

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке , которая расположена рядом с полем ввода Ис-

точник первичного интереса. На экране возникнет окно справочника Маркетинговые мероприятия.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании мероприятия, которое привело клиента. Окно справочника закроется, а в поле Источник первичного интереса отобразится наименование выбранного мероприятия.

Примерный вид окна Помощник регистрации нового партнера после ввода необходимой информации представлен на рис. 7.5.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему шагу. В окне Помощник регистрации нового партнера появится вся введенная ранее инфор-

мация для ее проверки.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Создать. Информация о новом клиенте будет со-

хранена, а на экране появится окно элемента справочника Партнеры для указания дополнительной информации о клиенте.

При вводе информации о новом клиенте программа следит, чтобы введенная информация не дублировалась. А после завершения Помощника регистрации ново-

220

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

го партнера информация о клиенте вносится не только в справочник Партнеры, но и в справочники Контрагенты и Контактные лица.

Рис. 7.5. Окно Помощник регистрации нового партнера после ввода  необходимой информации на шаге 3

Рис. 7.6. Окно Помощник регистрации нового партнера после ввода  необходимой информации на шаге 4

7.1. Сбор и хранение информации о клиентах

221

7.1.3. Ввод информации о новом клиенте, являющимся частным лицом Добавление данных о новом клиенте, который является частным лицом, происходит с помощью Помощника регистрации нового партнера. Чтобы ввести информацию о новом клиенте, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Клиенты. В окне программы появится справочник Партнеры (Клиенты) (см. рис. 7.1).

ŠŠ Нажмите кнопку Создать, которая расположена на панели инструментов спра-

вочника Партнеры (Клиенты). На экране появится окно Помощник регистрации нового партнера.

ŠŠ Установите переключатель в положение Частное лицо. В окне Помощник регистрации нового партнера будут доступны реквизиты для частного лица.

ŠŠ Заполните поля Фамилия, Имя, Отчество для нового клиента. ŠŠ В поля Телефон и E-mail введите контактные данные клиента. ŠŠ Если клиент является индивидуальным предпринимателем, заполните поле ИНН.

Примерный вид окна Помощник регистрации нового партнера после ввода необходимой информации представлен на рис. 7.7.

Рис. 7.7. Окно Помощник регистрации нового партнера после ввода  необходимой информации о частном лице

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему шагу для ввода информации о новом клиенте. В окне Помощник регистрации нового партнера отобразятся новые реквизиты для заполнения.

Заполнение реквизитов в окне полностью повторяет процесс ввода информации о компании-клиенте, который был уже описан выше. Поэтому подробно рассматривать данный этап мы не будем.

222

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

ŠŠ После заполнения всех необходимых реквизитов нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу. В окне Помощник регистрации нового партнера появится вся введенная ранее информация для проверки.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Создать. Информация о новом клиенте будет со-

хранена в справочниках Партнеры, Контрагенты и Контактные лица. А на экране появится окно элемента справочника Партнеры для указания дополнительной информации о клиенте.

7.1.4. Регистрация клиентов в справочнике Контрагенты Справочник Контрагенты предназначен для хранения информации о физических и юридических лицах, с которыми организация имеет регламентированные отношения, например поставщики или клиенты. Приведем пример. Компания «Торговая сеть» имеет множество точек продаж в разных городах, однако каждый магазин реализует товар под именем одного юридического лица ЗАО «Торговая сеть». Поэтому в программе должен быть введен только один контрагент — ЗАО «Торговая сеть». Однако партнеров может быть несколько, например «Торговая сеть, Москва» или «Торговая сеть, Смоленск». Все регламентированные документы будут оформляться на одно юридическое лицо — ЗАО «Торговая сеть», но также в документах будет присутствовать информация и о конкретном партнере («Торговая сеть, Москва» или «Торговая сеть, Смоленск»), что позволит следить за реальными продажами и контактировать непосредственно с каждым магазином. Информация о контрагенте вносится в программу различными способами в зависимости от того, является ли клиент:

33 юридическим или физическим лицом; 33 включает в себя несколько физических или юридических лиц; 33 является холдингом. Рассмотрим каждый из перечисленных способов подробнее.

7.1.4.1. Клиент является юридическим или физическим лицом Если партнер представляет собой одно юридическое или физическое лицо, то данные о контрагенте вводятся в процессе создания нового партнера с помощью Помощника регистрации нового партнера. Подробно данный процесс был описан в разделе 7.1.2.

ŠŠ Чтобы данный помощник создал нового контрагента, необходимо установить

флажок Указать идентификационные данные партнера (будет создан контрагент) в окне Помощник регистрации нового партнера. Станут доступны реквизиты для создания контрагента.

ŠŠ Далее необходимо указать организационно-правовую форму деятельности контр-

агента, для этого установите переключатель в одно из следующих положений: Юр. лицо, Юр. лицо (не ведет деятельность в РФ), Инд. предприниматель (ПБОЮЛ).

ŠŠ В поле Наименование юр. лица введите полное, официальное название компании, например Закрытое акционерное общество «Торговая сеть».

7.1. Сбор и хранение информации о клиентах

223

ŠŠ В поля ИНН, КПП, Код по ОКПО вносятся официальные данные, необходимые для дальнейшего регламентированного учета.

После завершения работы Помощника регистрации нового партнера, и создания нового партнера, также будет создан новый контрагент, информация о котором будет храниться в справочнике Контрагенты.

7.1.4.2. Клиент имеет несколько юридических или физических лиц Если клиент представляет собой несколько физических или юридических лиц, то ввести информацию обо всех юридических или физических лицах можно после создания новой записи в справочнике Партнеры. Чтобы добавить информацию о нескольких юридических лицах для одного клиента, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Клиенты. В окне программы появится справочник Партнеры (Клиенты) (см. рис. 7.1).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании клиента, для которого необходимо добавить информацию о нескольких юридических лицах. На экране появится окно выбранного элемента справочника Партнеры (см. рис. 7.2).

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Контрагенты, которая расположена на Панели на-

вигации окна выбранного элемента справочника Партнеры. На экране появится справочник Контрагенты (юридические или физические лица) (рис. 7.8).

Рис. 7.8. Окно справочника Контрагенты (юридические или физические лица)

В вызванном окне справочника Контрагенты представлен список физических или юридических лиц, которые были указаны ранее при добавлении нового клиента.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Создать, чтобы добавить для клиента еще одно физическое или юридическое лицо. На экране появится окно Контрагент (юри-

дическое или физическое лицо).

ŠŠ В поле Наименование и Сокращенное введите официальные названия юридического или физического лица.

224

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

ŠŠ В открывающемся списке Юр./физ. лицо укажите один из следующих вариантов:

Юр. лицо; Физ. лицо; Юр. лицо, за пределами РФ; Индивидуальный предприниматель (ПБОЮЛ).

ŠŠ В поля ИНН, КПП и Код по ОКПО введите официальные данные добавляемого юридического лица.

ŠŠ В поле Партнер можно изменить клиента, для которого добавляется еще одно юридическое лицо.

ŠŠ Реквизиты, расположенные на вкладке Адреса, телефоны, заполняются контактными данными добавляемого юридического лица.

Примерный вид окна Контрагент (юридическое или физическое лицо) после ввода необходимой информации представлен на рис. 7.9.

Рис. 7.9. Окно Контрагент (юридическое или физическое лицо)

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Записать и закрыть. Информация о новом юридическом лице будет добавлена в справочник Контрагенты.

7.1.4.3. Клиент является холдингом Холдинг представляет собой объединение предприятий, в котором все организации управляются головным предприятием. Клиент, являющийся холдингом, оформляется следующим образом. С помощью Помощника регистрации нового партнера оформляется новый клиент, для которого указываются данные головного предприятия, в том числе и информация о юридическом лице. Подконтрольные предприятия также оформляются с помощью Помощника регистрации нового партнера. Однако для данных предприятий информация о юридиче-

7.2. Взаимодействие с клиентами по электронной почте

225

ском лице не вводится. А в поле Головное предприятие окна Помощника регистрации нового партнера (см. рис. 7.5) указывается наименование управляющей организации холдинга, которая оформлялась ранее. В итоге в справочнике Партнеры должны быть созданы записи для всех предприятий холдинга. При этом подконтрольные организации будут использовать данные о юридическом лице головного предприятия.

7.2. Взаимодействие с клиентами по электронной почте Для создания исходящего письма и отправки его клиенту по электронной почте используется документ Электронное письмо исходящее. Для успешного создания и отправки электронного письма необходимо предварительно настроить учетные записи электронной почты.

7.2.1. Настройка учетной записи электронной почты Взаимодействие с клиентами по электронной почте невозможно без предварительной настройки учетной записи электронной почты. Чтобы создать новую учетную запись электронной почты, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Администрирование, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Настройка системной учетной записи электронной почты. На экране возникнет окно Системная учетная запись (Учетная запись электронной почты) (рис. 7.10).

ŠŠ В поле Наименование можно изменить предложенное по умолчанию программой название создаваемой учетной записи.

ŠŠ В поле ввода Имя введите имя пользователя, от имени которого будут формироваться исходящие электронные письма.

ŠŠ В поле Почтовый адрес укажите адрес электронного почтового ящика. ŠŠ Поля Пользователь и Пароль заполните данными для входа на почтовый ящик. Если установить флажок Запомнить пароль, то программа сохранит введенный пароль и не будет его запрашивать при получении и отправке электронных писем.

ŠŠ Поля Сервер входящей почты (POP3) и Сервер исходящий почты (SMTP) заполняют-

ся данными о серверах, которые предоставляет почтовые услуги. Подробную информацию о том, какие данные необходимо вводить в полях, можно получить в разделе справка вашего сервиса электронной почты.

ŠŠ Если необходимо, с помощью ссылки Дополнительные настройки сервера почты

можно указать дополнительные параметры сервера электронной почты, которые необходимы для отправки и получения почты с помощью программы «1С:Управ­ ление Торговлей 8.2». Необходимость ввода данных параметров также следует уточнить в справочном разделе вашего сервиса электронной почты.

226

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Рис. 7.10. Окно Системная учетная запись (Учетная запись электронной почты)

ŠŠ Установите флажок Использовать для отправки, чтобы программа могла отправлять письма с помощью выбранного сервиса электронной почты.

ŠŠ Установите флажок Использовать для получения, чтобы программа могла использовать сервис электронной почты для получения входящих писем.

С помощью кнопки Проверка учетной записи можно проверить правильность введенных данных.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Записать и закрыть. Созданная учетная запись электронной почты будет сохранена в справочнике Учетные записи электронной почты.

После создания и настройки учетной записи можно переходить непосредственно к созданию электронных писем.

7.2.2. Создание электронного письма Кроме создания электронного письма из общего интерфейса программы, новое письмо может быть создано на основании:

33 контактных данных клиента; 33 ранее оформленного взаимодействия с клиентом, например телефонного звонка или встречи;

33 сделки с клиентом. На основании исходящего электронного письма пользователь может оформить новое взаимодействие или создать сделку с клиентом.

7.2.2.1. Создание электронного письма Чтобы оформить новое электронное письмо, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Органайзер, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Исходящее электронное письмо. В окне программы появится окно Исходящее электронное письмо (создание) (рис. 7.11).

7.2. Взаимодействие с клиентами по электронной почте

227

Рис. 7.11. Окно Исходящее электронное письмо (создание)

Если в программе для пользователя создана только одна учетная запись электронной почты, то поле Отправитель будет заполнено данными по умолчанию.

ŠŠ Во всех остальных случаях необходимо выбрать учетную запись для отправки писем с помощью отрывающегося списка Отправитель.

ŠŠ В поле ввода Кому введите электронный почтовый адрес получателя письма. ŠŠ В поля Копии и Скрытые копии можно ввести дополнительные электронные адреса, на которые будут отправлены копии создаваемого письма.

ŠŠ В поле Тема укажите тему формируемого письма. ŠŠ В основном поле введите текст письма. К электронному письму можно добавить неограниченное число файлов. Чтобы приложить к электронному письму файл, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните правой кнопкой мыши в поле Вложения. На экране появится контекстное меню.

ŠŠ В появившемся контекстном меню выберите команду

Добавить вложение. В появившемся окне Проводника необходимо указать путь к файлу, который необходимо прикрепить к отправляемому письму. Выбранный файл отобразится в поле Вложения.

В поле Предмет может быть добавлена информация о предмете, на основании которого создается электронное письмо. Например, сделка, встреча или телефонный звонок. Чтобы добавить информацию о предмете, на основании которого оформляется новое письмо, выполните следующие действия:

228

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке , которая рас-

положена рядом с полем ввода Предмет. На экране возникнет диалог Выбор типа данных (рис. 7.12).

ŠŠ Щелкните мышью на наименовании пред-

мета, на основании которого создается электронное письмо. Например, Телефонный звонок. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке ОК. На экране

появится журнал документов, где можно указать документ, который является предметом исходящего сообщения. В нашем примере это журнал Телефонные звонки.

Рис. 7.12. Диалог Выбор типа данных

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании документа, который является основанием для создания электронного письма. Наименование выбранного документа отобразится в поле Предмет.

С помощью открывающегося списка Важность можно установить степень важности создаваемого письма. Доступны следующие варианты: Низкая, Обычная и Высокая. Поле Отработать позже позволяет отложить отправку письма. Для этого необходимо поставить дату и время. Только при наступлении указанного срока письмо попадает в список К исполнению.

ŠŠ Если в дальнейшем не планируется работать с данным письмом, то установите флажок Отработано. Письмо будет отнесено к группе Отработанные.

Примерный вид окна Исходящее электронное письмо после ввода необходимой информации представлен на рис. 7.13.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Отправить. Созданное письмо будет отправлено и сохранится в журнале Исходящие электронные письма.

7.2.2.2. Создание электронного письма на основании контакта Новое электронное письмо может быть создано исходя из контактной информации клиента, которая хранится в справочнике Партнеры. При этом необходимо иметь в виду, что контактные данные клиента должны содержать адрес электронного почтового ящика. Чтобы создать исходящее электронное письмо на основании контактных данных клиента, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Клиенты. В окне программы появится справочник Партнеры (Клиенты) (см. рис. 7.1).

7.2. Взаимодействие с клиентами по электронной почте

229

Рис. 7.13. Примерный вид окна Исходящее электронное письмо после ввода  необходимой информации

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании клиента, которому планируется

отправить электронное сообщение. На экране появится окно элемента справочника Партнеры (см. рис. 7.2)

ŠŠ На Панели навигации вызванного окна нажмите ссылку Взаимодействия. В окне элемента справочника Партнеры появится журнал Взаимодействия.

ŠŠ Нажмите кнопку Создать, которая расположена на панели инструментов данного журнала. На экране возникнет диалог Выбор типа документа.

ŠŠ Щелкните мышью на строке Электронное письмо исходящее. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. На экране появится окно Исходящее электронное письмо (создание) (см. рис. 7.11).

В данном окне по умолчанию будет заполнено поле ввода Кому исходя из контактных данных клиента. Далее необходимо заполнить остальные реквизиты окна Исходящее электронное письмо и отправить письмо получателю.

7.2.2.3. Создание электронного письма на основании взаимодействия Исходящее электронное письмо может быть создано на основании встречи, телефонного звонка или запланированного взаимодействия. Для этого выполните следующие действия:

230

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Органайзер, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Взаимодействия. В окне программы появится журнал Взаимодействия.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании взаимодействия, на основании

которого планируется отправить электронное сообщение, например Встреча. На экране появится окно элемента журнала Взаимодействия (рис. 7.14).

Рис. 7.14. Окно элемента справочника Взаимодействия

ŠŠ В данном окне нажмите кнопку Все действия и в появившемся контекстном меню

выберите команду Взаимодействия Написать электронное письмо. На экране появится окно Исходящее электронное письмо (см. рис. 7.11).

В данном окне по умолчанию будет заполнено поле ввода Кому исходя из контактных данных клиента, а также поле Предмет на основании выбранного ранее взаимодействия. Далее необходимо заполнить остальные реквизиты окна Исходящее электронное письмо и отправить письмо получателю.

7.2.3. Загрузка входящей электронной почты Для ведения деловой переписки в журнале Взаимодействия предусмотрена возможность получения входящей электронной почты. Чтобы загрузить входящую электронную почту выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Органайзер, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Взаимодействия. В окне программы появится журнал Взаимодействия.

7.2. Взаимодействие с клиентами по электронной почте

231

ŠŠ Нажмите кнопку Получить почту, которая расположена на панели инструментов Взаимодействия. Начнется загрузка электронной почты.

Полученные входящие письма сохраняются в журнале Взаимодействия в виде документов Входящее электронное письмо. Далее входящие письма могут быть распределены по предмету или ответственному лицу.

7.2.3.1. Создание ответа на входящее электронное письмо Чтобы ответить на полученное сообщение электронной почты:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Органайзер, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Взаимодействия. В окне программы появится журнал Взаимодействия.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании входящего электронного письма, на которое необходимо дать ответ. На экране возникнет окно Входящее электронное письмо.

ŠŠ Нажмите кнопку Ответить. На экране появится окно Исходящее электронное письмо.

В данном окне по умолчанию будет заполнено поле ввода Кому исходя из контактных данных клиента, от которого было получено письмо. А также поле Предмет на основании взаимодействия, которое было установлено во входящем сообщении. Кроме того, в окно Исходящее электронное письмо с некоторыми изменениями копируются текст и тема письма. Далее необходимо заполнить остальные реквизиты окна Исходящее электронное письмо и отправить письмо. Если в окне Входящее электронное письмо вместо кнопки Ответить нажать кнопку Взаимодействия и в появившемся контекстном меню выбрать команду Ответить всем, то в поле Кому исходящего письма будут внесены данные отправителя и всех получателях входящего письма. Также существует возможность пересылки полученного электронного письма, для этого нужно:

ŠŠ В окне Входящее электронное письмо вместо кнопки Ответить нажать кнопку

Взаимодействия и в появившемся контекстном меню выбрать команду Переслать. На экране появится окно Исходящее электронное письмо, которое будет содержать

реквизиты и текст входящего письма.

7.2.4. Работа с Адресной книгой Адресная книга используется для работы с контактами при отправке электронных

писем и для уточнения контактов во входящих письмах.

232

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

7.2.4.1. Уточнение контактов электронных писем В программе «1С:Управление Торговлей  8.2» существует возможность уточнить контактные данные, указанные во входящем электронном письме. Для этого выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Органайзер, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели навигации нажмите ссылку Взаимодействия. В окне программы появится журнал Взаимодействия.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании входящего электронного письма, на которое необходимо дать ответ. На экране возникнет окно Входящее электронное письмо.

ŠŠ Нажмите кнопку Уточнить контак-

ты. На экране появится окно Уточнение контактов электронного письма (рис. 7.15).

В данном окне необходимо указать контакт, от которого было получено электронное письмо.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке в графе Контакт, которая находится рядом с адресом электронной почты отправителя письма. В выбранной ячейке появится кнопка .

ŠŠ Нажмите кнопку

Рис. 7.15. Окно Уточнение контактов электронного письма

  , которая располагается в выделенной ячейке. Возникнет  

окно Выбор контакта (рис. 7.16).

Рис. 7.16. Окно Выбор контакта

7.2. Взаимодействие с клиентами по электронной почте

233

На вкладке Поиск контактов отображаются результаты поиска зарегистрированного контакта в Адресной книге. Поиск осуществляется по указанным во входящем письме электронному адресу и имени отправителя. Если автоматический поиск не дал результатов, то необходимый контакт можно выбрать на вкладках Пользователи, Партнеры, Физические лица, которые предоставляют доступ к одноименным справочникам.

ŠŠ Дважды щелкните мышью на наименовании контакта, который необходимо уточнить. Выбранное наименование отобразится в ячейке Контакт окна Уточнение

контактов электронного письма.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. Информация о новом электронном адресе будет добавлена в контактную информацию.

7.2.4.2. Подбор контактов в исходящие письма С помощью Адресной книги можно выбрать сразу несколько получателей для создаваемого электронного письма. Для этого выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Органайзер, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Исходящее электронное письмо. Возникнет окно Исходящее электронное письмо (см. рис. 7.11).

ŠŠ Нажмите кнопку Подобрать контакты, которое расположено в окне Исходящее электронное письмо. На экране появится окно Адресная книга (рис. 7.17).

С помощью вкладок Поиск контактов, Пользователи, Партнеры, Физические лица необходимо указать всех получателей исходящего письма. Вкладка Поиск контактов позволяет произвести поиск адресата по адресу элект­ ронной почты, доменному имени и наименованию контакта. Поисковый запрос

Рис. 7.17. Окно Адресная книга

234

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

вводится в поле расположенной рядом с кнопкой Найти. Результаты поиска отображаются в табличной части, которая расположена на данной вкладке. Вкладки Пользователи, Партнеры, Физические лица предоставляют доступ к одноименным справочникам, из которых также можно выбрать получателей создаваемого письма.

ŠŠ Чтобы добавить найденный контакт, дважды щелкните мышью на его наименовании. Выбранный контакт появится в табличной части расположенной рядом с активной на данный момент вкладкой.

ŠŠ После добавления в данную табличную часть всех адресатов электронного письма нажмите кнопку ОК.

ŠŠ Выбранные получателя письма отобразятся в поле электронное письмо.

Кому окна Исходящее

Далее необходимо заполнить остальные реквизиты Исходящего электронного письма и отправить письмо адресатам.

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами В процессе развития взаимоотношений с клиентами руководство компании может провести оценку эффективности работы с клиентами. В данном разделе мы познакомимся со способами оценки эффективности привлечения клиентов, а также проведем анализ работы менеджеров по продаже. Для этих целей в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» используются различные виды отчетов. Отчет Анализ первичного интереса позволяет:

33 провести сравнительный анализ эффективности каналов рекламного воздействия;

33 оценить эффективность проведения конкретного маркетингового мероприятия и определить количество привлеченных клиентов;

33 сформировать список товаров, по которым не был удовлетворен спрос клиента. Оценить работу менеджера с клиентами можно с помощью отчетов:

33 Анализ первичного спроса, который дает оценку работе менеджера на начальном этапе заключения сделки.

33 Анализ причин проигрыша сделок, который отражает, насколько эффективно заключает сделки менеджер по продажам.

33 Выручка и себестоимость продаж, который предоставляет возможность провести

сравнительную оценку менеджеров исходя из валовой прибыли и общей выручки.

33 Эффективность сделок с клиентами, в котором представлена информация об общем количестве выигранных и проигранных сделок в работе.

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами

235

33 Воронка продаж позволяет оценить успешность работы с клиентом на каждой стадии продажи.

7.3.1. Эффективность способов привлечения клиентов Для анализа эффективности привлечения клиентов используется отчет Анализ первичного интереса. Данный отчет позволяет провести анализ каналов рекламного воздействия, оценить количество привлеченных клиентов, а также сравнить эффективность источников привлечения клиентов.

7.3.1.1. Анализ каналов рекламного воздействия на клиентов Чтобы произвести сравнительный анализ эффективности каналов рекламного воздействия, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ первичного интереса. Возникнет окно Анализ первичного интереса.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Анализ каналов воздействия. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета. ŠŠ Нажмите кнопку Настройка. Возникнет окно настройки отчета Анализ первичного интереса.

В данном окне необходимо установить период формирования отчета.

ŠŠ Для этого щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Начало периода. В возникшем открывающемся списке выберите дату начала отчетного периода, например Начало этого года.

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Окончание периода. В возникшем открывающемся списке выберите дату окончания отчетного периода, например Начало этого дня.

ŠŠ Нажмите кнопку Завершить редактирование. Выбранные настройки отобразятся в окне Анализ первичного интереса.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ каналов воздействия будет сформирован (рис. 7.18).

В данном отчете представлена информация о количестве привлеченных клиентов и количестве новых сделок, которые были оформлены за период, указанный в отчете. Число новых клиентов показано в графе Количество партнеров, а количество совершенных сделок представлено в графе Количество сделок. При формировании отчета в него попадают данные только о тех клиентах, которые были зарегистрированы в период, указанный в отчете.

236

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Рис. 7.18. Отчет Анализ каналов воздействия

С помощью данного варианта отчета можно оценить, какой из каналов рекламного воздействия, например выставка, реклама по радио или семинар, привлекает наибольшее число клиентов. Для более детального анализа рекламных источников используется вариант отчета Анализ источников воздействия.

7.3.1.2. Эффективность источников рекламного воздействия на клиентов Эффективность проведения конкретного маркетингового мероприятия оценивается по количеству привлеченных клиентов, для этого выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ первичного интереса. Возникнет окно Анализ первичного интереса.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Анализ источников воздействия. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета. ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ источников воздействия будет сформирован (рис. 7.19).

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами

237

Рис. 7.19. Отчет Анализ источников воздействия

В данном варианте отчета отображаются данные о количестве новых клиентов и совершенных сделок по каждому источнику воздействия.

7.3.1.3. Эффективность типов источников привлечения клиентов Для определения наиболее эффективного типа рекламного воздействия на клиента используется вариант Анализ типов источников отчета Анализ первичного интереса.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ первичного интереса. Возникнет окно Анализ первичного интереса.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Анализ типов источников. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета. ŠŠ Нажмите кнопку Настройка. Возникнет окно настройки отчета Анализ первичного интереса.

ŠŠ Чтобы установить период формирования отчета, щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Начало периода. В возникшем открывающемся списке выберите дату начала отчетного периода, например Начало этого года.

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Окончание периода. В возникшем открывающемся списке выберите дату окончания отчетного периода, например Начало этого дня.

ŠŠ Нажмите кнопку Завершить редактирование. Выбранные настройки отобразятся в окне Анализ первичного интереса.

238

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ типов источников будет сформирован (рис. 7.20).

Рис. 7.20. Отчет Анализ типов источников

Данный вариант отчета позволяет определить более эффективный способ привлечения новых клиентов, например проведение маркетинговых мероприятий или семинаров. В отчете будут отображена информация о количестве новых клиентов и совершенных сделок по типу источника рекламного воздействия.

7.3.1.4. Поиск товаров, которые не удовлетворили клиентов Для формирования списка товаров, по которым не был удовлетворен спрос клиента, используется отчет Анализ первичного спроса. Для формирования данного отчета выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ первичного спроса. Возникнет окно Анализ первичного спроса.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Неудовлетворенный спрос. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета. ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ типов источников будет сформирован.

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами

239

В отчете будут представлены причины и сумма неудовлетворенного спроса, а также количество неудавшихся сделок.

7.3.1.5. Анализ удовлетворения первичного спроса клиента Чтобы провести обобщенный анализ удовлетворения первичного спроса клиента, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ первичного спроса. Возникнет окно Анализ первичного спроса.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Удовлетворение первичного спроса. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета. ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ типов источников будет сформирован.

В отчете будет представлена сумма, на которую планировалось удовлетворить спрос клиента, и сумма, на которую фактически получилось отгрузить товара. Кроме того, в отчете будут отображены причины, по которым потребности клиента не удалось удовлетворить.

7.3.2. Эффективность работы менеджеров с клиентами Одним из основных факторов влияющих на объем выручки торгового предприятия является эффективность работы менеджеров по продажам. Чем успешнее работает менеджер с постоянными клиентами и чем больше привлекает крупных клиентов, тем большую прибыль получит предприятие в итоге. Оценить работу менеджера с клиентами можно с помощью отчетов:

33 Анализ первичного спроса. С помощью данного отчета можно оценить, насколько хорошо работает менеджер на начальном этапе заключения сделки.

33 Анализ причин проигрыша сделок. Данный отчет отражает, насколько эффективно заключает сделки менеджер по продажам.

33 Выручка и себестоимость продаж. Отчет предоставляет возможность провести сравнительную оценку менеджеров исходя из валовой прибыли и общей выручки.

33 Эффективность сделок с клиентами. В отчете представлена информация об общем количестве выигранных и проигранных сделок в работе.

33 Воронка продаж. Данный отчет позволяет оценить успешность работы с клиентом на каждой стадии продажи.

240

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

7.3.2.1. Оценка эффективности работы менеджера по удовлетворению первичного спроса С помощью отчета Анализ первичного спроса можно оценить, насколько хорошо работает менеджер на начальном этапе заключения сделки. Чтобы провести оценку эффективности работы менеджера по удовлетворению первичного спроса, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ первичного спроса. Возникнет окно Анализ первичного спроса.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Удовлетворенный спрос по менеджерам. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип от­чета. ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ первичного спроса будет создан. В отчете будет представлена информация об удовлетворении первичного спроса клиента каждым из менеджеров по продажам. С помощью полученных данных можно оценить, насколько эффективно менеджер справляется со своими обязанностями.

7.3.2.2. Анализ эффективности работы менеджера по количеству проигранных сделок С помощью отчета Анализ причин проигрыша сделок можно оценить, насколько эффективно заключает сделки менеджер по продажам и у кого из сотрудников наибольшее количество проигранных сделок. Чтобы провести оценку эффективности работы менеджера по количеству проигранных сделок, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ причин проигрыша сделок. Возникнет окно Анализ причин проигрыша сделок.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте По ответственному. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета. ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ причин проигрыша сделок будет создан.

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами

241

В отчете будет представлена информация об эффективности заключения сделок каждым менеджером. Если необходимо получить информацию о количестве проигранных сделок определенным менеджером, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной в строке Ответственный. Рядом с данной ячейкой появится кнопка

ŠŠ Нажмите кнопку тели.

.  

. На экране возникнет окно Выбор пользователя: Пользова 

ŠŠ Щелкните мышью на группе Менеджеры отдела продаж. В окне Выбор пользователя: Пользователи отобразится состав данной группы (рис. 7.21).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на менеджере, по которому будет сформирован отчет. В окне Анализ причин проигрыша сделок отобразится имя менеджера.

ŠŠ Чтобы применить к отчету сделанные настройки, нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ причин проигрыша сделок будет создан заново (рис. 7.22).

В отчете будет представлена информации о количестве сделок, которое было проиграно выбранным менеджером по продажам, а также указанна сумма упущенной выручки.

Рис. 7.21. Окно Выбор пользователя: Пользователи

7.3.2.3. Оценка эффективности работы менеджера исходя из выручки и себестоимости продаж Отчет Выручка и себестоимость продаж предоставляет возможность провести сравнительную оценку менеджеров исходя из валовой прибыли и общей выручки.

242

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Рис. 7.22. Окно Анализ причин проигрыша сделок

Чтобы провести оценку эффективности работы менеджера по удовлетворению первичного спроса, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий в группе Отчеты нажмите кнопку

. В появившемся меню выберите команду Выручка и себестоимость продаж. На экране возникнет окно Выручка и себестоимость продаж.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Анализ работы менеджеров. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета.

ŠŠ Чтобы изменить период формирования отчета, щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Период. Возле данной ячейки появится кнопка

ŠŠ Нажмите кнопку

 

.  

и в возникшем открывающемся списке выберите период формирования отчета, например Этот год. Выбранный период формирования отчета отобразится в окне Выручка и себестоимость продаж.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Выручка и себестоимость продаж будет создан (рис. 7.23).

В отчете Выручка и себестоимость продаж будет представлена информация о доле в валовой прибыли и выручке каждого из менеджеров по продажам. Информация в отчете отображается в виде диаграмм. В первой диаграмме сравнивается эффективность менеджеров по продажам при получении валовой прибыли, а вторая диаграмма отражает долю каждого менеджера в получении общей выручки предприятия.

243

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами

Рис. 7.23. Окно Выручка и себестоимость продаж

Если необходимо получить информацию о результатах работы конкретного менеджера, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной в строке Партнер.Основной менеджер. Рядом с выбранной ячейкой появится кнопка выбора

.  

ŠŠ Нажмите кнопку   . На экране возникнет окно Выбор пользователя: Пользователи. ŠŠ Щелкните мышью на группе Менеджеры отдела продаж. В окне Выбор пользователя: Пользователи отобразится состав данной группы (см. рис. 7.21).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на менеджере, по которому будет сформирован отчет. В окне Выручка и себестоимость продаж отобразится имя менеджера.

ŠŠ Чтобы применить к отчету сделанные настройки, нажмите кнопку Сформировать. Отчет Выручка и себестоимость продаж будет создан заново.

7.3.2.4. Анализ эффективности работы менеджера при заключении сделок с клиентами Отчет Эффективность сделок с клиентами позволяет оценить работу менеджера при заключении сделок с клиентами. Отчет включает в себя данные о потенциальной сумме продаж и количестве сделок. Чтобы провести оценку эффективности работы менеджера при заключении сделок с клиентами, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий в группе Отчеты нажмите кнопку

. В появившемся меню выберите команду Выручка и себестоимость продаж. На экране возникнет окно Выручка и себестоимость продаж.

244

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Менеджеры. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета.

ŠŠ Чтобы установить период формирования отчета, щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Период. Возле данной ячейки появится кнопка .

 

ŠŠ Нажмите кнопку

 

и в появившемся диалоге Период с помощью открывающегося списка Период выберите вариант периода формирования отчета, например Этот год.

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. Выбранный период формирования отчета отобразится в окне Эффективность сделок с клиентами.

Чтобы оценить работу менеджеров с определенным сегментом клиентов, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Сегмент партнеров. Возле данной ячейки появится кнопка выбора

ŠŠ Нажмите кнопку

.  

. На экране возникнет окно Сегменты партнеров (рис. 7.24).  

Рис. 7.24. Окно Сегменты партнеров

ŠŠ Щелкните мышью на наименовании сегмента клиентов, для которого будет сформирован отчет, например Оптовые клиенты.

ŠŠ Выбранный сегмент клиентов отобразится в окне Эффективность сделок с клиентами.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Эффективность сделок с клиентами будет создан (рис. 7.25).

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами

245

Рис. 7.25. Отчет Эффективность сделок с клиентами

В отчете Эффективность сделок с клиентами для каждого менеджера по продажам будет представлена информация о количестве:

33 заключенных сделок, которые находятся в работе; 33 выигранных сделок; 33 проигранных сделок. Для каждого этапа сделки приводится потенциальная сумма продажи. В графе Отклонения отображается отклонение от среднего показателя количества и потенциальной суммы продаж.

7.3.2.5. Анализ эффективности работы менеджера в различные этапы продажи Отчет Эффективность процессов продаж позволяет оценить работу менеджера на всех этапах заключения сделки. Чтобы сформировать данный отчет, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий в группе Отчеты нажмите кнопку

. В появившемся меню выберите команду Эффективность процессов продаж. На экране возникнет окно Эффективность процессов продаж.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке Выбрать вариант. На экране появится диалог Выбор варианта отчета.

ŠŠ Щелкните мышью на варианте Менеджеры. Выбранная строка выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать. В поле Вариант отчета отобразится выбранный тип отчета.

246

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Чтобы получить информацию о результатах работы конкретного менеджера, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной в строке Сделка.Ответственный. Рядом с выбранной ячейкой появится кнопка выбора

.  

ŠŠ Нажмите кнопку   . На экране возникнет окно Выбор пользователя: Пользователи. ŠŠ Щелкните мышью на группе Менеджеры отдела продаж. В окне Выбор пользователя: Пользователи отобразится состав данной группы (см. рис. 7.21).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на менеджере, по которому будет сформирован отчет. В окне Эффективность процессов продаж отобразится имя менеджера.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Эффективность процессов продаж будет создан (рис. 7.26).

В отчете Анализ эффективности процессов продаж для разных стадий сделки (в работе, проиграна, выиграна) приводится:

33 количество сделок, которые заключил менеджер; 33 величина отклонения от среднего количества сделок, которые были заключены всеми менеджерами;

33 потенциальная сумма продажи для каждого статуса сделки; 33 отклонение потенциальной суммы продажи от средней величины, которая рассчитывается исходя из работы всех менеджеров.

Рис. 7.26. Отчет Эффективность процессов продаж

7.3.2.6. Анализ работы менеджера с клиентом с помощью отчета Воронка продаж Отчет Воронка продаж используется для оценки эффективности работы менеджера с клиентом на всех стадиях продажи. На каждом этапе продажи определенное ­количество клиентов уходит, а остальные переходят к следующему этапу, и так происходит, пока сделка не состоится. Отчет Воронка продаж позволяет оценить эффективность работы менеджера на каждом из этапов продажи.

247

7.3. Оценка эффективности взаимоотношений с клиентами

Сформируем отчет Воронка продаж за текущий год для определенного сегмента партнеров — Оптовых клиентов, в качестве анализируемого менеджера по продажам выберем Орехова Вадима Геннадьевича. Чтобы сформировать отчет Воронка продаж, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Продажи, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий в группе Отчеты нажмите кнопку

 

. В появившемся меню выберите команду Воронка продаж. На экране возникнет окно Воронка продаж.

Чтобы оценить работу менеджера в определенных видах сделок:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Сегмент партнеров. Возле данной ячейки появится кнопка выбора

ŠŠ Нажмите кнопку рис. 7.24).

.  

. На экране возникнет окно Сегменты партнеров (см.

ŠŠ Щелкните мышью на наименовании сегмента клиентов, для которого будет сформирован отчет, например Оптовые клиенты.

ŠŠ Выбранный сегмент клиентов отобразится в окне Воронка продаж. Чтобы оценить работу менеджера с определенным сегментом клиентов:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Вид сделки. Возле данной ячейки появится кнопка выбора

.  

ŠŠ Нажмите кнопку   . На экране возникнет окно Виды сделок. ŠŠ Щелкните мышью на наименовании вида сделок, для которого будет сформирован отчет, например Типовая продажа.

ŠŠ Выбранный вид сделок отобразится в окне Воронка продаж. Чтобы получить информацию о результатах работы конкретного менеджера:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной в строке Ответственный. Рядом с выбранной ячейкой появится кнопка выбора

ŠŠ Нажмите кнопку тели.

.  

. На экране возникнет окно Выбор пользователя: Пользова­  

ŠŠ Щелкните мышью на группе Менеджеры отдела продаж. В окне Выбор пользователя: Пользователи отобразится состав данной группы (см. рис. 7.21).

ŠŠ Дважды щелкните мышью на менеджере, по которому будет сформирован отчет. В окне Воронка продаж отобразится имя менеджера.

ŠŠ Чтобы установить период формирования отчета, щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Период. Возле выбранной ячейки появится кнопка Выбора .

  ŠŠ Нажмите кнопку   и в появившемся диалоге Период с помощью открывающегося списка Период выберите вариант периода формирования отчета, например Этот год.

248

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. Выбранный период формирования отчета отобразится в окне Воронка продаж.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Воронка продаж будет создан (рис. 7.27).

Рис. 7.27. Окно Воронка продаж

Отчет Воронка продаж содержит табличную часть и диаграммы, в которых представлена информация о количестве сделок для каждого этапа продажи, а также потенциальную сумму продажи.

7.4. Классификация клиентов В программе «1С:Управление Торговлей» предусмотрена возможность проведения комплексной оценки накопленной клиентской базы. Для этих целей используется АВС/XYZ-классификация клиентов, которая применяется для создания стратегии взаимоотношений с клиентами. Суть стратегии состоит в том, чтобы прилагать основные усилия на привлечение и удержание крупных клиентов и наиболее выгодных клиентов. Согласно правилу Парето, 20% клиентов обеспечивают 80% выручки. Поэтому АВС/XYZ-клас­си­ фикация применяется прежде всего для выделения наиболее прибыльных клиентов и создания для них выгодных условий сотрудничества.

7.4. Классификация клиентов

249

Для поиска наиболее выгодных клиентов используется два вида классификации:

33 ABC-классификация анализирует привлекательность клиентов и предлагает

разделять их на три категории важности: высокую — класс «А»; среднюю — класс «В»; низкую — класс «С». ABC-классификация используется при формировании отчета Анализ лояльности клиентов (АВС).

33 XYZ-классификация распределяет клиентов по стадиям взаимоотношений: потенциальный, разовый, постоянный и потерянный клиент. XYZ-классификация применяется при создании отчета Анализ зависимости от клиентов (АВС).

Кроме того, в программе ведется история АВС/XYZ-классификации клиентов. С помощью собранных данных может быть произведена оценка клиентской базы. Для этого используется отчет Анализ клиентской базы (BCG).

7.4.1. Автоматическая АВС/XYZ-классификация В программе «1С:Управление Торговлей» для осуществления АВС/XYZ-класси­ фикации клиентов используется регламентное задание. Данное задание выполняется исходя из периода, который выбирает пользователь. Чтобы настроить автоматическое проведение АВС/XYZ-классификации, выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Администрирование, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Настройка параметров учета. Возникнет окно Настройка параметров учета.

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Маркетинг. В окне Настройка параметров учета отобразятся настройки для подсистемы маркетинга (рис. 7.28).

В группе элементов АВС/XYZ-классификация партнеров можно установить, по каким параметрам будет осуществляться классификация. Для этого необходимо установить или сбросить флажки По выручке, По валовой прибыли, По количеству документов продаж. В поле Период классификации можно изменить интервал проведения классификации клиентов. Доступные варианты: День, Неделя, Декада, Месяц, Квартал, Полугодие, Год. В поле Количество периодов XYZ-классификации можно установить, сколько раз в установленном периоде будет производиться XYZ-классификация.

ŠŠ Чтобы сохранить внесенные изменения нажмите кнопку Записать и закрыть,

которая расположена в окне Настройка параметров учета. Изменения будут применены.

7.4.2. Анализ зависимости от клиентов (АВС) Отчет Анализ зависимости от клиентов (АВС) предназначен для предоставления информации о зависимости организации от клиентов на основании осуществленной АВС-

250

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Рис. 7.28. Окно Настройка параметров учета

классификации. Отчет позволяет произвести анализ зависимости выручки, валовой прибыли и количество продаж в зависимости от классификации клиентов. Чтобы создать отчет Анализ зависимости от клиентов (АВС), выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Маркетинг, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ зависимости от клиентов (АВС). Возникнет окно Анализ зависимости от клиентов (АВС).

В данном окне установим период формирования отчета.

ŠŠ Для этого щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой Период. Рядом с данной ячейкой появится кнопка

ŠŠ Нажмите кнопку

 

.  

и в возникшем открывающемся списке выберите дату начала отчетного периода, например Начало этого года. Выбранный период формирования отчета отобразится в окне Анализ зависимости от клиентов (АВС).

Динамика выручки, валовой прибыли и количества продаж отображаются в виде отдельных графиков. В окне Анализ зависимости от клиентов (АВС) можно настроить,

251

7.4. Классификация клиентов

какие графики скрывать, а какие отображать при формировании отчета. Для этого выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой АВС-классификация по параметру. Рядом с данной ячейкой появится кнопка Выбора

ŠŠ Нажмите кнопку кации.

.  

. На экране появится диалог Типы параметров классифи­  

ŠŠ Щелкните мышью на наименовании параметра классификации, график кото-

рого будет отображен в отчете Анализ зависимости от клиентов (АВС), например, Выручка. Выбранный параметр выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать. Наименование параметра отобразится в окне Анализ зависимости от клиентов (АВС).

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ зависимости от клиентов (АВС) будет сформирован (рис. 7.29).

Рис. 7.29. Отчет Анализ зависимости от клиентов (АВС)

В отчете Анализ зависимости от клиентов (АВС) представлена информация об изменении выручки, валовой прибыли и количества продаж на основании осуществленной АВС-классификации, период проведения которой устанавливается в настройках параметров учета. В окне отчета представлены графики, отражающие динамику выручки, валовой прибыли и количества продаж для трех классов клиентов (А, В и С).

252

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Зависимость от клиента можно оценить исходя из динамики объема выручки для каждого вида клиентов. Если клиентов С-класса стало меньше, а объем выручки от клиентов А-класса вырос, значит, работа менеджеров с клиентами достигла хороших результатов.

7.4.3. Анализ лояльности клиентов (XYZ) XYZ-классификация применяется в дополнение к АВС-классификации и позволяет классифицировать клиентов по стадиям взаимоотношений. Хранение истории изменения стадий взаимоотношений позволяет затем производить анализ лояльности клиентов. Для оценки развития взаимоотношений с клиентами применяется отчет Анализ лояльности клиентов (XYZ). Отчет позволяет произвести анализ зависимости выручки, валовой прибыли и количества продаж в зависимости от XYZ-классификации клиентов. Чтобы сформировать отчет Анализ лояльности клиентов (XYZ), выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Маркетинг, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ лояльности клиентов (XYZ). Возникнет окно Анализ лояльности клиентов (XYZ).

Как мы отмечали ранее, отчет Анализ лояльности клиентов (XYZ) позволяет оценить развитие взаимоотношений с клиентами и представить изменения выручки, валовой прибыли и количество продаж в зависимости от классификации клиентов. Динамика выручки, валовой прибыли и количества продаж отображаются в виде отдельных графиков. В окне Анализ лояльности клиентов (XYZ) можно настроить отображение графиков при формировании отчета. Для этого выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ячейке, расположенной рядом с ячейкой XYZ-классификация по параметру. Рядом с данной ячейкой появится кнопка Выбора

.  

ŠŠ Нажмите кнопку   . На экране появится диалог Типы параметров классификации (рис. 7.30).

Рис. 7.30. Диалог Типы параметров классификации

7.4. Классификация клиентов

253

ŠŠ Щелкните мышью на наименовании параметра классификации, график кото-

рого будет отображен в отчете Анализ лояльности клиентов (XYZ), например Выручка. Выбранный параметр выделится инверсным цветом.

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать. Наименование параметра отобразится в окне Анализ лояльности клиентов (XYZ).

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет Анализ лояльности клиентов (XYZ) будет сформирован (рис. 7.31).

В отчете Анализ зависимости от клиентов (АВС) представлена информация об изменении выручки для каждого вида взаимоотношений: Потенциальный клиент, Разовый клиент и Постоянный клиент. Данные виды взаимоотношений формируются с помощью ������������������������������������������������������������������ XYZ��������������������������������������������������������������� -классификации, период проведения которой устанавливается в настройках параметров учета. Лояльность клиента можно оценить исходя из динамики объема выручки для каждого вида клиентов. Например, если доля постоянных клиентов в объеме выручки падает, значит менеджеры по продажам не справляются в работе с клиентами.

Рис. 7.31. Отчет Анализ лояльности клиентов (XYZ)

254

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

7.4.4. Анализ клиентской базы С помощью отчета Анализ клиентской базы (BCG) может быть произведена оценка клиентской базы, которая была накоплена в процессе ведения истории АВС/XYZклассификации клиентов. Чтобы сформировать отчет Анализ клиентской базы (BCG), выполните следующие действия:

ŠŠ Щелкните мышью на ссылке Маркетинг, которая находится на Панели разделов. В окне программы отобразится содержимое выбранного раздела.

ŠŠ На Панели действий нажмите кнопку Анализ клиентской базы (BCG). Возникнет окно Анализ клиентской базы (BCG) (рис. 7.32).

Рис. 7.32. Окно Анализ клиентской базы (BCG)

Изменить дату формирования отчета можно с помощью поля ввода Анализ на дату. Поле Тип параметра классификации используется для выбора параметра, по которому будет оцениваться клиентская база. Доступны следующие варианты: Валовая

7.4. Классификация клиентов

255

прибыль, Выручка, Количество. В поле Дата предыдущего среза можно изменить дату

для анализа накопленной клиентской базы.

ŠŠ Если один из параметров отчета Анализ клиентской базы (BCG) был изменен, нажмите кнопку Сформировать, чтобы отчет был сформирован заново.

Отчет Анализ клиентской базы (BCG) предоставляет комплексную оценку накопленной базы клиентов. В отчет включена информация о АВС/XYZ-классификации клиентов. На основе этих данных производится комплексный анализ клиентской базы. В отчете Анализ клиентской базы (BCG) отображается количество клиентов по каждой группе BCG-анализа. В отчете представлены следующие группы:

33 Звезды — это клиенты, которые впервые приобрели много товара. Таких клиентов необходимо сохранять, предлагая им самое лучшее обслуживание.

33 Коровы — это постоянные покупатели, которые всегда приобретают много. Обслуживание таких клиентов всегда должно быть на высоком уровне.

33 Собаки — это группа клиентов, покупающих редко и небольшое количество товара. Такие покупатели не требуют особого внимания, с ними можно не продолжать деловые отношения.

33 Вопросы. В данную группу стоит относить остальных клиентов, которые не по-

пали в перечисленные выше группы. К клиентам из данной группы стоит относиться внимательно, пока не станет ясно, к какой именно группе их необходимо отнести, ведь клиенты этой группы могут попасть и в группу Звезды, и в группу Коровы. Поэтому, чтобы не потерять возможных хороших клиентов в будущем, необходимо очень внимательно относиться к клиентам данной группы.

Чтобы посмотреть, какие клиенты входят в перечисленные выше группы:

ŠŠ Дважды щелкните мышью на картинке, которая изображает определенную группу BCG-анализа. На экране возникнет окно АВС/XYZ Распределение клиентов (рис. 7.33).

Рис. 7.33. Окно АВС/XYZ Распределение клиентов,  отображающее клиентов из группы Вопросы

256

Глава 7. Управление взаимоотношениями с клиентами (технология CRM)

Любое торговое предприятие должно стремиться к тому, чтобы клиенты из группы Звезды переходили в группу Коровы. Иными словами, наибольшую выгоду предприятие получает, когда после крупной покупки клиенты продолжают постоянно и много покупать. После групп BCG-анализа в отчете отображается количество потенциальных покупателей. Чтобы посмотреть, какие клиенты входят в перечисленные выше группы:

ŠŠ Дважды щелкните мышью на строке Потенциальные, которая расположена в окне

отчета Анализ клиентской базы (BCG). На экране возникнет окно АВС/XYZРаспределение клиентов (рис. 7.34).

Напомним, что, согласно ABC-классификации, клиенты разделяются на три группы по степени важности: высокую — А-класс; среднюю — В-класс; низкую — С-класс. В XYZ-классификации клиенты распределены по стадиям взаимоотношений: потенциальный, разовый, постоянный и потерянный клиент. При этом потенциальные клиенты дополнительно классифицируются по регулярности закупок на: стабильные закупки (X-класс); нерегулярные закупки (Y-класс); эпизодические закупки (Z-класс).

Рис. 7.34. Окно АВС/XYZ Распределение клиентов,   отображающее потенциальных клиентов

Таблица АВС/XYZ-распределение, которая следует за информацией о количестве потенциальных покупателей, отображает общее количество клиентов, согласно АВС/XYZ-распределению. Таблица Изменения АВС предоставляет информацию о динамике распределения клиентов согласно АВС-классификации. С помощью данной таблицы можно узнать, например, увеличилось или уменьшилось число важных клиентов со времени проведения последней классификации. Таблица Изменения XYZ содержит данные о динамике распределения клиентов согласно XYZ-классификации. С помощью данной таблицы можно узнать, например, какое количество случайных покупателей стало постоянными клиентами.

7.4. Классификация клиентов

257

В ячейках таблиц Изменения АВС и Изменения XYZ отображается количество клиентов, которые перешли из разных классов. Чтобы подробнее посмотреть данные о таких клиентах:

ŠŠ Дважды щелкните мышью на ячейке, которая отображает количество клиентов,

перешедших из другого класса. На экране возникнет окно Изменение АВС/XYZ распределения клиентов (рис. 7.35).

На этом мы завершим рассмотрение вопросов управления взаимоотношениями с клиентами. В данной главе мы познакомились с возможностями, которые предоставляет программа «1С:Управление Торговлей  8.2», при применении клиентоориентированной стратегии ведения бизнеса. Рассмотрели процесс сбора и хранения информации о клиентах, который включает в себя регистрацию клиентов в справочниках Партнеры и Контрагенты. Познакомились с основными приемами взаимодействия с клиентами по электронной почте. Провели оценку эффективности взаимодействия с покупателями. Проанализировали эффективность способов привлечения клиентов и дали оценку работе менеджеров по продаже. В завершении главы мы рассмотрели способы классификации клиентов и провели анализ наколенной клиентской базы.

Рис. 7.35. Окно Изменение АВС/XYZ распределения клиентов

В следующей главе мы познакомимся с процессом управления финансами компании.

Глава 8

Управление финансами компании Ни для кого не секрет, что правильное движение и учет денежных средств для любой компании являются одними из главных условий ее стабильной и законопослушной деятельности. Обеспечение такого правильного движения денежных средств осуществляется в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» с помощью системы управления финансами компании. Для использования средств, предоставляемых этой системой, необходимо перейти в раздел Финансы главного окна программы. В левой части окна появится навигационная панель со списком возможных команд, предназначенных для работы с финансами, а в центральной части окна — панель действий (рис. 8.1). Как вы видите, программа позволяет выполнить следующие действия с финансами компании:

33 Произвести учет движения денежных средств с помощью раздела списка Денежные средства.

33 Учесть движение денежных средств, осуществляемое с помощью платежных пластиковых карт (эквайринга), используя раздел списка Эквайринг.

33 Скорректировать задолженность в денежных средствах, используя раздел списка Корректировка задолженности.

33 Проверить результаты финансовой деятельности в разделе списка Финансовый результат.

33 Настроить аналитические установки программы при помощи раздела Настройка аналитики.

33 Установить местонахождение, реквизиты и прочие характеристики касс и банковских организаций, с которыми работает ваша компания, с помощью дополнительного раздела См. также.

Каждый из упомянутых разделов навигационной панели Финансы имеет свои подразделы, назначение которых будет рассмотрено ниже.

Управление финансами компании

259

Рис. 8.1. Раздел Финансы главного окна программы

Следует заметить, что в программе возможна работа с денежными средствами в любой валюте. По умолчанию доступны три из них — российский рубль, американский доллар и евро. Возможность добавления любой другой валюты реализована в пункте Валюта, группы Базовые классификаторы раздела Нормативно-спра­ вочная информация. Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных действий с элементами навигационной панели, следует еще раз обратить внимание на организацию взаимодействия пользователя с этим интерфейсом. Все названия разделов представляют собой своеобразный заголовок, щелчок мышью на котором приводит к закрыванию или открыванию списка подразделов. Сами списки, в свою очередь, представляют собой командные кнопки в виде текстовых строк. При наведении указателя мыши на такие строки стиль их текста изменяется на подчеркнутый, аналогично ссылкам в привычном для любого пользователя компьютера интернет-браузере (Internet Explorer, Firefox, Opera и других). Одиночный щелчок на этих кнопках открывает в панели действий программы предназначенные для заполнения текстовые поля, раскрывающиеся списки и другие элементы интерфейса программы, относящиеся к данному разделу (рис. 8.2).

260

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.2. Пример рабочего окна программы после щелчка на строке списка  Приходные кассовые ордера

В нижнем левом углу главного окна расположена кнопка История. Щелчок на этой кнопке приводит к появлению окна (рис. 8.3), в котором отображаются 200 последних операций пользователя со справочниками программы, различными документами, то есть с недавно созданными или отредактированными объектами информационной базы программы.

Рис. 8.3. Окно История

8.1. Настройка учета движения денежных средств

261

Щелчок мышью на любой из записей списка в этом окне приводит к появлению формы объекта, к которому эта запись относится. На этом можно закончить знакомство с интерфейсом программы, предназначенным для работы по учету движения денежных средств компании, и приступить к непосредственному изучению предоставляемых программой возможностей.

8.1. Настройка учета движения денежных средств Прежде чем приступать к оформлению операций по учету движения денежных средств, необходимо записать в программу информацию о статьях движения и местах хранения денежных средств, имеющихся на предприятии, а также зарегистрировать в программе договоры эквайринговых операций и список эквайринговых терминалов, через которые будут осуществляться операции с платежными картами. Для осуществления этих подготовительных задач предназначены соответствующие разделы списка навигационной панели Финансы, на которых мы сейчас и остановимся.

8.1.1. Статьи движения денежных средств Чтобы приступить к работе со статьями движения денежных средств щелкните по строке Статьи движения денежных средств на панели навигации программы. На панели действий отобразится справочник, содержащий статьи движения финансов. Первоначально, в самом начале вашей работы с программой, этот список будет уже иметь некоторое количество стандартных записей (рис. 8.4). В дальнейшем, по мере ввода данных он будет заполняться уникальными для вашего предприятия данными. Внимательно рассмотрим кнопки, располагающиеся в верхней части панели действий в режиме работы со статьями движения денежных средств.

ŠŠ Кнопка Создать предназначена для создания новых записей. Щелкните на этой

кнопке. Появится окно создания новой статьи движения денежных средств (рис. 8.5).

ŠŠ Заполните поля указанной формы. Если вновь вводимая статья является частью какой-либо группы статей, выберите эту группу из раскрывающегося списка В группе статей. Хозяйственная операция, для которой создается статья, выбирается также из раскрывающегося списка Хозяйственная операция.

ŠŠ По окончании ввода данных нажмите на кнопку Записать и закрыть или кнопку Записать объект

.  

ŠŠ Если при вводе данных вы не заполнили какое-либо обязательное поле, про-

грамма не даст вам закончить операцию ввода данных по новой статье и сообщит об ошибке (рис. 8.6).

262

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.4. Окно Статьи движения денежных средств

Рис. 8.5. Окно Статья движения денежных средств (создание)

Рис. 8.6. Сообщение об ошибке ввода данных в окне Возврат денежных средств от арендатора (Статья движения денежных средств)

ŠŠ Закройте диалог Ошибка, нажав на крестик в его правом верхнем углу. Выпол-

ните указание, появившееся в правой части формы и снова повторите попытку сохранения новой статьи, нажав кнопку Записать и закрыть или кнопку Записать объект.

8.1. Настройка учета движения денежных средств

263

ŠŠ Если вы правильно исправили ошибку ввода, новая статья будет сформирована и строка с ее характеристикой появится в списке статей движения денежных средств. При этом в правой нижней части окна появится всплывающее сообщение, информирующее вас о выполнении операции по изменению статей движения денежных средств.

ŠŠ Здесь следует сказать несколько слов об этом всплывающем сообщении. Его

появление сопровождает весь процесс работы пользователя с программой «1С:Управление Торговлей 8.2». Любое изменение содержания информационной базы программы вызывает появление этого сообщения. Оно появляется на несколько секунд и не требует от пользователя никаких действий, хотя и может быть закрыто до своего автоматического исчезновения нажатием на крестик в правом верхнем углу этого сообщения.

ŠŠ Кнопка Создать новую группу

  

позволяет создать группу статей, объединенных каким-либо общим свойством, таким, например, как Банковские операции. Создание групп статей, конечно же, целесообразно, если список таких статей занимает много места и требует длительного и утомительного прокручивания записей. Нажмите указанную кнопку. Появится новое окно создания группы статей (рис. 8.7).

Рис. 8.7. Окно Статьи движения денежных средств (создание группы)

ŠŠ Особых отличий при заполнении полей данных этого окна от всех других окон

нет. Однако следует обратить внимание на одну особенность. Если пользователем заполнено только одно поле Наименование, а поле открывающегося списка В группе статей оставлено пустым, то будет образована новая основная группа статей движения денежных средств. Если же при заполнении полей из открывающегося списка В группе статей была выбрана какая-либо из имеющихся к этому моменту групп статей, то создаваемая вновь группа окажется ее подгруппой.

ŠŠ Кнопка Создать новый элемент копированием текущего

. С ее помощью можно использовать уже имеющуюся запись для быстрого создания подобной. Такой способ создания записей позволяет существенно ускорить процесс рутинного ввода аналогичных записей тогда, когда записи отличаются друг от друга, скажем, одним или двумя словами или цифрами. Нажмите кнопку. В появившейся форме, аналогичной показанной на рис. 8.5, поправьте нужные записи и снова нажмите кнопку Записать и закрыть или кнопку Записать объект.

ŠŠ Кнопка Изменить (или открыть) текущий элемент

позволяет открыть текущий элемент списка для его просмотра или редактирования.

264

Глава 8. Управление финансами компании

ŠŠ Кнопка Пометить текущий элемент на удаление / Снять пометку

дает пользователю возможность в том или ином режиме работать с удалением записей. Режимы удаления будут описаны ниже.

ŠŠ Кнопка Найти. С помощью этой кнопки можно произвести поиск по записям.

В результате поиска элементы списка записей как бы фильтруются по признаку совпадения с искомым текстом и в конце поиска в списке остаются только найденные записи.

ŠŠ Кнопка Отменить поиск в списке имеет два состояния: неактивное

и активное . В неактивном состоянии эта кнопка находится, если в списке присутствуют все записи и не производился поиск. Кнопка активируется сразу же после завершения поиска и позволяет вернуть список к обычному неотфильтрованному состоянию.

8.1.2. Банковские счета организаций Чтобы во время работы с программой у пользователя была возможность быстрого и безошибочного заполнения данных о банковских счетах организации, необходимо записать эти данные в информационную базу программы.

ŠŠ Для выполнения этой задачи служит пункт Банковские счета организаций списка

команд на панели навигации. Нажмите на эту кнопку. В панели действий отобразится таблица со списком имеющихся банковских реквизитов, с которыми работает ваша компания.

Естественно, что первоначально этот список пуст и требует внесения новых ­записей.

ŠŠ Для этого нажмите на уже знакомую вам кнопку Создать запись. Появится следующее окно для ввода данных (рис. 8.8).

Заполнение полей уникальными записями, в общем-то, не представляет никакой сложности, если вам известны реквизиты банков, с которыми работает ваша организация. Однако следует сделать некоторые отступления, чтобы пояснить работу открывающихся списков, имеющихся в данном окне. Так, чтобы в любой из встречающейся в дальнейшем форме у вас была возможность использовать открывающийся список Организация, необходимо заполнить информационную базу программы данными о своей организации. Для этой цели служит команда Организация раздела Предприятие на панели навигации, если в панели разделов нажата кнопка Нормативно-справочная информация. Обычно заполнение данных об организации производится на самом первом этапе работы с программой, но если вы почему-либо еще не сделали этого, то самое время сделать это прямо сейчас. Порядок работы при выполнении этой операции подробно был рассмотрен ранее.

ŠŠ При заполнении поля БИК используйте открывающийся список для выбора

этого реквизита нужного вам банка. Нажмите на кнопку выбора в конце поля этого списка. Появится новое окно выбора реквизитов банков (рис. 8.9).

8.1. Настройка учета движения денежных средств

265

Рис. 8.8. Окно Банковский счет организации (создание)

Рис. 8.9. Окно Банки для выбора значения

На рисунке представлен окно программы, в базе которой находится информация только о БИК банков пяти областей РФ. Если есть необходимость расширения этого списка, то нужно воспользоваться уже знакомыми кнопками Создать или Создать новую группу. Здесь необходимо снова сделать отступление, чтобы рассказать о порядке дополнения показанного на рисунке списка областей РФ и расположенных на их территории банков. Чтобы расширить этот список, необходимо перейти в ­р аздел Нормативно-справочная информация главного окна программы. На панели навигации этого раздела необходимо нажать на кнопку Банки подраздела Базовые классификаторы. На панели действий отобразится справочник Банки (рис. 8.10).

266

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.10. Справочник Банки

Если вам известны все банковские реквизиты нового элемента этого списка, то вы можете просто воспользоваться кнопкой Создать. Порядок действий и вид окна для записи нужных данных о вводимом в базу банке мало чем отличается от аналогичных операций, описанных ранее. Поэтому подробнее остановимся на описании другого способа создания записи о новом банке. Этим способом является возможность внесения данных о банках РФ из ОКБ классификатора, хранящегося в информационной базе программы.

ŠŠ Нажмите кнопку Добавить из классификатора. Появится окно выбора банков для добавления в список программы (рис. 8.11).

На рисунке изображен результат отбора банков по городу Псков. Для выполнения такого отбора необходимо:

ŠŠ ввести название города в текстовом поле Город; ŠŠ нажать кнопку Подобрать банки, процесс поиска занимает некоторое время, поэтому просто дождитесь его завершения.

Таким же образом можно выполнить поиск и по наименованию банка, по его БИК или корреспондентскому счету. После того как искомый банк найден в списке существующих в информационной базе программы, нажмите на кнопку Добавить в справочник. Запись будет сформирована и добавлена в список банков справочника программы. Теперь она будет доступна для выбора при формировании записи о банковском счете организации.

8.1. Настройка учета движения денежных средств

267

Рис. 8.11. Окно Добавление банков из классификатора

8.1.3. Кассы Еще одним местом хранения и движения денежных средств, кроме банков, являются кассы предприятия. Поэтому естественным условием комфортной работы в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» становится запись информации о таких кассах в базу программы на самом раннем этапе. Чтобы записать информацию о новой кассе (или сделать это в первый раз), необходимо нажать кнопку Касса раздела См. также. Здесь следует также отметить, что эта же команда доступна и при работе с другим разделом программы, а именно: с  Нормативно справочной информацией. Поэтому вполне вероятно, что вы уже занесли информацию о кассах предприятия. В этом случае можете просто пропустить этот раздел описания. Если вы все же решили продолжить его чтение, то, значит, написанное далее для вас. Итак, продолжим. После нажатия на кнопку Касса на панели действий обновится окно формы ввода данных. Внешний вид этого окна показан на рис. 8.12. Процедура внесения новых записей и редактирования существующих была уже описана выше. Отдельного упоминания требует разве что окно списка Организация. Если вы последовательно выполняли действия, описанные в текущей главе, то должны были заполнить информацию об организациях, с которыми работает ваше предприятие, а значит, при нажатии на многоточие в списке Организация вы увидите открывшийся список всех организаций, которые вы записали.

268

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.12. Вид окна при работе с информацией о кассах предприятия

Выбирайте нужную организацию, щелкнув на строке списка с ее названием. После этого можно создавать новую запись с помощью кнопки Создать.

8.1.4. Эквайринговые операции Вместе с российским потребительским рынком так же стремительно развивается рынок пластиковых карт. Оплата по карте становится повсеместной нормой — одной из отличительных черт современной жизни. Магазины и рестораны, отели и туристические агентства, поставщики различных товаров и сервисов приобщаются к карточным технологиям, рассчитывая при этом на дополнительный интерес и привязанность со стороны своих потребителей. Поэтому разработчики фирмы 1С не могли оставить в стороне эту часть денежных операций торгового предприятия. Раздел программы Эквайринг предназначен для осуществления учета операций оплаты клиентами предприятия за товары, работы, услуги с помощью пластиковых (платежных карт) международных платежных систем, а также возможных операций возврата денежных средств на платежную карту клиента. Прежде чем воспользоваться командами этого раздела, необходимо выполнить две следующие операции с информационной базой программы:

33 занести информацию о договорах эквайринга с банками; 33 записать данные эквайринговых терминалов, которые будут использоваться в работе.

8.1. Настройка учета движения денежных средств

269

Посмотрим, как же практически выполняются эти операции.

ŠŠ Нажмите на ссылку Договоры эквайринга на панели навигации программы. На экране откроется справочник Договоры эквайринга (оплата платежными картами).

ŠŠ В открывающемся списке Организация выберите нужную и нажмите на кноп-

ку  Создать. Появится окно нового элемента справочника для ввода данных (рис. 8.13).

Рис. 8.13. Окно Договор эквайринга (оплата платежными картами) (создание)

ŠŠ Заполните поля ввода Эквайрер: и Контрагент:. Их заполнение связано с одной

особенностью, которую мы сейчас и обсудим. Нажатие на кнопку выбора в этих полях приводит не просто к открытию списка элементов. Открывается полноценное окно формы для выбора, создания и редактирования записей (рис. 8.14).

Рис. 8.14. Окно Партнеры (Прочие отношения)

270

Глава 8. Управление финансами компании

При нажатии на кнопку выбора (рис. 8.15).

в поле ввода Сегмент откроется очередное окно

Рис. 8.15. Форма Сегменты партнеров

Создать новый сегмент партнеров или отредактировать данные об уже существующем можно с помощью вам уже известных команд. Затем выберите нужный сегмент в списке и нажмите кнопку Выбрать. Выбранный сегмент запишется в поле списка Сегмент формы, изображенной на рис. 8.14.

ŠŠ Заполните далее все поля в окне Партнеры и нажмите кнопку Выбрать. Выбран-

ный партнер заполнит поле списка Эквайрер или Контрагент формы Договор эквайринга, изображенной на рис. 8.13. Остальные поля этой формы заполняются обычным способом и не требуют отдельного пояснения.

Как только вы заполните все поля, станет доступной возможность ввести данные об эквайринговом терминале, через который будет происходить расчет с выбранным партнером.

ŠŠ Обратите внимание: в левой части формы Договор эквайринга есть панель Пе­рейти

с разделом списка Эквайринговый терминал. Нажмите на эту запись. Откроется форма, вид которой вам уже знаком, поэтому не требует пояснений. Создайте в ней новую запись о терминале конкретного партнера или отредактируйте имеющуюся.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть или кнопку Записать объект, чтобы сохранить результат внесения записи в форму Договор эквайринга.

На этом процесс создания записей о договоре эквайринга или эквайринговом терминале завершен. Теперь данные об этом договоре или терминале станут доступными из любого места их программного вызова. Таким образом, все предварительные действия по настройке операций, связанных с эквайрингом, выполнены. Теперь можно приступать к выполнению непосред-

8.1. Настройка учета движения денежных средств

271

ственно эквайринговых операций, таких как регистрация оплаты от клиента или регистрация возврата оплаты клиенту. Для выполнения этих операций необходимо воспользоваться кнопкой Создать в форме, которая появляется на панели действий после нажатия кнопки Эквайринговые операции раздела Эквайринг панели навигации. После появления списка выберите в нем команду Поступление оплаты от клиента или Возврат оплаты клиенту. В открывшейся форме заполните соответствующие текстовые поля и списки и нажмите одну из кнопок Провести и закрыть, Провести, Записать объект. Все! Запись информации об эквайринговой операции завершена! В конце работы с информацией о проведении платежей по платежным картам не забудьте зарегистрировать эти платежи в подразделе Отчеты банка по эквайрингу.

8.1.5. Денежные средства Приступим к описанию работы с непосредственными операциями движения денежных средств на предприятии. Очень часто эти операции связаны с конкретными людьми, то есть физическими лицами. Если, изучая главу этой книги, связанную с разделом Нормативно-справочная информация, вы уже заполнили информацию о физических лицах предприятия, то это говорит о том, что вы все сделали правильно. Если же, по каким-либо причинам, информацию о физических лицах вы еще не вводили в программу, то самое время сделать это сейчас, поскольку при выполнении операций с денежными средствами данные о физических лицах предприятия вам понадобятся, и не один раз! Конечно, даже если вы не сделаете этого сейчас, программа позволит вам выполнить эту работу в любое другое время, когда вы обратитесь к справочнику Физические лица. В открывшемся окне будет представлена форма для заполнения данных о конкретном физическом лице. Там вы увидите уже привычные кнопки Создать, Выбрать, Создать новую группу и другие. Создавайте новых пользователей даже на этом этапе, и информация о них станет доступной в любое время обращения к справочнику физических лиц. Теперь непосредственно об операциях с денежными средствами. Эти операции описываются одноименными разделами списка Денежные средства панели навигации — Приходные кассовые ордера, Расходные кассовые ордера, Поступления безналичных ДС, Списания безналичных ДС. Порядок работы с этими разделами мало отличается друг от друга. Необходимо нажать на кнопку соответствующего раздела, и на панели действий отобразится форма для введения информации о проведенной денежной операции, такая, как, например, на рис. 8.16. Отличие данного вида формы от уже описанных заключается в своеобразности вида списка, открывающегося при нажатии на кнопку Создать. В остальном — это обычный список команд, при нажатии на которые будет открываться форма, пред-

272

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.16. Список Оформление приходных кассовых ордеров

назначенная для добавления документа нужного вида, отражающего движения денежных средств. Подробное описание работы с остальными командами, особенностями и возможностями подраздела Денежные средства вы сможете найти на следующих страницах текущей главы.

8.2. Планирование и контроль денежных средств Планирование денежных потоков, анализ отклонений фактических результатов от плановых, формирование управленческих решений сегодня приобретают наивысшую актуальность. Однако в условиях, когда заемные средства резко подорожали, а ситуация с платежами обострилась, такие инструменты, как бюджетирование движения денежных средств, становятся громоздкими и неповоротливыми. Целесообразно использовать более легкие, но обеспечивающие достаточную точность и надежность методы планирования и соответствующие информационные системы. Планированию и управленческому контролю денежных средств в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» посвящен одноименный раздел панели навигации раздела Финансы.

8.2. Планирование и контроль денежных средств

273

8.2.1. Порядок планирования поступления и расхода денежных средств Как показано на рис. 8.17, в группе Планирование и контроль ДС есть четыре команды для работы с операциями планирования движения денежных средств.

33 Заявки на расходование ДС. Эта команда предназначена для составления заявок

на выделение денежных средств определенным исполнителям — открывается список заявок на расходование денежных средств.

33 Заявки к утверждению. В окне, открывающемся этом командой, отображаются заявки, которые ожидают утверждения руководителем.

33 Распоряжения на перемещение ДС. Здесь происходит работа с оформлением распорядительных документов, являющихся основанием для движения денежных средств.

33 Планируемые поступления ДС. Этот пункт позволяет запланировать поступления денежных средств от различных источников.

Следует заметить, что функции планирования и контроля денежных средств в их полном составе доступны не любому пользователю. Так, например, пункты раздела Планирование и контроль ДС панели навигации, показанные на рис. 8.17, доступны только группе руководителей.

Рис. 8.17. Окно Заявки на расходование денежных средств

274

Глава 8. Управление финансами компании

Последовательность расположения этих пунктов в определенной мере отображает порядок планирования расходов и поступления денежных средств. Первоначально составляется заявка на расходование денежных средств, затем она проходит процедуру согласования, утверждения, потом составляется распоряжение на выделение заявляемой суммы ответственному исполнителю. Рассмотрим каждый из этих пунктов.

8.2.2. Заявки на расходование денежных средств Понятно, что составление заявки на выделение определенной суммы денежных средств всегда предшествует процедуре ее дальнейшего движения. Для составления заявки необходимо выполнить следующие действия.

ŠŠ Выберите пункт Заявки на расходование ДС. Щелкните левой кнопкой мыши на этом пункте. В панели документа откроется таблица формы для работы с заявками на расходование денежных средств (рис. 8.17).

ŠŠ В списке Заявитель: выберите исполнителя, которому выделяются денежные средства.

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. В открывшемся подменю вы увидите шесть различных вариантов назначения заявляемой суммы.

33 Оплата поставщику. 33 Выдача ДС подотчетнику. 33 Возврат ДС клиенту. 33 Прочие расходы. 33 Перечисление в бюджет. 33 Прочая выдача ДС. ŠŠ Выберите нужный вариант, например Оплата поставщику. ŠŠ В открывшемся окне формы документа заполните все пустые поля. Нажмите кнопку Добавить, чтобы в таблице статей движения денежных средств появилась запись, характеризующая вариант назначения выделяемой суммы денежных средств.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести. При отсутствии ошибок в заполнении полей документ будет сформирован и записан в базу данных программы.

ŠŠ Если существует необходимость, то на основании только что сформированного документа можно создать:

33 Задание. 33 Расходный кассовый ордер. 33 Документ на списание безналичных денежных средств. 33 Документ эквайринговой операции.

8.2. Планирование и контроль денежных средств

275

ŠŠ Чтобы воспользоваться такой возможностью, нажмите на кнопку Создать на основании и выберите в открывшемся диалоге необходимый документ.

До тех пор, пока вновь созданная заявка на выделение денежных средств не будет утверждена, с помощью команды Создать на основании можно сформировать только Задание для конкретного исполнителя. Попытка выполнить какую-нибудь другую операцию приведет к появлению диалога, сообщающего об ошибке выполнения операции.

8.2.3. Операции по учету денежных средств Одной из операций по учету денежных средств является упоминавшаяся выше процедура утверждения сформированных заявок на выделение денежных средств.

ŠŠ Выберите команду Заявки к утверждению на панели навигации раздела Финансы. Щелкните на ней левой кнопкой мыши. В панели документов откроется список документов Заявки на расходование денежных средств к утверждению (рис. 8.18).

Рис. 8.18. Список документов Заявки на расходование денежных средств к утверждению

ŠŠ В строках таблицы, отображающей перечень имеющихся заявок на выделение

денежных средств, показываются только те записи, которые удовлетворяют условиям отбора. Эти условия определяются содержанием полей списков Организация, Дата оплаты меньше или равна, Приоритет, Статус.

276

Глава 8. Управление финансами компании

ŠŠ Чтобы просмотреть, например, все неутвержденные заявки по выбранной организации и на определенную дату, нажмите на кнопку выбора гося списка Статус.

открывающе-

ŠŠ В открывшемся списке диалога выберите пункт Не согласована и щелкните на нем левой кнопкой мыши. В таблице заявок останутся только неутвержденные заявки выбранной организации.

ŠŠ Отметьте те из оставшихся заявок, которые вы намерены утвердить. Чтобы выделить одновременно несколько заявок, нажмите и не отпускайте клавишу клавиатуры и щелкайте левой кнопкой мыши на нужных записях.



ŠŠ Нажмите кнопку Утвердить заявку. В открывшемся диалоге (рис. 8.19) щелкните на кнопке Да.

Рис. 8.19. Диалог подтверждения выбора при утверждении заявки  на расходование денежных средств

Выбранные заявки будут обработаны и утверждены. От того, какое количество заявок обрабатывается одновременно, зависит и время их обработки. Поэтому не пугайтесь, если этот процесс как будто бы приостановится, все зависит от производительности вашего компьютера. Дождитесь конца обработки заявок. После завершения процесса утверждения выбранных заявок их статус изменится на Утверждена. Теперь, чтобы увидеть эти заявки в таблице окна Заявки на расходование денежных средств к утверждению, нужно в списке Статус выбрать пункт Утверждена. Другой, не менее важной операцией по учету денежных средств, является выдача распоряжений на их перемещение. Проведение данной операции позволяет исполнителям получить окончательное разрешение на работу по перемещению денежных средств.

ŠŠ Выполните команду Распоряжения на перемещение ДС в панели навигации раздела Финансы. На экране откроется список документов Распоряжения на перемещение денежных средств с таблицей формы для работы с записями (рис. 8.20).

ŠŠ В открывающемся списке Организация укажите организацию, по которой будет проводиться распоряжение о перемещении денежных средств.

ŠŠ Чтобы просмотреть список существующих распоряжений, их статус — согласованы они, утверждены или отклонены, воспользуйтесь списками Организация, Дата платежа, Статус.

ŠŠ Чтобы создать новое распоряжение, нажмите кнопку Создать. В открывшемся

диалоге выберите направление, по которому планируется направить денежные средства.

8.2. Планирование и контроль денежных средств

277

Рис. 8.20. Список документов Распоряжения на перемещение денежных средств

На выбор пользователя программа предоставляет возможность создания следующих документов:

33 Сдача в банк. 33 Выдача в другую кассу. 33 Выдача в другую организацию. 33 Перечисление на другой счет. 33 Перечисление в другую организацию. 33 Поступление из банка. ŠŠ Щелкните левой кнопкой мыши на выбранном пункте. В открывшемся окне заполните все текстовые поля и поля списков.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и провести. Если все поля заполнены правильно

и полно, то программа сделает новую запись в базу данных и сформирует распоряжение на перемещение денежных средств, которое отобразится в строке таблицы окна, показанного на рис. 8.20.

ŠŠ Чтобы распоряжение получило окончательный статус утвержденного докумен-

та, нажмите на кнопку Утвердить распоряжения. Все выбранные распоряжения получат статус утвержденных, о чем появится запись в соответствующей ячейке столбца Статус таблицы.

278

Глава 8. Управление финансами компании

ŠŠ Чтобы поменять уже установленный статус записи о проведенном распоряже-

нии, воспользуйтесь кнопкой Установить статус. Щелкните на ней левой кнопкой мыши и в открывшемся окне диалога выберите новый статус текущей записи — Установить статус «Не согласовано», Установить статус «Согласовано», Установить статус «Отклонено».

На основании проведенного распоряжения о перемещении денежных средств можно быстро создать расходный или приходный документ, такой как, скажем, приходный ордер для оформления операции поступления денег из банка. Для этого:

ŠŠ Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Создать на основании. Выберите

в открывшемся диалоге, например, Приходный кассовый ордер. Откроется окно (рис. 8.21) формирования записи базы данных и бланка приходного кассового ордера.

Следует заметить, что программа не даст вам выполнить приходные операции над расходуемыми денежными средствами и наоборот. Об ошибке программа сообщит вам в специальном открывающемся окне.

Рис. 8.21. Окно документа Приходный кассовый ордер

ŠŠ Все необходимые поля в этой форме уже заполнены, поэтому остается только нажать на кнопку Провести, а для вывода бланка приходного кассового ордера — на кнопку Печать.

ŠŠ Последней операцией по учету денежных средств, которая предусматривается разделом Планирование и контроль ДС, является планирование поступления в организацию денежных средств.

ŠŠ Чтобы приступить к планированию поступления денежных средств, необходимо выполнить следующее.

ƒƒ

Выберите пункт Планирование и контроль ДС в панели навигации раздела Финансы. Щелкните на нем левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно Планируемые поступления денежных средств.

8.2. Планирование и контроль денежных средств

279

ƒƒ

Для создания новой записи о планируемом поступлении денежных средств нажмите кнопку Создать. Откроется окно Планируемые поступления денежных средств (создание)1.

ƒƒ

Заполните пустые текстовые поля и поля списков, как это показано, например, на рис. 8.22.

Рис. 8.22. Окно Планируемое поступление денежных средств (создание)* ƒƒ

Щелкните на кнопке Провести и закрыть или Провести, если пока не хотите закрывать окно формы.

ƒƒ

Произойдет создание документа о планируемом поступлении в компанию денежных средств.

8.2.4. Анализ планирования и движения денежных средств Анализ планирования и движения денежных средств в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» осуществляется с помощью создания разнообразных отчетов о движении денежных средств.

Для формирования отчетов служит группа команд Отчеты на панели действий раздела Финансы (см. рис. 8.20):

33 Остатки и движения денежных средств. В отчете показывается информация об остатках и движении как наличных, так и безналичных денежных средств.

33 Отчет по операциям эквайринга. Здесь предоставляется информация для контроля оплаты платежными картами (эквайринговые операции).

33 Платежный календарь. Этот отчет служит для анализа и планирования денежных средств.

33 Анализ движений денежных средств. Отчет предназначен для анализа движения денежных средств в соответствии со статьями расходов.

1

Наличие в конце названия окна знака «*» говорит о том, что запись в настоящее время находится в стадии редактирования и еще не сохранена.

280

Глава 8. Управление финансами компании

33 Контроль денежных средств. Отчет предназначен для контроля операций, связанных с внутренними перемещениями денежных средств в соответствии с выданными распоряжениями.

33 Наличные денежные средства. В отчете собрана информация о начальных и конечных остатках денежных средств в организации с учетом ее поступления или списания.

33 Анализ доходов и расходов. Этот отчет позволяет проводить комплексный анализ всех доходов и расходов организации. Все доходы и расходы распределяются по статьям и аналитике расходов.

Рассмотрим, как формируются эти отчеты на примере отчета Остатки и движения

денежных средств.

ŠŠ Выберите в группе команд Отчеты пункт Остатки и движения денежных средств. Щелкните на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно Остатки и движения денежных средств (рис. 8.23).

Рис. 8.23. Окно отчета Остатки и движения денежных средств

Как вы видите, все поля списков и окно таблицы отчета на рис. 8.23 заполнены. Чтобы достичь такого результата, выполните следующие действия:

ŠŠ Заполните поле списка Вариант отчета. Для этого щелкните на кнопке Выбрать вариант и в открывшемся окне (рис. 8.24) выберите требуемый вариант.

ŠŠ В полях списков Период, Организация, Подотчетное лицо, Валюта установите флажки напротив тех полей, по которым вы хотите сделать выборку.

ŠŠ В отмеченных флажками полях выберите условие отбора записей в базе данных, которое может принимать одно из нижеследующих значений:

281

8.2. Планирование и контроль денежных средств

33 Равно; 33 Не равно; 33 В списке; 33 В группе из списка; 33 В группе; 33 Не в списке; 33 Не в группе из списка; 33 Не в группе; 33 Заполнено; 33 Не заполнено. ŠŠ В этих же полях, в столбцах значений

Рис. 8.24. Окно диалога  Выбор варианта отчета

поиска установите нужную фамилию исполнителя, название организации или прочую информацию для отбора.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Программа обработает введенные вами данные

и в окне таблицы отчета, первоначально пустом, отобразится бланк отчета, примерно так, как это показано на рис. 8.24.

ŠŠ Чтобы сохранить или распечатать полученный отчет, воспользуйтесь кнопками 

или   

, которые находятся на панели заголовка окна.  

ŠŠ Остальные отчеты, список которых был приведен выше, формируются анало-

гичным образом, как только что описанный. Исключение составляет только отчет Платежный календарь. Окно для формирования этого отчета показано на рис. 8.25.

Обратите внимание, в форме составления этого отчета присутствуют две кнопки — Добавить поступление и Добавить перемещение, которые позволяют внести новые записи о перемещении или движении денежных средств непосредственно во время составления отчета.

ŠŠ Чтобы добавить новое поступление денежных средств, щелкните на кнопке Добавить поступление. Откроется окно Планируемое поступление денежных средств (создание), показанное на рис. 8.22. Порядок работы с формой при добавлении

планируемого поступления денежных средств подробно описан в разделе 8.2.3.

ŠŠ Щелкните на кнопке Добавить перемещение. В открывшемся диалоге выберите

пункт, соответствующий направлению перемещения денежных средств. Щелкните на этом пункте левой кнопкой мыши.

ŠŠ Откроется окно

Распоряжение на перемещение денежных средств (создание)

(рис. 8.26). Порядок работы с формой описан подробно в разделе 8.2.3.

После внесения изменений в документы о движении денежных средств непосредственно во время формирования отчета Платежный календарь остается так же, как было описано выше, заполнить все поля нужных списков, установить требуемые

282

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.25. Окно отчета Платежный календарь

Рис. 8.26. Окно документа Распоряжение на перемещение денежных средств (создание)

флажки и нажать кнопку Сформировать. Отчет будет создан, и его можно будет просмотреть, напечатать или сохранить в файл. Еще одним отличием в формировании описываемых отчетов друг от друга являются номенклатура и количество вариантов, которые они позволяют создать. Как мы уже говорили, выбор варианта осуществляется в окне диалога Выбор варианта отчета (см. рис. 8.24), которое открывается после нажатия на кнопку Выбрать вариант. В зависимости от типа отчета, выбранного в группе команд Отчеты, предоставляется следующий выбор варианта отчета:

33 Для отчета Остатки и движения денежных средств — шесть вариантов отчетов: ƒƒ

Безналичные денежные средства;

ƒƒ

В кассах ККМ;

ƒƒ

В кассах ККМ (с расшифровкой по регистратору);

ƒƒ

Наличные денежные средства;

8.3. Движение денежных средств ƒƒ

Остатки денежных средств;

ƒƒ

У подотчетных лиц.

283

33 Для отчета Отчет по операциям эквайринга — только вариант Основной. 33 Для отчета Платежный календарь — варианты По счетам и кассам и По типам денежных средств.

33 Для отчета Анализ движений денежных средств — варианты По месяцам и По организациям.

33 Для отчета Контроль денежных средств — варианты Контроль внутренних перемещений и Контроль перемещений между организациями.

33 Для отчета Наличные денежные средства — только вариант Наличные денежные средства.

33 Для отчета Анализ доходов и расходов — девять вариантов отчетов: ƒƒ

Доходы, Доходы и расходы;

ƒƒ

Доходы и расходы по заказам клиентов;

ƒƒ

Доходы и расходы по партнерам;

ƒƒ

Доходы и расходы по подразделениям;

ƒƒ

Доходы и расходы по сделкам;

ƒƒ

Расходы;

ƒƒ

Расходы будущих периодов;

ƒƒ

Транспортно-заготовительные расходы.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные операции по формированию отчетов о движении денежных средств. Формирование отчетов позволяет наглядно представить положение дел в организации с движением денежных средств и вовремя отреагировать на любое нарушение в порядке этого движения.

8.3. Движение денежных средств Теперь пора приступить непосредственно к рассмотрению вопроса о выполнении в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» операций над денежными средствами. Работа с этими операциями реализована в группе команд Денежные средства панели навигации раздела Финансы. К таким операциям относятся:

33 кассовые операции; 33 безналичные расчеты; 33 валютные операции; 33 эквайринговые операции. Остановимся подробнее на каждой из них.

284

Глава 8. Управление финансами компании

8.3.1. Кассовые операции Кассовые операции — это операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ. Работу с кассой осуществляет кассир, на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов. Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе — специально оборудованном помещении организации или сейфе. Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:

33 Соблюдение лимита остатка кассы. Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, расчет сумм лимита. Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк, кроме трех рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег.

33 Использование наличной выручки. Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

33 Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами.

Согласно указанию ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами» данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. То есть по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.

33 Применение контрольно-кассовой техники При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет или при оплате пластиковыми картами во всех установленных случаях должна применяться контрольнокассовая техника, включенная в Государственный Реестр. Нарушение правил работы с наличными деньгами влечет административную ответственность должностных лиц организации в размере от 4000 до 5000 руб­ лей и организации как юридического лица — 40 000–50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяй-

8.3. Движение денежных средств

285

ственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров, работ или услуг. Расходоваться наличные деньги могут на выплату заработной платы, выдаваться сотрудникам под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т. д. При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Оформление кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

33 № КО-1 «Приходный кассовый ордер»; 33 № КО-2 «Расходный кассовый ордер»; 33 № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

33 № КО-4 «Кассовая книга»; 33 № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Рассмотрим порядок создания имеющихся в программе кассовых документов и начнем с приходного кассового ордера.

ŠŠ На панели навигации выберите команду Приходные кассовые ордера и щелкните на нем левой кнопкой мыши.

ŠŠ В панели документов откроется окно Оформление приходных кассовых ордеров,

показанное на рис. 8.16. Как вы можете видеть, в поле его формы присутствуют четыре вкладки:

33 Приходные кассовые ордера, непосредственно хранящие список созданных приходных кассовых ордеров;

33 Счета к оплате, в которых отображается список всех счетов, выставленных на оплату наличными клиентам;

33 Заказы к оплате, отражающие список заказов клиентов, на которые выставлены или готовятся к выставлению счета;

33 Распоряжения на поступление, хранящие список тех заказов клиентов и документов реализации, которые должны быть оплачены наличными.

ŠŠ Откройте вкладку Приходные кассовые ордера, щелкнув на ее заголовке левой кнопкой мыши. В таблице приходных ордеров отображается список уже со­ зданных документов.

286

Глава 8. Управление финансами компании

ŠŠ Чтобы отобрать записи по какой-то конкретной кассе, в поле списка Касса установите нужное значение. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на многоточии в конце поля списка и в открывшемся диалоге выбрать интересующую кассу. Список приходных кассовых ордеров отсортируется согласно условию, установленному в списке Касса.

ŠŠ Для редактирования уже существующей записи нажмите кнопку   . ŠŠ Чтобы создать новую запись, нужно выбрать кассу, а потом нажать кнопку Со-

здать. Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.16. В нем вы можете выбрать источник поступления денежных средств, для которого необходимо создать приходный кассовый ордер.

ŠŠ Выберите нужный источник, например Поступление оплаты от клиента, и щелкните на нем левой кнопкой мыши.

ŠŠ Откроется окно Приходный кассовый ордер, в поле Касса которого уже проставлено наименование выбранной вами кассы (рис. 8.27).

Рис. 8.27. Окно документа Приходный кассовый ордер (создание)

ŠŠ Заполните пустые текстовые поля и поля списков. Нажмите на кнопку Добавить

на панели действий табличной части документа. В поле таблицы сформируется новая пустая строка.

ŠŠ Дважды щелкните левой кнопкой мыши в ячейке Статья ДДС текущей строки таблицы. В ячейке откроется список статей движения денежных средств, которые соответствуют выбранному источнику поступления денежных средств.

ŠŠ Выберите нужную статью. ŠŠ Щелкните левой кнопкой мыши в ячейке столбца Счет на оплату. В открывшем-

ся поле списка щелкните на многоточии в конце списка. Откроется окно Счета на оплату клиентам.

8.3. Движение денежных средств

287

ŠŠ Если вы уже создавали счет на оплату этого товара, то в списке счетов он будет записан и вам останется только выбрать этот счет.

ŠŠ Если счет на оплату этого товара еще не создавался, то вы сможете создать его.

Нажмите для этого кнопку Создать. Откроется окно Счета на оплату клиентом

(создание).

ŠŠ Заполните все поля этого окна и нажмите кнопку Провести и закрыть. Новый

сформированный вами счет будет записан в базу данных программы и запись о нем будет внесена в поле текущей ячейки столбца Счет на оплату.

ŠŠ Заполните все остальные ячейки столбцов таблицы и щелкните на кнопке Провести или Провести и закрыть.

ŠŠ При необходимости, вы можете распечатать приходный ордер, нажав кнопку

Печать, а также, с помощью кнопки Напечатать чек, сможете напечатать кассовый

чек. Правда, для печати чека необходимо, чтобы к вашему компьютеру был подключен кассовый аппарат с фискальным регистратором.

ŠŠ Таким образом, мы завершили формирование приходного кассового ордера.

Запись о нем появится в новой строке таблицы окна Оформление приходных кассовых ордеров.

ŠŠ Откройте теперь вкладку Счета к оплате, Заказ к оплате или Распоряжение на поступление. Вид таблицы несколько изменится, кроме того, появляется кнопка Принять оплату (рис. 8.28).

Рис. 8.28. Вкладка Счета к оплате окна Оформление приходных кассовых ордеров

288

Глава 8. Управление финансами компании

ŠŠ Выберите в таблице строку счета, оплату по которому необходимо принять. Щелкните на этой строке левой кнопкой мыши.

ŠŠ Нажмите кнопку Принять оплату. Откроется окно Приходный кассовый ордер (создание) (см. рис. 8.27), практически все поля которого уже заполнены данными из текущей строки таблицы счетов к оплате. Дальнейшие действия с оформлением приходного кассового ордера ничем не отличаются от описанных выше.

ŠŠ Итак, мы рассмотрели порядок создания приходного кассового ордера. Расходные кассовые ордера создаются при выборе пункта Расходные кассовые ордера панели навигации раздела Финансы. Более подробно процесс создания расходных ордеров мы будем рассматривать еще в следующих главах.

ŠŠ Все операции с наличными деньгами, проходящими через кассу предприятия, отражаются в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

ŠŠ Обратите внимание, что каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, поэтому в программе на каждый рабочий день, в котором имелись кассовые операции, создается лист кассовой книги.

ŠŠ Для создания нового листа кассовой книги выполните команду Кассовая книга на панели навигации раздела Финансы. На экране появится список листов кассовой книги организации.

ŠŠ Для добавления нового листа кассовой книги нажмите на кнопке Создать на панели действий списка листов. В результате откроется окно Лист кассовой

книги.

Программа предоставляет кассиру удобную возможность автоматического заполнения кассовой книги. Для этого необходимо всего лишь нажать на кнопку Заполнить в окне листа. При этом данные табличной части документа Кассовая книга заполнятся документами Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер, отраженными в системе на дату, указанную в документе. При автозаполнении отбираются проведенные кассовые документы с фильтром по организации, указанной в документе. В список попадают только те документы, которые оформлены по кассам, для которых установлен флажок Отражать в кассовой книге. В дальнейшем Кассовая книга может быть распечатана по типовой печатной форме КО-4 в соответствии с требованиями законодательства.

ŠŠ Перейдем теперь к следующей теме — банковские операции с денежными средствами.

289

8.3. Движение денежных средств

8.3.2. Безналичные расчеты Большая часть расчетов между предприятиями в процессе их деятельности осуществляется безналичным путем, то есть перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах является банк. Для хранения денежных средств и операций по расчетам предприятия в учреждениях банков открывают расчетный счет. Работе с безналичными расчетами в группе Денежные средства панели навигации раздела Финансы отводятся два пункта — Поступления безналичных ДС и Списание безналичных ДС.

ŠŠ Выберите пункт Поступления безналичных ДС и щелкните на нем левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно, показанное на рис. 8.29.

Рис. 8.29. Окно Поступления безналичных денежных средств

Как вы можете видеть, в этом окне, аналогично окнам оформления приходных и расходных кассовых ордеров, существуют три вкладки — Поступления безналичных ДС, Счета к оплате и Заказы к оплате.

ŠŠ Откройте вкладку Поступления безналичных ДС, щелкнув левой кнопкой мыши на ее заголовке.

ŠŠ Чтобы отредактировать текущую запись, щелкните на кнопке

.

290

Глава 8. Управление финансами компании

ŠŠ Чтобы создать новую запись, щелкните на кнопке Создать. Откроется диалог,

в котором вы сможете выбрать источник поступления безналичного денежного поступления.

ŠŠ Щелкните, например, на строке Поступление оплаты от клиента. Откроется окно Поступление безналичных денежных средств (создание) (рис. 8.30).

Рис. 8.30. Окно формы Поступление безналичных денежных средств (создание)

ŠŠ Заполните все пустые поля. Порядок заполнения ячеек таблицы подробно опи-

сан в разделе 8.3.1 при описании оформления приходного кассового ордера.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести. Банковская операция по оформлению поступления

безналичных денежных средств будет выполнена и записана в базу данных программы.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать на основании. В открывшемся окне диалога присут-

ствуют два пункта: Выписка по расчетному счету и Добавить в выписку по расчетно-

му счету.

ŠŠ Нажмите на строке Выписка по расчетному счету. Откроется окно Выписка по расчетному счету (создание) (рис. 8.31).

В таблице Входящие платежи уже присутствует запись о проведенном платеже.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть. Выписка по расчетному счету будет проведена и записана в базу данных программы.

ŠŠ Выберите теперь пункт панели навигации Списания безналичных ДС. Щелкните на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно, показанное на рис. 8.32.

ŠŠ Как вы можете видеть, таблица документов на списание безналичных денежных средств может быть отфильтрована по наименованию банковского счета организации, а также и по дате платежа.

291

8.3. Движение денежных средств

Рис. 8.31. Окно Выписка по расчетному счету (создание)

Рис. 8.32. Окно формы Списания безналичных денежных средств

ŠŠ Чтобы провести выборку из списка документов по определенному банковскому счету, щелкните левой кнопкой мыши на многоточии в конце поля списка Банковский счет и выберите в открывшемся списке нужный счет.

ŠŠ Чтобы провести выборку по определенной дате, щелкните левой кнопкой мыши на кнопке

в конце поля списка Дата платежа или на кнопке

.  

ŠŠ Щелчок на первой кнопке приводит к появлению окна диалога с набором граничных условий поиска по дате, следующего содержания:

292

Глава 8. Управление финансами компании

33 Произвольная дата. 33 Начало этого дня. 33 Начало этой недели. 33 Начало этой декады. 33 Начало этого месяца. 33 Начало этого квартала. 33 Начало этого полугодия. 33 Начало этого года. 33 Начало вчерашнего дня. 33 Начало прошлой недели. Выберите нужную строку и щелкните на ней левой кнопкой мыши. Указанная вами дата запишется в поле Дата платежа.

ŠŠ Щелкните на кнопке

. Откроется окно календаря, являющегося частью интерфейса программы «1С:Управле­ ние Торговлей 8.2». Внешний вид календаря показан на рис. 8.33.

ŠŠ Чтобы выбрать нужный месяц, необходимо щелкать на

кнопках или    в верхней части календаря, а для выбора года — на кнопке   в нижней части окна календаря. Установив нужный месяц и год, произведите двойной щелчок мышью на искомой дате. Выбранная дата запишется в поле списка Дата платежа.

ŠŠ В окне формы Списания безналичных денежных средств при-

Рис. 8.33. Окно диалога Календарь

сутствуют три вкладки: Списания безналичных денежных средств, Распоряжения на оплату, Заказы к оплате.

ŠŠ Откройте вкладку Списания безналичных денежных средств, щелкнув на ее заголовке левой кнопкой мыши. Откроется окно, показанное на рис. 8.32.

ŠŠ Чтобы создать новый документ о списании денежных средств, затраченных на

оплату какой-либо расчетной операции, щелкните на кнопке Создать. Откроется окно диалога, имеющего список команд следующего содержания:

33 Оплата поставщику. 33 Выдача ДС подотчетнику. 33 Возврат ДС клиенту. 33 Прочие расходы. 33 Перечисление в бюджет. 33 Прочая выдача ДС. ŠŠ Выберите нужную операцию, например Оплата поставщику, и щелкните на ней левой

кнопкой мыши. Откроется окно Списание безналичных ДС (создание) (рис. 8.34).

8.3. Движение денежных средств

293

Рис. 8.34. Окно Списание безналичных денежных средств (создание)

ŠŠ Заполните все текстовые поля, выберите с полях списков нужные записи и на-

жмите кнопку Провести. Документ о списании безналичных денежных средств будет сформирован и записан в базу данных программы.

Сразу после записи документа в базу данных программы, в конце его названия, вместо слова (создание) появится запись, содержащая номер документа, создаваемый программой автоматически, а также дата создания документа.

ŠŠ Чтобы создать на основе этого документа, например, счет-фактуру, необходимо щелкнуть на кнопке Создать на основании и выбрать в окне открывшегося диалога Счет-фактура полученный (аванс).

ŠŠ В открывшемся окне Счет-фактура полученный аванс (создание) заполните все пустые поля и нажмите кнопку Провести и закрыть.

ŠŠ Документ счет-фактура будет создан и записан в базу данных программы.

8.3.3. Отчеты банков по эквайринговым операциям В разделе 8.1.4 подробно были рассмотрены эквайринговые операции. А в данном разделе мы остановимся на процессе анализа этих операций, состоящем в формировании отчетов банков по эквайринговым операциям. Создание отчетов банков по эквайринговым операциям реализовано в программе в группе Эквайринг раздела Финансы. Существует два способа создания таких отчетов. Первый — создание отчета вручную с использованием финансовых документов, ранее введенных в базу данных программы.

ŠŠ Чтобы начать формирование отчета, выберите пункт Отчеты банков по эквайрингу

в группе Эквайринг панели навигации и щелкните на нем левой кнопкой мыши.

294

Глава 8. Управление финансами компании

ŠŠ В панели документов откроется окно Отчеты банков по эквайрингу. ŠŠ Выберите в списке Договор эквайринга: ранее созданный договор по эквайринговой операции. Подробно о создании такого договора рассказывается в разделе 8.1.4.

ŠŠ В таблице, хранящей записи о проведенных выбранным банком эквайринговых операциях, отобразятся все сформированные на текущий момент документы.

ŠŠ Чтобы просмотреть или отредактировать существующую запись, щелкните на кнопке

.  

ŠŠ Для создания нового отчета нужно щелкнуть на кнопке Создать. Откроется окно формы Отчет банка по эквайрингу (создание) (рис. 8.35).

Рис. 8.35. Окно Отчет банка по эквайрингу (создание)

ŠŠ Нажмите кнопку Добавить на вкладке Поступления оплат от клиента. В таблице появится новая строка.

ŠŠ Заполните ячейки всех столбцов этой строки. В списке ячейки столбца Вид

платежной карты отображаются те виды платежных карт, которые на стадии формирования эквайринговых договоров были назначены в качестве обслуживаемых данным банком.

ŠŠ Если в данном отчете должны быть учтены денежные средства, возвращенные клиенту, необходимо выбрать вкладку Возвраты оплат клиенту и заполнить все ячейки подобной таблицы этой вкладки.

ŠŠ Чтобы в создаваемом отчете была учтена комиссия банка при обслуживании банковских карт, необходимо выбрать вкладку Эквайринговая комиссия и записать размер такой комиссии в поле Комиссия. Для облегчения подсчета размера комиссии в этом поле существует специальная кнопка калькулятора, нажатие на которую приводит к открыванию окна калькулятора программы. Калькулятор подобен стандартному калькулятору Microsoft Windows и не требует дополнительных пояснений.

8.4. Финансовый результат

295

ŠŠ Закончив заполнение всех данных, нажмите на кнопку Провести и закрыть или Провести. Отчет будет сформирован и записан в базу данных программы.

Второй способ создания отчетов банков по эквайрингу — это формирование отчета на основе файла формата XML, полученного из банка по электронной почте или каким-либо другим путем. Чтобы сформировать отчет на основе такого файла, необходимо выполнить следующее:

ŠŠ В группе команд Сервис панели документов выбрать пункт Загрузка отчета банка

по эквайрингу и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно Загрузка отчета банка по эквайрингу.

ŠŠ В поле списка XML файл с данными нажмите на многоточие в конце поля списка. Откроется диалог Windows Выберите XML файл. Откройте папку, в которой располагается файл отчета, полученный из банка, выберите этот файл, щелкнув на нем левой кнопкой мыши, и нажмите кнопку Открыть. Наименование файла отобразится в поле списка XML файл с данными.

ŠŠ Заполните остальные поля окна и щелкните на кнопке Загрузить. Произойдет загрузка файла отчета банка и в таблице окна Отчеты банков по эквайрингу сформируется новая строка, в которой отобразится запись об отчете банка по эквайринговой операции.

ŠŠ Итак, мы рассмотрели вопрос проведения денежных операций средствами

программы «1С:Управление Торговлей 8.2» . Необходимо отметить в конце этого раздела, что все денежные операции производятся над любой валютой. Все зависит от того, какую валюту вы выбрали при расчете с клиентом или банком.

8.4. Финансовый результат Финансовая отчетность предприятия — это наиболее объективный источник информации о предприятии и эффективности его деятельности, который доступен менеджерам, инвесторам и конкурентам. Инвесторы на основании финансовой отчетности делают вывод о целесообразности инвестиций в акции предприятия. Опубликованные финансовые отчеты помогают конкурентам оценить относительную устойчивость предприятия в отрасли. Внутри предприятия документы финансовой отчетности используются для оценки сильных и слабых сторон финансовой деятельности предприятия, его готовности к использованию предоставляемых возможностей и способности противостоять грозящим рискам, проистекающим из внешней среды бизнеса, а также соответствия достигнутых предприятием результатов ожидания его инвесторов. Необходимо сопоставить результаты предприятия с результатами его ближайших конкурентов и со среднеотраслевыми стандартами. Поэтому в конфигурации «1С:Управление Торговлей 8.2» предусмотрена возможность проанализировать финансовые результаты работы торгового предприятия.

296

Глава 8. Управление финансами компании

В разделе Финансовый результат предусмотрены следующие возможности настройки анализа финансовых результатов:

33 Прочие расходы. Этот пункт предназначен для ведения списка произвольных

прочих расходов, которые не связаны с объектами программы (организацией, подразделением, заказами и т. д.).

33 Распределение РБП. В этом пункте производится распределение расходов, которые были зафиксированы в прошлом периоде, на будущие периоды.

33 Регламентные документы. Этот пункт служит для формирования документов, регламентирующих правила работы с остальными документами.

33 Способы распределения. Здесь указываются способы распределения доходов и расходов по направлениям деятельности организации.

33 Настройка методов оценки стоимости товаров. Этот пункт устанавливает методы оценки стоимости товаров, принятые в организации.

33 Настройка распределения продаж. В этом пункте производится настройка распределения продаж по направлениям деятельности.

8.4.1. Распределение расходов будущих периодов Остановимся на самых важных пунктах раздела. Рассмотрим пункт Распределение РБП (расходы будущих периодов). Расходы будущих периодов — это затраты, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам. Основную часть расходов будущих периодов в организациях составляют расходы на подготовку и освоение производства. Кроме того, к расходам будущих периодов относят: расходы по ремонту основных средств в сезонных отраслях промышленности, расходы по оплате аренды объектов основных средств или их отдельных помещений, расходы на рекламу, на приобретение лицензий, расходы, связанные с оплатой услуг телефонной и радиосвязи, перечисляемой за последующие периоды. Документ Распределение расходов будущих периодов в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» как раз и предназначен для распределения расходов, которые были зафиксированы в прошлом периоде, на будущие периоды. Распределение расходов на будущие периоды предусмотрено для тех расходов, для которых определена статья расходов с выбранным способом распределения На расходы будущих периодов. Расходы будут распределяться в соответствии с указанным способом распределения и той аналитикой расходов, которая указана в статье расходов, например склад, номенклатура или заказ поставщику.

ŠŠ Выберите команду Распределение РБП и нажмите на нем левой кнопкой мыши.

На экране появится список документов Распределение расходов будущих периодов. Перейдите на вкладку Распределение расходов и нажмите в ней кнопку Создать. Откроется окно Распределение РБП (рис. 8.36).

ŠŠ Заполните все поля этого окна и нажмите кнопку Провести и закрыть. Документ будет сформирован и записан в базу данных программы.

8.4. Финансовый результат

297

Рис. 8.36. Окно документа Распределение РБП

Планируя распределение расходов будущих периодов, предприятие обеспечивает механизм контроля над сроками списания расходов и суммами отнесения расходов в течение всего периода.

8.4.2. Регламентные документы Выберите теперь пункт Регламентные документы в панели навигации.

ŠŠ Щелкните на этом пункте левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно Регламентные документы.

ŠŠ Чтобы отобрать записи, относящиеся к определенной организации, щелкните

на кнопке многоточие в конце списка Организация и выберите нужную организацию. В списке останутся только те записи, которые созданы для выбранной организации.

ŠŠ Для создания новой записи щелкните на кнопке Создать. Откроется окно, показанное на рис. 8.37.

Рис. 8.37. Окно Выбор типа документа

ŠŠ Выберите необходимый пункт, например Расчет себестоимости товаров, и нажмите кнопку ОК. Откроется окно, показанное на рис. 8.38.

298

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.38. Окно Расчет себестоимости товаров (создание)

Как вы видите, вариант расчета может быть выбран Фактический или Предварительный.

ŠŠ Отметьте нужный вариант расчета и нажмите на кнопку Провести и закрыть. Документ будет сформирован и записан в базу данных программы.

Аналогичным образом создаются и другие регламентные документы: Распределение доходов и расходов и Распределение расходов на себестоимость товаров.

8.4.3. Способы распределения доходов и расходов по направлениям деятельности Часто предприятиям, которые имеют несколько направлений деятельности, необходимо проанализировать доходы и расходы по каждому из этих направлений. Во многих случаях это необходимо для определения себестоимости продукции или услуг. Однако бухгалтерский учет может предоставить данные только в целом по предприятию. Таким образом, необходимо решить следующие задачи.

33 Распределение прямых доходов и расходов по направлениям деятельности. Для

каждой из бухгалтерских операций, порождающих доходы или расходы, необходимо определить направление деятельности, к которому она относится. Хотя некоторые бухгалтерские программы позволяют указать признак подразделения или продукта на этапе ввода документов, контроль корректности заполнения часто отсутствует.

33 Распределение косвенных доходов и расходов по направлениям деятельности.

Существует категория так называемых косвенных расходов, таких как расходы на телефонную связь, бухгалтерию или ИТ, которые невозможно целиком отнести к одному из направлений деятельности. Тем не менее косвенные расходы можно связать с направлениями деятельности, используя такую информацию, как количество телефонов, объем документооборота и т. п. в разрезе подразделений.

Рассмотрим далее порядок создания способов распределения доходов и расходов по направлениям деятельности.

299

8.4. Финансовый результат

ŠŠ Выберите пункт Способы распределения на панели навигации. Щелкните на нем левой кнопкой мыши. На экране откроется окно Способы распределения доходов

и расходов по направлениям деятельности.

ŠŠ Для создания нового способа распределения нажмите на кнопку Создать на

панели действий. Откроется окно Способ распределения доходов и расходов по направлениям деятельности (рис. 8.39).

Рис. 8.39. Окно Способ распределения доходов и расходов по направлениям деятельности

ŠŠ В поле Наименование: введите произвольное название, описывающее способ распределения.

ŠŠ В поле списка Правило распределения: нажмите на кнопку выбора те одно из следующих правил:

ƒƒ

и выбери-

Пропорционально расходам — в этом случае базой распределения служит

сумма себестоимости продаж, распределенная по видам деятельности, осуществляемым организацией; ƒƒ

Пропорционально доходам — базой распределения служит сумма выручки от

продаж организации, распределенная по видам деятельности; ƒƒ

Пропорционально валовой прибыли — базой распределения служит сумма вы-

ручки от продаж за минусом себестоимости продаж, распределенная по видам деятельности; ƒƒ

Пропорционально коэффициентам — в этом случае коэффициенты расчета

устанавливаются вручную.

Фактически правилом распределения задается база распределения расходов. Существует два способа установки правила распределения расходов, в зависимости от характера расхода. 1. Для распределения расхода выбирается та база распределения, от изменения которой напрямую зависит величина расхода. Пример: заработная плата менед-

300

Глава 8. Управление финансами компании

жеров по продажам, определяемая как процент от выручки реализованных товаров, должна распределяться пропорционально доходам. 2. Если величина расходов напрямую не зависит от базы распределения, но известно, что расход нужно равномерно распределить по видам деятельности. В этом случае принимается решение — по какому правилу следует выполнить распределение. Способ распределения выбирается наиболее соответствующий выбранному правилу.

ŠŠ Щелкните на выбранном пункте левой кнопкой мыши. Правило будет выбрано и записано в поле списка Правило распределения.

ŠŠ Нажмите кнопку Добавить и в ячейке столбца Направления деятельности выберите из списка нужное направление деятельности.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Запись будет сформирована и записана в базу данных программы.

8.4.4. Настройка методов оценки стоимости товара и распределения продаж

ŠŠ Теперь рассмотрим настройку методов оценки стоимости товаров. ŠŠ Выберите пункт Настройка методов оценки стоимости товаров в панели навигации.

Щелкните на нем левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно Настройка методов оценки стоимости товаров.

ŠŠ Чтобы создать новый метод, нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Настройка методов оценки стоимости товаров (создание).

ŠŠ Выберите организацию, для которой будет настраиваться метод оценки. Выбор осуществляется в поле списка Организация.

ŠŠ В списке Метод оценки выберите подходящий метод. Этих методов всего два — Средняя за месяц и ФИФО.

ŠŠ Щелкните на кнопке Записать и закрыть. Новый метод будет сформирован и записан в базу данных программы.

Выберите пункт Настройка распределения продаж в панели навигации. Щелкните на нем левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно Настройка распределения продаж. В этом окне отображается таблица распределения продаж по направлениям деятельности, уже созданные в программе. Создание новой записи происходит после нажатия кнопки Создать, заполнения нужных полей и щелчка на кнопке Записать и закрыть. Таким образом будет сформировано новое распределение продаж по направлению деятельности выбранной организации.

8.4.5. Настройка аналитики. Статьи доходов и расходов Следует заметить, что для осуществления быстрого ввода данных в некоторых списках раздела Финансовый результат необходимо заполнить информационную

301

8.5. Корректировка задолженности

базу программы в разделе списка панели навигации Настройка аналитики. Так, чтобы при заполнении данных форм Способы распределения или Настройка распределения продаж у вас была возможность выбора направления деятельности из списка, необходимо заполнить информацию о них в разделе Настройка аналитики.

ŠŠ Выберите для этого пункт Направления деятельности и щелкните на нем левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно Направления деятельности.

ŠŠ Чтобы отредактировать существующую запись, щелкните на кнопке

 

. В открывшейся форме отредактируйте содержание текстовых полей и нажмите кнопку Записать и закрыть.

ŠŠ Для создания записи о новом направлении деятельности нажмите на кнопку Создать. Откроется окно формы Направление деятельности (создание).

ŠŠ Заполните поля открывшейся формы и нажмите кнопку Записать и закрыть. Новая запись будет создана и записана в базу данных программы.

Чтобы данные о статьях расходов и доходов предприятия были доступны из любого места их вызова в программе, заполните текстовые поля соответствующих форм, открывающихся при выборе пунктов Статьи расходов и Статьи доходов.

ŠŠ Выберите, например, пункт Статьи расходов на панели навигации. Щелкните на нем левой кнопкой мыши.

ŠŠ В панели документов откроется окно Статьи расходов. ŠŠ Для создания новой записи нажмите кнопку Создать, а для редактирования существующей записи — кнопку

.  

ŠŠ В открывшемся окне произведите заполнение или редактирование текстовых полей или полей списков.

ŠŠ По окончании заполнения щелкните на кнопке Записать и закрыть. Запись будет сохранена в базе данных программы.

8.5. Корректировка задолженности Итак, для чего предназначен раздел Корректировка задолженности? Как следует из самого названия — для увязки взаиморасчетов между партнерами по бизнесу. Причем в программе могут быть учтены как взаиморасчеты путем взаимозачетов, так и оплата задолженности без проведения взаимозачетов. Для проведения корректировок тем или иным способом необходимо выбрать соответственно пункты — Взаимозачеты задолженности или Списания задолженностей.

ŠŠ Выберите пункт Взаимозачеты задолженности и щелкните на нем левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно Взаимозачеты задолженности.

ŠŠ Для создания нового документа о взаимозачете щелкните на кнопке Создать. Откроется окно формы Взаимозачет задолженности (создание) (рис. 8.40).

302

Глава 8. Управление финансами компании

Рис. 8.40. Окно Взаимозачет задолженности (создание)

ŠŠ Заполните все пустые поля и выберите в поле списка Организация организацию,

по которой проводится документ, а в полях списков Дебитор и Кредитор соответственно дебитора и кредитора выбранной организации.

ŠŠ На вкладках Задолженность партнера (дебиторская) и Задолженность организации (кредиторская) нажмите на кнопку Добавить.

ŠŠ В табличной части вкладок появится новая строка. Заполните ячейки столбцов этой таблицы. Причем, если присутствуют оба вида задолженности — дебиторская и кредиторская, то в ячейке Сумма (RUB) проставьте величину этой задолженности.

ŠŠ Заполнив ячейки обеих вкладок, щелкните на кнопке Рассчитать взаимозачет.

Программа произведет сравнение дебиторской и кредиторской задолженности и, рассчитав величину взаимозачета, в поле Сумма выведет сумму, на которую возможно осуществить взаимозачет между кредитором и организацией.

ŠŠ По окончании заполнения формы щелкните на кнопке Провести и закрыть. Документ будет сформирован и записан в базу данных программы.

ŠŠ Для создания печатной формы акта о проведении взаимозачета нажмите кноп-

ку Печать и в открывшемся окне диалога выберите Акт взаимозачета (Microsoft Word). Если для данного взаимозачета возможно создание такого акта, то документ будет сформирован и передан в программу Microsoft Word.

Чтобы произошла передача созданного документа в программу Microsoft Word, необходимо, чтобы эта программа была установлена на вашем компьютере соответствующим образом. Если по каким-либо причинам описываемый документ не загружается в указанную программу, обратитесь к системному администратору вашей организации.

ŠŠ Чтобы создать печатную форму акта переуступки долга, нажмите кнопку Печать и в открывшемся окне диалога выберите Акт переуступки долга (Microsoft Word). Документ будет сформирован и передан в программу Microsoft Word.

8.5. Корректировка задолженности

303

ŠŠ Перейдем теперь к процедуре списания задолженности партнеров друг перед другом.

ŠŠ Выберите пункт Списания задолженностей на панели навигации. Щелкните на этом пункте левой кнопкой мыши. В панели документов откроется окно Списания задолженностей.

ŠŠ Выберите в поле Организация нужную организацию, а в поле списка Контрагент вторую сторону проведения операции списания задолженности.

ŠŠ Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Списание задолженности (создание) (рис. 8.41).

Рис. 8.41. Окно Списание задолженности (создание)

ŠŠ В поле списка Тип задолженности выберите дебиторскую или кредиторскую задолженность контрагента.

ŠŠ На вкладке Задолженность щелкните кнопку Добавить. В таблице появится новая пустая строка.

ŠŠ Заполните пустые ячейки таблицы. ŠŠ Во вкладке Расходы заполните поля, характеризующие расходы: статьи расходов и аналитику расходов.

ŠŠ По завершении заполнения описанных полей щелкните на кнопке Провести и закрыть. Документ о списании дебиторской или кредиторской задолженности

организации будет сформирован и записан в базу данных программы.

Таким образом, мы рассмотрели один из самых важных разделов программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Как можно заметить, порядок работы с окнами использующихся документов примерно одинаков для различных операций с денежными средствами предприятия. Некоторые отличия в работе с отдельными формами связаны в основном со специфическими свойствами операций, которые эти формы описывают.

Глава 9

Управление организационными мероприятиями в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» Правильная организация работы персонала торгового предприятия — одна из важнейших задач, стоящих перед руководителями. Ведь от грамотно выстроенного процесса взаимодействия с партнерами предприятия, как с покупателями, так и с поставщиками, напрямую зависит прибыль компании. Для управления организационными мероприятиями в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» предназначена специально разработанная подсистема — Органайзер.

9.1. Использование встроенного в программу органайзера Главное назначение органайзера в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» — определение задач, взаимодействий с партнерами и коллегами, а также работа с различными файлами. Чтобы начать работу с органайзером, встроенным в программу, необходимо перейти в раздел Органайзер главного окна программы. Следует сразу же отметить, что вид панели навигации раздела Органайзер будет зависеть от роли, которая назначена пользователю программы. О том, какие существуют роли и о порядке их назначения, будет рассказано далее в этой книге, а пока рассмотрим порядок работы с органайзером пользователя, имеющего роль руководителя высшего звена. Обратите внимание на рис. 9.1. На нем изображено окно, открывающееся при выборе пункта, например Мои задачи раздела Органайзер.

9.1. Использование встроенного в программу органайзера

305

Рис. 9.1. Список Мои задачи раздела Органайзер

Как вы видите, на панели документов в таблице Мои задачи отображена только одна запись. Естественно, что в реальности таких записей будет много. Алгоритм программы по умолчанию предусматривает отображение только незавершенных задач, однако если установлен флажок Показывать выполненные, то в списке отобразятся все задания, которые назначены конкретному работнику. Кроме списка задач для выполнения, органайзер помогает организовать взаимодействия между работниками внутри предприятия, а также с партнерами. Для выполнения этой задачи служит раздел панели навигации Взаимодействия. Под взаимодействием понимаются встречи, телефонные звонки, электронные письма и другие формы контакта исполнителей. Для непосредственного создания задач, как для исполнителей, так и для самого себя, служит команда панели навигации Задания. Порядок работы с этой командой будет рассмотрен немного позже. Особое назначение еще у двух команд раздела Органайзер: Файлы и Редактируемые файлы. Команда Файлы предназначена для работы с файлами различных типов, сопровождающих тот или иной документ информационной базы программы. Теперь остановимся подробнее на каждом из пунктов раздела Органайзер.

306

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» Одной из важных особенностей раздела Органайзер программы «1С:Управление Торговлей 8.2» является возможность организации работы на предприятии путем определения заданий для исполнителей, контроля их исполнения, создания отчетов о состоянии выполнения заданий.

9.2.1. Формирование заданий и поручений ŠŠ Щелкните левой кнопкой мыши на пункте панели навигации Задания. На рабочем столе откроется список бизнес-процессов Задания.

ŠŠ Первоначально поля табличной части списка пусты. Для создания как первого, так и всех последующих заданий нажмите на кнопку Создать. В пустых текстовых полях и полях списков необходимо задать описание выдаваемого задания, назначить ответственного за выполнение, проверяющего, а также установить сроки выполнения и проверки задания.

ŠŠ Все задания могут быть отсортированы по конкретным работникам. Для вы-

бора этого конкретного работника предназначены три открывающихся списка — По автору, По исполнителю и По проверяющему. Выбрав в одном из них нужного работника, вы увидите список его заданий. Чтобы ограничить список заданий временными рамками (другими словами — отфильтровать по дате), нажмите кнопку . В появившемся окне назначьте интересующий интервал дат и, нажав кнопку ОК в этом окне, вернитесь к работе со списком заданий для конкретного работника.

 

ŠŠ Установите флажок Показывать завершенные задания, если хотите увидеть не

только задания, которые еще не выполнены, а также и все другие. По умолчанию, таблица со списком заданий открывается со сброшенным флажком Показывать завершенные задания.

ŠŠ На одной особенности списка бизнес-процессов Задания стоит заострить внимание особенно. Речь идет о возможностях, которые доступны пользователю при нажатии на кнопку Открыть карту маршрута бизнес-процесса на панели действий списка.

ŠŠ Нажмите на эту кнопку. Откроется окно, показывающее схематическую карту

прохождения бизнес-процесса, который сопровождает выбранное в данный момент задание (рис. 9.2).

Посмотрим, для чего предназначены кнопки управления в этом окне.

ŠŠ Чтобы просмотреть содержание задания в той или иной точке бизнес-процесса,

нажмите на кнопку Задачи в точке маршрута. В открывшемся окне отобразится содержание задания. Здесь его можно просмотреть, отредактировать, отменить или отметить выполнение. После внесения изменений в блок-схему бизнеспроцесса, его можно сохранить, нажав на кнопку Сохранить в строке заголовка окна.

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

307

Рис. 9.2. Окно Карта маршрута бизнес-процесса текущего задания

ŠŠ Кнопка Обновить предназначена для перезагрузки данных о заданиях в от-

крытый бизнес-процесс. Нажатие на эту кнопку никаких данных не меняет, а только обновляет изображаемый бизнес-процесс. Таким образом, можно постоянно отслеживать состояние конкретного задания в текущий момент времени.

ŠŠ Блок-схему бизнес-процесса можно вывести на предварительный просмотр или

распечатать. Для этого служат кнопки Печать и Предварительный просмотр в строке заголовка окна.

Таким образом, задания сформированы, поручения написаны. Все сформированные и запущенные задачи можно просмотреть в списке Мои задачи.

ŠŠ Выполните команду Мои задачи на панели навигации. Открывшийся список

мало чем отличается от большинства таблиц, которые вы уже видели. Такой же список заданий и привычные кнопки работы с элементами этого списка. Если список пуст, то это всего лишь означает, что у вас или еще нет заданий, или все задания выполнены, а флажок Показывать выполненные сброшен.

308

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

ŠŠ Нажмите кнопку

 

. В открывшемся окне можно внести изменения в текущую задачу, перенаправить ее другому исполнителю, отметить как выполненную, поменять сроки исполнения и т. д.

ŠŠ Нажмите одну из кнопок Перенаправить или Выполнено. Таким образом вы сможете пометить текущую задачу как выполненную или перенаправить ее другому исполнителю, без открывания дополнительного окна, как при нажатии на кнопку Редактировать.

ŠŠ Нажмите на кнопку Найти. В появившемся окне в поле Что искать введите слово, фразу или их часть. В списке Где искать выберите место поиска и после этого нажмите ОК.

Если в списке ваших заданий есть строка с искомой фразой, то в списке останутся все записи, ее содержащие, остальные будут скрыты. Чтобы отобразить список в его первоначальном виде, нажмите на кнопку Отменить поиск в списке .

 

ŠŠ Нажмите на кнопку Все действия. В результате откроется подменю, содержащее команды для работы со списком задач. Обратите внимание на рис. 9.3.

Рис. 9.3. Подменю Все действия списка Мои задачи

В этом подменю присутствуют все команды, имеющие аналогичные по назначению кнопки на панели действий списка, а также две дополнительные — Обновить и Изменить форму. Если пункт Обновить не представляет особой сложности, то пункт Изменить форму требует некоторого пояснения.

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

309

ŠŠ Выберите пункт Изменить форму, щелкнув на нем левой кнопкой мыши. Появится окно редактирования состава элементов формы (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Окно Настройка формы

В этом окне мы можем настроить внешний вид окна конкретного задания, например скрыть ненужные в данный момент поля или добавить новые. Следует только помнить, что при установленном флажке Отображать заголовок, заголовок, который при этом выбран в левой части окна настройки, будет отображаться и в таблице формы, настройка которой производится. В нашем случае в таблице Мои задачи. Для просмотра того, как будет выглядеть таблица при добавлении в нее нового элемента, служит кнопка Применить. Первоначально она неактивна, но сразу после внесения изменений в настройку активизируется. Нажмите на эту кнопку, и сделанные изменения сразу же отобразятся в редактируемой форме, при этом окно настройки не закрывается. Если примененные изменения вас не устраивают, отключите сделанные только что настройки и снова нажмите Применить. Форма примет состояние, которое она имела до последнего изменения. И наоборот, чтобы зафиксировать сделанные в форме изменения, нажмите на кнопку ОК.

9.2.2. Роли и исполнители Понятно, что при организации любого дела, осуществляемого общими усилиями коллектива исполнителей, каждому из них руководителем отводится то или иное поле деятельности, тот или иной уровень доступа к информации. Это типичная картина для современного бизнеса. В этом случае каждый работник получает только ту информацию, которая нужна ему по конкретному заданию. Аналогичная ситуация наблюдается и при работе с программой «1С:Управление Торговлей 8.2». Уровень доступа пользователей к тем или иным ресурсам общей информационной базы программы напрямую зависит от круга задач, которые решает конкретный исполнитель. Ведь совершенно ни к чему, например, рядовому бухгалтеру иметь возможность изменять маркетинговые настройки отдела продаж,

310

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

а руководителю какого-либо отдела вмешиваться в настройки программы, понятные только администратору компьютерной сети предприятия. Так вот, разграничение прав в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» происходит с помощью присвоения исполнителям различных ролей. Сразу стоит оговориться, что право присвоения тех или иных ролей исполнителям принадлежит исключительно пользователю, обладающему администраторскими правами. Обычно такой пользователь определяется еще на этапе установки и конфигурирования программы. Чтобы назначить конкретную роль исполнителю, администратор программы может воспользоваться как режимом «1С:Предприятие» программы, так и режимом «Конфигуратор». В предыдущих версиях программы «1С:Управление Торговлей 8.2» к изменению ролей исполнителей можно было приступить непосредственно из раздела Органайзер. Теперь же эта возможность доступна из раздела Администрирование или из любого другого места вызова формы для работы с пользователями.

ŠŠ Выберите, например, пункт Задания раздела Органайзер. Нажмите на кнопку выбора в списке По автору.

ŠŠ В открывшемся окне выберите нужного исполнителя и нажмите кнопку

 

. Откроется окно с именем выбранного пользователя в заголовке. В этом окне вы увидите список под названием Разрешенная роль. Если вы обладаете администраторскими правами, то можете изменить роль, назначенную выбранному исполнителю.

Порядок назначения ролей исполнителям с помощью конфигуратора был рассмотрен ранее в предыдущих главах.

9.2.3. Виды взаимодействий В процессе работы сотрудники предприятия находятся в постоянном взаимодействии друг с другом, а также с партнерами. Под взаимодействиями в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» понимаются Встреча, Входящее электронное письмо, Запланированное взаимодействие, Исходящее электронное письмо, Маркетинговое мероприятие, Проект, Сделка с клиентом, Телефонный звонок. Все виды взаимодействий назначаются для исполнителя из того места программы, где в форме документа присутствует кнопка Взаимодействия. Нажатие на такую кнопку приводит к появлению дополнительного меню, в котором можно выбрать тип взаимодействия — Запланировать взаимодействие, Запланировать встречу, Написать электронное письмо. Взаимодействие может быть также создано с использованием группы команд Создать в панели документов. Использование пунктов этой группы Встреча, Запланированное взаимодействие, Исходящее электронное письмо, Телефонный звонок позволяет создать записи в базу данных программы о том или ином взаимодействии. Кроме того, на панели навигации раздела Органайзер также присутствует команда Взаимодействия.

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

311

Таким образом, в программе существует три способа организовать взаимодействие. Все они в равной степени полезны и нужны. Рассмотрим один из способов организации взаимодействий — с помощью команды Взаимодействия на панели навигации. Остальные способы будут подобны и отличаются только местом вызова окон форм создания взаимодействий.

ŠŠ Выберите пункт Взаимодействия на панели навигации. Щелкните на нем левой кнопкой мыши. В панели документов откроется список Взаимодействия.

ŠŠ В этом окне в поле списка Режим выберите, какой тип взаимодействия вас интересует.

Всего в программе для каждого взаимодействия предусмотрено пять режимов:

33 Все. 33 К исполнению. 33 Новые. 33 Отложенные. 33 Отработанные. ŠŠ Подобным образом выберите в поле Ответственный исполнителя, взаимодействия которого вы хотите просмотреть, отредактировать или создать.

ŠŠ В поле списка Группировка: можно выбрать способ группирования отобранных записей. Программа предоставляет четыре способа группировки:

ƒƒ

Без группировки.

ƒƒ

По дате.

ƒƒ

По ответственному.

ƒƒ

По предмету.

ŠŠ Выберите подходящий способ группирования записей и щелкните по нему

левой кнопкой мыши. Записи сгруппируются согласно выбранному способу.

ŠŠ Теперь приступим непосредственно к рассмотрению создания взаимодействий. 9.2.3.1. Запланированное взаимодействие

ŠŠ В окне Взаимодействия нажмите кнопку Создать. Откроется диалог Выбор типа документа (рис. 9.5).

Тип документа Запланированное взаимодействие предназначен для планирования взаимодействия с одним или несколькими партнерами либо их контактными лицами. Эта запись создается в том случае, когда еще точно неизвестно, как будет производиться взаимодействие — будет ли это телефонный звонок, встреча, электронное письмо и т. д. Для создания записей о запланированных взаимодействиях выполните следующие действия:

312

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

ŠŠ Выберите пункт Запланированное взаимо-

действие и щелкните на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно Запланированное взаимодействие (создание) (рис. 9.6).

ŠŠ Заполните все пустые поля списков. Для

этого щелкните на кнопке выбора в поле списка и в открывшемся окне выберите нужное значение.

ŠŠ В поле списка Ответственный назначьте ответственного за это взаимодействие.

ŠŠ В поле

Отработать после укажите срок исполнения взаимодействия.

ŠŠ Чтобы определить круг участников пла-

нируемого взаимодействия, нажмите кнопку Добавить. В табличной части Участники появится новая строка.

Рис. 9.5. Окно диалога  Выбор типа документа

Рис. 9.6. Окно Запланированное взаимодействие (создание)

ŠŠ Если в список участников вы хотите включить лицо (или организацию), уже зарегистрированное в информационной базе, то нажмите на кнопку выбора в  поле списка ячейки Контакт. Появится окно Выбор контакта , показанное на рис. 9.7.

Как вы можете видеть, в этом окне присутствуют четыре различные вкладки. Во вкладке Поиск контактов можно, например, по электронному адресу или начальным буквам фамилии найти интересующий контакт в базе данных программы. Во вкладке Пользователи производится выбор контакта среди пользователей программы «1С:Управление Торговлей 8.2» вашей организации. В оставшихся двух вкладках содержатся списки партнеров и физических лиц, данные о которых уже занесены в информационную базу программы.

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

313

ŠŠ Выберите нужный контакт. Данные о контакте запишутся в ячейки таб­ лицы.

ŠŠ Если вы создаете взаимодействие с новым участником, которого еще нет в базе данных программы, нажмите кнопку Создать контакт.

ŠŠ В открывшемся окне Выбор типа контакта выберите тип контакта — Партнеры, Контактные лица или Физические лица. Выбрав тип контакта, щелкните на кнопке ОК.

ŠŠ В открывшемся окне регистрации но-

вого контакта заполните все известные вам данные о контактном лице или организации. После заполнения всех данных щелкните на кнопке Записать и закрыть. Запись о новом контакте будет сформирована и записана в базу данных программы, а также отобразится в текущей строке таблицы Участники окна формы Запланированное взаимодействие (создание) (см. рис. 9.6).

ŠŠ После заполнения всех полей щелкни-

Рис. 9.7. Окно Выбор контакта

те на кнопке Записать и закрыть. Запланированное взаимодействие запишется в базу данных программы.

Таким образом, запланированное взаимодействие создано и на его основе теперь можно создавать встречи, телефонные звонки и прочее.

9.2.3.2. Встреча

ŠŠ В окне Взаимодействия нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога Выбор типа документа (см. рис. 9.5).

ŠŠ Выберите пункт Встреча и нажмите кнопку ОК. Откроется окно Встреча (создание) (рис. 9.8).

ŠŠ Заполните все пустые поля списков и текстовые поля. ŠŠ Установите время запланированного взаимодействия и его интервал. ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. В поле таблицы Участники встречи появится новая строка.

ŠŠ В ячейке Контакт этой таблицы выберите объект взаимодействия или, другими

словами, организацию или лицо, ее представляющее, с которым планируется встреча. Щелкните на многоточии в конце списка этой ячейки. Откроется окно Выбор контакта (см. рис. 9.7).

314

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

Рис. 9.8. Окно Встреча (создание)

ŠŠ Выберите в окне Выбор контакта интересующую вас сторону планируемой встречи и дважды щелкните левой кнопкой мыши на выбранной записи. Окно закроется, а в поле ячейки столбца Контакт таблицы Участники встречи появится запись о выбранном контакте, причем автоматически заполнятся ячейки столбцов Представление контакта и Как связаться.

ŠŠ Добавьте в таблицу Участники встречи необходимое количество участников и щелкните на кнопке Записать и закрыть. Запись о запланированной встрече будет сформирована и записана в базу данных программы.

9.2.3.3. Электронное письмо

ŠŠ В окне Взаимодействия нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога Выбор типа документа (см. рис. 9.5).

ŠŠ Выберите пункт Электронное письмо исходящее и нажмите кнопку ОК. Откроется окно Исходящее электронное письмо (создание) (рис. 9.9).

ŠŠ Щелкните на кнопке (рис. 9.10).

Подобрать контакты . Откроется окно Адресная книга

ŠŠ Выберите в одной из вкладок левой части окна интересующего вас адресата. Дважды щелкните на строке этой записи. Данные об адресате отобразятся в правой части окна в строке таблицы.

Если при внесении контактного лица в информационную базу программы вы вводили все его данные, то в указанной строке будут заполнены все ячейки, адрес в том числе. Если все же данные не полные, то вы можете записать их, не выходя из окна Адресная книга. Для этого щелкните дважды на ячейке, например, адреса контакта и в отрывшемся текстовом поле напишите вручную электронный адрес.

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

315

Рис. 9.9. Окно формы Исходящее электронное письмо (создание)

Рис. 9.10. Окно Адресная книга

ŠŠ Добавьте в список получателей столько адресатов, сколько вам нужно. Для этого можно воспользоваться кнопкой Добавить или просто еще раз, выбрав контакт в левой части окна, дважды щелкнуть на ней.

316

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

ŠŠ В ячейках столбца Группа определите, кому из адресатов посылается первый

экземпляр, а кому копии. Для этого дважды щелкните левой кнопкой мыши в текущей ячейке столбца Группа и выберите из открывшегося диалога вариант значимости отправления для адресата.

ŠŠ Закончив формирование списка адресатов, щелкните на кнопке ОК. Окно закроется и в полях Кому, Копии окна Исходящее электронное письмо (создание) (см. рис. 9.9) появятся записи об адресатах.

ŠŠ Чтобы прикрепить к письму вложение в виде какого-либо файла, щелкните

правой кнопкой мыши в поле Вложения и в открывшемся окне диалога выберите Добавить вложение. Откроется окно Открыть проводника Windows, в котором необходимо будет найти папку с интересующим файлом и, выбрав его, нажать кнопку Открыть. Запись с наименованием выбранного файла появится в текущей строке поля Вложения.

ŠŠ В текстовом поле центральной части окна Исходящее электронное письмо (создание) напишите текст вашего письма.

ŠŠ Закончив написание письма, нажмите на кнопку Отправить. В том случае, если к настоящему времени ваша учетная запись настроена в программе правильно, произойдет отправка письма, и окно создания письма закроется.

9.2.3.4. Телефонный звонок Эта опция предназначена для регистрации входящих или исходящих звонков, которые регистрируются в программе.

ŠŠ Чтобы приступить к формированию записи о телефонном звонке в окне Взаимодействия нажмите кнопку Создать. Откроется диалог Выбор типа документа (см.

рис. 9.5).

ŠŠ Выберите пункт Телефонный звонок. Откроется окно Телефонный звонок (создание) (рис. 9.11).

Сразу обратите внимание, что флажок Входящий сброшен. Это означает, что будет сформирована запись об исходящем звонке. Чтобы произвести запись о входящем звонке, установите флажок Входящий.

ŠŠ В поле списка Контакт: нажмите на кнопку выбора. Откроется окно Выбор контакта (см. рис. 9.7).

ŠŠ Выберите адресата телефонного звонка так, как это описано в разделе 9.2.3.1. ŠŠ Если адресата звонка в списке контактов нет, то просто заполните поля известными вам данными.

ŠŠ По окончании заполнения полей, щелкните на кнопке Записать и закрыть. Запись будет сформирована и записана в базу данных программы.

ŠŠ На этом мы завершили рассмотрение процессов создания взаимодействий в про-

грамме «1С:Управление Торговлей 8.2». Мы выяснили, что все эти процессы легко совершаются, если своевременно был заполнен список контактов, как физических лиц, так и партнеров по бизнесу.

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

317

Рис. 9.11. Окно Телефонный звонок (создание)

9.2.4. Отчеты по задачам и поручениям Несомненно, поручение или задача должны заканчиваться определенным результатом, положительным или отрицательным. После получения результата выполнения задания эти данные должен получить руководитель предприятия. Для этого в разделе Органайзер предусмотрен ряд отчетов по задачам и поручениям. Взгляните на панель действий раздела Органайзер (см. рис. 9.3). Там вы увидите три группы команд, объединенные общими названиями: Создать, Отчеты, Сервис. Сейчас нас интересует группа Отчеты. Как вы заметили, можно создать и просмотреть отчеты:

33 Задачи. 33 Список зависших задач. 33 Список задач, истекающих на дату. 33 Список просроченных задач. 33 Справка об исполнительской дисциплине. 33 Дополнительные отчеты. ŠŠ Выберите один из пунктов в этой группе, например Список задач, истекающих на

дату и щелкните на нем левой кнопкой мыши. В открывшемся окне (рис. 9.12) установите флажки напротив нужных разделов, которые вы хотели бы видеть в отчете.

Окно настройки отчета представляет собой таблицу, ячейки которой являются раскрывающимися списками. В них можно выбрать, например, исполнителя, для которого требуется создать отчет и условие отбора по списку. Условием отбора может являться как полное совпадение с именем исполнителя — Равно, так и полное

318

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

несовпадение — Не равно. Кроме этих условий, программа позволяет наложить и другие, но их вы изучите самостоятельно.

Рис. 9.12. Окно Список задач, истекающих на дату

Установив все нужные флажки, задав условия формирования отчета, нажмите на кнопку Сформировать. В текстовом поле окна сформируется таблица отчета, содержащая результат выборки из информационной базы программы. Содержание этой таблицы определено условиями, которые вы задали при формировании отчета. Полученный отчет теперь можно предварительно просмотреть, распечатать или сохранить в файл. Кнопки управления этими процессами располагаются в строке заголовка окна Список задач, истекающих на дату…. Сохранение отчета может быть выполнено в различных форматах — книга Excel, документ Word, текстовый файл (формат *.txt), документ HTML. По умолчанию, программа предлагает сохранить отчет в формате табличного документа *.mxl.

9.2.5. Работа с файлами Еще одной возможностью, предоставляемой разделом Органайзер, является работа с файлами. Такими файлами могут быть изображения (цифровые фотографии) товаров, отсканированные копии документов, сопровождающие товар (паспорта или инструкции по эксплуатации, например). Важно то, что один элемент информационной базы может сопровождаться сколь угодно большим количеством прикрепленных к нему файлов. Каждому типу файлов ассоциировано свое приложение, в зависимости от настройки операционной системы пользователя. Так, например, с файлами *.doc может быть ассоциирован текстовый редактор Microsoft Word или OpenOffice. Это значит, что при двойном щелчке кнопкой мыши на названии такого документа он будет автоматически открыт в том или другом текстовом редакторе.

ŠŠ Выберите пункт Файлы на панели навигации. На рабочем столе программы откроется список Файлы, представляющий собой, по сути, вполне привычный файловый менеджер (рис. 9.13).

9.2. Управление задачами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

319

Рис. 9.13. Список Файлы

В левой части списка располагается дерево каталогов или папок. При щелчке левой кнопкой мыши на любом из его пунктов в правой части окна отобразится содержимое этого каталога. Чтобы создать новый каталог (папку) в дереве каталогов программы:

ŠŠ Нажмите кнопку на панели действий списка. ŠŠ В открывшемся окне в поле Наименование напишите название новой папки, которую вы создаете, например Фото.

ŠŠ В списке В папке выберите существующий каталог, если новая папка должна находиться в нем. Если же поле списка заполнено наименованием какого-либо каталога, а вам нужно создать новую папку в корневом каталоге, просто выделите наименование текущего каталога в списке и удалите его название, нажав клавишу Delete клавиатуры. Поле списка очистится, новая папка после нажатия кнопки Записать и закрыть будет создана в корневом каталоге, то есть в разделе Папки.

Воспользуемся теперь возможностями создания файлов в программе и прикрепим, например, к какому-нибудь исполнителю его фотографию. Предварительно, конечно, такие файлы должны быть созданы и сохранены в какой-либо папке компьютера.

ŠŠ Выберите в левой части окна Файлы ранее созданный каталог Фото.

320

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. В открывшемся окне Создание нового файла отметьте Из файла на диске (рис. 9.14).

ŠŠ Нажмите Создать. Откроется окно Про­ водника Windows.

ŠŠ Выберите в окне Проводника каталог, куда

помещены фотографии исполнителей, а затем и файл, в котором сохранена интересующая вас фотография.

Рис. 9.14. Окно Создание нового файла

ŠŠ Нажмите кнопку Открыть. Выбранный файл будет записан в информационную

базу программы. По умолчанию, программа сохраняет все файлы в специальный каталог, так называемую папку пользователя компьютера. Путь к этой папке выглядит примерно так: C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\1C\Файлы\УправлениеТорговлей\Исполнитель . Умолчание, конечно же, можно изменить, но это уже работа администратора.

ŠŠ Нажмите теперь, например, кнопку панели разделов Нормативно-справочная информация.

ŠŠ В панели навигации выберите пункт Физические лица, а в появившемся списке сотрудников — физических лиц исполнителя, для которого вы сохраняли файл фотографии.

ŠŠ В левой части открывшейся карточки физического лица существует пункт При-

соединенные файлы. Выберите этот пункт и щелкните на нем левой кнопкой

мыши.

ŠŠ В открывшемся окне Создание нового файла отметьте Из файла на диске. ŠŠ Найдите в окне Проводника папку, содержащую файлы фотографий исполнителей и выберите нужный файл.

ŠŠ Нажмите Создать. Теперь выбранный файл прикреплен к карточке исполнителя,

и в любой момент можно просмотреть этот файл, щелкнув на его названии два раза левой кнопкой мыши или нажав кнопку Открыть файл для просмотра .

 

Примерно таким же образом можно прикреплять изображения товаров или инструкции по эксплуатации к карточкам их складского учета. Процедура прикрепления файлов к документам будет отличаться только формами окон, соответствующих той или иной задаче. В процессе работы с файлами вы можете внести в них изменения и забыть сохранить их. Чтобы просмотреть список всех файлов, находящихся на текущий момент в состоянии редактирования, служит пункт панели навигации раздела Органайзер — Редактируемые файлы. После щелчка левой кнопкой мыши на этом пункте, откроется окно, в котором будет представлена таблица всех редактируемых файлов. Вы можете не просто просмотреть этот список, но и завершить редактирование файлов, нажав кнопку Закончить редактирование.

9.3. Управление проектами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

321

9.3. Управление проектами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» Чтобы обеспечить компании возможность планирования долгосрочных проектов, ведения их списка, мониторинга исполнения, в программе предусмотрен справочник Проекты. В этом справочнике сохраняется не только список проектов, но и с его помощью можно вести список взаимодействий участников проекта, контролировать выполнение определенных этапов этого проекта. Кроме того, можно хранить файлы документации по проекту.

ŠŠ Чтобы открыть справочник Проекты перейдите в раздел Нормативно-справочная информация главного окна программы.

ŠŠ На панели навигации выполните команду Проекты, которая находится в группе команд Предприятия. Откроется список Проекты (рис. 9.15).

Рис. 9.15. Список Проекты раздела Нормативно-справочная информация

Заполнение справочника происходит при создании записей о проектах в табличной части списка Проекты. Чтобы создать новый проект, выполните следующие шаги:

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется новое окно Проект (создание) (рис. 9.16). ŠŠ В левой части этого окна находится список дополнительных команд для работы с формируемым проектом. До тех пор, пока новый проект не сформирован и не записан в базу программы, дополнительные команды недоступны, а щелчок левой кнопкой мыши по ним приводит к появлению сообщения программы об ошибке (рис. 9.17).

ŠŠ Заполните пустующие текстовые поля, а также поля списков.

322

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

Рис. 9.16. Окно Проект (создание)

Рис. 9.17. Диалог программы, сообщающий об ошибке в заполнении формы

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. В том случае, если не заполнены какие-либо обязательные поля, в правой части окна откроется дополнительное текстовое поле, в котором вы увидите список ошибок, а у одного из незаполненных полей появится диалог, также указывающий на ошибку (рис. 9.18).

Рис. 9.18. Сообщение о наличии ошибок

9.3. Управление проектами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

323

ŠŠ Исправьте все ошибки и снова нажмите на кнопку Записать и закрыть. ŠŠ Окно закроется, а проект будет сформирован. В таблице списка проектов появится строка со вновь созданным проектом.

Итак, проект сформирован. Теперь необходимо выстроить план проекта. Для этого его нужно отредактировать, для чего необходимо:

ŠŠ Нажать на кнопку (рис. 9.19).

. Откроется окно, одноименное с названием проекта  

Рис. 9.19. Пример заполнения документа Проект

ŠŠ В левой части окна выбрать пункт План проекта и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Откроется окно формы для создания плана проекта (рис. 9.20).

Рис. 9.20. Окно План проекта

ŠŠ В открывшемся окне с помощью кнопки Создать и открывающегося окна Задача проекта (создание) (рис. 9.21) ввести в информационную базу программы все

324

Глава 9. Управление организационными мероприятиями в программе

этапы осуществления проекта. Не забывайте при этом устанавливать сроки исполнения каждого этапа и ответственного исполнителя.

Рис. 9.21. Окно Задача проекта (создание)

ŠŠ После заполнения всех обязательных текстовых полей и полей списков, щелк­

нуть на кнопке Записать и закрыть. Окно Задача проекта (создание) при этом закроется, окно План проекта (см. рис. 9.20) откроется снова.

ŠŠ Чтобы вернуться назад в первое окно редактируемого проекта (см. рис. 9.19), щелк­ните левой кнопкой мыши на пункте, совпадающем по названию с названием текущего проекта. Этот пункт находится в левой верхней части окна.

ŠŠ В любой момент времени вы можете организовать взаимодействие между исполнителями и другими участниками проекта. Для этого в окне Проекты нажмите на кнопку Взаимодействия и выберите, какой тип связи вы хотите использовать — Запланировать встречу, Написать электронное письмо или По­­звонить.

На этом мы закончили рассмотрение порядка управления организационными мероприятиями, предоставляемыми программой «1С:Управление Торговлей 8.2». Мы научились пользоваться органайзером, одним из основных инструментов программы, призванных ускорить работу пользователя с разнообразными данными о контактах, адресах и партнерах. Были затронуты вопросы создания проектов, которые планируются в организации к осуществлению в определенные периоды времени.

Глава 10

Работа с подотчетными лицами В данной главе мы рассмотрим одну из важных забот бухгалтерии — работу с подот­ четными лицами. Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты «мелких» расходов. Выдача денежных средств под отчет сотрудникам предприятия производится постоянно. Деньги выдаются для расчетов по оплате труда, транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и т. д., а также в виде аванса на командировочные расходы. От правильности и своевременности расчетов с ними зависят и точность бухгалтерского учета, и ровные отношения в коллективе. Из чего же складывается работа с подотчетными лицами в программе «1С:Управле­ ние Тор­говлей 8.2»?

33 Во-первых, необходимо обеспечить доступ к списку работников предприятия,

среди которых бухгалтер может выбрать подотчетное лицо. Чтобы такой доступ был возможен, в информационной базе должен быть сформирован справочник физических лиц.

33 Во-вторых, нужно произвести оформление конкретной выдачи денежных средств подотчетнику и провести эту операцию соответствующим бухгалтерским документом.

33 В-третьих, от подотчетника должен быть получен своевременный авансовый отчет о расходовании выделенных денежных средств, об их перерасходе или, наоборот, остатках.

33 В-четвертых, производится анализ работы с подотчетными лицами с помощью создания отчетов о расходовании денежных средств, выделенных подотчетникам.

Все эти операции производятся в разделе Финансы главного окна программы.

326

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

10.1. Ввод информации о подотчетном лице Понятно, что, для того чтобы в программе существовала возможность работы со списком подотчетных лиц, необходимо такой список составить и занести в информационную базу программы. Когда вам может понадобиться такой список? В любой момент при заполнении какоголибо документа, связанного с расходованием денежных средств. Это может быть:

33 выдача денежных средств подотчетному лицу на приобретение каких-либо товаров для компании;

33 возврат подотчетным лицом денежных средств, если денежные средства не были полностью израсходованы;

33 доплата подотчетному лицу, если, приобретая товары для компании, подотчетное лицо санкционировано перерасходовало денежные средства.

Чтобы сформировать список подотчетных лиц, необходимо заполнить справочник Физические лица. Работа с этим справочником реализована в разделе Нормативносправочная информация. Рассмотрим порядок действий при заполнении этого справочника.

ŠŠ Перейдите в раздел Нормативно-справочная информация главного окна программы. Откроется окно, показанное на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Раздел Нормативно-справочная информация

10.1. Ввод информации о подотчетном лице

327

ŠŠ В левой части окна на панели навигации выберите пункт Физические лица и щелк­ните на этом пункте левой кнопкой мыши. Откроется справочник Физические лица, показанный на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Справочник Физические лица

ŠŠ На панели действий этого справочника располагаются уже привычные кнопки

Создать, Создать новую группу, Найти, Взаимодействия и другие. В поле самого

справочника отображается таблица, где уже созданы две группы физических лиц, с которыми работает торговое предприятие. Это группы Партнеры и Сотрудники. В вашем случае групп может быть любое количество, группы могут называться как угодно, так, как это принято у вас в компании.

ŠŠ Чтобы создать новую группу в таблице нажмите кнопку Создать новую группу

и заполните пустые текстовые поля. Пусть вас не смущает наименование поля для ввода названия группы. Это поле называется ФИО (рис. 10.3), но именно оно предназначено для ввода наименования группы. Если вновь создаваемая группа должна входить в какую-либо другую, то в списке Группа физ. лиц необходимо выбрать такую группу.

Обратите внимание, что сразу после внесения изменений в текстовое поле или содержание поля списка, в конце строки наименования окна появляется знак «*», как в заголовке, так и на поле окна. Этот знак служит подсказкой для пользователя и сигнализирует о том, что внесены какие-либо изменения в информационную базу программы, но они еще не сохранены.

328

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

Рис. 10.3. Окно Физические лица (создание группы)

ŠŠ Создадим группу Подотчетные лица, например, в группе Сотрудники. Введите в

поле ФИО: наименование новой группы Подотчетные лица, в списке Группа физ. лиц: выберите группу Сотрудники и нажмите кнопку Записать и сохранить (рис. 10.3).

ŠŠ Откроется окно Физические лица, в таблице которого появилась запись о группе, вновь созданной вами (рис. 10.4).

Рис. 10.4. Справочник Физические лица с записью новой группы Подотчетные лица

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать на панели действий справочника Физические лица. Появится окно, показанное на рис. 10.5.

Обратите внимание на следующий факт. Так как вызов окна осуществлялся при активной группе Подотчетные лица, то и поле списка Группа физ. лиц уже заполнена

10.1. Ввод информации о подотчетном лице

329

наименованием этой группы. Чтобы сменить наименование группы и выбрать другую, нажмите на кнопку выбора в поле списка.

ŠŠ Чтобы отменить запись в какую-либо подгруппу, сотрите наименование группы в поле списка Группа физ. лиц. Для этого выделите запись и нажмите клавишу на клавиатуре. Поле очистится.

Рис. 10.5. Окно Физическое лицо

ŠŠ Заполните все пустые поля списков и текстовые

поля. Старайтесь внести как можно более полную информацию о физическом лице, поскольку впоследствии вам не придется редактировать запись в тот момент, когда времени хватает только на заполнение какого-либо важного документа.

Особого рассмотрения требует заполнение поля списка Домашний адрес. Дело в том, что если до сих пор вы еще не заполняли справочники адресов с помощью классификатора, то самое время сделать это сейчас.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в поле Домашний  адрес . Откроется окно Домашний адрес (рис. 10.6).

ŠŠ Если вы уже загружали в программу адресные

Рис. 10.6. Окно   классификаторы, то при нажатии на кнопку Домашний адрес выбора в полях Регион, Район, Город, Нас. пункт, Улица можно найти в открывающихся списках свой населенный пункт, его улицы и т. д. Если же адресные классификаторы вы не загружали, проделаем это.

ŠŠ Нажмите на кнопку Все действия. В открывшемся списке выберите Загрузить адресный классификатор. Откроется окно Подготовка параметров загрузки (рис. 10.7).

330

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

Рис. 10.7. Окно Подготовка параметров загрузки

ŠŠ Нажмите кнопку Найти и в поле Что искать открывшегося окна введите наименование вашего города, а в поле списка Где искать Все адресные объекты. На рис. 10.8 показано окно, подготовленное для поиска по названию города, например Псков.

Рис. 10.8. Пример заполнения окна Найти

ŠŠ Нажмите на кнопку Найти. Окно Подготовка параметров загрузки примет вид, показанный на рис. 10.9.

ŠŠ Установите флажок напротив найденной строки и нажмите кнопку Далее. В от-

крывшемся окне выберите вариант загрузки. В нашем случае выбран вариант загрузки файлов адресного классификатора с диска компьютера (рис. 10.10).

ŠŠ Указав в поле Путь к файлам данных на диске месторасположение на вашем ком-

пьютере распакованной базы KLADR, нажмите кнопку Далее. В открывшемся окне нажмите кнопку Загрузить адресный классификатор. Процесс может занять длительное время, поэтому подождите.

ŠŠ После завершения загрузки адресного классификатора окно Подготовка параметров

загрузки закроется и вновь станет активным окно Домашний адрес с одним отличием: в нем уже можно выбирать из списков корректные данные по вашему населенному пункту. Заполните все поля, как показано, например, на рис. 10.11.

ŠŠ Нажмите на кнопку ОК. Данные о домашнем адресе физического лица будут записаны в информационную базу программы.

10.1. Ввод информации о подотчетном лице

331

Рис. 10.9. Окно Подготовка параметров загрузки с результатами  поиска по названию города

Рис. 10.10. Окно Подготовка параметров загрузки  при выборе способа загрузки

ŠŠ Заполните все остальные поля окна Физическое лицо (создание) (см. рис. 10.5) и нажмите кнопку Записать и закрыть.

ŠŠ Откроется окно Физические лица, в таблице которого в каталоге Подотчетные лица появилась запись о новом физическом лице (рис. 10.12).

Еще раз внимательно посмотрите на вид окна Физическое лицо (создание) (см. рис. 10.5). В левой части этого окна находится панель навигации, на которой есть дополнительные пункты для работы с персональными данными физического лица. Это Банковские счета, Взаимосвязи, Взаимодействия, Документы, Контактные лица, Контрагенты, Присоединенные файлы. Все эти пункты позволяют наиболее полно описать конкретное физическое лицо с той целью, чтобы работа с ним была удобна как кадровику компании, так и, скажем, бухгалтеру. Постарайтесь заполнять все данные о физических лицах. Итак, справочник физических лиц сформирован, и вы теперь можете вводить информацию о подотчетном лице в любом месте программы, где этого требует заполнение документа.

332

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

Рис. 10.11. Пример заполнения окна Домашний адрес

Рис. 10.12. Вид окна Физические лица после ввода данных о физических лицах

10.2. Выдача денежных средств подотчетному лицу

333

10.2. Выдача денежных средств подотчетному лицу Для выдачи денежных средств из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер», утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается. Чтобы оформить документ о выдаче денежных средств подотчетнику, необходимо воспользоваться пунктом Расходные кассовые ордера панели навигации раздела Финансы.

ŠŠ Выберите на панели навигации раздела Финансы пункт Расходные кассовые ордера и щелкните на нем левой кнопкой мыши. Откроется справочник Оформление расходных кассовых ордеров (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Список Оформление расходных кассовых ордеров

334

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

ŠŠ Для создания нового документа о выдаче денежных средств подотчетнику щелкните на кнопке Создать и в открывшемся списке выберите вариант Выдача денежных средств подотчетнику (рис. 10.14).

Рис. 10.14. Список целей выдачи денежных средств

ŠŠ На рабочем столе откроется окно документа Расходный кассовый ордер (создание) (рис. 10.15).

Рис. 10.15. Окно документа Расходный кассовый ордер

ŠŠ Заполните поля списков и текстовые поля. Обратите внимание, что теперь вы можете выбирать из списка Подотчетное лицо исполнителей, которых ввели в список подотчетных лиц при заполнении справочника Физические лица.

ŠŠ После заполнения полей нажмите на кнопку

 

. Произойдет запись доку­мента о выдаче расходного ордера в базу данных программы, при этом окно Расходный

10.2. Выдача денежных средств подотчетному лицу

335

кассовый ордер (создание) не закроется, как это было до сих пор, когда мы нажимали кнопку Провести и закрыть.

Наличие такой возможности — сохранить сделанные изменения в документе и не закрывать окно, реализовано в программе с целью обеспечения возможности продолжения работы с документом сразу после его создания. Дело в том, что функции печати документа, изменения структуры документа и прочие его опции, доступны только при условии существования документа в базе программы.

ŠŠ Чтобы распечатать расходный ордер, нажмите на кнопку Печать и в открывшемся списке выберите Расходный кассовый ордер. Откроется окно предварительного просмотра документа (рис. 10.16).

Рис. 10.16. Окно просмотра и печати документа Расходный кассовый ордер

ŠŠ Нажмите кнопку Печать. Начнется печать документа на принтере, который установлен в вашей системе по умолчанию.

ŠŠ Нажмите кнопку

Отправить по почте. В открывшемся окне установите флажок напротив того типа файла, в котором вы хотите отправить документ адресату. Кроме того, можно произвести сжатие файла, упаковав его в zip-архив.

336

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

ŠŠ Нажмите кнопку ОК. Появится окно для создания электронного письма. В списке прикрепленных к письму файлов уже есть документ с расходным ордером.

ŠŠ Напишите адрес получателя, заполните поле Тема и нажмите кнопку Отправить. В этом разделе мы рассмотрели вопрос о порядке оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу в программе «1С:Управление Торговлей 8.2». Теперь перейдем к вопросу о составлении авансового отчета подотчетным лицом.

10.3. Оформление авансового отчета Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие цели обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 утверждена форма авансового отчета (форма № АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма № АО-1 применяется с 1 января 2002 года юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Авансовый отчет может быть составлен несколькими способами.

33 Непосредственно при выборе пункта Авансовые отчеты на панели навигации раздела Финансы.

33 Косвенным вызовом процедуры создания отчета из других форм, например формы заполнения расходного ордера.

Рассмотрим первый способ создания авансового отчета.

ŠŠ Выберите пункт

Авансовые отчеты на панели навигации раздела Финансы . Щелкните на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно Авансовые отчеты (рис. 10.17).

ŠŠ Выберите в списках Организация, Подотчетное лицо, Валюта соответствующие составляемому авансовому отчету данные.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Авансовый отчет (рис. 10.18). ŠŠ Нажмите на кнопку Добавить. На вкладке Полученные авансы в таблице доку-

ментов появится пустая строка. Графа Документ аванса представляет собой

10.3. Оформление авансового отчета

337

Рис. 10.17. Список документов Авансовые отчеты

список документов, по которым выдавались авансовые денежные средства, расходные ордера в том числе.

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора

в этой графе и в окне (рис. 10.19) выберите документ, на основании которого будет делаться авансовый отчет.

ŠŠ Нажмите кнопку Выбрать. Окно Форма выбора выданных авансов закроется, а окно

Авансовый отчет станет вновь активным. Обратите внимание, поле Документ аванса и другие столбцы текущей строки таблицы заполнились данными до-

кумента, выбранного в предыдущем окне.

ŠŠ Чтобы записать в авансовый отчет сумму, израсходованную подотчетником на приобретение целевых товаров, перейдите на вкладку Закупка и запишите продавца товара и израсходованную сумму.

ŠŠ По окончании заполнения всех пустых полей нажмите кнопку Провести. Если

все поля заполнены правильно, программа запишет документ в базу данных и  проведет его, в противном случае пользователь получит сообщение об ошибке.

Можно, конечно, сразу нажимать кнопку Провести и закрыть. Программа не даст вам сделать неполную или ошибочную запись и в этом случае. Просто при нажатии

338

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

Рис. 10.18. Окно документа Авансовый отчет

Рис. 10.19. Форма выбора выданных авансов

на кнопку Провести окно не закрывается и вы имеете возможность продолжить работу с дополнительными опциями окна формы. Второй способ создания авансового отчета — косвенный вызов окна. Рассмотрим формирование авансового отчета на основании расходного кассового ордера (см. рис. 10.15).

ŠŠ Нажмите в этом окне кнопку Создать на основании. Откроется список для выбора документа, который можно создать на основании документа Расходный

кассовый ордер (рис. 10.20).

ŠŠ Выберите в списке Авансовый отчет и щелкните на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно (см. рис. 10.18), отличающееся от изображенного тем, что все основные его поля уже будут заполнены данными из расходного ордера.

Таким образом, пользователь затратит существенно меньшее количество времени на формирование авансового отчета, чем при создании такого же документа с использованием пункта Авансовые отчеты панели навигации раздела Финансы.

ŠŠ Нажмите кнопку Провести и закрыть. Документ будет сформирован, записан в базу данных программы и проведен.

10.4. Возврат неиспользованных денежных средств

339

Рис. 10.20. Окно документа Расходный кассовый ордер в режиме создания  на его основании другого документа

10.4. Возврат неиспользованных денежных средств В том случае, если подотчетное лицо не израсходовало всю сумму, выданную ему под отчет, необходимо произвести возврат неиспользованных денежных средств. Для этой цели используется оформление документа Приходный кассовый ордер. Чтобы создать такой документ, можно воспользоваться двумя способами:

33 Заполнить форму документа в окне, открывающемся при выборе пункта Приходные ордера в панели навигации раздела Финансы.

33 Косвенным вызовом процедуры создания документа из других форм, например формы заполнения расходного ордера.

Рассмотрим первый способ создания приходного ордера на возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица.

ŠŠ Выберите пункт Приходные кассовые ордера на панели навигации раздела Финансы. Щелкните на этом пункте левой кнопкой мыши. Откроется окно Оформление приходных кассовых ордеров (рис. 10.21).

ŠŠ На вкладке Приходные кассовые ордера щелкните на кнопку Создать. Откроется подменю создания приходных ордеров.

ŠŠ В открывшемся подменю выберите Возврат ДС от подотчетника. Щелк­ните на этом пункте левой кнопкой мыши. Откроется окно создания приходного кассового ордера (рис. 10.22).

340

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

Рис. 10.21. Список Оформление приходных кассовых ордеров

ŠŠ Заполните пустые поля списков и текстовые поля. Укажите в поле Сумма возвращаемые денежные средства.

ŠŠ Нажмите на кнопку Провести и закрыть. Документ будет сформирован и записан в базу данных программы.

Процедура печати документа Приходный кассовый ордер аналогична описанной выше процедуре печати расходного кассового ордера. Вторым способом формирования документа Приходный кассовый ордер является косвенный вызов окна его создания из окна редактирования, например расходного кассового ордера.

ŠŠ Выберите пункт Расходные кассовые ордера на панели навигации раздела Финансы. Щелкните на нем левой кнопкой мыши.

ŠŠ В окне Оформление расходных кассовых ордеров выберите нужный документ. ŠŠ Нажмите на кнопку Изменить текущий элемент   . Откроется окно редактирования текущей записи документа Расходный кассовый ордер (см. рис. 10.20).

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать на основании. В открывшемся списке выберите Приходный кассовый ордер. Откроется окно, показанное на рис. 10.22. Порядок работы с формой документа в этом окне подробно был рассмотрен выше в этой главе.

10.5. Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств

341

Рис. 10.22. Окно документа Приходный кассовый ордер (создание)

10.5. Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств Перерасход денежных средств возникает у подотчетника тогда, когда он затратил на санкционированное приобретение товаров больше денежных средств, чем ему было выдано под отчет по расходному кассовому ордеру. Оформление доплаты подотчетному лицу в этом случае заключается в формировании нового расходного кассового ордера на выдачу денежных средств подотчетнику в сумме, равной перерасходованным средствам. Для выполнения такой операции необходимо выполнить следующие действия.

ŠŠ Выберите пункт Авансовые отчеты на панели навигации раздела Финансы. Щелк­ ните на этом пункте левой кнопкой мыши. Откроется окно, показанное на рис. 10.18.

ŠŠ В поле списка Подотчетное лицо выберите подотчетника, которому необходимо

оформить доплату. В таблице авансовых отчетов останутся только те отчеты, которые созданы этим подотчетным лицом.

ŠŠ Выберите в списке авансовых отчетов тот, по которому числится перерасход в графе Перерасход.

ŠŠ Нажмите на кнопку Создать на основании и в открывшемся диалоге выберите

Расходный кассовый ордер. Откроется окно Оформление расходного кассового ордера, показанное на рис. 10.13.

Отличием этого окна от нового расходного кассового ордера является то, что его основные поля уже заполнены данными из авансового отчета, а сумма, которая была перерасходована подотчетником, уже выставлена к оплате в поле Сумма.

ŠŠ Нажмите на кнопку Провести и закрыть. Документ о доплате в случае перерасхода денежных средств подотчетным лицом сформирован и проведен. Рекомендуется для удобства вашей работы как можно

342

Глава 10. Работа с подотчетными лицами

чаще пользоваться методом ввода документов на основании других документов, поскольку это не только способствует увеличению скорости вашей работы, но также и исключает возможные ошибки, которые можно допустить случайно при вводе новых документов.

10.6. Анализ взаиморасчетов с подотчетными лицами Аналитический отчет о движении денежных средств при работе с подотчетными лицами является частью раздела Финансы. Окно формы для создания такого отчета открывается при щелчке левой кнопкой мыши на пункте Остатки и движения денежных средств группы команд Отчеты.

ŠŠ Выберите пункт Остатки движения денежных средств и щелкните на нем левой

кнопкой мыши. Откроется окно Остатки и движения денежных средств (рис. 10.23). Пока отчет не сформирован, на поле таблицы для его формирования будет видно сообщение «Отчет не сформирован. Нажмите «Сформировать» для получения отчета».

Рис. 10.23. Окно отчета Остатки и движения денежных средств

Пока не выбраны условия создания отчета, подотчетное лицо и т. п., нет смысла формировать отчет, а значит, и нажимать кнопку Сформировать. Для установки необходимых параметров отчета выполните следующие действия:

ŠŠ Справа от текстового поля Вариант отчета нажмите на кнопку Выбрать вариант…. В открывшемся диалоге выберите пункт У подотчетных лиц.

ŠŠ Напротив каждой строки таблицы, которая будет участвовать в формировании отчета, установите флажок. Например, в строках Период и Подотчетное лицо, как показано на рис. 10.23.

ŠŠ В строке таблицы Период укажите период времени, за который вы собираетесь сформировать отчет.

ŠŠ В строке таблицы Подотчетное лицо в списке подотчетных лиц выберите нужного исполнителя.

10.6. Анализ взаиморасчетов с подотчетными лицами

343

В третьих по счету слева ячейках строк таблицы, которые будут участвовать в формировании отчета, вы видите слово Равно. Это обозначает, что при выборке из базы данных программа будет находить только абсолютно равные искомому объекту данные. Значение этого поля может принимать разные значения, которые вы сможете опробовать, открыв список поля Равно.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Поле таблицы окна заполнится выборкой по назначенным вами условиям (рис. 10.24).

ŠŠ Нажмите кнопку

 

ŠŠ Нажмите кнопку ŠŠ Нажмите кнопку

, если нужно распечатать сформированный документ.   , чтобы первоначально просмотреть вид полученного до 

, если вам необходимо сохранить файл для передачи его, скажем, по электронной почте.

кумента. Просмотрев его в открывшемся окне Предварительный просмотр, отредактировав поля, ориентацию страницы, распечатайте документ, нажав на кнопку .

 

Итак, на этом можно закончить рассмотрение вопроса о работе с подотчетными лицами в программе «1С:Управление Торговлей 8.2». Чтобы ваша работа с документами, касающимися оформления авансовых отчетов, расходных и приходных кассовых ордеров при взаиморасчетах с подотчетными лицами, была успешной, удобной и правильной, не забывайте обращаться к справочной системе программы «1С:Управление Торговлей 8.2». Для вызова справочной информации используйте пункт Главного меню программы Справка или контекстную справку, порядок вызова и применения которой описан в начале данной главы.

Рис. 10.24. Сформированный отчет Остатки и движения денежных средств

Глава 11

Анализ и планирование торговой деятельности предприятия Многие торговые предприятия ведут свою маркетинговую деятельность без всяких планов, мотивируя тем, что рынок меняется слишком быстро, поэтому от планов нет никакой пользы — в конце концов все планы будут пылиться на полке. Но постепенно на практике приходит осознание необходимости анализа и дальнейшего планирования деятельности службы маркетинга. Планирование побуждает руководство постоянно думать о будущем, заставляет предприятие четче определять свои цели и политику, приводит к лучшей согласованности в работе и дает объективные показатели эффективности работы. Аргумент о бессмысленности планирования в условиях постоянных изменений не выдерживает критики. Как раз наоборот — тщательное планирование помогает предприятию предвидеть изменение среды и оперативно реагировать на них, а также быть готовыми к непредвиденным обстоятельствам. Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» предоставляет предприятию возможности анализа прошедших торговых периодов и планирования будущих доходов. В этой главе мы рассмотрим основные возможности подсистемы анализа и планирования.

11.1. Анализ деятельности торгового предприятия Финансовое положение предприятия, его показатели ликвидности и платежеспособности непосредственно зависят от того, насколько быстро средства, вложенные в текущие активы, превращаются в реальные деньги. Длительность нахождения средств в обороте определяется совокупным влиянием ряда разно направленных внешних и внутренних факторов. Именно этой цели

11.1. Анализ деятельности торгового предприятия

345

служит анализ оборачиваемости товарных запасов. Он состоит из вычисления коэффициента оборачиваемости и определения срока хранения товара на складе. При анализе деятельности торгового предприятия выделяются несколько направлений, разрабатываемых в приоритетном порядке. К таким отчетам относятся:

33 анализ себестоимости товаров; 33 динамика оборотных средств.

11.1.1. Анализ себестоимости товаров Любая коммерческая организация в процессе своей деятельности несет определенные расходы. Например, сюда относятся содержание помещений, коммунальные платежи, заработная плата персонала, налоги и так далее. Не являются исключением и торговые организации. Расходы, производимые торговыми организациями в процессе осуществления своей деятельности дополнительно к оплате стоимости покупных товаров, формируют производственные расходы, которые в торговле называются затратами или издержками обращения. Основными задачами учета затрат торговой организации являются обеспечение своевременного полного и достоверного отражения фактических расходов и контроль над использованием материальных и финансовых ресурсов. В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» для анализа издержек обращения предназначен отчет Анализ себестоимости товаров. Этот отчет служит для анализа фактической себестоимости движений товаров и анализа суммы транспортнозаготовительных расходов, распределенных на себестоимость реализованных товаров. С помощью отчета можно также определить отношение транспортно-загото­ви­ тельных расходов к себестоимости товаров, понять, насколько эффективно работает транспортная служба организации, не возникает ли существенного увеличения себестоимости товаров за счет завышенных транспортных расходов. Основной целью отчета является предоставление пользователю возможности понять, как сформировалась та или иная себестоимость реализованных товаров за месяц и как сформировалась та или иная сумма транспортно-заготовительных расходов, приходящихся на реализованные товары.

ŠŠ Для формирования отчета Анализ себестоимости товаров перейдите в раздел Финансы и в разделе Отчеты на панели действий выберите команду Анализ себестоимости товаров. На экране появится окно отчета (рис. 11.1).

Теперь необходимо указать параметры формирования отчета. В принципе, можно использовать и те настройки, которые установлены в отчете по умолчанию. В этом случае отчет будет сформирован в основном варианте с детализацией по периоду по всем организациям, складам и позициям номенклатуры.

ŠŠ Если параметры отчета по умолчанию устраивают, нажмите на кнопку Сфор­ мировать. На экране появится готовый отчет Анализ себестоимости товаров

(рис. 11.2).

346

Глава 11. Анализ и планирование торговой деятельности предприятия

Рис. 11.1. Окно отчета Анализ себестоимости товаров

Рис. 11.2. Сформированный отчет Анализ себестоимости товаров

В отчете Анализ себестоимости товаров отображаются следующие данные:

33 Остатки и движения себестоимости товаров в количественном и стоимостном выражении.

33 Остатки и движения прочих расходов, распределенных на себестоимость товаров (транспортно-заготовительных расходов).

11.1. Анализ деятельности торгового предприятия

347

На рисунке представлен общий отчет, сформированный по всем организациям, складам и позициям товаров. Можно заметить, что отчет получился объемный и работать с ним в дальнейшем будет достаточно непросто. Чтобы сформировать отчет более подробно по определенным параметрам, перед созданием установите необходимые флажки в табличной части настройки отчета и в поле ввода укажите требуемый параметр. При этом можно получить отчет по отдельной организации, по разным складам и по отдельным товарам. Кроме того, эти параметры можно комбинировать, чтобы получить еще более подробный ­отчет. С уже сформированным отчетом можно производить различные действия, направленные на получение более детализированной информации. Для этого предусмотрено контекстное меню (рис. 11.3), вызываемое двойным щелчком на графе отчета. С помощью этого контекстного меню отчет можно представить в необходимом виде. Например, данные из отчета можно сгруппировать, упорядочить или отфильтровать по определенным параметрам. На рис. 11.4 можно посмотреть пример отчета, данные в котором отфильтрованы по организации.

Рис. 11.3. Контекстное меню для работы с отчетом

Рис. 11.4. Отчет Анализ себестоимости товаров, отфильтрованный по организации

348

Глава 11. Анализ и планирование торговой деятельности предприятия

Команда Расшифровать контекстного меню отчета позволяет детализировать данные. При выборе этой команды открывается диалог Выбор поля (рис. 11.5), в котором можно указать параметр, по которому будут детализирован отчет. Отчет Анализ себестоимости товаров можно сформировать и в других вариантах. Пользователю на выбор также предлагаются следующие варианты:

33 Анализ поступлений товаров; 33 Анализ расходов товаров; 33 Анализ списаний товаров. Для выбора конкретного варианта отчета перед формированием используется кнопка Выбрать вариант, открывающая список доступных вариантов.

Рис. 11.5. Диалог Выбор поля

11.1.2. Динамика оборотных средств Оборотные средства являются неотъемлемой частью активов любого предприятия. Их абсолютная величина и доля в структуре активов влияют на эффективность работы и финансовую устойчивость фирмы. Чтобы постоянно быть в курсе состояния оборотных средств предприятия, необходимо постоянно отслеживать их динамику и структуру. В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» для этих целей предусмотрен отчет Динамика оборотных средств. Этот отчет позволяет дать общую оценку деятельности торгового предприятия. В этом отчете можно посмотреть список всех активов и обязательств торгового предприятия по разным показателям, а также произвести суммарную оценку активов и обязательств в любой валюте. Рассмотрим процесс формирования этого отчета более подробно.

ŠŠ Перейдите в радел Финансы главного окна программы и выберите команду Ди-

намика оборотных средств в разделе Отчеты панели действий. Откроется окно

отчета (рис. 11.6).

11.1. Анализ деятельности торгового предприятия

349

Рис. 11.6. Окно отчета Динамика оборотных средств

Вы можете видеть, что структура отчета аналогична рассмотренному ранее отчету Анализ себестоимости товаров. Поэтому и принцип работы с ним похож.

ŠŠ Нажмите на кнопку Сформировать на панели действий окна отчета. На экране появится готовый отчет Динамика оборотных средств (рис. 11.7).

Рис. 11.7. Сформированный отчет Динамика оборотных средств

Таким образом можно увидеть всю структуру оборотных средств компании за определенный промежуток времени. На рисунке показана динамика оборотных средств по организациям в различных валютах. Помимо этого, часто требуется знать состояние оборотных средств помесячно, чтобы оценить, когда предприятие отработало более эффективно. Для этого можно перед формированием отчета указать вариант отчета По месяцам.

350

Глава 11. Анализ и планирование торговой деятельности предприятия

ŠŠ Нажмите на кнопку Выбрать вариант. ŠŠ Выберите вариант По месяцам и нажмите на кнопку Сформировать. В результате будет создан отчет Динамика оборотных средств (рис. 11.8).

Рис. 11.8. Сформированный отчет Динамика оборотных средств по месяцам

Обратите внимание, при этом варианте отчета показано, как изменялись оборотные средства в течение ряда месяцев. Также для удобства и наглядности данные представлены в виде графика. Тип графика можно указать перед формированием отчета, установив флажки Диаграмма и Тип диаграммы и указав нужный вид.

11.2. Составление планов на период Планирование — одно из важнейших условий организации эффективной работы предприятия; оно охватывает основные направления хозяйственной деятельности: продажи, закупки, производство, управление денежными средствами во взаимодействии между собой. Планирование опирается на прогнозирование спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов, перспектив развития предприятия. Планирование заключается в установлении целей деятельности предприятия на определенный период времени, определение путей реализации поставленных целей,

11.2. Составление планов на период

351

ресурсного обеспечения. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей предприятия. В процессе планирования составляется совокупность планов по направлениям деятельности, которые охватывают важнейшие подразделения предприятия. Планирование является одним из наиболее результативных способов снижения издержек. Кроме того, планирование — это средство координации деятельности подразделений предприятия, в результате чего удается снизить уровень простоя оборудования и специалистов, сократить сроки выполнения заказов, оптимизировать движения материалов и складские остатки, сделать процесс производства прозрачным и управляемым, в целом повысить эффективность работы предприятия. Программа «1С:Управление Торговлей 8.2» предусматривает планирование по основным направлениям деятельности торгового предприятия: продажи и внутреннее потребление. На основании планов продаж и внутреннего потребления составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.

11.2.1. Планирование продаж и внутреннего потребления Для планирования продаж в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» используется документ План продаж и внутреннего потребления, предназначенный для фиксации планируемых потребностей в запасах товаров.

ŠŠ Для создания нового плана продаж перейдите в раздел Запасы и закупки на па-

нели разделов. В группе Создать на панели действий выполните команду План продаж и внутреннего потребления. На экране появится окно документа План продаж и внутреннего потребления (рис. 11.9).

Рис. 11.9. Окно документа План продаж и внутреннего потребления

352

Глава 11. Анализ и планирование торговой деятельности предприятия

Планируемые потребности предприятия в товарах фиксируются по конкретному складу, а, в свою очередь, в одном документе могут быть зафиксированы потребности по нескольким складам торгового предприятия. План продаж и внутреннего потребления фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью. Нажмите на кнопку выбора в строке Период плана и в списке выберите нужный период планирования. В качестве периода планирования программа предлагает выбрать одно из нескольких значений, к которым относятся день, неделя, декада, месяц, квартал и так далее. После выбора периода планирования укажите начало и окончание периода в соответствующих полях. На следующем этапе создания плана продаж необходимо ввести данные о товарах. Документ может быть заполнен вручную или автоматически. Чтобы заполнить план продаж данными о товарах вручную, на панели действий окна документа нажмите на кнопку Добавить. В результате в табличной части плана появится новая строка. В новой строке товара нажмите на кнопку выбора и в открывшемся справочнике Номенклатура выберите необходимый товар. Далее укажите единицу измерения, количество товара и склад предприятия, для которого запланировано поступление данного товара. Ручное заполнение плана продаж подходит для тех организаций, оборот товаров которых достаточно небольшой. В случае крупных торговых сетей и магазинов, когда количество товаров очень велико, данный способ неприемлем. Гораздо удобнее тогда использовать автоматическое заполнение.

ŠŠ Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Заполнить… на

панели действий окна документа. В результате откроется окно Заполнение плана (рис. 11.10).

При заполнении плана могут быть использованы следующие правила.

33 Обновить состав плана — при этом информация в табличной части документа будет очищена и заполнена заново в соответствии с сформированными данными.

33 Дополнить состав плана — при этом информация в табличной части документа будет дополнена новыми данными, ранее заполненные данные в табличной части документа сохранятся.

Автоматическое заполнение производится на основании данных различных источников и правилах их преобразования. Программа позволяет прогнозировать потребность в запасах товаров, используя для составления прогноза различные источники данных. В качестве источников данных могут быть использованы любые данные, хранящиеся в информационной базе. Например, объем продаж за предыдущие периоды продаж, объем закупок, текущий остаток на складе и так далее. Все источники данных, используемых при планировании потребности в товарах берутся из справочника Источники данных для планирования (рис. 11.11).

353

11.2. Составление планов на период

Рис. 11.10. Окно Заполнение плана

Рис. 11.11. Окно справочника Источники данных планирования

ŠŠ Для вызова справочника Источники данных для планирования и выбора нужного значения в окне Заполнение плана на панели действий нажмите на кнопку Добавить новый источник. В результате в табличной части Источники будет создана новая строка.

ŠŠ В созданной строке нажмите на кнопку выбора точники данных планирования (см. рис. 11.11).

. Откроется справочник Ис 

В данном справочнике можно создать произвольное количество источников данных, соответствующих поставленной задаче.

ŠŠ Для создания источника данных на панели действий справочника нажмите на кнопку Создать. Откроется окно Источник данных планирования.

354

Глава 11. Анализ и планирование торговой деятельности предприятия

В качестве источников данных могут быть использованы любые данные, хранящиеся в информационной базе (рис. 11.12). Для настройки источников данных используется схема компоновки данных. В программе также предусмотрены различные варианты шаблонов, с помощью которых можно быстро произвести настройку источников данных. Настройка источников данных производится в отдельном диалоге (рис. 11.13), который открывается нажатием на кнопку Настройки в окне источника.

Рис. 11.12. Окно Источник данных планирования

Рис. 11.13. Диалог Настройки источника данных планирования

В качестве источника данных при планировании могут быть использованы данные о продажах или закупках товаров за предыдущие периоды, данные о текущих заказах клиентов, предполагаемых поставках товаров и так далее. Список шаблонов, по которым можно произвести настройку источника данных, вызывается нажатием на кнопку Выбрать шаблон на панели действий. После настройки источника для него вводится информация о том, как будет происходить выборка данных по данному источнику: за период, на указанную дату, без ограничения. Для источника можно также ввести определенные ограничения или отборы данных. При этом различаются два вида отборов: предопределенный отбор данных и пользовательские настройки отбора данных, которые будут доступны пользователю при формировании планов продаж и внутреннего потребления.

11.2. Составление планов на период

355

Например, менеджеры отдела продаж должны прогнозировать продажи различных видов товаров в определенном бизнес-регионе (Центр). При планировании продаж они должны анализировать продажи товаров только в этом регионе, но при этом составлять отдельные планы продаж по каждому виду номенклатуры. В этом случае в качестве предопределенного отбора для источника данных Продажи в регионе Центр будет отбор по продажам в указанном бизнес-регионе, а в качестве пользовательской настройки будет указана возможность установки отбора по справочнику Номенклатура. При расчете планируемых потребностей в запасах пользователь может применять различные правила преобразования источников данных. Например, при расчете планируемых запасов учитывать максимальный объем продаж в течение квартала, исключая при этом текущие складские остатки товаров и планируемые поставки товаров в течение периода планирования потребностей.

ŠŠ После настройки источника данных нажмите на кнопку Записать и закрыть на

панели действий окна Источник данных планирования. Окно закроется, и мы перейдем в справочник Источники данных для планирования.

ŠŠ В справочнике дважды щелкните на выбранном значении источника данных. Справочник закроется, а источник будет добавлен в документ.

Полученные в результате расчета данных показатели планирования можно увеличить или уменьшить на определенный процент. Если вы хотите увеличить показатели планирования, то в поле Изменить результат

на (%) установите положительное значение показателя.

Если же необходимо уменьшить показатели планирования, то в поле Изменить

результат на (%) установите отрицательное значение показателя.

ŠŠ Нажмите на кнопку Заполнить документ. В результате в табличную часть документа План продаж и внутреннего потребления автоматически будет добавлен список товаров, в которых существует потребность.

Таким образом, рассчитанный планируемый объем потребностей фиксируется в документе План продаж и внутреннего потребления. Документ имеет следующие статусы:

33 Создан — документ создан и передан на согласование руководству; 33 На согласовании — документ находится в стадии согласования и утверждения; 33 Утвержден — документ утвержден руководством и может использоваться при планировании запасов.

Для сохранения созданного плана нажмите на кнопку Провести и закрыть. Окно документа закроется, а информация будет добавлена в информационную базу. В данной главе мы рассмотрели основные методы и возможности подсистемы анализа и планирования программы «1С:Управление Торговлей 8.2», узнали, какие возможности анализа прошедших торговых периодов и планирования будущих доходов программа предоставляет пользователю и как использовать эти методики при анализе хозяйственной деятельности торгового предприятия.

Глава 12

Организация электронного обмена данными в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» Организация эффективных бизнес-процессов на предприятии невозможна без электронного (безбумажного) обмена данными. Электронный обмен данными позволяет различным программным приложениям взаимодействовать в рамках бизнес-процессов друг с другом при минимальном участии человека. Способы реализации обмена данными и направления его применения к бизнес-процессам очень разнообразны. Это разнообразие в достаточной степени реализовано в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»:

33 Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2». 33 Обмен данными с банками. 33 Использование Интернета как для внутрикорпоративного обмена данными, так и для обмена информацией с покупателями и поставщиками.

33 Обмен данными с карманными персональными компьютерами (КПК). Начнем по порядку с обмена данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2».

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2» При одновременном использовании на предприятии программ «1С:Управление Тор­ говлей 8.2» и «1С:Бухгалтерия 8.2» устанавливается следующий порядок работы.

33 Документы реализации, поступления, возврата товара формируются в программе «1С:Управление Торговлей 8.2».

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2»

357

33 Банковские, кадровые и другие документы бухгалтерского учета первоначально вводятся в программу «1С:Бухгалтерия 8.2».

Это правило, но в процессе деятельности предприятия возможны и исключения. Кроме этого, добавление новых и корректировку существующих элементов в таких справочниках, как Номенклатура, Партнеры, требуется выполнять как в одной программе, так и в другой. В то же время обе программы должны предоставлять четкую картину по отгрузкам, оплатам, взаиморасчетам с партнерами. Они должны позволять максимально исключить двойной ручной ввод в справочники одних и тех же элементов. Ну и конечно же, в программе «1С:Бухгалтерия 8.2» все операции должны своевременно отражаться на бухгалтерских счетах. Процедура обмена данными между «1С:Управление Торговлей 8.2» и «1С:Бухгалтерия 8.2» позволяет поддерживать в актуальном состоянии обе информационные базы, причем с наименьшими затратами усилий.

12.1.1. Подготовительные действия Перед тем как мы начнем настройку и выполнение обмена, необходимо установить в программе ряд параметров. А именно:

33 Должна быть установлена соответствующая константа, включающая в программе возможность обмена данными.

33 Администратор программы должен предоставить соответствующую роль пользователям, в обязанности которых входит выполнение процедуры обмена данными.

Сначала установим константу, разрешающую обмен. Для этого:

ŠŠ Войдите в программу с правами администратора. ŠŠ Перейдите в раздел Администрирование главного окна программы. ŠŠ На панели действий в группе Настройки выполните команду Настройка параметров учета. Откроется одноименный диалог (рис. 12.1).

ŠŠ В диалоге Настройка параметров учета перейдите в раздел настроек Обмен данными. ŠŠ В разделе Обмен данными (рис. 12.2) установите флажок Использовать обмен

данными. Этот флажок включает одноименную константу, которая разрешает

приложению использовать функции электронного обмена данными.

ŠŠ Здесь же также можно ввести префикс узла распределенной информационной

базы. Данный префикс будет подставляться в документы, созданные в текущей информационной базе.

ŠŠ Нажмите кнопку Записать и закрыть. Диалог Настройка параметров учета закроется. А на панели навигации появится команда меню Обмены данными.

Теперь необходимо предоставить пользователям, в обязанности которых будет входить выполнение обмена данными, соответствующие права. Выполняется это установкой доступных ролей для пользователей или профилей групп доступа. Перечислим эти роли (разрешенные действия).

358

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

Рис. 12.1. Диалог Настройка параметров учета

33 Подсистема Администрирование. Обмены данными выполняются именно из этой подсистемы.

33 Выполнение обмена данными. Данная роль отвечает за присутствие на панели навигации в разделе Администрирование команды Обмены данными.

33 Добавление и изменение узлов планов обменов. Без этой роли нельзя выполнить обмен данными.

33 Добавление и изменение обменов данными. Без этой роли нельзя создать новую настройку для обмена данными и отредактировать существующую.

О том, как в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» определить права для пользователей, рассказывалось в предыдущих главах книги.

12.1.2. Создание обмена данными Создание обмена данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2» реализовано с помощью «помощника». Для запуска Помощника создания обмена данными необходимо:

ŠŠ На панели навигации раздела Администрирование выбрать команду Обмены данными. Откроется журнал Обмены данными (рис. 12.3). В этом журнале будут фиксироваться все обмены, которые будут происходить в программе.

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2»

Рис. 12.2. Раздел настроек Обмен данными диалога Настройка параметров учета

Рис. 12.3. Журнал Обмены данными

359

360

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

ŠŠ Для создания новой настройки обмена данными на панели инструментов жур-

нала нажмите на кнопку Создать и в появившемся контекстном меню выберите команду Создать обмен с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия. ред. 2.0» (рис. 12.3). Откроется окно Помощника создания обмена данными (рис. 12.4).

Настройка обмена данными происходит в два этапа. Условно информационные базы именуются «Первая информационная база» и «Вторая информационная база». Первый этап выполняется на первой информационной базе. Второй этап — на второй информационной базе. На первом шаге в первой информационной базе создается новая настройка обмена, и она сохраняется в файл. На втором шаге во второй информационной базе указывается путь к сохраненному файлу настройки обмена. Этот файл настройки используется для создания обмена во второй информационной базе.

Рис. 12.4. Начальный вид окна Помощник создания обмена данными

И информационная база «1С:Управление Торговлей 8.2», и «1С:Бухгалтерия 8.2» могут выступать как в роли первой информационной базы, так и второй. Рекомендации по

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2»

361

определению, какую базу использовать в качестве главной, можно получить, перейдя по ссылке Ознакомиться с методикой выбора информационной базы для начала создания обмена данными, расположенной в окне Помощника создания обмена данными. Мы с вами рассмотрим оба варианта. И когда наша информационная база является первой, и когда второй. Начнем с первой.

12.1.2.1. Создание обмена для первой информационной базы

ŠŠ Убедитесь, что в первоначальном диалоге окна Помощника переключатель выбора этапа обмена установлен в Шаг 1. Создать новый обмен данными.

ŠŠ Нажмите на кнопку Далее. Откроется диалог настройки обмена через локальный или сетевой каталог (рис. 12.5).

Рис. 12.5. Диалог настройки для обмена через локальный или сетевой каталог

ŠŠ Если мы планируем проводить обмен данными через локальный или сетевой каталог, установите соответствующий флажок. В этом случае обязательно необходимо заполнить поле Каталог обмена информацией.

Программа позволяет настраивать обмен через локальный и сетевой каталог и через ftp-ресурс. Если вы планируете настраивать обмен только через ftp-ресурс, в диалоге обмена через каталог проверьте, что не установлен флажок настройки обмена и нажмите кнопку Далее для перехода к следующему этапу настройки.

ŠŠ После выбора каталога обмена нажмите кнопку Проверить подключение. При

этом происходит проверка доступности указанного пути с выводом на экран сообщения о результате проверки.

ŠŠ Если планируется сжимать (архивировать) передаваемые данные, установите флажок Сжимать файл исходящего сообщения. Поле Пароль архива сообщения обмена предназначен для указания пароля создаваемого архива. Данное поле необязательно для заполнения. В этом случае архив не шифруется.

ŠŠ Нажмите кнопку Далее. Помощник создания обмена данными переходит в диалог настройки обмена через ftp-сервер (рис. 12.6).

362

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

Рис. 12.6. Диалог настройки обмена через FTP-ресурс

ŠŠ Если вы планируете выполнять обмен данными через ftp-ресурс, установите

соответствующий флажок. Если обмен не будет выполняться через ftp-сервер, убедитесь, что флажок обмена через ftp-ресурс сброшен и нажмите на кнопку Далее для перехода к следующему этапу настройки.

ŠŠ Обязательно заполните поля Путь к каталогу, Порт, Пользователь (логин), Пароль. Всю эту информацию можно получить у системного администратора.

ŠŠ Для проверки правильности введенных данных нажмите кнопку Проверить подключение, предварительно уточнив, что ftp-сервер запущен. Программа выдаст сообщение о результате проверки.

ŠŠ При необходимости в диалоге укажите максимальный размер передаваемой информации. Эта возможность полезна в том случае, когда обмен данными происходит по медленным каналам связи.

ŠŠ Флажок Сжимать файл исходящего сообщения и поле Пароль архива сообщения

обмена предназначены для архивирования и шифрования передаваемой информации. Эти элементы управления необязательны для установки/заполнения.

ŠŠ После завершения настройки нажмите кнопку Далее. Переходим к диалогу Настройка параметров обмена данными (рис. 12.7).

ŠŠ В данном диалоге необходимо ввести в поле Наименование обмена данными название нашей настройки. После выполнения обмена это название будет фигурировать в журнале Обмены данными в колонке Информационная база.

ŠŠ В открывающемся списке Основной способ обмена данными укажите приоритетный способ выполнения обмена: через общий каталог или через ftp-ресурс.

В этом же диалоге можно настроить ограничения, устанавливаемые на обмен данными.

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2»

363

Рис. 12.7. Диалог Настройка параметров обмена данными

ŠŠ Для этого нажмите на кнопку Настроить ограничения. Откроется диалог Настрой-

ка ограничения передачи данных в базу-приемник (рис. 12.8). Диалог содержит две вкладки: Настройка фильтров регистрации и Прочие настройки.

Рис. 12.8. Диалог Настройка ограничения передачи данных

ŠŠ Установив на вкладке Настройка фильтров регистрации флажок Передавать данные

только по выбранным организациям, мы получаем доступ к списку, где можно

указать организации, по которым будут отбираться данные для передачи. Если флажок сброшен, в базу приемник будут передаваться данные по всем организациям в информационной базе.

ŠŠ Если требуется, чтобы перегруженные документы проводились, установите на

вкладке Прочие настройки флажок Разрешить проведение документов при загрузке. Если флажок оставить сброшенным, загружаемые документы будут записываться без проведения.

364

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

33 Для закрытия диалога Настройка фильтров регистрации с сохранением внесенных изменений нажмите на кнопку ОК.

33 После завершения работы с диалогом Настройка параметров обмена, нажмите на кнопку Далее. Откроется информационный диалог, в котором выводятся на экран параметры создаваемого обмена данными (рис. 12.9).

Рис. 12.9. Диалог Помощника создания обмена данными с отображением параметров создаваемого обмена данными

33 Внимательно просмотрите параметры создаваемого обмена данными. Если вас все устраивает, нажмите кнопку Далее. Начнется создание настройки обмена данными. Это может занять несколько минут.

33 После окончания создания настройки откроется диалог, сообщающий о завершении первого этапа настройки (рис. 12.10).

33 На завершающей стадии необходимо сохранить созданные настройки в файл, чтобы воспользоваться этими настройками при создании обмена во второй информационной базе. Для этого в соответствующем поле диалога укажите путь и имя файла, в который будут записаны настройки, и нажмите кнопку Сохранить.

Если вы планируете сразу, на завершении первого этапа настройки обмена, выгрузить данные для второй информационной базы, установите флажок Выполнить выгрузку сейчас (рекомендуется). Выгрузка данных на завершающем этапе настройки является рекомендуемым, но не обязательным действием.

ŠŠ Нажмите на кнопку Готово. Работа Помощника создания обмена данными для первой информационной базы будет завершена. Если был установлен флажок немедленной выгрузки информа-

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2»

365

Рис. 12.10. Диалог Помощника создания обмена данными, сообщающий о завершении первого этапа настройки обмена

ционной базы, в каталоге обмена начнет формироваться информационный файл данных, предназначенный для загрузки во вторую базу. После завершения формирования файла для обмена окно Помощника создания обмена данными закроется, и в журнале Обмен данными появится строка с информацией о произведенном обмене. В ней должно быть отражено, что была успешно проведена выгрузка данных (рис. 12.11).

Рис. 12.11. Журнал Обмены данными со строкой об успешной выгрузке информации

12.1.2.2. Создание обмена для второй информационной базы Теперь мы с вами рассмотрим процедуру создания обмена данными, если наша информационная база является второй. Сразу отметим, что работа Помощника создания обмена данными по созданию обмена на втором этапе мало отличается от его работы на первом. Главным отличием является то, что на втором этапе не требуется создавать и сохранять файл настроек. Настройки обмена загружаются из файла, полученного на первом этапе. Эта процедура выполняется в первом диалоге Помощника создания обмена данными.

ŠŠ На панели навигации раздела Администрирование выберите команду Обмены данными.

366

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

ŠŠ На панели инструментов журнала Обмены данными нажмите кнопку Создать

и в появившемся контекстном меню выберите команду Создать обмен с конфи-

гурацией «Бухгалтерия предприятия. ред. 2.0».

ŠŠ В первоначальном диалоге Помощника создания обмена данными установите переключатель Шаг 2. Продолжить создание обмена данными (рис. 12.12). В диалоге появиться поле ввода.

Рис. 12.12. Окно Помощника создания обмена данными при создании обмена для второй информационной базы

ŠŠ В поле ввода введите путь и имя файла с сохраненными настройками обмена, созданный нами на первом этапе, нажав, например, кнопку Открыть.

ŠŠ Выполните остальные шаги настройки обмена. После того как завершится создание настройки обмена, окно Помощник создания обмена данными закроется и откроется окно Помощник интерактивного обмена дан-

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2»

367

ными (рис. 12.13). Данный «помощник» позволяет изменить некоторые параметры

обмена и проводит сопоставление объектов в текущей базе и базе-источнике.

Рис. 12.13. Окно Помощник интерактивного обмена данными

В Помощнике интерактивного обмена данными до начала обмена есть возможность открыть и просмотреть каталог обмена. Также можно изменить параметры транспорта.

ŠŠ Для выполнения обмена нажмите в Помощнике интерактивного обмена на кнопку Далее. Через какое-то время в Помощнике откроется диалог, где отображается

информация о сопоставлении объектов в двух базах (рис. 12.14). По умолчанию, сопоставление выполняется автоматически, но можно это выполнить и вручную, с помощью кнопки Выполнить сопоставление.

Рис. 12.14. Диалог Сопоставление объектов

368

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

ŠŠ Нажмите на кнопку Выполнить загрузку данных. Начнется процесс загрузки информации из файла, полученного на первом этапе настройки в первой информационной базе.

Все ошибки и предупреждения, возникающие при обмене, будут отражаться на панели сообщений Помощника интерактивного обмена данными. В случае возникновения ошибок программа также предложит перейти в Журнал регистрации. Это делать необязательно.

ŠŠ После завершения загрузки данных нажмите на кнопку Далее. Если при загруз-

ке возникали ошибки, программа предупредит вас и откроется диалог выбора с предложением продолжить или отказаться от продолжения обмена.

После завершения обмена откроется завершающий диалог Помощника интерактивного обмена данными с выводом сообщений о результатах загрузки-выгрузки (рис. 12.15).

Рис. 12.15. Завершающий диалог Помощника интерактивного обмена данными

ŠŠ Установите в завершающем диалоге Помощника интерактивного обмена данными флажок Открыть форму настройки расписания и нажмите на кнопку Далее. Откроется диалог Сценарий обмена данными (рис. 12.16). В этом диалоге можно задать расписание, по которому будет проходить обмен в нашей программе.

ŠŠ Для сохранения настроек расписания следует нажать кнопку Записать и закрыть.

После завершения работы обоих «помощников» наш обмен зафиксируется в журнале Обмен данными. Запись должна содержать информацию о результатах загрузки и выгрузки данных (рис. 12.17). Таким образом мы настроили обмен данными между двумя информационными базами «1С:Управление Торговлей 8.2» и «1С:Бухгалтерия 8.2». В следующем разделе мы расскажем о том, как осуществляется этот обмен.

12.1. Обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2»

369

Рис. 12.16. Диалог Сценарий обмена данными (создание)

Рис. 12.17. Журнал Обмены данными с зафиксированной операцией загрузки и выгрузки

12.1.3. Выполнение обмена данными Мы создали обмен данными в нашей информационной базе и выполнили первоначальный обмен из Помощника создания обмена данными. В этом разделе мы вкратце остановимся на том, как выполняется обмен данными между программами в дальнейшей работе.

ŠŠ Для выполнения обмена откройте журнал Обмены данными. ŠŠ На панели инструментов журнала щелкните левой кнопкой мыши на кнопке

Выполнение обмена данными. Появится подменю, содержащее команды выпол-

нения, настройки и просмотра событий обмена (рис. 12.18).

Рис. 12.18. Команды подменю Выполнение обмена данными

370

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

Рассмотрим назначение основных команд меню Выполнение обмена данными.

33 Выполнить автоматически. По данной команде открывается окно Обмен с инфор-

мационной базой, откуда выполняется собственно запуск обмена. В окне Обмен с информационной базой можно изменить параметры транспорта обмена. Напри-

мер, каталог обмена или настройки обмена через ftp-ресурс.

33 Выполнить интерактивно. По данной команде обмен выполняется с помощью По-

мощника интерактивного обмена данными. Здесь кроме изменения параметров транспорта возможно выполнить сопоставление объектов в текущей базе и в базе источнике.

33 Команды События загрузки данных и События выгрузки данных открывают журнал регистрации, с установленным отбором по событиям загрузки или выгрузки соответственно.

33 Команда Настроить сценарии обмена данными позволяет настроить расписание

обмена. Если расписание настроено, обмен будет происходить автоматически по расписанию.

12.2. Обмен данными с банками В настоящее время в банковской сфере развиваются услуги по предоставлению дистанционного банковского обслуживания или системы Клиент-Банк. Эти услуги неизменно вызывают интерес у клиентов, которым необходимо оперативно зачислять или перечислять средства. Подобные услуги по дистанционному банковскому обслуживанию не только весьма удобны для клиента при работе с банком, например для предприятий с большим количеством филиалов и отделений в разных регионах система дает возможность контролировать движение средств во всей сети, но и служит отличной платформой для принятия оперативных решений. Также система дистанционного обслуживания просто жизненно необходима тем предприятиям, которые осуществляют большое количество платежей в течение операционного дня. Клиент-Банк представляет собой систему дистанционного банковского обслужива-

ния текущих счетов клиентов, которая функционирует с использованием специального программного обеспечения. Данное программное обеспечение состоит из двух частей: серверной, установленной на сервере в банке, и клиентской, устанавливаемой на компьютере клиента. Как известно, время — деньги, и если предприятие использует Клиент-Банк, то одно из самых больших преимуществ — экономия времени. Установив у себя систему Клиент-Банк, предприятия мгновенно увеличивают оперативность прохождения платежей и получают возможность быстро и рационально распределять возможности своих специалистов, задействовать их на более важных участках работы, не растрачивая время на доставку платежных документов в банк. Для большего удобства работы с банками в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» предусмотрена возможность обмена данными с банками. Данный раздел нашей

12.2. Обмен данными с банками

371

книги посвящен обмену данными с банками. Здесь описываются процедуры по получению из банка данных по эквайрингу и обмен электронными документами с Клиент-Банком по поступлению и списанию денежных средств.

12.2.1. Загрузка отчета банка по эквайрингу Если ваша торговая организация использует такой банковский сервис, как прием платежных карт клиентов для оплаты за товары и услуги (эквайринг), тогда вам необходимо оперативно получать от обслуживающего банка и обрабатывать информацию о проведенных операциях. Для загрузки эквайринговых операций в программе предусмотрен сервис Загрузка отчета банка по эквайрингу.

ŠŠ Перейдите в раздел Финансы главного окна программы. На панели действий

в группе Сервис выберите команду Загрузка отчета банка по эквайрингу. Откроется одноименное окно (рис. 12.19).

Рис. 12.19. Окно Загрузка отчета банка по эквайрингу

ŠŠ В поле XML файл с данными укажите файл с данными по эквайрингу, полученный из банка. Для этого нажмите на кнопку выбора в данном поле и с помощью открывшегося стандартного диалога открытия укажите нужный файл.

ŠŠ Укажите в поле Статья расходов статью, по которой отражается комиссия банка в прочих расходах.

ŠŠ В поле выбора Аналитика расходов укажите объект аналитики прочих рас­ ходов.

ŠŠ Выберите подразделение, в котором оформляется документ. ŠŠ Если требуется проводить операции по эквайрингу при загрузке отчета, установите соответствующий флажок.

ŠŠ Нажмите кнопку Загрузить. Загруженные документы по операциям эквайринга отражаются в журнале Отчеты банков по эквайрингу. Открытие журнала выполняется из панели навигации раздела Финансы, группа Эквайринг. Также в разделе Финансы существует возможность сформировать отчет по операциям эквайринга. Вызов отчета выполняется из панели действий, группа Отчеты.

372

Глава 12. Организация электронного обмена данными в программе

12.2.2. Обмен с банком электронными документами Обмен данными между торговым предприятием и банком ведется не напрямую из программы «1С:Управление Торговлей 8.2», а с использованием программного обеспечения Клиент-Банк, установленного на компьютере предприятия. В этом случае процедура обмена выглядит следующим образом:

33 первоначально данные из «1С:Управление Торговлей 8.2» выгружаются в файл, который в дальнейшем загружается в Клиент-Банк и передается по каналам связи в банк;

33 загрузка данных, полученных из банка, производится аналогичным образом, только в этом случае файл с данными выгружается из Клиент-Банка и загружается в программу «1С:Управление Торговлей 8.2».

Для обмена электронными документами с банком в программе предусмотрен сервис Обмен с банком.

ŠŠ Чтобы начать обмен электронными документами, перейдите в раздел Финансы главного окна программы.

ŠŠ В группе команд Сервис выберите пункт Обмен с банком. Откроется одноименное окно (рис. 12.20).

Рис. 12.20. Окно Обмен с банком

ŠŠ В поле выбора в верхней части окна Обмен с банком укажите банковский счет, по которому должны отбираться операции для выгрузки или загрузки.

Для выгрузки данных:

ŠŠ Перейдите на вкладку Выгрузка документов. В поле Файл выгрузки укажите путь и имя файла, в который будут выгружаться документы.

ŠŠ Задайте период отбора. Табличная часть окна заполнится документами Списание

безналичных денежных средств, попадающими в период отбора и связанных с вы-

бранным банковским счетом.

ŠŠ Для тех документов, которые не должны выгружаться, сбросьте флажки. ŠŠ Проверьте корректность документов, планируемых к выгрузке. При необходимости откорректируйте их.

12.2. Обмен данными с банками

373

ŠŠ Нажмите на командной панели кнопку Выгрузить. Все отмеченные документы выгрузятся в файл.

ŠŠ Для получения результатов выгрузки сформируйте отчет с помощью кнопки Отчет о выгрузке на командной панели.

Для загрузки данных:

ŠŠ Перейдите в окне Обмен с банком на вкладку Загрузка документов (рис. 12.21).

Рис. 12.21. Вкладка Загрузка документов окна Обмен с банком

ŠŠ В поле выбора укажите путь и имя файла загрузки. ŠŠ Задайте параметры загрузки документов на панели, расположенной под полем выбора файла загрузки.

ŠŠ На командной панели табличной части нажмите на кнопку Прочитать данные из

файла. Табличная часть заполнится документами поступления и списания де-

нежных средств, полученными из банка.

ŠŠ Сбросьте флажок с тех документов, которые не следует загружать в базу. ŠŠ После проверки на корректность планируемых к выгрузке документов нажмите на командной панели кнопку Загрузить.

ŠŠ Сформируйте отчет о результатах загрузки с помощью кнопки Отчет о загрузке. В данной главе мы рассмотрели электронный обмен данными между различными программными приложениями, способы реализации этого обмена и направления его применения к различным бизнес-процессам, возможность взаимодействия информационных данных между собой в рамках бизнес-процессов при минимальном участии человека. На страницах главы мы достаточно подробно описали процесс обмена данными с программой «1С:Бухгалтерия 8.2», а также остановились на возможностях обмена данными с банками в системе Клиент-Банк и дальнейшей выгрузкой полученных данных в программу «1С:Управление Торговлей 8.2». Рассмотренная в этом разделе информация позволит вам правильно настроить и использовать все возможности по обмену различными данными, предоставляемые программой «1С:Управление Торговлей 8.2».

Глава 13

Использование системы получения итоговых отчетных данных в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» В данной главе мы познакомимся с основными отчетами, которые позволяет формировать программа «1С:Управление Торговлей 8.2». Каждому рассматриваемому в главе отчету будет посвящен свой раздел. Кроме этого, по ходу работы с каждым отчетом мы будем знакомиться с возможностями программы, позволяющими при работе с отчетами гибко оперировать данными, проводить анализ данных, изменять настройки формирования отчета.

13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» Каждый коммерческий директор неизбежно сталкивается с необходимостью составления отчета о продажах. С одной стороны, это обычная работа, а с другой — отличный инструмент, с помощью которого можно получить информацию обо всех аспектах деятельности отдела продаж. И не просто узнать, сколько, кому и когда было продано. Отчет о продажах позволяет выяснить, насколько хорошо поработал тот или иной менеджер, правильно ли были выбраны рекламные стратегии и площадки, верной ли была запланированная маркетинговая политика. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» формируются в разделе Продажи. На панели действий раздела они объединены в группу Отчеты.

13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

375

13.1.1. Анализ первичного интереса Отчет Анализ первичного интереса предназначен для получения данных, благодаря каким рекламным мероприятиям была осуществлена новая сделка или компания приобрела нового партнера.

ŠŠ Перейдите в раздел Продажи. В группе Отчеты выберите отчет Анализ первичного интереса. Откроется окно отчета.

Отчет имеет три варианта формирования.

33 Анализ источников воздействия. Этот вариант отчета позволяет получить информацию с привязкой к конкретным рекламным мероприятиям. Источники воздействия должны быть определены в справочнике Маркетинговые мероприятия.

33 Анализ каналов воздействия. Это более укрупненный отчет. Он позволяет полу-

чить данные с привязкой к каналам рекламных воздействий, которые могут включать несколько источников воздействия. Каналами воздействия могут являться выставки, реклама в печатных изданиях, на телевидении, в Интернете, на радио и пр. Каналы рекламных воздействий должны быть определены в одноименном справочнике.

33 Анализ типов источников. Каналы воздействия группируются по типам источников. Это могут быть маркетинговые акции или реклама через партнеров, физических лиц и пр. Данный вариант формирования отчета позволяет получить информацию по типам источников.

Перейдем к формированию отчета.

ŠŠ Нажмите на кнопку Выбрать вариант. Откроется диалог Выбор варианта отчета. ŠŠ Щелкните левой кнопкой мыши по нужному варианту и нажмите на кнопку

Выбрать, расположенную в нижней части диалога. Диалог закроется, и в окне отчета в поле Вариант отчета появится выбранное значение.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. На экране отобразится отчет (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Отчет Анализ первичного интереса

376

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

В нашем примере мы выбрали вариант Анализ источников воздействия. В колонке Источник первичного интереса отобразились конкретные рекламные мероприятия, благодаря которым предприятие приобретало новых партнеров и совершало новые сделки. В колонке Количество партнеров подсчитываются только те партнеры, дата регистрации в программе которых попадает на период формирования отчета. Аналогично Количество сделок. Это количество новых сделок за период формирования отчета.

ŠŠ Для выполнения расшифровки и анализа информации по отдельному источнику дважды щелкните мышью на любой информационной строке, в нашем примере это Выставка «Электронный мир». Откроется контекстное меню.

ŠŠ В меню выберите команду Расшифровать. Откроется диалог Выбор поля со списком доступных полей для расшифровки.

ŠŠ Установите курсор на одном из полей, пусть это будет Партнер, и нажмите кноп-

ку Выбрать. Диалог закроется, а на экране откроется еще одно окно отчета. В поле Вариант отчета будет указано Расшифровка, а в отборах, расположенных над табличной частью, добавится строка с наименованием анализируемого источника (рис. 13.2).

Рис. 13.2. Расшифровка отчета Анализ первичного интереса

Аналогичным образом выполняется расшифровка элементов для всех отчетов конфигурации. Расшифровка показала нам, что благодаря выставке «Электронный мир» у нас появился новый партнер «Артекс» и была заключена сделка с партнером «Бытовая техника». Как видите, участие в выставке не прошло даром.

ŠŠ После завершения работы с данными по анализу первичного интереса клиентов, закройте окна отчета.

13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

377

13.1.2. Анализ причин проигрыша сделок Не все сделки предприятия заканчиваются успешно. Это реальность повседневной деятельности. Но чтобы в дальнейшем избежать ошибок, совершенных при проведении проигранной сделки, необходимо проанализировать причины неудачи. Для анализа проигранных сделок в программе «1С:Управление Торговлей 8.2» предназначен одноименный отчет. В данный отчет попадают все сделки со статусом Проиграна.

ŠŠ В разделе Продажи выберите на панели действий отчет Анализ причин проигрыша сделок. Откроется окно отчета.

ŠŠ В поле Вариант отчета выберите способ формирования отчета. Обратите внимание, в окне данного отчета есть панель «быстрых» пользовательских настроек (рис. 13.3). На этой панели можно установить дополнительный отбор по полю Причина проигрыша сделки.

Рис. 13.3. Отчет Анализ причин проигрыша сделок

ŠŠ Установите отбор на панели «быстрых» пользовательских настроек по полю

Причина проигрыша сделки. В нашем примере значение отбора равно Проигрыш конкуренту.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Получим отчет, в который попадут только те значения, которые удовлетворяют условию отбора (см. рис. 13.3). Также можно увидеть, что над таблицей отчета в перечне отборов появилось наше условие. Для отмены отбора сбросьте флажок, расположенный слева в строке задания условия отбора, и переформируйте отчет.

ŠŠ Закройте окно отчета.

378

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

13.1.3. Анализ работы торговых представителей Отчет Анализ работы торговых представителей формируется на основании журнала Задания торговым представителям. Он позволяет по каждому торговому представителю получить подробную информацию по качеству выполнения порученных им заданий. Показатели, включенные в отчет:

33 Количество отработанных, неотработанных и просроченных заданий. 33 Среднее количество отработанных заданий в день. 33 Процент отработки заданий. 33 Плановая и фактическая сумма задания. 33 Сумма и процент недовыполнения и перевыполнения плана. 33 Количество дней просрочки. Печатная форма отчета представлена на рис. 13.4.

Рис. 13.4. Отчет Анализ эффективности работы торговых представителей

На панели «быстрых» пользовательских настроек есть возможность установить сортировку отчета. Рассмотрим, как задаются поля сортировки. Для этого:

ŠŠ Нажмите на кнопку выбора в поле со значениями сортировки. Откроется диалог Редактирование порядка.

Диалог разбит на две панели. В левой панели перечислены все доступные поля, которые могут участвовать в сортировке. В правой панели отображаются отобранные поля, по которым сортируется отчет. Добавление нового поля в список сортировки выполняется двойным щелчком мыши на его названии в левой панели. Выбранное поле сразу же добавляется в список на правой панели.

13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

379

Для удаления поля из списка сортировки нужно установить курсор на выбранную строку и нажать кнопку Удалить текущий элемент на панели действий диалога. Также можно исключить сортировку по отобранному полю, сбросив флажок, расположенный слева, напротив строки с отобранным реквизитом. Порядок сортировки по каждому полю задается в колонке Направление сортировки. Он может принимать два значения: по убыванию и по возрастанию. Отчет в первую очередь сортируется по полю, расположенному в самом верху списка отбора. В случае совпадения значений в отчете по данному полю, строки отчета сортируются по второму сверху полю и так далее. Последовательность строк сортировки отчета можно менять, установив курсор на нужную строку и нажимая на стрелки, расположенные на командной панели.

ŠŠ Для закрытия диалога Редактирование порядка с сохранением изменений нажмите кнопку ОК.

ŠŠ Переформируйте отчет. ŠŠ После завершения работы с отчетом закройте окно Анализ эффективности работы торговых представителей.

13.1.4. Анализ причин отмены заказов клиентов Отчет Анализ причин отмены заказов клиентов формируется на основании документов журнала Заказы клиентов. Для каждой позиции номенклатуры в заказах анализируются реквизиты Отменено и Причина отмены. В поставляемой конфигурации варианты отчета реализованы в виде диаграммы.

ŠŠ В разделе Продажи выберите на панели действий отчет Анализ причин отмены заказов клиентов. Откроется окно отчета.

ŠŠ В поле Вариант отчета выберите способ формирования отчета. В нашем примере мы выбрали вариант По менеджерам.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. На экране появится отчет в виде диаграммы (рис. 13.5).

Заметим, что так же, как и для отчетов в виде таблиц, для отчетов в виде диаграмм можно получить расшифровку. Для этого нужно сделать двойной щелчок мыши на нужной части диаграммы и в появившемся контекстном меню выбрать команду Расшифровать. По умолчанию, отчет формируется на основании всех заказов, имеющихся в информационной базе. Что же делать, если нам необходимо получить данные за определенный период времени, а на панели «быстрых» настроек нет параметров, определяющих период? Нужно изменить настройки формирования. Выполняется это в специальном диалоге, позволяющем изменить вариант настройки отчета. Для открытия диалога:

ŠŠ На командной панели отчета нажмите кнопку Все действия. ŠŠ В появившемся меню выберите команду Изменить вариант. Откроется диалог, содержащий все настройки отчета.

380

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

ŠŠ Для задания периода формирования нашего отчета перейдите на вкладку Параметры (при первоначальном открытии диалога она активна).

На вкладке Параметры отображаются параметры формирования отчета, которые поставляются с конфигурацией. Ни добавить, ни удалять строки здесь невозможно. Практически для всех отчетов обязательными параметрами являются начало и конец периода. В нашем примере они также присутствуют на вкладке Параметры.

ŠŠ С помощью полей выбора установите нужные значения периода.

Рис. 13.5. Отчет Анализ причин отмены заказов клиентов

Для установки отображения параметров на панели «быстрых» пользовательских настроек:

ŠŠ Щелкните мышью на строке с параметром. ŠŠ Нажмите на командной панели вкладки кнопку Свойства элемента пользовательских настроек. Откроется диалог Пользовательские настройки элемента (рис. 13.6).

ŠŠ Установите флажок Включать в пользовательские настройки. ŠŠ В поле выбора Режим редактирования установите значение Быстрый доступ. ŠŠ Нажмите кнопку ОК.

13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

381

ŠŠ В диалоге варианта отчета нажмите кнопку Завершить редактирование. В окне нашего отчета появится панель «быстрых» настроек и параметры, которые мы включили для отображения на этой панели. Для сохранения варианта отчета:

ŠŠ На командной панели нажмите кнопку Все действия. ŠŠ Выберите команду Сохранить вариант. ŠŠ В появившемся диалоге наберите имя варианта, например По менеджерам с начала года.

ŠŠ Нажмите кнопку Сохранить.

Рис. 13.6. Вариант настройки отчета при работе с диалогом  Пользовательские настройки элемента

Теперь при выборе варианта отчета в списке будет присутствовать и наш вариант. Вы можете сохранять новые варианты отчетов на месте существующих. Можете удалять варианты, щелкнув на нужной строке правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить. Но это не касается вариантов, поставляемых с конфигурацией. Ни удалить, ни перезаписать их невозможно.

13.1.5. Выручка и себестоимость продаж Отчет Выручка и себестоимость продаж является одним из основных отчетов конфигурации. Он позволяет получить данные по результатам продаж. Отчет формируется на основе документов реализации, возврата, розничной продажи, отчетов комиссионеров, а также на основе регламентных документов Расчет себестоимости товаров.

382

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

Отчет позволяет сгруппировать и получить данные по следующим показателям:

33 Количество реализованных товаров и услуг. 33 Выручка от реализации. 33 Дополнительные расходы, связанные с реализацией товаров и услуг. Это, например, транспортно-заготовительные расходы.

33 Себестоимость реализованного товара и услуг. 33 Валовая прибыль от реализации. Определяется как разница от выручки и дополнительных расходов с себестоимостью.

33 Рентабельность операций реализации. Используя группировки, можно получить информацию по продажам в разрезе организаций, партнеров, номенклатуры, менеджеров, документов-регистраторов и др. Разнообразие возможных способов и методов получения данных, а также важность отчета подтверждается тем, что уже в базовой поставке конфигурации отчет имеет больше вариантов формирования, чем какой-либо другой. Большинство пользователей программы будет обращаться к этому отчету для получения аналитических данных о продажах. Для бизнес-аналитиков отчет — незаменимый инструмент.

ŠŠ Для формирования отчета в разделе Продажи в группе Отчеты выберите команду Выручка и себестоимость продаж. Откроется окно отчета.

ŠŠ Выберите вариант отчета. Пусть это будет Продажи. Обратите внимание, на панели «быстрых» пользовательских настроек появилась строка Группировка. В качестве полей группировки выбраны Партнер и Номенклатура. Это значит, что мы получим отчет по продажам, сгруппированный по партнерам, а внутри партнеров — по номенклатуре.

ŠŠ На панели «быстрых» настроек укажите период формирования. ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Сформированный отчет отобразится на экране Выручка и себестоимость продаж (рис. 13.7).

Мы получили двухуровневый отчет. В первом уровне отображаются итоговые данные по партнеру за выбранный период. Во втором — детализация по номенклатуре для каждого партнера. Слева от информационной части отчета располагается область уровней. Выполняя щелчок левой кнопкой мыши на значке «–» в этой области, мы можем свернуть 2-й уровень для выбранного партнера. Для отчетов, содержащих группировки, можно указать уровень отображения группировки.

ŠŠ Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области уровней. Появится контекстное меню.

ŠŠ В меню наведите указатель мыши на команду Уровни группировок. Отобразятся команды выбора уровня отображения группировки.

ŠŠ Выберите команду Уровень 1. Отчет примет вид, показанный на рис. 13.8.

13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

Рис. 13.7. Отчет Выручка и себестоимость продаж

Рис. 13.8. Отчет по продажам с Уровнем 1 отображения группировки

383

384

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

ŠŠ Для детализации какой либо строки по номенклатуре щелкните правой кнопкой мыши на значке «+» в области уровней, напротив выбранного партнера.

Теперь давайте остановимся на способе задания группировки. Для этого:

ŠŠ На панели «быстрых» настроек щелкните в поле выбора группировки на кнопке выбора. Откроется диалог Редактирование группировок.

В этом диалоге можно добавлять, удалять, редактировать поля группировок, а также устанавливать порядок группировки полей. Давайте отредактируем группировку по полю Номенклатура. Для этого:

ŠŠ Установите курсор на поле Номенклатура и нажмите в этом поле на кнопку выбора. Откроется диалог Редактирование полей группировки.

В левой панели диалога отображается список доступных полей. В правой — отобранные в группировку поля. Обратите внимание на тип группировки по полю Номенклатура. Ему присвоено значение Без иерархии. Изменим тип группировки.

ŠŠ Щелкните мышью на кнопке выбора типа группировки и выберите значение Только иерархия.

ŠŠ Закройте диалоги Редактирование полей группировки и Редактирование группировок нажатием на кнопку ОК.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать в окне отчета. Получим отчет в разрезе партнеров и групп номенклатуры так, как они заведены в справочнике Номенклатура.

ŠŠ Изменив уровень группировки, можно преобразовать отчет к более аккуратному виду (рис. 13.9).

Рис. 13.9. Отчет Выручка и себестоимость продаж в разрезе партнеров и групп номенклатуры

13.1. Отчеты по продажам в программе «1С:Управление Торговлей 8.2»

385

ŠŠ Закройте окно отчета. ŠŠ Переходим к рассмотрению следующего отчета.

13.1.6. Состояние расчетов с клиентами Для получения состояния взаиморасчетов с партнерами предназначен отчет Со-

стояние расчетов с клиентами. В отчете отражаются:

33 Задолженность клиента по оплате и наш долг перед клиентом по отгрузке. 33 Планируемая оплата от клиента и наша отгрузка клиенту. В отчете учитываются как авансовые платежи, так и предоставляемые клиенту кредиты. В поставляемой конфигурации предусмотрено два варианта формирования отчета: По заказам/реализациям и По партнерам. По сути своей они идентичны, только в варианте По заказам/реализациям показатели дополнительно привязываются к заказам клиентов и документам реализации. На базе данного отчета познакомимся с настройками варианта формирования.

ŠŠ Для этого в окне отчета выберите вариант отчета, например По партнерам. ŠŠ На командной панели отчета нажмите на кнопку Все действия. ŠŠ В появившемся меню выберите команду Изменить вариант. Откроется диалог редактирования варианта формирования отчета По партнерам.

В верхней части диалога расположена панель, отображающая структуру отчета. В нижней — вкладки, на которых устанавливается большинство настроек отчета. На панели структуры отчета отображается дерево, содержащее элементы структуры. В нашем случае вершиной дерева является Отчет, который содержит группировку Валюта, которая, в свою очередь, включает группировку Партнер. Структуру отчета можно модифицировать. Добавление группировок, удаление элементов структуры, определение их последовательности в структуре отчета, задание пользовательских настроек выполняется с помощью кнопок на командной панели. Кроме этого, добавить в структуру новую группировку, таблицу, диаграмму, вложенный отчет можно с помощью кнопки Добавить. В правой части панели структуры отчета, в виде характерных иконок, отображается дополнительная информация для каждого элемента структуры:

33 Наличие выбранных полей. 33 Наличие отбора. 33 Наличие сортировки. 33 Наличие условного оформления. 33 Наличие других настроек. Все перечисленные настройки задаются на вкладках, расположенных в нижней части диалога.

386

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

Например, мы видим, что элемент структуры Отчет имеет выбранные поля. Чтобы посмотреть, какие поля отобраны в отчет:

ŠŠ Установите курсор на элемент Отчет. ŠŠ Перейдите на вкладку Поля. На вкладке, в правой ее части, отобразится список выбранных полей (рис. 13.10).

Рис. 13.10. Настройка отчета Состояние расчетов с клиентами с открытой вкладкой Поля

Кратко познакомимся с тем, какие настройки для элементов структуры задаются на вкладках диалога настройки отчета.

33 Параметры. На этой вкладке отображается список параметров, определенных для отчета разработчиками конфигурации. Изменить состав параметров нельзя. Можно только установить для них значение и задать отображение на панели «быстрых» настроек. Как правило, для большинства отчетов в качестве параметров задается период формирования.

33 Пользовательские поля. Здесь пользователь может создать свои поля для включения в отчет.

33 Группируемые поля. На вкладке отображаются и редактируются поля группировки отчета. Список полей создается из списка доступных для отчета полей.

33 Поля. На этой вкладке отображается и редактируется список отобранных в отчет

полей. Список отобранных полей создается из списка доступных для отчета полей.

33 Отбор. Здесь пользователь может указать поля, по которым в отчете можно

устанавливать отбор. Список полей отбора формируется из списка доступных для отбора полей.

13.2. Отчеты по закупкам и запасам

387

33 Сортировка. На вкладке из списка доступных полей создается список полей, по которым можно выполнять сортировку отчета.

33 Условное оформление. На этой вкладке можно задать для полей оформление. Например, цвет текста, фона, условие, при выполнении которого оформление будет отличаться от стандартного.

33 Дополнительные настройки. Это прочие настройки отчета, которые не попадают

ни в одну из перечисленных групп. Например, на этой вкладке можно задать заголовок отчета, который будет отображаться в печатной форме над табличной частью.

ŠŠ Самостоятельно поэкспериментируйте с настройками отчета. ŠŠ Закройте диалог настройки варианта отчета с помощью кнопки Завершить ре-

дактирование (изменения настроек сохранятся) или Отмена (изменения настроек не сохранятся).

ŠŠ После окончания работы с отчетом закройте его окно. Переходим к рассмотрению различных отчетов по закупкам и запасам.

13.2. Отчеты по закупкам и запасам Отчеты по закупкам и запасам формируются в разделе Запасы и закупки. На панели действий раздела они объединены в группу Отчеты.

13.2.1. Ведомость по товарам на складах Отчет Ведомость по товарам на складах позволяет получить количественные остатки и движение товаров по складам. С типовой конфигурацией поставляется два варианта отчета.

33 Движения с группировкой по складам. Отчет выводит количественные остатки

номенклатуры на начало и конец периода, а также приход и расход товара за период. Данные сгруппированы по складам.

33 Остатки на складе. Отчет позволяет получить остатки номенклатуры по каждому складу, а также выводит итоговые данные по всем складам, отобранным в отчет.

Для формирования отчета:

ŠŠ В главном окне программы перейдите в раздел Запасы и закупки. ŠŠ На панели настроек в группе Отчеты выберите команду Ведомость по товарам на складах. Откроется окно отчета.

ŠŠ Выберите вариант формирования отчета. Например, Остатки на складе. ŠŠ На панели «быстрых» пользовательских настроек задайте, при необходимости, значения параметров формирования отчета.

ŠŠ Нажмите кнопку Сформировать. Отчет выведется на экран (рис. 13.11).

388

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

Рис. 13.11. Отчет Ведомость по товарам на складах

В нашем примере мы отобрали склады «Магазин «Продукты» и «Склад мебели (Ясенево)» и получили по ним остатки товара на текущую дату. Если для отчета не указан период формирования, отчет формируется на текущий момент времени. Если структура отчета предполагает выбор данных за период, то при незаполненной настройке «период» данные выбираются за интервал «без ограничения». Это правило верно для всех отчетов программы.

ŠŠ Для печати отчета нажмите в окне отчета на кнопку Все действия. Откроется контекстное меню.

ŠŠ Выберите команду Печать. Откроется стандартный диалог Windows для печати. ŠŠ Выберите принтер, задайте параметры печати и нажмите кнопку Печать. Для сохранения отчета в файл:

ŠŠ Нажмите кнопку Все действия. Появится контекстное меню. ŠŠ В меню выберите команду Сохранить. Откроется стандартный диалог Windows для сохранения файла.

ŠŠ Выберите тип сохраняемого файла. Например, в формате Excel. ŠŠ Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить. После окончания работы с отчетом закройте его окно.

13.2.2. Карточка расчетов с поставщиками Отчет Карточка расчета с поставщиками предназначен для получения данных по взаиморасчетам между организациями предприятия и поставщиками. Сформированный отчет показан на рис. 13.12.

13.2. Отчеты по закупкам и запасам

389

Рис. 13.12. Сформированный отчет Карточка расчетов с поставщиками

Отчет формируется в разрезе документов, требующих оплаты/отгрузки. Это могут быть:

33 Заказ поставщику. 33 Поступление товаров и услуг. 33 Отчет комитенту о списании. В отчете отражаются итоговые данные по каждому такому документу плюс детализация по поставкам/оплатам. Например, из отчета (см. рис. 13.12) мы видим, что:

33 По документу

Заказ поставщику ТД-00000096 долг поставщика составляет 64 000 рублей. Это аванс, выданный поставщику по данному заказу. В программе он был отражен документом Ввод остатков 000000015.

33 По документу Заказ поставщику ТД-00000101 долг нашей организации составляет 85 000 рублей. В программе задолженность была отражена документом Ввод

остатков 000000014.

33 По документу Поступление товаров и услуг ТД-00000001 взаимозадолженности

нет. 1 апреля был поставлен товар на сумму 166 266 рублей, а 6 апреля была проведена оплата по данному поступлению на эту же сумму. Документ-реги­ стратор оплаты — Списание безналичных ДС ТД-00000101.

Отчет имеет панель «быстрых» пользовательских настроек, где можно задать значение параметра и установить отборы. Но на панели отображаются не все настройки, а только те, для которых это отображение определено (см. раздел 13.1.4).

390

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

Для просмотра и редактирования полного перечня настроек текущего варианта нажмите кнопку Настройка (рис. 13.13). Откроется диалог с настройками. Здесь можно редактировать значения настроек. Удалять и добавлять настройки нельзя. Это возможно только в диалоге изменения варианта.

Рис. 13.13. Диалог Настройки отчета «Карточка расчетов с поставщиками»

ŠŠ ŠŠ ŠŠ ŠŠ

Самостоятельно поработайте с изменением настроек формирования отчета. Для сохранения изменений нажмите кнопку Завершить редактирование. Сформируйте отчет и посмотрите на результат изменений значений настроек. Закройте окно отчета.

Переходим к следующему разделу.

13.2.3. Расчеты с партнерами Отчет Расчеты с партнерами также предназначен для получения данных по взаиморасчетам. Но в отличие от отчета Карточка расчета с поставщиками задолженности подсчитываются не в разрезе документов заказ/поступление, а в целом по партнеру. Отчет имеет три варианта формирования.

33 Расчеты с клиентами. Это отчет по взаиморасчетам с получателями наших товаров, услуг. В качестве данных для взаиморасчетов берутся суммы отгрузки и оплаты покупателей.

33 Расчеты с поставщиками. В этом варианте формируются данные по взаиморасче-

там с поставщиками. В качестве данных для взаиморасчетов берутся суммы полученного товара и оплаты поставщикам.

33 Расчеты с партнерами. Этот вариант дает картину по всем партнерам, не разделяя их на поставщиков и получателей.

Сформированный вариант отчета По партнерам показан на рис. 13.14.

391

13.3. Финансовые отчеты

Рис. 13.14. Отчет Расчеты с партнерами

В отчете отражен начальный долг партнера и нашего предприятия, конечный долг и итоговые суммы увеличения и уменьшения долга за период. На этом мы заканчиваем знакомство с основными отчетами по закупкам и запасам.

13.3. Финансовые отчеты Финансовые отчеты формируются в разделе Финансы. Они предназначены для анализа финансовых показателей предприятия и контроля движения денежных средств.

13.3.1. Анализ доходов и расходов. Изменение формы отчета Отчет Анализ доходов и расходов позволяет получить аналитику по доходам и расходам предприятия. Разнообразные варианты формирования предоставляют пользователю возможность.

33 Получить данные отдельно по статьям доходов и расходов. 33 Получить данные по доходам и расходам в разрезе заказов, партнеров, подразделений предприятия, сделок.

33 Получить данные о планируемых доходах и расходах на основании планируемых про­даж, приобретений,

392

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

33 Контролировать расходы будущих периодов. 33 Анализировать и распределять на себестоимость товара транспортно-за­го­ товительные расходы.

На рис. 13.15 показан отчет Анализ доходов и расходов, сформированный в варианте Доходы и расходы.

Рис. 13.15. Отчет Анализ доходов и расходов

Обратите внимание, что в окне отчета отсутствует панель «быстрых» пользовательских настроек, хотя в варианте настройки заданы объекты для отображения на этой панели. Отсутствие панели «быстрых» настроек позволило нам задействовать для отображения информационных строк дополнительную часть окна отчета. Как же нам удалось добиться такого эффекта? Ответ: с помощью диалога настройки формы.

ŠŠ Для открытия диалога на командной панели окна отчета нажмите на кнопку Все действия.

ŠŠ В появившемся контекстном меню выберите команду Изменить форму. Откроется диалог Настройка формы (рис. 13.16).

Диалог Настройка формы служит для оформления внешнего вида формы. На левой панели диалога в виде дерева расположен список элементов формы. С помощью

393

13.3. Финансовые отчеты

флажков можно указать, какие элементы будут отображаться в окне отчета. На правой панели можно установить атрибуты отображения для каждого элемента.

Рис. 13.16. Диалог Настройка формы

33 Сбросьте флажок на элементе ПользовательскиеНастройки и нажмите кнопку ОК. Панель «быстрых» настроек пропадет из окна отчета.

Если вам необходимо изменить параметры формирования отчета, необязательно обратно входить в диалог Настройка формы и восстанавливать отображение панели «быстрых» настроек. Для задания параметров можно воспользоваться кнопкой Настройка. Изменения настроек формы сохраняются для всех вариантов формирования отчета.

13.3.2. Остатки и движения денежных средств Отчет Остатки и движения денежных средств позволяет получить аналитику по денежным средствам предприятия, как наличным, так и безналичным. Варианты формирования отчета предусматривают:

33 Получение информации об остатках и движении безналичных денежных

средств с учетом запланированных, фактических и ожидаемых поступлений/ списаний.

33 Получение информации об остатках и движении наличных денежных средств. 33 В одной печатной форме получить остатки и по наличным и по безналичным

денежным средствам, с отображением планируемых сумм к поступлению и списанию.

394

Глава 13. Использование системы получения итоговых отчетных данных

33 Формирование движения и остатков за период по ККМ в предприятиях роз-

ничной торговли. Возможно получение отчета с расшифровкой по документамрегистраторам. Такими документами являются, например, Приходный кассовый ордер, Отчет о розничных продажах, Выемка денежных средств из кассы ККМ, Внесение денежных средств в кассу ККМ.

33 Увидеть остатки и движение денежных средств по подотчетным лицам. Один из вариантов сформированного отчета приведен на рис. 13.17.

Рис. 13.17. Отчет Остатки денежных средств

13.3.3. Анализ финансовых результатов. Главное меню и панель инструментов окна отчета Отчет Анализ финансовых результатов позволяет получить финансовые результаты работы предприятия за период, определить прибыльные и убыточные направления деятельности. В поставляемой конфигурации отчет имеет два варианта формирования.

33 По направлениям деятельности. В отчете по каждому направлению деятельности выводится сумма прибыли/убытка за период с отражением выручки от продаж, себестоимости продаж, прочих доходов и расходов. По каждому из перечисленных показателей формируются итоговые данные.

33 По статьям доходов и расходов. В отчете каждая статья доходов и расходов расшифровывается по направлениям деятельности. Итоговые суммы формируются как по каждой статье доходов/расходов, так и по направлениям деятельности.

Сформированный отчет по направлениям деятельности показан на рис. 13.18.

13.3. Финансовые отчеты

395

Рис. 13.18. Отчет Анализ финансовых результатов

Мы познакомились с основными отчетами в программе «1С:Управление Торгов­ лей 8.2». В заключение еще раз кратко остановимся на одной из составляющих окна любого отчета. Это строка заголовка окна, где расположены главное меню и стандартная командная панель (рис. 13.19).

Рис. 13.19. Строка заголовка окна отчета

С помощью команд и кнопок, расположенных в строке заголовка, можно быстро выполнить ряд действий над отчетом:

33 сохранить отчет; 33 распечатать его; 33 открыть для просмотра печатную форму отчета; 33 изменить оформление (команды главного меню ТаблицаВид) и др. Самостоятельно поработайте с этими командами. На этом мы заканчиваем знакомство с системой формирования отчетов в программе.

Глава 14

Переход со старых версий программ «1С:Предприятие» на «1С:Управление Торговлей 8.2» Переход на новую версию «1С:Управление Торговлей 8.2» со старых версий — процесс непростой, но необходимый. С одной стороны, «старая» программа такая привычная и понятная, с привычным интерфейсом, в ней хранится столько важных документов, каждый из которых можно при необходимости открыть и изменить, а в новую программу перенесутся лишь остатки! С другой стороны — обновления старых программ выходят все реже и реже и еле успевают за очередными изменениями законодательства. Да и новые возможности очень заманчивы! В начальных главах этой книги мы рассматривали основные возможности и преимущества новой версии платформы 8.2, а для старых версий многие из этих возможностей просто неприменимы. Необходимость перехода на новую версию программы слишком очевидна. Но как лучше, грамотнее и практичнее выполнить этот переход? По данному вопросу можно написать отдельную книгу — практическое руководство по переходу, но в рамках нашей книги мы остановимся на этой теме чрезвычайно кратко, только слегка введя читателя в курс этой проблемы, поскольку возможности настоящего издания не позволяют нам слишком подробно останавливаться на данном вопросе.

14.1. Порядок перехода с программы «1С:Управление Торговлей» редакции 10.3 на редакцию 11.0 В программе «1С:Управление Торговлей 8.2» предусмотрен перенос данных из конфигураций «1С:Управление Торговлей» более ранних версий. Перенос данных может

Порядок переходы программы редакции 10.3 на редакцию 11.0

397

быть осуществлен из конфигурации «1С:Управление Торговлей 8» редакции 10.3 для версий платформ 8.1 и 8.2. Перед началом переноса данных из одной конфигурации в другую можно ознакомиться с правилами конвертации, которые подробно описаны в файле Описание правил конвертации из конфигурации Управление Торговлей, редакция 10.3.mxl. Данный файл поставляется вместе с конфигурацией. Для просмотра содержимого файла и ознакомления с правилами конвертации:

ŠŠ В главном меню программы выберите команду ФайлОткрыть. ŠŠ В появившемся стандартном диалоге Windows найдите и укажите файл Описание правил конвертации из конфигурации Управление Торговлей, редакция 10.3.mxl.

ŠŠ Нажмите кнопку Открыть. На экране возникнет окно с описанием правил конвертации. На рис. 14.1 показано данное окно с установленным вторым уровнем группировки.

Все описание в файле разбито на две группы. В первой группе перечислены объекты, которые:

33 конвертируются «один-в-один»; 33 конвертируются с особенностями; 33 не конвертируются. Во второй группе дается более детальная информация по конвертируемым объектам. После знакомства с правилами закройте окно описания конвертации.

Рис. 14.1. Окно с описанием правил конвертации

398

Глава 14. Переход со старых версий программ

Для проведения выгрузки данных из редакции 10.3 программы «1С:Управление Торговлей 8» в новые версии программы с конфигурацией «1С:Управление Торгов­ лей 8.2» редакции 11.0 поставляются два файла внешних обработок: для выгрузки из платформы 8.1 и для выгрузки из платформы 8.2. Для запуска этих обработок:

ŠŠ В главном меню окна предыдущей редакции программы «1С:Управление

Тор­ говлей» (с которой вы собираетесь переходить на новую версию) выберите команду ФайлОткрыть. На экране появится стандартный диалог Windows для

открытия файлов.

ŠŠ В диалоге укажите файл обработки — выберите соответствующую обработку

(для версии 8.1 или 8.2 соответственно) и нажмите кнопку Открыть. Откроется диалог выполнения выгрузки.

ŠŠ Выполните выгрузку данных в файл. Для загрузки данных в конфигурацию программы «1С:Управление Торговлей 8.2»:

ŠŠ Зайдите в Управляемое приложение программы с правами администратора. ŠŠ Откройте раздел Администрирование. ŠŠ На панели действий в группе Сервис выберите команду Загрузка данных из УТ 10.3. Откроется одноименное окно (рис. 14.2).

ŠŠ В окне Загрузка данных из УТ 10.3 выберите нужный файл обмена, в который вы выгрузили данные из старой версии своей программы, и нажмите кнопку Загрузить.

Рис. 14.2. Окно Загрузка данных из УТ 10.3

По завершению загрузки появится информационное сообщение Загрузка завершена. На панели Протокол обмена окна Загрузка данных из УТ 10.3 будет выведен протокол обмена. В случае возникновения ошибок при выполнении загрузки данных, ошибки будут отражены в протоколе (рис. 14.3). На этом мы заканчиваем рассмотрение порядка перехода с «1С:Управление Торгов­ лей 8» редакции 10.3 на «1С:Управление Торговлей 8.2» редакции 11.0. Необходимо отметить, что процесс перехода со старой версии «1С:Управление Тор­ говлей 8» на новую платформу рассматривался применительно к типовой конфигурации, то есть к той, в которую не вносились изменения.

14.2. Переход с более ранних версий программы «1С:Управление Торговлей»

399

Рис. 14.3. Окно Загрузка данных из УТ 10.3 с зафиксированной  в протоколе обмена ошибкой

14.2. Переход с более ранних версий программы «1С:Управление Торговлей» Возможность перехода с более ранних редакций программы «1С:Управление Тор­ говлей» версии 8.0 и программы «1С:Торговля и Склад 7.7» непосредственно сразу на новую программу «1С:Управление Торговлей 8.2» в настоящий момент не предусмотрена. Однако процесс перехода с этих программ тоже возможен, но он более длительный, сложный и многоступенчатый.

Для перехода с программы «1С:Управление Торговлей 8.0» необходимо сначала последовательно обновить эту программу до «1С:Управление Торговлей 8.1» редакции 10.3 (желательно до самых последних релизов конфигурации), и затем уже выполнить процедуры, описанные в предыдущем разделе этой главы. Для перехода с программы «1С:Торговля и Склад 7.7» необходимо сначала осуществить плавный переход на «1С:Управление Торговлей» версии 8.0 или 8.1, затем последовательно поэтапно обновить базу программы до «1С:Управление Торговлей 8.1» редакции 10.3 (желательно до самых последних релизов конфигурации), и затем уже выполнить процедуры, описанные в предыдущем разделе этой главы. Следует помнить, что описанный в данной главе переход со старых версий программы «1С:Управление Торговлей» на новую редакцию программы «1С:Управление Торговлей 8.2» подходит только для стандартных типовых конфигураций, в которые не вносились кардинальные изменения. Если ваша информационная база в процессе использования была доработана и ее конфигурация изменена, переход на новую версию программы необходимо доверить специалистам.

Николай Селищев 1С: Предприятие 8.2. Управление торговлей Заведующий редакцией Руководитель проекта Ведущий редактор Художественный редактор Корректор Верстка

А. Кривцов А. Кривцов Ю. Сергиенко К. Радзевич М. Рошаль Л. Егорова

Подписано в печать 29.10.10. Формат 70х100/16. Усл. п. л. 32,25. Тираж 3000. Заказ 0000. ООО «Лидер», 194044, Санкт-Петербург, Б. Сампсониевский пр., 29а. Налоговая льгота — общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, том 2; 95 3005 — литература учебная. Отпечатано по технологии CtP в ОАО «Печатный двор» им. А. М. Горького. 197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.

400