Создание фрагмента системы документооборота инициации, регистрации и ведения контроля над ходом исполнения договоров для строительных организаций нефтегазовой промышленности на основе Office SharePoint Server 2007: Лабораторная работа

   

«Лабораторная  работа по курсу:  “Технология разработки сетевых корпоративных  приложений на базе программного обеспечения  фирмы Microsoft ”    «Создание фрагмента системы документооборота инициации, регистрации и ведения контроля над ходом   исполнения  договоров  для  строительных  организаций  нефтегазовой    промышленности  на  основе  Office  SharePoint Server 2007 (14 часов)»          Томск ‐ 2007 

  СОДЕРЖАНИЕ  1.

«Создание системы документооборота  организации  

                  «Управление  капитального строительства» на основе Office SharePoint Server 2007»  

         

1.1

  Введение. 

1.2

  Разработка функциональной схемы документооборота. 

1.3

  Описание структуры сайта «Скважина №5» и «Документооборот УКС» 

1.4

  Описание документооборота 

1.5

  Роль и место  в разработке системы документооборота пакета SharePoint Designer 2007 

1.6

 Шаг 1. Создание рабочего процесса «копировать в библиотеку титульных списков». 

1.7

Шаг 2. Создание рабочего процесса «Копировать в общие документы».

1.8

Шаг 3. Создание рабочего процесса «Титульный список»

1.1 Введение.  Создание  системы документооборота  на основе Office SharePoint Server 2007, представляет собой  попытку создать систему документооборота  а рамках специализированного корпоративного  приложения. В отличии от специализированных систем документооборота, реализация которых  требует написания многих страниц кода, в данном случаи мы не будем писать ни строчки кода.  Фирма Микрософт представляет нам  набор специализированных инструментов и стандартных  функций заложенных в Office SharePoint Server 2007. Нам ,не нужно реализовывать специальный  веб‐ интерфейс  пользователя, для доступа к документам через Интернет, создавать доски объявлений и  пр. Многие функции систем документооборота входят в состав  Office SharePoint Server 2007. Создать  документооборот на базе Office SharePoint Server 2007, может любой «продвинутый» пользователь.    1.2   Разработка функциональной схемы документооборота.  Прежде чем реализовывать документооборот на основе Office SharePoint Server 2007, тщательно  изучите движение документов  на предприятии. Составьте структурную схему документооборота и  маршруты движения документов. Примерная структурная схема приведена на рис.1    

Схема документооборота «Управления капитального строительства» (УКС) Факт строительства

Подготовительный блок (до начала строительства)

Адресная справка Техничес. инвентар.

Ход строительства

КС + заключени я

Выполнение

Коньюктурный обзор

ОС+ реестр + расчет

Регистрация прав

Разрешение на ВВОД

Протоколы

Перечень

Разрешение на СМР

Заключение договора

Титульный список

оборудования

Согл. ПИР

(окончание строительства)

Конкурс

Правоуст. документы на землю

Оформление правоуст. документов

Бухгалтерия (Аутсорсинг)

20

                                                                                         Рис. №1.             

1.3 Описание структуры сайта «Скважина №5» и «Документооборот УКС»  

Описание сайта скважины №5.

 

На созданном нами в предыдущей работе , сайте скважины №5 имеется ряд библиотек.  «Входящие» ‐ библиотека, где регистрируются входящие документы.   «Общие документы» ‐ библиотека документов общего доступа.  «Библиотека титульных списков» ‐ библиотека, содержащие титульные списки.  «Правоустанавливающие документы на землю», «Разрешение на СМР», «Конкурсная  документация»,«Согласование ПИР» ‐ ряд специальных библиотек для лиц, ответственных за разработку  соответствующей документации по проекту. 

«Библиотека шаблонов» ‐ содержит шаблоны документов, обязательных к заполнению.      1.4 Описание документооборота.  К секретарю поступает Титульный список. Секретарь регистрирует этот документ как входящий.  Затем  документ копируется в библиотеку титульных списков, а оттуда в «Общие документы». Параллельно с этим  лицам, ответственным за разработку сопроводительной документации отправляется Email сообщение,  уведомляющее о начале работ по разработке документации. Вместе с сообщением в соответствующие  библиотеки копируются шаблоны сопроводительных документов, которые необходимо заполнить.  Workflow, или рабочий процесс создается для библиотеки либо списка. Поэтому перед началом создания  Workflow необходимо создать требуемые библиотеки. Поскольку в данной лабораторной работе будут  рассылаться Email сообщения пользователям (ответственным лицам) необходимо: создать учетную запись  пользователя, добавить его е списку пользователей портала SharePoint и указать их email – адрес.  

     

               

  Шаг 1. Создание рабочего процесса «копировать в библиотеку титульных списков».  Для начала создадим рабочий процесс, который будет копировать документ «Титульный список» в  библиотеку титульных списков.  Для описания рабочего процесса используем специализированный пакет SharePoint Designer 2007. Он  должен быть инсталлирован на Вашем компьютере. 

 

Итак, откроем SharePoint Designer 

2007  

 

В меню «Файл» выберем вкладку «Открыть Узел». 

   

Выберем узел, для которого будем создавать Workflow. (В нашем случае это узел  http://spps0/sites/WorkflowYKC/skv5). 

    Щелкнем «Открыть». 

В меню «Файл» выберем вкладку «Создать», затем «Рабочий процесс». 

     

В открывшемся окне введем имя рабочего процесса (Копировать в Библиотеку титульных списков),  выберем список SharePoint для которого создается рабочий процесс (библиотека «Входящие»), и отметим  пункт «Автоматически запускать этот рабочий процесс при создании элемента». 

  Щелкните «Далее>»  Зададим условие копирования документа.  

Щелкните на кнопке «Условия» и выберите «Compare Входящие field» . 

  Зададим условие выполнения рабочего процесса. Если имя созданного документа = «Титульный список».  

Сначала, щелкните на выделенной синим цветом надписи «field» (крайней слева). 

 

В появившемся меню выберите «Name». 

 

Значение «equals» оставляем без изменений. Щелкните правую надпись «value». 

  Введите в строке текст: «Титульный список».       

  Получим следующее. 

     Щелкните «Действия».   

  Выберите «Cope List Item». 

 

Щелкните крайнюю левую надпись «this list». 

 

В появившемся окне установите значение «Текущий элемент». 

  Щелкните следующую надпись «this list». 

Выберите  библиотеку из списка, в которую нужно скопировать документ. 

 

Щелкните «Готово» и дождитесь окончания проверки Designer‐ом рабочего процесса.  Рабочий процесс создан.    Шаг 2. Создание рабочего процесса «Копировать в общие документы».  Создадим рабочий процесс, который автоматически будет копировать документы,  добавляемые  в  библиотеку титульных списков,  в библиотеку «Общие документы».  Действия те же, что и в шаге 1, за исключение следующих моментов. 

1. Зададим имя рабочему процессу «Копировать в общие документы», библиотека, для которой  создается рабочий процесс – «Библиотека титульных списков». 

 

2. Рабочий процесс будет выполняться автоматически, без ограничения какими‐либо условиями. Будут  только одно действие, а именно, непосредственное копирование документа из одной библиотеки в 

другую.

 

Шаг 3. Создание рабочего процесса «Титульный список»  Создадим рабочий процесс, который при появлении в библиотеке «Общие документы» Титульного  списка:  1. Разошлет Email сообщения лицам, ответственным за разработку сопроводительной  документации, о необходимости начала работ. Пусть этими лицами будут пользователи boss1,  boss2, boss3, boss4.  2. Разошлет шаблоны  обязательных документов в соответствующие библиотеки. А именно:  В библиотеку «Правоустанавливающие документы на землю» ‐ шаблоны «Водная экспертиза»,  «Экологическая экспертиза», «Акт о передаче земли во временное пользование», «Сведения об  оплате».  В библиотеку «Разрешение на СМР» ‐ шаблон «Разрешение ГОСТЕХНАДЗОРА»  В библиотеку «Конкурсная документация» ‐ шаблоны «Договор», «Извещение о конкурсе на  производство СМР», «Смета расходов», «Техническое задание на строительство».  В библиотеку «Согласование ПИР» ‐ шаблоны «Акт о согласовании ПИР», «Список ПИР», «Акт о  согласовании с НИПИ Нефть».   

Первые действия те же, что и в двух предыдущих случаях. Создаем рабочий процесс «Титульный  список» для библиотеки «Общие документы». 

  Задаем то же условия выполнения действий, что и в шаге 1. 

   

Щелкните «Действия».  Выберите «Send a Email». 

  Щелкните «this message». 

   

В появившемся окне щелкните кнопку правее текстового поля «Кому» (кнопка с изображение  раскрытой записной книжки) 

  В появившемся окне «выбор пользователей», в списке слева выделяем пользователя (или группу  пользователей), которому хотим отправить это сообщение, и щелкаем «Добавить >>».  

 

В итоге получаем следующее. 

  Щелкните «ОК». 

Введите текст Email сообщения и щелкните «ОК». 

 

 Email сообщение создано. 

 

  Теперь необходимо, чтобы соответствующие шаблоны были скопированы нужные библиотеке.  В библиотеке  шаблонов у каждого элемента имеется поле Title.  Его не видно при стандартном отображении элементов библиотеки, но оно понадобится нам для  организации документооборота. 

   

Если щелкнуть чуть правее название хранящегося документа, появится меню. 

   

В нем необходимо выбрать «View Properties». А в следующем окне – «Edit Item», для изменения  параметров элемента. 

  Для нашего примера важно, чтобы поля Name и Title были одинаковы (это, естественно  необязательно, просто в данном примере поиск нужных документов для копирования будет  осуществляться через поле Title, поэтому важно точно знать содержание этого поля у каждого  документа библиотеки).                

          Вернемся в Designer.  Щелкните «Действия» и выберите «Copy List Item». Щелкните крайнюю левую надпись «this list»,  в появившемся окне нужно выбрать библиотеку, из которой мы будем копировать документ, 

установите значение «Библиотека шаблонов».  Установите значение поля для поиска элемента: «Библиотека шаблонов: Title» 

 

  Введите в поле «Значение» ‐ «Водная экспертиза», для копирования документа «Водная  экспертиза».          В появившемся окне‐предупреждении щелкните «Да». 

  Затем щелкните вторую надпись «this list» и установите значение библиотеки, в которую будет  помещена копия документа «Водная экспертиза». 

Щелкните вторую надпись «this list» и выберите название библиотеки, в которую будет помещена  копия шаблона «Водная экспертиза». 

  Получим следующее. 

   

Аналогично задаются действия для копирования всех остальных шаблонов согласно пункту 2  данного шага. Будут меняться только названия библиотек, в которые будут копироваться  шаблоны и значения поля Title в окне «Выбор элемента списка».  Например, для шаблона «Договор» данное окно будет иметь вид. 

 

Задав, таким образом, все действия для копирования шаблонов получим. 

 

Щелкните «Готово», дождитесь конца проверки рабочего процесса.  Рабочий процесс создан!    Итак, нами создана простейшая  модель документооборота.