Использование электронного архива ''Евфрат Office'': Методические указания к лабораторным работам по дисциплине ''Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления''

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Использование электронного архива Евфрат Office Методические указания к лабораторным работам по дисциплине " Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления "

ПЕНЗА 2009

34

УДК 681.3.07 Приведено описание лабораторных работ, в которых рассматривается технология работы с электронным архивом документов Евфрат Office. Особое внимание уделено индексированию документов при занесении электронных документов в картотеку и осуществлению поиска документов по различным реквизитам и логическим условиям из большого количества документов. Даются задания и контрольные вопросы. Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления». Ил. 12. Составители: Ю.Г. Кирюхин, Г.В. Кошелева

Рецензент: В.В.Пикулин, канд. техн. наук, доцент зав.кафедрой «Информатика» Пензенской государственной технологической академии

2

Общие требования к выполнению и оформлению лабораторных работ Целью цикла лабораторных работ по дисциплине " Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления " является освоение технологии создания папок и картотек, внесении в них документов, индексации документов по различным реквизитам и поиск документов. Студент должен выполнить все предложенные задания. Отчет о выполнении лабораторных работ оформляется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.105-95 "Общие требования к текстовым документам" и должен содержать: 1. Титульный лист с указанием названия и номера лабораторной работы, номеров учебной группы и бригады, Ф.И.О. студентов и преподавателя. 2. Формулировку цели работы. 3. Задание на выполнение работы. 4. Краткий порядок выполнения работы. 5. Результаты выполнения работы с комментариями иллюстрациями в виде распечаток окон, характеризующими выполнение.

и ее

6. Выводы. Лабораторная работа №1. Инструментальные средства САДД Евфрат Office Цель работы: познакомиться с назначением, составом и основными инструментальными средствами работы с документами в САДД Евфрат Office. Научится создавать папки, картотеки и заполнять их документами. Общие сведения Управление организациями и предприятиями (фирмами) основано на следующих процессах:

3

• получение информации и ее обработка; • анализ, подготовка и принятие решений; • выполнение решений; • учет и контроль принятых решений. Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как совокупность методов и средств, обеспечивающих и отражающих процессы управления. Программные системы автоматизации ДОУ решают следующие основные задачи: • документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. Их подготовку, оформление, согласование и изготовление); • организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); • систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур). Евфрат Office - локальная версия Электронного Архива ЕВФРАТ, представляющая возможности для комплексного ведения электронного архива организации. Обеспечивает легкий ввод документов из различных источников, удобную регистрацию и быстрый поиск необходимой информации. Обладает гибкой настройкой, дружественным интерфейсом, системой оптимизированного хранения информации с возможностью переноса базы на другой компьютер. Позволяет работать с документами в локальной сети. Идеальное решение для малого и среднего офиса. Евфрат @SOHO - персональный электронный архив, позволяющий создавать домашнюю базу данных пользователя. Это идеальный недорогой продукт для индивидуального использования, обладающий основными

4

возможностями Евфрат Office. Основное отличие от версии Евфрат Office заключается в максимальном количестве зарегистрированных документов - не более 2000. Евфрат Office версия v9 имеет следующие функциональные возможности: • различные режимы ввода документов в электронный архив; • регистрация и индексация; • средства просмотра и печати; • подсистема поиска; • экспорт данных; • создание, документов;

редактирование

и

печать

стандартных

форм

• создание пользовательских электронных архивов; • контроль исполнительской дисциплины. Главное меню Главное меню содержит набор основных команд, которые используются при работе в системе Евфрат. Оно расположено вдоль верхнего края главного окна программы и имеет следующие команды: Файл Вид Сервис Поиск Опции Окна Помощь

ввод документов и создание новых объектов команды управление внешним видом окна и просмотр объектов команды управления рабочим столом, архивации и контроля исполнения команды поиска документов по заданным реквизитам настройки системы Евфрат команды управления окнами доступ к справочной системе

Меню Файл Меню Файл содержит команды ввода новых документов и создания новых объектов в системе Евфрат: Мастер создания документа Новый документ

Вызов пошаговой процедуры ввода новых документов в систему Вызов диалогового окна для ввода новых документов в систему

5

Новая картотека Новая папка Новый запрос Новый реквизит Открыть Ctrl-O Добавить на сервер Запустить script Выход

Создание новой картотеки Создание новой папки Создание нового запроса для поиска документов Создание нового реквизита системы Открыть выделенный объект Переместить результаты работы на сервер (активна только при работе с серверной базой в режиме клиента) Автоматическое добавление новых документов в систему Выход из системы

Меню Вид Меню Вид содержит команды управления объектами Евфрата и внешним видом рабочего стола: Панель инструментов Строка состояния Дерево папок Картотеки Реквизиты

Включение и выключение панели инструментов Включение и выключение строки состояния Включение и выключение окна структуры вложения папок на рабочем столе Просмотр и редактирование картотек Евфрат Просмотр и редактирование реквизитов Евфрат

Меню Сервис Меню Сервис содержит команды обслуживания рабочего стола: Выровнять иконки Очистить корзину Перерисовать окно Контрольная точка Резервное сохранение в журнал Восстановить по журналу Контроль исполнения Проверить папки-образы Мастер архивирования Архивирование

Упорядочивание пиктограмм на рабочем столе Удаление содержимого корзины (активна, если в корзину помещен хотя бы один объект) Обновление окна программы Сохранение содержимого базы на текущий момент работы Запись протокола сведений о новых документах Обновление базы по протоколу сведений о новых документах Выполнение запроса контроля исполнения Выполнение проверки изменения документов в папкахобразах Запуск пошаговой процедуры архивирования документов Евфрат с подсказками Помещение документов системы Евфрат в архив

6

Запись в Script Изменить пароль

Сохранение сведения о документах в script-файле Изменение пароля доступа к текущей базе документов (новый пароль вступает в силу при следующем открытии базы)

Меню Поиск Меню Поиск содержит команды поиска документов в системе Евфрат по заданным значениям реквизитов: Расширенный поиск Простой запрос

Вызов диалогового окна поиска по сложным запросам Вызов диалогового окна поиска по одному реквизиту

После выполнения операции поиска создается новая папка с результатами поиска - псевдонимами найденных документов. Если же поиск завершился безрезультатно - ни один из зарегистрированных в системе документов не соответствует критериям поиска - выдается сообщение ”Не найдено ни одного документа”. Меню Опции Меню Опции содержит команды настройки системы Евфрат: Настройка Перемещенные файлы Настройка автоиндексации Настройка ввода документов

Вызов диалогового окна настройки основных параметров системы Настройка директорий для поиска “потерянных” файлов Настройка автоматического выделения значений реквизитов типа «Дата» из текста документа Настройка параметров ввода новых документов

Меню Окна Меню Окна содержит команды управления окнами: Размещение окон на экране каскадом Закрыть все открытые окна Переменное (в зависимости от числа открытых окон) количество имен окон. Выбор имени из списка активизирует данное окно . . . (переход в другое Выбор активного окна окно)

Каскад Закрыть все Список окон

7

Меню Помощь Меню Помощь даёт доступ к справочной системе: Вызов справочной системы Евфрат Вызов подсказки об использовании системы помощи MS Windows™ Сведения о версии, регистрации и авторских правах системы Евфрат Ввод пароля при регистрации системы Евфрат

Индекс Как пользоваться помощью О программе Евфрат Ввод пароля

Панель инструментов Панель инструментов (Рисунок 1) представляет из себя набор кнопок, соответствующих наиболее часто используемым командам меню.

Рисунок 1 – Панель инструментов

Кнопки инструментов на панели позволяют одним нажатием запустить эти команды вместо обращения к меню. На панели инструментов расположены следующие инструменты: создание нового документа создание новой папки создание новой картотеки запуск поиска документов настройка режимов работы системы запуск пошаговой процедуры архивирования документов контроль исполнения очистка корзины расположение всех активных окон каскадом выравнивание иконок в активном окне

8

Евфрат Office позволяет осуществлять следующие режимы ввода документов в электронный архив: • единичный и потоковый ввод электронных документов с любого носителя; • импорт из программ MS Office, MS Internet Explorer, Netscape Navigator и некоторых других; • сканирование бумажных документов и регистрация их графических образов, распознавание их фрагментов (поддерживаются русский, английский и украинский языки); • интеграция с OCR CuneiForm для одиночного или потокового сканирования и последующего распознавания бумажных документов (поддерживаются 15 языков); • создание документов по форме; • создание составных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов; • автоматическое отслеживание всех изменений (появление новых файлов, их изменение, удаление), происходящих с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках. Создание нового документа Кнопка Новый документ Панели инструментов предназначена для регистрации в системе новых документов. Нажатие кнопки открывает диалоговое окно Внесение новых документов. После завершения операции в системе появляются новые зарегистрированные документы (и, возможно, папки), доступные для поиска и любых других действий, предусмотренных системой. При добавлении нового документа появляется диалоговое окно (Рисунок 2) в котором нужно выбрать источник для ввода нового документа. Его можно внести: из файла хранящегося на диске локального компьютера или сети, загрузить из глобальной сети Интернет, внести бумажный документ со сканера, создать новый документ в редакторе MS Word или создать новый документ по форме (если они существуют).

9

При выборе добавления документа из файла хранящегося на локальном компьютере (Рисунок 3) или в локальной сети появляется диалоговое окно, в котором указывается путь к файлу.

Рисунок 2 – Окно создания документа

Рисунок 3 – Окно создания документа из файла

Создание новой папки Кнопка и пункт Новая папка меню Файл создаёт новую папку на рабочем столе или внутри другой папки, когда она открыта. При выполнении этой команды открывается диалоговое окно, в котором можно

10

ввести имя для создающейся папки (по умолчанию – "Папка с документами"), и создается пустая папка с таким именем. Создание новой картотеки Кнопка и пункт Новая картотека меню Файл открывают диалоговое окно создания новой картотеки (Рисунок 4), пункт Состав меню правой кнопки мыши на существующей картотеке открывает диалоговое окно модификации картотеки. Эти окна выглядят одинаково и служат одной цели: сформировать требуемый список реквизитов для картотеки и, возможно, выбрать форму для документов картотеки. Различие только в том, что в результате работы с первым окном будет создана новая картотека, а со вторым – изменена ранее созданная. В поле ввода имени картотеки, расположенном вверху диалогового окна, можно задать или изменить имя картотеки. В поле Путь к форме показано имя файла формы, используемой для документов картотеки, а в поле Имя формы имя, присвоенное этой форме при создании. Если форма не выбрана, то в первом из этих полей отмечено Нет формы, а второе поле пусто. Чтобы выбрать форму, следует нажать кнопку Выбрать и в появляющемся окне выбора формы указать файл формы, связываемой с документами картотеки. Если форма выбрана, то имена полей вывода этой формы становятся реквизитами документов картотеки. Эти реквизиты являются обязательными, их невозможно удалить из списка (кнопка Убрать при выборе такого реквизита становится недоступной). Избавиться от таких реквизитов можно только вместе с формой, их привнесшей, нажав кнопку Удалить. В правой панели находится список всех реквизитов, имеющихся в системе, а в левой панели – список реквизитов, которые используются в картотеке. Для новой картотеки он пуст.

11

Рисунок 4 - Созданная картотека

Необходимо перенести сюда нужные реквизиты из правого списка, содержащего все имеющиеся в системе реквизиты, с помощью кнопки Добавить либо двойным щелчком мыши по реквизиту в правом списке, и удалите ненужные с помощью кнопки Убрать либо двойным щелчком по реквизиту в левом списке. Добавленные реквизиты переходят из правого списка в левый; удалённые – из левого в правый. Кнопка Добавить все переносит все реквизиты из правой панели в список реквизитов картотеки, а кнопка Убрать все очищает его. Можно также перетаскивать выделенные реквизиты из одного списка в другой методом Drag-and-Drop. Для этого следует указать на выделенный реквизит курсором мыши и, не отпуская левую кнопку мыши, переместить курсор в другой список. При создании картотеки необходимо внести реквизиты в систему, для этого нужно выбрать пункт Новый реквизит меню Файл, пункт Реквизиты меню Вид открывает диалоговое окно реквизитов системы Евфрат (Рисунок 5). Реквизиты служат признаками, используемыми при поиске документов, зарегистрированных в системе. В этом окне можно просматривать реквизиты, уже имеющиеся в системе, редактировать их и создавать новые. Каждый реквизит, помимо имени, имеет тип: текст, число, дата или деньги, и признак однозначный/многозначный (многозначный реквизит позволяет

12

присваивать документу несколько различных значений данного реквизита, а однозначный – только единственное). Выбрав реквизит из списка слева можно увидеть его свойства.

Рисунок 5 – Окно Реквизиты

Создание нового реквизита Кнопки Новый и Модифицировать диалога Реквизиты открывают диалоговое окно создания нового (Рисунок 6) или изменения существующего реквизита.

Рисунок 6 – Окно создания реквизита

С помощью этого диалога происходит создание и модификация реквизита. При модификации не позволяется менять тип и многозначность реквизита, чтобы не нарушать информацию по уже проиндексированным по этому реквизиту документам.

13

При создании нового реквизита укажите его имя, тип (Текст/Целое число/Дата/Деньги), Однозначность/ Многозначность (разрешает задавать несколько значений или нет). Имя создаваемого реквизита должно отличаться от имен уже имеющихся реквизитов, в противном случае будет выведено предупреждение, что это имя уже использовано, и пока оно не будет изменено, создание реквизита невозможно. Если Вы хотите, чтобы при индексации по этому реквизиту автоматически подставлялось какое-либо значение в случае, когда Вы сами не задали его, нажмите кнопку Значение по умолчанию и введите нужное значение. Чек-боксы способов индексации реквизита типа Текст позволяют выбрать, будет ли при индексации учитываться всё Поле целиком как одно значение, и По словам внутри поля, составляющим значение реквизита. Чек-бокс Фиксированный словарь разрешает использовать для реквизита только заранее определенные значения, включенные в словарь. Словари разных реквизитов совершенно независимы. Словарь данного реквизита можно заполнить, нажав кнопку Словарь. Чек-бокс Счетчик позволяет создать специальный реквизит, значение которого формируется автоматически и недоступно для изменения пользователем. Счетчик может быть создан только для реквизита типа Текст - Однозначный, и формируется системой Евфрат при индексации каждого нового документа, имеющего данный реквизит, из трех частей: фиксированного префикса, переменного числа и фиксированного суффикса. Число при индексации каждого последующего документа увеличивается с заданным шагом. Префикс, суффикс и шаг задаются нажатием кнопки Свойства счетчика (эта кнопка появляется на месте кнопки Значение по умолчанию, когда отмечен чек-бокс Счетчик). Чек-бокс Обязательное заполнение означает, что индексация документа не будет выполнена, пока реквизиту не будет присвоено значение. Если этот чек-бокс очищен, то значение реквизиту присваивать не обязательно.

14

Чек-бокс Включать значение реквизита в имя документа задает для индексируемого документа новое имя, являющееся значением, присвоенным реквизиту при индексации. Порядок выполнения работы 1. Изучить теоретическую часть лабораторной работы. 2. Произвести загрузку САДД Евфрат Office. 3. В соответствии с заданием (приложение А) создать систему папок и заполнить её документами. 4. Создать реквизиты и картотеки с внесенными в их состав реквизитами. 5. Предъявить разработанный электронный архив преподавателю для контроля. 6. Составить отчет по работе. В отчет включить распечатку созданного рабочего стола САДД Евфрат Office. Контрольные вопросы 1. Объясните смысл управления (ДОУ)"?

термина

"документационное

обеспечение

2. Объясните назначение и основные функциональные возможности Евфрат Office? 3. Какие существуют режимы ввода документов в электронный архив? 4. Какие опции Евфрат Office используются при создании папок, документов, картотек? Лабораторная работа № 2. Создание архива электронных документов в САДД Цель работы: познакомиться с методами создания электронного архива документов (ЭА) в САДД Евфрат Office. Научиться индексировать документы и заполнять ими картотеки.

15

Общие сведения Для осуществления скоростного поиска в системе Евфрат вся поступающая информация организуется некоторым образом во внутренней базе данных. Эта процедура называется индексацией, и пока документ не проиндексирован, поиск по нему не будет приносить результатов. ЭА Евфрат Office предназначен для ввода, хранения, поиска и просмотра текстовых и графических документов. Для организации работы в ЭА Евфрат Office применяются регистрационные картотеки и реквизиты документов. Евфрат Office позволяет осуществлять регистрацию и индексацию, а именно: • автоматическую полнотекстовую регистрацию (индексация) текстовых документов по всем словам текста с учетом русской морфологии; • реквизитную регистрацию любых электронных и бумажных документов по любому набору реквизитов (картотеке); • реквизитную разметку по графическому образу нераспознанного текста (распознавание осуществляется при перемещении мышью фрагмента изображения в реквизит); • создание любых пользовательских реквизитов и их наборов (картотек); • создание реквизитов разных типов: с фиксированным словарем; обязательный для заполнения; реквизит-счетчик (с заданием формата); реквизит-дата; реквизит-деньги; • средства автоматизации заполнения реквизитов. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, упрощает разработку и внедрение компьютерных

16

информационных управления.

технологий

документационного

обеспечения

Реквизиты ⎯ обязательные данные (дата, текст, подпись и т.д.), установленные законом или положениями для документов; отсутствие в документе хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ для той цели, для которой он предназначен. Список всех реквизитов для документов управления приведен в приложении Б. Каждый вид документа имеет свой (обычно меньший по объему списка) набор реквизитов. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, печать, которые придают документу юридическую силу. С точки зрения расположения реквизитов, в документе можно выделить три основные части: заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста), основную (реквизиты "текст" и "приложение") и оформляющую (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). Различают списки реквизитов картотеки и реквизитов системы. Список реквизитов картотеки содержит те реквизиты, которые используются в данной картотеке. Если создается новая картотека, то этот список должен быть пуст. В списке реквизитов системы находятся те реквизиты, которые не использованы в текущей картотеке. Когда реквизит добавляется к картотеке, он исчезает из списка реквизитов системы — это сделано для того, чтобы в одну картотеку дважды не попал один и тот же реквизит. Если список реквизитов системы пуст, это значит, что в картотеке уже использованы все реквизиты системы или что в системе не создано новых реквизитов. Некоторые из реквизитов: "Все слова", "Аннотация объекта", "Имя объекта", «Имя исполнителя», «Имя файла», «Отметка об исполнении», «Оператор создания документа», «Оператор индексации документа» — являются системными и присутствуют всегда, даже если в систему не внесено ни одного документа и не создан ни один новый реквизит.

17

Присвоение реквизитам документов их значений производится в режимах индексации и автоиндексации. При этом осуществляется регистрация документов в ЭА Евфрат Office. Пункт меню Индексировать правой кнопки мыши на пиктограмме документа запускает индексацию выбранного документа. При индексации документов необходимо вначале произвести настройку индексации (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Окно настройки индексации

Чек-бокс "Автоиндексация" ("Индексация по всем словам") является состоянием по умолчанию соответствующего чек-бокса в диалоге "Создание и корректировка документа" (меню Файл, подменю Новый документ). Стоп-словарь ⎯ это словарь общеупотребительных слов, предлогов и наречий, по которым, как предполагается, вести поиск бессмысленно изза их наличия в любом документе. Слова из стоп-словаря не включаются в базу, экономя память, но если необходимо искать документ, например, по слову "хорошо", стоп-словарь лучше отключить. При включенном режиме "Без глаголов" те слова, которые система распознает как глаголы, не включаются в базу.

18

Диалог настройки (Рисунок 8) автоматически выделяемых реквизитов происходит при выборе пункта Настройка автоиндексации меню Опции.

Рисунок 8 – Окно настройки автоиндексации

Идея автоматического выделения значений реквизитов состоит в том, что в процессе полнотекстовой индексации документа в его тексте возможно по некоторым признакам выделить информацию определённого вида – в данном случае, даты. Когда программа встречает в тексте документа слова «одиннадцатое января», она вносит в список значений заданного реквизита типа «дата» для этого документа значение 11/01/1999. Данный диалог как раз и управляет этим процессом, именуемым автоиндексацией. Чтобы активизировать автоиндексацию, необходимо отметить чек-бокс Автоиндексировать в реквизит и выбрать в выпадающем списке реквизит, в значения которого будут заноситься обнаруженные даты. Внимание! Этот реквизит должен иметь тип Дата и быть многозначным. Ниже располагается набор чек-боксов, представляющий различные форматы дат. Отключение/включение в автоиндексацию определённого формата происходит посредством этих чек-боксов. Формат Даты из

19

списка представляет из себя набор дат, выраженных посредством заданных выражений. Если в тексте обнаруживается год, записанный двумя цифрами («в мае сорок пятого»), то к нему автоматически добавляется префикс года. Он должен быть обязательно задан для распознавания года, указанного двумя цифрами. Допускается задание префикса двумя цифрами (для XX века – 19) либо четырьмя (1900). Перечисленные типы дат считаются независимыми, поэтому необходимо отмечать все интересующие типы. Исключение составляют типы «начало, середина...» и «половина, треть...», автоматически включаемые при подключении пунктов «месяц-год», «год», «год-число», «век» и «тысячелетие». Если в тексте встречается временной период, концы которого отмечены датами разных типов, то для его распознавания достаточно, чтобы хотя бы один из этих типов был включен. Индексировать также можно и по реквизитам картотеки. Для этого необходимо «бросить» пиктограмму документа или папки на пиктограмму картотеки. При этом открывается диалоговое окно (Рисунок 9). В левой части окна находятся кнопки команд, в средней – список реквизитов и их значений, в правой – панель просмотра документа. В списке реквизитов справа от кнопок введите их значения (выделите реквизит и нажмите на кнопку Новый для создания нового значения). Значения можно «перетаскивать» мышью из панели просмотра документа в строку реквизита, при этом можно переносить как фрагмент текста из текстового документа, так и фрагмент изображения текста из документа графического – в этом случае выполнится распознавание текста в выделенном фрагменте. При потоковой индексации, когда индексация выполняется для группы документов или для папки с документами, активны также кнопки Вперед, Назад и Переход, которые позволяют переходить от одного документа к другому. По окончании ввода значений реквизитов нужно нажать на кнопку Индекс, чтобы выполнить индексацию документов, или Выход, чтобы закрыть окно без индексации документов.

20

Рисунок 9 – Окно индексации документа по реквизитам

После индексации документ отображается в картотеке в виде документа со стрелкой

.

Если при индексации какой либо реквизит был указан неверно то документ можно переиндексировать, для этого нужно вызвать контекстное меню, щелкнув правой кнопки мыши на пиктограмме документа и запустить повторную индексацию выбранного документа. Для контроля исполнительской дисциплины в Евфрате предусмотрена функция Контроль исполнительской дисциплины. Эта функция позволяет: • постановка заданий исполнителю на контроль • уведомление исполнителя о заданиях, стоящих на контроле • простановка отметки об исполнении • автоматическое фиксирование в контрольной и фактической дат исполнения

реквизитах

документа

21

• различные варианты фильтрации документов (исполненные с нарушением срока; исполненные в срок; просроченные (неисполненные); документы, которые должны быть исполнены сегодня; документы, которые должны быть исполнены в указанный срок) • отчеты по исполнительской дисциплине Контроль исполнения Панели инструментов Кнопка Контроль исполнения предназначена для проверки состояния документов, поставленных на контроль исполнения. Открывает диалоговое окно контроля исполнения (Рисунок 10), в котором задаются признаки проверки (срок, исполнитель, напоминание). Диалог задаёт параметры поиска, используемого для напоминания о документах, поставленных на контроль исполнения. Контроль исполнения – это механизм, позволяющий пометить некоторые документы и напоминающий пользователю о необходимости совершить с ними какие-либо действия (написать ответ, передать документ другому сотруднику). Характер действий может быть указан в аннотации документа. Постановка документа на контроль осуществляется помещением Контроль (“перетаскиванием”) его в специальную картотеку исполнения, которая всегда находится на рабочем столе. Чтобы посмотреть документы, уже стоящие на контроле, нужно открыть эту картотеку, установив на ней курсор и дважды нажав левую кнопку мыши. При постановке документа на контроль ему могут быть присвоены системные реквизиты «Дата исполнения», «Имя исполнителя», «Фактическая дата исполнения», «Отметка об исполнении». Значения этих реквизитов служат признаками для последующей проверки исполнения необходимых действий.

22

Рисунок 10 – Окно настройки контроля исполнения

Результатом выполнения проверки является новая папка с псевдонимами документов, удовлетворяющих заданным условиям. Если таких документов не найдено, папка не создается и выдается сообщение Документы не найдены. Запуск проверки можно выполнять однократно с помощью вызова данного диалогового окна, или автоматически через заданные интервалы времени, отметив чек-бокс Напоминать каждые ххх минут. Поставленному на контроль документу можно присвоить признак ”Фактическая дата исполнения”, после чего он будет считаться исполненным, а также совсем снять с контроля (команды меню правой кнопки мыши на документе). Порядок выполнения работы 1. Изучить общую методику выполнения работы. 2. Получить у преподавателя задание по лабораторной работе. 3. Загрузить САДД Евфрат Office. 4. Заполнить картотеки документами и провести их индексацию. Перенести копии документов в картотеку. При переносе каждого документа произвести индексацию в соответствии с установленными реквизитами. (Заполнить поля реквизитов. Если данных по реквизиту нет, то он не заполняется.) 5. Установить автоиндексацию по реквизиту "Дата документа".

23

6. Переиндексировать реквизитов документов, автоиндексации.

все документы. Проверить содержание особенно реквизита, созданного при

7. Исследовать как зависит результат автоиндексации от наличия и расположения дат в документе и корректность автоматического извлечение реквизитов дат из индексируемого текста. С этой целью автоматически проиндексировать в различных вариантах документ, содержащий в тексте несколько групп цифровых данных (например, несколько различных дат). В вариантах индексации изменять последовательность расположения групп цифровых данных в тексте документа. Результаты индексации сравнить и сделать выводы. 8. Предъявить созданные картотеки документов преподавателю для контроля. 9. Составить отчет по работе. В отчет включить распечатки картотек и реквизитов. Контрольные вопросы 1.

Что такое индексация?

2.

Какие виды индексации позволяет осуществить Евфрат Office?

3.

Какие системные реквизиты вы знаете?

4.

Какие существуют режимы индексации?

5. Как осуществляется настройка индексации и автоиндексации? Объясните назначение и порядок работы в режимах индексации и автоиндексации документов ЭА Евфрат Office? 6. Для каких целей в ЭА Евфрат Office применяется стоп-словарь и режим индексации "Без глаголов"? 7. Что позволяет осуществить исполнительской дисциплины?

функция

контроль

8. Каким образом происходит постановка документов на контроль и снятие с контроля? Где расположены документы, стоящие на контроле?

24

Лабораторная работа № 3. Работа с архивом электронных документов в САДД Цель работы: познакомиться с методами работы с электронным архивом документов (ЭА) в САДД Евфрат Office. Научиться выполнять поиск документов. Общие сведения Подсистема поиска в Евфрат Office позволяет осуществлять: полнотекстовый и реквизитный поиск документов по запросу любой сложности с использованием логических операций "И", "ИЛИ", "НЕ" контекстный поиск - запрос моментально строится по выделенным словам документа в режиме просмотра его текста скорость поиска в независимости от количества зарегистрированных документов и сложности запроса составляет 3-5 сек. Меню Поиск содержит команды поиска документов в системе Евфрат по заданным значениям реквизитов: Расширенный поиск Простой запрос

Вызов диалогового окна поиска по сложным запросам Вызов диалогового окна поиска по одному реквизиту

После выполнения операции поиска создается новая папка с результатами поиска - псевдонимами найденных документов. Если же поиск завершился безрезультатно - ни один из зарегистрированных в системе документов не соответствует критериям поиска - выдается сообщение ”Не найдено ни одного документа”. Пункт Простой запрос меню Поиск открывает диалоговое окно поиска (Рисунок 11) с упрощенными возможностями. Возможен поиск только по одному реквизиту, который можно выбрать из выпадающего списка реквизитов в верхней части окна. Для выбранного реквизита можно задать одно значение, если заполнить только левое поле ввода (от), или диапазон значений, если заполнить оба поля ввода (от и до). В первом случае поиск будет вестись только по одному заданному значению, а во втором – по всем значениям, попадающим в заданный диапазон. Например, диапазон для слов - это все

25

слова, которые в алфавитном порядке находятся между первым и вторым словами.

Рисунок 11 – Окно осуществления простого поиска

Чек-бокс Нормализовать запрос задает способ преобразования слов перед выполнением поиска. Если он отмечен, то поиск будет вестись с учетом всех словоформ, соответствующих словам запроса. Если же чекбокс не отмечен, то будут искаться только точные вхождения указанных слов. Кнопка Искать запускает выполнение поиска с заданным условием, кнопка Отмена закрывает диалоговое окно с отказом от поиска. Кнопка Расширенный поиск позволяет перейти к окну расширенного поиска, которое позволяет точнее сформулировать поисковый запрос, сочетая несколько реквизитов и логические связки между ними. Для создание нового или изменения существующего запроса и панели выполнение поиска необходимо нажать на кнопку инструментов, выбрать пункт Новый запрос меню Файл или пункт Расширенный поиск меню Поиск. Диалог поиска (Рисунок 12) служит для составления и запуска команд поиска по документам системы Евфрат. Возможно сохранение команды в виде запроса на рабочем столе с возможностью дальнейшего использования и редактирования с помощью данного диалога.

26

Рисунок 12 – Окно осуществления расширенного поиска

В левом нижнем углу диалога находится список, содержащий все присутствующие в системе реквизиты. Некоторые из них - "Все слова" (слова, содержащиеся в тексте документа), "Аннотация объекта", "Имя объекта" - являются системными и присутствуют всегда, даже если вы не создавали ни одного нового реквизита. Верхняя часть диалога содержит собственно запрос в виде списка строк Реквизит — Диапазон значений. Вставить новую строку можно, выбрав реквизит из списка и нажав кнопку Добавить, либо двойным щелчком мыши по реквизиту в списке. Строки соединяются между собой логическими операциями И, ИЛИ и НЕ. Можно вводить значения для диапазона поиска вручную, а можно вносить их (двойным щелчком мыши) из списка имеющихся в базе, находящегося в нижнем правом углу. Значения могут быть объединены логическими операциями И, ИЛИ, и НЕ (КРОМЕ), -- можно использовать соответствующие кнопки для вставки операций или вводить их символы: &, | и ~, а также круглые скобки. Пробел приравнивается к операции И; эта операция имеет больший приоритет, чем ИЛИ. Так, сочетание «СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ | ЛОГИКА» будет воспринято как «(СИСТЕМНЫЙ & АНАЛИЗ ) | ЛОГИКА ».

27

Символ * (звёздочка) имеет смысл «все значения», то есть, если Вы зададите для поиска выражение «СИСТЕМ*», то будут найдены все значения реквизита, начинающиеся с СИСТЕМ... . Символ * вставляется нажатием кнопки По началу. Можно задать диапазон поиска начальным и конечным значениями. Для текстовых реквизитов в этом случае поиск будет вестись лексикографическим сравнением, для числовых – численным. Для дат сравнивается временной интервал, отмеченный датой, содержащейся в документе, и интервал поиска; пересекающиеся интервалы отмечаются, после чего отбрасываются даты, в которых интервал поиска занимает менее 3/5. (Реально это значит, что, скажем, задав поиск по 1998 году, Вы не найдёте документов с датой типа «двадцатый век»). Можно задать * как значение «бесконечности» одной из границ диапазона: так, «от 100 до *» будет значить «больше 100», а «от * до 100» -- «меньше 100». Смешивать диапазон и логические операции не рекомендуется. Кнопка Словарь доступна только при работе в клиентском режиме. Она предназначена для загрузки с сервера значений выбранного реквизита, если этот список достаточно велик. Если значений реквизита немного, то при выборе данного реквизита все его значения загружаются с сервера автоматически, поскольку это не занимает много времени и не задерживает работу пользователя. Если же значений реквизита больше, чем помещается в списке в нижнем правом углу, то при выборе этого реквизита сначала в списке значений появляется сообщение Словарь не загружен, и чтобы увидеть весь список значений, следует нажать кнопку Словарь. Тогда эти значения будут загружены с сервера и появятся в списке. На результаты поиска существенно влияет чек-бокс Нормализовать запрос. Если он отмечен, то поиск будет вестись с учетом всех словоформ, соответствующих словам запроса. Если же чек-бокс не отмечен, то будут искаться только точные вхождения указанных слов. Если отмечен чек-бокс Сохранить, то команда поиска будет сохранена в виде запроса. Отличие запроса от обычной команды поиска заключается в том, что он сохраняется для последующего использования, его можно впоследствии редактировать и запускать не только для поиска

28

по всем существующим документам, но и для поиска по выделенному подмножеству документов. Для такого поиска, например, среди документов одной папки, достаточно "бросить" эту папку на пиктограмму запроса. Тогда Евфрат будет искать документ, отвечающий условиям запроса только в тех документах, которые были "брошены" на запрос. Порядок выполнения работы 1. Изучить общую методику выполнения работы. Получить у преподавателя задание по лабораторной работе. 2. Загрузить САДД Евфрат Office. 3. Составить запросы на поиск по следующим критериям: а) поиск по значению одного слова в тексте документа; б) поиск по группе слов в тексте (в том числе и при заданной близости слов); б) поиск по одной дате документа; г) поиск по диапазону дат документа; д) поиск по совокупности значений реквизитов документа; е) поиск при сложных логических условиях, используя логические операторы И, ИЛИ, КРОМЕ (условия поиска сформулировать самостоятельно). 4. Исследовать, как зависит результат поиска от составления запроса. С этой целью составить несколько различных вариантов запроса и произвести поиск. Сравнить результаты поиска. 5. Сохранить документов.

и

распечатать

результаты

запросов

на

поиск

6. Составить отчет по работе. В отчет включить распечатки результатов выполнения запросов. Контрольные вопросы 1. Какие виды поиска позволяет осуществлять подсистема поиска в Евфрат Office? 2. Объясните способы настройки режима поиска документов в Евфрат Office. 3.

Как осуществить простой поиск?

4.

Как осуществить расширенный поиск?

29

Содержание Общие требования к выполнению и оформлению лабораторных работ ..................................................................................................................... 3 Лабораторная работа №1. Инструментальные средства САДД Евфрат Office........................................................................................................ 3 Лабораторная работа № 2. Создание архива электронных документов в САДД ............................................................................................................... 15 Лабораторная работа № 3. Работа с архивом электронных документов в САДД.......................................................................................... 25 Приложение А. Задания к лабораторной работе № 1 ......................... 31 Приложение Б. Состав реквизитов документов .................................. 34

30

Приложение А (обязательное)

Задания к лабораторной работе № 1 Создать систему папок и картотек для отделов предприятия по следующему списку: Руководство Папки 1 2 3 4 5 6 7

Картотеки

Приказы Входящие документы Исходящие документы Организационные документы Решения Распоряжения Указания

1 2 3 4 5 6 7

Приказы Входящие документы Исходящие документы Организационные документы Решения Распоряжения Указания

Архив Папки 1 2 3 4 5

Приказы кадровые Приказы производственные Организационные документы Распоряжения Личные дела сотрудников

Картотеки 1 2 3 4 5

Приказы кадровые Приказы производственные Организационные документы Распоряжения Личные дела сотрудников

Отдел кадров Папки 1 2 3 4 5 6 7

Приказы кадровые Трудовые договора Протоколы Личные дела сотрудников Входящие документы Исходящие документы Справки

Картотеки 1 2 3 4 5 6 7

Приказы кадровые Трудовые договора Протоколы Личные дела сотрудников Входящие документы Исходящие документы Справки

31

Бухгалтерия Папки 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Договора Заработная плата Отчеты Акты Касса Накладные Банковские документы Счета Справки

Картотеки 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Договора Заработная плата Отчеты Акты Касса Накладные Банковские документы Счета Справки

Склад Папки 1 2 3 4 5 6 7

Приход Расход Отчеты Акты Ордера Накладная Счета-фактуры

Картотеки 1 2 3 4 5 6 7

Приход Расход Отчеты Акты Ордера Накладная Счета-фактуры

Канцелярия Папки 1 2 3 4 5 6

Исходящая корреспонденция Входящая корреспонденция Приказы по кадрам Приказы производственные Справки Отчеты

Картотеки 1 2 3 4 5 6

Исходящая корреспонденция Входящая корреспонденция Приказы по кадрам Приказы производственные Справки Отчеты

32

Структурное подразделение Папки 1 2 3 4 5 6

Картотеки

Исходящая корреспонденция Входящая корреспонденция Договора Приказы Распоряжения Указания

1 2 3 4 5 6

Исходящая корреспонденция Входящая корреспонденция Договора Приказы Распоряжения Указания

Отдел продаж Папки 1 2 3 4 5 6

Картотеки

Договора Счета Прайс-листы Платежные поручения Накладные Рекламные материалы

1 2 3 4 5 6 7

Договора Счета Прайс-листы Платежные поручения Накладные Рекламные материалы Отчеты

Планово-экономический отдел Папки 1 2 3 4 5 6 7

Картотеки

Приказы Договора Входящие документы Исходящие документы Банковские документы Планы Организационные документы

1 2 3 4 5 6 7

Приказы Договора Входящие документы Исходящие документы Банковские документы Планы Организационные документы

Юридический отдел Папки 1 2 3 4

Трудовые договора Должностные инструкции Положения о подразделениях Приказы кадровые

Картотеки 1 2 3 4

Трудовые договора Должностные инструкции Положения о подразделениях Приказы кадровые

33

Приложение Б (обязательное)

Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01— Государственный герб Российской Федерации; 02— герб субъекта Российской Федерации; 03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04— код организации; 05— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07— код формы документа; 08— наименование организации; 09— справочные данные oб организации, 10— наименование вида документа; 11— дата документа; 12— регистрационный номер документа; 13— ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14— место составления или издания документа; 15— адресат; 16— гриф утверждения документа; 17— резолюция; 18— заголовок к тексту; 19— отметка о контроле; 20— текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 —отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа.

34