Н. Б. КУЛЬТИН
ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
1
УДК 681.3.06 ББК 30.02 K90
Н. Б. Культин Инструменты управления проектами.
Учебное пособие соответствует содержанию федеральной дисциплины "Управление инновационными проектами" государственного образовательного стандарта по направлению подготовки бакалавров и дипломированных специалистов "Инноватика". В учебном пособии приведено описание и дана методика использования пакетов прикладных программ (Project Expert, Microsoft Project, Microsoft PowerPoint) для разработки финансовой части бизнес-плана, графика реализации и презентации проекта. Предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению подготовки бакалавров и дипломированных специалистов "Инноватика", по дисциплине "Управление инновационными проектами". Может быть использовано в системах непрерывного профессионального образования.
Об авторе: Никита Борисович Культин, к.т.н., доцент кафедры управления проектами факультета инноватики Санкт-Петербургского государственного политехнического университета. Отзывы, пожелания и предложения можно направлять на
[email protected]
© Н.Б. Культин, 2009
2
Оглавление ВВЕДЕНИЕ............................................................................................... 5 PROJECT EXPERT ...................................................................................... 6 НАЧАЛО РАБОТЫ ........................................................................................7 ПРОЕКТ .................................................................................................7 Список продуктов ...............................................................................7 Отображение данных ..........................................................................8 Настройка расчета .............................................................................8 ОКРУЖЕНИЕ .............................................................................................8 Инфляция .........................................................................................8 Налоги .............................................................................................9 ИНВЕСТИЦИОННЫЙ ПЛАН ...............................................................................9 Календарный план ..............................................................................9 ОПЕРАЦИОННЫЙ ПЛАН ................................................................................ 12 План сбыта ..................................................................................... 12 План производства ........................................................................... 12 План по персоналу ............................................................................ 13 Общие издержки ............................................................................... 14 ФИНАНСИРОВАНИЕ .................................................................................... 14 Займы ............................................................................................ 14 Акционерный капитал ....................................................................... 15 Инвестиции .................................................................................... 15 Распределение прибыли ..................................................................... 15 РЕЗУЛЬТАТЫ .......................................................................................... 15 Прибыли-убытки, кэш-фло, баланс ...................................................... 15 Отчет ........................................................................................... 16 АНАЛИЗ ПРОЕКТА ..................................................................................... 16 Финансовые показатели ..................................................................... 17 Эффективность инвестиций .............................................................. 17 Анализ чувствительности ................................................................. 17 MICROSOFT PROJECT ................................................................................ 19 НАЧАЛО РАБОТЫ ...................................................................................... 19 ГРАФИК РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ....................................................................... 19 Дата начала реализации проекта ........................................................ 19 Задачи проекта ................................................................................ 20 Корректировка списка задач проекта ................................................... 22 Формирование структуры проекта ...................................................... 23 Контрольные точки.......................................................................... 26 РЕСУРСЫ ПРОЕКТА .................................................................................... 26 Список ресурсов ................................................................................ 27 Распределение ресурсов ..................................................................... 27 Сохранение проекта .......................................................................... 28 БАЗОВЫЙ ПЛАН ....................................................................................... 28 ПЕЧАТЬ ГРАФИКА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ............................................................. 28 3
MICROSOFT POWERPOINT ........................................................................... 30 ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ .......................................................................... 30 Добавление слайда ........................................................................... 30 Оформление слайдов ......................................................................... 30 Изменение порядка следования слайдов ................................................. 30 Просмотр презентации ..................................................................... 31 Сохранение презентации .................................................................... 31 Печать слайдов ............................................................................... 31 ПРЕЗЕНТАЦИЯ ......................................................................................... 31 Структура презентации .................................................................... 31 Проведение презентации .................................................................... 32 ЛИТЕРАТУРА .......................................................................................... 33
4
Введение Проект - это что-либо, что задумывается, планируется и реализуется. Целью проекта, как правило, является создание чего-либо нового, не существующего в данный момент. В результате осуществления (реализации) проекта появляется новое изделие, производственная линия, технологический процесс. Термин «Проект» охватывает широкую область деятельности: от незначительной модернизации действующего объекта, например производственной линии, до создания предприятия (в широком смысле) в комплексе с развитой инфраструктурой, требующего значительных капиталовложений. Проект существует не сам по себе, на него возникновение, существование и развитие оказывает воздействие внешняя среда или окружение. По степени влияния различают ближнее и дальнее окружение проекта, также можно выделить переходную зону. Ближнее окружение, к которому можно отнести, например, налоги, валютный курс, рынок сбыта, оказывает прямое, наиболее сильное воздействие на проект. Дальнее окружение, например научно-техническая политика государства, непосредственно на проект влияния не оказывает, но его действие все-таки ощущается. Дальнее окружение действует на проект через некоторый промежуточный слой, действие дальнего окружения носит опосредованный характер. С ростом масштаба проекта степень влияния дальнего окружения возрастает и, наоборот, чем меньше масштаб проекта, чем больше преобладает локальная составляющая, в смысле значимости проекта для конкретной организации, чем выше роль ближнего окружения. Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, проходит в своем развитии определенные состояния, от состояния когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет». Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется жизненным циклом проекта. Состояния, через которые проходит проект, называют «фазами». Фазы жизненного цикла проекта отражают основную деятельность, содержание работ по реализации проекта. Эффективное управление проектами невозможно без использования современных информационных и компьютерных технологий, без автоматизации. Для поддержки выполнения проектов на различных этапах существует достаточно большое количество программных комплексов, целью применения которых является повышение эффективности реализации проекта (под эффективностью проекта понимается, прежде всего, выполнение как проекта в целом, так и его отдельных этапов в заданные сроки и в рамках утвержденных ассигнований). Такие комплексы обеспечивают хранение, обработку и анализ данных о ходе реализации проекта, выполнение аналитических и прогнозных расчетов, а также расчетов, обеспечивающих выбор при принятии решений. Эффективное управление проектом невозможно без использования современных информационных технологий, без автоматизации. В практике управления проектами в настоящее время для решения задач бизнес планирования наиболее широко используется пакет Project Expert, а для подготовки проекта к реализации - Microsoft Project. Именно этим инструментам и посвящено данное учебное пособие.
5
Project Expert Программный комплекс Project Expert предназначен для анализа экономической эффективности, разработки финансовой части бизнес-плана. При помощи Project Expert можно:
разработать финансовый план;
разработать операционный план, включая план персонала, производства, сбыта и общих издержек;
определить потребность в финансировании и выбрать подходящую схему финансирования;
выполнить финансовый анализ проекта;
рассчитать показатели эффективности инвестиций.
Методику использования Project Expert рассмотрим на примере разработки проекта Консалтинговый центр. Описание проекта Проект Консалтинговый центр предполагает создание центра обучения предпринимателей малого и среднего бизнеса. На первом этапе реализации проекта предполагается организовать обучение бизнес-планированию. Обучение осуществляется в малых группах (10 человек) в форме краткосрочных тренингов (5 дней по 4 академических часа). На втором этапе планируется оказание консультаций по составлению бизнесплана. Учебный центр предполагается разместить в арендуемом помещении (200 кв.м.). Для обеспечения учебного процесса на высоком уровне необходимо приобрести компьютеры, принтер, ксерокс, мультимедиа проектор, а также мебель (столы, стулья). Работу по реализации проекта предполагается начать 1 февраля 2007 г., длительность проекта (период анализа) – 2 года.
6
Начало работы Запустите Project Expert. В меню Файл выберите команду Новый. В поля диалогового окна Новый проект введите:
название проекта – Консалтинговый центр
дату начала – 01.02.2007
длительность (период анализа) – 2 года
имя файла проекта
После ввода информации о проекте, в результате щелчка на кнопке OK, на экране появляется окно Содержание (рис. 1), вкладки которого используются для ввода информации о проекте и просмотра результатов.
Рис. 1. Окно Содержание
Проект Вкладка Проект предназначена для ввода общей информации о проекте. Замечание. Здесь и далее информация, которую нужно ввести в поля соответствующих вкладок, сгруппирована в таблицы. Заголовок таблиц отражает название команды, которую надо выбрать, чтобы ввести данные. Список продуктов Наименование
Ед.измерения
Начало продаж
Тренинг
гр.
01.03.2007
Консультация
час
01.04.2007
Чтобы ввести в список (в таблицу) новый элемент, нажмите клавишу
. Для перехода к нужному полю списка используйте клавиши перемещения курсора. Для акти7
визации редактирования содержимого поля, ячейки таблицы или элемента списка нажмите клавишу . Отображение данных Масштаб Эта вкладка определяет количество колонок итоговых таблиц. Как правило, для краткосрочных проектов характеристики проекта выводят помесячно, для длительных – первый год помесячно, остальные – поквартально. Показывать данные
По месяцам до 2007 года включительно
Итоговые таблицы Эта вкладка позволяет задать вид итоговых таблиц расчета характеристик проекта. Итоговые таблицы – это, фактически, финансовая часть бизнес-плана. Отображать пустые строки
Нет
Использовать разделитель 1000
Да
Валюта итоговых таблиц
Рубли
Настройка расчета Общая ставка дисконтирования Величина ставки дисконтирования используется при расчете показателей эффективности проекта. Для рассматриваемого проекта задайте следующие значения ставки дисконтирования: Рубли
20%
Доллар
8%
Шаг дисконтирования
Год
Окружение Инфляция Эта вкладка позволяет задать, как будет меняться цена материалов и комплектующих (прямые издержки), цена производимой продукции (сбыт), зарплата персонала и общие издержки. Чтобы задать разные значения для разных объектов, надо сбросить переключатель Использовать для всех объектов и ввести требуемые значения. Объект инфляции
Значение 1 год
2 год
Сбыт
0%
10%
Прямые издержки
10%
10%
Общие издержки
15%
15%
8
Зарплата
0%
10%
Налоги Налог
Ставка
Налог на прибыль
24%
НДС
18%
ЕСН
26%
Величины ставок остальных налогов задайте 0%. Следует учитывать, что реальные величины ставок могут отличаться от указанных. Так, например, малые предприятия, в зависимости от области их деятельности, первое время освобождаются от уплаты налога на прибыль.
Инвестиционный план Для реализации проекта необходимы средства – инвестиции. Вкладка Инвестиционный план используется для описания инвестиций в проект – средств необходимых для организации производства: строительства, ремонта производственных помещений, закупки и монтажа оборудования и т.д. Следует обратить внимание, что средства, необходимые в процессе производства, например на закупку сырья и комплектующих, а также на зарплату, описываются в разделе Операционный план. Календарный план Окно Календарный план (рис. 2), которое появляется на экране в результате выбора на вкладке Инвестиционный план команды Календарный план, используется для составления инвестиционного плана проекта.
Рис. 2. Окно Календарный план
В верхней части окна находятся командные кнопки (рис. 3), которые используются для добавления в календарный план этапов и производств, формирования структуры про9
екта, связывания задач, изменения масштаба отображения графика инвестиционного плана.
Рис. 3. Командные кнопки
Таблица 1. Кнопки панели инструментов Кнопка
Действие
Календарь
Выводит на экран календарь проекта
Добавить этап
Добавляет в календарный план этап (задачу)
Добавить производство
Добавляет к календарный план производство
Удалить
Удаляет из календарного плана этап или производство
Группировать
Делает этап (несколько выделенных этапов) подэтапом предыдущего (в списке) этапа
Разгруппировать
Переводит подэтап на один уровень вверх, делает задачу этапом
Связывание
Активизирует режим связывания задач
Увеличение
Увеличивает масштаб отображения диаграммы Гана – графика реализации проекта
Уменьшение
Уменьшает масштаб отображения диаграммы Ганта
Этапы проекта В календарном (инвестиционном) плане отображаются инвестиционные затраты по проекту. Это, прежде всего, затраты на строительство, ремонт и оборудование. Обычно процесс ввода этапов проекта разбивают на два шага: сначала вводят список этапов (статьи расходов), затем – устанавливают связи между этапами. Чтобы ввести этап, надо щелкнуть на кнопке Добавить этап (см. pис. 3) и в поля появившегося диалогового окна Редактирование этапа проекта ввести характеристики этапа: наименование, стоимость и длительность. Здесь следует обратить внимание, что в инвестиционном плане, длительность – это не длительность работы, а время, в течении которого предполагается потратить деньги. Кроме того, длительность используется для того, чтобы задать момент, когда необходимы деньги для реализации следующего этапа проекта, например, закупки следующей партии оборудования. 10
Длительность этапа задается в рабочих днях. Если этап должен быть начат в конкретный день, то надо установить переключатель Фиксированная дата и ввести дату начала этапа. Если этап связан с другими этапами проекта, то дату начала задавать не надо, она будет установлена после связывания данного этапа с другими этапами проекта (см. далее). Некоторые этапы (затраты) естественным образом могут быть разбиты на подэтапы (категории). В этом случае сначала вводят этап, затем – подэтапы. При этом следует обратить внимание, что стоимость и длительность этапа, у которого есть подэтапы, определяется стоимостью и длительностью подэтапов. Поэтому, надо вводить только характеристики подэтапов, а стоимость и длительность этапа вычислит Project Expert. Чтобы задать, что этап является подэтапом, надо выделить этот этап (щелкнуть мышкой на номере этапа) и нажать кнопку Сгруппировать (см. pис. 3). Связи между этапами Этапы проекта, как правило, связаны между собой. Если следующий этап может быть начат только после окончания предыдущего, то такие этапы называются связанными. Цепочка связанных этапов может быть довольно длинной. При планировании связанных этапов дату начала задают только для первого этапа цепочки. Дату начала последующих этапов вычисляет Project Expert на основе данных начале первого этапа цепочки и длительности предыдущих этапов. Чтобы связать два этапа проекта, то есть задать, что один этап должен начинаться по окончании другого, надо щелкнуть на командной кнопке Связывание (см. pис. 4), установить курсор на номер одной из связываемых задач, нажать левую кнопку мыши и переместить курсор на номер другой связываемой задачи. Этапы инвестиционного плана проекта Консалитнговый центр Этап
Длит.
Оргтехника
-
Стоимость (руб.) -
Компьютеры
15
150 000
Принтер
15
5 000
Ксерокс
15
15 000
15
100 000
Программное обеспечение Мебель
-
-
Столы
15
35 000
Стулья
15
12 000
Связи между этапами Этапы проекта, как правило, связаны между собой. Если следующий этап может (должен) быть начат только после окончания предыдущего и, соответственно, задержка начала выполнения предыдущего этапа приводит к задержке начала следующего этапа, то такие этапы называются связанными. Цепочка связанных этапов может быть довольно длинной. 11
При планировании связанных этапов дату начала задают только для первого этапа цепочки (если дата начала этапа совпадает с датой начала проекта, то дату начала этапа задавать не надо). Дату начала последующих этапов вычисляет Project Expert на основе данных начале первого этапа цепочки и длительности предыдущих этапов. Чтобы связать два этапа проекта, то есть задать, что один этап должен начинаться по окончании другого, надо щелкнуть на командной кнопке Связывание (см. pис. 3), установить курсор на номер одной из связываемых задач, нажать левую кнопку мыши и переместить курсор на номер другой связываемой задачи. Производство Чтобы зафиксировать в календарном плане факт начала производства продукта (услуги), нужно добавить в календарный план производство. Производство – это специфический этап проекта, сутью которого является производство продукта или услуги. Особенность производства как этапа проекта заключается в том, что производство начинается в указанный момент и заканчивается в момент окончания всего проекта, а стоимость производства определяется ценой единицы продукта и объемом производимой продукции. Чтобы добавить в проект производство надо щелкнуть на командной кнопке Производство (см. pис. 4), в появившемся диалоговом окне Редактирование этапа «Производство» выбрать наименование товара/услуги и задать дату начала производства. Также следует установить переключатель Привязать дату начала продаж к дате начала производства. Наименование продукта/услуги
Дата начала производства
Тренинг
01.03.2007
Консультация
01.04.2007
Операционный план Вкладка Операционный план используется для планирования производства и сбыта, расходов на персонал, общих издержек, затрат на приобретение материалов и комплектующих. План сбыта Наименование
Цена единицы продукции
Плановый объем продаж
Тренинг
60 000 руб.
8 гр./мес
Консультация
1 000 руб.
80 час./мес
Для ввода плана сбыта можно воспользоваться функцией быстрого ввода: сделать щелчок на кнопке Быстрый ввод и задать плановый объем продаж и срок, за который предполагается его достичь (поле рост объема продаж). План производства В окне План производства надо задать затраты на производство единицы продукции. Величину суммарных прямых издержек на единицу продукции надо ввести во вкладке 12
Материалы. Она может быть задана непосредственно (одним числом) или расписана подробно (надо перечислить материалы и комплектующие и указать расход). Длительность производственного цикла показывает, сколько времени проходит от начала производства продута (услуги), до момента, когда продукт будет оплачен (может быть продан). Введите затраты на производство единицы продукта (в рассматриваемом проекте – это затраты на изготовление раздаточного материала, фломастеры, блокноты, ручки, кофе). Затраты можно задать подробно (в этом случае предварительно надо сформировать список материалов и комплектующих в соответствующем диалоговом окне) или одной суммой. Здесь же, во вкладке Сдельная зарплата, следует задать величину сдельной зарплаты, если труд производственного персонала оплачивается сдельно (в рассматриваемом проекте труд преподавателей и консультантов предполагается оплачивать сдельно). Наименование
Пр. цикл (дней)
Материалы/ суммарные прямые издержки (руб.)
Сдельная зарплата/ суммарные прямые издержки (руб.)
Тренинг
0
200
10 000
Консультация
0
-
250
План по персоналу Вкладки диалогового окна План персонала позволяют задать размер и условия выплаты зарплаты участникам проекта. Разделение участников проекта на категории позволяет оценить проект, например, с точки зрения отношения затрат на зарплату производственного и управленческого персонала. План по персоналу: управление Должность
Кол-во
Зарплата (руб.)
Директор
1
15 000
Бухгалтер
1
8 000
Кол-во
Зарплата (руб.)
Лаборант
1
8 000
Консультант
1
8 000
План по персоналу: производство Должность
В рамках данного проекта преподаватели получают зарплату сдельно. Сдельная зарплата задается на вкладке План производства. План по персоналу: маркетинг Должность
Кол-во
Зарплата (руб.)
Секретарь
1
7 000 13
Для участвующих в процессе производства (лаборант, консультант) задайте, что выплаты производятся только в течение периода производства. Обратите внимание, что оплачивать труд участвующих в процессе производства можно сдельно (величина сдельной зарплаты задается во вкладке Сдельная зарплата окна Производство). Общие издержки Общие издержки (накладные расходы) напрямую не связаны с объемом производства (сбыта). К общим издержкам относят затраты на коммунальное обслуживание, связь, аренду помещений и оборудования, содержание транспорта, расходы на рекламу и т.д. В зависимости от того, на что потрачены средства, они могут быть отнесены к общим издержкам управления, производства или маркетинга. Планирование общих издержек по проекту выполняется в диалоговом окне Общие издержки, которое появляется на экране в результате выбора соответствующей команды во вкладке Операционный план. Общие издержки: производство Название
Руб./мес.
Аренда
90 000
Электричество
500
Связь
1 000
Общие издержки: маркетинг Название
Руб./мес.
Связь
1 000
Реклама
2 500
Финансирование Финансирование проекта возможно из различных источников: за счет собственных средств (акционерный капитал) или за счет займа (кредит в банке). Принципиальное отличие этих двух источников финансов состоит в том, что кредит надо вернуть, а средства, полученные от акционера возвращать не надо. Однако получив средства от акционера, надо понимать, что акционер претендует на долю прибыли. Займы Используя диалоговое окно Кредиты и его вкладки, можно задать схему поступления кредита, выплаты процентов и возврата кредита. Сначала надо задать дату начала кредитования, сумму и срок кредита. В качестве названия кредита рекомендуется использовать название кредитной организации. Название
Дата
Сумма (руб.)
Срок
Сбербанк
01.02.2007
500 000
18 м
Для того чтобы определить требуемую сумму, надо щелкнуть на кнопке Дефицит. Project Expert выполнит расчет проекта и на экране появится окно Дефицит налично14
сти. Проанализировав цифры в строке Баланс наличности на конец периода можно получить приблизительный размер кредита. После этого нужно определить схему поступления кредита, схему выплаты процентов и схему возврата кредита. Если предполагается, что средства на реализацию проекта будут поступать частями, по мере необходимости, то нужно во вкладке Поступления выбрать переключатель Разовые, щелкнуть на кнопке Схема и ввести схему поступления кредита – для каждой части сумму и дату поступления. Выплаты процентов: регулярные, ежемесячные, ставка – 20%. Возврат: регулярно, с 6 месяца, ежемесячно Подбором суммы кредита, меняя сроки поступления частей кредита и их размер, необходимо сбалансировать проект – добиться, чтобы баланс наличности на конец периода на всем протяжении проекта был положительным. Акционерный капитал Диалог Акционерный капитал предназначен для описания условий финансирования за счет средств участников проекта. Данный проект финансируется за счет собственных средств на 10%. Инвестиции Одним из важных инструментов управления капиталом являются инвестиционные вложения — размещение временно свободных денежных средств в другие проекты. Свободный остаток наличности может принести дополнительный доход, если вложить средства в ценные бумаги, поместить на банковский депозит или выдать ссуду эффективному предприятию. Данный проект не предусматривает инвестирование свободных средств в другие проекты. Распределение прибыли Поля диалога Распределение прибыли предназначены для указания доли прибыли, идущей на выплату дивидендов участникам проекта, доли прибыли, планируемой на формирование резервов, а также указания периодичности выплат дивидендов.
Результаты Вкладка Результаты содержит команды, используя которые можно увидеть различные характеристики проекта, сформировать и распечатать отчет, который фактически является финансовой частью бизнес-плана. Прибыли-убытки, кэш-фло, баланс Команды Прибыли-убытки, Кэш-фло и Баланс позволяет увидеть соответствующие таблицы, отражающие соответственно прибыли-убытки, кэш-фло (денежный поток) и баланс проекта.
15
Отчет Отчет – это финансовая часть бизнес-плана. В результате выбора команды Отчет появляется окно Список отчетов, в котором перечисляются все отчеты, сформированные для данного проекта. Если список пустой, то надо щелкнуть на кнопке Добавить и выбрать тип отчета – Стандартный. Затем в появившемся окне Стандартный отчет (рис.4) 4 нужно выбрать элементы, которые надо включить в отчет (проект, окружение, список этапов, план сбыта, план производства, общие издержки, формирование капитала, прибыли-убытки, финансовые показатели, эффективность инвестиций).
Рис. 4. Окно Стандартный отчет
После щелчка на кнопке OK на экране появляется диалоговое окно Отчет, в котором будут перечислены разделы отчета. Чтобы увидеть сформированный отчет, надо в меню Проект выбрать команду Просмотр перед печатью, а чтобы напечатать – команду Печать отчета. Таблицы, составляющие отчет приведены в приложении.
Анализ проекта В соответствии с «Методическими рекомендациями по оценке эффективности инновационных проектов», утвержденных постановлением Минэкономики РФ, Минфина РФ, Госстроя РФ от 21.06.1999 № ВК47, проект следует оценивать по значению следующих показателей:
Чистый дисконтированный доход ( Net Present Value – NPV)
Внутренняя норма доходности (Internal Rate of Return – IRR)
Срок (период) окупаемости (Payback Period – PB)
Коэффициент возврата инвестиций (ROI – Return of In-vestment) 16
Потребность в дополнительном финансировании
Финансовые показатели Выполняется расчет финансовых показателей проекта (NPV, IRR, PB, ROI) и результат представляется в виде таблицы. Эффективность инвестиций Выполняется расчет показателей эффективности инвестиций и результат представляется в виде таблицы. Анализ чувствительности Одной из задач анализа проекта является определение чувствительности показателей эффективности к изменениям различных параметров. Чем шире диапазон параметров, в котором показатели эффективности остаются в пределах приемлемых значений, тем выше "запас прочности" проекта. Чтобы выполнить анализ чувствительности проекта, надо (см. рис. 5):
из списка показателей эффективности выбрать показатель, чувствительность которого анализируется (обычно NPV–чистый приведенный доход, или PB– период окупаемости );
выбрать переключатель Вариации выбранных параметров;
из списка параметров выбрать параметр (например, Объем сбыта, Цена сбыта, Общие издержки), влияние которого на выбранный показатель эффективности анализируется, и щелкнуть на кнопке Добавить;
задать интервал отклонения параметра: диапазон и шаг;
щелкнуть на кнопке Пересчитать (программа вычислит значение выбранного показателя при различных значениях параметров и отобразит результат в таблице);
выделить строки таблицы (результат расчета) и щелкнуть на кнопке График (на экране появятся графики зависимости значения выбранного показателя эффективности от значения параметров).
17
Рис. 5. Диалоговое окно Анализ чувствительности
Рис. 6. График влияния изменения параметров на анализируемый показатель эффективности
18
Microsoft Project Пакет Microsoft Project является наиболее популярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется широкими возможностями программы, удобным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству пользователям графическим интерфейсом. В настоящее время наиболее широко используются две версии пакета Microsoft Project: Microsoft Project 2003 и Microsoft Project 2007. Microsoft Project позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Методика использования пакета Microsoft Project на этапе подготовки проекта к реализации может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:
составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;
определение связей между задачами;
составление формирование списка ресурсов, необходимых для реализации проекта;
распределение ресурсов (назначение ресурсов задачам проекта).
Начало работы Чтобы приступить к созданию графика реализации проекта надо запустить Microsoft Project. Для этого надо щелкнуть на кнопке Пуск и из меню Программы выбрать команду Microsoft Project.
График реализации проекта Процесс разработки графика реализации проекта рассмотрим на примере, создадим график реализации проекта Консалтинговый центр. Чтобы получить график реализации проекта надо:
Задать дату начала реализации проекта
Составить список задач проекта
Связать задачи проекта
Составить список ресурсов, необходимых для реализации проекта
Назначить задачам ресурсы
Вывести график реализации проекта на принтер
Дата начала реализации проекта Чтобы задать дату начала реализации проекта, надо: 1. Из меню Проект выбрать команду Сведения о проекте. 19
2. В поле Дата начала появившегося диалогового окна (рис. 6) ввести дату начала реализации проекта (для проекта Консалтинговый центр – 01.02.2007) 3. Щелкнуть на кнопке OK. Задачи проекта Задача – это некоторая работа, которую надо выполнить. Работа над проектом начинается с составления списка задач (работ), которые надо выполнить для достижения цели проекта. Сложные задачи, как правило, разбивают на несколько боле простых задач. Таким образом, получается иерархический список задач проекта. При составлении списка задач проекта используют метод, который часто называют методом «разбиения задач». Суть метода заключается в том, что сначала составляют список общих задач, затем общие задачи разбиваются на подзадачи, которые, в свою очередь, также могут быть разбиты на подзадачи более низкого уровня. Разбиение задач на подзадачи завершают, когда на выполнение задачи можно назначить конкретный ресурс (исполнителя). Основной характеристикой каждой задачи проекта является длительность – время, необходимое для ее выполнения задачи. В общем случае длительность измеряется в рабочих днях. Следует обратить внимание, что длительность общей задачи (задачи, которая разделена на подзадачи) определяется длительностью и порядком следования задач, из которых эта задача состоит. Длительность обобщенных задач вычисляет Microsoft Project. Длительность подчиненной задачи нижнего уровня (элементарной задачи), т.е. задачи у которой нет подчиненных задач, определяется временем необходимым для ее выполнения. Длительность подчиненной задачи задает менеджер проекта на основе нормативной документации или своего опыта. Задачи проекта (график реализации) принято изображать в виде диаграммы Ганта. В левой части диаграммы отображается список задач, в правой – прямоугольники, изображающие задачи. Расположение прямоугольников дает наглядное представление о последовательности выполнения задач проекта. Ниже, в табл. 2, приведены задачи проекта Консалтинговый центр. Обратите внимание, что в качестве первой задачи указано название проекта. Также обратите внимание, что в таблице указана длительность только элементарных задач. Длительность общих задач вычислит Microsoft Project. Таблица 2. Задачи проекта Консалтинговый центр Задача
Длительность
Ответственный
Консалтинговый центр
-
Компьютеры
-
Покупка
2
Директор
Доставка
1
Лаборант
Монтаж
4
Лаборант
20
Локальная сеть Монтаж
2
Лаборант
Настройка
2
Лаборант
Реклама
-
Подготовка рекл. материалов
3
Директор
Размещение
4
Секретарь
Учебно-методическое обеспечение
-
Подготовка
10
Директор
Тиражирование
5
Секретарь
Начало работы
0
Для задач, у которых нет подчиненных задач, в колонку Длительность введите время, необходимое для выполнения задачи, или время, в течение которого задача должна быть выполнена (длительность задачи). Единица измерения длительности задачи задается буквой русского алфавита (ч - час, н - неделя, м - месяц), которая вводиться сразу за числом. Например, если длительность задачи Подготовка рекламных материалов равна трем дням, то в ячейку Длительность этой задачи следует ввести 3д. На первом этапе работы над проектом, когда задачи проекта представлены в виде списка, Microsoft Project устанавливает, что все задачи начинаются одновременно, в момент начала реализации проекта. Позже, когда будут установлены связи между задачами, колонка Начало будет содержать правильную дату начала выполнения задач, колонка Окончание – дату завершения, а в колонке Длительность будет отражена длительность всех задач, в том числе и обобщенных. В качестве примера на рис. 7 приведен вид окна Диаграмма Ганта после ввода нескольких задач проекта. Обратите внимание, что в колонке Длительность, после слова день отображается знак вопроса. Это показывает, что длительность задачи установлена «по умолчанию», а не задана пользователем явно.
21
Рис. 7. Список задач проекта
Способ ввода информации в ячейки таблицы стандартный. Используя клавиши перемещения курсора, выберите нужную ячейку (выбранная клетка выделяется рамкой) и печатайте текст. Для перехода к другой ячейке используйте клавиши перемещения курсора или щелкните левой кнопкой мышки в нужной клетке таблицы. Чтобы изменить содержимое ячейки, нажмите на клавиатуре клавишу и редактируйте текст обычным образом. Корректировка списка задач проекта Во время работы над проектом часто возникает необходимость внести изменения в список задач проекта: добавить новую задачу (в том числе не только в конец списка), удалить ошибочно введенную, изменить порядок следования задач. Добавление задачи Чтобы добавить в список новую задачу, надо выделить задачу (щелкнуть левой кнопкой мышки на находящемся в первой колонке номере задачи), перед которой нужно поместить новую задачу, и нажать клавишу . В результате этих действий в список задач будет добавлена пустая строка, в которую можно ввести новую задачу. Удаление задачи Чтобы удалить задачу, надо выделить эту (щелкнуть левой кнопкой мышки на находящемся в первой колонке номере задачи) и из меню Правка выбрать команду Удалить задачу или нажать клавишу . Перемещение задачи Чтобы переместить задачу (или группу следующих одна за другой задач) в другое место списка, надо выделить нужную задачу (задачи) и из меню Правка выбрать команду 22
Вырезать задачу. Затем выделить задачу, перед которой надо поместить выделенные на предыдущем шаге задачи, и из меню Правка выбрать команду Вставить задачу. Вместо команд Вырезать задачу и Вставить задачу можно использовать находящиеся на панели инструментов соответствующие стандартные командные кнопки. Формирование структуры проекта Представление задач проекта в виде простого списка не достаточно наглядно. Простой список не отражает структуру проекта, связи между задачами, не позволяет видеть главные и подчиненные задачи. Гораздо удобнее задачи проекта представить в виде иерархического списка, в котором задачи разделены по уровням. Обычно во время работы над проектом сначала формулируется цель проекта (главная задача). Затем главная задача разбивается на фазы (крупные задачи), фазы разбиваются на задачи, задачи - на подзадачи более низкого уровня и т.д. до тех пор, пока не будут определены все задачи, необходимые для завершения проекта. Таким образом, проект можно рассматривать как совокупность общих и подчиненных задач. Общая задача – своего рода заголовок, она суммирует задачи нижнего уровня. Перевести задачу с одного уровня иерархии на другой, сделать ее подчиненной или перевести на более высокий уровень (если задача является подчиненной) можно при помощи команд На уровень выше и На уровень ниже, кнопки активизации которых находятся на панели Формирование (рис. 8).
Рис. 8. Командные кнопки формирования структуры проекта.
Чтобы понизить уровень задачи, сделать ее подчиненной, надо выделить эту задачу (щелкнуть на ее номере) и щелкнуть на кнопке На уровень ниже, на которой изображена направленная вправо стрелка. Чтобы повысить уровень задачи, сделать ее обобщенной, для задач за ней следующих, надо выделить эту задачу и щелкнуть на кнопке На уровень выше, на которой изображена направленная влево стрелка. Сформируйте структуру проекта. Сделайте задачи Поиск помещения – Начало работы подчиненными задаче Консалтинговый центр, задачи Монтаж и Настройка – подчиненными задаче Локальная сеть. На диаграмме Ганта задачи, у которых нет подчиненных задач, изображаются прямоугольниками, общие задачи – скобками (рис. 9). Следует обратить внимание, если подчиненные задачи начинаются одновременно, то длительность общей задачи полагается равной длительности наиболее длительной подчиненной задачи. О том, как связать подчиненные задачи, т.е. указать, что одна задача должна начинаться, например, после окончания другой, будет сказано позже.
23
Рис. 9. Задачи проекта, представленные в виде иерархического списка
Проект можно просматривать с различной степенью детализации. Управление режимом отображения выполняется при помощи командных кнопок (рис. 10). Чтобы скрыть задачи, подчиненные текущей, щелкните на кнопке Скрыть подзадачи. Чтобы увидеть скрытые подзадачи, щелкните на кнопке Показать подзадачи. Чтобы увидеть все скрытые задачи проекта, щелкните на кнопке Show All Tasks (Показать все задачи).
Рис. 10. Кнопки управления степенью детализации просмотра задач
Следует обратить внимание, что при копировании или перемещении обобщенной задачи все подчиненные задачи также копируются или перемещаются. Если надо переместить только обобщенную задачу, то сначала надо перевести подчиненные задачи на уровень обобщенной. Связи между задачами Задачи проекта связаны между собой во времени. Например, некоторые задачи не могут быть начаты до тех пор, пока не завершиться некоторая предыдущая задача, другие могут выполняться одновременно. Поэтому после того как будет составлен список задач и задачи распределены по уровням (определены общие задачи и подзадачи), необходимо установить связи между задачами. Чтобы связать несколько следующих в списке друг за другом несколько задач (в простейшем случае две задачи), надо: 24
1. Выделить задачи, которые надо связать (рис. 11). Для этого установить курсор мышки на номер первой задачи цепочки связываемых задач (обычно это задача с меньшим номером), нажать левую кнопку мышки и, удерживая ее нажатой, переместить курсор на номер последней задачи цепочки, отпустить кнопку мышки. В результате этих действий будут выделены несколько строк таблицы. 2. Щелкнуть на командной кнопке Связать задачи (рис. 12) или из меню Правка выбрать команду Связать задачи.
Рис. 11. Чтобы связать задачи проекта, нужно выделить эти задачи и щелкнуть на кнопке Связать задачи
Рис. 12. Кнопки установки связи и разрыва связи между задачами
Чтобы связать задачи, которые не в списке не следуют одна за другой, надо: 1. Выделить первую задачу цепочки (щелкнуть левой кнопкой мышки на номере задачи). 2. Нажать клавишу и, удерживая ее нажатой, сделать щелчок левой кнопкой мышки на номерах остальных задач цепочки. 3. Щелкнуть на командной кнопке Связать задачи или из меню Правка выбрать команду Связать задачи. В качестве примера на рис. 13 приведен вид диаграммы Ганта после установки связей между задачами проекта. 25
Рис. 13. Диаграмма Ганта – график реализации проекта
Время задержки (опережения) выполнения задачи Иногда между завершением одной задачи и началом другой должно пройти некоторое время. Например, после покрытия лаком, пол должен сохнуть 48 часов. Следовательно, задача Оборудование может начаться только через 48 часов после завершения задачи Ремонт. Такая ситуация моделируется при помощи связывания задач связью типа ОН и заданием запаздывания для задачи приемника. Для приведенного примера в поле Предшественники задачи Оборудование надо ввести 2ОН+2д, где: 2 - номер задачи Ремонт, ОН - тип связи между задачами, 2д - величина задержки начала выполнения задачи Оборудование после завершения задачи Ремонт. Время запаздывания также можно ввести во вкладке Предшественники окна Сведения о задаче, которое становится доступным в результате щелчка на соответствующей командной кнопке (см. pис. 21) или в результате выбора в меню Проект команды Сведения о задаче. Контрольные точки Существуют особые задачи, которые называются контрольными точками. Эти задачи представляют собой важные события, а не задачи как таковые. Типичным примером контрольной точки является событие Начало работы. Чтобы ввести в график реализации контрольную точку, надо ввести задачу и задать, что время ее выполнения равно нулю.
Ресурсы проекта Для выполнения проекта необходимы ресурсы – люди и оборудование. Чтобы задача была выполнена, на ее выполнение должен быть назначен соответствующий ресурс. Процесс назначения ресурсов на выполнение задач называется распределением ресурсов.
26
Здесь следует обратить внимание, что Microsoft Project позволяет рассчитать стоимость выполнения задач путем учета стоимости ресурсов, назначенных на их выполнение. Однако, на начальном этапе планирования проекта целью распределения ресурсов является назначение ответственных за решение задач, а не вычисление стоимости задач, путем детального учета рабочего времени, необходимого для решения задачи. Поэтому здесь не рассматриваются вопросы вычисления стоимости задач, контроля загрузки ресурсов. Список ресурсов Перед тем как приступить к распределению ресурсов, надо составить список ресурсов. Для этого надо в меню Вид выбрать команду Лист ресурсов и в появившуюся таблицу ввести названия и характеристики ресурсов. Применительно к рассматриваемой задаче достаточно ввести только названия ресурсов. В качестве названия ресурса можно указать должность или имя (фамилию) участника проекта. Ресурсами проекта Консалтинговый центр являются директор, бухгалтер, секретарь и лаборант. Предполагается, что лаборант отвечает за обслуживание вычислительной техники (поэтому ему можно поручить вопросы, связанные с покупкой и настойкой вычислительной техники). Секретарю можно поручить решение задач связанных с рекламой, директор возьмет на себя задачи покупки оборудования, разработки рекламных материалов и методического обеспечения. Распределение ресурсов Чтобы приступить к распределению ресурсов, надо активизировать режим отображения диаграммы Ганта – выбрать в меню Вид команду Диаграмма Ганта. Затем надо выбрать задачу (щелкнуть на ее номере) и щелкнуть на командной кнопке Назначить ресурсы (рис. 14). Затем в появившемся окне Назначение ресурсов (рис. 15) надо выбрать ресурс, в поле Единицы ввести долю рабочего времени, который ресурс будет тратить на решение задачи, и щелкнуть сначала на кнопке Назначить, затем – на кнопке Закрыть. Следует обратить внимание, что ресурсы следует назначать только элементарным задачам (задачам нижнего уровня).
Рис. 14. Кнопка Назначить ресурсы
27
Рис. 15. Назначение ресурса на решение задачи
Сохранение проекта Чтобы сохранить проект надо: 1. В меню Файл выбрать команду Сохранить. 2. В открывшемся окне Сохранение документа выбрать папку, в которой надо сохранить проект. 3. В поле Имя файла ввести имя файла проекта. 4. Щелкнуть на кнопке Сохранить.
Базовый план После того как график реализации будет готов (согласован с участниками проекта и утвержден руководством), необходимо сохранить его как базовый план. Для этого в меню Сервис надо выбрать команду ОтслеживаниеСохранить базовый план. С этого момента все изменения будут фиксироваться в рабочем плане, а базовый план будет оставаться неизменным. Это дает возможность сравнивать текущее состояние проекта с запланированным.
Печать графика реализации проекта График реализации проекта можно распечатать. Перед тем как приступить непосредственно к печати графика реализации проекта можно скрыть ненужные столбцы таблицы задач проекта (как правило, на графике реализации проекта выводят названия задач и даты начала их выполнения). Чтобы это сделать, надо установить курсор мыши на заголовок столбца, сделать щелчок правой кнопки и из контекстного меню выбрать команду Скрыть столбец. Если время реализации проекта значительно, то график будет напечатан на нескольких листах, что не всегда удобно. Чтобы уменьшить количество листов, на которых будет выведен график, надо изменить масштаб его отображения. Наиболее просто это 28
можно сделать при помощи командных кнопок Увеличить и Уменьшить (рис. 16), первая из которых увеличивает масштаб отображения графика, вторая – уменьшает.
Рис. 16. Используя командные кнопки Увеличить и Уменьшить можно изменить масштаб отображения графика реализации проекта
Чтобы напечатать график реализации проекта, выберите из меню Файл команду Печать. В результате этого действия на экране появляется диалоговое окно Печать, в котором можно задать количество печатаемых копий, активизировать режим настройки принтера и режим просмотра результата печати (кнопка Просмотр). Печать активизируется в результате щелчка на кнопке OK.
29
Microsoft PowerPoint Программа Microsoft PowerPoint позволяет создать презентацию – набор слайдов, иллюстративный материал для доклада или выступления (презентации). Слайды презентации можно демонстрировать на экране компьютера (этот способ используется при проведении презентации в малой группе) или на большом экране, через подключенный к компьютеру мультимедиа проектор.
Подготовка презентации Запускается Microsoft PowerPoint обычным образом, то есть выбором в меню Программы команды Microsoft PowerPoint. После запуска Microsoft PowerPoint в главном окне отображается макет слайда, на котором пунктиром выделены области, в которые надо вводить текст. Чтобы ввести текст, надо щелкнуть мышкой в поле ввода текста и набирать текст обычным образом, как в редакторе текста. Заметки к слайдам Работая над презентацией, Вы можете параллельно с подготовкой иллюстративного материала готовить текст выступления. Текст выступления, комментарий к слайдам, можно ввести в поле Заметки к слайду, которое отображается в нижней части окна. Добавление слайда Чтобы добавить к презентации очередной слайд, надо в меню Вставка выбрать команду Создать слайд, в появившемся диалоговом окне выбрать тип слайда и щелкнуть на OK. Оформление слайдов Под оформлением слайда понимается придание слайду требуемого вида путем изменение характеристик шрифта (название, способ оформления, размер, цвет символов), цвета фона, расположения и выравнивания текста и т.д. Microsoft PowerPoint предоставляет достаточное количество шаблонов оформления слайдов. Чтобы задать шаблон оформления слайдов презентации, надо в меню Формат выбрать команду Оформление слайда и затем, в панели Дизайн слайда, подходящий шаблон. Изменение порядка следования слайдов Слайды в презентации должны следовать в том порядке, в котором предполагается их демонстрировать. Если возникает задача изменить порядок следования слайдов, то надо перейти в режим Сортировщика слайдов путем выбора соответствующей команды из меню Вид. Затем, путем перетаскивания слайдов, надо задать требуемый порядок.
30
Просмотр презентации Чтобы просмотреть презентацию, оценить вид слайдов и проверить порядок их следования, надо из меню Вид выбрать команду Показ слайдов. или нажать клавишу . Переход к следующему слайду выполняется в результате нажатия клавиши <Enter,> пробел или <PageDown>, к предыдущему – клавиши <PageUp>. Сохранение презентации Чтобы сохранить презентацию на диске компьютера, надо в меню Файл выбрать команду Сохранить, в появившемся диалоговом окне выбрать нужную папку и ввести имя файла. Печать слайдов Microsoft PowerPoint может напечатать слайды, заметки к слайдам (на одном листе печатается уменьшенный в размере слайд и текст комментария) или выдачи (несколько слайдов на одном листе). Для того, чтобы напечатать слайды заметки или "выдачи", надо из меню Файл выбрать команду Печать, затем, в появившемся диалоговом окне, из списка Печать выбрать, что надо напечатать (слайды, заметки, выдачи) и щелкнуть на кнопке OK.
Презентация Презентация является одним из важных этапов реализации проекта. От того, насколько удачно проведена презентация проекта во многом зависит получит ли он поддержку или нет. Структура презентации Ниже (в табл. 2) перечислены слайды, которые рекомендуется включить в презентацию бизнес-идеи проекта. Таблица 2. Слайды презентации бизнес идеи проекта Слайд
Содержание
Проблема
Представьте проблему, идеи проекта
Проект
Название проекта, кто представляет проект (название организации или (и) имя представляющего проект)
Цели проекта
Перечислите цели (продукты/услуги). Здесь же можно перечислить характерные черты продукта/услуги и (или) указать цену в сравнении с конкурентами
Потребители
Перечислите потребителей продукта/услуги, если можно, дайте количественную характеристику, например, объем продаж
Этапы реализации проекта
Перечислите основные этапы проекта, укажите ориентировочную их длительность и предполагаемую стоимость 31
причину
возникновения
Расходы и доходы
Потребность ния
Дайте финансовую характеристику проекта: представьте (если можно, то по месяцам или кварталам) суммы расходов и доходов (поступлений от продаж продукта)
финансирова- Потребность в финансировании (основные статьи расходов и общая сумма ), доля собственных средств, предполагаемый срок окупаемости
Трудности реализации про- Перечислите моменты, которые могут быть причиекта ной неудачи, укажите, как вы их собираетесь преодолевать Спасибо за внимание
К каждому слайду рекомендуется добавить текст заметки - конспект фрагмента выступления, иллюстрацией которого является слайд. Проведение презентации Презентация является одним из важных этапов реализации проекта. От того, насколько удачно Вы представите свой проект во многом зависит, получите ли Вы поддержку или нет. В презентации важно все: как Вы выступаете, как выглядит иллюстрационный материал и как он представлен, как Вы отвечаете на вопросы. Поэтому прорепетируйте свое выступление (но ни в коем случае не заучивайте его и не читайте по бумажке), подумайте, какие вопросы Вам могут задать, и как на них Вы будете отвечать. Ниже приведены некоторые советы, следуя которым Вы сможете избежать типичных ошибок во время проведения презентации.
Во время выступления следите за временем. Лучше на 1-2 минуты закончить раньше, чем на эти же 2 минуты дольше говорить.
Старайтесь избегать излишних технических деталей и подробностей.
Ни в коем случае не раздавайте дополнительный материал (проспекты, буклеты, образцы продукции) непосредственно перед своим докладом, иначе те для кого Вы проводите презентацию будут изучать то, что Вы раздали, а не слушать Вас.
Во время ответов на вопросы избегайте излишних подробностей, говорите только о том, о чем Вас спрашивают.
32
Литература 1.
Культин Н.Б. Инструменты управления проектами: Project Expert и Microsoft Project. – СПб.: БХВ-Петербург, 2009. – 160 с. Ил.
2.
Культин Н.Б. Управление проектами: инструментальные средства. – СПб.: Политехника, 2002. – 216 с. или.
3.
Управление инновационными проектами. Учеб. Пособие / Александрова Т.В. и др. / Под ред. И.Л.Туккеля. СПб: СПбГТУ, 2004. -178с.
33
