МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образ...
36 downloads
184 Views
226KB Size
Report
This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет аэрокосмического приборостроения»
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА «КОДЕКС» Методические указания к выполнению лабораторных работ
Санкт-Петербург 2003
Составители: В.М. Космачев, Е.И. Култышев, С.И. Романюга, Ю.Г. Харитонова
Методические указания содержат описание и порядок выполнения лабораторных работ по дисциплине «Информационные системы в менеджменте», «Правовая информатика» и предназначены для студентов, обучающихся по направлению 521500 «Менеджмент», специальностям 351400 «Прикладная информатика (в экономике)» и 021100 «Юриспруденция». Методические указания могут быть использованы в курсовом и дипломном проектировании, а также при проведении учебновычислительной практики для студентов специальности 060600 «Мировая экономика». Подготовлены кафедрой прикладных информационных технологий в экономике и менеджменте и рекомендованы к изданию редакционноиздательским советом Санкт-Петербургского государственного университета аэрокосмического приборостроения.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Подписано в печать 16.09.03 Бумага офсетная Тираж 200 экз.
Печать офсетная
Формат 60 х 84 1/16 Усл. печ. л. 2,25 Заказ № 319
Отдел оперативной полиграфии ГОУВПО "СПбГУАП" 190000, Санкт-Петербург, ул. Б.Морская, 67
3
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1 Информационная система «Кодекс»: основные понятия Цель работы: изучение структуры информационной системы «Кодекс», способа запуска программы, способа подключения томов базы данных, состава главного меню, принципов поиска информации в информационной системе «Кодекс». 1. Методические указания Информационная система (ИС) «Кодекс» представляет собой обширную электронную библиотеку правовой и экономической информации, содержащую полные тексты законодательных и нормативных актов Российской Федерации, документов региональных органов государственной власти, международных соглашений, юридические комментарии, образцы договоров и деловых документов, консультации, справочники, наиболее популярные экономические и юридические периодические издания. На сегодняшний день база данных «Кодекс» является одним из крупнейших в России компьютерных банков правовой и экономической информации. Общее количество содержащихся в информационных разделах нормативных актов, тематических комментариев, консультаций, примерных форм деловых и правовых документов и других информационных материалов превышает миллион. Современные сервисные возможности программного комплекса «Кодекс» по достоинству оценены его многочисленными пользователями. Начиная с версии 4.5 программный комплекс «Кодекс» является полностью 32-битным приложением и позволяет реализовать все возможности современных 32битных операционных систем — Windows 9x/Me или Windows NT 4/2000/XP и выше. Программный комплекс является полнофункциональным приложением среды Windows, полностью поддерживающим стандартные средства работы с интерфейсом Windows. Подключаемые к программному комплексу информационные разделы базы данных «Кодекс» образуют единое информационное гипертекстовое пространство. В системе реализованы: мощные средства поиска (универсальный атрибутный, интеллектуальный поиск — возможность запроса к системе на естественном языке); сортировка и фильтрация выборок, полученных в результате поиска; возможность помещать выборки и отдельные информационные материалы в пользовательские папки и делать закладки в текстах документов, что позволяет эффективно и творчески работать с базой данных. В системе реализован механизм защиты от несанкционированного доступа, позволяющий защитить некоторые информационные продукты (том или набор томов базы данных). Механизм реализуется в драйвере защиты, который может инициализироваться при установке системы. Возможна защита
4
либо с привязкой к аппаратной конфигурации компьютера, либо с электронным ключом. ИС «Кодекс» позволяет пользователям реализовать полный комплекс сервисных возможностей современных компьютеров, использовать новейшие технологические решения в области телекоммуникаций, а состав и содержание документов, находящихся в базе данных, — обеспечить профессиональные потребности различных специалистов. Для этого разработчики предлагают разнообразные наборы информационных разделов, содержащие различное количество документов, сгруппированных, например, по тематическому критерию. Разделы базы данных «Кодекс» обновляются еженедельно и ежедневно. Пакеты обновления могут быть переданы пользователю на любом компьютерном носителе или по Internet. ИС «Кодекс» состоит из двух самостоятельных частей: программного комплекса и информационного хранилища документов и материалов (см. рис. комплекс позволяет с максимальным удобством 1.1). Программный оперировать содержащейся в базе данных информацией. Информационное хранилище состоит из пяти основных блоков, соответствующих видам правовой информации. В каждом блоке содержатся информационные разделы (базы данных) с массивами документов и материалов по той или иной проблеме: - Законодательство - разделы, содержащие нормативные документы России, регионов России и международные акты; - Судебная и иная правоприменительная практика - судебные решения и иные документы правоприменительной практики; комментарии и консультации комментарии - Юридические законодательства, статьи, консультации, образцы договоров, справочноконсультационные материалы; - Нормативы и стандарты - нормативно-технические документы (ГОСТы, СНиПы, СанПиНы и др.), классификаторы России; - Справочная информация - курсы валют и др. Для наглядности структуру информационного хранилища можно представить себе в виде пяти книжных шкафов с полками, по которым раскладываются все документы и материалы, где «шкаф» - это вид правовой информации, а «полка» - информационный раздел. Пример «полки» в «шкафу» Законодательство: Раздел: Бухгалтерский учет и налогообложение организаций; Раздел: Законодательство Санкт-Петербурга. Пример «полки» в «шкафу» Судебная практика: Раздел: Судебная практика ФАС Московского округа.
5
Программный комплекс «Кодекс»
Справочная информация
Нормативы и стандарты
Юридические комментарии и консультации
Судебная практика
Законодательство
Информационное хранилище
Информационный продукт
Рис. 1.1. Структура информационной системы «Кодекс» и схема образования информационного продукта
6
Для обеспечения профессиональных потребностей различных специалистов в ИС «Кодекс» сформированы информационные продукты комплексные системы, сочетающие различные виды правовой информации. Например, «Помощник бухгалтера» – это информационный продукт для бухгалтера, финансового директора; «Стройэксперт» - информационный продукт для специалистов в области строительства. В нашей терминологии информационный продукт - это отдельный «шкаф», в который переложены (скопированы) документы и материалы из пяти основных «шкафов». Процесс образования информационного продукта представлен на рис. 1.1. Полнота электронной библиотеки на компьютере конкретного пользователя зависит от количества установленных (подключенных) разделов базы данных «Кодекс». То есть у всех пользователей могут присутствовать все пять «шкафов», а заполнены они у каждого пользователя могут быть поразному. Главная особенность системы «Кодекс» состоит в том, что все тематические разделы базы данных образуют единое информационное пространство, что определяет возможность сквозного поиска по всем разделам и быстрого перехода из раздела в раздел по гипертекстовым ссылкам. Каждый раздел имеет в своем составе область (библиотеку) документов и область тематического справочника. Тематический справочник представляет собой расширенный тематический классификатор предметной области, в котором каждая тематическая рубрика снабжена комментарием юриста. Знакомство с комментарием позволяет даже неподготовленному пользователю быстро сориентироваться в конкретной области права и сразу приступить к работе с ключевыми (наиболее важными) документами. Каждый документ, помещенный в библиотеку, характеризуется набором атрибутов: видом, датой принятия, наименованием, номером, принявшим органом и т.п. Однако, разделы базы данных «Кодекс» могут хранить информацию не только о документах, но и о предприятиях, людях, книгах и других информационных объектах (например, телефонную книгу предприятия, словарь терминов, библиографический справочник, электронную версию журнала или газеты). В этом случае библиотека документов превращается в библиотеку объектов, а объект характеризуется своим специфическим набором атрибутов. Тематический справочник в этом случае хранит информацию о данной предметной области. Особой частью базы данных является область папок пользователя, куда можно складывать необходимые выборки информационных материалов, помещать закладки, сделанные пользователем в текстах документов, тематических комментариев и других справочных материалов. Запуск системы и установка базы данных. Запуск ИС «Кодекс» осуществляется стандартным для Windows способом – надо подвести курсор мыши к значку «Кодекса» на рабочем столе и дважды быстро нажать левую клавишу мыши. Запустить программу можно и по-другому: подведите курсор
7
мыши к значку «Кодекса», нажмите (и отпустите) правую клавишу, переведите курсор на пункт появившегося меню Открыть и нажмите левую клавишу мыши. При первоначальном запуске ИС «Кодекс» загружается только программный комплекс, поэтому надо самостоятельно подключать тома базы данных — файлы вида ХХХХ.db4, где ХХХХ — идентификатор тома. После подключения томов базы данных информационные разделы станут доступны для работы, а на панели инструментов появятся соответствующие кнопки. Необходимость в подключении томов также возникает, когда изменяется путь к базе данных – например, она была перемещена на другой диск или в другой каталог. В этом случае надо сначала отключить тома со старым путем к ним и подключить тома из нового каталога. Производится это в окне Состав базы данных «Кодекс» (и подключение и отключение) выполнением команды Установка БД в меню Сервис. При установке томов надо знать каталог, где находятся тома базы. Нажмите кнопку Подключить и выберите в стандартном окне проводника требуемые файлы томов базы данных, которые могут находиться на сервере, на жестком диске компьютера или на компакт-диске. При щелчке на имени файла в поле ввода Тип файлов (Files of type) появится строка Том базы данных (*.db4), а в нижней части диалогового окна отобразится название соответствующего информационного раздела, например «Законодательство России (обновление N 4)». Номер обновления отражает версию тома базы данных. Можно выбрать одновременно несколько файлов: для выбора вразбивку выбирайте их с нажатой клавишей [Ctrl], а для выбора группы файлов подряд выберите первый файл группы, нажмите клавишу [Shift] и, удерживая ее, щелкните мышью на последнем файле группы. Снять выделение с одного файла можно, опять же, щелкнув мышью на его названии, удерживая клавишу [Ctrl]. Выбрав тома базы данных, нажмите кнопку Открыть — вы вернетесь в предыдущее окно Состав базы данных «Кодекс», в котором выбранные вами тома появятся в окне Подключенные тома базы данных. В колонках справа от наименования расположены значки атрибутов разрешения (запрещения) изменений тома базы данных. В первой колонке находится значок Том запрещен для редактирования, во второй колонке — значок Том разрешен для обновления. Это значения атрибутов по умолчанию при подключении томов базы данных «Кодекс». Все тома баз данных «Кодекс», поставляемых вместе с системой, закрыты для редактирования. Процедура редактирования томов возможна только при создании пользовательских информационных разделов базы данных в системе «Кодекс-Мастер». После подключения томов базы данных система готова к работе. После первого запуска ИС и установки базы данных на экране появляется главная страница системы Кодекс: Право, на которой расположены все основные информационные разделы, установленные и подключенные на данном компьютере.
8
Если вы уже запускали систему, она будет открыта с состоянием окон на момент закрытия в предыдущем сеансе работы — этот режим включен по умолчанию. Перейти к первой странице всегда можно командой меню Окна/ Начальное состояние. Инструментарий пользователя. Работа с базой данных в системе производится при помощи: - команд основного меню системы или контекстно-зависимых меню (меню правой кнопки мыши); - «горячих» клавиш, которые имеют многие команды; - кнопок, расположенных на панелях инструментов; - кнопок команд, расположенных в окнах-диалогах. Основное меню системы расположено под строкой заголовка окна «Кодекс» и позволяет выбирать и выполнять команды работы с системой, разрешенные в данный момент времени. Основное меню состоит из следующих пунктов: Файл, Редактирование, Поиск, Сервис, Окна и ?. Обратиться к основному меню можно в любой момент работы с системой. Количество пунктов в строке основного меню зависит от состояния системы в настоящий момент, выбор каждого пункта меню открывает соответствующее функциональные меню команд, причем некоторые команды в этих меню могут быть запрещены к выполнению (приглушены). Меню Файл объединяет следующие команды: - файловые операции (создание информационного окна для подготовки документа пользователя, загрузка внешних файлов в окно, вывод информации в файл и т.п.); - печать, настройка параметров печати, предварительный просмотр материала перед печатью; - выход из системы. Меню Редактирование содержит набор команд для работы с материалами, загруженными в информационное окно: - отмена внесенных изменений; - вырезание, копирование, вставка, удаление выделенных в поле информационного окна блоков; - организация в тексте информационного окна поиска подстроки; - просмотр в тексте меток результата контекстного поиска; - копирование текста в MS Word; - включение/выключение редактирования в активном информационном окне. Меню Поиск содержит: - команды поиска в базе данных: Атрибутный поиск, Интеллектуальный поиск, Изменить условия; Просмотренные документы, которая выводит в - команду информационное окно список ранее просматривавшихся документов; - команду Перейти к папкам пользователя, которая открывает начальное информационное окно области материалов пользователя, где содержится список папок и закладок, созданных в процессе работы с системой.
9
Кроме этого, после установки базы данных в данном меню появляются команды доступа к специализированным продуктам (например, Законодательство, Помощник бухгалтера, Консультации «Вопрос-Ответ»). В меню Сервис объединены технологические функции системы: установка разделов (томов) базы данных, обновление базы, настройка параметров системы. С помощью команд меню Окна пользователь имеет возможность: - упорядочить информационные окна, созданные в поле основного окна ИС «Кодекс»; - закрыть все окна, вернувшись в начальное состояние основного окна ИС «Кодекс»; - активизировать разделитель информационного окна; - вызвать список открытых в данном сеансе информационных окон, чтобы выбрать (упорядочить, закрыть) одно или несколько из них; - соединиться с Web-узлом www.kodeks.net при наличии доступа к Internet на компьютере. В процессе работы данное меню дополняется пронумерованным списком окон, открытых в поле окна ИС «Кодекс». Этот список поможет быстро активизировать необходимое информационное окно. Меню ?- это справочное меню системы. В нем объединены команды загрузки электронного справочника системы, интеллектуального контекстного поиска в разделах справочника и получения информации о текущей версии ИС «Кодекс» (регистрационные данные), ее разработчиках и видах информационного обслуживания. При работе с ИС «Кодекс» пользователь постоянно получает помощь в работе, так как в строке состояния внизу окна ИС «Кодекс» всегда отражается информация о производимых действиях, а все окна-диалоги имеют кнопку команды Справка, нажав которую можно получить помощь в работе с данным диалогом. Необходимая информация для пользователя содержится также и в разделе Информация для пользователя в меню Поиск. Каждой команде основного меню системы или контекстно-зависимого меню может соответствовать кнопка панели инструментов, но если все кнопки одновременно разместить на панели инструментов, то она будет явно перегружена. Для выхода из этого положения система позволяет располагать кнопки на нескольких панелях инструментов. Те кнопки, которые видны на панели инструментов после загрузки программного комплекса и установки базы данных, - это их набор по умолчанию. Чтобы изменить набор кнопок на панели инструментов, включить (отключить) какую-либо панель, создать новую панель инструментов, надо воспользоваться командой меню Сервис/Настройки… или открыть меню правой кнопки мыши, находясь в области панели инструментов. В данном меню расположены команды настройки и управления элементами панели инструментов. Завершение работы. Для завершения сеанса работы в ИС «Кодекс» без выхода из системы существует команда меню Окна/ Начальное состояние.
10
При ее выполнении закрываются все рабочие окна, появляется основное окно Кодекс: Право, в котором можно начинать работу в ИС с нуля. Завершить работу с выходом из программы можно одним из трех способов: - в меню Файл выбрать команду Выход; - нажать кнопку Закрыть в правом верхнем углу основного окна ИС; - нажать комбинацию клавиш [Alt]+[Х]. При завершении работы все открытые документы закрываются. Если в документах имеются несохраненные изменения, на экране будут появляться запросы на сохранение изменений для каждого такого документа. 2. Порядок выполнения работы 1. 2.
3.
4.
5. 6.
Запустить информационную систему «Кодекс». Подключить тома базы данных. Если тома уже подключены, то сначала отключить их, а затем снова подключить. Путь к томам узнать у преподавателя. Ознакомиться с составом главного меню системы, составом кнопок на панели управления и функциями меню правой клавиши мыши. Надо знать назначение каждого пункта и кнопки. Открыть электронный справочник ИС «Кодекс» (меню ?), просмотреть оглавление справочника. В главе «Основы работы с системой «Кодекс» ознакомиться с содержанием разделов «Логика работы пользователя» и «Поиск информации в базе данных». Результаты работы представить преподавателю. Завершить работу ИС «Кодекс». 3. Контрольные вопросы
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Из каких частей состоит ИС «Кодекс»? Из каких блоков состоит информационное хранилище? Чем характеризуется каждый документ базы данных? Как подключить тома базы данных? Какие команды используются для работы с материалами информационном окне? Что такое контекстный поиск в электронном справочнике? Как завершить работу с ИС «Кодекс»?
в
11
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2 Основы работы в информационном разделе Цель работы: изучение принципов работы в информационном разделе на примере универсального раздела Законодательство России, изучение видов поиска в информационном разделе. 1. Методические указания Как уже было сказано выше, информационные разделы ИС «Кодекс» содержат массивы документов и материалов по той или иной проблеме. Рассмотрим принципы работы в информационном разделе на примере универсального раздела Законодательство России. При входе в данный раздел открывается одноименное окно, в котором отображаются: - Тематический классификатор правовых актов, используя который можно вести поиск по дереву тематик; - кнопки поиска: Атрибутный, Интеллектуальный, По ситуации; - кнопки выбора: Наиболее важные документы, Дополнительные разделы, Законодательство в вопросах и ответах и Справка (по видам поиска); - ярлыки (по терминологии MS Windows - вкладки): Тематики, Документы, Все тематики, Комментарий, находящиеся в нижней части окна универсального раздела Законодательство России. Рассмотрим основные элементы окна этого раздела. Тематический классификатор правовых актов виден сразу же после входа в раздел Законодательство России. Он (классификатор) представляет собой иерархический тематический справочник, систематизирующий документы по отрасли права в соответствии с классификатором правовых актов, утвержденным Указом Президента РФ от 15.03.2000 N 511. Тематический классификатор правовых актов открыт, когда нажата вкладка Тематики. К использованию данного классификатора, как правило, следует прибегать в случаях, когда необходимо получить подборку документов по определенной тематике. Работа с тематическим классификатором очень проста: Вы передвигаетесь по наименованиям тематик (или рубрик) и, выбрав нужную, раскрываете ее, просматривая дальше подтематики выбранной тематики и т.д. Поясним вышесказанное на конкретном примере. Пример N 1. Используя Тематический классификатор правовых актов, найти документы, определяющие порядок исчисления и уплаты налога на доходы с физических лиц. Действия пользователя: 1. Дважды щелкните мышью на рубрике Налоги и сборы.
12
2. 3.
В появившемся окне выберите рубрику Налогообложение физических лиц и дважды щелкните по ней мышью. В открывшемся окне выберите рубрику Налог на доходы физических лиц и дважды щелкните по ней мышью. Откроется одноименное окно с искомым списком документов. Двойным щелчком мыши по названию любого документа можно перейти к его содержанию. Количество документов в списке указано в строке состояния внизу окна. На вкладке Комментарии можно ознакомиться с комментариями специалистов по заданной теме.
В некоторых случаях бывает удобно перейти от тематического классификатора к алфавитному. Последнее можно сделать с помощью ярлыка Все тематики. Список документов, соответствующих текущей тематике, можно получить с помощью ярлыка Документы. Возможности работы с наиболее важными документами и дополнительными разделами реализуются в окне раздела Законодательство России с помощью трех вкладок: - Наиболее важные документы, - Дополнительные разделы, - Законодательство в вопросах и ответах. В окне Наиболее важные документы содержится список наиболее важных, фундаментальных документов. Например, таких как Конституция РФ, Кодексы РФ и других. Выбор любого документа из этого списка двойным щелчком мыши позволяет сразу же открыть окно с содержанием этого документа и начать с ним работать. Щелчок по ярлыку Дополнительные разделы открывает доступ к меню, состоящему из четырех дополнительных разделов: - Архив "Законодательство России", - Библиотека-архив документов России, - Законодательство в вопросах и ответах, - Классификаторы России. Открыть раздел Законодательство в вопросах и ответах можно и щелчком мыши по одноименной кнопке. Двойной щелчок мышью по любому из разделов в этом меню приводит к открытию окна соответствующего раздела. Окно любого из дополнительных разделов по своему содержанию аналогично окну универсального раздела Законодательство России. Исключение составляют только кнопки поиска: в дополнительных разделах их всего две Атрибутный и Интеллектуальный. Для получения справки по тому или другому дополнительному разделу достаточно щелкнуть мышью по вкладке Комментарий. Работа с разделом Законодательство в вопросах и ответах. Прежде всего, необходимо отметить, что данный раздел представляет собой, по сути, консультирующую систему, основу которой составляют консультации, заключения и советы авторитетных специалистов, официальные ответы государственных органов и т.п. Таким образом, этот раздел является уникальным среди других дополнительных разделов, входящих в состав
13
универсального раздела Законодательство России, и значительно расширяет возможности последнего. Особенности работы с данным разделом рассмотрим на конкретном примере. Пример N 2. Найдите консультации о доверительном управлении. Действия пользователя: 1. Откройте раздел Законодательство в вопросах и ответах в окне раздела Законодательство России. 2. В открывшемся окне Законодательство в вопросах и ответах перейдите внизу окна на вкладку Все тематики, начните вводить с клавиатуры фразу «доверительное управление» (без кавычек) и щелкните мышью по появившемуся пункту Доверительное управление. 3. В открывшемся окне Кодекс - [Доверительное управление], будут представлены найденные консультации. Виды поиска в информационном разделе. В ИС «Кодекс» возможно применение шести видов поиска документов и информации. К ним относятся: - поиск по дереву тематик; - наиболее важные документы; - быстрый поиск; - атрибутный поиск по дате, номеру, названию и другим атрибутам документа; - интеллектуальный поиск; - поиск по ситуации. Первые два вида поиска были уже рассмотрены выше. Режим быстрого поиска позволяет оперативно найти информацию в базе данных по поисковому запросу или по атрибутам документа, которые следует указать в поле ввода панели инструментов Быстрый поиск. После нажатия кнопки Найти система проанализирует запрос, произведет интеллектуальный поиск и сформирует список документов в активном информационном окне. Атрибутный и интеллектуальный поиск, а также поиск по ситуации являются основными в разделе Законодательство России. Вызвать каждый из них можно соответствующей кнопкой. Атрибутный поиск рекомендуется применять в случаях, когда известны: - названия необходимых документов; - другие характеристики (реквизиты, атрибуты) таких документов; - слова или фразы, которые могут содержаться в тексте искомых документов; - комбинации из упомянутых или иных характеристик документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров. Пример N 3. Найти все Кодексы, принятые начиная с 2001 года. Действия пользователя: 1. Щелкните мышью по кнопке Атрибутный поиск.
14
2. 3. 4. 5. 6.
В открывшемся окне Атрибутный простой поиск щелкните мышью в поле Вид документа. В открывшемся одноименном окне найдите Кодекс РФ. Щелкните мышью в поле Дата принятия. Наберите на клавиатуре в этом поле 010101. Формат даты устанавливается средствами операционной системы MS Windows. В окне Атрибутный простой поиск щелкните мышью на кнопке Искать для формирования результата поиска (списка документов).
Пример N 4. Найти действующую редакцию Налогового кодекса РФ, используя атрибутный расширенный поиск. Действия пользователя: 1. Щелкните мышью по кнопке Атрибутный поиск. 2. В открывшемся окне Атрибутный простой поиск щелкните мышью в поле Вид документа. 3. В открывшемся одноименном окне найдите Кодекс РФ. 4. В поле Название документа введите с клавиатуры «Налоговый» (без кавычек). Появится окно с выпавшей подсказкой, в котором выберите слово НАЛОГОВЫЙ*. 5. В окне Атрибутный простой поиск нажмите кнопку Расширенный поиск. 6. В открывшемся окне Атрибутный расширенный поиск нажмите кнопку с многоточием в поле Действ./ Недейств. 7. В появившемся окне Действующий/ Недействующий выберите атрибут Действующий 8. В окне Атрибутный расширенный поиск щелкните мышью на кнопке Искать для того, чтобы сформировать список документов. Интеллектуальный поиск может быть рекомендован в случаях, когда пользователь: не знает точные атрибуты документов (материалов), но может сформулировать фразу, которой характеризуется интересующая его проблема; хочет найти документ по номеру или дате его принятия (например, Закон РФ от 21.05.2002 N 56-ФЗ). По результатам поиска система выстраивает найденные документы по степени их близости к контексту заданного запроса. Каждому документу присваивается вес. Документы с наибольшим весом, как правило, это первые 20-40 документов списка, скорее всего, содержат полезную информацию. По мере убывания весов документов соответственно снижается и вероятность содержания в них полезной информации. Последовательность работы по реализации данного вида поиска рассмотрим на конкретном примере. Пример N 5. Найти подборку документов, в которых говорится о правах ветеранов. Действия пользователя:
15
1. 2. 3.
Щелкните мышью по кнопке Интеллектуальный поиск. В открывшемся окне Интеллектуальный контекстный поиск введите с помощью клавиатуры фразу: права ветеранов. Нажмите кнопку Искать. В соответствии с заданным запросом будет получен список из нескольких десятков документов, в котором на первом месте находится Закон РФ от 12.01.95 N 5-ФЗ «О ветеранах» (в редакции Федерального закона от 2 января 2000 года N 40-ФЗ) с весом 100 (т.е. со 100% близостью к контексту запроса).
Поиск по ситуации удобно использовать, когда необходимо найти наиболее часто применяемые нормативные акты или документы по самым актуальным типовым вопросам. Конкретный пример реализации такого поиска приводится ниже. Пример N 6. Найти документы о маркировке подакцизной продукции. Действия пользователя: 1. Щелкните мышью по кнопке По ситуации. 2. В открывшемся окне Поиск по ситуации в поле Все ситуации наберите с клавиатуры «маркировка» (без кавычек) и дважды щелкните мышью на появившейся в окне ситуации Маркировка подакцизной продукции для ее открытия. 3. Если неизвестна точная формулировка ситуации, то можно воспользоваться фильтром. В этом случае в окне Поиск по ситуации в поле Фильтр введите «маркировка подакцизной продукции» (без кавычек) и щелкните мышью по кнопке Фильтр. В открывшемся новом окне Поиск по ситуации дважды щелкните мышью в поле Отфильтрованные ситуации по фразе «Маркировка подакцизной продукции» для открытия этой ситуации. 4. Результатом действий по п.2 или п.3 будет открывшееся окно Кодекс [Маркировка подакцизной продукции], в котором на вкладке Документы содержится список искомых документов. 2. Порядок выполнения работы 1. 2.
3.
4.
Запустить ИС «Кодекс». Используя «Тематический классификатор правовых актов» найти документы, определяющие порядок исчисления и уплаты налога на доходы с физических лиц (см. пример № 1). Просмотреть комментарии специалистов по данной теме. Используя «Тематический классификатор правовых актов» найти документы по государственному регулированию внешнеэкономических сделок. Поочередно открыть в новом окне несколько документов, просмотреть их. Обратить внимание на вкладки внизу информационного окна.
16
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Просмотреть вкладки «Наиболее важные документы», «Дополнительные разделы», «Законодательство в вопросах и ответах». Открыть раздел «Законодательство в вопросах и ответах». Найти консультации о доверительном управлении (см. пример №2). Найти консультацию о праве студента на стипендию. Найти информацию о правах студентов, используя панель быстрого поиска. Сравнить полученный список документов со списком п.7. Используя атрибутный поиск найти все кодексы, принятые начиная с 2001 года (см. пример № 3). Используя атрибутный расширенный поиск найти действующую редакцию Налогового кодекса РФ (см. пример № 4). Используя интеллектуальный поиск найти подборку документов, в которых говорится о правах ветеранов (см. пример №5). Используя поиск по ситуации найти документы о маркировке подакцизной продукции (см. пример № 6). Предъявить результаты работы преподавателю. Завершить работу с ИС «Кодекс». 3. Контрольные вопросы
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Что такое «Тематический классификатор правовых актов»? Какая информация содержится на вкладке «Дополнительные разделы»? Назовите виды поиска в информационном разделе? Что такое быстрый поиск? Что такое атрибутный поиск? Когда целесообразно использовать интеллектуальный поиск? Что такое поиск по ситуации?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3 Поиск документов и информации Цель работы: изучение принципов выбора стратегии поиска документов и информации в ИС «Кодекс». 1. Методические указания Для успешного поиска нужных документов или информации в базе данных ИС «Кодекс» пользователь должен первым делом определить стратегию поиска, которая сводится обычно к двум направлениям:
17
- поиск документов, о которых хоть что-нибудь известно (например, поиск законов РФ по лицензированию видов деятельности ); - поиск информации для получения ответа на некий практический вопрос, то есть, проблемный поиск, при этом не известно, где может быть эта информация (например, необходимо найти информацию о переносе выходных дней в 2003 году). От выбора стратегии поиска зависит эффективность применения тех или иных поисковых средств. Все документы в электронной библиотеке расположены в соответствии с типами правовой информации и находятся на соответствующей «полке» соответствующего «шкафа». Задача пользователя - сформулировать запрос на поиск так, чтобы найти нужный документ как можно быстрее, а это возможно только в том случае, если будут правильно указаны атрибуты (или реквизиты) документа. Атрибутами являются, например, номер документа, дата принятия, наименование, вид документа, фрагмент контекста. Подробное описание всех атрибутов документа приведено в разделе Информация для пользователя (меню Поиск) в главе Юридическая справка. Итак, первое что надо сделать, - постараться четко представить, к какому виду информации относится данный документ, а также четко выделить его реквизиты. В ИС «Кодекс» реализовано два вида атрибутного поиска: - атрибутный поиск в базе ИС «Кодекс». Данный вид поиска всегда доступен и вызывается командой в меню Поиск или соответствующей кнопкой на панели инструментов; - атрибутный поиск внутри раздела. Доступен, только на открытой странице раздела. (Был рассмотрен в лабораторной работе №2.) Главное отличие между этими видами поиска в том, что при выполнении атрибутного поиска в базе необходимо задать или уточнить область поиска, а при атрибутном поиске внутри раздела поиск будет осуществляться только внутри этого раздела. При правильном задании условий поиска результат поиска будет одинаковым. Задание области поиска производится в окне Где искать, которое открывается каждый раз при выполнении команд Атрибутный поиск и Интеллектуальный поиск. Выбор нужных разделов осуществляется щелчком мыши по их названиям, при этом слева от названия появляется значок «галка». Отказаться от раздела можно повторным щелчком мыши по его названию. По умолчанию поиск осуществляется во всех разделах группы Законодательство РФ (если эти разделы установлены на компьютере). Если сбросить флажок Показывать окно «Где искать» при новом поиске, то при выполнении команд поиска диалоговое окно Где искать открываться не будет. В этом случае выбрать область поиска можно, нажав кнопку Где искать в соответствующих диалоговых окнах. После задания области поиска в окне Где искать пользователь переходит в окно задания атрибутов. При этом рекомендуется соблюдать следующие правила:
18
- в условиях поиска не надо задавать все известные атрибуты документа, надо выбрать только те, которые известны достоверно; - количество атрибутов, по которым будет осуществляться поиск в системе, не следует задавать больше двух-трех. Как правило, это те атрибуты документа, которые можно четко определить, например, вид документа или дата его принятия; следует проверять - при задании условия контекстного поиска правильность ввода слов, если система выдает предупреждение, что введенное слово не найдено в словаре. Чаще всего пользователи знают такие атрибуты документа, как дата его принятия, номер и вид документа. Например, для поиска всех законов РФ, принятых в 2002 году, нужно задать атрибуты «Вид документа» и «Дата принятия», причем дата задается диапазоном: 1 января 2002 года – 31 декабря 2002 года. Даты можно ввести вручную или выбрать из календаря в последовательности: год, месяц, день. Вторая граница диапазона выбирается при нажатой клавише [Shift]. При использовании атрибута «Контекстный поиск» в названии или в тексте документа можно задать дополнительные условия поиска для получения более точного списка документов. Например, можно четко определить порядок слов в поисковой фразе или расстояние между ними, или задать режим поиска по части слова (в этом случае не учитываются окончания). Кроме того можно вызвать «Помощника» для ввода условий контекстного поиска (кнопка f(x)). Исчерпывающая справка о дополнительных условиях выводится на экран при нажатии кнопки Информация. Результатом поиска, независимо от его вида, является один документ или список документов. Если в результате поиска получился слишком большой список документов, то рекомендуется применить такие возможности системы, как изменение условий поиска, фильтр или сортировку списка. Если в результате поиска не найдено ни одного документа, удовлетворяющего условию выборки, то надо проверить правильность задания условий поиска, включая правильность задания атрибутов и области поиска. Затем повторить поиск. Если и в этом случае не будет найдено ни одного документа, то следует проверить исходную информацию о документе, а также проверить, все ли из имеющихся разделов ИС «Кодекс» подключены и снова провести поиск. Если документ опять не найден, то необходимо сделать запрос на поиск документа на «горячую линию» разработчика. 2. Порядок выполнения работы 1. 2.
3.
Запустить ИС «Кодекс». Ознакомиться с характеристикой всех атрибутов документов в разделе Информация для пользователя (меню Поиск) в главе Юридическая справка. Перейти к главной странице системы Кодекс: Право.
19
Найти Законы РФ, принятые в 2002 году. Найти документ, принятый 16 января 1925 года. Найти Международную конвенцию «О еженедельном отдыхе на промышленных предприятиях», принятую 25 октября 1921 года. 7. Найти документы, зарегистрированные в Министерстве юстиции после 01 июня 2002 года. Открыть текст первого документа в списке, найти отметки о регистрации в Министерстве юстиции РФ в тексте документа и на вкладке Статус. справочную информацию, изучить дополнительные 8. Используя возможности по заданию условий поиска. 9. Найти Постановления Правительства РФ, касающиеся вопросов регистрации юридических лиц. Использовать поиск по контексту и виду документа. Проанализировать полученный список. Для сокращения списка определить дополнительные условия поиска. Например, заключить поисковую фразу в двойные кавычки и задать режим поиска по части слова. 10. Предъявить результаты работы преподавателю. 11. Завершить работу с ИС «Кодекс». 4. 5. 6.
3. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5.
Чем отличается атрибутный поиск в базе данных от атрибутного поиска внутри раздела? Сколько атрибутов рекомендуется задавать при поиске? Что такое дополнительные условия поиска? Для чего используется кнопка f(x)? Что делать, если искомый документ не найден?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4 Работа со списками документов Цель работы: изучение возможностей ИС «Кодекс» при работе со списками документов: уточнение поискового запроса, сортировка и фильтрация списков, создание и использование папок пользователей, запись списка в файл, использование истории поисковых запросов. 1. Методические указания В результате осуществления той или иной процедуры поиска информации пользователь получает список документов, отвечающих его запросу, или
20
выборку документов по интересующей тематике. Далее можно продолжить работу со списком (или выборкой) документов или открыть любой из документов и приступить к его изучению. ИС «Кодекс» предоставляет пользователю следующие возможности при работе со списками: - уточнение или изменение первоначального запроса на поиск (команда Изменить условия в меню Поиск основного меню системы); - сортировка элементов списка по одному или нескольким показателям (команда Сортировка в контекстном меню мыши или соответствующая кнопка на панели инструментов). Очень полезно, например, отсортировать документы по дате принятия. Тогда в начале списка будут наиболее «свежие» документы; - фильтрование списка по некоторому условию, чтобы сделать его более удобным для дальнейшего просмотра и анализа (команда Фильтр в контекстном меню мыши или соответствующая кнопка на панели инструментов); - помещение списка документов в пользовательскую папку (команда Положить в папку в контекстном меню или одноименная кнопка на панели инструментов); - копирование списка в файл и(или) получение распечатки списка (команды Сохранить в файл, Печать в меню Файл или соответствующие кнопки на панели инструментов). Чтобы изменить условие поиска, с помощью которого была получена текущая выборка, необходимо воспользоваться командой Изменить условия в меню Поиск (или клавишей [F2], или кнопкой Изменить условия на панели инструментов). В появившемся после выполнения команды окне Интеллектуальный поиск будет сохранен предыдущий запрос на поиск. При необходимости можно откорректировать старый запрос на поиск и создать новый список в текущем информационном окне или создать новое окно с выборкой. Пример N1. Изменить условия поиска и сформировать новый список документов о правах ветеранов. Действия пользователя: 1. Создайте подборку документов, в которых говорится о правах ветеранов. Обратите внимание на количество документов в списке. (См. л.р. № 2). 2. Откройте меню Поиск и щелкните мышью по пункту Изменить условия. 3. В появившемся окне Интеллектуальный поиск щелкните мышью в поле ввода текста и введите с клавиатуры в это поле фразу “права ветеранов” (обязательно в кавычках, так как кавычки налагают условие, при котором слова поисковой фразы отстоят друг от друга не более чем на одно слово). 4. Щелкните мышью по кнопке Искать. В окне Кодекс - [права ветеранов] сформируется новый список меньшего размера, чем при первоначальном запросе.
21
Щелкните по кнопке Изменить условия на панели инструментов и, в появившемся окне Интеллектуальный поиск введите с клавиатуры фразу “права ветеранов Великой Отечественной войны”. 6. Щелкните мышью по кнопке Искать. В окне Кодекс - [права ветеранов Великой Отечественной войны] сформируется новый уточненный список меньшего размера. Таким образом, путем последовательной корректировки запросов можно существенно сократить первоначальный список документов. Полученный в результате поиска список документов можно отсортировать в зависимости от требований пользователя по различным показателям, например по названию, по дате, по весу и т.д., причем, сортировка может быть проведена одновременно по нескольким показателям. 5.
Пример N2. Осуществить сортировку в последнем списке документов из Примера N1 по названию. Действия пользователя: 1. В окне Кодекс - [права ветеранов Великой Отечественной войны] выведите указатель мыши в любое место поля, где находится список документов, и откройте ее контекстное меню. 2. В контекстном меню правой кнопки мыши выберите пункт Сортировка, а затем Название документа. Произойдет сортировка документов данного списка по названию (т.е. по алфавиту). В нижней части окна через «/» показаны порядковый номер выделенного документа и общее количество документов в списке. Все документы в списке отсортированы по времени, в зависимости от выбранной настройки в окне Расширенная сортировка. В ИС «Кодекс» реализована возможность просмотра текста документов без выхода из списка документов. Пример N3. Используя список документов из примера N 2, просмотреть текст соседних (по списку) документов, не выходя из этого списка. Действия пользователя: 1. Дважды щелкнув мышью по названию первого документа в списке, войдите в текст этого документа. 2. Нажав кнопку Перейти к следующему в списке на панели инструментов перейдите к следующему документу из списка. 3. Нажав кнопку Перейти к предыдущему в списке, можно вернуться к предыдущему документу из списка. В интересах более быстрой и удобной работы со списками, их можно фильтровать по каким-либо условиям, тем самым уменьшая общее количество документов в списке. Пример N 4. Используя список документов из примера N2, отобрать документы, которые являются действующими, не выходя из списка. Действия пользователя:
22
1.
2. 3.
4.
Находясь в окне с указанным списком, нажмите правую клавишу мыши и в появившемся контекстном меню, выберите пункт Фильтр или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов, или клавишу [F6]. В открывшемся окне Условие фильтра в поле Действ./Недейств. двойным щелчком мышью выберите Действующий. Нажмите кнопку Искать, а затем, когда сформируется новый список документов, нажмите кнопку Список. (Обратите внимание на то, что после окончания процедуры поиска кнопка Искать поменяет свое название на Список). Будет сформирован новый список меньшего размера по сравнению со списком из примера №2.
Особую роль в ИС «Кодекс» при работе со списками документов играют папки пользователя, которые аналогичны обычным папкам (как в проводнике MS Windows), но отличаются от них тем, что помещенный в папку пользователя документ остается связанным с основной базой данных и, соответственно, любые изменения в базе (например, при ее обновлении) будут отражены и в документе. Аналогично папкам, создаваемым в среде MS Windows, все папки сохраняются после выхода из системы и выключения компьютера. Папки, как правило, создаются для длительного и удобного хранения определенных подборок документов или для формирования сложных поисковых запросов. Для создания папки пользователя используется команда Создать папку пользователя контекстного меню правой кнопки мыши либо одноименная кнопка на панели инструментов. Пример N 5. Создать папку с именем «Материалы о ветеранах», включив в нее все действующие документы из последнего списка примера N4. Действия пользователя: 1. Отметьте все документы в списке, щелкнув мышью команду Выделить все в меню Редактирование.(Замечание: в данном случае, когда в папку помещается весь список, операцию выделения можно не производить.) 2. Нажмите кнопку Положить в папку на панели инструментов или выберите одноименную команду в контекстном меню мыши. 3. Появится окно Положить в папку, в котором в поле, где находится курсор, введите имя новой папки: Материалы о ветеранах и нажмите кнопку Положить. 4. Убедитесь, что новая папка создана и содержит отмеченные ранее документы. Для этого: - закройте окно со списком документов; - в меню Поиск щелкните мышью по команде Перейти к папкам пользователей или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов;
23
- в открывшемся окне Кодекс - [Главная папка] среди других папок найдите папку Материалы о ветеранах и используя двойной щелчок мыши войдите в искомый список документов. Полученный список документов или его часть можно скопировать в файл или распечатать. Для копирования списка нужно выделить в нем требуемое количество документов и вызвать команду Сохранить в файл меню Файл. В открывшемся окне Сохранить в файл следует указать тип файла (например, форматированный текст RTF), имя (например, kodeks), папку, где будет храниться созданный файл, и нажать кнопку Сохранить. В результате в указанной папке появится новый файл kodeks.rtf. Для вывода списка или его части на печать используется команда Печать меню Файл или соответствующая кнопка на панели инструментов. Нажав кнопку Предварительный просмотр можно увидеть как будет выглядеть распечатанный список. Кроме того в появившемся окне Предварительный просмотр можно установить параметры печати, нажав кнопку Настройки. Большую помощь пользователю при работе со списками документов может оказать сохраняемая в системе так называемая история поисковых запросов, организованная таким образом, что по каждому виду поиска сохраняется список ранее произведенных запросов. Для получения списка с «историей поиска» достаточно щелкнуть мышью по правой части соответствующей поисковой кнопки на панели инструментов, где изображена стрелка вниз. В случае быстрого поиска следует нажать стрелку вниз в правой части поискового поля. 2. Порядок выполнения работы 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7.
Запустите ИС «Кодекс». Сформируйте новый список о правах ветеранов, изменив условия поиска (см. пример №1). Отсортируйте полученный список документов сначала по названию (см. пример №2), а затем по дате (по возрастанию и по убыванию дат). Определите какие еще возможны режимы сортировки. Просмотрите текст какого-нибудь документа списка не выходя из него (см. пример №3). Используя фильтр, выберите из списка действующие документы (см. пример №4). Поместите полученный список в папку «Материалы о ветеранах» (см. пример №5). Создайте папку с именем «Документы по приватизации», включив в нее действующие документы по приватизации жилья, принятые в 2001-2003 годах.
24
Сохраните несколько документов из списка в файле в своей рабочей папке. Удостоверьтесь, что операция записи файла на диск действительно произведена. 9. Просмотрите историю поисковых запросов по разным видам поиска. 10. Результаты работы предъявите преподавателю. 11. Завершите работу ИС «Кодекс». 8.
3. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5.
Какие возможности предоставляет ИС «Кодекс» пользователю при работе со списками документов? По каким показателям можно произвести сортировку списка? Как можно отфильтровать список документов? Каковы назначение и особенности папок пользователя? Как получить историю поисковых запросов?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5 Работа с текстом документа Цель работы: изучение основных возможностей ИС «Кодекс» при работе с документами: просмотр текста документа, поиск по тексту, сохранение текста в файле на диске и экспорт текста в другие приложения. 1. Методические указания В ИС «Кодекс» предусмотрены следующие возможности при работе пользователя с документами: - просмотр текста документа и его атрибутов; - поиск в информационном окне с текстом; - сохранение текста в файле; - печать текста; - экспорт текста в другие приложения (например, в MS Word). Сразу после загрузки документа в информационное окно в поле окна появляется его текст, а приложения (или атрибуты) к тексту (такие как статус, оглавление для сложных (структурированных) документов и другие) скрыты под ярлыками, которые расположены в нижней части информационного окна. Щелчком мыши на необходимом ярлыке (кроме ярлыка Текст) можно открыть выбранное приложение в информационном окне. При этом окно будет разделено по горизонтали на две части.
25
В верхней части окна всегда будет находиться фрагмент текста документа, а в нижней части - выбранное для просмотра приложение. Разделитель информационного окна можно передвигать по вертикали, увеличивая, при необходимости, либо текстовую, либо служебную часть окна. Для этого нужно поставить курсор мыши на линию разделителя и после того, как курсор изменит свою форму на двустороннюю стрелку, двигать курсор вверх или вниз. Аналогичный результат может быть получен при выполнении команды Разделитель меню Окна. Если документ был загружен из выборки, полученной в результате контекстного поиска, то в тексте документа появятся выделенные цветом и(или) стилем слова (фразы) из контекста поискового запроса. Просмотреть все эти метки можно, выполняя команду Перейти к следующему слову контекста запроса меню Редактирование или нажимая левую часть одноименной кнопки (со стрелкой вниз) на панели инструментов до тех пор, пока в строке состояния информационного окна не появится сообщение «Контекст не найден». В тексте документа и можно увидеть выделенные цветом и (или) стилем шрифта фразы - связи. Это так называемые гиперссылки - точки ссылок из текста документа в другие документы. Если к гиперссылке подвести указатель мыши, то он изменит свой вид со стрелки на ладонь. Двойной щелчок мыши по гиперссылке открывает новое окно с текстом указанного документа. Гиперссылка отсылает пользователя к комментариям специалистов, касающимся определенной статьи или раздела документа и в этих комментариях, в свою очередь, имеются гиперссылки на подборки документов по тематике комментариев. Поиск подстроки в тексте документа. Находясь в информационном окне с текстом, можно осуществить контекстный поиск в пределах открытого документа, щелкнув мышью по команде Поиск подстроки в меню Редактирование. После выполнения команды в информационном окне появится окно Поиск подстроки, которое содержит поле ввода поискового слова, три переключателя дополнительных условий поиска и кнопки команд управления. Введите поисковое слово или фразу и нажмите кнопку Найти или клавишу [Enter]. Найденная в тексте подстрока будет выделена, а окно Поиск подстроки будет передвигаться вслед за найденными строчками каждый раз при нажатии кнопки команды Найти или клавиши [Enter]. Если Вы не находились в начале текста, когда решили выполнить команду Поиск подстроки, то у Вас есть выбор направления движения поиска: вперед (с точки входа и до конца текста) или назад (с точки входа и к началу документа). По умолчанию алгоритм поиска следующий: поиск подстроки ведется без учета регистра на любое вхождение подстроки, т.е. при заданной подстроке поиска «арбитраж» в тексте будет найдена и выделена данная подстрока в словах типа: арбитражное, арбитраж, доарбитражное и т.п. Если нужно найти подстроку с учетом регистра букв, то следует отключить переключатель Без учета регистра. Если включен переключатель По началу слова, то поиск подстроки будет производиться, начиная с первого символа каждого слова в тексте, т.е. при
26
поиске подстроки «арбитраж» в тексте не будет найдено вхождение данной подстроки в слово «доарбитражное». Если включен переключатель Слово полностью, то при поиске подстроки «арбитраж» в тексте будет найдено только слово «арбитраж». При работе с текстом документа может возникнуть необходимость поставить закладки. Для этого нужно выделить фрагмент текста (слово, фразу, абзац) и нажать кнопку Установить закладку на панели инструментов , либо воспользоваться соответствующей командой контекстного меню правой кнопки мыши. В результате на экране появится окно-диалог Установить закладку, в котором находятся три поля ввода: Наименование, Комментарий и Положить в папку. По умолчанию наименование закладки - это часть текста, которую выделили в нем при установке закладки. Можно заменить это наименование на новое. Если выполнить команду Установить закладку без выделения в тексте, то наименованием закладки будет название документа, т.е. закладка будет сделана в начале документа. В поле Комментарий можно ввести произвольный текст - комментарий к данной части документа. В поле Положить в папку необходимо указать имя папки, в которой будет сохранена данная закладка. По умолчанию система предлагает положить закладку в главную папку материалов пользователя, но так же можно создать новую папку, введя ее наименование или выбрать ее из списка папок в окнедиалоге Выбрать папку. После определения всех параметров в окне-диалоге Установить закладку, и выполнения команды Установить, имя закладки появится под ярлычком Закладки в выбранной папке. После установки закладки она особым образом помечается в тексте документа. Двойным щелчком мыши в области закладки пользователь может открыть комментарий к ней. Список всех закладок, сделанных в документах и комментариях к тематикам информационных разделов группы Законодательство, появится под ярлычком Закладки информационного окна. Сохранение текста в файле. Для того чтобы записать содержимое информационного окна в файл существует команда Сохранить в файл меню Файл. При выполнении этой команды открывается окно Сохранить в файл, в котором следует выбрать логическое устройство и папку, куда будет записан файл, определить тип файла (формата RTF или текстовый), для текстовых файлов выбрать кодировку (DOS или Windows). В левой нижней части окна Сохранить в файл можно установить параметры сохранения: какую часть документа сохранять (документ вместе со статусом, только текст документа, только выделенную область текста), а для списков и текстов комментариев: документ полностью, т.е. полное содержимое информационного окна или текущий текст (только текст комментария или только список). Для текстовых файлов в данном окне определяется ширина страницы (по умолчанию - 68 символов).
27
Печать текста. Для организации предварительной подготовки к печати и непосредственно самой печати любых информационных материалов в меню Файл существуют следующие команды: Параметры страницы, Предварительный просмотр (с кнопкой на панели инструментов) и Печать (с кнопкой на панели инструментов). Для настройки параметров печати выберите в меню Файл команду Параметры печати. На экране появится соответствующее окно, имеющее четыре вкладки: - во вкладке Принтер выбирается и настраивается принтер; - во вкладке Формат определяется формат и ориентация листов при печати; - во вкладке Страница можно изменить установку отступов от края листа (сверху, снизу, справа, слева), а также включить режим «продолжение листа под край» (по умолчанию - выключен), что позволяет распечатывать большеформатный текст (таблицы) кусками с шириной и высотой, максимально возможными для данного принтера с учетом дальнейшего склеивания листов; - во вкладке Колонтитулы можно выбирать и устанавливать параметры колонтитулов страницы. С помощью команды Предварительный просмотр можно просмотреть материал в том виде, как он будет выглядеть после печати (внешний вид и количество страниц) и сразу напечатать материал. Все вышеуказанные режимы настройки, просмотра и печати сведены в одном окне Печать, которое вызывается командой Печать в меню Файл. Экспорт текста в другие приложения. В ИС «Кодекс» можно сразу же открывать просматриваемый материал в текстовом редакторе MS Word, а затем в форматах этого приложения его редактировать и сохранять. Для этого на панели инструментов существует кнопка Копировать в MS Word. 2. Порядок выполнения работы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8.
Запустите ИС «Кодекс». Найдите Гражданский кодекс Российской Федерации и откройте его. Просмотрите ярлыки в нижней части информационного окна. Пролистайте текст документа с помощью вертикальной полосы прокрутки или клавиш управления курсором на клавиатуре. Просмотрите текст документа, используя вкладку Оглавление. Определите статус документа, используя вкладку Статус. Найдите в тексте гиперссылки. Используя соответствующую гиперссылку на вкладке Статус, перейдите в раздел Юридическая справка и ознакомьтесь с правилами вступления в силу нормативных актов РФ. Вернитесь к Гражданскому кодексу, просмотрите содержимое вкладок Ссылается на и На него ссылаются и определите соответствующие списки документов.
28
9.
10.
11. 12.
13. 14. 15.
Вернитесь к тексту документа и найдите фрагменты текста со словосочетанием «ценные бумаги». Используйте различные режимы поиска подстроки. Установите несколько закладок в тех статьях Кодекса, где присутствует словосочетание «ценные бумаги». Закройте активное информационное окно и вернитесь к тексту документа с помощью закладок. Выделите фрагмент текста и сохраните его в формате RTF и в текстовом формате в своей рабочей папке на диске. Выделите произвольный фрагмент текста документа и экспортируйте его в текстовый редактор MS Word 97. Прокомментируйте данный фрагмент и сохраните его в формате MS Word в своей папке на диске. Завершите работу с ИС «Кодекс». Откройте свою рабочую папку и просмотрите сохраненные файлы. Результаты работы предъявите преподавателю. 3. Контрольные вопросы
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Какие возможности предусмотрены в ИС «Кодекс» при работе с документами? Что такое гиперссылки? Как произвести поиск подстроки в тексте документа? Что такое закладки? Как их установить? В чем проявляется отличие формата RTF и текстового формата при сохранении текста? В чем отличие команды Сохранить в файл от команды Копировать в MS Word ?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 6 Работа с профессионально ориентированными информационными продуктами на примере системы «Помощник бухгалтера» Цель работы: ознакомиться с особенностями работы с профессионально ориентированными информационными продуктами на примере системы «Помощник бухгалтера», изучить возможности данной системы, получить практические навыки работы с системой «Помощник бухгалтера».
29
1. Методические указания Страница Кодекс - Помощник бухгалтера - главная страница, с которой начинается работа со специализированной информационно-консультационной системой «Помощник бухгалтера». Вход в систему осуществляется командой Помощник бухгалтера меню Поиск или нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов. Всю информацию, представленную в системе «Помощник бухгалтера», можно разделить на следующие блоки, дающие пользователю возможность сразу сориентироваться в предлагаемом массиве информации: - Законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении; - Юридические комментарии и консультации; - Налоговый календарь; - Формы отчетности; - Справочная информация. В каждом блоке находится один или несколько разделов. У каждого раздела есть комментарий, где можно ознакомиться с краткой характеристикой раздела и узнать, какие материалы туда включены. Первый блок Законодательство включает в себя все необходимые документы по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, как для коммерческих, так и для бюджетных организаций. Структура раздела удобна и понятна. Первая страница представляет собой верхний уровень тематического классификатора, максимально приближенного к хорошо знакомому бухгалтерам Плану счетов и Налоговому кодексу. Документарный раздел является основой системы «Помощник бухгалтера», т.к. в конечном итоге, какая бы проблема ни стояла перед пользователем, в принятии окончательного решения он должен опираться на нормативную базу. Кроме нормативных актов пользователь найдет здесь и информацию разъяснительного характера, а также рекомендации и методические документы по вопросам налогообложения и бухучета. Для того чтобы быстро найти необходимый документ, предусмотрено несколько вариантов поиска: поиск по атрибутам, поиск по ситуации, интеллектуальный поиск, поиск из списка «Наиболее важные документы». В зависимости от решаемой задачи пользователь сам выбирает оптимальный вариант поиска. В том случае, когда точно известны какие либо атрибуты документа, рекомендуется использовать атрибутный простой поиск или атрибутный расширенный поиск. Однако нередки случаи, когда бухгалтер не располагает атрибутами документа, а знает только, о чем этот документ. В этом случае следует использовать контекстный поиск, который позволит сделать выборку документов, где упоминается любое заданное слово (введенное точно или с произвольным окончанием). Если интересующая пользователя проблема может быть описана фразой или несколькими словами, то можно осуществить
30
приблизительный контекстный поиск. При этом результат поиска будет представлять собой взвешенный список, в котором документы расположены в зависимости от того, как часто упоминаются в них заданные слова (в порядке убывания). Таким образом, в верхней части списка будет находиться документ, содержащий максимальное число вхождений и, вероятно, наиболее подробно описывающий проблему. Если нужен не конкретный документ, а подборка документов, регламентирующих тот или иной вопрос, можно использовать уже готовую выборку. Для этого следует выбрать интересующую тематику из списка, приведенного на экране, либо воспользоваться поиском по ситуациям. Список документов, относящихся к выбранной тематике, можно увидеть, выбрав соответствующий ярлычок в нижней части экрана. Тематический классификатор обеспечивает удобство и простоту поиска документов. У тематик данной базы данных есть комментарии, которые снабжены гипертекстовыми ссылками. Бухгалтер без особого труда от описания тематики сможет перейти к документам. Для удобства работы бухгалтера выделен блок наиболее важных документов, содержащий те документы, с которыми приходится чаще всего сталкиваться. В этом блоке бухгалтер всегда сможет быстро найти все, что его интересует, - действующие положения по бухгалтерскому учету и основные документы, регламентирующие порядок сдачи бухгалтерской отчетности. Раздел Законодательство в вопросах и ответах относится к блоку правовой информации Юридические комментарии и консультации, а также является дополнительным разделом к блоку Законодательство России. Современное состояние законодательства зачастую создает в бухгалтерской практике трудноразрешимые проблемы. Они обусловлены отсутствием в нормативных актах прямых ответов на некоторые из возникающих вопросов, коллизионными противоречиями в различных правовых документах, а также наличием в них положений, допускающих неоднозначную трактовку. В этих и многих других случаях призваны помочь включенные в данный раздел консультации квалифицированных специалистов, оформленные в виде ответов на конкретные сложные вопросы. Однако, если при принятии решения одни бухгалтеры предпочитают опереться на мнение независимых экспертов, то другие хотят знать официальную точку зрения по интересующей их проблеме, поэтому разработчики помимо консультаций включили в этот раздел так называемые письма-разъяснения официальных органов - Минфина, МНС, налоговых инспекций и др. Кроме того в повседневной деятельности специалисту трудно обойтись без консультаций независимых аудиторов и юристов - экспертов по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения. Иногда все точки над «i» расставляют арбитражные суды. Хотя отечественные правоведы не рассматривают судебный прецедент в качестве источника права, обобщение судебной практики по отдельным вопросам может оказаться полезным. Ведь зная, как суд трактует ту или иную статью закона, можно в значительной степени предотвратить возможные ошибки или избежать ненужных судебных
31
расходов. Таким образом, только комплексный подход к решению проблемы, анализ информации, полученной из различных источников, позволяет профессионалу принять верное решение. Если пользователь по каким-либо причинам не найдет ответ на свой вопрос, то он может послать запрос либо по адресу, указанному в комментарии к разделу, либо через Internet, зайдя на сервер www.kodeks.net. По мере подготовки ответы помещаются в систему, оказывая тем самым помощь всем пользователям ИС «Кодекс». В разделе Справочник бухгалтера полностью представлена необходимая для работы бухгалтера справочная информация. Экономия рабочего времени пользователя - главное преимущество этого раздела. Ставка рефинансирования, МРОТ, предельные нормы и нормативы расходов, принимаемых для целей налогообложения, размеры социальных пособий и компенсаций, тарифы и перечни, ставки налогов за предыдущие годы - всю эту необходимую информацию трудно постоянно держать в голове и столь же проблематично искать в документах. Проблема усложняется, если нужны данные за период в прошлом. Справочник бухгалтера мгновенно предоставит все эти данные в распоряжение пользователя. Учитывая потребность бухгалтера, аудитора всегда иметь нужные цифры и перечни под рукой, многие справки раздела отформатированы так, чтобы их удобно было хранить в распечатанном виде. Справки - не просто списки и цифры, многие из них имеют примечания, разъясняющие особенности и сферы применения приведенных экономических показателей. Благодаря использованию в системе гипертекстовых ссылок и концепции единого информационного пространства можно от любой справки, приведенной в разделе, перейти в нужное место документа, на который ссылается данная справка. Ряд справочных материалов структурирован, что позволяет, используя оглавление, быстро перейти к необходимой информации. Отличительной особенностью и неоспоримым преимуществом Справочника бухгалтера является то, что справки в нем собраны за довольно длительный временной отрезок - с 1991 года по сегодняшний день. Некоторые справки предоставляют пользователям информацию в более наглядном, чем табличный, графическом виде. Такая возможность привлекательна для специалистов, занимающихся аналитической работой. Справочник по корреспонденции счетов рассчитан на коммерческие организации, так как в его основу положен План счетов для коммерческих организаций. Справочник поможет вести бухгалтерский учет, подготовку отчетности, проанализировать информацию о хозяйственных операциях и способах их отражения в бухгалтерском отчете. Структура справочника максимально приближена к структуре Плана счетов. В разделе представлен как старый, так и новый План счетов. Дано описание каждого счета, его корреспонденция с другими счетами и таблица сравнения, позволяющая сопоставить произошедшие в учете изменения. От описания счета можно сразу перейти к его корреспонденции с другими счетами.
32
Подробную информацию об информационном разделе Справочник по корреспонденции счетов можно посмотреть в ярлыке Комментарий. Налоговый календарь - это очень удобный инструмент, позволяющий бухгалтеру легко и быстро получить ответы на вопросы: когда, сколько и кому платить налоги. Особенно привлекательна для пользователей налогового календаря возможность сохранения собственных настроек, тогда в календаре отражаются только те налоги, которые должна платить конкретная организация. Налоговый календарь состоит из двух частей: Справочник по налогам и Календарь операций. Справочник по налогам содержит отсортированный по алфавиту перечень налогов, сборов и других обязательных платежей. В этом разделе подробно расписаны все сведения о налогах: - вид платежа (отчетности); - плательщики; - объект налогообложения; - ставка налога; - льготы; - срок представления расчетов и уплаты налога (предоставляемые документы); - направление платежа; - источник покрытия расходов по уплате налога; - ответственность налогоплательщика; - основание (нормативный акт). Календарь операций предоставляет пользователю график предстоящих налоговых платежей в виде традиционного календаря с выделенными датами, на которые приходится тот или иной платеж. Пользуясь гипертекстовыми ссылками можно войти в любую дату и получить краткое описание платежа. Сведения на этом уровне составлены таким образом, чтобы дать возможность пользователю сориентироваться, касается ли его непосредственно этот платеж. Немаловажно и то, что даты отмечены с учетом переноса сроков уплаты, приходящихся на выходные и праздничные дни. Календарь снабжен данными о количестве рабочих дней и часов в каждом месяце (квартале). Раздел Все формы отчетности содержит почти 1500 форм, которые распределены по нескольким тематикам, таким, например, как, первичные формы, бухгалтерская и налоговая отчетность, статистическая отчетность. Отдельно выделены сроки хранения документации. Для удобства пользователя данные представлены в таблице в соответствии с утвержденным федеральноархивной службой перечнем типовых управленческих документов деятельности организаций. Для каждого вида отчетности и раздела в системе есть свои комментарии. Открывая интересующую форму, пользователь видит вверху окна информационную строку с упоминанием о том, что для распечатки формы ему нужно открыть ярлык Параметры печати и выбрать, в какой программе ему предпочтительнее работать с этой формой дальше - в MS Word или в MS Excel.
33
Перенос форм в MS Word осуществляется с сохранением их формата. В MS Excel в оригинал формы встроены формулы в тех позициях, где необходимо проведение расчетов, что позволяет быстро заполнять соответствующую форму, после чего ее можно распечатать и сохранить в файл. Если же MS Word или MS Excel недоступен, можно распечатать документ прямо с экрана. Поскольку бланки имеют разные форматы, необходимо учитывать это при печати. Рекомендации для печати и просмотра, а также раскладка страниц для каждой формы содержатся на вкладке «Параметры печати». Если она отсутствует, то при печати следует использовать параметры по умолчанию либо устанавливать наиболее удобные параметры. Раздел Курсы валют содержит исчерпывающую информацию о курсах валют, установленных Центральным банком России с 1991 года по текущую дату (валюты европейских и азиатских государств, государств СНГ).Табличная форма представления сопровождается графической, что позволяет аналитикам оценить динамику изменения интересующей их валюты с начала года до текущего момента. На первой странице раздела представлены два списка - котировки всех ежедневных и наиболее востребованных ежемесячных валют. Указан код валют - цифровой и буквенный, что очень удобно при заполнении таможенных документов. Можно перейти к любой валюте и посмотреть ее динамику за последний месяц.Для первого списка новые данные вносятся ежедневно по официальным курсам валют стран, являющихся ведущими внешнеэкономическими партнерами Российской Федерации, для второго списка - раз в месяц по валютам, котируемым ежемесячно. Дополнительную информацию о валюте можно получить с помощью ярлыка Классификатор валют, где представлен перечень наименований валют с буквенным и цифровым кодами, и указано, на территории каких стран используется та или иная валюта. А ярлык Комментарий даст информацию о том, на основании каких нормативных документов и как рассчитываются официальные курсы валют, а также с какой целью делаются эти расчеты. На верхней панели главной страницы находятся кнопки Поиск по курсам валют, Конвертор валют, Справка. Конвертор валют служит для перевода одной валюты в другую по курсу на заданную пользователем дату. В этом случае на экране монитора появляется окно-диалог с перечнем атрибутов конвертации, которое легко заполнить необходимыми для расчета данными, после чего система автоматически выдает результат требуемого расчета. Подробное описание пользования конвертором содержится в Справке по поискам. Поиск по курсам валют позволяет не только проследить динамику курса каждой валюты за любой промежуток времени, но и восстановить курс любой валюты на любую дату. С помощью гипертекстовых ссылок с главной страницы можно свободно перейти к конкретно интересующей валюте, где представлены динамика и график валюты за текущий месяц.
34
2. Порядок выполнения работы 1. 2.
3.
4. 5. 6.
7.
8. 9. 10. 11.
12. 13.
14.
15. 16.
17. 18.
Запустить ИС «Кодекс». Открыть главную страницу системы «Помощник бухгалтера». Ознакомиться с внешним видом окна, составом управляющих функций и кнопок на панели инструментов. Открыть раздел Законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении. Ознакомиться с составом тематического классификатора. Найти консультации о едином социальном налоге. Найти консультации по учету основного производства. Найти ответ на вопрос: должен ли индивидуальный предприниматель, перешедший на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, уплачивать налог с продаж? Используя интеллектуальный поиск определить последние сроки и порядок обмена паспорта гражданина СССР на паспорт гражданина Российской Федерации. Открыть Справочник бухгалтера. Ознакомиться с элементами окна, основными функциями и назначением кнопок на панели инструментов. Определить величину индекса инфляции во II квартале 1998 года. Определить нормы командировочных расходов на территории Российской Федерации в октябре 1997 года. Используя контекстный поиск, определить к какой амортизационной группе относятся автомобили легковые большого класса (с рабочим объемом двигателя свыше 3,5 л) и высшего класса. Для этого в справочнике выбрать тематику Налог на прибыль. Для быстрой навигации по данному материалу можно использовать ярлык Оглавление. Используя атрибутный простой поиск найти информацию о налоговых регистрах. Открыть Справочник по корреспонденции счетов. Ознакомиться с элементами окна, основными функциями, назначением кнопок и содержанием вкладок справочника. Открыть Налоговый календарь. Ознакомиться с элементами окна, основными функциями, назначением кнопок и содержанием вкладок. В справочнике по налогам найти информацию о налоге на игорный бизнес. Ознакомиться с настройкой налогового календаря. Открыть раздел Формы отчетности. Ознакомиться с элементами окна, основными функциями и назначением кнопок на панели инструментов. Найдити форму Декларации о доходах гражданина. Просмотреть комментарии и рекомендации по заполнению формы. Перенести форму в MS Word. Вернуться в ИС «Кодекс» и перенести эту же форму в MS Excel, заполнить ее и сохранить в файле в своей рабочей папке на диске. Войти в раздел Курсы валют и ознакомиться с его структурой и назначением основных кнопок на панели инструментов. Определить динамику курса евро с момента его введения в обращение.
35
19. Выбрать самостоятельно несколько валют и сравнить их динамику за один и тот же промежуток времени. 20. Проверить работу конвертора валют, самостоятельно подобрав исходные данные для конвертации. 21. Результаты работы представить преподавателю. 22. Завершить работу с ИС «Кодекс». 3. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Каково назначение и состав системы «Помощник бухгалтера»? Какие виды поиска можно использовать в системе «Помощник бухгалтера»? В чем заключается практическая значимость раздела Законодательство в вопросах и ответах? Из каких частей состоит Налоговый календарь? В каком разделе следует искать форму счета-фактуры и правила ее заполнения? Для чего и как используется Конвертор валют?
Оглавление ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1. Информационная система «Кодекс»: основные понятия………………………………………………...……..…..…стр. 3 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2. Основы работы в информационном разделе……………………………………………………………..…...…....…стр. 11 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3. Поиск документов и информации…..….стр. 16 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4. Работа со списками документов…....…..стр. 19 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5. Работа с текстом документа……….……стр. 24 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №6. Работа с профессионально ориентированными информационными продуктами на примере системы «Помощник бухгалтера»………………………….…………………………..стр. 28
