Автоматизация документирования деятельности организации: Методические указания к курсовому проектированию

Пензенский государственный университет

Автоматизация документирования деятельности организации Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине "Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления"

2008

УДК 681.3.07 Приведено описание порядка выполнения курсового проекта. В ходе выполнения курсового проекта студенты должны изучить структуру и деятельность организации в целом и подразделения (должностного лица) в отдельности, провести анализ состава внемашинной базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, определить цели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности. Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления». Ил. 16, библиогр. 9 назван. Составители: Ю.Г. Кирюхин, И.В. Усманова, Г.В. Кошелева

Рецензент: В.В.Пикулин, канд. техн. наук, доцент зав.кафедрой «Информатика» Пензенской государственной технологической академии

2

Введение Управление организациями следующих процессах:

и

предприятиями

основано

на

- получение информации и ее обработка; - анализ, подготовка и принятие решений; - выполнение решений; - учет и контроль принятых решений. Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. Документационное обеспечение управления (ДОУ) предполагает решение трех основных задач применительно к программным системам автоматизации: - документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление); - организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); - систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур). Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей: в области обработки документов:

3

- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; - создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; - создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труд по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; - обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; - исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; в области контроля за исполнительской дисциплиной: - обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; - обеспечения автоматизированного упреждающего контроль за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативно” получение информации о состоянии исполнения и места нахождения любого документа; - сокращение сроков прохождения и исполнения документов; в области организации доступа к информации: - обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов. 4

Перечисленные задачи должны быть частично решены студентами специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» в рамках курсового проектирования по дисциплине «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления».

Цель и проекта

организация

выполнения

курсового

Курсовой проект имеет целью научить студентов анализировать документооборот организации или подразделения, автоматизировать подготовку документов и уметь применять эти знания в практической работе по выбранной специальности. В качестве объекта исследования могут рассматриваться движение документов и их формы для предприятия малого бизнеса, подразделения крупной организации или рабочего места должностного лица. При этом количество форм создаваемых документов должно быть не менее десяти. В ходе выполнения курсового проекта студенты должны изучить структуру и деятельность организации в целом и подразделения (должностного лица) в отдельности, провести анализ состава внемашинной базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, определить цели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности.

Структура проекта

пояснительной

записки

курсового

Пояснительная записка курсового проекта должна иметь следующую структуру: - титульный лист; - задание на курсовое проектирование; 5

- содержание; - введение; - анализ объекта проектирования; - разработка структуры САДД (CASE-модели функциональной структуры объекта управления); - технико-экономическое обоснование проекта; - разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД; - руководство пользователя; - список использованной литературы; - приложения. Выполнение курсового проекта начинается с анализа объекта проектирования.

1 Анализ объекта проектирования При выполнении этого этапа работы необходимо дать краткую характеристику организации в целом, отдела или должностного лица в частности. Представить организационную структуру организации и определить в ней место рассматриваемого отдела. Определить основные функции, выполняемые подразделениями, и дать вербальное описание взаимодействия подразделения с другими компонентами информационной структуры. При этом необходимо помнить, что документ создается в результате осуществления некоторым объектом своих функций (управленческих или производственных). Анализ состава подразделений организации позволяет выяснить, какие документы принимает и готовит каждое подразделение, куда и какие документы передаются. Это создает возможность определения существующих в организации (подразделении) документопотоков. Ниже приводится вербальное описание процессов движения документов на примере документооборота, образующегося на рабочем месте секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области. 6

Все входящие, исходящие и внутренние документы архивного отдела (и документы коллегии в том числе) проходят процедуру регистрации. Согласно определению, регистрация документа предназначена для отражения факта его создания, отправления или получения. Регистрацией документов занимается секретарь архивного отдела. Он передает необходимые входящие документы секретарю коллегии, а также занимается регистрацией внутренних и исходящих документов. В документе план устанавливается перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных исполнителей. План работы коллегии формируется секретарем на полугодие на основе предложений членов коллегии, высказанных на одном из заседаний. Затем секретарь передает план на утверждение председателю. Заседания коллегии проводятся в соответствии с разработанным планом на полугодие. Подготовка вопросов для рассмотрения на конкретном заседании осуществляется членами коллегии, специалистами отдела, работниками государственного архива Пензенской области и других архивных учреждений. Специалист, ответственный за подготовку вопроса, готовит также проект решений по данному вопросу. Эти документы передаются секретарю лично или письмом не позднее, чем за десять дней до проведения заседания. Проекты решений содержат в себе анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, четко и кратко сформулированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных исполнителей. В среднем для одного заседания секретарь получает от членов коллегии десять писем, содержащих вопросы для рассмотрения, проекты решений и материалы к ним. Исходя из представленных вопросов, проектов их решений и дополнительных материалов секретарь формирует повестку дня и список приглашенных на заседание коллегии. Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа, но Регламент коллегии архивного отдела правительства 7

Пензенской области определяет повестку дня как самостоятельный документ. Документ список содержит в себе перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д. Повестка дня, проекты решений по пунктам повестки и список присутствующих на заседании не позднее, чем за семь дней до начала заседания, представляются секретарем на утверждение председателю. На заседания коллегии приглашаются специалисты не только архивных учреждений, но и других организаций области (администраций, министерств). В Пензенской области около полутора тысяч организаций и учреждений, представители которых регулярно принимают участие в заседаниях коллегии. В среднем на заседании кроме членов коллегии присутствуют тридцать приглашенных лиц из различных учреждений. На итоговом заседании коллегии число приглашенных достигает пятидесяти человек. Для них на основе утвержденного списка лиц, приглашенных на заседание коллегии, секретарь готовит письма-приглашения. Очевидно, что письма составляют большую часть документов, готовящихся секретарем. Их подготовка является очень трудоемким процессом по ряду причин. Основная проблема, связанная с подготовкой писем – это поиск необходимой информации о точном наименовании организации, ее адреса, фамилии и должности руководителя. Такой поиск крайне неудобно осуществлять не только в документах на бумажных носителях, но и при наличии единой сводной электронной таблицы на основе, например, программы Microsoft Excel, поскольку возможны ошибки при написании большого количества писем с условием ввода подобной информации «вручную». Кроме того, при вводе адреса велика вероятность допустить ошибку в пунктуации, особенно при подготовке большого количества писем. На заседаниях коллегии секретарь ведет протокол. Применяется полная форма протокола. Он содержит в себе запись основного содержания и решения по каждому вопросу. В течение десяти дней после заседания протокол должен быть подписан председателем или по его 8

поручению председательствующим на заседании. Для этого оформленный протокол заседания секретарь предает председателю на подпись. В отсутствии на заседании председателя он может быть подписан председательствующим на заседании. Решение принимается коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение должно строго соответствовать закону, оно не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам. Подготовка решений коллегии начинается с предоставления секретарю проектов решения по отдельным вопросам. Затем на заседании члены коллегии на основе проекта выносят решение по отдельным вопросам, которое дорабатывается с учетом высказанных в ходе заседания замечаний и предложений в течение пяти дней после окончания заседания. Решения коллегии архивного отдела обязательны для исполнения самим архивным отделом и Государственным архивом Пензенской области (поскольку архив находится в прямом подчинении отделу). Для всех остальных архивных учреждений области решения носят рекомендательный характер. Ход выполнения решений и контроль за их исполнением выносятся на одно из последующих заседаний коллегии и включаются в повестку дня заседания отдельным пунктом. В течение семи дней после принятия решения секретарь обеспечивает тиражирование и рассылку документов. Для этого он формирует перечень организаций, в которые необходимо направить решение. Перечень рассылки решения коллегии является последним документом, оформляемым в рамках одного заседания коллегии. Несмотря на то, что документ напрямую относится к деятельности коллегии, в настоящее время его разработкой занимается заместитель начальника архивного отдела. Однако регламент коллегии устанавливает перечень организаций, куда следует направить решение коллегии, как документ, разрабатываемый секретарем и утверждаемый председателем коллегии. Поэтому в перечне следует изменить должности начальника и заместителя начальника архивного отдела на соответствующие должности в составе 9

коллегии. В этом случае документ будет разрабатывать и подписывать секретарь коллегии, а утверждать – председатель. Секретарь коллегии является ее членом и принимает непосредственное участие в ее заседаниях и обсуждении вопросов. Кроме того, он выполняет большой объем аналитической работы, оценивая состояние исполнения решений, анализируя работу архивных учреждений области. На заседания коллегии архивного отдела выносятся показатели работы областных архивов в виде сводных годовых планов. Показатели, по которым они составляются, утверждены приказом Федерального архивного агентства 30 ноября 2004 г. N 45 «О внедрении в федеральных государственных архивах новой формы планово-отчетной документации и утверждении перечня ведомственных бюджетных программ на период до 2007 г.» Секретарю коллегии поручается подготовка докладов, связанных с оценкой работы архивных учреждений области за прошедший год. Для ускорения такой работы создаются справки о работе архивных учреждений области. Список документов представляется в таблице 1.

с

указанием

их

авторов

и

адресатов

Затем данные вербального описания переносятся на схему функциональной структуры САДД. При ее построении необходимо дисциплине использовать материалы лабораторных работ по «Информационное обеспечение управления». Таблица 1- Документные связи между подразделениями предприятия

Документ

Причина создания и содержание документа

Документы, содержащие исходные данные

10

Место создания документа

Куда передается документ

2 Технико-экономическое обоснование проекта Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов. Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Как правило, разумно автоматизировать подготовку тех документов, которые: а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию, например, приглашение на заседание некоторого комитета; б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей. Нецелесообразно автоматизировать средствами MS Access подготовку документов, содержащих сплошной текст большого объема, т.к. возможности MS Access в отношении редактирования текста ограничены. Для проведения технико-экономического анализа воспользуемся методикой, включающей в себя следующие этапы [2]: 1. Подготовка исходных данных, характеризующих обработки информации, в форме Таблица 2, Таблица 3.

процесс

В рассматриваемом примере секретарь коллегии Архивного отдела Пензенской области обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j): - план работы коллегии на полугодие; - приглашение на коллегию; - повестка дня; - список присутствующих на заседании коллегии; - протокол заседания; - решение коллегии; 11

- перечень рассылки решений коллегии; - сводные годовые планы/отчеты. Таблица 2

Документ, j

План работы коллегии на полугодие Приглашение на коллегию Повестка дня Список присутствующих на заседании коллегии Протокол заседания Решение коллегии Перечень рассылки решений коллегии Сводные годовые планы/отчеты

Среднее количество обрабатываемы х документов, Kij, [шт/мес] 0,5 30 1

Средняя трудоемкость обработки документов, Wij, [чел*час/шт] 5 2 1,5

1 1 3,5 1 6

3 8 8 5 4

Таблица 3 Подразделение (наименование должности)

Значение показателей затрат Средняя заработная плата С [руб/(чел*мес)]

Начисления на заработную плату H [руб]

4500

500

Секретарь

Вычисление средней продолжительности рабочего времени Тм,ср. за месяц в часах: Тм,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес ≈ 171 [час/мес]. 2. Оценка количества исполнителей Nj, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью: Nj = (Kj*Wj)/Тм,ср. [чел]. Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1): N1 = (5*0,5)/171 ≈ 0,015

12

Оценка общего количества исполнителей определяется как сумма Nj; N = ∑Nj = 0,77. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени заместителя начальника архивного отдела занимает выполнение обязанностей секретаря коллегии. 3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат Mj на обработку j-го типа документа. Mj = Nj*C*(1+H/100) [руб/мес]. Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1): M1 =0,015*4500*(1+500/100) = 98,68[руб/мес]. Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят M=ΣMj=6199,52 [руб/мес]. 4. Вычисление себестоимости обработки Сj одного экземпляра j-го типа документа: Сj = Mj/Kj [руб/шт] Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1): C1 = 98,68/0,5 = 197,36 5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД. Оценка затрат S на создание и внедрение БД. Стоимость технического обеспечения не включается в экономическое обоснование внедрения комплекса программных средств, поскольку рабочее место секретаря коллегии уже оснащено компьютером и принтером. Стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена Sто = 15 000. Оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Qкарт=2000 [шт] документов. В результате очевидного 13

расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа Rj=(Kj/Qкарт )*Sкарт [руб/мес], где Sкарт [руб] — стоимость одного картриджа. Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1): R1 = (0,5/2000)*4000 =1. 6. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа M'a,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы). Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы M'a,j = Sj/(12*L) + Rj [руб/мес], где Sj=S*Kj/ΣKj — доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим: M'a,1=15000*(0,5/44)/(12*3)+1= 5,73. Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны M'a=ΣM'a,j≈485,68 [руб/мес]. 7. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их обработки Wa,j<Wj и, как следствие, в уменьшении количества исполнителей NaδWa>M'a/(N*[C*(1+H/100)]) M'a
платы условия для введения автоматизации ухудшаются. Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных в рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем последовательного подбора параметров. В данном примере δWa>449,47/(1*[4500*(1+500/100)])≈0,066. Исходя из рекомендаций методики и опыта проектирования, выберем следующие значения параметров δWa,j: δWa,1=δWa,2=δWa,3=δWa,4=δWa,5=δWa,6=δWa,7=δWa,8= =δWa,9=δWa,10=δWa,11=0,35. 8. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации: Wa,j = Wj*(1 - δWa,j) [чел*час/шт]. Wa,1 = 5*(1 – 0,35) ≈ 3,25. Реальная трудоемкость обработки документов в условиях автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости Wa,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента, например, на демонстрационных версиях автоматизированной системы обработки документов. 9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов): Na,j = Nj*(1 - δWa,j) [чел]. Na,1 = 0,015*(1 – 0,35) ≈ 0,01; Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле Na = ΣNa,j=0,505. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на выполнение обязанностей секретаря коллегии. Она составит (NAi/N)*100 % = 64%.

15

10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением: Ma,j = Nа,j[C*(1+H/100)]+ M'a,j [руб/мес]. Мa,1=0,015*[4500(1+500/100)]+5,73= =0,015*6750+5,73=106,98. Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации составляют Ma=ΣMa,j≈= 5676,29 [руб/мес]. 11. Среднемесячное количество обработанных документов при внедрении САДД: Kа,j = Kj/(1-δWa,j) [шт/мес]. Ka,1 = 0,5/(1- 0,35) = 0,325. Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов увеличилось до 24,8 единиц. Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям: среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 6199,52 руб. до 5676,29 руб; возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 64 %; возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 44 до 68,8 а так как заседания коллегии проводятся один раз в квартал, увеличение количества документов составит 24,8 единиц для одного заседания. Поэтому внедрение целесообразным.

комплекса

является

экономически

3 Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД

16

Результатом анализа объекта проектирования и техникоэкономического обоснования САДД является выделение состава документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. После этого производится анализ внемашинной информационной БД. База данных состоит из двух частей: - внемашинной; - внутримашинной. Внемашинная БД необходима для организации работы и поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями системы подготовки документов. Внемашинную БД составляют различные документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во внутримашинной БД. К таким документам относятся документы, поступающие на рабочие места, а также нормативные документы, используемые при заполнении создаваемых документов. Документы, формируемые системой, также должны распечатываться в нужном количестве экземпляров и передаваться исполнителям. Результатом выполнения этого этапа работы является построение списка документов, необходимых для выполнения производственных или управленческих функций, а также документов, составляющих нормативную базу делопроизводства. Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД Access для Windows. Данные из данной системы с помощью стандартных средств Access легко передаются в другие программы, входящие в состав MS Office (Word, Excel), что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы.

17

Внутримашинная информационная база располагается на жестком диске компьютера, а резервные копии – на жестком диске и/или гибких дисках. Для разработки внутримашинной БД необходимо в первую очередь определить ее структуру. В условиях реального предприятия эту задачу решает должностное лицо, на которое возложены функции администратора БД. Для этого в первую очередь используются данные таблицы 1, в которой перечислены создаваемые документы, а также кратко охарактеризовано их содержание. Далее определяются документы, формируемые в выбранном для анализа подразделении. Форма каждого документа оценивается с точки зрения состава используемых в документе реквизитов, а также наличия и содержания постоянной и переменной части текста документа в соответствии с действующей нормативной базой делопроизводства. Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в деятельности секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области. Анализ форм документов в работе произведен в порядке, определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии. Это сделано для того, чтобы показать взаимосвязь информации, присутствующей в документах, и выявить объекты данных, которые следует включить в базу данных. При подготовке документов одной организации целесообразно использовать единый стиль расположения реквизитов. В работе предлагается использовать угловое центрированное расположение реквизитов. Чтобы документы Архивного отдела (в том числе коллегии) соответствовали ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, необходимо в первую очередь исправить ошибки в оформлении бланков документов. В документе План устанавливается перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных 18

исполнителей. Помимо того, что план работы коллегии оформлен не на бланке, в нем отсутствует «гриф утверждения документа». Согласно Примерному перечню документов, подлежащих утверждению, (приведен в приложении № 4 Государственной системы документационного обеспечения управления), план работы коллегии также утверждается1. Кроме того, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти также относит план к категории утверждаемых документов2. План работы коллегии подписывается секретарем и утверждается председателем коллегии. В оформлении плана работы коллегии можно выделить постоянную и переменную часть документа. Постоянными являются реквизиты «герб субъекта Российской Федерации», «Наименование организации». В качестве срока исполнения мероприятия называется месяц года, а ответственный исполнитель выбирается из списка сотрудников архивного отдела. В базе данных, предназначенной для автоматизации подготовки документов коллегии, необходимо обеспечить однократный ввод сведений об организации и ее сотрудниках для последующего выбора для формирования документов. Удобство для пользователя создаст возможность выбора срока исполнения документа из заранее сформированного списка месяцев. Остальные реквизиты («дата документа», «регистрационный номер документа», «подпись») целесообразно хранить в отдельной таблице БД, предназначенной для этого документа. Приглашение на коллегию является по своей сути письмомприглашением, предлагающим адресату (конкретному лицу или организации) принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (в данном случае - в заседании коллегии архивного отдела)3. Письмо оформляется на бланке письма и подписывается начальником архивного 1

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991, приложение № 4. 2

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, статья 2.6 пункт 2.6.9. 3 Т.В. Кузнецова. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и. допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. С.146.

19

отдела. Следует отметить, что в этом документе помимо ошибок оформления, отмеченных для бланка, неправильно оформлен реквизит «подпись»: полное наименование должности лица в реквизите «подпись» не указывается, если документ оформлен на бланке учреждения. Если рассматривать письма–приглашения, относящиеся к одному заседанию коллегии, то разными для каждого письма будут только реквизиты «регистрационный номер документа» и «адресат», а также имя и должность приглашенного на заседание лица. Все остальные реквизиты «герб субъекта Российской Федерации», «справочные данные об организации», «наименование организации», «подпись», а также «текст документа» будут совпадать для всех писем. В разрабатываемой БД следует предусмотреть возможность однократного ввода информации о проводимом заседании (дата, время, адрес и вопрос проведения заседания), выбора адресатов из заранее заполненного списка организаций и учреждений области и формирования полного комплекта писемприглашений на заседание коллегии. Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения, формулируются в предложном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области определяет повестку дня как самостоятельный документ1. В таком случае он должен оформляться на общем бланке, иметь реквизиты «регистрационный номер документа», «дата документа» и «подпись». Кроме того, в составе повестки дня не следует приводить список присутствующих на заседании, тем более что регламент коллегии определяет его как самостоятельный документ. Повестка дня подписывается секретарем коллегии. 1

Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 2.2.

20

Постоянную часть оформления повестки дня составляют реквизиты «герб субъекта Российской Федерации», «наименование организации», «подпись». В БД необходимо предусмотреть возможность заполнения только пунктов повестки и автоматического формирования документа на общем бланке на основе ранее внесенных данных об организации. Список присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) оформляется отдельным документом и прилагается к протоколу1 (пункт 4.5 регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской области). Документ Список обычно содержит перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). Список обычно оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа», «заголовок к тексту», «подпись». Текст списка, как правило, представляется в табличной форме2. Список приглашенных на заседание коллегии, оформляемый в настоящее время в архивном отделе, содержит наименование организации, фамилию, имя и отчество приглашенного сотрудника. Для удобства можно также включить в список наименование должности приглашенного лица. Это повысит информативность документа, но не потребует дополнительных трудозатрат от секретаря коллегии, поскольку в разработанной базе данных он будет формироваться автоматически. Список приглашенных на заседание коллегии должен подписываться секретарем коллегии. В списке присутствующих на заседании допущены следующие ошибки. 1. Документ оформлен не на общем бланке.

1

Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, пункт 4.5.

2

Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995

21

2. Неправильно оформлен реквизит «дата документа», он включен в состав реквизита «заголовок к тексту», а должен оформляться самостоятельно. 3. Отсутствует «регистрационный номер документа». 4. Отсутствует «подпись» лица, разработавшего документ. В список присутствующих на заседании включаются те лица, для которых ранее были подготовлены письма-приглашения. Поэтому нецелесообразно составлять этот список еще раз. БД должна обеспечить возможность автоматического формирования списка приглашенных на заседание после подготовки писем-приглашений. Организационно-распорядительный документ Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях коллегиальных органов. Он составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений1. Протокол оформляется на общем бланке организации. На заседаниях коллегии архивного отдела Пензенской области ведется полный протокол, содержащий запись всех выступлений на заседании2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель или Председательствующий Секретарь. В разделе «Присутствовали» - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Если же количество присутствующих не превышает 15 человек, то в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без указаний должностей, после них записываются фамилии приглашенных с указанием должности. Список отделяется от повестки дня сплошной чертой. Вводная часть заканчивается повесткой дня. 11

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.1. 2

Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области, раздел № 4.

22

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с перечнем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью. Протоколы оформляются на стандартном бланке протокола или на общем бланке органа исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает продольное расположение реквизитов документа протокол1. Протокол имеет следующие реквизиты: «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «текст документа», «подпись». При необходимости указывается место проведения заседания. Оно отделяется от реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа» сплошной чертой. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в учреждении. Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на 1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.7.

23

заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). В протоколе заседания коллегии архивного отдела Пензенской области отметим следующие ошибки оформления: 1. Неправильно указано наименование организации: «Пензенская область Архивный отдел» вместо «Архивный отдел Пензенской области». 2. Неправильно оформлен реквизит «дата документа», он должен содержать только дату заседания без предлога «от». 3. «Место проведения заседания» («место составления документа») должно располагаться ниже «даты документа» и «регистрационного номера документа», а не на одном с ними уровне. 4. Неправильно оформлена вводная часть протокола: - отсутствует перечисление членов коллегии, принимающих участие в заседании, а указано просто «Присутствовали: 8 членов коллегии»; - отсутствует список приглашенных лиц, или ссылка на такой список, между тем специфической особенностью коллегии архивного отдела является присутствие на ее заседаниях приглашенных лиц; - отсутствуют линии, отделяющие «место проведения заседания» от «даты документа» и «регистрационного номера документа», а также список присутствующих от повестки дня; 5. Оформление основной части документа не соответствует ни Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ни требованиям Регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской области (пункт 4.1): присутствуют только разделы ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ, а раздел СЛУШАЛИ отсутствует. Кроме того, раздел ПОСТАНОВИЛИ следует заменить на раздел РЕШИЛИ, поскольку на заседаниях коллегии оформляются Решения, а не Постановления.

24

6. Отсутствует нумерация страниц. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа1. Особенностью протоколов заседания коллегии является то, что эти документы обычно содержат достаточно большую текстовую часть. Подготовка протокола с помощью средств Microsoft Access может оказаться нерациональной, так как данная СУБД не позволяет форматировать тексты документов. Для подготовки протокола удобнее создать шаблон документа в программе Microsoft Word, задав правильное расположение реквизитов, так как этот текстовый процессор обеспечивает простоту подготовки и форматирования больших текстовых документов. Решение принимается коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение должно строго соответствовать закону, оно не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она объясняет, чем вызвана необходимость принятия решения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА…». Для оформления решения рекомендуется использовать продольное расположение реквизитов общего бланка. Это объясняется тем, что 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, пункт 4.9.

25

документ Решение разрабатывается на основе протокола, а Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти прямо устанавливает использование продольного расположения реквизитов для оформления протокола1. Обязательными реквизитами решения являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа», «заголовок к тексту», «подпись». Оформление решения коллегии архивного отдела Пензенской области имеет ряд ошибок: 1 Документ оформлен не на общем бланке. 2 Неправильно оформлен реквизит «дата документа»: она должна располагаться в левой, а не правой части листа документа. 3 Отсутствует «регистрационный номер документа». Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти2. 4 Неверно выровнен заголовок к тексту. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, должен выравниваться по центру3. 5 Распорядительная часть должна начинаться со слов «КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА», записанных прописными буквами с новой строки; 6 Отсутствует нумерация страниц. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа4. 1

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.7. 2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.5. 3

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.5.1. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, пункт 4.9.

26

Процесс подготовки решения имеет те же особенности, что и протокол: документ содержит в себе большую текстовую часть, поэтому подготовка его с помощью средств СУБД Microsoft Access является нецелесообразной. Более удобно будет создание шаблона решения в программе Microsoft Word. Перечень содержит систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Он оформляется на общем бланке. Как правило, имеет табличную форму. Обязательными реквизитами перечня являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа», «заголовок к тексту», «подпись». Перечень организаций, куда следует направить решения, принятые на заседаниях коллегии, подписывается секретарем и утверждаются председателем коллегии архивного отдела Пензенской области. В оформлении перечня присутствуют следующие ошибки. 1. Документ оформлен не на общем бланке архивного отдела. 2. Реквизит «дата документа» употребляется без предлога «от». 3. Гриф утверждения имеет неправильное выравнивание: он должен быть выровнен по левому краю, или элементы должны быть центрированы относительно самой длинной строки. Перечень содержит следующие постоянные реквизиты: «герб субъекта Российской Федерации», «наименование организации». Организации, в которые направляется решение, выбираются из списка существующих организаций Пензенской области. Целесообразно в базе данных обеспечить возможность однократного ввода наименований организаций области, а затем их выбора для подготовки перечня рассылки. Остальные реквизиты («дата документа», «регистрационный номер документа», «подпись») предполагается хранить в отдельной таблице БД, предназначенной для перечня. Сводные годовые планы работы архивных учреждений непосредственно не участвуют в документообороте коллегии, но по ним 27

производится оценка и анализ работы архивных учреждений, ведется планирование и выносятся решения коллегии. Документы этого вида имеют табличную форму, содержащую в заголовке поквартальные сведения о планируемых и реальных показателях работы областных архивов, а в первой графе – список архивов. Кроме того, этот документ нарастающим итогом отражает сведения за периоды первое полугодие полугодие, 9 месяцев, год и итоговые цифры по области в целом. По количеству параметров, представленных в документе, можно выделить два вида планов. Планы «Выдача дел во временное пользование», «Передача дел в ГАПО», «Проверка наличия дел», «Ремонт и подшивка дел», «Тематические запросы», «Усовершенствование, переработка, описание» и «Утверждение описей на ЭПК» содержат только один планируемый и отчетный параметр. Планы «Картонирование», «Прием дел», «Проведение проверок учреждений», «Работа исследователей», «Создание БД «Архивный фонд» и «Социальноправовые запросы» содержат по два планируемых и отчетных параметра. Несмотря на то, что планы предназначены для внутреннего использования, при их разработке следует учитывать общие правила оформления документов. Они должны позволять идентифицировать автора документа, иметь «регистрационный номер» и «дату документа». Но, поскольку каждый план работы архивных учреждений области представляет собой документ, содержащий большую таблицу в текстовой части, то оформление каждого плана на отдельном бланке представляется нецелесообразным, так как в этом случае таблица окажется разбитой на два листа. Такое разбиение неудобно для практической работы с документами. Поэтому рекомендую оформлять все планы единым многостраничным документом, содержащим общий титульный лист. Титульный лист должен содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «место составления или издания документа», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту». В таблице плана, образующей текстовую часть, следует выделить рассчитываемые автоматически данные (планируемые и отчетные 28

сведения за периоды: первое полугодие, 9 месяцев, год) заливкой ячеек оговоренного цвета для того, чтобы визуально выделить итоговые значения. Документ должен содержать «наименование вида плана» в заголовке. В план рекомендуется включить реквизит «Идентификатор электронной копии документа», содержащий путь к базе данных на машинном носителе, вид документа – План работы архивных учреждений, вид плана, год составления плана. Это следует сделать для того, чтобы можно было легко идентифицировать данные, содержащиеся в плане, расположенном на отдельном листе бумаги, особенно если план занимает несколько страниц, а также обеспечить возможность быстрого и удобного поиска документа в базе данных по виду плана и году составления. Сводный план работы архивных учреждений составляет заместитель начальника архивного отдела по планам работы отдельных архивов области Полученные данные заносятся в таблицу 4. Таблица 4- Перечень и реквизиты документов

Документ

Реквизиты

Постоянная часть текста

Переменная часть текста

При выполнении разделов курсового проекта, связанных с разработкой внутримашинной БД для решения различных прикладных задач, рекомендуется следующая последовательность действий: 1.

Проектирование структуры БД;

2.

Нормализация полученных отношений;

3.

Анализ частных ограничений целостности;

4.

Создание отношений внутримашинной БД;

5. Разработка программного конечному пользователю; 6.

Заполнение БД;

7.

Разработка запросов и отчетов;

интерфейса,

дружественного

8. Оформление разделов пояснительной записки (ПЗ) курсового проекта, содержащих описание разработанного информационного и программного обеспечения, а также руководства пользователя. Они 29

должны соответствовать РД 50—34.698—90 системы. Требования к содержанию документов».

«Автоматизированные

Рассмотрим более подробно перечисленные этапы работы.

3.1 Проектирование структуры БД На основании данных таблиц 1 и 4 в качестве первого шага в разработке структуры внутримашинной БД разрабатывается диаграмма объект/отношение выбранной предметной области. Для определения состава объектов диаграммы целесообразно в первую очередь проанализировать сформированное ранее вербальное описание предметной области. В качестве объектов могут выступать: - создаваемые документы, например, приказ, докладная записка, письмо и т.д.; - внешние организации, данные о которых необходимы для формирования реквизитов входящих и исходящих документов; - названия подразделений, движение документов;

между

которыми

осуществляется

- сведения о сотрудниках, фамилии и инициалы которых необходимы для формирования подписи, визы согласования, грифа утверждения. При определении свойств этого объекта необходимо учесть, что фамилии могут использоваться в документах в разных падежах; инициалы в тексте могут быть расположены до или после фамилии; в ряде случаев требуется указывать не инициалы, а имена и отчества сотрудников. Все эти ситуации учитываются за счет формирования соответствующего набора свойств объекта; - наименования материальных ресурсов (деталей, сырья, готовых изделий), используемых на предприятии для организации выполнения его функций; - наименования проводимых мероприятий и т.д. В случае, если САДД предусматривает автоматизированную подготовку и регистрацию создаваемых документов, следует тщательно продумать состав свойств создаваемых объектов. Для этого, прежде всего, 30

необходимо определить состав журналов регистрации, набор полей каждого журнала и состав документов, подлежащих регистрации в каждом журнале. Очевидно, что для каждого объекта-документа следует указать только те свойства, которые отсутствуют в соответствующем журнале регистрации. Для обеспечения работы конечного пользователя по заполнению данных о документе должен быть создан запрос на естественное соединение таблиц, содержащих сведения о журнале регистрации и документе. Диаграмма объект/отношение для рассмотренного выше примера рабочего места секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области приведена на рисунках 1-8. Для разработки структуры БД был проведен анализ предметной области – коллегии архивного отдела Пензенской области. Фрагменты диаграммы объект/отношение представлены на рисунках 1-8. Таблица 5 представляет результаты проектирования БД. Разработанную оформлять вручную.

диаграмму

объект/отношение

допускается

Собственно проектирование структуры выполняется в соответствии со следующими этапами: - выделяются правильные объекты. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяется первичный ключ;

31

Рисунок 1 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Повестка дня, Протокол, Решение

Рисунок 2 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объекта Архивный отдел

32

Рисунок 3 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Сотрудники, План работы коллегии

33

Рисунок 4 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Сотрудники. Вызов на коллегию, Приглашенные на коллегию, Приглашенные Лично, Представители учреждений

34

Продолжение рисунка 4

35

Рисунок 5 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Сотрудники, Перечень рассылки, Учреждения, представители учреждений

36

А

# код перечня # код учреждения # код учреждения

№экземпляра Перечень ОМСУ Статус и категория

М Учреждения

Наименование организации # код представителя # код учреждения

Контактные реквизиты

1 ПУ

Отчество М Представители учреждений

Кому ФИО Кому должность

Фамилия Имя

Обращение Продолжение рисунка 5

37

Рисунок 6 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Район, Проведение проверок учреждений, Работа исследователей, Создание БД «Архивный фонд», Социально-правовые запросы

38

Продолжение рисунка 6

39

Рисунок 7 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Район; Усовершенствование, переработка, описание; Утверждение описей на ЭПК; Картонирование; Прием дел

40

Продолжение рисунка 7

41

Рисунок 8 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Район, Ремонт и подшивка, Выдача дел во временное пользование, Передача дел в ГАПО, Проверка наличия, Тематические запросы

42

Продолжение рисунка 8

- выделяются отношения многие-к-одному. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяются внешние ключи и для каждого ключа описываются правила внешних ключей (для операции удаления обычно применяется опция NO ACTION). После этого формируется первичный ключ отношения; как правило, он является комбинацией внешних ключей, если не возражают конечные пользователи, которые будут работать с БД. В противном случае в базовое отношение вводится дополнительный атрибут, который и будет играть роль первичного ключа. - выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют только правильные объекты. Для них новые базовые отношения не создаются. Но в базовое отношение, соответствующее стороне «многие», добавляется внешний ключ к базовому отношению, соответствующему стороне «один». В качестве внешнего ключа используется первичный ключ базового отношения стороны «один». Для внешнего ключа описываются правила внешних ключей; 43

- выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют слабые объекты. Для каждого слабого объекта создается базовое отношение и определяется первичный ключ. Для отношений многие-кодному новые базовые отношения не создаются, но ставится внешний ключ со стороны «многие» к стороне «один» и описываются правила внешних ключей (для операции удаления применяется опция CASCADE); - каждому неключевому свойству всех созданных отношений ставится в соответствие неключевой атрибут.

базовых

Результаты проектирования структуры БД приводятся в ПЗ в виде таблицы вида (Таблица 5). Таблица 5 Имя Имя отношения объекта/отношения на БД диаграмме

Потенциальные ключи

Внешние ключи и Неключевые ссылочные таблицы атрибуты

3.2 Нормализация полученных отношений При наличии функциональных зависимостей (ФЗ) между неключевыми атрибутами для каждого полученного отношения строится диаграмма ФЗ. На ней в первую очередь указываются ФЗ всех атрибутов от потенциальных ключей. Внешний ключ зависит от потенциального ключа, как обычный, неключевой, атрибут. После этого предпринимается попытка выявления ФЗ, в которых участвуют неключевые атрибуты. Для того, чтобы определить наличие ФЗ между атрибутами X и Y, следует убедиться в том, что одному значению атрибута X в данной таблице всякий раз соответствует одно и то же значение атрибута Y. Например, если в одной из таблиц БД отдела кадров содержатся сведения о сотрудниках организации и для каждого из сотрудников указан разряд занимаемой должности по Единой Тарифной Сетке, то каждый раз этому разряду будет соответствовать один и тот же оклад. Нормализация отношений заключается в их последовательной декомпозиции с целью приведения отношений к какой-либо нормальной 44

форме. Чаще всего нормализацию осуществляют до уровня третьей нормальной формы (3НФ) или нормальной формы Бойса-Кодда (НФБК). В этом случае в отношениях имеются только ФЗ между потенциальным (3НФ) или потенциальными (НФБК) ключами и неключевыми атрибутами.

3.3 Анализ частных ограничений целостности После завершения процесса нормализации следует проанализировать полученные отношения на наличие частных ограничений целостности, т.е. специальных правил, в соответствии с которыми следует заполнять таблицы БД. К таким ограничениям, например, могут быть отнесены: суммарное количество билетов, проданных на один рейс автобуса; возраст сотрудников предприятия (отдела); соотношение некоторых дат (дата приема и дата увольнения); объем поставок и т.д.

3.4 Создание отношений внутримашинной БД Отношения внутримашинной БД создаются в соответствии со структурой БД, разработанной в ходе выполнения этапов 1-3. Для этого могут быть использованы средства СУБД, применение которой предполагается заданием на курсовое проектирование. В случае, если предполагается использование СУБД ACCESS, процесс создания БД может выполняться следующим образом. В режиме Конструктора создается структура каждой таблицы БД. Имена полей задаются в соответствии с именами атрибутов, заданных при разработке структуры БД. Для каждого потенциального ключа задаются следующие свойства поля: Обязательное поле - «Да», Индексированное поле – «Да. Совпадения не допускаются» (в соответствии с правилом целостности объекта). Для каждого внешнего ключа указываются свойства: Обязательное поле – «Да», Индексированное поле – «Да. Совпадения допускаются» (в соответствии с правилом ссылочной целостности). При этом тип данных для каждого внешнего ключа должен совпадать с типом данных потенциального ключа, на который он ссылается. Для упрощения работы рекомендуется обеспечить точное совпадение имен внешнего и потенциального ключа. 45

Создается схема данных для БД. Для каждого внешнего ключа отыскивается потенциальный ключ; для формируемой связи указывается требование на Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление данных, Каскадное удаление данных (в случае, если рассматривается связь со слабым объектом БД или если это определяется спецификой предметной области БД). Для каждой таблицы создаются формы для ввода данных в любом режиме. Для всех внешних ключей создаются поля со списком. В список должны быть вынесены значения ссылочных потенциальных ключей (для обеспечения правила ссылочной целостности: среди значений внешнего ключа не должно быть null-значений и не согласованных значений). Задаются частные ограничения целостности для каждой формы в режиме Конструктора с помощью указания в свойствах соответствующих полей Условий на значение и Сообщений об ошибке. Рассматриваются вопросы повышения надежности работы конечных пользователей с БД. Для этого могут быть предприняты следующие меры: - изменяется последовательность перехода по полям формы в случае, если при работе с формой рекомендуется заполнять поля в порядке, отличном от естественного (слева направо и сверху вниз), а расположить поля в нужном порядке графически не удается. Для этого выбирается меню Вид и затем Последовательность перехода. В открывающемся диалоговом окне названия полей формы располагаются в нужном порядке. Следует помнить, что изменение последовательности перехода означает изменение порядка перемещения курсора по полям с помощью клавиши Tab, но не визуальное изменение взаимного расположения полей; - в случае необходимости дополнительных комментариев для некоторых полей в режиме Конструктора могут быть введены всплывающие подсказки. Они задаются в свойствах полей в строке Всплывающая подсказка; - при наличии часто повторяющихся значений какого-либо поля работа конечного пользователя может быть существенно облегчена за счет 46

задания Значения по умолчанию в режиме Конструктора в свойствах этого поля. В этом случае заданное значение будет автоматически формироваться в каждой новой записи. Оно может быть изменено пользователем в случае необходимости.

3.6 Заполнение БД Выполняется с помощью разработанных форм с учетом частных ограничений целостности. При разработке форм во многих ситуациях полезными оказываются вычисляемые поля, применяемые для организации промежуточных расчетов и подведения итогов. Ниже рассматриваются вопросы применения некоторых операций и статистических функций, могущих оказаться полезными для решения задач автоматизации подготовки документов. Оператор сравнения Between Используется для задания двойных неравенств вида x
Таблица 6

Аргумент

Описание

expr

Условие, истинность которого необходимо определить

truepart

Выражение, значение которого вычисляется, если условие expr истинно (True).

falsepart

Выражение, значение которого вычисляется, если условие expr ложно (False).

Например, если в поле [пол] таблицы СОТРУДНИКИ содержатся данные о поле сотрудников в виде одного символа ("ж" или "м"), а в документе необходимо указать полное название пола, то этого можно добиться с помощью вычисления значения функции IIf в отчете. Для этого в свойстве Данные вычисляемого поля следует задать = IIf([пол]="ж"; “женский”; “мужской”) Функция Choose Выбирает и возвращает значение, соответствующее заданному положению в списке аргументов. Синтаксис Choose(index, choice-1[, choice-2, ... [, choice-n]]) Функция имеет следующие аргументы (Таблица 7). Таблица 7

Аргумент

Описание

index

Числовое выражение или поле, содержащее значение в диапазоне от 1 до количества вариантов выбора.

choice

Варианты выбора. Если index равен 1, то выбирается первый элемент списка, если index равен 2, то второй элемент списка и т.д.

Например, в таблице, содержащей сведения об успеваемости студентов, удобно хранить оценки в числовой форме. Однако в некоторых документах, например, в справке об академической успеваемости, 48

допустимы лишь оценки, представленные в текстовой форме: «хорошо», «отлично» и т.д. Для преобразования числового значения в текстовое целесообразно использовать вычисляемое поле, для которого в свойстве Данные установлено: = Choose ([оценка]; “неудовлетворительно”; “неудовлетворительно”; “удовлетворительно”; “хорошо”; “отлично”) Функция Len Возвращает число символов в строке. Синтаксис Len (string | varname) Функция Len имеет следующие аргументы (Таблица 8). Таблица 8

Аргумент

Описание

string

Любое значение строкового выражения. Если строка имеет Null значение, возвращается 0.

Varname

Любое имя переменной. Если varname равно 0, то возвращается 0. Если varname – текстовая переменная, Len возвращает число символов в строке.

Например, если в поле [а] записано значение «февраль», то Len ([а])=7. Функция Len может быть использована для проверки частных ограничений целостности при работе пользователя с полями, в которых указываются ИНН, КПП, ОГРН и т.д. Функция Date Возвращает текущую системную дату. Синтаксис Date () По григорианскому календарю, установленному в MS Access по умолчанию, возвращает 10-ти значную строку в заданном формате даты (в 49

кратком формате даты – дд мм.гггг, где дд - число в интервале от 01 до30, мм – число в интервале от 01 до12, и гггг - число в интервале от 1980 до 2099. Функция DateDiff Возвращает число дней (месяцев, лет, кварталов, часов, минут) в интервале между двумя заданными датами. Синтаксис DateDiff(interval; date1; date2[; firstdayofweek[; firstweekofyear]]) Аргументы и их описания представлены в Таблица 9. Таблица 9

Аргумент

Описание

interval

Строковое выражение, которое указывает, в каких временных единицах вычисляется интервалу времени между датами date1 и date2 (дни, месяцы, годы и т.д.).

date1, date2

Две даты, используемые при вычислении, причем date1< date2

Продолжение таблицы 9

firstdayofweek Константа, которая возвращает название первого дня недели. Если аргумент не определен, по умолчанию предполагается «воскресенье». firstweekofyear Константа, которая определяет название первого дня недели в году. Если не определена, то равна дню недели, в котором наступило 1 января. Значения аргумента interval представлены в Таблица 10, значения аргумента firstdayofweek в Таблица 11, значения аргумента firstweekofyear в Таблица 12.

50

Таблица 10

Таблица 11

Значения описание Константа год yyyy vbFirstJan1 q

квартал

месяц m vbFirstFourDays день года y день d vbFirstFullWeek день недели w ww

неделя

h

час

n s

Значение

Описание

1

Начало – с дня недели, в котором наступило 1 января (по Константа Значение Описание умолчанию).

2 Начало - 1с недели, в которой(по Воскресенье vbSunday имеется четыре умолчанию) дня с начала нового года. 2 понедельник vbMonday 3 Начало - с первой полной недели 3 вторник vbTuesday года. 4 среда vbWednesday vbThursday

5

четверг

минута

vbFriday

6

пятница

секунда

vbSaturday

7

суббота

Таблица 12

Если date1 больше date2, то функция DateDiff возвращает отрицательное число. Функция DateAdd Позволяет формировать дату, отстоящую от указанной на заданное количество дней, месяцев, лет. Синтаксис DateAdd(interval, number, date) Аргументы и их описания представлены в Таблица 13. Таблица 13

Аргумент

Описание

interval

Строковое выражение, единица измерения интервала времени, на который должна отстоять формируемая дата от указанной.

number

Числовое выражение, определяет число интервалов, которые нужно добавить. Оно может быть положительным 51

(формируемая дата находится в будущем по отношению к указанной) или отрицательным (формируемая дата наступила раньше указанной). Дата (дата, функция, поле), по отношению к которой формируется новая дата.

date

Аргумент interval и его описание представлено в Таблица 14. Таблица 14

Значение

Описание

yyyy

Год

q

Квартал

m

Месяц

y

День в году

d

День

w

День недели

ww

Неделя

h

Час

n

Минута

s

Секунда

Функция DateAdd может возвращать неправильную дату. Например, если необходимо добавить один месяц к дате 31 января 2005 г., то функция DateAdd должна быть задана следующим образом: DateAdd ("m"; 1; #31-января-2005#) В этом случае функция DateAdd покажет 28-февраля 2005 г., так как не существует дата 31-февраля-2005. Если в функции DateAdd задана дата 31-января-1996, то ее результатом станет дата 29-февраля-1996, т.к. 1996 год високосный.

Функция Day Возвращает целое число в интервале между 1 и 31; позволяет выделить номер дня месяца в указанной дате. Синтаксис Day(date) В качестве даты могут быть указаны дата, функция, имя поля, содержащего дату. Если дата не указана, возвращается значение Null. 52

Функция Month Возвращает число в интервале от 1 до12; позволяет определить номер месяца года в указанной дате. Синтаксис Month(date) В качестве даты могут быть указаны дата, функция, имя поля, содержащего дату. Если дата не указана, возвращается значение Null. Функция Year Возвращает номер года в указанной дате. Синтаксис Year(date) В качестве даты могут быть указаны дата, функция, имя поля, содержащего дату. Если дата не указана, возвращается значение Null. Следующая таблица (Таблица 15) содержит примеры выражений, которые используются в вычисляемых элементах управления в формах и отчетах. Таблица 15

Выражение

=Date()

Описание

Использует функцию Date для отображения текущей даты в заданном формате; например, в кратком формате дата будет выглядеть так: дд.мм.гггг, где дд означает день (от 1 до 31), мм означает месяц (от 1 до 12), а гггг означает год (в диапазоне от 1980 до 2099).

=DateAdd(“уууy”; -10; [Дата]) Результатом вычисления функции DateAdd является дата, имеющая тот же месяц и день, что и значение в поле [Дата]. Однако номер года в новой дате на 10 меньше, чем в [Дата]. Например, если в поле [Дата] указано значение 23.07.2003, то результатом вычисления функции DateAdd является дата 53

23.07.1993

Продолжение таблицы 15 =DateDiff(“d”; [ДатаРазмещения]; [ДатаИсполнения])

Результатом вычисления функции DateDiff является количество дней между датами, указанными в полях «ДатаРазмещения» и «ДатаИсполнения». Если, например, в поле [ДатаРазмещения] указана дата 13.07.1993, а в поле [ДатаИсполнения] – дата 23.07.1993, то значение функции DateDiff равно 10.

= Year(date)

Возвращает номер года в указанной дате. Например, если поле [дата] содержит значение 14.02.2006, то в результате вычислений Year([дата])=2006.

=Month(date)

Возвращает число в интервале от 1 до12; позволяет определить номер месяца года в указанной дате. Например, если поле [дата] содержит значение 24.06.2004, то в результате вычислений Month([дата])=06.

= Day(date)

Возвращает целое число в интервале между 1 и 31; позволяет выделить номер дня месяца в указанной дате. Например, если поле [дата] содержит значение 21.04.2004, то в результате вычислений Day ([дата])=21.

Функция DCount Функция DCount используется для определения количества записей, отвечающих заданному условию и находящихся в некотором подмножестве записей – домене (таблице или запросе). Функция применяется в макросах, запросах, вычисляемых полях форм. Синтаксис 54

DCount(Expr, Domain, Criteria) Функция имеет следующие аргументы. Expr - строка символов, идентифицирующая поле, в котором нужно подсчитать записи, удовлетворяющие заданному условию. В качестве нее может быть использовано имя поля таблицы или запроса, а также выражение, производящее вычисления с данными в этом поле. В строку могут быть включены имя поля, константа или функция. Функция может быть встроенной или самостоятельно определенной пользователем средствами VBA. Domain – строка символов, идентифицирующая таблицу или запрос, в котором находится поле Expr. Criteria - выражение, определяющее условие отбора данных. Если criteria отсутствует, функция DCount производит подсчет количества строк заданного поля. В выражение criteria может включаться только поле, которое входит в таблицу с именем, указанным как domain. В противном случае функция DCount возвращает Null. Например, запись =DCount("[ФИО]", "Сотрудник", "[пол] = 'жен'") означает, что необходимо определить, сколько раз в поле [ФИО] таблицы СОТРУДНИК встречаются записи, для которых в поле [пол] этой же таблицы (СОТРУДНИК) указано значение 'жен'. Другими словами, с помощью функции DCount подсчитывается количество женщин, работающих в организации. Функция Count Вычисляет количество непустых записей, возвращаемых запросом. Синтаксис Count(Expr), где Expr – имя поля, в котором определяется количество непустых записей. Группировка записей Во многих организациях создаются разнообразные отчеты, содержащие сведения о проделанной работе. При наличии базы данных подготовка данных для отчетов может быть автоматизирована. Большие возможности для расчета итоговых значений открывает использование 55

статистических функций. Их применение тесно связано с использованием групповых операций в запросе. Групповые операции позволяют задать группы, для которых выполняются вычисления. Рассмотрим пример создания запроса, содержащего итоговые данные о количестве и сумме заказов клиентов некоторой кондитерской фабрики. Эта информация может быть использована руководством организации при рассмотрении вопроса о возможности предоставления скидок некоторым клиентам. База данных фабрики среди прочих содержит таблицы «Клиент», «Товар», «Заказ», название которых соответствует их содержанию. Для построения первого из рассмотренных запросов использованы связанные между собой таблицы «Клиент» и «Заказ». На бланке запроса (Рисунок 9) присутствуют поля, содержащие требуемую информацию. Запрос предполагает группирование записей, относящихся к каждому из клиентов, определение количества записей в каждой из образовавшихся групп,(функция Count), подсчет общей суммы заказов в пределах каждой группы (функция Sum). Результат выполнения запроса показан на Рисунок 10.

Рисунок 9

56

Рисунок 10

Рисунок 11

В случае, если организации потребуются итоговые сведения о сбыте товаров, бланк запроса (Рисунок 11) и результаты его выполнения могут выглядеть следующим образом (Рисунок 12).

Рисунок 12

57

Перечисленные функции можно использовать для расчета выслуги/стажа для работника, работающего в какой-либо организации. Экранная форма для заполнения личных данных представлена на Рисунок 13.

Рисунок 13

Экранная форма, представляющая результаты расчета стажа работы, показана на Рисунок 14.

Рисунок 14

58

Для выполнения расчетов в приведенном примере использованы несколько вычисляемых полей, содержащих промежуточные результаты. Они не отображаются на экранной форме. Для этого свойство вычисляемого поля Вывод на экран на вкладке Макет установлено в Нет. Порядок выполнения расчетов: 1 Создано вычисляемое поле Лет, содержащее количество лет выслуги: Лет =DateDiff("yyyy";[Дата поступления];Date()) Возвращает число лет в интервале между датой поступления и текущей датой. 2 Для подсчета количества месяцев к дате поступления добавлено вычисленное количество лет. Создано скрытое поле Поле1: Поле1=DateAdd("yyyy"; DateDiff("yyyy";[Дата поступления];Date());[Дата поступления]) 3 Вычислено количество месяцев: Месяцев = DateDiff("m";[Поле1];Date()) Аналогично произведено вычисление числа дней для поля Дней. Необходимо учесть, что некоторые вычисленные значения могут быть отрицательными. В этом случае для коррекции расчетов необходимо использовать функцию IIf с аргументами (логическое выражение; значение или выражение, при котором логическое выражение выполняется; значение или выражение, при котором логическое выражение не выполняется). Например, если количество месяцев оказалось меньше, чем 0, необходимо пересчитать количество лет. В этом случае в поле Лет помещается выражение следующего вида: =IIf(DateDiff("m"; [Поле1]; Date())<0; DateDiff("yyyy"; [Дата поступления]; Date())-1; DateDiff("yyyy"; [Дата поступления]; Date()) В следующем примере (Рисунок 15, Рисунок 16) показано применение функций Day, Month, Year и Len.

59

Рисунок 15

Рисунок 16

60

3.7 Разработка запросов и отчетов Некоторые документы, которые могут понадобиться конечному пользователю в ходе работы, не могут быть сформированы непосредственно в рамках разработанных на данный момент форм. Включение же всех необходимых данных в единое базовое отношение может во многих случаях привести к избыточности данных и возникновению многочисленных аномалий обновления. Выходом из создавшегося положения может стать создание разнообразных запросов, на основе которых в дальнейшем будут разработаны требуемые формы. Данные, заносимые в такие формы, будут автоматически отражаться не только в запросе, но и в соответствующих базовых отношениях. Ниже перечислены основные операции реляционной алгебры, на базе которых строятся запросы, а также программные средства для их реализации в СУБД ACCESS. Предполагается, что предварительно открыта вкладка Запрос и выбрана кнопка Создать. Естественное соединение – Простой запрос с указанием необходимых в запросе таблиц и запросов и требуемых в запросе полей; Выборка – в режиме Конструктора указываются Условия отбора явно или в режиме параметрического запроса (в последнем случае для нужного поля в Условии отбора в квадратных скобках вводится сообщение для пользователя, в соответствии с которым он должен задать параметр для отбора); Пересечение – таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, в режиме Конструктора запросов объединяют при помощи первичных ключей этих таблиц, после чего выбирают поля, которые нужно отобразить в запросе; Вычитание – выбираются таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, и указывают способ Записи без подчиненных; Проекция – при выборе любого способа создания запроса указываются любые поля, которые следует отобразить в запросе;

61

Произведение – в режиме Конструктора запросов выбираются пары таблиц, не связанные между собой, после чего задаются нужные поля из каждой таблицы; Тэта-соединение – см. П.6. Затем указываются Условия отбора для нужных полей; Объединение – создается SQL-запрос на объединение таблиц. Для этого в окне Новый запрос выбирается Конструктор, в диалоговом окне Добавление таблицы выбирается Закрыть. Затем в меню Запрос указывается SQL-запрос и задается его тип – Объединение. В появившемся окне вводится SQL-запрос. Например, если необходимо объединить поле X таблицы A и поле Y таблицы B, то задаем: SELECT [X] from [A] UNION SELECT [Y] from [B].

3.8 Создание отчетов Отчеты создаются в любом необходимом режиме. Документы, формируемые отчетами, должны отвечать требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 6.30-2003.

3.9 Разработка руководства пользователя Руководство пользователя содержит разделы: 1. Введение. 2. Назначение и условия применения. 3. Подготовка к работе. 4. Описание операций. 5. Аварийные ситуации. 6. Рекомендации по освоению. В разделе «Введение» указывают: - область применения; - краткое описание возможностей; - уровень подготовки пользователя; 62

- перечень эксплуатационной документации, необходимо ознакомиться пользователю;

с

которыми

В разделе «Назначение и условия применения» указывают: - виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации; - условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.). В разделе «Подготовка к работе» указывают: - состав и содержание дистрибутивного носителя данных. При этом перечисляются все созданные объекты БД – таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, а также их назначение. Указанная информация может быть представлена в виде таблицы (Таблица 16); Таблица 16

Объект БД

Назначение объекта БД

- порядок загрузки данных и программ; - порядок проверки работоспособности. В разделе «Описание операций» указывают: - описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур; - описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур. Для каждой операции обработки данных указывают: - наименование; - условия, операции;

при соблюдении

которых

- подготовительные действия; 63

возможно

выполнение

- основные действия в требуемой последовательности; - заключительные действия; - ресурсы, расходуемые на операцию. В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях. В разделе «Аварийные ситуации» указывают: - действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств; - действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных; - действия в случаях вмешательства в данные;

обнаружения

несанкционированного

- действия в других аварийных ситуациях. Примечание. Так как основные действия пользователя при работе с БД связаны с вводом и коррекцией данных, и именно эти действия и могут привести к нарушениям ограничений целостности, при оформлении в ПЗ разделов «Описание операций» и «Аварийные ситуации» могут быть использованы следующие соображения. Взаимодействие конечного пользователя с БД происходит в диалоговом режиме, поэтому предсказать и жестко ограничить все возможные последовательности действий пользователя заранее невозможно. В связи с этим рекомендуется использование всплывающих подсказок для всех полей всех форм, созданных в БД. Широкое применение Условий на значение для различных полей позволяет организовать контроль частных ограничений целостности и сопровождается выводом предупреждающих сообщений в случае ошибки. Несоблюдение общих ограничений целостности вызывает появление сообщений СУБД ACCESS в отношении первичных и внешний ключей. Все вышеизложенное делает возможным оформление в ПЗ разделов «Описание операций» и «Аварийные ситуации» в виде таблицы следующего вида (Таблица 17). 64

Таблица 17

Сообщение на экране

Действия пользователя

Здесь же могут быть описаны и заданные значения по умолчанию. Если в форме для повышения эффективности ввода изменялась последовательность перехода по полям, то это должно быть отражено в ПЗ. В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера (если таковой имеется).

65

Библиографический список 1. Дейт Д. Введение в системы баз данных. – Киев: Высшая школа, 1996 2. Пикулин В.В. Методика предварительного техникоэкономического анализа целесообразности создания информационных систем // Экономико-статистические и математические методы управления рыночной экономикой: Тезисы докладов II Всероссийск. науч.-практ. конф. — Пенза: Пензаоблкомстат, 2000. — С. 30-31. 3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 4. РД 50—34.698—90 «Автоматизированные Требования к содержанию документов».

системы.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991. 6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 7. Регламент Пензенской области.

коллегии

архивного

отдела

правительства

8. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995. 9. Кузнецова Т.В.. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и. допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. 10. Лебедев В.Б., Комбарова Е.В. Технико-экономический анализ создания АРМ инспектора по кадрам. // Делопроизводство. – 2004. - № 4. – с. 35-38.

66