Прикладное программное обеспечение: Лабораторный практикум

Федеральное агентс тво по образованию Ульяновский государственный технический университет

А. Н. Афанасьев, Т. В. Афанасьева

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Лабораторный практикум

Ульяновск 2006 1

УДК 681(075) ББК 32.81я7 Рецензенты профессор кафедры «Информационные технологии» УлГУ профессор, д-р техн. наук И. В. Семушин Кафедра «Телекоммуникационные технологии и сети» УлГУ Утверждено редакционно-издательским советом Ульяновского государственного технического университета в качестве учебного пособия Афанасьев А. Н. А94 Прикладное программное обеспечение. Лабораторный практикум/ А. Н. Афанасьев, Т. В. Афанасьева. – Ульяновск: УлГТУ, 2006. – 92 с. ISBN 5 – 89146 – 891 – 3 Содержание пособия включает изложение технологий проектирования и создания в рамках лабораторного практикума информационных объектов наиболее распространенных прикладных программ пакета M S Office – Word, Excel, Access. Описание технологий базируется на системном подходе, сопровождается методическими рекомендациями и примерами выполнения лабораторных работ соответствующей тематики по дисциплинам «Программные и аппаратные средства информатики», «Информационные технологии», «Информатика». Разделы книги имеют одинаковую структуру и включают справочный материал, технологию создания, задания для выполнения, контрольные вопросы, проверочный тест и пример выполнения лабораторной работы по каждой рассматриваемой прикладной программе. Пособие предназначено для поддержки самостоятельной работы студентов вузов дневной, вечерней, заочной и дистанционной форм обучения при подготовке к выполнению лабораторных работ по дисциплинам «Программные и аппаратные средства информатики», «Информационные технологии», «Информатика», а также для развития системных, инструментальных и личностных компетенций.

УДК 681(075) ББК 32.81я7 © А. Н. Афанасьев, Т. В. Афанасьева, 2006 © Оформление, УлГТУ, 2006

ISBN 5 – 89146 – 891 – 3 2

ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................. 5 1. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD .................................... 7 1. 1 ОБ ЩИЕ СВЕД ЕНИЯ................................................................................ 7 1. 2. Т ЕХНОЛОГИЯ СОЗ Д АНИЯ ТЕКСТ ОВОГО Д ОКУМЕНТ А ................................. 8 1. 3. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТОВОГО Р ЕД АКТ ОР А MS WORD.....................................10 СПИСКИ ..........................................................................................10 Т АБ ЛИЦЫ ........................................................................................11 ИЛЛ ЮСТ Р АЦИИ ................................................................................13 ФОР МУЛЫ .......................................................................................15 КОЛОНТ ИТУЛЫ.................................................................................16 ОГЛАВЛЕНИЕ ...................................................................................16 1. 4. Л АБОР АТОР НАЯ Р АБ ОТА ПО ТЕМЕ «ОСНОВЫ Р АБ ОТЫ В ТЕКСТ ОВОМ Р ЕД АКТ ОР Е MS WORD».......................................................................18 ПОР ЯД ОК ВЫПОЛНЕНИЯ ПЕР ВОЙ Ч АСТ И (ОФОР МЛЕНИЕ Р ЕФЕР АТА) . .......18 ПОР ЯД ОК ВЫПОЛНЕНИЯ ВТ ОР ОЙ Ч АСТ И (СОЗ Д АНИЕ ЛИЧ НОГО РЕЗ ЮМЕ) ...19 ЗАД АНИЯ Д ЛЯ ИНД ИВИД УАЛЬ НОГО ВЫПОЛНЕНИЯ .................................20 1. 5. КОНТР ОЛЬНЫЕ ВОПР ОСЫ.....................................................................23 1. 6. Т ЕСТ ПО Т ЕМЕ «ОСНОВЫ Р АБОТ Ы В ТЕКСТ ОВОМ Р ЕД АКТ ОРЕ MS WORD» ...23 2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL..............................25 2. 1. ОБ ЩИЕ СВЕД ЕНИЯ ..............................................................................25 2. 2. Т ЕХНОЛОГИЯ СОЗ Д АНИЯ ЭЛЕКТР ОННОЙ Т АБ ЛИЦЫ ..................................26 2. 3. ЭЛЕМЕНТЫ ЭЛЕКТР ОННЫХ Т АБ ЛИЦ MS EXCEL .......................................27 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТ ИЯ .........................................................................27 ВВОД И Р ЕД АКТ ИР ОВАНИЕ ДАННЫХ .....................................................28 АВТ ОЗ АПОЛНЕНИЕ ............................................................................28 РАБОТ А С ФОР МУЛАМИ ......................................................................29 ИСПОЛЬ З ОВАНИЕ МАСТ ЕР А ФУНКЦИЙ ..................................................29 ГР АФИЧ ЕСКОЕ ПР ЕД СТ АВЛЕНИЕ Д АННЫХ .............................................32 РАБОТ А С Б АЗ АМИ Д АННЫХ В EXCEL....................................................33 2. 4. Л АБОР АТОР НАЯ Р АБ ОТА ПО ТЕМЕ «ОСНОВЫ Р АБ ОТЫ В MS EXCEL» ..........34 ПОР ЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ПЕР ВОЙ Ч АСТ И (ВЫЧ ИСЛЕНИЯ И Д ИАГР АММЫ)....35 ПОР ЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ВТОР ОЙ Ч АСТ И (Р АБ ОТ А СО СПИСКОМ)...............36 ЗАД АНИЯ Д ЛЯ ИНД ИВИД УАЛЬ НОГО ВЫПОЛНЕНИЯ ..................................36 2. 5. КОНТР ОЛЬНЫЕ ВОПР ОСЫ.....................................................................38 2. 6. Т ЕСТ ПО Т ЕМЕ «ОСНОВЫ Р АБОТ Ы В MS EXCEL».....................................38 3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS ..............41 3. 1. ОБ ЩИЕ СВЕД ЕНИЯ О Б АЗ АХ Д АННЫХ.....................................................41

3

3. 2. Т ЕХНОЛОГИЯ СОЗ Д АНИЯ Б АЗ Д АННЫХ...................................................41 ИНФОЛОГИЧ ЕСКОЕ ПР ОЕКТ ИР ОВАНИЕ..................................................42 Л ОГИЧ ЕСКОЕ ПР ОЕКТ ИР ОВАНИЕ..........................................................44 ЯЗЫК SQL – СТРУКТ УР ИР ОВАННЫЙ ЯЗЫК З АПР ОСОВ.............................46 3. 3. ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТ Ы СИСТЕМЫ УПР АВЛЕНИЯ Б АЗ АМИ ДАННЫХ MICRO SOFT ACCE SS ............................................................................47 Т АБ ЛИЦЫ .........................................................................................47 СОЗ Д АНИЕ МЕЖТ АБ ЛИЧ НЫХ СВЯЗ ЕЙ ....................................................48 ЗАПРОСЫ..........................................................................................48 ФОРМЫ............................................................................................50 ОТЧЕТ Ы ...........................................................................................52 СТР АНИЦА........................................................................................52 МАКР ОСЫ И МОД УЛИ.........................................................................54 3. 2. Л АБОР АТОР НАЯ Р АБ ОТА ПО ТЕМЕ «ОСНОВЫ Р АБ ОТЫ В MS ACCESS» .........54 ПОР ЯД ОК ВЫПОЛНЕНИЯ ПЕР ВОЙ Ч АСТ И (Т АБ ЛИЦЫ, СВЯЗ И, З АПР ОС)........55 ПОР ЯД ОК ВЫПОЛНЕНИЯ ВТОР ОЙ Ч АСТ И (З АПР ОСЫ, ФОР МЫ, ОТЧЕТ Ы, СТР АНИЦЫ)......................................................................................55 ЗАД АНИЯ Д ЛЯ ИНД ИВИД УАЛЬ НОГО ВЫПОЛНЕНИЯ .................................56 3. 5. КОНТР ОЛЬНЫЕ ВОПР ОСЫ.....................................................................56 3. 6. ТЕСТ ПО ТЕМЕ «ОСНОВЫ РАБ ОТЫ В MS ACCESS» ....................................57 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..........................................................................................60 ПРИЛОЖЕНИЕ А .................................................................................... 622 ПРИЛОЖЕНИЕ Б...................... ОШИБКА! ЗАКЛ АДКА НЕ ОПРЕДЕЛЕНА.8 ПРИЛОЖЕНИЕ В...................... ОШИБКА! ЗАКЛ АДКА НЕ ОПРЕДЕЛЕНА.6 ПРИЛОЖЕНИЕ Г...................... ОШИБКА! ЗАКЛ АДКА НЕ ОПРЕДЕЛЕНА.9 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ........................................................93

4

ВВЕДЕНИЕ Пророчес тво академика В. М. Глушкова о наступлении эры «безбумажной технологии » начинает сбываться в 21 веке, когда основными инс трументами интеллектуальной деятельности людей становятся прикладные и инструментальные компьютерные программы. Компьютерные и информационные технологии стали неотъемлемой чертой современного общества, экономики, транспорта, бизнеса, образования и науки. Основатель фирмы MicroSoft Билл Гейтс рекомендует «преобразуйте все бумажные процессы в электронные, устраняя тем самым узкие места в управлении и освобождая работников интеллектуального труда для более важных задач» [3]. В каждой сфере предметной области существуют как общие, так и специфические задачи. Для автоматизированного решения общих, базовых видов деятельности в любой сфере фирма MicroSoft предложила уникальный пакет прикладных программ MicroSoft Office со стандартизованными интерфейсом, технологиями работы и средствами удобного обмена данными. Эти и другие достоинс тва обусловили большую популярность этого пакета прикладных программ. Наибольшее распространение получили программы MicroSoft Word, Excel, Access, поскольку они предназначены для автоматизации наиболее рутинных операции делопроизводства, расчетов, организации, хранения и поиска информации. Нас тоящая работа посвящена вопросам применения системного проектирования и создания электронных документов в прикладных программах MicroSoft Word, Excel, Access и предназначена для с тудентов начального цикла обучения, изучающих дисциплины «Информатика», «Информационные технологии», «Программные и аппаратные средства информатики». В состав пособия входят: введение, три раздела, посвященные описанию лабораторного практикума, заключение, библиографический список, приложения. В разделах пособия приводятся краткие сведения о рассматриваемых прикладных программах, по три задания к лабораторным работам, контрольные вопросы, проверочный тес т. Задания к лабораторным работам имеют общую структуру и содержат цель, время выполнения и виды деятельнос ти (самостоятельная подготовительная работа, общее задание, индивидуальное задание), а также порядок выполнения и перечень формируемых компетенций. В приложениях приводятся примеры выполнения лабораторных работ и ответы на тестовые задания. Отметим, что в любой деятельности имеется множество способов ее выполнения и улучшения, в данном пособии не ставилась цель отразить все мно5

гообразие функций и приемов работы с программами MicroSoft Word, Excel, Access. Скорее акцент был сделан в рамках лабораторного практикума на проектирование и технологию создания конечных продуктов в этих программах. Другой отличительной чертой данного пособия от аналогичных изданий является ориентация на формировании внутренней мотивации к выполнению заданий лабораторных работ за счет понятия «полезности для студента». Кроме навыков и умений, выполнение лабораторных работ позволит развить базовые (системные, инс трументальные) и личностные компетенции. Таким образом, имеется возможность оценивать результат выполнения лабораторных работ не только по критериям качес тва самостоятельной работы (уровень знаний), качества выполнения лабораторной работы (уровень умений, навыков), но и в терминах проявленных личностных компетенций, таких как, способность планировать свою работу, способность самостоятельно решать стоящие задачи, способность к самооценке. Такие компетенции развиваются в деятельности, и в данном пособии эта деятельность предс тавлена комплексом лабораторных и самостоятельных работ, которые, как и в реальной жизни, ограничены по времени. Временной параметр позволяет оценить эффективнос ть деятельности по выполнению лабораторных работ с позиции компетенций по планированию, организации и ответственности. Исходя из указанных предпосылок, авторы предлагают следующую схему комплексной оценки качества выполнения работ студентом: развитие системных компетенций, развитие инструментальных компетенций, развитие личностных компетенций. При оценке развития системных компетенций оцениваются ответы на контрольные вопросы, при оценке инструментальных компетенций оцениваются результаты тестирования, структура, объем и содержание выполненных работ. При оценке личностных компетенций оцениваются время выполнения работ (способность к планированию, организации, ответственность), качество выполнения лабораторных работ (стремление к качеству результата), качество выполнения индивидуальных работ (способность самостоятельно решать задачи, самооценка). Пособие подготовлено на базе многолетнего опыта проведения занятий по информационным технологиям. Авторы выражают признательность коллеге, профессору кафедры прикладной математики и информатики Ульяновского государственного технического университета В. Н. Клячкину, за помощь в подготовке материала.

6

1. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD 1.1. Общие сведения Один из самых удобных текс товых редакторов Microsoft Word обладает достаточными возможностями для текстовых документов любого объема, к которым относятся отчеты, рефераты, курсовые, научные и дипломные работы, методические указания и др. Рассмотрим, как создавать и редактировать текстовые документы на примере редакторов семейства Microsoft Word, в редакторе Microsoft Word 2002 и Microsoft Word 2003 ( в дальнейшем MS WORD). К базовым приемам работы с текстовыми документами в редакторе MS WORD относятся следующие: 1. Создание нового документа (посредством ввода текста с клавиатуры, копирования из буфера обмена). При создании документа имеется возможность использовать шаблоны документов, например, шаблон резюме или отчета, а также создать документ в формате электронного письма или HTML-документа. Подготовительный этап включает установку Параметров страницы из пункта меню Файл, а также режим переноса частей текста Сервис/Язык/Расстановка переносов. 2. Редактирование текста. Редактирование текста включает богатый набор операций по изменению документа. В процессе редактирования документа имеется возможность включения в этот документ информационных объектов из файлов, созданных в других приложениях. Эта операция реализуется на основе OLE-технологии. OLE-технология позволяет вставить копии информационных объектов и (или) устанавливать связи с файлами, содержащими включаемые информационные объекты. 3. Подготовка документа к публикации в печатном или электронном варианте. На этом этапе создаются колонтитулы, оглавление, осуществляется разбивка на страницы и предварительный просмотр. 4. Публикация (печать) документа. Печать документа может осуществляться полнос тью или по час тям, одновременно можно установить количество копий документа и задать режим «Разобрать по копиям». Основными элементами документов, создаваемых в тес товом редакторе, являются: страница, фрагмент документа, абзац, список, колонтитулы, номера страниц, заголовки фрагментов (разделов) текста, таблица, объект, рисунок, символ, примечание, сноска, оглавление, гиперссылка, диаграмма, закладка. Ниже рассматриваются приемы создания и редактирования некоторых элементов текстового редактора Microsoft Word 2002. Для работы и редактирования этих элементов в текстовом редакторе используются команды (пункты) глав7

ного меню, команды контекстного меню для выделенного фрагмента документа и большой набор панелей инструментов, которые открываются / закрываются из пункта главного меню Вид / Панели инс трументов. Другим инструментом для дополнительной обработки данных является встроенный язык программирования Visual Basic for Application (VBA) и макросы. 1.2. Технология создания текстового документа Прежде чем создавать текстовый документ средствами текстового редакнеобходимо продумать его проект, структуру и содержание. тора, Технология проектирования текс тового документа опирается на ряд методов, основными из которых являются методы проектирования информационных объектов. Каждый информационный объект обладает структурой, представляет собой совокупность элементов с определенными свойствами и собственной структурой. Информационный объект, создаваемый текс товым редактором, представляет собой некоторую статическую модель предметной области (письменной коммуникации), например, объявление, статья, реферат, письмо, анкета и т. д. Такая модель является информационным образом документа, отражающим его основные свойства и структуру. Для построения такой модели документа требуется отдельный процесс проектирования модели, предшествующий процессу создания электронной версии документа в текстовом редакторе. Исходя из такого предс тавления документа, как информационного объекта, при проектировании модели документа рекомендуется применять системный подход, включающий анализ и синтез. В процессе анализа определяются элементы документа для представления содержания документа. В основу определения элементов документа может быть положен системный принцип проектирования «сверху-вниз», включающий процесс пошаговой детализации задания по созданию конкретного документа. Пошаговая детализация опирается на анализ требований к содержанию и оформлению документа, на решение обобщенного вопроса «как сделать, чтобы?..». Например, как сделать, чтобы в документе был наглядно изображен рекламный призыв? Как сделать (что использовать), чтобы в документе был сделан акцент на некоторый фрагмент текста и т. д. Результатом анализа является совокупность содержательных элементов документа, между которыми могут быть определенные связи. Синтез модели документа заключается в определении связей (отношений) между полученными элементами и определении вариантов структуры расположения и свойств элементов. В статических моделях различают: ¾ равноправные, ¾ последовательные, ¾ параллельные и ¾ иерархические связи между элементами. Равноправные связи определяют возможность любого взаимного расположения элементов в структуре документа, последовательные –

8

задают порядок следования элементов, параллельные позволяют в одном фрагменте располагать одновременно несколько элементов, иерархические – определяют составные элементы. Связи определяют структуру документа, состоящего из адекватного заданию набора содержательных элементов. Для представления модели документа удобно использовать графическое описание в виде диаграммы. Проект документа, предс тавленный в виде полученной модели, позволит выявить и устранить неточности содержательного и с труктурного характера на более ранних этапах с меньшими затратами. Другим преимущес твом построения графической модели документа является возможность построения компактного и наглядного образа документа. Задание свойств элементам позволяет создать дополнительные акценты. На рисунке 1.1 приведены примеры графических моделей фрагментов документов с различными связями между элементами Х1, Х2, Х3 и Х4.

Х1

Х2

Х1

Х2 Х3

Х3

б) последовательные связи

а) равноправные связи

Х1 Х2

Х1

Х3 Х4

Х2

Х3

Х4

г) иерархические связи

в) элементы Х2, Х3, Х4 образуют параллельные связи

Рис 1.1. Примеры связей между элементами

В результате можно выделить следующие этапы проектирования модели текстового документа: 9

1. Анализ требований к документу. 2. Анализ содержания задания. 3. Определение элементов документа. 4. Определение типов связей между элементами документов. 5. Построение (синтез) структурной модели документа. 6. Уточнение свойств элементов. Полученный проект документа легко может быть реализован средствами текстового редактора MS Word. 1.3. Элементы текстового редактора MS Word Списки Список – это составной фрагмент текста, состоящий из перечислений каких-либо действий, объектов или параметров. Каждый список имеет таким образом иерархическую структуру, поскольку элементы списка являются подчиненными некоторому главному элементу. Каждый элемент списка может иметь номер, тогда список называют нумерованным; или маркер, в этом случае список называют маркированным. Таким образом, различают нумерованный и маркированный списки. Нумерованный список часто применяется для оформления списка используемых источников, списка литературы, например: 1. М атрос Д. Ш., Полев Д. М ., М ельникова Н. Н. Управление качеством образования. – М .: Пед. о-во России, 2001. – 128 с. 2. Краснова Г. А. Открытое образование: цивилизационные подходы и перспективы. – М .: Изд-во РУДН, 2000. – С. 152. 3. Некрасов С. Д. Проблема оценки качества профессионального образования специалиста // Университетское образование: практика и анализ. – 2003. – №1(24). – С. 42-45.

Маркированный список используется для оформления перечислений другого рода, например, перечисления этапов решения задачи на компьютере: • • • •

Изучить постановку задачи. Составить алгоритм. Составить и выполнить программу. Вывести результат.

Наиболее прос то оформление списка производится с помощью опций контекстного меню или кнопок на панели инс трументов Форматирование. Так, для преобразования текста в маркированный список нужно выделить соответствующие строки текс та и щелкнуть по кнопке Маркеры. Если Вас не устраивает вид маркеров, их можно изменить с помощью меню Формат /

10

Список / Маркированный (или аналогичного контекстного меню) и выбрать один из имеющихся вариантов.

Как нумерованный, так и маркированный списки могут быть многоуровневыми. Например: 1. Программы 1.1. Стандартные 1.1.1. Калькулятор

Для создания многоуровнего списка или преобразования текста в многоуровневый список рекомендуется пользоваться опциями контекстного меню для выделенного фрагмента текста. В таких списках имеется возможность изменения уровней элементов. Для этого удобно использовать опции Уменьшить или Увеличить отступ контекстного меню. На рисунке 1.2 представлен пример изменения уровня элемента списка с использованием опции контекстного меню.

Рис. 1.2. Изменение уровня строки

Таблицы Таблицы используются для наглядного представления совокупности текстовых данных, каждый элемент которой имеет одинаковую составную структуру. Таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых находятся ячейки. Ячейка – основной элемент таблицы, она может содержать любой элемент текстового редактора, например, список, формулу, рисунок и т. д. Совокупность горизонтальных ячеек образует строку, в такие ячейки удобно размещать элементы, между которыми имеются параллельные связи. Для элемента, помещенного в ячейку таблицы, имеется возможность определить стиль форматирования. 11

Таким образом, таблицу можно использовать для структурного позиционирования элементов документа. Для встраивания таблицы в текст выбирается пункт меню Таблица / Добавить таблицу, в диалоговом окне устанавливается количество строк. Более удобный вариант встраивания таблицы – использование кнопки Добавить таблицу в стандартной панели инструментов: размер таблицы может быть изменен. Для добавления с троки в таблицу курсор устанавливается в любую ячейку таблицы, далее используется меню Таблица / Добавить строку или щелчок по кнопке Добавить таблицу. Для добавления столбца следует выделить мышью столбец таблицы, затем выбрать в меню Таблица / Вставить или Таблица / Разбить ячейки. Если часть столбцов должна иметь одинаковую ширину, необходимо выделить эти столбцы, и в меню Таблица воспользоваться командой Выровнять ширину столбцов. С помощью пункта меню Таблица имеется возможность преобразовывать текс т в таблицу и наоборот. При выполнении редактирования созданной таблицы в случае необходимости проведения вычислений в ячейку вставляется формула (рисунок 1.3). Для этого полезно знать, что строки нумеруются, а с толбцы таблицы обозначаются последовательными латинскими буквами в алфавитном порядке (A, B,C… и т. д.). В результате следующих шагов создается таблица с вычислениями: ¾ Выделите ячейку, в которую будет помещена вычисляемая формула, в этой же ячейке будет отображаться результат. ¾ В меню Таблица выберите команду Формула и введите знак «=». ¾ Если редактор Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула. ¾ В списке Вставить функцию выберите нужную вам функцию. Например, для вычисления суммы чисел выберите SUM. ¾ Для ссылки на ячейки таблицы введите в формулу адреса этих ячеек в скобках. Например, для суммирования содержимого ячеек A1 и B4 введите формулу =SUM(a1,b4).

12

Рис.1.3. Создание таблицы с вычислениями

В поле Формат числа вводится формат представления чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выбирается формат 0,00%. В случае невозможности произвести вычисления появится сообщение «синтаксическая ошибка», и формула примет вид, как показано на рисунке 1.3. Действительно, в ячейке А1 находится нечисловое значение – символ «№», а в ячейке В4 – строка «Информатика», сложить эти два значения не предс тавляется возможным. Для того чтобы формула считала сумму средних баллов, необходимо ввести в ячейку С10 следующую формулу: =SUM(C2:C8). Результат вычисления помещается в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9. Иллюстрации Для оформления текста и создания ярких акцентов в документ рекомендуется включать иллюстрации. В качестве иллюс траций используются рисунки, диаграммы, схемы, фотографии и т. д. Иллюстрации могут быть вставлены из имеющихся в наличии графических файлов или из буфера обмена, в который предварительно будут скопированы. Для вставки рисунка из файла используется OLE-технология. Эта технология позволяет вставлять документы, созданные в одном приложении в документы другого приложения. Например, документ созданный и сохраненный в графическом редакторе Paint, может быть вставлен в текстовый документ программы Word. При этом может быть использован один из трех способов: 9 Вс тавка. Создается копия вставляемого документа, которая буде т внедрена в документ-приемник и может передаваться вместе с ним.

13

Изменения файла, содержащего вставленный документ, не буду т отображаться в документе-приемнике. 9 Связывание. В этом случае в документ-приемник будет внедрен указатель на файл, содержащий вставляемый документ и изменения этого файла будут оперативно отображаться в документе приемнике. 9 Вс тавка со связыванием. При этом в документ-приемник будет внедрен вставляемый документ, и его связь с файлом сохранится. Приложение, в котором создавался вставляемый документ, называют «клиентом», а приложение-приемник называют «сервером». Имеется несколько способов применения OLE-технологии. Рассмотрим один из них, остальные рекомендуется исследовать самостоятельно. Выбор метода вставки производится в диалоговом окне Вставка/ Рисунок/Из файла. В его правом нижнем углу есть раскрывающийся список, в котором следует выбрать один метод из трех возможных. На рис. 1.4 представлен пример вставки рисунка.

Рис. 1.4. Вставка рисунка из файла

Точно также можно вставить и другой информационный объект, хранящийся в файле (Вставка/ Файл) Рисунок может взаимодействовать с текстом посредством обтекания. Для управления методом взаимодействия рисунка с текстом служит вкладка Положение в диалоговом окне Формат рисунка, которое открывают командой контекстного меню Формат / Рисунок или кнопкой Формат рисунка на панели инс трументов Настройка изображения. Элементы управления По контуру или Вокруг рамки обеспечивают внедрение рисунка непосредственно в текст или по центру, или справа, или слева. Дополнительные средства настройки обтекания рисунка текстом можно получить из меню, которое открывается кнопкой Обтекание текстом на панели инс трументов Настройка изображения. В частнос ти, здесь присутствует 14

пункт Изменить контур обтекания, который позволяет создавать интересные варианты обтекания изображения по криволинейному контуру. Аналогично вставляются диаграмма и рисунки (картинки), имеющиеся в библиотеке редактора MS Word. Иногда возникает необходимость построить Блок-схему, отображающую последовательность действий, в этом случае рекомендуется использовать встроенные в текстовый редактор средства вставки Автофигур из панели инструментов Рисование. Для обеспечения возможности корректного перемещения и копирования полученной схемы автофигуры, входящие в схему, группируют в один композиционный объект командой контекстного меню Группировка / Группировать. Для группировки все фигуры должны быть предварительно выделены, например щелчками левой кнопки мыши при нажатой клавише Shift. Обратная операция Группировка / Разгруппировать позволяет «разобрать» композиционный объект на составляющие элементы. При построении простой схемы используйте готовые диаграммы, доступные из пункта меню Вставка/Организационная диаграмма. Формулы Формулы используются в тексте при описании математических зависимостей, математических моделей. Для ввода простых формул бывает достаточно возможностей меню Вставка / Символ и Формат / Шрифт / Эффекты / Нижний или Верхний индекс (степень). Например, необходимо ввести формулу 3 yi ≠α+βx . Для ввода знака неравенства и греческих букв используется Вставка/Символ: в появившемся окне проверьте установку шрифта Symbol, щелкните мышью по соответствующему символу, затем по кнопке Вставить; после ввода всех необходимых символов щелкните Закрыть. Для ввода индекса и степени нужно нажать клавиши нужных букв на клавиатуре, выделить букву и установить Нижний индекс или Верхний индекс в меню Формат / Шрифт. Для ввода более сложных формул используется специальный формульный редактор MS Equation (меню Вставка / Объект / MS Equation). На рисунке 1.5 представлен пример ввода формулы с помощью редактора формул MS Equation. Панель инструментов формульного редактора включает дополнительный набор математических операций, знаков отношений, символы греческого алфавита, изображений математических знаков, таких как дробь, радикал, индексы, интеграл и др. Отметим, что в процессе редактирования можно пользоваться и простыми алфавитно-цифровыми клавишами, например, для ввода чисел.

15

Рис. 1.5. Панель управления редактора формул

При работе с редактором формул нужно помнить несколько правил: 1) Следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Например, формула может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком только в редакторе формул, не используя иные средства; 2) При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, им следует назначить стиль Текст; 3) В редакторе формул не работает клавиша Пробел, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходимос ть ввода пробелов возникает, то их можно вводить с помощью кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Колонтитулы Колонтитулы – это текстовая строка, которая повторяется на каждой странице документа в верхней или нижней его части, например, «Совершенно секретно». Для того чтобы создать колонтитулы, выбирается пункт меню Вид/Колонтитулы. При этом отобразится не только область ввода текста колонтитула, но и панель работы с колонтитулами. Для создания верхнего колонтитула следует ввести текс т или рисунок в область верхнего колонтитула. Для создания нижнего колонтитула нужно дополнительно нажать кнопку Верхний/Нижний колонтитул на панели работы с колонтитулами для перехода в область нижнего колонтитула. По окончании нажать кнопку Закрыть. По умолчанию содержимое колонтитула автоматически выравнивается по левому краю. Сущес твует возможность выровнять содержимое колонтитула по центру или выровнять дату по левому краю, а номер страницы – по правому краю. Для выравнивания элемента по центру используется клавиша TAB, для выравнивания элемента по правому краю используется двойное нажатие клавиши TAB . Оглавление В любом документе, содержащем более трех страниц, рекомендуется использовать разбиение текс та на разделы, а каждый раздел должен иметь свой заголовок, например, «раздел 1», «раздел 2» и т. п. Следует обратить внимание, что существуют правила в оформлении разделов: в названии разделов точка в

16

конце не ставится, между названиями раздела и предыдущим текстом должна оставаться хотя бы одна строка, и др. Оглавление (содержание) документа – это час ть текста, в которой перечислены все названия разделов этого документа с указанием номеров страниц. Обычно оглавление располагается в начале или в конце документа и используется для быс трого доступа к различным разделам документа. Текстовый редактор позволяет автоматизировать процесс создания оглавления в документе. Для подготовки оглавления к каждому заголовку раздела, подраздела, пункта . надо применить стиль Заголовок соответствующего уровня. Для этого выделяется заголовок первого раздела, в поле Стиль панели инструментов форматирования выбирается Заголовок 1 (при необходимости – переопределяются шрифт и выравнивание), таким же стилем оформляются заголовки всех разделов. По аналогии для всех заголовков подразделов определяется стиль – Заголовок 2, и т. д. На рисунке 1.6 представлен пример оформления заголовков.

Рис. 1.7. Вставка оглавления

Рис. 1.6. Пример оформления заго-

Затем курсор устанавливается в место документа, где должно располагаться оглавление, выбирается пункт меню Вставка / Оглавление и указатели 17

/ Оглавление (либо Вставка / Ссылка / Оглавление и указатели / Оглавление). На следующем шаге определяется вид оглавления, проверяется наличие флажка Показать номера страниц, устанавливается число уровней. После нажатия клавиши ОК оглавление встраивается в место, указанное курсором. Пример этапов создания оглавления предс тавлен на рисунке 1.7.

1.4. Лабораторная работа по теме «Основы работы в текстовом редакторе MS Word» Самостоятельная работа – 6 часов. Время выполнения первой части лабораторной работы (оформление реферата) – 2 часа, Время выполнения второй части лабораторной работы (создание личного резюме) – 1 час. Время выполнения третьей части лабораторной работы (индивидуальная работа) – 3 часа.

Цель работы. Приобрести умения и навыки работы с текстовым редактором MS Word, применить системный подход к проектированию текс тового документа, продемонс трировать компетенции на примере оформления реферата, личного резюме и индивидуального задания. Развить инструментальные, системные и личностные компетенции в процессе выполнения и защиты лабораторной работы. Самостоятельная работа включает следующие шаги: ¾ Изучить теоретический материал по теме лабораторной работы, порядок выполнения работы, пример выполнения (Приложение А). ¾ Проверить действия опций главного меню и инструментов панелей текстового редактора MS Word. ¾ Изучить способы создания элементов текстового редактора и познакомиться с опциями контекстного меню для каждого элемента. ¾ Сформулировать свои вопросы, появившиеся в ходе подготовки к лабораторной работе и найти на них ответы. ¾ Ответить на контрольные вопросы пп. 1.5. ¾ Ответить на вопросы теста в пп.1.6, проверить свои ответы (см. приложение А). ¾ Спроектировать документ индивидуального задания. Порядок выполнения первой части (оформление реферата) Время выполнения – 2 часа

18

Целью данной работы является получение инс трументальных навыков работы с элементами текстового документа MS Word. Данная часть лабораторной работы посвящена созданию часто используемых в студенческой жизни документов – рефератов. На защиту предоставляется текстовый документ, порядок выполнения работы определяет состав этого документа: 1) Создать документ (реферат), состоящий минимум из трех разделов. Текст в разделах произвольный (в качестве текс та можно использовать текст теоретической части). Каждый раздел должен иметь заголовок. Использовать для оформления текста различные шрифты, стили форматирования. Также в документе должны присутс твовать следующие элементы: ¾ разбивка на страницы ¾ заголовок из коллекции WordArt ¾ колонтитулы, содержащие Вашу фамилию и группу ¾ два изображения из файлов (первое – внедренное, второе – связанное) ¾ нумерованный список литературы в конце документа ¾ маркированный список элементов текстового документа ¾ формула ¾ таблица результатов тестирования ¾ блок-схема этапов работы с текстовым документом ¾ диаграмма ¾ оглавление в начале документа. 2) Вс тавить в начало титульный лист с указанием названия лабораторной работы и автора. 3) В конце документа вставить свои вопросы по теме лабораторной работы. 4) Вставить в таблицу свои ответы на вопросы теста в конец созданного документа. 5) Проверить правописание и устранить найденные ошибки. 6) Сохранить документ в следующих форматах: документ WORD и WEB-страница. Пример выполнения первой части лабораторной работы приведен в приложении А. Порядок выполнения второй части (создание личного резюме) Время выполнения – 1 час

Целью данной части лабораторной работы является получение навыков подготовки к процессам будущего трудоустройства на примерах использования шаблонов оформления резюме текстового редактора MS Word. Развитие личностные компетенции, такие как самооценка, самопрезентация. На защиту предоставляется текстовый документ с Вашим резюме. Порядок выполнения работы: 19

1) Создать новый документ (личное резюме), используя один из встроенных шаблонов резюме. 2) Создать другой документ (тоже личное резюме), используя Мастера резюме и добавляя свои пункты, такие как: ¾ Моя цель в жизни. ¾ Пять шагов для достижения цели. ¾ Достигнутые результаты. ¾ Какие свойства характера помогают в достижении цели. ¾ Какие свойства характера создают проблемы в достижении цели. Задания для индивидуального выполнения Время выполнения – 3 часа

Требование к результату. Объем документа – две страницы, в составе документа должны присутствовать элементы MS WORD: таблица для позиционирования различных фрагментов документа, стили оформления текста, рисунок с обтеканием текстом и другие элементы, необходимые для выполнения задания. Результат должен быть представлен в электронном и печатном вариантах. Первая страница отображает графическую модель документа, вторая – сам документ.

Целью данной части лабораторной работы является приобретение и демонстрация системных компетенций при создании проекта документа, инструментальных компетенций на примере создания текстовых документов из различных предметных областей, таких как принятие самостоятельных решений. Задание состоит из двух частей: индивидуальное задание по вариантам и общее, заключительное задание. Варианты индивидуальных заданий: 1. Анкета для проведения социологического опроса (Вопрос/ Несколько ответов/Номер выбранного ответа). 2. Матрица Ваших визиток (Организация /Фамилия /Имя/ Отчество /должность /Адрес /Контактный телефон /e-mail). 3. Реклама открытия нового компьютерного магазина (Название/ Дата/ Адрес /Телефон/ Номенклатура товаров/ Скидки или подарки/ Рекламный призыв и т. д.). 4. Сертификат об окончании компьютерных курсов (Организация, проводящая курсы/ Лицензия/ Название курсов/ Содержание курсов/ ФИО учащегося/ Присвоенная квалификация/ Период обучения/ Подписи и т. д.). 5. Официальное письмо о бронировании номера в гостинице (Обращение с указанием Названия и месторасположения гостиницы/ Период пребывания/ Класс номера / Количество комнат разного назначения/ коммуникационные требования/ Уровень обслуживания/ Вид из номера / ФИО /

20

Контактные средства для обратной связи / Последний срок уведомления о бронировании и т. д.). 6. Объявление о концерте (Дата/ Время / Исполнитель / Репертуар / Где купить билеты/ рекламный призыв и т. д.). 7. Отчет об участии в конференции (Название конференции/ Темы конференции/ Мес то проведения/ Период проведения/ Состав участников / Рекомендации конференции/ Награждение участников конференции и т. д.). 8. Расписание занятий учебной группы на две недели в текущем семестре с указанием периодов, подгрупп, аудиторий, ФИО преподавателей и их должностей (профессор/доцент/старший преподаватель/ ассистент). 9. Список изучаемых предметов за текущий семестр с указанием ФИО преподавателей и их должностей (профессор/доцент/старший преподаватель/ ассистент), названий соответс твующих кафедр, № кабинетов, где можно найти преподавателя, другая контактная информация, количество часов по каждому предмету. Сформировать вычисляемое поле для определения общего количества часов, изучаемых в этом семестре. 10. Реклама нового фильма ( Название/ Краткое содержание/ Список артистов/ Период проката/ Кинотеатр/ Дополнительные услуги/ Как заказать билеты/ Сеансы и т. д.) 11. Ресторанное меню (Название ресторана/ Категория блюда, Название блюда/ Состав блюда/ Количес тво калорий/ Цена/ Время приготовления и т. д.). 12. Эссе на тему: Почему я поступил учиться в университет на данную специальность. 13. Бланк тес товых заданий (Название тес та/ Общее количество вопросов/ Категория тес тируемых/ Время выполнения тестовых заданий/ Распределение заданий по уровню сложности/ Список заданий с вариантами ответов и т. д.). 14. Бланк ответов по тес ту (ФИО/ Название теста/Дата тестирования/ Паспорт/Адрес/Таблица ответов/ Подпись и т. д.) 15. Шпаргалка по теме MS Word. (Определения, иллюстрации). Общее заключительное задание. Создание таблиц оценки и самооценки компетенций. Используемая шкала оценок проявленных компетенций: 5 – отлично, 4 – хорошо, 3 – удовлетворительно, (– 1) – неудовлетворительно. 1. Создать новый документ. 2. Создать нижеприведенную таблицу (Табл. 1) для оценки Ваших компетенций. 3. Создать новый документ. 4. Вс тавить в него копию созданной таблицы и дать ей другое название: «Самооценка компетенций». 5. Заполнить самостоятельно копию таблицы оценки компетенций, используя вышеприведенную шкалу оценок. 21

6. Предложить заполнить исходную таблицу оценки компетенций преподавателю с использованием этой же шкалы оценок. 7. Сравнить полученные оценки с оценками преподавателя. 8. Заполненную таблицу компетенций сохраните для дальнейшего заполнения и использования в других лабораторных работ, приведенных ниже.

Таблица 1. Оценка компетенций

Личностные

Системные

Инструментальные

Тип ком- Название компетенций петенций Понимать и применять, письменная коммуникация Знать элементы текстовых документов, функции и технологий текстового редактора Планирование работы, организация работы Самостоятельно решать задачи

Объект оценивания Полученные документы (объем, структура, соответствие заданию) Ответы на вопросы теста

Сроки работ

выполнения

Содержание, объем индивидуального задания Ответы на контрольные вопросы Проект документа индивидуального задания Качество выполненных работ

Устная коммуникация М ыслить и действовать системно Стремление к качеству результата Способность к Качество резюме самооценке

22

Работа Word 1

Работа Word 2

Работа Word 3

1.5. Контрольные вопросы 1. Назначение программы M icrosoft Word. 2. Основные функции и элементы программы M icrosoft Word . 3. Как создать многоуровневый список ? 4. Как создать оглавление? 5. Что такое колонтитул? 6. Как вставить рисунок связыванием, внедрением и внедрением со связыванием? 7. В чем заключается технология создания вашего текстового документа? 8. С какой целью производится анализ задания по созданию документа? 9. Что является результатом процесса синтеза при проектировании документа? 10. Достоинства построения модели документа. 11. Перечислите этапы проектирования структурной модели текстового документа. 12. В чем заключается цель первой, второй, третьей частей лабораторной работы? Какие компетенции необходимо развить?

1.6. Тест по теме «Основы работы в текстовом редакторе MS Word» Тест содержит 16 тестовых заданий (вопросов) равнозначных по сложности. На каждое задание имеется только один правильный ответ. Для получения удовлетворительной оценки необходимо правильно ответить на 11 вопросов. 1. Параметры страницы настраиваются с помощью опции меню: а) Файл; б) Правка; в) Вставка; г) Формат. 2. Размер бумаги А5 – это: а) четвертинка стандартного машинописного листа А4; б) лист размером 182 на 257 мм; в) лист размером 8.5 на 14 дюймов; г) половина стандартного машинописного листа А4. 3. С помощью сочетания Ctrl+X можно: а) скопировать в буфер; б) вырезать; в) вставить в буфер; г) удалить. 4. Для установки абзацного отступа следует нажать: а) клавишу табуляции Tab; б) сочетание клавиш Alt+Tab; в) клавишу табуляции Ctrl+Tab; г) клавишу табуляции Shift+Tab.

23

5. Как установить режим автоматической расстановки переноса слов? а) Сервис/ Перенос; б) Формат/ Расстановка/Язык; в) Сервис/ Язык/Расстановка переносов; г) Формат/ Язык/Расстановка переносов. 6. Выберите правильную последовательность кнопок для создания маркированного списка: а) Формат / Список / Список стилей / М аркированный; б) Формат / Список / М аркированный; в) Вид / Список / М аркированный; г) Вид/ Список / Список стилей / М аркированный. 7. Для оформления таблицы используются следующие кнопки (выберите наиболее полный ответ): а) таблицы и границы, выравнивание в ячейке; б) таблицы и границы, границы и заливки; в) таблицы и границы, выравнивание в ячейке, границы и заливки; г) границы и заливки, выравнивание в ячейке, вставить. 8. Автофигура «скругленный прямоугольник» относится: а) к рисованию; б) к другим автофигурам; в) к выноскам; г) к основным фигурам. 9. Вставка документов из файлов, подготовленных в других приложениях, осуществляется с помощью: а) буфера обмена; б) OLE – приложения; в) OLE - технологии; г) не осуществляется. 10. Приложение, в котором создавался вставляемый документ, называется: а) клиентом; б) сервером; в) внедренным документом; г) встроенным документом. 11. Способы связывания документов в OLE – технологии: а) Правка/Вставка/Связать с файлом; б) Правка/Вставка/Из файла; в) Вставка/Объект/Создание из файла/Связать с файлом; г) Вставка/Рисунок/Из файла.

24

12. Как называют способы вставки документов в O LE – технологии? а) Связывание и внедрение, связывание, внедрение; б) Внедрение, копирование и вставка; в) Связывание и вставка; г) Связывание и вставка, вставка, связывание. 13. Для ввода сложных формул используется специальный формульный редактор: а) M icrosoft Excel; б) WordPad; в) VCI Formula One Workbook; г) M S Equation. 14. Выберите верное высказывание: а) слова с орфографическими ошибками подчеркиваются красной волнистой линией; б) слова с грамматическими ошибками подчеркиваются зеленой волнистой линией; в) слова с орфографическими ошибками подчеркиваются зеленой волнистой линией; г) слова с грамматическими ошибками подчеркиваются красной линией. 15. Неверное выравнивание нумерации страниц: а) вверху; б) слева; в) справа; г) внутри. 16. Выберите правильную последовательность для вставки оглавления: а) Вставка / Оглавление; б) Вставка / Ссылка/ Оглавление и указатели / Оглавление; в) Вставка / Указатели / Оглавление; г) Формат / Указатели / Оглавление.

2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL 2.1. Общие сведения Программа Microsoft Excel предназначена для вычисления новых значений на основе имеющихся значений, хранимых в табличной форме. Этот факт определил название программы Microsoft Excel как электронные таблицы (ЭТ), т. е. таблицы с вычислениями. Часто Microsoft Excel используется для автоматизации экономико-математических расчетов, при этом документы, создавае-

25

мые в Microsoft Excel, визуально могут иметь и не табличное представление, так как сетку таблицы при необходимости можно и скрыть. К таким документам относятся накладные, финансовые отчеты, счет-фактуры, приходный/расходный кассовый ордер, прайс-листы и др. Форматы таких документов представлены во встроенных шаблонах Microsoft Excel, доступных при создании документа. Таким образом, отличительной особенностью документов электронных таблиц является наличие вычисляемых значений. Простота в использовании в сочетании с широкими возможностями по обработке и визуализации числовых данных является основными дос тоинствами и причиной популярности Microsoft Excel. К основным функциям электронной таблицы Microsoft Excel относятся: ¾ Организация быс трых вычислений. ¾ Визуализация числовых данных. ¾ Работа с базами данных. Базовым элементом электронной таблицы является число, численное значение, помещенное в ячейку таблицы. Базовые элементы образуют структуры – массивы чисел. К элементам хранения и отображения электронной таблицы Microsoft Excel относят рабочий лис т, таблица, строка, столбец, ячейка. Такие элементы Microsoft Excel, как формула, функция, диаграмма предназначены для создания новых числовых (графических) элементов, а элементы текст, рисунок, комментарий – для оформления электронной таблицы и создания пояснений. Для улучшения сервиса при выполнении работ с элементами электронной таблицы используются специальные инс трументы, называемые Мастера (мастер функций, мастер диаграмм, мастер сводных таблиц). Другим инструментом для дополнительной обработки данных в электронных таблицах является встроенный язык программирования Visual Bas ic for Application (VBA) и макросы. При работе в Microsoft Excel применяются следующие технологии: ¾ Вычислительные, на основе встроенных функций и формул. ¾ OLE-технология (OLE-технология позволяет вставить копии информационных объектов и (или) устанавливать связи с файлами, содержащими включаемые информационные объекты). ¾ Технология автозаполнения. ¾ Импорт внешних данных. ¾ Поиск, сортировка и фильтрация табличных данных, удовлетворяющих некоторым критериям. 2.2. Технология создания электронной таблицы Технологию создания электронной таблицы рассмотрим с позиции системного подхода. Проводя сравнительный анализ создаваемых в электронной таблице элементов с элементами текстовых документов, рассмотренных в пре-

26

дыдущем разделе, можно отметить следующее. Как в текс товых документах, так и в документах ЭТ присутствует совокупность элементов, объединенных в структуру. Следовательно, при проектировании оформления документа ЭТ можно воспользоваться технологией создания модели текстовых документов (см. подраздел 1.2). Однако электронные таблицы создавались для решения вычислительных задач, порождения динамических элементов (чисел и диаграмм), значения которых зависят от базового элемента – численного значения. Основным средством порождения новых элементов в электронной таблице выступают функции и формулы. Поэтому при построении модели документа ЭТ необходимо включать этапы построения вычислительной модели решения задачи. Это отличие документов электронных таблиц от документов текстового редактора необходимо учитывать как при анализе, так и при синтезе. Рекомендуется использовать следующие этапы проектирования документов ЭТ: ¾ Анализ постановки задачи. ¾ Анализ имеющейся документации. ¾ Определение входных, выходных и промежуточных данных. ¾ Построение (синтез) математической модели решения задачи, т.е. совокупности формул для преобразования входных значений в выходные. ¾ Интерпретация математических зависимостей терминами, элементами ЭТ (строка, столбец, ячейка, диаграмма). ¾ Построение (синтез) модели документа ЭТ (см. подраздел 1.2). 2.3. Элементы электронных таблиц MS Excel Основные понятия Документ Microsoft Excel называется рабочей книгой, которая представляет собой набор рабочих листов, имеющих табличную структуру и содержащих одну или несколько таблиц. На рис. 2.1 представлен фрагмент рабочего листа электронной таблицы Excel.

27

Рис. 2.1. Фрагмент рабочего листа электронной таблицы M icrosoft Excel

Основным элементом является ячейка, которая образуется на пересечении строк и столбцов. Для обращения(ссылки) к любой ячейке используется ее адрес, например: А1 или $C$4. Адрес электронной таблицы может быть двух видов: относительный (А1) и абсолютный ($C$4). Ввод и редактирование данных Любая электронная таблица состоит из заголовка таблицы, заголовков столбцов и информационной час ти. В любой ячейке электронной таблицы может находиться либо число, либо формула, либо поясняющий текст. Для редактирования любой ячейки используется двойной щелчок мыши. Ширина и высота ячейки может быть изменена. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат / Ячейки. На рис. 2.2 представлено диалоговое окно формата ячеек.

Рис. 2.2. Диалоговое окно выбора формата ячеек

Автозаполнение Часто в электронных таблицах возникает необходимос ть заполнить набор последовательных ячеек данными, которые изменяются по определенным правилам, например, по правилу арифметической прогрессии. В этом случае используется технология автозаполнения. В правом нижнем углу рамки те28

кущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для указания условия заполнения ячеек выбирается опция главного меню Правка / Заполнить / Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. Работа с формулами Основной объект, размещаемый в отдельной ячейке электронной таблицы, – это формула. Формула в электронных таблицах всегда начинается со знака «=». Она может содержать адреса ячеек, знаки операций (+, –, /, *), а также стандартные функции, такие как SIN , AVG (среднее значение), MIN (минимальное значение), SUMM, COUNT (количество значений) и другие. Формула может содержать специальные знаки. Например, круглые скобки и двоеточие – символ диапазона ( А1:А10). Адреса в формулах указывают на те ячейки, значения которых будут использоваться при вычислениях. Формулы, занесенные в ячейки, можно копировать или переносить в другие ячейки. При копировании формул проявляется различие относительных и абсолютных адресов. При копировании формулы с относительными адресами, например: «=А2+В2+$А$1» на с троку ниже формула изменится и примет вид «=А3+В3+$А$1». Таким образом, относительные адреса, входящие в формулу изменяются при копировании или автозаполнении. Абсолютные же адреса ($А$1) в таких операциях остаются неизменными, постоянными. Использование Мастера функций Инструмент Мастер функций необходим при создании формул, он запускается различными способами (например, из пункта меню Вставить/Функция, или из панели инструментов). Мастер функций обеспечивает простой и удобный доступ к большому набору встроенных функций Excel. Группировка функций по категориям (математические, финансовые, даты/времени, статистические и т.д.) облегчает выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция, а в списке Функция – конкретная функция данной категории. Практически каждая функция имеет параметры, которые необходимо указать или выбрать из данных таблицы. Мас тер функции имеет хорошую справочную систему с примерами по каждой встроенной функции. Для расширения диапазона используемых функций из дополнительных пакетов программ используется пункт меню Сервис/Надстройки. 29

К наиболее час то используемым функциям относятся функции вычисления суммы, например, СУММ, среднего значения, например, СРЗНАЧ, количества значений СЧЕТ, определение максимального (минимального) значения МАХ (МИН) и др. На рис. 2.3 представлено окно мастера функций. Приведем краткое описание категорий функций. Финансовые – здесь множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины. Дата и время – предназначены для преобразования значений типа Дата и Время в различные форматы. Две специальные функции Сегодня и Дата вставляют в ячейку текущую дату (первая) и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку необходимо иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, какихнибудь типовых договорах.

Рис. 2.3. Окно М астера функций

Просмотр и ссылка – здесь находятся функции, позволяющие обратиться к массиву данных и получить из него самую разнообраз ную информацию – номера столбцов и строк, в него входящих, их количес тво, содержимое нужного вам элемента массива, найти, в какой ячейке этого массива находится число или текст. Математические – вычисляют математические величины: косинус, логарифм и т. д.

30

Статистические – общие функции, использующиеся для вычисления средних значений, дисперсии, математического ожидания, вероятнос ти, коэффициента корреляции и др. Ссылки и массивы – вычисляют ссылки и массивы, значение диапазона, создают гипперссылки для сетевых и Web-документов. Текстовые – преобразование текстов в верхние и нижние регистры, образует символы, объединяет некоторые строки и т. д. Логические – предназначены для вычисления значения логического выражения (истина или ложь). Рассмотрим пример создания электронной таблицы с логическими функциями. Пример. Известны месячные результаты работы (производительность) пяти работников предприятия Х. Требуется разработать электронную таблицу, в которой определить, сколько работников имеют производительность выше средней.

Решение. Построение ЭТ будем выполнять согласно технологии проектирования ЭТ (см. подраздел 2.2). 1. При анализе задачи можно определить и обозначить следующие исходные данные – фамилии работников (ФР), количество работников (КР), их производительность (ПР). Результатом решения задачи будет количество лучших работников(КЛР). ФР – это набор из пяти(КР) текстовых значений. Используется для пояснения. ПР – это набор из пяти (КР) числовых значений. КЛР – это одно числовое значение, содержащее количество работников, имеющих производительность труда выше средней. Для определения КЛР необходимо предварительно вычислить среднюю производительность труда СП. 2. Построим математическую модель решения задачи. Найдем среднюю производительность труда: СП = ∑ПР/КР. Определим для каждого работника дополнительный показатель ДП, который будет равен 1, если ПР>СП, и равен 0 в противном случае. ДП = 1, если ПР>СП, ДП = 0, если ПР≤ СП. Количество получаемых ДП будет равно количеству работников. Найдем количество работников, имеющих производительность больше средней производительности: КЛР = ∑ДП. 3. Интерпретация в терминах ЭТ. Пусть ФР – столбец В, ПР – столбец С, ДП – столбец D. Количество вводимых данных в каждый столбец – 5, например строки с 5 по 9. Для вычисления средней производительности труда СП используем ячейку в столбце ПР, расположенную в 12 строке. Для вычисления результата используем столбец Е и свободную строку 14. 4. Построение модели документа. Дадим название таблицы «ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПЕРСПЕКТИВНЫХ РАБОТНИКОВ» Определим названия используемых столбцов «Работник», «Производительность», «Признак», определим поясняющий текст в строке 12 «Средняя производительность», в строке 14 «Количество работников, с производительностью больше средней». 5. Реализация в M S Excel. В ячейки В(5:9) введем фамилии работников, в ячейки С(5:9) – их производителность.

31

В ячейке С(12) вычислим среднюю производительность, используя функцию =СРЗНАЧ(С5:С9), в ячейку D(5) введем формулу для вычисления дополнительного признака ДП: =ЕСЛИ(C5>$C$12;1;0), а затем выполним автозаполнение этой формулой остальных четырех строк. Для ссылки на ячейку С12 был выбран абсолютный адрес, так как при дальнейшем автозаполнении этой формулой нижестоящих строк значение этой ссылки не должно меняться. В ячейке Е(14) вычислим результат: = СУММ (D5:D9). На рис. 2.4 представлена получившаяся таблица и вычисленные значения для следующего набора исходных данных по производительности пяти работников: 5, 6, 3, 2, 4.

A

B

C

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

D

E

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПЕРСПЕКТИВНЫХ РАБОТНИКОВ Производительность

Работник Иванов Петров Сидоров Мотов Смехов

5 6 3 2 4

Ср. производительность

Признак 1 1 0 0 0

4

Количество работников, с производительностью > средней

2

Рис. 2.4. Пример электронной таблицы

Графическое представление данных В Excel имеется развитый аппарат построения по массивам чисел визуальных объектов : графиков функции, трендов, а также различных диаграмм. Для работы с визуальными объектами используется Мастер диаграмм. Графическое представление применяется для визуальной демонстрации связей между числами электронной таблицы и количес твенного соотношения между сопоставляемыми величинами. На первом этапе работы Мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Второй этап работы Мастера служит для выбора данных, по которым будет с троиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна Мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы.

32

Третий этап работы Мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна Мастера задаются: 1) название диаграммы, подписи осей, 2) отображение сетки линий, параллельных осям координат, 3) описание построенных графиков, 4) отображение надписей, соответс твующих отдельным элементам данных на графике (Подписей данных), 5) представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы или отображение Легенды. На последнем этапе работы Мастера указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. При редактировании диаграмм используется контекстное меню, например, для изменения подписей данных (рис. 2.5) изменяются Параметры диаграммы.

Рис. 2.5. Изменение подписей данных

Работа с базами данных в Excel База данных в Excel называется списком. Список – это таблица, в которой содержится набор записей идентичной структуры. В состав записей включаются числовые, текстовые значения и формулы. Для ввода данных в список имеется дополнительное средство, называемое Форма (пункт меню Данные / Форма). Она представляет информацию об одной строке таблицы и является удобным средством не только ввода, но и поиска значений в списке. Ввод новых значений осуществляется нажатием клавиши Добавить. На рис. 2.6 представлено изображение окна формы. 33

Для выполнения поиска записей, удовлетворяющих заданным критериям, в Форме выбирается пункт Критерии и вводятся данные, по которым далее осуществляется поиск.

Рис. 2.6. Окно формы

Для сортировки записей списка выбирается пункт меню Данные / Сортировка. В открывшемся окне отмечается параметры сортировки. Другим способом поиска данных по критерию является фильтрация. Для фильтрации активизируется пункт меню Данные / Фильтр / Автофильтр и выбирается условие фильтрации. На рис. 2.7 представлен пример автофильтрации данных.

Рис. 2.7. Автофильтрация данных

2.4. Лабораторная работа по теме «Основы работы в MS Excel» Самостоятельная работа – 4 часа. Время выполнения первой части лабораторной работы 34

(вычисления и диаграммы) – 3 часа. Время выполнения второй части лабораторной работы (работа со списком) – 1 час. Время выполнения индивидуального задания – 3 часа.

Цель работы. Приобрести умения и навыки работы с электронными таблицами, продемонстрировать инс трументальные компетенции по использованию ЭТ на примере создания электронных таблиц. Самостоятельная работа включает следующие шаги: ¾ Изучить теоретический материал по теме лабораторной работы, порядок выполнения работы и пример выполнения (Приложение Б). ¾ Проверить дейс твия опций главного меню и инструментов панелей. ¾ Сформулировать свои вопросы, появившиеся в ходе подготовки к лабораторной работе и найти на них ответы. ¾ Ответить на вопросы тес та, проверить свои ответы (Приложение Б). ¾ Построить математическую модель ЭТ для индивидуального задания. ¾ Ответить на контрольные вопросы. Порядок выполнения первой части (вычисления и диаграммы) Время выполнения – 2 часа

Целью данной час ти работы является развитие инс трументальных навыков работы с элементами электронных таблиц, такими как числа, текст, формула, функция, относительный и абсолютный адрес. Познакомиться с работой Мастера диаграмм. Задание1. Создать документ, содержащий данные о количестве и ценах компьютеров на складе некоторой фирмы. Типы компьютеров, их количество и цены в у. е. выбрать самостоятельно, в качестве образца можно использовать пример выполнения лабораторной работы в приложении Б. Требуется определить общую с тоимость компьютеров на складе и стоимость каждого типа компьютеров в рублях. Результатом выполнения лабораторной работы является документ MS Excel, порядок выполнения работы определяет состав этого документа. 1) Использовать для оформления текста различные шрифты, стили форматирования. Также в документе должны присутствовать следующие элементы: ¾ формула для определения общей стоимости компьютеров в у. е., ¾ заголовок таблицы, ¾ курс у. е. на текущую дату, и текущая дата, ¾ формулы для определения общей стоимости в у. е. и в рублях для каждого типа компьютеров, ¾ диаграммы (столбиковая и круговая). 2) Вс тавить в начало текс т с указанием названия лабораторной работы и автора.

35

3) Вс тавить свои ответы теста в конец созданного документа в виде отдельной таблицы. Задание 2. В новой рабочей книге в первом столбце первого листа ввести значения аргумента от 0 до 4 с шагом 0.2, во втором с толбце подсчитать значения функции – синуса от введенных значений аргумента. На другом лис те построить соответствующую синусоиду, выделив оба столбца и выбрав тип диаграммы – точечная. Открыть еще одну рабочую книгу и в ней вычислить косинусы от значений аргументов первой книги. Порядок выполнения второй части (работа со списком) Время выполнения – 1 час

Целью данной работы является получить инструментальные навыки работы со списками электронных таблиц. Задание 3. Создать список с информацией о Ваших товарищах по факультету. Список будет содержать следующие поля: группа, фамилия, имя, дата рождения, экзамен 1, экзамен 2, экзамен 3 и средний балл. Этот список размещается на трех листах, причем первый лист – исходный список, второй – сортировка по фамилиям и третий – сортировка по баллу. Необходимо осуществить следующие операции: 1) Вычисление среднего экзаменационного балла студентов. 2) Сортировка по фамилии. 3) Сортировка по среднему баллу. 4) Ввод и поиск записей с помощью Формы по различным критериям. 5) Автофильтрация данных и выборка записей по различным условиям. Задания для индивидуального выполнения Время выполнения – 3 часа

Требования. Применить системный подход и выполнить этапы проектирования модели документа ЭТ, создать на основе полученной модели ЭТ в MS Excel по своему варианту.

Цель работы. Развить системные, инструментальные и личностные компетенции в самостоятельном решении задач. Задание состоит из двух частей: индивидуальное задание по вариантам и общее, заключительное задание. Варианты индивидуальных заданий: 1. Шес ть студентов выполняли пять тестовых заданий и в бланке ответов проставляли номера выбранных ответов. Для каждого тестового задания известны номера правильных ответов. Определить студента, набравшего максимальное количество правильных ответов. 2. В библиотеке имеются N книг, каждой по несколько экземпляров. Определить общую стоимость книжного фонда. 3. Получить решение квадратного уравнения ах^2+bх+c=0 для всех случаев и построить график соответс твующей функции. 36

4. Вычислить произведение всех целых чисел, расположенных за минимальным значением. 5. В двумерном числовом массиве определить для каждой строки сумму положительных значений, а для каждого столбца – сумму отрицательных. 6. В списке студентов определить количество студентов с одинаковыми именами, построить круговую диаграмму и определить процентное соотношение имен в списке. Список отсортировать в порядке убывания найденного количества. 7. На фабрике выпускаются три вида продукции (известны их количес тво, цена). По каждому виду продукции были произведены затраты и получены средства от реализации. Предполагается, что вся произведенная продукция была реализована. Определить характер производства продукции (убыточный, безубыточный). 8. Список игроков хоккейной команды содержит тип игрока (нападающий, защитник и т. д.), количество забитых шайб, возраст игрока. Определить суммарное и среднее количество шайб для каждого типа игрока, найти игроков типа «нападающий», которым менее 26 лет. 9. При покупке в магазине канцтоваров выписывается товарный чек, включающий название магазина, его контактные данные, дату продажи, список проданных товаров, их количество, цену за единицу. Определить суммарную стоимость покупок. Отсортировать значения по убыванию стоимости покупок. 10. Стоимос ть ремонта комнаты складывается из с тоимости материалов и стоимости работы. Стоимость работы определяется в зависимости от объема (метров квадратных) и цены за единицу, стоимость материалов определяется аналогично. Имеется определенная сумма денежных средств Х. Определить с тоимость ремонта для 100 кв. метров, остальные данные выбрать самостоятельно и определить, хватит ли суммы Х для выполнения ремонта. Общее заключительное задание. Заполнение и анализ таблицы оценки компетенций. Шкала оценок: 5 – отлично, 4 – хорошо, 3 – удовлетворительно, (– 1) – неудовлетворительно. С помощь буфера обмена скопировать заполненную в лабораторной работе по MS WORD (задание 2) таблицу по оценке компетенций (подраздел 1.4) в новую рабочую книгу. Выполнить следующие действия: 1. При необходимости провести редактирование этой таблицы. 2. Добавить столбцы с названиями «Excel 1», «Excel 2», «Excel 3». 3. Добавить строку «Сумма баллов компетенций по лабораторным работам». 4. Для этой строки вставить формулу вычисления суммы баллов компетенций по лабораторным работам. 5. Добавить столбец «Сумма баллов по наименованиям компетенций». 37

6. Для этого столбца вставить формулу для вычисления суммы баллов по наименованиям компетенций. 7. Добавить столбец «Среднее значение по компетенциям». 8. Для этого столбца вставить формулу для определения среднего значения по компетенциям. 9. Создать копию этой таблицы и заполнить ее самостоятельно используя шкалу оценки. 10. Предложить заполнить исходную таблицу (пустые с толбцы) преподавателю, при этом использовать следующую шкалу оценок: 5 – отлично, 4 – хорошо, 3 – удовлетворительно, (– 1) – неудовлетворительно. 11. Проанализируйте полученные результаты и выполните сортировку строк таблицы по убыванию баллов. Сохраните результаты сортировки на этом же листе. 12. Определите компетенции, используя автофильтрацию, по которым Вы имеете максимальные баллы, минимальные баллы. Результаты сохраните на новом рабочем листе. 13. Постройте круговую диаграмму по значениям столбца «Среднее значение по компетенциям». 14. Предложите свой вариант обработки полученных данных о проявленных Вами компетенциях 15. Заполненную таблицу компетенций сохраните для дальнейшего заполнения и использования в других лабораторных работ, приведенных ниже. 2.5. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Назначение программы M icrosoft Excel. Основные функции программы M icrosoft Excel. В чем различие относительных и абсолютных адресов? Как изменить параметры диаграммы? Какие действия выполняются с помощью Формы? Как осуществляется сортировка данных? Как осуществляется фильтрация данных? Этапы проектирования документа ЭТ. Отличие документа ЭТ от документа текстового редактора.

2.6. Тест по теме «Основы работы в MS Excel» Тест содержит 17 тестовых заданий (вопросов) равнозначных по сложности. На каждое задание имеется только один правильный ответ. Для получения удовлетворительной оценки необходимо правильно ответить на 12 вопросов. 1. Укажите назначение электронных таблиц: а) визуализация данных

38

б) работа с базами данных в) организация быстрых вычислений г) все варианты верны. 2. Адрес ячейки может быть: а) относительным б) полным в) абсолютным г) неполным. 3. Что может находиться в любой ячейке электронной таблицы? а) число б) формула в) поясняющий текст г) все варианты верны. 4. Как называется адрес ячейки, не изменяющийся при заполнении ячеек формулами? а) относительная ссылка б) абсолютная ссылка в) ссылка г) верный ответ отсутствует. 5. Указание адреса ячейки в формуле называется... а) ссылкой б) функцией в) оператором г) именем ячейки. 6. Программа Excel используется для... а) создания текстовых документов б) создания электронных таблиц в) создания графических изображений г) все ответы верны 7. С какого символа начинается формула в Excel? а) = б) + в) пробел г) все равно с какого. 8. На основе чего строится любая диаграмма? а) книги Excel б) графического файла в) текстового файла г) данных таблицы. 9. Как называется база данных в Excel? а) база б) список в) документ

39

г) таблица.

10. Минимальной составляющей таблицы является... а) ячейка б) формула в) книга г) нет верного ответа. 11. Для чего используется функция СУММ? а) для получения суммы квадратов указанных чисел б) для получения суммы указанных чисел в) для получения разности сумм чисел г) для получения квадрата указанных чисел. 12. Какие действия выполняет программа Excel, если в составленной формуле содержится ошибка? а) возвращает 0 как значение ячейки б) выводит сообщение о типе ошибки как значение ячейки в) исправляет ошибку в формуле г) удаляет формулу с ошибкой. 13. Для чего используется диалоговое окно команды "Форма..."? а) для заполнения записей таблицы б) для форматирования таблицы в) для осуществления поиска г) все ответы верны. 14. Какая из ссылок является абсолютной? а) С22 в) $A$5 г) #A#5. 15. Упорядочивание значений диапазона ячеек в определенной последовательности называют... а) форматирование б) фильтрация в) группировка г) сортировка . 16. Какой командой нужно воспользоваться, чтобы вставить в столбец числа от 1 до 10500? а) командой «Заполнить» в меню «Правка» б) командой «Ячейки...» в меню «Вставка» в) командой «Ячейки...» в меню «Формат» г) командой «Заменить...» в меню «Правка». 17. Какое форматирование применимо к ячейкам в Excel? а) обрамление и заливка

40

б) выравнивание текста и формат шрифта в) тип данных, ширина и высота г) все ответы верны.

Смотрите ответы в приложении Б.

3. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS 3.1. Общие сведения о базах данных База данных (БД) – это структура данных, предназначенная для совместного использования, хранимая в долговременной памяти. Основными операциями в базе данных являются поиск и извлечение информации. Технология обработки информации, при которой данные организованы в БД, называют технологией баз данных. Технология БД включает в себя методы, средства, способы и практические рекомендации применения БД в качестве основного компонента в различных информационных системах (ИС). Существуют разновидности информационных систем, использующие технологию БД: документальные (ДС) и фактографические (ФС). Документальные информационные системы предназначены для работы с массивами текстовых документов, таких как книги, статьи, рефераты и т. д. Примером служат электронные библиотеки. Поиск в таких системах осуществляется с помощью запросов, включающих в себя ключевые слова искомого документа. Фактографические информационные системы поддерживают детальное структурирование информации в виде записей, при котором в каждом поле хранится только одно значение определенного типа. Поиск в таких системах позволяет находить множество записей по конкретным значениям одного или нескольких полей. В пособии будут рассмотрены БД фактографических информационных систем. Системы управления базами данных – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответс твии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи. 3.2. Технология создания баз данных База данных является сложной информационной моделью некоторой предметной облас ти, например, библиотеки, школы и т. д. Поэтому технология создания БД основывается не только на системном подходе, но и на специальных методах проектирования. Проект базы данных надо начинать с анализа информационных потоков и документооборота, определения информационных 41

объектов предметной облас ти, функций по их обработке, связей между ними и выявления требований к ней отдельных пользователей (сотрудников организации, для которых создается база данных). Выделяют несколько этапов проектирования БД: 1) Построение инфологической модели базы данных. 2) Построение логической модели базы данных. 3) Выбор СУБД и реализация базы данных. Инфологическое проектирование При инфологическом проектировании строится концептуальная модель предметной облас ти, для которой должна быть создана база данных, например: Автозавод, Вуз, Банк. В результате инфологического проектирования БД должна быть создана инфологическая модель. Эта модель строится путем анализа и определения объектов и связей между ними в предметной области. Информационный объект. Описание предметной области может быть представлено в виде совокупности связанных реальных сущностей, которые имеют набор свойств или атрибутов, характеризующих только эту сущность. Группы всех подобных сущностей образуют объект, в котором фиксируются только значимые для данной ИС свойства. Например, объект СТУДЕНТ (Ф.И.О., номер зачетной книжки, группа, курс) или ПРЕПОД АВАТЕЛЬ (Ф.И.О., табельный номер, кафедра, должность, уч. степень). Каждый информационный объект определяется совокупностью своих атрибутов, среди которых выделяются ключевые и описательные. Ключевые атрибуты должны однозначно определять экземпляр объекта. Например, для студента ключевым атрибутом должен быть номер его зачетной книжки, для преподавателя – его табельный номер. Ключевые атрибуты для отдельного информационного объекта называют ключом. Ключ обеспечивает: ¾ Однозначную идентификацию записей таблицы ¾ Ускорение выполнения запросов к БД ¾ Установление связи между отдельными таблицами БД ¾ Использование ограничений ссылочной целостнос ти. Ключ также называют первичным ключом или первичным индексом. Информация о ключе хранится в отдельном файле или совместно с данными. Индекс, как и ключ, строится по полям таблицы, однако он может допускать повторение значений составляющих его полей – в этом и состоит его основное отличие от ключа. Поля, по которым пос троен индекс, называют индексными. Прос той индекс состоит из одного поля, а составной (сложный) – из нескольких полей.

42

Индексы при их создании именуются. Как и в случае с ключом, индексы могут храниться в отдельных файлах или совместно с данными. Связи. Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица может быть главной, а вторая – подчиненной. Такую связь называют связь «главный-подчиненный», «родительский-дочерний» или «мастер-детальный». Существуют следующие виды связи: ¾ отношение «один – к – одному» ¾ отношение «один – ко – многим» ¾ отношение «много – ко – многим». Наиболее часто используется отношение «один – ко – многим», которое означает, что одной записи главной таблицы в подчиненной таблице может соответствовать несколько записей, в том числе ни одной. Для связывания таблиц используются поля связи. Поля связи обязательно должны быть индексированными. В подчиненной таблице для связи с главной таблицей задается индекс, который называется внешним ключом. Состав полей этого индекса должен полностью или частично совпадать с составом полей индекса главной таблицы. Для описания инфологической модели здесь используются диаграммы «объекты - связи» или, по-другому, ER-диаграммы. На рис. 3.1 представлен пример фрагмента инфологической модели (овал – атрибут объекта, прямоугольник – объект, ромб – связь между объектами). Назв. НИРС № вида

Код НИРС

НИРС

Участник НИРС

Балл Вид НИР С n

Связаны

Руководитель

1

Цикл НИРС

НИР С

К од НИРС

Количество НИРС

43

Рис. 3.1. Пример инфологической модели

Логическое проектирование Целью логического проектирования является построение логической модели неизбыточной и непротиворечивой базы данных. При пос троении логической модели на основе инфологической модели выбирают ту или иную модель данных. Различают иерархические, сетевые и реляционные модели данных. Иерархическая и сетевая модели являются разновидностями графовых моделей. Пример иерархической модели представлен на рис. 3.2: АВТОМОБИЛЬ Двигатель Корпус

Ходовая часть

Левая дверь Крыша Правая дверь Рис. 3.2. Пример иерархической модели

В сетевой модели данных возможны любые виды связи между разными уровнями, как показано на рис. 3.3:

1

2

3

Т1

Т2

Т3

Рис. 3.3. Пример сетевой модели

Реляционная модель является самой популярной моделью, которую поддерживают все современные базы данных. Достоинства данной модели: 1) В основу модели положен математический аппарат, который называется «реляционная алгебра». 2) Возможность сведения других моделей к реляционной модели. 3) Наличие средств ускоренного доступа к данным. Логическая реляционная модель базы данных предс тавляет из себя совокупность связанных таблиц, полученных на основе инфологической модели. Такая совокупность называется схемой базы данных. Целью пос троения логической модели является устранение избыточнос ти и непротиворечивости данных. Правила перехода от инфологической модели к логической модели:

44

1) Если между объектами связь 1:1, то достаточно одной таблицы, объединяющей атрибуты обоих объектов, при этом в качестве ключа может быть выбран ключ любого из этих объектов. 2) Если между объектами связь 1:n, то необходимы две таблицы, по таблице для каждого объекта, при этом ключевой атрибут односвязного объекта добавляется к атрибуту n-связанного объекта. Пример логической модели предс тавлен на рис. 3.4. В модель включены два объекта: кафедра и преподаватели, работающие на кафедре (связь 1:N).

Рис. 3.4. Логическая модель. Связь 1:N

3) Если связь между объектами n:m, то необходимо три таблицы, по одной для связанных объектов и одна таблица для связи. При этом таблица для связи должна содержать ключевые атрибуты связанных объектов. На рисунке 3.5 представлена логическая модель (связь N:M). ПРЕПОД АВАТЕЛЬ Таб. Номер ФИО Должность

ПРЕПОДАВАНИЕ Таб. Номер Код Год

Учеб. звание

ДИСЦИПЛ ИНЫ Код Название Факультет Кол-во часов

Рис. 3.5. Логическая модель. Связь N:M

Следующим этапом при построении логической модели является нормализация полученных таблиц. Нормализация – это процесс приведения таблиц к неизбыточной форме посредствам операции проекции (расщепление одной таблицы на несколько). 45

На рисунке 3.6 представлен алгоритм построения логической модели.

Рис. 3.6. Алгоритм построения логической модели

Язык SQL – структурированный язык запросов SQL (Structured Query Language) был разработан с целью создания унифицированного средства извлечения информации из БД и организации связи между различными СУБД. Основные возможности современного SQL: 1) Организация данных (определение структуры и связей ). 2) Чтение или извлечение данных. 3) Модификация данных. 4) Управление доступом данных. 5) Совместное использование данных. 6) Обеспечение целос тности данных. 7) Может использоваться как средство разработки приложений. 8) SQL может быть встроен в систему программирования и СУБД. Наиболее часто используемым в языке SQL является оператор SELECT. Этот оператор предназначен для чтения данных из БД и формирования в качестве результата таблицы, содержащей выбранные данные. Оператор SELECT может содержать шесть основных подразделов, различающихся ключевыми словами: SELECT ALL

(выбрать) ( все столбцы) или 46

( все столбцы) или < имя одного или нескольких столбцов > DISTINCT (обозначает удаление повторяющихся строк) FROM < из каких таблиц > WHERE <условие поиска> GROUP BY < имя одного или нескольких столбцов > (Используется для вывода данных, сгруппированных по определенному признаку) HAVING < условие> ( Условие позволяет отбирать группы) ORDER BY < столбец> (Отсортировать данные по указанному столбцу). *

3.3. Основные элементы системы управления базами данных Microsoft Access Microsoft Access – система управления базами данных (СУБД), которая предназначена для создания таблиц, схемы базы данных и организации запросов на извлечение, добавление и обновление данных. Для работы в Access предварительно нужно спроектировать логическую модель предметной области, как указано в предыдущем разделе. Основными элементами СУБД Access являются таблица, связи, запрос, форма, отчет, страница, макрос, модуль. Для создания вышеперечисленных объектов в Access имеются две программы: Мастер и Конструктор. Мастер предназначен для новичков, работает в режиме вопрос-ответ. Конструктор предназначен для продвинутых пользователей Access. Он позволяет не только создавать, но и редактировать экземпляр объекта. Таблицы Таблица предназначена для хранения данных об одном информационном объекте предметной области. Предварительно таблицу необходимо создать, т. е. определить названия полей, их тип и ключевые поля таблицы. Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы. Чтобы создать таблицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме конструктора. В первом столбце вводят имена полей. Тип для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. На рисунке 3.7 представлено главное окно базы данных. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Это поможет впоследстви, при организации связи между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выбрать пункт Ключевое поле.

47

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных. Оттуда ее можно открыть в случае необходимости.

Рис. 3.7. Главное окно базы данных

После создания структуры таблицы в нее вводятся данные, которые автоматически сохраняются в этой таблице. Создание межтабличных связей Работа по созданию межтабличных связей происходит в специальном окне Схема данных и выполняется с помощью мыши. Окно Схема данных открывают кнопкой на панели инс трументов или командой Сервис / Схема данных. В окне Схема данных определяют, какие поля подлежат связыванию, и мышью протягивают эту связь. Образовавшаяся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. Одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. На рисунке 3.8 представлен пример создания межтабличных связей. Запросы Запросы предназначены для организации доступа и извлечения данных из таблиц. Обычно запросы формируются с помощью специальных бланков об48

разцов или на языке SQL. Для каждого запроса, созданного по образцу, можно просмотреть строчку SQL-запроса, которую автоматически создает Access.

Рис. 3.8. М ежтабличные связи

Запрос лучше всего создавать с помощью Конс труктора. Для этого ес ть специальный значок в окне База данных. Он называется Создание запроса в режиме конструктора и открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу (см. рисунок 3.9). Бланк состоит из двух час тей. В верхней отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя облас ть разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.

Рис. 3.9. Создание запроса по образцу

49

Существуют следующие виды запросов: ¾ запрос на выборку (критерий отбора в полях бланка) ¾ запросы с параметром (критерий отбора может задать сам пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса) ¾ итоговые запросы (производят математические вычисления по заданному полю и выдают результат) ¾ запросы на изменение (позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц) ¾ перекрестные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц) ¾ специфические запросы SQL (запросы к серверу базы данных, написанные на языке запросов SQL). Формы Формы используются при создании приложений. Форма содержит в себе данные из таблиц, связанных или не связанных между собой. Это удобное средство для ввода и редактирования данных. Кроме того, форма может содержать элементы управления, например кнопки. Для создания формы рекомендуется использовать Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна База данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на панели Формы. На рисунке 3.10 представлен первый этап создания форм. Затем задается уникальный стиль оформления формы.

Рис. 3.10. Создание форм (1 этап)

50

На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем. Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, который открывает только что созданную форму в режиме Конструктора. Средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. На рисунке 3.11 представлен пример прос той формы. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм. На рисунке 3.12 представлен пример сложной формы.

Рис. 3.11. Простая форма

Рис. 3.12. Сложная форма

51

Отчеты Отчеты используются для формирования специального файла, предназначенного для печати. В него можно включить как таблицы, так и запросы. Для создания отчетов рекомендуется сначала использовать Мастер отчетов, а затем провести редакторскую правку при необходимости. Создание отчетов с помощью Мастера отчетов аналогично созданию форм. Пример отчета приведен на рисунке 3.13. Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

Рис. 3.13.Пример отчета

Страница Страница представляет собой Web-страницу, предназначенную для отображения в сети основных объектов СУБД Access. Для страниц доступа, как и для форм, важную роль играет внешний вид, поэтому создавать их удобно с помощью Мастера. Создание страницы с помощью Мастера страниц осуществляется аналогично созданию форм и отчетов. Работа Мастера осуществляется в несколько этапов, рассмотрим их.

52

1) На первом этапе работы Мастера выбирают таблицы (или запросы) и поля, к которым должна обеспечить доступ страница. На рисунке 3.14 представлен первый этап создания страницы доступа к данным с помощью мастера. 2) Второй этап работы Мастера предназначен для управления группировкой данных. Эта возможность предусмотрена для доступа к базам, содержащим большие объемы данных. Если значения в некотором поле часто повторяются, имеет смысл объединить соответствующие им записи в группу. В результате группировки образуется иерархическая с труктура, которая может иметь несколько уровней вложения.

Рис. 3.14. Первый этап создания страницы доступа к данным с помощью Мастера

Вторая страница Мастера предоставляет элементы управления для выбора полей, по которым производится группировка, и управления глубиной уровней группировки. На рисунке 3.15 представлен второй этап создания страницы доступа к данным с помощью Мастера.

53

Рис. 3.15. Второй этап создания страницы доступа к данным с помощью Мастера.

3) На третьем этапе выбирается метод упорядочения отображаемых данных. 4) На последнем этапе выполняется сохранение страницы под заданным именем. Здесь же можно перейти в режим Конструктора, включив переключатель Изменить макет страницы. В случае изменения макета к странице можно применить одну из тем оформления, входящих в состав Microsoft Office. Темы оформления представляют собой совокупности стилей оформления текстов, фоновых узоров и специфических элементов оформления страницы. Макросы и модули Макрос представляет собой некоторое стандартное действие, назначаемое элементу управления. Модули содержат фрагменты программ на языке VBA, которые предназначаются для выполнения более сложных действий. 3.2. Лабораторная работа по теме «Основы работы в MS Access» Самостоятельная работа – 8 часов. Время выполнения первой части лабораторной работы (таблицы, связи, запрос) – 2 часа. Время выполнения второй части лабораторной работы (запросы, формы, отчеты, страницы) – 2 часа. Время выполнения индивидуального задания – 2 часа.

Цель работы. Приобрести умения и навыки работы с системами управления БД, продемонстрировать системные и инс трументальные компетенции по использованию MS Access на примере создания базы данных малого предприятия по сборке компьютеров. 54

Самостоятельная работа включает следующие шаги: ¾ Изучить теоретический материал по теме лабораторной работы, порядок и пример выполнения работы (Приложение В). ¾ Проверить дейс твия опций главного меню и инструментов панелей. ¾ Сформулировать свои вопросы, появившиеся в ходе подготовки к лабораторной работе и найти на них ответы. ¾ Ответить на вопросы тес та, проверить свои ответы (Приложение В) ¾ Построить инфологическую и логическую модели БД. ¾ Ответить на контрольные вопросы. ¾ Заполнить таблицу оценки компетенций (см. подраздел 2.4) по итогам выполнения заданий данной лабораторной работы и сделать выводы. Задание. Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, – в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержатся оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (по приводится по материалам [1]). Порядок выполнения первой части (таблицы, связи, запрос) Время выполнения – 2 часа

Целью данной части работы является получить инструментальные навыки работы с основными элементами БД таблицами, связями, запросами. Этапы выполнения: 1. Разработать инфологическую и логическую модель БД. 2. Создать необходимые таблицы с помощью Конструктора. 3. Установить связи между таблицами. 4. Ввести реальные данные в таблицы. 5. Создать запрос на выборку жестких дисков, имеющих емкость не менее 8 Гбайт при цене менее 150 условных единиц. Результирующая таблица должна содержать также адрес поставщика и номер его телефона. Использовать Конструктор. Порядок выполнения второй части (запросы, формы, отчеты, страницы) Время выполнения – 2 часа

Целью данной работы является получить инс трументальные навыки работы с запросами, формами, отчетами, страницами. Этапы выполнения:

55

1. Создать для спроектированной базы данных запрос с «параметром», запрос, позволяющий отбирать процессоры, предельную цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса. Использовать Конструктор. 2. Изменить с труктуру первой таблицы, добавив класс собираемого компьютера «Элитный», «Деловой», «Экономный». Использовать Конструктор. 3. Для каждого класса ввести минимальный набор комплектующих. 4. Подготовить итоговый запрос, с помощью которого можно определять цену каждой из модели компьютеров и динамично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их пос тавщиков. Использовать Конструктор. 5. Создать сложную форму из двух таблиц. Использовать Мастер. Ввести несколько записей с помощью формы. 6. Создать отчет на основе первого запроса. Использовать Мастер. 7. Создать страницу дос тупа к данным на основе запроса с «параметром». Использовать Мастер. Пример выполнения см. в приложении В. Задания для индивидуального выполнения Время выполнения – 2 часа

Цель работы. Развить инструментальные и личнос тные компетенции в самостоятельном решении задач. Познакомиться с примерами создания макросов и элементов создания приложений. 1.Ввести простой элемент управления Список в первую Таблицу, упрощающий ввод повторяющихся данных в поле Компонент. 2.Создать новую форму с элементами управления Кнопка и Меню для интерактивного доступа к созданным ранее элементам. 3.Задать свойство для формы запускаться без среды MS Access во весь экран. Пример выполнения см. в приложении Г. 3.5. Контрольные вопросы 1. Что такое база данных? 2. Что такое СУБД? 3. Этапы проектирования баз данных. 4. Что такое инфологическая модель? 5. Что такое логическая модель? 6. Какие существуют модели данных? 7. Перечислите объекты и их наз начения в M icrosoft Access. 8. Какие инструментальные средства помогают при создании БД? 9. Какие существуют типы запросов?

56

10. Как создавать, реализовывать модель БД в M icrosoft Access? 11. Каковы цели лабораторных работ? 12. Какие компетенции были продемонстрированы лучше, а какие требуют развития?

3.6.Тест по теме «Основы работы в MS Access» Тест содержит 19 тестовых заданий (вопросов) равнозначных по сложности. На каждое задание может быть более одного правильного ответа. Для получения удовлетворительной оценки необходимо правильно ответить на 13 вопросов. 1. Какие этапы выделяют при проектировании базы данных (выберите наиболее полный ответ): 1) инфологическое проектирование, логическое проектирование, физическое проектирование 2) логическое проектирование, инфологическое проектирование, выбор СУБД 3) иерархическое проектирование, сетевое проектирование, реляционное проектирование 4) инфологическое проектирование, логическое проектирование, выбор СУБД, физическое проектирование 5) инфологическое проектирование, логическое проектирование. 2. Результатом инфологического проектирования является: 1) инфологическая модель, содержащая информационные объекты и связи между ними 2) создание логической модели базы данных на основе моделей данных 3) выбор оптимальной инфологической структуры для заданного набора данных 4) определение вида связи между объектами 5) определение ключевых атрибутов. 3. Сколько ключевых атрибутов дол жен содержать объект? 1) только 2 2) один или несколько 3) только 1 4) сколько угодно 5) нет правильного ответа. 4. Ключ – это … 1) два атрибута, значения которых уникальны для данного объекта 2) один или несколько атрибутов, значения которых уникальны для данного объекта, что позволяет однозначно определить экземпляр объекта 3) структура предметной области, на основе которой строится инфологическая модель 4) уточнение инфологической модели. 5. Если множество значений одного объекта связано с множеством другого объекта, то это связь типа: 1) 1:1

57

2) 3) 4) 5)

1:N 0:1 M :N 2.

6. Определите вид модели данных, представленной на рисунке:

1) 2) 3) 4) 5)

инфологическая иерархическая физическая сетевая реляционная.

7. Определите ключ в данной инфологической модели, если объект – дисциплина, а атрибуты – факультет, часы, код, название: 1) дисциплина, код 2) код, название 3) код 4) часы 5) факультет. 8. Для описания инфологической модели используются диаграммы, которые называются: 1) объектами атрибутов 2) ER - диаграммы 3) объектами связи 4) M R - диаграммы 5) атрибуты объектов. 9. Связь 1:1 – это связь, когда 1) множество значений одного объекта связано с множеством значений другого объекта 2) одно значение первого объекта связано с множеством значений второго объекта 3) одно значение первого объекта связано с одним значением другого объекта 4) одно значение первого объекта связано с двумя значениями второго объекта 5) все ответы правильные. 10. В базе данных приложения В «Комплектующие» какие поля нужно установить ключевыми, чтобы ее связать с таблицей «Поставщики»? 1) компонент

58

2) цена 3) модель 4) поставщики. 11. Какая кнопка на панели инструментов используется для создания связи между таблицами? 1) связи с Office 2) анализ 3) схема данных. 12. С помощи какого инструмента редактируются элементы MS Access? 1) М астер 2) Конструктор 3) Таблица 4) Форма.

13. Предложения на языке SQL называются 1) SQL-программами 2) SQL-вопросами 3) SQL-запросами 4) SQL-ответами. 14. Найдите соответствия между описаниями и элементами БД 1) средство хранения и отображения данных 2) возвращает данные из базы данных в виде набора записей 3) средство для ввода и редактирования данных, элемент приложения 4) используется для установления связей между таблицами 5) является средством адресации в таблице на уровне записи. А. Форма Б. Ключ В. Таблица Г. Схема данных Д. Запрос. 15. Язык S QL предназначен для выполнения следующих функций над БД: 1) статистическая обработка данных 2) чтение данных из таблиц 3) организация данных, определение структуры и связи таблиц 4) прогнозирование данных 5) управление доступом к данным. 16. Схема реализации запросов выглядит следующим образом: 1)

59

Данные СУБД

БД

Запросы

2) Запросы Данные БД СУБД

3) Запросы СУБД

БД

Данные

17. Элемент звездочки (*) в операторе S ELECT указывает на то, что: 1) Не выбрано ни одно поле заданной таблицы или таблиц 2) Выбраны все поля заданной таблицы или таблиц 3) Выбраны только ключевые поля заданной таблицы или таблиц 4) Выбраны только первые поля заданной таблицы или таблиц. 18. Минимальный синтаксис инструкции S ELECT: 1) SELECT поля FROM таблица 2) SELECT поля FROM таблица WHERE условие отбора 3) SELECT поля. 19. С помощью инструкции S ELECT 1) выбирают определенные строки из одной таблицы данных 2) сообщают базе данных, из каких таблиц выбирать данные 3) ограничивают выбор данных из указанных таблиц 4) суммируют элементы одной таблицы данных 5) создают новую таблицу-результат из многих исходных.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Актуальность использования прикладных программ пакета MicroSoft Office обусловлена необходимостью автоматизировать офисную деятельнос ть для повышения ее эффективнос ти. 60

Применение технологий системного проектирования и создания документов наиболее распространенных программ пакета MicroSoft Office, таких как Word, Excel, Access, в рамках предложенного лабораторного практикума позволит повысить уровень базовых и личностных компетенций, которые востребованы при приеме на работу практически всеми работодателями. Выполнение лабораторного практикума позволит создать основу для дальнейшего повышения уровня компетенций при практической работе.

61

ПРИЛОЖЕНИЕ А Пример выполнения лабораторной работы по текстовому редактору

Федеральное агентство по образованию Ульяновск ий государственный техническ ий университет Кафе дра «Прик ладная математика и информатик а»

Лабораторная работа Использование те кстового редактора MS WORD

Выполнил сту дент гр. ПМд-11 И ванов И. И . Проверил доцент к аф. ПМ И Петров П. П.

2007

62

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. А Пример выполнения лабораторной работы по текстовому редактору

Оглавление 1. СОЗДАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА, СОЗДАНИЕ ЗАГОЛОВКА..........................................................................64 2. ВСТАВКА ОБЪЕКТОВ ...........................................................................65 3. СОЗДАНИЕ СПИСКОВ, ВСТАВКА ФОРМУЛЫ...................................65 Тригонометрические уравнения ..........................................................65 Способы отбора корней ........................................................................66 Формула интегрирования ....................................................................66 4. СОЗДАНИЕ БЛОК-СХЕМЫ. ДИАГРАММА .........................................66 5. ТАБЛИЦА. РАСПИСАНИЕ ЗАНЯТИЙ..................................................67 6. ВОПРОСЫ ..............................................................................................20 Ответы теста по теме «Основы работы в текстовом редакторе MS Word» .......................................................................................67

63

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. А Пример выполнения лабораторной работы по текстовому редактору

1. Создание и форматирование текста, создание заголовка Благодаря разработке и внедрению микропроцессоров в структуру ЭВМ появились малогабаритные, удобные для пользователя персональные компьютеры. Ситуация из менилась, в роли пользователя может быть не только специалист по вычислительной технике, но и любой человек, будь то школьник или домохозяйка, врач или учитель, рабочий или инженер. Часто это явление называют феноменом персонального компьютера. В настоящее время мировой парк персональных компьютеров превышает 20 млн. Благ одаря разработк е и внедрению мик ропроцессоров в струк туру ЭВМ поя вили сь малог абаритные, удобные для пол ьзователя персонал ьные к омпьютеры. Ситуация изменилась, в роли пользователя может быть не тольк о сп ециалист по вычислите льной техник е, но и любой челов ек , будь то шк ольник или домохозя йк а, врач или учитель, рабочий или инженер. Часто это я вление называют ф еноменом персонал ьног о к омпьютера. В настоя щее время мировой парк персональных к омпьютеро в превыша ет 20 млн.

Благодаря р азработ ке и внедрению микропроцессоров в структ ур у ЭВМ появились малогабаритные, удобные для пользователя персональные компьютеры. Ситуация изменилась, в роли пользователя может быть не только специалист по вычислительной технике, но и любой человек, буд ь то школьник или домохо зяйка, врач или учитель, рабочий или инженер. Часто это явление называют феноменом персонального компьютера. В насто я щее время мировой парк персональных компьютеров превышает 20 млн.

64

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. А Пример выполнения лабораторной работы по текстовому редактору

Почему возник этот феном ен ? Ответ на это т вопр ос можно най ти, е сли четко сфор му лир овать , что такое пер сональ ный ко мпь ютер и каковы его основные пр изнаки. Надо пр авиль но воспр инимать са мо опр еделе ни е «пер сональ ны й», оно не озн ачае т пр инадл ежно сть компь ютер а человеку на пр авах лично й соб ственности. О пр еделени е «пер сон аль ный» возникло пото му , что человек полу чил возможно сть общать ся с ЭВМ без поср едни-

чества пр офесс ионал а-пр огр аммист а, самостоя тель но, пер сональ но. Пр и этом н е обя затель но знать спе ци аль ный я зык ЭВМ . Су ществу ющие в компь ютер е пр огр аммные ср едства об есп ечат бл агопр ия тну ю «дру жественну ю» фор му диалога поль зователя и ЭВМ . М ожно выделить пя ть фор маль ны х пр изнаков, котор ые помогу т на м опр еделить , я вля ется ли данны й компь ютер пер сональ ным ил и н ет.

2. Вставка объектов Благодаря разработке и внедрению микропроцессоров в структуру ЭВМ появились малогабаритные, удобные для пользователя персональные компьютеры. Ситуация изменилась, в роли пользователя может быть не только специалист по вычислительной технике, но и любой человек, будь то школьник или домохозяйка, врач или учитель, рабочий или инженер. Часто это явление называют феноменом персонального компьютера. В настоящее время мировой парк персональных компьютеров превышает 20 млн.

Почему возник этот феном ен ?

3. Создание списков, вставка формулы Т ригонометр ичес кие уравнен ия

Разложение на множители Ур авнения : 1. Сводя щиеся к квадр атным 2. Однор одные a. Введени е вспо могатель ного ар гу мента b. Пр еобр азование су ммы в пр оизведени е c. Пр еобр азование пр оизведения в су мму d. Пр именен ие фор му л пониже ния сте пе ни 3. М етод дополнитель ного у гла 65

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. А Пример выполнения лабораторной работы по текстовому редактору

Способы отбора корней • • • •

По окру жности Пер ебор М етод оценки Гр афический

Формула интегрирования

1

dx n 1− n = ∫ n x n −1 x + c

4. Создание блок-схемы. Диаграмма

начало

А, В

А> B

А:=m in

B:=m in

Коне ц Рис. А.1. Блок-схема алгоритма для определения минимального из двух чисел

66

ОКОНЧАНИЕ ПРИЛ. А Пример выполнения лабораторной работы по текстовому редактору

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Восток Запад Север

1 кв

2 кв

3 кв

4 кв

Пя тни- Четверг Среда Вторца ник

Понедель ник

Рис. А.2. Диаграмма роста прибыли в разных ф илиалах одной фирмы 5.Таблица. Расписание занятий 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Инженер ная гр афика Высшая ма те мат ика Физика Инфор матика Иностр анный я зык Инженер ная гр афика Радиома тер иалы Основы теор ии це пей Физку ль тур а Физика Радиома тер иалы Философия Основы теор ии це пей Философия Физку ль тур а

6. Вопросы

1) Назначен ие пр огр аммы M icrosoft Word 2) Основные фу нкции пр огр аммы M icrosoft Word 3) Как создать многоу р овневый список ? 4) Как создать оглавлени е? 5) Как вставить р ису нок свя зыванием, внедр ени ем и внедр ени ем со свя зывание м? Ответы на вопросы теста по теме «Основы работы в текстовом редакторе MS Word» Ответы: 1) а; 2) г; 3) б; 4) а ; 5) в; 6) б; 7) в; 8) г; 9) в; 10) б ; 11) в; 12) а; 14) в; 15) а; 16) б.

67

13) г ;

Работа с электрон ной табл ице й MS Exc el

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Порядок выполнения первой части (вычисления и диаграммы) Задан ие 1 (формулы, диаграммы) Создать документ, содержащий данные о количестве и ценах компьютеров на складе некоторой фирмы. Типы компьютеров, их количество и цены в у. е. выбрать самостоятельно, в качестве образца можно использовать пример выполнения лабораторной работы (Приложение Б). Требуется определить общую стоимость компьютеров на складе и стоимость каждого типа компьютеров в рублях. Результатом выполнения лабораторной работы является документ MS Excel, порядок выполнения работы определяет состав этого документа. 4) Использовать для оформления текста различные шрифты, стили форматирования. Также в документе должны присутствовать следующие элементы: 9 формула для определения общей стоимости (в у. е.) компьютеров определенного типа, 9 заголовок таблицы, 9 курс у. е. на текущую дату, 9 формула для определения общей стоимости в рублях для каждого типа компьютера, 9 диаграмма (столбиковая и круговая). 5) Вс тавить в начало текст с указанием заглавия лабораторной работы и фамилии автора. 6) Вс тавить свои ответы теста в конец созданного документа в виде отдельной таблицы. Выпол нен ие Пред положим, что на рабочем лис те на до ото браз и ть да нн ые по рас че ту с тоимос ти компью теров, продаваемых фирмой. В яч ейке А1 ввес ти текс т: Рас чет с тоимос ти компью теров. По окончан ии ввода нажать E nter или одну из клавиш с о с трелкой. Снова активиз ировать ячейку А1 (щелкнуть мышью) и пос мотреть в с троку формул: с лева, в поле имен, с тоит имя активной ячейки А1, с права – введенный текс т. Нужно обра ти ть внимание на раз мещение текс та в табл ице : час ть текс та, не помес тившаяс я в ячейке А1, отображае тс я в с ледующих ячейках с лева (тем не ме нее вс я информац ия с читае тс я введенной в ячейку А1, что видно из с троки формул). Во в торой с троке подго тови ть з аголовки с толбцов табл иц ы : в ячейку А2 ввес ти Е2 – Компьютер, в В2 – Количество, С2 – Цен а, D2 – Стоимость, Р ублей. При необход имос ти можно измен ить ш ирин у столбца: подвес ти указ ател ь мыш и к право й гра н иц е н аим ен ован и я с то лб ца А; когд а он п рим е т

68

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. Б

вид двунаправлен ной с тр елки, про тащи ть грани цу вправо до нужного положения. Пус ть фирма имее т ком пью теры шес ти типов, котор ые ус ловно наз ываю тс я Т ип1, Т ип2 и т. д. Ввес ти в яче йке А3 текс т Т ип1. Д ля ввода других типов можно ис польз овать авто заполн ен ие: указ ател ь мыши ус та нови ть на ч ерны й квадратик с права вниз у активно й яче йки; указ а тель при э том пр име т вид черного крес та; про тащи ть мышь вниз на шес ть яч еек (до по явлен ия над пис и Т ип6). В яче йки В3. . В8 ввес ти дан ны е о кол ичес тве комп ью теров с оотве тс твующего тип а (от 2 до 20), а в ячейки С3. . С8 – цену одного компью тера в ус ловных ед ин ицах (от 300 до 1000). Ввод ч ис ловых дан ных удо бно д ела ть с малой цифрово й клавиа туры; дл я ее включен ия нажа ть клавишу NumLoc k, при этом з агорае тс я с игнал ьна я лампочка. Пос ле ввода каждого чис ла с ледует нажимать клавишу с о с трелкой в нужном направлен ии (чаще вс его – с трелка вниз ). Нужно обрати ть внима ни е на раз личи я в выравнивании вну тр и ячеек текс товых и чис ловых данных : текс т выравнивае тс я по левой гран ице, чис ла – по право й (компь ю тер ав тома тичес ки рас поз нае т, введен текс т ил и ч ис ло; при необходимос ти выравнива ние можно из мен и ть). Д ля редактирова ни я дан ных н епос редс твен но в ячейке щелкну ть дважды по нужной яче йке, и перемеща я вер тикал ьну ю чер ту – курс ор в нужное положение, внес ти с оотве тс тву ющие из мене ни я. Д ля редак тирован ия блок а я чеек блок выдели ть про тас киванием м ыши, например, о т лево й верхне й до правой ниж ней яче йки, входяще й в блок (указ ател ь мыши при э том име е т вид белого крес тика), или с помощью клавиа тур ы (Shift и клавиши с о с трелками). Можно выдели ть блок с раз рывами (то ес ть нес колько блоков как один): при про тас кивании мыш ью должна б ы ть одновременно н ажа та клавиша Ctrl. В блоке може т бы ть, н апр имер, из менен шриф т. Блок, как и ранее, можно удали ть, с копировать, пере нес ти. Ис польз ую тс я те же с редс тва, что и в ред ак торе Word. Воз можен и пере нос пу тем п ере тас кивани я мышью : выдел яю т л юбо й блок, ус тан авливаю т указ а тел ь мыши на его грани цу так, чтоб ы указ ател ь при нял вид с трелки, и пере тас киваю т в любое другое мес то лис та. Под з аголовком табл ицы нужно вс тави ть две новых с троки для ввода да ты и курс а доллара. Активиз ирова ть любую яч ейку второ й с троки, дважды выбра ть меню В ставк а / Строк и. В ячейке D2 ввес ти Д а та, а в ячейку Е2 – с егодняшнее чис ло, например, в ви де 12/11/06 (12 ноя бря 2006 года). Пос ле нажа тия Enter с корее вс его дата буде т з апис ан а в другом формате – в том, которы й ус та новлен в Exc el. Д ля измен ен ия формата (не только даты, но и любых данн ых) нужно щелкну ть по яч ейке правой кнопко й, в кон текс тном ме ню вы бра ть Формат я чеек . На вкладке Число выбрать форма т – да та, с права выбир аю т удоб ны й ти п предс тавле ни я да ты. В ячейку D3 ввес ти Курс доллара, а в ячейку Е3 – его з начение. Д ля форма тирова ни я яче йки Е3 щелкну ть по кнопке Ден еж н ый формат в панели инс трумен тов форматирова ни я.

69

ПРОД ОЛ Ж ЕНИЕ ПР ИЛ . Б

Рис . Б. 1. Т еперь с ледует о тформа тирова ть да нны е в ячейках С5 . . С10: выдели ть блок, выз вать кон текс тное мен ю Формат я чеек , ус танови ть форма т – де нежны й, обоз начени е – $ английс кий (США). В вод формул. Ввод формулы нача ть с о з нака = (с клавиатуры или щелчком по з наку = в с троке формул), з атем щелкну ть по яче йке С5 (где указ ана це на компью тер а; ее адр ес – ссылк а – буде т введен в формулу), далее н ажа ть клавишу с о з наком умножения * (это удобне е с делать н а малой цифровой клавиа туре), з атем щелкну ть по ячейке В5 (колич ес тво компь ю теров). По оконча ни и ввода формулы с ледуе т щелкну ть по галочке в с троке формул или нажа ть клавишу Enter. В яч ейке D5 получае тс я рез уль та т рас че та, в с троке формул – з авис имос ть, по которой это т рез уль та т полу чен. Рас чет в ячейках D6 . . D10 проводи тс я по аналог ичн ым формулам. Чтобы не вводить вручну ю это множес тво одно ти пн ых формул, можно ис польз овать автозаполн ен ие я чеек формулами. Активиз ирова ть вновь яче йку D5 с введенной ранее формуло й, ус танов и ть указ а тел ь мыши на черн ый квадра тик в правом нижнем углу (маркер з аполне ни я) и про тащи ть м ышь до яче йки D10. Пос ле отпус кания кнопк и мыши в ячейках D5 . . D10 – рез ультаты рас четов. Д алее нужно щелкну ть по яч ейке D6 и обра ти ть вн иман ие на с троку формул: введенны е в формулу в ячейке D5 адрес а из менилис ь; перемещать пос ледовател ьно до яч ейки D10 : вс е с с ылки, входящие в формулу, из меня ю тс я в с оотве тс тви и с адрес ом ячейки, в которо й э та формула н аходи тс я – э то отн осительн ые ссылк и (адрес а, из меняющиес я при з аполне ни и ячеек формулами). По ан алогии с ледуе т провес ти рас че т в ячейках Е5 .. Е10: рас с читать с то имос ть тех н ики в рубл ях. Д ля э того н адо с тои мос ть в долл арах, ум ножи ть

70

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. Б

на курс доллара. Ввес ти с оо тве тс твующую формулу, ис польз уя яче йки D5 и Е3 (=D5*E3). Пос ле нажа тия Enter в яче йке Е5 получи тс я рез уль та т. Ес ли попробова ть з апол ни ть формулами ос тал ьн ые яче йки : комп ью тер выд ас т с ообщение об ош ибках (#З НАЧ – н едопус тимы й тип аргуме н та). Д ейс тви тел ьно, ак тивиз ировав ячейку Е6, в с троке формул можно видеть =D6*E4, но в Е4 – текс т! Кроме того, курс доллара не должен из мен я тьс я, с оотве тс твен но адрес яче йки Е3, где он введен, должен ос тава тьс я пос тоян ным. А бсолютн ая ссылк а – адр ес ячейки, н е из мен яющи йс я при з а полне ни и яче ек формулами. Д ля ус тановки такого ти па адрес а ис польз уе тс я клавиша F4. Выдели ть блок Е6 . . Е10 и оч ис ти ть его. Отредак тировать формулу в ячейке Е5 : щелкну ть по не й мышью дважды. Обра ти ть внима ние на с вяз и ячеек в формуле, выделен ны е цве том. Курс ор с тои т у адрес а ячейк и Е3, нажа ть клавишу F4 – адрес ячейк и при нял вид $ E$4 (эти з начки доллар а и указ ываю т на абс олю тнос ть, то ес ть н еиз мен яемос ть адрес а). Нажми те Enter. Рез ульта т в ячейке Е5 н е из менилс я, однако тепер ь введенну ю в эту яч ейку формулу можно рас прос тра ни ть и на друг ие яче йки : провес ти автозаполн ен ие ячеек Е6 . . Е10. Внес ти из менения в таблицу. Предположим, что количес тво компьютеров Т ип2 увеличилос ь на 5 штук: ввес ти с оответс твующее чис ло в ячейку В6. Вс е рез ультаты немедленно перес читываю тс я в с оответс твии с внес енным из менением. Внес ти из менение в курс доллара. Убедитес ь в автоматичес ком перерас чете вс ех данных. Иногда такой автоматичес кий перес чет бывает не нужен. В этом с лучае надо из менить нас тройку параметров: Сервис / Параметры / В ычисления / В ручную / ОК. Вновь внес ти из менение в таблицу – автоматичес кий перерас чет не произ ошел. Д ля проведения перерас чета нажать F9.

Компь ю тер Т ип 1 Т ип 2 Т ип 3 Т ип 4 Т ип 5 Т ип 6

Р асчет стоимости к омпьютеров. Д ата 17-окт-2006 Курс доллара 25, 00р. Сто имос ть Количес тво Це на Рублей 5 $4 500, 00 112 500, 00р. $900, 00 7 $6 160, 00 154 000, 00р. $880, 00 3 $990, 00 $2 970, 00 74 250, 00р. 8 0 $ 5 4 0 0 , 0 0 1 $300, 0 135 000, 00р. $5 000, 00 125 000, 00р. 10 $500, 00 $5 250, 00 131 250, 00р. 15 $350, 00 Общая с умма $29 280, 00 732 000, 00р. Рис. Б.2.

Верн и те наз ад режим автома тичес кого режима вычис лений. Д л я о п р е д е л ен и я с у м м ы ч ис е л в с тр о к е и л и с то л б ц е та б л и ц ы м о ж н о и с п о л ь з ов а ть к н о п к у А в т о с у мм а , н а х о д я щу ю с я в с та н д а р тн о й п а н е л и

71

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. Б

инс трумен тов. Д ля нахождения с уммарной с тоимос ти тех ники ак тивиз ирова ть ячейку Е12 и щелкну ть по кно пке А втосумма. В ячейке появи тс я функц ия с уммирования СУМ М(Е5:Е11): компь ю тер ав тома тичес ки предлагае т прос уммировать вс е данн ые, находящиес я в указ анном д иапаз оне. Пос ле щелчка по галочке в с троке формул или нажати я Enter в ячейке появитс я рез ультат, при э том пус тая ячейка Е11 буде т проигнорирована. При необходимос ти, ис польз уя редактирование формулы, аргумент функции с уммирования может б ы ть из менен, однако на прак тике чаще вс его компьютер правильно «угадывает» нужны й д иапаз он с уммирования. Из учите другие функции.

Рис . Б. 3. С помощью Мастера диаграмм постройте круговую диаграмму соотношения количества компьютеров и потренируйтесь в ее редактировании.

Рис . Б. 4.

72

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. Б

Рис. Б.5.

Задание 2 В н овой рабочей кн иге в первом с толбце первого лис та ввес ти з наче ни я аргумен та о т 0 до 4 с шагом 0. 2 (автоз аполнен ие ч ис лами арифме тичес кой прогрес с ии с шагом 0. 2 – Правк а/Заполн ить), во втором с толбце подс чи та ть з наче ни я функци и – с инус а от введенн ых з начен ий аргуме н та. На другом лис те пос трои ть с оотве тс твующую син усоиду, выделив оба с толбца и выбрав тип д иаграммы – точечн ая. Отк рыть ещ е одн у рабочую кн игу и в ней вычис ли ть кос инус ы от з начени й аргумен тов первой книг и. Порядок выполнения второй части (работа со списком) Задание 3 Создать список с информацией о Ваших товарищах по факультету. Список будет содержать следующие поля: группа, фамилия, имя, дата рождения, экзамен1, экзамен2, экзамен3 и средний балл. Этот список размещается на трех листах, причем первый лист – исходный список, второй – сортировка по фамилиям и третий – сортировка по баллу. Необходимо будет осуществить следующие операции: 1. Вычисление среднего экзаменационного балла студентов 2. Сортировка по фамилии 3. Сортировка по баллу 4. Ввод и поиск с помощью формы 5. Автофильтрация данных На рис . Б. 6, рис. Б. 7, рис . Б. 8 предс тавлены пр имеры оформлен ия ис ходного с пис ка, с ортировки по фамилии и по баллу.

73

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. Б

Рис. Б.6. Исход ный спи сок

Рис. Б.7. Сор тир овка по фамил ии

Рис. Б.8. Сор тир овка по баллу

74

ОКОНЧАНИЕ ПРИЛ. Б

Рис. Б.9.

Отве ты к тес ту по теме «Рабо та с электронно й табли цей MS Exc el»

Ответы: 1) г; 2) а, в; 3) г; 4)б; 5) а; 6)б; 7) а; 8) г; 9) б; 10) а; 11) б; 12) а; 13) в; 14) в; 15) г; 16) а; 17) г.

75

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Лабораторная работа по теме «Основы работы в MS Access» Порядок выполнения первой части (таблицы, связи, запрос) Задание

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, – в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельнос ти предприятия – в ней содержатся оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках. Этапы выполнения: 6. Разработать инфологическую и логическую модель БД. 7. Создать необходимые таблицы с помощью Конструктора. 8. Установить связи между таблицами. 9. Ввести реальные данные в таблицы. 10.Создать запрос на выборку жестких дисков, имеющих емкость не менее 8 Гбайт при цене менее 150 условных единиц. Результирующая таблица должна содержать также адрес поставщика и номер его телефона. Использовать Конструктор. Выполнение Создание таблиц Запустить программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы > Microsoft Access). В окне Microsoft Access включить переключатель Новая база данных и щелкнуть на кнопке ОК. В окне Файл новой базы данных выбрать папку \Мои документы и дать файлу имя: Комплектующие. Убедиться, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access, и щелкнуть на кнопке Создать. Откроется окно новой базы – Комплектующие: база данных. Открыть панель Таблицы.

76

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Рис. В.1.

Дважды щелкнуть на значке Создание таблицы в режиме конструктора – откроется бланк создания структуры таблицы. Для первой таблицы ввести следующие поля: Компонент, Модель, Основной (Основной параметр), Цена. Имя поля

Тип поля

Компонент

Текстовый

Модель

Текстовый

Основной раметр Цена

па- Числовой Числовой

Обратить внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют «условные единицы». В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД. Щелкнуть на поле Цена. В нижней час ти бланка задать свойство Число десятичных знаков, равным 2. 77

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Для адресации и связи с будущей таблицей пос тавщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на «уникальнос ть», используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделить оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши открыть контекстное меню и выбрать в нем пункт Ключевое поле. Закрыть окно Конструктора. При закрытии окна дать таблице имя Комплектующие. Повторив действия пунктов 5–9, создать таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля.

Имя поля

ТИП ПОЛЯ

Компонент

Текстовый

Модель

Текстовый

Цена оптовая

Числовой

Поставщик

Текстовый

Телефон

Текстовый

Адрес

Текстовый

Примечание

Поле МЕМО

Обратить внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т. д. Это типичное текстовое поле.

Создание межтабличных связей Разыскать на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть сложности, найти команду с троки меню: Сервис / Схема данных. Воспользоваться любым из этих средств, чтобы открыть окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открываетс я диалоговое окно 78

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Добавление таблицы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Щелчком на кнопке Добавить выбрать таблицы Комплектующие и Поставщики – в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц. При нажатой клавише SHIFT выделить в таблице Комплектующие два поля – Компонент и Модель. Перетащить эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей. На правой панели окна Изменение связей выбрать поля Компонент и Модель таблицы Поставщики, включаемые в связь. Не устанавливать флажок Обеспечение целостности данных – в данном упражнении это не требуется, но может препятствовать пос тановке учебных опытов с таблицами. Закрыть диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотреть образовавшуюся связь. Убедиться в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

Рис. В.2.Создание межтабличных связей

В окне Комплектующие: база данных открыть по очереди созданные таблицы и наполнить их экспериментальным содержанием (3–4 записи). В таблице Поставщики обязательно необходимо ввести хотя бы два жестких диска, имеющих емкость не менее 8 Гбайт при цене менее 150 условных единиц, и процессоры. Следует учитывать, что все комплектующие, поставляемые поставщиками, должны присутствовать и в таблице Комплектующие для клиентов. Закончив работу, закрыть таблицы. На рис. 3.12 представлен пример создания межтабличных связей.

79

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Создание запроса на выборку В этом задании создается запрос на выборку жестких дисков, имеющих емкость не менее 8 Гбайт при цене менее 150 условных единиц из таблицы Поставщики. Результирующая таблица должна содержать также адрес поставщика и номер его телефона. В окне Комплектующие: база данных открыть панель Запросы. Дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы выбрать таблицу Поставщики и щелкнуть на кнопке Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы. В новом окне остался бланк запроса по образцу. В списке полей таблицы Поставщики выбрать поля, включаемые в результирующую таблицу: Компонент, Модель, Цена оптовая, Поставщик, Телефон. Выбор производите двойными щелчками на именах полей. Затем необходимо задать условие отбора для поля Компонент. В соответствующее поле строки Условие отбора ввести: Жесткий диск. Из таблицы будут выбираться не все изделия, а только жесткие диски. Задать условие отбора для поля Цена оптовая. В соответс твующее поле строки Условие отбора ввести: < 150. Из таблицы будут выбираться только изделия, имеющие цену менее 150 условных единиц. Еще надо задать условие отбора по основному потребительскому параметру – емкости жесткого диска. Однако в таблице Поставщики такого поля нет. С другой стороны, в ней есть поле Модель, которое однозначно определяет параметры изделия. Благодаря тому, что по полю Модель у нас установлена связь с таблицей Комплектующие, мы получаем возможность ввести в запрос поле Основной параметр, взяв его из другой таблицы. Добавьте таблицу Комплектующие в верхнюю часть бланка запроса по образцу. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в верхней области бланка и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу – откроется уже знакомое нам окно Добавление таблицы. Выбрать в нем таблицу Комплектующие. Двойным щелчком на поле Основной параметр в списке полей таблицы Комплектующие ввести это поле в бланк запроса по образцу.

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

80

Рис. В.3.

В строке Условие отбора столбца Основной параметр ввести условие >8. Условие, что емкость диска более восьми гигабайт. Закрыть бланк запроса по образцу. При закрытии запроса ввести его имя – Выбор комплектующих. В окне Комплектующие: база данных открыть только что созданный запрос и рассмотреть результирующую таблицу. Ее содержательность зависит от того, что было введено в таблицы Комплектующие и Пос тавщики при их наполнении. Если ни одно изделие не соответствует условию отбора и получившаяся результирующая таблица не имеет данных, открыть базовые таблицы и наполнить их модельными данными, позволяющими проверить работу запроса. На рис. В.4 представлен вариант выполнения запроса на выбор жесткого диска.

Рис. В.4. Запрос на выбор жесткого диска

Если созданный запрос не выполняется правильно, проверьте, а есть ли у вас в таблицах искомые данные.

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Порядок выполнения второй части (запросы, формы, отчеты, страницы)

81

Задание. Использовать созданную в первой части базу данных. Этапы выполнения: 8. Создать для спроектированной базы данных запрос с «параметром», запрос, позволяющий отбирать процессоры, предельную цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса. Использовать Конструктор. 9. Изменить структуру первой таблицы, добавив класс собираемого компьютера «Элитный», «Деловой», «Экономный». Использовать Конструктор. 10.Для каждого класса ввести минимальный набор комплектующих. 11.Подготовить итоговый запрос, с помощью которого можно определять цену каждой из модели компьютеров и динамично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их пос тавщиков. Использовать Конструктор. 12.Создать сложную форму из двух таблиц. Использовать Мастер. Ввести несколько записей с помощью формы. 13.Создать отчет на основе первого запроса. Использовать Мастер. 14.Создать страницу доступа к данным на основе запроса с «параметром». Использовать Мастер. Создание запросов «с параметром» Выше было рассмотрено, как действует условие отбора. Следует отметить его существенный недостаток. Пользователь базы данных работает с запросами, которые ему подготовил разработчик. Если, например, разработчик предусмотрел запрос, отбирающий изделия, имеющие цену менее 150 условных единиц, то пользователь базы уже не в состоянии отобрать изделия, цена которых менее 140 условных единиц, поскольку у него нет соответствующего запроса. Специальный тип запросов, называемый запросами «с параметром», позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой. Создадим прос той запрос, позволяющий отбирать процессоры, предельную цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса. Открыть панель Запросы. Дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме Конструктора – откроется бланк запроса по образцу. Создать запрос на выборку, основанный на таблице Поставщики, в который войдут следующие поля: • Компонент; • Модель; ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

• Цена оптовая; • Поставщик;

82

• Телефон. В строке Условие отбора поля Компонент ввести: Процессор. Строку Условие отбора для поля Цена оптовая надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное значение. Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные скобки. Если бы мы хотели отобрать процессоры, цена которых больше 100 единиц, мы бы написали: >100. Если бы нам были нужны процессоры дешевле 80 единиц, мы бы написали <80. Но если мы хотим дать пользователю возможность выбора, мы должны написать: < [Введите максимальную цену]. Закрыть запрос. При закрытии сохранить его под именем Выбор комплектующих 1. В окне Комплектующие: база данных открыть панель Запросы и запус тить запрос Выбор комплектующих 1 – на экране появится диалоговое окно и подсказка Введите значение параметра. Ввести какое-либо число и щелкнуть на кнопке ОК. В зависимости от того, что реально содержится в таблице Поставщики, по результатам запроса будет сформирована результирующая таблица. Создание итогового запроса Если полностью заполнить данными таблицу Комплектующие, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию персонального компьютера, то можно узнать, во что обходится себестоимос ть комплектующих узлов. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу. Предположим, что малое предприятие собирает компьютеры трех классов: «Элитный», «Деловой» и «Экономичный». Несмотря на то, что архитектура у всех компьютеров близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим параметрам. Соответс твенно, имеются значительные отличия в цене этих трех моделей, что важно для захвата разных секторов рынка. Наша задача – подготовить итоговый запрос, с помощью которого можно определять цену каждой из модели компьютеров и динамично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их пос тавщиков. ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Открыть панель Таблицы. Выбрать таблицу Комплектующие. Щелчком на значке Конструктор открыть таблицу в режиме проектирования – это необ83

ходимо для создания дополнительного поля Класс, в котором будут храниться данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты. В начало структуры таблицы вставить новое поле. Для этого нужно выделить первое поле (Компонент) и нажать клавишу INSERT. Ввести имя нового поля – Класс и определить его тип – Текстовый. Закрыть окно Конструктор. При закрытии подтвердить необходимос ть изменить структуру таблицы. Открыть таблицу Комплектующие и наполнить ее содержанием, введя для каждого класса данные по следующим изделиям: • Материнская плата; • Процессор; • Оперативная память; • Жесткий диск; • Корпус; • Дисковод CD-ROМ; • Дисковод гибких дисков; • Видеоадаптер; • Звуковая карта; • Клавиатура; • Мышь. Цены на эти изделия для каждого класса проставить произвольно. Прочие поля таблицы можно не заполнять – в формировании итогового запроса они участвовать не будут. Закрыть таблицу Комплектующие. Таблица Комплектующие представлена на рис. В.5.

84

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Рис. В.5. Таблица Комплектующие

Открыть панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна Комплектующие: база данных. Выполнить двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать таблицу Комплектующие, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закрыть окно Добавление таблицы.

85

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

В бланк запроса по образцу ввести следующие поля таблицы Комплектующие: Класс, Компонент, Цена. Для поля Класс включить сортировку по возрастанию. Включить также сортировку по полю Цена, но на этот раз – по убыванию. На панели инс трументов Microsoft Access щелкнуть на кнопке Групповые операции или воспользоваться строкой меню (Вид / Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней час ти бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Класс), оставить в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкнуть в этой строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле. Для поля Цена выбрать итоговую функцию Sum для определения с тоимости изделия как суммы стоимостей комплектующих. Для поля Компонент выбрать итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае – это количество узлов, из которых собран компьютер. Закрыть бланк запроса по образцу и дать ему имя: Расчет стоимости изделия. Запустить запрос и убедиться, что он правильно работает. Запрос на расчет себестоимос ти предс тавлен на рис. В.6.

Рис. В.6. Расчет себестоимости изделий

Создание формы Создание с помощью Мастера составной формы (из двух таблиц с подчинением). На рис. В.6 предс тавлен пример создания с помощью Мастера составной формы (из двух таблиц с подчинением). Главная таблица – Поставщики, подчиненная – Комплектующие.

86

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. В

Рис. В.7. Создание с помощью М астера составной формы (из двух таблиц с подчинением)

Создание отчета Создание отчета с помощью Мастера (включить либо таблицу, либо запрос). На рис. В.7 представлен пример создания отчета с помощью Мастера.

87

ОКОНЧАНИЕ ПРИЛ. В

Рис. В.8. Создание отчета

Создание Web-страницы Создание Web-страницы по первой таблице с помощью Мастера. Пример создание Web-страницы по первой таблице с помощью Мастера представлен на рис. В.7.

Рис. В.9. Создание Web-страницы по первой таблице с помощью М астера Ответы на вопросы к тесту по теме «Основы работы в MS Access» Ответы: 1) 4; 2) 1; 3) 2; 4) 3; 5) 4; 6) 2; 7) 3; 8) 2,3; 9) 3, 10) 1, 3; 11) 3; 12) 2; 13) 3; 14) 1-В, 2-Д, 3-А, 4-Г, 5-Б; 15) 2, 3, 5; 16) 3; 17) 2; 18) 1; 19) 1, 4, 5.

88

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Задание для индивидуального выполнения по теме «Основы работы в MS Access» Задание. Использовать созданную в первой час ти базу данных Комплектующие. Этапы выполнения: 4. Ввести простой элемент управления Список в первую Таблицу Комплектующие, упрощающий ввод повторяющихся данных в поле Компонент. 5. Создать новую форму с элементами управления кнопка и меню для интерактивного доступа к созданным ранее элементам. 6. Задать свойство для формы запускаться без среды MS Access во весь экран.

Элемент управления в таблице Список Требуется ввести простой элемент управления в Таблицу Комплектующие, упрощающий ввод повторяющихся данных в поле Компонент. Для этого необходимо открыть эту таблицу в Конструкторе. Установить курсор на поле Компонент. Затем на нижней вкладке перейти к Подстановке. Выбрать в поле Тип элемента управления значение − Список, Тип источника строк – Список значений, Источник строк – Жесткий диск; Мышь; Монитор (разделитель – ;). Сохранить и посмотреть, как теперь можно выбирать компоненты при вводе новых комплектующих. На рис. Г.1 представлен пример создания Элементов управления в таблице.

89

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. Г

Рис. Г.1. Пример создания Элементов управления в таблице

Элементы управления на форме Требуется создать новую форму с элементами управления. Для этого необходимо открыть Создание формы в конструкторе. Найти слева элементы управления. С помощью инструмента Надпись ввести краткое описание базы данных Комплектующие. Найти для шрифта параметр Свойства (контекстное или главное меню) и задать другой размер, цвет. Перетащить на форму элемент Кнопка. Через Свойства задать для нее Подпись «ТАБЛ ИЦА», на вкладке События для этой кнопки в поле Нажатие – выбрать МАКРОС 1 и в бланке макроса выбрать из выпадающего списка макрокоманду Открыть таблицу. Тогда в нижней части бланка макрокоманды 1 появятся параметры макрокоманды, которые можно изменять. Посмотреть варианты изменения. Затем в поле Имя таблицы выбрать таблицу Комплектующие (первую таблицу). Сохранить Ваши труды. Пример создания элементов управления на форме предс тавлен на рис. Г.2.

90

ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛ. Г

Рис. Г.2. Пример создания элементов управления на форме

Открыть созданную ранее форму для просмотра. Щелкнуть по кнопке Таблица и получить доступ к таблице Комплектующие. Аналогично на этой форме в режиме Конструктор создать кнопку Форма и подключить к ней макрос2 для работы с составной формой, затем – кнопку для вывода Отчета. Теперь следует определить Свойства, общие для всей формы. Для этого щелкнуть по пустой части окна, в котором располагается форма. Открыть Свойства формы и на вкладке Макет выбрать для Полосы прокрутки параметр Отсутствует, а на вкладке События для Загрузки определить новый макрос – Развернуть. Посмотреть, как теперь работает Ваша форма. Потренироваться с размещением на ней и кнопок к запросам. Но доступ к запросам лучше организовать с помощью элемента управления Переключатель, для которого необходимо установить следующие параметры: Имя, Событие – Открыть запрос. Создание меню Главное меню, Вид(Сервис), Настройка. Выбрать Создать и задать имя – ГЛАВНОЕ МЕНЮ. В списке Панелей инструментов появилась новая панель ГЛАВНОЕ МЕНЮ. Для нее изменить ее тип через Свойства.

91

ОКОНЧАНИЕ ПРИЛ. Г

Выбрать новый тип – СТРОКА МЕНЮ, Закрепление – не горизонтальное. Закрыть окно Свойства. Добавить списки команд в ГЛАВНОЕ МЕНЮ. Открыть вкладку Команды в диалоговом окне Настройка. Выделить в списке Категории значение НОВОЕ МЕНЮ. Перетащить элемент НОВОЕ МЕНЮ из списка Команды на Вашу новую панель ГЛ АВНОЕ МЕНЮ. Изменить название созданного меню через его Свойства. Подпись – РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ. Добавить команды в созданное меню. Для этого использовать вкладку Команды окна Настройка. В ГЛАВНОЕ МЕНЮ можно перетащить элементы любой КАТ ЕГОРИИ. Допустим, требуется создать меню для доступа к таблицам. Тогда следует выбрать Категорию все таблицы и по очереди перетащить нужные таблицы в ГЛАВНОЕ МЕНЮ. Пример создания меню представлен на рис. Г.3.

Рис. Г.3. Пример создания меню

92

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Информатика: Базовый курс / С.В.Симонович и др. – СПб. : Питер, 2001. 2. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. М.: Наука, 1987. 3. Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. – М. : Изд-во ЭКСМО-Пресс, 2000.480 с. 4. Перегудов Ф.И., Тарасенко Ф.П. Введение в системный анализ. М.:Высшая школа, 1989. 5. Современные информационные технологии : Проектирование баз данных. Методические указания к лабораторным работам для студентов технических и гуманитарных специальностей / Сост.: А. Н. Афанасьев, Л.С. Блюдина. – Ульяновск, УлГТУ. 6. Меженный О. А. Microsoft Office Word 2002. Самоучитель. – Диалектика

93

Учебное издание АФАНАСЬЕВ Александр Николаевич АФАНАСЬЕВА Татьяна Васильевна Прикладное программное обеспечение. Лабораторный практикум Учебное пособие

Редактор Н.А. Евдокимова

Подписано в печать Усл. печ. л. 5,59. Заказ

Формат 60 Х 84 /16. Бумага писчая. Уч.-изд.л. 5,1. Тираж 200 экз.

Ульяновский государственный технический университет 432027, Ульяновск, Сев. Венец,32. Типография УлГТУ, 432027, Ульяновск, Сев. Венец,32.

94