Методические указания по курсу ''Информатика'' для студентов экономического факультета. Часть 4. Работа с текстовым процессором Microsoft Word

Министерство образования Российской Федерации Ростовский ордена Трудового Красного Знамени государственный университет

И.Г. Спивак, И.А. Спивак Методические указания по курсу "Информатика" для студентов экономического факультета Часть 4. Работа с текстовым процессором Microsoft Word.

Ростов - на - Дону 2000

Печатается по решению заседания кафедры прикладной математики и программирования от 10 февраля 2000 г.

© И.Г. Спивак, И.А. Спивак, 2000

3 Содержание Тема 11. Создание документов и работа с ними: форматирование, предварительный просмотр и печать...................................................... 4 Тема 12. Работа с таблицами, структурой документа и полями. Оглавления и предметные указатели............................................................................ 21 Тема13. Макросы в Microsoft Word. Подготовка гипертекстовых документов средствами Microsoft Word.................................................................... 30 Литература ............................................................................................................. 36

4 Тема 11. Создание документов и работа с ними: форматирование, предварительный просмотр и печать. Как быстрее запустить Word. Если вы часто пользуетесь Word, то можете сэкономить время, поместив его ярлык на рабочий стол, вместо того, чтобы запускать его через систему меню Windows 95. Для этого откройте Проводник, щелкните на диске, на котором установлен пакет МО и найдите папку с ярлыком для запуска Word. По умолчанию эта папка называется MSOffice. В папке найдите ярлык для WinWord. Щелкните на ней правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите пункт Создать ярлык. После этого в папке появится пиктограмма Microsoft Word 2. Перетащите её с помощью мыши на Рабочий стол. И закройте все открытые папки. Теперь Word можно запускать прямо с рабочего стола. Имя пиктограммы можно изменить.

Обычно искомые файлы располагаются в паке Program Files

Ярлык Microsoft Word

Папка Microsoft Office

5 Внимание!!! Не пытайтесь сэкономить время за счет создания ярлыка, просто перетащив пиктограмму из папки на Рабочий стол. Поступив так, вы поместите в папку рабочий стол не ярлык Word, а сам программный файл Word, перенеся его из стандартной папки, не находясь в которой он не сможет работать, как положено. В результате программа будет жаловаться на то, что не может найти файлы при запуске. Приёмы создания новых документов Создание нового документа. Для создания нового документа выберите команду Создать меню Файл. Word позволяет создавать документы двумя способами: с помощью шаблона обычный или другого шаблона, выбранного Вами. Шаблоны или модели документов, ускоряют процесс создания документов, являясь их постоянной основой. Мастера

шаблонов.

В

Word

имеются

мастера

шаблонов,

позволяющие создавать документы, даже, если вы до конца не продумали их структуру и содержание. Чтобы вызвать одного из этих мастеров выберите из меню Файл команду Создать. Просмотрите наиболее подходящий для вас Мастер и щелкните на кнопке Ок. Редактирование шаблонов. Шаблоны можно редактировать так, чтобы они соответствовали Вашим требованиям. Чтобы внести изменения в шаблон, используйте команду меню Файл Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа. Перейдите в каталог Шаблоны и в списке Тип файла выберите пункт Шаблоны документов. Выберите папку, в которой хранится необходимый шаблон. Выберите и откройте изменяемый шаблон. Шаблоны редактируются также как и обычные документы. По окончании редактирования сохраните шаблон с новым именем. Основные приёмы работы с документами Перемещение по документу. Для перемещения по документу можно использовать

полосы

прокрутки.

Чтобы

переместиться

в

нужном

направлении щелкните на бегунке и перемещайте его, не отпуская кнопки

6 мыши. Если щелкать на кнопках прокрутки, то текст будет прокручиваться на определенное расстояние. Щелкая на самой полосе, можно листать документ по страницам экрана ( над и под бегунком). Если щелкнуть на бегунке и перетащить его, удерживая нажатой кнопку мыши, появится маленькое окошко с указанием номера страницы, на которую Вы перейдете отпустив кнопку мыши. Если необходимо перейти на определенную страницу документа, нажмите F5 и в появившемся диалоговом окне введите номер страницы. Кроме того, для перемещения по тексту можно использовать приведенные в таблице 1 клавиши и их комбинации . Схема документа. Режим просмотра схемы документа представляет удобный способ перемещения по документу. Для его активизации выберите команду Схема документа из меню Вид. Работая в этом режиме Word анализирует документ, находит текст, набранный в стиле заголовков, и помещает эти заголовки в окне слева от основного. Это позволяет быстро просмотреть весь документ, не прибегая к помощи полос прокрутки. Щелкнув на одном из заголовков, можно перейти к соответствующей части текста. Перемещение по документу при помощи комбинации клавиш. По документу можно перемещаться, использую представленные в таблице 1 комбинации клавиш. Выделение текста. Для выделения текста с помощью мыши щелкните левой кнопкой мыши в начале фрагмента выделения и, удерживая её, перетащите указатель в конец фрагмента. Ниже перечислены способы выделения текста. ⇒ Для выделения слова дважды щелкните на нем. Чтобы выделить несколько слов, расположенных друг за другом, после второго щелчка не отпускайте кнопку и перемещайте ее указатель. ⇒ Для выделения всей строки переместите указатель к её началу и щелкните один раз.

сохранения ментов

7 ⇒ Для выделения целого предложения щелкните в любом его месте, удерживая нажатой клавишу Ctrl. ⇒ Для выделения абзаца щелкните на нём трижды. ⇒ Для выделения всего документа нажмите Ctrl+A. ⇒ Для выделения значительной части документа щелкните в её начале, затем переместитесь в её конец и вновь щелкните левой кнопкой мыши, удерживая нажатой клавишу Shift. Таблица 1. Перемещение по документу при помощи комбинации клавиш Комбинация клавиш

Назначение

Ctrl+↑

Перемещает курсор на один абзац вверх

Ctrl+↓

Перемещает курсор на один абзац вниз

Ctrl+←

Перемещает курсор на одно слово влево

Ctrl+→

Перемещает курсор на одно слово вправо

PgUp

Перемещает курсор на одну страницу вверх

PgDn

Перемещает курсор на одну страницу вниз

Home

Перемещает курсор в начало текущей строки

Ctrl+Home End Ctrl+End

Перемещает курсор в начало документа Перемещает курсор в конец текущей строки Перемещает курсор в конец документа

Сохранение. Команда Сохранить меню Файл позволяет сохранить существующий документ под старым именем или, если он еще не был сохранен, под именем, которое ему присвоит пользователь. Чтобы сохранить файл под другим именем или в формате, отличном от родного формата Word, воспользуйтесь командой Сохранить как… меню Файл. Можно создать несколько версий одного и того же документа в одном файле. Для этого воспользуйтесь командой Файл – Версии. Щелкнув на кнопке Сохранить

8 диалогового

окна,

можно

снабдить

выбранную

версию

документа

комментариями, которые впоследствии помогут отличать его от других.

С помощью этих диалоговых окон можно запомнить различные версии документа в одном файле.

Режим просмотра (редактирования) документа. Редактировать документ можно в одном из пяти режимов просмотра: обычный, электронного документа, разметки страницы, структуры и главного документа. Режим выбирается из меню Вид или кнопками в левом нижнем углу окна редактора. Для изменения структуры документа используйте режим структуры. В этом режиме можно просматривать весь документ или основные его заголовки. Данный режим позволяет перемещать целые фрагменты текста на большие расстояния и менять порядок следования разделов документа. В режиме разметки страницы документ отображается в том виде, в каком он будет выведен на печать, оставаясь при этом доступным для редактирования. Для работы с большими документами используется режим главного документа. В этом режиме один главный документ можно разбить на несколько маленьких, с которыми легче работать.

9 Параметры режимов просмотра можно изменять, воспользовавшись командой Параметры меню Сервис. Поля, табуляция и межстрочный интервал. Поля, табуляция и межстрочный интервал используются для предания тексту требуемого оформления и задания размещения его на странице. Размеры полей устанавливаются командой Параметры страницы из меню Файл. Позиции табуляции определяются командой Табуляция из меню Формат. Межстрочный интервал изменяется командой Абзац из меню Формат. Если вы установили для отдельного абзаца свои параметры табуляции и хотите сохранить их для следующего, то при переходе к нему нажимайте не Enter, а Shift+Enter. Перемещение и копирование текста. Для перемещения текста без помощи буфера можно воспользоваться технологией перетащить и отпустить (выделите фрагмент, щелкните на нем и, не отпуская мыши, перетащите на нужное место). Если вы хотите перенести блок текста без буфера обмена, выделите фрагмент, щелкните на нем, и перетащите его в нужное место, удерживая нажатой клавишу Ctrl. При перемещении текста при помощи буфера обмена используются команды Вырезать, Копировать, Вставить меню Правка или соответствующие кнопки панели инструментов. Поиск и замена фрагментов текста. Команды Найти и Заменить в меню Правка или комбинации клавиш Ctrl+F и Ctrl+H. Искать можно не только фрагменты текста, но и специальные символы (табуляции, маркеры абзаца, символы новой строки). Проверка грамматики и орфографии. Текстовый редактор Word обладает возможностью проверки набранного текста на наличие в нём грамматических и орфографических ошибок. Одной из составных частей проверки грамматики является проверка выделенного фрагмента или всего документа. Если ошибка найдена, Word предлагает несколько способов её

10 исправления. Можно исправить ошибку в соответствии с этим предложением или сделать это, исходя из собственных соображений. Для проверки орфографии и грамматики используется основной словарь и словарь пользователя – файл Custom.dic. Для проверки правописания вызовите команду Правописание меню Сервис или нажмите клавишу F7. Внимание!!! При проверке больших документов можно ускорить процесс проверки орфографии, закрыв все лишнее, используемое Windows для прочих операций, в том числе окна документов Word и приложений, не используемых в данный момент. После этого перейдите в обычный режим и скройте панель форматирования, а также горизонтальную линейку и строку состояния (группа Окно вкладки Вид диалогового окна Параметры, открываемого командой Параметры меню Сервис). Вы можете изменять набор правил и стиль орфографии ( диалоговое окно Параметры, открываемого командой Параметры меню Сервис, вкладка Правописание ). Для ускорения процесса проверки грамматики отмените режим автоматической проверки орфографии. После завершения грамматической проверки Word анализирует документ и подсчитывает статистику удобочитаемости. Эти данные позволяют определить, насколько хорошо взрослый читатель сможет понять смысл Вашего документа. Этот анализ можно не проводить. Замена словарей. Как уже отмечалось, при проверке орфографии используется

один

основной

словарь

и

по

крайней

мере

один

дополнительный. Новые слова вы можете заносить в уже существующий или только создаваемый словарь. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры вкладку Правописание и в списке вспомогательных словарей выберите нужный, либо нажмите кнопку Словари и в открывшемся диалоговом окне сформируйте список Вспомогательные словари или щёлкните на кнопке Создать. Если словарей много здесь же указывается текущий словарь (кнопка Добавить).

11 Проверка орфографии и грамматики в процессе набора текста. Для того,

чтобы

проверка

орфографии

и

грамматики

осуществлялась

автоматически в процессе набора текста в меню Сервис выберите команду Параметры. В открывшемся диалоговом окне активизируйте вкладку Правописание и установите флажки у пунктов Автоматически проверять грамматику/орфографию. Найденные грамматические и орфографические ошибки Word выделяет волнистой чертой контрастных цветов. Для исправления щелкните правой кнопкой мыши на подчеркнутом тексте и используйте всплывающее меню. Словари синонимов. Используйте словари синонимов для написания стилистически грамотных документов. Для поиска синонима выделите слово, для которого осуществляется поиск, в меню Сервис выберите команду Язык и в выпадающем подменю - команду

Тезаурус, а далее воспользуйтесь

предлагаемыми альтернативами диалогового окна. Аналогичный результат будет получен при нажатии комбинации клавиш Shift+F7. Расстановка

переносов.

Расстановка

переносов

вручную

осуществляется с помощью подменю Расстановка переносов команды Язык меню Сервис. Щелкните на кнопке Принудительно, Word перейдет в режим просмотра разметки страницы и запросит подтверждения для вставки переносов в указанном месте. Если вы не хотите вставлять перенос в указанном месте, щелкните на кнопке Нет. При автоматической расстановке переносов Word осуществляет перенос слов самостоятельно. Для активации этого режима установите в диалоговом

окне

Расстановка

переносов

флажок

Автоматическая

расстановка переносов. Если вы решите вставлять переносы самостоятельно в процессе набора текста, то можете выбрать один из двух видов: мягкий перенос или неразрывный дефис. Мягкие перенос появляются в тексте только тогда, когда слово оказывается в конце строки. Для его вставки нажмите .

12 Неразрывный (жесткий) дефис используется в том случае, когда разбивать слово в конце строки на месте дефиса нежелательно. Для его вставки нажмите < Ctrl + Shift + - >. Маркированные и нумерованные абзацы. Word предоставляет возможность автоматического создания маркированных и нумерованных абзацев. Такая функция очень удобна. Документы с пронумерованными абзацами легко редактировать и перерабатывать. По мере добавления и удаления абзацев

Word сохраняет их правильную нумерацию.

Для

включения режима маркировки или нумерации в выделенном фрагменте текста выберите в меню Формат команду Список либо воспользуйтесь кнопками

Маркеры

или

Нумерация

на

панели инструментов. При выборе команды Список активизируется соответствующее диалоговое окно, позволяющее выбирать вид маркера или формат нумерации, а также создавать многоуровневые списки. Использование элементов автотекста. Элементы автотекста – это сохраненные элементы текста, которые вы часто используете, но не хотите вставлять их автоматически, без вашего участия (например, заключительная часть личных писем). Для создания элемента автотекста выделите его и воспользуйтесь подменю Создать команды Автотекст меню Вставка. Чтобы вставить в документ элемент автотекста, поместите курсор в место вставки и воспользуйтесь подменю Автотекст команды Автотекст меню Вставка. В появившемся диалоговом окне щелкните на вкладке Автотекст и выберите нужный элемент из имеющегося списка. Word позволяет привязывать

элемент

автотекста

к

определенной

кнопке

панели

инструментов. Благодаря этому элемент можно вставлять в текст просто щелкнув на этой кнопке. Для этого нужно проделать следующее. 1. Из меню Вид выберите команду Панели инструментов, а в ней подменю Настройка. 2. В появившемся диалоговом окне щелкните на вкладке Команды.

13 3. Из списка Категории выберите элемент Автотекст, в правом окне появятся элементы автотекста. 4. Щелкните на названии элемента, который хотите привязать к кнопке. Рядом с указателем мыши появится рамка кнопки. 5. Перетащите рамку кнопки на нужную панель и отпустите там, где она должна находиться. 6. По умолчанию кнопке будет присвоено имя, соответствующее элементу автотекста. Его можно изменить. Откройте окно Настройка. Щелкните правой мыши на новой кнопке. В появившемся контекстном меню выберите команду Изменить значок на кнопке. Перед Вами откроется список стандартных вариантов кнопок. 7. Для создания своей картинки откройте окно Редактор кнопок. Элемент автотекста можно удалить. Для этого воспользуйтесь кнопкой Удалить,

расположенной

на

вкладке

Автотекст

диалогового

окна,

активизируемого подменю Автотекст команды Автотекст меню Вставка. Список элементов автотекста можно напечатать, для этого в меню Файл выберите пункт Печать, а в списке Напечатать –

пункт Элементы

автотекста и нажмите кнопку ОK. Создание и поиск примечаний. Примечание –

это записка,

хранящаяся как часть документа. При работе с документом они не видны, но их можно вывести на экран командой Примечание меню Вид. Чтобы создать примечание установите курсор в нужное место и в меню Вставка выберите команду Примечание. В примечании в квадратных скобках будут проставлены ваши инициалы и номер примечания. В примечание можно включать звуковые эффекты. Примечание удаляется путём удаления его указателя в тексте документа. Вы можете распечатать все примечания в виде отдельного документа, выбрав команду Печать из меню Файл, щёлкнув на кнопке Параметры и установив в появившемся диалоговом окне флажок Примечания.

14 Поиск примечаний осуществляется с помощью команды Перейти меню Правка, клавиши F5 или Ctrl + G. В списке Объект перехода вкладки Перейти выберите Примечание, а в списке Введите имя рецензента – имя рецензента или Любой рецензент. После просмотра всех внесённых исправлений их можно сохранить в документе с помощью функции обработки исправлений. Для внесения исправлений в документ воспользуйтесь командой Исправления меню Сервис. После этого можно выбрать одну из трёх возможностей: выделить исправления в тексте, внести их в основной текст или отказаться от них и сравнить различные версии одного и того же документа. В первом случае выберите в подменю Исправления команду Выделить исправления. В открывающемся диалоговом окне можно устанавливать режимы сохранения вносимых в процессе редактирования исправлений. Блокировка документа. Если с документом работает несколько человек, вы можете его заблокировать, чтобы никто не смог его изменить без ведома автора. Чтобы заблокировать файл, оставив возможность ввода комментариев, при очередном сохранении документа из меню Файл выберите команду Сохранить как и щелкните на кнопке Параметры. В строке Пароль разрешения записи вкладки Сохранение введите пароль, который оградит Ваш документ от изменения другими пользователями. Здесь можно запретить редактирования документа, рекомендовав доступ Только для чтения. Краткие сведения о документе. Краткие сведения о документе могут оказаться полезными инструментом поиска документов, в случае, когда вы забыли имя редактируемого документа. Для редактирования и просмотра сведений документа воспользуйтесь полями

вкладки Документ диалогового окна Свойства, открываемого

командой Свойства меню Файл.

15 Вкладка Статистика этого окна отображает информацию о размерах документа и проводимой над ним работе. Форматирование

документов.

Существует

три

уровня

форматирования документов. На уровне символов можно изменять их шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание, эффекты, межсимвольные интервалы, смещение, а также включать эффекты буквицы и анимации. Для получения перечисленных возможностей воспользуйтесь командой Шрифт меню Формат. На уровне форматирования абзацев регулируются отступы и интервалы, что позволяет изменять положение текста на странице и настраивать межстрочный интервал. При этом можно увеличивать или уменьшать расстояние между абзацами и включать режим обрамления абзацев. Для использования перечисленных возможностей предназначена команда Абзац меню Формат. Эта команда позволяет включать следующие режимы форматирования абзацев. ⇒ Запрет висячих строк – запрещает при разбиении текста на страницы разрывать абзац так, чтобы одна из его строк оставалась внизу (вверху) страницы, в то время как остальной абзац находится на другой странице. ⇒ Не разрывать абзацы – запрещает перенос части абзаца на другую страницу. ⇒ Не отрывать от следующего – требует, чтобы данный и следующий абзацы находились на одной странице. ⇒ С новой страницы – осуществляет автоматическую вставку разрыва страницы перед абзацем. ⇒ Запретить нумерацию строк – исключает строки абзаца из нумерованного списка. ⇒ Запретить автоматический перенос слов – отменяет перенос слов в абзаце Третий уровень

связан с форматированием страниц документа и

включает в себя изменение размеров полей, бумаги, а также установление источника её подачи при печати. Настройка перечисленных режимов

16 форматирования осуществляется посредством выбора соответствующих характеристик на вкладках диалогового окна Параметры страницы, активизируемого аналогичной командой из меню Файл. Существует

также

дополнительный

уровень

форматирования

документов, связанный с понятием разделов. Раздел – это часть документа, форматирование которого не зависит от параметров форматирования других разделов. Для форматирования раздела выделите нужный текст и в меню Файл выберите команду Параметры страницы, а в открывающемся диалоговом окне вкладку Макет. В списке Применить по умолчанию будет выбрано К выделенному тексту. Здесь же вам предстоит определить границы

разделов,

колонтитулов,

а

также

способ

вертикального

выравнивания текста. Колонтитулы. Колонтитулы - это текст, печатаемый вверху и внизу каждой страницы документа. Колонтитулы чётных и нечётных страниц могут различаться. Чтобы добавить в документ колонтитулы воспользуйтесь командой

Колонтитулы

меню

Вид.

Вы

переключитесь

в

режим

редактирования колонтитулов, а на экране появится вспомогательная панель инструментов, облегчающая этот процесс. Для удаления колонтитулов перейдите в режим их редактирования и удалите их содержимое также, как удаляется обычный текст. Верхний и нижний колонтитулы размещаются на верхнем и нижнем полях. Если размеры колонтитулов превышают размеры полей, Word подгоняет размеры полей под размеры колонтитулов Чтобы отменить эту функцию во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы в полях Верхнего и Нижнего группы От края до колонтитула введите перед указанной величиной символ дефиса. Если колонтитул окажется слишком велик, то он может "наложиться" на основной текст. Колонтитулы можно разместить по центру страницы, у правого или левого края. Колонтитулы выравниваются по вертикали путем указания расстояния от них до краев

17 страницы.

Расстояние

между

колонтитулами

и

основным

текстом

указывается следующим образом. Перейдите к колонтитулу, расстояние до которого вы хотите изменить. Поместите указатель мыши на вертикальную линейку в левой части экрана и укажите им на верхнюю или нижнюю границу поля. Указатель примет вид двунаправленной стрелки. Чтобы изменить расстояние между границей документа и колонтитулом просто перетащите границу на нужное расстояние. Особым видом колонтитулов является

нумерация

страниц.

Для

внедрения

такого

колонтитула

воспользуйтесь командой Нумерация страниц меню Вставка. Сноски. Word позволяет размещать сноски в конце страницы, документа, а также непосредственно под текстом, к которому она относится или в конце раздела. Выберите место размещения маркера сноски и воспользуйтесь

командой

Сноска

меню

Вставка.

В

появившемся

диалоговом окне устанавливается порядок нумерации, символ маркера сноски. Затем в соответствующем поле окна редактора вводится нужный текст. Перемещение и удаление сносок: в документе сноски обозначаются маркерами ссылок, поэтому, перемещение и удаление сносок выполняется так же просто, как и перемещение и удаление этих ссылок. ♦ Чтобы переместить сноску, выделите в документе ссылку на неё и переместите на новое место. ♦ Чтобы удалить сноску, удалите ссылку на неё. В режиме автоматической нумерации сноски автоматически будут перенумерованы. Преобразование обычных сносок в концевые: с помощью команды Сноски из меню Вид откройте диалоговое окно сносок. Выделите преобразуемые сноски, помещая указатель мыши в начало каждой из них. Щелкните правой кнопкой мыши в этом окне, чтобы вывести на экран контекстное меню. Выберите пункт Преобразовать в концевую сноску.

18 Для удаления сноски выделите ссылку на неё и нажмите клавишу Delete. Предварительный просмотр и печать документов. По умолчанию Word осуществляет печать документов в фоновом режиме, т.е. создаёт их образы для печати на диске, а затем эти образы отправляются на принтер. Чтобы печать осуществлялась в фоновом режиме воспользуйтесь командой Сервис – Параметры, во вкладке Печать появившегося диалогового окна установите флажок Фоновая печать и щелкните на кнопке ОK. Таблица 2. Назначение кнопок панели инструментов "Предварительный просмотр" Кнопка

Назначение

Печать

Вывод документа на печать

Увеличение

Увеличение определенной части документа

Одна страница

Просмотр текущей страницы

Несколько страниц Просмотр до шести страниц одновременно Масштаб

Изменение масштаба страницы на экране

Линейка

Выводит на экран горизонтальную линейку для каждой из просматриваемых страниц, в результате чего можно изменять их поля в режиме предварительного просмотра Уплотнение текста с целью предотвращения переноса

Подгонка страниц

части абзаца на другую страницу Во весь экран

Просмотр документа в режиме полноэкранного просмотра

Закрыть

Вернуться в режим обычного просмотра

Справка

Вызов справочной информации

Предварительный

просмотр

предназначен

для

представления

документа в том виде, в котором он будет выведен на печать. Для перехода в режим предварительного просмотра выберите команду Предварительный

19 просмотр из меню Файл или кнопку Предварительный просмотр панели инструментов. После перехода в этот режим появляется новая панель инструментов Предварительный просмотр. Назначение основных кнопок панели представлены в таблице 2. Вывод документов на печать осуществляется с помощью команды Печать из меню Файл. В результате на экране появится диалоговое окно Печать. В нём устанавливаются следующие параметры: |

Принтер. Из списка Имя группы Принтер можно выбрать используемый принтер. После выбора Word сообщит Вам о его состоянии.

|

Копии. В строке Число копий группы Копии указывается количество копий документа.

|

Страницы. Настройка параметров этой группы определяет какая часть документа будет выведена на печать. Чтобы вывести на печать весь документ выберите режим Все. В режиме Выделенный фрагмент будет напечатан только выбранный фрагмент документа. В режиме Текущая будет напечатана текущая страница. Включив режим Номера, вы сможете вывести на печать определенный диапазон страниц (1,3-5 - будут выведены на печать первая, третья, четвёртая и пятая страницы документа).

|

Вывести на печать. В этом списке можно выбрать все страницы диапазона, а также только чётные или нечётные страницы.

|

Параметры. Если щёлкнуть на этой кнопке, то появится диалоговое окно Параметры (см. Настройку параметров печати).

|

Свойства. Если щёлкнуть на этой кнопке, появится окно свойств принтера, в котором настраиваются различные параметры принтера.

|

Напечатать. С помощью этого параметра определяется тип выводимой на печать информации.

После настройки режимов в окне Печать нажмите кнопку ОK, чтобы начать распечатку документов.

20 Печать дополнительной информации о документе. В списке Напечатать диалогового окна Печать можно выбрать тип дополнительной информации о документе и напечатать её (см. иллюстрацию в разделе "Создание примечаний"). Ориентация страниц документа. Ориентация страниц при печати документа может выбираться книжная или альбомная. По умолчанию при создании файла согласно обычному шаблону устанавливается книжная ориентация. Чтобы изменить ориентацию страниц выберите команду Параметры страницы меню Файл, а в появившемся диалоговом окне вкладку Размер бумаги и установите нужный вид ориентации. Настройка параметров печати. Для установки параметров печати воспользуйтесь кнопкой Параметры диалогового окна Печать. Вы можете установить следующие режимы печати: -

Черновой. Самый быстрый режим печати, предусматривающий минимальное форматирование текста.

-

Обновлять поля. Перед печатью обновляются значения всех полей в документе (о полях Вы узнаете позднее).

-

Обновлять связи. Перед печатью обновляются все связи в документе.

-

Фоновая печать. В этом режиме Вы осуществляете печать, в тоже время редактируя другие документы.

-

В обратном порядке. На печать отправляются странице в порядке обратном порядку их нумерации. В группе Печатать определяется какая информация выводится на

печать вместе с документом. В списке Подача бумаги определяется лоток, используемый для подачи бумаги при печати. Изменение настроек принтера. В группе Принтер диалогового окна Печать, вызываемого командой Печать меню Файл, можно установить принтер, на который в данный момент направляются печатаемые файлы,

21 выбрав его имя в списке имя. Если щёлкнуть на кнопке Свойства этого раздела, то откроется диалоговое окно Свойства, позволяющее настраивать параметры для работы с новыми принтерами. Печать конвертов. Если Ваш принтер позволяет работать с конвертами, то Вы можете печатать их, используя средства Word. Для этого в меню Сервис выберите команду Конверты и наклейки. В появившемся диалоговом окне заполните области ввода адресами отправителя и получателя. При необходимости, нажав кнопку параметры, вы можете изменить параметры конверта (размер, ориентацию, шрифты написания адресов) или печати. Тема 12. Работа с таблицами, структурой документа и полями. Оглавления и предметные указатели. Таблица - это некоторая информация, организованная в строках и столбцах. Пересекаясь, столбцы и строки образуют ячейки таблицы. Создание таблицы. Для того, чтобы создать таблицу воспользуйтесь Добавить

командой

таблицу

меню

Таблица, предварительно разместив курсор в точке вставки - любом месте документа. В соответствующем диалоговом окне введите количество строк и столбцов создаваемой таблицы. В этом

же

окне

можно

задать

желаемую ширину столбцов, а также задать формат таблицы, т.е. выбрать тип её оформления. Эти операции можно совершить и после того, как таблица будет заполнена данными.

22 Перемещаться по таблице можно либо с помощью мыши, либо используя клавиши управления курсором и их различные комбинации, представленные в таблице, предлагаемой ниже. Добавление и удаление ячеек. Для того, чтобы добавить или удалить ячейки в таблице воспользуйтесь командами Добавить ячейки или Удалить ячейки меню Таблица. Выберите нужные

альтернативы

в

открывающихся

диалоговых окнах. Удаляемые ячейки предварительно нужно выделить. Таблица 3. Клавиши для перемещения по таблице. Клавиша

Назначение

Tab

Перемещает точку вставки в следующую ячейку таблицы.

Shift+Tab

Перемещает точку вставки в предыдущую ячейку таблицы.

Alt+Home Alt+End Alt+PageUp Alt+PageDown

Перемещает точку вставки в первую ячейку строки. Перемещает точку вставки в последнюю ячейку строки. Перемещает точку вставки в первую ячейку столбца. Перемещает точку вставки в последнюю ячейку столбца.

Alt+NumLock+5 Выделяет всю таблицу. Клавиши Перемещает точку вставки в ячейке и между ячейками. управления курсором Объединение ячеек. Чтобы объединить информацию, находящуюся в соседних ячейках таблицы, воспользуйтесь командой Объединить ячейки меню Таблица. Эту операцию можно отменить, выбрав сразу после неё команду Отменить объединение ячеек меню Правка. Разбиение таблицы. Таблицу можно разбить надвое по горизонтали по любой строке командой Разбить таблицу меню Таблица или, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter.

23 Форматирование таблиц. Внутри таблиц форматирование символов и абзацев осуществляется обычным образом, кроме того присутствует возможность форматирования всей таблицы

целиком.

воспользуйтесь

Для

этого

командой

Автоформат меню Таблица и в открывшемся

диалоговом

окне

Автоформат таблицы выберите нужное оформление таблицы и части, к которым его следует применить. Настройка ширины столбцов. -

Чтобы изменить ширину текущего столбца и только одного столбца

справа от него

(ширина таблицы останется неизменной), перетаскивая

линию сетки, нажмите клавишу Shift. -

Чтобы изменить ширину текущего столбца

и чтобы ширина

столбцов справа от него была одинаковой, перетаскивая линию сетки нажмите клавишу Ctrl. -

Чтобы изменить ширину текущего столбца, не меняя ширины

остальных, нажмите клавиши Ctrl+Shift. Изменение

расстояния

между

столбцами.

Это

изменение

осуществляется на вкладке Столбец диалогового окна, активизируемого командой Высота и ширина ячейки меню Таблица. Настройка параметров строк. Настройка осуществляется на вкладке Строка диалогового окна, активизируемого командой Высота и ширина ячейки меню Таблица. Обрамление. Выделите одну или несколько ячеек таблицы, а затем воспользуйтесь командой Границы и заливка меню Формат, для открытия

24 диалогового окна, в котором Вы сможете выбрать нужный Вам режим обрамления. Структура документа - это заголовки и основной текст. Заголовком считается любой абзац, которому присвоен определенный стиль. В Word таких стилей восемь. Номер в названии стиля определяет его уровень в структуре документа. Основным текстом называется любой текст в документе, которому не присвоен стиль заголовка. Изменение структуры документа. Переход в режим структуры документа нажатием

осуществляется командой Структура меню Вид или кнопки

в левом нижнем углу рабочего окна. При этом

появляется ещё одна панель инструментов Структура, а возле каждого абзаца - пиктограмма. Для изменения уровня заголовка воспользуйтесь соответствующей клавишей этого меню. С помощью клавиш этого меню можно преобразовать заголовок в обычный текст. Обычный текст преобразуется в заголовок перемещением его на нужный уровень заголовка или нажатием кнопки Повысить уровень. Чтобы раскрыть или свернуть заголовок, выделите его и щелкните на кнопке Развернуть или Свернуть панели. Чтобы переместить заголовок, сверните его, выделите и щелкните на кнопках Переместить вверх или Переместить вниз.

Повысить / понизить уровень

Переместить вверх / вниз

Понизить до обычного текста

Отобразить заголовки с первого по указанный уровень

Развернуть Свернуть

Отобразить все заголовки

Показать только первую строку

Отобразить форматирование

Главный документ

25 Нумерация заголовков. Чтобы ввести автоматическую нумерацию заголовков, не нарушающуюся при удалении, перемещении и добавлении заголовков, проделайте следующие действия. 1. Сверните или разверните структуру документа так, чтобы были видны только нумеруемые заголовки. 2. Выделите абзацы для нумерации. 3. Выполните команду Список меню Формат. 4. Оставьте параметры, настроенные по умолчанию. 5. Щелкните на вкладке Нумерованный и выберите в ней один из шести форматов нумерации. 6. Нажмите ОК. Поля используемый

документа. для

Поле

размещения

–

специальный

информации

набор

инструкций,

определенного

вида

в

выбранном месте документа. Эти коды сообщают Word о необходимости вставлять определенную информацию в то место документа,

где

размещены. Поля состоят из трех элементов: символов поля (

),

они типа

поля ( первое слово в фигурных скобках ) и инструкций. Для того, чтобы вставить поле в текст документа воспользуйтесь командой Поле меню Вставка. Все стандартные поля Word разделены на категории, чтобы облегчить пользователю выбор нужного из них. В списке Категории выберите категорию поля. Если Вы хотите выводить значение поля в форматированном виде, воспользуйтесь кнопкой Параметры и выберите нужный тип форматирования, затем щелкните на кнопке ОК. Если полученное содержание поля Вас устраивает вновь щелкните на кнопке ОК. Если вы хотите написать поле вручную воспользуйтесь клавишами < Ctrl + F9 > в появившихся скобках

введите тип и код вручную.

Чтобы просмотреть коды полей, щелкните правой кнопкой мыши на поле, а в появившемся контекстном меню выберите команду Коды/значения полей, которая меняет вид поля: либо выводит его код, либо его значение.

26 Для того, чтобы обновить значение поля, выделите его и щёлкните на нём правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню, выберите команду Обновить поле. Для того, чтобы запретить обновление поля, щелкните на нём левой кнопкой мыши и воспользуйтесь комбинацией клавиш .

Для снятия блокировки обновления применяется

комбинация . Слияние документов. С помощью слияния документов можно создавать и выводить на печать большое количество копий документа, отличающихся друг от друга только некоторыми деталями. При слиянии документов происходит объединение документов двух типов: основного, текст которого не меняется для каждой копии, и источника данных, текст которого меняется для каждой копии. Основной документ содержит также поля, указывающие, где хранятся данные, вставляемые в это поле. Эти поля называются полями слияния. Информация. Вставляемая в поля хранится в источнике данных. При создании основного документа вместо конкретной информации вставляются поля слияния. Для создания основного документа воспользуйтесь командой Слияние меню Сервис

и в разделе Основной документ щелкните на кнопке

Создать. В появившемся подменю выберите, нужный пункт. Если вы создаёте новый документ выберите альтернативу Документы на бланке. На экране появится диалоговое окно, средствами которого Вы можете создать бланк на базе активного окна или, создав новый документ. После создания основного документа, в разделе Основной документ диалогового окна Слияние появится новая кнопка Править, нажатие которой переведёт Вас в режим редактирования основного документа. Закончив правку, сохраните документ и вернитесь к диалоговому окну Слияние. После того, как основной документ создан пользователю становится доступной кнопка Получить данные в разделе Источник данных диалогового окна Слияние. Для создания источника данных щёлкните на

27 ней и выберите в появившемся меню альтернативу Создание источника данных. В результате появиться диалоговое окно Создание источника данных, которое поможет организовать информационное наполнение Ваших документов. Сформируйте список Поля в строке заголовка, удаляя из стандартного списка, ненужные поля и добавляя новые через окно редактирования Поле. Затем заполните конкретной информацией созданный источник данных. После

создания

источника

данных

необходимо

добавить

соответствующие ему поля в основной документ. Завершите формирование основного документа, добавьте в него необходимые графические объекты. Щёлкните на кнопке Добавить поле слияния панели инструментов Слияние и выберите тип поля, а затем сохраните основной документ. Чтобы просмотреть заполненные формы, полученные в результате слияния, щелкните на кнопке Поля/данные панели Слияния. Бланк заполнится информацией из первой записи, чтобы перейти к другим записям, воспользуйтесь кнопками Следующая запись (Первая запись, Последняя запись, Предыдущая запись). Заполненный бланк можно напечатать командой Печать из меню Файл. Чтобы сохранить объединённые данные в новый документ, щёлкните на кнопке Слияние в новый документ. Если объединенные данные необходимо только напечатать, щелкните на кнопке Слияние при печати. Печать конвертов и наклеек. Если Ваш принтер позволяет работать с конвертами и наклейками, то Вы можете печатать их, используя средства Word. Для этого в меню Сервис выберите команду Конверты и наклейки. В появившемся

диалоговом

окне

заполните

области

ввода

адресами

отправителя и получателя или текстом наклейки. При необходимости, нажав кнопку параметры, вы можете изменить параметры конверта (размер, ориентацию, шрифты написания адресов), наклейки или печати.

28 Для

создания

надписей на конвертах и наклейках

Вы

можете

воспользоваться технологией

слияния

документов.

Для

воспользуйтесь Слияние

этого

командой

меню

Сервис,

нажмите кнопку Создать и выберите нужную альтернативу: конверт или наклейку. Оглавления

и

предметные

указатели.

При

оформлении

многостраничных документов требуется создавать оглавления и предметные указатели.

Word

включает

в

себя

инструменты,

позволяющие

автоматизировать этот процесс. Создание оглавления. Оглавление создаётся двумя способами: 1) на основе стилей заголовков и структуры документа; 2) на основе специальных полей ТС. Для создания оглавления первым способом установите точку вставки в то место, где собираетесь расположить оглавление, и воспользуйтесь командой Оглавление и указатели меню Вставка. В появившемся диалоговом

окне

Оглавление

и

указатели

актевизируйте

вкладку

Оглавление. В списке Вид выберите тип оформления оглавления, если Вы хотите внести в него изменения воспользуйтесь кнопками Параметры и Изменить. При создании оглавления вторым способом используются поля специального

вида,

для

вставки

которых

используйте

комбинацию

. Оглавления состоит из двух этапов: пометка включаемых в оглавление элементов и сборка оглавления. Чтобы пометить элемент

29 оглавления документа полем ТС и составить само оглавление, сделайте следующее. 1.

Установите режим отображения скрытого текста.

2.

Поместите курсор в то место документа, куда вы планируете

вставить поле ТС ( сразу после названия главы или другого заголовка). 3.

Нажмите

4.

В фигурных скобках введите буквы ТС ( на английском языке,

строчные или прописные) и пробел. Затем в кавычках - текст, который будет включен в оглавление. 5.

Повторите пункты 2 – 4 для всех элементов оглавления.

6.

Поместите курсор в то место документа, где должно будет

находиться оглавление. 7.

Воспользуйтесь командой Оглавление и указатели меню Вставка

и активизируйте вкладку Оглавление, затем нажмите кнопку Параметры и установите флажок Поля элементов оглавления. 8.

Нажмите все кнопки ОК.

9.

Если установлен флажок коды полей, для того , чтобы увидеть

оглавление, сбросьте его. Поскольку оглавление строится на основе полей, его достаточно легко обновить, если в документ вносились какие – либо изменения. Для этого поместите курсор на оглавление, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт меню Обновить поле. Список иллюстраций. Прежде, чем создавать список иллюстраций, проверьте, что все иллюстрации снабжены подписями, а затем сформируйте список иллюстраций. Для того , чтобы создать список иллюстраций проделайте следующее 1. поместите курсор в то место документа, где должен находится список иллюстраций

30 2. выберите команду Оглавление и указатели и активизируйте вкладку Список иллюстраций 3. в списке Названия установите тип иллюстраций 4. выберите формат списка, используя список Вид и кнопку Параметры 5. щелкните на кнопке ОК. Создание предметного указателя также состоит из двух этапов: выделения элементов предметного указателя и его сборки. Для того, чтобы пометить элемент предметного указателя 1. выделите элемент предметного указателя -

фрагмент текста - или

поместите курсор непосредственно после него; 2. выберите команду Оглавление и указатели, вкладку Указатель диалогового окна и щелкните на кнопке Пометить (если данный элемент является подчиненным, удалите весь текст в поле основной элемент и введите весь текст в поле – дополнительный, если Вы хотите создать многоуровневый указатель заполните оба поля ввода); 3. Щелкните на кнопке Пометить. 4.

Для того, что вставить предметный указатель, Поместите курсор в то место документа, где он должен находиться

5. выберите команду Оглавление и указатели, вкладку Указатель диалогового окна; 6. при помощи размещенных в окне списков и флажков определите вид предметного указателя и способ размещения элементов на странице; 7. щелкните на кнопке ОК. Тема13. Макросы в Microsoft Word. Подготовка гипертекстовых документов средствами Microsoft Word. Макросы – это записанная последовательность нажатий клавиш и манипуляций мышью. Макросы позволяют автоматизировать выполнение различных операций.

31 Создание макроса. Прежде, чем создавать макрос, нужно выполнить следующие действия. ƒ Определите как должно выглядеть рабочее пространство перед запуском макроса. ƒ Обдумайте и запишите все действия, которые должен выполнить макрос. ƒ Обдумайте имя, под которым он будет храниться. Оно должно отражать функцию макроса. ƒ Продумайте вызов макроса: пункт меню, комбинация клавиш или кнопка панели инструментов. После этого можно приступать к записи макроса. 1. Выберите команду Макрос меню Сервис и нажмите кнопку

Начать

запись. 2. В диалоговом окне Запись макроса в строке Имя макроса макроса должно пробелов

введите (в

имя

имени

быть и

не

точек, запятых).

Укажите место хранения макроса. 3. В поле Описание можно ввести дополнительную информацию. 4. Определите способ вызова макроса: кнопка на панели инструментов или нажатие комбинации клавиш. 5. Появилось диалоговое окно Настройка. a) Щелкните на вкладке Панели…, выберите панель, на которой хотите разместить кнопку макроса, щёлкните на вкладке Команды, перетащите название макроса на выбранную панель.

32 b) Если вы решили присвоить макросу комбинацию клавиш , то в строке Новое сочетание клавиш нажмите комбинацию клавиш, с которой хотите связать макрос. Щёлкните на кнопке Назначить, чтобы связать макрос с этой комбинацией. 6. Нажмите кнопку Закрыть, на экране возникнет панель записи макроса. 7. Выполните действия макроса, для прерывания записи нажмите кнопку Пауза.

Остановить запись

8. Закончив запись. Нажмите кнопку Остановить запись.

Пауза

Запуск макроса осуществляется так, как было установлено при записи, или с помощью подкоманды Макросы команды Макрос меню Сервис: 1. Введите подкоманду Макросы команды Макрос меню Сервис. 2. Введите имя макроса или выберите его из списка. 3. Если не находите имя, то в списке Макросы из установите пункт Активные шаблоны. 4. Нажмите кнопку Выполнить. Удаление макросов осуществляется с помощью подкоманды Макросы команды Макрос меню Сервис: выделите ненужный макрос в списке и нажмите кнопку Удалить. Чтобы скопировать макрос из одного шаблона в другой, необходимо сделать следующее: 1. Введите подкоманду Макросы команды Макрос меню Сервис. 2. Нажмите кнопку Организатор и выберите вкладку Макросы 3. Если необходимо закрыть текущий файл, щёлкните на кнопке Закрыть файл. После этого щелкните на кнопке Открыть файл и выберите шаблон, из которого будет копироваться нужный макрос. В правой части выполните те же действия относительно файла, в который будет копироваться макрос.

33 4. Выберите

нужный

макрос,

нажмите

кнопку

Копировать

или

Переименовать. Внимание !!! Чтобы макрос запускался автоматически, присвойте ему одно из имен:

AutoExec( только один раз), AutoExit, AutoOpen,

AutoNew,AutoClose. Использование колонок. Чтобы расположить текст по колонкам выполните следующее. 1. Выделите текст для размещения в

колонках.

2. Щелкните на кнопке Колонки

или

выберите

команду

Колонки меню Формат. 3. В окне Колонки выберите количество колонок. Работа с графическими изображениями Растровые изображения – это изображения, хранящиеся в памяти компьютера в виде растра – совокупности точек разного цвета (пикселей). Векторные изображения,

изображения

хранящиеся

в

– памяти

или

объектно-ориентированные

компьютера

в

виде

набора

геометрических объектов, таких, как линии, окружности и т.д. Для того, чтобы вставить документ графическое

изображение,

хранящееся в файле одного из популярных форматов, выполните следующие действия. 1. Поместите точку вставки в то место документа, где должно находиться графическое изображение. 2. Выберите команду Рисунок меню Вставка и выберите альтернативу Из файла 3. В строке Имя файла введите или выберите из списка имя файла, в котором хранится графическое изображение. 4. Щелкните на кнопке Добавить или нажмите клавишу Enter. Чтобы вставить в документ диаграмму нужно сделать следующее.

34 1. С помощью команды Объект меню Вставка откройте диалоговое окно и выберите вкладку Создание. Из списка Тип объекта выберите пункт Диаграмма Microsoft Graph 97 и щелкните на кнопке ОК. 2. Введите нужные числовые значения в ячейки таблицы данных и измените заголовки строк и столбцов. Закройте диалоговое окно. 3. С помощью команды Тип диаграммы меню Формат выберите тип диаграммы и щелкните на кнопке ОК. 4. После окончания работы с диаграммой щелкните где-нибудь за её пределами, после чего готовая диаграмма появится в документе. Кадр – это автономный контейнер, его можно разместить в строго определенном месте документа, можно указать способ его обтекания. Чтобы заключить в кадр фрагмент текста, выделите текст, помещаемый в кадр, и воспользуйтесь командой

Надпись из меню Вставка. Чтобы вставить

пустой кадр, убедитесь что ничего не выделено и воспользуйтесь той же командой. Чтобы отформатировать кадр, выделите его, выберите команду Надпись меню Формат и воспользуйтесь предлагаемыми возможностями диалогового окна. Word и Web.

Word

обладает

широкими

возможностями

для

создания документов интрасетей и Internet. В документы Word можно помещать гиперссылки на другие документы Microsoft Office или на узлы Web. Щелкнув на такой гиперссылке в документе, можно перейти непосредственно к другому файлу или узлы Web. Для того, чтобы активизировать эту панель на экране, выберите команду Панели инструментов меню Вид, а в ней альтернативу Web. Если нужно создать гиперссылку на некоторый фрагмент документа Microsoft Office сделайте следующее. 1. Откройте документ, содержащий фрагмент, на который должна указывать ссылка. 2. Выделите нужный фрагмент.

35 3. Выполните команду Копировать меню Правка. 4. Перейдите в документ, в котором будет размещена гиперссылка, и поместите курсор на место расположения ссылки. 5. Выберите команду Вставить как гиперссылку меню Правка. Если нужно установить гиперссылку на узел Web, это можно сделать следующим образом. 1. Выделите текст в документе, который будет служить гиперссылкой. 2. Выполните команду Гиперссылка меню Вставка. 3. В строке Связать с файлом / URL – введите адрес Web или путь к файлу, на который будет указывать гиперссылка. 4. Нажмите ОК.

Чтобы сохранить созданный документ в формате HTML (язык гипертекстовой разметки документов), выберите команду Сохранить в формате HTML меню Файл. Word 97 позволяет создавать страницы Web с помощью мастера Webстраниц. Для этого выполните следующее. 1. Выполните команду Создать меню Файл и щёлкните на вкладке Webстраницы. 2. Выберите пиктограмму Мастер Web-страниц. Остановить переход

Панель Web Адрес перехода

Назад

Домашняя страница

Вперёд

Найти в Web

Обновить текущую страницу

3. Далее следуйте указаниям мастера.

Отображать только панель Web

36 Литература 1. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. - М.: ФиС. 1990 и последующие издания. 2. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: изд. "Нолидж", 1998. 3. Мэтьюз М., Мэтьюз К. Windows 95: книга ответов/ Перев. с англ. - СПб: 1996. 4. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Office 97./ Перев. с англ. - К.: Диалектика, 1997. 5. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 1. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1997. 6. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 2. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1998.