Информационные системы в экономике. Учебн. пособ

Ф Е Д Е РАЛ Ь Н О Е АГ Е Н Т С Т В О П О О БРАЗО В АН И Ю В О РО Н Е Ж С К И Й Г О С У Д АРС Т В Е Н Н Ы Й У Н И В Е РС И Т Е Т

О рлова М .В .

И Н Ф О РМ АЦ И О Н Н Ы Е С И С Т Е М Ы В ЭК О Н О М И К Е Часть1. учебноепособиепо направлению 080100 (521600) « Эк оном ик а»

В оронеж 2005

2

У тверж дено научно-м етодическ им советом эк оном ическ ого ф ак ультета проток ол № 3 от 24 м арта 2005 г.

П особие подготовлено на к аф едре инф орм ационны х тех нологий и м атем атическ их м етодов в эк оном ик е эк оном ическ ого ф ак ультета В оронеж ск ого государственного университета. Рек ом ендуется для студентов дневного и вечернего отделений направления 080100 « Эк оном ик а»

3

1. О С Н О ВЫ П О С Т Р О Е Н И Я И Н Ф О Р М А Ц И О Н Н Ы Х Э КО Н О М И ЧЕ СКИ Х СИ СТЕ М Д ля того, чтобы успешно к онк урировать на ры нк е, им еть устойчивое ф инансовое полож ение и перспек тивы роста, необх одим а полная , оперативная , ак туальная инф орм ация для прогнозирования , планирования , учета и анализа эк оном ическ ой дея тельности предприя тия . О дной из причин м едленной адаптации предприя тий в условия х ры нк а я вля ется отсутствие на них соврем енны х автом атизированны х инф орм ационны х систем (АИ С ), позволя ю щ их оперативно решать постоя нно возник аю щ ие нестандартны е задачи. И м енно на основе прим енения новы х инф орм ационны х тех нологий возм ож но совершенствование процесса управления для лю бого эк оном ическ ого объек та. С оврем енны е АИ С даю т возм ож ность интегрировать процессы прогнозирования , стратегическ ого и оперативного планирования , полного учета и анализа на основании прим енения тех нологии баз данны х , представля ю щ их инф орм ационную м одель взаим освя занны х эк оном ическ их объек тов в совок упности с ак туальны м и, полны м и и достоверны м и данны м и обих ф унк ционировании. К ром е этого они обеспечиваю т инф орм ацией процесс разработк и алгоритм ов, реализую щ их необх одим ы е эк оном ик о-м атем атическ ие м етоды , а так ж е более просты е инф орм ационнопоиск овы е ф унк ции на основе систем ы запросов и отчетов. П ри этом к онечной целью создаваем ы х АИ С я вля ется оперативное представление точны х данны х в полном объем е всем специалистам предприя тия , свя занны м собработк ой данны х для приня тия оптим альны х решений. П ри создании АИ С предприя тий, им ею щ их слож ную организационную , ф унк циональную и инф орм ационную струк туры , возник аю т проблем ы оптим изации процессов обработк и большого объем а неоднородны х и распределенны х данны х , необх одим ы х для управления предприя тием . П роцесс создания так их систем происх одит в следую щ ей последовательности: • планированиеразработк и И С , • определениетребований к систем е, • сбори анализ требований пользователей, • проек тированиебаз данны х , вы борС У БД , • разработк а прилож ений, созданиепрототипов, • реализация , тестирование, эк сплуатация и сопровож дение. П ри этом наибольшее вним ание уделя ется проблем ам , свя занны м с получением , х ранением и обработк ой инф орм ации. В соврем енны х тех нология х эти вопросы решаю тся спом ощ ью создания баз данны х организации по различны м направления м еедея тельности.

4

Ж изненны й цик л сущ ествования баз данны х (БД ), вк лю чает: • планированиесоздания БД , • проек тирование БД , • эк сплуатацию и управление данны м и, • прим енениеи сопровож дениеБД . П ерех од от эк сплуатации отдельны х прик ладны х систем к созданию единой инф орм ационной базы предприя тия начинается с планирования базы данны х , к оторое вк лю чает определение задач и целей содерж ания БД и ееэк сплуатации, а так ж е вы бортех ническ их и организационны х средств, наиболее эф ф ек тивного использования ресурсов предприя тия для достиж ения этих целей. Ц ели определя ю тся ж елаем ы м состоя нием предприя тия в нек отором буд ущ ем и необх одим ы м и для этого изм енения м и дея тельности или пок азателей работы предприя тия . Ц ели долж ны бы ть ранж ированы по степени их важ ности для планирования распределения ресурсов и поря дк а проведения работ по их достиж ению . Ц ели разбиваю тся на задачи и подзадачи и так им образом образую т "дерево" целей и задач, ориентированное на получение к онечного результата. В настоя щ ее врем я важ нейшей целью для большинства предприя тий я вля ется повы шение к онк урентоспособности их прод ук ции на российск ом и зарубеж ном ры нк ах . О пределя ю щ им здесь я вля ется реальная цена к онечного продук та. Д остиж ение данной цели свя зано с решением ря да задач, среди к оторы х важ нейшим и я вля ю тся : повы шениерентабельности производства; расширениеры нк ов сбы та; рациональноеиспользованиезапасов. Е сли цели и задачи верх него уровня определя ю тся , к ак правило, рук оводством предприя тия , то определение задач базы данны х я вля ется ф унк цией адм инистратора БД и требует дополнительного исследования и анализа предм етной области. Анализ предм етной области проводится на основании програм м ы и м етодик и обследования объек та и долж ен предшествовать проек тированию БД . П рограм м а и м етодик а обследования определя ю т последовательностьдействий при создании инф орм ационной систем ы , переченьобследуем ы х подразделений и состав док ум ентов, представля ем ы х в результатеобследования объек та. В м атериалах обследования долж ны бы ть отраж ены след ую щ иеосновны есведения : - организационная струк тура объек та и возм ож ности ее изм енения при решении поставленны х задач; - ф унк ции к аж дого потенциального пользователя с ук азанием необх одим ы х исх одны х данны х и результатов вы полнения ф унк ции; - перечень док ум ентов и сообщ ений (а так ж е их струк тура) по к аж дом у подразделению , вк лю ченном у в програм м у обследования ;

5

- инф орм ационны е взаим освя зи м еж ду подразделения м и и пользователя м и будущ ей интегрированной базы данны х ; У к азанны е сведения я вля ю тся исх одны м и для анализа требований пользователя , их интеграции и м оделирования данны х на этапе проек тирования баз данны х . Этап планирования БД м ож ет бы ть вы полнен к ак силам и группы адм инистратора базы данны х предприя тия , так и спривлечением специализированны х в данной предм етной области ф ирм , однак о необх одим ы м условием я вля ется док ум ентированиерезультатов исследования и анализа объек та в ф орм ализованном виде. Н еобх одим о отм етить, что задача обследования объек та м ож ет бы ть отнесена к этапу проек тирования БД , так к ак содерж ит элем енты анализа требований пользователей к ф унк ция м и содерж анию БД . О днак о прак тическ ая реализация слож ны х инф орм ационны х систем требует разделения ф унк ций обследования объек та и его анализа. Т ак ой подх од свя зан со значительны м расширением ры нк а програм м ны х продук тов, инф орм ационны х тех нологий и поя влением ф ирм "интеграторов", обеспечиваю щ их поставк у готовы х продук тов и струк тур баз данны х на основании целей, задач и м атериалов обследования объек та, иск лю чаю щ ее процесс разработк и сх ем БД и прилож ений для аналогичны х предм етны х областей. Д анная проблем а решается разработк ой и использованием едины х стандартов на струк туры данны х , я дро к оторы х м ож ет бы ть использовано лю бы м и к ом пания м и, работаю щ им и в данной области. В м есте с тем специф ик а работы российск их предприя тий требует значительного расширения стандартов на струк туры баз данны х , а следовательно, участия адм инистратора систем ы на этапе проек тирования баз данны х . В соврем енны х подх одах этап проек тирования баз данны х подразделя ется на логическ ое проек тирование, к оторое зак анчивается созданием к онцептуальной сх ем ы базы данны х , и проек тирование реализаций, вк лю чаю щ ее описание м одели базы данны х я зы к е вы бранной систем ы управления БД , и распределением интегрированной базы данны х по узлам х ранения и обработк и, с определением разм ещ ения и м етода доступа к данны м . Большинство средств, используем ы х для проек тирования баз данны х , порож даю т проблем ы , свя занны е с реализацией требований пользователей на этапах эк сплуатации и сопровож дения систем ы . П роблем ы зак лю чаю тся к ак в слож ности представления инф орм ации пользователя в ф орм е, независя щ ей от специф ик аций систем ы , так и в правильности интегрированного представления всех пользователей. В большинстве случаев эти проблем ы решаю тся в процессе к онцептуального проек тирования систем .

6

2. М Е Т О Д О ЛО ГИ Я К О Н Ц Е П Т УА ЛЬН О ГО П Р О Е К Т И Р О ВА Н И Я Базовой м етодологией к онцептуального м оделирования данны х м ож ет бы ть назван объек тно-ориентированны й подх од, т.к . он представля ет к ом пью терное отображ ение к атегорий реального м ира в виде объек тов, обладаю щ их определенны м и свойствам и и нах одя щ их ся в нек оторы х отношения х . О бъек тно-ориентированное представление более точно отраж ает логическ ую сущ ность реальны х систем , чем представления основанны е на запися х традиционной ф айловой систем ы . Рассм атриваем ы й под х од так ж е м ож ет бы ть назван сем антическ им , т. к . данная м одель позволя ет отображ ать значения предм етов реального м ира в к онструк ции м одели. О бъек тно-ориентированная м одель данны х состоит из объек тны х м нож еств, отношений и составны х объек тны х м нож еств, атрибутов, к онк ретизированны х м нож еств, индик аторов м ощ ности и к лю чей. О тношение устанавливает свя зи м еж ду элем ентам и двух объек тны х м нож еств. Атрибут – это отношение м еж ду двум я объек тны м и м нож ествам и, ф унк циональное х отя бы в одном из направлений. К онк ретизированное объек тное м нож ество, я вля я сь подм нож еством другого объек тного м нож ества, позволя ет определить атрибуты нек оторы х элем ентов исх одного м нож ества. К лю ч – это значение, к отороеоднозначно определя ет элем ент объек тного м нож ества. О бъек тно-ориентированны й подх од я вился результатом сближ ения двух областей исследований: сем антическ ого м оделирования данны х и объек тно-ориентированны х я зы к ов. С ем антическ ое м оделирование уделя ет наибольшее вним ание струк туре данны х , что позволя ет эф ф ек тивно отображ ать значения реальны х ф ак тов в к онструк ции м одели и легк о создавать логическ ие сх ем ы для сетевы х , иерарх ическ их и реля ционны х баз данны х . О бъек тно-ориентированны е я зы к и изучали поведение объек тов данны х . С ближ ение этих д вух областей позволило прим енить поня тия объек тно-ориентированны х я зы к ов к сем антическ им струк турам данны х . Г лавны м и элем ентам и к онцептуальной м одели данны х в этом подх одея вля ю тся объек ты и отношения . О бъек ты представля ю т вещ и, к оторы е пользователи считаю т важ ны м и в м оделируем ой части реальности (п риме р: лю ди, автом обили, к ом пании, штатноерасписание). О бъек ты одного типа составля ю т объек тноемножество. О тнош ение свя зы вает неск ольк о объек тны х м нож еств. Рассм отрим объек тны е м нож ества зак азчик и и менеджер ы п о п р одажам. О тношение м еж ду ним и м ож но определить к ак зак лю чениедог овор а, сопоставив к аж дом у зак азчик у его м енедж ера по продаж ам . О тношение зак лю чение дог овор а состоит из м нож ества, значения к оторого вы бираю тся из объек тны х м нож еств зак азчик и и менеджер ы п о п р одажам соответственно. Г раф ическ и это отображ ается следую щ им образом :

7

за ка зчик

за к лю чение дог овор а

менедж ер ы п о п р ода жа м

О тношениесам о по себея вля ется объек тны м м нож еством , состоя щ им из паробъек тов-элем ентов, взя ты х из двух м нож еств, к оторы е соединя ю тся этим отношением . (прим ер: П еров – зак лю чил договор- Андреевы м и т.д.). Д анное объек тное м нож ество назы вается составным объек тным множеством. С оста вным объек тным множествам м ож но даватьим ена и вк лю чатьих в отношения , к ак и обы чны еобъек тны ем нож ества, наприм ер: за ка зчик

за к лю чениедог овор а

менедж ер ы п о п р ода жа м

в ор г анизации

а др ес

Чтобы ввести поня тие М ощ ности отношения рассм отрим два м нож ества служ ащ их к ом пании Н ачаль ник и П одчиненный. М нож ество П одчиненный содерж ит тех служ ащ их к ом пании, к оторы е не к онтролирую т работу других служ ащ их . М нож ество Н ачальник состоит из тех служ ащ их , к оторы е к онтролирую т подчиненны х . О тношение К онтр олир ует свя зы вает к аж дого Н ачальник а с подчиненны м и, к оторы х он к онтролирует. 1 Н ача льник

1 к онтр олир ует

П одчиненный

О дин Н ачальник м ож ет к онтролировать одного или неск ольк о подчиненны х . Это х арак теристик а свя зи м еж ду отношения м и, назы ваем ая М ощ ностью . М ощ ность отношения обозначает м ак сим альное к оличество элем ентов одного объек тного м нож ества, свя занны х с одним элем ентом другого объек тного м нож ества. Н априм ер, один Н ачальник к онтролирует одного подчиненного, тогда м ощ ность равна 1 в обоих направления х . Н ек оторы е отношения им ею т м еня ю щ ую ся м ощ ность, в так их случая х полезно определя тьм ак сим альную и м иним альную м ощ ность.

8

Е сли м ак сим альная м ощ ностьотношения в обоих направления х равна одном у, оно назы вается отношением один-к -одному. Е сли м ак сим альная м ощ ность в одном направлении равно одном у, а в другом – м ногим , то отношение назы вается один- к -мног им. Е сли м ак сим альная м ощ ность отношения в обоих направления х равна м ногим , то отношение назы вается мног о- к о-мног им. К аж дое отношение х арак теризуется дополнительно свойствам и, присущ им и ем у в реальности. В создаваем ой к онцептуальной сх ем еони представля ю т собой атр ибуты данного отношения . П рим ер: место р ож д-я

место р аботы человек

Значения атрибутов м огут часто м еня ться , при неизм енном отношении. П остоя нны е, нем еня ю щ иеся атрибуты использую тся для свя зи м еж ду отношения м и. О ни м огут использоваться к ак внешние к лю чи отношения . В нешний к лю ч – это наборатрибутов, значения к оторы х всегда однозначно определя ю т элем ент объек тного м нож ества, иногда он назы вается идентиф ик атором . Е сли объек т я вля ется к онк ретизацией другого объек та, то тогда к онк ретизированны й объек т наследует все атрибуты и отношения обобщ енного объек та. Н априм ер, объек т Н ачальник , я вля ется к онк ретизацией объек та Ч еловек , поэтом у объек т Н ачаль ник наследует атрибуты от объек та Ч еловек , наприм ер, атрибут ме с то ро ж де ния. К ром е того у к онк ретизированного объек та м огут бы ть свои собственны е атрибуты , наприм ер, Н ачальник м ож ет им етьатрибут но ме р кабине та. В озм ож ность наследования атрибутов и отношений позволя ет определить подм нож ества объек тны х м нож еств, обладаю щ их своим и собственны м и атрибутам и и отношения м и и сох раня ю щ ие все атрибуты и отношения объем лю щ его м нож ества. Это дает возм ож ность более точного отраж ения реальности в создаваем ой к онцептуальной м одели. П остроим к онцептуальную м одель данны х для реальной ситуации. В к ачестве предм етной области возьм ем нек оторы й банк , к оторы й им еет тек ущ ие счета, сберегательны е счета и к лиентов. С оздаваем ая АИ С долж на даватьответы на следую щ иевопросы : 1. С ко ль ко у нас те ку щихс чето в 2. С ко ль ко с бе р е гате ль ныхс чето в 3. С ко ль ко клие нто в 4. У ко го из клие нто в е с ть и те ку щие счета и с бе ре гате ль ные В ы деля ем объек ты банк а: к лиент

сбер ег ательный счет

тек ущ ий счет

9

О твет на первы е три вопроса м ож но получить просто сосчитав к оличество элем ентов к аж дого из трех объек тны х м нож еств. О твет на 4-й вопросм ож но датьтольк о рассм отрев отношения м еж ду объек там и. П ростое свя зы вание объек тов банк а позволя ет вы строить сх ем у, позволя ю щ ую получатьэти ответы . Т .е. если у к лиента естьи тек ущ ий и сберегательны й счета, то инф орм ация о к лиенте обя зательно содерж ится и в отношения х : « 2», и « 4» (1,1) к лиент

2 имеет сбер ег ательный счет

(1,1)

4

(1,*)

(1,1)

сбер ег а тельный счет

имеет тек ущ ий счет

тек ущ ий счет

И спользованиесозданной к онцептуальной сх ем ы для реализации к онк ретной инф орм ационной систем ы предполагает определение м ощ ностей отношений. Н априм ер, если известно, что у одного к лиента м ож ет бы ть неск ольк о тек ущ их счетов и тольк о один сберегательны й счет, то это отраж ается на сх ем е.(1,1), (1,*) Д ля более нагля дного представления данны х внутри создаваем ой систем ы (что позволя ет аналитик у бы стро определить возм ож ности новы х к ом бинаций по вы борк е инф орм ации) на сх ем е отраж аю тся атрибуты (х арак теристик и) объек тов. к од к лиента

ба ла нс

(1,1) к лиент

2

(1,1)

имеет сбер ег а тельный счет

сбер ег а тельный счет ба ланс

(1,1)

4

(1,*)

имеет тек ущ ий счет

ф изическ оелицо

п ол

п р едставитель

ю р идическ оелицо а др ес

тек ущ ий счет

число служ а щ их тип ор г а низации

10

И з созданной сх ем ы становится очевидны м , что у к аж дого к лиента есть ном ер, но атрибуты ф изическ ого лица м огут отличаться от атрибутов ю ридическ ого, в свя зи с чем возник аю т ещ е два дополнительны х объек тны х м нож ества. А наличие атрибута баланс в объек тны х м нож ествах счетов позволя ет получатьв систем едополнительно ответы на вопросы : 1. Како в п ро це нт с бе р е гате ль ных с чето в, баланс ко то рых не п ре вышае т 1000 до лларо в 2. Како й тип клие нто в име е т самый выс о кий с ре дний баланс с чето в Анализируя возм ож ность получения ответов на поставленны е вопросы , м ож но проверитьправильностьсозданной к онцептуальной м одели данны х . В процессе построения инф орм ационной систем ы обы чно создается неск ольк о к онцептуальны х м оделей рассм атриваем ой предм етной области, к аж дая из к оторы х отраж ает представление нек оторой группы пользователей. П осле проверк и к аж дой из созданны х м оделей происх одит их объединение (слия ние) в единую к онцептуальную м одель создаваем ой инф орм ационной систем ы . П роцесс объединения м оделей вк лю чает удаление тех объек тны х м нож еств, отношений и атрибутов, к оторы е дублирую тся в объединя ем ы х сх ем ах , к аж дая из к оторы х отраж ает частьавтом атизируем ой предм етной области, а так ж е соединение представлений данны х путем определения новы х отношений. С ледую щ им шагом в создании инф орм ационной систем ы я вля ется преобразование созданной к онцептуальной м одели в логическ ую м одель с последую щ ей ее реализацией в одной из вы бранной систем управления базам и данны х . Н аиболее распространенной в настоя щ ее врем я я вля ется реля ционная м одель. Реля ционная м одельданны х организует и представля ет данны ев виде таблиц или реля ций. Реля ция представля ет собой двум ерную таблицу, состоя щ ую из строк и столбцов данны х . П роцесс преобразования к онцептуальной м одели в реля ционную вк лю чает создание реля ционной таблицы для к аж дого объек тного м нож ества м одели. Атрибуты объек тного м нож ества становя тся столбцам и реля ционны х таблиц. О дин или неск ольк о уник альны х атрибутов отношения становя тся первичны м к лю чом соответствую щ ей реля ционной таблицы . О тношения о дин к о дно му и о дин ко мно гим преобразую тся в реля ционную м одельпутем превращ ения их в столбцы соответствую щ ей таблицы . О тношения мно го ко мно гим преобразую тся по правилам норм ализации в четвертую норм альную ф орм у путем создания к лю ча из двух столбцов, соответствую щ их к лю чам двух объек тны х м нож еств, вх одя щ их в отношение. П роверк а правильности созданной реля ционной м одели происх одит уж ена стадии получения первы х запросов к создаваем ой систем е.

11

3. И Н Т Е ГР И Р О ВА Н Н Ы Й П О Д Х О Д К С О З Д А Н И Ю А ВТ О М А Т И З И Р О ВА Н Н Ы Х И Н Ф О Р М А Ц И О Н Н Ы Х С И С Т Е М Э К О Н О М И К И П опы тк и автом атизации дея тельности к рупны х предприя тий и к орпораций привели к поним анию преим ущ еств интегрированного подх ода к решению задач автом атизации управления предприя тия м и. В настоя щ ее врем я на ры нк е програм м ны х продук тов данного к ласса лидирую т систем ы R3 и « Г алак тик а». К преим ущ ествам систем ы « Г алак тик а» м ож но отнести привя зк у к реальной российск ой эк оном ик е, прак тическ ое внедрение на м ногих предприя тия х . И зучение этого програм м ного продук та позволит нам не тольк о наиболее полно поня ть возм ож ности автом атизации отдельны х процессов производственной дея тельности предприя тий, но и на к онк ретном прим ере рассм отретьпреим ущ ества интегрированного подх ода. С истем а « Г алак тик а» им еет м од ульную струк туру, позволя ю щ ую лок ально использовать отдельны е м одули, одноврем енно с этим все м одули систем ы гарм онично свя заны внутренней логик ой, вы тек аю щ ей из естественны х производственны х свя зей. Т ак им образом полная автом атизация предприя тия м ож ет достигаться поэтапны м внедрением наиболее востребованны х в настоя щ ий м ом ент ф унк ций. В состав систем ы вх одя т следую щ иек ом поненты : 1. К онтур а дминистр ативног о уп р авления – вы полня ет ф унк ции, позволя ю щ ие вы сшим м енедж ерам предприя тия или к орпорации оценить ф инансовое состоя ние собственного предприя тия и предприя тий к онк урентов, оценить тенденции развития ры нк а. Н а основе этих оценок приня ть обоснованны естратегическ иерешения по направления м дея тельности предприя тия , сф орм ировать ф инансовы й и х озя йственны й план, оценить их вы полнение. К ром етого адм инистративны й к онтуробеспечивает автом атизацию работы с к адрам и, а так ж е реализует ф унк ции элек тронного док ум ентооборота. К онтур администр ативног о уп р авления им еет в своем составе следую щ ие м одули: М ар к етинг , Ф ина нсовый анализ, Уп р авление п р оек тами, Ф ина нсовоеп ланир ование, К адр ы, Д ок ументообор от. 2. К онтур оп ер ативног о уп р авления – обеспечивает оперативны й учет и ох ваты вает разнообразны е задачи, свя занны е с организацией и управлением производственной и к ом м ерческ ой дея тельностью предприя тия . С остоит из м одулей: Уп р а влениеснабжением, Уп р авлениесбытом, К онсиг на ция, С к ла дск ой учет, Р озничная тор г овля, П р оизводство, Д аваль ческ оесыр ье, А втотр а нсп ор т, П оставщ ик и, П олучатели. 3. К онтур уп р а вления п р оизводством – позволя ет автом атизировать к лассическ ие задачи управления производством : тех ник о-эк оном ическ ое планирование, расчет затрат м атериальны х и трудовы х ресурсов, запуск производства зак азов и ф орм ирование производственны х програм м , подготовк а к онструк торск ой и тех нологическ ой док ум ентации и м ногое другое . В к лю -

12

чает в себя м одули: Т ех ник о-эк ономическ ое п ланир ование нап р едп р иятии, Т ех ническ а я п одг отовк а п р оизводства , Р асчет ф ак тическ их затр ат. 4. К онтур бух г алтер ск ог о учета–обеспечивает полную к ом плек сную автом атизацию бух галтерск ого учета ф ирм ы . К онтурреализует все аспек ты бух галтерск ого учета для предприя тия и организации лю бой ф орм ы собственности и проф иля дея тельности. С одерж ит м од ули: К асса, Б анк , О тчеты, Век селя и к р едиты, Х озоп ер ации, М атценности, М алоценк а, С п ецодежда, З ар п лата, О сновные ср едства, Н ематер иальныеа к тивы, Баланс, Бух отчетность, К онсолидация 5. М одультор г овый зал предназначен для автом атизации торговы х залов, реализую щ их товары за наличны й расчет. М одуль предназначен для работы в лок альной сети и обеспечивает параллельную работу интеллек туальны х к ассовы х аппаратов. 6. М одульнастр ойк а. С истем а Галак тик асодерж ит: • средства для организации к орпоративного м еж /оф исного обм ена данны м и и решает задачу слия ния баз данны х , располож енны х в территориально удаленны х лок альны х вы числительны х сетя х в реж им ереального врем ени. • м ногосторонний наборсредств защ иты данны х (м одуль разграничения прав доступа, м одуль восстановления БД , м одуль персониф ик ации действий операторов) • средства, позволя ю щ ие учиты вать особенности к аж дого предприя тия , для этого предусм отрены два вида общ есистем ны х настроек . Это – настройк а систем ны х данны х и настройк а пользователя . О ба вида настройк и реализованы в специальном м одуле, к оторы й назы вается Н астр ой к а. • встроенны й тек стовы й редак тор (Б изне с -те кс т), вы полня ю щ ий ф унк ции тек стового редак тора, редак тора отчетов и ф унк цию просм отра тек стовы х ф айлов. • общ есистем ное м еню , предоставля ю щ ее пользователю широк ий к руг возм ож ностей: настройк а рабочей станции: эк рана, принтера, печати и т.д., вы бортек ущ ей БД , сервис БД (сох ранение, восстановление, тестирование), вы бор тек ущ его к аталога, вы числение слож ны х логическ их и ариф м етическ их вы раж ений, к альк уля тор, работу с ок нам и(м асштаб, разм ер, полож ение, список ок он ) и встроенны м редак тором . В ы зов общ есистем ной настройк и =

13

3.2 К О Н Т УР О П Е Р А Т И ВН О ГО УП Р А ВЛЕ Н И Я Рассм отрим работу систем ы на прим ере задач к онтура Оп е ративно го у п равле ния, к оторы й я вля ется одним из основны х составля ю щ их к ом понентов систем ы . О сновны м и задачам и К О У я вля ю тся : 1. У чет расчетов ск онтрагентам и (обобщ аю щ ий терм ин: поставщ ик , пок упатель, получатель) 2.О бслуж ивание движ ения товаров и услуг, реглам ентируем ого док ум ентам и-основания м и и сопроводительны м и док ум ентам и. 3. О беспечение возм ож ности отраж ения ф ак тическ и проведенны х операций по зак упк е-продаж етоваров и услуг в бух галтерск ом учете. 3.2.1 О бслуживаниер асчетов ск онтр агентами В х оде ж изненного цик ла док ум ента-основания (Д О ) регистрирую тся свя занны ес ним сопроводительны едок ум енты , отраж аю щ иедвиж ение товаров-услуг и денеж ны х средств к ак в сторону собственной ф ирм ы , так и в сторону к онтрагента. Д ля анализа расчетов ск онтрагентом приня ты следую щ иеподх оды : • П олную к артину отношений/расчетов с к онтрагентом м ож но получить путем анализа всех товарно-сопроводительны х и ф инансово сопроводительны х док ум ентов, зарегистрированны х в систем е. • Д ля анализа расчетов по Д О рассм атриваю тся лишь свя занны е с ним сопроводительны едок ум енты • Д ля анализа отношений и расчетов с к онтрагентом по неск ольк им док ум ентам , составля ю щ им группу, введено поня тие г р у ппы док у м ентовосновани й . • Д ля учета товарообм енны х (бартерны х ) операций предусм отрены барте рные до го во ры, свя зы ваю щ ие два Д О различного направления , наприм ер счет на продаж у и счет на зак упк у. К ром е того, с одним Д О м огут бы ть свя заны товарны есопроводительны едок ум енты противополож ны х направлений (оплата встречной поставк ой) • Д ля учета взаим орасчетов с поставщ ик ом и получателем посредством взаим озачета предусм отрено ведениеакто в взаимо зачето в. 3.2.2 О тр ажениех озяйственных оп ер аций в К Б У В систем е Г алак тик а приня ты следую щ ие сх ем ы отраж ения в К онтуре бух учета ф ак тическ и проведенны х х оз. операций по прием у/продаж етоваров и услуг: 1. И тоговы м и сум м ам и, полученны м и в результате ф орм ирования отчетов по зак упк е и реализации товаров и услуг. С ф орм ировав соответствую -

14

щ ий отчет, вы м ож ете увидеть в нем все необх одим ы е итоговы е сум м ы (стоим ость списания , отпуск ную стоим ость, величину Н Д С и ак циза в стоим ости реализованны х товаров и т.д.) П осле чего через бух галтерск ую справк у м ож но разнести полученны е сум м ы по соответствую щ им счетам бух галтерск ого учета (Б анк =>П латежные док ументы=>Б ух г алтер ск ая сп р а вк а). 2. С использованием типовы х х озя йственны х операций (Т Х О ), В вод Т Х О вы полня ется посредством ф унк ций Х озоп ер ации=>Н астр ойк а. П редполагается , что результат лю бой операции, проведенной по первичном у х озя йственном у док ум енту, м ож ет бы ть отраж ен на счетах бух учета через Т Х О . В данном случаек первичны м док ум ентам относя тся : нак ладны ена отпуск , прием и возврат товаров, ак ты на ок азание и получение услуг, прих одны е и расх одны е ск ладск ие ордера, сопроводительны е док ум енты м одуля П РО И ЗВ О Д С Т В О , нак ладны е на все виды перем ещ ения М Ц внутри ф ирм ы , ак ты о недостачеи избы тк е, ак ты на к ом плек тацию /разук ом плек тование. К ак тольк о в систем еф орм ируется первичны й х озя йственны й док ум ент, операция , к оторую он отраж ает, регистрируется в специальном ж урнале учета х оз.опреаций. Д ля того, чтобы содерж аниеоперации, проведенной по первичном у док ум енту, бы ло отраж ено на счетах бух .учета, необх одим о свя зать еессоответствую щ ей Т Х О . Д ля этого следует войти в реж им разноск и х оз. операций (Х О ЗО П Е РАЦ И И ) и свя зать с Т Х О х озя йственную операцию , вы полненную по док ум енту. В парам етрах настройк и систем ы необх одим о установить значение Н Е Т для парам етра ф орм ирования типовы х проводок , иначепри к аж дой привя зк е Т Х О к первичном у док ум енту автом атическ и будут ф орм ироваться проводк и. Д ля зак ры тия отчетного периода необх одим о в реж им е ф орм ирования групповы х проводок сф орм ировать проводк и по соответствую щ ей Т Х О за отчетны й период. П о аналогии проводится привя зк а Т Х О к первичны м док ум ентам . П арам етрф орм ирования типовы х проводок им еет значениеД А. В м ом ент привя зк и Т Х О к первичном у док ум енту автом атическ и ф орм ирую тся соответствую щ ие проводк и. В озм ож но так ж е ф орм ирование бух галтерск их проводок , свя занны х с первичны м док ум ентом , вручную без использования м ех анизм а Т Х О . В началеработы сК О У рек ом ендуется задать основны е парам етры настройк и и заполнитьосновны ек аталоги. Д иалоговоеок но « О бщ есистем ная настройк а» м ож но вы зватьиз м одуля Н АС Т РО Й К А или из пунк та м еню =Н= Рассм отрим тольк о тепунк ты ок на, к оторы ем огут вы зватьтрудности: К нопк а [Ф орм ирование ном еров] устанавливает парам етры для управления автонум ерацией док ум ентов и записей к аталогов, здесь необх одим о знать, что автонум ерация м ож ет бы ть либо ск возной, либо вы бираться из специально созданной таблицы ном еров.

15

К нопк а [оперативны й к онтур] устанавливает парам етры К О У . Рассм отрим основны епарам етры ок на [оперативны й к онтур] Н ак ладны е в балансе р асчетов определя ет, к ак ие сопроводительны е док ум енты (все или тольк о проведенны е по ск ладу ) будут учиты ваться при расчете баланса взаим орасчетов с к онтрагентам и. П ри изм енении данного парам етра данны евсех преды дущ их расчетов теря ю тся . А втом ати ческ и й р асчет к оли чества отг р у ж аем ог о товар а – используется для настройк и ф унк ции ф орм ирования нак ладной на отпуск , если вы брано Д А, то автом атическ и производится распределение неотгруж енного к оличества по ск ладск им разрезам . Н азвани е дополни т.поля в нак ладны х – задает дополнительны е сведения по данной нак ладной. П овтор ное пр оведени е нак ладны х на вну тр . пер ем ещ ени е - определя ет возм ож ность ф орм ирования ск ладск их ордеров по уж е проведенны м по ск ладу нак ладны м на внутреннее перем ещ ение в м одулеС к ладск ой учет. Е сли установлено ЗАП РЕ Щ АТ Ь , то вы не см ож етеповторно создать ск ладск ие ордера на ту ж едату при наличии расх одны х операций со ск лада, отк уда вы полня ется перем ещ ение. Учи ты вать ли цену пр и анали зе адек ватности специ фи к аци й – предназначен для обеспечения совм естим ости сболееранним и версия м и Г алак тик и. Гр у ппа М Ц – тар а. В ы бирается наим енование группы , к к оторой относится тара. П ри этом в соседнее поле заносится к од группы . П арам етриспользуется в Д О на продаж у при расчетестоим ости услуги, к ак % от стоим ости позиций. М Ц , отнесенны ек ук азанной группе, неучаствую т в расчетах . К нопк а [производство] устанавливает парам етры настройк и м одуля П РО И ЗВ О Д С Т В О . К нопк а [Н алоги, счет ф ак тура] позволя ет вы брать налоги , к оторы е будут считаться Н Д С и АК Ц И ЗО М . В случае ведения счетов-ф ак турстрогой отчетности необх одим о установить значение Д А в поле РАБО Т А С О С ЧЕ Т АМ И -Ф АК Т У РАМ И . К нопк а [Д авальческ ое сы рье] устанавливает парам етры настройк и м одуля Д АВ АЛ Ь ЧЕ С К О Е С Ы РЬ Е (м ат.ценности передаваем ы е сторонней организации на переработк у.) К нопк а [П артионны й учет] устанавливает парам етры , управля ю щ ие автом атическ им ф орм ированием партий при оприх одовании М Ц по нак ладны м на зак упк у. К нопк а [Розничная торговля ] устанавливает парам етры настройк и м одуля Розничная торговля . В м еню Н астр ойк априсутствует так ж е ф унк ция Н астр ойк и п ользователей , спом ощ ью к оторой АБД м ож ет просм атриватьи при необх одим ости исправля тьнастройк и всех пользователей.

16

Д ля идентиф ик ации м енедж еров, работаю щ их в систем е, рек ом ендуется использовать деск рипторы (уник альны е сим вольны е к оды от 1 до 20). Д ополнительны е возм ож ности по разграничению прав пользователей обеспечиваю тся с пом ощ ью введения групп пользователей. С оздание так их настроек вы полня ется в полеС етевоеимя. П од к нопк ой [Д ок ум енты ] устанавливаю тся права доступа к док ум ентам в зависим ости от значения деск риптора и принадлеж ности к группе пользователей. Д еск рипторы и группы пользователей использую тся при работе с док ум ентам и О перативного к онтура следую щ им образом : • В ок нах перех ода отображ ается деск рипторпользователя • В ок нах ввода отображ ается к ак деск риптор, так и группа пользователей • В отчеты вы водится деск риптори ном ердок ум ента Д ля изм енения деск риптора в Н астройк ах пользователей под к нопк ой [Д ок ум енты ] долж ен бы ть установлен парам етр Р азр еш ать п ер ек лю чение на др уг ой деск р ип тор . О стальны е возм ож ности пользовательск их настроек позволя ю т изм енить интерф ейсы вы бора при работе с систем ой, задать парам етры работы с прайс-листам и, правила ок ругления , налож ить спец условия на работу с м атценностя м и, резервированием и тек ущ им и остатк ам и. А так ж е задать нек оторы е х арак теристик и для свя зы вания инф орм ации оперативного учета и бух галтерии. 3.2.3 К аталог и и к лассиф ик атор ы В интерф ейсах систем ы Г алак тик а присутствует так ое поня тие, к ак к аталоги и к лассиф ик аторы , к оторы е представля ю т собой струк турированны е таблицы данны х общ их для всей систем ы . В едениеэтих таблиц вы полня ется посредством м еню Н астр ойк а=► З ап олнениек аталог ов К общ есистем ны м к аталогам относя тся : О рганизации и банк и, П одразделения и ск лады , К урсы валю т, В нешние к лассиф ик аторы , В нешние атрибуты . Д алеем ы рассм отрим к аталоги, свя занны есф унк ционированием К О У . Н еобх одим о отм етить, что нек оторы е к аталоги им ею т иерарх ическ ую струк туру. Чтобы создать иерарх ию , следует просто при вводе/редак тировании элем ента иерарх ии вы брать одноим енное поле. Д ля раск ры тия /зак ры тия иерарх ии в ок не перех ода служ ат к ом бинации к лавиш CTRL/ENTER, CTRL/BackSpase Я дром систем ы к аталогов К О У я вля ется к аталог М Ц . Д ля М Ц и услуг в Г алак тик е поддерж ивается к лассиф ик ация по О бщ ероссийск ом у к лассиф ик атору эк оном ическ ой дея тельности, продук ции и услуг. (О К Д П ). О дной из возм ож ностей к лассиф ик ации М Ц /услуг я вля ется ведение иерарх ическ их к лассиф ик аторов групп М Ц и услуг. К аж дая группа х арак тери-

17

зуется наим енованием и к одом . П о значению к ода м ож ет бы ть определено вх ож дениек ак ой-либо группы в другую в к ачествеподгруппы . Н априм ер: 01- товары народного потребления г р уп п а1 0101- спиртны енапитк и г р уп п а2 п одг р уп п аг р уп п ы1 010101 – к онья к и г р уп п а3 п одг р уп п аг р уп п ы 2 010102 – лик еро-водочны еизделия г р уп п а4 п одг р уп п аг р уп п ы 2 П ерех од от развернутого отображ ения к аталога к обы чном у CTRL+’*’ Д ля М Ц и услуг поддерж иваю тся в соответствую щ их к аталогах учетны е и отпуск ны е единицы . Д ля них обя зательны м я вля ется задание названия и признак а делим ости, т.е. м ож но ли для данной единицы ук азы вать дробное число. Д ля учета М Ц , к оторы ев результатедополнительной обработк и м огут бы ть преобразованы в неск ольк о других М Ц , в Г алак тик е введено поня тие к ом плек тов. Д ля создания к ом плек та необх одим о в поле Я вляется к омп лек том ввести данны ев отк ры вшем ся ок не =С оставляю щ иек омп лек та= К аталог Услуг и содерж ит перечень услуг получаем ы х /ок азы ваем ы х вашей ф ирм ой, а так ж е ф орм улы для расчета тариф а и к оличества, базовы е тариф ы и парам етры . К аталог М атер иа льно-отвественные лица(М О Л ) содерж ит список М О Л вашей ф ирм ы . К аталог П ар тии М Ц содерж ит сведения о партия х М Ц , прох одя щ их через вашу ф ирм у, им так ж е м ож но воспользоваться , если при учете требуется объединить однотипны е услуги. Д ля к аж дого подразделения относя щ егося к типу С К Л АД в систем е м ож ет бы ть определена его инф раструк тура. К аж дая запись к аталог аинф р астр ук тур ы ск ладасодерж ит инф орм ацию о к ак ом либо элем ентеск лада. К аталог « Р есур сы х р анения» содерж ит типы используем ы х в ф ирм е ресурсов х ранения . Н априм ер« ск ладск ие пом ещ ения », « автостоя нк и», « торговы еприлавк и» и т.д.. К аталог Ш тр аф ы предназначен для расчета штраф ны х санк ций по док ум ентам -основания м (договорам ) в отчетах . К аталог Н алог и х ранит инф орм ацию о налогах и ак цизах , используем ая систем ой, в частности в Д О на продаж у, прайс-листах . К аталог Д овер енные лицаиспользуется при учете м атериальны х ценностей и содерж ит паспортны еданны еф изическ их лиц. Набо ры М Ц и у слу г использую тся для ф орм ирования специф ик ации в док ум ентах на зак упк у/продаж у, а так ж едля задания норм расх ода сы рья при отпуск ев производство. О перируя наборам и м ож но при создании Д О невводить для к аж дого к лиента специф ик ации вручную , а получить их просто вы брав соответствую щ ий набор. Катало г Гру п п ДО используется для к лассиф ик ации Д О сцелью отслеж ивания реглам ента их вы полнения и ф орм ирования отчетов. Задание групповой принадлеж ности позволя ет ф орм ировать отчетностьпо договорам в разрезегрупп.

18

3.2.4 С к ладск ой учет М одуль С к ла дск ой учет я вля ется я дром к онтура оперативного управления систем ы Г алак тик а. И м енно прих одны еи расх одны еск ладск иеордера определя ю т к артину движ ения м ат.ценностей в ф ирм е, их остатк и и учетны е цены . П олноценное ведение ск ладск ого учета возм ож но при условии его неразры вной свя зи с задачам и зак упок /продаж и осущ ествлением производственной дея тельности ф ирм ы . Различны е стадии движ ения М Ц описы ваю тся взаим освя занны м и операционны м и док ум ентам и, к оторы е последовательно ф орм ирую тся с разной степенью автом атизации и перех одя т из м одуля в м одуль. В общ есистем ной настройк е непосредственное отношение к ск ладск ом у учету им ею т парам етры : П од к нопк ой [О перативны й к онтур] М ног овалю тный учет - используется , если М Ц зак упаю тся и продаю тся в разны х валю тах . К аж дое поступление М Ц необх одим о относить к определенной партии для к оторой определя ется своя валю та. Учетная ценап р и оп р их одовании - задает поря док расчета учетной цены М Ц в зависим ости от налогов. В х одим ость налогов в учетную цену определя ется к ом бинацией значений данного парам етра, а так ж е соответствую щ их признак ов для к онк ретного налога и ск лада оприх одования . М етодик асп исания - ф орм ирует цены в расх одны х ск ладск их ордерах . П рим еня ем ы ем етодик и списания : FIFO - м етод оценк и по ф ак тическ им ценам приобретения , согласно к отором у М Ц списы ваю тся в поря дк е их поступления : первы м пришел, первы м ушел. L1FO - м етод оценк и по тек ущ им ценам , согласно к отором у первы м и списы ваю тся запасы , к оторы е поступили на ск лад последним и. М етод средневзвешенны х цен, согласно к отором у сначала определя ется средня я цена запасов за нек оторы й период, а затем все расх оды за этот период списы ваю тся по средней цене. О п р их одова ние п о ак ту инвентар изации - определя ет цены , к оторы е буд ут проставля ться в ск ладск их ордерах , ф орм ируем ы х автом атическ и по результатам инвентаризации. П овтор ное п р оведение нак ладных навнутр еннее п ер емещ ение - определя ет, разрешено ли повторно на ту ж е дату ф орм ировать ск ладск ие ордера по нак ладной на внутреннее перем ещ ениепослевы полнения расх одны х операций сэтого ск лада. П од к нопк ой [Работа см атценностя м и] в настройк ах пользователя необх одим о задатьзначения парам етров: К онтроль остатк ов при работе « задним числом ». Запрет редак тирования при работе « задним числом ». К онтроль уник альности наим енований/ном енк латурны х ном еров.

19

П ом им о х арак теристик и свойств сам ого товара , при ведении ск ладск ого учета необх одим о точно задатьего разм ещ ение, в том численеобх одим ы е ресурсы х ранения в к аталоге М Ц и элем енты инф раструк туры ск лада (я чейк и х ранения ) в ск ладск их ордерах . Р ежимы р а боты модуля ск ладск ог о учета: Реж им 1. У чет товаров на ск ладе. 1.1 Ве де ние с кладских о рде р о в, вы полня ется к ом андой м еню До ку ме нты- Прихо дные о рде ра, Рас хо дные о рде ра Приме чание : П озиция ск ладск ого ордера нем ож ет бы ть удалена, если по данном у прих оду/расх оду бы ли возвраты . Д ля обеспечения к оррек тного ведения м ноговалю тного учета к аж дая позиция специф ик ации ск ладск их ордеров долж на бы ть отнесена к партии, в к оторой задана валю та. В противном случаесредниецены по позиции будут рассчитаны неверно. 1.2 Карто чка складско го у чета. П редназначена для ввода, поиск а, и к онтроля инф орм ации обо всех операция х с М Ц , им ею щ им ися на предприя тии ( виды оп ер а ций П -п р их од; Р – р асх од). Т ипы операций К - с к онтрагентом , П ~ с производством , В - внутреннееперем ещ ение, Д - дооценк а, * -прочие 1.3 Учет движ е ния М Ц вну тр и ф ир мы. Д ля отраж ения операций, свя занны х с передачей М Ц из одного подразделения ф ирм ы в другое, использую тся нак ладны е на внутреннее перем ещ ение. (Д ок ументы =>Н ак ладна я навнутр еннее п ер емещ ение) и свя занны е с ним и пары ск ладск их ордеров - прих одны х и расх одны х (эк ранная к нопк а [ф ор мир ова ниеск ла дск их ор дер ов]) Д ля ф орм ирования нак ладны х на внутреннее перем ещ ение с учетом тек ущ их остатк ов в разрезах х ранения предназначена ф унк ция (О п ера ции>Ф ор мир ование нак ладных на внутр еннее п ер емещ ение; ) Ф унк ции (Д ок ументы=>нак ладная на ск лад=> О С ; Н ак ладна я ск лад=>малоценк а; Н ак ладная=> р озничная тор г овля) предназначены соответственно для перевода м атценностей со ск лада О С , в м алоценк у, в розничную торговлю . Н ак ладны е, по к оторы м вы полнено перем ещ ение, пом ечаю тся сим волом '+' 1.4 Про с мо тр о статко в ф у нкция предоставля ет данны е, рассчитанны еспом ощ ью ф унк ции -А -= рабо та с о с татками MЦ 1.5 Т е кущ ие о с татки - ф унк ция поддерж ивает ведение так назы ваем ы х Л О Г И ЧЕ С К И Х остатк ов, т.е. по м ерепроведения операций прих ода/расх ода в ск ладск ом учете рассчиты вается к оличество М Ц в наличии и в резерве, и эти данны е м ож но посм отреть с пом ощ ью таблицы тек ущ их остатк ов. Док у м енты =>Тек у щ и е остатк и М Ц .

20

Реж им 2. С к ладск иеоперации. 2.1 Ф о рмиро вание накладных на вну тре нне е п е ре ме щ е ние . П редназначен для создания нак ладны х на внутреннее перем ещ ение в интерак тивном реж им е с учетом наличия м атценностей по разрезам х ранения . Оп е рации - Ф о рмиро вание накладных на вну тре нне е п е ре ме щ е ние . П осле завершения ф орм ирования нак ладны х на внутреннее перем ещ ение м ож но сф орм ироватьпо ним ск ладск иеордера. 2.2 Про ве де ние инве нтаризации. С кладско й у чет-> Оп е рации> И нве нтаризация П оря док приведения инвентаризации: С пом ощ ью ф унк ции И нве нтаризацио нная о п ис ь ф орм ирую тся и распечаты ваю тся бланк и для проведения инвентаризации. П осле заполнения бланк ов спом ощ ью ф унк ции Вво д ф актичес ко го наличия вы полня ется ввод собранной инф орм ации. В вод ф ак тическ ого наличия м ож но вы полнить автом атическ и с пом ощ ью к нопк и [Д ополнить из тек ущ их остатк ов]. С пом ощ ью ф унк ции С личите ль ная ве до мо с ть м ож но получитьведом ость рассогласования учетны х данны х и ф ак тическ ого наличия по проведенной инвентаризации. Ак ты о недостаче и обизбы тк е, созданны е при ф орм ировании сличительной ведом ости, аналогичны расх одны м и прих одны м нак ладны м . П о ак там м ож но сф орм ироватьск ладск иеордера. 2.3 Про ве де ние до о це нки матце нно с те й . Ск ладск ой у чет=> О пер аци и > Дооценк а м атценностей И спользуется при необх одим ости отследить влия ние изм енения к урсов валю т на учетны е цены им портны х товаров. А так ж е для дооценк и М Ц но цене последнего приобретения и дооценк и на заданную сум м у. Результат дооценк и вы м ож ете просм отреть и распечатать с пом ощ ью ф унк ции Ве до мо с ть до о це нки. Е сли дооценк а бы ла проведена неверно, еем ож но отм енитьспом ощ ью ф унк ции Отме на до о це нки 2.4 Ко мп ле ктация Ф унк ции м еню Оп е рации -> Ко мп ле ктация предназначены для ведения док ум ентов (Ак тов), подтверж даю щ их вы полнение операций к ом плек тации и разук ом плек тования . К ом плек тация - это ф орм ирование и оприх одование ук азанного к оличества к ом плек тов из им ею щ их ся на ск ладе составля ю щ их . П ри этом составля ю щ иесписы ваю тся со ск лада. Разук ом плек тование- операция , обратная к ом плек тации: ук азанное к оличество к ом плек тов списы вается со ск лада, а их составля ю щ ие оприх одую тся . Расчет цен составля ю щ их к ом плек т вы полня ется по ф унк ции [П ересчет цен в специф ик ации ак та]. С писание к ом плек тов со ск лада и оприх одование вх одя щ их в них М Ц вы полня ется по к нопк е [Ф орм ированиеордеров]. 2.5 Пе р е с чет це н в рас четныхо рде рах. П роизводится при необх одим ости к оррек тировк и операций задним числом или если небы ли заданы /изм еня лисьцены прих ода. П ересчет средних цен вы полня ется сучетом всех прих одов дня .

21

2.6 Рас чет те ку щих о с татко в. Д анны е о тек ущ их остатк ах использую тся в оперативной работе для бы строго доступа к инф орм ации о наличии товаров. 2.7 Пе ре но с ре зе рва. П редназначена для гибк ого управления резервированием на всю глубину ск ладск ого разреза. Реж им 3. С водная отчетностьпо ск ладск им операция м . П редоставля ет широк ий вы борф орм отчетов, позволя ю щ их получить полное представление о состоя нии товарно-м атериальны х запасов с различны х точек зрения . О тчеты отраж аю т наличие, движ ениеи обороты М Ц , позволя ю т осущ ествить к онтроль за норм ативам и, нелик видам и, просроченны м и партия м и и состоя нием ск ладск их ресурсов, а так ж е обеспечиваю т вы я влениенесоответствия нак ладны х и ордеров. Отчетно с ть п о наличию (Рассчиты вается по проведенны м операция м сближ айшей даты расчета ск ладск их остатк ов.) Отчетно с ть п о движ е нию то варо в. П о к аж дой товарной позиции в отчете ук азы вается к оличество и сум м а по прих одам и расх одам , за ук азанны й период врем ени. Обо ро тная ве до мо сть . В оборотной ведом ости приводя тся данны е о движ ении М Ц за ук азанны й интервал врем ени, причем в отличие от ведом ости движ ения представлены м атериальны е ценности, независим о от того, бы ло ли движ ение. С кладская ве до мо с ть . С к ладск ая ведом ость требует вы полнения предварительной настройк и (= Н = > Н астройк а ск ладск ой ведом ости) С одерж ит всю инф орм ацию по М Ц на ск ладах . Ко нтро ль М Ц п о де ф е цитам, с ве р хно рмативам и не ликвидам М еню Ск ладск ой у чет => О тчеты ==> Контр оль товар ны х запасов. Ре е с ты накладных(С писок нак ладны х , прох одя щ их через ск лад.) Ко нтро ль со о тве тствия до ку ме нто в (К онтроль соответствия нак ладны х на внутреннееи внешнееперем ещ ение.) Ко нтро ль п ро сро ченных п артий . О тчет о товарах из партий с просроченны м срок ом . Ко нтро ль исп о ль зо вания с кладс ких ре с ур со в. В едом ость использования ск ладск их ресурсов в соответствии с их объем ны м и х арак теристик ам и и увя зк ой синф раструк турой ск лада. Нако п ите ль ная ве до мо сть . П редназначена для просм отра операций с М Ц , происх одя щ им и в м одуля х У правление снабж ением . К онсигнация , У правлениесбы том , П роизводство. С п равка п о но ме нклату ре . С правк и о сек ущ их остатк ах М Ц , ном енк латурны е ном ера к оторы х начинаю тся с ук азанного, а так ж е обих отпуск ны х ценах . Про с мо тр те кущих о с татко в. П росм отр остатк ов, к ак по товарам , так и по ск ладам с ук азанием зарезервированного, свободного и общ его

22

к оличества. Ве до мо с ть наличия ко мп ле кто в С ведения о том , ск ольк о к ом плек тов м ож ет бы тьсф орм ировано из М Ц , им ею щ их ся на ск ладе. Про то ко л п е ре назначения ре зе рва И нф орм ация о вы полненны х в У правлении продаж ам и операция х переназначения резерва. Про с мо тр п ро во до к Реестры ск ладск их ордеров вм есте с проведенны м и по ним бух галтерск им и проводк ам и. 3.2.5 Уп р авлениеснабжением М одуль управление снабж ением обеспечивает полны й цик л обслуж ивания процесса приобретения товаров и услуг. Д ок ум енты , обрабаты ваем ы ев м одулеУп равле ние с набж е ние м: • счета, договоры , доверенности • прих одны енак ладны е, ак ты на работы /услуги, нак ладны ена возврат но рек лам ации • ск ладск ие ордера (ф орм ирую тся автом атическ и для модуля С кладс ко й у чет) • платеж ны едок ум енты (передаю тся в к онтурБ у х.у чета) Ф унк ции м одуля предусм атриваю т к ак ведение к онк ретны х док ум ентов на приобретение, так и их ф орм ирование для последую щ ей обработк и в см еж ны х м одуля х , а так ж епланированиезак упок , к онтрольсоответствия док ум ентов, реглам ентирую щ их сделк у, получение отчетности, отраж аю щ ей сделк у сразны х точек зрения . П арам етры общ есистем ной настройк и для м одуля Уп равле ние с набж е ние м: Учетная ценап р и оп р их одовании - определение поря дк а расчета учетны х цен М Ц в зависим ости от налога, (вх ож дение налогов в учетную цену определя ется этим парам етром + данны м и в к аталогах М Ц , налогов и подразделений). Р ублевая ценап р и оп р их одовании -//С р ок действия Д О п о умолчанию (в днях ) - к оличество дней Учет цен соп утств.услуг в р ек ламационных нак ладных не т/да - в зависим ости от значения данного парам етра цены в рек лам ационны х нак ладны х рассчиты ваю тся с учетом или без сопутствую щ их услуг из нак ладной, по к оторой вы полня ется возврат. К нопк а [Н алоги, счета-ф ак туры ] - вы борналогов, к оторы е будут считаться Н Д С и А к цизом. К нопк а [П артионны й учет] -установк а парам етров, управля ю щ их автом атическ им ф орм ированием партий при оприх одовании М Ц по нак ладны м на зак упк у. П арам етры настройк и пользователя для м одуля Уп равле ние с набж е ние м:

23

К нопк а [Д ок ум енты ] — позволя ет определить: тип Д О на зак упк у, дату к урса валю ты в нак ладны х , возм ож ность пересчета цены и к оличества при изм енении отпуск ной цены , пересчет сум м ы в валю те по тек ущ ем у к урсу; автом атическ ий запросгруппы при создании док ум ента-основания . К нопк а [И нтерф ейсы вы бора] - позволя ет задать поря док вы бора и сортировк и м атценностей и услуг, а так ж е установить различны е ф ильтры для интерф ейсов вы бора. К нопк а [П равила ок ругления ] - задает настройк и ок ругления в док ум ентах на зак упк у и прих одны х ордерах . К нопк а [О тчеты , расчеты ] - позволя ет провести проверк у установк и валю ты для отчетов и условия вк лю чения док ум ентов в отчеты . Катало ги для мо дуля У правлениеснабж ением : К аталог стран; К аталог организаций, К аталог групп Д О , К аталог Т Х О . Реж им ы работы м одуля Уп р авлениеснабжением: Ре ж им 1. У чет зак упок по док ум енту-основанию . В Г алак тик е док ум ентам и-основания м и для зак упк и М Ц /услуг я вля ю тся вы ставля ем ы е ф ирм е счета поставщ ик ов или зак лю ченны е договоры пок упк и-продаж и, в к оторы х ф ирм а вы ступает в к ачестве пок упателя или зак азчик а. У чет Д О на пок упк у товаров и услуг осущ ествля ется с пом ощ ью ф унк ции До ку ме нты =>С чета, этап ы до го во ро в на заку п ку Н а протя ж ении ж изненного цик ла Д О с ним м огут свя зы ваться операции разны х типов, поэтом у важ ны м я вля ется определение и к онтроль за реглам ентом исполнения док ум ента, (т.е. следить за врем енем оплаты , доставк и, отгрузк и, вы платы штраф ов) С ф орм ированны й Д О м ож ет бы ть распечатан в виде: стандартного счета па зак упк у, счет с налогам и и ск идк ам и к позиции, счет-ф ак тура строгой отчетности. И сполня ем ы й док ум ент используется для ф орм ирования на его основе прих одны х нак ладны х и ак тов на работы /услуги, а так ж е вк лю чается в к онтроль срок ов исполнения и расчета штраф ов. Эти действия вы полня ю тся по к ом анде Д ок ументы>П р их одные нак ла дные/А к ты науслуг и, р а боты. С пециф ик ации исполня ем ы х док ум ентов: Н - естьотгрузк и по Д О ; П естьплатеж и по Д О ; + - естьи отгрузк и и платеж и по Д О . Н ак ладны е и ак ты , сф орм ированны е автом атическ и, доступны для редак тирования . Ф орм ированиеприх одны х ордеров м ож но вы полнитьтак ж е для группы нак ладны х одноврем енно с пом ощ ью ф унк ции: Оп е рации =>Паке тно е ф о рмиро вание о рде ро в п о накладным Д ля ф орм ирования платеж ного поручения на оплату по Д О на зак упк у используется ф унк ция : Оп е рации — Ф о рмиро вание п лате ж ных до ку ме нто в на о п лату. А так ж е м одули В ек селя , к редиты и к асса. П осле уведом ления поставщ ик ом о возм ож ности получения товаров по оплаченном у Д О на зак упк у в систем е предусм отрена вы писк а доверенности на получение МЦ ;

24

До ку ме нты =>До ве ре нно с ть В случае вы я вления брак а, истечение срок а годности и т.д., предусм отрено ф орм ирование возвратной нак ладной и расх одного ордера. До ку ме нты => Накладные на во зврат п о ре кламации П о вы полнению реглам ента док ум ента и оприх одованию товара на ск лад, док ум ент м ож ет бы тьпереведен в состоя ниеЗАК РЫ Т Ы Й и пом ещ ен в арх ив. А дминис трато р =>3акрытие ДО Ф унк ция Оп е рации =>Планиро вание заку п о к позволя ет осущ ествить к онтроль соответствия плановы х и ф ак тическ их поставок . Ре ж им 2: В едениесопроводительны х док ум ентов. П одготовк а прих одной нак ладной и соответствую щ его ей ск ладск ого ордера вы полня ется с пом ощ ью ф унк ции: До ку ме нты => Прихо дные накладные (Е сли нак ладная ф орм ируется по Д О , в нее перенося тся сопутствую щ ие услуги из Д О .) В озврат м атценностей в случае вы я вления брак а или других несоответствий происх одит в пом ощ ью ф унк ции: Во звратные накладные (В озвратны енак ладны ем огут бы тьсозданы тольк о, если сущ ествую т ордера по прих одной нак ладной.) И спользование ф унк ции =>До ве ре нно с ть позволя ет вы писать доверенность на получение М Ц . Д оверенности ф орм ирую тся по Д О . Д ополнительно м ож ет бы ть установлена свя зьм еж ду доверенностью и нак ладной. Ф унк ция Выбо р п артии для все х п о зиций до ку ме нта позволя ет организоватьпартионны й учет М Ц . Задавая партию М Ц при оприх одовании, вы получаете возм ож ность в ск ладск их отчетах отслеж ивать наличие и движ ение М Ц в разрезе партий. Е сли поступления М Ц по разны м ценам относить к разны м партия м и прим еня ть м етодик у списания по средним ценам в разрезе, то учет М Ц на ск ладе осущ ествля ется по ф ак тическ им цепам . Задав предельны й процент наценк и в к аталоге М Ц и заводск ую цену для партии, м ож но к онтролироватьм ак сим альны й процент наценк и при реализации. П артионны й учет необх одим о вести так ж е для к оррек тного ф орм ирования отпуск ной цены товаров, приобретенны х за рубеж ом . Чтобы заф ик сировать сум м у платеж ей, уплаченны х на там ож не в Н Д Е , к аж ды й прих од товара по другом у к урсу необх одим о относить к новой партии, там ож енны еплатеж и недолж ны вк лю чаться в учетную цену. Ре ж им 3. У ЧЕ Т М Ц В неск ольк их валю тах . В случае приобретения М Ц за разны е валю ты необх одим о вести учет по партия м М Ц . В свя зи сэтим систем а вы полня ет к онтроль к оррек тности прих одны х нак ладны х сточк и зрения партий: нельзя вы братьпартию М Ц , где валю та не ук азана или не совпадает с валю той нак ладной, в этом случаеоперация невы полня ется . 3.2.6 Уп р авлениесбытом. М одульУ правлениесбы том обеспечивает полны й цик л обслуж ивания процесса сбы та товаров и ок азания услуг. Работает с док ум ентам и: П райс-

25

листы ; счета, договоры , расх одны е нак ладны е на отпуск М Ц и прих одны е нак ладны е на М Ц , возвращ енны е по рек лам ации; ак ты па работы /услуги, ск ладск иеордера, платеж ны етребования на проведениеоплаты по договорам . Ф унк ции м одуля аналогичны ф унк ция м м одуля У правление снабж ением , новы м и элем ентам и я вля ю тся ф орм ированиеотпуск ны х цен посредством прайс-листов, а так ж еподдерж к а м ех анизм а резервирования . О бя зательны епарам етры о бщ е с исте мно й нас тро й ки: • А вто матичес кий рас чет ко личес тва о тгру ж ае мо го то вара: да/не т • До о це нки рас хо до в п о це не п о с ле дне го п рио бре те ния. • Настро й ка п рай с -лис то в кно п ка [Прай с-листы] П од к нопк ой [Резервирование] задаю тся парам етры м ех анизм а резервирования , прим еня ем ого при продаж ах . Д ля к онк ретного пользователя м ож но установить в Н астройк е пользователя . • Разре шать п е ре нап равле ние р е зе рва • Ре зе рвиро вание све рхо с татка • С ро к ре зе рва • Про во дить авт.с нятие п ро сро ченно го р е зе рва. Реж им ы работы м одуля : Ре ж им 1 П райс- листы В Г алак тик е при отпуск е товара так ж е, к ак и при е го получении, используется м ех анизм свя зы вания док ум ентов, то есть отрабаты вается цепочк а док ум ентов: Д ок умент-основание->нак ладная->Р асх одный ск ладск ой ор дер Н о в этом случае до проработк и лю бой так ой цепочк и долж на бы ть вы полнена процедура ф орм ирования в прайс-листе отпуск ны х цен товаров. В ы м ож ете сф орм ировать и использовать неск ольк о прайс-листов для продаж и товаров различны х групп или продаж е одного и того ж е товара при различны х условия х . В прайс-лист вк лю чаю тся товары или услуги из к аталогов М Ц или услуг. Л ю бой товар/услуга м ож ет присутствовать в неск ольк их прайс-листах и им етьв них различны ецены . Д ля автом атическ ого ф орм ирования прайс-листов необх одим о описатьиспользуем ы енаценк и: Уп равле ние сбыто м=>Прай с -листы=> Наце нки (наценк и добавля ю тся в цены при ф орм ировании прайс-листов) Затем ф орм ирование прайс-листов осущ ествля ется ф унк цией: ...=>Прай с -листы=> Ф о р миро вание П осле изм енения к урсов валю т или значений наценок необх одим о провести пересчет прайс-листов ф унк ция : ...=>Пе ре с чет Ф унк ция ...=> Обно вле ние вк лю чает в себя автом атическ ий пересчет прайс-листа, добавление вновь поя вивших ся позиций и удаление тех , к о-

26

торы х нет в наличии. И спользуем ы е прайс-листы м ож но просм атривать и печататьодноим енны м и ф унк ция м и (п ро с мо тр, п е чать ). Ре ж им 2. В едениеД О Рассм отрим тольк о ф унк ции, отличаю щ иеся от Ве де ния ДО в снабж ении. Учет ДО на п ро даж у то варо в и у с лу г— ф унк ция =>Д ок ументы=> С чета, этап ы дог овор ов нап р одажу. С к идк и в Д О на продаж у м ож но проводить автом атическ и, если установить в настройк ах пользователей парам етр С к идк и в основаниях п о умолча нию . С х ем а резервирования товаров задается в общ есистем ной настройк е, где м ож но установить резервирование по предприя тию , ск ладу отгрузк и, ск ладск ом у разрезу. Реглам ент вы полнения Д О на продаж у аналогичен реглам енту на зак упк у. О бщ иепринципы движ ения Д О в состоя нии И сполня ем ы й. П о ф унк ция м : О п ер ации =>Ф ор мир ование п латежных тр ебований, О п ер ации => Ф ор мир ованиенак ладных наотп уск В едениесопроводительны х док ум ентов осущ ествля ется ф унк цией До ку ме нты =>Накладные на о тп у ск/А кты на у слу ги. П ри необх одим ости одноврем енной транспортировк и М Ц , отпуск аем ы х по неск ольк им нак ладны м , м ож но сф орм ироватьсводную нак ладную . До ку ме нты =>с во дные накладные на о тп у с к. П о вы бранны м Д О м ож но сразу сф орм ировать все сопроводительны е док ум енты с пом ощ ью ф унк ции: Оп е рации=>п аке тно е ф о р миро вание со п ро во дите ль ныхдо ку ме нто в Расх одны е ордера ф орм ирую тся либо ф унк цией: Д ок ументы =>Н ак ладныенаотп уск , либо ф унк цией пак етного реж им а О п ер ации => па к етноеф ор мир ованиер асх одных ор дер ов п о нак ладным ни отп уск . Д ля ф орм ирования доверенностей по Д О на продаж у реализованы ф унк ции: => До ве ре нно сть и => До ве ре нно с ть ко нтраге нта. Д ля к онтрагента м ож ет прим еня ться абонентск ое обслуж ивание, позволя ю щ ее автом атическ ое ф орм ирование на заданную дату к опий Д О для к онтрагента, т.е. зак лю ченны й договор периодическ и возобновля ется . Оп е рации => А бо не нтско е о бслу ж ивание . В случае отпуск а товаров по нак ладны м без оф орм ления Д О , Д О м огут бы ть созданы позж е по готовы м нак ладны м : Оп е рации => И зме не ние ДО для накладных Д ля управления резервом по Д О служ ат ф унк ции: Onepaции => С нятие п ро с ро ченно го ре зе р ва, п е ре но с р е зе рва. Ф унк ция Оп е р ации => Планиро вание ре ализации позволя ет осущ ествить к онтроль соответствия плановы х и ф ак тическ их пок азателей по реализации товаров/услуг Ф унк ция Оп е рации => Ф о р миро вание заяво к на де ф ициты П редназначена для анализа продаж за преды дущ ий интервал врем ени и прогноза деф ицитов товаров при продаж ах в будущ ем периоде. С ведения о

27

состоя нии резервов м ож но получить с пом ощ ью ф унк ции О тчеты => П росм отррезерва м атценностей, просм отррезерва по Д О С пом ощ ью ф унк ции Рас чет сто имо сти у слу г м ож но получить отчет по ок азанны м расчетны м услугам , (по ф орм улам к оличества, итого и т.д.) 3.2.7 С овместноеисп ользованиемодулей С Н А Б Ж Е Н И Е -С БЫ Т О сновныеф унк ции: 1. У правление получением и ок азанием услуг . У чет услуг аналогичен учету м атериальны х ценностей, принципиальное отличие состоит в том , что услуги не требую т ресурсов х ранения и не свя заны с М О Л . П ри учете услуг отрабаты вается цепочк а Д ок умент-основание->А к ты на услуг и, ра боты. Д оговоры оф орм ля ю тся одинак ово к ак для М Ц , так и для услуг, что позволя ет вк лю чать в договородноврем енно те и другие позиции. Ак ты на услуги, работы учиты ваю тся посредством ф унк ций Д ок ументы==>А к ты науслуг и, работы м одулей С бы та и снабж ения . 2. У чет бартерны х договоров. Бартерном у договору соответствует запись в к аталоге бартерны х договоров, содерж ащ ая ссы лк у на два ранее оф орм ленны х исполня ем ы х Д О : один - на зак упк у, второй - на продаж у. Н а основании установленной свя зи м ож но погасить взаим ную задолж енность по платеж ам . О ф орм ление бартерного договора ф унк ция Д ок ументы=>Б ар тер ные дог овор ы, м одулей С бы та и снабж ения . Д ля получения отчетности используется ф унк ция О тчеты=>И сп олняемые бар тер ные дог овор ы, м одулей С бы та и снабж ения . Зак ры тие Д О , вх одя щ их в БД , вы полня ется в ручную . 3. С чета-ф ак туры С огласно постановлению П равительства РФ плательщ ик и налога на добавленную стоим ость при совершении операций по реализации товаров составля ю т счета-ф ак туры и ведут ж урналы учета С Ф , к нигу продаж и к нигу пок упок по установленны м ф орм ам . К аж дая отгрузк а товара оф орм ля ется составлением С Ф и регистрацией еек нигепродаж и к ниге пок упок с пом ощ ью ф унк ций Уп р авлениесбытом=>Н аш и счетаф ак тур ы, К ниг ап р одаж. .=> О п ер ации=>П ак етноеф ор мир ованиенаш их С Ф ; Уп р а влениеснабжением С чета-ф ак тур ы п оставщ ик а, К ниг а зак уп ок ...=> О п ер а ции>П ак етноеф ор мир ованиеС Ф п оставщ ик а; П оставщ ик и, п олучатели>С чета-ф ак тур ы 4. У чет налогов П риня ты й на предприя тии м ех анизм учета налогов необх одим о отразить при зап олнении к аталог ов, установк еп ар аметр ов настр ойк и, вводеоп ер ативных док ументов. С ум м ы налогов м ож но увидетьнепосредственно в ок нах ввода док ум ентов, в соответствую щ их отчетах , а так ж ерассчитатьпри оф орм лении платеж ны х док ум ентов. 5. О перации В операция х предусм отрены следую щ иевозм ож ности: О п ер ации>П ак етное ф ор мир ование ор дер ов п о нак ладным используется для автом атическ ого создания в пак етном реж им е ск ладск их ордеров по группе нак ладны х . Уп р авление снабжением> О п ер ации==>

28

Ф ор мир ование п латежных док ументов наоп лату, Уп р авление сбытом=> О п ер ации=> Ф ор мир ованиеп латежных тр ебований, И зменение Д О для нак ла дных позволя ет привести в соответствие Д О и нак ладны е: сф орм ировать Д О по нак ладны м , установить свя зь м еж ду Д О и независим ы м и нак ладны м и, ск оррек тировать Д О по ф ак ту прих ода/отгрузк и. Д ля обеспечения соответствия Д О ф ак тическ ом у движ ению товаров используется =>К ор р ек тир овк адок ументов п о ф ак тy п р их ода. 6. П ланирование Ф унк ции Д ок ументы>П ланир ование зак уп ок /п ланир ова ние р еализация, м одулей У пр.снабж ением и У пр.сбы том позволя ю т осущ ествля ть к онтроль соответствия плановы х и ф ак тическ их поставок /отгрузок . К аж ды й план делится на периоды , для к аж дого периода определя ю тся элем енты плана - позиции товаров/услуг сук азанием планируем ы х зак упок /продаж . П о м ере необх одим ости м ож но производить расчет вы полнения плана по заданном у алгоритм у. 7. О тчеты отчеты п о зак уп к ам-п р одажам; отчеты п о исп олняемым дог овор ам , позволя ю т получить инф орм ацию о х оде вы полнения договоров с разной степенью детализации, отчеты п о аналитик ер еализации содерж ат инф орм ацию о М Ц в разрезек онтрагентов, о к онтрагентах в Разрезе М Ц ., К онтр оль соответствия и р еестр ы док ументов, позволя ет проверить соответствие первичны х док ум ентов, реглам ентирую щ их сделк у. 3.3. К О Н Т УР А Д М И Н И С Т Р А Т И ВН О ГО УП Р А ВЛЕ Н И Я И спользуется в к ачествеинф орм ационной базы и средства ф инансового м оделирования дея тельности предприя тия в рам к ах ф инансового м енедж м ента 3.3.1 М одуль ф инансовоеп ланир ование О сновны евозм ож ности: • Разработк а х озя йственного плана предприя тия на вы бранны й период, разработк а к алендарно-сетевого граф ик а работ с ук азанием необх одим ы х ресурсов. • О ценк а вы полним ости составленного х оз.плана с точк и зрения достаточности ресурсов и ф инансов и возм ож ность оценить его эк оном ическ ую эф ф ек тивность. • М одиф ик ация плана в процессе дея тельности предприя тия с анализом влия ния проводим ы х изм енений на эк оном ическ ую эф ф ек тивность. • О сущ ествление разработк и ф инансового плана предприя тия на вы бранны й период к ак независим о от составленного х озя йственного плана, так и с учетом динам ик и денеж ны х поток ов, свя занны х с вы полнением пунк тов х озя йственного плана. • П роведениерегистрации х ода вы полнения ф инансового плана на базе агрегированной инф орм ации, предоставля ем ой бух галтерией или путем разноск и платеж ей и поступлений прох одя щ их через бух галтерию по

29

статья м ф инансового плана или через ведение автоном ного ж урнала платеж ей и поступлений и разноск и ф ик сируем ы х в ж урналесум м по статья м ф инансового плана. • П ланирование динам ик и денеж ны х поток ов по периодам для подразделений предприя тия в разрезе ф инансирования запланированны х в х оз.планепунк тов, к оторы ебудут вы полня тьданны еподразделения . • Ф орм ирование инф орм ационны х и аналитическ их отчетов, отраж аю щ их к ак планируем ы е, так и полученны е в результате дея тельности предприя тия ф инансовы еи х озя йственны епок азатели. П еред началом разработк и ф инансового плана необх одим о вы полнить настройк у м одуля , спом ощ ью ф унк ций м еню Н АС Т РО Й К А Ф унк ции м еню Н АС Т РО Й К А: • П ер иоды п ла нир ования - ввод периодов планирования я вля ется обя зательны м предварительны м этапом для х озя йственного и ф инансового планирования . О птим альны м я вля ется двух недельное, м еся чное или к вартальноепланирование. • П ер иод отчета/п р ог ноз к ур савалю ты - определение базового периода и заданиепрогноза изм енения к урса базовой валю ты . • Ф ор мы ф инп ланир ования - позволя ет разработатьнеск ольк о ф орм , обеспечиваю щ их получение отчетов по ф инансовы м планам с использованием иерарх ии пунк тов, отличной от иерарх ии статей ф инансового плана. (В ф инансовом плане статьи обы чно разм ещ аю тся в иерарх ию , отраж аю щ ую прих од и отток ф инансов на предприя тии) • К лассиф ик ация нап р авлений деятельности, п унк тов ф инп лана, р есур сов - используется для определения струк туры к лассиф ик ации и ввода соответствую щ их к лассиф ик аторов. • О тветственные - предназначена для ведения к аталога ответственны х за вы полнениепунк тов х озплана. • Р есур сы - предназначена для ведения к аталога ресурсов, используем ы х при планировании м ероприя тий х озплана. • Д оступ п о нап р авлениям деятельности - используется для разграничения доступа к аж дого пользователя к пунк там х озя йственного плана. • К аталог п ланов пользователя предназначен для объя вления пунк та плана в к ачестве отдельного плана для тек ущ его пользователя и установк и прав доступа пользователей к подпунк там плана. Д ля вы полнения ф инансового планирования использую тся ф унк ции м еню Ф инп лан: стр ук тур ак базовый ф инп лан - позволя ет разработать струк туру ф инансового плана, запланировать распределение ф инансов по периодам ф инансирования , ф инп лан п о нап р авлениям деятельности используется для распределения ф инансов под вы полнение пунк тов х озплана в разрезе статей ф инансового плана, сведениебазовог о ф инп ланапозволя ет согласовать распределение ф инансов, вы полненное в пунк те « базовы й ф инплан» и распределение ф инансов под вы полнение пунк тов

30

х озя йственного плана (Ф инплан по направления м дея тельности), рег истра ция х ода выволнения ф инп лана — используется при регистрации платеж ей и поступлений за очередной ф инансовы й период. И нф орм ация вводится по статья м после завершения очередного ф инансового периода, р азноск а п латежей/п оступ лений - используется для ведения ж урнала ф инансовы х док ум ентов, в к отором ф ик сирую тся ф ак ты оплат и поступлений и проведения разноск и регистрируем ы х в ж урнале сум м по статья м ф инансового плана, по пунк там х оз.плана и подразделения м , нап р авления деятельности - позволя ет сф орм ироватьплан х озя йственной дея тельности предприя тия , план проек та.Д ля ф орм ирования отчетов по составленны м планам , по планируем ом у распределению ресурсов и ф инансов по периодам и х оду вы полнения составленны х планов используется пунк т м еню О Т ЧЕ Т Ы . П ри ф орм ировании отчетов м ож но задавать ограничения , к оторы еум еньшаю т к оличество вы водим ой инф орм ации. П о к нопк е« В ы бор» м ож но вы братьреж им получения отчета: П олны й анали з - этот реж им позволя ет получить полны е отчеты по ф инансовом у плану или вы бранной группе статей, по ф орм е планирования , по сальдовы м пок азателя м . А нали з ди нам и к а стр у к ту р ы - этот реж им позволя ет получить группу отчетов по анализу струк туры затрат/поступлений нек оторой вы бранной статьи или ф орм ы ф инплана. К аж ды й реж им образует поток данны х , на к отором м ож ет бы ть построено сем ейство отчетов. О тчеты по ф инансам я вля ю тся аналитическ им и. С истем а вы полня ет расчет потребности в ф инансах и реально полученны еили истраченны еденьги для верх них пунк тов ф инансового или х озя йственного плана, а так ж е ф орм ирует отчеты по планируем ом у и реальном у движ ению ф инансов по периодам планирования . Распределение сальдо по периодам позволя ет получить сравнительны й анализ прибы льности периодов к ак залож енной в составленном ф инансовом плане, так и реально полученной в процесседея тельности ф ирм ы . Распределениесальдо по периодам снарастаю щ им итогом пок азы вает наличиесвободного к апитала и его движ ениепо периодам . О трицательны е значения сальдо ук азы ваю т на необх одим ость изм енения ф инансового плана путем планирования к редита, изм енения плана м ероприя тий или изм енения сх ем ы ф инансирования х оз. плана. П роведенны й с пом ощ ью отчетов анализ позволя ет вы я витьнаиболееприбы льны епунк ты х оз.плана. В се отчеты разделены по направления м (представленны м и отдельны м и ф унк ция м и м еню ): анализ базового ф инансового плана, анализ плана ф инансирования направлений дея тельности, анализ плана ф инансирования подразделений, анализ вы полнения ф инансового плана, анализ влия ния ф ак та на планы будущ их периодов, анализ ф инансирования направлений дея тельности, анализ ф инансирования подразделений.

31

3.3.2 М одуль ф инансовый анализ М одуль Ф инанс о вый анализ используется для ф орм ирования , просм отра и печати тек стовы х и граф ическ их отчетов, предназначенны х для оценк и ф инансовой дея тельности ф ирм ы . (Ч то дае т во змо ж но с ть ру ко во дите лю в лю бо й мо ме нт вре ме ни расп о лагать о п е ративно й инф о рмацие й о ф инансо во й и хо зяй стве нно й де яте ль но сти п ре дп риятия). М одуль Ф инансо вый анализ предоставля ет следую щ ие возм ож ности: оценить ф инансовую устойчивость, рентабельность, платеж еспособность предприя тия , оценить оборачиваем ость м атериальны х оборотны х средств, сф орм ировать сравнительны й аналитическ ий баланс, сф орм ировать отчет по лю бы м эк оном ическ им пок азателя м и к оэф ф ициентам , на основе данны х бух .учета, создать тек стовы е и граф ическ ие отчеты , отраж аю щ ие динам ик у, струк туру и динам ик у струк туры эк оном ическ их пок азателей. И сх одны м и данны м и для ф орм ирования ф инансовы х отчетов служ ит первичная док ум ентация , залож енная в базу данны х Г алак тик и в виде сальдо и оборотов. М одуль Т ор г овый зал обм енивается С БД инф орм ацией о наличии товара в торговом зале и на ск ладе, инф орм ацией о проданны х товарах и вы ручк е, заносит инф орм ацию обитогах торгового дня и т.д. К онтурО п ер ативног о уп р авления обм енивается с БД инф орм ацией о проведении ск ладск их операций, о зак упк ах и продаж ах товара, о прием е и отпуск е на к онсигнацию , оботпуск е к ом плек тую щ их изделий в производство, о поступлении на ск лад готовой продук ции, о расчетах с поставщ ик ам и и получателя м и и т.д. К онтур Бух г а лтер ск ог о учета использует всю эту инф орм ацию для ф орм ирования бух . отчетности в виде сальдо, оборотов и т.д., к оторая заносится и х ранится в базе данны х и используется для ф инансового анализа. М одульФ инансо вый анализ м ож ет работатьв двух реж им ах : Ре ж им 1. Бух .анализ. П редназначен для создания , м одиф ик ации и печати ф инансовы х отчетов, близк их к стандартны м ф орм ам бух . отчетности, а так ж е позволя ет создавать к онсолидированны е отчеты , предназначенны е для оценк и дея тельности группы предприя тий. Ре ж им 2. О тчетность. П озволя ет: создаватьтиповы еотчеты , произвольны еотчетны еф орм ы , граф ик и и диаграм м ы , проек тировать расчетны е ф орм ы , использую щ ие ссы лк и на другиерасчетны еф орм ы , т.е. создаватьотчеты по отчетам , создавать отчеты , отраж аю щ ие динам ик у и струк туру эк оном ическ их пок азателей, отчеты в разрезеотдельны х ф илиалов или всей к орпорации.

32

СО ДЕ Р Ж А Н И Е 1. О сновы п остр оения инф ор мационных эк ономическ их систем...

3

2. М етодолог ия к онцеп туальног о п р оек тир ования… … … … … …

6

3. И нтег р ир ова нный п одх од к созданию автоматизир ованных инф ор мационных систем эк ономик и… … … … … … … … … … … … …

11

3.2 К онтур оп ер ативног о уп р авления… … … … … … … … … … … ...

13

3.2.1 О бслуж иваниерасчетов ск онтрагентам и… … … … … … … …

13

3.2.2 О траж ениех озя йственны х операций в К БУ … … … … … … …

13

3.2.3 К аталоги и к лассиф ик аторы … … … … … … … … … … … … … ..

16

3.2.4 С к ладск ой учет… … … … … … … … … … … … … … … … … … …

18

3.2.5 У правлениеснабж ением … … … … … … … … … … … … … … …

22

3.2.6 У правлениесбы том … … … … … … … … … … … … … … … … ..

24

3.2.7 С овм естноеиспользованием одулей С Н АБЖ Е Н И Е -С БЫ Т ..

27

3.3. К онтур администр ативног о уп р авления… … … … … … … … …

28

3.3.1 М одульф инансовоепланирование… … … … … … … … … … …

28

3.3.2 М одульф инансовы й анализ… … … … … … … … … … … … … …

31

Автор к анд. эк он. наук , доц. О рлова М арина В я чеславовна

Редак торБунина Т .Д . Зак аз № 361 от 24 м арта 2005г. Т ираж 100 эк з. О тпечатано на м нож ительной тех ник еэк оном ическ ого ф ак ультета В Г У 394068 г. В оронеж , ул. Х ользунова, д 40