Информатика. Теория и практика. Часть 2: Учебное пособие

М И Н И СТ Е РСТ В О О Б РА ЗО В А Н И Я РО ССИ Й СК О Й Ф Е Д Е РА Ц И И В О РО Н Е Ж СК И Й ГО СУ Д А РСТ В Е Н Н ЫЙ У Н И В Е РСИ Т Е Т

ЭК О Н О М И ЧЕ СК И Й Ф А К У ЛЬТ Е Т

К а ф едр а и нф о р м а ц и о нны х т ехно ло ги й и м а т ем а т и ческ и х м ет о до в в эк о но м и к е

И Н Ф О РМ А Т И К А ТЕОРИ Я И ПРА К ТИ К А (часть 2)

В оронеж –2000

2 . У ч ебное п ос обие (ч а с т ь 1) п редна зна ч ено для углубленного изуч ения курс а “ Э кономич ес ка я информа т ика и выч ис лит ель на я т ехника ”. Содержит ос новные т емы п о т еорет ич ес ким и п ра кт ич ес ким воп рос а м информа т ики: ис п оль зова ние ос новных возможнос т ей т екс т овых п роц ес с оров на п римере Microsoft Word, ис п оль зова ние ос новных возможнос т ей т а блич ных п роц ес с оров на п римере Microsoft Excel, ис п оль зова ние ос новных возможнос т ей реляц ионных ба з да нных на п римере Microsoft Access. У ч ебное п ос обие п редна зна ч енодля с т удент ов 1 и 2 курс ов экономич ес ких фа куль т ет ов вузов, может быт ь п олезно для уч а щ ихс я с реднихуч ебных за ведений экономич ес когоп рофиля.

Авт орс кий коллект ив: В.А. Ищ енко, Е.К. На гина , А.М.В. Орлова .

3 Т Е К СТ О В ЫЕ ПРО Ц Е ССО РЫ О бщ ая харак тери сти к а, ти пы тестов ы х процессоров Одной из с а мых п оп улярных груп п п рикла дных с ис т ем на П К являет с я с ис т ема п одгот овки т екс т ов или т екс т овые п роц ес с оры (Word Processor). Необходимос т ь ра зра бот ки и с озда ния т екс т овых п роц ес с оров былос вяза нос рядом п рич ин: • п оявление деш евых П К и возможнос т ь их п рименения в ра злич ных обла с т ях ч еловеч ес кой деят ель нос т и (экономике, журна лис т ике, делоп роизводс т ве и т .д.); • необходимос т ь быс т рого с озда ния ра злич ной т екс т овой документ а ц ии в форме и виде, удобных для п оль зова т еля; • необходимос т ь уп рощ ения оп ера ц ий коррект ировки т ребуемой документ а ц ии; • ра звит ие и п рименение “ безбума жной” т ехнологии в ра злич ных обла с т ях зна ний; • изменение уровня куль т уры т руда , ш ирокое ис п оль зова ние П К в т руде неп рофес с иона ль ных п оль зова т елей. В на с т оящ ее время рынок п рогра ммных п родукт ов ш ироко п редс т а влен оригина ль ными т екс т овыми п роц ес с ора ми ра злич ного кла с с а от п рос т ейш их, ис п оль зуемых для незна ч ит ель ной коррект ировки т екс т ов, доизда т ель с ких с ис т ем, ис п оль зуемых для п одгот овки к т ип огра фс кому изда нию книг и журна лов. У с ловнот екс т овые п роц ес с оры можнора зделит ь на с ледую щ ие груп п ы: ü реда кт орыт екс т овыхп рогра мм; ü реда кт орыдокумент ов; ü изда т ель с кие с ис т емы; ü реда кт орына уч ныхдокумент ов. Реда к т о р ы т ек ст о в пр о гр а м м ч а с т о вс т роены в с ис т ему п рогра ммирова ния на конкрет ном языке п рогра ммирова ния, из них неп ос редс т венно можно за п ус т ит ь п рогра ммы на комп иляц ию и вып олнение. Д ля реда кт ирова ния т екс т ов п рогра мм можно вос п оль зова т ь с я т екс т овыми реда кт ора ми, вс т роенными в кома ндные п роц ес с оры и резидент ные п рогра ммы Norton Commander, PCTools, Xtree, SideKick и др. С их п омощ ь ю можнобыс т роза гружа т ь и с охра нят ь фа йлы, п еремещ а т ь с я п от екс т у, вс т а влят ь и уда лят ь с т роки, ра с п еч а т ыва т ь т ес т ы быс т рой п еч а т ь ю . Одна ко, функц иона ль ных возможнос т ей п одобных реда кт оров не хва т а ет п ри ра бот е с о с ложными т екс т овыми форма ми боль ш их документ ов. Реда к т о р ы до к ум ент о в ис п оль зую т с я для вып олнения ра бот ы с т екс т а ми, имею щ ими с т рукт уру документ ов и с ос т оящ ими из а бза ц ев, ра зделов, с т ра ниц и т .д. Возможнос т и реда кт оров да нной груп п ы

4 п озволяю т ис п оль зова т ь ра злич ные ш рифт ы, за да ва т ь межс т роч ный инт ерва л, ос ущ ес т влят ь а вт ома т ич ес кий п еренос с лов на новую с т року, а вт ома т ич ес ки ра с с т а влят ь номера с т ра ниц , выра внива т ь кра я а бза ц ев и т .п . К реда кт ора м да нной груп п ы от нос ят с я Microsoft Word, Word Perfect, Lexicon, Foton, Word Stat Professional, Professional Write, MultiMate Advantage и т .д. И зда т ельск и е си ст ем ы ис п оль зую т с я для п одгот овки рекла мных буклет ов, оформления книг и журна лов, и п озволяю т п олуч а т ь на ла зерных п ринт ера х с ложные документ ы выс окого ка ч ес т ва . Изда т ель с кие с ис т емы, на п ример, Aldus PageMaker могут ис п оль зова т ь с я для п одгот овки неболь ш их ма т ериа лов с иллю с т ра ц иями, гра фика ми, диа гра мма ми в га зет а х и журна ла х. А т а кие изда т ель с кие с ис т емыка к Ventura Publisher, Page Marker, Fist Publisher 2.0, Gem Desctor Publisher ис п оль зую т с я для п одгот овки к п еч а т и боль ш их документ ов, на п ример, книг. В п ос леднее время в изда т ель с кие с ис т емы с т а ли вс т ра ива т ь возможнос т ь п рофес с иона ль ного ц вет оделения, п озволяю щ еговып ус ка т ь выс окока ч ес т венные ц вет ные изда ния. Реда к т о р ы на учны х до к ум ент о в ис п оль зую т с я для п одгот овки документ ов с ра злич ными формула ми (ма т ема т ич ес кими, химич ес кими, физич ес кими и т .д.), ра злич ными с п ец иа ль ными с имвола ми, диа гра мма ми и ма т риц а ми. На иболее ш ироко в да нной груп п е реда кт оров ис п оль зую т с я ChiWriter, MathWord. MICROSOFT WORD Запуск тек стов огопроцессораWord Microsoft Word являет с я одним из с а мых мощ ных т екс т овых п роц ес с оров и п редос т а вляет п оль зова т елю огромное колич ес т во и ра знообра зие возможнос т ей. В некот орых обла с т ях его возможнос т и выходят да леко за ра мки обра бот ки документ ов. Д иа п а зон за да ч , реш а емых с ис п оль зова нием Word, п рос т ира ет с я от с озда ния п рос т ейш их документ ов до п одгот овки гот овых оригина лов-ма кет ов п рофес с иона ль нооформленных книг. Новые возможнос т и Microsoft Word: • Ис п оль зова ние ра с ш иренных возможнос т ей Ма с т ера п одс ка зок. • Р а с ш иренные возможнос т и п роверки орфогра фии п ри вводе т екс т а . • Р а с ш иренные возможнос т и п роверки рус с кой гра мот нос т и. • Средс т ва а вт ома т ич ес когоа бра мления.

5 •

Р а с ш иренные возможнос т и с редс т в уп ра вления фа йла ми документ ов. Визуа ль ные с редс т ва Word (его меню , п а нели инс т румент ов и инт ерфейс ра бот ы с мыш ь ю ) облегч а ю т ра бот у п оль зова т еля. Э т ому с п ос обс т вует на лич ие ш а блонов и с т илей для с озда ния документ ов. Word п олнос т ь ю а вт ома т изирует многие за да ч и, с реди кот орых: с озда ние новых документ ов, форма т ирова ние а бза ц ев, ис п ра вление т екст а . Д л я запу ск а Word на довып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: 1. На жа т ь кноп ку Пуск и выбра т ь п а п ку Програм м ы . 2. Щ елкнут ь зна ч ок п рогра ммыMicrosoft Word. Сущ ес т вую т и другие с п ос обыза п ус ка : Ø с п омощ ь ю ш а блона документ а ; Ø ч ерез п а нель за да ч ; Ø двойной щ елч ок на ярлыке п рогра ммы. П ри за п ус ке Word а вт ома т ич ес ки от крыва ет с я новый, п ус т ой документ с о с т а нда рт ным на бором комп онент ов. Ес ли ка кие-либо из комп онент ов от с ут с т вую т , их легкоможновывес т и на экра н. Л и нейк а от ра жа ет с я кома ндой В и д / Ли нейк а. П анел ь и нст ру м ент ов от обра жа ет с я кома ндой В и д / Панели и нструм ентов . В от крывш емс я меню с ледует ус т а новит ь фла жки Станд артная и Ф орм ати ров ани е. Д л я от ображени я гори зонт ал ьной и верт и к ал ьной пол ос прок ру т к и , а т ак же ст рок и сост ояни я сл у жи т к ом анда Серв и с / Парам етры . В от крывш емс я окне с ледует ус т а новит ь фла жки на вкла дке Вид: с т рока с ос т ояния, горизонт а ль на я п олос а п рокрут ки, верт ика ль на я п олос а п рокрут ки. Word п редос т а вляет п оль зова т елю возможнос т ь выбора с ледую щ их режимов ра бот ыс документ ом: Р ежим Обыч ный

Оп ис а ние Р ежим общ его на зна ч ения для быс т рого реда кт ирова ния и форма т ирова ния. Не п ока зыва ет п оля, верхние и нижние колонт ит улы. Р ежим ра з- Символы и т екс т п ока за ны т а к, ка к они будут вымет ки глядет ь на п еч а т ной с т ра ниц е, вклю ч а я п оля, верхние и нижние колонт ит улы. Р а бот а ю т вс е кома ндыреда кт ирова ния и форма т ирова ния. Р ежим элек- От обра жа ет документ ы в форма т е, с кот орым т ронного до- удобнора бот а т ь на экра не. Т екс т не с одержит ра зкумент а рывов с т ра ниц , мелкий ш рифт увелич ива ет с я, а окноможноукра с ит ь фоновым изобра жением.

6 П редва рит ель ный п рос мот р Р ежим с т рукт уры Р ежим гла вногодокумент а

П ока зыва ет с я одна или нес коль ко с т ра ниц ; ес т ь возможнос т ь на с т ройки п а ра мет ров с т ра ниц ы. Служит для п рос мот ра общ ей с т рукт уры документ а . П озволяет видет ь документ с ра зной с т еп ень ю дет а лиза ц ии и быс т рого п еремещ а т ь фра гмент ы т екс т а . Т а кой режим удобен п ри ра бот е с боль ш ими документ а ми-книга ми.

Чт обы перек л ючат ься вл юбой и з режи м ов, кроме режима п редва рит ель ного п рос мот ра , с ледует вос п оль зова т ь с я кома ндой В и д / с оот вет с т вую щ а я кома нда нужного режима . А для режи м а предвари т ел ьного просм от ра на до вып олнит ь кома нду Ф айл / Пред в ари тельны й просм отр. Кроме выбора режимов можно ис п оль зова т ь ра знообра зные п а ра мет ры, влияю щ ие на от обра жение документ а в т екущ ем режиме с п омощ ь ю с ледую щ их кома нд: Ø В и д / М асш таб Ø В и д / В ов есь э к ран Ø Серв и с / Парам етры / вкла дка В и д Ø Серв и с / Парам етры / вкла дка О бщ и е / На п ример: фла жок Б елы й тек стнаси нем ф оне. Д ля выяс нения на зна ч ений кноп ок (п одс ка зка ) с лужит кома нда Серв и с / Н астройк а / вкла дка Парам етры / фла жок О тображать под ск азк и д ля к нопок . В Word можно одновременно держа т ь от крыт ыми нес коль ко документ ов, ка ждый из кот орых будет за нима т ь от дель ное окнов ра боч ей обла с т и Word. В ка ждый момент т оль коодно окнодокумент а являет с я а кт ивным. Созд ани еи печать д ок ум ента П ри за п ус ке, Word а вт ома т ич ес ки от крыва ет с я новый п ус т ой документ , с озда нный на ба зе ш а блона О бы чны й. Д от ех п ор п ока онне с охра ненс ука за нием имени фа йла , онна зыва ет с я Д ок ум ент1. Можнонемедленноп рис т уп ит ь к вводу т екс т а в документ или же от крыт ь новый документ . Созд ани ед ок ум ента Д ля создани я док у м ент а на довып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия:

7 1. Кома нда Ф айл / Созд ать. В п оявивш емс я диа логовом окне Созд ани е д ок ум ента можно выбра т ь п одходящ ий ш а блон или ма с т ера для с озда ния т ребуемогодокумент а .

Р ис . 1.1. Д иа логовое окноСозда ние документ а 2. Word с озда ет новый документ на ба зе ш а блона ″Обыч ный″ и от крыва ет новое, п ус т ое окно документ а . Д ля эт ого на до выбра т ь вкла дку О бщ и е, щ елкнут ь зна ч ок Н ов ы й д ок ум ент, ес ли онне выделен, и на жа т ь кноп ку Ok. Ест ь дру ги е способы создани я обычного док у м ент а: − щ елч ок на кноп ке Созд ать на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов; − На жа т ь кла виш и Ctrl+N. П ос ле т ого ка к в Word от кроет с я новый документ , можно вводи т ь т ек ст а. Некот орые за меч а ния п овводу т екс т а : • Не с ледует с т а вит ь в конц е за головка т оч ку, т .к. ес ли т оч ка п ос т а влена , Word не будет с ч ит а т ь эт у с т року за головком. • Когда ввод т екс т а за головка за конч ен, с ледует на жа т ь Enter. Курс ор п еремещ а ет с я в на ч а ло с ледую щ ей с т роки, а вс е п ос ледую щ ие с имволы, вводимые с кла виа т уры, будут от нос ит ь с я к новому а бза ц у. Ка ждый а бза ц с озда ет с я на жа т ием кла виш и Enter. П осл е набора т ек ст а с ледует вып олнит ь кома нду Ф орм ат / А в тоф орм ат, ус т а новит ь п ереклю ч а т ель Сразу в есь д ок ум ент и выбра т ь из ра с крыва ю щ егос я с п ис ка зна ч ение О бы чны й д ок ум ент. За -

8 т ем на жа т ь кноп ку Ok. П ри эт ом Word форма т ирует вес ь т екс т , п рименяя к ка ждому а бза ц у с оот вет с т вую щ ий с т иль .

П ос ле ввода и форма т ирова ния т екс т а с ледует вып олнит ь проверк у док у м ент а на нал и чи е орф ограф и ческ и х и грам м ат и ческ и х ош и бок . Д ля эт огона довып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: • •

кноп ка Прав опи сани ена с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов кома нда Серв и с / Парам етры / фла жок Т ак же пров ерять орф ограф и ю .

Печать д ок ум ента П еред п еч а т ь ю документ а с ледует вып олнит ь предвари т ел ьный просм от р еговида . Д ля эт огона довып олнит ь кома нду Ф айл / Пред в ари тельны й просм отр или щ елкнут ь на кноп ке Пред в ари тельны й просм отрна с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов. П ос ле эт огощ елкнут ь кноп ку Зак ры ть. Ч т обы напечат ат ь док у м ент с ис п оль зова нием п ринят ых п о умолч а нию п а ра мет ров п ринт ера и на с т роек п еч а т и, с ледует на жа т ь кноп ку Печать на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов. Сохрани т ь созданный док у м ент можнос п омощ ь ю кноп ки Сохрани ть на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов. Ес ли с охра нение документ а вып олняет с я вп ервые, т ос ледует вып олнит ь кома нду Ф айл / Сохрани ть к ак и ука за т ь имя фа йла и имя п а п ки, в кот орой будет хра нит ь с я фа йл. За т ем фа йл с ледует за крыт ь кома ндой Ф айл / Зак ры ть. О тк ры ти ед ок ум ента В с луч а е необходимос т и документ можно от крыт ь одним из с п ос обов: • кома ндой Ф айл / О тк ры ть; • из меню Пуск кноп кой О тк ры ть д ок ум ент; • выбра т ь в окне Word имя фа йла из с п ис ка меню Ф айл, ес ли с фа йлом ра бот а ли неда вно. В ы ход и зWord Д ля выхода из Word с ледует вып олнит ь кома нду Ф айл / В ы ход . Созд ани еWeb-страни ц П рогра ммой Word можно п оль зова т ь с я для с озда ния Webс т ра ниц , п редна зна ч енных для от обра жения в World Wide Web. Ес ли обыч ный документ , с озда нный в Word, т ребует с я п реобра зова т ь в Web-с т ра ниц у, т она довып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: • от крыт ь документ ;

9 • вып олнит ь кома нду Ф айл / Сохрани ть в ф орм атеHTML; • в окне диа лога Сохра нение в форма т е HTML ука за т ь имя документ а и егомес т она хождение. В в од и ред ак ти ров ани етек став д ок ум енте Но вы й а бза ц на ч ина ет с я с на жа т ия кла виш и Enter. Word от меч а ет конец ка ждого а бза ц а , вс т а вляя в т екс т с имвол а бза ц а (¶ ), кот орый являет с я одним из неп еч а т а емых с имволов. Непечат аем ые си м вол ы можно с дела т ь видимыми на жа т ием кноп ки (¶ ). К ним от нос ят с я с ледую щ ие с имволы: Символ т а буляц ии →, П робел ⋅ , Ма ркер а бза ц а ¶ . Можноза п рет ит ь п ока з невидимых с имволов, вып олнив кома нду Серв и с / Парам етры / вкла дка В и д / фла жок Н епечатаем ы еси м в олы . Сов ет! Избега йт е с луч а йного уда ления с имволов а бза ц ев. На ч ина йт е ч а с т ь а бза ц а с новой с т роки с оч ет а нием кла виш Shift + Enter. В став к аспеци альны х си м в олов Кома нда В став к а / Си м в ол / вкла дка Си м в олы п озволяет вс т а влят ь в т екс т ра знообра зные с имволы и буквы инос т ра нных а лфа вит ов, от с ут с т вую щ ие на кла виа т уре. Д войной щ елч ок на выбра нном с имволе п омещ а ет его в т о мес т о, где с т оит курс ор. П ос ле эт ого с ледует щ елкнут ь на кноп ке Зак ры ть. Можно вст ави т ь в т ек ст документ а т ек у щее врем я и дат у . Д ля эт ого с ледует вып олнит ь кома нду В став к а / Д ата и в рем я и на йт и в п оявивш емс я с п ис ке п одходящ ий форма т , а за т ем щ елкнут ь на кноп ке Ok. А в том ати ческ и й в в од тек ста И спользов ани ек ом анд ы Пов тори ть Д ля п овт орного ра змещ ения т оль ко ч т о на бра нного т екс т а в лю бом другом мес т е документ а рекомендует с я вып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: 1. На бра т ь ис ходный т екс т . 2. П еремес т ит ь курс ор в т о мес т о, где с ледует п овт орит ь ввод т екс т а (можнов другом документ е).

10 3. Вып олнит ь кома нду Прав к а/ Пов тори ть в в од (или кла виш а F4 или Ctrl+Y). П овт ор возможенв других мес т а х. 4. Д ля от мены дейс т вия вып олнит ь кома нду Прав к а / О тм ени ть или Ctrl+Z. И спользов ани еав тотек ста Д руга я возможнос т ь а вт ома т изирова т ь вс т а вку т екс т а - ис п оль зова ние с редс т ва ″ав тотек ст″, п озволяю щ его с охра нят ь ч а с т о ис п оль зуемые фра гмент ы т екс т а (или гра фики) в ка ч ес т ве э лем ентов ав тотек ста, а за т ем быс т ровс т а влят ь их вс ю ду, где п она добит с я. Эл ем ент ы авт от ек ст а создают ся сл еду ю щи м образом : 1.На бра т ь в документ е фра гмент т екс т а , кот орый с ледует с охра нит ь . Т екс т должен быт ь введен в а бза ц е, с т иль кот орого с овп а да ет с о с т илем а бза ц ев, где т екс т будет вс т а влят ь с я п озднее. 2.Выделит ь фра гмент ы. 3.Вып олнит ь кома нду В став к а / А в тотек ст / Созд ать или на жа т ь Alt+F3. На экра не п оявит с я окно диа лога Созд ани е э лем ентаав тотек ста

4. За п олнит ь т екс т овое п оле И м я э лем ента и на жа т ь кноп ку Ok. Созданный эл ем ент авт от ек ст а вст авл яет ся в док у м ент сл еду ющи м образом : 1. У с т а новит ь курс ор в т о мес т о документ а , где с ледует вс т а вит ь т екс т . 2. Ввес т и имя элемент а а вт от екс т а от дель ным с ловом. Э т о озна ч а ет , ч т о имя должно от крыва т ь с т року или же с ледова т ь п ос ле п робела , т а буляц ии или зна ка п реп ина ния. 3. На жа т ь F3 или Ctrl+Alt+V и Word немедленно за менит имя элемент а на т екс т . И спользов ани еав тозам ены Ос новное от лич ие а вт оза мены от а вт от екс т а с ос т оит в т ом, ч т о п ос ле ввода элемент а а вт оза мены, за кот орым с ледует п робел или зна к п реп ина ния, Word а вт ома т ич ес ки за меняет элемент на с вяза нный с ним т екс т и п оль зова т елю не нужнона жима т ь ос обую кла виш у или

11 вып олнят ь кома нду меню . С п омощ ь ю эт огорежима , на п ример, можноа вт ома т ич ес ки изменит ь п ервую букву п редложения на за гла вную . П орядок вк л ючени я режи м а авт озам ены и создани я ну жных эл ем ент ов: 1. Ес ли т екс т , кот орый т ребует с я с охра нит ь в ка ч ес т ве элемент а а вт оза мены, уже п рис ут с т вует в документ е, т оегона довыделит ь . Ес ли т а кой т екс т в документ е от с ут с т вует , т оего можноввес т и п озднее. 2. Вып олнит ь кома нду Серв и с / А в тозам ена. В от крывш емс я окнодиа лога А в тозам енав ыбра т ь вкла дку А в тозам ена.

3. У с т а новит ь фла жок Зам енять при в в од е. 4. Ввес т и в т екс т овое п оле Зам ени ть имя оп ределяемого объект а . 5. Ес ли п еред от крыт ием окна диа лога А в тозам енав документ е был выделен нужный т екс т , он будет за нес ен в п оле Н а. В п рот ивном с луч а е, на доввес т и т екс т в п оле Н а. 6. За верш ит ь ввод нового элемент а с ледует на жа т ием кноп ки Д обав и ть. П ос ле вып олнения эт их дейс т вий, Word на ч ина ет немедленно п одс т а влят ь т екс т элемент а вмес т оегоимени, ес ли за именем элемент а а вт оза мены с ледует п робел, т а буляц ия, Enter или зна к п реп ина ния.

12 Ред ак ти ров ани етек ста Word п редс т а вляет п оль зова т елю с а мые ра знообра зные кома нды для уда ления, за мены, коп ирова ния, п еремещ ения т екс т а или изменения регис т ра букв. Боль ш а я ч а с т ь п риемов реда кт ирова ния Word т ребует выдел ени я ф рагм ент а т ек ст а, а за т ем вып олнения с оот вет с т вую щ ей кома ндыреда кт ирова ния. В ы д елени етек стас пом ощ ью к лав и атуры Су щест ву ет неск ол ьк о способ выдел ени я т ек ст а с пом ощью к л ави ат у ры: 1. Ос новной с п ос об - п рос т о удержива т ь кла виш у Shift и на жима т ь лю бые с оч ет а ния кла виш п еремещ ения курс ора . 2. На жа т ь кла виш у F8. Ка ждое п овт орное на жа т ие F8 п риводит к выделению вс е боль ш их уч а с т ков т екс т а . П ят ое на жа т ие п риводит к выделение вс егот екс т а . 3. Выделит ь вес ь документ можно Ctrl+A или кома нда Прав к а / В ы д ели ть в се. 4. Р ежим выделения можно вклю ч ит ь двойным щ елч ком на индика т оре В Д Л в с т роке с ос т ояния. От мена выделения - щ елч ок мыш ь ю в лю бом мес т е документ а . В ы д елени етек стам ы ш ью П орядок выделени я т ест а м ыш ью сл еду ю щи й: 1. Щ елкнут ь на т ом мес т е, где должнона ч ина т ь с я выделение. 2. У держива я на жа т ой кла виш у Shift, щ елкнут ь мыш ь ю на мес т е, где выделение должноза ка нч ива т ь с я. Ред ак ти ров ани ев ы д еленноготек ста Следует п омнит ь , ч т о м ожно от к азат ься от операци й редак т и ровани я и ф орм ат и ровани я, вып олнив кома нду Прав к а / О тм ени ть или на жа в Ctrl+Z. Щ елч ок кноп ки О тм ени ть дела ет т оже с а мое. Ч т обы у дал и т ь выдел енный т ек ст на до вып олнит ь кома нду Прав к а/ У д али ть или на жа т ь кла виш у Delete. Ч т обы и зм ени т ь реги ст р бу к в в выдел енном ф рагм ент е на до вып олнит ь кома нду Ф орм ат/ Реги стр и ус т а новит ь п одходящ ий п ереклю ч а т ель в окне диа лога Реги стр. Кома нда Серв и с / Парам етры / вкла дка Прав к а п ри ус т а новленном фла жке Зам енять в ы д еленны й ф рагм ент при в в од е п озво-

13 ляет зам ени т ь выдел енный ф рагм ент новым т ек ст ом , п ри эт ом выделенный т екс т п рос т о ис ч еза ет , а на бра нный новый т екс т вс т а ет на мес т о уда ленного. Ес ли фла жок с нят , т о выделенный т екс т ос т а ет с я на мес т е, а новый т екс т вс т а вляет с я п еред выделенным. Перем ещ ени еи к опи ров ани етек ста Т екс т можно быст ро перем ещат ь и л и к опи роват ь с п омощ ь ю мыш и, с ледую щ им обра зом: 1. Выделит ь т екс т . 2. П омес т ит ь ука за т ель мыш и на выделенный фра гмент и на жа т ь левую кноп ку мыш и. 3. П ерет а щ ит ь выделенный фра гмент т екс т а на новое мес т о. Д л я к опи ровани я т ек ст а с и спол ьзовани е операци и перет аск и вани я сл еду ет нажат ь к л ави ш у Ctrl. Т екс т можно перет аск и ват ь и л и к опи роват ь с пом ощью бу ф ера обм ена. Д ля эт огона довып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: 1. Выделит ь т екс т . 2. Д ля п еремещ ения т екс т а с ледует вып олнит ь кома нду Прав к а / В ы резать или на жа т ь Ctrl+C. 3. У с т а новит ь курс ор в мес т овс т а вки т екс т а . 4. Вып олнит ь кома нду Прав к а/ В став и ть или Ctrl+V. Д ля вып олнения оп ера ц ий выреза ния, коп ирова ния и вс т а вки можновос п оль зова т ь с я кноп ка ми

И спользов ани ек опи лк и К о пи лк а - с п ец иа лизирова нный элемент а вт от екс т а , кот орому п рис воено имя ″к опи лк а″. Коп илка п озволяет уда лит ь нес коль ко фра гмент ов т екс т а из документ а , а за т ем вс т а вит ь с ра зу вс е эт и фра гмент ыв другое мес т одокумент а . Д л я создани я к опи л к и надо выпол ни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. Выделит ь фра гмент т екс т а . 2. На жа т ь Ctrl+F3, ч т обы уда лит ь выделенный фра гмент из т екс т а и п еренес т и егов коп илку. 3. П овт орит ь 1 и 2 п ункт ы для ка ждогофра гмент а , кот орый необходимоп омес т ит ь в коп илку. 4. У с т а новит ь курс ор в т ом мес т е, куда с ледует вс т а вит ь т екс т из коп илки и на жа т ь Shift+Ctrl+F3. Т екс т будет вс т а влен, а коп илка будет п ус т а . Пои ск и зам енатек ста

14 С п омощ ь ю окна диа лога Н айти можно быс т ро на йт и в документ е т екс т , форма т ирова ние или с п ец иа ль ные элемент ы. Д ля эт ого на довып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: 1. Выделит ь фра гмент т екс т а , в кот ором ос ущ ес т вляет с я п оис к. 2. Вып олнит е кома нду Прав к а / Н айти или на жа т ь Ctrl+F, выбра т ь вкла дку Н айти в окне диа лога Н айти и зам ени ть.

3. Д ля п роведения быс т рого п оис ка п ерейт и к п ункт у 4. Д ля за да ния доп олнит ель ных п а ра мет ров п оис ка ис п оль зует с я кноп ка Б ольш е. Можно за да т ь обла с т ь п оис ка в с п ис ке Н аправ лени е. 4. Ес ли т ребует с я на йт и оп ределенные с лова , т ос ледует их ввес т и в п оле Н айти . Д ля п оис ка нес т а нда рт ных с имволов на до вос п оль зова т ь с я кноп кой Специ альны й. 5. Д ля п оис ка оп ределенногоформа т а на жа т ь кноп ку Ф орм ат. 6. Д ля п оис ка с ледую щ еговхождения ис комогот екс т а или форма т ирова ния с ледует на жа т ь кноп ку Н айти д алее. 7. За крыт ь окнодиа лога кноп кой О тм ена. С п омощ ь ю кома нды Зам ени ть можно на ходит ь и за менят ь т екс т или п а ра мет ры форма т ирова ния. Кома нда Зам ени ть доп ус ка ет п оис к т екс т а , а т рибут ов форма т а или с оч ет а ния т екс т а с а т рибут а ми форма т ов. Чт обы зам ени т ь найденный т ек ст и /и л и и зм ени т ь его ат ри бу т ы ф орм ат и ровани я надо выпол ни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. Выделит ь фра гмент , ес ли на до п роизвес т и за мену в фра гмент е. 2. Вып олнит ь кома нду Прав к а / Зам ени ть или на жа т ь Ctrl+H, ч т обы от крыт ь вкла дку Зам ени ть окна диа лога Н айти и зам ени ть. 3. Д ля быс т рогоп оис ка с ис п оль зова нием п а ра мет ров, за да нных п ри п ос леднем ис п оль зова нии кома нды Зам ени ть п ерейт и к ш а гу 4. Ес ли нужно за да т ь доп олнит ель ные п а ра мет ры п оис ка , на жа т ь кноп ку Б ольш е и выбра т ь доп олнит ель ные п а ра мет ры.

15 4. Ес ли нужен конкрет ный т екс т , его с ледует ввес т и в п оле Н айти . 5. Ес ли для п оис ка нужен оп ределенный форма т , т о на до на жа т ь кноп ку Ф орм ат(курс ор в т екс т овом п оле Н айти ) и ука за т ь нужные а т рибут ыдля п оис ка . 6. Д ля за мены ис комого т екс т а с ледует ввес т и за мену в т екс т овом п оле Зам ени ть на. 7. Ес ли необходимо изменит ь а т рибут ы форма т а на йденного т екс т а с ледует убедит ь с я, ч т о курс ор на ходит с я в п оле Зам ени ть на, за т ем выбра т ь а т рибут ы форма т ирова ния оп ис а нным выш е с п ос обом. Ес ли п оле Зам ени ть на п ус т о и от с ут с т вую т выбра нные п а ра мет ры форма т ирова ния, т о вс е на йденные фра гмент ыт екс т а будут уда лены. 8. На жа т ь кноп ку Зам ени ть в се, в эт ом с луч а е будут за менены вс е на йденные экземп ляры т екс т а или форма т ирова ния. Кноп ка Н айти д алее п озволяет п рос мот рет ь п ервую п редла га емую за мену. 9. Ес ли на жа т а кноп ка Н айти д алее, Word выделяет п одходящ ий фра гмент т екс т а . Кноп кой Зам ени ть с ледует п роизвес т и за мену т екс т а или а т рибут ов форма т а и на йт и с ледую щ ий экземп ляр кноп кой Н айти . Способы перем ещ ени я под ок ум енту Сущ ес т вует ряд доп олнит ель ных п риемов п еремещ ения п о т екс т у, кот орые ока зыва ю т с я ос обенно п олезными п ри ра бот е с дос т а т оч ноболь ш ими документ а ми. Пом етк аи нахожд ени етек стас пом ощ ью зак лад ок За кла дки Word ис п оль зую т с я для п омет ки оп ределенных мес т документ а и быс т роговозвра т а к ним в да ль нейш ем. Д л я создани я зак л адк и надо выполни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. П омес т ит ь курс ор в п озиц ию , кот орую необходимо п омет ит ь или выделит ь фра гмент т екс т а . 2. Вып олнит ь кома нду В став к а / Зак лад к а или на жа т ь Ctrl+Shift+F5 для от крыт ия окна диа лога Зак лад к а.

16

3. Ввес т и в т екс т овое п оле И м я зак лад к и на зва ние за кла дки и на жа т ь кноп ку Д обав и ть. За кла дку в т екс т е можно с дела т ь видимой. Д ля эт ого ис п оль зует с я кома нда Серв и с / Парам етры / фла жок Зак лад к и на вкла дке В и д в груп п е фла жков Пок азать. Word выводит на мес т е за кла дки с имвол I, а п ри п омет ке фра гмент а т екс т а за клю ч а ет его в ква дра т ные с кобки. Д ля быс т рого п еремещ ения курс ора в мес т о, п омеч енное за кла дкой, кома нда Прав к а / Зак лад к а, в окне диа лога За кла дка выбра т ь имя, п рис военное за кла дке п ри п омет ке т екс т а и на жа т ь кноп ку Перейти . Ес ли п еред с озда нием за кла дки выделит ь фра гмент т екс т а , т о за кла дка будет от нос ит ь с я ковс ему фра гмент у. В эт ом с луч а е п ри п ереходе к за кла дке Word выделит фра гмент а вт ома т ич ес ки. К ом анд аПерейти Кома нда Перейти п редна зна ч ена для п еремещ ения курс ора (или выделения фра гмент а ) к конкрет ному мес т у документ а , на п ример, п омеч енному за кла дкой. Д ля эт ого ис п оль зует с я кома нда Прав к а / Перейти , Ctrl+G или кла виш а F5. Word от крыва ет вкла дку Перейти окна диа лога Н айти и зам ени ть. Д ля п ерехода к нужному мес т у документ а с ледует выбра т ь п одходящ ий т ип объект а из с п ис ка О бъек т переход а (на п ример, за кла дка или с т ра ниц а ), за т ем ввес т и номер или имя объект а в т екс т овом п оле (номер с т ра ниц ыили имя за кла дки) и на жа т ь кноп ку Перейти . При м ечани е! П ос ледова т ель ное на жа т ие с оч ет а ния кла виш Shift+F5 возвра щ а ет курс ор в п озиц ию п ос ледней, п редп ос ледней и

17 т .д. вс т а вок или реда кт ирова ния, т о ес т ь ос ущ ес т вляет с я возвра т на т ри п озиц ии на за д. В став к аги перссы лок и работас ни м и Ги перссыл к и – эт о новые возможнос т и Microsoft Office 97. Г ип ерс с ылка с вязыва ет фра гмент т екс т а , входящ ий в документ Word, с некот орым объект ом. Т а ким объект ом может быт ь : • друга я п озиц ия в т ом же с а мом документ е Word; • другой документ Word; • документ ыдругих п риложений; • документ ы, на ходящ иес я в Инт ернет . П ри щ елч ке на фра гмент е т екс т а , с кот орым с вяза на гип ерс с ылка , Word немедленно вызыва ет на экра н с оот вет с т вую щ ий объект . Д л я создани я ги перссыл к и надо выпол ни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. Выделит ь т екс т , с кот орым т ребует с я с вяза т ь гип ерс с ылку или ус т а новит ь курс ор в п озиц ию документ а , где Word долженвс т а вит ь с с ылку. 2. Вып олнит ь кома нду В став к а / Ги перссы лк а или Ctrk+K. П оявляет с я окнодиа лога Ги перссы лк а.

3. В т екс т овом п оле Св язать с ф айлом /URL ввес т и имя ц елевого документ а (т о ес т ь фа йла , кот орый должен от крыва т ь с я п ри а кт ивиза ц ии гип ерс с ылки) или а дрес узла Инт ернет а (на -

18 п ример: http:/www.microsoft.com для от крыт ия дома ш ней с т ра ниц ы Microsoft в Word Wide Web). Кноп ка О бзор п оможет от ыс ка т ь нужный фа йл. П ри ус т а новке фла жка И спользов ать д ля ги перссы лк и относи тельны й путь можно ввес т и п ут ь к фа йлу, ос нова нный на мес т она хождении т екущ его документ а . Ес ли эт от фла жок с нят , т о с ледует вводит ь п олный п ут ь . На п ример: Книга \Г ла ва 5 или С:\Мои документ ы\Книга \Г ла ва 5. 4. Ес ли на до, ч т обыгип ерс с ылка п риводила к конкрет ному мес т у в ц елевом документ е, с ледует на жа т ь кноп ку О бзор с п ра ва от п оля И м я объек тав д ок ум енте(в в од и ть необязательно) и выбра т ь нужный объект из п редложенного с п ис ка . На п ример, ес ли ц елевой фа йл являет с я документ ом Word, с ледует выбра т ь имя за кла дки, п рис военной да нному мес т у документ а (за кла дка п еред гип ерс с ылкой с озда ет с я). Ес ли ц елевым фа йлом являет с я книга Excel, т о на до ука за т ь конкрет ный лис т и, возможно, именова нный диа п а зонвнут ри эт огомес т а . 5. На жа т ь кноп ку Ok. Ес ли на ш а ге 1 был выделен т екс т овый фра гмент , Word п реобра зует егов т екс т гип ерс с ылки. Ес ли же т екс т не выделялс я Word с а м вс т а вляет т екс т гип ерс с ылки. Т а кой т екс т п редс т а вляет с обой п ут ь к фа йлу или Инт ернет - а дрес (URL), введенный в п оле Св язать с ф айлом /URL на ш а ге 3. Ему п рис ва ива ет с я вс т роенный с имволь ный с т иль Ги перссы лк а, кот орый п оумолч а нию оформляет с я п одч еркнут ым т екс т ом с инего ц вет а . Ес ли за держа т ь ука за т ель мыш и на д гип ерс с ылкой, онп ринима ет вид руки, и на экра не п оявляет с я п одс ка зка с п ут ем, к ц елевому документ у или а дрес ом. Ч т обы п ерейт и к ц елевому документ у - щ елкнут ь на п одч еркнут ом т екс т е. Ес ли гип ерс с ылка с вяза на с Инт ернет -а дрес ом, Word за п ус ка ет п рогра мму - броузер и от крыва ет в ней нужный узел. П ос ле от крыт ия ц елевого документ а ц вет гип ерс с ылки изменяет с я. Ф орм ати ров ани ед ок ум ентаWord А в том ати ческ оеф орм ати ров ани ед ок ум ентов Кома нда А в тоф орм ат форма т ирует документ , а на лизируя ка ждый а бза ц и на зна ч а я ему п одходящ ий сти ль, кот орый п редс т а вляет с обой на бор а т рибут ов форма т а с уника ль ным именем. На п ример, ес ли документ на ч ина ет с я с а бза ц а , с ос т оящ его из единс т венной с т роки т екс т а , кот ора я на ч ина ет с я с п роп ис ной буквыи не имеет зна ка п реп ина ния в конц е, т окома нда А в тоф орм атна зна ч а ет ему с т иль а бза ц а За головок 1 и на кла дыва ет оп ределенные а т рибут ы: от нос ит ель нокруп ный ра змер ш рифт а , п олужирные с имволы, до-

19 п олнит ель ные верт ика ль ные инт ерва лына д а бза ц ем и п од ним. П еред п ервым ис п оль зова нием кома нды А в тоф орм ат необходимо ука за т ь ка к она будет ра бот а т ь . Д ля эт огос ледует вып олнит ь кома нду Серв и с / А в тозам ена/ в к лад к аА в тоф орм ати ус т а новит ь нужные фла жки. Ес ли т ребует с я от форма т ирова т ь ч а с т ь документ а , т о с ледует выделит ь ее, ес ли вес ь документ - п рос т оус т а новит ь курс ор в лю бом мес т е документ а . Авт ом ат и ческ ое ф орм ат и ровани е выпол няет ся сл еду ющи м образом : 1. От крыт ь окно диа лога А в тоф орм ат кома ндой Ф орм ат / А в тоф орм ат. 2. На жа т ь кноп ку Парам етры , ес ли с ледует изменит ь п а ра мет рыА в тоф орм ата. 3. Выбра т ь из с п ис ка т ип ов документ ов нужный т ип . 4. У с т а новит ь п ереклю ч а т ель В есь д ок ум енти ли в ы д еленны й ф рагм ент. 5. На жа т ь кноп ку При нять в сеили О тм ени ть в се. А в том ати ческ оеф орм ати ров ани епри в в од е Д ля ос ущ ес т вления а вт ома т ич ес когоформа т ирова ния п ри вводе с ледует вып олнит ь кома нду Серв и с / А в тозам ена / вкла дка А в тоф орм атпри в в од е. За т ем ус т а новит ь фла жки т ех изменений, кот орые с ледует п оруч ит ь Word. На п ример, ес ли ус т а новит ь фла жок к п а ра мет ру При м енять при в в од ек грани цам , т оп ри вводе с т роки, с ос т оящ ей из т рех дефис ов (---), п одч еркива ний (___), зна ков ра венс т ва (===), Звездоч ек (***), и т .д. Word за менит с имволы в п ервом с луч а е на горизонт а ль ную ра мку: т онкой - для дефис ов, т олс т ой - для п одч еркива ния, двойной - для зна ка =, п ункт ирной - для ***. И спользов ани еби б ли отек и сти лей П ос ле т ого ка к а вт ома т ич ес кое форма т ирова ние документ а за верш ено, можно быс т ро изменит ь его внеш ний облик с п омощ ь ю библиот еки с т илей. Библиот ека с т илей вызыва ет с я кома ндой Ф орм ат/ Б и бли отек асти лей. П орядок работ ы в ок не ди ал ога Би бл и от ек а ст и л ей сл еду ющи й: 1. Выделит ь ш а блон, щ елкнув на нем. 2. Word п ока зыва ет резуль т а т п рименения ш а блона . 3. У с т а новит ь п ереклю ч а т ель для п рос мот ра т ип а от обра жа емой информа ц ии. 4. П ос ле выбора нужногош а блона на жа т ь кноп ку Ok.

20 П еред ис п оль зова нием библиот еки с т илей с ледует вып олнит ь кома нду А в тоф орм ат или вруч ную на зна ч ит ь а бза ц а м документ а с т а нда рт ные с т или Word ина ч е библиот ека ока зыва ет с я п ра кт ич ес ки бес п олезной. Н аложени ести лей На ложение вруч ную с т илей в т екс т е документ а может п ригодит ь с я для на зна ч ения а т рибут ов форма т а , на зна ч енных кома ндой А в тоф орм ат, или для с а мос т оят ель ного форма т ирова ния документ а без уч а с т ия кома нды(на п ример, вовремя ввода документ а ). Ст или Word делят с я на два кла с с а : с т или а бза ц ев и с т или с имволов (для выделения от дель ныхс имволов). На ложение с т илей имеет ряд п реимущ ес т в п еред неп ос редс т венным форма т ирова нием с имволов и а бза ц ев, т .к. с т или п озволяю т с экономит ь время, п ос коль ку одна кома нда на зна ч а ет ц елую груп п у а т рибут ов форма т а . Кроме т ого, с т или п озволяю т выдержа т ь единс т воформа т ирова ния. Н аложени ести лей абзацев Ст иль а бза ц а с одержит п олный на бор а т рибут ов форма т а с а мого а бза ц а и входящ их в него с имволов. П ри на ложении т а кого с т иля эт и а т рибут ып рис ва ива ю т с я т екс т у а бза ц а . Вс е а т рибут ы форма т а ра зделены в с т иле а бза ц а на ш ес т ь ка т егорий. Ка т егории с оот вет с т вую т кома нда м, с п омощ ь ю кот орых выбира ю т с я а т рибут ыформа т а . Ка т егория Ш рифт Я зык Абза ц Т а буляц ия Обра мление и за ливка Нумера ц ия

Ос новные а т рибут ыформа т а На зва ние ш рифт а , ра змер, на ч ерт а ние п одч еркива ние, эффект ы, ц вет , межс имволь ные инт ерва лы, а нима ц ия. Слова ри, с редс т ва п роверки гра мма т ики и орфогра фии. От с т уп ы, инт ерва лыс лева , с п ра ва , межс т роч ные инт ерва лы, выра внива ние, уп ра вление ра збивкой на с т ра ниц ы. П оложение и т ип п озиц ий т а буляц ии, дейс т вую щ ихв а бза ц е. Р а мки вокруг а бза ц ев и фонова я за ливка . Авт ома т ич ес кое от обра жение ма ркеров или нумера ц ия для а бза ц ев, входящ их в с п ис ок.

21 Чт обы нал ожи т ь на оди н и л и неск ол ьк о абзацев необходи м ый ст и л ь, сл еду ет выпол ни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. Выделит ь фра гмент ы. Ес ли ещ е не на ч а т ввод т екс т а в новый а бза ц , ус т а новит ь курс ор п еред ним. 2. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат / Сти ль. В п оявивш емс я диа логовом окне Сти ль выбра т ь нужное зна ч ение из с п ис ка . Ст или с п рефикс ом ¶ являю т с я с т илями а бза ц ев, с т или с п рефикс ом а - с т илями с имволов.

3. На жа т ь кноп ку При м ени ть для п рименения выбра нногос т иля. Н епосред ств енноеф орм ати ров ани еси м в олов Неп ос редс т венное форма т ирова ние с имволов п озволяет на иболее т оч ноуп ра влят ь внеш ним видом с имволов в документ е. Из 6 ка т егорий а т рибут ов форма т а , хра нящ ихс я в с т иле а бза ц а на с имволыможнона кла дыва т ь т оль ко2 ка т егории: ш рифт и язык. Д л я непосредст венного ф орм ат и ровани я си м вол ов надо выпол ни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. Выделит ь т екс т . 2. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат / Ш ри ф т. В окне диа лога Ш ри ф твыбра т ь нужные а т рибут ыформа т а . 3. Д ля ка т егории Я зы к выбра т ь кома нду Серв и с / Я зы к . 4. Д ля с нят ия на ложенных а т рибут ов форма т а с имволов и вос с т а новления оформления, ука за нного в с т иле а бза ц а , на до

22 выделит ь т екс т Ctrl+Shift+Z.

и на жа т ь

кла виш и Ctrl+Пробел или

Н епосред ств енное ф орм ати ров ани е абзацев . Неп ос редс т венное форма т ирова ние а бза ц ев ос ущ ес т вляет с я с п омощ ь ю окна диа лога А бзац, в кот орм можноза да ва т ь с ледую щ ие а т рибут ыформа т а а бза ц : • от с т уп ыи инт ерва лы(выра внива ние, от с т уп - горизонт а ль ное ра с п оложение т екс т а а бза ц а от нос ит ель но п олей документ а , инт ерва л п еред - кра с на я с т рока , инт ерва л п ос ле, межс т роч ный инт ерва л);

• п оложение на с т ра ниц е (за п рет вис яч их с т рок, не ра зрыва т ь а бза ц , не от рыва т ь от с ледую щ его, с новой с т ра ниц ы за п рет ит ь нумера ц ию с т рок, за п рет ит ь а вт ома т ич ес кий п еренос с лов. Д л я ф орм ат и ровани я абзацев необходи м о выпол ни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. П ос т а вит ь курс ор в а бза ц или выделит ь а бза ц . 2. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат/ А бзац. В окне диа лога А бзац выбра т ь нужные а т рибут ыформа т а .

23 К опи ров ани е атри б утов ф орм ата. В Microsoft Word п роц ес с форма т ирова ния фра гмент ов т екс т а можно ус корит ь коп ирова нием а т рибут ов форма т а . Д л я к опи ровани я ат ри бу т ов ф орм ат а надо выпол ни т ь сл еду ющи е дейст ви я: 1. Выделит ь т екс т , с одержа щ ий нужные а т рибут ы. Ес ли нужно с коп ирова т ь а т рибут ы форма т а а бза ц а , на до выделит ь а бза ц или ус т а новит ь курс ор в лю бое мес т о а бза ц а и на жа т ь Ctrl+Shift+C. 2. Выделит ь форма т ируемый т екс т или вес ь форма т ируемый а бза ц и на жа т ь Ctrl+Shift+V. Можно вос п оль зова т ь с я с т а нда рт ным п риемом коп ирова ния т екс т а , с коп ирова в с имвол а бза ц а ¶ из коп ируемого а бза ц а . Д ля эт ого с ледует вывес т и с имвол а бза ц а на экра н(кноп кой ¶ ) и п омес т ит ь его коп ию в новое мес т о документ а . Т а к ка к с имвол ¶ с одержит информа ц ию о с т иле, т о вес ь п редш ес т вую щ ий т екс т п олуч а ет с т иль и а т рибут ыа бза ц а , из кот орогобыл с коп ирова нс имвол. Разм ещ ени етек став к олонк ах и спи ск ах И спользов ани етабли ц Т а блиц ы Word являю т с я ис клю ч ит ель но мощ ным с редс т вом ра с п оложения т екс т а в с т рока х и колонка х. Ис п оль зова ние т а блиц обла да ет многими п реимущ ес т ва ми. На п ример, ес ли фра гмент т екс т а яч ейки не п омещ а ет с я на одной с т роке, т о Word а вт ома т ич ес ки с озда ет новую с т року и увелич ива ет выс от у яч ейки. Можно быс т ро п ерес т а вит ь с т роки и с т олбц ы, а т а кже п ривлеч ь внима ние к некот орым элемент а м т а блиц ыс п омощ ь ю гра ниц и фоновых за ливок. Необходимо от мет ит ь , ч т о в с луч а е вс т а вки с ложных т а блиц вмес т о т а блиц ы Word в документ луч ш е вс т а вит ь т а блиц у Excel (на п ример, в с луч а е п рис ут с т вия в т а блиц е с ложных формул, элемент ов с т а т ис т ич ес кого а на лиза или диа гра ммы). Чт обы вст ави т ь в док у м ент т абл и цу Excel, на дона жа т ь кноп ку Д обав и ть табли цу Excel на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов и п ерет а с кива нием ука за т еля выбра т ь колич ес т вос т рок и с т олбц ов. Т а блиц а Excel внедряет с я в документ Word, п ри эт ом п оль зова т ель п олуч а ет дос т уп к меню и п а нелям инс т румент ов Excel. В став к а табли цы в д ок ум ент. Чт обы создат ь т абл и цу в т ом мес т е, где на ходит с я курс ор, дос т а т оч нощ елкнут ь кноп ку В став и ть табли цу

на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов.

24 Нова я т а блиц а с ос т оит из с т рок и с т олбц ов с п ус т ыми яч ейка ми. Л инии, обра мляю щ ие яч ейки, обра зую т с ет ку. Сет ка обра зует с я гра ниц а ми - т онкими с п лош ными линиями, кот орые выводят с я на экра н и на п еч а т ь . Г ра ниц ы на п еч а т ь можно не выводит ь . Д л я вывода сет к и на эк ран ис п оль зует с я кома нда Т абли ца/ О тображать сетк у. В в од тек ста в табли цу. Ч т обы ввес т и т екс т в яч ейку т а блиц ы, с ледует щ елкнут ь на яч ейке и на бра т ь т екс т , ка к в обыч ном а бза ц е. П ри дос т ижении п ра вого кра я яч ейки Word а вт ома т ич ес ки п еренос ит т екс т и увелич ива ет выс от у яч ейки вс ей с т роки т а блиц ы. Ес ли п ри вводе т екс т а в яч ейку на жа т ь Enter, т о Word вс т а вляет новый а бза ц внут рь яч ейки. Ч т обы перем ест и т ь к у рсор в дру гу ю ячейк у , на до щ елкнут ь на яч ейке и вос п оль зова т ь с я кла виш а ми с ос т релка ми. Кла виш а Т ab ис п оль зует с я дл я перем ещени я в порядк е ст рок т абл и цы. П ерем ещени е к предыду щей ячейк е ос ущ ес т вляет с я с оч ет а нием кла виш Shift + Т ab. Когда курс ор на ходит с я в п ос ледней яч ейке т а блиц ы, т о, на жа в кла виш у Т ab, можнодобави т ь к т абл и це нову ю ст рок у . В став к а и уд алени е строк и столбцов ячеек . П еред т ем ка к вс т а влят ь или уда лят ь с т роки, с т олбц ы, яч ейки, необходимо п редва рит ель новыделит ь с оот вет с т вую щ ую ч а с т ь т а блиц ы. Я чейк а, ст рок а и л и ст ол бец выдел яют ся сл еду ющи м образом : Ч т обывыделит ь одну яч ейку, нужнощ елкнут ь здес ь

Ч т обывыделит ь с т року, щ елкнут ь здес ь

Ч т обывыделит ь с т олбец , на дощ елкнут ь здес ь

25

П ос ле выделения одной яч ейки, с т роки, с т олбц а , ис п оль зуя п рием п ерет а с кива ния, не от п ус ка я кноп ки, можнора с ш ирит ь выделение. Можно ус т а новит ь курс ор в яч ейке и, удержива я на жа т ой кла виш у Shift, на жима т ь кла виш и с ос т релка ми. Выделит ь вс ю т а блиц у можно на жа т ием кла виш и Alt+5 (5 - на ц ифровой кла виа т уре) п ри ус ловии, ч т оиндика т ор Num Lock на кла виа т уре не горит . Д обавл ени е цел ых ст рок и л и ст ол бцов к т абл и це прои сходи т сл еду ющи м образом : • Ч т обы вст ави т ь новые ст рок и в определ енном м ест е т абл и цы, с ледует выделит ь с т роки, на ходящ иес я неп ос редс т венно п од эт им мес т ом. П ри эт ом, колич ес т во выделяемых с т рок должнобыт ь ра вноколич ес т ву вс т а вляемых с т рок. На п ример: Ч т обывс т а вит ь две с т роки на д с т рокой Б, на довыделит ь с ледую щ ий фра гмент т а блиц ы

• Ч т обы вст ави т ь одну ст рок у , дос т а т оч ноус т а новит ь курс ор в лю бом мес т е с т роки. Д ля вс т а вки с т олбц ов выделит ь с п ра ва от мес т а вс т а вки с т оль ко с т олбц ов, с коль ко с ледует вс т а вит ь . . Щ елкнут ь кноп ку Д обав и ть строк и или Д обав и ть столбцы на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов. Д ля вс т а вки в т а блиц у с ущ ес т вует т оль коодна кноп ка , ноее на зва ние меняет с я в за вис имос т и от т ого, ч т о вс т а вляет с я (ч т о выделено). Ес ли курс ор п рос т о в т а блиц е, т о она нос ит на зва ние Д обав и ть строк у. Ес ли курс ор вне т а блиц ы, она п олуч а ет на зва ние Д обав и ть табли цу и п рименяет с я для с озда ния новых т а блиц в документ е. Кроме т ого, доба вит ь с т роки, с т олбц ы, яч ейки можноч ерез кома ндыконт екс т ногоменю , щ елкнув п ра вой кноп кой мыш и, когда курс ор на выделенном фра гмент е т а блиц ы. П ос ле на жа т ия Д ве новые вс т а вленные с т роки

26

В конц е ка ждой яч ейки с т оит ма ркер конц а яч ейки, а в конц е ка ждой с т роки - ма ркер конц а с т роки. Ес ли с дела т ь их видимыми, т а блиц а п римет с ледую щ ий вид:

Ма ркер конц а яч ейки

Ма ркер конц а с т роки

П ри вс т а вке с т рок необходимовклю ч а т ь в выделенный фра гмент ма ркеры конц а с т рок. Ч т обы вс т а вит ь в конец т а блиц ы с т олбец , п еред на жа т ием кноп ки Д оба вит ь с т олбец с ледует выделит ь с т олбец из ма ркеров конц ов с т рок. Д ля вклю ч ения с т роки в конец т а блиц ы на жа т ь кла виш у Т АБ в п ос ледней яч ейке. Ч т обы вс т а вит ь блок яч еек т а блиц ы, не с ос т а вляю щ их п олной с т роки или с т олбц а , с ледует п ос т уп ит ь т а к: 1. Выделит ь блок яч еек т а блиц ы, колич ес т вои ра с п оложение кот орыхс овп а да ет с колич ес т вом и ра с п оложением вс т а вляемых яч еек. 2. Щ елкнут ь кноп ку Д обав и ть ячейк и или т а кую кома нду в конт екс т ном меню . От крыва ет с я окнодиа лога Д обав лени еячеек .

3. У с т а новит ь п ереклю ч а т ель Сосд в и гом в прав оили Сосд в и гом в ни зили В став и ть целую строк у или В став и ть целы й столбец. Ч т обы уда лит ь из т а блиц ы с т роки, с т олбц ы или яч ейки, дос т а т оч но выделит ь их и вып олнит ь кома нду У д али ть строк и , У д али ть столбцы , У д али ть ячейк и в меню Т абли цаили т у же п роц едуру ч ерез конт екс т ное меню .

27 Ч т обы уда лит ь с одержимое с т рок, с т олбц ов, яч еек, но ос т а вит ь с а ми яч ейки, выделит ь их и на жа т ь кла виш у Delete. Регули ров к аразм ераячеек Ш ирина с т олбц а в т а блиц е изменяет с я п ерет а с кива нием линий с ет ки. Д ля регулирова ния ш ириныодной или нес коль ких яч еек с т олбц а с ледует их выделит ь и п ерет а щ ит ь линию с ет ки. В одном с т олбц е могут быт ь яч ейки ра зной ш ирины. Д ля изменения ш ирины от дель ного с т олбц а дос т а т оч но ус т а новит ь курс ор в лю бой яч ейке с т олбц а . За т ем с ледует вып олнит ь кома нду Т абли ца / В ы сота и ш и ри на ячейк и / вкла дка Столбец / на жа т ь кноп ку А в топод бор. Изменит ь выс от у от дель но взят ых яч еек в с т роке нель зя в от лич ие от с т олбц ов. Р егулировка выс от ы вс егда от нос ит с я ко вс ем яч ейка м с т роки. Можновыровнят ь ш ирину двух и более с т олбц ов, выровнят ь выс от у двух и более с т рок. Д ля эт ого: Т абли ца / В ы ров нять ш и ри ну столбцов или Т абли ца / В ы ров нять в ы соту строк , п редва рит ель новыделив их. Можноиз конт екс т ногоменю . И зм енени еори ентаци и тек став ячейк е Ч т обы изменит ь ориент а ц ию т екс т а в т а блиц е, с ледует выделит ь одну или нес коль ко яч еек (но не вес ь с т олбец или с т року вмес т е с ма ркером конц а с т роки), щ елкнут ь п ра вой кноп кой мыш и внут ри выделенного фра гмент а и вып олнит ь кома нду Н аправ лени е тек ста, за т ем выбра т ь в диа логовом окне Н аправ лени е тек ста нужную ориент а ц ию / Ok.

28 Перем ещ ени еи к опи ров ани естрок , столбцов и ячеек Ч т обы п еремес т ит ь на новое мес т о в т а блиц е ц елые с т роки и с т олбц ы, выделит ь их и мыш ь ю п ерет а щ ит ь . Д ля коп ирова ния удержива т ь на жа т ой кла виш у Ctrl. П ри выделении с т рок с ледует вклю ч а т ь ма ркер конц а с т рок, ина ч е будет п еремещ а т ь с я или коп ирова т ь с я т оль кос одержимое яч еек. С п омощ ь ю кома нд меню Т а блиц а от крыва ю т с я а ль т ерна т ивные возможнос т и для вс т а вки и изменения т а блиц , кроме т ого эт о меню п редс т а вляет доп олнит ель ные оп ера ц ии. К ом анд ы м еню Т абли цаи и х д ейств и я 1. На рис ова т ь т а блиц у 2. Д оба вит ь 3. У да лит ь 4. Объединит ь яч ейки 5. Р а збит ь яч ейки 6. Выделит ь с т року 7. Выделит ь с т олбец 8. Выделит ь т а блиц у 9. Авт оформа т 10. Выровнят ь выс от у с т рок 11. Выровнят ь ш ирину с т олбц ов 12. Выс от а и ш ирина яч ейки 13. За головки 14. П реобра зова т ь в т екс т 15. Сорт ировка 16. Ф ормула

17. Р а збит ь т а блиц у 18. Сет ка

Вс т а вляет новую т а блиц у, новые с т роки, с т олбц ыили яч ейки в с ущ ес т вую щ ую . У да ляет выделенные с т роки, с т олбц ы, яч ейки.

П о обра зц у одного из с т а нда рт ных форма т ов.

Д ля ра змещ ения за головка в на ч а ле в верхней ч а с т и новой с т ра ниц ы, ес ли п роизош ел ра зрыв т а блиц ы. У да ляет выделенную т а блиц у и п реобра зует ее т екс т в обыч ные а бза ц ы. Сорт ирует с одержимое с т рок т а блиц ы Вс т а вляет в яч ейки т а блиц ы формулы. Ф ормула п ока зыва ет резуль т а т ма т ема т ич ес ких выч ис лений на д ч ис ла ми из яч еек т а блиц ы (ка к п рос т ейш а я элект ронна я т а блиц а ). Р а зделяет т а блиц у на две и вс т а вляет между ними а бза ц обыч ногот екс т а . П ри ус т а новке фла жка кома нда меню на зыва ет с я Ск ры ть сетк у, а п ри с нят ии О тображать сетк у.

29

Созд ани егазетны х к олонок В га зет ных колонка х т екс т п ереходит с низа одной колонки на верх другой, ка к в га зет а х и журна ла х. Ес ли Вы хот ит е увидет ь колонки на экра не, с ледует п ереклю ч ит ь с я в режим ра змет ки или п редва рит ель ногоп рос мот ра . В обыч ном режиме т екс т вс егда выводит с я в одну колонку. Г а зет ные колонки с озда ю т с я кноп кой К олонк и на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов или в окне диа лога К олонк и . Созд ани егазетны х к олонок к нопк ой К олонк и Ч т обы быс т ро с озда т ь во вс ем документ е или в его ч а с т и колонки ра вной ш ирины, с ледует п ос т уп ит ь с ледую щ им обра зом: 1. П ри с озда нии колонок в ч а с т и документ а выделит ь ее. П ри с озда нии колонок во вс ем документ е ус т а новит ь курс ор в лю бом его мес т е. 2. Щ елкнут ь кноп ку К олонк и и п ерет а щ ит ь выделение, ч т обы ука за т ь нужное колич ес т воколонок (от 1 до6): Word ра збива ет выделенный т екс т или вес ь документ на ука за нное ч ис ло колонок. Они имет ь ра вную ш ирину и ра зделяю т с я инт ерва лом в 0,5 дю йма . Ес ли на 1 эт а п е была выделена ч а с т ь документ а , Word вс т а вляет п еред выделенным фра гмент ом и п ос ле него разры в ы разд елов ; эт о зна ч ит , ч т о выделенный т екс т п омещ а ет с я в от дель ный ра здел документ а , в кот ором и с озда ю т с я га зет ные колонки. Созд ани егазетны х к олонок в ок нед и алогаК олонк и Э т оокноп редос т а вляет с ледую щ ие возможнос т и: − с озда ние колонок ра злич ной ш ирины; − ука за ние т оч ной ш ирины ка ждой колонки и инт ерва ла между ней и с ледую щ ей колонкой; − п ринудит ель ное с охра нение одина ковой ш ирины колонок, да же ес ли с а ма эт а ш ирина будет менят ь с я в будущ ем; − доба вление верт ика ль ных ра зделит ель ных линий между колонка ми. Д ля с озда ния колонок с ледует вып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: 1. Выделит ь ч а с т ь документ а . П ри ус т а новлении колонок от оп ределенного мес т а т екс т а до конц а ус т а новит ь курс ор в эт о мес т о. Д ля с озда ния колонок во вс ем документ е ус т а новит ь курс ор в лю бом мес т е документ а . 2. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат / К олонк и . П оявляет с я окно диа лога К олонк и .

30

3. У ка за т ь в с п ис ке При м ени ть, ка кую ч а с т ь документ а с ледует ра збит ь на колонки: К в ы д еленном у тек сту, К ов сем у д ок ум енту или Д ок онцад ок ум ента. 4. Оп ределит ь п а ра мет рыра с п оложения колонок. − Ст а нда рт ное ра с п оложение за да ет с я с п омощ ь ю элемент ов груп п ыТ и п. − Д ля с озда ния нес т а нда рт ногора с п оложения с ледует выбра т ь колич ес т во колонок в п оле Чи слок олонок , за т ем ука за т ь для ка ждой из колонок ш ирину и инт ерва л между ней и с ледую щ ей колонкой. 5. Д ля с охра нения ра вной ш ирины колонок ус т а новит ь фла жок К олонк и од и нак ов ой ш и ри ны . 6. У с т а новит ь фла жок Разд ели ть для доба вления верт ика ль ной линии между колонка ми. Ч т обы за с т а вит ь Word п еренес т и т екс т за курс ором в на ч а ло новой колонки, ус т а новит ь фла жок Н ов ая к олонк а, нот оль ков т ом с луч а е, когда в с п ис ке При м ени ть с т оит Д ок онцад ок ум ента. Н астройк ак олонок П ос ле с озда ния га зет ных колонок можно менят ь их ш ирину, вс т а влят ь ра зрывы и на с т ра ива т ь п а ра мет ры. Д ля изменения ш ирины колонок п ерейт и в режим ра змет ки кома ндой В и д / Разм етк а страни ц и п ерет а щ ит ь м арк ер к олонк и на горизонт а ль ной линейке. Ес ли в окне диа лога К олонк и ус т а новлен фла жок К олонк и од и нак ов ой ш и ри ны , т о п ерет а с кива ние лю бого ма ркера п риводит одновременному изменению ш иринывс ехколонок. Вс т а вка разры в а к олонк и в лю бом ее мес т е за с т а вляет Word п еренес т и т екс т в с ледую щ ую колонку. Д ля эт огоп еремес т ит ь курс ор

31 в т о мес т о колонки, где должен быт ь ра зрыв и вып олнит ь кома нду В став к а / Разры в и ус т а новит ь п ереклю ч а т ель Н ов ую к олонк у или на жа т ь Ctrl+Shift+Enter. Можноза п рет ит ь ра зрыв колонки в а бза ц е, вып олнив Ф орм ат / А бзац / вкла дка Положени енастрани це / фла жок Н еотры в ать от след ую щ его. Созд ани ем арк и ров анны х и нум еров анны х спи ск ов Word п озволяет с озда ва т ь в с воих документ а х ма ркирова нные, нумерова нные и многоуровневые с п ис ки - для эт огоWord вс т а вляет в документ е ма ркеры или нумера ц ию с нужными от с т уп а ми. Соот вет с т вую щ ие, а вт ома т ич ес ки с озда ва емые с т или от нос ят с я к а т рибут а м форма т а а бза ц ев. В от лич ие от с имволов ма ркеров и нумера ц ии, доба вляемых вруч ную , эт и с имволы нель зя на п рямую реда кт ирова т ь в а вт ома т ич ес ки с озда ва емых с п ис ка х. Кроме т ого, п ри п ерес т а новке а бза ц ев в нумерова нном с п ис ке Word с а м егонумерует . П римерыт рех с п ис ков: Ма ркирова нные с п ис ки • Word вс т а вляет в на ч а лока ждогоа бза ц а с п ец иа ль ный с имвол - ма ркер. • Выне может е реда кт ирова т ь его. • Word ус т а на влива ет в ка ждом а бза ц е от с т уп . Нумерова нные с п ис ки Многоуровневые с п ис ки 1. Word вс т а вляет номер в на ч а ло а б- I. Возможнос т и. за ц а с от с т уп ом. А. Р а змещ ение т екс т а в с т рукт ур2. Нель зя егореда кт ирова т ь . ном форма т е 3. П ри вс т а вке или уда лении а бза ц а В. Word а вт ома т ич ес ки вс т а вляет Word обновляет нумера ц ию с а м. буквыи ц ифры II. П риемы А. Абза ц ы п реобра зую т с я в многоуровневый с п ис ок в окне Сп ис ок. В. У ровень а бза ц а в с п ис ке выбира ет с я щ елч ком на кноп ка х У м еньш и ть отступ или У в ели чи ть отступ СП

32 Ма ркирова нные или нумерова нные с п ис ки с озда ю т с я с п омощ ь ю п а нели инс т румент ов форма т ирова ния или в окне диа лога Спи сок . П ос коль ку ма ркеры и нумера ц ия являю т с я а т рибут а ми форма т а а бза ц а , т о их можно вклю ч ит ь в с т иль а бза ц а или с коп ирова т ь в другой а бза ц . Созд ани е м арк и ров анны х и нум еров анны х спи ск ов с пом ощ ью панели и нструм ентов ф орм ати ров ани я Кноп ка Ма ркеры или Нумера ц ия на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов п редос т а вляю с а мую быс т рую возможнос т ь с озда ния с п ис ков в Word. Д ля эт ого: 1. Ввес т и с п ис ок. На жа т ь Enter в конц е ка ждогоэлемента. 2. Выделит ь вс е а бза ц ыс п ис ка . 3. Щ елкнув кноп ку М арк еры или Н ум ераци я, ч т обыоформит ь в виде нужногос п ис ка . Ес ли ус т а новит ь курс ор в конец нумерова нного или ма ркирова нного а бза ц а в с п ис ке и на жа т ь Enter, новый а бза ц будет нумерова нным или ма ркирова нным. Ес ли же Enter на жа т ь два жды без ввода т екс т а в новый а бза ц , т оновый а бза ц не будет ма ркирова нным или нумерова нным. Ч т обы убра т ь ма ркеры или номера , нужно выделит ь а бза ц ы и с нова щ елкнут ь кноп ки М арк еры или Н ум ераци я. На ч а ль ный номер в с п ис ке выбира ет с я в окне диа лога Спи сок . Я ч ейки в т а блиц е можноп ронумерова т ь . Д ва с п ос оба : 1. Ес ли т ребует с я п еренумерова т ь т оль ко п ервую яч ейку в ка ждой с т роке, выделит ь п ервый с т олбец п еред на жа т ием кноп ки Н ум ераци я. 2. Ес ли т ребует с я п еренумерова т ь вс е яч ейки с т рок, т о выделит ь ихи на жа т ь кноп ку Н ум ераци я. Созд ани е м арк и ров анны х и нум еров анны х спи ск ов в ок нед и алогаСпи сок Э т от режим п редос т а вляет п оль зова т елю боль ш е доп олнит ель ных возможнос т ей: − выбор с имвола ма ркера для ма ркирова нных с п ис ков; − выбор на ч а ль ногономера для нумерова нногос п ис ка ; − изменение внеш него вида и п оложения ма ркера или нумера ц ии; − с озда ние многоуровневых с п ис ков для с т рукт урного форма т ирова ния документ а .

33 Д ля эт ого. 1. Выделит ь вс е а бза ц ыс п ис ка . 2. От крыт ь окно диа лога Сп ис ок кома ндой Ф орм ата / Спи сок .

Сущ ес т вует другой с п ос об ч ерез конт екс т ное меню . Д ля эт ого щ елкнут ь п ра вой кноп кой мыш и, когда курс ор с т оит в выделенном форма т е, вып олнит ь кома нду Спи сок . 3. Д ля с озда ния ма ркирова нного с п ис ка выбра т ь вкла дку М арк и ров анны й. Д ля с озда ния нумерова нногос п ис ка - вкла дка Н ум еров анны й. Д ля с озда ния многоуровневого с п ис ка - вкла дка М ногоуров нев ы й. Многоуровневые с п ис ки п озволяю т орга низова т ь т екс т в с т рукт уру. П ос ле ее п рименения можноизменит ь уровень лю богоа бза ц а . Д ля п онижения уровня а бза ц а ус т а новит ь курс ор в а бза ц е и на жа т ь кла виш и Alt + Shift + или кноп ку У в ели чи ть отступ. Д ля п овыш ения уровня а бза ц а ус т а новит ь курс ор в а бза ц , на жа т ь кла виш и Alt + Shift + или кноп ку У м еньш и ть отступ. Сорти ров к аспи ск ов и табли ц Word умеет с орт ирова т ь элемент ы с п ис ков, с ос т оящ их из п ос ледова т ель нос т и а бза ц ев, а т а кже с т роки т а блиц . Д ля эт ого. 1. Выделит ь вс е а бза ц ы с п ис ка , с одержа щ ие, на п ример, от дель ное с лово, т елефон, имя и т .д. 2. Вып олнит ь кома нду Т абли ца / Сорти ров к а.

34

3. В окне диа лога Сорти ров к а т екс т а в с п ис ке Сорти ров ать выбра т ь ч а с т ь т екс т а , кот ора я будет ис п оль зова т ь с я в ка ч ес т ве крит ерия с орт ировки: а бза ц , ч а с т ь а бза ц а - П оле 1 или П оле 2 ... 4. На п ример: Д лянИва н31-44-82 5. П ла нП а вел 33-40-48 6. Д эн Ст еп а н 71-25-46 с орт ировка п оп олю П оле 3. П оля ка к ч а с т и а бза ц а ра зделяю т с я - т а буляц ией, за п ят ыми или др. с имвола ми. Сорт ирова т ь можно п о т рем п олям в с п ис ка х Затем . За т ем выбира ет с я для с орт ировки Т и п, Пов озрастани ю (убыва нию ). Со с т рокой за головка или без. Кроме т ого, можно за да т ь некот орые п а ра мет ры(ла б. ра б.) Т оже с а мое от нос ит с я к с орт ировке т а блиц . − Word с орт ирует т оль ков верт ика ль ном п орядке. − В с п ис ка х Сорти ров ать и Затем в ка ч ес т ве крит ерия с орт ировки выбира ю т с я с т олбц ыт а блиц ы. − В окне диа лога Парам етры сорти ров к и можно ус т а новит ь фла жок Т ольк остолбцы , ч т обы Word с орт ирова л яч ейки т оль ко в выделенных с т олбц а х. И спользов ани еграни ц и зали в к и Г ра ниц ы и фонова я за ливка п рименяю т с я для п ривлеч ения внима ния к оп ределенной ч а с т и документ а . Их можноп рименит ь к фра гмент а м т екс т а , а бза ц а м, от дель ным яч ейка м и ц елым т а блиц а м. Word может вывес т и ра мку вокруг вс ей с т ра ниц ыдокумент а . Ч т обы п рименит ь гра ниц ы и за ливку к п ереч ис ленным выш е элемент а м можновос п оль зова т ь с я п а нель ю инс т румент ов Т абли цы и грани цы или окном диа лога Грани цы и зали в к аР а мки вокруг с т ра ниц ы с озда ю т с я т оль ко в окне диа лога Грани цы и зали в к а. Г ра ни-

35 ц ы и за ливка п римененные к а бза ц у, являю т с я а т рибут а ми форма т а , п оэт ому их можнокоп ирова т ь или дела т ь элемент а ми с т иля а бза ц а . Созд ани е обрам лени я и зали в к и с пом ощ ью панели и нструм ентов Т абли цы и грани цы Вывес т и эт у п а нель на экра нможно с п омощ ь ю кома нды В и д / Панели и нструм ентов . За т ем 1. Выделит ь с оот вет с т вую щ ий фра гмент т екс т а . 2. За т ем выбра т ь т ип , т олщ ину, ц вет линии, т ип гра ниц из с оот вет с т вую щ их с п ис ков на п а нели инс т румент ов Т абли цы и Грани цы . Многокра т ное вып олнение выбора т ип а гра ниц п озволяет на ложит ь нес коль ко гра ниц . Ч т обы оформит ь выделенный а бза ц или яч ейку т а блиц ы за ливкой, щ елкнут ь с т релку рядом с кноп кой Ц в етзали в к и , выбра т ь ц вет . Созд ани еобрам лени я и зали в к и в ок нед и алогаГрани цы и зали в к а Э т от режим п редс т а вляет с ледую щ ие доп олнит ель ные возможнос т и: − с озда ние гра ниц с ″т еневым ″ или объемным эффект ом; − выбор ра с с т ояния между гра ниц ей и т екс т ом; − выбор узора и фона за ливки; − ра змещ ение гра ниц ына вс ей с т ра ниц е документ а . Д ля эт ого. 1. Выделит ь нужный элемент : фра гмент т екс т а , не вклю ч а я в выделение с имвол а бза ц а , а бза ц или нес коль ко с с имволом а бза ц а , яч ейку или нес коль ко. 2. Кома нда Ф орм ат/ Грани цы и зали в к а. 3. П ерейт и на вкла дку Грани ца в окне диа лога гра ниц ы и за ливка .

36

4. Вып олнит ь с оот вет с т вую щ ие дейс т вия во вкла дке Грани ца. 5. Когда гра ниц ыв обла с т и О бразец п римут нужный вид Ok. За ливка п рименяет с я с ледую щ им обра зом. 1. Кома нда Ф орм ат / Грани цы и зали в к а / вкла дка Зали в к а. 2. Вып олнит ь с оот вет с т вую щ ие дейс т вия во вкла дке Зали в к а. О брам лени естрани ц 1. Кома нда Ф орм ат / Грани цы и зали в к а / вкла дка Страни ца. 2. Ф орма т ирова т ь гра ниц ы с ледует до т ех п ор, п ока Обра зец не п римет нужный вид. РА ЗРА Б О Т К А В Н Е Ш Н Е ГО В И Д А СТ РА Н И Ц Р а с с мот ренные ниже п роц едуры ра бот ы с т екс т овым реда кт ором Word п озволят на уч ит ь с я вып олнят ь вс т а вку номеров с т ра ниц , вс т а вку колонт ит улов, на с т ройку п а ра мет ров с т ра ниц , ра змещ ение т екс т а на с т ра ниц а х, вс т а вку гра фики, п редва рит ель ный п рос мот р и п еч а т ь документ ов.

37 В став к аном еров страни ц Окно диа лога Н ом ерастрани ц с лужит для быс т рой нумера ц ии с т ра ниц в документ е. В обыч ном режиме п рос мот ра номера с т ра ниц не видны, они п оявляю т с я в режиме ра змет ки и п редва рит ель ного п рос мот ра , а т а кже п ри п еч а т и. П ри доба влении нумера ц ии в режиме окна диа лога Н ом ерастрани ц Word с озда ет п рос т ой колонт ит ул, с ос т оящ ий т оль коиз номера с т ра ниц ы. Д ля вклю ч ения режима нумера ц ии с т ра ниц в документ е нужно. 1. Вып олнит ь кома нду В став к а / Н ом ера страни ц. От крыва ет с я окнодиа лога Н ом ерастрани ц.

2. В с п ис ке Положени е эт ого окна выбра т ь зна ч ение для ра змещ ения номера с т ра ниц ы: В в ерху страни цы или В ни зу страни цы . 3. В с п ис ке В ы рав ни в ани е выбра т ь п оложение нумера ц ии в колонт ит уле: Слев а, Справ а, О тцентра, В нутри (ра с п ола га ет нумера ц ию с п ра ва на ч ет ныхи с лева на неч ет ных), Снаружи (на оборот ). 4. Снят ие фла жка Н ом ер на перв ой страни це убира ет нумера ц ию с п ервой с т ра ниц ы. 5. Д ля изменения с т иля нумера ц ии от крыт ь окно Ф орм ат ном ера страни цы , на жа т ием кноп ки Ф орм ат в окне диа лога Н ом ера страни цы . Ч т обыизменит ь или от клю ч ит ь нумера ц ию с т ра ниц , вып олнит ь кома нду В и д / К олонти тулы . Д а же нес мот ря на т о, ч т о номера с т ра ниц от обра жа ю т с я в режиме ра змет ки, для их реда кт ирова ния необходимо вып олнит ь кома нду К олонти тулы или с дела т ь двойной щ елч ок на обла с т и с оот вет с т вую щ егоколонт ит ула . Нумера ц ия с т ра ниц , за да нна я в окне диа лога Н ом ерастрани ц, от нос ит с я ковс ем ра здела м документ а . Т ем не менее для оп ределенного ра здела можно п ода вит ь вывод номера на п ервой с т ра ниц е (ш а г 4) или на ч а т ь нумера ц ию с п роизволь ного номера (ш а г 5). Д ля эт ого ус т а новит ь курс ор в нужном ра зделе п еред от крыт ием окна диа лога Н ом ерастрани ц. Ч т обыра збит ь документ на ра зделы, ус т а новит ь курс ор в мес т е, где с ледует п олуч ит ь конец ра здела и вып олнит ь кома нду В став к а / Разры в и выбра т ь с оот вет с т вую щ ий п ереклю ч а т ель . П оявляет с я ли-

38 ния Р а зрыв ра здела (на т екущ ей с т ра ниц е). Ч т обыуда лит ь ра зрыв ра здела , дос т а т оч новыделит ь егома ркер и на жа т ь кла виш у Delete. В став к ак олонти тулов Ес ли номера с т ра ниц в документ е были уже п рос т а влены с п омощ ь ю окна диа лога Н ом ера страни ц, т о оп ис а нные ниже п риемы п озволят изменит ь , доба вит ь или уда лит ь колонт ит улы. Д ля ра бот ы с колонт ит ула ми с ледует . 1. Вып олнит ь кома нду В и д / К олонти тулы . Word с оверш а ет с ледую щ ие дейс т вия: − п ереклю ч а ет с я в режим ра змет ки; − п омеч а ет обла с т и колонт ит улов на с т ра ниц е п ункт ирными линиями и а кт ивизирует их, ч т обывымогли с ними ра бот а т ь ; − блокирует вес ь т екс т за п редела ми колонт ит улов; − от крыва ет п а нель К олонти тулы , с одержа щ ую инс т румент ы для ра бот ыс колонт ит ула ми. Сов ет! Ес ли вы на ходит ес ь в режиме ра змет ки, а колонт ит ул уже с одержит т екс т , т о для ра бот ы с ним дос т а т оч ендвойной щ елч ок в егот екс т е. 2. Д ля ус т а новки курс ора в верхний или нижний колонт ит ул на жа т ь кла виш и ↑ или ↓ или кноп ку в п а нели К олонти тулы . 3. На бра т ь т екс т колонт ит ула в с оот вет с т вую щ ей обла с т и (п ункт ирна я ра мка ). Колонт ит ул может с одержа т ь нес коль коа бза ц ев, кот орые реда кт ирую т с я ка к обыч ный т екс т . Д ля выделения колонт ит ула на с т ра ниц е ра мкой с лужит кома нда Ф орм ат/ Грани цы и зали в к а. Кроме т ого для выделения колонт ит ула можно п рименит ь ос обый ш рифт , ра змер с имволов и т .д. На жа т ие кла виш и Т АВ выра внива ет т екс т п о одной из двух с т а нда рт ных п озиц ий т а буляц ии; в п ервом с луч а е - п о ц ент ру колонт ит ула , а во вт ором - п о п ра вому кра ю . Д ля уда ления колонт ит ула дос т а т оч ноубра т ь вес ь т екс т из с оот вет с т вую щ ей обла с т и. В т екс т колонт ит ула можно вс т а вит ь номер с т ра ниц ы, общ ее колич ес т вос т ра ниц в документ е, т екущ ую да т у и время. Д ля эт огоус т а новит ь курс ор в нужное мес т о и на жа т ь одну из с оот вет с т вую щ их кноп ок на п а нели инс т румент ов К олонти тулы . В колонт ит ул можно вс т а вит ь ра злич ные с лужебные с ведения. Д ля эт ого щ елкнут ь с т релку, ука зыва ю щ ую вниз, рядом с кноп кой В став и ть ав тотек ст и выбра т ь нужный элемент из п одменю . 4. П ос ле т ого ка к с озда ние или изменение колонт ит улов за верш ено, щ елкнут ь кноп ку Зак ры ть на п а нели инс т румент ов К олонти тулы . Word а вт ома т ич ес ки на зна ч а ет верхним колонт ит ула м с т иль

39 В ерхни й к олонти тул, нижним - с т иль Н и жни й к олонти тул, а номера м с т ра ниц внут ри колонт ит улов - с т иль ??????? Н ом ерстрани цы . Т а ким обра зом, модифика ц ия одного из эт их с т илей п озволяет изменит ь форма т колонт ит улов или номеров с т ра ниц вовс ем документ е. Кноп ка Ф орм ат ном ера страни цы на п а нели инс т румент ов К олонти тулы от крыва ет окно диа лога Ф орм ат ном ера страни цы , в кот ором можновып олнит ь изменения, оп ис а нные выш е. И зм енени еразм еров и перем ещ ени ек олонти тулов Можно изменит ь ра змер колонт ит ула и его п оложение, а т а кже ра с п оложит ь ч а с т ь колонт ит ула за п редела ми обла с т и. Ч т обы изменит ь п оложение верхней или нижней гра ниц ы колонт ит ула вывес т и верт ика ль ную линейку (ес ли ее нет ) кома ндой В и д / Разм етк а страни цы , за т ем кома нда Серв и с / Парам етры / вкла дка В и д / фла жок В ерти к альная ли нейк аи п ерет а щ ит ь ма ркер на верт ика ль ной линейке.

Ч т обы от регулирова т ь верт ика ль ное п оложение обла с т и колонт ит ула , с ледует изменит ь ра с с т ояние от кра я до колонт ит ула на вкла дке Поля окна диа лога Парам етры страни цы . Можно ч а с т ич но или п олнос т ь ю вс т а вит ь т екс т колонт ит ула в Н ад пи сь и п ерет а щ ит ь ее в лю бое мес т о с т ра ниц ы. Д ля эт ого кома нда В и д / К олонти тулы и за т ем вс т а вит ь в документ на дп ис ь . Изменит ь эт от т екс т можно т оль ко ч ерез кома нду К олонти тулы . Номера , вс т а вленные кома ндой Н ом ера страни ц, а вт ома т ич ес ки п омещ а ю т с я в на дп ис ь , ч т обыможнобылоихп ерет а щ ит ь в лю бое мес т о. Разли чны ек олонти тулы в д ок ум енте

40 Сущ ес т вует нес коль ко с п ос обов для от обра жения в документ е ра злич ныхколонт ит улов. I. Сп ос об На п ример, можно с озда т ь от лич а ю щ ейс я колонт ит ул для п ервой с т ра ниц ыдокумент а или ра здела . Д ля эт ого. 1. Ес ли документ ра збит на нес коль ко ра зделов, ус т а новит ь курс ор в т ом из них, в кот ором с ледует с озда т ь нес т а нда рт ный колонт ит ул п ервой с т ра ниц ы. 2. Вып олнит ь кома нду В и д / К олонти тулы . 3. Щ елкнут ь кноп ку Парам етры страни цы на п а нели инс т румент ов К олонти тулы и выбра т ь вкла дку М ак етв окне диа лога Парам етры страни цы . 4. У с т а новит ь в груп п е Разли чать к олонти тулы фла жок Перв ой страни цы и на жа т ь Ok. II. Сп ос об Можно за да т ь ра злич ные колонт ит улы для ч ет ных и неч ет ных с т ра ниц . На п ример, на левой с т ра ниц е - на зва ние книги, на п ра вой на зва ние гла вы. Д ля эт ого. 1. Вып олнит ь кома нду В и д / К олонти тулы . 2. Щ елкнут ь кноп ку Парам етры страни цы на п а нели инс т румент ов К олонти тулы и выбра т ь в окне диа лога Парам етры страни цы вкла дку М ак ет. 3. У с т а новит ь в груп п е Разли чать к олонти тулы фла жок Четны х и нечетны х страни ц и на жа т ь Ok. Колонт ит ул п ервой с т ра ниц ы ус т а на влива ет с я для от дель ного ра здела , а колонт ит ул ч ет ных и неч ет ных с т ра ниц на вес ь документ . III. Сп ос об Созда ние ра злич ных колонт ит улов в ра зных ра здела х вып олняет с я т а к: 1. У с т а новит ь курс ор в верхнем или нижнем колонт ит уле т ого ра здела , в кот ором с ледует с озда т ь от лич а ю щ иес я колонт ит улы. 2. Вып олнит ь кома нду В и д / К олонти тулы . 3. Щ елкнут ь на кноп ке К ак в пред ы д ущ ем разд еле, ч т обыс дела т ь ее неа кт ивной. Т еп ерь можно изменят ь колонт ит улы выбра нного ра здела , не за т ра гива я вс его ос т а ль ного. Д ля быс т рого п ерехода к колонт ит улу с оот вет с т вую щ ей с т ра ниц ы можно вос п оль зова т ь с я кноп ка ми на п а нели инс т румент ов К олонти тулы .

41 Н астройк апарам етров страни ц С п омощ ь ю окна диа лога Парам етры страни цы можно ус т а новит ь : п оля документ а , ра змер бума ги, верт ика ль ное выра внива ние т екс т а на с т ра ниц е, нумера ц ию с т рок. Д ля эт ого. 1. Выделит ь ч а с т ь документ а для изменения одним из извес т ныхс п ос обов. 2. Вып олнит ь кома нду Ф айл / Парам етры страни цы . В окне диа лога Парам етры страни цы ч ет ыре вкла дки: Поля, Разм ер бум аги , И сточни к бум аги , М ак ет.

3. Выбра т ь из с п ис ка При м ени ть ч а с т ь документ а , в кот орой с ледует п роизвес т и изменения. Ес ли выбра но зна ч ение Д ок онца д ок ум ентаWord вс т а вляет ра зрыв ра здела в т ом мес т е, где курс ор, ес ли - К в ы д еленном у тек сту Word вс т а вляет ра зрывы в на ч а ло и конец выделенногофра гмент а . 4. Выбра т ь нужные зна ч ения а т рибут ов с т ра ниц ы. Р а с с мот рим их. Н астройк аполей 1. Выбра т ь вкла дку Поля окна диа лога . 2. Ес ли п еч а т ь на обоих с т орона х бума ги и п оля на ра зворот е должны быт ь с иммет рич ны, т о ус т а новит ь фла жок Зерк альны еполя. 3. У ка за т ь ра змеры п олей с т ра ниц ы, обыч но: В ерхнее - 2,5, Н и жнее - 2, Лев ое - 3, Прав ое - 1. П ри фла жке Зерк альны еполя мет ки за меняю т с я на В ерхнее, Н и жнее, В нутри , Снаружи .

42 4. Можно доба вит ь к внут ренним п олям ка ждой с т ра ниц ы ра зворот а доп олнит ель ный инт ерва л для п ереп лет а . Д ля эт ого ука за т ь велич ину инт ерва ла в п оле Переплет. Не с ледует п ут а т ь левые и п ра вые п оля с левыми и п ра выми от с т уп а ми. П оле - эт о ра с с т ояние между т екс т ом и кра ем бума ги. От с т уп - эт огоризонт а ль ное ра с с т ояние между т екс т ом и п олем, кот орое от нос ит с я к от дель ному а бза ц у и являет с я его а т рибут ом форма т ирова ния. В ы бор разм ераи ори ентаци и бум аги . Д ля эт ого ис п оль зует с я вкла дка Разм еры бум аги , где можно ус т а новит ь ра змер бума ги и ориент а ц ию : К ни жная - для п еч а т и с т рок т екс т а п од п рямым углом к на п ра влению п ода ч и бума ги в п ринт ер или А льбом ная - для п еч а т и т екс т а в на п ра влении п ода ч и бума ги (на п ример, для п еч а т и ш ирокой т а блиц ы в от дель ном ра зделе). В ы бор и сточни к абум аги Сущ ес т вую т ра злич ные виды п ода ч и бума ги в п ринт ер: а вт ома т ич ес кий выбор, руч на я п ода ч а и т .д. Вкла дка И сточни к бум аги Н астройк ам ак етастрани цы Д ля эт ого ис п оль зует с я вкла дка М ак ет, с п омощ ь ю кот орой можно оп ределит ь п оложение на ч а ла выделенного ра здела в документ е ис п оль зова нием зна ч ения из с п ис ка Н ачать разд ел; оп ределит ь ра с п оложение а бза ц ев п о верт ика ли на с т ра ниц а х, за п олненных т екс т ом лиш ь ч а с т ич но, ис п оль зова нием зна ч ения из с п ис ка В ерти к альноев ы рав ни в ани е: Пов ерхнем у к раю , Поцентру, Пов ы соте.

43 Разм ещ ени етек станастрани це П риемы, ра с с ма т рива емые в эт ом ра зделе, ис п оль зую т с я для ра с п оложения ма т ериа лов в оп ределенном мес т е с т ра ниц ы, для п озиц ионирова ния п римеч а ний на п олях, рис унков, т а блиц , вс т а вок и других элемент ов, кот орые должны от делят ь с я от ос новного т екс т а , а т а кже для конт роля на д обт ека нием эт их элемент ов т екс т ом. Ч т обы ра с п оложит ь фра гмент ы т екс т а в оп ределенном мес т е с т ра ниц ы, с ледует вс т а вит ь его в элемент Word, на зыва емый над пи сью , и за т ем ра змес т ит ь его в нужном мес т е. П ос коль ку т екс т на дп ис и ис клю ч а ет с я из норма ль ной п ос ледова т ель нос т и с имволов в документ е, иногда онна зыва ет с я плав аю щ и м . Созда ние на дп ис и с с ущ ес т вую щ им т екс т ом документ а п роис ходит т а к. 1. Выделит ь т екс т , за клю ч а емый в на дп ис ь . 2. Вып олнит ь кома нду В став к а / Н ад пи сь. В режиме ра змет ки или п редва рит ель ного п рос мот ра можно видет ь на дп ис ь т а м, где она реа ль нона ходит с я на с т ра ниц е. Можнос озда т ь п ус т ую на дп ис ь , а за т ем вс т а вит ь в нее т екс т . Д ля эт ого. 3. Вып олнит ь кома нду В став к а/Н ад пи сь. 4. П ерет а щ ит ь ука за т ель мыш и, ч т обы ука за т ь ра змер и п оложение на дп ис и на с т ра ниц е. Можноп рос т о щ елкнут ь мыш ь ю в документ е – вс т а вляет с я на дп ис ь п ринят огоп оумолч а нию ра змера . 5. На бра т ь т екс т , п ри эт ом курс ор внут ри на дп ис и. Выс от у, ш ирину на дп ис и можноменят ь . Д ля эт огощ елкнут ь мыш ь ю внут ри нее, ч т обы выделит ь и п ерет а щ ит ь п оявивш иес я ма ркеры. Д ля с иммет рии изменений на жа т ь и держа т ь кла виш у Ctrl. Можнона дп ис ь п еремещ а т ь , ус т а новив ука за т ель на ее гра ниц е. Ес ли п еред вс т а вкой на дп ис и был выделент екс т , т екс т документ а будет обтек ать на дп ис ь п ри ее п еремещ ении. Ес ли т екс т не был выделен, т о п ри п еремещ ении на дп ис ь п ерекрыва ет т екс т – т екс т необтек аетна дп ис ь . Ф орма т ирова ние на дп ис и п роис ходит с ледую щ им обра зом. 1. Щ елкнит е мыш ь ю внут ри на дп ис и, ч т обы выделит ь ее. 2. Вып олнит е кома нду Ф орм ат/ Н ад пи сь. От кроет с я окнодиа лога Ф орма т на дп ис и.

44

3. За да т ь необходимые п а ра мет ры на ра злич ных вкла дка х эт ого окна : Ц в ета и ли ни и , Разм ер, Положени е, О бтек ани е, Ри сунок , Н ад пи сь. П ри выделении на дп ис и Word а вт ома т ич ес ки выводит п а нель инс т румент ов Н ад пи сь, ес ли ее нет , т о вып олнит ь кома нду В и д /Панели и нструм ентов /фла жок Н ад пи сь. Инс т румент ыэт ой п а нели п озволяю т св язы в ать на дп ис и и изменят ь на п ра вление т екс т а в выделенной на дп ис и.

П ри с вязыва нии двух на дп ис ей т екс т а вт ома т ич ес ки п ереходит из п ервой на дп ис и во вт орую . Ч т обы уда лит ь на дп ис ь вмес т е с т екс т ом в ней, выделит ь ее щ елчк ом од ной и зсторон и за т ем на жа т ь кла виш у Delete. П ри необходимос т и п еренес т и т екс т из на дп ис и в ос новную ч а с т ь документ а с ледует с коп ирова т ь его и вс т а вит ь в документ п еред т ем, ка к уда лят ь на дп ис ь . Т еорети ческ и ев опросы 1. На зовит е обла с т и п рименения т екс т овых реда кт оров, ка кие т екс т овые реда кт оры Ва м извес т ны, да йт е им кра т кую ха ра кт ерис т ику. 2. Ка к п олуч ит ь п омощ ь п ри ра бот е с Microsoft Word?

45 3. Ка кие с п ос обы за п ус ка Microsoft Word Ва м извес т ны? Оп робуйт е их. Ка к за п ус т ит ь Word с п а нели инс т румент ов Windows? 4. П озна комь т ес ь с окном Word, ч т ос одержит с я в окне Word? 5. С п омощ ь ю ка кой кома нды можно вывес т и (убра т ь ) на п а нель (с п а нели) ра злич ные п а нели инс т румент ов? Ка к от обра зит ь на экра не горизонт а ль ную и верт ика ль ную п олос ы п рокрут ки, а т а кже с т року с ос т ояния? Вып олнит е эт и уп ра жнения. 6. Сущ ес т вую т ли от лич ия между документ ом и фа йлом, ес ли да , т ока кие? 7. Ка кие режимы ра бот ы с документ а ми п редос т а вляю т с я т екс т овым реда кт ором Word, да йт е эт им режима м кра т кую ха ра кт ерис т ику. Ка ка я кома нда п озволяет п ереклю ч ит ь с я в лю бой режим? 8. От вет ь т е на воп рос ы: • Ка кие с п ос обы с озда ния обыч ногодокумент а Word Ва м извес т ны? • Ка к от крыт ь уже с озда нный документ в Word? Ка к от крыт ь фа йл их меню Д ок у м ент ы и Ф айл ? • Ка кие режимы от обра жения документ а на экра не Ва м извес т ны? • Ка к с охра нит ь фа йл п од новым именем? Ка к с охра нит ь фа йл на дис кет е? • Можноли в за головке документ а с т а вит ь т оч ку? Обос нуйт е с вой от вет . • Ка к с озда т ь новый а бза ц ? Ка кие п а ра мет рыха ра кт еризую т а бза ц ? 9. Ч т о от нос ит с я к с войс т ва м документ а , обновляет ли Microsoft Word с войс т ва документ а ? 10. Ка кие кла виш и и их комбина ц ии п омога ю т быс т роп еремещ а т ь с я п от екс т у? 11. Ч т о луч ш е: с на ч а ла с озда т ь документ , а п от ом вклю ч ит ь режим п роверки т екс т а , или вып олнят ь одновременно с озда ние документ а и его п роверку? Ка кие виды ис п ра вления ош ибок в документ е вызна ет е? 12. Ка кие кла виш и п омога ю т п роизвес т и ис п ра вление ош ибок в т екс т е? Имеет ли зна ч ение, ка ким с п ос обом п роизводит с я с двиг т екс т а п ра во, кла виш ей Tab или п робелом? 13. С п омощ ь ю ка ких кома нд можноот менит ь и п овт орит ь внес енные изменения в т екс т ? 14. Ка к изменит ь ма с ш т а б от обра жения документ а на экра не? 15. Ч т о т а кое к ол онт и т у л , для ч егоонис п оль зует с я, ка кую информа ц ию может с одержа т ь обла с т ь колонт ит ула . П оч ему вовремя реда кт ирова ния документ а не видноколонт ит улов?

46 16. Ка к уда лит ь колонт ит ул? 17. Ч т о п редс т а вляет с обой с нос ка , из ч его она с ос т оит ? В ка ком режиме можноот обра зит ь с нос ку на экра не? 18. Ка кими с п ос оба ми можно выделит ь т екс т в документ е, для вып олнения ка ких оп ера ц ий ис п оль зует с я выделение? 19. Ч т о т а кое буфер обмена , ка кие функц ии он вып олняет ? Ка к оч ис т ит ь буфер обмена ? 20. Ка к с вяза т ь два документ а ? 21. Ка к Вы п онима ет е т ерминФ орм ат и ровани е ,ка кие с редс т ва от нос ят с я к с редс т ва м форма т ирова ния? Ка кие с имволы от нос ят с я к непечат аем ым , для ч его они ис п оль зую т с я, ка к от обра зит ь их на экра не? 22. Ка кие виды выра внива ния а бза ц а можноис п оль зова т ь в т екс т е? Ка кие с редс т ва п ри эт ом могут ис п оль зова т ь с я? 23. Ка к изменит ь инт ерва л в а бза ц а х (межс т роч ный инт ерва л и инт ерва л между а бза ц а ми)? 24. Можноли за п рет ит ь ра збиение а бза ц а ? Ес ли да , т ока к эт оможнос дела т ь ? 25. Ка ково на зна ч ение кома нды Авт оф орм ат ? Ка кие а т рибут ы за да ю т с я кома ндой а вт оформа т ? 26. Ка кие два кла с с а с т илей Ва м извес т ны, в ч ем с ущ нос т ь и п реимущ ес т ва оп ера ц ии на ложения с т илей п еред неп ос редс т венным форма т ирова нием с имволов и а бза ц ев? 27. Ка кие ка т егории а т рибут ов форма т а с одержа т с я в с т иле а бза ц а ? 28. Ка кие п рефикс ыха ра кт еризую т с т иль а бза ц а и с т иль с имволов? 29. С п омощ ь ю ка ких кома нд можно оформит ь а бза ц ы, ис п оль зуя с редс т ва обра мления и за ливки фоном? 30. В ка ком режиме можно п рос мот рет ь вид документ а п еред выводом на п еч а т ь ? Ка к п рос мот рет ь на экра не одну с т ра ниц у и вс е с т ра ниц ыдокумент а ? 31. Ка к изменит ь ра змеры п олей в режиме п редва рит ель ного п рос мот ра ? 32. Ка к вы п онима ет е т ерминм ягк и е разрывы ст рани ц? От ч егоза вис ит их п оложение в т екс т е? Сущ ес т вую т ли ра злич ия между мягкими и п ринудит ель ными ра зрыва ми с т ра ниц ? В ка ких с луч а ях ис п оль зует с я п ринудит ель ный ра зрыв с т ра ниц ? 33. П озна комь т ес ь с возможнос т ями кома нды Ф а йл/П еч а т ь . Ка кие п а ра мет рывлияю т на п еч а т ь документ а ? 34. Ка к увидет ь с крыт ый т екс т на экра не? Ка к ус т а новит ь п а ра мет рыдос т уп а к фа йлу?: 35. Д а йт е ха ра кт ерис т ику с редс т ва м с охра нения фа йлов: а вт ома т ич ес кое резервирова ние, а вт ома т ич ес кое с охра нение. 36. Ка к ус т а новит ь (изменит ь ) инт ерва л а вт ос охра нения фа йла ?

47 37. Д ля ч его ис п оль зую т с я спи ск и , можно ли от нес т и их с ка комунибудь виду от с т уп ов? Ка кие видыс п ис ков Вызна ет е? 38. Ка к вс т а вит ь т а блиц у в т екс т ? Ч т о п онима ет с я п од форма т ирова нием т а блиц ы? 39. Ка кие с имволы в т а блиц е ха ра кт еризую т с т роки и яч ейки? Ка кими кла виш а ми можно п еремещ а т ь с я п о колонка м и с т рока м т а блиц ы? 40. Ка кими кома нда ми можно доба вит ь новые с т олбц ы и с т роки в т а блиц у? 41. Ка к от с орт ирова т ь информа ц ию т а блиц ы, ка кие виды с орт ировки п ри эт ом могут ис п оль зова т ь с я? 42. Ка кие функц ии можно ис п оль зова т ь п ри выч ис лениях в т а блиц е? 43. Ка ка я кома нда от обра жа ет на экра не с ет ку т а блиц ы? Ка к увидет ь с т рукт уру т а блиц у на экра не? 44. Ч ем от лич а ет с я т а блиц а и документ , от форма т ирова нный в нес коль коколонок? В ка ких с луч а ях удобнее ис п оль зова т ь т а блиц ы, а ка ких – колонки? 45. В ка ком режиме можно увидет ь колонки на экра не комп ь ю т ера ? 46. Ка кие кома нды на до вып олнит ь , ч т обы на ч а т ь формирова ние колонок и п ерейт и к формирова нию с ледую щ ей колонки. 47. Д а йт е оп ределение ка дра и объяс нит е ц ель ра змещ ения т екс т а с п омощ ь ю ка дра . За п иш ит е кома нды, с п омощ ь ю кот орыхможно: • п омес т ит ь элемент в ка др; • вс т а вит ь п ус т ой ка др и за да т ь ра змерыка дра ; • изменит ь ра змерыка дра ; • п еремес т ит ь ка др; • изменит ь обра мление ка дра . Прак ти ческ и езад ани я Зад ани е1 1. Созда йт е на дис ке С п а п ку с именем “ П а п ка для уп ра жнений”. Созда йт е новый документ с за головком: документ должен с одержа т ь не менее т рех а бза ц ев. Вып олнит е на д документ ом с ледую щ ие дейс т вия: • Оп робова т ь дейс т вия с имволов (кла виш ), ис п оль зуемых п ри п рос мот ре т екс т а : Ø т а булирова ние; Ø п еремещ ение на на ч а ло(конец ) с т роки;

48 Ø быс т рое п еремещ ение на одина бза ц вверх (вниз); Ø быс т рое п еремещ ение на однос лововп ра во (влево); Ø возвра т в п редыдущ ее мес т ореда кт ирова ния; Ø п еремещ ение на одинэкра нвверх (вниз); Ø быс т рое п еремещ ение в на ч а ло(конец ) документа. • П роверит ь т екс т на на лич ие орфогра фич ес ких и гра мма т ич ес ких ош ибок. • У да лит ь от дель ные с имволы в т ес т е с п омощ ь ю кла виш Backspace и Delete. В ч ем ра зниц а п ри ис п оль зова нии эт их двух кла виш ? • П ерет а щ ит ь за головок т екс т а в конец т екс т а . От менит ь вып олненную оп ера ц ию . • П еремес т ит ь с я п о т екс т у с п омощ ь ю кла виш и комбина ц ий кла виш , а т а кже с п омощ ь ю горизонт а ль ной и верт ика ль ной п олос п рокрут ки. • Вс т а вит ь в т екс т две п ус т ыс т роки; • Вып олнит ь уп ра жнения п о выделению ра злич ных фра гмент ом в т екс т е ра злич ными с п ос оба ми. • Вып олнит ь уп ра жнения п о уда лению , выреза нию и вс т а вке, коп ирова нию и вс т а вке ра злич ныхфра гмент ов т екс т а . • Ис п оль зуя оп ера ц ию коп ирова ния, п реобра зова т ь с озда нный документ в документ , с ос т оящ их из т рехс т ра ниц . • Скоп ирова т ь одиниз а бза ц ев т екс т а в конец документ а . За п ис а т ь , ка к вып олняет с я п ос ледова т ель нос т ь дейс т вий да нного уп ра жнения с ис п оль зова нием мыш и и кома нд меню . • Объяс нит ь ра зниц у между оп ера ц иями коп ирова ния и п еремещ ения. • Вып олнит ь п редва рит ель ный п рос мот р п олуч енного документ а . 2. От реда кт ируйт е т екс т в документ е с ледую щ им обра зом: • Изменит ь у за головка т екс т а ра змер ш рифт а на 18; • Изменит ь с т иль на п ис а ния за головка на п олужирный с п одч еркива ние и от ц ент рирова т ь за головок; • Оформит ь а бза ц ы т екс т а ра злич ным ш рифт а ми (Times New Roman, Courier New, Courier, Arial и т .д.) 3. Сохра нит ь с озда нный документ п од именем “ Мой документ ” в п а п ке с именем “ П а п ка для уп ра жнений”. Сохра нит ь с озда нный документ на дис кет е. 4. За верш ит ь ра бот у с Word лю бым извес т ным Ва м с п ос обом.

49 Зад ани е2 1. От кройт е документ “ Мой документ ”, на ходящ ийс я в п а п ке “ п а п ка для уп ра жнений”. 2. За п рет ит е п ока з на экра не неп еч а т а емых с имволов, от менит е вып олненное дейс т вия? 3. В с озда нном документ е от мет ит ь конец ка ждого а бза ц а с п ец иа ль ным с имволом конц а а бза ц а . Ч т оэт оза с имвол, в ка ких с луч а ях онис п оль зует с я? 4. В с озда нном документ е в на ч а ло ка ждого а бза ц а вс т а вь т е лю бые на выбор с имволы из п редложенных: ♥, ♠, ⊗,2,g,p, Λ,

σ.

5. Ис п оль зуя возможнос т ь а вт ома т ич ес кого ввода с п омощ ь ю кома нды П овт ори т ь, в конц е ка ждого а бза ц а вс т а вит ь т екс т “ У п ра жнение”. 6. Вып олнит ь уп ра жнение п о а вт ома т ич ес кой вс т а вке т екс т а с п омощ ь ю с редс т ва “ Авт от екс т ”: • В 1-ый а бза ц документ а ввес т и т екс т “ Л а бора т орна я ра бот а ”. • Созда т ь элемент а вт от екс т а и за да т ь имя элемент у. • В ка ждый а бза ц с озда нного документ а вс т а вит ь элемент а вт от екс т а . 7. Вып олнит е уп ра жнения п о п еремещ ению и коп ирова нию т екст а . 8. Ч т о т а кое “К о пи лк а ” и ка кие функц ии она вып олняет ? В с озда нном документ е от п ра вь т е в “ коп илку” вс е неч ет ные а бза ц ы т екс т а . Созда йт е новый документ Word с именем “ Моя коп илка ”, с одержа щ ий информа ц ию “ коп илки”. 9. Ка кие возможнос т и п редос т а вляю т с я кома ндой Серви с/Авт озам ена? Вып олнит е уп ра жнение п о а вт оза мене от дель ных с лов в с озда нном документ е: • Слово “ уп ра жнение” в документ е “ Мой документ ” за менит ь на с лово“ Т ренинг”; • Символ ⁄ в документ е “ Мой документ ”за менит ь на с имвол ≤. 10. Ч т о т а кое “За к ла дк а ” и для ч его она ис п оль зует с я в Word? Созда йт е за кла дку для 5-огоа бза ц а документ а “ Мой документ ”. С п омощ ь ю кома нды “Пер ейт и ” вып олнит е уп ра жнения быс т рого п еремещ ения п о документ у на 3-ь ю , 8-ую с т ра ниц ы, п редва рит ель но п реобра зова в т екс т в документ , с ос т оящ ий из 12 с т ра ниц .

50 11. Вып олнит е с ледую щ ие уп ра жнения на д п реобра зова нным т екс т ом: • П ерейт и на 11ую с т ра ниц у документ а ; • На 1-ый а бза ц 11-ой с т ра ниц ыс озда йт е за кла дку; • П еремес т ит ес ь на за кла дку, с озда нную в п . 10. 12. Ч т от а кое ги пер ссы лк а ? Д ля ч егоона ис п оль зует с я? В документ е “ Мой документ ” с озда йт е гип ерс с ылку на лю бую т а блиц у, с озда нную в т а блич ном п роц ес с оре Excel и выбра нную с п омощ ь ю кноп ки Обзо р . 13. Сохра нит е в п а п ке “ П а п ка для уп ра жнений” от реда кт ирова нный документ “ Мой документ ”. 14. За конч ит е ра бот у с Word. Зад ани е3 1. От крыт ь в п а п ке “ П а п ка для уп ра жнений” фа йл “ Мой документ ”. 2. Вып олнит е с ледую щ ие уп ра жнения на д т екс т ом: • За да т ь за головку документ а с т иль За головок 1 • Оп робова т ь вс е п а ра мет рывкла дки Авт оформа т • Ввес т и в т екс т с имволы “ ---”(т ри дефис а ), “ ___” (т ри п одч еркива ния, “ ===” (т ри зна ка ра венс т ва ), “ ***” (т ри звездоч ки). Вып олнит ь кома нды Серви с/ Авт озам ена/Авт оф орм ат и ус т а новит ь фла жок к п а ра мет ру “ П рименит ь п ри вводе”. Ч т оп роизойдет с введенными с имвола ми? • Оформит ь а бза ц ы ра злич ными с т илями с п омощ ь ю Библиот еки с т илей 3. Вып олнит е в т екс т е форма т ирова ние с имволов и а бза ц ев: • П ерейт и на 4-ую с т ра ниц у документ а и в одном из а бза ц ев с т ра ниц ы на ложит ь на с имволы а т рибут ы форма т а , хра нящ иес я в с т иле а бза ц а . Сколь кот а ких а т рибут ов можно ис п оль зова т ь для на ложения на с имволы? • Ис п оль зуя а т рибут ы форма т а с т иля а бза ц оформит ь лю бые два а бза ц а на 5-ой с т ра ниц е, ис п оль зуя с ледую щ ие ка т егории: Ш рифт , Т а буляц ия, Обра мление и за ливка . 4. Сохра нит ь документ в фа йле “ Мой документ в п а п ке “ П а п ка для уп ра жнений”. Зад ани е4

51 1. Созда йт е новый документ с именем “ Моя т а блиц а ” в п а п ке “ П а п ка для уп ра жнений”. 2. Созда йт е т а блиц у из 3-х с т олбц ов с ос ледую щ ей с т рукт урой:

52

П ункт ния

Т а блиц а 1 Распи сани ед в и жени я поезд ов и зВ оронежана2000 год на зна ч е- Номер п оезда Время от п ра вления 1

2

Л ип ец к Мос ква Мос ква Мос ква Са ма ра Са нкт -П ет ербург Т а мбов

23 64 25 45 72 45 56

3 16-30 20-40 22-50 19-40 15-25 21-45 13-40

Вып олнит е на д т а блиц ей с ледую щ ие

3.

уп ра жнения: • От ц ент рирова т ь на с т ра ниц е за головок т а блиц ы, п рименит ь ра змер ш рифт а 16, жирный, курс ив. • От ц ент рирова т ь на зва ния с т олбц ов, п рименив ра змер ш рифт а 14, обыч ный. • Информа ц ию 1-огос т олбц ывыровнят ь п олевому кра ю . • Информа ц ию 2-гои 3-егос т олбц а ра с п оложит ь п оц ент ру. 4. Д оба вь т е в т а блиц у т ри новые с т олбц ы: Время п рибыт ия, Д ней в п ут и, Ц ена билет а : Время п рибыт ия 4

Д ней в п ут и 5

Ц ена билет а П ла ц ка рт а Куп е Мягкий 6 7 8

• От ц ент рирова т ь за головки новых с т олбц ов, п рименив ра змер ш рифт а 14, обыч ный. • Ввес т и на зва ния с т олбц ов 4, 5, вып олнив оп ера ц ию объединения яч еек. • Ст олбец “ Ц ена билет а ”ра збит ь на 3 яч ейки. • Ввес т и информа ц ию в новые с т олбц ыт а блиц ы. 5. Вып олнит е уп ра жнения п о изменению ш ирины с т олбц ов и выс от ы с т рок т а блиц ы. 6. П озна комь т ес ь с возможнос т ями диа логового окна Сорт ировка . От с орт ируйт е информа ц ию 1-ого с т олбц а т а блиц ы в п орядке возра с т а ния.

53 7. Оп робуйт е дейс т вие с п ец иа ль ных кноп ок “ Ма с ш т а бирова ние с имволов”, п рименив ихвозможнос т и к за головка м с т олбц ов. 8. Вып олнит е п реобра зова ние с озда нной т а блиц ы с ледую щ им обра зом: • У да лит ь т рет ь ю за п ис ь в т а блиц е. • У да лит ь с т олбец “ Колич ес т водней в п ут и”. • Вып олнит ь обра мление т а блиц ы. Ч т о будет от обра жено п ри п еч а т и т а блиц ы, ес ли не вып олнят ь обра мление т а блиц ы? 9. Ис п оль зуя возможнос т и кома нды Т а блиц а /Ф ормула , выч ис лит ь общ ую с т оимос т ь п ла ц ка рт ных билет ов в с озда нной т а блиц е. П озна комь т ес ь с возможнос т ями диа логового окна Ф ормула . Вып олнит ь уп ра жнения п о п еремещ ению и коп ирова нию с т рок и с т олбц ов в с озда нной т а блиц е: • ка ка я кла виш а должна быт ь ис п оль зова на п ри коп ирова нии? • ч т о п роизойдет , ес ли п ри выделении с т рок будет от клю ч ен ма ркер конц а с т роки? 10.Сохра нит е с озда нную т а блиц у в фа йле “ Моя т а блиц а ”. 11. Р а збейт е с озда нную т а блиц у на две две т а блиц ы. Ч т оп ри эт ом п роизойдет ? Вс т а вь т е т екс т п еред 2-ой ч а с т ь ю т а блиц ы. 12. П реобра зуйт е 1-ую ч а с т ь т а блиц ы в обыч ный т екс т . П рименит е ра злич ные ра зделит ели, кот орые п редла га ет с я ис п оль зова т ь в окне “ П реобра зова т ь т а блиц у в т екс т ” п ри п реобра зова нии т а блиц ыв т екс т . 13. Вс т а вь т е 2-ую ч а с т ь т а блиц ы в конец с озда нного ра нее документ а с именем ”Мой документ ”. 14. Сохра нит е измененные документ ы. 15. За конч ит е ра бот е с Word. Зад ани е5 1. Созда йт е т а блиц у с п римеч а нием с ос ледую щ ей с т рукт урой: Т абли ца5.1. С п исок ст у д е н т ов эк он ом иче ск ого ф ак у льт е т а № п /п

Ф .И.О. с т удент а

Курс

1

2

3

№ Г од рожгруп п ы дения 4

5

2. Оформит е ш а п ку т а блиц ы с ледую щ им обра зом:

Адрес

6

Сред ний ба лл 7

54

3.

4.

5. 6.

7. 8.

• На зва ние т а блиц ы - ра змер ш рифт а 14, с т иль - “ жирный курс ив”, ш рифт - Time New Roman Cyr. • ш а п ка т а блиц ы– т екс т ра с п оложит ь п оц ент ру, ра змер ш рифт а 12, с т иль - п рос т ой, ш рифт - Time New Roman Cyr. п олнит е т а блиц у, вклю ч ив в нее 15 за п ис ей: ра змер ш рифт а 12, за п ис и в гра фа х 3, 4, 5, 7 выровнят ь п оц ент ру, а ос т а ль ные – п о левому кра ю , к за п ис ям т а блиц ы в гра фа х 2 и 7 п рименит е с т иль “жи р ны й к ур си в”. П одгот овь т е т а блиц у к п еч а т и, ис п оль зуя необходимые возможнос т и обра мления. Сохра нит е в с воей п а п ке с озда нную т а блиц у в фа йле с именем “ Т а блиц а 2”. Оп иш ит е п орядок вып олненных Ва ми дейс т вий п о с озда нию т а блиц ы. Модифиц ируйт е с озда нную т а блиц у с ледую щ им обра зом: • вс т а вь т е в т а блиц у п ос ле 2-ой гра фы новый с т олбец “ изуч а емый инос т ра нный язык”; • п реобра зуйт е гра фы 3, 4, объединив их в один с т олбец “ номер курс а , груп п ы”; • от с орт ируйт е за п ис и гра фы2 “ Ф .И.О. с т удент а ”п оа лфа вит у; • вс т а вь т е т ри новые за п ис и в ра зные мес т а т а блиц ы. В конц е т а блиц ы вс т а вь т е с нос ку “ Д а нные за 1998 г.” и за п иш ит е п орядок ее с озда ния. Сохра нит е от коррект ирова нную т а блиц у.

Зад ани е6 1. Созда йт е в п а п ке новый документ с именем “ У п ра жнение – колонки”. В с озда нном документ е вып олнит е с ледую щ ие дейс т вия п оорга низа ц ии т екс т а в колонка х: • ус т а новит ь с ледую щ ие п а ра мет ры с т ра ниц ы: верхнее и нижнее п оля = 3; левое и п ра вое п оля = 2.5; • для за головка т екс т а “ Многоколоноч ный т екс т ”ус т а новит ь : Ø ш рифт “ Times New Roman”; Ø ра змер ш рифт а 18; Ø жирный, курс ив; Ø выровнит ь за головок п оц ент ру; • орга низова т ь новый ра здел с п омощ ь ю кома нда Вс т а вка /Р а зрыв и на бра т ь т екс т в две колонки с о с ледую щ ими п а ра мет ра ми: Ø ш рифт “ Times New Roman”; Ø ра змер ш рифт а 14, обыч ный;

55

2. 3. 4.

5.

6.

7. 8.

Ø выра внива ние п ош ирине; Ø т екс т 1-ой колонки на бра т ь ка к нумерова нный с п ис ок; Ø т екс т 2-ой колонки на бра т ь ка к ма ркирова нный с п ис ок. К ка ким фра гмент а м т екс т а можно п рименят ь гра ниц ыи фоновую за ливку? Созда йт е ра мку вокруг п ервой с т ра ниц ыдокумент а . Ка ким с п ос обом можноэт ос дела т ь ? Вып олнит ь с ледую щ ие уп ра жнения: • к а бза ц а м, п редс т а вляю щ им с обой ма ркировнные с п ис ки, п рименит ь Ц вет ш рифт а – Зеленый; • к а бза ц а м, п редс т а вляю щ им с обой нумерова нные с п ис ки, п рименит ь гра ниц ы с “ т еневым”, объемным эффект ом, ра злич ным т ип ом узора и за ливки. Ка кие возможнос т и для с озда ния колонок в т екс т е п редос т а влены с п ис ком “ П рименит ь ” в кома нде Ф орма т /Колонки. Вып олнит е уп ра жнение п оис п оль зова нию да нной кома нды. Д ля многоколоноч ногот екс т а с озда т ь : • верхний колонт ит ул, в кот ором ука за т ь : Ø да т у вып олнения ра бот ы; Ø Л а бора т орна я ра бот а № ; Ø номер с т ра ниц ы; • Нижний колонт ит ул, в кот ором ука за т ь “ Вып олнил: Ф .И.О. с т удент а ”. • Изменит ь ра змер ш рифт а в верхнем колонт ит уле на 16. • Изменит ь на п ис а ние ш рифт а на “ Курс ив”. • У да лит ь нижний колонт ит ул и от менит ь вып олненное дейс т вия. Сохра нит ь с озда нный документ в с вой п а п ке. За конч ит ь ра бот у с Word.

З а да ние 7 1. От крыт ь фа йл ”Мой документ ”. 2. На п ос ледню ю с т ра ниц у документ а п омес т ит ь рис унок из библиот еки с т а нда рт ных рис унков Microsoft Word. 3. Ка кие дейс т вия на до вып олнит ь , ч т обы вос п оль зова т ь с я с ледую щ ими режима ми ра бот ыс рис унком: • реда кт ирова ние рис унка ; • выделение рис унка ; • от мена выделения.

56 4. Вып олнит е уп ра жнения п о п роп орц иона ль ному и неп роп орц иона ль ному изменению ра змеров вс т а вленногорис унка . 5. Ис п оль зуя “ ножниц ы”, уда лит е от дель ные элемент ы или п оле рис унка . Ка ка я кла виш а ис п оль зует с я п ри “ обрезке”? 6. Ис п оль зуя на выки, п олуч енные в п редыдущ их уп ра жнениях за да ния, вып олнит е с ледую щ ие дейс т вия: • Вс т а вит ь в документ “ Мой документ ” ка рт инку Р а боч егос т ола . • С п омощ ь ю “ ножниц ” п реобра зова т ь вс т а вленный рис унок, ос т а вив в т екс т е т оль коп икт огра мму “ Корзина ”. • Ис п оль зуя кома нды Вид/П а нель инс т румент ов/На с т ройка изобра жения, вып олнит ь с ледую щ ие уп ра жнения: Ø увелич ит ь (умень ш ит ь ) конт ра с т нос т ь изобра жения; Ø увелич ит ь (умень ш ит ь ) яркос т ь изобра жения; Ø оп робова т ь ра злич ные виды обт ека ния т екс т ом (вокруг ра мки, п оконт уру, с квозное, с верху и с низу). 7. Средс т ва ми рис ова ния на рис уйт е п рямоуголь ник и доба вь т е в негос ледую щ ий т екс т : Л а бора т орна я ра бот а № 5. Вып олнил: с т удент 1 курс а 2 груп п ы Ива нов П .П . Вып олнит е уп ра жнения п о изменению на п ра вления т екс т а в фигуре. 9. Можноли форма т ирова т ь т екс т в а вт офигуре? Ес ли да , т о от форма т ируйт е эт от т екс т с ледую щ им обра зом: • с озда т ь одина бза ц с от с т уп ом; • ра с п оложит ь т ес т п ош ирине с п еренос ом; • ра змер ш рифт а 14, обыч ный. 10. Сохра нит е изменения в фа йле и за верш ит е ра бот у с Word. 8.

Зад ани е8 1. Созда йт е новый документ в п а п ке “ П а п ка для уп ра жнений” с именем “ За да ние 7”. На берит е т екс т , с ос т оящ ий из 4-ха бза ц ев. 2. С п омощ ь ю оп ера ц ий коп ирова ния и п еремещ ения увелич ь т е с вой документ до 10 а бза ц ев. От реда кт ируйт е п олуч енный т екс т с ледую щ им обра зом:

57 •

в ка ждом а бза ц е ис п оль зова т ь ра злич ные ра змеры ш рифт а , т ип ыш рифт ов и с т илей; • в одном из а бза ц ев (п овыбору) изменит ь межс т роч ный инт ерва л. 3. П озна комь т ес ь с возможнос т ями кома нды Сервис и с п омощ ь ю ее п а ра мет ров за да йт е доп олнит ель ные возможнос т и с охра нения документ : • а вт ос охра нение временных коп ий; • быс т рое а вт ос охра нение; • с охра нение резервной коп ии. 4. За п иш ит е кома нды, п озволяю щ ие ввес т и за щ ит у документ а (ус т а новит ь за щ ит у с воего документ а , изменит ь п а роль , уда лит ь п а роль ). Оп робуйт е дейс т вие эт ихкома нд. 5. Сохра нит е с озда нный фа йл в п а п ке на дис ке С и на дис кет е. Зад ани е9 1. Созда йт е новый фа йл “ Сп ра вка ” с о с п ра воч ной информа ц ией одокумент е, с ос т оящ ий из за головка и 4-ха бза ц ев. 2. П роверь т е т екс т на на лич ие орфогра фич ес ких ош ибок и, ес ли они ес т ь , ис п ра вь т е их. Оп иш ит е вып олненную Ва ми п роц едуру. 3. От форма т ируйт е с озда нный т екс т , за да в с вои а бза ц ные от с т уп ы. 4. Р а с п оложит е за головок т екс т а п о ц ент ру и оформит е его “ п олужирным курс ивом” с ра змером ш рифт а 16. Т екс т выровняйт е п ош ирине, оформит е ш рифт ом Arial Cyr и ус т а новит е межс т роч ный инт ерва л 2. 5. Сохра нит е с озда нный документ в п а п ке “ П а п ка для уп ра жнений”. 6. В фа йле с именем “ За да ние 7” в т екс т е п ос ле 2-ого а бза ц а вс т а вь т е фа йл с именем “ Сп ра вка ”. Скоп ируйт е форма т документ а “ Сп ра вка ”на вс е а бза ц ыобъединенногодокумент а . 7. Объединенный документ ра збейт е на с т ра ниц ы, за да йт е нумера ц ию с т ра ниц , ра с п оложив ихвверху п оц ент ру. 8. В обла с т и верхнего колонт ит ула ввес т и т екс т “ Объединенный фа йл”, в обла с т и нижнего колонт ит ула – “ Л а бора т орна я ра бот а ”. 9. П рос мот рит е вид документ а п ри п еч а т и. 10. Сохра нит е объединенный документ в фа йле с именем “ Объединенный фа йл”в новой п а п ке. 11. За конч ит е ра бот у с Word.

58 Зад ани е10 1. Ис п оль зуя возможнос т и кома нд Ф орма т /Сп ис ок, cозда йт е с п ис ок с ледую щ еговида :

Спи со к к а нди да т о в на до лжно ст ь р ек т о р а В оронежск огогосуд арств енногоуни в ерси тета

Р а змер ш рифт а и ма ркера 16

♦ П ет ров Ива н Сидорович

п рофес с ор, докт ор физич ес ких на ук,

п рорект ор ВГ У ♦ Д олот ов Сергей П а влович докт ор ис т орич ес ких на ук, п рофес с ор, дека н ис т орич ес когофа куль т ет а ВГ У ♦ Г оворков Сергей Т рофимович докт ор ю ридич ес ких на ук, п рофес с ор, дека ню ридич ес когофа куль т ет а ВГ У ♦ Л окт ев П ет р П ет рович докт ор филос офс ких на ук, п рофес с ор, п рорект ор ВГ У 2. У с т а новит е для за головка и т екс т а в с п ис ке ш рифт Times New Roman Cyr, ра змер ш рифт а 16, с п ис ок – жирный обыч ный. От с орт ируйт е с п ис ок в а лфа вит ном п орядке. 3. П реобра зуйт е с п ис ок в т ри колонки с ледую щ им обра зом:

Спи со к к а нди да т о в на до лжно ст ь р ек т о р а В оронежск огогосуд арств енногоуни в ерси тета

♦ Гов орк ов Сер-

Д ок торю ри д и ческ и х наук , проф ессор

Д ек ан ю ри д и ческ огоф ак ультетаВ ГУ

♦ Д олотов Сергей

Д ок тори стори ческ и х наук , проф ессор

Д ек ан и стори ческ ого ф ак ультета В ГУ

♦ Лок тев Петр

Д ок торф и лософ ск и х наук , проф ессор

Прорек тор В ГУ

♦ Петров И в ан

Д ок торф и зи ческ и х наук , проф ессор

Прорек тор В ГУ

гей Т роф и м ов и ч

Пав лов и ч

Петров и ч

Си д оров и ч

59 4. Сохра нит е с озда нный документ в фа йле с именем “ Сп ис ки ка ндида т ов”.

59 MICROSOFT EXCEL 97 Microsoft Excel 97 - эт о п рогра мма уп ра вления элект ронными т а блиц а ми общ егона зна ч ения, кот ора я ис п оль зует с я для выч ис лений, орга низа ц ии и а на лиза деловыхда нных. Р а с с мот рим ос новные модули Excel 97. На иболее ва жным модулем являет с я к альк уляци онны й или в ы чи сли тельны й м од уль, с п омощ ь ю кот орогоп роис ходит обра бот ка ка к ч ис ловых, т а к и т екс т овых да нных в т а блиц а х. Д ля с озда ния презентаци онной граф и к и ис п оль зует с я м од уль д и аграм м , кот орый п озволяет на ос нове ч ис ловых зна ч ений, обра бот а нных с п омощ ь ю выч ис лит ель ного модуля, п олуч а т ь диа гра ммы ра злич ныхт ип ов. С п омощ ь ю м од уля базы д анны х в Excel реа лизова н дос т уп к внеш ним ба за м да нных. Одна ко функц иона ль ные возможнос т и эт ого модуля п о с ра внению с о с п ец иа ль ными п рогра мма ми СУ БД на более низком уровне. М од уль програм м и ров ани я п озволяет п оль зова т елю не т оль ко а вт ома т изирова т ь с обс т венную оболоч ку п рогра ммы. В да нной верс ии Excel97 возможнос т и с озда ния ма крос ов зна ч ит ель нора с ш ирены бла года ря ис п оль зова нию в ней языка п рогра ммирова ния Visual Basic for Applications. П реимущ ес т во эт ого языка в т ом, ч т о с ос т а вленные в Excel ма крос ы можно ис п оль зова т ь в других п рикла дных п рогра мма х фирмыMICROSOFT. О бласть при м енени я Excel: 1. Р еш ение п рос т ых за да ч уч ет а ; 2. Сос т а вление ра злич ныхбла нков; 3. Д елова я гра фика , вп лот ь до с озда ния с ложных т рехмерных диа гра мм; 4. П олный ба ла нс фирмы;

60 5. Р а зра бот ка ра зделов бизнес -п ла нов; 6. За да ч и п ла нирова ния и п рогнозирова ния; 7. Р еш ение за да ч ц елеориент ирова ния; 8. Р а зра бот ка и реш ение за да ч ц енообра зова ния; 9. реш ение за да ч для реа лиза ц ии экономич ес кой с т ра т егии ра звит ия п редп рият ия и т .д. Н ов ы ев озм ожности Microsoft Excel 97

Р азм е т к а ст ран ицы В ос новном режиме п рос мот ра можноот регулирова т ь п оложение ра зрывов с т ра ниц , п еред т ем ка к выводит ь лис т на п еч а т ь . Пост рое н ие д иаграм м П ят ь новых т ип ов диа гра мм, а т а кже п ош а говые дейс т вия п од руководс т вом с п ец иа ль ногома с т ера . Кн иги совм е ст н ого исп ользован ия У с оверш енс т вова ния для п оль зова т елей, с овмес т но ра бот а ю щ их на д книга ми ч ерез лока ль ную с ет ь или Инт ернет ис п оль зова нием с п ец иа ль ногоп одменю . М ногоуров нев ая отм ена Excel97 и Word97 п озволяет от менит ь не одну, а нес коль ко(да же вс е) кома нд т екущ егос еа нс а ра бот ыс документ ом. Условн ое ф орм ат ирован ие Ф орма т ирова ние яч ейки может за вис т ь от ее с одержимого. На п ример, ес ли ч ис лов яч ейке ниже п ороговогозна ч ения, оновыводит с я на с инем фоне. Прове рк а д ан н ых Нова я кома нда Пров ерк аконт ролирует т ип да нных, вводимых в яч ейки лис т а . Можно ос т а вит ь п оль зова т елю вс п лыва ю щ ий коммент а рий или вызва т ь нес т а нда рт ное с ообщ ение об ош ибке.

61 Поворот т е к ст а С п омощ ь ю нового с редс т ва на вкла дке В ы рав ни в ани е можно ра звернут ь т екс т и обра мление на лю бой угол.

Не к от орые осн овн ые т е рм ин ы Ли ст. Ввод да нных и выч ис ления вып олняю т с я в лис т а х ра боч ей книги. Р а боч ий лис т (т а блиц а ) ра зделенна с т роки и с т олбц ыи с лужит ос новой для вып олнения выч ис лений. Р а боч ий лис т с ос т оит из 256 с т олбц ов и 65536 с т рок. Д ля ра злич ных форм п редс т а вления информа ц ии ис п оль зую т с я ра злич ные лис т ы. Д иа гра ммыс охра няю т с я и обра ба т ыва ю т с я в лис т а х диа гра мм и т .д. Л ис т ы объединяю т с я в ра боч ую книгу. Рабочая к ни га. Ка жда я ра боч а я книга с ос т оит п о умолч а нию из 16 лис т ов (ма кс имум 256 лис т ов). С п омощ ь ю конт екс т ногоменю ярлыч ка лис т а в книгу можновс т а вит ь доп олнит ель ные лис т ы. Вс е лис т ыхра нят с я в одном фа йле. К онтек стное м еню . Конт екс т ное меню с одержит кома нды, кот орые с ит уа ц ионно с вяза ны с т екущ ей оп ера ц ией. Оно от крыва ет с я на жа т ием п ра вой кноп ки мыш и. П ереч ень кома нд меню за вис ит от т ого, в ка кой обла с т и на ходит с я ука за т ель мыш и. Строк а ф орм ул на ходит с я п од нижней п а нель ю инс т румент ов. В левой ч а с т и с т роки п редс т а влен а дрес а кт ивной яч ейки или инт ерва ла яч еек. П ра ва я ч а с т ь ис п оль зует с я п ри вводе да нных в яч ейку или п ри обра бот ке с одержимого яч ейки. Ввод и обра бот ка с одержимого яч ейки могут быт ь вып олнены ка к в с т роке формул, т а к и в с а мой яч ейке. П реимущ ес т во с т роки формул в т ом, ч т о с одержимое а кт ивной яч ейки п редс т а вленов ней п олнос т ь ю , а в с а мой яч ейке не вс егда виднов с илу недос т а т оч ной ее ш ирины. Ф орм ула. Выч ис ления п роизводят с я с ис п оль зова нием формул. Р езуль т а т п омещ а ет с я в яч ейку, где формула . Ф ормула на ч ина ет с я с о

62 зна ка ра венс т ва и п редс т а вляет с обой комбина ц ию ма т ема т ич ес ких оп ера т оров, ч ис ел, с с ылок и функц ий. П орядок вып олнения оп ера ц ий ка к в ма т ема т ике. Ссы лк а являет с я ос новным элемент ом п ри вып олнении выч ис лений с ис п оль зова нием нес коль ких яч еек. На п ример, ес ли нужнооп ределит ь с умму с одержимогодвух яч еек и п омес т ит ь резуль т а т в т рет ь ю , т о в формуле с уммы ука зыва ю т с я с с ылки на яч ейки, в кот орых на ходят с я с ла га емые. Ос новным элемент ом с с ылки являет с я а дрес яч ейки. Р а злич а ю т а бс олю т ную и от нос ит ель ную с с ылки на яч ейки. А бсолю тная ссы лк анаячейк у. П ри ука за нии в с с ылке п озиц ии яч ейки внут ри ра боч еголис т а говорят об а бс олю т ной с с ылке на яч ейку. Э т а с с ылка ус т а на влива ет с я неза вис имо от с одержимого яч ейки. Абс олю т ную с с ылку на яч ейку можно ус т а новит ь либо п ос редс т вом за да ния имени, либо п ут ем ука за ния с имвола

$ в а дрес е яч ейки.

Сс ылки ука зыва ю т на одни и т е же яч ейки. А д рес. На п ример, А1 - внут ри лис т а , ес ли за да ет с я с с ылка на яч ейку из другого лис т а , т о п еред А1 имя лис т а . На п ример: Л ис т 1: А1; Книга 1! Л ис т 1: А1. И м я. Имена , п рис военные от дель ным яч ейка м или обла с т ям, ис п оль зую т с я в а дрес а х и с с ылка х на эт и яч ейки. Имена могут ис п оль зова т ь с я вмес т оа дрес ов в формула х. О тноси тельная ссы лк анаячейк у ис п оль зует с я в формула х для ука за ния а дрес а яч ейки от нос ит ель но п озиц ии яч ейки, с одержа щ ей формулу. От нос ит ель на я с с ылка за п ис ыва ет с я в виде п ос ледова т ель нос т и за головков с т роки и с т олбц а (В1, С12). П ри изменении мес т оп оложения формулы в т а блиц е от нос ит ель ные, с с ылки будут с одержа т ь а дрес а уже других яч еек. Ес ли за да ны а бс олю т ные с с ылки, т о а дрес а яч еек не изменяю т с я. Я рлы чк и ли стов . Ка ждому лис т у ра боч ей книги п рис ва ива ет с я оп ределенное имя. Д а нное имя с лужит для идент ифика ц ии лис т а

63 внут ри ра боч ей книги. П оэт ому вс е лис т ы одной книги должны с одержа т ь ра зные имена . Имена лис т ов п редс т а влены на ярлыч ка х лис т ов. С п омощ ь ю ярлыч ков можновыбра т ь , п еремес т ит ь или с коп ирова т ь лис т . Visual Basic - язык п рогра ммирова ния, кот орый п редс т а вляет с обой ра звит ие языка Basic. С п омощ ь ю его уп рос т илс я п роц ес с с озда ния п рикла дных п рогра мм для Windows. П рич иной его с озда ния и п рименения п ос лужила нес овмес т имос т ь языков ма кроп рогра ммирова ния боль ш инс т ва п рикла дных п рогра мм. OLE - п рот окол (меха низм) с вязыва ния внедренных да нных с п риложением - ис т оч ником. Ес ли гра фич ес кий элемент , с озда нный в п рогра мме Paintbrush, вс т а влен в ра боч ий лис т в ка ч ес т ве OLEобъет ь а , т о он с охра няет с я в ра боч ем лис т е в мес т е с о с с ылкой на Paintbrush. С п омощ ь ю двойногощ елч ка мыш ь ю на гра фич ес ком объект е можноза п ус т ит ь Paintbrush для обра бот ки гра фич ес когообъект а . Созд ани ели ста

Следую щ ие ос новные воп рос ы ра с с ма т рива ю т с я в да нном ра зделе: − За п ус к Excel − Ввод информа ц ии − Вс т а вка гип ерс с ылок − Р еда кт ирова ние лис т а Excel − За п олнение рядов т екс т овых велич ин, ч ис ел, да т − Выход из Excel. З ап у ск Excel Д ля за п ус ка Excel с ледует на жа т ь кноп ку Пуск на п а нели за да ч , выбра т ь п а п ку Програм м ы и за т ем щ елкнут ь на зна ч ке Microsoft Excel. П ри п ервом за п ус ке Excel в ра боч ей обла с т и п риложения от крыва ет с я нова я, п ус т а я книга . Окно Excel с одержит с ледую щ ие элемент ы:

64 − с т рока за головка с уп ра вляю щ ими кноп ка ми; − гла вное меню ; − п а нели инс т румент ов; − с т рока с ос т ояния с п олем а вт овыч ис лений; − окнора боч ей книги; − горизонт а ль ные и верт ика ль ные п олос ып рокрут ки.

Строк а заголов к а с одержит на зва ние п рогра ммы уп ра вляю щ ие кноп ки для изложения ра змеров и за крыт ия окна : - с вернут ь дора змера кноп ки на п а нели за да ч ; - ра звернут ь ; - за крыт ь . Панели и нструм ентов п редна зна ч ены для вып олнения с а мых ра с п рос т ра ненных кома нд и дейс т вий Excel. В конфигура ц ии Excel, п ринят ой п о умолч а нию , станд артная панель и нструм ентов и панель ф орм ати ров ани я от обра жа ю т с я п од гла вным меню . Ка жда я

65 п а нель с одержит кноп ки для быс т рой а кт ивиза ц ии вып олнения оп ределенных кома нд меню и функц ий п рогра ммы. Глав ноем еню от крыва ет дос т уп ковс ем кома нда м и п а ра мет ра м п риложения Excel и с одержит с ледую щ ие кома нды:

Строк а ф орм ул ра с п оложена п од с т рока ми п а нелей инс т румент ов и п редна зна ч ена для от обра жения вводимой в яч ейку формулы. Л ева я ч а с т ь эт ой с т роки на зыва ет с я Полем и м ени и с лужит для от обра жения а дрес а т екущ ей яч ейки. Строк а состояни я с лужит для от обра жения ра злич ных индика т оров. Ос обеннос т ь ю с т роки с ос т ояния являет с я п оле а вт овыч ис лений, в кот ором п ока зыва ет с я резуль т а т вып олнения некот орой функц ии на д выделенными яч ейка ми лис т а (п о умолч а нию - с уммирова ния). О к норабочей к ни ги с одержит один из лис т ов на бора лис т ов ра боч ей книги. Р а боч а я книга имеет п о умолч а нию имя Книга 1, из кот орой от обра жа ет с я п ервый (Л ис т 1). В нижней ч а с т и окна ра боч ей книги на ходят с я ярлыч ки, с п омощ ь ю кот орых можноп еремещ а т ь с я п олис т а м ра боч ей книги. На конец , в окне книги имею т с я п олос ы п рокрут ки, с п омощ ь ю кот орых можно п ереходит ь от одного лис т а к другому или п еремещ а т ь с я из одногомес т а а кт ивноголис т а в другое. Пе ре м е щ е н ие п о лист у Сущ ес т вует нес коль ко с п ос обов перем ещ ени я п о лис т у. Ч т обы с дела т ь

а кт ивной другую

яч ейку, можно на жа т ь

кла виш и с о

с т релка м ( ←, ↑, →, ↓ ) или щ елкнут ь на нужной яч ейке кноп кой мыш и.

66 Можно ис п оль зова т ь для п рос мот ра ч а с т и лис т а , кот ора я в да нный момент не видна , верт ика ль ную или горизонт а ль ную п олос ы п рокрут ки. Д ля п еремещ ения между лис т а ми книги можно щ елкнут ь на ярлыч ка х или п оль зова т ь с я кноп ка ми п рокрут ки лис т ов, ра с п оложенными в левой нижней ч а с т и лис т а . Некот орые с оч ет а ния кла виш с лужа т для быс т рогоп еремещ ения п одокумент у (Т а блиц а 1). Т а блиц а 1 Кла виш и

На зна ч ения

Home

На ч а лот екущ ей с т роки

ctrl + Home

Я ч ейка А1

ctrl + End

П ос ледняя за п олненна я яч ейка т а бл.

↑

на п редыдущ ую с т року

↓

на п ос ледую щ ую с т року

→

на п ос ледую щ ий с т олбец

←

на п редыдущ ий с т олбец

ctrl + ↑

Следую щ а я за п олненна я яч ейка в п орядке убыва ния с т рок

ctrl + ↓

Следую щ а я за п олненна я яч ейка в п орядке возра с т а ния с т рок

ctrl + →

Следую щ а я за п олненна я яч ейка в п орядке возра с т а ния с т олбц ов

ctrl + ←

Следую щ а я за п олненна я яч ейка в п орядке убыва ния с т олбц ов

Page Up

на одинэкра нвверх

Page Down

на одинэкра нвниз

Alt+ Page Up

на одинэкра нвлево

Alt+ Page Down на одинэкра нвп ра во

67 ctrl + Page Up

П ереход к с ледую щ ему лис т у ра боч ей книги

ctrl + Page Down П ереход к п редыдущ ему лис т у ра боч ей книги на одну яч ейку вниз

Enter

П ереход к оп ределенной яч ейке кома ндой Перейти ос ущ ес т вляет с я с ледую щ им обра зом. Д ля выделения яч ейки а кт ивного мес т а п о ее имени можно вос п оль зова т ь с я кома ндой Прав к а / Перейти или на жа т ь F5. От кроет с я окнодиа лога Переход . − Д ля п ередвижения к конкрет ной яч ейке с ледует за да т ь ее имя в п оле Ссы лк аи на жа т ь О К . − Д ля выделения диа п а зона яч еек п о п ризна ку (яч ейки с формула ми и т .д.) на жа т ь кноп ку В ы д ели ть и ус т а новит ь п ереклю ч а т ель , кот орый с оот вет с т вует инт ерес ую щ ей Ва с информа ц ии.

Ввод ин ф орм ации Д ля ра бот ы с Excel можно вводит ь с ледую щ ие виды информа ц ии: − ч ис ловые зна ч ения (на п ример, ч ис ла 25,00; $ 3,4 и 48%); − т екс т овые зна ч ения (на п ример, с лова Сумма , Ф ирма 25, 25-й год); − да т ы и время с ут ок (на п ример, Ф евр -99, 08/02/99 или 12:00 Р М); − п римеч а ния, п редна зна ч енные для п оль зова т елей (на п ример, “ Э т от регион с т оит на гра ни ба нкрот с т ва ” или за п ис а нную с микрофона звуковую вс т а вку); − формулы(на п ример, = А7 + А8/В15 или =СУ ММ(В5:В9); − гип ерс с ылки на а дрес а Инт ернет а и другие документ ы. Ка ждый вид информа ц ии имеет с вои с обс т венные ха ра кт ерис т ики форма т а , т .е. Excel вводит и выводит на экра н элемент ы ка ждого т ип а п о-ра зному.

68

В в од чи слов ы х значени й. Ч ис ловые зна ч ения вводят с я с ледую щ им обра зом: 1. Выделит ь яч ейку, в кот орой должнохра нит ь с я ч ис ло(мыш ь ю или кла виш а ми). 2. На бра т ь ч ис ловое зна ч ение. 3. Ч т обы с охра нит ь ч ис ловое зна ч ение на жа т ь Enter или выделит ь новую яч ейку. Х орош оп оль зова т ь с я кла виш а ми с ос т релка ми ←,↑,→,↓ для п еремещ ения между яч ейка ми и одновременногос охра нения введенногоч ис ла . П ри вводе ч ис ло п оявляет с я в а кт ивной яч ейке и в с т роке формул на д лис т ом. Ст рока формул с лужит для реда кт ирова ния с одержимого яч ейки. Р еда кт ирова ние с одержимого яч ейки можно ос ущ ес т влят ь и внут ри яч ейки двойным щ елч ком мыш ь ю на эт ой яч ейке. В в од тек стов ы х значени й. Ввод т екс т овых зна ч ений п роис ходит с ледую щ им обра зом: 1. Выделит ь яч ейку, в кот орой долженхра нит ь с я т екс т (мыш ь ю или кла виш а ми). 2. На бра т ь т екс т овое зна ч ение (ес ли вводит с я ч ис ло, да т а или время, кот орые с ледует с охра нит ь в т екс т овом форма т е, п еред ними с ледует ввес т и а п ос т роф). 3. Ч т обы с охра нит ь т екс т овое зна ч ение, на жа т ь Enter или выделит ь новую яч ейку. Введенные т екс т овые зна ч ения выра внива ю т с я п о левому кра ю яч ейки. В в од д аты и в рем ени . Ввод да т ы и времени п роис ходит с ледую щ им обра зом: 1. Выделит ь яч ейку, в кот орой должна хра нит ь с я да т а и время. 2. На бра т ь зна ч ение да т ы или времени в одном из доп ус т имых форма т ов (т а бл. 2). Ч т обы ввес т и т екущ ую да т у, на жа т ь кла виш у Ctrl и одновременнос ней - т оч ку с за п ят ой (;). 3. Ч т обы с охра нит ь введенное зна ч ение на жа т ь Enter или выделит ь новую яч ейку. Т а блиц а 2

69

Ф орма т

Ш а блон

П ример

Дата

m d yy

8 2 99

Дата

d - mmm - yy

8 - Ф ев - 99

Дата

d - mmm

8 - Ф ев

Дата

Ф ев - 99

Время

mmm - yy h : mmAM

Время

h : mm : SSAM

Время

h : mm

12 : 50

Время

h : mm : SS

12 : 50 : 30

Время

mm : SS.0 m d yy h : mm

15.30.3 2 8 99 12 : 50

Комбинирова нный

PM

12 : 50 Р М PM

12 : 50 : 30 Р М

В в од при м ечани й. Ч а с т о быва ет п олезным с на бдит ь некот орые яч ейки т екс т овыми или звуковыми при м ечани ям и для п ривлеч ения внима ния п оль зова т елей к на иболее ва жной информа ц ии. Д ля вып олнения эт ой п роц едурыс ледует : 1. Выделит ь яч ейку, для кот орой будет с озда ноп римеч а ние. 2. Вып олнит ь кома нду В став к а / При м ечани е от кроет с я временное окнодиа лога . 3. Ввес т и т екс т п од фа милией п оль зова т еля, с озда ю щ его п римеч а ние. 4. Ч т обы за конч ит ь ввод п римеч а ния, щ елкнут ь на лю бой другой яч ейке. Я ч ейки с п римеч а нием с на бжены к расной точк ой в п ра вой верхнем углу. Ч т обы вызва т ь п римеч а ние во время ра бот ы с лис т ом, с ледует на вес т и ука за т ель мыш и на яч ейку с п римеч а нием и за держа т ь его т а м до п оявления вс п лыва ю щ его окна с т екс т ом. П римеч а ния не меняю т с одержимогояч ейки. Д ля уда ления п римеч а ния с ледует : 1. Выделит ь яч ейку.

70 2. Вып олнит ь кома нду Прав к а/ О чи сти ть / При м ечани я. Ч т обы п рос мот рет ь вс е п римеч а ния в книге с ледует вып олнит ь кома нду В и д / При м ечани я. Когда фла жок эт ой кома ндой ус т а новлен, вс е п римеч а ния в лис т е выводят с я вовс п лыва ю щ ихокна х. Кома нда При м ечани я т а кже от обра жа ет на экра не панель и нструм ентов рецензи ров ани я, на кот орой имею т с я п олезные кноп ки для реда кт ирова ния т екс т а с ущ ес т вую щ егоп римеч а ния. Изменит ь п римеч а ния можно с п омощ ь ю конт екс т ного меню щ елч ком п ра вой кноп ки мыш и на яч ейке с изменяемым п римеч а нием и вып олнением кома ндыИ зм ени ть при м ечани е. В в од ф орм ул. В с ос т а в формул могут входит ь ч ис ла , ма т ема т ич ес кие оп ера т оры, с с ылки на яч ейки и вс т роенные выра жения, на зыва емые ф унк ци ям и . Одной из с а мых с иль ных с т орон Excel являет с я обш ирна я коллекц ия мощ ных и легких в ис п олнении функц ий. Ф ормулы на ч ина ю т с я с озна ка ра венс т ва (=). На п ример, =10+20+30. Д ля ввода формулынужновып олнит ь с ледую щ ие дейс т вия: 1. Выделит ь яч ейку. 2. Ввес т и зна к = и ура внение, кот орое должно выч ис лят ь с я в да нной яч ейке. 3. На жа т ь кла виш у Enter, ч т обы за конч ит ь ввод и от обра зит ь резуль т а т в яч ейке. Ф ормулы можно реда кт ирова т ь , на п ример, для реда кт ирова ния с одержимого яч ейки с формулой с ледует на жа т ь кла виш у F2, за т ем кла виш у Home для п еремеш ения курс ора в на ч а ло формулы, ввес т и зна к (=), ес ли ош ибка в формуле - от с ут с т вие эт ого зна ка , и на жа т ь кла виш у Enter. И спользов ани ессы лок наячейк и в ф орм улах. Ф ормулымогут т а кже с одержа т ь с с ылки на яч ейки. Сс ылки на яч ейки п рименяю т с я вмес т е с ч ис ла ми, ма т ема т ич ес кими оп ера ц иями и т .д. Сс ылки на яч ейки можнос озда ва т ь в формула х одним из с ледую щ ихс п ос обов:

71 − на бором имени; − с п омощ ь ю мыш и; − с п омощ ь ю кла виа т уры. Сохранени ек ни ги П ос ле т огока к информа ц ия будет введена в книгу, с ледует ее с охра нит ь на дис ке. Ка жда я книга с охра няет с я на дис ке в виде от дель ного фа йла с именем, уника ль ным в п а п ке, в кот орой она на ходит с я. Сущ ес т вует два ва риа нт а с охра нения книги в п а п ке. 1. Ч т обы на зна ч ит ь книге новое имя фа йла ис п оль зует с я кома нда Ф айл / Сохрани ть к ак . 2. Д ля с охра нения изменений в книге, фа йл кот орой уже п олуч ил имя, ис п оль зует с я кома нда Ф айл / Сохрани ть или кноп ка Сохрани ть на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов или с оч ет а ние кла виш и Ctrl + S. В став к аги перссы лок В Excel 97 п оявила с ь нова я возможнос т ь - в яч ейки книг можно вс т а влят ь ги перссы лк и , с оединяю щ ие лис т ы с другими элект ронными документ а ми, ра с п оложенными на жес т ком дис ке, в Инт ернет е или лока ль ной с ет и. П ри ус т а новке П рофес с иона ль ного вып ус ка Microsoft Office можновс т а вит ь в лис т е гип ерс с ылку на лю бой документ Word, Excel, Power Point, Access, Outlook и п ри щ елч ке на п одч еркнут ой яч ейке Excel а вт ома т ич ес ки от крыва ет с я эт от документ . Созд ани е ги перссы лк и на ли сте ос ущ ес т вляет с я ис п олнением с ледую щ ей п роц едуры: 1. Выделит ь на лис т е яч ейку, в кот орой должна на ходит ь с я гип ерс с ылка . Я ч ейка может быт ь п ус т ой или с одержа т ь информа ц ию , гра фику или формулу.

72 2. Вып олнит ь кома нду В став к а/Ги перссы лк аили на жа т ь кноп ку Д обав и ть ги перссы лк у на с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов. От кроет с я окно диа лога Д обав и ть ги перссы лк у, в кот ором с ледует выбра т ь окно имя фа йла , от крыва емого п ри а кт ивиза ц ии гип ерс с ылки.

3. Можновыбра т ь имя фа йла ч ерез кноп ку О бзорв от крывш емс я окне диа лога Св язать с ф айлом . 4. На жа т ь кноп ку О К - гип ерс с ылка п оявляет с я в лис т е. П ос ле за крыт ия окна т екс т в выделенной яч ейке п одч еркива ет с я и п оявляет с я п а нель инс т румент ов Web. А к ти в и заци я ги перссы лк и . Ч т обы а кт ивизирова т ь гип ерс с ылку в лис т е, дос т а т оч но щ елкнут ь на яч ейке, с одержа щ ей п одч еркнут ый т екс т гип ерс с ылки. П ос ле а кт ивиза ц ии гип ерс с ылки п оявляет с я п а нель инс т румент ов Web, п озволяю щ а я п ереклю ч а т ь с я между гип ерс с ылка ми, ус т а на влива т ь доп олнит ель ные Инт ернет -с оединения или вып олнят ь с п ец иа ль ные с ет евые кома нды.

73 У д алени еги перссы лк и - п роис ходит с ледую щ им обра зом: 1. Щ елкнут ь на яч ейке, ра с п оложенной рядом с уда ленной гип ерс с ылкой и за т ем с ледует вос п оль зова т ь с я кла виш а ми с о с т релка ми для выделения яч ейки с гип ерс с ылкой Нель зя щ елка т ь на яч ейке с гип ерс с ылкой ина ч е она будет а кт ивизирова на . 2. Вып олнит ь кома нду Прав к а / О чи сти ть / В се. Вос с т а новит ь гип ерс с ылку можнокома ндой Прав к а/ О тм ени ть очи стк у. Ред ак ти ров ани ели стаExcel

Р ежим реда кт ирова ния п озволяет ис п ра вит ь ош ибки, п ерес т ра ива т ь да нные, выч ис лят ь ит оговые зна ч ения, с озда ва т ь мес т о для доп олнит ель ной информа ц ии. Р а с с мот рим с ледую щ ие п риемыреда кт ирова ния: − выделение яч еек и диа п а зонов; − оч ис т ка и уда ление яч еек; − коп ирова ние да нных из одной яч ейки в другую ; − п еремещ ение да нных из одной яч ейки в другую с п омощ ь ю п ерет а с кива ния; − доба вление к лис т у новых с т рок и с т олбц ов; − от мена и п овт орение кома нд.

Выд е ле н ие яче е к и д иап азон ов Некот орые кома нды ра бот а ю т ка к с от дель ными яч ейка ми, т а к и с диа п а зоном яч еек. Д ля выделения от дель ной яч ейки или диа п а зона яч еек п рименяет с я мыш ь или кла виа т ура . Д ля обозна ч ения диа п а зонов яч еек ис п оль зую т с я с ледую щ ие обозна ч ения А1 : Е1; Е5 : Е12 или В1 : Е9. Ч т обы уп рос т ит ь ра бот у с диа п а зоном, можно п рис воит ь ему и м я и за т ем ис п оль зова т ь имя вмес т оа дрес ов яч еек. Д ля п рис воения имени диа п а зону яч еек в Excel п редус мот рены два с п ос оба :

74 − кома нда В став к а/ И м я / Созд ать; − щ елч ок на п оле именс п ос ледую щ им вводом на зва ния. Авт ома т ич ес кое с озда ние имени диа п а зона яч еек кома ндой Созд ать вып олняет с я т а к. 1. Выделит ь диа п а зоняч еек, кот орому т ребует с я п рис воит ь имя, вклю ч ив в негоза головок с т роки или с т олбц а с на зва нием. 2. Вып олнит ь кома нду В став к а/И м я / Созд ать. В от крывш емс я окне диа лога окно Созд ать и м ена с ледует ука за т ь , из ка кой яч ейки выбра т ь на зва ние диа п а зона .

3. На жа т ь кла виш у О К . Р уч ное с озда ние именова нных диа п а зонов. 1. Выделит ь нужные яч ейки, но уже без за головка с т рок или с т олбц а . 2. Щ елкнут ь п оле имени кноп кой мыш и. 3. Ввес т и неис п оль зова нное имя и на жа т ь Enter. Выд е ле н ие д иап азон а яче е к м ышью Ч т обывыделит ь диа п а зоняч еек с п омощ ь ю мыш и нужно: 1. У с т а новит ь ука за т ель на п ервой яч ейке диа п а зона . 2. У держива я на жа т ой кноп ку мыш и, п ерет а щ ит ь ука за т ель п о ос т а ль ным яч ейка м диа п а зона . От п ус т ит ь кноп ку мыш и. 3. Ес ли необходимо выделит ь доп олнит ель ные нес межные диа п а зоны, с ледует удержива т ь на жа т ой кла виш у Ctrl и п овт орят ь ш а ги 1 и 2. П ос ле за верш ения выделения от п ус т ит ь кноп ку Ctrl. В ы де л е ние диа п а з о на яче е к с п о м о щ ью кл а в иа т уры

Д ля вып олнения эт ой п роц едуры:

75 1. С п омощ ь ю кла виш и п ерейт и на п ервую яч ейку диа п а зона . 2. У держива я на жа т ой кла виш у Shift на жима т ь кла виш и п еремещ ения для выделения диа п а зона . 3. Д ля выделения нес межных обла с т ей с ледует удержива т ь на жа т ыми с оч ет а ние кла виш Shift + F8.

Выд е ле н ие ст олбцов и ст рок м ышью 1. Д ля выделения ц елогос т олбц а с ледует щ елкнут ь на букве на д с т олбц ом. 2. Д ля выделения ц елой с т роки с ледует щ елкнут ь на номере с лева от с т роки. 3. П ерет а с кива я ука за т ель в нужном на п ра влении можно выделит ь нес коль кос т рок или с т олбц ов.

4. Д ля выделения вс его лис т а на жа т ь кноп ку В ы д ели ть в се, ра с п оложенную в левом верхнем углу лис т а .

О чист к а и у д але н ие яче е к Д ля оч ис т ки с одержимого груп п ы яч еек можно вос п оль зова т ь с я одним из с п ос обов: 1. Выделит ь груп п у яч еек и на жа т ь кла виш и Delete. Excel уда ляет с одержимое, нос охра няет форма т ирова ние яч еек. 2. Выделит ь груп п у яч еек и вып олнит ь кома нду Прав к а/О чи стк а. П оявляет с я п одменю с кома нда ми оч ис т ки форма т ирова ния, с одержимогояч еек или вс егос ра зу. Кома нда У д али ть п рименяет с я для уда ления из лис т а диа п а зонов яч еек, ц елых с т рок или с т олбц ов. Д ля эт ого: 1. Выделит ь диа п а зондля уда ления. 2. Вып олнит ь кома нду диа лога Прав к а / У д али ть. П оявляет с я окнодиа лога У д алени еячеек . 3. У с т а новит ь п ереклю ч а т ель , кот орый с оот вет с т вует нужному с п ос обу п еремещ ения яч еек п ос ле уда ления. 4. На жа т ь кноп ку О К .

134

О тм енак ом анд Можно от менит ь неверное дейс т вие кома ндой Прав к а /О тм ени ть или на жа т ием кноп ки О тм ени ть

или на жа т ием Ctrl +

Z. Кноп ка О тм ени ть п озволяет от менит ь нес коль ко п ос ледних дейс т вий. Д ля эт ого на жа т ь кноп ку с ос т релкой

, ч т обы в п оявивш емс я с п ис ке п ро-

с мот рет ь п ос ледние изменения и выбра т ь т о, к кот орому с ледует вернут ь с я.

Повт оре н ие к ом ан д Кома нда Прав к а /Пов тори ть или с оч ет а ние кла виш Ctrl + Y ис п оль зует с я для п овт орения оп ределенногодейс т вия. Д ля эт ого: 1. Вып олнит ь кома нду, кот орую с ледует п овт орит ь . На п ример, Ф орм ат/ Я чейк и /Вкла дка

Грани цы /п оле В неш ни е/ кноп -

ка О К . 2. Выделит ь с ледую щ ую яч ейку для п овт орения кома нды. 3. Вып олнит ь кома нду Прав к а/ Пов тори ть.

Исп ользован ие выре зан ия и вст авк и д ля п е ре м е щ е н ия д ан н ых П еремещ ение диа п а зона яч еек кома нда ми В ы резать и В став и ть п роис ходит т а к. 1. Выделит ь груп п у п еремещ а емых яч еек. Excel не ра зреш а ет п еремещ ение нес межныхгруп п яч еек. 2. Вып олнит ь кома нду Прав к а / В ы резать или Ctrl + X или . 3. Выделит ь яч ейку, в кот орую с ледует п еремес т ит ь да нные (п ри п еремещ ении груп п ы с ледует выделит ь яч ейку в верхнем левом углу груп п ы).

77 4. Вып олнит ь кома нду Прав к а /В став и ть или Ctrl + V или .

Исп ользован ие к оп ирован ия и вст авк и д ля к оп ирован ия д ан н ых Коп ирова ние диа п а зона яч еек кома нда ми К опи ров ать и В став и ть п роис ходит т а к. 1. Выделит ь груп п у коп ируемых яч еек, п рич ем ис п оль зую т с я т оль кос межные блоки яч еек. 2. Вып олнит ь кома нду Прав к а/К опи ров ать или Ctrl + C. 3. Выделит ь яч ейку или одну яч ейку в верхнем левом углу груп п ыкуда коп ирова т ь . 4. Вып олнит ь кома нду Прав к а/ В став и ть или Ctrl + V. П еремещ а т ь яч ейки можно т а кже ис п оль зова нием движения мыш и, на зыва емогоперетаск и в ани ем , ка к в Worde.

Добавле н ие ст рок и ст олбцов к лист у Новые с т роки и с т олбц ы доба вляю т с я к лис т у кома нда ми Строк и и Столбцы в меню В став к а. Д оба вление новыхс т рок п роис ходит т а к. 1. Выделит ь с т року, на ходящ ую с я п од т ем мес т ом, где т ребует с я вс т а вит ь новую с т року. 2. Вып олнит ь кома нду В став к а/Строк и . Д оба вление новыхс т олбц ов к мет у п роис ходит т а к. 1. Выделит ь с т олбец , на ходящ ийс я с п ра ва от т ого мес т а , где т ребует с я вс т а вит ь новый с т олбец . 2. Вып олнит ь кома нду В став к а/Столбцы .

Вст авк а от д е льн ых яче е к С п омощ ь ю кома нды В став к а/Я чейк и можновс т а влят ь от дель ные яч ейки в с т роки или с т олбц ы. 1. Выделит ь яч ейки с низу или с п ра ва от вс т а вляемых. 2. Вып олнит ь кома нду В став к а/Я чейк и .

78 В окне диа лога Д обав лени е ячеек ус т а новит ь п ереклю ч а т ель в с оот вет с т вую щ ее п оложение. Заполнени еряд ов тек стов ы х в ели чи н, чи сел и д ат С п омощ ь ю Excel можноос ущ ес т вит ь за п олнение диа п а зона яч еек п овт оряю щ имс я зна ч ением или п ос ледова т ель нос т ями зна ч ений, на зыва емых ряда ми. Э т у п роц едуру можноос ущ ес т вит ь двумя с п ос оба ми: 1. Д ля ввода ряда зна ч ений в диа п а зон яч еек можно вос п оль зова т ь с я кома ндой Прав к а/ Заполни ть. 2. С п омощ ь ю с п ец иа ль ного п риема ра бот ы с мыш ь ю , кот орый на зыва ет с я ав тозаполнени ем . Р а с с мот рим ис п оль зова ние ав тозаполнени я для с озда ния рядов. Авт оза п олнение вклю ч а ет с я п ри п ерет а с кива нии п о яч ейка м ма лень кого ч ерного ква дра т ика , на зыва емого м арк ером заполнени я. Онна ходит с я в п ра вом нижнем углу а кт ивной яч ейки или выделенногодиа п а зона . П ри ус т а новке ука за т еля яч ейки на д ма ркером за п олнения вид ука за т еля меняет с я на зна к ″п лю с ″, озна ч а ю щ ий, ч т о а вт оза п олнение ра зреш ено. Созда ние рядов зна ч ений в лис т е с п омощ ь ю а вт оза п олнения п роис ходит т а к.

1. Выделит ь п ервую яч ейку ряда и, ес ли в ней ещ е нет зна ч ения. ввес т и его(п ообра зц у в т а бл. 3). Ес ли ряд ос нова нна нес коль ких зна ч ениях, с ледует за п олнит ь хот я бы две яч ейки для с озда ния за кономернос т и.

2. Выделит ь вс е яч ейки с озна ч ениями, входящ ие в ряд. Ес ли ряд на ч ина ет с я с одной яч ейки, п роп ус т ит ь эт от эт а п .

3. У с т а новит ь ука за т ель на д ма ркером за п олнения. Онп ринима ет вид зна ка ″п лю с ″.

79 4. П ерет а щ ит ь ма ркер за п олнения п о яч ейка м лис т а , кот орые должны быт ь за п олнены зна ч ениями ряда , и от п ус т ит ь кноп ку мыш и. Р а с с мот рим за п олнение диа п а зона яч еек с п омощ ь ю кома нды Прав к а/ Заполни ть. За п олнение вверх, вниз, вп ра вои влево. П ри вып олнении кома нды Прав к а / Заполни ть от крыва ет с я п одменю с нес коль кими кома нда ми, с реди кот орых: Вверх, Вниз, Вп ра во, Влево. Э т и кома нды п озволяю т коп ирова т ь информа ц ию из одной яч ейки в груп п у выделенных с межные яч еек. За п олнение диа п а зона кома ндой Заполни ть ос ущ ес т вляет с я т а к.

1. У с т а новит ь ука за т ель яч ейки в т у яч ейку, кот орую т ребует с я п родублирова т ь , п ос ле ч его п ерет а щ ит ь его п о за п олняемым яч ейка м.

2. Вып олнит ь кома нду Прав к а / Заполни ть, п ос ле ч еговыбра т ь кома нду п одменю , с оот вет с т вую щ ую на п ра влению коп ирова ния. О к нод и алогаПрогресси я Ес ли т ребует с я с озда т ь нес т а нда рт ный ряд (а рифмет ич ес ка я п рогрес с ия с дробным п ока за т елем или огра нич енна я п редель ным зна ч ением), выделит ь диа п а зон за п олнения и вызва т ь п одменю кома нды Прав к а / Заполни ть. Выбра т ь кома нду Прогресси я. В окне диа лога Прогресси я за да т ь Расположени е, Т и п, Е д и ни цы , а т а кже п а ра мет ры Ш аг и Пред ельное значени е. П ос ледние два т екс т овых п оля п озволяю т уп ра влят ь п рира щ ением зна ч ений ряда и егоп ределом.

80

В ы ход и зExcel За верш а ет с я с еа нс ра бот ы с Excel с ледую щ ими с т а нда рт ными дейс т виями.

1. Сохра нит ь книгу на дис ке кома ндой Ф айл / Сохрани ть к ак или Ф айл / Сохрани ть.

2. П роверит ь орфогра фию ярлыков и т екс т а вмес т е кома ндой Серв и с / О рф ограф и я.

3. На п еч а т а т ь лис т кома ндой Ф айл / Печатать. П еред эт им можно вос п оль зова т ь с я кома ндой Ф айл / Парам етры страни цы , Ф айл / Пред в ари тельны й просм отр или В и д / Разм етк астрани ц для на с т ройки ра зрывов с т ра ниц .

4. П ос ле за верш ения ра бот ы выйт и из Excel кома ндой Ф айл / В ы ход . Ф орм ати ров ани ели ста

В эт ом ра зделе ра с с ма т рива ю т с я с ледую щ ие воп рос ы: Ф орма т ирова ние яч еек. Изменение ш ириныс т олбц ов и выс от ыс т рок. Ис п оль зова ние с т илей. Р а бот а с ш а блона ми. Р а зрывыс т ра ниц .

81 Ф орм ат ирован ие яче е к Сущ ес т вую т с ледую щ ие п риемыформа т ирова ния да нных в яч ейка х: − изменение верт ика ль ного и горизонт а ль ного выра внива ния да нных в яч ейке; − за да ние ч ис ловыхформа т ов; − ука за ние ш рифт а , ц вет ов т екс т а и фона ; − доба вление к яч ейка м декора т ивныхра мок и за ливки; − на ложение комбина ц ий а т рибут ов форма т а кома ндой А в тоф орм ат. Д ля изменения внеш неговида яч еек лис т а нужновып олнит ь с ледую щ ую п роц едуру. 1. Выделит ь диа п а зоняч еек для изменения внеш неговида . 2. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат/ Я чейк и . От кроет с я окнодиа лога Ф орм ат ячеек , с одержа щ ее ш ес т ь вкла док с а т рибут а ми форма т а , кот орыми можно п оль зова т ь с я для изменения внеш неговида яч еек лис т а .

82 И зм енени ев ы рав ни в ани я Вып олнение кома нды Ф орм ат / Я чейк и / вкла дка В ы рав ни в ани я п озволяет изменит ь выра внива ние и ориент а ц ию да нных в яч ейка х. Э т у же п роц едуру можновып олнит ь ис п оль зова нием кноп ок п а нели инс т румент ов форма т ирова ния или конт екс т ногоменю , щ елкнув п ра вой кноп кой мыш и и выбра в кома нду Ф орм атячеек . П ри изменении выра внива ния ра с с ма т рива ю т с я т а кие п онят ия ка к горизонт а ль ное выра внива ние, верт ика ль ное выра внива ние и на с т ройка ориент а ц ии т екс т а . Н астройк а гори зонтального в ы рав ни в ани я ос ущ ес т вляет с я вып олнением кома нды Ф орм ат / Я чейк и / вкла дка В ы рав ни в ани е / с п ис ок погори зонтали . В с п ис ке п риводит с я с емь зна ч ений: Позначени ю , Полев ом у к раю , Поправ ом у к раю , Поцентру, Сзаполнени ем , Пош и ри не с ус т а новлением фла жка Переноси ть послов ам , Поцентру в ы д елени я. Н астройк а в ерти к альногов ы рав ни в ани я ос ущ ес т вляет с я вып олнением кома нды Ф орм ат / Я чейк и

/ вкла дка В ы рав ни в ани е /

с п ис ок пов ерти к али . Ст а нда рт ное зна ч ение верт ика ль ноговыра внива ния - Пони жнем у к раю . Кроме т огов с п ис ке с одержа т с я зна ч ения: Пов ерхнем у к раю , Поцентру, Пов ы соте. Н астройк а ори ентаци и тек ста ос ущ ес т вляет с я кома ндой Ф орм ат/ Я чейк и / вкла дка В ы рав ни в ани е/ груп п а О ри ентаци я. Д а нный режим п озволяет в выделенных яч ейка х ра с п оложит ь т екс т п од п роизволь ным углом в п редела х п олукруга в 180°. П редус мот рена кноп ка для с озда ния буквенного“ с т олбика ”.

83

Изм е н е н ие числовых ф орм ат ов Д ля изменения форма т а ч ис ловых зна ч ений в Excel ис п оль зует с я кома нда Ф орм ат/ Я чейк и / вкла дка Чи сло/ с п ис ок Чи слов ы еф орм аты .

В боль ш инс т ве форма т ов можноука за т ь колич ес т воц ифр и в от дель ных с луч а ях - п рис ут с т вие зна ка $ в денежных с умма х и ра зделит еля (за п ят ой) в ч ис ла х, п ревыш а ю щ их 1,000. Д ля быс т рого форма т ирова ния ч ис ел можноп оль зова т ь с я т а кже кноп ка ми п а нели инс т румент ов форма т ирова ния. Сущ ес т вую т с ледую щ ие с т а нда рт ные видыч ис ловыхформа т ов: Общ ий Ч ис ловой Д енежный

84 Ф ина нс овый Дата Время П роц ент ный Д робный Э кс п оненц иа ль ный Т екс т овый Д оп олнит ель ный Вс е форма т ы Созда ние п оль зова т ель с ких ч ис ловых форма т ов являет с я одним из с редс т в, с п омощ ь ю кот орого п оль зова т ель может с озда т ь нес т а нда рт ный ч ис ловой форма т . Д ля эт ого с ледует вып олнит ь кома нду Ф орм ат/ Я чейк и / вкла дка Чи сло/ зна ч ение В сеф орм аты из с п ис ка У слов ны е ф орм аты / либо изменит ь с ущ ес т вую щ ий форма т , либо с озда т ь новый. Или вос п оль зова т ь с я кома ндой Ф орм ат / Я чейк и / Чи сло/ и выбра т ь нужный форма т из с п ис ка Т и п.

Изм е н е н ие шриф т а и цве т а т е к ст а Кома нда Ф орм ат/ Я чейк и / вкла дка Ш ри ф тп озволяет изменят ь ш рифт , на ч ерт а ние, ра змер и ц вет да нных в выделенных яч ейка х. Кроме т ого можно за да т ь п одч еркива ние и с озда т ь с п ец иа ль ные эффект ы форма т ирова ния - п одч еркива ние, верхние и нижние индекс ы. Вс е эт и а т рибут ы форма т ирова ние можно за да т ь с п омощ ь ю с п ис ков и фла жков на вкла дке Ш ри ф т. Э т и же дейс т вия можно ос ущ ес т вит ь с п омощ ь ю п а нели инс т румент ов форма т ирова ния Excel.

85

Можно т а кже вып олнят ь форма т ирова ние от дель ных с имволов в яч ейке, на п ример можнов яч ейке, с одержа щ ей нес коль кос лов, выделит ь одно с лово курс ивом или увелич ит ь ра змер ш рифт а для п ервой буквыза головка . Д ля эт оговыделит ь с на ч а ла яч ейку, а за т ем - форма т ируемые с имволы в с т роке формул. П ос ле эт ого изменит ь нужные а т рибут ы, ис п оль зова в кома нду Ф орм ат/ Я чейк и . Д обав лени еграни ц к ячейк ам Обведение ва жных яч еек ра мка ми для выделения конкрет ной информа ц ии на лис т е можно ос ущ ес т вит ь с п омощ ь ю кома нды Ф орм ат/ Я чейк и / вкла дка Грани ца. Согла с новерс ии Excel 97 в яч ейка х можно рис ова т ь т реуголь ники, кос ые крес т ы и т .д. Ч т обы за да т ь гра ниц у для выделенных яч еек, с ледует с на ч а ла щ елкнут ь на одном из 14 т ип ов линий в обла с т и Т и п ли ни и , за т ем выделит ь щ елч ка ми т ребуемые от резки гра ниц ы в обла с т и - обра зц ы или же на жа т ь кноп ки вдоль левого и нижнего кра я обра зц а или вос п оль зова т ь с я одной из кноп ок в обла с т и В се. Можно вос п оль зова т ь с я кноп кой Грани цы на п а нели инс т румент ов.

86

Добавле н ие заливк и к яче йк ам Д ля доба вления фоновой за ливки к яч ейка м лис т а и с озда ния узоров, ос обенно п олезных в с оч ет а нии с гра ниц а ми, ис п оль зует с я кома нда Ф орм ат / Я чейк и / вкла дка В и д / обла с т ь Ц в ет / с п ис ок У зор.

Коп ирован ие ат рибу т ов ф орм ат а к н оп к ой Ф орм ат п о образцу Коп ирова ние форма т а с п омощ ь ю кноп ки Ф орм атпообразцу п роис ходит с ледую щ им обра зом: 1. Выделит ь яч ейку, форма т кот орой нужнос коп ирова т ь . 2. На жа т ь кноп ку Ф орм ат пообразцу на п а нели инс т румент ов. Вокруг выделенной яч ейки п оявляет с я п ункт ирна я ра мка , а к ука за т елю мыш и доба вляет с я изобра жение кис т и. 3. Выделит ь диа п а зон яч еек, кот орые должны быт ь от форма т ирова ныс новыми а т рибут а ми. Д ля от меныдейс т вия с лужит кома нда Прав к а/О тм ени ть.

87 Изм е н е н ие ширин ы ст олбцов и ширин ы ст рок Ш ирину с т олбц ов и выс от у с т рок изменит ь дос т а т оч но п рос т о одним из двух с п ос обов: − п ерет а с кива нием мыш и; − кома нда ми меню Ф орм ат. Кома нда Ф орм ат / Столбец / Ш и ри на п олезна в т ех с луч а ях, когда с ледует ука за т ь т оч ное зна ч ение ш ирины изменяемогос т олбц а . В эт ой кома нде ука зыва ет с я колич ес т во ц ифр с т а нда рт ного ш рифт а , кот орые должнып омещ а т ь с я в яч ейку. Кома нда Ф орм ат / Строк а / В ы сота п олезна в т ех с луч а ях, когда нужноука за т ь т оч ную выс от у изменяемой с т роки. Она измеряет с я в п ункт а х, а зна ч ение с т а нда рт ной выс от ы за вис ит от ра змера ш рифт а п оумолч а нию .

Исп ользован ие к ом ан д ы Авт оп од бор Ес ли нужно, ч т обы Excel а вт ома т ич ес ки п одбира л ра змеры яч еек, можновос п оль зова т ь с я одной из кома нд: Ф орм ат/ Столбец / А в топод борш и ри ны ; Ф орм ат/ Строк а/ А в топод борв ы соты . П ерва я кома нда выбира ет ра змер с т олбц а т а к, ч т обы в нем п омещ а лос ь с а мое длинное зна ч ение из вс егос т олбц а . Вт ора я кома нда за да ет выс от у с а мого круп ного ш рифт а , вс т реч а ю щ егос я в эт ой с т роке. Ес ли необходимо временно с крыт ь с т року или с т олбец на лис т е, с ледует выделит ь эт у с т року или с т олбец и вып олнит ь одну из кома нд: Ф орм ат/ Столбец / Ск ры ть; Ф орм ат/ Строк а/ Ск ры ть. Ч т обы вернут ь с крыт ую с т року или с т олбец , выделит ь п рилега ю щ ие к ней с т роки или с т олбц ыи вып олнит ь одну из кома нд: Ф орм ат/ Столбец / О тобрази ть;

88 Ф орм ат/ Строк а/ О тобрази ть.

Вып олн е н ие к ом п ле к сн ого ф орм ат ирован ия к ом ан д ой Авт оф орм ат П ри форма т ирова нии блока яч еек или т а блиц ы яч еек нес коль ко а т рибут ов форма т а могут на кла дыва т ь с я одной кома ндой Ф орм ат / А в тоф орм ат. Кома нда А в тоф орм атот крыва ет окнодиа лога А в тоф орм ат, где в с п ис ке Спи сок ф орм атов п риведены некот орые за ра нее оп ределенные т ип ыт а блиц .

Следует выбра т ь т от т ип , кот орый да ет на илуч ш ий эффект . П оумолч а нию эт а кома нда а вт ома т ич ес ки ус т а на влива ет фла жки Ф орм ат чи сел, Рам к и , Ш ри ф т, У зоры , В ы рав ни в ани е, Ш и ри ну и В ы соту для п риведения эт их а т рибут ов в с оот вет с т вие с выбра нным т ип ом т а блиц ы, одна ко можно от ка за т ь с я от некот орых п а ра мет ров, п ут ем с нят ия ненужных фла жков ч ерез кноп ку Парам етры . У слов ноеф орм ати ров ани е

Одной из новых возможнос т ей Office 97 являет с я услов ноеф орм ати ров ани е лис т ов, п ри кот ором оформление яч еек а вт ома т ич ес ки меняет с я в за вис имос т и от их с одержимого. У с ловное форма т ирова ние лис т а п роис ходит т а к.

89 1. Созда т ь лис т , с одержа щ ий одну или нес коль кояч еек с ч ис ловой информа ц ией. 2. Выделит ь диа п а зоняч еек, в кот ором должноп рименят ь с я ус ловное форма т ирова ние.

3. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат / У слов ное ф орм ати ров ани е. От крыва ет с я окно диа лога У слов ное ф орм ати ров ани е с нес коль кими ра с крыва ю щ имис я с п ис ка ми.

4. Выбра т ь из п ервого с п ис ка У с ловие 1 т о, ч ем должен руководс т вова т ь с я Excel п ри ус ловном форма т ирова нии - тек ущ и м и ф орм улам и или тек ущ и м и значени ям и . 5. Выбра т ь из вт орого с п ис ка ус ловный оп ера т ор для ус ловного форма т ирова ния, на п ример > или <. 6. В т рет ь ем п оле ввес т и ч ис ло, с кот орым должна с ра внива т ь с я велич ина в яч ейке, на п ример 0,2 - 20%. 7. На жа т ь кноп ку Ф орм ат и за да т ь а т рибут ы форма т а , кот орые должны п рименят ь с я п ри вып олнении ус ловия за да нного на ш а га х4 -6. 8. Щ елкнут ь кноп ку А (т а кже) в эт ом окне, ч т обы доба вит ь ещ е одно ус ловие. Кноп ка А п озволяет за да ва т ь т ри ус ловия. Кноп ка У д али ть уда ляет ненужные ус ловия. 9. П овт орит ь ш а ги 4 - 6 для У слов и я 2. 10.За крыт ь окнодиа лога кноп кой О К . И спользов ани ести лей

Ес ли т ребует с я п ос т оянно на кла дыва т ь одни и т е же а т рибут ы форма т а на яч ейки лис т а с ледует с озда т ь с т иль форма т ирова ния, ка к

90 на бор а т рибут ов форма т а . Его можно с охра нит ь вмес т е с книгой и п рименят ь , когда возника ет в эт ом необходимос т ь . Р а бот а я с ос т илями можно: − с озда ва т ь с обс т венные с т или; − на кла дыва т ь с ущ ес т вую щ ие; − коп ирова т ь с т или из другихкниг. Д ля с озда ния с т иля с ледует вып олнит ь кома нду Ф орм ат / Сти ль. П оявит с я окно диа лога Сти ль . Д ля изменения с т иля во вс ей книге, с ледует выбра т ь егоимя из с п ис ка , на жа т ь кноп ку И зм ени ть.

Са мый п рос т ой с п ос об с озда ния нового с т иля - эт о “ с озда ние с т иля п ообра зц у”. Созда ние с т иля п ообра зц у п роис ходит т а к. 1. От форма т ирова т ь яч ейку, п о обра зц у кот орой будет с озда ва т ь с я с т иль . На п ример, выровнят ь т екс т п о ц ент ру и изменит ь егоориент а ц ию , п ос ле ч егоп оменят ь на ч ерт а ния ш рифт а и ц вет т екс т а . 2. Выделит ь яч ейку, п ообра зц у кот орой будет с озда ва т ь с я с т иль . 3. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат/ Сти ль. 4. Ввес т и на зва ние с т иля, на п ример, В ерти к альны й заголов ок . 5. Снят ь фла жки, ес ли а т рибут ы, п редс т а вляемые эт ими фла жка ми, не от нос ят с я к оп ределяемому с т илю . 6. На жа т ь кноп ку О К .

91 Д ля уда ления ненужногоп оль зова т ель с когос т иля выделит ь егов с п ис ке с т илей и на жа т ь кноп ку У д али ть. Ст а нда рт ный с т иль не уда ляет с я.

Наложе н ие су щ е ст ву ю щ их ст иле й Д ля вып олнения эт ой п роц едурынужно: 1. Выделит ь форма т ируемую яч ейку или диа п а зон. 2. Щ елкнут ь на с п ис ке, ч т обы от обра зит ь п ереч ень вс ех с т илей в книге. 3. Выбра т ь из с п ис ка нужный с т иль . 4. На жа т ь кноп ку О К .

Коп ирован ие ст иле й из д ру гих к н иг С п омощ ь ю кома нды Ф орм ат / Сти ль / кноп ка О бъед и ни ть в окне диа лога Сти ль можно коп ирова т ь в т екущ ую книгу с т или из других документ ов. Д ля эт ого: 1. От крыт ь книгу-ис т оч ник и книгу-п риемник. 2. В меню О к новыбра т ь имя книги-п риемника (оно должно на ходит ь с я в нижней ч а с т и меню ), ч т обыс дела т ь егоа кт ивным. 3. Вып олнит ь кома нду Ф орм ат/ Сти ль. 4. На жа т ь кноп ку О бъед и ни ть. От кроет с я окно диа лога О бъед и нени е. 5. Выбра т ь имя книги, из кот орой должны коп ирова т ь с я с т или и на жа т ь О К . Работас ш аблонам и

Ш а блоном на зыва ет с я фа йл, кот орый с лужит модель ю для с озда ния лис т ов в книге. Можно п оль зова т ь с я за ра нее оп ределенными ш а блона ми, а можно с озда т ь с вой с обс т венный п оль зова т ель с кий ш а блон.

92 О т к рыт ие и м од иф ик ация су щ е ст ву ю щ е го ф айла шаблон а Сущ ес т вую щ ий ш а блонот крыва ет с я с ледую щ им обра зом: 1. Вып олнит ь кома нду Ф айл / О тк ры ть. От кроет с я окнодиа лога О тк ры ти ед ок ум ента. 2. Выбра т ь из с п ис ка Т и п ф айлазна ч ение Ш аблоны ( *.* lt). 3. У ка за т ь п а п ку, на п ример, MSOffice / Ш аблоны / Реш ени я. 4. Сдела т ь двойной щ елч ок на фа йле нужногош а блона .

4. Вып олнит ь кома нду Ф айл / Сохрани ть к ак , за да т ь новое имя ш а блона . Созд ани енов огоф айлаш аблона П роц ес с с озда ния нового ш а блона ос нова н на ис п оль зова нии одной из книг п оль зова т еля, с озда нной ра нее. Он за клю ч а ет с я в с ледую щ ем. 1. От крыт ь книгу, кот ора я будет с охра нена в ка ч ес т ве ш а блона . 2. Вып олнит ь кома нду Ф айл / Сохрани ть к ак . П оявит ь с я окно диа лога Сохранени ед ок ум ента. 3. Выбра т ь из с п ис ка Т и п ф айлазна ч ение Ш а блон(*.xlt). 4. За да т ь имя ш а блона в т екс т овом п оле И м я ш аблона, выбра т ь из с п ис ка Папк а п а п ку, в кот орую онбудет за п ис а ни на жа т ь кноп ку Сохрани ть. 5. За крыт ь с охра ненную книгу.

Р азрывы ст ран иц Р а зрывом с т ра ниц ы на зыва ет с я с п ец иа ль ный с лужебный код, кот орый п рика зыва ет п ринт еру п рекра т ит ь п еч а т ь одной с т ра ниц ы и п ерейт и на другую . Excel а вт ома т ич ес ки доба вляет ра зрыв с т ра ниц ык мес т у, когда с т ра ниц а за п олняет с я информа ц ией и от лич а ет его т онкой п ункт ирной линией (верт ика ль ные и горизонт а ль ные ра зрывы). Ес ли ра зрывы на с т ра ниц е не нужны на экра не, т ос ледует вып олнит ь кома нду Серв и с / Парам етры / вкла дка В и д / с нят ь фла жок А в торазби ени енастрани цы . Р а зрывыс т ра ниц можнодоба вит ь вруч ную . Д ля эт ого:

93 1. Выделит ь яч ейку внизу и с п ра ва от т ого мес т а , где должен быт ь вс т а вленра зрыв с т ра ниц ы. 2. Вып олнит ь кома нду В став к а/ Разры в страни цы . Выделенна я яч ейка с т а новит с я левым верхним углом новой с т ра ниц ы, а п ринудит ель ный ра зрыв от лич а ет с я более т олс т ой п ункт ирной линией. У да лит ь п ринудит ель ный ра зрыв можнот а к: щ елкнут ь на яч ейке с низу и с п ра ва от него и вып олнит ь кома нду В став к а / У брать разры в страни цы .

Р е жим разм е т к и ст ран ицы В Excel 97 п оявит с я с п ец иа ль ный режим п рос мот ра , на зыва емый “ Р ежим ра змет ки с т ра ниц ы”. П оль зуяс ь эт им режимом можнолегкона йт и ра зрывыс т ра ниц на мес т е и изменит ь их п оложение. Р ежим ра змет ки с т ра ниц п ока зыва ет умень ш енный ва риа нт лис т а и п омеч а ет ра зрывы с т ра ниц жирными линиями. П одп ис и Страни ца № увелич ены. Д ля вклю ч ения режима ра змет ки с т ра ниц с ледует вып олнит ь кома нду В и д / Разм етк а страни ц, для егоот клю ч ения - кома нда В и д / О бы чны й. Д ля п рос мот ра и на с т ройки ра зрыва с т ра ниц с ледует вып олнит ь : 1. Вып олнит ь кома нду В и д / Разм етк астрани цы . 2. Ч т обы изменит ь п оложение ра зрыва с т ра ниц ы, п омеч енного жирной линией, с ледует п ерет а щ ит ь линию ра зрыва в новое мес т о лис т а . Когда кноп ка мыш ки будет от п ущ ена Excel с а м п еренумерует с т ра ниц ы лис т а . Новое п оложение ра зрыва можноот менит ь на жа т ием кноп ки О тм ени ть на СП И.

3. За конч ит ь ра бот у вып олнением кома ндыВ и д / О бы чны й. Д ля улуч ш ения внеш него вида лис т а можно вс т а влят ь в лис т рис унки и гра фику ис п оль зова ния кома ндыВ став к а/ Ри сунок . О ргани заци я и нф орм аци и в к ни гах

94

В п ос ледних верс иях Excel ра боч ие лис т ы, диа гра ммы и лис т ы ма крос ов объединяю т с я в одной книге. П оумолч а нию в Microsoft Excel 97 книга с ос т оит из 3 одина ковых лис т ов с имена ми Л ис т 1 - Л ис т 3. Ма кс има ль ное колич ес т во лис т ов - 255. Вс е лис т ы хра нят с я в одном фа йле. П ри ра бот е с лис т а ми книги можно вып олнят ь с ледую щ ие оп ера ц ии: − п ереходит ь с одноголис т а книги на другой; − п ереименовыва т ь лис т ы; − уда лят ь лис т ыиз книг; − доба влят ь лис т ыв книги; − изменят ь п орядок лис т ов. Переход м ежд у ли стам и к ни ги можно ос ущ ес т влят ь щ елч ком мыш ь ю на ярлыч ке т ого лис т а , кот орый т ребует с я от обра зит ь на экра не. Слева от ярлыч ков ра с п оложено нес коль ко кноп ок п рокрут ки ярлыч ков, с п омощ ь ю кот орых можно п ерейт и к невидимым в на с т оящ ий момент лис т а м. Переи м енов ани е ли стов можноос ущ ес т вит ь двойным щ елч ком на ярлыч ке с оот вет с т вую щ его лис т а и за да нием нового имени в окне диа лога . Переи м енов ани е ли ста. Имя лис т а может с одержа т ь до 31 с имвола . Кроме т ого, лис т можно п ереименова т ь кома ндой Ф орм ат / Ли ст/ Переи м енов ать. У д алени е ли ста ос ущ ес т вляет с я вып олнением с ледую щ ей п роц едуры:

1. От обра зит ь лис т на экра не, щ елкнув на егоярлыч ке. 2. Ч т обы выделит ь нес коль ко лис т ов с ледует на жа т ь кла виш у Ctrl и, удержива я ее на жа т ой п роизводит ь щ елч ки на ка ждом доп олнит ель ном лис т е. Кроме т ого, можно щ елкнут ь на вт ором ярлыч ке п ри на жа т ой кла виш е Shift. В эт ом с луч а е вт орой

95 лис т выделяет с я вмес т е с о вс еми лис т а ми на ходящ имис я в п ромежут ке.

3. Вып олнит ь кома нду Прав к а/ У д али ть ли ст. 4. На жа т ь кноп ку Ok. Д обав лени ели стов п роис ходит т а к. 1. Щ елкнут ь на ярлыч ке лис т а , ра с п оложенногоп ос ле т оголис т а , куда будет вс т а вленновый лис т .

2. Вып олнит е кома нду В став к а/ Ли ст. Вс е эт и п роц едуры можно вып олнит ь с п омощ ь ю конт екс т ного меню , щ елч ком п ра вой кноп ки мыш и на ярлыч ке лис т а . Колич ес т во лис т ов в книге можно изменит ь ис п оль зова нием кома нды Серв и с / Парам етры / в к лад к а О бщ и е. Т а ка я возможнос т ь оч ень п олезна , ес ли ч а с т оп риходит с я доба влят ь в книгу новые лис т ы. Ли сты м ожноперем ещ ать для эт ого:

1. Щ елкнут ь на ярлыч ке п еремещ а емоголис т а . 2. П ерет а щ ит ь ярлыч ок в новую п озиц ию , ориент ируяс ь п о с т релке.

3. От п ус т ит ь кноп ку мыш и, ч т обыза креп ит ь п еремещ енный лис т на новом лис т е. Ес ли удержива т ь на жа т ой кла виш у Ctrl во время п ерет а с кива ния, в книге п оявит с я коп ия лис т а . Имя лис т а т оже коп ирует с я и к нему п рип ис ыва ет с я с уффикс ″(2)″.

Уст ан овк а связе й м е жд у лист ам и П ри с озда нии книги с нес коль кими лис т а ми доволь но ч а с т о возника ет необходимос т ь ис п оль зова т ь да нные одного лис т а п ри с озда нии формулы на другом. У с т а новка т а ких с вязей между лис т а ми в т ерминологии Excel на зыва ет с я с с ылкой. Созда ние с с ылок да ет п реимущ ес т во - п ри изменении информа ц ии в ис ходном лис т е Excel а вт ома т ич ес ки обновляет с оот вет с т вую щ ую информа ц ию в с вяза нном лис т е.

96 На п ример, ес ли на лис т е ‘Ит оги’ в яч ейке В5 т ребует с я с озда т ь формулу, выч ис ляю щ ую ит оговое зна ч ение функц ий СУ М М для диа п а зона яч еек В4 : В10 лис т а ‘Воронежс кий регион’, т о в яч ейку В5 лис т а ‘Ит оги’ с ледует ввес т и формулу: = СУ ММ (Воронежс кий регион! В5 : В10). Книга может с одержа т ь с ледую щ ие т ип ылис т ов: − Р а боч ие лис т ы. − Л ис т ыдиа гра мм. − Модули Visual Basic. − Л ис т ыдиа лога . − Л ис т ыма крос ов Microsoft Excel 4.0 О тк ры ти енеск ольк и х ок он од ной к ни ги Ес ли п ри ра звернут ом окне книги не виднывс е обла с т и книги, т о для т ого ч т обы видет ь другие обла с т и книги, с ледует от крыт ь вт орое окнодля эт ой же книги. Д ля эт оговып олнит ь кома нду О к но/ Н ов ое. Ч т обы видет ь на экра не с ра зу два окна , выбра т ь кома нду О к но/ Расположи ть / ук азать од и н и зв ари антов расположени я ок он. Новому окну Excel на зна ч а ет т оже имя, нос модифика ц ией ″2″, а п ервому окну п рис ва ива ет модифика ц ию ″1″. Вт орое окно с т а новит с я а кт ивным. Можно п рокрут ит ь новое окнодля п рос мот ра другихч а с т ей книги. Ск ры ть ак ти в ноеок нокниги можнокома ндой О к но/ Ск ры ть. Д ля вывода на экра нс крыт огоокна вып олнит ь кома нду О к но/ Пок азать. Ес ли с крыт о единс т венное окнокниги, т одля вывода егона экра нвып олнит ь кома нду Ф айл / Пок азать. Д ля ск ры ти я отд ельны х ли стов вып олнит ь кома нду Ф орм ат/ Ли ст/ Ск ры ть. Д ля вывода на экра нс крыт оголис т а - к ом анд аФ орм ат/ Ли ст/ Пок азать.

97 Р азд е ле н ие лист ов н а област и О бласти ок на являю т с я другим с п ос обом одновременного п рос мот ра нес коль ких ч а с т ей ра боч его лис т а . Л ю бой лис т можно ра зделит ь верт ика ль но, горизонт а ль но или одновременно верт ика ль но и горизонт а ль но. Обла с т и окна п редос т а вляю т возможнос т ь с инхронного п рокруч ива ния ра зных ч а с т ей окна на обла с т и: − П ерет а щ ит ь веш ку ра зделения с п омощ ь ю мыш и, ч т обыра зделит ь окноп огоризонт а ли или верт ика ли. − Д ва ждыщ елкнут ь на веш ке ра зделения, ч т обыра зделит ь окно. − Вып олнит ь кома нду О к но/ Разд ели ть, ч т обы ра зделит ь окно одновременноп оверт ика ли и горизонт а ли. П ос ле вып олнения ра зделения окна кома нда Разд ели ть за меняет с я кома ндой Снять разд елени е.

Д ля п ерехода из одной обла с т и в другую на жа т ь кла виш у F6 для п еремещ ения п оч а с овой с т релке и Shift + F6 - п рот ив ч а с овой с т релки. Д ля за креп ления обла с т ей вып олнит ь кома нду О к но / Зак репи ть, ч т о п озволяет п рокрут ит ь лис т без п от ери из виду с т олбц ов из

98 за креп ленных обла с т ей. Д ля с нят ия за креп ления - кома нда О к но/ Снять зак реплени еобластей. Работас к ни гам и : к ни ги и ок на П ри реш ении за да ч с п омощ ь ю Excel возника ет п орой необходимос т ь от крыт ия доп олнит ель ных книг. Excel п озволяет за грузит ь с т оль ко книг с коль ко необходимо и с коль ко может обра бот а т ь комп ь ю т ер. Ка жда я книга п оявляет с я в от дель ном окне и для п ерехода от одногоокна к другому дос т а т оч новыбра т ь нужное имя в меню О к но. В эт ом ра зделе ра с с ма т рива ю т с я т а кие воп рос ыка к: − п ереход от одногоокна книги к другому; − ус т а новка с вязи между да нными от крыт ых книг; − за щ ит а книг и лис т ов. Д ля от крыт ия доп олнит ель ной книги с ледует вып олнит ь кома нду Ф айл / О тк ры ть, выбра т ь нужную книгу и два жды щ елкнут ь на ней. П ри одновременном от крыт ии нес коль ких книг их можнора с с ма т рива т ь п ооч ередно или ра с п оложит ь их рядом друг с другом в ра боч ей обла с т и. Д ля эт ого вып олнит ь кома нду О к но/ Расположи ть и вос п оль зова т ь с я одним из ч ет ырех п ереклю ч а т елей окна диа лога Расположени еок он. Можно ос ущ ес т вит ь п ереход между от крыт ыми окна ми книг с п омощ ь ю кла виа т урыили выбором имени фа йла в меню О к но. П роц едура п ерехода к другим окна м ч ерез кла виа т уру с ледую щ а я. 1. Вып олнит ь кома нду О тк ры ть, ч т обы за грузит ь книги для ра бот ы. 2. П ереходит ь от окна к окну с ледует на жа т ием с оч ет а ния кла виш и Ctrl + F6 в п рямом на п ра влении и в обра т ном на п ра влении - Ctrl + Shift + F6.

99 Можно эт у же п роц едуру вып олнят ь ч ерез кома нду меню О к но, п ри вып олнении кот орой от крыва ет с я верт ика ль ное п одменю , в кот ором от обра жа ю т с я имена от крыт ых ра нее книг. Ес ли п оль зова т елю п риходит с я ч а с т о ра бот а т ь с одними и т еми же книга ми, с ледует п одума т ь ос озда нии фа йла ра боч ей обла с т и, где хра нит с я информа ц ия об от крыт ых книга х, ра с п оложении и ра змере их окон на экра не. П ри с ледую щ им с еа нс е ра бот ы дос т а т оч но от крыт ь эт от фа йл, ч т обывос с т а новит ь т екущ ее с ос т ояние экра на . Д ля с охра нения эт огофа йла : 1. Вып олнит ь кома нду Ф айл / Сохрани ть рабочую область. 2. У ка за т ь имя фа йла ра боч ей обла с т и. 3. На жа т ь кноп ку Ok. У станов к асв язи м ежд у к ни гам и Созда ние дина мич ес ких с вязей между книга ми с п омощ ь ю формул, с одержа щ ихвнеш ние с с ылки, имеет ряд п реимущ ес т в. Во-п ервых, можно ра зделит ь боль ш ие, с ложные модели на ряд более п рос т ых моделей. На п ример, модель ра зра бот ки п рогноза ба ла нс ового лис т а фирмы или бю джет фирмы можно ра зделит ь на от дель ные ч а с т и. Во-вт орых, с вяза нные книги п озволяю т с береч ь п а мят ь и время на обновление выч ис лений. Д ля ус т а новления с вязи между книга ми можнос озда т ь формулы, с одержа щ ие внеш ние с с ылки (вводя с с ылку, выделяя с п омощ ь ю мыш и или ис п оль зуя кома нду Прав к а / Специ альная в став к а / к нопк аВ став и ть ссы лк у). Созда ние формул с о с с ылка ми на яч ейки других книг п роис ходит с ледую щ им обра зом: 1. От крыт ь книгу Книга 1, на кот орую с ледует с с ыла т ь с я в формуле.

100 2. Созда т ь в другой книге Книга 2 формулыс ос с ылкой на яч ейки от крыт ой ра нее книги с ледую щ им обра зом: выделит е яч ейку, в кот орую будет коп ирова т ь с я зна ч ение из другой книги (Книга 1), на бра т ь зна к ра венс т ва , от крыт ь меню О к но, выбра т ь в нем книгу Книга 1, щ елкнут ь на ярлыч ке нужного лис т а эт ой книги, на п ример Л ис т 3, выделит ь яч ейку, на кот орую ос ущ ес т вляет с я с с ылка , на п ример В12 и на жа т ь кла виш у Enter. В с т роке формул п оявляет с я формула с о с с ылкой с ледую щ его вида : [Книга 1] Л ис т 3 $ B$12. П ри ра бот е с груп п ой с вяза нных книг с ледует п ридержива т ь с я с ледую щ их п ра вил: − Вс егда с ледует с охра нят ь ис ходные книги п еред с охра нением за вис имой книги. − Ес ли возникла необходимос т ь изменения имени ис ходной книги, т о менят ь эт о имя с ледует п ри от крыт ой за вис имой книге, ч т обы ис ходной книги изменилис ь . На п ример, имя книги Книга 1 было изменено на Бю джет на 1998, ес ли п ос ледова т ель нос т ь дейс т вий было с охра нена с с ылка = [Книга 1] Л ис т 1!$А$1 изменит с я на [Бю джет на 1998. xls] Л ис т 1!$А$1.

З а щ ит а л ист о в икниг

Excel доп ус ка ет ус т а новку за щ ит ы для лис т ов и книг - для эт ого с лужит т а к на зыва ема я п а роль на я за ш ит а . Э т о озна ч а ет , ч т о другие п оль зова т ели могут от крыт ь фа йл, ноне могут внес т и изменения в его за щ ит ные ч а с т и. З ащ ит а лист ов У с т а новка за щ ит ылис т ов п роис ходит с ледую щ им обра зом: 1. Щ елкнут ь на ярлыч ке лис т а , кот орый т ребует с я за щ ит ит ь . 2. Вып олнит ь кома нду Серв и с / Защ и та / Защ и ти ть ли ст. П оявляет с я окнодиа лога Защ и ти ть ли ст.

101

В нем ес т ь т екс т овое п оле Пароль и т ри фла жка за щ ит ы, оп ределяю щ ие т ип за щ ит ы. 3. Ввес т и корот кий п а роль и на жа т ь кноп ку Ok. Р егис т р букв п а роля с ледует за п олнит ь . 4. Когда Excel п оп рос ит п овт орит ь п а роль , с ледует егоп овт орит ь и за п ис а т ь где-т одля п а мят и. 5. Д ля с нят ия за щ ит ы вып олнит ь кома нду Серв и с / Защ и та / Снять защ и ту м еста. За щ ит у можнос нят ь т оль коп ри зна нии п а роля. Ес ли ка кие-т о яч ейки лис т а нужно ос т а вит ь неза щ ищ енными, на п ример, для ввода да нных, т о п еред вып олнением кома нды для ус т а новления за щ ит ы с ледует с нят ь фла жок Защ и щ аем ая ячейк а на вкла дке Защ и таокна диа лога Ф орм атячеек . Защ и таструк туры к ни ги За щ ит а от изменений с т рукт уры книги озна ч а ет за щ ит у от изменения имени п орядка с ледова ния лис т ов. Д ля эт ого: 1. Вып олнит ь кома нду Серв и с / Защ и та / Защ и ти ть к ни гу. В окне диа лога Защ и так ни ги имеет с я п оле Пароль, куда нужно ввес т и п а роль , можно и не вводит ь (за щ ит а без п а роля) и фла жок Струк туру. П ри ус т а новке эт огофла жка с т рукт уру книги уже изменит ь нель зя.

102

2. На жа т ь кноп ку Ok. 3. П овт орит ь ввод п а роля, когда Excel п оп рос ит . 4. Снят ь за щ ит у можно кома ндой Серв и с / Защ и та / Снять защ и ту к ни ги . У станов к апароля д ля д оступак ф айлу Э т от уровень за щ ит ы огра нич ива ет дос т уп к фа йлу, за п ра ш ива я вывод п а роля п еред от крыт ием фа йла . П оль зова т ь с я эт им с редс т вом с ледует с ос т орожнос т ь ю . Ес ли п а роль будет п от ерян, от крыт ь за щ ищ енный фа йл уже не уда с т с я! Д ля ус т а новки да нногот ип а п а роля нужно. 1. Созда т ь книгу. 2. Вып олнит ь кома нду Ф айл / Сохрани ть к ак . От кроет с я окно диа лога Сохранени е д ок ум ента, в кот ором ука за т ь имя фа йла . 3. На жа т ь в окне диа лога кноп ку Парам етры . П оявит с я окно диа лога Парам етры сохранени я. В нем имею т с я два т екс т овых п оля П ервое из них, Пароль д ля отк ры ти я ф айлас лужит для огра нич ения дос т уп а к книге. Без зна ния другого п а роля, Пароль разреш ени я запи си , п оль зова т ели не с могут с охра нит ь с вои изменения в фа йле.

103

3. Ввес т и п а роль в п оле Пароль д ля отк ры ти я ф айла и на жа т ь кноп ку Ok. П овт орит ь ввод п а роля, когда Excel п оп рос ит . 4. Д ля с нят ия п а роля вып олнит ь кома нду Сохрани ть к ак , на жа т ь кноп ку Парам етры и уда лит ь п а роль из т екс т ового п оля Пароль д ля отк ры ти я ф айла. Н астройк аExcel В да нном ра зделе ра с с ма т рива ю т с я п олезные п риемы необходимые для с озда ния с воего неп овт оримого инт ерфейс а п ри ра бот е с Excel. К эт им п риема м можноот нес т и т а кие ка к: − регулировка вида ; − на с т ройка п а нелей инс т румент ов; − на с т ройка п а ра мет ров п еч а т и; − на с т ройка п а ра мет ров а вт оза мены; − на с т ройка Excel в окне диа лога П а ра мет ры.

Р е гу лировк а вид а Excel п редос т а вляет п оль зова т елю кома нду М асш табдля за да ния увелич ения, а т а кже кома нду Пред став лени я для с охра нения ра злич ныхвидов лис т а , с озда нныхп оль зова т елем. Кома нда В и д / М асш табизменяет с т еп ень увелич ения лис т а , ч т обы внима т ель но изуч ит ь груп п у яч еек в с луч а е временногоувелич ения ч а с т и лис т а или умень ш ит ь лис т для оц енки егообщ еговида . В

104 окне диа лога М асш таб ра с п оложено нес коль ко п ереклю ч а т елей. На иболее инт ерес ным являет с я п ереклю ч а т ель Пов ы д елени ю , кот орый п одбира ет ма с ш т а б т а к, ч т обы оп т има ль но от обра зит ь яч ейки, выделенные п еред ус т а новкой. П ереклю ч а т ель Прои зв ольны й п озволяет выбра т ь п оль зова т елю с обс т венный ма с ш т а б в п редела х от 10% до400%. Кроме эт ой кома нды эт у же п роц едуру можно вып олнит ь ис п оль зова нием кноп ки М асш табна с т а нда рт ной п а нели инс т румент ов.

Сохранени ев и д ов к ом анд ой Пред став лени я Ес ли п ри ра бот е с книгой, ч а с т о п риходит с я п ереклю ч а т ь с я от одного вида к другому, т о ка ждый из видов можнос охра нит ь на дис ке и п ереходит ь от одного вида к другому с п омощ ь ю кома нды В и д / Пред став лени я. Сохра нение вида п роис ходит т а к. 1. За да т ь п а ра мет ры с охра няемого вида . На п ример, ука за т ь ма с ш т а б лис т а , выделит ь в нем нужные яч ейки, изменит ь ра змеры ра боч егоокна . 2. Вып олнит ь кома нду В и д / Пред став лени я. 3. П оявляет с я окнодиа лога , в кот ором на жа т ь кноп ку Д обав и ть. 4. В эт ом окне за да т ь имя и на жа т ь кноп ку Ok. 5. Д ля вывода лис т а с нужным видом щ елкнут ь на ярлыч ке нужноголис т а и вып олнит ь кома нду В и д / Пред став лени я. 6. От кроет с я окно диа лога Пред став лени я, в кот ором двойным щ елч ком мыш ь ю выбра т ь имя нужноговида . Д ля уда ления имени щ елкнут ь на нем в окне диа лога Пред став лени я и на жа т ь кноп ку У д али ть. Н астройк апанелей и нструм ентов

105 Д а нный режим п озволяет ос ущ ес т влят ь : − доба вление кноп ок к п а нелям инс т румент ов; − уда ление кноп ок п а нели инс т румент ов; − п ерес т а новку кноп ок п а нелей инс т румент ов; − реда кт ирова ние зна ч ков на кноп ка х п а нелей инс т румент ов. С п омощ ь ю кома нды В и д / Панели и нструм ентов можно менят ь п оложение п а нелей на с т ра ива т ь кноп ки, ра с п оложенные на п а нелях. П о умолч а нию Excel от обра жа ет на экра не с т а нда рт ную п а нель инс т румент ов и п а нель форма т ирова ния, одна кос ущ ес т вует ещ е с выш е двух дес ят ков с п ец иа лизирова нных п а нелей. П ри вып олнении кома нды В и д / Панели и нструм ентов от крыва ет с я окнодиа лога Н астройк а. Д ля от обра жения нужной п а нели с ледует ус т а новит ь фла жок рядом с ее на зва нием в эт ом окне и на жа т ь кноп ку Зак ры ть. Д ля уда ления - с нят ь фла жок и на жа т ь кноп ку Зак ры ть.

Д обав лени ек нопок к панелям и нструм ентов Д оба вление кноп ок п роис ходит с п омощ ь ю кома нды В и д / Панель и нструм ентов / Н астройк а/ в к лад к аК ом анд ы .

106

В окне диа лога эт ой кома нды ес т ь с п ис ок К атегори и , с одержа щ ий т ип ы кноп ок, кот орые могут ис п оль зова т ь с я на п а нели инс т румент ов.

П ри выделении ка т егории в с п ис ке в кома ндном с п ис ке

с п ра ва п оявляю т с я изобра жения с вяза нных с ней кноп ок. Ч т обы узна т ь на зна ч ение кноп ки с ледует ее выделит ь и щ елкнут ь на кноп ке О пи сани е. Д оба вление кноп ки п роис ходит с ледую щ им обра зом: 1. От обра зит ь п а нель на экра не, кот орую с ледует изменит ь . 2. Вып олнит ь кома нду В и д / Панель и нструм ентов / Н астройк а/ в к лад к аК ом анд ы . 3. Выбра т ь в с п ис ке К атегори я груп п у, в кот орую входит нужна я кноп ка . 4. П ерет а щ ит ь нужную кноп ку на п а нель инс т румент ов. У с т а новит ь кноп ку в нужном мес т е п а нели и от п ус т ит ь кноп ку мыш и. Ч т обы с озда т ь новую п а нель инс т румент ов, п ерет а щ ит ь кноп ку в лю бое мес т о за п редела ми окна диа лога , но внут ри ра боч ей обла с т и, ноне на п а нель . 5. Ес ли т ребует с я ещ е доба вит ь кноп ки, п овт орит ь п ункт ы 3 и 4. За т ем на жа т ь кноп ку Зак ры ть. Ес ли мес т а на п а нели уже нет , т оможноуда лит ь неис п оль зуемые кноп ки.

Уд але н ие к н оп ок п ан е ли ин ст ру м е н т ов П ри п ереп олнении п а нели инс т румент ов кноп ка ми п оявляет с я в п ра вой ч а с т и п а нели зна ч ок >> . В эт ом с луч а е неис п оль зуемые кноп ки с ледует уда лит ь с ледую щ им обра зом: 1. Вып олнит ь кома нду В и д / Панели и нструм ентов / Н астройк а. От крыва ет с я окно диа лога Н астройк а, кот орое п озволяет уда лят ь кноп ки и а вт ома т ич ес ки изменяет ра змеры п а нелей, обес п еч ива я от обра жение вс ех кноп ок.

107

2. На йт и кноп ку, кот орую с ледует уда лит ь . 3. П ерет а щ ит ь мыш ь ю уда ляемую кноп ку с п а нели инс т румент ов в лю бое мес т о за ее п редела ми, п ока на ука за т еле мыш и не п оявит с я зна к Х . П ри от п ус ка нии кноп ки мыш и кноп ка ис ч езнет с п а нели инс т румент ов, а кноп ки с двинут с я влево. 4. Э т у п роц едуру можно п овт орит ь , за т ем на жа т ь кноп ку Зак ры ть. П ри уда лении кноп ки с п а нели инс т румент ов она не уда ляет с я с ва ш ей с ис т емы. Ее можновос с т а новит ь оп ис а нной выш е п роц едурой.

Пе ре ст ан овк а к н оп ок п ан е ле й ин ст ру м е н т ов От крыв окно диа лога Н астройк а с п омощ ь ю кома нды В и д

/

Панели и нструм ентов / Н астройк аможноизменит ь п орядок кноп ок на п а нелях инс т румент ов и коп ирова т ь кноп ки с одной п а нели на другую . П ерес т а новка кноп ок с водит с я к обыч ному их п ерет а с кива нию с одногомес т а на другое с п омощ ь ю мыш и, руководс т вуяс ь п ри выборе п оложения с ерым конт уром на д ука за т елем мыш и.

108 Ч т обы с коп ирова т ь (а не п еремес т ит ь ) кноп ку с одной п а нели инс т румент ов на другую , с ледует удержива т ь на жа т ой вовремя п ерет а с кива ния кла виш у Ctrl. П ос ле от п ус ка ния кноп ки мыш и на двух п а нелях инс т румент ов п оявляю т с я одина ковые кноп ки.

Р е д ак т ирован ие зн ачк ов н а к н оп к ах п ан е ле й ин ст ру м е н т ов Ст а нда рт ные кноп ки п а нелей инс т румент ов выводят с я ка к ра с т ровые изобра жения, с ос т оящ ие из с т рок и с т олбц ов т оч ек. Зна ч ок кноп ки можноот реда кт ирова т ь или да же с озда т ь новое изобра жение. На п ример, в зна ч ке

за менит ь буквына

.

Р еда кт ирова ние вып олняет с я т а к. 1. Вып олнит ь кома нду В и д / Панель и нструм ентов / Н астройк а. 2. Щ елкнут ь п ра вой кноп кой мыш и на реда кт ируемой кноп ке п а нели инс т румент ов. 3. В конт екс т ном меню выбра т ь кома нду И зм ени ть значок кноп ки. От кроет с я окнодиа лога Ред ак ти ров ани я к нопок 4. Д ля изменения ц вет а т оч ки ра с т рового изобра жения выделит ь ц вет в п а лит ре и щ елкнут ь на т оч ке мыш ь ю . 5. Д ля уда ления т оч ки с ледует п еред щ елч ком на ней щ елкнут ь в обла с т и У д али ть. 6. П ос ле за верш ения ра бот ы на жа т ь кноп ку Ok, за т ем кноп ку Зак ры ть. Д ля т ого, ч т обыот ка за т ь с я от новогоизобра жения кноп ки с ледует от крыт ь окно диа лога Н астройк а, и щ елкнут ь п ра вой кноп кой мыш и на нужной кноп ке и выбра т ь кома нду В осстанов и ть значок на к нопк е. Н астройк апарам етров печати

109 С п омощ ь ю кома ндыФ айл / Парам етры страни цы можно: − уп ра влят ь ориент а ц ией с т ра ниц ы; − ос ущ ес т влят ь на с т ройку п олей с т ра ниц ы; − ос ущ ес т влят ь вс т а вку верхних и нижних колонт ит улов; − ос ущ ес т влят ь вывод с ет ки и п роч их вс п омога т ель ных элемент ов. У прав лени еори ентаци ей страни цы Ориент а ц ией на зыва ет с я на п ра вление, в кот ором лис т выводит с я на п еч а т ной с т ра ниц е. Ориент а ц ия быва ет книжной и а ль бомной. Кома нда Ф айл / Парам етры страни цы / в к лад к а Страни ца п озволяет ус т а новит ь с ледую щ ие п а ра мет ры: Ориент а ц ия, Ма с ш т а б (для п еч а т и), Р а змер бума ги, Ка ч ес т воп еч а т и. Н астройк аполей Вкла дка Поля окна диа лога Парам етры страни цы п озволяет за да ва т ь велич ину п олей в книге. Д ля ц ент ровки лис т а между п олями с ледует ус т а новит ь фла жки гори зонтальноили в ерти к ально. В став к ав ерхни х и ни жни х к олонти тулов Кома нда Ф айл / Парам етры страни цы / в к лад к а К олонти тулы п редна зна ч ена для доба вления к лис т а м во время п еч а т и верхних и нижних колонт ит улов. В них обыч нос одержит с я информа ц ия одокумент е: имя лис т а и книги, время и да т а с озда ния или т екущ ий номер с т ра ниц ы. Excel п озволяет либо выбра т ь вид колонт ит ула либо

110 с озда т ь с вой с обс т венный ва риа нт с п омощ ь ю кноп ок Созд ать в ерхни й к олонти тул или Созд ать ни жни й к олонти тул. Выбор с т а нда рт ных колонт ит улов ос ущ ес т вляет с я с ледую щ им обра зом. 1. Вып олнит ь кома нду Ф айл / Парам етры страни цы / в к лад к а К олон ти тулы . Можно вып олнит ь кома нду В и д / К олонти тулы . 2. П оумолч а нию верхний колонт ит ул с ос т оит из имени т екущ его лис т а . Ч т обы его за менит ь с ледует щ елкнут ь на ра с крыва ю щ емс я с п ис ке В ерхни й к олонти тул. 3. Ч т обы изменит ь нижний колонт ит ул с ледует щ елкнут ь на ра с крыва ю щ емс я с п ис ке Н и жни й к олонти тул. 4. На жа т ь кноп ку Ok. П ри п еч а т и колонт ит улы п оявляю т с я на вс ехс т ра ниц а х. Д ля уда ления колонт ит улов нужно в ка ждом из с п ис ков выбра т ь зна ч ение Н ет. Д ля с озда ния с обс т венных колонт ит улов с ледует на жа т ь кноп ку Созд ать в ерхни й к олонти тул. От кроет с я окно диа лога В ерхни й к олонти тул, в кот ором можно за да т ь т ри ч а с т и верхнего колонт ит ула : левую , ц ент ра ль ную и п ра вую . Т оже от нос ит с я и к нижнему колонт ит улу. Д ля за п олнения ч а с т ей нужно с ледова т ь инс т рукц иям да нного окна диа лога . В ы в од сетк и и прочи х в спом огательны х э лем ентов С п омощ ь ю кома нды Ф айл / Парам етры страни цы / в к лад к а Ли ст можно вклю ч а т ь в ра с п еч а т ку вс п омога т ель ные элемент ы - т а кие, ка к с ет ка , п римеч а ния к яч ейка м и за головка м с т рок и с т олбц ов. Д ля п еч а т и с ет ки ус т а новит ь фла жок Сетк ав груп п е Печать. П римеч а ния с озда ю т с я кома ндой В став к а/ При м ечани я, а с п ос об их ра с п еч а т ки за да ет с я в окне диа лога При м ечани я в груп п е Печать. П оумолч а нию п римеч а ния не п еч а т а ю т с я.

111 Ч т обыубра т ь линии с ет ки с экра на , вып олнит ь кома нду Серв и с / Парам етры / в к лад к аВ и д / снять ф лажок Сетк а. Ч т обы за головки с т олбц ов и/или с т рок п овт орялис ь на ка ждой с т ра ниц е многос т ра нич ной ра с п еч а т ки с ледует : 1. Вып олнит ь кома нду Ф айл / Парам етры страни цы / в к лад к а Ли ст/ одна из кноп ок в груп п е Печать нак ажд ой страни це. Н астройк апарам етров ав тозам ены В Excel п редус мот рена а вт оза мена для а вт ома т ич ес кого ис п ра вления ош ибок п ри вводе т екс т а в яч ейку лис т а . На с т ройка а вт оза мены п озволяет доба вит ь в с п ис ок Зам енять с лова , в кот орых ч а с т одоп ус ка ю т с я ош ибки с п омощ ь ю кома ндыСерв и с / А в тозам ена. Н астройк аExcel в ок нед и алогаПарам етры С п омощ ь ю кома нды Серв и с / Парам етры от крыва ет с я окно диа лога Парам етры , кот орое п озволяет на с т ра ива т ь многие а с п ект ы ра бот ыExcel т а кие ка к: − уп ра вление п роц ес с ом п ерес ч ет а ; − на с т ройка внеш неговида лис т а ; − на с т ройка п а ра мет ров реда кт ирова ния. У прав лени епроцессом пересчета П ри вводе формулы Excel а вт ома т ич ес ки выч ис ляет ее резуль т а т или п роизводит п ерес ч ет . Одна ко п орой возника ет необходимос т ь изменит ь конфигура ц ию Excel т а к, ч т обы п ерес ч ет формулы п роис ходил п оука за нию п оль зова т еля. Д ля эт ого вып олнит ь кома нду Серв и с / Парам етры / в к лад к а В ы чи слени я / ус т а новит ь п ереклю ч а т ель В ручную в груп п е В ы чи слени я и на жа т ь кноп ку Ok.

112 Н астройк ав неш негов и д али ста На с т ройку внеш неговида лис т а можноос ущ ес т влят ь с п омощ ь ю кома ндыСерв и с / Парам етры / в к лад к аВ и д . На вкла дке В и д имеет с я нес коль ко фла жков и п ереклю ч а т елей для ра зреш ения и за п рещ ения ра злич ных режимов, уп ра вляю щ их внеш ним видом лис т а , кот орые с груп п ирова ныв ч ет ыре груп п ы. П ерва я груп п а О тображать п озволяет увелич ит ь п рос т ра нс т во для ра бот ы.

Вт ора я груп п а При м ечани я ока зыва ет влияние на внеш ний вид п римеч а ний, ра с п оложенных на лис т е. Т рет ь я груп п а О бъек ты п озволяет ма нип улирова т ь с внеш ним видом объект ов лис т а . Ч ет верт а я груп п а Парам етры ок на с одержит фла жки, п озволяю щ ие от клю ч ит ь а вт ома т ич ес кую ра збивку с т ра ниц , убра т ь линии

113 с ет ки или изменит ь их ц вет , уда лит ь п олос ып рокрут ки и вып олнит ь с лис т ом иные п олезные дейс т вия. Н астройк апарам етров ред ак ти ров ани я Парам етры окна диа лога Парам етры , вызва нного кома ндой Серв и с / Парам етры / в к лад к а Прав к а п озволяю т на с т роит ь п оведение Excel во время реда кт ирова ния в с оот вет с т вии с п ожела ниями п оль зова т еля за да нием их зна ч ений. Среди них - за п рет /ра зреш ение п ерет а с кива ния мыш ь ю , ука за ние с п ос оба обновления а вт ома т ич ес ких с вязей и за п рет /ра зреш ение а вт оза п олнения. П ри с нят ии фла жка Прав к а прям ов ячейк е с одержимое яч еек реда кт ирует с я т оль ко в с т роке формул. П ос ле за верш ения на с т ройки п а ра мет ров реда кт ирова ния на жа т ь кноп ку Ok.

Воп росы и зад ан ия К онтрольны ев опросы Те м а 1. В в е де ние

1. На зовит е ос новные модули Excel 97. 2. Д а йт е ха ра кт ерис т ику новым возможнос т ям Microsoft Excel 97. 3. Оп иш ит е ос новные т ерминыExcel 97. Т ем а2. Созд ани ели ста 1. На зовит е элемент ыокна Excel и да йт е им ха ра кт ерис т ику. 2. П ереч ис лит е ос новные виды информа ц ии, ис п оль зуемые для ра бот ыс Excel и, ка к Excel ос ущ ес т вляет их ввод. 3. Ка кими с п ос оба ми и ка к ос ущ ес т вляет с я ввод в яч ейку т екущ ей да т ы? 4. Ка к ос ущ ес т вит ь ввод п римеч а ний и ка ковоих на зна ч ение? 5. Ч т о т а кое гип ерс с ылка ? Ка к ос ущ ес т вит ь вс т а вку гип ерс с ылки в ра боч ую книгу Excel? 6. Ка кие с ущ ес т вую т п риемыреда кт ирова ния лис т а Excel? 7. Ка к ос ущ ес т вит ь п рис воение имени яч ейке или диа п а зону яч еек? 8. Ка кие с ущ ес т вую т с п ос обывыделения яч еек и их диа п а зонов и ка к ос ущ ес т вит ь выделение с их п омощ ь ю ?

114 9. Ка к ос ущ ес т вит ь оч ис т ку и уда ление яч еек? 10.Ка кие с ущ ес т вую т с п ос обыдля от меныи п овт орения кома нд? 11.Ка кие с ущ ес т вую т п риемы и ка к п роизвес т и коп ирова ние и п еремещ ение с одержимогодиа п а зона яч еек в другой диа п а зон? 12.Ка к ос ущ ес т вит ь доба вление к лис т у новых с т рок и с т олбц ов? 13.С п омощ ь ю ка когоинс т румент а Excel и ка к можнос озда т ь нес т а нда рт ный ряд да нных? 14.Ка к ос ущ ес т вит ь за п олнение диа п а зона яч еек п овт оряю щ имс я зна ч ением или п ос ледова т ель нос т ями зна ч ений? Т ем а3. Ф орм ати ров ани ели ста 1. Ка кие с ущ ес т вую т п риемыформа т ирова ния лис т а ? 2. Ка кие с ущ ес т вую т п риемыформа т ирова ния да нных в яч ейка х? 3. Ка к ос ущ ес т вит ь коп ирова ние а т рибут ов форма т а ? 4. Ка кие с ущ ес т вую т с п ос обы, в ч ем их от лич ие и ка к с п омощ ь ю них ос ущ ес т вит ь изменение ш ириныс т олбц ов и выс от ыс т рок? 5. Ка к ос ущ ес т вит ь комп лекс ное и ус ловное форма т ирова ние блока яч еек или вс ей т а блиц ы? 6. Ч т от а кое с т иль , п риемыра бот ыс ос т илями? 7. Д а т ь оп ределение п онят ию ш аблон. Ка к с озда т ь с обс т венный ш а блони ка к ра бот а т ь с с ущ ес т вую щ ими ш а блона ми? 8. Д а т ь оп ределение п онят ию разры в а страни ц. С п омощ ь ю ка кого инс т румент а Excel можно ос ущ ес т вит ь п рос мот р и на с т ройку ра зрыва с т ра ниц ? Т ем а4. О ргани заци я и нф орм аци и в к ни гах 1. Ка кие т ип ы ра боч их лис т ов может с одержа т ь книга в Excel 97? Ка кое ма кс има ль ное и минима ль ное колич ес т во лис т ов может с одержа т ь ра боч а я книга Excel. 2. На зовит е оп ера ц ии п ри ра бот е с лис т а ми ра боч ей книги Excel и ка к ос ущ ес т вит ь вып олнение эт их оп ера ц ий? 3. С п омощ ь ю ка кого инс т румент а ос ущ ес т вляет с я ус т а новка с вязи между лис т а ми? П риведит е п римеры. 4. Ка к ос ущ ес т вит ь от крыт ие нес коль ких оконодной книги и ка ково на зна ч ение эт ой оп ера ц ии? 5. С п омощ ь ю ка ких с п ос обов и ка к можно ра зделит ь лис т ы на обла с т и? Ка ковона зна ч ение эт ой оп ера ц ии? 6. С п омощ ь ю ка ких с п ос обов и ка к можноос ущ ес т вит ь п ереход между от крыт ыми книга ми? 7. Ка к ос ущ ес т вляет с я ус т а новка с вязей между книга ми? П ривес т и п римерыус т а новки эт ихс вязей. 8. Оп ис а т ь п роц едуру ус т а новки за щ ит ы лис т ов и книг и с нят ие эт ой за щ ит ы. Т ем а5. Н астройк аExcel

115 1. С п омощ ь ю ка ких п риемов можнос озда т ь с вой неп овт оримый инт ерфейс п ри ра бот е с Excel? 2. Ка к ос ущ ес т вляет с я регулировка видов лис т а и ихс охра нение? 3. Ка кие оп ера ц ии можно вып олнят ь на д кноп ка ми п а нелей инс т румент ов п ри их на с т ройке? Оп иш ит е эт и оп ера ц ии. 4. Вып олнение ка ких оп ера ц ий п озволяет ос ущ ес т вит ь на с т ройку п а ра мет ров п еч а т и? Оп иш ит е эт и оп ера ц ии. 5. С п омощ ь ю ка ких п роц едур и ка к ос ущ ес т вляет с я на с т ройка Excel в окне диа лога П а ра мет ры? Т ем а6. О бработк аи нф орм аци и в спи ск ах 1. С п омощ ь ю ка кого с редс т ва Excel можно ис п оль зова т ь т а блиц у да нных в ка ч ес т ве ба зы да нных? Д а йт е ха ра кт ерис т ику эт ому с редс т ву. 2. Ка к ос ущ ес т вляет с я ввод и п роверка да нных п ри вводе в с п ис ок? 3. Оп иш ит е п роц ес с с орт ировки да нныхв с п ис ке. 4. Оп иш ит е на зна ч ение, с озда ние и ис п оль зова ние а вт офиль т ра в Excel. 5. С п омощ ь ю ка кого инс т румент а в Excel можно уп орядоч ит ь с п ис ки с выводом п ромежут оч ных ит огов, с редних зна ч ений и другой вс п омога т ель ной информа ц ии? 6. Ка ково на зна ч ение с водных т а блиц ? Оп иш ит е п роц ес с с озда ния с водных т а блиц на п римере конкрет ной т а блиц ы. Т ем а7. А нали зд анны х 1. Д а йт е оп ределение функц ии и оп иш ит е ос новные груп п ыфункц ий в Excel. 2. На зовит е ка т егории ос новных вс т роенных функц ий, да йт е им ха ра кт ерис т ику и п риведит е п римеры с инт а кс ис ов ос новных функц ий из ка ждой ка т егории. 3. На зовит е ос новные функц ии для фина нс ового а на лиза , на п иш ит е с инт а кс ис эт ихфункц ий и п риведит е п римерыэт их функц ий. 4. На зовит е ос новные функц ии для а на лиза с т а т ис т ич ес ких да нных, на п иш ит е с инт а кс ис на иболее ч а с т о ис п оль зуемых функц ий и п риведит е конкрет ные п римерыих ис п оль зова ния. 5. Ка кие с ущ ес т вую т инс т румент ыдля а на лиза деловых да нных, п роведит е с ра внит ель ную ха ра кт ерис т ику ихис п оль зова ния. 6. Оп иш ит е п роц едуру ра бот ы с кома ндой Под бор парам етра на конкрет ном п римере п олуч ения ма кс има ль ной с с уды. 7. Оп иш ит е п роц едуру ра бот ы с кома ндой Пои ск реш ени я на конкрет ном п римере "Сос т а вление п ла на рекла мной комп а нии нового изделия". 8. Ка ково на зна ч ение инс т румент а Excel Д и спетчер сценари ев . Оп иш ит е п роц едуру с озда ния и п рос мот ра уже с ущ ес т вую щ их

116

1. 2.

3. 4.

с ц ена риев на конкрет ной имит а ц ионной модели п олуч ения ч ис т ой п рибыли п редп рият ия. Т ем а8. Созд ани ед и аграм м Оп иш ит е п роц едуру с озда ния диа гра мм с п омощ ь ю ма с т ера диа гра мм. С п омощ ь ю ка ких инс т румент ов Excel и ка к можно изменит ь т ип диа гра ммы, вос с т а новит ь п роп ущ енные да нные, изменит ь , а т а кже улуч ш ит ь внеш ний вид диа гра мм. Оп иш ит е п роц едуру доба вления рис унка в диа гра мму и п еч а т ь диа гра ммы. Объяс нит е на зна ч ение линии т ренда для ряда да нных и ка к ос ущ ес т вит ь доба вление новыхрядов да нных в диа гра мму Excel.

Воп росы д ля сам оп рове рк и 1. Ка ка я ма кс има ль на я длина яч ейки? 2. С п омощ ь ю ка кой кома нды можно вс т а вит ь именова нный диа п а зонв функц ию ? 3. С п омощ ь ю ка кой кома нды можно вывес т и на экра нокна диа лога М астерф унк ци й? 4. С п омощ ь ю ка кого инс т румент а Excel можно оп ределит ь неизвес т ную велич ину, п риводящ ую к т ребуемому резуль т а т у? 5. Ка кой инс т румент Excel п озволяет на йт и комбина ц ию п еременных, ма кс имизирую щ их или минимизирую щ их зна ч ения в ц елевой яч ейке? 6. С п омощ ь ю ка когоинс т румент а Excel можнос охра нит ь нес коль ко ва риа нт ов выч ис лений, п роведенных с ис п оль зова нием имит а ц ионной модели? 7. Ка к объяс нит ь т а кое п онят ие ка к "легенда диа гра ммы"? 8. Ка кое ма кс има ль ное колич ес т воза п ис ей может хра нит ь с я в с п ис ке и п оч ему? 9. Ка кую фина нс овую функц ию с ледует ис п оль зова т ь для выч ис ления т екущ ей с т оимос т и ряда ра вных п о велич ине п ериодич ес ких вып ла т или единовременной вып ла т ы? 10.С п омощ ь ю ка кой фина нс овой функц ии оп ределяет с я норма п рибыли вложения п оряду п ос т оянных п ериодич ес ких вып ла т или п о единовременной вып ла т е? 11.Ка ка я фина нс ова я функц ия п озволяет выч ис лит ь будущ ее зна ч ение велич ины вложения, кот орое обра зует с я в резуль т а т е единовременной вып ла т ыили ряда п ос т оянныхп ериодич ес ких вып ла т ? 12.Ка кие вызна ет е функц ии для выч ис ления а морт иза ц ии? 13.Ка кими с п ос оба ми можно ос ущ ес т вит ь ввод в яч ейки т екущ ей да т ыи т екущ еговремени?

117 14.В п риведенных ниже п римера х ис п оль зова ния функц ий Excel и в с инт а кс ис а х эт их функц ий на йдит е ош ибки и, ес ли они ес т ь , ис п ра вь т е их: а ) =СУ ММ (Е12– Е25) б) =ЗНАК (СУ ММ Е4-F16) в) =СУ ММ (A3 : G13 : H15) г) =Ф ИКСИР ОВАННЫ Й (4798.786;2;Р АВНО) д) =СОВП АД (ВОР ОНЕЖ , Воронеж) е) =П ОВТ ОР ("+",200) ж) =ЕСЛ И (G4‹5;G4≥4); "Сда л"; "Не с да л") з) =ЕСЛ И (G4‹5;G4 ≥4); "Сда л"; "Не с да л") и) =ЕСЛ И (НЕ (А1=2) "Не п рош ел"; "П рош ел") к) =ЕСЛ И (И (А5=5; А6=5) "Выигра л"; "Не выигра л") л) =ЕСЛ И (НЕ (А1=1; А1=2); "П рош ел"; "Не п рош ел") м) =П З (с т а вка ; ч ис лоп ериодов; т ип ) н) =П П Л АТ (с т а вка ; т екущ ее зна ч ение; т ип ) о) =БЗ (с т а вка ; ч ис лоп ериодов; т ип ) 15. Р еш ит ь п риведенные ниже за да ч и с ис п оль зова нием с редс т в фина нс овогоа на лиза : 1. С ис п оль зова нием фина нс овых функц ий Microsoft Excel реш ит ь с ледую щ ие за да ч и: 2. П редп ринима т ель взял с с уду в ба нке в ра змере 10.000 у.ед. на с рок в 3 года п од 9 % годовых. Оп ределит ь ра змер ежемес яч ных вып ла т . 3. П редп ринима т ель взял с с уду в ба нке на 25 лет в ра змере 100.000 у.ед. п од за кла дную . Ес ли п роц ент на я с т а вка с ос т а вляет 8 %, т о ка кой будет велич ина ежемес яч ных вып ла т эт ого п редп ринима т еля. 4. П енс ионер от крыл п енс ионный с ч ет , не обла га емый на лога ми, на кот орый п редп ола га ет внос ит ь 2.000 руб в на ч а ле ка ждого года п ри 11 % годовых. Оп ределит ь ра змер с уммы, кот ора я будет на с ч ет е ч ерез 35 лет . 5. П енс ионер уже имеет с ч ет от крыт ый 3 года на за д и на на с т оящ ий момент на нем уже на ходит с я 7.500 руб. Онп редп ола га ет внос ит ь 2.000 руб. в на ч а ле ка ждого года п ри 11 % годовых. Оп ределит ь ра змер с умму, кот ора я будет на с ч ет е ч ерез 28 лет . 6. Г ра жда нинда л зна комому с с уду в ра змере 10.000 руб. с ежегодной вып ла т ой ему 3.200 руб. в т еч ение 4-х лет в ка ч ес т ве минима ль ной п рибыли от ка п ит а ловложений. Ка кова п ла нируема я норма п рибыли? 7. Сумма вложения с ос т а вляет 3.000 руб. Оно га ра нт ирует п ят ь ежегодных вып ла т п о 1.000 руб. Т ребует с я оп ределит ь годовую с корос т ь оборот а эт оговложения.

118 8. Оп ределит ь т екущ ую с т оимос т ь вложения на кра т кос роч ный с ч ет , кот орое ежегодновозвра щ а ет 1000 руб. в т еч ение с ледую щ их п ят и лет п ри ус ловии ис п оль зова ния 4,5 % в ка ч ес т ве уч ет ной с т а вки вложения. 9. Оп ределит ь будущ ее зна ч ение ка п ит а ла , вкла дыва емого в т еч ение 30 лет п о2.000 руб. в год п од 10 % годовых. 10.Оп ределит ь ра змер ежемес яч ных п ла т ежей п ри с с уде в 10.000 руб. на с рок 3 года п од 9 % годовых. 11.Оп ределит ь норму п рибыли ка п ит а ловложения в ра змере 10.000 руб. с ежегодной вып ла т ой в 3.200 руб. в т еч ение 4-х лет . 12.Оп ределит ь т екущ ую с т оимос т ь вложения на кра т кос роч ный с ч ет п од 4,5 %, кот орое должновозвра т ит ь 5.000 руб. в конц е 5-гогода . 13.Оп ределит ь мет одом п рямолинейной а морт иза ц ии а морт иза ц ию оборудова ния с на ч а ль ной с т оимос т ь ю 8.000 у.ед., имею щ его время жизни 10 лет и ликвидную с т оимос т ь 500 у.ед. 14.Оп ределит ь а морт иза ц ию оборудова ния за п ервый мес яц , ис п оль зуя мет од двукра т ного уч ет а а морт иза ц ии, с на ч а ль ной с т оимос т ь ю 5.000 у.ед., имею щ его время жизни 5 лет (60 мес яц ев) и ликвидную с т оимос т ь 100 у.ед. 15.Оп ределит ь а морт иза ц ию оборудова ния за п ервый год, за т ем за п ос ледний год, ис п оль зуя мет од двукра т ного уч ет а а морт иза ц ии, с на ч а ль ной с т оимос т ь ю 5.000 у.ед., имею щ его время жизни 5 лет и ликвидную с т оимос т ь 100 у.ед. С пом ощ ью в строенны х ф унк ци й Excel в ы полни ть след ую щ и ев ы чи слени я: 1. Д а на п ос ледова т ель нос т ь ч ис ел. Оп ределит ь зна ч ение, кот орое вс т реч а ет с я ч а щ е других в да нном множес т ве ч ис ел. 2. Д а на п ос ледова т ель нос т ь зна ч ений. Оп ределит ь в за да нном диа п а зоне колич ес т вояч еек, кот орое с одержит ч ис ла .

О сн овы работ ы с MS Access З а п уск из а в е рш е ние ра бо т ы

Д ля за п ус ка Microsoft Access можно ис п оль зова т ь меню П У СК, за т ем с п омощ ь ю мыш и выбра т ь Microsoft Access в ра зделе П Р ОГ Р АММЫ , либо выбра т ь п икт огра мму Microsoft Access с п омощ ь ю п роводника , ес ли она от с ут с т вует на ра боч ем с т оле Windows.

119 На экра не п оявит ь с я гла вное окно Microsoft Access, в кот ором п оль зова т ель может с озда т ь или от крыт ь ба зу да нных или п рис т уп ит ь к ра бот е а дминис т ра т ора ба зыда нных.

Р ис . 3.1. Г ла вное окноMS Access ОкноMicrosoft Access с ос т оит из 5 обла с т ей : З агол овок на ходит с я в верхней ч а с т и гла вногоокна и с одержит 3 объект а : коп ию п икт огра ммы п рогра ммы, за головок гла вного окна и п икт огра мму уп ра вления эт им окном. Ст рок а м еню с одержит меню т екущ егоокна . Ниже ра с п оложена панел ь и нст ру м ент ов , с одержа щ а я на бор кноп ок с ос т а в кот орых за вис ит от на зна ч ения конкрет ной п а нели инс т румент ов. Ст ок а сост ояни я ра с п оложена в нижней ч а с т и гла вного окна . На ней может от обра жа т ь с я оп ис а ние п олей, т а блиц ыили формы, индика т орырежима ра бот ыи друга п олезна я информа ц ия. Окно ба зы да нных с ос т оит из 6 вкла док : т абл и цы , запросы, ф орм ы , от чет ы , м ак росы и м оду л и . Ка жда я вкла дка с одержит объект ы т екущ ей ба зы да нных т ип кот орых ука за нна вкла дке. В п ра вой ч а с т и окна ба зы да нных на ходят с я кноп ки от к рыт ь , к онст ру к т ор и создат ь. Кноп ка от к рыт ь п редна зна ч ена для от крыт ия выбра нного объект а . Э т им объект ом может быт ь т а блиц а , за п рос или форма . Кноп ка к онст ру к т ор ис п оль зует с я для изменения с т рукт уры выбра нногообъект а , а кноп ка создат ь – для егос озда ния. Д ля т ого, ч т обыза верш ит ь ра бот у с Microsoft Access: • выберит е В ы ход в меню Ф айл.

120 С о з да ние ио т кры т ие ба з ы да нны х

П о умолч а нию п ри за п ус ке Access не от крыва ет с я ника ка я ба за да нных. П оль зова т елю п редос т а вляет с я возможнос т ь с озда т ь новую ба зу да нных для хра нения да нных и других объект ов, или от крыт ь с ущ ес т вую щ ую ба зу да нных. В Microsoft Access п оддержива ю т с я два с п ос оба с озда ния ба зы да нных: вы может е с озда т ь с обс т венную ба зу да нных, либо выбра т ь с озда ние п редла га емой ба зы да нных с п омощ ь ю ма с т ера . В обоих с луч а ях у ва с ос т а ет с я возможнос т ь в лю бое время изменит ь и ра с ш ирит ь с озда нную ва ми ба зу да нных. Ч т о бы со зда т ь но вую ба зуда нны х нео бхо ди м о : • на ходяс ь в гла вном окне Microsoft Access, выбра т ь Созд ать базу д анны х в меню Ф айл; на экра не от кроет с я окно диа лога “ Созда ние”, с одержа щ ее две вкла дки.

Р ис. 3.2. О к н о д иа л о га “С о зд а н ие” • Д ля с озда ния новой п ус т ой ба зы п ерейдит е на вкла дку “ Общ ие” и на жмит е кноп ку “ ОК”. В от крывш емс я диа логовом окне в п оле “ Имя фа йла ” ввес т и имя фа йла для новой ба зы да нных, а за т ем на жа т ь кноп ку “ Созда т ь ” да нногоокна диа лога . • Д ля с озда ния новой ба зыс п омощ ь ю ма с т ера п ерейдит е на вкла дку “ Ба зы да нных”. Из п оявивш егос я с п ис ка ба з да нных выберит е на иболее п одходящ ю ю ва м ба зу и на жмит е кноп ку “ ОК”. • За т ем из ра с крыва ю щ его с п ис ка « П а п ка » выберит е п а п ку, в кот орую п редп ола га ет е п омес т ит ь с озда ва емую ба зу да нных. В п оле « Имя фа йла » введит е ее имя. За т ем на жмит е кноп ку « Созда т ь ».

121

Р и с.3.3. За д а н и е и м ен и н о во й ба зы д а н н ы х

Р ис . 3.4. Выбор ба зыда нных •

В с ледую щ ем диа логовом окне ма с т ер с ообщ а ет , ка кую информа ц ию будет с одержа т ь с озда ва ема я ба за да нных. Д иа лог с ма с т ером п оддержива ет с я с п омощ ь ю с ледую щ их кноп ок: О тм ена– п рекра щ а ет ра бот у ма с т ера ; Н азад – п озволяет вернут ь с я к п редыдущ ему ш а гу; Д алее– п озволяет п ерейт и к с ледую щ ему ш а гу; Готов о– за п ус ка ет ма с т ер на с озда ние ба зыда нных с ус т а новленными п а ра мет ра ми. • Д ля п родолжения ра бот ына жмит е кноп ку Д алее. • От крывш еес я окнодиа лога с одержит с п ис ок т а блиц ба зыда нных и с п ис ок п олей выбра нной т а блиц ы. У с т а на влива я и с нима я фла жки

122 для п олей, вы может е выбра т ь п оля т а блиц ы. За т ем кноп ку Д алее.

на жмит е

Р ис . 3.5. На ч а лодиа лога с ма с т ером ба з да нных

Р ис . 3.6. Выбор с п ис ка п олей т а блиц • В п оявивш емс я диа логовом окне выберит е один из п редла га емых обра зц ов оформления экра на . За т ем на жмит е кноп ку Д алее. • В новом диа логовом окне выберит е вид с озда ва емых от ч ет ов ба зы да нных. За т ем на жмит е кноп ку Д алее • Следую щ ее диа логовое окно п озволяет за да т ь на зва ние ба зы да нных и рис унок, кот орый будет п оявлят ь с я в от ч ет а х • На жа в кноп ку Готов ов п ос леднем окне диа лога , вы за п ус ка ет е ма с т ера на п ос т роение ба зы да нных с ус т а новленными п а ра мет ра ми. Ис п оль зуя кноп ку на за д, вы может е вернут ь с я на лю бой из

123 п редыдущ ихэт а п ов и изменит ь п а ра мет рыба зыда нных Р ис . 3.7. Выбор вида оформления экра на

Р и с. 3.8. В ы бо р ви д а о т чет а

Р ис . 3.9. За да ние за головка ба зыда нных и рис унка для от ч ет ов

124 Р ис . 3.10. П ос леднее диа логовое окноп ри ра бот е с ма с т ером Р а бо т а в о кне ба з ы да нны х

В окне ба зы да нных п ереч ис леныс ос т а вляю щ ие ее объект ы: т а блиц ы, за п рос ы, формы, от ч ет ы, ма крос ы и модули. Окноба зыда нных п редна зна ч ено для с озда ния новых и изменения с ущ ес т вую щ их объект ов. Ч т о бы со зда т ь о бъ ек т : • На ходяс ь в окне ба зыда нных, выберит е т ип объект а , кот орый с ледует с озда т ь .

Р и с. 3.11. С о зд а н и е о бъект а о т чет

• На жмит е кноп ку с озда т ь . Ес ли с озда ет с я т а блиц а , за п рос , форма или от ч ет , т о на экра не п оявит ь с я окно диа лога , в кот ором можно выбра т ь с п ос об с озда ния объект а : с а мос т оят ель но или с п омощ ь ю ма с т ера п ора зра бот ке объект ов. Ч т о бы о т к р ы т ь о бъ ек т : • На ходяс ь в окне ба зы да нных, выберит е т ип объект а , кот орый с ледует от крыт ь . • У ка жит е на нужный объект и два жды на жмит е кноп ку мыш и, либовыберит е кома нду О тк ры ть , для от ч ет ов Просм отр. Ч т о бы ск о пи р о ва т ь о бъ ек т : • В окне ба зы да нных выделит е объект , кот орый с ледует с коп ирова т ь . • Выберит е К опи ров ать в меню Прав к а.

125 • Ес ли объект с ледует с коп ирова т ь в другую ба зу да нных, от кройт е ба зу да нных а дрес а т (Выберит е О тк ры ть базу д анны х в меню Ф айл) • Выберит е В став и ть в меню Прав к а. На экра не п оявит с я диа логовое окно.

Р ис . 3.12. Окнодиа лога Вс т а вка Сущ ес т вует нес коль ко с п ос обов вс т а вки т а блиц ы. Д ля т ого ч т обы вс т а вит ь т а блиц у и да нные, кот орые она с одержит , с ледует выбра т ь Струк тураи д анны е. Д ля т ого, ч т обывс т а вит ь т а блиц у без с одержа щ ихс я в ней за п ис ей, с ледует выбра т ь Т ольк острук тура. Д ля т ого, ч т обы доба вит ь за п ис и из ис ходной т а блиц ы в другую , уже с ущ ес т вую щ ую т а блиц у, с ледует выбра т ь Д обав лени е д анны х в таб ли цу. • За т ем введит е имя новогообъект а , и на жмит е кноп ку ОК. Ч т о бы пер еи м ено ва т ь о бъ ек т : • В окне ба зы да нных выделит е объект , кот орый с ледует п ереименова т ь . • Выберит е Переи м енов ать в меню Прав к а. • Введит е новое имя объект а , за т ем на жмит е кноп ку ОК. П ос ле п ереименова ния т а блиц ы (или за п рос а ), являю щ ейс я ба зовой для формы (или от ч ет а ), эт а форма (или от ч ет ) не будет ра бот а т ь п ра виль но до т ех п ор, п ока в ка ч ес т ве зна ч ения с войс т ва « Ис т оч ник за п ис ей» не будет ука за но новое имя ба зовой т а блиц ы (или за п рос а ). Кроме т ого, п ри п ереименова нии лю бого объект а вс е с с ылки на эт от объект п ерес т а ю т ра бот а т ь . Э т оозна ч а ет , ч т оп ри п ереименова нии объект а с ледует уч ит ыва т ь другие объект ы, кот орые с с ыла ю т с я на эт от объект . Ч т о бы уда ли т ь о бъ ек т :

126 • В окне ба зы да нных выделит е объект , кот орый с ледует уда лит ь . • Выберит е У д али ть в меню Прав к а. Возможнос т и п еч а т и в Microsoft Access Microsoft Access п озволяет п еч а т а т ь с ледую щ ие объект ы: Т абли цы . П оль зова т ель может на п еч а т а т ь т а блиц у – да нные п редс т а вленные в виде с т олбц ов и с т рок в т а блиц е, за п рос е или форме в режиме т а блиц ы, - вмес т е с за головка ми с т олбц ов и линиями гра ниц ы. Ф орм ы . Microsoft Access п озволяет вывес т и на п еч а т ь да нные п редс т а вленные в форме, вмес т е с п одп ис ями и другими элемент а ми уп ра вления, кот орые от обра жа ю т с я в режиме формы. О тчеты . Ис п оль зова ние от ч ет ов являет с я на иболее мощ ным и гибким меха низмом п еч а т и да нных. О пи сани я объек тов . П оль зова т ель может п еч а т а т ь оп ис а ния т а блиц , за п рос ов, форм, от ч ет ов и ма крос ов. На п ример, можно на п еч а т а т ь с п ис ок имен п олей и зна ч ений с войс т в для за п рос а или с п ис ок ма крокома нд и а ргумент ов в ма крос е. Кроме т ого, с п омощ ь ю “ Архива риус а ” можно на п еч а т а т ь оп ис а ние вс ей ба зыда нных. Св ед ени я озащ и те. С п омощ ь ю кома нд меню За щ ит а можно на п еч а т а т ь с п ис ок груп п и п оль зова т елей в т екущ ей ра боч ей груп п е. М од ули Access Basic. Microsoft Access п озволяет на п еч а т а т ь т екс т п рогра ммы на языке Access Basic, кот орый с одержит с я в модуле. Та бли цы

Д ля хра нения с ведений в ба за х да нных Microsoft Access ис п оль зует т а блиц ы. П режде ч ем п рис т уп ит ь к ра зра бот ке ос т а ль ных объект ов ба зы да нных – на п ример за п рос ов и форм – необходимос озда т ь т а блиц ы. Т а блиц а – эт о объект , п редна зна ч енный для хра нения с ведений п оконкрет ному воп рос у, на п ример, ос от рудника хи за ка за х. Ка жда я за п ис ь в т а блиц е с одержит с ведения об от дель ном объект е, на п ример конкрет ном с от руднике. За п ис и в т а блиц е с ос т оят из п олей, на п ример п олей “ фа милия с от рудника ” или “ Т елефон с от рудника ”. Одна ба за да нных может с ос т оят ь из нес коль ко т а блиц , ка жда я из кот орых с одержит ра зные с ведения.

127 Ка жда я т а блиц а может с одержа т ь да нные ра зных т ип ов, в т ом ч ис ле, т екс т , ч ис ла , да т ыи рис унки. Созда ние т а блиц ы Т оль ко ч т о с озда нна я т а блиц а являет с я п ус т ой. П ри ра зра бот ке т а блиц ы ука зыва ет с я, для хра нения ка ких т ип ов да нных она п редна зна ч ена . Сра зу п ос ле с охра нения т а блиц а с т а новит с я п ригодной для за п олнения да нными. Ч т обыс озда т ь т а блиц у необходимо: • От крыт ь гла вное окно ба зы да нных и п ерейт и на вкла дку Т абли цы . • На жа т ь кноп ку Созд ать. • От кроет с я окно« Нова я т а блиц а »

Р ис. 3.13. Д иа л о го в о е о кно «Но в а я т а бл ица »

Выбор одногоиз режимов п озволяет : • Р ежи м т абл и цы – с озда т ь новую т а блиц у в режиме т а блиц ы. • К онст ру к т ор – с озда т ь новую т а блиц у в конс т рукт оре т а блиц . • М аст ер т абл и ц – с озда т ь новую т а блиц у с п омощ ь ю ма с т ера . • И м порт т абл и ц – ос ущ ес т вит ь имп орт т а блиц из внеш него фа йла в т екущ ую ба зу да нных. • Связь с т абл и цам и – ос ущ ес т вит ь с озда ние т а блиц , с вяза нных с т а блиц а ми из внеш них фа йлов. Выберит е т ребуемый ва риа нт с озда ния т а блиц ыи на жмит е кноп ку ОК. Созда йт е с т рукт уру т а блиц у и п рис войт е т а блиц е имя.

128 С о з да ние т а бл ицы в ре жим е ко нст рукт о ра

За п ис и в т а блиц е могут с одержа т ь нес коль ко элемент ов информа ц ии. Д ля хра нения ка ждого элемент а информа ц ии в т а блиц у должнобыт ь доба вленоот дель ное п оле. Созда ние т а блиц ы на ч ина ет с я с ввода с ведений о п олях в верхню ю ч а с т ь окна т а блиц ы. В ка ждую с т року необходимо ввес т и имя п оля и выбра т ь для него т ип да нных. Кроме т ого, можно вклю ч ит ь необяза т ель ное оп ис а ние, кот орое от обра жа ет с я в с т роке с ос т ояния п ри вводе да нных в эт оп оле. Верхняя ч а с т ь окна т а блиц ы в режиме конс т рукт ора с одержит оп ис а ние п олей т а блиц ы, а в нижней ч а с т и от обра жа ю т с я с войс т ва т екущ егоп оля.

Р и с. 3.14. Окн о р еж и м а ко н ст р укт о р а

Р а с с мот рим оп ределение п олей т а блиц ы. Наи м еновани е пол я вводит с я в с т олбц е И м я поля. П ри за да нии имени п оля необходимоуч ит ыва т ь с ледую щ ее: • На именова ние п оля может с одержа т ь до64 с имволов. • На именова ние п оля может с одержа т ь буквы, ц ифры, п робелы и с п ец иа ль ные с имволы, за ис клю ч ением т оч ки, вос клиц а т ель ного зна ка , п рямых с кобок и уп ра вляю щ их с имволов с кода ми ASCII 0-31. • На именова ние п оля не может на ч ина т ь с я с п робела . • Д ва п оля в одной т а блиц е не могут имет ь одина ковых на именова ний.

129 Т ип да нных п оля вводит ь с я в п оле Т и п д анны х. В Microsoft Access доп ус т имыми являю т с я с ледую щ ие т ип ыда нных: • Т екс т овый • Ч ис ловой • Д енежный • Сч ет ч ик • Д а т ы/времени • Л огич ес кий • П оле МЕМО • П оле объект а OLE • Г ип ерс с ылка • Ма с т ер п одс т а новок Ка ждый из т ип ов да нных на делен с обс т венными с войс т ва ми, кот орые от обра жа ю т с я в ра зделе « Свойс т ва п оля» окна конс т рукт ора . Р а с с мот рим с войс т ва общ ие для вс ехт ип ов да нных. Разм ер поля – за да ет ма кс има ль ное ч ис ло с имволов для ввода в да нное п оле. Н ов ы е значени я – оп ределяет с п ос об изменения зна ч ений с ч ет ч ика п ри доба влении новых за п ис ей. Ф орм атполя – за да ет форма т вывода зна ч ений да нногоп оля. Чи слод есяти чны х знак ов – оп ределяет ч ис ло дес ят ич ных зна ков, ис п оль зуемых п ри от обра жении ч ис ел. М аск ав в од а– за да ет ма с ку ввода , облегч а ю щ ую ввод да нных в п оле. Под пи сь – оп ределяет т екс т , кот орый выводит с я в ка ч ес т ве п одп ис и п оля. Значени епоум олчани ю – п озволяет за да т ь зна ч ение, а вт ома т ич ес ки вводящ еес я в п оле п ри с озда нии новой за п ис и. У слов и е на значени е – оп ределяет т ребова ния к да нным, вводимым в п оле. Сообщ ени еобош и бк е– п озволяет ука за т ь т екс т с ообщ ения, выводящ егос я на экра н, ес ли введенные да нные на руш а ю т ус ловие, оп ределенное в с войс т ве У слови е на значени е. О бязательное поле – ука зыва ет , т ребует ли п оле обяза т ель ного ввода зна ч ения. Пусты естрок и – оп ределяет , доп ус ка ет с я ли ввод в да нное п оле п ус т ых с т рок. И нд ек си ров анное поле – оп ределяет индекс , с озда ва емый п о одному п олю .

130 Р а с с мот рим с войс т ва ка ждогоиз т ип ов п олей ра зреш енных в Microsoft Access. Т екс т овые п оля. Т екс т овые п оля могут с одержа т ь буквы, ц ифры и с п ец иа ль ные с имволы. Ма кс има ль на я ш ирина п оля с ос т а вляет 225 с имволов. П ри вводе п оля с т екс т овым т ип ом п о умолч а нию ш ирине п оля п рис ва ива ет с я зна ч ение 50. Ч ис ловые п оля. Могут имет ь с ледую щ ие форма т ы: • Ба йт - ч ис ла от 0 до255 без дробной ч а с т и. • Ц елое – ч ис ла от – 32768 до32767 без дробной ч а с т и. • Д линное ц елое - ч ис ла от – 2147483648 до 2147483647 без дробной ч а с т и. • С п ла ва ю щ ей т оч кой (4 ба йт ) - ч ис ла от – 3.402823*1038 до 3.402823*1038 • С п ла ва ю щ ей т оч кой (8 ба йт ) - ч ис ла от – 308 308 1.79769313486232+10 до1.79769313486232+10 • Код реп лика ц ии – уника ль ный глоба ль ный идент ифика т ор. Д ля ука за ния колич ес т ва дес ят ич ных зна ков ис п оль зует с я с войс т во п оля Чи слод есяти чны х знак ов . Оно может п ринима т ь зна ч ение от 0 до15. Ат рибут А в тода нногос войс т ва с лужит для а вт ома т ич ес кой ус т а новки колич ес т ва зна ков п ос ле за п ят ой. П оля денежногот ип а . С п омощ ь ю п олей денежного т ип а можно п роизводит ь выч ис ления с т оч нос т ь ю до 15 зна ков в ц елой и до 4 зна ков в дробной ч а с т и. Вовс ем ос т а ль ном денежное п оле а на логич ноц ифровому. П оля т ип а с ч ет ч ик. П редна зна ч ены для хра нения да нных, зна ч ение кот орых не реда кт ирует с я, а ус т а на влива ет с я а вт ома т ич ес ки п ри доба влении ка ждой новой за п ис и в т а блиц у. Они могут быт ь лю быми с луч а йными ч ис ла ми или ч ис ла ми, п ос ледова т ель новозра с т а ю щ ими на единиц у. П оля да т /времени. Ис п оль зую т с я для хра нения да т и времени в с п ец . форма т а х. Конкрет ный ва риа нт от обра жения да т ы/времени ус т а на влива ет с я в с войс т ве Ф орм ат поля окна конс т рукт ора т а блиц . П ри вводе да т Microsoft Access п роверяет форма т да нных и не доп ус ка ет ввод неп ра виль ныхда т . Л огич ес кие п оля. Ис п оль зую т с я для хра нения да нных, кот орые могут п ринима т ь одно из 2-х возможных зна ч ений. Сп ец иа ль ные форма т ы логич ес ких п олей Microsoft Access: И сти на/Ложь, Д а/Н ет, В к л/В к л. П оля МИМО.

131 Э т о т екс т овые п оля - п роизволь ной длинны. Могут с одержа т ь т е же т ип ы да нных, ч т о и п рос т ые т екс т овые п оля, но п ри эт ом ра змер п оля МИМО может дос т ига т ь 65 535 с имволов. П оля OLE. Ис п оль зую т с я для хра нения в ба за х да нных изобра жений, звукоза п ис ей, да нных элект ронных т а блиц , лю бых двоич ных да нных. Объем да нных п оля эт огот ип а может с одержа т ь одинГ ба йт . П оля гип ерс с ылки. П редна зна ч ены для хра нения с т рок, с ос т оящ их из букв и ц ифр п редс т а вляю щ их а дрес гип ерс с ылки. Адрес гип ерс с ылки может с ос т оят ь из 3-х ч а с т ей : т екс т , а дрес , доп олнит ель ный а дрес . Т ип да нныхма с т ер п одс т а новок. Выбор эт ого т ип а да нных, за п ус ка ет ма с т ер п одс т а новок, п редна зна ч енный для с озда ния п оля, в кот ором п редла га ет с я выбор зна ч ений из ра с крыва ю щ егос я с п ис ка , с одержа щ его на бор п ос т оянных зна ч ений или зна ч ений из другой т а блиц ы. Оп ис а ние п олей. Д ля уп рощ ения п онима ния с т рукт уры т а блиц и их обновления можнодоба вит ь оп ис а ние для ка ждогоп оля т а блиц ы. На п ример ес ли т а блиц а с одержит п оле « Ф а милия», т о можно п ояс нит ь , ч т о именно с одержит с я в эт ом п оле , введя « Ф а милии с от рудников» в с т олбец « Оп ис а ние» для эт огоп оля. Оп ис а ние п олей от обра жа ет с я в с т роке с ос т ояния п ри вводе да нных в эт оп оле в режиме т а блиц ы или в элемент е уп ра вления, с вяза нном с эт им п олем. И зм енени епоряд к а, д обав лени еи уд алени еполей. Ес ли т а блиц а с одержит неп ра виль ные п оля, т о можно изменит ь п орядок п олей или вообщ е уда лит ь их из с т рукт урыт а блиц ы. Ч т о бы пер ем ест и т ь по ле, нео бхо ди м о : • Выделит ь с т року с оп ис а нием п оля, ус т а новив ука за т ель в обла с т и ма ркировки п оля с лева от эт ого п оля и на жмит е кноп ку мыш и. • П еренес т и эт у с т року в нужное мес т ос п омощ ь ю мыш и. • Ис п оль зуя кома нды Прав к а/О тм ени ть сд в и г можно вернут ь п еремещ енное п оле на п режнее мес т о. Ч т о бы уда ли т ь по ле, нео бхо ди м о : • Выделит ь с т року с оп ис а нием п оля, а за т ем на жмит е кла виш у Delete. Ес ли необходимо уда лит ь с ра зу нес коль ко п олей, ис п оль зуйт е для ихвыделения кла виш и Ctrl или Shift. Ч т о бы до ба ви т ь по ле, нео бхо ди м о :

132 • Вып олнит ь кома нду Вс т а вка /Ст роки. П ри эт ом нова я с т рока будет вс т а влена на д т екущ ей с т рокой. О пред елени ек лю ча. Э ффект ивнос т ь ра бот ы Microsoft Access п овыш а ет с я п ри на лич ии в т а блиц е клю ч а . К л юч т абл и цы – эт о одно и л и неск ол ьк о пол ей т абл и цы, совок у пност ь значени й к от орых однозначно определ яет к ажду ю запи сь эт ой т абл и цы. Ка к п ра вило, клю ч евым на зна ч а ет с я п оле, с одержа щ ее уника ль ный код или номер. Т а блиц а в кот орой оп ределены клю ч и обла да ет с ледую щ ими с войс т ва ми: • Сущ ес т венно ус коряет с я вып олнение за п рос ов и некот орых других оп ера ц ий. • П о умолч а нию за п ис и в форме или т а блиц е изобра жа ю т с я в п орядке, оп ределяемом клю ч ом. • Авт ома т ич ес ки п оддержива ет с я уника ль нос т ь за п ис ей в т а блиц е, т . к. Microsoft Access не доп ус ка ет на лич ия в т а блиц е за п ис ей с одина ковыми зна ч ениями клю ч а . К ром е т ого, нал и чи е к люча необходи м о дл я у ст ановк и связей м ежду т абл и цам и и одноврем енного обновл ени я неск ол ьк и х связанных т абл и ц. В с вязи с т ем, ч т оMicrosoft Access ис п оль зует для хра нения в ба за х да нных с вязную с овокуп нос т ь да нных, за да ние клю ч евых п олей являет с я обяза т ель ным для ка ждой т а блиц ы. П оэт ому ес ли клю ч в т а блиц е не за да н, Microsoft Access с озда ет егоа вт ома т ич ес ки. Онс озда ет п оле КОД с т ип ом да нных Счетчи к . Э т о озна ч а ет , ч т о ка ждый ра з п ри с озда нии новой за п ис и зна ч ение с ч ет ч ика увелич ива ет с я на 1. Э т от номер и являет с я п ервич ным клю ч ом для ка ждой новой за п ис и. Ч т о бы о пр едели т ь к лю ч, нео бхо ди м о : • Выделит ь с т року с оп ис а нием нужного п оля. Д ля т ого ч т обы с озда т ь с ос т а вной клю ч , на жмит е кла виш у Ctrl и, не от п ус ка я ее, выделит е п ооч ереди вс е нужные п оля. • На п а нели инс т румент ов « Конс т рукт ор т а блиц » на жмит е кноп ку К лю чев оеполе. Д ля п ос ледую щ его изменения или уда ления клю ч а ис п оль зует с я окно« Индекс ы». В боль ш инс т ве с луч а ев дос т а т оч но оп ределит ь одно клю ч евое п оле, одна ко ес ли ни одно п оле т а блиц ы не с одержит уника ль ных зна ч ений, можно оп ределит ь с ос т а вной клю ч , с ос т оящ ий из нес коль ких п олей. Клю ч и необходимы для ус т а новки с вязей между т а блиц а ми и одновременногообновления нес коль ких с вяза нных т а блиц .

133 Индекс ы. Одним из гла вных т ребова ний, п редъявляемых к с ис т ема м уп ра вления ба за ми да нных, являет с я возможнос т ь быс т рого п оис ка т ребуемых за п ис ей с реди боль ш огообъема да нных. Ис п оль зова ние индекс ов п озволяет зна ч ит ель но ус корит ь п оис к да нных в т а блиц а х. В за вис имос т и от колич ес т ва п олей, ис п оль зуемых в индекс е, ра злич а ю т п рос т ые и с ос т а вные индекс ы. К л ючевые пол я т абл и ц и ндек си ру ют ся авт ом ат и ческ и . Невозможно с озда т ь индекс для МЕМО – п олей и п олей объект ов OLE. Вс е ос т а ль ные п оля имеет с мыс л индекс ирова т ь п ри с овп а дении с ледую щ ихус ловий: • П оле являет с я т екс т овым, ч ис ловым, денежным или да т ы/времени. • П ла нирует с я вып олнят ь п оис к конкрет ных зна ч ений или зна ч ений, лежа щ их в ука за нном диа п а зоне, в да нном п оле или с орт ирова т ь т а блиц у п оэт ому п олю . • П оле должно с одержа т ь много ра зных зна ч ений. Ес ли п оле с одержит много одина ковых зна ч ений, т о ус корение вып олнения за п рос ов может быт ь незна ч ит ель ным. Ос новное на зна ч ение индекс а – ус корение вып олнения за п рос ов, п оис ка и с орт ировки. Ес ли эт и оп ера ц ии и т а к вып олняю т с я дос т а т оч но быс т ро т о возможно, не с т оит с озда ва т ь индекс , кроме т ого, п ри необходимос т и его можно доба вит ь в лю бой момент . Ка к п ра вило, индекс ы ус коряю т вып олнение п оис ка , одна ко необходимо уч ит ыва т ь , ч т ореа ль ный выигрыш вовремени за вис ит от ч ис ла за п ис ей в т а блиц е и ис п оль зова ние индекс ов за медляет ввод да нныхв т а блиц у. Ч т о бы со зда т ь и ндек с, нео бхо ди м о : • В окне конс т рукт ора т а блиц ы в верхней п оловине окна выбра т ь п оле, для кот орогос озда ет с я индекс . • В нижней п оловине окна для с войс т ва Индекс ирова нное п оле выбра т ь одноиз зна ч ений: • Д а – доп ус ка ю т с я с овп а дения • Д а - с овп а дения не доп ус ка ю т с я (обес п еч ение уника ль нос т и ка ждогозна ч ения да нногоп оля) Чт обы создат ь сост авной и ндек с и л и и зм ени т ь су щест ву ющи е и ндек сы, необходи м о:

134 • От крыт ь т а блиц у в режиме конс т рукт ора .

Р ис . 3.15. Д иа логовое окно« Индекс ы» • Вып олнит ь п ос ледова т ель нос т ь кома нд В и д /И нд ек сы • В п оявивш емс я окне диа лога введит е имя индекс а в п ервом п ус т ом п оле с т олбц а И нд ек с. В ка ч ес т ве имени индекс а можно ис п оль зова т ь имя одного из п олей , вклю ч енных в индекс , или лю бое доп ус т имое имя. • В с т олбц е И м я поля т ой же с т роки на жмит е кноп ку ра с крыт ия с п ис ка и выберит е п ервое п оле индекс а . • В с т олбц е И м я поля с ледую щ ей с т роки выберит е имя с ледую щ его п оля индекс а . П оле с т олбц а И нд ек с ос т а ет с я в эт ой с т роке п ус т ым. Оп ределит е, т а ким обра зом, ос т а ль ные п оля индекс а . (Индекс может с одержа т ь до10 п олей) За конч ив выбор п олей для индекс а , выберит е в с т олбц е Поряд ок сорти ров к и вид с орт ировки да нного индекс а . П ри с орт ировке т а блиц ы п о с ос т а вному индекс у за п ис и с на ч а ла с орт ирую т с я п о п олю , кот орое идет п ервым в с п ис ке п олей в окне « Индекс ы». Ес ли п ервое п оле с одержит п овт оряю щ иес я зна ч ения, т о за п ис и уп орядоч ива ю т с я п овт орому п оля в эт ом с п ис ке и т .д. Д ля коррект ировки индекс ов п роведит е с оот вет с т вую щ ие изменения (уда ление, вс т а вку, за мену п олей т а блиц ы) в окне « Индекс ы». С о зд а н и е т а бли цы с по м о щью м а ст ер а .

Ис п оль зова ние вс т роенного в Microsoft Access с редс т ва а вт ома -

135 т ич ес когос озда ния т а блиц , п озволяет выбра т ь необходимую с т рукт уру т а блиц ы из п редла га емого с п ис ка с т а нда рт ных имен и т ип ов да нных. Д ля т ого, ч т обы вызва т ь ма с т ера для с озда ния т а блиц ы, выберит е в окне “ Нова я т а блиц а ”с т року М астер табли ц. Р ис . 3.16. Окновыбора т а блиц и п олей в режиме ма с т ер Сна ч а ла необходимо выбра т ь т ип т а блиц ы из с п ис ка О бразцы табли ц, за т ем из с п ис ка О бразцы полей выбра т ь п оля т а блиц ы и п еренес т и их в с п ис ок Поля нов ой табли цы . Д ля выбора п олей ис п оль зую т с я кноп ки: > - выделенное п оле доба вляет с я в п оля новой т а блиц ы. >> - вс е п оля доба вляю т с я в п оля новой т а блиц ы. < - выделенное п оле уда ляет с я из с п ис ка п олей с озда ва емой т а блиц ы. << - уда ляет вс е п оля из с п ис ка п олей с озда ва емой т а блиц ы. Сформирова в с п ис ок п олей с озда ва емой т а блиц ы, на жмит е кноп ку Д алее. В с ледую щ ем окне за да йт е имя т а блиц ы и оп ределит е клю ч евое п оле.

Р ис . 3.17. За да ние имени т а блиц ы Ес ли в с озда ва емой ба зе да нных уже ес т ь т а блиц ы, т она т рет ь ем ш а ге ма с т ер п оможет с вяза т ь с озда ва емую т а блиц у с уже с озда нными.

136

Р ис. 3.18. О п ре де л е ние св яз е й

Д ля с вязыва ния с озда ва емой т а блиц ы с другими т а блиц а ми ба зы да нных выберит е из с п ис ка уже с ущ ес т вую щ их в ба зе да нных т а блиц т а блиц у, с кот орой хот ит е ее с вяза т ь , и на жмит е кноп ку Связи. В п оявивш емс я диа логовом окне ус т а новит е одиниз возможных т ип ов с озда ва емых с вязей и на жмит е кноп ку ОК.

Р ис . 3.19. Оп ределение т ип а с вязи В с ледую щ ем диа логовом окне ра бот ы с ма с т ером вы может е за да т ь режим ва ш ей да ль нейш ей ра бот ы. На жа в кноп ку Г от ово, вы за п ус т ит е ма с т ер на формирова ние т а блиц ы. П ос ле за верш ения эт ого п роц ес с а в за вис имос т и от выбра нного ва ми режима , на экра не от кроет с я окно конс т рукт ора т а блиц , окно п рос мот ра т а блиц ыили экра нна я форма ввода да нныхв т а блиц у.

137

Р ис. 3.20. Р е жим п ро до л же ния ра бо т ы

С о з да ние т а бл ицы в ре жим е т а бл ицы

Т рет ий с п ос об с озда ния т а блиц являет с я с а мым п рос т ым из ра с с мот ренных на ми, но п ри эт ом он, ка к п ра вило, не п озволяет с ра зу (без п ос ледую щ ей коррект ировки в конс т рукт оре) с озда т ь т ребуемую с т рукт уру т а блиц ы. Ч т о бы со зда т ь т а бли ц ув р ежи м е т а бли ц ы : • Выберит е вкла дку Т абли цы гла вного окна ба зы да нных. На жмит е кноп ку Созд ать. • В окне диа лога « Нова я т а блиц а » выберит е из с п ис ка Режи м табли цы и на жмит е кноп ку ОК.

138 Р ис . 3.21. Окнодиа лога « Т а блиц а » В от крывш емс я диа логовом окне с озда ния т а блиц ы п о умолч а нию с одержит с я 20 с т олбц ов и 30 с т рок, но эт о колич ес т во можно увелич ива т ь . Ст а нда рт ные имена п олей можно за менит ь обыч ным для с ис т емы с п ос обом. П ос ле эт ого можно вводит ь неп ос редс т венно да нные в т а блиц у. За т ем с охра нит е т а блиц у с п омощ ь ю кома нд Ф айл/Сохрани ть. За да йт е имя т а блиц ы и на воп рос о необходимос т и с озда ния для т а блиц ы п ервич ного клю ч а на жмит е кноп ку Д А, в резуль т а т е будет с озда на т а блиц а в кот орой уда ленылиш ние с т роки и с т олбц ы.

Ввод и изменение да нныхв т а блиц а х. Д а нные в т а блиц ы могут п оп а да т ь из форм ввода , за п рос ов, но с а мым п рос т ым с п ос обом ввода да нных в т а блиц у являет с я ис п оль зова ние режима т а блиц ы. Ч т о бы ввест и да нны е в т а бли ц у, нео бхо ди м о : • Д ва жды щ елкнут ь мыш кой на имени т а блиц ы в гла вном окне ра зра бот ки, или на жа т ь кноп ку О тк ры ть. П ереход на с ледую щ ее п оле в т а блиц е ос ущ ес т вляет с я п окла виш е Tа в. Возвра т на за д, комбина ц ия кла виш Shift+Tab. Р а с с мот рим информа ц ионные с имволы, п оявляю щ иес я п ри вводе да нных в т а блиц у.

Ри с. 3.22. Т аб ли цав режи м ев в од ад анны х - реда кт ируема я за п ис ь , внес енные изменения ещ е не с о-

139 хра нены. - озна ч а ет , ч т оэт от екущ а я за п ис ь с охра ненна я ра нее. - нова я п ус т а я за п ис ь в конц е т а блиц ы. Ч т обы уда лит ь зна ч ения п олей, или вс ю за п ис ь в т а блиц е ис п оль зуйт е выделение и кла виш у Delete. Ч т обы изменит ь п орядок с ледова ния с т рок в т а блиц е, необходимовыделит ь нужную с т року и п еренес т и ее с п омощ ь ю мыш и в нужное мес т о. Уст а н о вка связей м еж д у т а бли ца м и .

Microsoft Access п озволяет одновременно ис п оль зова т ь да нные из нес коль ких т а блиц или за п рос ов. П ри на лич ии в ба зе да нных т а блиц с о с вяза нными да нными п оль зова т ель может ус т а новит ь с вязи внут ри ба зыда нных. Связи ис п оль зую т с я для: • О бъеди нени я т абл и ц в запросах. П ри доба влении в за п рос с вяза нных т а блиц и за п рос ов ус т а новленные между ними с вязи ис п оль зую т с я для их а вт ома т ич ес когообъединения. • О т ображени я связанных запи сей в подчи ненных ф орм ах и от чет ах. Обыч ноп одч иненные формы и от ч ет ы ис п оль зую т с я для от обра жения за п ис ей из с вяза нных т а блиц . П ри ра змещ ении формы или от ч ет а в другой форме или от ч ет е ус т а новленные между ними с вязи ис п оль зую т с я для от бора да нных, кот орые с ледует от обра жа т ь в п одч иненной форме или от ч ет е. • П оддержк и целост ност и данных, т .е. с охра нения с ущ ес т вую щ их межт а блич ных с вязей п ри вводе, изменении и уда лении за п ис ей. Д ля т ого ч т обы ус т а новит ь с вязь между т а блиц а ми или за п рос а ми, с ледует ука за т ь одно или нес коль ко п олей, кот орые с одержа т одина ковые зна ч ения в с вяза нных за п ис ях. Обыч но эт и п оля имею т одина ковые имена в обеих т а блиц а х и одно из эт их п олей являет с я клю ч евым п олем с воей т а блиц ы. Между с вяза нными т а блиц а ми могут с ущ ес т вова т ь от нош ения « один-к-одному», « один– к- многим» , « много-к-одному» или « много– ко-многим». От нош ение « один-к-одному» озна ч а ет , ч т ока жда я за п ис ь в гла вной т а блиц е может быт ь с вяза на не более, ч ем с одной за п ис ь ю в п одч иненной т а блиц е. В боль ш инс т ве с луч а ев оба с вяза нных п оля являю т с я клю ч евыми или имею т уника ль ный индекс .

140 В с луч а е от нош ения « один– к-многим» ка жда я за п ис ь в гла вной т а блиц е может быт ь с вяза на с нес коль кими за п ис ями в п одч иненной т а блиц е, т .е. ка ждое зна ч ение из клю ч евого п оля гла вной т а блиц ы может вс т рет ит с я в п одч иненной т а блиц е с коль коугоднора з. Ана логич но ра с с ма т рива ет с я хра нение да нных в от нош ении « много-кодному». От нош ение « много– ко-многим» возника ет между т а блиц а ми, ес ли одна из за п ис ей гла вной т а блиц ы с вяза на более ч ем с одной за п ис ь ю п одч иненной т а блиц ы и одна из за п ис ей п одч иненной т а блиц ы с вяза на более ч ем с одной за п ис ь ю гла вной т а блиц ы. Ч т о бы уст а но ви т ь свя зь м еждут а бли ц а м и , нео бхо ди м о : • От крыт ь окно диа лога « Схема да нных», вып олнив кома нды Cерв и с/Схем ад анны х. • Д оба вит ь в эт о диа логовое окно с вязыва емые т а блиц ы, с п омощ ь ю кома нд Св язи /Д обав и ть т а блиц у. • Д ля с вязыва ния т а блиц выберит е п оле в п ервой с вязыва емой т а блиц е и п еремес т ит е его с п омощ ь ю мыш и на с оот вет с т вую щ ее п оле вт орой т а блиц ы.

141 Ри с. 3.23. Д и алогов оеок но«схем ад анны х»

Р ис . 3.24. Д оба вление т а блиц ы

Р ис . 3.25. Д иа логовое окно« Связи» • В п оявивш емс я окне диа лога с вязи п роверь т е п ра виль нос т ь имен с вязыва емых п олей. П ри необходимос т и выберит е другие имена п олей. На жмит е кноп ку Созд ать. В диа логовом окне « Схема да нных» можно не т оль ко с озда ва т ь с вязи между т а блиц а ми, нои : • Изменит ь с ущ ес т вую щ ую с вязь • У да лит ь с вязь • У да лит ь т а блиц у из с хемыда нных • Оп ределит ь с вязи для за п рос ов • П рос мот рет ь вс е имею щ иес я с вязи или с вязи т оль ко для конкрет ной т а блиц ы.

142 За пр о сы

За п рос ы обес п еч ива ю т быс т рый и эффект ивный дос т уп к информа ц ии, хра нящ ейс я в ба зе да нных. П озволяю т орга низова т ь с орт ировку т а блиц ы не т оль ко уника ль ному клю ч у, но и п о клю ч а м, с одержа щ им п овт оряю щ иес я зна ч ения, обра ба т ыва т ь одновременно да нные из с вяза нных т а блиц . П ри вып олнении за п рос а Microsoft Access с ч ит ыва ет да нные из т а блиц ы и от обра жа ет резуль т а т вып олнения в режиме т а блиц ы, обра зуя ди нам и ческ и й на бор да нных. П ри эт ом резуль т а т вып олнения за п рос а не с охра няет с я. Ст рукт ура за п рос а хра нит т оль коинс т рукц ии о т ом, ка к должны быт ь орга низова ны да нные в резуль т а т е за п рос а . На ос нова нии за п рос а можнора зра бот а т ь форму или от ч ет . Э т от п роц ес с не от лич а ет с я от с озда ния формыили от ч ет а на ос нове т а блиц ы. Т а ким обра зом за п рос ып озволяю т : • От обра т ь п оля. П ри эт ом необяза т ель новклю ч а т ь в за п рос вс е п оля т а блиц ы. • От обра т ь за п ис и. П ри эт ом можно за да т ь ус ловия, кот орым должныудовлет ворят ь за п ис и, вклю ч а емые в на бор. • Сорт ирова т ь за п ис и. • П олуч ит ь информа ц ию о да нных, хра нящ ихс я в ра зных т а блиц а х. • Вып олнят ь выч ис ления. С п омощ ь ю за п рос ов можно с озда ва т ь новые п оля, с одержа щ ие резуль т а т ывыч ис лений. • Ис п оль зова т ь за п рос в ка ч ес т ве ис т оч ника да нных для форм, от ч ет ов, и других за п рос ов. • Изменят ь т а блич ные да нные. С п омощ ь ю уп ра вляю щ их за п рос ов можнообновит ь , уда лит ь или доба вит ь груп п у за п ис ей за одну оп ера ц ию или с озда т ь новую т а блиц у и вклю ч ит ь в нее да нные из одной или нес коль ких с ущ ес т вую щ их т а блиц . Ч т о бы со зда т ь за пр о с, нео бхо ди м о : • П ерейт и в гла вном окне ба зы да нных на вкла дку Запросы и на жа т ь кноп ку Созд ать.

143

Р ис. 3.26. Д иа л о го в о е о кно со з да ние з а п ро са

• В окне диа лога выбра т ь оп ц ию К онструк тор и на жа т ь кла виш у ОК.

Р ис . 3.27. Окновыбора т а блиц ыили за п рос а • В с вязи с т ем, ч т о за п рос должен вып олнят ь с я на ос нове т а блиц ы или ра нее с озда нного за п рос а , выберит е один из эт их объект ов и на жмит е кноп ку доба вит ь . За кройт е окнодиа лога . На экра не п оявит ь с я окноконс т рукт ора за п рос ов. В верхней ч а с т и окна конс т рукт ора за п рос ов на ходит с я с хема да нных за п рос а . Она с одержит с п ис ок т а блиц , вклю ч енных в за п рос , и от обра жа ет с вязи между ними. Нижняя ч а с т ь окно с одержит бла нк за п рос а , с одержа щ ий п оля и ус ловия их выборки, кот орый и п редс т а вляет с обой с а м за п рос . П ри вызове за п рос а будут п рис ут с т вова т ь т оль ко т е п оля, кот орые ра змещ еныв бла нке за п рос а .

144 Р ис . 3.28. Окноконс т рукт ора за п рос ов Д ля т ого, ч т обы доба вит ь п оле в бла нк за п рос а , необходимо выделит ь эт о п оле в с хеме да нных и мыш кой п еренес т и его в бла нк за п рос а . Д ля уда ления п оля из бла нка за п рос а на жмит е на обла с т ь выбора с т олбц а , а за т ем кла виш у Delete. П орядок п олей в бла нке за п рос а оп ределяет п орядок их п оявления вовремя ра бот ыза п рос а . Д ля т о го , чт о бы и зм ени т ь р а спо ло жени е по ля в эт о м спи ск е, нео бхо ди м о : 1. Выделит ь п еремещ а емый с т олбец 2. П еремес т ит ь егомыш кой в новое мес т обла нка за п рос а . У с ловия, п ри кот орых п роис ходит выборка да нных из ба зы да нных, за да ю т с я с п омощ ь ю с т рок бла нка за п рос а . Р а с с мот рим эт и с т роки. • Ст рока Поле. Содержит имена п олей ба зы да нных, обра ба т ыва емые за п рос ом. • Ст рока И м я табли цы . П ока зыва ет из ка кой т а блиц ы выбра но да нное п оле. • Ст рока Сорти ров к а. П озволяет за да т ь ус ловия с орт ировки (п о возра с т а нию , п о убыва нию ) для да нного п оля. П ри с орт ировке за п ис ей п онес коль ким п олям п орядок обра бот ки п олей оп ределяет с я их п оложением в бла нке за п рос а (с на ч а ла с орт ирую т с я зна ч ения в кра йнем левом п оле и да лее с лева на п ра во). Нель зя с орт ирова т ь МЕМО и OLE п оля. • Ст рока В ы в од на э к ран. П озволяет ус т а новит ь фла жок п рос мот ра п оля. • Ст рока У слов и е отбора. Д а ет возможнос т ь оп ределит ь ус ловия, кот орым должны удовлет ворят ь за п ис и, выводимые на экра нп ри вып олнении за п рос а . • Ст рока И ли ис п оль зует с я для за да ния ус ловия с вязыва ю щ его оп ределенные зна ч ения в ра зных п олях. На п ример, в ба зе да нных ес т ь п оля Названи е к ни ги и Авт ор. Д ля т ого, ч т обына йт и вс ех а вт оров на ч ина ю щ ихс я на букву А или книги на букву С, необходимов 5-ой с т роке п оля Названи е к ни ги ввес т и А, а в 6ой с т роке п оля Авт ор ввес т и букву С. У с ловия от бора вводят с я ка к выра жения, на п ример: Ес ли в с т роке У слов и еотборап оля Авт ор ввес т и с ловоЧ ехов, т о в резуль т а т е ра бот ы за п рос а будут выведены т оль ко т е книги, а вт ором кот орых являет с я Ч ехов.

145 Оп ера т ор Not ис п оль зует с я для ис клю ч ения за п ис ей с за да нным зна ч ением, на п ример ес ли в с т роке У слов и е отбора п оля Авт ор ввес т и Not Чехов , т ов резуль т а т е ра бот ыза п рос а будут выведеныт оль ко т е книги, а вт ором кот орых не являет с я Ч ехов.

Р ис . 3.29. П ример за п рос а . В с луч а ях, когда т ребует с я ос ущ ес т вит ь выбор за п ис ей п оус ловию нет оч ногос овп а дения зна ч ений ис п оль зует с я оп ера т ор Like. П ри эт ом в оп ера т оре могут ис п оль зова т ь с я с ледую щ ие п одс т а новоч ные с имволы: ? – лю бой одинзна к * - нуль или более зна ков # - лю ба я одна ц ифра [с п ис ок_зна ков] – лю бой одинзна к в с п ис ке_зна ков [!с п ис ок_зна ков]- лю бой один зна к, не входящ ий в с п ис ок_зна ков Сп ис ок_зна ков п озволяет за да т ь диа п а зон с имволов, на п ример [Г -Л ] На рис 29 п риведен п ример за п рос а в кот ором т ребует с я выбра т ь вс еха вт оров, фа милии кот орых на ч ина ю т с я на А или С. Д ля за да ния диа п а зона зна ч ений в окне конс т рукт ора за п рос ов ис п оль зую т с я оп ера т оры: >; <; >=; <= . Э т и оп ера т орыможноис п оль зова т ь с т екс т овыми, ц ифровыми п олями и п олями да т . Д ля формирова ния с ложных ус ловий выборки можноис п оль зова т ь оп ера т оры Or и And в одной с т роке. На п ример п ри п оис ке а вт оров, фа милии кот орых на ч ина ю т с я с букв А и С У с ловие от бора будет выглядет ь с ледую щ им обра зом : “ A”OR ”C”.

146 Ч а с т о вс т реч а ет с я с ит уа ц ия, когда п еред ка ждым вып олнением за п рос а п риходит с я изменят ь ус ловия от бора . Выч ис ляемые п оля в за п рос е П ри вып олнении за п рос а можновыч ис лят ь зна ч ения п оодному или нес коль ким п олям ис ходной т а блиц ы. П ри эт ом резуль т а т ы выч ис лений не за п омина ю т с я, а вып олняю т с я ка ждый ра з п ри за п ус ке за п рос а , п оэт ому вс егда с одержа т т екущ ие зна ч ения ба зыда нных. Ч т обыс озда т ь выч ис ляемое п оле: • У с т а новит ь ма ркер в п ус т ую яч ейку п ервой с т роки бла нка за п рос а . • Вмес т оимени п оля ввес т и т екс т , кот орый будет выводит ь с я в эт ом п оле вовремя вып олнения за п рос а . • За т ем введит е выра жение, п рич ем имена п олей за клю ч а ю т с я в [ ], на п ример:

Р ис . 3.30. Созда ние выч ис ляемогоп оля Созда ние за п рос а с п а ра мет ра ми Microsoft Access п озволяет за да ва т ь п а ра мет ры в ка ч ес т ве ус ловия ус ловия в с т роке У с ловие от бора . Э т и ус ловия должны быт ь за клю ч ены в ква дра т ные с кобки []. П ри вып олнении Microsoft Access от обра жа ет на экра не эт от п а ра мет р и ожида ет ввода с экра на . П о умолч а нию введенные в за п рос п а ра мет ры п реобра зую т с я в т екс т овый т ип да нных. Д ля т ого, ч т обы за да т ь ц елый, логич ес кий или лю бой другой т ип п а ра мет ра ис п оль зует с я на бор кома нд Запрос/Парам етры .

147 Т екс т п а ра мет ра долженот лич а т ь с я от имени п олей, хот я может с одержа т ь имена п олей. За п рос ы с нес коль кими п а ра мет ра ми вводят с я ка к с ложное ус ловие.

Р ис . 3.31. П ример за п рос а с ос ложным п а ра мет ром Ит о го в ы е з а п ро сы

Ит оговые за п рос ы, эт о за п рос ы, вып олняю щ ие выч ис ления в груп п а х за п ис ей, на п ример на хождение с реднего, минима ль ного, ма кс има ль ногозна ч ения п оля, с уммирова ние п олей. Ч т обыс озда т ь ит оговый за п рос , необходимо: • Созда т ь обыч ный за п рос , на ходяс ь в конс т рукт оре за п рос ов. • Выбра т ь В и д /Группов ы е операци и , либо на жа т ь кноп ку Группов ы еопераци и на п а нели инс т румент ов. В бла нке за п рос а п оявит с я нова я с т рока с на именова нием Группов ая операци я. В эт ой с т роке выдолжныука за т ь т ип вып олняемоговыч ис ления. Д л я у дал ени я ст рок и Г р уппо ва я о пер а ц и я необходи м о нажат ь еще раз к нопк у Г р уппо ва я о пер а ц и я . Оп ера ц ии, доп ус т имые в с т роке Группов ая операци я: • Sum – с ложение • Avg – с реднее зна ч ение • Min – минима ль ное зна ч ение • Max - ма кс има ль ное зна ч ение

148 • • • • •

Count – колич ес т воза п ис ей, с одержа щ их не п ус т ые зна ч ения StDev – с т а нда рт ное от клонение Var - дис п ерс ия First – зна ч ение в п ервой за п ис и Last – зна ч ение в п ос ледней за п ис и

Р ис . 3.32. Оп ределение ус ловия выборки в ит оговых за п рос а х Г руп п ировка п озволяет п олуч ит ь выч ис ляемую информа ц ию о п одгруп п а х за п ис ей в т а блиц е. Р а с с мот рим п ример груп п ировки с ра зу п одвум п олям из ра злич ных т а блиц (рис ). В резуль т а т е вып олнения за п рос а книги будут с груп п ирова ны п о ра здела м, внут ри ра зделов п о ц ене и п олуч ена общ а я ц ена вс ех книг ра здела . Т а ким обра зом можнос озда ва т ь груп п ывнут ри груп п . Можновып олнят ь ит оговые оп ера ц ии и на д выч ис ляемыми п олями выборки. Ч т обы вклю ч ит ь в ит оговый за п рос выра жение, доба вь т е в за п рос выч ис ляемое п оле и ука жит е т ип ит оговых выч ис лений, вып олняемых на д эт им п олем. Выра жения для выч ис ления могут с одержа т ь формулы, с вяза нные а рифмет ич ес кими оп ера т ора ми. В ка ч ес т ве элемент ов формул могут ис п оль зова т ь с я п оля, конс т а нт ы и функц ии. Ис п оль зова ние круглых с кобок п озволяет изменит ь п орядок выч ис лений в выра жениях.

149

Р ис . 3.33. Бла нк с войс т в за п рос а П о умолч а нию п оля резуль т ирую щ ей т а блиц ы имею т т е же на именова ния, ч т о и п оля ис ходной т а блиц ы, а ит оговым п олям п рис ва ива ю т с я на именова ния в с оот вет с т вии с п ринят ыми в с ис т еме с огла ш ениями. На ч а ль на я ч а с т ь имени обыч но с одержит имя ит оговой оп ера ц ии, за кот орым с ледует имя п оля, на д кот орым эт а оп ера ц ия вып олняет с я. Д ля изменения на именова ния эт ого п оля в с т роке Поле п еред именем п оля или выра жения на п еч а т а йт е новое п оле и от делит е егодвоет оч ием. И м ена пол ей в и сходной т абл и це при эт ом ост ану т ся без и зм енени я. Д оп олнит ель ные ха ра кт ерис т ики за п рос а можно за да т ь вызва в бла нк с ойс т в за п рос а . На п ример, ес ли необходимоп рос мот рет ь т оль коч а с т ь за п ис ей выбира емых за п рос ом, ис п оль зует с я с войс т воНа бор зна ч ений и т .д. М о д и ф и ци р ующи е за пр о сы

MS Access п озволяет ис п оль зова т ь за п рос ы в ка ч ес т ве инс т румент а для изменения с одержимогот а блиц . Э т от инс т румент п озволяет одновременно обра ба т ыва т ь боль ш ое колич ес т во за п ис ей и за щ ищ а ет от ош ибок п ри обра бот ке да нных. Т ип ымодифиц ирую щ ихза п рос ов: • За п рос ыс озда ния т а блиц • За п рос ыуда ления • За п рос ыдоба вления • За п рос ыза мены

150 И зм енени я, прои сходящи е в резу л ьт ат е выпол нени я запросов эт и х т и пов, прои зводят ся вт абл и цах базы данных и явл яют ся необрат и м ым и . П оэт ому п еред вып олнением модифиц ирую щ его за п рос а рекомендует с я с озда ва т ь резервные коп ии да нных изменяемых т а блиц , а т а кже вс ехс вяза нныхс ними т а блиц .

Р ис . 3.34. Г руп п ировка за п ис ей п одвум т а блиц а м Ч т о бы со зда т ь о ди н и з т и по в м о ди ф и ц и р ую щ его за пр о са , нео бхо ди м о : Созда т ь за п рос на ба зе т а блиц ы(т а блиц ) Выбра т ь п оля, кот орые необходимомодифиц ирова т ь У с т а новит ь т ип с озда ва емогоза п рос а с п омощ ь ю кома нд ра здела меню Запрос. Необходи м о пом ни т ь, чт о при и спол ьзовани и запросов на у дал ени е м ожно пол у чи т ь непредск азу ем ый резу л ьт ат , есл и : • Т а блиц а являет с я ч а с т ь ю от нош ения один-ко-многим • В ка ч ес т ве ус ловия обес п еч ения ц елос т нос т и да нных ис п оль зова на оп ц ия К аск ад ноеуд алени есв язанны х запи сей. П ри и спол ьзовани и запроса добавл ени я: • Р езуль т ирую щ а я т а блиц а может быт ь ра с п оложена в т ой же с а мой или другой ба зе да нных.

151 • За п ис и в нее могут доба влят ь с я п оус ловию • Ес ли колич ес т во за п ис ей в ис ходной и резуль т ирую щ ей т а блиц а х ра злич но, т оMS Access оп ределяет п оля с одина ковыми имена ми и доба вляет в них да нные, а ос т а ль ные игнорирует . • Ес ли имена п олей в резуль т ирую щ ей т а блиц е от лич а ю т с я от именв ис ходной т а блиц е, их необходимоука за т ь в с т роке Д обав лени е.

Р ис . 3.35. Созда ние модифиц ирую щ егоза п рос а

152 Р ис .3.36. П ример за п рос а на доба вление З апросы обновл ени я позвол яют и зм ени т ь значени е выбранного пол я по всем запи сям т абли цы, у довл ет воряющи м определ енным у сл ови ям . Сохра нение за п рос ов Д ля с охра нения за п рос а вып олнит е кома нду Ф айл/Сохрани ть ка к. Ес ли будет с оверш ена п оп ыт ка , за крыт ь не с охра ненный за п рос MS Access с а м п редложит ва м эт ос дела т ь . За да йт е имя за п рос а и на жмит е кноп ку ОК. И м я запроса не дол жно повт орят ь и м я т абл и цы. П ри вып олнении кома ды От крыт ь в окне ба зы да нных MS Access за п ус т ит на вып олнение за п рос . Ес ли необходимо изменит ь за п рос выберит е его в окне ба зы да нных и на жмит е кноп ку К онструк тор. П ос ле внес ения изменений для вып олнения на жмит е кноп ку Запуск . Ф о рм ы

Ф ормы п редна зна ч ены для ввода информа ц ии в ба зу да нных, а т а кже изобра жения эт ой информа ц ии для п ос ледую щ его п рос мот ра , изменения и п еч а т и. MS Access п озволяет ра зра ба т ыва т ь формы, кот орые легко ис п оль зова т ь , т .к. информа ц ия в них п редс т а влена в виде, удобном п оль зова т елю . Д ля с озда ния нужной формы можно ис п оль зова т ь ра злич ные элемент ы ма кет а (т екс т , да нные, рис унки, линии и ц вет ). На бор элемент ов и их ра с п оложение оп ределяет с я п оль зова т елем.

153 Р ис . 3.37. П ример формы Ис п оль зова ние форм с ущ ес т венно уп рощ а ет ввод да нных. В форме в режиме формы на экра не изобра жа ю т с я вс е п оля одной за п ис и; в форме в режиме т а блиц ы на экра нвыводят с я вс е за п ис и. Кроме т ого, ис п оль зова ние форм п овыш а ет эффект ивнос т ь ввода да нных, п ос коль ку п озволяет с экономит ь время и избежа т ь ош ибок ввода . На п ример, ес ли п редс т а вит ь п оле в форме в виде с п ис ка , т овмес т оввода зна ч ений с кла виа т урыможнобудет выбира т ь ихиз эт огос п ис ка . П оля и п роч ие элемент ы в форме можно ра с п оложит ь в виде, на иболее удобном для ввода , изменения и п рос мот ра за п ис ей. Конс т рукт ор форм MS Access п озволяет ра зра ба т ыва т ь формы, кот орые: • ис п оль зую т п ри изобра жении да нных ра злич ные ш рифт ы, ц вет а , за ливки и другие гра фич ес кие эффект ы; • выглядят , ка к зна комые бума жные бла нки; • вып олняю т выч ис ления; • с одержа т диа гра ммы; • изобра жа ю т да нные из нес коль ких т а блиц ; • а вт ома т изирую т вып олнение некот орых оп ера ц ий. Боль ш а я ч а с т ь да нных, п редс т а вленных в форме, берет с я из т а блиц ы или за п рос а , кроме т ого, форма может с одержа т ь п ос т оянную информа ц ию , не с вяза нную ни с т а блиц ей, ни с за п рос ом, на п ример, на зва ние и эмблему п редп рият ия вверху формы. Сведения о п ос т оянных элемент а х формыхра нят с я в ма кет е формы. Вс е да нные в форме с одержа т ь с я внут ри эл ем ент ов у правл ени я. Э лемент ыуп ра вления – эт ообъект ы, ра змещ енные в форме и п редна зна ч енные для изобра жения да нных или вып олнения оп ера ц ий. Некот орые элемент ы уп ра вления с вяза ны с п олями ба зовой т а блиц ы или ба зовогоот ч ет а , ч т обы их можнобылоис п оль зова т ь для ввода зна ч ений в эт и п оля или изобра жения зна ч ений из них. С о зд а н и е ф о р м

П оль зова т ель может с озда т ь форму с п омощ ь ю или без п омощ и ма с т ера п о ра зра бот ке форм. Ма с т ера п о ра зра бот ке форм ус коряю т п роц ес с с озда ния формы, п ос коль ку вып олняю т за п оль зова т еля боль ш ую ч а с т ь ра бот ы. Ф орму, с озда нную ма с т ером, можно ис п оль зова т ь в т ом виде, в кот ором она была с озда на , или улуч ш ит ь п ут ем внес ения изменений. В на ч а ле ра зра бот ки формы для ввода или п рос мот ра да нных в ба зе да нных необходимо с вяза т ь форму с т а блиц ей (за п рос ом), кот ора я будет ис т оч ником да нных для эт ой формы. Ес ли вс е да нные на -

154 ходят с я в одной т а блиц е, в ка ч ес т ве ис т оч ника да нных необходимо выбра т ь эт у т а блиц у. Ес ли да нные с одержа т ь с я в нес коль ких т а блиц а х, необходимо с озда т ь за п рос , от бира ю щ ий нужные да нные, и ис п оль зова т ь эт от за п рос в ка ч ес т ве ис т оч ника да нных для формы. Д ля с озда ния формыв MS Access можноис п оль зова т ь : К онструк тор ф орм . В нем вы с а мос т оят ель но ра зра ба т ыва ет е с обс т венные экра нные формы с за да нными с войс т ва ми для п рос мот ра , ввода и реда кт ирова ния да нных.

Р ис 3.38. Окнос озда ния новой формы. М астер ф орм . П озволяет дос т а т оч но быс т ро с озда т ь форму на ос нове выбра нныхп олей. А в тоф орм а: в столбец. П озволяет а вт ома т ич ес ки с озда т ь форму с п олями, ра с п оложенными в одинс т олбец . Зна ч ение ка ждогоп оля ра с п ола га ет с я в от дель ной с т роке. Одновременно изобра жа ет с я одна за п ис ь . А в тоф орм а: ленточная. П озволяет а вт ома т ич ес ки с озда т ь лент оч ную форму. П оля формыра с п оложеныв одну с т року, ч т оп озволяет с оч ет а т ь п реимущ ес т ва от обра жения да нных в т а блич ном виде и формы. На зва ния п олей ра с п оложены с верху, ка к и в т а блиц е, но ка ждое зна ч ение имеет с вое п оле для п рос мот ра . На ка ждой с т ра ниц е ра змещ ено более двух за п ис ей, ч т о п озволяет их с ра внива т ь . Недос т а т ком лент оч ной формы являет с я т о, ч т о с ней неудобно ра бот а т ь , когда ва ш а т а блиц а с одержит многоп олей. А в тоф орм а табли чная: П озволяет а вт ома т ич ес ки с озда т ь т а блич ную форму. Т а блич на я форма с озда ет с я а на логич нолент оч ной, но п ри за п ус ке на формирова ние форма от крыва ет с я в режиме т а блиц ы. В от лич ии от лент оч ной формы, ка жда я за п ис ь на ходит с я на от дель ной с т ра ниц е. Д и аграм м а. П озволяет с озда т ь форму с диа гра ммой.

155 Св од ная табли ца. П озволяет с озда т ь форму с о с водной т а блиц ей MS Excel.

Р ис 3.39. П ример с озда ния с водных т а блиц . Ч т о бы со зда т ь ф о р м улю бы м и зэт и х спо со бо в нео бхо ди м о : • От крыт ь окноба зыда нных. • В окне ба зыда нных п ерейт и на вкла дку Ф орм ы . • На жа т ь кноп ку Созд ать. • В от крывш емс я окне диа лога Н ов ая ф орм а из с п ис ка с п ос обов с озда ния формывыберит е т ребуемый ва риа нт . Д ля ва риа нт ов с озда ния форм А в тоф орм а: в столбец, А в тоф орм а: ленточная, А в тоф орм атабли чная, Д и аграм м ав п оле ввода п од с п ис ком ва риа нт ов с озда ния формы выберит е из ра с крыва ю щ его с п ис ка т а блиц у, для кот орой с озда ет с я форма . Созда ние формыс п омощ ь ю ма с т ера п ора зра бот ке форм. Ис п оль зова ние ма с т ера п ора зра бот ке форм являет с я быс т рым и за щ ищ енным от ош ибок с п ос обом с озда ния новой формы. Ф орму с озда нную ма с т ером можно ис п оль зова т ь в т ом виде, в кот ором она была с озда на , или улуч ш ит ь п ут ем внес ения изменений. Ч т о бы со зда т ь ф о р м ус по м о щ ью м а ст ер а нео бхо ди м о : • В окне диа лога Н ов ая ф орм а выбра т ь из с п ис ка ва риа нт ов с озда ния формыМ астер ф орм и на жа т ь кноп ку О К . • За т ем от вет ит ь на воп рос ыдиа логовогоокна ма с т ера и на жа т ь кноп ку Д алее для п ерехода к с ледую щ ему экра ну. Ес ли необходимо ис п ра вит ь с дела нные в п редыдущ ем окне ус т а новки

156 на жмит е кноп ку Н азад . Д ля от ка за от п родолжения с озда ния объект а на жмит е кноп ку О тм ена.

Р ис 3.40. Созда ние экра нной формыс п омощ ь ю ма с т ера . • Следую щ ие окна диа лога ма с т ера п ри с озда нии формы п озволяю т за да т ь внеш ний вид формы, за т ем выбра т ь с т иль ва ш ей формы из с п ис ка п редла га емых с т илей, ввес т и имя с озда ва емой формы. Пе ча т ь ф о рм

Ф орму можно на п еч а т а т ь на ходяс ь в лю бом режиме окна формы или окне ба зы да нных. Вид на п еч а т а нной формы за вис ит от режима , из кот орогоона на п еч а т а на . Можнот а кже изменят ь п а ра мет ры п еч а т и. Д ля т ого, ч т обы на ч а т ь п еч а т а т ь форму необходимо выбра т ь кома нду: Ф айл/Печать. П ос ле эт огоот кроет с я окнодиа лога П еч а т ь . Кноп ка Св ойств а п редна зна ч ена для от крыт ия окна с войс т в ва ш егоп ринт ера . Сос т а в оп ц ий, дос т уп ных в эт ом окне, может с ущ ес т венно менят ь с я, ес ли изменяет с я ис п оль зуемый п ринт ер, или дра йвер. Кноп ка Н астройк а от крыва ет окно диа лога , п редна зна ч енное для на с т ройки п а ра мет ров с т ра ниц ы. У ка жит е в окне диа лога Печать т ребуемое ч ис локоп ий, диа п а зонвыводимых на п еч а т ь с т ра ниц , и на жмит е кноп ку ОК. Ес ли т ребует с я на п еч а т а т ь т оль коодну за п ис ь , необходимо:

157 • В режиме п рос мот ра п ерейт и на за п ис ь , кот орую т ребует с я на п еч а т а т ь . • Выбра т ь кома нду Прав к а/В ы д ели ть запи сь. • Выбра т ь кома нду Ф айл/Печать. • В окне диа лога П еч а т ь выбра т ь в ра зделе П еч а т а т ь В ы д еленны езапи си . • На жа т ь кноп ку ОК.

Р ис 3.41. Окноп еч а т и. П еред п еч а т ь ю боль ш ого колич ес т ва с т ра ниц , можно п рос т а вит ь номера с т ра ниц , ис п оль зуя кома нду В став к а/Н ом ерастрани ц. В от крывш емс я окне диа лога Номера с т ра ниц , можноза да т ь : • Ф орма т с т ра ниц ы • Обла с т ь , в кот орой будут п еч а т а т ь с я с т ра ниц ы • Сп ос об выра внива ния • Следует ли от обра жа т ь номер на с т ра ниц е. На п еч а т а нна я форма выглядит ина ч е, ч ем на экра не, п оэт ому п еред п еч а т ь ю формы рекомендует с я п ерейт и в режим п редва рит ель ного п рос мот ра , ч т обы увидет ь , ка к будет выглядет ь на п еч а т а нна я форма . Д ля эт ого необходимо вып олнит ь кома нду Ф айл/Пред в ари тельны й просм отр. Выход из режима п редва рит ель ногоп рос мот ра ос ущ ес т вляет с я на жа т ием кноп ки Зак ры ть. На ходяс ь в режиме п редва рит ель ного п рос мот ра , можно п еремещ а т ь с я п ос т ра ниц а м с п омощ ь ю кноп ок, ра с п оложенных в нижней ч а с т и экра на .

158 С о зд а н и е ф о р м ы в р еж и м е ко н ст р укт о р а ф о р м

Р ежим конс т рукт ора п озволяет с озда ва т ь формылю бой с т еп ени с ложнос т и. Онп озволяет для лю богообъект а формы оп ределит ь дейс т вия, вып олняемые п ри на с т уп лении оп ределенных с обыт ий. П роц ес с с озда ния формы в конс т рукт оре с ос т оит в ра змещ ении объект ов в форме и оп ределении для них с войс т в

Р ис 3.42. Окноп редва рит ель ногоп рос мот ра . Д ля со зда ни я ф о р м ы в р ежи м е к о нст р ук т о р а , нео бхо ди м о : • В окне ба зыда нных п ерейт и на вкла дку формы. • На жа т ь кноп ку с озда т ь . • В окне диа лога Нова я форма в с п ис ке с п ос обов с озда ния формывыберит е К онструк тори на жмит е кноп ку ОК. В п оявивш емс я окне конс т рукт ора форм ц ент ра ль на я ч а с т ь экра на с одержит верт ика ль ные и горизонт а ль ные линии, кот орые с ос т а вляю т с ет ку формы. Сет ка формы ис п оль зует с я для выра внива ния объект ов формы. Ф орма может с одержа т ь 5 обла с т ей для ввода да нных, ка жда я из кот орых за да ет с вои ха ра кт ерис т ики для вывода да нных. Д а нные, ра змещ а емые в за головке, в обла с т и да нных и в обла с т и п римеч а ния, от обра жа ю т с я п ри за п ус ке формы. Обла с т и верхнего и нижнего колонт ит ула от обра жа ю т с я т оль коп ри п еч а т и. П ри от крыт ии окно конс т рукт ора форм с одержит т оль ко одну обла с т ь – обла с т ь да нных. Д ля доба вления обла с т ей за головка , п римеч а ния, нижнего и верхнего колонт ит улов, необходимо ис п оль зо-

159 ва т ь кома нды: В и д /Заголов ок /при м ечани е ф орм ы и В и д /К олонти тулы . Р а змер лю бой из обла с т ей конс т рукт ора форма можно изменит ь . Д ля эт о го нео бхо ди м о : • У с т а новит ь ука за т ель мыш и на верхню ю ч а с т ь гра ниц ы между обла с т ями. • Ка к т оль ко курс ор п римет вид двус т оронней с т релки, на жа т ь кноп ку мыш и и п еремес т ит ь гра ниц у. Д ля ра змещ ения объект ов в форме ис п оль зует с я п а нель элемент ов. Ес ли она от с ут с т вует на экра не, т о для ее вызова можно ис п оль зова т ь кома нду В и д /Панель э лем ентов .

Р ис 3.43. Окнорежима конс т рукт ора . На зна чени е к но по к па нели элем ент о в: В ы бор объек тов . Ос ущ ес т вляет выделение элемент а уп ра вления, ра здела или формы. М астера. Вклю ч а ет /выклю ч а ет ма с т ера с озда ния элемент ов уп ра вления (п оля с о с п ис ком, груп п ы п а ра мет ров, кноп ки, диа гра ммы, п одч иненные формы). Н ад пи сь. П озволяет с озда ва т ь в п олях формы т екс т овые на дп ис и.

160 Поле. П озволяет с озда ва т ь объект ы для от обра жения, ввода или изменения да нных, с одержа щ ихс я в ис т оч нике да нных формы, выводит ь резуль т а т ы выч ис лений, п ринима т ь да нные вводимые п оль зова т елем. Группа перек лю чателей. Ис п оль зует с я для ра змещ ения в груп п е фла жков, п ереклю ч а т елей или выклю ч а т елей, п озволяю щ их дела т ь выбор из на бора зна ч ений. В ы к лю чатель. И спол ьзу ет ся дл я создани я: • От дель ного элемент а уп ра вления, с вяза нного с логич ес ким п олем • Свободного элемент а уп ра вления, п ринима ю щ его дейс т вия п оль зова т еля в с п ец иа ль ном окне диа лога . • Комп онент ы груп п ы п а ра мет ров, в кот орой от обра жа ю т с я зна ч ения для выбора . Перек лю чатель. Выклю ч а т елю .

Ис п оль зова ние

а на логич но

Ф лажок . Ис п оль зова ние а на логич ноВыклю ч а т елю Поле со спи ск ом . Сос т а вной элемент уп ра вления, объединяю щ ий п оле и ра с крыва ю щ ий с п ис ок. Его ис п оль зова ние п озволяет с озда ва т ь п оля с ра с крыва ю щ имс я с п ис ком зна ч ений, кот орые можноис п оль зова т ь в эт ом п оле. Спи сок . Созда ет п оля, ввод в кот орые возможен т оль ко из п редла га емогос п ис ка зна ч ений. К нопк а. П озволяет с груп п ирова т ь некот орые дейс т вия внут ри формы (п оис к за п ис ей, формирова ние от ч ет а , ус т а новка филь т ра и т .д.) Р ис унок. объект ом OLE.

Р а змещ а ет

рис унок,

не

являю щ ийс я

Свободна я ра мка объект а . Ис п оль зует с я для ввода с вободных элемент ов OLE, кот орые ос т а ю т с я неизменными

161 п ри п еремещ ении п оза п ис ям. П рис оединенна я ра мка объект а п озволяет от обра зит ь в форме объект ы OLE. Обла да ет с войс т вом с охра нят ь объект ы в ба зовом ис т оч нике за п ис ей формы, п оэт ому п ри п еремещ ении п о за п ис ям в форме от обра жа ю т с я ра зные объект ы. Разры в страни цы . У ка зыва ет на ч а лоновогоэкра на формы. Н абор в к лад ок . Ис п оль зует с я для с озда ния формы с ра зными вкла дка ми. Под чи ненная ф орм а/отчетп озволяет от обра зит ь да нные из нес коль ких ис т оч ников. Ли ни я. Р а змещ а ет с вяза нных да нных.

линию

для от деления логич ес ки

Прям оугольни к . Р а змещ а ет п рямоуголь ник для груп п ировки элемент ов уп ра вления или выделения логич ес ки с вяза нныхда нных. Д ля ка ждого из объект ов, кот орые с озда ю т с я в форма х можно за да т ь оп ределяю щ ие егос войс т ва и с вяза нные с ним с обыт ия. Д ля уст а но вк и сво йст в о бъ ек т а , нео бхо ди м о : • выделит ь нужный объект . • Выбра т ь кома нду Св ойств аиз меню В и д .

Р ис . 3.44. Окнос войс т в объект а .

162 В окне с войс т в объект а с войс т ва и с обыт ия с груп п ирова ны п о т ип а м и на ходят с я п од с оот вет с т вую щ ими вкла дка ми: М ак ет – с одержит с войс т ва объект а , с вяза нные с его оформлением, на п ример: • На лич ие кноп ок оконного меню в верхнем п ра вом углу, ус т а на влива ет с я с п омощ ь ю с войс т ва К нопк а ок онного м еню. • На лич ие кноп ок с верт ыва ния и ра зверт ыва ния окна с п омощ ь ю с войс т ва К нопк и разм еровок на. • От обра жение кноп ки за крыт ия формы с п омощ ь ю с войс т ва К нопк а зак рыт и я. • Р а с п оложение формы в ц ент ре окна ус т а новкой зна ч ения Д а с войс т ва В ыравни вани е по цент ру . • За головок окна вводом т екс т а за головка в п оле с войс т ва П одпи сь. Д анны е – с одержит с войс т ва объект а , с вяза нные с ис т оч ником да нных, на п ример: • Д ля с вязыва ния формыс т а блиц ей или за п рос ом ис п оль зует с я с войс т воИс т оч ник за п ис ей. • Д ля за п рещ ения реда кт ирова ния с одержимого элемент ов уп ра вления с вяза нных с т а блиц ей или за п рос ом ис п оль зует с я с войс т воР азреш и т ь и зм енени е. • Ч т обы за п рет ит ь доба влят ь новую за п ис ь в т а блиц у или уда лят ь уже с ущ ес т вую щ ую ис п оль зует с я с войс т во Р азреш и т ь добавл ени е. Собы ти я – с одержит с п ис ок вс ех с обыт ий объект а . Д руги е – в да нную вкла дку с обра ны вс е с войс т ва , не вош едш ие вовкла дки Д а нные, Ма кет и Событ ия. В се – с одержит с п ис ок вс ех с войс т в и с обыт ий формы в а лфа вит ном п орядке. П ри ра змещ ении объект а в форме ус т а на влива ю т с я п ринят ые п о умолч а нию зна ч ения с войс т в объект а . Д ля т ого, ч т обы изменит ь с т а нда рт ные ус т а новки для с войс т в ка кого-либоиз объект ов, выберит е т ребуемый объект и от кройт е окноегос войс т в. MS Access с одержит с ледую щ ие возможнос т и изменения с войс т в объект ов: • Р едак т и ру ем ое свойст во – в п оле ввода с войс т ва можно ввес т и т ребуемое зна ч ение с кла виа т уры. • В ыбор и з разл и чных вари ант ов значени й – в эт ом с луч а е в п оле с одержит с я кноп ка выбора из п редла га емого с п ис ка зна ч ений.

163 • В ыбор свойст в с пом ощью ок на наст ройк и – рядом с п олем коррекц ии с войс т ва п оявляет с я кноп ка от крыт ия окна на с т ройки. • Создани е выражени я – рядом с п олем коррекц ии п оявляет с я кноп ка ра с крыт ия с п ис ка , а рядом с ней кноп ка от крыт ия окна п роц едур, ма крос ов или п ос т роит еля выра жений в за вис имос т и от выбра нногозна ч ения с п ис ка . В п роц ес с е с озда ния формы можно п еремещ а т ь , уда лят ь или изменят ь ра змерыобъект ов, а т а кже изменят ь ихс войс т ва . Выделив нес коль ко объект ов, можно уп ра влят ь их общ ими с войс т ва ми. Д ля т о го чт о бы вы дели т ь ср а зунеск о льк о о бъ ек т о в, нео бхо ди м о : • либо, на жа т ь кла виш у Shift и, удержива я ее в на жа т ом с ос т оянии, ус т а вит ь ука за т ель мыш и на ка ждый из объект ов и на жа т ь кноп ку мыш и. • либо, выбра т ь инс т румент В ы бора объек тов на п а нели элемент ов и ус т а новив ука за т ель мыш и на объект не от п ус ка я кноп ки мыш и п еремес т ит ь ра мку выделения т а к, ч т обы внут ри ока за лис ь вс е т ребуемые объект ы. Д л я снят и я выдел ени я со всех объек т ов у ст анови т е у к азат ел ь м ыш и вне выдел енных объек т ови нажм и т е к нопк у м ыш и . Выделенный объект имеет ма ркеры выделения в виде ч ерных ква дра т иков, ра с п оложенным п о угла м. Д ля изменения ра змера объект а ис п оль зую т с я возможнос т и их п еремещ ения. За да т ь т оч ные ра змеры объект а можно и в п олях Ш и ри на и В ысот а окна с войс т в объект а . Выделенный объект можно п еремещ а т ь п о экра ну формы. Д ля п еремещ ения с вяза нных объект ов, на п ример п оля ввода , ис п оль зую т с я мет ки п еремещ ения, имею щ ие вид боль ш ого ква дра т а в верхнем углу ка ждогос вяза нногообъект а . Выделенный объект можно уда лит ь на жа т ием кла виш и Delete или кома ндой Прав к а/У д али ть. В ы рав ни в ани ев ы б ранны х объек тов от нос ит ель нос ет ки формы или друг друга , а т а кже ус т а новка одина ковых ра змеров объект ов вып олняет с я с ис п оль зова нием кома ндыФ орм ат . Ч т обы с дела т ь вс е объек ты о ди на к о вы м и по р а зм ер уис п оль зует с я кома нда Ф орм ат /Р азм ер. Ч т обы ис п оль зова т ь с ет ку для более т очного распол ожени я объек т ов на экра не ис п оль зует с я кома нда Ф орм ат/При в язать к сетк е.

164 Д ля т ого, чт о бы о пр едели т ь по р я до к пер ехо да между объект а ми в форме ис п оль зует с я кома нда В и д/П осл едоват ел ьност ь перехода. Выделит е в да нном окне диа лога в с п ис ке п олей п еремещ а емый объект , на жа в мыш ь ю кноп ку, ра с п оложенную с лева от на зва ния объект а . За т ем на жмит е эт у кноп ку ещ е ра з и п еремес т ит е ее в т ребуемое мес т ов с п ис ке объект ов. Вовремя ввода да нных п ереход между объект а ми внут ри формы (п окла виш е Tab) будет п роходит ь в с оот вет с т вии с за да нным в экра нной форме п орядком объект ов. Д ля опред елени я и ли и зм енени я сти ля ф орм ы , на ходяс ь в конс т рукт оре форм, вып олнит е кома нду Ф орм ат /Авт оф орм ат или на жмит е кноп ку Авт оф орм ат на п а нели инс т румент ов. Выберит е из п редла га емогос п ис ка одиниз с т илей, на жмит е кноп ку ОК. Чтобы зад ать требуем ы й разм ер ф орм ы , ус т а новит е ука за т ель мыш и в нижний п ра вый угол формы. Курс ор п римет вид двуна -

п ра вленной с т релки, на жмит е кноп ку мыш и и ус т а новит е т ребуемый ра змер формы. Р ис . 3.45. Окнодиа лога п ос ледова т ель нос т ь п ерехода .

165

Р ис . 3.46. Окнодиа лога Авт оформа т . Д ля р а зм ещ ени я т ек ст о во й и нф о р м а ц и и в ф о р м е, нео бхо ди м о: • выбра т ь инс т румент Надпи сь на панели эл ем ент ов. • ус т а новит ь ука за т ель мыш и на мес т о п редп ола га емого ра с п оложения т екс т овогообъект а и ввес т и т екс т . • за конч ит ь ввод т екс т а на жа т ием кла виш и Enter. • Выделит ь с озда нный объект . • Ис п оль зуя п а нель инс т румент ов форма т ирова ния или окно с войс т в с озда нного объект а , за да йт е для него т ип ш рифт а , ра змер, ц вет ш рифт а , ц вет ра мки, т ип и ц вет фона , и другие п а ра мет рыоформления. Ч т о бы , со зда т ь по ля вво да в ф о р м е, нео бхо ди м о : • выбра т ь инс т румент П ол е на п а нели элемент ов. • на жа т ь мыш ь ю мес т о, в кот ором п редп ола га ет с я ра змещ ение п оля. В форме п оявит ь с я с вяза нный объект , с ос т оящ ий из п оля ввода и егона дп ис и. • выделит е п оле ввода и от кройт е для негоокнос войс т в. • ч т обы с вяза т ь с озда нное п оле с п олем т а блиц ы или за п рос а выберит е с войс т во Д анные вкла дки Д а нные, ч т обы с вяза т ь п оле с выра жением на жмит е кноп ку П ост рои т ь. В от крывш емс я диа логовом окне за да йт е выра жение для п оля, ис п оль зуя п оля, функц ии и кноп ки а рифмет ич ес ких и логич ес ких оп ера т оров. П ри и зм енени и и м ени пол я в и сходной т абл и це, необходи м о провест и анал оги чну ю зам ену и во вк л адк е Д анные всех ф орм , к от орые и м ел и ссыл к у на эт о поле.

166

Р ис . 3.47. Окнодиа лога П ос т роит ель выра жений. • ис п оль зуя п а нель инс т румент ов форма т ирова ния или окно с войс т в с озда нного объект а , за да йт е для него т ип ш рифт а , ра змер, ц вет ш рифт а , ц вет ра мки, т ип и ц вет фона , и другие п а ра мет рыоформления. • ес ли информа ц ия внут ри п оля не п одлежит реда кт ирова нию , ус т а новит е зна ч ение с войс т ва Д ост у пра вным Нет . • ес ли необходимо с озда т ь кра т кое п ояс нение к п олю , п оявляю щ еес я п ри ус т а новке на нем ука за т еля мыш и, ис п оль зуйт е с войс т воВ спл ывающая подск азк а вкла дки Д ру ги е. • для оп ределения зна ч ения п оля п оумолч а нию за да йт е с войс т воЗ начени е по у м ол чани ю. • выделит е на дп ис ь к п олю ввода и от кройт е окноегос войс т в. • для с озда ния т екс т а на дп ис и выберит е с войс т во П одпи сь вкла дки М ак ет . • ис п оль зуя п а нель инс т румент ов форма т ирова ния или окно с войс т в с озда нногообъект а , за да йт е для на дп ис и т ип ш рифт а , ра змер, ц вет ш рифт а , ц вет ра мки, т ип и ц вет фона , и другие п а ра мет рыоформления. Созд ать поля в в од ав ф орм еможнои другим с п ос обом: • вызва т ь с п омощ ь ю кома нды Вид/Сп ис ок п олей п а нель с о с п ис ком п олей да нной формы. • У с т а новит ь ука за т ель мыш и на п оле из да нного с п ис ка и, удержива я его в на жа т ом с ос т оянии, п еренес т и в т о мес т о формы, в кот ором п редп ола га ет с я ра змес т ит ь п оле. В форме п оявит ь с я с вяза нный объект , с ос т оящ ий из п оля ввода и на д-

167 п ис и к нему. П оле ввода уже с вяза но с п олем т а блиц ы, а на дп ис ь к нему с с оот вет с т вую щ им именем п оля. • ис п оль зуя п а нель инс т румент ов форма т ирова ния или окно с войс т в с озда нного объект а , за да йт е для него т ип ш рифт а , ра змер, ц вет ш рифт а , ц вет ра мки, т ип и ц вет фона , и другие п а ра мет рыоформления.

Р ис . 3.48. Ис п оль зова ние с п ис ка п олей. Ч т обы ск ры ть (сд елать нев и д и м ы м ) поле в в од а и над пи сь к нем у п ри ра бот е с формой в режиме п рос мот ра необходимодля с войс т ва В ывод на эк ран вкла дки М ак ет за да т ь зна ч ение Нет . Ч т обы созд ать и ли и зм ени ть сообщ ени е в строк е состояни я поля п ри его п рос мот ре, необходимо ис п оль зова т ь с войс т во Т ек ст ст рок и сост ояни я вкла дки Д ру ги е. До по лн и т ельн ы е ср ед ст ва MS Access д ля н а ст р о йки ф о р м .

168 Ч т обы и зм ени ть ф орм ат отображени я д ат и чи сел в ф орм е, ис п оль зуйт е с войс т воФ орм ат пол я вкла дки М ак ет .

Р ис . 3.49. Окноизменения форма т а п оля. К нопк и управ лени я ис п оль зую т с я в форма х для вып олнения оп ределенного дейс т вия или ряда дейс т вий (на п ример, от крыт ия уже ра зра бот а нных форм, за п рос ов, от ч ет ов, п еремещ ения п о за п ис ям т а блиц ы). Д ля т о го , чт о бы со зда т ь к но пк у, нео бхо ди м о : • с озда т ь ма крос или п роц едуру обра бот ки с обыт ия. • с вяза т ь их с ос войс т вом кноп ки На жа т ие кноп ка . Ч т о бы со зда т ь к но пк ус по м о щ ью м а ст ер а : • выберит е инс т румент М аст ера на п а нели элемент ов. • выберит е инс т румент К нопк а на п а нели элемент ов. • У с т а новит е ука за т ель мыш и на т ребуемое мес т о в форме и на жмит е кноп ку мыш и. П оявит ь с я диа логовое окно ра бот ы Ма с т ера . • в п ервом окне диа лога ра с п оложены два с п ис ка : К атегори и и Д ейств и я. Сп ис ок Ка т егории с одержит на бор дейс т вий, а с п ис ок Д ейс т вия кома нды, кот орые будут вып олнят ь с я п ри на жа т ии на да нную кноп ку. П ри п еремещ ении п о с п ис ку Ка т егории с п ис ок Д ейс т вия изменяет с я. Выберит е нужные зна ч ения из п редла га емых с п ис ков и на жмит е кноп ку ОК. • во вт ором окне диа лога ма с т ера из с п ис ка форм ба зы да нных выберит е форму, кот ора я будет от крыва т ь с я п ри на жа т ии на кноп ку. • в т рет ь ем окне диа лога ма с т ера оп ределит е, т ребует с я ли на бор да нных для от обра жения в форме.

169

Р ис 3.50. Ма с т ер с озда ния кноп ок Окноп ервое.

Р ис 3.51. Ма с т ер с озда ния кноп ок Окноч ет верт ое. • в ч ет верт ом окне диа лога за да йт е т ип или вид от обра жа емой на кноп ке информа ц ии (за да ние т екс т а или рис унка для кноп ки). • В п ят ом окне п рис войт е имя с озда нному объект у и на жмит е кноп ку Гот ово. В т орое и т рет ье ок но м аст ера по создани ю к нопок явл яют ся необязат ел ьным и дл я нек от орых к ат егори й.

170

Р ис 3.52. Ма с т ер с озда ния кноп ок Окноп ят ое. Access п озволяет доба влят ь в формы объект ы с озда нные в других п риложениях (рис унок с озда нный в Paint, элект ронную т а блиц у с озда нную в Excel, т екс т овый документ с озда нный в Word). Вс т роенные объект ы могут либо изменят ь с я п ри п ереходе от за п ис и к за п ис и либо являяс ь ч а с т ь ю формы ос т а ва т ь с я неизменными. У луч ш ит ь внеш ний вид формы и вос п рият ие информа ц ии можно ис п оль зуя линии и п рямоуголь ники. П рямоуголь ники да ю т возможнос т ь объединят ь в груп п ыоднородные объект ы. Ч т о бы со зда т ь в ф о р м е пр и со еди ненны й о бъ ек т , нео бхо ди м о: • Выбра т ь инс т румент При соед и ненная рам к аО бъек тана п а нели элемент ов. • На жа т ь мыш ь ю мес т о, где п редп ола га ет с я доба вит ь эт о п оле, удержива я кноп ку мыш и в на жа т ом с ос т оянии, п еремес т ит ь ука за т ель п о диа гона ли т а к, ч т обы п олуч ила с ь ра мка т ребуемогора змера . • От кройт е окнос войс т в с озда нногообъект а . • Ч т обы с вяза т ь с озда нное п оле с п олем т а блиц ы, выберит е с войс т во Д а нные. В п оле ввода с войс т ва ис п оль зуя кноп ку ра с крыт ия с п ис ка , выберит е п оля т ип а OLE. Ч т о бы со зда т ь ли ни и , нео бхо ди м о : • выбра т ь инс т румент Ли ни я на п а нели элемент ов. • ус т а новив ука за т ель мыш и в нужное мес т о формы, п еремещ а т ь егодоп олуч ения линии нужной длинны. • ис п оль зуя с войс т ва Ц в ет грани цы , Т и п грани цы , Ш и ри на грани цы за да т ь ц вет линии, с т иль линии, т олщ ину линии.

171 Ч т о бы со зда т ь в эк р а нно й ф о р м е пр я м о уго льни к , нео бхо ди м о:

• выбра т ь инс т румент Прям оугольни к на п а нели элемент ов. • ус т а новив ука за т ель мыш и в нужное мес т о формы, п еремещ а т ь егодоп олуч ения п рямоуголь ника нужногора змера . • ис п оль зуя с войс т ва Ц в етграни цы , Т и п ф она, Ш и ри награни цы за да т ь ц вет , т олщ ину, с войс т во п розра ч нос т и п рямоуголь ника . Сп ис ки В боль ш инс т ве с луч а ев быс т рее и п рощ е выбира т ь нужное зна ч ение п оля из с п ис ка гот овых зна ч ений, ч ем вводит ь его с кла виа т уры. Кроме увелич ения с корос т и ввода эт от с п ос об да ет за щ ит у от неп ра виль новведенных да нных. В MS Access с ущ ес т вую т два т ип а элемент ов уп ра вления, с п омощ ь ю кот орых можноорга низова т ь п рокруч ива емый с п ис ок зна ч ений: с п ис ки и п оля с ос п ис ком. Э лемент уп ра вления с п ис ок – эт о п рос т ой с п ис ок зна ч ений, п редна зна ч енных для выбора . П оле с ос п ис ком можнора с с ма т рива т ь ка к п оле и с п ис ок, объединенные в один элемент уп ра вления; зна ч ение может быт ь введенов п оле с кла виа т урыили выбра ноиз с п ис ка . Сп ис ок, п редс т а вленный в виде с п ис ка или п оля с о с п ис ком, с ос т оит из нес коль ких с т рок да нных. Ка жда я с т рока может с ос т оят ь из одногоили нес коль ких с т олбц ов с за головка ми или без за головков. П оль зова т ель может ра зреш ит ь или за п рет ит ь ввод новых зна ч ений в п оле с о с п ис ком. Д ля т ого, ч т обы п ри п рос мот ре или изменении да нных п оль зова т ель мог увидет ь вс е возможные зна ч ения в с п ис ке, п редс т а вленном в виде с п ис ка или п оля с о с п ис ком, ему ра зреш а ет с я п рокруч ива т ь с п ис ок.

Р ис 3.53. П ример п оля с ос п ис ком

172 Д ля т ого, ч т обы с дела т ь выбор между с п ис ком и п олем с о с п ис ком, с ледует реш ит ь , ка к эт от элемент уп ра вления будет выглядет ь в форме и ка к его будут ис п оль зова т ь . Ка ждый элемент уп ра вления имеет с вои п реимущ ес т ва : Преи м ущ еств а спи ск а. Сп ис ок изобра жа ет с я в форме п ос т оянно, доп ус т имыми являю т с я т оль козна ч ения, вклю ч енные в с п ис ок. Д ля быс т рого п ерехода к п ервому зна ч ению , на ч ина ю щ емус я с оп ределенной буквы, можно п рос т о ввес т и эт у букву. П ри ис п оль зова нии формыдля ввода или изменения да нныхневозможноввес т и зна ч ение, от с ут с т вую щ ее в с п ис ке. Преи м ущ еств а поля соспи ск ом . В за крыт ом с ос т оянии с п ис ок не изобра жа ет с я в форме, п оэт ому за нима ет мень ш е мес т а . Д ля быс т рого п оис ка нужного зна ч ения дос т а т оч но ввес т и нес коль ко его п ервых букв. Кроме т ого, п оль зова т ель может ра зреш ит ь или за п рет ит ь ввод новых зна ч ений в п оле с ос п ис ком. Т и пы спи ск ов . • с п ис ок, вклю ч а ю щ ий с т роки из лю бой т а блиц ы или лю бого за п рос а . • спи сок значени й, вклю ч а ю щ ий явно за да нные п ри его формирова нии зна ч ения. • спи сок пол ей, с одержа щ ий имена п олей т а блиц ыили за п рос а . • Спи сок значени й, п олуч енный с п омощ ь ю инс т рукц ии SQL SELECT. • спи сок значени й, п олуч енный с п омощ ь ю функц ии Access Basic. Объект ыт ип а с п ис ка и п оля с ос п ис ком имею т доп олнит ель ные с войс т ва : • при соед и ненны й столбец, оп ределяет , зна ч ение ка кого с т олбц а с т а новит с я зна ч ением элемент а уп ра вления. • и сточни к строк , ука зыва ет ис т оч ник да нных с п ис ка .

173 Р ис 3.54. Окнос войс т в п оля. Ч т о бы со зда т ь по ле со спи ск о м , нео бхо ди м о : 1. с озда т ь с п омощ ь ю ма с т ера или конс т рукт ора форму, ра змес т ив в ней нужные п оля. 2. выделит ь п оле, кот орое будет п реобра зова нов п оле с ос п ис ком и на жа т ь п ра вую кноп ку мыш и. На экра не п оявит ь с я конт екс т ное меню эт огоп оля. 3. выберит е Преобразов ать э лем ентв , а за т ем Полесоспи ск ом , в п ра вой ч а с т и п оля п оявит ь с я кноп ка ра с крыт ия с п ис ка . 4. для оп ределения элемент ов с п ис ка , вызовит е меню с войс т в п оля и п ерейдит е на вкла дку да нные. 5. ус т а новит е для с войс т ва Т и п и сточни к а строк зна ч ение Спи сок значени й. 6. за да йт е с п омощ ь ю с войс т ва И сточни к строк с п ис ок зна ч ений, для эт ого введит е в п оле элемент ы с п ис ка , ис п оль зуя в ка ч ес т ве ра зделит еля (;). 7. ус т а новит е для с войс т ва О грани чи тся спи ск ом зна ч ение Н ет. 8. за кройт е окнос войс т в. Сохра нит е с озда нную форму и за п ус т ит е ее для п рос мот ра . У бедит ес ь , ч т о зна ч ения п олнос т ь ю п омещ а ю т с я в от веденном для них п оле, и вводимые зна ч ений с овп а да ю т с ус ловиями ввода в да нное п оле. Созда ние с п ис ка а на логич но с озда нию п оля с о с п ис ком, п оэт ому ра с с мот рим ва риа нт с озда ния эт их элемент ов с п омощ ь ю ма с т ера . Ч т о бы со зда т ь спи со к с по м о щ ью м а ст ер а , нео бхо ди м о : 1. выбра т ь кноп ку Ма с т ера на п а нели элемент ов. 2. выбра т ь инс т румент Сп ис ок. 3. ус т а новит ь ука за т ель мыш и на мес т о в форме, в кот ором п редп ола га ет с я ра змес т ит ь эт о п оле, за п ус ка ет с я ма с т ер с озда ния с п ис ков.

174 Р ис 3.55. Окнома с т ера с озда ния с п ис ков. 4. в п ервом окне диа лога ма с т ера за да ет с я с п ос об за да ния зна ч ений с п ис ка . 5. во вт ором окне диа лога ма с т ера за да ет с я ч ис ло с т олбц ов в с п ис ке и вводят с я нужные зна ч ения с п ис ка в с т олбец . 6. в п ос леднем окне диа лога ма с т ера за да ет с я на дп ис ь для с озда нногос п ис ка . Ф ла жки, п ереклю ч а т ели и выклю ч а т ели Э т о а вт ономные элемент ы уп ра вления, п редна зна ч енные для изобра жения и ввода логич ес ких зна ч ений. Э т и элемент ы от лич а ю т с я п о с воему внеш нему виду, п оэт ому вс егда можно выбра т ь т от , кот орый луч ш е п одходит к да нной форме.

Р ис 3.56. П ример ис п оль зова ния п ереклю ч а т елей. В ус т а новленном с ос т оянии эт и элемент ы уп ра вления с оот вет с т вую т зна ч ению « Д а » или « Ис т ина ». В с нят ом с ос т оянии зна ч ению « Нет » или « Л ожь » У ст ановл енный ф л ажок содержи т м ет к у , а снят ый – пу ст . У ст ановл енный перек л ючат ел ь содержи т т очк у , а снят ый – пу ст . У ст ановл енный вык л ючат ел ь и зображает ся нажат ым , а снят ый – от жат ым . Э т и элемент ы уп ра вления на иболее удобны, ес ли с вяза ны с логич ес кими п олями. П ри ус т а новке фла жка , п ереклю ч а т еля или вы-

175 клю ч а т еля, с вяза нногос логич ес ким п олем, зна ч ение за нос ит ь с я в ба зовую т а блиц у и изобра жа ет с я в форме, от ч ет е или т а блиц е, в с оот вет с т вии с о зна ч ением с войс т ва « Ф орма т п оля» (« Д а /Нет », « Ис т ина /Л ожь , « Вкл/Выкл»). Ес ли эт и элемент ы уп ра вления с вяза ны с п олями других т ип ов, в п оле за нос ит ь с я зна ч ение – 1, ес ли элемент ус т а новлен, или 0, ес ли элемент с нят . Д ля ус корения ввода да нных одно из зна ч ений – « Д а » или « Нет » можнос дела т ь ис п оль зуемым п оумолч а нию . Д ля эт огов с войс т ве « Зна ч ение п о умолч а нию » ука зыва ет с я т о зна ч ение, кот орое ис п оль зует с я ч а щ е. И м еющи е связные см ысл овые значени я ф л ажк и , перек л ючат ел и и вык л ючат ел и м ожно объеди нят ь вгру ппу . Ч т о бы со зда т ь ф ла жо к , нео бхо ди м о : 1. От крыт ь форму в режиме конс т рукт ора . 2. Выбра т ь инс т румент Ф лажок на п а нели элемент ов. 3. На жа т ь мыш ь ю мес т о п редп ола га емого ра змещ ения элемент а в форме. 4. От крыт ь окнос войс т в ра змещ енногов форме фла жка . 5. Д ля с вязи с озда нного п оля с п олем т а блиц ы ба зы да нных выберит е с войс т воД а нные вкла дки “ Д а нные.” 6. Скоррект ирова т ь на дп ис ь с озда нногофла жка . Ч т о бы со зда т ь вы к лю ча т ели , нео бхо ди м о : 1. От крыт ь форму в режиме конс т рукт ора . 2. Выбра т ь инс т румент Группа перек лю чателей на п а нели элемент ов.

Р ис 3.57. Окнос войс т в груп п ып ереклю ч а т елей.

176 3. От крыт ь окно с войс т в для вновь с озда нного объект а и за да т ь в ка ч ес т ве зна ч ения п оля Д анны еимя п оля, зна ч ения кот орогооп ределяю т с я с п омощ ь ю груп п ып ереклю ч а т елей. 4. Выбра т ь инс т румент В ы к лю чатель на п а нели элемент ов. 5. От крыт ь окно с войс т в для с озда нного п ереклю ч а т еля и ус т а новит ь для с войс т ва Значени е парам етра зна ч ение Н али чны е. 6. Т а ким же обра зом с озда йт е ос т а ль ные п ереклю ч а т ели груп п ы и с коррект ируйт е их с войс т ва . 7. Ис п оль зуя с войс т во Под пи сь изменит е с т а нда рт ную п одп ис ь груп п ып ереклю ч а т елей на п одходящ ую п ос мыс лу. Создани е эл ем ент а П ерек лючат ел ь прои сходи т в т ой же посл едоват ел ьност и дейст ви й. К ром е т ого, дл я создани я эт и х эл ем ент овм ожно и спол ьзоват ь м аст ера. М н о го ст р а н и чн ы е ф о р м ы

Необходимос т ь с озда ния экра нных форм, от ра жа ю щ их вс е элемент ы реа ль но с ущ ес т вую щ их входных документ ов, п риводит к п роблеме ра змещ ения огромного колич ес т ва п олей и оформляю щ их элемент ов на одном экра не. Д ля с озда ния т а ких форм ис п оль зует с я инс т румент Н абор в к лад ок , кот орый п озволяет ра змещ а т ь информа ц ию на нес коль ких с т ра ниц а х экра нной формы.

Р ис 3.58. П ример многос т ра нич ной формы. Д ля т о го , чт о бы со зда т ь м но го ст р а ни чную ф о р м у, нео бхо ди м о :

177 1. От крыт ь форму в режиме конс т рукт ора . 2. Выбра т ь инс т румент Н аборв к лад ок на п а нели элемент ов. 3. На жа т ь мыш ь ю мес т о п редп ола га емого ра змещ ения элемент а в форме и ука за т ь ра змеры новогоэлмент а . В форму будет доба вленэлемент уп ра вления Н абор в к лад ок , с одержа щ ий две с т ра ниц ы. П ри эт ом п ервой с т ра ниц ей являет с я верхняя. 4. Изменит ь на именова ние вкла док и оформит ь ка ждую ка к от дель ную форму, ра змес т ив в ней с оот вет с т вую щ ие п оля т а блиц ба зыда нных и элемент ыуп ра вления. Ес ли т ребует с я с озда т ь форму имею щ ую более двух с т ра ниц , т о на ходяс ь в режиме конс т рукт ора , на жмит е п ра вую кноп ку мыш и на гра ниц е элемент а уп ра вления На бор вкла док. В резуль т а т е на экра не п оявит ь с я конт екс т ное меню , с одержа щ ее кома нды Д обав и ть в к лад к у, У д али ть в к лад к у и Послед ов ательность в к лад ок . Вос п оль зуйт ес ь ука за нными кома нда ми для изменения колич ес т ва с т ра ниц формы. С о ст а вн ы е ф о р м ы

Ф ормы могут с одержа т ь да нные из нес коль ких т а блиц . Одним из с п ос обов с озда ния т а кой формы являет с я ис п оль зова ние подчи ненной ф орм ы. П одч иненна я форма – эт о форма внут ри другой формы. Внеш няя форма т а кой конс т рукц ии на зыва ет с я гла вной, а форма , ра с п оложенна я внут ри гла вной – п одч иненной. Вмес т е гла вна я и п одч иненна я формына зыва ю т с я сост авной ф орм ой. В с ос т а вной форме хорош о видны с вязи, ус т а новленные между за п ис ями двух и более ч ис ла т а блиц . П одч иненные формы ос обенно эффект ивны п ри изобра жении да нных из т а блиц и за п рос ов, с вяза нных от нош ением один-комногим. П ри эт ом гла вна я форма с одержит п оля, ка ждому из кот орых с оот вет с т вует нес коль коза п ис ей п одч иненной формы. Г ла вна я форма может с одержа т ь лю бое ч ис ло п одч иненных форм, обра зую щ их один или два уровня. Э т о озна ч а ет , ч т о гла вна я форма может с одержа т ь п одч иненную форму, внут ри кот орой на хо-

178 дит ь с я ещ е одна п одч иненна я форма . Р ис 3.59. Сос т а вна я форма Книги-а вт оры. Д ля т ого, ч т обы гла вна я и п одч иненна я формыизобра жа ли с вяза нные да нные, п ри ра зра бот ке ба зовых т а блиц (за п рос ов) необходимоуч ит ыва т ь с ледую щ ее: • Базовые т абли цы и л и запросы дол жны быт ь связаны от нош ени ем «оди н-к о-м ноги м ». На лич ие с вязей между т а блиц а ми п озволяет а вт ома т ич ес ки ус т а новит ь с вязи между форма ми п ри с озда нии с ос т а вной формы. • Базовые т абл и цы и л и запросы дол жны и м ет ь связанные пол я. Т а блиц ы и за п рос ы, кот орые ис п оль зую т с я в ка ч ес т ве ис т оч ников да нных для гла вной и п одч иненной форм, должны имет ь с вяза нные п оля. Связа нные п оля ис п оль зую т с я для от бора за п ис ей, изобра жа емых в п одч иненной форме. • Базовые пол я подчи ненной ф орм ы дол жны быт ь и ндек си рованным и . Ес ли с вяза нное п оле не являет с я п ервич ным или внеш ним клю ч ом, для него необходимо оп ределит ь индекс в ба зовой т а блиц е. П ри ус т а новке с вязей между п ервич ным и внеш ним клю ч а ми индекс ы для эт их п олей с озда ю т с я а вт ома т ич ес ки. На лич ие индекс а ус коряет от крыт ие формы и п еремещ ение между за п ис ями формы. Ч т о бы со зда т ь со ст а вную ф о р м ус по м о щ ью м а ст ер а , нео бхо ди м о : 1. П ерейт и на вкла дку Ф ормыи выбра т ь кноп ку Созда т ь . 2. В окне диа лога Нова я форма выбра т ь оп ц ию Ма с т ер форм.

Р ис 3.60. Д иа логовое окно« Созда ние форм»

179 3. В от крывш емс я диа логовом окне « Созд ани е ф орм » выберит е из с п ис ка Т абли цы /запросы п одч иненную форму. 4. П омес т ит е в с п ис ок выбра нные п оля. 5. Выберит е из с п ис ка гла вную т а блиц у и п омес т ит е в с п ис ок ее п оля. 6. На жмит е кноп ку Д алее и в новом окне ма с т ера оп ределит е гла вную и п одч иненную формы. 7. Выберит е внеш ний вид п одч иненной формы. 8. В ос т а ль ных диа логовых окна х выберит е с т иль , за да йт е имена форм, а т а кже ука жит е в ка ком режиме с ледует от крыт ь форму. На жмит е кноп ку Готов о. П ри с озда нии форм необходимоуч ит ыва т ь : • Д ля т ого, ч т обы уп рос т ит ь ввод и п оис к информа ц ии в экра нной форме, с ледует с т ремит ь с я к т ому, ч т обыформывыглядели т а кже, ка к с т а нда рт ные бла нки, информа ц ию кот орых они от ра жа ю т . • П ри вводе с т а нда рт изирова нной информа ц ии, ис п оль зуйт е ма с ки ввода . • Д ела йт е ра с п оложение п олей в форме более на глядно, эт оп оможет п редот вра т ит ь возникновение с луч а йных ош ибок. • Т екс т овые п оля должны имет ь на имень ш ую длину и одновременнос одержа т ь ма кс имум информа ц ии. • Д ля груп п ировки элемент ов уп ра вления ис п оль зуйт е линии и п рямоуголь ники, ч т о п озволит п оль зова т елю вводит ь однот ип ные да нные в одном мес т е. • Ис п оль зуйт е возможнос т и за да ния ус ловий на ввод да нных, эт оп оможет п редот вра т ит ь ввод неверныхда нных. • Д ля ввода с ложной конфигура ц ии ц ифр ис п оль зуйт е форма т ы ввода . От чет ы

Созда ние от ч ет а являет с я эффект ивным с п ос обом п редс т а вления да нных в виде п еч а т ногодокумент а . Нес мот ря на т о, ч т оформыи т а блиц ы т а кже можно п еч а т а т ь , от ч ет ы п редос т а вляю т боль ш ие возможнос т и в изобра жении и боль ш ую гибкос т ь в груп п ирова нии да нных. На п ример, в от ч ет е, в кот ором п редс т а влены п рода жи п о т ип а м т ова ров, можно выч ис лит ь а бс олю т ные и от нос ит ель ные ит оговые с уммыдля ка ждогот ип а т ова ра .

180 Кроме т ого, от ч ет ы являю т с я эффект ивным с п ос обом п еч а т и регулярно ис п оль зуемой информа ц ии. Можно ра зра бот а т ь и с охра нит ь один ма кет от ч ет а , а за т ем ис п оль зова т ь его п ос т оянно. П ос ле с охра нения ма кет а от ч ет а он не меняет с я, но п ри п еч а т и от ч ет а ис п оль зую т с я с а мые п ос ледние да нные. Ес ли в от ч ет п от ребует с я внес т и изменения, можно п ерейт и в режим конс т рукт ора и изменит ь ма кет эт ого от ч ет а или с озда т ь новый от ч ет , ис п оль зуя ма кет эт ого от ч ет а . MS Access п озволяет с озда ва т ь от ч ет ы, кот орые: • груп п ирую т да нные. • Вып олняю т ра злич ные груп п овые выч ис ления. • Содержа т п одч иненные формы, п одч иненные от ч ет ы и диа гра ммы. • П редс т а вляю т да нные в удобном виде с ис п оль зова нием рис унков, линий и с п ец иа ль ныхш рифт ов. Боль ш а я ч а с т ь да нных п редс т а вленных в от ч ет е, берет с я из ба зовой т а блиц ы или за п рос а , кот орые являю т с я ис т оч ника ми да нных. Сведения оп ос т оянных элемент а х от ч ет а хра нят с я в ма кет е от ч ет а . Кроме т ого можно с озда ва т ь от ч ет ы, не с вяза нные ни с т а блиц а ми, ни с за п рос а ми. П римера ми т а ких от ч ет ов могут с лужит ь с оп роводит ель ное п ис ь мо и от ч ет , объединяю щ ий два или боль ш ее ч ис лонес вяза нныхп одч иненных от ч ет ов. Вс е да нные в от ч ет е с одержа т ь с я внут ри элемент ов уп ра вления: пол ей, п редна зна ч енных для изобра жения т екс т а и ч ис ел; рам ок , п редна зна ч енных для изобра жения рис унков и диа гра мм; п одп ис ей, п редна зна ч енных для изобра жения за головков, а т а кже гра фич ес ких линий и п рямоуголь ников, кот орые ис п оль зую т с я для груп п ирова ния и ра зделения да нных. Можно с озда ва т ь от ч ет с п омощ ь ю или без п омощ и ма с т ера п о ра зра бот ке от ч ет ов. Ма с т ер п о ра зра бот ке от ч ет ов ус коряет п роц ес с с озда ния от ч ет а , вып олняя боль ш ую ч а с т ь ра бот ы. Д ля с озда ния от ч ет а можноис п оль зова т ь с ледую щ ие с редс т ва : • К онструк тор отчетов , в кот ором можно с а мос т оят ель но ра зра ба т ыва т ь от ч ет ыт ребуемой формы. • М астер отчетов , п озволяю щ ий дос т а т оч но быс т ро с озда т ь от ч ет на ос нове выбра нных п олей. • А в тоотчет: в столбец, п озволяю щ ий а вт ома т ич ес ки с озда т ь от ч ет с п олями, ра с п оложенными в одинили нес коль кос т олбц ов. • А в тоотчет: ленточны й, п озволяю щ ий а вт ома т ич ес ки с озда т ь лент оч ный от ч ет .

181 • М астер д и аграм м , с озда ние от ч ет а , с одержа щ его от обра жение да нных в виде диа гра ммы. • Почтов ы енак лейк и , с озда ние от ч ет а для п оч т овыхна клеек. Ч т о бы со зда т ь пр о ст о й а вт о о т чет , нео бхо ди м о : 1. В окне ба зыда нных п ерейт и на вкла дку « Т а блиц ы». 2. У с т а новит ь ука за т ель на т а блиц у, для кот орой с озда ет с я от ч ет . 3. Вып олнит ь кома нду Вс т а вка /Авт оот ч ет . Ч т о бы со зда т ь о ди н и з т и по в о т чет о в пр едла га ем ы х MS Access, нео бхо ди м о : 1. В окне ба зыда нных п ерейт и на вкла дку « От ч ет ». 2. На да т ь кноп ку Созда т ь . 3. В п оявивш емс я диа логовом окне выбра т ь т ип с озда ва емого от ч ет а . 4. на жа т ь кноп ку ОК.

Р ис 3.61. Окнодиа лога « Новый от ч ет » Ч т о бы со зда т ь о т чет с по м о щ ью м а ст ер а выберит е из с п и-

182 с ка ва риа нт ов с озда ния от ч ет а М астер отчетов и на жмит е кноп ку ОК. Р ис 3.62. Окнома с т ера с озда ния от ч ет ов. В п ервом диа логовом окне ма с т ера необходимо оп ределит ь п оля будущ его от ч ет а . На жа в на кноп ку ра с крыт ия с п ис ка Т абли цы /запросы выберит е из с п ис ка т а блиц ба зы да нных, т у для кот орой с озда ет с я от ч ет . В с п ис ке Д оступны е поля из п оявивш егос я п ереч ня п олей выбра нной т а блиц ы выберит е и п еренес ит е в с п ис ок В ы бранны е поля п оля, кот орые будут п рис ут с т вова т ь в с озда ва емом от ч ет е. На жа в кноп ку Д алее, оп ределит е т ребует с я ли с груп п ирова т ь да нные п ока кому-либоиз п олей. В с ледую щ ем диа логовом окне за да йт е п орядок с орт ировки за п ис ей от ч ет а . Ес ли в от ч ет е т ребует с я с формирова т ь ит оговые п оля, на жмит е кноп ку И тоги окна диа лога и ус т а новит е необходимые фла жки, оп ределяю щ ие т ип ит оговых выч ис лений для п редложенных п олей. На с ледую щ их двух ш а га х с озда ния от ч ет а необходимооп ределит ь вид ма кет а от ч ет а и с т иль оформления.

Р ис 3.63. П ромот р с озда нногоот ч ет а . П рос мот р и п еч а т ь от ч ет ов Ч т о бы пр о см о т р ет ь на эк р а не со зда нны й о т чет , нео бхо ди м о: Выбра т ь кома нду Ф айл/Пред в ари тельны й просм отр.

183 П ри п рос мот ре от ч ет а можноис п оль зова т ь с ледую щ ие кноп ки: Вывод от ч ет а на п еч а т ь .

Изменение ма с ш т а ба от обра жения от ч ет а П ереход в режим п рос мот ра одной с т ра ниц ыот ч ет а П ереход в режим п рос мот ра двух с т ра ниц от ч ет а П ереход в режим п рос мот ра нес коль ких с т ра ниц от ч ет а У с т а новка ма с т а ба от обра жения от ч ет а За крыт ь окноп рос мот ра от ч ет а Д ля т о го , чт о бы на печа т а т ь о т чет , нео бхо ди м о : Вызва т ь кома нду Ф айл/Печать.

Р ис . 3.64. Окнодиа лога « П еч а т ь » В п оявивш емс я диа логовом окне кома ды П еч а т ь , можно ус т а новит ь с ледую щ ие ха ра кт ерис т ики: • колич ес т вокоп ий

184 • режим п еч а т и • т ип п ринт ера • ука за т ь номера ра с п еч а т ыва емых с т ра ниц Д оп олнит ель ные ус т а новки для п еч а т и на ходят ь с я п о кноп кой Св ойств а. Они п озволяю т за да т ь : ориент а ц ию п еч а т и (Книжна я или Аль бомна я); форма т ис п оль зуемой бума ги; за да т ь ч ис ло с т ра ниц на лис т е; ус т а новит ь вид п ода ч и бума ги. Д ля т о го , чт о бы уст а но ви т ь т о чно е р а спо ло жени е по лей о т чет а пр и печа т и : Ис п оль зует с я кома нда Ф айл/Парам етры страни цы .

Р ис . 3.65. Окнона с т ройки с т ра ниц Созда ние от ч ет а с п омощ ь ю конс т рукт ора Конс т рукт ор от ч ет ов п редос т а вляет инс т румент ыдля ус т а новки ц вет ов и п а ра мет ров от обра жения лю бых элемент ов и обла с т ей от ч ет а . П ри эт ом можно уда лят ь , доба влят ь , п еремещ а т ь обла с т и с ра с п оложенными в них объект а ми. В от ч ет могут быт ь доба влены выч ис ляемые п оля, рис унки, линии, п рямоуголь ники и объект ы OLE. Д оп олнит ель ный т екс т и гра фика . Д ля т о го , чт о бы со зда т ь о т чет с по м о щ ью к о нст р ук т о р а , нео бхо ди м о : 1. П ерейт и в окне ба зыда нныхна вкла дку « О тчет» 2. На жа т ь кноп ку Созд ать 3. Из с п ис ка с п ос обов с озда ния от ч ет а выбра т ь К онструк тор и на жа т ь кноп ку ОК. Окно конс т рукт ора от ч ет ов с одержит с ет ку и п а нель элемет ов, для ра зра бот ки от ч ет а . Онора збит она с ледую щ ие обла с т и:

185 • Заголов ок отчета– п ри формирова нии от ч ет а для п еч а т и или п редва рит ель ного п рос мот ра , п еч а т ь на ч ина ет с я с за головка от ч ет а . • В ерхни й к олонти тул – от обра жа ет с я в на ч а ле ка ждой с т ра ниц ы и п од за головком от ч ет а . Объект ы ра с п оложенные в верхнем колонт ит уле, п редна зна ч ены для п еч а т и информа ц ии или рис унков в верхней ч а с т и ка ждой с т ра ниц ыот ч ет а . • О бласть заголов к а группы – от обра жа ет с я п еред п ервой за п ис ь ю ка ждой груп п ы. • О бласть д анны х - с одержит вс е да нные т а блиц (за п рос ов), входящ ие в от ч ет . • О бласть при м ечани я группы – с одержит информа ц ию п одводящ ую ит оги п ода нной груп п е. • Н и жни й к олонти тул – информа ц ия, от обра жа ема я в конц е ка ждой с т ра ниц ыот ч ет а . • О бласть при м ечани й – да нные п ос ледней с т ра ниц ыот ч ет а .

Р ис 3.66. Окноконс т ркут ора от ч ет а П ервона ч а ль ноокноконс т рукт ора от ч ет ов с одержит т оль кообла с т ь да нных, а т а кже верхнегои нижнегоколонт ит улов. Д ля т о го , чт о бы до ба ви т ь в о т чет о бла ст и за го ло вк а и пр и м еча ни я о т чет а : ис п оль зует с я кома нда В и д /Заголов ок /при м ечани еотчета.

186 Ш ирина и выс от а обла с т ей от ч ет а меняет с я с п омощ ь ю мыш и. На иболее ч а с т овс т реч а ю щ имис я выч ис ляемыми п олями в от ч ет е, являю т с я: т екущ а я да т а и номера с т ра ниц . Ч т о бы со зда т ь по ле “да т а ” в о т чет е, нео бхо ди м о : • п ерейт и в режим конс т рукт ора от ч ет ов • выбра т ь инс т румент Полена п а нели элемент ов • ус т а новит ь ука за т ель мыш и в нужное мес т оот ч ет а • уда лит ь на дп ис ь , п оявивш егос я с вязногообъект а • выделит ь п оле ввода и от крыт ь для негоокнос войс т в • п ерейт и на вкла дку Д анны е и на жа т ь кноп ку вызова Построи теля в ы ражени я • от крыт ь ра здел В ст р о енны е ф унк ц и и п а п ки ф унк ц и и и выбра т ь функц ию Now().

Р ис 3.67. Окноп ос т роит еля выра жений Ч т о бы со зда т ь по ле “но м ер а ст р а ни ц ” в о т чет е, нео бхо ди м о: • п ерейт и в режим конс т рукт ора от ч ет ов • вызва т ь кома нду Вс т а вка /Номера с т ра ниц • в п оявивш емс я окне диа лога « Номера с т ра ниц » ус т а новит ь форма т и ра с п оложение с озда ва емогоп оля и на жа т ь ОК. Созда ние ос т а ль ных элемент ов от ч ет а (п олей с одержа щ их да нные т а блиц /за п рос ов, вс т роенные и с озда нные гра фич ес кие объект ы) и ц вет овой га ммыа на логич нос озда нию ихв форма х. Г руп п ировка да нных

187 Д ля многих от ч ет ов т ребует с я с орт ирова т ь выводимые за п ис и, а т а кже ра збива т ь их на груп п ы. Г руп п а – эт о на бор за п ис ей, вмес т е с кот орыми п еч а т а ет с я вводна я и груп п ова я информа ц ия, на п ример за головок груп п ы. Г руп п а может с ос т оят ь из за головка груп п ы, вложенных груп п , вклю ч енных в нее за п ис ей и п римеч а ния груп п ы. Г руп п ирова ние п озволяет ра збит ь за п ис и на логич ес кие груп п ы. Д ля груп п ирова ния можно ис п оль зова т ь лю бое п оле или выра жение, п рич ем одно и т оже п оле или выра жение может ис п оль зова т ь с я нес коль ко ра з. Ес ли для груп п ирова ния ис п оль зую т с я нес коль ко п олей или выра жений, т оодни груп п ы вкла дыва ю т с я в другие, обра зуя нес коль ко уровней груп п ирова ния. П ервое п оле, кот орое ис п оль зует с я для груп п ирова ния, обра зует п ервый, на иболее гла вный уровень груп п ирова ния; вт орое п оле, кот орое ис п оль зует с я для груп п ирова ния, обра зует вт орой уровень груп п ирова ния и т .д. Вложение груп п можно п редс т а вит ь в виде с хемы: За го ло во к гр уппы 1 За го ло во к гр уппы 2 За го ло во к гр уппы 3 . . .

За го ло во к гр уппы 10 Обла ст ь да нны х Пр и м еча ни е гр уппы 10 . . .

Пр и м еча ни е гр уппы 10 Пр и м еча ни е гр уппы 10 Пр и м еча ни е гр уппы 10 Д ля т о го , чт о бы со зда т ь гр уппув о т чет е, нео бхо ди м о : • п ерейт и в окноконс т рукт ора • вызва т ь кома нду Вид/Сорт ировка и груп п ировка .

Р ис 3.68. Созда ние груп п

188 • для ввода п оля или выра жения груп п ировки ус т а новит е курс ор на п ервую с вободную с т року п ос ле введенных зна ч ений и, ис п оль зуя кноп ку ра с крыт ия с п ис ка , от крыва ю щ ую с п ис ок п олей т а блиц ы, за да йт е выра жение с орт ировки. • В нижней ч а с т и окна диа лога “ Сорт ировка и груп п ировка ”, за да йт е с войс т ва с озда ва емой груп п ы: Заголов ок группы – п омещ а ет в от ч ет е в обла с т и за головка груп п ы за головок п ри груп п ировке п о выбра нному п олю или выра жению При м ечани е группы – п омещ а ет в обла с т и п римеч а ния груп п ы п римеч а ние п ри груп п ировке п о выбра нному п олю или выра жению Группи ров к а– оп ределяет с п ос об груп п ировки да нных на конкрет ном уровне груп п ировки п оп олю или выра жению в за вис имос т и от т ип а да нных. П ри груп п ировке п о выра жению дос т уп ны вс е зна ч ения для вс ех т ип ов п олей. П о умолч а нию , для вс ех т ип ов да нных за да ет с я груп п ировка Пополном у значени ю И нтерв ал – У ка зыва ет велич ину инт ерва лов, на кот орые должны быт ь ра збит ы зна ч ения в груп п ируемомо п оле. Д оп ус т имые инт ерва лы груп п ировки оп ределяю т с я т ип ом да нных и зна ч ением с войс т ва Г руп п ировка п оля или выра жения, п о кот орому п роводит с я груп п ировка . Н е разры в ать – ука зыва ет , с ледует ли п еч а т а т ь ра зные элемент ы да нной груп п ы, в т ом ч ис ле за головок, обла с т ь да нных и обла с т ь п римеч а ний, на одной с т ра ниц е от ч ет а . Ч т о бы уда ли т ь гр уппуи ли со р т и р о вк у, нео бхо ди м о : • вызва т ь кома нду В и д /Сорти ров к аи группи ров к а. • в п оявивш емс я диа логовом окне выделит ь с груп п ирова нные или от с орт ирова нные п оля и на жа т ь кла виш у Delete. М а кр о сы

С п омощ ь ю ма крос ов можно п овыс ит ь эффект ивнос т ь ис п оль зова ния форм, от ч ет ов и других объект ов ба зы да нных, а вт ома т изирова в п овт оряю щ иес я и регулярно вып олняемые за да ч и, на п ример, п еч а т ь еженедель ного от ч ет а . Кроме т ого, без п омощ и ма крос ов невозможно вып олнят ь некот орые с ложные п роц едуры, на п ример, п роверку с ложных ус ловий в форма х. С п омощ ь ю ма крос ов можно да же с озда ва т ь нес т а нда рт ные меню в форма х. Ма крос а вт ома т ич ес ки вып олняет за да ч у или на бор за да ч . Ка жда я за да ч а а вт ома т ич ес ки вып олняема я MS Access, на зыва ет с я ма крокома ндой. П ри с озда нии ма крос а ма крокома нды выбира ю т с я из с п и-

189 с ка . П ри вып олнении ма крос а MS Access вып олняет вс е ма крокома нды в т ой п ос ледова т ель нос т и, в кот орой они вклю ч ены в ма крос , ис п оль зуя объект ыи да нные, ука за нные п оль зова т елем. С п омощ ь ю ма крос ов можно: • Ф унк ци онально объед и ни ть ф орм ы и отчеты . На п ример, можно ис п оль зова т ь две формы для п рос мот ра с вяза нных да нных. Кроме т ого, в форму можно доба вит ь кноп ку для п еч а т и от ч ет а . • В ы полнять ав том ати ческ и пои ск и отбор запи сей. Ма крос ы могут ус корит ь п роц ес с п оис ка за п ис ей, кот орые с ледует вывес т и на экра н. • О пред елять значени я э лем ентов управ лени я. С п омощ ь ю ма крос а можно оп ределит ь зна ч ение ра змещ енного в форме элемент а уп ра вления, п рис воив ему резуль т а т выч ис ления или зна ч ение из другой т а блиц ы. • В ы полнять пров ерк у прав и льности д анны х. Ма крос ы являю т с я хорош им инс т румент ом для нес т а нда рт ной обра бот ки да нных и п роверки с ложных ус ловий в форма х. На п ример с п омощ ь ю ма крос а можно орга низова т ь выда ч у ра злич ных с ообщ ений, в за вис имос т и от т ип а да нных, введенныхв п оле. • О пред елять св ойств а ф орм , отчетов и э лем ентов управ лени я. С п омощ ь ю ма крос ов можно оп ределит ь боль ш ую ч а с т ь с войс т в форм, от ч ет ов и элемент ов уп ра вления. На п ример, с п омощ ь ю ма крос а можновременнос крыт ь форму, ес ли нужна не с а ма форма , а т оль кода нные из нее. • А в том ати зи ров ать преобразов ани е д анны х. Ма крос ы можноис п оль зова т ь для а вт ома т ич ес когоп реобра зова ния (имп орт а или экс п орт а ) да нных из одного форма т а в другой. На п ример из MS Excel в Access. • Созд ать нестанд артную рабочую сред у. С п омощ ь ю ма крос а можно орга низова т ь а вт ома т ич ес кое от крыт ие груп п ы за п рос ов, форм и от ч ет ов п ри от крыт ии ба зы да нных; объединит ь от дель ные объект ы ба зы да нных в инт ера кт ивное п риложение – п рогра мму вып олняю щ ую на бор за да ч . Ч т о бы со зда т ь м а к р о с, нео бхо ди м о : • П ерейт и на вкла дку Ма крос ыв окне ба зыда нных • На жа т ь кноп ку с озда т ь • В с т олбц е Ма крокома нда на жа т ь кноп ку ра с крыт ия с п ис ка ма крокома нд • Выбра т ь имя ма крокома нды • В нижней п оловине окна ука за т ь а ргумент ыма крокома нды

190 • Д ля доба вления в ма крос других ма крокома нд с нова ис п оль зуйт е с т олбец Ма крокома нда

Р ис 3.69. Д иа логовое окно“ Созда ние ма крос а ” В опросы пок разд елу 1. Ст рукт ура гла вногоокна Microsoft Access 2. Возможнос т ь с озда ния ба з да нных в Microsoft Access 3. Средс т ва с озда ния новых и изменения с ущ ес т вую щ их объект ов ба зыда нных 4. Возможнос т и п еч а т и в Microsoft Access 5. Ч т от а кое т а блиц ыв Microsoft Access 6. Средс т ва с озда ния т а блиц 7. Возможнос т и с озда ния т а блиц в режиме конс т рукт ора 8. Т ип ып олей и их с войс т ва 9. Ч т от а кое клю ч и т а блиц 10.Д а йт е оп ределение индекс а , для ч егоис п оль зую т с я индекс ы 11.Созда ние т а блиц с п омощ ь ю ма с т ера 12.П рос т ейш ий с п ос об с озда ния т а блиц : Р ежим т а блиц ы 13.Ввод и изменение да нныхв т а блиц а х 14.У с т а новка с вязей между т а блиц а ми 15.Т ип ыус т а на влива емых с вязей между т а блиц а ми ба зыда нных 16.За п рос ы, ка к с редс т вовыборки да нных 17.Возможнос т и Microsoft Access с озда ния за п рос ов 18.Средс т ва модифика ц ии с т рукт урыза п рос а 19.За да ние ус ловий выборки да нныхв за п рос а х 20.Выч ис ляемые п оля в за п рос е 21.Созда ние за п рос а с п а ра мет ром 22.Возможнос т и с озда ния ит оговых за п рос ов 23.За п рос ы, ка к инс т румент для изменения с одержимогот а блиц 24.На зна ч ение и ис п оль зова ние форм 25.Средс т ва с озда ния форм в Microsoft Access 26.Созда ние формыс п омощ ь ю ма с т ера 27.Возможнос т и п еч а т и форм 28.Созда ние формыв режиме конс т рукт ора

191 29.Средс т ва с озда ния объект ов внут ри формы 30.За да ние и коррект ировка с войс т в объект ов 31.Созда ние п олей ввода в форме 32.Д оп олнит ель ные с редс т ва Microsoft Access для на с т ройки форм 33.Созда ние кноп ок в форма х 34.Созда ние линий и п рямоуголь ников 35.Ис п оль зова ние с п ис ков зна ч ений: с п ис ки и п оля с ос п ис ком 36.Ф ла жки, п ереклю ч а т ели и выклю ч а т ели 37.Многос т ра нич ные и с ос т а вные формы 38.Ос обеннос т и с озда ния с ос т а вныхформ 39.На зна ч ение и ис п оль зова ние от ч ет ов 40.Средс т ва с озда ния от ч ет ов 41.Созда ние от ч ет а с п омощ ь ю ма с т ера 42.П рос мот р и п еч а т ь от ч с т ов 43.Созда ние от ч ет а с п омощ ь ю конс т рукт ора 44. Г руп п ировка да нныхв от ч ет а х 45.На зна ч ение и ис п оль зова ние ма крос ов