Автоматизоване робоче місце менеджера. Навчальний посібник

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Південнослов’янський інститут Київського славістичного університету

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА Навчальний посібник

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів

Київ – 2008

УДК 005:004.91](075.8) ББК 65.290-2я73+32.973я73 С 44

Рецензенти : В. В. Горлачук — доктор економічних наук, професор, заідувач кафедри менеджменту і економіки Миколаївського державного гуманітарного університету ім. П. Могили М. В. Фатєєв — кандидат технічних наук, професор, завідувач кафедри менеджментуНаціонального університету кораблебудування ім. адмірала Макарова

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів (лист № 14/18.2—2805 від 27.12.2004 р.)

С 44

Скороходов В. А., Худякова І. М. Автоматизоване робоче місце менеджера. — Навчальний посібник. — К.: «Видавничий дім «Професіонал», 2008. — 416 с.

ISBN 978-966-370-083-0 У навчальному посібнику розкриваються поняття організації та автоматизації праці сучасного менеджера: викладаються питання автоматизації прийняття рішень, використання баз даних як інструменту створення автоматизованих робочих місць (АРМ) менеджерів; надаються рекомендації щодо створення та застосування АРМ в конкретних умовах; наводяться приклади сучасних АРМ проектного менеджменту, бізнес-планування, в т. ч. управління вищим навчальним закладом. Наприкінці кожного розділу наведені питання для самоконтролю та варіанти завдань з розробки елементів АРМ.

УДК 005:004.91](075.8) ББК 65.290-2я73+32.973я73 © Скороходов В. А., Худякова І. М., 2008 © Південнослов’янський інститут Київського славістичного університету, 2008 ISBN 978-966-370-083-0 © «Видавничий дім «Професіонал», 2008

ЗМІСТ Вступ .....................................................................................................................6 Частина 1. Етико-психологічні та інформаційні аспекти діяльності сучасного менеджера ..........................................................................................9 1.1. Зміст управлінської праці та психології управління ................................10 1.1.1. Основні терміни та визначення ........................................................10 1.1.2. Функції управління ............................................................................14 1.1.3. Управлінські відносини ....................................................................17 1.1.4. Принципи управління ........................................................................20 1.1.5. Методи управління ............................................................................22 1.2. Етичність стилів управління, делегування та контролю в роботі менеджера .............................................................................................25 1.2.1. Стилі управління ................................................................................25 1.2.2. Делегування повноважень ................................................................34 1.2.3. Процес контролю ...............................................................................38 1.3. Інформаційні технології і інформаційні системи в управлінні ...............41 1.3.1. Основні терміни і визначення ..........................................................41 1.3.2. Інформаційні вимоги до систем управління ...................................49 Запитання і завдання для обговорення .............................................................55 Частина 2. Організація роботи обговорення ...............................................56 2.1. Управління робочим часом або тайм-менеджмент ..................................65 2.2. Ділова атрибутика менеджера ..................................................................112 2.2.1. Візитні картки ..................................................................................112 2.2.2. Діловий одяг .....................................................................................125 2.2.3. Бізнес-подарунки .............................................................................139 2.3. Робоче місце менеджера ...........................................................................146 2.3.1. Фізичне робоче місце фахівця ........................................................147 2.3.2. Електронне робоче місце .................................................................155 2.3.3. Забезпечення робочого місця менеджера ......................................157 Запитання і завдання для обговорення ...........................................................160

3

Частина 3. Автоматизоване робоче місце: основні поняття, призначення .....................................................................161 3.1. Призначення АРМ .....................................................................................162 3.2. Типова структура АРМ .............................................................................163 3.3. Класифікація АРМ .....................................................................................166 3.4. Завдання управління ..................................................................................168 3.5. Програма «Галактика» як приклад корпоративної інформаційної системи на базі АРМів .....................................................180 3.5.1. АРМ керівника .................................................................................181 3.5.2. АРМ менеджера відділу логістики .................................................183 3.5.3. АРМ менеджера щодо роботи з персоналом .................................185 3.5.4. АРМ фінансового менеджера .........................................................188 3.5.5. АРМ бухгалтерського обліку ..........................................................189 3.5.6. АРМ технологічними процесами ...................................................189 Запитання і завдання для обговорення ...........................................................191 Частина 4. Сучасні інструменти проектного менеджменту ....................192 4.1. Інформаційна система управління проектами Microsoft Project ............194 4.2. Інформаційна система багатопроектного планування Time Line 6.5 (Фірма Time Line Solutions) ...............................................236 4.3. Управління середніми і великими проектами за допомогою Primavera Project Planner (P3) (Фірма Primavera Systems, Inc.) ..............237 4.4. Інформаційна система Sure Trak (Фірма Primavera Systems, Inc.)..........240 4.5. Програмні продукти Artemis Views (Фірма Artemis International) ........241 4.6. Інформаційна система УП Spider Project (Spider Technologies Group, Росія) ...........................................................243 4.7. Програмні продукти Open Plan Welcom Software ...................................244 4.8. Система розробки бізнес-планів Project Expert .......................................250 4.9. Геоінформаційні системи і управління проектами..................................294 Запитання і завдання для обговорення ...........................................................299 Частина 5. Розробка автоматизованих робочих місць .............................300 5.1. Ресурси баз даних ......................................................................................301 5.1.1. Основні поняття БД .........................................................................302 5.1.2. Архітектура СУБД ...........................................................................308 5.1.3. Інфологічна модель даних «Сутність-зв’язок». Основні поняття ...............................................................................312 5.1.4. Реляційна структура даних .............................................................324 5.1.5. Реляційна база даних .......................................................................329 5.2. Цикл розробки АРМ ..................................................................................330 5.2.1. Системні дослідження .....................................................................334 5.2.2. Системний аналіз .............................................................................336 5.2.3. Зміст етапу «Системне проектування» ..........................................339

4

5.2.4. Роль інструментів і стандартів у проектуванні .............................342 5.2.5. Суть CASE-технологій ....................................................................343 5.2.6. Зміст етапів «Упровадження» і «Супровід» ..................................347 Запитання і завдання для обговорення ...........................................................348 Частина 6. Автоматизована система управління університетом ..........349 6.1. АРМ «Ректора» ..........................................................................................354 6.2. АРМ «Методиста кафедри» ......................................................................357 6.3. АРМ «Адміністратора» .............................................................................363 6.4. АРМ «Менеджера з оплати за навчання» ................................................365 6.5. АРМ «Відділ кадрів» .................................................................................366 6.6. АСУ бібліотекою, створення електронних каталогів бібліотеки ..........370 6.6.1. Призначення і предметна область ..................................................370 6.6.2. Побудова інфологічної моделі ........................................................373 6.6.3. Проектування бази даних ................................................................376 6.7. Автоматизація роботи редакційно-видавничого відділу .......................382 Запитання і завдання для обговорення ...........................................................388 Частина 7. Нові форми організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних ...................................................................................389 7.1. Віртуальний офіс .......................................................................................389 7.2. Інтернет комерція ......................................................................................401 Запитання і завдання для обговорення ...........................................................406 Завдання для самостійної дослідницької роботи ......................................407 Література ........................................................................................................409

5

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ВСТУП

Якщо вам незрозуміло якесь слово в технічному тексті, не звертайте на нього уваги. Текст повністю зрозумілий і без нього. Закон Купера Комп’ютери незрівнянні: за декілька хвилин вони можуть зробити таку грандіозну помил ку, яку не в змозі зробити безліч людей за багато місяців. Закон М. Мічема

Розвиток бізнесу безпосередньо пов’язаний з успіхами управління фірмою, організацією. До процесу управління належить збір, обробка, передавання інформації. Зв’язки в процесі управління між різними управлінськими працівниками здійснюються також за допомогою інформації, тому можна зробити висновок про інформаційну природу управлінської діяльності. Управління — це процес організації дій спрямований на досягнення бажаної мети. Соціальне управління — це досягнення цілей організації шляхом впливу на персонал при залученні матеріальних, фінансових та інформаційних ресурсів. Люди, які впроваджують управлінську діяльність, менеджери — це професійно підготовлені

6

ВСТУП

управлінці. Їх робота полягає в обробці (аналізі та синтезі) інформації, постановці завдань, прийнятті рішення, організації його виконання, координації, мотивації та контролі. Мистецтво в сфері менеджменту — це здатність приймати ефективні рішення в умовах дефіциту інформації та часу. Тому сьогодні підвищується роль організації праці менеджерів, її автоматизації та комп’ютеризації. Дослідження вітчизняних вчених показали, що одною з основних причин малої ефективності праці менеджерів є низький рівень автоматизації праці, невпорядкованість інформації, нечіткий розподіл прав і обов’язків. Вирішенню цих проблем допомагає вивчення інформаційної суті менеджменту, розробка та впровадження автоматизованих систем та технологій. Використання сучасних інформаційних технологій для управління організацією робить любу компанію більш конкурентноздатною за рахунок підвищення її керованості та адаптованості до змін ринкової кон’юнктури. Автоматизація дозволяє підвисити ефективність управління, поміняти характер праці менеджера. Неможливо уявити сьогодні робоче місце менеджера без комп’ютера та сучасної оргтехніки. Запропонований навчальний посібник присвячений висвітленню саме цих питань. Посібник складений з семи частин, кожна з частин присвячена конкретному аспекту діяльності сучасного менеджера та закінчується переліком запитань і завдань для студентів. У першій частині посібника подаються уявлення про етико-психологічні аспекти діяльності менеджера. Аналізується роль етичності стилів управління, делегування та контролю в роботі менеджера. Особлива увага приділяється вивченню термінів та структур сучасних інформаційних систем та технологій. У другій частині посібника висвітлені питання про управління робочим часом менеджера та застосування програмних засобів в «Тайм-менеджменті». Розглянуто обладнання робочого місця та ділові атрибути, які використовують менеджери.

7

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Вирішенню конкретних завдань, які реалізуються за допомогою автоматизованих робочих місць, висвітленню типових структур та класифікації автоматизованих робочих місць присвячена третя частина посібника. Четверта частина характеризує сучасні інструменти проектного менеджменту, подає аналіз основних програмних продуктів цього напряму діяльності та їх класифікацію, більш досконало розглядає такі програми як Microsoft Project та Project Expert. Методам створення конкретних програмних продуктів, необхідних для автоматизованих робочих місць, використанню знань про ресурси баз даних та циклах розробки автоматизованих робочих місць присвячена п’ята частина навчального посібника. У шостій частині наведені конкретні приклади різних автоматизованих робочих місць та проаналізовані варіанти їх створення, в тому числі оригінально розроблені фахівцями Південнослов’янського інституту Київського славістичного університету для управління навчально-виховним процесом у вищих навчальних закладах. Сьома частина — погляд у найближче майбутнє. Проведений аналіз та надані рекомендації щодо організації нових форм бізнесу, які неможливі без сучасних засобів комунікації, без автоматизованих робочих місць менеджерів. Матеріали навчального посібника призначені для студентів, які навчаються за напрямом «Менеджмент та адміністрування», магістрів та аспірантів, а також викладачів та фахівців, які займаються автоматизацією процесів прийняття управлінських рішень та управлінням матеріальними, фінансовими, трудовими та інформаційними ресурсами. Автори висловлюють щиру подяку доценту Бродовській В. Й. за велику працю щодо підготовки даного навчального посібника до видання, а також науковим рецензентам, професорам Горлачуку В. В. та Фатєєву М. В. за цінні зауваження та рекомендації з вдосконалення навчального посібника.

8

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Частина1 ЕТИКО ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Окремий скрипаль сам управляє собою, оркестр же потребує диригента. К. Маркс У сучасних умовах взає мовідносини «начальника» і «підлеглих» більше нагаду ють взаємостосунки дири гента оркестру і музикан тів, а не традиційну схему «я начальник, ти — дурень» Пітер Друккер 1. Кожен може ухвалю вати рішення, маючи в своє му розпорядженні достат ню кількість формації. 2. Хороший керівник ухвалює рішення і при її недостатній кількості. 3. Ідеальний — діє при абсолютній відсутності інформації. Закони початкових даних Спенсера

9

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1.1. Зміст управлінської праці та психології управління 1.1.1. Основні терміни та визначення Процеси управління мають місце там, де здійснюється загальна діяльність людей для досягнення певних результатів. Головною ознакою управління в соціальних системах є вироблення рішення на основі аналізу та оцінки інформації суб’єктом управління (менеджером). Основними компонентами, що входять до структури системи управління, є: суб’єкт управління, об’єкт управління, мета управління, управлінські взаємовідносини, функції управління, механізм управління та інше. Суб’єкт управління — це структурно визначені об’єднання людей, що наділені управлінськими повноваженнями та здійснюють управлінську діяльність. Менеджер завжди виходить з певної мотивації, тобто розуміння, переконання у важливості прийнятих настанов, законів держави, необхідності їх дотримання для ефективної діяльності усіх соціальних структур. Ефективність діяльності менеджера набагато вища, якщо він діє не тільки за інструкціями, але ще й за переконаннями. Ступінь розуміння менеджером змісту та значимості завдань з управління підприємством, фірмою, підтримання правопорядку суттєво впливає на характер стратегічних та тактичних завдань, які він ставить перед своїми підлеглими. Об’єкт управління — це окремі люди та групи, на які спрямовані організаційні, систематичні, планомірні впливи суб’єкта управління. Метою такого впливу є спрямування об’єкта певним шляхом розвитку, надання йому стану організованості, відповідності певним вимогам.

10

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Через управління менеджери різних рівнів здійснюють свою організаційну діяльність на рівні держави, регіону, міжгрупових та міжособистісних взаємодій, організовують спільну діяльність на досягнення намічених цілей, спільних результатів. Таким чином, суб’єкт управління надає стійкість, стабільність об’єкту, підтримує його функції, спрямованість його розвитку. Між суб’єктом та об’єктом управління є діалектичний взаємозв’язок та взаємовплив. Соціальне управління — це безперервний процес дії менеджера (суб’єкта управління) на організаційну групу людей або на кого-небудь з цієї групи окремо (об’єкт управління) з метою організації та координації їх спільної діяльності для досягнення найкращих результатів при наявності психологічної сумісності. Психологія управління — це галузь психологічної науки, яка вивчає психологічні аспекти процесу управління та спрямована на оптимізацію й підвищення ефективності цього процесу. 1.

2.

Психологія управління як наука вивчає такі явища: Психологічні аспекти діяльності менеджера: • психологічні особливості управлінської праці; • психологічний аналіз особистості менеджера, вимоги до його особистісних якостей; • психологічні аспекти прийняття управлінських рішень; • індивідуальний стиль управління менеджера. Психологічні аспекти діяльності організації: • можливість використання психологічних факторів для вирішення управлінських завдань; • закономірності формування сприятливого соціально-психологічного клімату в організації; • закономірності формування оптимальних міжособистісних взаємовідносин в організації;

11

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• •

проблеми психологічної сумісності; мотивація праці членів організації. 3. Психологічні аспекти взаємовідносин менеджера з членами організації: • проблеми створення та функціонування системи комунікацій в процесі взаємодії; • проблеми управлінського спілкування. Психологічними особливостями управлінської діяльності є: • неалгоритмічний, творчий характер діяльності, яка здійснюється за відсутністю інформації в умовах обставин, що часто змінюються; • висока психологічна напруженість, яка настає в результаті великої відповідальності за прийняті рішення. У системах управління завжди існують нерозривні взаємовідносини між суб’єктом та об’єктом. Вони складаються як горизонтально між паралельними підструктурами, так і вертикально — у ієрархічних підструктурах. Управління можна вважати успішним за умов, якщо суб’єкт (менеджер) визначив мету взаємодії правильно, а об’єкт (виконавець) має засоби та можливості для її реалізації. Управлінська взаємодія може реально функціонувати тільки в тому випадку, коли об’єкт управління виконує команди суб’єкта управління. Тому для здійснення управлінського процесу необхідно, з одного боку, наявність у суб’єкта управління певної мотивації (потреби) та можливостей керувати об’єктом, а з іншого — наявність у об’єкта управління відповідної мотивації (бажання) та здатності виконувати ці команди таким чином, щоб у їх взаємодії був двосторонній інтерес, відчувалась взаємозалежність. Належний рівень усвідомлення суб’єктом та об’єктом управління принципу двосторонньої зацікавленості проявляється у їх більш-менш однаковому розумінні цілей управління. Постановка цілей — визначення бажаного результату, який треба здобути після здійснення дій управління.

12

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Процес цілепокладання є визначною умовою ефективності управлінської діяльності менеджерів та управлінських структур. Наявність та зміст цілей детермінують існуванням системи управління, яка функціонально організовується саме для досягнення певних цілей. Відсутність загальної мети перешкоджає формуванню системи управління або вона функціонує якийсь час даремно та спонукається якимись неадекватними завданнями. Зміна чи втрата цілей означає розпад та загибель функціональної системи. Тому менеджери усіх рівнів системи управління повинні чітко, зрозуміло та доступно для підлеглих визначити цілі їх діяльності у складних та більш простих справах. Основною метою управління є визначений, запрограмований стан системи, досягнення якого в процесі управління дозволяє вирішити потрібну проблему. Розрізняють два типи цілей: стратегічні та тактичні. Стратегічні цілі спрямовані на якийсь, більш загальний, соціально-значимий кінцевий результат (наприклад, підвищення якості навчального процесу). Тактичні цілі ближчі у часі, їх вирішення дозволяє поступово наблизитися до основної стратегічної мети. Між ними існує діалектичний взаємозв’язок, можливість взаємопереходу. Коли ми наближуємося до реалізації стратегічної мети, вона переходить у розряд тактичних і ми повинні побачити перед колективом нову перспективну стратегічну мету, яка повинна обумовити смисл та значимість подальшої діяльності. Постановка цілі завжди пов’язана із завданнями та їх вирішенням. Завдання — це постановка конкретних питань, які треба вирішити, щоб досягнути основної мети. Залежно від масштабності управлінських проблем та рівня підготовленості учасників управлінського процесу підхід до вирішення

13

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

стратегічних, тактичних, оперативних, кінцевих та проміжних завдань може бути різним. На базі основоположних цілей ставляться більш детальні, оперативні завдання для підлеглих рівнів управління. Ефективність управління залежить не тільки від чіткого співвідношення інтересів суб’єкта та об’єкта управління, деталізації цілей за рівнями та видами. Необхідно також забезпечити реальність впливу суб’єкта на об’єкт; передбачити шляхи реалізації загальних інтересів через індивідуальні; встановити відповідність між рівнем розвитку суб’єкта та об’єкта управління, ініціювати зацікавленість об’єктів управління у досягненні поставленої перед ними мети. Таким чином, основною характеристикою взаємодії суб’єкта та об’єкта управління в процесі цілепокладання є те, що мета управління, з точки зору суб’єкта — це бажаний результат його функціонування, здобутий шляхом вирішення поставлених керівництвом завдань. В цьому плані мотивація, цілі управління з боку об’єкта (виконавця) та суб’єкта (менеджера) не завжди співпадають.

1.1.2. Функції управління Управління забезпечується рядом функцій. Під функціями управління розуміють конкретні напрями діяльності: • прогнозування; • планування; • організація; • координування (регулювання); • стимулювання (мотивація); • контроль. Для дослідження цілей виконуються певні дії, кожна з яких є особливою системою операцій. Ці дії в значній мірі визначають успішність діяльності усієї системи управління і називаються «управлінськими функціями».

14

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Поняттям «функції управління» визначається та багатогранна роль, яку виконує суб’єкт управління при реалізації завдань, як всієї системи в цілому, так і окремих її елементів. Через управління забезпечується, з одного боку, взаємозв’язок усіх підструктур системи, а з іншого — розвиток, зміна, вдосконалення кожної з підструктур, що входять до складу даної системи. За своїм загальним значенням функції управління можна поділити на цільові та організаційні. Цільові функції є не тільки необхідним, але й визначним елементом управлінської діяльності. Їх значення складається із спрямованості до певної мети системи, яка може охопити регіон, установу тощо. Призначення організаційних функцій полягає у використанні оптимальних методів об’єднання спеціалістів, співробітників для реалізації цільової функції системи, забезпечення діяльності усіх її підструктур. Управління також включає в себе функції планування та прогнозування. Прогноз в управлінні — це передбачення суб’єктом кінцевого результату роботи системи у майбутньому, побудова образу мети та способів його досягнення. Високі здібності до прогнозування — це найважливіша якість менеджера, що забезпечує оптимальну стратегію дій. Планування — це розробка рішення про те, якими повинні бути кінцеві результати, їх виконавці, етапи виконання, шляхи досягнення. Прийняття рішень — це пусковий механізм у психологічній структурі дії, що означає перехід від аналізу ситуації до практичної дії, яка здійснюється відповідно до плану. Виконання дій, що передбачені планом, потребує здійснення ряду організаційних функцій: • загальноорганізаційної; • матеріально-технічного забезпечення; • економіко-фінансового розвитку;

15

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• • • •

обліку та контролю; політико-правового забезпечення; соціального забезпечення та соціального захисту працівників; функції мотивації. Загальноорганізаційна функція передбачає розподіл доручень між працівниками, визначення завдань та повноважень між представниками, організацію дисципліни, відповідальність за доручену справу. Часто менеджер повинен разом із загальними функціями управління здійснювати особливі, продиктовані даною сферою діяльності, функції управління. Через матеріально-технічні функції менеджер визначає реальні потреби системи та її підсистем у матеріальних ресурсах; виявляє можливості суспільства для задоволення потреби даної системи; розподіляє матеріально-технічні ресурси відповідно до їх наявності та потребами керівних підструктур. Фінансово-економічна функція дозволяє менеджеру вчасно визначати реальну вартість для його організації при здійсненні поставленого завдання та затрати в життєзабезпеченні своїх підрозділів. З цією функцією тісно пов’язана функція обліку та контролю, яка складається із забезпечення збору, передачі, зберігання та обробки даних обліку. Облік створює найважливішу основу контролю, суть якого становить виявлення відповідності та невідповідності реального стану керівних підрозділів заданій програмі. Політико-правова функція дозволяє менеджеру системи орієнтуватися у політико-правовому просторі суспільства та одночасно забезпечує ефективне управління підлеглими в рамках організації. Політико-правовий режим у суспільстві закріплює і роль його основних компонентів залежно від притаманних для них власних повноважень. Соціальна функція управління направлена на те, щоб сприяти ефективному вирішенню суперечок, що виникають у суспільстві, обумовлених такими соціальними явищами, як різнорідність праці

16

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

та її оплата, соціальна нерівність людей, наявність громадян, що потребують соціального захисту. Ця функція реалізує принцип соціальної справедливості. Функція мотивації — найважливіший фактор підвищення ефективності системи управління. Менеджер повинен постійно пам’ятати, що найчіткіший план, наукова організація праці не мають сенсу, якщо виконавці не виконують доручену справу чи виконують її неякісно. Функція мотивації спрямована на забезпечення виконання підлеглими їх обов’язків. З цією метою в системі повинні бути створені умови для моральної та матеріальної зацікавленості працівників при виконанні їх обов’язків. Всі функції в процесі управління взаємопов’язані та здійснюються одночасно. Ефективне виконання функцій в значній мірі залежить від їх раціонального розподілу між виконавцями. Менеджер повинен вміти якомога доцільніше розподілити обов’язки між підлеглими з врахуванням таких факторів, як їх досвід, професійна підготовка, наявність спеціальних знань та навичок у вирішенні виробничих питань, індивідуальні здібності.

1.1.3. Управлінські відносини У процесі здійснення функцій управління між співробітниками виникають певні управлінські відносини. Основою їх формування виступають цілі та функції управління. Стратегічна мета управління виступає як загальний, соціально опосередкований інтерес щодо інтересів суб’єктів управлінських стосунків. Але в той же час носії функцій управління мають свої особливі інтереси. Таким чином, управлінські відносини виступають як процес суспільних дій учасників управління, в ході якого задовольняються як загальні, так і особистісні інтереси. Відхилення від суспільно необхідних цілей управлінської діяльності одного з її учасників (однієї сторони)

17

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

об’єктивно призводить до протиріччя її інтересів з інтересами інших учасників (іншої сторони) цього процесу. Вирішення протиріч у системі управління можливе лише при правильному врахуванні єдності загальних та особистих інтересів управління. Єдність цих інтересів обумовлена об’єктивною основою діяльності учасників управлінської діяльності — наявністю загальної мети, спрямованої на підтримання стабільності та ефективності даного підприємства. Управлінські відносини є необхідним компонентом механізму управління і мають свою структуру. В ній виділяють відносини централізму та самостійності, субординації та координації, відповідальності, змагання та ін. Відносини централізму випливають із наявності ієрархії суб’єктів управління. Вони виступають у якості форм зв’язку між вищими та нижчими суб’єктами в процесі реалізації управлінських функцій, коли вищі органи управління мають права та обов’язки визначати зміст та спрямованість діяльності нижчих структур для досягнення основної загальної мети у межах єдиної системи управління. Характер відносин централізму визначається залежно від виконання загальних та особистих функцій управління. Відносини самостійності передбачають наявність у суб’єктів управлінських відносин своїх прав та обов’язків, які дають їм можливість визначати зміст та спрямованість діяльності відповідно до своїх інтересів, не ігноруючи при цьому загальні обов’язки. Єдність централізму та самостійності в практичній діяльності учасників процесу управління досягається через встановлення відносин субординації та координації. Відносини субординації виражають підпорядкованість одного суб’єкта іншому в процесі управління єдиним об’єктом. Вони мають місце як між органами управління, відділами та відділеннями, так і на індивідуальному, персоніфікованому рівні між начальниками відділів та виконавцями. Відносини субординації необхідні, перш за все, для досягнення спільних інтересів, взаємопов’язаних з особливими

18

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

конкретними інтересами за допомогою їх певної взаємопідпорядкованості. Відповідно до цього менеджери ставлять цілі перед підлеглими, які повинні реалізовувати їх у своїй діяльності з врахуванням свого індивідуального інтересу. Відносини координації мають місце між суб’єктами управління не підлеглими один одному. Для них є характерним погодження діяльності, об’єднання зусиль під час здійснення конкретних завдань та загальних цілей. Ці відносини є виразом самостійності суб’єктів управління. Координація дій може бути налагоджена між окремими ланцюгами цієї системи, які виконують відносно самостійні, специфічні функції, що не пов’язані між собою єдиною стратегічною метою. Відносини відповідальності забезпечують взаємну відповідальність між суб’єктами управління в процесі використання прав та виконання обов’язків для досягнення цілей управління. Відповідальність є основою здійснення усієї структури управлінських відносин і забезпечує дію механізму виконання прав та обов’язків. Відповідальність формується як результат визнання тих вимог, які висувають один одному суб’єкти управлінської діяльності стосовно виконання спільних обов’язків. Ці зв’язки, що створюють об’єктивну основу відносин відповідальності, встановлюються шляхом закріплення відповідних економічних, правових та моральних норм. Серед видів відповідальності розрізняють юридичну, моральну, професійну, матеріальну, політичну та ін. Юридична відповідальність відіграє провідну роль в управлінському механізмі, визначаючи правові норми впливу відповідно до адміністративного, громадського та карного законодавства. Атмосфера змагання являє собою зв’язки між самостійними суб’єктами управлінських відносин при виборі найбільш ефективних способів досягнення суспільно необхідних цілей. Ці відносини встановлюють такий характер взаємозв’язку між двома та більшою кількістю співробітників, відділами, службами в процесі професійного розподілу праці, при якому досягнення найкращих результатів

19

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

дозволяє найбільш повно реалізувати ті чи інші завдання. Відносини змагання, впливаючи на інтереси співробітників, заохочують ріст ініціативи, творчості. Створюють стимули для повного розкриття здібностей. Вони є найважливішим способом розвитку демократії в управлінні підприємством, сприяють ліквідації монополізму окремих груп та організацій. Управлінські відносини можуть бути основними та неосновними, вертикальними та горизонтальними, формальними та неформальними. До основних належать управлінські відносини, що реалізуються шляхом безпосереднього впливу на певний об’єкт — вони займають основне місце в системі соціального управління, реалізуються в процесі використання владних повноважень, ґрунтуються на прямому підпорядкуванні суб’єкту управління об’єктів, якими він управляє. Неосновні (допоміжні) управлінські відносини складаються між непідлеглими сторонами управлінського процесу, що включає застосування влади. Вертикальні відносини — це відносини підлеглості, субординації. Горизонтальні відносини — це договірні відносини між рівними, незалежними суб’єктами. Поряд з формальними відносинами в процесі управління можуть виникати і неформальні відносини. Вони виникають добровільно чи спонтанно на основі особистісних контактів та не залежать від владних повноважень. Від стану неформальних відносин в колективі співробітників багато в чому залежить стійкість його формальної структури, ефективність та кінцевий результат його діяльності.

1.1.4. Принципи управління Управляючі структури у своїх діях відносно підлеглих структур спираються на вироблені практикою та узаконені основні правила й принципи управління.

20

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Принципи управління — це основні правила, норми, керівні установки, на основі яких організується процес управління, науково обґрунтована організація управлінських функцій, вибір адекватних методів та прийомів управлінських впливів. В теорії та практиці управління виділяють загальні принципи, тобто правила, якими зобов’язані керуватися всі суб’єкти управління, незалежно від свого статусу. Ці галузеві принципи діють на галузевому, інституційному та груповому рівнях. До найбільш загальних належать такі принципи: • соціальної спрямованості; • законності та управлінської діяльності; • об’єктивності; • системності; • комплексності; • гласності; • поєднання колегіальності та єдиноначальства. Соціальна спрямування — це необхідність для органів управління в процесі вироблення й реалізації управлінських рішень враховувати інтереси суспільства, галузі, конкретної організації та соціально-професійної групи. Принцип законності складається з того, що організація та діяльність органів управління та співробітників регулюється нормами права. Принцип законності стверджує підзаконний характер управлінської діяльності, обов’язок кожного суб’єкта управління діяти у межах наданих йому прав та повноважень. Принцип об’єктивності — безпосередньо виявляється у науковій обґрунтованості та реалістичності завдань управління. Цей принцип потребує знання та врахування об’єктивних закономірностей взаємодії суб’єкта та об’єкта управління, врахування наявних можливостей, реального стану суспільних процесів. Цей принцип дозволяє керівній системі використовувати знання об’єктивних законів для дослідження практичних завдань управління.

21

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Принцип системності — припускає, що суб’єкт управління при виборі способів, методів, форм впливу на об’єкт повинен враховувати всі ті зміни, які відбуваються в оточенні, у межах якого функціонує та розвивається дана система управління. Принцип комплексності полягає в тому, що в кожному достатньо складному явищі необхідно враховувати всі його аспекти: технологічні, економічні, соціальні, ідеологічні, психологічні, організаційні, політичні. Принцип гласності — це забезпечення доступності обговорення та компетентної участі всіх представників управлінських відносин у прийнятті рішень на основі широкої інформованості та врахування загальної думки, гласність включає в себе правдиву, своєчасну та широку інформацію про реальний стан справ та організації. Принцип поєднання єдиноначальства та колегіальності в процесі управління відображає взаємодію двох форм прояву владних повноважень. Єдиноначальство прямо пов’язане з персональною відповідальністю менеджера за результати прийнятих рішень та є важливим засобом забезпечення оперативності управління. Колегіальність виступає як форма колективної розробки проектів рішень і тим самим підвищує ступінь їх обґрунтованості.

1.1.5. Методи управління Методи управління — це сукупність прийомів та процедур підготовки до прийняття, організації та контролю виконання управлінських рішень. В управлінні використовуються різноманітні методи, адекватні характеру професійних завдань, що вирішуються, відповідно до етапів управлінського процесу. Розрізняють чотири групи методів: методи підготовки, прийняття, організації, контролю виконання управлінських рішень.

22

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

За характером впливу на виконавців: економічні, організаційнорозпорядницькі, правові та соціально-психологічні. За характером впливу на виконавців розрізняють методи прямого (безпосереднього) та непрямого (опосередкованого) впливу: адміністративного, матеріального та морального стимулювання роботи. За масштабами застосування: загальні (інтерв’ю, аналіз діяльності, тести) та спеціальні (організація службової діяльності). У кожному конкретному випадку метод повинен відповідати особливостям діяльності суб’єкта та об’єкта управління. На практиці використовується відповідна комбінація методів, яка забезпечує комплексність впливу. Значна увага повинна приділятися тим методам, які найбільш повно відповідають змісту певних етапів вирішення управлінських завдань, один з найбільш відомих методів — це метод «мозкового штурму». Він застосовується для визначення значимості проблеми, врахування усіх факторів, усунення недоліків, просунення нових способів вирішення проблемних ситуацій. Найбільш демократичним методом вироблення колективного рішення є дискусія. Вона припускає притягнення широкого загалу спеціалістів та співробітників для обговорення складної проблеми. Дискусія потребує також певної організації: визначення певної проблеми, використання відповідних методичних правил, знань та навичок. Комплексним методом, який може бути використаний для досягнення усіх стадій підготовки управлінського рішення, може служити метод «ділових ігор». Він застосовується при навчанні вирішення складних проблемних ситуацій, які потребують участі багатьох зацікавлених спеціалістів та організацій для свого вирішення. В діловій грі можуть програватися різні ситуації, прогнозуватися альтернативні виходи, моделюватися різні варіанти подій. Одним із методів, що застосовуються суб’єктом управління, є регламентний метод. Він являє собою порядок виконання управлінських рішень та служить для розподілу управлінських завдань між виконавцями. Такий порядок здійснюється у вигляді регламенту.

23

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Під регламентом управління розуміють установлення сукупності правил, які визначають структуру, функції та порядок діяльності суб’єктів, що здійснюють управління конкретними об’єктами. При виконанні управлінських рішень широко застосовуються методи колективної та індивідуальної матеріальної мотивації (оклад, заробітна плата, премія тощо). Метод розпоряджень проявляється у вигляді наказів, інструкцій, що називаються актами управління. Адміністративні методи основані на підпорядкуванні закону, правопорядку, старшими посадовими особами та мають характер обов’язків. Таким чином, основними етапами в управлінській діяльності є: збір та оцінка інформації про притаманну суб’єкту мотивацію, оцінка його досвіду, постановка мети, прийняття та розробка програм дій. Вирішення конкретних завдань, контроль за виконанням та оцінка результатів, порівняння результатів із поставленими цілями. Однією з головних якостей менеджера є вміння усвідомлювати та чітко ставити стратегічну мету, визначати та прогнозувати перспективи діяльності керівних підструктур, а головною якістю сумлінного виконавця — вміння прийняти цю мету, реалізувати її в ряді тактичних завдань та знайти адекватні способи її вирішення. Їх діяльність складає управлінські відносини. Ці відносини визначаються, насамперед, особливостями соціально-економічної системи та складаються між різними людьми, тому обумовлені особливостями їх свідомості. Менеджер та виконавець завжди виступають як свідома особистість. Менеджер виступає як верхня ланка в системі управління, оскільки повинен ставити цілі перед виконавцями та контролювати процес їх виконавчої діяльності. Виконавець є підлеглою ланкою, але виступає як активний об’єкт діяльності, тому що має певну особистісну мотивацію, своє розуміння та оцінку поставлених перед ним завдань, проявляє вибіркове ставлення до особистості менеджера, що в значній мірі впливає на результат його діяльності

24

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

та загальну об’єктивність досягнення мети в системі управління. Будучи суб’єктами, менеджер та підлеглий здійснюють цілеспрямовану, свідому діяльність, але при наявності специфіки в їх діяльності, вона завжди здійснюється відповідно до загальних законів етики.

1.2. Етичність стилів управління, делегування та контролю в роботі менеджера 1.2.1. Стилі управління З урахуванням вимог етики бізнесу менеджер повинен вміти підібрати манеру вираження свого розпорядження згідно з ситуацією, власним внутрішнім «Я» та особистістю виконавця: або в формі жорстких розпоряджень (наказів), або в формі рекомендацій, побажань чи прохань. Форма спілкування менеджера з підлеглими виражається в стилі управління. Стиль управління — це стійка система способів, методів і форм впливу менеджера на підлеглих, відповідно до спільної діяльності. У психології відрізняють три основні стилі управління: авторитарний (автократичний), демократичний та ліберальний. Вони відрізняються порядком розподу обов’язків, методами розробки та виконання рішень, формами контрактів з виконавцями та контролю за їх поведінкою. Автократичний стиль характеризується надмірною концентрацією влади в одних руках. Менеджер-автократ сам приймає рішення та вольовим порядком проводить їх у життя. Він тримає всю владу у своїх руках: сам підбирає собі помічників, потребує дисципліни

25

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ідеального порядку, бере на себе всю відповідальність за результати діяльності. До підлеглих вимогливий без поблажливості, насаджує суворий психологічний клімат у групі. Такий менеджер бажаний для діяльності, що пов’язана із вищою соціальною відповідальністю, із вирішенням складних завдань в експериментальних умовах правоохоронної та військової діяльності. До авторитарного стилю керівництва схильні здебільшого люди холеричного темпераменту. Демократичний стиль управління будується на подвійній основі: ділового та особистісного авторитету. Менеджер-демократ вміє користуватися своєю владою, не апелює до неї. Він віддає перевагу активній участі своїх помічників у прийнятті рішень, проте право остаточного вибору залишає за собою. Діє за принципом свободи думок, турбується про розвиток особистісної ділової ініціативи підлеглих; контактний із ними, тактовний, оптимістичний. Такий стиль буває оптимальним у деяких видах виробництва, управлінні навчальними закладами, творчими колективами, породжує більш теплий психологічний клімат у колективі. До цього стилю найбільш придатні люди сангвіністичного, рідше — холеричного темпераменту. Ліберальний стиль управління базується на повній довірі до виконавців. Менеджер-ліберал допускає повну свободу дій своїх підлеглих у межах їх функційних обов’язків. Такий стиль допустимий у творчих колективах, де він може виступати досвідченим консультантом, заохочуючи творчі здібності підлеглих. Дисципліна в такому колективі підтримується за рахунок свідомості та самоорганізації співробітників, які цінують його як лідера — «генератора ідей». Він не самовпевнений, довірливий, неконфліктний; вміє створити теплий емоційний клімат у колективі. Іноді йде на поводу у підлеглих, не вимогливий до них; відчуває себе більш впевнено, якщо має енергійного секретаря та ділових заступників. Такий стиль управління не ефективний

26

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

в складних екстремальних ситуаціях. До такого стилю придатні люди меланхолічного темпераменту, флегматики і в меншій мірі сангвініки. В практиці управлінської діяльності зустрічаються й інші стилі управління: за фактором методів управління — контактний, дистанційний, делегуючий, проблемний, цілепокладаючий. Менеджер контрактного стилю, на відміну від дистанційного, віддає перевагу прямому спілкуванню з виконавцями. Делегуючий стиль передбачає передачу підлеглим частини повноважень начальника. Проблемний стиль підтримує ініціативу, ставлячи перед ними проблему в загальному плані та націлюючись на самостійний пошук її вирішення. До цього стилю близький цілепокладаючий, коли менеджер визначає мету, надаючи підлеглим повну свободу у виборі шляхів та методів її досягнення. Виділяють також стилі негативного характеру, пов’язані із певними звичками діяльності: консервативний, бюрократичний, волюнтаристський, анархічний, догматичний та ін. Різні стилі управління взаємопов’язані між собою, тому що досвідчений менеджер здатний використовувати той чи інший стиль залежно від обставин: змісту завдань, що вирішуються, конкретного складу групи, якою керують. Впливає також рівень управлінської ієрархії, на основі якого функціонує менеджер, та пов’язана з цим рівнем міра відповідальності. Стилі також можуть поєднуватися як елементи стилю діяльності окремих менеджерів (табл. 1.1). За спрямованістю менеджера на вирішення різних функціональних завдань А. Л. Журавльов, В. Ф. Рубахін, В. Г. Шорін виділяють такі стилі: • орієнтований на вирішення в основному виробничних завдань; • орієнтований на вирішення соціально-психологічних та соціальних завдань; • орієнтований на оптимальне вирішення завдань, які стоять перед організацією і менеджером.

27

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Таблиця 1.1. Основні стилі управлінської діяльності

Показники

Авторитар ний

Демократич ний

1

2

3

Прийоми прийняття рішень

Менеджер одноосібно вирішує всі питання

Засоби дове Наказує, роз дення рішень поряджаєть до виконавців ся, командує

Розподіл від повідальності

Ставлення до ініціативи

28

Приймає на себе або пе рекладає на конкретного виконавця

Повністю по давляє

Змішаний (запропоно Ліберальний вано профе сором Єгор шиним А. П.) 4

5

Очікує вказі Перед прийн вок від вищо яттям рішень го керівницт радиться з ко ва, підкоря лективом або ється рішен приймає коле ням групи або зборів ктивне рішення працівників

Одноосібне чи колегіаль не, залежно від ситуації

Припускає, затверджує запропонова не підлеглим, доручає

Просить, ча сто навіть вмовляє

Виходячи із ситуації, на казує, пропо нує погоджує

Знімає з себе будьяку від повідальність

Найчастіше розподіляє відповідаль ність між со бою і підлег лими

Віддає ініціа тиву в руки підлеглих

Пригнічує, коли упевне ний у своїй правоті, за охочує, якщо потрібно ко легіальне рі шення

Розподіляє відповідаль ність разом з повноважен нями і завдан нями

Заохочує та використовує в інтересах справи

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Продовження табл. 1.1 1

Ставлення до підбору кадрів

2

3

4

5

Побоюється достатньо Підбирає діло кваліфікова вих, грамот них та мисля них працівни чих працівни ків з широким ків, намага світоглядом ється їх по збавитися

Підбором ка дрів не за ймається

Нерегулярно займається підбором ка дрів і без чіт кої системи

Постійно на вчається, вра ховує крити ку, заохочує підлеглих до навчання

Ставлення до недоліків власних знань

Гіпертрофо вана зарозу мілість

Поповнює свої знання, заохочує цю рису у підле глих

Намагається бути у курсі сучасних про блем, періоди чно підвищує кваліфікацію

Стиль спілку вання

Боїться спілкування, спілкується з Налаштований підлеглими Жорстко фо дружньо, спіл лише за їх рмальний кується охоче ініціативою, допускає фа мільярне по водження

Найчастіше залежить від темперамен ту, переваж но комуніка бельний

Характер від носин з під леглими

Диктується настроєм

Дружня мане М’який, по ра поведінки з ступливий, високим сту іноді легкова пенем самокон жний тролю.

Переважно доброзичли вий

Ставлення до дисципліни

Прихильник формальної жорсткої ди сципліни

Розумна дис ципліна, дифе ренційований підхід до лю дей

Підтримує фо рмальну дис ципліну, хоча, іноді покриває порушення

Вимагає фо рмальної ди сципліни, не вміючи її за безпечити

29

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Закінчення табл. 1.1 1

2

3

4

5

Покарання — Використо Залежно від Ставлення до Постійно ви основний ме вує заохо ситуації і рів морального користовує рі тод впливу, чення часті ня підлеглих впливу на зноманітні заохочення — ше, ніж пока застосовує підлеглих стимули. для обраних рання різні засоби

Відповідно до цього професор Роберт Блей і його співробітниця Джейн С. Мутон створили матрицю менеджменту. Блей і Мутон вже давно, задовго до визнання популярних сьогодні ідей «гуманізації», прийшли до висновку, що будь-який результат досягається в «силовому полі» між виробництвом і людиною. Перша «силова лінія» (абсциса) веде до максимального обсягу виробництва, який виражається в різноманітних формах товарів та послуг. Якщо прагнути підвищити продуктивність за будь-яку ціну без уваги до співробітників, то це призводить до сумних наслідків. Друга «силова лінія» (ордината) спрямована на людину. Вона націлена на те, щоб умови праці найбільшою мірою відповідали її потребам і бажанням. Хороше самопочуття і задоволеність роботою — ось друга мета. Між двома «силовими лініями» є певні протиріччя. При цьому утворюється певне «поле», яке показане на рис. 1.1. Матриця менеджменту виділяє по дев’ять градацій на кожній абсцисі та ординаті що дозволило визначити п’ять характерних типів управлінської поведінки (менеджерів), кожна з яких може бути позначена цифрами. Наприклад, код 9.1 позначає стиль управління, який повністю орієнтований на виробництво і приділяє мінімум уваги конкретним людям. Це «жорсткий» курс адміністратора, для якого виробничий результат — все, людина — в кращому випадку виконавець, а взагалі ніхто.

30

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

9 8

Увага до людини

7

1.9. Зацікавлена увага до людських потреб створює дружню ат мосферу і відповідний темп виробництва 5.5. Задовільні результати, середня задоволеність роботою, схильність до компромісів і традицій гальмують розвиток оптимістичного погляду

6 5 4 3 2 1

9.9. Високі результа ти отримують зацікав лені співробітники, які прагнуть спільної мети

9.1. Досягається значний виробничий результат без уваги до людських стосунків

1.1. Мінімальна увага до результатів виробництва 1.2. та людини 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Увага до виробництва

Рис. 1.1. Матриця менеджменту

Менеджер типу 9.1 — поганий менеджер. Що ж собою представляє його протилежність — менеджер, який орієнтується на тип управляння 1.9? Цей стиль управління ставить за головне людські відносини, продуктивність стоїть на другому плані. Не втрачається можливість просто поговорити за чашкою кави, поділитися своїми «хворобами», приєднати до відпустки пару днів. Якщо при цьому не відпрацьовується зміст, не говорячи вже про підвищення продуктивності, то тягар перекладається на інших в очікуванні того, хто «розставить кеглі у потрібному порядку». Менеджер цього типу також виявляється недієвим.

31

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Конфлікти, які придушуються за допомогою сили менеджером типу 9.1, не вирішуються менеджером типу 1.9. Вони порушують встановлену ним гармонію всіх з усіма. Співробітники, не маючи стимулу, стають малоініціативними і втрачають інтерес до творчості. В центрі матриці «знаходяться» менеджери, які прагнуть надійного середнього рівня, їх задовольняє і середній результат. Їх девіз: «Не хапати зірок з неба». Не занадто високої думки вони і про успіхи «гуманізації». Чарівна формула — «компроміс». А тепер поглянемо в правий верхній кут матриці: найвищі результати при максимальному врахуванні потреб людей. Утопія? Скажемо по-іншому: ідеал. Чи можна його досягнути? Ключ до цього — в реальних людських потребах, які полягають в нічого бездіяльності, не в спільному чаюванні або проведенні вільного часу, а в мотиваціях. Людина практичного складу самореалізується в результатах своєї праці. Кожен менеджер повинен знати свою матрицю, вона допоможе мати правильну орієнтацію, чіткіше визначати цілі, підвищити свою кваліфікацію. Завдання: Визначте за матрицею менеджменту який Ви менеджер, на скільки етичні Ваші стосунки з підлеглими, який стиль управління Вам притаманний. Проведіть наступний тест: прочитайте висловлювання п’яти різних менеджерів і визначте ті, які найбільше відповідають Вашим уявленням. А. Для мене важливо прийняти рішення, які в принципі можна здійснити. Я борюсь за свої ідеї, уявлення і стиль поведінки, навіть якщо при цьому доводиться декому наступати на мозоль. Якщо виникають конфлікти, то я усуваю їх, або проводжу свою лінію. Якщо щось зривається, я захищаюсь, виявляю опір або висуваю контраргументи. Я можу бути і цинічним. І піджену і себе, і інших.

32

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

В. Я приймаю рішення інших, приєднуюсь до думки, уявлень і стилю поведінки інших. Якщо виникають конфлікти, я намагаюсь бути осторонь або лишатися нейтральним. Я нейтральний, тому рідко дратуюсь. Я працюю не напружуючись понад того, що абсолютно необхідно. С. Для мене важливо, щоб рішення, які я приймаю, були розсудливими і творчими, щоб їх розуміли і схвалювали. Я вмію слухати і шукаю ідеї, думки і образ поведінки, які відрізнялися б від моїх власних. У мене є переконання, але я сприймаю й інші ідеї, змінюючи свої власні. Якщо виникають конфлікти, я прагну розібратися в їх причині та усунути наслідки. Якщо я роздратований, я стримуюсь, хоча мій настрій помітний. Навіть у важкий момент я можу оцінити жарт. Всі сили я віддаю роботі, і співробітники спостерігають за мною. Д. Для мене важливо зберігати гарні відносини з людьми. Замість того, щоб реалізовувати власний підхід, я надаю перевагу думкам, стилям поведінки і уявленням інших. Я прагну не допускати виникнення конфліктів, якщо ж доходить до конфлікту, я прагну того, щоб люди як можна швидше «вилікували» свої рани і прийшли до нормального стану. Так як напруження призводить до зривів, я завжди дружелюбний. У мене є почуття гумору, мені вдається зберігати дружні відносини або, якщо виникає напруження, переключити увагу. Я рідко керую, але допомагаю завжди. Е. Для мене важлива реалізація здійснених цілей, навіть якщо вони не завжди бездоганні. Якщо з’являються нові ідеї, думки, уявлення, які відрізняються від моїх власних, я шукаю середню позицію. Якщо виникають конфлікти, я намагаюсь бути твердим і справедливим, міркувати чесно. Я прагну підтримувати хороший, рівномірний темп роботи. Результати запропонованого тесту: 1. Типи менеджерів: А = 9.1, В = 1.1, С = 9.9, Д = 1.9, Е = 5.5.

33

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1.2.2. Делегування повноважень Дуже важливим є вміння менеджером організувати свою працю та працю підлеглих. Для підвищення ефективності праці необхідно вміло проводити делегування своїх повноважень. Делегування повноважень — це часова передача підлеглому завдань або діяльності зі сфери менеджера. За даними досліджень робочого часу менеджера 40–60 % робочого часу витрачається на роботу, яку можуть виконати їх підлеглі. Якщо не делегувати, то менеджер або не встигає виконати свою роботу в строк, або виконує її неякісно. Таким чином, делегування необхідно для забезпечення раціонального використання часу менеджера («самоменеджмент»). Для оптимізації робочого часу менеджера можна організувати працю за такими принципами: • принцип американського вченого Парето, згідно з яким концентрація зусиль менеджера на життєво важливих справах практично повністю визначає кінцевий результат; Принцип Парето (співвідношення 80:20) стосовно раціонального використання часу твердить: «Якщо всі робочі функції розглядати з точки зору критерію їх ефективності, то виявиться, що 80 % кінцевих результатів досягається лише за 20 % витраченого часу, тоді як інші 20 % висновку «поглинають» 80 % робочого часу». •

34

принцип колишнього президента США Ейзенхауера: визначення пріоритетів на основі важливості та терміновості. Ейзенхауер, ділячи завдання за їх важливістю і терміновістю, прийшов до так званих завдань А, В, С.

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

А—

завдання: дуже важливі і термінові, виконувати які потрібно негайно

В—

завдання:

важливі, але нетермінові; необхідно визначити, в які терміни їх виконати;

С—

завдання:

менш важливі, але термінові, вирішення яких слід делегувати підлеглим;.

Важність

В — завдання визначити строки

А — завдання негайно

Кошик для сміття

С — завдання делегувати

Терміновість

Рис.1.2. Матриця Ейзенхауера

Справи, які не є ні важливими, ні терміновими, не повинні відволікати уваги менеджера, у якого і так безліч невідкладних справ і стіл захаращений паперами. Інколи це вимагає певного ризику, але такі справи слід відразу викидати в кошик для паперів. До такого ж висновку доходять при аналізі основного правила ефективної праці: за допомогою впорядкування завдань за їх

35

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

значимістю і орієнтацією на результат необхідно встановити пріоритети та починати з найголовнішого (табл. 1.2.). Таблиця 1.2. Дуже важливі

Важливі

Менш важливі

15 % всіх завдань, 65 % загальної значущості

20 % всіх завдань, 20 % загальної значущості

65 % всіх завдань, 15 % загальної значущості

Виконувати самому, не передоручати

Частково передоручати

Доручати, скорочувати, викреслювати

Важливе завдання рідко необхідно виконувати сьогодні або на цьому тижні, в той час як з терміновим завданням хочуть впоратися негайно. Рекомендації менеджерам: 1. Звільняйтеся від тиранії поспішливості. 2. Ніколи не допускайте того, щоб важливі справи ставали терміновими! Намагайтесь термінові, але менш важливі справи не виконувати особисто, а делегувати! 3. Працюйте відповідно до принципу Ейзенхауера і не бійтесь «менш важливі/менш термінові» справи переправляти або в архів, або у кошик. 4. Делегуванням називається доручення робочого завдання, а також передача компетенції та відповідальності. 5. Делегування означає саморозвантаження, воно вивільняє час для виконання керівних функцій (завдань А) і дає шанси співробітникам для розкриття своїх здібностей. 6. Делегування вигідне як для менеджера, так і для підлеглих. Успішне делегування включає: • готовність делегувати (бажання); • здатність делегувати (можливість).

36

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

•

хто неефективно делегує, той здійснює неефективний менеджмент. Шість основних допоміжних питань з делегування, які сприяють оперативному прийняттю рішень: • що слід зробити? • хто повинен це зробити? • чому він повинен це зробити? • як він повинен це зробити? • за допомогою чого він повинен це зробити? • коли він повинен це зробити? Ефективне делегування передбачає відповідну організацію праці: плануйте делегування своїх завдань і слідкуйте за їх виконанням і дотриманням строків за допомогою листка контролю. Ступінь причетності співробітників в процесі делегування відображує вміння менеджера виконувати свої функції (керівництво за допомогою делегування). Алгоритм делегування повноважень містить такі завдання: • підібрати підлеглого; • пояснити завдання; • показати, як вирішувати їх та що робити; • довірити вирішення завдання під наглядом, коригуючи підлеглого; • передати працівникові роботу повністю та контролювати лише виконання. Існує ряд правил делегування: 1. Делегуйте тому, хто може і хоче виконувати частину (- зробіть так, щоб захотів). 2. Делегуйте не тільки обов’язки, але й права та повноваження. 3. Без причини не втручайтеся в робочий процес. 4. Вимагайте проміжних звітів про хід реалізації. 5. Делегуйте завдання цілком.

37

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• • • •

Поганим делегуванням потрібно вважати: делегування вже перевантаженим працівникам; делегування лише частини завдання; делегування непідготовленому працівнику; невміння передавати разом із завданням повноважень та відповідальності.

Пам’ятайте: підлеглі позитивно оцінюють ваш стиль, якщо ви багато делегуєте.

1.2.3. Процес контролю Будь-яке делегування спричиняє контроль за виконанням поставлених завдань. Контроль — це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається із встановлення критеріїв, вимірювання фактично досягнутих результатів і коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів. Контроль (як показано вище), є однією з найважливіших функцій управління. Однак, потрібно пам’ятати, що надмірний контроль сприймається як недовіра та істотно знижує самостійність, ініціативу, почуття відповідальності. З поняттям контролю тісно пов’язано поняття відповідальності і етичності. Важливо вміти не ображати підлеглих постійними перевірками, що сприймається як недовіра. Сім так званих помилок контролю, що викликають роздратування:

38

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Контроль не повинен обмежуватися інцидентами. Нормальний контроль — постійне завдання. Він ні в якому разі не повинен бути приурочений до якихось особливих випадків. Тотальний контроль породжує недбалість. Якщо менеджерові вистачає часу на контроль, то співробітники звільнені від власної відповідальності. Вони цілком покладаються на те, що помилки все одно будуть знайдені шефом. Тотальний контроль робить людей несамостійними і неохайними. Прихований контроль викликає тільки невдоволення. Він виявляється в різноманітних проявах. Є менеджери, котрі після роботи перевіряють кошики для паперу своїх співробітників, щоб дізнатися, з чого починався і чим закінчувався їх робочий день. Прихований контроль здійснюється через «стукачів». Знаходиться яка-небудь особа, яка інформує шефа про все: хто що робить, про що говорять, як розподілені ролі. Контролювати слід не тільки улюблену дільницю. Загроза криється в тому, що співробітники швидко з’ясовують, що перевіряється, а що ні. Контроль — не проформа. Щоб бути на рівні своїх обов’язків, менеджер повинен здійснювати контроль. Але він робить його поверхово, вибірково, з таємною надією, що нічого не буде знайдено. Навіть якщо якась помилка буде виявлена, то шеф її виправить. Це в тому випадку, коли менеджер не бажає псувати свої стосунки з підлеглими. Тут напрошується висновок: хто не контролює — той не цікавиться досягненнями своїх співробітників. Не контролюйте через недовіру. Коли контроль успішний? Коли що-небудь виявлено! Деякі роблять з цього практичні висновки і шукають до тих пір, поки що-небудь не знайдуть. Такі менеджери не користуються довірою й любов’ю. Вони позбавляють співробітників радощів від своєї праці. Підозрілість говорить про те, що люди невпевнені в собі.

39

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

7.

Не варто тримати висновки при собі. Слід відзначити, що негативні результати контролю безплідні, якщо не стають предметом обговорення. Буває, що ви невпевнені в правильності своїх висновків. Внесіть ясність якнайшвидше. Якщо ж ви негайно доведете висновки до співробітників, то й вони зроблять правильні висновки. Ведіть нормальну, відкриту, зацікавлену розмову. При визначенні винних необхідно весь час пам’ятати про мнемонічне правило «управлінської п’ятірні». Якщо на «винного» вказує один палець менеджера (вказівний), то на нього самого — три інших (середній, безіменний, мізинець). (рис.1.3.).

Хто винен? Виконавець?

Хто обирав цього виконавця? Хто давав завдання та інструктував його? Хто здійснював контроль?

Рис. 1.3. «Управлінська п’ятірня»

Отож, задайте собі питання: хто обирав цього виконавця? хто давав завдання та інструктував його? хто здійснював контроль? І Ви зрозумієте, наскільки складна та емоційно напружена праця менеджера, які її етично-психологічні особливості. Вона неможлива • • •

40

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

без залучення до вирішення управлінських завдань інформаційних систем та технології.

1.3. Інформаційні технології і інформаційні системи в управлінні 1.3.1. Основні терміни і визначення Інформаційні технології виконують вирішальну роль в управлінні бізнесом і є істотним чинником його успіху. Для того, щоб зрозуміти приховану потужність сучасних інформаційних технологій і виявити можливості їх прикладного застосування менеджерів необхідно навчати новому індуктивному стилю мислення. Більшість менеджерів знає, як мислити дедуктивно, тобто, вони добре виявляють проблеми, а потім шукають і оцінюють різне вирішення цих проблем. Проте застосування інформаційних технологій для управління бізнесом вимагає індуктивного мислення — здібності спочатку побачити ефективне вирішення, а потім шукати проблеми, до яких воно застосовне і про існування яких фірма, можливо, і не підозрює. Враховуючи необхідність використання можливостей сучасних інформаційних технологій для абсолютно нових цілей, одне з головних завдань при підготовці менеджерів полягає у вивченні і усвідомленні нових, невідомих раніше можливостей технологій замість добре відомих. Своєчасність і якість виконання функцій управління реалізується на ринку у вигляді прибутку. На управлінські, організаційні і міжособистісні відносини в трудовому колективі впливають безліч чинників. Це економічні, етичні, естетичні, адміністративні і багато інших чинників. Формою виразу цих чинників є інформація, яка стає безпосереднім предметом праці менеджера. Кінець кінцем, інформація виражає певні відносини в процесі здійснення господарської діяльності.

41

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Беручи до уваги швидкість зміни інформаційних технологій і появу нових, сучасний менеджер повинен постійно вивчати нові технології, розуміти їх значущість, визначати сфери застосування, розподіляти ці сфери усередині фірми і розробляти плани упровадження. Тому, фахівці — менеджери, які зможуть виконати ці роботи до того, як технологія стане доступною, неминуче дозволять фірмі вирватися вперед в гострій конкурентній боротьбі. Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих в прийомах праці, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових чинників виробництва, засобах їх поєднання для створення продукту або послуги, що відповідає певним вимогам. Тому технологія нерозривно пов’язана з машинізацією виробничого або невиробничого, перш за все управлінського процесу. Управлінські технології ґрунтуються на застосуванні комп’ютерів і телекомунікаційної техніки. Згідно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія — це комплекс взаємопов’язаних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації; обчислювальна техніка і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їх практичні додатки, а також соціальні, економічні та культурні проблеми. Самі інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих первинних витрат і науковоємної техніки. Їх введення повинне починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків в системах підготовки фахівців.

42

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Інформаційні технології (ІТ) в даний час можна класифікувати за рядом ознак, зокрема: способу реалізації в інформаційній системі, ступені охоплення завдань управління, класам реалізованих технологічних операцій, типу призначеного для користувача інтерфейсу, варіантам використовування мережі ЕОМ, обслуговуваної наочної області, що обслуговується. Розглянемо, що таке інформаційні системи і як вони пов’язані з інформаційними технологіями. Неодмінним компонентом успіху в сучасному бізнесі стали інформаційні системи (ІС), які проникають у всі функції бізнесу і ефективно зв’язують їх. Використання ІС фірмами і організаціями висвічує ступінь сучасності підготовки їх адміністрації і менеджменту. Тому в США, наприклад, більшість менеджерів або бізнесменів вищого рівня освоюють під час навчання один-два курси за ІС — не просто роботу на комп’ютері, а саме розуміння організаційної концепції і різновидів ІС, процесів побудови ІС, їх можливостей в різних ділових сферах. Інформація є найважливішим життєвим ресурсом, який практично розуміють як необхідні і корисні дані, представлені в зручному вигляді, відповідно до вимог користувача. Людина обдумує і використовує інформацію з метою виживання (особи, фірми або організації) в сучасному суспільстві. Управління — найважливіша функція, без якої немислима цілеспрямована діяльність будь-якої соціально-економічної, організаційно-виробничої системи (підприємства, організації, території). Систему, що реалізовує функції управління, називають системою управління. Найважливішими функціями, реалізованими цією системою, є прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль і регулювання. Управління пов’язане з обміном інформацією між компонентами системи, а також системи з навколишнім середовищем. В процесі

43

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

управління одержують відомості про стан системи кожної миті, про досягнення (або не досягненні) заданої мети з тим, щоб впливати на систему і забезпечити виконання управлінських рішень. Таким чином, будь-якій системі управління об’єктом відповідає своя інформаційна система, що зветься інформаційною системою. Інформаційна система — це сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямого і зворотного інформаційного зв’язку об’єкту, методів, засобів, фахівців, що беруть участь в процесі обробки інформації і виробленню управлінських рішень. Автоматизована інформаційна система є сукупністю інформації, економічно-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і фахівців, призначену для обробки інформації і ухвалення управлінських рішень. Класифікація інформаційних технологій може проводитися за різними параметрами (табл. 1.3.). Таблиця 1.3. Інформаційні технології Традиційні За способом реалізації в ІС Нові інформаційні технології Електронна обробка даних Автоматизація функцій управління За ступенем охоплення завдань управління

Підтримка ухвалення рішень Електронний офіс Експертна підтримка

44

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Закінчення табл. 1.3 Робота з текстовим редактором Робота з табличним процесором За класом технологічних операцій, що реалізуються

Робота з СУБД Робота з графічними об’єктами Мультимедійні системи Гіпертекстові системи Пакетні

За типом використання інтерфейсу

Діалогові Мережеві Локальні

За способом побудови мережі

Багаторівневі Розподілені Бухгалтерський облік Банківська діяльність

За обслуговуваними предметними галузями в ділянках

Податкова діяльність Страхова діяльність Інші

Таким чином, інформаційна система може бути визначена з технічної точки зору як набір взаємозв’язаних компонентів, які збирають, обробляють, запасають і розподіляють інформацію, щоб підтримати ухвалення рішень і управління в організації.

45

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

На додаток до підтримки ухвалення рішень, координації і управлінню інформаційні системи можуть також допомагати менеджерам аналізувати проблеми, роблять зримими комплексні об’єкти і створюють нові вироби. Інформаційні системи (ІС) містять інформацію про людей, місця і об’єкти усередині організації або в навколишньому середовищі. Інформацією ми називаємо дані, перетворені у форму, яка є значущою і корисною для користувачів. Дані, навпаки, є потоками сирих фактів, що подають результати, що зустрічаються в організаціях або у фізичному середовищі перш, ніж вони були організовані і перетворені у форму, яку користувачі можуть розуміти і використовувати. За джерелами надходження інформацію можна розділити на зовнішню і внутрішню. Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищестоящих органів, різних матеріалів центральних і місцевих органів управління, документів, що поступають від інших організацій і підприємств-суміжників. Внутрішня інформація відображає дані про хід діяльності на підприємстві, про виконання плану, про роботу підрозділів, ділянок служб, про збут виробництва. Всі види інформації, необхідної для управління, є інформаційною системою. Система управління і система інформації на будь-якому рівні управління утворює єдність. Управління без інформації неможливе. Інформаційну систему менеджменту (ІСМ) деякі розуміють як синонім ІС, інші — як чітко регламентовану систему поставки стандартних звітів. У сучасній системі знань про менеджмент і про ІС термін «інформаційна система менеджменту» розуміється розширено — як коло різноманітних ІС, які забезпечують менеджерам ефективне ухвалення рішень щодо розвитку керованого об’єкту. При цьому ІСМ вважається як комп’ютеризована система, що поєднує нові інформаційні технології з роботою менеджера.

46

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Ключовою відмінністю визначень «ІС» і «ІСМ» є включення ухвалення рішень у визначення ІСМ. Метою ІСМ є ефективне ухвалення рішень менеджерами щодо розвитку керованого об’єкту. ІСМ — це наймобільніша система, яка дозволяє менеджерам вільно й оперативно, на своєму робочому місці, використовувати, залежно від ситуації, спеціальні засоби проектування альтернатив рішення. Таке наукове трактування ІСМ додає особливої привабливості ІСМ з боку корпусу бізнесменів і менеджерів. Так називають в багатьох зарубіжних організаціях відділи комп’ютерно-інформаційного сервісу або навчальні курси з ІСМ в університетах. Аналогічно тому, як функціональна суть автоматизованої бухгалтерської інформаційної системи визначається суттю бухгалтерського обліку, так і суть інформаційних систем менеджменту визначається суттю менеджменту, як особливої предметної області. Три процеси в інформаційній системі виробляють інформацію, якої потребують організації для ухвалення рішень, управління, аналізу проблем і створення нових виробів або послуг — це введення, обробка і виведення результатів. В процесі введення фіксуються або збираються відомості усередині організації або із зовнішнього оточення. В процесі обробки цей матеріал перетвориться в більш значущу форму. На стадії виходу оброблені дані передаються персоналу або процесам, де вони використовуватимуться. Інформаційні системи також потребують зворотного зв’язку, який є обробленими даними, що повертаються, потрібними для того, щоб пристосувати елементи організації для допомоги в оцінці або виправленні оброблених даних. Хоча комп’ютерні інформаційні системи використовують комп’ютерні технології, щоб переробити неперевірені відомості в значущу інформацію, існує відчутна відмінність між комп’ютером і комп’ютерною програмою, з одного боку, і інформаційною системою — з іншою. Електронні обчислювальні машини і програми для них — технічна підстава, інструментальні засоби і матеріали сучасних

47

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

інформаційних систем. Комп’ютери забезпечують зберігання і перетворення інформації. Комп’ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами керівництва щодо обслуговування, які управляють роботою комп’ютерів. Але комп’ютери — тільки частина інформаційної системи. Можна як аналогію привести приклад будівлі. Будівлі споруджені за допомогою молотків, цвяхів і дерева, але вони самі по собі не роблять будинок. Архітектура, проект, установка і всі рішення на шляху до створення елементів — це теж частини будинку. Комп’ютери і програми — це тільки інструменти і матеріали, але вони самі по собі не можуть виробляти потрібну для організації інформацію. Щоб уявити інформаційні системи, потрібно зрозуміти проблеми, для яких вони розроблені, визначити їх архітектуру, складові і організаційні процеси, завдяки яким можна прийти до цих рішень. Сьогоднішні менеджери повинні об’єднувати комп’ютерну писемність з системною інформаційною писемність. З позиції ділового бачення інформаційна система являє собою організаційні і управлінські рішення, засновані на інформаційних технологіях, у відповідь на виклик, що посилається навколишнім середовищем. Розглянемо цей вираз, тому що він підкреслює організаційну сторону і природу інформаційних систем, які здійснюють управління. Розуміти інформаційні системи — це не означає бути грамотним у використанні комп’ютерів, менеджер повинен ширше розуміти суть організації, управління і технологій інформаційних систем і їх можливість забезпечити рішення проблем в діловому навколишньому середовищі. Із зростанням технічної потужності ІТ, комп’ютери почали не просто полегшувати роботу людини, а дозволяють виконувати те, що без ІТ було неможливим. У зв’язку з тим, що менеджеру доводиться приймати рішення в умовах великої невизначеності і ризику, нові можливості інформаційних систем дуже швидко починають знаходити застосування в бізнесі.

48

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Говорячи про «нові» можливості ІС в менеджменті, справедливіше називати деякі з них новими тільки для нас. Наприклад, системи підтримки ухвалення рішень вже більше двох десятиліть використовуються в розвинених країнах, але поки що не набули широкого поширення в нашій країні.

1.3.2. Інформаційні вимоги до систем управління Процес ухвалення рішень за Г. Саймоном має три стадії: інформаційну, проектну, а також стадію вибору. На інформаційній стадії досліджується середовище, визначаються події і умови, що вимагають ухвалення рішень. На проектній стадії розробляються і оцінюються можливі напрями діяльності (альтернативи). На стадії вибору обґрунтовують і відбирають певну альтернативу, організовуючи стеження (моніторинг) за її реалізацією. Окремі стадії процесу можуть багато разів повторюватися, якщо менеджер не буде задоволений зібраною інформацією або результатами її обробки. До кожної стадії пред’являються свої унікальні вимоги. На інформаційній стадії менеджери одержують від ІС зведення про роботу організації, які можуть спонукати до ухвалення рішень. Наприклад, звіти щодо аналізу продажу, які поступають до менеджера за графіком або за разовою вимогою, інформують про рівень продажу, загальну тенденцію і виняткові ситуації для фірми. Результати вивчення ринку і огляд зовнішніх баз даних можуть дати відомості про зміни конкурентоспроможності фірми або споживацьких переваг. На цій стадії менеджер повинен уміти робити незаплановані, ситуативні, разові (ad-hoc) запити, відшукуючи необхідні дані. Для цих цілей в програмному забезпеченні сучасних офісних систем є могутні засоби запитів, засоби стиснення, фільтрації і обробки інформації, одержаної шляхом запиту.

49

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

На проектній стадії менеджер повинен з’ясувати, чи є ситуація, що вимагає ухвалення рішення, програмованою або непрограмованою, тобто структурується вона чи ні. Програмовані (структуровані) рішення можуть бути деталізовані і розписані наперед, приводячи до певного (детермінованого) алгоритмічного рішення. Якщо рішення, що має характер вірогідності, воно повинне бути визначене через вірогідність можливих результатів. Непрограмовані (неструктуровані) рішення виникають, коли неможливо дати попередню специфікацію більшій частині процедур ухвалення рішення. Більшість реальних ситуацій залежить від випадкових подій і невідомих чинників. Деякі процедури можуть бути приречені, але цього недостатньо для автоматизованого отримання конкретної рекомендації, тобто досить часто рішення можуть бути напівструктурованими. Менеджер повинен робити разові запити в базу даних організації або компанії і вести діалог з комп’ютеризованою інформаційною системою, поступово наближаючись до формулювання рішення. Тут виявляються корисними інтерактивні і автономні системи підтримки рішень, а також експертні системи, які менеджер може використовувати залежно від ситуації. Наприклад, використовуючи програмні модулі «що, якщо» («What if), що є в електронних таблицях, менеджер може ставити конкретні питання, типу: «Який обсяг продаж буде беззбитковим, якщо понизити рекламні витрати на 10, 20, 25 %?" На стадії вибору інформаційні системи повинні полегшувати менеджеру вибір правильного напряму діяльності і забезпечувати зворотний зв’язок для контролю за виконанням рішення. Передбачається, що на першій стадії була зібрана необхідна інформація, а на другій — розроблений і оцінений ряд альтернатив, інакше менеджер може повернутися до ранніх стадій у пошуках якнайкращого (оптимального) рішення. Через реальні обмеження за часом і ресурсами менеджери частіше вибирають просто рішення, яке задовольняє, а не оптимальне рішення (принцип обмеженої раціональності). За

50

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

допомогою зворотного зв’язку оцінюється хід втілення рішення в життя, і при необхідності коректування рішення або розробляється нове. Рішення часто ухвалюються не поодинці, а в груповому режимі (у консультативному стилі). Тут менеджеру можуть бути корисні експертні системи, що дають рекомендації на основі вузько спеціалізованих моделей менеджменту. Наприклад, модель Врума-Йеттона, підтримувана комп’ютером, допомагає менеджеру вибрати відповідний до ситуації стиль рішення (авторитарний, консультативний, повна участь). Два останні типи торкаються ухвалення групових рішень. Для підвищення ефективності групового ухвалення рішень використовують ряд методів (мозкової атаки, метод номінальної групи), а також комп’ютерну підтримку (електронні наради, інформаційні системи підтримки групових рішень). Застосування інформаційних технологій тут є одним з чинників підвищення ефективності групового рішення. Метод номінальної групи (МНГ) ефективніший за традиційні неструктуровані методи. Він включає чотири стадії: • кожен член групи письмово і незалежно висловлює своє бачення проблеми; • всі ідеї збираються і подаються групі (інформаційна стадія); • група обговорює і оцінює кожну ідею (проектна стадія); • кожен незалежно ранжирує всі внесені ідеї, після чого ранги зіставляються і виноситься групова ухвала (стадія вибору в процесі ухвалення рішень). Існують інформаційні системи, що підтримують групові рішення, і серед них — системи електронних зустрічей. Інформаційні вимоги на різних рівнях менеджменту На різних рівнях менеджменту також пред’являються різні інформаційні вимоги. Інформаційні вимоги менеджменту безпосередньо залежать від конкретного рівня менеджменту — стратегічного, тактичного,

51

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

оперативного, тобто пов’язане з традиційним розподілом керівництва на вище, середнє і оперативне (контролююче). 1. Стратегічне планування і контроль виконує вищий управлінський склад, розробляючи генеральну стратегію, довгострокові цілі і задачі організації, а також здійснюючи моніторинг реалізації стратегії і її коректування. 2. Тактичне планування і контроль здійснює середній управлінський склад, який розробляє коротко — і середньострокові плани, кошториси, другорядна мета, розукрупнює стратегію по підрозділах, привертаючи і розміщуючи ресурси, а також контролюючи роботу підлеглих організаційних підрозділів. 3. Оперативне планування і контроль. Менеджери цього рівня розробляють короткострокові плани і програми, контролюють використання ресурсів і реалізацію поставлених завдань конкретними робочими групами. На оперативному рівні ухвалюються структуровані рішення, на тактичному — напівструктуровані, на стратегічному — неструктуровані. Чим вище рівень менеджменту, тим більше неструктурованих рішень. Тому коло засобів і методів формування інформації не однакове для всіх рівнів. На стратегічному рівні потрібні підсумкові нерегламентовані звіти, прогнози і зовнішня інформація для розробки генеральної стратегії. На оперативному рівні, потрібні регулярні внутрішні звіти з детальним порівнянням поточних і базисних показників, які допомагають стежити за щоденними операціями. Отже, інформаційні системи повинні відповідати вимогам менеджерів на різних управлінських рівнях і надавати їм будь-яку інформацію. Інформаційні вимоги різних функцій менеджменту Менеджмент традиційно описується як процес керівництва, що включає управлінські функції, сформульовані на початку XX століття французом Генрі Файолем: планування, організація, управління

52

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

персоналом, керівництво (мотивація), контроль. (У теорії управління є й інші градації функцій, наприклад: планування, організація, мотивація, контроль.) ІС забезпечують менеджера даними для виконання всіх функцій менеджменту. У плануванні ІС можуть надати дані і можливі моделі планування, повідомити про потреби щодо внутрішніх ресурсів і зовнішніх чинників (наприклад, про ставки відсотка, курсі валют). Підтримка функції планування вимагає наявності телекомунікацій, використання спеціальних моделюючих програм або програмних модулів універсальних офісних систем (з електронними таблицями), широкого використання графічних засобів, можливостей програвання і збереження сценаріїв. Виконуючи функцію планування, менеджер повинен мати на робочому місці як мінімум програмні засоби, що реалізовують методи аналізу «що, якщо», кореляційно — регресійний і інші методи статистичного аналізу, засобу аналізу і прогнозування на основі трендів, засобу оптимізації і підбору параметрів. Особливо цінні можливості для планування має спеціальне програмне забезпечення фінансового моделювання. У управлінні персоналом, при формуванні робочих груп, менеджеру може допомогти інформація кадрової бази даних. Для цього необхідно, щоб в базі даних, окрім традиційних анкетних відомостей, зберігалася також і інформація про знання, уміння і психологічні характеристики працівника. Для індивідуальних характеристик особи працівника, набір різних комп’ютерних програм тестування. Такі можливості ІС як, наприклад, електронна пошта забезпечують комунікації в керівництві організацією, полегшуючи для менеджера спілкування з підлеглими і іншими рівнями управління. При здійсненні контрольної функції обсяг даних і рутинних обчислень, що повторюються, настільки великий, що без ІС обійтися просто неможливо. Тут регламентовані зведення регулярно інформують про відхилення від стандартів, прогнозів, кошторисів, реально підтримуючи зворотний зв’язок і допомагаючи вносити

53

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

корективи в діяльність організації. Тому упровадження першої черги інформаційної системи звичайно забезпечує вимоги функції контролю. Інформаційні вимоги, пов’язані з ролями менеджера Одна з класичних моделей менеджменту проливає світло на особливу роль телекомунікацій для менеджера. Мова йде про розроблену Генрі Мінцбергом (1970г.) модель менеджера як виконавця десяти управлінських ролей. Менеджер повинен володіти повноваженнями і статусом щодо виконання особових ролей, інформаційних ролей і ролей ухвалення рішень. 1. Особистісні ролі вимагають, щоб менеджер був (1) лідером у підлеглих, (2) зв’язковим із зовнішнім середовищем, а також (3) обличчям фірми в офіційних зустрічах, 2. Інформаційні ролі вимагають, щоб менеджер був (4) оглядачем інформації про стан організації, (5) розповсюджувачем інформації усередині організації, (6) оратором і інформатором для зовнішнього середовища. 3. Ролі ухвалення рішень вимагають, щоб менеджер був (7) підприємцем в зміні середовища, що впливає на працездатність організації; (8) енергійним і рішучим менеджером при настанні непередбачених подій; (9) розподільником ресурсів усередині організації; (10) посередником, вирішальним, який вирішує внутрішні і зовнішні проблеми. Інформаційні системи можуть поліпшити виконання всіх ролей менеджера, але перш за все вони підтримують ролі 2, 4, 5, 6, 9, 10. З позицій моделі Мінцберга стає особливо очевидною необхідність для менеджера телекомунікаційних засобів, які сприяють виконанню зв’язкових та інформаційних ролей 2, 4–6. При цьому комунікаційні засоби, на думку менеджера, є набагато значнішими, ніж розрахунково-моделюючі засоби. Проте і вони можуть бути необхідні менеджеру при виконанні ним ролей 8, 9, 10, пов’язаних з ухваленням рішень, особливо, коли відбуваються непередбачені події, які вимагають швидкого аналізу ситуації і оперативного ухвалення рішень.

54

Частина 1 ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Запитання і завдання для обговорення Дайте визначення об’єкту управління. Як ви можете визначити суб’єкт управління. Назвіть відомі вам функції управління. Що таке інформаційні технології. Як можна класифікувати інформаційні технології. Що таке інформаційна система. Дати визначення терміну «Інформаційна система менеджменту». Інформаційні вимоги до управляючих систем на інформаційній стадії. 9. Інформаційні вимоги до управляючих систем на проектній стадії. 10. Інформаційні вимоги на різних рівнях менеджменту. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

55

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА Завжди не вистачає часу, щоб виконати роботу як слід, але для того, щоб її перероби ти, час завжди знайдеться. Закон Мескімена Секрет успіху — в щирості. Як тільки ви зможете її зобрази ти, вважайте, що ви у виграші. Формула успіху Глайма

Тисячолітня історія розвитку менеджменту до середини минулого сторіччя базувалася на примітивних технічних засобах (папірус, папір, блокнот, пензлик, олівець, гусяче перо, ручка, рахівниці, арифмометр, годинник, телеграф). Ухвалені рішення передавалися частіше у вигляді усних розпоряджень або письмових наказів через кур’єрів. Концентрація виробництва, зростання числа менеджерів, інтернаціоналізація бізнесу вимагає розробки уніфікованої документації і технічних засобів, що полегшують роботу менеджера. З часом прийшло розуміння, що автоматизація управлінської праці дає значно більший ефект, ніж скорочення ручної праці у виробництві. Відома безліч технологій і засобів організації управлінської праці, які залежно від принципів фіксації інформації і техніки роботи можна розділити на п’ять поколінь.

56

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Календар Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла в минулому столітті і в досконалому вигляді матеріалізувалася у вигляді перекидного календаря в 1870 р. На кожен день відводилася одна сторіночка календаря, де вказувалося число, день тижня, місяць і рік, а згодом додалися національні і релігійні свята, дні народження великих людей. Наявність вільного простору давала можливість робити необхідні записи: переговори, наради, витрати, зустрічі, заходи. Майже сторіччя перекидний календар був основним інструментом урядовця і менеджера. Проте з розвитком радіо, телебачення його роль як оперативного інформатора стала знижуватися, а стаціонарне розміщення на робочому столі було явною незручністю для комівояжерів, брокерів, агентів, маклерів Тому результатом вдосконалення перекидного календаря стали щоденник і тижневик. Щоденник Перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокнота різного формату з міцною обкладинкою. Щоденник можна було брати з собою у відрядження і на наради, поклавши в портфель або дипломат. Збереження інформації більш досконаліше, ніж у перекидного відривного календаря. Ще зручнішим для менеджера виявився тижневик, в якому була можливість планування робочого тижня і дня, контролю за виконанням записаних заходів, аналізу витраченого часу, швидшого пошуку інформації, яка групувалася за 52 тижнями, а не 365 днями. У 80-х рр. тижневики майже витіснили перекидні календарі і набули настільки широке поширення, що стали елементом ділового стилю підприємства. «Організатор» Поєднання в одному інструменті різних засобів, таких як календар, блокнот, адресна і телефонна книжки.

57

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• • •

До числа недоліків «організатора» слід віднести такі: відсутність чіткої класифікації і систематизації записів, оскільки в ньому об’єднані різні інструменти; безліч модифікацій інструментів з різним розміщенням компонентів і дизайном, що ускладнює його використання; відсутність методів цільового планування і технології вирішення «слонячих задач».

«Тайм менеджер» Усунення перерахованих недоліків вдалося досягти в «Тайм менеджері». «Тайм менеджер» (ТМ). Інструмент був створений у 1975 р. заповзятливим подружжям з Данії. Їм вдалося матеріалізувати головну ідею цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій і технології вирішення великих заходів («слонячих задач»). ТМ став інструментом третього покоління і флагманом для досягнення кінцевих результатів на відміну від рутинної фіксації виконання заходів в календарі. Він дозволяє менеджеру чітко контролювати і розпоряджатися своїм часом виходячи з поставлених цілей, зв’язати воєдино «що і «коли» Ви хочете робити. ТМ створює єдину технологічну базу для ухвалення і виконання рішень (цілі, функції, завдання, операції) на основі гнучкого календаря (плани на рік, місяць, тиждень, день). Інструмент ТМ буде більш докладно розглянуто в наступному розділі, тому відзначимо тут тільки його переваги й недоліки. Переваги ТМ: • дозволяє добиватися поставлених цілей на основі повсякденного вирішення «слонячих задач»; • дає можливість розставити пріоритети, мати огляд справ і раціонально використовувати свій час; • дозволяє підвищити свій творчий потенціал, жити повноцінним життям і краще спілкуватися з оточуючими; • допомагає розвинути в собі більш гнучкіше і спокійніше ставлення до змін за рахунок оперативного внесення змін і використання змінних блоків бланків;

58

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

•

•

•

•

наголошується зростання продуктивності праці управлінського персоналу, коли ТМ стає базовим інструментом роботи всього підприємства. Проте ТМ має і свої недоліки: неможливість застосування для широкого кола менеджерів і фахівців. Так, ТМ неприйнятний для не дуже організованих і малодисциплінованих творчих людей, що працюють за столом, забитим і заваленим паперами; необхідність спеціального навчання за ТМ (мінімум 2 — денний семінар) і додаткові витрати часу на внесення інформації в ТМ (не менше 30 хв. на день); висока вартість інструменту і навчання, оплату яких можуть дозволити собі тільки успішні фірми.

Електронний записник Розвиток електронної техніки не залишив без уваги управлінський персонал і призвів до створення універсального електронного «організатора». Електронні записники (ЕЗК) були сконструйовані в Японії. Вони з’явилися в 80-х рр. і відразу одержали визнання у широкого кола громадянства: бізнесменів, менеджерів, комівояжерів, інженерів, студентів, туристів. В основному завдяки багатоцільовому використанню ЕЗК і малому розміру. Які ж переваги використання ЕЗК? 1. Малий розмір і маса дозволяють носити ЕЗК в кишені сорочки піджака 2. Наявність незалежного будильника і годинника з часовим поясом. 3. Можливість програмувати події, віддалені від теперішнього часу на декілька років. 4. Календар до 2099 р. 5. Звукове нагадування про настання запланованої події. 6. Телефонний довідник. 7. Блокнот для ділової інформації.

59

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

8.

Можливість працювати з конфіденційною інформацією, забезпеченою кодом доступу. 9. Мережевий графік, що формується автоматично при плануванні подій на день, дає повне уявлення про ресурси вільного часу. 10. Зручність роботи в «польових умовах»: у переповненому автобусі, електричці натискати на клавіші набагато зручніше, ніж писати олівцем. 11. Можливість резервного копіювання на диск комп’ютера і створення таким чином архіву інформації. Які проблеми можуть виникнути у користувача ЕЗК? Як і будь-яка інша річ, ЕЗК може загубитися. Причому, як правило, інформація, яку він зберігає, набагато більш цінна, ніж сам інструмент. Більш того, якщо ЕЗК з Вашою інформацією яким-небудь чином потрапить до Вашого конкурента, то можете попрощатися зі своїми комерційними таємницями, якщо тільки не зберігаєте їх в секретному файлі, захищеному паролем. Ніколи не тримайте ЕЗК під дією сильних магнітних полів. Були випадки, коли пам’ять стиралася при проходженні з ЕЗК через дугу металошукача в аеропорту. При зміні батарей суворо дотримуйтесь інструкції спочатку змінюйте одну, потім іншу батарею. Якщо Ви витягнете відразу обидві батареї, Ваші дані будуть втрачені. Не залишайте ЕЗК під дією прямого сонячного проміння, не користуйтеся нею при мінусовій температурі, не допускайте контакту з кислотними і лужними середовищами. Не протирайте екран і клавіатуру спиртом — можете стерти букви з клавіатури, а екран зробиться нечітким. Проте, не зважаючи на незручності технології, ЕЗК повсюдно визнаний для планування і зберігання інформації і все більш широко використовується. Комп’ютерні системи організації праці Набули поширення на початку 80-х рр. з бурхливим розвитком персональних комп’ютерів, коли вони стали невід’ємною частиною

60

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп’ютер як інструмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця будь-якого профілю одержала «друге дихання», коли в програмне забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове планування, ключові завдання, гнучкий календар, проблемно-орієнтовані бланки. З найвідоміших слід зазначити програмне забезпечення ТМ «Ключ до результатів» на базі комп’ютерів IBM і Macintosh і «Lotus» і «MS Outlook» на базі IBM. Вони дозволяють вирішувати такі завдання: • «Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиждень, день з контролем досягнення результатів; • «Документообіг» — автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук інформації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва, дата, прізвище, підприємство і т.ін.); • «Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку; • «Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні розрахунки в процесі роботи за основним завданням користувача. При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується на принтері і захищається паролем. Система «Lotus Organizer» досить демократична: на одному комп’ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих. Комп’ютерні системи володіють цілим рядом явних переваг в порівнянні з ручними інструментами і ЕЗК: • практично необмежений обсяг пам’яті, який дозволяє записувати значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах і в державних органах; • можливість обміну даними усередині підприємства через інформаційні мережі, а через модемний зв’язок з будь-якими іншими архівами в країні і в світі;

61

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

•

•

•

•

повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будьяких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ, проект, період часу і т.ін.); автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на рутинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на вирішенні ключових завдань. Недоліки комп’ютерних систем: необхідність володіння персональним комп’ютером в режимі користувача і додаткового вивчення програмного забезпечення. Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп’ютером, довіряючи його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину інформації або маємо її невідповідність дійсності; висока ціна організації робочого місця співробітника, оснащеного комп’ютерною системою, що прийнятне тільки для успішної фірми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу.

Рекомендації щодо вибору інструмента Дуже непроста справа — дати пораду щодо того, на якому інструменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітника, запланованих річних витрат, рівня володіння комп’ютером і характеру роботи співробітника. Подамо рекомендації в табличній формі (табл. 2.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство може для своїх співробітників придбати календарі або «організатори» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце тиражування інструментів в тисячах копій. Підприємство малого бізнесу з чисельністю працівників 50– 100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмового стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

62

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Таблиця. 2.1. Характеристики

Кален# Органі# Тайм# Електронний Комп’ютерна дар затор менеджер записник система

Тип підприємства або організації велике середнє мале

+ + +

+ + +

Категорія співробітника менеджер фахівець службовець

+ + +

Заплановані річні витрати на 1 співробітника високі (більше 1000 дол) середні (від 200 до 1000 дол) невеликі (від 10 до 200 дол)

+

+

+

Рівень володіння комп’ютерною технікою високий (програміст) середній (користувач) низький (епізодично) нульовий (не володіє)

+

+

+

+

+

+ + +

+ + +

Характер роботи співробітника постійно на робочому місці частково на робочому місці епізодично на місці

+

+

+

+

+

+ +

+ +

+ +

+ + +

+

+ +

+ + +

+

+ +

+ +

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+ +

+

63

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Категорія співробітника має також велике значення у виборі інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користуватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він зобов’язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному футлярі. Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному кріслі, користується перекидним календарем і працює на запорошеному комп’ютері IBM ХТ. Бажано, щоб керівники підрозділів мали вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була б уніфікованою. Це завжди дає економічний ефект. Фахівці підприємства, які володіють комп’ютерною технікою, повинні користуватися ЕЗК і комп’ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу ручним інструментам, — мати під рукою календар або «організатор». Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 співробітника. Якщо Ви можете витратити більше 1000 дол. на рік, то Ви можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з календаря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними блоками раз в 2-3 р. і закінчуючи комп’ютерною системою організації праці. Важливо все-таки мати довгострокову програму роботи з сучасними інструментами і не робити різких поворотів. Ми б рекомендували як базовий набір для керівників і провідних фахівців такого підприємства ТМ, ЕЗК і комп’ютерну систему. При плануванні витрат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте значних вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до 200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організатором» або ЕЗК. Ми б рекомендували зупинитися на останніх двох. Рівень володіння комп’ютерною технікою визначає ручний або комп’ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі користувача володієте комп’ютером, то проблем з освоєнням ЕЗК або комп’ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння комп’ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (календар, «організатор» або ТМ).

64

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Важливе значення у виборі інструмента має характер роботи співробітника, що визначається часом перебування на робочому місці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то Ваш вибір максимальний. При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту часу Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля, часто буваєте на нарадах — тоді комп’ютерна система для Вас не підходить. Співробітники, що мають роз’їзний характер роботи (комівояжери, агенти, водії, кур’єри і т. п.), можуть ефективно використовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.

2.1. Управління робочим часом або «тайм менеджмент» У лексиконі ділового співтовариства з’явилося модне слово — «тайм-менеджмент», яке, напевно, скоро стане таким же популярним як магічна абревіатура МВА. Технології, що дозволяють оптимізувати робочий день, насправді існують. Інше питання, як вони реалізуються в житті. Термін «тайм-менеджмент (ТМ)» походить від англійського time-management, що в перекладі означає «управління часом». Під ТМ мається на увазі технологія обліку часу і планування робочого дня. Вона вимагає серйозних вольових зусиль і постійної уваги. Керівники вдаються до таких суворих заходів лише зіткнувшись із зниженням ефективності або цейтнотом. Звичайно менеджера відволікають один раз через вісім хвилин. Насправді, це дуже багато. Кожні вісім хвилин жертвувати своїм часом заради відволікань, нехай навіть і дуже необхідних. Виправити положення можна тільки, навчивши всіх співробітників дбайливо

65

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ставитися до свого й чужого часу. Тоді й буде ліквідований основний поглинач часу менеджера — відволікання. Більше половини часу топ-менеджменту йде на управління людьми (спілкування з підлеглими, визначення завдань, контроль, вирішення конфліктів між співробітниками) і на «неформальну комунікацію» (спілкування з колегами по компанії, з представниками інших компаній, участь у конференціях)». Дотепер топ-менеджери обходилися без жорсткої фіксації згаяного часу, оцінюючи все приблизно. Дослідження показує, що в середньому тривалість робочого дня складає 10–12 годин, за які керівники встигають зробити 15–20 дзвінків і провести переговори з чотирма партнерами. Визначення мети У чому різниця між мрією і метою? У досяжності. Щоб зробити мрію досяжною, треба сформулювати її у вигляді мети. Тому досяжність (реальність) — це перша характеристика мети. Якщо вибрати нереально високу планку, то мета буде недосяжною і, відповідно, не реалізується. В той же час якщо занизити планку, то значення вище за неї швидше за все не буде досягнуте. Тому від висоти планки, яку кожна людина визначає для себе сама, залежить вірогідність досягнення нею тих або інших висот. Якщо людина впевнена у тому, що вона не зможе подолати якусь межу, вона здебільшого дійсно не зуміє цього зробити. Важлива характеристика мети — це її конкретність. Треба знати точно, куди йдеш. Також мета повинна бути вимірюваною. Іншими словами, такою, щоб можна було її виразити в цифрах. Для цього необхідно ввести певні критерії, за якими мету буде легко виміряти і оцінити її досягнення. Мета повинна залежати тільки від вас. За будь-яких обставин треба шукати вирішення, а не причину невдач. Якщо щось вийшло

66

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

не так, як заплановано, то саме вам слід шукати вихід з ситуації, виправляти її. І, нарешті, остання характеристика мети — дата досягнення. Дата повинна бути точною. Не варто визначати дату досягнення мети «через місяць», «через півроку», а слід використовувати точні значення: до січня, до травня. Розстановка пріоритетів Кожна людина вирішує в день безліч завдань. Їх слід якимось чином визначити за значимістю. Логічно визначати пріоритетність того або іншого завдання за певним набором критеріїв. Хоча часто оцінювати завдання таким чином просто немає часу. В цьому випадку для вибору того або іншого пріоритету потрібні сміливість і рішучість. За даними статистики, близько 95 відсотків покупок робляться емоційно. А такий важливий критерій, як вартість, відходить на другий план. Сміливість відіграє значну роль в успішному веденні справ. Адже велику кількість рішень доводиться приймати в стані цейтноту, коли немає часу оцінити альтернативні рішення за критеріями. Коли ж така можливість існує, слід враховувати, що цих критеріїв повинно бути не більше семи — дев’яти. Ця вимога походить з так званого «правила семи» (закон Мерфі): людина не може втримати в голові одночасно більше 7±2 об’єктів. Відхилення від семи залежить від конкретної людини. Це правило можна застосовувати не тільки до кількості критеріїв, але взагалі до організації всієї роботи. Наприклад, не слід, працюючи за комп’ютером, одночасно відкривати більше семи вікон, тримати на столі більше семи різних предметів і т.ін. Зволікання При визначенні мети, розстановці пріоритетів і розподілі слід враховувати, що цілі можуть не виконуватися вчасно, тобто має місце ефект зволікання. Можна виділити чотири причини зволікання.

67

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1.

2.

3.

4.

Прагнення до досконалості. Деякі люди намагаються будь-яку справу довести до досконалості. Для них краще вирішити поставлене завдання пізніше визначеного терміну, але зробити це краще. Ворожість. Буває, що співробітник, якому ви делегуєте яке-небудь завдання, має до вас вороже ставлення. При цьому, навіть підсвідомо, він шукатиме об’єктивні причини, щоб затримати виконання поставленого завдання. Встановлення крайнього терміну. Багато людей, коли їм даний якийсь термін на виконання завдання, приступають до його виконання тільки в останні дні перед закінченням терміну. Це часто призводить до затримок. Тому варто виставляти підлеглим контрольні терміни, до яких повинен бути зданий якийсь етап. Нудьга, лінь. Якщо виконуване вами завдання нецікаве і нудне для вас, ви, природно, відкладатимете його виконання. І в результаті утворюється той же ефект зволікання. Тому якщо завдання нудне, то необхідно переглянути свої цілі.

Засоби планування Перш за все, слід визначити термін планування. Можна виділити три рівні планування: оперативний (1–2 дні), тактичний (1–2 тижні) і стратегічний (місяць і більше). Засоби планування залежать від структури компанії. Найдетальніше слід займатися плануванням на день. При цьому масштабі планування можливі такі засоби. Якщо справ небагато (менше семи), то можна їх просто тримати в голові. Застосування у такому разі органайзерів, списків і т. ін. просто недоцільно. Якщо ж завдань більше семи, використовується список запланованих справ на день. Завдання визначаються з урахуванням пріоритетів. Для підвищення ефективності робочого дня використовується так званий метод Швабри. Згідно з цим методом, ми записуємо

68

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

список всіх справ на завтра. Потім розставляємо пріоритети. І завтрашній день розпочинаємо з виконання найважливішого завдання, потім виконується друге за ступенем важливості і т.ін. При цьому навіть якщо будуть виконані не всі заплановані справи, то найважливіші будуть зроблені. Можна запропонувати свою модифікацію методу Швабри — метод B-A-B-C, який враховує денну динаміку біоритмів людини. Працездатність людини за день має нерівномірний характер. З ранку до 12 години вона зростає, потім знижується, а до 17 години зростає знову (це модель для «жайворонків», а для «сов» все зміщується на кілька годин). Згідно з цим методом, справами групи В ми займаємося під час підйомів. Завдання А вирішуємо на піках працездатності. У нижчих точках ми переходимо на завдання групи С. Під час спадів ми вирішуємо завдання груп В або З. Дуже корисним при денному і тижневому плануванні є метод Альпи. При реалізації цього методу задається таблиця з п’ятьма графами: завдання, тривалість, пріоритет, делеговано, контроль. У першій графі записується список завдань, в другій — передбачувана тривалість виконання, в третій — пріоритет завдань (за матрицею Ейзенхауера). Після заповнення цих трьох колонок ми дивимося, які завдання можна доручити співробітникам, і записуємо час на делегування і контроль за їх виконанням. І, нарешті, в графі контроль зазначається, виконане завдання чи ні. Важливе зауваження: планувати варто тільки 60 відсотків свого часу, а 40 відсотків залишаємо «про запас». При плануванні на тиждень використовуються два методи: тиждень і тижневий метод Альпи. Тиждень — це фактично сторіночка органайзера з планами на тиждень. Спочатку записуємо регулярні справи, потім визначаємо, які результати повинні бути досягнуті, розставляємо пріоритети. І потім вписуємо у вільний час завдання згідно з пріоритетністю. Тижневий метод Альпи аналогічний денному.

69

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Звички Головна і єдина звичка, яка повинна бути засвоєна для успішного застосування тайм-менеджменту — це «звичка регулярно змінювати свої звички». Ситуація постійно змінюється, тому якщо протягом 2–3 років ви не змінюєте свої звички і вас все повністю влаштовує, то це є приводом замислитися: а чи розвиваєтеся ви? Звички варто змінювати кожні 3–6 місяців, інакше ефективність вашої роботи знижуватиметься. Якщо, наприклад, ви як бухгалтер звикли заповнювати всі документи самі, станете головним бухгалтером і не позбавитеся цієї звички, то ефективність вашої роботи буде достатня низкою. Коло ваших обов’язків зросте, і деякі з них просто необхідно буде розподілити між підлеглими. На закінчення варто зазначити, що перелічені вище елементи тайм-менеджменту нерозривно пов’язані один з одним. Для ефективного витрачання свого часу необхідно враховувати кожний з цих елементів. І навички використання часу не приходять відразу, принципами тайм-менеджменту треба керуватися постійно і тоді «вас обов’язково наздожене успіх». Як зручний засіб тайм-менеджменту можна використовувати спеціалізовану програму Microsoft Outlook. Програма Microsoft Outlook Загальні принципи роботи. Вперше Outlook як самостійний додаток з’явився в пакеті Microsoft Office 97, прийшовши на зміну двом програмам попередніх версій Office: планувальнику справ Schedule+ і клієнту електронної пошти Microsoft Mail (або Microsoft Exchange). Звідси і відбувається подібна структуризація Outlook на форми-додатки і елементи-документи. Outlook пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень електронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших даних щодо управління ними. Новини, реалізовані в Outlook 2003,

70

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

дозволяють управляти взаємодіями, організовувати свою діяльність, підвищувати ефективність спільної роботи — і все це в одному додатку. Запуск Outlook. Запуск Outlook можна здійснювати як з головного меню Windows, так і за допомогою ярлика Outlook на робочому столі: Пуск → Программы → Microsoft Outlook. При першому запуску Outlook автоматично запускається Майстер початкової настройки. З його допомогою можна вибрати конфігурацію Outlook і налаштувати роботу з поштою. На рис. 2.1. показано головне вікно додатка з розкритим поданням Outlook сьогодні (Outlook Today).

Рис. 2.1. Вікно додатка Outlook 2002

71

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Вихід з додатка здійснюється стандартними способами Windows. Настройка меню і панелей інструментів. Розглянемо, як оптимальним чином можна налаштувати роботу меню і панелей інструментів. Після виконання операцій, показаних в попередньому прикладі, Outlook постійно відображатиме повний список команд меню. Також Outlook завжди показуватиме підказки, що виникають, і приклади шрифтів у списку з шрифтами: {На панелі інструментів} → Настройка… → Параметри (рис. 2.2.): • Всегда показывать полные меню. • Отображать подсказки для кнопок. • Отображать названия шрифтов тем же шрифтом. • Эффект при выводе меню > Соскальзывание. • Закрыть. КН «Сброс» відновлює початкові установки для меню і панелей інструментів. Також можна набудувати відображення необхідних панелей інструментів при запуску додатку, встановивши прапорець поряд з необхідною панеллю на вкладці «Панели инструментов». Форми і елементи. Microsoft Outlook — це ряд додатків, з’єднаних в одну інтегровану інформаційну систему. Кожний з цих додатків працює з певним типом документів, в яких, власне, і зберігається відповідна інформація. В термінології Outlook документи називаються елементами, а додатки, що працюють з елементами — формами. Елементи можуть мати довільну форму (замітка, повідомлення, контакт). Більш того, їх набір може розширюватись за рахунок створення нових типів елементів. Для зберігання елементів використовується єдиний формат, але елементи кожного типу володіють певним набором полів (властивостей), в яких і зберігається інформація про елемент. Наприклад, для повідомлення в набір полів входять текст повідомлення, тема повідомлення, адресати, ознака важливості тощо. Одним із полів, обов’язковим для елементів всіх типів, є поле типу елемента, значення якого визначає, який елемент слід обробляти.

72

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.2. Параметри

Папки Outlook. Outlook зберігає елементи в папках, причому в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, наприклад, всі поштові повідомлення, що прийшли, зберігаються в папці «Входящие». Користувач може створити власну, з яким завгодно ступенем вкладеності структуру папок, наприклад, папку для поштових повідомлень від певного контакту, вкладену в папку для поштових повідомлень від всіх контактів (Табл. 2.2.). Таким чином, загальний принцип роботи з Outlook наступний: Ви відкриваєте папку, вибираєте необхідний елемент, автоматично запускається його обслуговуюча форма і елемент готовий до редагування.

73

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Таблиця 2.2. Найменування папки

Опис елементів

Outlook сьогодні (Outlook Today)

Містить загальну інформацію про стан всіх елементів Outlook

Вхідні(Inbox)

Повідомлення електронної пошти і факси, що поступають

Календар (Kalendar)

Зустрічі, події і збори. Планування особистого розкладу, календар

Контакти (Contants)

Інформація про особисті і ділові контакти. Адресна книга

Завдання (Tasks) Замітки (Notes) Знищені (Delete Items)

Планування, ведення і облік задач Створення різних приміток Всі видалені елементи

Чорновики (Draff)

Чернетки повідомлень. Не готові до відправки повідомлення

Вихідні (Outlook)

Повідомлення і факси, готові до відправки, але ще не відправлені

Відправлені (Sent Items)

Копії відправлених повідомлень електронної пошти

Щоденник (Journal)

Записи особистої діяльності. Автоматичне відстежування роботи користувача з елементами Outlook і документами Office

Мої документи (My Documents)

Забезпечує швидкий доступ до вмісту папки «Мои документы»

Вибране (Favorites)

Забезпечує швидкий доступ до папки «Избранное», в якій зберігаються вибрані папки і сторінки Інтернету

Мій комп’ютер (My Computer)

74

Відображає файлову структуру комп’ютера. Провідник

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Вікна Outlook. Інтерфейс Outlook простий, зручний і інтуїтивно зрозумілий. Вікно Outlook складається з рядка заголовка, в якому відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання і закриття вікна. Нижче під рядком заголовка розташований рядок меню, а ще нижче — панелі інструментів. Ліворуч розташована панель Outlook, на якій відображаються ярлики папок, а праворуч — панель перегляду інформації, в якій відображаються елементи вибраної папки. Зазвичай загальні настройки відображення інформації можна змінити за допомогою команди Вид (View). Наприклад, щоб приховати або відобразити рядок стану (внизу): Вид → Рядок стану. Меню Outlook. Меню Outlook складається з семи елементів. В табл. 2.3. наводяться назви елементів меню Outlook і їх призначення. Таблиця 2.3. Назва

Призначення

Файл (File)

Команди для створення, відкриття і збереження елементів Outlook і настройки папок, команди імпорту і експорту даних, а також команди попереднього перегляду і друкування

Правка (Edit)

Команди для роботи з буфером обміну, команди видалення і переміщення елементів, а також команда визначення категорії елемента

Вид (View)

Команди для зміни інтерфейсу і представлення елементів

Вибране (Favorites)

Команди для роботи з елементами папки «Избранное», в якій зберігаються посилання на Web4сторінки, які цікавлять Вас

Сервіс (Tools)

Команди пошуку елементів, настройки панелей Outlook і параметрів додатку в цілому, команди запису макросів і створення форм, а також організатор і адресна книга

Дії (Action)

Набір цих команд, на відміну від попередніх, змінюється від вибору папки. Тут знаходяться команди для безпосередньої роботи з елементом. Так, наприклад, для заміток це всього дві команди «Создать заметку» і «Переслать»

Довідка (Help)

Команди довідкової системи Outlook

75

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Панелі інструментів. Формально Outlook має три панелі інструментів: Стандартная (Standard), Web і Дополнительно (Advanced). Для відображення або приховання панелі інструментів є декілька способів: Вид → Панель инструментов → Стандартная або {На панелі інструментів або меню} → Стандартная. Кнопки панелі інструментів Стандартная і Дополнительно, як і команди меню Действия (Action), частково міняються залежно від вибраної папки. Панель Outlook. Панель Outlook, розташована ліворуч у вікні Outlook, містить ярлики папок, за допомогою яких користувач може здійснювати перехід від однієї папки до іншої. Наприклад, для роботи з контактами слід натиснути ярлик «Контакты», в іншому випадку довелося б виконати наступну операцію: Вид → Перейти → Контакты. Для активізації панелі Outlook, виберіть команду: Вид → Панель Outlook. Панель «Список папок». Панель «Список папок» (Folder List) розташовується праворуч від панелі Outlook. Відобразити цю панель можна декількома способами: Вид → Список папок. Панель «Список папок» служить для відображення всієї структури папок Outlook, на відміну від панелі Outlook, яка містить лише ярлики деяких папок. Панель перегляду інформації. Панель перегляду інформації є основною частиною головного вікна Outlook і розташовується праворуч від панелей «Список папок» і Outlook. На цій панелі відображаються елементи поточної папки з її основними інформаційними полями. Для перегляду ж всіх інформаційних полів необхідно виділити необхідний елемент і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відкрити елемент для повного перегляду можна також за допомогою команди «Відкрити» меню «Файл». Можна змінити поточне надання інформації, вибравши варіант з пропонованого списку або набудувавши подання самостійно: Вид → Текущее представление → <Представление>

76

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.3. Панель перегляду інформації і елемент «Встреча»

Панель «Заголовок». Панель «Заголовок» розташовується відразу під панелями інструментів і містить назву поточної папки. Крім цього, на панелі присутні кнопки Назад і Вперед (ліворуч). Outlook відстежує дії користувача і якщо Ви хочете повернутися на кілька дій назад, достатньо натиснути кнопку «Назад». Клацання миші по назві папки в даній панелі розкриває список папок. Основні операції над елементами Створення елемента. Перш за все операцію щодо створення елемента можна виконати декількома способами: М «Файл» → Создать → Встреча або М «Действия» → Новая встреча (+)

77

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

або КН «Создать» {на панелі інструментів «Календарь»} або КН «Новая встреча» (на панелі перегляду інформації}. Після виконання будь-якої з перелічених вище команд з’явиться форма для елемента «Встреча» (рис. 2.4.).

Рис. 2.4. Створення нового елемента «Встреча»

Введення інформації. Після створення елемента слід ввести необхідну інформацію в поля форми. При заповненні деяких полів можна скористатися кнопками, що викликають діалогові вікна, за допомогою яких можна заповнити необхідне поле. Характерним

78

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

прикладом є КН «Контакт» (Contact), за допомогою якої можна викликати діалогове вікно, в якому вибирається контакт для даної зустрічі. Збереження, відкриття і видалення. Після заповнення полів форми потрібно зберегти елемент: «Сохранить» і «Закрыть» (На панелі інструментів форми) або +<S>. Іноді необхідно змінити деяку інформацію елемента, для чого цей елемент необхідно знову відкрити. Відкриття елемента: виділіть елемент → М «Файл» → Открыть > Выделенные документы (+<0>) або {Элемент}. Після відкриття форми елемента можна приступати до його редагування. Після того, як всі зміни внесені, необхідно знову виконати команду «Сохранить» і «Закрыть» (Save and Close). При довгій роботі з Outlook може нагромадитися досить багато непотрібної інформації, яку рекомендується видаляти. Видалення елементів аналогічна видаленню файлів в Провіднику Windows: виділіть елемент → Правка → Удалить (+) або КН «Удалить». Календар Багато людей для планування своєї діяльності використовують різні календарі, щоденники або, кінець кінцем, просто аркуш паперу, який, як правило, губиться, забуваючи нагадати господарю про важливу зустріч, захід або подію. Календар Outlook — це сучасний засіб планування особистої діяльності, який дозволяє відмовитися як від паперових аналогів, так і від деякого ряду електронних. Для відкриття календаря клацніть по ярлику Календар (Calendar) на панелі Outlook або М «Вид» → Перейти → Календарь. На панелі перегляду інформації відобразиться вміст папки «Календарь» (рис. 2.5.).

79

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.5. Календар Outlook

За умовчанням панель перегляду інформації Календаря розділена на такі частини: • панель «Календарь» (зліва вгорі). Відображає дні поточного і подальшого місяця. Поточний день виділений і обведений в рамку. • панель «Список встреч» (праворуч). Відображає поточний день за годинником, з призначеними на нього зустрічами, зборами і подіями. Для відображення більшої кількості місяців можна збільшити розмір «Календаря» за допомогою перенесення меж між панелями «Список зустрічей» (CalendarPad) і «Завдання» (TaskPad).

80

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

За умовчанням Календар Outlook відкривається, відображаючи панель «Календар» з активним поточним днем і панель «Список зустрічей» з погодинним розкладом зустрічей на цей день. Поточний день — це день, встановлений на внутрішніх годинниках комп’ютера. Змінити поточну дату можна в діалоговому вікні «Дата/время» (Adjust Date/Time) на панелі управління Windows. Один із способів змінити активний день — клацнути мишею по ньому в «Календарі». При цьому активний день буде відзначений інверсійним виділенням, а поточний залишиться обведеним в рамку. Більш того, панель заголовка «Календаря» відобразить назву активної дати, а панель «Список зустрічей» — зустрічі активного дня. Переміщаючись за допомогою стрілок у верхній частині «Календаря», можна перейти до дати, яка не відображається в ньому за умовчанням. Стрілка, направлена праворуч, відповідає переходу до майбутніх місяців, ліворуч — до минулих. Ще більш простий спосіб переходу до необхідної дати — клацнути по назві місяця в «Календарі», після чого з’явиться список, який містить сім місяців: три попередніх, поточний і три наступних. Можна скористатися універсальним діалоговим вікном «Перехід до дати» (Go to Date): Вид → Перейти → Перейти до дати… або +. Після закінчення роботи з активним днем можна швидко перейти до дня поточного: Вид → Перейти → Сьогодні або КН «Сьогодні». Подання. Подання — це формат відображення інформації на панелі «Список зустрічей». Є чотири основні подання: «День» (Day), «Рабочий тиждень» (Work Week), «Тиждень» (Week) і «Місяць» (Month). Для переходу від одного подання до іншого існує декілька способів: М «Вид» → День\Рабочий тиждень\Тиждень\Місяць або КН День\Рабочий тиждень\Тиждень\Місяць або (День в Календарику} або +<1> або +<5>. Подання «День». При відкритті папки «Календар» (Calendar) за умовчанням з’явиться подання «День» (Day). В цьому поданні список зустрічей складається з годинної шкали і власне поля із списком зустрічей (розкладом). Часова шкала за умовчанням розбита на 30-хвилинні

81

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

проміжки, при необхідності можна зменшити або збільшити хвилинний метраж проміжку. Підведіть покажчик до часової шкали, клацніть правою кнопкою миші і виберіть необхідну величину зі списку. Розклад служить для відображення намічених зустрічей. При стандартній часовій шкалі в розкладі поміщаються тільки 8 робочих годин, вони виділені жовтим кольором, а решта годинника — темно-жовтим. Подання «День» (Day) є зручним при плануванні або перегляді зустрічей і подій, намічених на конкретний день, оскільки розклад в даному поданні відображає достатню інформацію, яка не вимагає відкриття форми для перегляду основних властивостей елемента. Подання «Рабочая неделя». Подання «Рабочая неделя» (Work Week) за умовчанням відображає п’ять розкладів від понеділка до п’ятниці, включаючи активний день (рис. 2.6.). Дане подання зручне для порівняння погодинної завантаженості в різні дні робочого тижня. Зважте на те, що в даному поданні «Календар» виділив всі дні робочого тижня. Взагалі можна виділити групу, яка складається з будь-якої кількості днів. Для цього виділите необхідний день в «Календарі» і, не відпускаючи ліву кнопку миші, розтягніть виділення на декілька днів. Для виділення непослідовних днів виділите один з них і, утримуючи клавішу натиснутою, виділіть решту днів. Подання «Тиждень». Подання «Тиждень»(Week) надто відрізняється від двох попередніх. Панель «Список зустрічей» відображає розклад семи днів. Але даний розклад не є таким детальним, як в поданні «День» (рис. 2.7.). В цьому випадку «Календар» виділив весь тиждень. Так само, як і у випадку з поданням «День», можна виділити декілька тижнів в «Календарі», але, на відміну від днів, обмежень на виділення тижнів немає. Оскільки в цьому поданні можна переміщатися від одного тижня до іншого, використовуючи лінійку прокрутки, справа на панелі представлений «Список зустрічей». Рух повзунка вгору відповідає переміщенню в минуле, вниз — в майбутнє.

82

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.6. Подання «Рабочая неделя»

Подання «Місяць». І нарешті, останнє подання — «Місяць» (рис.2.8). Подання «Місяць» (Month) зовні дуже схоже на подання «Тиждень» (Week), якщо не вважати, що в цьому поданні відображається цілий місяць. Якщо в даному поданні не видні «Календар» і панель «Завдання», пересуньте праву межу панелі «Список зустрічей» ліворуч. «Календар» виділив цілий місяць. До речі, на панелі «Список зустрічей» непарні місяці потрапляють в тінь, що дозволяє виразно бачити межі місяців при переході за допомогою смуги прокручування справа.

83

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.7. Подання «Неделя».

Зустрічі Раніше часто згадувалися такі слова, як «зустріч», «подія» і «збір». Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмінне від звичайного тлумачення. Зустріч (Appointment) — це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягуються спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Івановичем або перегляд телепередачі увечері — зустріч.

84

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.8. Подання «Місяць»

Збори (Meeting) — це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведення збору. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо. Ресурс (Resource) — це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресурси мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання.

85

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Подія (All day Event) — це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і звичайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів. Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декілька способів: М «Файл» → Створити → Зустріч або + або М «Дії» → Нова зустріч або КН «Створити». Форма «Зустріч» (Appointment) має власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: «Зустріч» (Appointment) і «Досяжність учасників» (Scheduling). Прапорець «Збори за сіткою» (This is online meeting using) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних учасників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. На подію перетворює зустріч і установка прапорця «Цілий день» (All Day Event). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалоговим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги зверху форми. Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устаткування, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення: • «Припинити» (Dismiss) — вимкнути повідомлення і видалити його з екрана; • «Припинити все» (Dismiss All) — вимкнути всі повідомлення; • «Відкласти» (Snooze) — тимчасово відключити повідомлення і отримати його знову через будь-який інший час, встановлений внизу діалогового вікна;

86

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

•

«Відкрити» (Open Item) — відкрити зустріч для перегляду або редагування інформації. Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізований. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Outlook не був завантажений і час зустрічі пройшов, то наступного разу, при запуску додатку воно з’явиться з поміткою «Просрочено» (Overdue). Кожному моменту часу в «Календарі» відповідає певний стан зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значення. Існує всього чотири стани: • «Зайнятий» (Busy) — синій квадратик; • «Вільний» (Free) — білий квадратик; • «Немає на работі» (Office) — бордовий квадратик; • «Під запитанням» (Tentative) — смугасто-голубий квадратик. Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятості на панелі «Список зустрічей». За умовчанням час без зустрічей Outlook визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зустрічей, — як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будьякий інший. Наступний параметр «Метка» (Label) визначає характер зустрічі. За умовчанням Outlook має одинадцять позначок від «Ні» (None) до «Телефонний дзвінок» (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціальною позначкою, відображатиметься в поданнях «Календаря» з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характеристиці власну назву: М «Правка» → Помітки → Змінити підписи… Користувач може також встановити ступінь важливості майбутньої зустрічі. Наприклад, «Висока» (High), щоб відрізняти найважливіші зустрічі від звичайних. Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки про тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмістити будь-які позначки, зауваження або пропозиції для запланованої

87

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле «Описані зустрічі» в нижній частині форми «Зустрічі» (Appointment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом даного поля може бути будь-який файл користувача. Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньому лівому куті форми «Зустріч» (Appointment), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. Скріплення контакту із зустріччю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конкретно про її учасника), але вона знаходиться не в полі «Опис зустрічі», а в полі «Контакти» (Contacts). Подібне розділення дуже зручне, оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про нього. Скріплення контакту із зустріччю не робить зустріч зборами. Оскільки, по-перше, планування зборів — це комунікаційний процес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами Outlook. Робота з категоріями. Категорії (Categories) — це загальний засіб Outlook для впорядковування елементів. Хоча тут буде детально описано завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче можна аналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента Outlook. При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необхідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домогтись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т. д. Більш того, безперервний процес призначення категорій новим елементам

88

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів. Діалогове вікно «Категорії» (Categories) відображає список існуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна вибрати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій. Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно повноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість додавання і видалення категорій із загального списку. Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій існує ще одна — «Скидання» (Reset). Натиснення цієї кнопки відновлює первинний набір категорій. Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно завдань, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії систематично і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації. Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в нашому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування подібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М «Дії» → Створити зустріч, яка повторюється. Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетворення з одиничної. В розкритому вікні «Зустріч» (Appointment) натисніть кнопку «Повторення» (Recurrence), після чого з’явиться діалогове вікно «Повторення зустрічі». Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а виділяє цілий день і більш. Робота з подією практично аналогічна

89

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М «Дії» → Створити події на цілий день або {Форма зустрічі} → «Цілий день». Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна процедурі створення зустрічей, які повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів. Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особистого свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися вищевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном «Ежегодно». Для внесення ж загальних свят слід підключити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення «червоних дат»: М «Сервис» → Параметры → Настройки Параметры календаря → Добавить праздники → Украина (рис. 2.9.). Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збігу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події. Стандартні подання «Календаря». Перехід від одного стандартного подання до іншого: М «Вид» → Текущее представление → Представление. В табл. 2.4. наведені описи семи стандартних подань Календаря. По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, наприклад, в поданні «По категориям» (Categories) інформація розподілена по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: піктограма, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаблон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані по типу, в даному випадку — за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що входять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кнопка має значок (+), а в розгорненому — (–). Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скористатися наступною командою: М «Вид» → Розгорнути/звернути групи → Розгорнути все.

90

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.9. Діалогове вікно «Добавление праздников в календарь»

Сортування. Подання «За категоріями» (Categories) відображає групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента призначено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в різних групах. Розбиття інформації по категоріях є лише першим ступенем її структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку, коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний додатковий етап впорядковування.

91

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Таблиця 2.4. Подання

Елементи, що відображаються

День/Тиждень/Місяць (Day/Week/Month)

Список всіх зустрічей, подій і зборів для дня, тижня або місяця відповідно

День/Тиждень/Місяць (з автопереглядом) (Day/Week/Month with Auto Preview)

Те ж, що і подання День/Тиждень/Місяць, плюс відображення перших рядків тексту в елементах. «Рівнозначно» додаванню «Ділянка перегляду»

Активні зустрічі (Active Appointments)

Список всіх зустрічей і зборів зі всіма їх подробицями, починаючи з поточного дня

Події (Events)

Список всіх подій та їх подробиці

Щорічні події (Annual Events)

Список всіх подій, що відбуваються раз на рік, та їх подробиці

Зустрічі, які повторюються (Recurring Appointments)

Список зустрічей, що повторюються, та їх подробиці

За категоріями (By Categories)

Список всіх елементів «Календаря», згрупованих за категоріях та їх подробиці

За умовчанням в більшості уявлень елементи відсортовані за часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вгору, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз — за убуванням. Задачі В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення особистого або службового характеру, за виконанням якого можна прослідкувати. Завдання буває разовим або таким, що повторюється. Повторення завдання відбувається з рівними інтервалами або залежно від дати її виконання. Наприклад, завданням може бути відправлення

92

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

керівнику звіту в останню п’ятницю кожного місяця або візит у перукарню через місяць після попередньої стрижки. Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення одиничних завдань і тих, що повторюються, ведення завдань, подання завдань, призначення завдань тощо. Створення одиничного завдання. Створення одиничного завдання аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом. Найпростішим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом «Кликнення додає елемент Завдання» (Click here to add а new Task). З’явиться форма «Завдання» (Task), показана на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Форма «Завдання»

93

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Після відкриття форми «Задача» за умовчанням відкривається вкладка «Задача» (Task) і курсор знаходиться в полі «Тема» (Subject). Визначення стану, готовності і важливості завдання. Будьяке завдання характеризується спеціальними параметрами: станом (Status) і готовністю (Complete). Як видно з назви, ці два параметри визначають стан задачі на даний момент, але в першому випадку якісно, а в другому — у відсотковому співвідношенні. За умовчанням Outlook визначає для нової задачі в полі «Стан» (Status) значення «Не почалось» (Not Started). Крім цього стану існують ще чотири: «Виконується» (In Progress), «Завершене» (Completed), «В чеканні» (Waiting for something else), «Відкладене» (Deferred), значення яких ясне з назви. За умовчанням значення поля «Готове» (Complete) дорівнює 0 %. Природно, що значення полів «Стан» і «Готове» тісно пов’язані. Нижче наведена таблиця співвідношення значень цих полів (табл. 2.5.). Таблиця 2.5. Значення стану

Значення готовності

Не почалась

0%

Виконується

0499 %

Завершене

100 %

В чеканні

0499 %

Відкладене

0499 %

У процесі виконання завдання необхідно змінювати значення цих полів — таким чином можна відстежувати роботу над завданням. Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, — «Важливість» (Importance). Дане поле має три значення: «Висока» (High),

94

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

«Звичайна» (Normal) і «Низька» (Low). За умовчанням всім новим завданням Outlook привласнює звичайну важливість. Повідомлення, опис задачі та її виконавець. Установка повідомлення для завдання схожа на установку повідомлення для зустрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про завдання встановлюється на певну дату і час. За умовчанням Outlook встановлює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення завдання. Проте користувач може змінити дату і час. Так само, як і у випадку із зустріччю, користувач може змінити формат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для програвання. Зміна часу повідомлення, встановленого за умовчанням: М → Сервис» → Параметри → в діалоговому вікні Параметри (Options), на вкладці «Налаштування» (Preferences), змініть значення поля «Повідомлення» (Reminder time) для завдання. Поле «Опис завдання» служить для введення будь-якої додаткової інформації. Це поле може містити текст з описанням завдання, а також приєднані файли та інші упроваджені об’єкти. При створенні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем, тому він автоматично призначається відповідальним за завдання або, в термінології Outlook, стає її власником (Owner). Значення для цього поля береться з поля «Ім’я користувача» (User Name), яке Ви заповнювали при установці і налаштуванні Outlook. При автономній роботі над завданням значення цього поля втрачає сенс, але при перекладенні виконання завдання на іншу особу використання цього параметра стає досить актуальним. Після початку роботи над завданням слід обновляти інформацію про стан, змінюючи значення «Не почалось» (Not Started) на «Виконується» (In Progress), і про готовність, збільшуючи значення з 0 до 100 %. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші параметри завдання, продовжувати термін завдання або переносити дату початку, знижувати або підвищувати важливість тощо.

95

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Більше того, якщо необхідно ввести більш докладну інформацію, скористайтеся вкладкою «Детально» (Details), яка виглядає ззовні як показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Додаток «Детально» форми «Завдання »

На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додаткові контакти, витрачений час тощо. Завдання, що повторюється. Завдання можуть бути такими, які повторюються, і їх створення аналогічне створенню зустрічей, але, на відміну від подій і зустрічей, для завдань можуть бути встановлені два принципово різних режими повторення. В першому

96

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

режимі повторення відбувається у заздалегідь зафіксовані дні, а в другому — прив’язується до дати завершення попереднього завдання. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, запланована на 25-е число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), — це перший режим, а відвідання перукарні через місяць після попередньої стрижки — другий (рис. 2.12.).

Рис. 2.12. Діалогове вікно «Повторение завдання»

В поданнях папки «Завдання» (Tasks) відображається тільки найближча за датою завершення копія завдання, що повторюється. Якщо таке завдання прострочене, то відображатися буде лише

97

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

прострочене завдання. Тільки при відмітці цього завдання як виконаної з’явиться наступна. Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань задач. В табл. 2.6. наведений повний список цих уявлень з їх описом. Таблиця 2.6. Подання

Елементи і поля, що відображаються

Простий список (Simple List)

Містить всі завдання з короткою інформацією про кожне (значок, завершена тема, термін)

Детальний список (Detail List)

Містить всі завдання, але, крім простої інформації додатково відображає наступні поля: важливість, вкладення, стан, готовність, категорії

Активні завдання (Active Task)

Містить тільки незавершені завдання, включаючи прострочені

Наступні сім днів (Next Seven Day)

Містить завдання з терміном виконання в найближчий тиждень

Прострочені завдання (Overdue Task)

Містить незавершені завдання з минулим терміном завершення

За категоріями (By Categories)

Відображає всі завдання, згруповані за категоріми і відсортовані за датами завершення в кожній категорії

Призначення (Assignment)

Містить завдання, призначені іншим користувачам, відсортовані за іменами користувачів

За відповідальним (By Personal Responsible)

Містить завдання, згруповані за іменами користувачів, відповідальних за них, і відсортовані за датами завершення для кожного відповідального

Завершені завдання (Complete Tasks)

Містить завершені завдання

Часова шкала для завдань (Task Timeline)

Відображає завдання в хронологічному порядку в графічному уявленні

98

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Подання «Часова шкала для завдань». Окрім табличних подань, описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання «Часова шкала для завдань» (Task Timeline). Виберіть це подання з списку «Біжуче подання» (Current View). В даному поданні завдання відображаються у вигляді сірої смуги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її розв’язання. Завдання без дати завершення не відображаються в цьому поданні. Завдання без дати початку відображаються у вигляді одиничного значка завдання на рівні дати завершення. При підведенні курсору миші до смуги завдання з’являється підказка з її назвою. Подвійне кликнення по цій смузі викликає появу форми «Завдання» (Task). Часова шкала має чотири режими відображення: «Сьогодні» (Today), «День» (Day), «Тиждень» (Week) і «Місяць» (Month). Зміна режиму відбувається при кликанням по відповідній кнопці на панелі інструментів «Стандартна» (Standard). Переміщення за часовою шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокручування в нижній частині вікна або за допомогою діалогового вікна «Перехід до дати» (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи, додавати деякі поля, проводити відбирання завдань, що відображаються, а також змінювати деякі додаткові налаштування. Не дуже зручно підводити курсор до смуги завдань для відображення її назви, буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою завдання. Тут же можна змінити і шрифт для назви завдань на більш жирний. Відображення завдань у календарі. За умовчанням всі подання мають три колонці: піктограма, стан і тема, але користувач може змінити подання «Панелі завдань» у «Календарі». Для цього підведіть курсор до заголовка панелі, кликніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду «Змінити біжучі подання» (Customize current view). Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то завдання є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану відображений

99

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

з позначкою, то завдання є завершеним. Більше того, користувач може кликанням мишею по цьому прапорцю переводити завдання із стану «Виконується» (In Progress) в стан «Завершене» (Complete) і навпаки. Контакти Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих людей використовуються всілякі записники, як електронні, так і паперові. Використання засобів Outlook значно спрощує всі процедури, пов’язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправка листів, телефонні дзвінки, призначення завдань, організація зборів тощо. Аналогом записника в Outlook є папка «Контакти» (Contacts), що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з якими треба підтримувати зв’язок. В папці «Контакти» можуть зберігатися адреси електронної пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомості, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент «Контакт» може містити більше ста стандартних полів з відомостями про кореспондента. Створення контакту. При відкритті папки «Контакти» у вікні Outlook з’являється подання «Адресні картки» (Address Cards), зображене на рис. 2.13. У разі першого відкриття Outlook папка «Контакти» може не містити елементів, тому ділянка відображення буде порожньою. Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число елементів у вибраній папці. Для створення контакту натисніть кнопку «Створити» (New) на панелі інструментів або двічі кликніть по порожньому місцю у вікні перегляду інформації. З’явиться форма «Контакт» (Contact), зображена на рис. 2.14.

100

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.13. Подання «Адресні картки» папки «Контакти»

Введення загальної інформації про контакт. За умовчанням форма «Контакт» відображається з відкритою додатком «Загальні» (General), яка містить п’ять ділянок з полями загальної інформації про контакт: • ім’я контакту; • телефони; • адреса; • електронна пошта і WWW-адреса; • описання. введення імені контакту.

101

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.14. Форма «Контакт»

Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією, то після заповнення форми для одного контакту наступні можна створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається однозначність у назві організації для різних контактів. Виділіть контакт, що належить даній організації → М «Дії» → створити контакт в тій же організації → М «Сервіс» → Параметри налаштування → Параметри контактів → За повним іменем Ім’я (По батькові) Прізвище. Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна область загальної інформації про контакт — телефони. За умовчанням форма «Контакт» відображає чотири основні види телефонних

102

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

номерів: «Домашній» (Home), «Рабочий» (Business), «Факс робочий» (Business Fax) і «Сотовий» (Mobile). Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і IМ-адреси. За умовчанням для кожного контакту зберігається інформація про три адреси електронної пошти (e-mail address): «Ел. Почта» (E-mail), «Ел. почта 2» (E-mail 2), «Ел. почта 3» (E-mail 3), одну WWW-сторінку в Інтернеті й одну адресу Internet Mail. Після введення адреси електронної пошти в полі «Коротке ім’я» (Display as) з’явиться рядок, який відображатиметься в полі «Кому» (То) при складанні електронних листів даному контакту. Описання. Останні чотири поля додатка «Загальні» (General) форми Outlook: «Описання» (Notes), «Контакти» (Contacts), «Категорії» (Category), «Приватне» (Private). Іноді корисно вкладати в полі «Описання» файл зі сканованою фотографією контакту. Введення додаткової інформації. Окрім вкладки Загальні, у форму «Контакт» входять ще чотири вкладки: «Подробиці» (Details), «Дії» (Activities), «Сертифікати» (Certificates), «Всі поля» (All Fields). На вкладці «Деталі» існує чотири області з полями, які доповнюють загальну інформацію про контакт: • «Ділові подробиці». Тут можна ввести додаткову інформацію про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керівника і помічника; • «Особисті подробиці ». Вноситься інформація про день народження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько); • «Оперативні налаштування NetMeeting». Сюди вводяться ім’я ILS-серверу і поштове ім’я даного контакту, якщо він зареєстрований службою NetMeeting; • «Дані про зайнятість в Інтернеті». Дається адреса Web-сторінки, на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи. На додатку «Дії» відображаються всі дії, пов’язані з контактом або призначені їй (зустрічі, завдання, контакти, повідомлення тощо). За умовчанням Outlook показує всі дії, пов’язані з контактом, але

103

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за допомогою списку, що розкривається, «Показати» (Show). Подвійне кликання мишею по будь-якому елементу в інформаційному вікні додатку «Дії» відкриє форму цього елемента для редагування. Вкладка «Сертифікати» служить для призначення певного цифрового сертифіката безпеки при відправленні повідомлень даному контакту. І нарешті, останній додаток «Всі поля» дає можливість користувачу вводити і переглядати інформацію, яка не відображається як окремі поля на додатках форми «Контакт». Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не існує стандартного поля, можна створити його спеціально. Наприклад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту (вага, зріст і т. д.). Список розсилання. Дуже часто в діловій практиці вимагається виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Наприклад, відправити факс з цінами, зазначеними в списку, відправити повідомлення або запрошення на збори всім учасникам проекту. Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об’єднання подібних контактів у спеціальні списки для розсилання, за допомогою яких численні однотипні операції перетворюються на одну: М «Дії» → Створити список розсилання. Подання папки «Контакти». Папка «Контакти» має сім стандартних подань. В табл. 2.7. наведено їх короткий описання. Адресні книги. Крім папки «Контакти» Outlook надає ще три додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: «Глобальна адресна книга» (Global Address List), «Особиста адресна книга» (Personal Address Book) і «Служба каталогів Інтернету» (LDAP). Outlook може використовувати декілька джерел інформації про адреси для створення повідомлень електронної пошти та інших можливих дій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу

104

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

«Контакти», на базі яких створюються адресні книги Outlook (Outlook Address Book). Таблиця 2.7. Подання

Елементи і поля, що відображаються

Адресні картки (Address Cards)

візитною карткою. Справа у вікні подання знаходиться панель алфавітного пошуку, за допомогою якої можна швидко переміщатися елементах папки

Детальні адресні картки (Details Address Cards)

Дане подання аналогічне попередньому, за винятком того, що елементи відображаються з більш повною інформацією

Список телефонів (Phone List)

Табличне подання всіх контактів. Відображає всі елементи і наступні поля: «Вкладення», «Відмітка», «Ім’я», «Організація», «Зберігати як» і «Телефони»

За категоріями (By Categories)

Стандартне подання елементів, згрупованих за категоріями

За організаціями (By Company)

Стандартне подання елементів, згрупованих за організаціями

За місцем розташування (By Location)

Стандартне подання елементів, згрупованих за місцем розташування

За відміткою «До виконання» (By Follow4Up Flag)

Стандартне подання елементів, згрупованих за відміткою виконання

Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспондента, з’являється модифікація діалогового вікна «Адресна книга». Наприклад, при завданні адресата повідомлення з’являється діалогове вікно «Вибір імен» (Select Names): М «Сервіс» → Адресна книга.

105

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги різних типів, у тому числі «Глобальний список адрес», «Особиста адресна книга» або «Адресна книга Outlook». В діалоговому вікні «Адресна книга» можна зазначити, які адреси необхідно відображати в даний момент. Для цього необхідно вибрати відповідну адресну книгу в списку, що розкривається, «Джерело адрес» (Show Name From). Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може бути використана при відправці повідомлень, створенні листів, дзвінків тощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації): «Глобальний список адрес». Дана адресна книга доступна тільки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця книга містить всі адреси, списки розсилання в межах робочої групи. Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користувача доступна лише її інформація. «Особиста адресна книга». Власна адресна книга користувача, в якій рекомендується берегти особисті списки розсилання за адресами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги від папки «Контакти» незначні, єдине, що слід відзначити — це спосіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся інформація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки контакти), то в папці «Контакти» все зберігається в єдиному файлі з розширенням pst (і контакти, і завдання, і повідомлення). «Адресна книга Outlook», що формується на основі папок типу «Контакти». Адресна книга автоматично обновляється при оновленні контактів. В списку «Джерело адрес» (Show Names From) кожна адресна книга, сформована на основі папки типу «Контакти», показана окремим рядком під елементом «Адресна книга Outlook». Вище ми вже розглядали роботу з папкою «Контакти», але якщо Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними книгами, варто розглянути їх створення і роботу з їх елементами. Можна сказати, що робота з особистою адресною книгою аналогічна роботі з адресними книгами інших типів.

106

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати роботу з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу конфігурацію Outlook. Адресна книга — це суть інформаційної служби, додавання ж будь-яких елементів інформаційних служб є створенням облікового запису даного типу: М «Сервіс» → Облікові записи електронної пошти → додати новий каталог або адресну книгу. На додатку «Особиста адресна книга» (Personal Address Book) користувач може змінити місце розташування файлу, в якому зберігатиметься інформація про контакти, а на вкладці «Замітки» (Notes) — ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необхідно повторно запустити Outlook для того, щоб новий обліковий запис розпочав функціонувати в рамках додатку. Користувач не може створити більше одного облікового запису типу «Особиста адресна книга» або «Адресна книга Outlook». Створення контакту адресної книги: М «Сервіс» → Адресна книга → Джерело адрес → Особиста адресна книга → М «Файл» → Створити адрес. Параметри адресної книги. Налаштування параметрів за умовчанням для відображення і зберігання нової інформації в адресних книгах проводиться в діалоговому вікні «Обробка адреси» (Addressing). В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка, дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за умовчанням, в якій будуть розташовуватись нові контакти і яка по суті буде основною базою користувача. Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною поштою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного повідомлення є правильне заповнення полів «Кому» (То), «Копія» (Сс) і «Сліпа копія» (Всс). Якщо дані потрапили до цих полів не з адресної книги, а вводилися з клавіатури, то перед відправкою повідомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі.

107

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Якщо контакт із вказаною адресою не буде знайдений, Outlook запропонує створити для нього новий запис. Порядок перевірки визначається в третьому розділі діалогового вікна «Обробка адреси» (Addressing). Замітки Замітки — це електронний еквівалент паперового блокнота з відривними аркушами. Замітки використовуються для запису питань, цінних думок, нагадувань і багато чого іншого, що звичайно вноситься в паперовий блокнот. Крім того, в замітках зручно зберігати відомості, можливо, необхідні в майбутньому, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи. За допомогою заміток Outlook дана процедура триває секунди. Це не говорячи вже про засоби пошуку Outlook, які допоможуть знайти необхідну замітку за ті ж секунди, тоді як пошук серед хаотичних записів в паперових блокнотах може тривати нескінченно довго. Створення замітки і її подання. Для створення замітки перейдіть в папку «Замітки» (Notes) і натисніть кнопку «Створити» (New) або зробіть подвійне кликання мишею у вільному місці вікна перегляду інформації. З’явиться порожня замітка з поточною датою і часом, куди можна буде ввести текст. Обсяг тексту, що вводиться, необмежений, причому, якщо він перевищує стандартний розмір замітки, Ви маєте нагоду його вільно прокручувати. Перше речення є назвою замітки. Можна збільшити розмір вікна замітки до розмірів екрану подвійним клацанням миші по смужці вверху замітки. Після введення тексту закрийте замітку, внесені зміни автоматично збережуться. Хоча замітки є найпростішим елементом Outlook, але навіть вони мають можливість робити угрупування за категоріями. Більш того, можна пов’язувати із замітками контакти і змінювати колір заміток. Остання властивість є дуже зручною для сортування

108

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

заміток за важливістю, наприклад, ліловий колір — дуже важлива замітка: у формі «Замітки» у верхньому лівому куті → «Колір» → «Ліловий». Для оперативного доступу до замітки протягом робочого дня клацніть по її назві на Панелі завдань Windows внизу екрана. Після отримання інформації клацання зовні вікна замітки згорне її на Панелі задач. Із замітками можна працювати і закривши основний додаток Outlook. Існує п’ять стандартних подань, їх опис наведений в табл. 2.8. Таблиця 2.8. Подання

Елементи і поля, що відображаються

Значки (Icons)

Це — оригінальне подання Outlook. Замітки зобра4 жаються у вигляді листочків паперу, які мають пев4 ний колір і текст замітки під значком (не більше 255 знаків). Значки впорядковані за датою створен4 ня. Можна змінити розмір і відображення значків в цьому уявленні за допомогою відповідних кнопок на панелі «Стандартна»

За категоріями (By Categories)

Стандартне табличне подання. Список груп по кате4 горіях, які відображають перший рядок замітки

За останніми семи днями (Last seven Day)

Відфільтроване подання «Список заміток»

За кольором (By Color)

Аналогічне попередньому подання, за винятком того, що угрупування здійснюється за кольором замітки

Список заміток (Notes List)

Табличне подання всіх заміток, в якому відобража4 ються поля: «Тема», «Створено» і «Категорії». Крім цих полів, під назвою замітки приводиться її текст. Обмеження на текст, який відображається в поданні — 255 знаків. Якщо обсяг тексту більший, то ставлять4 ся три крапки, якщо менший — додається спеціаль4 ний символ кінця

109

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Відображення або приховування тексту залежить від кнопки «Автоперегляд». За умовчанням в поданні «Список заміток» вона є натиснутою. Параметри замітки. Параметри замітки за умовчанням можна змінити, скориставшись діалоговим вікном «Параметри заміток» (Notes Options): М «Сервіс» → Параметри → Настройки → Параметри замітки. В діалоговому вікні «Параметри заміток» можна змінити наступні параметри: • «Колір» (Color). Виберіть один з кольорів — синій, зелений, ліловий, жовтий або білий. • «Розмір» (Size). Цей параметр відповідає за розмір вікна замітки за умовчанням. Існує три стандартні розміри: «Дрібний», «Середній» і «Великий». • «Шрифт» (Font). Натисніть кнопку «Шрифт» і в діалоговому вікні, що з’явилося, встановіть параметри: шрифт, зображення, розмір, атрибути і колір. Якщо ви хочете приховати відображення дати і часу в замітках, то зніміть прапорець «Показувати час і дату в замітках» (When viewing notes, show date and time) в діалоговому вікні «Додаткові параметри» (Advanced Options). Інформація, що зберігається в замітках, є лише первинним матеріалом, що вимагає подальшої обробки. Щоденник Протягом деякого часового інтервалу (день, місяць, рік) людина виконує безліч завдань, пов’язаних як з діловою, так і з особистою діяльністю. Досить важко пригадати в кінці місяця, що було зроблено, а що ні, скільки часу пішло на виконання того або іншого завдання тощо. Правильним засобом від подібного роду амнезії є ведення щоденника з докладними помітками про події, що відбулися і виконану роботу.

110

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Щоденник Outlook — це універсальний засіб протоколювання Вашої діяльності. В папці «Щоденник» (Journal) в хронологічному порядку подається інформація про призначені зустрічі, завдання, про файли додатків Microsoft Office, з якими Ви працювали, а також інформація про відправлені і отримані Вами повідомлення і навіть телефонні дзвінки. В термінології Outlook будь-яка інформація щоденника називається записом. Новий запис: у вікні Outlook розкрийте папку «Щоденник» → КН «Створити» (New), після чого з’явиться форма «Запис» в щоденнику (Journal Entry). Іншим способом створення запису є подвійне кликання в ділянці перегляду інформації. Далі необхідно заповнити поля цієї форми. Автоматичне ведення щоденника. Вище ми розглянули ручне ведення щоденника, але у ряді випадків можна позбавити себе від постійного ручного протоколювання. Щоденник Outlook сам створюватиме у фоновому режимі записи для подій Вашої діяльності. Види протокольованої діяльності, які заносяться до щоденника, можна встановити в діалоговому вікні «Параметри щоденника» (Journal Options): М «Сервіс» → Параметри → Налаштування. Кількість елементів, для яких щоденник Outlook може автоматично створювати записи, дещо менше ніж кількість елементів введення з клавіатури, але і їх цілком достатньо. Виберіть в полі «Автозапис елементів» (Automatically record these items) ті, які не вимагають Вашого втручання. В розділі «Для наступних контактів» (For these contacts) виберіть ті, від яких протоколюватимуться вибрані вище повідомлення. Щоденник Outlook надає зручний спосіб створення запису, який містить відомості про контакт: виділіть контакт → М «Дії» → зробіть новий запис в щоденнику → в ділянці «Записувати також файли із» (Also record files from) вкажіть тип файлів, інформація про роботу з якими записуватиметься в щоденник. Можна вибрати тільки типи файлів, сумісні з додатком Microsoft Office.

111

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

2.2. Ділова атрибутика менеджера 2.2.1. Візитні картки До недавнього часу візитні картки вважалися прерогативою дипломатів і високих посадовців. Але останнім часом цей корисний звичай набув ширшого розповсюдження. Візитні картки почали використовувати досить давно, але до тепер склалися певні загальноприйняті норми користування ними. В їх основі лежить просте розуміння, що ваша візитна картка — це те, що залишається у вашого знайомого, співрозмовника, ділового партнера після очної або заочної зустрічі з вами. Картка повинна не тільки містити ті відомості, які ви хотіли б про себе залишити, але і сприяти збереженню у вашого партнера того іміджу, до створення якого ви прагнете. Як правило, візитна картка — це прямокутний шматок білого напівщільного якісного картону, на якому друкарським способом чітко і красиво віддруковані ваші прізвище, ім’я і (як правило) по батькові разом з іншими відомостями, які ви хочете про себе повідомити. Чітких правил відносно розмірів візитних карток немає, але звичайно у чоловіків вони можуть бути трішки більшими, ніж у жінок — скажімо, 90 х 50 мм і 80 х 40 мм (у Великобританії візитні картки жінок більші, ніж у чоловіків). Візитна картка молодої дівчини може бути ще меншою — як правило 70 х 35 мм. Візитні картки великих розмірів поступово виходять з практики — з розповсюдженням спеціальних альбомів для їх зберігання. Слід подумати про те, щоб і ваша картка мала стандартний розмір, і її не довелося підгинати або підрізати. Загальні вимоги до шрифту візитних карток полягають у тому, що він повинен легко читатися. Ім’я, як правило, виділяється трохи

112

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

більшим розміром, який буде легко читатися напівжирним шрифтом злегка більшого розміру. Не рекомендується використовувати складні готичні або декоративні шрифти. Будьте обережні з використанням курсивного зображення шрифтів, особливо, якщо у вас рідкісне, або те що важко вимовляється прізвище або ж йдеться про картку на іноземній мові. (Рис.2.15.)

Рис. 2.15. Двохсторонні картки

Як правило, візитна картка повинна мати чорний текст на білому фоні, надрукований упоперек картки без будь-яких рамок або завитків. Останнім часом друкарні пропонують широку гамму кольорових карток, карток на пластмасі або навіть на шкірі, але норми етикету не рекомендують відходити від чорно-білої гамми. Важливіше зосередитися на виборі відмінної якості паперу, який може бути злегка тонований, мати поверхню. Прагніть уникати і глянцевої

113

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

поверхні карток. Кольорові і незвичайні картки поки залишаються прерогативою художників, друкарів, а також комівояжерів, працівників служб сервісу і рекламних агентів. Чорна рамка на візитній картці допускається на знак трауру. У багатьох двомовних країнах широко застосовуються двохсторонні картки — з текстом на іншій мові на зворотному боці. Якщо дотримуватися суворих протокольних норм, то це не зовсім правильно. Адже зворотний бік призначений для того, щоб на ньому можна було б зробити якісь записи. Якщо у вас є можливість, постарайтеся замовити окремі картки на українській, російській та іноземній мовах. Але, проте, двосторонні картки цілком допустимі — головне дотриматись правил написання карток на іноземній мові. Види візитних карток У сучасній практиці використовуються ділові, особисті, корпоративні і сімейні візитні картки. Трапляються випадки і комбінованих візитних карток, що містять як службові, так і особисті дані про її власника. Особиста візитна картка. Як правило, вона містить ім’я і прізвище власника. Телефонні номери, посади, адреси в ній не обов’язкові. Характеризуються достатньо вільним стилем виконання. Тут же може бути вказане ваше по батькові або просто ініціал — залежно від вашого іміджу, віку, національних і культурних традицій. На особистій візитній картці можна дати також ті додаткові відомості, які ви хочете про себе повідомити (адреса, телефон (и), номер пейджера, адреса електронної пошти та ін.). Варто подумати, які мінімальні відомості ви хотіли б повідомляти про себе — номер телефону завжди можна дописати від руки. Додаткові відомості, як правило, друкуються дрібнішим шрифтом в правому нижньому куті. Особиста картка може містити і відомості про ваше звання або вчений ступінь (професор, доктор, генерал-майор, кандидат технічних наук і т. ін.) — ці відомості зазначаються під ім’ям. Не дивуйтеся, якщо на особистій картці вашого зарубіжного знайомого ви знайдете не

114

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

його домашню адресу, а адресу його клубу (буває, що зазначається як клубна адреса — в лівому нижньому кутку, так і домашня — в правому нижньому кутку). Жінки звичайно не подають яких-небудь додаткових відомостей на своїй особистій візитній картці — тільки ім’я, по батькові і прізвище. Решта даних може бути внесена від руки. Різновидом особистої картки є сімейна візитна картка. Вона використовується при знайомстві, привітанні друзів сім’ї, додається до подарунків. Необхідно пам’ятати, що ім’я дружини ставиться перед ім’ям чоловіка. Адреса на сімейній візитці може не зазначатися. Ділова візитна картка — це невід’ємний атрибут сучасного ділового спілкування. Перше уявлення, як правило, починається з обміну візитними картками. Особливе значення вони мають при спілкуванні з іноземцями, людьми, що не говорять на вашій рідній мові. На діловій візитній картці повинні бути чітко зазначені ваші прізвище та ім’я (по батькові), назва вашої фірми або організації й ваша посада, повна поштова адреса і інші відомості. Також на ній цілком доречним буде використання логотипу вашої фірми або організації. У державних урядовців, депутатів на візитній картці може бути зображення державного прапора або герба. У діловій візитці може зазначатися ваше звання або титул, сфера відповідальності в рамках вашої організації, номери Рис. 2.16. телефону (телефонів), факсу, Ділова візитна картка телексу, електронної пошти.

115

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Якщо у вас змінився телефон, то ви можете акуратно вписати новий номер, закреслюючи старий. Закреслювати і вписувати нову назву посади вважається неетично — слід потурбуватися про те, щоб якнайскоріше замовити нові візитні картки. Ділова візитна картка без адреси також не відповідає нормам етикету (виняток становлять дипломати і вищі державні посадовці). Якщо у вас змінюється адреса, і ви ще не знаєте своїх нових телефонів, то краще вказати офіційну адресу вашої організації, телефон секретаріату або канцелярії. У випадку, якщо організація має декілька філій, то на ділових візитних картках її представників можуть бути вказані кілька адрес. Ділові візитні картки співробітників магазинів, підприємств сфери послуг і ін. за оформленням можуть відходити від суворих норм етикету — по суті справи це не тільки інформаційна, але і рекламна продукція. На таких картках на звороті може бути розміщена невелика схема околиць, а також фотографія її власника, кольоровий символ, девіз фірми. Різновидом ділової і особистої візитки є комбінована візитна картка, де разом із службовою адресою (у лівому нижньому куті) зазначається і домашня адреса (у правому нижньому куті). Такі картки доречні для наукових і творчих працівників, які часто працюють удома. Жінки, як правило, не вказують на таких картках свою домашню адресу, обмежуючись номером телефону. Корпоративна візитна картка. Як правило, не містить імен і прізвищ. У ній зазначається сфера діяльності фірми, перелік послуг, контактні телефони, карта проїзду, адреса web-сторінки, використовується фірмова символіка. Така візитка містить рекламний характер, в основному використовується на виставках. Часто їх роблять двосторонніми, або книжечкою. Використання візитної картки Візитні картки широко використовуються для вираження добрих слів поздоровлень, співчуття і т. д.

116

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.17. Корпоративна візитна картка

Цілком доречно вкласти в конверт візитну картку разом з вітальною листівкою або невеликим листом. На картці, як правило, простим олівцем можна написати кілька слів, звичайно в третій особі. Візитна картка з парою теплих слів, додана до букету квітів — це високооцінюваний жест вдячності артисту, художнику або просто доброму знайомому в особливий для нього день. Широко застосовуються стандартні скорочення французьких слів. Як правило, такі короткі написи робляться простим олівцем в лівому нижньому куті картки. • p. r. (Pour remercier) вираження подяки; • p. f. (Pour feter) привітання з нагоди свята; • p. f. c. (Pour faire connaissance) вираження задоволення знайомством; • p. f. N. A. (Pour feter Nouvel An) привітання з Новим роком; • p. p. c. (Pour prendre congre) прощання при остаточному від’їзді; • p. c. (Pour condoleance) вираження співчуття; • p. p. (Pour presenter) з нагоди представлення.

117

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Етикет обміну візитними картками Запам’ятайте: обмін візитками — це церемонія, сценарій, де кожному відведена певна роль, яка не змінюється залежно від її виконавців. Обмінюються картками відповідно до етикетного старшинства: за рангами, починаючи з високопоставлених чинів (якщо ви самі не зможете розібратися, хто є хто, поцікавтеся заздалегідь); при рівності чинів беруть до уваги вік, потім враховуються жіночі привілеї. У першу чергу, візитні картки використовуються при знайомстві — очному або заочному. При першій особистій зустрічі після слів представлення ви можете передати своєму новому знайомому свою візитну картку. Одержавши візитну картку свого співрозмовника, уважно прочитайте його ім’я — особливо якщо його вимова викликає труднощі. У ході ділової бесіди або переговорів можна покласти перед собою візитні картки ваших співрозмовників — це допомагає уникнути помилок у вимові їх імен і посад. Якщо у вас не виявилося з собою візитної картки — обов’язково постарайтеся послати або передати її співрозмовнику. Після вручення візитки її перевертають для читання: це свідчить про чемність і увагу до одержувача. Партнерам з Азії (наприклад, Японія, Сінгапур, Тайвань) візитку подають двома руками, роблячи уклін. Чим важливіша персона, тим більший уклін. Представникам Сереньої Азії візитку (як і подарунки, їжу) вручають тільки правою рукою (за місцевими традиціями ліва рука вважається брудною). «Церемоніальне» вручення візитки виправдане і тим, що на картці написане не тільки ім’я власника, але і назва його фірми! Це нагадує «Стихи о совенском паспорте»: «Я достаю из широких штанин дубликатом бесценного груза. Читайте, завидуйте…». Мабуть, така повага до свого ділового документа, яким є візитка, цілком зрозуміла, але тільки з кишень штанів візитку діставати не можна. Кишені

118

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

чоловічих штанів призначені для особистих речей (носова хустка, пігулки та ін.). Нагрудна кишеня піджака — тільки для декоративної хустки, а не для ручок, гребінців і візиток. Ручки і гребінці носять у внутрішній кишені, візиткам там теж не місце. Де ж їх тоді зберігати? Можна все, що не заборонене, — вибір за вами. Не вручають візитки під час застілля (виключенням, мабуть, є ділова зустріч в ресторані). Одержувач, висловлюючи шанування, повинен уважно (хоча і недовго) розглянути картку і обов’язково вимовити прізвище, ім’я або посаду її власника. Це може бути фраза ввічливості: «Спасибі, пане Кононов», «Дуже приємно, Маргарито Олексіївно». Або просто: «Пане віце-президенте!». Признайтеся: ви так дієте? Ні? На жаль, це етикетна демонстрація зневажливого ставлення до партнера на мові символів. Тобто nonverbal communications — безсловесне спілкування! Проте уявіть собі: вам вручають візитку, на якій написано Gochenour або Schlesinger. Чи зможете ви, глянувши на картку, з легкістю вимовити таке прізвище? Та ще якщо партнерів декілька! А іноземець, ви вважаєте, без утруднень прочитає Shevchenco або Pshenyshnyuk? Тому при врученні візитки іноземцю, звичайно називають себе — чітко, не поспішаючи. Якщо ви все ж таки не розчули, і текст візитки також не допоміг вам, можна, вибачившись, перепитати. Не бентежтеся! Неввічливо, якщо надалі ви називатимете людину неправильно. Йдучи куди-небудь з візитом, пам’ятайте: першими вручають візитку господарі, а не відвідувачі. Але комерційний або рекламний агент має право заперечити: «Таке правило етикету може перешкодити укласти угоду, якщо господар кабінету (майбутній замовник), не вручивши своєї картки, скаже: «Так, ваші пропозиції непогані, ми їх обдумаємо і звернемося до вашої фірми». Але ж відсоток від замовлення хочу одержати я, і потрібно, щоб звернулися саме до мене, а у партнера не залишиться моєї візитки!». Трохи терпіння — зараз ми знайдемо вихід.

119

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Річ у тому, що, розраховуючи на встановлення контактів або відправляючись куди-небудь, можна переслати картку (це буде рівноцінно візиту) або залишити в офісі особисто (якщо є така можливість — це буде правильніше). Припустимо, ви їдете на конференцію, але водночас хочете відвідати ще кілька фірм і організацій, де про вас ще ніхто не знає. Розрахувавши час приїзду, ви наперед, поштою, посилаєте в ці організації свої візитки, на яких у верхньому куті справа (при розробці дизайну картки потрібно передбачити для цього вільне місце) зробите напис «для кого» (наприклад: «пану Кравцову», «менеджеру зі збуту» і т. ін.). Але чи зрозуміють одержувачі, з якою метою ви послали їм візитку? Для цього буде необхідна ще одна позначка, але про це йтиметься пізніше. А поки докладніше зупинимося на іншому варіанті доставки візитної картки — з помічником-колегою або із співробітником вашого партнера, який візьметься передати про вас необхідну інформацію. У випадку якщо картку в організації залишаєте не ви особисто, а помічник, потрібно загнути лівий край візитки. Можна не указувати «для кого» — про це скаже уповноважена вами особа, а позначку про мету зробити все-таки доведеться. Але в обох випадках картку треба вкласти в конверт (спеціальний фірмовий або будь-який інший). Заклеюють конверт лише у разі передачі особистого послання, але не в офіційній сфері — це варто взяти до узяти при передачі особистих візиток у світському житті. Підписують конверт з візиткою, тільки якщо його відправляють із замовленим товаром з магазину. Норми етикету вимагають, щоб особа, що одержала картку від свого заочного знайомого, відіслала йому у відповідь візитну картку протягом доби. При заочному представленні в лівому нижньому куті картки можна олівцем зробити напис p. p. Дипломати, що прибувають до нового місця служби, як правило, направляють свою візитну картку з написом p. p. тим співробітникам міністерства закордонних справ країни перебування, з ким їм

120

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

належить часто зустрічатися з робочих питань, а також своїм колегам з інших посольств. Така практика заочного представлення набуває широкого поширення. Цілком доречно після призначення на нове місце роботи направити свої візитні картки колегам з інших організацій або фірм. Направляючи візитні картки заочно, бажано супроводжувати їх коротким листом або запискою з вираженням надії на продовження знайомства. Можна зробити приписку і на самій візитній картці. Направляючи особисту або сімейну картку заміжній жінці, ви повинні направити її в двох примірниках. Жінка — дипломатичний співробітник також відправляє подружжю дві свої картки. Подружжя, що залишає візитні картки в будинку іншої подружньої пари, залишає одну візитну картку чоловіка для чоловіка і одну сімейну картку для дружини (у Англії залишаються дві картки чоловіка і одна картка дружини). Отже, відвідувач, якому господар кабінету не вручив візитку, може передати свою картку через секретаря (або іншого співробітника свого партнера) до або після зустрічі, зробивши позначку про мету вручення візитки і вклавши її в незаклеєний конверт. Передбачається, що на візитку, доставлену поштою або з помічником, одержувач відповідає не пізніше, ніж через 24 години: телефонує, посилає лист або вручає у відповідь свою візитку. Такий вихід на новий контакт вельми обнадіює. При пересилці (поштою або з помічником) на візитках необхідно зробити деякі позначки. На відміну від ділових візитних карток обмін особистими або комбінованими візитними картками може відбуватися і в кінці знайомства. Домовляючись про подальші контакти, цілком доречно обмінятися картками. Ділові візитні картки продавців, рестовраторів, друкарів можуть пропонуватися відвідувачам і лежати на конторці. У цих випадках відвідувачі можуть самі брати їх. У всіх інших випадках картка вручається — хоча цілком доречно попросити візитку у

121

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

співрозмовника, що зацікавив Вас, запропонувавши йому заздалегідь свою. На візитні картки розповсюджуються загальні правила знайомства і представлення: молодший першим вручає свою візитну картку старшому, чоловік — жінці (жінка не зобов’язана у відповідь вручати свою картку). Обмін візитними картками при особистій зустрічі, як правило, супроводжується невеликою бесідою. Адже візитна картка лише закріплює представлення. Слід уникати ситуацій візитних карток випадковим співбесідникам, як, втім, не слід чекати картки від цікавого вам, але напівзнайомої людини, з яким ви обмінялися лише парою ввічливих слів в кулуарах конференції або на загальному прийомі. Не нав’язуйте свою візитку! Її вручають, коли виникла зацікавленість протягом контактів. А це далеко не завжди відбувається при знайомстві. Але що ж робити, якщо вам вручили візитку? Обов’язково вручіть у відповідь свою картку. Але якщо не бажаєте продовжувати контакти, скористайтеся не звичною робочою, а представницькою. На представницькій картці немає адреси, телефонів та інших даних для продовження контактів. Така візитка необхідна в першу чергу тим, хто часто вимушений спілкуватися з публікою: артистам, представникам модельного бізнесу, політикам. Представницьку візитку також можна використовувати при реєстрації на конференціях і з’їздах, на виставках. Історія походження візитних карток Існує три основні версії походження візитних карток. Згідно з першою версією, візитні картки виникли в стародавньому Китаї, в II столітті до н. е. Китайські урядовці зобов’язані мати картки на червоному папері з написаними на них ім’ям і посадою. Також було прийнято посилати картку разом з дарунками. На таких картках писалися побажання успіху, здоров’я та ім’я дарувальника. Перша офіційна згадка про візитну картку відноситься до епохи короля

122

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Людовика XIV. Візитна картка була гральною картою з ім’ям візитера. Назва візитної картки походить з Франції — від французького слова «vizite» — візит. Перші візитки в Російській імперії з’явилися при Катерині II. У той час вони були дуже химерні, з великою кількістю рослинних орнаментів, гербами власників. Але досить швидко наступає епоха мінімалізму. І тоді візитки стають лаконічними і простими: «Пушкін’» — ні прикрас, ні іншої інформації. Поступово вони стали невід’ємним атрибутом світського життя. Виготовлення візиток стало особливим мистецтвом, яким займалися кращі гравери. Перша друкарська візитна картка була знайдена в Німеччині і датувалася 1786 роком. Після революції візитні картки викоренили, оголосивши їх буржуазним пережитком. Знов візитка з’явилася в СРСР, але вона вже розвивається за правилами «місцевих буржуазних пережитків». За новими правилами писати прізвище власника картки стали перед ім’ям, тоді як зарубіжні країни залишали за собою «інші правила». Природно, це призводило до збентеження. Ще одне із важливих правил «російської візитки» — однаковий розмір, повна відмова від будь-якої вишуканості та розкоші. У той час за кордоном існувало два види візитних карток: вертикальний і горизонтальний. Вертикальна візитка виникла ще в кінці 19 століття, а горизонтальна трохи раніше. У СРСР же здебільшого переважав горизонтальний формат візитних карток. Він і до цього дня є основним форматом. «Друге дихання» візитних карток почалося з бурхливим розвитком економіки в 60-х роках XIX століття. Візитки починають замовляти в друкарнях, пишуть від руки, створюються фірмові стилі. Спочатку візитні картки мала «верхівка» влади. Але з приходом демократії «ця розкіш» стає доступною для всіх. А в кінці XIX століття починається новий виток прикрашування: різні шрифти, безбарвне тиснення (конгрев), кольорові папери, орнаменти, емблеми, золочення обрізів, вирубка. Навіть спеціальні конвертики для візиток.

123

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Візитка стала якимсь кичем в поліграфічній індустрії. Ввічливе нагадування про власника картки змінилося на престижність самої візитки. Інформація стає агресивною, вкрай індивідуальною. Починається новий бум у роботі дизайнерів: зробити візитну картку якомога більш індивідуальною, використовуючи нові технології і креативне мислення. Тепер візитка стала стилем ділових відносин і остаточно викорінила свій старомодний стиль візитного квитка. З історією візиток пов’язують навіть смішні випадки. У 1987 році мандрівник і відкривач, француз Лука Ріньйон потрапив в авіакатастрофу. Політ на одномоторній сесне закінчився вельми сумно — літак почав втрачати висоту, Ріньйон вистрибнув з нього на висоті приблизно десяти метрів, зламав ногу і пошкодив ліву руку. Африка. 1987 рік. — «Я усвідомив, що не можу йти, не можу навіть розвести вогонь, кожен рух заподіює біль, але що найнеприємніше у мене абсолютно не було зброї, карт, води та їжі… Я тихенько втрачав упевненість, в тому що побачу близьких мені людей ще раз». Проте наступного дня Ріньйона підібрали, втім, цьому він був зовсім не радий. Плем’я, що знайшло його, було достатньо маленьким — всього кілька чоловіків, кілька жінок і троє дітей. Що не заважало їм час від часу нападати на інші поселення і… з’їдати ворогів. Лука потрапив до людоїдів. Зрозумівши, що сам він пересуватися не може, його вирішили з’їсти наступного дня. — «Я не знав, про що вони говорять… Власне і вони не розуміли, що я кажу. Ми спілкувалися за допомогою жестів і малюнків на землі. Але те, що мене збираються з’їсти не викликало сумнівів. Мене мацали. Облизувалися, а діти… Діти хлопали себе по животу. В той момент я був переляканий неймовірно». Ріньйон спробував домовитися з гурманами, але ні одяг, ні взуття, ні годинник не викликали їх інтересу. Абсолютно випадково він знайшов в кишені декілька власних візиток і запропонував їх просто так. — «Я не сподівався, що це щось дасть. Просто запропонував їм подивитися на мою візитку… Я завжди носив їх з собою, в маленьких містечках ставлення до іноземців недовірливе, а візитки показують, хто я такий… Ставлення відразу ж

124

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

змінюється. Дрібні чиновники в таких містечках часто бувають дуже корисні… але тут! Тут же не урядовці. Ці люди не мали до мене ніяких претензій — адже я був просто їжею!» Проте візитну картку Луки прикрашав невеликий герб Академії Мандрівників. Через кілька годин, вже в темноті його дбайливо донесли до якогось селища, де залишили лежати біля крайнього будиночка. Потім з криками чоловіки сховалися. — «Я нічого не розумів… Щось підказувало мені, що у мене з’явився шанс». На крики збіглися місцеві жителі, які негайно довезли Ріньйона до більшого поселення, де був телефон, по якому викликали вертоліт. Госпіталізований Лука через місяць вже самостійно пересувався на милицях. — «Слава богу, що у мене були ці візитки з собою… Ну і, звичайно, дуже вдало, що на них був герб академії…». На жаль, що саме справило враження ми так і не дізнаємось. Зате Ріньйон живий. З бурхливим розвитком промисловості і банківської справи візитна картка стала предметом ділового етикету. Дизайн візитних карток став суворим. Найбільшого поширення візитні картки набули в Америці. Услід за європейськими країнами Україна все більше і більше освоює світ візитних карток і розширює не тільки сферу їх застосування, але й індивідуальність їх виготовлення. Наприклад, «подвійні» розкладні картки поки що рідкість, але побачити їх можна все частіше.

2.2.2. Діловий одяг Сучасна мода і строгий діловий етикет — як поєднати приємне з корисним? У чому суть ділового іміджу? Зібраність, пунктуальність, суворість, консерватизм, стабільність, благополуччя, достаток, стриманість, оперативність, акуратність. Погодьтеся, ці якості властиві кожній діловій людині, незалежно від галузі бізнесу, в якій вона працює. Яким же чином перекласти ці поняття на мову одягу, аксесуарів, зачіски та інших елементів зовнішності?

125

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Більшість нас ніколи не замислювалися над тим, хто така «ділова людина». Попросіть кого-небудь з Ваших знайомих дати точне і повне визначення цьому поняттю, і Ви побачите, що більшості запитаних важко буде відповісти на це, здавалося б, просте питання. Але якщо Ви запитаєте про те, як повинна виглядати ділова людина, то здебільшого відповідь починатиметься так: «Це людина в костюмі». Звичайно, будуть названі і ввічливість, і охайний, стрункий вигляд, і багато інших чинників. Але головним, невід’ємним атрибутом її зовнішності практично одностайно і без затримки буде названий костюм. І це дійсно так. Найпоширеніший і найвизначніший на сьогодні одяг справжніх бізнесменів — це, поза сумнівом, костюм. Можна з упевненістю сказати, що він став «робочим одягом» ділової людини. У ньому ділові люди сідають за стіл переговорів, наносять візити, в ньому прийнято ходити в ресторан, і так далі — всього не перерахувати! Можна сказати, що костюм — це «візитна картка» людини. Адже перш за все дивляться, як людина одягнена. Дуже часто перше враження надовго залишається в пам’яті людей, з якими ми знайомимося. Тому нехтувати своїм зовнішнім виглядом — не допустимо. Вам важко буде змінювати той образ, який створився у людини при першому знайомстві з Вами. Наприклад, акуратність і підтягнутість в одязі дуже часто асоціюються з організованістю в роботі, з умінням цінувати свій і чужий час. І, навпаки, розхлябаність — синонім метушливості, забудькуватості, тобто якостей, які в спілкуванні з людьми прийнято розцінювати негативно. Адже неправильно підібрана краватка або сорочка (навіть якщо вузол краватки пов’язаний бездоганно, а сорочка чудово випрасувана) здатні внести різнобій в загальний стиль костюма, і одяг виглядатиме хаотично. Варто над цим задуматися! Тут необхідно зробити деякий відступ для того, щоб пояснити, як правильно носити костюм і певні критерії його підбирання.

126

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Зверніть увагу, що в нашій країні тривалий час носіння краватки або костюма вважалося прерогативою великих урядовців і вищих керівників. (Якщо костюм одягала звичайна людина, то це вважалося мало непристойним; нерідко їх презирливо називали «інтелігент», «буржуй». Навіть зараз, коли костюми носять відносно велика кількість людей, нерідко вживаються зменшувально-пестливі форми слів «костюм» і «краватка». Дуже часто можна почути іронічне — в «костюмчику», не менш рідкісний оберт — «ти сьогодні при краватці». Подібне ставлення до костюма було сформоване кількома поколіннями, які ставилися до цього виду одягу з недовірою, а часто просто його ніколи не носили. Потреби в костюмі не виникало, життя до цього не примушувало, а «ходити при краватці» з власної ініціативи не мало ніякого сенсу. Сформувалася думка про те, ніби костюм — «ненашенський» одяг, і тому практично повністю виявилась відсутньою література про те, як потрібно правильно носити костюм, визначили в нашій країні справді дивовижне ставлення до костюмів і до принципів їх шкарпетки. Краватка одягається будь-яка (лише б була), часто під настрій; спортивне взуття в поєднанні з піджаком — явище нерідке; костюм без краватки — в цьому деякі навіть бачать особливий шик. На сорочці при цьому розстібаються два верхні ґудзики — вважається, що це вид відпочиваючої і розслабленої людини. Загалом, всього не перелічити. Ламаючи помилкові стереотипи, хотілося б розглянути всі аспекти і правила носіння костюма, починаючи з елементарних і загальних принципів і закінчуючи стандартами, прийнятими зараз в більшості розвинених країн. Окремо необхідно розкрити питання про моду і про те, як вона впливає на такий досить консервативний тип одягу, як костюм. Не дивуйтеся, якщо певні наведені тут істини здадуться вам азбучними — адже є люди, які цього не знають!

127

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Норми, яких необхідно дотримуватися, розміщуються ніби у порядку «ускладнення» — від найпростіших правил, які стосуються в цілому до всього костюма, до його деталей — краватки, сорочки і т. д. Для того, щоб легше було користуватися цим розділом книги як повсякденним посібником, вони пронумеровані. Більшість цих правил стосуються костюмів, які носяться повсякденно, в робочій обстановці. Те, що пропонує мода, часто може не співпадати з цими постулатами, а іноді і прямо суперечити їм. До розмови про моду ділових костюмів ми ще повернемося і відзначимо найістотніші моменти. Поки необхідно лише зазначити, що діловий костюм — річ дуже консервативна. Загалом мода в більшості своїй стосується таких «відгалужень», як, наприклад, спортивні піджаки, парадні костюми. Одягнувшись за запропонованими правилами, Ви ніколи не програватимете в зовнішньому вигляді тим, хто одягнений «по моді». Правило 1. Ніколи не одягайте одночасно костюм і спортивне взуття. Річ у тому, що це речі, несумісні за своїм призначенням. Взуття для занять спортом не може бути використане разом з одягом, в якому ніхто і ніколи спортом не займається. Відбувається поєднання речей, що не поєднуються. Правило 2. Одягнувши костюм, не беріть сумку спортивного типу. Бажано носити папери і необхідні речі в дипломаті, портфелі або папці. Якщо все ж таки виникла необхідність, виберіть однотонну сумку, без яскравих малюнків і наклейок, бажано темного кольору. Правило 3. Якщо Ви одягли костюм, завжди одягайте і краватку. Краватка до костюма необхідна. Діловий костюм без краватки не носиться. Виняток з цього правила — піджаки спортивного крою, які можуть бути одягнуті навіть на футболку. Але такі піджаки практично не використовуються в діловому спілкуванні. Абсолютно неприпустимо носити двобортні піджаки без краватки. Це все одно, що одягнуть підтяжки без штанів.

128

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Правило 4. Сорочка, що одягається з костюмом, повинна мати довгі рукави. Носити сорочки з короткими рукавами в діловій обстановці не рекомендується, оскільки вважається елегантним, якщо манжети сорочки видно з-під рукавів піджака приблизно на 1,5– 2 сантиметри. Краще всього підібрати сорочку, на якій немає нагрудних кишень. Якщо це неможливо, то принаймні бажано, щоб кишеня була простою, без клапана, який застібається на ґудзик. І, звичайно, на ньому не повинно бути ніякого малюнка, вишивки або узору, який прийнятний в простій сорочці, але недопустимий в сорочці, що одягається з костюмом. Правило 5. Не допускайте, щоб затяжний кінець краватки не виглядав, виступаючи через її лицьову частину. Найкращий варіант для того, щоб кінець не був видний — просмикнути його в петельку, що майже завжди є на зворотному боці лицьової частини краватки. Можна також акуратно просмикнути його в сорочку між ґудзиками. В цьому випадку потрібно переконатися, що сорочка не настовбурчується на цьому проміжку. Часто буває, що краватка дуже великої довжини, і затягнутий кінець виходить з-під лицьової частини знизу. Цього також не слід допускати, варто прибрати його в сорочку. Правило 6. Не слід виділятися своїм одягом в робочий час. Це одне з основних правил. У повсякденному спілкуванні непомітний костюм вважається хорошим тоном. Можна виділити кілька пунктів, які складають це правило. А. Не носіть дуже світлі костюми. Найпоширеніші кольори костюмів для кожного випадку — темно-синій і темно-сірий. Б. Не одягайте строкаті або темні сорочки. В. Підбирайте краватки не дуже яскраві та з яскравими узорами. Г. Носіть шкарпетки темного кольору. Правило 7. Якщо Ви не знаєте, які черевики або сорочку вибрати, то віддайте перевагу білій сорочці і чорним черевикам. Дотримуючись цього правила, Ви не помилитеся у виборі колірної гами. Чорне взуття і білу сорочку у принципі можна носити з костюмами

129

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

будь-якого кольору. Якщо у Вас є якісь сумніви в правильності вибору, знайте: дотримуючись цього правила, Ви завжди будете у виграші. Правило 8. У зав’язаному стані краватка повинна торкатися нижнім кінцем пряжки ременя. Це правило допомагає виглядати максимально елегантно. Краватка, зав’язана дуже коротко, виглядає смішно, а дуже довга краватка вносить в костюм невідповідність. Отже, якщо Ви приділите трохи більше часу для того, щоб зав’язати краватку необхідної довжини, Ви виграєте набагато більше, ніж якщо залишите краватку такою, як вона з першого разу «зав’язалася». Тому в подальшому при зав’язуванні краватки враховуйте це і прагніть наперед розрахувати довжину краватки. Правило 9. Ширина краватки повинна відповідати ширині лацканів піджака. На цьому правилі хотілося б зупинитися детальніше, щоб пояснити його зв’язок з модою. Річ у тому, що найбільш схильний до примх моди елемент ділового костюма — це краватка. Мода рідко змінює сам принцип краватки, але досить часто впливає на її колір і ширину. До модних забарвлень краватки ми повернемося трохи згодом, а про його ширину необхідно поговорити зараз, оскільки це цілком пов’язано з нашим правилом. Ширина краватки періодично змінюється на вимогу моди. Ця тенденція помітна досить виразно, якщо повернутися до нашого недавнього минулого. Наприклад, дуже часто ми бачимо на вулицях літніх людей, одягнених в піджак (або костюм) і при краватці. Але при погляді на краватку на думку спадає порівняння з «лопатою»! Так, з погляду сучасної моди ця краватка жахлива. Але ж був час, коли така краватка вважалася модною. А піджак цієї людини, помітьте, здивування особливого не викликає. Його все-таки можна носити. Або інший приклад. Пригадайте 1987 рік, коли на прилавках магазинів з’явилися вироби кооперативів, і серед них були краватки,

130

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

що були тонкою смужкою завширшки три — три з половиною сантиметри. Ця краватка не зав’язувалася (вузол був склеєний) і кріпилася за допомогою резинки, що розтягується. Найбільше її використовувала молодь від 16 до 20 років. Глибоко впевнені, що це і є мода, молоді люди одягали класичний костюм і цю краватку. Невідповідність між шириною краватки і лацканів піджака впадала в очі, але прагнення бути модним переважало. Тому перед тим, як одягнуть костюм і вибрати краватку, зверніть увагу на те, щоб ширина краватки ні в якому разі не перевищувала ширини лацканів, і, відповідно, щоб краватка не була дуже вузькою. Річ у тому, що тут є ще один секрет: при вузькій краватці одвороти здаються трохи ширше, при надмірно широкій краватці одвороти візуально «звужуються». Візьміть собі за правило враховувати цю просту відповідність. Правило 10. Краватка повинна бути світлішою за костюм і темнішою за сорочку. Це також одне з основних правил. Найкраща кольорова гама досягається тоді, коли краватка за кольором гармонує з піджаком, але світліша за нього і темніша за сорочку. Наприклад, якщо Ви одягнете сірий костюм, то світло-сіра краватка і біла сорочка будуть дуже доречними. Звичайно, існують винятки. Наприклад, Вам потрібно одягнути темно-синій костюм. Найкращим варіантом є, за класичними канонами, краватка темно-бордового кольору. Якщо у Вас немає її, але є, скажімо, біла, зелена, чорна і темно-блакитна, то краще віддати перевагу краватці темно-блакитного кольору. Іноді таке доводиться робити і через обставини, коли «вибувають з ладу» піджак або штани костюма. До речі, спроба знайти схожі за кольором штани замість «встановлених» часто не вдається через те, що матеріали мають різну фактуру. Майже завжди це помітно, і виходить не костюм, а «коктейль». Для того, щоб дотримуватись цих правил, не потрібно прикладати багато зусиль — це досить просто. Але буває і так: людина знає всі ці правила, і костюм у неї прекрасний, але не має пристойного вигляду. Найчастіша причина такої ситуації — неправильно підібраний

131

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

колір краватки, черевиків або сорочки. Для того, щоб уникнути цього, ми наводимо таблицю поєднання кольорів елементів костюма. Одночасно необхідно зазначити, що термін «перехідна краватка» в таблиці 2.9. використаний для з’ясування краватки, яка за кольором гармонує з костюмом, але світліша за нього (див. Правило 10). Таблиця 2.9. Тон костюма

Сорочка

Краватка

Черевики

Шкарпетки

Сірий

Біла, світло9 блакитна

Будь9якого кольору

Чорні

У тон краватки, чорні

Темно9сірий

Біла, світло9 рожева

З переходом в інший колір, червоно9 чорний.

Чорні

Чорні

Темно9синій

Біла

Темно9 бордовий, в білу, блакитну і червону смужку

Чорні

Темно9 бордові, темно9голубі

Чорний

Біла

Сріблясто9 сірий, червоно9 чорний

Чорні

Чорні, світло9 сірі, темно9 фіолетові

Темно9 коричневий

Біла, бежева, світло9 рожева

Зелено9 коричневі смуги або узор, червоно9чорний, з переходом в інший колір

Коричневі

Коричневі, бордо

Кавові

Бордо, світло9 коричневі

Світло9 коричневий

132

Біла, світло9 Зелений, бордо, рожева, з переходом в світло9 інший колір коричнева

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Закінчення табл. 2.9

Пісочний

Світло9 блакитна, рожева

Темно9 блакитний, строкатий

Світло9 коричневі

Світло9 блакитні, світло9 коричневі

Темно9 зелений

Слонової кістки, світло9 рожева

Коричнева, червона і зелена смужки (узор)

Темно9 коричневі

Темно9 коричневі

Темно9 блакитний

Біла, слонової кістки

Біла, блакитна і червона смужка, строкатий

Темно9 коричневі

Сірі, бордо

Правило 11. Не допускайте несумісності узорів. Дуже часто буває так, що тканина костюма має певний узор — смужку або клітку. Як же в цьому випадку підібрати сорочку і краватку щоб не помилитися? Дуже просто. У випадку, якщо костюм має, наприклад, смужки, то сорочка по забарвленню і фактурі повинна бути однотонною і «гладенького», без будь-яких узорів, а краватка може мати смужку (але необов’язково). І, навпаки, якщо Ви одягнули «смугасту» сорочку, то краватка і піджак повинні бути однотонними. Правило полягає у тому, що два елементи костюма одягнені разом не можуть мати узор. На практиці це виглядає так: якщо Ви одягнете краватку в смужку, то сорочка, що є «наступним» елементом, не може бути смугастою, а піджак — може. Якщо Ви одягнете смугасту сорочку, то краватка і піджак — однотонні! У сучасному діловому костюмі сорочки в смужку зазвичай не використовуються — вважається хорошим смаком однотонна, без будь-яких було узорів сорочка. Якщо ж на сорочці є узор, то він повинен бути дуже непомітним, утвореним фактурою матеріалу, а не колірною смугою. Узор також повинен бути не дуже великим, краще, наприклад, віддати перевагу тонкій смужці, ніж широкій.

133

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Сорочки в клітинку (незалежно від розміру узору) не використовуються ніколи. Це одинадцять основних правил. Їх необхідно дотримуватися, щоб виглядати елегантно, «зі смаком». Також потрібно сказати декілька слів про костюми, які комбінуються зі штанів і піджака різних кольорів. Найбільш прийнятні 2 варіанти: 1. Темно-сірі штани, темно-синій піджак (часто так званий «клубний») і сіро-блакитна краватка. Туфлі потрібно одягнути чорні, сорочку — тільки білого кольору, без узорів, шкарпетки — чорні. 2. Сірий або світло-сірий піджак, чорні штани, сріблясто-чорна краватка, чорні туфлі і шкарпетки, біла сорочка. Наведені поєднання — найпоширеніші і найпрактичніші. Вся решта спроб поєднання різних за кольором піджака і брюк вимагає великого досвіду і смаку. Звичайно, слід звернути увагу на термін «строката краватка» — він кілька разів з’являвся в таблиці. Ці краватки ввійшли в моду недавно (1991 рік) і утворили досить стійку групу. Їх забарвлення є хаотичним нагромадженням кольорів, що неначе просто «розмазані» на краватці широкими мазками. При погляді на неї створюється враження безладного змішування фарб. Зараз краватки такого забарвлення використовуються дуже широко. Але носити їх потрібно, теж дотримуючись певних правил. Перш за все, краватку, забарвлення якої переважно складається з яскравих, світлих тонів, можна одягнути з пісочним або світлосірим костюмами. З іншими, більш «показними» кольорами костюмів яскраву краватку краще не носити. До них підбирати «строкату» краватку потрібно з великою обережністю –найкращий варіант, коли основний фон — темний, а контрастні колірні плями лише небагато відтіняють його. Трохи детальніше хочеться зупинитися на, здавалося б, простому питанні — як носити костюм?

134

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

1. 2.

3.

4.

5.

Ось кілька простих рад: Світлі костюми носіть вдень, увечері ж віддавайте перевагу темним костюмам. В офіційній обстановці піджак застебнутий. У застебнутому піджаці потрібно входити в квартиру до знайомих, до ресторану (особливо в присутності жінки), в кабінет на нараду, в театр. Піджак повинен бути застебнутий, якщо Ви виступаєте з доповіддю. Повністю розстебнути ґудзики піджака можна під час вечері або сидячи в кріслах театру. Підіймаючись, необхідно застебнути на верхній (не на нижній!) ґудзик. Тримайте вихідний (або, як його називають, «парадний») костюм у повному порядку. Ретельно оглядайте його і при необхідності приведіть в порядок, не відкладаючи. Це правило стосується взуття, запонок, шкарпеток. Все повинно бути під рукою, навіть якщо найближчим часом нічого не передбачається — випадок може з’явитися несподівано. Не давайте йому застати Вас зненацька. Часто секрет елегантності криється просто у тому, що костюм зручний, людина відчуває себе в ньому вільно і спокійно. Костюм не повинен «тиснути», утрудняти рухи, заважати нахилятися або піднімати руку. Одним словом, якщо Ви постійно щонебудь обсмикуєте, підтягуєте і поправляєте, то Вам не вдасться виглядати елегантно. Вибираючи для себе костюм, звертайте на цей аспект досить уваги. Намагаючись слідувати моді, пам’ятайте, що вона існує не для, повного наслідування, а для того, щоб в основних ознаках до неї пристосуватися. Іноді трапляється, що наслідування моді протилежне тому стилю, який Ви для себе обрали — сміливо відкидайте таку моду! Наприклад, повні люди негарно виглядають в піджаках з високо піднятими лацканами. Якщо Ви така людина, а такі піджаки

135

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

увійшли в моду, то це «зовсім не значить, що Вам необхідно обзавестися таким піджаком. Краще виглядати не модно, але добре, ніж модно — і погано. 6. Майте при собі дві носові хустки. Перша — «робоча» — знаходиться в кишені брюк; саме вона використовується за призначенням. Друга — завжди абсолютно чиста — у внутрішній кишені піджака. Вона призначена для того, щоб протерти окуляри, витягнути смітинку, що потрапила в око, і т. ін. 7. Краватка-метелик, що використовується на офіційних урочистостях або великі свята, одягається тільки до темних костюмів. Світлі костюми носять з метеликом дуже рідко. Краватки до вечірнього костюма краще всього підбирати з натурального або штучного шовку. 8. Багато хто замислюється над тим, чи варто розв’язувати краватку, знімаючи її? Якщо краватка зроблена з недорогого матеріалу, то вузол можна не розв’язувати, а знімати краватку через голову, послабивши його. При такій методиці недорогі краватки довше зберігають свіжий вигляд. Якщо краватка зшита якісно, то краще вузол розв’язувати. Тут все залежить від матеріалу, з якого зроблена краватка. Поняття «жіночий діловий костюм» ввела незабутня Коко Шанель, єдиним розчерком дизайнерського пера, позбавивши жінок корсетів, багатошарових спідниць і незліченних рюшиків-воланчиків, в яких не тільки працювати — жити було важко. За основу універсальної зброї бізнес-леді Шанель узяла класичний англійський костюм з вузькими лацканами, жорсткою лінією плеча і прямою спідницею нижче коліна. Нинішня ділова мода більш демократична. Наприклад, під піджак вже не носять неодмінну шовкову блузу. Якщо виріз піджака неглибокий, його можна одягнути прямо на білизну. До того ж піджак набагато краще сидить на трикотажних майках, топах і водолазках. Хоча спідниця все ще вважається звичайною частиною «благопристойного» дамського костюма, проте зараз вважається допустимим

136

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

одягнути брюки. Для ділової обстановки краще віддати перевагу брюкам середньої ширини, можливо, трохи укороченим з матової тканини, що не мнеться. Вас завжди виручать строгі чорні брюки рівної ширини по всій довжині. Вони підходять абсолютно до всього, практичні в дощову пору року і ніколи не викликають критичних поглядів. Жіночий костюм 90-х років — приталений жакет з вузькою короткою спідницею — залишився у минулому. Початок тисячоліття знаменує вільний силует. Природно, на роботі без піджака не обійтися, але його можна замінити залежно від обставин жилетом або трикотажним кардиганом. А ось один лише костюм вже не обов’язковий. Під жакет можна одягнуть трикотажне плаття або светр з брюками. Середня довжина «ділової» спідниці — до середини колін. Проте на практиці вона мало кому личить. Тому вибирайте довжину або до щиколотки, або трохи вище коліна. Просто пам’ятайте, що недопустимі крайнощі: екстремальне міні та вечірній шлейф. У всьому світі, навіть у будь-яку cпеку, вважається неприпустимим з’явитися в офісі без колготок. В арсеналі наших ділових жінок тепер з’явилися нещільні колготки для літньої жари товщиною всього 7–10 ден, багато хто як і раніше і без шкоди кар’єрі обходяться влітку без них. Що стосується взуття, на сьогодні можна трохи відійти від традиційних темних човників на невисокому — 5 см і менше — підборі. Високі та стрункі жінки в офісі чудово виглядають на високих підборах. Тим більше, якщо це не човники на шпильках, а гарне напівзакрите взуття. А ось жінки маленького зросту на високих підборах виглядають вульгарно. Але і тим, і іншим слід уникати моделей на пробковій підошві або великій платформі. Взуття без задників — теж неприпустима крайність. Найвідповідальнішим вважається нейтральний тон ділового костюма. Проте не забувайте, що колір — найсильніший психологічний чинник. Непомітне так і залишається непоміченим. Якщо ж вам необхідно виділитися з натовпу, наприклад, на співбесіді, зупиніться на

137

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

яскравіших (але помірних!) тонах. Ще один нюанс: кольори холодного спектру злегка відштовхують, а теплого — викликають прихильність до себе. Проте і в наші дні існують численні «табу» ділової моди, порушувати які не слід: Недопустимий дуже сексуальний одяг: спідниці і брюки, що надто облягають тіло, декольте, «ризиковані» розрізи, відкриті животи і плечі. Підкресліть свою жіночість інакше. Ніяких дешевих дрібничок, трохи менше великих прикрас-підробок. До речі, виблискувати величезними діамантами теж не варто. Відмінний смак підкреслять непомітні прикраси, а солідне матеріальне становище (що для успішної кар’єри часто важливе) — дорогий, але строгий годинник. Будьте обачні і з іншими аксесуарами: шарфиками, хустками, поясами та ін. Вони можуть, як прикрасити, так і безнадійно зіпсувати зовнішній вигляд. Навіть у спекотні літні дні квітчасті або дуже яскраві тканини виглядатимуть, найменш, дивно. На важливі заходи одягайте тільки однотонні речі. Краще вибирайте складні кольори: наприклад, не чисто сірий, а сіро-блакитний, сіро-рожевий, бузковий, сіро-перламутровий. У повсякденній обстановці доречний непомітний рослинний узор, дрібний геометричний малюнок або жакардова тканина. Фактура тканини — саме те, що зможе прикрасити суворий фасон і непомітний колір. Це букле, не щільні меланжеві, твідові тканини, Якщо бюджет обмежений, майте в діловому гардеробі всього один-два, але відмінної якості й бездоганного крою костюми, які можна поєднувати між собою Зрозуміло, не скрізь межі дозволеного однакові. Тому, перш за все, необхідно з’ясувати, як зазвичай одягатися конкретно у вашому закладі. Можливо, місцевий «кодекс» буде набагато менш суворим або, навпаки, мати свої нез’ясовані нюанси: у будь-якому випадку необхідно пристосуватись до прийнятих стандартів. І пам’ятайте: кращий діловий костюм для жінки — той, про який вона забуває на весь робочий день.

138

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

2.2.3. Бізнесподарунки Подарунки залишаються єдиним чудом в дорослому світі причин і наслідків, суцільного планування і прогнозування. Сьогодні подарунки — невід’ємна частина бізнесу. VIP-подарунки, подарунки начальнику, корпоративні подарунки вносять ноту комерції в подарункову країну. Але можна подивитися на ситуацію і з іншого боку. Подарунки привносять в світ бізнесу щось чудове, простодушне і безкорисливе. Чим би вони не були викликані, радість при їх врученні і збентежену усмішку захоплення при отриманні не в силах знищити ніякий розрахунок. Але, виходячи з опитувань, 25 % одержувачів залишаються незадоволені подарунком, а 30 % дарувальників — реакцією на його вручення. Одержувачі вважають, що подарунок був піднесений «формально»: від них просто «відмахнулися» або подарували хай навіть дорогу, але дрібничку. Дарувальники ж переживають про згаяний час і не досягнутий в результаті ефект. Проте, бізнес-подарунок — відмінна можливість ще раз нагадати про себе партнерам, виразити пошану і підкреслити свою індивідуальність. Потрібно тільки правильно вибрати подарунок і вдало його вручити. Найперший і найскладніший етап — це придумати ідею оригінального подарунка. Головне — намагатися поставити себе на місце іншої людини і уявити, що їй було б приємно одержати. Адже в цьому випадку подарунок буде не тільки потрібним, але й оригінальним, нестандартним, а його одержувач приємно здивується, пригадає про дарувальника і порадіє минулій і майбутній співпраці. Одержувати подарунки завжди приємно. Звичайно отримання їх пов’язане з днем народження, великим святом або підвищенням по службі. Але дуже часто нам приділяють значні знаками уваги, що в етикеті прийнято називати презентами. Розібратися з термінологією: презенти, хабарі, подарунки — цілком легко. Презент — недорогий подарунок, що вручається на знак пошани, симпатії. Хабаром, згідно з Законом України «Про боротьбу

139

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

з корупцією», вважається дорогий подарунок, що вручається до або після надання послуг конкретною особою з використанням службового положення. Подарунки — це те, що ми шукаємо напередодні Нового року, дня народження і т. д. І ціна подарунка залежить від нашого добробуту, фантазії і, звичайно, особи, яка отримує подарунки. Статистика свідчить: 15 % чоловіків вважають, що сам подарунок не має значення, головне — увага, а 23 % віддають перевагу подарункам практичним. Проте іншим догодити непросто. Фахівці радять: спробуйте обіграти діяльність вашої компанії. Але пам’ятаєте: більшість людей не захоче користуватися деякими видами сувенірної продукції з чужим логотипом. Найбільш непотрібні в цьому випадку подарунки — це предмети одягу і парасольки. Якщо настільний годинник з фірмовою символікою багато хто готовий поставити до себе на стіл, то носити щось подібне на руці — ні. У той же час ручки і кухлі з чужим логотипом такого роздратування не викликають. Замисліться над тим, що ваш бізнес-подарунок повинен виражати. Відкладіть каталоги сувенірної продукції убік — вони на цьому етапі вам тільки заважатимуть. По-перше, компанія повинна подумати, наскільки їй хочеться зробити нестандартний подарунок. По-друге, до якого терміну. На виготовлення подарунка або його елементів, на пошук майстрів потрібен час. Головне завдання — сісти і подумати про те, що хочеться виразити цим подарунком, які емоції повинна відчути людина або компанія, яка його одержить. Що ви хочете сказати? Що ви — найрозумніші? Найкрасивіші? Найбільші на ринку? І тут вже починають вимальовуватися контури майбутнього подарунка. Не буває так, що ніяких ідей не виникає. Цей метод діє на 100 %. Головне — не перебирати предмети. Як тільки вам до рук потрапляє каталог, ваші думки починають крутитися навколо предметів на його сторінках, це сковує творчі здібності. Не дивіться на предмети, фантазуйте, і що-небудь обов’язково придумаєте. Задайте межі творчого пошуку — хай це буде,

140

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

наприклад, щось красиве і досить складне. А далі перебирайте, що це може бути. Можна сформулювати «Шість правил правильного подарунка» Щоб ваш подарунок визнали, він повинен торкнутися шести основних відчуттів людини: 1. Подарунок повинен бути яскравим, красивим, приємним для очей. 2. Він повинен видавати якийсь звук: наприклад, приємно шарудіти папером або його вручення повинно відбуватися під звуки петард і феєрверків. 3. Непогано, якщо подарунок спокушатиме ароматом або даруватиметься з пахощами. 4. Чудово, якщо подарунок приємний на дотик або діє на певні точки. Яскравий приклад — сеанс тайського масажу в подарунок. 5. Подарунок не повинен бути позбавленим смаку, їстівний він чи ні. 6. І найголовніше, що ви прагнете закласти в подарунки, — це якесь «шосте» відчуття. Коли подарунком вдається занурити людину в спогади, у відчуття дежа в’ю, в мрію, в сон, то вважайте, що ви досягли мети. Не варто забувати і про правильне вручення подарунків. Адже некоректне, недоречне або невчасне вручення може обернутися великими проблемами, як для дарувальника, так і для адресата. Відчуття незручності і збентеження, зіпсовані відносини з клієнтами, незадоволеність партнерів — ось далеко не повний перелік можливих негативних наслідків. Тому насамперед потрібно дізнатися, як прийнято в компанії-партнера вручати подарунки, особливо якщо йдеться про державні установи або великі західні корпорації. У деяких організаціях, наприклад, прийнято приймати подарунки виключно через секретаріат, в інших — тільки після узгодження з керівництвом. Про ці нюанси краще знати наперед, щоб не одержати презент назад з кур’єром.

141

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Якщо ж подарунок призначається корпорації в цілому (а не персонально керівнику), то його краще вручати урочисто у присутності більшості співробітників. У випадку, якщо привітання адресується особисто керівнику компанії-партнера, то подарунок слід вручати в неформальній робочій обстановці. Звичайно, секрету з цього не роблять, але краще наперед поцікавитися, чи захоче керівник афішувати таке вручення. І найголовніше: якщо подарунок вручається публічно, він обов’язково повинен супроводжуватися словами вдячності і подяки на адресу того, кого вітають. Бажано описати, чому вибраний саме цей подарунок, додати побажання від імені всієї компанії. Кращий час для вручення подарунків колегам і співробітникам — корпоративне свято. Найголовніше в цьому випадку: подарунок повинен бути корисним і приємним його одержувачу. Не варто вручати подарунки під час роботи, особливо в моменти «авралів». Необхідно обережно публічно вручати так звані «нерівнозначні подарунки» — це може викликати ревнощі і заздрість в колективі. Якщо все-таки передбачені різні нагороди, то краще, якщо співробітники самі вибиратимуть подарунки на певну суму балів, що відповідно їх досягненням. Якщо подарунки приблизно однакові за вартістю, але все одно різні, то правильніше використовувати метод «випадкової вибірки» — діставати подарунки навмання «з мішка» у присутності всіх співробітників, щоб нікого не виділяти і випадково не образити. Не можна залишати «ні з чим» менш успішних співробітників — вони відчують себе непотрібними, і навряд чи надалі працюватимуть краще. З подарунком повинні піти всі — тоді подібна процедура може стати ефективним засобом заохочення персоналу, а не приводом для образ і причиною розбрату в колективі. Подарунки колегам Пам’ятайте, що подарунки прийнято розпаковувати у присутності оточуючих. Потурбуйтесь про те, щоб ваші добрі наміри не були

142

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

витлумачені хибно. Для одруженого товариша по службі — нічого особистого: підтяжок, кухлів з двозначними написами і т.ін. Ділові відносини дозволяють дарувати різні канцтовари (ручки, блокноти, календарі, кишенькові калькулятори), книги, відеокасети і диски, рамки для фото та інші дрібниці. Брак уяви спокутуватиме гумор: при врученні пожартуєте на тему «як складно робити подарунки чоловікам» або «чого вам в житті ще не вистачає». Презенти не повинні бути дорогими, незалежно від ваших фінансових можливостей. Презент співробітниці — квітка, улюблені ласощі, невеликий сувенір, хороша книга, канцелярське приладдя. Подарунок начальнику — оригінально оформлене фото, аксесуари для кабінету, канцелярське приладдя для ділової людини. Такий подарунок повинен бути одночасно нейтральним і тим, що демонструє пошану. Його вартість може бути будь-якою залежно від ваших доходів. Але не потрібно віддавати останні гроші, щоб піднести шефу розкішний подарунок. Він чудово знає ваші фінансові можливості, і надмірна щедрість може призвести до протилежного результату. Не слід дарувати особисті речі, парфумерію, білизну. Ці подарунки при робочих взаємостосунках недоречні. Презент#жарт Щоб зробити презент-жарт, необхідно добре знати характер і звички людини, якій призначається подарунок, інакше ризикуєте пошитися в дурні. Можливий варіант: даруючи презент, а усно сповістіть про подарунок в жартівливому тоні. Жартувати потрібно м’яко і по-доброму. Адже навіть кращий друг може образитися за недоречний жарт. А з колегами необхідно бути уважними вдвічі: це стосується карикатур, ляльок-двійників, частівок і т. ін. Тому перш, ніж вибирати подарунок, визначтеся, які у вас з цією людиною стосунки. Подарунок часто має символічне значення — це своєрідна форма виразу почуттів. При мінімальній вартості, зроблений з умислом, він може мати величезну цінність для того, кому подарунок підносять.

143

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Виходячи з того, що подарунок цінний, як знак уваги, з нього обов’язково знімають ярлик з ціною. Всі подарунки, за винятком квітів, підносять в упаковці. Вручивши його, скромно вислуховують слова подяки, не вступаючи в обговорення. Якщо подарунок передають особисто, його зразу ж розпаковують у присутності того, хто подарував, виражають задоволення і дякують. Неввічливо відкласти подарунок убік, не поглянувши на нього. Не слід виявляти незадоволення за невміло вибраний подарунок. В особливих випадках (при близьких відносинах), відчувши, що подарунок виявився не дуже вдалим, можна запропонувати обміняти його (чек про всяк випадок потрібно зберегти). Відмовитися від подарунка можна тоді, коли він змушує відчувати себе боржником. При відмові висловлюють вдячність за увагу і мотивують свою відмову. Даруйте, дивуйте і радуйте людей, які поряд. Можливо, саме ваш презент дасть колезі ту енергію, якої їй не вистачає, яка виділить цей день не тільки в роботі, а і в житті. Даруйте! Подарунок начальнику Подарунок начальнику — непросте, але захоплююче завдання, яке дозволить вам багато чого відкрити у власному характері, характері начальника, а також безмежних можливостях, які на сьогодні є у кожного для вираження суперечливих почуттів, що викликані ним: улюбленим, ненависним, підступним, наївним, невловимим і всюдисущим — загалом, вашим керівником. Правила: 1. Доцільність подарунка цінується набагато більше, ніж його вартість. Вивчайте свого начальника. 2. Дотримання дистанції ніколи не шкодить. Ваш подарунок повинен бути приємним, але не фамільярним. 3. Якщо ваш подарунок дуже відверто говорить про бажання відчепитися, то не чекайте особливої уваги керівництва до власної персони. Принаймні, до наступного свята.

144

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

VIP-подарунки займають особливе місце в системі подарункових «жанрів». Якщо рекламні сувеніри, корпоративні і бізнес-подарунки постійно підштовхують до укладення нових контрактів, розширення співпраці та інших суто комерційних дій, то з VIP-подарунками все по-іншому. VIP-подарунки схожі на жертвоприношення богам, які нас вже облагодіяли і тепер ми готові будь-яким чином виразити свою вдячність. Принаймні так це повинно виглядати. Перш за все вони повинні бути достатньо VIP. При цьому не з вашої точки зору, а того, кому подарунок підносять. Бізнес-подарунки краще всього шукати задовго до того моменту, коли настане час їх піднести. Чим жорстокішою стає конкуренція на нашому молодому і від цього вельми кровожерному ринку, тим більшого значення набувають бізнес-подарунки. Вчора обличчя вашого партнера сяяло тільки при слові «подарунок», сьогодні він вередливо вип’ячує губу і безсоромно дає вам зрозуміти, що дарованому коневі дивляться в зуби, та ще з якою пристрастю: Бізнес-подарунки стали особливою мовою спілкування, не гірше за танець індійської танцівниці або японської ікебани. До корпоративних подарунків належать всі презенти, які робляться від імені компанії, на честь компанії і на кошти компанії. Під корпоративними подарунками мається на увазі те, що кожен предмет нагадуватиме про компанію-дарувальника довгі роки завдяки нанесеному на ньому логотипу, фірмовій упаковці і тому подібному. Все більше компаній розуміє, що про своїх співробітників треба піклуватися, оскільки вони — головне надбання бізнесу. Співробітникам можна дарувати подарунки в дні народжень, в дні свят, ювілеїв і просто так. Просто не забувайте, що ваші співробітники теж люблять одержувати подарунки і в цьому нітрохи не відрізняються від вас самих. Незалежно від віку, освіти і статі керівники люблять такі корпоративні подарунки, які підкреслюють винятковість їх становища і неповторність їх особи, або хоча б одне з двох.

145

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Тому тут ніяких штампів і стандартів. Їм повинен бути притаманний стиль, рівень, елітарність, ексклюзивність. Корпоративні подарунки клієнтам і партнерам ви не просто даруєте, а робите інвестиції в майбутнє свого бізнесу. Подарунок може стати вашою кращою комерційною пропозицією за весь час ваших взаємостосунків. Постарайтеся зробити так, щоб ваш подарунок став дійсно дорогою річчю в житті замовника і партнера, хай він кожен день нагадує про те, наскільки корисною виявилася співпраця з вами не тільки для компанії, але і для того, хто особисто одержав ваш подарунок.

2.3. Робоче місце менеджера Ефективність праці керівників всіх категорій залежить від того, яким чином організоване робоче місце. Важливе не тільки те, як воно обладнане відповідно до змісту і характеру роботи, але і наскільки комфортно можна відчувати себе на роботі. Праця менеджера — це не тільки суто розумова діяльність. В процесі виконання своєї роботи керівник працює на комп’ютері, користується різними засобами комунікацій. Всі ті завдання, які доводиться виконувати керівнику зумовили важливість раціональної організації робочого місця. Розглядаючи загальні питання організації праці керівника, необхідно перш за все звернути увагу на те, наскільки робоче місце відповідає основним вимогам, яким чином воно обладнане, відповідність розмірів меблів антропометричним даним працівника. Саме ці характеристики забезпечують оптимальний робочий стан, а будьяка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється. Виходячи з того, що діяльність керівника різноманітна, наведемо умовний розподіл його робочого місця на дві складові: • фізичне робоче місце фахівця; • електронне робоче місце фахівця.

146

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

2.3.1. Фізичне робоче місце фахівця Робоче місце керівника — кабінет або частина загального приміщення, в якому працює керівник повинен бути обладнаним відповідно до змісту робіт, що виконуються. Правильна організація робочого місця дає можливість менеджеру: • раціонально, з найменшими трудовитратами виконувати свої функції; • ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками; • підтримувати високу працездатність і робочий настрій. Робоче місце менеджера повинне відповідати певним вимогам: • площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам; • меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими і послідовності робіт, які виконуються; • меблі, устаткування робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям роботи, що виконується (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота). Розміщення меблів і засобів оргтехніки повинне забезпечувати їх зручне використання. Організація робочого місця менеджера передбачає: • планування приміщення, в якому воно знаходиться; • вибір і устаткування робочого місця засобами і предметами праці; • розміщення предметів праці на робочому місці в певному порядку. Робоче місце керівника, який здійснює прийом працівників в службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розташовують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті). Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми зі співвідношенням сторін 1: 1,3 або 1: 1,5 і

147

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

граничне 1:2. Квадратні приміщення менш зручні для кабінету. Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м. кв. Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна перевищувати допустимих розмірів. Робоче місце повинне виключати витрати часу, пов’язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення. Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон: • робочої зони; • зони нарад; • зони відпочинку. Відповідно до цього є доцільним зональне розміщення основних елементів устаткування робочого місця. Робоча зона, як правило, обладнана двохтумбовим столом, столом-приставкою, підйомно-поворотним кріслом, бокс для документів, шафа для книг або кабінетна стінка. У робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби, що використовуються менеджером в процесі роботи. При плануванні робочої зони менеджера можна використовувати такі рекомендації: • письмовий стіл слід встановлювати перпендикулярно до вікна; • вхідні двері повинні бути у полі зору менеджера; • бажано, щоб вікно було зліва; • письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла; • меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.; • якщо в одному кабінеті два робочі місця, то прохід між ними не повинен бути менше 100-120 см; • робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб, не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

148

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для голови. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь в нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад встановлюють перпендикулярно до письмового столу керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожної сторони. Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, мережами локального освітлення, телевізором, розміщується вона, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні. Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності устаткування, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинне відповідати смаку володаря кабінету. У кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані або натуральні зразки продукції, макети новітніх технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв’язків підприємства, художньо виконані діаграми і т. ін. Номенклатуру, чисельність і розміщення предметів естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер’єру кабінету при консультації дизайнера. У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі. При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації: • не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне; • все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; • таким же повинно бути і розміщення предметів в шухлядах письмового столу;

149

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

•

всі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; при цьому слід прагнути дотримуватись оптимальної їх послідовності; • кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинне бути постійним; • письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі і архівних; • документи, які використовуються в поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити їх швидкий огляд і пошук; • комп’ютер можна розміщувати як справа, так і зліва, а клавіатуру, як правило, справа або в центрі; • засоби зв’язку (телефони, пристрої виклику та переговорні пристрої) розміщують зліва від керівника на робочій поверхні столу або приставній тумбі, що дає можливість залишити праву руку вільною для роботи; • канцелярське приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з роздільниками. Меблі, які використовують для устаткування кабінету менеджера, — столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці — можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій. Важливо, щоб всі елементи устаткування відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці. Поверхня меблів повинна бути твердою, гладенькою, покритою матеріалом, без будь-яких відблисків від природного і штучного освітлення. У кабінеті менеджера може бути декілька столів. Письмовий стіл — основний елемент робочого місця. Шухляди столу повинні бути пристосовані для зручного розміщення, пошуку справ, письмового приладдя, блокнотів і т. ін. Вони повинні бути обладнані пристроєм для вертикального зберігання справ і мати секції. Приставні столи бувають двох типів. Перший тип — одно — або двохтумбовий стіл — призначений для розміщення засобів

150

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

оргтехніки і особистих речей (у шухлядах). Його розташовують перпендикулярно до письмового столу, зліва від крісла керівника у вигляді букви «Т». Замість такого столу може бути спеціальна тумба, де зберігають особисті речі, предмети гігієни, медикаменти, мінеральну воду, документи, які використовуються рідко, канцелярське приладдя і тому подібне. Другий тип — безтумбовий стіл, за яким розташовуються відвідувачі. Його встановлюють перпендикулярно до центральної частини письмового столу і розрахований він для розташування двох-чотирьох чоловік. Робоча поверхня приставного столу повинна бути на одному рівні з робочою поверхнею письмового. Стіл для засідань не повинен стояти поруч з письмовим столом, його розміри визначаються максимальною кількістю запрошених на засідання працівників. Навколо столу розміщують стільці або крісла. У разі потреби на столі або приставці до нього розміщують проектор, ноутбук. Крісла і стільці, які використовують в кабінеті, повинні бути зручними, а крісло керівника може бути пристосоване і для короткочасного відпочинку. Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний механізм, який забезпечує вибір найзручнішої пози. Оптимальна висота сидіння залежить від зросту людини і складає при зрості 161–170 см — 45 см; 171–180 см — 47 см.; понад 180 см — 49 см. Шафи, полиці і бокси — невід’ємна приналежність кабінету. Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше — конторські (для зберігання справ). Використовуючи типові елементи збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідну компоновку елементів, надаючи комплекту меблів форми, яка відповідає функціональному призначенню (зберігання справ, креслень, макетів, зразків продукції і т. ін.). Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для зберігання справ у вертикальному або підвішеному положенні. Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихований якоюсь перегородкою або знаходився поза увагою відвідувачів.

151

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

У кабінеті може бути різноманітне устаткування для проведення нарад. За необхідності, в кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалюзі, калорифер. Якщо з фізичним робочим місцем більш менш все зрозуміло, як правило, виникає неясність. Що це за місце, як його відчути? Адже фізичне — це те, що можна відчути фізично, електронне ж — уявне. Електронне місце можна охарактеризувати як сукупність комп’ютерної техніки, інших технічних засобів і програмного забезпечення, що дозволяє діяти з метою отримання достовірнішого результату за короткий проміжок часу. Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої. Найперспективнішим засобом складання і редагування текстових документів є комп’ютер. Він дає можливість автоматизувати формування тексту, забезпечує запам’ятовування і пошук тексту, можливість перегляду і корекцію друкарського документа на екрані. Диктофонами називають прилади для магнітного записування усної мови та її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон є різновидом магнітофона, має ряд важливих переваг — портативність, швидкий пошук па плівці необхідного запису, дистанційне керування, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно зі швидкістю, з якою був зроблений запис. Останнє дуже важливе: текст незалежно від швидкості диктування відтворюється з швидкістю, яка дає можливість чітко вловлювати слова і фрази та друкувати їх. Секретар може регулювати швидкість відтворення віщання.

152

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Застосування диктофона дає можливість досягти важливого організаційного ефекту: практично повного розподілу творчих, логічних операцій, які є прерогативою керівника (ухвалення рішень, формулювання їх), і технічних операцій, які повинен виконувати технічний персонал. Робота з диктофоном сприяє підвищенню культури спілкування, мобілізації уваги, виробленню навичок чіткого віщання, точності і однозначності визначень. Достатній досвід використання диктофонів вивільняє мову від слів і фраз, які не несуть смислового навантаження, небажаних пауз. Засоби адміністративного зв’язку і сигналізації. Найважливіший елемент устаткування робочого місця менеджера — комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв’язок менеджера з абонентом, як в межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура. Різновидом системи сигналізації виклику є система передачі працівнику візуальних або звукових сигналів, які мають певну інформацію. Прикладом таких систем є пристрій, який зв’язує керівника і секретаря. Натисненням кнопки керівник включає на світловому табло, прихованому від очей відвідувачів, сигнал, який означає, наприклад, одну з таких команд: «Прошу зайти», «Прошу покликати до кабінету», «Зайнятий. Прохання не турбувати», «Прошу перемкнути телефон», «Запросіть головного бухгалтера» і т. ін. Жодне сучасне підприємство не обходиться без факсимільних засобів зв’язку. За короткий час можна передати в чорно-білому варіанті документи будь-якого обсягу, що дає можливість відмовитися від послуг пошти, значно підвищити оперативність передачі інформації та її надійність. На робочому місці часто встановлюється комп’ютер, як один із фізичних предметів, що є необхідним атрибутом сучасного життя. На відміну від інших предметів, комп’ютер може містити вбудований інтелект. Необхідною умовою для цього є або бажання самого фахівця, або вимога роботодавця, яка часто не задовольняється. Під

153

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

інтелектом можна розуміти максимальну допомогу, закладених в комп’ютер різних прикладних програм, що допомагає користувачу або в ухваленні рішень, або в оптимізації використання робочого часу. (Наприклад, органайзер з базами даних або міні програма, що вказує, на можливо прогнозований рівень будь-якого податку або витрат при проведенні фінансової операції) Персональний комп’ютер дає можливість: • успішно вирішувати так звані оптимізаційні завдання, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати найближчий до оптимального; • здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності підрозділу або своєї роботи; • підтримувати зв’язок з суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради; • видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень; • враховувати і контролювати виконання зобов’язань підлеглих; • складати звіти про виконану роботу, графіки і розклади виходів, відпусток, зустрічей, нарад і т.ін.; • здійснювати оцінку роботи підлеглих; • вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих; • складати, редагувати і передавати документи. Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними автоматизованими робочими місцями. Таким чином, використання персонального комп’ютера значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає ухвалювати оптимальні рішення в проблемних ситуаціях. Часто буває, що фахівець використовує в своїй роботі тільки один-два програмних продукти. Наприклад, тільки бухгалтерську програму. Зрідка можливе додаткове застосування інших — текстового редактора або електронних таблиць. Або тільки двох останніх. В більшості випадків це не дає економії робочого часу, тому що відсутнє гармонійне використання всіх можливостей, на які спроможні сучасні інформаційні технології.

154

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Наприклад, підприємство займається наданням стандартних послуг, і кожен день підписує з клієнтами безліч стандартних договорів, в яких змінюються тільки деякі дані — реквізити, сума договору і т. д. Заповнення елементів договору реквізитами часто здійснюється вручну, не зважаючи на те, що тут же на столі знаходиться комп’ютер і принтер, або ж договір редагують безпосередньо в текстовому редакторі з подальшим виведенням на принтер, що може спричинити за собою помилки. І, крім того, як правило, в комп’ютері відсутня база даних укладених договорів або дані в неї вносяться потім з клавіатури, або ж ручкою в журнал реєстрації. Як видно подвійна втрата часу і т.ін. Але це тільки елементи діловодства. А ухвалення рішень на рівні реалізації будь-яких проектів. Як відбувається цей процес? Як правило, теж в режимі ручного розрахунку, за допомогою олівця і аркуша паперу. Іноді можливе використання калькулятора. І це правильно з позиції елементарних розрахунків, але якщо в них наявно більше двох змінних, то можливість введення помилки гарантована. І практика доводить, що це дійсно так.

2.3.2. Електронне робоче місце Як можна уявити собі його суть (рис. 2.18.). В даному випадку його умовно можна розділити на три категорії: • електронне робоче місце, яке, як правило, надає підприємство за допомогою впровадження певного корпоративного програмного продукту (системи); • прикладні офісні системи; • електронне місце, яке генерує кожного індивідуума, залежно від його кваліфікації і потреб. В даному випадку припустимо, що підприємство має корпоративну інформаційну систему управління підприємством, і тоді місце може бути: або тільки робочою станцією для перегляду і введення певних даних. У такому разі на цій станції не встановлено нічого

155

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

зайвого з програмного забезпечення, і цей фахівець виконує тільки ту роботу, яка передбачена його посадовою інструкцією. У другому випадку фахівець може увійти до корпоративної системи для пошуку потрібної інформації або введення даних, але його комп’ютер повноцінний і фахівець має можливість інсталювати додатково те програмне забезпечення, яке йому необхідне для роботи. У першому випадку це може бути робоча станція касира з продажу авіаквитків, в другому випадку робоче місце, наприклад, аналітика або фінансового директора. Електронне робоче місце фахівця

Корпоративна інформаційна система управління підприємством

Робоча станція для виконання специфічної роботи

Робоче місце для виконан9 ня багато9 паланової роботи

Офісні додатки

Можливість та здатність гармонійної і продуктивної обробки інформації для отримання достовірного результату за короткий проміжок часу

Рис.2.18. Електронне робоче місце фахівця

156

Інші програмні продукти

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Другий елемент електронного місця — це офісні продукти. І третій елемент — це ті додаткові програми, що існують на ринку і які використовує кожен фахівець залежно від сфери своєї діяльності. Це можуть бути, наприклад, бази даних, що містять довідкові дані. До цієї ж категорії можна віднести спеціальні офісні додатки, створені самим фахівцем. Це різні програми, що збільшують продуктивність праці фахівця, для вирішення певних стандартних і специфічних завдань, які сприяють правильному ухваленню рішень. Ці додатки і програми є саме тим набором засобів, що збільшуються в часі, без яких фахівець просто буде не в змозі виконувати роботу. 2.3.3. Забезпечення робочого місця менеджера Персональний комп’ютер є універсальним засобом автоматизації операцій з переробки інформації і дозволяє виконувати різні дії, вирішувати різні завдання управління. Персональний комп’ютер, що оснащений сукупністю професійно орієнтованих функціональних інформаційних технологій і розміщений на робочому місці, стали називати автоматизованим робочим місцем (АРМ), призначення якого — інформаційна підтримка рішень, які приймаються. Іншими словами, АРМ є деякою частиною інформаційної системи, відособленої відповідно до структури управління об’єктом і існуючою системою цілерозподілення. Воно й оформляється у вигляді самостійного програмно-апаратного комплексу. Під АРМ фахівця слід розуміти його робоче місце, що оснащене персональним комп’ютером і є самостійним програмно-технічним комплексом індивідуального або колективного використання, який дозволяє в діалозі або пакетному режимі вести обробку інформації і одержувати всі необхідні вихідні дані у вигляді екранних або друкарських форм (рис. 2.19.).

157

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Автоматизоване робоче місце фахівця

Повчальна система Інтегрований рядок підказок

Система закладок, покажчиків і довідок

Вбудована система прикладів

Гіпертекстова система документації, яка включає керівництво користувача і керівництво програміста

Система контролю і виявлення помилок

Комплекс програмних додатків для обробки інформації

Пакетний режим

Діалоговий режим

Введення інф9ції з дискет, сканера, за каналам зв’язку (комп. мережа, мод. зв’язок)

Введення з клавіатури

Автоматизовані розрахунки, обробка даних

Обробка інформації в реальному часі

Виписка документів із бази даних

Друк даних

Формування архівів за звітний період

Виведення даних за запитом на принтер, екран Робота з архівами

Рис. 2.19. Автоматизоване робоче місце фахівця

158

Частина 2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Сервісні засоби

Настройка АРМ Настройка значимості реквізитів Ергономічне Забезпечення екранних форм, настройка кольору і звуку Візитна картка підприємства Установка системи доступу до даних Настройка алгоритмів розрахунків Настройка таблиць

Настройка обладнання: модем, принтер, сканер

Календар підготовки та здачі звітності

Експлуатація АРМ

Введення класифікаторів

Генератор звітних форм

Адміністратор баз даних мережі доступу. Інструментарій для усунення наслідків аварій

Інструментарій для прийому і передачі даних за каналами зв’язку

Інструментарій для копіювання і збереження інформації

Моніторинг Годинник, таймер, калькулятор

159

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Економічний ефект від упровадження автоматизації визначається шляхом зіставлення витрат праці і собівартості роботи при автоматизації і при виконанні її ручним способом. Загальна собівартість складається з таких елементів: суми заробітної платні, амортизаційних відрахувань, вартості допоміжних матеріалів і суми непрямих витрат. Дані про трудові витрати доповнюють даними про грошові витрати, після чого розраховують економічну ефективність автоматизації завдання управління.

Запитання і завдання для обговорення 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

160

Створіть в календарі подію, яка повторюється щорічно в один і той же день. Створіть в контактах записи про чотирьох осіб з повною ін формацією про них. Створіть контакт і вкажіть, що він належить до категорії поважних осіб. Сформулюйте завдання із зазначенням її високої важливості. Опишіть правила користування візитними картками. Дайте характеристику можливих варіантів візитних карток. Які речі можуть бути діловим подарунком? У чому полягає діловий стиль одягу? Чому в бізнесі важливо дотримуватись статусних символів в одязі? Що таке респектабельність в одязі і чому вона впливає на ус піх у справах? Чому людям у бізнесі важливо стежити за модою? Які вимоги пред’являються до устаткування робочого місця. У чому полягає сутність організації робочого місця менеджера? Розкрийте сутність планування робочого місця менеджера. За якими напрямами можуть використовуватись технічні за соби управління в організації?

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ Діюча складна система не змінно утворюється з діючої простої системи /15
й закон системантики/ 1. Все — система. 2. Все — частина ще біль шої системи. /Основні постулати розви
неної теорії систем/ Всередині кожного великого завдання сидить маленьке, яке на магається пробитися назовні. Закон великих задач Хоара

Сучасний етап автоматизації управління суспільним виробництвом характерний розвитком розподіленої обробки економічної інформації. Найперспективнішою сферою використання концепції розподіленої обробки економічної інформації є автоматизація планово-управлінських функцій на базі персональних ЕОМ, встановлених безпосередньо на робочих місцях фахівців. Ці системи набули широкого поширення в організаційному управлінні під назвою автоматизованих робочих місць (АРМ).

161

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

3.1. Призначення АРМ Автоматизоване робоче місце (АРМ) є робочим місцем персоналу автоматизованої системи управління, обладнане засобами, що забезпечують участь людини в реалізації функцій управління. Стосовно вимог систем організаційного управління. Автоматизоване робоче місце (АРМ) можна визначити як комплекс інформаційних ресурсів, програмно-технічних і організаційно-технологічних засобів індивідуального або колективного користування, об’єднаних для виконання певних функцій професійного працівника управління. За допомогою АРМ фахівець може обробляти тексти, посилати і приймати повідомлення, що зберігаються в пам’яті персонального комп’ютера, брати участь у нарадах, організовувати і вести особисті архіви документів, виконувати розрахунки і одержувати готові результати в табличній або графічній формі. Зазвичай процеси ухвалення рішень і управління в цілому реалізуються колективно, але необхідна проблемна орієнтація АРМ управлінського персоналу, що відповідає різним рівням управління і реалізованим функціям. Підготовка інформації для ухвалення рішень, власне ухвалення рішень та їх реалізація можуть мати багато загального в різних економічних службах підприємства. Це дозволяє створювати гнучкі структури управління. Локальні мережі, на основі яких можуть функціонувати різні комплекси АРМ як в межах окремих підрозділів, так і на рівні суміжних функцій, що виконуються, реалізованих різними підрозділами, є базою для організації взаємозв’язку окремих АРМ в систему збору, обробки інформації та ухвалення рішень у сфері управління конкретним об’єктом. В основу конструювання АРМ встановлені такі основні принципи: • максимальна орієнтація на кінцевого користувача, що досягається створенням інструментальних засобів адаптації АРМ до

162

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

•

•

•

•

рівня підготовки користувача, можливостей його навчання і самонавчання; проблемна орієнтація АРМ на вирішення певного класу завдань, об’єднаних загальною технологією обробки інформації, єдністю режимів роботи й експлуатації, що характерно для фахівців економічних служб; формалізація професійних знань, тобто можливість надання за допомогою АРМ самостійно автоматизувати нові функції і вирішувати нові завдання в процесі накопичення досвіду роботи з системою; модульна побудова, що забезпечує сполучення АРМ з іншими елементами системи обробки інформації, а також модифікацію і нарощування можливостей АРМ без переривання його функціонування; ергономічність, тобто створення для користувача комфортних умов праці і дружнього інтерфейсу спілкування з системою.

3.2. Типова структура АРМ Створення АРМ для систем організаційного управління передбачає проведення їх структуризації і параметризації на стадії проектування. Структуризація АРМ включає опис середовища функціонування: • функціональних підсистем, які забезпечують зв’язки між ними; • інтерфейсів з користувачем і технічними засобами; • засобів програмного і інформаційного забезпечення. Параметризація передбачає виділення і дослідження параметрів технічних, програмних і інформаційних засобів, що задовольняють вимоги і обмеженням, сформовані при структуризації. Структурно АРМ включає функціональну і забезпечуючу частини. Функціональна частина визначає зміст конкретного АРМ і включає опис сукупності взаємопов’язаних завдань, що відображають

163

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

особливості автоматизованих функцій діяльності користувача. В основі розробки функціонального забезпечення є вимоги користувача до АРМ і його функціональна специфікація, що включає опис ввідної і вихідної інформації, засобів і методів досягнення достовірності і якості інформації, носіїв, що застосовують інтерфейс зв’язок. Сюди ж відносять описи засобів захисту від несанкціонованого доступу, відновлення системи в збійних ситуаціях, управління в нестандартних випадках. Забезпечуюча частина включає традиційні види забезпечення: інформаційне, програмне, технічне, технологічне, лінгвістичне та ін. Інформаційне забезпечення включає опис організації інформаційної бази, регламентує інформаційні зв’язки, зумовлює склад і зміст всієї системи інформаційного відображення. Програмне забезпечення (ПЗ) АРМ підрозділяється на загальне і функціональне. Загальне ПЗ поставляється в комплекті з ПК і включає операційні системи, прикладні програми, що розширюють можливості операційних систем, програмні засоби діалогу та ін. Загальне ПЗ призначено для управління роботою процесора, організації доступу до пам’яті, периферійних пристроїв, запуску й управління процесором, виконання прикладних програм, забезпечення виконання програм на мовах високого рівня. Функціональне ПЗ призначено для автоматизації вирішення функціональних завдань, включає універсальні програми і функціональні пакети. При проектуванні цих програмних засобів необхідно дотримуватись принципів орієнтації розробки на конкретного користувача.

164

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Сукупність вимог до програмного і технічного забезпечення відображається на великій кількості функцій користувача, і це дозволяє вирішувати проблему професійної орієнтації на користувача. Технічне забезпечення АРМ є комплексом технічних засобів обробки інформації на базі ПК, що призначений для автоматизації функцій фахівця в предметній і проблемній областях його професійних інтересів. АРМ фахівця сфери організаційного управління, звичайно, базується на персональному комп’ютері індивідуального або колективного користування, а також, що знаходиться у складі локальних мереж. Технологічне забезпечення АРМ призначене для організації технологічного процесу використання АРМ стосовно комплексу вирішуваних завдань, що відповідають функціям фахівця. Технологічний процес є сукупністю функціональних робіт, що включають забезпечення введення, контролю, редагування і маніпулювання даними, накопиченням, зберіганням, пошуком, захистом, отриманням вихідних документів. У зв’язку з тим, що користувач, як правило, належить до певного колективу і виконує в ньому певну роботу, необхідно передбачити технологічну взаємодію виконавців при вирішенні завдань, забезпечити умови спільної роботи фахівців. Ці положення повинні відображатися в кваліфікаційних вимогах і посадових інструкціях користувачів АРМ. Лінгвістичне забезпечення АРМ визначається системою вимог до мови спілкування користувача із засобами АРМ. Ці мови повинні бути простими у вивченні і використанні. Рівень і якість інформаційного і смислового навантаження мовних

165

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

засобів залежать від того, наскільки їх синтаксичні і семантичні конструкції наближаються до відповідних конструкцій природної мови фахівця.

3.3. Класифікація АРМ Основу класифікації АРМ становить ряд класифікаційних ознак. З урахуванням сфер застосування можлива класифікація АРМ за функціональною ознакою: • АРМ адміністративно-управлінського персоналу; • АРМ проектувальника автоматизованих систем управління і т. д.; • АРМ фахівця в області економіки, математики, фізики, медицини і т. д.; • АРМ виробничо-технологічного призначення. Важливою класифікаційною ознакою АРМ є режим його експлуатації, за яким виділяються: • одиничний режим експлуатації; • груповий режим експлуатації; • мережений режим експлуатації. У першому випадку АРМ реалізується на відособленому персональному комп’ютері (ПК), всі ресурси якого знаходяться в монопольному розпорядженні користувача. Таке робоче місце орієнтоване на вирішення нестандартних, специфічних завдань, і для його реалізації застосовують ПК невеликої потужності. При груповому режимі експлуатації на базі одного ПК реалізується декілька робочих місць, об’єднаних за принципами адміністративної або функціональної спільності. В цьому випадку потрібні вже потужніші ПК і достатньо складне програмне забезпечення. Груповий режим експлуатації, звичайно, використовується для організації розподіленої обробки даних в межах окремого підрозділу або організації для обслуговування стабільних груп фахівців і керівників. Мережевий режим експлуатації АРМ об’єднує переваги першого і другого режиму.

166

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

В цьому випадку кожне АРМ створюється на базі одного ПК і може експлуатуватися автономно, але в цей же час є можливість використовувати деякі загальні ресурси обчислювальної мережі. Класифікація АРМ повинна враховувати також вельми широкий діапазон користувачів за ступенем підготовленості до роботи з ПК: • користувачі, що володіють програмуванням; • користувачі, що одержали спеціальну підготовку з використовування інструментальних засобів АРМ і освоїли роботу на конкретному ПК; • користувачі, що не одержали спеціальних знань, але мають певні навички роботи на конкретному ПК; • користувачі, що не мають знань у області ПК і не уміють на них працювати. Одним із підходів до класифікації АРМ є їх систематизація за видами вирішуваних завдань. Можливі такі групи АРМ: • для вирішення інформаційно-обчислювальних задач; • для вирішення задач підготовки і введення даних; • для вирішення інформаційно-довідкових задач; • для вирішення задач бухгалтерського обліку; • для вирішення задач статистичної обробки даних; • для вирішення задач аналітичних розрахунків та ін. Обґрунтоване віднесення АРМ до певної групи сприятиме глибшому і ретельнішому аналізу, можливості порівняльної оцінки різних однотипних АРМ з метою вибору найкращого. Життєздатність конкретного АРМ значною мірою визначається можливістю «вбудовування» елементів нових інформаційних технологій в систему управління. Основним змістом стає не стільки використання сучасних засобів обчислювальної і організаційної техніки, скільки вивчення нових взаємостосунків між фахівцями, що залучені в автоматизований технологічний процес обробки і використання інформації.

167

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

3.4. Завдання управління Для досягнення поставлених цілей організацією необхідно управляти. Завдання управління — результативне і ефективне виконання реальної роботи членами групи організації для досягнення поставленої мети. З позиції процесорного підходу, процес управління є поєднанням усіх управлінських функцій. У свою чергу управлінська функція — це серія безперервних взаємопов’язаних дій (процес). Кожна управлінська функція також є процесом і складається з серії взаємопов’язаних функцій. Якщо організація збирається добитися успіху, то виконання управлінських функцій є обов’язковою умовою. Управління — це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для того, щоб сформулювати і досягти мети організації (рис. 3.1.).

Планування

Організація

Мотивація

Контроль

Де ми знаходи мося?

Організація структури і делегування повноважень для виконання конкретних завдань

Задоволення потреб виконавців за виконання делегованих ним повноважень

Порівняння досягнутого за певні моменти часу з плановими показниками

Куди ми хочемо рухатись? Як ми це зробимо?

Рис. 3.1. Безперервний процес управління

168

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Планування. Майбутнє практично завжди невизначене і тому планування повинно здійснюватися безперервно. За допомогою планування менеджери забезпечують єдиний напрям зусиль всіх членів організації до досягнення ефективності. Основа планування — визначення становища, в якому знаходиться підприємство в даний момент, інакше сам факт планування вже не може бути реальним. Як видно з практики, правління підприємством і реальне його становище на даний момент часу стає відомо через місяці (тижні, дні), коли що-небудь виправити практично неможливо. Організація. Це створення деяких організаційних структур, з метою виконання поставлених перед ними завдань і надання їм відповідних повноважень. Це можуть бути як окремі фахівці і організовані для них робочі місця, так і цілі підприємства. З позиції інформаційних систем розглядаємо цю функцію, як організацію праці окремих фахівців і потоків інформації, з якою їм належить працювати. Мотивація. Це ефективне виконання поставлених перед співробітниками (підрозділами) завдань за винагороду, що сприяє задоволенню їх потреб. Важливий чинник — отримання морального задоволення працівником від виконання дорученої йому роботи. Контроль. Це вимірювання досягнутого результату за певні проміжки часу з метою корекції відхилень, можливо допущених при виконанні планових показників або виправлення самих планових показників. Виходячи з матеріалів цієї книги розглянемо можливість мінімізації витрат при автоматизації виконання окремих процесів управління підприємством. Принцип автоматизації управління Автоматизація управління підприємством переслідує тільки одну мету — своєчасне ухвалення менеджером правильного організаційного рішення, яке буде реалізоване і проконтрольоване, на підставі чого буде прийняте подальше рішення. Важливими чинниками

169

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

для ухвалення рішень є: збір і аналіз достовірної інформації, підготовка альтернативних варіантів подальшого розвитку подій, безпосередньо ухвалення рішення, організація його реалізації, контроль виконання, аналіз одержаного результату, корекція.

•

•

•

•

Етапи автоматизації підприємства Підприємство в своєму розвитку може проходити такі етапи: процес створення, коли загальне управління бізнесом здійснюється за допомогою калькулятора. Комп’ютери оснащені тільки офісними продуктами і необхідні більше для діловодства: роздрукування договорів, листів, платіжних доручень та ін.; підприємство досягло деякого рівня, коли необхідна локальна бухгалтерська програма, документообіг збільшився і вимагає додаткових ресурсів, але аналіз діяльності і планування ще здійснюється за допомогою дідівських методів і заснований більше на підрахунках готівки; підприємство стає некерованим, упроваджується мережева бухгалтерська програма, співробітники переобтяжені поточною роботою, починає упроваджуватися «клаптева» автоматизація, процес аналізу і планування утруднений через двозначність і довгу підготовку звітів, що надаються, різними відділами; упровадження дорогої корпоративної інформаційної системи управління підприємством (КІС). Процес упровадження (модернізації) КІС через внутрішнє і зовнішнє середовище, що постійно змінюється, може тривати десятиліттями.

Людський чинник Проходження підприємством всіх цих етапів пов’язане з людським чинником, з можливістю конкретної людини сприймати і переробляти потоки інформації, які проходять через неї, незалежно від того ким вона є керівником або виконавцем. Наприклад, керівник ставить перед IT-відділом завдання генерації системи фінансових звітів в КІС, необхідних для аналізу якоїсь

170

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

поточної обстановки. Через деякий час задача реалізоване, і виявилося, що середовище вже змінилося (або керівник неправильно поставив завдання), звіти неактуальні, попереднє рішення виявилося неправильним, потрібна подальша модернізація КІС. Це дорого і може продовжуватися до безкінечності. Якщо ж керівник дав паралельно завдання підготувати необхідні оперативні звіти і фінансовому відділу, то, можливо, що в процесі їх формування за допомогою базового програмного забезпечення будуть знайдені помилки в поставленому завданні і ці звіти вплинуть на прийняте рішення. Та й вартість модернізації КІС для генерації періодичних звітів може виявитися неефективною. Тому можна зробити висновок, що при організації процесу підготовки нестандартних звітів можливе застосування не тільки КІС, як така, а й комбінації різних інформаційних засобів, що допомагають виконати роботу оперативно і якісно. Важливий чинник — наскільки оперативно і якісно? Це залежить вже від конкретних фахівців, від знання ними інформаційних технологій і можливостей їх застосування. Чомусь помічають, що важка монотонна фізична праця не престижна і на таку роботу мало охочих. Але мало хто помічає, що є важкою є й монотонна інтелектуальна праця. Інтелектуальною вона називається тому, що для її виконання від працівника часто виникає необхідна наявності вищої освіти і при прийомі на роботу обов’язкове вміння застосування комп’ютера. Чому важкий? Тому що при збільшених потоках інформації і документообігу існують такі ж громіздкі норми виконання. Монотонна — тому що одна і та ж примітивна робота. По можливості фізичну працю намагаються механізувати, якщо це призводить до збільшення ефективності діяльності підприємства. А інтелектуальна? Теж автоматизувати! Але тільки за умови, якщо це призведе до тієї ж ефективності. На практиці часто можна спостерігати картину. Кожне «інтелектуальне» робоче місце оснащене комп’ютером, який механічно включають на початку робочого дня і вимикають також механічно в кінці роботи. Вся ж робота проводиться за допомогою ручки і калькулятора,

171

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

або ще гірше калькулятор активізується в базовій версії ПЗ. Тобто економічний ефект повністю негативний: вартість комп’ютера, обслуговування, електроенергія на сам комп’ютер і на кондиціонер, який охолоджує нагріте монітором повітря. Часто пояснення цьому досить просте. На підприємстві встановлена КІС, але якийсь процес не автоматизований через різні обставини: немає ефективності від автоматизації, руки не дійшли, статус підрозділу (працівника) в неформальних відносинах низький. Працівник 95 % часу зайнятий поточною роботою, звик до цього, поволі тупіє і не ставиться до роботи творчо. Та й навіщо йому це робити якщо компанія часто хоче протилежного? Але якщо організована виробнича атмосфера так, щоб робота стала кроком на шляху до чогось нового, то ставлення до неї докорінно зміниться. Робота набуде нового значення (2-й пункт концепції менеджменту управління — організація). Ось тут те і допоможе «клаптева» автоматизація окремих бізнес-процесів незалежно від того, чи висококваліфікований це фахівець фінансового відділу або обліковець робочого часу. Для цього необхідне тільки одне — комп’ютерна грамотність в повному розумінні цього слова і автоматизоване робоче місце для вирішення конкретного завдання даного співробітника. Найважливіше на підприємстві — це люди. Від них залежить в більшості випадків цінність компанії зокрема і бізнесу в цілому. Одні підприємства притягують людей як магніт, на інших, не дивлячись на високий рівень заробітної платні, охочих працювати не багато. Від атмосфери, створеної всередині підприємства, залежить наскільки творчо і відповідально персонал підходить до реалізації концепції: планування — організація — мотивація — контроль. Адже кожен етап може проходити через десятки і сотні людей. А звідси і складається вартість витрат, необхідних для отримання підприємством прибутку. І на одержуваний прибуток часто справляє вирішальний вплив не технологічне оснащення виробництва або уміння продавати, а планування і аналіз всього циклу виробництва і реалізації. Адже можна успішно виробляти те, що не буде потім

172

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

продаватися і збільшувати продажі тієї продукції, яка наносить збитки підприємству через неправильний аналіз собівартості продукції. І чим більше продаєте, тим більший збиток. Парадокс! Але на практиці він трапляється досить часто. Тому ми більше уваги приділяємо фрагментам «клаптевої» автоматизації окремих бізнес-процесів: від можливості побачити проблему безпосередньо на своєму індивідуальному робочому місці, усунути її, і як наслідок, перетворити роботу на творчість, а життя на радість (рис.3.2.). Для підприємства це вигідно з позиції зменшення витрат на виконання такої роботи, оперативністю ухвалення рішень, а, отже, збільшенням ефективності діяльності і отримання додаткового прибутку. Фахівець Це, перш за все, людина, яка володіє активним багажем специфічних знань, а також можливістю і умінням їх практичного застосування. Багаж — це добре. Але з оптимальним застосуванням цих знань виходить не завжди і не у всіх. Кожне підприємство прагне до того, щоб цей фахівець був професіоналом. А професіоналізм — це сукупність придбаних знань і життєвого досвіду, що застосовуються з метою досягнення певної мети або вирішення практичних завдань з можливо мінімальними витратами, як в часі, так і у фізичному (або фінансовому) вимірюванні. Незалежно від того, чи знаходиться ця людина в межах свого кабінету або за його межами, їй доводиться приймати рішення і дії, про наслідки яких вона дізнається лише згодом. Можливість приймати зважено ці рішення або певним чином діяти багато в чому залежать від того, як цей фахівець підходить до вирішення цих завдань. Мінімізація тимчасових витрат щодо практичного застосування наявних знань — ось те завдання, до якого слід прагнути. Гармонійне поєднання всіх цих додатків напрямів створює можливість для продуктивної обробки інформації і отримання достовірного результату за короткий проміжок часу. Це можуть бути розрахунки або ж підготовка будь-яких документів.

173

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Проблема

Побачити проблему, завдання

Ручний розрахунок

Виникнення ідеї і знаходження шляхів її матеріалізації

Механічна і монотонна робота, що займає багато часу

Розробка алгоритму

Відсутність достовірного результату

Матеріалізація Незадоволення фахівця своєю роботою. Отримання результату, який можна оцінити і в грошовому вираженні

Низька продуктивність праці. Помилки. Відсутність своєчасних управлінських рішень

Зниження конкурентоспромож ності підприємства на ринку

Банкрутство

Рис. 3.2. Два шляхи вирішення проблеми

174

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Але для цього фахівець повинен побачити проблему і знайти шляхи її вирішення. Головне побачити проблему Дуже часто люди виконують одноманітну, рутинну роботу не намагаючись зробити спроб для автоматизації окремих операцій, що повторюються. Важливо визначити — наскільки можлива автоматизація цих процесів. Проблема, завдання

Ручний розрахунок, ручна обробка

Побачити проблему, завдання

Механічна і монотонна робота, що займає багато часу

Пошук шляхів вирішення

Розробка алгоритму Одноманітна робота, низька продуктивність праці. Помилки. Відсутність своєчасних управлінських рішень

Висока собівартість продукції. Зниження конкурентоздатності підприємства на ринку

Банкрутство

Матеріалізація

Отримання результату, який можна оцінити і в грошовому вираженні

Ефективність роботи. Задоволення фахівця своєю роботою. Зниження собівартості продукції

Рис. 3.3. Визначення «проблеми» і шлях її усунення

175

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Відомо, що діловодство займає досить багато робочого часу, не зважаючи на його одноманітність. Як приклад розглянемо робоче місце і роботу фахівця відділу кадрів щодо великої організації, який оформляє посвідчення на відрядження кільком десяткам людей на день. Робоче місце цього фахівця відповідає описаному вище — робочий стіл, завалений різними паперами і комп’ютер, за яким працюють відносно рідко. Навіть якщо б його не було, то це практично ніяк би не вплинуло на роботу цього фахівця. Після надходження наказу на відрядження (рис.3.3), робота зводилася до заповнення від руки посвідчення на відрядження, в яке вносилося: • прізвище, ім’я, по батькові; • посада і, можливо, найменування організації; • місце і підприємство відрядження; • термін відрядження; • мета відрядження; • дата і номер наказу; • паспортні дані; • номер і дата відрядження; • дата вибуття. Тут необхідно додати, що в деяких випадках, фахівець заповнює форму документа не від руки, а на комп’ютері, вводячи дані безпосередньо в саму форму документа. На жаль це зустрічається досить часто і, не зважаючи на використання комп’ютера, така робота вимагає ще більше часу, ніж заповнення такого документа від руки. Перед заповненням посвідчення здійснюється пошук паспортних даних відряджуваного. Після оформлення посвідчень всі ці дані потрібно внести в паперовий журнал реєстрації. Тобто, виконати ту ж саму роботу з заповнення посвідчення ще раз, але вже заповнюючи журнал. Якщо навіть хтось їздить у відрядження постійно, то час заповнення його посвідчення в подальшому не зменшується, не зважаючи на те, що відомості і вже неодноразово записувалися його: • прізвище, ім’я, по батькові; • посада і, можливо, найменування організації; • паспортні дані.

176

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Звісно, виконуючи цю роботу протягом багатьох годин день за днем людина втомлюється, робота їй не подобається. Її оплата праці лягає на собівартість продукції. У подальшому багато часу витрачається на формування звітів: хто, з якого підрозділу і куди їздив і т. д. І на кожному етапі виконання цієї роботи можливі помилки. Ймовірно така постановка цілком влаштовує керівництво і самого фахівця.

Відділ кадрів. Надійшов наказ на відрядження

Заповнення від руки посвідчень на відрядження

Заповнення журналу реєстрації посвідчень на відрядження. Присвоєння посвідченню номера

Внесення присвоєного номера в посвідчення на відрядження. (інші процедури діловодства)

Посвідчення видане

Рис. 3.4. Бізнеспроцес при ручному виконанні роботи з оформлення посвідчень на відрядження

177

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

У чому може полягати підвищення ефективності праці фахівця на цьому робочому місці? Саме в тому, щоб побачити те, що, не зважаючи на наявність комп’ютера, фахівець жодним чином його не використовує. Він виконує рутинну і одноманітну роботу, не намагаючись навіть якимсь чином полегшити свою працю і додати йому елемент творчості. У цьому й полягає проблема, яку часто не бачить ні сам фахівець, ні його пряме начальство. Слідуючи принципам: • те, що робиться більше двох разів, повинно бути автоматизоване; • документ повинен бути «красивим» в Excel може бути створена маленька програма — додаток, яка допомагає виконати роботу з формування посвідчення про відрядження в 10 разів швидше і, звісно, якісно. Перш ніж створювати додаток, необхідно вивчити бізнес-процес з формування посвідчення про відрядження як документа. Перш за все, потрібно визначити, що первинне — посвідчення або журнал реєстрації. З позиції діловодства вторинний журнал, тому що він заповнюється на підставі виписаного посвідчення про відрядження, яке заповнюється на підставі наказу. Але з іншого боку, якщо є запис в журналі реєстрації, значить повинно бути і саме посвідчення з ідентичними даними. Тому можна вважати, що це речі невіддільні. Виходячи з цього, ті дані, які знаходяться в журналі, повинні автоматично генеруватися (експортуватися) і в посвідчення. Журнал з позиції комп’ютера. Що це? Це, перш за все база даних (або список в Excel). Якщо людина їздить у відрядження постійно, то в цій базі даних зберігається необхідна інформація про неї. Якщо ця інформація є, то вона може бути легко знайдена, і введена повторно, але вже як новий запис при наступному відрядженні. Далі залишається виправити: • місце і підприємство відрядження; • термін відрядження; • мету відрядження;

178

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

• • •

дату і номер наказу; номер і дату відрядження; дату вибуття. Відділ кадрів. Надійшов наказ на відрядження

Заповнення журналу реєстрації посвідчень для відрядження. Присвоєння посвідченню номера

Друкування посвідчення для відрядження (інші процедури діловодства)

Посвідчення видане

Рис. 3.5. Бізнеспроцес при автоматизованому виконанні роботи з оформлення посвідчень для відрядження

Що тут можна помітити? Що номер і дата наказу, якщо вони однакові за цей робочий день на всі відрядження, вводяться в журнал тільки один раз, якщо навіть сто співробітників їдуть у відрядження. Переваги електронного журналу перед паперовим відомі. Перш за все, це миттєвий пошук інформації в будь-якому, зручному для Вас напрямі за допомогою, наприклад, функції фільтрації даних. Виходячи з описаного вище, передбачається наступний алгоритм оформлення посвідчень на відрядження. Первинний журнал, а

179

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

вже з нього дані повинні експортуватися у форму посвідчення на відрядження. Отже, після отримання наказу визначається — чи є в базі даних даний співробітник. Якщо є (їздив у відрядження раніше), то тоді рядок з реквізитами цього співробітника копіюється і робиться подальша вставка її в кінець списку. Після цього вводяться необхідні виправлення. Після заповнення рядків з усіма співробітниками, у всі ці рядки однією операцією вводиться дата і номер наказу, і дата вибуття у відрядження. Після заповнення журналу всі, вже автоматично заповнені, посвідчення на відрядження виводяться на друк. А що ж може одержати підприємство в результаті звільнення робочого часу фахівця? Який може бути економічний ефект? Вважається легко. В результаті автоматизації процесу нововведення звільняється приблизно половина робочого дня фахівця. А це 10 робочих днів в місяць або економія половини місячної зарплати фахівця. Цьому фахівцю на робочий час, що звільнився, можна доручити виконання додаткової роботи. Якщо ж мінімізувати витрати робочого часу ще одного фахівця в цьому відділі, то звільниться робоче місце. Не забудьте і про вартість утримання фізичного робочого місця. Разом декілька тисяч доларів на рік! І це лише на одному прикладі, а їх на підприємстві можна знайти велику кількість.

3.5. Програма «Галактика» як приклад корпоративної інформаційної системи на базі АРМів У сучасному світі, який постійно змінюється, безперечним є той факт, що успішна діяльність організації великого масштабу прямо залежить від ефективного використання інформаційних технологій, які виконують особливу роль у вдосконаленні внутрішніх процесів управління.

180

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Основне призначення сучасної інформаційної системи полягає в тому, щоб своєчасно надавати саме ту інформацію, яка необхідна для виконання конкретно поставленого завдання. Така система виходить за межі простого інструментального засобу і займає особливе місце в управлінській діяльності, постійно впливаючи на неї і змінюючись під дією конкретних економічних умов. Як забезпечити успішну роботу підприємства в умовах загострення конкуренції, складної ринкової кон’юнктури, подорожчання ресурсів? Найважливіша умова успіху — раціональний менеджмент, заснований на сучасних інформаційних технологіях. Сучасна система управління — це набір інтегрованих додатків, які комплексно, в єдиному інформаційному просторі підтримують всі основні аспекти управлінської діяльності підприємств — планування ресурсів (фінансових, людських, матеріальних) для виробництва товарів (послуг), оперативне управління виконанням планів (включаючи постачання, збут, облік договорів) і види обліку, аналіз результатів господарської діяльності. Розглянемо для прикладу структуру інформаційної системи управління підприємством «Галактика», яка є сукупністю АРМів різних рівнів управління. Єдиний інформаційний простір підприємства На рис 3.6. подана структура типового підприємства і функціональні елементи системи «Галактика», які автоматизують управління тим або іншим підрозділом.

3.5.1. АРМ керівника Даний модуль призначений для керівників підприємств, холдингів, корпорацій і підтримує управлінську діяльність топ-менеджерів, забезпечуючи ефективним інструментарієм для вирішення завдань моніторингу і аналізу діяльності підприємства.

181

182

Рис. 3.6. Єдиний інформаційний простір підприємства

Контур

— Функціональний контур або модуль системи «Галактика» Відділ — Підрозділ типового підпримства — Підрозділ, діяльність Відділ якого підтримується даним контуром або модулем — Структура управління

Умовні позначення:

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Система призначена для: забезпечення керівника засобами моніторингу оперативної діяльності підприємства (моніторинг може здійснюватися в будьяких розрізах, причому одночасно: підрозділів, відповідальних осіб, проектів і т. д.); • підвищення «інформаційної прозорості» підприємства, недопуск можливості спотворення реальних даних; • зниження витрат отримання інформації для ухвалення оперативних і стратегічних рішень; Інформаційна система керівника вирішує завдання: • процесів моніторингу; • аналізу даних; • моделювання і прогнозування ситуацій. Для поліпшення сприйняття інформації застосовуються різні візуальні засоби, зокрема популярна технологія «світлофорів», яка використовує зміну колірної індикації об’єктів залежно від стану системи. АРМ дозволяє об’єднати всі інформаційні ресурси підприємства, забезпечуючи керівника оперативною інформацією. Як джерела даних використовуються: ERP-системи, локальні модулі CRM-систем, системи АСУ ТП, локальні бази даних і т.ін. У системі є як універсальні конвертери для перетворення даних до потрібного формату, так і спеціалізовані «коннектори» (зокрема, для Галактики, SAP R/3, MS Server 2000, Oracle Express, Informix MetaCube і багатьох інших). Кожне підприємство і кожен окремий користувач одержує свій індивідуальний інтерфейс для роботи з даними. •

3.5.2. АРМ менеджера відділу логістики • •

Призначений для автоматизації: Складських служб; Експедицій; Договірних відділів;

183

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• •

Відділу постачання; Відділу збуту. Склад АРМа: • Модуль «Управління договорами». • Модуль «Управління постачанням». • Модуль «Управління збутом». • Модуль «Складський облік». • Модуль «Постачальники, одержувачі». Контур логістики призначений для ефективного управління матеріальними і пов’язаними з ними інформаційними та фінансовими потоками у сфері виробництва й обігу. До завдань логістики належать планування, організація і контроль всіх видів діяльності щодо переміщення і складування, які забезпечують проходження матеріального і пов’язаного з ним інформаційного потоків від пункту закупівлі сировини до пункту кінцевого споживання. Модулі, що входять у контур, можуть використовуватися менеджерами багатьох функціональних відділів виробничих і торгових підприємств. Реалізовані в системі функції дозволяють автоматизувати: • формування господарських зв’язків щодо постачання товарів або надання послуг; • визначення обсягів і напрямів матеріальних потоків; • визначення послідовності руху товарів до місць складування; • розвиток, розміщення та організація складського господарства; • здійснення перевезення, а також усіх необхідних операцій на шляху прямування вантажів до пунктів призначення; • виконання упаковки, маркування, навантаження і розвантаження; • управління складськими операціями: здавання і приймання вантажів, зберігання, підготовка необхідного покупцям асортименту, організація доставки дрібними партіями і т. ін.

184

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Заку півля

Сбут СПОЖИВАЧ

ПОСТАЧАЛЬНИК

Фінанси та бухоблік

Складування Обробка Транспортування

Вибір постачальника

Вибір споживача

Рис. 3.7. Модулі, що входять у контур логістики

Основною перевагою використання даного АРМа є те, що всі завдання вирішуються комплексно. В процесі експлуатації його модулів створюються ланцюжки взаємопов’язаних документів, які, з одного боку, дають цілісну картину руху матеріальних потоків, а з іншого — обробляються фінансовими, виробничими і бухгалтерськими модулями і відповідно відображаються в показниках бюджетів, планів, бухгалтерських звітів.

3.5.3. АРМ менеджера щодо роботи з персоналом АРМ «Управління персоналом» призначене для кадрових служб підприємств будь-якої організаційної структури (у тому числі і з відособленими підрозділами або філіями, а також з географічно розгалуженою мережею дилерів чи агентів) незалежно від форм власності і кількості співробітників. У базі можливе зберігання необмеженого за обсягом архіву даних. АРМ дозволяє здійснювати оперативний кадровий облік і

185

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

планування, вирішувати управлінські завдання та одержувати будь-яку звітність щодо персоналу. Вся інформація, необхідна для нарахування заробітної платні, передається автоматично. За допомогою АРМа «Управління персоналом» вирішуються такі завдання: • облік всіх традиційних кадрових питань щодо працевлаштування: приймання, переведення, звільнення; • робота з кандидатами на посади при прийманні на роботу, ведення списків і здійснення відбору; • створення і ведення корпоративної структури підприємства будь-якої складності та формування ієрархії підлеглості підрозділів; • формування штатних розписів (як діючих, так і тих, що плануються) для структурних підрозділів підприємства; • можливість введення (зняття) довільних доплат і надбавок щодо кожної позиції штатного розпису і до групи; • відстеження (в т. ч. перегляд історії) і внесення змін до штатного розпису, як для підприємства в цілому, так і для кожної структурної одиниці; • підтримка роботи з окладами, погодинними ставками і тарифами; • формування типових уніфікованих форм і довільних звітів за штатним розписом і фактичним розміщенням персоналу; • автоматичне формування первинної документації, як на кожного співробітника, так і щодо групи працівників (всі види наказів щодо особового складу, контракти, трудові договори та ін.); • ведення особової картки в повному обсязі (адресні та паспортні дані, відомості про родичів, попередні місця роботи і відомості про трудовий стаж, освіту і т.ін.); • планування і проведення атестації, підвищення кваліфікації, присвоєння звань і рангів; • введення даних про трудовий стаж для Пенсійного фонду і формування документів персоніфікованого обліку;

186

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

•

•

• •

•

• •

•

•

• • •

розширення облікової інформації особової картки з використанням додаткових відомостей («підшивання» посадових інструкцій, різних анкет, додатків і фотографічних документів); оформлення наказів з будь-яких розпорядчих дій (заміна, сумісництво, відпустка, відкликання з відпустки, зміна режиму роботи, нагородження, продовження контракту, складання наказів та ін.) їх затвердження і друкування (як законодавчо затверджених уніфікованих форм, так і в «довільній» формі); відстеження тимчасових призначень; формування індивідуальних доплат (стимулювання працівників персонально, незалежно від передбачених штатним розписом надбавок); планування, облік і контроль всіх видів відпусток, зокрема складання планового графіка щорічних відпусток відповідно до положень законодавства і трудового договору; введення записів про непрацездатність і укладання журналу лікарняних листів; автоматичне складання табеля обліку робочого часу (з урахуванням фактично наданих відпусток і записів у лікарняних листах, а також нез’явлення на роботу і будь-які відхилення від робочого графіка); формування звітів про наповнення штату, зайняті ставки, і закриті одиниці штатного розпису, перелік вакансій і т.ін. Додаткові можливості і переваги АРМа: велика кількість пакетних операцій, сервісних можливостей і функцій адміністрування, що здійснюють коректування або перевірку записів з видачею інформації про помилки або некоректності; перегляд списку днів народжень працівників; інформація щодо кадрів зберігається тривалий час, доступна по кожному підрозділу і по звільнених працівниках; переведення в архів особових карток звільнених працівників здійснюється як пакетно, так і індивідуально, а також швидкий

187

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• •

• • • •

витяг особової справи з архіву для перегляду всієї інформації, введеної раніше; можливе повторне працевлаштування без заповнення картотеки; документи персоніфікованого обліку можуть бути сформовані в потрібному форматі для передачі їх до пенсійного фонду на магнітних носіях; формування різних довідок та звітів для зовнішніх і внутрішніх потреб; друк всіх форм наказів і звітів здійснюється з текстового редактора «Галактики», з MS Word або Excel; настройка обмеженого доступу користувачів до різного роду інформації; автоматична передача всієї необхідної інформації для нарахування заробітку та її обробка в модулі «Заробітна платня».

3.5.4. АРМ фінансового менеджера АРМ управління фінансами надає надійні і гнучкі засоби автоматизації управління фінансовими ресурсами компанії, що підтримують класичний управлінський цикл: планування фінансів, оперативний фінансовий менеджмент, фінансовий аналіз. Забезпечує формування бюджету і моделювання різних варіантів бюджетів, узгодження та затвердження бюджетів, формування фактичних показників бюджетів. Підтримує оперативну діяльність щодо виконання бюджетів, контроль лімітної статті. Містить розвинені засоби для консолідації фінансової звітності центрів відповідальності (підрозділів) в підсумкову звітність підприємства, розрахунку, інтерпретації і аналізу фінансових показників, аналізу та оцінки фінансового стану підприємства з довільних методик, що налаштовуються, на основі оперативних і бухгалтерських даних.

188

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

3.5.5. АРМ бухгалтерського обліку АРМ Бухгалтерський облік підтримує автоматизацію всього комплексу завдань бухгалтерського обліку, зокрема в територіально розподілених компаніях, холдингах, на підприємствах різних галузей і масштабів діяльності. Дозволяє вести бухгалтерський облік в повній відповідності з економічним законодавством. Реалізована настройка на законодавства України, Росії, Білорусі, Казахстану, Молдови, Узбекистану. Єдиний інформаційний простір системи забезпечує автоматизоване відображення в бухгалтерському обліку всіх господарських операцій за допомогою універсального механізму типових господарських операцій. Реалізована підтримка паралельного обліку в декількох планах рахунків бухгалтерського обліку, тобто багатоплановість рахунків. На цій можливості базуються розвинені засоби для окремого ведення бухгалтерського і податкового обліку. Передбачені також регістри управлінського обліку, що відображають планові і фактично проведені фінансові операції. Показники в цих регістрах формуються на підставі первинних документів і служать джерелом для розрахунку і контролю виконання бюджетів. Особливість системи «Галактика» — гнучка настройка аналітичного обліку. Аналітичний облік можна вести як за елементами більшості таблиць бази даних, так і за сформованими вручну документами. Передбачене ведення аналітичного обліку як за рахунками, так і за субрахунками.

3.5.6. АРМ технологічними процесами Контур управління виробництвом — рішення для управління господарською діяльністю підприємства з урахуванням сучасних стандартів управління ресурсами: MRP, MRP II.

189

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

У системі «Галактика» реалізовані основні функціональні елементи системи, що підтримує стандарт MRP II: • формування плану виробництва (MPS) на підставі портфеля замовлень і прогнозу збуту готової продукції за періодами; • попередня оцінка виконання плану виробництва за ключовими ресурсами підприємства (устаткування, трудові ресурси, матеріали); • коректування плану виробництва через брак ресурсів або оцінка обсягів поповнення ресурсів: закупівля устаткування, наймання робочої сили, наднормові роботи, субпідряд і т. д.; • розрахунок чистих потреб в продукції і напівфабрикатах на всіх стадіях виробництва, розрахунок обсягів виробничих замовлень і термінів їх виконання з урахуванням календарно-планових нормативів (правил поповнення, розмірів партій, тривалості циклів і т. д.); • формування плану-графіка запуску-випуску партій деталей, напівфабрикатів, готових виробів на підставі плану виробництва, а також формування плану-графіка закупівлі матеріалів, комплектуючих та заявок на закупівлю відповідно до договорів; • контроль виконання планів збуту, виробництва і постачання; • розрахунок нормативних і фактичних витрат на виробництво, нормативної і фактичної собівартості продукції, аналіз відхилень у витратах і собівартості; • оцінка економічних і фінансових показників діяльності підприємства. Контур управління виробництвом може використовуватися на різноманітних підприємствах: від молочного комбінату до приладобудівного заводу. Розвинені засоби настройки дозволяють кінцевому користувачу працювати із звичною термінологією, зручним поданням даних, використовувати традиційний документообіг і порядок обробки інформації.

190

Частина 3 АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Запитання і завдання для обговорення 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Як можна визначити поняття автоматизоване робоче місце Які види забезпечення АРМ ви можете назвати? Що включає інформаційне забезпечення? Види класифікації АРМ за функціональною ознакою? Яку мету переслідує автоматизація управління підприємст вом? Які етапи автоматизації підприємства можна визначити? Які завдання вирішує інформаційна система керівника? Які завдання вирішуються за допомогою АРМ «Управління пер соналом»:

191

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ Системи мають тенден цію рости та в міру зростан ня взаєморозчиняються Узагальнений принцип не визначеності 1. Складні системи при зводять до несподіваних нас лідків. 2. Сукупну поведінку великих систем передбачити не можна. Інші формулювання Інформація, що веде до обов’язкової зміни проекту, надійде до автора цього проекту тоді і тільки тоді, коли крес лення вже виконані. Перший закон корекції

Культура управління проектами із застосуванням автоматизованих засобів давно стала невід’ємною частиною культури ведення всього бізнесу. Перехід від безсистемного виконання проектів до грамотно організованого управління ними дозволяє компанії залишити у

192

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

минулому практику штурмівщини, постійного зриву або перенесення термінів закінчення робіт, порушення технології, постійні проблеми фінансування, порушення термінів постачань і комплектності всіх необхідних ресурсів та інше. Сьогодні на ринку автоматизованих систем управління проектами найбільш активні кілька гравців: лідер світового ринку програмного забезпечення даного класу — Primavera Systems, компанія Microsoft зі своїм пакетом Project і російський розробник Spider Project Management Technologies, продукт якого відображає локальну специфіку. Про переваги і недоліки їх рішень ми і поговоримо. Перш ніж почати аналіз можливостей продуктів, розглянемо середовище, в якому вони покликані функціонувати, а також його потреби. Наведена нижче класифікація користувачів узята з дослідження Welcom Software Technologies. Отже, виділяють три основні категорії — всі вони беруть участь у процесі управління діяльністю проектно-орієнтованої компанії і, відповідно, впливають на хід управління проектом. Саме на цих користувачів в основному розраховані автоматизовані системи управління підприємством і проектом (АСУПП). В першу чергу, — це вище керівництво компанії, навіть не беручи участь у проекті, воно може істотно вплинути на його виконання. Як правило, до даної групи належать фахівці, що відповідають за планування діяльності організації, постановку цілей і завдань, а також за оцінку їх виконання. Користувачі управлінської категорії віддають перевагу легким в управлінні програмним модулям, які в змозі видавати демонстраційні звіти у будь-який момент виконання проекту. Крім того, вони вимагають наявності не тільки могутніх можливостей узагальнення оперативних відомостей, але і засобів для інтеграції з даними інших програмних додатків. Друга категорія — менеджери, відповідальні за розроблення детальних планів досягнення цілей, поставлених керівництвом. Вони розподіляють роботу за конкретними виконавцями, забезпечують планування використання ресурсів і здійснюють контроль над виконанням

193

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

планів і підготовку підсумкових звітів для керівництва. Від АСУПП даний клас користувачів вимагає розширених можливостей аналізу ризиків. І для менеджерів можливість інтеграції АСУПП з іншими додатками важлива не менше, ніж для керівництва. Третя категорія користувачів АСУПП — фахівці на місцях, відповідальні за виконання робіт, визначених проектним графіком. Їм доручається надання звітів про стан робіт, які виконуються, їх якість, доступність, завантаження ресурсів та інші параметри. Для користувачів даного рівня дуже важлива простота використання, легкість вивчення, «прозорість» процедур введення даних, а також наочність функціонування ПЗ. Зрозуміло, запропонована класифікація вельми умовна. Так, при реалізації нескладних проектів або в невеликих організаціях, рівень детального планування буде представлений другою групою співробітників — керівниками, для яких планування проектів не є основною роботою. Це може бути директор невеликої фірми або заступник керівника великої компанії, що планує поточну діяльність свого підприємства, або начальники відділів, які планують завантаження своїх співробітників. Для цієї групи управлінців більш важливі такі характеристики системи, як простота використання і легкість навчання.

4.1. Інформаційна система управління проектами Microsoft Project Microsoft Project є на сьогодні найпоширенішою в світі системою управління проектами. У багатьох західних компаніях MS Project став звичним додатком до Microsoft Office навіть для рядових співробітників, які використовують його для планування графіків нескладних комплексів робіт. Особливістю пакету є його простота. Розробники MS Project не прагнуть вкласти в пакет складні алгоритми календарного або ресурсного планування. В той же час

194

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

значна увага приділяється використанню сучасних стандартів, що дозволяють ефективно інтегрувати пакет з іншими додатками. Наприклад, підтримка стандартів ODBC і OLE 2.0 спрощує завдання інтеграції бізнес-додатків. Підтримка Microsoft Mail і Microsoft Exchange дозволяє полегшити і систематизувати групову роботу з проектами. Настройка повідомлень для команди проекту включає можливість визначення складу проектних даних, що пересилаються учасникам проекту електронною поштою та установку обмежень на корекцію інформації, яка пересилається одержувачами. Зберігання проектів в папках Exchange забезпечує додаткові засоби розмежування доступу до файлів проектів. Для швидкого включення в роботу користувача-початківця MS Project, надає, окрім звичних засобів допомоги, також можливість розроблення проекту крок за кроком (Create Your First Project і Cue Cards) і інтелектуальної підказки (Answer Wizard). Позитивом пакету також слід зазначити достатньо зручні і гнучкі засоби створення звітів. Основні типи звітів можуть бути вибрані із заготівок (Report Gallery). Можливість одночасно мати до шести планів для кожного проекту дозволяє підвищити ефективність аналізу «що якщо». У той же час MS Project подає мінімальний набір засобів планування і управління ресурсами. Додаткові можливості Project також включають імпорт/експорт даних у форматах ASCII, CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE і FoxPro, засоби запису макрокоманд, Visual Basic. Зазначимо також, що MS Project є 32-бітним додатком, який ефективніше використовує ресурси Windows. MS Project може бути рекомендований для планування простих проектів користувачами непрофесіоналами і новачками. Одна з позитивних якостей MS Project — могутня підтримка місцевих партнерів Microsoft. Не варто забувати і про те, що MS Project тісно пов’язаний з офісними пакетами Microsoft, а також Exchange Server. MS Project гнучкий і може бути настроєний як за шаблоном, так і в режимі скрупульозного опрацьовування можливостей оптимізації нового проекту.

195

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Управління проектами Управління проектами — це процес планування, організації і управління завданнями і ресурсами з метою досягнення певної мети, зазвичай за наявності обмежень за часом, ресурсами або витратами. План проекту може бути простим, наприклад, містити написаний в блокноті список завдань з часом їх початку і завершення. План може бути складним, до нього можуть входити взаємопов’язані завдання і ресурси на сотні мільйонів гривень. Незалежно від складності проекту, він складається з трьох основних етапів: 1. Побудова плану. 2. Спостереження ходу виконання проекту і управління. 3. Завершення проекту. Чим успішніше виконуються окремі етапи, тим вірогідніший успіх проекту в цілому. Трикутник проекту Якби тільки можна було уявити майбутнє проекту… Це певною мірою можливе, якщо знати три чинники, які формують кожен проект. Час. Час на виконання проекту, який відображений в його календарному плані. Гроші. Бюджет проекту, заснований на витратах на ресурси, тобто персонал, устаткування і матеріали, необхідні для виконання завдань. Область охоплення. Мета і завдання проекту, а також трудовитрати, необхідні для їх виконання. Ця трійка — час, гроші і область охоплення — називається трикутником проекту. Корекція одного з цих елементів впливає на два інші. Хоча важливі всі ці три елементи, звичайно, один з них робить на проект більший вплив, ніж інші два. Залежність між цими трьома елементами різна для кожного проекту. Вона визначає і можливі проблеми, і допустимі рішення.

196

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Знання вузьких місць і можливостей для маневрування полегшує планування і управління проектами. Стратегія проекту Перед розглядом завдань проекту або необхідних ресурсів слід визначити його стратегію. Стратегія використовується для висвітлення загальної картини проекту, щоб всі зацікавлені сторони були чітко обізнані з проектом, що починається. Важливо збирати і уточнювати такі відомості: Цілі. Цілі та результати проекту повинні бути абсолютно ясні. Пропозиції. Якщо робляться які-небудь припущення, які сприяють успішному досягненню мети проекту, вони повинні бути зафіксовані заздалегідь. Обмеження. Будь-які обмежуючі або примусові чинники повинні бути виявлені. Встановлення кордонів і обмежень також корисне при плануванні дій на вирішення можливих проблем. Ділянка охоплення. Ділянка охоплення визначає завдання і кінцеві результати проекту. Ці дані допомагають краще зрозуміти проект. Вони можуть бути також використані, якщо виникне необхідність відреагувати на зміни, що відбулися в ході проекту. Основні можливості Microsoft Project Керівнику проекту необхідно стежити за безліччю деталей проекту, не випускаючи з уваги кінцеву мету. Чи може допомогти в здійсненні цього завдання програма Microsoft Project? По-перше, в базі даних Microsoft Project зберігаються всі відомості про проект. Потім ці відомості використовуються в Microsoft Project для обчислення календарного плану і обліку витрат проекту; таким чином створюється план проекту. Чим більше задано відомостей, тим більше точним буде план. Введені і обчислені в Microsoft Project відомості зберігаються в полях, які містять певні типи даних, наприклад назви або тривалості завдань. У Microsoft Project кожне поле зазвичай відображається у вигляді стовпця.

197

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Результати розрахунків в Microsoft Project негайно відображаються у форматі, аналогічному електронній таблиці. Якщо введені всі відомості про завдання, можна дізнатися про початкову та кінцеву дати даного завдання, потреби в ресурсах та кінцеву дату проекту. Планування проекту Після створення плану проекту Microsoft Project обчислює і створює робочий графік на підставі наданих відомостей про завдання, які необхідно виконати, співробітників, що працюють над цими завданнями, устаткування і матеріали, які використовуються для виконання завдань, а також проведені витрати. При створенні плану проекту вводяться такі типи відомостей: • Завдання • Тривалість • Залежності завдань • Ресурси • Витрати На підставі цих відомостей в Microsoft Project можуть бути обчислені календарний план, витрати і завантаження ресурсів. Спостереження за проектом Після створення плану проекту необхідно управляти проектом і стежити за ходом його виконання. Відстежуючи проект, можна вносити необхідні зміни, щоб дотримуватися календарного плану і залишатися в рамках бюджету. В процесі управління проектом можуть бути використані такі засоби: • поля, що налаштовуються для введення особливих відомостей; • уявлення і таблиці для відображення точних відомостей, які необхідні для перегляду; • фільтри і групи для виділення відомостей, які вимагають уваги; Вводиться фактичний хід виконання завдань, фактичні дані порівнюються з початковим планом, відстежується баланс завантаження

198

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

ресурсів. Все це дозволяє ефективно вирішувати проблеми, що виникають. Публікація плану Після створення плану проекту і в процесі управління може виникнути потреба у наданні відомостей про проект іншим користувачам, наприклад зацікавленим сторонам або особам, які призначені для виконання роботи. Для надання відомостей можуть бути використані такі засоби: Друкування і створення звіту для надання іншим користувачам відомостей про проект на папері. Публікація у форматі HTML або збереження плану проекту на веб-сервері для надання іншим користувачам доступу до відомостей про проект на веб-вузлі. Сервер Microsoft Project Server або система електронної пошти для надання відомостей про проект іншим користувачам. Спільна робота в групі Можна спростити і автоматизувати спостереження завантаження ресурсів та їх взаємодію за допомогою засобів інтерактивної спільної роботи в групі, заснованих на електронному зв’язку. Крім того, можна ввести в проект відомості, що обновляються, тобто враховувати в поточному плані останні дані. Передбачено два засоби для інтерактивної спільної роботи в Microsoft Project. Сервер Microsoft Project Server і його компонент веб-інтерфейс Microsoft Project Web Access — додаткові програмні продукти, які можуть бути використані для організації інтерактивної взаємодії між членами групи, керівниками проекту та іншими зацікавленими сторонами. За допомогою серверу Microsoft Project Server і веб-інтерфейсу Microsoft Project Web Access члени групи можуть проглядати власний список завдань або весь проект. Вони можуть створювати нові завдання для плану проекту і делегувати завдання іншим членам.

199

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Керівник проекту може одержувати оновлення завдань і текстові звіти про стан. Зацікавленим сторонам надається доступ до відомостей про проект і можливість перегляду загальної картини. Електронна пошта. Якщо вимоги для спільної роботи групи досить прості, для обміну основними відомостями про завдання і про стан справ з членами групи можна використовувати існуючу MAPIсумісну 32-розрядну систему електронної пошти. За наявності електронної пошти для призначення завдань, відправлення оновлень і текстових звітів про стан проекту група може використовувати спеціальні повідомлення, які створюються Microsoft Project. Огляд необхідних відомостей Спочатку розглянемо кінцеві терміни, а потім — витрати. У базі даних проекту міститься безліч відомостей, але в даний момент необхідна тільки їх частина. Для доступу до відомостей використовуються такі засоби: Уявлення показують частину відомостей про проект у форматі, простому для сприйняття. Наприклад, на діаграмі Ганта основні відомості подаються стовпцями і відрізками на графіку. Таблиці визначають колонки, що відображаються. Фільтри призначені для відбирання певних завдань або ресурсів. Подібно каналам телебачення, в кожному уявленні виводиться різна інформація. Таблиці та фільтри забезпечують тонке налаштування. Так само, як при перемиканні каналів, інформація не віддаляється, але зміна уявлень, таблиць або фільтрів може приховати частину відомостей. Всі вони продовжують зберігатися в базі даних і обновлятися. Крім того, для перегляду розподілених або впорядкованих відомостей їх можна групувати і сортувати так, як це потрібно. Створення плану проекту Якщо визначені цілі проекту і виділені основні його етапи, можна почати створення плану цього проекту.

200

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Спочатку створюється новий план проекту, в який вводиться і упорядковується список завдань для виконання, до якого входить тривалість кожного завдання і залежність завдання.

Рис.4.1. План проекту

Потім до плану додаються співробітники, устаткування, матеріали і витрати на них, після цього завданням призначаються ресурси. На основі цих відомостей про ресурси і задачі Microsoft Project створює календарний план. Якщо виникає необхідність, план можна перевіряти і коректувати.

201

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Настройка проекту Першими кроками при створенні календарного плану є: запуск нового плану проекту, визначення початкової або кінцевої дати проекту, а також введення загальних відомостей про проект. Після закінчення цього уроку буде створений план Microsoft Project, що містить назву проекту і інші ключові відомості, початкову або кінцеву дату і календар проекту. Створення нового проекту Починаючи новий проект в Microsoft Project, можна ввести початкову, або кінцеву дату проекту, але не обидві. Рекомендується вводити тільки початкову дату проекту, а кінцева дата буде розрахована в Microsoft Project після введення і планування завдань. Якщо проект повинен бути завершений до певної дати, слід ввести тільки кінцеву дату проекту. Первинне планування слід виконувати з кінцевої дати, щоб визначити дату, коли необхідно почати проект. Якщо відома якнайкраща початкова дата і робота почата, ефективніше виконувати планування з початкової дати. 1. Натисніть кнопку Створити. Кнопка Створити може бути тимчасово прихована. Вона може не відображатися, якщо для відображення всіх кнопок недостатньо місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натисніть кнопку Створити. 2. У меню Проект виберіть команду Відомості про проект. Введіть чи виберіть початкову або кінцеву дату проекту і натисніть кнопку OK. 3. Натисніть кнопку Зберегти. 4. У полі Ім’я файлу введіть ім’я проекту, а потім натисніть кнопку Зберегти. Введення ключових відомостей про проект У кожному проекті міститься унікальний набір компонентів: мета проекту, певні завдання, а також особи, які їх виконують. Щоб

202

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

пам’ятати всі важливі відомості та їх взаємозв’язок, слід вводити дані про проект і звертатися до них при необхідності. 1. У меню Файл виберіть команду Властивості й відкрийте вкладку Документ. 2. Введіть будь-які відомості про проект, наприклад, вкажіть осіб, які ним управлятимуть і вестимуть файл проекту, опишіть мету проекту, відомі обмеження і введіть інші загальні зауваження про проект. 3. Натисніть кнопку OK. Настройка календаря проекту Календар проекту можна змінювати, щоб відображати робочі дні і години для кожного учасника проекту. Стандартний календар з понеділка до п’ятниці, з 9:00 до 18:00, з годинною обідньою перервою. Можна визначити і неробочий час, наприклад вихідні або нічний час, а також спеціальні вихідні дні, наприклад свята. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У меню Сервіс виберіть команду Змінити робочий час. 3. Виберіть дату в календарі. • Щоб змінити один день тижня у всьому календарі (наприклад, задати закінчення роботи щоп’ятниці о 16:00), виберіть скорочене позначення цього дня зверху на календарі. • Щоб змінити всі робочі дні, наприклад, щоб починати роботу з вівторка до п’ятниці в 10:00, виберіть позначення цього дня (наприклад, «Вт» для вівторка) для першого робочого дня тижня, а потім, утримуючи клавішу SHIFT, виберіть позначення останнього робочого дня («Пт» для п’ятниці). • Виберіть параметр неробочий час для вихідних днів або нестандартний робочий час для зміни годин роботи. 4. Якщо вибраний параметр нестандартний робочий час на кроці 3, введіть необхідний час початку роботи в полі З і час закінчення в полі По. 5. Натисніть кнопку OK.

203

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Введення і організація списку завдань Коли створений план проекту, його можна заповнити завданнями. Спочатку перелічіть кроки, необхідні для досягнення мети проекту. Простіше за все почати з великих частин роботи, а потім поділити кожну частину на завдання з окремими результатами. Додайте віхи. І, нарешті, оцініть і введіть зразкову тривалість. Після введення відомостей про завдання створюється структура, яка допомагає при логічній організації завдань і огляду структури всього проекту. Введення завдань та їх тривалості Звичний проект є набором зв’язаних завдань. Завдання визначається обсягом роботи і конкретними результатами; воно повинно бути досить коротким, щоб можна було систематично відстежувати хід його виконання. Тривалість завдання, звичайно, повинна лежати в інтервалі від одного дня до двох тижнів. 1. Введіть завдання у порядку їх виникнення. Потім оцініть тривалість кожного завдання і введіть цю оцінку як тривалість. Тривалості використовуються в Microsoft Project для обчислення обсягу роботи, який необхідно виконати в рамках кожного завдання. 2. Не слід для кожного завдання вводити дати в поля Початок і Закінчення. У Microsoft Project початкова і кінцева дати обчислюється з урахуванням зв’язків між завданнями, про які буде розказано далі. 3. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 4. У полі Назва завдання введіть назву завдання і натисніть клавішу TAB. 5. Microsoft Project вводить із знаком питання зразкову тривалість завдання, рівну одному дню. 6.

204

У полі Тривалість введіть час, необхідний для виконання задачі в місяцях, тижнях, днях, годиннику або хвилинах, без

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

урахування неробочих днів. Можна використовувати наступні скорочення: • місяці = м • тижні = т • дні = д • годинник = г • хвилини = хв 7. Щоб задати зразкову тривалість, введіть після неї знак питання. 8. Натисніть клавішу ENTER. 9. У наступних рядках введіть додаткові завдання, необхідні для виконання проекту. Про те, як їх організувати і змінювати, буде розказано пізніше. Також можна додавати замітки для завдання. У полі Назва завдання виберіть завдання і натисніть кнопку Замітки завдання. Введіть відомості в полі Замітки і натисніть кнопку OK. Кнопка панелі інструментів може бути тимчасово прихована. Вона може не відображатися, якщо для всіх кнопок недосить місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натисніть кнопку Замітки завдання. Крім того, для швидкого створення нового проекту може бути використана бокова ділянка Список завдань. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання, а потім кликніть посилання Введення завдань проекту. Дотримуйтесь інструкцій в боковій ділянці. Створення віхи Віха — це завдання, які використовуються для позначення подій календарного плану, які мають значення, наприклад, завершення основного етапу робіт. При введенні нульової тривалості для завдання в Microsoft Project на діаграмі Ганта на початку відповідного дня відображається символ віхи.

205

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1.

У полі Тривалість кликніть тривалість того завдання, яке вимагається зробити віхою, а потім введіть значення 0д. 2. Натисніть клавішу ENTER. Завдання з нульовою тривалістю автоматично позначається як віха, але зроблене віхою може бути будь-яке завдання. Щоб помітити завдання як віху, виберіть завдання в полі Назва завдання. Натисніть кнопку Відомості про завдання, виберіть вкладку Додатково, а потім встановіть прапорець Помітити завдання як віху. Створення завдань, що повторюються Завдання, що повторюються, — це завдання, які систематично повторюються, наприклад, щотижневі збори. 1. У полі Назва завдання виберіть рядок, де повинно знаходитись завдання, що повторюється. 2. У меню Вставка виберіть команду завдання, що Повторюється. 3. У полі Назва завдання введіть назву завдання. 4. У полі Тривалість введіть або виберіть тривалість одного примірника завдання. 5. У групі Повторювати виберіть періодичність Щодня, Щонеділі, Щомісячно або Щорічно. 6. У полі праворуч від параметра Щоденно, Щонеділі, Щомісячно або Щорічно визначте частоту завдання. 7. У групі Межі повторення введіть дату початку в полі Початок і потім виберіть параметр Закінчення після або Закінчення. Якщо вибраний параметр Закінчення після, введіть число повторень завдання. Якщо вибраний параметр Закінчення, введіть дату, до якої дане завдання, що повторюється, повинне закінчитися. 8. Натисніть кнопку OK. Організація завдань в логічну структуру Структуризація допомагає організувати завдання в зручніші для управління компоненти. Створивши ієрархію, можна об’єднати

206

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

зв’язані завдання в узагальнене завдання. Узагальнені завдання називаються сумарними завданнями; завдання, об’єднані під сумарними завданнями, називаються підзавданнями. Початкова і кінцева дата сумарного завдання визначається початковою і кінцевою датами першого і останнього його підзавдання. Щоб організувати структуру, слід використовувати кнопки структури:. • Відступ, • Виступ, • Показати підзавдання, • Приховати під завдання. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. (рис.4.2.). 2. Якщо виникне необхідність, введіть завдання для проекту. 3. Виберіть перше завдання, яке вимагається зробити підзавданням. 4. У меню Вставка виберіть команду Нове завдання. 5. У вставленому рядку введіть назву нового сумарного завдання в полі Назва завдання. 6. У полі Назва завдання виберіть завдання, які необхідно зробити підзавданнями. 7. Натисніть кнопку Відступ, щоб розташувати завдання з відступом. Зміна списку завдань Якщо створений список завдань, може виникнути потреба змінити розташування завдань, скопіювати набір завдань або видалити завдання, в яких більше немає потреби. 1. У полі Ідентифікатор (крайнє ліве поле) виберіть завдання, яке вимагається скопіювати, перемістити або видалити. 2. Щоб виділити рядок, кликніть ідентифікаційний номер завдання. 3. Щоб виділити декілька сусідніх рядків, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT, кликніть номери першого і останнього рядка в потрібному діапазоні.

207

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

4.

Щоб виділити кілька рядків уроздріб, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, кликніть почергово ідентифікаційні номери завдань. 5. Скопіюйте, перемістіть або видаліть завдання. 6. Щоб скопіювати завдання, натисніть кнопку Копіювати. 7. Щоб перемістити завдання, натисніть кнопку Вирізувати. 8. Щоб видалити завдання, натисніть клавішу DEL. 9. Щоб перемістити вирізаний блок або вставити скопійований блок, виберіть рядки, в які його вимагається вставити. 10. Переконайтеся, що вибрані необхідні рядки. Натисніть кнопку Вставити.

Рис. 4.2. Діаграма Ганта

208

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Якщо в рядках, в які виконується вставка, знаходяться відомості, нові рядки будуть вставлені над цими рядками. Час початку і завершення завдань Після створення і структуризації списку завдань слід перевірити, як завдання співвідносяться одне з одним і як вони відповідають важливим датам. Можна пов’язати завдання, щоб відобразити їх залежність, наприклад, вказавши, що одне завдання починається після закінчення іншого. Ці зв’язки називаються залежностями завдань. Разом з тривалістю та іншими чинниками планування залежності завдань грають в Microsoft Project важливу роль при обчисленні початкової і кінцевої дати завдань. Якщо змінився графік зв’язаного завдання, перепланування пов’язаних з ним завдань проводиться автоматично. Уточнити календарні плани завдань можна за допомогою конкретних обмежень дат і крайніх термінів. Створення взаємозв’язків між завданнями Одним з найнадійніших способів планування завдань є встановлення взаємозв’язків між ними, тобто залежностей завдань. Залежності завдань відображають обумовленість подальших завдань, або послідовників, попередні завдання, або попередниками. Наприклад, якщо завдання «Пофарбувати стіну» повинно бути виконане до завдання «Повісити годинник», можна пов’язати два завдання, щоб завдання «Пофарбувати стіну» стало попередником, а завдання «Повісити годинник» — послідовником. Після того, як завдання пов’язані, зміна дат попередника впливає на зміну дат послідовників. У Microsoft Project за умовчанням створюється залежність завдань типу «Закінчення-початок». Проте, оскільки залежність «Закінчення-початок» підходить не для кожного випадку, для реального моделювання проекту зв’язок завдань можна змінити на «Початок-початку», «Закінчення-закінчення» або «Початок-закінчення».

209

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. 2. 3.

4. 5. 6.

7.

У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. Щоб пов’язати два або більш завдання одне з одним, виберіть їх в полі Назва завдання, причому в тому ж порядку, в якому вони повинні бути пов’язані. Щоб вибрати кілька завдань підряд, натисніть клавішу SHIFT і, утримуючи її, кликніть перше і останнє завдання. Щоб вибрати кілька завдань уроздріб, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, кликніть почергово потрібні завдання. Натисніть кнопку Пов’язати завдання. Щоб змінити зв’язок завдань, двічі кликніть лінію зв’язку між завданнями, яку вимагається змінити. Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо буде відкрито діалогове вікно Стилі відрізків, ви кликніть не лінію зв’язку; необхідно закрити це діалогове вікно і знову двічі кликніть зв’язок завдань. У полі із списком Тип виберіть потрібний тип зв’язку між завданнями і натисніть кнопку OK.

Установка певної початкової або кінцевої дати завдання Ефективніше планування завдань може бути досягнуте шляхом розрахунку початкових і кінцевих дат за допомогою додатку Microsoft Project на основі їх тривалості і залежностей. Проте при необхідності можна самостійно встановлювати певну початкову або кінцеву дату завдання. Обмеження, які прив’язують завдання до певних дат, називаються жорсткими обмеженнями; найжорсткіші обмеження задають дати початку або закінчення. Оскільки в Microsoft Project обмеження враховуються при обчисленні календарного плану, жорсткі обмеження слід вводити, тільки якщо завдання необхідно почати або завершити до певної дати. 1. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагається встановити початкову або кінцеву дату, а потім натисніть кнопку Відомості про завдання.

210

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

2. 3. 4.

Виберіть вкладку Додатково. У полі із списком Тип обмеження виберіть тип обмеження. У полі із списком Дата обмеження введіть або виберіть дату, а потім натисніть кнопку OK. Якщо початкова дата вибирається в полі Початок в представленні діаграми Ганта або якщо для зміни початкової дати перетягується відрізок Ганта, Microsoft Project встановлює обмеження Початок не раніше на основі нової початкової дати. Якщо вибрана дата закінчення завдання, Microsoft Project автоматично призначає обмеження Закінчення не раніше. Додавання крайнього терміну завдання Якщо для завдання призначений крайній термін, в Microsoft Project відображається індикатор, якщо завершення завдання буде заплановано пізніше за крайній термін. Установка крайнього терміну не впливає на планування завдань. Це тільки спосіб повідомлення за допомогою Microsoft Project про те, що завдання буде завершено пізніше за крайній термін. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається призначити крайній термін. 3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку Додатково. 4. У групі Обмеження завдання введіть або виберіть дату крайнього терміну в полі із списком Крайній термін і натисніть кнопку OK. Призначення ресурсів Завданням слід призначати ресурси, якщо вимагається виконувати наступні дії. 1. Відстеження обсягу робіт, виконаного призначеним завданням співробітниками та устаткуванням, або відстежування матеріалів, використаних для виконання завдання.

211

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

2. 3.

Планування завдань з більшою гнучкістю. Балансування завантаження ресурсів між тими ресурсами, яким призначено мало роботи, і тими, яким призначено багато роботи. 4. Відстеження витрат на ресурси. 5. Без відомостей про ресурси календарний план в Microsoft Project обчислюється на основі тривалості завдань, залежностей і обмежень дати. Якщо ресурси призначені, графік роботи і доступність ресурсів використовуються при розрахунку календарного плану. Створення списку ресурсів Лист ресурсів Microsoft Project використовується для створення списку осіб, устаткування і матеріалів, що становлять робочу групу і виконують завдання проекту. Список ресурсів міститиме робочі ресурси або матеріальні ресурси. Робочі ресурси — це співробітники або устаткування; матеріальні ресурси — це витратні матеріали або сировина, наприклад бетон, деревина або цвяхи. 1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. 2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення. 3. У полі Назву ресурсу введіть назва ресурсу. 4. У полі Тип визначте тип ресурсу: робочий або матеріальний. 5. Щоб позначити групи ресурсів, в полі Група як назва ресурсу введіть назву групи. 6. Для кожного робочого ресурсу (співробітники або устаткування) в поле Макс. одиниць введіть у відсотках максимальне число одиниць, доступних для цього ресурсу. Наприклад, введіть значення 300 %, щоб вказати, що доступні три одиниці повної зайнятості певного ресурсу. 7. Для кожного матеріального ресурсу (матеріалу, що витрачається для проекту) в полі Одиниці вимірювання матеріалів введіть одиниці вимірювання матеріального ресурсу, наприклад тонни.

212

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Зміна графіка роботи ресурсу Робочий годинник і вихідні дні, вказані в календарі проекту (рис.4.3.), є стандартними робочими годинами і вихідними днями для кожного ресурсу.

Рис. 4.3. Календар проекту

Якщо окремий ресурс працює зовсім за іншим графіком або необхідно врахувати відпустку або простоювання устаткування, можна змінити індивідуальний календар ресурсу. 1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів, а потім виберіть ресурс, графік якого вимагається змінити. 2. У меню Проект виберіть команду Відомості про ресурс і відкрийте вкладку Робочий час.

213

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

3. 4. 5. 6.

7. 8.

Виберіть в календарі дні, які вимагається змінити. Щоб змінити день тижня для всього календаря, виберіть скорочене позначення цього дня зверху календаря. Виберіть параметр стандартний час, неробочий час або нестандартний робочий час. Якщо вибраний параметр стандартний час, для вибраних днів за умовчанням використовується стандартний календар Microsoft Project, тобто робота з понеділка до п’ятниці, з 9:00 до 13:00 і з 14:00 до 18:00. Якщо на кроці 4 вибраний параметр нестандартний робочий час, введіть час початку роботи в поле З і час закінчення в полі По. Натисніть кнопку OK.

Призначення ресурсів завданням Якщо завданню призначається ресурс, створюється призначення. Будь-якому завданню можна призначити будь-які ресурси, а також змінити призначення у будь-який момент. Завданням можна призначити декілька ресурсів, а також визначити, весь або не весь робочий час ресурс працює над завданням. Якщо призначена ресурсу робота перевищує щоденну повну зайнятість, вказану в календарі робочого часу ресурсу, в Microsoft Project в представленнях ресурсів назва переобтяженого ресурсу виділяється червоним кольором. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається призначити ресурс, а потім натисніть кнопку Призначити ресурси. 3. У полі Назва ресурсу виберіть ресурс, яку потрібно призначити завданню. (рис. 4.4.) 4. Щоб призначити неповну зайнятість ресурсу, в колонці Одиниці слід вибрати або ввести значення менше 100 відсотків, які задають частку робочого часу, яку ресурс повинен присвятити цьому завданню.

214

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

5. 6.

7. 8. 9.

Щоб призначити кілька різних ресурсів, виберіть назви цих ресурсів, утримуючи клавішу CTRL. Щоб призначити кілька однакових ресурсів (наприклад двох теслярів), в стовпці Одиниці введіть або виберіть значення більше 100 відсотків. При необхідності в полі Назву ресурсу введіть назву нового ресурсу. Натисніть кнопку Призначити. Галочка зліва від колонки Назву ресурсу вказує, що ресурс призначений вибраному завданню. Натисніть кнопку Закрити.

Рис. 4.4. Призначення ресурсів завданням

Перевірка і зміна призначень ресурсів В уявленні «Використання ресурсів» відображаються ресурси проекту і призначені ним завдання, згруповані під кожним ресурсом. За допомогою уявлення «Використання ресурсів» можна визначити кількість часу, запланованого для роботи ресурсу над кожним завданням, а також ресурси з перевищенням доступності. Крім

215

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

того, визначається час, який може бути виділений кожному ресурсу для додаткових трудовитрат. 1. У меню Вигляд виберіть команду Використовування ресурсів. 2. У колонці Назва ресурсу перегляньте призначення ресурсів. 3. Щоб замінити для завдання один призначений ресурс на інший, виберіть потрібний рядок, встановіть показник на полі Ідентифікатор (лівий стовпець), а потім перетягніть завдання під новий ресурс. Введення витрат Якщо вимагається врахувати витрати на кожне завдання або загальні витрати на проект, введення норм витрат на роботу ресурсів над завданнями або фіксованих витрат на завдання дозволяє побачити відхилення від бюджету. Для ресурсів можна ввести норми на використання і наднормову роботу, планувати підвищення оплати ресурсу і вибрати термін нарахування витрат. Крім того, відомості про витрати можна переглядати різними способами. Призначення витрат ресурсам У Microsoft Project можливе призначення норм витрат на роботу ресурсів і на матеріальні ресурси, тому допускається точне управління витратами на проект. Для ресурсів можна призначити стандартні норми витрат, норми витрат на наднормову роботу або норми витрат на використання. 1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. 2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення. 3. У полі Назву ресурсу виберіть ресурс або введіть назву нового ресурсу. 4. У полі Тип виберіть значення Трудовитрати, якщо ресурсом є співробітник або механізм, або значення Матеріали, якщо ресурсом є матеріали, які витрачаються, або сировина (наприклад цемент).

216

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

5. 6.

7.

Для робочих ресурсів в полях Стандартна ставка, Ставка наднормових робіт або Витрати на використання введіть норми витрат на ресурс. Для матеріальних ресурсів в полі Одиниці вимірювання матеріалів введіть одиниці вимірювання матеріального ресурсу (наприклад тонни), а в полях Стандартна ставка або Витрати на використання введіть норму витрат. Натисніть клавішу ENTER.

Установка фіксованих витрат для завдань Більшість витрат проекту пов’язана з ресурсами. Проте, деякі витрати пов’язані із завданнями, наприклад витрати на поїздки і друкування. Такі витрати є фіксованими витратами для завдань. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати. 3. У полі Фіксовані витрати для завдання введіть витрати. 4. Натисніть клавішу ENTER. Визначення моменту обчислення витрат У Microsoft Project витрати на ресурси за умовчанням розподіляються пропорційно, тобто їх нарахування розподіляється за тривалістю завдань. Проте є можливість змінити спосіб обчислення, щоб врахувати витрати на ресурси на початку або в кінці завдання. 1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. 2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення. 3. У полі Нарахування виберіть необхідний спосіб обчислення. Перегляд витрат на ресурси і завдання Після призначення норм витрат для ресурсів або фіксованих витрат для завдань можна переглянути загальні витрати цих призначень, щоб переконатися в їх відповідності передбачуваним витратам. Якщо загальні витрати на ресурс або завдання перевищують бюджет, можна перевірити витрати на окреме завдання або призначення окремих ресурсів, щоб визначити можливі зниження витрат.

217

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1.

2.

Щоб переглянути витрати на ресурси, в меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. Щоб переглянути витрати на завдання, в меню Вигляд виберіть команду Інші уявлення і виберіть Лист завдань. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

Перегляд витрат даного проекту Є можливість проглянути поточні, базові, фактичні витрати проекту, які залишились з метою визначення можливої перевитрати бюджету. Витрати обновляються при кожному перерахунку проекту в Microsoft Project. 1. У меню Проект виберіть команду Відомості про проект. 2. Натисніть кнопку Статистика. 3. У колонці Витрати рядка Поточні перегляньте загальні планові витрати проекту. Перегляд календарного плану і його детальних даних Після введення основних даних проекту їх слід перевірити. Чи дотримуються кінцеві терміни? Які ресурси використовуються прямо зараз? Скільки буде витрачено бюджетних коштів? Спочатку перегляньте картину в цілому: зверніть увагу на загальну початкову і кінцеву дату і критичний шлях. Потім перевірте всі деталі. Для цього відобразіть завдання і ресурси в потрібних уявленнях. Якщо провести різносторонній аналіз проекту, можна точно визначити його вузькі місця і вжити необхідних заходів для їх усунення, перш ніж виникнуть серйозні проблеми. Цей розділ розповість про способи вивчення загальних відомостей про календарний план, а також про методи управління уявленнями і полями для перегляду потрібних відомостей. Відображення всього проекту на екрані Переглянути початкову і кінцеву дати проекту, а також його основні фази можна за допомогою зміни масштабу діаграми Ганта.

218

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

1. 2.

У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. У меню Вигляд виберіть команду Масштаб, виберіть параметр Весь проект і натисніть кнопку OK.

Перевірка кінцевої або початкової дати проекту Є можливість переглянути важливі відомості про проект, наприклад кінцеву дату, а також перевірити, чи задовольняє проект очікування щодо поточного плану. У меню Проект виберіть команду Відомості про проект і натисніть кнопку Статистика. Будуть показані початкова і кінцева дати проекту, а також загальні трудовитрати, витрати і загальний відсоток виконання проекту. Визначення критичного шляху Критичний шлях є низкою завдань, які повинні бути виконані до часу завершення проекту за календарним планом. Більшість завдань в звичному проекті має певний часовий резерв і тому вони можуть бути ненадовго затримані без порушення кінцевої дати проекту. Ті завдання, які не можуть бути затримані без порушення кінцевої дати проекту, є критичними завданнями. Якщо завдання змінюються для скорочення календарного плану, пониження витрат, усунення перевищення доступності, коректування ділянки охоплення або з метою дозволу інших труднощів, слід пам’ятати про критичні завдання. Внесення змін в критичні завдання впливає на кінцеву дату проекту. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. Натисніть кнопку Майстер діаграм Ганта. 3. Щоб відформувати завдання критичного шляху, дотримуйтесь інструкції майстра діаграм Ганта. Перехід до іншого уявлення Відомості про проект можна відобразити в поданнях завдань або поданнях ресурсів. Деякі подання завдань і ресурсів є поданнями

219

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

листа, що містять колонки (звані полями) відповідних відомостей. Таблицю в поданні листа можна змінити, щоб переглядати різні поля відомостей. У інших уявленнях розміщення завдань або ресурсів показане графічно (наприклад в уявленнях «Календар», «Мережевий графік» і «Графік ресурсів») (рис.4.5.) або завдання і ресурси, пов’язані з шкалою часу (наприклад в уявленнях «Використання завдань» або «Використання ресурсів»). У меню Вигляд виберіть потрібне подання завдань або ресурсів. Якщо необхідне уявлення відсутнє в меню Вигляд, виберіть команду Інші уявлення, потім виберіть уявлення в списку Уявлення і натисніть кнопку Застосувати.

Рис. 4.5. Мережевий графік.

220

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Перегляд різних полів в уявленні При плануванні та відстеженні календарного плану буває корисним переглядати різні комбінації даних. Змінивши таблицю, вживану до подання листа, можна змінювати колонки або поля даних, які відображаються в конкретному уявленні. 1. У меню Вигляд виберіть потрібне уявлення. 2. Для використання уявлення, відсутнього в меню Вигляд, виберіть команду Інші уявлення, виберіть необхідне уявлення із списку Уявлення і натисніть кнопку Застосувати. 3. У меню Вигляд виберіть команду Таблиця, а потім виберіть таблицю, яку необхідно застосувати. 4. Щоб вибрати таблицю, відсутню в підменю Таблиця, виберіть команду Інші таблиці, виберіть необхідну таблицю завдань або ресурсів, а потім натисніть кнопку Застосувати. Відображення конкретних відомостей за допомогою фільтру При необхідності зосередитися на певних завданнях або ресурсах в поточному уявленні можна застосувати до цього уявлення фільтр. Можна відобразити або виділити за допомогою фільтру тільки ті завдання або ресурси, які відповідають вказаним умовам відбору. 1. Щоб відібрати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд команду Діаграма Ганта або інше подання завдань. 2. Щоб відібрати відомості про ресурс, виберіть в меню Вигляд команду Лист ресурсів або інше подання ресурсів. 3. У меню Проект виберіть команду Фільтр, а потім виберіть фільтр, який необхідно застосувати. 4. Щоб застосувати фільтр, відсутній в підміню Фільтр, або використовувати фільтр виділення, виберіть команду Інші фільтри. 5. Щоб увімкнути фільтр, натисніть кнопку Застосувати, а щоб увімкнути фільтр виділення, натисніть кнопку Виділити. 6. При застосуванні інтерактивного фільтру введіть необхідні значення і натисніть кнопку OK.

221

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

7.

Щоб відключити фільтр, виберіть команду Фільтр в меню Проект, а потім виберіть команду Всі завдання або Всі ресурси.

Сортування даних в уявленні Сортування завдань і ресурсів може бути виконано за таких умов, як назва завдання, кінцева дата і назва ресурсу. Це зручно, якщо вимагається переглянути завдання в певній послідовності. Наприклад, завдання можна сортувати за кінцевою датою або за якнайменшою або найбільшою тривалістю. 1. Щоб відсортувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд уявлення Діаграма Ганта або інші варіанти подання ресурсів. 2. Щоб відсортувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд уявлення Лист ресурсів або інші варіанти подання ресурсів. 3. У меню Проект виберіть команду Сортування, а потім необхідні параметри сортування. 4. Щоб побудувати сортування, в меню Проект виберіть команди Сортування і Сортувати за. 5. У групі Сортувати за виберіть поле, за яким вимагається виконати сортування, потім виберіть параметр За збільшенням або За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати. 6. Визначте параметри сортування. 7. Щоб відсортувати дані за додатковим полем, виберіть поле в першій групі Потім за, виберіть параметр За збільшенням або За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати. 8. Щоб кожного разу перенумеровувати завдання або ресурси, встановіть прапорець Перенумерувати завдання або Перенумерувати ресурси, а потім натисніть кнопку Сортування. 9. Щоб сортувати, зберігаючи їх структуру, щоб підзавдання залишалися в сумарних завданнях, встановіть прапорець Зберегти структуру, а потім натисніть кнопку Сортувати.

222

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

10. Щоб повернути порядок сортування за умовчанням, натисніть кнопку Скидання. Угрупування даних в уявленні У більшості уявлень є можливість групувати відомості для завдань або ресурсів, щоб зіставляти і порівнювати дані. Наприклад, може виникнути необхідність погрупувати і переглянути всі завдання з однаковою тривалістю. 1. Щоб згрупувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд уявлення Діаграма Ганта або інше представлення завдань. 2. Щоб згрупувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд уявлення Лист ресурсів або інше представлення ресурсів. 3. У меню Проект виберіть команду Угрупування, а потім вкажіть групу, яку необхідно застосувати. 4. Щоб видалити угрупування, в полі із списком Угрупування виберіть елемент Немає групи. Корекція календарного плану Після перегляду і аналізу календарного плану може виникнути потреба внести певні зміни. Якщо з’ясовано, що кінцева дата проекту може бути відстрочена, можна скоректувати завдання, щоб скоротити календарний план. Перевірка може знайти перевитрату бюджету. Можливо, потрібно буде тільки переконатися у тому, що план точно відображає реальне виконання проекту. Чи можна почати завдання раніше? Скористайтеся терміном випередження. Чи існує дата, до якої завдання повинно бути обов’язково розпочате? Додайте . Чи є переобтяжені та незайняті ресурси? Для скорочення завдань перепризначайте ресурси. Перевірка і корекція залежності завдань Залежність завдань описує спосіб пов’язування завдання із початком або закінченням іншого завдання. Наприклад, багато завдань

223

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

не можуть бути розпочаті до завершення іншого завдання. Це залежність «Закінчення-початок», яка є найзагальнішою. Такі залежності моделюються в плані проекту при скріпленні завдань. За умовчанням в Microsoft Project при скріпленні завдань призначається залежність типу «Закінчення-початок». Якщо завдання моделюється іншим зв’язком, тип залежності можна змінити. Окрім залежності «Закінчення-початок», завдання можуть бути пов’язані залежністю «Початок-початок», «Початок-закінчення» або «Закінчення-закінчення». 5. У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта. 6. Двічі кликніть лінію зв’язку завдань, яку вимагається перевірити. 7. Щоб змінити тип залежності завдань, двічі кликніть цей значок. 8. Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо натомість відкривається діалогове вікно Стилі відрізків, закрийте це вікно і точніше двічі кликніть лінію зв’язку завдань. 9. У полі із списком Тип перевірте залежність завдань. 10. Щоб змінити залежність, в полі із списком Тип виберіть потрібний тип зв’язку завдань. Перекриття або затримка завдань Якщо є завдання, які можуть бути розпочаті раніше, ніж вказано в графіку, до завдань-послідовників можна додати термін випередження. Таким чином перекриваються завдання і точніше моделюється виконання роботи. Наприклад, електрики можуть почати підключення електричних розеток до завершення оброблення стін і час може бути використано ефективніше, якщо завдання «Підключення електричних розеток» буде почато, коли завершиться оброблення половини стін. Щоб це зробити, слід визначити 50-відсотковий термін випередження між закінченням завдань «Оброблення стін» і початок завдання «Підключення електричних розеток».

224

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

11. У полі Назву завдання виберіть потрібне завдання — послідовник, а потім натисніть кнопку Відомості про завдання. 12. Перейдіть на вкладку Попередники. 13. У полі Запізнювання введіть термін випередження як негативне число або негативний відсоток, наприклад, –3д або –50 %. Перевірка і корекція обмежень завдань Обмеження завдання можуть бути зручні для створення точнішого плану шляхом пов’язування завдань з певними датами. Наприклад, можна визначити, що завдання повинно бути розпочате не раніше або завершене не пізніше певної дати. Щоб краще відобразити час виконання завдання, можна змінити стандартне обмеження завдання «Якомога раніше» на будь-яке з інших семи обмежень або знов повернутися до стандартного. 1. У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта. 2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця та Інші таблиці. 3. У списку Таблиці виберіть Дати обмежень і натисніть кнопку Застосувати. 4. У таблиці «Дати обмежень» подані назва завдання, тривалість, тип всіх обмежень і дата обмеження, у міру застосування. 5. Якщо потрібне поле не виведено на екран, натисніть клавішу TAB, щоб перейти в нього. 6. Для кожного завдання з обмеженням, відмінним від стандартного «Якомога раніше», слід переглянути завдання-попередники і завдання — послідовники на діаграмі Ганта, щоб переконатися в необхідності обмеження. 7. При необхідності змініть обмеження. 8. Щоб змінити тип обмеження, в полі Тип обмеження кликніть стрілкою, а потім виберіть відповідне обмеження. 9. Щоб змінити дату обмеження, введіть або виберіть дату в полі Дата обмеження. 10. Щоб видалити зайве обмеження, замініть його на стандартне «Якомога раніше».

225

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

•

•

Якщо була введена початкова дата завдання або для зміни початкової дати був переміщений відрізок на діаграмі Ганта, в Microsoft Project встановлюється обмеження «Початок не раніше» на основі нової початкової дати. Якщо була введена кінцева дата завдання, в Microsoft Project автоматично призначається обмеження «Закінчення не раніше». Якщо це не потрібне, замініть ці обмеження на «Якомога раніше». Якщо проект планується з кінцевої дати, то при введенні початкової дати завдання або переміщенні відрізка діаграми Ганта для зміни початкової дати встановлюється обмеження «Початок не пізніше». Якщо введена кінцева дата завдання, в Microsoft Project автоматично призначається обмеження «Закінчення не пізніше». Якщо це не потрібне, замініть ці обмеження на «Якомога пізніше».

Фіксація тривалості завдання Якщо завданню призначаються додаткові ресурси, в Microsoft Project автоматично зменшується тривалість завдань. Наприклад, для завдання з тривалістю один день і з одним призначеним ресурсом потрібно 8 годин роботи. При плануванні з фіксованим обсягом робіт, якщо призначити другий ресурс, для завдання збережеться значення 8 годин роботи, але його тривалість зменшиться до половини дня. Якщо натомість вимагається змінити обсяг роботи, можна відключити планування з фіксованим обсягом робіт і призначити інший ресурс. Для завдання буде відведено 16 годин роботи, а тривалість залишиться рівною одному дню. 1. У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта. 2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для яких вимагається відключити планування з фіксованим обсягом робіт. 3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і виберіть вкладку Додатково.

226

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

4. 5.

Зніміть прапорець Фіксований обсяг робіт і натисніть кнопку OK. Після призначення додаткового ресурсу тривалість завдань не зміниться.

Скорочення завдань шляхом додавання ресурсів Якщо завданню спочатку призначені ресурси, а потім ресурси додаються або відбираються, Microsoft Project за умовчанням перелічує тривалість завдань. Наприклад, припустимо, що є завдання з фіксованим обсягом робіт, тривалістю чотири дні і одним призначеним ресурсом. Якщо потім додається інший ресурс, завдання скорочується до двох днів. Якщо доступність ресурсів є гнучкішою, ніж крайні терміни, додавання ресурсів може стати ефективним способом скорочення графіка. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається призначити додаткові ресурси, а потім натисніть кнопку Призначити ресурси. 3. У полі Назва ресурсу виберіть ресурс, який потрібен призначити для завдання. 4. При необхідності в полі Назву ресурсу введіть назву нового ресурсу. 5. Натисніть кнопку Призначити. 6. Позначка зліва від поля Назва ресурсу вказує, що ресурс призначений вибраному завданню. Якщо тривалість завдання не змінюється при додаванні ресурсів, перевірте, що параметри планування задають планування з фіксованим обсягом робіт. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку Додатково. Переконайтеся, що прапорець Фіксований обсяг робіт встановлений, а для завдання вибраний тип Фіксований обсяг ресурсів або Фіксовані трудовитрати.

227

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Переривання завдання Завдання можна перервати, а потім продовжити його виконання за графіком пізніше. Це зручно, якщо вимагається тимчасово зупинити роботу над одним завданням, щоб виконати інше завдання. Завдання можна переривати стільки раз, скільки необхідно. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. Натисніть кнопку Перервати завдання. 3. Наведіть показник на відрізок завдання, яке вимагається перервати, а потім кликніть відрізок в тому місці, де вимагається його перервати. • Якщо кнопка Перервати завдання не відображається, натисніть кнопку Інші кнопки, а потім натисніть кнопку Перервати завдання. • Розділення завдання на частини не є аналогом введення завдання, що повторюється, яка виконується через певні інтервали як, наприклад, збори колективу. Для таких подій слід створити завдання, що повторюється. Видалення завдання При корекції календарного плану, щоб дотриматись кінцевої дати, повернутися в рамки бюджету або усунути перевищення доступності ресурсу, може виникнути потреба зменшити ділянку охоплення проекту. Слід видалити завдання відповідно до скорочення ділянку охоплення. 1. У полі Ідентифікатор виберіть завдання, яке вимагається видалити. 2. Натисніть клавішу DEL. Збереження плану за ходом виконання Після введення відомостей про завдання, ресурси або витрати на проект можна зберегти поточну копію базового плану. В процесі виконання проекту можна ввести фактичні відомості й скористатися

228

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

допомогою Microsoft Project для порівняння цих даних з базовим планом. Збереження базового плану Коли введені всі відомості проекту і все готове для початку фактичної роботи, можна зберегти дані проекту, щоб порівнювати його з фактичним ходом його виконання. За допомогою базового плану можна відстежувати хід виконання, переглядати відхилення і вносити необхідні виправлення. Наприклад, можна знайти завдання, розпочаті пізніше, ніж планувалося, з’ясувати обсяг фактично виконаної ресурсами роботи щодо призначеної, а також відстежувати бюджет. У плані проекту може бути збережено до 11 базових планів, а також дозволяється зводити оновлені дані проекту в сумарні завдання. Вони називаються «Базовий план», «Базовий план1»,… «Базовий план10». Згодом, порівнюючи відомості базових планів з поточним графіком проекту, можна виявити і вирішити проблеми, а також точніше планувати подібні проекти в майбутньому. 3. У меню Сервіс виберіть команду Відстеження, а потім — команду Зберегти базовий план. 4. Виберіть параметр всього проекту, щоб зберегти базовий план проекту. 5. Виберіть параметр вибраних завдань, щоб додати нові завдання в існуючий базовий план. 6. Натисніть кнопку OK. Збереження проміжного плану Після збереження даних базового плану проекту можна зберегти до 10 як контрольні точки проекту. 1. У меню Сервіс виберіть команду Відстеження, а потім — команду Зберегти базовий план. 2. Виберіть параметр Зберегти проміжний план.

229

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

3. 4. 5. 6. 7.

У полі із списком Скопіювати виберіть ім’я поточного проміжного плану. У полі В виберіть назву для наступного проміжного плану або визначте нову назву Виберіть параметр всього проекту, щоб зберегти проміжний план для всього проекту. Виберіть параметр вибраних завдань, щоб зберегти частину плану. Натисніть кнопку OK.

Відстеження і управління ходом виконання При управлінні проектом необхідно відстежувати елементи трикутника проекту: час, бюджет і ділянку охоплення. Корекція одного елементу впливає на два інших. Такі події, як непередбачені затримання, перевищення витрат і заміна ресурсів, можуть привести до проблем в календарному плані. Якщо дані проекту постійно обновляються, то завжди є можливість переглянути останній стан проекту. Можна відстежувати фактичний хід виконання завдань, фактичні трудовитрати ресурсів, порівнювати фактичні витрати із запланованим бюджетом і вирівнювати завантаження ресурсів. Все це дозволить вчасно визначити потенційні проблеми, щоб знайти і застосувати правильне рішення. Відстеження фактичного ходу виконання завдань Після створення проекту і початку роботи можна відстежувати фактичні дати початку і закінчення, відсоток виконання завдань або фактичні трудовитрати. Фактичні дані показують вплив змін на інші завдання і, зрештою, на дату закінчення проекту. Визначте один або два показники ходу виконання для використання в проекті. Наприклад, ресурси можуть швидко уявити звіт про відсоток виконання трудовитрат щодо завдань, що дозволяє одержати загальне уявлення про хід виконання завдань. Або, навпаки, ресурси можуть звітувати про години роботи над кожним

230

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

завданням за тижнями. Це займе більше часу, але дасть детальну картину ходу робіт. Вибір індикаторів залежить від ваших переваг і пріоритетів. Відстеження ходу виконання за допомогою майстра відстеження Майстер відстеження, що є частиною консультанта, допомагає створити таблицю, в якій можна будь-яким зручним способом обновляти відомості про хід виконання завдань. Використовуйте таблицю відстеження, що налаштовується, для ручного введення відомостей про хід виконання або для ухвалення оновлень через сервер Microsoft Project Server. 1. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Відстеження. 2. Зліва виберіть посилання Підготовка до відстеження ходу роботи над проектом. 3. Виберіть режим відстеження: вручну або за допомогою серверу Microsoft Project Server. 4. Вкажіть, чи відстеження виконуватиметься шляхом вказівки відсотка завершення щодо трудовитрат фактичних, чи трудовитрат, що залишилися. 5. Далі відповідайте на питання і виконуйте вказівки, що з’являються на боковій частині. 6. У Microsoft Project в поточному представленні завдань створюється і відображається таблиця відстеження, що налаштовується. 7. Після завершення виберіть посилання Зберегти і закінчити роботу. Порівняння ходу виконання завдань з планом Щоб визначити завдання, дати яких істотно відрізняються від дат в базовому плані, використовуйте уявлення «Діаграма Ганта з відстеження». Після цього можна скоректувати залежності завдань, наново призначити ресурси або видалити певні завдання, щоб не порушувалися крайні терміни.

231

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням» кожен відрізок завдання відображає дату початку і закінчення за базовим планом разом з поточними датами завдання і закінчення. У міру введення фактичних даних верхній відрізок може переміщатися, демонструючи відхилення від плану. Наприклад, якщо дата початку завдання «Опис експонатів» зміщується на два дні, а завдання виконано на 55 %, то червоний календарний відрізок зсувається на два дні щодо нижнього відрізка базового плану. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта з відстеженням. 2. Щоб проглядати поля відхилень, в меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Відхилення. 3. При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду полів відхилень. Щоб відомості про відхилення були доступні, необхідно мати збережений базовий план. 4. У меню Вигляд виберіть команди Панелі інструментів і Відстеження. 5. Відновіть відомості про хід виконання завдань в проекті. Якщо завдання було розпочато або закінчено відповідно до календарного плану, виберіть його і натисніть кнопку Відновити за графіком. Введення фактичних дат початку і закінчення для завдання Завдання, початок або закінчення яких запізнюється, можуть стати причиною зривання календарного плану всього проекту через затримання дат початку і закінчення пов’язаних завдань. Завдання, розпочаті або завершені раніше накресленого терміну, можуть вивільнити ресурси для роботи над іншими завданнями, які відстають від календарного плану. У Microsoft Project можна за допомогою введених фактичних значень перепланувати календарний план для частини проекту, що залишилася.

232

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

1. 2.

У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. У полі Назву завдання виберіть завдання, які вимагається відновити за допомогою тих же значень. 3. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження і Відновити завдання. 4. У групі Фактичні введіть або виберіть дату в полі Початок або Закінчення. 5. Якщо вводиться дата закінчення, слід переконатися у тому, що завдання виконано на 100 %. У Microsoft Project ця дата приймається як фактична дата закінчення завдання і відповідно до неї переплановуються завдання-послідовники. 6. Натисніть кнопку OK. При введенні фактичної дати початку або фактичної дати закінчення завдання змінюються відповідні дати календарного плану для цього завдання. Дати базового плану не змінюються. Введення фактичної тривалості завдань Якщо відомо, за скільки днів повинно бути виконано завдання, і якщо його виконання відбувається відповідно до плану, можна відстежувати хід завдання шляхом введення тривалості роботи ресурсу над завданням. При введенні фактичної тривалості завдання Microsoft Project обновляє в календарному плані фактичну дату початку, відсоток виконання завдання і тривалість, що залишилася. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагається ввести фактичну тривалість. 3. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження і Відновити завдання. 4. У полі Факт. тривалість введіть фактичну тривалість завдання. 5. Натисніть кнопку OK. Якщо ви вважаєте, що завдання буде завершено раніше або пізніше запланованої дати, можна ввести нове значення в полі Решта тривалості.

233

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Якщо введена фактична тривалість більша або рівна плановій тривалості, завдання стає виконаним на 100 %, а планова тривалість прирівнюється до фактичної. Оновлення ходу виконання завдання у відсотковому вираженні Хід виконання завдання можна показати шляхом введення відсотка завершення для тривалості завдання. Вказівка відсотка завершення завдання дозволяє при відстеженні порівнювати фактичні дані з базовим планом, особливо для завдань з великою тривалістю. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагається відновити дані про хід виконання. 3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку Загальні. 4. У полі Відсоток завершення введіть ціле число від 0 до 100. 5. Натисніть кнопку OK. • За умовчанням в Microsoft Project відсоток завершення задачі позначається тонкою чорною лінією, розташованою горизонтально посередині кожного відрізка діаграми Ганта. • Якщо завдання помічене як виконане на 100 %, в Microsoft Project відображається позначка в полі Індикатори Оновлення фактичних трудовитрат за проміжок часу Фактичні трудовитрати за певний проміжок часу можна відстежувати за допомогою почасових полів Microsoft Project. Цей спосіб дозволяє вводити трудовитрати для окремого дня або тижня в календарному плані. 1. У меню Вигляд виберіть команду Використання завдань. 2. У меню Формат виберіть команди Подробиці і Фактичні трудовитрати. 3. У частині уявлення з почасовими даними в полі Факт. робота. введіть фактичні значення трудовитрат для кожного призначеного ресурсу.

234

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Порівняння фактичних і планових трудовитрат для завдань При управлінні призначеннями в проекті необхідно переконатися у тому, що завдання виконуються ресурсами відповідно до графіка. Якщо був збережений базовий план проекту, можна одержати відомості про відхилення. Відхилення в календарному плані можуть бути сприятливими і несприятливими, залежно від типу і величини відхилення. Наприклад, якщо на завдання витрачено менше ресурсів, ніж заплановано, це добре, але одночасно це може означати, що ресурси виділені неефективно. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. 2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Трудовитрати. 3. При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду поля Фактичні. 4. Порівняйте значення в полях Трудовитрати, Базовий план і Фактичні. Значення в полі Відхилення показують різницю між трудовитратами за графіком і спочатку запланованими трудовитратами, збереженими в базовому плані. Порівняння фактичних відомостей про завдання з базовим планом Зберігши базовий план і надалі обновляючи календарний план, можна порівнювати базовий план з фактичними даними для визначення відхилень. Відхилення вказують на ті ділянки проекту, хід виконання яких відрізняється від запланованого. Щоб проект не виходив за рамки календарного плану, необхідно стежити за істотними відхиленнями дат початку і закінчення. При необхідності можна скоректувати залежність завдань, заново призначити ресурси або видалити певні завдання, щоб уникнути перегляду крайніх термінів. 1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта з відстеженням.

235

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

2.

В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням» графічно відображаються відхилення завдань, що полегшує аналіз ходу виконання календарного плану. 3. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Відхилення. 4. При необхідності натисніть клавішу TAB, щоб переглянути поля відхилень. Для відображення відхилень необхідно відновити фактичні дати початку і закінчення завдання, фактичні значення трудовитрат або фактичні тривалості. На основі введених даних в Microsoft Project обчислюється решта даних про завдання.

4.2. Інформаційна система багатопроектного планування Time Line 6.5 (Фірма Time Line Solutions) Основними особливостями Time Line 6.5 є реалізація концепції багато-проектного планування в рамках організації, гнучкі засоби підтримки формування звітів і засоби настройки на призначене для користувача інформаційне середовище. У Time Line 6.5 немає обмежень щодо розміру проектів. Time Line 6.5 дозволяє зберігати всі дані, що стосуються проектів організації в єдиній SQL базі даних, яка, окрім опису проектів і єдиного для організації списку ресурсів, містить всі елементи настройок управлінського середовища прийнятих в компанії для роботи з проектами. Всі основні об’єкти бази даних об’єднані у вікні OverView у відповідних розділах. За допомогою даного вікна можна переглянути структуру бази даних проекту і здійснити доступ до будь-якого елементу, а також створити свої призначені для користувача елементи в списках. Time Line 6.5 пропонує достатньо могутні алгоритми роботи з ресурсами, що включають засоби міжпроектного призначення і вирівнювання перевантажень ресурсів, гнучкі можливості щодо опису

236

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

специфічних календарних графіків роботи ресурсів. Недоліком даних засобів є відсутність можливостей опису і відображення ієрархії ресурсів організації. Стандартні можливості генерації табличних звітів за проектом доповнені можливостями Time Line 6.5 системи створення і генерації звітів Cristal Reports 4, яка дозволяє створювати практично будь-які види звітів, що містять дані як з бази даних Time Line, так і з інших баз даних компанії, які включаються в поставку. Більше 30 заготівок стандартних звітів управління проектами у форматі Cristal Reports включені в систему. Корисною додатковою можливістю системи є засоби створення власних формул в електронній таблиці Time Line. Окремий модуль імпорту/експорту дозволяє обмінюватися даними з іншими пакетами управління проектами (MS Project, CASuperProject, Time Line 1.0 for Windows і 5.0 для DOS), базами даних і електронними таблицями (Lotus). Time Line 6.5 підтримує стандарти ODBC, OLE 2.0, DDE та макромову Symantec Basic. Нині набуває розповсюдження англомовна версія системи. Time Line 6.5 може бути рекомендований для планування проектів середньої складності або комплексів малих проектів.

4.3. Управління середніми і великими проектами за допомогою Primavera Project Planner (P3) (Фірма Primavera Systems, Inc.) Центральний програмний продукт сімейства Primavera, Primavera Project Planner (P3), добре відомий в середовищі професійних менеджерів проектів у всьому світі. Сьогодні P3 застосовується для управління середніми і великими проектами в різних галузях, хоча найбільшого поширення даний продукт набув у сфері управління будівельними та інженерними проектами.

237

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Primavera Project Planner подає достатньо стандартний для всіх подібних систем графічний інтерфейс, але у P3 є кілька додаткових можливостей. По-перше, це можливість згрупування і впорядковування робіт за різними ознаками на різних рівнях деталізації проекту, що дозволяє представити інформацію в зручнішому вигляді для конкретної управлінської ситуації. Наприклад, використовуючи дані засоби, всю інформацію за проектом можна згрупувати за фазою проекту на першому рівні ієрархії, за відповідальним ресурсом на другому і відсортувати за датою початку робіт на третьому. Для кожної групи можуть бути задані власні шрифт і колір (тексту і фону), розбивається за кожною сторінкою. Інша корисна особливість — це можливість розбиття екрану по горизонталі на дві частини, кожна з яких може бути розглянута незалежно. Це дає можливість одночасно переглядати різні частини проекту. Крім того, P3 має певні відмінності від інших пакетів у засобах ресурсного планування. При описі ресурсу можуть бути вказані нормальна і максимальна кількість наявності даного ресурсу, а також його ціна за шістьма тимчасовими інтервалами. Ресурс може бути позначений як керівник (обсяг призначення ресурсу на завдання впливатиме на тривалість її виконання). Наприклад, визначивши, що робітники — це управляючий ресурс, а бригадир — ні, можна добитися скорочення термінів виконання завдання прокладки траншеї за рахунок призначення більшої кількості робітників. Збільшення ж кількості бригадирів не вплине на тривалість роботи. При плануванні завантаження ресурсів може виникнути необхідність в описі нелінійного профілю споживання ресурсу окремим завданням. P3 дає можливість описати різні криві розподілу ресурсу, пропонуючи дев’ять стандартних кривих і можливість визначити власний профіль споживання, розбивши тимчасову фазу завдання на 10 періодів.

238

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Засоби автоматичного перепланування завдань з урахуванням обмежень на ресурси набувають особливої важливості для великих проектів, коли менеджер не в змозі самостійно проаналізувати недостатність ресурсів і знайти рішення для кожної конкретної роботи. P3 дозволяє оптимізувати розклад термінів виконання робіт. Серед режимів перерахунку можна виділити вирівнювання наперед (визначення можливої дати закінчення проекту при заданій початковій даті); вирівнювання назад (визначення найпізнішої допустимої дати початку проекту); згладжування перевантажень ресурсів в межах тимчасових резервів робіт або в рамках заданого інтервалу. Крім того, є можливість перерозподіляти призначення робіт між згрупованими ресурсами. До недоліків засобів ресурсного планування можна віднести обмеження щодо кількості календарів. Окрім головного календаря проекту, P3 дозволяє описати лише 30 додаткових календарів, тоді як можливість завдання індивідуальних графіків роботи для кожного ресурсу вже стало нормою в сучасних пакетах управління проектами. Інше обмеження пов’язане з кількістю ресурсів (не більш 120), контрольованих при вирівнюванні профілю завантаження обмежених ресурсів. Засоби підтримки багатопроектного середовища управління в P3 включають можливість визначення ієрархії і права доступу до майстер-проекту та підпроектів. Менеджер-координатор проекту має право редагувати майстер-проект і всі підпроекти. Менеджер підпроекту має право додавати ресурси до словника ресурсів, але не видаляти їх і не змінювати їх ціни. Якщо вирішення ресурсних конфліктів в рамках підпроекту вимагає дані іншого підпроекту, менеджер може це зробити тільки при додатковому його уповноваженні з боку менеджера-координатора проекту. Проте, ресурсне планування за проектом в цілому може здійснюватися тільки менеджером-координатором. Тільки він може визначити зв’язки між підпроектами. В порівнянні з багатьма іншими програмними продуктами, які також дають можливість багатопроектного управління, особливістю

239

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

P3 є докладний опис принципів багатопроектного управління в документації, де вони розглядаються з двох точок зору: менеджера-координатора проекту і менеджера підпроекту (хоча вважається, що тема мультипроектного управління вимагає додаткового підручника). Таким чином, працюючи спільно, системи P3 і SureTrak пропонують підхід, що масштабується, до управління проектами різного розміру і складності. Окрім вищеназваних продуктів із сімейства Primavera може викликати інтерес система аналізу ризиків проекту Monte Carlo for Primavera.

4.4. Інформаційна система SureTrak (Фірма Primavera Systems, Inc.) Окрім P3, компанією Primavera Systems постачається полегшена система для УП — SureTrak ($700). Цей програмний продукт орієнтований на невеликі проекти, підпроекти, роботу конкретних виконавців з фрагментами проектів. SureTrak має ті ж засоби, що і P3 в плані організації проекту за кодами і фільтрацією інформації, встановлення обмежень і розрахунку розкладу, але в той же час існує ряд обмежень і додаткових можливостей. З обмежень слід зазначити відсутність засобів багатопроектного управління і фрагментації проектів, менший розмір проектів, скромніші засоби створення звітів. Проте, в SureTrak з’явилися календарі ресурсів і, як наслідок можливість розрахунку довготривалості робіт з урахуванням узгодження календарів виконавців (очікується, що календарі ресурсів з’являться і в наступній версії P3). Крім того, у ресурсів з’явилася додаткова категорія — дохід. SureTrak відрізняється від всієї решти продуктів Primavera тим, що він повністю русифікований і постачається разом з інструкцією для користувача російською мовою. SureTrak здійснює імпорт/експорт файлів у форматах P3 і MS Project.

240

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Лідерське становище компанії Primavera на ринку відчувається досить-таки вагоме. Її системи найбільш функціональні, проте мають і найвищу вартість на ринку, тому не популярні серед менеджерів, що працюють над невеликими проектами. Пакет Primavera по-справжньому ефективний в тих проектах, де зайнято понад 350 учасників. У подібних випадках продукту Primavera рівних немає — широкі можливості щодо настройки оптимізації, а також безліч способів контролю роблять SureTrak Project Manager оптимальним вибором для великих проектів з чисельністю підрядчиків і тривалим терміном реалізації.

4.5. Програмні продукти Artemis Views (Фірма Artemis International) Традиційно програмні продукти сімейства Artemis (Artemis 2000, Artemis 9000, потім Prestige) використовувалися для управління великими інженерними проектами. На сьогодні корпорація Artemis International поширює під цією торговою маркою серію програм що має загальну назву ArtemisViews. Сімейство ArtemisViews складається з набору модулів, що автоматизують різні аспекти управління проектами: ProjectView, ResourceView, TrackView, CostView. Всі модулі сумісні за даними, працюють в архітектурі клієнт/сервер, підтримують ODBC стандарт і легко інтегруються з популярними СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Кожен модуль може працювати як незалежно, так і в комбінації з іншим програмним забезпеченням. Ціна на ці, традиційно недешеві системи, обчислюється, виходячи з конфігурації, що замовляється. ProjectView (від $16000 на одного користувача) дозволяє реалізувати мультипроектну та розраховану на багато користувачів систему планування і контролю проектів в організації. ProjectView дозволяє розділяти проектні дані (календарі, кодифікатори, списки

241

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ресурсів) між користувачами або групами для користувачів, забезпечує засоби безпеки при одночасній роботі користувачів з проектом. Система дозволяє одержувати значну кількість різних звітів за допомогою власних засобів або з використанням спеціалізованого програмного забезпечення (наприклад, Quest). У комбінації із засобами управління ресурсами ResourceView дозволяє побудувати інтегрований підхід до управління проектними роботами і поточними операціями. ResourceView ($6000 на робоче місце) — спеціалізована система для планування і контролю використання ресурсів як в проектному або матричному середовищі управління, так і для поточних робіт. У системі реалізовані засоби підтримки узгодження керівниками розподілу ресурсів між роботами. Графічна панель управління ресурсами дозволяє менеджерам планувати, контролювати і оптимізувати їх завантаження за рахунок перерозподілу черги робіт відповідно до наявності ресурсів. TrackView (від $1500 за робоче місце) надає засоби ведення фактичної інформації щодо виконаних обсягів робіт, контролю за станом виконання і вартістю поточних робіт (проектних і зовні-проектних). Система дозволяє інтегрувати дані для різних рівнів управління в організації від рядових виконавців, які ведуть інформацію щодо своїх завдань, до вищого керівництва, яке може одержати укрупнені дані з фактичних витрат і обсягів робіт. CostView ($12000) забезпечує підтримку центрального депозитарію для інформації щодо всіх витрат і доходів проектів. Пакет дозволяє аналізувати економічну ефективність контрактів, складати таблиці грошових потоків, передбачати витрати і розраховувати показники внутрішньої норми рентабельності проектів. Безумовно, ArtemisViews дозволяє створити могутнє інтегроване рішення, проте, витрати, пов’язані з придбанням і упровадженням даного програмного забезпечення, істотно обмежують коло потенційних користувачів.

242

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

4.6. Інформаційна система УП Spider Project (Spider Technologies Group, Росія) Російська розробка — Spider Project ($948). За інформацією, одержаною від фахівців, які розробляють і підтримують пакет (Spider Technologies Group), система була інстальована для управління декількома десятками великих проектів. Даний пакет має кілька особливостей, що дозволяють йому конкурувати із західними системами на великих промислових проектах. По-перше, це могутні алгоритми планування використання обмежених ресурсів. Тестування відомих пакетів УП (Artemis Views не тестувався) показало перевагу алгоритмів Spider Project за якістю планів виконання робіт, що складаються, при обмеженості наявних ресурсів. Для 32 з 100 проектів, що брали участь у тестуванні, Spider Project склав оптимальний термін виконання робіт, а для інших 68 його не поступалися аналогам, що були складені західними пакетами. У пакеті реалізована можливість використання при складанні розкладу робіт взаємозамінних ресурсів (пулі ресурсів), яка також дозволяє одержати коротші розклади. Використання ресурсних пулів позбавляє менеджера необхідності жорстко призначати виконавців на роботи проекту. Йому достатньо вказати загальну кількість необхідних для виробництва робіт ресурсів і з яких ресурсів цю кількість вибирати. Це дозволяє і скоротити непродуктивні простої ресурсів, і полегшити роботу проектного менеджера, позбавляючи його необхідності проводити втомливі на великих проектах оцінки «що якщо». Ще однією особливістю пакету є можливість використання нормативно-довідкової інформації — про продуктивність ресурсів з тих або інших видів робіт, витрати матеріалів, вартість робіт і ресурсів. Spider Project дозволяє необмежено нарощувати число показників, що враховуються в проектах, створювати і використовувати

243

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

в розрахунках будь-які додаткові табличні документи і бази даних, вводити будь-які формули розрахунку. Можливість настройки системи дозволяє користувачам одержувати від пакету не тільки розклад робіт, графіки завантаження ресурсів і вартісні характеристики проекту, але і технологічні характеристики складених розкладів. Так, наприклад, в гірничодобувній промисловості користувачі Spider Project отримали можливість планувати не тільки порядок добування обсягів руди, але і враховувати обсяги окремих компонентів, що містяться в руді. Перевершуючи багато західних пакетів за потужністю і гнучкістю окремих функцій, Spider Project, в цілому поступається в сфері програмної реалізації (використання стандартів обміну даними, призначений для користувача інтерфейс і т. д.). На сьогодні не завершене повне переведення системи в середовище Windows. Пакет має Windows надбудову, введення і відображення даних в діаграмах Гантт і PERT. Для створення призначених для користувача табличних звітів за проектом необхідно використовувати програму електронних таблиць, яка входить в поставку Spider Project.

4.7. Програмні продукти Open Plan Welcom Software Однією з основних відмінностей системи є могутні засоби ресурсного і вартісного планування, які дозволяють значно полегшити завдання знаходження найефективнішого розподілу ресурсів і складання їх робочого розкладу. Крім того, користувачами інтегрованої системи управління проектами організації є як професійні менеджери, що здійснюють узгодження і оптимізацію планів проектів, аналіз ризиків, прогнозування і т.ін., так і учасники проектів, які виконують збирання, уточнення і актуалізацію даних, які готують звіти. Якщо для професіоналів важливою є універсальність і гнучкість функцій планування і аналізу стану проектів, що надаються системою, то

244

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

для решти користувачів важливіші простота і прозорість системи. Тільки Open Plan забезпечує сьогодні як повну інтеграцію між професійною і «настільною» версіями системи, так і відвертість для обміну даними із зовнішніми додатками. Open Plan поставляється в двох варіантах — Professional і Desktop — кожний з яких відповідає різним потребам виконавців, менеджерів та інших учасників проекту. Обидві версії працюють з однією базою даних — немає необхідності в обміні даними. Спільне використання професійної і «полегшеної» версій системи управління проектами дозволяє не тільки врахувати потреби всіх груп користувачів, але і значно знизити вартість рішення. До основних переваг Open Plan відноситься те, що він може працювати з даними будь-якого профілю, що мають відношення до життєдіяльності підприємства. Програмне забезпечення Welcom можна налаштувати на роботу з різноманітними базами даних завдяки об’єктно-орієнтованій і клієнт-серверній архітектурі. Open Plan володіє прямим доступом до SQL баз даних. Користувач може вибрати в якому форматі зберігати дані за проектами (у власному форматі Open Plan, у форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase). Open Plan забезпечує обмеження доступу до даних проекту, дозволяючи надавати різні права на доступ до певних даних, роблячи їх доступними обмеженому колу осіб і регулюючи їх спільне використання. Засіб «Директор управління проектами», вмонтоване в Open Plan, дозволяє упорядкувати застосування стандартних елементів проектів і процедур. У Open Plan пропонується 65 моделей, побудованих на базі керівництва PMI (Інституту Проектного Менеджменту, США), яке можна вмонтувати для створення документів, що відповідають вимогам C/SCSC і ISO стандартів. Не зважаючи на різноманітність систем, представлених на ринку АСУПП, всі вони мають такі складові: • засоби для календарно-мережевого планування; • засоби для вирішення приватних завдань (передпроектний аналіз, розроблення бюджетів, аналіз ризиків, управління контрактами, часом, фінансами);

245

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• • •

засоби для спрощеного доступу до проектних даних; засоби для організації комунікацій; засоби для інтеграції з іншими додатками. Засоби календарно-мережевого планування можуть бути представлені у вигляді модулів для складання розкладів і комплексних систем. Перші орієнтовані на тих керівників, яким час від часу доводиться планувати прості проекти. Це програмне забезпечення (ПО) дозволяє задавати взаємозв’язки між роботами, будувати діаграми Гантта, розраховувати критичний шлях, спрощено оцінювати завантаження ресурсів, вартість проекту і так далі. На жаль, на нашому ринку продуктів даного класу, що локалізуються, поки не представлено. Комплексні системи коштують значно дорожче. І якщо попередній клас ПО орієнтований на менеджерів практично будь-якої компанії, то комплексні системи розраховані саме на працівників проектно-орієнтованих компаній. Вони містять не тільки професійні інструменти для планування, аналізу і контролю над виконанням проектів, але і всі необхідні засоби для організації ефективних комунікацій між учасниками проектних команд та інтеграції з комплексними АСУП. Програмне забезпечення такого класу випускають компанії Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies. Серед них програми як початкового рівня, які спираються на легкість застосування, так і системи з розширеною функціональністю. Більшість з них містить засоби для інтеграції з іншими додатками і організації ефективних комунікацій в проектній команді: обмін інформацією електронною поштою, видалений доступ через веб з можливістю оновлення даних, майстри для створення веб-звітів та інші функції. Як приклад таких систем можна назвати MS Project (Microsoft), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Spider Project Management Technologies (Spider) — всі вони дозволяють ефективно планувати проекти практично будь-якої складності. За допомогою АСУПП даної цінової категорії можна визначати етапи і список робіт проекту, створювати розклади, задавати календарні

246

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

терміни виконання завдань і трудовитрати, призначати пріоритети, встановлювати взаємозв’язки, розраховувати критичні шляхи і т. ін. Окрім цього, є можливість підтримувати множинне розбиття робіт на структурні частини, що відповідають різним поданням проекту і враховують його специфіку. Кожний з пакетів має свої особливості в забезпеченні операцій планування. Нова модель управління проектами, запропонована компанією Primavera Systems, отримала назву «Концентричного управління проектами» (Concentric Project Management — CPM). Не вдаючись глибоко в деталі даної моделі, слід відмітити, що CPM має 4 важливі переваги у порівнянні з тими підходами, які існували раніше: візуалізацію (модель забезпечує всіх учасників проекту тією реальною інформацією, яка для них необхідна з урахуванням ролі в проекті і права доступу до інформації), координацію (модель дозволяє скоординувати дії всіх учасників проекту — від керівників до субпідрядників), посилення (постійний взаємозв’язок всіх учасників проекту і моніторинг всіх його змін посилює відповідальність кожного учасника за своєчасне і якісне виконання своєї частини роботи) і конкурентні переваги (якісно покращується і прискорюється процес прийняття рішень на всіх етапах реалізації проекту, процеси оптимізації дозволяють вибирати найкращий за критеріями, що вимагаються, варіант развитку подій). Інструменти Primavera дозволяють організовувати більш ніж один зв’язок між двома роботами, тоді як MS Project і Spider — лише одну. Також продукти Primavera вимагають від менеджера створити структурну схему перш, ніж почати календарне планування, тоді як MS Project і Spider дозволяють одержати мережевий графік як побічний результат календарного планування. Spider при визначенні роботи разом із стандартними параметрами, прийнятими в західному світі (тривалість, трудовитрати, витрата ресурсів), надає можливість задати її обсяг в умовних одиницях (для організацій, які ведуть документацію за старими правилами, прийнятими за радянських часів).

247

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

У всіх системах організовані розвинені можливості оптимізації ходу виконання робіт за часом, бюджету і використанням ресурсів, зокрема трудових. І хоча подібна оптимізація передбачає активну самостійну корекцію завдань і призначень ресурсів, інструментальні засоби планування наочно показують, що підлягає оптимізації, а що ні. В результаті менеджеру залишається тільки перевірити ідеологічну можливість оптимізації, і якщо це реально, внести відповідні зміни. За таким сценарієм діють пакети від Primavera і Microsoft. Розробники інших програм вважають, що більш ефективна скрупульозна настройка майстра оптимізації з подальшим ввімкненням його функціонування одним натисненням кнопки. Хоча планування ризиків — процес, що по суті малооптимізується, непогані засоби щодо структуризації ризиків є у всіх проектних програмних модулях. Наприклад, непогані майстри, вбудовані в пакети вже на первинному етапі проектування, можуть підказати менеджеру, які ризики здатні негативно вплинути на проект. Так, дані системи забезпечують ідентифікацію потенційних ризиків у бюджетній сфері, ризиків щодо доставки ресурсів та інших. Крім того, ПЗ від Primavera і Microsoft дозволяє моделювати наслідки спрацювання ризиків (вплив на календарний план, бюджет, витрати за проектом) за допомогою могутніх аналітичних засобів. Для цього застосовуються імітаційні сценарії «якщо.., то…», а також враховуються вірогідність ризику і фінансові наслідки його спрацювання для кожної окремої роботи в проекті. На відміну від них додаткові можливості Spider у сфері планування ризиків зводяться до статистичного аналізу вірогідності закінчення проекту в межах встановлених календарних, бюджетних і ресурсних обмежень. Що стосується планування забезпечення проекту ресурсами, в даній сфері описуване ПЗ дуже схоже. Всі АСУПП здатні вести планування призначень індивідуальних виконавців на роботи, облік неповного завантаження, планування витрат матеріальних ресурсів на окремих етапах.

248

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

У всіх трьох системах непогано розвинене планування витрат: надається можливість підтримки обліку вартості окремих робіт, часу роботи виконавців, використання одиниці матеріального ресурсу або годин експлуатації устаткування, а також статті фіксованих витрат. До того ж інструменти від Primavera і Microsoft, на відміну від Spider, дозволяють враховувати окремо вартість нормової і наднормової роботи виконавців. Одночасно Spider допускає використання фіксованих витрат, не пов’язаних з тривалістю і обсягом роботи. Що стосується моніторингу та аналізу виконання проекту, тут можливості описуваного ПЗ також знаходяться на високому рівні. Системи придатні для контролю і управління календарними термінами і витратою ресурсів. Крім того, вони дозволяють контролювати відхилення реального графіка проекту від базового, проводити аналіз освоєних обсягів, а також створюють зрозумілі інформативні звіти. Досить важливим моментом у роботі сучасного АСУПП є функція колективного управління проектом. Наприклад, декілька менеджерів, що ведуть справи проекту, повинні мати нагоду не тільки паралельно працювати в розрахованому на багато користувачів режимі, але й одночасно пропонувати свої рішення на суд оптимізаційних модулів програми. Технологічно програмний модуль проектної оптимізації розробки Spider, функціонуючи в мулькористувальному режимі, створює набір файлів, який розсилається через FTP всім менеджерам проекту. Таким чином, кожний з учасників робіт постійно знаходиться в курсі виконаного обсягу завдань. Аналогічно діють і ПЗ Primavera і MS Project. Вони використовують СУБД. Доступ до останніх здійснюється через глобальні і локальні мережі (правила доступу чітко регламентуються). Додаткова зручність MS Project — здатність підтримувати інтегрований документообіг у проектній групі, завдяки тісній інтеграції з серверними продуктами компанії.

249

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

4.8. Система розробки бізнеспланів Project Expert Система дозволяє вирішувати завдання проектування розвитку бізнесу, аналізу ризиків і ефективності інвестиційних проектів підприємств найрізноманітнішого профілю, галузевої приналежності та масштабів діяльності на основі створення фінансової моделі їх функціонування з урахуванням змінного економічного оточення. Для керівника підприємства програма допоможе проаналізувати альтернативи для вибору стратегії розвитку бізнесу. Фінансовий директор з великим успіхом ухвалюватиме рішення у сфері формування структури капіталу підприємства і залучення інвестицій. Прогнозувати граничні витрати і беззбитковість виробництва продукції, а також контролювати хід реалізації плану — завдання керівника планового відділу підприємства. Фінансовий менеджер може «програвати» альтернативні варіанти організації виробництва. Потенційним інвесторам або кредиторам, які вирішують проблему вибору напряму вкладення засобів Project Expert допоможе: • спроектувати розвиток бізнесу; • проаналізувати альтернативні стратегії досягнення цілей розвитку підприємства і вибрати оптимальну; • оцінити запас міцності бізнесу як похідну ризику зміни найважливіших чинників, що впливають на реалізацію проекту розвитку; • оцінити, як виконання проекту вплине на ефективність діяльності підприємства, • розрахувати термін окупності проекту, • спрогнозувати загальні показники ефективності для групи проектів, що фінансуються із загального бюджету; • залучити інвестиції і кредитні засоби та оцінити ефективність їх надання. Система дозволяє створити бездоганний бізнес-план, що відповідає міжнародним стандартам, і підготувати пропозиції для регіональної інвестиційної програми і/або стратегічного інвестора,

250

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

визначивши загальний економічний ефект від реалізації проекту і ефективність інвестицій в нього для кожного з його учасників. Спланувати фінанси підприємства. З Project Expert можна розробити оптимальну схему фінансування проектів розвитку підприємства з урахуванням майбутніх потреб у коштах на основі прогнозу руху цих коштів протягом всього періоду планування, вибрати джерела та умови залучення засобів, оцінити можливі терміни і графіки повернення кредиту. Також можна спроектувати структуру капіталу підприємства і оцінити вартість бізнесу. Вибрати варіанти виробництва, закупівель і збуту. Ви зможете проаналізувати плановану структуру витрат і прибутковість окремих підрозділів і видів продукції, визначити мінімальний обсяг випуску продукції і граничні витрати, підібрати виробничу програму і устаткування, схеми закупівель та варіанти збуту. Система дозволить Вам проконтролювати виконання проектів, порівнюючи їх планові і фактичні показники, а також врахувати зміни, що вносяться в проекти в ході їх реалізації. Project Expert дозволяє оперативно враховувати зміни в економічному оточенні. В основу Project Expert покладена методика UNIDO за оцінкою інвестиційних проектів і методика фінансового аналізу, визначена міжнародними стандартами IAS. Задайтеся питанням, скільки часу у Вас зазвичай іде на складання бізнес-планів, фінансових аналітичних звітів? Сьогодні Project Expert легко відтворює специфіку галузі, підприємства і проекту. Зрозумілий, гнучкий, добре структурований інтерфейс дозволяє зразу ж приступити до роботи. Project Expert легко настроюється під конкретні запити. Завдяки підвищенню комфортності роботи, різноманітності сервісних функцій і розвиненим можливостям динамічного обміну даними з Excel, передачі звітів у Word і збереження їх у форматі HTML, Project Expert може використовуватися і як самостійна аналітична програма, і як складова частина інформаційно-аналітичної системи підприємства.

251

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Project Expert — це комплекс програмних продуктів. Система випускається в кількох версіях: від Lite — для невеликих підприємств до Professional і PIC-Holding — для великих корпорацій, холдингів та існує в локальному і мережевому варіантах. Програма Project Expert 7 працює як на окремих персональних комп’ютерах, так і в локальній обчислювальній мережі. Набір команд Меню, за допомогою яких користувач може управляти програмою, впорядкований в основному меню за розділами: • проект; • обмін; • результати; • сервіс; • вікно; • довідка. Розділ меню «Проект» У розділі меню «Проект» згруповані команди, що забезпечують роботу з файлами і друк звітів. Команда «Новий» відкриває діалог «Новий проект». Команда «Новий за допомогою майстра…» відкриває діалог зі створення проектів за допомогою майстра. Команда «Відкрити» ініціює діалог «Відкрити проект». Тут необхідно вибрати файл проекту і натиснути кнопку «Відкрити». Команда «Закрити» закриває поточний проект. Перед закриттям файлу програма робить запит на підтвердження про необхідність збереження внесених змін. Натисненням кнопки «Відміна» можна відмінити команду закриття файлу і продовжити роботу з проектом. Команда «Зберегти» забезпечує збереження внесених змін у файлі проекту. Команда «Зберегти як…» відкриває діалог, за допомогою якого можна вказати в якому файлі слід зберегти поточний проект. Для цього слід вибрати пристрій, каталог, ввести ім’я файлу і визначити тип файлу (розширення «pex», «pet», «pel»). Цей діалог аналогічний

252

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

діалогу «Відкрити проект». Проект можна зберегти в новому файлі, або вибрати вже існуючий файл. В останньому випадку програма, перш ніж зберегти файл, робить запит на підтвердження. Команда «Відправити» запускає діалог щодо відправлення повідомлення електронною поштою. Команда «Перегляд перед друком» дозволяє проглянути звіт на екрані монітора перш ніж вивести його на принтер. Команда «Друк» запускає діалог роздрукування документів на принтері. Команда «Настройка друку» запускає діалог з настроювання параметрів друку документів на принтер. Команда «Передати в MS Word» запускає діалог щодо передавання звіту в текстовий редактор Word фірми Microsoft. Команда «Передати в HTML» запускає діалог щодо перетворення звіту у формат HTML. Команда «Вихід» завершує роботу програми. Розділ меню «Обмін» Даний розділ меню містить команди, що запускають процедури експорту та імпорту даних. Команда «Імпорт…» відкриває діалог «Імпорт даних», за допомогою якого початкові дані для проекту можуть вводитися із зовнішніх текстових файлів або баз даних (формат dbf). Команда «Експорт…» відкриває діалог «Експорт даних», що забезпечує висновок даних з проекту в зовнішні текстові файли або бази даних (формат dbf). Команда «Бібліотеки» відкриває діалог «Бібліотеки», що забезпечує створення бібліотек початкових даних і введення даних з бібліотек в проект. Команда «Audit Expert…» відкриває діалог «Імпорт стартового балансу», за допомогою якого передаються дані з файлу аудиту програми Audit Expert в стартовий баланс програми Project Expert 7. Команда «Marketing Expert…» відкриває діалог «Імпорт з Marketing Expert», за допомогою якого передаються дані з файлу програми Marketing Expert в програму Project Expert 7.

253

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Розділ меню «Результати» Розділ меню «Результати» відкриває доступ до команд, що забезпечують перегляд результатів розрахунків. Фінансові звіти «Прибутки-збитки», «Кеш-фло», «Баланс» відкриваються для перегляду після вибору однойменних команд в даному меню. Тут же можна переглянути таблицю фінансових показників і результати розрахунку ефективності інвестицій. Команда «Графіки» відкриває діалог з настроювання і перегляду графіків. Команда «Деталізація результатів» відкриває доступ до таблиць, що містять детальну інформацію про фінансовий стан проекту. Команда «Таблиця користувача» дозволяє створювати таблиці, структуру і зміст яких визначає сам користувач. Команда «Перерахунок» запускає процедуру розрахунку проекту. Розділ меню «Сервіс» У цьому розділі меню шість команд: 1. Налаштування. 2. Вмонтовані модулі. 3. Команди. 4. Фільтр. 5. Зміна даних за шаблоном. 6. Перерахунок валют. Команда «Налаштування» відкриває діалог «Настройки». По команді «Вмонтовані модулі…» Можна встановити і настроїти додаткові модулі (наприклад, «Провідник проекту»). За командою «Команди…» відкривається однойменний діалог. У ньому можна виконувати команди системи Project Expert 7. Список доступних команд можна одержати, набравши Help і натиснувши кнопку «Виконати». Команда «Фільтр» дозволяє визначити, в яких модулях відсутні дані. При її виконанні всі модулі позначаються таким чином: • позначка — дані є, • немає позначки — немає даних, • знак питання — початкові дані є завжди.

254

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Команда «Редагування даних за шаблоном» відкриває серію діалогів щодо зміни даних у таблицях за допомогою зразків. Команда «Перерахунок валют» дозволяє виробити зміну валют у зазначених модулях. Розділ меню «Вікно» Розділ меню «Вікно» містить команди, що визначають параметри розміщення екранних форм програми: • Каскад — розмістити відкриті вікна каскадом; • Мозаїка Горизонтальна — розмістити відкриті вікна в мозаїчному порядку по горизонталі; • Мозаїка Вертикальна — розмістити відкриті вікна в мозаїчному порядку по вертикалі; • Упорядкувати значки — упорядкувати значки мінімізованих вікон; • Закрити все — закрити всі відкриті вікна програми. У нижній частині меню міститься список всіх відкритих вікон програми. Вибране в списку вікно стає активним.

1. 2. 3. 4.

5.

Розділ меню «Довідка» У розділі «Довідка» подані команди: Зміст — відкрити зміст довідкового матеріалу; Використання — подати інформацію про використання Довідки; Про систему — подати інформацію про програму (дата і номер версії, реєстраційний номер програми та ім’я власника ліцензії); Технічна підтримка online — забезпечує запуск сервісу Інтернет і доступ до сторінки технічної підтримки на web-сервері Про-Інвест Інформаційні технології. Дана процедура запускається тільки в тому випадку, якщо комп’ютер підключений до мережі Інтернет. Технічна підтримка CD — забезпечує доступ до сторінки технічної підтримки, розміщеної на лазерному диску.

255

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

6.

Технічна підтримка\Питання за програмою — забезпечує запуск додатків Windows, за допомогою яких Ви можете відправити питання за програмою в компанію Про-Інвест Інформаційні технології.

Функціональні клавіші Ряд команд основного меню дублюється функціональними клавішами: • Ctrl+N — відкрити новий проект; • Ctrl+O — відкрити проект; • Ctrl+P — друк звіту на принтері; • F5 — відкрити звіт «Прибутки-збитки»; • F6 — відкрити звіт «Кеш-фло»; • F7 — відкрити звіт «Баланс»; • F8 — відобразити значення інтегральних показників; • F9 — зробити перерахунок з урахуванням внесених змін; • F11 — активізувати діалог «Деталізація результатів»; • F12 — активізувати діалог «Таблиця користувача»; • Shift+F3 — пошук даних в таблиці; • Shift+F4 — розмістити відкриті вікна каскадом; • Shift+F5 — розмістити відкриті вікна горизонтальною мозаїкою; • Shift+F6 — розмістити відкриті вікна вертикальною мозаїкою; • Shift+F8 — закрити всі вікна. Панель інструментів Панель інструментів містить кнопки, за допомогою яких можна керувати програмою, не користуючись основним меню. Установка покажчика миші на кнопку в панелі інструментів супроводжується появою назви кнопки в рядку стани. На панелі інструментів розміщені такі кнопки: • Створити новий проект; • Відкрити проект; • Зберегти зміни; • Перегляд звіту перед друком;

256

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

• • • • • • • • • • • • • • • • • •

Друк звіту на принтері; Передати звіт в MS Word; Перетворити звіт у формат HTML; Увімкнути/вимкнути фільтр; Зміна даних за шаблоном; Зміна валюти; Показати вікно змісту; Календарний план; Звіт про прибутки і збитки; Звіт про рух грошових коштів; Показати балансовий звіт; Перегляд деталізації результатів; Перегляд таблиць користувача; Графіки; Фінансові показники; Інтегральні показники ефективності інвестицій; Відкрити аналізатор змін; Розрахунок проекту.

Вікно «Зміст» Вікно «Зміст» є головним у програмі Project Expert і відкриває доступ до всіх діалогів програми. Для зручності роботи інформація у вікні «Зміст» згрупована за розділами: • «Проект» — призначений для введення загальної інформації про проект, настройки параметрів розрахунку та відображення даних. • «Компанія» — забезпечує введення даних про компанію, що реалізовує проект. • «Оточення» — призначений для підготовки даних про зовнішні умови реалізації проекту. • «Інвестиційний план» — містить засоби для формування календарного плану робіт і опису необхідних ресурсів. • «Операційний план» — об’єднує модулі, що забезпечують опис виробництва і збуту продукції.

257

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

•

«Фінансування» — забезпечує формування схеми фінансування проекту. • «Результати» — надає можливість перегляд результатів розрахунків, підготовки звітів і графіків. • «Аналіз проекту» — дозволяє застосувати різноманітні методики оцінки проекту. • «Актуалізація» — містить засоби контролю над ходом виконання проекту. Вказавши мишею на закладку з найменуванням розділу, можна ознайомитися з його змістом. Розділ «Проект»

Рис.4.6. Розділ Проект

258

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Розділ «Проект» (рис.4.6.) призначений для введення загальної інформації про проект, настройки параметрів розрахунку і відображення даних. Створення нового проекту за звичай починається з формування даних в цьому розділі програми. Розділ складається з шести модулів: «Заголовок» Натисненням кнопки «Заголовок» в розділі «Проект» відкривається діалог «Заголовок проекту». У момент першого звернення до цього діалогу тут відображається інформація, введена при створенні проекту. В процесі роботи над проектом в ці дані можна вносити зміни. Згодом, при підготовці звіту, текстові поля даного діалогу: «Назва», «Варіант», «Автор» друкуються на титульному аркуші і в колонтитулі бізнес-плану. Дата початку і тривалість проекту вводяться в поля з прокручуванням, розміщені в центральній частині діалогу. Ці параметри визначають межі часу, в яких діє створювана модель. Всі передбачені проектом операції, пов’язані з виробництвом, збутом або фінансуванням, не повинні виходити за межі встановленого тут періоду. Тривалість проекту повинна знаходитися в межах від 2 місяців до 100 років. Формат дати початку проекту визначається настройкою Windows («Мова і стандарти» на панелі управління), наприклад: дд. мм. гггг. або мм. дд. гггг. Числові дані вводяться в полі з прокручуванням безпосередньо з клавіатури, або вибираються натисненням кнопок прогону за допомогою покажчика миші. Для «прокрутки» поля можуть використовуватися також клавіші навігації. У полі «Коментар» може вводитися будь-який текст, що пояснює особливості даного варіанту проекту, містить корисні в процесі роботи замітки. Коментар має допоміжне значення і тому не включається в звіт. У нижній частині діалогу подана назва файлу проекту з вказівкою повного шляху до нього і розміру займаного ним простору на диску в кілобайтах. Назва і місцезнаходження файлу визначається при створенні проекту. Проект можна зберегти у

259

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

файлі з іншим ім’ям, при цьому існуючий файл залишиться без змін. Для збереження проекту у файлі з новою назвою слід відкрити розділ «Проект» в основному меню програми і вибрати команду «Зберегти як…». Установка параметра «Стислий» вказує на те, що файл проекту повинен зберігатися в архівному вигляді. Використання цієї опції дозволяє економно використовувати дисковий простір. «Продукти/послуги» Випуск продукції або надання послуг є основним змістом проекту, тому підготовку бізнес-плану слід почати з формування переліку продуктів. Продуктом можуть бути вироби промислового виробництва, послуги підприємств сфери обслуговування, транспорту, зв’язку, фінансових і страхових установ, будь-яка матеріальна або нематеріальна продукція, що має ринкову вартість. Для опису кожного продукту, виробництво якого передбачається проектом, необхідно підібрати відповідну одиницю вимірювання. Обсяг виробничої продукції найчастіше вимірюють в тоннах, метрах, штуках та інших натуральних величинах. Обсяг послуг можна вимірювати у годинах або умовних одиницях. Правильний вибір одиниці вимірювання допоможе надалі при формуванні планів виробництва і збуту. Справа в тому, що виробничі витрати відносяться на одиницю продукції, що вироблляється. План збуту також розраховується на підставі ціни одиниці продукту. Інформація про продукти, випуск яких передбачений проектом, заноситься в базу даних проекту в діалозі «Продукти/послуги», який відкривається натисненням кнопки «Список продуктів» в розділі «Проект». У цьому діалозі вводиться повний перелік продуктів або послуг підприємства, що реалізовує проект, із зазначенням одиниці вимірювання і дати початку продажів кожного продукту. Дата початку продажу визначає тільки його можливість із зазначенням моменту. Насправді, збут продукції здійснюється відповідно до плану, який формується в модулі «План збуту» розділу «Операційний план». Інформація, введена в даному діалозі, використовується в розділі «Операційний план» при

260

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

плануванні виробництва і збуту продуктів і послуг, а також в модулі «Стартовий баланс» розділу «Компанія» при описі активів і пасивів підприємства, що функціонує. Якщо проект реалізується в межах новостворюваного підприємства, в даному діалозі слід сформувати перелік продукції, яку автори проекту планують виробляти і реалізовувати в період дії проекту. Якщо ж проект реалізується на основі підприємства, що функціонує, то в діалозі «Список продуктів» слід зробити перелік продукції, до якого повинні входити найменування як запланованої до виробництва, так і вже виробленої продукції з вказівкою продуктів незавершеного виробництва на дату початку проекту. Для коректного обліку витрат і формування виробничого плану проекту, вироблену і незавершену продукцію підприємства, що функціонує, слід показувати в списку продуктів і послуг окремими рядками. «Текстовий опис» Модуль «Текстовий опис» розділу «Проект» призначений для формування текстової частини проекту. Представлена тут інформація організована у формі дерева, структура якого звичайно відповідає структурі бізнес-плану. Вузли і лиски деревовидної структури — це розділи бізнес-плану. Під деревом розміщені три вікна. У першому вікні знаходиться текст, що пояснює зміст розділу бізнес-плану, на якому в даний момент встановлений покажчик на дереві. У другому вікні знаходиться текст, що становить власне зміст цього розділу бізнес-плану. У третьому вікні розміщені приклади для заповнення другого вікна. Над деревом розміщена панель інструментів для роботи з деревом і редагування текстів у вікнах. Форму подання дерева і склад вікон під деревом можна настроювати за допомогою таких кнопок в панелі інструментів (або комбінацій функціональних клавіш): • настройка дерева («Alt»+»T»); • увімкнення\вимкнення підказки («Alt»+»H»); • увімкнення\вимкнення відповіді («Alt»+»H»);

261

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• •

увімкнення\вимкнення прикладу («Alt»+»E»); увімкнення\вимкнення нумерації («Alt»+»N»). Ці ж настройки можна виконати за допомогою таких команд розділу «Вид» основного меню: Дерево, Підказка, Відповідь, Приклад, Автонумерація. Структура дерева не обов’язково повинна абсолютно відповідати структурі бізнес-плану. Вона може бути довільною. Дерево є наче шаблоном або схемою для створення текстового опису проектів. Відповідно існує два режими роботи з модулем «Текстовий опис»: режим створення або редагування схеми текстового опису проектів і режим власне підготовки або зміни текстового опису конкретного проекту відповідно до певної схеми. Перемикання режимів виконується за допомогою кнопки (настройка дерева) з панелі інструментів, розміщеної над деревом, або комбінації функціональних клавіш «Alt» і «S». Для підготовки текстового опису проекту потрібно перемкнутися у відповідний режим, відпустивши, якщо вона натиснута, кнопку (настройка дерева) або натиснувши комбінацію функціональних клавіш «Alt» і «S». При підготовці текстового опису проекту зручно користуватися запропонованою схемою, що передбачає виклад розгорнутих відповідей на поставлені запитання. Для цього в дереві, розміщеному у верхній частині діалогу, вибираються по черзі розділи бізнес-плану. При цьому у вікні, розміщеному безпосередньо під деревом, з’являється текст, що пояснює зміст вибраного розділу. Зміст розділу вводиться в друге вікно. При цьому зручно скористатися коментарем або прикладами, розміщеними в третьому вікні, і наступними інструментами для редагування текстів з панелі інструментів, що розміщена над деревом: • відмінити останнє редагування тексту; • видалити виділений фрагмент тексту; • копіювати виділений фрагмент тексту в буфер обміну; • вставити фрагмент тексту з буфера обміну;

262

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

• • • • •

вставити текст прикладу з третього вікна; додати питання; видалити питання; перемістити питання на рівень нижче; перемістити питання на рівень вище. Для підготовки прикладів необхідно заздалегідь виконати команду «Редактор\Режим настройки» або натиснути комбінацію функціональних клавіш Alt і S. Після підготовки тексту прикладу режим настройки необхідно відмінити тією ж командою «Редактор\Режим настройки» або комбінації функціональних клавіш Alt і S. Приклади можуть додаватися в тексти відповідей за командою «Редактор\Відповідь в приклад» або за допомогою кнопки (вставити текст прикладу). Сформована таким чином текстова частина проекту надалі може включатися до складу звітів і в бібліотеки. У звітах доступні всі розділи текстового опису проекту. Вставка розділу в звіт не означає вставки всіх дочірніх розділів. У звіт поміщаються тільки назва розділу (у форматі «заголовок») і текст розділу (у форматі «текст»). Якщо після вставки розділу в звіт він був видалений з дерева, то в звіті залишається його ідентифікатор, але в звіт нічого не передається. При використанні інформації з модуля «Текстовий опис» в бібліотеках в списку «розділ» виберіть пункт «текстовий опис» (див. команду «Бібліотеки…» з розділу «Обмін» основного меню програми Project Expert 7). У списку даних з’являться назви всіх кореневих вузлів дерева. Ви можете вибрати і розмістити в бібліотеці необхідні Вам вузли. При перенесенні вузла в бібліотеку або з бібліотеки переміщаються і всі його дочірні вузли. Як вже зазначалося вище, шаблон або схема, по якій будується текстовий опис проекту, подаються у формі дерева. Для формування цього дерева необхідно перемкнутися в режим редагування дерева, натиснувши кнопку (настройка дерева) або комбінацію функціональних клавіш «Alt» і «S». При цьому всі три вікна, розміщені під деревом, стануть білими і перейдуть в режим редагування розміщених в них текстів.

263

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Спочатку створіть попередню структуру схеми, що розробляється. Для цього Вам потрібно буде додавати і видаляти вузли дерева. Для додавання вузла вкажіть мишкою вузол дерева, в який Ви хочете його додати, і натисніть кнопку (додати питання) або клавішу «Ins». Потім, двічі кликнувши мишкою по вузлу, що з’явився, «Нове питання …», відредагуйте назву цього вузла на свій розсуд. Для видалення вузла вкажіть мишкою вузол дерева, який Ви хочете видалити, і натисніть кнопку (видалити питання) або клавішу «Del». З’явиться вікно з попередженням. Ви повинні натиснути кнопку «Так», якщо підтверджуєте видалення вказаного вузла, і — кнопку «Ні», якщо Ви не хочете видаляти цей вузол. Додаючи і видаляючи вузли дерева, Ви можете достатньо швидко сформувати попередню схему для текстових описів проектів. Для переміщення вузлів по дереву зручно користуватися кнопками (перемістити питання на рівень нижче) і (перемістити питання на рівень вище) або комбінаціями функціональних клавіш «Alt» + «стрілка вгору» і «Alt» + «стрілка вниз», відповідно. Сформовану таким чином попередню схему потім можна буде розвинути і уточнити за допомогою тих же прийомів додавання, видалення і переміщення вузлів дерева. Тепер необхідно для кожного вузла деревовидної структури створити пояснювальний текст і приклади написання відповідних розділів текстового опису проектів. Для цього необхідно мишкою вибрати вузол дерева і заповнити відповідним текстом перше і третє вікно, розміщені під деревом. При цьому можна скористатися наступними інструментами для редагування текстів: • відмінити останнє редагування тексту; • видалити виділений фрагмент тексту; • копіювати виділений фрагмент тексту в буфер обміну; • вставити фрагмент тексту з буфера обміну. Виділення фрагмента тексту виконується за допомогою миші. «Відображення даних» Діалог «Відображення даних» призначений для вказівки масштабу подання даних проекту і настройки параметрів відображення

264

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

підсумкових таблиць. Діалог «Відображення даних» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Проект». Цей діалог містить три картки: «Масштаб», «Підсумкові таблиці» і «Таблиця Кеш-фло». Картка «Масштаб». Всі розрахунки в Project Expert 7 розробляються протягом одного місяця. Проте дані і результати розрахунків можуть відображатися в масштабі місяця, кварталу або року. Щомісячний масштаб відображення інформації встановлюється за допомогою прапорця «за місяцями до». Після установки прапорця стає доступним розміщене поряд поле з прокручуванням, в якому слід вказати тривалість дії щомісячного масштабу. Аналогічним чином встановлюється щоквартальний масштаб для періоду часу, наступного за встановленим вище. У решті періоду реалізації проекту, для якого не встановлені щомісячний або щоквартальний масштаб, діє річний масштаб відображення даних. Якщо для масштабів «місяць» і «квартал» встановлений однаковий період часу, то дані цього періоду будуть відображені з масштабом «місяць». Картка «Підсумкові таблиці» У цій картці встановлюються параметри відображення даних підсумкових таблиць в розділі «Результати». Установка параметра «Відображати порожні рядки» дозволяє переглядати фінансові звіти: «Прибутки-збитки», «Баланс» і «Кеш-фло» в повній формі, незалежно від наявності в будь-яких даних. Відсутність установки цього прапорця приводить до виключення із звітів рядків, що не містять значущої інформації. Формат чисел у звітах визначається за допомогою параметра «Використовувати роздільник 1000» і поля з прокруткою «Кількість дробових знаків». Тут можна вказати від 0 до 5 цифр після коми. Валюта, в якій можуть відображатися результати розрахунків, вибирається в полі із списком, розташованому в нижній частині

265

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

картки. У списку пропонується вибір першої або другої валюти проекту, встановлених в модулі «Валюта» розділу «Оточення». У полі «Одиниці відображення» можна встановити масштаб чисел: одиниці, тисячі, мільйони. Картка «Таблиця Кеш9фло» Після установки параметра «Дисконтувати рядки при відображенні» всі виплати і надходження в таблиці Кеш-фло будуть відображені з урахуванням ставки дисконтування. Діалог «Настройка розрахунку» призначений для завдання параметрів визначення показників ефективності проекту і ступеня деталізації результатів. Діалог «Настройка розрахунку» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Проект». Цей діалог містить три картки: «Ставка дисконтування», «Деталізація» і «Показники ефективності». Картка «Ставка дисконтування» Ставка дисконтування є параметром моделі, який дозволяє коректувати суми грошових виплат з урахуванням різної вартості грошей в різні моменти часу. Так, суми виплат S1, S2,… SN, що надходять у 1, 2,…, N місяці проекту еквівалентні одній сумі, що надходить у початковий момент часу: S = S1 + S2/(1+d)+… + SN/(1+dN-1), де d — місячна ставка дисконтування. Ставка дисконтування використовується тільки в модулі «Ефективність інвестицій» розділу «Аналіз проекту» в розрахунках показників ефективності проекту. У «Кеш-фло» і інших фінансових звітах відображаються недисконтовані грошові потоки. Як орієнтир при виборі ставки дисконтування, звичайно, розглядаються процентні ставки по банківських внесках, державних цінних паперах або інших можливостях надійного вкладення грошей. Показники ефективності, розраховані з урахуванням ставки дисконтування, демонструють порівняльну ефективність інвестицій в проект відносно інших фінансових інструментів, доступних для

266

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

інвесторів. Величини ставок дисконтування, встановлені в групі полів «Загальна ставка дисконтування» для першої і другої валют проекту, використовуються при розрахунку таких показників: дисконтований період окупності (DPB), індекс прибутковості (PI), чистий наведений дохід (NPV). Загальну ставку дисконтування можна встановити фіксованою для першої і другої валюти. Можна також використовувати розрахункові значення. Для цього необхідно встановити параметр «Використовувати розрахункові значення» і натиснути кнопку «Розрахувати…». У вікні, що з’явилося, три картки, в кожній з яких параметри для розрахунку ставки дисконтування, відповідно, за методами: • CAMP — Модель оцінки капітальних активів; • CCM — Модель кумулятивної побудови; • WACC — Модель середньозваженості капіталу. Для розрахунку необхідно: 1) вибрати метод розрахунку; 2) встановити значення параметрів; 3) натиснути одну з трьох кнопок: • кнопку «OК» для проведення розрахунку; • кнопку «Відмінити» для відміни проведених установок; • кнопку «Довідка» для отримання додаткової інформації з розрахунку ставки дисконтування. Результати розрахунку будуть відображені у верхній частині вікна «Розрахунок ставки дисконтування». Для розрахунку модифікованої внутрішньої норми рентабельності (MIRR) використовуються спеціальні ставки дисконтування. Оскільки методика розрахунку показника MIRR передбачає приведення всіх виплат до початку, а всіх надходжень до кінця проекту, то для надходжень і виплат можуть бути встановлені індивідуальні ставки, як в першій, так і в другій валюті проекту. Ці параметри можна ввести після установки прапорця «Використовувати індивідуальні ставки дисконтування для розрахунку MIRR». Докладніше з методикою розрахунку показників

267

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ефективності можна ознайомитися в розділі «Ефективність інвестицій». Картка «Деталізація» Для детального розгляду будь-яких розрахункових даних слід визначити склад таблиць, які необхідно сформувати в результаті розрахунку проекту. Вибір таблиці, що містить необхідні дані, визначається установкою параметра з найменуванням відповідної таблиці. За допомогою кнопок «Увімкнути все» і «Вимкнути все» можна встановити або зняти всі прапорці одночасно. Після виконання розрахунку проекту вибрані в цьому діалозі таблиці деталізації можна переглянути в модулі «Деталізація результатів» розділу «Результати». Якщо в картці «Деталізація» не встановлений жоден параметр, то кнопка «Деталізація результатів» в розділі «Результати» не доступна. Параметр «Аналіз беззбитковості», в нижній частині діалогу, указує, що при розрахунку проекту повинні бути виявлені значення основних параметрів, при яких проект є беззбитковим. Настройка параметрів розрахунку і перегляд результатів здійснюються в діалозі «Аналіз беззбитковості» в розділі «Аналіз проекту». Якщо параметр «Аналіз беззбитковості» не встановлений, то цей діалог не доступний. Параметр «Доходи учасників», в нижній частині діалогу, указує, що при розрахунку проекту повинні бути визначені показники ефективності для учасників фінансування проекту. Настройка параметрів розрахунку і перегляд результатів здійснюються в діалозі «Доходи учасників» в розділі «Аналіз проекту». Якщо параметр «Доходи учасників» не встановлений, то цей діалог не доступний. Параметр «Доходи підрозділів», в нижній частині діалогу, указує, що при розрахунку проекту повинні бути визначені показники ефективності для підрозділів, що беруть участь у проекті.

268

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Настройка параметрів розрахунку і перегляд результатів здійснюються в діалозі «Доходи підрозділів» в розділі «Аналіз проекту». Якщо параметр «Доходи підрозділів» не встановлений, то цей діалог не доступний. Картка «Показники ефективності». Вибір відповідних параметрів розрахунку показників ефективності дозволяє одержати коректну оцінку проекту, що враховує особливості його реалізації. Установка прапорця «Враховувати відсотки по кредитах» забезпечує розрахунок показників ефективності інвестицій з урахуванням виплат, пов’язаних з обслуговуванням кредиторської заборгованості. Якщо цей параметр не встановлений, то розраховується власна ефективність проекту без урахування вартості грошей, що залучаються для фінансування інвестиційних витрат. У полі з прокруткою, розміщеному в центральній частині картки, можна визначити відсоток виплат, які фінансуються за рахунок надходжень поточного місяця. При установленні значення 100 %, розрахунок показників ефективності проводитиметься при передбаченні, що надходження кожного місяця в повному обсязі можуть використовуватися на покриття витрат, що здійснюються в тому ж місяці. У реальних умовах таке припущення не коректне, оскільки витрати нерідко виробляються на початку місяця, а надходження грошових коштів можуть бути в кінці місяця. Для моделювання реального руху грошових коштів необхідно встановити значення даного параметра в межах від 0 до 100. Вибір значення 0 % означає, що всі поточні надходження йдуть на фінансування витрат наступного місяця. У полі з прокруткою, розташованому в нижній частині діалогу, встановлюється період розрахунку показників ефективності. Використання цього параметра дозволяє оцінити ефективність інвестицій не тільки на момент закінчення проекту, але і на проміжних етапах його реалізації.

269

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

«Захист проекту» Захист проекту від несанкціонованого доступу забезпечується за допомогою паролів. Виділяються три категорії користувачів, що мають різні права доступу до даних: • «автор проекту», що володіє повністю правом доступу, включаючи, зміну даних, введення актуалізованих даних, перегляд, а також встановлення паролів для всіх користувачів; • «менеджер проекту», що має право введення актуалізованих даних і перегляд проекту; • «гість», який може тільки переглядати дані проекту; у режимі перегляду допускається зміна масштабу відображення таблиць результатів (модуль «Відображення даних») і установка опцій деталізації (модуль «Настройка розрахунку»). Актуалізовані дані вводяться в розділі «Актуалізація» і відображають фактичний рух грошових коштів в ході реалізації проекту (див. розділ «Аналіз проекту»). Пароль для кожної групи користувачів можна визначити в діалозі «Захист проекту». Діалог «Захист проекту» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Проект». При першому відкритті цього діалогу доступний тільки один параметр: «Пароль для редагування». Після його установки програма пропонує ввести пароль автора проекту. Для уникнення помилок введення слід продублювати заданий пароль в поданому програмою вікні введення. Якщо підтвердження пароля не співпадає з раніше введеним паролем, то видається повідомлення про помилку при завданні пароля. Необхідно натиснути кнопку OK і повторити введення. Як пароль може використовуватися будь-яка послідовність символів або цифр, що містить не більш 19 знаків. Після установки пароля для редагування проекту стають доступними прапорці «Пароль для перегляду і актуалізації» і «Пароль для перегляду». Якщо автор проекту не має наміру обмежувати для інших користувачів доступ до даних в режимі перегляду і актуалізації, то паролі для них

270

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

можна не встановлювати. У будь-якому випадку, при відкритті файлу проекту програма запрошує пароль. Якщо пароль не введений або введений невірно, доступ до проекту відкривається тільки в режимі актуалізації і перегляд даних після видачі попереджувального повідомлення. Після установки пароля для редагування доступ до модуля «Захист проекту» мають тільки користувачі, що відкривають файл проекту з цим паролем, тобто, що належать до категорії «автор проекту». Дана група користувачів має необмежені права у всіх розділах програми. Автор проекту може обмежити можливості інших користувачів вводити актуальні дані про реальний рух грошових коштів в ході реалізації проекту. В цьому випадку в діалозі «Захист проекту» необхідно встановити параметр «Пароль для перегляду і актуалізації» і задати пароль для доступу до введення актуальних даних. Менеджер проекту, який володіє цим паролем, відповідальний щодо забезпечення контролю за ходом реалізації намічених планів, може працювати без обмежень у розділі «Актуалізація», але не має нагоди вносити зміни в проект. Для того, щоб повністю виключити можливість несанкціонованого доступу до проекту встановлюється пароль для користувачів категорії «гість». З цією метою слід встановити в діалозі «Захист проекту» параметр «Пароль для перегляду» і задати вибраний пароль. Для відміни пароля якої-небудь групи користувачів необхідно відмінити установку відповідного параметра в діалозі «Захист проекту». При відміні пароля для редагування автоматично знімаються всі інші паролі, тобто встановлюється безпарольний доступ до проекту. Для заміни діючого пароля на новий слід зняти і знов встановити відповідний параметр в діалозі «Захист проекту». Після цього можна ввести новий пароль у вікні введення, що відкрилося. Загальні правила захисту даних за допомогою пароля: • для забезпечення конфіденційності при виборі пароля не слід використовувати імена, дати народження, назву фірми, найменування проекту та інші слова і числа, які легко з’ясувати;

271

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• •

пароль необхідно записати і зберігати в місці, недоступному для сторонніх; пароль слід обновляти не рідше одного разу на тиждень.

Розділ «Компанія» У розділі «Компанія» виконується введення даних, що характеризують фінансово-економічний стан підприємства на момент початку проекту. Розділ складається з чотирьох модулів: • Стартовий баланс; • Банк. Система обліку; • Структура компанії; • Рознесення витрат. При побудові опису початкових умов реалізації проекту, можливий вибір одного з двох варіантів: • для реалізації проекту створюється нова компанія, що має «нульовий» стартовий баланс; в цьому випадку новостворювані активи компанії описуються в розділі «Інвестиційний план»; • проект реалізується на основі підприємства, що функціонує; при цьому необхідно описати стан його активів і пасивів на момент початку проекту; початковий фінансовий стан підприємства, що функціонує, відображається в діалозі «Стартовий баланс» розділу «Компанія». Підприємство, що функціонує, до початку проекту може мати в своєму розпорядженні рухоме і нерухоме майно, грошові кошти, матеріальні запаси, а також може мати зобов’язання перед кредиторами, і дебіторську заборгованість за реалізовані продукти або послуги. Початковий фінансовий стан підприємства, що функціонує, відображається в діалозі «Стартовий баланс». У ньому детально описуються статті активів і пасивів балансу на дату початку проекту. Розділ «Стартовий баланс» відкривається натисненням

272

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

однойменної кнопки в розділі «Компанія». Діалог «Стартовий баланс» складається з трьох розділів: «Активи» (рис.4.7.), «Пасиви» і «Баланс». Перемикання між цими розділами здійснюється вибором закладки у верхній частині діалогу. Дані щодо кожної із статей активів і пасивів підприємства на початку реалізації проекту вводяться в картки, які вибираються за допомогою закладок в лівій частині кожного з розділів діалогу. Введені дані відображаються в балансі підприємства, який можна переглянути, вибравши закладку «Баланс». Розділ «Активи» містить такі картки: • Грошові кошти; • Рахунки до отримання; • Запаси готової продукції; • Запаси комплектуючих; • Витрати, з передплатою; • Земля; • Будівлі; • Устаткування; • Нематеріальні активи; • Незавершені інвестиції; • Цінні папери. Розділ «Пасиви» містить такі картки: • Відстрочені податки; • Рахунки до оплати; • Кредити; • Акціонерний капітал; • Резерви; • Нерозподілений прибуток; • Одержані аванси; • Додатковий капітал. Для оперативного перегляду інформації, що вводиться, в модулі передбачена процедура відображення цих даних в балансі на початок проекту (розділ «Баланс»).

273

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 4.7. Розділ Активи

Банк. Система обліку. Діалог «Банк, система обліку» призначений для визначення основних правил обліку фінансової діяльності підприємства. Діалог відкривається натисненням кнопки «Банк, система обліку» в розділі «Компанія». У полі із списком, розміщеному у верхній частині діалогу, слід вибрати місяць, з якого починається фінансовий рік. Загальноприйнятий порядок обліку визначає початок фінансового року в січні. Від цього місяця ведеться відлік квартальних і річних періодів, за які визначаються результати фінансової діяльності. Принцип обліку запасів: FIFO, LIFO або «По середньому» встановлюється в полі із списком, що знаходиться в центральній частині діалогу. Вибір принципу обліку може помітно вплинути на фінансові результати в окремі періоди діяльності підприємства. Параметр «Показувати в балансі устаткування, одержане в лізинг» дозволяє відобразити специфіку обліку лізингових операцій.

274

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Законодавство деяких країн вимагає «постановки на баланс» лізингового устаткування. Російські правила обліку до цього не зобов’язують; порядок обліку визначається умовами операції. Опис лізингових операцій, передбачених проектом, виконується в модулі «Лізинг» в розділі «Фінансування». Метод оцінювання запасів за цінами перших закупівель (FIFO) Це метод заснований на припущенні, що собівартість товарів, придбаних, в першу чергу, повинна бути віднесена до товарів, проданих в першу чергу. Собівартість товарів на кінець періоду, відноситься до останніх покупок, а собівартість реалізованих товарів співвідноситься з попередніми покупками. Метод FIFO може бути використаний підприємством будь-якого роду, незалежно від реального фізичного руху товарів, тому що враховується рух вартості, а не рух товарів. Ефект від використання методу FIFO полягає у тому, що матеріальні запаси на кінець періоду оцінюються за цінами останніх закупівель, а в собівартості реалізованої продукції використовуються ціни перших покупок товарів. В період постійного зростання цін метод FIFO дає найвищий з можливих рівень чистого доходу. Це призводить до того, що фірма прагне підвищити ціни реалізації при зростанні поточних цін, не беручи до уваги той факт, що матеріальні запаси могли бути придбані до моменту зростання цін. Відповідно в період зниження цін спостерігається зворотний ефект. Тому основним недоліком методу FIFO є те, що він збільшує вплив циклу економічного розвитку на показник доходу. Метод оцінювання запасів за цінами останніх закупівель (LIFO) Даний метод базується на тому, що собівартість товарів, придбаних останніми, використовується для визначення вартості товарів, проданих в першу чергу, а собівартість запасів на кінець періоду

275

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

розраховується на основі собівартості товарів, придбаних першими. Суть методу LIFO полягає у тому, що матеріальні запаси оцінюються за цінами ранніх закупівель, а собівартість реалізованої продукції включає вартість останніх придбань. Безумовно, подібне припущення не співпадає з реальним рухом товару на багатьох підприємствах. Проте, існує вагомий аргумент на користь даного методу, бо у будь-якому випадку для функціонуючого підприємства необхідна певна кількість матеріальних запасів. Коли матеріальні запаси реалізовані, вони повинні бути заповнені. Прихильники методу LIFO вважають, що найточніше визначення прибутку можливе тільки за умови співвідношення поточної собівартості товарів з поточною продажною ціною, не зважаючи на те, які саме товари фактично продані. Як при підвищенні, так і зменшенні цін, метод LIFO припускає, що собівартість реалізованої продукції відобразить витрати відповідно до рівня цін на момент продажу. В результаті метод LIFO показує найменший чистий прибуток у період прояву інфляційних процесів і відповідно великий чистий прибуток в період дефляційних процесів, ніж будь-який інший метод. Використання даного методу дозволяє згладжувати вплив циклів економічного розвитку (підйомів і спадів). Важливим чинником при цьому є те, що при оцінці матеріальних запасів інформація про рух собівартості і відповідне визначення прибутку набуває важливої ролі, ніж визначення фізичного руху товарів і оцінка балансу. Негативною стороною використання методу LIFO є те, що матеріальні запаси в балансі оцінені і відображені за цінами перших закупівель (попередніми цінами), ця оцінка часто не співпадає з реальною вартістю матеріальних запасів. Таким чином, такі балансові показники, як власні оборотні кошти (working capital) і коефіцієнт покриття (сurrent ratio), повинні аналізуватися з урахуванням всього сказаного вище. Метод оцінювання запасів «за середнім» Даний метод базується на тому, що собівартість товарів, придбаних протягом періоду визначається як середня ціна закупівель за період.

276

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Вартість матеріальних запасів на кінець періоду, визначена за методом середньої вартості, враховує всі ціни, за якими отримувалися товари протягом звітного періоду, і тим самим згладжується зростання і зниження цін. Деякі фахівці критикують даний метод, вважаючи, що необхідно приділяти більше уваги самим останнім за часом цінам, оскільки саме вони більш доречні в оцінці прибутку і при ухваленні управлінських рішень. Очевидно, що методи оцінки матеріальних запасів набувають найважливіше значення під час тривалих періодів зміни цін в одному напрямі, як у бік підвищення, так і у бік пониження. Прибуток, що розраховується за методом середньої вартості, знаходиться десь між величинами, підрахованими методами LIFO і FIFO. Структура компанії. У тих випадках, коли метою проекту є аналіз діяльності підрозділів компанії і оцінка їх внеску в загальний фінансовий результат, слід описати внутрішню структуру компанії і ступінь участі кожного підрозділу у виробництві окремих продуктів. Такий опис створюється за допомогою діалогу «Структура компанії». Діалог «Структура компанії» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Компанія». У поданому тут вікні структура компанії зображується у вигляді дерева. При першому зверненні до даного діалогу опис складається з одного кореневого елементу «Компанія». Його можна залишити без зміни, якщо в межах проекту передбачається аналіз компанії як цілого. Для додавання в структуру підприємства нового підрозділу необхідно кликнути правою кнопкою миші по поверхні вікна і в меню, що з’явилося, вибрати пункт «Додати підрозділ». Після цього в дереві з’являється новий елемент під назвою «Підрозділ 1», з’єднаний з корінням «Компанія». Для зміни його назви слід перейти в режим редагування рядка, двічі кликнувши по ньому мишею. Таким чином, можна додати в опис нові підрозділи, що входять до складу компанії. Для видалення підрозділу з опису компанії

277

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

необхідно звернутися до меню, що виникає за допомогою правої кнопки миші і вибрати пункт «Видалити». Опис структури компанії може бути багаторівневий, тобто передбачає включення до складу підрозділу інших підрозділів. Для цього необхідно встановити покажчик миші на підрозділ, до складу якого передбачається додати новий підрозділ, натиснути праву кнопку миші і вибрати в меню, що з’явилося, команду «Додати підрозділ». Потім можна змінити його назву, двічі кликнувши по ньому мишею. Включення в опис компанії продукту як елемент, пов’язаний з деяким підрозділом, означає, що всі доходи і витрати, пов’язані з випуском і збутом даного продукту враховуються при розрахунку фінансових результатів підрозділу. Продукт може бути «розділений» між декількома підрозділами. В цьому випадку при розрахунках враховується ступінь участь підрозділу у виробництві і збуті продукту. Для включення продукту в опис компанії слід вибрати підрозділ і натиснути праву кнопку миші. У меню, що з’явилося, необхідно виконати команду «Додати продукт…». Продукти можна поєднати безпосередньо з корінням дерева, тобто компанією. Для цього слід вибрати у вікні діалогу рядок «Компанія» і виконати команду «Додати продукт…» у спливаючому меню. Після додавання продукту в опис структури компанії слід вказати ступінь участі підрозділу у випуску даного продукту. У момент включення продукту в список автоматично встановлюється величина 100 %. Її можна змінити і ввести менше значення, якщо до випуску продукту причетні й інші підрозділи. Якщо продукт, частково закріплений за якими-небудь підрозділами, то його частка автоматично встановлюється максимально можливою так, щоб сума всіх часток дорівнювала 100 %. Опис структури компанії, сформований в даному діалозі, використовується в модулі «Доходи підрозділів».

278

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Рознесення витрат Для аналізу ефективності роботи підрозділів компанії і визначення собівартості окремих видів продукції, необхідно описати походження всіх видів витрат і доходів, не пов’язаних з реалізацією продукції. Для вирішення цього завдання призначений діалог «Рознесення витрат». Діалог «Рознесення витрат» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Компанія». Поле із списком у верхній частині діалогу містить перелік типів витрат і доходів. Після вибору рядка в цьому списку, необхідно визначити тип обліку за допомогою розташованого нижче перемикача. Вибраний тип витрат можна віднести на всю компанію або рознести за «схемою», тобто за підрозділами і продуктами. Схема, на підставі якої виробляється ті витрати, що розносяться, формується в діалозі «Структура компанії» розділу «Компанія». У разі вибору другого варіанту обліку, в таблиці, розташованій під перемикачем, з’являється список витрат, в якому зазначається спосіб їх рознесення: • на компанію; • за підрозділами; • за продуктами. Рознесення витрат визначається за допомогою перемикача, розташованого в розділі діалогу, під заголовком «Схема рознесення». Для опису схеми рознесення витрат необхідно сформувати список продуктів в таблиці, розміщеній в нижній частині діалогу. Для цього використовуються кнопки «Додати» і «Видалити» або аналогічні команди спливаючого меню, що відкривається після клацання правою кнопкою миші по полю таблиці. Натисненням кнопки «Додати» відкривається список підрозділів, якщо перемикач схеми розноситься встановлений в положення «За підрозділами». У положенні перемикача «За продуктами» ця кнопка відкриває список продуктів. Вибраний вид витрат може бути віднесений до підрозділів або продуктів, зазначених у списку, двома способами: пропорційно

279

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

обороту або відповідно до заданих часток. Правило рознесення витрат визначається в полі із списком, розміщеним під таблицею. У разі вибору другого варіанту, в таблиці слід зазначити частку витрат, віднесену на кожен продукт. Розділ «Оточення» У розділі «Оточення» описується фінансово-економічне середовище, в якому планується реалізація проекту. Тут вводяться дані, що визначають зовнішні умови господарської діяльності підприємства: параметри валют для розрахунків на внутрішньому і зовнішньому ринках, ставки рефінансування валют, показники інфляції, умови оподаткування. Розділ «Оточення» (рис. 4.8.) активізується вибором закладки «Оточення» в діалоговому вікні «Зміст».

Рис. 4.8. Розділ Оточення

280

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Розділ складається з 4-х модулів, в яких вводяться дані про основну (національну) і додаткову (експортно-імпортну) валюти проекту; ставку рефінансування; а також інфляційне і податкове оточення фінансових операцій проекту. Валюта Модуль «Валюта» призначений для вибору основної і другої (додаткової) валют проекту, одиниць вимірювання валют, а також вказівки їх курсового співвідношення на період дії проекту. При натисненні кнопки «Валюта» розділу «Оточення» з’являється діалог «Валюта проекту». У цьому діалозі в якості основної валюти проекту, як правило, вибирається національна валюта країни, в якій реалізується проект. Вибір другої валюти визначається характером експортно-імпортних операцій, передбачених проектом. Для вказівки основної валюти проекту слід розкрити список «Основна валюта», що знаходиться у верхньому лівому куті діалогу, і вибрати найменування необхідної грошової одиниці. У списку «Од. вимірювання» вибирається масштаб подання грошових сум основної валюти. Список, що розкривається, пропонує для вибору три можливі значення: «1», «1000», і «1000000», що відповідає поданню сум в одиничному, тисячному і мільйонному масштабі вибраного найменування основної валюти. Аналогічним чином встановлюється друга (додаткова) валюта проекту. Курс другої валюти відносно основної вводиться в полі Курс на момент початку проекту. Моментом початку проекту вважається дата, встановлена в заголовку проекту в розділі «Проект». Величина курсу валюти повинна бути в діапазоні від 0.01 до 10000.00. При виході його за допустимі межі програма дає попередження. Це повідомлення повторюється кожного разу при спробі введення числа, що не знаходиться в заданому інтервалі, до тих пір, поки не буде введене допустиме значення.

281

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Темпи зростання або зниження курсового співвідношення валют заноситься до таблиці, що розміщена в нижній частині даного діалогу у відсотках до попереднього періоду. Установка параметра «Використовувати щомісячні значення» дає можливість вводити щомісячні зміни курсових значень. Зміна масштабу подання супроводжується автоматичним перерахунком рівня курсової інфляції за формулою «складних відсотків» з періодом в один місяць. Річне R і щомісячні ri значення курсової інфляції пов’язані таким співвідношенням: (1+R/100) = (1+r1/100)·(1+r2/100)·…·(1+r12/100) При будь-якому варіанті введення темпів зростання або падіння курсового співвідношення валют програма виконує щомісячний розрахунок курсів валют. Знак величини курсової інфляції показує спрямованість змін курсів валют. Позитивне значення вказує на зростання курсу другої валюти відносно першої. Падінню курсу другої валюти відповідає негативна величина курсової інфляції. Облікова ставка У модулі «Облікова ставка» розділу «Оточення» діалог «Ставка рефінансування» служить для введення щорічних значень ставки рефінансування в період дії проекту за кожною з валют. Встановлювана Національним Банком України ставка рефінансування регулює вартість кредитних ресурсів на фінансовому ринку. Як макроекономічний чинник вона служить орієнтиром для визначення умов отримання кредитів. У програмі Project Expert 7 ставка рефінансування може використовуватися для віднесення частини виплат відсотків по кредитах на прибуток підприємства. Значення ставки рефінансування на кожен рік проекту вводяться в таблицю, подану в даному діалозі. Заздалегідь слід вибрати закладку, що визначає вид валюти.

282

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

У деяких випадках зручно вказати значення ставки рефінансування в перший рік проекту і величину її зростання або зниження у відсотках до попереднього року. Для цього необхідно ввести відповідну величину в перший елемент таблиці, задати тенденцію зміни в розташованому нижче полі діалогу, а також вказати діапазон років проекту, коли ця тенденція збережеться. Після натиснення кнопки «Перерахунок» таблиця заповнюється щорічними значеннями ставки рефінансування, розрахованими програмою. Таким же чином можна встановити різні тенденції зміни ставки рефінансування на виділених інтервалах часу. Інфляція Модуль «Інфляція» забезпечує введення даних, що характеризують інфляційні чинники зовнішнього середовища, в якому реалізується проект. Оскільки інфляція діє нерівномірно на різні групи товарів, послуг, трудові ресурси, нерухомість, при розробці проекту слід прагнути оцінити тенденції ціноутворення щодо кожної з цих складових. Програма Project Expert 7 дає можливість побудувати узагальнений опис інфляційного середовища, в якому виділені найкрупніші об’єкти інфляції або, у разі потреби, деталізувати опис умов інфляції для кожного елементу господарської діяльності підприємства. У даному діалозі передбачені процедури введення показників інфляції за п’ятьма групами об’єктів інфляції, які характеризують зміни вартості надходжень і виплат щодо основних статей проекту. Подана тут таблиця призначається для введення числових значень, що характеризують прогнозоване зростання або зниження цін у відсотках до попереднього періоду на кожну групу об’єктів, схильних до дії інфляції: • збут (продукція або послуги); • прямі витрати (матеріали, комплектуючі та інші змінні витрати окрім заробітної платні); • загальні витрати (операційні, торгові, адміністративні витрати);

283

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• •

заробітна платня, нерухомість (будівлі, споруди, устаткування). Показники інфляції слід вводити з кожної валюти, яка використовується в проекті для вказівки цін на відповідні об’єкти. Зокрема, якщо передбачається виплата заробітної платні в гривнях і в доларах, то необхідно задати показники інфляції на заробітну платню, як в гривнях, так і в доларах. На даному етапі роботи необхідно брати до уваги певний взаємозв’язок інфляції з курсами валют. Так, у разі перевищення темпів зростання цін над темпами девальвації грошової одиниці (зміни співвідношення курсів валют) може скластися ситуація, коли ціни на внутрішньому ринку (наприклад, в гривнях) перевищать рівень світових цін. Тому необхідно стежити за коректністю даних, особливо при тривалих термінах реалізації проекту. Перед початком введення даних необхідно вибрати прийнятний масштаб часу: місяць, квартал або рік. Перехід від місячного до річного масштабу даних в таблиці показників інфляції здійснюється за допомогою параметра «Щомісячні значення». Також можна використовувати меню, яке з’являється після кликання правою кнопкою миші по полю таблиці. При цьому повинен бути встановлений прапорець «Щомісячні значення». Після вибору пункту меню «Масштаб» відкривається діалог, в якому можна встановити необхідний масштаб таблиці. У діалозі «Масштаб проекту» вибір щомісячного масштабу здійснюється установкою параметра «за місяцями до …» і визначенням тривалості дії цього масштабу в розташованому праворуч від нього полі (до якого року). Аналогічно встановлюється щоквартальний масштаб подання даних за допомогою параметра «щоквартально до…». Якщо ці параметри не встановлені, то діє річний масштаб подання даних. Після установки масштабу можна приступити до введення показників інфляції в елементи таблиці. У тих випадках, коли необхідно ввести одне і те ж значення показника інфляції для всіх об’єктів, зручно

284

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

скористатися прапорцем «Використовувати для всіх об’єктів». При установці цього прапорця число, введене в будь-якому елементі таблиці, автоматично заноситься у всі комірки даного стовпця. Іншим способом введення даних є визначення тенденції зміни показників інфляції. Щоб скористатися ним, необхідно відмінити установку параметрів «Щомісячні значення» і «Використати для всіх об’єктів». Потім слід вибрати в таблиці об’єкт, кликнувши мишею по відповідному рядку і ввести значення рівня інфляції для першого року проекту в першу комірку даного рядка. Потім у полях, розміщених у нижній частині діалогу, встановлюється величина зростання (із знаком плюс) або зниження (із знаком мінус) рівня інфляції у відсотках до попереднього року і період, впродовж якого діє ця тенденція. Після натиснення кнопки «Перерахувати» поля таблиці заповнюються значеннями, розрахованими програмою згідно з заданими умовами. Таким же чином може бути визначена тенденція рівня інфляції для іншого періоду у вибраному рядку. При переході від річного до місячного або квартального масштабу подання даних виконується перерахунок річних значень, відповідно, в щомісячні і щоквартальні значення за формулою «складних відсотків». Перехід у протилежному напрямі супроводжується зворотним перетворенням. Річне R і щоквартальні ri значення показників інфляції пов’язані таким співвідношенням: (1+R/100) = (1+r1/100) · (1+r2/100) · (1+r3/100) · (1+r4/100) Показники інфляції, введені в даному діалозі можна подати на графіку. Для цього слід виділити покажчиком миші рядок, декілька рядків або всі рядки таблиці, а потім кликнути правою кнопкою миші по полю таблиці. Після вибору у випадному меню пункту «Графік» на екрані з’являється графічне зображення показників інфляції для вибраних об’єктів.

285

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Одержаний графік можна роздрукувати, натиснувши на кнопку із зображенням принтера. Податки Програма Project Expert 7 пропонує різноманітний набір інструментів для опису податкового оточення проекту. Різні види податків можна визначити при формуванні плану збуту, описі витрат, інших надходжень і виплат у відповідних розділах програми. Ці податки ми називатимемо приватними. Разом з тим, загальні умови оподаткування можна визначити в модулі «Податки». Цей модуль призначений для введення даних про податки на основні види діяльності, передбачені проектом, і формування узагальненої картини податкового оточення. Ці податки ми називатимемо загальними. Необхідно зазначити, що дана систематизація податкового оточення не має відношення до податкового законодавства і виражає лише особливості побудови опису умов оподаткування в програмі Project Expert 7. При виконанні розрахунків програмою Project Expert 7 мають пріоритет приватні податки. Якщо на продукти або види витрат не встановлений приватний податок, то діють загальні податки. В основному діалоговому вікні модуля «Податки» є можливості установки параметрів кожного виду стандартних податків з набору, поданою в початковій настройці програми Project Expert 7, видалення будь-якого з них або додавання нового, а також формування спеціальних умов нарахування і виплат для нестандартних податків. Всі загальні податки, дія яких передбачається в проекті, містяться в таблиці «Список податків». У нижній частині діалогу відображаються параметри податку, вибраного в таблиці. Приватні податки. Умови оподаткування, що впливають на окремі продукти, види витрат, інші надходження або виплати можуть встановлюватися в тих розділах програми, де описуються ці елементи проекту.

286

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Розділ «Інвестиційний план» У цьому розділі можна скласти календарний графік початкових капітальних вкладень і підготовчих робіт. Тут можна визначити етапи робіт, вказати ресурси, необхідні для виконання цих етапів і їх вартість, встановити взаємозв’язки між етапами, сформувати активи підприємства, описати способи і терміни амортизації активів. Розділ відкриває закладка «Інвестиційний план» (рис.4.9.) у вікні «Зміст».

Рис. 4.9. Інвестиційний план

Розділ містить такі модулі: Календарний план — головний модуль розділу. Тут відбувається формування календарного плану, списку активів, складається

287

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

опис використовуваних ресурсів, визначаються інші характеристики початкових інвестицій і підготовки виробництва. Модуль «Календарний план» є головним у розділі «Інвестиційний план». Тут можна створювати і видаляти етапи, встановлювати зв’язки між ними, описувати ресурси проекту і схему їх використовування; звідси відкривається доступ до всієї решти діалогів розділу. Вікно «Календарний план» складається з трьох основних частин: У лівій частині вікна знаходиться ієрархічно організований список етапів. У ньому розміщені у вигляді електронної таблиці основні характеристики етапів. У правій частині вікна «Календарний план» знаходиться вікно діаграми Ганта, на якому графічно відображені тимчасові характеристики етапів. У нижній частині вікна «Календарний план» знаходиться інформація про поточний етап. Тут подані тимчасові характеристики етапу, а також список попередніх етапів і список ресурсів етапу. Список активів — діалог, призначений для опису характеристик активів, сформованих у календарному плані. Ресурси — діалог, в якому визначається склад і порядок використання ресурсів, необхідних для проведення заходів, передбачених календарним планом.

• • • • •

288

Розділ «Операційний план» У цьому розділі можна визначити (рис.4.10.): План збуту; План виробництва; Матеріали і комплектуючі; План по персоналу; Загальні витрати;

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Рис. 4.10. Операційний план

Розділ «Фінансування» Потреба в капіталі визначається на підставі даних, що відображаються в Звіті про рух коштів (рис.4.11.). Баланс готівки поданий в останньому рядку таблиці «Кеш-фло» і демонструє прогнозований стан розрахункового рахунку підприємства в кожен момент його діяльності. Негативне значення залишку на розрахунковому рахунку в будь-який період часу означає, що підприємство не має в своєму розпорядженні необхідної суми грошей для реалізації проекту. У цій ситуації для здійснення задуманих планів необхідно забезпечити фінансування проекту із зовнішніх джерел. Існує два основні види джерел фінансування: • внески інвесторів, що претендують на доходи підприємства; позики, одержані на умовах оплати фінансових ресурсів і повернення їх у встановлений термін.

289

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 4.11. Звіті про рух коштів

Вибір між акціонерним і позиковим капіталом визначається стратегією розвитку підприємства. У будь-якому випадку, при розробці плану фінансування необхідно вирішити такі завдання: 1. Забезпечити надходження коштів в обсязі, достатньому для реалізації проекту. Іншими словами, баланс коштів повинен бути ненегативним в будь-який момент діяльності підприємства. 2. Не допускати залучення капіталу, що перевищує потреби фінансування проекту, щоб обмежити витрати на оплату фінансових ресурсів (виплати відсотків і дивідендів). 3. Реально оцінювати вартість залученого капіталу. При цьому можна спиратися на пропозиції конкретних інвесторів або дані аналізу фінансового ринку. В останньому випадку, для створення схеми фінансування проекту, в якій зацікавлені як інвестори, так і підприємства, необхідно враховувати прибутковість і

290

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

надійність різних фінансових інструментів, які можуть розглядатися як альтернативні фінансові вкладення. 4. Передбачити несприятливі сценарії, при яких потреба у фінансуванні може опинитися більшою за розрахункову в результаті зростання інфляції, виникнення додаткових витрат або дії інших чинників. До розробки схеми фінансування проекту можна приступати лише після завершення формування інвестиційного плану і виробничої програми підприємства, коли визначені всі джерела надходжень і витрат. Розділ «Фінансування» призначається для підготовки плану фінансової діяльності підприємства. Тут можна описати умови залучення фінансових ресурсів, порядок обслуговування заборгованості і розрахунків з акціонерами, а також визначити умови розміщення вільних коштів і використання прибутку підприємства. До розділу належать модулі: • Акціонерний капітал; • Позики; • Лізинг; • Інвестиції; • Інші надходження; • Інші виплати; • Розподіл прибутку; • Пільги щодо податку на прибуток. Розділ «Результати» Результати моделювання діяльності підприємства відображаються у фінансових звітах, таблицях і графіках. Ці матеріали разом з текстом пояснення входять у бізнес-план, підготовку якого забезпечує Project Expert 7. Оформлення і перегляд вихідних даних, підготовлених програмою, виконуються в розділі «Результати».

291

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• • • • • • • •

Розділ містить вісім модулів: Прибутки — збитки; Кеш-фло; Баланс; Звіт про використання прибутку; Деталізація результатів; Таблиці користувача; Графіки; Звіт.

Розділ «Аналіз проекту» У цьому розділі програми міститься набір різноманітних інструментів для дослідження фінансової ефективності розробленого проекту. Тут можна вивчити динаміку фінансових коефіцієнтів, розглянути показники ефективності інвестицій, дослідити чутливість проекту і його стійкість до змін випадкових чинників, оцінити ефективність роботи кожного підрозділу компанії і визначити прибутковість проекту для його учасників. Розділ складається з 9-ти модулів: • Фінансові показники; • Ефективність інвестицій; • Доходи учасників; • Аналіз чутливості; • Аналіз беззбитковості; • Монте-Карло; • Аналіз змін; • Доходи підрозділів; • Оцінка бізнесу. Розділ «Актуалізація» Розділ «Актуалізація» призначений для здійснення контролю за ходом виконання проекту. Тут можна ввести актуальні дані про фактичні надходження і виплати, переглянути актуалізований звіт про

292

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

рух коштів і одержати звіт про розузгодження планованих і фактичних грошових потоків. Розділ містить три модулі: Актуалізація Фактичні дані про рух коштів у ході реалізації проекту вводяться в діалозі «Актуалізація». Діалог «Актуалізація» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Актуалізація». Діалог налічує дванадцять карток, в які вводяться дані про кошти, що виплачені і які надійшли. Форма карток однакова. У верхній частині міститься список джерел надходжень або виплат, описаних в проекті, в нижній частині — подана таблиця, призначена для введення платежів. У полі з прокруткою, розташованому над таблицею, необхідно вказати період, за який вводяться фактичні дані (число місяців від початку проекту). Після завершення введення фактичних даних, слід закрити діалог «Актуалізація» і виконати розрахунок проекту. Після цього можна ознайомитися із змістом актуалізованого звіту «Кеш-фло». Актуалізоване Кеш9фло Звіт «Актуалізований Cash Flow» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Актуалізація». При формуванні звіту «Актуалізований Cash Flow» програма використовує дані, введені в діалозі «Актуалізація». Якщо актуальні дані за будь-який період не введені, то програма враховує платежі за планом. Тому в діалозі «Актуалізація» необхідно вводити тільки ті платежі, які мають відхилення від тих, що заплановані. Фактичні дані можна вводити не тільки в діалозі «Актуалізація», але і безпосередньо в таблицю «Актуалізований Cash Flow». Цей варіант може виявитися зручнішим, якщо в процесі контролю над проектом використовуються збільшені дані.

293

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Перед проведенням розрахунку проекту таблицю «Актуалізований Cash Flow» необхідно закрити. Інакше програма видає повідомлення про те, що проект заблокований і перериває розрахунок. Для введення актуальних даних в таблицю «Актуалізований Cash Flow» необхідно вказати період актуалізації в полі з прокруткою верхньої частини таблиці. Після визначення цього періоду, таблиця розмежовується вертикальною лінією, що відділяє вказане число місяців в лівій частині таблиці. Права частина таблиці містить дані, що не плануються, які не доступні для редагування. Зліва можна вводити фактичні суми виплат і надходжень. При виборі для введення актуалізованих даних одного з описаних способів, застосування іншого неможливе. У разі введення даних в таблицю «Актуалізований Cash Flow», дані, введені в діалозі «Актуалізація», не використовуються при розрахунку. Розузгодження Кеш9фло Для аналізу відповідності фактичних і запланованих грошових потоків використовується звіт «Розузгодження кеш-фло». Діалог «Розузгодження Cash Flow» відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі «Актуалізація». У цьому звіті подані суми розузгодження надходжень і виплат в кожен період часу. Червоним кольором показані суми дефіциту надходжень або перевищення витрат. Чорний колір позначає надпланові надходження або економію витрат. При настройці і перегляді таблиць «Актуалізований Cash Flow» і «Розузгодження кеш-фло» використовуються прийоми, застосовані при роботі з підсумковими таблицями.

4.9. Геоінформаційні системи і управління проектами Великою системою, що покликана полегшити виконання проекту компанії, є так звані геоінформаційні системи (ГІС). Для людини,

294

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

що вперше зіткнулася з географічними інформаційними системами, цілком резонно буде поставити питання: «А що це таке?". Однозначне коротке визначення дати досить важко. У деяких довідниках геоінформаційні системи (ГІС) визначається як сучасна комп’ютерна технологія для картографування та аналізу об’єктів реального світу, а також подій, що відбуваються на нашій планеті, в нашому житті і діяльності, забезпечуючи збирання, зберігання, оброблення, доступ і відображення інформації будь-якого вигляду. Тут же виникає наступне питання: «А навіщо мені це потрібно?». Простіше за все відповісти на нього конкретними прикладами використання ГІС у житті. Наприклад, якщо ви займаєтеся охороною підприємств, то ГІС допоможе визначити оптимальне розміщення камер спостереження та інших пристроїв. Якщо ж ви надаєте транспортні послуги, то зможете у будь-який момент дізнатись, де знаходяться ваші вантажівки, стан дорожнього покриття, одержати інформацію про затори на дорогах, оптимально розрахувати завантаженість транспорту і найефективнішу траєкторію. Пожежні департаменти одержують могутній засіб щодо координування дій підрозділів, розрахунок напряму вогню і прогнозування швидкості його розповсюдження, враховуючи безліч показників. Бізнесмену ГІС допоможе вибрати місце розташування для нових філій фірми або торгових точок, складів. Для наффтодобувача — розрахує оптимальну кількість і розміщення свердловин і трубопроводів. ГІС — це можливість поглянути по-іншому на навколишній світ. В даний час це багатомільйонна індустрія, до якої залучені сотні тисяч людей у всьому світі. ГІС-технологію застосовують практично у всіх сферах людської діяльності — будь-то аналіз таких глобальних проблем, як перенаселення, забруднення лісових угідь, природні катастрофи, так і вирішення особистих завдань, таких як пошук оптимального маршруту, підбір найзручнішого місця для офісу і т. ін.

295

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Як же ГІС зберігає інформацію? Типи даних можливі в двох різних уявленнях: векторних і растрових. І якщо растрове — це відсканована карта або картинка, то векторне уявлення зберігає інформацію про предмети у вигляді наборів координат. (рис. 4.12.)

Рис. 4.12. Схема подання інформації геоінформаційної системи

ГІС загального призначення зазвичай виконує п’ять процедур (завдань) з даними: введення, маніпулювання, управління, запитаналіз і візуалізація. Введення. Для використання ГІС дані повинні бути перетворені у відповідний цифровий формат. У сучасних геоінформаційних системах цей процес може бути автоматизований із застосуванням технології сканера, що особливо важливе при виконанні великих проектів.

296

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Маніпулювання. Часто для виконання конкретних проектів необхідно додатково видозмінити наявні дані відповідно до вимог вашої системи. Наприклад, географічна інформація може зберігатися в різних масштабах (лінії вулиць у масштабі 1: 100 000, а житлові об’єкти — в 1: 10 000). Для спільної обробки і візуалізації всі дані зручніше подати в єдиному масштабі. ГІС-технологія надає різні способи маніпулювання просторовими даними, необхідні для конкретних завдань. Управління. У невеликих проектах інформація може зберігатися у вигляді звичних файлів, але при збільшенні її обсягу і зростанні числа користувачів для зберігання і управління даними ефективніше застосовувати системи управління базами даних (СУБД). Запит-аналіз. Використовуючи ГІС, стає дуже просто одержати відповіді на такі питання, як: «Хто власник даної земельної ділянки?», «На якій відстані один від одного розміщені об’єкти?», «Як вплине на рух будівництво нової дороги?», а також програвати сценарії типу: «Що буде, якщо…». Візуалізація. Для багатьох типів просторових операцій кінцевим результатом є подання даних у вигляді карти або графіка. Карта — це ефективний і інформативний спосіб зберігання і подання географічної інформації. Зараз завдяки ГІС-технологіям візуалізація самих карт може бути легко доповнена звітними документами, тривимірними зображеннями, графіками і таблицями, фотографіями та іншими засобами, наприклад, мультимедійними. Керівнику будь-якої фірми для ухвалення правильних рішень (від чи «Вкладати гроші в проект?» до «Скільки кому видати зарплату?») необхідно володіти інформацією. А вибрати потрібне з кіпи книг або накладних дуже непросто. А скільки проходить мимо, залишається непоміченим тільки тому, що треба було просто поглянути в іншому ракурсі, співвіднести з попередніми даними. Отже, виходить, що у програмних продуктів з управління проектами і ГІС деякі цілі співпадають. В першу чергу це звичайно наочне відображення наявної інформації з максимально простим і

297

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

зручним інтерфейсом, що дозволяє найшвидше оцінити поточний стан справ і ухвалити правильне рішення. Тепер зупинимося конкретніше на точках зіткнення ГІС і систем з управління проектами. Припустимо, що перед нами стоїть завдання прокласти під землею 5 000 метрів кабелю. Вже на стадії планування робіт, необхідних для виконання даного завдання, ми зіткнемося з тим, що для вибору екскаватора або трактора, або будьякої іншої техніки нам потрібна буде детальна інформація про ґрунт в районі запланованих робіт. Ми не зможемо підібрати потрібний матеріал, не знаючи погодних умов та їх передбачуваних змін у певні інтервали часу. Кількість і тип матеріалів, а також вид техніки вводяться в систему управління, в той час, як клімат на будмайданчику та інформація про ґрунт відображається за допомогою геоінформаційних систем. Можна навести дуже багато прикладів, як на стадії планування робіт виникає необхідність в даних ГІС. Наприклад, якщо ГІС підкаже вам, що в даному місці є підземна річка або рівень радіації тут практично не придатний для вашого задуму, то, безумовно, це відобразиться на проекті — або ви виберете інше місце, або повинні врахувати додаткові роботи щодо усунення перешкод і, отже, додаткові витрати. Як же автоматизувати роботу двох цих систем? Одна справа вручну внести зміни в планування проекту, переглянувши надану ГІС інформацію, і інша — якщо ці зміни автоматично скоювалися б на основі даних ГІС. Тобто йдеться про інтеграцію програмних продуктів. І якщо інтеграція при плануванні уявляється чимось зі сфери фантастики, то на стадії виконання проекту вона знаходить чіткіші форми. Уявіть, що в компанії є дві системи: система управління проектами і геоінформаційна система. Кожна по-своєму необхідна. Одна дає можливість візуально побачити, як просуваються роботи (наприклад, картинку тих стін будинку, які вже звели), а інша покаже реальний відсоток виконання проекту за конкретними показниками (гроші, час, фіз. обсяги і т.ін.). Для того, щоб відновити інформацію

298

Частина 4 СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

в кожній із систем, потрібно ввести в неї фактичні дані, відповідні реальному положенню справ на даний момент. А якщо проект складається не з однієї тисячі робіт? Ось де доречною була б інтеграція ГІС і системи управління. Зараз до подібного роду інтеграції починають виявляти цікавість великі компанії, такі як Atomic Energy CL (AECL — Canada), Aramco (Saudi Arabia), Bantrel (Bechtel Canada), DOE — Yucca Mountain Project, Westinghouse Electric Company, VISTRA Corp. Canada. Який саме тип інтеграції цікавить ту або іншу компанію залежить в першу чергу від того, для зберігання якої інформації ця компанія використовує геоінформаційні системи. Враховуючи вищезазначене, на сьогодні робота проектного менеджера може бути ефективно модернізована. При цьому на ринку співіснують продукти, що відповідають і світовим канонам у сфері ведення проектів.

Запитання і завдання для обговорення 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Сформулюйте завдання і вкажіть ресурси, необхідні для її ви конання. Сформулюйте завдання із зазначенням дат початку і закін чення її виконання. Переглянути сформульовані завдання у вигляді доповідного, простого списку та прострочених завдань. Які можливості програми Primavera Project Planner ви можете означити? Сформулюйте переваги і недоліки автоматизованих систем управління проектами. Які завдання дозволяє вирішувати Project Expert Дайте визначення геоінформаційній системі Які процедури зазвичай виконує ГІС загального призначення?

299

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Помилятися людині властиво, але остаточно все заплута ти може тільки комп’ютер. П’ятий закон ненадійності Якби будівельники зводили споруди так само, як програміс ти пишуть програми, цивілізація була б зруйнована польотом першого дятла. Другий закон Вейнберга Навіть маленька практика варта великої теорії Закон Букера

300

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

5.1. Ресурси баз даних Розуміння суті бази даних (БД) необхідне для ефективного звернення із запитами до різних видалених БД, для усвідомлення дисципліни колективного використання БД, а також для орієнтації в особливостях проектування схем БД. Один кінцевий користувач може мати справу з інформаційними ресурсами (базами даних) декількох рівнів. Він може створювати і модифікувати персональні БД, використовувати і поповнювати БД робочих груп та БД корпорації, звертатися із запитами до зовнішніх БД, які поповнюються і ведуться іншими організаціями. Всі дії з БД забезпечуються програмною системою управління базами даних (СУБД). СУБД необхідні менеджеру для створення і модифікації персональних БД, а також для вільного виконання ситуативних (ad-hoc) запитів до особистості та інших БД (робочих груп, організації, корпорації, зовнішніх). Якщо на робочому місці створюється багато однорідних структурованих даних, то особисту БД ефективніше вести засобами СУБД, а не засобами електронних таблиць. Кожна СУБД зазвичай має власну мову програмування додатків, що використовують базу даних. Для комп’ютеризації функціональних завдань, що засновані на базах даних, всі програми розробляються програмістами. Тут програмування має максимальну ефективність, оскільки масові початкові вихідні дані та алгоритми, визначені наперед, жорстко регламентовані, мають стабільну структуру. Цей вид завдань, що називалися раніше рутинними, зараз називають завданнями, які визначені наперед. На середньому ж і вищому рівнях менеджменту програмується лише частина завдань, оскільки тут їх практично немає масових і визначених наперед. Тут менеджерам понад усе необхідні засоби ситуативних запитів до різних баз даних, а також системи підтримки ухвалення рішень (СПУР) і електронні таблиці для оперативного формування проблемної аналітичної інформації.

301

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

5.1.1. Основні поняття БД Активна діяльність щодо пошуку прийнятних способів узагальнення обсягу інформації, що безперервно зростає, призвела до створення на початку 60-х років спеціальних програмних комплексів, які стали називатися «Системи управління базами даних» (СУБД). Основна особливість СУБД — це наявність процедур для введення і зберігання не тільки самих даних, але й описів їх структури. Файли, забезпечені описом даних, що зберігаються в них, і СУБД, що знаходяться під управлінням, стали називати банки даних, а потім «Бази даних» (БД). Поняття «база даних» означає сукупність даних, призначених для спільного використання. Розрізняють документальну БД (сукупність текстових документів вільних форматів) і фактографічну БД (сукупність відомостей, що зберігаються в інформаційній системі і організованих відповідно до вимог будь-якого фіксованого набору форматів). Дані, що зберігаються в документальних і фактографічних БД, заносяться в ці сховища, модифікуються і використовуються за допомогою СУБД. СУБД відноситься до набору засобів програмного забезпечення, створених для роботи з фактографічними даними, структура яких набагато складніша, ніж структура неформатованих текстових документів. Проте існують СУБД, які можуть працювати з різними типами БД (у цих випадках зазвичай домовляються, що до складу СУБД включений текстовий редактор). Існують СУБД, створені спеціально для зберігання і пошуку текстових документів, а також СУБД для зберігання графічних об’єктів (карт, креслень). Ключовими поняттями БД і СУБД є фізичне і логічне подання даних, незалежність даних, моделі даних.

302

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Фізичні дані, або фізичне подання даних, це дані, які зберігаються в пам’яті комп’ютера на фізичних носіях (магнітних дисках, оптичних дисках і т. ін.). Дані можуть зберігатися і безпосередньо в оперативній пам’яті, якщо їх небагато або якщо вони повинні використовуватися терміново. Великі обсяги даних зберігаються у вторинній швидкодіючій пам’яті, на пристроях, що запам’ятовують, з прямим доступом, перш за все на дисках. Послідовний доступ до даних магнітних стрічок не забезпечує необхідної швидкості роботи з БД, тому БД на магнітних стрічках застаріли, але їх продовжують використовувати для зберігання архіву БД і дублювання дискової БД. Коли інженери говорять про фізичне подання даних, йдеться про номери дисків, сектори й доріжки дисків, про номери блоків і байтів. Це серйозно ускладнювало б роботу кінцевого користувача БД — економіста, менеджера. Головна перевага СУБД в тому і полягає, що користувач звільняється від розуміння фізичного подання даних і управляє даними на рівні логічного подання. Логічне подання відповідає фізичному, але оперує звичними для користувача назвами документів, таблиць, стовпців (полів, елементів, атрибутів). На логічному рівні наочно відображаються взаємозв’язки між даними і задаються відношення «суть — зв’язок». Поняття незалежності даних означає, що сучасні СУБД забезпечують користувачу незалежність від організації фізичних даних. У традиційних файлових системах немає незалежності даних, що призводить до жорсткості системи і викликає труднощі при внесенні змін у прикладні програми при додаванні нових даних або зміні структури файлу.

303

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Логічно подати дані можна по-різному, у зв’язку з цим велике значення має поняття моделі даних. Модель даних — це спосіб визначення логічного подання фізичних даних, що зберігаються для певних цілей. Моделлю даних називається також формалізований опис структури одиниць інформації і операцій над ними в інформаційній системі з метою подання основних категорій реального світу — об’єктів, їх зв’язків і властивостей. У британському тлумачному словнику з обчислювальних систем модель даних (data model) визначається так: «Термін, використаний в різних випадках у зв’язку із зберіганням даних на фізичному або логічному рівні, частіш на першому. Зазвичай йдеться про формально певну структуру, яка використовується для подання даних». Наведені вище визначення доповнюють один одного. Важливо розуміти, що модель даних — це не самі дані, а дані про дані (метадані), які характеризують принцип організації одиниць інформації і допустимі операції над ними. Відомі різні типи моделей даних, з яких найбільш поширені реляційна, мережева та ієрархічна. Проте з теоретичної точки зору дві останні моделі є окремими випадками загального реляційного подання. Основою багатьох високопродуктивних СУБД стала реляційна модель даних (суть трьох моделей зображена на рис. 5.1 на прикладі організації взаємопов’язаної порції даних: СЛУЖБОВЕЦЬ, НАЧАЛЬНИК, ТЕЛЕФОН.

В основі реляційного подання даних є проста таблиця, тому далі ми можемо говорити про таблиці і реляційну модель. Модель даних має три компоненти: • структуру даних користувача, • допустимі операції з метою визначення нових БД; • обмеження для контролю цілісності даних з метою охорони БД і її захисту від некоректного оновлення і обігу.

304

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Службовець

Начальник

Телефон

Реляційна модель задає зв’язки між елементами (полями, атрибутами)

Начальник

Службовець Службовець Службовець

Телефон

Ієрархічна модель задає один зв’язок між двома одиницями інформації Начальник

Службовець Службовець

Телефон

Мережева модель задає два типа зв’язків: між елементами і між складними одиницями

Рис. 5.1. Суть трьох моделей даних

Наприклад, реляційна модель даних не допускає в таблиці існування двох однакових записів (кортежів). Т. б. обмеження вимагає, щоб кожен кортеж (ланцюг взаємопов’язаних полів) був унікальним примірником. Якщо ж користувач уведе в таблицю два однакові

305

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

кортежі, то СУБД знайде їх і, принаймні, сповістить користувача про це, а також автоматично запитає, який з примірників необхідно видалити. У СУБД заборона викликана необхідністю коректного пошуку й операцій, пов’язаних з модифікацією даних. Якщо СУБД дозволяє користувачу мати дублікати рядків, то її називають псевдореляційною, підкреслюючи тим самим, що користувачу надається обмежене коло операцій з даними. До основних термінів БД входить також поняття схеми бази даних. У зарубіжних публікаціях частіше використовують термін «схема», але застосовують також і термін «модель БД». Є небезпека переплутати модель даних з моделлю бази даних, тому краще використовувати термін «схема БД». Модель даних задає для СУБД єдиний принцип опису структури будь-якої одиниці даних, а модель (схема) бази даних дає узагальнене подання структури всіх необхідних одиниць. За допомогою схеми зміст логічної БД робиться більш досяжним і зручним для сприйняття його людиною. Проте неможливо обійтися одним поняттям схеми БД, коли є декілька користувачів, і у кожного з них — свої потреби в даних і своє уявлення про частину використовуваних загальних даних, що зберігаються, наприклад, на сервері. Схема бази даних відображає співвідношення частин і цілого, тобто уявлень користувачів БД про «власну частину» з глобальним, концептуальним подання БД всієї інформаційної системи. Це відображено на рис. 5.2. Наприклад, якщо дані про наявність товарів на складі, що зберігаються в таблиці з ім’ям «С», необхідні трьом користувачам (завідувачу складом, адміністратору магазину і керівнику підприємства), то в узагальненій схемі, так званій концептуальній схемі, файл наявності товарів присутній лише один раз із вказівками про обмеження на допуск до файлу: всі три користувачі мають право читати дані і лише один з них (завідувач складу) має право модифікувати записи

306

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

у файлі. Концептуальна і зовнішні схеми БД є найважливішими інструментами для адміністратора БД, який адмініструє права кожного користувача БД в інформаційній системі (ІС).

Файли бази даних, які використовуються

A, C, D

C, k

A, B, C, D, E, F, …, k, …,n

Реальне фізичне уявлення даних

База даних

Зовнішні схеми

Концепт туальна схема

Внутрішня схема

Фізичний рівень

C, m

Логічний рівень

d¡ d¡ d¡

Рис. 5.2. Ієрархія схем і рівнів баз даних в інформаційних системах

Коло даних окремого користувача, тобто таблиць, з якими він має право працювати, утворює зовнішню схему БД. В ІС існує єдина концептуальна схема і декілька зовнішніх схем БД. Характерним є те, що концептуальна схема не є простим поєднанням зовнішніх

307

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

схем. Розраховані на велику кількість користувачів дані (ситуація з таблицею «С» на рис. 6.2.2) в концептуальній моделі відображаються одноразово з додатковими обмеженнями на допуск до даних (повноваженнями). Крім того, в концептуальній схемі відображаються логічні взаємозв’язки (відносини) між елементами даних на рівні полів (елементів даних). У вітчизняній і зарубіжній літературі, що стосується даних, існує багато синонімів основних понять. Інформаційні об’єкти (товари, склади і т. ін.) називають суттю; властивості об’єктів називають реквізитами, полями, елементами, атрибутами суті; зовнішні схеми називають операційними схемами і даталогічними моделями, а концептуальну схему — концептуальною моделлю або інфологічною моделлю. Поняття логічного і фізичного подання, зовнішньої і концептуальної схем відносять до сфери опису архітектури СУБД, також як і поняття внутрішньої схеми, яка забезпечує відповідність логічної структури зовнішньої моделі і фізичного подання даних на носіях.

5.1.2. Архітектура СУБД СУБД повинна надавати доступ до даних будь-яким користувачам, включаючи і тих, які практично не мають і (або) не хочуть мати уявлення про: • фізичне розміщення в пам’яті даних та описів; • механізми пошуку даних, що в процесі запиту; • проблеми, що виникають при одночасному запиті одних і тих же даних багатьма користувачами (прикладними програмами); • способи забезпечення захисту даних від некоректних оновлень і (або) несанкціонованого доступу; • підтримку баз даних в актуальному стані; • та безліч інших функцій СУБД.

308

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

При виконанні основних з цих функцій СУБД повинна використовувати різні описи даних. А як створювати ці описи? Природно, що проект бази даних треба починати з аналізу предметноїнаочної області і виявлення вимог до неї окремих користувачів (співробітників організації, для яких створюється база даних). Докладніше цей процес буде розглянутий нижче, а тут зазначимо, що проектування звичайно доручається людині (групі осіб) — адміністратору бази даних (АБД). Ним може бути як спеціально обраний співробітник організації, так і майбутній користувач бази даних, достатньо добре знайомий з машинною обробкою даних. Об’єднуючи особисті подання про вміст бази даних, одержані в результаті опитування користувачів, і свої уявлення про дані, які можуть знаходитись в майбутніх додатках, АБД спочатку створює узагальнений неформальний опис створюваної бази даних. Цей опис, виконаний з використанням природної мови, математичних формул, таблиць, графіків та інших засобів, зрозумілих всім людям, що працюють над проектуванням бази даних, називають інфологічною моделлю даних (рис. 5.3). Така людино-орієнтована модель повністю незалежна від фізичних параметрів середовища зберігання даних. Врешті-решт цим середовищем може бути пам’ять людини, а не ЕОМ. Тому інфологічна модель не повинна змінюватися допоки якісь зміни в реальному світі не зажадають зміни в ній певного визначення, щоб ця модель продовжувала відображати предметну область. Решта моделей, зображених на рис. 5.3, є комп’ютерно-орієнтовними. З їх допомогою СУБД дає можливість програмам і користувачам здійснювати доступ до даних, що зберігаються, лише за їх іменами, не турбуючись про фізичне розміщення цих даних. Потрібні дані відшукуються СУБД на зовнішніх пристроях, що запам’ятовують, за фізичною моделлю даних. Оскільки зазначений доступ здійснюється за допомогою конкретної СУБД, то моделі повинні бути описані на мові даних цієї СУБД. Такий опис, створюваний АБД за інфологічною моделлю даних, називають даталогічною моделлю даних.

309

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Предметна область (частина реального світу, яка відображується у базі даних) Користувачі бази даних

Адміністратор базі даних

Інфологічна модель даних Узагальнений, не прив’язаний до конкретної СУБД або ПК опис предметної області (набір даних, їх типів, свіязей, довжин та ін.)

Даталогічна модель даних Моделі та описи, які використову є СУБД

{

Опис на мові конкретної СУБД

Фізична модель даних Опис даних, які зберігаються

БАЗА ДАНИХ

Рис. 5.3. Рівні моделей даних

310

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Трирівнева архітектура (інфологічний, даталогічний і фізичний рівні) дозволяє забезпечити незалежність даних, що зберігаються, від програм які їх використовують. АБД може при необхідності переписати дані, що зберігаються, на інші носії інформації і (або) реорганізувати їх фізичну структуру, змінивши лише фізичну модель даних. АБД може підключити до системи будь-яку кількість нових користувачів (нових додатків), доповнивши, якщо треба, даталогічну модель. Вказані зміни фізичної і даталогічної моделей не будуть помічені існуючими користувачами системи (виявляться «прозорими» для них), так само як не будуть помічені і нові користувачі. Отже, незалежність даних забезпечує можливість розвитку системи баз даних без руйнування існуючих додатків. Інфологічна модель відображає реальний світ в деякі зрозумілі людині концепції, повністю незалежні від параметрів середовища зберігання даних. Існує безліч підходів до побудови таких моделей: графові моделі, семантичні мережі, модель «суть-зв’язок» і т. ін. Найпопулярнішою з них виявилася модель «суть-зв’язок», яка буде розглянута нижче. Інфологічна модель повинна бути відображена в комп’ютерноорієнтовній даталогічній моделі, «зрозумілій» СУБД. В процесі розвитку теорії і практичного використання баз даних, а також засобів обчислювальної техніки створювалися СУБД, що підтримують різні даталогічні моделі. Спочатку стали використовувати ієрархічні даталогічні моделі. Простота організації, наявність наперед заданих зв’язків між суттю, подібність з фізичними моделями даних дозволяли добиватися прийнятної продуктивності ієрархічних СУБД на повільних ЕОМ з вельми обмеженими обсягами пам’яті. Але, якщо дані не мали деревовидної структури, то виникало безліч труднощів при побудові ієрархічної моделі і бажанні добитися потрібної продуктивності. Мережеві моделі також створювалися для мало ресурсних ЕОМ. Це достатньо складні структури, що складаються з «наборів» — так званих дворівневих дерев. «Набори» з’єднуються за допомогою

311

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

«записів-зв’язок», утворюючи ланцюжки і т.ін. Один із розробників операційної системи UNIX сказав «Мережева база — це найвірніший спосіб втратити дані». Труднощі у практичному використанні ієрархічних і та мережевих СУБД примушували шукати інші способи подання даних. У кінці 60-х років з’явилися СУБД на основі інвертованих файлів, що відрізнялися простотою організації і наявністю вельми зручних мов маніпулювання даними. Проте таким СУБД притаманний ряд обмежень на кількість файлів для зберігання даних, кількість зв’язків між ними, довжину запису і кількість її полів. Сьогодні найбільш поширені реляційні моделі, які будуть детально розглянуті в наступних розділах. Фізична організація даних в основному впливає на експлуатаційні характеристики БД. Розробники СУБД намагаються створити найпродуктивніші фізичні моделі даних, пропонуючи користувачам той або інший інструментарій для піднастройки моделі під конкретну БД. Різноманітність способів коректування фізичних моделей сучасних промислових СУБД не дозволяє розглянути їх в цьому посібнику.

5.1.3. Інфологічна модель даних «Сутність"зв’язок». Основні поняття Мета інфологічного моделювання — забезпечення найприродніших для людини способів збору і подання тієї інформації, яку передбачається зберігати в створюваній базі даних. Тому інфологічну модель даних намагаються будувати за аналогією з природною мовою (остання не може бути використана через складність комп’ютерної обробки текстів і неоднозначності будь-якої природної мови). Основними конструктивними елементами інфологічних моделей є сутність, зв’язки між ними та їх властивості (атрибути).

312

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Сутність — це будь-який особливий об’єкт (об’єкт, який ми можемо відрізнити від іншого), інформацію про який необхідно зберігати в базі даних. Сутністю можуть бути люди, місця, літаки, рейси, смак, колір і т.ін. Необхідно розрізняти такі поняття, як тип сутності та зразок сутності. Поняття тип сутності відноситься до набору однорідних осіб, предметів, подій або ідей, які є цілим. Зразок сутності відноситься до конкретної речі в наборі. Наприклад, типом сутності може бути МІСТО, а зразком — Москва, Київ і т.ін. Атрибут — пойменована характеристика сутності. Його найменування повинне бути унікальним для конкретного типу сутності, але може бути однаковим для різного типу сутності (наприклад, КОЛІР може бути визначений для багатьох сутностей: СОБАКА, АВТОМОБІЛЬ, ДИМ і т.ін.). Атрибути використовуються для визначення того, яка інформація повинна бути зібрана про сутність. Прикладами атрибутів для сутності АВТОМОБІЛЬ є ТИП, МАРКА, НОМЕРНИЙ ЗНАК, КОЛІР і т. ін. Тут також існує відмінність між типом і зразком. Тип атрибуту КОЛІР має багато зразків або значень: Червоний, Синій, Банановий, Біла ніч і т.ін., проте кожному зразку сутності привласнюється тільки одне значення атрибуту. Абсолютна відмінність між типами сутності і атрибутами відсутня. Атрибут є таким тільки у зв’язку з типом сутності. У іншому контексті атрибут може виступати як самостійна сутність. Наприклад, для автомобільного заводу колір — це тільки атрибут продукту виробництва, а для лакофарбної фабрики колір — тип суті. Ключ — мінімальний набір атрибутів, за значенням яких можна однозначно знайти необхідний зразок сутності. Мінімальність означає, що вилучення з набору будь-якого атрибуту не дозволяє ідентифікувати сутність за тими, що залишаються.

313

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Для сутності Розклад ключем є атрибут Номер рейсу або набір: Пункт відправлення, Час вильоту і Пункт призначення (за умови, що з пункту в пункт вилітає в певний момент часу один літак). Зв’язок — асоціювання двох або більше сутностей. Якби призначенням бази даних було тільки зберігання окремих, не пов’язаних між собою даних, то її структура могла б бути дуже простою. Проте одна з основних вимог до організації бази даних — це забезпечення можливості пошуку однієї сутності за значенням інших, для чого необхідно встановити між ними певні зв’язки. А оскільки в реальних базах даних нерідко містяться сотні або навіть тисячі сутностей, то теоретично між ними може бути встановлено більше мільйона зв’язків. Наявність такої безлічі зв’язків і визначає складність інфологічних моделей. Характеристика зв’язків і мова моделювання

При побудові інфологічних моделей можна використовувати мову ER-діаграм (від англ. Entity-Relationship, тобто сутність-зв’язок). У них сутність зображена позначеними прямокутниками, асоціації — ромбами або шестикутниками, атрибути — поміченими овалами, а зв’язки між ними — ненаправленими ребрами, над якими може проставлятися ступінь зв’язку (1 або буква, що замінює слово «багато») і необхідне пояснення. Між двома сутностями, наприклад, А і В можливі чотири види зв’язків. Перший тип — зв’язок ОДИН-ДО-ОДНОГО (1:1): у кожен момент часу кожному представнику (зразку) сутності А відповідає 1 або 0 представників сутності В (рис.5.4.). Студент може не «заробити» стипендію, одержати звичайну або одну з підвищених стипендій. Другий тип — зв’язок ОДИН-ДО-БАГАТЬОХ (1: Б): одному представнику сутності А відповідають 0, 1 або кілька представників сутності В (рис. 5.5.).

314

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

1

1 АВ

А

В

Сту дент

1

1 Призна чення

Від стипендії

Рис. 5.4. Зв’язок ОДИНДООДНОГО 1 А

М АВ

В

Квар тира

1

М Призна чення

Меш канець

Рис. 5.5. Зв’язок ОДИНДОБАГАТЬОХ

Квартира може бути порожньою, в ній може мешкати одна або кілька осіб. Оскільки між двома сутностями можливі зв’язки в обох напрямах, то існує ще два типи зв’язку БАГАТО-ДО-ОДНОГО (Б:1) і БАГАТО ДО-БАГАТЬОХ (М: N). Приклад 1. Якщо зв’язок між сутностями ЧОЛОВІКИ і ЖІНКИ називається ШЛЮБ, то існує чотири можливих подання такого зв’язку (рис. 5.6.). Характер зв’язків між сутностями не обмежується переліченими. Існують і складніші зв’язки (рис.5.7.): 1. Пацієнт, маючи одного лікаря, який його лікує, також може мати кількох лікарів-консультантів; лікар може лікувати одних пацієнтів, а також давати консультації кільком іншим (рис.5.8.). 2. Лікар може дати направлення кільком пацієнтам здавати кілька аналізів, аналіз може бути призначений кількома лікарями кільком пацієнтам і пацієнт може бути призначений на кілька аналізів кількома лікарями); 3. Зв’язки вищих порядків, семантика (значення) яких іноді дуже складна.

315

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1

1

Шлюб

Чоловіки

Шлюб М

М

Багатоженство

Жінки

Поліандрія

Жінки

Груповий шлюб

N

Шлюб

Чоловіки

Жінки 1

Шлюб

Чоловіки

Традиційний шлюб

М

1 Чоловіки

Жінки

Рис. 5.6. Можливі типи зв’язку М

Лікуючий лікар

1

Пацієнт

Лікар М

Консультант

N

Рис.5.7. Безліч зв’язків між однією і тією ж сутністю

Лікар

М

Призначений аналіз Р Пацієнт

Рис. 5.8. Тринарні зв’язки

316

N

Аналіз

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

У наведених прикладах для підвищення ілюстративності даних зв’язків не подані атрибути сутності та асоціацій у всіх ERдіаграмах. Так, введення лише кількох основних атрибутів в опис шлюбних зв’язків значно ускладнить ER-діаграму. У зв’язку з цим мова ER-діаграм використовується для побудови невеликих моделей та ілюстрації окремих фрагментів великих. Частіше ж застосовується менш наочна, але змістовніша мова інфологічного моделювання (МІМ), в якій суть і асоціації подаються у вигляді пропозицій: СУТЬ АСОЦІАЦІЯ

(атрибут 1, атрибут 2,..., атрибут n) [СУТЬ S1, СУТЬ S2,...] (атрибут 1, атрибут 2,..., атрибут n)

де

S — ступінь зв’язку, а атрибути, що належать до ключа, повинні бути виділені підкресленням. Так, розглянутий вище приклад з безліччю зв’язків між суттю, може бути описаний на МІМ таким чином: Лікар

(Номер_лікаря, Прізвище, Ім’я, По батькові, Спеціальність)

Пацієнт

(Реєстраційний_номер, Номер ліжка, Прізвище, Ім’я, По батькові, Адреса, Дата народження, Стать)

Лікар, що лікує

[Лікар 1, Пацієнт M] (Номер_лікаря, Реєстраційний_номер)

Консультант

[Лікар M, Пацієнт N] (Номер_лікаря, Реєстраційний номер).

Для виявлення зв’язків між суттю необхідно принаймні визначити саму сутність. Але це не просте завдання, оскільки в різних предметних областях один і той же об’єкт може бути сутністю, атрибутом або асоціацією. Проілюструємо таке твердження на прикладах, пов’язаних з описом шлюбних зв’язків.

317

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

а)

Код чоловіка

Код чоловіка

Чоловіки

Прізвище

… М

Шлюб

Ім’я

б)

N

… Код жінки

Шлюб

№ по свідчення

Ім’я

Прізвище …

… Код чоловіка

1 Чоловіки

Прізвище

Код жінки

М Шлюб

№ по свідчення

Ім’я

…

… г)

Табель ний номер

1 Співробітник

Прізвище

Шлюб

1 …

Рис. 5.9. Приклади ERдіаграм

Прізвище

Табель ний номер Табель ний номер

Ім’я

318

Прізвище Ім’я

Код чоловіка Прізвище

в)

Код жінки

Жінки

№ по свідчення

№ по свідчення

…

Код жінки

…

…

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Приклад 2. Відділ записів актів громадянського стану (ЗАГС) займається реєстрацією шлюбу, народження або смерті. Тому в країнах, де допускаються лише традиційні шлюби, відділи ЗАГС можуть містити відомості про реєстрацію шлюбу в єдиній сутності: ШЛЮБ

(Номер_свідоцтва, Прізвище чоловіка, Ім’я чоловіка, По батькові чоловіка, Дата народження чоловіка, Прізвище дружини, Дата реєстрації, Місце реєстрації,...),

ER-діаграма якої наведена на рис. 5.9 (б) Приклад 3. Тепер розглянемо ситуацію, коли відділ ЗАГС знаходиться в країні, яка дозволяє багатоженство. Якщо для реєстрації шлюбів використовувати суть «Шлюб» прикладу 2., то дублюватимуться відомості про чоловіків, що мають кількох дружин (див. табл. 5.1). Таблиця 5.1 Номер свідоцтва

Прізвище чоловіка

...

Прізвище дружини

...

Дата реєстрації

1ЮБ 154745

Пєтухов

...

Курочкіна

...

06/03/1991

1ЮБ 163489

Пєтухов

...

Пеструшкіна

...

11/08/1991

1ЮБ 169887

Пєтухов

...

Рябова

...

12/12/1992

1ЮБ 169878

Селезнєв

...

Уточкіна

...

12/12/1992

1ЮБ 154746

Парасюк

...

Свинюшкіна

...

06/03/1991

1ЮБ 169879

Парасюк

...

Хавронія

...

12/12/1992

...

...

...

...

...

...

319

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Дублювання можна виключити створенням додаткової сутності «Чоловіки». Чоловіки

(Код_М, Прізвище, Ім’я, По батькові, Дата народження, Місце народження)

і заміною сутності «Шлюб» характеристикою (див. п.3) з посиланням на відповідний опис за суттю «Чоловіки». ШЛЮБ

(Номер свідоцтва, Код_Ч, Прізвище дружини,..., Дата реєстрації,...){Чоловіки}.

ER-діаграма зв’язку цієї сутності показана на рис. 5.4. в, а приклад їх екземплярів в табл. 5.2 і 5.3. Таблиця 5.2 Код Ч

Прізвище

Ім’я

По батькові

Рік/нар.

Місце народж.

111

Пєтухов

Альфред

Остапович

1971

м. Цапелька

112

Селезнєв

Вавила

Абрамович

1973

м. Гусєв

113

Парасюк

Горацій

Федулович

1972

м. Свиньїн

Приклад 4. Нарешті, розглянемо випадок, коли який-небудь організації знадобились дані про наявність в ній сімейних пар, а для зберігання відомостей про співробітників вже є суть Співробітники (Табельний_номер, Прізвище, Ім’я,...).

Використання, розглянутої в прикладі 2, сутності Шлюб» недоцільне: у сутності» Співробітники» вже є прізвища, імена, по батькові подружжя. Тому створимо асоціацію ШЛЮБ

[Співробітник 1, Співробітник 1] (Табельний номер чоловіка, Табельний номер дружини,...),

з’єднуючи між собою певні зразки сутності «Співробітники» (рис. 5.9., г).

320

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Таблиця 5.3 Номер свідоцтва

Код — Ч

Прізвище дружини

Ім’я дружини

Дата реєстрації

1ЮБ 154745

111

Курочкіна

Августина

06/03/1991

1ЮБ 163489

111

Пеструшкіна

Маріана

11/08/1991

1ЮБ 169887

112

Рябова

1ЮБ 169878

112

Уточкіна

Вероніка

12/12/1992..

1ЮБ 154746

113

Свинюшкіна

Ельвіра

06/03/1991..

1ЮБ 169879

113

Хавронія

Руфіна

12/12/1992..

Мілана

12/12/1992

Зазначимо, що ER-діаграма рис. 5.9., а описує структуру розміщення даних про шлюби у відділах ЗАГС країн, що допускають групові шлюби, а ER-діаграми прикладу 5.9., описи будь-яких видів шлюбів у організаціях, де є сутність «чоловіка» і «жінки», включаючи неодружених. Що ж таке «зв’язок»? У ER-діаграмах це лінія, що з’єднує геометричні фігури, що відображають сутність, атрибути, асоціації та інші інформаційні об’єкти. У тексті ж цей термін використовується для вказівки на взаємозалежність сутності. Якщо ця взаємозалежність має атрибути, то вона називається асоціацією. На завершення розглянемо приклад побудови інфологічної моделі бази даних «харчування», де повинна зберігатися інформація про страви (рис. 5.5.), їх щоденне споживання, продукти, з яких готуються ці страви, і постачальників цих продуктів. Інформація буде використовуватись кухарем і керівником невеликого підприємства громадського харчування, а також його відвідувачами.

321

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. Лобіо по@грузинськи Ламану очищену квасолю, нашаткований лук посолити, посипати пе рцем і припустити в маслі з невеликою кількістю бульйону; додати кинзу, зелень петрушки, рейган (базилік) і довести до готовності. Потім запекти в духовці. Квасоля стручкова (свіжа або консервова на) 200, Цибуля зелена 40, Масло вершкове 30, Зелень 10. Вихід 210. Калорій 725.

Рис. 5.5. Приклад кулінарного рецепту

За допомогою зазначених користувачів виділені такі об’єкти і характеристики бази, що проектується: 1. Страви, для опису яких потрібні дані, що входять до складу кулінарних рецептів: номер страви (наприклад, з книги кулінарних рецептів), назва та вид (закуска, суп, cмаженина т.ін.), рецепт (технологія приготування блюда), вихід (вага порції), назва, калорійність і вага кожного продукту, що є інгредієнтом страви. 2. Для кожного постачальника продуктів: найменування, адреса, назва продукту, що постачається, дата поставки і ціна на момент поставки. 3. Щоденне споживання страв (витрати): страва, кількість порцій, дата. Аналіз об’єктів дозволяє виділити: • Основи: Страви, Продукти і Міста; • асоціації: Склад (пов’язує Страви з Продуктами) і Поставки (пов’язує Постачальників з Продуктами); • позначення Постачальники; • характеристики Рецепти і Витрати. ER-діаграма моделі наведена на рис. 5.10. а модель на мові МІМ має наступний вигляд:

322

Рис. 5.10. Інфологічна модель бази даних «Харчування»

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

323

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Страви (СТ, Страва, Вид) Продукти (ПР, Продукт, Калорійність) Постачальники (ПОС, Місто, Постачальник) [Місто] Склад [Страви M, Продукти N] (Ст, ПР, Вага (г)) Поставки [Постачальники M, Продукти N] (ПОС, ПР, Дата П, Ціна, Вага (кг) Міста (Місто, Країна) Рецепти (Ст, Рецепт) {Страви} Витрати (СТ, Дата Р, Порцій) {Страви}

У цих моделях Страва, Продукт і Постачальник — найменування, а СТ., ПР і ПОС — цифрові коди блюд, продуктів і організацій, що постачають ці продукти. 5.1.4. Реляційна структура даних В кінці 60-х років з’явилися наукові праці, в яких обговорювалися можливості застосування різних табличних даталогічних моделей даних, тобто можливості використання звичних і подання способів подання даних. Найбільш значною була стаття співробітника фірми IBM д-ра Е. Кодда (Codd E. F., А Relational Model of Data for Large Shared Data Banks. CACM 13: 6, June 1970), де, ймовірно, вперше був застосований термін «реляційна модель даних». Будучи математиком за освітою, Е. Кодд запропонував використовувати для обробки даних апарат теорії множин (об’єднання, перетин, різниця, декартовий твір). Він показав, що будь-яке подання даних зводиться до сукупності двовимірних таблиць особливого виду, відомого в математиці як відношення — relation (англ.) У реляційній моделі даних предметну область подають у вигляді певної кількості однорідних таблиць. Таблицю можна в думках уявляти собі як файл, а базу даних — як набір таблиць. Таблиця є складовою одиницею інформації, яка фіксує деякі відносини її елементів (реквізитів, полів, атрибутів). У цьому значенні термін «таблиця» замінюють терміном «відношення».

324

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Число стовпців в таблиці називається порядком відношення. Значення всіх стовпців, пов’язані в одному рядку таблиці, називають кортежем, а значення всіх рядків, що знаходяться в одному стовпці — доменом. Фундаментальною характеристикою баз даних є можливість опису властивостей відносин. Реляційне відношення має такі властивості: 1. Відносини нормалізовані, якщо кожна клітина кортежу є простим значенням, що не складається з груп. (Альтернатива: у таблиці СЛУЖБОВЕЦЬ може існувати стовпець ДІТИ, що є групою реквізитів (ім’я, рік народження, місяць, дата народження). Це викликає необхідність заміни поля ДІТИ іншою таблицею, що порушує вимоги реляційної моделі даних і призводить до мережевого або ієрархічного відношення. 2. Нормалізовані відносини подаються у вигляді таблиці, що має ім’я (ім’я відношення), порядок (кількість стовпців), а також імена стовпців, які відповідають іменам атрибутів. Рядки таблиці відповідають кортежам. 3. Впорядкування кортежів необов’язкове, хоча це може відображатися на ефективності пошуку кортежів. 4. Всі кортежі повинні відрізнятися хоча б в одному символі. 5. Кілька одиничних атрибутів (полів) однозначно ідентифікують кортеж. Наприклад, у відношенні СЛУЖБОВЕЦЬ — це прізвище, ім’я і по батькові; у відношенні ТОВАР — код товару і найменування товару; у відношенні ПОСТАВКА — код постачальника. Це рольові атрибути, один з яких приймається за первинний ключ. 6. Нормалізовані зв’язки реляційної БД можуть мати зв’язки між собою через загальні домени. БД — це сукупність зв’язків, які змінюються в часі. Ключ — це основне поле БД, по якому в ній сортують записи або ведеться пошук даних. Не слід зберігати одні і ті ж дані в кількох місцях БД, оскільки це неекономна витрата дискового простору

325

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

і збільшення вірогідності помилки. Дані повинні міститися в БД в одному зразку. Теоретичну ідею і практичну процедуру звільнення від зайвих даних в БД називають нормалізацією. Пошук даних в СУБД базується на складному теоретико-множинному формальному апараті, який прихований за зовнішньою простотою пошукових діалогів з ЕОМ призначені для користувача. Найменша одиниця даних реляційної моделі — це окреме атомарне для даної моделі значення даних. Так, в одній предметній області прізвище, ім’я і по батькові можуть розглядатися як єдине значення, а в іншій — як три різні значення. Доменом називається безліч атомарних значень одного і того ж типу. Так, домен пунктів відправлення (призначення) — безліч назв населених пунктів, а домен номерів рейса — безліч цілих позитивних чисел. Доменом називається безліч атомарних значень одного і того ж типу. Так, домен пунктів відправлення (призначення) — безліч назв населених пунктів, а домен номерів рейсу — безліч цілих позитивних чисел. Значення доменів полягає в наступному. Якщо значення двох атрибутів беруться з одного і того ж домена, то, ймовірно, мають сенс порівняння, що використовують ці два атрибути (наприклад, для організації транзитного рейсу можна дати запит «Видати рейси, в яких час вильоту з Києва до Сочі більше часу прибуття з Архангельська до Одеси»). Якщо ж значення двох атрибутів беруться з різних доменів, то їх порівняння, ймовірно, позбавлене значення: чи варто порівнювати номер рейса з вартістю квитка? Відношення на доменах D1, D2,..., Dn (не обов’язково, щоб всі вони були різні) складається із «заголовка» і «тіла». На рис. 5.11. наведений приклад відношення для розкладу руху літаків. Заголовок складається з такої фіксованої безлічі атрибутів A1, A2,..., An, що існує взаємно однозначна відповідність між цими атрибутами Ai і визначальними їх доменами Di (i=1,2,..., n).

326

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Рис. 5.11. Відношення з математичної точки зору (Ai — атрибути, Vi — значення атрибутів)

«Тіло» складається зі змінної в часі безлічі кортежів, де кожен кортеж складається в свою чергу з безлічі пар атрибут-значення (Ai: Vi), (i=1,2,..., n), по одній такій парі для кожного атрибуту Ai в заголовку. Для будь-якої заданої пари атрибут-значення (Ai: Vi) Vi є значенням з єдиного домена Di, який пов’язаний з атрибутом Ai. Ступінь відношення — це число його атрибутів. Відношення ступеня один називають унарним, ступеня два — бінарним, ступеня три — тринарним,..., а ступеня n — n-арным. Ступінь відношення «Рейс» — 8.

327

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Кардинальне число або потужність відношення — це число його кортежів. Потужність відношення «Рейс» рівна 10. Кардинальне число відношення змінюється в часі на відміну від його ступеня. Оскільки відношення — це множина, а множини за визначенням не містять елементів, що співпадають, то ніякі два кортежі відношення не можуть бути дублікатами один одного в будь-який довільнозаданий момент часу. Нехай R — відношення з атрибутами A1, A2,..., An. Говорять, що безліч атрибутів K=(Ai, Aj,..., Ak) відношення R є можливим ключем R тоді і тільки тоді, коли задовольняються два незалежних від часу умови: 1. Унікальність: у довільний заданий момент часу ніякі два різні кортежі R не мають одного і того ж значення для Ai, Aj,..., Ak. 2. Мінімальність: жоден з атрибутів Ai, Aj,..., Ak не може бути виключений з Ко без порушення унікальності. Кожне відношення має хоча б один можливий ключ, оскільки, щонайменше, комбінація всіх його атрибутів задовольняє умові унікальності. Один з можливих ключів (вибраний довільним чином) приймається за його первинний ключ. Решта можливих ключів, якщо вони є, називається альтернативними ключами. Вищезгадані і деякі інші математичні поняття стали теоретичною базою для створення реляційних СУБД, розробки відповідних мовних засобів і програмних систем, що забезпечують їх високу продуктивність, і створення основ теорії проектування баз даних. Проте для звичайного користувача реляційних СУБД можна з успіхом використовувати неформальні еквіваленти цих понять: Відношення — Таблиця (іноді Файл), Кортеж — Рядок (іноді Запис), Атрибут — Стовпець, Поле.

При цьому приймається, що «запис» означає «зразок запису», а «поле» означає «ім’я і тип поля».

328

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

5.1.5. Реляційна база даних Реляційна база даних — це сукупність відношень, що містять всю інформацію, яка повинна зберігатися в БД. Проте користувачі можуть сприймати таку базу даних як сукупність таблиць. 1.

Кожна таблиця складається з однотипних рядків і має унікальне ім’я. 2. Рядки мають фіксоване число полів (стовпців) і значень (множинні поля і групи, що повторюються, недопустимі). Інакше кажучи, в кожній позиції таблиці на перетині рядка і стовпця завжди є в точності одне значення або нічого. 3. Рядки таблиці обов’язково відрізняються один від одного хоча б єдиним значенням, що дозволяє однозначно ідентифікувати будь-який рядок такої таблиці. 4. Стовпцям таблиці однозначно привласнюються імена, і в кожному з них розміщуються однорідні значення даних (дати, прізвища, цілі числа або грошові суми). 5. Повний інформаційний зміст бази даних подається у вигляді явних значень даних і такий метод подання є єдиним. Зокрема, не існує будь-яких спеціальних «зв’язків» або покажчиків, що з’єднують одну таблицю з іншою. 6. При виконанні операцій з таблицею її рядки і стовпці можна обробляти у будь-якому порядку безвідносно до їх інформаційного змісту. Цьому сприяє наявність імен таблиць і їх стовпців, а також можливість виділення будь-якого їх рядка або певного набору рядків із зазначеними ознаками (наприклад, рейсів з пунктом призначення «Париж» і часом прибуття до 12 годин). Створені мови маніпулювання даними, що дозволяють реалізувати всі операції реляційної алгебри і практично будь-які їх поєднання. Серед них найбільш поширені SQL (Structured Query Language — структурована мова запитів) і QBE (Quere-By-Example — запити за зразком). Обидві належать до мов дуже високого рівня,

329

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

за допомогою яких користувач зазначає, які дані необхідно одержати, не уточнюючи процедуру їх отримання. За допомогою єдиного запиту на будь-якій з цих мов можна з’єднати декілька таблиць в тимчасову таблицю і вилучити з неї необхідні рядки і стовпці (селекція і проекція).

5.2. Цикл розробки АРМ Управління є безперервним процесом, будучи функцією системи. Для вдосконалення управління за рахунок радикального поліпшення інформаційної системи використовують системний підхід. Отже, і розробка додатків пов’язана з необхідністю їх систематичного поліпшення. При огляді і плануванні розробки додатків можуть використовуватися різні схеми стадій і етапів створення додатків. Наприклад, традиційна системотехнічна розробка завдань і комплексів автоматизованих систем управління (АСУ) і окремих автоматизованих робочих місць зазвичай розглядається за трьохстадійною схемою: 1) передпроектна стадія; 2) проектна; 3) введення в експлуатацію. Через деякий час після закінчення упровадження виконується ще етап аналізу ефективності. При цьому кожен етап розробки забезпечується певними методиками. Логіка ж послідовності робіт визначається єдиною методологією системних досліджень. На рис. 5.12. наведена схема типового циклу, логічно обумовленого цією методологією. Автоматизоване робоче місце є підсистемою інформаційної системи (ІС). Тому всі принципи розробки окремого АРМа відповідають принципам розробки будь-якої ІС. Цикл розвитку системи охоплює етапи дослідження, аналізу, проектування, введення в експлуатацію, супроводу (підтримки).

330

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Деякі етапи іноді можуть виконуватися одночасно, паралельно. Кожен етап розробки додатку завершується створенням цільової продукції етапу. Рис.5.13. зосереджує увагу на продукції всіх етапів циклу розвитку системи. Поліпшена система Експлуатаційний цикл Дослідження Аналіз

Супроводження

тестування

Цикл розвитку інформаційних систем

Проектування

Впровадження

Рис.5.12. Цикл розвитку інформаційних систем

На етапі системних досліджень повинен бути сформульований висновок про можливість реалізації (здійсненності) системи. Для цього необхідно розглянути такі головні питання: • чи дійсно є проблема або є альтернативи, які не мають проблем; • чи доцільне створення нової інформаційної системи; • чи дійсно її можна буде реалізувати (створити). При підтримці керівництва повинен бути створений план проведення робіт.

331

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

1. Системні дослідження

Висновок про можливість здійсненності системи

2. Системний аналіз

Вимоги до системи

3. Системне проектування

Специфікація до системи

4. Системне впровадження

Працездатна система

5. Системна експлуатація

Поліпшена система

Рис. 5.13. Етапи циклу розробки системи та їх цільова продукція

Етап системного аналізу ставить мету сформулювати функціональні вимоги до майбутньої системи. Продуктом етапу є документ «Вимоги до системи». Тут вивчаються інформаційні потреби кінцевих користувачів, вплив навколишнього середовища, роль існуючої інформаційної системи. Вимоги повинні бути визначені і документовані не тільки з системи в цілому, але і з окремих її ресурсів (устаткування, телекомунікації, програмне забезпечення, бази даних), а також з окремих інформаційних процесів (введення даних, зберігання, обробка, виведення, управління даними). Етап системного проектування завершується створенням детальних специфікацій щодо кожного елементу інформаційної системи. Створюються специфікації устаткування (основного і додаткового), програмного забезпечення, специфікації персоналу (всіх категорій користувачів, які працюватимуть з новою системою), специфікації

332

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

ресурсів даних (документів і баз даних), специфікації інформаційних продуктів (форм екранів, форм документів). Етап упровадження (введення в експлуатацію) завершується створенням працездатної системи. На цьому етапі виконуються такі заходи: • отримується (або розробляється) і встановлюється устаткування та програмне забезпечення; • проводиться тестування системи та її документування; • проводиться навчання персоналу; • здійснюється перехід на нову систему. Залежно від того, чи зберігається стара технологія обробки даних на період упровадження нової системи, розрізняють варіанти упровадження: (1) з дублюванням робіт старим способом, (2) без дублювання. Упровадження з дублюванням робіт більш надійне у випадках відмови нової системи або будь-яких її порушень. Проте цей варіант вимагає додаткових витрат на подвійну технологію обробки даних. Якщо в процесі упровадження системи пріоритетним є зберегти і не погіршити якість обслуговування клієнтів, то слід вибрати метод упровадження з дублюванням, не зважаючи на витрати. Якщо ж на першому місці є зниження витрат, то краще вибрати метод упровадження без дублювання. В останньому випадку слід завчасно провести тестування устаткування і програмного забезпечення, а також попереднє навчання персоналу з контролем навчання. За наявності декількох структурних підрозділів, в яких слід упроваджувати проект системи, перехід на нову систему може здійснюватися послідовним, паралельним або комбінованим методом. При послідовному методі проект упроваджується по черзі в кожному підрозділі. Сумарний час упровадження проекту при цьому максимальний, проте, для не першочергових підрозділів є можливість вносити корективи, необхідність яких виявляється при упровадженні в першочергових підрозділах.

333

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

При паралельному методі проект упроваджується одночасно у всіх підрозділах, тому час введення тут мінімальний, а внесення корективів ускладнюється і збільшується з числом підрозділів. Компромісним і оптимальним є комбінований метод, коли спочатку проект упроваджується послідовно в одному-двох підрозділах, потім за наслідками упровадження в проект вносять необхідні корективи, і, нарешті, відкоректований проект одночасно (паралельно) упроваджується у решті підрозділів організації.

5.2.1. Системні дослідження Етап системних досліджень є надзвичайно важливим для подальшої обробки, хоча це і попереднє дослідження, оскільки він виконує роль стратегічної розвідки для подальшого фронту робіт. Тут дослідники з’ясовують стан справ і відповідають на питання: чи дійсно існує проблема, що є її істинною причиною, і чи вирішить цю проблему нова інформаційна система? Якою повинна бути нова система, щоб усунути проблему? Робота дослідників ІС для будь-яких систем має три складових: • вибір стратегії для планування системи; • вивчення здійсненності; • створення звіту про здійсненність. Оскільки ресурси персоналу і фінансові ресурси майже завжди обмежені, то розробка стратегічного курсу підтримки інтересів фірми з боку інформаційної системи у деяких далекоглядних фірмах набуває характеру регулярного планування, в процесі якого відпрацьовуються нові схеми інформаційної системи. Якщо такі можливості у фірми є, то це полегшує етап досліджень і формування нової ІС. Вивчення здійснення необхідне у зв’язку з тим, що процеси створення ІС зазвичай вимагають великих витрат часу і засобів, тому небажано починати велику розробку, якщо немає упевненості в її

334

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

здійсненні, тобто в реальній можливості її завершення і позитивного впливу на вирішення проблем. У процесі системного дослідження здійснення головна увага приділяється вивченню інформаційних потреб кінцевих користувачів, необхідних початкових ресурсів, можливих поточних витрат, можливого прибутку за рахунок нової ІС. Збір даних про інформаційні потреби користувачів проводиться різними методами. Популярні маркетингові методи (інтерв’ю, спостереження, анкетні опитування). У процесі «польових» спостережень та інтерв’ю важливо враховувати психологічний чинник. Підсумкові результати обробки дослідницьких даних подаються в числовому і графічному вигляді, а також відображаються в кінцевому звіті про підсумки попереднього дослідження здійснення нової ІС. Звіт за наслідками дослідження здійснення звичайно містить попередню специфікацію витрат і конструктивний план розробки запропонованої інформаційної системи. Звіт передається керівництву організації для розгляду і затвердження до початку робіт. У звіті аргументуються: • організаційне здійснення, • економічне здійснення, • технічне здійснення, • операційне здійснення. Йдеться про комплексний огляд чинників, які впливають на здійснення розробки нової ІС. Організаційне здійснення — це визначення збігу можливостей запропонованої ІС із стратегічними планами організації. Економічне здійснення — це визначення можливого зменшення витрат, підвищення доходів, зменшення інвестицій. Технічне здійснення аргументується можливостями устаткування і програмного забезпечення: надійністю, перспективністю, доступністю. Операційне здійснення має сенс визначити відношення до ІС з боку людини, яка потрапляє в сферу безпосереднього спілкування з

335

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ІС або може відчувати вплив результатів її упровадження. У звіті наголошують на сприйнятті кінцевих користувачів, клієнтів, постачальників, відповідності адміністративним і державним нормам, правам людини, наявність підтримки керівництва. Операційне здійснення вважають якісним, якщо люди висловили готовність експлуатувати і підтримувати майбутню інформаційну систему, а також якщо повністю враховані всі правові чинники.

5.2.2. Системний аналіз Системний аналіз, на відміну від попереднього системного дослідження, — поглиблене вивчення інформаційних потреб користувачів, яке буде покладене в основу детального проектування нової ІС. Кінцевий продукт цього етапу — функціональні вимоги, тобто документована постановка системних вимог до нової ІС. Коли йдеться про створення великої системи, цей документ є формою звіту про системні вимоги. Системний аналіз охоплює такі головні види робіт, як детальне вивчення інформаційних потреб кінцевих користувачів організації, її підсистем і її оточення, вивчення будь-яких існуючих форм активності й існуючих ресурсів ІС, логічну взаємопов’язаність і документування вимог кінцевих користувачів до нової ІС. Перший етап системного аналізу (аналіз організаційного оточення) викликаний тим, що неможливо створити працездатну інформаційну систему, якщо дослідники нічого не знають про особливості функціонування організації, функції якої повинна обслуговувати ІС і елементом якої вона є. Слід розуміти особливості і тип діяльності, управлінську структуру, методи управління, зв’язки підрозділів, персонал, динаміку інформаційного обміну між окремими працівниками і

336

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

робочими групами (форми документів і звітів, терміни, кількість зразків і т. ін.). Другий етап системного аналізу (аналіз існуючих систем) обумовлений тим, що в організаціях вже можуть існувати якісь ІС з певними ресурсами (інформаційними, програмними, технічними, а також персоналом). Навіть тоді, коли проводиться повне оновлення технічної і програмної бази, існуюче інформаційне забезпечення відображає ядро головних потреб, які не тільки не можна ігнорувати в новій системі, а навпаки, стартуючи від нього, необхідно розвинути і розширити. Отже, слід ретельно вивчати, які завдання вирішують «старі» системи, яке устаткування і програмне забезпечення вони мають, який персонал працює в інформаційному відділі; чи існують бази даних, яка їх структура і якими методами формуються звіти про результати — все це найважливіші питання. Важливо з’ясувати, чи застосовується кодування інформації і які рівні кодів при цьому використовуються (місцеві, державні, міжнародні); з’ясувати існуючий регламент обробки даних, кого і чому він не влаштовує, чи бувають практичні затримки даних і звітів, причини затримки; з’ясувати, чи є документація на стару систему. Все це має бути як пам’ятка в особистому щоденнику дослідника системи. Другий етап системного аналізу — це складний і відповідальний крок до оброблення метаінформації, тобто «даних про дані». Головними орієнтирами в організації метаінформації є об’єкти (документи, діаграми, аналітичні тексти і записки, економічні показники, сукупності), а також процеси створення об’єктів, процеси їх передачі, обробки, зберігання. Для виконання третього етапу системного аналізу (аналіз вимог системи) дослідник повинен мати певні знання типових методів вирішення основних управлінських завдань (облікових, аналітичних, планових, оперативних). Все це є складовою частиною спеціальних знань системоаналітика. Наприклад, якщо системний аналітик взагалі

337

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

не має уявлення про схему інформаційного комплексу обліку товарів на складі або обліку продажу в торговій залі, то навряд чи він зможе охопити всі вимоги комплексно, якщо окремі співробітники складу і торгового відділу знають лише свої обмежені обов’язки і функції. Тому системоаналітик повинен простежити всі гілки комплексу вимог в бесідах з кінцевими користувачами, а потім зробити аналітичні системні висновки: ці вимоги існують і підтримуються існуючою інформаційною системою, а це повинно стати функціональною вимогою до нової, поліпшеної системи. Величезні труднощі якісного проведення системного аналізу викликали у системоаналітиків прагнення розробити альтернативні інженерні методи для його полегшення, технологізувати системний аналіз існуючої системи і з’єднати його з синтезом нової системи. Такі методи нині створені (наприклад, CASE-технології). Вони з’єднали системний аналіз із системним проектуванням, забезпечивши автоматизовану генерацію детальних структур і специфікацій нової інформаційної системи. Третій етап системного аналізу — визначення того, що повинно бути в новій ІС. Це методологічний етап синтезу вимог до нової системи, які випливають з перших двох етапів аналізу, а також із спеціальних знань і засобів системоаналітиків. Фахівці з системного аналізу знають, що однією з підступних пасток в їх роботі є можливість сплутати аналіз існуючої системи з тим, що повинно бути. Тому другий і третій етапи системного аналізу чітко розділені. Про це важливо пам’ятати для того, щоб не помилитися в оцінках основи, на якій будується нова система. У системотехнічній методології аналіз існуючого відділяється від аналізу майбутнього, щоб не сприйняти бажане за дійсне. Четвертий, підсумковий етап системного аналізу (документування вимог до нової системи) повинен узагальнити наявні аналітичні матеріали і створити документоване відображення функціональних вимог до нової ІС. Документ «Вимоги до системи» або «Функціональні вимоги» є основою подальшої роботи фахівців

338

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

інформаційного відділу для створення детального проекту нової системи, тобто для створення специфікацій всіх її елементів, програм, інструкцій Таким чином, етап системного аналізу відповідає на питання, що повинна мати інформаційна система для задоволення вимог користувачів, а етап системного проектування відповідає на питання як конкретно здійснити таку ІС.

5.2.3. Зміст етапу «Системне проектування» Системне проектування великих корпоративних ІС досить складне за змістом і вимоги до персоналу розробників. Воно є окремою науковою дисципліною. Тут ми даємо стислу характеристику робіт і уявлення про головні чинники підвищення ефективності системного проектування, тобто про використання стандартів, автоматизації розробки. Головний документ, який повинні мати фахівці з обробки даних перед початком проектування — це «Функціональні вимоги» або «Вимоги до системи». Розробка системних специфікацій є метою етапу системного проектування, а самі специфікації — його продуктом, який є основним документом для четвертого етапу — упровадження нової ІС. Етап системного проектування завершується формуванням детального (робочого) проекту інформаційної системи. Проект є серіями специфікацій і інструкцій користувачам. У процесі проектування розрізняють етапи: (1) логічне проектування, (2) фізичне проектування, (3) системні специфікації. Логічні і фізичні аспекти більш належать до проектування бази даних. Структура бази даних знаходиться в центрі уваги всього проектування прикладних ІС. Головне тут — виявити і створити описи інформаційних об’єктів, їх структури, а також зв’язків між об’єктами та їх елементами.

339

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Практичне проектування прикладної інформаційної системи (додатки) може бути подане як розробка трьох головних видів її елементів: • інформаційного забезпечення (концептуальних і зовнішніх моделей бази даних, словника елементів бази даних); • призначеного для користувача інтерфейсу (командних лінійок, панелей меню, діалогових вікон, повідомлень, екранів вхідних і вихідних форм); • програмного забезпечення (програм і процедур). Розробка інформаційного забезпечення. До початку розробки діалогів і прикладних програм повинні бути визначені, специфіковані і документовані логічні структури всіх об’єктів бази даних та її словник, а також логічні структури всіх інших файлів — це головна вимога системного проектування. Проектування інформаційного забезпечення виявляє і документує три його головні стадії: (1) суть, тобто об’єкти; (2) зв’язки об’єктів; (3) правила інтеграції суті та опису їх ролей. Суть (об’єкти) — реально існують в системі. Це працівники, робочі місця (підрозділи або їх адреси), предмети (товари, матеріали, споруди і т. д.). Опис суті за спеціальними правилами є найважливішою початковою умовою використання CASE-технологій. Зв’язки об’єктів описують наявність певних відношень між різними елементами одного об’єкту або між об’єктами, а також кількісні особливості відносин. Виявлення зв’язків — надзвичайно складна процедура аналізу і проектування, вона вимагає чималих зусиль. Цю метаінформацію про відношення елементів в інформаційній системі називають «суть-зв’язок» або ER-модель (скорочення від англійського Entity-Relationship model). Правила інтеграції логічних елементів в окремі записи фіксуються в спеціальній таблиці відповідності записів та їх елементів. У першому стовпчику таблиці одноразово фіксується ім’я кожного унікального типу запису (наприклад, ПРИБУТТЯ-НА-СКЛАД), а в першому рядку заголовка цієї таблиці також один раз перелічені

340

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

унікальні імена елементів всіх записів (НОМЕР-ДОКУМЕНТА, ДАТА-ОТРИМАННЯ, СУМА-НАРАХОВАНО і т. ін.). На перетині рядків і стовпчиків таблиці ставляться символи занесення елементів у записи. Для того, щоб уникнути неоднозначного використання елементів, в спеціальному словнику фіксується точне значення і роль кожного елементу бази даних. Словник містить текстові характеристики (тлумачення) всіх елементів з метою забезпечення однозначного розуміння їх значення (перш за все проектувальниками і користувачами, що беруть участь у проектуванні). (2) Розробка призначеного для користувача інтерфейсу фактично реалізує організаційну модель додатку, пов’язуючи її з інформаційним забезпеченням (базою даних) і програмним забезпеченням (програмними модулями). Призначений для користувача інтерфейс моделює також відносини між користувачем і комп’ютерною системою через готові екранні форми введення даних і виведення звітів. При проектуванні інтерфейсу розробляється ієрархічна структура (дерево) діалогів, створюються перелічення діалогів, етапів, використаних об’єктів, фізичний вид кожного етапу діалогу. (3) Розробка прикладного програмного забезпечення в даний час здійснюється в основному на логічному рівні, з використанням можливостей об’єктно-орієнтованих програмних мов четвертого покоління. Проектування структури бази даних і спілкування з сучасними системами управління базами даних також здійснюється на логічному рівні, тобто з використанням легких для розуміння їх значення ідентифікаторів, імен даних. Фізичне розміщення бази даних на пристроях пам’яті відбувається автоматично за допомогою СУБД. Окрім програм розробляються також і процедури, наприклад, процедура архівації денного файлу операцій, процедура відкриття нового операційного дня і ін. Розробка програм і процедур взаємопов’язує призначений для користувача інтерфейс, інформаційне забезпечення, характеристики

341

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

устаткування. У цьому значенні розробку програм можна порівняти з роботою архітектора, який формує загальний естетичний вигляд і забезпечує зручності для людини, орієнтуючись на властивості наявних будівельних матеріалів.

5.2.4. Роль інструментів і стандартів у проектуванні Неможливо створити стійку, динамічну і ефективну ІС, не використовуючи стандартів відображення структури системи, технологій, алгоритмів і т. ін. Багаторічний досвід проектування систем створив досить зручні і, головним чином, графічні засоби (інструменти) для наочного зображення цих елементів проекту. Звичайно, проект системи можна описати у вигляді звичного тексту, але його буде важко зрозуміти, якщо в ньому не буде блок-схем. Використання спеціальних засобів проектування дозволяє одержати концептуальну ясність, документально відображаючи ресурси, процеси і комунікації ІС. При цьому широко використовуються табличні форми, діаграми, блок-схеми з додаванням позначок, та інші графічні способи подання ресурсів і процесів. Є засоби машинні та такі, які заносяться вручну. Існують пластикові лінійки з набором стандартних графічних символів для креслення алгоритмів від руки. Проте це не єдиний спосіб стандартизації. Стандартизується також термінологія, принципи проектування та ін. В інженерному значенні графічні символи відіграють вирішальну роль, і добре виконані блок-схеми прояснюють весь проект. Маючи комп’ютер, сьогодні можна «накреслити» блок-схему за допомогою набору графічних символів, що є у наявності в різних програмах. Мінімум є, наприклад, в Word, де на панелі «Малювання» через кнопку «автофігури» можна вибрати опцію «Блок-схеми» і побудувати блок-схему за допомогою набору з 28 символів, з’єднуючи їх лініями.

342

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

У процесі системного проектування деякі фірми встановлюють і застосовують свої стандарти. Окремі країни встановлюють національні стандарти. Існують стандартні засоби, альтернативні ручному проектуванню, і орієнтовані на комп’ютери (стандарти окремих CASE-технологій). Світова тенденція в цьому напрямі полягає в переході на використання комп’ютерів для створення повноцінних проектів ІС. У США, наприклад, використовуються стандарти «Архітектура інтегрованих додатків» від Digital Equipment Corporation, Systems Application Architecture (SAA) архітектура прикладних систем (від IBM), стандарти Application Integration Architecture (AIA) — New Wave (від Hewlett-Packard) та ін. Стандарт Systems Application Architecture містить три частини: (1) загальний доступ, що призначений для користувача; (2) загальний програмний інтерфейс; (3) загальна телекомунікаційна база.

5.2.5. Суть CASE"технологій Ефективне документування інформаційної системи забезпечується тоді, коли її проектування ведеться з використанням комп’ютерів і спеціального програмного забезпечення, створеного для підтримки роботи проектувальників інформаційної системи. Документацію етапу проектування досить часто коректують на етапі упровадження системи, після тестування всіх її елементів (технічних, програмних, організаційних). Йдеться фактично про повторне документування. У концепції безперервного планового розвитку інформаційної системи з метою підтримки стратегічних інтересів фірми оновлення документації стає нормальним явищем і не створює проблем, якщо проектування ведеться з використанням ефективної інженерної системи конструювання програмного забезпечення — Computer Aided Software Engeniering (CASE).

343

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

CASE-технологія забезпечує комп’ютеризовану розробку інформаційного і програмного забезпечення, а також комп’ютеризоване документування розробки. Відомо, що спочатку повинна бути розроблена модель бази даних. Проте і вона будується поступово, крок за кроком, за певною технологією. Витоки цього процесу слід шукати в консультаціях інженера — системоаналітика з кінцевим користувачем. Користувач розповідає, з якими даними він працює як з вхідними (первинними), які дані запозичує з інших (чужих) паперів або файлів, які звіти формує. Головна мета такої бесіди для системоаналітика — створити адекватну модель предметної галузі. Бесіда відбувається «при наявності» комп’ютера, в якому встановлений програмний CASE-генератор. Те, що користувач розповідає про свої інформаційні потоки, системоаналітик зразу ж моделює на екрані дисплея у вигляді графічних символів, з’єднуючи їх лініями відповідно до інформації про зв’язки інформаційних елементів. Давайте трохи підслухаємо таку бесіду... — Як називається ваша робота (ваша ділова функція)? — запитує аналітик. — Аналіз продажу, — відповідає користувач. Аналітик кликнув мишею і на екрані з’явився блок з підказкою «Введіть назву функції». Аналітик ввів у цей блок назву «Аналіз продажу. Далі йдуть питання щодо початкових документів, про їх елементи, зв’язки, назви звітів, елементи звітів і обчислювань. Все, що стосується цієї ділової функції, в пам’яті комп’ютера пов’язується з нею автоматично. Комп’ютер відкриває таблицю для опису нового об’єкта і робить запит щодо його елементів. Найважливішими поняттями тут є — суть і зв’язок. У бесідах поступово з’ясовуються зв’язки між елементами. Наприклад, елементи «НОМЕР-БАНКІВСЬКОГО-РАХУНКУ-ЗАМОВНИКА» і «ПРІЗВИЩЕ-ЗАМОВНИКА» мають зв’язок типу «один до одного». На екрані дисплея поступово будується графічна модель (діаграма) функції, моделі використаних нею об’єктів і зв’язків з іншими

344

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

функціями. Після закінчення бесіди і завершення введення відповідей, CASE-генератор автоматично створює словники ділових функцій, документів, звітів, елементів (атрибутів, реквізитів). Екранні CASE-моделі дуже наочні. Вони не лякають кінцевого користувача, що бере участь у бесіді, високою математичною абстракцією. З використанням стандартних малюнків-шаблонів (графічних символів блок-схем) крок за кроком на екрані складається і розширюється модель предметної галузі (конкретної ділової функції) з її елементами-образами. Тут є назва функції, символи користувача, документів, звітів, комп’ютера, бази даних, ліній зв’язку і т. ін. Проте по суті CASE-моделі глибоко абстрактні. Саме завдяки цьому стає можливою високошвидкісна автоматична генерація похідної метаінформації у вигляді комплексу проектної документації (специфікацій і програмних модулів). Коли закінчаться бесіди системних аналітиків з усіма користувачами, які самі побачили і підтвердили правильність сприйняття комп’ютером їх ділових вимог, стає можливим генерувати високоякісну документацію системи за всіма її ресурсами: інформаційних, програмних, технічних, ресурсах персоналу — для кожного автоматизованого робочого місця. Свої CASE-пакети мають різні фірми, наприклад, МОНОЛОГ, ORACLE, Digital, IBM. Найбільш відома в наших умовах CASE-система ORACLE, що складається з трьох інструментальних засобів: • CASE*Dictionary для ведення словника бази даних; • CASE*Designer для графічного подання моделей предметних галузей; • CASE*Generator для автоматичної генерації програмних модулів. Будь-який CASE-пакет сприяє загальному впорядкуванню інформаційної системи, поєднанню всієї сукупності її процесів, що особливо важливо в умовах інформаційної мережі, в якій працюють і робочі групи, і окремі користувачі. CASE-пакети, перш за все, є інструментами системоаналітиків, проте, біля них в процесі розробки і супроводу ІС зосереджуються зусилля і користувачів, і програмістів.

345

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

CASE-пакети розрізняються за кількістю підтримуваних ними етапів розробки. Частина пакетів забезпечує лише графічне подання функцій і потоків даних, інша частина — додатково охоплює опис баз даних і побудову фрагментів програм. CASE-технології описують функції, виконувані в певній предметній галузі, а також інформаційні потоки в системі в цілому. Після закінчення проектування і введення системи в експлуатацію, CASE-пакет використовується як інструмент супроводу інформаційної системи та її удосконалення впродовж всього існування циклу ІС. CASE-технології органічно реалізують принцип системного підходу до розробки інформаційної системи в концепції мережі автоматизованих робочих місць (АРМ) кінцевих користувачів. Таким чином, CASE-технологія — головний практичний інструмент і хороший підсумок довгого наукового пошуку вдалих кібернетичних рішень в галузі розробки інформаційних систем. Традиційні засоби проектування інформаційних систем, що використовуються інженерами проектувальниками Таблиця 5.4. Деталі системи

Використані засоби проектування

Системні компоненти і діаграми

Блоксхеми систем, презентаційні діаграми, блоксхеми процесів, матриці системних компонент

Інтерфейс, призначений для користувача

Формуляри для планування форм і екранів введення — висновку, блоксхеми діалогів користувача

Елементи даних, їх зв’язки

Словники даних, діаграми «Сутьзв’язок»

Деталізація системних процесів

Таблиці рішень, дерева рішень, структурні діаграми, блоксхеми програм

346

Частина 5 РОЗРОБКА АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ

Проектуючи форми екранів, часто використовують наперед віддруковані формуляри з розміткою можливих позицій рядків, стовпців, символів, наприклад, схема екрану на 20 рядків, по 78 символів в рядку. Важливу роль у проектуванні відіграє матриця системних компонентів, яка без застосування умовної символіки зручно і комплексно відображає в табличній формі три головних складових інформаційної системи: процеси, ресурси, продукти.

5.2.6. Зміст етапів «Упровадження» і «Супровід» Розроблений проект упроваджується в реальне середовище підприємства або організації, тобто пристосовується до поточної роботи користувачів. Етап упровадження проекту інформаційної системи (додатки) охоплює: • придбання комп’ютерів і програмного забезпечення; • розробку додаткових програм, які не вдалося придбати; • розробку (коректування) документації проекту; • тестування устаткування і програмного забезпечення; • навчання користувачів і персоналу, який повинен працювати з системою; • безпосередній перехід до використання нової системи. Упровадження може бути досить важким робочим процесом. Слід розуміти, що відмінно запроектована система може провалитися, якщо вона не буде ретельно і надійно пристосована до реальних процесів управління. Етап супроводу (обслуговування) інформаційної системи наступний за упровадженням проекту. Поточний супровід охоплює моніторинг (стеження) системи та її модифікацію для проведення необхідних удосконалень. Частиною цього процесу є огляд після встановлення для визначення того, наскільки система відповідає цілям її створення. Помилки в новій інформаційній системі виправляються

347

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

шляхом відповідного системного обслуговування. Крім того, супровід охоплює такий вид післяустановчих робіт, як модифікація системи у зв’язку із змінами у сфері діяльності організації або у зв’язку із змінами законодавства (наприклад, зміна податкової ставки викликає зміни в системі бухгалтерського і фінансового обліку організації).

Запитання і завдання для обговорення 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

348

Які ключові поняття БД і СУБД ви можете назвати? Що таке трирівнева архітектура БД? Які види зв’язків можливі між двома сутностями? З яких стадій складається розробка АРМів? Що включає етап системних досліджень? Які заходи виконуються на етапі упровадження? Чим завершується етап системного проектування? Опишіть суть CASEтехнологій? Що охоплює етап упровадження проекту АРМ?

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ Машина повинна працювати, людина — думати. Принцип IBM Машинна програма виконує те, що ви їй наказали робити, а не те, що б ви хотіли, щоб вона робила. Третій закон Грида Нові системи породжують нові проблеми. Основна теорема Не слід без необхідності поро! джувати нові системи. Наслідок

Створення автоматизованих робочих місць менеджерів може бути розглянуте на конкретному прикладі Автоматизованої системи управління навчальним закладом.

349

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Перш ніж упровадити систему автоматизації, потрібно з’ясувати деякі принципові моменти. Головний з них — це повинно бути справді необхідно, тобто мати економічне обґрунтування. На поточному етапі розвитку перед навчальним закладом стоять різні стратегічні цілі. Зокрема: • підвищення якості освіти до світового рівня, інтеграція в світовий освітній простір; • стійке забезпечення потреб ринку праці Південного регіону кваліфікованими кадрами; • забезпечення потреб населення щодо якісних освітніх послуг. Досягнення цих цілей у сучасних умовах і на сучасному рівні вимагає створення АСУ університетом на основі єдиної концепції інформатизації. На першому етапі здійснювалося стратегічне планування. Топменеджери університету сформулювали бізнес — цілі і стратегію на найближчі рік-два. Це завдання саме вищого керівництва. Як правило, цілі вперше ясно формулюються якраз в результаті цього етапу. Наступний етап — це формалізація бізнес-процесів. Після розуміння завдань можна переходити до наступного етапу — постановлення завдань на автоматизацію. Стисло — які завдання та як будуть автоматизовані. В ході даного етапу складаються схеми руху інформації. На цьому етапі в роботі беруть участь топ-менеджери, провідні фахівці, начальники підрозділів підготовки і IT-менеджери. В результаті даного етапу мета керівництва буде сформульована на мові конкретних функцій і завдань усіх підрозділів. Таким чином, це фактично етап ставлення завдань. Інформаційна інфраструктура університету, що склалася, характеризується суттєвою відмінністю: підрозділи університету оснащені комп’ютерами різних поколінь; у локальну мережу об’єднані не всі комп’ютери; програмне забезпечення розроблене або придбане із застосуванням різних інструментальних засобів, працює в різних операційних системах і з використанням різних стандартів баз даних; вирішувані завдання мало взаємопов’язані інформаційно. Враховуючи стан інформаційної інфраструктури університету, була розроблена єдина концепція інформатизації і технічне завдання проект АСУ університетом.

350

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Тільки невеликі організації можуть об’єднати дані в одній повністю інтегрованій базі даних. Найчастіше адміністратор баз даних практично не в змозі охопити і осмислити всі інформаційні вимоги співробітників організації (тобто майбутніх користувачів системи). Тому інформаційні системи великих організацій містять декілька десятків БД, нерідко розподілених між декількома взаємозв’язаними персональними комп’ютерами різних підрозділів. Поставлення завдань відповідає на питання: «Що треба автоматизувати?», а технічне завдання — «Як конкретно треба автоматизувати?». У завданні детально описуються всі об’єкти інформаційної системи, їх поведінка і т. д. І чим докладніше буде технічне завдання, тим краще. На цьому етапі дуже важливий процес документування, щоб потім не виникали проблеми розбіжності поглядів замовників і виконавців. У межах даної АСУ необхідно вирішити такі завдання: • розвиток локальних мереж, корпоративної мережі; • поліпшення якості одержуваних послуг Internet; безперервне оновлення і модернізація парку комп’ютерної техніки; • інтеграція тих систем, що були зроблені раніше до складу першої черги АСУ університетом; • розробка нових версій вже існуючих програмних систем; • розробка упровадження і супровід нового програмного забезпечення в межах АСУ університетом; • розвиток існуючих організаційних структур і підрозділів, що забезпечують розвиток процесів інформатизації університету. Єдина концепція інформатизації університету враховує міжнародні стратегії у області інформатизації, ґрунтується на концепції інформатизації вищої освіти, використовує новітні інформаційні технології. Система освіти є консервативною системою, якій притаманні великі й стійкі традиції, що з одного боку є позитивним чинником, забезпечуючи спадкоємність всього кращого, накопиченого попереднім розвитком, але з іншого не дозволяє відстежувати ситуацію, яка швидко змінюється на ринку освітніх послуг, що складається в світі, країні, регіоні. Адаптивна система управління університетом

351

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

покликана забезпечити адекватне реагування, причому як оперативне, так і стратегічне, на умови ринків праці і освітніх послуг. До складу АСУ університетом входить шість базових підсистем, які забезпечують досягнення сформульованих вище стратегічних цілей: Таблиця 6.1. 1.

Підсистема стратегічного управління (реалізація перспективних форм адміністративного та академічного управління).

2.

Підсистема управління навчальним процесом (розробка планів і контроль за їх виконанням, навантаження викладачів).

3.

Підсистема управління якістю освіти (облік успішності і відвідуваної, міжнародний рівень якості освіти й інтеграція університету в світовий освітній простір).

4.

Підсистема управління персоналом (оптимальний підбір і розстановка кадрів).

5.

6.

Підсистема управління науковою й інноваційною діяльністю (АСУ бібліотекою, створення бібліотеки електронних підручників і посібників, підтримка процесів отримання нових науково! технічних знань, продукції світового рівня). Підсистема управління фінансовою і господарською діяльністю (оплата за навчання, зарплата, контроль фінансового стану ВНЗ).

Основою АСУ університетом є корпоративна мережа, що об’єднує інформаційні системи підрозділів університету в єдину розподілену інформаційну систему, яка надалі може забезпечити інтеграцію інформаційної інфраструктури університету в Український і міжнародний освітній простір. Розробка даного проекту здійснюється із залученням студентів. Вибір послідовності виконання робіт здійснюється залежно від необхідності. На даний момент розроблені такі модулі:

352

Рис. 6.1. Схема проходження інформації

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

353

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

6.1. АРМ «Ректора» Дозволяє ухвалювати рішення, використовуючи всю повноту інформації про стан навчального процесу у даний момент часу. До ректорату надходить вся інформація про контингент студентів, їх успішність і оплату за навчання.

Рис. 6.2. Головна форма управління АРМ «Ректора»

• •

•

354

Можливості: Дозволяє контролювати кількість студентів за факультетами і в цілому за інститутом (рис. 6.3). Контроль академічних заборгованостей у загальній кількості з факультетів і курсів, а також за кожним конкретним студентом (рис. 6.4). Контроль фінансових заборгованостей (рис. 6.5.)

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Рис. 6.3. Контроль академічних заборгованостей • • •

Повна інформація за кожним студентом, яка може бути одержана, якщо вказати прізвище у відповідній формі (рис. 6.6). Інформація з факультету і групи Будь-яка інформація, яку може сформувати адміністратор створенням запиту з відповідними параметрами.

355

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 6.4. Звіт про академічну заборгованість

Рис. 6.5. Форма контролю фінансових заборгованостей

356

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Рис. 6.6. Форма пошуку за прізвищем

6.2. АРМ «Методиста кафедри» Автоматизоване робоче місце методиста кафедри дозволяє вводити інформацію про поточну успішність кожного студента. Отримання інформації про персональні дані студента. На малюнку показана керівна форма. Натиснувши на відповідну кнопку, можна перейти в необхідний режим роботи.

Рис. 6.7. Головна форма управління АРМ Кафедра

357

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

• • •

Після вибору спеціальності і курсу можна: переглянути і роздрукувати матрикулярну книгу за вказаний семестр; переглянути список студентів групи з можливістю переходу на особисту картку конкретного студента; переглянути екзаменаційну відомість даної групи із зазначеного предмета або підготувати відомість для конкретного іспиту, проконтролювати допуск кожного студента до іспиту.

Рис. 6.8. Вибір інформації

Матрикулярна книга дає повну інформацію про результати всієї групи за вказаний семестр (рис. 6.9, 6.10). З облікового складу студентів можна натисненням кнопки перейти до інформації персональної картки конкретного студента. (рис. 6.11.) У даній формі розділ «особисті дані» дозволяє працювати з інформацією про студента і виконувати різні запити щодо всіх студентів. Наприклад, можна швидко з’ясувати кількість студентів, що мають дітей, скільки іногородніх студентів навчається у ВНЗ і т. д.

358

Рис. 6.9. Звіт про результати групи за вказаний семестр

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

359

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 6.10. Робота зі списком студентів

У розділі «успішність» контролюється наявність академічних заборгованостей і вписується оцінка у разі, коли іспит або залік здавалися не одночасно зі всією групою. «Проходження навчання» містить інформацію про всі накази і розпорядження, що стосуються даного студента. Розділ «оплата» формується з АРМ «бухгалтер» і містить інформацію про оплату студентом навчання або наявність фінансової заборгованості. Відомість з предмета (Рис.6.13) створюється і роздруковується, а потім за наслідками іспиту чи заліку заносяться результати. Це дозволяє у подальшому одержувати зведені дані за групами та інституту в цілому, а також роздруковувати матрикулярні книги. Вся інформація з кожної кафедри обробляється диспетчером і є початковим матеріалом для Автоматизованого робочого місця топменеджера (у нашому випадку ректора) навчального закладу.

360

Рис. 6.11. Персональна картка студента

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

361

Рис. 6.12. Розділі «успішність»

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

362

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Рис. 6.13. Відомість з предмета

6.3. АРМ «Адміністратора» В автоматизованому робочому місці адміністратора з’єднується в єдине ціле вся інформація з інших АРМів. Об’єднана інформація передається в АРМ топ-менеджера для аналізу. Об’єднання всієї інформації відбувається за полями зв’язку. Зі всіх АРМ зв’язок інформації по студентах здійснюється за ключем «Код студента», який фактично є номером залікової книжки, що не повторюється. Структура таблиці «Студенти» відображена на рис. 6.14.

363

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 6.14. Структура таблиці «Студенти»

364

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Полями зв’язку також є: Код факультету Код групи Семестр Код дисципліни Ось такий, наприклад, має вигляд зв’язок між таблицями «Студенти», «Предмети», «Успішність» • • • •

Рис. 6.15.

6.4. АРМ «Менеджера з оплати за навчання» Це АРМ дозволяє у будь-який час подивитися, коли і які суми оплачувалися. Одержати довідки щодо всіх заборгованостей з оплати.

365

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Даний модуль дозволяє вводити інформацію про оплату. Створені запити дають можливість повністю контролювати своєчасність внесення потрібних сум. Можна одержувати інформацію про загальну суму заборгованості і кількість боржників. Можна здійснити вибірку з будь-яких заданих параметрів, наприклад, за прізвищем або номером групи. Система звітів дуже зручна для надання відповідної інформації всім зацікавленим підрозділам.

Рис. 6.16. Головна форма АРМ «Менеджера з оплати за навчання»

6.5. АРМ «Відділ кадрів» У даному автоматизованому робочому місці сконцентрована вся інформація про співробітників. За кожним з них можна переглянути і відредагувати інформацію персональної картки обліку. Особисті дані, дату прийому на роботу і т. д.

366

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Довідковою інформацією в даному модулі є перелік всіх предметів з кількістю годин, довідник викладачів, довідник посад з плановим навантаженням, який можна побачити на поданій схемі даних. Для кожного викладача просто вибираються предмети, які він читає, і автоматично розраховується навантаження.

Рис. 6.17. Схема даних модуля розрахунку навантаження

Картка навантаження викладача (рис. 6.18) відразу дає інформацію про кількість лекційних годин, практичних занять та ін. Це дозволяє автоматично одержати дані про загальну кількість годин навантаження даного викладача. І надалі ця інформація є вихідною для розрахунку зарплати. У даному модулі ми маємо можливість надрукувати картки навантаження кожного викладача (рис. 6.19).

367

Рис. 6.18. Картка навантаження викладача

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

368

Рис. 6.19. Звіт навантаження викладача

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

369

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

6.6. АСУ бібліотекою, створення електронних каталогів бібліотеки 6.6.1. Призначення і предметна область База даних призначена для зберігання даних про придбані бібліотекою видання (монографіях, довідниках, збірках статі і т. п.), інформацію про місцезнаходження окремих зразків (палітурок) кожного видання і відомостей про читачів. Д27 Дейт К. Руководство по реляційній СУБД DB2 / Пер. з англ. і предм. М. Р. Когаловського. — М.: Фінанси і статистика, 2000. — 320 с.: іл. ISBN 5$279$00063$9 Книга американського фахівця в області реляційних баз даних К. Дейта, автора популярної в СРСР монографії «Введение в системы баз данных» (М.: Наука, 1981), є порадником щодо перспективної СУБД фірми ІБМ DB2, що поєднує можливості широко відомої системи IMS/VS і реляційної СУБД. Для фахівців з програмного забезпечення інформаційних систем і студентів ВНЗ. ББК 32.973

Рис. 6.20. Макет анотованої картки за каталогом

Для ведення бібліотечних каталогів, організації пошуку необхідних видань і бібліотечної статистики в базі повинні зберігатися відомості, велика частина яких розміщується в анотованих картках за каталогом (рис. 7.6.1). Аналіз запитів на літературу (як читачами,

370

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

так і співробітниками бібліотек) показує, що для пошуку відповідних видань (за тематикою, автором, художником, видавництвом і т. ін.) і відбору потрібного (наприклад, за анотацією) слід виділити такі атрибути каталожної картки: 1. Автор (прізвище та імена (ініціали) або псевдонім кожного автора видання). 2. Назва (заголовок) видання. 3. Номер тому (частини, книги, випуску). 4. Вид видання (збірка, довідник, монографія,...). 5. Укладач (прізвище та імена (ініціали) кожного з укладачів видання). 6. Мова, з якої виконаний переклад видання. 7. Перекладач (прізвище та ініціали кожного перекладача). 8. Під чиєю редакцією (прізвище та імена (ініціали) кожного з титульних редакторів). 9. Художник (прізвище і імена (ініціали) кожного художника-ілюстратора) — для художніх видань, ілюстрованих оригінальними малюнками. 10. Повторність видання (друге, одинадцяте і т. д.). 11. Характер перевидання (виправлене, доповнене, перероблене, стереотипне і т.ін.). 12. Місце видання (місто). 13. Видавництво (назва видавництва). 14. Рік випуску видання. 15. Видавнича анотація або реферат. 16. Бібліотечний шифр (наприклад, ББК 32.973). 17. Авторський знак (наприклад, Д27). Бібліотечний шифр і авторський знак використовуються при укладанні каталогів і розміщенні видань на полицях: за змістом (відповідно до бібліотечного шифру) і алфавітом (відповідно до авторського знаку). Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) розподіляє видання за галузями знань відповідно до їх змісту. У ній використовується цифро-буквені індекси ступінчастої структури.

371

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Кожний з дев’яти класів (1. Філософія; 2. Природничі науки; 3. Техніка. Технічні науки; 4. Сільське і лісове господарство; 5. Охорона здоров’я; 6. Суспільні і гуманітарні науки; 7. Бібліографічні посібники. 8. Довідкові видання. 9. Журнали.) ділиться на підкласи і наступні ступені розподілу: Техніка. Технічні науки. 32 Радіоелектроніка. 32.97 Обчислювальна техніка. 32.973 Електронно-обчислювальні машини і пристрої. 32.973.2 Електронно-обчислювальні машини і пристрої дискретної дії.

Шифр ББК використовується при виділенні виданням певних кімнат, стелажів і полиць, що зберігаються, а також для складання каталогів і статистичних звітів. Авторський знак, що складається з першої літери прізвища (псевдоніма) автора або назви видання (для видань без автора) і числа, що відповідає складу, найбільш наближеного з написання перших букв прізвища (назви), спрощує розстановку книг на полицях в алфавітному порядку. До об’єктів і атрибутів, що дозволяють охарактеризувати окремі зразки видань (палітурки), місця їх зберігання і читачів, можна віднести: 1. Номер кімнати (приміщення для зберігання видань). 2. Номер стелажу в кімнаті. 3. Номер полиці на стелажі. 4. Номер (інвентарний номер) видання. 5. Дата придбання конкретного видання. 6. Ціна конкретного видання. 7. Дата розміщення конкретного видання на конкретному місці. 8. Дата вилучення видання зі встановленого місця. 9. Номер читацького квитка (формуляра). 10. Прізвище читача.

372

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Ім’я читача. По батькові читача. Адреса читача. Телефон читача. Дата видачі читачу конкретного видання. Термін, на який конкретне видання видане читачу. Дата повернення видання.

6.6.2. Побудова інфологічної моделі Аналіз визначених вище об’єктів і атрибутів дозволяє виділити суть проектованої бази даних і, ухваливши рішення про створення реляційної бази даних, побудувати її інфологічну модель на мові «Таблиці-зв’язки». Основу становлять: 1. Автори (Код автора, Автор). Ця суть відводиться для зберігання відомостей про основних людей, що брали участь у підготовці рукопису видання (авторах, укладачах, титульних редакторах, перекладачах і художниках). Таке об’єднання допустиме, оскільки дані про різних творців вибираються з одного домена (прізвище й імена) і виключає дублювання даних (одна і та ж людина може виконувати різні функції в підготовці різних видань). Наприклад, С. Я. Маршак писав вірші (Казка про дурне мишеня) і п’єси (Дванадцять місяців), переклад Дж. Байрона, Р. Бернса, Г. Гейне і складав збірки віршів. Оскільки прізвище і імена (ініціали) творця можуть бути достатньо громіздкими (М. Е. Салтиков-Щедрін, Франсуа Рене де Шатобріан, Остен Жюль Жан-Батист Іпполіт і т. д.) і багато разів зустрічатимуться в різних виданнях, то їх доцільно нумерувати і посилатися на ці номери. Для цього вводиться цілочисельний атрибут «Код автора», який автоматично збільшуватиметься на одиницю при введенні в базу даних нового автора,

373

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

перекладача або іншого автора. Аналогічно створюються: Код_видавництва, Код_заголовку, Вид_ видання, Код_характера, Код_мови, Номер_билета, Номер_палітурки, Код_месця і Код_видання, що замінюють від одного до дев’яти атрибутів. 2. Видавництва (Код_видавництва, Назва, Місто). 3. Заголовки (Код_заголовку, Заголовок). Виділення цієї суті дозволить скоротити обсяг даних і знизити вірогідність виникнення суперечності (немає необхідності введення довгих текстових назв для різних томів зібрань творів, повторних видань, підручників і т.ін.). 4. Вид_видання (Вид_издания, Назва_виду). 5. Характери (Код_характеру, Характер_перевидання). 6. Мови (Код_мови, Мова, Скорочення). Окрім назви мови зберігається її загальноприйняте скорочення (англ., ісп., нім., фр.), якщо воно існує. 7. Місця (Код_місця, Номер_кімнати, Номер_стелажу, Номер_ полиці). Один із кодів цієї суті (наприклад, «-1») відведений для опису узагальненого місця, що знаходиться за стінами сховища книг (видання видане читачу, тимчасово передано іншій бібліотеці або організації). 8. Читачі (Номер_квитка, Прізвище, Ім’я, По батькові, Адреса, Телефон). Дві ключові суті, що описують видання і його конкретні зразки, виявляються залежними від іншої суті і належать до класу позначень: 1. Видання (Код_видання, Код_заголовку, Вид_видання, Номер_тома, Авторський_знак, Бібліотечний_шифр, Повторюваність, Код_видавництва, Рік_вивництва, Анотація) [Заголовки, Вид_издания, Видавництва]; 2. Палітурки (Номер_обкладинки, Код_видання, Ціна, Дата_придбання)[Видання]. Основна суть і позначення пов’язані між собою асоціаціями: 1. Автори [Автори M, Видання N] (Код_автора, Код_видання). 2. Укладачі [Автори M, Видання N] (Код_автора, Код_видання). 3. Редактори [Автори M, Видання N] (Код_автора, Код_видання).

374

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

4. 5.

Художники [Автори M, Видання N] (Код_автора, Код_видання). Перекладачі [Автори M, Видання N] (Код_автора, Код_видання, Мова). 6. Перевидання [Характери M, Видання N] (Код_характеру, Код_видання). 7. Розміщення [Місця M, Обкладинки N] (Код_місця, Номер_обкладинки, Дата_разміщення, Дата_вилучення). 8. Видача [Читачі M, Обкладинки N] (Номер_билета, Номер_обкладинки, Дата_видачі, Термін, Дата_повернення). І, нарешті, для зменшення обсягу позначення «Видання», яке часто використовується, з нього виділена характеристика: 1. Анотації (Код_видання, Анотація) {Видання}.

Рис. 6.21. Фрагмент інфологічної моделі бази даних «Бібліотека», побудована за допомогою мови «Таблиці!зв’язки»

375

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

6.6.3. Проектування бази даних Відповідно до процедури проектування кожна з одержаної сутності повинна бути подана базовою таблицею. Приклад варіанту цих таблиць описується так: СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ПОЛЯ СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ

376

Автори *(Стрижнева суть) (Код_автора) (Код_автора Ціле, Прізвище_ИП Текст 30); Видавництва *(Стрижнева суть) (Код_видавництва) (Код_видавництва Ціле, Назва Текст 40, Місто Текст 25); Заголовок *(Стрижнева суть) (Код_заголовку) (Код_загловку Ціле, Заголовок Запис); Вид_видання *(Стрижнева суть) (Вид_видання) (Вид_издания Ціле, Назва_виду Текст 16); Характери *(Стрижнева суть) (Код_характера) (Код_характеру Ціле, Характер_перевидання Текст 16); Мови *(Стрижнева суть) (Код_мови) (Код_мови Ціле, Мова Текст 16, Скорочення Текст 6); Місця *(Стрижнева суть) (Код_місця) (Код_місця Ціле, Номер_кімнати Ціле, Номер_стелажу Ціле, Номер_полиці Ціле); Читачі *(Стрижнева суть) (Ном_білету) (Ном_білету Ціле, Прізвище Текст 20, Ім’я Текст 16, По батькові Текст 20, Адреса Текст 60, Телефон Текст 9); Видання *(Позначення) (Код_видання) (Код_заголовка Із Заголовка NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ Із Заголовка ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Заголовка. Код_заголовка ОБМЕЖУЄТЬСЯ)

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Вид_видання З Вид_видавництва NULL-значення ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Вид_видання ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Вид_видання. Вид_видання КАСКАДУЄ) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_видавництва З Видавництва NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Видавництва ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Видавництва. Код_видавництва КАСКАДУЄ) ПОЛЯ (Код_видання Ціле, Код_заголовку Ціле, Вид_видання Текст 16, Номер_тома Ціле, Авторський_знак Текст 3, Бібліотечний_шифр Текст 12, Повторюваність Ціле, Код_видавництва- Ціле, Рік видання Ціле) ОБМЕЖЕННЯ (1. Значення полів Код_заголовку, Вид_видання і Код_видавництва повинні належати набору значень відповідних полів таблиць Заголовка, Вид_видання і Видавництва; при порушенні виведення повідомлення «Такого заголовка немає», «Такого виду видання немає» або «Такого видавництва немає».); СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ Обкладинки *(Позначення) ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ (Номер_обкладинки) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_видання З Видання NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Видання ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Видання. Код_видання КАСКАДУЄ) ПОЛЯ (Номер_обкладинки Ціле, Код_видання Ціле, Ціна Гроші, Дата_придбання Дата) ОБМЕЖЕННЯ (Значення поля Код_видання повинні належати набору значень відповідного поля таблиці Видання; при порушенні виведення повідомлення «Такого видання немає»); СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ Анотації *(Характеризує Видання) ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ (Код_видання) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_видання З Видання NULL-значення ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Видання ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Видання. Код_видання КАСКАДУЄ) ПОЛЯ (Код_видання Ціле, Анотація Запис) ОБМЕЖЕННЯ (Значення поля Код_видання повинні належати набору значень відповідного поля таблиці Видання; при порушенні виведення повідомлення «Такого видання немає»); СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ Автори *(Зв’язує Автори і Видання) ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ (Код_автора, Код_видання)

377

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_автора З Автори NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Автори ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Автори. Код_автора КАСКАДУЄ) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_видання З Видання NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Видання ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Видання. Код_видання КАСКАДУЄ) ПОЛЯ (Код_автора Ціле, Код_видання Ціле) ОБМЕЖЕННЯ (Значення полів Код_автора і Код_видання повинні належати набору значень відповідних полів таблиць Автори і Видання; при порушенні висновок повідомлення «Такого автора немає» або «Такого видання немає»);

Рис. 6.22. Приклад створення таблиці в СУБД Access

Аналогічний зміст мають описи таблиць Укладачі, Редактори, Художники і Перевидання. Решта таблиць проектованої бази даних описується так само:

378

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ Перекладачі *(Зв’язує Автори, Видання і Мови) ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ (Код_автора, Код_видання) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_автора З Автори NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Автори ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Автори. Код_автора КАСКАДУЄ) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_видання З Видання NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Видання ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Видання. Код_видання КАСКАДУЄ) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_мови З Мови NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Мови ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Мови. Код_мови КАСКАДУЄ) ПОЛЯ (Код_автора Ціле, Код_видання Ціле) ОБМЕЖЕННЯ (Значення полів Код_автора, Код_видання і Код_мови повинні належати набору значень відповідних полів таблиць Автори, Видання і Мови; при порушенні виведення повідомлення «Такого автора немає» або «Такого видання немає» або «Такої мови немає»); СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ Розміщення *(Зв’язує Місця і Обкладинки) ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ (Код_місця, Номер_обкладинки) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Код_місця З Місця NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Місця ОБМЕЖУЄТЬСЯ ОНОВЛЕННЯ Місця. Код_місця КАСКАДУЄ) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Номер_обкладинки З Обкладинки NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Палітурки КАСКАДУЄ ОНОВЛЕННЯ Обкладинки. Ном_обкладинки КАСКАДУЄ) ПОЛЯ (Код_місця Ціле, Номер_обкладинки Ціле, Дата_разміщення Дата, Дата_изъятия Дата) ОБМЕЖЕННЯ (Значення полів Код_місця і Номер_обкладинки повинні належати набору значень відповідних полів таблиць Обкладинки і Місця; при порушенні висновок повідомлення «Такої обкладинки немає» або «Такого місця немає»); СТВОРИТИ ТАБЛИЦЮ Видача *(Зв’язує Читачі і Палітурки) ПЕРВИННИЙ КЛЮЧ (Ном_билета, Ном_обкладинки) ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Ном_білета З Читачі NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Читачі КАСКАДУЄ ОНОВЛЕННЯ Читачі. Ном_білета КАСКАДУЄ)

379

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

ЗОВНІШНІЙ КЛЮЧ (Ном_обкладинки З Обкладинки NULL-значення не ДОПУСТИМІ ВИДАЛЕННЯ З Обкладинки КАСКАДУЄ ОНОВЛЕННЯ Обкладинки. Ном_обкладинки КАСКАДУЄ) ПОЛЯ (Ном_білета Ціле, Ном_обкладинки Ціле, Дата_видачі Дата, Термін Ціле, Дата_повернення Дата) ОБМЕЖЕННЯ (Значення полів Ном_білета і Ном_обкладинки повинні належати набору значень відповідних полів таблиць Читачі і Обкладинки; при порушенні виведення повідомлення «Такого читача немає» або «Такої палітурки немає»);

Тепер необхідно перевірити, чи не порушені в даному проекті будь-які принципи нормалізації, тобто будь-яке неключове поле кожної таблиці: • функціонально залежить від первинного ключа в цілому, а не від його частини (якщо ключ складовий); • не має функціональної залежності від іншого неключового поля. • Сутність Автори, Укладачі, Редактори, Художники і Перевидання, що не мають неключових полів, безумовно нормалізовані. Нормалізовані і суті Творці, Характери, Заголовки, Вид_видання й Анотації, що складаються з нескладового ключа і єдиного неключового поля. З аналізу сутності Перекладачі, Розміщення і Видача, що складаються зі складового ключа і неключових полів, видно, що в них немає функціональних зв’язків між неключовими полями. Останні ж не залежать функціонально від будь-якої частини складового ключа. Нарешті, аналіз сутності Видання, Обкладинки, Місця, Читача і Мови, показав, що єдиною «підозрілою» сутністю є основа Мови, що має два функціонально пов’язані неключові поля: Мова і Скорочення. Поле Мова стало неключовим через введення цифрового первинного ключа Код_мови, який замінює текстовий можливий ключ Мова. Це дозволило зменшити обсяг даних, що зберігаються, в таблиці Перекладачі, витрати часу на введення безлічі текстових значень і можливої суперечності, яка часто виникає через введення в різні поля

380

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

помилкових дублікатів (наприклад, «Англійська», «Англійська», «Англійська», «Англійська» і т.ін.). Якщо ми пригадаємо рекомендації про заміну на час нормалізації цифрових замінників первинних ключів (Код_мови) на початковий ключ (Мова) або скористаємося формулюванням НФБК, то виявиться, що таблиця Мови — нормалізована. Для завершення проекту необхідно було б ввести в описи таблиць додаткові відомості про обмеження цілісності (вище вказаний лише мінімальний їх набір) і дати опис деяких таблиць, але обмежений обсяг публікації не дозволяє включати ці подробиці, що не є принциповими для ілюстрації процедури проектування. Для зручності роботи з таблицями використовуються форми (рис. 6.23). А система запитів дозволяє у будь-який момент часу одержати інформацію за заданих умов.

Рис. 6.23. Приклад форми для роботи з інформацією (СУБД Access)

381

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

6.7. Автоматизація роботи редакційно& видавничого відділу У навчальному закладі звичайно існує підрозділ, який займається випуском методичної і наукової літератури. Роботу цього підрозділу неможливо уявити без застосування сучасних технологій. Автоматизацію роботи редакційно-видавничого відділу можна розглядати як сукупність автоматизованих робочих місць, поєднаних в єдиний видавничий комплекс. Видавничим комплексом (ВК) зазвичай називають спеціалізовану систему, призначену для підготовки матеріалів, необхідних для тиражування в друкарні. Він є складовою частиною видавничого процесу на етапі розподілення за кольорами. Найефективніші ВК прагнуть комплектувати кращим устаткуванням різних виробників. Проте це часто призводить до несподіваних проблем при їх сумісній експлуатації. На практиці реальна ефективність ВК найчастіше визначається збалансованістю характеристик різних складників, їх загальною відповідністю складності вирішуваних завдань, а також кваліфікацією і зацікавленістю персоналу. За функціональним призначенням кожен ВК, звичайно, складається з таких основних частин: • пристрою обробки й оперативного зберігання інформації (системний блок комп’ютера з процесором, оперативною і дисковою пам’яттю); • програмне забезпечення (пакети для набору і розпізнавання тексту, введення і обробки зображень, верстки, розподілення за кольоровими мережевими оболонками та ін.); • підсистеми оперативного відображення інформації (графічні плати, монітори); • засоби інтеграції пристроїв в єдине ціле (сервери, мережеві адаптери та ін.); • пристрої зберігання і передачі даних на носіях (флоппі-диски, магнітооптичні диски для перезапису, CD-ROM диски, DVD, системи архівації і ін.);

382

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

•

пристрої введення графічної інформації (планшетні, барабанні, слайд-сканери, цифрові камери, графічні планшети); • пристрої чорно-білого друку (лазерні, струминні); • пристрої кольорового друку (лазерні, струминні, сублімаційні і термічні принтери, пристрої на твердому чорнилі); • пристрої виведення кольорових форм; • пристрої виведення друкарських форм; • пристрої прямого виведення тиражу (computer-to-press устаткування); • контрольно-вимірювальне устаткування (еталонні колірні атласи, спектрофотометри, переглядові столи і бокси, мікроскопи та ін.). Комплектування ефективного і вдосконалення існуючого ВК — першочергове завдання керівника сучасного підрозділу, пов’язаного з обробкою видавничої продукції. Найважливішими чинниками, що впливають на вибір тієї або іншої структури ВК, звичайно називають такі: • якість друкарської продукції; • особливості друкарського устаткування, що використовується; • режим випуску видання, враховуючи допустимий час простою через несправність або збій; • обсяг і співвідношення текстової і графічної інформації у виданні; • стандарти суміжників; • досвід і необхідність навчання персоналу. При цьому керівник підрозділу може використовувати: • власних фахівців; • консультантів, і консалтингові фірми, які залучаються до співпраці; • постачальників устаткування і програмних засобів; • сервісні та навчальні центри; • системні інтегратори; • сканери: Microtek, Umax, Agfa (A4–A3, 600–1200 dpi); • фотовивідні пристрої та інше устаткування; • системи макетування і верстки, а також програми їх русифікації; • FontLab — програму створення і редагування шрифтів; • різноманітний асортимент PostScript і TrueType шрифтів.

383

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Автоматизація на основі персональних комп’ютерів робочих місць складальника, коректора, технічного і художнього редакторів, автора набуває масового характеру. Корінні зміни традиційного редакційно-видавничого процесу передбачає виконання всіх операцій щодо обробки видань з використанням багатоцільового автоматизованого робочого місця (АРМ) видавця. Під автоматизованим робочим місцем (АРМ) видавця зазвичай розуміють комплекс апаратних, програмних, інформаційних, методичних і організаційних засобів, що включають: • операційну систему, яка підтримує роботу персонального комп’ютера (ПК); • апаратні засоби і програмне забезпечення локальної обчислювальної мережі видавництва; • апаратні засоби і програмне забезпечення машинної графіки; • прикладне програмне забезпечення пакетної та інтерактивної обробки видань відповідно до технічних правил поліграфічного оформлення; • бібліотеку цифрованих поліграфічних шрифтів; • систему управління базами даних; • лазерний пристрій, що роздруковує, для отримання копій видання в поліграфічному виконанні. Один із варіантів технічного обладнання редакційно-видавничого процесу може включати: APM-оператора. Електронне бюро на базі персональних комп’ютерів, що дозволяють записувати інформацію на лазерні диски і що мають вихід через мережу на комп’ютер вищого рівня (АРМ-редактора). Для обладнання такого бюро можуть використовуватися: • стандартні ПК з відповідними програмами обробки тексту, формул, таблиць і т. ін.; • спеціальні поліграфічні набірні пристрої для коректування, що дозволяють вводити, форматувати, здійснювати виправлення помічених помилок при обробці текстових фрагментів.

384

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

АРМ-редактора для формування індивідуальної предметної бази редактора, а також здійснення комплектування, редагування і верстки видань з інформації, одержаної локальною мережею видавництва. З цього ж робочого місця доцільно здійснювати завантаження шрифтів і виведення контрольного тексту на лазерний принтер. Для такого АРМ необхідні: • жорсткі накопичувачі за обсягом пам’яті, який є достатнім для обробки видань в 40-45 обліково-видавничих аркушів; • дисплеї з високими технологічними та ергономічними характеристиками. Декілька АРМ-редактора, з’єднаних у мережу, можуть утворювати редакційну автоматизовану ділянку. Функції підтримки мережі, технічного редагування і верстки можуть виконуватися, наприклад, на персональних комп’ютерах. Інформаційна місткість накопичувачів на них дозволяє формувати з індивідуальних баз редакторів предметну базу редакції. Для ефективного виконання верстки повинні передбачатися оперативна пам’ять близько 256– 512 МБ, великий екран монітора (19 дюймів) з високою роздільною здатністю. Спеціалізований АРМ для графічних робіт. Для виконання робіт щодо графічного оформлення видань у складі видавництва повинна бути спеціалізована ділянка, обладнана, крім тих, що перелічені раніше апаратних засобів, також і сканером. Нарешті, весь видавничий комплекс може розглядатися як об’єднання окремих редакційних ділянок на базі комп’ютерів. Комплекс обладнується засобами передачі даних каналами зв’язку (телефакси і модеми), пристроями запису інформації на компактдиски або DVD для зберігання текстів та ілюстрацій, швидкісним лазерним принтером. АРМ-керівника відділу для формування індивідуальної предметної бази керівника, а також здійснення контролю за ходом виконання робіт. Даний АРМ дозволяє на кожному етапі (план, в роботі, в архіві) контролювати терміни виконання робіт. У будь-який

385

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

момент переглянути всі роботи конкретного автора або підрозділи, аналізувати ситуацію щодо невиконання планових робіт. Головна форма управління даним АРМом має такий вигляд:

Рис. 6.24. Головна форма управління АРМ керівника

Перелік різних засобів, що входять до складу автоматизованих робочих місць (АРМ) різних рівнів обробки видавничої інформації, подаємо у вигляді схеми (табл. 6.2). Інформаційно-довідкова служба виконує важливу роль при експлуатації АРМ: • реквізити фірм-розробників і фірм-постачальників апаратних засобів та програмного забезпечення; • реквізити фірм і організацій, що забезпечують гарантійне обслуговування АРМ; реквізити організацій-посередників, що забезпечують підключення до мереж (зокрема до WWW) та ін.

386

Частина 6 АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ УНІВЕРСИТЕТОМ

Таблиця 6.2. Склад автоматизованих систем обробки видавничої інформації Організаційне забезпечення — Інформаційне засоби забезпечення — оптимізації інформаційно$ технологічного довідкова процесу, служба, реалізації електронна ергономічних пошта вимог до устаткування

Методичне забезпечен$ ня — шрифтові засоби, бібліотеки шрифтів

Технічні засоби Програмні (апаратне засоби — забезпечен$ системне і ня) — прикладне комплект програмне устаткування, забезпечення вузлів, (Soft Ware) пристроїв (Hard Ware)

Організаційне забезпечення АРМ служить реалізації новітніх розробок у області інформаційних технологій, раціональної організації праці, вимог до охорони здоров’я і ін. Після розробки й упровадження автоматизованих робочих місць необхідно розробити посадові інструкції. Створення посадових інструкцій — етап, часто ігнорований. Але саме посадові інструкції полегшать надалі і навчання, і вдалу експлуатацію. Навчання користувачів — обов’язковий етап. В результаті упровадження практично завжди відбувається реструктуризація. Це означає, що співробітники підприємства будуть вимушені працювати поновому. І проблема полягає не тільки у тому, що їх потрібно сповістити про майбутні зміни і навчити працювати в нових умовах. Основне, мабуть, в тому, щоб подолати психологічний опір змінам, позитивно спрямувати колектив. Іншими словами, потрібно врахувати і людський чинник. Етап вдалої експлуатації дозволяє об’єктивно оцінити все зроблене раніше. Система починає працювати не на папері і показувати свою ефективність/неефективність. Упровадження АСУ університетом дасть економію фінансових ресурсів за рахунок загальносистемного ефекту, а також забезпечить

387

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

підвищення ефективності стратегічного управління університетом, вдосконалення механізмів і організаційної структури управління, створення системи управління якістю освіти. Є всі підстави вважати, що створення АСУ університетом зробить глибокий і довготривалий вплив на підвищення якості освіти. Більш того, результати, одержані в ході реалізації проекту, мабуть, можуть мати певний інтерес і для інших ВНЗ.

Запитання і завдання для обговорення 1. 2. 3. 4. 5. 6.

388

Які завдання у межах АСУ університет необхідно вирішити? Опішить інфологічну модель АСУ університет. Які АРМ включає АСУ університет? Які базові таблиці включає АРМ управління бібліотекою? Опишіть види зв’язків між таблицями АРМ «Відділ кадрів» Які етапи створення автоматизованої системи управління університетом ви можете назвати

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ Перший міф науки уп равління полягає у тому, що вона існує. Закон Хеллера Ніхто не знає, що відбува ється насправді в межах да ної організації. Слідство Джонсона

7.1. Віртуальний офіс Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних. Віртуальний офіс: група людей, що працюють разом для досягнення загальної мети при цьому не зустрічаючись один з одним щодня. У це визначення не включені деякі речі. По-перше, не згадані технології, оскільки вони практично ніяк не пов’язані з управлінням офісом. По-друге, не сказано нічого про географічне положення.

389

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Управління віртуальним офісом не пов’язане з простором. Воно визначається виключно довірою працівникам у тому, що вони виконують обов’язки без безпосереднього спостереження. Навіть в простому офісі, як часто ви зустрічаєтеся з рядовими співробітниками? Якщо ви з ними все одно не бачитеся, чи має значення, де вони працюють, в сусідній кімнаті або на місяці? Якщо робота виконується, де — в офісі, удома або в парку — вже не так важливо. Перш ніж ми розглянемо як працює віртуальний офіс (ВО), необхідно розвіяти певне уявлення: ми не довіряємо співробітникам, вони всіляко ухилятимуться від роботи, але при цьому вимагатимуть звичну зарплату. Хіба це не основна причина, через яку більшість менеджерів не дозволяє своїм співробітникам працювати дистанційно? Вони бояться, що якщо працівник не знаходиться в полі зору, то його не можна проконтролювати. Але повернемося, наприклад, до друку брошур. Якщо ви замовляєте її в друкарні, ви турбуєтеся тільки про те, щоб все було зроблено якісно і вчасно. Вас не хвилює те, що співробітники друкарні можуть обідати цілих дві години. Вас цікавить тільки наявність готового продукту у встановлений час. Якщо ви даєте завдання людині, незалежно від того, де вона працюватиме, діяти повинні ті ж правила: завдання повинне бути виконане в строк. Що може бути простіше? У дійсності велика кількість компаній має віртуальні офіси. Ми не зустрічаємося із співробітниками щодня, велику частину часу вони працюють самостійно, і з цим у нас не виникає жодних проблем. Хіба ВО чимось відрізняється від цього? Чи ми вважаємо за краще управляти спостерігаючи, а не доручаючи завдання співробітникам? Щоб ВО міг працювати необхідно: Уміти доручати завдання іншим. Ви повинні бути здатні чітко пояснити важливість завдання. Це особливо актуально, якщо відсутня можливість часто перевіряти хід роботи. Деякий доступний засіб комунікації, чи то особисті зустрічі, телефон, факс, електронна пошта, поштовий голуб або відеоконференція.

390

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

Здатність розділити завдання на підзавдання, які співробітник може виконувати незалежно. Наприклад, оператори довідкової служби можуть знаходитися в різних частинах країни. Неважливо, де я знаходжуся, головне, щоб я міг відповісти на питання клієнта при цьому не вдаючись до консультацій інших співробітників. Якщо останнє неминуче, повинні бути готові відповідні засоби комунікації. Розподілити навантаження так, щоб його вистачало на повний робочий день, або розробити схему оплати праці на підставі обсягу виконаної роботи. Але найголовніше — це вірити у те, що співробітник може виконати завдання без контролю з вашого боку. Які проблеми вирішує віртуальний офіс? Сучасний електронний офіс це набір мережевих служб, таких як, електронна пошта, файловий сервер, сервер додатків (може бути), факс сервер і т. д. розташованих на сервері у вашій локальній мережі. Все починалося із вашого бізнесу. Ви вкладали гроші в мережеве устаткування, монтаж мережі, сервер і запрошували мережевих фахівців для інсталяції і настройки мережевого програмного забезпечення. Тепер у вас є сучасні офісний пакет (як правило Word, Excel, Access, Outlook), факс-модем, вихід в мережу Інтернет, працюють файл сервер і мережевий друк, але цього сьогодні вже мало. Ви придбаєте систему автоматизації торгівлі, бухгалтерії або виробництва. Знову оплачуєте роботу мережевих фахівців, і одержуєте цілком сучасний електронний офіс. Щоб ваші співробітники, кликнувши мишкою, відкривали папки зі своїми документами, одержували свою пошту і швидко створювали звіти і довідки, ви наймаєте мережевого адміністратора. При грамотній організації офісна мережа починає працювати на вас. Але завжди є ряд невирішених проблем, таких як робота з філіями, видаленим складом, з будинку

391

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

або відрядження. Наприклад, проблема синхронізації адресної книги і останньої прийнятої пошти на домашній комп’ютер з вашим настільним комп’ютером в офісі. З документами все складніше, адже вони на вашому файл-сервері. Синхронізація папок і каталогів локальних дисків і дисків файл серверу непросте завдання з погляду безпеки і технічної організації. Ваш електронний офіс далеко від Вас, він недоступний для Вас. Але уявіть собі офіс, доступний з будь-якого комп’ютера, підключеного до Мережі. Ім’я і пароль — це ключ, а будь-який комп’ютер, що має стандартний Web броузер — це засіб доступу у Віртуальний офіс. Ви отримаєте захищений доступ в офісну мережу відповідно до ваших повноважень на фірмі. Документи, пошта, СУБД, доступні вам звідусіль. На Заході послугами віртуальних офісів (там вони називаються Call-центрами) користується більшість великих і невеликих компаній. Тільки в США існує більше 70 тисяч Call-центрів. А ми ж не станемо сперечатися, що там свою вигоду розуміють дуже добре. Нарешті такий корисний і вигідний вид послуг з’явився і у нас. Перший класичний віртуальний офіс в Україні організувала відома пейджингова компанія Beeper. Найбільш «продвинуті» компанії вже встигли скористатися послугами першого українського Call-центру і гідно оцінити переваги такої плідної співпраці. Особливо цінні послуги віртуального офісу для маркетингової стратегії і тактики будь-якої фірми, незалежно від розмірів і спеціалізації. При розширенні функцій організації розширюються і можливості віртуального офісу. У зв’язку з цим є сенс розглянути такі форми організації підприємств як мережеві і віртуальні корпорації. Мережевий характер підприємств виявляється у тому, що глобальна мережа використовується для обміну необхідною інформацією між географічно видаленими підрозділами компанії.

392

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

В даний час фірмами широко використовується часткова або повна передача виконання окремих бізнес-функцій і навіть частин бізнес-процесу стороннім особам і організаціям. Це явище одержало назву аутсорсинг (аутсорсинг — outsourcing (англ.) буквально — процес отримання чого-небудь із зовнішніх джерел). Широкий розвиток на Заході аутсорсинг одержав через ряд причин. По-перше, це зростання інтенсивності конкурентної боротьби у всіх секторах ринку і пов’язана з нею необхідність досягнення найвищої ефективності всіх операцій компанії, яка прагне до завоювання стабільної і довготривалої переваги над конкурентами. Досягти самостійно максимального підвищення результативності всіх операцій компанії практично неможливо, а іноді і недоцільно. Можна довести до досконалості виконання ключових функцій, а решту роботи довірити тим, у кого вона виходить краще за інших. Таким чином, для багатьох компаній залучення сторонніх організацій для виконання окремих робіт стало несподіваним і ефективним виходом. Важко не погодитися з тим, що завжди існують компанії, здатні виконувати відносно незалежні функції бізнесу з найбільшою, практично недосяжною ефективністю. По-друге, це прагнення компаній бути «глобальними», тобто, щоб їхня продукція і послуги були представлені у всьому світі. Для цього, в першу чергу необхідна відсутність жорсткої «прив’язки» до певної території. Наприклад, власні продуктивні потужності, служба доставки або мережа магазинів є не те щоб серйозною перешкодою, а швидше зайвою розкішшю для фірми, що переходить від ринку однієї країни до іншої принаймні на початковому етапі. Третій момент, перш за все, пов’язаний з роллю малих підприємств, що збільшується, в світовому бізнесі. Аутсорсинг дає можливість глобальної присутності якої-небудь компанії на ринках

393

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

багатьох країн без необхідності практично пропорційного зростання персоналу для обслуговування нових ринків збуту або виробничих потужностей. Тобто відносно невелика компанія може, із залученням малих підприємств, працювати по всьому світу з центрального офісу або «штабу», зберігаючи контроль над виконанням поставлених завдань в межах вибраної стратегії. Розглянемо структуру організації, яка є підрядником для аутсортингових компаний. Новий підхід до організації підприємства з розподілом повноважень між його підрозділами одержав назву динамічної мережевої організації або організації з модельною структурою. Мережева структура позначає розподіл основних функцій між окремими підрозділами і організаціями. Координація дій здійснюється невеликим центральним офісом або брокером. Головна відмінність такої структури в тому, що основні операції, такі як виробництво, розробка нової продукції, сервіс, бухгалтерський облік не керуються однією організацією, а виконуються окремими організаціями (підрозділами) за контрактом або через будь-яку іншу домовленість. Зв’язок центрального офісу з даними організаціями (підрозділами) здійснюється як правило з використанням електронних засобів і глобальної мережі передачі даних. Революційність такого підходу до створення бізнес-організації полягає хоча б у тому, що покладаючись на звичні визначення і поняття, важко уявити, що це за організація і де вона розташована. як приклад, можемо привести фірму, що займається розробкою програмного продукту (ядро, оболонка), зазвичай відбувається із залученням команд зі всього світу. Великі промислові фірми, які спеціалізуються на випуску електронної апаратури та комп’ютерів, таких як Compaq та IBM, які раніше повністю самостійно виконували весь цикл розробки і виробництва техніки, тепер замовляє за своїми кресленнями і технологічними картами виробництво апаратури азіатським компаніям. Таким чином, їм вдається знизити собівартість своєї продукції і легше витримати конкуренцію з виробниками більш дешевих аналогів.

394

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

Для зв’язку з партнерами і підрозділами широко використовуються можливості глобальної мережі, такі як електронна пошта і відеоконференції. Не зважаючи на те, що у сфері застосування мережевих технологій комп’ютерщикам «всі карти в руки», найпершою компанією, яка в ході розширення і глобалізації бізнесу застосувала модульну структуру і добилася приголомшливого успіху, була Nike — лідер американського ринку з виробницта і продажу спортивного одягу та інвентаря. Мережева або модульна структура дає безліч переваг. В першу чергу — це можливість сконцентрувати зусилля персоналу на вирішенні кількох основних завдань, замовляючи виконання інших функцій, таких як доставка, бухгалтерський облік, а також виробництво фахівцями поза компанією. Модульна корпорація є стрижнем, оточеним гнучкою мережею найкращих постачальників необхідних послуг, які як модулі в конструкторі можуть бути задіяні або виключені у зв’язку з необхідністю. Найважливішою перевагою є присутність організації в багатьох країнах світу, а також можливість завойовувати ринкові позиції скрізь, де є така можливість. Мережева організація консолідує ресурси по всьому світу з метою добитися найкращої якості продукції при максимально низькій вартості, що є одним із вирішальних чинників для досягнення стійкої переваги над конкурентами. Перевагою є також гнучкість у виборі робочої сили, оскільки виконання будьякої функції, будь-то інженерна розробка або сервіс можна замовити, умовно кажучи, будь-якій профільній компанії у будь-якій точці світу. Причому компанії-виконавці, що виконують будь-яку функцію, можуть бути замінені на ті, які мають найбільше переваг без особливих обмежень, таких як необхідність придбання заводу і необхідного устаткування. Модульна організація може постійно міняти свою структуру для того, щоб виходити на ринок з новою продукцією. Інший, не менш важливий аспект — це вища продуктивність і задоволеність виконуваною роботою тими, хто працює в

395

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

головному офісі, завдяки суттєво гнучкішій структурі підприємства. Причому структура мережевої (віртуальної) корпорації — найбільш гнучка з усіх можливих форм існування ділових організацій. Одним із найсуттєвіших недоліків мережевої структури є слабкість безпосереднього контролю над всіма процесами. Керівники підприємства не мають нагоди спостерігати за ходом виконання доручень, оскільки більшість підлеглих віддалені географічно і доступні тільки за каналами електронного і телефонного зв’язку. Друга, і не менш серйозна проблема полягає у сильній залежності від роботи суміжників. Якщо найнята фірма провалить замовлені поставки, роботи, послуги, піде з бізнесу або згорить завод, де замовлене виробництво конкурентної продукції, то весь бізнес виявиться під загрозою провалу. Ця невизначеність посилюється тим, що суміжники не знаходяться під одним дахом і через свою віддаленість не знаходяться під безпосереднім контролем керівництва. Третя причина — складність роботи з видаленими працівниками через часто малу відданість загальній справі. У співробітників може виникнути стійке відчуття ненадійності їх робочих місць у зв’язку з великою можливістю заміни їх діяльності контрактними угодами із сторонніми організаціями. У модульній корпорації набагато складніше створити згуртований колектив, а також плинність кадрів, як правило, вище, ніж в традиційних структурах організацій. При кожній зміні лінії продукції або ринкової ніші мережева фірма вимушена перетасовувати співробітників для досягнення оптимального набору кваліфікацій (skill mix). Зрештою подолання деяких аспектів недостатнього контролю і підвищення залученості співробітників в загальну справу необхідно використовувати засоби сприяння груповій роботі. Особливість глобальної мережевої корпорації полягає також у тому, що виникає необхідність в керівниках, які підготовлені до роботи в різних країнах. Не зважаючи на те, що основні функції управління: планування, організація, лідерство, контроль не міняються від того, проходять операції компанії в одній країні або декількох одночасно,

396

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

існують чинники відмінності в навколишньому середовищі, яким необхідно відповідати: • соціально-культурні відмінності між країнами; • відмінності в економічному розвитку; • відмінності в законодавстві. Таким чином, це підвищує частку ризику для бізнесу. Внутрішня структура міжнародної компанії повинна відповідати декільком наборам параметрів зовнішнього середовища, що формує різні культури, усередині яких знаходяться клієнти компанії, а також постачальники продукції і різного сервісу, що найбільш важливо для аутсорсинга. Засоби групової роботи для віртуальної корпорації База даних для відстежування переговорів. База даних віртуальної (мережевої) корпорації повинна містити разом з персональною інформацією щодо співробітників, що брали участь у процесі переговорів, також файли, що відображають всю історію обміну повідомленнями електронною поштою, і файли запису сеансів відеоконференцій. Розглянемо вплив такої системи на функціонування корпорації. Посилення контролю з боку керівництва. Як було описано вище, слабкий контроль над підлеглими — це один із найістотніших недоліків модульної корпорації. З іншого боку, для досягнення стійкої переваги над конкурентами необхідний надійний контроль над тим, як виконуються поточні завдання, і втілюється в життя корпоративна стратегія. Система раннього сповіщення того, що реально має місце відхилення від напряму, сформульованого в стратегії компанії, при жорсткій конкуренції набуває виняткової важливості. В умовах нестабільного середовища бізнесу втрата ефективності може мати фатальні наслідки. У разі, коли проект виконується географічно видаленими співробітниками, які для зв’язку з центральним офісом і між собою використовують мережу Інтернет, традиційні методи

397

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

мотивації і контролю можуть не дати необхідного ефекту. Керівникам подібної організації необхідна надійна система моніторингу видалених співробітників. Управління конфліктами. При роботі з видаленими співробітниками конфлікти можуть виникати частіше, ніж в звичних умовах. Відсутність міжособистісного спілкування між співробітниками, начальством і підлеглими приводить до зростання сумнівів, двозначності, нездатності визначити проблеми. Насправді, використовуючи тільки електронну пошту непросто пояснити працівнику, що зірвав терміни здачі своєї частини загального проекту, що він не правий. У разі, коли конфлікт набув масштабних розмірів, база даних з переговорів може реально допомогти. Люди, відповідальні за вирішення конфліктів, можуть переглянути архіви на співробітника, який їх цікавить, і визначити, що даний співробітник сказав, написав і за яких обставин. Другий момент пов’язаний з тим, що у разі, коли всі співробітники проінформовані про подібну практику з архівацією повідомлень і сеансів відеоконференцій, відповідальність тих, хто бере участь у корпорації, підвищиться у кілька разів. На жаль, у подібного явища може бути і зворотний ефект, а саме, погіршення відносин між співробітниками корпорації. Особливо якщо з’являється брехня з приводу реєстрації відеоконференцій і повідомлень, пошук ворогів і винуватих. Співробітники неминуче почнуть використовувати телефонний зв’язок та інші хитрощі для того, щоб запобігти занесенням в базу даних сеансу зв’язку. В результаті збільшиться плинність кадрів і без того висока в мережевих корпораціях. Система захисту інформації і система мережевого on-line голосування. У випадках, коли мережева структура підприємства стає достатньо розгалуженою і складною, виникає необхідність в проведенні процедури голосування з питань, що порушують як інтереси багатьох сторін, так і, що стосується загальної стратегії підприємства. З огляду на те, що цілі підрозділи мережевої фірми знаходяться на значній відстані, то організація сумісних засідань відповідальних осіб

398

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

може виявитися невиправдано дорогою процедурою. У зв’язку з цим фактом доцільно організовувати процедуру голосування і обробку результатів з використанням мережевих технологій. Для ідентифікації і захисту результатів голосування можна використовувати надійну технологію цифрового підпису. Окрім вдосконалення і спрощення механізму ухвалення рішень система голосування може полегшити вирішення серйозних конфліктів з участю багатьох сторін. Організація інформаційної підтримки видалених співробітників з використанням електронної пошти. Часто, у співробітника, що не знаходиться в офісі, виникає серйозна проблема «відірваності» від працедавця, колективу, робочої групи. Виникає відчуття незахищеності, співробітник не здає роботу вчасно і починає шукати «надійніше» робоче місце в офісі, з власним робочим місцем та іншими атрибутами, що задовольняють його прагнення до стабільності. Для того, щоб понизити психологічний дискомфорт, необхідно організувати інформаційну підтримку видалених співробітників. Суть подібної системи полягає у тому, що інформація про стан проекту, терміни здачі окремих фрагментів загальної роботи, а також про те, на якій стадії розробки своєї ділянки знаходиться кожний із співробітників, розсилається всім учасникам проекту. Подібні списки розсилки часто застосовуються, коли у проекті задіяно багато співробітників, спілкування з якими відбувається переважно за допомогою електронної пошти, особливо, якщо кожен співробітник виконує відносно незалежну ділянку робіт. Прикладом може служити робота бригади оглядачів новин в журналі. Здебільшого в сучасних виданнях кореспонденти працюють видалено без необхідності участі в редакції, збиранні інформації про новинки в мережі Інтернет або самостійно відвідуючи виставки і різні тематичні заходи. Готові роботи пересилаються по електронній пошті. В результаті застосування інформаційної розсилки, підвищується інформованість співробітника про поточні справи редакції, знижується неминуче

399

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

при видаленій роботі відчуття відчуженості, підвищується «включеність» в загальну справу. Серйозно підвищується продуктивність і якість роботи співробітників, знижуються такі «родові» проблеми мережевої корпорації як плинність кадрів, зриви термінів здачі робіт. Можливі варіанти технічної реалізації. Для вирішення такого завдання необхідно використовувати систему управління базою даних, яка могла б індексувати і обробляти запити до записів сеансів відеоконференцій між співробітниками. В цілому подібне завдання не є особливо складним. Зберігати записи відеофрагментів і текстової інформації здатна практично будь-яка сучасна СУБД, така як Oracle, Informix або Lotus Notes. Основні можливості виникають при вирішенні завдань щодо запису і відтворення фрагментів відеоконференції. Програма запису повинна працювати «прозоро» для користувачів не тільки у зв’язку зі зручністю, але і з психологічних причин. Кожен співробітник без винятку повинен бути проінформований про те, що переговори записуються. Проте сама процедура жодним чином не повинна нагадувати про себе. Для вирішення даного завдання необхідна програма, що працює спільно з програмним забезпеченням відеоконференцій і відстежуючий і записуючий вхідний і вихідний потоки відеоданих. Для відтворення сеансу відеоконференції необхідно синхронізувати відеозаписи обох учасників сеансу. Один шлях вирішення — об’єднати два відеофрагменти в один в ході процесу запису. Другий — створити програмне забезпечення для синхронного відтворення двох незалежних відеофрагментів. Найважливішою метою розробки технічних засобів групової роботи є створення інтегрованого середовища роботи з видаленими співробітниками, яка є невід’ємною частиною функціонування мережевої корпорації. Таким чином, віртуальний офіс — недорогий і ефективний інструмент для ведення повноцінного бізнесу. Де б Ви не знаходилися,

400

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

Ви завжди можете бути упевнені у тому, що офіс працює ідеально, кожен клієнт або партнер завжди може одержати потрібну інформацію у будь-який час, а будь-які повідомлення, що надходять на ім’я компанії, в найкоротші терміни будуть передані найзручнішим чином.

7.2. Інтернет комерція Протягом досить короткого терміну мережа Інтернет пройшла великий шлях від окремих ліній зв’язку для обміну інформацією між науковими інститутами США і Європи, що працюють над спільними проектами (переважно військового призначення), до глобального інформаційного середовища, поширеність якого в США порівняна з телефонним зв’язком. Бізнес з використанням Інтернет виник відразу після відкриття мережі цивільним організаціям і користувачам. Із самого початку це було надання доступу, електронної пошти і місця для розміщення інформації. Додатковим поштовхом до зростання кількості користувачів і ділової активності стала розробка специфікацій мови опису гіпертекстових сторінок HTML (Hyper-Text Markup Language), протоколу їх передачі мережею HTTP (Hyper-Text Transfer Protocol), а також програми для перегляду сторінок гіпертексту — т. з. броузера. Завдяки цим інноваціям інформація в Інтернет одержала сучасний вигляд. Розміщення інформації в Інтернет стало на цілком законних підставах називатися «електронною публікацією». Як наслідок виникла необхідність в таких послугах як дизайн, верстка, програмування. З’явилися агентства Web дизайну, які займаються створенням інформаційних ресурсів клієнта в Інтернет «під ключ». Електронна публікація дала життя Інтернет — виданням, Інтернет — рекламі і всьому тому, що люди звикли бачити на папері. З появою можливості безготівкової електронної оплати товарів і послуг, використовування глобальної мережі для проведення транзакцій

401

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

у всьому світі з’явилося таке унікальне явище як «електронна комерція». Багато Web-каталогів, що існували на той момент в рекламних та інформаційних цілях, були доповнені можливістю негайного придбання товару. На сьогодні склалася стійка думка, що електронна комерція обмежується продажами в Інтернет. Насправді це явище набагато ширше. Електронна комерція починається там, де з’являються засоби автоматизації бізнесу, і використовується глобальна мережа для ділових застосувань.

•

•

•

•

•

402

Виділимо п’ять секторів ринку інформаційних продуктів і послуг. 1-й сектор — ділова інформація, складається з наступних частин: біржова і фінансова інформація — котирування цінних паперів, валютні курси, облікові ставки, ринок товарів і капіталів, інвестиції, ціни. Постачальниками є спеціальні служби біржової і фінансової інформації, брокерські компанії, банки; статистична інформація — ряди динаміки, прогнозні моделі і оцінки з економічної, соціальної, демографічної сфер. Постачальниками є державні служби, компанії, консалтингові фірми; комерційна інформація по компаніях, фірмах, корпораціях, напрямах роботи та їх продукції, цінах; про фінансовий стан, зв’язки, операції, керівників, ділові новини у сфері економіки і бізнесу. Постачальниками є спеціальні інформаційні служби. 2-й сектор — інформація для фахівців, містить наступні частини: професійна інформація — спеціальні дані та інформація для юристів, лікарів, фармацевтів, викладачів, інженерів, геологів, метеорологів і т. д.; науково-технічна інформація — документальна, бібліографічна, реферативна, довідкова інформація у сфері природних, технічних, суспільних наук, за галузей виробництва і сфер людської діяльності;

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

•

доступ до першоджерел — організація доступу до джерел інформації через бібліотеки і спеціальні служби, можливості придбання першоджерел, їх отримання за міжбібліотечним абонементом в різних формах. 3-й сектор –інформація для споживача має такі частини: • новини і література — інформація служб новин і агентств преси, електронні журнали, довідники, енциклопедії; • інформація для споживача — розклади транспорту, резервування квитків і місць в готелях, замовлення товарів і послуг, банківські операції і т.ін.; • інформація для розваг — ігри, телетекст, відеотекст. 4-й сектор — послуги освіти, містить всі форми і ступені освіти: дошкільне, шкільне, спеціальне, середнє професіональне, вище, підвищення кваліфікації і перепідготовку. Інформаційна продукція може бути подана в комп’ютерному і некомп’ютерному вигляді: підручники, методичні розробки, практикуми, що розвивають комп’ютерні ігри, комп’ютерні повчальні й контролюючі системи, методики навчання і т. ін. 5-й сектор –інформаційні системи і засоби забезпечення, які мають такі частини: • програмні продукти — програмні комплекси з різною орієнтацією — від професіонала до недосвідченого користувача комп’ютером: системне програмне забезпечення, програми загальної орієнтації, прикладне програмне забезпечення щодо реалізації функцій в конкретній галузі приналежності, за вирішення завдань типовими математичними методами і т. ін.; • технічні засоби — комп’ютери, телекомунікаційне устаткування, оргтехніка, супутні матеріали і комплектуючі; • розробка і супровід інформаційних систем і технологій — обстеження організації з метою виявлення інформаційних потоків, розробка концептуальних інформаційних моделей, розробка структури програмного комплексу, створення і супровід баз даних;

403

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

•

консультування з різних аспектів інформаційної індустрії — яку придбавати інформаційну техніку, яке програмне забезпечення необхідне для реалізації професійної діяльності, чи потрібна інформаційна система і яка, на базі якої інформаційної технології краще організувати свою діяльність і т. д.; • підготовка джерел інформації — створення баз даних з заданої теми, галузі, явища і т.ін. У розвинених країнах електронна комерція у вигляді продажу товарів та послуг з використанням доступу до мережі широко подана не лише завдяки високим темпам технічного прогресу, але і зважаючи на готовність населення до подібного виду сервісу. Річ у тому, що в розвинених країнах десятиліттями практикується придбання товарів за каталогами, на замовлення з доставкою додому. У нашій країні розвиток торгових відносин подібного роду поки що знаходиться на низькому рівні. Більше того, практично повна відсутність стандартів якості виробили таку модель поведінки покупців, що будь-яку річ перед придбанням необхідно уважно оглянути, помацати, перевірити. Таким чином, навіть якщо за один день електронні платежі стануть такі ж поширені і доступні як в США, Web-магазини не одержать широкої клієнтури. Це стосується практично всіх країн, що розвиваються. Проте електронна комерція в інших формах вже існує на Україні. Інформація сьогодні розглядається як один із найважливіших ресурсів розвитку суспільства. Існування ряду властивостей інформації, аналогічних властивостям традиційних ресурсів, дало підставу використовувати багато економічних характеристик (ціна, вартість, витрати, прибуток і т. ін.) при аналізі інформаційного виробництва. На світовому ринку засобів інформатизації, як і на будь-якому другому, утворилося стійке коло діючих суб’єктів — виробників, споживачів, експертів та інституційних органів — і виник значний обсяг бізнесу. У структурі ринку утворилися яскраво виражені сектори або сегменти відповідно до уявлень про ринковий механізм, склалася стійка і різноманітна номенклатура продуктів і послуг.

404

Частина 7 НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

Використання сучасних інформаційних технологій для управління підприємством робить будь-яку компанію більш конкурентноспроможною за рахунок підвищення її керованості і адаптованості до змін ринкової кон’юнктури. Подібна автоматизація дозволяє: • підвищити ефективність управління компанією за рахунок забезпечення керівників і фахівців максимально повною, оперативною і достовірною інформацією на основі єдиного банку даних; • поліпшити діловодство за допомогою оптимізації і стандартизації документообігу, автоматизації найбільш трудомістких його процедур; • понизити витрати на ведення справ за рахунок автоматизації процесів обробки інформації, регламентації і спрощення доступу співробітників компанії до потрібної інформації; • змінити характер праці співробітників, звільнивши їх від виконання рутинної роботи, даючи можливість зосередитися на професійно важливих обов’язках; • забезпечити надійний облік і контроль надходжень і витрачання коштів на всіх рівнях управління; • керівникам середньої і нижчої ланок аналізувати діяльність своїх підрозділів, а також оперативно готувати зведені та аналітичні звіти для керівництва і суміжних відділів; • підвищити ефективність обміну даними між окремими підрозділами, філіями і центральним апаратом; • гарантувати повну безпеку і цілісність даних на всіх етапах обробки інформації і т. ін. Важливо відзначити, що автоматизація — не самоціль, а цілеспрямована перманентна діяльність з раціоналізації і оптимізації організаційно-штатної структури підприємства і його бізнес-процесів. Автоматизація дає значно більший ефект при комплексному підході. Часткова автоматизація окремих робочих місць або функцій здатна вирішити лише чергову невідкладну проблему. Проте при цьому виникають і негативні ефекти: не знижуються, а деколи

405

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

навіть збільшуються трудомісткість і витрати на утримання персоналу; не усувається неузгодженість роботи підрозділів. Зміни, що виникають під впливом інформаційних технологій, настільки всеосяжні, що виникає природне запитання: «Що ж власне відбувається?» Абсолютно очевидно, що інформаційні технології при всій своїй революційності не відмінили виробничого процесу, не ліквідували конкурентів і не лишили людини права ухвалювати рішення. Об’єктом управління є фірма, яка не перестала існувати, навіть якщо вона стала віртуальною, зовнішнє оточення продовжує існувати і навіть при збільшенні, необхідність знаходити вирішення слабко структурованих завдань залишається. Швидше можна говорити про інтенсифікацію всіх процесів в інформаційному столітті. Змінився інструментарій в управлінні фірмою, але змінився так, що вплинув на всі процеси, до яких мають відношення менеджери: планування, організацію, керівництво і контроль.

Запитання і завдання для обговорення 1. 2. 3. 4. 5. 6.

406

Як ви можете визначити поняття «віртуальний офіс» Які проблеми вирішує віртуальний офіс? У чому виявляється мережевий характер підприємств? Дайте визначення поняття аутсорсинг. Яким наборам параметрів зовнішнього середовища повинна відповідати внутрішня структура міжнародної компанії. Які сектори ринку інформаційних продуктів і послуг ви може те визначити?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ ДОСЛІДНИЦЬКОЇ РОБОТИ

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ ДОСЛІДНИЦЬКОЇ РОБОТИ Результатом вивчення даного курсу є виконання самосійної дослідницької роботи. Кожен студент розробляє автоматизоване робоче місце за однією із запропонованих нижче тем.. Розроблення супроводжується описом етапів та інфологічної моделі. 1. Розроблення АРМ менеджера з обліку руху матеріальних цінностей на товарних складах ЗАТ «еБазар» 2. Розроблення АРМ менеджера щодо роботи з клієнтами для відеостудії «Голден Будда» 3. Автоматизація документування міжбанківських кредитних операцій для банку. 4. Розроблення АРМ менеджера обслуговування замовлень щодо установки засобів захисту. 5. Розроблення АРМ менеджера відділу оптового продажу підприємства з використанням СУБД Access». 6. Розроблення автоматизованого робочого місця нотаріуса для фірми «Центр юридичних правових послуг». 7. Автоматизація робочого місця менеджера туристичної фірми з використанням СУБД ACCESS. 8. Автоматизація процесу пошуку електронних версій книг у створеній мережевій бібліотеці. 9. Автоматизація обліку договорів і контролю виконання договірних зобов’язань на промисловому підприємстві з використанням ППП «Галактика».

407

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

10. Автоматизація роботи економіста-розробника інвестиційного проекту з використанням програмного продукту Project Expert». 11. Розроблення АРМ фахівця з роботи з власними цінними паперами в банку «НІК…». 12. Розробка АРМ співробітника кредитного відділу для роботи з кредитом на невідкладні потреби для філіалів ТОВ «КБ Месед». 13. Розроблення АРМ з обліку руху персоналу у відділі Кадрів з використанням СУБД MS Access». 14. Розробка АРМ економіста планово-економічного відділу ТОВ «Аудиторський центр «Еккаунт». 15. Автоматизація блоку фінансової звітності в інформаційній системі «АСУ Університет». 16. Автоматизація робочого місця співробітника податкової інспекції з обліку заборгованості юридичних осіб». 17. Розроблення автоматизованого робочого місця менеджера з навчання персоналу. 18. Автоматизація обліку проходження тренінгів і семінарів співробітниками фірми. 19. Розроблення АРМ менеджера по контактах з фірмами постачальниками. 20. Створення автоматизованого робочого місця менеджера відділу щодо управління земельними ресурсами.

408

ЛІТЕРАТУРА

ЛІТЕРАТУРА Абуталипов Р. Н. Полезные программы для офисных работни ков: Microsoft Office 2003. — «АльфаПресс», 2005 2. Аглицкий. И. Автоматизация управления предприятиями: новые решения // Финансовая газета, № 15/2001. 3. Албастова Л. Н. Технология эффективного менеджмента. Учебнопрактическое пособие. — М.: Издво ПРИОР, 1998. 4. Андрійчук В., Багер Л. Менеджмент: прийняття рішень і ри зик: Навчальний посібник. — К.: КНЕУ, 1998. 5. Атаев А. А. Управленческая деятельность Практика и резервы организации. — М.: Экономика, 1988 6. Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информаци онного обеспечения управления. — М.: Экономика, 1987. 7. Баззел Р. Д., Кокс Д. Ф., Браун Р. В. Информация и риск в марке тинге. — М.: Экономика, 1993. 8. Биков І. Ю., Жирнов М. В., Худякова І. М. Microsoft Office в зада чах економіки та управління. — К.: ВД «Професіонал», 2006. 9. Винн Р., Холден К. Введение в прикладной эконометрический анализ. — М.: Финансы и статистика, 1998. 10. Глушков В. М. Основы безбумажной информатики. — М: Нау ка, 1997. 11. Грабауров В. А. / Информационные технологии для менедже ров. — М.: Финансы и статистика, 2001. 12. Друкер П. Ф. Задачи менеджмента в ХХІ веке (пер. с англ.): Учебное пособие. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. 1.

409

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

13. Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. — М.: Интерэкс перт, 1995. 14. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов (сокр. пер. с нем.). — М.: Экономика, 1990. 15. Зигерт, В. Ланг. Л. Керівник без конфліктів: Скорочений пере клад з німецької / Наук. ред. і автор передмови А. Л. Журавльов. — М.: Економіка, 1990. 16. Информатика для юристов и экономистов /С. В. Симонович и др./. — СПб.: Питер, 2001 17. Информатика: Учебник для экон. Спец. ВУЗов /Под ред. Н. В. Макаровой/. — М.: Финансы и статистика, 1997. 18. Информационные системы в экономике: Учебник (под ред. Ди ка В. В.). — М.: Финансы и статистика, 1996. 19. Карданская Н. А. Основы принятия управленческих решений. Учебное пособие. — М.: Русская деловая литература, 1998. 20. Компьютерные технологии для малого бизнеса. // Бухгалтер и Компьютер, № 4/2000. 21. Компьютерный журнал для пользователей Hard ‘n’ Soft № 7 июль 2002. 22. Лозниця В. С. Психологія менеджменту: Навчальний посібник. — К.: ТОВ «УВПК «Екс об», 2000. 23. Лэнд П. Э. Менеджмент — искусство управлять (секрет и опыт). — М.: ИФРАМ, 1995. 24. МакФедриз П. и др. Microsoft Office 97. Энциклопедия пользова теля. К.: ДиаСофт, 1998. 25. Международный компьютерный еженедельник Computer World март 2003 № 10. 26. Мейер. Д. Теория реляционых баз данных. М.: Мир, 1987. 27. Мошек Г.Є. Організація праці менеджера. –К.: КДТЕУ, 1995. 28. Нємцов В. Д., Довгань Л. Є., Сініок Г. Ф. Менеджмент організа цій: Навчальний посібник. — К.: ТОВ „УВПК «Екс об», 2000. 29. О. В. Голосов, С. А. Охрименко, А. В. Хорошилов и др. Введение в информационный бизнес. М.: Финансы и статистика, 1996.

410

ЛІТЕРАТУРА

30. Олкок Д. управление временем и рабочей нагрузкой (пер. с англ.). — М.: Финпресс, 1998. 31. Папкин А. И. Основы практического менеджмента: учебное пособие для ВУЗов. — М.: ЮНИТИ — Дана, 2000. 32. Родионов И. И. Информационные ресурсы для предпринимате лей. — М., 1994. 33. Русинов Ф., Журавлев А. Конкурентоспособность: образова ние, информационный потенциал, принятие управленческих решений. // Консультант директора, № 2(14), январь 1996. 34. Скороходов В. А. Менеджмент вищої школи: Навчальний посіб ник. — Миколаїв: видво ПСІ КСУ; видво «Гінкул Г. Р.», 2003. 35. Фалмер Р. М. Энциклопедия современного управления, т. 4 М.: Финансы и статистика, 1992. 36. Фатхутдинов Р. А. Разработка управленческих решений. — М., 1998. 37. Хміль Ф. І. Основи менеджменту: Підручник. — К.: Акакдемви дав, 2003. 38. Экономическая информатика /Под ред. П. В. Конюховского и Д. Н. Колесова/. — СПб.: Питер, 2000. 39. Druker P. The Coming of the New Organization // Harvard, Busines Review, 1988. 40. O’Brien. J. A. Management Information Systems. A Managerial End User Perspective. Boston: IRWEN, 1990. 41. http://www. intermoda. ru 42. http://www. dtpress. ru/mp/2000/06/18. htm 43. http://www. grsu. grodno. by/~littc/html/confer/publ/98/MEO_98/conf_3. htm

411

ЗАПРОШУЄМО: авторів та книготоргівельні організації до співпраці ЗДІЙСНЮЄМО: інформаційну підтримку бібліотек вузів ПРОПОНУЄМО: широкий вибір навчальної та довідкової літератури з економіки та природничих наук Ми маємо гнучку систему знижок, а також здійснюємо безкоштовну доставку книг замовникові.

Якщо вас зацікавило співробітництво з нами, звертайтеся за телефоном: тел./факс (8044) 4514566 (багатоканальний) або відправляйте листа електронною поштою: [email protected], [email protected]

ЗАПИТУЙТЕ ПОВНИЙ АСОРТИМЕНТ КНИГ НАШОГО ВИДАВНИЦТВА в м. Вінниця: СПД Хардін В. В. тел. (0432) 21+67+44; в м. Дніпропетровськ: «Дніпропетровський бібліотечний колектор» тел. (056) 371+02+78; в м. Донецьк: ТзОВ «Бібліосфера» тел. (062) 311+01+72, ТОВ «Епіграф» тел. (062) 311+02+16; в м. Житомир: ТОВ «Житомир+Книга» тел. (0412) 37+27+74, «Обласний державний бібліотечний колектор»тел. (0412) 22+89+68; в м. Запоріжжя: ТОВ «Фірма «Константа+І, Лтд» тел. (0612) 20+95+71; в м. ІваноФранківськ: КП «Букініст» тел. (0342) 22+38+28, ТзОВ «Арка» тел. (0342) 50+14+02; в м. Кривий Ріг: КП «Букініст» тел. (0564) 92+37+32; в м. Луганськ: Книгарня «Глобус+книга» тел. (0642) 53+62+30; в м. Луцьк: ТВ ТзОВ «Знання» тел. (03322) 4+23+98; в м. Львів: Книгарня «Глобус+книга» тел. (0322) 74+01+77, ПП Василькевич К. І. тел. (0322) 75+79+86, ТОВ «Книжкові джерела» тел. (0322) 45+00+64; в м. Миколаїв: АВРП «Миколаївкнига» тел. (0512) 55+20+93; в м. Полтава: Книжковий магазин «Зоря» тел. (0532) 27+21+61, ПП Солдаткіна В. Г. тел. (0532) 66+87+84; в м. Рівне: ТОВ «Іскра» тел. (0362) 23+63+16, ОККП «Рівнекнига» тел. (0362) 22+41+05; в м. Суми: ПП Ніканоров В. І. тел. (0542) 22+22+58; в м. Тернопіль: ТОВ «Кобзар» тел. (0352) 52+23+05, КП «Кооп+книга» тел. (0352) 52+25+40; в м. Ужгород: ТОВ «Кобзар» тел. (03122) 3+35+16; в м. Харків: ДП «Авіоніка+Харків» тел. (057) 214+04+71, Книгарня «Знак» тел. (057) 719+26+24; в м. Херсон: ПП Палей М. С. тел. (0552) 24+64+23, ПП Лісова Г. В. тел. (0552) 26+21+71; в м. Хмельницький: ТОВ «Книжковий світ» тел. (03822) 6+60+73; в м. Черкаси: ТОВ «Фірма «Світоч» тел. (0472) 32+92+78;

Видавничий дім “Професіонал” пропонує:

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти

Шило В. П. та ін.

ПРАКТИКУМ З БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ Навчальний посiбник

“ВД “Професiонал”, 2007. – 224 с. Дане видання являє собою перелік завдань, первинних, зведених документів, регістрів бухгалтерського обліку та форм фінансової звітності для виконання практичних робіт. У навчально-практичному посібнику передбачені ситуаційні завдання, виконання яких формує у студентів навички поглибленого вивчення дисципліни бухгалтерського обліку. Крім того, розроблена ділова гра по темі «облік необоротних активів» яке має велике значення для глибокого засвоєння теоретичного матеріалу та практичних навичок з бухгалтерського обліку та дає змогу набути студентам професійних здібностей, які необхідні фахівцям в процесі трудової діяльності. У посібнику надані завдання для виконання індивідуальної роботи із застосуванням ПЕОМ з дисципліни «Бухгалтерський облік».

Видавничий дім “Професіонал” пропонує:

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України для студентів вищих закладів освіти Колесніков Г. О.

МЕНЕДЖЕРСЬКИЙ СЛОВНИК

Словник

“ВД “Професiонал”, 2007. – 384 с.

У словнику подано тлумачення 1882 понять і термінів, які охоплюють найбільш важливі аспекти загального та функціональних менеджментів. Адресовано студентам економічних і менеджерських спеціальностей, викладачам менеджерських дисциплін і менеджерам-практикам різних рівнів управління.

Навчальне видання Скороходов Вадим Анатолійович — професор кафедри економіки та управління Худякова Ірина Марківна — доцент кафедри інформаційних технологій

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА Підготовка оригінал-макету В. Л. Тарнавський Керівник видавничого відділу С. О. Кіцно Редакція видавництва не несе відповідальності за зміст наданих автором матеріалів. Відтворення цього видання або жодної з його частин будь-яким способом без дозволу редакції не допускається. Усі права захищені. Формат 60х84/16. Підписано до друку 10.11.2007. Друк офсетний. Папір офсетний. Гарнітура Таймс. Обл.-вид. арк. 14,86. Ум. друк. арк. 24,18 Наклад 600 прим. ТОВ «Видавничий дім «Професіонал» м. Київ, вул. Прирічна 25-а, оф. 16 Тел./факс (8-044) 502-97-99 (багатоканальний) e-mail: [email protected], [email protected]

Свідоцтво про внесення суб’єкта видавничої справи до Державного реєстру видавців, виготівників і розповсюджувачів видавничої продукції серія ДК № 1533