Методические указания по курсу ''Информатика'' для студентов экономического факультета. Часть 1. Знакомство с Windows 95 и Office 97. Основные приёмы создания презентаций средствами Power Point

Министерство образования Российской Федерации Ростовский ордена Трудового Красного Знамени государственный университет

И.Г. Спивак, И.А. Спивак Методические указания по курсу "Информатика" для студентов экономического факультета Часть 1. Знакомство с Windows 95 и Office 97. Основные приёмы создания презентаций средствами Power Point.

Ростов - на - Дону 2000

Печатается по решению заседания кафедры прикладной математики и программирования от 27 января 2000 г.

© И.Г. Спивак, И.А. Спивак, 2000

3 Содержание Тема 1. Работа с Windows 95.................................................................................. 4 Тема 2. Знакомство с Microsoft Office 97............................................................. 6 Тема 3. Работа с презентациями, текстом, слайдами, объектами, фигурами, диаграммами в Power Point..................................................................... 12 Тема 4. Подготовка к презентации. Использование Power Point при работе с Internet....................................................................................................... 26 Литература ............................................................................................................. 35

4 Тема 1. Работа с Windows 95. В Windows 95 появились четыре нововведения, увеличивающие эффективность общения с системой: Главное меню, Панель задач, Контекстные меню, открывающиеся правой кнопкой мыши, а также инструменты для работы с файлами – Проводник, Мой компьютер и Сетевое окружение (они используются для поиска файлов, папок или сетевых компьютеров). Главное меню содержит все необходимые для работы с компьютером приложения, информацию и вспомогательные программы. Оно открывается щелчком мыши на кнопке Пуск. Семь пунктов первого уровня Главного меню выполняют следующие функции: Программы ( осуществляет запуск приложений), Документы (выводит список последних 15 документов, с которыми вы недавно работали), Настройка ( обеспечивает быстрый доступ к панели управления, при помощи которой можно изменить конфигурацию

оборудования

и

установки пользователя, а также осуществляет доступ к настройке принтеров и позволяет изменять вид Панели задач ). Поиск

позволяет

находить

файлы и папки на любом доступном дисковом

устройстве,

на

компьютерах вашей локальной сети. Можно искать файл по имени или контексту. Справка открывает справочную систему.

5 Выполнить дают возможность ввести командную строку, при помощи которой вы можете выполнить команду DOS, инициировать запуск приложения или открыть папку, указав путь и имя. Завершение

работы

позволяет

корректно

завершить

работу

с Windows 95. При этом сперва сохраняются все открытые файлы или выводится сообщение, в котором система просит вас сделать это. Затем удаляются все временные файлы, которые нужны для дальнейшей работы системы. Здесь же предоставляется возможность осуществить перезагрузку системы, вернуться в Windows. Если компьютер подсоединен к локальной сети, то может появиться четвертая альтернатива входа в систему под другим именем. Панель задач позволяет переключаться между приложениями, запущенными на вашем компьютере. Кроме области активных задач на этой панели располагаюется область индикаторов, в которой появляются значки, имеющие особый статус. Здесь вы можете узнать о приходе ожидаемого сообщения, о состоянии принтера или модема, отрегулировать громкость.

Область активных задач

Регулятор громкости

Часы Установленный язык

Правая кнопка мыши в Windows 95 выполняет важные функции. При щелчке ею на каком-либо объекте ( папке, файле, Рабочем столе или Панели задач) открывается контекстное меню, позволяющее выполнить некоторые действия с выбранным объектом. Кроме того вы можете правой кнопкой мыши перетаскивать файлы или папки. При этом автоматически появляется меню, предлагающее скопировать, переместить или создать ярлык для перетаскиваемого объекта.

6 Тема 2. Знакомство с Microsoft Office 97. Общие сведения о пакете: пакет состоит из нескольких приложений, разработанных для того, чтобы обеспечить единообразный подход к управлению разносортной информацией, а также упростить доступ к данным,

совместно

используемым

разными

приложениями.

Пакет

предназначен для повышения производительности без существенных усилий. В пакет входят следующие прикладные программы. • Word.

Самый популярный текстовый процессор для

Windows. Microsoft Word предоставляет обширные возможности обработки текстов с помощью множества инструментов, что облегчает выполнение форматирования. • Excel.

Мощная и простая в использовании программа

обработки электронных таблиц. Excel работает с диаграммами и графиками и может использовать электронные таблицы в других форматах. • Power Point. Это графическая программа для создания презентаций, которая помогает готовиться к деловой встрече, сделать слайды, презентацию и многое другое. Она проста в обращении и снабжена большим количеством инструментов, что позволяет легко создавать презентации, которые в доступной форме выразят все, что вы хотите сказать. • Access. Это мощное средство управления базами данных, которое обладает всеми возможностями реляционных баз данных и позволяет создавать сложные приложения, с которыми легко работать конечным пользователям. • Outlook. Это система планирования, которую можно использовать для управления проведением встреч, распределения задач, организации контактов и мероприятий. Кроме того, с его помощью можно получать и отправлять электронную почту,

7 управлять корреспонденцией, просматривать и открывать файлы, а также распределять информацию. Он содержит почтовые ящики, календарь. Средство организации контактов, список задач, журнал и страницу для заметок. Панель Microsoft Office. Панель предназначена для обеспечения быстрого доступа к любому приложению. Для этого нужно щелкнуть на соответствующей кнопке панели. Приложение можно запустить из пункта Программы меню Пуск. Открыть документ

Создание и открытие документов. Для создания новых документов нужно воспользоваться кнопкой Создать документ панели Microsoft Office, а для открытия уже существующего документа – кнопкой Открыть документ панели Microsoft Office. В данном случае под документами Microsoft Office подразумевают любые докуметы, созданные приложениями Microsoft Office, кроме Outlook. Это одно из преимуществ использования панели. При использования панели для создания или открытия документа соответствующие приложения запускаются автоматически. Для документов Outlook

выделены

отдельные кнопки. Размещение и размеры панели можно менять, щелкнув на любой из её сторон и перетащив её на новое место. Внимание!!! Есть существенная разница в том, каким образом запускается приложение из панели Office или из меню Пуск Windows 95. Это различие проявляется, когда одна копия приложения уже запущена. Если приложение выполняется и вы используете панель Office для запуска этого приложения, то Windows просто переключается на уже запущенное приложение. Если же вы второй раз запускаете приложение из меню Пуск, то загрузится вторая копия этого же приложения. Запуск двух копий одного и

8 того же приложения приводит к значительным затратам ресурсов Windows и существенному снижению производительности. Если же вам необходимо просто переключиться с одного приложения Office на другое, воспользуйтесь панелью задач Windows 95, панелью

Office или комбинацией клавиш

Alt+Tab. Настройка панели. Для того, чтобы настроить панель нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на свободной области панели. В появившемся меню выберете пункт Настройка. На экране появится диалоговое окно Настройка.

Добавление и удаление кнопок на панель. Активизируйте вкладку КНОПКИ. С помощью этой вкладки можно добавлять любые кнопки на панель,

соответствующие

часто

употребляемым

пользователем

приложениям, созданным не только компанией Microsoft. Для перемещения кнопки выберите в списке панель нужную вам панель инструментов. Затем в списке Отображать кнопки выберите приложение, которое хотите переместить. Затем щелкните на нижней или верхней кнопке Порядок, определите нужное расположение выбранной кнопки на панели инструментов.

9 Чтобы добавить кнопку приложения, которое уже есть в списке Отображать кнопки выберите его и, щёлкнув мышью, установите рядом с ним флажок. После этого кнопка приложения появится в панели инструментов. Добавить приложение, которого нет в списке

Эти кнопки расположены на панели

Убрать кнопку с панели

Чтобы добавить кнопку приложения, которого нет в списке, щёлкните на кнопке Добавить файл. На экране появится соответствующее диалоговое окно. Найдя нужную вам программу выделите её и щёлкните на кнопке Добавить. После этого кнопка новой программы появится на панели. Чтобы убрать кнопку с панели, следует выделить соответствующее приложение в списке приложений Отображать кнопки вкладки Кнопки диалагового окна Настройка и снять флажок расположенный слева от названия приложения. Вкладка ВИД. Здесь можно изменить различные параметры, влияющие на внешний вид панели. В группе Цвет можно изменить цвет оформления панели. В группе Параметры можно включать и отключать различные режимы отображения панели. Флажок Крупные кнопки определяют размер кнопок на панели. Для того, чтобы рядом с кнопками панели появлялись

10 всплывающие подсказки, активизируйте соответствующий флажок. При установленном флажке Поверх остальных окон панель всегда будет находиться на переднем плане. Если установить флажок Автоматически убирать с экрана, то панель будет исчезать с экрана, если в ней нет необходимости. Её можно снова вывести на экран, если подвести указатель мыши к тому месту экрана, где она находилась. При установленном флажке Разместить в заголовке окна панель будет находиться на строке заголовка максимизированного окна. Установка флажка Плавное открытие приведет к тому, что панели инструментов будут «выезжать» и «заезжать» при переключении. Если вы хотите, чтобы переключение от одной панели инструментов к другой сопровождалось звуковыми эффектами, установите флажок Звук. Установка флажка Отображать заставку при запуске приведет к тому, что каждый раз при запуске панели на экране будет появляться заставка Microsoft Office. Вкладка ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ. Здесь можно добавлять новые папки и программы как отдельные панели инструментов. На основе существующей папки можно создать новую панель инструментов. Для этого щелкните на кнопке Добавить, после чего появится диалоговое окно Добавление панели инструментов, в котором можно выбрать уже существующую папку или создать

новую.

Создав

пустую

панель

инструментов,

вы

можете

впоследствии помещать на неё кнопки так, как описывалось ранее. Вкладка

НАСТРОЙКА.

Здесь

изменяются

установленные

по

умолчанию папки, в которых хранятся шаблоны Microsoft Office и шаблоны для работы в сети. Закрытие панели Microsoft Office.

Если

вы

не

часто

переключаетесь с одного приложения на другое, панель можно закрыть. При этом

приложения

Microsoft

Office

придется

запускать

из

меню

. Для закрытия панели щелкните правой кнопкой мыши на заголовке панели и в появившемся меню выберите пункт Выход. Панель

11 может быть вновь запущена из меню Пуск. Если такой пункт отсутствует в вашем меню Пуск, то вам придется добавить его самостоятельно. Для этого нужно открыть меню Пуск→Настройка→Панель задач. В появившемся на экране диалоговом окне Свойства: Панель задач щелкните на кнопке Добавить вкладки Настройка меню. В окне Создание ярлыка щелкните на кнопке Обзор выберите файл Панель Microsoft Office и щелкните на кнопке Открыть. Затем в диалоговом окне Создание ярлыка дважды на кнопке Далее, а затем на кнопке Готово. Добавление и удаление приложений из пакета Microsoft Office. После установки пакета можно добавлять или удалять приложения или их части. Можно добавлять или удалять приложения, установленные ранее. 1. Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке системного меню панели Office, чтобы открыть меню Office. 2. Выберите пункт Установка Microsoft Office. На экране появиться диалоговое окно Установка и удаление Office. Выделите приложение, которое вы хотите изменить и щелкните ОК. 3. На экране появится приглашение вставить компакт-диск или первую дискету в соответствующее устройство. После того как вы это сделаете и щелкните мышкой на кнопке ОК, на экране появится список для установки

или

удаления

приложения

или

его

частей.

Следуйте

инструкциям на экране. Использование функциональных клавиш

работы с приложениями

Microsoft Office. Таблица 1 F4

Наиболее часто используемые клавиши Повторение последнего действия

F5

Вызов функции «перейти на заданную страницу или ячейку»

F7

Вызов функции Правописание

F12

Вызов функции «Сохранить как»

12 Таблица 2 Комбинации клавиш, соответствующие значкам Стандартной панели инструментов Ctrl+P

Вывод на печать

Ctrl+S

Сохранение файла

Ctrl+Z

Отмена выполненного действия

Ctrl+Y

Повтор выполненного действия любое количество раз

Ctrl+N

Создание нового файла

Ctrl+O

Открытие файла

Ctrl+W

Закрытие текущего документа или таблицы

Тема 3. Работа с презентациями, текстом, слайдами, объектами, фигурами, диаграммами в Power Point. В пакет Microsoft Office входит приложение Power Point (PP), позволяющее быстро создавать законченные презентации продуктов, проектов, фирм и т.д. Приложение PP оперирует понятиями презентация (файл в Word) и слайд (страница текста). При создании презентации в РР слайды, из которых она состоит, разрабатываются в окне презентации. В левом нижнем углу окна находятся кнопки просмотра, которые позволяют переключаться в различные режимы просмотра. Изменить режим можно также из меню Вид. Если Вы хотите, чтобы на экране был только один слайд, щелкните на кнопке Режим слайдов. В этом режиме осуществляется редактирование слайдов. Для вывода на экран структуры слайдов выберите Режим структуры. В этом режиме видны заголовки и основной текст слайдов, порядок которых можно менять методом "перетащить и бросить". Для просмотра всех слайдов презентации щелкните на кнопке Режим сортировщика слайдов, Вы увидите содержимое слайдов и их последовательность. Для ввода заметок и

13 примечаний существует Режим страниц заметок. Итог работы следует просмотреть в режиме Показ слайдов. В РР существуют контекстные меню, кнопки быстрого доступа, панели инструментов. Самым

простым

способом

создания

презентации

является

использование готовых шаблонов. В PP встроены следующие шаблоны.

ƒ Общее собрание. Презентация для собрания компании. ƒ Финансовый отчет компании. ƒ План

продаж.

Презентация,

представляющая

маркетинговый

план

компании. ƒ Описание проекта. Презентация, отражающая состояние разработки определенного проекта. Этот шаблон позволяет сохранить созданную презентацию в формате HTML. ƒ Предлагаю стратегию бизнеса. ƒ Новая презентация (шаблон пустой презентации).

14 Для создания презентации по шаблону выберите команду Создать меню Файл и щёлкните на вкладке Презентации, затем выберите нужный шаблон и нажмите кнопку ОК. Полученная презентация состоит из слайдов, на которых размещён текст, описывающий действия, которые Вы должны совершить для окончания создания презентации.

На место этого текста

введите свои данные. Для этого в режиме слайдов щёлкните на существующем тексте и введите новый текст. Для перемещения по слайдам презентации используйте кнопки Предыдущий/Следующий слайд, расположенные в правом нижнем углу окна, или клавиши PgUp/PgDown клавиатуры. Для вставки в презентацию новых слайдов нужно перейти на слайд, после которого следует вставить новый слайд и выполните команду Создать слайд меню Вставка. В появившемся окне Создать слайд выберите нужную разметку слайда и щёлкните на кнопке OK. Если же Вы хотите удалить слайд из презентации, то перейдите на него и выполните команду Удалить слайд меню Правка. Закончив работу над презентацией, сохраните её с помощью команды Сохранить меню Файл. Затем Вы можете закрыть презентацию с помощью команды Закрыть меню Файл и выйти из PP с помощью команды Выход меню Файл. Чтобы на основе на основе созданной Вами презентации создать новый шаблон выберите команду Сохранить как меню Файл и в списке Тип файла укажите Шаблон презентации. Одновременно можно открывать несколько презентаций, переключаясь между ними с помощью комбинации клавиш Ctrl+F6. В презентацию можно включать краткие сведения, помогающие при поиске нужной презентации. Для этого выполните команду Свойства меню Файл и щёлкните на вкладке Документ, введите нужную информацию в поля ввода, а затем щёлкните на кнопке ОК.

15 Новая презентация не содержит текста. Его нужно ввести и отредактировать. Редактирование в режиме структуры документа наиболее удобно, поэтому перейдите в режим структуры и редактируйте текст по правилам, стандартным для пакета Microsoft Office. При выделении текста в РР по умолчанию выделяются целые слова. Для того, чтобы выделять отдельные символы выполните команду Параметры меню Сервис, выберите вкладку Правка, сбросьте флажок Автоматическое выделение слов и нажмите ОК. Редактирование

в

режиме

слайдов

позволяет

одновременно

редактировать текст и видеть оформление слайда. Для редактирования текста или объекта выделите его с помощью мыши, щелкните в том месте, куда вы хотите поместить курсор и сделайте необходимые изменения. Как отмечалось ранее, слайды можно добавлять и удалять. Кроме того, их можно копировать, перемещать и переупорядочивать. Для этого перейдите в режим сортировщика слайдов.

Выберите

слайды, которые

хотите скопировать. Выполните команду Копировать меню Правка (Вырезать в случае перемещения). Перейдите к слайду, после которого нужно поместить исходный слайд. Выполните команду

Вставить меню

Правка. Для переупорядочивания слайдов в режиме сортировщика используется технология "перетащить и бросить". По желанию Вы можете изменить разметку слайда. Для этого сделайте следующее. 1. В режиме сортировщика слайдов перейдите к слайду, который хотите изменить. 2. Выполните команду Разметка слайда меню Формат. 3. В диалоговом окне Разметка слайда выберите новую разметку и щелкните на кнопке Применить. В РР основным элементом, который используется для создания слайда, является объект. Объектом может быть рамка, в которую вводится текст,

16 картинка, взятая из внешнего источника, либо созданная проектировщиком фигура. Объектов на одном слайде может быть несколько. Для того, чтобы начать работу с объектом, его нужно выделить щёлкнуть на нём. Затем можно менять его атрибуты: варьировать цвет текста и заливки, добавлять текст, изменять ориентацию и форму. Если во время выделения Вы будете удерживать нажатой кнопку Shift, то сможете выделить несколько объектов. Несколько объектов, объединённых в группу, считаются одним объектом. Для группы возможны те же операции, что и для простого объекта. Чтобы объединить объекты в группу выполните команду Группировать меню Действия, расположенного на панели инструментов Рисование. Для того, чтобы отменить группирование выберите команду Разгруппировать меню Действия.

Для перемещения объектов в РР

используются технологии "вырезать и скопировать" и "щёлкнуть и перетащить". Для удаления объекта выделите его, а затем нажмите клавишу Delete или выполните команду Очистить меню Правка. Объекты можно обрезать, т.е. удалять из них ненужные элементы. Для того чтобы обрезать объект необходимо проделать следующее. 1. Выделите объект. 2. Включите отображение панели инструментов Настройка изображения и щёлкните на кнопке Обрезать. 3. Поместите указатель мыши на маркер выделения и не отпуская кнопку мыши установите новый размер объекта. Если Вы хотите обрезать слайд сразу с двух сторон, используйте угловой маркер, а если только с одной стороны, используйте маркер, расположенный на вертикальной или горизонтальной стороне. Вставить рисунок из файла

Обрезать

Меню Изображение

Тип линии

Увеличить / уменьшить контрастность

Формат рисунка Сброс параметров рисунка

17 Объекты на слайде можно выравнивать. Команда Выравнивание меню Формат предоставляет возможность самостоятельно выбрать тип выравнивания. Можно либо выделить объекты и затем выровнять их, либо использовать в окне РР координатные линейки. РР позволяет также привязывать объекты к сетке. Невидимая сетка покрывает слайд с шагом 5 линий на сантиметр. Углы нарисованных объектов выравниваются по ближайшим углам сетки, что облегчает выравнивание объектов. Можно выровнять даже группу объектов. Чтобы выровнять объекты, выполните следующее. 1. Выберите объекты, которые необходимо выровнять. 2. Выполните команду Выровнять/распределить меню Действия, а в ней из подменю выберите один из видов выравнивания. Для

того,

чтобы

выравнивание

выполнялось

автоматически,

необходимо выполнить команду Привязать меню Действия, а в ней подкоманду Привязать к сетке. Если привязка включена, этот пункт меню будет помечен. Команда Сдвиг меню Действия позволяет выравнивать объекты путём постепенного перемещения в выбранном направлении.

18 Объекты и группы объектов в РР можно накладывать друг на друга. Для перемещения по объектам используется клавиша Tab. Для того, чтобы поместить объект поверх остальных объектов или под ними необходимо щёлкнуть по нему правой клавишей мыши и выполнить нужную команду из подменю Порядок. РР позволяет помещать в презентацию различные фигуры. Эти фигуры рассматриваются как объекты. Некоторые стандартные фигуры можно нарисовать с помощью панели инструментов Рисование. Для того, чтобы нарисовать на слайде фигуру выполните следующее. 1. Включите режим слайдов. 2. В панели инструментов Рисование щёлкните на кнопке фигуры, которую Вы хотите нарисовать. 3. Удерживая нажатой кнопку мыши, определите размер и размещение фигуры. 4. Отпустите кнопку мыши. Можно изменить цвет и стиль линий фигуры, а также закрасить сами фигуры. Для этого выполните следующее. 1. Выделите фигуру. 2. Выполните команду Цвета и линии меню Формат. Для изменения цвета и стиля линий выберите группу Линии вкладки Цвета и линии, а для закраски фигур - группу Заливка. 3. Выполнив необходимые изменения, щёлкните на кнопке ОК. Для того, что повернуть фигуру выделите её и щёлкните на кнопке Свободное вращение панели Рисование. Поверните фигуру, установив указатель мыши на появившиеся зелёные маркеры вращения. Для изменеия размеров фигуры воспользуйтесь маркерами выделения. Если нужно пропорционально изменить размеры фигуры, перетащите угловой маркер. Для того чтобы изменить размеры фигуры относительно её центра, при перетаскивании маркера нажмите клавишу Ctrl.

19 В РР встроено средство для создания профессиональных презентаций Мастер автосодержания. Он помогает улучшить внешний вид и содержание Вашей презентации. Для того чтобы воспользоваться мастером выполните следующее. 1. Выполните команду Создать меню Файл. 2. В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Презентации, а в ней - Мастер автосодержания. 3. В дальнейшем следуйте инструкциям мастера. Образец слайдов используется для задания общего внешнего вида презентации и содержания каждого её слайда. Редактирование образца приводит к редактированию всех слайдов презентации. В образец можно вставлять графические изображения, которые автоматически вставляются во все слайды презентации. Образец слайдов содержит два важных элемента: область заголовка и область объекта. Форматирование области заголовка распространяется на все заголовки слайдов презентации (размер шрифта, стиль и цвет символов текста). В области объекта устанавливаются параметры списков, отступы, стиль и размер шрифта. Здесь же можно включать номера страниц, обрамления и рисунки. Для того, чтобы просмотреть образец слайдов выполните следующее. 1. Выполните команду Образец меню Вид, а в ней подкоманду Образец слайдов. 2. Щелкните правой кнопкой мыши рядом со слайдом, чтобы вызвать контекстное меню с доступными параметрами форматирования: цветовой схемой, образцом разметки и фоном. 3. Установив все необходимые параметры в образце слайдов, вернитесь в текущий слайд (команда Слайды из меню Вид). Для создание маркированных списков используются отступы. Для того, чтобы создать маркированный список выполните следующие действия.

20 В режиме просмотра слайдов щелкните на кнопке Создать слайд панели инструментов. В графическом меню Выберите авторазметку диалогового окна Создать слайд выберите элемент Маркированный список.

Для того, чтобы на экране появилась линейка выполните команду Линейка меню Вид. Нижний маркер линейки связан с текстом, а верхний маркер - с маркерами начала элемента списка. В текстовом окне можно создать до пяти уровней списка. Уровень элемента списка можно изменять с помощью кнопок Понизить уровень и Повысить уровень панели форматирования или, аналогично редактору Word, в режиме

Нижний маркер Верхний маркер

21 структуры слайда. Вы можете изменить маркер списка. Для этого выберите абзац с изменяемым маркером и воспользуйтесь командой Маркер меню Формат. Для изменения формата текста выделите его и выполните команду Шрифт меню Формат. Для создания текста, снабжённого специальным оформлением, воспользуйтесь командой Объект меню Вставка и выберите тип приложения WordArt. В РР предусмотрена возможность вставки в слайды таблиц Excel и Word для использования ранее набранной информации. Для того, чтобы вставить в слайд целую рабочую книгу воспользуйтесь командой Объект меню Вставка, а затем из группы Тип объекта выберите Лист Microsoft Excel. По умолчанию РР вставляет рабочую книгу, которая содержит один лист. Чтобы добавить новый лист из меню Вставка выберите команду Лист. Если же необходимо вставить рабочий лист, воспользуйтесь командами Копировать/Вставить меню Правка. Вставка таблиц Word нужна, чтобы обеспечить ввод табулированной информации самым простым способом. Для этого проделайте следующее. 1. В

меню Вставка выберите команду

Рисунок , а в ней - Таблица

Microsoft Word. 2. Введите необходимое число строк и столбцов и щёлкните на кнопке ОК. 3. В таблицу введите необходимый текст, а затем щёлкните за пределами таблицы. В презентацию Вы можете добавить и звук. Для этого перйдите в слайд который хотите озвучить, выполните команду Кино и звук меню Вставка, а затем подкоманду Звук из файла. Выберите необходимый звуковой файл и щёлкните на кнопке ОК. В центре слайда появится маленький значок. Этот значок можно перетащить в любое место слайда, а для

22 воспроизведения звука нужно щёлкнуть по нему в режиме показа слайдов. Автоматическое подключение включение воспроизведения звука будет описсано ниже в разделе, связанном с анимацией слайдов. Вы также можете добавить в презентацию дикторский текст. Для этого Ваш компьютер должен быть оснащён микрофоном и средством его поддержки. Перейдите в режим слайда и в меню Вставка выберите команду Кино и звук, а затем подкоманду Записать звук. Надиктовав текст, щёлкните правой кнопкой мыши и выйдите из режима слайда. РР спросит у Вас, хотите ли вы оставить слайд на экране во время звучания дикторского текста или задать для него время нахождения на экране в сортировщике слайдов. Также вы можете надиктовать текст для остальных слайдов презентации. Для придания презентации профессионального вида PP позволяет использовать анимацию слайдов. Кроме временных задержек и переходных эффектов доступных через диалоговое окно Переход слайда презентацию можно оформить анимационными эффектами. PP предлагает несколько интересных эффектов анимации: -

Эффект въезда - текст появится на экране справа.

-

Эффект полёта - текст появится на экране слева.

-

Эффект камеры - текст появится на экране, как будто над ним открывается диафрагма фотоаппарата.

-

Вспышка - текст появится на экране один раз и тут же пропадёт.

-

Лазерный эффект - буквы текста будут появляться, как будто они прожигаются лучом лазера.

-

Пишущая машинка - появление букв будет напоминать работу печатной машинки и сопровождаться соответствующим звуком.

-

Вбрасывание - текст как бы выпадает из верхней части слайда.

Для того чтобы применить к тексту анимационные эффекты, необходимо выполнить следующие действия.

23 Панель инструментов Эффекты анимации

Порядок эффектов

Настройка анимации

Анимация заголовка Анимация текста

Эффект въезда

Вбрасывание Эффект полёта Эффект камеры

Обратный порядок построения текста Эффект вспышки

Пишущая машинка

Лазерный эффект

1. Активизируйте панель инструментов Эффекты анимации. 2. Выберите слайд, тест на котором следует выделить анимационным эффектом в режиме слайдов. 3. Щёлкните на кнопке Анимация заголовка или Анимация теста этой панели инструментов. 4. Выберите нужный эффект. Кнопки на слайдах также могут усовершенствовать Вашу презентацию. PP предоставляет возможность закрепить за кнопкой определённое действие. Для

того

чтобы

презентацию

добавить кнопку

в с

закреплённым за неё действием, выполните следующее. 1. Откройте слайд, в который вы хотите вставить кнопку. 2. Выберите

пункт

Управляющие кнопки меню

Автофигуры

из

панели

инструментов Рисование. 3. Выберите установите

тип

кнопки

и

её

размер

и

размещение на слайде.

24 4. Сохраните проделанную работу, если Вы не сделали этого раньше. 5. В появившемся диалоговом окне Настройка действия выберите закладку По щелчку мыши или По указанию мышью, в зависимости от способа активизации действия кнопки. 6. Выберите переключатель Перейти по гиперссылке. 7. Определите тип создаваемой гиперссылки: слайд, Web-страница, другой файл и т.д. 8. Если необходимо запустить программу, выберите переключатель Запуск программы. 9. Если необходимо запустить макрос, выберите переключатель Запуск макроса. 10. Если необходимо открыть, отредактировать или воспроизвести объект, выберите соответствующее действие из списка возможных действий с объектами. 11. Щёлкните на кнопке OK и проверьте корректность работы кнопки.

Инструменты построения организационных

PP предоставляет возможность добавления к слайдам двух типов диаграмм. Стандартные диаграммы можно включать в слайд, как объекты приложений Microsoft Graph и Microsoft Excel. Для этого воспользуйтесь командой Объект меню Вставка. Кроме того, организационные

диаграммы,

применяющиеся

PP позволяет строить для

демонстрации

25 иерархических структур. Для того чтобы создать простую организационную диаграмму, сделайте следующее. 1. Щёлкните на кнопке Создать слайд панели инструментов и выберите разметку Организационная диаграмма. 2. Дважды

щёлкните

в

области

диаграммы,

чтобы

активизировать

приложение Microsoft Organization Chart. Программа запустится и выведет на экран заготовку для создания диаграммы. 3. Щёлкните на первом прямоугольнике диаграммы. В прямоугольник введите имя человека и его должность. С помощью клавиш управления курсором и табуляции можно перемещаться по полям имён и должностей. Если к прямоугольнику диаграммы следует добавить комментарий, перейдите в область комментариев и введите Вашу информацию. 4. Добавьте прямоугольник для административного помощника. Для этого щёлкните на кнопке Помощник панели инструментов, переместите указатель мыши и щёлкните на прямоугольнике начальника. Введите имя и должность помощника. 5. Для помощников можно изменять стиль оформления. Щёлкните на меню Стиль, чтобы появилось графическое меню Группы. Используйте его возможности

для

оформления группы подчинённых. 6. Для каждого из подчинённых можно создать своих подчинённых или сотрудников, повторяя описанные выше действия. 7. Выберите

команду

Обновить

презентацию

меню

Файл,

чтобы

модифицировать презентацию и поместить диаграмму в пустой слайд. 8. Выберите команду Выход меню Файл, чтобы вернуться в PP.

26 Тема 4. Подготовка к презентации. Использование Power Point при работе с Internet. PP

позволяет

распечатывать

слайды,

конспекты

докладов

и

раздаточный материал на прозрачной плёнке или бумаге. Перед тем, как напечатать презентацию её необходимо открыть и установить параметры печати с помощью команды Параметры страницы меню Файл. Появится диалоговое окно Макет страницы. В этом диалоговом окне выберите размер слайдов, ориентацию и номер, с которого нужно начать нумерацию слайдов. По умолчанию PP создаёт и печатает слайды с альбомной ориентацией листа, шириной 24 см и высотой 18см. Внеся необходимые изменения, щёлкните на кнопке OK.

Когда в диалоговом окне Макет страницы будут установлены все необходимые параметры, выполните команду Печать меню Файл. В этом окне указывается, какую часть презентации необходимо распечатать, вводится нужное количество копий, а в группе Печатать имеется список частей презентации, из которого можно выбрать следующее. -

Слайды (без анимации) - для печати слайдов на бумаге или прозрачной плёнке.

-

Выдачи - для печати раздаточного материала для слушателей.

-

Заметки - для печати заметок докладчика, соответствующих выбранному диапазону слайдов.

27 -

Структуру - для печати структуры, которая выводится на экран в режиме структуры. Если необходимо распечатать скрытые слайды, то нужно установить

флажок Печать скрытых слайдов. Если установить флажок Чёрно-белое, то

будет

распечатана

чёрно-белая

презентация.

Установка

флажка

Обрамление слайдов приведёт к тому, что слайды будут помещаться в рамку, а установка флажка Масштабировать по листу - к масштабированию документов на бумаге. После того, как Вы установите все необходимые параметры щёлкните по кнопке OK. Демонстрация слайдов позволит Вам без особых проблем создавать профессиональные слайды. Для того чтобы запустить демонстрацию слайдов с используемыми по умолчанию параметрами, выберите команду Показ слайдов из меню Вид. Если необходимо изменить параметры этого режима, время демонстрации слайдов, добавить эффекты анимации, то нужно переключиться

в

режим

сортировщика

слайдов.

Затем

выполните

следующее.

1. Перейдите к слайду, для которого хотите установить параметры. Выберите команду Переход слайда меню Показ слайдов. 2. В диалоговом окне Переход слайда выберите необходимый эффект из списка Эффекты.

28 3. После этого можно задать режим смены слайдов при демонстрации (автоматически или вручную). 4. В группе Звук можно задать звуковые эффекты, которыми будет сопровождаться смена слайдов. 5. Все заданные параметры будут справедливы только для текущего слайда. Чтобы распространить их действие на всю презентацию, щёлкните на кнопке Применить ко всем.

Если в ходе демонстрации Вы хотите перемещаться от слайда к слайду вручную, то выполните команду Настройка презентации меню Показ слайдов и в группе Смена слайдов выберите переключатель Вручную. Если необходимо, чтобы слайды сменялись через определённые интервалы времени, выберите переключатель По времени. Для того, чтобы слайды непрерывно демонстрировались до тех пор, пока не будет нажата клавиша Esc, установите в окне Настройка презентации флажок Непрерывный цикл до нажатия Esc. Это прекрасный режим для демонстрации слайдов без

29 вашего

непосредственного

участия.

Для

самостоятельной

установки

временных интервалов для смены каждого слайда, выполните команду Настройка времени меню Показ слайдов. Для

улучшения

восприятия

материала

части слайда могут появляться на экране не одновременно.

Для

этого

используется

технология последовательного раскрытия слайдов. Для последовательного проявления одного объекта проделайте следующие шаги. 1. Перейдите в режим слайдов и выберите объект, который необходимо представить в последовательном раскрытии. 2. Щелкните на объекте

правой кнопкой мыши и выберите пункт

контекстного меню Настройка анимации. 3. На вкладке Эффекты установите соответствующий специальный эффект.

4. Нажмите ОК. Для того, чтобы назначить спецэффекты для остальных объектов слайда, выполните следующее.

30 1. В окне Настройка анимации щёлкните на вкладке Время. 2. Вы увидите список объектов слайда, которым ещё не назначены спецэффекты. 3. В списке объектов без спецэффектов выберите один, который следует вставить в слайд, и дважды щёлкните на нём. 4. На вкладке Эффекты выберите для объекта специальный эффект. 5. Если слайд содержит диаграмму, выберите вкладку Эффекты в диаграммах. При использовании спецэффектов этой группы различные элементы диаграммы могут появляться по очереди, причём возможен любой порядок их следования. При демонстрации слайдов, кроме эффектов анимации, доступны также и звуковые эффекты. Для этого необходимо

в

группе

Выберите

соответствующие параметры.

эффект

и

звук

установить

Кнопки настройки порядка

6. Название спецэффекта должно появиться в списке порядок анимации в верхнем левом углу окна.

31 Если

необходимо

поменять

порядок

спецэффектов,

просто

воспользуйтесь кнопками настройки, расположенными рядом со списком Порядок анимации. По умолчанию эти эффекты инициируются только после щелчка мышью. Если необходимо, чтобы демонстрация происходила автоматически, выберите переключатель Автоматически вкладки Время и задайте временной интервал между эффектами анимации и звука. Дополнительные изменения в порядок демонстрации можно внести с помощью вкладки Параметры воспроизведения. Здесь можно задать, будет ли смена слайдов или звуковых эффектов происходить автоматически или после щелчка мышью. Это зависит от значения выбранного параметра группы Анимация вкладки Время. Однако эта вкладка будет активной, если выделен слайд, звуковой эффект или объект OLE. Для того, чтобы представить презентацию различным группам слушателей, необходимо, чтобы содержимое презентации как можно лучше подходило для каждой группы. В РР предусмотрена возможность скрыть и показать слайды. Для этого в режиме сортировщика слайдов выберите несколько слайдов, удерживая нажатой клавишу Shift и щёлкая на каждом слайде, который нужно скрыть. После этого номера отмеченных слайдов будут перечёркнуты. Выполните команду Скрыть слайд меню Показ слайдов. Теперь во время демонстрации слайд не будет показываться. Чтобы вновь показать скрытые слайды, выделите их в режиме сортировщика слайдов и выполните команду Скрыть слайд меню Показ слайдов. В РР к презентации можно добавить ещё два элемента, помогающих улучшить внешний вид презентации: заметки докладчика и раздаточный материал. Каждый слайд сопровождается страницей заметок с уменьшенным изображением слайда и местом, куда при печати выводятся заметки. Вы можете распечатать заметки и использовать их в качестве памятки о содержании слайдов. Замечания докладчика готовятся следующим образом.

32 1. Выделите слайд, в который необходимо добавить замечание. Выполните команду Страницы заметок меню Вид. 2. С

помощью

стандартной Место для текста заметок

можно

списка панели

увеличить

(предпочтительнее

Масштаб инструментов

размер

страницы

выбирать

масштаб

ввести

заметку,

75% или более). 3. Для

того,

чтобы

щёлкните на отведённом для этого месте и наберите текст. Раздаточный материал можно подготовить, выполнив следующие действия. 1. Выполните подкоманду Образец раздаточных материалов команды Образец меню Вид. На экране появится разметка страницы в соответствии с выбранным вами расположением страницы и слайдов на ней.

33 2. Выберите команду Надпись меню Вставка, затем щёлкните на месте вставки и растяните рамку текста до необходимого размера и наберите текст. В РР есть возможность создания одной презентации с различными параметрами демонстрации, предназначенных для различных аудиторий. Этого можно достичь следующим образом. 1. Выберите пункт Произвольная демонстрация из меню Показ слайдов. 2. Выберите кнопку Создать. Появится окно формирования произвольной демонстрации.

3. Выберите слайды, которые следует включить в новую презентацию. 4. С помощью кнопок Настройки задайте порядок демонстрации слайдов. 5. Укажите название варианта презентации и сохраните его. Презентация, подготовленная средствами РР может быть просмотрена на компьютере, на котором не установлено приложение РР, т.к. в пакет Microsoft Office входит средство просмотра презентаций Power Point Viewer (PPV). Если вы установили программу обычным для Windows 95 способом, то для запуска PPV щёлкните по кнопке Пуск, выберите команду Программы и выберите нужную программу. На экране появится диалоговое окно Средства просмотра, в котором нужно указать имя файла презентации

34 РР. Найдите нужную презентацию, выделите её и щёлкните на кнопке Показать. Если необходимо поместить презентацию на дискеты, воспользуйтесь командой Упаковать из меню Файл. Эта команда запускает Мастер упаковки, который позволяет сжимать и разбивать содержимое презентации на части, помещающиеся на дискеты, для хранения и перемещения на другие носители.

Также, как и в других приложениях Microsoft Office, в РР предусмотрена возможность записи макросов. Основные принципы работы с макросами сохранены и для этого приложения. Приведём пример создания макроса, который позволяет печатать раздаточные материалы к презентации. 1. Откройте

любую

презентацию,

при

работе

с

которой

будет

использоваться макрос. 2. Выполните подкоманду Начать запись команды Макрос меню Сервис. 3. Введите имя Печать Выдач в строке Имя диалогового окна Запись макроса. Щёлкните на кнопке ОК. Появится кнопка Остановить запись, и Вы сможете настроить все параметры печати раздаточного материала. 4. Выберите команду Печать меню Файл.

35 5. В списке Печатать выберите пункт Выдача (2 слайда на странице). 6. В группе параметров Копии задайте три копии. 7. Щёлкните на кнопке ОК. 8. Щёлкните на кнопке Остановить запись. Также, как и в других приложениях Вы можете назначить макрос объекту презентации или кнопке панели инструментов. Аналогично другим приложениям, в презентацию РР можно внедрить гиперссылки на другие документы Microsoft Office или на свои части. Литература 1. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. - М.: ФиС. 1990 и последующие издания. 2. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: изд. "Нолидж", 1998. 3. Мэтьюз М., Мэтьюз К. Windows 95: книга ответов/ Перев. с англ. - СПб: 1996. 4. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Office 97./ Перев. с англ. - К.: Диалектика, 1997. 5. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 1. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1997. 6. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 2. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1998.