Word 2002 для чайников

Word 2OO2 ДЛЯ

"ЧАЙНИКОВ^

Word 2O02 FOR

DUMMIES by Dan Gookin

Hungry Minds™ HUNGRY MINDS, INC. Bes;-Selling Books • Digital Downloads • e-Books • Answer Network; • e-Newsleiters • Branded Web Sites • e-Learning

New York, NY •* Cleveland, OH •» Indianapolis, IN

Word 20O2 <

ДЛЯ

"ЧАЙНИКОВ". Дэн Гукин

Э ДИАЛЕКТИКА Москва * Санкт-Петербург * Киев 2002

ББК 32.973.26-018.2.75

Г93 УДК 681.3.07

Компьютерное издательство "Диалектика" Зав. редакцией В.В. Александров Перевод с английского и редакция В.И. Яковлева

По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика1' по адресу: [email protected], http://www.dialek.tika.com

Гукин, Дэн. Г93 Word 2002 для "чайников". : Пер. с англ. — М. : Издательский дом "Вильяме", 2002. — 336 с.: ил. — Парал. тит. англ. ISBN 5-8459-0267-3 (рус.) Новая книга Дэна Гукина поможет вам поближе познакомиться с Word 2002 — новой версией самого популярного в мире текстового процессора. Вы узнаете, как создавать и редактировать документы, вставлять таблицы, картинки и сноски, как конвертировать файлы из одного формата в другой и распечатывать готовый материал. Кроме того, в книге описаны новые возможности Word, например опыт в распознавании речи. Книга написана увлекательно и интересно, насыщена фактическим материалом и рассчитана на пользователей всех уровней подготовки. ББК 32.973.26-018.2.75 Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответствующих фирм. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства Hungry Minds. Copyright © 2002 by Dialektika Computer Publishing. Original English language edition copyright €> 2001 by Hungry Minds, Inc. All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This edition published by arrangement with the original publisher, Hungry Minds, Inc. For Dummies and Dummies Man are trademarks under exclusive license to Hungry Minds, Inc. Used by permission.

I ISBN 5-8459-0267-3 (рус.) I ISBN 0-7645-0839-3 (англ.)

€> Компьютерное изд-во ''Диалектика", 2002 © Hungry' Minds, Inc.. 2001

Оглавление Введение Глава 1. Общий план Word Глава 2. Как работать в Word Глава 3. Прогулки по документу Глава 4. Основы редактирования Глава 5. Найти и заменить Глава 6. Работа с блоками текста Глава 7. Работа над ошибками Глава 8. Вопросы сохранения Глава 9. Все о принтерах и печати Глава 10. Советы опытного пользователя Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста Глава 12. Форматирование абзацев Глава 13. Установка табуляторов Глава 14. Форматирование страниц Глава 15. Форматирование документов Глава 16. Работа со стилями Глава 17. Шаблоны и мастера Глава 18. Маленькие хитрости форматирования Глава 19. Рамки, границы и затенение Глава 20. Работа с таблицами Глава 21. В колонки стройся! Глава 22. Оглавление и указатели Глава 23. Рисунки и картинки Глава 24. Вставка объектов Глава 25. Слушай меня, болван! Глава 26. У меня есть план! Глава 27. Если с документом работают несколько человек Глава 28. Папки, группы файлов и просто файлы Глава 29. Настройка Word Глава 30. Печать письма и конверта Глава 31. Брошюры и поздравительные открытки Глава 32. Изготовление наклеек Глава 33. Десять заповедей Word Глава 34. Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает Глава 35. Десять потрясающих трюков Глава 36. Десять советов, которые стоит запомнить Предметный указатель

17 25 37 51 59 65 75 87 101 111 119 129 139 149 159 167 175 187 195 209 215 223 227 233 243 251 257 263 271 279 291 297 303 309 313 317 323 326

Содержание Введение

17

Часть I. Знакомство с Word

23

Глава 1. Общий план Word

25

Хорошие, наилучшие и совсем плохие способы запуска Word Хороший, надежный способ запуска Word Наилучший способ запуска Word Случайные, зачастую неудобные способы запуска Word Word на экране Кнопочки и полосочки Пустое пространство, куда вводится текст Ваш помощник Смотрите - клавиатура Как правильно нажимать клавиши Комбинации клавиш Как выйти из Word Как закрыть документ, не выходя из Word

Глава 2. Как работать в Word

6

25 26 27 28 29 29 31 31 32 34 34 35 35

37

Краткий обзор (для нетерпеливых) Как создать новый документ Набор текста Когда нажимать клавишу <Enter> Этот удобный "мягкий ввод" Когда использовать клавишу пробела На что обращать внимание при наборе текста Ой! Ошибка! Форматирование документа Как добиться помощи от Помощника Сохраняйте свои материалы! С экрана - на бумагу (печать) Предварительный просмотр Распечатка документа Как закрыть документ

37 38 38 39 41 41 42 44 45 45 46 47 47 48 49

Глава 3. Прогулки по документу Как перемещаться по документу Вверх-вниз, влево-вправо - клавиши со стрелками Двигайтесь большими прыжками! Другие способы перемещения Как пользоваться командой Перейти Как вернуться к предыдущей позиции курсора

51 51 51 52 53 54 55 Содержание

Как пользоваться очень полезной командой Закладка Как установить закладку Как найти закладку и вернуться к отмеченному участку документа Кнопки на полосе прокрутки для перемещения по документу

56 56 56 57

Глава 4. Основы редактирования Вставка или замена? Вот в чем вопрос Итак, удаление текста... Основные клавиши удаления и Как удалить слово Удаление строк, предложений и абзацев Отмена опрометчивых поступков Да здравствует команда Отменить! Отмена не получается? Дело в том, что... Как отменить отмененное Глава 5. Найти и заменить Посмотрите, что я нашел! Повторный поиск Что еще можно искать с помощью команды Найти Поиск вверх и вниз, налево и направо Поиск "непечатных" символов Как искать коды форматирования Найти и заменить

59 59 60 60 61 61 63 63 64 64 65 65 67 67 69 69 71 72

Глава 6. Работа с блоками текста

75

Выделение текста в блок Выделение небольших фрагментов текста с помощью клавиши <Shtft> Как выделить блок текста с помощью мыши Выделение блока текста с помощью клавиши Клавиша "бросает якорь"! Выделение сразу нескольких фрагментов текста Как выделить документ целиком Как снять выделение Как скопировать блок Как переместить блок Как вставить блок Копирование и перемещение блока с помощью мыши Копирование в буфер обмена нескольких блоков (собрать и вставить) Познакомьтесь с буфером обмена Как переносить фрагменты текста из буфера обмена в документ Если нужно почистить буфер обмена Что еще можно делать с блоками текста Глава 7. Работа над ошибками Поставим заслон безграмотности Подключение (и отключение) автоматической проверки правописания

Содержание

75 75 76 78 78 79 80 80 81 81 82 84 84 85 86 86 86 87 87 88

7

Автоматическая проверка правописания в действии Незаменимая функция Автозамена Автозамена в работе Как отменить исправления, сделанные функцией Автозамена Кое-что еще из репертуара функции Автозамена А теперь Автотекст! Работа с функциями Автозамена и Автотекст Проверка грамматики Тезаурус, помоги подобрать подходящее слово Быстрый вызов тезауруса Стандартный вызов тезауруса Как обратиться к переводчику Как сосчитать слова

Глава 8. Вопросы сохранения Сохраняем документ на диске (первый раз) Сохраняем повторно Как сохранить документ под новым именем Автоматическое сохранение (для забывчивых) Сохраняем и выходим Как открыть документ, хранящийся на диске Последние файлы можно открыть быстро Для чего служит список Тип файлов Как открыть документ внутри другого документа

Глава 9. Все о принтерах и печати С чего начать: подготовка принтера Предварительный просмотр Как распечатать документ целиком Печать фрагментов документа Как распечатать отдельную страницу Как распечатать несколько страниц Как распечатать текст, выделенный в блок Как распечатать несколько документов Как напечатать несколько копий одного документа Как отменить команду Печать

Глава 10. Советы опытного пользователя О чем задумался Помощник Как вернуться к тому месту документа, где вы вчера остановились Очень удобные клавиши повтора Просмотр документов с помощью диалогового окна Открытие документа Подсчет слов с помощью диалогового окна Найти и Заменить Как работать одновременно с несколькими документами Как закрывать документы Как вывести на экран сразу несколько документов

8

98 99

101 101 103 104 104 106 107 108 108 108

111 111 112 113 115 115 115 116 116 117 118

119 119 120 120 121 122 122 123 123

Содержание

Работа с документом, размещенным в двух окнах Старый трюк с разделением экрана

124 124

Часть II. Форматирование в Word Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

127 129

Как форматировать текст Как изменять шрифт Основы форматирования символов Пример: выделение курсивом Как пользоваться атрибутами текста Крупный текст, мелкий текст Как изменить размер текста Как уменьшить или увеличить размер текста Как создавать текст выше и ниже уровня строки Как все зто отменить Работа с диалоговым окном Шрифт Как превращать прописные буквы в строчные и наоборот

129 129 131 132 132 133 134 134 135 135 136 137

Глава 12. Форматирование абзацев Способы выравнивания абзацев Выравнивание абзацев Как растянуть текст по вертикали Как изменить расстояние между строками Как изменить интервал между строками Как установить необычный интервал между строками Как увеличить расстояние между абзацами Изменение абзацного отступа Отступ первой строки абзаца Как создать висячий отступ Отступ всего абзаца Двойной абзацный отступ Кто придумал эту линейку?

Глава 13. Установка табуляторов Для чего нужны табуляторы Позиции табуляции Как установить позицию табуляции Установка левого табулятора Равнение на центр Равнение направо Этот забавный десятичный табулятор Табулятор с чертой Диалоговое окно Табуляция Установка табуляторов с помощью диалогового окна Табуляция Как избавиться от позиции табуляции с помощью диалогового окна Табуляция Табуляторы с заполнением

Содержание

139 139 140 141 141 142 142 143 145 145 145 146 147 147

149 149 150 151 152 153 154 154 155 155 156 156 157

9

Глава 14. Форматирование страниц Как установить размер страницы Книжная и альбомная ориентация В полях... документа Нумерация страниц Где поместить номер страницы Нумерацию можно начать с любого номера Принудительный разрыв страницы

Глава 15. Форматирование документов Разбивка документа на разделы Вставка разрыва Удаление разрыва раздела Верхние и нижние колонтитулы Как создать колонтитул Четные колонтитулы для четных страниц, нечетные - для нечетных Но мне не нужен колонтитул на первой странице! Побольше колонтитулов, хороших и разных!

Глава 16. Работа со стилями Что такое стиль? Стили, где вас искать? Стили в панели инструментов Стили в области задач Создайте новый стиль! Как создать стиль на основе отформатированного абзаца Создание стиля с помощью области задач Создание стиля, воздействующего только на символы Как изменить стиль Как присвоить стилю комбинацию клавиш Как удалить стиль Как применять стили Встроенные стили заголовков Управление стилями для "чайников"

Глава 17. Шаблоны и мастера Несколько слов в похвалу шаблону документа Как использовать шаблон Как создать шаблон документа Как изменить шаблон документа Что представляет собой шаблон Normal.dot Как присоединить шаблон к документу Глава 18. Маленькие хитрости форматирования Что-то неладное творится с форматами! Пусть Word поработает за вас! 10

159 159 161 162 164 164 165 165

167 167 168 169 169 170 172 173 173

175 175 176 176 177 179 179 180 182 183 183 184 185 185 186

187 187 188 189 191 192 193 195 195 196 Содержание

Ах, какая прелесть - обновляемые поля! Раскрасьте текст, чтобы его было легче найти Не забывайте эти советы! Как отцентрировать страницу по вертикали Где щелкнул, там и вводи текст! Как позаимствовать форматирование символов Как пользоваться командой Автоформат Автоматическое форматирование Как автоматически форматировать текст по мере набора Автоматическая нумерация списка Как автоматически отформатировать границы Вы струсили: приглашаем мастеров

Часть III. Пройдемся рукой мастера Глава 19. Рамки, границы и затенение Обрамление текста Как поместить в рамку слово или абзац Как сделать рамку вокруг страницы Частичное обрамление Кнопка Внешние границы в панели инструментов Затенение текста Оригинальный текст - белым по черному Глава 20. Работа с таблицами Для чего нужны таблицы Таблицу сюда, живо! Как ввести в таблицу текст Что можно делать с таблицей Как превратить в таблицу уже готовый текст документа Как превратить таблицу в текст документа Как побыстрее создать таблицу Автоматическое форматирование таблицы Глава 21. В колонки стройся! Для чего нужны колонки? Как разделить текст на колонки Как отменить колонки Кнопка Колонки панели инструментов Глава 22, Оглавление и указатели Вот они - списки Что нужно знать о списках, которые создает Word Как создать оглавление Создание указателя Как вводить сноски Глава 23. Рисунки и картинки А где взять картинку? А вот и картиночка Содержание

196 197 198 198 199 200 201 202 202 203 204 205

207 209 209 209 210 211 212 212 214 215 215 216 218 218 219 220 220 221 223 223 224 225 226 227 227 228 228 229 231 233 234 234 11

Как вставить картинку из коллекции рисунков Word Как вставить изображение из файла, сохраненного на диске Что можно сделать с изображением Перемещение рисунка Как изменить размер рисунка Как обрезать рисунок Обтекание изображения текстом и плавающие рисунки Как разместить рисунки один позади другого Как снабдить рисунок подписью

Глава 24. Вставка объектов Как вставить один документ в другой Еще о вставке Вставка автофигур Работа с WordArt Как рисовать в Word Как вставить таблицу из Excel

Часть IV. Мир странный, но забавный Глава 25. Слушай меня, болван!

Что необходимо сделать, чтобы Word заговорил Чем нужно оснастить компьютер Что нужно сделать, чтобы Word вас услышал Попробуем диктовать текст 'Темная ночь, только пули свистят по степи..." Как произнести точку, запятую, знаки табуляции и клавишу <Enter> Неужели я мог такое сказать? Подача голосовых команд Редактирование текста Как вызывать меню и диалоговые окна

Глава 26. У меня есть план! Как создать план Как добавить в план тему Работа с подтемами Как создать текст внутри темы Как перестроить план Как просмотреть план Как распечатать план

Глава 27. Если с документом работают несколько человек Примечания к тексту Вставка примечания Как сделать примечания невидимыми Как просмотреть сразу все примечания Как удалить примечание Скрытый текст 12

235 236 237 237 238 238 239 240 241

243 243 244 244 245 246 247

249 251

252 252 252 253 254 254 255 255 255 256

257 257 258 259 260 260 261 262

263 263 263 265 265 266 266 Содержание

Возьмите в руки маркер Работа с корректорскими правками Сравнение двух версий одного документа Что делать с изменениями Отслеживание изменений в процессе работы

266 267 267 268 269

Глава 28. Папки, группы файлов и просто файлы Как создать новую папку Как перейти в другую лапку Как искать файлы в Word Как работать с группами файлов Как открыть несколько файлов Как сохранить одновременно несколько документов... ...и закрыть их одновременно Работа с документами других форматов Как загрузить файл другого формата Как сохранить файл в "чужом" формате

271 271 272 273 274 275 275 275 276 276 277

Глава 29. Настройка Word Обычные и полные меню Панели инструментов Как ты выглядишь, панель инструментов? Где мои панели инструментов? Перемещение панелей инструментов Как добавить кнопку на панель инструментов Как превратить любую команду в кнопку на панели инструментов Как удалять и перемещать кнопки на панели инструментов Как изменить масштаб изображения Основные установки Word

279 279 280 280 281 282 282 284 285 266 287

Часть V. Что еще может Word

289

Глава 30. Печать письма и конверта Как написать самое обычное письмо Дата Адрес Текст письма Как отправить письмо электронной почтой Исчерпывающая информация о печати конвертов Заставьте принтер полюбить конверты Как добавить конверт к письму Распечатка конвертов "на лету" Давайте считать конверт документом!

291 291 291 291 292 292 293 293 294 295 295

Глава 31. Брошюры и поздравительные открытки Брошюра Как построить текст в три колонки Как создать заголовок для брошюры

297 297 298 298

Содержание

13

Как создать буквицу (и что это такое) Как распечатать брошюру Как самому создать поздравительную открытку

299 300 301

Глава 32. Изготовление наклеек Все, что нужно знать о наклейках Как распечатать лист одинаковых наклеек

303 303 303

Часть VI. Великолепные десятки Глава 33. Десять заповедей Word

307 309

Не вводите лишние пробелы! Не нажимайте <Enter> в конце каждой строки! Не пренебрегайте клавиатурой! Не перезагружайте и не выключайте компьютер, не выйдя из Word и Windows! Не нумеруйте страницы вручную! Не используйте клавишу <Enter> для начала новой страницы! Не сохранив, не выходите! Не спешите щелкать на кнопке ОК! Не забудьте включить принтер! Не ленитесь создавать резервные копии документов

14

309 310 310 310 310 310 311 311 311 311

Глава 34. Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает Как пользоваться диалоговым окном Параметры Неразделимое Что такое схема документа Перенос слов Математика Макросы Перекрестные ссылки Найти и устранить в Word Для чего нужны смарт-теги (интеллектуальные значки) Что за штука - "цифровая подпись"?

313 313 313 314 314 315 315 315 315 316 316

Глава 35. Десять потрясающих трюков Эти необыкновенные символы Как вводить дробные числа Как добавить кнопки Надстрочный знак и Подстрочный знак в панель инструментов Как ввести символы типа U, С или N Жонглирование блоками текста Автореферат Выделить все Как вставить дату Сортировка Автоматическое сохранение

317 317 319 319 319 320 321 321 321 322 322

Содержание

Глава 36. Десять советов, которые стоит запомнить Пусть поработает Word Запаситесь бумагой для принтера, тонером и разными канцтоварами Держите справочники под рукой Поддерживайте порядок среди файлов Не забывайте о команде ! Почаще сохраняйте документ! Используйте преимущества многооконной работы Часто повторяющийся текст вводите с помощью функции Автотекст Используйте информативные и легко запоминающиеся имена файлов Не относитесь ко всему слишком серьезно Предметный указатель

Содержание

323 323 323 324 324 324 324 324 325 325 325 326

15

Дэн Гукин познакомился с компьютером в 1982 году — в то время вычислительная техника как раз поднялась на следующую за логарифмической линейкой ступень. Дело в том, что Дэну понадобился компьютер, дабы заменить старую и постоянно ломавшуюся пишущую машинку, О полноценных текстовых процессорах в те годы еще никто и не помышлял, да и больших денег у Гукина не было (он перебивался грошами, которые зарабатывал нелегким трудом в ресторане, мечтая о больших писательских гонорарах). В конце концов Дэну удалось "скрутить" нечто, имеющее монитор и клавиатуру. Вскоре его писательская карьера пошла полным ходом: кое-что из плодов его творчества было опубликовано в литературных журналах, правда, большая часть творений отправлялась безжалостными редакторами в мусорную корзину. Творческий перелом наступил в 1984 году, когда Дэн начал писать о компьютерах. Соединив опыт самостоятельного изучения этого предмета с литературными способностями и сдобрив это изрядной долей специфического, зато доходчивого юмора, Гукин нашел себя в статьях на компьютерные темы. Это было творчество обыкновенного пользователя, который ничего не понимает в компьютерах, всему учится на своих ошибках и охотно делится своим опытом. Читатели оценили творческий прием начинающего автора, и вскоре Дэн стал ведущим колонки в местном компьютерном журнале. Затем таланты Гукина обеспечивают ему должность "литературного негра" в одном издательстве, специализирующемся на компьютерных изданиях. Чуть позже он занимает пост редактора компьютерного журнала в городе Сан-Диего и становится постоянным участником компьютерных ток-шоу на местном радио. Все это время Дэн не перестает шлифовать свой стиль и писать книги о компьютерах, многие из которых становятся бестселлерами "местного значения". В 1990 году Дэн Гукин обращается в издательство !DG Books Worldwide с идеей создания принципиально новой книги. В процессе переговоров идея приобрела конкретные очертания: Гукин должен написать серию книг для обычных людей, не обремененных специальными знаниями в области компьютеров. Первая же книга Гукина, DOS для "чайников", стала международным бестселлером, выйдя тысячными тиражами на разных языках. Сегодня Гукин считает себя компьютерным гуру, а главной своей целью —- постоянно напоминать читателям о том, что компьютеры — это не тот предмет, к которому стоит относиться всерьез. Он пишет легко, смешно и при этом весьма информативно. Он знает, что не пользоваться компьютером в наши дни нельзя, и помогает своим читателям обучиться этому делу. Его любимое изречение (им же и сочиненное): "Компьютеры невероятно скучны, но это не значит, что и писать о них надо скучно". Перу Дэна Гукина принадлежат книги DOS для "чайников", ПК для "чайников" и ряд других. Гукин получил ученую степень бакалавра в области коммуникаций в Калифорнийском университете. Сейчас Дэн живет в штате Айдахо с женой и четырьмя сыновьями.

Введение Вас приветствует Word2002 для "яайников"\ Будем надеяться, что в этой версии Word ребятам из Microsoft наконец-то удалось добиться, чтобы все работало как надо. А если говорить серьезно, то это самая лучшая, наиболее быстродействующая и вообще самая крутая версия Word, а книга, которую вы держите в руках, —тоже самая лучшая и самая крутая. Word — обширная программа. Она много чего умеет. Но для того чтобы успешно ее использовать, вам не нужно знать о Microsoft Word все. Да и вообще, хотите ли вы знать о Microsoft Word все? Скорее всего, нет. Вам вряд ли понадобятся всякие изощренные команды, полиграфические "выкрутасы" и даже разнообразные специальные возможности, о существовании которых вы знаете, но о встрече с ними не мечтаете. Полагаю, все. что вам нужно, -— это простой ответ на конкретный вопрос, получив который вы спокойно закроете книгу и приступите к работе. В таком случае эта книга — для вас! Word2002 для "чайников" объединяет процесс обучения с развлечением. Кроме того, тут важен подход. Я не ставлю перед собой цель заставить вас полюбить Microsoft Word. Моя задача проще: рассказать, как с помощью Microsoft Word выполнить ту или иную задачу. К работе вы, разумеется, относитесь серьезно, но ведь совсем не обязательно так же серьезно относиться к Microsoft Word!

Od э/ной /сшае Эта книга не рассчитана на то, что вы станете читать в ней все подряд, от первой до последней страницы (хотя, признаюсь, мне это было бы приятно,) Это не роман, а если бы это и был роман, то в конце я все равно поубивал бы всех действующих лиц, что вряд ли понравилось бы читателям. Но я отвлекся. Эта книга— справочник. Каждая глава посвящена определенной теме Microsoft Word. Главы разбиты на разделы, в которых рассказывается, как выполнить то или иное задание в рамках общей тематики главы. Вот некоторые темы, с которыми вам предстоит ознакомиться. 1 •/

Как сохранять результаты своей работы Как вырезать и вставлять блоки текста Как быстро найти нужное место Как выравнивать абзацы Как быстро объединить таблицы Как заставить Word узнавать ваш голос Как создать документ по шаблону

Никаких правил, которые надо заучивать наизусть, никаких громоздких схем или настенных таблиц. Наоборот, в каждой главе вопрос объясняется так, как будто вы встречаетесь с ним впервые. Никаких предположений, что вам это уже известно; весь материал сопровождается перекрестными ссылками. Технические термины и темы, возникающие по ходу изложения, предусмотрительно вынесены в отдельные разделы, а вы уж сами решите, знакомиться с ними или нет. Ради Бога, не относитесь к этой книге как к учебнику, по которому надо сдавать экзамен. Ваш девиз при работе с ней таков: заглянул, узнал, применил и работай дальше.

Введение

17

вы ttauqejfie в atfiou книге Раз уж вы держите данную книгу в руках, значит, знаете о Word не все. Вот и открывайте ее каждый раз. когда попадете в тупик. Только не надо бояться! Если начальник велел вам к вечеру составить отчет в форме таблицы, а вы не знаете, как подступиться к этому заданию, не спешите писать заявление об уходе по собственному желанию или звонить знакомым программистам. Все у вас получится. Включайте компьютер, открывайте соответствующую главу-— и за работу. Я не стану рассказывать о языке программирования и наборе операторов, благодаря которым таблица появится на экране (могу поспорить, что ваши знакомые программисты начнут именно с этого). Все будет просто: меню, команда, клавиша. Вы думаете, я сам много знаю обо всех этих операторах? Да я вообще долгое время считал, что это ассистенты хирурга! Зато я знаю, что при нажатии, скажем, , Word выведет на экране фигурные скобки ({}). Почему? Понятия не имею, да и не интересуюсь. А еще я знаю, что, если нажать , эти противные скобочки исчезнут. Word — пользовательская система, а я — пользователь Word (правда, довольно опытный, и в этом состоит мое единственное отличие от вас). Я буду учить вас пользоваться Word и не бояться его. Для выполнения команд в Microsoft Word используют мышь и меню, и это естественно, ведь Word работает в среде Windows. Но всякая уважающая себя программа должна функционировать и без мыши, поэтому Word широко использует разного рода комбинации клавиш, т.е. несколько клавиш, которые следует нажимать одновременно или последовательно. Существует два вида комбинаций клавиш. Комбинация клавиш типа означает, что вы должны одновременно нажать клавиши и <Shin> и, не отпуская их, нажать клавишу <Р>, после чего отпустить все три клавиши. Комбинация клавиш типа означает, что сначала надо нажать клавишу , отпустить ее, нажать <Т>, тоже отпустить и нажать <S>. В книге часто упоминаются разные диалоговые окна. Если вы не знаете, что это такое, объясню. Диалоговое окно — это небольшое окно (меньше экрана), где собраны разные опции, относящиеся к типу операции, имя которой указано в названии окна. Word все свои вопросы вместе с ответами на них собирает в одном окне, предлагая вам выбрать наиболее подходящий ответ. Например, если вы закрываете документ, Word спрашивает, хотите ли вы его сохранить, и предлагает три варианта ответа: Да, Нет и Отмена. Это простое окно, а есть очень сложные. Мы с ними в свое время познакомимся. Команды меню имеют следующий вид: Файл ^Открыть Это означает, что надо открыть меню Файл (с помощью мыши или клавиатуры) и выбрать команду ^ткрыть. Обратите внимание, что команды .Открыть и Файл имеют одну подчеркнутую букву. Эти буквы определяют так называемые горячие клавиши, применение которых общепринято в Windows. Для того чтобы задать в окне нужную установку, следует нажать комбинацию клавиш , что соответствует выбору опции Файл, и клавишу <О> или . что соответствует выбору опции Открыть. Учтите, что в Word 2002 сначала можно нажать клавишу (не нажимая других клавиш), и этим будут инициированы горячие клавиши меню. Затем можно нажимать отдельно горячие клавиши для выбора опций меню или команд диалоговых окон. Сообщение, с которым к вам обращается программа, или иной текст, который она выдает в некоторых случаях (и в этом нет ничего страшного — надо же ей как-то с вами общаться), выделяется так: Невозможно найти жесткий диск, сохранять все равно?

18

Введение

Если вы сочтете нужным поглубже заглянуть во внутренний мир компьютера, я рекомендовал бы прочесть книгу ПК для "чайников", но вы можете выбрать любую другую, которая вам больше по душе.

можно не Специальных технических разделов в этой книге более чем достаточно. Читать их необязательно, хотя порой там можно найти кое-что интересное. Каждый технический раздел отмечен специальной пиктограммой или окружен ядовитым кустарником и колючей проволокой, по которой проходит электрический ток (эту идею я позаимствовал в одном из самоучителей игры на фортепиано). Не хочется — не читайте.

вы, мой Каким я представляю себе вас, мой читатель? Конечно, вы уже приобрели компьютер. На нем установлена одна из следующих версий Windows: Windows 95. Windows 98, Windows Me. Windows 2000 или Windows NT. Какая из этих версий предпочтительней для Word 2002? Абсолютно все равно. Если все-таки встретится какая-то особенность Word 2002. связанная с версией используемой операционной системы, я обязательно в тексте обращу на это ваше внимание. (Но такое случится не более двух-трех раз.) Вы хотите поближе познакомиться с текстовым процессором Microsoft Word 2002, который на страницах этой книги я называю просто Word (мы с ним давние приятели). Возможно. Word вы купили вместе с компьютером, или приобрели отдельно, или установили как часть более крупного пакета программ под названием Microsoft Office XP, или он уже установлен на компьютере у вас на работе. Абсолютно неважно, каким путем Word оказался на вашем компьютере, — это одна и та же программа. Хотя должен оговориться: в разных случаях Word работает немного по-разному, что зависит от установок компьютера и самого Word. Поэтому если вы, привыкнув к "своему" Word, пересядете за "чужой" компьютер, у вас могут не сработать некоторые комбинации клавиш, а также отдельные команды. В таком случае с вопросами лучше всего обратиться к человеку, который постоянно работает с данной версией. Но в целом Word— это всегда Word, и набор текста в нем всегда выполняется одинаково. Совсем необязательно для работы в Word устанавливать весь пакет Microsoft Office. В этой книге вы не найдете ни слова о работе с другими приложениями Microsoft Office.

пос/б/юена книга В книге шесть основных частей, которые разделены на главы. Те, в свою очередь, разбиты на самостоятельные разделы. Вы можете открыть книгу и прочесть любой раздел — для этого не надо знать, о чем идет речь в остальной части книги. Начинайте с любой страницы. Несколько слов о том, какие части вы найдете в этой книге и какого рода информация содержится в каждой из них.

Часть I. Знакомство с Word Это основы Microsoft Word — то, с чего начинается работа в программе. Детский сад, одним словом. Экскурсия по экрану: как нажимать клавиши, что такое курсор и почему нельзя дергать мышь за хвост. Последнее, кажется, из другой книги. Неважно. Здесь вы узнаете, как

Введение

19

и куда вводить текст, как выделять его в олок, вырезать и копировать, проверять на наличие ошибок, как печатать, Освоив все эти операции, вы сможете перейти к более сложным темам, которые рассматриваются в следующей части.

Часть II. Форматирование в Word Форматирование есть искусство загонять текст в рамки полиграфических требований. Это не та серьезная работа по созданию документа, которая обычно сопровождается мучительными поисками нужного слова и ожиданием вдохновения. В процессе форматирования можно менять шрифты, абзацы, добавлять колонтитулы и номера страниц... Словом, форматирование для текста — как посещение косметического салона. На начальном этапе вы, возможно, не удержитесь от крепких выражений, зато потом вас будут специально приглашать, чтобы вы привели в порядок тексты своих знакомых (меня лично все время приглашают).

Часть III. Пройдемся рукой мастера Но текст — это только текст, даже хорошо отформатированный. В данной части вас ждет высший пилотаж — добавление к документу разнообразных финтифлюшек, а именно: границ, затенений, таблиц, рисунков, колонок, сносок и прочих красот. Тут Word просто не знает себе равных.

Часть IV. Мир странный, но забавный Здесь рассматриваются темы посложнее. Кое-кто, может быть, сочтет, что им даже не место в книге для новичков.

Часть V. Что еще может Word Вы-то думали, что компоновка корреспонденции— это "потолок" Word, ан нет! Почитайте эту часть, и вы узнаете, что Word изо всех сил старается шагать в ногу с прогрессом. Несмотря на то, что размер книги не позволил включить все "чудеса", которые способен сотворить Word, в этой части вы найдете кое-что, что поможет вам создавать в нем занятные (порой неожиданные) штучки.

Часть VI. Великолепные десятки "Десять заповедей Word"— хорошо звучит? А "Десять потрясающих трюков"? Или "Десять негритят"? Ой, опять что-то не то. Да что там говорить, в этой части всяких "десяток" чуть ли не сотни. Ее можно было бы назвать по-другому: "Всякая всячина", "Понемногу обо всем" или "Молодым хозяйкам на заметку". Но у нас принято заключительную главу книжек для "чайников" называть ''Великолепные десятки". Надеюсь, вы уже поняли, что здесь можно найти.

Вели чМо-&о не попало g книгу К сожалению (а может быть, к счастью), размер книги не может быть увеличен. С другой стороны, габариты автора могут увеличиваться и увеличиваться. Как этому помешать? Пока я решил создать Web-страницу, чтобы поместить в ней все то, что не попало в настоящее издание книги, Не ищите на этой странице информацию об ошибках или недоделках книги. Их просто нет. Все, что нужно для работы с Word, вы уже держите в руках. Но книга отпечатана,

20

Введение

а программное обеспечение непрерывно обновляется. Вот такого рода "новинки" вы сможете найти на сайте, который я постоянно обновляю. Если вы подключены к Internet, имеете Web-броузер и знаете английский язык, можете посетить Web-страницу данной книги, расположенную по адресу: http: //www. wambooli . com/help /Word/.

, С

Смысл этой пиктограммы понятен без объяснений: полезный совет, способный сэкономить ваше время. Эта пиктограмма — дружеское напоминание о необходимости что-то сделать. f

у:

Л^П

А это — дружеский совет чего-то не делать. Эта пиктограмма отмечает пояснения специального характера или экскурсы в историю освещаемого вопроса. Читать не обязательно, хотя интересно.

^

С чего Просмотрите содержание книги. Выберите самые интересные темы. В предметном указателе можете попробовать найти термин, значение которого вы давно хотели узнать, да стеснялись кого-либо спросить. Если вы только начинаете знакомиться с Word, читайте все подряд, начиная с главы 1. Если Word— ваш старый приятель, загляните в часть V, наверняка найдете что-нибудь новенькое. Хотя мне кажется, что раз уж вы приобрели эту книгу, Word вам никакой не приятель (пока, по крайней мере). Может быть вы хотите познакомиться с новейшей функцией Word - речевым вводом текста? Тогда открывайте сразу главу 25 "Слушай меня, болван!". Читайте! Пишите! Диктуйте! Печатайте! Полная свобода эксперимента! (В случае чего Word можно легко переустановить. Хотя... Да что там, можно.) Учтите, что ко мне всегда можно обратиться через Internet (dgook.in@wambooli .com) с любыми вопросами, касающимися этой книги или Microsoft Word 2002. Наверно, не на все вопросы я смогу ответить (исчерпывающую информацию можно получить в службе технической поддержки фирмы Microsoft), но постараюсь что-нибудь посоветовать. В свою очередь, с удовольствием приму ваши предложения. Кстати, несколько разделов этой книги были написаны по предложениям читателей. Я отвечаю всем, кто обращается ко мне по электронной почте или пишет письма. Желаю вам получить удовольствие от этой книги, а также от работы в Word 2002. Если вы не сможете полюбить данную программу, то научитесь хотя бы в ней работать...

Введение

21

От редактора русской версии Все комбинации клавиш приводятся в книге на основе английской раскладки клавиатуры а (, и т.д.)» горячие клавиши — русской (К — Копировать, Ф — Файл и т.д.), в точном соответствии с их использованием в русифицированном программном продукте Word 2002.

22

Введение

Часть I

Знакомство с Word

"Дорогая Маргарет! Хочу сообщить тебе строго по секрету. V

'v..

в э&ой ча&пи... Можно сказать, что текстовый процессор появился одновременно с персональным компьютером. В далекие семидесятые годы прошлого столетия, когда персональные компьютеры назывались микро-ЭВМ (думаю, что в XXI веке уже не каждый знает аббревиатуру ЭВМ— электронная вычислительная машина), был создан первый текстовый процессор. Его называли "электронным карандашом", и был он не мощнее самого скромного современного редактора текста. Но он уже позволял работать со страницей текста на экране монитора. Если учесть, что текстовые редакторы того времени давали возможность редактировать текст только строку за строкой, появление "электронного карандаша" следует рассматривать как революцию в области обработки символьной информации, Двадцатью пятью годами позже в области обработки текстовой информации произошли новые революционные изменения. Microsoft Word занял в этой сфере такое место., которое можно сравнить разве что с должностью Генерального секретаря ЦК КПСС. Достойным приемником "электронного карандаша" стала программа WordStar, которую вскоре вытеснила WordPerfect А приблизительно 12 лет назад текстовый процессор Microsoft Word получил статус основного текстового процессора в мире — благодаря тому, что самой популярной операционной системой стала Microsoft Windows. Word уже ничем не напоминает "электронный карандаш" двадцатипятилетней давности. Однако основные его функции остались прежними: создание документа, редактирование, удаление, поиск и замена, копирование и перемещение блоков текста, сохранение, открытие и печать файлов. Эти основные функции любого текстового процессора были реализованы еще тридцать лет назад. Но как все изменилось! Можно только представить себе реакцию пользователя "электронного карандаша" 1976 года, если бы он увидел, как все перечисленные операции выполняет Word в XXI столетии! В этой части книги вы познакомитесь с Word, начав с общего обзора, а затем мы детально обсудим все основные его функции. Да здравствует Великая текстовая революция! Низкий поклон "электронному карандашу"! Приветствуем тебя, Word!

Глава 1

Общий план Word В этой главе... > Как запустить Word > Что мы видим на экране Word > Как найти общий язык с Помощником по Office > Как пользоваться клавиатурой > Как выйти из Word (или не выходить) Надомной смеялись, когда я сел за компьютер писать книгу... олно! Писатель за компьютером— уже не экзотика. Фактически он работает машинисткой, но при этом пользуется всеобщим признанием. А компьютеры? Они — повсюду! Если вам придется что-то писать, воспользуйтесь компьютером, оснащенным программным обеспечением для работы с текстом. И вы не ошибетесь, если выберете для этой работы ПК, оснащенный одной из версий Windows и Microsoft Word. Эта глава — ваше первое знакомство с Microsoft Word. Перед вами распахнулась дверь, и вы имеете возможность узнать, что же за ней. Ничего страшного! Ничего опасного! Так-то оно так, опасного ничего нет, но есть что-то пугающе незнакомое. Эта глава поможет вам начать знакомство с Word.

JCoftouute, шищчмше и совсем плохие способы запроса Word Как запустить тебя, Word? Попробуем перечислить способы.,. Если вы не первый день работаете в Windows, то успели заметить, что любую операцию, как правило, можно выполнить несколькими способами. Вот вам пример: я насчитал 23 различных способа копирования файла в операционной системе Windows Me. Такие же широкие возможности предоставляются вам при запуске какой-либо программы. Считается, что существует около дюжины различных способов запустить Word. Но мне хочется не просто перечислить их, а сначала показать вам общепринятые способы запуска Word, затем — мой излюбленный способ и, наконец, все остальные из категории "неудачных", с которыми вы можете познакомиться на свой страх и риск. Но прежде всего вы должны провести определенную подготовительную работу. 1.

2.

Убедитесь, что ваш компьютер включен и готов к работе. Если компьютер включен, значит, он уже готов к работе. Конечно, можно его подготовить еще сильнее, например подогреть, но я этого делать категорически не рекомендую. Подготовьтесь физически.

Глава 1. Общий план Word

25

3.

Сделайте глубокий вдох. Сожмите и разожмите пальцы. Обратите внимание на осанку — спина должна быть прямая, запястья и кисти рук на одном уровне. Итак, физически вы готовы к запуску Word. Настройтесь морально. Закройте глаза, расслабьтесь и представьте спокойное синее море. Не забывайте, что вы сумеете справиться с Word. (Вообще полезно почаще повторять себе вполголоса: "Я смогу, я смогу...".) Если вам для включения компьютера требуются точные и исчерпывающие инструкции, нет ничего проще, чем обратиться к замечательной книге ПК для "чайников", 7-е издание.

Теперь перестаньте бормотать "Я смогу...".

Хороший, надежный способ запуска Word Многократные проверки и эксперименты доказали, что самый лучший способ запустить Word — это воспользоваться надежной кнопочкой Пуск. Вот как это сделать. I

г.

Откройте меню Пуск. Щелкните на кнопке Пуск (она обычно находится на панели задач в левом нижнем углу экрана). Есть и другой способ открытия меню Пуск. Нажмите комбинацию клавиш (т.е. одновременно клавиши и <Esc>). Можно также нажать клавишу <Windows> (между клавишами и ), если таковая имеется на вашей клавиатуре. Выберите команду Про граммы1* Microsoft Word. В меню Пуск подведите указатель мыши к слову Программы. Почти сразу же появится подменю, очень похожее на то, что показано на рис. 1.1.

Рис. 1,1. Вот где находится Word в меню Пуск. Щелкните кнопкой мыши на строчке Microsoft Word 2002 (эта строчка может выглядеть так же, как Word, Microsoft Word или даже Word 10.) Теперь слушайте, как компьютер посвистывает и пощелкивает. Спустя какое-то время вы увидите экран вроде того, что показан на рис. 1.3. Это Word вышел на сцену!

Часть I. Знакомство с Word

Пускай появившийся на экране Word пока вас не волнует. описывается в разделе "Word на экране" ниже в этой главе.

Содержимое экрана

компьютер можно настроить так, что Word будет запускаться автоматически при каждом включении. Подумайте, сколько времени вы при этом сэкономите! Если вы хотите так сделать, призовите того, кто разбирается в этом деле лучше вас, т.е. компьютерного гуру. Попросите гуру сделать так, чтобы ваш компьютер "всегда загружался с Word". Если ваш гуру вот уже неделя как "вышел на пять минут", обращайтесь с данной просьбой ко всем подряд, пока не отыщется смелый человек, способный выполнить вашу просьбу.

Наилучший способ запуска Word Лично мне больше всего нравится запускать Word с помощью ярлыка ускоренного доступа, размещенного на рабочем столе, либо посредством щелчка мышью на этом же ярлыке, находящемся на панели Быстрый запуск. Мне кажется, что возня с кнопкой Пуск слишком утомительна. Поэтому я предпочитаю один из этих двух способов, к тому же запуск через панель Быстрый запуск— самый быстрый, так как требует лишь однократного щелчка мышью, Если на вашем рабочем столе или на панели Быстрый запуск такого ярлыка нет, попробуйте установить его самостоятельно. Делается это следующим образом. 1.

2.

Выберите Microsoft Word 10 в меню Пуск. Но не запускайте пока Word! Просто поместите указатель мыши на команду Microsoft Word, как показано на рис. 1.1. Щелкните правой кнопкой на команде Microsoft Word 10. На экране появится контекстное меню.

3.

Выберите команду Копировать. Итак, вы скопировали Word. В действительности была скопирована команда Windows, выполняющая запуск Word. Это удобно, потому что теперь можно вставить эту команду в любую панель. 4. Щелкните мышью на рабочем столе. Рабочий стол -— это тот фон, который появляется на экране после загрузки Windows. После щелчка в области рабочего стола меню Пуск прячется. 5. Щелкните правой кнопкой на рабочем столе. Появляется контекстное меню. 6.

Выберите команду Вставить. На рабочем столе появится ярлык ускоренного доступа (тот, что был скопирован) Microsoft Word 10.

Теперь для запуска Word можно пользоваться ярлыком, что избавит вас от необходимости возиться с меню Пуск. Если вы предпочитаете запускать Word с панели Быстрый запуск, перетащите на нее ярлык ускоренного доступа. Делается это так. Захватите ярлык Word с помощью мыши, перетащите его на панель Быстрый запуск, опустите в нужном месте и отпустите кнопку мыши, как это показано на рис 1.2. (Может быть, вам придется увеличить панель Быстрый запуск, чтобы ярлык стал виден на ней.) Теперь, чтобы начать работу в Word, достаточно выполнить одинарный щелчок.

Глава 1. Общий план Word

27

Ярлык ускоренного доступа к Word на рабочем столе

Перетащите ярлык Word на это место

А«?. 1.2. Так переносится пиктограмма ускоренного доступа к Word на панель

Быстрый запуск

Случайные, зачастую неудобные способы запуска Word Вот краткое описание самых распространенных способов обращения к Word. '.: s

В меню Пуск выбрать команду PIporpaMMbioMicrosoft Word,

iS

Открыть (двойным щелчком) ярлык Word на рабочем столе.

fS

Открыть (одинарным щелчком) ярлык Word в панели Быстрый запуск.

1 S

Воспользоваться для запуска Word любым инструментом Microsoft Office (в верхней части меню Пуск или на панели инструментов Office), или создать новый документ.

1 •/

Выбрать любой документ Word в подменю Документы меню Пуск.

! S

Открыть (двойным щелчком) любой документ Word.

Последние два способа на самом деле не такие уж неудобные. Если у вас уже имеется опыт работы в Word, то вам известен еще один способ возврата в режим работы над документом: просто извлечь текущий документ из подменю Документы меню Пуск. 1.

Щелкните на кнопке Пуск. Появится меню Пуск.

2.

Подведите указатель мыши к строке Документы.

Появится подменю Документы. В этом меню перечислены последние 16 файлов или документов, которые открывались в Windows в последнее время. (Правда, в этом списке могут оказаться не все файлы из тех, с которыми вы работали, — если фазы Луны не совпадают с фазами Венеры.) 3.

Найдите в списке свой документ и щелкните на нем. Выберите документ, щелкнув на нем кнопкой мыши. Щелк! Документ разбудит Word, и вы снова можете приступать к любимой работе.

В окне Документы названия документов перечислены в алфавитном порядке. Каждый новый документ из тех, которые вы открываете, "выгоняет" из списка один из тех. что был там раньше. Это означает, что если вы отредактировали 16 графических файлов, они вытеснят 16 документов Word, которые до этого находились в окне Документы. По сути, Word запускается при щелчке на ярлыке любого документа Word. Поэтому, если вы вот уже несколько лет трудитесь над романом века, поместите его ярлык на рабочий стол и начинайте каждый новый день щелчком на этом ярлыке.

28

Часть I. Знакомство с Word

В верхней части меню Документы имеется папка Мои документы, где Word автоматически сохраняет все созданное вами. Выбрав папку Мои документы, вы открываете окно, в котором можно найти документы Word, которых не оказалось в меню Документы. Документ, документы... Вам не кажется, что от частого употребления этого слова мы уже забыли, что оно означало раньше?

Word на экране После запуска Word каждому сразу захочется красивой жизни. Но это не значит, что нужно организовать шикарное застолье. Красивой жизни можно добиться специальными приемами в Windows, чтобы расширить полезное пространство экрана Word. Чтобы работать с Word в полноэкранном режиме, щелкните на кнопке Восстановить (средняя из трех находящихся в верхнем углу окна). Этой кнопкой можно "распахнуть" окно Word до его максимального размера. Если окно Word уже полностью открыто, на указанной кнопке появляется изображение двух кубиков; в этом случае щелкать на кнопке не стоит. Теперь проследуем, мой читатель, дальше, к рис. 1.3, где на стандартном чистом экране Word расположилось множество неизвестных, но очень привлекательных инструментов.

Кнопочки и полосочки Основная работа Word— писать. Не в том смысле, в каком употреблял это слово, скажем, Эрнест Хемингуэй. Строго говоря, Word не пишет, а помогает вам работать с текстом. Недаром же большая часть экрана Word предназначена для набора текста (см. рис. 1.3). Вокруг этого пустого пространства вы уже обнаружили всякие картинки, стрелочки, буковки и прочие штучки, которые были бы куда интереснее, не будь они столь загадочны. Могу вас обрадовать: в Word всех их можно настроить по своему вкусу. (Но прежде чем приступать к этому увлекательному занятию, советую вам узнать, для чего все они нужны,) v S I-S \^ tS ^

Строка заголовка. Пока вы не сохраните свой новый документ на диске, здесь будет значиться Документ 1 — Microsoft Word, Строка меню. Содержит полный список всех команд Word. Стандартная панель инструментов и панель инструментов форматирования, На рис. 1.3 они находятся рядом, хотя их местоположение можно изменить. Линейка. Помогает устанавливать поля и табуляцию, что очень полезно при работе с таблицами. Область задач. Какие бы операции ни выполнялись в Word, соответствующие им команды выводятся в эту область.

Под полем, предназначенным для ввода текста, имеются еще кое-какие полезные элементы. Кнопки режимов. Расположены слева от горизонтальной полосы прокрутки; управляют размещением документа на экране. ^ Строка состояния. Тут вы можете почерпнуть немало всяких сведений о своем документе, причем не все они бесполезны. ! S

Глава 1. Общий план Word

29

Кнопка Закрыть документ - Стандартная панель инструментов Окно Введите вопрос •Системное меню Панель инструментов форматирования Кнопка Закрыть-, Сюда вводится текст Кнопка Восстановить i Указатель мыши (курсор) Линейка Строка меню Кнопка Свернуть

Кнопки поиска Область задач Кнопки режимов просмотра Строка состояния Вертикальная полоса прокрутки Информация о положении курсора Горизонтальная полоса прокрутки Точка ввода текста {указатель мыши) Рис. 1.3. Word на экране Вы, конечно же, хотите знать, для чего служат эти кнопочки, полосочки и меню и нужны ли они вам. На эти вопросы мы ответим ниже, а пока запомните некоторые названия, чтобы потом не запутаться. Печально известный еще по прошлым версиям Помощник Office (анимационная скрепка). Сразу после инсталляции Помощник Office не появляется на экране Word 10. Не отчаивайтесь, ниже в этой главе, в разделе "Ваш помощник'', будет рассказано, как его вызвать (а может быть ее?}. Строка состояния не имеет ничего общего с вашим финансовым положением. На ней уютно устроились нечасто используемые и очень загадочные символы. По ходу изложения материала я буду рассказывать, чем они могут быть вам полезны. На рис. 1.3 Word показан в режиме Разметка страницы. Если на вашем экране он выглядит несколько по-другому, выберите в меню команду Вид^Разметка

30

Часть I. Знакомство с Word

страницы. {Некоторые пользователи Обычный.)

-

V

.-•

, *

V

предпочитают работать в режиме

Область задач (мы еще успеем позже позабавиться с ней) — это новшество. появившееся в Word 10. Если необходимо иметь на экране больше свободного места для редактирования, эту область нетрудно спрятать, выбрав в меню команду Вид^Область задач. Выбрав ту же команду еще раз, вы снова вызовите область задач. Строка задач Windows, расположенная в нижней части экрана, относится не к Word, а (как понятно из названия) к Windows. Но когда вы открываете документы в Word, представляющие их кнопки появляются в строке задач Windows. Вы заметили, как выглядит указатель мыши на рис. 1.3? Он показывает, куда можно вводить текст, и похож на зубочистку. Такой вид указатель мыши приобретает, когда вы передвигаете его по документу Word. Он как бы говорит вам: "Я переведу сюда точку ввода текста сразу же, как только вы щелкнете кнопкой мыши". "Грива" возле указателя мыши (или под ним) позволяет щелкнуть кнопкой мыши и вводить текст. Подробнее об этом вы сможете прочитать в главе 18. "Маленькие хитрости форматирования". С помощью указателя мыши можно узнать, какие еще чудеса делают эти маленькие кнопочки с картинками. Подведите указатель мыши к кнопке, и — ого! — на экране появляется подсказка. Если вы не видите на своем экране панель инструментов форматирования, или стандартную панель инструментов, или линейку, если просто хотите изменить внешний вид экрана (именно теперь!), скорее открывайте главу 29, "Настройка Word".

Пустое пространство, куда вводится текст После того как Word приступил к работе, перед вами появляется электронный вариант чистого листа—- тот самый предмет, который вызывал зуд в пальцах у стольких поколений писателей. Надеюсь, вас он, как минимум, не пугает. Главное для писателя, работающего в Word, найти точку ввода текста—• мигающий курсорзубочистку', который показывает, где появится текст, когда вы начнете его вводить: Выберите в меню команду Вид^Обычный. В режиме Обычный большая часть экрана предназначена для работы с текстом. В этом режиме на экране, ниже мигающего курсора-зубочистки, появляется жирная горизонтальная линия. Ее называют меткой окончания текста. Ниже находится огромное пустое пространство. Под меткой окончания текста нет ничего, даже чистых страниц. Метка окончания текста, подобно стальной балке, поддерживает ваш текст снизу, защищая его от враждебной пустоты, которая таится под меткой: Выберите в меню команду Вид=>Разметка страницы. При включении режима Разметка страницы метка окончания текста исчезает. В этом режиме, в отличие от режима отображения текста Обычный, можно увидеть, как текст размещен на странице. Но мне удобней работать в режиме Обычный и только в конце работы переходить в режим Разметка страницы для форматирования и редактирования текста. •S

О том, как вводить (или набирать— как вам больше нравится) текст, рассказывается в главе 2, "Как работать в Word".

Глава 1. Общий план Word

Всякие странные штучки, которые можно увидеть на экране (символ f, например) — это тайные знаки Word. В главе 2 я расскажу, для чего они могут понадобиться, а также о том, как от них избавиться, если они действуют вам на нервы. Место, где появится набираемый вами текст, указывает курсор. Он также называется точкой ввода текста, потому что обычный курсор на экране компьютера—это символ подчеркивания, который перемешается по мере ввода символов. Я буду называть его просто курсорам, поскольку точка ввода текста звучит, на мой взгляд, чересчур наукообразно. Символы, которые вы вводите, появляются слева от мигающего курсора, а курсор перемещается вправо и ждет появления следующего символа.

помощник Существует несколько способов получить помощь от Word. Большая их часть будет описана в главе 2, "Как работать в Word". А пока на экране можно увидеть два места, куда с помощью курсора можно обратиться за помощью. Во-первых, это поле Задать вопрос. Вы можете ввести сюда вопрос и получить перечень возможных ответов. Во-вторых, это так называемый Помощник — средство более занятное, чем поле Задать вопрос. Если Помощника нет на экране, пригласите его с помощью команды Справка^Показать Помощника. Перед вашим взором появится Помощник Office с ласково-канцелярским именем Скрепыш. Обычно он имеет вид анимационной скрепки с выпученными от удивления глазами, хотя вы можете изменить его облик на нечто более приятное (о том, как это сделать, я расскажу в главе 2, "Как работать в Word"). Скрепыш показан на рис. 1.4.

Рис. 1.4. Скрепка, которая вам поможет Помощник, как следует из его названия, создан для того, чтобы помогать вам. Однако чаще всего он просто сидит в уголке, глядя, как вы набираете текст, и зевает от скуки, когда вы надолго задумываетесь в поисках подходящего слова. Вот, что известно о Помощнике, 1

Помощника можно перемещать, перетаскивая его с помощью мыши. Лично я держу своего Помощника в нижнем правом углу экрана, где он никому не мешает. •S Чтобы познакомиться с возможностями Помощника, щелкните на нем правой кнопкой мыши. Появится меню. Я с удовольствием пользуюсь командой Анимация. Помощник при этом необычайно полезен. | S Кто сказал, что Помощник непременно должен выглядеть как скрепка? Целый отряд помощников предстанет перед вами, если щелкнуть на Скрепыше правой кнопкой мыши и в появившемся меню активизировать команду Выбрать помощника. Моим любимым помощником остается Бобик, но и к Мерлин я тоже не равнодушен. J Если Помощник вам надоел, щелкните его по носу (правой кнопкой мыши) и выберите в появившемся меню команду Скрыть помощника. Ура! На экране стало просторней!

32

S

Часть I. Знакомство с Word

Помощник исчезает без вашей помощи, когда вы переходите из Word в какое-нибудь другое приложение. О том, как добиться от Помощника реальной помощи, рассказывается в главе 2, "Как работать в Word".

Смо/н/ш/не — Пришло время, когда стало вполне реальным схватить микрофон и четко скомандовать, что должен выполнить Word. Мы обсудим (а может быть, посмеемся) эту поразительную способность Word распознавать человеческую речь в главе 25, "Слушай меня, болван". Но даже если Word сможет вводить текст под диктовку, клавиатура все равно должна быть под рукой, хотя бы для редактирования. (Или вы, дорогой читатель, подобно автору, печатаете быстрее и аккуратнее, чем говорите?) На рис. 1.5 показана типичная для рубежа столетий клавиатура персонального компьютера. (Имеются в виду XX и XXI столетия, поскольку на рубеже XIX и XX столетий типичной была клавиатура фортепиано.) Клавиша <Esc>

Е

Функциональные клавиши

Клавиши управления курсором

_*__.»'JU.ж ...» *__'*; s._v_^ /Ш*_..,!•( '!>_ л л 'я Т . и г! T - l f Т ]

V

\

Регистровые клавиши \ Регистровые клавиши Клавиатура пишущей машинки

Вспомогательная цифровая клавиатура

Рис. 1.5. Типичная клавиатура стандартного ПК Обратите внимание на тот факт, что клавиатура разделена на самостоятельные зоны, у каждой из которых свое назначение. Это клавиши, с которыми вы работаете в Word; их можно использовать по отдельности или в различных комбинациях. i< /

S

V

функциональные клавиши. Расположены в верхнем ряду клавиатуры и помечены буквой F в сочетании с цифрами от I до 12: , , ... . Они используются как самостоятельно, так и в сочетании с клавишами , и <Shift>. Клавиатура пишущей машинки. Это набор буквенных (A-Z и А-Я), и цифровых (0-9) клавиш плюс клавиши с разными экзотическими символами. Клавиши управления курсором. Речь идет о клавишах-стрелках, с помощью которых 1-образный курсор перемещается по экрану. Тут же находятся клавиши , <End>, (или <Page Up>), (или <Page Down>), и . Вспомогательная цифровая клавиатура. Представленные здесь клавиши работают и для управления курсором, и для ввода цифр. Это какое-то раздвоение личности: на каждой клавише присутствует по два символа. Цифровая клавиатура активизируется нажатием клавиши , при этом загорается соответствующая лампочкаиндикатор. Если же действуют клавиши управления курсором (со стрелками или

Глава 1. Общий план Word

33

надписями типа Ноте), индикатор Num Lock выключен. А еще большие клавиши со знаками ''плюс" и "минус" — они тоже здесь. ;' ^ Регистровые клавиши <Shift>, и . Сами по себе эти клавиши ничего не делают. Работают они только в комбинации с другими клавишами. О некоторых клавишах стоит поговорить отдельно. - S

<Enter>. Обозначена словом "Enter", иногда в сочетании с искривленной стрелкой. Используется для завершения абзаца текста.

Клавиша пробела. Единственная клавиша без маркировки; применяется для отбивки слов. S Клавиша табуляции <ТаЬ>. Вставляет в текст "символ" табуляции, который размещает очередную порцию текста в определенном месте. Заслуживающая внимания клавиша, о которой почему-то часто забывают (описана в главе 13, "Установка табуляторов"). , S . Удаляет символы, перемещая курсор влево. Очень полезная клавиша. i S . Иногда она обозначается как . Подобно клавише , удаляет символы, но не перемещает курсор влево. Подробнее о ней будет сказано в главе 4, "Основы редактирования". S

Как правильно нажимать клавиши Когда я говорю: "Нажмите клавишу <Enter>", вы должны отыскать на клавиатуре клавишу <Enter>, строго посмотреть на нее и сказать примерно следующее: "Эй, ты, клавиша <Enter>! Ты еще тут? Бездельница! Другие клавиши тебя презирают. Пора бы приняться за работу, ишь, расселась! Ну-ка, давай, за дело, а не то..." Да, вот это я называю "нажать". Некоторые называют это "наехать". Надеюсь, вы не станете обращаться со своими клавишами таким жестоким образом. Достаточно просто нажимать их. Нажимать — и отпускать. Такое плавное быстрое движение. Самые лучшие клавиатуры при этом издают приятный щелкающий звук, так что, когда работа спорится, шуму вы издаете не меньше, чем при работе на дедушкиной пишущей машинке.

Комбинации клавиш В отличие от ввода обычного текста, для ввода некоторых команд Word использует комбинации клавиш. Например: Или, если у вас очень длинные пальцы, попробуйте выполнить вот это: Обе эти команды открывают диалоговое окно Печать, которое вам в данный момент совершенно не нужно. Сейчас главное— обратить внимание на техническую сторону упражнения: сначала надо нажать клавишу и, не отпуская ее, нажать <Shift>, a затем, удерживая обе в таком состоянии, нажать еще и . Теперь отпустите все три клавиши. А можете нажать клавишу одновременно с клавишей <Р>, после чего ОТПУСТИТЬ обе. Всегда сначала нажимайте и удерживайте первую клавишу (или клавиши), а уже потом — последнюю. Нажав, отпустите все.

34

Часть I. Знакомство с Word

Комбинации клавиш используются очень часто и с той же иелью, с какой мы нажимаем <Shift+A> для получения прописной "А". Разница только в том, что применяются эти странные клавиши и . Да. чтобы выполнить некоторые комбинации, придется поразмять пальчики! Не надо изо всех сил бить по клавишам. Если какая-то команда у вас не работает, применение силы не заставит Word взяться за ум.. Не думайте, что в ответ на ваши решительные действия компьютер скажет себе что-то вроде; "Да, хозяин совсем разбушевался. Наверное, ему действительно надо, чтобы я выполнил эту команду. Ладно, сделаем! 11 . Вполне достаточно легкого прикосновения. Не забудьте, что после нажатия нужно отпустить все клавиши. Например, нажать и, не отпуская, нажать <Р>, а потом отпустить обе клавиши. Если вы не знаете, какую клавишу отпускать первой, отпустите сначала вторую, а затем (<Shift>, ). Если при выполнении этих упражнений случайно откроется окно Печать, щелкните на кнопке Отмена или нажмите на клавиатуре клавишу <Esc>. О том, как отменить печать, можно прочитать в главе 9 "Все о принтерах и печати".

вышли из Word Как известно, воспитанный человек тем и отличается, что всегда безошибочно определяет момент, когда пора уходить. Иногда своевременное исчезновение — это вообще единственный способ компенсировать свое появление. Но Word все равно не оценит вашей деликатности. Поэтому, если вы закончили печатать, т.е. набирать текст, уходите. 1. Выберите команду ФайлоВыход. Щелкните на команде Файл. Появится меню. Щелкните на команде Выход (в нижней части меню). Так завершают любую программу в Windows. 2. Сохраните файлы, если Word предложит вам сделать это. Word очень предупредителен. Если у вас не сохранена какая-то работа, он предложит сохранить ее на диске. Помощник Office также напомнит об этом, если только будет находиться на экране (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Не спешите прощаться! Щелкните на кнопке Да, если хотите сохранить свой файл. Если у документа еще нет имени, Word попросит вас придумать таковое. Под этим именем документ и будет сохранен. (Как это делается, вы узнаете в главе 2, "Как работать в Word".) Если то, что вы набрали, недостойно сохранения, щелкните на кнопке Нет. Глава 1, Общий план Word

В вашем распоряжении имеется также кнопка Отмена, щелчок на которой уберет с экрана окно с командой выхода и позволит вам вернуться к любимой работе. Если вы решили все-таки выйти из Word, то он исчезнет с экрана, и перед вами окажется рабочий стол Windows, где вы сможете скоротать время до конца рабочего дня, раскладывая пасьянс "Косынка". Никогда, ни при каких обстоятельствах не выходите из Word, перезагружая или выключая ПК, поскольку таким образом можно повредить содержимое жесткого диска- С компьютерами и без ваших стараний хлопот не оберешься, так что не стоит создавать проблемы своими руками.

satcftbttnb q fie £toJcoqsi из Wont Если вы закончили работать с документом, можно убрать его с экрана и приступить к работе над новым, не закрывая Word. Ддя этого надо "закрыть" документ— то же самое, что вынуть лист из пишущей машинки, только без характерного "Ш-ш-шшшш!". Чтобы закрыть документ, выберите команду Фа и л "^Закрыть. Этим вы закроете окно документа и заставите его исчезнуть с экрана. "Пустое пространство" в окне исчезнет. Чтобы организовать новый документ, выберите команду Файл^Создать. На экране появится окно Создание документа в области задач. Выберите параметр Новый документ. Еще проще щелкнуть на кнопке Создать стандартной панели инструментов. Документ, который уже есть на диске, можно открыть с помощью команды Файл^Открыть, которая будет вам представлена в главе 2, "Как работать в Word". Почему вообще нужно закрывать документ? Да потому, что вы закончили работать с ним! Может быть, вам захочется поработать с другими документами или выйти из Word. Как это делается, я расскажу в главе 2, "Как работать в Word". gS

*

./ V

36

Но, честно говоря, документ можно и не закрывать. Лично я иногда работаю с одним и тем же документом в течение нескольких дней и все это время держу его открытым (а свой ПК— включенным). От этого нет никакого вреда. (Единственное, о чем следует помнить, — это о регулярном сохранении документа на диске. Это очень важно.) Если вы вздумаете закрыть не сохраненный документ, Word предупредит вас об этом посредством специального диалогового окна. Чтобы сохранить документ, щелкните на кнопке ОК. Если вы хотите продолжить редактирование документа, щелкните на кнопке Отмена. Окно исчезнет, и вы продолжите работу. Если вы работаете с несколькими документами одновременно, то после закрытия одного окна на его месте появится другое. Не нужно выходить из Word, чтобы начать работу нал новым документом.

Часть I, Знакомство с Word

Глава 2

Как работать в Word В этой главе,.. > Как начать новый документ в Word >

Рекомендации по набору текста

>

Форматирование

> Как получить справку > Сохранение документа на диске > Как распечатать текст > Как закрыть документ амый длинный путь начинается с первого шага. (Если у вас неподходящая обувь, ша^•" гов будет немного.) Понимаете, что я хочу сказать? Чем бы вы ни занимались, приходится с чего-то начинать. Водите ли вы машину, пеленаете ли младенца или готовите рагу — в любом случае бывает момент, когда вы делаете это впервые. Всему нужно учиться. Работа в Word — не исключение. В данной главе будет рассказано, с чего надо начать, чтобы научиться общению с Word. Здесь собраны основы основ (тогда как в остальных главах книги эта информация повторяется более подробно — теперь вы понимаете, почему она столько стоит).

0<&0/i (для Вот как происходит работа в текстовом редакторе Word. 1.

Вы создаете новый документ в Word.

2. 3.

Набираете текст. Форматируете.

4.

Сохраняете.

5.

Просматриваете.

6.

Распечатываете.

7.

Закрываете документ.

Каждый пользователь так или иначе выполняет эти действия. Хороший пользователь чаще обращается к пп. 2, 3 и 4, порой меняя их местами. (Больше всего времени вы тратите на набор текста. Закончив с набором, вы приступаете к форматированию; правда, форматировать можно и сразу, по мере набора текста.) Наверное, п. 2 мог бы быть таким: "Диктуете текст". Но это при условии, что новые возможности Word по распознаванию речи (читайте главу 25, "Слушай меня, болван!") удовлетворяют вас. Если вы сохранили документ раньше и хотите снова поработать с ним, замените п. 1 следующим: "Открываете документ, хранящийся на диске". (В главе 8, "Вопросы сохранения", я подробно расскажу о том, как пользоваться командой Открыть.)

Глава 2. Как работать в Word

37

Пп. 5 и 6 требуются только в тех случаях, когда вы хотите распечатать завершенную работу. (Более подробно об этом читайте в главе 9, "Все о принтерах и печати".) Теперь давайте уточним, что скрывается за каждой из семи составляющих работы в Word.

fauc cosqainb /ю&ьш Когда вы запускаете Word, он автоматически предлагает вам чистый документ, в который очень удобно вводить текст. Значит, логично будет предположить, что после запуска Word вы этим и займетесь. Стоп! Логично ли? Может быть, сначала попробовать диктовать текст (читайте в главе 25, "Слушай меня, болван!" ; что нужно сделать, чтобы это стало возможным в Word)? Даже если вы решитесь начать с диктовки, пока вы основательно не познакомитесь с Word, я все-таки советую вам в качестве второго шага по старинке "набирать текст". Если вы редактируете в Word какой-то документ и хотите открыть новый (например, вы пишете письмо другу, но вдруг вспомнили, что нужно ответить на срочный запрос), выберите в меню команду Файл^Создать. Новый документ— чистый лист, готовый принять ваш текст, — немедленно появится в основном окне Word. Если вы очень спешите, новый документ можно также создать, щелкнув на кнопке Создать. Если Область задач присутствует на экране (см. рис. 1.3), нужно найти подраздел Создать (второй сверху) и активизировать параметр Чистый документ. В главе 10, "Советы опытного пользователя", со всеми подробностями рассказывается о том. как работать в Word одновременно с несколькими документами. Еще один способ приступить к работе — это открыть документ на диске. (Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти в главе 8, "Вопросы сохранения".) Открытый документ появляется в окне, как и любой созданный вами документ. Можно работать!

JiaJoft

tnetcctfia

Давайте забудем на время о кнопках и всяких специальных функциях Word- Больше всего времени вы будете просто набирать текст. Ну, что же вы? Давайте-давайте! Пусть пальчики поработают! Все, что вы набираете, появляется на экране, слово в слово, даже если эти слова относятся к категории так называемых последних и с их помощью вы награждаете компьютер и Word самыми нелестными эпитетами. (Компьютеру-то все равно, а вот Word может и обидеться.) Новый текст вводится непосредственно перед тем местом, где мигает I-образный курсор. Предположим, вы ввели строку: Земледелие— древнейшая профессия. Если вы хотите несколько изменить предложение, поставьте курсор прямо перед буквой д слова древнейшая. Введите текст: вторая По мере того как вы набираете, новый текст вводится в середину предложения, а слова, находящиеся справа, отодвигаются вправо (и даже могут перейти на следующую строку), освобождая место. В окончательном виде ваше предложение выглядит так: Земледелие— вторая древнейшая профессия. 38

Часть I. Знакомство с Word

Нужно ли учиться набирать текст? Чтобы работать с текстовым процессором Word, совсем необязательно уметь профессионально набирать текст. Но все же мы советуем установить на компьютере программу, которая научит вас это делать. Умение быстро и легко набирать текст хотя бы чуть-чуть скрасит ваши муки при постижении Word.

.

Каждая клавиша, которую вы нажимаете на клавиатуре, приводит к отображению одного символа на экране. Это касается всех клавиш с буквами, цифрами и символами. Другие клавиши вашей клавиатуры, в основном серого цвета, выполняют странные и загадочные действия, смысл которых я постараюсь объяснить несколько позже.

,

Если вы комфортно чувствуете себя за пишущей машинкой, то... вам никак не меньше 40 лет! Если же говорить серьезно, то запомните, пожалуйста, что для получения цифры один надо вводить 1 (а не латинскую букву I или строчное "эль"), а нуль набирается цифрой 0, а не прописной буквой О.

/

Не бойтесь пользоваться клавиатурой! Прежде чем вы сможете нанести серьезный урон своей работе, Word успеет не один раз предостеречь вас. Если вы чтонибудь ненароком удалите, вам на помощь придет удобная функция Отменить. Более подробно об этой команде — в главе 4. "Основы редактирования".

•

Нажав клавишу <Shift> и клавишу с изображением буквы, вы получите соответствующую прописную букву. (Как на пишущей машинке, если вы когдалибо пользовались таким архаичным устройством.)

,

Клавиша действует так же, как клавиша фиксации верхнего регистра в пишущей машинке. После того как вы нажшш эту клавишу, все, что вы набираете, будет отображаться ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

,•

Прошу прощения за постоянные аналогии с пишущей машинкой.

,•

Клавиши с цифрами с правой стороны клавиатуры представляют собой цифровую клавиатуру. Чтобы она заработала, надо нажать на клавиатуре клавишу , При этом на клавиатуре зажигается лам почка-индикатор Num Lock. Если этого не сделать, клавиши цифровой клавиатуры будут выполнять только функцию перемещения курсора (подробности — в главе 3, "Прогулки по документу"). На самом деле второй древнейшей профессией является животноводство (я так думаю).

Когда нажимать клавишу <Enter> В текстовом процессоре клавишу <Enter> следует нажимать только в конце абзаца. Это не так просто. Я немного порассуждаю на эту тему, а вы следите за ходом мысли. Клавиша <Enter> в компьютере действует не так, как клавиша "возврат каретки" пишущей машинки. В далекие времена (когда телевизоры были черно-белыми, а компьютеры — о-оочень большими) работающему на пишущей машинке приходилось нажимать клавишу "возврат каретки" в конце каждой строки. Обычно перед этим машинка издавала мелодичное "динь!". При работе в текстовом процессоре этого делать не надо. Введите, для примера, небольшой текст. Смело набирайте его и не думайте, где надо нажать клавишу <Enter>, просто забудьте о ее существовании.

Глава 2. Как работать в Word

39

Желая обнаружить самых лучших специалистов по машинописи во Вселенной, Федерация обратилась к Максину Корнхизеру, инструктору машинописи 7-го разряда. Путешествуя по галактикам, Корнхизер почти нашел то, что искал: это был народ Доулсори с Плантекс 9, Доулсори печатали очень быстро, ловко манипулируя своими несколькими руками с двенадцатью раздвоенными пальцами на каждой. К сожалению, у Доулсори напрочь отсутствовал позвоночник, так что их кандидатуру отвергли по причине неправильной осанки. Вы заметили, что текст переходит на другую строчку ("заворачивается'')? Word подхватывает любое слово, собирающееся перейти за границу правого поля, и переносит его на следующую строку. Автоматически! При этом, достигая правого края листа, вы не слышите знакомого "динь-динь" и не нажимаете <Enter> в конце строки. Поэтому <Enter> надо нажимать только в конце абзаца, даже если абзац такой короткий, что занимает всего одну строчку. ?V

|

<Ю

Эта функция (перемещение текста на следующую строку) называется переносом текста. Когда-то владелец ПК мог с гордостью рассказывать знакомым о том. что его компьютер сам переносит текст, а сегодня этим уже никого не удивишь.

S

Некоторые пользователи в конце абзаца нажимают клавишу <Enter> дважды, а некоторые — один раз. Если вы хотите, чтобы между абзацами было побольше места, обратитесь к главе 12, "Форматирование абзацев", и узнаете, как это сделать.

^

Дгш отделения абзацев двойным межстрочным интервалом существует специальная команда форматирования строк, о которой тоже рассказывается в главе 12. Не надо использовать для этой цели клавишу <Enter>.

S

Для того чтобы в новом абзаце сделать отступ, то. нажав <Enter>, нажмите клавишу <ТаЬ>,

S

Если мистер Корнхизер решил принять участие в вашей работе и появился на экране в виде красной зигзагообразной подчеркивающей линии, это значит, что Word предполагает наличие в подчеркнутом слове грамматической ошибки. (Более подробно об этом можно прочитать в главе 7, "Работа над ошибками".)

S

Если Корнхизер подчеркнул слово (линией, похожей на красный зигзаг, но все же это — пунктирная линия), то таким способом Word сообщает вам, что с этой неприятностью он справился. Если говорить без шуток, лиловая пунктирная линия — это интеллектуальный знак, особенности которого подробно описаны в главе 34, "Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает".

V

Если нажать <Enter> в середине уже готового абзаца, Word создаст новый абзац и перенесет оставшуюся часть текста в его начало. Клавиша <Enter> работает так же, как любая другая клавиша. Разница лишь в том, что при нажатии <Enter> вводится специальный символ, который создает новый абзац, т.е. текст, расположенный до курсора, остается в предыдущем абзаце, а весь текст, расположенный после курсора, образует новый абзац.

S

Символ конца абзаца можно уничтожить с помощью клавиш или . Удаление символа конца абзаца соединяет два абзаца в один.

Часть I. Знакомство с Word

Этот удобный "мягкий ввод" ^^

Существует еще один способ закончить абзац — с помощью так называемого мягкого ввода или, как его еще называют, разрыва строки. Делается это с помощью нажатия комбинации клавиш <Shift+Enter>. На самом деле при нажатии <Shift+Enter> абзац не заканчивается, заканчивается лишь строка абзаца. Следующая строка будет вводиться без отступа, т.е. будет относиться к тому же абзацу. Давайте наберем строку: Старый дон Корлеоне

Теперь нажмем <Shift+Enter>. Курсор перейдет на новую строку. Продолжим набирать текст: На эту роль нужно подобрать наиболее разнопланового а к т е р а . Он может быть высоким или коротышкой, толстяком или худым, способным вызывать смех и ж а л о с т ь , и для 75% публики он должен к а з а т ь с я изящным, для 30% — восторженным и у 10% публики вызывать отвращение. Весь этот текст набирается одним абзацем, однако текст Старый дон Корлеоне должен занимать отдельную строку. В этом суть и удобство использования мягкого ввода или разрыва строки. Как правило, этот способ применяется при создании таблиц, но вы сможете сделать его полезным при создании бланков, Web-страниц и еще каких-либо документов — одним словом, когда ваша фантазия подскажет о необходимости обратиться к данному приему. I •/ ;" S

Нет, конечно, вам не придется пользоваться мягким вводом так же часто, как и обычным вводом (который еще называют по аналогии жестким вводом). Более подробную информацию по данной теме ищите в главе 20, "Работа с таблицами".

Когда использовать клавишу пробела Клавиша пробела применяется для отделения слов и предложений. Безнеговаштекстневозможнобудетпрочгтшть. При работе на компьютере в любом приложении, в том числе и в Word, между предложениями необходимо вставлять только один пробел. (Конечно, если вы — машинистка со стажем, то вам будет очень трудно избавиться от привычки вставлять по несколько пробелов для выравнивания текста.) Клавиша пробела имеет только один "недостаток": слишком многие пользователи Word стремятся использовать ее вместо табулятора. Это совершенно неправильно. Если вы тоже сделаете эту ошибку, то в скором времени убедитесь, что при распечатке ваши документы выглядят просто ужасно. Да, ужасно и неопрятно. Для того чтобы создавать отступы или выравнивать текст, надо применять клавишу табулятора <ТаЬ>. Это лучший способ размещения текста на экране. В отличие от пробела, клавиша <ТаЬ> переносит текст на точно заданное расстояние, поэтому при печати он выглядит аккуратно и красиво. Более подробно о табуляторе рассказывается в главе 13, "Установкатабуляторов".

I

Пользуйтесь клавишей пробела только для ввода символа пробела, отделяющего слова и предложения друг от друга. I ^ Вводите пробел только между словами и предложениями, хотя ветераны пишущих машинок (и я в том числе) между предложениями ставят два пробела. Этого делать не следует. S

Глава 2. Как работать в Word

41

Для создания отступа применяйте клавишу <ТаЬ>; клавишу пробела нажимайте только для образования интервала между словами и предложениями. Я не шучу: отступы и выравнивание текста нельзя производить с помощью клавиши пробела. Если вы не прислушаетесь к моему совету, вам будет оченьочень стыдно. Каждый раз, когда у вас появляется желание поставить в строке больше двух пробелов подряд, пользуйтесь клавишей <ТаЬ>. Древние народы писали свои тексты в основном без пробелов — во-первых, чтобы экономить пергамент (папирус, глиняные таблички, каменные стелы), а вовторых, по той причине, что пробелы все равно не оплачивались.

На что обращать внимание при наборе текста Пока вы набираете текст, на экране происходит много интереснейших событий. Одни из них ставят вас в тупик, другие вызывают раздражение, а третьи и вовсе пугают до потери памяти.

Строка состояния Первое, на что следует обращать внимание при наборе текста, —- это строка состояния, расположенная в нижней части экрана. Содержащиеся здесь сведения могут кое-что сообщить о документе и о том, в какой его части вы в данный момент работаете. На рис. 2.1 показаны все элементы строки состояния, хотя лично я считаю важной только информацию Стр. (сообщает номер страницы, которую вы редактируете) и количество страниц в документе (последнее число в пункте 'Текущая страницаЮбщее число страниц в документе" на рис. 2.1). А) Страница, которую редактируете С) Текущая страница/общее число страниц в документе F) Номер колонки (позиция символа в строке текста) Стр. 1

Рзэд'1

Е) Номер строки, в которой находится курсор D) Расстояние в дюймах от верхнего края страницы до курсора В) Не обращайте внимания Рис. 2.1. Что можно узнать из строки состояния

Мне не нравится эта линия точек! Время от времени вы видите на своем экране линию, состоящую из точек, которая, подобно шеренге воинственных муравьев, тянется от правого к левому краю листа. Не пытайтесь уничтожить их с помощью жидкости от насекомых. Эти точки ("шеренга муравьев") ооозначают конец одной страницы и начало другой и называются знаком разделения страниц. Не думайте, что от этой линии точек нет проку: зачастую набранный текст оказывается на двух страницах, а вам хотелось бы видеть его на одной, или наоборот. Поэтому пользуйтесь всегда информацией, представленной в строке состояния (см. рис. 2.1). Здесь можно увидеть, на скольких страницах размещается ваш текст и на какой странице находится в данный момент курсор. Но Word позволяет получить ту информацию с помощью рабочего поля экрана (т.е. увидеть, где начинается новая страница). Дня этой цели предназначены две визуальные формы. Выбрать одну из них можно в меню Вид, Если вы выберете в меню команду Вид^Разметка страницы (в этом режиме Word показывает все наиболее натурально), разделитель страниц будет выглядеть более привычно. На рис. 2,2 все можно увидеть в деталях, в том числе цвет фона и разделительного поля.

42

Часть I. Знакомство с Word

Предыдущая страница

Следующая страница

Разделитель страниц

Certification Guide 'эти книги по воля! вам продоллить обучение и вплотнут подойти к сдаче тестов Ко 1 сем книгам на ксрмпаи-диске irjjinsrae средство lecnqwBnww. помог ющее овладегь нлвьшпю! сдачи тесюв

Рис. 2.2. Так выглядит разделитель страниц в режиме Разметка страницы Если же вы выберете в меню команду Вид'ФОбычный, то муравьи вновь начнут маршировать по экрану. Именно в этом режиме Word работает преобладающую часть времени. Такая линия точек является разделителем страниц в режиме Обычный. Текст, который вы видите над муравьями, — ой, простите, над точками — находится на предыдущей странице; текст под точками находится на следующей странице. •S

Вам не удастся удалить линию точек. Но подумайте — зачем вам это надо? Вы же знаете этих муравьев: стоит смахнуть одного, как на его место приползает целый десяток. Чудо природы!

S

Ряд тесно прижатых друг к другу точек с сообщением Разрыв страницы в середине этой шеренги отмечает принудительный разделитель страницы. Подробности — в главе 14, "Форматирование документов".

Как избавиться от точек между словами Не стоит впадать в панику, если на экране появятся точки (или квадратики) в местах нажатия клавиши пробела или клавиши <Enter>. Текст будет выглядеть так: Это«может»сильнс*раздражать . Иногда такие же символы появляются между словами текста. Это специальные символы, не выводимые на печать. Они представляют собой пробелы (вставляемые с помощью соответствующей клавиши), метки окончания абзаца (клавиша <Enter>) и метки табуляции (маленькие стрелочки, которых в нашем примере нет). Пробелы представляются точками, метки окончания абзаца— символом *[, метки табуляции — маленькими стрелками. Конечно, появление на экране этих символов может раздражать, но и польза от таких "непечатаемых", скрытых символов очевидна (Только не нужно путать с '"непечатными" словами!) Увидев их, бывает легко понять, почему "свернулся" ваш текст. Например, два набранных подряд символа табуляции на одной строке могут внезапно перекрутить вводимый текст, и только отображение скрытых символов позволяет обнаружить причину такого явления. Для того чтобы скрыть непечатаемые символы, используйте комбинацию клавиш 8> (цифру 8 следует набирать на стандартной клавиатуре, а не на вспомогательной цифровой). Если нажать эту комбинацию клавиш еще раз, символы опять появятся на экране. Возможно, это вас как-то развлечет.

Глава 2. Как работать в Word

43

При необходимости отобразить или спрятать скрытые символы можно также щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы стандартной панели инструментов. Компьютер показывает скрытые символы на экране, но, к счастью, не выводит на печать.

Подчеркивающие волнистые линии Подчеркивание слов в тексте — не прихоть, оно поднимает уровень оформления текста и уровень вашей грамотности. В главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста", будет подробно рассказано о применении этой функции. Однако бывают моменты, когда Word вдруг подчеркивает что-то в тексте красной, зеленой или лиловой волнистой линией либо точками. Тем самым он пытается привлечь внимание к содержимому текста. (Иногда это очень раздражает!) Если при работе в Word вы допускаете орфографические ошибки или опечатки, программа подчеркивает "неправильные" слова красной волнистой линией. Так работает программа проверки правописания "на лету". На грамматические ошибки Word указывает подчеркиванием зеленой волнистой линией. которая вызывает еще большее раздражение, чем красная. Появление зеленой линии свидетельствует о том, что вы не очень хорошо владеете родным языком — во всяком случае, по мнению Word. Загляните в главу 7, "Работа над ошибками", и вы узнаете, как отключить или перенастроить проверку грамматики, если вам станет невмоготу терпеть эти придирки. Для того чтобы обратить ваше внимание на имена, которые вы упоминаете в тексте, Word, обладая феноменальной памятью на имена собственные, подчеркивает таковые линией лиловых точек. Более подробную информацию о том, как пользоваться этой услугой редактора и как ее отключить, можно найти в главе 34, "Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает". Вообще-то, я рекомендовал бы вам отключить все эти волнистые линии на время работы в режиме редактирования документа, (Но если вам не терпится включить все предоставляемые Word услуги, учтите, что это существенно замедлит набор текста.)

Присматривайте за Бобиком В то время как вы набираете текст, Помощник проделывает разные интересные штучки, некоторые из них могут показаться даже забавными. Например, если вы надолго задумались в поисках подходящего слова, Помощник может завалиться спать (как наш Бобик на полях). Возможно, это заставит вас отвлечься от приятных мыслей на посторонние темы, шлепнуть рукой по клавише <Пробел> и вернуться к работе.

Ой! Ошибка! Если вы сделали ошибку, нажмите клавишу , которая возвращает вас на один символ назад, при этом удаляя ненужное. На клавиатуре эта клавиша обозначается либо словом "Backspace", либо длинной стрелкой, указывающей влево (<~). Если вы будете слишком долго нажимать , с экрана с поразительной скоростью станут исчезать символ за символом, строка за строкой — пока вы, наконец, не отпустите клавишу. Уничтожением символов занимается также клавиша . только она охотится на символы, расположенные справа от мигающего курсора.

44

Часть I, Знакомство с Word

Для борьбы с очень крупными ошибками ("ошибка всей моей жизни" •— слышали такое выражение?) в Word имеется команда Отменить. Она не удаляет текст, а попросту возвращает на место то, что вы нечаянно уничтожили. Более подробно об э1гой команде будет рассказано в главе 4, "Основы редактирования".

Форматирование — вот что заставляет ваш документ выглядеть аккуратно и профессионально, а не так, будто его делала кучка отчаянных подпольщиков на оборудовании, захваченном у отступающего неприятеля. Вот что можно форматировать в документе:

•S

IS I S

символы; абзацы; табуляцию; весь документ целиком; страницы; колонки; верхние и нижние колонтитулы.

При работе с текстом ваша главная задача — ввести собственно текст. Покончив с этим, вы беретесь за форматирование, изменяя стили и устанавливая поля. Все эти операции рассматриваются в части II данной книги. IS

Word может сам отформатировать ваш документ. Как заставить его это сделать, рассказывается в главе 18, "Маленькие хитрости форматирования". Многие пользователи форматируют текст по мере набора, выделяя фрагменты курсивом или полужирным шрифтом, Вы тоже можете так делать, хотя основная работа по форматированию начинается все-таки после того, как текст полностью готов, (Примеры обоих подходов к форматированию вы также найдете в части II.) Word позволяет форматировать документ посредством ввода рисунков, картинок, таблиц, линеек, колонок и прочих элементов, благодаря чему ваше творение будет выглядеть по-настоящему потрясающе. Эти темы рассматриваются в частях III и V.

fauc qodutftbca помощи о/н Ламощшиса Хорошо, если у вас есть собака (или кто-то еще), которая присматривает за вашим документом, Она-то вам и поможет. А есть она не попросит, и на прогулку водить ее не надо. Чтобы призвать Бобика на помощь, нажмите клавишу . Бобик обрадуется и попросит вас задать вопрос. Наберите вопрос, как показано на рис. 2.3, нажмите клавишу <Enter>, и Бобик ответит: 'Тав! Аууу! УууууГ.

1амие1сы

Рис. 2.3. Спросите что-нибудь у Бобика

Глава 2. Как работать в Word

45

Это шутка. А если говорить серьезно, то отвечать Бобик будет с помощью текста. Например, вы спросили: ''Как сохранить документ в формате WordPerfect?" В ответ Бобик покажет список возможных ответов. Щелкните на выбранном варианте, и получите дальнейшие инструкции. Если вы не видите на экране Бобика (т.е. Помощника, возможно, в ином виде), можете задать вопрос в окне Введите вопрос, расположенном в правом верхнем углу окна Word. Завершите операцию ввода нажатием клавиши <Enter>. Ответы вы получите на сей раз без участия суетящегося на экране Бобика (некоторых он просто нервирует!). Положитесь на опыт автора и не спешите пользоваться параметром Ничего подходящего нет, обратитесь за помощью к Web из меню Справка, если не хотите потратить уйму времени. •S Искренне надеюсь, что в конце концов вы предпочтете искать советы в моей книге, а не спрашивать их у всяких там собак и кошек. ^ Да, я знаю, что Помощники бывают не только в виде собак! Но мне собаки как-то ближе... S

CoxftoHsuiine свои Компьютеры глупы. Забывчивы. Вечно все теряют. Чтобы ваш ПК запомнил что-то, ему нужно приказать это сделать. Не надейтесь, что Word сам вспомнит, чем вы занимались при работе за компьютером в последний раз. Вы должны дать ему приказ сохранить работу! То, что находится на экране, должно быть сохранено на диске в виде документа. Чтобы сохранить документ на диске, выберите команд)' Файл ^Сохранить или нажмите комбинацию клавиш . (Можете также щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов — на этой кнопке изображена маленькая дискета.) Если данный документ еще ни разу не сохранялся на диске, появится диалоговое окно Сохранение документа, показанное на рис, 2.4. -I последа £*™

Пажа; 1

':

-

РЙЗПОД j Tin i >*»*нан njr*j C9.01.2002 19 57 Ы КбаЛг До^мевг Мсго... 09A1.2D02 19 57 91 КСайг /^>^нечт Mtrg .. 09.01 .?ТО2 19 ^ В Гага 09,01.2002 19:43 па-кл 0901.20021^2?

^lA.sBS'axe

jjj!H Ждоиал

^7D ---- 'it>' rj^-Ce»*-

14>я

j

•;

?]Ctco if Меи д[*-}**енть

iD3M

Монднс^мэиты .

" Рабочий стол

jjc^r ^J Соггрииг Netwart Es^loM'S 5] 1S871303K iJ Еп;РвП,СС E vw

'

ilo иэЭранж

Sj«L

MISS

вОКбачт ДогпчэшМсто... 05.01.2002 1340 Ла*а 26. 12.2001 0 : i 26rifauT Дскучг-и Mlcrc... гг. 12.2001 10 31 Пало Ы.12.2001 16 51 и кбзйт Дск^-че" мета .. 2Г-1г.гоо1 ц 21 - бит Лотчвн Мёго .. 2г.12.го01 it 21

«w«^£i*y*tojMW Mit™ sa!i2.2ooiHa

; 7 №йт Дск,че" Mtrn... Ы. 12.2001 14 21 IE t£stn Дскуне- Micro.. 22.12.203114:21 Латка 19. 12.20013. 09

Мдагатаэое '»«'файгв; |Cf«2

JLJ

Т",*^

d

|*^««

|

йт*мь owaa

-1i

Д«7. 2.4. Диалоговое окно Сохранение документа Введите данные в поле Имя файла, например Запеканка молочная рисовая с сыром, Если при наборе имени файла вы сделали ошибку, устраните ее с помощью клавиши . Щелкните на кнопке Сохранить, и ваш документ будет сохранен.

Часть I. Знакомство с Word

»

-/•

/

V" V

Более подробно операция сохранения документа рассматривается в главе 8. "Вопросы сохранения". Имя файла — это то, что поможет вам узнать данный документ позже, когда вы захотите снова поработать над ним — отредактировать или распечатать. Быстрее всего сохранить документ можно с помощью клавиатуры. Делается это посредством комбинации клавиш . Нажмите клавишу и, не отпуская. нажмите <S>. Если для ваших пальцев это непосильная задача, воспользуйтесь другой комбинацией клавиш — <Shtft+F 12>, Сохраняя документ, обратите внимание на панель состояния. В ней в этот момент должно появиться сообщение о том, что Word сохраняет ваш документ (или о том, что идет быстрое сохранение, если вы часто проделываете эту процедуру). , Если то, что вы ввели как имя файла, не воспринимается программой в этом качестве. Бобик сообшит вам об этом. Щелкните на кнопке ОК и попробуйте сделать это еще раз, вняв совету четвероногого друга. После сохранения документа на диске его и м я появится в панели заголовка окна. Благодаря этому вы будете знать, что документ сохранен. Если сегодня вы несколько рассеянны, то можете присвоить своему файлу имя, под которым на диске сохранен другой документ. Это очень нехорошо, потому что новый файл будет записан поверх того документа, который уже существует под данным именем на диске. Например, если вы решили сохранить новое письмо в файле под именем ПИСЬМО, а файл с таким названием на диске уже имеется, новый файл будет записан на место старого. В этом случае изначальный файл будет для вас навеки утерян, так что придумайте лучше новое имя. Прежде чем вы выполните роковое действие, Бобик все-таки спросит у вас: Заменить существующий файл? Щелкните на кнопке Нет. Воспользуйтесь другим именем.

С экрана — на rftfjccut/ Великие писатели не думали о том, как их творения будут выглядеть при печати. Льву Толстому никогда не приходилось сохранять документы или пользоваться режимом предварительного просмотра. Гюго писал "Отверженных" на обычной бумаге, так что текст получался уже ''распечатанным". А Марк Твен, написавший "Приключения Тома Сойера" на таком новомодном изобретении, как пишущая машинка, считал, что он даже опережает технический прогресс. А вы? Распечатка— это конечный результат вашей работы в текстовом процессоре. Помните Геракла? Ему как-то пришлось вычистить конюшни некоего Авгия— большого грязнули. Ваша задача ничуть не проще: распечатать документ, который на бумаге должен выглядеть аккуратно и красиво, я бы даже сказал — профессионально.

Предварительный просмотр Чтобы увидеть, как будет выглядеть ваш документ на бумаге, не обязательно его печатать. Для этой цели можно воспользоваться командой Файл^ Предварительный просмотр или щелкнуть мышью на удобной кнопке Предварительный просмотр стандартной панели инструментов.

Глава 2. Как работать в Word

•>,

На рис. 2.5 показано, как выглядит документ в режиме Предварительный просмотр. Именно так он будет выглядеть и на бумаге, с картинками, верхними и нижними колонтитулами, прочими элементами. Поэтому очень важно проследить, чтобы все это имело вид, a readme (npocnoip)

Рис, 2.5. Режим предварительного просмотра Обратите особое внимание на то, как расположен документ на странице. Посмотрите на поля документа. Если в документе есть сноски или колонтитулы, удостоверьтесь в том. что они хорошо видны. Короче говоря, проверьте все это до того, как документ будет напечатан. 'х

Ну, что? Все в порядке? Щелкните на кнопке Закрыть и возвращайтесь к документу для распечатки или дальнейшего редактирования.

Распечатка документа Чтобы распечатать весь документ Word, от начала до конца, выполните следующее. 1.

Убедитесь, что принтер включен и готов к работе. Если на этом этапе у вас возникли затруднения, обратитесь к главе 9, "Все о принтерах и печати", где подробно рассказывается, как подготовить принтер к работе.

2. Выполните команду Файл^Печать. Откроется диалоговое окно Печать, с помощью которого вы можете контролировать процесс распечатки и связанные с ним действия. 3. Щелкните на кнопке ОК. Документ появится из принтера. ? S

48

Диалоговое окно Печать можно также вызвать с помощью комбинации клавиш или . Эти методы пригодятся вам в трех случаях; ес-

Часть I. Знакомство с Word

ли у вас очень длинные пальцы, если у вас есть вязальные спицы или если ваша мышь отлучилась по делам на кухню. В главе 9, "Все о принтерах и печати'', содержится исчерпывающая информация о том, как печатать документы, и о том, как проверить готовность принтера к печати. Не забудьте сохранить документ на диске, прежде чем начинать печатать. Вообще-то, это необязательно, но я горячий приверженец теории, которая гласит: "Почаще сохраняйте свою работу— не прогадаете".

зшфм&ь Чтобы закрыть документ, работу над которым вы завершили, выберите команду Файл ^Закрыть (). Таким образом вы закроете окно документа и заставите его исчезнуть с экрана. Вжик! (Этот звук должны издавать вы; Word молчит, он же не пишущая машинка.) Более подробно данная процедура (закрытия документа, а не воспроизведения звука) описывается в главе 1, "Общий план Word", в разделе "Как закрыть документ, не выходя из Word". IV

Для чего вообще надо закрывать документ? Вы же закончили работу с ним! Возможно, теперь вы захотите перейти к другим документам или вообще покинуть Word. ^ Если вы попытаетесь закрыть документ, не сохранив его, Word выведет на экран предупреждающее диалоговое окно. Щелкните в нем на кнопке Да, и документ будет сохранен. Если хотите продолжить работу над документом, щелкните на кнопке Отмена . •I V Если вы работали над документом, а затем его закрыли, Word станет похож на брошенный дом: исчезнут почти все элементы меню, полосы прокрутки и прочие украшения экрана. Не паникуйте. После закрытия документа программе практически нечего делать. Word терпеливо сидит в ожидании вашей новой команды. I S Закончив работу с Word, можно закрыть его. А можно начать работу над другим документом. Для того чтобы узнать, как это сделать, см. раздел "Как создать новый документ" данной главы.

Глава 2. Как работать в Word

49

Глава 3

Прогулки по документу В этой главе... > Клавиши управления курсором >

Комбинации с клавишей

>

Как пользоваться командой Перейти

> Как пользоваться очень полезной командой Закладка > Прокрутка документа Наверно, мне уж не воспеть в стихах зеленую дубраву. Особенно с тех пор, как огромный сук свалился с дуба мне на темя... о время работы в текстовом процессоре вам то и дело приходится перечитывать или хотя бы просто просматривать создаваемый текст. Если у вас богатое воображение, представьте, что документ находится в компьютере в виде свитка, лишь небольшая часть которого видна на экране. Вам все время приходится перематывать, как Т_ору. Попробуйте сделать это с помощью только клавиш со стрелками! Спорю на что угодно, вас ненадолго хватит! К счастью, в Word имеются специальные команды, управляющие движением курсора. Благодаря таким командам можно быстро прокручивать документ, если нужно его просмотреть или отредактировать, В данной главе вы познакомитесь с этими командами и, я надеюсь, начитесь ими пользоваться. Главное— не бояться и не лениться!

не/г&мещшньса по Когда вы пишете что-то на листе бумаги, он у вас всегда находится перед глазами. Именно так обстояло дело во времена пишущих машинок. Но в Word ваш документ может быть огромного размера. К сожалению, на экране компьютера помещается только небольшая часть документа. Чтобы перебираться из одного места документа в другое, надо знать все премудрости перемещения по документ)', т.е. специальные клавиши и команды.

Вверх-вниз, влево-вправо — клавиши со стрелками Самый простой способ перемещения по документу — использование клавиш со стрелками, которые еще называются клавишами упра&чения курсором, поскольку управляют перемещением курсора по экрану. Эти клавиши используются как самостоятельно, так и в комбинации с другими (. <Shift> и т.д.). С помощью комбинаций клавиш вы можете легко перемешаться из одной части документа в другую. ,-.

Пользуясь клавишами управления курсором, находящимися на вспомогательной клавиатуре, убедитесь, что индикатор отключен. Для этого надо нажать клавишу . Если индикатор не отключен, курсор не сможет перемещаться по экрану — вместо этого будут вводиться цифры, что-то вроде этого.

Глава 3. Прогулки по документу

51

Четыре основные клавиши управления курсором — это клавиши со стрелками, направленными вверх, вниз, влево и вправо. На дополнительной цифровой клавиатуре— это клавиши с цифрами 2, 4, 6 и 8. Переводит курсор в тексте на одну строку вверх Переводит курсор в тексте на одну строку вниз Переводит курсор на один символ вправо Переводит курсор нз один символ влево Если нажать клавишу и, не отпуская ее, нажать одну из клавиш со стрелкой, указатель курсора перепрыгнет сразу через несколько символов. Это, скажем так, режим реактивного движения курсора (название не научное, запоминать необязательно).

Перемещает курсор на один абзац вверх



Перемещает курсор на один абзац вниз



Перемещает курсор на одно слово вправо



Перемещает курсор на одно слово влево

Нажмите клавишу и, не отпуская ее, нажмите нужную клавишу со стрелкой. Отпустите обе клавиши. Не надо нажимать очень сильно; используйте так же, как клавишу <Shift>, когда нажимаете ее одновременно с буквенной клавишей для получения прописной буквы. F •/

( S

V

Нельзя перемещать курсор за пределы, установленные ограничителями документа. Прокрутить текст "выше" первой строки и "ниже" последней строки текста не получится, не стоит даже пытаться щелкнуть мышью на полосе, разделяющей страницы. Если захочется, можно заставить Word подавать звуковой сигнал при всякой попытке переместить курсор за пределы, установленные ограничителями документа. Выполните команду Сервис^Параметры, щелкните на вкладке Общие диалогового окна Параметры, а затем установите флажок Звуковое сопровождение событий и щелкните на кнопке ОК. Теперь Word будет истошно вопить всякий раз, когда вам вздумается прогуляться курсором за пределы страницы. При движении курсора по тексту символы не уничтожаются; для их удаления предназначены клавиши и , об использовании которых можно будет прочитать в главе 4, "Основы редактирования".

Двигайтесь большими прыжками! Не все пальцы на руке имеют одинаковую длину. Посмотрите и убедитесь в этом. Видите? Одни длиннее, другие короче. Те, что покороче, наверняка стали такими из-за того, что вы' неправильно нажимаете клавиши со стрелками — другими словами, слишком часто без помощи . Это неразумно. Ведь перемещаться по документу можно гораздо более экономными способами, например большими прыжками.

Часть I. Знакомство с Word

Постоянное тыканье пальцем в клавиатуру может привести к возникновению опасного (и трудноизлечимого) синдрома дятла. Так что прислушайтесь к разумным советам следующего раздела и перемешайтесь по документу большими прыжками. •

Вверх и вниз на один экран

"PgUp" на языке клавиатуры означает Page Up (На страницу вверх), "PgDn" — Page Down (На страницу вниз). На вашей клавиатуре имеется два комплекта таких клавиш: на вспомогательной цифровой клавиатуре и на блоке клавиш для управления курсором (справа от основного блока клавиш). Очень мило, не так ли? Логично предположить, что нажатие клавиш и переносит вас соответственно на страницу вверх и вниз. На самом деле это не так. Эти клавиши служат для перемещения вверх и вниз на один экран. У Word своя логика, привыкайте.

Перемещает курсор на один экран вверх. Если вы находитесь на первой странице документа, курсор переместится в самую верхнюю часть экрана



Перемещает курсор на один экран вниз или в конец документа, если вы находитесь на последней странице



Переносит курсор в начало текущего экрана



Переносит курсор в конец текущего экрана

Что касается меня, то я никогда не пользуюсь этими клавишами. Мне намного удобней протащить мышь по тексту и щелкнуть в нужном месте. Использование клавиш и и сочетании с клавишей на книжной странице показать непросто. В таком сочетании они служат для просмотра текста в режиме броузера, на основании параметров, выбираемых неприметными кнопками перехода на полосе прокрутки текста. Ниже об этом можно прочитать подробнее. У компьютеров вообще очень своеобразная логика.

Перемещение в начало или конец документа (строки) При работе с документом часто приходится переходить в начало (или конец) документа (или строки). Для этого имеются специальные клавиши с очень удачными названиями. <End>

Нажатие этой клавиши переносит курсор, установленный в любом месте строки, в ее конец

<Ноте>

Нажатие этой клавиши переносит курсор, установленный в любом месте строки, в ее начало



Эта комбинация клавиш перемещает курсор в конец документа



Эта комбинация клавиш перемещает курсор в начало документа

Комбинацию клавиш -End> очень просто нажать случайно. В таком случае вы будете отброшены в конец документа, в буквапьном смысле слова. Если это произошло вопреки вашему желанию, нажмите <Shift+F5>, чтобы вернуться в нужное место. (См. также ниже раздел "Как вернуться к предыдущей позиции курсора".)

Глава 3, Прогулки по документу

53

Другие способы перемещения Мышь позволяет быстро и легко перемешать курсор по экрану документа. Для начала выберите место на экране, куда вы хотите переместить курсор. Затем переведите в это место указатель мыши и щелкните ее левой кнопкой. Курсор немедленно окажется там, куда вы его отправили. Перемещаться по документу можно также с помощью вертикальной полосы прокрутки (расположена справа от окна с документом). Полосы прокрутки — это стандартно применяемые в Windows инструменты, в Word они используются точно так же. Единственной приятной отличительной особенностью является то, что в Word рядом с кнопкой, перетаскиваемой мышью по полосе прокрутки, выпадает транспарант, подсказывающий, какая приблизительно страница документа в данный момент мелькает на экране (рис. 3.1). Можно также увидеть заголовок текущей части или главы.

Рис. 3.1. Прокручивание документа сопровождается показом номера текущей страницы Наконец, если ваш ПК оборудован новинкой — мышью с колесиком модели Microsoft IntelliMouse, вы можете прокручивать документ с помощью специального колесика, встроенного между двумя обычными кнопками, проделывая следующие манипуляции. . S

Вращая колесико от себя вы сможете прокручивать документ вверх, а вращая к себе —- вниз (скорость прокручивания строк устанавливается с помощью пиктограммы Мышь, расположенной в окне Панель управления).

S

Щелкнув на колесике и установив указатель мыши на вертикальной полосе прокрутки, можно войти в "супермышиный" режим ускоренного прокручивания документа.

•S

Перетаскивая мышь при нажатом колесе, можно плавно прокручивать документ либо перемещаться по нему в горизонтальной плоскости.

Ну как тут не полюбить этих милых мышек! •S

Пользуясь вертикальной полосой прокрутки, не забывайте, что при прокручивании экрана курсор остается на месте! Для того чтобы переместить его в новое место, надо щелкнуть е этом месте кнопкой мыши. Например, вам нужно прокрутить текст до страницы 5, но курсор по-прежнему "подмигивает вам" на странице 3. Если вы начнете вводить текст, он появится на странице 3, там, там где расположен курсор, а не на странице 5, которую вы видите в данный момент на экране. Чтобы перевести курсор (точку ввода текста) в новое место, надо щелкнуть в этом месте кнопкой мыши. Если вы этого не сделаете, компьютер сам не догадается, чего вы от него хотите.

пользоваться, командой JLefteutOu Поговорим об экономии времени. Предположим, вам надо попасть на страницу 14, тогда как вы находитесь на странице 1. В вашем распоряжении четыре варианта того, как это можно сделать. Во-первых, вы можете найти нужную страницу, перемещая бегунок, во-вторых, воспользоваться

54

Часть I. Знакомство с Word

клавишами . благодаря чему через 28 (или несколько больше) нажатий окажетесь, где надо. В-третьих, вы можете 14 000 раз нажать клавишу <—», И наконец, в-четвертых, — воспользоваться командой Перейти. Я полагаю, четвертый способ понравится вам своей элегантностью и быстротой. Команда Перейти позволяет попасть практически в любое место документа — на заданную страницу, строку или куда-нибудь еще. Выполните команду Правка^НаЙти или нажмите комбинацию клавиш , и перед вами появится вкладка Перейти диалогового окна Найти и заменить (рис. 3.2). Из рис. 3.2 видно, что в списке Объект перехода есть много объектов, о которых вы даже не имеете представления. Не смущайтесь. Чаше всего необходимо попасть на определенную страницу. Следовательно, в поле Введите номер страницы надо набрать номер этой страницы.

Рис. 3.2. Вкладка Перейти диалогового окна Найти и заменить В нашем примере мы вводим число 14 и, нажав <Enter>. немедленно оказываемся на странице 14. S •/ S

V

Чтобы попасть на вкладку Перейти диалогового окна Найти и заменить, можно также нажать клавишу . С этой же целью можно воспользоваться комбинацией . (Выглядит как-то осмысленнее, чем просто .) Вкладка Перейти появится, как джин из лампы, и в том случае, если вы дважды щелкнете в панели состояния на номере страницы (бормоча при этом: "Давай страницу сюда. Давай-давай !"). Чтобы эффективнее использовать возможности команды Перейти и не пытаться загнуть уголок страницы на мониторе, обратитесь к расположенному ниже разделу, в котором описывается полезная команда Закладка.

позиции

ic fcifftcofta

Говорят, сделанного не воротишь. Старина, это неправда, во всяком случае в Word. Если вы попали не туда, куда надо, нажмите <Shift+F5>, и Word вернет вас на место. Команда <Shift+F5> работает только в Word, в реальной жизни вы не можете ее использовать. Нажав <Shift+F5>, вы вернетесь в то место, где находились раньше; нажав еще раз — туда, где были до этого. Это срабатывает раза три, потом начинается повторение.

Глава 3. Прогулки по документу

пользоваться очень полезной командой Захлау/са У вас так бывает: вы работаете над огромным документом и вам все время приходится возвращаться к определенным разделам? Машинально вы пытаетесь засовывать закладки в монитор, чтобы облегчить себе поиск. Я все время ловлю себя на желании сделать это. К счастью, в Word есть команда, которая дает возможность пользоваться закладками, не повреждая компьютер. Это очень, ну очень полезная команда — Закладка.

Как установить закладку Чтобы установить закладку на страницах своего документа, выполните следующее. 1.

Установите курсор в то место, где должна находиться закладка.

2. Выберите команду Вставка "^Закладка (или воспользуйтесь комбинацией клавиш ). Появится диалоговое окно Закладка (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Диалоговое окно Закладка

3. Наберите имя закладки. Проявите сообразительность! Имя закладки должно быть связано с содержимым отмеченного участка документа. Поэтому, если вы создаете, скажем, жизнеописание политического деятеля, вполне уместна закладка с названием Приговор. Кстати, в имени закладки не должно быть пробелов. Зато можно использовать комбинации строчных и прописных букв (см. рис. 3.3). 4.

Нажмите клавишу <Enter> или щелкните мышью на кнопке Добавить.

Как найти закладку и вернуться к отмеченному участку документа Чтобы вернуться к закладке, воспользуйтесь командой Перейти (подробнее об этом — в разделе "Как пользоваться командой Перейти" выше в данной главе). Это избавит вас от необходимости перелистывания страниц, в процессе которого можно потерять удачную мысль. 1.

Нажмите клавишу .

Часть I, Знакомство с Word

На экране появится диалоговое окно Найти и заменить. 2.

Выделите строку Закладка в списке Объект перехода. Надпись Введите номер страницы будет заменена надписью Введите имя закладки. Вы увидите имя последней установленной вами закладки.

3.

Если вы не видите имени своей закладки, щелкните на стрелке, направленной вниз, и перед вами появится длинный список всех закладок вашего документа. Щелкните кнопкой мыши на той, которая вам нужна. Щелкните на кнопке Перейти. Вот вы и на месте!

4.

Чтобы избавиться от диалогового окна Перейти, щелкните на кнопке Закрыть и возвращайтесь к редактированию документа.

на полосе нфемещенма /го В нижней части вертикальной полосы прокрутки притаились три кнопки. Это кнопки перехода, которые позволяют вам перемещаться по документу прыжками различного размера. Верхняя кнопка — это кнопка прокрутки назад. Нижняя кнопка —- это кнопка прокрутки вперед. О

Средняя кнопка — это кнопка со сложным названием Что же мы прокручиваем?

Щелкнув на средней кнопке (с кружком в центре), вы получите табличку с набором пиктограмм, каждая из которых представляет собой объект прокрутки (рис. 3.4). Подведите указатель мыши к любой пиктограмме, и в нижней части таблицы появится текст, объясняющий назначение указанного на ней элемента.

Рнс.3.4. Так выглядят объекты прокрутки Чаще всего применяется пиктограмма Страницы. (Ее вы видите на поле слева.) В этом случае щелчки на кнопках прокрутки перемещают вас соответственно к началу или концу документа по одной странице за раз. Кнопки прокрутки имеют отношение и к команде Найти (более подробно о ней рассказывается в главе 5, "Найти и заменить"). Щелчок на кнопках прокрутки вперед или назад переводит курсор к искомому месту расположения последнего объекта поиска. Такой поиск можно осуществить и вручную, выбрав пиктограмму Найти (бинокль) в появившемся окне объектов прокрутки (см. рис. 3.4). Но в любом случае, если применялась команда Найти, кнопки прокрутки автоматически перенесут курсор к объекту поиска. Вы можете выбрать и другие объекты прокрутки из окна объектов прокрутки, хотя вряд ли вам это понадобится. Глава 3. Прогулки по документу

57

Возвращаясь теперь к вопросу применения клавиш и , можно более полно объяснить предназначение комбинаций клавиш и . Фактически они выполняют усеченные функции кнопок прокрутки. Однако, если объект прокрутки не выбран, нажатие комбинаций клавиш и приводит к прокручиванию документа экран за экраном, а если же объект выбран— использование указанных выше комбинаций клавиш приводит к выполнению функции прокрутки, позволяя перемешаться по документу в соответствии с выбранным объектом из окна объектов прокрутки. Попробуйте, получится здорово!

58

Часть I. Знакомство с Word

Глава 4

Основы редактирования В этой главе... > Режимы вставки и замены >

Удаление текста с помощью клавиш и

> Как удалять строки, предложения и абзацы >

Как вернуть то, что вы удалили

>

Команда Вернуть (отменяющая команду Отменить)

едактирование. От этого слова веет порядком, ухоженностью, не так ли? В нем слышится что-то спасительное. "Вашу работу можно спасти! Я слегка прикоснусь к вашему детищу, подправлю, выпестую. Заострю мысли, расставлю акценты!" Такой представляется многим эта работа. Но реальность гораздо прозаичней. В действительности редактирование сродни разрушению. Редактировать- — значит резать, кромсать, ломать. Оставить после себя скошенное жнивье с выжженной стерней отработанных слов и непричесанных корявых мыслей. И все это ради того, чтобы уложить их в прокрустово ложе печатной страницы. Именно в этом настоящая суть редактирования. О чем и будет рассказано в данной главе. Набор текста — это только начало работы над документом. После того как текст будет набран, вы еще с ним намучаетесь. Его надо будет редактировать — что-то заменять, что-то удалять, а потом, спохватившись, возвращать то, что было удалено минуту назад. О том, как все это делать, вы и узнаете из текста настоящей главы, который я сначала набрал, а потом отредактировал (что-то заменил, что-то удалил, а кое-что и вернул).

/З&навка или замена? вон в чем вопрос Обычно Word работает в режиме вставки (никогда не знал, что это так называется!). Это означает, что текст, который вы вводите, появляется перед мигающим I-образным курсором. Новый текст вытесняет старый, сдвигая его вправо и вниз. Это и называется режимом вставки. Но у этого режима есть злобный брат-близнец — режим замены. В режиме замены вновь вводимый текст заменяет собой существовавший раньше. Для перехода в режим замены существует клавиша . Точнее, две клавиши: одна () на блоке клавиш справа от основной клавиатуры, а вторая () — на вспомогательной цифровой клавиатуре. Здесь эта клавиша работает только при отключенном режиме Num Lock. Когда вы работаете в режиме замены, в строке состояния буквы ЗАМ приобретают черный цвет. Переходить из режима вставки в режим замены (и обратно) можно с помощью двойного щелчка на этих буквах. Я не понимаю, для чего кому-нибудь может понадобиться режим замены; режим вставки гораздо удобнее; кроме того, существует сотня способов удалить ненужный текст в мгновение ока. Об этих способах я расскажу вам на страницах данной главы.

Глава 4. Основы редактирования

59

В режиме замены вновь вводимый текст пожирает тот. что был на экране. Если вы увидите, что происходит такая ерунда, быстренько щелкните дважды на буквах ЗАМ на панели состояния, а потом нажмите , чтобы спасти пропавшее, если, конечно, оно вам нужно. Следовательно, правильным ответом на вопрос, заданный в заголовке раздела, будет "Вставка".

Utficuc,

t/qatettue ine/ccffia...

Знавал я одного писателя, который панически боялся уничтожить хоть что-нибудь. Вместо того чтобы наугад выкинуть из текста пару-тройку абзацев, он переносил их (в виде блоков текста] в конец документа — как он выражался, "на всякий случай". Если бы у него был шанс стать Вильямом Шекспиром наших дней, потомки имели бы возможность наслаждаться всеми его черновиками. По сути, удаление текста— такая же часть процесса редактирования, как и набор. Каждый из нас набирает текст, никто не избежал и удаления. Можно выкинуть любую часть любого документа — будь то окончательный вариант или черновик. Если вам надо уничтожить кусок своей работы (по собственной воле или по распоряжению начальства), обращайтесь к этой главе. В процессе редактирования документа мы гораздо чаще прибегаем к уничтожению текста, чем к созданию. ;;

S

S

Говорят, Айзек Азимов сразу писал начисто. И не потому, что не был знаком с приемами редактирования, а потому, что был действительно хорошим писателем. Процедура перемещения блоков текста рассматривается в главе 6, "Работа с блоками текста".

Основные клавиши удаления и Чтобы удалить символ текста, можно использовать одну из двух клавиш: i S S

— удаляет символ слева от курсора; — удаляет символ справа от курсора.

В меня уже ничего больше не влезет. Ну, разве что пару кусочков торта. В этом примере указатель курсора притаился между буквами "и" и "ч" в слове "ничего". Если вы нажмете клавишу , в слове "ничего" будет удалена буква "и", если нажмете — исчезнет "ч". ^^ tS t S

60

После удаления символа текст, который находится правее или ниже него, сдвинется и заполнит образовавшуюся пустоту. Нажатие клавиши всегда перемешает текст вправо, даже если вы работаете в режиме замены. в Word выполняет иную функцию, нежели клавиша возврата пишущей машинки. Разница в том, что в Word при нажатии курсор возвращается назад и удаляет один символ. (Аналогом клавиши возврата пишущей м а ш и н к и в Word является клавиша со стрелкой, направленной влево.)

Часть /. Знакомство с Word

•S

н •/

В Word текст специального назначения не может быть удален так же просто, как обычный текст. Например, обновляемое текстовое поле, в котором специальными символами представлена текущая дата. Если попробовать такой текст удалить, он высветится на сером фоне. Таким способом Word пытается напомнить о специальном назначении данного текста. Чтобы все-таки удалить его, нужно повторно нажать клавишу или . Если нажать и не отпускать клавишу или , можно устроить "массовое уничтожение'' символов. Когда решите прекратить этот геноцид, отпустите клавишу,

Как удалить слово Word может "проглотить" сразу целое слово, если вы воспользуетесь помошью одной из двух команд серии ''Слово, удались!". ." V \ ^

— удаляет слово, находящееся перед курсором (слева от него). — удаляет слово, находящееся за курсором (справа от него).

Чтобы удалить слово с помощью комбинации . поместите курсор на последнюю букву этого слова. Нажмите , и слово исчезнет! После этого курсор переместится на последнюю букву предыдущего слова или в начало строки (если удаленное слово было первым в абзаце). Для удаления слова с помощью комбинации установите курсор на первую букву этого слова. Нажмите , и слово исчезнет! После этого курсор перенесется на первую букву следующего слова или в конец строки (если удаленное слово было последним словом в абзаце). К сожалению, если курсор находится в середине слова, обе эти комбинации удаляют все символы, начиная с того, на котором находится курсор, и заканчивая последней (или первой) буквой слова. Поэтому я настоятельно рекомендую пользоваться следующим способом. Чтобы удалить слово (одно-единственное, и ничего больше), поместите указатель мыши в любую его часть и дважды щелкните кнопкой мыши. Таким образом вы выделите все слово, подсветив его на экране. Теперь нажмите клавишу , и слова не станет. После удаления текста Word сдвигает оставшиеся слова, чтобы между ними не оставалось пустого промежутка. Ни один ластик не сравнится с командами и no скорости и жуткой эффективности.

Удаление строк, предложений и абзацев Для Word строка текста, предложение и абзац — разные вещи. S Строка— это просто набор символов, помещающихся между левым и правым полями (а вовсе не грамматическая категория). Индикатор Ст в строке состояния сообщает, на какой строке вы находитесь, если считать от начала страницы. В данный момент, например, Word сообщает мне, что я нахожусь на строке 10. 1 ^ Предложение — это предложение, Как учили в школе, начинается с прописной буквы, заканчивается точкой, восклицательным или вопросительным знаком. v / Абзац — это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши <Enter>. В абзаце может содержаться одно слово, одна строка текста, одно или несколько предложений.

Глава 4. Основы редактирования

61

Вы спросите, кому нужны эти сведения? Вам. Они понадобятся, когда вы соберетесь уничтожать фрагменты текста. Потому что строки, предложения и абзацы удаляются по-разному.

Как удалить строку текста На клавиатуре вы не найдете такой клавиши, которая удаляла бы сразу строчку текста. В Word — тоже. Но имея под рукой мышь, для удаления целой строки достаточно один раз щелкнуть и один раз нажать клавишу. Делается это следующим образом. 1.

2. 3. 4.

Переместите указатель мыши к левому полю документа. Курсор примет вид стрелки, указывающей, скорее, на северо-восток, чем на северо-запад. Подул ветер перемен! Подведите указатель мыши к строке текста (он примет вид стрелки), которую решили удалить. Щелкните левой кнопкой мыши. После этого строка подсветится — вы ее выделили. Нажмите клавишу , и вы навсегда расстанетесь со строкой.

Когда указатель мыши примет вид стрелки, направленной на северо-восток, вы можете протащить его по левому полю и выделить столько строк текста, сколько решили уничтожить за раз. Теперь, чтобы уничтожить их все, достаточно одного нажатия клавиши . В главе 6, "Работа с блоками текста", также рассказывается о выделении текста в блок для последующего уничтожения.

Как удалить предложение Полагаю, вы уже догадались, как это сделать. Например, можно нажимать клавишу , уничтожая по одному символу за раз. Но, как это часто бывает при работе с компьютером, существует более простой способ. 1.

2.

3.

Твердой рукой поместите указатель мыши куда-нибудь в середину неудачного предложения. Щелкните кнопкой мыши. Трижды нажмите клавишу . Однократное нажатие клавиши включает режим расширенного выбора (более подробно о нем рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста"). Нажатие этой клавиши два раза выделяет слово, а три раза — предложение. Нажмите клавишу . Все готово. Нажатие клавиши трижды приводит к выделению (подсвечивает) одного предложения.

Если вы передумали удалять, нажмите клавишу <Esc>. Этим вы отмените режим расширенного выбора. Нажмите любую клавишу со стрелкой или щелкните кнопкой мыши, чтобы снять выделение.

Как удалить абзац Существует два — нет, три! — способа выделения абзаца, который надо удалить. ? S

62

Три щелчка. Поместите указатель мыши в абзац и трижды шелкните кнопкой мыши. Щелк-щелк-шелк! Это надо делать быстро. Таким образом вы выделите абзац как блок. Теперь нажмите клавишу , и текст мгновенно испарится!

Часть I, Знакомство с Word

^

•S

, , , . Можно также установить курсор в любое место абзаца и четыре раза нажать клавишу . Последующее нажатие клавиши завершит работу! Курсор на поля, двойной щелчок. Если вам понравился указатель мыши в виде направленной на северо-восток стрелки, переместите его на левое поле страницы (именно там он превратится в такую стрелку), а затем дважды щелкните кнопкой мыши. Абзац, находящийся справа от указателя мыши, будет выделен и готов к удалению. Нажимайте !

Как удалять блоки текста Word может удалять символы, слова и строки. Чтобы удалить что-нибудь еще, нужно отметить это как блок текста и затем уничтожить. За дальнейшими инструкциями по борьбе с блоками текста обратитесь к главе 6, "Работа с блоками текста". Если говорить коротко, процедура выглядит так: после того как блок текста выделен, его легко удалить с помощью клавиши . (Жалко, что этот способ не годится для бритья. ..)

О&ме/ш Действуйте смелее! Чего бояться? В Word есть очень удобная команда Отменить, которая запоминает несколько последних ваших действий, в том числе, если вы что-то удаляли или вставляли. Таким образом, у вас всегда имеется возможность исправить любую из своих ошибок, даже самую грубую. Но мало того, есть еще команда Вернуть, которая, в сущности, представляет собой команду Отменить отмену, хотя, я полагаю, вам пока не стоит в это вникать. "А мир устроен так, что все возможно в нем, но после ничего исправить нельзя!" — поет Алла Борисовна. И ошибается.

Да здравствует команда Отменить! Случайно удаленный текст можно восстановить одним из следующих способов. •S Путем нажатия . I ^ С помощью команды Правка-^Отменить ввод. I ^ Щелчком на кнопке Отменить в панели инструментов. Как видите, имеется три способа применения команды Отменить, но самый быстрый способ отменить последнее действие — это нажать . Команда Правка^Отменить ввод отменяет последнее из выполненных действий; если вы тут же выбираете Правка^Отменить ввод еще раз. происходит отмена предпоследнего действия (т.е. выполненного перед последним действием). Отличие этой команды от других команд Word заключается в том, что при повторении вы не отменяете результат первого применения. С помощью команды Отменить ввод, находящейся в меню Правка, можно вернуть в прежнее состояние все что угодно: выделение полужирным шрифтом, ввод текста, плохое настроение жены и т.д. После небольшой тренировки вы научитесь отменять конец света и незваных гостей. Щелчок на кнопке раскрытия списка (она находится возле кнопки Отменить в стандартной панели инструментов) приведет к появлению краткого списка всех действий, которые Word запомнил и в состоянии отменить. Можно из

Глава 4. Основы редактирования

63

списка с помощью мыши выбрать целую группу действий и отменить все отмеченные одним махом. Чтобы отменить команду Отменить, выберите в меню команду Правка^ Вернуть ввод. Подробности — ниже, в разделе "Как отменить отмененное".

О/кмела не /мм/ъае/Яса? Сознайтесь: ничто так не выводит вас из себя, как отказ Word выполнить команду Отменить. Такое редко, но бывает. Тогда в меню появляется строка: Нельзя отменить. Что же происходит? А вот что: Word просто не может отменить сделанное вами — что бы это ни было. Причины этого безобразия разные: нечего отменять, потому что вы ничего не сделали; не хватает памяти для выполнения команды Отменить; Word отказывается выполнить операцию отмены потому, что вы сделали что-то очень сложное; у Word приступ склероза; Word вас больше не любит. Продолжите список самостоятельно... Я понимаю, как это действует на нервы, но что делать. Привыкайте.

Как отменить отмененное Если вы отменили то, что отменять совсем не следовало, немедленно воспользуйтесь командой Вернуть. Для этого выполните один из следующих способов. "i -S Нажмите комбинацию клавиш . ? •/ Выполните команду Правка^Вернуть ввод. <. V Щелкните на кнопке Вернуть в панели инструментов (если она доступна). Представьте, что к вам в контору зашел поболтать приятель и уселся прямо на клавиатуру. Поболтал и ушел, а вы заметили, что, посидев на клавиатуре, он ввел ненужный вам текст, если это можно так назвать. Чтобы удалить это безобразие, вы многократно нажимаете: Но вдруг— ой! — нажали больше, чем было нужно. В таком случае, чтобы поправить дело, выполните команду Правка^Вернуть ввод (или ). Если вы ничего не отменяли, команда Вернуть не сможет ничего сделать. Тогда в меню Правка она выглядит как Повторить ввод. Этой команде посвящен специальный раздел "Очень удобная клавиша повтора " в главе 10, "Советы опытного пользователя". \ •/ Честно говоря, никто не применяет команду Вернуть многократно. Если попытаетесь, вас ждет жестокое разочарование, поскольку она просто вернет то действие, которое перед этим было благополучно отменено. (Вы лучше поймете меня, если сами попробуете применить эту команду несколько раз подряд.) Может случиться так, что в вашей стандартной панели инструментов кнопка Вернуть вообще будет отсутствовать. В таком случае вам надо просто поместить ее туда, Как это сделать, рассказывается в главе 29, "Настройка Word". I S Как и для команды Отменить, для команды Вернуть имеется соответствующая кнопка на стандартной панели инструментов. Рядом с ней есть кнопка раскрытия списка, после щелчка на которой можно просмотреть список возможных отмен. Или возвратов. Или измен и развратов. ОЙ, совсем запутался!

64

Часть /, Знакомство с Word

Глава 5

В этой главе... > Как найти фрагмент текста > Возможности команды Найти > Как искать текст выше или ниже точки его ввода > Как искать непечатаемые фрагменты текста > Как искать коды форматирования > Работа с командой Заменить старину алхимики верили, что свинец можно превратить в золото. В наше время уже не найти человека, который бы в это поверил. "Ха! Ха! Ха!"— скажете вы, потому что знаете, что и золото и свинец являются основными элементами периодической таблицы и химическим путем не могут быть преобразованы друг в друга. По крайней мере об этом вам расскажет учитель химии в любой школе. Вот досада! Как было бы здорово уметь из свинца делать золото! Или бензин из воды! Или пиццу из макулатуры! Но не надо спешить с выводами! Оказывается, алхимики были правы. Можно преобразовать свинец в золото — по крайней мере тогда, когда речь идет о словах в вашем тексте, а вы пользуетесь замечательной командой Найти и Заменить текстового редактора Word. Вы сможете убедиться сами, что Word способен мгновенно обнаружить тяжеловесные, свинцовые слова и ловко преобразовать их в словесное золото. И делает он это быстро и аккуратно. Может быть, это совсем не то, о чем мечтали алхимики, но все-таки это тоже похоже на чудо. В данной главе можно будет детально познакомиться с этим процессом.

чМо л нашей/ Word может найти любой фрагмент текста в любом месте вашего документа, будь то бесконечная передовица для местной газеты или тщательно продуманный заговор против директора зоомагазина. Команда, используемая для поиска текста, называется коротко и ясно: Найти. Она проживает в меню Правка. Чтобы с помощью команды Найти отыскать фрагмент текста, затерявшийся в бескрайних просторах вашего документа, выполните следующее. 1.

Определите, какой фрагмент текста вы хотели бы найти. Например, слово свинец. 2. Выберите команду Правка^Найти. Перед вами появится диалоговое окно Найти и заменить, показанное на рис. 5.1. Обратите внимание, что это окно используется как для команды Заменить, так и для команды Перейти (в диалоговом окне есть соответствующие вкладки). Поскольку вы хотите найти текст, открывается вкладка Найти. Отлично. 3. Введите текст, который надо найти. Введите текст, который хотите найти, в поле Найти. В нашем случае это слово свитц. Вводить его надо в той форме, в какой оно должно быть найдено.

Глава 5. Найти и заменить

65

Яда. 5, /. Диалоговое окноНайти и заменить

Если вы не знаете точно, как это слово написано в тексте строчными буквами, используйте строчные.

прописными или

Щелкните на кнопке Найти далее, чтобы начать поиск. Или нажмите клавишу <Enter>. Когда фрагмент текста найден, он выделяется на экране, но диалоговое окно Найти и заменить не исчезает с экрана до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке Отмена или не нажмете клавишу <Esc>. (Диалоговое окно остается на экране для того, чтобы можно было продолжить поиск нового фрагмента текста, если это будет необходимо.)

•/

,--

v

6IS

Быстро открыть диалоговое окно Найти и заменить позволяет комбинация клавиш (здесь буква "F", как вы понимаете, означает find— искать, находить]. Текст, который вы вводите в окне Найти, должен в точности совпадать с искомым фрагментом. Не ставьте в конце точку, если только не хотите, чтобы найденный фрагмент тоже оканчивался точкой. Если нужный текст не обнаружен, Бобик (или Помощник в ином, выбранном вами, виде) спросит, хотите ли вы провести поиск текста с начала. Выберите Да или Нет. Если текст не найден, Помощник сообщит вам об этом. (Если вы отправите Помощника с глаз долой, то все сообщения будут появляться в обычном диалоговом окне.) Если вы получили сообщение о том, что текст не найден, но уверены, что он на месте, проведите операцию поиска еще раз. Проверьте для начала, не допустили ли вы ошибки при наборе текста, который надо искать. Если вы работаете с несколькими документами одновременно, помните, что Word проводит поиск только в текущем окне (т.е. в том, которое в данный момент находится на экране). При необходимости выполнить поиск в другом документе щелкните на кнопке этого документа в строке задач и повторите процедуру. Если вам интересно, как ведется поиск сразу в нескольких документах, обратитесь к главе 28, "Работа с несколькими документами", Чтобы выяснить, где еще в документе встречается искомый текст (т.е. текст, введенный вами в диалоговом окне Найти), щелкните мышью на кнопке Найти далее. Найти другие вхождения текста можно также с помощью кнопок прокрутки Прокрутить вперед и Прокрутить назад— даже если диалогового окна Найти и заменить уже нет на экране. Если вы уже искали слово свинец и нашли его, щелкните на кнопке Прокрутить вперед, и программа покажет вам, где это слово встречается еще раз. (Можно также воспользоваться комбинацией

Часть I. Знакомство с Word

клавиш или , чтобы перейти на этот же фрагмент текста в предыдущей или следующей части документа.) После того как окно Найти и заменить будет закрыто, над головой Помощника появится электрическая лампочка. Щелчок на этой лампочке вызовет на экран окно с дополнительной информацией о команде Найти. В основном эта информация повторяет то, о чем вы уже прочитали в данном разделе.

Повторный поиск Word запоминает последний фрагмент текста, который вы искали в документе. Он выбирается (т.е. выделяется цветом) всякий раз, когда вы обращаетесь к диалоговому окну Найти и Заменить. Это удобно в тех случаях, когда снова необходимо найти тот же фрагмент текста или когда разыскиваемый текст мало отличается от искомого ранее (в этом случае удобнее отредактировать в окне старый фрагмент, нежели набирать его заново). В правой части текстового окна Найти можно увидеть нечто, напоминающее стрелку, направленную вниз (см. рис. 5.1). Если щелкнуть на этом "нечто", то появится прокручиваемый список текстовых фрагментов, которые уже искали по тексту. Чтобы повторно найти какойлибо фрагмент текста из тех. по которым поиск уже производился, щелкните сначала на направленной вниз стрелке, а затем — на фрагменте текста, который вы хотите снова найти. Щелкните на кнопке Найти далее, и вы опять отправитесь в путь.

Что еще можно искать с помощью команды Найти Окно Найти и заменить в своем каноническом виде (см. рис. 5.1) вполне пригодно для быстрого поиска обычных фрагментов текста, как в предыдущем примере. Но иногда вам нужно провести более сложный поиск или найти такой объект, который не отображается на экране после ввода с клавиатуры (например, знак конца абзаца). Или вы хотите найти, предположим, слово Кол (с прописной буквы), а не просто кол. В этом случае пользуйтесь дополнительными возможностями команды Найти. Нажмите , появится окно Найти и заменить, в котором щелкните на кнопке Больше. Диалоговое окно увеличится по вертикали, и в нижней его части вы увидите некоторые дополнительные опции (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Окно Найти и заменить в расширенном виде Теперь я объясню, для чего вам понадобятся расширенные возможности диалогового окна Найти и Заменить.

Глава 5. Найти и заменить

67

Поиск с учетом регистра Между Верой и верой есть разница, согласитесь. Вера— женское имя. а вера— комплекс убеждений (можно уточнить в словаре). Чтобы заставить компьютер искать только Веру (а не веру}, установите флажок Учитывать регистр раздела Параметры поиска. Теперь Word будет искать только слово Вера (женское имя, начинающееся с прописной буквы).

Поиск слова целиком Параметр Только слово целиком заставляет Word при поиске заданного слова показывать его лишь как самостоятельное слово и не предлагать слова, в которых оно присутствует в виде части. Другими словами, если вы хотите найти слово кол, установите флажок Только слово целиком, и Word будет искать лишь это слово, не обращая внимание на слова типа колбаса и прикол.

Использование подстановочных знаков (поиск текста, который вы помните только частично)

•#•06

А теперь я вас порадую. Для поиска слов, точного написания которых вы не помните, можно использовать шаблоны — группы символов, часть которых представляет собой обычные буквы, а другая часть — специальные символы (подстановочные знаки). Все это очень непросто, так что лучше отложите бутерброд, а тем более пиво.

В шаблонах используются два подстановочных знака: знак вопроса (?) — для замены одного символа, звездочка (*)— для замены группы символов. Предположим, вы набираете в поле Найти такой текст: к?т

Если вы выбрали параметр Подстановочные знаки, Word предложит все трехбуквенные сочетания, начинающиеся с буквы "к" и заканчивающиеся буквой "т". Между ними может оказаться любая буква: вы получите и кот, и кит, и кат. к*т

Увидев звездочку, Word станет искать слова, в которых между первой буквой "к" и последней "т" находится произвольная группа символов. Например, крот. Для разминки: придумайте как можно больше слов, начинающихся с "к" и заканчивающихся на 'V. Количество букв между указанными в задании не ограничено. Есть и другие шаблоны, с помощью которых можно искать текст различными интересными способами. Например: м[ь:о] шка Что это значит? Это значит, что вы не помните, кто был главным героем вашего последнего романа — мышка или мошка. Поэтому вы указываете оба варианта, надеясь, что, по крайней мере, это были не мушка и не мишка. В Word применяется немало символов, используемых в качестве подстановочных знаков, хотя ? и * встречаются чаше всего. Чтобы просмотреть остальные подстановочные знаки, щелкните на кнопке с вопросительным знаком (в правой верхней части диалогового окна Найти и заменить), затем выберите опцию Подстановочные знаки.

Поиск текста, сходного по звучанию Параметр Произносится как позволяет искать слова, похожие по звучанию на заданное. Например,мак я.маг, пас и паз и т.д. Какой от этого прок, не знаю. Вниманию начинающих поэтов! Искать рифмы с помошью этой команды бесполезно,

68

Часть I. Знакомство с Word

Поиск вариантов заданного слова "Нет, нет и еше раз нет! Супермены не ходят, они летают". Что ж, придется войти в Word и поискать все варианты слова ход: ходил, холок, ходули и т.п. Word это умеет. Нужно ввести ход в окне Найти и выбрать параметр Все словоформы. Поэкспериментируйте с ней, хотя мне кажется, что работает она крайне своеобразно.

Поиск вверх и вниз, налево и направо Команда Найти — это вам не Янус, древнеримский бог с двумя лицами, глядящими в разных направлениях. Команда Найти всегда смотрит в одну (указанную вами) сторону и производит поиск соответственно только в этом направлении. Обычно поиск осуществляется с того места, в котором находится курсор, до конца документа. После того как достигнут конец документа, Word (точнее, Помощник) спрашивает, хотите ли вы продолжить поиск с начала документа. Если хотите, щелкните на кнопке Да. Word выполнит поиск с начала документа до того места, в котором находился курсор в момент обращения к диалоговому окну Найти и заменить. Конечно, вовсе не обязательно вести поиск только в направлении Вперед. Можно также искать в противоположном направлении, т.е. Назад. А можно сразу сказать, что искать надо Везде, и заняться другими делами. Все эти указания даются Word в разделе Направление, в той части окна Найти и заменить, которая появляется после нажатия кнопки Больше. Найдите раздел Направление и раскрывающийся список возле него (см. рис. 5.2J. Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вниз. Вам будет предложено три варианта. Вперед. Искать от курсора до конца документа. Назад. Искать от курсора до начала документа. Везде. Плевать на курсор — ищем по всему документу! Поиск налево и направо, о котором я упоминал в названии раздела — не более чем шутка. "Налево", строго говоря, означает "назад"' или "перед курсором"; "направо"-- значит "вперед" или "после курсора". Если вы работаете на портативном" компьютере где-то посреди мирового океана, помните, что "правый борт" — это "направо", а "левый борт" — соответственно "налево".

Поиск "непечатных" символов Вы думаете, это то, что называется "нецензурными выражениями"? Ничего подобного. Речь идет о символах, которые просто нельзя напечатать в поле Найти диалогового окна Найти и заменить, и их правильное название— непечатаемые. Попробуйте ввести сюда, например, символ табуляции: нажмите клавишу <ТаЬ>. Ну, и?.. — ничего не получается. Дело в том, что символ табуляции, как и ряд других, является специальным, и для того чтобы поместить его в диалоговое окно, приходится применять хитрость. Чтобы провести поиск специальных скрытых символов, в диалоговом окне Найти и заменить щелкните на кнопке Больше, затем — на кнопке Специальный (см. рис. 5.2). (Внимание! Кнопка Специальный доступна только при установке определенных флажков в подокне Параметры поиска. — Прим. ред.) Вы увидите список различных символов, которые Word умеет искать, но которые, как вы уже убедились, чертовски трудно набрать (рис. 5.3). Выберите любой специальный символ из этого списка, и в поле Найти появится его специальное, подчас забавное, обозначение (например, A t — для табуляции). Щелкните на кнопке Найти далее, и Word начнет поиск этого символа. Глава 5. Найти и заменить

69

а-вк абзаца

Paspee стра>цл=| нерзэр^еый дефл BepaipteHfcfi rtx^efi МятиЛ перенос е гростраство

Яда 55 £ помощью этого списка можно искать специальные символы Сейчас я расскажу о некоторых наиболее полезных символах, которые скрываются под кнопкой Специальный. 5 s Любой знак, Любая цифра, Любая буква— могут представлять практически что угодно. Они используются как трафареты символов, в которые вы подставляете нужные вам поисковые элементы. - ^ Знак крышки — позволяет найти символ знака вставки (А), который является признаком специального символа. Если просто ввести данный символ (А), Word воспримет это как сигнал, что следующим будет введен специальный символ. : V

!

Знак абзаца (^[) — это то же самое, что и символ Enter; вы вводите его в конце каждого абзаца, нажимая клавишу <Enter>. S Знак табуляции — перемещает курсор к следующей метке табуляции. S Символ Пустое пространство— означает любое незаполненное пространство (пробел, метку табуляции и т.д.).

Кстати, вы можете совместно использовать специальные символы и обычный текст, т.е. если вам нужно найти слово Кол, перед которым стоит символ табуляции, введите символ табуляции (на экране он будет выглядеть, как A t ) , используя список Специальный, а слово Кол наберите вручную. Это выглядит приблизительно так: -Ч Кол

Вам не нужно будет пользоваться списком Специальный, если вы сможете запомнить список служебных символов. Я пользуюсь им постоянно, так как знаю, что сочетание клавиш л р заменяет клавишу <Enter>, и предпочитаю пользоваться им. а не щелкать на кнопке Больше в диалоговом окне Найти и заменить. Полезно будет запомнить следующие сочетания клавиш для основных служебных символов; Знак абзаца Знак табуляции Любой знак Любая цифра Любая буква

70

Т Л

•)

Часть I. Знакомство с Word

Знак крышки Разрыв строки Разрыв страницы Пустое пространство

Л

1 т A w

л

Как искать коды форматирования Последняя и самая необычная услуга, которую команда Найти готова вам предоставить, — это поиск кодов форматирования, вплетенных в ваш документ. Например, вам надо найти слово каникулы, выделенное полужирным. Сделать это очень просто. Поиск элементов форматирования требует от вас хотя бы приблизительных знаний о том, как Word форматирует текст, символы и документы. Поэтому я настоятельно рекомендую: прежде чем пускаться в эксперименты с поиском этих символов, ознакомьтесь с частью II этой книги. Для поиска кодов форматирования щелкните на кнопке Больше диалогового окна Найти и заменить (см. рис. 5.2). В открывшейся части диалогового окна щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть список параметров форматирования Word (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Параметры форматирования, которые можно искать с помощью диалогового окна Найти и заменить Выбор каждого из элементов меню выводит на экран диалоговое окно, позволяющее выбирать параметры форматирования, которые можно найти. (Повторяю еще раз: прежде чем этим заниматься, неплохо бы узнать, для чего эти опции служат.) Выбор параметров Шрифт и Абзац вызывает на экран диалоговые окна, хорошо знакомые большинству пользователей Word. В качестве примера, напоминаю, попробуем найти слово каникулы, выделенное полужирным. 1.

Откройте диалоговое окно Найти и заменить. Единственный достойный способ сделать это— использовать комбинацию клавиш . Возможно, в окне Найти и заменить в поле Найти придется удалить текст, который был введен для предыдущего поиска. (Такой текст всегда остается в окне Найти, очевидно, на тот случай, если вы забудете, что искали в прошлый раз.) 2. Щелкните на кнопке Больше, чтобы открыть нижнюю часть диалогового окна Найти и заменить. Это действие представляется излишним, если окно Найти и заменить и так открыто — шире некуда. 3.

Щелкните на кнопке Формат. Появляется меню Формат. Давайте выделим слово каникулы полужирным с помощью диалогового окна Шрифт,

Глава 5. Найти и заменить

71

4.

5. 6.

7. 8.

Щелкните на параметре Шрифт. Появится диалоговое окно Шрифт. (Если вы желаете посмотреть на него, обратитесь к главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста".) Вам нужно найти элемент полужирный, поэтому нужно выбрать в диалоговом окне Шрифт параметр Полужирный. Выберете Полужирный в списке Начертание. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Шрифт исчезнет, и перед вами снова окажется диалоговое окно Найти и заменить. Обратите внимание, что под окном Найти появился текст, которого прежде не было. Текст состоит из слов Формат: Шрифт: Полужирный. Это значит, что Word самым серьезным образом настроился искать только полужирный текст. Если теперь вы щелкнете на кнопке Найти далее, Word просто найдет ближайший выделенный полужирным начертанием текст. Однако вам надо найти конкретное слово, отформатированное таким образом. Введите слово "каникулы" в поле Найти. Чтобы начать поиск, шелкните на кнопке Найти далее. Word найдет текст, который вы отформатировали — если вы, конечно, не забыли это сделать. Word запоминает заданные вами опции форматирования! Когда в следующий раз вы решите искать не отформатированный текст, надо будет щелкнуть на кнопке Снять форматирование. Этим вы отмените параметры форматирования и сможете опять искать обычный текст. Конечно, сначала вы обязательно будете об этом забывать и страшно ругаться, когда Word не сможет отыскать никакого текста. Не забывайте отменять форматирование, чтобы вернуть Word в режим поиска обычного текста. С помощью этого окна вы можете находить текст, набранный, например, шрифтом Courier или Times New Roman. Для этого, прокрутив список шрифтов, выберите из него нужный. Вы можете искать шрифт определенного размера (например, 24 кегля), если выберете этот размер из списка в окне Размер. (О форматировании символов подробно рассказывается в главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста".) Меню Формат диалогового окна Найти и заменить дает возможность искать отформатированные абзацы. Для этого в нем надо выбрать параметр Абзац, а не Шрифт. Поближе познакомиться с форматированием абзацев можно в главе 12, "Форматирование абзацев". Прочие элементы меню Формат довольно загадочны, хотя, освоив Word, вы сможете с их помощью искать различным образом отформатированный текст.

Hautnu и заменись Команда Найти сама по себе вовсе не плоха. Но ее тайная сила заключается в способности не только находить текст, но и заменять его чем-то другим. Именно благодаря этой своей возможности текстовые процессоры оставили без работы производителей пишущих машинок. Если вы уже освоили команду Найти, то к концу главы запросто получите черный пояс по команде Заменить. Говорю сразу: самое трудное при работе с командой Заменить— это запомнить ее комбинацию клавиш.

72

Часть I. Знакомство с Word

Нет, это не , как вы подумали (зная, что заменить на английском — replace). Комбинация используется для выравнивания текста по правому краю. Наверняка в Microsoft решили, что пользователям гораздо чаше придется выравнивать свои тексты по правому краю, чем заниматься поиском и заменой текста. Ну, у них свои представления о жизни... Что ж, не буду вас мучить. Комбинация клавиш для вызова диалогового окна Заменить.,. правильно, ! Запомнили? Тогда попрактикуемся. Предположим, вы хотите заменить слово лягушка словом царевна. Word с помощью команды Заменить проделывает это мгновенно во всем тексте, 1.

Выберите команду Правка<=>3аменить. Или воспользуйтесь комбинацией , если вам удалось запомнить, что она вызывает диалоговое окно Найти и заменить. На экране появится уже знакомое диалоговое окно Найти и заменить, но открытое на вкладке Заменить (рис. 5.5). Эта вкладка очень похожа на вкладку Найти, но имеет дополнительное поле для текста замены.

вдгщн s j

Злцанлъ

Рис. 5.5. Диалоговое окно Найти и заменить с активизированной вкладкой Заменить

4.

5.

На вкладке Заменить также есть кнопка Больше. Если вы видите окно расширенным, щелкните на кнопке Меньше, и оно станет таким, как на рис. 5.5. Можно обратиться также к разделу "Что еще можно искать с помощью команды Найти" выше в этой главе. В окно Найти введите текст, который вы хотели бы найти. Этот текст будет найден и заменен другим. Например, вы вводите лягушк — неизменяемую часть слова, чтобы заменить слово лягушка сразу во всех падежах. Закончив, нажмите клавишу <ТаЬ>. В поле Заменить на введите текст, которым хотите заменить уже существующий. Например, введите царевн — также неизменяемую часть слова царевна. Для Ивана это звучит куда престижнее, чем лягушка, при полном сохранении смыслового содержания в контексте нашей сказки. Спросите себя: "Хочу ли я думать при каждой следующей замене?" Если да, выберите кнопку Найти далее. Если нет, можете выбрать кнопку Заменить все. В таком случае поиск и замена будут проводиться автоматически, не оставляя вам шанса передумать. Если вы выбрали Найти далее, Word будет останавливаться перед каждой заменой. Найденный фрагмент текста появляется на экране выделенным, как при обычном поиске. После этого вы можете либо щелкнуть на кнопке Заменить и провести замену, либо щелкнуть на Найти далее и, пропустив данный фрагмент, перейти к следующему. Когда это вам надоест, щелкните мышью на кнопке Отмена или нажмите клавишу <Esc>.

Глава 5, Найти и заменить

73

Может случиться так, что Word найдет указанный вами текст внутри другого слова, например рысь в слове брысь. Чтобы этого не произошло, щелкните на кнопке Больше и установите флажок Только слово целиком. Когда операция поиска и замены завершится, Бобик сообщит об этом так: Достигнут конец документа. Сделано 19 з а м е н ( ы ) . Естественно, количество замен может меняться в зависимости от обстоятельств.

.'

V

Обязательно введите текст в поле Заменить на. Оттого что вы забудете это сделать, команда Заменить не превратится в команду Найти. Нет, Word просто решит, что вы хотите найти некий текст и заменить его... пустотой. Другими словами, уничтожить. Результат может оказаться трагическим, поэтому всегда лучше проводить замену не спеша, щелкая на кнопке Найти далее. В противном случае вы методически уничтожите весь свой текст, причем с бессмысленной жестокостью маньяка. Это уже будет не "найти и заменить", а "найти и уничтожить". Тут может оказаться бессильной даже команда Отменить! Совет: старайтесь все время пользоваться кнопкой Найти далее. А к кнопке Заменить все обращайтесь только тогда, когда абсолютно уверены в своем решении (редкий случай — по крайней мере, в моей практике). Если вы перестарались с использованием команды Заменить, верните документ в первоначальное состояние с помощью команды Отменить. Долгое время применение комбинации клавиш в качестве команды Заменить было для меня лишено смысла. Но один дотошный читатель однажды надоумил: клавиша <Н> на клавиатуре расположена рядом с клавишами и . Получилась удачная последовательность комбинаций клавиш для трех команд, обеспечивающих работу в диалоговом окне Найти и заменить: — для команды Найти, — для команды Перейти, — для команды Заменить. Легко запомнить! Если вам нужно найти и заменить не просто слова или буквы, а коды форматирования, например, заменить во всем тексте подчеркнутые слова теми же словами, но набранными курсивом. Для этого сначала нужно щелкнуть мышью в окне Найти и выбрать форматирование, которое необходимо найти (об этом речь шла выше). Затем нужно щелкнуть в диалоговом окне Заменить на и выбрать форматирование, которым требуется заменить. Нет нужды напоминать, что прежде чем приступать к подобным экспериментам в Word, которые являются чем-то средним между трюкачеством и внедрением самых передовых идей, следует обязательно сохранить документ.

Часть I. Знакомство с Word

Глава 6

Работа с блоками текста В этой главе... > > > >• > > >*

Как выделить текст в блок с помощью клавиши <Shift> Как выделить текст с помощью мыши Как выделить блок с помощью клавиши Как снять выделение Копирование и перемещение блоков текста Использование области задач Буфер обмена Форматирование, поиск, распечатка и удаление блока текста

*77 if ри

редактировании документов Word невозможно обойтись без блоков текста. *^ ** Замечательное изобретение! Облегчает жизнь писателя, как ничто другое. Любую статью можно превратить в десяток, просто поменяв ее фрагменты местами. По научному эти фрагменты (в Word) называются блоками. Отличная штука этот блок — что-то вроде кубика в детском конструкторе. Word позволяет выбрать из текста любую часть — букву, слово, строчку, абзац, страницу, раздел или просто очень большой кусок, а затем обращаться с ним как с самостоятельной единицей, т.е. блоком. Блок можно копировать, перемещать, удалять, вставлять, форматировать, проверять на наличие ошибок, проделывать с ним массу других интересных вешей. Эта глава посвящена исключительно блокам текста.

<$ло/с Когда-то давно один известный писатель делился со мной опытом. "Лучше всего, — поучал он меня. — печатать текст на плотной бумаге через три интервала. Во-первых, удобно вносить правки. Во-вторых, если тебе захочется поменять куски местами, можно просто вырезать, что нужно, и вклеить на новое место. Очень удобно, пока работаешь с черновиком: не надо заново набирать. Можно еще заклеивать неудачные места чистой бумагой и писать сверху — и так несколько раз..." Возможно, эти советы годились для конца 70-х годов, но сегодня звучат просто смешно. Word позволяет вырезать блоки текста откуда угодно и перемещать куда захочешь. Для этого вам не потребуется ни плотная бумага, ни тройной интервал, ни тем более клей. Единственно, что вам нужно — это знать, как выделить текст в блок, Для этого (как и для любой другой операции) в Word предусмотрено примерно сто способов. Ниже я расскажу, какие из них лучше подходят для выделения фрагментов текста разного размера.

Выделение небольших фрагментов текста с помощью клавиши <Shift> . Небольшие фрагменты текста — слово, строку или абзац — удобно выделять с помощью клавиши <Shift> в комбинации с клавишами управления курсором. В табл. 6.1 кратко рассказывается, как это делается.

Глава б. Работа с блоками текста

75

Таблица 6.1. Выделение текста с помощью клавиши <Shift> Для того чтобы...

Нажмите...

Выделить один символ справа от курсора

<Shift+—>>

Выделить один символ слева от курсора

<Shift+<->

Выделить блок текста от курсора до конца строки

<Shift+End>

Выделить блок текста от курсора до начала строки

<Shift+Home>

Выделить блок текста от курсора до этого же места в строке выше

<Shift+T>

Выделить блок текста от курсора до этого же места в строке ниже

<Shift+4->

Еще несколько слов о клавише <Shift>.

у

S

•/

При выделении текста обе клавиши <Shift> работают идентично. С помощью комбинаций клавиши <Shift> и клавиш управления курсором удобно выделять мелкие фрагменты текста: не больше одной-двух строк. Для выделения более крупных фрагментов текста существуют другие, более удобные способы. О клавишах управления курсором более подробно рассказывается в главе 3, "Прогулки по документу". Лично я привык использовать для выделения текста левую клавишу <Shift> и клавиши управления курсором справа от клавиатуры. Попробуйте, думаю. вам это тоже покажется удобным. Если с помощью клавиши <Shift> вы отмечаете текст от курсора до конца абзаца, обратите внимание, что символ конца абзаца (то место, где вы нажали клавишу <Enter>) также будет выделен. В выделенном тексте символ конца абзаца выглядит как пробел (тоже выделенный!) после точки. Что это значит? А вот что: если теперь вы удалите или переформатируете выделенный блок, весь абзац, в котором он находился, изменится: примет форматирование следующего абзаца. Чтобы избежать этого, надо снять выделение с символа конца абзаца. Сделайте это так: после того как текст будет выделен, нажмите <Shift+<—>.

Как выделить блок текста с помощью мыши Может быть, Микки Маус и был рожден для управления королевством, но его компьютерный сородич, без сомненья, был сотворен для работы с текстом. Кроме изощренной компьютерной графики, со всеми другими элементами текста компьютерная мышь справляется с непревзойденным искусством

Я "тащусь", выделяя текст Удобней всего выделять блок с помощью мыши, следуя такому порядку. 1. 2.

Установите указатель мыши в начало текста, который хотите выделить. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская, протащите указатель по тексту. Когда вы протаскиваете указатель мыши по тексту, строки выделяются, или подсвечиваются, как показано на рис. 6,1. Чтобы выделить какую-то часть текста в блок, протащите указатель от начала до конца выбранного фрагмента текста. Обратите внимание: когда вы протаскиваете мышь по тексту, Word автоматически выделяет по одному слову за раз. Если вам это почему-то не нравится, выберите в меню команду Сервис^ Параметры. На вкладке Правка снимите флажок Автоматически выделять слова. Чтобы сохранить изменение параметра, щелкните на кнопке ОК.

Часть I. Знакомство с Word

3.

Отпустите кнопку мыши, чтобы обозначить коней блока.

[рхкэ ЕНД Встдака Фсриаг

Сервис 1лб;ща

gatfiType

С*к>

CorelDRAW 9 allows you to enter dates into the Objett Data Mruingei (ODMj datasheet t'oi botli tJie 2ut]i mid 2И centuries wluic slBl nstjiia 2-digil shortcuts. Ifycni enter 00 to-19, Hit date will be assimied to be 2000 to -049. If you enter SO to 99. the date will lie assumed to be 1450 In 1999. You can override the century assumption by enrerme 4 dtjut? for the year, siicli я? 4.2&2Q97. To edit dates in tlie Object Data li you remove arid teenier the last two digits of :i dale entered into anODM datasheet, the mgrnnl century will remain If yon remove all 4 digits and reenter the last two digits, tlie | ;ei«my «ill be assiuned accor*Luig to the cntoif dates described above If vou want to cliajiac lie century assiunptiou. yon iniisl enter all 4 (liiyb; for the dale. ^•HV^I

Го set Uie Object Data Manager datasheet display to default to 4 digits: When yon creak a new ODM datasheet in CorelDRAW S, the iull Hiite display is set to 2 digits. We lecommend that you change the date default to display all 4 dibits so thai yon trai easily see wliich cenhiry is being assumed toi tlie dnfes entered and rtisplayed To do tin?, double click on the field whrcliopen^ the Object Data Field Editor Click on Change (under Fornint). and choose Fouiint Type > Date-'Tanc. Then select a 4 dig.it year display 0.~-РаМ1

ИЙ1

На 14см

Ст 17 Kan 1

-" «.'••:;....-;.- pyreuwfpo

Ямс, и! /. /и злуале выделен блок текста С помощью мыши можно выделить фрагмент текста любого размера. Однако я советую применять этот способ только для выделения фрагментов, размер которых не превышает текущего экрана. Если вы захотите выделить фрагмент побольше, вам придется тащить мышь по тексту, одновременно прокручивая экран, а это довольно неудобно; мышь прокручивает текст очень быстро и, как ни стараешься, поймать точку остановки почти невозможно.

Выделение текста одним щелчком В табл. 6.2 перечислены способы, позволяющие выделять фрагменты текста разного размера с помощью мыши. Таблица б.2. Выделение текста с помощью мыши Для того чтобы...

Нужно...

Выделить слово

Подвести указатель мыши к слову и дважды щелкнуть

Выделить строку

Перевести указатель мыши на левое поле радом со строчкой, которую хотите вьделить. Указатель мыши примет форму стрелки (указывающей, как мы уже установили, на северо-восток). Если вы хотите выбрать только одну строку, достаточно одного щелчка Если нужно выделить несколько строк, следует нажать кнопку мыши и протащить указатель вверх или вниз, пока не будет вьщелено нужное количество строк

Выделить предложение

Перевести указатель мыши в любое место предложения, нажать клавишу и щелкнуть кнопкой мыши

Выделить абзац

Перевести указатель мыши в любое место абзаца и трижды щелкнуть кнопкой мыши

Глава 6, Работа с блоками текста

77

"Пошаришь и найдешь " — старый способ выделения текста Это последний способ из моего арсенала; его я называю "пошаришь и найдешь". 1.

Установите курсор в начало блока текста, который хотите выделить — "бросьте якорь". 2. Прокрутите документ, пользуясь полосой прокрутки. Прокручивайте текст только с помошью полосы прокрутки. Если вы станете перемешаться по тексту с использованием клавиш управления курсором, то при этом будет меняться и положение курсора, что вас никак не устраивает. 3. Нажмите клавишу <Shift> и, удерживая ее, щелкните мышью в точке, которая должна стать концом блока. . Текст от курсора до точки, где вы щелкнули мышью, будет выделен в блок. Таким способом можно выделять любые фрагменты текста, но особенно он удобен тогда, когда необходимо прокручивать документ, чтобы попасть в конец блока.

Выделение блока текста с помощью клавиши Скажите, нормальный человек мог присвоить клавише функцию выделения текста? Я думаю, нормальный — нет. Разве что эти напыщенные умники из Microsoft, которые уже порадовали нас клавишей повтора — . Я же говорил, что их логика недоступна моему пониманию... Но, как бы там ни было, если вам удастся запомнить, что клавиша предназначена для выделения текста, вы сможете этим воспользоваться с пользой для себя. Ведь данная клавиша позволяет выделять текст такими кусками, которые не поддаются выделению другими способами. Но давайте начнем с того, что попроще. Выделение одного слова. Чтобы выделить одно слово, подведите к нему курсор и дважды нажмите клавишу . Здорово, да? Но, честно говоря, раз уж вы подвели к слову курсор, почему бы тут же не выделить это слово двойным щелчком кнопкой мыши? Выделение предложения. Чтобы выделить предложение, установите курсор в любую точку предложения и трижды нажмите клавишу . Выделение абзаца. Чтобы выделить абзац., поместите курсор в любую точку абзаца и нажмите клавишу четыре раза. Выделение документа целиком. Чтобы выделить весь свой документ, нажмите пять раз. И все же я хочу предупредить: есть более элегантные способы сделать это. (Обратитесь к разделу "Как выделить весь документ целиком" ниже в этой главе.) Ага! Вы нажали клавишу только один раз? Ну и что получилось? Компьютер предложил вам чашечку кофе? Превратился в телевизор? Заговорил человеческим голосом? Нет? Ну что ж, читайте дальше, и поймете, что случилось.

Клавиша "бросает якорь"! Однократное нажатие клавиши переводит Word в весьма удобный (но порой раздражающий) режим расширенного выделения. Находясь в этом режиме, "бросает якорь" в начале блока текста, после чего вы продолжаете выделять текст самостоятельно -— с помощью мыши, клавиш управления курсором или клавиш с буквами. Главное, запомните: пока Word находится в режиме расширенного выделения, он занят исключительно выделением текста, и вам не удастся добиться от него ничего иного.

78

Часть I. Знакомство с Word

Погодите ругаться. Конечно, режим расширенного выделения хоть кого сведет с ума, но, тем не менее, это самый лучший способ выделения текста, размер которого превышает один экран, Вот как пользоваться режимом расширенного выделения. 1. 2.

Установите курсор в начало блока текста, который хотите выделить. Нажмите клавишу . Это команда начала выделения. Клавиша "бросает якорь", которым отмечается одна граница блока. Обратите внимание, что буквы ВДЛ в строке состояния становятся подсвеченными. Это очень своевременная подсказка. Ведь в расширенном режиме выделения все клавиши служат только для выделения текста! Помните об этом! Выделите блок текста. Используйте для этого клавиши управления курсором, о которых я подробно рассказывал в главе 3, "Прогулки по документу". Клавиши с буквами действуют следующим образом: как только вы нажимаете клавишу с буквой, например, А, происходит выделение текста от этой буквы до следующей А включительно. Так же удобно, как и все остальное...

Word выделяет текст от точки, где вы бросили якорь с помощью клавиши , до точки, в которой вы щелкнули кнопкой мыши. Выделенный текст подсвечивается, т.е. превращается в белый на черном фоне (см. рис. 6.1). 4. После того как блок выделен, вы можете что-нибудь с ним сделать. 5. Попробуйте сделать что-нибудь! Это не так-то просто! После того как блок будет выделен, необходимо выполнить какуюнибудь операцию с блоком. Взгляните на строку состояния— буквы ВДЛ по-прежнему подсвечены. Вы все еще находитесь в режиме расширенного выделения. Теперь вам нужно выполнить какую-либо операцию с блоком текста, например вырезать, или скопировать, или вставить, или проверить орфографию, или сделать что-нибудь еще, иначе вы так и останетесь в режиме расширенного выделения. Чтобы отменить режим выделения блока, нажмите клавишу <Esc> или дважды щелкните на слове ВДЛ в строке состояния. (Поэтому-то и необходимо следить за состоянием транспаранта ВДЛ, если не хотите позже попасть впросак.) !^

5. S

щ •/

Попробуйте одновременно работать клавишей и мышью, Поместите курсор в начало предполагаемого блока и нажмите . Щелкните левой кнопкой мыши в точке, где блок должен оканчиваться. Весь текст — от "якоря" до точки, в которой вы щелкнули кнопкой мыши, будет мгновенно выделен. Сколько бы раз вы ни нажимали клавишу , в вашем тексте всегда появляется "якорь". Если вы нажали дважды или трижды (см. предыдущий раздел), выделение происходит немедленно, но Word по-прежнему остается в режиме расширенного выделения блоков текста. Сделайте что-нибудь с выделенным блоком или нажмите клавишу <Esc>. Если привыкнуть к клавише , работа с ней может показаться вам даже приятной..,

Выделение сразу нескольких фрагментов текста Не сомневайтесь, это можно сделать, но есть ли необходимость объединять несколько фрагментов текста в один блок? Предположим, нужно собрать в один блок какие-то фамилии, разбросанные по тексту. На рис. 6.2 показано как это делается.

Глава 6. Работа с блоками текста

79

Corel doesnof lecojiuiiendmsta version (e.g, | that yon install Я Ш applications tf a new folclei

Дя?. й£ Так выделяют одновременно несколько блоков Чтобы выделить в один документ несколько фрагментов текста, приходится манипулировать одновременно мышью и клавишей . Последовательность действий выглядит так. 1.

Сначала выделите блок текста. Для этого можно воспользоваться любым из описанных выше способов. 2. Затем нажмите и не отпускайте клавишу . Можно пользоваться любой из двух клавишей , расположенных на клавиатуре. 3. Протащив мышь, выделите еще один блок. Повторяйте последнюю операцию, чтобы выделить все необходимые фрагменты текста. Обратите внимание на тот факт, что в один блок попали все фрагменты текста, которые на экране выделены цветом. Не выделенный текст, расположенный между выделенными фрагментами, в блок не попадет. Эту операцию обеспечивает клавиша , которую необходимо удерживать нажатой во время протаскивания по тексту мыши. Выделенный таким способом текст Word воспринимает как один отдельный блок, несмотря на то, что он собран из отдельных фрагментов вашего документа. Если вы попробуете вырезать текст, все выделенные фрагменты исчезнут из него. Если теперь вы попытаетесь вставить текст назад в документ, то каждый такой фрагмент будет вставлен в документ отдельным абзацем.

Как выделить документ целиком Чтобы выделить в блок документ целиком, выберите в меню команду ПравКЭОВыделить все. В Windows общепринятым эквивалентом команды Выделить все является комбинация клавиш . В Word для этой цели используется также комбинация клавиш (клавиша <5> на цифровой клавиатуре) или пятикратное нажатие клавиши . Самый простой способ — комбинация !

tfaic Теперь, когда у вас появился выделенный фрагмент текста, что вы намерены с ним делать? И как вернуться к нормальной работе? Как убрать с экрана этот черный фон? Сейчас узнаете! Отменить выделение можно с помощью нескольких способов. - S

-/

80

Нажмите клавишу <*—>. При этом вы снимаете выделение и возвращаете курсор в начало блока (или в начало документа, если был выделен весь документ). Данный метод годится для тех случаев, когда для выделения текста вы использовали мышь или клавишу <Shift>. Щелкните кнопкой мыши. Это действие снимает выделение и переводит курсор в то место, на котором вы щелкнули кнопкой мыши. Подходит для случаев, когда операция выделения выполнена с помощью мыши или клавиши <Shift>. Нажмите клавишу <Esc>, а затем клавишу <4->. Так снимается выделение, выполненное в расширенном режиме выделения блоков текста (с использованием клавиши и подсвеченными буквами ВДЛ, помните?).

Часть I. Знакомство с Word

He забывайте о команде <Shift+F5>! Эта комбинация не только снимает выделение с блока текста (как бы он ни был выделен — с помощью клавиши <Shift>, или мышью, или с помощью ), но и возвращает вас к тексту, который вы редактировали до того, как взялись за процедуру выделения.

асошфовсипь Выделенный блок можно копировать в любую часть документа. Текст блока при этом никак не меняется. Чтобы скопировать блок из одной части документа в другую, выполните следующее. 1.

Выделите текст в блок. Подробнейшее описание этого процесса вы найдете в предыдущих разделах данной главы. 2. Выполните команду Правка=>Копировать. Word перемещает копию отмеченного блока в буфер обмена— специальное место для хранения текста или графического изображения, которые только что были вырезаны или скопированы и вот-вот должны быть куда-то вставлены. Чтобы завершить операцию копирования, осталось только вставить блок в документ. О том, как это сделать, будет рассказано ниже, в разделе "Как вставить блок". В Word (равно как и в Windows) для копирования выделенного текста используется комбинация клавиш . 1 S Чтобы скопировать выделенный блок текста, можно также щелкнуть на кнопке Копировать стандартной панели инструментов. : ^ Если комбинация клавиш случайно была нажата дважды, появится панель Буфер обмена. Более подробно об этом можно прочитать ниже в этой же главе, в разделе "Копирование в буфер обмена нескольких блоков (собрать и вставить)". '•f S Дополнительную информацию о работе с буфером обмена также можно найти в разделе "Копирование в буфер обмена нескольких блоков (собрать и вставить)". ^

<$м>/с Чтобы переместить фрагмент текста, его нужно вырезать и вставить. Такими суровыми терминами назвали эти операции ребята из Microsoft. Перемещение текста обычно присутствует в любом текстовом процессоре. А вот вырезают и вставляют слова первоклассники в школе. Но не будем отвлекаться! Перемещение блока напоминает процесс копирования, только вместо используется комбинация (или команда ПравкаОВырезать). При этом выделенный блок исчезает из текста. Пусть вас это не пугает! На самом деле блок всего лишь переместился в буфер обмена. А оттуда его теперь можно вставить в любое место документа. Конечно, становится страшно, когда блок исчезает. Но так уж работает операция перемещения блока. Вырезанный блок можно будет вставить в любое место текста. (Об этом вы прочитаете в следующем разделе.) ^ |^

Для перемещения блока можно использовать кнопку Вырезать стандартной панели инструментов. Дополнительную информацию о том, как выделить блок, ищите в первых двух разделах данной главы.

Глава 6. Работа с блоками текста

В1

Комбинадия клавиш отменяет операцию перемещения блока. После того как блок скопирован, его можно вставить в документ еще раз. Как это сделать, будет рассказано ниже, в разделе "Как вставить блок".

в&навшпь Когда блок уже скопирован или вырезан, наступает черед операции вставки этого блока в текст. Не имеет значения, был он скопирован или вырезан, вставка блока производится одинаково. Чтобы вставить блок, выполните следующие операции. 1.

Переместите курсор туда, куда намерены скопировать блок. Пусть вас не беспокоит, что там маловато места; Word вставит ваш блок в текст так, как будто вы набирали его вручную. 2. Выполните команду Правка ^Вставить. Теперь в вашем документе две копии блока. В Word возле вставленного фрагмента появляется пиктограмма Параметры вставки, похожая на ту, что вы сейчас видите на полях страницы. Пожалуйста, не пугайтесь. Если подвести указатель мыши к этой пиктограмме, на ней появится кнопка, с помощью которой можно установить режим форматирования для вставленного фрагмента, потому что изначально может оказаться, что вставленный блок отформатирован так, что на документ станет страшно смотреть. Пользоваться пиктограммой Параметры вставки или нет— решать вам. Можно просто продолжить работу в Word, например вводить текст, и пиктограмма мгновенно исчезнет. Если же вы решите настроить параметры форматирования вставленного текста, выполните следующее. 1. Установите указатель мыши на пиктограмме Параметры вставки. При этом пиктограмма превратится в "кнопку", с одной стороны которой будет расположена кнопка раскрытия списка. 2. Щелкните на кнопке раскрытия списка. В появившемся меню можно выбрать различные параметры форматирования (рис. 6.3). _

ь исуод

'.. Иот&льзэвгть " Coip8-firc только текст ; -4 Применить сти(Ъ ни Осоматиров*+«..,

Рис. 6.3. Параметры форматирования, которые можно выбрать для вставленного блоха Вот перечень некоторых наиболее используемых параметров. Сохранить исходное форматирование Использовать форматирование конечного фрагмента Сохранить только текст Применить стиль или форматирование

82

Форматирование полностью удовлетворяет, не нужно ничего делать Переформатирует вставленный блок в соответствии с форматами текста, в который блок вставлен Только вставляет текст. Форматирование снимает Отображает в области задач различные фрагменты текста, стили и другие атрибуты текста, определяющие его вид

Часть I. Знакомство с Word

Выберите параметр, подходящий для необходимого вам форматирования. Я порекомендовал бы вам пользоваться первым или вторым параметром из приведенной таблицы. Если рискнете испытать последний параметр, результат может быть непредсказуемым. i: •/ Для вставки блока в текст можно также пользоваться комбинацией клавиш . Ну и, конечно же, можно щелкнуть на кнопке Вставить, если блок уже скопирован или вырезан. Как видите, вариантов предостаточно. Выбирайте! Обычно пиктограмма Параметры вставки остается на экране до тех пор, пока вы не начнете вводить текст или какие-либо команды редактирования. .' Если вам уже невмоготу терпеть присутствие на экране пиктограммы Параметры вставки, можете избавиться от нее так: откройте Сервис^ Параметры и выберите вкладку Правка, сбросьте флажок Показать кнопки возможностей вставки, а затем щелкните на кнопке ОК. Вставив один раз блок в текст, вы можете сделать это еще раз. Дело в том, что Word запоминает скопированный или вырезанный блок. Благодаря этому блок можно вставлять в текст сколько угодно раз, как будто операция вставки повторяется снова и снова. На самом деле выполняется копирование предыдущей вставки в новое место. Для выполнения команды Вставка пользуйтесь комбинацией клавиш . Если вы работаете одновременно с несколькими документами, вырезанный блок можно вставить и в другой документ и даже в другое приложение. (Хотя мы и работаем в Word, но эти фокусы выполняет Windows, так что лучше об этом почитать в соответствующих книгах.)

Не просто вставка, а Специальная вставка <ё£Я&& -4t>astf&' I Когда Word вставляет скопированный фрагмент в ваш текст, этот фрагмент появляется в тексте полностью от- ; форматированным, со всеми украшениями, которые он имел там, откуда вы его скопировали. Но все предыду- щее форматирование можно отменить, выбрав любой из параметров, которые вам предлагает пиктограмма ] Параметры вставки. Можно даже, не вставив еще фрагмент текста, распорядиться относительно того, в каком виде Word должен будет вставить текст. Для этого применяется команда Правка<=>Специальная вставка. Может случиться так, что, открыв меню Правка, вы не увидите в ней команды Специальная вставка. Не расстраивайтесь, а щелкните на стрелке вниз, которая находится в нижней части меню Правка. На экране появится полное меню, с такими командами, о каких вы, возможно, никогда и не слышали. Не обра- \ щайте на них внимания, а ищите команду Специальная вставка. После щелчка на команде Специальная вставка появляется одноименное диалоговое окно. В нем содержит- i ся несколько параметров, которыми можно пользоваться при вставке текста: Microsoft Word Document {объект}, Текст в формате RTF, Неформатированный текст, Рисунок и т.д. Эти параметры предназначены i для указания Word, в каком виде должен быть вставлен текст. Если вам интересно, для чего служат остальные параметры, щелкните на каждом из них и прочитайте описание в поле /&г>я&гагдиалогового окна. Например, если захочется вставить в текст какой-либо фрагмент Web-страницы, но без всех этих HTML- ; "прибамбасов", которыми она напичкана, следует воспользоваться командой Специальная вставка* вы- | брать параметр Неформатированный текст. После щелчка на кнопке СУГфрагмент будет вставлен в ваш . текст, но не как объект Web-страницы, а как обычный текст. Между прочим, именно это диалоговое окно используется для вставки связей с другими приложениями ; Office, например с электронными таблицами Excel или базами данных Access. Чтобы связать вставлен- \ ные объекты, нужно выбрать из списка параметр Microsoft Word Document (объект).

Глава 6. Работа с блоками текста

83

и neft&ueutettue &u>/ca Если вам нужно переместить блок текста на небольшое расстояние, используйте для этого мышь. Это очень удобно; правда, я бы советовал применять данный метод только в тех случаях, когда копирование и перемещение проводятся в области документа, которую вы видите на экране. Иначе вам придется прокручивать документ с помощью мыши, а это дело не всякому по плечу. [\ J~U

Выделенный блок текста можно переместить, просто перетаскивая мышь: подведите к блоку указатель мыши и, нажав левую кнопку, перетащите его в новое место. Теперь отпустите кнопку мыши. Обратите внимание, что при перетаскивании блока к указателю мыши "приклеивается" маленький прямоугольник, похожий на почтовую марку. Он показывает, что блок только перемещается, но не копируется.

С£_ .гЕЦ

Копирование блока текста с помощью мыши выполняется так же, как перемещение, но при нажатой клавише . При этом около указателя мыши появляется не только "почтовая марка", но и квадратик с "плюсом" внутри. Это означает, что блок копируется, а не просто переносится из одного места в другое. |/

Пиктограмма Параметры вставки появляется рядом со вставляемым текстом после того, как вы "уроните" фрагмент текста на выбранное место. Можете еще раз прочитать в предыдущем разделе о пиктограмме Параметры вставки s S При перетаскивании фрагмента текста с помощью мыши копирование текста в буфер обмена не производится. Поэтому вы не сможете воспользоваться командой Вставить () при необходимости вернуть блок обратно. Если выделенный блок перемещается с помощью мыши при одновременном нажатии клавиш и <Shift> (обеих!), вы получаете связанную копию. После того как вы отпустите кнопку мыши, блок окажется на новом месте, но в несколько непривычном виде — на сером фоне. Например: {LINK Word.Document.I "Document2" "OLE_LINK2" \a \r} Теперь, если вы станете редактировать оригинал, точно такие же изменения будут автоматически вноситься в копию. Странно, но Word действительно умеет это делать; и вы никогда не простили бы мне, если бы я умолчал о такой замечательной возможности. Но не спешите ставить эксперименты, пользуясь этим фокусом,— подождите, пока я напишу более солидную книгу по Word.

лес/сом>/сшс

и Одной из замечательных особенностей Word, которой не достает другим приложениям Windows, является способность одновременно хранить в буфере обмена более одного вырезанного или скопированного блока. Поэтому вы можете вырезать, вырезать, вырезать или копировать, копировать, копировать и только после этого выбирать из этих блоков те, которые будут собраны в один блок и вставлены в документ. Этот параметр называется Собрать и вставить. Безусловно, указанная функция Word очень полезна и найдет широкое применение. Но сначала о ней нужно поговорить поподробней.

Часть I. Знакомство с Word

В буфере обмена могут быть собраны блоки текста любого размера. Но чаше всего в нем хранится лишь один блок.

Познакомьтесь с буфером обмена Word позволяет просмотреть скопированные или вырезанные фрагменты текста, помещенные в специальный буфер обмена. Вот как это делается. 1.

Откройте область задач. Если область задач отсутствует в правой части рабочей области экрана (см. рис. 1.3), выберите команду Вид^Область задач. 2. Откройте область задач Буфер обмена. Щелкните на треугольной стрелочке в области задач. Выберите в меню Буфер обмена. Буфер обмена займет область задач, как показано на рис. 6.4. Щелкните здесь, чтобы увидеть меню управления фрагментом. f * Буфер обмана (7 из 24) т- л

Щелкните здесь, чтобы увидеть выпадающее меню области задач.

I»,—.,.*."*-,*

"1^п:":^^;- ;

)— Это вырезанные фрагменты текста (некоторые даже из других приложений),

Я1 прнсосчусь» e^die'-iv деши^.

CTpi«*Ljw fp' VTO — ИЙСТОИШ&* ,^

•Па

Г

Прокрутка списка фрагментов

^psirsac

Щелкните на фрагменте, чтобы вставить его в документ. Рис. 6.4. Так выглядит область задач Буфер обмена

В прокручиваемом списке можно просмотреть несколько последних фрагментов текста, которые, возможно, были скопированы не только из документов Word, но и из других приложений. Как фрагменты из буфера обмена вставляются в документ, будет рассказано в следующем разделе. |s

i

В буфер обмена могут быть помещены не более 24 фрагментов. Если в буфере уже находится 24 фрагмента и туда копируется или вырезается еще один фрагмент, то самый "старый" фрагмент будет "вытолкнут' из буфера, чтобы освободить место для вновь поступившего. Количество фрагментов, помешенных на данный момент в буфер обмена, отображается в верхней строчке области задач. Функция "собрать и вставить" с успехом используется и в других приложениях Microsoft Office (в частности, в Excel и PowerPoint). Если вы закончили собирать и вставлять фрагменты текста, можно закрыть область задач, щелкнув мышью на кнопке х в правом верхнем углу области задач.

Глава 6, Работа с блоками текста

85

Как переносить фрагменты текста из буфера обмена в документ Чтобы вставить находящийся в буфере обмена текст в документ, щелкните на нужном фрагменте и таковой будет скопирован в ту точку вашего документа, где расположен курсор. Однако все содержимое буфера обмена можно вставить единым блоком. Для этого щелкните на кнопке Вставить все. Шлеп! И все, что было в буфере обмена, теперь вставлено в ваш документ. Теперь вы можете собирать фрагменты текста в буфер, а потом определять, какой из них должен быть вставлен в документ. Для этого установите курсор в точку вставки и щелкните на том фрагменте, который вам нужен. Затем переместите курсор в другую точку вставки и опять щелкните на том же или другом фрагменте. Таким образом фрагменты можно вставлять хоть целый день, лишь бы область задач оставалась на экране. После вставки фрагмента в документ возле него появляется пиктограмма Параметры вставки. Об использовании этой функции рассказывалось выше, в разделе "Как вставить блок".

Если нужно почистить буфер обмена Наводить порядок в буфере обмена можно в любой момент, когда открыта область задач Буфер обмена. Чтобы удалить отдельный фрагмент, установите на него указатель мыши, щелкните на кнопке раскрытия списка (см. рис. 6.4), и в появившемся меню выберите команду Удалить. Чтобы таким же образом расправиться со всеми фрагментами сразу, щелкните на кнопке Удалить все в верхней части окна Буфер обмена. Я проделываю эту операцию всякий раз перед тем, как хочу собрать новую порцию фрагментов текста для вставки в документ единым блоком. Обычно я щелкаю на команде Удалить все. а затем убираю с экрана область задач и копирую блоки, копирую... Затем устанавливаю курсор на то место в документе, куда собираюсь вставить собранный блок, открываю область задач и щелкаю на кнопке Вставить все. Дело сделано! Будьте осторожны! Операцию очистки всего буфера обмена или удаления отдельного фрагмента отменить невозможно.

еще можно с Эмками Я имею в виду выделенные блоки. С ними можно проделать массу интересных вещей. Кстати, если у вас выделен блок текста, то все команды, которые вы применяете, действуют только по отношению к содержимому этого блока. Наряду с выполнением команд Копировать, Вырезать и Вставить, с которыми мы уже близко познакомились, вы можете выполнить с блоками текста и другие действия. Отформатировать блок (см. часть II). С помощью команды Заменить произвести поиск и замену только в выделенном блоке (об этом читайте в главе 5, "Найти и заменить"). Распечатать блок (глава 9, "Все о принтерах и печати"). Удалить блок с помощью клавиши или .

86

Часть I. Знакомство с Word

Глава 7

Работа над ошибками В этой главе... > Что такое проверка "на лету" > Пусть Word сам исправит ваши ошибки >

Пусть Word сам набирает текст с помощью команды Автотекст

> Исправление ошибок > Поищем синонимы > Как пользоваться тезаурусом (словарем синонимов} > Word поможет перевести на иностранный язык > Как сосчитать слова "Правильное произношение — признак скорее таланта, чем образованности. " — Марк Твен з-за чего мы мучаемся с английским произношением? Из-за гласных, вот из-за чего. Добавьте к этому бесчисленное количество разных правил и исключений из правил, которые делают бессмысленным изучение самих правил, "Резиновые" грамматические конструкции с маленькой ложкой меда латинской грамматики не оставят без куска хлеба академиковязыковедов. И, наконец, постоянный приток лексики из всех языков мира, пополняющий английский язык, К тому же эта заимствованная без всяких фонетических изменений лексика претендует считаться родным, исторически сложившимся языком. Не зря ведь считают фонетику и грамматику английского языка духовной пищей для сумасшедших. Можно подумать, нам с вами страшно повезло, что наш родной язык — русский. А между тем в английской лоции XVI века о русском языке написано буквально следующее: "Сумасшедший, безумно трудный по произношению и количеству непредсказуемых исключений". Кто бы говорил!.. Добавим к этому, что русский — третий по сложности язык в мире (после венгерского и китайского), и вы поймете, как вам здорово повезло, что вы не должны его учить как иностранный. Понимая все это, англичане поучают весь остальной мир: "Не существует настоящих правил" (Марк Твен называл их "необязательными'''). Так что вам, дорогой читатель, остается выбрать одно из трех правил, которыми вы будете руководствоваться: вопервых, забыть все грамматические правила и снова начать использовать латинский язык в качестве всемирного языка (lingua tmmdum — безукоризненный язык, но уж позвольте не согласиться в этом с латинянами); во-вторых, разговаривать на русском (или на английском!), но ни слова не писать; в-третьих, использовать замечательные способности Word по проверке фонетики и грамматики языка, чтобы все читающие ваши тексты были убеждены в безупречности вашего родного языка, по крайней мере, на бумаге.

заслон.

^езг/taMO/HHOc/ftu

В наше время даже школьники знают, что современные текстовые процессоры успешно выявляют ошибки в написании и прочие подозрительные слова. Да что там говорить, даже

Глава 7. Работа над ошибкам»

87

программное обеспечение вашей электронной почты справляется с такой задачей (если нет, — значит, вы просто поленились.обновить программное обеспечение). Современные компьютеры имеют такое быстродействие, что успевают выявлять фонетические и грамматические ошибки в тексте прямо по ходу вашей работы с документом. Можно заставить Word исправлять отдельные ошибки даже без вашего участия. И будьте спокойны, он не ошибется. Остальные же ошибки будут подчеркнуты красной зигзагообразной линией — фонетические ошибки, и зеленой линией — грамматические. Не думаю, что кому-то приятно, когда его тычут носом в каждый промах. Так что, хочешь не хочешь, а придется с этим "проверяльщиком" правописания, который торчит в Word, разобраться по серьезному. Когда Word проверяет правописание, он мгновенно реагирует, если не узнает введенное слово. Ну а если слово введено правильно, но по смыслу1 не подходит — пеняйте на себя: Word в эти дела не вмешивается, хотя такой документ не назовешь грамотно написанным.

Подключение (и отключение) автоматической проверки правописания Если вы хотите, чтобы Word автоматически проверял ваш текст при наборе, выберите в меню команду Сервис1^Параметры, а затем щелкните на ярлыке вкладки Правописание (рис. 7.1),

i не выделять стан Р вягдз rpaiiarать jiycraTB слова -лз гесгкчл fyta : CJlPBil С ЩЙРЯ01 11*тврнета и |««на файлщ

Рис. 7.1. На этой вкладке собраны все параметры проверки орфографии и грамматики Установите в верхней части флажок Автоматически проверять орфографию. Поздравляю! Вы запустили автоматическую проверку правописания "налету". Если она вам не нравится (а она многим не нравится), отключите ее. сняв флажок Автоматически проверять орфографию (т.е. еще раз щелкните на нем кнопкой мыши). Word перестанет тыкать вас носом в ошибки, подчеркивая красной волнистой линией неправильно написанные слова, но вы всегда сможете проверить правописание, обратившись к команде Сервис^Правописание. Щелкните на кнопке ОК. чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.

Часть I. Знакомство с Word

Автоматическая проверка правописания "налету" не работает! Иногда такое случается. Для борьбы с этим безобразием попробуйте следующее. Во-первых, убедитесь, что у вас включена автоматическая проверка правописания. Как это сделать, опи- ; сывается в разделе "Подключение (и отключение) автоматической проверки правописания" Во-вторых, обратитесь к диалоговому окну Параметры. Выберите Сервис^ Параметры. Щелкните на яр- • лыке вкладки Правописание. Если флажок Не выделять слова с ошибками установлен, снимите его. • Щелкните на кнопке ОК. В-третьих, автоматическая проверка правописания не работает в том случае, если ваш документ отфор- I матирован как без проверки. В этом случае выделите текст всего документа, нажав комбинацию клавиш . Затем выберите команду Сервис^Язык^Выбрать язык. (Если в меню Сервис вы не видите элемента Язык, щелкните на направленной вниз стрелке в нижней части меню.) В диалоговом окне Язык щелкните на языке Русский, а затем на кнопке ОК. Этим действием вы подключаете к работе программу , автоматической проверки грамматики.

Автоматическая проверка правописания в действии Весь текст, который вы вводите, Word тут же автоматически проверяет. Если вы допустите ошибку, Word тут же на нее укажет. Когда вы вводите пробел или какой-либо символ пунктуации, Word проводит соответствующие исследования и радостно сообщает, что вы ошиблись, ошиблись, ошиблись, подчеркивая сомнительное слово красной волнистой линией. Как это выглядит в чернобелом варианте, показано на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Word показывает, что слово "коффе" содержит ошибку Если у вас крепкие нервы, набирайте дальше, как ни в чем не бывало. Гораздо важнее не потерять мысль, чем немедленно бросаться исправлять ошибку. (Тем более, что в следующем разделе я расскажу, как заставить Word автоматически исправлять ошибки прямо при наборе.) Когда набор текста закончен, можно заняться исправлением ошибок. Лично я делаю это после набора каждых двух-трех абзацев. 1.

Найдите слово с ошибкой. Оно подчеркнуто красной волнистой линией.

2.

Щелкните на нем правой кнопкой мыши. Появится небольшое меню — такое же, как на рис. 7.3. Выберите в списке правильный вариант указанного программой слова. В нашем случае это слово "кофе". Щелкните на нем кнопкой мыши, и оно автоматически заменит ошибочное. Переходите к следующему неправильно написанному слову. Вы можете просто просматривать текст в поисках следующей красной волнистой линии, но лучше дважды щелкнуть в строке состояния на изображении книжки. Двойной щелчок немедленно перенесет вас к следующему слову, в котором допущена орфографическая (или грамматическая) ошибка.

3.

4.

Глава 7. Работа над ошибками

89

кофе кофре . кофте кофее Гоффе

& Орфография.

Рис. 7.3. В этом списке вам надо выбрать правильный вариант Если нужного вам слова в словаре не оказалось, не отчаивайтесь. В конце концов, Word — это всего-навсего компьютерная программа, а не Институт русского языка при Академии наук. Возьмите настоящий большой словарь, поищите слово там. Есть и другой вариант: вы наделали в слове столько ошибок, что Word просто не узнает его. Попробуйте исправить слово самостоятельно, а потом снова проконсультируйтесь у Word. Если Word считает ошибочным слово, которое на самом деле таковым не является, выберите команду Пропустить все. Ошибочными .Word может считать имена собственные (Умберто Эко), названия городов (Карлолибкнехтовка), адреса Internet и прочие незнакомые ему слова. После того как вы выберете команду Пропустить все, претензий к означенному слову у Word не будет, по крайней мере в этом документе. Если какие-то слова, которыми вы постоянно пользуетесь, Word считает неправильными, внесите их в словарь. Например, фамилию автора этой книги Word обязательно воспримет как слово с ошибкой и даже предложит вариант замены (проверьте сами). Чтобы этого не происходило, следует щелкнуть на команде Добавить, и слово будет включено в словарь Word. /

Команда Пропустить все действует только в рамках того документа, с которым вы сейчас работаете. Если вы хотите, чтобы программа никогда не отмечала данное слово как ошибочное, его надо включить в словарь Word. Если слово подчеркнуто красным зигзагом, но вы не видите ничего в нем ошибочного, вполне возможно, что это слово введено дважды. Word считает это ошибкой, ну а ваше дело выбирать — удалить его или проигнорировать ошибку, если вы хотели ввести это слово два раза подряд.

Удаление слов из словаря Время от времени вы ловите себя на том, что уж слишком увлеклись пополнением словаря. В словаре оказалось множество слов, написание которых вам известно, но в словаре их не было. Вам захотелось добавить в словарь названия улиц, городов, реквизиты родственников, слова иностранного происхождения и тому подобное. Для хранения таких слов в Word служат вспомогательные словари. Вспомогательным словарем не приходится постоянно пользоваться, вот почему разговор о нем вынесен в рубрику "технические подробности*. Но периодически по электронной почте приходят сообщения от читателей о том, что они хотели бы удалить из вспомогательного словаря кое-что из того, что было туда случайно занесено. Вот так штука. Чтобы это сделать, нужно, по крайней мере, иметь доступ к вспомогательному словарю. Вот как это делается. 1. Выполните команду Сервис^ Параметры. 2. В появившемся диалоговом окне Параметры щелкните на ярлыке вкладки Правописание.

90

Часть I. Знакомство с Word

3. Щелкните на кнопке Словари. Появится список вспомогательных словарей. Скорее всего, в списке вы увидите только словарь CUSTOM.DIC (по умолчанию). 4. Выберите в списке файл словаря CUSTOM.DIC (по умолчанию) и щелкните на кнопке Изменить. Перед вами появится список слов, которые раньше были занесены во вспомогательный словарь. Можно удалить любое слово из списка, выбрав его, а затем щелкнув на кнопке Удалить. (Здесь же можно и добавить слово, набрав его в текстовом окне Слово и щелкнув на кнопке Добавить.) Если все действия, которые нужно было проделать со словарями, завершены, щелкайте на всех ] кнопках ОК до тех пор, пока вы не окажетесь в режиме ввода текста.

Незаменимая, Есть слова, в которых просто невозможно не сделать ошибки. Точнее, опечатки. Например, у меня никогда не получается набрать слово "потому". Вместо него всегда получается "птому". В вашем репертуаре, можно не сомневаться, тоже имеются такие слова. Вот тут-то Word себя и покажет: исправит "птому" на "потому" сразу при попадании этого слова в документ, уберет двойной пробел и другие, ошибочно поставленные знаки пунктуации. Такое чудо возможно потому, что наиболее распространенные ошибки в часто используемых словах уже занесены во внутренний список Word Автозамена. Это не автоматическая проверка орфографии "налету"! Word не отмечает ошибочные слова, а просто их исправляет, даже не сообщая вам об этом. В Word к списку Автозамена можно добавить собственный список ошибочных слов. Как это делается, вы узнаете в следующем разделе.

Автозамена в работе Использовать в своей работе функцию Автозамена \гожет каждый, тем более что работать она может без вашего участия, автоматически. Единственная трудность связана с дополнением списка слов автозамены. Но этому тоже не сложно научиться. Щелкните на слове правой кнопкой мыши, и на экране появится контекстное меню. Выберите команду Автозамена. Появится еще одно небольшое меню, в котором вам предстоит выбрать правильный вариант написания данного слова (рис. 7.4). Это слово будет занесено в словарь функции Автозамена, a Word, в качестве особой услуги, откорректирует это слово в вашем тексте. Крем Крым карим Кроим . | Прзгт/О/ггь все добавить в сповч*> iETcasw&i!

>

Крем

Кроим :{i естаь-гь

«У

параметры<

Рис. 7.4. С таким меню работает функция Автазамена Глава 7. Работа над ошибками

• 91

Если нет особых требований, старайтесь добавлять в словарь функции Автозамена только слова, набранные строчными буквами. В этом случае Word будет фиксировать ошибки в слове, какими бы буквами, строчными или прописными, оно ни было написано. Например, вы включили слово "атому" и его правильный вариант в словарь Автозамена. Слово будет распознано и исправлено во всех вариантах: и "атому", и "Атому", и "ПТОМУ". Другое дело, если слово включено в словарь в форме "Атому". Тогда программа будет исправлять только слово аналогичного написания, пропуская "ПТОМУ" и "атому".

Как отменить исправления, сделанные функцией Автозамена Если функция Автозамена исправляет слова, которые не следовало бы трогать, ее исправления можно отменять. Для этого сразу же после исправления слова программой нажмите комбинацию клавиш — аналог команды Отменить. Иногда помогает нажатие клавиши . Во время корректировки слова вручную, исправленного с помощью функции Автозамена, под словом появляется маленький голубой прямоугольник. Установите указатель мыши на этот прямоугольник, чтобы увидеть пиктограмму Параметры автозамены. Щелкнув на кнопке раскрытия списка, увидите список параметров (рис. 7.5) из которого выберите подходящий.

а:ма*1Ть сбрэт-ю в "кж" Отк/кт-ить ертзмат и честное ис."рщлэние ' п$)аме~ры автоммеиы..

Рис. 7.5. Так выглядят параметры настройки функции Автозамена Чтобы отменить отмену, нужно выбрать в меню первую команду Изменить обратно в "как". Чтобы удалить слово из словаря функции Автозамена, выберите вторую команду в этом меню. Выбрав последнюю команду, вы увидите на экране диалоговое окно Авто замена, описание которого можно будет найти ниже в этой главе. Щелкните в любой точке вашего документа или нажмите клавишу <Esc>, если хотите, чтобы меню Параметры автозамены исчезло с экрана.

Кое-что еще из репертуара функции Авто замена Попробуйте набрать следующий текст: Copyright ( С ) 2001 Как только вы наберете — на английском языке! — (С), программа автоматически исправит эти символы на ©. Это тоже сделала Автозамена! А вот еще пример, теперь на русском языке. Наберите Заем все пошли в банкетный зал... "Заем" сразу же превращается в "Затем". Или еще более популярный вариант (тоже на русском языке): Я удалил все твои файлы, потому что они занимали очень много места.

:-)

Комбинация символов :-) превращается в ©. Сообщение становится шуткой.

А теперь Автотекст! Еще одна хитрость, связанная с функцией Автозамена —• это Автотекст. Если Автозамена исправляет слова непосредственно при вводе, то Автотекст дописывает их. 92

Часть I. Знакомство с Word

Попробуйте набрать: Уважаемые господа, Как только вы наберете Уваж..., возле курсора появится небольшое окно с текстом (см. рис. 7.5). Функция Автотекст в действии! Чтобы принять предложенный программой вариант, нажмите клавишу <Enter>. Word закончит слово (фразу) автоматически.

Работа с функциями Автозамена и Автотекст Вы в любой момент можете просмотреть словари функций Автозамена и Автотекст — просто из любопытства, или чтобы добавить новые элементы, или чтобы удалить старые. А чтобы сделать это, надо вызвать на экран диалоговое окно Автозамена. Выберите команду Сервис^Автозамена. (Если вы не видите слова Автозамена, щелкните в нижней части меню на стрелке, направленной вниз.) Щелкните на ярлыке вкладки Автозамена (рис. 7.6).

К" птрэнт, гпсрмстеия сщ«йоге иэхПия C*FS 1ОС F 2дчнть при ееод&

Рис. 7.6. Диалоговое окно Автозамена С помощью параметров, перечисленных в верхней части вкладки Автозамена, вы можете заставить программу исправлять наиболее распространенные ошибки (опечатки). Например, Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова (для тех, кто быстро печатает), Делать первые буквы предложений прописными, Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK, Ниже находится параметр Заменять при вводе — он должен быть активным. Только в этом случае функция Автотекст работает. При изложении следующих разделов этой главы предполагается, что диалоговое окно Автозамена открыто и готово к работе.

Как самому добавить новый элемент в словарь функции Автозамена Вкладка Автозамена одноименного диалогового окна предоставляет пользователю возможность создавать новые элементы, в частности, вводить текст, который должен исправляться при вводе, и текст, который является правильным вариантом первого текста. Первый текст вводится в поле Заменить, второй — в поле На.

Глава 7. Работа над ошибками

93

Опечатки и привычные ошибки вводятся в поле Заменить. Правильный вариант вводится в поле На. (Установите флажок опции Обычный текст, чтобы признаки форматирования не менялись.) Щелкните на кнопке Добавить, чтобы ввести новый элемент в действие. Щелкните на кнопке ОК, и окно Автозамена закроется. Учтите, Автозамена — инструмент, пользоваться которым нужно с большой осторожностью, особенно если вы имеете привычку вводить текст, не глядя на экран.

Как удалять элементы из словаря Автозамена Сначала найдите элемент, который хотите удалить. Например, Автозамена заменяет слово Ь1итти" на "идти", но вы используете слово ИТТИ в качестве сокращенного названия одного из своих документов и не хотите, чтобы программа исправляла его. После того как вы найдете ненужное слово в списке элементов Автозамена, подведите к нему указатель мыши и щелкните на слове. Щелкните на кнопке Удалить. Готово, Теперь щелкните на кнопке ОК, и окно Автозамена будет закрыто. После этого программа не будет заменять слово "итти" (набранное прописными или строчными буквами, а также разными комбинациями строчных и прописных) словом "идти".

Как добавлять элементы в словарь Автотекст Чтобы пополнить словарь Автотекст (как вы помните, функция Автотекст используется там, где Word должен вводить вместо вас окончания слов или фраз), щелкните на ярлыке вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена (рис. 7.7).

свраэец

Рис. 7.7. Вкладка Автотекст диалогового окна Автозамена На вкладке Автотекст нет полей Заменить и На, как на вкладке Авто замена. На рисунке мы видим только поле Имя элемента, куда вводится слово или фраза, которые Word будет "дописывать" вместо вас, например, реквизиты вашей фирмы или ваш адрес. Попробуйте ввести в это поле такой текст: Фирма "Рога и копыта", адрес в Интернет WWW.ROGATY.COZ

94

Часть I. Знакомство с Word

Щелкните на кнопке Добавить, и текст будет занесен в словарь Автотекст. Теперь, стоит вам набрать в документе слово Фирма, Автотекст перехватит вашу работу и немедленно предложит вам весь текст целиком. Нажмите клавишу <Enter>, и реквизиты знаменитой фирмы будут введены автоматически. Закройте диалоговое окно Автозамена щелчком на кнопке ОК. Вместо того чтобы набирать текст в поле Имя элемента диалогового окна Автотекст, можно выделить нужный текст непосредственно в документе, а затем выбрать команду Сервис1^ Автозаме на. Щелкните на ярлыке вкладки Автотекст, и выделенный вами текст появится в поле Имя элемента диалогового окна Автотекст. Щелкните на кнопке Добавить, затем на ОК, и выделенный текст окажется в словаре Автотекст.

Как удалять элементы из словаря Автотекст Если вы решили, наконец, почистить место своего обитания от ненужного хлама, будет очень разумно начать с чистки списка элементов Автотекст, тем более что сделать это очень просто. Найдите в списке элемент, подлежащий удалению, щелкните на нем кнопкой мыши, чтобы выделить, а затем шелкните на кнопке Удалить. Если есть настроение, можете удалить таким же образом еще несколько элементов. Закончив удаление элементов, щелкните на кнопке ОК. и диалоговое окно Автотекст исчезнет с экрана.

tftoMMcunuicu Орфографию нельзя менять по собственному желанию. Правилам правописания надо следовать, хотите вы того или не хотите. Насчет грамматики можно поспорить. Существует множество стилей, каждый из которых позволяет выразить одно и то же, но по-разному. Но это моя точка зрения, и она не совпадает с мнением Word. Word, вооруженный автоматической программой проверки грамматики, периодически указывает мне на. как ему кажется, погрешности против стиля. Для этого Word использует зеленую волнистую линию — красной, как вы помните, он указывает на преступления против правил правописания. Увидев слово, подчеркнутое зеленым, имейте в виду, что написано оно. скорее всего, правильно, но не согласуется с остальными членами предложения (по крайней мере, в соответствии с грамматическими правилами Word). Пример можно увидеть на рис. 7.8. Щелчок правой кнопкой на тексте, подчеркнутом зеленой волнистой линией, вызывает на экран контекстное меню, подобное тому, что появлялось при проверке правописания. ;*пга-у1ь„точно, нз tyTKHCij вды^щ^р) DoiMOHOio, посган/иня л-шмяя мкрывающая круг пая сиобиа. Проверьт расстановки скобок.

'-

Рис. 7.8. В это предложение закралась грамматическая ошибка В контекстном меню могут быть представлены варианты правильно написанных предложений, как это видно на рис. 7.8, или просто сообщение о том, что предложение непозволительно длинное. А возможно, будет выведен сам фрагмент текста и сообщение об отсутствии каких-либо вариантов правильного написания. Если предлагается корректный вариант пред-

Глава 7. Работа над ошибками

95

ложения, можно выбрать его, и Word сразу заменит им в документе ваш опус. А можно самому пытаться исправить ошибку и повторять операцию проверки до тех пор, пока безжалостный грамотей не будет удовлетворен. J •/

Если выбрать в меню команду Грамматика Бобик (если он по-прежнему у вас в услужении) разъяснит, какие грамматические правила вы нарушили и какой раздел букваря вам следует читать на ночь. (Чаще бывает именно так, но иногда Бобик наотрез отказывается протянуть вам лапу помощи.)

•/

Иногда кажется, что программа-грамотей придирается безосновательно. Не спешите отвергать ее помощь. Десять раз проверь, один раз отрежь! Бывают случаи, когда в меню предлагается заменить слово на другое, хотя оно совершенно правильное, зато в другом слове этого же предложения есть ошибка. Что поделаешь, Word — не бог грамматики, хотя порой создается такое впечатление. Если вам кажется, что программа проверки грамматики слишком много о себе воображает, отключите ее. Выберите в меню команду Сервис^Параметры, щелкните на ярлыке вкладки Правописание. В нижней части вкладки вы обнаружите поле Грамматика, в котором найдете параметр Автоматически проверять грамматику. Снимите этот флажок, а затем щелкните на кнопке ОК. Автоматическая проверка грамматики "на лету" отключена. Есть возможность, выбрав в диалоговом окне Параметры вкладку Правописание, настроить программу проверки лишь на определенные грамматические требования. Щелкните на параметре Настройка и выберите из всего предложенного многообразия противных грамматических закавык те, придирки Word к которым вы согласны терпеть. Для этого установите соответствующие флажки.

у

v

помоги слово Если от ваших прозаических произведений редактор отказывается, мотивируя свое решение тем, что язык в них недостаточно выразительный, будьте уверены, тезаурус, этот кладезь выразительных слов, поможет вам сломать преграды на пути ваших произведений к читателю. Во все времена и у всех народов словарь синонимов занимал второе место на рабочем столе писателя после толкового словаря. Зная общеизвестное, но недостаточно выразительное слово, как например большой, и заглянув в тезаурус, можно найти замечательные синонимы этого слова — например, большущий, крупный или даже знатный. Так что тезаурус, используемый вместе с программой проверки правописания, должен стать вашим незаменимым инструментом.

Быстрый вызов тезауруса Тезаурус — это собрание синонимов. Синонимом называют слово, которое имеет то же значение или очень близкое по смыслу другому слову. Например; гигант и великан, лилипут и карлик. И в русском, и в английском языке почти каждое слово имеет несколько, иногда — десятки синонимов. В Word собрано их огромное количество, и подобрать синоним какого-либо слова не труднее, чем щелкнуть правой кнопкой мыши на слове в вашем документе. Не верите? Тогда щелкните на одном из слов вашего документа правой кнопкой, В открывшемся меню выберите подменю Синонимы и увидите список близких по значению слов (рис. 7.9).

96

Часть I. Знакомство с Word

больи^щии текста, ииоощего таозй же Леденел

ФугныЧ фугнзй

. . ненагай нешгою

Яда. Z5. Тезаурус предлагает синонимы слова "большой" В подменю Синонимы (см. рис 7.9) представлено около десятка синонимов слова большой и один антоним (слово с противоположным значением). Чтобы заменить в тексте слово его синонимом, достаточно указать таковое в подменю. Но не каждое слово имеет синоним. Если вам попалось такое слово, то в подменю Синонимы будет выведено сообщение: {Нет вариантов).

Стандартный вызов тезауруса Существует и более традиционный способ обращения к тезаурусу — посредством вызова диалогового окна Тезаурус. В отличие от этой же функции, вызываемой по команде Синонимы, где в подменю можно только просмотреть перечень синонимов выделенного слова (см. предыдущий раздел), в диалоговом окне Тезаурус со словами можно еще выполнять определенные операции. Вот как это делается. 1.

Подведите курсор к слову, например к слову большой. Наиболее полно в тезаурусе представлены прилагательные, хотя статистический отдел Word сообщил мне, что в словаре синонимов Word содержится свыше 120 000 слов (английских, надо полагать. — Прим. ред.). 2. Вызовите команду Тезаурус. Выберите команду Сервис=>Язык=>Тезаурус или нажмите комбинацию клавиш <Shift+F7>, и перед вами незамедлительно появится диалоговое окно Тезаурус, показанное на рис. 7.10. Word предложит несколько синонимов указанного вами слова. В левой части окна представлены категории — слова, объединяющие синонимы по близости значений (отдельной категорией представлены антонимы), в правой — их синонимы.

Рис. 7.10. Диалоговое окно Тезаурус

Глава 7. Работа над ошибками

97

3.

Чтобы заменить слово в документе, выделите выбранным вами вариант и щелкните на кнопке Заменить. Выбрав слово, вы возвращаетесь к своему документу. Если вы не нашли ни одного подходящего слова, щелкните на кнопке Отмена и вернитесь к работе. Если одно из слов в левой колонке близко по смыслу, но не совсем то, что вам нужно, выделите его и щелкните на кнопке Поиск. В правой колонке появятся новые синонимы. Если выбранное вами слово не имеет синонимов, словарь выдаст вам список похожих слов, расположенных в алфавитном порядке. Введите новое, сходное по значению, слово или щелкните на кнопке Отмена, чтобы вернуться к документу. После ввода нового слова вам, возможно, придется несколько модифицировать его: изменить падежное окончание или глагольную форму. Небольшая редакторская работа необходима практически в каждом случае, когда вы заменяете одно слово другим. В диалоговое окно Тезаурус можно также попасть, щелкнув на слове правой кнопкой мыши и выбрав в появившемся контекстном меню команду Синонимы ^Тезаурус.

Как обратиться к переводчику Есть в Word еще одна функция, очень похожая на тезаурус. Она позволяет переводить слова на иностранный язык. Лучше всего с переводом Word справляется тогда, когда от него требуется перевести отдельное слово, потому что, увы, на сегодняшний день не существует компьютерных программ, способных переводить на достаточном литературном уровне целые предложения. Однако если вам понадобится щегольнуть в своем тексте каким-либо иностранным словцом, в таком деле команда Перевод станет вашим надежным сообщником. При необходимости перевести какое-либо слово, скажем, на английский язык, проделайте следующие шаги. 1.

Щелкните правой кнопкой мыши на выбранном для перевода слове. Конечно, слово должно быть без орфографических ошибок и стоять в правильной грамматической форме. Если это не так, откорректируйте его и снова щелкните на нем правой кнопкой.

2.

3.

S

! IS

98

Выберите в контекстном меню команду Перевод. Откроется область задач Перевод, как это показано на рис. 7.11. Переведенное слово появится в окне Результат области задач; если его там не будет, щелкните на кнопке ОК в нижней части области задач. Но учтите, что ваш Word может потребовать инсталлировать вызываемую вами функцию (поиск в Internet), а для этого вам нужно иметь лицензионный диск с Word или Microsoft Office. Щелкните на кнопке Заменить, и переведённое слово будет вставлено в ваш документ. Comment facile! — говорили латиняне, a Word перевел — комментарии излишни! Переводчик справляется с задачей на "отлично", если его не утомлять работой, а выделять для перевода каждый раз по одному слову. Но если выделить целое предложение, может оказаться, что ему это дело не по плечу. Проверьте, укомплектован ли ваш Word переводчиком с необходимого вам языка. Если нет, не отчаивайтесь, в ближайшем будущем вы сможете приобрести и вставить в Word программы-переводчики со многих языков, включая латинский и, особенно вам необходимый, чукотский.

Часть I. Знакомство с Word

Я бы не рекомендовал отправляться в путешествие по Internet в поиске перевода какого-либо слова, тем более не попытавшись сделать это в Word. Но если вам все-таки придется обратиться к Internet, советую воспользоваться моей любимой Web-страницей для перевода на английский и с английского: h t t p : / / b a b e l f i s h , a l t a v i s t a . c o m / . Без каких-либо проблем вы сможете скопировать с нее текст и вставить его непосредственно в документ Word.

- весь дгжгче«т Найти я сдовдрв

-

• (другие сп/*йы ;

Рис. 7. П. Так выглядит область задач Перевод

слова Пожалуй, самые отвратительные из всех школьных заданий, которые мне приходилось выполнять, формулировались примерно таким образом: «Напишите реферат объемом в пять страниц на тему: "Почему кетчуп не зеленый"». Пять страниц! Каково? А как насчет того, что краткость — сестра таланта? Я имею в виду, что весь этот реферат замечательно может уместиться в одно предложение из семи слов. Впрочем, я отвлекся. Многим из нас, как известно, платят от выработки, т.е. от количества написанных слов. "Дэн, напиши статью на 1000 слов о словаре синонимов Word". Значит, мне нужно знать, когда остановиться. Кроме того, любопытство — известная черта характера многих писателей, да и не только писателей, и каждому наверняка захочется узнать, сколько и каких слов содержится в его последнем шедевре. В этом нам всегда готов помочь Word со своей удобной функцией Статистика. Чтобы увидеть, сколько слов содержит ваш документ, выберите в меню СервисО Статистика. На экране появятся подробные статистические данные о документе. В частности будет указано общее количество страниц, слов, символов, абзацев и строк (рис. 7.12). Диалоговое окно Статистика дает точную и достаточно полную информацию, но Word предоставляет возможность получить сведения о количестве слов в тексте еще одним способом, причем более оперативно и в интерактивном режиме. Для этой цели предназначена панель инструментов Статистика. Чтобы ее вызвать, щелкните в диалоговом окне Статистика (рис. 7.12) на кнопке Панель или выберите в меню Вид^Панели инструментов^ Статистика, после чего перемешаемая панель Статистика появится на экране (рис. 7.13),

Глава 7. Работа над ошибками

99

Рис. 7.12. Ну-ка, как мы поработали?

Рис. 7.13. Так слова подсчитываются "налету" Во время набора текста панель Статистика просто блуждает по документу. Чтобы определить количество слов, введенных на текущий момент, нажмите кнопку Пересчет. Вы можете выбрать из выпадаюшего списка и какой-либо другой статистический параметр, например абзацы, символы, страницы или строки. Открыть список можно посредством щелчка на кнопке раскрытия списка. Если вам надоело присутствие бегаюшей по тексту панели Статистика, щелкните на кнопке х.

100

Часть I. Знакомство с Word

Глава 8

Вопросы сохранения В этой главе... > Как сохранить документ на диске > Правильные имена для файлов > Как сохранить документ под новым именем > Как открыть документ, сохраненный на жестком диске > Как открыть документ внутри другого документа я^ ак только вы набрали хотя бы несколько строк текста, немедленно сохраните свой * ^ документ на диске. Там, на диске, ваш документ превратится в файл, который можно открыть в любой момент, с тем чтобы отредактировать его, распечатать или просто просмотреть. Ведь после сохранения на диске ваш документ— даже самый пустяковый! — обретает бессмертие. Вы беспокоитесь, что он займет слишком много драгоценного дискового пространства? Не волнуйтесь. Word научился хранить документы по особой системе, экономя место. Можете наклепать их сколько угодно! В этой главе я научу вас, как сохранять документы на диске и открывать те, которые там уже хранятся. Еще я открою вам большую тайну: оказывается, можно сохранять один документ внутри другого. У вас есть шанс узнать об этом подробнее. IS

•/

Документами называется все, что вы храните на диске, любой текст или графическое изображение, которые вы создаете в Word. Некоторые пользователи называют документ, сохраненный на диске, файлом. Я сказал бы, что это одно и то же. Документ, созданный в текстовом процессоре, занимает на жестком диске сравнительно немного места. Главы этой книги имеют объем от пяти до десяти страниц каждая, а файлы этих глав — в среднем 50 Кбайт. Сравните с графическим файлом — простой рисунок занимает около 100 Кбайт.

уокцменМ MI quote ftaaj He думайте, что сохранять документ на диске нужно лишь после того, как работа над ним завершена. Ничего подобного. Как только вам удалось написать хоть несколько слов, поскорее сохраните их. Пусть это всего лишь пара предложений или абзац. Скорее сохраните! Скорее! Чтобы сохранить только что созданный документ, который вы еще ни разу не сохраняли, выполните такую последовательность действий. 1.

Выберите команду Сохранить. Щелкните на кнопке Сохранить. На экране появится диалоговое окно Сохранение документа (рис. 8.1).

Глава 8. Вопросы сохранения

101

Рис. 8.1. Диалоговое окно Сохранение документа

Если диалоговое окно Сохранение документа не появляется, значит, этот документ уже сохранялся. А теперь вы просто сохранили его повторно. И правильно сделали! 2. Наберите имя документа. Word автоматически предложит для вашего документа имя, состоящее из первой строки (или нескольких первых слов) документа. Это имя вы увидите в поле Имя файла. Если оно вас устраивает, переходите к п, 3. Если вы хотите дать своему документу другое имя (а не то, которое предлагает Word в поле Имя файла), наберите это имя вручную. В имени можно использовать буквы, цифры, пробелы и самые разные символы. Хотя Word позволяет присваивать файлам очень длинные названия, старайтесь, чтобы имя было кратким, простым и содержательным (вам это ни за что не удастся, если вы адвокат). 3. Щелкните на кнопке Сохранить. Если все в порядке, диск поурчит несколько секунд, а документ будет сохранен. Следите за панелью заголовка: в ней должно появиться указанное вами имя файла. Если что-нибудь не так, появится одно из двух сообщений об ошибке. Первое выглядит так: файл ЧТО-НИБУДЬ.DOC уже существует. Предполагаемые действия: И вам на выбор будут предложены три кнопки-переключателя. Выберите среднюю кнопку, Сохранить изменения под другим именем, и нажмите кнопку ОК. Затем введите в диатоговом окне Сохранение документа в поле Имя файла новое имя. (При выборе первой или третьей из предлагаемых кнопок вы рискуете изменить существующий файл на диске, причем так, что восстановить его уже будет невозможно. Вряд ли вы этого хотите.) Второе сообщение об ошибке выглядит так: Имя файла или путь к нему ЧТО?НИБУДЬ.DOC имеют неверный формат. Введите имя и путь Б правильном формате, например с:\папка\имя файла Что это означает? Вероятнее всего, что имя вашего файла содержит запрещенный символ (символы). Чтобы не попасть впросак, вы должны составлять имена файлов только из букв. цифр и пробелов. В случае применения специальных символов может оказаться, что вы выбрали те, которые Word не воспринимает в именах файлов. Более подробная информация по данному вопросу содержится ниже, во врезке "Что нужно помнить об именах файлов". А пока щелкните на кнопке ОК и попробуйте еще раз.

102

Часть I. Знакомство с Word

V

Сохранить документ можно и другими способами: путем выбора в меню команды Файл ^Сохранить или посредством нажатия комбинации клавиш либо трудно запоминающейся комбинации <Shift+F12>. Обязательно сохраните документ, даже если вы набрали всего несколько строк.

у

Сохраняя документы, старайтесь придерживаться определенного порядка. Удобнее всего размешать файлы в папках, группируя их по тематическому признаку. Если необходимо сохранить документ в качестве Web-страницы, выберите в меню команду Файл^Сохранить как веб-страницу. Иначе это называют сохранением в формате HTML (общепринятом формате файлов для хранения документов и другой информации общего доступа). Несмотря на то, что Word позволяет работать с огромными документами (размер ограничен только аппаратными параметрами), вам было бы гораздо легче оперировать небольшими по размеру файлами, особенно если обращаться к ним приходится в течение продолжительного времени. Если вы пишете на компьютере роман (и не только!), сохраняйте каждую главу как отдельный документ.

Что нужно помнить об именах файлов Вы должны называть свои файлы в соответствии с простыми, но строгими правилами присвоения имен файлам в Windows. Запомнить эти правила не так сложно, как список неправильных глаголов в английском языке, и они не столь ужасны, как во времена DOS, но все же придется попотеть. s Длина имени файла может достигать 245 символов, так что можете записывать в него почти все, что хотите. Но все же старайтесь, чтобы имя файла было информативным и не очень длинным. S Имя файла может состоять из букв, цифр, пробелов; начинаться оно должно с буквы или цифры. / Имя файла может содержать также точки, запятые и символы переноса. s В имени файла нельзя использовать ни один из следующих символов: \ / : * ? " о |. s Не тратьте времени на ввод трехбуквенного расширения .ЮС в юнце файлов Word. (Это я сообщаю для тех, кому довелось работать с первыми версиями Word. Тогда пользователь должен был набирать расширение .DOC вручную. Теперь этого делать не требуется.}

Сохраняем повторно Итак, вы сохранили документ на диске и успокоились. Вы считаете, что этого достаточно. Ничего подобного. Операцию сохранения вы должны проделывать как можно чаще! Это единственный способ заставить компьютер запомнить внесенные вами изменения. Конечно, не надо сохранять документ каждую минуту. Лично я нажимаю в конце каждой страницы, а также когда звонит телефон или когда я встаю, чтобы размяться или сварить себе кофе. Чтобы сохранить документ повторно (после того, как вы записали его на диск, о чем я рассказывал в предыдущем разделе), удобнее всего использовать комбинацию или шелкнуть на кнопке Сохранить в стандартной панели инструментов. В строке состояния при этом появляется индикатор выполнения процесса сохранения, но он исчезает так быстро, что его можно и не заметить. Да и Помощник может показывать жестами, что документ сохранен, а вы •— молодец, так как не забыли это сделать.

Глава 8. Вопросы сохранения

103

Как сохранить документ под новым именем При работе в текстовом процессоре можете забыть о таком предмете, как черновик. Сама концепция черновика устарела, поскольку вы изменяете документ, периодически сохраняя его на диске, и постепенно доводите до совершенства. Если вы хотите сохранять черновики или сохранить один и тот же документ на диске под разными именами, обратитесь к команде Файл^Сохранить как. Эта команда вызывает на экран диалоговое окно Сохранение документа (см. рис, 8.1), в котором вы указываете новое имя файла, например: Черновик письма 1, Вариант 2. Сохранить файл под новым именем можно только с помощью команды Файл^Сохранить как. Команда Файл=*Сохранить, кнопка Сохранить в стандартной панели инструментов или комбинация клавиш сохраняют документ под прежним именем.

Автоматическое сохранение (для забывчивых) Каждый раз, когда надо сохранить документ, вы нажимаете . Побуждает вас к тому банальное чувство страха: вы боитесь, что с компьютером произойдет что-то нехорошее и вы лишитесь всего, что с таким трудом насочиняли. (Со мной такое случалось не раз!) С помощью комбинации клавиш вы, конечно же, сохраните документ, но в качестве подстраховки Word предлагает функцию автосохранения (специально для забывчивых). Если автосохранение включено, документ периодически сохраняется на диске без вашего вмешательства. Word втайне от вас создает резервную копию документа при прошествии определенного времени. В случае сбоя (если компьютер выйдет из строя или внезапно отключится электричество) вы сможете восстановить документ, используя резервную копию. Автосохранение— очень удобная штука, и я считаю, что все должны пользоваться этой функцией! Теперь я расскажу, как включить функцию автосохранения документов. 1. Выберите команду Сервис^Параметры. Если вы не видите команды Параметры, щелкните на стрелке в нижней части меню. 2.

Щелкните на ярлычке вкладки Сохранение. В диалоговом окне Параметры много вкладок. Найдите ярлык вкладки Сохранение и щелкните на нем кнопкой мыши, чтобы активизировать данную вкладку. В ней содержится вся информация об операции сохранения ваших документов. 3. Установите флажок Автосохранение каждые. Если флажок Автосохранение каждые не установлен, установите его щелчком кнопкой мыши. Теперь флажок установлен. Это означает, что вы подключили режим автоматического сохранения документов. 4. В окне Минуты укажите значение для интервала автоматического сохранения (в минутах). Если я, например, введу 10, Word будет автоматически сохранять мои документы каждые десять минут. Если напряжение электрической сети в вашем доме или офисе подвержено перепадам, установите интервал автоматического сохранения равным 5, 3, 2 или даже 1 минуте. (Правда, чем меньше интервал, тем чаще Word будет отрываться от работы для создания резервной копии.) 5. Нажмите клавишу <Enter>, чтобы вернуться в документ.

104

Часть I. Знакомство с Word

Даже при включенной функции автосохранения вам, в случае внезапного отключения компьютера, вряд ли удастся вернуть документ со всеми последними изменениями, но большую его часть вы все-таки спасете. Так что не зевайте! Лучше всего, если при включенной функции автосохранения вы будете почаше нажимать или щелкать на кнопке Сохранить в стандартной панели инструментов. Не нужно следить за работой автосохранения — эта функция работает все время, даже без вашего участия. Но, предположим, случилось что-то непредвиденное, например, пьяный лось повалил телеграфный столб рядом с вашим домом. Электричество пропало, а вы, естественно, не успели сохранить свой документ. Вот тут-то остается уповать на автосохранение — может быть, большая часть текста все-таки уцелела. Наконец, столб поставили на место, лося отвезли в вытрезвитель и снова появилось электричество. Если теперь запустить Word, то на экране появится панель Восстановление документов (рис. 8.2). Здесь будут перечислены все файлы, которые Word сохранил автоматически. Например, документ MYFILE . doc, показанный на рис. 8.2, был сохранен автором, но функция Автосохранение создала его копию на диске позже, значит текст в ней свежее.

Файл

цзавка

Вид

вставка

Формат

с&вьк

"£а6лица - aattiType

QSHO

Отравка

о сйа*Дзц:аг&™! :> ч= §^ - ? . - • •Исправления Б измененном доку

-ГКбмать- • *> *>

Восстановление документе Word восстановил следующие файлы. Сохраните требуемые. Доступные фей ль i MafriTypeCommandsF... _* Последнее сохранение... 16:49 26 январи 2002 г.

(3) Ката* <Ъайп нужно сохранить?

*'

ЭНГЛИЙ&ИЛ

Рис. 8.2. Так выглядит на экране панель Восстановление документов Выберите из списка документ, который вы собираетесь восстановить, и щелкните на нем кнопкой мыши. Документ откроется и будет выведен на экран, Его следует тщательно просмотреть, с тем чтобы выяснить, были ли утеряны какие-то фрагменты. Восстановить потери невозможно, но, слава богу, в голове они еще достаточно свежи, так что набрать текст поновому не составит большого труда. Щелкните на кнопке Закрыть, когда панель Восстановление документов перестанет вас интересовать.

Глава в. Вопросы сохранения

105

Разберемся в параметрах на вкладке Сохранение диалогового окна Параметры Вы, наверно, обратили внимание, как много интересных параметров предлагает в наше распоряжение I вкладка Сохранение диалогового окна Параметры. Попробуем удовлетворить ваше любопытство и вмеI сте с тем предостеречь от опасных решений. Постарайтесь забыть о таких заманчивых параметрах, как \ Разрешить быстрое сохранение. Иногда этот параметр создает большие проблемы, поскольку он подра- • \ зумевает сохранение лишь отдельных, измененных, фрагментов документа, а не документа целиком. Нет = • сомнения, эта функция работает. Но дело в том, что вы можете сами не справиться с возникающими проблемами, особенно, если ваш документ стал слишком большим. Очень интересен параметр Всегда создавать резервную копию. Когда она активизирована, на диске в j процессе сохранения документа создаются две его копии: копия текущего схтояния документа и ре; зервная копия предыдущего состояния файла. Это было бы здорово, если бы не было пережитком, доставшимся от старых версий Word, не имеющих мощной команды Отменить, которой оснащены последние версии Word. А теперь все эти резервные файлы только "съедают" дисковое пространство. Все остальные опции, представленные на вкладке Сохранение есть смысл устанавливать только в том случае, если вам нужна конкретная функция. Учтите, что после инсталляции Word имеет установки всех опций, наиболее приемлемые для вашей работы. Таинственная опция, которую вы, возможно, захотите сразу же изменить, - это временной интервал для функции Автосохранение. Она достаточно обстоятельно описана в предыдущем разделе "Автоматическое сохранение (для забывчивых)".

Сохраняем и выходим Трудовой день закончен. Пальцы не гнутся, глаза лезут на лоб. Печатать больше нет сил. Куда ни посмотришь, всюду видится указатель мыши. Вы трете глаза и распрямляете спину. Ага, пора домой, к телевизору! Но прежде чем рухнуть в креста и отдаться рекламе пива, нужно... Правильно, сохранить документ и выйти из программы. Это можно сделать двумя способами. S

Выберите команду Файл^Закрыть. Таким образом вы закрываете документ, но не выходите из Word. Следовательно, вы можете начать работу над новым документом, открыть один из уже сохраненных на диске или просто поиграть с Бобиком.

S Выберите команду ФайлОВыход. Теперь будет закрыт и ваш документ, и Word. Вы возвращаетесь к Windows. Что делать дальше, подумайте сами. В обоих случаях при закрытии рабочего документа Word спрашивает, хотите ли вы сохранить его. Щелкните на кнопке Да. Документ будет сохранен на диске и закрыт. Если документ, с которым вы работали, еще ни разу не сохранялся, появится диалоговое окно Сохранить как (см. рис. 8.1}. В этом случае вы должны присвоить документу имя и сохранить его. Программа обязательно напомнит вам о необходимости сохранить работу. Вы не сможете выйти из Word, не получив напоминания о необходимости сохранить текущий документ на диске. Вы даже не сможете закрыть документ, не получив такого напоминания. Если после выполнения команды Файл^Закрыть или Файл^Выход Word не предлагает сохранить документ, значит, документ уже сохранен. Не волнуйтесь, все в порядке.

106

S

Вместо команды Файл^Закрыть можно использовать комбинацию клавиш .

I- ^

Закрыть Word можно не только с помощью команды ФаЙЛ^Выход, но и нажатием клавиш .

Часть I. Знакомство с Word

Чтобы начать новый документ, не надо выходить из Word. Всегда выходите из Word надлежащим образом. Ни в коем случае не выключайте ПК и не перезагружайте его, если Word или Windows еще на экране. Выключать компьютер следует только после того, как Windows сообщает вам, что это действительно можно сделать. Если вы нарушите эти правила. компьютер начнет работать медленнее, a Windows может выйти из строя и вам придется ее переустанавливать (и такое бывает довольно часто).

faut Jc/игнлщийся на qucice При необходимости достать документ с диска (или открыть его, говоря по научному) применяется команда Открыть. Данная команда извлекает документ с диска (куда он был предварительно записан) и открывает его в окне Word. Здесь его можно читать, редактировать, распечатывать и вообще делать с ним все, что заблагорассудится. Вот надежный и проверенный способ открытия документа. 1.

Выполните команду Открыть. Выберите команду Файл=>Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа, показанное на рис. 8.3. Вместо команды Файл^ОткрЫТЬ можно применить комбинацию клавиш или щелкнуть на пиктограмме Открыть в стандартной панели инструментов. (Ее вы видите на полях.)

2.

Щелкните на имени документа. Диалоговое окно Открытие документа в своем первозданном виде содержит список файлов, которые вы раньше сохранили на диске (см. рис. 8.3). Ваша задача на данном этапе — найти документ, который надо открыть.

Рис. 8.3. Диалоговое окно Открытие документа Иногда для обнаружения нужного документа приходится открывать палки. Например, в папке Французская кухня находится очень приятный документ Бланманже с профитролями.

Глава 8. Вопросы сохранения

107

После того как файл будет найден, щелкните один раз на его имени. Файл будет выделен (подсвечен). 3.

Щелкните на кнопке Открыть. Word открывает файл, осторожно берет его с диска, переносит на ваш экран, где его можно читать, редактировать, послать на печать или просто разглядывать в немом восхищении. S S

Открывая документ, вы не удаляете его с диска. Открытие документа — одна из первых операций, которые вы выполняете, начиная работать в Word.

S

Иногда Word сообщает, что не может открыть документ, потому что не установлена одна из функций конвертирования. В окне, содержащем это сообщение, щелкните на кнопке Да. (В этом случае вам понадобится инсталляционный компакт-диск Office XP, без которого программа не сможет выполнить данную операцию.)

/*

Если вы никак не можете отыскать какой-то документ, обратитесь к главе 28, "Папки, группы файлов и просто файлы".

Последние файлы можно открыть быстро Word помнит несколько файлов, которые были в работе последними. Их имена находятся в списке, расположенном в нижней части меню Файл. Как правило, открывать приходится какой-то файл из этого списка. Причем это самый удобный и самый быстрый способ открытия файла. Вы можете изменять количество выводимых в этом списке файлов с помощью команды Сервис^Параметры. В диалоговом окне Параметры нужно щелкнуть на ярлычке вкладки Общие и найти параметр Помнить список из. Рядом находится числовое поле, в котором по умолчанию указано значение 4. Изменив это значение, вы получите возможность быстро открывать какое-то иное (большее или меньшее) количество файлов. Это значение будет изменено после нажатия кнопки ОК.

Для чего служит список Тип файлов В диалоговом окне Открытие документа отображаются имена папок и файлов. Но вы сможете увидеть только те файлы, тип которых установлен в раскрывающемся списке Тип файлов. На рис. 8.3 установлен тип Все файлы. Это означает, что в диалоговом окне Открытие документа показаны все файлы (независимо от их типов), которые находятся в папке Мои документы. Чтобы на экране отображались только файлы определенного типа, нужно указать этот тип в раскрывающемся списке. Например, чтобы отображались только документы Word, в списке нужно выбрать Все документы Word. Если вы хотите видеть только документы WordPerfect, выберите в списке один из типов, характерных для файлов WordPerfect. Будьте внимательны, если вы не видите файла, который обязательно должен быть в этой папке, убедитесь, что в списке установлен нужный тип файлов. (Более подробную информацию о работе с файлами различных типов в Word можно получить в главе 28, "Работа с несколькими документами".)

108

Часть I. Знакомство с Word

Как открыть документ внутри другого документа Для каждого вновь открытого документа Word создает отдельное окно. Для каждого окна имеется отдельная кнопка на панели задач. Щелкая на этих кнопках, можно выбирать документ, с которым вы собираетесь работать в данный момент в текушем окне. Но вопрос о том, как Word может открывать один документ внутри другого, требует дополнительного пояснения, Предположим вам нужно составить один общий отчет, включив в него несколько более мелких документов, созданных другими пользователями. Или вам удобно иметь на диске какой-то отдельный фрагмент текста, который можно было бы вставлять в другие документы. Конечно, вовсе не сложно открыть все эти документы, с тем чтобы копировать и вставлять их содержимое в другие файлы. Но Word предлагает вам более изящный способ. Чтобы вставить содержимое одного документа в другой, выполните следующие действия. 1.

Установите курсор в то место, куда нужно вставить содержимое другого документа. Точно так же вы поступили бы при копировании или перемещении блока. Новый текст появляется как раз в том месте, где вам подмигивал курсор. 2. Выполните команду Вставка^Файл. Если команда Файл не видна в меню Вставка, щелкните на стрелке в нижней части меню. 3.

В диалоговом окне Вставка файла выберите нужный вам файл. Диалоговое окно Вставка файла работает точно так же, как и диалоговое окно Открытие документа. 4. Щелкните на кнопке Вставить, и документ будет открыт и вставлен в ваш текст. Быстро и красиво, не правда ли? В отличие от операции вставки блока, здесь нет кнопки, открывающей окно с параметрами вставки, поэтому форматирование вставленного текста остается таким же, как в исходном документе. Если добавленный текст необходимо переформатировать, то информацию о том, как это сделать, следует искать в части П. "Форматирование в Word". Если вы по ошибке вставили не тот файл, не отчаивайтесь, Команда Отменить придет вам на помощь: выберите команду Правка^Отменить или нажмите комбинацию клавиш .

Глава 8. Вопросы сохранения

109

Глава 9

Все о принтерах и печати В этой главе... > > > > > >•

Подготовка принтера Просмотр документа перед печатью Как распечатать фрагмент документа Как распечатать несколько документов Как распечатать несколько копий Как отменить команду Печать

*77 / / омните

ли вы все прелести работы на пишущей машинке? Замену ленты, +J С* "замазку" — корректирующую жидкость, дырки на страницах от ластика (неизбежно возникающие при попытках исправить опечатки)? Слава Богу, благодаря компьютерам, текстовым процессорам и принтерам все это навсегда ушло в прошлое. Эта глава посвящена последнему этапу работы в Word — - распечатке шедевра. На первый взгляд, нет ничего проще, чем отправить документ на принтер: скомандовать "Вперед!" — и готово, документ получается таким же симпатичным, как на экране компьютера. На практике, однако, возможны осложнения... Вот о них-то мы и поговорим. Ведь принтеры отличаются капризным характером и приступами упрямства. Я бы сказал, никакой предмет бытовой техники не заслуживает порки так, как этот маленький и безобидный на вид агрегат. Если при распечатке у вас появились вопросы или проблемы, скорее читайте эту главу.

С чего нана&ь: поую&овка Прежде чем начать печатать, следует проверить, готов ли принтер к работе. Для этого недостаточно просто нажать кнопку "Вкл". Вот на что следует обратить внимание. 1. Сначала убедитесь в том, что ваш принтер включен в розетку и правильно соединен с компьютером. Компьютер и принтер должны быть соединены кабелем, прочно закрепленным в гнездах обоих устройств (заниматься проверкой следует только в том случае, если с принтером возникли проблемы). Никогда не подсоединяйте принтер к компьютеру, когда тот включен и работает. Перед любыми манипуляциями с кабелем выключайте компьютер и все подключенное к нему оборудование. Иначе вы можете серьезно повредить электронные внутренности своей техники. 2. Убедитесь также, что принтер снабжен хорошим картриджем с тонером (либо с чернилами) или качественной лентой. В лазерном принтере должен быть установлен хороший картридж с тонером. Если на экране появляется сообщение "toner low" или на принтере загорается индикатор "toner low", замените картридж немедленно! Большинство струйных принтеров своевременно сообщают о том, что чернила в них на исходе. Даже если вы не получите такого сообщения, вы и сами сможете заметить неладное — по некачественному и бледному оттиску. Скорее меняйте картридж с чернилами.

®

Глава 9. Все о принтерах и печати

111

Старые, истертые ленты не обеспечивают качественной печати и к тому же портят механизм принтера. 3. Проверьте, есть ли в принтере бумага. Бумага подается в механизм из специального лотка или же вы вставляете ее вручную, лист за листом. В любом случае без бумаги принтер работать не может; прежде чем начинать печатать, убедитесь, что вы положили ее правильно. 4. Наконец, если вы хотите что-либо распечатать, ваш принтер должен быть подсоединен или выбран. На принтере имеется кнопка, обозначенная как On-line или Select, рядом с которой расположен соответствующий индикатор. Нажмите эту кнопку (при этом загорится индикатор), чтобы войти в режим On-line. Принтер может быть включен в сеть, правильно подсоединен к компьютеру и вообще подавать различные признаки жизни, но печатать он не будет до тех пор, пока вы не переведете его в режим готовности (Online или Select). • Если вы пользуетесь сетевым принтером (одна мысль об этом приводит меня в содрогание), то за него отвечает кто-то другой. Принтер должен быть установлен и готов выполнить ваше задание. Если выяснится, что это не так, поищите кого-нибудь, кому можно пожаловаться. •

Прежде чем выполнять широкомасштабное форматирование, обязательно убедитесь, что вы правильно выбрали принтер.

н/госмо/н/г Word показывает документ на экране в том виде, в каком он будет представлен на листе бумаги, если к тому же выбран режим отображения Разметка страницы (Вид^Разметка страницы). В этом режиме на экране видны верхние и нижние колонтитулы, графические элементы, разделители страниц и т.п. Но и в этом случае некоторые пользователи считают необходимым распечатывать контрольные экземпляры документа — только для того, чтобы посмотреть, как они выглядят на бумаге. Ведь если на экране документ смотрится прекрасно, это еще не значит, что он будет таким же красивым и "в жизни", т.е. после распечатки. Пользователи печатают снова и снова, добиваясь совершенства, расходуя уйму бумаги. Давайте спасать леса! Давайте проявим экологическую сознательность (а заодно сэкономим время) и будем пользоваться замечательной командой Предварительный просмотр. С ее помощью можно увидеть, как будет выглядеть ваш документ на бумаге, еще до того, как он распечатан. Чтобы посмотреть, как будет выглядеть ваш документ на бумаге, выберите команду Файл^Лредварительный просмотр или щелкните мышью на столь удобной кнопке Предварительный просмотр в стандартной панели инструментов. На экране Word появится незабываемый образ вашего документа (рис. 9.1). Обратите особое внимание на то, как расположен документ на странице. Посмотрите на его поля. Если в документе есть сноски или колонтитулы, проверьте, хорошо ли они видны. Одним словом, рассмотрите все хорошенько до того, как документ будет напечатан. Чтобы вернуться к документу для продолжения редактирования, щелкните на кнопке Закрыть. Если все выглядит как надо, щелкните на кнопке Печать, и ваш документ будет напечатан.

112

Часть /. Знакомство с Word

Рис, 9.1. Предварительный просмотр документа перед печатью сохранит несколько гектаров леса Полоса прокрутки поможет вам просмотреть весь документ. Если у вас мышь IntelliMouse, можете прокручивать документ ее колесиком. Один щелчок колесика прокручивает документ на одну страницу. Если у вас обычная мышь — щелкайте на кнопках полосы прокрутки. В режиме предварительного просмотра указатель мыши принимает вид увеличительного стекла. Щелкнув на каком-либо участке документа, вы увидите его в увеличенном масштабе. Повторный щелчок вернет все на место. Я редко пользуюсь командой Предварительный просмотр при работе с обычными документами. Но когда приходится выполнять сложное форматирование (при наличии в документе колонтитулов, большого числа колонок и тому подобных элементов), режим Предварительный просмотр — просто спасение.

fane fuien&tatftiitiib уокцмешп Первобытные люди высекали свои картины на каменных сводах пещеры. Они могли, конечно, сделать и пробную страницу, но тоже на каменной стене каменным молотком. При работе с текстом в XXI веке появилось небольшое преимущество: можно редактировать, форматировать, повторно набирать — и все это не каменным молотком, а на экране. Чтобы распечатать документ целиком, от начала до конца, т.е. от "В тридевятом царстве..." до "...и добра наживать", выполните следующие действия. 1.

Убедитесь, что принтер подсоединен и готов к работе. Как это сделать, рассказывалось в разделе "С чего начать: подготовка принтера" данной главы.

2.

Сохраните документ. Ага! Удивляетесь? А между тем сохранение документа перед распечаткой — отличная идея. Щелкните кнопкой мыши на пиктограмме Сохранить в стандартной панели инструментов (если по поводу сохранения возникли вопросы, читайте главу 8, "Вопросы сохранения"). Выполните команду Печать.

Глава 9. Все о принтерах и печати

113

Самый быстрый способ это сделать — щелкнуть на пиктограмме Печать в стандартной панели инструментов. Щелк— и документ отправился на принтер. Быстро. Просто. Но при этом нельзя изменить установки печати. Принтер печатает все подряд. Но если вместо этого вы выберете команду ФаЙЛ^Печать или нажмете клавиши , появится диалоговое окно Печать (рис. 9.2). Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>, чтобы начать печать документа.

Рис. 9.2. Диалоговое окно Печать На распечатку может уйти какое-то время. Иногда даже довольно много времени. К счастью. Word позволяет вам не прерывать работу, выполняя процесс печати в фоновом режиме. Если хотите убедиться, что качество печати от этого не пострадает, обратитесь к врезке "Печать в фоновом режиме". Если ничего не печатается, не надо снова вводить команду Печать! Скорее всего, компьютер просто думает или загружает (посылает) текст на принтер. Если вы не получили сообщения об ошибке, все рано или поздно будет должным образом напечатано. Щелчок на пиктограмме Печать заставляет принтер распечатать одну копию документа. Если ваш принтер медленно работает, а вы проявляете нетерпение и десять раз подряд щелкаете на кнопке Печать, надеясь подстегнуть ленивую машину, то просто получите десять копий своего документа. (Если происходит что-то подобное, скорее открывайте раздел "Как отменить команду Печать", представленный ниже в этой главе.) Если бумага в ваш принтер должна подаваться вручную, принтер сам будет просить вас об этом. "Би-ип, покорми меня!"— скажет принтер. Вы должны стоять рядом, складывать листы бумаги ровными стопочками и заталкивать их в ненасытную утробу принтера, пока весь документ не будет распечатан. Чтобы все это лучше понять, загляните в главу 30, "Печать письма и конверта". Если к вашему компьютеру подключено несколько принтеров или вы через сеть имеете доступ к другим принтерам, то нужно предварительно выбрать принтер для печати. Для этого в раскрывающемся списке Имя диалогового окна Печать выберите необходимый принтер. Все сказанное касается и того случая, когда работает несколько программ управления факс-модемами. Отправить документ по факсу можно быстрее, чем распечатать. Для этого в раскрывающемся списке Имя диалогового окна Печать следует выбрать нужный факс-модем.

114

Часть I. Знакомство с

I^

Прежде чем начать печатать, сохраните документ на диске и, если речь идет об окончательном варианте, проверьте правописание (см. главу 7, "Работа над ошибками").

Печать фрагментов документа Когда вам нужно напечатать лишь фрагмент документа, не стоит печатать документ целиком, Word позволяет распечатывать одну страницу, несколько страниц подряд, несколько страниц вразброс и отдельные блоки текста. Сделать соответствующие установки можно в области Страницы диалогового окна Печать. , В следующих разделах, излагая материал, я буду исходить из предположения, что ваш принтер уже включен и готов к работе.

Как распечатать отдельную страницу Чтобы распечатать только одну страницу документа, выполните следующее. 1. Установите курсор в любое место страницы, которую хотите распечатать. Обратите внимание на счетчик страниц в левом нижнем углу экрана (в строке состояния), чтобы убедиться, что попали на нужную страницу. На любую страницу документа можно попасть также, воспользовавшись командой Перейти (клавиша ). Подробности —- в главе 3, "Прогулки по документу". 2.

Выполните команду ФайЛ'ФПечать или нажмите .

3.

Выберите параметр Текущая в группе Страницы.

4.

Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>.

Диалоговое окно Печать закроется, а ваша страница будет распечатана. (Возможно, это произойдет не сразу, поскольку Word надо собраться с мыслями,) Несмотря на то, что печатается только одна страница, у нее сохраняются все установки форматирования, которые вы выбрали для своего документа. Например, если вы снабдили свой текст колонтитулами и проставили номера страниц, эти элементы вы увидите на готовой странице —словно вы напечатали ее как часть целого документа. Этот способ хорош в том случае, если вы распечатали большой документ и на некоторых страницах обнаружили ошибки (или их испортил принтер — такое бывает нередко). Заново печатать весь документ глупо и нерационально (да и лесных массивов на планете становится все меньше). Исправьте ошибки и снова напечатайте эти страницы. Медведи и белки скажут вам "спасибо".

Как распечатать несколько страниц Word позволяет напечатать одну страницу, несколько страниц подряд, а также произвольный набор страниц документа. Чтобы распечатать несколько выбранных наугад или идущих подряд страниц, выполните следующее. 1. 2. 3.

Выполните команду Файл ^Печать или нажмите комбинацию клавиш . В диалоговом окне Печать выберите параметр Номера в группе Страницы. Введите номера страниц (последовательно)— для печати вразброс, или первый и последний номера страниц (включительно) — если страницы следуют одна за другой. Чтобы распечатать страницы с третьей по пятую, введите 3-5.

Глава 9. Все о принтерах и печати

115

4.

^

Если надо напечатать страницы с первой по седьмую, введите 1-7. А при необходимости распечатать вторую и шестую страницы следует ввести 2, 6. Щелкните на кнопке ОК. Будут распечатаны только выбранные вами страницы (и никакие другие). Вы можете сразу задать номера всех страниц, которые надо напечатать. Например, если вы хотите распечатать третью страницу, затем с пятой по девятую, а дальше с пятнадцатой по семнадцатую и. наконец, девятнадцатую, то введите 3, 5-9,15-17,19 (и постарайтесь больше никогда не проливать кофе на важные бумаги).

Печать в фоновом режиме Word может печатать, не мешая вам заниматься чем-то другим. Если бы в Microsoft до этого не додумались, вам пришлось бы часами дожидаться окончания распечатки своего документа. Если хотите убедиться, что ваш принтер может печатать в фоновом режиме, откройте диалоговое окно Печать и щелкните в нем на кнопке Параметры (чтобы добраться до кнопки Параметры, нажмите последовательно комбинации клавиш <СЬ1+Р> и <СМ-Ю>). Появится диалоговое окно Параметры^ активизированной вкладкой Печать. Во вкладке Печать вы найдете группу Р&кми. Установите флажок Фсисвдо печать {традиционным спосо-™ бом или нажмите ). Теперь щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры, а затем - на кнопке Закрыть, чтобы расстаться с гостеприимным окном Печать. Поздравляю: вы установили режим Фоновая печать.

Как распечатать текст, выделенный в блок Когда на экране имеется выделенный блок текста, вы можете попросить команду Печать распечатать только этот блок. Для этого выполните следующие действия. 1. Выделите блок текста, который хотите распечатать. О том, как выделить текст в блок, подробно рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста". 2. Выберите команду Файл^Печать. 3. Установите флажок Выделенный фрагмент. Флажок Выделенный фрагмент доступен, только когда у вас в тексте имеется выделенный фрагмент. Установить данный флажок можно также с помощью комбинации клавиш . (Флажок Выделенный фрагмент находится в области Страницы диалогового окна Печать.) Этим вы скажете программе, что печатать нужно только выделенный блок. 4. Щелкните на кнопке ОК. Через несколько мгновений из принтера появится так называемая "твердая копия". При печати выделенный блок будет расположен на странице в том же месте, в котором он находился в документе (т.е. будут напечатаны колонтитулы, если они были расставлены в документе).

/6ж (гоенечшпшнь несколько Может показаться, что лучший способ печати нескольких документов сразу заключается в том, чтобы загрузить по очереди каждый из них и печатать по очереди. Между тем есть способ более элегантный. Можно воспользоваться диалоговым окном Открытие документа — тем самым, с помощью которого вы открываете документы, хранящиеся на диске. Чтобы распечатать сразу несколько файлов, выполните следующее.

115

Часть L Знакомство с Word

J.

г. v

Убедитесь, что принтер включен и желает поскорее приступить к работе. Выберите команду Файл^Открыть. Можно воспользоваться и любым другим способом, чтобы открыть диалоговое окно Открытие документа. Выделите документы, которые надо распечатать. Для этого шелкните кнопкой мыши на каждом из них, удерживая нажатой клавишу . Выбранные документы будут выделены. Щелкните на кнопке Сервис диалогового окна Открытие документа. Появится список команд (рис. 9.3), в котором вы найдете команду Печать.

Рис. 9.3. Выбрано несколько документов для печати Щелкните мышью на команде Печать. Word, повизгивая от счастья, распечатает все указанные вами документы. Если вы отправляете на печать несколько документов, они просто будут распечатаны (т.е. без дополнительных установок). Вы не увидите диалогового окна Печать, a Word не станет интересоваться, хватит ли у вас бумаги на такое мероприятие и понравится ли это вашему начальнику.

нонечшншнь нес/омь/со копий одного Каждый год я пишу семейное рождественское письмо и радую сердца многочисленных родственников и знакомых, посылая каждому из них по копии. Вместо того чтобы идти в магазин напротив и платить там за размножение своего послания, я взваливаю всю работу по изготовлению нескольких дюжин копий на Word. Это намного удобнее при условии, что имеется достаточное количество бумаги и известно, какую опцию следует выбрать в окне Печать. Итак, печатаем несколько копий документа. 1. Всесторонне подготовьтесь. Удостоверьтесь, что этот документ вообще стоит печатать (просмотрите его в режиме Предварительный просмотр, о котором мы говорили выше в этой главе). Проверьте, есть ли в принтере бумага. 2, Выполните команду Файл о Печать или нажмите комбинацию клавиш . Как я уже отмечал, когда вам необходимо задать определенные условия печати, нельзя пользоваться кнопкой Печать стандартной панели инструментов. Поэтому для получения нескольких копий она вам не пригодится, если, конечно, вы не собираетесь щелкать на ней столько раз, сколько копий вам нужно получить.

Глава 9. Все о принтерах и печати

117

3.

Укажите количество копий в поле Число копий в группе Копии. Группа Копии находится в диалоговом окне Печать (см. рис. 9.2), В поле Число копий укажите число копий документа, которое вы непременно хотите получить. Например, чтобы напечатать три копии, введите число 3.

4. Щелкните на кнопке ОК. Обычно Word печатает сначала одну копию документа, потом вторую и т.д. Однако если вы печатаете семь копий письма и хотите получить сначала семь первьк страниц, потом семь вторых и т.д., снимите флажок Разобрать по копиям. (Как правило, он устанавливается по умолчанию.)

fauc otHMettutnb команд Леьшпь Если вам необходимо отменить печать документа, действуйте следующим образом. 1.

Дважды щелкните на пиктограмме с изображением принтера, расположенную в правой области панели задач. Откроется окно с информацией о состоянии вашего принтера (рис. 9.4). В нем вы увидите список документов, стояших в очереди на печать.

Привар

ДЕЖ^ЧИТ

вид

Спрп

Д°ч"*" !MJMicrQitflWad-5 html Wj Micrcsc'c W«d 5 3 Wirt

175525 Ж01.И1В

И

Рис. 9.4. Документы, ожидающие своей очереди на печать 2. Щелкните на имени вашего документа в списке печати. 3. Выберите команду ДокументООтменить. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы остановить печать. Если вы пользуетесь сетевым принтером, может оказаться, что с вашего компьютера нельзя отменить печать документа. Однако учтите, что принтер может отреагировать на вашу команду не сразу, и продолжать печатать документ еще несколько минут. Поскольку принтер имеет собственную память (ОЗУ), в ней могут находиться несколько страниц документа, и они будут распечатаны даже после того, как вы прикажете принтеру прекратить бесполезную работу. (Это, согласитесь, парадокс: чем большую память этот печатник имеет, тем тупее выглядит.)Отмените еще несколько заданий на печать, если в вас бушует демон разрушения. Для этого выполните пп. 2-4 столько раз. сколько документов вы хотите удалить из очереди на печать. 5. Закончив, закройте окно принтера. Для этого выполните команду ПрИНтерОЗакрЫТЬ. Вы вернетесь в Word, где сможете продолжить редакторскую деятельность. Понятно, что отмена задания печати — акт отчаяния. В стремлении облегчить жизнь пользователю Windows изо всех сил помогает воплощать в жизнь все его решения, даже если они противоречат принятым пять минут назад. Отмена печати может однажды и не сработать. Поэтому мой совет— будьте внимательны при работе с командой Печать.

118

Часть I. Знакомство с Word

Глава 10

Советы опытного пользователя В этой главе... > > > > >* > > >

Как пользоваться советами Помощника Office Как вернуться к тому месту документа, в котором вы вчера закончили работу Клавиши повтора Предварительный просмотр документов с помощью диалогового окна Открытие документа Как подсчитать количество повторений слова в тексте Работа с несколькими документами Просмотр документа в двух окнах Разделение экрана

tf w а протяжении последних десяти лет я пользуюсь в основном только текстовым * •* процессором Microsoft Word. Так что я стал если не экспертом, то, по крайней мере, очень опытным пользователем, и у меня накопилась целая куча полезных советов, которыми я горю желанием с кем-нибудь поделиться. В этой главе я собрал некоторые соображения и идеи, относящиеся к разным главам данной книги. Я решил выделить их в отдельную главу, которую можно использовать как минисправочник. Это советы и подсказки, которых мне лично очень не хватало, когда я только начинал работать в Word. Возможно, этого не знают и более опытные пользователи.

О чем 3aqtfM€uesi Когда вы приступаете к выполнению какого-либо стандартного задания Word, у Помощника появляется волшебная лампочка. Это означает, что он знает, как упростить вашу работу. Чтобы ознакомиться с подсказкой, щелкните на лампочке. Помощник предложит вам свой совет в форме, показанной на рис. 10.1. Щелкните на кнопке ОК, чтобы скрыть подсказку. Дя« пвве.ода к ан дыжды uiE

Рис. Ю. /. У Помощника всегда наготове полезный совет Если Помощника на экране нет, выберите в меню команду СправкаоПоказать Помощника.

Глава 10. Советы опытного пользователя

119

fauc

gefttttfffibcsi tc zqe вы faefia остановились

Начиная новый рабочий день, вы открываете документ. А что же дальше? Правильно, прокручиваете его, пытаясь вспомнить, где вчера закончили редактирование. На это может уйти масса времени и нервов, особенно если документ имеет большой объем. К сожалению, комбинация клавиш <Shift+F5> не поможет вам вернуться к тому месту в документе, на котором вы остановились вчера (разве что вы не закрыли Word, уходя домой). Лично я, если собираюсь вернуться к редактированию документа с определенного места, вставляю в текст какую-нибудь комбинацию символов, например два символа &&. Вот как это выглядит на экране. Начиная новый рабочий день, вы открываете документ. А что же дальше? Правильно, прокручиваете его, пытаясь вспомнить, где вчера закончили редактирование. На это может уйти масса времени и нервов, особенно & & Итак, два символа && выступают в роли закладки. Чтобы перейти в нужное место сразу же после открытия документа, следует нажать . Появится диалоговое окно Найти и заменить, в котором в поле Найти необходимо ввести &&. На экране отобразится страница документа, содержащая данные символы. Далее окно Найти и заменить необходимо закрыть с помощью клавиши <Esc> и можно приступать к работе. Однако вы не обязаны использовать именно такие символы для обозначения определенного места документа. Выберите что-нибудь удобное для себя, например несколько вопросительных знаков, введенных подряд, или комбинацию цифр, Главное, запомните идею. Отличный способ!

Очень удобные клавиши Когда команде Вернуть () нет работы (т.е. не было предшествующей команды Отменить), ее можно использовать в Word для повтора последних операций; она даже принимает название Повторить, тем самым позволяя сэкономить уйму времени. Если вы ввели какую-либо команду или символ, нажали клавишу управления курсором, а после этого выбрали команду Повторить, то ваше предыдущее действие будет повторено. Например, вы набираете в Word следующие строки: Тук-тук. Кто там? Это я, почтальон Печкин. Кто-кто? Теперь нажмите комбинацию клавиш , Word повторит несколько последних операций. (Если для удаления какой-либо символа вы нажимали клавишу , то с помощью комбинации клавиш вы повторите только те действия, которые были выполнены после нажатия .) Для повтора также можно использовать команду Правка^Повторить или нажать клавишу . На практике эта команда может пригодиться, например, при создании бланка. Введите строку, состоящую из подчеркивания (это будет графа бланка), и нажмите клавишу <Enter>. Затем нажимайте клавиши до тех пор, пока вся страница не превратится в образцовый бланк.

120

Часть I. Знакомство с Word

fiftOCMtitfifl

qOWfM&UnOg

С

ПОМОЩЬЮ

диалоговою окна 0*н*ф&ипие Может случиться так, что вы присвоите документу самое емкое и содержательное имя в мире, а через несколько дней начисто забудете, о чем, собственно, шла речь в этом документе. Или другой случай: вы пишете книгу и забыли название главы 8. "Ну, и в чем проблема? — удивится читатель (не такой опытный пользователь, как автор). — Я открою файл и посмотрю!". Разумеется, вы можете поступить именно так, Но есть способ получше! Word позволяет с помощью окна Открытие документа взглянуть на документ еще до того, как вы его откроете, и сэкономить таким образом массу времени, не говоря о силах. Итак, если вы хотите прежде чем открыть файл, ознакомиться с его содержимым, действуйте следующим образом. 1.

Выберите команду Фай л <=> Открыть.

2,

Можно также щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов или нажать комбинацию клавиш — выбор за вами. Появится диалоговое окно Открытие документа. Щелкните на кнопке раскрытия списка Представления. Кнопка Представления находится в диалоговом окне Открытие документа. (Она не отличается от кнопки Представления в Windows 98.) После щелчка на этой кнопке появится меню.

3.

Выберите в меню команду Просмотр. Вид диалогового окна Открытие документа изменится. Теперь в его правой части вы сможете увидеть содержимое любого выбранного вами файла (рис. 10.2).

Рис. 10.2. Так можно ознакомиться с содержимым документа, не открывая его В окне просмотра документ можно прокручивать. Чтобы поближе познакомиться с каким-нибудь другим файлом, щелкните на нем кнопкой мыши. 4. Чтобы открыть файл, щелкните на кнопке Открыть. Если вы хотите просто взглянуть на документ, щелкните на кнопке Отмена. Диалоговое окно Открытие документа будет оставаться в режиме Просмотр до тех пор, пока вы не выберете в раскрывающемся списке другой режим. (Обычно Word находится в режиме Список.)

Глава 10. Советы опытного пользователя

121

Если в диалоговом окне Открытие документа в поле Тип файлов выбран элемент Все файлы, то можно просмотреть не только документы Word, но и другие файлы — графические, текстовые и даже таблицы Excel, При просмотре некоторых типов документов Word выводит на экран диалоговое окно Преобразование файла. Щелкните на кнопке ОК, если желаете открыть этот документ, если не желаете — щелкните на кнопке Отмена. Если вы захотите просмотреть таким способом документ с Web-страницы. сохраненный на диске, Windows может попытаться выйти в Internet, чтобы обновить информацию, содержащуюся в документе. (Вряд ли кому-то в голову придет такая безумная идея, но все-таки мое дело предупредить.) Если вы пытаетесь заглянуть в файл загадочного типа, который Word не может открыть в окне предварительного просмотра, вы получите сообщение Просмотр невозможен. Ну и не надо. Абсолютно все сведения о том, как можно открыть документ, собраны в главе 8, "Вопросы сохранения". О том, какие еще трюки может проделывать диалоговое окно Открытие документа, читайте в главе 28, "Папки, группы файлов и просто файлы17.

САО£ с помощью диалогового окна Лай&и и ЗамениМь Что мне особенно нравится в команде Заменить, так это то, что после окончания работы она сообщает, сколько указанных слов было обнаружено и заменено. Вы можете использовать это свойство в своих целях и узнать, сколько раз вы употребили в тексте то или иное слово. В качестве примера представим, что некто (не обязательно вы) злоупотребляет словосочетанием как бы. Два как бы на трехстраничный текст— еще куда ни шло, но если каждые пять слов перемежаются как бы — это уже чересчур. Чтобы узнать, сколько раз вы написали как бы, откройте диалоговое окно Найти и заменить и введите как бы в оба поля — и в Найти, и в Заменить на. Щелкните на кнопке Заменить. Word тщательно пересчитает все включения указанного слова-паразита в ваш текст. Ни одного не пропустит, можете быть уверены. Как бы. Никакой замены при этом не происходит, потому что Word заменяет найденный элемент точно таким же. (Хотите — верьте, хотите— нет, но даже Помощник Office не находит в этом занятии ничего предосудительного.) А вообще за своей речью надо как бы следить.

с несколькими Word позволяет работать с миллионами документов сразу — это очень удобно. Ну, ладно, не с миллионами, но уж с десятком точно. Каждый раз, когда вы открываете документ или создаете новый (с помощью команды Файл^Создать), Word открывает еще одно окно с документом.

122

Часть I. Знакомство с Word

Все открытые документы представлены кнопками в панели задач. Чтобы переходить от одного документа к другому, достаточно щелкнуть на соответствующей кнопке в панели задач. S

Сколько кнопок в панели задач, столько документов у вас открыто. Много кнопок— много документов. В этом нет ничего плохого. Напротив, я настоятельно рекомендую открывать столько документов, сколько вам нужно для работы.

S Самый быстрый способ перейти из одного окна в другое— воспользоваться комбинацией клавиш . J Переходить из окна в окно можно также с помощью меню Окно. К сожалению, в меню Окно представлено всего девять документов, хотя и это немало. Если у вас открыто более девяти документов, в нижней части меню Окно появляется команда Другие окна. С помощью этой команды вы сможете увидеть все открытые документы. •S

Действия, производимые над одним документом (т.е. проверка орфографии, форматирование и вывод на печать), никак не влияют на другие документы. Другими словами, они относятся только к тому документу, который вы видите на экране.

I/

Вы можете скопировать текст из одного документа в другой. Для этого выделите в блок текст в первом документе, скопируйте его (), затем откройте второй документ и вставьте туда блок (). (He забывайте, что можно пользоваться и кнопками Копировать и Вставить.) О работе с блоками подробно рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста".

|

Как закрывать документы Работая с несколькими документами, вы в любой момент можете закрыть любой из них щелчком на кнопке закрытия, которая находится в верхнем правом углу и помечена знаком х. Однако после того как будут закрыты все документы, не спешите щелкать на последней кнопке закрытия, потому что она относится к Word, и щелчок на ней закроет ваш текстовый процессор.

Как вывести на экран сразу несколько документов Вы можете удобно расположить на экране все документы, выбрав команду Окно*^ Упорядочить все. (Если этой команды на экране нет, щелкните на стрелке, расположенной в нижней части меню.) Данная команда помещает каждый документ в его собственное мини-окно, таким образом отображая на экране сразу все документы. Команду Окно^Упорядочить все уместно использовать при работе с двумя документами, например для сравнения текстов. Но при работе с большим числом документов область просмотра существенно уменьшится, а, следовательно, работать в таком режиме будет невозможно. ?^

Несмотря на то что вы можете одновременно видеть несколько документов, работать можно лишь с одним из н и х — с документом, у которого выделена строка заголовка.

S После упорядочения окон вы можете изменять их размер и расположение с помощью мыши. Щелкните на кнопке Развернуть и Word вернет окно в обычный полноэкранный режим.

Глава 10. Советы опытного пользователя

123

Работа с документом, размещенным в двух окнах Word позволяет просматривать один документ в двух, трех и более окнах. Благодаря этому вы можете видеть несколько частей одного и того же документа в полноэкранном режиме. 1 Чтобы создать для документа второе окно, выберите команду Окно ^ Новое. (Если вы не видите этой команды на экране, щелкните на стрелке в самом низу меню.) Откроется второе окно, а в панели задач появится вторая кнопка. Несмотря на то что у вас теперь два окна, вы работаете по-прежнему над одним документом. В отличие от разных документов, открытых в отдельных окнах, вторая (и третья, и последующие) копия одного документа "связана" с остальными, т.е. изменения, которые вы вносите в одну из копий, автоматически вносятся и в другие копии. (Если вы хотите сделать копию документа, скопируйте файл с помощью средств Windows.)

, кS

После того как работа со вторым окном закончена, щелкните на кнопке закрытия (х). Второе окно будет закрыто, но документ останется открытым, а на экране останется первое окно. (Команда ФайлоЗакрыть здесь не годится.) Это свойство пригодится вам при вырезании и переносе текста или графики из раздела в раздел в пределах одного документа, особенно если вы работаете с очень большим документом. Панель заголовка показывает, с какой копией документа вы работаете, выводя на экран после имени файла номер копии перед двоеточием. Например, документ может называться Chapt10:1 в первом окне и Chapt10:2 — во втором. Две части одного документа можно просматривать и другим способом, с помощью старого трюка с разделением экрана. Такая возможность рассматривается в... прямо здесь.

Старый трюк с разделением экрана Разделение экрана позволяет вам видеть две части документа в одном окне. Нет никакой необходимости возиться с дополнительными окнами. По правде говоря, я предпочитаю использовать Word так, чтобы на экране было поменьше "хлама". Поэтому, когда мне нужно видеть две части одного и того же документа, я просто делю экран — соломоново решение, а потом, закончив работу с этим документом, удаляю границ}' разделения. Чтобы разделить экран, выполните следующие действия. 1.

Подведите указатель мыши к маленькой серой полоске, которая находится над вертикальной полосой прокрутки (в правом верхнем углу документа). Очень запутано. Лучше просто посмотрите на рис. 10.3, чтобы понять, о чем идет речь.

Рис. 10,3. Эта серая штучка служит для разделения окна Когда вы найдете подведете указатель мыши к этой полоске, он превратится в две горизонтальные линии с направленными вверх и вниз стрелками. 2.

Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель вниз. При перемещении указателя велел за ним движется линия, которая режет документ на две части. Таким образом отмечается место разделения экрана.

3.

Отпустите кнопку мыши. Экран будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 10.4.

124

Часть I, Знакомство с Word

г* i! ««• -а № «U'JTlr

Лис. 10.4. Разделение экрана Вы можете работать с каждой частью экрана отдельно, прокручивая ее вверх и вниз. При этом в окнах по-прежнему находится один и тот же документ; изменения, которые вы вносите в одну из копий, тут же отображаются и в другой копии. Эта функция весьма полезна при вырезании и переносе текста или графики из раздела в раздел в пределах одного документа. Самый быстрый способ разделить экран — подвести указатель мыши к маленькой серой полоске и дважды щелкнуть кнопкой мыши. Этим же способом можно быстрее всего отменить разделение экрана: подведите указатель мыши к маленькой серой полоске и дважды щелкните кнопкой мыши. Разделить экран можно также с помощью команды Окно^Разделить; отменить разделение экрана вам поможет команда Окно^Снять разделение. (Команда Окно^Снять разделение может быть и не отображаться в меню. Чтобы увидеть ее, щелкните на стрелке "показать еще", расположенной в нижней части меню Окно.)

Глава 10. Советы опытного пользователя

125

Часть II

Форматирование в Word

"Вспомните, я вам говорила, что короткий J рассказ в нашем интернет-издании должен быть объемом от 5000 до 7500 слов. С чего вы взяли, что необходимо заполнить 32 Мбайт памяти?" т—'

в э&ои ча&ни . Форматирование текста — это искусство придать тексту столь привлекательный вид, что даже содержание его будет выглядеть более. совершенным. Это второй этап работы с текстом, который выполняют сразу после ввода текста, и зачастую на него приходится тратить больше времени, чем на операцию ввода. Но, в конце концов, текст остается текстом, вне зависимости от того, было у вас вдохновение сделать его привлекательным или нет. Но с помощью Word можно из скучного, серого текста сделать нечто привлекательное. (Даже если он останется малоинтересным для чтения, все равно он будет отлично "смотреться".) Поверьте мне, никакая другая работа не приносит такого удовольствия, как форматирование документа. В этой части книги вы узнаете, как отформатировать документ. Следуя за автором, вы будете форматировать текст, символы, абзацы, предложения к документ целиком. Также, вы узнаете о стилях и шаблонах, о способах автоматического форматирования и о различных трюках, с помощью которых документ можно превратить в "конфетку",

Глава 1 1

Форматирование символов, шрифтов и текста В этой главе... > > > > > > > >

Как менять шрифт Как выделять текст полужирным, курсивом и подчеркиванием Как пользоваться атрибутами текста Как изменять размер текста Как набирать символы выше и ниже уровня строки Как отменить форматирование Как справиться с диалоговым окном Шрифт Как превратить прописные буквы в строчные и наоборот

ак бы вы ни форматировали свой текст, в основе этого процесса всегда лежит работа с символами. Понятие символ включает буквы, цифры, а также героев литературных произведений, например: "Печорин — символ эпохи". Последняя категория форматированию с помощью Word не подлежит. Форматировать символы — значит выделять их полужирным шрифтом, подчеркиванием, курсивом, делать большими или маленькими, экспериментировать со шрифтами и цветом и даже оживлять — если вы создаете Web-страницу. Word наделяет вас практически неограниченной властью над внешним видом текста и позволяет создавать документы вполне профессионального вида. Ну что, звучит заманчиво? Тогда переходим к подробностям.

Форматировать текст можно двумя способами. Выбрать команду форматирования текста, потом набрать текст. В этом случае весь текст сразу будет набираться в заданном формате. Набрать текст, затем выделить его в блок и применить форматирование. Закончив набор, вы возвращаетесь и форматируете текст по своему вкусу. При работе с документами вы будете пользоваться обоими методами. Но какой из них вы бы ни выбрали, результатом будет отформатированный документ. Остановитесь на том, который удобнее для вас. О том, как выделять текст в блок, рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста".

№а/с изменяМь Одно из приятнейших свойств Word — это возможность использовать различные шрифты. Конечно, вы можете выделять текст полужирным, подчеркиванием, курсивом, изменять размер

Глава 1 ^. Форматирование символов, шрифтов и текста

129

символов и т.д., но выбирать шрифт в соответствии со своим настроением — это уже совершенно иной уровень. Чтобы использовать другую гарнитуру шрифта, выполните следующее. 1.

Откройте список Шрифт в панели инструментов форматирования. Щелкните мышью на кнопке раскрытия списка, расположенной возле окна с названием шрифта в панели инструментов форматирования, и список шрифтов откроется (рис. 11.1).

1 AlbtrtiH Medium 1 ALGERIA* •'* 4nlrt»S 1 jr'ffjtt Arimais 2 ;'* •'f-*. "< :l r Antique * Ar.uis;uiL 1Юо • т AruttiEiua EHTW т Antiqua-Bold IT Anal

~J

Рис. 11.1. Список шрифтов

(.

Просмотрите список шрифтов, чтобы найти подходящий. Названия шрифтов расположены в алфавитном порядке и отражают особенности начертания каждого из них (см. рис. 11.1). Чтобы выбрать шрифт, щелкните на нем кнопкой мыши.

Теперь любой текст будет набираться этим шрифтом — вы увидите это на экране. Так же он будет выглядеть и в распечатке, вы можете изменить гарнитуру шрифта в уже существующем тексте, выделив его сначала в блок, а затем выбрав из списка нужный шрифт. Название шрифта, с которым вы работаете, отображается в поле Шрифт в панели инструментов форматирования. Обычно это Times New Roman. После того как вы выбрали другой шрифт, его название сразу появляется в поле Шрифт. Если вы знаете точное название нужного вам шрифта, это позволит вам сэкономить время: в поле Шрифт введите название (хотя бы несколько первых букв, a Word автоматически допишет остальные). Будьте внимательны, не сделайте ошибку. Для получения доступа к шрифтам можно использовать комбинацию клавиш . а затем нажать клавишу (в блоке клавиш управления курсором). С помощью этой клавиши вы можете просмотреть весь список шрифтов. Ответственность за шрифты Word целиком и полностью несет Windows. Новые шрифты устанавливаются с помощью панели управления Windows (совсем несложная процедура). В распоряжении Windows имеются тысячи шрифтов, и они работают во всех приложениях Windows. Список шрифтов находится в панели форматирования. Интересные сведения об этой панели можно найти в главе 29, "Настройка Word". (Там же рассказывается, что делать, если в вашей панели форматирования нет поля Шрифт.)

Как быстро вернуться к прежнему шрифту Список шрифтов может оказаться очень длинным (его вы задали при инсталляции Windows). К счастью, Word запоминает несколько шрифтов, с которыми вы работали в последнее время. Эти шрифты помешаются в верхнюю часть списка Шрифт. Если вы хотите снова вернуться к одному из них, щелкните на его названии.

130

Часть II. Форматирование в Word

Основы фв/1мшни/10#шшл символов После выбора шрифта самый простой способ украсить текст— это выделить его полужирным, курсивам или подчеркивании. Для применения этих стилей можно использовать комбинации клавиш и кнопки в панели форматирования — очень удобно. Чтобы выделить текст полужирным, нажмите или щелкните на кнопке Полужирный в панели инструментов форматирования. Выделенный таким образом текст становится похожим на идущего в гору начальника. У него появляется чувство собственного достоинства. Его сразу заметно на странице, он начинает важничать, чрезвычайно ценит собственное мнение, разговаривает со всеми на "ты", — ну, вы знаете. Если вы хотите выделить текст курсивом, нажмите или щелкните на кнопке Курсив, расположенной на панели инструментов форматирования. Когда вместо текстовых процессоров использовались пишущие машинки (давненько это было!), вместо курсива применялось подчеркивание, Курсив выглядит гораздо лучше! Он светел и легок, свободен и поэтичен. Я очень люблю использовать его в тексте, поскольку, по-моему, он выглядит куда элегантнее, чем жалкое подчеркивание. Подчеркивание — это стиль бюрократа в припадке вдохновения. Чтобы выделить текст подчеркиванием, воспользуйтесь комбинацией клавиш или щелкните на кнопке Подчеркнутый, расположенной на панели инструментов форматирования. Сегодня, для того чтобы "подчеркнуть" те или иные слова, мы выделяем их курсивом. Но если вам больше нравится подчеркивание, я не стану возражать. I-S

Все перечисленные выше стили форматирования символов применяются к тексту, выделенному в блок. Если же вы сначала применили один из этих стилей, а потом начали набор текста, новый текст будет вводиться в указанном вами стиле. V Чтобы отменить стиль форматирования символов, используйте команду стиля еще раз. Например, если вы нажали клавиши для выделения текста курсивом, то повторное нажатие вернет вас к обычному начертаНИЮ СИМВОЛОВ. V Вы можете соединять различные приемы форматирования символов; текст можно выделить, например, одновременно полужирным, подчеркиванием и курсивом. Чтобы добиться этого, нажмите соответствующие клавиши, чтобы подключить нужные форматы, а затем вводите текст. Итак, вы получите текст, выделенный одновременно тремя стилями, если нажмите , и . Чтобы вернуться к обычному тексту, нажмите все три комбинации еще раз. | V Для того чтобы применить форматирование к одному-единственному слову, установите на него курсор и выполните команду форматирования. Например, если вы установили курсор на слово "символ" и нажали (или щелкнули на кнопке Курсив, расположенной на панели инструментов форматирования), все слово немедленно будет выделено курсивом. ь •/ Кнопки Полужирный, Курсив и Подчеркнутый в панели инструментов форматирования показывают, какой из стилей применен к тексту. Например, если курсор установлен на слово, выделенное полужирным, кнопка Полужирный выглядит "нажатой".

I

1

Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

131

Разница между жирным и полужирным Среда Windows наряду с полужирным начертанием символов предлагает пользователю особые "жирные" шрифты, например Anal Rounded Ml Bold. На первый взгляд это может показаться диким, но поскольку мы имеем дело с компьютерами, приходится мириться с их так называемой логикой. Сейчас я все объясню, Дело в том, что жирные шрифты (в их названиях обычно присутствует слово Bold) специально сконструированы таким образом, чтобы быть жирными. И на экране, и на бумаге они выглядят лучше, чем обычный шрифт, который по команде Полужирный становится толще и темнее. Команда Полужирный хороша, но все-таки ее результат уступает в качестве специальному, изначально жирному шрифту. Конечно, для выделения одного или нескольких слов удобнее пользоваться командой Полужирный, чем переключаться на другой шрифт, но в некоторых случаях, например при оформлении заголовков или в текстах объявлений, я рекомендую применять специальные шрифты.

Пример: выделение курсивом Чтобы выделить текст курсивом, выполните следующие действия. 1.

Нажмите комбинацию клавиш . Активизировался режим выделения текста курсивом! (Такой же результат можно получить, если щелкнуть мышью на кнопке Курсив, расположенной на панели инструментов форматирования.) 1. Излейте на экране все, что у вас на душе! Смотрите, как по экрану струится ваш текст с изящным наклоном вправо. Где вы, каллиграфы прошлых лет? Плачьте от зависти! 2. Закончив, снова нажмите . Выделение курсивом отключено. (Такого же эффекта можно добиться, щелкнув мышью на кнопке Курсив.) Вместо курсива можно использовать любую другую команду форматирования, например выделение полужирным или подчеркивание. Для этого нажмите соответственно или . Если вы хотите применить курсивное начертание к уже имеющемуся тексту, выделите его как блок, а затем нажмите или щелкните на кнопке Курсив. Как отмечать блоки текста, рассказывается в главе 6, "Работа с блоками текста".

Как пользоваться атрибутами текста Полужирный шрифт, курсив, подчеркивание— самые распространенные способы украшения текста. О них речь шла в предыдущих разделах. Однако это всего лишь малая часть огромных возможностей Word в области форматирования символов. Если у вас есть желание изменить внешний вид своего документа, к вашим услугам целый арсенал атрибутов отображения текста. Многие из них, включая известные вам команды Полужирный, Курсив и Подчеркнутый, представлены в табл. 11.1. Чтобы применить к вводимому или выделенному в блок тексту один из этих довольно загадочных приемов форматирования, возьмите за образец последовательность действий из раздела "Пример: выделение курсивом", только вместо воспользуйтесь соответствующей комбинацией клавиш из табл. 11.1.

132

Часть II. Форматирование в Word

Таблица 11.1. Примеры команд форматирования Комбинация клавиш Кнопка на пане- Внешний вид форматирования ли инструментов

fv

aA ж

i $



к



ЙБС



a



w

ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

Полужирное начертание

Д во йноелод ^еркимыие

Скрытый текст (не печатается, специально для шпионов!) Курсив МАЛЫЕ ПРОПИСНЫЕ

Сплошное подчеркивание Подчеркивание сш h™™«c (ниже уровня строки)



x£

Версий ИКАЙ.С (Выше уровня СТрОКИ]

^

Некоторых кнопок, приведенных в табл. 11.1, нет на панели инструментов. Вы можете их туда добавить (если собираетесь использовать этот атрибут достаточно часто). В Word 2002 настроить по своему вкусу можно абсолютно все\ Как это сделать, вы узнаете в главе 29, "Настройка Word". Обратите особое внимание на непрерывное подчеркивание и подчеркивание слов. Одним нравится первое, другим — второе. Если вы хотите применить подчеркивание слов, нажимайте , а не . Скрытый текст — что в нем хорошего? Он может пригодиться, когда вы хотите записать какие-то свои мысли, а затем спрятать их при печати документа. Конечно, и на экране вы их не увидите, Чтобы обнаружить скрытый текст, надо использовать команду Найти, о которой говорилось в главе 5, и отыскать специальный атрибут скрытого текста. Выберите в меню Формат команду Шрифт, а затем в диалоговом окне Шрифт установите флажок Скрытый. (Перед началом поиска убедитесь в том, что у вас имеется скрытый текст.)

tiLeicciH,мемсий Такие атрибуты текста, как выделение полужирным, курсивом, подчеркивание и др., являются лишь частью способов форматирования символов. Другая часть связана с размерами текста. С помощью соответствующих команд вы можете сделать свой текст как крошечным, так и громадным. Для начала вам следует познакомиться с официальным термином для характеристики размера текста — это кегль шрифта. Единица измерения кегля — пункт (point). Именно этот термин является правильным: не размер, а кегль шрифта. Как вы уже догадались, этот кегль не имеет ничего общего с популярной игрой в кегли. Наш кегль характеризует размер шрифта. Один пункт равен 1/72 дюйма. Эти мне термины...

Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

133

Чем больше кегль, тем крупнее шрифт. Самый распространенный размер шрифта для обычного текста— 10 или 12 пунктов. Размер шрифта заголовков, как правило, составляет от 14 до 24 пунктов. •• J

Большинство шрифтов могут иметь размер от 1 до 1638 пунктов. Установка кегля ниже 6 пунктов делает чтение текста весьма затруднительным.

IV

72 пункта — это 1 дюйм.

\- S

На досуге можете подсчитать свой рост в пунктах. Рост автора этой книги, например, составляет 5112 пунктов.

Как изменить размер текста Размер текста устанавливается в поле Размер в панели инструментов форматирования (справа от поля Шрифт). Щелкнув в этом окне на стрелке, направленной вниз, вы получите список возможных размеров используемого вами шрифта (рис. 31.2).

в

а

9

g

—

»: i

ЕШН 11

к

и ••

.

•

Рис. 112. Здесь можно выбрать размер шрифта Выбор нового размера шрифта приведет к изменению всего текста, выделенного в блок (если таковой имеется). Если же текст на экране не выделен, то новые соглашения вступят в силу лишь при вводе нового текста. При установке размера шрифта следует иметь в виду, что: jj S 1 •/ S

поле Размер можно открыть с помощью оригинальной комбинации клавиш ; в.поле Размер можно ввести нужный размер вручную; чем больше число, тем крупнее текст; уменьшение числа означает соответственно уменьшение размера символов.

Как уменьшить или увеличить размер текста Если вы хотите изменить размер имеющегося текста (размер его шрифта, разумеется), сначала следует выделить этот текст в блок, а затем уже вносить коррективы. Есть шрифты, которые не во всех кеглях смотрятся хорошо. Чтобы установить оптимальный размер выбранного шрифта, в вашем распоряжении имеются следующие комбинации клавиш: означает "больше", а символ < — "меньше". Скажите себе: •'Размер надо сделать больше", и пальцы сами наберут .

134

Часть II. Форматирование в Word

Если вы хотите менять размер текста постепенно, обратите внимание на такие комбинации клавиш: — увеличивает кегль шрифта на один пункт; — уменьшает кегль шрифта на один пункт. Все четыре команды действуют только в пределах текста, выделенного в блок. Если выделенного текста на экране нет, меняться будет размер шрифта лишь того слова, на котором установлен курсор. Что случилось?! Целый раздел я написал, не взбодрив ни себя, ни читателя шуткой!

Как создавать текст выше и ниже уровня строки Текст выше уровня строки— верхний индекс— это. например, степень 10 в записи 2Ш. Текст ниже уровня строки— нижний индекс— это цифра 2 в химической формуле Н:О. Здесь используются комбинации клавиш: — для получения верхнего индекса; — для получения нижнего индекса. Где символ "=" — это знак равенства. После применения этих комбинаций любой вводимый текст будет размешаться либо выше, либо ниже уровня строки. Впрочем, я рекомендую сначала набрать текст индекса в обычном режиме, а затем выделить его в блок (даже если это всего лишь один символ), и лишь потом "превращать" его в индекс. Дело в том, что текст индекса довольно мелкий, и его трудно редактировать.

все э&о Порой случается так: сначала вы вводите один за другим несколько режимов форматирования, а потом уже и не знаете, что же еще нажать, чтобы вернуться к обычному отображению текста. Тут кто угодно растеряется. К счастью, Word немедленно реагирует на первый же крик о помощи. Можно, например, применить команду отмены форматирования символов — она уберет форматы размеров и атрибутов и вернет ваш текст в нормальное состояние. Вот как это делается. Нажмите <Ог1+пробел> — комбинацию клавиш для отмены режимов форматирования. Текст, который вы введете после нажатия этой комбинации, будет иметь нормальный вид (по крайней мере, атрибуты у него будут нормальными). Если вы хотите отменить форматирование в уже готовом тексте, выделите его в блок и нажмите <Ог1-гпробел>. ^

Комбинацию <С1г!+пробел> можно заменить комбинацией . Ее проще запомнить, поскольку это похоже на отмену. Нужно только добавить клавишу <Shift>. Прежде чем благодарить Word за ниспослание такой замечательной команды, обратите внимание: <Ог!+пробел> возвращает вашему тексту шрифт, размер и атрибуты, заданные стилем документа. Следовательно, вы можете получить обратно 10-пунктовый шрифт Times New Roman, который вы из эстетических соображений заменили чем-то более изящным. Но не спешите отчаиваться. Лучше откройте главу 16, "Работа со стилями" и вы узнаете, как можно изменять стили. Комбинация <Ог1-пробел> не отменит желание вашей жены купить новую шубу.

Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

135

с уиамяовьгм окном, Слишком широкий выбор— невыносимое для человека бремя. Большинство из нас предпочитает простоту и однозначность — например, чтобы комментарии к параметрам содержались непосредственно в меню и сопровождались картинками, дабы не ошибиться. А когда на экране, вызывая головокружение, громоздятся одна на другую таблицы, нормальный человек немедленно теряет присутствие духа и шепчет: "Ничего мне не надо, оставьте меня в покое". И все же бывают моменты, когда вам хочется получить все сразу и побыстрее, даже если вы понимаете, чем это может кончиться. На этот случай у Word припасено диалоговое окно Шрифт, в котором нашлось место практически для всех режимов форматирования символов (рис. 1 1.3). Однако это диалоговое окно, определенно, не для слабонервных. Дерзайте, и вас ждет море экзотики!

Ш»ф

ляерааа j Д-$»чция |

Шрчбг:

'

Ьачрта

БИД сими пина чфыа грагиснье Г приюднзтъй

Times Hew Romar, ч рьюда W н* жран, T*cv

Рис. 11.3. Симпатичное диалоговое окно Шрифт Для вызова диалогового окна Шрифт используется команда ФормаЮШрифт или комбинация клавиш . В диалоговом окне Шрифт происходит масса самых интересных вещей, которые можно было бы сделать и другим способом (и вы в этом могли убедиться), но если вы хотите сделать все это сразу, нет ничего лучше окна Шрифт. Только здесь вы можете одновременно изменить шрифт, размер и другие атрибуты текста. Обратите внимание на область Образец в нижней части диалогового окна Шрифт. В нем можно увидеть, как меняется текст при выборе новьк атрибутов. Лично мне доставляет огромное удовольствие перебирать шрифты в диалоговом окне Шрифт и смотреть, как меняется текст в области Образец. Изменения, которые вы зададите в диалоговом окне Шрифт, отобразятся в тексте, выделенном в блок; если такого текста в документе нет, то в новом тексте, который будет вводиться. Выполнив все установки, щелкните на кнопке ОК. Если вы делали все это просто из любопытства, щелкните на кнопке Отмена.

136

Часть П. Форматирование в Word

•S

Обращаю ваше внимание на наличие в диалоговом окне Шрифт области Образец. Здесь вы можете видеть, как изменение различных установок отражается на тексте документа.

•S

Обратите внимание и на тот факт, что атрибут подчеркивание выбирается из раскрывающегося списка Подчеркивание. Дело в том, что Word позволяет задавать разные типы подчеркивания!

V

Попробуйте параметры Приподнятый и Утопленный. Ну как? Только не спешите применять их ко всему документу — подумайте о тех, кому придется его читать! Приберегите эти эффекты для заголовков.

S

Вкладка Интервал предлагает параметры для изменения размера и положения текста в строке. Здесь тоже есть где развернуться любителям эксперимента, но совет будет тот же, что и в предыдущем абзаце: используйте возможности этой вкладки для изменения нестандартного текста (например, заголовков); обычный текст и так неплох.

S

Вкладка Анимация порадует вас такими параметрами, как Красные муравьи и Фейерверк, но применять их вы сможете только при создании Web-страниц.

Как изменить шрифт, устанавливаемый по умолчанию Я ненавижу само слово "по умолчанию", наверно, из-за ассоциации со словами песни "...а молчальники все начальники...". Но ничего не поделаешь, приходится с этим термином мириться, ведь в компьютерном мире он используется очень широко. Ну а что означает этот термин? Это опции, выбранные для вас, хотя сами вы еще ничего не выбирали. В Word по умолчанию устанавливаются шрифт, размер символов и набор символов, которые появятся как только вы начнете работу над новым документом. Обычно это английский шрифт Times New Roman размером 12 пунктов, но есть возможность изменить эти установки. Кнопка По умолчанию разместилась в левом нижнем углу диалогового окна Шрифт (см. рис, 1 1 .3). Но не спешите щелкать на ней. Сначала в диалоговом окне Шрифт выберите шрифт, который вам хотелось бы увидеть при открытии нового документа. Предположим, вам для набора текста необходимо использовать шрифт Аза/ курсивного начертания, размером 14 пунктов с двойным подчеркиванием. Выберите соответствующие параметры и щелкните на кнопке По умолчанию. Word у вас уточнит, действительно ли вы хотите изменить шрифт по умолчанию. Щелкните на кнопке /и если вы согласны изменить шрифт, или на кнопке Нет, если вы передумали. Щелкните на кнопке Отменить, когда завершите работу в диалоговом окне Щсй^т: Новый шрифт, установленный по умолчанию, вступит в силу тогда, когда вы начнете работу с новым документом.

н/гев/гощо&ь прописные

€ ctft/totHMe и ноодо/ю/н Прописное и строчное написание букв не относится к начертанию шрифта, атрибутам символов или формату, И все же неистощимые на выдумки гении Microsoft, создавшие Word, нашли в своем волшебном мешке место для еще одной двухклавишной команды, которая позволяет преобразовать прописные символы текста в строчные и наоборот. Чтобы провести нужное преобразование в блоке текста, применяется комбинация клавиш <ShifHF3>.

Глава 11. Форматирование символов, шрифтов и текста

137

Эта команда может быть применима к выделенному' блоку текста или, за неимением такового, к слову, на котором установлен курсор (либо к слову, перед которым установлен курсор). Однократное нажатие <Shift+F3> делает прописной первую букву в слове, написанном строчными буквами. Повторное нажатие делает прописными все буквы этого слова. Если нажать <Shift-i-F3> еще раз, все буквы опять станут строчными. Каждое нажатие <Shift+F3> будет вызывать повторение этих преобразований. Я предпочитаю для перехода с прописных букв на строчные и наоборот комбинацию клавиш <Shift+F3>. Но можно также воспользоваться командой Формат^РегиСтр. Эта команда вызывает диалоговое окно Регистр (рис. П.4), где можно выбрать специфические наборы как прописных букв, так и строчных.

Рис. 11.4. Диалоговое окно Регистр Изменения, производимые в диалоговом окне Регистр, будут применены только к слову. на котором установлен курсор, а если есть выделенный блок текста, то ко всему этому блоку.

138

Часть II. Форматирование в Word

Глава 12

Форматирование абзацев В этой главе... > > > > > > > >

Выравнивание абзацев (центрирование, выравнивание, сдвиг) Как изменять расстояние между строками Как увеличивать расстояние между абзацами Как установить абзацный отступ Как создавать висячий отступ Двойной абзацный отступ О линейке Что нужно помнить при форматировании абзаца

С^^У орматирование абзацев — это следующий шаг после форматирования слов. Дело * это не такое уж и сложное, потому что с абзацем особенно не пофантазируешь. Как обычно, о главном позаботится Word, располагая абзацы на странице и расставляя позиции табуляции; даже промежутки между абзацами сам установит. Однако все это Word делает в присущей ему несколько странной манере. Данная глава поможет вам понять суть форматирования абзацев.

абзацев Word располагает несколькими способами форматирования абзацев. |^

Сначала можно выбрать команду форматирования абзаца, а затем ввести текст нового абзаца в выбранном формате.

\S

Использовать команду форматирования для одного абзаца, чтобы отформатировать только его. (Для этого надо установить курсор в любое место абзаца, после чего применить команду форматирования.)

е^

Использовать команду форматирования для нескольких абзацев, выделенных в блок, чтобы отформатировать их одновременно.

Команды форматирования абзацев Word действуют только на абзацы и никак не влияют на слова и предложения. Другое дело, если абзац представляет собой всего одно слово или предложение. Если вы горите желанием узнать, что представляет собой блок текста и что с ним можно сделать, обратитесь к главе 6, "Работа с блоками текста". Чтобы создать абзац из одного слова, наберите это слово и нажмите клавишу <Enter>. Вы еще не забыли, что абзац — это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши <Enter>? Если необходимо отформатировать отдельные символы или только часть текста, составляющего абзац, обратитесь к главе I I , "Форматирование символов, шрифтов и текста".

Глава 12. Форматирование абзацев

139

Вы можете отформатировать сразу все абзацы документа, если предварительно будет выделен весь документ. (Для этого следует применить команду ПравкаОВыделить все или нажать комбинацию клавиш .) Если вы хотите, чтобы в конце каждого абзаца отображался символ конца абзаца (f), выполните команду СерВИС^Параметры. Щелкните на ярлыке вкладки Вид. В группе Знаки форматирования установите флажок Знаки абзацев, Затем щелкните на кнопке ОК. Теперь после каждого нажатия клавиши <Enter> на экране будет появляться символ f. (Многие пользователи Word предпочитают работать именно в таком режиме.)

Выравнивание абзацев Правые, левые, центристы! Неужели Word уже сумел влезть в политику? Увы, пока еще вся эта терминология относится к положению абзацев на странице. В Word есть четыре способа выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по правому краю и выровнять полностью (по ширине). К огромному удовлетворению всех левых в мире, общепринятым считается выравнивание текста по левому краю. Именно таким образом выравнивали печатный текст машинистки на своих пишущих машинках: левый край абзаца должен был быть ровным и аккуратным, правый край мог быть каким угодно. Чтобы выровнять текст по левому краю, нажмите или выберите кнопку По левому краю в панели инструментов форматирования. Выровненный по центру текст располагается на одинаковом расстоянии от центра страницы в каждой строке. Если набирать выровненный по центру абзац, состоящий из нескольких строк, то каждая строка абзаца располагается одна под другой симметрично относительно середины страницы. Я полагаю, этот способ выравнивания абзацев придуман исключительно для поэтов-авангардистов. Он придает произведению такую симметричность и оригинальность! Но при чтении большого абзаца, набранного таким образом, читатель ощущает неудобство. Поэтому обычные пользователи прибегают к этому виду выравнивания только в заголовках. Чтобы выровнять абзац по центру, нажмите или щелкните на кнопке По центру в панели инструментов форматирования. Выравнивание по правому краю означает, что слова в строках выравниваются у правого поля, а слева болтаются, как придется. Такое впечатление, что экран наклонили вправо и потрясли. Не знаю, где можно бы было применить этот тип выравнивания. И всем советую, не рисковать, используя его. Чтобы выровнять документ по правому краю, нажмите или щелкните мышью на кнопке По правому краю в панели инструментов форматирования.

140

Часть //. Форматирование в Word

И, наконец, можно выровнять текст полностью, когда и левая кромка текста, и правая выглядят как подстриженные. Такой вид, как правило, имеет текст в газетах и журналах; узкие колонки, заполненные полностью текстом, приятнее читать. Word выравнивает обе кромки текста за счет дополнительных пробелов между словами. Чтобы выровнять текст полностью — и по левому, и по правому краю — щелкните мышью на кнопке По ширине или нажмите .

/

Полиграфисты применяют другую терминологию. Об абзаце, выровненном по левому краю, они говорят рваный правый край, об абзаце, выровненный по правому краю, — рваный левый край. Рваный низ — новое модное течение в молодежной моде (это я придумал сам). Не существует опции "отменить выравнивание". Не выравнивать абзац — значит просто выбрать выравнивание по левому краю. Запомните: по умолчанию выравнивание производится по левому краю. Чтобы облегчить доступ к кнопкам По правому краю и По ширине, расположите панели стандартных инструментов и форматирования одну над другой. Иначе для того чтобы увидеть эти кнопки на экране, вам придется каждый раз щелкать на направленной вниз стрелке в конце панели инструментов форматирования. В главе 29, "Настройка Word" можно найти полную информацию о способах перемещения панелей инструментов по экрану. Одно-единственное слово в строке тоже можно выровнять, используя табуляцию, по левому краю или по центру — о том, как это сделать, рассказывается в главе 13, "Установка табуляторов". Когда вы начинаете новый абзац при нажатой кнопке По правому краю, каждый новый символ стремится прижаться к правому краю. Получается очень похоже на иврит! Если вы сумеете выровнять свое тело по центру космического корабля в невесомости, то прославитесь куда больше, чем выравнивая по центру текст.

Кшс ftaciHAtUfinb

ineicctfi

Растянуть текст по вертикали можно двумя способами. Первый, традиционный, заключается в том, чтобы увеличить расстояние между строками. Второй способ состоит в увеличении расстояния между абзацами. Увеличение расстояния между строками достигается за счет увеличения межстрочного интервала во всем тексте или в выделенном абзаце. Что такое межстрочный интервал и как его изменить, я расскажу в разделе "Как изменить расстояние между строками". Увеличение расстояния между абзацами — это примерно то же самое, что и двукратное нажатие клавиши <Enter> в конце абзаца. Однако Word избавит вас от необходимости увеличивать расстояние между абзацами вручную. Подробности читайте ниже в данной главе, в разделе "Как увеличить расстояние между абзацами". Изменение расстояния между строками, равно как и все другие способы форматирования абзацев, относится только к текущему абзацу (то есть к абзацу, на котором стоит курсор} или ко всем абзацам, выделенным в блок.

Как изменить расстояние между строками Самыми распространенными межстрочными интервалами (т.е. расстоянием между строками) считаются одинарный, полуторный и двойной. Для установки каждого из них имеется удобная комбинация клавиш.

Глава 12. Форматирование абзацев

141

Чтобы установить расстояние между строками в один интервал, нажмите (в одном абзаце или в нескольких, выделенных в блок). * ^ Нажмите , и вы получите пол>торный интервал между строками. !: S Нажмите , чтобы установить между строками двойной интервал. S

Межстрочный интервал обычно увеличивается для того, чтобы осталось место на тот случай, если кто-то захочет внести исправления вручную (карандашом или ручкой). В частности, двойной интервал просто необходим особо въедливым редакторам, которым мало обычных полей, и они вписывают свои комментарии прямо между строк. Студенты, обратите внимание! Если надо подготовить реферат натри страницы, достаточно написать одну страницу и установить двойной межстрочный интервал. « S S

Комбинация клавиш означает, что межстрочное расстояние составляет 1,5 интервала, а вовсе не 5. При нажатии комбинации не пользуйтесь клавишей <5>, расположенной на дополнительной цифровой клавиатуре, иначе вы введете команду выделения всего текста документа. Пользуйтесь той "пятеркой", которая находится на основной клавиатуре.

Как изменить интервал между строками На панели инструментов форматирования есть специальная кнопка Междустрочный интервал, которая служит для изменения расстояния между строками. Щелкнув на этой кнопке, вы увидите раскрывающийся список с опциями междустрочных интервалов (рис. 12.1). Чтобы установить новый междустрочный интервал, выберете его значение из списка.

Рис, 12.1 Выберете значение междустрочного интервала

Как установить необычный интервал между строками Продвинутые пользователи Word уже и сами догадались, что можно устанавливать не только те междустрочные интервалы, что показаны на рис. 12,1. Я же решил рассказать всем читателям, как можно установить расстояние между строками, скажем, равное 1.2 интервала или 0.9 интервала. Все это можно проделать в диалоговом окне Абзац. 1. Выберите в меню команду ФорматО Абзац. Откроется диалоговое окно Абзац, показанное на рис. 12.2. 2. Выберите элемент Множитель в раскрывающемся списке Междустрочный. 3. Введите нужный вам междустрочный интервал в поле Значение. Например, щелкая на кнопках со стрелками, расположенных справа от этого поля, расстояние между строками можно изменять от 0.5 интервала до величины, которую вы только можете себе вообразить, но с шагом 0.5 .интервала. Однако если вам необходимо уплотнить текст в абзаце на какую-то промежуточную величину, можно непосредственно ввести значение интервала в это поле, начиная со значения 0.1 и заканчивая любым значением с шагом 0.1 интервала. 4. Щелкните на кнопке ОК.

142

Часть П. Форматирование в Word

Рис. 12.2. Диалоговое окно Абзац Новый междустрочный интервал будет установлен для текущего абзаца или для всех абзацев, выделенных в блок. В диалоговом окне Абзац вы можете не только выбрать междустрочный интервал, но и задать очень много других полезных функций. Следующие несколько разделов этой главы будут посвящены знакомству с ними.

ttcuc tf£eAU4Mffib /tacc/HOSi/tue между У некоторых пользователей, и у меня в том числе, есть привычка дважды нажимать <Enter>. Имеется в виду, что для завершения абзаца я нажимаю <Enter, Enter>, хотя в Word достаточно сделать так один раз. Это такая же дурная привычка, как двойной пробел после точки — атавизм, совершенно бессмысленный в эпоху современных текстовых процессоров. Если вы хотите, чтобы расстояние между абзацами было побольше, надо всего лишь приказать Word добавить в текст побольше "пространства", т.е. сделать то, что вы сами проделывали со своими чересчур краткими рефератами; пошире поля, покрупнее буквы... Ну и, конечно, побольше расстояние между абзацами. В Word эта проблема решается так. 1.

Установите курсор в любое место абзаца, выше и ниже которого вы хотите добавить пустое пространство (или выделите в блок несколько абзацев, если нужно увеличить промежуток между ними). Увеличить пустое пространство можно и выше, и ниже абзаца. 2. Выберите команду Формат^Абзац. Появится диачоговое окно Абзац, показанное на рис. 12.2. Активизируйте вкладку Отступы и интервалы. Если эта вкладка где-то прячется, щелкните на ее ярлыке или нажмите комбинацию клавиш . Теперь вам предстоит сосредоточиться на той области вкладки, которая называется Интервал. 3. Чтобы увеличить промежуток перед абзацем, введите нужное вам значение в поле Перед. 4. Чтобы увеличить промежуток после абзаца, введите нужное значение в поле После.

Глава 12. Форматирование абзацев

143

Лично я всегда пользуюсь здесь кнопками со стрелками, направленными вверх и вниз. Например, чтобы увеличить пробел после каждого абзаца (как бы два раза нажать <Enter>), я дважды щелкаю на кнопке со стрелкой, направленной вверх, возле поля После. Значение 12 пт означает, что абзацы будут отделяться пустым пространством шириной примерно в одну строку. Если даже вы хотите увеличить интервал после абзаца, все равно следует щелкать на кнопке с направленной вверх стрелкой, расположенной возле поля После. Это выглядит не очень логично: увеличивать пространство внизу, а нажимать кнопку со стрелкой, направленной вверх, поэтому ошибочных щелчков мышью вам не избежать. Ничего не поделаешь— тот, кто разрабатывал эту программу, не читал книжек по психологии. Чтобы как-то удержать в памяти эти загадочные пт, запомните, что при каждом щелчке на кнопке со стрелкой, расположенной возле поля Перед или поля После, пустое пространство соответственно перед или после абзаца увеличивается на значение, равное половине строки (6 пт составляют половину строки текста). Добавив 12 пт вы увеличите пустое пространство соответственно на одну дополнительную строку. Пт — это сокращенное обозначение единицы измерения интервала, называемой пунктом. (Более подробно об этом можно прочитать ниже, во врезке "Что такое пт?".} Хотите увидеть, как будет выглядеть текст с новыми промежутками между абзацами? Обратите внимание на расположенную в нижней части диалогового окна Абзац область Образец. Щелкните на кнопке ОК. Ваш абзац (или абзацы, если был выделен блок) изменит свой облик. После того как вы нажмете клавишу <Enter> (или щелкнете на кнопке ОК), интервал между абзацем, в котором был установлен курсор, и следующим изменится.

-/

Итак, какое поле вы изменили, Перед или После? Мой вам совет: меняйте значение в поле После, увеличивая тем самым расстояние между текущим абзацем и следующим. Поле Перед я использую редко. Чтобы ваши абзацы были отделены друг от друга пустой строкой, выполните все перечисленные выше действия и в поле После введите значение 12 пт. Увеличение интервала перед или после абзаца не вводит двойной интервал в текст абзаца. Говоря точнее, изменение расстояния между абзацами никак не влияет на межстрочный интервал.

Что такое пт? Пространство, которое устанавливает Word между абзацами, измеряется в пунктах. Эта придумали полиграфисты. (В пунктах измеряется также размер шрифта - помните?). ЕСЛИ вы уже сталкивались с понятием "размер шрифта" (читайте главу 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста"), то уже имеете представление о пунктах, хотя в списке Размер диалогового окна Шрифт аббревиатура пт не использовалась. В одном дюйме 72 пункта. Если вы используете 12-пунктовый шрифт и установили промежуток между абзацами в 12 пунктов, то получается как раз одна пустая строка между абзацами; следовательно, 6 пунктов {6 пт) - это полстроки. Поля, в которых вводятся значения в пунктах, снабжены "колесиками* прокрутки. Щелкая на стрелках, направленных вверх или вниз, вы увеличиваете или уменьшаете межстрочный интервал с шагом в 6 пунктов. Если вы хотите задать иное значение, введите его вручную непосредственно в поле. (Правда, лично мне всегда хватало интервалов в 6,12 и 18 пт.)

144

Часть II. Форматирование в Word

изменение абзацною Мне приходилось видеть, как мучаются с абзацными отступами те, кто не умеет работать в Word. Могу поспорить, что и вы в начале каждого абзаца нажимаете клавишу <ТаЬ>. Конечно, это непрофессионально, но вам простительно — вы ведь только учитесь. Поэтому запомните: Word сам сделает абзацные отступы — автоматически! В следующих разделах мы рассмотрим несколько вариантов абзацного отступа. В Word имеется два способа разделения абзацев. Во-первых, можно увеличить пустое пространство после абзаца, как это описано в предыдущем разделе. Второй способ — не увеличивать интервал между абзацами, зато в начале первой строки каждого абзаца делать отступ.

Отступ первой строки абзаца Нет, нет и нет! Клавишу <ТаЬ> трогать не нужно! Word сам создаст необходимые отступы. Однако для этого необходимо предварительно выполнить следующие действия. 1. Выберите команду Формат=> Абзац. Появится диалоговое окно Абзац. Щелкните на корешке вкладки Отступы и интервалы (рис. 12.2). 2.

Откройте список Первая строка. Вы найдете его в правой части области Отступ диалогового окна.

3. 4.

Выберите в списке Первая строка элемент Отступ. В поле На укажите величину отступа. Если вы ничего не перепутали, в этом поле по умолчанию указывается 1Д7 см. Это значит, что Word будет сдвигать первую строку каждого абзаца на полдюйма от левого поля. (Здесь все измеряется в сантиметрах (или дюймах — это зависит от установки вашего компьютера), а не в пунктах.) 5. Щелкните на кнопке ОК.

Выделенный блок текста или текущий абзац (где установлен курсор), а также все абзацы, которые вы будете набирать, будут иметь в первой строке абзацный отступ. Чтобы отменить отступ, проделайте то же самое, но в списке Первая строка выберите элемент (Нет). Щелкните на кнопке ОК.

Как создать висячий отступ Висячий отступ не имеет ничего общего с нераскрытым преступлением. Это отступ, при котором только первая строка начинается обычным образом от левого поля, а все остальные имеют отступ, — абзац как бы уцепился левой рукой за край страницы. Для примера я отформатировал таким образом следующий текст. Чисто вы водитель "Сюрприз". Новый стиральный порошок, который не выводит пя.тен, имеет неприятный запах и загрязняет окружающую среду. Зато все честно! Для состоятельных клиентов. (При заказе больше Юупаковок — наценка 8%.) Чтобы получить такой абзац, выполните следующее. 1.

Установите курсор в абзац, в котором хотите установить висячий отступ. Или установите курсор в точку, откуда должен начаться новый абзац с висячим отступом. (Можно также выделить блок текста.)

Глава 12. Форматирование абзацев

145

Нажмите , комбинацию клавиш для команды Выступ. перемешает весь абзац до первой позиции табулятора, оставляя на месте первую строку. Эти действия можно выполнить с помощью диалогового окна Абзац. В списке Первая строка выберите элемент Выступ, в поле На введите величину (обычно это полдюйма — 1,27 см). Щелкните на кнопке ОК! 2.

IS

Не сомневайтесь, в абзаце с висячим отступом сдвигаются абсолютно все строки, кроме первой. •S Если вы хотите увеличить отступ, нажмите комбинацию несколько раз. S Странно, что в Word есть комбинация клавиш для создания висячего отступа, но нет комбинации для создания отступа первой строки. Последний, мне кажется, встречается гораздо чаще. •/ Чтобы отменить висячий отступ, нажмите . Эта комбинация живо заставит ваш абзац держать "руки по швам".

Отступ всего абзаца Отступ абзаца — это не просто отступ его первой строки, который можно легко получить с помощью табулятора. Нет, в данном случае речь идет о таком изменении облика абзаца, когда он целиком выравнивается по первой позиции табулятора. Вот как это делается. 1.

Установите курсор в любое место внутри абзаца. Не важно, есть ли у вас уже набранный абзац или вы только собираетесь вводить новый текст. Попрактиковаться можно и на большом фрагменте текста, выделив его в блок. 2. Установите параметр Задать левый отступ с помощью комбинацию клавиш . Хм-м — отступ! Отступ, хм-м! Повторите еще разок. Вроде бы сработало. (Вы также можете щелкнуть на кнопке Увеличить отступ в панели инструментов форматирования.) 3. Если абзаца еще нет, начинайте его вводить. Если у вас был выделенный в блок текст, он весь сместится до ближайшей позиции табулятора. | J Чтобы увеличить отступ абзаца до следующей позиции табулятора, еще раз нажмите . •/ Чтобы вернуться к первоначальной величине левого поля, нажмите . Можно также щелкнуть на кнопке Уменьшить отступ в панели инструментов форматирования. S

Устанавливать или отменять отступ всего абзаца можно также с помощью диалогового окна Абзац (см. рис. 12.2). Величина отступа для сдвига всего абзаца вправо задается в области Отступ поля Слева.

и непросто, обратите внимание— они отличаются только наличием или отсутствием клавиши <Shift>. Поэтому, когда вы привыкнете пользоваться ими (надеюсь, это произойдет до того, как вы выйдете на пенсию), проблем с запоминанием не будет.

146

Часть II. Форматирование в Word

Двойной абзацный отступ Иногда одного отступа слева для абзаца недостаточно. Бывают случаи, когда абзац нужно сжать и слева, и справа (например, если вы приводите цитату из какой-то статьи и не хотите обвинений в плагиате). Я постоянно проделываю это с работами своего шефа. Если вы хотите последовать моему примеру, действуйте так. 1. Выберите нужный абзац. Если абзац еще не написан, то курсор надо установить в то место, куда будет вводиться новый текст. Но курсор можно установить в любую точку внутри абзаца, а также в выделенный блок, состоящий из нескольких абзацев. 2. Выберите команду Формат^ Абзац. Появится диалоговое окно Абзац (см. рис. 12.2). Вкладка Отступы и интервалы должна быть активизирована. 3.

Введите значение левого отступа в поле Слева. Щелкните кнопкой мыши на поле Слева. Введите значение, например 1.27 (чтобы укоротить абзац слева на 0,5 дюйма). Можно просмотреть список возможных значений отступа, щелкая на стрелках, расположенных справа от поля Слева.

4.

Введите значение правого отступа в поле Справа. Перейдите к полю Справа, щелкнув на нем мышью или нажав клавишу <ТаЬ>, и снова введите 1.27. После выполнения этих действий абзац будет иметь отступ, равный 0,5 дюйма и слева, и справа. Воспользовавшись областью просмотра Образец, проверьте, так ли изменился ваш абзац, как вы планировали.

5. Щелкните на кнопке ОК. Чтобы отменить двойной отступ в абзаце, нужно повторить всю последовательность действий и ввести в поля Слева и Справа значение 0. Будьте внимательны и при установке значений не перепутайте поля Слева, Справа, а также Первая строка^Отступ и Первая строка^Выступ. Иначе это сведет вас с ума. Ну а юристы фирмы Microsoft обязательно докажут, что вы сами в этом виноваты.

H/tuqt/Mcu э/н1/ мшейщ? Ничто в Word так не напоминает о прежних, докомпьютерных временах, как линейка. Ее можно использовать для быстрого изменения абзацных отступов и установки позиций табуляторов. (Подробнее о табуляторах рассказывается в главе 13, "Установка табуляторов".) Если на вашем экране нет линейки, выполните команду В ид ^Линейка. (Возможно, придется щелкнуть на направленной вниз кнопке со стрелкой стрелке в нижней части меню Вид.) Линейка Word показана на рис. 12.3. Обратите внимание на три части линейки, которые имеют отношение к созданию отступов в одном или нескольких (выделенных в блок) абзацах. Кнопка табуляции Отступ первой страт I

Отступ справа

Выступ

Рис. 12.3. Обычная линейка Word

Глава 12. Форматирование абзацев

147

Вот какие действия изменят форматирование абзаца, в котором установлен курсор, или нескольких абзацев, выделенных в блок. ^ Чтобы изменить отступ правого края абзаца, щелкните кнопкой мыши на метке Отступ справа и, не отпуская кнопку, перетащите метку вправо или влево по линейке. F) Чтобы изменить левый отступ, проделайте ту же операцию с меткой Отступ слева. Обратите внимание, что вместе с квадратиком Отступ слева перемешаются треугольнички Выступ и Отступ первой строки. 0 Чтобы изменить левый отступ, не меняя отступ первой строки, захватите метку Выступ и перетащите ее право или влево. [3 Чтобы изменить отступ первой строки, захватите метку Отступ первой строки и перетащите ее вправо или влево. Линейка — это инструмент мыши. Именно с помощью мыши изменяются установки линейки. Однако все изменения текста, которые выполняются с помощью линейки, можно произвести и в диалоговом окне Абзац. ^ Метка табулятора на левом краю линейки служит для установки различных видов табулятора. Подробности — в главе 13. S Линейку удобно использовать для установки отступов, что называется, "на глаз". Если же вам нужно задать точные значения, обратитесь к диалоговому окну Абзац, О том, как указывать величину отступов, рассказывалось выше в этой главе. S Установка отступов — это не то же самое, что установка полей. Поля задаются на уровне форматирования страницы. Если вас интересует, как изменять поля, читайте главу 14, "Форматирование страниц".

S

Что нужно помнить при форматировании абзаца В приведенной ниже таблице содержатся все команды форматирования абзацев, состоящие из комбинации клавиши с буквой или цифрой. Не вздумайте увильнуть от заучивания этого списка наизусть. Комбинация клавиш Назначение Выравнивает абзац по ширине Выравнивает абзац по левому краю Выравнивает абзац по правому краю

<СЬ1+1 > <Сп1+2>

148

Создает отступ всего абзаца Отменяет отступ всего абзаца Создает выступ (висячий отступ} Отменяет выступ (висячий отступ) Устанавливает междустрочное расстояние в один интервал Устанавливает междустрочное расстояние в два интервала Устанавливает междустрочное расстояние в полтора интервала

Часть II. Форматирование в Word

Глава 13

Установка табуляторов В этой главе... > Расположение табуляторов на линейке > Установка позиций табуляции > Правый табулятор, табулятор центрирования и десятичный табулятор >

Диалоговое окно Табуляция

>

Удаление позиции табуляции

>• Табуляторы с заполнителем

*777 /т/ абуляторы в Word — очень странные создания. Не настолько, правда, странные, *J * •* чтобы подозревать в них пришельцев-людоедов, которые решили покончить наконец с человеческой расой. Их странность скорее сродни странности новомодной пищи. Ну, вы знаете: выглядит как сушеный картофель, на вкус напоминает рыбу, а оказывается — это синтетический продукт, призванный заменить мясо. Улыбка жены, которая вам это подает, тоже какая-то странная... Странность табуляторов в Word заключается в том, что позиции табуляции представляют собой нечто большее, чем можно было бы предположить. Их можно использовать для выравнивания и упорядочения текста, что очень облегчает работу. Другими словами, умение обращаться с табуляторами здорово облегчит вам жизнь! Единственное препятствие на этом пути — это то, что табуляторы в Word не подчиняются обычной человеческой логике. Иначе для чего я стал бы писать эту главу?

2)ил чем нужны Табулятор — это что-то вроде большого пробела. Как только вы нажимаете клавишу , Word переносит курсор к следующей позиции табуляции. Благодаря этому свойству с помощью табуляторов можно выравнивать колонки данных, создавать отступы абзацев и строк. Это очень удобно, и вы должны это использовать. Как — об этом я и расскажу ниже. Нажатие клавиши <ТаЬ> вставляет в ваш документ символ табуляции. Этот символ переносит курсор и вводимый текст к следующей позиции табуляции. Нажатие клавиши <ТаЬ> не вставляет пробелы. Если вы удаляете табулятор с помощью клавиш или-<Ве!е1е>, то происходит удаление одногоединственного символа — символа табуляции. Если хотите, Word будет отображать на экране символ табуляции. Он выглядит как маленькая стрелочка, направленная вправо. Чтобы видеть этот символ в документе, выберите команду Сервис^Параметры, откройте вкладку Вид и в группе Знаки форматирования установите флажок Знаки табуляции. Щелкните на кнопке ОК. Word устанавливает позиции табуляции через полудюймовые интервалы, если вы не изменили эту установку вручную.

Глава 13. Установка табуляторов

149

При работе с табуляторами удобно пользоваться линейкой. Если линейки нет на экране, выберите команду Вид^Линейка. Если команды Линейка нет в меню, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой в конце меню, (Чтобы узнать, где в Word находится линейка, взгляните на рис. 1.3, расположенный в главе 1, "Общий план Word".) Название клавиши <ТаЬ> происходит от английского слова tabulator (табулятор). Это слово имеет общий корень с латинским словом table (таблица). Так что в самом обозначении этой клавиши заложено ее основное предназначение — работать с таблицами. С помощью табуляции очень удобно выстраивать данные в таблицах. Правда, в Word имеются еще специальные команды для работы с таблицами (о таблицах читайте в главе 20, "Работа с таблицами").

Специально для того чтобы запутать вас, в Word предусмотрено два места, где можно устанавливать позиции табуляции Первое из них — линейка, показанная на рис. 13.1. Второе— диалоговое окно Табуляция. Большинство пользователей прекрасно обходятся линейкой, но есть отдельные опции, которые можно задать только в диалоговом окне Табуляция. Кнопка табуляции Левый табулятор

Правый табулятор ,! 1;

Левое поле

Табулятор центрирования

Правое поле

Рис. 13.1. Элементы линейки, связанные с табуляцией Для установки табуляторов естественно обратиться в первую очередь к линейке, потому что на ней, с левой стороны, есть кнопка табуляции (см. рис. 13.1). Эта кнопка позволяет устанавливать один из пяти типов табуляции. Сейчас я вкратце расскажу о каждом из них (эти сведения не надо заучивать на память). Самым распространенным является левый табулятор, похожий на маленькую жирную L. Он работает так же, как клавиша <ТаЬ> пишущей машинки: при ее нажатии новый текст вводится в ближайшей позиции табуляции. Здесь не над чем ломать голову. Табулятор центрирования позволяет выравнивать текст по центру относительно позиции, в которой он установлен. Это странно. Почему? Узнаете из раздела "Равнение на центр" данной главы. Правый табулятор заставляет текст выравниваться по правому краю, зафиксированному позицией этого табулятора. С его помощью можно оригинально выравнивать абзацы, состоящие из одной строки. Более подробно об этом рассказывается ниже, в разделе "Равнение направо". Десятичный табулятор выравнивает числа по десяткам. Это очень удобно для тех, кому приходится вводить в колонки числа с десятыми и сотыми долями (например, цены). Я еще вернусь к этому вопросу ниже, в разделе "Этот забавный десятичный табулятор". Гадкий утенок семейства табуляторов — это табулятор с чертой. Ясное дело, такое название на трезвую голову не придумаешь. Если хотите знать мое мнение по этому поводу, не пропустите раздел "Табулятор с чертой"-— это в паре страниц отсюда, направо.

150

Часть II. Форматирование в Word

Щелчки на кнопке табуляции высвечивают каждый из описанных символов поочередно. Щелкните несколько раз, чтобы посмотреть, как меняются значки. К кнопке табуляции относятся также Левый отступ и Выступ, хотя они не имеют ничего общего с табуляцией. Ума не приложу, почему они оказались в одной компании. В любом случае, если вам нужно создать отступ в абзаце, обратитесь к главе 1 2, "Форматирование абзацев". В следующих разделах описываются различные позиции табуляции и способы их применения.

цапановшпь позицию Чтобы установить новую позицию табуляции, выполните следующее. 1. Щелкайте на кнопке табуляции (она расположена в левой части линейки), пока не появится нужный вам значок. Например, после нескольких щелчков появляется символ левого табулятора — большая L. 2.

Щелкните кнопкой мыши на линейке в том месте, где хотите установить новую позицию табуляции. Это тонкий момент. Вы должны щелкнуть точно на нужной вам цифре). Например, чтобы установить позицию табуляции в положении 1,25 см, надо щелкнуть кнопкой мыши в месте, показанном на рис. 13.2.

Рис. 13.2. Установка левого табулятора После установления позиции табуляции вы можете перемещать метку, перетаскивая ее по линейке вправо и влево с помощью мыши. Во время перетаскивания в области текста появляется вертикальная пунктирная линия, помогающая вам выбрать место для позиции табуляции (см. рис. 13.2). Выбрав нужное место, отпустите кнопку мыши.

3.

Чтобы установить еще одну позицию табуляции, повторите п. 2. При каждом щелчке на линейке вы устанавливаете новую позицию табуляции. Метка табулятора, которая при этом отображается на кнопке табуляции, определяет тип устанавливаемого табулятора.

4.

Закончив установку позиций табуляции, щелкните кнопкой мыши в той части документа, где собираетесь вводить новый текст, и приступайте к работе.

Нажатие клавиши <ТаЬ> переносит курсор к новой позиции табуляции— на 1,25 см, как показано на рис. 13.2. /

Вот что мне особенно нравится в табуляторах: после установки всех позиций текст выравнивается точно по ним. Нажатием клавиши пробела такого не добьешься.

Глава 13. Установка табуляторов

151

Установка новой позиции табуляции изменит только тот абзац, в котором установлен курсор. Если вы хотите, чтобы изменению подверглось несколько абзацев или весь документ, вьщелите соответствующую часть текста в блок. Удалить позицию табуляции очень легко: достаточно "вытащить" символ табуляции (L) за пределы линейки. Другими словами, щелкните на нем кнопкой мыши и, не отпуская кнопку, перетащите символ табуляции в область текста. Отпустите кнопку. При выделении в блок нескольких абзацев иногда появляется "призрак" позиции табуляции, но вы не пугайтесь. Это происходит, когда соответствующая позиция табуляции установлена только в одном из выделенных абзацев, а в других ее нет. Вы можете избавиться от "призрака", "прогнав" его с линейки, или вернуть его к жизни — щелчок на позиции табуляции сделает ее действующей для всех выделенных абзацев.

левого Левые табуляторы — самые обычные, привычные и типичные, распространенные и популярные. Ими пользуются все. На то они и левые... Левыми эти табуляторы называются по той причине, что текст, который вы набираете после нажатия клавиши <ТаЬ>, выравнивается по левому краю относительно позиции табуляции. Как это выглядит, показано на рис. 13.3. Каждый фрагмент текста выравнивается по левому краю относительно соответствующей позиции табуляции. . , .3 .

Имя Boipicr XoMir

L

. 4 • , ,. •

Саша Работа

9

Маша 19 Учеба

i

1C

|_-:l- ' 1 2 -

13-

'i*1 d

Папа 15 Котлпьютер

Рис. 13.3. Выравнивание текста по левому табулятору Чтобы создать в текущем абзаце новую левую позицию табуляции, выполните следующие действия. 1.

Введите абзац, для которого хотите установить табуляцию. Я всегда сначала ввожу текст, а потом с помощью одной позиции табуляции перемещаю его куда надо. Одной позиции всегда достаточно — независимо от того, на какое расстояние вы хотите отодвинуть текст. Многие пользователи не знают этого и нажимают клавишу <ТаЬ> три-четыре раза. Так делать вовсе не обязательно — ведь мы имеем дело с Word! Нажмите клавишу <ТаЬ> один раз, а потом с помошью линейки установите в нужном месте позицию табуляции. Поверьте, это самый лучший способ!

2.

Убедитесь, что курсор находится в нужном абзаце.

3.

Щелкая на кнопке табуляции, выберите левый табулятор. Щелкайте на кнопке табуляции до тех пор, пока на ней не появится символ левого табулятора.

4.

Щелкните кнопкой мыши на линейке в том месте, где хотите установить новую позицию табуляции. На рис. 13.3 первая позиция табуляции установлена на отметке 1.25 дюйма, вторая — 2.5 дюйма, третья — 4 дюйма.

752

Часть П. Форматирование в Word

на Табулятор центрирования обычно используется для форматирования абзацев, состоящих из одного или нескольких слов, и предоставляет уникальную возможность: благодаря ему одно или несколько слов можно выровнять по центру, не выравнивая сам абзац. Вот как это делается. 1.

Начните набирать новый абзац с текстом, который вы хотите выровнять по центру.

Для того чтобы познакомиться с табулятором центрирования, не обязательно набирать огромный абзац. Лучше всего., если вы наберете текст верхнего или нижнего колонтитула—одно или несколько слов. (Дополнительная информация о колонтитулах содержится в главе 15. "Форматирование документов".) 2. Нажмите клавишу <ТаЬ>. Достаточно только одного нажатия клавиши <ТаЬ> — можете не сомневаться Наберите текст, который надо выровнять по центру, Название главы, свое имя — словом, любой текст, который вы наберете, будет выравниваться по центру после установки табулятора центрирования. 4. Нажмите клавишу <Enter>. Этим вы заканчиваете строку. Теперь можно устанавливать табулятор центрирования. 5. Щелкните кнопкой мыши в любом месте только что введенной строки, чтобы установить на ней курсор.

3.

6.

Щелкайте на кнопке табуляций до тех пор, пока не появится символ табулятора центрирования. Он выглядит, как перевернутая буква Т. 7. Щелкните кнопкой мыши в середине линейки, чтобы установить табулятор центрирования. Ваш текст должен быть выровнен так же, как на рис, 13.4. Заголовок "Моя роль в развитии мировой философской мысли" находится в центре страницы, выровненный по табулятору центрирования. Весь абзац выровнен по левому краю, а эта часть текста — по центру. •J.-,!, Профессор Иванов

Рис. 13.4. Часть текста, выровненная по центру с помощью табулятора центрирования /

Табулятор центрирования лучше всего использовать в одной строке текста и без других табуляторов. Других ограничений на их применение не существует— можете установить их хоть десяток. Правда, не могу себе представить, для чего вам это понадобится.

v

Чаще всего табуляторы центрирования используются в верхних и нижних колонтитулах. Более подробно об этом читайте в главе 15, "Форматирование документов".

/

Разумеется, выравнивание абзаца по центру — параметр гораздо более удобный. Единственный случай, когда применение табулятора центрирования оправдано, — это создание колонтитулов.

Глава 13, Установка табуляторов

153

Равнение направо Правый табулятор выравнивает текст так же, как параметр выравнивание по правому краю, только выравнивание осуществляется не по полю страницы, а по позиции табуляции. На рис. 13.5 приведен пример такого выравнивания. £ • ' • 1

i

2 - i

3 • i • Ч

>

5

Профессор Иванов

i - 6 - i

7 •_£_- 8 • I • 9 • i

Разработка атомнМ) бокйы

Рис. 13.5. Выравнивание по позиции правого табулятора •S

Чтобы установить позицию правого табулятора, выберите соответствующий символ на кнопке табуляции. Затем щелкните на линейке в том месте, где должна быть установлена позиция табуляции. На рис. 13.5 показана позиция правого табулятора с правой стороны заголовка. После установки правого табулятора следует нажать клавишу <ТаЬ> и ввести дату. При наборе текста в позиции правого табулятора вводимый текст смещается влево (а не вправо, как обычно), поэтому он и выравнивается по правой стороне. Как и табулятор центрирования, правый табулятор лучше использовать в одной отдельно взятой строке, обычно при оформлении колонтитулов или некоторых видов заголовков (например, таких, как на рис. 13.5).

забавный qecsuuuHHbtu Мне очень нравятся десятичные табуляторы. Не будь их, как бы мы выравнивали колонки чисел? А каково пришлось бы нам при составлении финансовых отчетов (рис. 1 3.6)? 6

Подарок Ввд«о кассета Бочонок гаша Коньяк

ДдоВася Петя ШУСТЭЕ

'

i

i

в

i • 9

'

10-

11 •

12

i ЧЭ

i • 1ч • ],.

Стоимость $5.00 $8 СИ ' $10000

Рис. 13.6. Выравнивание чисел с помощью десятичного табулятора Десятичными табуляторами можно оперировать точно так же, как и любыми другими табуляторами. Отличие состоит только в том, что там, где установлен десятичный табулятор, текст, расположенный слева от десятичной точки, размещается до знака табуляции, а текст, расположенный после десятичной точки, размещается справа от знака табуляции. Если вам нужно изменить расположение элементов текста (например, колонок, которые оказались слишком близко расположенными друг от друга), выделите все строки в блок. С помощью мыши передвиньте десятичный табулятор влево или вправо по линейке. Так вы сможете по-новому упорядочить все числа в выделенном блоке. Обратите внимание; слово "бесплатно" в колонке цифр не выравнивается как надо, потому что в нем нет десятичной точки. Чтобы разместить это слово красиво, не остается ничего другого, как заменить (только для этой строки) десятичный табулятор обыкновенным правым табулятором. Дополнительная работа — но ничего не поделаешь!

154

Часть I/. Форматирование в Word

В девятой версии Word (которых на самом деле пять, но об этом как-нибудь потом) умники из Microsoft наконец-то решили осчастливить человечество шикарной новинкой — табулятором с чертой. Для чего он нужен? Неужели без него в Word мало странных штучек? Если вы установили табулятор с чертой, то в позиции табуляции в документе будет появляться вертикальная черта (рис. 13.7).

Рис. 13.7. Вот они, табуляторы с чертой, во всей своей красе Табулятор с чертой на самом деле не устанавливает позиции табуляции. При нажатии клавиши <ТаЬ> курсор не перемещается к черте-разделителю. Например, когда я, моделируя ситуацию, представленную на рис. 13.7, нажимал клавишу <ТаЬ> в начале второй строки, курсор перемешался к позиции десятичного табулятора. Не могу похвастаться, что полностью уяснил для себя концепцию табулятора с разделителем, хотя согласен, что кое-чем он, безусловно, интересен. Некоторой своей бессмысленностью, например.

окно Большинству пользователей для установки табуляторов вполне достаточно линейки. Лично мне этот способ нравится своей наглядностью: перетаскиваешь позицию табуляции и видишь, как ее изменение сказывается на тексте. Однако я никак не могу обойти молчанием диалоговое окно Табуляция — профессионалы меня не поймут. Вызовите на экран диалоговое окно Табуляция, выбрав в меню команду ФорматОТабуляция. Появится во всей своей красе диалоговое окно Табуляция (рис. 13.8).

Л*.

Рис.. 13,8. Диалоговое окно Табуляция Работать с этим окном довольно неудобно, в первую очередь потому, что точно знаешь о существовании линейки, которая значительно упрощает процесс установки табуляторов. Но представим на минутку, что вам приходится иметь дело с редактором-придирой, который требует, чтобы вы установили позиции табуляции на 1,1875 и 3,49 см. В таком случае без диалогового окна Табуляция не обойтись!

Глава 13. Установка табуляторов

155

Установка табуляторов с помощью диалогового окна Табуляция Вот как производится установка табулятора в диалоговом окне Табуляция. 1.

Откройте диалоговое окно Табуляция. Для этого выполните команду Формата Табуляция.

2.

Введите точное значение позиции табуляции в поле Позиции табуляции. Например, 1,875. Знак табуляции установится точно в указанную позицию.

3.

Выберите тип табулятора в области Выравнивание. По умолчанию устанавливается левый табулятор. (Об остальных табуляторах рассказывается выше в этой главе.)

4.

Щелкните на кнопке Установить. Именно эта кнопка (а не кнопка ОК) создает позицию табуляции. После щелчка на ней позиция табуляции помешается в список Позиции табуляции. (Обратите внимание: числа округлились до сотых долей; Word воспринимает число 1.1875 как 1.19.)

5. Продолжайте установку позиций. Повторите пп. 1-4 столько раз, сколько табуляторов вам надо установить. 6.

Щелкните на кнопке ОК. Вы возвращаетесь к своему документу, а на линейке появляются новые позиции табуляции. | -S

Если вам нужно установить серию табуляторов, например через каждые 2 см, введите в поле По умолчанию соответствующую величину и щелкните на кнопке ОК. Word автоматически определит позиции табуляции и расставит их. Позиции табуляции, установленные по умолчанию, можно увидеть (если хорошенько напрячь зрение!) на серой полоске, расположенной сразу под линейкой, в виде темных черточек. Чтобы установить табуляторы через неравные промежутки, вводите интервалы в поле Позиции табуляции по одному и каждый раз щелкайте на кнопке Установить. Например, введите 1 см и щелкните на кнопке Установить; введите 2,5 см и снова щелкните на Установить; введите 3,62 см и опять щелкните на Установить и т.д. Все эти табуляторы будут вноситься в список Позиции табуляции, а когда вы щелкнете на кнопке ОК, они будут установлены на линейке. Помните: для установки табулятора надо щелкнуть на кнопке Установить! Не знаю, сколько раз я щелкал на ОК, полагая, что установка производится с ее помощью...

Как избавиться от позиции табуляции с помощью диалогового окна Табуляция При необходимости удалить один табулятор в диалоговом окне Табуляция щелкните на нем в списке Позиции табуляции (тем самым вы выбираете его для удаления), а затем щелкните на кнопке Удалить. Табулятор исчезнет из списка. Щелчок на кнопке Удалить все удаляет все позиции табуляции на линейке.

156

Часть П. Форматирование в Word

м с заполнением Существует, однако, такой табулятор, который нельзя установить с помощью линейки, —это табулятор с заполнением. Для него требуется диалоговое окно Табуляция. Табулятор с заполнением выводит на экран линию точек при каждом нажатии клавиши <ТаЬ>. Увидеть это "явление" можно в разного рода указателях и таблицах. Word предоставляет в ваше распоряжение три типа табуляторов: Точечный табулятор Штриховой табулятор Подчеркивающий табулятор

147 147 147

Чтобы выбрать табулятор с нужным вам заполнением, действуйте следующим образом. 1.

2.

3. 4.

5.

6.

7. 8. 9.

10. 11.

Установите курсор на строку, в которой хотите использовать табулятор с заполнением. Предположим, городские власти обратились к вам с просьбой составить оглавление к телефонному справочнику. Вы создаете новый документ Word и приступаете к работе. Установите на линейке позицию левого табулятора. Щелкайте на кнопке табуляции до тех пор, пока не появится символ левого табулятора, затем щелкните кнопкой мыши в области линейки на цифре 3. Этим вы устанавливаете табулятор в трех сантиметрах от левого поля страницы. На линейке появится буковка L. Выберите в меню команду Формат^Табуляция. Появляется диалоговое окно Табуляция, показанное на рис. 13.8. Выберите позицию табуляции, которая будет отделена от первой позиции заполнителем. Например, в трех сантиметрах от первой позиции. Выберите нужный стиль заполнения табулятора в области Заполнитель. Щелкните мышью на одном из стилей, представленных в начале раздела, — точечном, штриховом или подчеркивающем. Лично мне больше всего нравится точечный заполнитель, который можно задать нажатием комбинации . Щелкните на кнопке Установить. Вы все равно забудете сделать это, когда будете экспериментировать самостоятельно. А потом станете ломать голову, почему ничего не получилось. Тогда-то вы и вернетесь сюда и прочтете этот абзац. Щелкните на кнопке ОК. Введите текст, который появится перед позицией табуляции. В нашем случае — Организации. Нажмите клавишу <ТаЬ>. Оп-ля! Указатель курсора перескочил в позицию табуляции, оставив за собой след в виде точек (если вы установили точечный заполнитель). Введите номер страницы или иной текст. В нашем случае — Стр. 5. Нажмите клавишу <Enter>, и работа над строкой закончена.

Глава 13. Установка табуляторов

157

Вы можете изменить позицию табулятора после его установки, если какой-то фрагмент текста не выравнивается. Только не забывайте: для того чтобы изменить позиции табуляции для нескольких абзацев сразу, необходимо предварительно выделить таковые в блок (читайте главу 6, "Работа с блоками текста"). Табуляторы с заполнением часто используются при составлении театральных программок, где фамилии исполнителей и исполняемые ими роли разделяются заполнителем. Но в этом случае обязательно нужно использовать еще и правый табулятор — для выравнивая фамилий по правому краю. Отелло Яго Дездемона

Велемир Лоханкин Вилен Капельдудкин Клара Тропиночкина

В этой главе слово табуляция в различных грамматических формах повторялось 281 раз.

158

Часть II. Форматирование в Word

Глава 14

Форматирование страниц В этой главе... >

Установка размера страницы/бумаги

> Ориентация страницы — книжная или альбомная? > Установка полей > Автоматическая нумерация страниц > Изменение нумерации страниц > Вставка принудительного разделителя страницы ы уже научились форматировать слова и абзацы. А теперь посмотрите на экран. Что вы там видите? Нет. не текст, и не лист бумаги, и не окно. Конечно, страницу! Двигаясь от большого к малому, мы добрались до форматирования страницы. Страницы имеют размер, ориентацию, поля и нумерацию. Обо всем этом мы поговорим в данной главе, и я постараюсь, чтобы вы не скучали.

ц&нсшови&ь fiasMeft с/п/гакицм Стандартная бумага, на которой печатается большинство документов, имеет размер А4. Именно ее Word считает стандартной страницей, элементы которой (поля и прочее) пользователь может изменять по своему усмотрению. Но если пользователь выберет другой формат страницы, Word не умрет от обиды. Он позволяет установить любой размер страницы — от маленькой наклейки до огромной "простыни". Установка размера страницы выполняется с помощью диалогового окна Параметры страницы. Сейчас я расскажу, как изменить параметры размера бумаги, на которой вы собираетесь печатать. 1. Установите курсор в начало документа. Хотя это не обязательно должно быть начало документа. Размер страницы можно изменить и в середине документа. Правда, логично сначала установить новый размер страницы, а потом создавать документ. Выберите команду Файл^>Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы. 3. Убедитесь, что активизирована вкладка Размер бумаги. Взгляните на рис. 14.1 — ваше диалоговое окно должно выглядеть так же. Если оно имеет другой вид, щелкните на ярлыке вкладки Размер бумаги. 4. Щелкните на раскрывающемся списке Размер бумаги. Откроется список с общепринятыми размерами бумаги. 5. Выберите в списке новый размер. 2.

Например, В4 (25x35.4 см).

Глава 14. Форматирование страниц

159

Пют

Рлэигрвртчш

Hen

Рис. 14.1. Диалоговое окно Параметры страницы с вкладкой Размер бумаги Большинство принтеров ПК способно печатать на бумаге нескольких размеров. Однако в списке указаны и такие размеры, которые окажутся не по плечу вашему принтеру; не говоря уже о том, что вам придется поломать голову над вопросом, где раздобыть бумагу такого формата. Word не сумеет увеличить лист бумаги формата А4 на несколько сантиметров! Для этого щелкните на кнопке раскрытия списка параметра Размер бумаги и выберите в списке новый размер бумаги. В списке Применить выберите Ко всему документу или До конца документа. Выбор параметра Ко всему документу означает, что новый размер будет применен ко всему документу, от начала до конца. Выбор параметра До конца документа означает, что новый размер будет установлен для текущей страницы (т.е. в которой находится курсор) и всех последующих страниц документа. Если ваш документ разделен на разделы, можно выбрать параметр К текущему разделу, и тогда новый размер будет установлен только для страниц текущего раздела. (Более подробно о разделах рассказывается в главе 15, "Форматирование документов".) Щелкните на кнопке ОК. Отлично. Новый размер бумаги установлен. | V

760

Если вы собираетесь печатать на бумаге нестандартного формата, не забудьте загрузить ее в принтер. Некоторые умные принтеры даже подсказывают, какая бумага им нужна. Мой принтер, например, все время требует бумагу то одного размера, то другого. Очень похож на мою жену... Возможно, в списке Размер бумаги не окажется размера бумаги, на которой вы печатаете. В таком случае выберите в списке опцию другой, а затем введите нужный вам размер вручную — в поля Ширина и Высота. Не забывайте об области Образец диалогового окна Параметры страницы. Там показано, как будет выглядеть лист с измененными размерами. О том, как печатать конверты вы узнаете в главе 30, "Печать письма и конверта". (Для этого существует специальная функция; не имеет смысла мудрить с установкой размеров.)

Часть II. Форматирование в Word

и альбомная Обычно Word печатает текст на странице сверху вниз — так, как мы привыкли читать. Однако печатать можно и поперек страницы. В этом случае говорят, что изменена ориентация страницы: текст печатается не вдоль, а поперек листа. Если вы хотите дать понять окружающим, что вы крупный специалист по текстовым процессорам, можете блеснуть техническими терминами: печать сверху вниз называется книжной, или портретной, ориентацией, а печать поперек носит название альбомной, или ландшафтной, ориентации. Книжный формат подразумевает, что высота страницы больше ее ширины, что удобно для размещения на ней портретов — не зря же этот формат называют портретным. Альбомная ориентация больше подходит прекрасным, написанным маслом картинам, изображающим море, поля или деревья. Такие картины чаще всего вытянуты по горизонтали. Чтобы заставить Word печатать поперек листа (т.е. в альбомном формате), выполните следующее. 1. Выберите команду ФайлоПараметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы. Щелкните на ярлыке вкладки Поля (рис. 14.2). Если вкладка Поля застенчиво прячется за чужими спинами, это действие заставит ее выйти на передний план.

Рис. 14.2. Диалоговое окно Параметры страницы с вкладкой Поля

3.

Выберите в группе Ориентация параметр Альбомная. Форма документа в области Образец и маленькая пиктограмма в области Ориентация изменятся, отражая ваш новый взгляд на документ. Щелкните на кнопке ОК. При создании документа в альбомном формате может возникнуть необходимость изменить поля документа. О том, как это сделать, вы узнаете из следующего раздела. Не стоит печатать стандартные документы в горизонтальном формате. Ученые и прочие волшебники в белых халатах, знающие толк в своем деле, установили, что при чтении чересчур длинной строки скорость чтения заметно снижается.

Глава 14. Форматирование страниц

161

В режиме Альбомная лучше печатать списки, таблицы и другие документы, для которых обычный вертикальный формат недостаточно широк. Как и при изменении размера бумаги, вы можете установить тип ориентации для всего документа, для раздела или для группы страниц — от указанной до последней в документе. Более подробно об этом я рассказывал в предыдущем разделе. В документе, который печатается в одном формате, можно изменить ориентацию любой страницы на другую, например, распечатать в альбомном формате какую-либо страницу из документа, имеющего книжную ориентацию страниц. Такое возможно благодаря способности Word применять команды форматирования к отдельному разделу документа. Начните вводить новый раздел, изменив ориентацию страницы только для него, а потом, когда нужно восстановить прежнюю ориентацию страницы, опять начните новый раздел. Более подробно о способах разбивки документа на разделы можно узнать в главе 15, "Форматирование документов".

Вмшис... Каждая страница имеет поля. Они отделяют текст от края документа. Для чего еще нужны поля? Я полагаю, для нужд учителей и редакторов, которые просто не могут не править попадающийся им на глаза текст, будь то расписание поездов или объявление в подъезде. Они даже на чистом листе пытаются писать на полях! Word автоматически устанавливает все поля (верхнее, нижнее, правое, левое) равными 2,54 см (1 дюйму), но позволяет изменять установки. Сейчас мы этим и займемся. Чтобы изменить размер поля, выполните следующие действия. 1.

Установите курсор в точку документа, начиная с которой должны быть установлены новые поля. Если поля должны быть изменены только в определенной части документа, лучше всего установить курсор в начало документа, начало страницы или начало абзаца (нового раздела). Если вы хотите изменить поля во всем документе, курсор можно установить где угодно.

z, Выберите команду Файл^Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы, показанное на рис. 14.2. Чтобы активизировать вкладку Поля, щелкните на ее ярлыке. Введите новые значения в поля Верхнее, Нижнее, Левое и Правое. Например, введя во всех полях число 4.1, вы установите ширину полей равной 4,1 см. В области Образец вы сможете просмотреть свою страницу с установленными полями. Выберите в раскрывающемся списке Применить элемент Ко всему документу, До конца документа или К выделенному тексту. Параметр Ко всему документу изменяет поля во всем документе целиком, от первой до последней страницы. ]. ^ Параметр До конца документа означает, что новые поля будут установлены в той странице, в которой находится курсор, и во всех остальных страницах от нее до конца документа. I S

162

Часть И. Форматирование в Word

: S

5.

Параметр К выделенному тексту значит, что поля будут изменены только в выделенном фрагменте текста. (Более подробно о разделах мы поговорим в главе 15, "Форматирование документов".)

Щелкните на кнопке ОК. Готово! S

,яда

*/

S

. ^

S

S

S

S

Команды установки полей оперируют страницами текста (поэтому они и рассматриваются в этой главе). А чтобы установить отступы для отдельного абзаца, следует воспользоваться командами форматирования абзацев, описанными в главе 12, "Форматирование абзацев". Если вы собираетесь подшивать свое произведение в папку, задайте размер левого поля равным не менее 6 см. Таким образом вы оставите достаточно места для дырок и для того, чтобы ваш текст хорошо смотрелся в папке скоросшивателя. Имейте в виду, что большинство лазерных принтеров не выводит на печать знаки, удаленные менее чем на полдюйма от любого края листа, т.е. существует абсолютное поле, в котором текст не будет печататься даже в том случае, если вы прикажете Word установить левое и правое поля равными 0. Поэтому не задавайте ширину полей меньше 0.5 дюйма (1,27 см). Если вы будете печатать документы на струйном принтере, то должны учесть, что нижнее поле всегда больше остальных полей. При попытке распечатать текст, выходящий за рамки полей, вы увидите диалоговое окно с предупреждением об ошибке. Параметр Переплет используется в основном при подготовке документов, которые распечатываются на двух страницах и должны соединяться в виде книги. Переплет— это добавочное поле, помещенное слева на правой странице и справа — на левой. Не стоит в это вникать, если нет необходимости. В области Страницы диалогового окна можно установить, в каком виде Word должен распечатать ваш документ. Параметр Обычный (см. рис. 14.2) означает, что все страницы документа распечатываются в одинаковом формате. Все остальные элементы раскрывающегося списка предназначены для установки различных способов расположения текста на страницах. Так, параметр Зеркальные поля предназначена для печати страниц, которые должны быть скреплены между собой. Поэтому поля "лев'ой" страницы должны полностью совпадать с полями "правой" страницы (точнее, зеркально отображаться). Сейчас я коротко расскажу о параметре 2 страницы на листе. Сначала на вкладке Размер бумаги выберите ориентацию Альбомная. Вы заметите, что в окне предварительного просмотра Образец один лист бумаги разделился на две части. Затем активизируйте вкладку Поля и щелкните на кнопке 2 страницы на листе. Это удобный способ создавать любые двухстраничные документы типа меню или поздравительных открыток. Если вы написали реферат объемом три страницы, а преподаватель требует четыре, вспомните о полях. Увеличьте их размер до 4 см. Междустрочное расстояние измените до полутора интервалов. (Смотри соответствующий раздел в главе 12, "Форматирование абзацев".) Полезно также выбрать шрифт покрупнее. (Об установке размера шрифта рассказывается в главе 11 "Форматирование символов, шрифтов и текста.)

Глава 14. Форматирование страниц

163

c/ft/мшщ Давайте вместе повторим мантру пользователя Word: Текстовый процессор сам нумерует страницы. Текстовый процессор сам нумерует страницы. Текстовый процессор сам нумерует страницы. Честное слово, Word действительно умеет это делать! Он проставит номера на страницы документа и ни разу не собьется, даже если это будет очень большой документ. Более того, если вы удалите часть текста или добавите новый, Word автоматически изменит нумерацию страниц. Вам останется только показать, в каком месте должны находиться эти номера. И пожалуйста, умоляю вас, не нумеруйте страницы вручную, работая в Word!

Где поместить номер страницы Обратите внимание: вопрос заключается не в том, умеет ли Word нумеровать страницы. Вопрос в том, в каком месте страниц должны стоять номера. Следуя предложенным ниже инструкциям, вы сможете заставить Word помешать номера практически в любую область страницы (только не доводите эту концепцию до абсурда). Итак, приступаем к нумерации. 1.

Выберите команду Вставка^Номера страниц. Появится диалоговое окно Номера страниц (рис. 14.3).

Рис. 14.3. Диалоговое окно Номера страниц Выберите положение для номера страницы. Word может поместить номер в верхней или в нижней'части страницы. Нужный вам вариант (Вверху страницы или Внизу страницы) выберите в раскрывающемся списке Положение. Номер страницы может находиться в области текста слева, справа и в центре, а также вне области текста. Положение номера указывается с помощью раскрывающегося списка Выравнивание (элементы Слева, От центра, Справа, Внутри или Снаружи). Хорошенько подумайте, где вы хотите расположить это маленькое, но важное число, и не забывайте посматривать на область Образец. Щелкните на кнопке ОК. Номера страниц вставлены в документ. Номера страниц можно вводить также в верхний или нижний колонтитул (подробнее об этом— в главе 15, "Форматирование документов"). Если вы решили нумеровать страницы именно так, диалоговое окно Номера страниц вам не нужно. Если вы хотите создать необычные номера страниц, в диалоговом окне Номера страниц щелкните на кнопке Формат. Откроется диалоговое окно Формат номера страницы. В раскрывающемся списке Формат номера выбе-

164

Часть II, Форматирование в Word

рите нужный вам тип нумерации страниц — здесь есть даже такие шикарные штучки, как И и хх. Если вы не хотите указывать номер на первой странице (например, если это титульная страница), снимите флажок Номер на первой странице (в диалоговом окне Номера страниц). Word оставит титульную страницу без номера (совершенно неуместного здесь, согласитесь).

Нумерацию можно начать с любого номера Если вы хотите начать нумерацию страниц с какого-то определенного номера, выполните последовательность действий, описанную в предыдущем разделе, чтобы вызвать диалоговое окно Номера страниц. Это нужно выполнить прежде всего потому, что, очевидно, нет необходимости менять нумерацию страниц, если последняя не была установлена. Затем действуйте следующим образом. 1. В диалоговом окне Номера страниц щелкните на кнопке Формат. Откроется диалоговое окно Формат номера страницы. 2. Выберите переключатель Начать с. Введите в поле номер, с которого должна начаться нумерация. Номер можно выбрать, прокручивая список вперед и назад. 3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Формат номера страницы. 4. Еще раз щелкните на ОК — на этот раз для того, чтобы закрыть окно Номера страниц. В строке состояния среди прочей ерунды появятся новые номера страниц. Описанная выше процедура предоставляет вам отличную возможность выдать первую страницу за двадцатую! Эта процедура пригодится вам для нумерации страниц второй и последующих глав книги (это я вам говорю как писатель писателю). Начиная нумерацию с нужного вам номера, вы обеспечиваете непрерывную сквозную нумерацию всех глав. Вы можете изменить номер, который будет напечатан на странице, но не действительную нумерацию страниц в документе. Эта нумерация отражается в строке состояния (например, в первой позиции может быть Стр. 20, т.е. номер страницы, выбранный вами для этой страницы текста). Но в третьей позиции строки состояния могут находиться, например, цифры 1 /5, которые показывают настоящий номер страницы и общее количество страниц документа.

Начать новую страницу в Word можно двумя способами. Первый — простой, но неправильный и дилетантский, второй — единственно верный.

I

S . Дилетантский способ: нажимать клавишу <Enter> до тех пор, пока не появится ряд точек, обозначающий начало новой страницы. Совершенно очевидно, что это нелепо и непрофессионально. : -S Верный способ: нажать комбинацию клавиш . Готово! Новая страница к вашим услугам.

Глава 14. Форматирование страниц

165

— это комбинация клавиш для вставки жесткого разделителя страницы, который требует, чтобы Word начал новую страницу точно в указанном месте. Именно этот способ я вам настоятельно рекомендую! В режиме Вид^ОбЫЧНЫЙ (описывается в главе 2, "Как работать в Word") жесткий разделитель страницы представляет собой строку из плотно прижатых друг к другу точек. Он указывает на начало новой страницы, причем линия точек сопровождается надписью Разрыв страницы, напоминающей, что ввод страницы — дело ваших рук. Так выглядит символ разделителя страниц.

В режиме В ид "=> Разметка страницы жесткий разделитель страниц выглядит так же, как обычный разделитель (см. рис. 2.2). При установке жесткого разделителя страниц имейте в виду следующее.

,.

-/

./

/

V-'

766

ЖесткиЙ разделитель страниц можно ввести также с помощью команды Вставка^Разрыв. Выберите параметр Новую страницу и щелкните на кнопке ОК. По сравнению с нажатием комбинации клавиш , это довольно хлопотная процедура, поэтому неудивительно, что большинство пользователей предпочитают все же . Вставка жесткого разделителя страниц работает так же, как обычная разбивка на страницы, за одним исключением: вы сами решаете, в каком месте будет начата страница. Поместите курсор туда, где вы намереваетесь установить жесткий разделитель страниц, и нажмите . Нажатие комбинации вводит в ваш документ символ перехода к новой странице, который с данного момента все время находится на этом месте, создавая переход к новой странице, независимо от того, как вы изменяете текст предыдущих страниц. Жесткий разделитель отличается от обычной разбивки на страницы тем, что он не учитывает возможность редактирования текста. Вы можете удалить жесткий разделитель страниц, выделив его с помощью м ы ш и и нажав или . Если это произошло случайно, примените комбинацию еще раз или нажмите , чтобы отменить удаление. Если вы установили жесткий разделитель страниц, то, прежде чем распечатывать документ, взгляните на него в режиме Предварительный просмотр. Иногда в процессе редактирования текст сильно меняется, и жесткий разделитель страниц становится ненужным. О команде Предварительный просмотр рассказывается в главе 9, "Все о принтерах и печати". Не поддавайтесь искушению применять жесткий разделитель для упорядочения нумерации страниц. У вашего компьютера достаточно возможностей, чтобы справиться с этой задачей, не прибегая к форматированию страниц (подробнее — читайте выше, в разделе "Где поместить номер страницы").

Часть И, Форматирование в Word

Глава 15

Форматирование документов В этой главе... > Разбивка документа на разделы > Что можно делать с разделами >

Верхние и нижние колонтитулы

>

Создание колонтитулов для четных и нечетных страниц

>

Создание первой страницы без колонтитулов

> Работа с панелью инструментов Колонтитулы

окумент — это звучит гордо. Многозначительно. Серьезно. Вряд ли вам когда-либо приходило в голову, что легкомысленное письмо приятельнице можно считать документом. Но Word отличается тем, что ко всему относится очень ответственно, поэтому любая безделица, созданная с его помощью, приобретает вес и значение. Моя жена, например, завела привычку записывать все, что я должен сделать по дому, в файл под названием Надо, Теперь мне стало значительно труднее отлынивать от своих обязанностей! С точки зрения форматирования, документ— это далеко не то же самое, что страница (даже если он состоит из одной страницы). Документ— понятие более глобальное. Запомните хотя бы это, потому что все остальное из представленного в данной главе вам вряд ли понадобится — во всяком случае в тех документах, с которыми вы обычно работаете. Запомните и то, что настоящая глава — самое лучшее место, куда следует обращаться в том случае, если вы вдруг захотите пополнить свои знания о Word и подняться до уровня (страшно сказать!) профессионала.

уокцмешпа на Многие команды форматирования Word применяются ко всему документу целиком. Так, большинство команд форматирования страницы, которые обсуждались в главе 14, "Форматирование страниц", представляют собой команды, работающие в масштабах всего документа: установка полей, размера бумаги, ориентации и т.д. Добавление колонтитулов (эта тема будет рассмотрена ниже) также относится к числу команд, действующих на весь документ. Если однажды вы решите по-разному отформатировать различные части документа, например, изменить ориентацию отдельной страницы или изменить выравнивание в нескольких страницах, то вам не обойтись без деления документа на разделы. Другими словами, вам придется форматировать страницы в одном разделе независимо от форматирования таковых в другом разделе. Например, чтобы создать титульную страницу с самостоятельными признаками форматирования, ее надо выделить в раздел. Можно выделить в раздел также таблицы.

Глава 15. Форматирование документов

167

Говоря о разделах, я имею в виду элементы форматирования, а не части научной работы или что-нибудь еще столь же отвлеченное. У этих разделов есть интересное свойство: при взгляде на готовый распечатанный документ никто не догадается, что он был разбит на разделы. Единственное, что бросится в глаза, — это аккуратность и профессионализм вашей работы. Прочитав следующие разделы этой главы, вы узнаете все, что необходимо знать о создании разделов в документе.

I

S

Раздел — это часть документа, форматирование которой никак не связано с форматированием остального документа.

S Разделы применяются при создании множества оригинальных и забавных типов документов, речь о которых пойдет в части IV этой книги.

\S

Вообще, деление на разделы— это более высокий уровень мастерства. Большинство пользователей практически никогда этим не занимаются. Лично мне пришлось сталкиваться с разбивкой документа на разделы лишь несколько раз за все время работы с текстовыми процессорами. К чему я веду? К тому, что вы можете спокойно пропустить эту главу!

Вставка разрыва Вставить в документ разрыв несложно. Дчя этого в Word имеется удобное диалоговое окно Разрыв, вызвать которое можно с помощью команды Вставка^Разрыв. На рис. 15.1 представлено диалоговое окно Разрыв. В его верхней области представлены виды разрывов текста, а в нижней — виды разрывов страниц.

Рис. 15.1. Диалоговое окно Разрыв Предположим, вам необходимо создать титульную страницу документа. Для этого выполните следующие действия. 1.

Выберите в меню команду Вставка^РазрЫВ. Появится диалоговое окно Разрыв, представленное на рис. 15.1. 2. В группе Новый раздел выберите переключатель Со следующей страницы. Параметр Со следующей страницы действует как жесткий разделитель страницы, он вводит в документ жесткий разделитель страницы и разрыв раздела одновременно. Это самая удобная форма разрыва раздела, поскольку все элементы форматирования, с которыми вам придется работать, относятся к уровню страницы. 3. Щелкните на кнопке ОК. В режиме Разметка страницы новый разрыв раздела выглядит как жесткий разделитель страницы. В режиме Обычный он имеет такой вид:

168

Часть II. Форматирование в Word

Следующий этап — перемещение курсора на первую (титульную) страницу, которая находится в предыдущем разделе, и ее форматирование по своему вкусу. ^

S

S

S S S •/

Если вы хотите в одном разделе объединить несколько стилей форматирования, используйте разрыв На текущей странице. Например, если на одной странице у вас есть и колонки, и обычный текст, разрыв На текущей странице — лучший способ объединить форматы этих двух элементов. В главе 21, "В колонки стройся!" об этом рассказывается более подробно. Параметры С четной страницы и С нечетной страницы позволяют начать новый раздел соответственно с четной или с нечетной страницы. Например, если создаваемый вами документ после распечатки должен быть сшит, то те или иные разделы должны находиться на определенных (четных или нечетных) страницах. (Правда, я еще никогда не видел, чтобы кто-нибудь пользовался этим параметром.) Разбивка на разделы также облегчает работу с документом, состоящим из большого количества частей. Каждая часть может быть выделена в самостоятельный раздел: титульный лист, введение, глава!, Приложение А. Чтобы начать работу с нужным разделом, используйте команду Перейти. Более подробно об этой команде рассказывалось в главе 3, "Прогулки по документу". О том, как начинать новую страницу с помощью жесткого разделителя страниц, рассказывается в главе 14, "Форматирование страниц". Вставить жесткий разделитель страниц можно также с помощью комбинации клавиш . В главе 21, "В колонки стройся!", речь идет о разбиении текста на колонки. К сожалению, я тоже не в состоянии объяснить, почему туалетная бумага рвется не по намеченным дырочкам.

Удаление разрыва раздела Символ разрыва можно удалить с помощью клавиши или . При случайном удалении символа разрыва раздела вы потеряете все специфические режимы форматирования, присущие данному разделу. Поэтому если с вами случится такая неприятность, постарайтесь сразу щелкнуть на кнопке Отменить или нажать комбинацию клавиш — еще до того, как вы выполните какие-либо другие действия. Обращайтесь осторожно с отформатированным разделом! Если вы особым образом отформатировали, скажем, страницу, а затем удалили разрыв раздела, все ваше форматирование будет "поглощено" стилем форматирования всего документа. Кроме того, перед распечаткой всегда пользуйтесь командой Предварительный просмотр, как бы красиво ни выглядел ваш документ на экране. (Подробности о предварительном просмотре вы найдете в главе 9. "Все о принтерах и печати".)

Верхние и нижние Шапка — это вовсе не головной убор. Точнее, не только головной убор. Шапкой, или верхним колонтитулом, называют текст, повторяющийся вверху каждой страницы документа. Например, в некоторых книгах в верхней части каждой страницы присутствует название главы или раздела. Это и есть верхний колонтитул, или шапка. Нижний колонтитул потому и нижний, что находится

Глава 15. Форматирование документов

169

внизу страницы. Примером нижнего колонтитула может служить, в частности, старомодная фраза "Прошу перевернуть страницу", хотя есть и более содержательные колонтитулы, включающие в себя номера страниц, название главы или документа и еще что-нибудь полезное. В этой книге в нижней части страницы указывается название части и главы. Нижний колонтитул создается по тому же принципу, что и верхний. Верхний колонтитул может содержать ваше имя, название документа, дату, номер страницы, заголовок, номер телефона, рекламный слоган — на ваше усмотрение.

i S

Нижний колонтитул может содержать все то же самое. Нижний колонтитул и сноска — разные веши. Прочитав главу 22, "Оглавление и указатели", вы узнаете, в чем заключается разница между ними.

Как создать колонтитул Только колонтитулы способны придать документу настоящий шик. Не обязательно использовать верхний и нижний одновременно — хватит и одного. В любом случае для их создания применяется одна и та же команда. Итак, попробуем ввести верхний или нижний колонтитул. 1.

Выберите команду Вид'ФКолонтитулы. Окно документа изменится, и вашему вниманию будет предложен образец колонтитула с надписью Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в верхнем левом углу. Кроме того, появится плавающая панель инструментов Колонтитулы. Как это выглядит, показано на рис. 15.2.

от. ..Бык"

Рис. 15.2. Пример колонтитула с плавающей панелью инструментов Колонтитулы 2.

Щелкните на пиктограмме переключения между верхним и нижним колонтитулом В е р х н и й / н и ж н и й колонтитул, чтобы выбрать тот, который вам нужен. Переход от верхнего колонтитула к нижнему и обратно выполняется однократным щелчком мыши.

3.

Введите текст колонтитула. Текст колонтитула можно изменять с помощью тех же команд форматирования, что и любой текст Word, включая табуляцию (если вы забыли, как выполняется форматирование, прочтите главы 11-13, посвященные форматированию символов, абзацев и установке табуляторов).

4.

Для введения специальных элементов пользуйтесь кнопками панели инструментов Колонтитулы. Подведите указатель мыши к любой кнопке, и появится краткое описание ее функции (также, как в обычных панелях инструментов!).

170

Часть II. Форматирование в Word

Например, для того чтобы установить номер страницы в центре нижнего колонтитула, надо нажать клавишу <ТаЬ>, а потом щелкнуть на кнопке Номер страницы. | вставить аз-оте*ст-| С помощью раскрывающегося списка Вставить автотекст в колонтитулы можно ввести элементы автотекста. Параметры, которые можно выбрать для вставки в колонтитул, являются обновляемыми "полями", отражающими различные особенности вашего документа (рис. 15.3). Например, пункт меню Вставить автотекст— Стр. <№> из <всего> — вводит в колонтитул номер текущей страницы из общего числа страниц документа. -Р1ЛЕAuthor, Page*, Date СсШИа-кИ, Page #, Date СгезййЬу Geatedon ; filename

' Ftename агИ patTi

Рис. 15.3 Вот что можно вставить в колонтитул из раскрывающегося списка Вставить автотекст 5.

Закончив работу, щелкните на кнопке Закрыть. Вы вернулись к своему документу.

В режиме Разметка страницы в документе можно видеть верхний и (или) нижний колонтитулы, отображаемые призрачно-серым цветом. В режиме Обычный колонтитулов не видно, хотя они никуда не делись. (Просмотреть колонтитулы можно также с помощью команды Предварительный просмотр, которой я уделил немало времени в главе 9, "Все о принтерах и печати".) В колонтитулы можно поместить все, что вы включаете в обычный документ, даже графику (см. рис. 15.2). Это весьма удобно, если в колонтитул надо ввести логотип компании. О том, что это такое, и как вводить в текст графику, вы узнаете из главы 23, "Рисунки и картинки". S

Для того чтобы установить в колонтитуле нумерацию страниц, начиная с 1, вовсе не обязательно переходить на первую страницу. Word достаточно сообразителен, чтобы правильно пронумеровать страницы, независимо оттого, на какой из них вы редактируете колонтитул. В режиме Разметка страницы можно быстро отредактировать колонтитул, дважды щелкнув на его "призрачном" изображении. Возможно, перед номером страницы вам захочется поместить какойнибудь текст (чтобы номер не чувствовал себя слишком одиноким). В порыве творческого вдохновения вы вводите слово Страница и пробел, после чего щелкаете на кнопке со значком #; конечно, можно придумать и что-нибудь поинтереснее.

/

Колонтитулы могут быть созданы для каждого раздела, на которые разбит документ. Если в документе несколько разделов, название колонтитула отображается вместе с номером раздела, например, так: Верхний ко-

Глава 15. Форматирование документов

171

лонтитул-Раздел 2-. Не забывайте, любые дополнения к колонтитулам или их изменения в одном разделе не отражаются на колонтитулах в остальных разделах документа. У

Если вы хотите ввести в колонтитул текущую дату или время, в панели инструментов Колонтитулы надо щелкнуть соответственно на кнопке Дата или Время.

v-

Не забывайте, что для-перехода из верхнего колонтитула в нижний и обратно в панели инструментов Колонтитулы предусмотрена кнопка Верхний/Нижний колонтитул.

Четные колонтитулы для четных страниц, нечетные - для нечетных Word позволяет создавать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Чтобы увидеть, как это выглядит, рассмотрите книгу, которую держите в руках. Колонтитул четной страницы содержит ее номер и название части, колонтитул нечетной — номер и название главы и номер страницы. Вы тоже можете создать такой колонтитул! (А потом смело проситься на работу в издательство "Диалектика".) Если вы хотите создать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, действуйте следующим образом. 1. Выберите команду Вид^Колонтитулы. В вашем документе появится верхний или нижний колонтитул, а также плавающая панель инструментов Колонтитулы (см. рис. 15.2). 2.

В панели инструментов Колонтитулы щелкните на кнопке Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы с вкладкой Источник бумаги на переднем плане (рис. 15.4).

Рис. 15.4, Вкладка Источник бумаги диалогового окна Параметры страницы

172

Часть II. Форматирование в Word

3.

В группе Различать колонтитулы установите флажок четных и нечетных страниц. Этим вы сообщите Word, что хотите создать два комплекта верхних и нижних колонтитулов: один — для четных страниц, другой — для нечетных. Обратите внимание, как изменилось изображение в области Образец— теперь вы видите две страницы рядом. Здорово, не правда ли!

4. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернулись в режим редактирования верхнего/нижнего колонтитула, но теперь перед одним колонтитулом появилась надпись Верхний (нижний) колонтитул четной страницы, а перед другим, соответственно Верхний {нижний} колонтитул нечетной страницы. 5.

Создайте четный (нечетный) верхний (или нижний) колонтитул. О том, как это сделать, рассказывается в предыдущем разделе.

6.

Создайте нечетный (четный) верхний (или нижний) колонтитул.

б"1 Щелкните на кнопке Переход к следующему, и вы сможете увидеть следующий нижний колонтитул вашего документа. Можно также щелкнуть на кнопке Переход к предыдущему. Эти две кнопки позволяют просматривать четные и нечетные колонтитулы.

"I • '"'

7.

,_.

Плил

Закончив редактирование колонтитулов, щелкните на кнопке Закрыть. Ну, что скажете? Оказывается, в процессе создания колонтитулов нет ничего сложного, не так ли?

Но мне не нужен колонтитул на первой странице! Первая страница документа— обычно это титульный лист— не должна содержать колонтитулов. Чтобы не дать им туда проникнуть, обратитесь к диалоговому окну Параметры страницы, открыв на нем вкладку Источник бумаги (о нем рассказывалось в предыдущем разделе). В диалоговом окне Параметры страницы в области Различать колонтитулы установите флажок Первой страницы. Щелкните на кнопке ОК. Вернувшись в свой документ для редактирования колонтитулов, щелкните несколько раз на кнопке Переход к предыдущему, пока не найдете самый первый верхний (нижний) колонтитул, озаглавленный Верхний (Нижний) колонтитул первой страницы. Оставьте его пустым. Эта процедура вводит на первую страницу пустой верхний колонтитул; на других страницах верхний колонтитул появится в заданном вами виде. С помощью этой же процедуры можно установить специальный колонтитул первой страницы — например, с графикой и декоративным текстом.

Побольше колонтитулов, хороших и разных! Колонтитул действует обычно в пределах одного раздела документа. Для большинства документов, которые состоят из одного раздела, это хорошо. Но предположим, что вам по каким-то причинам в одном документе нужно расставить разные колонтитулы, или, наоборот,

Глава 15. Форматирование документов

173

необходимо отключить колонтитулы в каких-то частях документа, например в тех, где много графики, поскольку вы не хотите перегружать страницы информацией. В любом случае вам нужны разные колонтитулы (собственно колонтитулы, без колонтитулов, снова колонтитулы). Чтобы добиться этого, надо разбить документ на разделы. Для каждого раздела можно установить свои колонтитулы, которые не будут повторяться в других разделах. При этом изменения, вносимые в колонтитулы одного раздела, никак не скажутся на колонтитулах других разделов. Чтобы получить самую подробную информацию о разбивке документа на разделы, вернитесь к разделу "Разбивка документа на разделы" этой главы.

/ 74

Часть II. Форматирование в Word

Глава 16

Работа со стилями В этой главе... > > ** > > *?• >

Как пользоваться командой Стиль Как создать стиль Как изменить стиль Как назначить стилю комбинацию клавиш Как применить стиль Работа со стилями заголовков Как управлять стилями

я J чень интересно ходить с детьми в зоопарк. Одно плохо — довольно быстро насту^^ пает момент, когда вы понимаете: этих зверей слишком много. Это же ощущение возникает, когда вы принимаетесь за форматирование документа. Да, говорите вы себе, тут столько всего... Конечно, если вы создаете небольшой и непритязательный документ (например, об осмотре одного-единственного белого медведя), никаких проблем не возникает. Но если ваш документ обширен и многообразен, то вы, скорее всего, потратите на форматирование больше времени, чем на набор текста. Это все равно, что потратить на дорогу больше времени, чем на разглядывание представленной в зоопарке фауны (конечно, поездка на автобусе сама по себе вполне может заменить посещение зоопарка— в том случае, если вам еще не стукнуло пять лет). Но не забывайте, что рядом с вами волшебник—- Word. Достаточно поманипулировать его командами, создать стиль форматирования, а потом одним щелчком отформатировать фрагмент текста или даже целый документ. Трудно в это поверить? Думаете, это фокусы, а реальная работа будет иной? Попробуйте сами! Но сначала прочитайте главу 16 "Работа со стилями". А потом — смелее за работу. И вы сумеете с помощью Word собирать множество команд форматирования в единую команд}', которая и называется стилем.

Ч,1но tncucoe Стиль — это совокупность приемов форматирования, которая имеет название и задается в отдельном поле. Так что, если вам необходимо набрать абзац текста с отступом, со шрифтом курсивного начертания, размер которого составляет 10 пунктов, достаточно применить к этому абзацу соответствующий стиль. Просто и быстро! IV

Исторически появление стилей вызвано тем, что возникла необходимость сохранять тяжелый труд по форматированию. По мере совершенствования текстовых процессоров и разработки новых моделей принтеров, способных печатать разными шрифтами, и благодаря тому, что Windows научилась отображать на экране то, что будет распечатано, возникали все более совершенные и разнообразные команды форматирования текста. Чтобы справиться с лавинообразным потоком нового форматирования, были придуманы стили.

Глава 16. Работа со стилями

175

V

В Word любой текст набран каким-то стилем. Пока вы не выбрали какой-то оригинальный стиль, Word применяет к тексту свой, так называемый Обычный стиль, в котором установлены следующие параметры форматирования: шрифт Times New Roman размером равным 12 пунктам, а абзац выровнен по левому краю и не имеет отступов. Использование стилей не является обязательным в Word. Однако применение стилей сделает вашу работу по форматированию легкой и приятной.

С/пили, tqe бас искшнь? В Word стили задаются в панели инструментов форматирования и в диалоговом окне Стиль, подобраться к которому можно с помощью команды Формат^Стиль, На практике стили чаще выбирают с помощью панели инструментов форматирования. Диалоговое окно Стиль используется только для создания и редактирования стилей документа.

Стили в панели инструментов Самый простой способ применения стиля предлагает нам раскрывающийся список Стиль, который находится в панели инструментов форматирования и, как правило, содержит слово Обычный (отличное название!). Раскрывающийся список Стиль показан на рис. 16.1. Э| Документу - Microsoft Word

-К- ' '1Э' ' ' М - " -15' i 46

О'НКПНЬ формат 1. Number

т

Заголовок 1 ' " » I': Заголовок 2 ' Заголовок 3 __ ^ Обычный

Ч

-Т

Рис. 16.1. Раскрывающийся список Стиль в панели инструментов форматирования Возможно, в вашей панели инструментов форматирования нет этого окна. В таком случае придется заняться настройкой панели. Вы хотите заняться этим прямо сейчас? Тогда открывайте главу 29, "Настройка Word". Я подожду. Стили, которые вы видите в раскрывающемся списке, можно применять ко всему документу целиком. На рис. 16.1 перечислены стандартные стили, которые Word применяет к ка-

176

Часть II. Форматирование в Word

ждому новому документу. Всего в этом наборе четыре стиля: Обычный, который применим ко всему тексту документа, и три стиля заголовков, Кто-то из программистов Microsoft установил эти стили, облегчив вашу работу. Параметр Очистить формат в списке Стиль следует назвать не стилем, а, скорее, командой, отменяющей все форматирование текста. Вновь созданные вами стили добавляются к уже имеющимся в списке. Если вы вносите изменения в существующий стиль, скажем, меняете шрифт на другой, в списке появляется новый стиль, отражающий эти изменения. Например, если вы поменяете шрифт на Arial, в верхней части списка Стиль появится запись Обычный+Arial. Название шрифта (в нашем случае — Arial) будет внесено в список стилей. Но это, конечно, не лучший способ пополнения списка стилей. В настоящей главе вы узнаете, как это делать правильно. В окне Стиль все предлагаемые стили отображаются так, как они будут выглядеть в документе. Например, стиль Заголовок 1 имеет полужирное начертание и 16-й кегль, а Обычный представлен 10-м кеглем шрифта Times New Roman. Символ абзаца fl[), расположений рядом с названием стиля, говорит о том, что это стиль абзаца. Команды форматирования, объединенные в стиль, управляют абзацами так же, как и текстом. Подчеркнутая буква "а" (а), расположенная справа от названия стиля, показывает, что это стиль символа. Команды форматирования в этом случае управляют только символами. Не существует отдельных команд форматирования абзацев. Если количество имеющихся стилей превышает число, доступное в раскрывающемся списке Стиль, последним параметром списка становится Больше. В результате выбора этого параметра на экране появится область задач, работа с которой будет обсуждаться в следующем разделе. Стандартные стили хранятся в шаблоне документа, который Word применяет для всех новых документов. Шаблон называется NORMAL (или NORMAL.DOT). (О шаблонах речь пойдет в главе 17, "Шаблоны и мастера".) Не следует путать заголовки с верхними колонтитулами. (О них речь шла в главе 15, "Форматирование документов".) Колонтитулы всегда находятся в верхней части страницы, а заголовки стоят в начале главы или раздела, но могут располагаться в любом месте страницы текста, или Web-страницы.

Стили в области задач Большую часть работы со стилями приходится выполнять в области задач. Если до сих пор вы, работая в Word, предпочитали обходиться без ее помощи, то теперь вам придется смириться с ее присутствием на экране, несмотря на то, что область задач занимает четвертую часть его рабочего пространства. Даже не знаю, плакать вам или смеяться! Чтобы вызвать на экран область задач Стили и форматирование, щелкните на кнопке Стили и форматирование, представленной пиктограммой с изображением двух букв АА и расположенной слева от раскрывающегося окна Стиль. Есть и другой способ: выберите в меню команду Формат^Стили и форматирование. И... приветствуйте появление на экране области задач Стили и форматирование, которая похожа на ту, что вы видите на рис. 16.2. Область задач Стили и форматирование— это то самое место, где вам предстоит выполнять различные манипуляции со стилями вашего документа. Здесь появятся все стили, которые будут в нем применены. Используемый в текущий момент стиль (т.е. стиль выделенного фрагмента текста или текста, на котором в данный момент стоит, подмигивая вам, курсор) отображается в верхнем окне. На рис. 16.2 — это стиль Обычный.

Глава 16. Работа со стилями

177

* ч Сг"/м н форматирование

. -

Форма!ириван-'е ныиепеннсго TeKtl

выдатаъ* вя

г Создач

ыбер^-тс? форма 1ирова**че для

Очистить форМЕТ

Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Обычный

Рис. 16.2. Область задач Стили и форматирование Установите указатель мыши на названии стиля, имеющегося в списке, и вам будет предоставлена дополнительная информация об этом стиле. Вы, наверно, сразу заметили справа от названия стиля стрелку, направленную вниз. Щелкнув на ней, можно открыть меню, относящееся к конкретному стилю (рис. 16.3), Кроме того, если задержать указатель мыши на названии стиля, то появится раскрывающееся окно со специфической информацией, относящейся к данному стилю форматирования. На рис. 16.3 видно, что основой стиля Заголовок 1 является стиль Обычный, к которому добавлены различные дополнительные опции форматирования. Информация о форматировании Имя стиля

[Заголовок 1 к i : Обыч-tii ' HfHtT (CefsJt; Arial, pt, толуЖ1*"ый. КФН1ИГ ст 16 pt, штереал Па ia: 12 пт, После: 3 rn, № отрьвэтъ эт с.-^ду^ Уров»ь 1

Щелкните для отображения списка стилей

Рас. 16.3. Информация о стиле, представленная в раскрывающемся окне

•/

ч ••'


178

Область задач Стили и форматирование— это место, где вы можете создавать и редактировать стили, а также применять их при работе с документом. С помощью кнопки Выделить все можно выделить весь текст в документе, оформленный с учетом того стиля, который показан в данный момент в верхнем окне области задач. Используя эту опцию, можно, не покидая области задач, выделять текст, например, с целью замены во всем документе одного стиля другим. Если необходимо освежить в памяти информацию о выделении блоков текста, обратитесь к главе 6, "Работа с блоками текста". Выбрав соответствующий параметр в меню стиля, вы можете удалить стиль, внести в него изменения, применить его к выделенному тексту, а также обновить. На рис. 16.3 показано, где нужно щелкнуть мышью, чтобы отобразилось меню стиля. Ниже я расскажу, как работать с этим меню. Закрыть область задач можно в любой момент, как только станет ясно, что со стилями вы наработались вдоволь.

Часть II. Форматирование в Word

Создай/не новый сйшль! Лично я терпеть не могу стиль Обычный. На мой взгляд, он не столько обычный, сколько безумно скучный. Будь у сотрудников Microsoft хоть капля юмора, они назвали бы его Нудный. Впрочем, тогда бы им никто не стал пользоваться... В следующих разделах я намерен рассказать вам, как можно создавать новые стили (поинтереснее, чем Обычный).

Как создать стиль на основе отформатированного абзаца Самый простой способ создать новый стиль — это, приложив максимум стараний и мастерства, отформатировать один абзац текста так, как вам захочется, а потом использовать его в качестве образца при создании нового стиля. Вот, как это делается, 1.

Введите абзац текста. Можно взять любой готовый абзац из любого документа. Главное, чтобы на экране был какой-то текст, который можно форматировать. 2. Выделите абзац в блок. Если вы забыли, как это делается, обратитесь к главе 6, "Работа с блоками текста". 3. Отформатируйте блок. Начните с форматирования символов. Текст можно увеличить или уменьшить, выбрав соответствующую гарнитуру шрифта и его размер. Обратившись к главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста", можно будет узнать больше о форматировании символов. Ограничьтесь выбором шрифта и размера. Избегайте такого выделения символов, как подчеркивание или курсив, если только не хотите применить их ко всему тексту. Отформатируйте абзац: установите абзацный отступ, выровняйте текст по центру или примените любой другой режим форматирования, который желаете присвоить своему стилю. Исчерпывающие разъяснения по поводу форматирования абзаца можно найти в главе 12, "Форматирование абзацев". 4. Нажмите комбинацию клавиш . Эта комбинация клавиш активизирует раскрывающийся список Стиль, находящийся в панели инструментов форматирования. В этом окне будет выделен текущий стиль (чаще всего это стиль Обычный). 5. Введите название нового стиля. Здесь уместно короткое и емкое название из одного слова. Создавая, например, абзац с отступом, который будет применяться для организации списков, можете присвоить ему имя Список. А можете воспользоваться моей идеей и присвоить стилю название ПИСЬМО. 6. Нажмите клавишу <Enter>. Введенный вами стиль пополнит список стилей, которые уже имеются в вашем документе. Только что созданный стиль применен к исходному абзацу (к тому, на основании которого вы создали этот стиль). Он же будет применен к новому абзацу, если вы станете вводить текст. Этот стиль можно применить также к любым уже имеющимся абзацам. 1S

Давайте своим стилям имена, отражающие их специфику. Названия типа Список с отступом или Основной текст таблицы просто замечательны, поскольку сами объясняют свое назначение. Имен типа Стиль 3 или Новый 2 желательно избегать.

Глава 16. Работа со стилями

179

Новые стили применяются только в том документе, в котором они были созданы. Если вы создали целый набор стилей, от которого просто в восторге, и хотели бы пользоваться им и в других документах, то следует создать так называемый шаблон. Подробнее об этом рассказывается в главе 17, "Шаблоны и мастера". Возможно, вам понадобится внести изменения в тот или иной стиль. Для этого нужно воспользоваться областью задач Стили и форматирование. Об этом рассказывается ниже, в разделе "Как изменить стиль" этой главы.

Создание стиля с помощью области задач Создавать стили, находясь в области задач, очень удобно. Правда, для этого надо уметь пользоваться командами стиля Word, в том числе и теми, о которых речь пойдет в следующей части книги. Но если вы еще не успели с ними познакомиться, не расстраивайтесь. С моей помощью вы сможете создать собственный стиль и миновать все ловушки диалогового окна Стиль.

1.

Выберите в меню команду Формат-ФСтили и форматирование. Появится область задач Стили \л форматирование (см. рис. 16.2). Обратите внимание: мы не создавали предварительно ни абзаца текста, ни вообще чего-нибудь, чт*о можно было бы форматировать. Смелее — мы создаем новый стиль прямо с нуля! Щелкните на кнопке Создать стиль. Откроется диалоговое окно Создание стиля, показанное на рис. 16.4.

2.

Рис. 16.4. Диалоговое окно Создание стиля

3.

4.

180

В поле Имя введите название нового стиля. Название должно быть описательным и понятным; старайтесь избегать названий типа Стиль 1. Вот несколько удачных примеров: Заголовок таблицы, Текст примечания, Адрес. Если придуманное вами название уже существует, Word сообщит об этом, и вам придется изобрести другое. Выберите тип стиля в раскрывающемся списке Стиль. Чаще всего вы будете создавать в Word стили Абзаца, т.е. стили, в которых применяются всевозможные опции форматирования, относящиеся к шрифтам или тексту на уровне абзаца.

Часть //. Форматирование в Word

Стили форматирования символов (стили Знака) используются редко. Лично я столкнулся с такой необходимостью только однажды, когда писал книгу, в которой команды должны были отображаться полужирным шрифтом Courier New, к тому же голубого цвета. Пришлось создать специальный стиль символа, которому я дал название Голубой текст. Зато потом, когда нужно было применить такое сложное форматирование к фрагменту текста, я просто выбирал для него Голубой текст. Стиль Таблицы предназначен для форматирования таблиц. (О таблицах читайте в главе 20, "Работа с таблицами".) Для создания списков применяется стиль Список. В Word он находит применение в первую очередь при составлении планов. Но прежде чем приступать к форматированию таблиц и списков, я бы рекомендовал вам прочитать о них в этой книге. Выберите в раскрывающемся списке элемент Основан на стиле. Вы сэкономите время и силы, если в качестве основы для нового стиля возьмете уже существующий. Если вы хотите, скажем, создать стиль заголовка, который напоминал бы основной стиль текста (например, Текст), воспользуйтесь раскрывающимся списком Основан на стиле. Тогда вам достаточно будет просто несколько изменить стиль Текст— увеличить размер шрифта, добавить полужирное начертание и т.д. Это гораздо проще, чем создавать совершенно новый стиль. В основе всех стилей лежит стиль Обычный. С помощью раскрывающегося списка можно просмотреть множество стилей. Просмотрите список, и вы найдете то, что вам придется по вкусу (а может быть, ознакомившись со всем списком, вы все же решите остановиться на стиле Обычный). Выберите в раскрывающемся списке элемент Стиль следующего абзаца. Этот удобный параметр устанавливается на названии стиля, созданного последним. Поэтому все абзацы будут вводиться этим стилем. С помощью этой функции могут быть созданы оригинальные приемы форматирования, с которыми можно будет познакомиться ниже, в разделе "Автоматическое изменение стилей". Выберите параметры форматирования для нового стиля. В диалоговом окне Создание стиля столько различных кнопок и списков, что хотелось бы знать, назначение каких из них необходимо помнить, а каких — необязательно. Вам может помочь в этом окно предварительного просмотра. Если вам потребуется специфическое форматирование текста, например двойное подчеркивание или установка табуляторов, щелкните на кнопке Формат. Откроется меню с традиционными для Word командами форматирования (подобными тем, что мы видим в меню Формат). Выбор какой-либо команды вызывает появление соответствующего диалогового окна с полным набором присущих ему опций. Работа с этими диалоговыми окнами описана во многих разделах данной книги. Но вам обязательно нужно запомнить следующее: будучи открытыми из диалогового окна Создание стиля, они оперируют исключительно создаваемыми вами стилями, а не текстом вашего документа. (По крайней мере, пока не оперируют текстом.) Работать в диалоговом окне Создание стиля можно лишь в том случае, если вы знаете, какие форматы заложены в используемый вами стиль. Если вы этого не знаете, то лучше применять технологию, описанную выше, в разделе "Как создать стиль на основе отформатированного абзаца". Щелкните на кнопке ОК, и стиль будет создан. Диалоговое окно Создание стиля исчезнет, а имя созданного вами стиля появится в списке Стиль.

Глава 16. Работа со стилями

181

Автоматическое изменение стилей В процессе работу над книгой, каждую новую главу я начинаю со следушртзтект-/}ш?7зш-7»(7или,£ ' или Л5), к которому применяю стиль Номер главы. Далее следует заголовок глшы, для юторого также имеется ^соспветствующий стиль (Заголовок главы]. После этого едет фраза В этой главе.,, (стиль Barofy, за которой с/едет краткий перечень тем, освещаемых в данной главе (стиль Маркированный /), и так далее - каждый аб; зац вводится с учетом определенного стиля. Но нет никакого смысла всякий раз вручную выбирать нужный . стиль, если можно заставить Word при необходимости менять стили автоматически, j В диалоговом окне Создание стиля (или в диалоговом окне Изменение стил$ откройте раскрывающийся ; список Стиль следующего абзаца. После того как будет нажата завершающая абзац клавиша <Enter>, ! < Word переключит стиль на тот, который в данный момент находится в первой строке списка. Обычно это ; г тот же стиль, каким был введен предыдущий абзац, потому что так обычно выглядит документ. Но если вы знаете, что после определенного абзаца стиль должен поменяться, нужно определить для Word новый стиль. Вы можете набирать текст стилем Номер главы, но в раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца^ выбран стиль Заголовок главы, поэтому, как только вы завершите ввод абзаца нажатием клавиши [ < Enter>, следующий абзац будет вводиться уже стилем Заголовок главы. Красиво сделано, не правда ли?

Создание стиля, воздействующего только на символы Чаще всего вы будете создавать в Word стили абзаца, т.е. стили, которые форматируют текст на уровне абзаца. Если вы хотите, чтобы стиль форматировал символы (знаки), надо создать специальный стиль символа. Как уже отмечалось, стили такого типа помечены в списке Стиль подчеркнутой буквой "а", вот такой: а. Допустим, вам необходимо, чтобы все формулы в тексте были набраны полужирным курсивным шрифтом красного цвета, размер которого превышал бы размер шрифта основного текста. Конечно, вы могли бы набрать весь текст, потом выделить каждую формулу в блок и с помощью команды ФорматО Шрифт изменить начертание, цвет и размер шрифта. Но заниматься такой неблагодарной работой -— это значит забыть, что мы живем в век персональных компьютеров. Эту работу можно существенно облегчить, создав собственный стиль, в котором будут установлены требуемые параметры форматирования. Это будет стиль, применяемый только к символам, и не обращающий никакого внимания на абзацы. Для создания такого стиля используется примерно такая же процедура, что и в предыдущем разделе. Однако после выполнения п. 4, когда откроется диалоговое окно Создать стиль, в раскрывающемся списке Стиль следует выбрать элемент Знака. Теперь все настройки окна Создать стиль будут установлены ятя создания стиля символа. Далее продолжайте действовать в диалоговом окне Создать СТИЛЬ так, как описывалось в предыдущем разделе, выбирая различные параметры для символа. Когда все будет сделано, щелкните на кнопке ОК, и стиль готов.

i

s

:; S V S

182

Специальные стили форматирования символов не оказывают влияния на форматирование абзацев. Другими словами, эти стили можно применять лишь к отдельным буквам, словам, фрагментам текста для изменения их шрифта, начертания, размера и цвета, но никак не для абзаца целиком. Помните! За окном — XXI век, все должно делаться одним нажатием кнопки! Если вы хотите сделать свой текст непревзойденным, читайте главу 19, раздел "Оригинальный текст — белым по черному". Существует быстрый способ применения формата символа. О нем рассказывается в главе 18, "Маленькие хитрости форматирования", в разделе "Как позаимствовать форматирование символов". Часть II. Форматирование в Word

Как изменить стиль Стили меняются. Брюки клеш снова вошли в моду. Кто бы мог подумать! Моя жена смотрит на меня, как на сумасшедшего, но я все время проверяю, не съела ли моль дедушкин сюртук. Я твердо верю, что и это вернется... Впрочем, я опять отвлекся. Да. Times New Roman — проклятие стиля Обычный — конечно, восхитительный шрифт... если вы и сейчас носите галстук "собачья радость" и полагаете, что графический эквачайзер — это рецепт коктейля или предводитель восстания рабов в Древнем Риме. И все же Times New Roman — та рабочая лошадка, которая безотказно пашет везде и повсюду. Возможно, вы захотите выгнать ее с пастбища и использовать в качестве стандартного стиля какой-нибудь другой шрифт. Если хотите — пожалуйста Вот инструкции по изменению любого стиля (не только стиля Обычный). 1. Откройте область задач Стили и форматирование. Щелкните на пиктограмме Стили и форматирование или выберите в меню команду ФорматоСтили и форматирование. 2. Поместите указатель мыши на тот стиль, который вы намерены изменить. 3. Откройте меню стиля. На рис. ] 6.3 показано, где нужно щелкнуть мышью, чтобы меню стиля открылось. 4. Выберите в нем параметр Изменить. На экране появится диалоговое окно Изменение стиля. Оно очень похоже на диалоговое окно Создание стиля (см. рис. 16.4), разница только в названии. Работа в этом окне отличается от работы в диалоговом окне Создание стиля лишь тем, что все выбираемые параметры будут заменять параметры уже существующего стиля. 5. Приступайте к изменению параметров форматирования в стиле. Можно выбирать любые параметры форматирования для замены в стиле. Вы можете добавить новые параметры форматирования или присвоить стилю новую комбинацию клавиш. (Как присвоить стилю комбинацию клавиш, описано в следующем разделе.) 6. Закончив, щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Изменение стиля. Закройте область задач, если работа в ней закончена. ^ ^ Изменение стиля изменяет тип оформления всех абзацев документа, которые были отформатированы этим стилем. Причем изменение происходит мгновенно, что является одним из главных достоинств применения стилей. •„У На мой взгляд, изменение стиля — замечательная возможность! Вместо того чтобы, скажем, вручную вводить абзацный отступ во всех абзацах, отформатированных с применением стиля Текст разделов, достаточно изменить стиль. Как только вы щелкнете на кнопке ОК в диалоговом окне Изменение СТИЛЯ, внешний вид всех абзацев станет другим. Отлично придумано! \ ^ Если вы решили улучшить стиль Обычный и внесли в него изменения, значит, нужно отредактировать и шаблон NORMAL. DOT. О том, как это сделать, рассказывается в главе 17, "Шаблоны и мастера".

(

Как присвоить стилю комбинацию клавиш Стили позволяют воспользоваться преимуществами быстрого форматирования абзаца текста. Комбинации быстрых клавиш еще больше ускоряют процесс форматирования; ведь нажатие, например. для получения стиля Обычный действует гораздо быстрее, чем возня со списком Стиль или с диалоговым окном, — особенно, если у вашего текста уже целая куча стилей. (Напоминаю читателю, что на страницах данной книги все примеры клавишных комбинаций с использованием буквенных клавиш основаны на латинской раскладке клавиатуры. — Прим. ред.)

Глава 16. Работа со стилями

183

Чтобы присвоить стилю определенную комбинацию клавиш, действуйте следующим образом. 1. Отобразите на экране область задач Стили и форматирование. 2. Откройте меню стиля для конкретного стиля (см. рис. 16.3). 3. Выберите в меню стиля элемент Изменить. На экране появится диалоговое окно Изменение стиля. 4. Щелкните на кнопке Формат. 5. Выберите в меню элемент Сочетание клавиш. Перед вами появится загадочное диалоговое окно Настройка клавиатуры. Не тратьте время на его разглядывание и переходите к п. 6. 6. Введите выбранную вами комбинацию клавиш. Лучше всего использовать комбинации , или <Ог1+А11+буква>, где буква— это любая клавиша клавиатуры. Например, для стиля Письмо годится комбинация . Введенная вами комбинация клавиш появляется в окне Новое сочетание клавиш. Если вы допустили ошибку, всю комбинацию можно удалить с помощью клавиши . 7. Убедитесь, что данная комбинация не используется для других целей. Например, применяется в Word для задания полужирного начертания символов. Указание на то, что данная комбинация клавиш уже используется, появится в области под заголовком Текущее назначение. Следите за этой областью окна! Если предлагаемая вами комбинация уже используется, нажмите клавишу и вернитесь к п. 5. Интересная деталь: полужирному начертанию соответствует также комбинация . Хотите совет? Смело используйте эту комбинацию для своих нужд, а для полужирного начертания оставьте . Если комбинация клавиш свободна, в поле Текущее назначение появится надпись [нет]. 8. Щелкните на кнопке Назначить. 9. Щелкните на кнопке Закрыть. Диалоговое окно Настройка клавиатуры исчезнет с экрана. 10. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Изменение стиля тоже улетучится. Закройте область задач, если работа в ней закончена. Поздравляю: теперь для вашего стиля существует удобная комбинация клавиш.

Какудалить стиль Если вы решили удалить любой из созданных вами стилей, знайте, что сделать это очень просто: необходимо открыть область задач Стили и форматирование, в списке выделить нужный стиль, а затем, открыв меню этого стиля, выбрать в нем опцию Удалить. Но прежде чем удалить стиль, Word спросит, уверены ли вы в том, что хотите это сделать. Если у вас нет сомнений, — щелкните на кнопке Да, и стиль будет удален окончательно. Word не разрешит вам удалить стандартные стили: Обычный, Заголовок н и м подобные.

184

Часть II. Форматирование в Word

ttftuMettsunb Вы не используете стиль, вы его применяете. Режимы форматирования символов и абзацев, упрятанные в стиль, применяются к тексту, находящемуся на экране, к участку текста, выделенному в блок, или к тексту, который вы сейчас будете вводить. Применять стили очень просто, если выполнять все шаг за шагом. 1.

Определите, к какому тексту вы собираетесь применить стиль. Если это уже готовый абзац на экране, то курсор нужно поместить в любую его точку. Можно также выделить текст в блок. В противном случае стиль будет применен к вводимому тексту.

2.

Выберите интересующий вас стиль в раскрывающемся списке Стиль панели инструментов форматирования. Конечно, если открыта область задач Стили и форматирование, стиль можно выбрать в ней. Но специально открывать область задач для того чтобы выбрать не нужно, все-таки она занимает значительную часть рабочего поля экрана. Не забывайте о различиях между стилем абзаца и стилем символа. Стиль абзаца нельзя применить только к одному слову абзаца. Если вы попытаетесь сделать это, стиль все равно будет применен к абзацу целиком. Применить стиль можно с помощью комбинации клавиш. Об этом я рассказывал в разделе ''Как присвоить стилю комбинацию клавиш". Для того чтобы применить стиль сразу ко всему документу, выполните команду Правка^Выделить все. Затем выберите стиль, в котором собираетесь выдержать весь документ.

/Запоенные ctfuuu заголовков Word предоставляет в ваше распоряжение три встроенных стиля заголовков (иногда больше). Вы можете и должны применять их, если хотите, чтобы в тексте были заголовки разных уровней. Например, в этой главе имеются заголовки первого уровня (в их числе название этого раздела "Встроенные стили заголовков") и второго уровня, в частности, "Как изменить стиль". Заголовки первого уровня выделены стилем Заголовок 1, заголовки второго уровня — стилем Заголовок 2. Возможно, вам покажется, что эти стили выглядят скучновато, но ведь вы уже умеете изменять их, в том числе и встроенные стили заголовков. О том, как это делается, я рассказывал выше, в разделе "Как изменить стиль". В использовании встроенных стилей заголовков есть определенные преимущества. Вопервых, эти заголовки выводятся в окне подсказки при перетаскивании бегунка по полосе прокрутки. Во-вторых, с помощью кнопок просмотра (они находятся в нижней части вертикальной полосы прокрутки) можно перемещаться по документу от заголовка к заголовку. Об этом говорилось в главе 3, "Прогулки по документу", если вы помните. | V гS

Стили заголовков, как и стили Обычный и Основной шрифт абзаца, нельзя удалить из документа. На самом деле Word содержит много стилей заголовков, от Заголовок 1 до Заголовок 9. Они выходят на сцену, когда вы переходите в режиме структуры документа. Более подробно об этом рассказывается в главе 26, '"У меня есть план!".

Глава /6. Работа со стилями

185

анилями для "нашиисов Если вам удалось создать по-настоящему удачный стиль, используйте его как можно чаще и в разных документах. Причем создавать этот стиль в каждом новом документе заново вам не придется. Вам даже не надо использовать шаблон документа (этот интересный предмет мы обсудим в главе 17, "Шаблоны и мастера"). Управление стилями в Word осуществляется с помощью диалогового окна Организатор, Найти его не так уж просто, но попробуем это сделать. 1. 2.

Вызовите на экран область задач Стили и форматирование. В списке Показать выберите элемент Специальное. (Раскрывающийся, или выпадающий, список Показать находится в нижней части области задач.) На экране появилось диалоговое окно Настройка формата, которое сейчас вас не должно интересовать (кроме одной кнопки).

3.

Щелкните на кнопке СТИЛИ.

Ну, почти добрались! Появилось диалоговое окно Стиль, но. . . оно нас тоже не интересует. 4. Щелкните на кнопке Организатор. Наконец-то! Можно отдышаться! Появилось диалоговое окно Организатор, открытое на вкладке Стили, как показано на рис. 16,5 J

Заголовок 1 .,.„№ т

Зеголсеок.1 :С6ы*ньй + ШриЬт: tpefaJt) Artal, 16 pt, полужирный, кернинг от 16 pt, интервал Пфед: 12т, После: 3 т,Не отрьвать от следующего, Урсвеьь 1

Рис. 16.5. Извлеченное из чрева Word диалоговое окно Организатор

Назначение окна Организатор — управление стилями (и другими элементами, но в этой главе мы говорим о стилях). Управление стилями осуществляется'посредством копирования стилей из документа в документ и из шаблона в шаблон Word. Рассмотрим пример. На рис. 16.5 в левой части окна Организатор представлены стили вашего документа. В правой части— стили шаблона NORMAL. DOT. (NORMAL. DOT— это файл, в котором содержатся все стандартные установки Word.) Для копирования стилей из документа в документ используется кнопка Копировать. Выберите стиль (в любой части окна Организатор) и щелкните на кнопке Копировать. Этот стиль будет скопирован в другую часть. Таким способом осуществляется обмен и разделение стилей между документами. Если вы хотите выбрать другой документ или шаблон, щелкните на кнопке Закрыть файл. Она тут же превратится в кнопку Открыть файл, с помощью которой можно открыть любой документ Word, хранящийся на диске. Как только вы откроете файл, в окне появится список стилей данного документа. Закончив работу со стилями, щелкните на кнопке Закрыть. Как можно видеть на рис. 16.5, диалоговое окно Организатор используется также для управления элементами Автотекст, панелями инструментов и макросами (которые являются сложными функциями Word и в данной книге не рассматриваются). Элементы же Автотекст или специальные панели инструментов можно копировать из документа в документ и из шаблона в шаблон с помощью диалогового окна Организатор — точно так же, как и стили. Если хотите точно узнать, что такое шаблон документа, откройте главу 17, "Шаблоны и мастера".

186

Часть //. Форматирование в Word

Глава 17

Шаблоны и мастера В этой главе.., > Как пользоваться шаблоном > Как создать шаблон документа > Изменение шаблона > Знакомство с шаблоном NORMAL.DOT > Как присоединить шаблон к документу аблон представляет собой собрание стилей и других элементов, призванное облегчить оформление документов определенного рода. В качестве примера можно упомянуть огромные дорожные знаки "STOP", которые ГАИ с удовольствием ставит на всех перекрестках. Эти знаки выполнены как раз с помощью шаблонов: специальные художники из ГАИ наносят по трафарету краску, и — готово! Вы, чертыхаясь, жмете на тормоза. Правда, мне кажется, что шаблоны Word работают несколько по-другому... Шаблон в Word — это, если можно так выразиться, скелет документа, на который вы наращиваете текст. Шаблон содержит в первую очередь стили, но в нем может храниться и текст, и графика, и даже его собственная панель инструментов. Все это мы рассмотрим в этой главе, за исключением панели инструментов шаблона, знакомство с которой я отложил до главы 29 "Настройка Word".

Нескшько шси$м>ш/ Шаблоны документов— очень удобная штука. У меня их несколько— для факсов, для писем и т.д. Имеется и шаблон этой книги, он называется Dummies Style и включает в себя все использованные здесь стили. Каждый раз, когда мне надо начать новую главу, я задаю в меню команду ФайлОСоздать и выбираю в списке шаблон Dummies Style. Это удобно и облегчает работу моему редактору. Стоит потратить время на создание шаблонов для всех типов документов, с которыми вы постоянно работаете. В следующих разделах будет рассказано, как это сделать. I^ '; •/ I -S

По умолчанию Word использует обычный шаблон документа, называемый также NORMAL . DOT. Однако вы можете выбрать любой другой шаблон. Чтобы больше узнать о шаблоне NORMAL . DOT, обратитесь к разделу "Что представляет собой шаблон NORMAL.DOT" этой главы. Я советую сначача создать документ, а потом на его основе выполнить шаблон. В принципе можно пойти и другим путем — сначала шаблон, потом документы на его основе, но для этого надо очень хорошо ориентироваться в командах форматирования и стилях Word.

Глава 17. Шаблоны и мастера

187

Вы установили Word, в котором уже имеется целый набор собственных шаблонов документов, которые не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word, выполните следующее. 1.

Вызовите на экран область задач Создание документа. В области задач можно работать со стандартными шаблонами Word. Откройте область задач, задав в меню команду Файл^Создать. Затем выберите в меню области задач параметр Создание документа.

2.

Щелкните на кнопке Общие шаблоны. Откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 17.1). Здесь вы увидите много вкладок, причем в каждой содержится большое количество шаблонов, мастеров и еще бог знает чего. На рис. 17.1 открыта вкладка Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами). г З*ХА

j

Qi

Рис. 17.1. Диалоговое окно Шаблоны 3.

Выберите нужный вам шаблон. Все шаблоны в диалоговом окне Шаблоны сгруппированы по типу документа, который вы хотите создать, и помещены в соответствующие вкладки. Для примера щелкните на ярлычке вкладки Письма и факсы. Вы увидите различные шаблоны и мастера, с помощью которых можно быстро написать письмо или факсимильное сообщение. Мастера — это такие программы, которые берут вас за руку и проводят через весь процесс создания нового документа. Шаблоны — это особые документы Word, в которых собраны различные стили, может содержаться текст и даже графические элементы — все, что необходимо для работы с новым документом. Например, шаблон Professional Letter, содержащийся во вкладке Письма и факсы, включает всевозможные графы, не заполненные в определенных позициях. Заполнив или отредактировав эти графы, вы получите типовое деловое письмо. Шаблон Новый документ на вкладке Общие— не что иное, как шаблон NORMAL.DOT. Word предлагает его всякий раз, когда вы открываете новый документ. Ну и зануда этот Word!

4.

188

Щелкните на кнопке ОК.

Часть II. Форматирование в Word

Word начнет новый документ, полностью подготовленный к работе: к нему подсоединены различные стили, шрифты и все, что ваша фантазия включила в шаблон. Вы получили возможность использовать любой стиль из этого шаблона, видеть текст, который имеется в шаблоне, использовать его в своем документе и редактировать при необходимости. S

Когда вы открываете документ с шаблоном, последний не изменяется; новый документ просто "использует" стили шаблона и текст, который в нем уже содержится. Как изменить шаблон, вы узнаете из следующего раздела.

|S

Получить подробную информацию о мастерах можно в главе 18, "Маленькие хитрости форматирования".

IS

Word может использоваться в качестве редактора вашей электронной почты, если вы применяете встроенную программу Microsoft Outlook или Outlook Express. Новое электронное сообщение можно создать, выбрав в диалоговом окне Шаблоны, на вкладке Общие, шаблон Сообщение электронной почты (см. рис. 17.1). Еще один способ создания электронного сообщения — щелчок на кнопке Сообщение в панели инструментов. В этом случае Word просто является редактором электронных сообщений. Поскольку в данной книге собраны только основные сведения о работе текстового процессора, вы не найдете в ней информации о работе Word с программой Outlook или Outlook Express, поэтому за.такого рода сведениями вам придется обратиться к другим источникам. Некоторые собственные шаблоны Word можно использовать при разработке Webстраниц, Но, положа руку на сердце, нужно сказать, что редактором Web-страниц Word можно признать с большой натяжкой. Иначе зачем было фирме Microsoft разрабатывать и продвигать на рынок программного обеспечения свою программу Front Page?

coeqainb tuadUoH. уо/а/мек/па Создавать собственные шаблоны документов не так уж сложно, а польза от их применения огромная. Поработав некоторое время с текстовым процессором, вы начинаете понимать, что создаваемые вами документы зачастую похожи друг на друга. Прежде чем начинать создание нового документа, как говорится, "с нуля", попробуйте сначала разработать новый шаблон, а потом на его базе создать документ. Все ваши стили будут сохраняться в шаблоне, поэтому, создавая новый документ, вам не нужно будет снова создавать стили. Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия. 1.

Выберите документ, на основе которого станете создавать шаблон. Несмотря на то, что в Word можно создавать шаблоны тоже "с нуля", положитесь на мой опыт: лучше начинать эту работу на базе имеющегося документа. Можно взять уже готовый документ, или создать новый. Когда вы создаете новый документ, то должны позаботиться о том, чтобы в нем были заложены все необходимые стили, а также текст, особенно тот, который вы постоянно используете в разного рода документах. Например, шаблон этой книги (по крайней мере, пока я пишу книги о компьютерах, а не детективы) содержит все стили, которые я применяю в этой книге, и слово Глава в начале каждой страницы. Слово Глава я включил в шаблон, потому что каждый мой документ— это новая глава. То обстоятельство, что данное слово само появляется при создании нового документа, сберегает немало моего времени и энергии.

Глава 17. Шаблоны и мастера

189

Если для создания шаблона используется уже имеющийся документ, прежде всего сделайте на диске его копию (на всякий случай!). Теперь можно вырезать из него весь текст, присутствие которого в шаблоне вам кажется неуместным, а также удалить все лишние графические элементы. Отредактируйте колонтитулы так, чтобы в них остались только те элементы, которые, по вашему мнению, должны присутствовать в шаблоне. На рис. 17.2 представлен готовый шаблон, в котором содержится и текст, и графический элемент. Помните, что в шаблоне должны быть только стили и текст, который должен появиться во всех документах. На рисунке мы видим текст, который обязательно должен быть включен в каждый документ; остальной текст будет вводиться после открытия нового документа, созданного на базе этого шаблона,

Расписание сстреч

Рис. 17.2, С любовью созцзнный шаблон 2. Выберите в меню команду ФайлОСохранить как. На экране появилось диалоговое окно Сохранить как. Это то самое диалоговое окно, которое использовалось для сохранения любых файлов. Если вам необходимо освежить в памяти, как это делается, обратитесь к главе 8, "Вопросы сохранения". 3.

Введите имя документа. Имя нужно набрать в поле Имя файла. Оно должно быть кратким и описательным; слово "шаблон" в имени использовать не надо —- Word сам об этом позаботится.

4.

В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон документа. Теперь я должен открыть секрет: документ может быть сохранен как документ, а может— как шаблон. После того как вы выберете тип файла Шаблон документа, Word уже сам позаботится о том, чтобы этот документ был сохранен как шаблон и помешен в специальную папку для шаблонов Ша бл оны.

5.

Щелкните на кнопке Сохранить. Теперь ваше детище, которое стало называться шаблоном документа, надежно спрятано на диске в специально предназначенном для него месте, где Word хранит все свои шаблоны документов.

190

Часть П. Форматирование в Word

Если вы захотите создать какой-то другой шаблон, то новый шаблон можно будет построить на основе только что созданного. Например, если у вас есть шаблон Письмо, то на его основе можно создать шаблона для писем другого типа. Закройте шаблон документа. Выберите в меню команду ФаЙЛ1^ Закрыть или щелкните на кнопке закрытия окна х, и окно с шаблоном документа будет закрыто. Закрыть окно нужно обязательно, иначе любое редактирование, какое вы будете с этого момента выполнять, будет изменять шаблон, а не документ. Если же вы хотите использовать этот шаблон для создания нового документа, выберите его сначала в диалоговом окне Шаблоны, как описывалось в предыдущем разделе данной главы. Если вы хотите вернуть шаблон на экран и внести в него изменения, обратитесь за советом к следующем)' разделу этой главы. |S

Помните, что назначение шаблона— хранить стили и постоянно используемую информацию в одном месте. Шаблону можно присвоить любое имя. Если вы случайно зададите имя, которое уже имеет какой-то шаблон, Word выдаст предупреждающее сообщение. Это общепринятая процедура сохранения файлов. В таком случае нужно просто присвоить шаблону другое имя, и работа будет продолжена.

Как ввести в шаблон сегодняшнюю дату Любой текст, который вы включаете в шаблон, становится его неотъемлемой частью. Вообще-то это прекрасно, но что делать, если в ваш шаблон входит дата, которая, как известно, меняется буквально каждый день? К счастью, решение есть. Несмотря на то, что дело это непростое, с помощью следующей процедуры вы сможете ввести в шаблон обновляемое лада даты. I. Поместите курсор в то место шаблона, где должна быть дата. 2. Выберите команду ВставкамДата и время. Появится диалоговое окно Дата и время. 3. В списке Форматы выберите стиль отображения даты. 1 4. Установите флажок Обновлять автоматически. ! 5. Щелкните на кнопке ОК. Теперь в вашем шаблоне есть поле даты, (Хочу заметить, что таким способом можно вставить дату в : любой документ, не только в шаблон.)

изм&ш&ь ию&им Изменение и редактирование шаблона — это то же самое, что и изменение и редактирование обычного документа. Разница состоит лишь в том, что нужно открыть шаблон, а не документ. Разница невелика, но существенна, поскольку шаблон все же не является документом. 1. Откройте шаблон с помощью команды Файл^Открыть. Это обычная команда Открыть, которая вызывает на экран обычное диалоговое окно Открытие документа. Ничего нового. Пока...

Глава 17. Шаблоны и мастера

191

2.

В диалоговом окне Открытие документа из списка Тип файлов выберите Шаблоны документов. Вы наверняка предполагаете, что Word — - достаточно интеллектуальная программа, чтобы не задумываясь открыть папку Шаблоны, как это он сделал, когда вы сохраняли созданный шаблон. Увы, на сей раз вы ошибаетесь. В данной ситуации Word выглядит довольно глупой программой. Вам придется вручную отыскать путь к папке Шаблоны или к любой другой папке, в которой вы храните шаблоны документов. 3. Найдите папку вашего шаблона. Если вы не спрятали шаблоны в каком-нибудь другом укромном месте, вам предстоит искать папку Шаблоны Вот краткие инструкции по ее поиску. •

Найдите диск С. Можете призвать на помощь раскрывающийся список Папка.

•

Откройте двойным щелчком папку Windows.

•

Откройте папку Application Data.

•

Откройте папку Microsoft.

•

Откройте папку Шаблоны.

•

Откройте бутылку пива.

Откройте шаблон, предназначенный для редактирования. Дважды щелкните мышкой на его имени. Как только вы откроете шаблон, он, как и любой другой документ, появится в Word, оставаясь при этом шаблоном. (Хитро!) Внесите изменения. Шаблон редактируется точно так же, как и любой другой документ. Не забывайте только, что вы имеете дело с шаблоном, а не с "настоящим" документом. Все изменения стиля или текста вызовут изменение шаблона, а потом будут сохранены на диске как тот же шаблон. 6. Сохраните отредактированный шаблон, выбрав в меню команду Файл ^Сохранить. Или выберите Файл1^ Сохранить как, чтобы присвоить измененному шаблону новое имя, а исходный шаблон оставить без изменений. 7. Закройте шаблон документа, выбрав в меню команду Файл ^Закрыть. Изменения, внесенные вами в шаблон, не повлияют на документы, созданные с помощью этого шаблона раньше. Однако они отразятся на документах, которые вы создадите после изменения шаблона.

Шаблон NORMAL . DOT — хитрая штука. Во-первых, название NORMAL . DOT — это старое название шаблона, доставшееся от MS DOS. Во-вторых, за этим названием скрывается шаблон Обычный. Именно в данном шаблоне содержатся все стили, которые Word по умолчанию устанавливает для каждого нового документа, создающегося с помощью комбинации клавиш или щелчка на кнопке Создать в панели инструментов.

192

Часть II. Форматирование в Word

NORMAL . DOT появляется в диалоговом окне Шаблоны (см. рис. 1 7. 1) как шаблон Новый документ. Почему же я уделяю этому вопросу столько внимания? Потому что вы можете самостоятельно изменить шаблон Обычный. Для чего? Для того, например, чтобы изменить стандартный шрифт и его размер (а также другие признаки форматирования), которые Word использует для каждого создаваемого документа. Просто внесите эти изменения в шаблон NORMAL . DOT. Измените шрифты и размеры полей в стиле Обычный, а затем сохраните на диске файл NORMAL . DOT. Вот и все. |S

Более полную информацию о том, как найти и изменить файл NORMAL. DOT, можно найти выше, в разделе "Как изменить шаблон документа" этой главы.

S

Если вдруг возникнет необходимость поменять шрифт, установленный по умолчанию, прочтите в главе 1 1 вкладку "Как изменить шрифт, устанавливаемый по умолчанию".

hfiucoequttutfib иииЗлон. /с Как правило, все документы создаются по какому-то шаблону, поэтому шаблон для документа — как фамилия для человека. При создании документа либо вы сами выбираете шаблон с помощью диалогового окна Шаблоны (см. рис. 17.1), либо Word устанавливает шаблон NORMAL. DOT, если вы просто создаете новый документ. Но что делать, если необходимо заменить шаблон документа? На самом деле шаблон документа не меняется— просто для этого документа можно назначить новый шаблон, как говорят, присоединить шаблон к документу. Вот как это делается. 1. Выберите в меню команду Сервис^ Шаблоны и надстройки. Откроется диалоговое окно Шаблоны и надстройки, как показано на рис. 17.3.

1

Рис. 17.3. Диалоговое окно Шаблоны и настройки 2.

Щелкните на кнопке Присоединить. На экране появится диалоговое окно Присоединение шаблона, которое во многом напоминает диалоговое окно Открытие документа. По умолчанию в этом диалоговом окне открывается папка Шаблоны, где обычно хранятся все шаблоны, которые можно подсоединить к документу.

3.

Выберите шаблон, который нужно присоединить. Если шаблон не отображается в диалоговом окне Присоединение шаблона, откройте диалоговое окно Папка и найдите папку, содержащую нужный шаблон.

Глава 17. Шаблоны и мастера

193

4. Щелкните на кнопке Открыть. 5. Щелкните на кнопке ОК. Стили (а также панели инструментов и макросы) присоединенного шаблона стали теперь доступны в вашем документе. Обратите внимание, что текст и графические элементы присоединенного шаблона не переходят в прежний шаблон. Только новые стили (а также панели инструментов и макросы) влились в ваш документ.

194

Часть II. Форматирование в Word

Глава 18

В этой главе... > Как узнать все о форматах документа > Что можно сделать с полями номера страницы > Цветной текст > Центрирование страницы между верхним и нижним краями >

Щелкнул и печатай — что это значит

> Как позаимствовать форматирование символа > >

Использование команды Автоформат Как пользоваться мастерами Word

*W f ичто так не оживляет самый скучный документ, как умелое форматирование. * *^ Целая часть этой книги посвящена форматированию, а также таким сложным материям, как создание стилей и использование шаблонов. Теперь пора немного отдохнуть и повеселиться. В этой главе содержатся советы и подсказки по оформлению документов, которые, я надеюсь, облегчат вам работу по форматированию. Здесь собраны все маленькие хитрости и полезные советы, которые скопились у меня за долгие годы работы в Word. Возможно, некоторые из приемов, о которых я рассказываю в этой главе, покажутся вам не слишком полезными, но все-таки положите закладку на этой странице. Можете не сомневаться, что настанет день, когда они вам понадобятся.

с

неладное qbofuia/нами/

О, эти загадочные форматы! Вот вы с чувством глубочайшего удовлетворения (и законной гордости) просматриваете свой последний шедевр, и вдруг — что за шутки? — обнаруживается абзац, не похожий на остальной текст. Что-то случилось с форматированием, но что? Если хотите узнать, установите курсор на этот абзац и начинайте выбирать разные команды форматирования, пока не найдете подходящую. Вам не нравится такой способ? Мне тоже. Вот как действуют в таких случаях профессионалы. Профессионалы нажимают комбинацию клавиш <Shift+Fl>. Указатель мыши превращается в стрелку с вопросительным знаком! Далее необходимо щелкнуть на любом символе или слове любого абзаца. Word выведет на экран область задач Показать форматирование (рис. 18.1), где подробно описаны все элементы форматирования выбранного текста.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

195

4 - Поианть форма тир» - X HhjABWHHbiS тенет... _ Образе ц текста 1

1 . Сра&НИТВ С ДРУ** фЭЭ"»** •

.

Форматирование выдепенма го

1

ЭШ|М*1 10 pt

Я=ьк: руки* pctoipj ЗАбнц"

..

::в=и Оси

справа G см

:

Пэра**етры О Рээгччать источ»»! сг^пе

Рис. 18.1. Чтобы узнать всю правду о форматировании, следует применить комбинацию клавиш Можете щелкать на тексте и проверять форматирование, пока не надоест. Когда почувствуете, что с вас достаточно, нажмите клавишу <Esc>. Указатель мыши примет обычный вид. S

•/

Информацию о форматировании можно использовать для определения ошибок форматирования или просто для получения сведений о параметрах форматирования данного текста. Комбинация клавиш активизирует режим контекстной подсказки Word. После того как к стрелке "приклеится" вопросительный знак, вы сможете получить справку по каждому элементу окна документа.

Wont

за вас/

Не устаю повторять: существует много, очень много операций, который Word может выполнить за вас. К сожалению, еще остались пользователи, которые этого не знают и попусту расходуют драгоценное время и нервы на разного рода неквалифицированный труд. В этом разделе я собрал некоторые примеры того, как Word может помочь вам в работе, Пусть Word поработает за вас!

Ах, какая прелесть - обновляемые поля! Поле — это особый фрагмент текста, который вы специально включаете в свой документ. Этот фрагмент текста выглядит, как обычный текст, но на самом деле предназначен для отображения специальной информации: текущей даты, номера страницы, фамилии автора документа и прочей информации, которая может изменяться. Как вы помните, в главе 17, "Шаблоны и мастера", рассказывалось о том, что можно вставить обновляемое поле даты в шаблон. Оказывается, подобные манипуляции возможны не только с полями даты, и не только в шаблонах, а в любом, создаваемом вами документе, с различными по назначению полями. А поможет вам создать обновляемые поля команда Вставка=5Поле. (Если команды Поле нет в меню, щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной в нижней части меню.) На экране появится диалоговое окно Поле, показанное на рис. 18.2. В левой части диалогового окна находится список Поля (полей в списке собралось довольно много); а правая часть диалогового окна меняется в зависимости от того, какое поле выбрано в, списке.

796

Часть //. Форматирование в Word

одичпь фермат tin обюепв«м

Лис 18.2. Диалоговое окно Попе Для примера выберите в списке поле Author (Автор). Щелкните на кнопке ОК. Теперь ваше имя или имя кого-нибудь — одним словом, того, кто зарегистрировался в качестве владельца Word, будет введено в ваш документ. На экране это имя отображается на сером фоне, вот так: Дэн Гукин

Серый фон указывает на то, что данный текст является обновляемым полем, а не обыкновенным введенным текстом.

у

,-

Чтобы увидеть, для чего служит какое-либо поле, щелкните на названии этого поля в списке Поля диалогового окна Поле. В области Описание, расположенной под раскрывающимся списком, можно прочесть о назначении этого поля. Очень эффектно выглядит вставка в текст поля автоматической нумерации страницы. В отличие от команды Вставка1^Номера страниц, которая имеет ограниченную область применения, вставку поля страницы можно произвести в любое место документа. Выберите параметр Page в списке Поля, и вы сможете вставить номер текущей страницы в любое место вашего документа. Еще я часто использую поле PrintDate, которое позволяет вставлять в документ текущую дату. О том, как вставлять номера страниц, было рассказано в главе 14, "Форматирование страниц". В главе 15, "Форматирование документов", рассказывается о включении номеров страниц в колонтитулы. Текст в поле номера страницы нельзя редактировать. Единственное, что с ним можно сделать,— это удалить. Для этого необходимо выделить все поле в блок и нажать клавишу .

Раскрасьте текст, чтобы его было лете найти В Word форматировать цвет текста так же просто, как выделять его полужирным или курсивным начертанием. Юные девушки, конечно же. будут печатать свои письма шрифтом розового цвета; банкиры любят, чтобы у них все было зелененькое; редактор напишет о моей галиматье, наверное, красным. Чтобы изменить цвет шрифта, выделите текст в блок, а затем щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной возле кнопки Цвет шрифта в панели инстру-

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

197

ментов {см. пиктограмму на полях). Щелчок на стрелке открывает раскрывающуюся палитру цветов. Стоит вам выбрать цвет, и выделенный текст тут же изменится. S •/ S

•/


Если у вас нет цветного принтера, не надейтесь, что документ будет распечатываться цветным. Чтобы вернуть тексту стандартный цвет, выделите его в блок и выберите в палитре Цвет шрифта опцию Авто. Выбор в палитре цвета Авто задает выделенному тексту цвет, который предусмотрен в текущем стиле. Для стиля Обычный это будет черный цвет. Но если вы применяете какой-то особый стиль, в котором текст, скажем, голубого цвета, то, выбрав в палитре цвет Авто, вы сделаете текст голубым. Цветной текст гораздо проще найти на экране. Например, в процессе создания очередной главы я выделяю лиловым или оранжевым цветом абзацы, к которым надо вернуться после выяснения спорных моментов. Текст, выделенный другим цветом, очень просто найти даже при самом беглом просматривании документа. Если кнопка Цвет шрифта уже установлена на нужном вам цвете (т,е. буква А на пиктограмме подчеркнута нужным вам цветом), то выделите текст в блок и щелкните на этой кнопке. Цвет текста изменится.

Не забывайте эти советы! Вот несколько рекомендаций по форматированию, которые я уже приводил в главах данной книги. Напоминаю их еще раз. Для того чтобы начать новую страницу, всегда используйте комбинацию клавиш . S Для выравнивания текста применяйте только клавишу <ГаЬ>, ни в коем случае не выравнивайте текст путем добавления пробелов. Если вам нужно нажимать несколько раз клавишу <ТаЬ>, не делайте этого — достаточно лишь переустановить табуляторы на линейке в нужные места. Об этом читайте в главе 13, "Установка табуляторов". S Между колонками должен находиться только один символ табуляции. Это значительно облегчит вам последующее редактирование. •S Для изменения форматирования какой-либо страницы, находящейся в середине документа, необходимо начать новый раздел. Об этом рассказывалось в главе 15. "Форматирование документов". •S Объедините все используемые вами стили в шаблон! Таким образом вы избавитесь от тяжелой работы: вам не придется создавать заново стили при каждом открытии нового Документа. Ведь новый документ можно открывать, используя готовый шаблон! Более подробную информацию об этом вы найдете в главе 16, "Работа со стилями", и в главе 17, "Шаблоны и мастера". •„ S Для быстрого снятия форматирования пользуйтесь комбинацией клавиш <Ог1+пробел>. S

Как отцентрировать страницу по вертикали Ничто не делает заголовок таким симпатичным, как размещение его посередине страницы. Заголовок размещается на странице посередине строки, для чего достаточно нажать кнопку По центру для абзаца, в котором находится заголовок. Но ведь заголовок можно еще разместить по центру между верхним и нижним краями страницы. Для того чтобы разместить заголовок по центру строки, выполните следующие действия.

198

Часть П. Форматирование в Word

1.

Установите курсор мыши в начало документа. Это можно быстро сделать с помощью комбинации .

2.

Наберите и отформатируйте заголовок документа. Он может состоять как из одной, так и из нескольких строк текста. Чтобы разместить заголовок по центру строки, выделите его и нажмите комбинацию клавиш , Если необходимо, выберите для заголовка другой шрифт и примените к нему дополнительное форматирование. Постарайтесь не использовать клавишу <Enter>. Заголовок уже сам занял свое место в верху страницы.

3.

После того как будет набрана последняя строка, выполните команду ВставкаоРазрыв. Появится диалоговое окно Разрыв.

4.

В поле Новый раздел выберите переключатель Со следующей страницы. Этот шаг дает двойной эффект: во-первых, вы вводите разрыв страницы, во-вторых, создается новый раздел. Вследствие этого ваша титульная страница отделится от остального документа, как в буквальном смысле этого слова, так и в плане форматирования: команды центрирования страницы будут воздействовать только на первый раздел, который является и первой страницей документа.

5.

Щелкните на кнопке ОК. На экране появился новый раздел.

6.

Снова переместите курсор на титульную страницу. Нужно поместить курсор на страницу, которую необходимо отформатировать.

7. Выполните команду Файл^Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы. S.

Щелкните на ярлыке вкладки Источник бумаги.

9.

В раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание выберите элемент По центру. Эту опцию следует искать в области Страница, расположенной в нижней части диалогового окна.

10. Щелкните на кнопке ОК. В режиме Обычный вы не получите визуального подтверждения того, что центрирование страницы выполнено. Чтобы убедиться, что все получилось как надо, в панели инструментов щелкните на кнопке Предварительный просмотр. При необходимости вернуться из режима Предварительный просмотр в обычный режим работы с документом щелкните на кнопке Закрыть.

щемсш/л, /нам и ffloqu Вы видели когда-нибудь настоящего художника? Он стоит перед мольбертом в живописном берете, в одной руке палитра, в другой — кисть. "Сюда немного голубого, — бормочет он и тычет кистью куда-то в середину картины, — а сюда зеленого..." И снова тычет, но уже в угол. И опять тычет, тычет... А потом он заломит за свою мазню полмиллиона долларов и отправится пожинать лавры своей известности куда-нибудь в Париж. . . Но я отклонился от темы.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

199

В общем, если вы его не видели, то, надеюсь, живо представили. Главное, Word лает вам шанс побыть таким же сумасшедшим художником своего собственного документа. Для этого у него есть функция под условным названием "где щелкнул, там и печатай". Вы можете, подобно художнику, вставить немного текста в середину документа, немного — в угол и т.д. Практически куда угодно! И к черту правила форматирования! Чтобы применить эту оригинальную функцию, перейдите в режим Разметка страницы с помощью команды Вид^Разметка страницы. Кроме того, эту функцию лучше исследовать, начав новую страницу. (Прежде чем приступать к исследованиям, откройте диалоговое окно Параметры (Сервис^ Параметры), щелкните на ярлыке вкладки Правка и убедитесь, что установлен флажок Разрешить свободный ввод (поле Свободный ввод). — Прим, ред.) Поперемещайте указатель мыши по пустой странице, и вы увидите, что он изменяет свой вид. Таким образом курсор подсказывает, как будет отформатирован текст, если вводить его в том или ином месте страницы. Двойной щелчок при таком виде указателя мыши вводит абзац с отступом, выровненный по левому краю. Причем отступ абзаца начнется в том месте строки, на котором вы щелкнули. Двойной щелчок при таком виде указателя мыши вводит абзац с отступом, выровненный по левому краю. Абзац разместится на странице, начиная с того места, на котором вы дважды щелкнули кнопкой мыши. Двойной щелчок в документе при таком виде указателя мыши создает на месте щелчка выровненный по центру абзац. Двойной щелчок указателем такого вида обязывает Word создать абзац, выровненный по правому краю. Блестящая работа! Лично я предпочитаю работать в обычном режиме, хотя бы потому, что умею пользоваться командами форматирования. Если вы готовы пуститься в рискованные эксперименты с переменчивым указателем мыши, смело вперед! Однако когда дело дойдет до настоящей работы, вам все равно придется обратиться к стандартным приемам форматирования. Если вы почувствовали, что в состоянии воспользоваться всеми прелестями функции "где щелкнул, там и печатай", уменьшите масштаб представления документа, благодаря чему вы сможете лучше рассмотреть результаты своей деятельности (см. главу 29, "Настройка Word").

фо(гм,сипи/1овсшие символов Раз уж мы заговорили о сумасшедших художниках, нельзя не упомянуть о кнопке на стандартной панели инструментов, рисунок на которой отдаленно напоминает кисть живописца. С помощью этого инструмента (он называется Формат ПО Образцу) можно скопировать в документе стиль символа из одной части текста в другую. Вот как это делается. 1.

2.

200

Установите курсор в середину текста, формат символов которого вы хотели бы скопировать. Курсор нужно поставить в середину слова, ни справа от слова, ни слева (конечно же, не в точно вымеренную середину, .он просто должен находиться "внутри слова"). Если не придерживаться данного условия, в работе может произойти сбой. Щелкните на кнопке Формат по образцу в стандартной панели инструментов.

Часть II. Форматирование в Word

Возможно, вам придется изменить панель инструментов, если вы не сможете отыскать на ней эту кнопку. О том, как это сделать, рассказывается в главе 29. Указатель примет I-образный вид с изображением кисточки (справа внизу). Это специальный курсор. После того как с его помощью будет выделен какой-нибудь текст, этот текст приобретет признаки форматирования того фрагмента, который был выделен перед этим. 3. Найдите текст, который хотите изменить. 4. Выделите этот текст. Установите курсор-кисточку в начало фрагмента текста, который хотите изменить, и протащите до конца этого фрагмента — "закрасьте" его. (Для этого нужно воспользоваться мышью.) Ура! Текст изменился. Сумасшедшие абстракционисты могут лишь мечтать о таком помощнике. S J

S

•S

-S

Формат по образцу можно использовать только при форматировании символа или абзаца, но не страницы. Чтобы изменить форматирование символов в нескольких фрагментах текста, дважды щелкните на кнопке Формат по образцу. Тогда курсор копирования формата останется активным и сможет скопировать формат на несколько фрагментов текста (один и тот же формат, не забывайте!). Когда заниматься копированием формата вам наскучит, нажмите клавишу <Esc>. Если работа с мышью вам надоела, можете воспользоваться комбинацией клавиш и попытаться скопировать формат символа из выделенного блока текста в другую часть своего документа. Для вставки формата символа в различные места документа используйте комбинацию клавиш . Достаточно выделить текст в документе и нажать , чтобы формат символа был немедленно вставлен в этот текст. Вы можете легко запомнить комбинации клавиш (для копирования форматов символов) и (для вставки формата), поскольку они напоминают комбинации клавиш и , применяемые соответственно для копирования и вставки, только с дополнительной клавишей <Shift>. Не путайте кнопку Формат по образцу с кнопкой Выделение цветом, о которой мы еще поговорим в главе 27, "Если с документом работают несколько человек".

пользоваться командой Команда Автоформат не имеет абсолютно ничего общего с форматированием в смысле изменения символов или абзацев. Нет, задача этой команды другая: навести порядок в вашем документе, убрать лишние пробелы и вставить недостающие, применить форматы заголовков к необходимым, с точки зрения Word, фрагментам текста, а также выполнить разные мелкие обязанности. В общем, эта команда убирает тот мусор, который большинство из нас, не задумываясь, оставляет в документах. Прежде чем Автоформат сможет приступить к выполнению своих обязанностей, вам следует написать текст документа. Пишите! Пишите! Пишите! Пишите письма, заявления, поэмы, романы - — что угодно. Затем выполните следующие действия.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

201

1. Сохраните документ на диске. Этот шаг— самый важный, это то, что вы должны делать постоянно. Сохраните свой документ еше в одном файле, прежде чем Word начнет его автоматически форматировать. Более подробно о сохранении файлов написано в главе 8. 2. Выберите команду Формат^Автоформат. Если команды Автоформат нет в списке, щелкните на направленной вниз стрелке в конце меню. Появится диалоговое окно Автоформат (рис. 18.3).

Рис. 18.3. Диалоговое окно Автоформат 3.

Щелкните на кнопке ОК. О-ок! Эх! Ух! 4. Форматирование закончено. Word тщательно просмотрел и почистил ваш документ. Вы можете обнаружить новые заголовки, маркированные списки и другие поразительные вещи, автоматически включенные в ваш текст. А вот несколько фирменных полезных советов от команды Автоформат. S

S

S •/

Вы можете щелкнуть в диалоговом окне Автоформат на кнопкепереключателе С просмотром каждого изменения и следить за каждым шагом команды Автоформат, решая, пойдет он вам на пользу или нет. Если ваш текст несколько нудноват, не ждите, что Автоформат как-то его оживит. Не обольщайтесь. Автоформат хорош для создания заголовков и списков, но он не умеет читать мысли. Вы всегда можете применить команду Отменить, если результат деятельности команды Автоформат вам не по душе. Если вы интересуетесь автоматическим форматированием, обратитесь к разделу о мастерах, представленном ниже в этой главе.

Порой Word проявляет такие чудеса интеллекта, что становится страшно. Совсем недавно нам казалось чудом, что при выходе программа сообщала о необходимости сохранить документ на диске. А теперь... зачем проклятый Word напоминает мне утром, что вчера я опять забыл о вечерней пробежке и стремительно набираю лишние килограммы, хотя, ребята, тот вишневый пирог был просто восхитителен. Только текстовому процессору этого не понять — пока...

Как автоматически форматировать текст по мере набора Word сам по себе не станет слишком умничать. Чтобы он проявил свои способности, надо отдать ему соответствующее распоряжение. Итак, если вы хотите воспользоваться преимуществами автоматических режимов, действуйте следующим образом.

202

Часть II. Форматирование в Word

I. 2.

Выполните команду Формат=>Автоформат. На экране появится диалоговое окно Автоформат. Щелкните на кнопке Параметры, расположенной в правом нижнем углу. Появится диалоговое окно Автозамена, показанное на рис. 18.4. (В это окно Microsoft поместила вкладку Автоформат. Наверное потому, что оба эти слова начинаются с Авто.)

.идо.* »чв[

Лик 18.4. Диалоговое окно Автозамена ,5.

4.

Поскольку вы не знаете, за что эти параметры отвечают, установите все флажки. Ага! Они все уже установлены! Такова настройка Word. Если какие-то флажки не установлены, значит, кто-то менял настройку вашей программы. Как бы там ни было, ваша задача— сделать так, чтобы флажки стояли везде. Щелкните на кнопке ОК и еще раз на ОК. Закройте оба окна. Теперь можно сделать кое-что интересное — подробности в следующем разделе.

Автоматическая нумерация списка Проще всего понять, что это такое, выполнив следующие действия. 1.

Создайте новый документ. Нажмите, например, комбинацию клавиш .

2.

Введите следующий текст: Дела на сегодня: В конце строки нажмите <Enter>. Вводите дальше. 1.Убить ди-джея местной радиостанции. А теперь — внимание — нажмите <Enter>, чтобы перейти на новую строку. Вы увидите на экране то, что показано на рис. 18.5.

№• 1 Пойцузмашин 2. I

Рис. 18.5. Word автоматически нумерует список

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

203

3.

Word не только автоматически начинает новую строку с цифры 2, но и изменяет форматирование списка, выделяя каждый из его элементов абзацным отступом. Великолепно! Восхитительно! Продолжайте свой список. Если вы не хотите, чтобы автоматическая нумерация абзацев продолжалась до самого конца документа (вплоть до слов "Я сам там бьш, мед-пиво пил..."), нажмите <Enter> два раза подряд.

Если вам нравится текст в таком виде, продолжайте вводить текст. Но если вам надоел формат нумерованного списка, воспользуйтесь пиктограммой Параметры автозамены, всплывшей рядом с последним отформатированным текстом. Когда вы установите указатель мыши на эту пиктограмму, она превратится в кнопку, на которой можно щелкнуть мышью. Щелкните на кнопке, и появится меню, показанное на рис. 18.6.

___

Рис. 18.6. Управление параметрами автоформатирования во время печати Если вы решили дальше не нумеровать список или хотите самостоятельно проставлять номера, выберите параметр Отменить автоматическую нумерацию. Этим вы дадите Word команду: "прекратить!". Выберите параметр Отключить автоматическое создание нумерованных списков, чтобы отключить автоматическое форматирование текста нумерованным списком. (Автоматическое форматирование можно снова включить, вызвав диалоговое окно Автозамена (см. рис. 18.4).) Выбор параметра Параметры автозамены выводит на экран диалоговое окно Автозамена. У вас всегда остается возможность нажать клавишу <Esc> и продолжать вводить список. Этот фокус работает также при буквенной нумерации (только с латинскими! — Прим. ред.), и при нумерации римскими цифрами. Введите прописную латинскую букву, а за ней точку. Word продолжит нумерацию в следующей строке со следующей буквы в алфавите, после которой поставит снова точку. Отменить автоматическое форматирование списка можно с помощью команды Отменить. Я не забыл, что в предыдущих главах книги не раз говорил о том, что для завершения абзаца нельзя дважды нажимать клавишу <Enter>. Сознаюсь, тогда я врал. Впрочем, вам действительно не нужно дважды нажимать <Enter>, чтобы прекратить автоматическое форматирование. Для этого можно нажать <Enter>, а следом— . Но два подряд нажатия клавиши <Enter> дают тот же эффект.

Как автоматически отформатировать границы В далекие времена, когда повсеместно господствовали пишущие машинки, мы, пытаясь как-то украсить свой документ, вводили в него строку, состоящую из длинного ряда дефисов, подчеркиваний или знаков равенства. Для этого приходилось стучать по нужной клавише подобно дятлу. До сих пор при воспоминании об этом у меня на глаза наворачиваются слезы: я всегда так усердно тыкал в клавишу, что строка из дефисов просто рвала бумагу пополам. При работе в текстовом процессоре такого не случится.

204

Часть П. Форматирование в Word

Если вы хотите разделить страницу линией, бегущей от левого поля текста к правому полю, введите три дефиса и нажмите <Enter>: Word тут же превратит три маленькие дефиса в сплошную линию. Хотите, чтобы линия была двойной? Тогда введите три знака равенства: Нажмите клавишу <Enter>, и Word протянет двойную линию от левого к правому полю текста через весь экран. Не достает жирной линии? Пожалуйста! Введите три знака подчеркивания: Как обычно, возле введенной линии появляется пиктограмма Параметры автозамены, позволяющая вмешаться в процесс автоформатирования или отключить его совсем. Ну а если вам действительно необходимо ввести три знака равенства подряд, вспомните о комбинации клавиш , нажав которую можно отменить преобразование трех знаков в сплошную линию.

Вы

ctfcfttfctuu:

и/шышиа&и

Вот мы и добрались до мастеров — волшебников страны Word... Мастер позволяет автоматически создавать почти идеальные документы. Все, что от вас требуется,'— это выбрать разные параметры и внести уточнения с помощью удобного и содержательного диалогового окна. Все остальное сделает Word. Это так просто, что даже както неловко. Чтобы вызвать мастера, выполните следующие действия. 1. Выполните команду ФаЙЛ^Создать. Эта команда открывает область задач Создание документа. 2. Щелкните на кнопке Общие шаблоны. Откроется диалоговое окно Шаблоны (см. рис. 17.1). 3. Выберите мастера. Word поставляется с целой бригадой мастеров. Конечно, ни один из них не сидит во вкладке Общие. Чтобы найти мастера, надо открыть какую-нибудь другую вкладку диалогового окна Шаблоны, например Письма и факсы. Мастера проживают вместе с шаблонами, но отличаются от них дизайном пиктограммы (смотри изображение на полях) и тем, что содержат в названии слово "Wizard" (мастер). Вы встретитесь с мастером факсов, мастером писем и мастером служебных записок и с мастером-сантехником (хотя вряд ли). Выберите мастер, щелкнув один раз кнопкой мыши на его пиктограмме. Если вам повезет, в области Просмотр, в правой части диалогового окна, вы сможете увидеть, что из себя представляет выбранный мастер. Лучше не придумаешь! 4. Щелкните на кнопке ОК. Несколько минут компьютер гудит и пощелкивает. Он думает. Это, без сомнения, болезненный процесс. Не мешайте ему. 5. Вашу жизнь осветило диалоговое окно Мастер. Самые совершенные мастера возьмут у вас интервью, предоставив диалоговое окно с перечнем вопросов, на которые вам придется ответить. На основании ответов мастер организует вам помощь в создании документа.

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

205

Некоторые мастера просто создают шаблон документа, поля которого вам надо заполнить. Например, в раздел, в котором написано что-нибудь вроде {введите сюда адрес получателя}, вам надо ввести соответствующий текст.

^

.•

206

Мастер. Мастер. Мастер. Это слово из тех, которые чем больше произносишь, тем нелепее они звучат. Несмотря на то, что ваш документ создан мастером, вам все равно нужно сохранить его на диске по окончании работы. Мастера, собственно, просто направляют вас в работе на верный путь. Затем вы работаете с документом так же, как и с любым другим. Не забывайте сохранять! В меню Word имеется специальная команда для вызова мастера: СервисоПисьма и рассылки^Мастер писем. Если вы выберите эту команду, дальше вам следует следовать советам Помощника Office и отвечать на различные вопросы, задаваемые в диалоговом окне. Некоторые мастера могут даже вводить в документ необходимый текст. Это уже не эксперты, а шулера высокого класса. Например, у Стивена Кинга имеется мастер, который пишет за него каждый день по книге.

Часть //. Форматирование в Word

Часть III

Пройдемся рукой мастера

Ты iiw,fc u V v p A l M W b A t W b ,

MiM Я

Sw ^лосл^жмл&я ^рошлУлйЫЬ мо

нобыи ромАн/

LMutwAtnb Ли МАНЬЯКОМ М^ЖА, ОН

Й-ОМЛ Й-О

6i6b KuifciAb & БАННОЙ KOMHAhVi, ЫОЖ1 l^KAl'tM&^itA

родного горойА1- .

э&о

4,actHU...

Word— это не просто текстовый процессор. (Если бы он был только текстовым процессором, книга уже закончилась бы.) Если быть точным, то работе с текстовым процессором посвящена лишь часть I этой книги. Вопросы форматирования, рассматриваемые в части П, лишь с большой натяжкой можно отнести к текстовым .процессорам. А о чем же часть Ш? Тема нашей беседы все более уходит в область знаний, традиционно относящихся к настольным издательским системам. Нам приходится уже работать не только со словами, но и с графическими объектами, ^таблицами, линиями, иллюстрациями, колонками, списками, объектами схем и 'чертежей и целым перечнем доселе непривычных объектов. Со всем этим Word умеет работать, хотя большая часть упомянутых объектов считалась традиционно сферой деятельности настольных издательских систем, Невольно приходишь к мысли, что для данного программного продукта, называемого Microsoft Word, уже более подходит название Microsoft Idea, потому что сфера, в которой находит применение эта программа, стала, можно сказать, сферой генерации и выражения новых идей, нежели простого манипулирования словами. Word столько всего умеет, что мне пришлось написать отдельную часть книги, посвященную исключительно необычайным возможностям этой программы. Кроме обычных сведений здесь вы найдете множество полезных, а иногда совершенно бесполезных (зато эффектных) трюков и фокусов. Большинство из них можно использовать для придания текстовому документу того последнего штриха, который свидетельствует об истинном профессионализме создателя.

Глава 19

Рамки, границы и затенение В этой главе... > > > > >

Как поместить текст в рамку Как взять в рамку всю страницу Как создать частичное обрамление Использование затенения Печать белым по черному

*у то ни говорите, но между текстовым процессором и настольной издательской сис**' темой есть существенные различия. Традиционно считалось, что текстовый процессор работает с текстом, а чтобы текст не выглядел слишком скучным, текстовый процессор может его слегка отформатировать. Настольная издательская система занимается графикой и дизайном текста, но никак не принимает участия в его создании. Все правильно. Дело только в том, что на сегодняшний день различия между этими двумя типами программ незаметно стерлись. Вот доказательство: десять лет назад текстовый процессор, который позволял окружить текст рамкой, считался пределом совершенства. Впрочем, на страницах этой книги я столько раз повторяю, что Word — это больше, нежели текстовый процессор... В этой главе мы рассмотрим такие темы, как обрамление и затенение текста. И еще я расскажу вам, как можно поместить в рамку буквально что угодно и как печатать белым по черному!

0
Как поместить в рамку слово или абзац Word позволяет создать рамку вокруг любого фрагмента текста— отдельного слова или абзаца. Например, можно взять в рамку заголовок, врезку, отдельную фразу и даже графическое изображение. Чтобы сделать это. необходимо выполнить следующие действия. 1.

Выделите в блок текст, который хотите поместить в рамку. Не обязательно, но желательно выделить в блок текст, который надо поместить в рамку: слово, несколько слов, всю страницу целиком. Потому что... Если нет текста, выделенного в блок, Word окружит рамкой абзац, в котором установлен курсор.

2.

Выберите команду Формат^Границы и заливка. Откроется диалоговое окно Границы И заливка. Убедитесь, что на переднем плане находится вкладка Граница, как на рис. 19.1. (Если ее нет, щелкните на ярлычке вкладки Граница.)

Глава 19. Рамки, границы и затенение

209

ID *•

• i Рис. 19.1. Диалоговое окно Границы и заливка 3.

Выберите подходящую рамку в области Тип. К вашим услугам уже есть четыре понятных, симпатичных типа рамок, поэтому не стоит связываться с параметром Другая, пока основательно не разберетесь, что это такое. Просто щелкните на типе рамки, которая вам нравится. Моя любимая — Тень. Кроме того, вы можете выбрать тип линии в списке Тип. Цвет рамки можно выбрать в раскрывающемся списке Цвет, (Цвет Авто в переводе на нормальный язык означает "черный" либо тот цвет, который установлен в стиле, примененном к текст)'.) Раскрывающийся список Ширина позволяет установить толщину рамки. В окне Образец вы увидите результат выбора тех или иных параметров рамки.

4. В списке Применить к выберите Тексту или Абзацу.

5.

Word обычно и сам в состоянии разобраться с этим вопросом. Если вы выбрали только одно слово или несколько слов, т.е. фрагмент текста меньше абзаца, Word предлагает выбрать Тексту. Впрочем, вы можете выбрать любой элемент списка Применить к. Щелкните на кнопке ОК. Вокруг вашего заголовка появилась рамка.

Как сделать рамку вокруг страницы В рамку можно взять не только абзац или заголовок, но и каждую страницу документа. На первый взгляд непонятно, для чего это нужно, но если вы делаете информационный листок или что-то в этом роде, рамка вокруг каждой страницы может оказаться вполне уместной. Итак, чтобы окружить рамкой каждую страницу документа, выберите команду Формат^Границы и заливка, щелкните на ярлыке вкладки Страница, чтобы ее активизировать. (Эта вкладка выглядит так же, как и вкладка Граница, о которой речь шла в предыдущем разделе.) Единственное отличие заключается в наличии раскрывающегося списка Применить к, который находится в нижней части вкладки справа. Прежде чем щелкать на кнопке ОК, надо с помощью этого списка объяснить программе, какие элементы документа должны быть заключены в рамку. А вот теперь можно сказать ОК. Если нужно создать рамку вокруг каждой страницы документа, выберите в списке Применить к элемент Всему документу. Другие элементы списка подразумевают наличие в документе разделов. Например, если вы хотите взять в рамку только одну страницу, то эта страница должна быть выделена в раздел. Вообще разделам я посвятил немало времени в главе 15, "Форматирование документов".

210

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Настройка обрамления страницы, которое не охватило страницу

;

Случается, по неизвестной причине (вероятно, Word может невзлюбить того, кто усердно старается выудить из него все секреты), в обрамлении страницы появляются разрывы. На самом деле это проблема ! не Word, а вашего принтера. По крайней мере, я так думаю. Пока так думаю. Но существует способ еде- ' лать границу вокруг всего текста на странице непрерывным, несмотря на ваши противоречия с Word. Помощь в этом деле можно получить лишь от кнопки Параметры в диалоговом окне Границы и заливка. \ Щелкните мышью на этой кнопке, чтобы вызвать на экран диалоговое окно Параметры границы и залив- I at. Раскройте список Относительно и выберите в нем элемент Текста. Щелкните на кнопке ОК, что- : бы закрыть диалоговое окно Параметры границы и заливки. Снова щелкните на кнопке ОК, и закроется : диалоговое окно Границы и заливка. Теперь обрамление вашего текста будет выполнено в лучшем виде.

Частичное обрамление Посмотрите на рис. 19.2; заголовок оформлен с помощью диалогового окна Границы и заливка, но рамки как таковой нет. Есть только линии сверху и снизу. Нравится? Вы тоже можете так сделать! Для начала выберите команду ФорматОГраницы и заливка. Когда диалоговое окно Границы и заливка появится на экране, действуйте так.

Alien Watch г soft.'

Рис. 19.2. Заголовок документа с частичным обрамлением Сконцентрируйте свое внимание на области Образец. В этом окне вы сможете увидеть и оценить, как будет выглядеть ваш шедевр, если его поместить в рамку. В области Тип (в левой части диалогового окна) выберите параметр Нет. Лучше начинать, когда линий нет вообще. Выберите тип линии в списке Тип. (Этот список находится посередине диалогового окна Границы и заливка.) Выбирать можно из нескольких типов линий. Линии могут отличаться толщиной, могут быть двойными или одинарными и т.п. Некоторые типы линий представлены на рис. 19.2. Обратите внимание, что в примере для верхней и нижней линий выбран разный стиль. Если есть желание, можете поэкспериментировать с параметрами Цвет и Ширина. ' Пробуйте! Смелее! В конце концов, работа подождет. Щелкните на кнопке верхней границы в области Образец диалогового окна. Этот щелчок будет командой для Word поместить линию над текстом. Того же результата можно добиться посредством простого щелчка кнопкой мыши над "текстом" в окне просмотра области Образец. Можно также щелкнуть на кнопках нижней, правой и левой границ, расположенных вокруг окна просмотра области Образец. В этом случае ваш текст будет обрамлен по бокам и снизу.

Глава 19. Рамки, границы и затенение

211

5.

Вставьте другую линию на нижнюю границу текста. Выберите другой тип линии в списке Тип и щелкните на кнопке нижней границы.

6.

Закончив работу над рамкой, щелкните на кнопке ОК. Теперь от рамки остались только верхняя и нижняя границы, так что ее и рамкой-то назвать трудно. Но этого мы как раз и добивались!

Кнопка Внешние границы в панели инструментов Для обрамления текста удобнее всего воспользоваться кнопкой Внешние границы и ее многочисленными параметрами. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, расположенной возле этой кнопки, и появится мини-панель с пиктограммами, представляющими разные типы рамок: сверху, снизу, по внешней границе и пр. (рис. 19.3). Выберите любую, и соответствующий вид обрамления появится в том абзаце, где установлен курсор, или в тексте, выделенном в блок.

Рис. 19.3, Параметры обрамления, предлагаемые кнопкой Внешние границы Кнопка Внешние границы в панели инструментов определяет лишь размещение линий на границе текста. Тип линии обрамления будет установлен тот, который был перед этим выбран в диалоговом окне Границы и заливка. Поэтому, если вам не подходит заданный тип линии, откройте диалоговое окно Границы и заливка (Формат^ Границы и запивка) и измените установки.

.

•/

Чтобы удалить все границы абзаца, щелкните на кнопке Внешние границы, а затем на кнопке Без границ. Кнопка Внешние границы работает только с фрагментами текста, а не со страницей целиком. О том, как поместить в рамку всю страницу, рассказывалось выше, в разделе "Как сделать рамку вокрут страницы" этой главы.

Затенение текста Самый приятный, на мой вкус, из всех эффектов диалогового окна Границы и заливка — это эффект затенения. Затенить можно весь текст или какую-то его часть, например заголовок (рис. 19.4). Затенение может быть серым, цветным, может применяется вместе с обрамлением и без него. Чтобы им воспользоваться, действуйте следующим образом. ООКБЕ представляе

латгы в еаъ

Часть •/>

Рис. 19.4. Пример заголовка документа, выделенного рамкой и затенением

212

Часть III. Пройдемся рукой мастера

2,

3.

Выделите в блок текст или заголовок. Загляните в главу 6: там вы наконец узнаете о том, как выделять текст. Если вы хотите, чтобы затенение было применено не только к заголовку, но и к области текста до и после него, выделите также соответствующие строки. Выберите команду Формат<=>Границы и заливка. Появится диалоговое окно Границы и заливка. Убедитесь, что вкладка Заливка находится на переднем плане. Если таковой там нет, щелкните кнопкой мыши на ее ярлыке. При этом вкладка Заливка выберется наверх, как показано на рис. 19.5,

Рис. 19.5. Вкладка Заливка диалогового окна Границы и заливка Изучите палитру Заливка и найдите подходящий цвет. Первые три строки (ниже области Нет заливки) предлагают затенение в процентах черного цвета— от чисто-белого до абсолютно черного. Ниже вы видите палитру цветов, а если щелкнете на кнопке Другие цвета, то откроется полная палитра цветов и оттенков, многие из которых способны различать только отдельные виды моллюсков. Вы тоже можете выбирать оттенки! (Но сначала подумайте, сможет ли ваш принтер воспроизвести их.) Я думаю, самый удачный выбор затенения текста — серый цвет. Лично я пользуюсь значением 20% серого цвета, потому что на лазерном принтере такое затенение дает оптимальный результат. Советую не спешить с использованием параметра Узор. Наверное, эти узоры можно как-то применять, но для затенения текста они не очень подходят. Щелкните на кнопке ОК. Теперь ваш текст затенен. Приготовьтесь отвечать на вопросы восхищенных коллег о том, как вам удалось этого добиться. ;S

Обратите внимание: посещение вкладки Граница вовсе не обязывает вас окружать текст рамкой. ;" •/ Вам незачем выбирать цветное затенение, пока у вас установлен черно-белый принтер. | -S Если затенение вас раздражает (это бывает), его можно убрать. Повторите описанные выше действия, только в п. 4 во вкладке Заливка выберите параметр Нет заливки. Ну и, конечно, всегда можно воспользоваться комбинацией , которая с готовностью отменит все, что бы вы не натворили. | У' Затененные заголовки выглядят гораздо эффектнее, когда находятся над текстом, а не на отдельной странице.

Глава 19. Рамки, границы и затенение

213

Оригинальный текст — белым по черному Самое большое развлечение (после затенения, разумеется) — печатать белые буквы по черном фоне. Это очень смелое решение; к тому же текст, напечатанный таким образом, привлекает внимание окружающих не меньше, чем синяк под глазом. Поэтому пользуйтесь этим приемом осмотрительно. Не включайте сушилку мокрыми руками! Чтобы печатать белым по черному, от вас требуется две вещи. Первым делом вы должны создать черный фон, а затем — текст белого цвета. Вот как создается черный фон. 1.

Выделите текст в блок. Лучше всего начинать с уже готового текста. В какой-то момент у вас получится черный текст на черном фоне, так что текста не будет видно. Если у вас имеется набранный текст, завершение процедуры будет ознаменовано превращением его в белый. (Информацию о выделении текста в блок вы найдете в главе 6.) 2. Выберите команду ФорматОГраницы и заливка. Появится диалоговое окно Границы и заливка. Убедитесь, что вкладка Заливка находится на переднем плане. Если это не так, щелкните на ярлычке этой вкладки. Вкладка Заливка появится на переднем плане (см. рис. 19.5). 3. В области Заливка выберите черный цвет. Это четвертый сверху квадрат в первой колонке; в окне справа от палитры цветов появится сообщение Черный. 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы расстаться с диалоговым окном Границы и заливка. Сейчас вам ничего не видно, потому что перед вами черный текст на черном фоне. (Вообще-то, если блок выделен, вы увидите потрясающее зрелище: большой белый блок, плавающий в Черном море. Не пугайтесь!) Не снимая выделения блока, измените цвет текста на белый. Это делается с помощью кнопки Цвет шрифта в панели инструментов форматирования. 1.

2.

Щелкните на кнопке со стрелкой рядом с кнопкой Цвет шрифта в панели инструментов форматирования. Появится раскрывающаяся палитра. Выберите в палитре элемент Белый. (Это последний квадрат палитры, расположенный внизу справа. Если подвести к нему указатель мыши, то появится подсказка со словом Белый.) Щелкните на этом квадрате, чтобы изменить цвет шрифта. Теперь вам нужно снять выделение блока. Текст станет видимым на экране: белые буквы на черном фоне. : S

f S

kS

214

Word очень эффектно отображает на экране инверсный текст, особенно когда тот выделен. Спорю на что угодно — вам никогда не удастся "потерять" такой текст даже в очень большом документе! Я не рекомендую инвертировать большие фрагменты текста. На большинстве моделей принтеров такой текст печатается "неважно". Этот прием лучше всего подходит для выделения заголовков и небольших фрагментов текста. Если при печати инверсного текста у вас возникли проблемы, измените установки принтера. В диалоговом окне Печать щелкните на кнопке Параметры. В области Принтер щелкните на кнопке Свойства, и на экране появится диалоговое окно Свойства принтера. Щелкните на ярлыке вкладки Графика. В области Графический режим установите флажок Точечная графика. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свойства принтера.

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Глава 20

Работа с таблицами В этой главе... > > > > > > >

Что представляют собой таблицы Word Как создать таблицу в документе Как поместить текст в таблицу Как редактировать таблицы Как преобразовать текст в таблицу Как преобразовать таблицу в текст Как автоматически отформатировать таблицу

накомство с таблицами, как правило, начинается еще в ранней юности. "Нарисуем табличку на полстранички", — эту фразу мы слышали от нашего учителя истории на каждом уроке. В Word таблица представляет собой список, состоящий из определенного количества строк, организованных в столбцы. В дни своего невежества вы примитивно пытались соорудить таблицу по принципу "закат солнца вручную": с помощью клавиши <ТаЬ> в соединении с неимоверным умственным напряжением. Согласитесь сами: выравнивание текста кого угодно сведет с ума. Даже если работать с текстовым процессором. Даже если вам кажется, что вы знаете, как им пользоваться. Имеется ли в Word команда для построения таблиц. Нет, Word не имеет специальной команды, он имеет целое меню Таблица, изобилующее командами, установками и параметрами для создания замечательных, умных и удобных таблиц. Не требуется ни особого мастерства, ни освоения сложных инструкций написанных на тарабарском языке, не нужно ковать прутья для решеток, или заготовлять лес для сооружения клеток. На помощь пришел, конечно, Word, у которого имеется замечательная команда Таблица. Она позволяет создавать тюремного вида решетки для строк и столбцов. В каждую клетку этой решетки (будем называть ее также ячейкой] можно помещать элементы информации (и преступного мира), чтобы повсюду царили порядок и аккуратность. При печати ваша таблица выглядит просто потрясающе, даже, я бы сказал, аппетитно {если вы все сделали правильно).

чем нужны Итак, тема нашей сегодняшней дискуссии звучит следующим образом: что лучше — • организовать информацию в таблицу или просто выровнять данные с помощью клавиши <ТаЬ>? Что, вы никогда об этом не задумывались? Тогда послушайте меня: это вообще не тема для дискуссии, поскольку тут, как говорится, двух мнений быть не может. Судите сами. Если у вас есть несколько фрагментов текста, который необходимо выровнять, используйте клавишу <ТаЬ>. Время 7:00 8:00 9:00

Занятие Подъем Завтрак Работа

Глава 20. Работа с таблицами

Примечание Не хочется Лучше поспать Опаздывать нельзя

215

Клавиша очень удобна при работе с небольшими фрагментами текста. Если же надо организовать большие фрагменты данных, знакомства с таблицей вам не избежать. Таблица применяется в случае, если вам необходимо организовать в строки и столбцы довольно большой объем данных. "Клетка" таблицы называется ячейкой. В ячейку можно поместить текст (много текста) и графику. Текст в ячейках таблицы может иметь собственные поля и может быть отформатирован в виде абзацев. В ячейку можно также поместить графику. В отличие от текста, выровненного с помощью клавиши <ТаЬ>, размеры таблицы можно изменять как угодно. Поэтому, если вы собираетесь в будущем видоизменять способ представления данных, лучше поместить их в таблицу, нежели мучиться с примитивным текстом, отформатированным клавишей <ТаЬ>. К сожаления, Word пока не умеет преобразовывать ваш стол в стойку бара. (Но поговаривают, что уже видели проспекты, в которых фирма Microsoft анонсировала включение в Word панели слесарного инструмента.)

сюда, живо! Для создания таблиц в панели инструментов Word имеется очень удобная кнопка Таблицы и границы. С ее помощью вы сначала рисуете таблицу, а потом заполняете ячейки. Не имеет значения, есть ли текст в том месте, куда вы решили поместить таблицу: как только она выскочит на экран, текст уважительно отступит, чтобы дать ей место. Приступаем к изготовлению таблицы. 1.

Щелкните на кнопке Таблицы и границы в стандартной панели инструментов. После щелчка на кнопке Таблицы и границы появляется плавающая панель инструментов (рис. 20.1). В этой панели собраны кнопки команд для создания таблицы, а также команды диалогового окна Границы и заливка (о котором я рассказывал в главе 19, "Рамки, границы и затенение").

Рис. 20.1. Плавающая панель инструмен-

тов Таблицы и границы Word автоматически установит режим Разметка страницы, если вы до этого работали в другом режиме. (Таблицу нельзя создавать в режиме Обычный.) 2. Убедитесь, что кнопка Нарисовать таблицу панели Таблицы и границы "нажата". Кнопка Нарисовать таблицу должна быть активизирована (при этом она выглядит "нажатой"). Если она не "нажата", значит, между пп. 1 и 2 вы умудрились что-то сделать (а не надо бы). В общем, если кнопка не "нажата", щелкните на ней. Указатель мыши превратится в карандаш. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская, протащите мышь по экрану, чтобы создать внешний контур таблицы.

216

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Установите курсор-карандаш в верхний левый угол предполагаемой таблицы и тащите мышь в направлении нижнего правого угла. На экране появится пунктирный контур таблицы (рис. 20.2).

Рис. 20.2. Так рисуется таблица в документе Не волнуйтесь по поводу точности размера таблицы — вы сможете изменить его в любой момент. Обратите внимание, что текст, который уже имеется в вашем документе, отодвигается, освобождая место для таблицы. С помощью курсора-карандаш а нарисуйте линии строк и столбцов. Пока курсор имеет вид карандаша, его можно использовать для создания линий строк и столбцов таблицы. Чтобы нарисовать горизонтальную линию, протащите карандаш слева направо. Чтобы нарисовать вертикальную линию, протащите карандаш сверху вниз (рис. 20.3).

Рис. 20.3. Так создается столбец Когда вы рисуете горизонтальную или вертикальную линию, вслед за кончиком карандаша тянется пунктирная линия, которая показывает, в каком месте таблица будет разделена. Обратите внимание: если надо разделить только одну ячейку, протащите линию внутри нее. Опять же, не волнуйтесь, если вам кажется, что ячеек слишком много. Вы в любой момент сможете удалить лишние (как и добавить новые). Не падайте также духом, если столбцы или строки не получились нужной ширины. Все это тоже можно позже поправить. Когда "скелет" таблицы в целом будет готов, щелкните на кнопке Нарисовать таблицу. Режим создания таблиц будет отключен, и вы вернетесь к режиму обычного редактирования текста. Теперь можно приступить к заполнению таблицы текстом, а также к изменению размеров строк и столбцов (если это необходимо). Диалоговое окно Таблицы и границы очень удобно иметь под рукой, когда надо нарисовать таблицу. А потом оно только мешает. Как его убрать? Щелкните на кнопке закрытия (на ней изображен символ х) в верхнем правом углу.

Глава 20. Работа с таблицами

217

Как ввести в таблицу текст Ввод текста в таблицу ничем не отличается от обычного ввода текста в Word. Вот несколько советов. Если в ячейке не умещается весь вводимый вами текст, ее размер изменяется. Абзац в ячейке создается с помощью нажатия клавиши <Enter>. Комбинация клавиш <Shift+Enter> создает-в ячейке новую строку текста. Дня перехода из одной ячейки в другую пользуйтесь клавишей <ТаЬ>. Нажатие клавиши <ТаЬ> в самой последней ячейке таблицы создает новую строку. Комбинация клавиш <Shift+Tab> позволяет перемещаться по таблице в обратном направлении. (Это удобнее, чем пользоваться клавишами управления курсором, потому что быстрее.) Текст в ячейке форматируется с помощью диалогового окна Шрифт так же, как обычный текст документа. Когда дело доходит до форматирования абзацев, каждая ячейка выступает в роли фрагмента текста. Чтобы применить одинаковый отступ к целой строке (или столбцу) ячеек, выберите в меню команду Таблица^Выделить, а потом выберите параметр Строка (Столбец). После того как последовательность ячеек будет выделена, применяйте команду форматирования.

./

Еще один способ выделения строки или столбца: установите указатель мыши над колонкой и подождите несколько секунд. Указатель мыши превратится в маленькую черную стрелку, направленную вниз. Нажмите левую кнопку мыши и протащите указатель по ячейкам, которые надо выделить. Так можно выделить сразу несколько строк и столбцов. Тройной щелчок кнопкой мыши в ячейке выделяет все ее содержимое. В ячейки можно вставлять любую графику.

Что можно делать с таблицей После того как таблица появилась в вашем документе, с ней можно сделать практически что угодно. На помощь вам приходят указатели мыши, наделенные следующими функциями. В верхнем левом углу таблицы пристроился значок, с помощью которого можно перемещать таблицу по документу. Установите указатель мыши на этот символ, подождите немного, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская, перетащите таблицу. Если вам надо переместить таблицу в другое место документа, удобнее вырезать ее и затем вставить в нужное место, а не перетаскивать с помощью мыши. Для этого установите курсор в таблице и выберите команду Таблица^Выделить^Таблица, вырежьте таблицу и вставьте на новое место. V

218

Чтобы изменить высоту (ширину) ячейки, подведите указатель к линии, разделяющей ячейки. Когда указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его в нужном направлении.

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Вот еще несколько советов. (Предполагается, что панель Таблицы и границы находится у вас на экране. Если ее нет, выберите в меню команду Вид^Панели инструментов^Таблицы и границы.) Для того чтобы объединить две ячейки таблицы, выберите инструмент Ластик и щелкните им на линии, которую нужно удалить. Если в обеих ячейках содержится текст, Word поместит оба фрагмента в одну ячейку. С помощью раскрывающихся списков Тип линии и Толщина линии установите тип и толщину линий, разделяющих ячейки таблицы. После выбора новых типа и толщины линии указатель мыши превратится в карандаш, которым надо щелкнуть на той линии, вид которой вы хотите изменить. Изменения в структуру таблицы можно вносить также с помощью кнопки Добавить таблицу. Щелчок на кнопке раскрытия списка открывает меню с различными командами, позволяющими менять параметры таблицы. Команды этого меню дают возможность добавлять и удалять строки и столбцы, а также менять размеры ячеек. Очень удобно! у

Если вы хотите удалить таблицу из документа, щелкните на ней кнопкой мыши и выберите команду Таблица^УдалитьоТаблица.

Как превратить в таблицу уже готовый текст документа После того как вы оценили многообразие возможностей таблиц, у вас наверняка появилось желание преобразовать в таблицу какой-нибудь текст, уже отформатированный с помощью клавиши <ТаЬ>. Или, если говорить точнее, вам захотелось просто "затолкать" в таблицы весь текст, потому что они полюбились вам, и вы уже не представляете, как раньше без них обходились. Чтобы преобразовать в таблицу часть текста, прежде всего его необходимо выделить. Нужно заметить, что преобразование в таблицу имеет смысл в том случае, если текст уже разбит на колонки с помошью клавиши <ТаЬ>. В противном случае текст в таблице будет разбит на ячейки произвольно, хотя и останется читабельным. Затем выберите в меню команду Таблица^Преобразовать^Текст в таблицу. (Чтобы увидеть в меню команду Преобразовать, его необходимо развернуть, щелкнув на стрелке.) Появится диалоговое окно Преобразовать в таблицу, показанное на рис. 20.4.

Рис. 20.4. Диалоговое окно Преобразовать в таблицу

Глава 20. Работа с таблицами

219

Если ваш текст уже отформатирован с помощью табуляторов, в нижней части диалогового окна, в области Разделитель, щелкните на кнопке-переключателе Знак табуляции. Щелкните на кнопке ОК, и новая таблица готова, Если текст не отформатирован с помощью клавиши <ТаЬ>, в верхней части диалогового окна выберите количество столбцов, которое должно быть в таблице. Щелкните на кнопке ОК, и Word создаст таблицу с указанным количеством столбцов (количество строк зависит от количества абзацев в выделенном тексте). Каждый абзац будет помещен в собственную ячейку: первый — в первую в первой строке, второй — во вторую в первой строке и т.д. Когда строка будет заполнена, Word в том же порядке начнет заполнять ячейки второй строки. Все, дело сделано!? Но, наверное, придется еще привести в порядок содержимое ячеек таблицы, установить нужную ширину колонок и прочее. Работа эта утомительна, но все же лучше проделать ее, чем перепечатывать заново текст.

Как превратить таблицу в текст документа Раз волшебная палочка может превратить лягушку в царевну, значит, и царевна может быть превращена в лягушку. Чтобы преобразовать таблицу снова в обычный текст (разделенный на колонки знаками табуляции), установите курсор в таблицу и выделите ее, выбрав в меню команду Таблица^Выделить^Таблица. Затем выберите команду ТаблицаОПреобразовать^Таблицу в текст. Эта команда, по сути, обратна команде, описанной в предыдущем разделе. В диалоговом окне Преобразование в текст (рис. 20.5) с помощью кнопкипереключателя следует указать, чем будут разделяться в документе фрагменты текста, преобразованные из ячеек таблицы: символом, знаком табуляции или специальным символом, который вы выберете сами. (Я рекомендовал бы использовать параметр Знак табуляции, как показано на рис. 20.5.) Затем щелкните на кнопке ОК.

Рис. 20.5. Диалоговое окно Преобразование в текст Преобразованный из таблицы текст нужно будет слегка привести в порядок (как вы помните, аналогичная работа выполнялась после преобразования текста в таблицу). Возможно, потребуется переустановить знаки табуляции или даже удалить их.

noJbtctflfiee

созусинь

Если вы очень торопитесь, пустую таблицу можно поместить в документ с помощью кнопки Добавить таблицу панели инструментов. (Как кнопка выглядит, видно на полях.) Щелчок на кнопке Добавить таблицу открывает миниатюрную таблицу. Протащите указатель мыши по клеточкам, количество которых соответствует числу ячеек в таблице, кото-

220

Часть III. Пройдемся рукой мастера

рую вы хотите создать. На рис. 20.6 показано, как выделить ячейки для таблицы в три столбца и две строки. И".

Ш ; 2 x 3 Таблица

Рис. 20.6. Миниатюрная таблица, созданная с помощью кнопки Добавить таблицу Пользуясь кнопкой Добавить таблицу, вы можете добавлять в уже созданную таблицу новые ячейки, строки и столбцы. Для этого в таблице нужно выделить ячейку, строку или столбец, а затем щелкнуть на кнопке Добавить таблицу. Таблица изменит свой вид — в ней появятся новые элементы.

Автоматическое форматирование таблицы В Word имеется множество всяких трюков форматирования, часть из которых можно опробовать на самой обычной таблице и придать ей тем самым невиданный доселе блеск. Я говорю о функции Автоформат таблицы. Сначала вы создаете самую обыкновенную таблицу, а потом запускаете специальную команду Word, которая и превращает вашу таблицу в "само совершенство". Установите курсор на любой таблице (желательно, чтобы в ней бьш текст). Затем выберите в меню команду Таблица^Автоформат таблицы. Появится диалоговое окно Автоформат таблицы, показанное на рис. 20.7.

ftutu 1 .

Янг

•К»

Юг Итого

Map •

П 1 •

м

'>

IE

:i

Н,,г-

1*

1-

24

ли

Рис. 20.7, Диалоговое окно Автоформат таблицы

Глава 20. Работа с таблицами

221

Теперь сосредоточьте все свое внимание на таблице, которая появится в окне Образец. В раскрывающемся списке Стили таблиц выберите стиль для своей таблицы. Каждый стиль будет автоматически форматировать вашу таблицу — как именно, вы увидите в области Образец. Остановившись на понравившемся вам стиле таблицы, шелкните на кнопке Применить, Домашнее задание. В свободное время обязательно изучите остальные параметры этого диалогового окна.

222

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Глава 21

В колонки стройся! В этой главе... > Что такое колонки > Как разбить текст на колонки > Превращение колонок обратно в "нормальный" текст > >

Использование кнопки Столбцы Вставка разрыва колонок

В колонну стройся, шагом марш! Отставить разговоры! Вперед, дорийцы! За ними, ионийцы! Вперед, коринфяне! озможность создания колонок — это то, чего требуют от текстовых процессоров сотрудники глянцевых журналов, гуру и прочие псевдоученые. А нам с вами они нужны? Надо подумать! A Word может их делать? Да. Хотите узнать, как это делается? Нет. То есть, э... а почему бы и нет? Если большие колонны прославили греков и римлян, может быть, ма-ааленькие колонки прославят нас с вами? (Хотя бы в узком кругу близких знакомых...) В этой главе я покажу вам, как Word управляется с колонками, а вы уж сами решайте, надо это вам или нет.

ъею нужны /солошси? Word умеет разбить текст на колонки, хотя для многих это кажется странным. Ведь мы привыкли, что этим занимаются специализированные настольные издательские системы. Но, тем не менее, Word тоже может это. Так что вам необязательно тратить кучу денег на закупку дорогого программного обеспечения настольной издательской системы — с помощью Word вы сможете сами создавать информационные бюллетени, рекламные проспекты, научные статьи и партийные воззвания. Это не сложно, если воспользоваться рекомендациями, приведенными в настоящей главе. Прежде чем вы начнете углубляться в технические детали создания колонок в тексте, примите к сведению мой маленький совет: все же лучше использовать программы, специально предназначенные для верстки. Такие программы, будучи разработанными для манипуляций текстом, справляются с этим куда лучше, чем Word. Приходится признать, что перестраиваемый в колонки большой объем текста перегружает Word, а это значительно уменьшает быстродействие компьютера. Но при незначительных размерах текста Word выполняет подобную работу вполне пристойно. Создавать колонки текста в небольших документах можно с помощью Word. Но при работе с документами, объем которых превышает десять страниц, лучше использовать программы настольной издательской системы.

Глава 21. В колонки стройся!

223

Программное обеспечение настольных издательских систем стоит немалых денег. Самое дорогостоящее из них — Quark Xpress — применяется на самом высоком профессиональном уровне. К среднему классу относится программа Adobe InDesign, а самой распространенной и простой в работе считается программа Microsoft Publisher. Именно ее я советую использовать.

ftasqeMunb tneicciH на /солошеи Чтобы разделить свой документ на колонки, выполните следующие действия. 1.

Поместите курсор в то место, откуда вы хотите начать колонки. Если ваш документ уже содержит набранный текст, установите курсор в начало первого абзаца той его части, которая подлежит разбиению на колонки. Если текста нет, но он должен быть представлен в виде колонок, просто начинайте с п. 2.

2. Выберите команду Формат^ Колонки. Если команда Колонки отсутствует в меню, щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной в нижней части меню. Появится диалоговое окно Колонки, показанное на рис. 21,1.

•

Рис. 21.1. Диалоговое окно Колонки 3.

Выберите тип колонок в области Тип. Двух колонок вполне достаточно, чтобы поразить кого угодно. Если же вы создадите более двух колонок, то они будут слишком узкими, и текст в них будет плохо читаться. Обратите внимание на область Образец. Здесь вы сможете посмотреть, какой вид будет иметь ваш документ после разбиения на колонки. Если вам все-таки нужно три (или больше) колонки, укажите их количество в поле Число колонок. Другие параметры колонок можно задать в области Ширина и промежуток диалогового окна Колонки Для того чтобы разделить колонки вертикальной линией, установите флажок Разделитель. 4. В раскрывающемся списке Применить выберите часть документа, которую вы хотите разбить на колонки. В этом списке можно выбрать три параметра: Ко всему документу— если на колонки надо разбить весь документ, До конца документа — колонки будут введены с то-

224

Часть III. Пройдемся рукой мастера

го места, где находится курсор, и до конца документа, и К текущему разделу — чтобы разбить на колонки только текущий раздел. 5.

Щелкните на кнопке ОК. Порядок!

Что вы увидите на экране, будет зависеть от того, в каком режиме отображается ваш документ. В своем естественном виде колонки появляются, если вы работаете в режиме Разметка документа, Если вы работаете в режиме Обычный, то на экране появится текст Разрыв раздела (на текущей странице), а за ним -— одна тощая колонка. Не пугайтесь — просто в таком формате отображаются колонки в режиме Обычный. Выберите в меню команду Вид^Разметка страницы, и колонки приобретут нормальный вид.

, Ваши попытки перевести курсор из колонки в колонку с помощью клавиш управления курсором не увенчаются успехом. Действуйте мышью. Пространство между колонками называется промежутком, или внутренним отступом. Word устанавливает его равным полдюйма— .5". Эти полдюйма радуют глаз и в то же время не вызывают ощущения "хорошо, но много". .Ширину отдельных колонок можно изменить, выбрав нужное значение в области Ширина и промежуток диалогового окна Колонки. Но если вы ничего не станете менять в этой области, Word сам сформирует одинаковые колонки, * Сколько колонок может быть на странице? Это зависит от ширины самой страницы. В Word колонка может иметь наименьшую ширину, равную полдюйма, поэтому на листе бумаги стандартного размера помешается до 12 колонок. - Текст, разбитый на три колонки, хорошо смотрится при использовании альбомной ориентации страницы. Именно в таком виде выпускается большинство брошюр, За подробностями обращайтесь к главе 31, "Брошюры и поздравительные открытки". / Все режимы форматирования текста и абзацев, описанные в этой части книги, можно применять к колонкам. Отличие лишь в том, что левой и правой границами вашего текста при форматировании являются не поля страницы, а поля колонок. • О том, как разбить документ на разделы, рассказывается в главе 15, "Форматирование документов". ./ Несмотря на то, что колонки можно применить к отдельным разделам документа, Word позволяет вводить и отменять колонки в документе, не прибегая к разбивке на разделы. Более подробно об этом читайте ниже, в разделе "Как отменить колонки".

Как отменить колонки По мнению Word, в вашем документе всегда имеются колонки. Другими словами, когда вы думаете, что в документе нет колонок, а есть только "обычный текст", Word думает, что это одна колонка. А вы и не подозревали! Чтобы избавиться от колонок, вернитесь в их начало. (Чтобы не ошибиться, перейдите в режим Разметка страницы.) Проделайте те же действия, что и для установки колонок, только в п. 3 установите параметр Одна. Затем в п. 4 выберите параметр Ко всему документу, и щелкните на кнопке ОК.

Глава 21. В колонки стройся!

225

Если на колонки была разбита лишь часть текста, то переход от колонок к обычному тексту выполняется следующим образом. Установите курсор в то место документа, где колонки должны закончиться. Затем повторите последовательность действий, описанную в предыдущем абзаце, за исключением следующего: в п. 3 установите число колонок Одна, а в п. 4 выберите параметр До конца документа. Затем щелкните на кнопке ОК.

Кнопка Колонки панели инструментов Если вы спешите, к вашим услугам кнопка Колонки. Щелкните на ней мышью, и появится маленькое окошко многоколонного набора (рис. 21.2). С помощью мыши выберите нужное вам количество колонок: нажмите кнопку мыши и, не отпуская, протащите по окну. Как только вы отпустите кнопку, колонки появятся в тексте.

2 колонш(ок) Рис, 21.2. Кнопка Колонки

226

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Глава 22

Оглавление и указатели В этой главе... > >• > >

Маркированный и нумерованный текст Создание оглавления Указатель Как пользоваться сносками

ы видели документы, которые создают настоящие профессионалы? Очень впечатляет! Там и сноски, и предметный указатель, и перекрестные ссылки — чего только нет! Вправду, кажется, что перед вами мировой гений. А на самом деле человек просто умеет пользоваться текстовым процессором. Большое дело! Еще пара часов с этой книгой, и вы запросто заткнете за пояс всех этих умников! Кстати, пока мы не приступили к делу; сноска, даже если она и располагается в нижней части страницы, не имеет ничего общего с нижним колонтитулом. Более подробно об этом читайте в главе 15, "Форматирование документов".

—

CMiC/CU

Простейшие списки вы создаете сами: расписание занятий, что нужно взять с собой на рыбапку или спецификацию деталей для сборки орбитальной космической станции. Особое место в перечне возможных списков занимают списки с метками— маркированные списки. Маркеры—- это специальные печатные штучки, которыми помечают элементы списка, примерно так: IS IV

Отлично! Отлично!

J- S

Отлично!

Чтобы расставить маркеры в тексте, выделите абзацы, которые должны быть помечены и выберите команду ФормаЮСписок. Эта команда открывает диалоговое окно, показанное на рис. 22.1.

Рис. 22.1. Диалоговое окно Список

Глава 22. Оглавление и указатели

227

Не стоит углубляться в изучение этого диалогового окна, просто щелкните дважды мышью на понравившемся вам типе маркера. Выделенный текст, с расставленными в нем маркерами, станет красивым и привлекательным. Можно также пронумеровать абзацы в тексте, превратив его в нумерованный список. Это тоже можно сделать в диалоговом окне Список (см. рис. 22.1): щелкните на ярлычке вкладки Нумерованный, чтобы появилась на экране вкладка с образцами нумерованных списков. Выберите нужный тип и щелкните на кнопке ОК. Кнопка Изменить в диалоговом окне Список используется тогда, когда нужно дополнить представленные в диалоговом окне типы списков нестандартными элементами. Чтобы изменить текст, отформатированный обычным образом, на маркированный список, щелкните на кнопке Маркеры в панели инструментов форматирования. Чтобы применить форматирование нумерованного списка, щелкните на кнопке Нумерация, расположенной возле кнопки Маркеры в панели инструментов форматирования.

нужно зншпь о списках, cosqaetfi Word В этой книге описаны два основных типа списков, создаваемых самим текстовым процессором (вообще-то Word может делать еще кое-что, но объем книги не позволяет рассказать обо всем): оглавления и указатели. Эти два типа списков создаются с учетом содержания документа, включают нумерацию страниц и соответствующим образом отформатированы.

Как создать оглавление Обычно при одной мысли о необходимости составить оглавление взрослый сильный мужчина может залиться горючими слезами. (А вот моя жена, например, воспринимает оглавления совершенно хладнокровно. Я полагаю, что после рождения наших детей ее уже ничто не в состоянии испугать.) Скажите, неужели найдется человек, который, будучи в здравом уме и трезвой памяти, согласится снова копаться во всех документах, заново набирать их заглавия, затем все эти точки, а потом еше разбираться, что и на какой странице находится? (А тренера рядом нет, и никто не объяснит, как при этом правильно дышать.) Word, приятель, — вот кто всегда рядом! Если вы были аккуратны в выборе стилей {о них речь идет в главе 16, "Работа со стилями"), то создать оглавление теперь — пара пустяков. Итак. начинаем практическое занятие по составлению оглавления. (Еще раз повторяю— это можно сделать только в том случае, если вы пользовались встроенными стилями заголовков Word.) 1.

Установите курсор в то место, где должно находиться оглавление. Лично я создаю для оглавления отдельную страницу или, по крайней мере, отдельный раздел. О том, как создать раздел в документе, рассказывается в главе 15. "Форматирование документов".

2. Выберите в меню команду Вставка^ Ссылка^Оглавление и указатели. Появится диалоговое окно Оглавление и указатели. 3. Щелкните на ярлычке вкладки Оглавление. Появится вкладка Оглавление, показанная на рис. 22,2.

228

Часть III. Пройдемся рукой мастера

t

Я/с. ,2?.£ Диалоговое окно Оглавление и указатели, открытое на вкладке Оглавление

4.

Передохните (если есть время и настроение). В области Общие выберите по очереди несколько элементов раскрывающегося списка Форматы и проследите, как при этом будет изменяться содержимое окна Образец печатного документа. Серьезно! Воспользуйтесь замечательными возможностями этого диалогового окна, посмотрите, какие оглавления вы сможете создать при выборе различных параметров. 5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать оглавление. Word просмотрит ваш документ и вытащит из него все строки, помеченные стилем Заголовок (обычно это Заголовок 1, 2 и 3), а заодно определит, на какой странице этот материал находится, после чего составит для вас оглавление.

Создание указателя Если вы хотите произвести впечатление на окружающих, в конце документа вставьте указатель. Элегантное решение, хотя более сложное, чем создание оглавления. Что такое указатель? Это перечисление терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, такая штука годится не для всякого документа — скажем, письмо к тетушке необязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать). Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает, что у вас уже есть из чего отбирать эти слова, другими словами, что у вас имеется готовый документ.) Второй этап — это, собственно, создание указателя. Чтобы отметить элемент текста для включения в указатель, выполните следующие действия. 1.

Выделите текст, который нужно поместить в указатель. Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент текста. В любом случае будущий элемент указателя надо выделить в блок.

2.

Выберите команду Вставка^Ссылка^Оглавление и указатели. Появится диалоговое окно Оглавление и указатели. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель. Щелкните на кнопке Пометить.

3. 4.

Глава 22. Оглавление и указатели

229

Появится диалоговое окно Определение элемента указателя, показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной. (Текст можно отредактировать, если хотите.)

Рис. 22.3. Диалоговое окно Определение элемента указателя 5.

Щелкните либо на кнопке Пометить, либо на кнопке Пометить все. Кнопка Пометить предназначена для пометки данного написания слова и включения его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, как вам кажется, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставляет Word искать и отмечать все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие — нет. Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя. Когда вы отмечаете элементы указателя, Word переключается в режим Показывать Скрытые коды. В этом режиме становятся видимыми такие обычно невидимые символы, как пробелы, символы конца абзаца, табуляторы и пр. В п, 8 рассказывается, как убрать их с глаз долой. В документе также становятся видимыми коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.

6.

Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель. Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, так что вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном, диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной. Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все, чтобы продолжить создание указателя.

7.

Закончив, щелкните на кнопке Закрыть. Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.

8.

Нажмите комбинацию клавиш , чтобы отключить режим Показывать скрытые коды. Здесь надо использовать клавишу <8>, которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.

230

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Когда, наконец, все элементы указателя отмечены, пора переходить к составлению указателя. 1. Установите курсор в то место документа, где должен находиться указатель. 2. Выберите в меню команду Вставка<=>Ссылка<Юглавление и указатели. 3. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель. Вкладка Указатель показана на рис. 22.4.

Рис. 22.4, Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и указатели :

5.

Если хотите, исследуйте это диалоговое окно. Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы. Посматривайте на окно Образец печатного документа, чтобы видеть, какие изменения происходят с вашим указателем. С помощью списка Колонки вы можете указать Word, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса. Щелкните на кнопке ОК. Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15.) •

Научно доказано, что читатели при чтении книг гораздо чаще имеют дело с указателями, нежели с оглавлением. Так что позаботьтесь о том. чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными.

•/

Знаете ли вы, что авторы зачастую для создания указателей к собственным книгам нанимают себе помощников. Эта традиция была положена еще с тех времен, когда создание указателя было тяжким трудом. Правда, сначала авторы делали это самостоятельно. Но потом издатели предложили авторам свои услуги и стали выполнять работу' по созданию указателя быстрее и аккуратнее, не забывая при этом "заламывать" за свою работу немалые суммы. Постепенно это вошло в привычку, и сегодня считается нормальным, что автор платит деньги за создание указателя к собственной книге. (Хотелось бы. чтобы мне отчисляли хотя бы по 10 долларов за каждую найденную мной в таких книгах ошибку.)

сноски Надо ли объяснять, чем различаются концевые сноски от обычных? Наверное, ясно и так. Концевые сноски собраны в конце документа (или раздела), а обычные размещаются внизу страниц. Поэтому я просто расскажу, что нужно сделать, чтобы они появились в вашем документе.

Глава 22. Оглавление и указатели

231

1. Установите курсор в то место документа, где должна находиться сноска. 2. Выберите в меню команду Вставка^Ссылка^Сноска. Вы увидите диалоговое окно Сноски. На многих сноски нагоняют тоску, поэтому рисунок этого окна я не показываю. 3. 4. 5.

В группе Положение щелкните на кнопке-переключателе Концевые сноски, если вам нужна концевая сноска. В группе Положение щелкните на кнопке-переключателе Сноски, если вам нужна обычная сноска. Щелкните на кнопке Вставить. Если вы работаете в режиме Обычный, то в нижней части окна волшебным образом появится еще одно окно.

Если вы используете режим Разметка документа, курсор переместится в самый низ страницы, под серую линию, так что... 6. Вводите текст сноски. Сюда вы можете поместить все, что может находиться в документе: схемы, графики, картинки и даже текст. 7. Вернитесь к работе над текстом. Находясь в режиме Обычный, щелкните на кнопке Закрыть. Будучи в режиме Разметка документа, можете попробовать вернуться в основной документ с помощью комбинации <Shift+F5>, хотя это не всегда работает. Гораздо проще щелкнуть мышью где-нибудь в области текста документа. Несколько полезных советов, касающихся работы со сносками. :" ^

232

Чтобы просмотреть или отредактировать сноски в режиме Обычный, выберите команду Вид^Сноски. (В режиме Разметка страницы сноски появляются в нижней части каждой экранной страницы.) Чтобы быстро отредактировать сноску в режиме Обычный, найдите в тексте ее номер и дважды щелкните на нем мышью. Появится область, предназначенная для редактирования текста сноски. Чтобы удалить сноску, выделите соответствующую ей цифру и нажмите клавишу . Word удалит сноску и сам изменит нумерацию оставшихся сносок. В сноску, как и в колонтитулы, можно ввести графический образ. Представьте, как будут все поражены, увидев ваши профессиональные сноски, сопровождаемые графикой! Они просто умрут от зависти. Как вводить в документ графику и другие объекты, рассказывается в главе 23, "Рисунки и картинки", и главе 24. "Вставка объектов".

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Глава 23

Рисунки и картинки В этой главе,,. > Где искать рисунки > Команда Вставка картинки > Вставка изображений из коллекции рисунков Word > Вставка изображения из файла > Как оживить графику > Перемещение рисунка в пределах документа > Изменение размеров рисунка > Обрезка рисунка > Обтекание рисунка текстом > Вызов рисунка на передний план > Как добавить подпись к рисунку

*т

f оворят. лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Исходя из этого, я предло*^ жил своему редактору не тратить время на создание и редактирование того, что вы сейчас читаете, а превратить эту главу в одну большую картинку. К сожалению, он не смог оценить всей прелести идеи, так что мне пришлось — что поделаешь! — писать о прекрасной графике столь нескладный текст. А жаль... у меня бьши другие планы на эту неделю. Чаше всего вы работаете с текстовыми документами. Правда, иной раз у вас появляется желание украсить текст графикой. Word с восторгом воспримет эту идею. Изображение легко вставлять в текст, перемещать, изменять его форму, а также проделывать различные трюки, о большинстве из которых речь пойдет в этой главе. Кстати, чтобы работать с графикой в Word, не надо уметь рисовать и иметь диплом искусствоведа! \ -S

v J IS

\S

Совсем не трудно вставить в документ рисунок. Но нужно уже иметь рисунки в компьютере на жестком диске. А поместить их в документ Word совсем не сложно. Word позволяет вставлять в текст и другие графические объекты. Подробно об этом можно прочитать в главе 24, "Вставка объектов". Чем больше графических элементов вы поместите в Word, тем медленней он будет работать, поэтому прислушайтесь к моему совету: вставляйте графику в документ в последнюю очередь. В этой книге я уже предупреждал читателя (однако не думаю, что найдется много тех, кто читает книгу от корки до корки), поэтому повторю еще раз: Word — это текстовый процессор. Да, он умеет вставить в ваш документ картинки и разные "прибамбасы". Но если вы собираетесь профессионально работать с текстом и графикой, позаботьтесь о приобретении настольной издательской системы.

Глава 23. Рисунки и картинки

233

iqe вззипь Существует много способов вставить рисунок в документ Word. В частности, вы можете: IJ

скопировать изображение из графической программы (или с Web-страницы), а затем вставить его в то место документа, где находится курсор; |, S вставить изображение из коллекции рисунков Word; \ •/ вставить любой рисунок, который хранится на вашем жестком диске. 1 ^ вставить изображение, полученное с использованием сканера или видеокамеры, подключенных к вашему ПК;. • ^ создать изображение с помощью одной из специальных мини-программ Word; =: S

прилепить картинку к экрану.

Лично я использую все эти способы. Единственный из них. который вызывает некоторые сомнения, — это последний. Хотя, с другой стороны, неплох и он — при условии, что вам не надо прокручивать изображение. Но есть методы получше. I S

Для того чтобы скопировать изображение из Web, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сохранить рисунок как (или Сохранить изображение как). После того как изображение будет сохранено на вашем жестком диске, его можно вставлять в любой документ Word. Windows поставляется с несложной графической программой под названием MS Paint. С ее помощью можно создавать оригинальные, хотя и простенькие, картинки, которые потом можно использовать в документах Word. Word (точнее, Microsoft Office) поставляется с коллекцией картинок для широкого использования и стимуляции творческого поиска. Возможно, когда вы попытаетесь применить методики, о которых рассказывается в этой главе, Word попросит вас инсталлировать коллекцию рисунков Word, поэтому держите инсталляционный компакт-диск под рукой.

Л во fit и Чтобы вставить в текст рисунок, выполните следующие непростые действия. 1.

Перейдите в режим Разметка документа. Если вы работаете в режиме Обычный, выберите в меню команду Вид^Разметка документа. (Если вы не сделаете этого, Word сам изменит режим, как только вы вставите графическое изображение.) 2. Установите курсор в то место документа, куда вы намереваетесь вставить картинку. Если там уже есть какой-то текст, он сдвинется, освобождая место для графики. Вставка рисунка в документ Word ничем не отличается от вставки, скажем, буквы. Правда, это очень большая буква... 3. Выберите команду Вставка^Рисунок. Как только вы выберете команду Рисунок, появится еще одно меню, используемое для вставки изображений в документ. Оно показано на рис. 23.1.

234

Часть ///. Пройдемся рукой мастера

= 4.*

fi№7. £?. /. Подменю команды Рисунок Что делать дальше, зависит от того, какую команду вы выберете в подменю. В следующих разделах я расскажу о двух параметрах, а именно Картинки и Из файла. Параметр Со сканера ИЛИ камеры предоставляет возможность вставлять в текст изображение, полученное со сканера или цифровой видеокамеры, если, конечно, эти устройства подключены к вашему компьютеру. Я не рекомендовал бы вам использовать данный параметр, потому что Word — плохой редактор изображений. Для получения изображения пользуйтесь специальной программой— редактором графической информации. Получите с ее помощью изображение, отредактируйте его и сохраните на диске. После этого можно воспользоваться командой Вставка^Рисунок^Из файла и вставить это изображение в документ. v Для копирования и вставки графического образа не обязательно использовать команду Вставка^ Рисунок. Вы можете создать рисунок в одном из приложений Windows, скопировать его в буфер обмена, а затем перейти в Word и вставить в документ. , Рисунок нельзя удалить с помощью команды Отменить. Для этого сначала выделите рисунок, а затем нажмите клавишу .

Как вставить картинку из коллекции рисунков Word Вставить рисунок в документ из собственной коллекции Word всегда было очень просто, однако по мере появления новых версий Word, проблем с этой функцией становилось все больше. Было время, когда Word поставлялся укомплектованным отличной библиотекой графических объектов, где можно было найти практически все, что хотелось бы вставить в свой документ. В последней же версии собственная библиотека графических объектов Word усечена до минимума. Вместо этого Microsoft предлагает вам посетить свой Web-узел с библиотекой графических объектов. Зачастую это неоправданно усложняет работу над документом. После выбора команды Вставка^Рисунок^Картинки, вы вдруг поймете, что подключены к Internet, а на экране появилась Microsoft Media Gallery. О-ля-ля! Вы считаете, что я должен прыгать от радости? Но вместо того чтобы связываться с Microsoft для получения необходимых рисунков, я посоветовал бы приобрести прекрасный набор графических элементов другой фирмы. В библиотеке Corel Mega Gallery содержится не только множество рисунков, но и шрифтов, видеоклипов и многого другого, так что вам имеет смысл приобрести ее. Компакт-диски Mega Gallery поставляются вместе с книгой, в которой имеется перечень всех изображений, что существенно облегчит их поиск. Вам остается лишь применить команду Вставфайла и выбрать нужный рисунок на компакт-диске.

Глава 23. Рисунки и картинки

235

при выборе команды Вставка^Рисунок^Картинки на экране появляется область задач Вставка картинки. Для просмотра картинок, которые были установлены при инсталляции Word, можно воспользоваться программой подключения Media Gallery. Однако ничего особо интересного вы там не найдете. Не забудьте после завершения работы закрыть область задач, К сожалению; мне никогда не приходилось успешно подключаться в Internet к Microsoft Media Gallery, поэтому я не очень хорошо представляю себе, как с ней работать. Однако я имею большой опыт работы с прекрасной коллекцией изображений на компакт-дисках. Не спешите размешивать в стакане жженый сахар, не убедившись, что у вас есть ром для коктейля.

Как вставить изображение из файла, сохраненного на диске Это продолжение. Начало было выше, в разделе "А вот и картиночка" этой главы (именно там вы найдете пп. 1-3). 4.

Выберите в подменю Рисунок команду Из файла. Появится диалоговое окно Добавление рисунка (рис. 23.2). Оно очень напоминает окно Открытие документа, но служит для извлечения графических файлов с жесткого диска.

Рис. 23.2. Диалоговое окно Добавление рисунка

С помощью этого диалогового окна найдите нужные вам файлы. По умолчанию поиск начинается с папки Мои рисунки, в которой нужных вам изображений может и не быть. Возможно, придется поискать и в других папках. 6. Выберите графический файл, который вы хотите вставить в свой документ. Щелкните один раз на имени файла, чтобы выделить его. 7. Щелкните на кнопке Вставить. Изображение появится в документе Word в той точке, где был установлен курсор. Возможно, изображение надо отредактировать. В таком случае читайте побыстрее следующий раздел. 5.

Согласитесь; ваша подпись в конце письма смотрелась бы весьма эффектно. Чтобы ввести в компьютер свою подпись, воспользуйтесь настольным сканером. Сохраните ее в файле на диске, а затем с помощью описанных выше действий вставьте в нужное место документа.

236

Часть Ш. Пройдемся рукой мастера

Word способен принять и обработать графический файл практически любого известного формата. Лучше всего обрабатываются файлы формата ТШР (Tagged Image File Format). Рисунки в форматах GIF (Grafic Image Format) и JPEG (Joint Photographic Expens Group) хороши для представления на Webстранице, но при печати на принтере воспроизводятся недостаточно четко. На формат следует обращать особое внимание, если вам необходимо создать документ на высоком профессиональном уровне. В этом случае ваш графический файл должен быть сохранен в формате TIFF. На рис. 23.2 представлены рисунки-миниатюры, которые применяются в Windows Me и Windows 2000. Если у вас установлена более старая версия Windows, то имеет смысл предварительно посмотреть, как рисунок будет выглядеть в вашем документе. Для этого необходимо щелкнуть на кнопке раскрытия списка Представления и в открывшемся списке выбрать параметр Просмотр. Если изображение вас не устраивает, его можно удалить. Щелчком мыши выделите его и нажмите клавишу .

мйжно суелсипь с Если вы не профессиональный художник (иначе— поздравляю! — вы купили не ту книгу), то приготовьтесь к тому, что придется редактировать почти каждый рисунок, который вы будете вставлять в документ. А у Word, надо вам сказать, это не всегда получается так, как вам того хотелось бы. К счастью, в вашем распоряжении есть способ поправить положение, С графикой лучше всего работать в режиме Разметка страницы. Чтобы перейти в этот режим, выполните команду Вид^Разметка страницы. При редактировании графики вам пригодится панель инструментов Настройка изображения. Для этого выполните команду Вид^Панели инструментовОНастройка изображения (рис. 23.3). (В следующих разделах предполагается, что эта панель инструментов находится у вас на экране.)

Рис. 23.3. Панель инструментов Настройка изображения При выделении у изображения появляются "ручки", по одной для каждой стороны и для каждого угла — всего восемь штук. Эти "ручки" называются маркерами и используются для различных манипуляций с картинкой. Подробности — в следующих разделах. После того как изображение отредактировано, щелкните кнопкой мыши в любой точке документа, вне картинки. Этим вы снимете выделение и вернетесь в режим редактирования документа. (Заодно можно закрыть панель Настройка изображения — щелкните на кнопке со значком х.)

Перемещение рисунка Рисунок легко перемещать по странице с помощью мыши. Установите указатель мыши в центр изображения и тащите!

Глава 23. Рисунки и картинки

237

.•

.

Не забывайте, что Word обращается с изображением точно так же, как с буквой. Выделенный графический образ, по сути, ведет себя подобно любому символу вашего документа. Если вы хотите, чтобы картинка "плавала", как остров, в море текста, читайте ниже, раздел "Обтекание изображения текстом" этой главы. Если вам необходимо отцентрировать картинку (переместить по горизонтали), поместите ее отдельно на кромку страницы (сделайте абзацем) а затем отцентрируйте эту кромку.

Как изменить размер рисунка Чтобы изменить размер изображения, выделите его и потащите за одну из восьми ''ручек" —маркеров. На рис. 23.4 показано, как изображение вытягивается вправо.

Рис. 23.4. Изменение размера изображения

. , ..

Чтобы увеличить или уменьшить рисунок по высоте, воспользуйтесь верхним маркером. Чтобы увеличить или уменьшить рисунок по ширине, используйте боковой маркер. Перетаскивая угловые маркеры (по диагонали), можно одновременно изменять размеры рисунка по ширине и по высоте, не поворачивая и не искажая его.

Как обрезать рисунок Говоря об обрезке, мы имеем в виду такое изменение размера рисунка, при котором размеры того, что изображено на нем, не меняются. Представьте, что вам надо вставить в рамочку фотографию, которая для этой рамочки великовата. Вы берете ножницы и... это и есть обрезка. На рис. 23.5 как раз и показан пример такой обработки изображения.

Рис. 23.5. Обрезка изображения Для того чтобы обрезать изображение, сначала выделите его щелчком на кнопке мыши, а затем щелкните на кнопке Обрезка в панели инструментов Настройка изображения. Теперь, когда вы перешли в режим обрезки (он напоминает режим изменения размера), перетащите один из маркеров внутрь изображения, и оно будет обрезано.

238

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Мне кажется, что для обрезки удобнее пользоваться маркерами, которые находятся на боковых сторонах изображения. Обрезка с помощью угловых маркеров практически никогда не дает удовлетворительного результата. После того как вы обрежете ненужную часть изображения, щелкните на кнопке Обрезка еще раз, чтобы отключить режим обрезки. Если результат обрезки вас не радует, верните все, как было, с помощью щелчка на кнопке Сброс параметров рисунка.

Обтекание изображения текстом и плавающие рисунки Кнопка Обтекание текстом в панели инструментов Настройка изображения помогает определить, как текст и изображение будут взаимодействовать в вашем документе. Тут есть над чем задуматься! Ведь вы можете вставить картинку в текст традиционным способом, как большую букву, а можете сделать так, чтобы текст был напечатан на фоне "плавающего" изображения. Для того чтобы выбрать нужные опции обтекания текстом или опции плавающего текста, сначала один раз щелкните на изображении, тем самым выделив его. Затем надо щелкнуть на кнопке Обтекание текстом в панели инструментов Настройка изображения. Появится раскрывающееся меню с несколькими параметрами обтекания текстом, как показано на рис. 23.6.

! -t~ ПС KSKiypy

• 3 За те^ст»л •f1 Перед текстом „J,° Cegjxy л otay ••',•?'< Скво*** Q кэнтур о6т»»ис

Рис. 23.6. Параметры обтекания изображения текстом в Word К сожалению, объем книги не позволяет описать все параметры, представленные в меню, хотя все они очень интересны и было бы любопытно посмотреть, как каждая из них изменит изображение. Ниже я привел свои общие соображения, касающиеся применения этих параметров. |S

В тексте — это привычный способ размещения изображения в тексте, т.е. когда рисунок не обтекается текстом. В этом случае рисунок размещается словно гигантский символ в одной строке с текстом. . -S За текстом помешает текст на фоне плавающего рисунка, а параметр Перед текстом — рисунок, плавающий на фоне текста. Когда рисунок размещается за текстом, это выглядит так, словно текст был напечатан не на чистом листе, а на листе с рисунком. Когда же рисунок размещается плавающим на тексте, примером может служить фотография, напечатанная на листе с текстом. В обоих случаях рисунок может быть свободно перемещен с помощью мыши в любое место страницы. .-. S По контуру размешает текст вплотную к изображению в каждой строке. Эта возможность приближает Word к настоящим настольным издательским системам.

Глава 23. Рисунки и картинки

239

S

S

Изменить контур обтекания работает подобно параметру По контуру до тех пор, пока вы не начнете менять контур обтекания. После выбора параметра Изменить контур обтекания изображение появится в документе с десятками маленьких маркеров. Если вам совершенно нечем заняться, попробуйте добиться нужного обтекания текстом, перетаскивая каждый из этих маркеров по отдельности. Но я ни за что не стану этим заниматься. Я выберу параметр По контуру, и пусть Word все делает сам. Прочие параметры этого меню размешают текст вокруг рисунка в различных вариантах и различными способами, каждый из которых можно себе представить, глядя на пиктограмму в меню. Но во всех случаях рисунок можно свободно переместить в любое место документа.

Мой вам совет: попробуйте все\ Я не шучу. Выберите по очереди все опции и посмотрите, как каждая из них повлияет на изображение. (Возможно, для достижения большей наглядности придется немного подвигать картинку туда-сюда по документу.) Зато потом вы точно будете знать, какую опцию выбрать для получения желаемого результата. Когда вы будете полностью удовлетворены своей работой по редактированию изображения, щелкните кнопкой мыши где-нибудь вне картинки, чтобы вернуться в режим редактирования текста. (Конечно, может случиться так, что вы переусердствуете с редактированием текста и придется снова что-то менять в картинке. Поэтому я еще раз повторяю: вставляйте графику в документ в самую последнюю очередь, после того как основное редактирование текста завершено.)

Как разместить рисунки один позади другого Графические объекты в вашем документе занимают каждый свой "уровень". Но не пытайтесь определить эти уровни. Не нужно ковырять экран, чтобы добраться до нижнего уровня. Уровни начинают проявлять себя только тогаа, когда на одной странице окажется более одного графического объекта, и для каждого рисунка будут выбраны опции обтекания, отличные от параметра В тексте. (Все остальные параметры позволяют рисунку свободно перемещаться по странице.) Когда такое случится, можно увидеть, что один рисунок накладывается на другой. Это происходит потому, что каждый рисунок находится на собственном уровне. Чтобы расположить один рисунок позади другого, щелкните правой кнопкой мыши на рисунке и в открывшемся контекстном меню выберите команду Порядок. Откроется подменю. в котором собраны различные команды, позволяющие изменять взаиморасположение рисунков на странице документа, как это показано на рис. 23.7.

Переместить етеред переместить аазал Поместитп перед текстсн | И Побегать за. текстом

Рис. 23.7. Подменю Порядок для выбора взаиморасположения рисунков Выберите в меню подходящую команду для перемещения выделенного рисунка вперед, назад либо для размещения его на странице любым из предлагаемых в меню способом. Конечно, все это имеет смысл в случае, когда на странице находится несколько рисунков, и это вынуждает вас больше заботиться об обработке графических элементов, чем о тексте.

240

Часть III. Пройдемся рукой мастера

cttatiqutfib

/tua/tto/c

Нет ничего проще, чем добавить к картинке надпись, разве что забудете команду Word Надпись, зато догадаетесь поместить изображение в таблицу. А как действует Word? Он помешает ниже рисунка плавающее текстовое окно, внутри которого имеется специальный код поля, предназначенный для размещения текста подписи. Ужас! Мрак! Чертовщина! (Вот почему я предлагаю в этом разделе другой способ для размещения подписи к рисунку.) Более подробно о кодах поля можно прочитать в главе 18, "Маленькие хитрости форматирования". Плавающие текстовые окна описаны в главе 31, "Брошюры и поздравительные открытки". Конечно, сначала надо создать таблицу. Расположите ее в месте вставки рисунка с подписью. (Кстати, о таблицах. В данной книге есть специальная глава, посвященная только им — это глава 20, "Работа с таблицами".) Создайте таблицу, состоящую из двух строк, как показано на рис. 23.8. Кроме того, в окне Тип линии выберите параметр Без границы, если только вы не хотите, чтобы изображение и подпись обрамлялись рамкой.

Рис. 23.8. Изображение вставлено в первую строку таблицы, подпись - во вторую Вставьте изображение в верхнюю ячейку, затем наберите подпись в нижней ячейке. При необходимости измените размер таблицы, чтобы все выглядело красиво и аккуратно. Выделите нижнюю ячейку и отформатируйте подпись подобно обычному тексту: выделите курсивом или полужирным, выровняйте по центру (или по ширине) и т.д.

В Word имеется собственный способ добавления подписи к рисунку. О нем мне не хотелось даже упоминать, потому что он довольно неудобный. Однако я кратко изложу его суть, а вы решайте сами. Щелкните на рисунке, чтобы выделить его, и выберите команду ВставкаЗ-Ссылка&Название. Откроется диалоговое окно Название, в которое, как вы, наверное, подумали, нужно вставить текст подписи. Ничего подобного! Теперь необходимо щелкнуть на кнопке Создать и только затем можно вводить текст подписи. Далее щелкните на кнопке ОК.

Глава 23. Рисунки и картинки

241

Глава 24

Вставка объектов В этой главе... > Как вставить один документ в другой > Автофигуры >

Объекты WordArt

> Как рисовать картинки > Немного Excel в Word

*ГТ адо признать, что корпорации Microsoft удалось значительно изменить наши пред' ** ставления о том. что должен делать текстовый процессор {и чего не должен). Сначала в нем появились элементы издательской системы, а теперь... В общем, вы когда-нибудь видели, чтобы в программу для работы с текстом была встроена программа рисования? Не особенно мощная, но куда лучше той, с которой я начинал лет восемь назад. Сколько мы ни обсуждали бы эту тему, факт остается фактом: Word научился очень многим вещам. Здесь я расскажу о тех из них, которые можно объединить названием "Вставка объектов", потому что в документ, оказывается, можно вставить не только текст или картинку. Кроме того, команды, с помощью которых производится эта самая вставка, находятся как раз в меню Вставка (вот совпадение!). Ну, что ж, приступим!

вапавмнь oqutt уо/а/м&иК Может быть, вы думаете, что вставка одного документа в другой — дело сложное, долгое и, главное, никому не нужное? Ошибаетесь! Предположим, у вас на диске хранится файл с резюме, и вы хотите включить его в письмо. В этом случае действуйте следующим образом. 1.

Установите курсор в то место документа, где должен появиться текст другого документа. После вставки этот текст будет выглядеть так, будто вы сами его только что напечатали.

2.

Выберите в меню команду Вставка^Файл. Если команды Файл не оказалось на месте, щелкните на стрелке внизу меню. Появится диалоговое окно, очень напоминающее окно Открытие документа (его изображение представлено в главе 8, "Вопросы сохранения").

3.

Выберите пиктограмму, представляющую документ, который вы хотите вставить. Тут вам, возможно, придется вспомнить процедуру поиска файла и пошарить по своим папкам и дискам, а может быть, и по чужим дискам, пользуясь сетью. Надеюсь, вы с этим справитесь.

4.

Щелкните на кнопке Вставить. Документ вставлен как раз туда, где был установлен курсор.

Глава 24. Вставка объектов

243

,

Файл, получившийся в результате вставки одного документа в другой, имеет название первого документа — того, в который был вставлен фрагмент. В открытый документ можно вставить сколько угодно файлов — хоть все хранящиеся на диске, по одному за один прием. Никаких ограничений нет.

,

С помощью этой же процедуры можно выделить часть текста в блок и вставить его в другой документ, а потом еще в один и т.д. Выделенный фрагмент можно вставлять сколько угодно раз в разные документы. (Эту технику широко используют плодовитые авторы детективных и любовных романов.)

,

Главное — никакой хирургии!

Word поставляется с несколькими маленькими программами, с помощью которых в документ можно вставлять забавные и симпатичные объекты. Их присутствие способно заметно оживить скучный и унылый текст. Следующие несколько разделов познакомят вас с некоторыми из этих программ в самых обших чертах для того, чтобы вам, во-первых, стало интересно, а во-вторых, было от чего отталкиваться при самостоятельном их изучении.

Вставка автофигур Автофигуры — это несложные графические объекты, которые удобно использовать в документах. К их числу относятся разного рода звездочки, полумесяцы, цветочки и прочие штучки, которые любой может "нарисовать" в своем документе, потому что они уже нарисованы и предлагаются вам в готовом виде. Пример можно увидеть на рис. 24.1.

Рис. 24.1. Текстовое поле Автофигуры и панель инструментов Автофигуры Чтобы вставить нужную (или просто забавную) автофигуру, выберите в меню команду Вставка^ Рису ноксф Автофигуры, На экране появится панель инструментов Автофигуры (рис. 24.1), а документ незамедлительно перейдет в режим Разметка страницы (если вы работали в режиме Обычный). Каждая кнопка панели инструментов Автофигуры представляет раскрывающееся меню. Выберите одну из них. Указатель мыши превратится в большой знак "плюс"'. Теперь "нарисуйте" эту фигуру в своем документе, перетащив мышь. Вы создали фигуру в определенной точке и определенного размера, правда, впоследствии и расположение ее, и размер можно будет изменить.

244

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Автофигуры можно перемещать по документу. Для этого подведите указатель мыши к рисунку. Указатель примет вид крестообразной стрелки. Затем перетащите рисунок с помощью мыши в нужное место на странице. Размер и форму автофигуры можно изменить, перетаскивая мышью один из восьми маркеров, появившихся на рамке вокруг фигуры после щелчка на ней мышью. (Маркеры, как вы помните, размещены на каждой стороне и в каждом углу фигуры.) Особый зеленый маркер, вынесенный за пределы фигуры, служит для поворота изображения.

,-

Некоторые автофигуры представляют собой выноски с текстом (рис. 24.1). В выноске содержится текст, который можно редактировать и который вводится в выноску так же, как обычный текст в документе. Мало того, этот текст можно еще и форматировать!

-

Некоторые автофигуры имеют одну или несколько специальных желтых маркеров. Обычно они служат для определенных манипуляций с формой автофигуры.

•

Обратитесь к главе 23, "Рисунки и картинки", за дополнительной информацией о том, что еще можно сделать с графическим объектом. (Картинки меню Автофигуры ведут себя в документе так же, как любое другое изображение.)

К сожалению, большинство пользователей Word пренебрегают возможностями WordArt, И совершенно напрасно, потому что WordArt позволяет украсить документ довольно оригинальными дополнениями. К тому же работа с WordArt— это прекрасный способ приятно провести время. Чтобы поместить объект WordArt в документ, выберите в меню команду Вставка^Рисунок^Объект WordArt. Появится диалоговое окно Коллекция WordArt, в котором представлены цвета и объекты WordArt. которые вы можете создать. Лично мне это окно напоминает образцы губной помады в витрине косметического отдела (рис. 24.2).

• •

\Vonl АИ

и

1

'

Рис. 24.2. Диалоговое окно Коллекция WordArt Выберите стиль объекта в окне Коллекция WordArt и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Изменение текста WordArt. В нем надо набрать текст (краткий и запоминающийся), который вы хотите представить как объект WordArt. ВыбирайГлава 24. Вставка объектов

245

те шрифт, размер, полужирное начертание, курсив — как в самом обычном тексте. Закончив набор и форматирование текста, щелкните на кнопке ОК, и текст в заданном виде появится в документе. к

Чтобы отредактировать объект WordArt, щелкните на нем один раз. Откроется панель инструментов WordArt, с помощью которой можно выполнять с объектом некоторые трюки. Как всякий другой графический образ, объект WordArt вставляется в то место документа, где установлен курсор. Так что, если вы хотите получить обтекание текстом изображения Коллекция WordArt, щелкните на кнопке Обтекание текстом на панели инструментов WordArt.

V

С объектами WordArt можно обращаться так же, как с любыми другими графическими объектами: перемещать их, менять размер, комбинировать с текстом и т.д. Все подробности — в главе 23, ''Рисунки и картинки". Щелчок на кнопке Изменить текст возвращает вас в диалоговое окно Изменение текста WordArt, которое позволяет менять тип и- размер шрифта, а также устанавливать другие параметры текста. Закончив с оформлением текста, щелкните на кнопке ОК.

Изменить текст., Щелчок на кнопке Форма WordArt вызывает раскрывающийся список различных раскладок текста WordArt — более расширенный вариант, чем представлен в панели Коллекция WordArt. Выберите нужную форму, и выделенный объект переформатируется соответствующим образом. В главе 31, "Брошюры и поздравительные открытки", вы узнаете о том, как украсить документ буквицей. Вообще-то, создавать буквицы может и WordArt, но гораздо лучше с этим справляется специальная команда Буквица.

/шс0£шЯь Если вы решили сделать перерыв в работе и развлечься рисованием, смело приступайте к делу. В Word предусмотрен специальный режим, который позволяет создавать кружочки, линеечки, стрелочки и прочие штучки того же рода. Речь не идет о серьезной живописи — этому вы научитесь в изданиях иного рода. Я лишь расскажу (очень кратко) о том, как можно приятно скоротать время за созданием в текстовом процессоре простеньких, но симпатичных рисунков. Чтобы перейти в режим рисования, щелкните на кнопке Рисование стандартной панели инструментов либо выполните команду Вид^ Панели инструментов^Рисование. Таким образом вы получите доступ к панели с инструментами, каждый из которых отвечает за создание разного типа изображений (рис. 24.3). Имейте в виду, что панель инструментов может появиться в нижней части экрана, над строкой состояния.

Рис. 24.3. Панель инструментов Рисование

246

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Панель инструментов Рисование разделена на несколько областей. В средней расположены инструменты для рисования линий, стрелок, прямоугольников и окружностей. Правая область содержит инструменты, позволяющие управлять цветом, толщиной линии и объемным эффектом. Вы, кажется, хотели немного порисовать? Пожалуйста. Конечно, профессионалы предпочитают другие программы, но унять творческий зуд на какое-то время может и работа с панелью Рисование. Панель инструментов Рисование годится только для создания небольших и простеньких иллюстраций. Если вам нужно создавать более сложные изображения, изобилующие разнообразными цветами и эффектами, придется купить специальную программу. Какую именно? Обратитесь к специалистам или расспросите продавцов в компьютерном магазине. Рисунок в документе ведет себя как обычный графический объект. Подробно работа с графическими объектами рассмотрена в главе 23. Панель инструментов Рисование время от времени сама появляется на экране, в зависимости от того, какие операции выполняются в Word. Но, к сожалению, ее невозможно автоматически скрыть. Чтобы спрятать панель инструментов Рисование, щелкните на кнопке х (Закрыть), расположенной в правом верхнем углу панели.

вапавшнь f&a&uuyf из Excel Что еще можно вставить в документ? Фрагмент другого документа, созданного в другой программе, — это не каждому под силу! Здесь затрагивается одна из составляющих большой проблемы совмещения объектов, Честно говоря, я не думаю, что кто-то этим занимается, потому что, во-первых, это слишком сложно, а вовторых, сильно замедляет работу текстового процессора. Но все-таки я раскрою вам все известные мне секреты этого дела. Выберите в меню команду Правка^Специальная вставка. На экране появится целый набор всяких параметров. Один из них, например, позволяет вставить целый фрагмент из таблицы Excel. Ваше дело — выбрать то, что вы хотели бы вставить, а остальное все выполнит Word. (Предварительно надо скопировать в буфер обмена всю таблицу или ту ее часть, которую вы хотите вставить. — Прим, ред.) А может быть, эту операцию выполняет Excel, a может быть. Windows. Я не знаю точно, потому что у меня никогда не возникало необходимости выяснять это. Однако мне пришлось написать об этой функции Word, поскольку она может пригодиться вам, мои читатели. Лучший способ позаимствовать информацию из другого документа- — это вставить ее в свой документ. Например, если вы копируете что-то из Excel в Word, вы будете иметь в Word таблицу, содержащую информацию электронной таблицы. Некоторые опции диалогового окна Специальная вставка дают возможность создавать в Word документы других типов. Но это уже полная бестолковщина!

Глава 24. Вставка объектов

247

Активизируйте параметр Связать диалогового окна Специальная вставка. Этим вы обеспечите обновление вставленного в ваш документ стороннего документа (т.е. документа, созданного в другой программе). Например, если содержимое документа в Ехсе] изменится, то эти изменения автоматически будут внесены и в документ Word, где имеется вставка из Excel. Я проверил такую возможность и убедился, что Word в этом режиме работает, но, поверьте, сложность этого дела намного превышает получаемый эффект.

248

Часть III. Пройдемся рукой мастера

Часть IV

Мир странный, но забавный

НЛ^ИС-ЛНО:

Ни *ОС.|глОЯНН^Ю

^риколоЬ: twtopt.iwUKu м

в 3fnou

tactfiu...

Сколько вы заплатили за этот текстовый процессор? Подождите! Вы меня не так поняли... О тех возможностях Word, которым я собираюсь посвятить эту часть, можно написать отдельную книгу. Например, о слиянии документов, или о работе с планом, или... Можно подумать, что у вас не текстовый процессор, а целый набор разных программ! Я никак не мог подобрать название для части, в которой должен быть объединен материал о столь разнообразных функциях Word, но наконец нашел. "Мир странный, но забавный"! Здесь я рассказываю о таких возможностях Word, которыми вы вряд ли станете пользоваться ежедневно, и только вам решать, нужны ли они вам вообще. Лично я нахожу их очень интересными. Кроме того, хотите вы того или нет, они просто существуют, и никуда от этого не денешься. Поэтому лучше познакомьтесь с ними, а там, глядишь, и применение найдется.

Глава 25

Слушай меня, болван! В этой главе.., > Как настроить Word, чтобы он заговорил > Говорите, Word вас слушает > Как произношение влияет на пунктуацию > Как оценить вашу дикцию > Как редактировать текст голосом > Как работать с меню и диалоговыми окнами

"Л

ривет, компьютер!

Можете себе представить, как все хохотали, когда эти путешественники по космическому пространству и времени завернули на нашу планету. Было очень смешно смотреть на них, когда они вдруг уселись за свой компьютер и начали разговаривать с ним, как с живым! Ну и ну! Как я ни старался, но обнаружить уши у своего компьютера не смог, однако с ним можно разговаривать, так как он снабжен специальным программным обеспечением для распознавания речи. Не верите? Спросите кого угодно, кто пробовал поговорить с компьютером, и вам ответят, что это не выдумка— с компьютером можно поговорить и есть о чем поговорить. Хотя пока писатели предпочитают набирать свои тексты, а не наговаривать их компьютеру, не за горами тот день, когда и они отнесут свою клавиатуру в ларек по приему утильсырья. Word обладает замечательной способностью: он воспринимает то, что ему говорят. Если вы оснастите компьютер всем необходимым, можете сразу садиться и говорить все, что Word должен зафиксировать в своей памяти, и он выполнит все, как будто вы вводили текст с помощью клавиатуры. Word даже произносит слова, правда, вы не всегда сможете их разобрать. В будущем такой способ общения с текстовым процессором станет повседневной реальностью. Ну а пока— это скорее игрушка для любознательных. Прочитав данную главу, вы сможете, я полагаю, сполна удовлетворить свое любопытство относительно возможностей Word распознавать человеческую речь. г

)S

В этой главе вы приводится описание всего арсенала инструментов, которые применяются для управления Word в режиме распознавания речи. Но здесь вы не найдете ни слова о других программах, используемых для этой же цели, даже о такой известной, как Dragon Naturally Speaking.

:

: S Меня нельзя отнести к большим поклонникам компьютерного распознавания речи. Попытки работать с Word в этом режиме вызывали у меня гораздо большее раздражение, чем монотонная работа на клавиатуре. Если бы современные программы воспринимали и воспроизводили человеческий голос так же легко, как об этом рассказывается в фантастических фильмах, я первым стал бы ярым сторонником такого способа общения с компьютером. Но, увы, пока это не так! Учтите и вы это!

Глава 25. Слушай меня, болван!

251

суелшнь Word 3azo£ofuu Для всех наук, связанных с информационными технологиями, проблема распознавания речи стала притчей во языцех. Уже в течение многих лет указанной проблеме уделяют внимание ученые многих стран, но прогресс в этой области очень невелик. Первым текстовым процессором, в котором появилась интегрированная среда распознавания речи, оказался Word. Но давайте лучше посмотрим своими глазами, что это такое. Для этого нужно первым делом выполнить некоторые установки.

Чем нужно оснастить компьютер Когда мы пытаемся заставить компьютер выполнять новые для него задачи, всегда приходится сначала позаботиться о программном обеспечении, поддерживающем ту или иную функцию, и о дополнительном оборудовании. Программное обеспечение, необходимое для речевого ввода, — это Word. В нем есть все необходимые программы, но они должны быть инсталлированы. Программы распознавания речи не считаются инсталлированными, пока вы их не активизируете. Так что доставайте из ящика компакт-диск с инсталляционной версией Word (или Microsoft Office). Кроме того компьютер необходимо оснастить микрофоном. Я бы посоветовал любой тип микрофона, который крепится на голове (гораздо удобнее пользоваться микрофоном, когда он закреплен на голове, чем придумывать для этой цели какую-то подставку).

®

Нс держите микрофон во время работы в руке, потому что это значительно увеличивает так называемый микрофонный эффект (фон, вызываемый посторонними вибрациями), значит, пользы от микрофона будет меньше, чем огорчений.

Что нужно сделать, чтобы Word вас услышал Чтобы активизировать модуль обработки речи в Word, выберите в меню команду Сервис^Речь. (Посредством указанной команды активизируется модуль обработки речи для всех приложений Microsoft Office, но нужно ли это вам?) Word может попросить вас установить инсталляционный компакт-диск. Он может понадобиться для установки файлов программ обработки речи, которые не были инсталлированы вместе с Word. Следите за сообщениями на экране. Последний подготовительный этап — это тренировка. "Помилуйте! — скажете вы, — Word занимается аэробикой?" Да, Word будет тренироваться, а тренером станете вы. Он будет учиться понимать ваш голос. Тренировка происходит следующим образом: вы читаете какой-то текст, a Word слушает вас. Чем больше вы начитаете текста, тем лучше Word будет понимать вас. Конечно, для тренировок необходимы время и запас терпения. Очень скоро у вас пересохнет в горле, поэтому поставьте рядом стакан воды. Но без тренировки вы не добьетесь удовлетворительного результата — Word будет плохо понимать вашу речь. ^JH^p"

252

^

Во время тренировок не кричите, пожалуйста, на Word, словно вы тренер женской волейбольной команды. Этим вы можете добиться совершенно нежелательного эффекта: Word во время обычной работы будет понимать вас только тогда, когда вы будете повышать голос.

Часть IV. Мир странный, но забавный

Считается, что чем дольше Word тренируется, тем лучше он вас понимает. Во всяком случае, так хочется думать! Рассчитывайте потратить на тренировку не менее часа. Чтобы после инсталляции модуля обработки речи можно было приступить к тренировке, выберите в меню команду Сервис^Речь. В появившемся меню управления речью выберите команду Программы речи, а в открывшемся подменю — команду Параметры. На экране появится диалоговое окно Speech Properties с активизированной вкладкой Speech Recognition. Щелкните на кнопке Train Profile и продолжите работу под управлением мастера. (Здесь переход на английскую терминологию соответствует такому же переходу в русифицированной версии программного обеспечения Word 2002. —Прим, ред.) При изложении материала оставшихся разделов настоящей главы предполагается, что программное обеспечение распознавания речи полностью инсталлировано и подготовлено к восприятию речи.

После того как все начальные установки выполнены, подсоедините микрофон и выберите в меню команду Сервис^Речь. На экране появится панель инструментов Речь. Это главное свидетельство того, что Word слушает вас. (Мне кажется, что мое дыхание воспринимается программой как слово "и", а мой смех - — как слово "выше".) Кнопка Микрофон — это основная кнопка на панели инструментов Речь. Щелчок на ней включает или отключает микрофон. В конце концов бывают моменты, когда хочется спокойно посидеть, не опасаясь, что твои словесные замечания (а может быть, и дыхание) будут зафиксированы в документе. (Щелк! Щелк! Щелк!) Когда микрофон отключен, панель инструментов Речь присутствует на экране в усеченном виде. Чтобы опять включить микрофон, щелкните еще раз на кнопке Микрофон, и панель инструментов Речь восстановит свою длину до первоначального размера. Панель инструментов Речь можно свернуть. Для этого щелкните на кнопке Свернуть (на маленькой горизонтальной черточке), расположенной в правом верхнем углу панели инструментов. При этом ваша панель инструментов, превратившись в темный квадратик, будет расположена на панели задач рядом с часами. Когда панель инструментов будет перемещена на панель задач, на темном фоне в квадрате появятся буквы EIN (если выбран английский язык), как показано на полях. Чтобы восстановить панель инструментов, щелкните кнопкой мыши на этих мрачных буквах и выберите в раскрывшемся меню опцию Отобразить языковую панель. Кроме кнопки Микрофон на панели инструментов имеется еще несколько кнопок, об использовании которых мы и поговорим. Кнопка Исправление предназначена для просмотра надиктованного текста. Кнопка Диктовка заставляет Word слушать то, что вы говорите и выводить произнесенные вами слова на экран. Кнопка Голосовые команды заставляет Word слушать ваши команды редактирования или команды управления работой. В этом режиме Word выполняет команды, но не воспринимает текст. >Слова и команды, которые вы произнесли, отображаются в выноске. Если у Word возникают проблемы с пониманием вашей речи, на выноске появляются замечания, например Слишком тихо, или Что это такое?, или Выплюнь шарики 'л повтори сначала. т

Глава 25. Слушай меня, болван!

253

Не менее интересное назначение имеют и остальные элементы управления этой панели инструментов, но с ними вы поэкспериментируете позже. Советы и рекомендации по применению режима диктовки собраны в следующем разделе. S

Панель инструментов Речь можно переместить в любое место экрана, ухватив ее с помощью мыши за левую кромку панели.

S

Панель инструментов Речь может быть минимизирована после отключения микрофона, либо, наоборот, развернута после включения микрофона. Это удобно, ведь панель не должна закрывать рабочее пространство экрана. Но нужно не забывать, что уменьшение панели инструментов вовсе не свидетельствует об отключении микрофона.

; ^

Признаю, что используемое мною название "панель инструментов Речь" не совсем удачно, потому что данная панель по своему функциональному назначению является языковой панелью.

"Темная ночь, только пули свистят по степи..." Чтобы диктовать свою волю Word и, таким образом, стать хотя бы на время диктатором, выполните следующие действия. 1.

В панели инструментов Речь щелкните на кнопке Микрофон. После щелчка вокруг кнопки Микрофон появится рамка, как показано на рис. 25.1.

2.

Щелкните на кнопке Диктовка. Теперь начинайте разговаривать с Word! 3. Поместите курсор в то место документа, в котором вы хотите увидеть новый текст. Этот шаг приходится выполнять и при вводе текста с помощью клавиатуры. 4. Начиняйте бубнить в микрофон.

Если Word уже достаточно натренирован, чтобы понимать ваш голос, то на экране начнет появляться текст. После того как вы начнете говорить, a Word начнет соображать, что же вы сказали, на экране появится серое поле в окружении точек. Постепенно это поле заполнится текстом. Конечно, вы немного не доработали-— результат совсем не похож на стихотворение Пушкина. Как исправить положение? — Только упорными тренировками! I S

Попробуйте отредактировать текст, давая голосовые команды, Об этом вы можете прочесть ниже, в разделе '"Редактирование текста" этой главы. - •/ Чтобы продолжить тренировку с Word, щелкните на кнопке Программы в панели инструментов Речь и выберите в открывшемся меню команду Тренировка. S Следует иметь в виду, что Word лучше воспроизводит текст, если он диктуется законченными предложениями. Постарайтесь не произносить слова раздельно. Г J Если вы тоже попытаетесь читать стихи, a Word превратит их в смешные пародии, присылайте их мне, и я включу их в книгу анекдотов, рассказанных Word.

Как произнести точку, запятую, знаки табуляции и клавишу <Enter> Оказывается, большинство знаков препинания и клавиш специального назначения могут быть интерпретированы голосом. Например, можно произнести "точка", и в тексте будет поставлена точка в конце предложения. Если вы произнесете "ввод". Word начнет новую строку.

254

Часть IV. Мир странный, но забавный

По-видимому, существует много слов, которые будут интерпретироваться как знаки препинания. Лучший способ выявить эти слова— попробовать их произнести и посмотреть, что получится; например, произнесите название символа, сказав сначала слово "знак"— может быть это даст желаемый результат. Прислушайтесь к моему совету: положите одну руку на клавиатуру, а другую на мышь, чтобы выбирать нужные опции и вносить исправления в текст. С помощью клавиатуры вы сможете гораздо быстрее вводить символы, нежели произносить их вслух.

я мог tnaicoe асазшпь? Если, просматривая текст, вы решите, что нужно изменить или подтвердить какое-то слово, установите на него курсор и щелкните на кнопке Исправление (она показана на полях). Word произнесет сказанное вами слово, т.е. вы услышите его из громкоговорителя, но уже воспроизведенным голосом компьютера. Затем появится контекстное меню, из которого можно выбрать слово или фразу для замены в тексте. Еще один способ исправить слово — щелкнуть правой кнопкой на нем. при этом появится контекстное меню, в верхней части которого будет расположен список сходных по звучанию слов. Выберете из списка подходящее слово для замены.

голосовых команд Сесть! Встать! Смирно! Шагом марш! Если серьезно, то Word гораздо лучше понимает .голосовые команды, чем текст научнофантастического романа, который вы ему диктуете. Но нужно признать, к великому сожалению, что работа по редактированию продвигается гораздо медленнее, чем если бы вы ее делали с помощью клавиатуры и мыши, к тому же не удается избежать жутких ошибок. Чтобы перейти в режим подачи команд, убедитесь, что микрофон включен и щелкните на кнопке Голосовые команды (кнопка показана на полях). Панель инструментов Речь перейдет в режим подачи команд для редактирования текста (правда, этот режим представлен несколько ограниченным набором слов).

Редактирование текста Я еще не слышал, чтобы кто-то редактировал текст исключительно голосовыми командами. Может быть из-за того, что это гораздо удобнее делать с помощью мыши и клавиатуры. По если вы любознательны, и хотите знать, что из этого получится, переведите панель инструментов Речь в режим Голосовые команды и попытайтесь подать основные команды редактирования. Чтобы вызвать перемещение курсора, попробуйте использовать следующие команды: Слово голосовой команды

Клавиша, вызывающая перемещение курсора

Up

Т 1 ->

Down Left Right Home

End

Home

End

Глава 25. Слушай меня, болван!

255

Распознавание речи — достижения истинные и показушные (читать это не следует) 8 недалеком будущем, использовав все новейшие достижения в области информационных технологий, ученые одолеют проблему распознавания речи. Не нужно будет никаких дополнительных тренировок. Просто вы сядете за компьютер и начнете говорить, и компьютер будет вводить все, что вы скажете, совершенно точно, с соблюдением всех грамматических правил. Но даже поверив в полный успех науки в решении проблемы распознавания речи, я остаюсь убежденным, что и тогда компьютер не сможет обходиться без клавиатуры или мыши, Во-первых, сравнивая работу голосом и с помощью клавиатуры, начинаешь понимать, как легко и просто пользоваться клавиатурой и мышью. Мне гораздо проще перебросить курсор в начало страницы нажатием одной клавиши, нежели двадцать раз повторить слово "вверх". Весь антураж текстового процессора - меню, диалоговые окна, опции и команды редактирования - все это разрабатывалось в расчете на работу с клавиатурой или мышью. И не имеет значения, насколько совершенной дикцией вы владеете и насколько хорошо компьютер понимает вашу речь, все равно останется что редактировать традиционными средствами. Во-вторых, нужно учитывать, что существует большое различие в умственной деятельности человека, когда он обдумывает, говорит и пишет. Например, когда я собираюсь что-то написать, я сначала обдумываю, что буду писать, проговаривая про себя несколько раз, чтобы почувствовать, как текст будет звучать, и только после этого ввожу текст пальцами (сопровождая ввод бормотанием этого текста). Я даже представить себе не могу, как я буду все это делать вслух. Здесь действуют совершенно разные мыслительные механизмы, точно так же, как при чтении книги, декламировании стихов или прослушивании музыки. И наконец, Word должен будет сам принципиально измениться, когда, в перспективе, распознавание речи достигнет высокого уровня. Сам текстовый процессор является всего лишь придатком компьютера, который для своей работы требует клавиатуру. Таким Word был изначально разработан и а течение 20 лет оттачивался инженерами из Microsoft. Если когда-либо и появится речевой процессор, он должен разрабатываться как таковой с самого начала людьми, которые будут мыслить исключительно категориями распознавания речи. Другими словами, если продолжать и дальше внедрять возможность распознавания речи в существующий Word, пытаясь совместить два различных подхода к проблеме, на удачу в этом деле трудно рассчитывать. Это не тот путь, который обеспечит развитие текстовых процессоров в XXI веке.

Как вызывать меню и диалоговые окна Выкрикивать названия меню или команд нетрудно. Начните с переключения панели инструментов в режим Голосовые команды. Затем произнесите название меню и сразу за ним нужную опцию. Например, нужно произнести: "Формат, шрифт", чтобы была выполнена команда Формат^!!!рифт. Эта команда открывает диалоговое окно Шрифт. Вы можете продолжать работать в диалоговом окне, произнося команды или зачитывая надписи, которые там имеются. Например, находясь в диалоговом окне Шрифт, произнесите слово "полужирный", и будет применена опция Полужирный. Чтобы изменить размер шрифта, произнесите слово "размер"' и тут же укажите новое его значение. Чтобы закрыть диалоговое окно, произнесите "Окей", а чтобы отменить какое-либо действие, произнесите "Отмена" или "Искэйп 17 .

256

Часть IV. Мир странный, но забавный

Глава 26

У меня есть план! В этой главе». > > > > > >

Как создать план в Word Как добавлять в план темы и подтемы Как создать текст внутри темы Как перестроить свой план Как просмотреть план Как распечатать план

*77 f j омню, в школе учителя все время заставляли нас писать планы сочинений. Я же *^ •* считал их страшной глупостью, и не зря: если вы пишете сочинение на три странички про Красную Шапочку, то план вам совершенно ни к чему. Однако, когда вы создаете нечто большое и сложное (или просто великое), без плана не обойтись. План помогает организовать мысли. Откровенно говоря, я уже давно не пишу, предварительно не составив план в той или иной форме. Планы, составленные с помощью компьютера, восхитительны. Они позволяют увидеть замысел целиком и рассмотреть отдельные пункты. Например, если хотите, компьютер покажет вам только основные пункты плана, убрав подробности, или наоборот— представит ваш замысел во всех деталях. В любом случае, начиная работать над более или менее крупным произведением, набросайте план; это не только поможет упорядочить мысли, но и сделает документ более связным. А кому не понравится связное, последовательное повествование?

созушнь tuatt План в Word создается аналогично обычному документу. Собственно говоря, план и есть документ, только в иной форме. Единственное отличие заключается в том, как Word выводит этот документ на экран. Кстати, режим Структура постоянно использует стили заголовков. Даже странно — буквально на каждом шагу приходится обращаться к этим скучным стилям!.. Чтобы создать новый план, действуйте следующим образом. 1.

Начните новый документ.

2.

Нажмите комбинацию клавиш или щелкните на кнопке Создать в стандартной панели инструментов. Переключитесь в режим Структура. А как? Не знаете? Выберите Вид1^ Структура или щелкните на кнопке Режим структуры, которая притаилась в левом нижнем углу окна. Ваш экран примет вид, показанный на рис. 26.1 (правда, на рисунке вы видите еще и текст— а на вашем экране его пока нет). Здесь начинаются чудеса. Во-первых, вы получаете панель инструментов Структура, которая появилась на экране Word на месте линейки и должна помочь вам в создании плана. Во-вторых, перед курсором появляется большой пустотелый знак "минус". Он говорит о том, что вы будете вводить темы плана, у которых еще нет подтем.

Глава 26. У меня есть план!

257

г Сввч 1эблИ14

|0сновной заголовок

О Оглавление Работа Избранные ссыпки Адреса Текущие проекты Б »j 9 Ф.а фич ее кие сведения Увлечания
ДОЛЖНОСТЬ 0

Введите текст. Основные обязанности •> Введите текст. О Отдел или рабочая группа ° Введите текст.

О

О

= Возврате качало Избранные ссылки ' • Вставьте пшерссылку « • Вставьте гиперссыпку » • Вставьте пшерссылку

Рис. 26.1. Типичный план

3.

Все готово к созданию плана. Подробности этого процесса — в следующих разделах этой главы. А пока несколько соображений общего порядка. g^

V

,

Функция Структура — это просто другой способ представления документа. Вы можете вернуться в режим Обычный или Разметка страницы, но с планом лучше работать в режиме Структура. Во время создания плана не стоит волноваться по поводу форматирования. Word сам выберет нужные стили — от Заголовок 1 до Заголовок 9. Для того, чем вы сейчас занимаетесь, они подходят как нельзя лучше. В режиме Структура работают все обычные команды Word. Вы можете пользоваться клавишами управления курсором, удалять текст, проверять правописание, сохранять свою работу, вводить нестандартные символы, распечатывать текст и т.д.

Как добавить в план тему План состоит из тем и подтем. Главные темы — это ваши основные идеи, которые более подробно развиваются в подтемах. Начинать план следует с указания основных тем. Чтобы это сделать, просто введите их названия. На рис. 26.2 вы видите несколько уже готовых тем, каждая в отдельной строке. Нажатие клавиши <Enter> вызывает появление на экране еше одного большого знака "минус", который обозначает место для ввода следующей темы.

Рис. 26.2. Темы первого уровня

258

Часть IV. Мир странный, но забавный

•/

/•

V

Нажимайте <Enter> в конце каждой темы. Этим вы сообщаете Word, что закончили вводить информацию по этой теме и хотите перейти к следующей, Нажатие <Enter> создает еше одну тему того же уровня^ что и предыдущая. Как создать подтему, вы узнаете из следующего раздела. Тема может состоять из одного слова, из словосочетания, из законченного предложения или из абзаца любой величины. Однако желательно, чтобы основные темы были краткими и информативными, как пункты оглавления книги. Одну тему можно разделить на две. Для этого надо поместить курсор в выбранное место темы и нажать клавишу <Enter>. Чтобы объединить две темы в одну, поместите курсор в конец первой темы и нажмите клавишу , (Точно так же вы объединяете два абзаца, работая с обычным документом.) Не имеет значения, в какой последовательности вы вводите темы. Текстовый процессор тем и хорош, что позволяет перестроить весь план, поменяв темы местами, если вы решите изменить свой замысел. Я советую сосредоточиться на творческой стороне процесса, а организационные вопросы оставить на потом. Вы можете составить план романа, речи на свадьбе друга, рецепта, путеводителя, производственного цикла изготовления любого продукта— одним словом, всего, что требует размышлений в течение более чем пяти минут. Запомните: тема должна содержать отдельную мысль или идею, Если ваша тема выглядит так: паровые котлеты и аэрозоль о? тараканов лучше ее разделить на две темы: паровые котлеты аэрозоль от тараканов Для того чтобы разделить тему, используйте клавишу <Enter>.

Работа с подтемами Настоящий план должен иметь несколько уровней тем. Внутри темы могут быть подтемы, а подтемы, в свою очередь, могут делиться на подтемы более низкого уровня. Например, если главная тема у вас звучит как: "Предметы в темной комнате, о которые можно споткнуться", то в подтемах следует перечислить каждый предмет. Разделение одной темы на две (с помощью клавиши <Enter>) не создает подтему! Чтобы создать подтему, сначала наберите ее текст на уровне темы. Установите курсор на текст и щелкните на кнопке Понизить уровень в панели инструментов Структура. Строка текста тут же передвинется вправо на одну позицию табулятора, а стиль текста изменится. И то и другое позволяет убедиться, что вы работаете с темой другого уровня. ^____ |*Р?^: '

Определить, на теме какого уровня стоит курсор, можно по окну раскрывающегося списка Уровень. Уровень выбранной темы можно также легко изменить, выбрав нужный в раскрывающемся списке Уровень. Чтобы продолжать создание подтем, достаточно нажать клавишу <Enter> в конце каждой строки. (Точно так же, как вы делали при создании темы первого уровня.) При каждом нажатии <Enter> Word предлагает вам новую подтему. ^ Обратите внимание, что возле главной темы (внутри которой содержатся подтемы) стоит пустотелый знак "плюс", а не "минус". Этот знак говорит S

Глава 26. У меня есть план!

259

о том, что тема включает подтемы. Более подробно мы поговорим об этом ниже, в разделе "Как просмотреть план" этой главы. Чтобы превратить тему в подтему, ее надо чуть-чуть сдвинуть вправо. Для этого поместите курсор на строку с нужной темой и нажмите . В отличие от тем первого (верхнего) уровня, подтемы могут быть более развернутыми. Они для того и существуют, чтобы разъяснить содержание темы. Например, если вы готовите доклад, подтемы могут включать даже фрагменты вашей речи, возможно, не дословную речь, но достаточно детализированные куски. Чтобы превратить подтему в тему, ее следует слегка сдвинуть влево. Для этого установите курсор на строку подтемы и нажмите или щелкните на кнопке Повысить уровень. Чтобы превратить подтему любого уровня в тему самого высокого уровня, следует щелкнуть но кнопке Повысить до заголовка 1. О том, как просматривать темы только одного уровня (и на время убирать остальные), рассказано ниже, в разделе "Как просмотреть план" этой главы. Создать подтему очень просто: надо повторить ту же последовательность действий, которая применяется для выделения подтем. Word поможет вам создать сколько угодно уровней плана. Однако хороший план имеет не больше четырех-пяти уровней.

Как создать текст внутри темы Если вам кажется, что пора оторваться от плана и действительно что-нибудь написать, — пожалуйста! Вы имеете полное право написать целый абзац на уровне темы, а потом с помощью кнопки Понизить до обычного текста придать ему соответствующий вид. 1.

Нажмите клавишу Bnter>, чтобы начать новую тему. Именно таким образом обычно начинается новая тема.

2.

Щелкните на кнопке Понизить до обычного текста. Или нажмите . Вы просто измените стиль текста на Обычный — именно это действие выполняет указанная комбинация клавиш. При работе с планом, однако, она позволяет создавать абзацы текста, не выделенного в заголовок. Поэтому вы можете прямо в план вводить текст речи, инструкции к списку или описание природы для своего романа. |^ S

Стиль Основной текст появляется с меткой в виде маленького квадратика, что отличает его от тем, которые отмечаются большими знаками "плюс" и "минус". Если вы передумали, можете преобразовать Основной текст в тему или подтему. Какие клавиши для этого применяются, рассказывается в предыдущем разделе.

Как перестроить план Помнится, в школе учительница настаивала, чтобы мы отдельные пункты плана записывали на специальных карточках—- в таком случае их можно было менять местами. Этот скучный процесс при работе на компьютере превращается в увлекательнейшее занятие. Причем большую роль здесь играет тот факт, что перед вами только экран, а не школьные карточки (на которых моя мама по рассеянности записывала кулинарные рецепты, а я потом не мог понять, что за странные пункты появлялись в плане моего сочинения). Чтобы переместить тему плана на новое место, поместите 1-образный указатель на выбранную тему и щелкните на одной из следующих кнопок.

260

Часть IV. Мир странный, но забавный

Если тему нужно переместить на одну строку вверх, щелкните на кнопке Вверх или нажмите . Если тему следует переместить на одну строку вниз, щелкните на кнопке Вниз или нажмите . Если тему необходимо переместить влево (т.е. превратить в подтему), щелкните на кнопке Повысить уровень или нажмите . Если тему нужно переместить вправо, щелкните на кнопке Понизить уровень или нажмите
нмш Word покажет вам весь план целиком, вместе со всеми темами и подтемами, если вы не дадите ему других указаний. Но такой вариант не всегда, по-видимому, вас устраивает. Составление плана на компьютере тем и привлекательно, что позволяет отойти в сторону и увидеть свою работу в глобальном масштабе, отбросив мелочи. Т] Чтобы просмотреть темы определенного уровня, воспользуйтесь раскрывающимся списком Показать уровень. Например, если вы хотите увидеть в своем плане все темы первого уровня, выберите в списке опцию Показать уровень 1. Все подтемы и введенный в темы текст исчезнут, а перед вами останутся только главные темы — "основной сюжет" документа. Если тема имеет подтемы, вы увидите возле нее не только большой знак "плюс", но еще и фактурную линию, которая тянется от конца строки вправо. Я не встретил ни одного человека, который смог бы мне объяснить, что означает эта линия. (Внимание! Фактурная линия появляется только тогда, когда вы выберете в раскрывающемся списке Показать уровень режим показа тем одного из высоких уровней плана, размещаясь на месте подтем, которые не попали на экран для показа. После возврата с помощью опции Показать все уровни к показу всего плана, фактурные линии исчезают — заменяются подтемами. — Прим. ред.) Если вам надо увидеть свой план в более развернутом виде, выберите в раскрывающемся списке Показать уровень элемент Показать уровень 2 или Показать уровень 3. Каждая из этих опций выводит на экран темы, начиная с указанного в ней уровня и выше. Более низкие уровни становятся невидимыми.

Глава 26. У меня есть план!

261

Параметр Показать все уровни используется при необходимости показать наиболее полный план. I •/ Открывать и закрывать отдельные темы можно с помощью двойного щелчка кнопкой мыши на пустотелом знаке "плюс". Открыть тему можно также посредством щелчка на кнопке Развернуть в панели инструментов Структура или с помощью комбинации <5ЫШ-плюс>. (Клавишу <+> необходимо нажимать только на вспомогательной цифровой клавиатуре.) Комбинация <Shift+MHHyc> закрывает тему. (Клавишу <—> также нужно нажимать на вспомогательной цифровой клавиатуре.) Кнопка Свернуть делает то же самое. Если темы имеют большое количество слов, т.е. размещаются в нескольких строках, вы можете дать Word команду отображать только первые строки каждой темы. Для этого щелкните на кнопке Показать только первую строку. Еще один отличный способ просмотреть план — воспользоваться кнопкой Отобразить форматирование. Щелчок на указанной кнопке снимает форматирование с плана (в таком виде на экране отображается больше текста), а повторный щелчок на ней восстанавливает форматирование. Как только ваш план приблизится к совершенству, вы сможете копировать его части и вставлять их в другие документы. Именно так некоторые писатели создают свои романы; документ — это просто более длинная и развернутая версия того, что в начале своей карьеры было планом.

/tait

план,

Распечатка плана практически ничем не отличается от печати любого другого документа Word. Но поскольку это все-таки план, он имеет свои особенности: на печать выводятся только темы, видимые на экране. Например, если вы хотите распечатать только первые два уровня своего плана, выберите в раскрывающемся списке Показать уровень опцию Показать уровень 2. Все подтемы будут скрыты, а на при печати вы увидите только темы первых двух уровней. Если вам нужно распечатать весь план, перед началом печати щелкните на кнопке Показать все уровни.

Комбинации клавиш для работы с планом При вводе текста с помощью клавиатуры я не люблю отвлекаться и хвататься за мышь. Поэтому при составлении плана использую специальные комбинации клавиш. Предлагаю их вашему вниманию. Комбинация клавиш Назначение > Сдвигает тему вправо Сдвигает тему влево Перемещает тему на одну строку вверх Перемещает тему на одну строку вниз Вводит основной текст Выводит на экран только темы верхнего уровня Выводит на экран темы первого и второго уровней Выводит на экран все темы до номера # Выводит на экран все темы <Shift+{+)> Выводит на экран все подтемы текущей темы <Shift+(-)> Убирает с экрана все подтемы текущей тем

262

Часть IV. Мир странный, но забавный

Глава 27

Если с документом работают несколько человек В этой главе... > > > > > >

Как снабдить документ комментарием Скрытый текст Выделение цветом Метки правки Сравнение двух документов Отслеживание изменений в процессе редактирования

А^абота над документами — дело, которым вы обычно занимаетесь в одиночестве. *^ Однако бывают случаи, когда вам надо (и даже хочется), чтобы ваш файл кто-то просмотрел и, возможно, даже что-то добавил. Специально для таких случаев в Word есть команды, которые позволяют нескольким пользователям добавлять свои комментарии, не меняя основного текста документа, и выполнять еще некоторые интересные операции. В общем, если ваш документ должен стать плодом совместного творчества, внимательно прочтите эту главу. Какие документы можно создавать совместно? Да мало ли! Книгу, научную работу, подпольную газету, план переворота, наконец... Только не показывайте в полиции эту книгу. Я учу вас работать в Word. 1S

Совместная работа в онлайновом режиме здесь не рассматривается. Этот режим совместного издевательства над документом встречается в Internet. Все инструменты для совместной работы над документом в Word функционируют очень четко и очень полезны. Было бы неплохо, если бы руководители Microsoft перевели сотрудников, разработавших эти инструменты в подразделение для разработки программ, обеспечивающих совместимость сообщений электронной почты, потому что до сих пор складывается впечатление, что такие программы разрабатывала компания единомышленников, пребывающих в вытрезвителе.

1C Примечания Word, или комментарии, — это примерно то же самое, что наклейки, которые можно прикреплять к листу бумаги. Они открываются на экране и показывают, что ктото (или вы сами) желает что-то вам посоветовать или просто отметить какие-то места. Комментарии не выводятся на печать. Ими удобно пользоваться, когда над одним текстом работают несколько пользователей и возникает необходимость представить на общее обсуждение разные предложения, идеи, способы редактирования, советы и пожелания.

Вставка примечания Чтобы вставить примечание в документ, выполните следующее. 1.

Установите курсор в то место документа, куда хотите вставить примечание.

Глава 27. Если с документом работают несколько человек

263

2.

Можно также выделить блок текста, если комментарий относится к целому предложению или абзацу. Выберите в меню команду Вставка<=>Примечание. Если команды Примечание нет на экране, щелкните на направленной вниз стрелке в нижней части меню. Справа от текста появится следующая выноска: Примечание: вставляемый текст (рис. 27.1). Чтобы удалить ригунск, выделите его в режиме раэьгелэ;. а затем нажмите клавишу DEL Чтобы удагать раыку обратнэго адреса, выделите ее, з затем нажмите клавишу DEL

—•( Примечание: Если j i

Рис. 27.1. Вставленное в текст примечание Примечания лучше видны на экране в режиме Разметка страницы. Текстовую часть примечания нужно ввести в область просмотра, находящуюся в нижней части рабочей области экрана. Наберите текст примечания. Выноска, в которую вводится текст примечания увеличивается в размере (иногда достаточно заметно), что дает возможность вместить весь текст примечания. Но все же желательно примечание делать коротким и содержательным.

I

Закончив ввод примечания, щелкните кнопкой мыши в любом месте текста и продолжайте работу с ним. Примечания остаются видимыми в тексте до тех пор, пока вы не сделаете их невидимыми. Как это сделать, вы узнаете из следующего раздела.

Повторите эти действия, добавив еще несколько комментариев. Как и любой другой текст в Word, примечания можно редактировать. Текст примечания имеет собственный стиль ввода: Текст Примечания, Примечания будут распечатываться вместе со всем остальным текстом до тех пор, пока вы не запретите это делать. Чтобы не выводить примечания на печать, в диалоговом окне Печать в раскрывающемся списке Напечатать выберите опцию Документ. Если нужно, чтобы примечания распечатывались, выберите в списке опцию Показать примечания.

.-

Чтобы увидеть, в каком виде примечания будут распечатаны, воспользуйтесь командой Файл^Предварительный просмотр. Подробно об этой команде можно узнать из главы 9, "Все о принтерах и печати". Чтобы отобразить примечание в режиме Обычный, достаточно установить указатель мыши на цветную скобку, представляющую примечание. Текст примечания появится в открывшейся на экране выноске. (Но повторю еще раз: при использовании этого трюка в Word не рекомендуется находиться в режиме Обычный.) Внимательный читатель уже обратил внимание на тот факт, что одновременно со вставкой примечания на экране появляется панель инструментов Рецензирование.

./

264

Вы можете вызвать на экран или, наоборот, скрыть панель инструментов Рецензирование, выбрав в меню команду ВидОПанели инструментов1^ Рецензирование.

Часть IV. Мир странный, но забавный

Вставить примечание в текст можно и другим способом, а именно щелчком на кнопке Создать примечание в панели инструментов Рецензирование. IV

Word предоставляет возможность (и она вполне реальна) вставлять в текст звуковые комментарии. Для этого щелкните на кнопке раскрытия списка Создать примечание, и в раскрывшемся меню выберите параметр Звуковое примечание. (Поэкспериментируйте со звуковым примечанием самостоятельно, так как объем книги не позволяет уделить этому вопросу достаточно внимания.)

Как сделать примечания невидимыми

.

Чтобы скрыть примечание, выберите в меню команду Вид^Разметка. Эта команда убирает (прячет) с экрана примечания и прочие установленные в документе маркеры. Еще один способ спрятать примечания состоит в использовании панели инструментов Рецензирование. Выберите в раскрывающемся списке Показать элемент Заметки (рис. 27.2), и все примечания окажутся невидимыми. Дело в том, что таким образом вы снимаете флажок Заметки.

цобавлешя и удален*!

Рис, 27,2. Раскрывающийся список Показать (Обратное действие — сделать все примечания в тексте видимыми — вызывается установкой флажка Заметки в раскрывающемся списке Показать.) Тот же результат можно получить, используя параметр Исходный документ или Измененный документ из раскрывающегося списка Отобразить для проверки панели инструментов Рецензирование. Параметры Исходный документ и Измененный документ предназначены в первую очередь для отслеживания изменений в документах (об этом будет рассказано ниже в этой главе), но они могут использоваться также для сокрытия примечаний.

Как просмотреть сразу все примечания Чтобы просмотреть все примечания сразу, щелкните в панели инструментов Рецензирование на кнопке Область проверки. Само название этой кнопки говорит о том, что она открывает область проверки. Область проверки — это нижняя часть рабочей области экрана, где перечислены все примечания, указано кем и когда (т.е. время и дата) они были созданы, а также приведен текст каждого такого примечания. Чтобы закрыть область проверки, щелкните еще раз на кнопке Область проверки. Просмотреть примечания можно и другим способом, а именно воспользовавшись кнопками Назад и Далее панели инструментов Рецензирование. Щелчок на кнопке Далее мгновенно перенесет вас к следующему примечанию. Щелчок на кнопке Назад мгновенно перенесет вас к предыдущему примечанию.

Глава 27. Если с документом работают несколько человек

265

Как удалить примечание Чтобы удалить примечание, прежде всего его необходимо выделить. Для этого достаточно щелкнуть мышью на выноске примечания. Затем щелкните правой кнопкой мыши на выделенном примечании и выберите в контекстном меню команду Удалить примечание. Выделенное примечание можно также удалить щелчком на кнопке Отклонить примечание об изменении или удалении.

Cjc/tbt/ньш

tneicctn

Есть еще один способ добавить к тексту невидимые комментарии — это использовать особый скрытый текст Word. Как я уже рассказывал в главе 11, этот текст невидим в Word. Он не выводится на экран и не печатается. И все же его можно прочесть! Как? Сейчас я об этом расскажу. Чтобы спрятать текст (любой), выделите его в блок и выберите в меню команду ФорМЭТ^Шрифт. Появится диалоговое окно Шрифт, в котором вам надо установить флажок Скрытый (в области Видоизменение). Это действие делает выделенный текст невидимым на экране и при выведении на печать, однако не меняет остальных параметров форматирования документа. Чтобы привести описанный параметр в действие, щелкните в диалоговом окне Шрифт на кнопке ОК. Выделенный текст исчез из вашего документа! Если вы хотите просмотреть скрытый текст, щелкните на кнопке Непечатаемые знаки в стандартной панели инструментов. Вы также можете применить комбинацию клавиш (цифру 8 надо набирать на основной клавиатуре, а не на дополнительной цифровой). Эта комбинация выводит скрытый текст с точечным подчеркиванием. Если вы хотите вернуть весь имеющийся в документе скрытый текст в обычный формат, выделите весь документ (), откройте диалоговое окно Шрифт, снимите флажок Скрытый. Затем щелкните на кнопке ОК. О том, как текст выделить в блок, читайте в главе 6, "Работа с блоками текста". Этот прием хорош для последователей двойных стандартов. Предположим, что вы хотите представить некий текст двумя вариантами: для широкого распространения и для внутреннего использования. Те разделы, которые вы не хотите делать достоянием общественности, можно превратить в скрытый текст. Вот и все.

/Зозьлш&е g fttftcu Текстовый редактор Word поставляется с целым набором разноцветных маркеров, с помощью которых текст можно выделить разным цветом, не повредив при этом монитор. Чтобы выделить текст каким-то цветом (на экране, конечно), щелкните на кнопке Выделение цветом в панели инструментов форматирования. Теперь вы находитесь в режиме выделения цветом. Внешний вид указателя мыши изменился так, что трудно описать словами, поэтому я привожу его изображение на полях. Когда вы. нажав левую кнопку мыши, перетаскиваете ее по текст)-', получается тот же эффект, что и при рисовании маркером на бумаге. Сразу видно, чем любят заниматься на досуге в Microsoft...

266

Часть IV. Мир странный, но забавный

Чтобы отменить режим выделения цветом, снова щелкните кнопкой мыши на кнопке Выделение цветом или нажмите клавишу <Esc>. IS

Для того чтобы снять выделение цветом, щелкните на стрелке, расположенной на кнопке Выделение цветом и выберите в раскрывающемся меню в качестве рабочего цвета опцию Нет. (Это самая большая кнопка, она находится над палитрой.) Теперь, выделив "цветной" текст, вы сделаете его снова черно-белым.

S

Чтобы удалить выделение цветом во всем документе, выделите текст целиком (), щелкните на кнопке Выделение цветом и в раскрывающемся списке выберите опцию Нет.

•S

Если вы не желаете возиться с мышью, выделите текст, который хотите раскрасить, в блок, а затем щелкните на кнопке Выделение цветом. В главе 6 можно найти достаточно подробное описание всех доступных способов выделения текста в блок.

S

Выделенный цветом текст выводится на печать, так что будьте осторожны. Если у вас черно-белый принтер, раскрашенный текст будет печататься черным по серому.

•S

В раскрывающемся списке кнопки Выделение цветом можно выбрать не только параметр Нет. но и другие цвета. Заодно прикиньте, во сколько вам обошлась бы покупка такого количества маркеров...

с

fcofifteiOHOficjcuMU

Каждый писатель очень ревностно относится к своим текстам. Ведь у него, как правило, есть редактор, который так и норовит испортить шедевр своими глупыми исправлениями. Как говорил Михаил Светлов: "Я хочу напоить читателя из чистого родника поэзии, но не могу сделать этого до тех пор, пока там не выкупается редактор". Ясное дело, редактор может только испортить все дело. (Редакторы, как и писатели, бывают разные... —Прим. ред.) К чему это я веду? К тому, что Word, как Чип и Дейл, уже спешит на помощь. Он поможет вам, дорогой чататель, найти правки, внесенные чужой (подчас враждебной) рукой. Для этого у него в запасе есть целый букет инструментов для отслеживания исправлений. В следующих разделах мы подробно рассмотрим два из них.

Сравнение двух версий одного документа Предположим, кто-то работал с вашим документом, и вы подозреваете, что этот "кто-то" (возможно, это редактор) не только читал текст, но и вносил в него изменения. Будучи грамотным пользователем, вы немедленно приказываете Word сравнить новый текст с вариантом, который хранится в вашем компьютере. Программа не только сравнит версии, но и отметит на экране все несовпадения. Хотите знать, кик это сделать? I.

Убедитесь, что отредактированный (более новый) документ находится на экране. Исходный документ должен быть сохранен на диске. Открывать его не надо. Открыть нужно новый вариант документа, именно он должен быть на вашем экране. Стоп! Исходный документ и новый документ должны иметь различные имена. Переименуйте один из них, если нужно.

Глава 27. Если с документом работают несколько человек

267

2.

Выберите в меню команду СервисоСравнить и объединить исправления. Появится диалоговое окно Открытие документа, только теперь оно называется Сравнить и объединить документы.

3.

Найдите на диске первоначальный вариант документа. Вы уже знаете, как пользоваться диалоговым окном Открытие документа, так что скорее ищите первоначальный вариант своего документа.

4.

Щелкните на кнопке Объединить. Word надолго задумывается — не торопите его. Что происходит? Word сравнивает документ, находящийся на экране, с его старой копией. Внимательно просмотрите изменения. Проверьте, какой урон нанесла вашей отточенной прозе варварская рука редактора! Вы видите перед собой исходный документ, а не отредактированный его вариант, (Сверьте с именем в заголовке окна.) Помните: исходный документ!

Текст, который был добавлен, подчеркнут и представлен другим цветом. Место документа, откуда был удален фрагмент текста, в режиме Разметка страницы отмечен маленьким треугольником, от которого под строкой тянется пунктирная линия к правому полю страницы. А на полях выведен удаленный текст. В режиме Обычный удаленный текст перечеркнут. Конечно, читать об этом утомительно — лучше проверить все самому! ;. •/

I

I -S

Проницательный читатель уже заметил, что сравнение документов таким способом приводит к появлению на экране панели инструментов Рецензирование. Кнопками этой панели очень удобно пользоваться при просмотре изменений, внесенных в документ, но об этом будет рассказано в следующем разделе. Каждому ''рецензенту", приложившему руку к документу, после сравнения присваивается определенный цвет (на экране его вставки выделены другим цветом). Например, на моем экране внесенные изменения первый раз выделены красным цветом. Если второй "рецензент" тоже внесет свои правки в документ, его примечания на экране будут представлены другим цветом. Иными словами, изменения, вносимые после каждого открытия документа, будут выделяться другим цветом. Чтобы узнать, каким образом можно принять либо отвергнуть то или иное исправление, обратитесь к разделу "Что делать с изменениями". Чтобы просмотреть изменения, которые появились в документе после сравнения с отредактированным документом, выберите в раскрывающемся списке Отобразить для проверки панели инструментов Рецензирование элемент Исправления в исходном документе. Корректорские правки можно убрать с экрана. Для этого достаточно выбрать элемент Измененный документ в раскрывающемся списке Отобразить для проверки.

Что делать с изменениями Не в характере наших людей демонстрировать слепую покорность редактору или критику! Если вы — подающий надежды молодой писатель, вам обязательно нужно научиться отстаивать свои произведения перед лицом кровожадных редакторов. Как это делать? Да про-

268

Часть IV. Мир странный, но забавный

сто заявить редактору прямо в глаза, что вы не согласны с теми исправлениями, которые он внес. Но имейте в виду, что скорее всего редактор, при определенных обстоятельствах, затребует снова ваш текст, чтобы более внимательно прочитать его, "раз уж этот нахал оказался таким настырным". Тогда вам лучше всего воспользоваться услугами Word. Подтвердить необходимость изменения в вашем тексте можно несколькими способами. Во-первых, можно щелкнуть правой кнопкой на месте правки и в появившемся контекстном меню выбрать команду Принять или Отклонить. Выбор параметров Принять исправление и Принять удаление подтверждает правильность сделанных в тексте изменений, а выбор параметров Отклонить исправление и Отклонить удаление указывает на ваше несогласие с внесенными в документ правками (т.е. Word должен будет восстановить текст в его первоначальном виде). Чтобы быстро найти следующее исправление, воспользуйтесь кнопкой Далее в панели инструментов Рецензирование. Щелчок на кнопке Назад перенесет вас к предыдущему исправлению. Кнопка Принять исправление подтверждает ваше одобрение любого исправления. Кнопка Отклонить примечание об изменении или удалении используется при условии, что вы не согласны с исправлениями и отказываетесь от них. Если у вас нет времени разбираться с каждым конкретным изменением в тексте, воспользуйтесь раскрывающимися меню, которые появляются после щелчка на кнопках Принять исправление и Отклонить примечание об изменении или удалении. В этих меню выберите, соответственно, параметр Применить все изменения в документе или Отклонить все изменения в документе. Таким выбором вы продемонстрируете либо свое полное согласие со всеми замечаниями редактора, либо полное несогласие и отказ от всех его исправлений. Если вы ошиблись, применив один из параметров Принять исправление или Отклонить примечание об изменении или удалении, щелкните на кнопке Отменить в стандартной панели инструментов. S По мере выполнения операций по принятию или отклонению исправлений из документа исчезают корректорские правки. Если вам нужно вернуть их назад, придется снова сравнить два документа способом, описанным в предыдущем разделе. •S Не забудьте сохранять отредактированный текст на диске.

•S

Отслеживание изменений в процессе работы А теперь представьте себя редактором! Здорово! Вы тоже будете самодовольно ухмыляться, кромсая чужое произведение и вставляя едкие комментарии? Конечно, ведь это так весело! Пожалуйста, будьте сдержанны Не теряйте голову! В этом вам поможет Word. Надо только запустить его функцию отслеживания изменений. И с ее помощью вы сможете видеть на экране свои правки по мере их создания. Действуйте следующим образом. Установите режим исправлений, щелкнув мышью на кнопке Исправления в панели инструментов Рецензирование. Этот режим можно также установить двойным щелчком на кнопке ИСПР в строке состояния. Когда данный режим включен, кнопка ИСПР подсвечена. Двойной щелчок на кнопке ИСПР отключает режим отслеживания изменений.

Глава 27. Если с документом работают несколько человек

269

Теперь начинайте редактировать в режиме отслеживания изменений. Любой вставляемый (новый) текст появляется на экране подчеркнутым. Удаленный текст выносится вправо на поля. Если же установлен режим отображения документа Обычный, то удаленный текст остается в тексте, но становится перечеркнутым. Веселая работенка!

270

Часть IV. Мир странный, но забавный

Глава 28

Папки, группы файлов и просто файлы В этой главе... > Как создать новую папку > Как перейти в другую папку > Как пользоваться командой Найти > Как открывать, сохранять и закрывать группы файлов > Работа с файлами других форматов и текстовыми файлами *у ем больше вы работаете в Word, тем больше документов создаете. А, поскольку вы ** всегда сохраняете свои документы на диске и файлов становится все больше, жесткий диск постепенно заполняется, вернее, вы его заполняете. На жестком диске надо поддерживать порядок — продумать систему хранения файлов и не забывать своевременно удалять ненужные. Если этого не делать, нормальная работа станет невозможной. Да что там нормальная — вообще никакая! Эта глава Целиком посвящена файлам. Я расскажу, как их использовать и как правильно организовать. Поскольку работой с файлами заведует Windows, я буду краток. Впрочем, навести порядок среди файлов можно и непосредственно в Word, не обращаясь к операционной системе. Кстати, в этой главе я расскажу об экспортировании и импортировании файлов. Лицензия на ввоз и вывоз не потребуется.

Как созуа/нь новую наша/ Чтобы поддерживать систему организации документов, время от времени надо создавать новые папки — для новых проектов. Рассмотрим для примера такой случай: вы решили прибрать к рукам всю индустрию развлечений и как человек последовательный начали с составления плана действий. Разумеется, вам понадобится новая папка, куда вы будете складывать различные заметки и письма. Вот что вам нужно сделать. 1.

Откроите диалоговое окно Сохранение документа с помощью команды Файл^Сохранить как. Конечно, нужно иметь что-нибудь, что можно было бы сохранить, например письмо конкуренту. Щелкните на кнопке Создать папку. Откроется диалоговое окно Создание папки. Введите имя новой папки. Побольше информативности, Изобретательности. Покороче и покрасивее. Ближе к делу. (Прекрасные пожелания начинающим политикам — вы не находите?) Название папки должно отражать характер помещаемых в нее документов. Щелкните на кнопке ОК,

Глава 28. Папки, группы файлов и просто файлы

271

5.

С помощью неких магических сил новая папка появляется на экране. Те же магические силы автоматически открывают папку и ее содержание появляется на экране. Пока в ней ничего нет. Сохраните свой документ. При создании новой папки вовсе не обязательно что-нибудь сохранять в ней. Можно щелкнуть на кнопке Отмена и закрыть окно Сохранение документа. Папка останется, и вы сможете воспользоваться ею позже. S

S

Новые папки можно создавать не только в диалоговом окне Сохранение документа, но и в диалоговом окне Открытие документа. В ней, конечно, нет файлов для открытия, так что нет смысла находиться в диалоговом окне Открытие документа. В папки с названиями Новое или Разное обычно помешают то, что не знают, куда сложить.

tfaic nefteuinu 6 q/tt/u/ю на/г/а/ Если вы решили создать на диске несколько новых папок, в них нужно каким-то образом попадать с тем, чтобы добираться к документам, которые там находятся. Иначе какой в них прок. Вот как осуществляется переход в другую папку. 1. Выберите в меню команду Файл^Открыть. Или нажмите . Появится диалоговое окно Открытие документа. 2. Сначала посмотрите, с какой папкой вы сейчас работаете. Имя папки появляется в окне Папка (в верхней части диалогового окна Открытие документа). Обычно это папка Мои документы, в которой Word предлагает сохранять все подряд. Если нужная вам папка уже открыта, переходите к п. 6 (это значит, что половина работы уже сделана). 3. В раскрывающемся списке Папка выберите требуемый диск. Если вы работаете с дискетой, то, прежде чем выбрать диск, убедитесь, что дискета находится в дисководе. Если у вас только один жесткий диск (С), все равно его необходимо выбрать. Лучше всего искать нужную папку, просматривая все папки сверху вниз. Если вы храните большую часть своих документов в папке Мои документы, процесс поиска можно ускорить. Щелкните на большой кнопке Мои документы, которая находится в левой части диалогового окна Открытые документа, и содержимое папки немедленно появится на экране. 4. В списке папок, представленных в диалоговом окне, выберите ту, которая вам нужна. Возможно, чтобы найти нужную папку, вам придется просмотреть весь список. 5. Повторяйте действие, описанное в п. 4, пока не найдете нужную папку. Например, вы открываете сначала папку Мои документы, затем — поочередно Работа и Приложения, и наконец-то, обнаруживаете искомую папку. 6. Откройте документ. Щелкните на имени документа, а затем на кнопке Открыть.

272

Часть IV. Мир странный, но забавный

В некоторых папках находятся другие папки. Чтобы увидеть содержимое такой папки, дважды щелкните на ее имени. О диалоговом окне Открытие документа подробно рассказывается в главе 8, "Вопросы сохранения". Каждый диск вашей системы имеет собственный набор папок. Если вы не можете найти нужную папку на одном диске, поищите ее на другом. Например, перейдите на диск D, если диск С ничем вас не порадовал.

Как искшйь файлы £ Word Поиск файлов — это, на самом деле, функция Windows. Операционная система без труда справляется с такой задачей, но и Word может вам помочь. Жаль, что с его помощью нельзя отыскать пропавшую записную книжку или часы. 1. 2.

Вызовите на экран область задач. Если области задач на экране нет, выберите команду Вид^Область задач. В меню области задач выберите команду Поиск. Меню появится после щелчка на треугольной стрелке в правом верхнем углу области задач. Команда Поиск — третья сверху в меню. И вот у вас перед глазами область задач Расширенный поиск (рис. 28.1). В этом режиме можно найти файл, содержащий определенный текст.

Дру иа парамс т ре 1 Область писка: файлов результатов: -иты файлов БЫСТрЫЛ ПМИ ЭТКПОЧВИ

Пмимэгпы -витка.. ,

CN.JIHH™

-n

_

"Ц Расимреишй roue M ИЛЛ'Я В ДВуМб-РР

Рис. 28.1. Для поиска файлов используйте область задач Расширенный Поиск 3.

4.

В поле Значение введите текст (или слово), который нужно найти. Например, где-то на диске хранится написанная мною любовная поэма, я помню только, что в ней есть слово СПИД, воспользуюсь хотя бы этим. Щелкните на кнопке Найти. Откроется панель Результаты поиска. А все спокойно ждут, пока Word рыщет по диску в поисках этого текста, повторяя про себя; Ищи. Ищи. Ищи.

И вот, наконец, на экране появился целый список папок и документов, обнаруженных Word и, возможно, имеющих отношение к информации, которую вы ищете. Если Word ничего не найдет, список будет пустым. Попробуйте еще раз, только введите

Глава 28. Папки, группы файлов и просто файлы

273

текст, который наверняка есть в вашем файле, или махните рукой на этот файл и поищите в холодильнике что-нибудь вкусненькое. 5.

Откройте файл, выбрав его в списке. Файл откроется, и теперь вы можете с ним работать. (Если нужно найти какой-либо текст теперь уже в открытом файле, воспользуйтесь командой Найти. Об этом читайте в главе 5. "Найти и заменить".)

Чтобы повторить поиск, нужно щелкнуть на кнопке Изменить. Таким образом вы возвратитесь из области задач Результаты поиска в область задач Расширенный Поиск. S

! is

Если вы хотите, чтобы поиск осуществлялся только в определенных папках или на конкретном диске, выберите необходимый критерий поиска в раскрывающемся списке Область поиска. В раскрывающемся списке Типы файлов результатов вы можете также задать тип файлов, среди которых Word должен искать. Обычно поиск осуществляется среди всех типов файлов Microsoft Office. Но можно ограничить поиск, предположим, только файлами Word (для этого нужно снять флажки со всех опций, кроме опции Файлы Word). Чтобы найти файл по элементам его имени, воспользуйтесь командой Найти в приложении Windows Explorer. К сожалению, в разных версиях Windows ее применение имеет свои нюансы, поэтому в этой книге я не могу останавливаться на описании ее работы. Советую вам приобрести хорошую книгу по Windows, лучше всего — написанную Дэном Гукиным. Заранее благодарен за доверие!

Как удалять файлы в Word Во всех предыдущих версиях Word существовала удобная (правда, потенциально опасная) команда удаления файлов с диска. Кроме различных команд манипулирования файлами, создания новых папок и поиска текста, в Word всегда можно было добраться до файлов на диске и с риском невосполнимых потерь попытаться удалить все лишние файлы. Ведь забитые ненужными файлами папки так раздражают! С тех далеких времен проблема свободного дискового пространства уже не стоит так остро, но возможность удалять файлы в Word по-прежнему осталась. В Word файлы можно удалять в диалоговых окнах Открытие документа и Сохранение документа. Эти окна являются усеченным вариантом окон приложения Windows Проводник. Например, находясь в диало-. говом окне Открытие документа можно переименовать файл. Для этого его нужно выделить и нажать клавишу — точно так же, как вы проделали бы это в Windows. Ничем не отличается и операция удаления файла; ненужный файл следует выделить, щелкнув на нем, и нажать клавишу . Как видите, удалять файлы в Word можно и совсем не сложно. Однако хочу вас предупредить: никогда не удаляйте файлы, которые сами не создавали. Иначе вы рискуете ошибиться и иметь большие проблемы. ",'

fauc /ta
274

Часть IV. Мир странный, но забавный

1.

Нажмите клавишу и щелкните кнопкой мыши на каждом из нужных вам документов.

Файлы будут выделены. 2. Если группу выделенных файлов необходимо увеличить, повторите п. 1 нужное количество раз. El cetera, как говорили древние римляне — продолжайте в том же духе. Группу файлов можно выделить только в одной папке. Однако, если вы внимательно читали раздел этой главы "Как искать файлы в Word", то знаете, как выделить файлы из любых папок, находящихся на жестком диске.

Как открыть несколько файлов Диалоговое окно Открыть позволяет открыть одновременно несколько файлов. 1. Выберите в диалоговом окне Открытие документа файл или группу файлов, которые хотите открыть. 2. Щелкните на кнопке Открыть. Файлы откроются, и Word поместит каждый из них в отдельное окно. 3. За работу! На количество файлов, с которыми Word может работать одновременно, существует ограничение. Нет, я не знаю, каков предел, а вы можете поэкспериментировать! Когда Word исчерпает свои ресурсы, на экране появится какое-нибудь сообщение об ошибке, вроде "Не хватает памяти". Не пугайтесь — с компьютером ничего не случилось. Закройте несколько окон или даже перезагрузите Word, и начинайте все сначала.

Как сохранить одновременно несколько документов... Вы можете проделать это, переходя из окна в окно и выполняя каждый раз команду ФайлоСохранить. Но можно проявить смекалку и сэкономить время следующим образом. 1. 2.

Нажмите клавишу <Shift> (любую из двух) и не отпускайте. Выберите в меню команду ФаЙЛ^Сохранить все. Обычно в меню Файл вы видите команду Сохранить, но если вы удерживали нажатой клавишу <Shift>, то вместо нее вы увидите команду Сохранить все. Не теряя времени на размышления, Word сохранит все документы с максимальной скоростью. | •/

| •/ г

Если файл еще ни разу не сохранялся. Word предложит дать ему имя. Как это сделать, я рассказывал в разделе "Сохраняем документ на диске (первый раз)" главы 8, "Вопросы сохранения". Я использую команду Сохранить все всякий раз, когда мне надо отойти от компьютера хотя бы на минуту— чтобы ответить по телефону или приготовить кофе. ~

...и закрыть их одновременно Раз есть команда Сохранить все, то наверняка существует и команда Закрыть все? Конечно! Если вы хотите одновременно закрыть все свои документы, нажмите и не отпускайте клавишу <Shift> (любую), а затем выберите в меню команду Фа и л ^Закрыть все.

Глава 28. Папки, группы файлов и просто файлы

275

Word спросит, не хотите ли вы сохранить документы, которые еще ни разу не сохранялись (если таковые имеются). Еще раз обратитесь к разделу "Сохраняем документ на диске (первый раз)" главы 8.

Word — не единственный в мире текстовый процессор (хотя Microsoft хочется, чтобы это было именно так). Множество пользователей используют другие текстовые процессоры, и порой вам приходится работать с созданными ими файлами. В таких случаях вам надо импортировать файлы-"чужестранцы" в Word, иначе программа не сможет их даже открыть. Кроме того, у вас может возникнуть необходимость конвертировать свой документ в формат. отличный от формата Word. В общем, материал следующих разделов не слишком интересен, но ознакомиться с ним все же рекомендую.

Как загрузить файл другого формата Приготовьтесь приветствовать пришельца! Предположим, кто-то прислал вам текстовый файл или документ, созданный в приложении WordPerfect, либо Web-страницу, либо какой-то особый вид файла, который не имеет ничего общего с форматом Word. He отчаивайтесь! Если надо, Word сумеет открыть такой файл, исследовать его и найти способ работать с ним. А вот что должны сделать вы. 1. Выберите в меню команду Открыть. 2. В раскрывающемся списке Тип файлов выберите формат файла. Если вы знаете, в каком формате представлен файл, выберите его из списка. Наиболее часто используемые форматы перечислены ниже с указанием хранящихся в них документов.

• • • •

»

> > >

276

Все документы Word — любой созданный в Word документ. Веб-страницы и веб-архивы — документы в формате HTML или вебстраницы, которые сохранялись на диске. Текст в формате RTF — общепринятый формат для обмена документами, разработанными в среде разных текстовых процессоров. Текстовые файлы — обычные, содержащие исключительно текст документы, которые вообще не форматировались. Убожество, но тем не менее не так давно этот формат использовался достаточно широко. Он известен как ASCII-формат, или текстовый формат MS DOS. Восстановление текста из любого файла — очень полезный параметр, которая позволяет Word извлекать текст из файлов любого типа. Применяйте его тогда, когда все остальные опции не могут привести к желаемому результату. WordPerfect (различные версии/платформы) — используется для чтения документов, созданных в WordPerfect. Works (различные версии/платформы) — используется для чтения документов, созданных в Microsoft Woks. Word (различные версии/платформы) — используется для чтения документов, созданных в первых версиях Word и на компьютерах Macintosh.

Часть IV. Мир странный, но забавный

3.

4. S.

Если вы зададите определенный тип файла, Word отобразит в диалоговом окне Открытие документа только файлы, соответствующие этому формату. Вам останется лишь указать, какой файл нужно открыть. Если вы не знаете, в каком формате создан нужный вам файл, выберите в раскрывающемся списке опцию Все файлы, и Word отобразит их. Отыщите нужный вам текстовый файл. С помощью элементов управления диалогового окна найдите на жестком диске нужный файл. Как это сделать, рассказывалось выше, в разделе "Как перейти в другую папку" этой главы. Один раз щелкните кнопкой мыши на имени текстового файла. Щелкните на кнопке Открыть. "Чужой" файл появится на экране как обычный документ Word и вы сможете его редактировать. В отдельных случаях для файлов определенного формата можно попробовать установить форматирование. В Word имеется специальное диалоговое окно Преобразование файла, служащее для предварительного просмотра документа, для которого выбран определенный тип формата. Это окно открывается после двойного щелчка на имени файла. Но вообще-то больше всего пользы от этого окна можно получить, щелкнув в нем на кнопке ОК. Если в диалоговом окне Открытие документа нет имени нужного вам файла, а вы точно знаете, что файл содержится в данной папке, попробуйте набрать его имя в поле Имя файла и щелкнуть на кнопке Открыть. Word запоминает тип файла! Когда вы повторно входите в диалоговое окно Открытие документа, в ваше распоряжение предоставляются файлы того типа, который был установлен ранее в списке Тип файлов. Поэтому, если вам необходимо открыть документ Word, а перед этим был открыт документ HTML, обязательно выберите в списке Тип файлов элемент Документы Word. В противном случае вы, скорее всего, увидите на экране какую-нибудь абракадабру. Дополнительные типы файлов и фильтры для их преобразования иногда можно найти на инсталляционном диске Word (или Office). Чтобы их установить, запустите программу Setup на этом диске и выберите режим инсталляции только новых фильтров. V'

Как сохранить файл в "чужом" формате Word — очень гибкая программа, когда дело касается сохранения файлов. Например, если вы работали с документом WordPerfect, Word сохранит его на диске именно в формате WordPerfect. Точно таким же образом он поступает с любым "чужим" форматом файла: какой формат был установлен при открытии документа, в том же формате документ будет отправлен на диск. Чтобы сохранить файл в новом формате, необходимо его выбрать в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа. Например, если вам нужно сохранить документ в текстовом формате, выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Обычный текст и щелкните на кнопке Сохранить. Аналогичным образом можно поступить с файлом формата HTML, RTF или файлом другого формата.

Глава 28. Папки, группы файлов и просто файлы

277

Word (или Помощник) может пуститься в объяснения по поводу того, что при сохранении документа в текстовом формате будут утеряны признаки форматирования. Не обращайте на это внимания. Щелкните на кнопке Да, и документ будет сохранен.

./

275

Вы можете сохранить один и тот же файл и в формате Word, и в каком-либо еще формате. Выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Документ Word и сохраните файл, затем проделайте то же самое, выбрав элемент Обычный текст. В этом случае у вас на диске появится два файла: один — текстовый, а другой — с кодами форматирования. Чтобы сохранить файл в формате HTML, выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Веб-страница. Не забывайте, что Word помнит формат файла! Если вы заметили, что ваш документ оказался на диске не в том формате, который вам был нужен, значит, вы перед сохранением забыли установить требуемый формат в раскрывающемся списке Тип файла. Всегда семь раз проверьте, а один раз сохраните — тогда ваш файл будет записан на диск в надлежащем формате.

Часть IV. Мир странный, но забавный

Глава 29

Настройка Word В этой главе... > > > > > > > >

Что такое меню Word Работа с панелями инструментов Как вывести на экран панели инструментов Изменение плавающих и обычных панелей инструментов Как добавлять кнопки на панели инструментов Как удалять кнопки с панели инструментов Использование команды Масштаб Как установить запреты в Word

*у вас не возникает ошушения, что в Word слишком много лишнего как для тексто^J вого процессора? У меня возникает. Знаете, ведь текстовый процессор — это программа для работы с текстом. И все! А теперь взгляните на экран. Чего там только нет! И я вас уверяю, что далеко не все из этих кнопочек, линеечек и полосочек действительно пригодятся в работе. Надо отдать должное разработчикам Word: эта нехитрая мысль посетила и их. И они пошли навстречу рядовому пользователю, позволив ему самому решать, что из представленного на экране ему нужно, а что нет. Теперь вы можете настроить по своему вкусу практически все— от панелей инструментов до меню. В этой главе я расскажу вам, что именно можно настраивать и как это делается, а также расскажу кое-что об интерфейсе Word.

0$мч,ные и помше меню Ветер перемен, который несет Windows по бурному морю рынка программного обеспечения, заставляет разработчиков искать и находить все новые и новые решения для, казалось бы, уже совершенных программ. Например, меню Word стали иметь два режима отображения: обычный и полный. В обычном режиме в меню Word видны только команды, которыми пользуется большинство пользователей и делает это достаточно часто. Остачьные ("непопулярные", по мнению Microsoft) остаются невидимыми. Чтобы в меню появились все имеющиеся команды (полный режим), нужно щелкнуть на маленькой стрелке в нижней части меню. После того как все команды меню станут видимыми, любую из них можно будет выбрать для работы. Если вы выбрали команду, которая раньше отсутствовала в меню, то она станет командой обычного режима и при следующем обращении к этому меню всегда будет отображаться в нем. | S

Еще один способ открыть сразу все команды меню (полный режим) — щелкнуть дважды на меню. \ ^ Официальное название меню с двумя режимами открытия — персонифицированные меню. I V В Windows персонифицированные меню можно убирать или вызывать, но в Word такой возможности нет.

Глава 29. Настройка Word

279

Лсшели Первое, что я делаю, начав работу в Word на новом компьютере, — это привожу в порядок панели инструментов. В Word их насчитывается несколько десятков. Если бы все панели инструментов появились на экране одновременно, не уверен, осталось ли бы хоть маленькое окошко для набора текста. К счастью, в Word панели инструментов вызываются на экран по мере надобности. Вы сами можете вызвать или скрыть любую панель, преобразовать ее в плавающую, можете добавлять на панели кнопки или удалять их. Все эти возможности призваны помочь вам в работе, и я настоятельно рекомендую поэкспериментировать с панелями инструментов, чтобы сделать их наиболее удобными. •S

С помощью меню Вид можно управлять режимами отображения объектов на экране.

•/

Строка меню и строка состояния — это единственные объекты на экране, которые нельзя скрыть.

S

Линейка не является панелью инструментов, хотя ее присутствием на экране тоже можно управлять с помощью меню Вид. Чтобы вывести линейку на экран или убрать ее, необходимо воспользоваться командой Вид^Линейка.

S

Две панели инструментов, которые обычно находятся на экране, — это стандартная панель инструментов и панель инструментов форматирования. В левой части стандартной панели инструментов расположились кнопки Создать, Открыть и Сохранить; слева на панели инструментов форматирования находятся раскрывающиеся списки Стиль, Шрифт и Размер.

J

Чтобы убрать с экрана все, выберите в меню команду Вид^Во весь экран. В результате весь экран будет предоставлен для ввода текста. Чтобы возвратиться в обычный режим (с экраном ограниченного размера), щелкните на кнопке Вернуть обычный режим (или нажмите клавишу <Esc>).

Как ты выглядишь, панель инструментов? Все панели инструментов в основном похожи друг на друга. На них размещаются кнопки, многие из которых похожи на текстовые поля, раскрывающиеся списки и меню, а иногда и сочетания этих элементов. Обратите внимание на такие элементы панели инструментов, как кнопка перемещения, меню и стрелки, предназначенные для показа скрытых элементов управления панели. Кнопка перемещения панели находится на левом крае панели инструментов. (Даже строка меню имеет эту кнопку. Значит, она тоже может перемещаться по экрану.) Кнопка меню находится на правом конце панели инструментов и внешне напоминает направленный вниз маленький треугольник. Щелчок на этой кнопке открывает меню Параметры панелей инструментов. На панелях инструментов имеются стрелки, такие же как в меню, но направленные вправо (как они выглядят, видно на полях). Эти стрелки предназначены для показа скрытых элементов управления панели. После щелчка на такой стрелке появятся раскрывающееся меню или список остальных кнопок этой панели, а также опции ее меню (рис. 29.1). Если это меню нужно скрыть, нажмите клавишу <Esc>.

280

Часть IV. Мир странный, но забавный

Отобэадать «нсгнл на двух строил* | Дсбав-пв яял удалить н-югии •

Рис. 29. /. Свернутая панель инструментов с открытыми дополнительными элементами

-/ -/

Если стрелки для показа скрытых элементов управления не видны на панели, переместите панель таким образом, чтобы она целиком попадала в поле зрения. (Или удалите с панели кнопки, которые используются редко.) Панели могут размешаться по нескольку в одной строке, а могут занимать отдельные строки. Возможно, вы заметили, что после инсталляции Word обе панели инструментов (стандартная и форматирования) размещаются в одной строке. Это довольно неудобно, поскольку видеть обе панели целиком невозможно. Чтобы исправить положение, раскройте меню любой панели (стандартной или форматирования) и выберите опцию Отображать кнопки на двух строках. Более подробную информацию о том, как "перестроить" панели инструментов и сделать их более удобными для работы, вы найдете ниже, в разделе "Перемещение панелей инструментов" этой главы.

Где мои панели инструментов? Панели инструментов появляются и исчезают. Они появляются, когда возникает необходимость работать с ними (вспомните, как появлялась панель инструментов Структура, когда вы начинали работать в режиме Структура). Но вы можете вызвать их на экран и по собственному желанию. Для этого достаточно выполнить команду Вид<=>Панели инструментов, а в открывшемся подменю выбрать требуемую панель инструментов {рис. 29.2). В этом подменю собраны все панели инструментов, даже те. что были созданы вами. На рис. 29.2 в нижней части подменю показана панель инструментов Все команды форматирования, которую я создал сам. Стзндгетная visual Блзс WCTOTt Итотеист Еээымнных . Веб-уэ-л настрой лхбражв Область задач Ря»л Рецензирован* Рисовал* Слитое Статистика Структура Таблицы и гранцы .,

Эл*м&-ть управление

Рис. 29.2. Подменю Панели инструментов в Word

Глава 29. Настройка Word

281

•/ ^ •S

•/

Возле панелей, которые отображаются на экране, установлены флажки. Чтобы вывести на экран еще какую-то панель инструментов, ее необходимо выбрать в подменю. И даже для того чтобы убрать какую-либо панель инструментов с экрана, нужно, опять-таки, выбрать ее в подменю. Повторный щелчок снимает флажок с названия панели, после чего она снова становится невидимой. Самый быстрый способ открыть подменю Панели инструментов— это щелкнуть правой кнопкой на любой из панелей инструментов. Щелчок открывает подменю, с помощью которого можно выводить панели на экран и убирать их.

Перемещение панелей инструментов Как уже отмечалось, перемещение панелей инструментов осуществляется с помощью специальной кнопки, После того как указатель мыши примет вид перекрещенньк стрелок, место расположения панели инструментов можно менять, как вам заблагорассудится. При перетаскивании панели будьте внимательны. Если переместить панель инструментов в область текста, она превратится в плавающую панель — мини-окно с кнопками (рис. 29.3), которое располагается поверх всех остальных окон и имеет собственную кнопку Закрыть (значок х в правом верхнем углу).

Рис. 29.3. Стандартная панель инструментов превратилась в плавающую панель Чтобы превратить плавающую панель опять в "стационарную", перетащите ее в верхнюю часть окна Word. Как только найдется свободное местечко, плавающая панель инструментов устроится там и больше не захочет плавать. S

./-

,

v

Панели инструментов могут располагаться на экране где угодно: вверху над окном ввода текста, внизу, и даже справа или слева от окна. Действительно, панели могут быть размещены справа и слева от окна с документом, но большинство пользователей считают это неудобным. Наберитесь терпения — разместить панели инструментов рационально и красиво удается не сразу. Только две панели инструментов (стандартная и форматирования) из всех существующих имеют специальное меню, управляющее размещением их на экране. Выберите в меню параметр Отображать кнопки на двух строках и взаиморасположение этих двух панелей будет мгновенно изменено. Остальные панели нужно перемещать вручную, пользуясь мышью. Если во время перемещения панелей вы случайно закрыли стандартную панель инструментов или панель инструментов форматирования, вспомните, что их можно снова вызвать на экран, воспользовавшись подменю, которое вызывается с помощью команды ВидОПанели инструментов.

Как добавить кнопку на панель инструментов Как я уже не раз отмечал, в Word теперь можно настраивать все. В частности, можно изменить любую панель инструментов. В конце концов это ваш собственный текстовый процессор (что бы там ни говорилось о правах, которые чем-то там защищены)! А если говорить серьезно, по почему бы вам не создать, скажем, кнопку для команды, которой вы часто пользуетесь?

282

Часть IV. Мир странный, но забавный

В качестве примера я расскажу вам о том, как сам добавил на панель инструментов форматирования кнопку Малые прописные, поместив ее рядом с кнопками Полужирный, Курсив, Подчеркнутый. Чтобы добавить кнопку (любую) на панель инструментов, действуйте следующим образом. 1. Откройте меню панели инструментов. Щелкните на направленной вниз стрелочке на правом краю панели инструментов. 2.

Выберите команду Добавить или удалить кнопки. Появляется новое меню, в котором представлены две опции. Одна из них относится к функциям именно этой панели инструментов. Например, в панели инструментов форматирования эта команда называется Форматирование и вызывает подменю, в котором собраны все команды форматирования. Согласитесь, очень удобно! Вторая команда, Настройка, открывает диалоговое окно Настройка, с помощью которого можно добавить любую кнопку на любую панель инструментов или создать собственную панель инструментов.

3.

Выберите подменю по названию панели. Например, для стандартной панели инструментов выбираем подменю Стандартная. На рис. 29.4 показано подменю для панели инструментов форматирования.

J ЛоиумвиЗ - Microsoft wonl

4. Так добавляется кнопка на панель инструментов форматирования Команды, которые уже представлены на панели, отмечены флажками. Если вы установите флажки возле остальных команд, они автоматически будут представлены на панели инструментов.

Глава 29. Настройка Word

283

В последней строке меню находится команда Сброс панели. Она применяется лишь тогда, когда нужно восстановить (удалить или добавить) на панели те кнопки, которые там присутствовали после инсталляции Word. 5.

Найдите команду, которую хотите поместить на панель инструментов. Заметьте, меню само не закрывается, следовательно, можно добавлять на панель столько кнопок, сколько необходимо.

6. Закончив работу, щелкните мышью в окне документа. Меню закроется. Кнопки, которые вы добавили, разместились на панели последними справа. Может быть, для вас это неудобно. Но не огорчайтесь — их можно передвинуть. Как это сделать, вы узнаете ниже, в разделе "Как переместить или удалить кнопку" этой главы.

Как превратить любую команду в кнопку на панели инструментов Лучший способ настроить панель инструментов — это включить в нее команды Word, которые вам удобно вызывать с панели. Вот как это делается. 1. Откройте меню панели инструментов. Щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной в правой части панели инструментов. 2. Выберите команду Добавить или удалить кнопки^ Настройка. Откроется диалоговое окно Настройка/Команды (рис. 29.5), (Это диалоговое окно можно также открыть с помощью команды Сервис^Настройка.)

*• ж л а [Щ]я:з: : , Э! D « S3 If «<*'

О с* В ,-f Ы I

-

!. вьйарите «гатсеигс v перетянет

--•

• -

АЁНЦ • иприт IHCHWI строк

•

'•

не 1,им ст 1

кол 1 •

Рис. 29.5. Так добавляется кнопка на панель инструментов старым проверенным способом

284

Часть IV. Мир странный, но забавный

Щелкните на ярлыке вкладки Команды, если открыта иная вкладка; диалоговое окно должно иметь такой же вид, как на рис. 29.5. 3.

Выберите команду, которую хотите добавить на панель инструментов. Команды организованы по принципу меню Word. Поэтому, если вы хотите добавить кнопку форматирования текста, сначала в списке Категории выберите опцию Формат, а затем найдите нужную вам команду форматирования в списке Команды (в нем перечислены абсолютно все команды). Не все команды снабжены маленькими оригинальными кнопками. В этом случае при попытке поместить такую команду на панель инструментов на последней появляется просто текст команды. Это нормально.

4.

Перетащите выбранную кнопку или текст команды на панель инструментов. Сделать это не очень просто, но рис. 29.5 поможет вам понять, как нужно действовать. Кнопку требуемой команды надо просто перетащить из диалогового окна Настройка в нужное место панели инструментов. Когда указатель мыши окажется в области панели инструментов, появится большая вертикальная палочка (что-то вроде I), которая подскажет, в какое место "приземлится" кнопка. Поперемещайте кнопку по панели, подбирая для нее более удобное место. Как только вы отпустите кнопку мыши, кнопка команды окажется на панели инструментов.

5.

Если нужно, добавьте и другие кнопки. Повторите пп. 3 и 4 столько раз, сколько необходимо.

6.

Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Настройка. Готово! Вы усовершенствовали свою панель инструментов.

Как удалять и перемещать кнопки на панели инструментов Быстрее всего можно удалить кнопку с панели инструментов, воспользовавшись меню данной панели. Сначала выполните команду Добавить или удалить кнопки, затем — выберите подменю по названию панели инструментов и выделите в нем все кнопки, которые вы намереваетесь удалить с панели. Однако здесь существует одна тонкость: если кнопки на панель инструментов были добавлены с помощью диалогового окна Настройка (как описывалось в предыдущем разделе), то удалить их из меню панели инструментов не удастся. Придется возвратиться в диалоговое окно Настройка. Вот как это делается. 1. Откройте меню панели инструментов. 2.

Выберите команду Добавить или удалить кнопки-ФНастройка. Откроется диалоговое окно Настройка/Команды (см. рис. 29.5).

3.

С помощью мыши перетащите из панели инструментов все ненужные кнопки. Установите указатель мыши на кнопку в панели инструментов и перетащите ее в окно документа. Опустите перетаскиваемую кнопку на свободное место окна документа. Кнопка исчезнет с панели инструментов. Вы можете переместить кнопку на другое место панели, воспользовавшись мышью. Пока открыто диалоговое окно Настройка, можно без труда добавлять любые кнопки на любую панель инструментов, перемешать или удалять их. Кнопка Изменить выделенный объект в диалоговом окне Настройка/Команды используется для модификации внешнего вида кнопок, а также для вставки в панель

Глава 29. Настройка Word

285

инструментов разделителя. (К сожалению, у нас нет возможности подробно рассмотреть на страницах этой книги все команды, представленные в меню, которое раскрывается при нажатии кнопки Изменить выделенный объект.) 4.

Закончив, закройте диалоговое окно Настройка.

Не надо опасаться, что вы что-то испортите во время настройки панелей инструментов. Помните, это — ваши панели инструментов, и вы вправе, делать с ними, что вам хочется: перемешать, удалять, добавлять любые элементы. Ну а если в какой-то момент вам покажется, что вы переборщили с кнопками и так изменили панели инструментов, что не в состоянии их узнать, можете вернуть им первоначальный благопристойный вид, выбрав команду Сброс панели в меню панели инструментов. Панели инструментов, может быть, и не примут лучший вид, но, по крайне мере, окажутся в том виде, в котором вы получили их от Microsoft. Чтобы добраться до команды Сброс панели, еще раз прочитайте раздел "Как добавить кнопку на панель инструментов".

Как изменить масштаб изображения Команда Масштаб в нижней части меню Вид меняет экранное представление вашего документа. Нет, она вовсе не изменяет размер самого текста— этим занимается меню Шрифт. Команда Масштаб определяет, какой объем текста вы можете видеть на экране. Чтобы вкратце ознакомиться с возможностями этой команды, давайте проведем небольшой эксперимент. 1.

Выберите команду Вид>=>Масштаб. Появится диалоговое окно Масштаб, которое выглядит примерно так, как показано на рис. 29.6.

Рис. 29.6. Диалоговое окно Масштаб 2

В области Масштаб с помощью кнопок-переключателей задайте масштаб отображения текста на экране. Например, величина 200% делает текст просто огромным — это как раз то, что нужно вашему близорукому дедушке. Как будто вы смотрите на документ в микроскоп! Щелчок на кнопке По ширине страницы устанавливает масштаб, при котором можно видеть весь документ, от левого до правого поля. Кнопка Несколько страниц позволяет вам посмотреть на документ совсем в иной манере, когда на экране представлено сразу несколько страниц документа. Правда, редактировать такой текст можно только под микроскопом.

286

Часть IV. Мир странный, но забавный

Нужный масштаб отображения документа с точностью до одного процента можно установить в поле Произвольный. 3.

Чтобы увидеть документ на экране в новом масштабе, щелкните на кнопке ОК.

Отображение текста при выбранном в диалоговом окне Масштаб масштабе Целая страница и Несколько страниц возможно только в режиме Разметка страницы. Выберите Вид^Разметка страницы, а затем вызовите команду Масштаб, и можете развлекаться — извините, экспериментировать — с предлагаемыми возможностями. Если вы выберете слишком маленький масштаб, ваш текст превратится в "греческий", т.е. в нечитаемые блоки. Здесь вы не сможете заняться редактированием, зато получите представление об общем виде страницы еще до того, как документ будет распечатан. V

В правой части стандартной панели инструментов расположен раскрывающийся список Масштаб. Щелкнув здесь на нужной опции, можно быстро изменить масштаб представления документа. Например, на моем экране документы лучше всего смотрятся в масштабе 125%. (Странное дело, когда мне еще не было 40 лет, на этом же экране я устанавливал масштаб 100%.)

^

Имея "колесную" мышь (Microsoft IntelliMouse), вы можете изменять масштаб, прокручивая колесико при нажатой клавише . Прокручивая его вперед, мы масштаб увеличиваем; прокручивая назад — уменьшаем.

Основные t/c&attotffcu

Word

Основные параметры настройки Word спрятаны в очень насыщенном диалоговом окне Параметры, показанном на рис. 29.7. Попасть в это окно можно с помощью команды Сервисопараметры.

29.7. Диалоговое окно Параметры

Глава 29. Настройка Word

287

К сожалению, в этом диалоговом окне собрано слишком много параметров, поэтому я даже не стану пытаться рассмотреть„их всех. Большая часть этих установок знакома опытным пользователям Word. Вы тоже можете пощелкать на представленных здесь параметрах, включая или отключая некоторые функции Word. Поэкспериментируйте, скажем, с параметром Область задач, расположенной в верхней части области Показывать (см. рис. 29.7). Вы можете отключить Звуковое сопровождение событий, Эффекты анимации и прочие параметры, присутствие которых вызывает раздражение. Помните, это ваш Word. У становите в своем текстовом процессоре те установки, которые ваша душа пожелает. А когда все параметры будут установлены, щелкните на кнопке ОК.

288

Часть IV. Мир странный, но забавный

Часть V

Что еще может Word

Кэвин перепутал файлы и запульнул в Internet вместо своего резюме план нового детективного романа. Па, мы попучипи ваше резюме. У вас прекрасный поспужной список. Топько нужно бы nonog( робнее описать.чгтю вы депапи ч 1 поспе того, как под пытками согпасипись стать агентом КГБ. а—fe

в э&ой час&и... На словах все просто, правда? Или когда работают другие. Или по телевизору, в кулинарных программах. Ведущий берет продукты, бросает их в кастрюльку, и готово. Получается вкусно, судя по лицам тех, кто там, в телевизоре, это пробует. И у меня получится, надеетесь вы, втайне понимая, что плод ваших усилий будет так же отличаться от блюда в телевизоре, как ваша скромная кухня от шикарного ТВ-интерьера. К чему я веду? Я хочу избавить вас от комплекса неполноценности. В этой части я собрал что-то вроде рецептов, которые (внимание!) никогда не подведут и не заставят вас сомневаться в своих способностях. Здесь у меня самые верные рецепты. Прочитал, приготовил, и можно гордиться. Читайте!

Глава 30

Печать письма и конверта В этой главе... > > > > > >

Как создать письмо в Word Как составить в Word послание электронной почты Настройка Word для печати конвертов Как добавить к письму конверт Печать конвертов "на лету" Работа с конвертом как с документом

у г адписывать конверты с помощью Word — все равно, что готовить кофе на двоих в су* ** повой кастрюле. Приготовить-то можно, но хотелось бы, чтобы сосуд был поменьше. В Word столько всего, что поневоле забываешь о том, что текстовые процессоры созданы для помощи в очень простых вещах. Например, для создания писем и надписывания конвертов. Несколько лет назад написать письмо в текстовом процессоре было проще простого. А конверт? Нет, с конвертами текстовые процессоры не работали. А теперь— пожалуйста... На всякий случай в этой главе я кратко расскажу вам, как создавать в Word и письма, и конверты.

нсигисшОь самое обычное письмо Большинство писем начинаются с двух стандартных элементов: даты и адреса и имени адресата.

Дата Для ввода в документ Word даты применяется команда Вставка^Дата и время. В диалоговом окне Дата и Время в списке Форматы выберите нужный вам формат даты и щелкните на кнопке ОК. S

!

!

-S

S

Если вы хотите, чтобы в письме стояла текущая дата, а не та, когда вы начали писать письмо, установите флажок Обновлять автоматически. Этим вы введете в документ поле даты, значение в котором будет обновляться автоматически. Если вы захотите убрать поле даты, снимите флажок в диалоговом окне Дата и Время. Если вы хотите, чтобы дата находилась у правого поля, после ввода даты нажмите комбинацию клавиш . Нажмите <Enter>, а затем , чтобы выровнять следующий абзац текста по левому краю. Можно также вставить в документ код поля даты, нажав комбинацию клавиш .

Адрес Двумя строками ниже даты (два нажатия клавиши <Enter>) обычно располагается адрес получателя письма. Понятия не имею, почему так принято, однако все так делают. Наберите адрес, еще пару раз нажмите <Enter>, и переходите собственно к тексту письма.

Глава 30. Печать письма и конверта

291

Например: г. Кирамоцу Корпорация Macrohard Головной офис Уважаемые господа! Вы можете заметить, что большинство приветствий хранится в Word в качестве элементов Автотекст. Стоит набрать первые несколько букв, как появляется подсказка со всей фразой целиком. Если ее текст совпадает с тем, что вы хотите набрать, нажмите клавишу <Enter>. (Более подробно о команде Автотекст и ее возможностях рассказывается в главе 7, "Работа над ошибками".)

Текст письма Но текст письма вам все-таки придется набирать самостоятельно. Ничего не поделаешь, надо поработать. Если письмо превышает объем одной страницы, стоит проставить нумерацию. Это можно сделать с помощью команды Вставка^Нумерация страниц. В конце письма поставьте свое имя и подпись. Готово.

Как отправить письмо электронной почтой Если вы решили не распечатывать письмо на бумаге, а отправить его электронной почтой, щелкните на кнопке Сообщение в стандартной панели инструментов. В окне документа откроются типовые поля Кому, Копия, Тема и Введение. Здесь также имеется несколько кнопок, знакомых пользователям электронной почты. Все они показаны на рис. ЗОЛ.

Рис. 30.1. Так выглядит e-mail послание

292

Часть V. Что еще может Word

•/

Чтобы отправить послание по электронной почте, щелкните на кнопке Отправить копию. Иногда бывает необходимо сначала подключиться к Internet, а уже потом отправлять из Word электронное сообщение. Пользователям Outlook Express должны быть знакомы дополнительные кнопки, которые появляются при переходе в режим Сообщение. С помощью этих кнопок можно добавить документ, воспользоваться адресной книгой, установить приоритеты сообщений e-mail и т.п. Можно также открыть новое электронное сообщение, выбрав в области задач Создание документа опцию Новое электронное сообщение.

о неъшпи Для включения конверта в документ письма существует особая команда Word, созданная специально для этой цели. Она называется Конверты и наклейки и позволяет печатать конверты "на лету" или "прикреплять" их к письмам, чтобы они печатались один за другим. В следующих разделах вы узнаете все, что для этого нужно сделать. (Увы, марки Word печатать почему-то не умеет. Деньги, к сожалению, тоже.)

Заставьте принтер полюбить конверты Подача конвертов во всех принтерах производится по-разному. У одних есть специальные лотки для конвертов, у других — особые отверстия, у третьих — просто лоток, который тоже можно использовать для подачи конвертов. Сейчас я расскажу вам, как настроить Word на печать конвертов. 1.

Найдите на своем принтере лоток для подачи конвертов. Обратите особое внимание на то. как подается конверт. На принтере обычно имеется картинка или подсказка, которая помогает определить, как конверт должен входить в принтер: посередине, слева или справа лотка, короткой стороной вперед или какнибудь еще Также необходимо выяснить, какой стороной надо класть конверт в лоток: лицевой или обратной. (Как подавать конверты для печати, вы можете узнать из руководства по эксплуатации принтера.) 2. Выберите команду Сервис^Письма и рассылкиоКонверты и наклейки. Откроется диалоговое окно Конверты и наклейки. (Более подробно о нем я расскажу в следующем разделе.) Убедитесь, что на переднем плане находится вкладка Конверты. 3. Щелкните на кнопке Подача. Появится диалоговое окно Параметры конверта с вкладкой Параметры печати. 4. Выберите способ подачи и ориентацию конверта Выберите один из шести предлагаемых способов подачи конвертов — один из них обязательно подойдет вам. Определите ориентацию конверта, щелкнув на одной из двух кнопок-переключателей — Адресом вверх или Адресом вниз. Если нужно, установите флажок Разворот на 180°. Теперь вы видите объект в том виде, в каком он будет подаваться в принтер. (Собственно говоря, сделанные вами установки определялись требованиями принтера.) 5. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Параметры конверта закроется.

Глава 30. Печать письма и конверта

293

Теперь вы готовы к созданию и печати конвертов. Если вы не собираетесь заниматься этим прямо сейчас, щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться к документу. Word уже получил всю информацию о вашем принтере и в любой момент сможет распечатать конверт надлежащим образом.

Как добавить конверт к письму Если вы хотите побыстрее напечатать конверт вместе с письмом, то текст конверта надо включить в текст письма в самом конце. Сделать это несложно. 1.

Напишите письмо. Как это делается, я рассказывал в начале главы. 2. Выберите в меню команду Сервис^ Письма и рассылки^Конверты и наклейки. Появится диалоговое окно Конверты и наклейки, показанное на рис. 30.2. Конверты 1 Н А«Ю гйгц

Рис. 30.2. Диалоговое окно Конверты и наклейки к вашим услугам Если адрес в вашем документе написан правильно, то Word чудесным образом обнаружит его и поместит в поле Адрес получателя. Ну, как тут не восхититься! Если Word по каким-то причинам не сделал этого, наберите адрес вручную. При желании можете указать собственный адрес в поле Обратный адрес. 3. Щелкните на кнопке Добавить. Диалоговое окно Конверты и наклейки исчезнет, и вы вернетесь к документу. Теперь первой страницей вашего документа является конверт, хотя на экране вы можете этого не заметить. (Если хотите убедиться, выберите команду ФайлОПредварительный просмотр.) Когда вы начнете печатать письмо, сначала будет напечатан конверт, а потом письмо. Вам останется только положить его в конверт, заклеить и бросить в почтовый ящик.

I 294

S

Распечатка конверта и письма начинается после того, как вы выбираете в меню команду Файл^Печать (или нажимаете клавиши , или щелкаете на кнопке Печать). Для создания конвертов и писем можно использовать функцию компоновки корреспонденции, т.е. создать единый документ, включающий конверт и письмо, по типу документа электронной почты. Правда, я рекомендую сначала напечатать все конверты, а потом все письма, потому что вставлять каждый конверт по отдельности при одновременной печати слишком утомительно.

Часть V. Что еще может Word

•/

Большинство принтеров предлагает вам вручную подавать конверты. После того как конверт будет вставлен, надо нажать на принтере кнопку с надписью On-line, или Ready, или Select, или еще что-нибудь. (Мой лазерный принтер, например, просто выдает сообщение "Вставьте бумагу!", и я быстренько даю ему конверт.) Осмотрите конверт и убедитесь, что адрес напечатан надлежащим образом, а не на обратной стороне или, скажем, вверх ногами (у меня такое часто случается). Это весьма важный завершающий этап, поскольку, если вы оказались недостаточно внимательны, придется начинать все сначала и печатать конверт заново. Если вы не можете запомнить, каким образом конверт подается в принтер, нарисуйте соответствующую картинку (или опишите это словами) и прикрепите ее к своему принтеру или где-нибудь рядом с ним.

Распечатка конвертов "на лету" Если вам нужно напечатать только один конверт, Word сделает это в любой момент. Действуйте следующим образом. 1.

2.

Выберите в меню команду Сервис<=> Письма и рассылки<=>Конверты и наклейки. В диалоговом окне Конверты и наклейки наберите адрес, который должен быть помешен на конверт. Если адрес надо отформатировать, наберите его сначала в документе. И покороче! Слишком много текста просто не уместится на конверте. Отформатируйте его, выделите, а затем задайте команду Сервис^Конверты и наклейки. Щелкните на кнопке Печать. Принтер запищит или каким-то другим способом предложит вставить конверт, а может быть, он сразу начнет печатать адрес там, где сочтет нужным. Если вы знаете, что придется часто печатать конверты, добавьте кнопку Конверты на стандартную панель инструментов Word. О том, как это лучше сделать, рассказывается в главе 29. "Настройка Word".

Давайте считать конверт документом! Конверт— это обычный лист бумаги, сложенный определенным образом и склеенный чем-то ужасно противным. Но в конце концов —- это всё-таки специальный лист бумаги. Значит, Word можно так настроить для печати любого конверта, как будто это не конверт, а обычный документ. Попробуем это осуществить. 1.

2.

3. 4. 5.

Начните новый документ, Word представит на экране новый документ. А наша задача— превратить лист бумаги в конверт. Убедитесь, что установлен режим Разметка страницы. Если установлен другой режим, выберите команду Вид^Разметка страницы. В нашем случае с документом удобнее всего работать именно в этом режиме. Выберите команду Файл^Параметры страницы. Щелкните на ярлычке вкладки Поля. Установите поля со всех сторон размером 1.2 см. Размер конвертов, как правило, невелик, но практически любой принтер сможет оставить поля шириной 1.2см вокруг всего документа. Введите 1.2 в поля Верхнее, Нижнее, Левое и Правое.

Глава 30. Печать письма и конверта

295

6.

7. 8.

9.

10.

П.

Выберите ориентацию страницы Альбомная. Ширина конвертов больше, чем высота, поэтому есть смысл в таком представлении страницы — текст на конверте будет размешен параллельно его длинной стороне (говорят, есть такое требование со стороны почты). Щелкните на ярлыке вкладки Размер бумаги. В раскрывающемся списке Размер бумаги выберите элемент Другой, в поле Ширина установите 23.5 см, а в поле Высота — 10.2 см. В области Образец диалогового окна Параметры страницы можно увидеть, как будет выглядеть ваш конверт. В списках Первая страница и Остальные страницы выберите элемент Загружать вручную. Вы должны быть уверены, что принтер знает, что ему предстоит печатать конверт, и что в диалоговом окне Параметры страницы все установки выбраны верно. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Параметры страницы отправится отдыхать. Если вы работаете в режиме Разметка страницы, то на экране, в окне документа, вы увидите документ, который похож на конверт. Еше бы! Напечатайте адрес отправителя. Поскольку вы создаете конверт не в диалоговом окне Конверты и наклейки, к тексту можно применить какой-либо стиль, даже дополнить его графикой (если картинка достаточно мала, чтобы не вызвать недовольства почтовых работников).

12. Сделайте отступ, чтобы напечатать адрес получателя.

Нажмите несколько раз клавишу <Enter>, чтобы оказаться примерно на уровне маркера левой линейки, установленного на отметке 1 дюйм. Можете сделать это "на глаз"; только помните, что адрес получателя приблизительно должен размещаться над линией, проходящей через середину конверта. 13. Установите отступ для адреса получателя с левой стороны — перетащите левый маркер линейки на отметку 3 дюйма. -:,

Маркер левого отступа

14. Наберите адрес получателя и отформатируйте его. Ваш конверт готов. Если вы хотите оставить на конверте место для примечания, восстановите значения полей (т.е. установите их равными 0), перетащите указатель левого отступа назад к левому полю. Затем несколько раз нажмите клавишу <Enter>, пока курсор не окажется около нижнего левого обреза конверта. Здесь можете набрать: Лети с приветом — вернись с ответом! или чтонибудь более остроумное. Итак, вам теперь известны два способа создания конвертов. Один из них (и я считаю его более гибким) заключается в создании конверта в виде документа, другой — в использовании диалогового окна Конверты и наклейки. Сохраните готовый конверт на диске или как шаблон документа и используйте его всякий раз, когда нужно будет создать новый конверт. Более подробную информацию о шаблонах можно найти в главе 17, "Шаблоны и мастера".

296

Часть V. Что еще может Word

Глава 31

Брошюры и поздравительные открытки В этой главе... > Как создать брошюру > Как создать заголовок в брошюре > Буквица >

Распечатка брошюры

> Распечатка поздравительной открытки ели вы хотите создать в Word нечто поражающее воображение, это как раз та глава, которая вам нужна. Все, о чем я тут расскажу, не относится к категории секретных материалов и не подпадает под категорию тайного знания. Это самые обычные функции Word, о которых, к сожалению, знают далеко не все, даже из числа самых опытных пользователей. Целью же этой главы является создание с помощью уже рассмотренных в книге приемов брошюры, напечатанной в три колонки, или поздравительной открытки. Давайте дерзать!

Наверняка есть что-то, чего Word не может, по крайней мере я так думаю. Имеются в виду не такие сложные материи, как сопровождение детей в детский сад или приготовление кофе повенски (мое последнее увлечение), а задачи из области обработки текста. Где-то возможности Word, безусловно, кончаются, но не на создании брошюры — можете убедиться сами (рис. 31.1)!

Щ

ТОСТРСИГ и^Л^. ЛЫ-HfTWI •ГГЫ II mimmi щрЛ

НЩР ЛфОСЙ Ч*ПИ hf lh>

Пр1хлнч*1Си1, Здесь

•лрчч- ц^ГНг ЩМЫ •[* м

Km^mipi

ь s*T*ni-lb*5KQ»fct

Рис. 31.1. За несколько секунд Word преобразует обычный текст в три колонки, какв брошюрах Ваше дело — набрать текст, а уж преобразовать его в три колонки, используемые в брошюрах, Word сумеет за считанные секунды. Хотите знать, как?

Глава 37. Брошюры и поздравительные открытки

297

Как построить текст в три колонки Брошюра— это небольшая книга, текст в которой печатается в альбомной ориентации (говоря по-человечески, поперек), часто в три колонки. (Это американский стандарт; у нас принято печатать брошюры в одну-две колонки. Единственное условие — объем брошюры не должен превышать 40 страниц; если страниц больше, это уже книга. — Прим. ред.) На создание брошюры вы не затратите и часа — при условии, что текст уже набран. При подготовке брошюры всегда начинайте с набора текста, а форматирование оставьте на потом. Не надо при наборе разбивать текст на колонки, чтобы "облегчить" работу программе (наоборот, разбивка на колонки усложняет задачу Word). Редактировать текст можно на любом этапе, даже после превращения его в трехколонный. Сначала необходимо изменить ориентацию страницы (с книжной на альбомную), а потом вы должны действовать следующим образом. Выберите в меню команду Файл^Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы. 2. Щелкните на ярлычке вкладки Поля. 3. В области Ориентация выберите параметр Альбомная. Обратите внимание: мир в ваших глазах повернулся на 90°. 4. В раскрывающемся списке Применить выберите элемент Ко всему документу. 5. Щелкните на кнопке ОК. А теперь преобразуем текст в три колонки, чтобы потом распечатать как брошюру. 1. Выберите в меню команду ФорматОКолонки. 2. В области Тип выберите Три. Эта область находится в верхней части диалогового окна. 3. В раскрывающемся списке Применить выберите элемент Ко всему документу. 4. Щелкните на кнопке ОК. Теперь ваш документ отформатирован в три колонки, которые располагаются на одной странице. Чтобы распечатать текст на двух сторонах одного листа, надо знать кое-какие маленькие хитрости, которыми я поделюсь с вами ниже, в разделе "Как распечатать брошюру" этой главы. 1.

Как создать заголовок для брошюры Удобнее всего заголовок для брошюры набирать в таблице. Таблица не только автоматически задает границы текста, но и позволяет располагать заголовок только в одной части (левой, правой или центральной) трехколонного документа. Кроме того, при использовании таблицы содержимое каждой ячейки можно форматировать отдельно, следовательно, заголовок можно оформить нестандартным образом, чтобы он отличался от основного текста. При наборе заголовка документа воспользуйтесь командами работы с таблицами, о которых рассказывалось в главе 20, "Работа с таблицами". Именно таким способом я создавал заголовки в документе, показанном на рис. 31.1. Теперь, чтобы добавить верхнюю и нижнюю границы выберите в меню команду Формат^Границы и заливка. В появившемся диалоговом окне Границы и запивка щелкните на ярлыке вкладки Граница. Если желаете, активизируйте в этом же диалоговом окне вкладку Заливка и с ее помощью создайте для заголовка затенение или цвет шрифта.

298

Часть V. Что еще может Word

Если вы хотите сделать заголовок изысканным, добавьте в него дополнительные строки или столбцы. Например, можно создать заголовок, состоящий из трех столбцов, в которых по краям расположен текст, а в центральном столбце расположен собственно заголовок документа. И помните, что если заголовок создается в виде таблицы, в него очень легко добавить графику.

Как создать буквицу (и что это такое) Иногда первая буква в отчете, статье, главе книги или в рассказе отличается от остальных букв величиной и оригинальным начертанием. Это и есть буквица. Пример буквицы вы можете видеть на рис. 31.1. Если вы решили начать текст своей брошюры (или любого документа) с буквицы, выполните следующие действия. 1.

Выделите первую букву первого абзаца текста. Например, букву Ж, если ваш документ (после заголовка) начинается со строк "Жилибыли...". Желательно, чтобы абзац был выровнен по левому краю и не имел отступа, выполненного с помощью клавиши <ТаЬ> или каких-либо еще трюков форматирования, описанных в части Я настоящей книги.

2. Выберите команду Формат^Буквица. Появится диалоговое окно Буквица, показанное на рис. 31.2. •'

.т; х

Рис. 31.2. Диалоговое окно Буквица

3.

4.

Выберите стиль буквицы. Их два, потому что первый, Нет,— вообще не буквица. Второй стиль— В тексте, третий ~— На поле. Лично я предпочитаю стиль В тексте. Щелкните на том стиле, который нравится вам. Выберите шрифт, если это нужно. Если хотите, примените по очереди все остальные параметры. Особенно если вы взялись за новый роман, а вдохновение не приходит... Щелкните на кнопке ОК. Если вы работаете в режиме Обычный, Word перейдет в режим Разметка страницы, чтобы вы увидели буквицу во всей ее красе. Буквица выделена и находится в серой рамке с восемью "ручками"-маркерами — точно так же, как вставленное в документ графическое изображение. (Об этом вы читали в главе 23, помните?) Буквицу, которая, вообще-то говоря, является рисунком, можно переместить, куда вам захочется, тем более если вы создавали заголовок документа, используя команды построения

Глава 31. Брошюры и поздравительные открытки

299

таблицы (рис. 31.1). Чтобы это сделать, переместите указатель мыши на буквицу, и когда он примет вид перекрещенных стрелок, перетащите буквицу в новое место. 5. Щелкните кнопкой мыши в любой части документа (вне рамки буквицы) и продолжайте работу. Буквица никуда не денется, если вы сами ее не удалите. Если вы хотите убрать буквицу, щелкните на ее рамке, а затем выберите команду Формат11? Буквица. В диалоговом окне Буквица щелкните дважды в окошке Нет, и буквица исчезнет.

Как распечатать брошюру Распечатывать брошюру лучше всего на специальном принтере, которьй печатает одновременно на обеих сторонах листа. Но если у вас такого принтера нет, подойдет и обычный. Советую сначала напечатать пробный образец, отладить процесс, и только после этого перейти к распечатке нужного количества экземпляров брошюры. Давайте попробуем печатать пробный образец вместе. 1. Подготовьте принтер к печати. 2. В меню выберите команду Фа и л •=> Печать. 3. В раскрывающемся списке Вывести на печать выберите элемент Нечетные страницы. Этот список находится в нижней части диалогового окна Печать. Сейчас вы печатаете нечетные страницы брошюры. 4.

Щелкните на кнопке ОК, Идет распечатка нечетных страниц брошюры. Если у вас только две страницы, принтер выдаст один лист. Если несколько — вы получите страницы 1, 3, 5 и т.д. Теперь применяем военную хитрость. Соберите страницы и положите их в лоток для подачи бумаги распечатанной стороной вниз. Вам надо печатать на другой стороне! Будьте внимательны: страницы с нечетными номерами должны лежать в лотке для подачи бумаги так, чтобы текст на четных и нечетных страницах печатался в одном направлении. Может служиться так, что с первого раза это у вас не получится. Не огорчайтесь, во всякой работе нужен навык. Для начала карандашом пометьте на обеих сторонах пробного листа, где у него верх и вообще все, что поможет вам ориентироваться. Теперь, когда бумага надлежащим образом уложена в лоток, переходим к печати четных страниц, 1. 2.

Выберите в меню команду Файл^Печать. В раскрывающемся списке Вывести на печать выберите элемент Четные страницы.

3. Щелкните на кнопке ОК. Проверьте результат. Возможно, придется перепечатать. Ничего страшного. Не исключено, что вам придется столкнуться еще с одной неувязкой: брошюра не складывается так, как надо. Не огорчайтесь! Воспользуйтесь диалоговым окном Колонки и точно определите ширину колонок и расстояние между ними. Или же, открыв диалоговое окно Параметры страницы на вкладке Поля, увеличьте либо уменьшите размер полей. После того как вы освоите технологию, можно переходить к полной распечатке "тиража", Делайте все так же, как с одной копией, только в диалоговом окне Печать в поле Число копий задайте нужное число экземпляров.

300

Часть V, Что еще может Word

самому созусинь Поздравительная открытка — это не более чем вариант брошюры. Отличие только в одном. Если вы хотите напечатать открытку на листе бумаги стандартного размера, выполните следующее. 1. Выберите в меню команду Файл^ФПараметры страницы. 2. Щелкните на ярлыке вкладки Поля. 3. В области Ориентация выберите параметр Альбомная. 4. В раскрывающемся списке Несколько страниц выберите элемент 2 страницы на листе. Выбор этого параметра предписывает Word разделить страницу по горизонтали надвое. Мы же создаем открытку! 5. Щелкните на кнопке ОК. Теперь ваш документ отформатирован как надо. Осталось только одно: заполнить открытку текстом и графикой. Но и это надо делать особым способом. Поздравительная открытка должна состоять из четырех страниц: двух внутренних и двух внешних. (Две "страницы" открытки на одной странице бумаги.) Сначала разберемся со страницами, Страница 1 — это внутренняя левая страница. Обычно она остается пустой, В документе можно нажать , чтобы создать жесткий разделитель страницы и оставить эту страницу чистой. Страница 2 — внутренняя правая страница. Именно здесь располагается поздравительный текст и, может быть, графика. Страница 3 — внешняя "последняя" страница, оборот. Ее тоже принято оставлять пустой, но вы можете разместить там несколько похвальных слов в адрес своего текстового процессора или указать цену — пусть думают, что вы приобрели открытку на главпочтамте. Страница 4 — это первая страница открытки, титульная. Именно сюда вы вставите симпатичную картинку с изображением цветов или чего-либо другого. Все понятно? Ну, даже если не понятно, все равно получится. Для начала заполните открытку соответствующим текстом и графикой. Теперь приступим к распечатке. Тут нет ничего сложного. Действуйте так. 1. Выберите в меню команду Файл^Печать. 2. В поле Страницы введите 1-2. Сначала печатаются только страницы 1 и 2. 3. Щелкните на кнопке ОК. Выньте лист из принтера и положите его в лоток для подачи бумаги. Убедитесь, что лист лежит в лотке напечатанной стороной вниз, потому что оставшиеся две страницы должны печататься на чистой стороне бумаги. (Если сразу не получается, не отчаивайтесь — получится потом. Сделайте еще несколько попыток. Внимательно следите за расположением текста.) Теперь печатаем остальные страницы.

Глава 31. Брошюры и поздравительные открытки

301

1. Выберите в меню команду Файл^Печать. 2. В поле Страницы введите 3-4. Теперь печатаем только страницы 3 и 4. 3. Щелкните на кнопке ОК. Если все было сделано правильно, вам осталось только сложить лист пополам, и... ура! Открытка у вас в руках! § S Если вы хотите создать более изысканную открытку и всерьез занялись форматированием, применяйте не жесткий разделитесь страниц, что достигается нажатием комбинации , а разбивку на разделы. - ^ Открытки, конечно, лучше "смотрятся" на плотной бумаге. Однако многие принтеры ее "жуют". Лучше всего печатать открытки на лазерном принтере, который берет по одной странице за раз и не перегибает бумагу на выходе. Но и к нему надо приноровиться. А уж печатать открытки на струйном принтере... Не советую и пробовать.

302

Часть V. Что еще может Word

Глава 32

Изготовление наклеек В этой главе... > Что такое наклейка >

Распечатка листа наклеек

Ш дна из самых замечательных функций Word — возможность распечатки наклеек. Я ^^ занимался этим много лет назад, в далекие времена царствования MS DOS, используя программу WordPerfect 4.O. Тогда мне понадобились наклейки с моим обратным адресом. Да, это был задачка... Теперь совсем другое дело. Теперь в Word есть специальная команда Наклейки и множество связанных с ней опций. В этой главе я расскажу, как ими пользоваться.

/See, I/no нужно знсийь о ншслешсал У меня ужасный почерк. Поэтому на все бумаги (письма, счета и пр.), требующие обратного адреса, я приклеиваю наклейки, на которых мой адрес напечатан с максимально возможной четкостью. Этим я пытаюсь облегчить работу служащих почтового ведомства. Чаще всего, конечно, я снабжаю наклейками письма. Если вам интересно, какие типы наклеек существуют, зайдите в ближайший магазин канцелярских товаров. Там можно найти все, что душе угодно, даже наклейки для компакт-дисков. Главное, чтобы купленные наклейки подходили к вашему принтеру. Струйные принтеры могут печатать на специальных высококачественных наклейках, способных сохранять изображение. Для принтеров ударного типа существуют наклейки с перфорированными краями. Сейчас появились прозрачные наклейки. Безусловно, ими тоже можно пользоваться, только будьте внимательны: для лазерного принтера нужны особые наклейки, которые могут выдерживать высокую температуру внутри принтера. Обычные наклейки плавятся, а это не понравится вашему принтеру (а, следовательно, — вам). Изо всех марок наклеек я традиционно рекомендую Avery- Число наклеек на листе Avery совпадает со стандартами почти всех компьютерных программ. Если вы купите, например, наклейки Avery стандарта 5160, то вашей программе и принтеру не придется объяснять, что это за стандарт и какой у него формат.

Как распечатать лист одинаковых наклеек Сейчас я расскажу, как распечатать целый лист наклеек в Word (например, с вашим обратным адресом, чтобы затем приклеивать их на письма и бандероли). 1. Выберите в меню команду Сервис^Письма и рассылки^Конверты и наклейки. 2. Щелкните на ярлыке вклалки Наклейки. Появится то, что показано на рис. 32.1.

Глава 32. Изготовление наклеек

303

. ЯЙ7. Вкладка Наклейки диалогового окна Конверты и наклейки Выберите тип наклеек, которые вы собираетесь печатать. Обратите внимание; стандарт наклейки, указанный в нижнем правом углу диалогового окна, должен совпадать со стандартом выбранных вами наклеек. Если они не совпадают, щелкните на кнопке Параметры. Откроется диалоговое окно Параметры наклейки. В раскрывающемся списке Сорт выберите элемент Avery (стандартный) и щелкните на ней. Затем щелкните на кнопке ОК. В поле Адрес наберите текст, который хотите разместить на наклейках. Не забывайте при этом, что на наклейке помещается всего несколько строк, причем довольно коротких. К сожалению, форматировать наклейку в этом режиме нельзя, (Но это станет возможным, когда мы перейдем к п. б.) В конце каждой строки нажимайте клавишу <Enter>. Щелкните на кнопке Создать. Ага! Вы наверняка были уверены, что надо щелкнуть на кнопке Печать! Не тут-то было. Наклейки отличаются некоторым коварством, поэтому, прежде чем отправить их на принтер, придется изрядно повозиться. После щелчка на кнопке Создать наклейки появятся в окне Word в виде таблицы. С этого момента вы работаете с ними в Word, как с самой обычной таблицей. (Если вы не знаете, как это делается, обратитесь к главе 20, "Работа с таблицами".) Внимание! Не вздумайте менять размер ячеек таблицы с наклейками! Если вы сделаете это, наклейки не будут напечатаны должным образом, Отформатируйте наклейки (если нужно). Воспользовавшись комбинацией клавиш выделите весь документ (он размером всего в одну страницу) и измените шрифт на более привлекательный. Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти в главе 11, "Форматирование символов, шрифтов и текста". Не стоит вносить изменения в к форматирование полей и абзацев. И то, и другое уже настроено для распечатки выбранного вами типа наклеек. Вы можете лишь отредактировать отдельные наклейки. Конечно, все они содержат одинаковый текст, но вы можете изменить информацию в нескольких ячейках таблицы, Распечатайте документ. Убедитесь, что принтер включен, готов к печати, что в лоток вставлен лист с наклейками (причем правильно), что это именно тот тип наклеек, который вы указали, и т.д. В общем, проверьте все — зачем вам лишние осложнения? Затем распечатайте наклейки, как

304

Часть V. Что еще может Word

любой другой документ. Щелкните на кнопке Печать в панели инструментов, и наклейки появятся из принтера, готовые к тому, чтобы их лизнули и приклеили. i S

Не надо сохранять этот документ на диске (разве что вы очень любите наклейки и собираетесь иногда открывать данный файл, чтобы просто им полюбоваться). Закройте документ, а на предложение сохранить его щелкните на кнопке Нет.

I S

Если вы решили посвятить свою жизнь распечатке наклеек, рекомендую приобрести специальную программу, выпускаемую компанией Avery. Она называется A v e r y Label Pro. Как и любая специализированная программа, она лучше справляется со своей задачей, чем Word, для которого печать наклеек — не более чем хобби.

>•; S

Word, конечно, может распечатать наклейки непосредственно из базы данных наклеек с помощью функции Мастер слияния. Правда, этот сложный и громоздкий процесс относится к области расширенных операций Word. В указанном режиме лучше работать, если у вас уже имеется база данных (об этом говорилось в главе 27, "Если с документом работают несколько человек"); для создания списка адресов можно воспользоваться приложением Microsoft Outlook. Но даже после того как вы выполните всю эту работу, останется масса проблем, связанных с форматированием массива информации, и с рядом других операций.

Глава 32. Изготовление наклеек

305

Часть VI

Великолепные десятки

Я запустила проверку правописания и, взгляни, что выдал компьютер. Оказывается, мы пишем фамилию нашего директора неправильно: нужно писать не Загинайлов, а Загибайлов!

э&о Ну вот мы добрались до той части книги, в которой уже не найти ничего серьезного — просто мелочи, которые все-таки очень важно помнить. Все эти маленькие секреты Word и выводы из нашей совместной с Word трудовой деятельности собраны в десятки. Почему десятки, а не дюжины или семерки? Не знаю! Может быть, я их составлял,^ будучи под впечатлением от десяти заповедей Моисея, а может быть, меня тоже потрясли "Десять дней, которые потрясли мир*'. Тем не менее— десятки. Но если вы обнаружите одиннадцать или двенадцать советов в главе, знайте: это оттого, что все они заслуживают на внимание. Разве Моисей не нарушил бы ровный счет, если бы счел нужным дать людям еще один совет? Итак, последняя часть книги содержит знаменитые "Великолепные десятки". Здесь вы найдете советы, комментарии, предложения и предупреждения о том, о чем нужно всегда помнить и чего следует избегать. Так традиционно завершаются книги серии ..."для чайников". Понемногу, но о главном! В конце концов, если бы я здесь поместил все, что знаю по тому или иному вопросу, эта книга была бы такой же толстой, как прочие очень серьезные книги о Word.

Глава 33

Десять заповедей Word В этой главе». > Не вводите лишние пробелы! > Не нажимайте <Enter> в конце каждой строки! ^ Не пренебрегайте клавиатурой! > Не перезагружайте и не выключайте компьютер, не выйдя из Word и Windows! > Не нумеруйте страницы вручную! >•

Не используйте клавишу <Enter> для начала новой страницы!

> Не сохранив, не выходите! > Не спешите щелкать на кнопке ОК! > Не забудьте включить принтер! > Не ленитесь создавать резервные копии документов!

У ели вы внимательно прочли предыдущие части этой книги, то уже можете сами на*^ писать главу с таким названием. Ведь я столько раз повторял одни и те же полезные советы! Надеюсь, вы запомнили хотя бы некоторые из них. Если разобраться, можно было бы написать "Пятнадцать (двадцать и т.п.) заповедей Word", просто десять лучше звучит и не так пугает изрядно утомленного читателя. В этой главе приведены десять (не пятнадцать!) заповедей, данных пользователю Word свыше. (Хорошо звучит?) По существу, это просто набор советов, которые вы могли встретить где-то в другом месте книги, особенно в части I (ее вы, наверное, уже порядком подзабыли, поэтому читайте внимательно).

Не ввоушпе мишше Вообще-то говоря, в документе Word не должно быть двух пробелов, набранных подряд. Хотя я заметил, что многие пользователи машинально ставят пробел после нажатия клавиши <Enter>. Это совершенно излишне, поэтому избавляйтесь от вредной привычки. В любом месте документа, где требуется больше двух пробелов подряд, пользуйтесь клавишу <ТаЬ>. Пробел (один!) можно ставить только между словами и предложениями. Если вам нужно выровнять список, применяйте клавишу <ТаЬ>. Если вы хотите выстроить информацию в ряды и колонки, пользуйтесь командами, собранными в меню Таблица (обратитесь к главе 20. посвященной созданию таблиц). Отдельный совет учителям информатики: не требуйте, чтобы ваши ученики следовали засевшей в вас за долгие годы привычке ставить в конце каждого предложения по два пробела. Работая с текстовым процессором, это делать совсем не обязательно. Я уверен, что ни один из ваших учеников уже не сможет занять должность машинистки.

Глава 33. Десять заповедей Word

309

Me н,ажимай1пе <£м6ег> в конце c/ft/го/си/ Word автоматически переносит текст на след>'ющую строку, как только вы достигаете правого поля страницы. Поэтому нет никакой необходимости нажимать клавишу <Enter>, если только вы не хотите начать новый абзац. (Конечно, если ваш абзац состоит всего лишь из одной строки, тогда все в порядке, спокойно нажимайте <Enter>.) Если вам не нужен новый абзац, а нужна новая строка, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter>, чтобы ввести "мягкий" разрыв.

Не н/генефегай/не Word — это Windows, a Windows — это мышь. С помощью мыши можно выполнить массу задач, но кое-что получается быстрее при использовании клавиатуры. Например, с документа на документ я обычно переключаюсь с помощью комбинации клавиш . Кроме того, нажатие (сохранение документа) или (печать) действует быстрее, чем выполнение соответствующих операций с помощью мыши. Совсем не обязательно знать наизусть все команды клавиатуры, но некоторые из тех, о которых вы прочли в этой книге, значительно облегчат вашу жизнь.

Не neftesaifufjicautne и не выклюъай&е комнью/нф, не £мйфл из Word и Windows! Всегда корректно выходите из Word, а особенно из Windows. Выключать или перезагружать компьютер можно лишь тогда, когда на экране появляется сообщение: "Теперь питание компьютера можно отключить", и ни в коем случае нельзя во время работы в Word или Windows. Честное слово, приятель, зачем вам лишние неприятности?

Не tUfMeftifutfie

аЩгашщм

g/u/чш/ю/

В Word имеется специальная команда автоматической нумерации страниц. О ней вы можете прочитать в главе 14, "Форматирование страниц".

Не использцй&е клавишу начала новой с/Я/мшщм/ Конечно, этот номер никогда не подводит: нажимаете клавишу <Enter> раз двадцать и оказываетесь на новой странице. Но это неправильный путь, господа! Вы рискуете испортить свою новую страницу при последующем редактировании. Кроме того, нажатие

370

Часть VI. Великолепные десятки

позволяет достичь желаемого результата куда быстрее. Эта комбинация вставляет в ваш документ принудительный разрыв страниц. Если вас интересуют подробности, вернитесь к главе 14, "Форматирование страниц".

сох/гани#, не выхоуи&е/ Прежде чем выйти из Word, всегда сохраняйте свой документ на диске. Комбинацию клавиш <Shift+F12> стоит запомнить. А комбинацию и запоминать нечего — она сама врезается в память, столько в ней смысла. Если бы в нашей жизни — нет, об этом лучше не надо; если бы в других комбинациях клавиш было столько смысла!

Не спеиш&е щемссинь на кнопке Word обожает задавать вопросы, на которые можно ответить только Да/Нет/ОК. Если вы, не думая, щелкаете на кнопке ОК (или машинально нажимаете клавишу <Enter>), то рискуете удалить текст, файлы или выполнить ненужную операцию замены, не ведая, что творите. Каждый раз, прежде чем щелкнуть на ОК. внимательно прочтите сообщение на экране! В некоторых диалоговых окнах вместо кнопки ОК находится кнопка Закрыть. Эта кнопка используется в том случае, когда вы выбрали какие-то опции и решили закончить работу с данным диалоговым окном, не воспользовавшись новыми установками. Например, можно открыть диалоговое окно Печать, выбрать другой принтер и щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы выйти из диалогового окна, ничего не распечатывая. Главное, не забывайте об очень полезной комбинации !

Не Зачастую при распечатке документа вы сами создаете проблемы. Одна из них заключается в том, что вы даете команду печати Word, даже не включив принтер. Удостоверьтесь в том, что ваш принтер включен, заправлен бумагой и горит (в смысле, горит желанием поработать!) до того, как прикажете Word приступать к печати. Ни в коем случае не давайте команду Печать повторно, если документ не был распечатан немедленно! Word не поймет вашего нетерпения и создаст столько копий, сколько раз вы щелкнете на кнопке Печать (или нажмете , или выберете в меню команду Файл^Печать). Так что спрячьте руки за спину и подождите немного. Все будет распечатано в лучшем виде!

Не иеншнесь созуавсыпь (гез^ивные копии Жизненно важно иметь резервные копии самых главных документов — просто так, на всякий случай. (Резервная копия представляет собой файл, скопированный на дискету или на

Глава 33. Десять заповедей Word

311

специальное устройство.) Есть мрачная шутка, гласящая, что жесткий диск — это мина замедленного действия. Чтобы помнить об этом, напишите данное выражение огромными буквами в виде плаката и действуйте соответствующим образом. Резервные копии должны постоянно обновляться, причем (еще одна мрачная шутка) если данные сохранены на одной дискете, то их нельзя считать сохраненными. В общем, вы должны проникнуться мыслью, что при работе в текстовом процессоре успех наполовину зависит от своевременного сохранения документа.

312

Часть VI. Великолепные десятки

Глава 34

Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает В этой главе... >

Диалоговое окно Параметры

> Неразрывные пробелы и переносы >

Схема документа

> Команда Расстановка переносов > Word и математика > Ни слова о макросах! > Вставка перекрестных ссылок > Когда Word ошибается > Загадочные смарт-теги > Цифровая подпись сам по себе может потрясти кого угодно, но все же одни функции в нем потрясают сильнее, нежели другие. Здесь я собрал десять довольно интересных возможностей. расположив их в произвольном порядке.

диалоговым, окном Выбрав команду Сервис11^ Параметры, вы попадете в диалоговое окно Параметры, А вместе с ним получаете 1 1 вкладок (пересчитайте, все ли точно), каждая из которых представляет одну из возможностей Word. Поведение Word определяется установками, заданными в этих вкладках. Диалоговое окно Параметры лишено какой бы то ни было таинственности. К тому же вы с ним уже встречались, когда в разных диалоговых окнах Word выбирали кнопку Параметры. Ничего особенного или, вернее сказать, ничего потрясающего.

На клавиатуре есть две странные клавиши: пробел и знак переноса на другую строку (он же — знак дефиса). Обе они призваны разделять строку текста: символ пробела отделяет в строке слова друг от друга, а знак переноса определяет конец строки, разбивая слово на части. Бывают случаи, когда разрыв словосочетания и перенос его части на другую строку не желателен. Предположим, вы работаете в издательской фирме "Кохман, Дохман и Умрихин", и господин Умрихин терпеть не может, когда его фамилия "переезжает" на другую строку. Вам сле-

Глава 34. Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает

313

дует установить между именами неразрывный пробел, чтобы компаньоны при любых жизненных обстоятельствах оставались вместе. Чтобы символ пробела не разрывал строку, вместо клавиши пробела нажмите комбинацию клавиш . Таким образом вы введете в текст неразрывный пробел. Клавиша знака переноса (она же и дефис) служит для разрыва длинного слова и переноса его части с одной строки на другую. Но иногда вам хочется, чтобы слово не разрывалось переносом. Например, вам не нравится, когда часть номера телефона оказывается на другой строке. Вставив жесткий знак переноса, вы избежите нежелательного разрыва. Чтобы при переходе к новой строке знак переноса не разделял слово, нажмите .

tfiaicoe схема q Функция Схема документа предназначена, я полагаю, для того, чтобы помочь вам увидеть свой документ в виде плана. При этом желательно, чтобы вы пользовались встроенными стилями Заголовок. Выберите в меню команду Вид^Схема документа, и на экране откроется ''область" с вашим документом, представленным в весьма своеобразном виде — как мини-план. Лично мне эта функция очень нравится; я ею пользуюсь для того, чтобы взглянуть на документ "с птичьего полета". Чтобы убрать указанную область с экрана, выберите повторно в меню команду Вид^Схема документа.

Страшная и ужасная команда <Ш+АК+знак переноса> Работая долгие годы с Word, я обнаружил, пожалуй, самую вредную в истории текстовых процессоров команду. Она занимается удалением пунктов меню, и вы можете столкнуться с ней совершенно неожиданно (от души надеюсь, что этого не произойдет). Когда вы нажимаете <С1г1+А11+-{знак переноса)>, указатель мыши превращается в толстую горизонтальную линию. Это и есть курсор, удаляющий меню. Стоит только выбрать с его помощью какой-нибудь пункт меню- и все, нет пункта! Удален, уничтожен, отправился к праотцам, канул в небытие. Безвозвратно, В Word не предусмотрена возможность восстановления удаленного пункта меню. Проникновенное исполнение романса "Вернись, я все прощу" тоже не помогает. Ужасно! Кошмар! Тут, я полагаю, и сам Герберт Уэллс испугался бы не на шутку! {Чтобы вернуть пункт меню, воспользуйтесь командой Вид&Панели инструментов<=>Настройка, В диалоговом окне Настроит щелкните на ярлыке вкладки Команды, в списке Категории выберите нужный пункт меню и перетащите его на панель инструментов. Если восстановить надо подпункт, найдите его название или кнопку в окне Команды, щелкните на нем кнопкой мыши и перетащите к пункту меню (в панели меню). Меню раскроется, и вы сможете ввести нужную вам команду туда, откуда перед этим удалили ее "навсегда". - Прим.ред.} Если вы случайно нажали , скорее нажимайте <Esc>, чтобы отменить режим удаления пунктов меню. Интересно, кто это в Microsoft умудрился изобрести такую кошмарную возможность и для чего?

Лфенос Перенос слов на новую строку— это автоматический разрыв длинных слов в конце строки, который применяется для улучшения внешнего вида текста на странице. Многие предпочитают им

314

Часть VI. Великолепные десятки

не пользоваться, поскольку наличие переносов в тексте замедляет скорость чтения. Если вы всетаки хотите использовать в своем документе переносы, выберите команду Сервис<=>Язык^ Расстановка переносов. Откроется диалоговое окно Расстановка переносов. Как, вы не знаете, что делать дальше? Кричите и нажимайте клавишу !

Майг&иа&шса Интересно, дойдет ли когда-нибудь до создателей Word, что математика и словесность — это очень разные вещи? Даже при поступлении в самые высшие учебные заведения эти два предмета надо сдавать по отдельности. Да вы наверняка еще в школе заметили, что ваше блестящее сочинение по русской литературе совершенно не впечатляет учителя математики. Отсюда вопрос: зачем нужны математические функции в текстовом процессоре? Я, например, не имею ни малейшего представления. Но даже если вы знаете, кому это нужно, все равно куда проще сделать необходимые расчеты на настольном калькуляторе и ввести их в текст вручную. Чтобы применить вычислительные способности Word, необходимо сначала организовать данные в виде таблицы. Затем нужно выделить строку или колонку, которые следовало бы обработать. Выберите команду Таблица^ Формул a. Word предложит вам диалоговое окно Формула, а уж дальше действуйте по обстоятельствам. Поразмыслив немного, я пришел к выводу, что, имей я Word в седьмом классе, двоек по алгебре у меня было бы куда меньше. Ну да ладно; в любом случае Word поместит ответ туда, где будет установлен курсор.

сы Макрос— это небольшая программка, которую кто-то написал, чтобы заставить Word сделать некоторую операцию. Для создания макросов существует специальный язык программирования, и вообще, написание макросов — работа или для очень умных, или для... ну, неважно. Другими словами, если вас интересуют макросы, читайте другие книги.

ссымси Команды Вставка^Ссылка^Перекрестная ссылка позволяют вставлять в документ шикарные заявления вроде "Обращайтесь к главе 99, раздел 5". Если вы работаете с этими командами, значит, вы либо принимаете стимулятор умственных способностей "Сообразин", либо вообще очень умны от природы и поэтому находитесь под наблюдением врачей в специальном заведении. Есть и третий вариант: в тексте, который должен быть снабжен перекрестными ссылками, вы использовали стиль Заголовок. В этом случае вы без труда сможете воспользоваться командой Вставка^СсылкаоПерекрестная ссылка и украсить свой документ гордыми словами "Обращайтесь к главе 99, раздел 5", причем, если вы внесете изменения в нумерацию разделов документа, то номера разделов будут изменены и в ваших ссылках.

НайМи и у&Я/иши&ь в Word Word — одно из приложений, составляющих Microsoft Office, применение которых, по расчету фирмы Microsoft, должно окончательно вытеснить фирмы-конкуренты с рынка программного обеспечения. Учитывая вашу приверженность продукции фирмы Microsoft, вас решили порадовать включением в Office (и в Word) функции, которая позволяет программе

Глава 34. Десять удивительных возможностей, о которых мало кто знает

315

самостоятельно устранять возможные неполадки. Поэтому однажды вы можете увидеть функцию Найти и восстановить в работе. 1 Функция Найти и восстановить вызывается командой Справка ^ Найти и восстановить. Эта команда предназначена для устранения мелких нарушений и дефектов, возникающих в Word по разным причинам. Поэтому я считаю, что раз уж Word начинает себя вести так, что вам хочется написать письмо в Microsoft, значит, пора воспользоваться указанной командой.

2)л& чем нужны значки} Word старается контролировать все случаи появления в вашем документе новых имен. Когда в тексте встречается новое имя, Word подчеркивает его красной точечной линией. Для программы это служит сигналом, что, возможно, для данного имени имеется дополнительная информация. А подчеркивание красными точками означает, что к слову "прикреплен" смарт-тег. Если поместить указатель мыши на смарт-тег (подчеркнутое красными точками слово), рядом с ним всплывет пиктограмма Действия для смарт-тегов (показана на полях). Щелкните на этой пиктограмме, и перед вами раскроется меню, с которым можно работать только при условии, что на компьютере установлено приложение Microsoft Outlook (заметьте, не Outlook Express) и все необходимые параметры для работы с базой данных ваших контактов. Чтобы выключить функцию сопровождения текста смарт-тегами, выберите в меню команду Сервис^ Параметры автоэамены и вызовите вкладку Смарт-теги, щелкнув на ярлыке соответствующей вкладки. Снимите флажок Добавить смарт-теги к тексту. Щелкните на кнопке ОК.

за шМцка — "^иф^ювал подпись "? В Word 2002 появилась новая функция — цифровое подписывание документа. Такая возможность получила широкое распространение в первую очередь там, где необходимо обезопасить какие-либо компьютерные документы от вторжения лиц, которые их "не подписывали". В Word данный метод защиты применяется в основном при создании макросов (которые, как отмечалось ранее, в этой книге не описаны). Если макросы подписаны с помощью электронной подписи, все другие пользователи знают, что они являются вашей собственностью, и без вашего разрешения не могут быть ни удалены, ни модифицированы. Секреты хранить умеем!

316

Часть VI. Великолепные десятки

Глава 35

Десять потрясающих трюков В этой главе,.. > Эти необыкновенные символы > Дробные числа > Как вводить текст выше и ниже строки > Как создать вычурные символы для иностранного языка > Жонглирование абзацами >

Автореферат

> Выделить все > Как вставить время и дату >

Сортировка

>

Автоматическое сохранение

т^ аждый сам для себя определяет, что такое "потрясающий трюк". Например, тем * ^ пользователям, которым до нынешнего дня приходилось нумеровать страницы вручную, команда Номера страниц в Word покажется вершиной взлета человеческого гения. Лично я считаю великолепным изобретением функцию Автозамена. Очевидно, найдутся ценители и функции синхронной проверки правописания. Даже повторяя раз за разом в микрофон фразу "В фирму пришел дилер" и получая от программы распознавания речи текст "Фиму пришил киллер", все равно нельзя не признать возможность распознавания речи "потрясающим трюком". В этой главе рассказывается о некоторых очень стильных функциях Word. Большей частью эта информация настолько специфична, что я просто не знал, в какую главу ее пристроить. Одни приемы просты и прямолинейны, другие требуют определенного умственного напряжения.

Э/ни необыкновенные символы Чтобы украсить свой документ нестандартными и даже забавными символами, воспользуйтесь командой меню ВставкаОСимвол. Многие шрифты Windows содержат нестандартные символы. Так. шрифт Symbol битком набит всякими забавными закорючками. Шрифт Wingdings просто поражает воображение обилием вычурных штуковин; даже такой "нормальный" шрифт, как Times New Roman, может похвастаться несколькими необычными символами. При желании вовсе не сложно вставить любой из этих символов в свой документ. Для этого выполните следующие операции. 1. Выберите команду Вставка^Символ. Появится впечатляющее диалоговое окно Символ, показанное на рис. 35.1.

Глава 35. Десять потрясающих трюков

317

Рис. 35.1. Диалоговое окно Символ Выберите шрифт. Некоторые шрифты, такие как Symbol. Webdings и Wingdings, включают в себя удивительные по начертанию символы. Выберите в раскрывающемся списке Шрифт каждый из этих шрифтов, чтобы убедиться, какой экзотикой они заполнены. Чтобы познакомиться с необыкновенными символами, выберите в раскрывающемся списке Шрифт самую верхнюю опцию (обычный текст). Если символы, собранные в некоторых шрифтах, могут применять только пользователи определенного типа компьютеров, то символы из набора (обычный текст) доступны в любом приложении Windows. Вы можете определить, какой набор символов из всего перечня "обычных" символов будете применять, воспользовавшись раскрывающимся списком Набор. На рис. 35.1 показан набор символов Математические операторы. Прокрутив этот список, вы сможете увидеть весь набор математических символов, в том числе и представленные на рисунке дроби. Выберите символ, который вы решили вставить в текст. Для этого достаточно щелкнуть на нем кнопкой мыши. Щелкните на кнопке Вставить. Указанный символ будет вставлен в ваш документ. Когда работа будет закончена, щелкните на кнопке Отмена. Есть несколько символов, на использование которых стоит обратить особое внимание: при записи операции умножения символ X более подходит, нежели буква X, а для деления символ -*• выглядит приятней косой черты (/). Обычно я пользуюсь этой командой для вставки стрелок, указывающих влево, вправо, вверх и вниз, при работе над книгой о...текстовом процессоре! •/

:• -S

1S

318

Некоторые символы можно вставлять посредством нажатия определенной комбинации клавиш. Комбинация, соответствующая выделенному символу, видна в нижней части диалогового окна. Например, для ввода символа градуса (°) применяется комбинация <С1г1+@,Пробел>. Это значит, что нужно нажать (на самого деле можно нажать ), а затем нажать клавишу <Пробел>. Проделав все это, вы получите в документе Ьимвол градуса. Редко встречающиеся символы иностранных языков можно вводить не только в диалоговом окне Символ, но и с помощью специальных комбинаций клавиш. Читайте об этом ниже, в разделе "Как ввести символы вроде" этой главы. Отдельные символы, такие как ©, © итч, можно ввести, пользуясь командой Автотекст. Об этой команде можно прочитать в главе 7, "Работа над ошибками".

Часть VI. Великолепные десятки

Ввести символы в документ можно и по-другому: сначала набрать код символа, а затем нажать комбинацию клавиш . Например, кодом символа 2 (греческая буква "сигма"—- знак суммы) является 2211. Наберите это число в документе и нажмите . Число 221 1 волшебным образом превратится в символ 5). Обратите также внимание на перечень Ранее использовавшиеся символы, расположенный в нижней половине диалогового окна. Очень удобная функция.

g&oqu/fo

qfuxfobte числа

В диалоговом окне Символ представлены наиболее часто используемые дроби, которые можно вставить в документ (читайте об этом в предыдущем разделе). Кроме того, если у вас подключена функция Автозамена, Word автоматически преобразует указанные дробные числа. В противном случае вам придется самостоятельно придавать дробным числам соответствующий вид с помощью команд Надстрочный знак и Подстрочный знак. Вот как это делается. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Нажмите комбинацию клавиш . Эта комбинация клавиш для преобразования текста в надстрочный знак. Наберите числитель — верхнюю часть дроби. Например, 4 в 4/5. Снова нажмите , чтобы отменить надстрочный знак. Наберите косую черту. Наберите , чтобы перейти к вводу подстрочного знака. Наберите знаменатель — нижнюю часть дроби. Еще раз нажмите , чтобы отменить подстрочный знак.

Вот вам и готовая дробь.

fauc qodagutfib /сношси На^аЩшчмый знак и JloqctfifiOHHbiu знак, в панель Если вам приходится часто вводить дробные числа (или если вам очень понравились надстрочный и подстрочный знаки), имеет смысл добавить в панель инструментов форматирования соответствующие кнопки. Щелкните на направленной вниз стрелки на правом конце панели инструментов. Выберите команду Добавить и удалить кнопки^Форматирование, и на экране появится огромное меню. Почти в самом низу притаились команды Надстрочный знак и Подстрочный знак. Выберите обе, слева в окошках установятся флажки. Нажмите клавишу <Esc>. В панели инструментов форматирования появятся кнопки Надстрочный знак (х ) и Подстрочный знак(х 2 ).

••

^"

ка/с ввес&и символы /flu/га U, Q или N

Пользуясь специальными приемами Word, в документ можно вводить диакритики — символы, украшенные диакритическими знаками. К диакритическим знакам относятся раз-

Глава 35. Десять потрясающих трюков

319

личного рода запятые, апострофы, знаки ударения и безударности, которые применяются фактически во всех языках мира. Чаше эти знаки относятся к гласным буквам, но применяются и с другими символами. Например, вы решили начать свой новый роман, как Лев Толстой, на изысканном французском языке: "£а depend..." Это легко сделать, пользуясь инструментом, предоставленным Word. Большинство диакритических знаков создаются с помощью нажатия перед основным символом префиксной комбинации клавиш. Сначала вы нажимаете префиксные клавиши, а затем вводите символ, который должен быть преобразован в диакритику. Нам повезло, что префиксные клавиши соответствуют по смыслу добавляемому знаку, поэтому их не так трудно запомнить. Они представлены в табл. 35.1. Таблица 35.1 . Ввод дурацких иностранных символов

Колонка

1

_

Колонка йё f 6 u _ а ё i о Ci с a аёТби аёТбй аб п

_

2

0

_

_

Чтобы поставить знак ударения, сразу после префиксной комбинации клавиш наберите гласную букву (или букву N или С). Например, чтобы в документ ввести ё, нажмите . а затем — букву е. Если вы введете прописную Е, то будет напечатан символ Е, а если строчную е, то будет напечатан символ ё. Знак апострофа (') добавляется в основном к гласным буквам. Если вы нажмете комбинацию , а следом введете букву D, то получите символ D (или Э, если ввели букву D в нижнем регистре). Не следует путать два таких разных знака, как апостроф и обратный апостроф, или знак побочного ударения. Апостроф ('} находится рядом с клавишей <Enter>, а обратный апостроф (') спрятался под клавишей <Esc>. Вместе с комбинациями клавиш , , и нужно нажимать клавишу <Shift>, потому что она необходима для ввода символов @, :, л или ~. Следовательно, комбинация клавиш на самом деле должна быть такой комбинацией . Помните об этом. Если какой-то из описанных в этом разделе фокусов у вас не получается, значит, он просто не работает. Например, вы попробовали нажать , а затем ввели букву D, желая, чтобы над ней появился обратный апостроф, но ничего у вас не получилось. Смиритесь, значит, эта функция не задействована! Попробуйте в диалоговом окне Символ поискать такой тип символа (о нем рассказывалось выше в этой главе).

Жонзмфобание Злокшш Вы все-таки хотите фокус? Выделите абзац текста (или любой фрагмент). А теперь нажмите комбинацию клавиш . Выделенный текст переберется на один абзац вверх! При каждом нажатии этой комбинации выделенный блок будет переезжать вверх на один абзац. Комбинация клавиш перемещает выделенный блок на один абзац вниз. Ну, как, впечатляет?

320

Часть VI. Великолепные десятки

Запомните этот трюк. Когда вы отправите мышь в ремонт, у вас будет чем скрасить долгие часы ожидания ее возврата.

Первый вопрос, возникающий при работе с этой функцией, звучит так: "Как им это удалось?" Ваш документ просматривается, и из него выделяются ключевые места, которые отмечаются на экране. Понятия не имею, как это работает, но работает здорово, как для текстового процессора, конечно. Чтобы составить автореферат, выберите в меню команду Сервис^Автореферат. Через несколько минут (если компьютер не включен, то придется ждать дольше) появится диалоговое окно Автореферат. Щелкните на кнопке ОК. (Вы, конечно, можете поэкспериментировать с его параметрами, но простой щелчок на ОК делает все именно так, как надо.) Шлеп! И на экране появляется ваш документ с отмеченными желтым цветом ключевыми фразами. Здесь же вы увидите и плавающую панель инструментов Автореферат, с которой мне еще предстоит разобраться. Чтобы вернуться в режим обычного редактирования, щелкните на кнопке Закрыть в панели инструментов Автореферат. Документ примет обычный вид. Мне кажется, именно такие функции, как Автореферат, прокладывают нам дорогу в страну знаний. (Функция Автореферат работает только с английским текстом- — Прим. ред.)

Вмуелшпь все Бывает, что вам нужно выделить в блок весь текст документа — сверху донизу, от начала и до конца, в общем, весь документ целиком. Сделать это довольно просто: трижды щелкните мышью палевом поле вашего документа. Щелк-шелк-шелк. Готово! Тот же результат можно получить, если нажать клавишу , а потом, не отпуская ее, нажать клавишу <5>, расположенную на вспомогательной цифровой клавиатуре. Хлоп-хлоп! Порядок, Мало того, вы можете еше пять раз нажать клавишу . Раз, два, три, четыре, пять. Опять получилось! А еще есть команда Правка^Выделить все, которая выполняет ту же функцию. Да что там! Нажмите , и все дела.

В Word датами заведует команда под названием Дата и время, которая находится в меню Вставка. Выбрав эту команду, вы получите в свое распоряжение диалоговое окно с целой кучей форматов дат и времени, один из которых— как раз то, что вам нужно. Чтобы ввести время и дату (или только что-то одно), выберите нужный формат и щелкните на кнопке ОК. Поле даты можно вставить в выбранное место документа также с помощью комбинации клавиш . После нажатия такой комбинации на экране появится ужасного вида поле. Не забудьте щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в раскрывшемся меню выбрать команду Коды/Значения полей. Безобразное поле превратится в красивую текущую дату.

Глава 35. Десять потрясающих трюков

321

Сортировка — один из лучших трюков Word. Научившись им пользоваться, вы сразу начнете думать, где бы его применить. Я вам подскажу: команду Сортировка можно использовать, в частности, для того чтобы расположить текст в алфавитном или числовом порядке. Причем вы можете сортировать абзацы, строки и столбцы таблиц, а также колонки, созданные с применением табуляции. Всегда сохраняйте документ, прежде чем начинать сортировку! Проводить сортировку несложно: сначала то, что нужно отсортировать, следует разместить в нескольких строках текста, вот так: Кино Вино Домино Лодка Водка Молодка Word проводит сортировку по первому элементу строки. Поэтому выделите в блок все строки и выберите команду Таблица^Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка текста. (Кстати, запомните, что эта команда находится в меню Таблица, хотя текст не обязательно должен быть представлен в виде таблицы. Заодно обратите внимание на тот факт, что если в документе нет выделенного в блок текста, программа автоматически выделит весь документ.) Можете поэкспериментировать с опциями этого окна. При открытии оно настроено на сортировку в алфавитном порядке. Если вас это устраивает, щелкните на кнопке ОК.

Если функция Автосохранение активна, документ периодически сохраняется на диске без вашего вмешательства. Но это совсем не то, что нажатие комбинации клавиш . Word втайне от вас создает резервную копию документа, причем через каждые несколько минут. В случае сбоя вы можете восстановить свою работу, воспользовавшись резервной копией — даже если вы ни разу не сохранили файл на диске. Чтобы включить Автосохранение, выберите Сервис^Параметры. Щелкните на ярлыке вкладки Сохранение, чтобы она оказалась на переднем плане. Установите флажок Автосохранение каждые (если она еще не помечена). Затем в окне Минут установите интервал автоматического сохранения (в минутах) для вашего документа. Например, при установке 10 Word автоматически сохраняет все открытые документы каждые десять минут. Если напряжение электрической сети в вашем доме или офисе подвержено перепадам, установите интервал автоматического сохранения на 5,3, 2 или даже 1 минуту. Чтобы вернуться в документ, нажмите <Enter>, Даже при включенной функции Автосохранение в случае внезапного отключения компьютера вам вряд ли удастся вернуть документ целиком, но большую его часть вы все-таки спасете.

322

Часть VI. Великолепные десятки

Глава 36

Десять советов, которые стоит запомнить В этой главе... >

Пусть работает Word

>

Запаситесь расходными материалами

> Держите справочники под рукой > Поддерживайте порядок среди файлов > Не забывайте о команде ! > Почаще сохраняйте документ! > Работайте в нескольких окнах >

Часто повторяющийся текст вводите с помощью функции Автотекст

> Используйте информативные и легко запоминающиеся имена файлов > Не относитесь ко всему слишком серьезно

О +у та глава содержит несколько добрых советов на прощание. Вы — пользователь Word, V^ а значит, нуждаетесь в поддержке и одобрении. Word бывает упрямым, но все же не стоит воспринимать его как воплощение зла. В конце концов, это же просто работа. Надеюсь, книга Word 2002 для Windows для "чайников" не только научила вас работать в Word, но и немного развлекла. Ну а теперь, в качестве прощального жеста позвольте кое-что напомнить...

Wont Word столько всего умеет! И тем не менее все еше находятся упрямые пользователи, которые норовят все сделать своими руками — просто потому, что так привычнее. Это неправильно! С помощью различных команд можно заставить Word выполнить практически любое задание, но вы никогда не научитесь пользоваться этими командами, если будете работать по старинке!

ЗшгаеиМесь Ji/аииой уия п/гишнфа, и Если вы покупаете бумагу для принтера, возьмите десять пачек. Если покупаете картридж с тонером или ленту для принтера, берите сразу несколько штук. Кроме того, следите, чтобы на столе всегда были ручки, бумага для записей, ластики, скрепки и прочие канцелярские принадлежности. При работе на компьютере обязательно нужно делать резервные копии файлов, поэтому, каким бы большим ни был ваш жесткий диск, нужно иметь запас дискет, а еше лучше — супердисков (LS-120) или Zip- дисков! Съемные диски нужны для резервного копирования ваших до-

Глава 36. Десять советов, которые стоит запомнить

323

кументов, для обмена файлами с другими пользователями Word, а также для того, чтобы носить компьютерные игры из дома на работу и наоборот. Хранить резервные копии нужно в надежном месте. (Я храню свой Zip-диск с резервной копией в несгораемом сейфе.) Для копирования документов на съемные диски используйте Windows; о том, как копировать на диск, можно прочитать в книге ПК для чайников или в любом другом издании по Windows.

q /и//сой С помощью Word мы все время что-то пишем. А значит, должны знать правила грамматики и орфографии и следовать им. Несмотря на постоянно повышающийся уровень грамотности Word, я советую держать под рукой словари — орфографические и толковые. Неплохо приобрести и справочник по грамматике. Лучше всего отправиться в книжный магазин и закупить сразу все нужные книги. Не пожалеете.

шне tooftsufotc cfrequ файлов Файлы с документами храните в папках на жестком диске. Документы, объединенные одной темой, помещайте в одну папку.

Не за#ы£ашне о команде / — это комбинация отмены. Если, работая в Word, вы случайно что-то удалили, нажмите эти две клавиши, и пропажа вернется к вам в целости и сохранности. Данная команда работает с буквами, предложениями, абзацами, страницами и очень большими кусками гениальных романов. Даже если вы случайно ткнули пальцами в какие-то клавиши и с экраном произошло абсолютно непонятно что, вашим первым действием (после крика) должно стать нажатие комбинации .

Лоъшце сах/юн&й/не Передав компьютеру плоды своих долгих раздумий (написав пару-другую предложений), сохраните документ на диске. Еще пара предложений — и повторите операцию. Проделывайте эту процедуру почаще. Даже если у вас установлен режим автоматического сохранения (Автосохранение, о котором я уже рассказывал в главе 35, "Десять потрясающих трюков"), все равно сохраняйте документ вручную с помощью комбинации .

многооконной /ии?о*ны Каждый документ, с которым вы работаете в Word, появляется на экране в собственном окне. Одновременно можно держать открытыми десятки окон. Обычно, работая над книгой, я постоянно держу в одном окне план, во втором — открываю главу, над которой работаю, иногда открываю еще несколько окон — с другими главами, приложениями, указателями. Чтобы переключаться между окнами, я пользуюсь кнопками на панели задач или комбинацией клавиш .

324

Часть VI. Великолепные десятки

Час&о поверяющийся tn&can ffloqutfie с немощью фцшщии Чтобы быстро вставить в документ часто встречающийся текст (например, свое имя и адрес), создайте для него элемент в словаре автоматической вставки текста Автотекст. Наберите этот текст и определите его в меню Правка как элемент словаря. Когда вам понадобится ввести его в следующий раз, воспользуйтесь соответствующим сокращением. Чтобы побольше узнать о функции Автотекст, обратитесь к главе 7, "Работа над ошибками".

нформаМи£ные и лето запоминающиеся имена, файлов Название ПИСЬМО, безусловно, описывает содержимое файла, но что еще оно может вам сказать? Файл под названием ПИСЬМО ДОМОЙ дает больше информации, но все же недостаточно. Файл ПИСЬМО ДОМОЙ, 23 АПРЕЛЯ — уже лучше. Ну а для краткости я рекомендую такой вариант: 23_4 ПИСЬМО ДОМОЙ (полезно также хранить его в каталоге ПЕРЕПИСКА). В общем, идея понятна: имена файлов должны быть конструктивными и информативными.

о&носи&есь ко всели/ слишком серьезно С компьютером вам всегда должно быть легко и весело. Слишком многие пользователи, начиная работать на ПК, склонны впадать в панику при малейших трудностях. Не надо! И умоляю вас. пожалуйста, не пытайтесь заново устанавливать Word при возникновении каждой пустяковой неполадки. Любую проблему можно решить. Если вы не нашли подходящего совета в этой книге, обратитесь к своему гуру. Кто-нибудь обязательно вам поможет!

Глава 36. Десять советов, которые стоит запомнить

325

Предметный указатель Абзац. 61 Абзацный отступ, 145 Автозамена, 91; 93 Автоматически выделять слова, 76 Автоматически проверять орфографию,

Adobe InDesign, 224 Avery, 305

ей 55

Corel Mega Gallery, 235

D Dragon Naturally Speaking, 251

G GIF (Grafic Image Format), 237

J JPEG (Joint Photographic Experts Group), 237

м Microsoft Media Gallery, 235 Microsoft Publisher, 224 Microsoft Woks, 276

N NORMAL.DOT, 186; 187

Q Quark Xpress, 224

TIFF (Tagged Image File Format), 237 Times New Roman, 130

w WordArt, 245 WordPerfect, 108; 276

A4, 159

326

Автоматическое сохранение, 322 Автоматическое форматирование, 202 Автореферат, 321 Автосохранение, 104; 322 Автотекст, 92; 171 Автофигуры, 244 Автоформат, 201 Автоформат таблицы, 221 Адрес получателя письма, 291 Альбомная (ландшафтная) ориентация, 161

Белые буквы по черном фоне, 214 Блок, 75 Бобик, 32 Брошюра, 297 Буквица, 299 Буфер обмена, 81; 84

В Ввод текста, 38 Вернуть обычный режим, 280 Вертикальная линия, 217 Вертикальная полоса прокрутки, 54 Вертикальное выравнивание, 199 Верхний колонтитул, 169 Висячий отступ, 145 Вкладка Анимация, 137 Заливка, 213 Интервал, 137 Источник бумаги, 172 Наклейки, 303 Нумерованный, 228 Оглавление, 228

Предметный указатель

Вкладка Отступы и интервалы, 143; 145 Поля, 161 Правка, 76 Правописание, 88 Размер бумаги, 159 Сохранение, 104 Указатель, 229 Внешние границы, 212 Внутренний отступ, 225 Восстановление текста из любого файла. 276 Все словоформы, 69 Всегда создавать резервную копию, 106 Вспомогательная цифровая клавиатура, 33 Вставка блока текста, 82 Вставка документа, 243 Вставка рисунка, 234 Вставка содержимого одного документа в другой, 109 Встроенные стили заголовков, 185 Выделение помощью клавиши , 78 Выделение цветом, 266 Выделить абзац, 77 предложение, 77 слово, 77 строку, 77 Выравнивание по левому краю, 140 по правому краю, 140 по ширине, 141 по центру, 140 Выравнивание абзацев, 140 Выход из Word, 35

Грамматика, 95 Грамматические конструкции, 87 Грамматические ошибки, 44

Д Двойной абзацный отступ, 147 Делать первые буквы предложений прописными, 93

Предметный указатель

Десятичный табулятор, 154 Дефис, 314 Диакритические знаки,319 До конца документа, 160 Добавить или удалить кнопки, 283 Документ, 167

Ж Жесткий ввод, 41 Жесткий разделитель страницы, 166; 168

Заголовок 1, 177 Закладка, 56 Закрытие документа, 35; 49 Запивка, 213 Заменять при вводе, 93 Запуск Word, 26 Затенение, 212 Звуковое примечание, 265 Зеркальные поля, 163 Знак переноса, 314 Знаки абзацев, 140

И Изменение шаблона документа, 191 Изменить выделенный объект, 286 Имя файла, 46; 102 Инверсный текст, 214 Интервал, 143 Использование подстановочных знаков, 68 Использовать форматирование конечного фрагмента, 82 Исправление, 267 Исправления в исходном документе, 268 Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова, 93

К К текущему разделу, 160 Картридж с чернилами, 111 Кегль, 133 Клавиша , 33

327

, 33 <Enter>., 33 пробела, 33 табуляции (), 33 Клавиши управления курсором, 33; 51 Кладезь выразительных слов, 96 Книжная (портретная) ориентация, 161 Кнопка Вернуть, 64 Время, 172 Выделение цветом, 266 Дата, 172 Добавить таблицу, 220 закрытия, 124 Закрыть, 112 Заменить все, 73 Изменить текст, 246 Курсив, 131 Междустрочный интервал, 142 Микрофон, 253 Нарисовать таблицу, 217 Непечатаемые символы, 44 Нумерация, 228 Обтекание текстом, 239 Печать, 112 По левому краю, 140 По правому краю, 140 По ширине, 141 По центру, 140 Подчеркнутый, 131 Полужирный, 131 Понизить уровень, 259 Предварительный просмотр, 47 Пуск, 26 Рисование, 246 Сброс параметров рисунка, 239 Снять форматирование, 72 Создать, 38 Сохранить, 46; 101 Стили и форматирование, 177 Таблицы и границы, 216 Увеличить отступ, 146 Уменьшить отступ, 146 Формат по образцу, 200 Цвет шрифта, 197 Кнопки режимов, 30 Ко всему документу, 160 Коллекция рисунков, 235 Колонки, 223

328

Колонтитул, 115 Колонтитулы, 170 Колонтитулы для четных и нечетных страниц, 172 Команда Вернуть, 120 ВидС'Во весь экран, 280 1 Вид ^ Колонтитулы, 170 Вид^Линейка, 150 Вид^>Масштаб, 286 Вид^Область задач, 85 Вид^Обычный, 31 ВидФПанели инструментов, 281 В ид ^Панели инструментовОНастройка изображения, 237 Вид^ Панели 1 инструментов ^ Рецензирование, 264 Вид^Панели инструментов1^ Рисование, 246 Вид^Панели инструментов^Таблицы и границы, 219 Вид^Разметка документа, 234 Вид^Разметка страницы, 30; 42 Вид^Схема документа, 314 Вставка<=> Дата и время, 191; 291 Вставка1^ Закладка, 56 Вставка^Жомера страниц, 164 Вставка^Поле, 196 Вставка^Примечание, 264 Вставка^Разрыв, 166; 168 Вставка^Рисунок^Автофигуры, 244 ВставкаОРисунок^Из файла, 235 Вставка^ Рисунок'Ф Объект WordArt, 245 ВставкаОСимвол, 317 Вставка^Ссылка^Оглавление и указатели, 228 Вставка "=> Ссылка1^ Пере крестная ссылка, 315 Вставка^Ссылка^Сноска, 232 Вставка^Файл, 243 Заменить, 72 Окно^Разделить, 125 Окно^Снять разделение, 125 Окно 1 ^Упорядочить все, 123 Открыть, 107

Предметный указатель

Команда Отменить, 45; 63 Перевод, 98 Правка* Вернуть ввод, 64 Правка*Вставить, 82 Правка^Выделить все. 80; 140 Правка*Вырезать, S1 Правка* Найти, 55; 65 Правка*Отменить ввод, 63 Правка* Повторить, 120 Правка*Специальная вставка, 247 Программы*М!сгозой Word, 26 Пропустить все, 90 СервисОАвтозамена, 93 Сервис1^Автореферат, 321 Сервис*Параметры, 52; 76; 88; 104; 140; 149; 287 Сервис*Письма и рассылки^Конверты и наклейки, 293; 303 Сервис*Письма и рассылки* Мастер писем, 206 Сервис*Речь, 252 Сервис*Сравнить и объединить исправления, 268 Сервис*Шаблоны и надстройки, 193 Сервис*Язык*Расстановка переносов, 315 Справка* Найти и восстановить, 316 Справка*Показать Помощника, 32 Таблица1* Автоформат таблицы, 22] Таблица* Выделить, 218 Таблица*Преобразовать*Таблицу в текст, 220 Таблица*ПреобразоватьОТекст в таблицу, 219 Таблица* Сортировка, 322 Таблица*Формула, 315 Файл* Выход, 35 Файл^Закрытъ, 35; 106; 124 Файл^Закрыть все, 275 Фанл^Открыть, 107 Ф аи л "Ф Параметры страницы, 159; 161; 199; 298 Файл^Печать, 48 Файл <> Предварительный просмотр, 47; 112 Файл^Создать, 36 Файл^Сохранить, 46; 103 Файл^Сохранить все, 275

Предметный указатель

Файл О Сохранить как, 104; 190; 271 Фай.т=>Сохранить как веб-страницу, 103 Формат^ Абзац, 142 1 Формат *Автоформат, 202 Формат^Буквица, 299 1 Формат *Границы и заливка, 209; 298 ФорматОКолонки, 224; 298 Формат^Регистр, 138 Формаг*Список, 227 1 Формат *Стили и форматирование, 180 Формат^Стиль, 176 Формат^Табуляция, 155 Формат* Шрифт, 136; 182 Комбинации быстрых клавиш, 183 Комбинации клавиш, 34 Конверт, 295 Конверты, 291 Концевые сноски, 231 Копирование блока текста, 81 Корректорские правки, 268 Курсор, 31; 59

л Ластик, 219 Левые табуляторы, 152 Линейка, 30; 147; 280 Лоток для подачи конвертов, 293

м Макрос, 315 Маркер, 237; 266 Маркеры, 227 Мастера, 188; 205 Межстрочный интервал, 141 Мерлин, 32 Метка окончания текста, 31 Мои документы, 108; 272 Мягкий ввод, 41

н Найти и восстановить, 316 Наклейка письма, 303 Направление поиска, 69 Начало новой страницы, 165

329

Невозможность отмены, 64 Непечатаемые знаки, 266 Непечатаемые символы, 44 Неразрывный пробел, 314 Нестандартные и даже забавные символы, 317 Нижний колонтитул, 169 Новый документ, 38 Номер страницы, 55, 115 Нумерация страниц, 164

О Область задач, 30; 288 Область проверки, 265 Обрамление, 209 Обрезка рисунка, 238 Обтекание текстом, 239 Объект перехода, 55 Объекты прокрутки, 57 Обычные сноски, 231 Обычный режим меню, 279 Обычный стиль, 176 Оглавление, 228 Окно Speech Properties, 253 Абзац, 142 Автозамена, 203 Автоформат, 203 Автоформат таблицы, 221 Буквица, 299 Введите вопрос, 46 Вставка файла, 109 Границы и заливка, 209; 298 Дата и время, 191; 291 Добавление рисунка, 236 Закладка, 56 Изменение стиля, 1S3 Изменение текста Word Art, 245 Коллекция WordArt, 245 Колонки, 224 Конверты и наклейки, 293: 304 Масштаб, 286 Найти и заменить, 55; 65; 120 Настройка, 283 Настройка клавиатуры, 184 Настройка формата, 186 Настройка/Команды, 284 Номера страниц, 164

330

Оглавление и указатели, 228 Определение элемента указателя, 230 Организатор, 186 Открытие документа, 107; 117; 121 Параметры, 104; 287 Параметры страницы, 159; 161; 172; 199; 298 Печать, 48; 114 Поле, 196 Преобразование в текст, 220 Преобразование файла, 122; 277 Преобразовать в таблицу, 219 Присоединение шаблона, 193 Разрыв, 168 Расстановка переносов, 315 Регистр, 138 Символ, 317 Сноски, 232 Создание документа. 36 Создание папки, 271 Создание стиля, 180 Сортировка текста, 322 Сохранение документа, 46; 101; 271 Сохранить как, 190 Статистика, 99 Стиль, 176 Таблицы и границы, 217 Табуляция, 150; 155 Тезаурус, 97 Формат номера страницы, 165 Формула, 315 Шаблоны, 188 Шаблоны и надстройки, 193 Шрифт, 72; 136 Определение элемента указателя, 230 Организация документов. 271 Ориентация страницы. 161 Орфографические ошибки, 44 Орфография, 95 Основан на стиле, 181 Основной текст таблицы, 179 Отклонить все изменения в документе, 269 Отключить автоматическое создание нумерованных списков, 204 Открытие документа, 107 Отмена форматирования, 135 Отменить автоматическую нумерацию. 204

Предметный указатель

Отменить выделение, 80 Отслеживание исправлений, 267 Отступ, 41 Отступ абзаца, 146 Отступ первой строки абзаца, 145 Очистить формат, 177 Очистка буфера обмена, 86 Ошибка, 44

п Палитра цветов, 198; 213 Панель Быстрый запуск, 27 Восстановление документов, 105 Статистика, 99 Панель инструментов, 133 WordArt, 246 Автофигуры, 244 Колонтитулы, 170 Настройка изображения, 237 Рецензирование, 264 Речь, 253 Рисование, 247

Структура, 257 Папка Мои документы, 272 Параметры автозамены, 92; 204 Параметры вставки, 82 Параметры настройки Word, 287 Параметры страницы, 159 Первая страница документа, 173 Перекрестные ссылки, 315 Перемещение в начало или конец документа (строки), 53 на один экран, 53 Перемещение блока текста, 81 Перенос слов, 314 Перенос текста, 40 Переплет, 163 Переход между документами, 123 Переход на другую строку, 40 Персонифицированные меню, 279 Печатать всего документа, 48 Печать блока текста, 116 Печать документа, 113 Печать нескольких копий документа, 117 Печать нескольких файлов, 116

Предметный указатель

Печать страницы документа, 115 Печать фрагмента документа, 115 Письма и факсы, 188 План, 257 Повторное сохранение, 103 Повторный поиск, 67 Подача голосовых команд, 255 Подсчет слов, 99 Подтемы, 259 Подчеркивание, 131 Подчеркивание слов,, 44 Позицию табуляции, 151 Позиция табуляции, 149; 150 Поиск с учетом регистра, 68 слова целиком,68 специальные символы, 69 Поиск файлов, 273 Показать форматирование, 195 Поле, 196 Задать вопрос, 32 Полный режим меню. 279 Полоса прокрутки, 54 Поля, 161 Помощник, 30; 119 Похожие по звучанию, 68 Правила правописания, 95 Правила присвоения имен файлам, 103 Правописание, 88 Предварительный просмотр, 47; 112; 169 Предложение, 61 Преобразование файла, 122 Применить все изменения в документе, 269 Применить стиль или форматирование, 82 Примечания, 263 Принтер, 111 Принудительный разрыв страницы, 165 Приподнятый, 137 Присоединение шаблона к документу, 193 Промежуток, 225 Прописные буквы, 137 Пункт, 133; 144

331

Работа с группами файлов, 274 Разбивка документа на разделы, 167 Раздел, 168 Разделение экрана, 125 Размер бумаги, 159 Размер изображения, 238 Разметка страницы, 30; 112 Разобрать по копиям, 118 Разрешить быстрое сохранение. 106 Разрешить свободный ввод, 200 Разрыв, 168 Разрыв страницы, 43; 166 Разрыв строки, 41 Распознавание речи, 251 Расстояние между абзацами, 143 Рваный левый край, 141 Рваный правый край, 141 Регистровые клавиши, 33 Редактирование, 59; 65; 75; 87; 101; 111; 119; 129; 139; 149; 159; 167; 175; 187; 195; 209; 215; 223; 227; 233; 243; 251; 257; 263; 271; 279; 291; 297; 303; 309; 313;317;323 Редактирование документов, 75 Редактором электронных сообщений, 189 Режим вставки, 59 замены, 59 исправлений,269 рисования, 246 Обычный, 31; 234 Предварительный просмотр, 199 Разметка документа, 234 Разметка страницы, 30; 112; 168 Структура, 257

Сброс панели, 284 Сброс параметров рисунка, 239 Свободный ввод, 200 Связанная копия, 84 Символ, 129 Символ перехода к новой странице, 166 Синоним,96 Сканер, 235

332

Скорость прокручивания, 54 Скрепыш, 32 Скрытый текст, 133; 266 Скрыть помощника, 32 Словарь, 90 Словарь автотекста, 94 Слово с ошибкой, 90 Смарт-тег, 316 Сноска, 227 Снятие форматирования, 198 Снять форматирование, 72 Собрать и вставить, 84 Создание документа, 188 Сообщение электронной почты, 189 Сортировка, 322 Сохранение документа, 46; 101 Сохранить исходное форматирование, 82 Сохранить только текст, 82 Специальный символ, 69 Список вспомогательных словарей, 91 Список недавно открытых файлов, 108 Список с отступом, 179 Сравнение двух версий одного документа, 267 Стандартная панель инструментов, 30 Стандартная страница, 159 Статистика документа, 99 Стиль, 175 Стиль абзаца, 177 Стиль символа, 177; 182 Стиль следующего абзаца, 181 Строка заголовка, 30 Строка меню, 30; 280 Строка состояния, 30; 42; 280 Строка текста, 61 Строчные буквы, 137 Структура документа, 258 Схема документа, 314

Таблица, 215 Табулятор. 149 Табулятор с заполнением, 157 Табулятор с чертой,155 Твердая копия, 116 Тезаурус, 96

Предметный указатель

Текст в формате RTF, 276 Текст не обнаружен, 66 Текстовые файлы, 276 Тип колонок, 224 Тип линии, 219 Тип файлов, 108; 277 Титульный лист, 173 Толщина линии, 219 Только слово целиком, 74 Точка ввода текста, 31 Точку ввода текста, 54

Увеличение расстояния между абзацами, 141 блока текста, 63 Удаление абзаца, 62 блока текста, 63 предложения, 62 строки, 62 колонок, 225 примечания. 266 разрыва раздела, 169 символа, 60 слова, 61 стиля, 184 Узор, 213 Указатель, 229 Уровень темы, 259 Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK, 93 Утопленный, 137 Учитывать регистр, 68

Предметный указатель

Ф Фоновая печать, 116 Формат по образцу, 200 Форматирование, 195 Форматирование абзацев, 139 Форматирование документа, 45 Форматирование символов, 129 Фрагмент текста, 75 Функциональные клавиши, 33

Ц Цвет текста, 197 Цифровая подпись, 316

Чернила, 111 Число колонок, 224 Число копий, 118

ш Шаблон, 187 Шаблон NORMAL, 177 Шаблон документа, 177; 190 Шрифт, 129; 130

Эффект затенения, 212

Я Ячейка, 216

333

для "чайниклв

COMPUTER

BOOK

SERIES

панель Предварительный просмотр С:

дать Найти Сохрэниты 1 ...

Открыть

Добавление гиперссылки Колонки Мае итаб Вырезать Отменить Добавить Схема Вставить таблицу документа 1 1 1 1

„____J11I1

1 Печать Копировать

1 Вернуть

1 Формат

Сообщение

,f^j Справка 1 Mirrnsnft Непечатаемые у./ОГ(]

Рисование

Таблицы

Лсшель Стиль

Шрифт

j'-iS Обы'+ньй

^.TimesNewRomar,

Уменьшить отступ Подчеркнутый Нумерация Цвет текста Раз лер Курсив По ширине Гр аниды • L2

-

ж А

" 31 • f • А. - .

Маркеры

Полужирный По левому краю По центр 1 По правому краю

Стили и форматирование

Увеличить отступ

Междустрочный интервал

Эк/им Woni 2002 Пан ль икс .'"1- шпфования

Стандартная панель инструментов Левое поле

Лин зйка

Кноп|(а

Закрыть ото

Кнопка Закрыть

Строка меню

> frfl

20А.1 OW» фщ

.-- ц .-• ъ «

> "

J

.^! ч^ ' о

-

-

- И

г

. )|^ь™в

СЩЩ

^

•

'. :я

\^LZ.^'J

^— -t к :^- ••- ; " i* jit : --"--.-, . -#)..•. t..'.-

^ -*'lto4««jL»^*«4

^ К

О"ФИТ™ Ц^гумВПЙ

^-4

1*1

СГ0Ч

if Д^и и^-внсы

L01A*»* шш!.ииЦГ01*

--

<Й^&Ь*>н—

Р-

J(|LUrf\>^,4*i^ii-^-|»M'

:

*| i rf,v*b. и. k4aifteftij»i

. ;J

Г >•*•-*«»*«?«1

' ••• •и ' : |>ош состояния

,•* ГЬ4ъ«-ъ г»* »ь*рО* &tfO-' ::

->:

Окнодску мента

Горизонтальная полоса прокрутки

~зеат

_

?,.•«"., Ы*|»^>= -

Кнопки пс иск

Выделить

Область зад

Вертикальная полоса прокрутки

Word 2002 "чайников

...FOR Dummies

COMPUTER

BOOK

SERIES

Основные моманаьг и комбинации клавиш Запомните команды управления Отмена

<Esc>

Вернуться к предыдущей позиции курсора

<Shift+F5>

Справка Microsoft Word



Выделить блок



Создать новый документ



Открыть



Печать



Перемещение курсора вниз на одну строку

Быстрое сохранение



Повторить команду



Повторный поиск или переход

<Shift+F4> ft iJTi»

Jh.

Перемещение курсора вверх на одну строку

-f^m^-A^J

Перемещение курсора на одну позицию вправо Перемещение курсора на одну позицию влево Перемещение курсора на один абзац вверх Перемещение курсора на один абзац вниз Перемещение курсора на одно слово вправо Перемещение курсора на одно слово влево

Полужирный



Перемещение курсора на один экран вверх

Курсив



Подчеркивание



Перемещение курсора на один экран вниз

Выровнять текст по центру



Перемещение курсора в конец текущей строки

Выровнять по левому краю



Выровнять по правому краю



Перемещение курсора в начало текущей строки

Выровнять по ширине



Перемещение курсора в начало документа Перемещение курсора в конец документа

2)etHC%ue Копировать



Вырезать



Вставить



Отменить



Hungry Minds1"

Научно-популярное издание Дэн Гукин

Word 2002 для "чайников" В издании использованы карикатуры американского художника Рича Теннанта Верстка О. В. Мишутииа Художественный редактор Е.П. Дынник Корректор З.В. Александрова Издательский дом "Вильяме". 101509, Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 304. Изд. лиц. ЛР № 090230 от 23.06.99 Госкомитета РФ по печати.

Подписано в печать 20.12.02. Формат 70x100/16. Гарнитура Times. Печать офсетная. Усл. печ. л. 27,09. Уч.-изд. л. 18,6. Доп. тираж 6000 экз. Заказ Ха 1995.

Отпечатано с фотоформ в фГУП "Печатный двор' Министерства РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. 197110, Санкт-Петербург, ЧкаловскиЙ пр., 15.