Автоматизация торговых операций и складского учета: Учебно-методическое пособие (укороченный вариант)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ЕЛЕЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. И.А.БУНИНА

Артюхова Г.А., Воробьев С.В.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ И СКЛАДСКОГО УЧЕТА УКОРОЧЕННЫЙ ВАРИАНТ Полную версию можно взять в библиотеке

Учебно-методическое пособие

Елец - 2006

Печатается по решению редакционно-издательского совета Елецкого государственного университета им. И.А. Бунина

Рецензенты: кандидат экономических наук, доцент С.А. Воротынцева (Елецкий государственный университет им. И.А. Бунина); руководитель группы автоматизации Е.А. Суздальская (Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Ельце)

А

Г.А. Артюхова, С.В. Воробьёв Автоматизация торговых операций и складского учета: Учебно-методическое пособие. – Елец: ЕГУ им. И.А. Бунина, 2006. – 55 с.

В настоящем учебно-методическом пособии излагаются основные принципы ведения автоматизированного складского учета и торговых операций фирмы в системе «1С: Предприятие», а именно, в конфигурации «Торговля и Склад». Теоретический материал пособия сопровождается практическими заданиями, большинство из которых имеет подробное описание хода решения. Кроме того, в каждой теме предлагаются задачи для самостоятельного решения. Данное пособие ориентировано на студентов экономических специальностей, может быть использовано в рамках информационных дисциплин, на спецкурсах или факультативах по информационным технологиям. Пособие будет полезно работникам экономических подразделений торговых фирм, бухгалтерам, а также программистам.

© Г.А. Артюхова, 2006 © С.В. Воробьёв, 2006 © ЕГУ им. И.А. Бунина, 2006

2

Содержание Введение........................................................................................................ 4 Тема 1. Начало работы с программой. Заполнение справочников ......... 5 Тема 2. Ввод остатков по регистрам на начало ведения учета в программе...................................................................................................... 12 Тема 3. Поступление товарно-материальных ценностей......................... 22 Тема 4. Реализация товарно-материальных ценностей............................ 37 Тема 5. Регламентные документы .............................................................. 50

3

Введение На современном этапе развития экономики важнейшее место в системе управления хозяйственного субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с увеличением трудоемкости учетных процедур возрастает необходимость совершенствования методологии бухгалтерского учета и его автоматизации. Автоматизация системы бухгалтерского учета ведется за счет внедрения программных комплексов, полностью автоматизирующих учет, либо отдельные его участки, что позволяет облегчить труд бухгалтера, избавить его от рутинной работы, больше остается времени для проведения экономического и финансового анализа работы учреждения, поиска резервов повышения эффективности работы. «1С: Предприятие» является универсальной системой для автоматизации учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных видов деятельности. В системе «1С: Предприятие» особенности ведения учета задаются в конфигурации системы. Конфигурация «Торговля и Склад» системы «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации учета в организациях, занимающихся оптово-розничной торговлей. Конфигурация позволяет вести оперативный учет наличия и движения товаров, состояния взаиморасчетов с контрагентами, подключать торговое оборудование. Чтобы программа работала эффективно, требуется правильно настроить ее. Чтобы правильно настроить программу на свой учет, необходимо знать все возможности программы, набор документов и их функции.

4

Тема 1 Начало работы с программой. Заполнение справочников Прежде чем начать работу с конфигурацией «Торговля и склад», необходимо создать пустую информационную базу. Теперь нам необходимо настроить механизм формирования проводок. Таблица 1 Настройка параметров учета Вкладка Параметр Значение Валюта бухгалтерского учета Руб. Валюты Валюта управленческого Руб. учета Основное свойство Регион (свойство может Свойства контрагента принимать для объекта много значений - Нет) Значения Липецк Москва Воронеж Курск Основное свойство Вид товара (свойство мономенклатуры жет принимать для объекта много значений - Нет) Значения Крем Мыло Шампунь Порошок стиральный Зубная паста Духи Туалетная вода Лосьон Лак для ногтей Использование артикула при Показывать артикул Вес, подборе и в печатных формах артикул Единица измерения веса Кг Разрешить проводить оператив- Разрешить Режим ные документы будущей датой работы Контроль остатков По фирме Контролировать резерв при спи- Контролировать сании Розничный тип цен Розничные Розница Переоценивать остатки при по- Переоценивать ступлении на розничный склад Префикс информационной базы ТЛ Системные Дата запрета редактирования до- Не устанавливать! кументов 5

После того, как проделаны основные настройки учета, следует перейти к заполнению сведений об организации. Заполните все закладки в окне Фирма, основные значения реквизитов которых представлены в табл. 2. Таблица 2 Основные сведения о фирме Реквизит Наименование фирмы

Значение Торговый дом «Лилия» (Основной учет) Наименование юридического лица Торговый дом «Лилия» Префикс № ТЛ Официальное наименование ООО «Торговый дом Лилия» ИНН\КПП 4821123412\005501123 Директор Иванин Сергей Александрович Главный бухгалтер Князева Наталья Сергеевна Кассир Клушина Татьяна Петровна Наименование инспекции МНС, код ИФНС, 4821 Метод определения выручки от реали- По отгрузке зации Метод расчета себестоимости ТМЦ По среднему Метод учета товаров в розничной тор- По продажным ценам говле Налоговый учет товаров Разделять опт и розницу Наименование объекта управленческой Основной учет аналитики Наименование счета Основной Банк, в котором открыт счет Сбербанк РФ Вид счета Расчетный Счет открыт 12.11.04

Продолжим заполнение справочников в конфигурации Торговля и Склад. Информация о местах хранения товарно-материальных ценностей заносится в справочник Склады (Справочники → Структура компании → Склады). Заполните данный справочник в соответствии с рис. 4.

Рис. 4. Справочник Склады

6

Самостоятельно добавьте в справочник Склады элемент, который назовите Оптовый склад. Для ввода или редактирования информации о кассе предназначен справочник Касса (Справочники → Структура компании → Касса). Заполните данный справочник согласно рис. 5. Следующий справочник рассматриваемой категории – Проекты, который предназначен для ведения списка проектов. В проект можно объединить любые документы, в том числе и документы различных контрагентов. Добавьте в справочник проект, который назовите Основной.

Рис. 5. Диалоговое окно Касса Внесите в справочник Контрагенты сведения о поставщиках и покупателях (табл. 3). Таблица 3 Сведения о контрагентах

Покупатели

Поставщики

Тип цен Договор ЗАО «Галактика» Р/с Банк Вид контрагента Тип цен Договор ЧП «Сидоров СерР/с гей Иванович» Банк Вид контрагента Тип цен Договор ЧП «Киселев» Р/с Банк Вид контрагента ЧП «Исаев» Тип цен Договор Р/с

7

Оптовые Основной Основной Сбербанк РФ Стороннее юр. лицо Розничные Основной Основной Сбербанк РФ Физическое лицо Мелкооптовые Основной Основной Сбербанк РФ Стороннее юр. лицо Закупочные Основной Основной

Банк Вид контрагента Тип цен Договор Р/с Банк Вид контрагента Тип цен Договор Р/с Банк Вид контрагента

ЗАО «Радуга»

ООО «Феникс»

Сбербанк РФ Стороннее юр. лицо Закупочные Основной Основной Сбербанк РФ Стороннее юр. лицо Закупочные Основной Основной Сбербанк РФ Стороннее юр. лицо

Таблица 4 Наименование товаров Духи Духи "Кензо" Духи "Шанель №5" Зубная паста Зубная паста "Колгейт" Зубная паста "Новый жемчуг" Зубная паста "Фтородент" Крем Крем "Бархатные ручки" Крем "Питательный" Крем "Черный жемчуг" Мыло Мыло "Детское" Мыло "Дуру" Мыло "Хозяйственное" Мыло "Цветочное" Стиральн. порошок Стиральный порошок "Ариэль" Стиральный порошок "Лотос" Стиральный порошок "Миф" Стиральный порошок "Тайд"

Информация о товарах и услугах

Закупочные

МелкооптоОптовые Розничные вые (включая НДС, (включая НДС, (включая НДС, (включая НДС, без учета НП) без учета НП) без учета НП) без учета НП) 649,00 руб. 345,00 руб. 23,01 руб. 18,29 руб. 13,57 руб. 23,60 руб. 59,00 руб. 94,40 руб.

шт шт

746,35 руб. 396,75 руб.

шт шт

шт 26,47 руб. шт шт 21,04 руб. шт шт 15,61 руб. шт шт 27,14 руб. шт шт 67,85 руб. шт шт

108,56 руб.

шт

713,90 руб. 379,50 руб. 25,32 руб. 20,12 руб. 14,93 руб. 25,96 руб. 64,90 руб. 103,84 руб.

шт шт шт шт шт шт шт шт

778,80 руб. 414,00 руб. 27,62 руб. 21,95 руб. 16,29 руб. 28,32 руб. 70,80 руб. 113,28 руб.

шт шт шт шт шт шт шт шт

5,31 руб. шт 7,08 руб. шт

6,11 руб. 8,15 руб.

шт 5,85 руб. шт 6,38 руб. шт шт 7,79 руб. шт 8,50 руб. шт

5,31 руб. шт

6,11 руб.

шт 5,85 руб. шт 6,38 руб. шт

2,95 руб. шт

3,40 руб.

шт 3,25 руб. шт 3,54 руб. шт

21,24 руб. 11,80 руб. 15,93 руб. 27,14 руб.

шт 24,43 руб. шт шт 13,57 руб. шт шт 18,32 руб. шт шт 31,22 руб. шт 8

23,37 руб. 12,98 руб. 17,53 руб. 29,86 руб.

шт шт шт шт

25,49 руб. 14,16 руб. 19,12 руб. 32,57 руб.

шт шт шт шт

Туалетная вода Туалетная вода "Кузнецкий мост" Туалетная вода "Лакоста" Туалетная вода "Седьмое Авеню" Туалетная вода "Эксклюзив"

141,60 руб. 1 121,00 руб. 64,90 руб. 141,60 руб.

шт шт

162,84 руб. 1 289,15 руб.

шт шт

шт 74,64 руб. шт шт

162,84 руб.

шт

155,76 руб. 1 233,10 руб. 71,39 руб. 155,76 руб.

шт шт шт шт

169,92 руб. 1 345,20 руб. 77,88 руб. 169,92 руб.

шт шт шт шт

В справочник Номенклатура заносится информация о товарах компании, а также об оказываемых компанией услугах. Заполните справочник Номенклатура данными из табл. 4. В результате получим структуру, изображенную на рис. 7.

Тема 2 Ввод остатков по регистрам на начало ведения учета в программе После настройки и описания объектов учета необходимо внести начальные остатки по регистрам. Данная процедура осуществляется через меню Документы пункт Ввод остатков. Обратите внимание, что первой строкой списка подменю Ввод остатков расположен Журнал документов ввода остатков, который предназначен как для ввода новых документов, так и для просмотра и редактирования ранее введенных документов. Остатки по регистрам Партия ТМЦ и ТМЦ на складах Ведение регистра Партия ТМЦ связано с расчетом себестоимости ТМЦ на момент их списания со склада. Документ Ввод остатков ТМЦ на складе задает первую партию ТМЦ (рис. 8). Значение реквизита Товар (принятый) означает товар, принятый на комиссию. При оформлении этого вида ТМЦ требуется обязательное заполнение реквизита Контрагент. Остальные реквизиты на вкладке Шапка заполняются путем выбора из соответствующих справочников. Заполните данную вкладку в соответствии с табл. 5. Таблица 5 Заполнение реквизитов вкладки Шапка Реквизит Значение Операция Ввод остатков ТМЦ на складе Фирма Торговый дом «Лилия» Вид ТМЦ Товар Проект Основной Склад Розничный склад Контрагент Феникс Договор Основной договор Заполните табличную часть документа в соответствии с табл. 6. Таблица 6 9

Номенклатура товаров Наименование Кол-во Сумма Продажная цена Ариэль 10 200 30 Лотос 10 110 15 Миф 10 150 18 Тайд 10 270 35 Колгейт 5 100 27 Новый жемчуг 5 80 20 Фтородент 5 60 15 Детское 20 100 7 Дуру 20 120 9 Хозяйственное 20 80 6 Цветочное 20 60 5 Кензо 5 3000 800 Шанель №5 5 1500 400 Проведите заполненный документ на начало дня. Остатки по регистрам «Касса», «Банк», «Подотчетные лица» Документ Ввод остатков касса, банк, подотчетник предназначен для ввода остатков денег в кассы предприятия и на его расчетные счета. Задание. Используя соответствующие документы, введите остатки денег в кассе организации - 1000 руб., на ее расчетном счете – 500000 руб., а также выданных подотчет Клушиной Т.П. – 350 руб. Остатки по регистру «Ввод остатков по поставщику» Регистр Ввод остатков по поставщику предназначен для оперативного ведения учета долгов по каждому поставщику, как со стороны поставщика фирме, так и наоборот, фирмы – поставщику. Задание. Торговый дом «Лилия» приобрел у ООО «Феникс» товары. Товары оприходованы, а деньги за них еще не перечислены. Сформируйте и проведите документ Ввод остатков – долг фирмы поставщику (оплата до 20.01.05.; сумма долга 50000 руб.; НДС 18%; без налога с продаж). Остатки по регистру «Ввод остатков по покупателю» Регистр «Ввод остатков по покупателю» предназначен для оперативного ведения учета долгов по каждому покупателю, как со стороны покупателя фирме, так и наоборот, фирмы – покупателю. Задание. Покупатель ЧП «Киселев» должен нашей фирме за полученные товары 80000 руб. Проведите соответствующий документ по вводу остатков (рис. 22, 23).

Тема 3 Поступление товарно-материальных ценностей Приход ТМЦ с предоплатой по безналичному расчету Поступление ТМЦ с предоплатой по безналичному расчету оформляется в следующей последовательности (рис. 24). Задание. Оформите документ Заказ поставщику согласно рис. 26. При этом учтите следующие моменты: 1) поставка до 10.01.05г.; 2) оплата до 10

07.01.05г.; 3) при нажатии на кнопку Цены в открывшемся диалоговом окне Параметры документа оставьте установленным только флажок Учитывать НДС, тип цен оставьте Закупочные. Задание. На основании проведенного документа Заказ поставщику оформите платежное поручение (рис. 27), сформируйте печатную форму. Приход ТМЦ через подотчетное лицо Схема поступления ТМЦ через подотчетное лицо без дополнительных расходов на приобретение ТМЦ представлена на рис. 31. Задание. 1. Оформите документ Заказ поставщику согласно рис. 32. При этом учтите следующие моменты: 1) поставка до 12.01.05г.; 2) оплата до 10.01.05г.; 3) при нажатии на кнопку Цены в открывшемся диалоговом окне Параметры документа оставьте установленным только флажок Учитывать НДС, тип цен – Закупочные.

Рис. 32. Печатная форма документа Заказ поставщику Задание. 1. Оформите документ Заказ поставщику согласно рис. 41.

Рис. 41. Печатная форма документа Заказ поставщику

11

Приход ТМЦ без предоплаты Поступление ТМЦ без предоплаты оформляется в следующей последовательности (рис. 42). Задание. 1. Оформите документ Заказ поставщику согласно рис. 43.

Рис. 43. Печатная форма документа Заказ поставщику Задание. На основании документа Поступление ТМЦ (купля-продажа) № ТЛТЛ 000001 от 05.01.05 г. оформить документ Перемещение ТМЦ, используя данные рис. 44. Переоцените остатки на складе, после проведения документа, когда программа выдаст на это действие запрос.

Рис. 44. Печатная форма документа Перемещение ТМЦ Поступление услуг Если необходимо учесть услуги, оказанные фирме сторонними организациями, которые не влияют на себестоимость ТМЦ, то оформляют документ Поступление (услуги и пр.) (рис. 45). С помощью данного документа могут быть

12

зафиксированы любые поступления, которые нельзя оформить с помощью других документов поступления. Задание. ООО «Связь сервис» оказывает ТД «Лилия» услуги связи. Оформите поступление данной услуги в кол-ве 1 шт. на сумму 500 руб. (без НДС). Счет бухгалтерского учета – 26, налогового учета – ВР.1. Поступление отразите по одной из выше рассмотренных схем. Поступление импортного товара Поступление импортного товара оформляется по одной из выше рассмотренных схем, только в качестве документа поступления выбирается Поступление ТМЦ (импорт) (рис. 46). Задание. 1. Оформите документ Заказ поставщику согласно рис. 47.

Рис. 47. Печатная форма документа Заказ поставщику Возврат поставщику Бывают ситуации, когда необходимо возвратить часть бракованных ТМЦ из партии или всю партию. Задание. На основании документа Поступление ТМЦ № ТЛТЛ000001 от 05.01.05. сформируйте документ Возврат поставщику согласно рис. 49.

Рис. 49. Печатная форма документа Возврат поставщику 13

Тема 4 Реализация товарно-материальных ценностей Реализация ТМЦ с предоплатой В данном разделе будут рассмотрены схемы реализации с предоплатой по безналичному расчету и через кассу. В этих схемах документ типа «заявка» имеет большое значение. С точки зрения бухгалтерского учета нет никакой разницы между неподтвержденной заявкой, заявкой на склад и заявкой на поставку. Для складского учета различия между ними очень существенные. Реализация ТМЦ по безналичному расчету Реализация ТМЦ с предоплатой по безналичному расчету оформляется в следующей последовательности (рис. 50). Данная схема реализации действует для организации без единого налога на вмененный доход. Задание. 1. Оформите документ Неподтвержденная заявка согласно рис. 51 и 52.

Рис. 51. Шапка документа Неподтвержденная заявка

14

Рис. 52. Табличная часть документа Неподтвержденная заявка Реализация ТМЦ за наличный расчет Реализация ТМЦ с предоплатой за наличный расчет оформляется в следующей последовательности (рис. 55). Данная схема реализации действует для организации без единого налога на вмененный доход. Задание. 1. Оформите документ Неподтвержденная заявка согласно рис. 56. Проведите документ и просмотрите все пункты меню кнопки Действия.

Рис. 56. Табличная часть документа Неподтвержденная заявка

15

Реализация Т МЦ с начислением НДС с аванса В случае, если товар не был отгружен в определенный законодательством срок, организация должна начислить НДС с аванса. Задание. 1. Оформите документ Неподтвержденная заявка согласно рис. 58. Проведите документ и просмотрите все пункты меню кнопки Действия.

Рис. 58. Табличная часть неподтвержденной заявки Реализация ТМЦ по безналичному расчету Реализация ТМЦ по безналичному расчету без предоплаты оформляется в следующей последовательности (рис. 60). Задание. 1. Оформите документ Неподтвержденная заявка согласно рис. 61. Проведите документ и просмотрите все пункты меню кнопки Действия. 2. На основании документа Неподтвержденная заявка сформируйте документ Реализация. 3. На основании документа Реализация сформируйте документ Счетфактура. 4. Сформируйте документ Формирование книги продаж, предварительно пометив на удаление такой же ранее проведенный документ. Это необходимо в силу того, что книга продаж формируется только один раз в месяц. 5. На основании документа Реализация сформируйте документ Строка банковской выписки (приход).

16

Рис. 61. Табличная часть документа Неподтвержденная заявка Реализация ТМЦ за наличный расчет Реализация ТМЦ без предоплаты за наличный расчет оформляется в следующей последовательности (рис. 62). Задание. 1. Оформите документ Неподтвержденная заявка согласно рис. 63. Проведите документ и просмотрите все пункты меню кнопки Действия.

Рис. 63. Табличная часть документа Неподтвержденная заявка

17

2. На основании документа Неподтвержденная заявка сформируйте документ Реализация. 3. На основании документа Реализация сформируйте документ Счетфактура. 4. Сформируйте документ Формирование книги продаж, предварительно пометив на удаление предыдущий. 5. На основании документа Реализация сформируйте документ Приходный кассовый ордер. Быстрая продажа В программе предусмотрен пакетный режим формирования документов по реализации за наличный расчет без предоплаты. Задание. Оформить документ Быстрая продажа согласно рис. 65. На вкладке Настройка укажите, что следует выписывать Заявку, Реализацию, Приходный кассовый ордер, Счет-фактуру.

Рис. 65. Табличная часть документа Быстрая продажа Задание. 1. Оформите документ Реализация (розница) согласно рис. 67.

18

Рис. 67. Табличная часть документа Реализация (розница) 2. На основании документа Реализация при необходимости сформируйте документ Счет-фактура выданный. В книге продаж данный счетфактура не будет отражен. 3. На основании документа Реализация сформировать документ Приходный кассовый ордер. Возврат от покупателя Возникают ситуации, когда необходимо возвратить часть бракованных ТМЦ из партии или всю партию. Задание. Оформить возврат от покупателя согласно рис. 69.

Рис. 69. Накладная на возврат Переоценка (розница) Документы Переоценка (розница) создаются, хранятся и редактируются в Журнале складских документов. Задание. Оформите документ Переоценка (розница) согласно рис. 70. 19

Рис. 70. Печатная форма Переоценка

Тема 5 Регламентные документы К регламентным документам относятся документы, которые формируются один раз за определенный период. Книга покупок и Книга продаж могут быть сформированы за произвольный период, Закрытие месяца – один раз в месяц. Задание. Сформируйте Книгу покупок за январь 2005 года. Задание. Просмотрите печатную форму Книги покупок за январь 2005 года (рис. 72). Задание. Просмотрите печатную форму Реестра непогашенных счетовфактур (рис. 73). Задание. Сформируйте Книгу продаж за январь 2005 года. Задание. Просмотрите печатную форму Книги продаж за январь 2005 года (рис. 75). Задание. Просмотрите печатную форму Реестра непогашенных счетовфактур (рис. 76). Закрытие месяца Документ Закрытие месяца – это специальный вид документа, предназначенный для выполнения регламентных действий, необходимых на розничных предприятиях, переведенных на уплату единого налога на вмененный доход. Задание. Проведите документ Закрытие месяца, сформировав при этом отчет о результатах проведения документа (рис. 78).

20