МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ САМОУЧИТЕЛЬ НА CD-ROM
TeachPro™ Microsoft
Office 2003
Мультимедиа Технологии и Дистанционное Обучение МОСКВА 2006
Е.С.Столярова, А.С.Акопян, А.В.Погосян, Н.Р.Антонян, Г.Антонов Мультимедийный самоучитель на CD-ROM: Microsoft Office 2003/ — 2-е изд. переработ. 2006. — 318 с.: ил. ISBN 5-9230-0121-7 TeachPro™ Office 2003 – это мультимедийный, интерактивный, обучающий курс на CD-ROM по работе с ее приложениями Microsoft Office 2003: Word 2003, Excel 2003, Access 2003, PowerPoint 2003, FrontPage 2003, Outlook 2003, Publisher 2003 и Visio 2003. Процесс обучения предельно прост и максимально приближен к занятиям с преподавателем. Вы видите на экране работу преподавателя с различными приложениями Microsoft Office 2003 в различных режимах и слышите его рассказ, поясняющий действия. Вам постоянно приходится отвечать на контрольные вопросы «преподавателя», указывая на соответствующие поля на экране, или выполнять определенные тестовые задания. В случае затруднения – система поможет подсказкой. Имеется удобная поисковая система и возможность навигации по закладкам. По каждому из пользователей ведется статистика пройденного материала, фиксируется дата изучения урока, процент прослушанной части урока, число правильных ответов и ошибок, фиксируется количество использованных подсказок. Статистика выводится в виде протокола поурочно. Большой объем учебного материала – соизмеримый с книгой более 800 страниц, позволяет утверждать, что учебник рассчитан как для начинающих, так и для специалистов, уже владеющих основными навыками работы с Приложениями Microsoft и стремящихся к достижению профессиональных результатов в своей работе. Общая продолжительность озвученных уроков – 30 часов. Общее количество уроков – 219 Количество контрольных и тестовых вопросов – 5936. Количество ключевых поисковых терминов – более 683. Благодаря возможности текстового сопровождения (режим титров), данным курсом могут пользоваться слабослышащие. В комплект мультимедийного самоучителя «TeachPro™ Office 2003» на CDROM входит книга, в которой представлен весь лекционный материал курса с иллюстрациями. Строго говоря, книга не предназначена для изучения MS Office 2003, а скорее это справочник, в котором можно найти нужную тему по содержанию и по предметному указателю. Книга позволяет также эффективно планировать учебный процесс, вести работу в классе.
ISBN 5-9230-0121-7
© ООО «Мультимедиа Технологии и Дистанционное Обучение», 2006
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ
Руководство пользователя ............................... 11 TeachPro Microsoft Office 2003 ........................... 31 Раздел I. Microsoft Word 2003............................. 33 Раздел II. Microsoft Excel 2003 ........................... 83 Раздел III. Microsoft Access 2003 ..................... 127 Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003.............. 137 Раздел V. Microsoft FrontPage 2003................. 161 Раздел VI. Microsoft Outlook 2003.................... 191 Раздел VII. Microsoft Publisher 2003 ................ 221 Раздел VIII. Microsoft Visio 2003....................... 274
СОДЕРЖАНИЕ Руководство пользователя ........................................................... 11 Установка системы TeachPro на компьютер................................................13 Первый вход в систему ..................................................................................14 Содержание курса. Выбор нужной лекции..................................................16 Основной рабочий экран системы TeachPro................................................18 Область демонстрации урока ........................................................................20 Панель управления системы TeachPro .........................................................20 Клавиши управления демонстрацией урока ................................................21 Клавиши изменения режимов обучения ......................................................21 Дополнительные функциональные клавиши TeachPro ..............................21 Подсказка ............................................................................................................. 21 Закладки ............................................................................................................... 23
Поисковая система .........................................................................................26 Устранение возможных проблем с программой .........................................28
TeachPro Microsoft Office 2003............................31 Раздел I. Microsoft Word 2003 .............................33
Глава 1. Начало............................................................................. 33 1.1. Запуск и выход из пакета. Экран Word 2003 ........................................33 1.2. Область задач. Получение справочной информации...........................35 1.3. Получение справочной информации с помощью помощника............37 1.4. Основные операции над документом ....................................................38 1.5. Сравнение документа рядом ..................................................................40
Глава 2. Символ ............................................................................ 41 2.1. Параметры форматирования символов. Специальные знаки .............41 2.2. Буфер обмена. Область задач Буфер Обмена .......................................42 2.3. Выделение текста ....................................................................................44 2.4. Панель Форматирование.........................................................................46 2.5. Форматирование символов с использованием команд меню .............47 2.6. Стиль символа. Формат символов по умолчанию ...............................49 2.7. Внедрение в документ шрифтов TrueType ...........................................50 2.8. Автотекст..................................................................................................52 2.9. Изменение регистра символов ...............................................................53
Глава 3. Абзац ............................................................................... 54 3.1. Что такое абзац? Красная строка ...........................................................54 3.2. Отступы и выступ абзаца........................................................................56 3.3. Выравнивание абзаца ..............................................................................58
3.4. Междустрочный интервал. Интервал до и после абзаца. ................... 60 3.5. Обрамление абзацев ............................................................................... 62 3.6. Фон абзаца. Буквица............................................................................... 64 3.7. Маркированные и нумерованные списки............................................. 65 3.8. Стили форматирования .......................................................................... 67
Глава 4. Коррекция и редактирование текста .............................69 4.1. Автоформатирование ............................................................................. 69 4.2. Автоформатирование при вводе ........................................................... 70 4.3. Автозамена .............................................................................................. 72 4.4. Исключения при автозамене.................................................................. 74 4.5. Открытие и удаление нескольких файлов одновременно .................. 75 4.6. Расстановка переносов. Неразрывные дефисы и мягкие переносы ......................................................................................... 76 4.7. Перемещение по тексту. Поиск текста и элементов форматирования............................................................................................. 78 4.8. Поиск и замена........................................................................................ 80
Раздел II. Microsoft Excel 2003 ........................... 83
Глава 1. Введение .........................................................................83 1.1. Запуск....................................................................................................... 83 1.2. Меню........................................................................................................ 84 1.3. Панели инструментов............................................................................. 85 1.4. Диалоговые окна..................................................................................... 87 1.5. Справка. Часть 1 ..................................................................................... 88 1.6. Справка. Часть 2 ..................................................................................... 90
Глава 2. Навигация и выделение объектов.................................92 2.1. Рабочие книги и листы........................................................................... 92 2.2. Перемещение по рабочему листу.......................................................... 93 2.3. Диапазон и выделение области на рабочем листе............................... 95 2.4. Выделение по блокам данных ............................................................... 95
Глава 3. Ввод данных....................................................................97 3.1. Ввод данных и изменение их формата ................................................. 97 3.2. Текст, число, дата и время ..................................................................... 99 3.3. Дополнительные средства ввода данных ........................................... 100 3.4. Выбор данных из списка...................................................................... 101 3.5. Ввод последовательности данных ...................................................... 102 3.6. Редактирование данных в ячейке........................................................ 103 3.7. Поиск и замена...................................................................................... 104 3.8. Оптимизация ввода данных................................................................. 105
Глава 4. Форматирование и защита данных .............................107 4.1. Работа со шрифтами ............................................................................. 107 4.2. Форматирование ячеек и диапазонов ................................................. 108
4.3. Форматирование чисел .........................................................................110 4.4. Форматирование даты и времени ........................................................111 4.5. Создание и использование пользовательского формата. Часть 1.....112 4.6. Создание и использование пользовательского формата. Часть 2.....114 4.7. Условное форматирование ...................................................................115 4.8. Форматирование строк и столбцов......................................................116 4.9. Изменение цвета узора и обрамления .................................................117 4.10. Защита ячеек, листов и книг...............................................................118 4.11. Использование стилей для рабочих листов ......................................120 4.12. Автоформат..........................................................................................121 4.13. Копирование формата .........................................................................122
Глава 5. Форматирование и защита данных............................. 123 5.1. Понятие формулы..................................................................................123 5.2. Адреса ячеек ..........................................................................................124 5.3. Редактирование формул........................................................................125 5.4. Массивы .................................................................................................126
Раздел III. Microsoft Access 2003......................127 1. Запуск MS Access 2003 ............................................................................127 2. Интерфейс прогарммы.............................................................................128 3. Меню программы Access 2003. Часть 1 .................................................130 4. Меню программы Access 2003. Часть 2 .................................................133 5. Настройка параметров .............................................................................135
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003 ..............137 Глава 1. Быстрое создание презентации. PowerPoint 2003..... 137
1.1. Примеры презентаций...........................................................................137 1.2. Установка программы MS PowerPoint 2003 .......................................137 1.3. Краткий обзор интерфейса. Рабочие области.....................................139 1.4. Краткий обзор интерфейса. Область задач .........................................140 1.5. Создание презентации с помощью мастера автосодержания ...........141 1.6. Сохранение и открытие презентации ..................................................142 1.7. Ввод текста в рамки и на радиальной диаграмме ..............................143 1.8. Ввод текста на пирамидальной диаграмме.........................................144 1.9. Ввод данных в таблицу диаграммы. Циклические диаграммы ........145 1.10. Абзацы и маркированные списки ......................................................146 1.11. Вставка фотографии............................................................................147 1.12. Добавление слайда. Вставка клипа из коллекции Microsoft ...........148 1.13. Вставка и настройка звука..................................................................148 1.14. Создание и анимация рисунка ...........................................................149 1.15. Завершение работы над первой презентацией .................................150
Глава 2. Подготовка к созданию презентации ..........................151 2.1. Установка и удаление компонентов ................................................... 151 2.2. Расширения файлов. Настройка представления ................................ 152 2.3. Представление по умолчании. Создание пункта меню и кнопки................................................................ 153 2.4. Поиск файлов ........................................................................................ 154 2.5. Другие варианты поиска. Изменение свойств и переименование файлов .............................................................................. 155 2.6. Диалоговое окно Открытие документа .............................................. 156
Глава 3. Варианты создания презентаций ................................158 3.1. Новая презентация. Из шаблона оформления. Из мастера автосодержания........................................................................ 158 3.2. Из имеющейся презентации. Из другого файла. Из окна программы Word............................................................................ 159 3.3. Стили Word и уровни PowerPoint. Параметры сохранения.............. 160
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003................. 161
Глава 1. Введение .......................................................................161 1.1. Для чего нужна программа FrontPage? ............................................... 161 1.2. Установка FrontPage 2003 .................................................................... 163 1.3. Меню и панели инструментов............................................................. 164 1.4. Операции над меню и панелями инструментов................................. 165 1.5. Представления....................................................................................... 166
Глава 2. Веб-страница ................................................................168 2.1. Ввод текста ............................................................................................ 168 2.2. Форматирование текста ....................................................................... 169 2.3. Нумерация и маркеры .......................................................................... 170 2.4. Макетная таблица и ячейки ................................................................. 171 2.5. Изменение макетной таблицы. Ввод и форматирование текста ...... 173 2.6. Вставка изображения из файла. Применение темы........................... 174 2.7. Фон документа ...................................................................................... 175 2.8. Создание эффекта ................................................................................. 176 2.9. Горизонтальная линия.......................................................................... 178 2.10. Эффекты анимации............................................................................. 179 2.11. Анимация изображения. Бегущая строка ......................................... 180 2.12. Звуковое сопровождение ................................................................... 181 2.13. Гиперссылк.......................................................................................... 182 2.14. Изменение гиперссылок..................................................................... 183 2.15. Печать веб-страницы.......................................................................... 184
Глава 3. Веб-узел ........................................................................ 186 3.1. Создание веб-узла..................................................................................186 3.2. Импорт файлов ......................................................................................187 3.3. Публикация в файловой системе .........................................................188 3.4. Бесплатная регистрация веб-сайта.......................................................189 3.5. Публикация веб-узла в Интернете.......................................................190
Радел VI. Microsoft Outlook 2003 ......................191
Глава 1. Введение ....................................................................... 191 1.1. Установка программы...........................................................................191 1.2. Продолжение установки программы...................................................192 1.3. Открытие программы. Строка заголовка, меню и панели инструментов......................................................................193 1.4. Области переходов и просмотра ..........................................................194 1.5. Изменение вида области переходов ....................................................196 1.6. Папки Входящие, Отправленные и Удаленные .................................197 1.7. Настройка подключения к Интернету.................................................198 1.8. Создание бесплатного почтового ящика.............................................200 1.9. Информация о настройках бесплатной почты на веб-сайте .............201 1.10. Настройка учетной записи..................................................................202 1.11. Создание, отправка и получение письма ..........................................204 1.12. Чтение писем. Перемещение и удаление письма.............................205 1.13. Отправка сообщения с вложением ....................................................206 1.14. Переписка.............................................................................................208 1.15. Создание контакта в адресной книге. Часть 1 ..................................209 1.16. Создание контакта в адресной книге. Часть 2 ..................................210
Глава 2. Папки Outlook................................................................ 211 2.1. Черновики. Календарь. Назначение встреч ........................................211 2.2. Редактирование контакта и встречи ....................................................212 2.3. Планирование события и собрания .....................................................214 2.4. Дневник. Часть 1....................................................................................215 2.5. Дневник. Часть 2....................................................................................216 2.6. Заметки ...................................................................................................217 2.7. Задачи .....................................................................................................218 2.8. Печать календаря...................................................................................219
Раздел VII. Microsoft Publisher 2003.................221
Глава 1. Ознакомление с MS Publisher...................................... 221 1.1. Заготовки................................................................................................221 1.2. Шаблоны ................................................................................................222 1.3. Универсальный инструмент WordArt .................................................223 1.4. WordArt...................................................................................................225
Глава 2. Интерфейс.....................................................................226 2.1. Меню Файл............................................................................................ 226
2.1.1. Импорт документа Word. ....................................................................... 226 2.1.2. Публикация и упаковка .......................................................................... 227 2.1.3. Поиск файлов .......................................................................................... 229 2.1.4. Преобразование в веб-публикацию....................................................... 230
2.2. Панель инструментов Объекты........................................................... 232
2.2.1. Надпись.................................................................................................... 232 2.2.2. Графические элементы. .......................................................................... 233 2.2.3. Библиотека макетов. ............................................................................... 234
2.3. Главная панель инструментов ............................................................. 235
2.3.1. Действия над файлами............................................................................ 235 2.3.2. Действия над текстом. ............................................................................ 236 2.3.3. Связывание текстовых полей................................................................. 238
2.4. Панель инструментов форматирования. ............................................ 239
2.4.1. Стили и форматирование шрифтов....................................................... 239 2.4.2. Форматирование графических объектов. ............................................. 240
2.5. Дополнительные панели инструментов. ............................................ 242
2.5.1. Компоновка рабочего поля. ................................................................... 242 2.5.2. Вспомогательные инструменты. ........................................................... 243
2.6. Главное меню ........................................................................................ 244
2.6.1. Команды меню Правка ........................................................................... 244 2.6.2. Перемещения и Замена........................................................................... 245 2.6.3. Буфер обмена........................................................................................... 246 2.6.4. Команды меню Вид до Главной страницы........................................... 248 2.6.5. Команды меню Вид от Игнорировать Главную страницу .................. 249 2.6.6. Команды меню Вставка.......................................................................... 251 2.6.7. Вставка изображений и звуков .............................................................. 252 2.6.8. Вставка текстов, формул и видеоклипов .............................................. 253 2.6.9. Вставка объектов MS-приложений ....................................................... 254 2.6.10. Команды Связи и Объект меню Правка ............................................. 256 2.6.11. Преобразование вставленных объектов.............................................. 257
2.7. Меню Формат........................................................................................ 258
2.7.1. Шрифт ...................................................................................................... 258 2.7.2. Абзац ........................................................................................................ 259 2.7.3. Интервалы................................................................................................ 261 2.7.4. Список...................................................................................................... 262 2.7.5. Фон ........................................................................................................... 263 2.7.6. Макеты публикаций. Стили и форматирование .................................. 264 2.7.7. Окно Стили и форматирование ............................................................. 265 2.7.8. Меню Сервис – Правописание .............................................................. 266 2.7.9. Меню Сервис -Справочные материалы ................................................ 268 2.7.10. Расстановка переносов, Проверка макета, Диспетчер графики............................................................. 269 2.7.11. Средства профессиональной печати ................................................... 270
2.7.12. Макросы ................................................................................................. 272
Раздел VIII. Microsoft Visio 2003 .......................274
Глава 1. Начало работы ............................................................. 274 1.1 Запуск программы. Интерфейс окна приложения. .............................274 1.2. Создание нового документа с помощью шаблонов ...........................276 1.3. Создание нового документа с чистого листа и на основе образца...........................................................278 1.4. Панель инструментов. Расположение окон редактирования. ...........280
Глава 2. Получение справки....................................................... 282 Глава 3. Создание рисунка......................................................... 284 3.1. Подготовка к рисованию ......................................................................284 3.2. Создание и расположение фигур .........................................................285 3.3. Соединение фигур .................................................................................286 3.4. Добавление текстовых элементов........................................................288 3.5. Форматирование рисунка. Часть 1 ......................................................289 3.6. Форматирование рисунка. Часть 2 ......................................................290 3.7. Добавление фона, рамок и заголовка на готовый рисунок. Сохранение документа.............................................292
Глава 4. Макет ............................................................................. 293 4.1. Масштаб .................................................................................................293 4.2. Линейка ..................................................................................................294 4.3. Сетка .......................................................................................................295 4.4. Точка и линия привязки........................................................................297 4.5. Выравнивание и распределение фигур. Порядок следования слоев..........................................................................298
Глава 5. Фигуры........................................................................... 300 5.1. Фигура как объект MS Visio.................................................................300 5.2. Одномерные, двумерные и трехмерные фигуры................................300 5.3. Маркеры выделения, вращения, конечные маркеры .........................302 5.4. Маркеры управления, маркеры вершин, точки контроля .................303 5.5. Защита фигуры от изменений ..............................................................304 5.6. Выделение фигур...................................................................................306 5.7. Перемещение и копирование фигур....................................................307
Руководство пользователя
Руководство пользователя
13
Установка системы TeachPro на компьютер Это производится один раз, а потом, чтобы начать работать, достаточно только вставить компакт-диск в дисковод и запустить соответствующее приложение из окошка TeachPro. Если Вы хотите работать с курсом попеременно на нескольких компьютерах (скажем, в школе и дома), достаточно по одному разу установить TeachPro на каждом из них и в дальнейшем просто переставлять диск. Следуйте нашей инструкции, и у вас все получится. 1. Вставьте компакт-диск с программой TeachPro в дисковод CD-ROM. Данный диск снабжен автозапуском, и откроется окно, в котором нужно нажать кнопку «установить программу», если автозапуск отключен, проделайте пункты 2, 3, если нет, переходите к пункту 4. 2. Дважды щелкните мышкой по иконке Мой компьютер на Вашем рабочем столе, далее щелкните по иконке, изображающей CD-ROM. 3. Сейчас перед Вами список файлов, содержащихся в корневом каталоге диска CD-ROM. Найдите файл Teachrun.exe и запустите его. Достаточно снова щелкнуть по нему два раза мышью. 4. Через несколько секунд установятся необходимые драйвера и ярлыки. Если возникнут сообщения об ошибке установки, возможно у Вас отсутствуют права администратора. 5. Если Вы работаете в операционной системе Windows 95, то необходимо установить библиотеку Microsoft DirectX 5 (Dx5eng.exe) из корневого каталога, позволяющую разворачивать окно программы TeachPro на весь экран независимо от разрешения экрана монитора. Если эта библиотека или ее более поздняя версия уже установлена или Вы работаете в операционных системах Windows 98/2000/XP, то соответственно, приложение Dx5eng.exe инсталлировать не следует. 6. В конце установки Мастер предложит Вам перезагрузить компьютер, рекомендуем согласиться. В стартовом меню Пуск во вкладке Программы в меню TeachPro появились две вкладки: TeachPro и TeachPro Help.
14
TeachPro Microsoft Office 2003
Первый вход в систему Для запуска необходимо выбрать в стартовом меню Пуск в подменю Программы пункт TeachPro, далее TeachPro Office 2003. После запуска программы появится стартовое окно. Рассмотрим поле для ввода имени пользователя и кнопки Регистрация и Удалить. Система TeachPro позволяет работать с одним пакетом (CD-ROM) не одному, а нескольким пользователям. Так, Вы можете учиться всем классом, всем коллективом, или обучаться на компьютерных курсах. Разумеется, в определенный момент времени работать с курсом может только один человек, но зато TeachPro запоминает каждого зарегистрировавшегося пользователя и ведет по нему свою базу записей. Для каждого из обучаемых TeachPro запоминает: - имя пользователя; - последнюю лекцию; - статистику по лекциям, т.е. что прослушано полностью, что частично, а к чему еще не приступали; - дату последнего запуска программы; - закладки (пометки), которые пользователь создал для себя, чтобы лучше ориентироваться в лекциях; - общее время работы с программой. Поэтому, сколько бы людей ни работало в системе, Вы можете быть уверены, что компьютер знает все о Вашей личной работе с данным курсом. Рассмотрим, как происходит регистрация. Нажмите на клавишу Регистрация. В появившемся окошке наберите свое имя или то имя, под которым Вы хотите видеть себя в списке пользователей. Нажмите мышью на клавишу OK или на клавиатуре на Enter. Если же Вы пере-
Руководство пользователя
15
думали регистрироваться – Отмена. Как видите, к списку имен добавилось Ваше имя, и теперь можно продолжать работу. Кстати, заметим, что при каждом следующем запуске программы окошко Имя будет содержать имя того пользователя, который работал в системе последним. Его, как бы, приглашают продолжить ранее прерванную работу. Если имя надо поменять, достаточно нажать мышкой на клавишу в правой части окна, а в выпавшем списке выбрать нужное Вам имя. Для удаления имени из списка необходимо: - вывести в окошке ненужное имя; - нажать на клавишу Удалить. Поскольку эта операция необратима, система обязательно переспросит «Хотите удалить имя из списка?». Нажмите на клавишу Ok, и лишнее имя исчезнет из системы. Клавиша Отмена - отказ от удаления имени. Рассмотрим остальные части экрана. В графе Предыдущий запуск системы показана дата, когда пользователь, чье имя сейчас активно, в последний раз работал с системой Графа Пройдено материала показывает, какой процент от общего объема уже пройден. Если Вы только в первый раз запустили программу и зарегистрировались, естественно, там будет показано 0 процентов. Графа Общее время работы покажет то время, которое Вы затратили, обучаясь по курсу. В нижней части экрана расположены еще три клавиши. Кнопка О программе вызывает диалоговое окно с информацией о разработчиках. Кнопка Помощь вызывает справочную систему. После нажатия на эту кнопку Вы попадёте в справочную систему (для её отображения вызывается Internet Explorer), где в привычном гипертекстовом формате Вам расскажут о том, как работать с программой, и о ее характеристиках. Чтобы вернуться в программу TeachPro, необходимо нажать кнопку TeachPro на панели задач.
16
TeachPro Microsoft Office 2003
Кнопка Выход в комментариях не нуждается. Нажмите ее - и Вы завершите работу с программой.
Содержание курса. Выбор нужной лекции Все занятия с курсом расположены в виде некоторой иерархической структуры. Уроки в каждой подглаве представлены в следующем наборе: - лекции; - контрольные занятия; Материал разбит на главы. Каждая глава в свою очередь состоит из тематических частей, причем количество колеблется от одной до двадцати. Часть содержит несколько лекций, с которыми пользователь и работает. Продолжительность одной лекции не превышает 12-15 минут, т.к. это время является оптимальным для освоения нового материала. Темп изложения материала на наших занятиях весьма высок, и Вам часто захочется прослушать некоторые отрывки лекции несколько раз. Реальное время работы с одним уроком, учитывая повторные прослушивания трудных мест, тестовый и контрольный режимы, в среднем составляет от 30 минут до 1 часа. Разумеется, учить материал лучше всего по порядку, не перескакивая через лекции. Если Вы впервые работаете с курсом, то после заглавного экрана Вы попадете сразу в оглавление. Это сделано для того, чтобы можно было получить общее представление о том объеме материала, который Вам предстоит изучить. Но если Вы уже работали с системой, то появится страничка с той подглавой (и со всеми ее уроками), на которой Вы остановились в прошлый раз. Как видите, TeachPro помнит все. Допустим, мы в первый раз работаем в программе, и вот экран Содержание. Мы видим полный перечень разделов курса. Если навести курсор на любой раздел, и нажать на левую кнопку мыши, то мы перейдем на страничку с уроками (или подглавами) этого раздела. Но не торопитесь это делать - мы еще не со всем разобрались. Так что продолжим.
Руководство пользователя
17
Слева от строк с названием уроков расположены значки, которые несут полезную смысловую нагрузку. Смысл их в следующем: нам необходимо всегда знать, сколько материала мы уже изучили, какие уроки прослушали полностью, какие частично, а к каким даже не приступали. И такой значок, меняя свою форму, показывает нам, насколько изучен тот урок, слева от которого он стоит. Вот все варианты:
!
– часть урока прослушана или весь урок, но Вы не прошли контрольный и тестовый режимы;
√
– материал изучен полностью.
● – обозначает название главы или подглавы. Иерархическое содержание построено так, что имеет несколько уровней вложенности, и тем самым вы сможете перейти на вложенную подглаву, посвящённую какой-либо теме. Уроки, предназначенные для освоения тем глубже, более продвинуто, отмечены как II уровень. Для возврата назад к списку глав предусмотрено две кнопки в правом верхнем углу: - возврат к листу содержания предыдущей главе - возврат в корневой список глав TeachPro меняет эти значки автоматически. Кнопка Статистика вызывает детальную статистику по лекциям, которая запоминает для каждого урока: -
дату изучения этого урока; -
процент прослушанной части урока от длительности урока;
-
сведения о прохождении урока в контрольном и тестовом режиме: 1.
число правильных ответов и общее число вопросов;
18
TeachPro Microsoft Office 2003
2.
число ошибок (число заданий, на которые был дан правильный ответ не с первой попытки);
3.
счётчик использования подсказки.
Такая информация отображается только для тех уроков, которые загружались хотя бы один раз. При первом запуске программы окно «Статистика пройденных уроков» будет пустым. В дальнейшем появится список названий глав, а между ними – информация о тех уроках, которые были пройдены. Если при повторном запуске урока вместо неправильных ответов будут введены правильные, информация о прохождении урока обновится. При этом старые лучшие результаты не сбрасываются, и чтобы пройти курс сначала, надо зарегистрироваться под другим именем. Теперь, когда мы описали страницу Оглавления, перейдем к системе управления уроком.
Основной рабочий экран системы TeachPro После выбора нового урока в оглавлении и до начала реальной работы с ним пройдет времени минута, максимум две. За это время нужная часть курса, содержащая этот самый урок, загрузится в память Вашего компьютера, пройдет процесс распаковки данных.
Руководство пользователя
19
Сначала разберемся, как происходит обучение пользователя в системе TeachPro. Суть занятий предельно проста и максимально приближена к реальным занятиям в аудитории с преподавателем. Вы слышите голос лектора, и одновременно видите все те операции, которые лектор производит на своем компьютере. То есть, идет реальная работа с изучаемой программой, при этом все происходящее на экране подробно комментируется и объясняется. Дополнительно Вы имеете возможность отслеживать те действия лектора, которые на экране при работе с той или иной программой обычно не видны. Скажем, какая кнопка мыши и когда была нажата, какие клавиши, комбинации клавиш и в каком порядке нажимались на клавиатуре. Эффект достигается такой, как если бы рядом с Вами сидел опытный педагог, все бы Вам показывал и рассказывал, а Вы бы еще постоянно прерывали его и переспрашивали: «А сейчас что ты нажал, а как ты это сделал?». Имеется 4 режима обучения, разберемся с ними подробно. Обучение в непрерывном режиме Как видно из названия, урок идет без перерыва, поэтому около 15 минут придется воспринимать информацию «на одном дыхании». Вы, конечно, в любой момент можете ее остановить, нажав на Стоп или на Пауза. Обучение в пошаговом режиме Урок разбит на некоторое количество частей, или шагов. Их может быть 10 - 20 в уроке, и каждый содержит некоторый фрагмент материала, о котором говорит лектор. После прослушивания одного шага лекция прерывается, и Вы можете начать слушать следующую часть лекции, либо еще раз пройти предыдущую. Контрольный режим Здесь Вам предложат самостоятельно сделать то или иное действие. Это может быть изменение соответствующей опции в меню, нажатие на клавишу на панели инструментов или применение комбинации клавиш клавиатуры. Чаще всего пользователя просят самостоятельно повторить те действия, которые лектор только что произвел. Тестовый режим Здесь от пользователя потребуется максимум внимания и знания предметной области. Вам придется самостоятельно решить несколько задач, которые поставит лектор. То есть выполнить самому ряд действий, оперируя с
20
TeachPro Microsoft Office 2003
мышью и клавиатурой. Это потребует твердого знания всего материала этого урока.
Область демонстрации урока В рабочей области демонстрируется непосредственная работа лектора с этой программой: перемещается курсор мыши, набирается текст, формируются таблицы, открываются меню и т. д.
Панель управления системы TeachPro
Ее основная задача - дать Вам возможность самому управлять процессом обучения: вызывать систему помощи, ставить свои закладки в наиболее интересных местах и т.д. Забегая вперёд, скажем, что с этой панели можно вызвать дополнительные панели – панель закладок и панель текста лекции. Окно с автоматически прокручиваемым текстом лекции будет особенно полезно для глухих и для людей с ослабленным слухом, или же при отсутствии звуковой карты на компьютере. Теперь рассмотрим, из чего состоит управляющая панель программы. Перед нами ряды клавиш и информационная панель. Начнем с клавиш. Каждая из них имеет надпись или значок, поясняющий действия. Они имеют две позиции, нажатую или отжатую. Кроме того, клавиши могут быть доступными или недоступными в данный момент времени. Доступные клавиши выглядят вот так. А недоступные - так. Это может означать, что в текущем режиме такая клавиша бессмысленна, как, скажем, Подсказка в режиме непрерывной демонстрации. Далее представлен полный перечень всех клавиш и краткое описание их функций.
Руководство пользователя
21
Клавиши управления демонстрацией урока Повтор вопроса - в режимах «контрольный» и «тестовый» нажатие на эту клавишу приводит к повторению вопроса преподавателя. Стоп - остановка прослушивания урока Старт - начать (или продолжить) урок Пауза – временная (короткая) остановка Вернуться назад на один шаг Перейти на шаг вперед Перейти в конец урока Перейти в начало урока
Клавиши изменения режимов обучения Обучение в непрерывном режиме Пошаговый режим Контрольный режим Тестовый режим Каждый новый урок по умолчанию начинается в непрерывном режиме (клавиша Фильм утоплена в панель). Чтобы перейти в другой режим, достаточно нажать на нужную клавишу.
Дополнительные функциональные клавиши TeachPro Подсказка Используется только в контрольном и тестовом режимах. Суть ее проста - когда Вы совсем не знаете, как выполнить задание лектора, нажимайте на Подсказку. Поскольку в тестовом режиме Вам придется самостоятельно выполнять не одно, а серию действий, то и подсказка может быть получена отдельно по каждому из них.
22
TeachPro Microsoft Office 2003
1. Если потребовалось щелкнуть мышью в определенную область экрана, курсор принимает форму красного вопросительного знака. При вызове подсказки TeachPro проявит искомую область: - если необходимо кликнуть левой клавишей мыши – область загорится красным цветом: - если необходим двойной щелчок левой клавишей мыши, область загорится синим; - если необходимо кликнуть правой клавишей мыши (например, как для вызова контекстного меню) – область загорится зелёным цветом. Будьте внимательны: если в уроке требуется двойной щелчок, а вы нажали на мышь один раз, ответ будет занесён в статистику с ошибкой. Иногда (очень редко) может потребоваться нажатие мыши при зажатой клавише Shift, Alt или Ctrl. При этом подсказка загорится, как и прежде, то поверх появится надпись Shift и т.д. В некоторых уроках реализован также механизм Drag and Drop, так называемое перетаскивание объектов при помощи мыши. Вам потребуется нажать левую кнопку мыши в одной области экрана, протащить мышь по экрану и отпустить в другой области экрана. При подсказке первая область будет мигать красным, вторая – зелёным цветом. В случае если потребуется выделить диапазон ячеек, в качестве подсказки будут указаны верхний левый и правый нижний угол. При проведении линий потребуется провести линию из начальной точки, в конечную. При прохождении тестовых серий, при раскрытии вложенных подменю, бывает достаточно только подведения мыши, без нажатия. Такие области также будут отмечены красным цветом, но система среагирует уже при подведении мыши в некоторую область экрана, и урок пойдёт дальше. В качестве областей для нажатия мыши могут быть не только прямоугольники, но, хотя и довольно редко, области с многоугольными границами. Или же потребуется перечислить все области на экране, объединённые каким-либо признаком, или указать хотя бы одну из них. Если при этом вызвать подсказку, она будет оформлена в следующем виде: - если необходимо указать несколько точек-областей на экране (в произвольном порядке), то такие области будут отмечены красным цветом; - если важен порядок перечисления точек, при подсказке каждая область будет снабжена номером 1, 2, 3..;
Руководство пользователя
23
- если достаточно указать одну область из всего набора (например, действие можно сделать любым способом среди альтернативных), такие области будут отмечены каждая оранжевым цветом. 2. Если же понадобится нажать клавишу или их комбинацию на клавиатуре, курсор принимает чёрно-белую форму. При вызове подсказки система TeachPro нарисует окошко, где отобразятся те клавиши, на которые требуется нажать для продолжения занятия. Некоторые клавиши потребуется нажать в сочетаниях с Shift, Ctrl, Ctrl+Shift или Alt. Иногда при ответе потребуется нажать не одну клавишу, а ввести целую строку текста, если это обусловлено ситуацией в уроке. Например, ввести адресную строку текста, значение ячейки таблицы, или просто ввести число, которое только что видели на экране. На экране отметится белый прямоугольник, в котором необходимо ввести этот текст последовательным нажатием клавиш, и нажатие каждой клавиши отобразится в строке текста на экране. Также можно получить подсказку по очередной клавише. Обычно такой ввод нечувствителен к регистру, но в случае смены языка появится сообщение, если надо переключить клавиатуру с английского на русский. 3. Вопросы с вариантами ответов. По ходу лекции могут возникать текстовые вопросы с четырьмя или менее вариантами ответа. В таком случае надо будет указать мышью текст правильного ответа. Если же в качестве ответа на вопрос предлагается «да» или «нет», необходимо указать правильный вариант мышью. При необходимости можно воспользоваться подсказкой, и область правильного ответа отметится красным.
Закладки Система закладок дает Вам возможность отмечать те места в лекциях, которые Вас особенно заинтересовали. Поскольку процесс обучения весьма индивидуален, то и наборы закладок у каждого свои. Когда на первом экране Вы выбираете свое имя, подгружаются именно Ваши закладки. Вот несколько случаев, когда нужно поставить закладку: 1. Часть материала урока так и осталась непонятой. Отметьте это место, и в дальнейших лекциях, где такой материал будет использоваться на дру-
24
TeachPro Microsoft Office 2003
гих примерах и в ином контексте, Вы сможете сопоставить приемы работы и разобраться в сложной теме. 2. Вам показали какой-нибудь интересный прием или метод, и Вы поняли, где в своей работе сможете его использовать. Перед началом проектирования можно быстро перелистать нужные, отмеченные в лекциях элементы. 3. Когда готовятся лекции для школьников и студентов Как их ставить? Если нажать на клавишу Закладка, то урок будет приостановлен, панель управления TeachPro заменится панелью управления закладками. Вот она.
В левой части расположен список закладок, уже существующих в системе. Если названия всех закладок не поместились на экране, можно воспользоваться полосой прокрутки и найти нужную. Чтобы перейти по закладке, можно дважды щелкнуть мышью по ее названию, либо, отметив закладку (однократный щелчок мышью), нажать на клавишу Перейти к… А над списком находится комментарий к текущей (отмеченной) закладке, указывает полное название закладки, дату ее создания, а также номер лекции, на которой она поставлена. Далее расположен набор клавиш. Они недоступны в панели управления уроком, ими можно воспользоваться только отсюда. Итак, клавиши управления системой закладок. Главная. Возвращает Вас обратно к панели управления уроком. Создать. Создает новую закладку. Если на эту клавишу нажать, появится небольшое меню, где в строке названия можно набрать текст, обозначающий закладку, а потом нажать на клавишу Да, (если передумали, нажмите на клавишу Отмена). Когда Вы добавляете в системе новую закладку, она, конечно же, появляется в общем списке. Удалить. Если какая-то закладка больше не нужна, щелкните один раз по ее названию в списке, а потом нажмите на клавишу Удалить - и ее не станет. Перейти к…. Область демонстрации урока изме-
Руководство пользователя
25
нится, отражая тот момент в лекции, на который поставлена закладка. Продолжаем тему «Дополнительные функциональные клавиши на главной, управляющей панели курса». Далее – переход к следующему уроку Текст - вызывает окно с текстом лекции Оглавление - возвращает Вас обратно к страничке с оглавлением данной лекции. Панель с текстом лекции выглядит так
Нам осталось рассмотреть информационную панель главного экрана системы TeachPro. Она имеет несколько областей, в каждой из которых содержится свой тип информации. В самом центре управляющей панели курса находится вот такое окно.
Time - Общее время работы с уроком. Vol. - Уровень громкости. Для того, чтобы изменить его, надо навести курсор мыши на ползунок панели, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить ползунок до желаемого уровня. Lesson - Номер текущего урока. Message - В этой строке Вас информируют о фирме, предоставившей оболочку для данного курса, попеременно высвечивая название фирмы и адрес ее сайта. Этот значок показывает, что после каждой лекции система остановится, и Вы сможете работать дальше по своему усмотрению. Выбрав такой значок, Вы можете прослушать весь лекционный материал курса без перерыва. Этот режим предназначен для организации
26
TeachPro Microsoft Office 2003
массовых лекционных занятий в больших аудиториях, где есть необходимость в непрерывном звучании нескольких лекций подряд. Выберите снова соседний значок, и после каждой лекции опять будет остановка. Линейка состояния – Вся она условно отображает общее время урока, а ее темная часть - уже прослушанный материал. На линейке находятся деления. Это контрольные точки. Причем в разных режимах линейка отградуирована по-разному. Когда текущая позиция урока подойдет к такому делению (темная полоска «доползет» до очередной отметки), в пошаговом режиме изложение материала остановится, а в контрольном после звукового сигнала Вас попросят самостоятельно произвести некоторое действие. Клавиши Перейти на шаг вперед и Вернуться назад на один шаг переводят текущую позицию урока соответственно на одно деление вперед или назад. Для этого же предназначены деления линейки в режиме Фильм. В самом низу информационной панели Вы видите бегунок, уцепившись за него мышкой, можно перемещаться по уроку быстрее.
Поисковая система Несколько слов о поисковой системе курса. Она чрезвычайно полезна и в процессе обучения, и в реальной работе с изучаемыми системами. Вы всегда сможете быстро и легко отыскать любой материал данного курса. От Вас требуется только четкость в формулировках. Войдите в содержание и нажмите на клавишу Найти. Перед Вами поисковая панель. Введите название искомой темы в поле редактирования или выберите ее из списка (он представлен в алфавитном порядке). Затем выберите из нижнего окна название урока, в котором данная тема рассматривается (в этом окне даётся название раздела и урока, в котором рассматривается ключевое слово). Далее
нажмите
на
Руководство пользователя
27
кнопку Перейти к…. Вы окажетесь не только в нужном уроке, но и в нужном его фрагменте. То есть именно там, где описывается выбранное Вами понятие.
28
TeachPro Microsoft Office 2003
Устранение возможных проблем с программой При возникновении любых неполадок в работе с программой обращайтесь в службу технической поддержки нашей фирмы: Телефон: (495) 673-76-93
Проблемы при инсталляции программы Проблема
Решение проблемы
Для пользователя Windows2000/XP (без прав администратора) появляется окно с красным знаком без текстового сообщения
Для установки необходимо иметь права администратора. Установите себе права администратора.
Кнопки отображаются чёрными прямоугольниками
Установлен режим 16 или 256 цветов. Переключите монитор в режим с большим количеством цветов.
Диск не работает через локальную сеть.
Для обучения в локальной сети покупайте специальные сетевые версии, этот диск может работать только с CD-ROM.
Сообщение: Не установлено ни одного поддерживающего звукового устройства.
Нет звуковой карты; не установлены драйвера или нарушен интерфейс MCI .
ВНИМАНИЕ! Программа не будет проигрываться в музыкальных центрах, DVD проигрывателях и CD плейерах т. к. это диск для компьютера и имеет специальный формат.
Проблемы при запуске программы Проблема
Решение проблемы
Если программа не запускается (моргает чёрный экран)– при наличии двух CD-ROM, один из которых пишущий.
Повторите инсталляцию с устройства, буква которого меньше по алфавиту.
Руководство пользователя
29
Проблема
Решение проблемы
Не отображаются шрифты (в случае Windows98/ME).
Если у вас есть CD-ROM с коллекциями 6000, 12000, 15000 шрифтов, не устанавливайте все эти шрифты сразу(!), Windows нормально поддерживает до 500 шрифтов.
Не отображается видео (звук идёт).
Произведена усечённая выборочная установка Windows95/98, необходимо зайти в Панель управления – Установка и удаление программ – Установка Windows – Мультимедиа – установите кодеки видеосжатия.
Ошибка распаковки урока.
Возможно, не читается файл урока с CD-ROM, или же у пользователя без прав администратора нет доступа к временным файлам или к каталогу Windows.
Затруднительные ситуации при проигрывании урока Проблема
Решение проблемы
Через 10-15 минут урок «стопорится».
Урок кончился, и необходимо загрузить следующий. При движении мыши вниз экрана появится всплывающая панель, нажмите «Оглав.».
Не играет звук.
Возможно, наушники вставлены в гнездо на передней панели CDROM. Вставьте наушники в гнездо звуковой платы сзади компьютера.
30
TeachPro Microsoft Office 2003
Проблема
Решение проблемы
При запуске урока только чёрный экран.
Такое бывает, когда звук идёт, но не подключены колонки, и видео тоже идёт, но не установлены кодеки видеосжатия (в случае усечённой установки Windows). Произведите полную установку Windows.
TeachPro Office 2003
Раздел I. Microsoft Word 2003
33
Раздел I. Microsoft Word 2003 Глава 1. Начало
1.1. Запуск и выход из пакета. Экран Word 2003
Мы начинаем знакомство с типичным Windows приложением Microsoft Word 2003, предназначенным для работы с текстовыми документами. Когда вы устанавливаете Word на свой компьютер, программа установки автоматически добавляет Word в меню Пуск, его так же называют главное меню. Для того чтобы запустить Word из меню Пуск, нужно щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке Пуск. Выбрать пункт Программы, плавно перейти направо, выбираем Microsoft Word, щелчок левой клавишей мыши и приложение запущенно. Для выхода из программы Microsoft Word существует три стандартных способа. Первый способ, это щелчок мыши по кнопке Закрыть в правом верхнем углу экрана. Второй способ, выбор пункта меню Файл, затем подпункта Выход. И третий способ, это одновременное нажатие клавиш Alt+F4. Выйдем из программы. Второй способ запуска программы, двойной щелчок по пиктограмме Microsoft Word на рабочем столе Windows. Двойной щелчок. Приложение запущенно. После запуска программы, открывается окно Word 2003. В верхней части окна расположена строка заголовка. В ней находится имя документа и имя приложения. В данном случае, имя документу еще не присвоено, и в строке заголовка появляется имя по умолчанию с порядковым номером Документ1. В правой части строки заголовка находятся три кнопки. Первая, Свернуть, позволяет свернуть окно Word 2003 до кнопки на панели задач. Теперь для того чтобы снова развернуть окно, нужно щелкнуть по кнопке в панели задач. Окно развернуто. Вторая кнопка служит для установки нормального или полноэкранного представления окна. Третья кнопка нам уже знакома. Она предназначена для закрытия окна Word 2003. Под строкой заголовка расположена строка меню. Именно в меню находятся все команды, которые можно использовать при работе в приложении. Каждый из пунктов меню, содержит набор команд, имеющих общую функциональную направленность. Меню открывается с помощью мыши. Откроем, например, пункт меню Правка. Обратите внимание, при щелчке мыши по пункту меню, сначала появляется краткое меню, но если задержать на нем мышь, то появится список с полным набором команд данного пункта меню. Если команда не используется в течение некоторого времени, Word перестает отображать ее в краткой версии. Но если теперь, в полном развернутом меню выбрать эту команду, то она автоматически добавляется в краткую версию меню. В открывшемся списке все команды выглядят по-разному. Некоторые команды, как бы погашены. Это значит, что в данный момент времени команда не доступна, для ее работы чего-то не хватает. Например, нет выбранного объекта для копирования. Несмотря на то, что команда не доступна, она все-таки отображается в меню, для того, чтобы пользователь не искал ее в другом списке. Слева от команды иногда отображается рисунок кнопки. Это значит, что данную команду можно вызвать, щелкнув по кнопке на панели инструментов. Справа от команды иногда отображается клавиша или сочетание клавиш. Это значит, что данную команду можно вызвать, нажав соответствующую клавишу на клавиатуре. Если команда обозначается просто словом, или фразой, это значит, что щелчок по ней приводит к немедленному выполнению указанного действия. Если после команды стоит стрелка, значит после выбора данного пункта меню, появится список набора уточняющих команд. Иногда, после команды стоят три точки. Это значит, что при щелчке по этой команде появится диалоговое окно, позволяющее задать параметры данной команды. Чтобы закрыть диалоговое окно, нужно щелкнуть по кнопке Закрыть в правом верхнем углу заголовка. Часто выполняемые команды, вынесены в виде кнопок с рисунками на панели инструментов. По умолчанию на экране присутствуют две панели инструментов: Стандартная, а под ней панель инструментов Форматирование. При движении указателя мыши вдоль кнопок панели инструментов, под каждой из них появляется название команды в маленьком желтом прямоугольнике, так называемые всплывающие подсказки. На некоторых кнопках рисунки как бы погашены. Точно так же, как и в меню, это означает, что команда не доступна в данный момент времени.
34
TeachPro Microsoft Office 2003
Word содержит много других панелей инструментов, которые при желании тоже можно вынести на экран. Для этого, нужно зайти в пункт меню Вид и выбрать подпункт Панели инструментов. Слева от названий Стандартная и Форматирование, а также Область задач, стоят галочки. Это значит, что эти панели присутствуют на экране. Щелкнем по команде Рамки, и у нас появилась новая панель инструментов Рамки. Для того чтобы убрать эту панель, достаточно щелкнуть по кнопке Закрыть в правом углу заголовка панели. Можно добавить новые пункты в меню или кнопки в панели инструментов. Как это делается, я расскажу в разделе «настройки Word 2003». В дополнение к основному меню, постоянно находящемуся на экране, Word предлагает вторичную систему контекстных меню. Контекстные меню предоставляют возможность быстрого доступа к часто используемым, для данного объекта, командам. Для вызова контекстного меню, необходимо направить указатель мыши на выбранный объект, и щелкнуть правой клавишей мыши. Например, покажем на строку меню, и щелкнем правой клавишей мыши. В контекстном меню Word предлагает нам список панелей инструментов или возможность настройки панели инструментов. Пункт Настройка. Список команд контекстного меню тоже можно настраивать, как это делается, мы рассмотрим в разделе «настройки Word 2003». В нижней части экрана находится строка состояния. В процессе ввода данных, в этой строке высвечивается информация о позиции текстового курсора или краткая информация о директивах. Рассмотрим строку состояния. Мы находимся на первой странице, в первом разделе документа. Первая страница и всего в документе одна страница. Текстовый курсор опущен от верхнего края страницы на два сантиметра. Текстовый курсор находится в первой строке текста, в первой колонке. Далее следуют индикаторы режимов, например, режим записи. Чтобы этот режим включить, нужно выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши по индикатору. Режим записи макросов включен. Отменим его, нажав на кнопку Отмена. Следующий режим Исправление. Двойной щелчок - у нас включен режим Рецензирования. Закроем панель инструментов. Про сам режим поговорим позднее. Двойной щелчок по индикатору исправлений, режим отключен. Следующий режим, выделение. Двойной щелчок включит режим. Про сам режим поговорим позднее. Двойным щелчком режим отключается. Далее режим переключения вставки/замены. Двойной щелчок, режим Замены включен. Рассмотрим на примере. Переключимся на русский язык щелкнув по индикатору языка в панели задач. Напишем слово «кошка». Я хочу заменить его на слово «корка». Подводим текстовый курсор перед буквой Ш, и набиваем букву Р. Ш исчезла, Р появилась. Итак, в режиме замены, новый символ бьется поверх старого. Теперь отключим режим замены, двойной щелчок по индикатору, и я наберу ОЧ, получится «корочка». Слог КА отъехал направо. Это у нас был режим Вставки. В режиме Вставки новые символы вставляются внутрь слов, которые мы набиваем. Следующий индикатор - индикатор языка. Двойной щелчок, и мы можем поменять язык выделенного текста. Далее следует индикатор проверки правописания. В процессе работы, Word отображает передвигающийся по книге карандаш. Если ошибок не найдено, то появляется значок проверки, галочка. Если была найдена ошибка, то появляется крестик. Для исправления ошибки нужно выполнить двойной щелчок по этому значку. Проверим. Сотрем символ Ч, набьем Ш. Посмотрим на индикатор, там появился крестик. Ошибка. Выполним двойной щелчок по индикатору состояния правописания, Word нам предлагает альтернативы замены неправильного слова. Выберем, например, крошка. Слово исправлено.
* * *
Раздел I. Microsoft Word 2003
35 1.2. Область задач. Получение справочной информации
Продолжим обзор окна Word 2003. Центральную часть окна Word 2003 занимает рабочая область. Именно в ней осуществляется ввод и форматирование текста, вставка иллюстраций, и создание таблиц. Информация вводится в рабочую область в том месте, где стоит текстовый курсор. Сам документ представляет собой бесконечный рулон бумаги, который можно разрезать на страницы. Для перемещения по документу используются полосы прокрутки. Вертикальная полоса прокрутки и горизонтальная полоса прокрутки. На вертикальной полосе прокрутки есть кнопка стрелочка вниз, она служит для перемещения на строку вниз. Стрелочка вверх, на строку вверх. Бегунок показывает, в каком месте от высоты текста мы находимся. Бегунок можно перетаскивать, показав на него указателем мыши и зажав левую клавишу. Щелчок по полосе прокрутки над бегунком, экран вверх, щелчок под бегунком, экран вниз. Есть еще кнопка Возврат к предыдущей странице и кнопка переход к следующей странице. Полосы прокрутки можно также убрать с экрана. Для этого нужно выполнить следующие действия: Сервис -> Параметры -> вкладка Вид -> флажки горизонтальная полоса прокрутки и вертикальная полоса прокрутки -> кнопка OK. Полосы прокрутки убраны с экрана. Для того чтобы восстановить полосы прокрутки на экране, нужно повторить те же самые команды: Сервис -> Параметры -> вкладка Вид -> поставить флажок горизонтальную полосу прокрутки и вертикальную полосу прокрутки -> OK. Полосы прокрутки восстановлены на экране. Слева от горизонтальной полосы прокрутки, находятся кнопки установки режима просмотра документа. Обычный режим просмотра, режим Webдокумента, режим разметки страницы, режим структуры и новый режим чтения. Про все эти режимы, мы поговорим подробнее позднее. Наверху вертикальной полосы прокрутки находится вешка разбивки на окна. Она позволяет представить один и тот же документ в двух окнах. Для этого необходимо навести указатель мыши на вешку разбивки так, чтобы он принял вид знака равно с двумя стрелочками, зажать левую клавишу мыши и протащить вниз. На экране появилось два окна с одним и тем же документом. Мы видим в первом окне документ, и во втором окне этот же документ. Поставим вешку разбивки на место. На координатной линейке всегда присутствуют маркеры управления абзацем. Слева на координатной линейки расположен табулятор с признаками выравнивания. В некоторых режимах просмотра документа слева видна вертикальная координатная линейка. Белая часть линейки соответствует, доступной для набора текста, высоте страницы. Затемненные участки, верхнему и нижнему полям страницы. Внешний вид линейки изменяется в зависимости от того, работаем ли мы с обычным текстом, с колонтитулами, с таблицей или с надписью. Сейчас у нас координатные линейки градуированы в сантиметрах. Координатные линейки можно убрать с экрана. Для этого, нужно выполнить следующие действия: Вид -> раскроем меню -> Линейка. Чтобы вызвать обе линейки на экран, нужно повторить те же самые действия: Вид -> Линейка. Линейки восстановлены. Можно убрать с экрана только вертикальную координатную линейку. Для этого следует выполнить действия: Сервис -> Параметры -> вкладка Вид -> флажок вертикальная линейка -> OK. Вертикальная линейка убрана. Чтобы восстановить вертикальную линейку повторим те же самые действия: Сервис -> Параметры -> вкладка Вид -> поставим флажок вертикальная линейка -> OK.
36
TeachPro Microsoft Office 2003
Под кнопками управления окна Word находится кнопка Закрыть окно, позволяющая закрыть только документ. Дело в том, что в Word может быть одновременно загружено несколько документов. Щелчок по кнопке Закрыть окно закрывает документ. Щелчок по кнопке Закрыть - закрывает Word. В текстовом процессоре Word 2003 реализован способ работы с часто используемыми инструментами с помощью вот этой Области задач. Скрыть Область задач с экрана можно с помощью вот этой кнопки Закрыть. Отобразить Область задач на экране можно командой Вид -> Область задач. А вот область задач Стили и форматирование можно вызвать нажатием на соответствующую кнопку в панели Форматирование. Нажмем. Появилась Область задач Стили и форматирование. Если выполняется действие, в котором используется область задач, то она появляется на экране автоматически. Кнопка Другие области задач позволяет выбрать нужную область задач в раскрывающемся списке. В области задач выполняется поиск, открытие или создание новых документов, просмотр содержимого буфера обмена, форматирование документов и осуществляется доступ к библиотекам шаблонов в Internet. Выберем, например, область задач Создание документа. Для просмотра выбранных ранее областей задач можно использовать кнопки Назад и Вперед. Новая область задач Справочные материалы предлагает широкий выбор справочных сведений и дополнительных сведений при наличии подключения к Интернету. Программа Word 2003 как и все другие программы имеет справочную систему. Для получения справки, к примеру, можно воспользоваться областью задач Справка. Активизируем эту область задач. Вы видите перед собой справку Word. Перейдём к предыдущей области задач. Нажатие клавиши F1 также приводит к вызову области задач Справка. Нажмём F1. Справка Word - перед нами. Напишем в этом поле слово «таблица». Нажмём на клавишу Enter. Появился список возможных подсказок по теме Таблица. Мы можем убедиться в этом. Существует ещё один способ получения справки по Word. Допустим, нам необходимо воспользоваться командой Правка -> Найти. Появилось диалоговое окно Найти и заменить. Давайте, нажмём на кнопку Больше. Теперь это диалоговое окно раскрыто полностью. Вы видите в этом окне множество полей и флажков. Если Вам в этом окне что-то непонятно или Вы что-то запамятовали, то у Вас имеется возможность получить справку на этот счёт. Вы видите в правой части заголовка окна кнопку со знаком вопроса. Нажав на эту кнопку, мы получим справку относительно всего, что фигурирует в нашем диалоговом окне Найти и заменить. Вы можете сами убедиться в этом. При наведении курсора на фразу, выполненную голубым цветом, курсор меняет свой вид. Теперь Вы можете щёлкнуть мышью – и Вы получите пояснение к данной фразе. Повторный щелчок скроет пояснение. Если фраза начинается вот таким треугольником, то, щёлкнув по фразе, Вы получите вот такое разъяснение. Щёлкнем ещё раз. При желании можно отобразить все скрытые подтексты, нажав на строку Показать всё. Убедимся, что все подтексты открыты. А данная фраза перефразирована на Скрыть всё. Закроем теперь окно справки.
* * *
Раздел I. Microsoft Word 2003
37 1.3. Получение справочной информации с помощью помощника
На прошлом занятии мы с Вами говорили о некоторых способах получения справки по Word. Продолжим беседу о получении справочной информации по Word. Ну, во-первых, для получения такой информации Вы всегда можете воспользоваться полем Введите вопрос. Это поле расположено в правой части строки меню приложения. Сюда нужно ввести вопрос, например, «печать», и нажать клавишу Enter. Допустим, теперь, что нас интересует вопрос «Как можно распечатать несколько копий документа?». Находим в списке результатов поиска соответствующую строку (в данном случае Печать нескольких копий) и выполняем по ней щелчок мышью. Нужная справка – перед нами. Оказывается, в поле Число копий в диалоговом окне Печать всего лишь необходимо указать нужное число копий. Закроем это окно. Ту же самую информацию можно получить введя свой вопрос в области задач Приступая к работе. Откроем область задач Приступая к работе. В поле Искать нужно задать свой вопрос, а затем нажать клавишу Enter или кнопку Начать поиск. Введём свой вопрос Печать. Нажмём кнопку Начать поиск. Перед нами – те же результаты поиска. Кроме того, получить справочную информацию можно и с помощью контекстно-зависимой справки по выделенной команде или элементу экрана. Например, установим курсор внутрь слова и нажмём сочетание клавиш Shift+F1. Появляется контекстно-зависимая информация о выделенном тексте. Вы можете убедиться в этом. Закроем пока область задач. Для получения справочной информации по Word можно также воспользоваться интерактивной справкой, предоставляемой Помощником по Office. Для вызова Помощника на экран откроем меню Справка и выберем команду Показать Помощника. Появился Помощник. По умолчанию Помощник имеет вид канцелярской скрепки, которая носит название Скрепыш. Теперь, чтобы получить нужную информацию, нужно щёлкнуть Помощника мышью и ввести в поле Выберите действия текст интересующего нас вопроса в произвольной форме. Например, Как создать таблицу? Теперь можно нажать на клавиатуре клавишу Enter или кнопку Найти. Список разделов справки по интересующему нас вопросу отобразился на экране. Помощник следит за нашими действиями. Он будет периодически предлагать вывести справку по теме, связанной с выбранными командами. Например, при редактировании документа Помощник может предложить совет по сохранению форматирования при копировании из одного документа в другой. Итак, при желании всегда можно выбрать другого Помощника. Для этого щёлкнем наш персонаж мышью. Нажмём кнопку Параметры. В диалоговом окне Помощник откроем вкладку Коллекция и выберем себе новый персонаж. Кнопки Далее и Назад позволяют просмотреть имеющиеся персонажи. Выберем, например, Мурку. ОК. На экране появилась Мурка во всей своей красе. Для настройки параметров отображения Помощника, можно щёлкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Параметры. Открывается диалоговое окно Помощник с открытой вкладкой Параметры. Например, для отображения сообщений Помощника, должен быть установлен флажок Отображать сообщения Помощник. И, если на Вашем компьютере установлена звуковая карта, то для прослушивания звукового сопровождения Помощника, Вы можете установить флажок Звуковое сопровождение. Закроем
38
TeachPro Microsoft Office 2003 это окно. Для скрытия Помощника с экрана нужно вызвать его контекстное меню и выбрать пункт Скрыть. Помощник исчез с экрана. И ещё. Вызовем на экран область задач Справка. Нажмём по строке Оглавление. Эта справка по Word особенно полезна, когда необходимо получить общие сведения по интересующему вас вопросу, например, по новым возможностям Word 2003. Для этого достаточно щёлкнуть Запуск и параметры, а затем - новые возможности Microsoft Office Word 2003. Перед нами Новые возможности. Закроем это окно. Итак, чтобы открыть любой нужный раздел справки, нужно щёлкнуть мышью требуемую ссылку. На следующем занятии мы поговорим об основных операциях над документом.
* * * 1.4. Основные операции над документом Рассмотрим минимальный набор команд, необходимый для работы с текстовым процессором Microsoft Word 2003. После запуска Word на экране открывается окно приложения с новым документом, имеющим имя по умолчанию Документ1. Хорошо бы сразу присвоить уникальное имя документу и указать Word, в какое место на жестком диске следует записать документ. Для этого необходимо выполнить следующие команды: Файл -> Сохранить как. Приложение позволяет быстро сохранить файл в папке Мои последние документы, на рабочем столе, в папке Мои документы, в любое другое место на компьютере, на локальном или Интернет серверах. Выберем Рабочий стол. В поле Имя файла нужно ввести имя нового файла. Дело в том, что операционная среда Windows позволяет задавать имя файла до 256 символов, причем любых, и кириллицу, и пробелов. Но при пересылке, например, через интернет, или при переносе на другой компьютер, могут возникнуть проблемы совместимости. Поэтому, я рекомендую пользоваться Dos-ми правилами, задавать имя документа не более чем из 8 символов, при этом латинских и цифр. Назовем наш файл «proba». Нажмем кнопочку Сохранить. Переключимся на русский язык. Для этого щелкнем по индикатору, выберем русский. Напишем «Первый документ». Итак, то, что мы сейчас написали, находится в оперативной памяти компьютера. Оперативная память энергозависима. Это означает, что если сейчас выключить компьютер или выключить электричество или произойдет еще какой-нибудь сбой, то, всё, что написано, пропадет. Поэтому по ходу работы необходимо периодически сохранять на диск текущий документ. Для этого достаточно использовать кнопку Сохранить на панели инструментов. Щелкнем по кнопочке Сохранить. Закроем Word. Кнопочка Закрыть. Посмотрим на рабочий стол. На нем появился наш документ «proba». Отсюда следует еще один способ запуска Microsoft Word вместе с документом. Выполним двойной щелчок. Программа Word загружена, а в ней загружен документ «proba». Теперь я хочу вызвать на экран уже существующий документ. Для этого нужно выполнить команды: Файл -> Открыть. Перед нами диалоговое окно Открытие документа. В списке Папка открываем стрелочку, раскрыв окно выбираем диск C:, находим папочку «My», выполняем двойной щелчок. В папке находится документ «oper». Щелкаем по кнопке Открыть. Новый документ загружен. Итак, у меня сейчас загружено одновременно два документа. Для переключения между ними можно использовать пункт меню: Окно. Окно -> «proba»> Окно -> «oper». Для одновременного отображения на экране всех открытых документов, нужно выполнить команду: Окно -> Упорядочить все. На экране представлено два документа. Активным является то окно, у
Раздел I. Microsoft Word 2003
39
которого заголовок выделен темным, синим цветом. Для того чтобы сделать активным второе окно достаточно щелкнуть по заголовку. Я хочу восстановить экран. Щелкнем по кнопке Развернуть у документа «proba». Теперь активизируем область задач. Выберем команду: Вид->Область задач. В области задач выберим документ oper. Распахнем окно. Теперь создадим новый документ. Создать новый документ можно одним из трех способов: Либо используя команды меню: Файл -> Создать. Либо щелкнув по кнопке на панели инструментов. Либо нажав сочетание клавиш Ctrl+N. Щелчок по кнопке на панели инструментов или нажатие комбинации клавиш приведут к созданию пустого документа. Щелкнем по кнопке Создать. Появится новый пустой документ. Теперь выполним команды меню: Файл -> Создать. В правой части окна появилась область задач Создание документа. Для создания нового пустого документа в области задач нужно выбрать гиперссылку Новый документ. Появился новый пустой документ с именем Документ2. Еще раз выполним команды меню: Файл -> Создать. Для создания нового документа можно использовать копию уже существующего. В этом случае нужно выбрать в области задач гиперссылку Из имеющегося документа. Щелкнули по гиперссылке. Появилось диалоговое окно Создание из имеющегося документа. Выберем документ «account». Щелкнем по кнопке Создать новый. Мы взяли в качестве документа-прототипа файл с именем «account». Посмотрим строку заголовка. Наш документ имеет имя Документ3. Это значит, что на базе документапрототипа мы создаем новый документ. Причем, прототип остается неизменным. Хорошо бы сразу отвести место на диске для этого файла. Выполним команды меню: Файл -> Сохранить как. Я не хочу записывать этот файл в стандартную папку. Для того чтобы создать свою собственную папку воспользуемся кнопкой Создать папку. В диалоговом окне создание папки в поле Имя напишем имя новой папки. Правила создания имени папки точно такие же, как и имени файла. Назовем нашу папку «new».…OK. В поле папка диалогового окна Сохранение документа появилось имя нашей новой папки. Это значит, мы находимся внутри папки. В поле Имя файла введем имя нового файла. Ну, например, «proba2». Нажмем на кнопку Сохранить. Теперь закроем Word. Еще один способ запуска Microsoft Word вместе с документом: Пункт меню Пуск -> Документы, перейдем направо. Здесь в списке документов мы видим названия наших документов. Дело в том, что операционная среда Windows запоминает за нами 15 последних созданных документов, вне зависимости от того, в каком приложении они созданы. Найдем документ «proba2». Щелкнем по нему. В результате будет загружено приложение вместе с нашим файлом «proba2». В строке заголовка мы видим «proba2».Мне понадобится еще файл «oper». Для того чтобы загрузить этот файл, выберем пункт меню Файл. Здесь, в списке, у нас указано четыре файла. Выберем «oper». Второй файл загружен. Снова откроем пункт меню Файл. В списке указано четыре файла. Word 2003, по умолчанию, запоминает 4 названия файлов. Если нас не устраивает такое количество, мы можем сами настроить, сколько файлов должен запоминать Word. Для этого следует выполнить команды: Сервис -> Параметры -> перейти на вкладку Общие > помнить список из...-> настроим список запоминаемых файлов (но не более 9) -> OK. И еще одна полезная команда, без которой немыслима работа в текстовом процессоре. Печать документа. Хорошо бы перед тем, как печатать, посмотреть, как будет выглядеть на бумаге наш текст. Для этого можно воспользоваться кнопкой Предварительного просмотра на Стандартной панели инструментов. Щелкнем по ней. Так будет выглядеть наш документ при печати. Закроем режим. Здесь же на Стандартной панели инструментов, есть кнопка печати. Это быстрая печать без настроек. Если мне нужны настройки печати, я должна выбрать пункт меню Файл -> Печать. Перед нами диалоговое окно Печать. Я могу напечатать все страницы, текущую страницу, конкретные номера страниц, выделенный фрагмент, я могу напечатать в файл, могу заказать несколько копий, я могу разобрать по копиям могу вывести на печать все страницы диапазона, могу вывести на печать нечетные страницы или четные страницы.
* * *
40
TeachPro Microsoft Office 2003 1.5. Сравнение документа рядом
На этом занятии мы с Вами поговорим о новой (в Word 2003) удобной возможности сравнения документов в расположенных рядом окнах. Для наглядности пока закроем этот документ. В прошлый раз мы уже ознакомились с командой Упорядочить все. Сейчас команда Сравнить рядом выглядит как Сравнить рядом с ... (многоточие). К тому же, она в данный момент недоступна. Всё дело в том, что в приложении Word в данный момент у нас открыт всего лишь один новый пустой документ с именем Документ1. И сравнить-то его не с чем. В отличие от команды Сравнить рядом команда Упорядочить все сейчас активна. Вы видели, что при наличии двух открытых в Word документах эта команда позволяет расположить их на экране рядом по вертикали друг под другом. Попробуем выбрать эту команду сейчас. Единственный документ, если можно так сказать, упорядочился на экране вот таким образом. Кнопка Свернуть окно преобразовалась в кнопку Развернуть, а окно Word заняло, так сказать, весь экран. Нажмём кнопку Развернуть. Закроем документ. Не станем сохранять. А теперь откроем два похожих документа: Файл -> Открыть. Выберем документ oper1 и, удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре, выберем ещё документ oper2. Открыть. Теперь у нас открыто два документа oper1 и oper2. Попробуем сейчас их упорядочить. Упорядочить все. Как ожидалось, они упорядочены должным образом. Для сравнения и корректировки этих документов, нам придётся периодически прокручивать то один документ, то второй документ. Перейдём к началу. И здесь – тоже. При упорядоченных таким образом документах, выберем команду Сравнить рядом. Окно -> Сравнить рядом. Обратите внимание: команда теперь выглядит, как Сравнить рядом с oper2. Выберем её. Документы расположились на экране рядом, но по горизонтали. Появилась панель инструментов Сравнить рядом, на которой имеются всего лишь три кнопки: Синхронная прокрутка (она сейчас нажата), Восстановить рядом и – еще одна кнопка Рядом. Попробуем прокрутить один документ при нажатой кнопке Синхронная прокрутка. Мы видим, что прокручиваются оба документа одновременно. А теперь отожмём кнопку Синхронная прокрутка. Прокрутим документ. Нет, второй документ не прокручивается, он остался неподвижен, что и следовало ожидать. Перейдём к началу документа. И – здесь тоже. Снова нажмём на кнопку Восстановить рядом. Ничего не меняется и возврата к прежнему упорядочению документов по вертикали не происходит. Попробуем закрыть открытые рядом документы, нажав на кнопку Рядом. На экране остались документы, открытые с помощью команды Упорядочить все, эти две команды функционируют, независимо друг от друга. Конечно, мы могли бы сами расположить эти два окна рядом по горизонтали. Например, так ухватимся мышью за правый нижний угол первого окна и протащим влево вниз. Отпустили клавишу мыши. Второе окно поднимем наверх, ухватимся мышью за его левый нижний угол. И перетащим направо вниз. Отпустим клавишу мышью. Теперь попробуем прокрутить один документ. Нет прокрутить одновременно без выбора команды Окно – Сравнить рядом не удается. Изменим к при меру масштаб в одном документе. Выберем, например 50 процентов. Теперь выберем команду Сравнения рядом. Сравнить рядом с oper1. Итак кнопки панели инструментов Сравнить рядом позволяют синхронизировать не только прокрутку документов, но и масштаб этих документов. Теперь закроем открытые рядом документы.На экране остались документы открытые с помощью команды Упорядочить все, правда уже в новом масштабе. Мы еще раз убедились в том что эти две команды Сравнить рядом и Упорядочить все функционируют в некотором смысле независимо друг от друга. И последнее, вызовем на экран ещё и третий файл: Файл -> Открыть -> файл oper. Попробуем воспользоваться командой: Окно -> Сравнить рядом с... Обратите внимание: в этой команде не указано, с каким файлом будет производиться сравнение. Нам это предстоит выбрать самим. Выберем эту команду. Теперь выберем первый из файлов. ОК. А всё остальное мы уже знаем. Мы теперь можем сравнить друг с другом документ oper и oper1. На следующем занятии мы с Вами будем говорить о форматировании символов.
* * *
Раздел I. Microsoft Word 2003
41
Глава 2. Символ 2.1. Параметры форматирования символов. Специальные знаки В Word 2003 для создания документа используются три составляющие: Символы, абзацы и разделы. Документ состоит из одного или нескольких разделов. Раздел из одного или нескольких абзацев. Абзац из одного или нескольких символов. Итак, познакомимся с самым маленьким объектом Word - символом. Символ - это основная и неделимая единица информации в Word. Какие у нас возможные символы? Ну, во-первых, латинские буквы, во-вторых - это кириллица. Переключимся на русский язык: Щелкнем по индикатору -> выберем русский. Затем Знаки пунктуации: точка, запятая, восклицательный знак и так далее. Далее следуют цифры. Знаки операций: плюс, минус, умножить, разделить. Символы национальных алфавитов. Непечатаемые знаки. Для того чтобы увидеть непечатаемые знаки на экране, мы должны щелкнуть по кнопочке Непечатаемые знаки. Вот, пожалуйста, в конце каждой строки стоит непечатаемый символ конца абзаца. Пустая строка - это только один символ конца абзаца. Стрелочки - это символы табуляции. Бледные точки - это символ пробела. Для чтобы убрать непечатаемые символы с экрана, нужно снова щелкнуть по кнопочке Непечатаемые знаки. При создании документов часто возникает необходимость вставки символов, отсутствующих на клавиатуре. В этом случае используется команда: Вставка -> Символ. Перед нами диалоговое окно Символ. Это окно содержит две вкладки: Символы и Специальные знаки. Для вставки специального знака в документ (например, авторское право) нужно выбрать его в списке, а затем нажать кнопку Вставить. Для вставки символа можно выбрать любой символ, затем щелкнуть по кнопке Вставить. Обратите внимание, только что выбранный символ отобразился в списке Ранее использовавшиеся символы. Можно выбрать любой символ и из этого списка. И нажать на кнопку Вставить. Закроем диалоговое окно Символ и поговорим о параметрах форматирования. Каждый символ в документе Word имеет набор свойств - параметров форматирования. Во-первых, это шрифт. Шрифт указывает на то, какая гарнитура используется для изображения символа на экране и печатной странице. Размер определяет величину символа. Начертание может быть обычное, полужирное, курсив, подчеркивание. Подчеркивание может отсутствовать, может быть одинарное, двойное, только в словах, пунктирное и так далее. Цвет - символы могут быть разного цвета. Выделение цветом - это выделение фона символов цветом. Видоизменение и Эффекты - это зачеркнутый, верхний индекс, нижний индекс, скрытый, малый прописные, все прописные и прочие. Интервал - определяет расстояние между соседними символами. Смещение позволяет поднять или опустить символ относительно опорной линии. Кернинг - позволяет в Word изменять расстояния между определенными парами символов. Есть еще два типа атрибутов, это Язык и Исправления. Они также применяются к каждому символу, хотя их обычно не считают атрибутами форматирования. Язык указывает, какой должен быть язык при проверке орфографии в тексте. Исправления указывают, был ли символ вставлен или же удален. Для того чтобы узнать параметры символа, выделим символ и нажмём клавиши Shift+F1. Справа отобразилась область задач Показать форматирование. В поле Выделенный текст отображается выбранный нами символ. В поле Форматирование выделенного текста отображаются его параметры. Итак, у выделенного символа шрифт Times New Roman, 12 пунктов, полужирный. Примененный язык - русский. Закроем область задач. А теперь попробуем выполнить первое упражнение. Закроем документ. Не станем сохранять изменения в нём. На экране заготовленный мною документ. Стихотворение Булата Окуджавы «По Смоленской дороге». Начнем создавать наш текст. Сначала нужно написать заголовок. Заголовок расположен по середине строки. Итак, мы могли бы сдвинуть наш текстовый курсор с левого края при помощи пробелов. Нажмем клавишу пробел несколько раз. А теперь щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки, мы увидим, что на самом деле вводился символ пробел. Дело в том, что пробел, это единственный символ, который не имеет фиксированной ширины, и все наши настройки по выравниванию текста при печати могут исказиться, поэтому сдвигаться с
42
TeachPro Microsoft Office 2003
левого края при помощи пробела нельзя. Сотрем пробелы, нажимая клавишу BackSpace. Отключим непечатаемые символы. Word, предоставляет собственные средства для расположения текста на строке. На панели инструментов форматирования есть кнопка По центру. Щелкнем по ней. Текстовый курсор расположился по центру строки. Настроим параметры символов заголовка. Выберем шрифт Arial. Установим размер 16 пунктов. Применим начертание: Полужирное, Курсивное. Буква П у нас заглавная. Нажмем букву П, зажав клавишу Shift на клавиатуре. По -> пробел -> Смоленской –> пробел > дороге. Для того чтобы перейти на другую строку, нужно нажать клавишу Enter. Посмотрим. Булат Окуджава написано обычным шрифтом, прижато к правому краю. Настроим шрифт. Выберем гарнитуру Times New Roman. Настроим размер: 12. Отменим: Полужирный, Курсив. И щелкнем по кнопке По правому краю. А теперь напишем: Булат Окуджава. Имя автора Булат Окуджава прижато к правому краю страницы. Для того чтобы перейти на следующую строчку, нажмем клавишу Enter. Обратите внимание, текстовый курсор показывает, что следующий текст, который мы будем набирать тоже будет прижат к правому краю страницы. Для того чтобы текст был прижат к левому краю страницы, нужно щелкнуть по кнопке По левому краю страницы. Текстовый курсор переместился к левому краю страницы. Посмотрим параметры шрифта, которым мы будем набирать дальнейший текст: Times New Roman, 12. Они нас вполне устраивают. Напишем: По смоленской дороге -> тире-> леса-> запятая. Слово леса и запятая нам нужно скопировать. Для того чтобы скопировать какой-то фрагмент текста, его предварительно нужно выделить. Для того чтобы выделить «леса запятая», покажем указателем мыши перед словом «леса», зажмем левую клавишу мыши, протащим направо. «леса запятая» выделено. Щелкнем по кнопке Копировать, поставим текстовый курсор в место вставки, пробел, щелкнем по кнопке Вставить. Снова щелкнем после запятой, пробел, Вставить. Запятую нужно стереть. Нажмем клавишу BackSpace. Поставим точку. Копирование у нас происходит через буфер обмена. Подробно про буфер обмена мы поговорим на следующем занятии.
* * * 2.2. Буфер обмена. Область задач Буфер Обмена На прошлом занятии мы начали набирать стихотворение «По Смоленской дороге». Хочу предупредить, что, все, что в этом стихотворении выделено желтым цветом, мы будем не набирать, а копировать. Для копирования будем использовать Буфер обмена. Буфер обмена - это место временного хранения вырезанного или скопированного фрагмента текста или объекта. Одновременно в буфере обмена может находиться до 24 элементов. При внесении в буфер 25-го элемента первый в списке удаляется. Содержимое буфера обмена можно вставить в текущий документ, в другой документ или в файл, созданный другим приложением. Для того чтобы воспользоваться всеми возможностями буфера обмена, нужно вызвать на экран область задач Буфер обмена: Правка -> Буфер обмена. В правой части экрана появилась область задач Буфер обмена. Посмотрим, как работает буфер обмена на примере. Второй способ вызова области задач Буфер обмена на экран - двойное нажатие клавиш Ctrl C. Нажмем Ctrl C и – ещё раз С. Появилась область задач Буфер обмена. Нам нужно скопировать слова «По Смоленской дороге». Для того чтобы скопировать фрагмент, предварительно его нужно выделить. Поставим текстовый курсор в конце выделяемого фрагмента, зажмем левую кла-
Раздел I. Microsoft Word 2003
43
вишу мыши и протащим к началу выделяемого фрагмента. Выделили. Щелкнем по кнопке Копировать. В Буфере обмена появился первый элемент. Поставим текстовый курсор в место вставки. Для того чтобы вставить некоторый элемент из буфера обмена в текст, достаточно по нему просто щелкнуть. Щелкнули. «По Смоленской дороге» вставлено. Допишем предложение: пробел, тире, пробел, «столбы», запятая. Нам нужно скопировать слово «столбы». Для того чтобы выделить слово достаточно по нему выполнить двойной щелчок. Кнопка Копировать. В Буфере обмена появился новый элемент. Поставим текстовый курсор в место вставки. Пробел. Наведем указатель мыши на нужный нам элемент. Мы видим, рядом есть разворотная стрелочка. Щелкнем по стрелочке. У нас две альтернативы: Вставить и Удалить. Удалить - имеется в виду удалить из Буфера обмена. Щелкнем Вставить. Элемент вставлен. Поставим запятую, пробел. Повторим вставку. Точка. Перейдем на следующую строку, нажав клавишу Enter. Напишем: «Над», пробел. Дальше нам нужно выделить «Смоленской дорог». Попробуем выделить. Выделяем - «Смоленской». Обратите внимание как только мы начали выделять слово «дорог» слово выделилось полностью. Дело в том, что так настроен Word. Для того чтобы отменить автоматическое выделение слова, нужно выполнить команды: Сервис -> Параметры -> перейти на вкладку Правка -> и сбросить флажок Автоматически выделять слова -> OK. Попробуем выделить снова «Смоленской дорог». Получилось. Щелкнем по кнопке Копировать. И в Буфере обмена появился новый элемент. Поставим текстовый курсор в место вставки. Щелкнем по новому элементу. Допишем текст: запятая, пробел, «как твои глаза», запятая, тире. Перейдем на следующую строчку. Напишем «две». Обратите внимание, мы написали букву «д» маленькую. Пробел. Буква «д» стала заглавной. Это сработал инструмент автозамены, о котором мы поговорим подробнее позднее. Если сейчас подвести указатель мыши к букве «д», то под ней появится синий прямоугольничек. Это индикатор смарттега. Если теперь навести указатель мыши на индикатор смарт-тега, то появится кнопка Параметры автозамены. Щелкнем по этой кнопке - у нас в распоряжении альтернативы: Отменить автоматический ввод прописных букв; Отключить автоматический ввод предложений с прописной буквы; и Параметры автозамены. Это переход к заданию параметров автозамены. Мы отменим автоматический ввод прописных букв и допишем предложение. Дальше мне потребуется скопировать две строки. Для того чтобы выделить две строки, нужно показать на первую строку указателем мыши в виде белой стрелочки, наклоненной направо, зажать левую клавишу мыши и протащить вниз. Выделено две строки. Щелкнем по кнопке Копировать. В Буфере обмена появился новый элемент. Поставим текстовый курсор в место вставки. Щелкнем по новому элементу. В конце вставленных строк появилась кнопка смарт-тег Параметры вставки. Щелкнем по кнопке. Нам предоставляются альтернативы: Сохранить исходное форматирование; Использовать форматирование конечного фрагмента; Сохранить только текст; и применить Стили и форматирование. Нас вполне устраивает первый вариант. Дальше нам потребуется пустая строка. Чтобы вставить пустую строку, нажмем клавишу Enter. Следующий элемент «По смоленской дороге». Этот элемент уже лежит в Буфере обмена. Выберем его. Элемент вставлен. После вставленного элемента отображается смарт-тег Параметры вставки. Если нам не нужны альтернативы этого инструмента, то мы просто не обращаем на него внимания. Наберем до конца текст. Для того чтобы сдвинуть фрагмент текста направо, предварительно его нужно выделить. Щелкнем перед буквой «П», зажмем клавишу Shift на клавиатуре, щелкнем в конце, после последнего символа фрагмента. Фрагмент выделен. А теперь щелкнем по этой кнопке. Фрагмент сдвинут вправо. Теперь посмотрим на область задач Буфер обмена. Там уже скопился набор всевозможных элементов. Откроем новый документ. В новом документе область задач еще не отображена. Используем третий способ вызова области задач на экран. Внизу в панели задач находится индикатор Буфер обмена. Выполним по нему двойной щелчок. Буфер обмена снова на экране. В Буфере обмена есть кнопка Вставить все. Щелкнем по ней. Все, что мы копировали в Буфер обмена, вставлено в документ. Кнопка Очистить все удаляет из Буфера обмена все элементы. Внизу области задач Буфер обмена есть кнопка Параметры. Откроем стрелочку. Автоматическое отображение буфера обмена Office - означает автоматическое отображение Буфера при копировании элементов.
44
TeachPro Microsoft Office 2003 Следующая альтернатива: Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl C. Далее следует Собирать данные без отображения буфера обмена Office. Показать значок буфера обмена Office на панели задач. Это именно тот самый значок, по которому мы выполнили двойной щелчок для того, чтобы вызвать область задач Буфер обмена. И следующий флажок: Показывать состояние около панели задач при копировании. Посмотрим, как срабатывает этот параметр. Выделим некоторый текст. Щелкнем по кнопке Копировать. Наблюдайте при этом за индикатором. Над индикатором буфера обмена появилась всплывающая подсказка. Вернемся к нашему стихотворению. Закроем область задач. Сохраним документ. Кнопочка Сохранить. Теперь закроем окно Word. На следующем уроке мы с вами поговорим о выделении текста.
* * *
2.3. Выделение текста
На прошлом занятии мы рассмотрели несколько приемов выделения текста. Обобщим. Выделение текста с помощью мыши. Мне нужно выделить несколько произвольных символов. Для этого поставим текстовый курсор перед первым символом, зажмем левую клавишу мыши и протащим направо. Несколько символов выделено. Можно сделать наоборот. Поставить текстовый курсор после последнего символа, зажать левую клавишу мыши, протащить налево. Символы выделены. Чтобы выделить фрагмент текста, нужно: щелкнуть перед первым символом, зажать клавишу Shift на клавиатуре и щелкнуть после последнего символа фрагмента. Фрагмент текста выделен. Можно выделить несколько несмежных фрагментов. Для этого нужно выделить первый фрагмент, зажать клавишу Ctrl на клавиатуре, затем выделить второй фрагмент, третий несмежный фрагмент и так далее. Несмежные фрагменты выделены. Для того чтобы выделить слово, нужно выполнить двойной щелчок внутри него. Выполним двойной щелчок. Слово выделено. Для того чтобы выделить предложение, нужно зажать клавишу Ctrl, а затем щелкнуть в любом месте этого предложения. Предложение выделено. Для следующего примера перейдем в стихотворение . Нам нужно выделить абзац. Абзацем называется некоторый набор символов, который заканчиваются символом конца абзаца. Включим Непечатаемые знаки. Например, первая строка стихотворения - это абзац. Для того чтобы выделить абзац нужно трижды щелкнуть внутри него. Выполним тройной щелчок. Абзац выделен. Можно выделить и прямоугольный фрагмент текста. Для этого поставить текстовый курсор перед первым символом фрагмента, зажать клавишу Alt на клавиатуре, зажать левую клавишу мыши и протащить до противоположного угла. У нас к тому же активизировалась область задач. Закроем область задач. В результате будет выделен прямоугольный фрагмент текста. Для того чтобы выделить строку текста нужно направить указатель мыши несколько левее строки так чтобы он принял вид белой стрелочки, наклоненной направо. Сделаем это. Теперь нужно щелкнуть левой клавишей мыши. Строка выделена. Для того чтобы выделить несколько строк, нужно зажать левую клавишу мыши и протащить белую стрелочку вниз. Выделено несколько строк. И, наконец, я хочу выделить весь документ. Для этого просто нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+A. Весь документ выделен. Отменим выделение. Можно нажать еще Ctrl+5. причем пятерку берем на блоке калькулятора. Документ также выделен. Можно еще воспользоваться командой: Правка -> Выделить все. Документ опять выделен. Отменим выделение. И еще один способ выделения текста всего документа: нужно встать несколько левее текста и выполнить тройной щелчок мышкой. Документ выделен. Для выделения текста можно использовать клавиатуру. Например, для того чтобы выделить один символ справа, нужно поставить курсор перед символом , зажать клавишу Shift и на клавиатуре нажать стрелку направо. И наоборот .Чтобы выделить символ слева, нужно поставить текстовый курсор после этого символа , удерживая клавишу Shift и щелкнуть по клавише стрелка налево. Мне нужно выделить до конца слова. Тогда устанавливаем курсор в слове, зажмем клавиши Ctrl Shift и нажмем стрелку направо. Аналогично. Если мне нужно выделить до начала слова, то устанавливаем курсор где-нибудь в слове, зажмем клавиши Ctrl Shift и нажмем стрелку налево. Если я хочу выделить до конца абзаца, нужно поставить курсор, например, здесь удерживая
Раздел I. Microsoft Word 2003
45
Ctrl+Shift нажать стрелку вниз. Текст до конца абзаца выделен. Если нужно выделить до начала абзаца точно также: устанавливаем курсор нажимаем Ctrl+Shift и стрелка вверх. Если же нам нужно выделить на один экран вниз: то мы устанавливаем курсор, удерживаем клавишу Shift и нажимаем на кнопку Page Down. Текст выделен. Если же нам нужно выделить на один экран вверх: то мы также устанавливаем курсор, удерживаем клавишу Shift и нажимаем на клавиатуре кнопку Page Up. Один экран выделен. Если нам нужно выделить до конца документа допустим отсюда, то нужно удерживая клавиши Ctrl Shift нажать на клавишу End. Если же нам нужно выделить до начала документа допустим отсюда : то мы должны удерживать клавиши Ctrl Shift и нажать Home. Мы можем убедиться, что выделено именно с того места, где мы установили курсор. Если Вы хотите подробнее ознакомиться с сочетаниями клавиш, используемыми в Word для выделения текста, приостановите выполнение фильма и рассмотрите данную таблицу. Если в документе выделен некоторый фрагмент текста, то все операции производятся именно с этим фрагментом. Выделенный текст можно: Удалить при помощи клавиши Delete, переместить в буфер обмена, скопировать буфер обмена, перетащить или скопировать при помощи мыши, поменять регистр при помощи команд: Формат -> Регистр, отформатировать, используя панель Форматирование, проверить правописание и напечатать, используя: Файл > Печать -> Выделенный фрагмент. Рассмотрим основные команды на примере. Вызовем на экран область задач Буфер обмена. Для этого необходимо выполнить команды: Правка -> Буфер обмена. Буфер обмена сейчас пуст. Выделим слово двойным щелчком, нажмем клавишу Delete на клавиатуре. Что произошло? Слово из текста исчезло, но и в буфере обмена не попало. Выделим строку. .. Воспользуемся кнопкой Вырезать. Что произошло? Строчка из текста исчезла, но появилась в буфере обмена. Выделим еще две строки, воспользуемся кнопкой Копировать. Строчки в тексте остались, но и появилась в буфере обмена. Итак, две команды, Копировать и Вырезать помещают выделенный фрагмент текста в буфер обмена, при этом, если мы пользуемся командой вырезать, то текст исчезает, если мы пользуемся командой копировать, то текст исходный остается в неприкосновенности и появляется в буфере обмена. Выделим несколько слов. Покажем на них указателем мыши, и перетащим вниз. Что произошло? В исходном тексте слова пропали, в новом месте они появились. В буфер обмена ничего не добавилось. Итак, это перетаскивание без использования буфера обмена, благодаря только клавише мыши. Выделим еще несколько слов, зажмем клавишу Ctrl на клавиатуре, укажем на выделенные слова мышью и перетащим. Обратите внимание, рядом с указателем мыши появился значок «плюс». Отпустим клавишу мыши, затем клавишу CTRL. Что произошло? В исходном месте текст остался, и в новом месте появился, в буфер обмена ничего не добавилось. Мы с вами рассмотрели копирование при помощи мыши без использования буфера обмена. Мы очень сильно испортили наш текст, хотим его восстановить. Как быть? Дело в том, что Word запоминает за нами 99 шагов, и по одному шагу мы может вернуть назад. Для этого используется кнопка Отменить. Вернем наш текст к исходному виду. Рассмотрим еще одну хитрую возможность копирования, реализованную в Word: так называемую Копилку. В Копилку можно перенести несколько элементов из разных частей одного или нескольких документов и вставить их единой группой в другой документ. Чтобы поместить текст в Копилку, нужно его предварительно выделить, а затем нажать сочетание клавиш Ctrl F3. Для того чтобы вставить из Копилки с очисткой ее, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl Shift F3. А для того чтобы вставить из Копилки без очистки, нужно написать слово «копилка» и нажать клавишу Enter. Рассмотрим на примере. В данном документе выделим слова «Буфер обмена», и нажмем Ctrl F3, восстановим текст. Переключимся в другой документ, выделим слова «поместить текст в Копилку», Ctrl F3, восстановим текст. Переключимся в другой документ, выделим слова - «Смоленской дороге», Ctrl F3, восстановим текст. Обратите внимание, в Буфере обмена ничего не появилось. Переключимся на новый пустой документ. Напишем слово «копилка», Enter. Вставлен наш текст. Еще раз напишем «копилка», Enter. Еще раз вставлен текст. И мы убедились в том что, собранный текст в Копилке сохраняется. Теперь нажмем сочетание клавиш Ctrl Shift F3. Вставлен тот же текст из Копилки. Пропустим несколько строк, чтобы было более наглядно. Снова
46
TeachPro Microsoft Office 2003
нажмем комбинацию знакомых клавиш Ctrl Shift F3.Текст не появляется. Значит, в Копилке уже больше ничего нет. То есть при нажатии клавиш Ctrl Shift F3 происходит вставка из Копилки с полной ее очисткой. Закроем наш документ, закроем и этот документ.
* * *
2.4. Панель Форматирование
На прошлом занятии мы с Вами говорили о выделении символов. На этом занятии мы займемся форматированием символов, и начнем со шрифтов. Установка гарнитуры шрифта производится в списке Шрифты на панели инструментов Форматирование. Откроем стрелочку. По центру списка идут названия шрифтов, причем изображены они примерно так, как будет выглядеть текст при печати. Слева от названия находятся пиктограммки. Если на пиктограмме нарисовано TT, это шрифты True Type. Эти шрифты сделаны по принципу «WYSIWYG» - «что вижу, то и получаю». Начертание символов на экране у этих шрифтов полностью совпадает с начертанием символов на бумаге. Для работы нам будет интересна другая классификация шрифтов. Серифные шрифты. Типичным представителем серифных шрифтов является Times New Roman, напишем. В списке шрифтов отображается название шрифта: Times New Roman. Или еще шрифт Courier. Откроем стрелочку, выберем Courier. Напишем. Это так называемые шрифты с засечками. Горизонтальные засечки как бы подчеркивают строку под символами. В результате такой текст легко воспринимается глазами, и поэтому. шрифты с засечками служат для набора основного текста документов. Шрифт Courier к тому же считается шрифтом пишущей машинки. Бессерифные шрифты. Типичный представитель шрифт Arial. Выберем в списке шрифтов шрифт Arial. Напишем. Или шрифт Impact. Выберем шрифт Impact , напишем. Это красивые шрифты, иначе их называют рубленными. Эти шрифты используются для заголовков. Рукописные шрифты. Ну например, Arbat, Monotype Corsiva, Comic Sans MS. Напишем. И специальные шрифты: например, Symbol и Wingdings. Напишем. Word 2003 предоставляет широкий выбор шрифтов, однако при их использовании следует соблюдать осторожность. В одном документе не рекомендуется использовать много разных шрифтов. Если вы постоянно применяете одни и те же шрифты, то вам не придется долго искать их, просматривая весь список. Имена десяти шрифтов, которые использовались последними, помещаются в начале списка. Откроем список шрифтов. Сверху перечислены шрифты, с которыми мы сегодня работали. Набор доступных для работы шрифтов определяется не программой Word, а операционной системой Windows. Чтобы добавить новые шрифты, нужно выполнить последовательность действий: Пуск -> Настройка -> Панель управления -> Шрифты, а затем в меню : Файл -> выбрать команду Установить шрифт. Попробуем на примере. Я хочу добавить новый шрифт, который называется Banff. Посмотрим в списке шрифтов. Они расположены в алфавитном порядке. Такого шрифта у нас нет. Выполним команды: кнопка Пуск -> Настройка -> Панель управления. Найдем папочку Шрифты, двойной щелчок. Файл >Установить шрифт. Шрифт Banff находится на диске С:. В списке Диски откроем стрелочку, выберем С:. В списке шрифтов появился шрифт Banff. Выделим его. Нажмем на кнопку OK. Закроем диалоговое окно. Проверим в Word. Откроем стрелочку у списка шрифтов. В списке шрифтов появился шрифт Banff. Для того чтобы удалить шрифт нужно проделать ту же последовательность действий. Удалим шрифт Banff. Пуск -> Настройка -> Панель управления, двойной щелчок по папке Шрифты. Найдем шрифт
Раздел I. Microsoft Word 2003
47
Banff, удалим его. Файл -> Удалить. Подтвердим. Шрифт Banff удален. Закроем диалоговое окно. Проверим в Word. Откроем стрелку списка шрифтов. Шрифта Banff в списке нет. Можно изменить не только гарнитуру, но и размер шрифта. Выделим текст. Размер шрифта устанавливается в списке Размер панели инструментов Форматирование. Откроем стрелочку, выберем новый размер шрифта, например, 20. И еще раз - 26. Значение размера шрифта можно не только выбирать в списке, но и вводить с клавиатуры. Откроем список Размер. Мы видим, минимальный размер 8, напишем 6, нажмем клавишу Enter. Доступные размеры зависят не только от вида шрифта, но и от установленного принтера. Если некоторый шрифт не может иметь введенный с клавиатуры размер, то Word 2003 сам выберет ближайший доступный размер. Размер шрифта в Word 2003 измеряется в пунктах. В таблице приведены соотношения между единицами измерения, используемыми Word 2003. Размеры шрифта можно изменять, используя сочетания клавиш. Например, если нажать одновременно Ctrl и ] (закрывающая квадратная скобка), то происходит увеличение шрифта. На один пункт. Проверим. Еще раз - текст увеличен. Аналогично. Если нажать сочетание клавиш Ctrl и [ (открывающая квадратная скобка), то происходит уменьшение размера шрифта. На один пункт. Проверим. Еще раз, еще раз - шрифт УМЕНЬШЕН. Начертание. Применим различные начертания шрифта к выделенному тексту. Начертание может быть полужирным, курсивным, подчеркнутым. Кроме того, возможны различные сочетания начертания символов. Текст также можно обвести рамкой. Выделим слово «рамка». Воспользуемся кнопкой Границы на панели инструментов Форматирование. Можно выделить текст маркером. Выделим этот текст. Кнопка Выделение цветом. Откроем стрелочку. Выберем желтый цвет. Текст выделен цветом. Можно поменять цвет символов. Выберем этот текст. Кнопка Цвет шрифта. Откроем стрелку и выберем цвет темно-голубой. Мы можем использовать для форматирования символов сочетания клавиш. Рассмотрим некоторые примеры горячих клавиш форматирования символов. Например, Ctrl Shift D - подчеркивание двойной чертой. Выберем текст и нажмем Ctrl Shift D. Ctrl Shift W - подчеркивание слов. Выполним Ctrl Shift W - подчеркнуты слова. Ctrl U - подчеркивание. Выполним Ctrl U - весь текст подчеркнут. Ctrl I - курсивное начертание. Ctrl I и текст выделен курсивом. Ctrl B - полужирное начертание. Ctrl B – и текст выделен полужирным начертанием. И, наконец, Ctrl Пробел - отмена прямого форматирования. Выполняем Ctrl Пробел - форматирование отменено. Закроем наш документ. И не станем сохранять изменения. На следующем уроке мы с вами продолжим изучение форматирования символов.
* * * 2.5. Форматирование символов с использованием команд меню Продолжим изучение форматирования символов. На прошлом занятии мы рассмотрели настройки параметров форматирования символов при помощи кнопок панели инструментов Форматирование. Но это лишь наиболее часто используемые настройки. Более тонкий инструмент форматирования символов находится в меню. Выполним команды: Формат -> Шрифт. Перед нами диалоговое окно Шрифт. Рассмотрим вкладку Шрифт. Внизу диалогового окна Шрифт находится окошко Образец. Именно в нем мы можем видеть, как будут выглядеть выбранные нами настройки на экране. Первые четыре списка: Шрифт, Начертание, Размер и Цвет текста полностью повторяют команды кнопок панели Форматирование. А затем начинаются интересные варианты настроек. Начнем с подчеркивания. Уберем пока диалоговое окно. Вообще говоря, символьные форматы используются как до, так и после набора текста. Для работы мы будем использовать оба варианта. Итак, выделим текст «подчеркивание символов». Выполним команды: Формат -> Шрифт, откроем список Подчеркивание, выберем - только слова, OK. Видим, подчеркнуты только слова. Еще раз выделим текст. Выполним команды меню: Формат -> Шрифт, список Подчеркивание, выберем - двойная черта. Обратите внимание, стал активным список Цвет подчеркивания. Откроем стрелочку, выберем красный. OK. Для слов «отмена подчеркивания» я хочу отменить подчеркивание. Выделим текст «отмена подчеркивания» , выполним команды меню: Формат -> Шрифт, список Подчеркивание - нет. OK. Подчеркивание отменено.
48
TeachPro Microsoft Office 2003
Рассмотрим эффекты видоизменения. Формат -> Шрифт. В окне Образец отобразился выделенный нами текст. Именно в этом окошке мы и будем просматривать, как изменится текст при применении к нему эффектов видоизменения Зачеркнутый. Текст как будто перечеркнут. Для того чтобы отменить зачеркивание, нужно убрать флажок в поле зачеркнутый. Двойное зачеркивание. С тенью. Контур. Приподнятый. Утопленный. Для следующего примера напишем специальный текст. Написали M. Формат -> Шрифт -> поставим флажок надстрочный -> OK. Поставим двойку. Получилось М квадрат. Если дальше мы начнем набирать какие то символы, все они окажутся надстрочными. Для того чтобы изменить форматирование, (вернее отменить форматирование), нажмем клавиши Ctrl пробел. Следующий пример - H. Выберем команды: Формат -> Шрифт -> поставим флажок подстрочный -> OK. Напишем два. Если мы будем набирать дальнейшие символы, то они все тоже все будут написаны нижним индексом. Сотрем. Для того чтобы восстановить форматирование, нажмем Ctrl пробел. Поставим символ О. Получилось H2O. Посмотрим еще один эффект видоизменения: скрытый текст. Формат -> Шрифт -> флажок скрытый -> OK. Текст исчез. Щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки. Мы видим, что на самом деле этот текст существует. Снова щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки. Текст скрыт. Если я хочу этот текст восстановить, мне необходимо перейти в режим Непечатаемых знаков, выделить текст и нажать сочетание клавиш Ctrl пробел. Щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки. Форматирование символов восстановлено. Рассмотрим следующую вкладочку диалогового окна Шрифт. Выделим слова «масштаб 200%». Формат -> Шрифт -> вкладка Интервал -> первый список у нас Масштаб. Выберем в списке 200%. OK. Обратите внимание, высота букв не изменилась. Изменилась их ширина. Рассмотрим теперь уменьшение масштаба. Выделим слова «масштаб 50%». Выполним команды: Формат -> Шрифт -> вкладка Интервал. Откроем стрелочку. Выберем 50%. OK. Высота символов не изменилась. Изменилась их ширина. Рассмотрим дальше интервал разреженный. Выделим слово «разреженный». Выполним: Формат -> Шрифт. Следующий список Интервал. Откроем стрелочку. Выберем разреженный. В окне НА заменим один пункт на тройку. OK. Размер букв не изменился, изменилось расстояние между символами. Выделим слово «уплотненный». Формат -> Шрифт. В списке Интервал откроем стрелочку, выберем уплотненный, в списке на заменим единичку на 2 пункта. OK. Опять же видим, что размер символов не изменился. Изменилось расстояние между символами. Смещение. Выделим слово «вверх». Выполним команды меню: Формат -> Шрифт -> список Смещение. Откроем список Вверх. Сделаем на 4 пункта. OK. Произошло смещение вверх относительно линии основного текста. Выделим слово «вниз». Выполним команды: Формат -> Шрифт -> откроем список Смещение вниз. Ну, пусть будет на три пункта. OK. Обратите внимание, размер букв не изменился, поэтому не следует путать смещение вверх и вниз с верхними и нижними индексами. Рассмотрим эффекты анимации. Выделим слово «анимация». Формат -> Шрифт -> перейдем на вкладку Анимация. Эффекты будем просматривать в окне Образец. Красные муравьи, мерцание, мигающий фон, неоновая реклама , фейерверк. Эффекты анимации, к сожалению, отображаются только на экране. При печати мы их не увидим. OK. Рассмотрим еще некоторые способы форматирования символов. Например, заключение текста в рамку. Выделим два слова, выполним команды меню: Формат -> Границы и заливка -> вкладка Граница. В окне Образец мы увидим, как будут выглядеть выделенные нами слова. Отсутствие границы, рамка, тень, объемная. В списке Тип мы
Раздел I. Microsoft Word 2003
49
можем выбрать тип линии обводки. В списке Цвет - цвет обводки . Допустим красный. В списке Ширина толщину рамки. Выбрали настройки, пусть останется 3 пункта. Нажмем кнопку OK. Для слова «рамку» установим рамку с тенью. Выполним команды меню: Формат -> Границы и заливка -> Тень -> OK. Установка цвета фона текста. Выделим два слова, выполним команды: Формат -> Границы и заливка -> перейдем на вкладку Заливка, выберем желтый цвет, OK. Выделим еще два слова, выполним команды: Формат -> Границы и заливка -> вкладка Заливка. Обратите внимание, список Цвет фона недоступен. Откроем стрелочку в списке Тип Узора, выберем 5%. Список Цвет фона стал доступен. Откроем стрелочку. Выберем, например, красный. А цвет переднего плана выберем желтый. OK. Форматы символов можно копировать. Каким образом? Например, выделим слово «текста», щелкнем по кнопке Формат по образцу, выделим слова «копирование формата символов». Формат скопирован. Если я хочу выбранный формат скопировать несколько раз, то нужно выполнить следующие действия: выполним двойной щелчок по данной кнопке, а затем выделять слова. Можно и так. Больше мне Формат по образцу не нужен. Положим кисточку на место. На следующем уроке мы займемся стилями символов.
* * * 2.6. Стиль символа. Формат символов по умолчанию Перейдем к стилю символа. Стиль символа - это любое сочетание форматов символов, которому присвоено уникальное имя. Просмотреть стили символов можно в окне стилей на панели инструментов Форматирование. Откроем стрелочку. Те стили, у которых справа есть пиктограмма с буквочкой «a» - это стили символов, причем мы видим название стиля, написанное таким образом, каким примерно будет выглядеть набранный текст с примененным к нему стилем. Сейчас мы видим не все стили, которые есть в Word'е. Для того чтобы увидеть все стили, необходимо нажать клавишу Shift на клавиатуре и открыть стрелочку. Попробуем. Вот теперь у нас полный список стилей. Применение стиля символа. Самый быстрый способ - это выделить текст, открыть стрелочку в окне СТИЛИ, выбрать стиль и щелкнуть левой клавишей мыши. Попробуем. Выделим слово «символа», откроем стрелочку в списке Стиль, выберем стиль символа - HTML. Щелкнем левой клавишей мыши. Стиль применен. Второй способ применения стиля – это команды меню: Формат -> Стили и форматирование. Выделим слово «стиля», выполним команды меню: Формат -> Стили и форматирование. В правой части экрана появилась область задач Стили и форматирование. Для того чтобы применить другой стиль символа нужно выбрать его название в списке. Выберите форматирование для применения и щелкнуть левой клавишей мыши. Выполним: выделим этот стиль, щелчок и стиль применен. Выделим несколько символов. Посмотрим на панель инструментов Форматирование. В списке Стиль отображается название стиля выделенных символов. В списке Шрифт отображается гарнитура шрифта выделенных символов, а в списке Размер отображается их размер. Если теперь взглянуть в область задач Стили и форматирование, то в списке Форматирование выделенного текста отображается название стиля выделенных символов. А внизу появится всплывающая подсказка, в которой перечислены все параметры данного стиля. Здесь же, в области задач Стили и форматирование есть замечательная кнопочка Выделить все, которая позволяет выделить в тексте все символы имеющие стиль, указанный в поле Форматирование выделенного текста. Щелкнем по кнопке Выделить все. Все символы данного стиля выделены. Word позволяет создать собственный стиль. Для этого достаточно щелкнуть по кнопочке Создать стиль в области задач Стили и форматирование. Щелкнем по кнопочке. Появилось диалоговое окно Создание стиля. В текстовом поле Имя нужно указать уникальное имя будущего стиля. Какой это будет стиль: абзаца, знака или таблицы. Если это будет стиль символа, то выбираем альтернативу знака. В списке Основан на стиле нужно выбрать стиль, на основе которого мы создаем наш новый стиль. Пусть будет Основной шрифт абзаца. В центре диалогового окна Создание стиля находится окно образца, в котором мы можем просмотреть, как видоизменится текст при применении к нему создаваемого нами стиля. Под окном образца находится подсказка, в которой указываются все параметры настраиваемого стиля. Над окном образца находится панель инструмен-
50
TeachPro Microsoft Office 2003
тов Форматирование. Выберем гарнитуру нового стиля: Comic Sans MS. Выберем размер: пусть это будет 10. Начертание выберем курсивное. Цвет - красный. ОК. В области задач Стили и форматирование в списке Выберите форматирование для применения появился новый стиль. Посмотрим список на панели инструментов Форматирование…. И в этом списке отображается новый стиль: Стиль1. Для того чтобы применить новый стиль к символам, нужно эти символы выделить и щелкнуть по названию стиля в области задач Стили и форматирование. Попробуем. Выберем слова Нового стиля символа и нажмем на Стиль1. Стиль применен. Word, позволяет изменить стиль. Мы хотим изменить стиль Стиль1. Найдем название стиля в области задач Стили и форматирование. Покажем на него указателем мыши. Рядом появится стрелочка. Откроем стрелочку, выберем пункт Изменить. Появилось диалоговое окно Изменение стиля очень похожее на диалоговое окно Создание стиля. В левом нижнем углу есть кнопочка Формат. Щелкнем по ней. Мы видим, что мы можем изменить шрифт данного стиля, границу, язык, и назначить ему сочетание клавиш. Изменим шрифт. Ну, сделаем, например, цвет текста зеленым. Добавим к нему подчеркивание. ОК. Еще раз ОК. Цвет текста изменен. Обратите внимание, что символы, набранные данным стилем, тоже изменились. Стиль можно также удалить. Для этого достаточно навести на него указатель мыши в области задач Стили и форматирование, открыть стрелочку рядом и выбрать пункт Удалить. Подтвердим удаление. Стиля1 больше нет. А символы вернулись к исходному состоянию. Закроем область задач Стили и форматирование. Word позволяет задать формат символов по умолчанию, для того, чтобы при создании документа мы набирали текст именно данным стилем символов. Как это можно сделать? Для этого нужно выполнить команды: Формат -> Шрифт, затем настроить шрифт и щелкнуть по кнопке По умолчанию. Настроим шрифт По умолчанию. Пусть остается Times New Roman, выберем курсивное начертание, размер 10 пунктов. И, чтобы было заметно, изменим цвет текста. Например, синий. Теперь щелкнем по кнопке По умолчанию. Шрифт в текущем документе изменился. Откроем новый документ, начнем писать. Мы видим, что по умолчанию шрифт здесь стоит тот, который мы установили в предыдущем документе. Вызовем старый документ из меню Окно. В этом документе шрифт не изменился. Почему? Потому, что применение нового формата по умолчанию действует на текущий документ и на те документы, которые мы будем создавать после него. Этот же документ был создан ранее. Теперь восстановим вид нашей шпаргалки и перейдем к ней. Word помнит за нами 99 шагов. И кнопка Отменить поможет нам восстановить исходный документ. Восстановим. А теперь восстановим формат символов по умолчанию: Формат -> Шрифт -> Times New Roman -> Обычный -> 14 -> По умолчанию -> Да. На следующем занятии мы обсудим вопрос внедрения шрифтов True Type.
* * * 2.7. Внедрение в документ шрифтов TrueType На сегодняшнем занятии мы познакомимся с внедрением и подстановкой шрифтов True Type. Если в документе используются шрифты TrueType, их можно сохранить или «внедрить» в документ. Это дает возможность другим пользователям просматривать, редактировать и печатать документ с применением исходных шрифтов, даже если они не установлены на данном компьютере. Для внедрения в документ шрифтов TrueType достаточно выполнить команды меню: Сервис -> Параметры -> вкладка Сохранение -> флажок внедрять шрифты True Type или Файл -> Сохранить как -> кнопка Сервис -> Параметры сохранения -> флажок внедрять шрифты True Type. Проделаем эксперимент: В два пустых документа введем символы. В одном документе мы шрифт Keystroke внедрим, а в другом - нет. Посмотрим, что получится. Откроем заранее подготовленный документ. Окно –> Документ1. Для того чтобы вставить символ этого шрифта Keystroke в этот документ, выполним команды меню: Вставка -> Символ. Перед нами диалоговое окно. Выбран шрифт Keystroke. Выберем символы: W. Вставить. И, например, 5. Вставить. Закроем диалоговое окно. Шрифт Keystroke в этом документе внедрять не будем. Выполним сохранение документа. Сохранить. Выберем: диск C: -> папку My, введем новое имя файла Keystroke1. Щелкнем по кнопочке Сохранить.
Раздел I. Microsoft Word 2003
51
Перейдем во второй документ. Окно -> Документ2. Вставим символы шрифта Keystroke: Вставка -> Символ. Выберем несколько символов. Вот этот вставка, ну и допустим вот этот - вставка. Закроем диалоговое окно. Выполним внедрение символов. Выполним команду: Сервис -> Параметры -> вкладка Сохранение -> поставим флажок внедрять шрифты True Type. При внедрении шрифтов TrueType значительно увеличивается размер файла документа. Для уменьшения размера файла нужно установить флажок Только используемые символы. В этом случае в документ внедряются только те символы, которые действительно используются в документе. В нашем случае всего два символа. Подтвердим: OK. Сохраним файл: Файл -> Сохранить. Назовем этот файл Keystroke2. Сохранить. Теперь закроем документы и удалим шрифт Keystroke из установленных на нашем компьютере. Откроем кнопку главного меню: Пуск -> выберем Настройка -> Панель управления. Двойной щелчок по папочке Шрифты. Выберем шрифт Keystroke и удалим его: Файл -> Удалить. Подтвердим удаление. Шрифт удален. Закроем диалоговое окно. Вызовем Word вместе с нашими документами: Файл -> Keystroke1. В этот документ шрифт Keystroke не был внедрен. И мы не можем понять, что это за символы. Откроем второй документ: Файл -> Keystroke2. В этот документ шрифт Keystroke был внедрен. Посмотрим в списке шрифтов. Такого шрифта у нас в списке нет. Тем не менее, символы отображаются на экране. Следует отметить, что внедрять шрифты TrueType лучше для документов, которые планируется только просматривать и печатать, так как при отсутствии внедренных шрифтов на вашем компьютере редактировать невозможно. Мы убедились, что шрифта Keystroke на нашем компьютере нет. Поставим текстовый курсор между двумя символами. Мы видим, что в этом списке отображается реальное название внедренного шрифта. Что же произойдет, если я не воспользуюсь внедрением TrueType'овских шрифтов? Тогда при передаче документа другим пользователям может возникнуть проблема, связанная с отсутствием на компьютере используемых в документе шрифтов. В этом случае Word пытается подставить при отображении печати документа шрифт, по начертанию схожий с используемым. Я специально заготовила документ, в котором есть шрифт, отсутствующий на моем компьютере. Этот документ набран шрифтом Times New Roman Cyrilic. Откроем этот документ. Откроем список шрифтов. И убедимся в том, что у меня на компьютере такого шрифта нет. Похоже, что Word подменяет шрифт Times New Roman Cyrilic установленным на компьютере шрифтом Arial. Если меня не устраивает такая замена шрифта, то я могу выбрать шрифты для подстановки сама. Перейдём к предыдущему документу и рассмотрим дальше. Для осуществления подстановки шрифта нужно выполнить команды меню: Сервис -> Параметры -> вкладка Совместимость -> кнопка Подстановка шрифтов. Перейдём снова к предыдущему документу. Выполним следующее: Сервис -> Параметры вкладка Совместимость -> щелкнем по кнопке Подстановка шрифтов. Перед нами диалоговое окно Подстановка шрифтов. Посмотрим. Для отсутствующего шрифта Times New Roman Cyrilic заменяющий шрифт действительно Arial. Откроем стрелочку в списке Заменяющий шрифт и выберем, например, Courier. Нажмем на кнопку ОК. Еще раз ОК. Посмотрите, как изменился документ. Посмотрим список шрифтов, там все еще отображается Times New Roman Cyrilic. Выполним еще раз: Сервис -> Параметры -> Вкладка Совместимость -> Подстановка шрифтов. На этот раз в списке Заменяющий шрифт выберем: Monotype Corsiva. ОК. И еще раз ОК. Все верно произошла замена шрифта. Посмотрим список шрифтов - Times New Roman Cyrilic .
* * *
52
TeachPro Microsoft Office 2003 2.8. Автотекст Тема этого занятия Автотекст. Мы уже знаем, что для ускорения ввода информации удобно использовать копирование в буфер обмена. Но буфер обмена позволяет запомнить всего двадцать четыре элемента. Как только в него попадает двадцать пятый элемент, первый автоматически вытесняется. А как быть, если я хочу запомнить фрагмент текста, который буду использовать в нескольких документах и не обязательно сегодня? В Word 2003 предусмотрена замечательная возможность запоминания и быстрой вставки в любой документ часто используемого фрагмента текста или графики. Этот инструмент называется Автотекст. Для работы с ним используется специальная панель инструментов Автотекст. Для вызова панели инструментов Автотекст на экран используются команды меню:
Вид -> Панели инструментов -> Автотекст. Выполним команды: Вид -> Панели инструментов -> Автотекст. На экране появилась панель инструмента Автотекст. Для создания элемента автотекста у нас три варианта. Первое: Выделить. Выделить текст и воспользоваться командами меню: Вставка -> Автотекст -> Создать или Выделить текст и нажать кнопочку Создать на панели инструментов автотекста или же: Выделить текст и нажать сочетание клавиш Alt F3. Для дальнейшей работы мне понадобится стихотворение, которое мы уже набирали. Вызовем это стихотворение на экран: Файл -> стихотворение. Выделим несколько строк стихотворения. Обратите внимание, на панели инструментов Автотекст стала активной кнопочка Создать. Щелкнем по ней. Нужно ввести имя выделенного элемента. По умолчанию предлагается несколько первых символов выделенного фрагмента. Не будем обращать на них внимания. Напишем: «дорога» -> ОК. По умолчанию элементы списка автотекста сохраняются в шаблоне Обычный, о котором мы поговорим позднее и очень подробно. Эти элементы доступны для всех документов. Вот сейчас мы создали элемент автотекста с именем «Дорога». Переключимся на нашу шпаргалку. Я хочу в шпаргалку вставить элемент автотекста. Вставку автотекста можно осуществить тремя способами. Первое - написать имя элемента и нажать клавишу на клавиатуре F3 или Enter. Второе - воспользоваться командами меню: Вставка -> Автотекст -> еще раз Автотекст. И третье - воспользоваться кнопкой Автотекст на панели инструментов Автотекст. Попробуем...Напишем «Дорога». Обратите внимание, над словом «Дорога» в желтом прямоугольничке появилась подсказка, в которой написано, какой элемент автотекста спрятан под этим названием. Если я буду продолжать набирать текст дальше, то все произойдет так, как будто никакого элемента автотекста нет. Но я нажму клавишу Enter. В документе появился наш стих. А как мне быть, если я забыла имя элемента автотекста? Тогда воспользуемся другим методом – это кнопка Автотекст на панели инструментов Автотекст. Щелкнем по этой кнопке. Перед нами четыре поля. В первом текстовом поле я должна указать имя элемента автотекста. Но я его забыла. Во втором списке у нас перечень имен элементов автотекста. В третьем окошке отображается содержимое элемента автотекста. Будем перебирать имена элементов автотекста в верхнем списке и смотреть в окно Образец, чтобы найти наше стихотворение. Мы видим наше стихотворение. Щелкнем по кнопочке Вставить. Стихотворение вставлено еще раз. Теперь я хочу отредактировать элемент автотекста. Как это сделать? Нужно
Раздел I. Microsoft Word 2003
53
изменить текст и запомнить текст под старым именем. Выделим текст, изменим его. Выполним: Формат -> Регистр -> Сделаем все буквы строчные -> ОК. Можете убедиться что все буквы в тексте строчные. Выделим снова текст. Воспользуемся другим методом создания элемента автотекста - нажмем сочетание клавиш Alt+F3. Появилось знакомое нам диалоговое окно Создание элемента автотекста. Напишем «Дорога», ОК. текста «дорога». Нажмем Enter, никакого элемента автотекста не появилось. Восстановим элемент автотекста. Выделим наше стихотворение. Щелкнем по кнопочке Создать. Напишем «дорога». ОК. Элемент автотекста можно переименовать. Как это сделать? Элемент автотекста нужно вставить в документ, сохранить под новым именем и удалить со старым именем. Выполним. Напишем «дорога». Нажмем клавишу F3. Есть такой элемент автотекста. Теперь выделим вставленный элемент. Щелкнем по кнопочке Создать. Напишем «стих»,ОК. Щелкнем по кнопочке Автотекст на панели инструментов Автотекст. Найдем сначала элемент «дорога». Удалим его. Теперь найдем элемент «стих». Есть такой элемент. Закроем диалоговое окно. Элементы автотекста можно распечатать. Для этого необходимо выполнить команды меню: Файл -> Печать -> и в списке Напечатать выбрать Элементы автотекста. На печать будут выведены все элементы автотекста. Закроем диалоговое окно. Для того чтобы убрать панель инструментов Автотекст с экрана можно щелкнуть по кнопке Закрыть на панели инструментов, а можно повторить команды меню: Вид -> Панели инструментов -> Автотекст. На следующем занятии мы с вами ознакомимся с командами изменения регистра символов.
* * *
2.9. Изменение регистра символов
Познакомимся с замечательным инструментом Word 2003 - командами изменения регистра символов. Изменить регистр символов можно при помощи команд меню: Формат -> Регистр, или сочетания клавиш Shift F3. Вставим элемент автотекста «стих», Enter. Элемент автотекста вставлен. Выделим эти строчки. Выполним команды: Формат -> Регистр. Выберем в диалоговом окне Регистр первую альтернативу - как в предложениях. Нажмем OK. Первая буква предложения становится прописной, остальные буквы - строчные. Еще раз введем элемент автотекста «стих», Enter. Выделим эти строки. Выполним команды меню: Формат -> Регистр -> вторая альтернатива - все строчные -> OK. Все буквы выделенного фрагмента стали строчными. Следующий пример: «стих» -> Enter. Выделяем, выполним команды меню: Формат -> Регистр -> выбираем ВСЕ ПРОПИСНЫЕ -> OK. Все буквы выделенного фрагмента стали прописными. Еще раз напишем: «стих» -> Enter. Выделим. Выполним: Формат -> Регистр -> выберем Начинать С Прописных -> OK. Первая буква каждого слова выделенного фрагмента текста стала прописной, все остальные - строчные. И последний вариант. Вставим элемент автотекста «стих», Enter. Выделим стихотворение, выполним команды: Формат -> Регистр -> теперь выберем иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР > OK. При выборе этого параметра все прописные буквы заменяются строчными и наоборот. Того же эффекта можно добиться, выделив текст и нажимая клавиши Shift F3. Проверим. При каждом нажатии клавиш Shift F3 Word включает следующий из режимов диалогового окна Регистр. Убедимся в этом. Вставим элемент автотекста «стих» снова, Enter. Выделим этот текст, применим
54
TeachPro Microsoft Office 2003
сочетание клавиш Shift F3. Все буквы стали прописные. Еще раз нажмем Shift F3. Все строчные. Еще раз нажмем Shift F3. Эффект как в предложениях. Снова нажмем сочетание клавиш Shift F3. Снова применен эффект все прописные. Отменим последние действия при помощи кнопки Отменить... Получили исходный вид стихотворения. Команда Регистр не влияет на текст с эффектом малые прописные. Проверим. Напомню, для того чтобы к тексту был применён эффект малые прописные, необходимо текст предварительно выделить, а затем выполнить команды меню: Формат -> Шрифт -> поставить флажок Малые прописные. Выполним эти действия. Выделяем. выполняем команду Формат -> Шрифт -> и устанавливаем флажок Малые прописные -> OK. Теперь проверим. Попробуем теперь к этому тексту применить какой-нибудь эффект при помощи команды Регистр. Выполним команды меню: Формат -> Регистр -> ну, допустим, все строчные. OK. Ничего не изменилось. Для того чтобы сработала команда изменения регистра, необходимо предварительно отменить эффект малые прописные, нажав, например, клавиши Ctrl Пробел. Выделим фрагмент. Нажмем Ctrl Пробел. Теперь можно выполнять команды изменения регистра, допустим, Shift F3. И - ещё раз. На следующем занятии мы ознакомимся с понятием абзаца в Word.
* * *
Глава 3. Абзац 3.1. Что такое абзац? Красная строка
Абзац. Мы начинаем знакомство с центральным объектом Microsoft Word 2003- абзацем. Абзац - это группа символов, которая заканчивается меткой конца абзаца. Возникает эта метка при каждом нажатии клавиши Enter, причем курсор переходит на новую строку и автоматически создается новый абзац. Для того чтобы отобразить на экране символы конца абзаца, нужно щелкнуть по кнопке Непечатаемые знаки. Щелкнем. В конце каждого абзаца появится символ конца абзаца. Обратите внимание, что пустая строка - это всего лишь один непечатаемый символ конца абзаца. Поэтому для того чтобы удалить пустую строку, надо встать перед символом абзаца и нажать клавишу Delete на клавиатуре. Удалили пустую строку. Соответственно, чтобы перед абзацем вставить пустую строку, нужно щелкнуть перед первым символом абзаца и нажать клавишу Enter. Вставили пустую строку. Для того чтобы вставить пустую строку после абзаца, нужно щелкнуть после последнего символа абзаца и нажать клавишу Enter. Попробуем. Вставили пустую строку. Для того чтобы убрать непечатаемые символы с экрана, нужно щелкнуть кнопку Непечатаемые знаки. Абзац можно форматировать. Изучая принципы форматирования абзаца, составим шпаргалку, при этом повторим пройденный материал и немножко затронем последующий. Итак, нам понадобится новый файл. Для того чтобы создать новый документ, воспользуемся кнопкой СОЗДАТЬ. По умолчанию имя появившегося документа «Документ3». Сохраним документ на диске, присвоив ему имя «Paragraph». Щелкнем по кнопочке Сохранить. Выберем: диск C: -> Папка с моими документами -> Зададим имя – Paragraph. Кнопка Сохранить. Посмотрим строку заголовка - новое имя документа «Paragraph». Теперь я хочу написать заголовок. Ранее мы рассмотрели понятие стиль символа. Точно так же в Word существует понятие стиль абзаца. Стиль абзаца - это набор форматов абзаца, имеющих уникальное имя. Для того чтобы просмотреть стили абзаца, нужно открыть стрелочку в списке стилей. Те названия стилей, у которых справа находится значок с непечатаемым символом абзаца - это стили абзаца. Посмотрим - здесь присутствуют стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3. Это встроенные стили Word'а. В Word есть целый комплект встроенных стилей. И стили Заголовок 1 по Заголовок 9 , используются для оформления заголовков с возможностью последующей автоматической сборки оглавления. Итак, выберем стиль Заголовок 1. Переключимся на русский язык и напишем заголовок. Мне не нравится, как выглядит этот заголовок. Щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки. Это абзац. Для того чтобы выделить абзац, необходимо выполнить внутри него тройной щелчок. Выделим. Применим к нему курсивное начертание,
Раздел I. Microsoft Word 2003
55
расположим абзац по центру. У нас образовался новый стиль заголовка. Продолжим. Перейдем на следующую строку, нажав клавишу Enter. Посмотрим список стилей. По умолчанию следующий текст будет набран стилем Обычный. Мне понадобится в следующей строке ввести заголовок второго уровня, отформатированный стилем Заголовок 2. Но тот стиль, который указан в списке, мне не подходит. Я хочу его изменить. Для этого мне нужно щелкнуть по кнопке Стили и форматирование. Выберем сначала Заголовок 2 теперь щелкнем по кнопке Стили и Форматирование на панели форматирование. Появилась область задач Стили и форматирование. Для того чтобы модифицировать встроенный стиль Заголовок 2, нужно навести на него в области задач указатель мыши. Стиль будет обведен рамочкой. Внизу появится всплывающая подсказка, в которой указано, как отформатированы символы этого стиля. Справа находится стрелочка. Щелкнем по ней. Выберем пункт Изменить. Изменим гарнитуру шрифта. Выберем здесь что-нибудь. К примеру в списке Courier New. Отменим полужирное начертание. Нажмем кнопочку OK. Обратим внимание на то, что нового стиля не появилось. Модифицирован встроенный стиль Заголовок 2. Для того чтобы сейчас нам напечатать заголовок, отформатированный стилем Заголовок 2, щелкнем по названию стиля в области задач Стили и форматирование. Напишем заголовок. В дальнейшем в моем документе все заголовки второго уровня будут выглядеть, как заголовок «Красная строка». Уберем область задач Стили и форматирование. Уберем непечатаемые символы с экрана. Нажмем на кнопку Enter, создав еще одну строку. Для дальнейшей работы мне понадобится элемент автотекста, который мы назвали «стих». Напишем «стих». Enter. Элемент автотекста появился на экране. Я хочу посмотреть, сколько абзацев в моем стихотворении. Щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки. Четыре абзаца, а мне нужен один. Посмотрим в нашей шпаргалке: как из двух абзацев сделать один? Итак, слияние двух абзацев в один делается следующим образом: необходимо поставить текстовый курсор в конец первого абзаца и нажать клавишу Delete. Или поставить текстовый курсор в начало второго абзаца и нажать клавишу BackSpace. Проделаем это. Поставим текстовый курсор после последнего символа абзаца, нажмем клавишу Delete. Еще раз Delete, пробел. И здесь поставим пробел. Теперь поставим перед первым символом абзаца курсор, клавиша BackSpace. Пробел. Получился один абзац. Уберем непечатаемые символы с экрана, с помощью кнопки Непечатаемые знаки. Удалим выделенный абзац с экрана, клавишей Delete. Итак, красная строка. Красная строка - это сдвиг вправо первой строки относительно всего текста абзаца. Существуют три способа задания красной строки: с использованием клавиатуры, с использованием координатной линейки и с использованием меню. Рассмотрим способ первый. Нам нужно поставить «1.». Мы могли бы это сделать сами, но мы воспользуемся инструментом Word. Щелкнем по кнопке Нумерованный список по умолчанию. Для того чтобы сделать красную строку при помощи клавиатуры, нужно поставить текстовый курсор перед первым символом и нажать клавишу Tab. Перейдем на следующую строчку, нажав на клавишу Enter. На следующей строке появилась цифра 2 - это Word продолжает нумерацию. Отменим ее, щелкнув по кнопке Нумерованный список по умолчанию. Снова вставим элемент автотекста «Стих». Напишем «стих», Enter. Поставим текстовый курсор перед первым символом абзаца, щелкнем по клавише Tab на клавиатуре. Получилась красная строка. Под буквой П появился смарт-тег автозамены. Посмотрим, что нам предлагает в этом случае данный смарт-тег. Нажмем на кнопочку и мы видим: Вернуть отступы табуляции, Отменить отступ с помощью клавиш Tab и BackSpace и Параметры автозамены. Содержание пунктов смарт-тега автозамены зависит от того, какое действие мы перед этим выполнили. Перейдем ко второму пункту. Поставим текстовый курсор после последнего символа абзаца, нажмем клавишу Enter. Нумерации нет. Возобновим нумерацию при помощи кнопки Нумерованный список по умолчанию. Опять появился смарт-тег автозамены. Откроем его. Нам предлагается Начать список заново или изменить форматирование списка. Создать красную строку можно и при помощи маркера Отступ красной строки, находящегося на координатной линейке. Для этого текстовый курсор должен находиться внутри абзаца. Перейдем на новую строчку. Отменим нумерацию, вставим элемент автотекста «Стих». Поставим текстовый курсор внутрь абзаца. Наведем указатель мыши на маркер Отступ красной строки, зажмем левую
56
TeachPro Microsoft Office 2003
клавишу мыши и протащим направо. Отпустим клавишу мыши. Появилась красная строка. И третий способ. При помощи команд меню. Перейдем на новую строку. Возобновим нумерацию. Для задания красной строки при помощи команд меню необходимо поставить текстовый курсор внутри абзаца и выполнить команды: Формат -> Абзац > первая строка. Задать отступ первой строки. Нажмем на клавишу Enter. Отменим нумерацию, вставим элемент автотекста. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца, выполним команды меню: Формат -> Абзац -> первая строка. Откроем стрелочку. Выберем Отступ. В списке НА мы можем задать, на сколько сантиметров желаем отступ. Ну, например, на 2 сантиметра. ОК. Появилась красная строка, которая должна быть сдвинута на 2 сантиметра. Посмотрим на координатную линейку. Маркер отступа первой строки сдвинут ровно на 2 сантиметра. Поставим текстовый курсор во второй стих. Около одного сантиметра. Поставим текстовый курсор в первый - меньше одного сантиметра. Итак, координатная линейка всегда показывает, как настроен текущий абзац. Текст, который мы сейчас набирали, находится в оперативной памяти компьютера. Если нам нужно записать его на диск, то мы можем воспользоваться кнопкой Сохранить. На следующем занятии мы поговорим об отступах и выступах абзаца.
* * *
3.2. Отступы и выступ абзаца
На прошлом занятии мы создали документ «Форматирование абзацев». А еще раньше мы говорили о том, что документ Word можно просмотреть разными способами. Сейчас мы находимся в режиме просмотра документа, который называется режим разметки. Я хочу посмотреть, как будет выглядеть на печати наш документ. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Предварительный просмотр. Щелкнем по этой кнопке. Вот примерно так будет выглядеть наш документ на печати. Для того чтобы вернуться из режима Предварительного просмотра в режим Разметки, нужно щелкнуть по кнопке Закрыть. Щелкнем. В левом нижнем углу экрана находится четыре кнопки режимов просмотра документа. Воспользуемся четвертой кнопкой - режим структуры. Наверху появилась новая панель инструментов - панель Структуры. На этой панели есть список Показать уровень. Откроем стрелочку, выберем Показать уровень 1. На экране остался заголовок первого уровня. Откроем стрелочку, выберем Показать уровень 2. На экране осталось два заголовка: первого уровня и второго. Оказывается, по мере того, как мы набираем документ, Word подготавливает будущее оглавление. Каким образом Word определяет, какие именно строчки войдут в оглавление? Посмотрим. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца «Форматирование абзацев». Посмотрим в список стилей: Заголовок 1. Поставим текстовый курсор внутрь заголовка «Красная строка». Посмотрим в список стилей: Заголовок 2. Благодаря форматированию абзаца встроенными стилями Заголовок 1 по Заголовок 9 Word подготавливает будущее оглавление. Для того чтобы вернуться назад из режима Структуры в режим Разметки нужно щелкнуть по третьей кнопке в левом нижнем углу экрана. Опустимся в самый низ текста, нажав сочетание клавиш Ctrl End. Перейдем на русский язык. Установим стиль Заголовок 2. Следующая наша тема «Отступы абзаца».
Раздел I. Microsoft Word 2003
57
Отступы абзаца - это расстояние от текста до поля листа. Отрицательный отступ - это вынос текста на поля. Если посмотреть на наш пример, то сейчас отступ, и слева, и справа равен нулю. Настроить отступы абзаца можно четырьмя способами: с помощью координатной линейки, с использованием кнопок панели форматирования, при помощи команд меню и при помощи горячих клавиш. Продолжим писать нашу шпаргалку. Перейдем на следующую строчку, нажав клавишу Enter. Нам понадобится нумерация. Щелкнем по кнопке Нумерация. Первый способ: с использованием координатной линейки. Для того, чтобы настроить отступы абзаца, нужно поставить текстовый курсор внутри абзаца и воспользоваться маркерами Отступ слева и Отступ справа. Перейдем на новую строчку. Появилась двойка - Word продолжает нумерацию. Отменим нумерацию, щелкнув по кнопке Нумерованный список по умолчанию. Воспользуемся заготовленным элементом автотекста «стих». Напишем «стих». Enter. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца, посмотрим на координатную линейку. Маркер Отступ первой строки – в нулевой позиции, с ним мы уже знакомы. Маркер Отступ слева. Зажмем левую клавишу мыши. Протащим направо. Маркер Отступ справа. Зажмем левую клавишу мыши и протащим налево. Поставим текстовый курсор после последнего символа. Нажмем клавишу Enter. Возобновим нумерацию. Второй способ: при помощи кнопок Уменьшить отступ и Увеличить отступ на панели инструментов Форматирование. Перейдем на новую строчку, отменим нумерацию, вставим элемент автотекста. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца. Щелкнем по кнопке Увеличить отступ. Левый край сдвинут. Еще несколько раз щелкнем по этой кнопке. Чтобы сдвинуть левый край абзаца налево щелкнем по кнопке Уменьшить отступ. Поставим текстовый курсор после последнего символа. Нажмем клавишу Enter. Возобновим нумерацию. Третий способ: при помощи команд меню. Для того чтобы настроить отступы абзаца при помощи команд меню, нужно поставить текстовый курсор внутрь абзаца и выполнить команды: Формат -> Абзац -> выполнить настройки в группе Отступ и нажать на кнопку OK. Перейдем на новую строку (Enter), отменим нумерацию, вставим элемент автотекста. Enter. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца. Выполним команды меню: Формат -> Абзац -> группа Отступ. В окне Образец можно будет наблюдать, как сдвигается левый и правый край нашего текста. Сейчас отступы равны нулю. Попробуем слева сделать отрицательный отступ. Мы видим, что текст перемещается на поля страницы. Изменим правый отступ. ОК. Посмотрим теперь на координатную линейку. Затененная часть координатной линейки показывает поля страницы. Мы видим, что абзац сдвинут на поля страницы на 1,1 сантиметра. Поставим текстовый курсор после последнего символа. Нажмем клавишу Enter. Возобновим нумерацию. Четвертый способ: при помощи «горячих клавиш». Отступ можно установить при помощи клавиши Tab, предварительно выделив абзац. Клавишей Backspace можно уменьшить отступ. Попробуем. Перейдем на новую строчку, отменим нумерацию, вставим элемент автотекста. Выделим абзац тройным щелчком. Нажмем клавишу Tab на клавиатуре. Клавиша не сработала должным образом. Отменим предыдущее действие. Восстановили абзац. Это значит, не разрешена установка отступов абзаца клавишами. Посмотрим. Для этого выберем команды: Сервис -> Параметры автозамены -> вкладка Автоформат при вводе -> Устанавливать отступы клавишами. Поставим этот флажок. Нажмем на кнопку OK. Теперь попробуем клавишу Tab. Еще раз клавиша Tab. Еще раз. Еще раз. А для удаления отступов следует нажать клавишу Backspace. Нажмем. Еще раз, еще и еще.
58
TeachPro Microsoft Office 2003
Снова нажмем клавишу Tab. Обратите внимание, при нажатии клавиши Tab появляется смарт-тег автозамены. Откроем стрелочку. Мы можем: Отменить отступ слева, Вообще отменить отступ с помощью клавиш Tab и Backspace, и еще один пункт - Параметры автозамены. Щелкнем по нему. В результате появляется диалоговое окно Автозамена, сразу открытое на вкладке Автоформат при вводе. Отменим. Того же эффекта можно добиться, нажав клавиши Ctrl M или сочетание клавиш Ctrl Shift M. Попробуем. В отличии от случая клавиши Tab, мне не нужно выделять весь абзац, достаточно просто поставить текстовый курсор внутрь абзаца. Нажмем теперь сочетание клавиш Ctrl M. Ещё раз. Еще раз. А для того чтобы сдвинуть налево необходимо нажать сочетание - Ctrl Shift M. Ещё. И – ещё. Поставим текстовый курсор после последнего символа, перейдем на новую строчку. Зададим стиль Заголовок 2. Напишем заголовок «Выступ».... Выступ это сдвиг влево первой строки относительно левой границы абзаца. Он используется для библиографических справок, словарных терминов, выводов, а также маркированных и нумерованных списков. Задать выступ можно тремя способами: при помощи координатной линейки, при помощи команд меню и при помощи «горячих клавиш». Вставим элемент автотекста «стих». Рассмотрим способы настройки выступа. Первый способ: при помощи координатной линейки. На координатной линейке есть специальный маркер Выступ. Попробуем теперь задать выступ с помощью маркера Выступ. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца. Найдем маркер Выступ. Зажмем левую клавишу мыши, протащим направо. Обратите внимание, первая строка осталась на месте. Сдвинулся левый край абзаца. Отменим последнее действие. Второй способ: при помощи команд меню: Формат -> Абзац -> Первая строка, откроем стрелочку выберем Выступ. По умолчанию выступ задан 1,25 сантиметра.-> ОК. Вы можете убедиться в этом – 1,25 сантиметра. Отменим последнее действие. И третий способ: при помощи «горячих клавиш». Создать висячий отступ можно при помощи сочетания клавиш Ctrl T. Отменить его - при помощи сочетания клавиш Ctrl Shift T. Попробуем. Текстовый курсор стоит внутри абзаца. Нажмем сочетания клавиш Ctrl T. Получился висячий отступ или выступ. А теперь нажмем Ctrl Shift T. Выступ ликвидирован. Посмотрим, как будет выглядеть полученный документ при печати. Щелкнем по кнопке Предварительный просмотр. Вы видите это. А теперь щелкнем по кнопке Закрыть. Перейдем к началу документа нажав комбинацию клавиш Ctrl Home. Посмотрим, что происходит со сборкой оглавления. Перейдем в режим Структуры. Щелкнем по кнопке Показать уровень. Выберем Показать уровень 2. Перед нами 4 заголовка: один заголовок первого уровня и три заголовка второго уровня. Сохраним документ. А на следующем занятии мы с Вами ознакомимся с выравниванием абзаца.
* * *
3.3. Выравнивание абзаца
Ранее мы создали документ «Paragraph», который положили в папку «My» на жестком диске С:. Отсюда еще один способ запуска Word одновременно с документом - из окна «Мой компьютер». Выполним двойной щелчок по пиктограмме «Мой компьютер», найдем устройство C:. Двойной щелчок. Найдем папку «My». Двойной щелчок. Документ «Paragraph». Двойной щелчок. Итак, Word запущен одновременно с файлом «Форматирования абзацев». Я хочу быстро оказаться в конце текста. Для этого нужно нажать сочетание клавиш Ctrl End. Сейчас мы находимся в режиме просмотра документа, который называется режим Разметки. В этом режиме мы видим изображение краев страницы. Если изображение краев страницы нас раздражает, то можно подвести указатель мыши к краю страницы. Появится значок Скрыть пробелы и выполнить щелчок. Края страницы будут скрыты. Если мы хотим снова показать края страницы, снова подведем указатель мыши к разделителю. Появится значок Показать пробелы. И мы снова щелкнем мышкой. Снова видим края страницы. В режиме Разметки документ выглядит так, как он будет выглядеть при печати. Переключимся в другой режим просмотра документа: Обычный. Крайняя левая кнопка внизу экрана. В этом режиме текст отображается
Раздел I. Microsoft Word 2003
59
без изменений, но вместо краев страницы мы видим пунктирную линию или вот такую линию с надписью Разрыв страницы, о которой мы поговорим позднее. Итак, в Обычном режиме просмотра документа текст отображается полностью, а разметка страницы в упрощенном виде, что значительно облегчает ввод и редактирование текста. Вернёмся в режим разметки страницы. На предыдущих занятиях мы рассмотрели настройку абзацев. Повторим, чтобы не запутаться. Представим нашу страницу в виде схемы. У страницы есть левое поле и правое поле. На странице расположены абзацы текста. У абзаца может быть красная строка. Красная строка - это сдвиг вправо первой строки относительно всего текста абзаца. Абзац может иметь выступ. Выступ - это сдвиг влево первой строки относительно левой границы абзаца. Текст может быть сдвинут относительно границы страницы. Левый отступ. Правый отступ. Отступы - это расстояние от текста до поля листа. Если левый отступ отрицательный, то текст размещается на полях страницы. Если правый отступ отрицательный, то текст залезает на правое поле страницы. Настроить абзац можно при помощи координатной линейки и при помощи команд меню. На координатной линейке есть маркер Отступ первой строки. Он управляет первой строкой текущего абзаца. Маркер Выступ позволяет сдвинуть левый край абзаца по отношению к первой строке. Маркер Отступ слева управляет левым отступом абзаца. Маркер Отступ справа управляет правым отступом абзаца. У координатной линейки есть еще одна замечательная особенность: если нажать клавишу Alt на клавиатуре, навести указатель мыши на любой маркер и нажать левую клавишу мыши, то можно точно определить расположение маркера на странице. В данном случае мы видим, что маркер правый отступ находится на расстоянии 1,5 сантиметра от правого края страницы. Ширина рабочей области страницы - 16,44 сантиметров. Отпустим маркер. Вспомним группу настройки абзаца в диалоговом окне Абзац. Выполним команды: Формат -> Абзац -> группа Отступ. Список Слева позволяет сдвинуть левую границу абзаца. Список Справа позволяет сдвинуть правую границу абзаца. Первая строка позволяет задать красную строку и ее размер или Выступ и его размер. Альтернатива Нет убирает красную строку. Закроем это диалоговое окно и перейдем к следующему параметру форматирования абзаца - выравниванию. Выравнивание текста производится по отношению к границам абзаца. В первой строке - по отношению к отступу первой строки и правому краю абзаца. Если предстоит выравнивание по отношению к полям страницы, то следует предварительно отменить все отступы. Выравнивание абзаца можно делать при помощи кнопок на панели Форматирование, при помощи команд меню или сочетания клавиш. Способ первый: при помощи кнопок на панели Форматирование. Для того чтобы выровнять абзац, нужно поставить текстовый курсор внутри абзаца и щелкнуть по кнопкам По левому краю, По центру, По правому краю и По ширине. Выполним упражнение. Вставим элемент автотекста: «стих», Enter. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца. И посмотрим. По умолчанию абзац выровнен по левому краю. Теперь посмотрим выравнивание По центру. Нажмем. Текст выровнен по центру. Попробуем изменить положение правого отступа. Передвинем маркер налево. Абзац изменился и выровнен по центру по отношению к границам текста. Поставим текстовый курсор внутрь заголовка. Заголовок выровнен по центру (по центру по отношению к левой и правой границам текста). Причем, у этого абзаца нет ни выступа, ни отступа. Но он находится по центру по отношению к маркерам Отступ первой строки и Отступ справа. Отменим последнее действие. Продолжим наше упражнение. По правому краю. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца, щелкнем по кнопке По правому краю. Левый край абзаца стал рваным, правый край абзаца - ровный. Следующий тип выравнивания - По ширине. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца. Перейдем в режим отображения непечатаемых символов. Пробелы отображаются в виде точек. Щелкнем по кнопке По ширине. Обратите внимание, какими словами кончается каждая строка. Правый край абзаца ровненький, левый край абзаца ровненький, слова не изменились, количество пробелов не изменилось, значит, растягивание по строке происходит за счет ширины символа пробел. Выключим режим непечатаемых знаков.
60
TeachPro Microsoft Office 2003
Второй способ настройки выравнивания абзаца: при помощи команд меню: Формат -> Абзац -> список Выравнивание. Вставим автотекст «стих». Enter. Поставим текстовый курсор внутри абзаца. Выполним команды меню: Формат -> Абзац -> список Выравнивание. По умолчанию, в этом списке указано По левому краю. В окне Образец посмотрим, как будет меняться выравнивание нашего абзаца. Откроем стрелочку, выберем: По центру. Снова откроем и выберем По правому краю, По ширине. Те же варианты, что у нас были на кнопках панели инструментов. Закроем диалоговое окно. И третий способ настройки выравнивания абзаца - конечно, при помощи «горячих клавиш». По левому краю - Ctrl L. По центру - Ctrl E. По правому краю - Ctrl R. И По ширине - Ctrl J. Вставим опять наше стихотворение. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца. И нажмем комбинацию клавиш: Ctrl E – абзац выровнен по центру, Ctrl R абзац выровнен по правому краю, Ctrl L - абзац выровнен по левому краю, Ctrl J - абзац выровнен в оба края. То есть по ширине. Сохраним наш документ. На следующем занятии мы рассмотрим такие параметры форматирования абзаца, как междустрочный интервал и интервал до и после абзаца.
* * * 3.4. Междустрочный интервал. Интервал до и после абзаца На этом занятии мы рассмотрим такие параметры форматирования абзаца, как междустрочный интервал и интервал до и после абзаца. Мы продолжаем работу с документом «Paragraph», который мы положили в папку «My» на диск C:. Вызовем наш документ на экран, выполнив команды: Файл -> Открыть. В списке Папка откроем стрелочку, выберем диск C:, папку «My», документ «Paragraph». В соседнем окне просмотра мы видим начало нашего документа. Кнопочка Открыть. Если эта операция нам надоела, можно настроить Word так, чтобы папка открывалась автоматически. Как это сделать? Выполним команды меню: Сервис -> Параметры -> вкладка Расположение -> выберем Документы -> нажмем на кнопка Изменить. В списке Папка выберем диск C:, папка «My». Кнопочка ОК. ОК. Проверим. Закроем Word. Снова вызовем Word на экран. Закроем Область задач. Выполним: Файл -> Открыть. Мы находимся в папке My. По умолчанию теперь всегда будет открыта папочка «My». Документ «Paragraph». Открыть. Нажмем клавиши Ctrl End, чтобы оказаться в самом низу документа. Перейдем на новую строчку. Напишем заголовок. Междустрочный интервал. Выделим заголовок. Применим к нему стиль Заголовок 2. Междустрочный интервал определяет вертикальное расстояние между строками текста в абзаце. На панели Форматирование есть кнопка Междустрочный интервал. По умолчанию междустрочный интервал равен 1. Отсюда первый способ задания междустрочного интервала. Вставим элемент автотекста «стих». Поставим текстовый курсор внутрь абзаца, откроем список Междустрочный интервал, выберем 1,5, 2, Больше. Мы оказались в окне Абзац. В диалоговое окно Абзац можно также попасть, выполнив команды меню. Отсюда второй способ задания междустрочного интервала – это команды меню. Установим курсор внутрь абзаца, для того чтобы изменить расстояние между строками абзаца, выполним команды: Формат -> Абзац -> Междустрочный интервал. По умолчанию в списке Междустрочный выбран Одинарный интервал. Одинарный - это междустрочный интервал, по высоте соответствующий шрифту наибольшего размера, используемому в строке, с добавлением некоторого дополнительного пространства (его величина также зависит от используемого шрифта). OK. Полутор-
Раздел I. Microsoft Word 2003
61
ный интервал. (Формат -> Абзац -> полуторный интервал). Полуторный - это междустрочный интервал, превышающий одинарный в полтора раза. OK и соответственно, двойной интервал. Двойной интервал - это междустрочный интервал, превышающий одинарный в два раза. Минимум. Установим курсор. Откроем: Формат -> Абзац -> Минимум. OK. Минимум - это междустрочный интервал не менее указанного в поле Значения. Если в строке появляются более высокие символы, крупная графика, а также текст с верхними или нижними индексами, Word автоматически увеличивает этот интервал. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца, выполним команды: Формат > Абзац -> выберем Междустрочный интервал -> минимум. Пусть будет значение 12 пунктов. OK. Теперь проделаем эксперимент. Выделим слово, увеличим его размер: ну допустим - 20 пунктов. Мы видим интервал увеличен. Точно - это фиксированный междустрочный интервал, точно соответствующий указанному в поле значению. Расстояние между всеми строками абзаца одинаково, независимо от размера символов в строке. В случае нехватки места текст обрезается. Проверим. Поставим текстовый курсор внутрь абзаца, выполним команды: Формат -> Абзац. В поле междустрочный выберем Точно. OK. Выделим слово, изменим размер символов текст обрезан. Множитель. Текстовый курсор установим внутри абзаца, выполняем команды: Формат -> Абзац -> в поле Междустрочный, выберем Множитель .OK. Множитель - это междустрочный интервал, увеличивающий или уменьшающий расстояние между строками в соответствии с множителем, указанным в поле Значение. Если в строке содержатся высокие текстовые символы, графика или формулы, то междустрочный интервал автоматически увеличивается. Проверим. Сначала уменьшим междустрочный интервал: Формат -> Абзац -> зададим значение, например, 1,2 -> OK. Увеличим слово -> 20. Мы убеждаемся в сказанном. Следующая тема: расстояние До и После абзаца. Интервал до или после абзаца определяет размер вертикального расстояния между абзацами и не влияет на расстояние между строками внутри абзаца. Я специально вывела на экран три абзаца. Мы будем работать со средним. Кнопки, управляющей расстоянием до и после абзаца на панели инструментов нет, значит, нам придется воспользоваться командами меню. Для этого текстовый курсор нужно поставить внутри абзаца. Выполнить команды меню: Формат -> Абзац -> Интервал перед и после. Интервал перед: выберем 18 пунктов... Интервал задается в пунктах. В окне Образец мы видим, как раздвигаются первый и второй абзацы. Внутри абзаца между строками расстояние не изменилось. ОК. Зададим интервал после абзаца: Формат -> Абзац -> интервал после зададим 12 пунктов -> ОК. Изменилось расстояние между вторым и третьим абзацем, при этом расстояние между строками абзаца не изменилось. В случае, когда интервал предусмотрен перед абзацем, приходящимся на начало страницы, Word игнорирует этот интервал, таким образом, верхние поля на всех страницах будут одинаковы. Проверим. Перейдем на начало данной страницы, вот ее первый абзац. Перейдём на вторую страницу. Это первый абзац второй страницы. Курсор установим внутри абзаца, выполним команды: Формат -> Абзац -> в поле перед зададим большой интервал - 36 -> ОК. Ничего не изменилось. Исключение составляют первые абзацы документа и абзацы, непосредственно следующие за жестким разделителем страниц. Проверим. Поднимемся на самый верх документа, нажав клавиши Ctrl Home. Текстовый курсор стоит внутри абзаца «Форматирование абзацев». Выполним команды:
62
TeachPro Microsoft Office 2003
Формат -> Абзац -> интервал пере зададим 36-> ОК. Мы видим, что абзац сместился. Отменим эту операцию. Сохраним документ. На следующем занятии мы займёмся обрамлением абзаца.
* * *
3.5. Обрамление абзацев
Тема сегодняшнего занятия - обрамление абзацев. Обратите внимание, заголовок набран стилем Заголовок 2. Для дальнейшей работы мне понадобится несколько абзацев. Встанем на пустую строку, вызовем элемент автотекста «стих». Щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки и увидим, что у нас всего один абзац. Мне нужно из этого одного абзаца сделать шесть. Посмотрим, как это можно сделать. Разбиение абзаца на два: для этого нужно поставить текстовый курсор в место разбивки и нажать на клавишу Enter. Проделаем эту операцию. Поставим текстовый курсор перед вторым предложением, нажмем Enter. Перед третьим предложением, Enter. Перед четвертым предложением Enter. Еще раз Enter. Еще раз. Вот теперь у меня шесть абзацев. Щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки. Для дальнейшей работы мне понадобится переопределить элемент автотекста. Выделим наши шесть строк. Нажмем сочетание клавиш Alt F3, напишем «стих». OK. То есть переопределить. Уберем текст с экрана, нажав клавишу Delete. Ранее мы рассмотрели возможность обрамления выделенного фрагмента текста. Word 2003 позволяет обрамлять абзац. Для обрамления абзаца достаточно поставить курсор внутрь абзаца, а для обрамления нескольких абзацев необходимо эти абзацы выделить и воспользоваться одним из следующих инструментов: во-первых, это кнопка Внешние границы, во-вторых, инструмент Панель границ и, в-третьих, команды меню. Рассмотрим первый вариант - кнопка Внешние границы. Вставим переопределенный элемент автотекста «стих». Enter. Выделим шесть абзацев. Откроем список Внешние границы. Мы видим, что здесь представлено несколько шаблонов. Выберем шаблон - Внешние границы. Получилось некрасиво. Хорошо было бы, если правая граница, правая линия прошла бы прямо там, где кончается текст. В чем дело? Посмотрим на координатную линейку. Отступ справа находится именно там на шестнадцати с половиной сантиметров, где проходит правая граница обрамления. Итак, для того, чтобы сдвинуть границу обрамления, нужно сдвинуть маркер Отступ справа. Показали на маркер, зажали левую клавишу мыши и протащили налево. Отпустили левую клавишу мыши. Вот теперь, красиво. Если мы хотим убрать внешнюю границу, текст должен быть предварительно выбран. Затем откроем стрелочку у кнопки Внешние границы, выберем шаблон Удалить границы. Если мы хотим добавить границу только к одному абзацу, достаточно поставить текстовый курсор внутри этого абзаца. Поставим внутри второго абзаца. Щелкнем по кнопке Внешние границы. Выберем Внешние границы. Внешняя граница появилась только у второго абзаца. Посмотрим, какие еще варианты обрамления у нас есть. Выделим два последних абзаца, откроем стрелочку Внешние границы. Зададим: Верхняя граница и Нижняя граница. Второй способ задания обрамления абзацев инструмент Панель границ. Текст предварительно нужно выделить, а затем щелкнуть по кнопке Панель границ. Появилась панель инструментов. В списке Тип линии выберем тип линии, например, Двойная. Отключим инструмент «Создать таблицу». В списке Толщина линий выберем толщину. В списке Цвет границы выберем цвет. Откроем список
Раздел I. Microsoft Word 2003
63
Внешние границы, выберем тип внешней границы, например, Левая. Вот такая у нас получилась граница. Снова выделим весь текст. Откроем список Внешние границы, выберем правую границу. Опять получилось некрасиво. Посмотрим, где находится Отступ справа. Там же находится наша граница. Покажем указателем мыши на Отступ справа, и протащим налево. Закроем панель Таблицы и границы. Третий способ - с использованием команд меню. Текст абзацев должен быть предварительно выбран, а затем выполняются команды: Формат -> Границы и заливка -> затем вкладка Граница. Зададим обрамление тексту. Напишем «стих». Enter. Для задания обрамления второму абзацу нужно выделить этот абзац, а для того, чтобы выделить один абзац достаточно поставить текстовый курсор внутри него. Поставили. Выполним команды меню: Формат -> Границы и заливка -> вкладка Граница. Область Тип содержит образцы стандартных обрамлений: отсутствие рамки, рамка, тень, объемная, другая. При использовании типа рамки другая можно самостоятельно создать рамку. Мы выберем «рамка». В процессе создания рамки можно выбрать тип линии. Например, двойная. Цвет: Изумрудный. Ширина, то есть толщина линии обрамления. Ну выберем полтора пункта. В окне Образец мы видим, что обрамление примерно будет выглядеть так. В области «Применить к» мы видим, что обрамление будет применено к абзацу. OК. Та же история. Маркер правого отступа. Подтянем маркер ближе к тексту. Вот так. Теперь я хочу задать обрамление для третьего абзаца. Поставили внутрь абзаца курсор. Выполним команды: Формат -> Границы и заливка. Выберем тип - объемная. В правом углу у нас есть кнопка Параметры. Щелкнем по ней. Появилось окно Параметры границы и заливки. В этом диалоговом окне можно задать расстояние между линиями обрамления и заключенным в них текстом. Увеличим верхний отступ, увеличим и нижний отступ. OК. Еще раз OК. Переместим маркер Отступ справа. Что-то у нашей рамки не видна объемность. Попробуем изменить толщину границы: Формат -> Границы и заливка. Изменим толщину.... OК. Так будет лучше. Выделим предпоследний абзац. Подготовимся заранее. Подтянем маркер Отступ справа поближе к тексту. Выполним команды меню: Формат -> Границы и заливка. Выберем тип тень. Область Образец может быть использована для самостоятельного создания комбинированной рамки. Отменим верхнюю границу, так отменим и левую границу. Изменим толщину. Ну допустим так. OК. Выделим теперь последний абзац. Подтянем маркер. Выполним команды меню. Имеется еще одна кнопка Панель. Щелкнем по ней. Появилась панель инструментов Таблицы и границы. С помощью этой панели инструментов мы уже умеем создавать обрамление. Но раз вызвали на экран, воспользуемся этой панелью инструментов. Выберем тип линии, изменим ее цвет, выберем шаблон. Уберем панель инструментов с экрана. Сохраним наш документ. На следующем занятии мы поговорим о фоне абзаца и ознакомимся с таким понятием, как Буквица.
* * *
64
TeachPro Microsoft Office 2003 3.6. Фон абзаца. Буквица
Фон абзаца. Фон абзаца можно установить тремя способами: при помощи команд меню: Формат -> Границы и заливка -> вкладка Заливка, при помощи инструмента Панель границ и при помощи маркера - кнопки на панели инструментов. Рассмотрим первый способ. Вставим элемент автотекста «стих», Enter. Для того чтобы задать фон абзаца, абзац предварительно нужно выбрать. Чтобы выбрать один абзац достаточно поставить внутри него текстовый курсор. Поставим текстовый курсор внутрь первого абзаца, выполним команды меню: Формат -> Границы и заливка -> вкладка Заливка > выберем красный цвет -> ОК. Строка закрашена красным цветом вплоть до того места, на которое показывает маркер Отступ справа. Если мы хотим, чтобы закрашенным оказался только фон текста, нам нужно переместить маркер Отступ справа налево до текста. Переместили. Выберем второй абзац. Выполним команды меню: Формат -> Границы и заливка. Предположим, мне не хватает цветов заливки. Щелкнем по кнопке Другие цвета. Выберем новый цвет из палитры, ОК, и еще раз ОК. Строка окрашена вплоть до маркера Отступ справа. Выберем третью строку, выполним команды меню: Формат -> Границы и заливка. Я хочу окрасить теперь при помощи узора. Обратите внимание, список Цвет фона сейчас недоступен. Откроем стрелочку здесь, выберем 5 %. Стал доступен список Цвет фона. Откроем стрелочку, выберем ТРАВЯНОЙ. В палитре выберем желтый. И ОК. Я хочу убрать окраску фона абзаца. Для этого нужно поставить текстовый курсор внутрь абзаца, и выполнить команды меню: Формат -> Границы и заливка -> на вкладке Заливка выбрать Нет заливки -> ОК. Цвет выбран. Поставим текстовый курсор внутрь предпоследней строки, выполним команды: Формат -> Границы и заливка -> кнопка Панель. На экране появилась панель инструментов Таблицы и границы. Эту же панель можно вызвать, щелкнув по кнопке Панель границ. Итак, второй способ - при помощи панели инструментов Таблицы и границы. Выделим первый абзац стихотворения. На панели инструментов Таблицы и границы найдем кнопку Цвет заливки, откроем палитру, выберем цвет. Строка окрашена вплоть до маркера Отступ справа. Переместим этот маркер. Выберем второй абзац. Откроем палитру у кнопки Цвет заливки, выберем пункт Другие цвета заливки. Знакомое нам диалоговое окно. Выберем новый цвет. OK. Если я хочу убрать цвет фона абзаца, нужно поставить текстовый курсор внутрь абзаца, открыть стрелку у кнопки Цвет заливки и выбрать пункт Нет заливки. И третий способ - при помощи маркера (кнопки Выделение цветом на панели инструментов Форматирование). Текст абзацев предварительно выделим, откроем стрелку около кнопки Выделение цветом, выберем цвет. Обратите внимание, у нас нет проблемы с закрашиванием строки: закрашен цвет только текста. Я хочу отменить выделение цветом фона второго абзаца. Выберем второй абзац, откроем стрелку около кнопки Выделение цветом, выберем Нет. Фон убран. Снова откроем стрелочку, выберем Нет. Обратите внимание, указатель мыши изменился. Сотрем фон у нескольких символов, еще ...и еще у нескольких. Положим инструмент на место. Уберем панель Таблицы и границы с экрана. Для этого достаточно повторно щелкнуть по кнопке Панель границ. Следующий раздел Буквица. Первую букву или первое слово документа можно выделить особым образом преобразовать в буквицу. Если перед выполнением команды меню текстовый курсор находится внутри абзаца, то в буквицу преобразуется первая буква абзаца. Проверим. Поставим текстовый курсор внутрь третьего абзаца, выполним команды меню: Формат -> Буквица -> в области Положение выберем В тексте -> OK. Действительно, в буквицу преобразована первая буква третьего абзаца. Отменим операцию. Для того чтобы преобразовать в буквицу первое слово абзаца, его нужно предварительно выделить. Выделим первое слово первого абзаца, выполним команды меню: Формат -> Буквица. Мы попали в диалоговое окно задания параметров буквицы. В области Положение находятся три шаблона, позволяющие выбрать положение буквицы относительно текста: буквица в тексте, буквица на поле, и отсутствие буквицы. Выберем второй шаблон. В списке шрифт мы можем поменять гарнитуру. Выберем, для гарнитуры буквицы например, Comic. Высота в строках - пусть остается равная трем. Изменим расстояние буквицы от текста. OK. Появилась буквица. Вокруг нее штрихованный прямоугольник с маркерами
Раздел I. Microsoft Word 2003
65
изменения размера. Щелкнем по тексту стихотворения. Прямоугольник исчез. Щелкнем по буквице вокруг нее появился прямоугольник. Щелкнем по границе прямоугольника - появились маркеры изменения размера. Покажем на границу вокруг буквицы указателем мыши так, чтобы он принял вид розы ветров, зажмем левую клавишу мыши и попробуем переместить буквицу. Переместилась вся буквица. Отменим это действие. Наведем указатель мыши на маркер изменения размера, например, угловой так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку, зажмем левую клавишу мыши, протащим направо. Размер буквицы увеличился. Отменим. Обводя буквицу прямоугольником с маркерами изменения размера, Word нам показывает, что мы можем работать с буквицей, как с единым объектом. Например, мы можем поменять гарнитуру шрифта буквицы. Выберем, например, Arial. Гарнитура изменилась. Можем изменить размер... Можно изменить цвет букв .. или закрасить ее. Буквица имеет свое контекстное меню. Покажем на границу буквицы указателем мыши, нажмем правую клавишу мыши. Мы можем вырезать буквицу, скопировать, вставить, добавить границу. Щелкнем по этой альтернативе, перейдем на вкладку Граница, добавим границу с рамкой. OK. Щелкнем по тексту. Снова выделим буквицу, вызовем контекстное меню, выберем пункт Буквица. Выберем третий шаблон - На поле. OK. И наконец, если я хочу отменить буквицу, то могу вызвать: контекстное меню -> Буквица и выбрать шаблон Нет -> OK. На следующем занятии мы займёмся маркированием и нумерованием списков.
* * * 3.7. Маркированные и нумерованные списки Маркированные и нумерованные списки. Многие документы: договора, контракты, приказы, должностные инструкции и так далее - содержат перечисления - списки, которые являются важной частью документа. Списки могут быть маркированные и нумерованные. Сейчас я хочу ввести третий уровень заголовка. Перейдем на новую строку. Enter. В списке стилей выберем Заголовок 3. Напишем заголовок: «Создание и форматирование списков». В Word предусмотрено три способа создания списков: автоматическое создание, при помощи кнопок на панели инструментов Форматирование и при помощи команд меню. Первый способ - автоматическое создание при вводе. Для автоматического создания маркированного списка необходимо напечатать в начале строки звездочку. Сделаем. Enter, напишем * (звездочка) затем нажать клавишу пробел можно и табуляция и напечатать какой-нибудь текст, а потом нажать клавишу Enter. У нас появился маркированный список. Если мы посмотрим на панель инструментов Форматирование, то увидим, что кнопка Маркеры нажата. Рядом с образовавшимся списком присутствует смарт-тег Параметры автозамены. Откроем стрелочку. Мы можем - отменить автоматический ввод маркеров, вообще отключить автоматическое создание маркированных списков и перейти к созданию параметров автозамены.
66
TeachPro Microsoft Office 2003
Посмотрим список стилей. К тексту применен стиль списка - маркированный. При переходе на новую строку маркированный список автоматически продолжается. Для того чтобы прекратить создание маркированного списка достаточно повторно нажать клавишу Enter. Для автоматического ввода нумерованного списка нужно в начале строки поставить, например, «1.», затем нажать клавишу пробел или Tab, нажмем пробел, написать любой текст и нажать клавишу Enter - появится нумерованный список. Если посмотреть на панель Форматирование, то окажется нажатой кнопка Нумерация. Если посмотреть список стилей, то мы увидим, что к тексту применен стиль нумерованный - это стиль списка. Рядом с образовавшимся списком появился смарттег Параметры автозамены. Откроем стрелочку. Мы можем отменить автоматическую нумерацию, вообще отключить автоматическое создание нумерованных списков или перейти к заданию параметров автозамены. Для завершения списка необходимо повторно нажать клавишу Enter - последний номер также как и маркер в списке уничтожается. Автоматическое создание маркированных и нумерованных списков при вводе является частью автоформатирования документа при вводе. Для того чтобы включить или выключить режимы автоматического создания списков при вводе, нужно выполнить команды: Сервис -> Параметры автозамены -> вкладка Автоформат при вводе -> флажки стили маркированных списков и стили нумерованных списков. Проверим. Выполним команды: Сервис -> Параметры автозамены -> вкладка Автоформат при вводе -> сбросим флажок стили нумерованных списков -> ОК. Перейдем на новую строчку, напишем «1», «пробел», какой-нибудь текст, нажмем клавишу Enter. Список не появился. Включим автоматическое создание списков при вводе: Сервис -> Параметры автозамены -> вкладка Автоформат при вводе -> поставим флажок стили нумерованных списков -> ОК. Поставим текстовый курсор после начала списка, нажмем клавишу Enter - нумерованный список образовался. Покажем указателем мыши на смарт-тег автозамены, откроем стрелочку, выберем Отменить автоматическую нумерацию. Для создания маркированного или нумерованного списка можно воспользоваться кнопками на панели инструментов: Маркеры и Нумерация. Причем можно сначала задать параметры списка, а потом набрать текст, а можно наоборот: сначала набрать текст, выделить нужные абзацы, а затем установить параметры списка. Вызовем на экран наш элемент автотекста «стих», Enter. Выделим шесть абзацев, щелкнем по кнопке Маркеры. Перейдем на следующую строку, еще раз нажмем Enter, вставим элемент автотекста «стих», выделим наши шесть абзацев, щелкнем по кнопке Нумерация. Мы получили нумерованный список. Более тонкие настройки маркированных и нумерованных списков производятся при помощи команд меню: Формат -> Список -> на вкладках Маркированный и Нумерованный. Выделим 6 строк, выполним команды меню: Формат -> Список -> вкладка Маркированный. В диалоговом окне представлено семь шаблонов маркеров и шаблон, отменяющий маркированный список. Выберем любой понравившийся нам шаблон. Щелкнем по кнопке ОК. Тоже самое и с нумерованными списками. Выделим стихотворение, выполним команды меню: Формат -> Список -> вкладка Нумерованный. Перед нами семь шаблонов. А первый шаблон означает отмену нумерованного списка. Выберем любой понравившийся нам шаблон. Кнопка ОК. Перед нами нумерованный список. Я еще раз вставила стихотворение. Выделим его. Щелкнем по кнопке Нумерация. Нумерация продолжается. Рядом с ним - смарт-тег. Смарт-тег Параметры автозамены. Откроем стрелочку. Мы можем начать наш список заново. Выберем эту альтернативу. Новый список пронумерован заново. Обратим-
Раздел I. Microsoft Word 2003
67
ся к меню: Формат -> Список (шаблон уже выбран.). Внизу появилось два флажка: начать заново и продолжить. Поставим флажок продолжить -> ОК. Нумерация в новом списке продолжена. На следующем уроке мы поговорим о форматировании и сортировки списков.
* * *
3.8. Стили форматирования
Стили форматирования. На предыдущих занятиях по этой теме мы неоднократно сталкивались со стилями абзацев и операциями над ними. Обобщим полученную информацию. Итак, стиль - это набор параметров форматирования текста, имеющий уникальное имя. В Word 2003 различают стиль знака, стиль абзаца, стиль списка и стиль таблицы. Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста, определяя такие параметры форматирования, как шрифт и размер, а также начертание и язык. Откроем список стилей. Найдем стиль знака. Рядом со стилем знака, справа, отображается значок а. Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, отступы, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, также может включать параметры форматирования символов. Справа от стилей абзацев в списке стилей панели Форматирование отображается значок ¶ (конец абзаца). Откроем список. Ну, например, стиль Верхний колонтитул. Стиль списка содержит кроме параметров форматирования абзаца знаки нумерации или маркеры, их выравнивание и положение в пределах интервала, используемого для отступа, а также положение текста относительно знака нумерации или маркера. Откроем список стилей, удерживая клавишу Shift. Примером стилей списков являются эти два стиля. В их именах в списке стилей справа отображается значок - условное обозначение списка. Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты в таблице. Справа от стилей таблиц в списке стилей панели Форматирование отображается значок таблицы. Откроем список стилей. Примером стиля таблицы является стиль Table. Справа находится значок таблицы. Стиль хранится вместе с документом или его шаблоном. По умолчанию список Стиль панели инструментов Форматирование содержит имена тех стилей, которые использовались в документе. Чтобы просмотреть список всех доступных стилей, нужно при открытии списка Стиль удерживать нажатой клавишу Shift. Нажмем клавишу Shift, откроем список стилей. Для получения информации о параметрах форматирования текста нужно: Нажать клавиши Shift F1. Щелкнем указателем мыши внутри абзаца. Нажмём Shift F1.В правой части окна появляется область задач. Область задач - Показать форматирование. В списке Шрифт приводятся сведения о параметрах форматирования выделенного текста: используемый шрифт, его размер, начертание, язык. Если щелкнуть по гиперссылке Шрифт, то появится знакомое нам диалоговое окно Шрифт. Уберем диалоговое окно с экрана. Посмотрим дальше. В списке Абзац отображаются параметры форматирования текущего абзаца: стиль абзаца, выравнивание, отступы, интервалы, границы, заливка. Щелчок по гиперссылкам вызывает на экран соответствующие диалоговые окна, позволяющие перенастроить выбранные параметры. Установим курсор в заголовке. Щелкнем, например, по гиперссылке Границы. Перед нами знакомое диалоговое окно Границы и заливка. Уберем его с экрана. В процессе просмотра параметров форматирования списков в области задач Показать форматирование появляется область Список. Установим курсор например в маркированный список. Появляется раздел Список. Установим курсор в другое место. Раздел Список исчезает. Снова установим курсор в маркированный список. Раздел Список появляется. В этой области содержатся параметры форматирования списков: нумерованный или маркированный, уровень, выравнивание, расположение текста относительно маркера или номера, значение начального номера и т.д. В списке Форматирование выделенного текста рядом с названием каждого раздела находится значок «-» (минус). или «+» (плюс). Щелкнем по этому значку - информация будет скрыта. Значок «-» (минус), который
68
TeachPro Microsoft Office 2003 называется «свернуть» заменится значком «+» (плюс), называемым «развернуть». Если щелкнуть по значку «+» (плюс), то отобразится полная информация по данному разделу. При перемещении текстового курсора содержание области задач Показать форматирование изменяется. Поставим текстовый курсор в заголовок, теперь в список, на произвольный текст. Выделим заголовок. Можно отменить форматирование выделенного текста. Для этого нужно щелкнуть по стрелочке в области Выделенный текст и выбрать Очистить формат. Отменим последнюю операцию. Чтобы отформатировать выделенный текст таким же образом, как текст, расположенный рядом с данным, в списке Выделенный текст, нужно открыть стрелочку и выбрать пункт Применить форматирование окружающего текста. Для выделения однотипных фрагментов текста необходимо: выделить фрагмент образца, а затем в списке Выделенный текст открыть стрелочку и выбрать пункт Выделить все фрагменты текста с одинаковым форматированием. А для сравнения форматирования двух абзацев необходимо: Установить курсор на текст первого образца. Затем поставить флажок Сравнить с другим фрагментом. И затем установить текстовый курсор на любой другой абзац. В области задач в списке Различия в форматировании отобразятся все отличия между стилями. Если стили одинаковы, то это окно останется пустым. Если продолжать перемещать текстовый курсор на другие абзацы, то в области задач будет соответственно изменяться информация в списке Различия в форматировании. Например, установим курсор вот сюда. В данном случае отличие будет в том, что это стиль списка. Сбросим флажок. Чтобы определить источник форматирования, например, взят ли данный формат из стиля, следует установить флажок Различать источники стилей. В области задач мы видим, что текущий стиль создан на базе Обычного стиля абзаца. Чтобы отобразить в тексте знаки форматирования, такие как знаки абзаца, табуляции и так далее следует установить флажок Все знаки форматирования. Обратите внимание, кнопка Непечатаемые знаки автоматически оказалась нажатой. Щелкнем по ней. Непечатаемые символы убраны с экрана и одновременно сброшен флажок Все знаки форматирования. Мы с Вами продолжим разговор о стилях на следующем занятии.
* * *
Раздел I. Microsoft Word 2003
69
Глава 4. Корректура и редактирование текста 4.1. Автоформатирование Автоформатирование. Средство автоматического форматирования Word называется автоформатом. С его помощью мы можем сэкономить немало времени и усилий. Когда мы пользуемся автоформатированием, Word анализирует каждый абзац в документе и определяет, какой вид форматирования лучше применить: основной текст документа, маркированный или нумерованный список, стиль заголовков и так далее. Если мы уже начали форматировать документ, Word пользуется заданными нами форматами как руководством к применению стилей. Любые использованные нами стили остаются неизменными. В Word 2003 есть два типа форматирования: автоформатирование как команда и автоформатирование при вводе. Рассмотрим сначала автоформатирование. Для того чтобы выполнить автоформатирование, нужно выполнить команды меню: Формат -> Автоформат или Сервис -> Параметры автозамены -> вкладка Автоформат. Перейдем к примеру. Включим непечатаемые символы. Выполним команды: Формат -> Автоформат. У нас здесь есть кнопочка Параметры. Щелкнем по ней. Посмотрим, что может сделать автоформат. Наверху находится область Применять. Эта область позволяет выбрать элементы, к которым следует автоматически применять стили: встроенные стили заголовков, стили списков, стили маркированных списков и другие стили абзацев. Область Заменять позволяет выбрать символы и элементы документа, которые следует автоматически заменять или форматировать. Прямые кавычки должны заменяться парными. Английские порядковые - на верхний индекс. Дроби - на соответствующие символы. Дефисы - на тире. Текст, заключенный в звездочки на полужирное начертание. А текст, заключенный в подчеркивание на курсивное начертание. Адреса Интернета и сетевые пути должны быть заменены гиперссылками. Следующая область Не изменять - обеспечивает сохранение стилей, ранее примененных к документу. Всегда форматировать автоматически - позволяет выбрать тип документов, подлежащих автоматическому форматированию. Итак, уберем диалоговое окно. И окно Автоформата. Рассмотрим наш пример и определим, что должен будет исправить Автоформат. Наверху у нас заголовок набран стилем обычным. Word должен будет преобразовать его в заголовочный стиль. Слово «Word» находится в прямых кавычках. Word должен будет их заменить на парные. В следующем абзаце имеются лишние пробелы. Автоформат должен будет их убрать. Лишние пустые строки. Они должны быть удалены. Смотрим дальше. Символы крупноваты и набраны стилем Обычный (установим здесь курсор - эти символы набраны стилем Обычный), а не стилем списка. Word должен будет преобразовать стиль. Затем, сбоку находятся звездочки. Они должны быть преобразованы в маркированный список. Слова «полужирное» и «звездочек» заключены в символы звездочки. Их начертание должно быть преобразовано к полужирному. Слово «курсивное» заключено в два символа подчеркивание. Его начертание должно быть преобразовано в курсивное. Следующий текст, очевидно, должен быть нумерованным списком. Сейчас он отформатирован стилем Обычный. Посмотрим - да стиль Обычный. Адрес должен быть преобразован в гиперссылку. А эти три символа должны превратиться в подчеркивание под абзацем. Выполним команды меню: Формат -> Автоформат. У нас два варианта поведения: автоматически форматировать Сразу весь документ или С
70
TeachPro Microsoft Office 2003
просмотром каждого изменения. Возьмем сначала Сразу весь документ. Нажмем кнопочку ОК, посмотрим, что получилось. Итак, заголовок - стиль стал Заголовок 1. Прямые кавычки заменены на парные. Убраны лишние пробелы. Убрана лишняя пустая строка. Маркированный список - размер символов в списке стал меньше. Применен стиль Маркированный список. Начертание слов «полужирное» и «звездочек» стало полужирным. Начертание слова «курсивное» стало курсивным. Адрес преобразован в гиперссылку. Следующий текст преобразован в нумерованный список, отформатированный стилем Список. И последнее. Внизу добавилась граница под абзацем. Word справился со своей задачей. Отменим изменения. Рассмотрим второй вариант автоформата. Выполним команды: Формат -> Автоформат, поставим флажок С просмотром каждого изменения -> нажмем кнопочку ОК. Появилось диалоговое окно Автоформат. Отодвинем диалоговое окно. Мы увидим, что автоформатирование уже произведено. Тем не менее у нас есть набор кнопочек, позволяющих произвести некоторые действия. Кнопочка Принять все означает, что все изменения будут восприняты без предварительного анализа. Кнопочка Отменить все - это значит, что все изменения не будут внесены в документ. Кнопочка Библиотека стилей позволяет использовать стили из другого шаблона. Просмотр изменений позволяет принять решение, вносить или не вносить то или иное изменение в документ. Нажмем на кнопочку Просмотр изменений. В диалоговом окне Просмотр изменений автоформата кнопки Найти используются для перехода к предыдущему или последующему изменению. В области Описание дается описание текущего изменения. Любое изменение можно отменить, щелкнув по кнопке Отменить. Обратите внимание, кнопка Отмена означает отмену режима просмотра изменений Автоформата. Щелкнем по кнопке Отменить. Тут же активной стала кнопка Вернуть, которая позволяет восстановить последнее отмененное изменение. Щелкнем по кнопке Вернуть. ... Для указания внесенных изменений Word использует временные метки и выделение цветом на цветном мониторе, которые можно отменить, щелкнув по кнопке Скрыть. Кнопка Скрыть тут же преобразуется в кнопку Показать. Щелкнем по ней. Метки снова отображены на экране. На полях документа отображены выноски с указанием выполненного действия. Если направить указатель мыши на такую выноску, то появится всплывающая подсказка с указанием автора, даты и времени внесения изменений. Нажмем кнопку Отмена. Принять все. Уберем непечатаемые символы с экрана. Вот такой вид принял наш текст. На следующем занятии мы рассмотрим автоформатирование при вводе.
* * *
4.2. Автоформатирование при вводе
На прошлом занятии мы рассмотрели инструмент Автоформатирование. Сегодня мы займемся Автоформатированием при вводе. Для того, чтобы настроить параметры автоформатирования, нужно выполнить команды меню: Формат -> Автоформат -> кнопка Параметры -> вкладка Автоформат при вводе или Сервис -> Параметры автозамены -> вкладка Автоформат при вводе. Теперь рассмотрим автоформат при вводе. Автоформатирование при вводе заключается в возможности непосредственно при наборе текста форматировать заголовки, создавать списки, обрамление, форматировать дроби и порядковые числительные. Посмотрим настройки автоформатирования: Сервис -> Параметры автозамены. Вот у нас вкладочка АВТОФОРМАТ, мы с ней уже
Раздел I. Microsoft Word 2003
71
знакомы. Перейдем на вкладку Автоформат при вводе. Область Заменять при вводе содержит следующие параметры: замену прямых кавычек парными; замену английских порядковых надстрочными знаками; замену дробей соответствующими символами; два дефиса заменяются на тире; текст, заключенный в символы «звездочки» заменяется на полужирное начертание, а текст, заключенный в символы «подчеркивание» - на курсивное начертание. Адреса Интернета и сетевые пути заменяются гиперссылками. Область Применять при вводе: Что означает параметр стили маркированных списков? Если в начале абзаца у вас стоит символ * (звездочка), > (знак больше), - (дефис) с последующим пробелом или знаком табуляции, то абзац преобразовывается в маркированный список. При нажатии клавиши Enter для добавления следующего элемента списка в его начало автоматически добавляется маркер. Для завершения списка следует дважды нажать клавишу Enter или удалить последний маркер, нажав клавишу Backspace. Если в начале абзаца стоит буква или цифра с последующей точкой и пробелом под знаком табуляции, то применяется стиль нумерованного списка. При нажатии клавиши Enter для добавления следующего элемента списка в его начало автоматически добавляется следующий номер. Для завершения списка следует дважды нажать клавишу Enter или удалить последний номер, нажав клавишу Backspace. Линии границ - если последовательно введено три или более дефисов (-), подчеркиваний (_) или знаков равенства (=), то они соответственно преобразуются в тонкую, толстую или двойную линию границы. Таблицы. При вводе ряда дефисов и знаков «плюс» с последующим нажатием клавиши Enter создает таблицу. Каждая пара плюсов соответствует одному столбцу. Следующий из группы параметров применения при вводе Параметр встроенные стили заголовков - текст, который начинается с прописной буквы, заканчивается без знака пунктуации и по крайней мере на 20% короче максимальной длины строки, преобразуется в заголовок и к нему применяется встроенный стиль заголовка. Область Автоматически при вводе. Первый параметр - повторять форматирование начала элемента списка - означает автоматически применять к последующему элементу списка форматирование, которое было применено к первому элементу списка. Устанавливать отступы клавишами - это значит уменьшать или увеличивать левый отступ абзаца нажатием клавиш Tab и Backspace. Определять стили - значит создавать новые стили абзацев, основанных на форматировании, которое было выполнено вручную. Поставим все недостающие флажки. Нажмем кнопку OK. Вызвать диалоговое окно настройки параметров Автоформатирования при вводе можно и другими командами меню: Формат-> Автоформат -> кнопочка Параметры -> вкладка Автоформат при вводе. То же самое диалоговое окно. Закроем диалоговое окно. Закроем окно Автоформат. Напишем заголовок «Автоформатирование при вводе»..... Выполним двойной щелчок по клавише Enter. Получился заголовок. Вставим символ * (звездочка), пробел. Напишем «первый», нажмем клавишу Enter. Вставлен маркированный список. Слева появился смарт-тег. Смарт-тег Параметры автозамены. Откроем его. Он нам предлагает: Отменить автоматический ввод маркеров; Отключить автоматическое создание маркированных списков и перейти к заданию параметров автозамены. Enter. Поставим символ > (больше), Перейдем на русский язык, пробел, напишем «второй», Enter. Еще раз Enter. Напишем «1». Точка, пробел, «слово», Enter - вставлен нумерованный список. Рядом с нумерованным списком опять появился смарт-тег автозамены. Откроем стрелочку. Он нам предлагает: Отменить
72
TeachPro Microsoft Office 2003
автоматическую нумерацию; Отключить автоматическое создание нумерованных списков и перейти к заданию параметров автозамены. Нажмем клавишу Enter. Вставим три символа = (равно). Нажмем клавишу Enter. Появилась двойная черта. Слева от черты находится смарт-тег Параметры автозамены. Откроем стрелочку. В данном случае нам предлагается: Отменить линию границы; Отключить автоматическое создание линий границы и перейти к заданию параметров автозамены. Теперь так, Enter нажмем символ + (плюс), потом несколько символов - (минус), снова + (плюс), и еще несколько символов. Еще раз плюс. Теперь нажмем клавишу Enter. Появилась таблица. И еще один эксперимент. Уйдем на пустую строчку, напишем 1, знак деления, 2. Нажмем клавишу Enter. Вставлена дробь - «1/2». Под дробью находится индикатор смарт-тега Параметры автозамены. Откроем его. В этом случае он нам предлагает: Отменить создание дробей; Вообще отключить автоматическое создание дробей и перейти к заданию параметров автозамены.Все рассмотренные нами примеры есть проявление автоформатирования при вводе. Сохраним наш документ. А на следующем занятии мы поговорим об Автозамене – средстве автоматического исправления наиболее часто встречающихся опечаток и ошибок.
* * *
4.3. Автозамена
Автозамена. Автозамена - это автоматическое исправление наиболее часто встречающихся опечаток, а также орфографических и грамматических ошибок. Для того чтобы настроить параметры автозамены, нужно выполнить команды: Сервис -> Параметры автозамены -> перейти на вкладку Автозамена -> настроить параметры. Выполним команды: Сервис -> Параметры автозамены -> вкладка Автозамена. Рассмотрим представленные здесь параметры. Показать кнопки возможностей автозамены - это включение отображения смарт-тега Параметры автозамены. Исправлять две прописные буквы в начале слова. Типичнейшая ошибка. Если мы набрали две подряд прописные буквы, а дальше следуют строчные буквы, то Word автоматически вторую букву преобразует в строчную. Это правило не касается аббревиатур. Делать первые буквы предложения прописными. Если мы набрали первую букву предложения строчной, после того, как мы нажмем Пробел, знак препинание или Enter, Word автоматически поднимает первую букву предложения. Делать первые буквы ячеек таблиц прописными - это значит автоматически заменять первую строчную букву, введенную в ячейку таблицы, на прописную. Писать названия дней с прописной буквы. Это касается только английского языка. Исправлять раскладку клавиатуры - это автоматическое переключение языка клавиатуры в соответствии с языком вводимого текста. Про этот параметр мы поговорим подробнее позднее. Устранять последствия случайного нажатия CapsLock . Если мы случайно вместо прописных букв набрали строчные, а вместо строчных прописные, то Word автоматически преобразует эти буквы. Заменять при вводе. Это список наиболее частых замен или опечаток, причем список этот контекстно-зависимый. Посмотрим - у нас сейчас стоит индикатор языка русский. Посмотрим список. Он состоит из русских слов. Нажмем кнопочку OK. Переключим язык при помощи клавиш Alt Shift на английский. Снова выполним команды меню: Сервис -> Параметры автозамены -> посмотрим список - только английские слова. В первом списке указывается типичная ошибка. Во втором - на что ее следует заменять. Флажок в поле Автоматически исправлять орфографические ошибки позволяет исправлять орфографические ошибки при вводе.
Раздел I. Microsoft Word 2003
73
Итак, мы настроили режим автозамены, посмотрим, как он действует. OK. Создадим чистый документ. Кнопочка Создать. Перейдем на русский язык, нажав сочетание клавиш Alt Shift. Проверим две прописные: напишем «ДВе», внимание, нажимаю клавишу пробел, буква «В» стала строчной. Нажмем клавишу Enter и проверим первую букву предложения. Напишем «первая». Внимание, нажимаю клавишу Enter, буква «п» стала прописной. Проверим дни недели: напишем «добрый вторник». Внимание, нажимаю клавишу Enter, слово «вторник» осталось неизменным. Поставим текстовый курсор после слова «вторник», запятая, пробел. Перейдем на английский язык, нажав клавиши Alt Shift. Напишем «sunday», нажимаем клавишу Enter. Подведем указатель мыши под слово «две». Под этим словом появился индикатор смарт-тега. Наведем на индикатор указатель мыши. Появится смарттег Параметры автозамены. Откроем стрелочку. Нам предложено: Изменить обратно в «ДВе», где две первые буквы прописные; Отключить автоматическое исправление «две» и перейти к заданию параметров автозамены. Подведем указатель мыши под слово «первая». Снова появился смарт-тег Параметры автозамены. Откроем его. Он нам предлагает: Отменить автоматический ввод прописных букв; Отключить автоматический ввод предложений с прописной буквы или перейти к заданию параметров автозамены. Подведем указатель мыши под слово «sunday». Снова смарт-тег Параметры автозамены. Откроем его. Нам предложено: Отменить автоматический ввод прописных букв; Отключить автоматический ввод названий дней с прописной буквы или перейти к заданию параметров автозамены. Итак, в зависимости от контекста смарт-тег Параметры автозамены предлагает: либо отменить последнюю выполненную операцию Автозамены, либо отключить данный параметр автозамены, либо перейти к заданию параметров автозамены. Выберем здесь альтернативу Параметры автозамены. Мы оказались в диалоговом окне Автозамена на вкладке Автозамена. Сбросим флажок Показать кнопки возможностей автозамены. OK. Продолжим наши эксперименты. Проверим эффект клавиши CapsLock. Нажмем клавишу CapsLock и напишем все наоборот: «зДРАВСТВУЙ». Внимание, нажимаю клавишу Enter - слово преобразовано. Подведем указатель мыши под слово «Здравствуй» - ни индикатора, ни самого смарт-тега Параметры автозамены не появляется. Включим отображение смарт-тега автозамены: Сервис -> Параметры автозамены -> поставим флажок Показать кнопки возможностей автозамены. OK. Проверим аббревиатуры. Напишем «НАСА», Enter - никакого эффекта. В списке стандартных ошибок диалогового окна Автозамена присутствует слово «аксиома», проверим его. Напишем «аксеома». Мы написали с ошибкой. Внимание, нажимаю клавишу пробел - буква «е» поменялась на букву «и». Ошибка исправлена. В этом слове сработали два параметра автозамены: первая буква слова стала прописной и исправлена ошибка. Подведем указатель мыши под слово «аксиома». Появится индикатор смарт-тега. Наведем на него указатель мыши. Появился смарт-тег Параметры автозамены. Откроем его. И увидим, что нам предлагается: Отменить автоматические исправления; Отключить автоматический ввод предложений с прописной буквы; Отключить автоматическое исправление слова «аксеома» и перейти к заданию параметров автозамены. Мы можем ввести собственную частую опечатку в список автозамены. Как это сделать? Выполним команды меню: Сервис -> Параметры автозамены. В поле Заменить пишем, что заменить, а в поле На пишем, на что заменить. Очень частая ошибка «конъюктура», а должно быть «конъюнктура». Дальше нам нужно щелкнуть по кнопочке Добавить -> ОК. Проверим. На новой строчке напишем «конъюктура». Нажимаю клавишу Enter - слово исправлено. Можно и удалить слово из списка автозамены. Выполним команды: Сервис -> Параметры автозамены. Выберем в списке слово «абариген». Выбрали. Теперь кнопочка Удалить -> ОК. Проверим. Напишем слово с ошибкой …, внимание, нажимаем клавишу Enter. Ошибка не исправлена. Но Word подчеркнул неправильное слово волнистой красной линией - идет автоматическая проверка орфографии.
74
TeachPro Microsoft Office 2003 Вызовем контекстное меню неправильного слова. Покажем на него указателем мыши, нажмем правую клавишу. Выберем пункт Автозамена. Справа отобразится правильный вариант слова. Щелкнем по этому варианту. Слово исправлено. А теперь проверим список автозамен на вкладке Автозамена: Сервис -> Параметры автозамены. Смотрим список. Слово «Абариген» появилось в списке автозамен. Мы из проверки орфографии внесли в список автозамены новое слово. Закроем диалоговое окно. Проверим. Перейдем на новую строчку. Напишем с ошибкой «Абариген», внимание, нажимаю клавишу Enter - слово исправлено. Автозамена сработала. На следующем занятии мы с Вами поговорим об исключениях при автозамене.
* * *
4.4. Исключения при автозамене
На прошлом занятии мы говорили о правилах автозамены, которые мы выбрали в Word, но во всех правилах возможны исключения. Автоматическая замена первой буквы после точки на прописную или двух прописных в начале слова на одну прописную в некоторых случаях не нужна. Для внесения исключений в список автозамены Word 2003 нужно выполнить следующие действия: Сервис -> Параметры автозамены -> на вкладке Автозамена щелкнуть по кнопке Исключения. Рассмотрим, например, правило первой буквы. Напишем частое сокращение смотри - «См. .... раздел». Внимание, нажимаю клавишу Enter - «Раздел» написан с прописной буквы. А нам нужно, чтобы, если после сокращения «см.» стоит точка, то новые слова не считались новым предложением и первая буква не становилась прописной. Итак, внесем это исключение: Сервис -> Параметры автозамены -> щелкнем по кнопке Исключения. Напишем «см.», точка. А теперь щелкнем по кнопке Добавить. ОК. Еще раз ОК. Проверим. Напишем «См», точка, «раздел». Внимание, нажимаю клавишу Enter буква «р» теперь не преобразовалась в прописную. Исключения тоже можно удалять. Проверим исключение «глав.» («Глав. бух»). Напишем: «глав», точка, пробел, «бух». Внимание, ставлю точку. Ничего не изменилось. Значит слово «глав.» есть у нас в списке исключений. Проверим: Сервис -> Параметры автозамены -> кнопочка Исключения. Действительно, в списке присутствует слово «Глав.». Выделим его. Щелкнем по кнопочке Удалить. Обратите внимание, внизу у нас есть флажок Автоматически добавлять слова в список. Что это такое? Если мы набрали какое-то слово, Word его автоматически изменил, изменил неправильно, то если мы нажмем клавишу BackSpace, а затем введем это слово так, как оно должно быть написано, то оно автоматически попадет в список исключений. Итак, проверим: во-первых, что слова «глав» больше нет у нас в списке исключений, во-вторых, внесем слово «глав» в список исключений путем стирания клавишей BackSpace и правильного написания. Нажмем кнопочку ОК. Еще раз ОК. Проведем эксперимент. Перейдем на новую строчку. Напишем: «глав», точка, пробел, «бух». Внимание, нажимаю точку - буква «б» преобразована в прописную. Теперь сотрем клавишей BackSpace, напишем «бух» с маленькой, точка. Буква «б» не преобразована. Проверим, появилось ли это слово в списке исключений: Сервис -> Параметры автозамены -> кнопка Исключения. Да, действительно, это слово появилось в списке исключений. Чтобы запретить автоматическое исправление слова, начинающегося с двух прописных букв, следует выбрать вкладку ДВе ПРописные, а затем ввести это слово в поле Не заменять. Для задания исключений из дру-
Раздел I. Microsoft Word 2003
75
гих правил используется вкладка Прочие. На всех вкладках диалогового окна Исключения при автозамене присутствует флажок Автоматически добавлять слова в список. Этот флажок служит для автоматического добавления исключений в список автозамены. Если Word автоматически изменит слово, которое не следует изменять, нужно нажать клавишу BackSpace, а затем ввести правильное слово - и это слово будет добавлено в список исключений. Закроем диалоговое окно. И - диалоговое окно Автозамена. На следующем занятии мы ознакомимся с тем, как можно открыть или удалить несколько файлов одновременно.
* * * 4.5. Открытие и удаление нескольких файлов одновременно Раньше мы уже познакомились с вариантами операции копирования. Используем эти знания при работе с несколькими файлами. Изучать эти операции мы будем на примере. У меня есть десять файлов, я хочу их собрать в один большой новый файл. Итак, откроем новый файл, отведем ему место на диске: Файл -> Сохранить как -> мы сразу попали в папочку «My», потому что раньше мы настроили Word так, чтобы текущей всегда была рабочая папка. Внизу напишем имя «Text». Сохранить. Теперь откроем файл с кусочком. Щелкнем по кнопке Открыть. Мы опять по умолчанию оказались в нашей рабочей папке «My». Мне понадобятся кусочки «Text1», «Text2», «Text3», и так далее «Text10». Откроем файл «Text1»: выполним по нему двойной щелчок. Я хочу текст, находящийся в файле «Text1» перенести полностью в файл «Text». Выделим текст. Теперь щелкнем по кнопке Вырезать. Сохраним пустой файл. Закроем его. Мы оказались в файле «Text». Вставим. Текст вставлен. Посмотрим, что произошло с буфером обмена: Правка -> Буфер обмена. В буфере обмена находится вырезанный кусок. Скопируем содержимое файла «Text2». Кнопочка Открыть. Выберем файл «text2», снова кнопка Открыть. Выделим весь текст: Правка -> Выделить все. Щелкнем по кнопке Копировать. Внизу в правой части экрана появилось сообщение, что в буфер обмена вставлен второй элемент. Закроем файл «text2». В буфере обмена появился второй элемент. Щелкнем по нему. В файл «Text» вставлен второй кусок текста. Итак, стандартные операции Вырезать и Копировать помещают выделенный текст в буфер обмена. Причем, команда Вырезать помещает текст в буфер обмена и удаляет его из документа, команда же Копировать помещает текст в буфер обмена и оставляет его в исходном документе. Я могу перетащить информацию не пользуясь буфером обмена. Откроем файл «Text3». Открыть. Теперь расположим все три файла на экране: Окно -> Упорядочить все. На экране три окна с файлами: «Text3», шпаргалка и «Text». Окно со шпаргалкой мне не понадобится. Закроем его. Изменим размер присутствующих на экране окон. Итак, мне нужно перетащить текст из файла «Text3» в файл «Text». Выделим весь текст в файле «Text3»: Правка -> Выделить все. Покажем на выделенный текст указателем мыши, зажмем левую клавишу мыши и перетащим в окошко файла «Text»..... Отпустим мышь. Текст вставлен. Распахнем окно файла «Text3». Текста в этом файле нет. Сохраним. Закроем. Распахнем окно файла «Text». Вот наш вставленный кусочек текста. Обратите внимание, в буфер обмена ничего не добавилось. При помощи мыши я просто перетащила текст из одного документа в другой. Для того чтобы такое перетаскивание было возможным нужно выполнить настройки: Сервис -> Параметры -> на вкладке Правка поставить флажок Использовать перетаскивание текста. Проверим, стоит ли у нас такой флажок: Сервис -> Параметры -> вкладка
76
TeachPro Microsoft Office 2003
Правка -> флажок Использовать перетаскивание текста. Закроем диалоговое окно. И еще один инструмент - КОПИЛКА. Если мне нужно собрать текст из нескольких файлов. И я даже не знаю, сколько у меня этих файлов. Конечно, я могу их скопировать в буфер обмена, но в буфер обмена помещается только 24 элемента. Поместится копируемый элемент в буфер обмена или нет, то мне следует использовать инструмент, который называется КОПИЛКА. Поместить текст в копилку можно следующим образом: сначала выделить текст, потом нажать сочетание клавиш Ctrl F3. Вставить содержимое копилки с одновременной очисткой ее можно при помощи сочетания клавиш Ctrl Shift F3. Чтобы вставить содержимое копилки без очистки необходимо написать слово «копилка» и нажать клавишу Enter. Или выполнить набор команд: Вставка -> Автотекст -> Автотекст -> написать слово «копилка» -> нажать кнопку Вставить. Ранее я вставила текст из трех файлов, осталось еще семь. Откроем сразу семь файлов. Как это сделать? Файл -> Открыть. Мне понадобятся файлы: «Text4» и так далее «Text10». По первому из них выполним щелчок, затем нажмем клавишу Shift на клавиатуре и щелкнем по последнему. Файлы выделены. Открыть. Все семь файлов промелькнули перед нами, открываясь. Теперь поместим информацию из них в копилку. При помощи команд меню перейдем к файлу «Text4»: Окно -> «Text4». Выделим текст, нажав клавиши Ctrl А. Теперь положим в копилку Ctrl+F3. Сохраним файл, закроем его. Перейдем к файлу «Text5»: Окно -> «Text5» -> Ctrl А -> Ctrl F3. Сохраним, закроем. Теперь файл «Text6»: Окно «Text6». Можно Правка -> Выделить все. Ctrl F3. Сохраним, закроем. И так далее для всех оставшихся файлов. А теперь, в нашем исходном файле текст, внизу напишем слово «копилка» и нажмем клавишу Enter. Enter. В буфере обмена ничего нового не появилось. Сохраним полученный файл. Закроем буфер обмена. А теперь посмотрим в режиме Предварительного просмотра. Полученный файл содержит три страницы. Вернемся в исходный режим..... Вспомогательные файлы «Text1» - «Text10» мне больше не понадобятся. Как средствами Word'а выкинуть в корзину все эти файлы? Сделать это можно так: Файл -> Открыть - вот наши кусочки текста, которые нам больше не понадобятся. Щелкнем по первому из них, зажмем клавишу Shift на клавиатуре, щелкнем по последнему из них. А теперь щелкнем по кнопке Удалить. ВЫ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ХОТИТЕ ОТПРАВИТЬ ВСЕ ОБЪЕКТЫ В КОРЗИНУ? Подтвердим. ДА. Файлы удалены. Закроем диалоговое окно. Следующее занятие мы посвятим расстановке переносов и поговорим о неразрывных дефисах и мягких переносах.
* * * 4.6. Расстановка переносов. Неразрывные дефисы и мягкие переносы Сегодняшнее занятие посвящено расстановке переносов. На прошлом занятии мы создали новый документ с именем «Text» и собрали в него кусочки из разных файлов. Приведем теперь в порядок этот текст, отформатировав его и расставив переносы. Вызовем документ на экран: Файл -> «Text». Перейдем в режим Предварительного просмотра. Мы видим - края неровные, все абзацы отформатированы по-разному. Приведем текст в порядок. Нажмем кнопочку Закрыть. Для начала приведём в порядок эти два заголовка, которые съехали направо и отличаются по цвету от других заголовков. Установим курсор в этом заголовке и дважды щёлкнем по кнопке Копировать формат. Теперь щёлкнем по одному заголовку и – по другому. Поставим кисточку на место. Привели в порядок заголовки, а теперь выделим весь текст: Правка -> Выделить всё. Отформатируем абзацы: Формат -> Абзац -> Отступы и интервалы -> Выравнивание -> выберем По ширине -> ОК. Края уже ровные. Зададим отступ слева равным 0, и Отступ красной строки равным 1 см. Формат -> Абзац -> Отступ слева зададим 0 -> Первая строка - выберем Отступ -> на 1 сантиметр -> ОК. Для удобочитаемости вставим еще небольшой интервал после каждого абзаца. Снова: Формат -> Абзац -> Интервал после - 6 пунктов -> ОК. Перейдем в режим Предварительный просмотр. Документ весь ровненький. А теперь расставим переносы. Расстановка переносов позволяет придать документу более аккуратный вид за счет уменьшения пустот в тексте при
Раздел I. Microsoft Word 2003
77
выравнивании по ширине. Word предоставляет четыре способа расстановки переносов: автоматическая расстановка переносов, принудительная расстановка переносов, вставка мягких переносов и вставка неразрывных дефисов. Рассмотрим сначала автоматическую расстановку переносов. Для того чтобы автоматически расставить переносы в тексте, нужно выполнить команды: Сервис -> Язык -> Расстановка переносов -> поставить флажок автоматическая расстановка переносов. Рассмотрим расстановку переносов на примере файла «Text». Автоматическая расстановка переносов действует на весь документ. Поэтому ничего выделять не будем. Выполним команды: Сервис -> Язык -> Расстановка переносов -> поставим флажок автоматическая расстановка переносов -> ОК. В тексте появились переносы и текст стал более компактным. В диалоговом окне Расстановка переносов присутствовали еще несколько параметров. Давайте посмотрим, что они означают: Сервис -> Язык -> Расстановка переносов. Если мы не хотим, чтобы переносы вставлялись в слова, написанные прописными буквами, то нужно сбросить флажок Переносы в словах из прописных букв. В поле Ширина зоны переноса слов указывается максимальный интервал, который следует оставлять между концом последнего слова строки и правым полем страницы. Чтобы уменьшить количество переносов нужно сделать зону переноса более широкой. Чтобы уменьшить неровность правого края, нужно сделать зону переноса более узкой. Еще одно поле: Максимальное число последовательных переносов. В этом поле указывается максимальное число идущих подряд строк, которые могут заканчиваться переносами. Значение Нет в этом поле указывает на отсутствие ограничений. Нажмем кнопку ОК. Иногда может возникнуть необходимость запретить переносы в абзацах. Например, если этот абзац - заголовок. Как это сделать? Итак, отказ от расстановки переносов в абзаце. Нужно выделить текст, затем выполнить команды: Формат -> Абзац -> вкладка Положение на странице -> поставить флажок Запретить автоматический перенос слов. Выполним. Ну, например, запретим переносы во втором абзаце. Для того чтобы выделить абзац, нужно выполнить тройной щелчок внутри него. А теперь выполним команды меню: Формат -> Абзац -> вкладка Положение на странице -> Запретить автоматический перенос слов -> OK. Переносы удалены. Отменим последнее действие. Если я хочу сама отконтролировать каждый перенос в документе, для этого я должна буду воспользоваться принудительной расстановкой переносов. Итак, принудительная расстановка переносов - это те же команды меню: Сервис -> Язык -> Расстановка переносов -> только следует щелкнуть по кнопочке Принудительно. Выполним. Текст мы не выделяем. Выполним команды меню: Сервис -> Язык -> Расстановка переносов -> кнопочка Принудительно. В каждом месте, где необходимо вставить символ переноса, Word меня будет переспрашивать. Если я согласна, то должна нажать кнопочку ДА. Ну , например, я хочу, чтобы перенос состоялся после слога «ме». Устанавливаю сюда курсор и щелкну здесь. А теперь нажмем кнопочку ДА. Вот наше слово. Следующее слово. Вот оно в тексте. Нажмем кнопочку Нет. Слово не разбито для переноса после слога «от». Оно разбито после слога «дель». Кнопка Отмена означает вообще отмену режима расстановки переносов. Мы можем вставить перенос вручную. Отменим последние действия. Например, слово «изменять». Я хочу, чтобы перенос был после слога «ме». Поставим туда текстовый курсор. Нажмем перенос. Перенос вставлен. А теперь переформатируем абзац. Слово «изменять» уже не находится с краю и разбивать его переносом не нужно, но знак переноса остался. Для таких случаев предусмотрена возможность вставки мягкого переноса. При вставке мягкого переноса слово или словосочетание разрывается только в том случае, если оно приходится на конец строки. Если текст будет отредактирован после расстановки таких переносов, ставшие ненужными переносы просто не будут выведены на печать. Для того чтобы вставить мягкий перенос, нужно щелкнуть мышью в том месте, где мы хотим вставить мягкий перенос и нажать сочетание клавиш Ctrl+Дефис. Выполним. Отменим в нашем файле две последние команды. Снова слово «изменять». Текстовый курсор стоит после слога «ме». Нажмем сочетание клавиш Ctrl+Дефис. А теперь переформатируем абзац. Изменим положение правой границы абзаца. Слово «изменять» находится внутри текста, перенос не нужен, и его нет. Мягкий перенос виден только в случае разрыва слов в конце строки. Если слово находится внутри строки, мягкий перенос не отображается и не печатается.
78
TeachPro Microsoft Office 2003
Для отображения мягких переносов в документе нужно нажать кнопочку Непечатаемые знаки. Щелкнем по ней. Вот наше слово «изменять». Внутри слова находится непечатаемый символ мягкий перенос. Уберем непечатаемые символы с экрана. И последний вариант переноса - вставка неразрывных дефисов. Неразрывный дефис следует использовать для работы с фразами или терминами, которые не нужно разбивать переносом на следующую строку. Например, номера телефонов. В этом случае термин или целая фраза переносится на следующую строку целиком. Для того чтобы вставить неразрывный дефис, нужно установить текстовый курсор в место вставки и нажать сочетание клавиш Ctrl Shift Дефис. Выполним эту операцию. В нашем тексте написано XML-тегов - это сочетание слов, которое пишется через дефис. Я не хочу, чтобы оно разбивалось переносом в месте дефиса. Итак, поставим текстовый курсор, удалим дефис. А теперь нажмем Ctrl Shift Дефис. Мы видим «XML-тегов» целиком находится на новой строке. Щелкнем по кнопке Непечатаемые знаки. Вот изображение неразрывного дефиса. Уберем непечатаемые символы с экрана, сохраним документ. А на следующем занятии мы поговорим о перемещение по тексту, о поиске текста и элементах форматирования.
* * * 4.7. Перемещение по тексту. Поиск текста и элементов форматирования Для перемещения по документу в Word2003 предусмотрены самые различные инструменты: установка текстового курсора щелчком мыши, использование полос прокрутки, использование горячих клавиш для быстрого перемещения по документу. Переход к странице, закладке, сноске, таблице, примечанию, рисунку и другим элементам документа при помощи инструмента выбор объекта. Выбор объекта - это кнопка на вертикальной полосе прокрутки. Щелкнем по кнопке Выбор объекта. Мы можем перейти к странице, разделу, примечанию, заголовку и так далее. Перемещаться можно при помощи команд меню, с использованием контекстного поиска, с использованием схемы документа, режима структура документа, гиперссылок, при помощи просмотра двух частей документа одновременно. С некоторыми из этих действий мы уже знакомы, с некоторыми мы постепенно познакомимся в процессе освоения Word 2003. Сегодня мы рассмотрим возможность быстрого перемещения по документу при помощи команд меню. Обратимся к заранее созданному документу «Параграф» и выполним последовательность команд: Правка -> Перейти. В списке Объект перехода выберем Страница. В поле Введите номер страницы введем номер. Если мы посмотрим в строку состояния, увидим, что в нашем документе 8 страниц. Введем номер 5. Перейти. Мы находимся на пятой странице. Теперь седьмая страница. Перейти. Действительно седьмая страница. Можно использовать для дальнейшего указания номеров страниц знаки «+» и «-». Ну, например, я хочу подняться на 3 страницы вверх. Напишем «-3». Кнопочка Перейти. Мы на четвертой странице. Я хочу перейти на 6 страницу. Напишем «+2». Кнопочка Перейти. Шестая страница. Посмотрим в списке объект перехода, какие еще объекты мы знаем. Строка. Введем номер строки, например, 3. Перейти. Посмотрим. Действительно, мы находимся на третьей строке. И здесь третья строка.
Раздел I. Microsoft Word 2003
79
Посмотрим какие еще объекты мы знаем? Заголовок. Перейдем на второй заголовок. Кнопочка Перейти. Мы действительно оказались на втором заголовке. Если я хочу продолжить перемещение по заголовкам, то в поле Введите номер заголовка я должна стереть то, что там находится. Нажмем клавишу Delete. Кнопочки внизу сразу преобразовались - Назад и Далее. Далее - это движение вниз по тексту по одному заголовку, а Назад - это движение вверх по тексту с шагом в один заголовок. Нажмем кнопочку Далее. Третий заголовок в тексте. Еще раз Далее. Четвертый заголовок. Теперь кнопочка Назад. Снова третий заголовок. Назад. Второй заголовок. Еще раз Назад. Первый заголовок в тексте. Закроем диалоговое окно. То же диалоговое окно можно вызвать, нажав сочетание клавиш Ctrl G. Диалоговое окно Найти и заменить, открытое на вкладке Перейти. Закроем диалоговое окно. Посмотрим теперь на вертикальную полосу прокрутки. Кнопочка Выбор объекта перехода. Кнопка над ней теперь называется Предыдущий заголовок. Кнопка под ней - Следующий заголовок. Щелкнем по этой кнопке. Переместились на второй заголовок. Еще раз. Третий заголовок. Щелкнем теперь по кнопке Предыдущий заголовок. Переместились на второй заголовок в тексте. Для быстрого перемещения в конкретное место в документе можно использовать команду Найти. Для этого следует выполнить последовательность команд меню: Правка -> Найти. Мы снова оказались в диалоговом окне Найти и заменить. В поле Найти мы можем указать слова, знаки пунктуации и даже элементы форматирования. В раскрывающемся списке поля Найти хранятся 7 последних значений поиска. Ввод более 41 символа вызовет прокрутку начала текста за пределы поля ввода. Итак, найдем в нашем тексте слово «Дорог». Щелкнем по кнопочке Найти далее. «Дороге». Еще раз Найти далее. «Дороге... Еще раз Дорогою... Еще раз Дорогою». И так далее. Посмотрим, какие возможности предоставляет нам кнопочка Больше. Направление - это направление поиска. Откроем стрелочку. Вперед, значит вниз по тексту. Назад, значит вверх по тексту. Везде, значит внутри всего документа. Учитывать регистр, значит с учетом прописных и строчных букв. Только слово целиком. Посмотрим, как действует этот параметр. Поставим флажок. Допишем «Дороге». Щелкнем по кнопочке Найти далее. Слово «Дороге». Следующее слово должно быть «Дорогою». Нажмем Найти далее. Опять «Дороге». Слово «Дорогою» пропущено. То есть перемещение происходит по словам, полностью совпадающим с указанным в поле Найти. Посмотрим теперь, что такое Подстановочные знаки. Закроем диалоговое окно. Итак, в поле поиска мы можем задавать слово, а можем задать сочетание букв и некоторых символов. Например, символ «?» означает один любой символ. Символ «*» - любое количество любых символов. Посмотрим, как действует этот шаблон. Выполним команды: Правка -> Найти -> в поле Найти напишем «дорог», сбросим флажок только слово целиком, установим флажок Подстановочные знаки и поставим звездочку. Кнопка Найти далее. «Дороге». Найти далее. «Дороге». Найти далее. «Дорогою». Снова «Дорогою». То есть берется сочетание букв «Дорог», а дальше любые символы. Мы видели в шпаргалке, что у нас целая таблица шаблонов. Мы можем эту таблицу не запоминать. Если у нас стоит флажок в поле Подстановочные знаки, можно щелкнуть по кнопочке Специальный - вот наша таблица подстановочных знаков. Сбросим флажок в поле Подстановочные знаки, щелкнем по кнопке Специальный, таблица ушла, и мы видим здесь непечатаемые символы. Ну, например, знак абзаца. В поле Найти сотрем предыдущий шаблон. Выберем конец абзаца. Знак абзаца. Сейчас в поле
80
TeachPro Microsoft Office 2003
Найти стоит знак конца абзаца. Щелкнем по кнопочке Найти далее. Еще раз Найти далее. Мы перемещаемся по непечатаемым символам конца абзаца, причем везде (везде в документе). В списке Направление выберем Назад. Кнопочка Найти далее. Еще раз Найти далее. Перемещение пошло вверх по тексту. Посмотрим, какие возможности для поиска дает нам кнопка Формат. Очистим поле Найти. Щелкнем по кнопке Формат. Выберем: Стиль -> Заголовок 2 -> ОК. В списке Направление выберем Вперед. Посмотрим пояснение под полем Найти. Движение вперед, поиск стиля Заголовок 2. Щелкнем по кнопке Найти далее. Мы переместились на ближайший заголовок второго уровня. Найти далее. Найти далее. Двигаемся по документу. .. Дойдем до конца...Мы дошли до конца документа. Word нам предлагает продолжить поиск сначала или прекратить поиск. Нажмем кнопочку Нет. Для дальнейшего поиска отменим форматирование: Формат -> Стиль -> выберем Нет -> ОК. Стиль отменен. Как быть, если для поиска я хочу задать сочетание слов, при этом мне не хочется их набирать в списке Найти? Закроем диалоговое окно, найдем в тексте нужное мне сочетание слов. Ну, например, «две вечерних звезды». Выделим. Щелкнем по кнопке Копировать. Правка -> Найти. А теперь нажмем сочетание клавиш Ctrl V. Сочетание слов скопировано в поле Найти. Щелкнем по кнопочке Найти далее. Еще раз Найти далее...... И так далее. Уберем с экрана дополнительные параметры поиска. Щелкнем по кнопке Меньше. Закроем диалоговое окно. Посмотрим на кнопки, находящиеся на вертикальной полосе прокрутки. Кнопочка, находящаяся над кнопкой Выбор объекта перехода, теперь называется Вернуться назад. Щелкнем по ней - мы переместились к предыдущему нахождению выбранного сочетания слов. Еще раз Вернуться назад. Кнопочка, находящаяся под кнопкой Выбор объекта перехода, теперь называется Найти/перейти далее. Щелкнем по ней - мы продолжаем двигаться по тексту вниз. На следующем занятии мы рассмотрим поиск и замену текста и элементов форматирования при помощи команд меню.
* * *
4.8. Поиск и замена
Рассмотрим поиск и замену текста и элементов форматирования при помощи команды меню: Правка -> Заменить. Команда Заменить, так же как и команда Найти, выполняет поиск заданного текста. Но при этом команда Заменить позволяет автоматически заменить или даже удалить найденный фрагмент текста, знак пунктуации, непечатаемый символ или элемент форматирования. Рассмотрим действие команды: Правка -> Заменить на примере. В тексте файла «Text» часто встречается слово «Microsoft» написанное поанглийски. Я хочу заменить его русским написанием слова «Микрософт». Выполним команды меню: Правка -> Заменить. В поле Найти нужно указать то слово, которое мы хотим заменить. Перейдем на английский язык, нажав сочетание клавиш Alt Shift. Напишем слово «Microsoft». В поле Заменить на мы должны указать, на что хотим заменить выбранное слово. Переключимся на русский язык, напишем «Микрософт». Если мы воспользуемся кнопочкой Заменить все, замена будет произведена во всем тексте документа. Если щелкнуть по кнопке Заменить, то при каждой замене мы получим запрос на подтверждение. Щелкнем по кнопке Заменить все. Поиск документа закончен. Произведено замен 32. Подтвердим -
Раздел I. Microsoft Word 2003
81
OK. Закроем диалоговое окно. Слово «Microsoft» в тексте действительно преобразовано. В тексте у нас имеются названия тем, выделенные полужирным начертанием. Я хочу изменить стиль написания этих названий. Сейчас это стиль Обычный, гарнитура Times New Roman, размер 12, начертание - Полужирный. Создадим новый стиль символов, заодно вспомним, как это делается. Вызовем на экран область задач Стили и форматирование. Щелкнем по кнопке Создать стиль. Присвоим стилю имя «Тема». Это будет стиль знака. Выберем параметры стиля. Гарнитура - Courier. Размер - 12. Начертание - полужирное. Красный цвет. Это будет стиль знака. ОК. Стиль создан. Этот стиль называется «Тема». Закроем область задач Стили и форматирование. Перейдём в начало нашего документа Ctrl Home. Произведем замену: Правка -> Заменить. В поле Найти слово «Microsoft» мне больше не понадобится. Нажмем клавишу Delete. Щелкнем по кнопке Больше. Формат -> Шрифт Times New Roman. Начертание Полужирный. 12 пунктов. Таким шрифтом сейчас написаны названия тем. ОК. В поле Заменить на слово «Микрософт» мне больше не нужно. Delete. Кнопочка Формат -> Стиль -> найдем стиль с названием «Тема» -> ОК. Нажмём кнопку Найти далее. Заменить. Это не нужно заменять, это не заголовок. Найти далее. Найти далее. Найти далее. Заменить. Заменить. Заменить. Заменить. Заменить. Заменить. Найти далее. Найти далее. Заменить. Заменить. Найти далее. Заменить. Заменить. Ещё раз Заменить. Найти далее. И так до конца документа. ОК. Закроем диалоговое окно. Именно названия тем теперь выделены стилем «Тема», а просто выделенный текст так и остался выделенным. Рассмотрим следующий пример. Включим режим отображения непечатаемых символов. Видим, в этом документе есть лишние символы конца абзаца. Красная строка сделана неправильно при помощи пробелов. Вычистим наш текст при помощи команды: Правка -> Заменить. Итак, в поле Найти нужно указать специальный символ знак абзаца, причем нажатый дважды. Сейчас активной стала кнопочка Снять форматирование. Это значит, что в этом поле сохранено форматирование от предыдущего примера. Отменим это форматирование. Щелкнем по кнопке Снять форматирование. Теперь щелкнем по кнопке Специальный. Выберем Знак абзаца. Еще раз... Перейдем в поле Заменить на. Снимем форматирование. Щелкнем по кнопке Специальный. Выберем Знак абзаца. Щелкнем по кнопке Заменить все. Поиск документа закончен. Произведено замен 6. OK. Проверим. Закроем диалоговое окно. Действительно, лишние символы абзацев удалены. Произведем следующую замену: Правка -> Заменить. Два символа конца абзаца мне уже не нужны. Мне нужно шесть символов пробелов. Наберем на клавиатуре: раз, два, три, четыре, пять и шесть. Заменить на. Символ конца абзаца мне не нужен. Сотрем его. Щелкнем по кнопке Формат -> Абзац -> Первая строка. Зададим Отступ на 1.5 сантиметра. ОК. Заменить все. Поиск документа закончен. Произведено 11 замен. ОК. Закроем диалоговое окно. Абзацы действительно сдвинуты на 1.5 сантиметра. Но шесть пробелов остались. Удалим их при помощи поиска и замены: Правка -> Заменить. В строке Найти шесть пробелов осталось. В строке Заменить на снимем форматирование и ничего не напишем. Заменить все. Поиск документа закончен. Произведено 11 замен. ОК. Закроем диалоговое окно. Действительно - лишние пробелы удалены. Абзац настроен правильно. Уберем непечатаемые знаки. Рассмотрим еще один пример. Я хочу изменить начертание слова «Найти». Выполняю: Правка -> Заменить. В поле Найти напишем «Найти». Откроем: Формат -> Шрифт -> Полужирный. ОК. В поле За-
82
TeachPro Microsoft Office 2003
менить на поменяем начертание: Формат -> Шрифт -> Полужирный курсив -> Цвет текста выберем синий -> ОК -> Заменить все. Произведено 13 замен. ОК. Закроем диалоговое окно. Начертание слова изменено. Теперь я хочу выделить все варианты слова «элемент», «элемента», «элементы». Для этого случая мне понадобятся Подстановочные знаки. Вызовем диалоговое окно на экран при помощи сочетания клавиш Ctrl H. Вместо «Найти» в поле Найти напишем «элемент». Дальше поставим знак вопроса, что означает один любой символ. В поле Заменить на снимем форматирование и зададим новый формат. Формат -> Шрифт -> курсивное начертание > размер 12 -> Цвет текста выберем зеленый -> ОК. Поставим флажок Подстановочные знаки -> Заменить все. Произведено 5 замен. ОК. Отодвинем окно. Посмотрим, что получилось. Заменено «элемент» и ещё один символ. Слово «элементов». Ещё один символ. Второй символ не заменён. Посмотрим ещё. «Элементы». «Элементы». Слово «элемент» и ещё по одному символу за ним. Произведём следующую замену. В поле Найти поставим еще один символ знака вопроса. Заменить все. Произведено ещё 5 замен. ОК. Посмотрим. «Элементов» - уже заменено. Закроем диалоговое окно. Итак, выбранные слова поменяли начертание. Восстановим текст заголовка с помощью инструмента Копировать формат. Сохраним документ.
* * *
Раздел II. Microsoft Excel 2003
83
Раздел II. Microsoft Excel 2003 Глава 1. Введение
1.1. Запуск Так мы с вами начинаем работать с программой Microsoft Excel. Для того чтобы запустить эту программу, мы выполняем, следующее. Сначала нажимаем на кнопку Пуск, которая расположена в левом нижнем углу Windows. С помощью этой кнопки открывается главное меню Windows. Для того чтоб нажать на эту кнопку мы, нажимаем левую клавишу мыши вот таким вот образом. Открылось главное меню Windows. После этого мы наводим курсор мыши на пункт программы. С права у нас открывается подменю программы вот оно. В этом подменю мы выбираем пункт Microsoft Office. И вот здесь у нас открывается вот такой вот списочек. Если мы щелкнем клавишей вот на этих двойных стрелках, то у нас откроется вот такой список программ, которые входят в Microsoft Office. Нам нужна программа Microsoft Office Excel 2003. Для того чтоб ее запустить, нажимаем левую клавишу мыши. У нас, открылся Microsoft Excel 2003 вот он. Именно так выглядит наша программа. Ну, если мы открыли программу, то, конечно, нам может понадобиться ее закрыть. Закрывается эта программа с помощью либо вот этой вот кнопочки. Вот она. Видите? Здесь в верхнем правом углу, либо с помощью комбинации клавиш «Alt+F4». Эта комбинация клавиш запускается у нас с клавиатуры. Давайте для начала нажмем вот на эту кнопочку на нашем экране. Нажимаем опять с помощью левой клавиши мыши. Нажали. Программа Microsoft Excel у нас закрылась. Давайте запустим, ее ещё раз. Мы уже помним, как это делается. С помощью подменю Microsoft Office. Вот у нас Microsoft Office Excel 2003. Рядом с этим пунктом, расположена вот такая иконка. С помощью этой иконки будут обозначаться файлы нашей рабочей книги, с которыми работает Microsoft Office Excel. Так запустили. У нас наша программа открылась ещё раз. Сейчас попробуем закрыть эту программу с помощью сочетаний клавиш «Alt+F4». Нажимаем одновременно кнопки «Alt и F4» на Вашей клавиатуре. Видите, наша программа опять благополучно закрылась. Сейчас мы, давайте сделаем следующее. Если мы опять запустим нашу программу Microsoft Office Excel и на нашей рабочей книге, вот здесь сделаем какие-нибудь изменения, например, давайте введем цифру один. Вот видите у нас цифра один. То есть мы сделали изменения, в случае если мы решим закрыть эту программу при помощи этой кнопочки Microsoft Excel, нам сообщит, что были сделаны изменения и хотим ли мы сохранить эти изменения в файле «Книга1». Мы можем их сохранить, а можем и отказаться. Давайте в данном случае откажемся. Скажем, что не какие изменения мы сохранять не хотим. После этого программа Excel благополучно закроется. На этом давайте закончим первый урок знакомства с программой Microsoft Excel. Мы научились открывать эту программу и закрывать. На следующем уроке мы с вами научимся работать с меню. Как с обычным меню Microsoft Excel, так и контекстным.
* * *
84
TeachPro Microsoft Office 2003 1.2. Меню
На этом уроке мы с вами будем изучать команды «Меню». Для этого запустим нашу программу Мicrosoft Еxcel. Это мы с вами уже умеем делать совершенно спокойно, запускаем. Запустили Мicrosoft Еxcel. Вот здесь мы видим строку меню. Для того чтобы открыть список мы должны нажать левую клавишу мыши на одном из этих пунктов, давайте нажмем. Вот у нас открылось меню «Правка». Список раскрывающегося меню содержит только часто используемые команды, остальные команды открываются следующим образом, в данном случае у нас сейчас открыты все, если мы щелкнем гденибудь вне области меню, и опять наведем курсор мыши, то вот здесь мы увидим. Я не знаю Вы успели заметить или нет, была вот такая вот двойная галочка. Давайте, опять щелкнем вне области меню, видите вот здесь внизу этого пункта имеется галочка, в последствии пункт меню раскрывается полностью. Это сделано для удобства. Сначала вам показывается список только часто используемых команд, а остальные команды, которые не так часто используются, показываются позже. Надо сказать, что результатом выполнения команды меню вот такого вида, где справа имеется вот такой вот треугольничек, является открытие его подменю. Давайте, попробуем наводить курсором мыши, на вот такие пункты. Видите, сразу же рядышком открывается вот такое вот подменю. Если мы наведем курсор мыши на пункт меню, не содержащее такого треугольничка, то у нас соответственно никакое подменю не открывается, а вот здесь у нас открывается. Давайте посмотрим, где у нас еще имеется вот такой вот треугольничек, вот у нас он имеется вот здесь, видите, открылось большое подменю в панели инструментов. В этом вложенном подменю, мы можем выбрать любую нужную нам команду. Кроме того, мы с вами можем вызывать нужный пункт меню или нужную команду с помощью, клавиатуры. Как это делается? Это делается с помощью комбинации горячих клавиш. Давайте сделаем щелчок вне области нашего меню, вот здесь. Теперь для того, чтобы выделить меню нам нужно сделать следующее. Нам нужно нажать кнопочку «Alt». После нажатие кнопочки «Alt» на нашей клавиатуре у нас выделился пункт, который называется «File». После того как он выделился, мы можем активизировать, эту кнопку используя стрелочки на вашей клавиатуре, кнопки со стрелочками. Давайте, нажмем на стрелочку вниз на клавиатуре, и у нас откроется этот пункт меню «File». Кроме того, если у нас один из пунктов открыт, мы можем путешествовать по другим с помощью соответствующих кнопок на клавиатуре. Давайте попробуем нажимать кнопки стрелка вправо, и соответственно стрелка влево. Вот видите, у нас совершенно спокойно открываются соседние пункты меню. Кроме того, с помощью нажатия на стрелку вниз мы по очереди выделяем каждый пункт, этого меню, видите, сейчас стрелку вверх нажимаем и стрелку вниз соответственно. Закрывается любое меню нажатием на клавишу «Esc», вот у нас закрылось. Сейчас мы опять открыли. Либо мы можем, нажать на кнопочку «Alt». Видите, опять произошло закрытее, откроем ещё раз пункт меню, либо как мы с вами только что делали щелкать вне области нашего меню. Щелкнули, наше меню закрылось. Надо заметить, что доступ ко многим командам гораздо быстрее можно получить не посредству вот этих вот обычных меню, а с помощью так называемого контекстного меню. Контекстное меню содержит команды, которые применяются наиболее часто к тем или иным элементам и объектам.
Раздел II. Microsoft Excel 2003
85
Сейчас мы попробуем вызвать контекстное меню. Сейчас, если мы с вами, нажмем правую клавишу мыши, вот так вот, у нас появится совершенно обычное контекстное меню, которое относится, например, к нашей ячейке. Вот у нас появляется вот такой вот список, где нам предлагается добавить ячейки, удалить содержимое, очистить содержимое, добавить примечаний и так далее. То есть, весь этот список команд применим только к данной ячейке. Если мы нажмем правую клавишу мыши, то есть вызовем контекстное меню на каком-нибудь другом объекте. На пример приведем вот сюда курсор мыши, и нажмем правую клавишу, то здесь у нас появится список совершенно другой, потому что в данном случае этот список относится к той области, к тому объекту, где мы его вызвали. Давайте еще раз посмотрим, где мы еще можем вызвать контекстное меню. Давайте вот здесь щелкнем левой клавишей мыши и вызовем контекстное меню. Вот оно, видите список команд совершенно другой. Ну, мы с вами ознакомились с меню, давайте на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами будем изучать панели инструментов.
* * *
1.3. Панели инструментов
Сейчас мы с вами будем изучать панели инструментов. В верхней части окна Exсel ниже строки меню вот здесь вот расположены панели инструментов, это такие вот ряды значков кнопок, как вы сейчас их видите. Нажимая на них можно выполнять определенные команды. Если мы сейчас нажмем, на какой-нибудь из этих пунктов, выполнится определенная команда, вот сейчас, в данном случае выполнится команда копировать, здесь выполнится команда вставить. Эти кнопки как таковы с клавиатуры недоступны, хотя, в общем, многие определенные комбинации клавиш все-таки соответствуют. Эти вот пункты, они снабжены вот этими всплывающими подсказками. Видите, сейчас мы навели курсор мыши вот сюда, и в низу у нас появилась всплывающая подсказка, где сказано, что это справочные материалы. Это копировать, вставить, автосумма, справка Мicrosoft Еxcel. Количество отображаемых вот этих вот самых панелей инструментов, их состав определяет пользователь. Пользователь, кроме того, может составлять свои собственные панели инструментов, но это мы с вами это будем делать позже, а не сейчас. Для того чтобы добавить или удалить определенную панель инструментов с вашего экрана выполняется следующая команда: заходим в меню «Вид» и вот здесь есть пункт Панели инструментов, после того как мы навели на него курсор мыши, а вы помните, что если мы наводим курсор мыши на пункты меню, которые снабжены вот такими черными треугольниками, у нас открывается дополнительный список. Это список тех панелей инструментов, которые в данный момент видны, на нашем экране. Мы видим, что в данный момент видна панель инструментов «Стандартная» и «Форматирования». Вот эти галочки в левой части, вот, слов «Стандартное», «Форматирование» показывают, что данные панели инструментов у нас сейчас на экране. Если мы выделим, какую-нибудь другую панель инструментов, например внешние данные и сделаем щелчок левой клавишей мыши, то у нас появится вот такая вот новая панель инструментов. Мы ее можем закрыть, нажимая на вот этот вот крестик, если мы ее закроем и пойдем в меню «Вид», то мы увидим, что галочка рядом с пунктом внешние данные не стоит, потому, что мы панель инструментов убрали с экрана. Если мы ее с экрана убирать не будем, то есть вызовем ее, и сейчас посмотрим в меню «Вид», то мы увидим, что здесь галочка стоит. То есть внешние
86
TeachPro Microsoft Office 2003
данные у нас на экране. Если мы сделаем еще один щелчок мыши, то этой панели инструментов у нас на экране уже не будет. Надо заметить, что отображаемые панели инструментов, они могут быть пристыкованные или плавающие. Та панель инструментов, которую мы с вами выделяли только что, была плавающая панель инструментов. Она не была притыкована как вот эта панель инструментов, к какому-нибудь краю окна Мicrosoft Еxcel. Плавающую панель инструментов, в данном случае вот эту панель инструментов, мы можем перемещать с помощью мыши. Захватываем за заголовок и начинаем тащить в любую сторону, вот видите? Мы ее можем даже пристыковывать, достаточно нам потащить эту панель на самый верх, и вот здесь отпустить левую клавишу мыши. Видите, наша панель оказалась пристыкована, у нее сейчас нет заголовка, и она просто пришпилена к краю окна, Мicrosoft Еxcel. Мы можем, вот за этот бордюрчик опять схватить левой клавишей мыши и потянуть в любое другое место. Видите, можем пришпилить к этому краю окна. Давайте вернем все как было, вот так. Exсel запоминает какие из панелей инструментов и где были расположены, например если мы сейчас переместим эту панель сюда, то есть пристыкуем ее, а затем с помощью команды «Вид» уберем с экрана, а затем вызовем ее на экран еще раз, то эта панель инструментов появится там где мы расстались с ней в последний раз. То есть в левом углу. Давайте, уберем ее с экрана, потому, что она нам сейчас не нужна и продолжим изучение панели инструментов. Что у нас здесь еще есть интересного? Надо сказать, что вот эта панель инструментов Стандартная, которая у нас сейчас имеется на экране, она содержит кнопки наиболее общих операций при работе с файлами. Что у нас здесь? Это: создать новый файл, открыть имеющийся, сохранить, печать, справочные материалы, копировать, вставить и.т.д. Если мы нажмем вот на эту стрелочку внизу, то у нас откроются еще дополнительные панели инструментов Стандартные, которые в данный момент у нас на экране не поместились. Кроме того, мы можем добавлять или удалять кнопки с панели инструментов Стандартные, Форматирование и т.д. Точно так же мы можем работать, давайте щелкнем вне области экрана, с панелью инструментов Форматирования, вот она. Кстати мы ее точно также можем вытащить на середину экрана, и она у нас превратится, в плавающую. Но мы лучше вернем ее на место. Там, где она у нас была, так действительно удобнее. Вот, вернули. Мы позже с вами пройдем, как настраивать меню и панели инструментов, мы с вами создадим свою собственную панель. Сейчас это делать ненужно, перейдем к изучению палитр. Надо сказать, что помимо команд, некоторые панели инструментов содержат «Палитры». С их помощью мы выбираем, какой-нибудь параметр из большого числа. Давайте сделаем вот что, у нас имеется панель инструментов Форматирования, если мы нажмем на эту стрелочку и получим остальные команды, то вот здесь у нас есть пункт, который называется «Граница». Как только мы наводим на него курсор мыши, видите, у нас открывается вот такой вот список с параметрами. Мы можем схватить эту палитру за заголовок, вот он, и перетащить на середину экрана. У нас сейчас появилась вот такая вот палитра, которая называется «Граница». В отличии от панели инструментов Палитры форму не меняют, видите она фиксированной формы. Куда бы мы ее не поместили, открываться она будет именно такой, какой вы ее видите сейчас. Для того чтобы вернуть, вот эту вот палитру на панель инструментов, мы делаем следующее. Перемещаем указатель мыши на панель команд и щелкаем правой клавишей мыши. Сейчас, здесь у нас появился пункт Границы соответствующей галочкой слева, это означает, что палитра в данном случае у нас на экране. Что мы делаем дальше. Мы, сбрасываем любой из этих флажков. Сбросили флажок, сейчас палитры здесь у нас нет, но она имеется вот здесь. Вот наша палитра. На этом мы с вами давайте закончим изучение панели инструментов, а на следующем уроке перейдем к изучению диалоговых окон.
* * *
Раздел II. Microsoft Excel 2003
87 1.4. Диалоговые окна
Сейчас мы с вами начнем изучение диалоговых окон. Если вы обратили внимание, что в меню, после некоторых команд имеется вот такое вот многоточие. Это, означает, что после выполнения этой команды появится диалоговое окно. Для чего служит диалоговое окно? Оно служит для ввода дополнительной информации, настройка параметров обычно происходит с помощью диалоговых окон. Давайте, выполним, какую-нибудь команду, например «Сервис» и затем команду «Параметр». Как вы, видите, после нее имеется тоже многоточие, значит, появится диалоговое окно. Выполняем эту команду. Перед нами появилось диалоговое окно «Параметры». Это диалоговое окно имеет вот такие вот определенные вкладки. В данном случае у нас открыта вкладка «Вычисления». Для того чтобы перейти на какую-нибудь другую вкладку, достаточно щелкнуто по ней левой клавишей мыши. Щелкаем. У, нас сейчас имеется другая вкладка. Можем щелкнуть на вкладки Проверка ошибок, затем Орфография, Безопасность, Диаграмма и т.д. Давайте щелкнем го вкладке «Вид», здесь у нас имеются следующие объекты диалоговых окон. Первое, что мы видим, так называемые флажки. «Флажки» из себя, представляют вот такие вот квадратика с галочкой внутри, галочка проставлена, если флажок включен. Если мы щелкнем на нем левой клавишей мыши, то флажок у нас сейчас отключается и галочка соответственно пропадает. Что это означает? В данном случае с помощью вкладки «Вид» мы настраиваем, что именно отображать на нашем экране. У нас вот здесь имеется слово отображать и здесь перечисление, что именно. Мы можем отображать область задачи при запуске, а можем этого и не делать, в данном случае у нас флажок отключен и если мы сейчас нажмем кнопку «ОК». У, нас вот эта вот область задач при запуске Excel видна, не будет. Восстановим, как было. Обратите внимание, что включение или отключение флажков совершенно не влияет на состояние других флажков в группе, каждый флажок может быть включен и отключен, другое дело переключатель. У нас имеется ниже группа примечаний, здесь имеются три переключателя. Переключатель от флажков отличается тем. Что может быть включен только один переключатель в группе, остальные будут отключены. Если мы сейчас наведем курсор вот сюда, и щелкнем левой клавишей мыши, то включится переключатель примечаний индикатор, а эти переключатели будут соответственно отключены. Давайте включим, как у нас это было, только индикатор и перейдем на следующую группу, здесь тоже, только переключатели. Таким образом, мы можем включить любой из них. Ниже группа флажков, которая называется параметры окна, как работают с флажками, мы с вами уже знаем, поэтому останавливаться на этом не будем. Имеется еще один незнакомый объект, так называемый открывающийся список. Если мы щелкнем вот на этой кнопочке со стрелочкой, то у нас откроется список. Из которой мы можем выбрать любой пункт, именно он будет, считается выборным, например, если мы сейчас щелкнем на этом зеленном цвете, то у нас цвет линии сетки будет отображаться зеленным, то есть мы в раскрывающемся списке выбрали определенный пункт. Давайте вернем, как было, а было у нас авто, и перейдем на следующие вкладки, чтобы посмотреть, какие именно объекты диалоговых окон мы с вами еще не рассмотрели. Перейдем
88
TeachPro Microsoft Office 2003
на вкладку «Вычисление». На вкладке вычисления мы видим дополнительный объект, который мы с вами еще не изучили и который называется поле ввода. В данном случае поле ввода у нас называется предельным числом итерации. Что такое итерация мы с вами пройдем позже, а сейчас пока научимся обращаться с полем ввода. Для этого щелкаем левой клавишей мыши не поле, у нас появляется вот такой вот курсор, это означает, что здесь мы можем вводить любой текст. С помощью клавиш на клавиатуре мы можем, это сейчас мы делаем с помощью стрелочек, правильно позиционировать курсор нажмем на кнопку «Delete», видите, единицу мы с вами убрали и можем ввести любое другое число, например «3», видите, мы с вами изменили параметры в поле ввода. Давайте сейчас пойдем на другие вкладки и посмотрим, какие еще объекты мы с вами не разобрали. Вот здесь мы видим дополнительный объект, вот он, в данном случае он у нас неактивен, потому что, не выбран этот флажок. Если мы установим этот, этот объект становится активным, он называется «Счетчик». Что это значит? Это значит, что с помощью вот этих вот кнопочек мы можем уменьшать значение, здесь находящиеся, а можем его увеличивать. Видите, сейчас мы увеличиваем это значение. Кроме этого мы можем, изменяя значение с помощью клавиатуры, так же как это делали в поле ввода, то есть, стираем и проставляем с клавиатуры, например цифру «9». Давайте, сейчас закроем это диалоговое окно, закроем с помощью кнопки «Отмена». Чтобы наши изменения небыли бы задействованы. И вызовем другое диалоговое окно, которое называется «Шрифты», потому, что там у нас имеются дополнительные объекты диалоговых окон. Команда шрифты вызывается с помощью пункта меню «Формат». Вызываем команду «Ячейки». И здесь переходим на вкладку «Шрифт». Вот она. Здесь на этой вкладке «Шрифт» мы видим некоторые дополнительные элементы. Первый элемент, это вот такой вот список. Управляется список с помощью вот этих вот кнопочек, кроме того, мы можем управлять этим списком с помощью вот этой вот полосы прокрутки, мы ее захватываем левой клавишей мыши и протягиваем в нужное нам место. Предположим мы хотим, в качестве шрифта выбрать пункт, «Аrial». Мы ее выделяем левой клавишей мыши, и видите, здесь уже активен пункт «Arial». Точно так же работает список начертания и размер. Подчеркивание и цвет это обычные раскрывающиеся в списке, что это такое мы с вами уже изучали. Открывается список, выбирается нужный параметр. Вы видите в данный момент, он уже активен. Давайте, еще раз закроем это диалоговое окно с помощью команды «Отмена», чтобы измененные параметры никак на нас не повлияли и перейдем к так называемым сворачивающимся диалоговым окнам. Как вы понимаете, размеры диалогового окна изменить, как правило, невозможно, но, на случай если мы захотим это делать, потому, что очень часто диалоговое окно нам мешает вести нам диалог, предусмотрено следующее решение проблемы. Диалоговые окна, в которых вводится ссылки на диапазоны введена, кнопка, при нажатии, на который окно сворачивается в узкую полоску. Давайте посмотрим, как это делается. Например, мы помним, команду «Файл», «Параметры» Страницы. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, перейдем на вкладку «Лист». Вот сейчас здесь мы видим три поля с кнопками сворачивания этого диалогового окна. Если мы нажмем, вот так, любую кнопку сворачивания, давайте мы ее нажмем, видите диалоговое окно у нас превратилось, вот в такую узкую полоску. Мы можем выделить, например, нужный диапазон, как это делать мы с вами пройдем позже и нажать соответственно на эту кнопку. Видите, диалоговое окно восстановилось, у нас в размерах. Точно так же,
Раздел II. Microsoft Excel 2003
89
это делается, то это можно сделать с помощью этой кнопки и этой соответственно. Давайте проделаем это еще раз, нажали на кнопку. У нас диалоговое окно превратилось в узкую полоску. Выделили нужный нам диапазон, открыли диалоговое окно. То есть восстановили его в размерах. Здесь у нас имеется уже нужные введенные данные, а проделали мы это выделение так, что диалоговое окно нам совершенно не мешало. Точно так же делаем это с помощью вот этой кнопочки. Давайте, еще раз сделаем, нажали; выделили; отжали. Что такое вворачивающиеся диалоговые окна мы с вами уже поняли и, в общем, то научились работать со всеми объектами диалоговых окон. Давайте на этом закончим работу с диалоговыми окнами. Вы, в общем, то поняли, как с ними работать. Подробно, мы это все будем проходить, когда уже непосредственно будем изменять параметры с их помощью, а на следующем уроке мы с вами приступим к изучению справочной системы Microsoft Excel 2003.
* * *
1.5. Справка. Часть 1
Сейчас мы с вами поговорим о получении справки Microsoft Excel. Microsoft Excel обладает большой справочной системой. Для того чтоб получить какую либо справку. Выполняем следующее. Выполняем команду, Справка, Справка Microsoft Excel. Вот здесь, справой стороны, если вы видите, у нас появилась новое изображение, которое называется Помощь, и здесь мы можем задать что именно мы с вами хотим искать. Предположим, нас интересует, что не будь конкретное. На пример нас интересует формат. Что это такое? Справка по формату. Видите? Мы набрали этот текст и сейчас вот нажмем вот на эту кнопочку. У нас сейчас произошел поиск, и было найдено, двадцать результатов как, нам сообщает Microsoft Excel. Это все главы в справочной системе, которые имеют в себе слово формат. В данном случае нам предлагаются следующие главы. Преобразование арабских цифр в текстовый формат. Видите, здесь это слово имеется. Поиск ячеек имеющих условный формат и т.д. Вот это все вот такие вот пункты. Ну, давайте выберем, какой-нибудь из них. Предположим, нас интересует, вот этот вот пункт. Поиск ячеек имеющих условный формат. Давайте нажмем на вот эту вот ссылку. После того как мы нажали эту ссылку, у нас правой части нашего окна открывается вот такая вот справка. Где описаны, что именно надо сделать, чтоб найти ячейки, имеющие условный формат. Мы с вами еще не знаем, что такое условный формат, поэтому этот текст нам особенно ни чего не говорит, но информация получается следующим образом. У нас в нашей справочной системе могут быть вот такие вот ссылки. Это изображенные синим цветом, какие то предложения или слова, наведя на которые курсор мыши и щелкнув левую клавишу можно перейти или открыть новый пункт или под пункт. Если вы обратили внимание? Вот у нас открылся такой интересный зеленый текст. После того как вы ознакомились со справкой с информацией. Мы можем закрыть вот это окно. И продолжить изучение. Вот это у нас были результаты. Предположим, нам не удается найти нашу справку. Щелкнем вот сюда, Не удается найти. После этого вот нам справочная система самостоятельно открыла текст по советам, по достижению лучших результатов поиска. И здесь нам советуют, что именно сделать, чтобы то, что нам нужно было бы найдено. Вот видите? Вот такая интересная информация. Давайте закроем опять тки эту справку. Щелкнем в области задач вот на этот черный треугольник и вернемся к нашей справочной системе. Кроме того, что мы можем искать интересующую нас информацию мы можем изучить полностью нашу справочную систему. Для этого достаточно щелкнуть по оглавлению. Сейчас у нас в правой стороне имеется вот такой список тем, нашей справочной системы. Запуск и параметры. Если мы щелкнем, по этой ссылке у нас вот эта книжечка с левой стороны, как бы откроется, и будут определенные пункты на экране. Те, которые уже с вопросительными знаками, они конечные, Щелкнув по ним, мы можем получить, например вот информацию. А те с левой стороны, у которых расположены вот такие книжечки, они в свою очередь раскрываются. На такие, вот под темы. Если мы на пример вот это все просмотрели, можем, щелкнуть опять по книжечки и эти пункты закроются. Щелкнем вот по этой книжечке так же вот мы, таким образом, изучили оглавление.
90
TeachPro Microsoft Office 2003
Что еще у нас здесь есть интересное? Если мы посмотрим на саму справочную систему Microsoft Excel. Мы, увидим здесь вот такую вот панель инструментов. Давайте нажмем на первую кнопочку. Если мы нажмем, на первую кнопочку у нас фактически наше окно справочной системы стало, как бы над Excel. То есть Excel сузился в размерах, наша рабочая книга сузилась, то есть не сузилась, а увеличилась в размерах и сейчас она находится полностью позади справочной системы. Если мы щелкнем, вот таким вот образом у нас наши окна расположатся подругому. То есть они получиться, что расположены рядом близко друг другу. С помощью вот этих стрелочек мы передвигаемся соответственно вперед и назад по страницам справочной системы. Ну, в данном случае мы с этой страницы не куда не уходили. Ну, если мы, например, перейдем, куда не будь. К примеру, сюда. То с помощью, этой кнопки мы сможем, вернутся, назад. Видите, вернулись? Собственно еще раз, еще раз вернулись, а можем перейти вперед. Вот так вот. Имеется возможность распечатать грамматическую справку. Если мы, нажимаем на эту кнопку, у нас появляется, диалоговое окно Печать. Она нам еще не знакома. Поэтому давайте мы его с вами его закроем. И не будем в него углубляться. Закроем справочную систему и посмотрим. Что еще у нас имеется в этом окне. Давайте, посмотрим вот эту ссылку. Дополнительные сведения. То нам, будет предложено подключиться к «Web» узлу «Microsoft On Line». Сейчас у нас подключения к, Интернет нет. По этому мы полностью постичь преимущества работы при подключении к Интернету не можем. Ну, давайте закроем опять таки это окно. В общем, справочную систему мы так вроде бы изучили. Давайте, еще раз, зайдем в меню Справка и посмотрим, что здесь у нас еще есть. У нас имеется возможность работы с так называемым помощником. Что это такое мы с вами узнаем на следующем уроке. А сейчас закончим этот урок.
* * *
1.6. Справка. Часть 2
Сейчас, мы с вами поговорим о том, что такое Помощник. Помощник существует, в последних версиях Office. Вызывается, на экран с помощью команды Показать помощника. Сейчас помощник перед вами на экране. Что это такое? В данный момент он имеет вот такое вот изображение скрепки, на самом деле она анимированная, в определенных ситуациях даже шевелиться, если вы сейчас обратите внимание. С помощью помощника мы можем получать информацию, вообще вступать в диалог с системой. Давайте попробуем это сделать. Щелкнем, на нем левой клавишей мыши. Сейчас, нам предлагается ввести свой вопрос, и нажать на кнопку Найти. Ну, давайте введем, какой-нибудь вопрос. На пример, что то типа формула. И нажмем на кнопочку Найти. Сейчас, у нас в правой части нашего окна мы видим результаты поиска нашей справочной системе по страницам, которые содержат слово формула. Вот у нас на пример появилась. Редактирование ячеек непосредственно в строке формул. Щелкаем на нем и получаем соответствующую, информацию, вот. Ну, закроем окно и продолжим изучение помощника. Если мы еще раз щелкнем на помощнике, мы обратим внимание, что здесь в этом окне кроме кнопочки найти имеется так же кнопочка Параметры. Давайте ее нажмем. У нас появляется большое диалоговое окно, которое называется помощник. С помощью вот этих вот галочек мы можем настроить нашего помощника. Ну, давайте с вами по нему пройдемся. Во-первых, с помощью вот этой вот галочки использовать помощника или нет, мы можем регулировать его видимость на экране. Если мы эту галочку уберем, то соответственно помощника на экране у нас не будет и настраивать, собственно то же будет не чего. Включим галочку обратно.
Раздел II. Microsoft Excel 2003
91
Далее идет отображать справку для мастеров. Что это означает? Это означает, что когда мы пользуемся определенными мастерами, то есть визордами, последовательностью диалоговых окон у нас помощник может предоставлять справочную информацию, если включена вот эта галочка. Давайте мы ее с вами включим, чтобы помощник это делал. Следующий пункт, отображать сообщения помощника. Если здесь у нас установлена галочка то все сообщения, которые собственно нам помощник сообщает, будут изображены в его собственном диалоговом окне, а не в автономном от него. Далее, установить галочку, не закрывать данные. Что это значит? Если эта галочка у нас установлена, не закрывать данные, и мы, предположим, решаем поработать с ячейкой «G11», и щелкаем по ней, то видите, помощник у нас сам вот таким вот образом отодвигается, что бы, нам не мешать. Давайте еще раз попробуем и перейдем на ячейку G8. Видите? У нас помощник опять как бы отпрыгнул. Это делается именно потому, что там уставлена соответствующая галочка. Нажмем на кнопку Параметры, вот благодаря, этой галочки не закрывать данные. У нас здесь есть звуковое сопровождение. Если эта галочка включена, а у вас имеется звуковая карта и динамики. То вы услышите определенные так же звуковые сообщения, не только визуальные, но и звуковые. Последняя галочка в этой группе, отображать просматривать две справочных системы при работе с вижуал бейсиком. Что это значит? При работе с вижуал бейсиком, обычно справки выдаются по программированию. Если мы установим эту галочку, то мы будем иметь возможность просматривать обе справочных системы и по программированию и по продукту непосредственно. То есть по Microsoft Excel. Внизу у нас имеется другая группа переключателей, которая называется отображать советы. Помощник имеет свойства во время определенных наших действий отображать советы. С помощью этих галочек мы устанавливаем, какие именно. Например. Мы можем отображать советы об использовании возможности программ, об операциях с мышью, например, о сочетании клавиш можно отображать только важные советы, а можно отображать все. И отображать полезный совет при запуске, к стати иногда бывает интересно его читать. С помощью кнопки очистить журнал мы можем очистить список ранее данных советов, тогда помощник будет их повторять. Вот. Была выполнена очистка журналов советов, и часть советов будет выведена по второму разу. Ну, мы вроде бы изучили вкладку Параметры диалогового окна Помощник. Давайте перейдем на вкладку Коллекция. Здесь, мы можем выбрать внешний вид нашего Помощника. В данном случае у нас установлен так называемый, Скрепыш. Видите? Здесь это написано, имя Скрепыш. Мы можем с вами выбрать любой другой вид. Вот на пример можем выбрать Колобка, вот он. Можем выбрать вот такой вот «F1», эмблему Офис, Маг, Планета земля, есть большое количество вот таких вот изображений помощника. Ну, давайте предположим мы выбрали Колобка. Нажмем на кнопку «ОК». Вот наш помощник сменил свой вид. Теперь у нас вот такой вот колобок. Кроме того, на эту же вкладку можно перейти, если мы сделаем следующее.Вызовем контекстное меню помощника и выполним команду Параметры. Мы вызвали то же самое диалоговое окно Помощник с вкладками коллекция и параметры. Закроем диалоговое окно. И посмотрим, что у нас еще есть в контекстном меню. Параметры, открыть диалоговое окно на вкладке Параметры. Мы с вами это только что делали. А выбрать помощника на вкладке Коллекция. С помощью команды Мотор мы можем заставить нашего, помощника проиграть какую-нибудь вот такую вот анимацию. Видите как интересно, давайте еще раз попробуем. Сейчас уже соответственно совершенно другой клип, ну еще раз. И с помощью так же ещё меню мы можем просто на просто скрыть помощника. Все, мы его скрыли. Он как раз спрашивает, вступил с нами в диалог. Что мы с ним хотим сделать?. Несколько раз подряд мы его отключали. Мы его просто хотим скрыть или полностью отключить. Ну, мы хотим его просто скрыть, соответственно щелкнем по первой ссылке. Для того что бы, показать его на экране, мы выполняем команду, справка, показать помощника. Вот сейчас помощник на экране. Ну, давайте на этом закончим текущий урок, а с ним и изучение справочной системы Microsoft Excel.
* * *
92
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 2. Навигация и выделение объектов. 2.1. Рабочие книги и листы Сейчас мы с вами начинаем новую главу, которая называется навигация выделения объектов. Давайте для начала запустим наш Microsoft Excel, как это делается, мы уже помним, Пуск, программа, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2003. Запустили нашу программу. Документы, с которыми работают в Excel, называются рабочие книги, в данном случае, прямо сейчас, у нас открыта рабочая книга, которая называется «Книга1». Именно эти имена, по умолчанию дает Excel новым рабочим книгам, если мы создадим еще одну рабочую книгу. Давайте, попробуем сейчас это сделать. Сделаем это с помощью команды, которая находится в меню «Файл», команда называется «Создать». Если мы выполняем эту команду, у нас, здесь в области задач, предлагаются варианты создания новой рабочей книги. Это может быть чистая книга или создать рабочую книгу на основе имеющейся или шаблона. Ну, сейчас хотим создать чистую книгу, поэтому делаем соответствующий щелчок на соответствующей ссылке. Вот у нас сейчас создана «Книга2». Если, мы опустим наш курсор мыши, то на панели задач Windows мы увидим, что в данном случае у нас открыты две рабочие книги. К сожалению, внешне друг от друга они ничем не отличаются. Потому, что обе из них в данный момент пусты, но мы видим, что одна из них «Книга 1», другая из них «Книга 2». В Excel допускается работа с несколькими рабочими книгами одновременно. Как вы видите, каждая из них открывается в своем рабочем окне. Активная или текущая, это та рабочая книга, с которым в данный момент мы работаем. Активной рабочей книгой может быть только одна. Для перехода, к одной из открытых рабочих книг можно выполнить одно из следующих действий. Первое действие. В пункте, меню «Окно» мы можем, выбрать соответствующую книгу, видите, рядом с активной рабочей книгой у нас стоит галочка. В данном, случае открыта «Книга1». Именно она является активной рабочей книгой. Если мы сделаем щелчок вот здесь, вот. То у нас станет активной рабочая «Книга2», и при открытии меню окно мы увидим, что галочка стоит рядом с рабочей «Книга2». Это, один из способов. Другой способ использовать сочетание клавиш. Сочетание клавиш «Ctrl+Tab», то есть «Ctrl с Табуляцией». Видите, если вы обратите внимание на заголовок окна, то сейчас у нас активна «Книга1», а затем «Книга2», потому что в данный момент мы нажимаем комбинацию клавиш «Ctrl+Tab». Кроме того, мы можем на панели задач щелкнуть по нужной нам рабочей книге. В данном случае, видите, картинка с Книгой 2, у нас с легка, нажата, если мы щелкнем здесь, то у нас станет активной «Книга1». Видите? Именно ее изображение, сейчас у нас как бы вжато в панель задач. Каждая рабочая книга состоит из листов. Вот, здесь вот такие, вот как бы ярлычки листочков, по умолчанию Excel создает рабочую книгу, состоящую из трех листов. Количество этих листов можно регулировать. Можно добавлять новые листы, убирать имеющиеся и так далее. Кроме того, мы можем выполнить команду, переименовать, сделаем щелчок правой клавишей мыши на ярлычки листа и выполним команду, «Переименовать». Сейчас мы можем ввести с клавиатуры, нужный нам текст. Предположим, введем слово «Листок», нажмем клавишу «Enter». То есть ввод. Сейчас у нас этот ярлычок называется «Листок». Давайте, мы с вами изучим основные элементы, рабочей книги, рабочего листа, Excel. Для того чтобы не путаться в терминах. Во-первых, здесь у нас заголовок окна Microsoft Excel, вот он. У нас имеется заголовок приложений, то есть наша программа называется Microsoft Excel. И в ней открыта «Книга1». «Книга1», как мы только, что говорили, название рабочей книги. Далее идет строка меню. Ее мы с вами знаем, мы с вами ее изучали. Затем серия панелей инструментов, вот одна панель инструментов, как вы помните. Ода называлась «Стандартной», затем наша вторая панель инструментов. Она у нас называлась панель инструментов «Форматирования». Далее, вот здесь вот, это у нас
Раздел II. Microsoft Excel 2003
93
называется, поле имен. «Поле имени», которая, на самом деле представляет с собой вот такой вот раскрывающийся список. В данном случае в этом поле имен, у нас имеется только, как бы одно имя, то есть, это имя выделенной ячейки, в списке имен у нас ничего нет, поэтому соответственно этот список не во, что не раскрывается. Когда мы с вами будем работать с именами ячеек и диапазонов, вы увидите, как раскрывается этот список. Далее, вот здесь вот, большое поле, это у нас «Строка формул». Далее у нас идут ячейки. «Ячейки» нашего рабочего листа, вот здесь вот, это у нас столбцы. Столбцы обозначены латинскими буквами. А; В; С; D; Е; и так далее. И строки, которые обозначены у нас обычными числами. С помощью вот этой вот кнопочки, фактически, пересечения имен столбцов и строк, с помощью вот этой кнопочки мы можем выделить весь рабочий лист, если мы нажмем сюда левой клавишей мыши, давайте еще раз нажмем. Вот. Мы выделили весь наш рабочий лист. Здесь с этого бока у нас имеются полосы прокрутки, вот они, если у нас много информации, то соответственно полосы прокрутки у нас прокрутят наш лист. Прокручивать мы можем и перемещением вот этих вот ползунков, и нажатием вот на эти вот соответствующие кнопочки. Видите, вертикальные полоса прокрутки а это у нас горизонтальная, видите, полоса прокрутки, и можем воспользоваться уже непосредственно ползунком. Давайте все вернем в свое положение. И посмотрим, что у нас есть, дальше. Вот это у нас кнопочки прокрутки листов. Если мы нажмем, например, сюда, или сюда, то у нас соответственно будет прокручиваться список листов, их может быть много, они у нас могут не помещаться суда, кроме того, мы можем уменьшить эту область, в которой показаны наши листы, вот, давайте так уменьшим, и попробуем поработать с этими кнопочками. Видите у нас соответственно, каждый из ярлычков появляется вот в этой области видимости. С помощью этой кнопочки перейдем на последний лист, а с помощью этой на первый. Ну, все вроде бы понятно, с элементами нашей рабочей книги. Как мы уже увидели, рабочий лист состоит из ячеек, таких вот прямоугольных ячеек, каждая из этих ячеек имеет адрес. Вот, если мы выделяем, по очереди каждую ячейку, то ее адрес отображается вот здесь вот в поле имен. Адрес из, себя представляет пересечение фактически столбца и строки, наша вот эта ячейка, находится на пересечении столбцов «D» и строки «7», соответственно она называется «D7», и здесь мы ее вот это ее имя и видим. Самая верхняя, левая ячейка, называется ячейка «А1». Иногда нам бывает необходимо, перейти к заданной ячейке. Переходим к заданной ячейке мы с помощью команды «Правка», «Перейти». Давайте откроем полностью это диалоговое окно и увидим команду, которое называется перейти, видите, здесь у нас стоит троеточие. Значит, у нас появится диалоговое окно, предположим мы хотим перейти на ячейку, которое называется «Е48». Вот мы задали имя в нашей ячейке, как задаются, имена мы уже знаем. Нажимаем на кнопку «ОК». У нас сейчас выделилась ячейка, которая и находиться на пересечение столбцов «Е» и «48». Это «Е48». Мы, примерно с вами ознакомились с внешним видом программы Microsoft Excel 2003. Узнали, что такое ячейка, познакомились с именами ячеек и собственно с названием элементов интерфейса Microsoft Excel 2003. На следующем уроке мы с вами изучим перемещение по элементам Microsoft Excel 2003.
* * *
2.2. Перемещение по рабочему листу
Сейчас мы с вами поговорим о перемещении по рабочему листу. Когда говорят о перемещении, обычно имеют, введу перемещение активной ячейки, вот той, которая отмечена вот таким вот прямоугольником, с таким черным квадратиком на конце. Для того чтобы перемещать эту ячейку, мы обычно пользуемся клавишами со стрелочками на вашей клавиатуре. Сейчас мы нажимаем стрелочку вниз, можем нажимать стрелочку вправо, стрелочку влево и наверх соответственно. Если у нас, включена на клавиатуре клавиша «Scroll lock», давайте мы ее с вами включим. То нажатие стрелок на вашей клавиатуре, даст совсем другой эффект. Видите, у нас происходит перемещение не по рабочему листу, а перемещение самого рабочего листа. Если вы обратили внимание, при нажатии этих клавишей
94
TeachPro Microsoft Office 2003
у нас становится, видимы совсем другие строки, видите, что у нас происходит. Давайте сейчас отключим клавишу «Scroll Lock» на вашей клавиатуре, все вернулось к своему исходному состоянию. Для перемещения активной ячейки на одно или несколько окон вверх пользуются клавишами «Page Up» и «Page Down», соответственно индикатор «Scroll Lock» должен быть у вас погашен. Сейчас мы нажмем на клавиатуре, на клавишу «Page Down». Видите, у нас активная ячейка перемещается сразу, на несколько строк, достаточно на большое число. То же самое при нажатии клавиши «Page Up». Так, совершенно спокойно можно вернутся к своему исходному состоянию. Для прокрутки экранов, также, можно использовать комбинацию клавиш «Ctrl» и стрелка вниз. Видите, мы перешли на самый низ нашего рабочего листа, на ячейку «605536», точно так же мы можем, вернутся обратно, вот, мы вернулись. Если мы нажмем клавишу «Scroll Lock» на вашей клавиатуре и нажмем на клавишу «Page Down», у нас будет эффект не перехода активной ячейки, а просто прокручивание так называемого рабочего листа. В Excel существует возможность, перемещение по горизонтальным и вертикальным границам блоков данных. Давайте вернемся на начало нашего рабочего листа, отключим индикатор «Scroll Lock», и поговорим о блоке данных. Блок данных это множество непустых ячеек, со всех сторон окруженный пустыми ячейками. Давайте введем здесь некоторое количество символов, ну введем просто несколько единичек, затем введем несколько единичек здесь, потом вот здесь, а здесь введем серию двоечек, вот. У нас сейчас имеются несколько блоков данных, вот это вот у нас блок данных. Блок данных у нас начинается с ячейки «В3» и заканчивается ячейкой «В10», то же самое, здесь начинается с «D8» и заканчивается с «D10», еще один блок данных, (D3;D4), (D14;D20), соответственно. Вот у нас имеется несколько блоков данных. Посмотрим, как мы будем по ним перемещаться. Если мы перейдем на ячейку «А1», переходим ми с помощью стрелок на нашей клавиатуре, будем перемещаться от «В1» и попробуем нажать комбинацию клавиш «Ctrl» стрелка вниз. Видите, мы перешли на начало нашего блока, не в самый низ страницы, как перешли мы в прошлый раз, а на начало нашего блока. Дальше еще раз нажимаем «Ctrl» стрелка вниз, перешли на последнюю ячейку нашего блока. Сейчас, если мы опять нажмем клавишу «Ctrl» стрелка вниз, мы перейдем на самый низ нашего рабочего лиса, вернемся обратно и попробуем сделать то же самое, со столбцом «D». «Ctrl» стрелка вниз, перешли на начало блока, затем конец блока, начало следующего блока, конец следующего и последний раз, два. Точно так же «Ctrl» стрелка вверх, вот таким вот образом можно переходить с помощью сочетаний клавиш «Ctrl» стрелка влево или «Ctrl» стрелка вправо по соседним блокам, вот так, вот. Нажатие клавиш «Ctrl+End» приведет нас к самой последней ячейке, самого последнего блока на нашем столбце. Если мы еще раз нажмем клавишу «Ctrl+End», мы уже с вами соответственно некуда не перейдем, мы останемся на самой последней ячейке, самого последнего блока, давайте, сейчас вот здесь нажмем на «Ctrl+End» и посмотрим, что у нас получиться, мы вернулись на самую последнюю ячейку самого последнего блока. Мы с вами научились перемещаться по нашему рабочему листу, кроме того, необходимо заметить, что перемещаться мы также можем с помощью клавиш «Enter».С помощью клавиши «Enter», мы переходим на следующую нижнюю ячейку, то есть, переходим с ячейки, которая у нас активна, в этом же столбце в самый низ. Надо заметить, что еще с помощью комбинаций клавиш «Ctrl+Home» мы можем, вернутся на ячейку «А1». Обычно это бывает очень удобно, вместо того, чтобы пошагово подниматься до этой ячейки, правда можно подниматься, используя вот эти вот полосы прокрутки, мы с вами уже ознакомились на пошлом уроке, но все равно «Ctrl+Home» всегда вас вернет, вот, по этому адресу, ячейку «А1». Ну, давайте, не этом, закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами изучим понятие диапазоны и выделение на рабочем листе.
* * *
Раздел II. Microsoft Excel 2003
95 2.3. Диапазон и выделение области на рабочем столе
На этом уроке мы с вами изучим понятие диапазона и выделение на рабочем листе. Диапазон это любой набор ячеек рабочего листа. Ячейки могут быть как смеженные, так и нет, однако, чаще всего, под диапазонам мы все-таки понимаем прямоугольную область, то есть пересечение нескольких столбцов и нескольких строк. Вот, например, вот такая область у нас может быть диапазоном, кроме того, диапазоном у нас может быть и такая область, куда входит пересечение нескольких столбцов и нескольких строк соответственно. Адрес диапазона прямоугольного вида записывается следующим образом, записывается адрес левой верхней ячейки и правой нижней. Эти два адреса друг от друга отделяются двоеточьем. Это, у нас будет прямоугольный диапазон, а именно, данный диапазон, у нас будет отмечен как «В3» двоеточие «D11». Давайте, здесь напишем, это будет, «В3:D11». То есть отсюда фактически досюда, эта пустая строка тоже будет в него входить. Кроме того, диапазон может быть также, и непрямоугольный, в этом случае диапазон будет записываться, как последовательность входящих в него прямоугольных диапазонов. Например, предположим, у нас имеется вот этот диапазон и вот этот диапазон. Все вместе мы так же считаем диапазоном. Как, мы это запишем? Сначала мы записываем первый диапазон, это «В3:В10», давайте здесь это запишем «В3:В10», затем мы ставим точку запятой и записываем вот этот следующий диапазон, прямоугольный, это у нас был «D8:D11». И таким образом не прямоугольный диапазон у нас записывается вот так, как мы с вами только, что это записали. Многие операции в Excel, например копирование, перемещение, форматирование выполняются не только над отдельными ячейками, но и над диапазонами, под выделением, мы понимаем маркировки одной ячейки или группу ячеек, с целью выполнения дальнейшем операции с этой ячейкой или группой. Давайте выделим прямоугольный диапазон ячеек, подводим сюда указатель мыши, нажимаем левую клавишу, в данном случае указатель имеет вид такого белого креста, держа нажатой левую клавишу мыши, мы протягиваем указатель в нужную нам позицию, например мы протянули его вниз. Видите. У нас соответственно выделился фрагмент нашего рабочего листа, мы выделили диапазон, если мы сейчас отпустим левую клавишу мыши и отведем курсор. Диапазон у нас будет все еще выделен. Точно также мы выделяем больший диапазон, как мы это делаем, опять щелкаем в нужном месте и протягиваем курсор нашей мышки, и отпускаем. Вот сейчас мы выделили большой диапазон. Фактически пересечение столбцов A, В, C, D, E и строк от третей до девятнадцатой, вот у нас выделен такой большой диапазон. Если нам нужно выделить диапазон, который не помещается на нашем рабочем листе, если его часть области находиться за пределами видимости, делаем следующее. Выделяем. И курсором мыши, вот так вот, переходим за педели нашего диапазона. Если вы посмотрите на название столбцов, вы увидите, что у нас продолжается наше выделение. Если мы отпустим клавишу то выделение у нас прекратиться, и видите мы, таким образом, выделили вот такой вот огромный диапазон, с помощью нижнего ползунка прокрутки мы делаем его всего видимым. Существует еще достаточно способов выделения диапазонов, фактически мы сейчас ознакомились, с основными из них. В процессе изучения материала мы будем, знакомится также и с другими. Надо просто заметить, что, если диапазон так велик, что постепенное выделение неудобно, то используют следующий метод, для выделения большого диапазона. Сначала, например, выделяем, какую-нибудь, нужную нам ячейку, предположим от начала диапазона. Вот, сейчас она у нас выделена, потом нажимаем, клавишу «Shift» удерживая ее нажатой. Выполняем команду «Правка», «Перейти» и здесь во вкладке Ссылка, мы задаем номер ячейки, куда мы хотим перейти. Предположим, это ячейка у нас «G188», нажимаем «ОК». Вот, у нас выделился огромный диапазон. Давайте вернемся сюда, вот он, начиная от той ячейки, где мы находились и до той, куда мы с вами перешли, вот «188». На этом закончим сегодняшний урок на следующем уроке мы продолжим тему выделение элементов на рабочем листе, мы изучим выделение по блокам данных, выделение строк и столбцов, а также группы ячеек в соответствии с их содержимым.
* * *
2.4. Выделение по блокам данных
Сейчас мы с вами продолжим говорить о выделениях на нашем рабочем листе. Сейчас займемся выделениям по блокам данных. На прошлом уроке мы с вами рассматривали, перемещение по блокам данных, а сейчас посмотрим, как выделить по границам горизонтальных и вертикальных блоков. Предположим мы находимся сейчас вот здесь, у нас выделена ячейка «В5», если мы нажмем комбинации клавиш «Ctrl+Shift» и стрелочка вверх, на нашей кла-
96
TeachPro Microsoft Office 2003
виатуре, то у нас произойдет выделение до верхней ячейки нашего диапазона. Точно так же можно выделить до нижней ячейки нашего диапазона, держим нажатыми клавиши «Ctrl+Shift» и нажимаем на стрелку вниз. Видите, у нас выделился нижний блок данных. Если мы будем продолжать держать нажатыми клавиши «Ctrl+Shift» и нажмем на стрелку влево или вправо, в данном случае нажимаем на стрелку вправо, то у нас произойдет выделение до самого последнего блока. Самый последний блок данных, он считает вот эту ячейку, куда мы с вами ввели вот эти вот числа, и у нас выделился фактически вот такой вот диапазон. И выделили его по границам блоков данных. В общем, примерно понятно, давайте сейчас поговорим о том, как выделить целую строку, или столбец. Выделять это все мы будем с помощью мыши. Для того чтобы выделить, столбец с помощью мыши щелкаем стрелочкой по заголовку столбца. Щелкнем, например вот здесь, по буковке «А». У, нас выделился весь столбец. Точно так же щелкаем по столбцу «F», по столбцу «H» и так далее. Для того чтобы выделить строку, нам достаточно щелкнуть по ее заголовку, вот таким вот образом. Если мы будем с вами удерживать нажатой клавишу «Ctrl», то мы сможем одновременно выделить и строки и столбцы, нажмем на клавишу «Ctrl» и щелкнем по заголовку столбца. У нас получилось вот такое вот выделение, крестообразное. Кроме того, мы можем выделить несколько столбцов, для этого щелкаем на заголовке одного из них, держа нажатой левую клавишу мыши, протащим курсор, вот так, вот. Точно так же можем делать со строками, щелкаем на заголовке одной из них и протаскиваем курсор. Таким образом, мы научились выделять столбцы и строки. Если у нас, просто выделена, какая не будь ячейка, то мы можем выделить строку, которая эту ячейку содержит, то есть вот пятую строку, как мы это делаем? Мы нажимаем комбинацию клавиш «Shift+пробел». Нажимаем «Shift», а затем пробел. Видите, у нас строка соответственно выделилась. Тоже самое, мы можем проделать и со столбцом. Выделим какую, не будь ячейку, и нажмем комбинацию клавиш «Ctrl+пробел», вот так вот. У нас сейчас выделился соответствующий столбец. Если мы, нажмем комбинацию клавиш «Ctrl+Shift и пробел», то у нас выделиться соответственно вот такой вот блок. А если мы щелкнем вот тут вот, и сейчас нажмем «Ctrl+Shift и пробел», то у нас этим самим выделиться весь рабочий лист, вот так, вот. Выделения рабочего листа, можно еще добиться с помощью нажатия вот на эту вот область. Нажали на вот эту область, и у нас выделился весь рабочий лист. Щелкнем, по какой не будь ячейке, чтобы снять выделение и поговорим о выделении групп ячеек соответствии с их содержимым. Если мы хотим, выделить какой, не будь группу ячеек в соответствии с их содержимым, то выполняется команда, «Правка», «Перейти». У нас появляется давно знакомое нам диалоговое окно, в котором мы нажимаем, на кнопку выделить и у нас появляется новое диалоговое окно, которое называется выделение группы ячеек. Здесь, мы можем указать, как именно нам надо ячейки выделить. Давайте по очереди пройдемся по всем переключателям, первое у нас примечание с помощью этого переключателя мы выделяем ячейки, которые содержат примечание. Что такое примечание, мы с вами еще не знаем, потом мы научимся с этим всем работать. Давайте выделим пустые ячейки, «ОК». Вот сейчас, у нас в этом в этом промежутке, то есть в диапазоне, которое охватывают наши блоки, с данными выделены, пустые ячейки. Если вы обратите внимание, непустые ячейки они у нас невыделенны. Давайте попробуем выделить, что не будь еще раз. Давайте попробуем выделить текущую область, «ОК». Видите, у нас был выделен вот такой вот фрагмент, содержащий наши блоки данных. Текущая область, это наименьший прямоугольный диапазон ячеек, который включает все смежные, заполненные ячейки. Сейчас нам с вами осталось только изучить выделение группы рабочих листов. Выделение нескольких листов рабочей книги обычно используются для выполнения, каких не будь действий на выделенных листах. Для выделения нескольких соседних листов рабочей книги достаточно щелкнуть ярлычок одного из них, вот щелкнули ярлычок «Лист 2», затем при нажатой клавише «Shift», выделить последний лист, предположим это у нас «Лист 3». Сейчас если вы обратили внимание «Лист 2» и «Лист 3» у нас вот такого белого цвета. Это показывает, то, что они в настоящий момент выделены. Для снятия этого группового выделения достаточно щелкнуть любой ярлычок рабочей книги, вот щелкнем сюда, например, все, выделение тех двух рабочих листов было снято. Кроме того, мы можем щелкнуть правой клавишей мыши, и выполнить команду, выделив все листы. Тогда все листы вашей рабочей книги окажутся выделены. Ну, на этом мы с вами завершаем изучение выделения по нашему рабочему листу, на следующем уроке мы с вами начнем большую тему, которая называется обработка ввода данных.
* * *
Раздел II. Microsoft Excel 2003
97
Глава 3. Ввод данных 3.1. Ввод данных и изменение их формата Сейчас мы с вами начнем новую тему, который называется ввод данных. Запустим для начала наш Microsoft Excel. Мы с вами это уже умеем делать. Запустили. Следует сказать, что вот в такую ячейку листа Excel, можно ввести число, текст, дату и время или, какую либо формулу. Ввод всегда производиться в активную ячейку, как вы помните, активная ячейка та, которая выделена вот таким вот прямоугольником. Данные можно вводить либо в саму ячейку, либо с помощью строки формул. То есть данные вводятся сюда и здесь они просто уже отображаются. Давайте введем, что не будь, например, введем выражение заработная плата, нам это еще с вами пригодиться. Как вы видите, в строке формул у нас появился текст, который называется заработная плата, если вы обратили внимание, то вот здесь активизировались следующие три кнопки, после того, как мы в фокус ввода установили строку формул, то есть у нас здесь находиться вот такой вот мерцающий курсор. Давайте посмотрим, что это за кнопочки, первая кнопочка, вот эта вот галочка, это Ввод. Она служит для того, чтобы подтвердить введенное значение. Если мы сейчас по ней щелкнем, давайте попробуем по ней это сделать, то у нас данный текст уже ввелся в нашу ячейку. И если мы отодвинем этот черный квадратик, как вы помните, мы это сделаем с помощью клавиш стрелок на вашей клавиатуре, то мы увидим, что этот текст у нас здесь введен. Давайте попробуем еще, что не будь ввести сюда, устанавливаем сюда курсор и вводим какое-нибудь другое слово, например фамилия. Вот эта кнопочка, которая называется «Отмена», служит для отмены ввода набранного значения, при этом мы так же выйдем из режима ввода. Давайте нажмем на эту кнопочку. Как вы видите ввод, у нас отменился, то есть слово фамилия пропала, и фокус ввода, то есть мерцающий курсор уже к строке формул не установлен. Давайте, опять установим курсор сюда, и посмотрим, для чего служит нам третья кнопочка. Как вы видите по сплывающей подсказке, третья кнопочка служит для вставки функции. Если мы нажмем на нее, то у нас появиться диалоговое окно мастера функции. Первый шаг из двух имеющихся и с помощью вот этого списка мы должны будем выбрать нужную функцию и подставить в нее соответствующий аргумент. Сейчас мы с вами это делать не будем, функции мы с вами будем изучать на одной из следующих лекций, по этому сейчас просто нажмем на кнопку «Отмена», для того, чтобы закрыть это диалоговое окно. Можно сказать, что ввод можно осуществлять так же прямо в активную ячейку. Что для этого нужно сделать? Достаточно просто начать набирать данные, давайте наберем здесь слово фамилия, и нажмем на клавишу «Enter», для подтверждения введенных данных. Вот видит? У нас ввелось слово фамилия. Можно запретить ввод данных прямо в ячейку. Что мы для этого делаем? Мы вызываем диалоговое окно Параметры, как вы помните, мы с вами на одном из прошлых уроков его уже вызывали, делается это с помощью меню «Сервис». Вот у нас появилось диалоговое окно Параметры, в нем мы переходим на вкладку «Правка» и убираем флажок «правка прямо в ячейке» и нажимаем на кнопочку «ОК.» Например. Введем здесь слово имя, вы увидите, что здесь непосредственно в ячейке мерцающего курсора нет, не смотря на то, что данные, отображаются в ячейке при вводе, но ввод происходит все-таки с помощью строки формул. Вот
98
TeachPro Microsoft Office 2003
здесь, вот здесь у нас находиться мерцающий курсор. Именно здесь установлен фокус ввода и фактически именно здесь происходит ввод данных. Давайте, снимем этот флажок, а точнее, его установим, для того чтобы иметь возможность вводить данные прямо в нашу ячейку. Следует заметить, что в Excel при вводе данных в ячейку, устанавливается формат, то есть форму представления наших данных, например, если мы введем число, давайте мы введем какое не, будь дробное число. Вот, мы его ввели, с помощью формата определяются такие параметры, как, например, количество знаков после запятой, наличие вид разделителей и так далее. Excel автоматически распознает тип данных и устанавливает формат по умолчанию, для данных исконного типа. Каким образом, мы с вами можем поменять формат данных введенных в ячейку? Мы активизируем нужную нам ячейку, вот как мы сделали это сейчас и выполним команду Формат в ячейке. У нас появиться диалоговое окно, которое называется Формат ячеек, именно здесь перечислены все форматы, которые у нас задаются. Сейчас, у нас имеется вот такой вот список, первый, числовой формат называется «Общий». Это общий формат представления данных и текста. Никого форматирования не производиться и данные отображаются в том виде, в котором они есть. Давайте отодвинем не много это диалоговое окно, вот эти наши данные. Следующий формат «Числовой». Давайте переключимся сюда. Этот формат представление целых чисел и десятичных дробей. Видите? С помощью вот этого счетчика определяется, сколько десятичных знаков после запятой мы должны видеть на экране. Вот здесь. У нас показано, как будет выглядеть наше число после изменения формата с общего на числовой. Вот именно таким образом, потому что десятичных знаков после запятой у нас два, следовательно, после запятой у нас должно быть пять и ноль. Следующий формат, это «Денежный». Во-первых, при установке этого формата данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Можете установить нужное количество знаков после запятой, кроме того, в этом раскрывающемся списке можно установить обозначение, в данном случае мы считаем, что деньги показываются в рублях. То есть у нас сейчас один рубль пятьдесят копеек, фактически, но мы можем установить даже монгольские денежный знак, в том числе и доллар, и фунт и так далее. Следующий формат «Финансовый», он аналогичен формату денежный, но данные выравниваются не только по десятичным точкам, а так же выравнивается знак числа и символ валюты, это будет видно, если присвоить формат финансовый целому блоку. Позже мы с вами это будем делать. Ну, с форматом «Дата» все понятно. Excel сохраняет дату, как число дней, соответственно дата может быть представлена вот таким вот образом, какой образ вот здесь задан, вот в этом списке, вы можете выбрать любой из них. Дальше «Время», «Процентный», это представление числа в сотых долях, если у нас введено 1 и 5, то внешне будут наши данные выглядеть вот таким вот образом. Далее, «Дробный», мы можем представить наши данные в идее обычной дроби, если у нас одна целая пять десятых, то естественно в виде дроби это будет одна целая, одна вторая. «Экспоненциальный». Это, научный формат и все числа представляются со степень Экспоненциальной формы. Далее идет «Текстовый» формат, вот нам здесь Excel подсказывает, что значения в текстовом формате отображаются точно так же как вводятся. Далее, идет Дополнительный, то есть мы можем представлять данные как почтовый индекс, как номер телефона, табельный номер и так далее. И еще у нас имеются «Все форматы». «Все форматы», это форматы определяемые пользователем, Чуть позже мы с вами изучим, как написать свой собственный формат и присваивать этот формат данным вашей ячейки. Ну, давайте нажмем на кнопку «Отмена». И попробуем ввести наши первые данные. Слово, заработанная плата мы с вами уже ввели. Давайте, удалим имеющиеся здесь данные. Делается, это с помощью клавиши «Delete». Мы с вами это уже сделали, данные имя мы тоже уберем. А еще лучше слово фамилия перенести к краю нашего рабочего листа, то есть начать со столбца «А». Мы можем копировать содержимое нашей ячейки, давайте сделаем правка, копировать, активизировать ячейку находящеюся рядом и сделать правка, вставить. Хотя более рационально было бы ис-
Раздел II. Microsoft Excel 2003
99
пользовать команду Вырезать, тогда данные здесь сразу же исчезли, пока придется удалить их вручную. Здесь у нас будут перечислены фамилии работников некой организации, ну начнем, давайте введем, Иванов, затем, Петров, а затем, Сидоров. У нас получается вот три таких работника. Сюда мы введем ставку: сколько они у нас работают, часов в день. Предположим. Иванов у нас работает на половинную ставку, это ноль целых пять десятых. Петров на целую, а Сидоров на полтары. Что мы сейчас можем сделать интересного, мы можем сделать следующее, мы можем выделить вот этот вот диапазон, выделять мы с вами уже умеем и изменить его формат. Сделаем формат ячейки и сделаем дробный формат, вот так вот. Такими дробями мы хотим, чтобы отображались наши вставки. Нас простые дроби в полнее устраивают. Нажмем на кнопку «ОК». Вот. Наши, данные теперь видны, вот таким вот образом, пол ставки, целая ставка и полторы ставки. Мы уже представили, как вводить наши данные и научились менять их формат. На следующем уроке мы продолжим разговор о вводе данных различных типов.
* * *
3.2. Текст, число, дата и время
Ввод редактирования данных, как вы поняли, может выполняться по разному, в зависимости от типа данных. Давайте начнем с ввода текстовых данных, какие то определенные фрагменты текста мы с вами ввели на прошлом уроке. Вот здесь заработная плата, фамилия Иванов, Петров, Сидоров и ставка. Текстовыми вообще-то считаются те данные, которые Excel не распознал как число дату или время. Текс содержит буквы, цифры и определенные символы. Надо запомнить, что длина текстового значения не может превышать 255 символов. Давайте мы с вами это сюда введем, как раз еще раз потренируемся по вводу текстов. Как мы производим ввод текста. Мы выделяем нужную ячейку, предположим вот это и начинаем вводить, длина не должна превышать 255 символов. После того, как текст мы ввели, мы нажимаем клавишу «Enter». Вот у нас на экране получилось вот такое вот предложение. Иногда бывает необходимо ввести данные в качестве текста, но данные которые Excel воспринимает в другом формате. Например, если мы сейчас введем вот такой набор символов 12.03.70 и нажмем на «Enter», то Excel воспримет введенные данные как дату и установит формат даты. Посмотрите, что у нас получится, нажимаем клавишу Enter, видите, формат представления даты у нас изменился, здесь появились два дополнительных символа 1900 и если мы установим сюда наш фокус активной ячейки и выполним команду формат ячейки, мы увидим, что формат у нас применен, как формат дата, а не как не общий. Для того чтобы этого не происходило, следует сделать следующее, ввести сначала знак апострофа, и только после этого ввести последовательность данных символов. Нажимаем на клавишу «Enter», вы видите, что у нас формат не поменялся, и если мы сейчас выделим эту ячейку и посмотрим на формат данных, мы увидим, что у нас общий числовой формат. Тоже самое мы должны сделать, если хотим ввести текст, начинающийся, со знаком равняется. Если мы, здесь наберем, просто равняется и, например какую-нибудь последовательность символов, текст, и нажмем на клавишу «Enter». То Excel нам выдаст ошибку. Почему, это происходит? Потому, что формулы в Excel начинаются, со знака равняется и затем пишется уже сама формула. В данном случае, мы написали, знак равняется, но формулы здесь нет, здесь есть просто какая то непонятная для Excel-а текстовая строка. Для, того чтобы вот здесь не было бы ошибочной ситуации, нам опять таки перед знаком равняется достаточно ввести апостроф, давайте мы его с вами просто добавим и нажмем на «Enter», видите, уже равняется, текст у нас появилось без ошибки, это о вводе текстовых данных. Намного проще обстоят дела с вводом числовых данных, числа вводятся точно так же как и текст, в Excel существуют следующие форматы, это целые числа, десятичные дроби, простые дроби и числа в стенной форме. Что это такое мы с вами знаем, давайте здесь введем обычное число «123», это обычное целое число, видите, вот оно, мы можем ввести, мы с вами это уже пробовали делать, вот здесь в виде десятичной дроби, вот она десятичная дробь. Давайте, это же число введем в виде обычной дроби. Достаточно, нам поменять формат, сделать его дробный и это число у нас будет выглядеть вот таким вот образом. И можем это же самое число вывести в экспоненциальной форме, давайте опять вызовем окно в ячейке и выделим, экспоненциальный, вот, такие числа Excel выводит в нормализованном виде, то есть мантисса у нас находиться в диапазоне от единицы до десяти, а при вводе нет ограничений на величину мантиссы. Сейчас поговорим, о вводе даты и времени. Надо сказать, что в Excel дата и время хранятся в виде вещественного числа, которая представляет с собой количество дней, проходящих с первого января 1900 года.
100
TeachPro Microsoft Office 2003
Давайте введем, какую-нибудь дату 12.03.70, сейчас Excel нам не образовал это формат даты, если мы установим этой ячейки обычный формат, общий и нажмем на «ОК», мы увидим количество дней, которое прошли с первого января 1900 года. Давайте попробуем поменять формат этого числа. Мы можем сделать формат даты, но установить представление не таким образом, а, например, чтобы марта была бы написана словами, «ОК», видите сейчас 12 марта 1970 года у нас написано словами. Когда мы вводили это число, в качестве разделителя мы использовали вот такие вот точки. На самом деле, в качестве разделителя можно использовать запятую, тире и наклонную черту. Давайте еще раз попробуем, попробуем ввести с помощью наклонной черты 12/03/70 и нажмем на клавишу «Enter», видите, у нас ничего не изменилось, формат даты поменялся и установился тот, который Excel принимает как формат даты по умолчанию. Мы опять, таки можем его изменить, формат, ячейки и, например, сделать его вот таким: предположим, пусть у нас дату вообще не показывает, только месяц и год, вот у нас получились вот такие данные. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, мы с вами научились вводить текст, числа, и дату и время. На следующем уроке мы с вами изучим дополнительные средства ввода.
* * *
3.3. Дополнительные средства ввода данных
Сейчас мы с вами будем говорить о дополнительных средствах ввода. Одно из самых интересных дополнительных средств, ввода является Автозамена. «Автозамена», это возможность замена сочетаний одних символов на другие. В каких случаях, это может пригодиться? Например, откроем вот этот самый список. Автозамена, делается это с помощью меню сервис и команды параметров Автозамена. Выполним эту команду. У нас появилось диалоговое окно Автозамена, вот здесь вот в этом списочке у нас и приводятся, здесь, сочетание символов которое вы ввели, предположим, вы ошиблись, и соответственно вот здесь вот сочетание тех символов, которые должны получиться в результате. Это очень полезно при наборе данных с ошибками, кроме того, имеет смысл. Например, при вводе вот таких вот данных, (C), получить на выходе знак копирайта, к которому нет доступа просто с клавиатуры. Поэтому набирать его очень удобно, давайте попробуем собственно ввести вот это вот сочетание символов, давайте, (C), у нас на выходе получился знак копирайт. Собственно то, что мы и хотели. Вызовем окно еще раз и посмотрим, что у нас тут есть? У нас имеются следующие флажки, первый флажок, это показывает кнопки автозамены, если мы этот флажок уберем, то соответственно они показывать не будут. Установим флажок обратно и смотрим, что у нас есть дальше. Следующий пункт это автоматическое исправление двух заглавных прописных букв в начале слова, вторая прописная буква заменяется, на строчную. Нажмем, отмена и посмотрим, работает ли это в действительности. Предположим, наберем, что не будь на английском языке. Видите? У нас «H» автоматически исправилось на «h» маленькую, Вызовем окно еще раз. Далее, название дней с прописной буквы, это вообще то имеет смысл делать только для английского языка, на русском языке понедельник, вторник и так далее пишутся с маленькой буквы, а в английском они пишутся с большой. Делать первые буквы предложения прописными. Опять таки нужная возможность, вы можете ошибиться, и после точки продолжить предложение с маленькой буквы. С помощью средства Автозамена у вас автоматически Excel поменяет строчную букву на прописную. Ну и соответственно устранит последствия случайного нажатия «Caps lock». Если в веденном слове первая буква строчная, а остальные будут прописные то регистр во всем слове замениться, давайте попробуем это сделать, предположим, у нас в результате нажатия «Caps lock», слово кошка на английском языке ввелось вот таким вот образом. Видите? После нажатия клавиши «Enter» у нас слово кошка, автоматически исправилось на правильный вариант. Давайте еще раз вызовем наше окно параметры Автозамена и посмотрим, что еще у нас там есть. Здесь, мы видим две новые вкладки.
Раздел II. Microsoft Excel 2003
101
Это автоформат при вводе с помощью этой вкладки при вводе адреса Интернета и сетевые пути заменяются гиперссылками. И соответственно вкладка Смарт-теги. Давайте посмотрим, что означает адреса Интернета и сетевые пути заменить гиперссылками, давайте нажмем отмену, и, к примеру, введем какой не, будь Интернет адрес, три W, например, mmt.dl.ru. Если, вы обратили внимание, сразу после ввода у нас наша гиперссылка подчеркнулась. синим цветом, она превратилась в реальную гиперссылку. При наведении на нее курсора мы видим, что здесь у нас уже есть нормальный Интернет адрес и это все произошло именно благодаря вот этому самому автоформату при вводе, установленному вот этому вот флажку. Ну и последняя вкладка называется Смарттеги. Надо сказать, что Excel распознает, в книгах определенные типы данных, для каждого типа данных имеется определенный набор действий, который допускается выполнять с этими данными. Здесь нам предлагается пометить данные Смарт-тегами, мы можем поставить эту галочку, а можем собственно ее и убрать, подробнее Смарттеги мы с вами пройдем позже, а сейчас давайте просто закроем это окно и продолжим изучение дополнительных средств, ввода. Нам осталось еще изучить понятие автоматическое завершение ввода, то есть автозавершение ввода. Оно помогает при вводе в столбец повторяющихся данных, давайте вызовем вот эту вот ячейку и представим, нам еще раз надо ввести слово Сидоров, переключимся на русский регистр, видите сразу после нажатия буквы «С», у нас появилось слово Сидоров, вот это и называется автоматическое завершение ввода, еще раз, Сидоров, видите. Сейчас попробуем проделать то же самое с Петровым, опять получилось, Иванов. Опять все в порядке. Это работает автоматическое завершение ввода. Давайте на этом закончим текущий урок. На, следующем уроке мы с вами научимся выбирать данные из списка, проверять данные при вводе и вводить последовательности данных.
* * *
3.4. Выбор данных из списка
Сейчас мы с вами поговорим о выборе данных из списка. Это, другой способ ввода повторяющихся значений. Что нам нужно сделать, для того чтобы ввести из списка. Предположим, данные мы хотим ввести вот в эту ячейку, «А14». Мы вызываем, контекстное меню данной ячейки. Как вы помните, контекстное меню вызывается с помощью нажатия на правую клавишу мыши. Нажали. После этого мы выполняем команду Выбрать из списка, вот эта команда. Давайте, мы с вами ее выполним. Вот как, вы видите, у нас здесь сейчас имеется список из четырех значений Иванов, Петров, Сидоров и Фамилия. Таким образом, Excel систематизировал данные, введенные в этот столбец, и предлагает, что мы можем захотеть ввести одно из них. Предположим, выбрали слово фамилия, сейчас, в данной ячейке у нас введена слово фамилия. Давайте, выделим другую ячейку, опять вызовем контекстное меню, и выполним опять таки команду, выбрать, из раскрывающегося списка. И сейчас выберем, какое не будь другое значение, к примеру, Петров. Все, так как мы с вами уже делали. Кроме того, то же самое можно сделать при помощи комбинаций клавиш. Достаточно нажать комбинации клавиш «Alt» и стрелка вниз, откроется список нужных нам значений. Выбираем, с помощью клавиатуры любую из них, предположим Сидоров, нажимаем клавишу «Enter». И еще раз клавишу «Enter», значение мы с вами ввели. Следует сказать, что мы можем, проверять данные при вводе. Это, для того чтобы не ошибиться. Как мы с вами это делаем? Для, того чтобы проверять данные, нужно вводить соответствующее условие. Выполняем команду Данные. Проверка. У нас появляется вот это диалоговое окно. Во вкладке Параметры, в списке Тип данных мы выбираем нужный тип данных. Предположим это у нас число, действительно, его значение может быть, между, к примеру нулем, и например десятую. Давайте нажмем на кнопочку «ОК», и посмотрим, что у нас при этом получится. Вводим, сюда число двенадцать. У нас Microsoft Excel выдал сообщение, что введенное значение неверно, потому, что мы сами задали ограничение, что число может быть в определенном промежутке, то есть набор значе-
102
TeachPro Microsoft Office 2003
ний, которые могут быть введены, в ячейку ограничен. Нажмем, на кнопку отмена, и давайте введем число два. Видите, число два Excel с удовольствием принял, это, число. Это, значение удовлетворяет диапазон, по которому и происходит проверка. Давайте еще раз вызовем диалоговое окно Проверка данных. Вот посмотрим на вкладку Сообщения для ввода. С помощью, этой вкладки мы можем вводить поясняющую подсказку при вводе данных в ячейку. Например, давайте сюда мы введем сообщение предупреждения, а сюда введем информацию, число должно быть в определенным промежутке. И поставим устрашающий восклицательный знак. Вот у, нас будет генерироваться вот такое сообщение, предупреждение, число должно быть в определенном промежутке. Давайте мы, здесь введем число десять, вот, Excel нас предупреждает, число должно быть в определенном промежутке. Давайте очистим это диалоговое окно, проверка, уберем эту галочку и сделаем, очистить все. Чтобы всяческие ограничения у нас исчезли. Посмотрим, подействовало, нет, значение не подействовало, то есть очистить все, нам нужно было здесь, тогда когда активна именно эта ячейка. Давайте, на этом мы с вами сделаем, все, очистить все, «ОК». Все, теперь у нас уже здесь все нормально. Вводим число двадцать, Excel никак на это не реагирует. Давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке будем говорить о вводе последовательности данных.
* * * 3.5. Ввод последовательности данных Сейчас мы с вами поговорим о вводе последовательности данных. При работе с большим объемом данных возникает необходимость ввода последовательности. Ручной ввод, их ней достаточно обременительный. Специально для влечения подобного типа операций в Excel существует альтернатива для ввода равномерных последовательностей чисел дат и текстовых значений. Это автозаполнение. Давайте, перейдем на другой лист нашей рабочей книги, чтобы так сказать, ничего нам не мешало, и поговорим о вводе последовательности чисел дат и времени. Начальное значение мы задаем в первой ячейке, а затем в следующей ячейке задаем следующее значение с каким либо шагом, то в третью ячейку будет занесено соответственно уже измененное значение. Давайте, мы вот это выделим и протянем вот за этот черный квадратик, который называется маркер автозаполнения. Захватываем, левой клавишей мыши, и вот так вот тянем на нужную нам величину. Предположим до 25. После того как, их отпустим левую клавишу мыши, мы увидим, что наш диапазон заполнился вот такой последовательностью. Начиная, со значения 1 и с шагом равным единицы, потому, что следующее мы с вами определили как двойку. Давайте, попробуем изменить шаг, вводим единицу, а сюда вводим, например пятерку, после чего выделяем этот диапазон и протягиваем маркер автозаполнения. Как вы видите, сейчас у нас произошло автозаполнение, используя шаг равный четырем. Если первое значение единица, следующая пять, то разумно предположить, что следующее уже будет девять. Последовательность мы можем создать, так же совершенно другим способом. Если мы сюда вводим, какое не будь начальное число, пусть это будит тройка, затем выполняем команду, Правка, Заполнить, Прогрессия то с помощью вот этого диалогового окна мы уже можем установить шаг. Он может быть определен автоматически, а мы можем задать его сами с помощью этого поля Ввода, тип прогрессии Арифметическое, Геометрическое. Предположим, нас интересует Геометрическая прогрессия,
Раздел II. Microsoft Excel 2003
103
шагом равным пяти и расположение у нас должно быть по столбцам, нажмем на кнопку ОК. В данном случае у нас не произошло никаких изменений. Потому, что мы совершили ошибку. Мы, не выделили предварительно диапазон, куда хотим это все поместить. Давайте, выделим для начала диапазон, потом выполним команду правка, заполнить, прогрессия, по столбцам, геометрическая, шаг мы хотели равный к трем, предельное значение не устанавливаем вот, у нас сейчас здесь имеется геометрическая прогрессия, запомните еще раз предварительно надо выделить диапазон, в котором должна быть ваша прогрессия. Это был пример последовательность. Точно так же, мы можем вводить последовательности дат, предположим, нас интересует опять таки дата 12 марта 1970 года. Вот эта у нас дата. Если мы сейчас протянем маркер автозаполнения, то мы получим последовательность дат с шагом один. Мы можем переделать, эту последовательность, сделать заполнить, прогрессия, и установить, как именно менять наше значение. Единицей мы можем считать не день, а месяц, что у нас тогда получится, если вы обратили внимание, у нас сейчас следующая последовательность 12 марта, 12 апреля, 12 мая и так далее. То есть изменения произошли по месяцам. Нука давайте вызовем, еще раз окно прогрессия, и сделать, например год, вот так вот. Точно так же, как с датами мы можем построить последовательность текстовых значений. Например, это очень полезно при составлении оглавления. Давайте введем сюда слово Глава 1, затем Глава 2, сейчас выделим эту последовательность и протянем левой клавишей мыши наш маркер автозаполнения. Видите, у нас получилось вот такая вот последовательность, причем данные в ячейке у нас в текстовом формате. Эта, последовательность выводиться с помощью списков автозаполнения. Для того чтобы увидеть такой список, нам достаточно выполнить команду сервис, параметры. После этого, появляется уже знакомое нам диалоговое окно параметры, мы переходим на вкладки Списки и вот здесь есть у нас стандартные списки, это дни недели, написано в укороченном варианте, дни недели написаны в обычном длинном варианте и тоже самое с месяцами. Мы можем ввести любой нужный нам список. Давайте попробуем к стати это сделать. Мы хотим новый список, добавить, и задаем элемент списка, предположим, пусть это будет, знакомый нам Иванов, Петров, Сидоров, Сидоров сделаем с большой буквой, и даже можем написать Карапетов, добавить, вот у нас имеется вот такой список, ОК. Сейчас, если мы введем Иванов, можем, захватить его и у нас получится уже вот такой автоматически созданный списочек. Иванов, Петров, Сидоров и Карапетов. В общем, вы примерно поняли, что есть последовательность, каким образом она у нас создается. На этом мы закончим текущий урок, а на следующем уроке мы с вами будем изучать способы редактирования содержимого в ячейке.
* * *
3.6. Редактирование данных в ячейке
Сейчас мы с вами поговорим о вводе последовательности данных. При работе с большим объемом данных возникает необходимость ввода последовательности. Ручной ввод, их ней достаточно обременительный. Специально для влечения подобного типа операций в Excel существует альтернатива для ввода равномерных последовательностей чисел дат и текстовых значений. Это Автозаполнение. Давайте, перейдем на другой лист нашей рабочей книги, чтобы так сказать, ничего нам не мешало, и поговорим о вводе последовательности чисел дат и времени. Начальное значение мы задаем в первой ячейке, а затем в следующей ячейке задаем следующее значение с каким либо шагом, то в третью ячейку будет занесено соответственно уже измененное значение. Давайте, мы вот это выделим и протянем вот за этот черный квадратик, который называется маркер автозаполнения. Захватываем, левой клавишей мыши, и вот так вот тянем на нужную нам величину. Предположим до 25. После того как, их отпустим левую клавишу мыши, мы увидим, что наш диапазон заполнился вот такой последовательностью. Начиная, со значения 1 и с шагом равным единицы, потому, что следующее мы с вами определили как двойку. Давайте, попробуем изменить шаг, вводим единицу, а сюда вводим, например пятерку, после чего выделяем этот диапазон и протягиваем маркер автозаполнения. Как вы видите, сейчас у нас произошло автозаполнение,
104
TeachPro Microsoft Office 2003
используется шаг равный четырем. Если первое значение единица, следующая пять, то разумно предположить, что следующее уже будет девять. Последовательность мы можем создать, так же совершенно другим способом. Если мы сюда вводим, какое не будь начальное число, пусть это будит тройка, затем выполняем команду Правка, Заполнить, Прогрессия то с помощью вот этого диалогового окна мы уже можем установить шаг. Он может быть определен автоматически, а мы можем задать его сами с помощью этого поля ввода, тип прогрессии Арифметическое, Геометрическое. Предположим, нас интересует Геометрическая прогрессия, шагом равным пяти и расположение у нас должно быть по столбцам, нажмем на кнопку ОК. В данном случае у нас не произошло никаких изменений. Потому, что мы совершили ошибку. Мы, не выделили предварительно диапазон, куда хотим это все поместить. Давайте, выделим для начала диапазон, потом выполним команду - правка, заполнить, прогрессия, по столбцам, геометрическая, шаг мы хотели равный к трем, предельное значение не устанавливаем вот, у нас сейчас здесь имеется геометрическая прогрессия, запомните еще раз предварительно надо выделить диапазон, в котором должна быть ваша прогрессия. Это был пример последовательность. Точно так же, мы можем вводить последовательности дат, предположим, нас интересует опять таки дата 12 марта 1970 года. Вот эта у нас дата. Если мы сейчас протянем маркер автозаполнения, то мы получим последовательность дат с шагом один. Мы можем переделать, эту последовательность, сделать заполнить, прогрессия, и установить, как именно менять наше значение. Единицей мы можем считать не день, а месяц, что у нас тогда получится, если вы обратили внимание, у нас сейчас следующая последовательность 12 марта, 12 апреля, 12 мая и так далее. То есть изменения произошли по месяцам. Ну-ка давайте вызовем, еще раз окно Прогрессия, и сделать, например год, вот так вот. Точно так же, как с датами мы можем построить последовательность текстовых значений. Например, это очень полезно при составлении оглавления. Давайте введем сюда слово Глава1, затем Глава 2, сейчас выделим эту последовательность и протянем левой клавишей мыши наш маркер автозаполнения. Видите, у нас получилось вот такая вот последовательность, причем данные в ячейке у нас в текстовом формате. Эта, последовательность выводиться с помощью списков автозаполнения. Для того чтобы увидеть такой список, нам достаточно выполнить команду Сервис, Параметры. После этого, появляется уже знакомое нам диалоговое окно параметры, мы переходим на вкладки списки и вот здесь есть у нас стандартные списки, это дни недели, написано в укороченном варианте, дни недели написаны в обычном длинном варианте и тоже самое с месяцами. Мы можем ввести любой нужный нам список. Давайте попробуем к стати это сделать. Мы хотим новый список, добавить, и задаем элемент списка, предположим, пусть это будет, знакомый нам Иванов, Петров, Сидоров, Сидоров сделаем с большой буквой, и даже можем написать Карапетов, добавить, вот у нас имеется вот такой список, ОК. Сейчас, если мы введем Иванов, можем, захватить его и у нас получится уже вот такой автоматически созданный списочек. Иванов, Петров, Сидоров и Карапетов. В общем, вы примерно поняли, что есть последовательность, каким образом она у нас создается. На этом мы закончим текущий урок, а на следующем уроке мы с вами будем изучать способы редактирования содержимого в ячейке.
* * *
3.7. Поиск и замена
Сейчас мы с вами поговорим о средствах поиска замены, программа Excel позволяет хранить большой объем информации, и возникает необходимость поиска данных. На поиск, бывает, что уходит огромное количество времени, давайте с вами изучим команду, которое называется Найти, она позволяет, быстро найти ячейки, содержащие одинаковые данные. Выполняем команду, Правка, Найти. Вот у нас появляется такое диалоговое окно, которое называется найти и заменить. Здесь мы доем строку, которую хотим найти на нашем рабочем листе. Предположим нас, интересует, слово Глава, вы видите, что на нашем рабочем листе, это слово присутствует. После того, как мы набрали слово Глава, мы нажимаем кнопку – Найти все. Если вы обратите внимание, здесь в низу, у нас сейчас показан список, наших ячеек, в которых имеется слово Глава. Совершенно правильно, так как мы здесь занимались в свое время, автозаполнением и слово Глава у нас присутствует во всем этом диапазоне, то соответственно Excel нашло очень много данных. Вот найденные данные.
Раздел II. Microsoft Excel 2003
105 В книге один, а у нас эта книга 1, на листе 2, а это так и есть, в этих ячейках у нас были найдены эти значения. Кроме, Найти все, мы можем использовать, Найти далее, если мы нажимаем кнопку Найти далее, то мы видим, что у нас активизируется та ячейка, которая это слово собственно и содержит, давайте снова нажмем Далее, видите, активизировалась следующая ячейка, ну с этим вроде разобрались. Давайте нажмем на кнопку Параметры, после нажатия на кнопку Параметры у нас открываются дополнительные элементы диалогового окна – Найти и заменить. В этом списке искать выбираются границы поиска, мы можем искать на листе, и будет рассматриваться только этот текущий рабочий лист, а можем просматривать во всей рабочей книге. Ну, на листе в
данный момент нас устраивает. С помощью этого списка выбирается направление поиска, оно может быть по строкам и по столбцам, соответственно, то есть если по строкам, то просматриваются по очереди все строки, а по столбцам, соответственно столбцы. В списке Область поиска, выбирается, как именно искать, где именно, в формулах, то есть поиск в текстах формул, в значениях, то есть поиск в результатах и примечаниях, ну в данном случае нас интересуют, например формулы, пусть это так и останется. Если содержимое ячейки должно полностью совпадать с этим словом, то ставиться вот эта вот галочка. Давайте посмотрим, как влияет эта галочка на результаты поиска. Сейчас у нас галочка установлена, если мы нажмем на кнопку Найти все, видите, список у нас здесь оказался совершенно пустой, почему это произошло, потому что в данный удовлетворяющий условию поиска не обнаружены. Эти ячейки содержат не слово глава, а слово, например слово с номером, глава 2, глава 3, глава 4, то есть целиком ячейка не совпадает с этим вот текстом. Если мы здесь введем, глава 6 и сейчас нажмем кнопку Найти все, то одна ячейка у нас будет найдена, глава 6 абсолютно, целиком совпадает со значением вот в этой вот ячейки. Давайте уберем эту шестерку, и уберем соответственно галочку. Учитывать, регистр. В данном случае, если мы, например слово глава введем с маленькой буквы, установим галочку учитывать регистр и нажмем на кнопку Найти все, то у нас ничего найдено не будет, потому, что, несмотря на то, что слово глава здесь везде встречается, по регистру букв, эти главы с этой главой не совпадают. А если мы уберем галочку, учитывать регистр и сейчас нажмем на кнопку Найти все, то соответственно у нас будет вот такой вот список, потому что, здесь слово глава присутствует, а регистр нас не интересует. Здесь имеется еще также дополнительная кнопочка Формат, мы можем выбрать Формат в ячейке и установить свой собственный, сейчас мы эту кнопку рассматривать не будем, потому что, окончательно с форматом пака не ознакомились, вместо этого перейдем на вкладку Заменить. Вкладка практически идентична вкладки, найти за одним отличием, здесь мы даем, что, на что мы хотим заменить. Предположим слово глава мы хотим, заменить, на слово урок, давайте попробуем это сделать, вот, слово урок. Здесь мы можем нажать кнопку заменить, видите, здесь у нас соответственно текст меняется, а можем нажать кнопку Заменить все. Сейчас нам Microsoft Excel сообщает, что поиск завершен, выполнено 22 замены, нажмем на кнопку ОК, и насладимся результатом, видите, вот здесь везде слово глава поменялось на слово урок, кроме вот этого места, где мы на одном из прошлых уроков втерли отдельные буквы в слове Глава. Ну, мы с вами разобрались с диалоговым окном, Найти и заменить, то есть изучили средства поиска и замены, поняли, что это такое, сейчас мы закончим этот урок, а на следующем уроке займемся оптимизацией ввода данных.
* * *
3.8. Оптимизация ввода данных
Сейчас мы с вами поговорим об оптимизации ввода данных, при вводе больших объемов данных имеет значение, то насколько быстро и качественно он производиться. Для того чтобы быстро и удобно вводить данные у нас имеется возможность настроить интерфейс нашей программы Microsoft Excel 2003. Как вы уже знайте, практически все команды меню дублируются в панелях инструментов. Вот у нас наши панели инструментов, и здесь практически все команды дублируются, более того, некоторые панели инструментов содержат кнопки, которые выполняют действия через меню, недоступны. Например, эта кнопка Автосумма, ею вы еще пользо-
106
TeachPro Microsoft Office 2003
ваться не умеете, научитесь вы это делать позже, но смею вас уверить, эта команда Автосуммы, через меню недоступно. В Excel имеется удобная возможность изменения состава используемых панелей инструментов, как мы это делаем. Предположим мы хотим изменить состав стандартной панели инструментов, выполняем команду Сервис, Настройка. У нас появляется диалоговое окно, которое имеет следующие вкладки, Панели Инструментов, Команды и Параметры. Перейдем на вкладку Панели Инструментов, вот эта вкладка. Здесь у нас имеется несколько кнопок и вот такой вот список, мы сейчас видим список. С помощью этого списка мы можем вывести на экран определенные панели инструментов, нам поставить галочку рядом с одной из них. Предположим мы хотим создать новую панель инструментов, что мы делаем, мы нажимаем, на кнопку Создать. У нас появляется диалоговое окно создание панели инструментов, здесь мы должны ввести название нашей панели. Давайте так и назовем - Наша панель, вот, мы ее прекрасно назвали, правда звучит несколько двусмысленно, но это неплохо, нажимаем на кнопку ОК, вот, у нас появилась вот такая вот строка, которая называется Наша панель, галочка стоит, то есть она присутствует на экране. Если вы обратите внимание вот нашу панель инструментов, кнопок на ней в данный момент нет. Для того чтобы поместить, сюда какие не будь кнопки, мы должны перейти на вкладку Команды, перешли на вкладку Команды. Здесь имеются Категории, вот в этом списочке, Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат и так далее, видите вот такой вот список Категории. У каждой категории имеется свой набор команд, вот этот набор. Давайте, поместим, какую ни будь команду, на нашу вновь созданную панель инструментов. Давайте выберем категорию Правка, и поместим на нашу панель инструментов, предположим команду Копировать, как мы это делаем? Мы захватываем эту команду левой клавишей мыши и протаскиваем курсор до нашей панели инструментов, протащили, здесь мы курсор мыши отпускаем, вот. Сейчас на нашей панели инструментов имеется команда Копировать. Если мы закроем наше окно, а мы закрыли наше окно, сейчас эта команда у нас доступна с помощью нашей панели инструментов. Что мы с ней можем сделать. Мы, можем ее пристыковать, например вот сюда. Вот, мы ее пристыковали, эта наша панель инструментов и здесь доступна команда Копировать. Посмотрим, работает ли она. Выделим любую ячейку, нажмем на эту кнопку, видите, у нас данная команда выполнилась. Теперь выделим другую ячейку, куда именно мы хотим скопировать наши данные. Кнопки Вставить, на нашей новой панели инструментов нет, поэтому мы будем, вынуждены выполнить с помощью панелей инструментов Стандартный, вот наша команда Вставить. Нажмем на нее, вот и мы увидели, что наша помещенная вот эта вот команда на нашу новую панель инструментов вполне нормально работает. Нажмем на клавишу Enter, все, урок 11 у нас благополучно скопирован. С помощью вот таких мот нами созданных панелей инструментов, мы можем наиболее употребляемые команды на них помещать и иметь к ним быстрый доступ. Стоит напомнить, что очень полезны контекстные меню, которые есть практически у всех объектов в Excel, они удобны тем, что открываются именно там, где мы их вызываем, на пример выделим эту ячейку, вызвали его, контекстное меню, и видим вот такой вот список команд, никуда нам курсором мыши нам лазить не нужно. Кроме того, сама программа Microsoft Excel определяет, какой набор команд вам нужен для данного объекта. Давайте, восстановим наш Excel таким, каким он был, то есть, уберем сюда нашу панель инструментов и закроем ее, сейчас у нас все хорошо. Сейчас поговорим о применении фиксированного десятичного формата. При вводе большого количества вещественных чисел с одинаковым количеством знаков после запятой можно избежать ошибок, если будем использовать режим фиксированного десятичного формата. Как мы устанавливаем этот самый режим, мы выполняем команду Сервис, Параметры, появляется знакомая нам диалоговое окно Параметры, переходим на вкладку Правка и устанавливаем флажок Фиксированной десятичный формат при вводе, десятичных разрядов, вот этот вот флажок, давайте мы его установим, установили флажок. Здесь мы устанавливаем именно количество разрядов, в данном случае установим два разряда, мы можем, увеличит их количество, и можем и уменьшить, после этого нажимаем на кнопку ОК. и сейчас попробуем ввести какое не, будь число. Предположим, введем число 10, если вы заметили, у нас число 10 преобразовалось в число ноль целых одна десятая, этим самым, у нас поменялся фиксированный десятичный формат при вводе. Давайте попробуем ввести число 100, число 100 у нас преобразовывается, как число один, потому что два последних разряда воспринимается как десятичные, а если мы введем число тысячу, то у нас появится число 10, вот. Это происходит, потому что мы поставили галочку фиксированного десятичного формата при вводе и воспринимаем два разряда в качестве десятичных. Давайте на этом закончим сегодняшний урок, следующая тема у нас будет форматирование и защита рабочих листов.
* * *
Раздел II. Microsoft Excel 2003
107
Глава 4. Форматирование и защита данных 4.1. Работа с шрифтами Сейчас мы с вами поговорим на тему форматирование и защита рабочих листов. Начнем с изменения параметров шрифта. Для того чтобы начать работать со шрифтами, перейдем на лист 3. Шрифт, который использует, Excel по умолчанию носит название Arial Cyrilik. Это Arial Cyrilik, то есть русская версия шрифта Arial. Установка шрифта для данной ячейки производится с помощью команды Формат ячейки, давайте введем, какой-нибудь, текст в нашу ячейку и попробуем поменять шрифт. Ну, введем слово шрифт, вот. Мы ввели слово шрифт, сейчас попробуем изменить его начертание, для этого мы выделяем данную ячейку и выполняем команду Формат Ячейки. После чего переходим на вкладку Шрифт, перешли, с этой вкладкой мы с вами уже знакомы, мы с ней познакомились тогда, когда изучали элементы диалоговых окон, сейчас попробуем рассмотреть это более подробно. В этом списке, мы можем установить нужный нам шрифт, давайте попробуем, установить шрифт который называется Курьер, сейчас мы с вами его найдем, вот шрифт, который называется Курьер. В соседнем окошке, в соседнем списке, мы видим начертание, что это значит. Начертание любого шрифта, может быть обычное, вот это обычный шрифт, видите вот здесь, видите пример, как будет выглядеть наш текст, может быть курсивным. Это, слегка наклонный шрифт, может быть полужирным, видите, он у нас более ярко показан, может быть полужирным курсивом, наклоны, но жирный, ну давайте выберем курсив. Кроме того, мы можем задать размер нашего шрифта. В данном случае нам предлагается три размера – 10,12 и 15, ну давайте выберем 12, как самый средний. Далее, идет открывающийся список Подчеркивание, щелкнем на этой кнопочке. С помощью этого списка мы показываем, стоит ли нам подчеркивать наш текст. А если стоит, то каким именно образом. Предположим нас интересует двойное подчеркивание вот мы с вами с помощью двойных черт подчеркнули наш текст. Кроме того, мы можем задать цвет, открывается вот такой вот список, предположим мы хотим получить текст вот такого лилового цвета, ну хватит экспериментов, нажмем на, кнопу ОК, и посмотрим, что у нас реально получилось. Нажали на кнопку ОК, мы получили вот такое вот начертание, нажмем на клавишу Enter, вот у нас получилось, вот таким вот обозом написанное слово шрифт. Этим самим мы поменяли параметры нашего шрифта. Давайте более подробно рассмотрим панель форматирования, именно с ее помощью мы можем указывать, каким именно образом менять изображение нашего текста. Для начала чуть-чуть спустим ее, чтобы она полностью открылась, вот так вот. С помощью вот этого окошка мы задаем тип шрифта, давайте здесь напишем еще какой-нибудь текст, предположим: шрифт 2 , нажимаем на Enter, видите у нас написано слово шрифт 2, выделим эту ячейку и попробуем поменять шрифт, предположим нас, интересует вот такое вот изображение Arial Nero. Наше начертание немного изменилось, шрифт стал уже после этого, с помощью этого открывающегося списка, мы можем изменить размер, давайте зададим 24, вот так вот. У нас сейчас появился вот такой вот огромный можно сказать текст. С помощью этих трех кнопочек на панели инструментов мы можем задать начертание, это может быть жирный текст, отключим кнопку, может быть курсивный, может быть подчеркнутый. Кроме того, эти кнопочки можно комбинировать, то есть может быть жирный и курсивный, одновременный даже подчеркнутый, уберем подчеркивание, уберем курсив, уберем жирное начертание.
108
TeachPro Microsoft Office 2003
С помощью вот этой палитры меняется цвет шрифта, нажмем на эту кнопку и выберем, предположим, желтый цвет, хотя желтый цвет, к сожалению, плохо виден, давайте выберем, что-нибудь другое, у нас теперь слово шрифт 2, изображено, синим цветом. Кроме того, мы можем сделать следующее, давайте напишем шрифт3, выделим эту ячейку и выловим диалоговое окно Формат ячеек, здесь на вкладке Шрифт, мы можем сделать вот что: мы можем задать видоизменение, что это значит, мы можем указывать, что наш текст имеет надстрочное изображение, надстрочное видоизменение. После того как мы установили эту галочку и установили ОК, видите, наш шрифт поднялся. Подобного типа изображения удобно, если мы хотим задать степень, нам достаточно, например, написать 10 в 3-ей степени, выделить тройку, выполнить команду Формат ячейки и задать Надстрочное изображение. Видите, у нас визуально получилось, 10 в 3-ей степени. Точно так же, как тройку мы изобразили чуть выше, чем ей положено быть, мы можем любое число, или любой текст изобразить ниже, чем ему быть положено. Обычно так изображают индексы, попробуем написать например А1, выделим единицу, мы с вами это умеем делать. Например, с помощью мышки, вызовем Формат ячейки и здесь зададим флажок Построчный, нажмем на кнопку ОК, видите, у нас единица сейчас расположена, чуть ниже буквы А. Фактически, у нас получилось А, с индексом один, А первое. Ну, в общем, то мы с вами научились пользоваться диалоговым окном Шрифт, увидели, какие у нас бывают шрифты, давайте на этом закончим наш урок.
* * * 4.2. Форматирование ячеек и диапазонов На прошлом уроке мы с вами научились обращаться с диалоговым окном Шрифт. Сейчас еще раз, посмотрим форматирование ячеек и диапазонов. Вы уже поняли, что для изменения формата целой ячейки достаточно ее выделить и выполнить команду Формат ячейки и здесь поменять Шрифт. Мы сейчас с вами можем даже применить шрифт Algerian и нажать на кнопку ОК. Видите у нас текст преобразился вот в такой вид. Причем здесь преобразился полностью, для того, чтобы изменить фрагмент данного текста, нам достаточно выделить ячейки, фрагмент нашего текста, вот, например, мы выделили фрагмент текса шрифт 2 и можем поменять, например его цвет, сделаем его красным, вот, у нас получился вот такой вот текст. Точно такой же, текст мы можем выделить, вернее его фрагмент, мы можем выделить в строке формул. Выделяем вот этот фрагмент, выполняем команду Формат ячейки и здесь меняем шрифт, например, вот на такой. Мы нажимаем на кнопку ОК, видите у нас текст, часть текста стало зеленного цвета. С форматированием вроде разобрались, давайте перейдем к выравниванию, к изменению ориентаций текстов и чисел. Для выравнивания текста используется диалоговое окно Формат Ячеек, вызовем знакомое нам диалоговое окно, но перейдем на вкладку Выравнивания. Сейчас у вас на экране вкладка Выравнивания, давайте посмотрим, что это такое. Во-первых выравнивание мы можем осуществлять, как по горизонтали, так и по вертикале. Это делается с помощью вот этих вот раскрывающихся списков. Давайте сейчас займемся выравниванием по горизонтали. Закроем это окно, введем здесь предложение выравнивание по горизонтали, нажмем на клавишу Enter, вроде все ввели правильно, выравнивание по горизонтали. Выделим эту ячейку и займемся непосредственно выравниванием. Как мы с вами уже знаем, мы выполняем команду Формат ячейки, сейчас у нас вкладка Выравнивание. В этом открывающимся списке у нас имеются следующие значения, во-первых первый пункт по значению, текст выравнивается по левому краю, по числам по правому. Давайте попробуем на следующей строке ввести число, вводим 10, это у нас число, в данном случае у нас появилось 0,1. Это потому, что на прошлом уроке мы с вами поставили вот сюда соответствующую галочку, вот фиксировано десятичный формат при вводе. Давайте эту галочку уберем и сюда снова введем число 10, чтобы оно у нас ввелось правильно. Сейчас выделим этот диапазон, опять вызовем формат ячеек, и здесь у нас установлено по значению, ОК. То есть выравнивание текста у нас происходит по левому краю, а выравнивание чисел - по правому, то есть число выровнено по правому краю. Если у нас выделен этот диапазон, мы опять вызываем диалоговое окно Формат ячеек и здесь меняем, например, по левому краю, отступ у нас в данном случае равен нулю, и нажимаем на кнопку ОК, мы видим, что сейчас текст у нас полностью, все в диапазоне выделилось по левому краю.
Раздел II. Microsoft Excel 2003
109
Давайте еще раз ее выделим и зададим какой-нибудь отступ. Давайте пусть отступ будет равен ну 10, ОК, видите, у нас сейчас текст выровнен с отступом 10. Мы можем также выронить текст по центру, нажмем на кнопку, ОК. Видите, у нас вот здесь в ячейках текст выделен по центру, разница вроде бы чувствуется, точно так же выделяем этот диапазон и выравниваем по правому краю. Здесь, мы также можем, задать отступ, или не задавать, в данном случае у нас отступ равен нулю, вот наш диапазон выровнен по правому краю. Что мы еще можем сделать, выделим опять таки диапазон и сделаем следующее, выровняем заполнение, что это значит, нажмем на ОК, и будет это понятно. Выравнивание заполнением, это заполнение всей видимой части ячейки, повторяющейся фрагментами текста, вот у нас здесь была десятка, и сейчас десятка повторяется, по всей ячейке. Кроме того, имеется пункт по ширине, здесь ничего интересного нет, текст будет выделен по и левому и правому краю одновременно, вот так, видите, он выровнен и слева и справа. Выравнивание, и горизонтально выровнено по этой границе, а слово - по правой границе. Давайте еще раз выделим этот и посмотрим на последний пункт. В данном списке, это по центру выделения, ОК. Вот, у нас сейчас наш диапазон выровнен по центру выделения, это означает, что текст равномерно распределяется по ширине ячейки. Кроме того, мы можем выронить по вертикали, диапазон у нас уже выделен, вызовем наше диалоговое окно, здесь имеется вот такой вот список. Мы, можем выровнять по верхнему краю; по центру; по нижнему краю и по высоте. Что означает по верхнему краю? В данном случае никаких изменений у нас не произошло, потому что у нас фиксированная высота строк. Давайте немного изменим высоту строк, это мы делаем вот таким вот образом, наводим курсор мыши и вот так вот протягиваем, и вот эту высоту строк мы с вами изменим. После чего выделяем диапазон Формат ячейки и выроним по нижнему краю. Вот разница чувствуется, сейчас у нас выражение выравнивание по горизонтали и число 10 выровнены по нижнему краю. Давайте снова выделим диапазон и посмотрим, что у нас имеется. Мы можем также задать по центру, сейчас выражение выравнивание по горизонтали и 10 у нас выровнено по центру. Давайте еще раз посмотрим, как мы можем выровнять распределенный вариант, вот у нас сейчас получился распределенный вариант, то есть текст равномерно распределился по высоте ячейки. Давайте, выровняем по, например, нижнему краю и посмотрим, что у нас здесь еще имеется, после выделения этого диапазона и вызова диалогового окна в формат ячеек, мы ведем вот здесь набор флажков. Если мы установим первый флажок переносить по словам, у нас получится, что текст в ячейке разбивается таким образом, чтобы не выходил за границы ячейки по ширине, видите у нас выравнивание по горизонтали, горизонтали сместилось в низ, то есть произошло разбиение по словам. Давайте еще раз выделим этот диапазон и посмотрим, что еще у нас имеется. Уберем эту галочку, и установим этот флажок автоподбор ширины. С помощью этого флажка размер шрифта в ячейке выбирается таким образом, чтобы содержимое не выходило за границы ячейки по ширине, видите, шрифт выравнивание по горизонтали изменился, он как бы уменьшился. Давайте еще раз выделим этот диапазон, вызовем диалоговое окно и установим флажок объедение ячеек, а этот уберем. Нам Excel сообщает, что выделенная область содержит несколько значений данных, обеднение ячеек приведет к потери всех значений кроме верхнего левого. Давайте не будем обеднять эти ячейки или можем передумать и объединить. У нас число 10 исчезло, как собственно нам Excel и предупредил. Что у нас произошло, у нас две ячейки объединились как бы в одну, видите, исчезла граница вот здесь. У нас сейчас произошло объединение двух ячеек, давайте мы уберем эту галочку, сейчас у нас все нормально, но число 10 исчезло, введем его еще раз, кроме этого имеется возможность менять текст по ориентации, давайте еще раз выделим этот диапазон и посмотрим, что это такое. Вот у нас собственно, ориентация. Для того чтобы изменить ориентацию текста, и сделать его, например вот таким вот вертикальным, нам достаточно просто щелкнуть здесь левой клавишей мыши. Щелкнули, нажали на ОК, в данном случае всего текса у нас здесь невидно, а весь текст у нас выровнен по горизонтали, но текст у нас расположен вертикально, собственно как и число 10. Выделим, отключим вертикальное отображение текса и попробуем изменить ориентацию надписи, меняется ориентация с помощью вот этого вот ползуночка, ну это не совсем ползунок, но работаем мы с ним точно также как с ползунком. Захватываем левой клавишей мыши и перетягиваем в нужную позицию. Здесь вот в этом счетчике у нас соответственно меняются значения градусов, нажмем на ОК. Сейчас у нас получилось вот такое вот написание, фактически неровное, формат ячейки. Давайте вернем все как было. Что это такое, мы с вами уже поняли. Ну, у нас остался только один раскрывающийся список, это опять таки направление текста, мы можем давать текст слева направо и справа налево. На этом мы заканчиваем наш текущий урок, посвященный выравниванию. На следующем уроке мы с вами поговорим об особенностях форматирования чисел.
* * *
110
TeachPro Microsoft Office 2003 4.3. Форматирование чисел
Сейчас мы с вами поговорим о форматировании чисел, независимо от количества отображаемых разрядов, числа хранятся с точностью до 15 разрядов, если число имеет больше 15-и значащих цифр, то разряды после 15ого преобразуются в ноле. Очень маленькие числа, которые меньше десяти минус тридцатой степени и очень большие, которые больше десяти в двадцатой степени числа. А также числа, которые не помещаются в ячейку отображаются в экспоненциальном формате. Давайте попробуем сейчас, здесь ввести какой не будь очень большое число, предположим это у нас восемнадцать тысяч и после нажатия клавиши Enter вы увидите, как это число отобразилось в экспоненциальном формате, фактически, то число, которое мы ввели можно представить вот в таком виде. Давайте попробуем изменить ширину столбца, для того чтобы поменять ширину столбца мы можем захватить вот эту его границу левой клавишей мыши и вот так вот ее протянуть. Если мы очень сильно протянем, и сделаем, ширину столбца вот такой вот маленькой у нас ячейка заполнится знаками диез. Это означает, что Excel просто не может отобразить данное число, но на самом деле, это число внутри ячейки храниться, просто мы его невидим, если мы посмотрим сюда в строку формул, мы увидим, что наше число на месте, вот она. Мы можем сделать следующее, увеличить ширину данного столбца. После того, как мы увеличили ширину данного столбца, наше число вновь появилось на экране, то есть, что бы мы с вами бы не делали в ячейке у нас все равно храниться введенная нами число. Видите, если мы вот так вот уменьшаем ширину ячейки, то в итоге Excel нам начинает показывать не одно целое восемь десятых, а фактически округляет вот это число и показывает уже здесь двойку, но все равно хранится в ячейке правильное число, хранится вот это. Теперь давайте поговорим о форматах чисел. Надо сказать, что та ячейка, которая ранее не использовалась, например вот эта, или ячейка, в которой изначально было какое-то значение, но мы ее стерли, оно имеет числовой формат общий, давайте в этом убедимся. Делаем щелчок, правой клавишей мыши, вызовем контекстное меню, затем выполним команду формат ячеек и увидим, что на вкладке числовые форматы, что у нас сейчас к данной ячейке применен формат общий, закроем это диалоговое окно. Ну, как менять формат ячеек, вы уже знайте, давайте введем какоенибудь еще дополнительное число, и попробуем с ним поработать, посмотрим, как именно меняется его внешнее представление в зависимости от смены формата ячейки. Ну, пусть это будет 126. Ну, например, вот так вот, что-то в этом роде. Опять из контекстного меню вызываем команду формат ячеек и пробуем работать. У нас имеется формат числовой, с помощью этого формата числовой можно задавать конкретные детали отображения чисел, то есть, мы можем задавать число десятичных знаков после запятой, можем задать, как именно отображать отрицательные числа. Например, отрицательные числа можно отображать, например со знаком минус просто или наоборот, просто отображать их красным цветом, а можно также красным цветом и со знаком минус впереди. Давайте сейчас нажмем на кнопку отмена и сделаем это наше число отрицательным, чтобы было более наглядно, вот так. Правой клавишей мыши формат ячеек, числовой, давайте выберем вот такой вот формат отображения. Число десятичных знаков после запятой установим в четыре и нажмем на кнопку ОК, сейчас у нас не поместилось в нашей ячейке, давайте немножко увеличим наш столбец, вот. Теперь число у нас представлено вот в таком интересном виде, а у нас изображено красным цветом и со знаком минус. Следующий формат это денежный или финансовый. Это форматы для отображения денежных сумм, давайте еще раз, но уже с помощью меню формат, вызовем диалоговое окно формат ячеек, и перейдем к этим двум форматам. Вскользь, мы с вами уже по ним проходили. Разница между этими форматами она состоит в том, что формат денежный позволяет отображать отрицательные суммы, а финансовый нет. Опять таки здесь устанавливается число десятичных знаков после запятой, и мы можем ввести отображение денежных сумм. То есть отображение денежного знака, например в России, деньги это рубли, по этому здесь мы можем установить букву, Р. Но, можем иметь любой из имеющихся. Например, даже для республики Уругвай, или для монголь-
Раздел II. Microsoft Excel 2003
111
ских тугриков. Что тоже интересно, но мы здесь эти рубли оставим, согласимся с принятым форматом, видите у нас здесь сейчас отрицательное число и в конце буква Р, что показывает рубль. Ну, процентные мы с вами уже тоже проходили, давайте выберем процентный, здесь точно также устанавливается число десятичных знаков и в конец ставится значок процента, вот, вот так вот. То есть число представлено вот в таком виде. Но что такое экспоненциальный формат представления вы знаете, вот видите, мы выделяем пункт в списке экспоненциальный и, видим, как именно будет представлено наше число. То есть, это представляется в следующем виде, в виде произведения двух составляющих, во-первых числа, которое находится в пределах от единицы до 10 и степени и в степени числа 10. То есть фактически, вот это число у нас одна целое и вот это вот дробная часть умноженное на десять в четвертой степени. После нажатия на клавишу ОК, у нас вот это вот самое число и получается. Ну и, на конец дробный формат. Вот он. Здесь мы показываем, как именно отображать наши дроби. Это могут быть десятые доли, половинные доли, дробями до двух цифр и так далее. К сожалению, то число, которое мы сейчас увидели оно не дробное. Давайте, мы его с вами представим в дробном формате, предположим минус 12 целых восемь десятых, формат ячеек и сделаем дробный формат, вот если в виде простой дроби у нас будет вот так вот, может быть следующим образом, восьмыми долями, шестнадцатыми долями, наконец, сотыми долями. Здесь показано, что именно у нас будет отображаться, ну предположим, нас интересует, что-то вроде этого, четвертыми долями. Вот наше число представлено вот в таком виде. Кроме того, еще имеется формат дополнительный, на самом деле не совсем числовой, в основном его используют для хранения чисел специального назначения, то есть это телефонный номер, почтовый индекс и так далее. То есть на практике он используется чрезвычайно редко. Ну, вроде все форматы мы с вами сейчас прошли, ну, применим к числам. Давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами изучим форматирование дат и времени.
* * *
4.4. Форматирование даты и времени
Сейчас, мы с вами поговорим о форматировании даты времени, для того, чтобы Excel распознал вводимую дату и время необходимо вести ее в соответствующем виде. Давайте, введем, например какую-нибудь дату, к примеру, в качестве разделителя мы можем вводить вот такую вот точку, пусть будет 80, если мы сейчас нажмем на клавишу Enter, вот, после нажатие у нас это превратилось в следующий формат даты – 12 мая 1980 года. Кроме того, мы можем использовать, например наклонную черту, давайте эту же дату введем вот так вот. Мы с вами про это уже говорили на одном из прошлых уроков, вот так вот. У нас сейчас здесь две совершено одинаковые введенные даты, Excel преобразовал введенное нами число, введенное нами число фактически вот в следующий формат, вот формат дата. Давайте мы, сюда установим наше окно, вот сейчас у нас дата имеет вот такой вот формат. Мы формат нашей даты можем поменять, давайте установим любую другую, так чтобы слово марта писалось бы буквами, у нас получится наша дата отобразиться вот в следующем виде, если мы сейчас нажмем на кнопку ОК. Видите, вторая ячейка у нас отображается вот так вот. Записанная в ячейке рабочего листа дата хранится в виде числа, как мы с вами уже говорили это число дней отчитанные от первого января 1900 года. Давайте в этом убедимся, введем сюда это самое число, первое января, тоже первый месяц 1900года, вот у нас имеется вот такая вот дата, если сейчас мы сюда установим формат. Например, числовой, вот, или общий, мы увидим, что на самом деле здесь храниться число единица, то есть первое января 1900 года, это первый день, именно в этом виде Excel хранит дату. Если мы сейчас, наоборот, здесь вернем на числовой формат даты, то сейчас у нас на экране первое января 1900года. Время на самом деле храниться, как доля суток, которое отчитывается от нуля часов. Давайте мы в этом с вами убедимся, предположим, мы вводим 12.05, вот, у нас, если мы вызовем диалоговое окно Формат ячеек, давайте отсюда мы это уберем, придем сюда, вот, это у нас время, на самом деле, мы можем его представить в таком формате. А можем, например или в таком, или в таком. Вот. Это у нас наши часы. Давайте сейчас устано-
112
TeachPro Microsoft Office 2003
вим этой ячейке формат числовой. Если мы этой ячейке установим формат числовой, то увидим на экране вот такое вот число, то есть эта доля суток, а на самом деле 12 часов, это половина суток, то есть половина суток, или чуть больше, потому что у нас там были еще минуты. Давайте вернем на время, видите у нас 12.05, это значит, что у нас прошла половина суток, ноль целых, пять десяток и еще маленький кусочек, с помощью вот этой вот доли обозначается вот эти пять минут, то есть доля суток, так Excel хранит время. Почему Excel представляет дату и время в виде чисел, потому что, очень удобно и без больших проблем можно определять количество дней и часов, которые проходят между двумя моментами времени. Время тоже имеет большое количество встроенных форматов. Видите вот здесь у нас, вот такой большой список, мы можем вообще выводить это вот таким вот образом, например, часы, минуты, секунды и фактически буквы, которые показывают это время до 12 часа или после, ну давайте сделаем ОК, вот, еще время может быть таким. Ну, мы с вами, в общем, то поняли, что означает форматирование даты и времени, поняли каким образом Excel хранит даты и время, и каким образом мы это все можем представлять и видеть на экране. На следующем уроке мы пройдем интереснейшую тему, которое называется создание и использование пользовательских форматов. Мы создадим свой собственный формат и будем ее использовать.
* * * 4.5. Создание и использование пользовательского формата. Часть 1 Сейчас мы с вами поговорим о создании использовании пользовательского формата, кроме тех стандартных форматов, которые мы только что изучали. Excel предоставляет нам возможность самим конструировать формат. Для того чтобы конструировать формат, нам необходимо использовать определенные символы, давайте мы сейчас с вами вызовем диалоговое окно формат ячеек, и перейдем на пункт все форматы, вот здесь, если вы обратите внимание, с помощью определенных символов задаются форматы. С помощью кнопки удалить, вот этой кнопки мы можем удалять, созданные нами не системные форматы, например, если мы выделим вот этот вот пункт, где есть ноль, мы можем его удалить, видите, мы его спокойно удалили Но есть определенные форматы, которые удалять нельзя, видите при выделении типа основной, кнопка удалить неактивна. Ну, давайте сейчас создадим какой-нибудь формат. Во первых, давайте поговорим о вот этом вот символе, о символе диез. С помощью этого символа, мы обозначаем цифру, в данном месте формата для цифры ноль, обозначается ноль при отсутствии цифры в данном месте формата. Давайте введем вот такой интересный формат ноль и диез. Теперь если мы нажмем на кнопку ОК, этот созданный нами формат будет при следующем запуске диалогового окна формат ячеек в этом списочке. Давайте, в этом убедимся, нажмем ОК. Сейчас мы здесь введем два числа, первое 12 второе 0, или 1, что еще лучше. Видите после того, как мы сюда применили вот этот созданный нами формат, у нас получилось число 12. Потому, что здесь у нас значившее число единица, по этому на 0 ее заменять не следует. Но так как, мы сюда во вторую ячейку ввели единицу впереди ни какого числа нет, то давайте вызовем диалоговое окно формат ячеек, то вот здесь в созданном нами формате мы ясно показали, если числа нет, надо впереди поставить ноль, у нас именно так и получилось. Если мы вызовем диалоговое окно формат ячеек и поставим здесь, какой-нибудь другой формат, например, то изображение в наших ячейках будет уже совсем другое, здесь число ноль не стоит. Давайте, в сквозь пройдемся, по всем символам. Для создания форматов данных, а потом уже создадим свой достаточно большой интересный формат. Символ подчеркивания, вот видите, здесь имеется символ подчеркивания, в данном формате. С помощью этого символа подчеркивания, устанавливается пропуск, ширина которого ровна ширине символа находящегося справа от него. С помощью процентов, давайте мы сейчас найдем, вот у нас значок процента мы переводим находящиеся в ячейке число в проценты. С помощью буквы е, мы указываем место, латинской буквы е, как вы знаете, оно заменяет число 10, при записи числа в экспоненциальной форме. Что такое запись числа в экспоненциальной форме мы знаем, на прошлом уроке работали. С помощью вот этого символа +, видите, здесь так же имеется символ +, с его помощью
Раздел II. Microsoft Excel 2003
113
мы обозначаем, знаком плюс в данном месте формата. Вот, сейчас мы видим, фактически формат для записи числа в экспоненциальной форме. Как она у нас записывается, у нас записывается некоторое число, прибавляется степень десяти, если степени десяти у нас нет, число, то есть у нас не такое большое, то здесь у нас будет установлен значок 0, давайте нажмем на кнопку ОК, и в этом убедимся, видите у нас маленькое число. По этому у нас записывается вот в таком виде, 12 целых, ноль, именно так как было указано в формате е, тоже дано, прибавить, плюс там был, ноль. Давайте еще раз вызовем формат ячеек, отодвинем это вот немножечко сюда, чтобы были видны наши ячейки, у нас сейчас изображено именно так, каким образом здесь задана маска. Значок минус, соответственно показывает минус, например вот здесь, видите, у нас имеется минус, то есть, для отображения отрицательного числа впереди мы ставим минус, ничего от этого не меняется. Давайте найдем еще, какие-нибудь интересные символы, вот например наклонная черта. Наклонная черта ставит саму себя, в данное место формата, обратная наклонная черта делает тоже самое, точно так же как с + и минусом, устанавливается вот этот вот символ. Кавычки, вот видите, вот здесь имеются вот такие вот кавычки. Их используют для обозначения начала и конца, помещаемого произвольного текста, например, вот здесь вот этот значок будет расценен не как знак минус, а как текст, звездочка, давайте мы сейчас здесь ее с вами найдем, вот. У нас вот такая вот звездочка. Она используется для того, чтобы оставшуюся правую часть ячейки заполнить тем символом, который стоит справа от звездочки, в данном случае справа от звездочки стоит пробел и в этом формате он просто будет заполнен пробелом с помощью вот этой вот собачки, вот такой как бы, а в кружочке. С помощью этого символа указываем место, где будет отображен вводимый пользователем текст, ну и остались у нас вот такие вот квадратные скобки, вы видите их прямо здесь, с его помощью мы можем, например, задать название цвета, если мы зададим название цвета, то содержимое ячейки будет иметь этот цвет. Если внутри скобок условие, то это будет интерпретироваться как условный формат, что такое условный формат мы с вами изучим позже. В общем, примерно все понятно. Точно также существуют вот такие вот символы для задания форматов даты и времени, единичной буквы, D. Давайте мы сейчас с вами ее найдем, так… что-то у нас невидно единичное буква D, ладно, не будем продолжать искать, просто скажем, что единичной буквой D, обозначаются числа в диапазоне от единицы до 31, но без ведущего нуля. Двумя буквами D, вот как здесь, двумя буквами D, обозначается число в диапазоне от единицы до 31-ого, но если у вас число от единицы до 9, то добавляется ноль, если три буквы D, то этим самим отображаются дни недели. Давайте мы с вами введем, какое не будь число. Нет. Пусть, это будет на приме 8. Давайте, сделаем правой клавишей мыши, все форматы и здесь установим с какой D D D и нажмем ОК, фактически дата 8 января 1900 года отобразилось, как день воскресение, это день недели в сокращенном отображении. Если мы ставим еще одну букву сюда, то слово воскресенье у нас здесь будет написано полностью, вот так вот. Точно так же это для месяцев, если у нас одинарная буква М, это номер месяца, без нуля, если две буквы, номер месяца с ведущим нулем, три буквы М сокращенное название месяца, 4 буквы М, полное название месяца. Давайте сделаем правой клавишей мыши, вот как здесь видите, полное название месяца, поэтому число будет восприниматься 8 января, видите здесь, вот, так. Если у нас четыре буквы Г. То это год будет, обозначатся двумя последними цифрами, а если у нас 4 буквы Г, то полностью, 1900. Если мы сейчас здесь две буквы Г уберем, видите, у нас соответственно будет здесь 00. Давайте мы это обратно поставим, если мы здесь уберем одну букву Д, то будет в виде 8 января, а не в виде 08-ого. Две буквы Д, вот требуют, вот такого вот появления, 08-ое января. Две буквы М, соответственно будет написано янв., то есть три буквы М, вот, даже написал на английском языке, таким образом, будет число, а вот таким число будет единицей, то есть дополнительного нуля не будет. Давайте вернем М и сделаем, вот что интересное, мы сейчас с вами вот сюда в квадратной скобочке введем обозначение цвета, и посмотрим какой, у нас будет формат. Давайте нажмем на кнопку ОК, видите у нас сейчас число здесь изображено, синим цветом, то есть мы даже научились пользоваться вот этим вот символом, квадратными скобочками. Давайте удалим созданный нами формат, чтобы не увеличивать вот это вот количество, закроем это диалоговое окно, видите, после того как мы удалили созданный нами пользовательский формат у нас число 8 отображено общим форматом. Совершенно обычным способом. На этом закончим текущий урок, а на следующем уроке мы с вами продолжим изучение пользовательского формата, а именно его секций.
* * *
114
TeachPro Microsoft Office 2003 4.6. Создание и использование пользовательского формата. Часть 2
Сейчас мы с вами продолжим изучение создание пользовательского формата, давайте мы вызовем диалоговое окно Формат ячеек. Если, вы обратили внимание, некоторые форматы здесь состоят из секций. Секции отделяются друг от друга, вот этими вот символами. Обычно он может состоять из четырех секций, первая секция используется для вывода, если отображается числовое значение больше нуля, вторая используется для отображения числового значение меньше нуля, третье для нуля, а четвертое для формата сопроводительного текста. Давайте мы сейчас с вами создадим свой собственный пользовательский формат, как мы с вами знаем, первое значение используется для отображения чисел больше нуля. Предположим мы хотим создать некоторый финансовый формат, например, в монгольских тугриках, давайте с вами так и поступим. Предположим, монгольские тугрики у нас выражаются словом, дополнительным, тугрик, как называются монгольские копейки, мы незнаем, поэтому здесь мы можем еще задать запятую, поставить два нуля, здесь написать в кавычках, потому что мы помним, что кавычки используются, для обозначения текста. Здесь введем слово тугриков, вот очень хорошо получилось, ставим точку запятой, потому что именно так должны отображаться наши деньги, сколько то там тугриков, сейчас поставим здесь отрицательное значение, что мы хотим, чтобы отображала наша ячейка, если мы ввели отрицательное число. Ну, как вы сами понимаете, мы можем здесь ввести все, что мы хотим, например, мы можем здесь просто вывести текст, например, отрицательных, давайте переключимся на русский шрифт, отрицательных тугриков не бывает, вот. Именно это у нас будет показывать наша ячейка, если у нас будет там значение меньше нуля, ну а для значения больше, то есть, для значения равному нулю, мы введем следующую информацию, вернее выведем, денег нет, мы забыли переключиться на русский шрифт, очень хорошо. Давайте сейчас нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас здесь изображен, ноль целых, ноль один тугриков. Предположим мы введем, какой не будь отрицательное значение, -12 и нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас здесь явно появилась вот такая вот информация, отрицательных тугриков не бывает, видите, несмотря на то, что ячейка на самом то деле хранит число 12, просто ее отображение вот в такой вот форме, но здесь у нас ячейка -12. Давайте введем здесь число ноль и нажмем на кнопку ОК. У нас, появляется информация, денег нет. Хотя на самом деле ячейка хранит число ноль. Мы также можем использовать условия в секциях пользовательского формата, давайте нажмем на правую клавишу мыши, вызовем диалоговое окно формат ячеек, это все мы с вами вообще уберем и продолжим изучение. Мы можем указать условие, при выполнении которого будет действовать формат в данной секции. Например, мы, можем вот здесь, когда у нас положительное число, сравнить его, например с 400-ми. И если сравнение прошло успешно, то у нас есть число в данной ячейки больше четырехсот. То вывести, например сообщение, как много тугриков. Давайте нажмем на кнопку ОК и посмотрим, сработает, ли у нас это, давайте перейдем в формат ячеек, давайте выведем здесь не больше 400, а, например больше 100, то у нас здесь будет выведено, как много тугриков, видите, потому что наше число 200, оно на самом деле больше чем 100. Ежели, мы сюда поставим, например 600, то число отображаться, простонапросто, не будет, а будет оно отображаться как ноль, будет информация типа как ноль. Для этого, мы вот здесь, вместо денег нет выведем просто заданное нами число, то есть, вот таким вот образом 200, что это значит. Это значит, что если число будет больше 600, выведется информация как много тугриков. Число неотрицательно, поэтому отрицательных тугриков не бывает, оно не выводит и у нас остается
Раздел II. Microsoft Excel 2003
115
случай, когда выводиться ноль, то есть последний вариант и будет выведена на экран именно последний вариант, нажимаем на ОК. Видите, сейчас выводится как бы для нуля. Давайте введем здесь 900, нажмем клавишу Enter, и получим информацию, как много тугриков. Вроде все понятно, пользовательский формат мы с вами освоили. На этом закончим его изучение, на следующем уроке мы с вами будем заниматься условным форматированием.
* * *
4.7. Условное форматирование
Сейчас мы с вами поговорим об условном форматировании. Условные форматы предоставляют огромные возможности по количеству накладываемых условий, например в одном формате мы можем накладывать до трех условий и в зависимости от них мы можем менять не только цвет, но даже шрифт и обрамление. Давайте, выполним команду - формат, условное форматирование. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, в этом раскрывающемся списке условие один мы выбираем, как именно будет задаваться условие, по значению или по формуле. Если по значению и мы, например это, выбираем с вами, то в соседнем списке мы можем видеть следующее, что значение может быть между двумя. Например, определенными не равно чему-то; не равно больше, меньше, больше или равно, меньше или равно соответственно. Предположим, нас интересует значение, чтобы было, больше какогонибудь. Предположим, нас интересует, чтобы значение было больше трех тысяч, совершенно спокойно задали. В этом случае, если значение нашей ячейки будет больше трех тысяч, мы можем задать определенный формат отображения. У нас появляется диалоговое окно – формат ячеек, вот мы можем здесь установить начертание и так далее, например, сделать его полужирным или курсивом, предать определенные видоизменение, то есть зачеркнутый и так далее. Давайте сейчас нажмем на кнопку отмена и перейдем, например, на какуюнибудь свободную ячейку. Введем здесь следующее число, например 128, мы хотим, чтобы эта ячейка каким-то образом условно форматировалось, если значение этой ячейки лежит, между -200 и 200, то вывести эту ячейку в следующем виде, например полужирном, зачеркнутом формате. Кроме того, условное форматирование может включать в себя также изменение цвета, например, вывести вот таким синем цветом, если наше значение лежит вот в этом вот диапазоне. Давайте нажмем на кнопку ОК, и убедимся, что наше значение лежит в этом диапазоне от -200 до 200, поэтому у нас отобразилось вот в таком вот виде. Давайте вызовем это окно еще раз условное форматирование и зададим здесь, например значение равное, к примеру, десяти, если у нас значение будет равное десяти, мы его с вами просто выведем красным цветом, а еще лучше вот таким, ОК. Сейчас если мы сюда введем, например, пять. То, у нас ничего не будит. Но если мы сюда введем десять, то у нас покажется вот в таком вот ярко-розовом цвете. Вы можете одновременно задавать несколько условий, то есть значение равно десяти, если нажать на кнопку, а также появится вторая часть данного окна, а далее еще и третья и последняя, как мы с вами только, что сказали условия, могут быть до трех. Видите совершенно такие идентичные фрагменты, здесь вы задаете, как именно проверять значение и в результате проверки, как именно его отобразить. Ну, давайте удалим этот имеющийся формат, вернее первое условие, которое мы с вами сделали и нажмем на кнопку ОК. Так как мы условие удалили, то у нас 10 выводиться в обычном виде, кроме того, условный формат можно осуществлять по формуле, мы с вами еще не походили, что такое формула, но давайте, в общем- то попробуем, что-нибудь сделать. После того как мы задали здесь по формуле, здесь мы можем задать эту самую формулу, как именно работают с формулами, мы с вами пройдем позже, просто надо запомнить, что вот здесь у вас будет задана формула. Ну что такое условное форматирование мы с вами поняли, задавать несколько условий, в общем-то тоже понятно, как с помощью вот этой кнопочки, по этому давайте закончим текущие урок. На следующем уроке мы с вами будем изучать форматирование строк и столбцов.
* * *
116
TeachPro Microsoft Office 2003 4.8. Форматирование строк и столбцов Сейчас мы с вами научимся форматировать строки и столбцы. Форматирование строк и столбцов включает в себя операции по изменению их ширины и высоты, также мы научимся скрывать стоки и столбцы. Ну, в общем-то, мы с вами примерно знаем, как меняется ширина столбца. Самый простой вариант, это зацепить его, вот так вот, правую границу и потянуть курсор мыши, вот таким вот образом. Кроме этого мы можем сделать следующее, выполнить команду, давайте, выделим столбец, выполнить команду формат, столбец, ширина. У нас появится вот такое вот диалоговое окно в поле ввода, которого мы должны задать ширину столбца, сейчас у нас ширина столбца 27 целых 43 сотые. Предположим, давайте зададим, например, здесь десять. Видите? Ширина столбца изменилась, это мы с вами
проделали с помощью диалогового окна Ширина. Что здесь показывает число 10. Число 10, показывает количество цифр, полностью помещающихся в ячейке. В данном случае, считается, что у нас здесь должно поместиться 10 цифр. Давайте посмотрим, вот здесь у нас, например, имеется вот такая вот запись 0.1, 01 1900, правильно ее длина 10 символов, и она целиком помещается в ячейке. Если мы здесь сделаем, например 12, то тогда будет помещено число шириной 12 символов. Если мы, предположим, хотим для нескольких столбцов установить одну и ту же ширину, что мы делаем, мы выделяем несколько столбцов, это мы с вами уже умеем делать, вот, например, выделили и для них выполняем команду формат, столбец, ширина. Здесь мы ставим нужное нам число, предположим десятку и нажмем на ОК. Видите, все четыре выделенные нами ране столбцы приобрели одну и ту же ширину. Для того чтобы при помощи мышки, а мы с вами умеем изменять ширину столбца при помощи мышки, установить одну и ту же ширину для нескольких столбцов, что мы делаем, мы выделяем несколько столбцов, давайте мы с вами их выделим, вот они, потом подводим указатель мыши к правой границе любого столбца, например вот этого и начинаем изменять его ширину. Видите, пропорционально изменяется ширина всех четырех столбцов. Видите, как интересно. Кроме того, мы можем изменить ширину всех столбцов текущего рабочего листа, как это делается. Мы выполняем команду формат, столбец, стандартная ширина и если мы здесь ставим какое не, будь число, то оно будет применимо для всех столбцов данной рабочей книги, то есть данного активного рабочего листа. Если мы выделим все рабочие листы, и выполним эту команду, она применится ко всем столбцам рабочей книги, не только листа, но всей рабочей книги, вот так, вот. Кроме того, можно менять высоту строк, для изменения высоты строки выполняем команду, формат строка, высота. Давайте, зададим, например, здесь какое не будь число. В отличие, от столбцов надо заметить, что высоту строк Excel мерит в пунктах. Пункт, это одна 72 часть дюйма. Это сделано потому, что сам шрифт мерится в пунктах, а стандартная высота строки напрямую связана с размером шрифта. Если мы здесь поменяем, например, на 20, это будет 20 пунктов, нажмем ОК. Видите, у нас высота строки фактически изменилось. Кроме того, высоту строки мы тоже можем менять с помощью мыши, вот видите, захватили, потянули, и так далее. Можем сделать следующее, выделить несколько строк, выполнить команду строка и задать ее высоту, вот видите, что у нас получилось. Кроме того, и для столбцов и для строк существует такая команда, как автоподбор, то есть Excel сам определяет, для подобного типа данных, для такого размера шрифта и все остальное, каким должны быть размеры ячеек. Например, если мы сейчас выделим эти четыре столбца и сделаем команду, то видите, Excel сам определил, чтобы для того, чтобы отображалось, это ворожение, ширина данного столбца должна быть такая. Этого тоже соответственно. Точно также, для строк. Так, выделим, несколько строк. Например, формат, строка, автободбор высоты, вот Excel сам подобрал нужную высоту строк. Давайте сейчас поговорим о скрытии и отображении строк и столбцов. Предположим мы хотим скрыть, какие то определенные строки и столбец, например, там у нас какая то конфиденциальная информация, чтоб никто не зал как много у нас именно тугриков. Для этого мы выделяем соответствующий столбец и выполняем команду формат, столбец, скрыть. Сейчас у нас на экране нет столбца D, он у нас скрыт совершенно, вы даже можете не догадаться о том, что он у нас был. Хотя, в общем-то, если посмотреть чуть внимательнее, здесь вот видно, что эта серая полоска чуть
Раздел II. Microsoft Excel 2003
117
жирнее, чем полоски рядом. Сейчас, предположим мы хотим отобразить данный столбец. Что мы делаем. Мы выделяем те столбцы, которые находились рядом, со скрытым, и выполняем команду формат столбец, соответственно отобразить столбцы, вот сейчас мы отобразили и информация как много тугриков у нас на экране. То же самое, совершенно то же самое, мы сделаем со строками, мы выделяем, например, одну строку, или группу, предположим несколько штук мы хотим с вами скрыть, выполняем команду – формат, строка, скрыть и у нас этих ячеек, видите на экране, просто нет. Если мы хотим их показать, мы выделяем соответственно находящиеся рядом строки и выполняем команду – формат, строка, отобразить. Теперь все строки у нас на экране, в общем-то, можно скрыть и отобразить столбец с помощью мыши. Точно, так же со строкой, мы можем взять вот эту левую границу и вот так вот ее привести вот сюда, фактически столбец, В. У нас, сейчас не виден, давайте выделим эти две ячейки и выполним команду формат, столбец, отобразить, вот, столбец B. У нас сейчас на экране, в этом случае надо быть очень внимательным. Потому что если вы захватите и скроете столбец не до конца, это может быть незаметно взгляду, но не до конца, а патом выделите с целью отобразить столбец В. то у вас, команда отобразить ничего не даст. Потому что, сейчас здесь ширина столбца не ноль, а, именно с числом ноль сравнивает Excel ширину столбца, для того чтобы дать возможность его отобразить, а, например ноль целых, ноль одна тысячная, вот сейчас он его отобразить просто не может. Для этого нам достаточно выделить столбцы, и задать какую, не будь ширину, или выполнить команду автоподбор ширины, тогда у нас столбец В. появится. Это же самое надо иметь обязательно введу для строк, мы можем скрыть строку с помощью мыши, вот мы ее с вами скрыли, выделили, сейчас мы отобразим нашу строку. Сейчас она отобразилась, но если мы скроем строку не до конца. Например, вот так вот, и выполним строка, отобразить, то у нас ничего сделано не будет, потому что сейчас высота строки 17 не ровна нулю, и нам надо будет, либо вот так ее в ручную ее показать, либо опять таки выполнять команду автоподбор ширины, или просто изменение ширины. В общемто, со скрытие и отображением строк и столбцов мы с вами тоже разобрались. Фактически мы с вами научились работать с этими пунктами меню, строка, высота, автоподбор, скрыть и отобразить строку и тоже, самое для столбца. На следующем уроке мы с вами научимся изменять цвет, узор и обрамление ячеек, а так же форматировать группы листов в рабочей книге.
* * * 4.9. Изменение цвета узора и обрамления Сейчас мы с вами поговорим об изменении цвета, узора и обрамления. Предположим, мы хотим выделить, какую-нибудь группу ячеек, выделим, выполним команду формат ячейки, появится знакомое нам диалоговое окно формат ячеек. Во-первых мы можем с вами с помощью вкладки вид изменить цвет заливки наших ячеек, предположим мы хотим, чтоб наша ячейка была бы вот такого вот цвета. И нажмем на кнопку ОК. Видите, сейчас вот эта группа ячеек у нас закрасилась вот соответственно в такой вот цвет. Давайте выделим эту группу еще раз и выполним команду формат ячейки. Кроме вот такого вот ровного цвета, мы можем покрыть наши ячейки узорами, например, можем задать вот такой вот узор. Тогда, у нас, наши ячейки будут иметь вот такую вот заливку, нажмем ОК и убедимся в этом, видите, сейчас наши ячейки имеют вот такую вот интересную заливку. Опять вызываем диалоговое окно формат ячеек, и смотрим, какие еще возможности здесь у нас есть. Узор может быть, также другого цвета, например, если мы сейчас выберем вот этот узор и выберем здесь какой-нибудь соответствующий цвет. То у нас сам узор станет этого соответствующего цвета, если предположим мы с вами передумали и не хотим ничем заливать наши ячейки, то можем выбрать команду, нет цвета, и после нажатия на кнопку ОК. Вы видите, у нас сейчас никакого цвета нет, но давайте вернем какой-нибудь цвет сюда, предположим, пусть это будет вот такой. Узоры устанавливать не будем, нажмем на кнопку ОК. все наша группа ячеек имеет вот такой вот вид. Кроме этого, мы с вами, можем задать обрамление ячеек, обрамление ячеек задается с помощью вкладки граница, здесь мы можем с вами установить, например, все или только внутренние, вот, например, внешние или внутренние границы. Вот если бы мы с вами, предположим, выбрали внешние и нажали на кнопку ОК, то у нас получится вот такой вот обрамление наших ячеек. Если же мы с вами, выбрали только внутренние обрамления, сначала выбрали вне, а потом только внутренние и нажали на кнопку ОК, то у нас видите, только внутренние границы нашего диапазона будут обрамлены, давайте вернемся к этому диалоговому окну и попробуем изменить тип линии.
118
TeachPro Microsoft Office 2003
Во-первых сбросим это все, установим внешние и внутренние и попробуем изменить тип линий. Для того чтобы изменить тип линии, во-первых, надо его сначала выбрать, после того как мы выбрали тип линии мы, устанавливаем какие именно границы, с помощью вот этих вот кнопочек этим самим типом линий обрамлять, вот видите, нажали вот сюда, верхняя граница, нажали сюда нижняя граница. Можем, например, еще изменить боковые. Вот так вот, у нас будет вот такой вот внешний вид. Кроме того, можем поменять цвет, цвет обрамлений, например, сделать, его синим. Еще раз нажать на соответствующие кнопочки, предположим мы хотим только боковые границы иметь, синим цветом, а верхние границы мы хотим иметь красный, вот так вот, кроме того, мы можем еще, вот на эти кнопочки. Вот будет такая интересная ситуация. Видите, у нас наши ячейки имеют вот такой вот вид. Если нам, по каким то причинам не нравится иметь вот такие вот границы, мы можем спокойно убрать, вообще полностью все эти линии и нажать на кнопку ОК. Видите, наши ячейки в смысле обрамление границ вернулись в свое первозданное состояние. Предположим, вы хотите, отформатировать одновременно несколько листов рабочей книги, что вы делайте. Для этого вам надо выделить несколько листов, давайте мы с вами их выделим. Держа нажатой клавишу Ctrl, выделяем нужные нам листы, потом выделяем группу ячеек, опять таки выполняем формат ячейки, заливаем наши ячейки, предположим вот таким цветом, с таким узором и нажмем на кнопку ОК. Сейчас перейдем на другие листы и видим, что у нас на и первом и на втором листе имеется вот такой вот узорчик. Проверим, правильно ли это все у нас произошло, столбец В, от 18 до 22 строки. Проверяем здесь, В 18, 22 строка, и здесь то же самое, 18, 22 строка. Точно, так же, если мы с вами опять таки выделим несколько листов. Выделим этот диапазон, выполним команду формат ячейки, мы можем точно также поработать с границами, предположим мы хотим вот такой вот линий, ярко желтого цвета ограничить верхние, нижние боковые, вот стороны, нажмем на кнопку ОК. Вот, у нас что случилось, на всех остальных листах у нас получилось то же самое. То есть, таким образом, мы с вами смогли поработать одновременно с группой рабочих листов. Давайте закончим на этом урок, мы научились менять оформления наших ячеек, а на следующем уроке мы научимся защищать ячейки и листы рабочей книги.
* * *
4.10. Защита ячеек, листов и книг
Сейчас мы с вами поговорим о защите ячеек, листов и рабочих книг. Excel имеет возможность устанавливать защиту на отдельные ячейки диаграммы и другие находящиеся на рабочих листах объекты. Также может установить защиту и на целый рабочий лист, и на всю рабочую книгу. Для чего устанавливается защита, во-первых для того, чтобы защитить данные от неосторожного действия пользователя, к примеру, вот предположим в этой ячейке у нас очень важная информация. Ну, вот, например 1,2,3,4 и мы не хотим, чтобы какой-нибудь, случайный пользователь ее поменял, в данном случае это совершено возможно, вы приходите, становитесь на эту ячейку и меняете ее значение. Там принципиально другое, это у вас может получиться случайно, в конце концов, вы можете просто локтем опереться на значок пробела и этого не заметить. Кроме, того, возможно, какие то данные нежелательно для просмотра посторонним человеком, и вы не хотите, чтобы посторонние люди видели ваши данные, для этого вы опять таки должны защитить свою информацию. Защита ячеек осуществляется с помощью диалогового окна формат ячеек, вот сейчас мы как раз на вкладке защита. Каким образом мы можем защитить наши ячейки? Мы можем защитить наши ячейки с помощью этих двух галочек, во- первых, защитить нашу ячейку от не санкционированного вмешательства, а во вторых мы можем скрыть формулы в наших ячейках. Это делается для того, чтобы сохранить какую-нибудь <<now how >>, чтобы обычный пользователь не увидел, что у нас там есть и как что мы считаем. К сожалению, защитить ячейки мы можем только после того, как защитим рабочий лист. По этому сейчас мы не будем менять эти галочки, нажмем на кнопку отмена и защитим наш рабочий лист. Для того чтобы включить защиту активного рабочего листа, мы выполняем команду сервис, защита. И здесь выбираем команду, защитить лист, выполняем ее. Здесь мы защищаем лист и содержимое защищаемых ячеек. Если в определенных ячейках мы установили вон ту га-
Раздел II. Microsoft Excel 2003
119
лочку, помните, диалогового окна формат ячеек, то после установки защита рабочего листа, те ячейки менять тоже не будет возможности. Введем, здесь какой-нибудь пароль для того, чтобы иметь возможность отключать защиту листа, предположим, введем 3 единицы, и нажмем на кнопку ОК, здесь нам предлагается ввести пароль еще раз, набираем мы с 3 единицы, сейчас у нас включена защита рабочего листа. Предположим, попробуем внести сюда какие-нибудь изменения, видите, сейчас нам Microsoft Excel сообщает, что ячейка или диаграмма защищена от изменений, для того, чтобы изменить защищенную ячейку или диаграмму надо снять защиту. Для того чтобы снять защиту потребуется ввод пароля. Давайте попробуем снять защиту и посмотрим, как это происходит, защита, снять защиту листа. Вот здесь нам предлагается ввести пароль, потому что только вы можете снимать эту самую защиту, введем наши три единицы, ОК, все. Сейчас мы спокойно меняем данные нашей ячейки. Предположим, мы хотим, чтобы весь наш рабочий лист был защищен, но в определенной ячейке пользователь все-таки мог вносить информацию. Предположим мы хотим дать возможность пользователю, вводить информацию только в эти две ячейки. Что мы с вами делаем? Мы выделяем весь рабочий лист, выполняем команду формат ячейки, убеждаемся, что здесь у нас установлена эта галочка. Установим также вторую галочку, скрыть формулы, хотя, что такое формулы мы с вами еще незнаем, но в дальнейшем мы это пройдем, нажмем на кнопку ОК, после этого выполняем команду сервис, защита, защитить лист. Здесь опять вводим пароль, нажимаем, ОК. Подтверждаем его. У нас пароль 3 единицы. Снова, ОК. Сейчас, нигде мы с вами не можем делать никаких изменений, видите Excel очень отрицательно, на все реагирует. После чего, мы выделяем эти две ячейки и выполняем команду формат, видим, что сейчас мы с ячейками ничего делать не можем, потому что у нас полностью защищен наш рабочий лист. Давайте снимем защиту с нашего рабочего листа, введем наш пароль, сейчас мы можем делать изменения, но у нас все наши ячейки, если вы вызовите диалоговое окно формат ячеек, они все защищены. Сейчас мы сделаем следующее, эти две ячейки освободим от защиты, убираем эти галочки, ОК и только после этого защищаем рабочий лист. Сейчас, сюда никаких изменений мы с вами вносить не можем, но в эти две ячейки запросто, видите, вот, сюда уже не можем, нам Excel сообщает, что ячейка или диаграмма защищена от изменений. Сейчас попробуем защитить всю рабочую книгу, это делается опять таки с помощью команда сервис и защита. Здесь вот, имеется команда, защитить книгу, выполняем ее, здесь имеются следующие пункты, защита структуры, или окна, обычно устанавливается первая галочка, потому что обычно защищается структура книги, пароль, его вводить необязательно, но можно, и после этого нажимаем на кнопку ОК. Ну, давайте введем пароль, опять 3 единицы, нажмем на кнопку ОК, подтвердим его, все, наша рабочая книга защищена. Снимается защита с рабочей книги точно также, сервис, защита, снять защиту книги, надо подтвердить пароль, все наша рабочая книга сейчас свободна для коррекции, с помощью этой команды защищаются все рабочие листы одновременно, ну защитой мы с вами вроде тоже разобрались. Если мы сейчас вызовем диалоговое окно формат, а сейчас мы не сможем вызвать диалоговое окно, потому, что мы не сняли защиту с нашего рабочего листа. Давайте снимем защиту с нашего рабочего листа и вызовем диалоговое окно формат ячейки, вот. Сейчас мы видим, что со всеми вкладками этого диалогового окна мы с вами ознакомились, что такое защита, мы знаем, вид, мы с ним работали, это заливка, затем обрамление границ, изменение шрифта, выравнивание и число. Давайте закроем это диалоговое окно и закончим текущий урок. На следующем уроке, мы с вами научимся использовать стили, пир форматировании рабочих листов.
* * *
120
TeachPro Microsoft Office 2003 4.11. Использование стилей для рабочих листов
Сейчас мы с вами поговорим об использовании стилей при форматировании рабочих листов. Что такое стиль? Стиль – это набор форматов. Каждая рабочая книга может иметь свой набор стилей. Предположим мы хотим использовать один из готовых стилей, мы выделяем, какую-нибудь группу ячеек, и выполним команду формат, стиль. Вот у нас появляется диалоговое окно стиль. В этом раскрывающемся списке дается имя стиля. В данном случае у нас есть следующие возможности, это установить стиль который называется гиперссылка, два денежных, обычный, процентный и два финансовых. Ч то в себя включает стиль? Стиль включает в себя изображение числа, выравнивание, шрифт, как показывать рамку, узоры и также защиту. В данном случае, стиль обычный, включает в себя изображение формата числа, как основной, обычное выравнивание, ничего интересного, шрифт Arial Kur, без рамок, без затемнения и с такой вот защитой. Мы можем применить имеющиеся стиль, можем его, например, поменять на процентный. Процентный стиль включает в себя только изображение числа вот в таком виде, у нас будет число и процент. Выглядеть оно будет именно так, потому что, в данном случае у нас пустые ячейки, может быть финансовый, вот вам показана маска, что такое маска для форматирования вы знаете, мы с вами даже создали свой собственный пользовательский формат в свое время. Любой стиль можно изменить, то есть, выбрать, что-то соответствующее и установить, например вот с тем же самым шрифтом. Выберем, например, какой не будь другой шрифт. Вот, этот и красным или синим цветом, вот видите, после того, как мы нажали кнопку изменить и кое-что поменяли, у нас здесь добавилась вот такая вот новая строчка. Где изображен выбранный нами шрифт, что он у нас будет Bold, размером 10 и с таким вот номером цвета. Ну, давайте попробуем применить этот формат, ну сейчас у нас здесь никаких чисел нет. Но, если мы будем что-то вводить, то у нас это все будет вводиться уже вот таким вот новым видом шрифта и соответственно новым цветом. Дальше, у нас все будет по старому, потому что видите, эти ячейки у нас небыли включены в диапазон, к которым был применен тот или иной стиль. Давайте опять выделим этот диапазон и выполним команду формат, стиль. Сейчас даже если мы уберем эту галочку, шрифт и нажмем на кнопку ОК, у нас внешний вид этих ячеек не изменится, почему? Если мы убрали, галочку шрифт. Значит, стиль уже не включает в себя изменение шрифта в данных ячейках, поменять шрифт с того измененного мы можем, только включив эту галочку изменить и установить, например то, что у нас было в прошлый раз. Например, Arial 10, вот, у нас сейчас вот так изображены наши числа, видите уже черным цветом. Мы можем создать свой собственный стиль, выполнить команду формат, стиль, выбрать какой-нибудь, например удобный нам. К примеру, выбираем вот этот денежный. Хотим, чтобы отображение было, например, с рамкой, с узором, меняем, например, устанавливаем такую вот рамку, даже вот такого синего цвета, давайте мы это с вами уже умеем делать, вот так вот, шрифт у нас будет вот такого цвета, ОК. Сейчас, на основе стиля денежный мы создали свой собственный стиль, если мы хотим, например, добавить, чтобы у нас был стиль с собственным именем, давайте установим галочку, то нам достаточно здесь поменять имя, к примеру, сделаем наш собственный стиль. Так, его и назовем, нажмем на кнопку добавить, сейчас этот стиль у нас будет в этом списке, видите, вот у нас есть – мой стиль. Применяем его, нажимаем, ОК. Ну, правда, здесь у нас, в общем, то так и было, давайте, применим этот стиль, например к этой группе ячеек. Выбираем, мой стиль, ОК. Созданный нами стиль можно также удалить, делается это опять таки с помощью диалогового окна стиль, выделяем нужный и нажимаем на кнопку, удалить. Ну, здесь со всеми кнопками вроде бы понятно, мы можем менять имеющийся стиль, при кнопке ОК, мы применяем данный стиль к выделенным ячейкам, при нажатии на кнопку закрыть, просто закрываем это диалоговое окно. У нас осталась еще одна кнопка, которую мы с вами сейчас разберем, эта кнопка объединить, давайте нажмем на эту кнопку, здесь нам предлагается объединить существующие стили и различных рабочих книг, для того, чтобы объединить несколько стилей у нас должно быть открыто несколько рабочих книг. Давайте, нажмем на закрытие этих диалоговых окон. Попробуем создать новую рабочую книгу, чистую, создадим, например, в этой рабочей книге опять таки наш собственный стиль. Видите, в этой рабочей книге, если вы обратили внимание, нет другого стиля, к приме-
Раздел II. Microsoft Excel 2003
121
ру, здесь пусть будет, имя стиля - мой стиль 2. Давайте, установим вот такой вот шрифт, синим цветом, видите вот, это мой стиль, 2. Делаем, добавить, а после этого нажимаем кнопку, объединить. Сейчас нам предлагается объединить стили из документа книга 1 Excel S, если мы ее выделим и нажмем на кнопку ОК, Microsoft Excel у нас спросит – объединить стили, имеющие одинаковые имена, мы ему скажем, нет, пусть только добавит в этот список стили, которых не было в нашей рабочей книге. Правда, после открытия мы видим, что он ничего не добавил, это произошло, потому что в прошлой рабочей книге мы с вами стерли созданный нами стиль, мы его удалили, как вы помните, сейчас его здесь нет, поэтому мы в этом окне нажмем на кнопку объединить. И посмотрим, появится, ли здесь стиль, который мы назвали мой стиль 2. У нас опять спрашивают, объединить стиль, имеющий одинаковые имена. Мы, говорим, нет и уже в раскрывающемся списке, мы видим стиль – мой стиль ,,2,,. Таким, образом, мы добавили из рабочей книги – книга два, сюда стиль, ну все, вопросы стилей мы с вами полностью разобрали, на следующем уроке мы с вами бдим заниматься автоформатом.
* * *
4.12. Автоформат
Сейчас мы с вами займемся использованием автоформата, для этого перейдем на лист 2, автоформатом мы будем заниматься здесь. Что такое автоформат? Это набор фиксированных форматов, для того, чтобы работать с прямоугольными диапазонами. Если у вас имеется таблица стандартного вида, то с помощью автоформатов вы очень быстро сможете привести его в весьма, божеский вид. Что нужно сделать, чтобы применить автоформат, надо выбрать прямоугольный диапазон, давайте мы его выберем, предположим, вот этот, дальше выполняем команду формат, автоформат. Вот здесь у нас имеется список, вот таких вот форматов, которые можно применить в данной ситуации, предположим, нас больше всего интересует вот этот, выберем его и нажмем на кнопку ОК, вот наша таблица у нас приняла вот такой вот интересный вид. Фактически легким движением руки мы ее отформатировали. Может быть, вам будет нужно установить особые параметры автоформата, для этого мы опять таки выделяем наш прямоугольный диапазон, выполняем команду автоформат, здесь выбираем нужный и нажимаем на кнопку параметры. Вот здесь, у нас открывается такая нижняя часть нашего диалогового окна, давайте немножко его поднимем наверх, где мы можем установить, что именно мы хотим менять. В данном случае этот автоформат включает в себя числа, рамки, шрифты, узоры, выравнивания в ширину и высоту. Если мы уберем эту галочку, то соответственно узоры у нас видны, не будут, видите, заливок, здесь у нас уже нет, убрали галочку, заливок нет. В ширину и высоту, убираем галочку. Видите, диалоговые окна меняются. Выравнивание, если мы устанавливаем или убираем эту галочку, у нас соответственно сбрасывается тип выравнивания, ну и, наконец, рамки, вот нажали рамки, ушли, нажали, рамки появились, то же самое с форматом чисел. Видите, здесь у нас финансовый формат, если мы галочку выбрасываем, соответственно обычный общий формат у нас остается. Ну и соответственно выбираем при этом любой, и нажимаем на ОК, вот у нас сейчас вот такой вот формат. Предположим, мы хотим удалить форматирование наше таблицы, не понравилось оно нам, хотим все привести в исходный вид, для этого выделяем нужный диапазон, выполняем команду формат, автоформат и в данном списке выбираем вот эту возможность, который называется, нет. С помощью вот этого выбора у нас удалиться автоформат, нажимаем на кнопку ОК, все. У нас сейчас никакого формата примененного к данной таблицы нет. Правда надо сказать, что этой возможностью нужно пользоваться редко, таким снятием автоформата, потому что фактически удаляет все форматирование соответственного диапазона. А также то, которого вы применили до использования автоформата, ведь на самом деле здесь могли быть даны, например, формат ячеек, какой не будь специальный финансовый формат, вот так вот. Затем, вы могли бы применить автоформат, который не затрагивал бы формат чисел, то есть все бы осталось, так как есть, давайте выберем, что не будь, видите, вот этот формат остался тем, который был. А потом вы выделили, вот это форматирование, сделали автоформат, выбрали возможность, нет. И нажали на кнопку ОК, видите, сделанная вами до того форматирование чисел,
122
TeachPro Microsoft Office 2003
тоже исчезло, поэтому вы можете таким образом случайно испортить вашу таблицу и стоит быть очень внимательным. Ну, все. Мы, с вами изучили сейчас возможность автоформатирования в Excel, на следующем уроке мы с вами научимся копировать форматы и этим самым закончим главу форматирование в Excel и перейдем к программированию на рабочем листе.
* * *
4.13. Копирование формата
Сейчас мы с вами поговорим о копировании форматов. Очень часто бывает, ситуация, когда вы удачно отформатировав какой-нибудь диапазон, или какуюнибудь ячейку, хотите без труда применить этот формат на какие-то другие ячейки. Давайте попробуем с вами это сделать. Отформатируем, какую-нибудь ячейку, например вот эту, урок 12, вызываем знакомую нам команду формат ячеек, зададим какой-нибудь приятный нам шрифт, полужирный, такого вот красивого оранжевого цвета, даже установим двойное подчеркивание, вот так, нажмем на кнопку ОК. У нас, таким образом, ячейка отформатирована. Предположим мы хотим скопировать этот формат, вот на этот диапазон, что мы делаем, мы выделяем данную ячейку, выполняем команду правка, копировать. После этого мы выделяем тот диапазон, куда мы хотим применить данный формат, и выполняем команду правка, специальная вставка. Здесь, мы устанавливаем следующую галочку форматы и нажимаем на кнопку ОК. Видите, к данному диапазону был применен вот этот вот формат, который мы с вами ставили диалогового окна специальная вставка. Это мы можем делать не только с помощью меню правка, давайте еще раз скопируем этот формат. А еще лучше изменим с вами его. Например, сейчас сделаем такого вот, синего цвета. Нажимаем, на правую клавишу мыши, выполняем команду, копировать. Затем, выделяем нужный нам диапазон, опять таки нажатие правой клавишей мыши и выполняем команду специальная вставка, появляется все тоже диалоговое окно, устанавливаем форматы, нажимаем на кнопку ОК, вот. Теперь сюда применен формат из вот этой вот ячейки, ячейки F12, кроме того, мы можем копировать не только формат одной ячейки, а формат прямоугольного диапазона. Для этого, давайте выделим, какой не будь диапазон, отформатируем его, сделаем формат, автоформат, выберем какуюнибудь возможность, предположим классический 3, нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас, сейчас вот так отформатирована наша таблица. Для полной ясности изменим шрифт двух последних ячеек, сделаем его, предположим, вот таким вот цветом, у нас вот такой вот формат диапазона. Теперь, если мы выделим весь этот диапазон, выполним команду копировать, затем выделим диапазоны, куда нужно это вставить, предположим, вот такой вот большой диапазон, нажмем на правую клавишу мыши. И, выполним команду специальная вставка и установим переключатель формата. И нажмем на ОК. То мы увидим, что данное форматирование полностью применилось к выделенному диапазону, причем применилось следующим образом, количество ячеек было специальным образом подобрано, у нас 3 синих и 2 красных, вот видите, у нас 3 синих написания и 2 вот таких вот розовых. Потом формат применился сначала, то есть опять таки заголовок, 3 синих, две розовых и так далее. Здесь у нас диапазон был короче, поэтому, два розовых написания просто не поместилось, вот такой вот очень интересный вариант, то есть понятно, что таким образом мы можем выделять диапазон для конечной ставки формата большего или меньшего размера, нежели исходный. Ну, все, на этом мы заканчиваем наш текущий урок, вместе с тем полностью заканчивается форматирование данных в Excel, на следующем уроке мы с вами начнем новую главу программирование на рабочем листе, мы начнем с вами писать формулы, пользоваться функциями, создавать именованные диапазоны.
* * *
Раздел II. Microsoft Excel 2003
123
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе 5.1. Понятие формулы Сейчас мы с вами начинаем тему, Формулы и имена на рабочем листе. Как вам известно, Excel был создан для того, чтобы производить определенные вычисления. Вычисления в Excel производятся с помощью формул, а в формулах используются операции. Операции могут быть арифметические, текстовые, сравнения и адресные. Давайте с вами введем здесь несколько чисел, предположим, в ячейку 1 мы вводим число 1, сюда число 2 и сюда число 3. Вот у нас записано три числа, предположим, мы хотим, в ячейке А5 получить результат сложения первых двух чисел, делается это с помощью формул. Формула всегда начинается со знака равняется давайте введем этот знак, после этого, после того, как вы ввели, знак равняется, вам нужно подставить операнды, операндами могут быть как числа, так и адреса ячеек. Ну, давайте подставим адреса ячеек, предположим, мы хотим к первой ячейке, вот у нас сразу выделилось первая ячейка прибавить ячейку А2, так и запишем. Вот ячейка А2 у нас выделилась соответственно зеленным цветом, сейчас у нас в ячейке опять имеется результат сложения, ячеек А1 и А2, Если мы посмотрим стоку формул, мы увидим, что здесь у нас изображена наша формула, к ячейке А1 прибавить ячейку А2, получили результат 3. Давайте в ячейке А6, введем формулу для вычитания, вычтем из одной ячейки другую, делается это так же, как и в первом случае, ровняется А2, вычесть А1, нажимаем клавишу Enter. Вот, сейчас у нас здесь, мы видим результат вычитания с одной ячейки в другую, давайте сейчас получим умножение, сейчас мы сделаем с ячейкой А3. Ее умножим на ячейку А1, вернее не сами ячейки, а их содержание, правильно мы получили результат равный трем, точно также мы можем сделать, для деления, А3 поделим на пример А1. Здесь результат у нас тоже тройка, более того, мы можем, вот возвести, например в степень. Возведение в степень, происходит следующим образом, предположим мы хотим в ячейку А3, возвести в степень, которая содержится в ячейке А2, как мы это делаем. Мы здесь вводим А3, значок степени у нас вот такая квадратная шапочка, и ввозим А2, нажимаем клавишу Enter. Вот здесь получилось 9, все правильно, 3 в степени 2, у нас равно 9. Ну и последняя арифметическая операция, которая нам осталась, это операция процент. Давайте попробуем сделать следующее, введем, ровняется, предположим, ячейка А1, процент и нажимаем на клавишу Enter. У нас получилось, что число 1 является фактически одной сотой от целой доли, то есть мы получили процент, как бы от сотой. Все правильно, теперь давайте сделаем вот что, попробуем изучить текстовые операции. На самом деле, для текстов у нас имеется только одна операция, операция сцепления. Давайте попробуем с ней разобраться, предположим, в ячейку В1, у нас введено слово имя, а в ячейку В2, слово фамилия. Сейчас мы с вами в ячейке В3 получим конкадинацию, то есть сцепление значений ячеек В1 и В2, давайте это попробуем, В1, конкотинация В2 и нажимаем клавишу Enter. В результате у нас две строки сцепились друг с другом, у нас имя и фамилия вот так вот друг к другу прилепились. Что еще интересного мы можем с вами сделать. Следует заметить, что формулы мы можем вводить не только в сами ячейки, еще мы их можем вводить непосредственно в стоку формул. Давайте попробуем, введем сейчас сюда, какую-нибудь формулу, например, равняется ячейка В2 сцепить, с ячейкой В3 и нажмем, на клавишу Enter. Сейчас у нас ячейка В3, которая содержит уже в свою очередь формулу. Участвует, вот в этой формуле и результат находящейся в этой ячейке сцепился с ячейкой В2. То, есть фактически мы можем создавать, вот такие вот, как бы вложенные формулы. Существует еще один интересный способ ввода формул. Это вводить адреса ячеек с помощью мыши, давайте здесь мы попробуем вот что, напишем опять, формулу равняется, которой мы хотим к содержимому ячейки А2 прибавить содержимое ячейки А3. В данном случае мы в ручную не вводим адреса ячеек, мы щелкаем левой клавишей мыши по ячейке А2, а затем прибавляем и щелкаем левой клавишей мыши А36 и только после этого нажимаем клавишу Enter, вот так вот. У нас опять получился в результате значение 5, а ввели адреса ячеек мы с помощью левой клавишей мыши. Давайте, на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами поговорим об абсолютных и относительных адресах ячеек.
* * *
124
TeachPro Microsoft Office 2003 5.2. Адреса ячеек
На прошлом уроке мы с вами начали изучение формул, в формулах как вы помните, очень часто используются адреса ячеек, давайте введем здесь несколько чисел, предположим 9; 8; 7; 6; а здесь тоже введем какие-нибудь числа, например 1,2,3, и 4. Вот у нас, имеются вот такие, 2 столбика. Предположим, мы хотим с вами, создать формулу, которой произведем вычитание от ячейки А2 в ячейке В2. Вы, уже знаете, как мы это делаем. Мы, вводим, знак равняется, пишем адрес в первой ячейке, это у нас А2, от которой вычитаем в ячейку В2. Вот у нас получилась такая формула, которая дала результат 8. В данном случае используется относительная адресация ячеек. Что это значит? Это значит, что если мы сейчас скопируем эту формулу и перенесем ее на пример в ячейку С3. Давайте, мы это сделаем с помощью клавиатуры копируем содержимое этой ячейки С2 и переносим содержимое в ячейку С3, мы в ячейке С3 уже получили формулу не А2 – В2, а А3 – В3, то есть, у нас содержимое ячейки автоматически изменилось, потому что использовались относительные адреса. Если мы вернемся сюда, то увидим, что здесь относительно ячейки С2, была взята ячейка А2 и В2. Соответственно, если мы перенесли формулу сюда, то у нас изменилась строка, то есть практически произошло изменение по строке, произошло изменение строки, 2 на стоку 3. Естественно, можно предположить, что если мы перенесем нашу формулу сюда, в ячейку D2, то у нас произойдет и изменение по столбцам, давайте мы попробуем это сделать, опять скопируем и переносим вот сюда. Правильно, у нас произошло сейчас изменение по столбцам, были взяты не столбцы, А и В, а были взяты столбцы, В и С. То есть, находящиеся на определенной позиции от столбца D, а строки получились неизменными. Чем, удобны относительные адреса? Очень, часто бывает необходимость, например, если у вас очень длинные данные, просто с помощью маркера автозаполнения протянуть нашу формулу и тогда соответственно у нас будет в определенной ячейке посажены соответствующие измененные адреса. Теперь, что делать, если мы не хотим менять адреса. Если мы не хотим менять адреса, для этого используются абсолютные адреса ячеек. Абсолютные адреса ячеек указываются с помощью значка доллара, если вы хотите оставить фиксированным столбец, то прямо рядом с ним ставится значок доллара, попробуем, значок доллара. Имя столбца, если вы не хотите не в коем случае менять стоку, еще раз ставится значок доллара и ставится уже номер строки, предположим это у нас А2. В данном случае, эта ссылка, указывает именно на эту ячейку. Отнимаем от нее, значок доллара, В, значок доллара А2, нажимаем клавишу Enter. У нас получился ответ совершенно идентичный тому, что был получен ячейке С, но здесь использовались относительные адреса, а здесь абсолютные. Если же мы с вами протянем маркер автозаполнения, то во всех ячейках мы получим число 8, потому что, формула у нас не изменилась. Она везде ссылается на одни и те же ячейки – А2 и В2. В данном случае, у нас адреса зафиксированы и по столбцу и по строкам, что будет, если мы зафиксируем их только по столбцу, давайте попробуем. Фиксируем по столбцу, А2, не вписываем знак доллара, потому что по строкам мы не фиксируем, вычесть, В2, нажимаем клавишу Enter, здесь у нас получился результат 8, но если мы протягиваем маркер заполнения. Мы, видим, что результаты наши изменились, потому что мы разрешили менять формулу относительно строк, и она поменялась, здесь уде третья строка фигурирует, здесь четвертая и здесь пятая. Но, если мы вот это строчку, скопируем и перенесем, например, вот сюда. И вставим ее, то вы увидите, что столбцы здесь соответствующие не изменились, вот помните, когда мы скопировали вот эту формулу и вставили ее вот сюда, у нас поменялись столбцы, в данном случае у нас столбцы не поменялись, потому что, они у нас были зафиксированы. Вот такой вот тип адресации, когда зафиксированы либо столбцы, либо стоки, называется смешанным типом адресации. Мы сейчас можем очень легко построить, например таблицу умножения для чисел до девяти, используя вот такой вот смешанный тип адресации. Давайте, с вами попробуем, введем числа от нуля до девяти, мы это даже можем ввести с помощью маркера автозаполнения, вот так вот, мы с вами ввели такие числа, сейчас введем мы также вот сюда, давайте потянем маркером, вот, что мы здесь хотим умножить? Мы, хотим умножить содержимое ячейки С10 на содержимое ячейки В10, но так, чтобы, если мы протянем маркером автозаполнения, строчки бы соответственно поменялись, давайте попробуем: ровняется, мы умножаем, ставим якорек, В10 ум-
Раздел II. Microsoft Excel 2003
125
ноженное на С9, видите, у нас получилась единица. Теперь если мы сейчас протянем маркером автозаполнения, то мы увидим, что здесь у нас соответственно произошли изменения, почему это произошло, потому что здесь мы ошиблись, на самом деле, здесь надо было тоже вставить знак доллара, сейчас давайте протянем эту нашу формулу, что у нас произошло. У нас произошло, что здесь, эта наша формула преобразовалась соответственно В11 умноженная на С9, это продолжает быть С9, потому что мы зафиксировали ее по строке и она у нас не меняется, здесь у нас соответственно получилось В12, но продолжает оставаться С9 и так далее. Для чего мы это сделали, а мы сделали вот для чего, если мы сейчас протянем маркер автозаполнением вот сюда, то мы увидим вот такое интересное изменение формулы. Здесь соответственно у нас остается В10, остаются вот эти заглавные собственно сомножители, но меняется уже второй множитель, строка у нас остается той же, но меняется столбец. Видите, как интересно все получилось. Давайте протянем это все до конца. Есть кстати, вот такой секрет, если вы сделайте двойной щелчок на маркере автозапонения, то он протянется до самого конца, вот так вот, еще раз, двойной щелчок, видите как интересно. Сейчас посмотрим, что у нас с вами получилось? А у нас получилась вот такая интересная таблица умножения. Если, мы с вами, как-то видоизменим этот столбец. А еще лучше сделаем его более жирной и вот эту строчку, то у нас получится очень наглядно, у нас получится здесь правильный результат, можете проверить, 6 умноженная на 3, будет 18. Видите, мы это все сделали с помощью комбинирования смешанных адресов. Ну что такое смешанный адрес, что такое абсолютные и относительные адресация в ячейках вы уже поняли, давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами начнем изучать массивы.
* * *
5.3. Редактирование формул
Перед тем, как приступить к изучению массивов, все токи давайте повторим редактирование формул. Как мы редактируем формулы, во-первых, мы можем точно так же, как и для изменения значения в ячейках выделить нужную, нажать клавишу F2, перейти в режим редактирования и здесь менять формулу. Кроме того, мы можем редактировать формулу, прямо в строке формул, делаем щелчок по строке формул, чтобы фокус ввода был бы именно там, и здесь редактируем. Очень часто нам может быть необходимо, изменение типа ссылки, с относительной на абсолютную и обратно. Вот, например, здесь у нас имеется формула, где используется абсолютная ссылка, предположим нам нужно ее изменить. Первый способ, это можно сделать в ручную, просто сюда вставив несколько знаков доллара. Вот, например как мы сейчас это делаем с вами, вот так, вставили значки доллара, нет здесь, вот так вот, мы уже, таким образом, поменяли, но с другой стороны можем сделать следующее. Установить сюда, индикатор активной ячейки и нужное количество раз нажать на клавишу F4, вот видите, мы нажимаем на клавишу F4 и у нас данная ячейка меняется. Сейчас, у нас она абсолютная и по столбцу и по строке, нажимаем клавишу, F4. Сейчас, только по строке, только по столбцу и относительная ссылка. Видите? Вот, таким вот образом можно ее менять. После того как изменили, нажимаем клавишу Enter. Иногда, бывает необходимо сразу на рабочем листе увидеть формулы. Вот видите, сейчас мы на рабочем листе видим только результат, формулы мы невидим, сами формулы мы видим вот здесь, в строке формул. На случай, если нам вдруг хочется видеть формулу прямо здесь, мы можем сделать следующее.
126
TeachPro Microsoft Office 2003
Мы, можем выполнить команду, сервис, параметры, вызвать вот это диалоговое окно, перейти на вкладку вид. В данном, случае мы уже на вкладке и установить значок, формулы, если мы устанавливаем этот значок и нажимаем на кнопку ОК, то у нас видите, вместо результатов видны формулы, вот, нашей таблице умножения, видите, это все, все это формулы. Давайте сейчас вернем ситуацию к первоначальной, то есть уберем этот флажок и нажмем на клавишу ОК. Теперь, у нас на экране только результат. Ну и нам осталась еще одна маленькая деталь, предположим мы хотим использовать результат вместо формул, что это значит. Предположим мы, хотим скопировать только результат, работы этой формулы, а не саму формулу. То, есть если мы скопируем содержимое данной ячейки и вставим ее в любое другое место. То у нас сюда вставилась фактически наша формула, а не как не результат. Для того чтобы вставить результат, делаем следующее, выделяем нужный нам диапазон, выполняем команду правка, копировать. Вы можете это делать и с помощью меню и с помощью панели инструментов и с помощью клавиатуры, контекстного меню и так далее, скопировали, потом выделили диапазон, куда мы хотим это вставить, мы выполняем команду специальная вставка, не вставить, а специальная вставка, здесь мы показываем, что именно мы хотим вставить. В данном случае, мы хотим вставить значение, то есть результат, а не как не формулу, а значения, вставить. На первый взгляд, мы получили то же самое, что здесь у нас, но на самом деле это не так. Если, мы выделим эту ячейку, то увидим здесь в стоке формул, что она содержит формулу, но если мы выделим, вот эту ячейку мы увидим, что она содержит только число, то есть в данный диапазон мы вставили только значения, полученный здесь результат. Вроде про редактирование формул все, на следующем уроке мы на конец то перейдем к массивам.
* * *
5.4. Массивы
Сейчас мы с вами начнем работать с массивом. Что такое массив в Excel. Массив в Excel это прямоугольный диапазон ячеек, который обрабатывается единообразно, давайте перейдем на лист 2 и начнем работать. Для того чтобы ввести формулу массива, нужно сделать следующее, во-первых, выделить массив, давайте здесь введем пару промежуточных значений, например 1 и 2, у нас в ячейке А1, число 1, в ячейке А2, число 2, и попробуем поработать как бы с массивом. Выделим предварительно прямоугольный диапазон, вот мы с вами ее выделили. Вводим формулу, введем ее вот сюда, в строку формул, это у нас ровняется, А1 предположим, плюс А2. мы ввели формулу. После того, как мы ввели формулу, мы должны нажать ни клавишу Enter, а комбинацию клавиш Shift-CtrlEnter, после чего, видите, у нас формула преобразовалась, вот таким образом, она сейчас у нас в фигурных скобках. Это показывает, то что, эта формула для массива и весь диапазон нами ране выделенный запомнился одним и тем же результатом. Каждой данной ячейке имеется эта формула. То есть мы с вами сейчас в первый раз ввели формулу массива. Правда надо подчеркнуть, что в данном случае формула хранится в единственном экземпляре и эта запись не равна последовательности подобных формул в каждой ячейке. Она вводится один раз и вычисляется тоже один раз. Сейчас мы попробуем сделать вот что, мы с вами введем несколько значений сюда, 1; 2; 3; 4; 5; 6 и сюда, предположим вот так вот. Попробуем задать формулу массива, так чтобы она работала с диапазонами. Как вы помните, диапазон у нас задается следующим образом, в данном случае он начинается от А12, затем ставим двоеточие. Затем, последнюю ячейку диапазона, у нас это А17, прибавить, укажем соответственно вот этот диапазон - В12, двоеточие, В17 и сейчас нажмем комбинацию клавиш Shift-Ctrl-Enter, нажимаем. Видите, у нас везде получились, разные значения, почему, потому что, для вот этой ячейки работает фактически первый элемент, первого диапазона и второй элемент второго диапазона. Для этой ячейки - второй элемент, первого диапазона и второй элемент второго. На самом деле очень удобно, вот так вот все задавать с помощью диапазонов. Еще раз обратите внимание, вот на эти круглые скобочки. Именно они означают, что эта формула массива. А вот этот диапазон, он рассматривается, как единый элемент. Если у вас уже есть определенный диапазон и имеется формула для него, вы не сможете вставлять сюда, например ячейки или редактировать каждую ячейку, например в нутрии диапазона. Массив меняется как единое целое. Если вы обратили внимание, когда мы вводили вот это самую формулу массива. Этот диапазон мы выбрал равным, вот этому и этому диапазону. На самом деле это совершенно необязательно. Мы можем выбирать в качестве диапазона массива, диапазон меньшего или большего размера. Давайте попробуем сейчас с вами это сделать, сделать диапазон меньшего массива. То есть, мы пытаемся вот эту формулу, давайте мы ее все-таки скопируем, вот так вот. Мы ее скопировали в буфер обмена, так, часть массива мы не изменяем. Сделаем двойной щелчок, даже не так, сначала выделим меньший диапазон, введем сюда эту формулу, вот она и нажмем комбинацию клавиш Chift-Ctrl-Enter, как вы видите, несмотря на то, что этот наш конечный диапазон был меньше по размеру, чем исходный, все равно у нас все посчиталось правильно. Просто сюда формулы соответственно не применились. Давайте на этом закончим текущий урок, что такое массивы, мы с вами уже поняли, на следующем уроке мы с вами займемся именами, научимся именовать ячейки и диапазоны.
* * *
Раздел III. Microsoft Access 2003
127
Раздел III. MS Access 2003 1. Запуск MS Access 2003
Теперь, когда вы познакомились с основными приемами работы в операционной системе Windows XP, перейдем непосредственно к изучению программы Access из пакета Microsoft Office 2003. На предыдущих уроках она была успешно установлена, и уже необходимо освоить запуск этой программы и его некоторые особенности. Как обычно, можно запустить нужную нам программу с помощью ярлычка на рабочем столе, щёлкнув дважды левой кнопкой мыши на нем. Вот так. Так же можно воспользоваться кнопкой ПУСК и найти Access в списке слева. Там, как вы знаете, располагаются ярлыки недавно использованных программ. При этом достаточно уже одного клика левой кнопкой грызуна. Щёлк, и у нас открылся еще один Access. Если же вы уже давно не пользовались программой, не беда. Последовательное нажатие мышкой на ПУСК -> ВСЕ ПРОГРАММЫ -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2003 позволит нам еще раз открыть эту программу. Сейчас у нас открыто аж три Access-а, которые нужно последовательно закрыть. Раз-два-три. Теперь рассмотрим чуть менее популярный способ запуска. Войдем в меню ПУСК и активируем пункт ВЫПОЛНИТЬ. Введем в строке M-s-a-c-c-e-s-s, нажмем Enter и вуаля, у нас снова запущен Access. С помощью Alt+F4 закроем его. Найдем на рабочем столе ярлык изучаемой программы и вызовем контекстное меню. Выберем пункт СВОЙСТВА и назначим для программы сочетание клавиш ее вызывающее. Для этого помещаем курсор в поле БЫСТРЫЙ ВЫЗОВ, нажимаем одновременно CTRL и например А и получаем сочетание "горячих" клавиш для вызова Access-а. Не забываем нажать кнопочку ПРИМЕНИТЬ и ОК. Теперь при нажатии на CTRL+ALT+A быстро запускается нужная программа. Так как я часто обращаюсь к программе, скорость и удобство ее запуска выходят на первый план. Но натура требует разнообразия, и мы сейчас рассмотрим ещё один очень удобный способ быстрого запуска программы. Как и предыдущий, он требует некоторой подготовки. Войдём в меню ПУСК, нажмём на ВСЕ ПРОГРАММЫ, выберем Microsoft Office и перетащим Microsoft Office Access 2003 на панель задач, которая находится рядом с кнопкой ПУСК. Теперь единственным кликом левой кнопкой мыши по значку Access-а на панели задач можно вызвать программу. Вот так. Теперь поговорим еще об одном способе запуска Access. Это так называемый БЕЗОПАСНЫЙ запуск. Выполняется он либо если в строке ВЫПОЛНИТЬ меню ПУСК к команде Msaccess добавить параметр /s-a-f-e и нажать Enter, либо с помощью кликов на ярлычках при нажатой клавише CTRL. Нажимаем значок в панели задач, удерживая при этом CTRL, и запускаем программу в безопасном режиме. Правда, при этом нам, как обычно, предложат подумать над целесообразностью такого шага. Мы хотим именно безопасного режима. Так чем же он так примечателен. Безопасный режим Microsoft Office позволяет безопасно использовать приложение Office или семейства Office, при запуске которого возникли определенные неполадки. В случае обнаружения неполадки при запуске Office либо устраняет, либо изолирует ее, делая возможным успешный запуск приложения. Сейчас я расскажу о системе устранения неполадок подробнее и это может показаться сложным и ненужным, но в процессе изучения программы Access те моменты, которые вам сейчас покажутся просто словами, станут понятны и доступны. Итак, при запуске Microsoft Office выполняет проверку на
128
TeachPro Microsoft Office 2003
наличие таких неполадок, как невозможность запустить надстройку или расширение, либо поврежденность ресурса, файла, реестра или шаблона. Если неполадка обнаружена, то при следующем запуске приложения выводится сообщение с вопросом о том, следует ли отключить ту часть программы, в которой обнаружена неполадка. Список отключенных частей можно просмотреть в диалоговом окне меню СПРАВКА -> О ПРОГРАММЕ -> ОТКЛЮЧЕННЫЕ ОБЪЕКТЫ. Здесь можно включить перечисленные объекты. Для включения некоторых объектов может потребоваться перезагрузка или переустановка надстройки или повторное открытие файла. Включение объекта не обязательно приводит к устранению неполадки; при следующем запуске приложения включенный объект может быть снова помещен в список отключённых. Таким образом можно отслеживать причины неполадок. Описанная выше процедура называется "Автоматический безопасный режим". Мы вызывали этот режим сами и это называется "Безопасный режим, инициируемый пользователем". При этом начинают действовать некоторые ограничения. Невозможно сохранение шаблонов (что такое шаблон вы узнаете позже). Помощник по Microsoft Office не отображается автоматически. Пользовательские настройки панелей инструментов или панели команд не загружаются и сохранение пользовательских настроек невозможно. Список автозамены не загружается, и изменения этого списка не сохраняются. Восстановленные документы не открываются автоматически. Смарт-теги не загружаются и сохранение новых смарт-тегов невозможно (об этой новинке так же позже). Игнорируются все параметры командной строки, кроме «/a» и «/n». Невозможно сохранение файлов в дополнительной папке автозагрузки. Невозможно сохранение личных настроек. Дополнительные средства и программы не загружаются автоматически. Невозможно создать или открыть документ с ограниченным разрешением. В заключение темы безопасного запуска следует сказать, что из вышеприведенного списка видно стремление минимизировать влияние пользователей, то есть нас на программу с целью устранения ошибок. Это в общем разумно, потому как большинство ошибок именно пользовательские.
* * *
2. Интерфейс программы
На ближайших уроках вы познакомитесь с основными возможностями MS Access2003.Для этого мы с вами рассмотрим управление программой посредством диалогов и меню, рассмотрим панель управления и научимся их настраивать. Сначала познакомимся со стандартными для всех программ, работающих в среде Windows функциями. Перед Вами сейчас окно программы Microsoft Access с открытой базой данных. База была взята произвольно, чтобы рассмотреть возможности программы. В процессе изучения мы создадим свою базу данных. Итак зайдем в меню ФАЙЛ. Это можно сделать как обычно, с помощью мышки (кликнув левой кнопкой), вот так, или с помощью клавиатуры, нажав левый ALT. Этим способом вы попадаете в строчку меню. Перемещаться по меню можно с помощью курсорных клавиш. А выходить - с помощью ESC. Еще раз войдем в строку меню и выберем пункт меню ФАЙЛ. Первым же пунктом будет создание новой базы данных. Опять несколько вариантов. Либо мы кликнем мышкой на этом пункте, либо, если вы поклонник клавиатуры, жмем CTRL+N и добиваемся того же результата. Сейчас я умыш-
Раздел III. Microsoft Access 2003
129
ленно не буду рассказывать о вариантах создания новой базы, так как наша цель - познакомиться с организацией меню. Жмем ESC, выходим и двигаемся к следующему пункту меню. При нажатии CTRL+O или соответствующего пункта меню можно выбрать какую базу и откуда открыть. Следующим пунктом значится способность программы работать с базами данных других программ. Этот пункт меню называется "внешние данные" и предлагает возможность либо импортировать уже готовые базы данных из таких популярных программ, как DBase, Lotus и прочих, либо связать вашу базу данных с определенной таблицей внешней базы. Эти два подпункта идентичны в плане выбора "жертв" для импорта. В раскрывающемся списке представлены те же программы. Идем дальше. Пункт "Закрыть", надеюсь, понятен без комментария. К сожалению, комбинации горячих клавиш не предлагают. Далее следует пункт "Сохранить», назначение которого следует из названия. В этом пункте вы можете сохранить текущие изменения. Этому же способствует сочетание клавиш CTRL+S. Вот следующий пункт меню представляется более интересным. Дело все в том, что пункт "Сохранить как..." позволяет сохранить отдельные части вашей базы данных не просто как есть, но и как другие компоненты базы данных. Например, вы можете сохранить форму как отчет, а таблицу как запрос. Когда мы познакомимся с программой поближе, нам станет понятна вся полезность этого пункта, а сейчас не будем конкретизировать и углубляться в подробности. Следующий пункт меню - "Экспортировать" похож на пункт "Сохранить как...". Мы можем экспортировать объект базы данных в другие форматы. Правда, список гораздо скромнее упомянутого пункта. Мы пропустили пункт "Резервная копия", особенностью которого является добавление по умолчанию даты записи к названию файла. Следующие три пункта относятся к распечаткам ваших документов, т.е. как будут выглядеть ваши элементы базы в печатном виде. Пункт "Параметры страницы" поможет вам придать наиболее приемлемый вид вашим данным. В первой вкладке можно задать поля для печати страницы. Кроме того есть галочка "Печатать только данные", с действием которой вы можете по экспериментировать, т.к. мне привычнее полное отображение. На следующей вкладке вы сможете выбрать ориентацию высших данных на странице, формат печати и собственно принтер для распечатки ваших данных. На последней вкладке можно задать более конкретно видимость ваших данных, а именно, вам будет предложено: Сколько столбцов из данного объекта распечатать, какой промежуток будет между строчками и между столбцами, если он не один. Можно задать конкретный размер столбца. Есть еще галочка "по размеру данных", но ей стоит пользоваться с осторожностью, т.к. можно получить кашу из столбцов на экране. Кроме того, на этой вкладке можно настроить макет столбца, т.е. как его печатать, столбец как столбец или столбец как строчку. Пункт "Предварительный просмотр" покажет, как выглядит страница распечатанных результатов. Как в предыдущем пункте, можно настроить вид для отдельно взятого объекта базы данных, так в этом пункте можно увидеть результаты своих трудов. Сочетание клавиш CTRL+P, а так же соответствующий пункт меню отправляет макет страницы на печать. Пункт "Отправить на..." предоставляет возможность отправить вашу базу по электронной почте, либо вложить ее в сообщение. И то и другое мне представляется крайне не разумным, т.к. сильно снижает уровень безопасности ваших данных. На пункте "Свойства базы данных" остановимся подробнее. В первой вкладке отображаются название документа, тип документа, расположение и размер. Кроме того, отображается дата создания последнего изменения и последнего открытия документа, а так же его краткое имя. Имя, которое понятно операционной системе MS-DOS, и которое
130
TeachPro Microsoft Office 2003
состоит не более чем из восьми символов. Ко всему прочему, здесь можно увидеть атрибуты файла базы данных. Изменить, правда, их не получится. На следующей вкладке всё понятно без комментариев, кроме пунктов "Группа" и "База гиперссылки". В первом случае в поле можно вписать название группы пользователей, к которой вы принадлежите. Если для домашнего использования это не имеет смысла, то в рабочем процессе может сильно помочь отличить реального труженика от плагиатора. Второй случай - особый. Дело в том, что в Microsoft Access2003 можно создать базу относительных ссылок на определенные документы и их части. В результате вы получите систему связей между документами, аналогичную той, что используется для поиска в Интернете. Вкладка "Статистика" понятна и так, и её мы благополучно пропускаем. На вкладке "Состав" отображаются все объекты вашей базы данных. На вкладке "Прочие" можно обозначить специфические свойства вашего файла базы данных, например, для быстрейшего его поиска. Кроме того определяется вид, в котором будут представлены свойства файла при вызове их из Windows. В следующей секции показываются, и, соответственно, обеспечивается быстрый доступ к некоторому количеству недавно использованных файлов баз данных. По умолчанию отображается четыре, но это количество можно изменить. Как и где - расскажу позднее. Наконец, последний пункт - "Выход". Тут и так все понятно, добавлю лишь, что срабатывают и стандартные для Windows способы: ALT+F4 закрывает программу целиком, CTRL+F4 - текущую базу данных. Следующее меню - "Правка" - ещё более обычно для любых Windows-программ, чем меню "Файл". Тут можно отменить действие с помощью CTRL+Z или соответствующего пункта меню. Вырезать и копировать значения с помощью CTRL+X и CTRL+С, соответственно. Можно так же вставить всё это с помощью CTRL+V. Пункт "Буфер обмена Office" предоставляет доступ к встроенному в Office средству обмена информацией. Здесь могут находиться и файлы и ячейки Excel и фрагменты слов, всего до 24 разных копирований в буфер. Пункт следующий - "создать ярлык" позволяет разместить в необходимом месте ярлык для вызова базы данных. Пункты "Удалить" и "Переименовать", Del и F2, соответственно, помогают осуществить указанные операции. Наконец, два последних пункта предлагают возможность создать, переименовать или удалить группу и добавить в группу вашу базу данных. Вообще группировка - это особенность WindowsXP и Office2003.
* * * 3. Меню программы Access 2003. Часть 1 Продолжаем изучать меню программы Access. Следующее на очереди - меню ВИД. Нажмём ALT, а потом клавишу "В" в русской раскладке. Мы попадаем в меню "ВИД". Несколько замечаний. Горячие клавиши вызова меню выделены подчёркиванием. Для перемещения в меню нужно нажать соответствующую кнопку вместе в ATL-ом. Попав в нужное меню, выбор пунктов производится соответствующими горячими клавишами. Исключения составляют те пункты, для которых назначены сочетания для прямого вызова. Например, для создания нового файла можно нажать ATL+Ф а затем нажать "А", но можно и сразу нажать CTRL+N и получить тот же результат. Итак, нажмем ATL+В и начнем рассмотрение пунктов меню "ВИД". Как следует из названия этого меню, здесь собрано всё, что имеет отношение в внешнему виду программы, и, как следствие, удобству работы с ней. Первым стоит пункт "Объекты базы данных", и отвечает он за перемещение между этими объектами. Выбирая необходимые объекты в раскрывающемся списке, можно переходить к работе с макросами, отчетами, формами, таблицами. Одно неудобно - каждый раз приходится заново
Раздел III. Microsoft Access 2003
131
вызывать меню. На мой взгляд, проще ту же процедуру произвести при помощи мыши прямо в окне базы данных, так, так, так и так. Три следующих пункта полностью соответствуют аналогичным в Windows и повторяться в их описании нет смысла. Пункты "Упорядочить значки" и "Выстроить значки" также аналогичны системным, и описывать их так же не буду. Далее следует пункт "Свойства". При его вызове отображаются свойства активного в данный момент объекта базы данных. Пункт "Зависимости объектов..." откроет окно того же названия, где можно увидеть, какие объекты зависят от выбранного, и от каких зависит он сам. Пункт "Программа" откроет редактор Visual Basic, в котором можно будет составить программу-инструкцию для выбранного объекта базы данных. Пункт "Область задач", или сочетание клавиш CTRL+F1, вызовет на экран и закрепит окно области задач. Область задач - это область в окне приложений Microsoft Office, содержащая часто используемые команды. Её расположение и небольшие размеры позволяют использовать эти команды, не прекращая работу над файлами. Остановимся на нём подробнее. Как и любое окно, его можно приклеить к любой границе экрана, сделать больше или меньше, в общем, всё как обычно. Заголовок окна является раскрывающимся списком, в котором можно выбрать направление деятельности области задач. Первый пункт называется "Приступая к работе" и содержит квинтэссенцию возможностей области задач. Если вам необходим, например, более тщательный поиск файлов, добро пожаловать в соответствующий пункт списка. К области задач мы еще вернёмся, когда будем изучать систему помощи Access-а, сейчас лишь скажу, что область задач является довольно удачным синтезом справки, помощника и системы быстрого доступа. Вернёмся в меню "ВИД" и выберем пункт "Панели инструментов". Это, пожалуй, самый интересный пункт во всем меню "ВИД", так как позволяет придать Access-у необходимый вам внешней вид. Первые три подпункта закрепляют на экране одноимённые панели инструментов и уже знакомую нам область задач. Нам же интересен последний подпункт - "настройка...". Войдем в него. Вкладка "Панели инструментов" предоставляет возможность вывести на экран необходимые панели из этого большого списка, всего лишь поставив галочку напротив нужной. Назначения панелей инструментов понятно из их названий. Требуют пояснения только, наверное, панели "Служебная программа 1" и "Служебная программа 2".Сюда можно поместить кнопки вызова программ, созданных в Visual Basic. Но не только сюда. Мы имеем возможность самостоятельно создавать панели инструментов при помощи кнопки "создать" на этой же вкладке. Назвав вновь созданную панель, как вам нравится, например, "Мои кнопки", можно перетащить на неё кнопки с иных панелей инструментов. После такой группировки остальные панели можно убрать с экрана. Ещё на этой вкладке есть кнопки "переименовать" и "удалить", производящие над выбранной панелью инструментов указанные действия. Кнопка "сброс" возвращает все панели к состоянию по умолчанию. Кнопка "свойства" позволит выбрать некоторые параметры выбранной панели, а также выбрать саму панель вот в этом раскрывающемся списке. Из настроек присутствует: выбор типа закрепления панели на экране, реализованный через отрицание, т.е., например, выбрав этот пункт, нельзя будет прилепить выбранную панель к боковой границе экрана. Кроме того, снимая соответствующие галки, можно запретить настраивать панель инструментов напрямую, запретить изменять размер и перемещать её. Сняв последнюю в списке галочку, мы потеряем
132
TeachPro Microsoft Office 2003
возможность включать или выключать панель из основного списка. Перейдем на вкладку "команды". Что делать с двумя окошками на этой вкладке весьма доходчиво объясняет надпись над ними и поэтому сразу нажмем кнопку "упорядочить команды...". Здесь уже настоящее раздолье для любителей уникального внешнего вида программы. Можно выбрать меню или панель инструментов и совершить над выбранным определенные действия. Например, добавить или удалить элемент. Изменить его местоположение в меню. Можно также изменить и сам элемент, нажав эту кнопку. Так что же можно сделать над элементом? Вопервых, его можно сбросить в умолчальное состояние или вообще удалить. Во-вторых, назначить ему другое имя. Обратите внимание, что значок амперсанда стоит перед буквой имени, которая является горячей клавишей для данного элемента. Таким образом можно либо переопределить эту клавишу, либо вообще оставить элемент без возможность вызова с клавиатуры. В-третьих можно изменять значки кнопок. Как обычно, можно их копировать и вставлять, и, еще сбрасывать в умолчальное состояние. Но можно и изменить его вручную!!! Попав в редактор кнопок, можно изменить сам рисунок, его позицию и цветовое решение. В другом пункте можно выбрать уже готовый рисунок, если свой делать неохота. Следующая группа пунктов ответственна за совместное отображение надписи пункта и значка к нему. Всё понятно и без пояснений. Кстати о стилях. Microsoft Office 2003, и, в частности, Access 2003 поддерживает темы Windows, т.е. внешний вид окон программ офиса будет таким же, как и все остальные окошки системы. Скажу по собственным наблюдениям: когда приходится много работать с офисом, такое оформление утомляет намного меньше, чем стандартное серо-синее. Несколько пунктов меню можно сгруппировать при содействии следующей команды "начать группу". Пункт "назначить гиперссылку" предоставляет интереснейшую возможность связать строку меню с веб-ресурсом или отдельным файлом, определенным местом в документе, с новым документом. Можно также одним нажатием на кнопку панели инструментов создать сообщение электронной почты. Наконец последний пункт - "свойства". В нём можно изменить надписи для выбранного элемента меню, такие, как его название и показываемые сочетания клавиш, настроить всплывающую подсказку, выбрать стиль оформления и назначить действие для элемента меню. Кроме того, можно задать параметры справки для данного элемента меню. Напоминаю, что все эти действия можно произвести и над панелями инструментов, а не только над меню. Если мы на этой вкладке выберем переключатель "панель инструментов", в списке выберем пункт "строка меню", и немного понажимаем на кнопки вверх и вниз, то изменим например порядок расположение самих меню в основной строке. Например до такого состояния. Теперь опять нажмем "упорядочить команды", выберем переключатель "панель инструментов", и в списке выберем пункт "строка меню", нажмем "сброс", ответим утвердительно на предупреждение и вернемся к стандартному виду. На последней вкладке можно выбрать, показывать ли всегда полные меню или скрывать редко используемые пункты. И после какой задержки показывать и их. Включить эффекты при выводе меню, подсказки, крупные значки и визуализировать используемые в меню шрифты. Вот мы и добрались до последнего пункта меню "Вид" - "обновить". Думаю пояснять его не надо. Изучать другие меню мы будем уже на следующем занятии.
* * *
Раздел III. Microsoft Access 2003
133 4. Меню программы Access 2003. Часть 2
Следующее меню - "вставка" - предлагает возможность вставки различных объектов. Мы не будем подробно останавливаться на пунктах этого меню вот по какой причине: когда мы будем изучать объекты программы Access и способы их создания, то коснемся и вставки. Перейдем к следующему меню - "сервис". Первый пункт и горячая клавиша F7 дают возможность проверки орфографии, правда, только в тех полях, которые содержат текстовую информацию. Следующий пункт - "связи с office" - организует работу Access-a с другими приложениями Office. Например, Word поможет в распечатке объекта базы данных, позволит оформить почтовую рассылку, причем как электронную, так и обычную, а Excel позволит проанализировать сами данные способами, которых нет в Аccess-e. Пункт "совместная работа" организует средствами microsoft netmeeting общение в сети и, как следствие совместное обсуждение рабочих моментов. Пункт "схема данных" может сильно помочь при большом количестве связей между объектами базы данных, показав наглядно и схематично все эти связи. Перейдем к пункту "анализ". Всё-таки некоторые способности к анализу имеются и у Access-a. А именно: можно проанализировать таблицу с помощью мастера и увидеть предложения по ее оптимизации. В подпункте "быстродействие" производится анализ быстродействия отдельных объектов или всей базы целиком. При этом также выдаются советы по оптимизации. Подпункт "архивариус" выдает детальные результаты в виде макета страницы печати для любого объекта базы данных или всех объектов сразу. Естественно, имеется возможность связать этот отчет с Word-ом. Идем дальше. Пункт "служебные программы" предоставляет следующий список возможностей. Преобразование данных для совместимости разных версий Access-а. Сжатие и восстановление базы данных понятно без объяснений. Диспетчер связанных таблиц и диспетчер кнопочных форм вызывает соответствующие программы-диспетчеры для работы с указанными объектами. Разделение таблиц чрезвычайно полезно при сетевой работе с базой данных. Данный инструмент позволяет разделить базу, не прерывая работу, правда, может потребоваться немало времени. Преобразование в формат SQL Server выделено в отдельный пункт и обеспечивается соответствующим мастером. Если в базе данных содержатся программы Visual Basic for Applications (VBA), становится возможным создание так называемого MDE-файла, работа с которым ускоряет работу с базой. Как водится, за все надо платить, и этот случай - не исключение. Подробно к MDE мы вернемся в соответствующей теме. Вот мы и подошли к теме приватности информации нашей базы данных. Пункт "защита" предлагает некоторый набор средств для этого. Можно просто задать пароль для базы данных. Администратор рабочих групп позволяет создать группы пользователей с уникальным идентификатором для каждой группы. Это поможет в дальнейшем при настройке прав доступа. В подпункте "разрешения" как раз и происходит определение действий с объектами базы данных для различных пользователей и групп. Подпункт "пользователи и группы" позволяет определить пользователя в одну или несколько групп, создать или удалить группы, и изменить пароль. Мастер защиты подробен и понятен без пояснений. Последняя строка этого списка также не нуждается в комментариях. Пункт меню "сервис" "репликация" - также имеет отношение к защите. Но здесь другое. Если в пункте "защита" мы пытались предотвратить несанкционированный доступ к информации, то в этом пункте мы защитим саму информацию путем ее дублирования. Применитель-
134
TeachPro Microsoft Office 2003
но к базам данных это называется репликация. Репликация - это процесс создания копий баз данных (реплик), которые могут обмениваться обновляемыми данными или реплицированными формами, отчётами или другими объектами. В этом пункте можно найти все необходимое от создания реплики до ее синхронизации с основной базой и устранения конфликтов. Пункт "параметры запуска" наверное разумнее было бы разместить в меню "вид", так как данные настройки в основном касаются внешнего вида запускаемого приложения (т.е. Access-a :). В пункте меню "Макрос" находится всё, что относится ним. Кстати, макрос - это набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчёт. Пункт "средства в Интернете" отсылает нас на сайт microsoft-a за консультацией. Пункт "элементы ActiveX" дает нам возможность подключать или отключать такие элементы. Элемент ActiveX (управления) - такой как флажок или кнопка, служащий для выбора параметров, либо для запуска макроса или сценария, автоматизирующего выполнение задачи. Макросы для таких элементов управления можно создавать в редакторе Visual Basic для приложений, а сценарии — в редакторе сценариев. Пункт "надстройки" вызывает мастер надстроек. Надстройка - это вспомогательная программа, служащая для добавления в Microsoft Office специальных команд или возможностей. Соответственно, мастер облегчает общение с надстройками. Пункт "параметры автозамены" перекочевал из Word-а и предлагает стандартные параметры автозамены. После входа в меню "настройка" нас ждет горькое разочарование, этот пункт мы изучили на прошлом уроке. Последний пункт - "параметры" - стоит рассмотреть внимательнее. Первая вкладка - "вид" говорит сама за себя. Вкладка "общие" может изменить отступы при печати из Access-a, настроить формат вывода года для конкретной базы или для всех баз, ещё немного настроить автозамену, можно настроить способ сортировки, но, если вы не китаец или, например, не хорват, вам это незачем. Также на этой вкладке можно изменять путь к рабочему каталогу, количество запоминаемых файлов при поиске, удалять или оставлять личные данные при сохранении базы данных (пусть оценят любители конспирации), включать или выключать звуковое сопровождение событий, а также включить сжатие при закрытии. Вкладка "права и поиск" предоставляет возможность настройки замены по умолчанию и подтверждений при определенных событиях. Кроме того, тут можно настроить фильтры для определенной базы данных. Следующую вкладку - "клавиатура" - полезно посетить с целью включения галочки "остановка на первом и последнем поле". Это не даст вам вылетать за пределы таблицы. Прочие настройки этой вкладки понятны без пояснений. Вкладка "режим таблицы" настраивает ее внешний вид. То же аналогично для вкладок "формы и отчеты" и "страницы". Вкладка "таблицы и запросы" устанавливает умолчальные параметры конструктора таблиц и конструктора запросов. Вкладка "орфография" позволяет выбрать словарь для проверки и для записи новых слов, а также некоторые настройки словаря проверки. Можно также выбрать особые правила для языка, если вы немец, или например араб. На вкладке "проверка ошибок" можно её разрешить и обозначить цветом, а так же задать правила для конструктора форм и отчётов. Вкладка "международные" разрешает некоторые общие настройки, например способ письма, перемещения курсора, режим выравнивания и летоисчисления. На вкладке "другие" присутствуют настройки, не во-
Раздел III. Microsoft Access 2003
135
шедшие в другие пункты. Например, формат файла по умолчанию, режим доступа при открытии, и прочие подобные параметры. Меню "окно" позволяет выбрать расположение окон на экране, скрыть или отобразить их, и выбрать рабочее окно. На этом мы урок завершим, а на следующем уроке изучим справочную систему.
* * *
5. Настройка параметров
Пару уроков назад мы изучали возможности настройки программы Access2003. Настало время попробовать их на практике. В первую очередь мы настроим функциональные параметры, а потом займемся украшательством. Итак, идем в меню Сервис, и выбираем пункт Параметры. На первой вкладке нам предстоит решить несколько задач. Первая из них - нужна ли нам строка состояния. Снимем галочку и посмотрим, что изменилось на экране. Я думаю, строку состояния стоит вернуть, вот так (не забудьте нажать кнопку применить), потому что информация об активной цифровой клавиатуре, например, или о происходящих действиях не будет лишней. Наличие при старте области задач на экране, также не будет лишним, поэтому не будем даже трогать этот пункт. Назначение следующего пункта из названия не совсем ясно, поэтому посмотрим действие. Сдвинем текущее окно так, чтобы стало видно окно базы данных. Обратите внимание на эти ярлыки в окне данных. Вернем окно назад, уберем исследуемую галочку, нажмем "ОК" и посмотрим, что изменилось. Видите, теперь остались только объекты базы данных, но не осталось способов их создания. Если бы мы работали с уже готовой базой, можно было бы оставить и так, но нам предстоит именно создавать базу данных, поэтому отсутствие инструментов создания несколько огорчает. Давайте вернем всё назад: СЕРВИС -> ПАРАМЕТРЫ -> НОВЫЕ ЯРЛЫКИ ОБЪЕКТОВ -> ПРИМЕНИТЬ. Две следующих галки оставим как есть в целях безопасности, а последнюю в этой группе не будем трогать из соображений удобства. При работе может быть открыто несколько объектов базы, и наличие галочки позволяет переключаться между этими объектами прямо в панели задач Windows. Пустячок, а приятно. Следующая группа настраивает вид конструктора макросов, но поскольку мы им в ближайшее время пользоваться не будем, оставим все так как есть. Наконец, оставим умолчальную установку в последней группе. Так вы поначалу меньше будете открывать лишних объектов. Теперь я хочу обратить ваше внимание на тот факт, что на вкладке ВИД мы не изменили ни одной настройки. Настройки внешнего вида программы по умолчанию являются и наиболее удобными для начала работы с ней. А вот справедливо ли это утверждение для других настроек, мы сейчас выясним. Итак, следующая вкладка "общие". Здесь, в первую очередь, определимся с полями печатной страницы. Они сильно зависят от возможностей вашего принтера и ваших предпочтений на печатный вид информации. Поскольку на вкус и цвет товарищей нет, оставим по умолчанию, хотя мне, например, нравятся менее широкие поля. Следующая группа: поставим галочку "формат года из четырех цифр" для пункта "все базы данных". Это немного облагородит написание даты во всех базах данных. Автозамену трогать не будем, и сразу перейдём к количеству запоминаемых в списке файлов. По умолчанию стоит четыре, по опыту - удобнее шестьвосемь. Остановимся на шести. Звуковое сопровождение отвлекает, а сжатие увеличивает риск ошибки, поэтому оставляем эти пункты без изменений. Конспиративность нам тоже незачем. Изменим рабочий каталог на c:\Work\Base. Учтите при этом, что на вашем компьютере эти папки должны быть созданы заранее, иначе вы рискуете получить непонимание программой факта отсутствия папок пути, выраженное вот в таком виде. Откроем список порядка сортировки базы данных. Посмотрим. Вы видите здесь упоминание русского? Вот и я нет. Поэтому возвращаем на место и не трогаем более этот пункт, ведь зачем нам сортировка по-китайски. Жмем кнопку "параметры веб-документа", немного смеемся над их обилием, и изменяем цвет гиперссылки на ярко-зеленый, а цвет просмотренной гиперссылки на тёмно-бордовый. Подчеркивание оставляем. Не забываем нажать ОК и тем самым выйти из этого окна. За кнопочкой "параметры служб" скрывается, что бы вы думали? А вот и нет. Здесь живет приглашение
136
TeachPro Microsoft Office 2003
майкрософта поучаствовать в программе улучшения программного обеспечения. Не вдаваясь в то, как вы можете относиться к такому предложению, скажу, что для того, чтобы что-нибудь улучшать, нужно иметь представление о предмете улучшения, а мы пока только начинаем его изучать. Поэтому давайте откажемся от столь заманчивого предложения и перейдем в пункт "содержимое в сети". Оставив разрешение показа с веб-узла майкрософта, запретим в целях вирусной безопасности автоматический поиск при наличии подключения. И не будем разрешать автоотображение справки по шаблону. Третий пункт лучше оставить, так как от ссылок вреда не будет, и они часто бывают полезны. Нажмем OK и перейдем на вкладку «правка и поиск» пункта ПАРАМЕТРЫ – меню СЕРВИС. В группе "поиск и замена по умолчанию" предлагаются вот какие варианты: ПОЛЕ ЦЕЛИКОМ, то есть будет производиться поиск в текущем поле и сравнения образца с полным содержимым поля, ВЕЗДЕ любая часть для поиска во всех полях и сравнения образца с любой частью значения поля, и ПОЛЕ - с начала при котором будет производиться поиск в текущем поле и сравнения образца с начальными знаками значения поля. Выберем второй вариант как самый всеохватывающий. Группу подтверждений оставим без изменений, числовой параметр увеличим до пяти тысяч, и добавим недостающую галочку в группе отображений, дабы не ограничиваться поиском только на локальном компьютере. Далее следует вкладка "клавиатура". Прежде вспомним, что в Access-e столбцы называются полями, а строчки записями. Поэтому текущее положение удобно для ввода новых значений, так как вводятся все параметры одной записи, а переход между полями происходит по нажатию ВВОДА. Для того, чтобы была возможность перемещаться в полях и записях с помощью клавиатуры, переключатель этой группы нужно оставить как есть. Между знаками можно переместиться и мышкой, ведь перемещение между ними происходит намного реже. Обязательно проверим наличие этой галки. Когда мы знакомились с меню, я рассказал о его полезности. Надо решить, как будет себя вести курсор при попадании и в поле. Я предлагаю помещать его в конец поля. Такое решение на начальном этапе изучения уменьшит риск случайной потери данных в поле. Позже, когда вы освоитесь с программой, мы переведем этот переключатель в первое положение, как в наиболее удобное для использования. Настраиваемся далее. Вкладка "режим таблицы". Изменим умолчальные настройки цветов и шрифтов. Цвет фона сделаем серебристым, а цвет сетки - серым. Умолчальным шрифтом сделаем Bookman Old Style один из стандартных шрифтов. Прочие параметры на этой вкладке менять не будем и перейдём к «формам и отчетам». Здесь, прежде всего, проверим наличие последней галочки, которая даст возможность пользоваться темами Windows при создании форм и отчетов. Шаблоны форм и отчетов требуют пояснений. Если форма или отчет создаются без помощи мастера, то по умолчанию задаются стандартные характеристики формы или отчета, определяемые используемым шаблоном. Для форм или отчетов по умолчанию используются шаблоны с именем «Обычный». Однако пользователь имеет возможность указать в качестве шаблона имя любой существующей формы или отчета, допускается также создание специальных форм и отчетов, предназначенных для использования в виде шаблонов. Смена шаблона не влияет на уже существующие формы или отчеты. Из вышесказанного следует, что пока менять в этих полях ничего не надо. На вкладке "страницы" настраивается внешний вид страниц доступа к данным. Так как эти объекты по сути веб-страницы, то и элементы оформления у них соответствующие. Мы настроим эту вкладку, когда будем создавать страницы доступа к данным.
* * *
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
137
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003 Глава 1. Ознакомление с MS PowerPoint 2003 1.1. Примеры презентаций
Программа Microsoft PowerPoint предназначена для создания презентаций на слайдах. Сейчас вы видите окно этой программы перед собой. В ней создаются презентации. А теперь я покажу продукт работы этой программы. Вы видите титульный слайд презентации, озаглавленной Психологический клуб. Я запущу показ этой презентации. Вот загружается первая титульная страница. Но в PowerPoint они называются не страницами, а слайдами. Это уже второй слайд. Здесь имеется текстовая информация, а также сегодняшнее число и номер слайда. Переходим к следующему слайду. Здесь также есть фотография. На следующем слайде имеется диаграмма. Здесь имеется анимация. Мы слышали звук телефона, и теперь видим движущиеся объекты. Затем идет еще одна диаграмма, текст, еще диаграмма, снова текст и Конец показа слайдов. Эта презентация закончена. Такую презентацию мы научимся создавать достаточно быстро, но будет и другая презентация, более сложная. Вот так выглядит титульный слайд второй презентации в рабочем режиме. Переходим в режим показа, и вы видите анимацию, затем слышите звуковое сопровождение. Переходим к следующему слайду. Здесь имеются ссылки, позволяющие переходить на другие слайды. Далее – текст, анимация заголовка. Переходим к следующему слайду. Здесь – видео фрагмент. Мы видим видео и слышим звуковое сопровождение его. Переходим дальше. Анимация объекта – стрелки. Далее – таблица, еще одна таблица, и еще одна. Здесь – таблица на основе числовых данных. На этом слайде, кроме текста, имеется кнопка, позволяющая начать музыкальное сопровождение. Переходим к следующему слайду. На этом слайде – текст. Эта ссылка позволяет запускать бой барабанов. Здесь – еще один звук. Это – звон монеты. Кнопка, которая имеется на всех просмотренных слайдах, позволяет вернуться в начало. Переходим дальше. Музыка продолжает звучать. Теперь – сопровождение, звуковое сопровождение данного слайда. Следующее – это организационная диаграмма. Здесь – формула. Мы научимся вставлять такие формулы. Это – текстовая информация. Здесь еще одна диаграмма. Это – изображение. При щелчке мышью оно вот так исчезает. Далее – различная информация и анимация на последнем слайде. Мы видим движущиеся картинки и до этого слышали звук телефона. Кроме того, здесь имеется ссылка на электронный адрес. Щелкнем. На этом презентация закончена.
* * *
1.2. Установка программы MS PowerPoint 2003
Программа Microsoft PowerPoint 2003 входит в состав пакета Microsoft Office 2003. Начнем установку программы. После запуска установочного компакт-диска на экране появляется следующее окно. Оно имеет название Установка Microsoft Office 2003. В поле Ключ продукта необходимо ввести инсталляционный ключ. Этот ключ должен быть указан на коробке с диском или на сертификате подлинности. Я ввожу ключ. Разумеется, этот ключ не настоящий, я привел его только как пример. Наверняка английский алфавит в качестве ключа не подойдет. Закончив ввод, нажимаем кнопку Далее. Появилось следующее окно, где пользователь должен ввести
138
TeachPro Microsoft Office 2003
сведения о себе. В частности, это – имя пользователя, инициалы и название организации. Инициалы и название вводить не обязательно, поэтому переходим к следующему окну. На нем отображено лицензионное соглашение. Прочитав это соглашение, ставим флажок Я принимаю условия лицензионного соглашения, в результате чего становится активной кнопка Далее, и нажимаем на эту кнопку. В следующем окне предложен вид установки. Рекомендуется Обычная, но есть и несколько других. В частности, Полная, Минимальная и Выборочная. В поле Установить в указан путь к директории, где будет установлен Microsoft Office. Принимаем все установки, сделанные здесь по умолчанию и переходим в следующее окно. Это – окно Сводка. Здесь указано, какие программы из состава Microsoft Office 2003 будут установлены на компьютер. Это – такие программы, как Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access, InfoPath. Поскольку возражений у нас нет, нажимаем кнопку Установить. Начинается установка. Индикатор будет показывать ее ход. После того, как установка Microsoft PowerPoint 2003 закончена, появляется соответствующее сообщение – Установка завершена. Теперь мы можете проверить наличие обновлений в Интернете и удалить установочные файлы. Можем, но не обязаны. Поэтому мы этого делать не будем. Нажимаем кнопку Готово. Чтобы убедиться в том, что программный пакет Microsoft Office 2003 установлен, нажмем кнопку Пуск. Подведем указатель к пункту Все программы. В появившемся списке есть пункт Microsoft Office. Подведите туда указатель мыши. Среди подпунктов мы видим Microsoft Office PowerPoint 2003. Это именно та программа, которую мы хотели установить. Прежде, чем запускать ее, посмотрим самые новые сведения об этой программе. Щелкните за пределами списка. Еще раз откроем меню Пуск. Команда Мой компьютер. Ищем диск, на который установлено программное обеспечение. В данном случае это - диск C. Откроем его, дважды нажав левой клавишей мыши на изображении диска. Сейчас мы находимся в директории C, что видно из строки адреса. Нам нужно открыть папку Program Files. В папке Program Files нужно обнаружить папку Microsoft Office. Воспользуемся полосой прокрутки. Она расположена справа. Наводим указатель мыши на ползунок, нажимаем левую клавишу и тянем ползунок вниз. Открываем Microsoft Office. Внутри этой папки находится еще несколько папок, из которых нас интересует Office11. Откроем ее. Здесь ищем папку, в которой находится файл README на русском языке. Я уже знаю и сообщаю вам, что это – папка под номером 1049. Вот она. Откроем ее двойным щелчком. Здесь много разных и нужных файлов. Файл README имеет формат HTML. Поищем его. Значок с английской буквой E символизируют файлы HTML. Я поздравляю вас, мы нашли файл Readme, причем не один, а сразу несколько. У них только разные приставки: ACREADME, INREADME, OFREADME и так далее. Сейчас нас интересует файл PPREADME, то есть PowerPoint README. Откроем его двойным щелчком мыши. Документ озаглавлен Последние сведения о Microsoft Office PowerPoint 2003. В нем содержится различная информация, касающаяся данного продукта. Мы можем ее прочитать. А затем имеем полное право закрыть это окно нажатием кнопки Закрыть в правом верхнем углу экрана. Теперь пора открыть саму программу Microsoft PowerPoint 2003, чем мы и займемся на следующем уроке.
* * *
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
139 1.3. Краткий обзор интерфейса. Рабочие области
Для открытия программы PowerPoint 2003 нажимаем кнопку Пуск. Подводим указатель мыши к строке Все программы. Находим пункт Microsoft Office. И подпункт Microsoft Office 2003. Нажимаем его левой клавишей мыши. На экране появилось окно программы PowerPoint. На это указывает значок программы в строке заголовка вверху окна программы. И даже написано: Microsoft PowerPoint. Правее должно быть название презентации. Сейчас здесь написано Презентация1. Это название предложила сама программа, как говорится, по умолчанию. Потом мы сможем изменить это название, точнее, имя файла. Под строкой заголовка находится строка меню. Она расположена горизонтально. Здесь – несколько кнопок. Это – имена меню. Нажмем первую слева кнопку, которая называется Файл. Появилось меню. То есть список команд, отображаемых при выборе имени меню. Рядом с некоторыми из этих команд стоят значки. По рисунку можно определить, что делает конкретная команда, если некогда читать текст. Если щелкнуть имя меню еще раз, список команд исчезнет. Под строкой меню расположены панели инструментов. И занимают они всю область окна по горизонтали. Панели инструментов содержат и кнопки и меню. При первом запуске приложения PowerPoint в меню отображаются все команды. Затем, в процессе работы, меню начинают отображать только часто используемые команды. Чтобы увидеть все команды, щелкаем стрелку внизу списка, и увидите все команды. Второй способ лицезреть все команды меню – это щелкнуть имя меню дважды. Все имена меню мы видим на экране, а вот кнопки панели инструментов помещаются не все. Чтобы увидеть все кнопки, нажмите кнопку Параметры панелей инструментов. Как видите, здесь – целый набор других кнопок. Если мы щелкнем какую-нибудь кнопку в этом наборе, она переместится на панель. Надеюсь, Вы понимаете, о какой панели идет речь. Я нажму здесь, например, кнопку Создать. Были произведены некоторые действия, и кнопка переместилась на панель инструментов. Вот она. Я верну окно Программы PowerPoint в первоначальное состояние. Итак, кнопка Создать появилась на панели инструментов. При этом она вытеснила какую-то другую кнопку. Чтобы избавиться от этого закона джунглей и увидеть сразу большое количество кнопок, делаем следующее: нажмите кнопку меню Сервис и выберите команду Настройка. Появилось диалоговое окно Настройка. Нам нужна вкладка Параметры. Поставим флажок Стандартная панель и панель форматирования в две строки щелчком мыши. А затем – кнопку Закрыть в правом нижнем углу этого диалогового окна. Теперь кнопки панели инструментов хорошо видны. Одну из панелей я на некоторое время убрал. В строке меню откроем меню Вид. Подведем указатель мыши к строке панели инструментов. Открывается список. Птичками здесь указаны панели инструментов, которые сейчас открыты. Это Стандартное, Форматирование и Рисование. Уберем птичку Стандартная. Эта птичка называется Флажок. Щелкнем ее – панель Стандартная исчезла. Теперь щелкнем оставшуюся панель правой клавишей мыши. Таким способом мы тоже можем открыть список панелей. Щелкнем панель Форматирование. Теперь ее тоже нет. Осталась только панель Рисование. Как убрать и ее? Теперь можно щелкнуть в области строки меню правой клавишей и снять Рисование. Открываем меню Вид еще раз панели инструментов. Как видите, ни одной открытой панели теперь нет. Вернем их на свои места: Стандартное, Форматирование, Рисование. Теперь я приведу внешний вид окна PowerPoint в прежнее состояние. Итак, мы разобрались с вопросом о том, где находится строка заголовка, строка меню и панели
140
TeachPro Microsoft Office 2003
инструментов. Но это – только вершина айсберга. Ниже находится еще несколько окон. Левая область содержит две вкладки. Сейчас выбрана вкладка Слайды. Здесь слайд отображается в виде эскиза. Справа — область, где этот слайд отображается в крупном виде. Выберем вкладку Структура щелчком мыши. Мы перешли от слайда к структуре текста слайда. Правда, самого текста здесь еще нет, мы ведь его еще не ввели. Справа отображается тот же самый слайд. Ниже есть еще одна область. Это область заметок. Итак, мы видим три рабочие области. Первая состоит из вкладок Структура и слайды. Вторая содержит слайд, третья предназначена для заметок. Их границы можно сужать и расширять. Чтобы сузить область, подводим, например, указатель мыши к разделительной полосе области Структура и Слайды. Когда он приобретет вид стрелок, направленных в противоположные стороны, нажимаем левую клавишу мыши. Нажали. Теперь, двигаем мышь влево. И затем отпускаем клавишу. Местоположение разделительной полосы изменилось. А имена вкладок поменялись на значки. Просто текст их названия здесь теперь не помещается. Эту область можно совсем закрыть, если она мешает работе над презентацией. Такая операция выполняется с помощью кнопки Закрыть в правом верхнем углу этой области. Для восстановления области щелкаем кнопку меню Вид и выбираем команду Обычный (восстановить области).
* * * 1.4. Краткий обзор интерфейса. Область задач Все описанные области отображаются в так называемом обычном режиме PowerPoint, но есть еще два других режима. Подведите указатель мыши к трем кнопкам, которые находятся в левом нижнем углу областей Структура и Слайды. Сейчас выделена левая кнопка. Она включает Обычный режим. Кнопка посередине - это Режим сортировщика слайдов. Правая кнопка – Показ слайдов с текущего слайда. Включим кнопку Режим сортировщика. Мы получили общую картину презентации. Сейчас наш единственный на данный момент слайд представлен в виде эскиза. И этот эскиз пока пуст. Посмотрим, что будет, если щелкнуть кнопку Показ слайдов с текущего слайда. Пустой экран. Это мы видим слайд, на котором еще ничего нет. Щелкнем в любом месте экрана кнопкой мыши. Экран стал черным и наверху написано: «Конец показа слайдов. Щелкните для выхода». Давайте это и сделаем. Вот мы и посмотрели первую презентацию. Король то оказался голым. Ничего, вскоре мы его оденем. Программа PowerPoint содержит несколько областей задач. О них я пока не говорил. Одна из этих областей задач сейчас отображается справа. Она называется – «Приступая к работе». Как видите, здесь есть несколько ссылок на различную информацию, поле для поиска слов, раздел Открыть. Для отображения других областей задач вернемся к заголовку «Приступая к работе» и щелкнем стрелку справа от него. Появляется целый список. Выберите нужную область задач щелчком мыши. Например, Справка. Содержание области изменилось. Появились некоторые новые разделы, а часть тех, что были в предыдущем окне, исчезли. Для возвращения в предыдущую область можно щелкнуть значок со стрелкой вверху. Стрелка называется Назад. Мы вернулись в окно «Приступая к работе». Стрелка, указывающая влево, стала неактивной. Это происходит в том случае, если мы не посещали ранее других областей задач. Зато активизировалась стрелка, показывающая вправо под названием Вперед. Щелкнем ее. Попадаем снова в область задач Справка PowerPoint. Благодаря областям задач можно выполнять многие операции.
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
141
Вернемся в область задач «Приступая к работе». Это можно сделать еще одним способом – нажатием кнопки Домашняя страница. В этой области задач найдите команду Дополнительно, подведите указатель мыши к значку слева. Он обозначает команду Открыть. Щелкнем его. Появилось окно Открытие документа. Закроем его с помощью кнопки Закрыть в правом верхнем углу этого окна. Теперь откроем меню Файл и выберем команду Открыть. Появилось то же самое диалоговое окно. Закроем его. Это можно сделать и при помощи кнопка Отмена в правом нижнем углу. Ту же операцию можно выполнить, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов PowerPoint. Отменить это действие можно нажатием клавиши Esc на клавиатуре. Одним словом, область задач нужна исключительно для облегчения работы пользователя. Часто используемые команды не придется искать в меню и на панелях инструментов. Тем не менее, область задач можно закрыть. Для этого в ее верхнем правом углу нажмите значок закрытия области. Для того, чтобы показать область задач снова, нажимаем кнопку меню Вид. Выбираем пункт Область задач. Область опять появилась на экране. Кроме того, с окном Программы PowerPoint можно выполнить те же операции, что и с любым другим нормальным окном Windows - приложения. В частности, его можно свернуть. Для этого есть кнопка в правом верхнем углу экрана. Она так и называется – Свернуть. Для восстановления окна найдем эту кнопку на панели задач Windows и щелкнем его. Теперь в правом верхнем углу найдите кнопку Свернуть в окно и нажмите ее левой клавишей мыши. Окно PowerPoint уменьшилось. Это бывает необходимо в некоторых случаях при работе. Чтобы развернуть его опять нажмите кнопку Развернуть. Я повторю операцию свертывания в окно. Что произойдет, если дважды щелкнуть в области строки заголовка? Мир не перевернется. Просто окно развернулось во всю ширину экрана. Мы познакомились, в общем и целом, с интерфейсом программы Microsoft PowerPoint 2003. Наша следующая задача – это создание презентации.
* * * 1.5. Создание презентации с помощью мастера автосодержания Нажимаем кнопку Пуск. Поскольку мы уже запускали Microsoft Office PowerPoint, соответствующая команда появилась в меню Пуск. Ее можно закрепить в меню Пуск для упрощения запуска в дальнейшем. Нажмем правую клавишу мыши. В контекстном меню выбираем пункт Закрепить в меню пуск левой клавишей. И запускаем программу. Если помните, мы собирались создать презентацию. Переместите указатель мыши к заголовку области задач. Щелкните его. Выбираем пункт Создание презентации. Открылась область задач Создание презентации. В ней найдите раздел Создание. Здесь имеется несколько вариантов создания презентации – Новая презентация, Из шаблона оформления, Из мастера автосодержания, Из имеющейся презентации, а также Фотоальбом. Щелчком мыши выберите пункт Из мастера автосодержания. На экране появилось диалоговое окно под названием Мастер автосодержания. Сейчас вы с программой проведете диалог на тему создания вашей презентации. Она сама об этом сообщает на этапе Начало. Он обозначен зеленым квадратом слева. Для перехода к следующему этапу нажимаем кнопку Далее – только не пальцем, а естественно, мышью. Второй этап – это Вид презентации. Мы должны выбрать тему презентации. В центре окна Мастера автосодержания расположено несколько кнопок – Все, Общие, Служебные, Проекты, Деловые. Справа от этих кнопок – список тем презентаций, сгруппированных по направлениям. Нажмите кнопку Все. В списке появились все имеющиеся темы. Их довольно много. Чтобы их все увидеть,
142
TeachPro Microsoft Office 2003
можно воспользоваться полосой прокрутки. Какую выбрать? Надо сузить поиск. Я собираюсь создавать презентацию, в которой будут описаны определенные услуги. Поэтому нажимаю кнопку Деловые. В списке остается всего три темы– Продаем продукцию и услуги, План продаж, Обзор продукции и услуг. Лучше всего в данном случае мне подходит Продаем продукцию и услуги. Выбираем ее. В нижней части диалогового окна нажимаю кнопку Далее. Мы перешли к этапу Стиль презентации. Здесь предлагаются варианты показа презентации – презентация на экране, презентация в Интернете, черно-белые прозрачки, цветные прозрачки и 35-мм слайды. Давайте выберем презентацию на экране. Это значит, что она будет показана тем, кто сидит перед монитором, как и мы с вами. Переходим к следующему этапу. Он называется Параметры презентации. Вверху справа расположено поле Заголовок презентации. Щелкнем в поле. Напишем здесь фразу «Психологический клуб». Дата последнего изменения и номер слайда выбраны по умолчанию. Мы оставим эти флажки на месте. В результате в презентацию попадет сегодняшняя дата, и слайды будут пронумерованы. Двигаемся дальше. Программа сообщает, что получила все ответы на интересовавшие ее вопросы. Если мы хотим что-то проверить или изменить, нажимаем кнопку Назад. Если ничего не хотим менять нажимаем Далее. Или просто щелкаем нужный квадратик слева. Убедившись, что все правильно, нажимаем кнопку Готово.
* * * 1.6. Сохранение и открытие презентации Только что созданную презентацию нужно сохранить, чтобы она не пропала при внезапном выключении или зависании компьютера. Найдите в строке меню кнопку Файл. В списке есть два пункта – Сохранить и Сохранить как. Но прежде, чем сохранять, можно указать свойства документа – например, имя автора. Найдите в этом же меню команду Свойства. И щелкните ее. На экране появилось диалоговое окно Свойства. Здесь – несколько вкладок: Общие, Документ, Статистика, Состав, Прочие. На вкладке Документ – несколько полей. В текстовом поле Название я введу название документа: «Психологический клуб». В поле Автор можно ввести имя автора. Например, Лев Толстой. Но я – далеко не Лев Толстой, поэтому введу свое. В поле Руководитель напишу, соответственно, имя своего непосредственного начальника. Нетрудно догадаться, что в поле Учреждение нужно написать название учреждения. Остальные поля оставлю пустыми, хотя мог бы заполнить и их. В правом нижнем углу окна Свойства нажмем кнопку OK. Свойства файла заданы. Пора его сохранить. В меню Файл выберите команду Сохранить как. Появилось окно Сохранение документа. При первом открытии диалогового окна Сохранение документа отображается папка Мои документы. В поле Имя файла можно ввести одно или несколько слов, которые и будут составлять название файла. Здесь уже подставлено название «Психологический клуб». Тип файла оставляем без изменений – Презентация. И нажмем кнопку Сохранить. Кроме названия программы – Microsoft PowerPoint – появилось и имя файла «Психологический клуб». Этот файл, однако же, можно сохранить и в другом виде. Откроем еще раз окно сохранения. Обратите внимание, что в папке Мои документы уже появился новый файл «Психологический клуб». Открываем список Тип файла. Находим пункт PowerPoint 95. Щелкаем его. То есть, презентацию можно сохранить не как презентацию PowerPoint 2003, а как презентацию PowerPoint 95. Это на случай, если презентацию будут просматривать в этой программе. Остается лишь нажать кнопку Сохранить, но мы не будем этого делать. Посмотрим, в каких еще форматах есть возможность сохранить созданный файл. Откроем еще раз список созданных
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
143
файлов. Здесь есть еще несколько типов файлов. Пользуйтесь полосой прокрутки, чтобы просмотреть их все. Кроме презентаций, файл можно сохранить в виде рисунка. Рисунки тоже могут быть разных типов – GIF, JPEG, PNG (Portable Network Graphics) и другие. Есть даже возможность сохранения презентации в виде текста в формате RTF. Мы не будем этого делать. Нажмите кнопку Отмена. Проверим, сохранился ли наш файл – Психологический клуб. Закроем этот документ нажатием кнопки Закрыть окно. Документ закрыт, но окно программы PowerPoint осталось. На панели инструментов нажмите кнопку Открыть. В списке Папка указывается открытая папка. Сейчас это – Мои документы. Имеющиеся в ней файлы и папки перечислены ниже. Есть среди них и наш Психологический клуб. Выделим его. Справа появилось изображение титульного слайда презентации. Убедившись, что это именно наша презентация. Нажимаем кнопку Открыть. Сохраненная нами презентация открыта.
* * * 1.7. Ввод текста в рамки и на радиальной диаграмме Заголовок у презентации тот, что мы ввели еще при работе с Мастером автосодержания - «Психологический клуб». Подзаголовок по умолчанию – имя пользователя данного компьютера. Программа сама его сюда вставила. Его нужно заменить на какой-нибудь осмысленный текст. Щелкните его. Теперь сотрите, используя на клавиатуре клавишу Delete или Backspace. И напишите на его месте свой подзаголовок. А я напишу следующее: «Дом, где сбываются мечты». Ниже слева мы видим дату ее появление мы тоже задали во время работы с Мастером автосодержания, и номер страницы справа. Обратите внимание, что в области слева на вкладке Структура отображается заголовок и подзаголовок. Если мы щелкнем вкладку слайды, то увидим как оформлены слайды, а не только голый текст на слайдах, который здесь практически не
различим. Это - эскизы слайдов. Вернемся на вкладку Структура. Текст можно редактировать прямо на этой вкладке. Например, во фразе «Дом, где сбываются мечты» заменим заглавную букву «д» на строчную. Для этого щелкаем мышью перед буквой «д», нажмем клавишу Delete на клавиатуре и напишем маленькую букву «Д». Изменения мгновенно отображаются на слайде справа. Итак, первый слайд мы оформили. Он называется титульным. Сохраним работу. Откройте меню Файл в строке меню. Поскольку этот файл уже записан в папку Мои документы, нам нужна не команда Сохранить как, а команда Сохранить. Нажмите ее. Она просто записывает файл со всеми внесенными в него изменениями. Для перехода к следующему слайду щелкните его значок мышью. Обратите внимание, что он выделился вместе с текстом, который на нем есть. Щелкните заголовок этого слайда. Затем удалите его, используя клавиатуру. На вкладке Структура образец заголовка исчез. Зато на слайде появилось напоминание, что место предназначено для заголовка слайда. Оставаясь на вкладке Структура, мы можем ввести свой заголовок. Например, «Зачем нам все это нужно». То же самое мы могли сделать и на самом слайде. Давайте для разнообразия введем остальной текст там. Щелкните на слайде. Обратите внимание, что вокруг текста появилась рамка. Она определяет, в каких границах мы можем вводить текст на слайде. Итак. Нам предлагается описать цель. Этим мы и займемся. Удаляем имеющийся текст. Вместо него пишем свой. Этого явно недостаточно для объяснения того, ради чего весь сыр-бор. Выделим текст второго пункта. Для этого можно подвести курсор к началу строки, нажать левую клавишу мыши и не отпуская ее провести до конца строки. После чего отпустить. Нажимаем клавишу Delete. После чего вводим следующую фразу. Тоже вроде бы недостаточно. Надо бы еще один пункт ввести, но как? А очень просто. Убедитесь, что курсор находится в конце строки. Сейчас он мигает. Убедились? Теперь нажмите на клавиатуре клавишу Enter (Ввод). Появился новый маркер. А рядом с ним – мигающий курсор. Вводим следующую строку. Сохраним работу. Вместо открытия меню Файл и выбора команды Сохранить можно использовать способ попроще. Нажмите на клавиатуре клавишу Escape, чтобы снять выделение. И еще раз Escape, чтобы снять выделение меню
144
TeachPro Microsoft Office 2003
Файл. Найдите на панели инструментов кнопку Сохранить. Всплывающая подсказка подтверждает, что эта кнопка занимается сохранением файла. Нажимаем ее. Выполняйте операцию сохранения как можно чаще. Перейдите к следующему слайду, используя вкладку Структура. Содержание его нам уже предложено. Кроме заголовка слайда и текста, здесь имеется радиальная диаграмма. Радиальной она называется потому, что отображает отношение с корневым элементом. А корневой элемент здесь, как и вообще в сфере услуг, - это требования заказчика. Для начала выполним уже знакомую операцию заменим заголовок слайда. Это можно сделать как на самом слайде, так и на вкладке Структура. Затем заменяю основной текст. И, наконец, приступим к замене текста на самой диаграмме. Для этого нужно щелкнуть в овале, где сейчас написано «Требования заказчика», и убрать этот текст. Теперь пишем свой текст. Теперь выделяю овал где написано «Качество» и выполняю подобные операции. Наконец вся диаграмма заполнена. Чтобы снять выделение рамки щелкните за ее пределами.
* * * 1.8. Ввод текста на пирамидальной диаграмме Откройте слайд номер 4. Здесь мы видим три пирамидальных диаграммы, а также заголовок и основной текст. Такая диаграмма должна показывать некую иерархию понятий. Я внесу сюда эту иерархию. Но для этого мне достаточно одной диаграммы. Остальные можно удалить. Подведите указатель мыши к средней диаграмме. Когда указатель принимает форму крестика, нажимайте левую клавишу мыши. Диаграмма выделилась. Нажимаем кнопку Delete на клавиатуре. Диаграмма удалена. Подведем указатель мыши к самой маленькой диаграмме. Снова указатель превратился в крестик. Выделим диаграмму. Для удаления можно использовать другой способ. Откройте меню Правка в строке меню. Нажимаем команду Очистить. И диаграммы нет. Есть и еще один способ удаления. Ради его показа пожертвую последней пирамидой. На этот раз я выделяем диаграмму правой клавишей мыши. Появилось контекстное меню. То есть меню, относящееся к конкретному объекту. В данном случае – к диаграмме. Щелкаем пункт Вырезать. Диаграмма исчезла, но не бесследно. Она сейчас в буфере обмена. То есть пока хранится в нем. Вызову еще раз контекстное меню щелчком в пустой области. Выберу пункт Вставить. Из буфера обмена диаграмма скопирована на слайд. А если бы я случайно удалил ее нажав клавишу Delete? В таком случае можно воспользоваться функцией отмены действия. Откройте меню Правка. Выберите пункт Отменить (в данном случае отменить Очистить). То есть мы отменили команду очистить и диаграмма снова на своем место. Снова зайдите в меню Правка. Для повторения удаления можно нажать строку Повторить Очистить. И диаграммы опять нет. Те же действия можно производить быстрее с помощью кнопок на панели инструментов. Они обозначены стрелками Отменить и Повторить. Вернем диаграмму на место. У этой пирамиды пять уровней. А мне нужно всего четыре. Отменим несколько действий. Средняя пирамида как раз содержит четыре уровня. Поэтому я выделяю нижнюю пирамиду, удаляю ее, нажав клавишу Delete на клавиатуре. То же самое делаю с верхней пирамидой. Теперь щелкаю в заголовке слайда, удаляю текст и ввожу нужный текст. Такие же действия произвожу с основным текстом, затем заменю текст на диаграмме. В результате получится вот что. Убедитесь, что видимый на экране слайд активен, щелкнув в пустом его месте мышью. Если на этом активном слайде не выделен ни текст, ни диаграмма,
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
145
к следующему слайду можно перейти, нажатием клавиши Стрелка вниз на клавиатуре. Что мы сейчас и сделаем. Для просмотра слайдов в вкладке Структура воспользуйтесь полосой прокрутки. Можно либо тащить ползунок вниз или вверх, либо пользоваться кнопками со стрелками вверху и внизу. Если кнопку со стрелкой нажать и удерживать, ползунок будет передвигаться до тех пор, пока не дойдет до этой кнопки.
* * * 1.9. Ввод данных в таблицу диаграммы. Циклические диаграммы На пятом слайде мы, кроме текста, видим рамку с надписью: «Вставка диаграммы». На самом деле диаграммы здесь пока нет. Есть только рамка, куда ее надо вставить, и пример диаграммы. Такая диаграмма немного сложнее предыдущих. Чтобы создать ее, откройте меню Вставка. Выберите пункт Диаграмма. Появилась диаграммы и данные, которые к ней относятся. Они представлены в виде таблицы. Данные верхней строки отображаются на диаграмме на горизонтальной оси. То есть здесь это – 1 квартал, 2 квартал и так далее. Данные первого столбца таблицы отображаются справа от диаграммы. Это – обозначения показателей. В частности, синим цветом здесь изображен Восток, фиолетовым – Запад, зеленым – Север. Значения самих показателей – в остальных ячейках таблицы. Заменить текст и цифры на самой диаграмме невозможно. То есть, если на ней щелкать, курсор нигде не появляется. Происходит лишь выделение некоторых частей диаграммы. Чтобы заменить данные, щелкните ячейку в таблице. Введите нужные сведения в ячейку. После чего щелкните следующую ячейку мышью. После щелчка мыши данные, как видите, появились на самой диаграмме. Подобным образом заполните все остальные ячейки таблицы. Закончив ввод, щелкните за пределами таблицы. Таблица исчезла, а диаграмма с новыми данными осталась. У меня после заполнения всех ячеек и текста данный слайд выглядит следующим образом. Данные, введенные мной в таблицу изменили внешний вид диаграммы. Щелкаем за пределами таблицы. А это уже вид слайда с введенным текстом заголовка и основным текстом. Переходим к следующему слайду. На нем изображено три циклических диаграммы. Такие диаграммы отображают процесс непрерывного цикла. Две диаграммы сразу удалим. Для этого выделим их. Сначала одну – в центре. Затем нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и, удерживая ее, щелкните диаграмму справа. Отпустите клавишу Ctrl. Таким образом, мы выделили сразу две диаграммы, удерживая клавишу Ctrl. Нажмите теперь клавишу Delete. Эти две диаграммы удалены. А оставшуюся нам нужно переместить в центр. Подводим к ней указатель мыши. Когда он превращается в крестик, нажимаем левую клавишу и ведем мышь вправо. Затем отпускаем левую клавишу мыши. Диаграмма в центре слайда. Теперь нужно заменить текст. Щелкните слово «Текст» в центре диаграммы. Изображение очень мелкое, трудно различать символы. Давайте увеличим изображение. Для этого достаточно увеличить масштаб. На панели инструментов находим выпадающий список «Масштаб». Нажимаем стрелку справа от него. И выбираем большее значение – например, 75%. Изображение слайда увеличилось. Текст хорошо виден. Для перемещения диаграммы на экране можно воспользоваться полосами прокрутки вертикальной и горизонтальной. Удалите слово «Текст» в центре диаграммы. Введите что-то другое. Я введу слово «обучение» здесь. Передвину диаграмму вверх, используя полосу прокрутки
146
TeachPro Microsoft Office 2003
справа. Таким же образом меняем текст на стрелках. Щелкаем стрелку вверху в районе текста. Текст приобретает горизонтальное положение. Удаляем этот текст и вводим свой. Здесь у меня будет слово «поступок». Щелкаем за пределами текстовой рамки. Текст автоматически стал на нужное место. То же самое я делаю с двумя другими стрелками. Диаграмма заполнена. Чтобы снова увидеть весь слайд, подводим указатель мыши к списку Масштаб на панели инструментов. Нажимаем кнопку и выбираем пункт по месту. В результате весь слайд виден на отведенном ему пространстве.
* * * 1.10. Абзацы и маркированные списки Посмотрим, что у нас на оставшихся двух слайдах. Оба они – текстовые. Поочередно выбираем их и вводим нужный нам текст. Вот я заменил текст на слайде номер 7. Теперь перейду к слайду 8 и заменю текст на нем. Готово. Презентация создана. Не забывайте периодически сохранять файл. На слайдах презентации поместился не весь текст, который я хотел бы представить вниманию публики. Давайте добавим новый слайд. Например, после второго. Воспользуюсь полосой прокрутки, чтобы увидеть его. Выберите вкладку Слайды. Щелкните второй слайд – с мыслью о том, что новый слайд будет вставлен после него. В строке меню щелкните меню Вставка. И дайте команду Создать слайд. После второго слайда появился новый, пустой слайд. Он сейчас выделен. Номера остальных слайдов увеличились на единицу. В новом слайде автоматически заданы рамки для ввода текста. Это – Заголовок слайда и Текст слайда. Кроме того, уже вставлены число и дата. Возвращаемся на вкладку Структура. Щелкаем в рамке Заголовок слайда. Заголовок будет звучать так Содержание в рамке. Текст слайда, у меня уже набрано, но в другой программе – Microsoft Word. Откроем ее. Нажимаем кнопку Пуск. Все программы. Microsoft Office. И находим подпункт Microsoft Office Word 2003. Выбираем его. Открылось окно Microsoft Word. Я нахожу нужный файл. Он называется «Клуб». Открываю его. В данном документе – всего три абзаца. Выделяю их. Копирую, используя кнопку на панели инструментов Копировать. Наверное, вы уже заметили, что строка меню и панели инструментов программы Microsoft Word и программы Microsoft PowerPoint очень похожи. Для того чтобы переключиться с одной программы на другую подводим указатель мыши к панели задач Windows. И выбираем нужную кнопку. Окно программы Microsoft PowerPoint снова на экране. Выбираем текстовую рамку текст слайда Находим на панели управления кнопку Вставить и щелкаем ее. То, что в программе Microsoft Word было началом каждого абзаца, стало в PowerPoint маркированным списком. Маркеры здесь представлены в виде кружочков. Если вы не хотите, чтобы текст был представлен в виде маркированного списка, выделите его. Затем нажмите кнопку Маркеры на панели инструментов. Маркеры исчезли. Теперь текст представлен примерно так, как это было в Word. Закроем программу Word, поскольку она больше не нужна. Подведите указатель к панели задач. На кнопке программы щелкните правой клавишей мыши и выберите левой клавишей команду Закрыть. Обратите внимание, что область Заметки к слайду у нас не заполнена. Сюда можно ввести примечания к слайдам. Щелкните кнопку Показ слайдов с текущего слайда, которая находится под областью Структура. Слайд развернулся во весь экран. Область заметок здесь не видна. Нажмите клавишу Escape на клавиатуре. Итак, заметки нужны только как дополнительная информация. Щелкните в области заметок. Там появился мерцающий курсор. Значит, можно вводить текст. Сделаем это.
* * *
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
147 1.11. Вставка фотографии
Теперь мне нужно вставить на слайд фотографию. Причем так, чтобы основной текст оставался слева, а фотография – справа, примерно на этом месте. Мы можем изменить расположение текста на слайде автоматически. Откроем область задач. В выпадающем списке найдем пункт Разметка слайда. В области Применить разметку слайда показаны различные варианты размещения текста на слайде. Сейчас активен макет Заголовок и текст. На то, что именно он выбран, указывает синяя рамка вокруг него. Задержите указатель мыши над ним. Появляется всплывающая подсказка: Заголовок и текст. На макете хорошо видно и то, и другое. Заголовок расположен вверху. Основной текст – под ним. То же самое мы видим на текущем слайде, который только что создали. Вот – объект Заголовок, а это – объект текст. Если мы щелкнем соседний макет – Заголовок и текст в две колонки, то на слайде появляется еще одна рамка для текста, то есть еще один объект. Если щелкнуть внутри нее - появляется курсор. Здесь можно вводить дополнительный текст. Но мне нужна фотография. Посмотрим, нет ли среди макетов такой разметки, где можно было бы вставить картинку или фотографию. Воспользуемся полосой прокрутки. В разделе Макеты содержимого предусмотрены различные объекты наподобие картинок, но нет места для основного текста. Значит, идем ниже. Макеты текста и содержимого – как раз то, что нам надо. Первый же макет оказывается как раз подходящим. Он называется Заголовок, Текст и Объект. Наверху у него предусмотрено – место для заголовка, слева - место для текста, справа – для какого-нибудь другого объекта, наподобие картинки. Всплывающая подсказка подтверждает для самых подозрительных, что здесь имеется место и для заголовка, и для текста, и для объекта. Кстати, текст в рамке хоть и назван просто текстом, но он – тоже один из объектов, присутствующих на слайде. Надавите на этот макет мышью. Посмотрите теперь на сам слайд. Вверху остался заголовок. Слева остался набранный нами текст. А справа появилась еще одна рамка для добавления какого-нибудь нового объекта. Подведите указатель мыши к значку с изображением таблицы в этой рамке . Появляется всплывающая подсказка Добавление таблицы. Это значит, что на это место можно добавить таблицу. Передвигаем мышь вправо. Следующий значок обозначает добавление диаграммы. Следующий – добавить картинку. Прямо под ним – Вставить клип из коллекции. Левее – Добавить диаграмму или организационную диаграмму. И последний значок – добавить рисунок. Он-то нам и нужен. Потому что здесь фотография тоже считается рисунком. Нажмите этот значок левой клавишей мыши. Появилось диалоговое окно Добавление рисунка. Я знаю, что фото, которое я хочу вставить, находится на диске D. Нажимаю кнопку Мой компьютер слева. После чего в списке папок выбираю двойным щелчком диск D, он называется My files. Щелкнем фотографию. Теперь она выделена. Нажимаем кнопку Вставить в диалоговом окне Добавление рисунка. Фото размещено в рамке на слайде, несмотря на то, что фактический размер этой фотографии намного больше. Я покажу, какой он, воспользовавшись проводником Windows. Для того, чтобы запустить его нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопки Пуск. И открываем фотографию. После чего выбираем кнопку Истинный размер.
* * *
148
TeachPro Microsoft Office 2003 1.12. Добавление слайда. Вставка клипа из коллекции Microsoft
Новый слайд можно добавить еще одним способом. Сначала выделим имеющийся слайд, после которого нужно вставить новый. В области Структура выделим слайд номер 4, например. Затем на панели инструментов найдите кнопку Создать слайд. Я вам помогу. Нажимаем ее левой клавишей мыши. После четвертого слайда появился новый, пятый. Остальные номера опять сдвинулись в сторону увеличения. На этом слайде я хочу разместить текст, два рисунка и звук. Для добавления на слайд новых объектов нам понадобится область задач Разметка слайда. Кстати, она уже здесь. После выполнения какого действия она появилась? Правильно, после нажатия кнопки Создать слайд. Но как ее вызвать, если ее нет? Давайте закроем эту область задач. Вы уже знаете, что нужно выбрать меню Вид, где есть пункт область задач. Кроме того, область задач можно вывести на экран сочетанием клавиш Ctrl + F1. Давайте проверим. Щелкните в стороне от списка. Нажимаем на клавиатуре клавишу Ctrl и, удерживая ее, клавишу F1, тоже на клавиатуре. Ура! Область задач Разметка слайда - появилась на экране. Теперь в списке макетов выберем макет. Пусть для разнообразия это будет слайд с заголовком и двумя объектами над текстом. Все это нужно будет поместить на слайде номер 5. Выделяем его. Находим макет еще раз и щелкаем его. Итак, на нашем слайде заголовок как всегда будет вверху, ниже – слева и справа будут объекты наподобие картинки или фотографии, а внизу – основной текст. Для него нужно будет немного текста, поэтому можно будет сузить рамку этого объекта. Выделим ее щелчком мыши. Подведем указатель мыши к одному из маркеров размеров вверху в центре. Это - маленький кружок, отображаемый в углах и на сторонах рамки. Указатель превратился в разнонаправленную стрелку, нажимаем левую клавишу мыши и тащим ее вниз. После чего отпускаем. Рамка уменьшилась в размере. Левую верхнюю рамку тоже можно уменьшить. Там у меня будет звук. Выделяем эту рамку. Подводим указатель мыши к маркеру размера справа. И тянем его влево. Отпускаем. В рамке осталось всего два значка. Чтобы увидеть остальные немного расширим границу. Уменьшим по ширине и рамку справа. Затем увеличим ее по вертикали. В эту рамку я сразу вставлю рисунок телефона. Найдем в ней обозначение Добавить картинку. Появилось диалоговое окно Выберите рисунок. Здесь собраны рисунки, включенные в программный пакет Microsoft Office. Рисунок можно выбрать, просматривая их все подряд. Здесь их довольно много. А еще можно ввести слово в строке Искать текст. Я введу в ней «телефон». И нажимаю кнопку Начать. В окне Выберите рисунок остается всего три картинки. Это не три сосны так что в них мы не заблудимся. Все это – разные изображения телефонов. Мне сейчас больше подходит схематичное изображение. Я выбираю его щелчком мыши. Нажимаю кнопку OK.
* * *
1.13. Вставка и настройка звука
Телефон на слайде. Реальный размер изображения оказался на этот раз меньше рамки. Поэтому его надо, наоборот, растянуть. Подводим указатель мыши, например, к правому нижнему маркеру размера. Хватаемся за маркер и растягиваем рисунок. Теперь увеличим его вверх, передвигая противоположный маркер. Снимем выделение. Итак, мы получили изображение телефона на слайде. Теперь в левую рамку вставим телефонный звонок. Подведите указатель мыши к значку видеокамеры. С его помощью можно вставить видеоизображение или звук из коллекции Microsoft. Нажимаем значок. Появилось диалоговое окно Клип мультимедиа. Здесь изображений не так много, поэтому использовать поиск не обязательно. Подведем указатель к
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
149
значку с надписью Телефон. Судя по всплывающей подсказке, это – файл типа WAV. Правда, к собакам он не имеет отношения. РасширениеWAV относится к звуковым файлам. Щелкаем значок. Он выделился. Нажимаем кнопку OK. На слайде появилось изображение динамика. Одновременно программа выдала окно с вопросом «Воспроизводить звук при показе слайдов?». Ответ «Нет» здесь не предполагается. Иначе зачем было вставлять звук. Но вариантов ответа – два: Автоматически и По щелчку. «Автоматически» означает, что при появлении на экране слайда номер 5 зазвонит телефон. «По щелчку» означает, что телефон зазвонит только тогда, когда зритель щелкнет изображение динамика. Выберем кнопку Автоматически. Проверим, будет ли слышен звонок при показе слайда. Для этого можно было бы нажать кнопку Показ слайдов с текущего слайда. Но то же самое, как видно из подсказки, можно сделать сочетанием клавиш Shift + F5. Нажмем это сочетание. Действительно, звонок раздался, но зрителю совсем не обязательно думать, что звонит динамик , он должен думать, что звонит телефон. Как убрать динамик из виду? Нажмите клавишу Escape на клавиатуре. Нажатием этой клавиши мы прекратили показ слайдов. Подведите указатель мыши к изображению динамика. Указатель принял форму крестика. Теперь нажмите правую клавишу мыши. Выберите пункт Изменить звуковой объект. Появилось диалоговое окно Параметры звука. Звонок может звучать постоянно. Для этого нужно поставить флажок Беспрерывное воспроизведение, но мы этого делать не будем. Можно установить громкость звука. Щелкните изображение динамика. Сейчас громкость на среднем уровне. Немного прибавим громкость, перетащив ползунок вверх. Щелкните за пределами регулятора громкости. И главное, ради чего мы открыли это окно, - Параметры отображения. Установим флажок Скрывать значок звука во время показа. Подтверждаем выбор кнопкой OK. Надеюсь, вы запомнили, какое сочетание клавиш позволяет запустить презентацию на текущем слайде. Правильно, это было сочетание клавиш Shift + F5. Звонок мы услышали, а изображения динамика не увидели. Что и требовалось доказать.
* * *
1.14. Создание и анимация рисунка
Следующий пункт нашей программы – это создание рисунка на данном слайде. Отодвинем динамик чуть влево, чтобы он не мешал. На свободном месте будет рисунок, который мы сейчас создадим, используя свой талант. Рисовать можно с помощью панели Рисование, расположенной внизу. Как вы понимаете холст и масло здесь не подходят. На свободном месте слайда мне нужно поместить изображение нескольких человек. Не мудрствуя лукаво, щелкните кнопку Автофигуры на панели Рисование. Двигаемся наверх к пункту Основные фигуры. В списке основных фигур выбираем изображение улыбающегося лица. Оно так и называется улыбающееся лицо. Щелкаем его левой клавишей. Список автофигур пропал, передвигаем мышь к своему слайду. Указатель ее превратился в крестик. Передвигаем его туда, где надо вставить улыбающееся лицо. Щелкаем левой клавишей мыши. Лицо вставлено. Чтобы не искать его опять в списке автофигур, мы его просто скопируем. Для этого нужно, чтобы лицо было выделено. Каждый хочет чтобы его лицо как-то выделялось. На панели инструментов нажмем кнопку Копировать. И затем – кнопку справа, Вставить. Появилось еще одно лицо. Передвинем его мышью в другое место. Щелкните в пустом месте слайда, чтобы снять выделение лица. Бывают случаи когда лучше не выделяться. Теперь одно из этих лиц должно произнести какой-то текст. Снова открываем список Автофигуры. Переходим к пункту Выноски. И выбираем одну из выносок. Например, выноска-облако. И двигаем указатель - крестик так, чтобы он оказался над одним из этих лиц. Щелкаем. На слайде появилась выноска, в которую мы потом вставим текст речи этого лица. Но она очень мала. Растянем ее, взявшись за верхний правый маркер размера. Теперь передвинем все облако немного вверх. Оставаясь на этом облаке нажмем правую клавишу мыши. Выбираем пункт Изменить текстовую строку. На облаке появилось поле для ввода текста. Увеличим изображение с помощью списка Масштаб на панели инструментов. Пусть это будет 75% . В соответствии со своей задумкой я пишу текст. Затем снимаю выделение. Да, если бы Леонардо да Винчи был жив, он бы сошел с ума от зависти. Теперь эти лица можно оживить, без использования черной магии. Выберем лицо справа. Выберем выпадающий список в области задач. И затем пункт Настройка анимации. В этой области нажмем кнопку Добавить эффект. Переместим указатель к
150
TeachPro Microsoft Office 2003
пункту Вход. «Вход» обозначает той или иной способ появления объекта на слайде. Здесь есть несколько подпунктов – Вылет, Жалюзи, Прямоугольник, Ромб, Шашки. Выберем Вылет. Программа нам тут же показала, откуда будет вылетать лицо и с какой скоростью. Посмотреть анимацию этого слайда еще раз можно нажатием кнопки Просмотр внизу в области задач. Давайте уменьшим масштаб изображения по месту. Рядом с лицом появился квадрат с цифрой 1. При этом на слайде уже имеется квадрат с цифрой 0. Эти квадраты обозначают анимированные объекты. Заметьте, не реанимированные, а анимированные, то есть почти живые. Нулевой объект – это звуковое сопровождение. Он будет действовать при смене слайдов. За ним идет объект, которому сейчас присвоен номер 1. Это – наше лицо. То есть, не наше, а просто какое-то анимированное лицо. В области задач имеется раздел, где можно задавать параметры анимации. Поле Начало определяет, какое событие вызывает действие анимации. Сейчас установлено значение По щелчку. Можно выбрать другое. Щелкните кнопку со стрелкой справа от этих слов. Выберем пункт После предыдущего. А предыдущее, как мы уже выяснили – это телефонный звонок. Имейте в виду, что операции которые мы сейчас делаем относятся к объекту улыбающееся лицо и ни к какому объекту больше. Номер в квадрате рядом с объектом улыбающееся лицо получил значение 0. В поле Направление задается траектория движения этого объекта. Сейчас назначено движение снизу.
* * * 1.15. Завершение работы над первой презентацией Следующее свойство – это Скорость. Сейчас она очень высокая. Ее можно снизить. Откроем список. Выберем пункт Среднее. Ниже дан список анимированных объектов, имеющегося на слайде. Вверху - объект, анимация которого запускается первой. Он называется клип 4. Затем сработает анимация того объекта, который расположен в этом списке ниже. В данном случае – улыбающееся лицо. Мы можем просмотреть, как все это функционирует. Нажимаем кнопку Просмотр. Теперь направление движения лица и его скорость меня устраивают. Такие же действия можно осуществить по отношению ко второму лицу. Сначала выделим его. В области задач нажимаем кнопку Добавить эффект. Переходим к пункту Вход. Выбираем подпункт Вылет. Изменим настройки в разделе Изменение. Начало действия здесь должно быть После предыдущего. При этом номер в квадрате рядом с объектом тоже поменялся на 0. Направление движения – Слева. Скорость – Средняя. Не забывайте по ходу дела сохранять презентацию. Чтобы каждый раз не тащить указатель мыши к кнопке Сохранить можно нажимать сочетание клавиш Ctrl+S. А если вы его забудете, можно освежить память, заглянув в меню Файл. Здесь есть и значок сохранения, и слово Сохранить, и сочетание клавиш. Остается ввести текст в рамку. Выполним эту задачу. Сначала надо как обычно щелкнуть в этой рамке. Затем вводить текст, стуча пальцами по клавиатуре. Давайте просмотрим его, нажав сочетание клавиш Shift + F5. Таким образом выявилась ошибка – выноска облака не анимирована. Эту ошибку можно теперь исправить. Выделяем облако, добавляем эффект, Вылет, Начало после предыдущего, Направление слева, Скорость средняя. И просматриваем слайд еще раз. Теперь получилось именно то, чего я добивался. Закончив работу над слайдами необходимо просмотреть как выглядит презентация в целом. Для этого нажимаем кнопку Режим сортировщика слайдов и на экране появляется весь набор слайдов презентации, за исключением, правда, одного слайда, который просто не поместился на экране. Чтобы просмотреть его воспользуемся полосой прокрутки. Здесь хорошо видно последовательность слайдов и общий вид презентации. При необходимости слайды можно переставить. Например, переставим местами 8-й 9-й. Выделяем 9-й, нажав его мышью и тянем его влево. Перед 8-м слайдом появляется вертикальная черта, обозначающая где будет установлен 9-й слайд. Отпускаем клавишу мыши – слайды поменялись местами. Гениально, не правда ли? Остается кому-нибудь показать эту презентацию. Не забудьте только, что файл презентации называется Психологический клуб. И помните, где его найти. Откройте меню Файл, пункт Свойства, вкладку Общие. В строке Папка указан путь к файлу на этом компьютере. Естественно, на вашем компьютере путь может быть другим. Запишите его себе в блокнот, когда создадите собственную неповторимую презентацию.
* * *
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
151
Глава 2. Подготовка к созданию презентации
2.1. Установка и удаление компонентов
Прежде, чем открывать программу PowerPoint и что-то в ней писать, нужно продумать структуру будущей презентации. Я закрою эту презентацию. Для начала потребуется всего лишь ручка и бумага. Берем лист бумаги и набрасываем план. Это - титульный лист, который я написал от руки или будем считать, что от руки. Набросав на бумаге план, мы должны выполнить еще некоторые подготовительные действия. Откроем меню Пуск и выберем пункт Панель управления. Здесь нам нужен пункт Установка и Удаление программ. В списке он имеется. Если же его здесь нет, то в окошке слева необходимо выбрать пункт Переключение к классическому виду. В этом случае доступно большее число команд и здесь так же есть файл установка и удаление программ и компонентов Windows. Выполним двойной щелчок, на значке появляется диалоговое окно Установление и Удаление программ. Здесь нам нужно найти строку Microsoft Office профессиональный выпуск версии 2003 года. Вот она. Если помните, при установке программы мы выбрали такой тип установки как Обычная. Теперь мы можем добавить компоненты нажав кнопку Изменить. Кроме того, здесь представлена некоторая информация о Microsoft Office, в частности, ее размер, как часто она используется, когда последний раз ее вызывали. Нажимаем кнопку Изменить. Как видите, на экране появилось диалоговое окно. Установка Microsoft Office 2003. Здесь имеется несколько вариантов действий, которые мы можем предпринять: Добавить или удалить компоненты, Переустановить или восстановить программу, а так же удалить ее. Переходим к следующему окну нажатием кнопки Далее. Мы оказались в окне Выборочная установка. Для того чтобы точно знать, какие приложения будут устанавливаться, поставим флажок Расширенная настройка приложений. И нажимаем кнопку Далее. Появился список, в котором мы можем выбрать параметры обновлений приложений и средств. Но нас, прежде всего, интересует Microsoft Office PowerPoint. Нажмем знак плюса, стоящий левее от пункта Microsoft Office PowerPoint. Первое, что мы здесь видим, - это справка. Судя по ее значку, она полностью установлена и будет запускаться с компьютера. Следующее – это Шаблоны оформления. Щелкнем знак «плюса». Здесь мы видим, что основные шаблоны оформления установлены, а дополнительные – нет. Цифра 1 на значке обозначает, что дополнительные шаблоны будут устанавливаться при первом вызове, то есть если это потребуется в процессе работы над презентацией. Кроме того, внизу есть дополнительная информация, что это дополнительные варианты оформления презентации. Возможно, они нам понадобятся в процессе работы. Поэтому щелкните значок еще раз и выберите пункт Запускать с моего компьютера. Воспользуемся полосой прокрутки, чтобы просмотреть остальные пункты. Значок - Шаблоны содержания серого цвета, значит там не все установлено. Посмотрим. Действительно, основные шаблоны содержания установлены полностью, а дополнительные нет. Выберем пункт Запускать с моего компьютера. Если вам показалось, что это уже было, то вы ошиблись. Предыдущий пункт – Шаблоны оформления. Дальше мы видим пункт Озвучивание эффектов анимации. Пусть он тоже будет полностью установлен. Если значок белый, значит, компонент полностью установлен или будет установлен. Двигаемся ниже. Таким образом, мы выбрали полную установку всех средств программы Microsoft Office PowerPoint. Далее идут такие программы как Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Word и Microsoft Office InfoPath и ниже общие средства Office, то есть средства, которые могут использо-
152
TeachPro Microsoft Office 2003
ваться всеми этими программами. Нажмем знак Плюс слева. Нас могут заинтересовать картинки в процессе работы. Они установлены все. Судя по серому фону значка Шрифты, эти шрифты установлены не полностью. Щелкнем «плюс». Можно выбрать дополнительные шрифты TrueType. Щелкнем значок. Крестик в строке не будет доступен, даже если он потребуется в ходе работы над презентацией. Выберем пункт Запускать с моего компьютера. Снова воспользуемся полосой прокрутки. Не все компоненты, как видим, установлены в многоязыковой поддержке. Открыв ее увидим, что не установлен универсальный шрифт. Что это такое, сказано в описании ниже. Я только добавлю, что он позволяет избежать различных проблем, связанных с несоответствием кодировок. Выберем этот пункт Запускать с моего компьютера. К моему глубокому сожалению, я не знаю ни сирийского, ни японского языка, поэтому и шрифты мне не потребуются. Посмотрим, почему серым цветом закрашен пункт Средства проверки правописания. Таким же серым цветом обозначен английский язык. Оказывается, здесь пока не установлена расстановка переносов и поиск всех словоформ. Этот пункт установим так, чтобы он запускался с компьютера. А расстановку переносов лучше оставить без изменений. Немецкий язык я пропускаю. Посмотрю, что с русским. Здесь все так же оставляю без изменений, как и остальные пункты до Средства Office. Все эти пункты оставим так, как они предложены по умолчанию. Теперь возникает вопрос, хватит ли места для установки тех компонентов, которые я выбрал. На этот вопрос легко найти ответ. Поскольку в нижней части диалогового окна написано, что на диске требуется 47 мегабайт, а свободного места 7 гигабайт и 510 мегабайт. То есть вполне достаточно. Возможно, я упустил некоторые важные компоненты, которые могут пригодиться в работе. Поскольку места достаточно можно установить Office полностью. Щелкаем значок Microsoft Office и выбираем команду Запускать все с моего компьютера. Значок, стоящий рядом с надписью Microsoft Office, побелел. Изменился и объем места, который требуется на диске. Теперь это уже 180 мегабайт. Меня это устраивает, поэтому я нажимаю кнопку Обновить. Идет установка компонентов Microsoft Office. Копируются новые файлы. Затем появляются сообщения, что обновление успешно завершено. Нажимаем кнопку OK. И закрываем окно Установление и Удаление программ. После чего и окно панели управления.
* * * 2.2. Расширения файлов. Настройка представления Настроим внешний вид программы PowerPoint. Откроем презентацию «Психологический клуб». Для этого нажимаем кнопку Пуск. Выбираем команду Мои документы, в которой она сохранена и видим здесь несколько файлов «Психологический клуб». Я специально поместил их сюда, чтобы показать какая разница есть между различными типами файлов. Откроем, например файл «Психологический клуб» показ слайдов Microsoft PowerPoint. Как видите, запустилась презентация. Если щелкнуть кнопку Esc на клавиатуре мы попадаем не в рабочий режим, в котором создавали свою презентацию, а просто закрываем этот файл. Основной отличительный признак файлов – это их расширение. Зайдем в меню Сервис проводника Windows. Нажмем пункт Свойства папки. Появилось диалоговое окно Свойства папки. В этом окне несколько вкладок. Давайте перейдем на вкладку Вид. Просмотрите список Дополнительные параметры. Здесь заданы параметры представлений файлов и папок. Воспользуемся полосой прокрутки, чтобы увидеть нижние строки. Найдите пункт скрывать расширение для зарегистрированных типов файлов. Вот он. Снимем флажок щелчком мыши. Затем нажимаем кнопку Применить, в результате чего расширение файлов перестают быть скрытыми, то есть отображаются. И нажимаем кнопку ОК. Теперь сразу видно, что все файлы под названием «Психологический клуб», имеющиеся в папке Мои документы имеют разные расширения. Вы можете возразить, что презентацию над которой мы работаем можно было найти по словам Презентация Microsoft PowerPoint. Но если перейти в режим списка в проводнике Windows, то дополнительная информация не видна и единственный способ отличить файлы друг от друга – это посмотреть на их расширение. Файл, который я запустил первым – это «Психологический клуб» PPS. PPS – расширение файла, предназначенного для демонстрации. Запустим его еще раз. Как видите, демонстрация запускается сразу в режиме показа. «Психологический клуб» с расширением GIF – это рисунок. Здесь единственный слайд, в котором текст
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
153
заменить, изменить или удалить, естественно, невозможно. Закроем это окно. Презентация, с которой можно работать дальше имеет расширение PPT. Откроем ее. Теперь расширение файла появилось и в строке заголовка. Внешний вид программы или, как говорится, ее представление можно настраивать. Например, закрыть область слайды. В правом верхнем углу для этого нужно нажать кнопку с крестиком. Для восстановления области можно нажать кнопку Обычное представление, которое находится в левом нижнем углу. Кроме того, границу области можно передвигать влево или вправо. Подводим указатель мыши к границе. Нажимаем левую клавишу и тянем ее влево. Таким образом, область уменьшилась, и слайды стали совсем крошечными. Для увеличения области произведем те же самые действия, только мышь будем вести в обратном направлении. Можно сделать и так, чтобы данная презентация всегда открывалась в определенном режиме. Откройте меню Сервис, команда Параметры, вкладка Вид. Внизу есть раздел Представление по умолчанию. Внешний вид открываемой презентации будет таким, какой указан в списке. В данном случае –это представление, сохраненное в файле. Нажмите кнопку со стрелкой справа. Имеются и другие варианты открытия презентации. Обычная, Структура, заметки и слайд, Обычная, структура, эскизы и слайд и так далее. Выберем, например, сортировщик слайдов и закроем диалоговое окно Параметры нажав кнопку ОК. Затем закроем презентацию.
* * *
2.3. Представление по умолчании. Создание пункта меню и кнопки
Возвращаемся к кнопке Пуск. Подводим указатель к пункту Недавние документы и выбираем подпункт «Психологический клуб» PPT. Ну, вот. Презентация открылась в режиме Сортировщик слайдов. Для перехода в обычный режим нажмем соответствующую кнопку в левом нижнем углу экрана. Снова заходим в меню Сервис, Параметры, Раздел представления по умолчанию. Открываем список. И выберем представление, сохраненное в файле. То есть в следующий раз эта презентация откроется в таком виде, в каком мы ее сейчас закроем. Нажимаем ОК. Закроем презентацию и откроем еще раз. Как видим это последний сохраненный вариант представления данной презентации. Для режима, который используется чаще всего можно создать отдельную кнопку. Снова откройте меню Сервис. Выберите команду Настройка. На экране появилось диалоговое окно Настройка. В нем выберем вкладку Команды. На этой вкладке два окна: Категории и Команды. Сейчас выбрана категория Файл в списке категории, а в списке команды, отображаются все те команды, которые относятся к категории Файл. Давайте в списке Категории выберем строку Вид. Справа появились все команды, которые относятся в Виду. Выберем уже знакомую команду Сортировщик слайдов. Теперь нажимаем левую клавишу мыши и держим. Внизу, обратите внимание под указателем мыши появился знак «плюс». Ведем теперь мышь вверх, не отпуская левую клавишу. При наведении на панель инструментов на ней отображается вертикальная черта. Если вести мышь вправо, например, эта вертикальная черта то же передвигается. Она указывает, куда будет вставлена команда, если отпустить левую клавишу мыши. Передвинемся вверх в строку меню. При наведении на одну из кнопок меню выпадает список. Наведем указатель прямо на список. Появилась горизонтальная черта. Это значит, что в этом месте может быть встав-
154
TeachPro Microsoft Office 2003
лена команда. Перейдем к меню Вид и вставим где-нибудь эту команду. Команда Сортировщик слайдов вставлена. Как видите, их теперь здесь две, естественно, вторая – лишняя. Поэтому я снова навожу на нее указатель мыши, нажимаю левую клавишу, удерживаю ее и веду мышь в сторону. Под указателем вместо знака «плюс» появляется «крест» . Значит можно отпустить. Команда исчезла. Щелкните еще раз кнопку меню Вид. И список исчез. Теперь попробуем поместить ту же самую команду в виде кнопки на панель инструментов. Захватываем ее и ведем вверх, например, к кнопке Конструктор. Попробуем поместить ее между конструктором и создать слайд. Вертикальная черта появилась. Отпускаем левую клавишу, появилась и кнопка. Теперь в диалоговом окне Настройка нажимаем кнопку Закрыть. Новая кнопка готова к работе. Попробуем, как она действует. Всплывающая подсказка появилась. Режим Сортировщика слайдов. Нажимаем кнопку. Работает прекрасно, не хуже чем все остальные. Как теперь вернуться к следующему представлению. Делаем следующее. Наведя на кнопку Обычный режим, щелкаем ее. Как удалить кнопку Режим сортировщика слайдов с панели инструментов? Заходим в меню Сервис. Выбираем пункт Настройка. На панели инструментов нажимаем кнопку Сортировщика слайдов. И тянем ее вниз. Когда под указателем появляется «крестик» - отпускаем кнопку. Кнопка удалена с панели. В диалоговом окне Настройка нажмите кнопку Закрыть. А теперь закрываем эту презентацию.
* * *
2.4. Поиск файлов
Предположим, я забыл, где находится созданный ранее файл. Но помню, что это была презентация Microsoft PowerPoint. Запущу пустую презентацию. Открываем меню Файл. Выбираем меню Поиск файлов. Справа появилась область Обычный поиск файлов. Что будем искать? В поле Текст можно ввести текст, который находится в этом файле. Щелкаем в поле. Теперь надо вспомнить какой текст был в файле. Пишем: «Психологический Клуб» Если вы не уверены в правильном написании слова, можно заменить любую букву, например, «о» на знак «?», а любое сочетание букв «звездочкой». То есть, один любой знак можно заменить вопросом, а любое сочетание любых знаков звездочкой. Если я сейчас нажму кнопку Найти, программа начнет искать файлы со словами «Психологический клуб» на всех дисках и на всех папках моего компьютера. Чтобы ограничить область поиска обратим внимание на раздел Другие параметры поиска, которые расположены ниже. В частности, откроем область поиска, нажав на кнопку со стрелкой. Нажмите крестик, который находится слева от слов Мой компьютер и снимите галочки с тех пунктов, где по-вашему мнению этот файл абсолютно не может быть. Оставляем только диск D, который называется My Files. Снова нажимаем кнопку со стрелкой, кроме того, можно ограничить поиск в соответствии с типами файлов. Выберем список файлов результатов. Чтобы не щелкать каждый пункт по отдельности, снимем галочку Файлы Office, а потом поставим файлы только PowerPoint. Кроме того, можно снять галочку веб-страницы. И опять щелкаем кнопку со стрелкой, находящуюся справа от списка. А вот теперь нажимаем кнопку Найти. Компьютер нашел несколько файлов, содержащих слова «Психологический клуб». Подводим указатель мыши к одному из них, щелкаем на стрелку справа. Появляется список действий которые мы можем выполнить. Нажмем верхний пункт. Изменить с помощью Microsoft Office PowerPoint. Нужный файл найден. Закроем область задач.
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
155
В программе PowerPoint имеется еще один способ поиска файлов. Снова откроем меню Файл. Выберем пункт Поиск файлов. Появилась область задач Обычный поиск файлов. В ней выбираем команду Расширенный поиск файлов. Такой поиск осуществляется по свойствам файлов. А какие бывают свойства. Снова откроем список файлов. Найдем пункт Свойства. Свойства бывают разные: Название, Тема, Автор, Руководитель и так далее. У каждого свойства бывает свое значение. В данном случае значение свойство Название – это свойство 1. А значение свойства Автор –My Name. Сюда можно подставить Лев Толстой, как я уже говорил, или любое другое имя. У остальных свойств в данном окне значений нет. Поля пустые. Закрываем диалоговое окно кнопкой Отмена. Посмотрим, какие свойства используются при поиске. Список начинается со слова Автор и заканчивается свойством Шаблон. Мы можем выбрать любое из свойств. Пусть это будет, например, Руководитель. Значение этого свойства, как я помню Карине. То есть это имя руководителя на самом деле. Теперь вопрос – в свойстве, которое указано в файле, который я собираюсь найти, написано только имя или еще и фамилия? Если бы я помнил точно, что там только имя, тогда в поле Условия можно оставить Совпадает точно с.. Но я этого не помню. Возможно там есть еще и фамилия. Поэтому выбираем кнопку со стрелкой справа и жмем на пункт Содержит. Это значит, что слово «Карине» будет содержаться в поле Руководитель, но не ограничиваться им. Чтобы закрепить такие условия поиска нажимаем кнопку Добавить. У нас получилось, что поле Руководитель должно содержать слово «Карине» в свойствах файла Можно добавить еще условия поиска. Возвращаемся к списку Свойства. Выберем, например, Автор. Пусть автором будет Лев Толстой. Пишем. Условие оставляем прежним – Содержит. Поскольку одно условие поиска у нас уже есть, стали активными переключатели «и», «или». Программа будет искать файлы, в которых свойство Руководитель содержит слово «Карине» или свойство Автор содержит слова «Лев Толстой». Выберем этот вариант и нажимаем кнопку Добавить. Теперь у нас два условия поиска файла. Нажимаем кнопку Найти. Результат поиска непонятен. Давайте раздвинем границы области задач влево. Результатов не найдено. Очень приятно, конечно. Изменим условия. Нажмите кнопку Изменить. Посмотрим другие параметры поиска. В частности, область поиска. Сейчас выбран жесткий диск D. То есть программа искала файлы только там. Добавим сюда Мои документы. Щелкнем в стороне списка и повторим поиск. На этот раз результат есть. Подведите указатель мыши к названию файла. Справа появилась кнопка со стрелкой. А так же появилась всплывающая подсказка, в которой содержится некоторая информация об этом файле.
* * *
2.5. Другие варианты поиска. Изменение свойств и переименование файлов Щелкните кнопку со стрелкой справа. В выпадающем списке мы можем выбрать пункт Свойства. Сделаем это. Появилось диалоговое окно Свойства, в котором три вкладки: Общие, Особые, Сводка. На вкладке Сводка воспользуемся полосой прокрутки. Это позволит нам увидеть, какие еще свойства здесь есть, и выясняется, что программа действительно нашла здесь слово «Карине». Льва Толстого здесь, естественно, нет. Изменим условия поиска. Что если мы будем искать ни слова «Карине» или «Лев Толстой», а «Карине» и «Лев Толстой». Для начала надо удалить строку «или». Нажимаем кнопку Удалить. Теперь выберем переключатель «и» и добавим Льва Толстого. Теперь нажмите кнопку Найти еще раз. Результатов не найдено. Так и должно было случиться. Закройте область задач. В программе Microsoft Office PowerPoint существует еще одна возможность поиска. Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов. На экране появилось диалоговое окно Открытие документа. Теперь нажмем кнопку Сервис и выберем пункт Найти. Теперь на экране окно Поиск файлов. Здесь две вкладки - Расширенный и Обычный. Возможности поиска здесь те же самые. Откройте, например, вкладку Расширенный. Здесь имеются свойства, целый набор свойств, Условия. Если задать в окне свойство Автор , то в условиях будут два пунктаСовпадает точно с .. и Содержит. Так же здесь содержится поле Значение и соответствующие кнопки и переключатели. То есть, поиск здесь выполняется так же, как и в области задач. Закроем эти окна. В программе PowerPoint существует еще один способ изменения свойств. Нажмите кнопку От-
156
TeachPro Microsoft Office 2003
крыть на панели инструментов. В диалоговом окне Открытие документа выберите презентацию, свойства которой нужно изменить. Теперь откроем меню Сервис в этом окне. Выберем пункт Свойства. Программа вывела на экран диалоговое окно Свойства. Здесь мы можем изменить имеющуюся или добавить новую информацию. Давайте заполним поле Заметки. Щелкните в нем и напишем, Первое - презентация. Подтвердим это изменение нажатием кнопки ОК. Откройте еще раз список Сервис в этом диалоговом окне и выберите пункт Свойства. Откройте вкладку Прочие в окне Свойства. Введем в поле название Новое свойство, выбрав его из списка, который расположен ниже. Пусть это будет Издатель. У этих свойств тоже должны быть свои Значения. Введем Значения в соответствующем поле. Здесь Значение должно соответствовать типу, который указан в списке выше. Существует несколько типов: Текст, Дата, Число, Да или Нет. В данном случае это текст, однозначно. Остается добавить указанное свойство в список, нажатием кнопки Добавить. Таким же образом можно ввести еще одно свойство. Например, ответственный. Значение «Карине» и тоже нажимаем кнопку Добавить. Введенные свойства можно удалять, выделив каждое из них и нажимая кнопку Удалить. Я этого делать не буду. Нажимаю кнопку ОК в диалоговом окне. Закройте окно Открытие документа. Кроме всего прочего, можно указывать еще и специальные свойства файлов. Откройте презентацию «Психологический клуб» На одном из слайдов выделим какой-нибудь объект. Например, пусть это будет слайд 5, а в роли объекта будет выступать кусочек текста. Например, «телефон». Теперь открываем меню Файл. Задаем команду Свойства. Переходим на вкладку Прочие, которая сейчас как раз и открыта. Поставим флажок для объекта. Объект это у нас выделенный текст «телефон», как вы помните. Дадим название этому объекту в соответствующем поле. Пусть это будет то же слово «телефон» и нажимаем кнопку Добавить. Новое свойство появилось в списке. Оно обозначено специальным знаком, указывающим на то, что это гиперссылка. Что такое гиперссылка и с чем ее едят, сейчас посмотрим. Нажмите ОК в этом диалоговом окне. Снимем выделение слова «телефон» и перейдем на какой-нибудь другой слайд, например, 1-й. Найдите в строке меню кнопку Правка. И выберите пункт Перейти к Свойству. Появилось диалоговое окно Свойства. Имя свойства есть «телефон». Нажимаем кнопку Перейти закрываем диалоговое окно Свойства. Таким образом, гиперссылка привела нас прямо к объекту, который мы задали. С помощью инструментов программы PowerPoint можно переименовывать файлы. Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов. Теперь я найду нужный файл, используя панель адресов. На этой панели нажимаю кнопку Мой компьютер и затем выбираю нужный диск в списке. Файл, который я хочу переименовать, называется F75zySTB. Название совершенно невразумительное. Нажмем его правой клавишей мыши. Найдите в контекстном меню программу Переименовать. Выберем ее левой клавишей. Имя файла выделилось, теперь его можно изменить. А справа появилось изображение титульной страницы этой презентации. Щелкнем мышью перед точкой следом за которой идет расширение файла и удалим существующее имя файла. Я использую кнопку BackSpace на клавиатуре для этого. Теперь можно вписать новое имя. Обратите внимание, что в рамке сейчас находится курсор. Напишу, например, имя «горы». Для закрепления этого имени достаточно нажать Enter на клавиатуре. Если вам почему-то не нравится правая клавиша мыши, можно использовать левую. Щелкните имя файла левой клавишей. Как видите, оно выделилось точно так же как и при выборе команды правой клавишей. Щелкните за пределами имени файла. Презентация переименована.
* * * 2.6. Диалоговое окно Открытие документа Новую презентацию можно создать прямо в окне открытия документа. Нажмите в области списка правой клавишей мыши. Найдите команду Создать. Появляется список того, что мы можем создавать, начиная с папки и заканчивая в данном случае архивом WinRAR. Нам нужно создать презентацию. Подводим указатель мыши к презентации Microsoft PowerPoint и нажимаем левую клавишу. В списке файлов и папок появилось предложенное программой имя презентации Microsoft PowerPoint с расширением РРТ. Заменим название. Я
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
157
выделяю предложенное программой название и на клавиатуре пишу другое, свое. Например, новая моя презентация. Нажимаю клавишу Enter и теперь вдруг замечаю, что создал ее в папке My Files, то есть на диске D. А мне хотелось бы, чтобы и эта презентация и презентация «горы» были в директории Мои документы. Эту оплошность можно исправить, перенеся оба файла в нужную директорию. Один из них уже выделен. Как выделить оба? Нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре, удерживайте ее и щелкните презентацию «горы». Теперь обе презентации выделены. Нажмите правую клавишу мыши над одной из них. Теперь у нас есть две возможности. Либо вырезать их отсюда и вставить в другую папку, либо скопировать. Я выбираю возможность вырезать. Значки презентации потускнели. Это значит, что они будут вырезаны с диска D, как только мы вставим их в другую папку. На панели адресов щелкаем кнопку Мои документы. В поле списка на пустом месте нажимаем правую клавишу мыши. И выбираем команду Вставить. Оба файла появились в списке. Теперь вернемся в предыдущую папку. Для этого есть кнопка в диалоговом окне Открытие документа, находящаяся справа от списка Папка. Нажмем ее. Мы снова попали на диск D. Файлов, которые мы вырезали здесь уже нет. То есть отсюда мы перенесли их в другую папку. Перейдем опять в папку Мои документы. Ненужные файлы можно удалить. Например, если вы хотите удалить все имеющиеся в этой папке презентации, выделите левой клавишей одну из них, например, презентацию «горы». Затем нажмите клавишу Shift на клавиатуре и, удерживая ее, щелкните мышью последнюю презентацию, нижнюю в списке. Все презентации выделены. Теперь на клавиатуре нажимаем клавишу Delete – появляется диалоговое окно – подтверждение удаления группы файлов. Программа спрашивает, уверены ли мы в том, что хотим удалить эти файлы. Если ответить «да», все файлы будут перемещены в корзину. Я нажимаю кнопку «нет». Если нужно удалить только некоторые файлы, нажмите на клавиатуре клавишу Ctrl. И теперь щелкайте файлы, которые не нужно удалять. Например, Психологический клуб РРТ, горы и Психологический клуб.htm. Выделенными остались только два файла. Их и можно удалить нажатием клавиши Delete. Я этого делать не буду. Закроем окно Закрытие документа нажатием кнопки Отмена. Найти и открыть недавно использовавшийся файл еще проще. Нажмите кнопку меню Файл. Посмотрите на нижнюю часть открывшегося списка. Здесь указаны файлы, которые мы открывали последними. Если щелкнуть на какой-либо их них, то он должен открыться. Я нажимаю на пункт под номером 2 – Психологический клуб. Презентация открылась. Еще раз откроем список файлов. Теперь психологический клуб на первом месте, потому что мы его открывали последним. Щелкнем второй пункт. Поскольку этот файл был нами переименован, программа Microsoft Office PowerPoint сообщает об ошибке. Нажимаем кнопку ОК. Количество открытых недавно файлов можно изменить. Для этого выберите меню Сервис, строку Параметры, вкладку Общие. В группе общие параметры мы можем изменить количество отображаемых в списке файлов, увеличив или уменьшив значение Поле список файлов из… Для этого нажимаем стрелку, например внизу. Количество уменьшилось на единицу. Если нажать верхнюю стрелку – количество увеличивается. Доведем это количество до 6, например. После чего нажимаем кнопку ОК в диалоговом окне. Проверим? изменилось ли меню файлов. В списке появилось 6 пунктов, а не 4 как раньше. Познакомимся с еще одним вариантом открытия презентаций. Нажмите меню Файл, и команду Открыть. Выделите Файл, копию которого требуется открыть. Пусть это будет Горы. Теперь посмотрите на кнопку Открыть. Справа от нее есть еще одна маленькая кнопка со стрелкой. Щелкните ее. Выберем в списке, который только что выпал, пункт Открыть как копию. Презентация открыта. Закроем ее. Теперь нажмите кнопку Открыть на панели инструментов. Это действительно была копия. Она создана в списке папок. Сама презентация Горы осталась без изменений. Закройте текущее диалоговое окно кнопкой в правом верхнем углу. Впереди нас ждет ознакомление с вариантами создания презентаций.
* * *
158
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 3. Варианты создания презентаций 3.1. Новая презентация. Из шаблона оформления. Из мастера автосодержания Разберемся с различными вариантами создания презентации. Запустите программу Microsoft PowerPoint 2003. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов. Для создания пустой презентации можно также воспользоваться областью задач. Щелкните заголовок этой области, выберите пункт Создание презентации. В списке Создание – пункт Новая презентация. Как видите, при обоих вариантах создания мы получили в области задач одно и то же окно. Разметка слайда, то есть, пустую презентацию мы начали создавать двумя разными путями. Откройте меню Окно. Здесь хорошо видно, что сейчас открыты две новые презентации – презентация 2 и презентация 3. Сейчас на экране Презентация 3. Можем открыть презентацию 2, щелкнув соответствующий пункт в списке. Посмотрите на строку Создание – там теперь презентация 2. Хотя представление на экране практически не изменилось. Сейчас в этой новой презентации имеется только один слайд – титульный. Его вид можно изменить по своему усмотрению. Для этого просто выберите другой макет. Например, только Заголовок, Заголовок и Текст, Заголовок и Текст в две колонки, Пустой слайд и так далее. Выберем вот этот вариант- только Заголовок. Внешний вид слайда сразу изменился. Вторая рамка пропала. Для вставки следующего слайда нажимаем Создать слайд на панели инструментов. Для этого слайда тоже выбираем свой макет, например, такой – Заголовок, два объекта и текст. Заполняем текстом титульный слайд, например, я написал – Титульный слайд на титульном слайде. На втором слайде напишу – второй слайд. В рамке, где должен быть основной текст – пишу просто – основной текст. В двух других рамках выбираю объекты. Затем создаю еще один слайд кнопкой Создать слайд. И продолжаю в том же духе. Закроем эту презентацию и рассмотрим другие возможности. От сохранения презентации откажемся, нажав кнопку Нет. Щелкните заголовок области задач. Выберите пункт Создание презентации. Следующий вариант – из шаблона оформления. Нажимаем его. Если мы уже до этого создавали четыре новые презентации, то программа автоматически присваивает этой презентации номер 5. Здесь сразу создадим несколько новых слайдов нажатием кнопки Создать слайд. И еще раз, и еще раз, и еще раз. Щелкните заголовок области задач. Выберите пункт Дизайн слайда. Выберем в списке какойнибудь шаблон оформления. Например, этот – под названием Капсулы. Все созданные нами слайды приобрели новый вид. Они все оформлены одинаково, в соответствии с шаблоном. Предположим, вы хотите, чтобы некоторые слайды имели другой вид. Выделим их удерживая нажатой клавишу Ctrl на клавиатуре. Выделены 1-й, 3-й, и 5-й слайды. К ним можно применить другой шаблон оформления. Например, такой как Профиль. Щелкните кнопку со стрелкой в правой части окна этого шаблона. В выпадающем списке есть два варианта применения шаблона ко всем слайдам или к выделенным слайдам. Выберем этот вариант. Как видите, оформление выделенных слайдов изменилось. Я поочередно пощелкаю их, чтобы вы убедились в этом сами. Теперь давайте создадим еще одну презентацию из шаблона оформления, но немного по-другому. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов. Щелкните заголовок области задач, выберите пункт Дизайн слайда и не создавая пока новых слайдов выберите какой-нибудь шаблон оформления. Например, Соревнования. Теперь титульный слайд оформлен в новом стиле. Создадим еще несколько слайдов здесь же. 2-й, 3-й, 4й, 5-й. Все они уже имеют одинаковый вид. Теперь мы можем работать с этими слайдами изменяя их, добавляя текст и другие объекты. Закроем эту презентацию. Изменения не сохраняем. И эту тоже. Какие есть еще варианты создания презентаций. Посмотрим из мастера автосодержания. Щелкните этот пункт. Что-то знакомое окно появилось, неправда, ли? С ним мы уже достаточно хорошо разобрались, поэтому нажимаем кнопку Отмена.
* * *
Раздел IV. Microsoft PowerPoint 2003
159 3.2. Из имеющейся презентации. ИЗ другого файла. Из окна программы Word
Переходим к следующему варианту - Из имеющейся презентации. Щелкнем его. Теперь мы видим окно – Создание из имеющейся презентации. Выберем презентацию Основа, например. В правом нижнем углу диалогового окна имеется кнопка Создать новый. Имеется в виду файл, на основе имеющегося файла. Имеющийся файл –это Основа с расширением РРТ. Нажимаем кнопку Создать новый. Создана копия имеющейся презентации – презентация номер 7. Теперь посмотрим, произошло ли что-либо с презентацией Основа. Нажимаем кнопку Открыть Появилось диалоговое окно Открытие документа. Как видите, файл Основа.ppt остался на месте и не переименован. Нажмите клавишу Esc на клавиатуре. Диалоговое окно исчезло. Итак, мы видим на экране новую презентацию, созданную на основе имеющейся. Но она еще не сохранена. Мы и не будем ее сохранять. Нажмем кнопку Закрыть окно в правом верхнем углу экрана. Итак, в общем и целом, мы познакомились с четырьмя вариантами создания презентаций. Новая презентация, из шаблона оформления, из мастера автосодержания, из имеющейся презентации. Есть еще такой вариант, как фотоальбом, но его мы пока разбирать не будем. Есть еще варианты создания презентаций не указанные здесь. Нажмите кнопку Пуск на панели задач Windows. Выберите строку Мои документы. Кроме презентации, в этой папке у меня сохранено еще несколько файлов. Все они в формате DOC. Это файлы программы Microsoft Word 2003. Давайте откроем файл Клуб двойным щелчком мыши. Содержание этого файла всего три абзаца. 1-й абзац – шутя о проблемах, 2-й – понять без слов, и 3-й –игре все возрасты покорны. Мы можем создать новую презентацию на основе этого текста. Закроем файл Клуб.doc, свернем проводник на панели задач. Теперь в презентации Microsoft PowerPoint открываем меню Файл, в списке выбираем команду Открыть. И в поле Тип файлов выбираем Все структуры. Если помните, здесь у нас раньше стоял пункт Все презентации PowerPoint. И тогда файлы формата DOC, то есть программы Microsoft Office Word были не видны. Нажмем кнопку справа от поля Тип файлов и опять выберем пункт Все структуры. Теперь в списке папок и файлов выделите файл. Который будет использован в качестве основы новой презентации. Пусть это будет Клуб. Нажимаем кнопку Открыть. 1-й слайд имеет заголовок – шутя о проблемах, 2-й – понять без слов, 3-й – игре все возрасты покорны. У 4-го заголовка нет. Я еще раз открыл документ Microsoft Word, Клуб.doc, чтобы вы посмотрели какое здесь содержание. Абзац Шутя о проблемах стал заголовком 1-го слайда. Абзац Понять без слов стал в презентации заголовком 2-го слайда. И абзац- игре все возрасты покорны – стал заголовком 3-го слайда. Пустая строка в Word, привела к появлению 4-го слайда без заголовка. Так мы создали новую презентацию на основе содержания, имеющегося в другой программе. Сейчас вы видите на экране проводник Windows. Откроем файл Стили.doc. Это документ программы Microsoft Word 2003. С помощью этого документа я покажу как создать презентацию прямо из окна Microsoft Word. Откройте меню Файл. Выберите команду Отправить. В появившемся меню команду Microsoft Office PowerPoint. Щелкните ее. Произошло то, с чем мы уже познакомились. Абзацы документа Microsoft Word превратились в заголовки слайдов в программе Microsoft PowerPoint. Это был документ Microsoft Word, в котором текст состоит просто из отдельных абзацев. Откроем теперь другой документ в той же программе. В частности, документ Стили 1. Содержание этого текста почти то же самое, но оформление другое. Например, строка Часть 1 оформлена в стиле заголовок 2. Психологический клуб имеет стиль Обычный. Несколько следующих строк то же в Обычном стиле. Часть 2 – это уже стиль заголовок 2. Фраза подраздел 1 – в стиле заголовок 3. Широта охвата – это уже заголовок 4. Несколько следующих строк в Обычном стиле. И последний абзац оформлен как заголовок 2. Кстати, если вы не знаете, что такое абзац я объясню. Ставим курсор в коней фразы «Есть контакт», например. Нажимаем клавишу Enter на клавиатуре. Он в Обычном стиле. Но этот стиль мы можем изменить в программе Microsoft Word с помощью соответствующих функций.
160
TeachPro Microsoft Office 2003
Итак, перед нами текст, выполненный в различных стилях. Открываем меню Файл. Находим пункт Отправить. И выбираем подпункт Microsoft Office PowerPoint. Это вы видите 1-й слайд, это 2-й. Весь текст разместился всего на двух слайдах. Причем заголовков у них пока нет. Кроме того, куда-то пропал текст, который был между заголовками в программе Microsoft Word. Вот этого текста нет на слайде. Нет и этого текста. На слайд попали лишь заголовки и подзаголовки из программы Microsoft Word. Часть 1 на слайде – это текст 1-го уровня. Часть 2 – то же текст 1-го уровня. Фраза –подраздел 1 – это уже текст 2-го уровня. Широта охвата – текст 3-го уровня. Уровни отделены друг от друга пробелами, точнее определенным расстоянием от текстовой рамки.
* * * 3.3. Стили Word и уровни PowerPoint. Параметры сохранения То, что в программе Microsoft Word было текстом со стилем Заголовок 2, в презентации стало текстом 1-го уровня. То же самое относится к фразе Часть 2. Это стиль заголовка 2-го уровня в программе Microsoft Word. В презентации это стало текстом 1-го уровня. В программе Microsoft Word фраза подраздел 1, имеет стиль заголовка 3. В программе Microsoft PowerPoint, фраза Подраздел 1 – это текст 2-го уровня. Фраза Широта охвата – это текст 3-го уровня. А в программе Microsoft Word она оформлена как заголовок 4. То есть в программу Microsoft PowerPoint отсюда попали только заголовки различных уровней. Теперь в проводнике Windows откроем еще один файл программы Microsoft Word под названием стили 2. В нем практически весь текст оформлен в виде различных стилей. Я буду передвигать курсор вниз, а вы следите за списком стилей, который появляется у нас в окошке. Заголовок 2, заголовок 3 и так далее. Создаем из этого текста презентацию. На этот раз создано три слайда. Все они имеют заголовки и основной текст. Заголовок 1-го слайда – часть 1. Посмотрим, как этот текст был оформлен в программе Microsoft Word. Щелкнем текст Часть 1 и видим, что это стиль-Заголовок 1. То есть стиль- Заголовок 1 становится заголовков слайда. То же самое случилось с текстом Часть 2 и Часть 3. Посмотрите, вот заголовок 1-го слайда – Часть 1, заголовок 2-го – Часть 2 и заголовок 3-го слайда – Часть 3. Остальной текст распределен в рамках для основного текста. Каждый раз, когда мы собираемся сохранить новую презентацию, и нажимаем меню Файл, команду Сохранить как – на экране появляется диалоговое окно сохранение документа в котором открыта папка Мои документы. Программа по умолчанию предлагает сохранять файлы в эту папку. Для сохранения файлов по умолчанию можно сделать не Мои документы, какую-то другую. В диалоговом окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис, выберите пункт Параметры сохранения. Одноименное диалоговое окно появилось на экране. Здесь указаны свойства, которые будут действовать всегда, по умолчанию. Найдите здесь поле, Расположение файлов по умолчанию. Здесь указан путь к папке, который программа всегда предлагает по умолчанию при сохранении нового файла. Сейчас это диск С, папка Documents and settings, в которой есть папка Archie, и в которой My documents. Этот путь можно изменить. Например, я напишу следующий путь к папке. Это означает, что программа будет предлагать сохранение файлов на диске D. Нажимаем кнопку ОК. Закрываем окно Сохранение документа, нажав кнопку Закрыть. Закроем и программу Microsoft PowerPoint. Проверим, в какой папке будет сохраняться новый файл по умолчанию. Снова запустим PowerPoint. На экране появилась пустая презентация – презентация 1. Откройте окно Сохранить как. В списке Папка отображается диск D, чего и следовало ожидать. Чтобы снова указать по умолчанию путь к папке Мои документы. Произведите те же самые действия, то есть нажмите кнопку Сервис, строку Параметры сохранения. В поле Расположение файлов по умолчанию удаляем диск D и пишем прежний пункт к папке. У вас этот путь может быть иным, если ваше имя пользователя не Archie, а какое-то другое. Подтвердите изменение в этом диалоговом окне. Отменим сохранение этой пустой презентации и начнем работу над новой презентацией.
* * *
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
161
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003 Глава 1. Введение
1.1. Для чего нужна программа FrontPage? Программа Microsoft Office FrontPage 2003 предназначена для создания веб-страниц и вебузлов. Благодаря данному обучающему курсу вы научитесь использовать эту программу. Для того чтобы увидеть то, какие веб-страницы и веб-узлы вы сможете создавать, нужно запустить программу веб-обозреватель. Для этого нажмите кнопку Пуск, которая находится в левом нижнем углу экрана. После щелчка мышью на этой кнопке появляется меню, в котором следует выбрать программу – вебобозреватель. В данном случае эта программа называется Internet Explorer. Щелкните ее левой кнопкой мыши. Программа открыта. Пользуясь этой или подобной программой, пользователь сможет просматривать ваши веб-страницы в Интернете. Он должен будет ввести адрес страницы в строке Адрес. Например, следующий адрес. После чего пользователь нажмет кнопку Переход и, если у него установлено подключение к Интернету, то он увидит страницу, размещенную там. Но мы в данный момент рассмотрим, как выглядит страница веб-узла на локальном жестком диске. Для этого раскройте меню Файл щелчком левой кнопки мыши. Выберите команду Открыть тоже левой кнопкой мыши. Появилось диалоговое окно Открыть. В нем нужно ввести адрес документа или папки. Причем этот документ или папка не обязательно должны находиться в Интернете. Чтобы найти их на локальном жестком диске, нажмите кнопку Обзор левой кнопкой мыши. В окне, которое сейчас появилось, следует найти папку. На панели адресов щелкните левой кнопкой кнопку Мои документы. В появившемся списке документов и папок выберите папку club и нажмите кнопку Открыть, которая находится в правом нижнем углу диалогового окна. Сейчас мы видим, из чего состоит веб-узел. В него входят несколько папок и несколько файлов. Выберите файл index. Нажмите кнопку Открыть. Теперь в окне Открыть нажмите кнопку OK для подтверждения выбора файла. На экране появилась страница. Здесь – всего лишь одна фраза? Психологический клуб. Учиться создавать веб-страницы и вебузлы мы будем, используя вымышленную компанию под названием Психологический клуб. Щелкните эту фразу левой кнопкой мыши, наведя указатель мыши на нее. Благодаря щелчку на фразе Психологический клуб открылась другая страница веб-узла. Здесь вы видите бегущую строку, которая состоит из слов «Дом, где сбываются мечты», видите заголовок, текст, изображение, другое изображение находится ниже и является гиперссылкой, т.е. тем местом, щелчок на котором приводит к появлению другой страницы. А также имеются гиперссылки, страница и фото. Подобные страницы вы научитесь создавать достаточно быстро, в первой части нашего курса. Щелкните гиперссылку Страница. Для этого нужно навести на нее указатель мыши, и когда указатель превращается в изображение руки, нажать левую кнопку мыши. Эта ссылка привела к появлению предыдущей страницы. Для возвращения к той, которую мы сейчас видели, нажмите кнопку Назад. Для перехода по гиперссылке Фото нажмите на нее. Здесь мы видим изображение города. В этом городе и находится компания Психологический клуб, а город называется Кисловодск. Вернитесь к предыдущей странице и
162
TeachPro Microsoft Office 2003
теперь щелкните нижнее изображение. Этот щелчок привел к изображению компакт-дисков и дискеты. То, что мы видели, - достаточно простой веб-узел, но вы научитесь создавать и более сложные. Посмотрим на результат такой работы. Открылась страница под названием Психологический клуб. Она более сложная, чем те, которые мы видели ранее. Здесь тоже имеется бегущая строка и различные изображения, гиперссылки и текст. Для того, чтобы перейти по какой-либо из гиперссылок, ее следует щелкнуть, например, выберите гиперссылку Содержание вверху. В результате щелчка открылась страница с заголовком Содержание. На ней имеется целый ряд гиперссылок, ведущих к другим страницам этого же веб-узла. В частности, Коллекция фотографий, Организации, Права и т.д. Для того чтобы просмотреть страницу, щелкните на полосе прокрутки. Перейдем, например, на страницу Коллекция фотографий. Для этого щелкните на полосе прокрутки вверху и затем щелчком мыши выберите строку Коллекция фотографий. Вы научитесь создавать подобные коллекции. Щелчок на любой из фотографий, присутствующих здесь, приводит к появлению увеличенного изображения той же фотографии. Например, я щелкну это изображение. Здесь вы видите руководителя психологического клуба. Вернемся к предыдущей странице. Щелкните гиперссылку Домашняя. Это – домашняя страница веб-узла. Переместим ползунок вниз. Здесь имеется еще целый ряд гиперссылок. Щелчок на каждой из них приведет к появлению новой страницы. Кроме того, вы видите пример того, какими могут быть гиперссылки на изображении. В частности, здесь – изображение облака, и на нем – различные ссылки на страницы, в частности, Термины, Деньги, Ведущие и т.д. Щелкните, например, гиперссылку Деньги. Появилась страница под названием Чем платить. Вернитесь назад. Найдите предложение «Обсудить вопросы психологии на форуме». Слово «форуме» выделено. Это – тоже гиперссылка. Щелкните ее. Открылась страница Добро пожаловать. Это – интерактивный форум обсуждений. Вы сможете такие форумы создавать. Домашняя страница вебузла, опубликованного на сервере, открыта. В работе этого веб-узла используются службы Microsoft Windows SharePoint Services. Благодаря им становится возможной, например, совместная работа над документами. Щелкните гиперссылку Документы, находящуюся в левой части страницы. Мы оказались на странице, где отображаются библиотеки документов, имеющиеся на веб-узле. Этими документами смогут пользоваться сотрудники, работающие в организации, для которой данный веб-узел создан. Щелкните ссылку Общие документы в библиотеке документов. В результате открылась веб-страница Общие документы. Здесь имеются все возможности для создания и открытия документов. Например, нажмите гиперссылку Отправить документ. Все, что мы до сих пор видели, - это результат работы программы FrontPage. Сейчас посмотрим, как она сама выглядит. Для этого подведите указатель мыши в левый нижний угол экрана, щелкните кнопку Пуск левой кнопкой мыши. И выберите программу Microsoft Office FrontPage 2003. Программа открыта. Примеры того, что благодаря ей можно сделать, вы только что видели. Но как делать подобные веб-страницы и веб-узлы, вы узнаете на следующих уроках.
* * *
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
163 1.2. Установка FrontPage 2003
Для установки программы Microsoft Office FrontPage 2003 на свой компьютер вставьте установочный компакт-диск в дисковод компьютера и следуйте указаниям, появляющимся на экране. Появится следующее окно с подзаголовком Ключ продукта. Ключ, состоящий из цифр и букв, вы найдете на коробке с диском или на сертификате подлинности. Курсор уже находится в поле Ключ продукта. Введите сюда Ключ. Допущенные ошибки можно затем исправлять. Щелкните перед неправильно написанным символом, удалите его при помощи клавиши Delete и введите нужный символ. Убедившись, что ключ написан правильно, нажмите кнопку Далее. Для этого используйте левую кнопку мыши. После того, как вы щелкнули мышью, появляется окно Сведения о пользователе. В текстовом поле Имя пользователя уже введено имя пользователя данного компьютера. В данном случае, это My name. После щелчка мыши в этом поле, появляется курсор. Вы можете удалить введенное, по умолчанию имя, например, с помощью клавиши BackSpace и ввести другое имя. Я, тем не менее, оставлю имя, введенное по умолчанию. В поле Инициалы вы можете ввести инициалы, хотя это не обязательно. В поле Организация, соответственно, название своей организации, так же необязательное поле. Два поля я оставлю незаполненными и нажимаю кнопку Далее. В следующем окне мы видим заголовок Лицензионное соглашение. Для того, чтобы пользоваться программой FrontPage, вам нужно принять условия лицензионного соглашения. Нажмите нижнюю кнопку на полосе прокрутки, таким образом вы можете просматривать текст. Вы можете нажать также между ползунком и нижней кнопкой со стрелкой. В таком случае сменяется весь текст в окне с лицензионным соглашением. Кроме того, можно перетащить ползунок вниз. Здесь конец Лицензионного соглашения. Если вы согласны с условиями, щелкните в квадратике внизу. Я принимаю условия Лицензионного соглашения. Затем, нажмите кнопку Далее. В окне с подзаголовком веб-установки мы видим различные типы установки. По умолчанию, выбрана Обычная. При таком типе установки, устанавливаются только наиболее часто используемые компоненты. Кроме того, имеются такие виды установки как: Полная, Минимальная и Выборочная. Щелкните переключатель Обычная установка. Внизу в поле Установить в … указывается путь к папке, в которой будет установлен Microsoft Office FrontPage. Рекомендуется оставить этот путь без изменений. Нажмите кнопку Далее. В окне Сводка указано, какие установки будут выполнены программой. Сейчас выбрана установка Приложение FrontPage. На жестком диске компьютера для этой установки, требуется 74 мегабайта свободного места. На данном жестком диске имеется 6889 мегабайт, т.е. этого достаточно для установки, с лихвой. Для начала установки программы, щелкните левой кнопкой мыши кнопку Установить. Начинается установка программы FrontPage. Ход выполнения установки, мы видим на индикаторе. Здесь имеется синяя полоса, которая указывает, какая часть установки уже пройдена. Если установка произведена успешно, появляется окно с подзаголовком Успешно завершена. Для того, чтобы проверить наличие обновлений в Интернете, вы можете поставить соответствующий флажок щелчком мыши. Я этого делать не буду. Для завершения процесса нажмите кнопку Готово. Закончив установку программы Microsoft FrontPage, нажмите кнопку Пуск левой кнопкой мыши. В строке Все программы появилась подсказка Недавно установленные программы. При наведении на эту строку указателя мыши, появляется список программ. Найдите здесь Microsoft FrontPage. Для этого подве-
164
TeachPro Microsoft Office 2003
дите указатель мыши к строке Microsoft Office. В появившемся меню найдите строку Microsoft Office FrontPage 2003. Щелкните эту команду левой кнопкой мыши. На экране появилось окно программы Microsoft Office FrontPage 2003 и здесь появилось окошко, в котором говорится, что FrontPage не является редактором вебстраниц, используемым по умолчанию. Назначить эту программу редактором по умолчанию? Щелкните кнопку Да. Программа Microsoft FrontPage открыта. Вот ее название в строке заголовка, и мы можем начать работу с этой программой.
* * *
1.3. Меню и панели инструментов
Познакомимся с окном программы Microsoft FrontPage. Вверху располагается строка заголовка. Сейчас здесь указано название программы Microsoft FrontPage и предложенная программа Имя файла. Нов_стр_1 – новая страница 1 с расширением HTML. Правее, находятся привычные для приложения Windows кнопки. Эта кнопка – Свернуть, Свернуть в окно и Закрыть. Левее от названия программы находится ее значок. Нажмите его левой кнопкой мыши. Появился список команд. Имеются такие команды как: Восстановить, Переместить – эта команда сейчас не доступна, Размер – то же недоступная команда, Свернуть – эту команду мы можем нажать, Развернуть – недоступная команда и Закрыть. Для того чтобы убрать с экрана этот список, щелкните за его пределами. Со строкой заголовка мы познакомились. Под строкой заголовка находится строка меню. Под строкой меню – Панели инструментов. Разберемся с этими окнами. При наведении указателя мыши на какое-либо меню, цвет кнопки изменяется. Наведите на кнопку Справка, например. Эта кнопка выделилась. То же самое произойдет и с остальными кнопками. Нажмите кнопку Файл левой кнопкой мыши. Появилось меню, которое отображается сейчас не полностью. Через некоторое время оно раскрылось и мы видим все команды. Команда в меню – это строка, приводящая к какому-либо действию. Например, команда Создать. Щелкните ее левой кнопкой мыши. Это привело к изменению области, с которой мы еще не познакомились. Это область задач. Вернемся к меню. Щелкните еще раз кнопку меню Файл. Внизу имеется стрелка. Если подержать указатель мыши на этой стрелке, то меню раскрывается полностью быстрее. Щелкните правее от списка меню. Выберем, например, меню Вид. Стрелку внизу можно щелкать и тогда, меню раскрывается полностью сразу. А теперь, щелкните меню Вид дважды. При двойном щелчке, меню раскрывается так, что скрытых команд нет и мы видим все меню, без исключений. Ниже, как я уже сказал, находятся панели инструментов. Здесь имеются кнопки, например, Создание новой обычной страницы. Я прочитал то, что написано во всплывающей подсказке. Наведите указатель к соседней кнопке с изображением открытой папки. В подсказке сказано – Открыть. Нажатие кнопки приведет к какому-то действию. Нажмите эту кнопку. Появилось окно Открытие файла. Мы сейчас не будем с ним разбираться. Для того, чтобы закрыть это окно, можно нажать кнопку в правом верхнем углу – это кнопка Закрыть, или кнопку внизу - Отмена. Кроме просто кнопок, на панели инструментов есть и кнопки меню. Например, рядом с кнопкой Создание новой обычной страницы, имеется кнопка со стрелкой. Щелкните ее. Появилось меню. Раскрыв его полностью, мы видим все команды. Кнопка со стрелкой имеется и рядом с кнопкой Открыть. При переходе к этой кнопке, мы увидели меню, не щелкая на стрелки. Если щелкнуть сейчас на этой стрелке, то меню пропадает. Так же на панелях инструментов имеются комбинированные списки. Подведите указатель мыши к списку, где указана цифра 3 и (12 пунктов). Это список Размер. Щелкните стрелку справа. Появился список размеров. Мы можем выбрать здесь размер – это будет размер шрифта, либо ввести этот размер прямо в поле. Для этого нужно в этом поле щелкнуть. Там появляется курсор. С помощью клавиши, например, Back Space, я могу удалить цифру и ввести цифру вручную, например, цифру 5. Таким образом, мы можем либо вводить размер, либо выбирать его из списка.
* * *
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
165 1.4. Операции над меню и панелями инструментов
Какие панели отображаются на экране, мы можем узнать, щелкнув панель правой кнопкой мыши. В результате, появился список, в котором выбраны следующие панели: Стандартная, Форматирование и Область задач. Чтобы убрать список с экрана, щелкните за его пределами. Если нужно отобразить дополнительную панель, щелкните в области панели правой кнопкой мыши и в списке выберите нужную панель, например, Word Art. Панель появилась. Ее можно закрыть с помощью крестика справа, т.е. кнопки Закрыть или щелкнуть правой кнопкой мыши в строке заголовка. Появляется список панелей, в котором левой кнопкой выберите команду Word Art. Панель исчезла. Справа от каждой панели инструментов, находится кнопка со стрелкой, указывающей вниз. При наведении на нее указателя мыши, на эту кнопку, появляется всплывающая подсказка Параметры панели инструментов. Щелкните кнопку. Мы видим список. Вверху – команда Отображать кнопки на одной строке и ниже – Добавить или Удалить кнопки. При наведении указателя на эту строку, появляются подменю: Стандартная, здесь еще одно подменю со списком различных кнопок, и Настройка. Щелкните за пределами списка. Выберем теперь вторую кнопку Параметры панели инструментов. Здесь то же самое – Отображать кнопки на одной строке и Добавить или Удалить кнопки. Но это уже, панель Форматирование. Здесь свой набор кнопок. Итак, верхняя панель – это Стандартная, а нижняя называется Форматирование. Эти панели могут располагаться в одну строку. Щелкните кнопку Параметры панели инструментов и выберите команду Отображать кнопки на одной строке. И панель Стандартная, и панель Форматирование теперь находятся в одной строке. Соответственно, мы видим не все кнопки, которые в них имеются. Щелкните кнопку Параметры панели инструментов. Появился список, в котором видны недостающие кнопки. Выберите, например, кнопку Найти в этом списке. Нажатие кнопки привело к появлению соответствующего окна. Закроем его с помощью кнопки Закрыть и мы видим, что на панели инструментов появилась кнопка Найти. Это произошло автоматически. Если такое представление панели неудобно, щелкните кнопку Параметры панели инструментов, и выберите команду Отображать на двух строках. Панели инструментов можно перетаскивать. Для этого подведите указатель мыши к левой части панелей, где виднеются 4 точки, расположенные вертикально. Указатель мыши превратился в стрелки, направленные в четыре стороны и ведите указатель мыши вверх, после чего мы видим, что панель переместилась. Отпускаем левую кнопку мыши. Теперь панель Форматирование находится выше панели Стандартная. Чтобы переместить ее на ее место, выполним те же действия в обратном порядке. Справа ниже, как я уже сказал, находится область задач. Сейчас заголовок этой области Создание. Щелкните этот заголовок левой кнопкой мыши. Появился список, в котором так же имеется ряд команд, начиная с Приступая к работе, и заканчивая Веб-части, эта команда сейчас недоступна. Когда программа загружается в первый раз, то мы видим область Приступая к работе. Для перехода к той области, которая была просмотрена ранее, имеется кнопка Назад. Чтобы перейти к области, которая была открыта позже, нажимаем кнопку Вперед. Щелкните еще раз Назад. А теперь, нажмите изображение домика справа. Мы опять попали в область Приступая к работе. Это – домашняя страница данной области. Нажав на это домик, мы можем перейти к ней из любой другой области. Щелкните заголовок и выберите, например, область Макетные таблицы и ячейки. Мы попали в соответствующую область. Теперь нажми-
166
TeachPro Microsoft Office 2003
те этот домик. И мы снова видим область Приступая к работе. Внутри каждой области находится набор команд, приводящим к каким-либо действиям. С этими командами мы будем знакомиться в ходе работы. Для закрытия области задач используется кнопка Закрыть в правом верхнем углу этой области. Нажмите ее. Отобразить область, можно щелкнув правой кнопкой мыши какую-либо панель инструментов и выбрав команду Область задач в списке. Перейдите к домашней странице этой области. Для отображения и скрытия панели инструментов, можно использовать не правую кнопку мыши, предположим, она у вас сломалась, а меню Вид. Это меню никак сломаться не может. В нем имеется строка Панели инструментов. При наведении указателя мыши на эту строку, появляется подменю с панелями инструментов. Отображаемые сейчас панели, выделены с помощью «птички». Снять эту «птичку» можно щелчком мыши и, в таком случае, панель исчезает. Исчезла, в данном случае, область задач. Отобразим ее еще раз. Нажимаем Вид. Подводим к панели инструментов и выберем в списке Область задач. Область задач – снова на экране.
* * *
1.5. Представления
Создавать веб-узел или отдельную страницу вы будете левее от области задач. Под этим окном и под областью задач, располагается строка Состояния. Сейчас мы можем работать над отдельной страницей. Ее имя указано в строке заголовка программы. То же самое имя имеется на вкладке ниже. Введем какой-либо текст на данной странице, например, слово «Привет». Курсор здесь уже имеется, поэтому начинаем вводить текст. Содержание нашей страницы состоит из одного слова. Представить эту страницу мы можем в разных видах. Сейчас мы работаем в режиме конструктора. Это представление выбирается с помощью соответствующей кнопки внизу - Конструктор. Мы можем выбрать представление с разделением, например. В таком случае, мы видим окно с кодом, а ниже, то окно, которое было ранее, причем, слово «Привет» имеется и там, и там. Выделите его в нижнем окне. Одновременно, оно выделилось и в окне верхнем. В верхнем окне мы также можем выделять любой текст, например, слово Head, заключенное в треугольные скобки. Head означает заголовок по-английски. Это слово и ряд последующих введены в программу автоматически и являются кодом, написанным на языке HTML. Передвиньте ползунок влево на горизонтальной полосе прокрутки. Щелкните после слова title, например. Окно с кодом можно использовать либо для изучения того, как составляется код, либо, непосредственно, для редактирования этого кода, если вы уже знакомы с ним. Если вы хотите видеть страницу только в режиме кода, то выберете соответствующую кнопку внизу. Как будет выглядеть соответствующая страница в Интернете, можно увидеть с помощью кнопки Просмотр в нижней части окна. Таким будет представление этой страницы. Перейдем в режим Конструктора опять. В этом режиме, как я уже сказал, страницу можно редактировать, а в режиме Просмотра – редактировать ее нельзя. Щелкните после слова «Привет». Как видите курсор здесь не появляется. Перейдите в режим Конструктор. И, теперь, щелкните после восклицательного знака. Курсор появился, мы можем нажать знак пробела, например, и ввести еще какое-нибудь слово, «Пока», например. Для того, чтобы, одновременно, видеть и то, как изменяется код страницы, нажмите код страницы, поставьте курсор перед словом «Пока». Нажмите клавишу Enter.
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
167 Происходящие с кодом изменения можно видеть в окне. Добавим текст после слова «Привет». Сделайте новый абзац после этого слова. Обратите внимание, что в верхнем окне появилась новая строка. Введем текст в нижнем окне. Для этого нужно в нем щелкнуть. Если вам неинтересно смотреть на код, то вы можете работать только в режиме конструктора. При работе в программе Microsoft FrontPage необязательно изучение языка HTML. Мы можем работать не только над отдельной страницей, но и над целым веб-узлом. Я создам новый веб-узел. Действия, которые я сейчас выполняю, можете пока не запоминать. В этом случае, представление окна изменяется. Область задач, которая находилась в этом месте, теперь здесь уже не находится. Она автоматически закрылась. Слева появился
список папок нового веб-узла, а справа – содержание. С этими окнами мы можем работать примерно так же, как с проводником Windows. Например, слева, в списке папок, выберем папку Images – изображения. Справа должно появиться то, что находится в папке. Но сейчас здесь ничего нет, о чем указывает соответствующая надпись. А открытые отдельные страницы, в частности, Новая страница 1, с расширением HTML, показана на вкладке. При щелчке эта страница появляется. К отображению веб-узла мы можем вернуться, щелкнув его вкладку. Веб-узел, как и его страница, может быть представлен поразному, но эти представления, уже отличаются от представления страницы. Для того, чтобы выделить весь узел, вверху щелкните, в левой части, соответствующую папку. Теперь, справа, мы видим все те папки и файлы, которые имеются в данном веб-узле. Они же имеются и в окне слева. Я еще раз выберу верхнюю папку, слева. Для того, чтобы по-разному представить содержимое веб-узла, можно использовать кнопки внизу. Сейчас представление папки на экране. Выберем следующее представление - Удаленный веб-узел. Это делается щелчком мыши. Свойства отдаленного веб-узла не заданы пока, поэтому в представлении никаких данных сейчас нет. Следующая кнопка – Отчеты. С этим представлением мы будем разбираться позже, как и со всеми остальными. Щелкните следующую – Переходы, Гиперссылки, Задачи и вернемся к представлению папки. Все представления, которые мы сейчас видели, относятся к одному и тому же вебузлу. Снова перейдем на вкладку отдельной вебстраницы. Здесь представления остались свои, т.е. Конструктор, С разделением, Код и Просмотр. Изучение программы Microsoft Front Page мы начнем с работы, именно, над отдельной вебстраницей, а не над веб-узлом. Поэтому, я закрою веб-узел. Для этого можно использовать меню Файл, в котором выбрать команду Закрыть узел. Появляется окно программы Microsoft Office Front Page с вопросом: Save changes to и далее - название файла, т.е. Сохранить изменение файла с указанным именем? Нажмите кнопку Нет. Мы закрыли и веб-узел и ту страницу, с которой начинали знакомство с программой. Для того чтобы закрыть и саму программу, просто нажмите кнопку в правом верхнем углу экрана. Эта кнопка – Закрыть.
* * *
168
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 2. Веб-страница
2.1. Ввод текста
Если программа Front Page открывалась ранее, она автоматически помещается в меню Пуск. Выберите ее здесь. Программа открылась. Одновременно открылась и новая обычная страница. Но страницы можно создать, так сказать, вручную. Закроем эту страницу нажатием кнопки Закрыть. Под панелями инструментов образовалось пустое пространство. На панели Стандартная, нажмите кнопку Создание новой обычной страницы. Создана пустая страница и программа предложила для нее имя. Это имя указано на вкладке. Для сохранения этой страницы, нажмите кнопку Сохранить. На экран выведено окно Сохранить как…По умолчанию, в нем выбрана папка мои веб-узлы. Раскройте список щелчком кнопки со стрелкой справа. Для сохранения отдельной страницы, можно выбрать любую папку на любом жестком диске компьютера. Например, я выберу диск D. В окне под именем жесткого диска отображается список папок и файлов. Здесь я открою папку Docs двойным щелчком. И, теперь, в списке Папка отображается папка Docs, а ниже, список папок, вложенных в нее. В этом списке я выберу, например, папку веб-страница, которую создал раньше, двойным щелчком. Теперь она помещена в список Папка, а в окне ниже нет ни одного файла или папки. Данная папка пуста. Имя сохраняемой страницы введено в поле Имя файла, ниже. По умолчанию, это index. При просмотре страниц в Интернете, в браузере, прежде всего, находят файл с именем Индекс. Тип файла указан ниже. Это веб-страницы. Раскройте список. Здесь имеется еще ряд типов файлов, мы их можем просматривать с помощью ползунка. Перетащите ползунок вверх, например. Оставим тип файла – Вебстраницы. Кроме имени файла, в данном случае, Индекс, веб-странице необходимо давать название. Сейчас оно указано выше. При щелчке мыши на этом названии, курсор не появляется. Для того чтобы изменить название, справа нажмите кнопку Изменить. На экран выведено окно Название страницы. Щелкните в поле для ввода текста. Там появился курсор. Например, можно удалить цифру 1, я сделал это с помощью клавиши Back Space и поставить, например, цифру 2 или 22, или любое слово. Либо можно совсем удалить предложенные слова. Для этого можно сначала их выделить, нажмите, например, клавишу Shift и клавишу Home на клавиатуре. Таким образом, мы выделили весь текст. Затем нажмите клавишу Delete и введите новый текст. У меня получилось достаточно длинное название. Для того чтобы перейти к его началу постепенно, можно использовать клавишу стрелка влево. В этом случае, курсор переводится в левую сторону, и мы просматриваем текст. Если текст, слишком длинный, как в данном случае, то при довольно небольшом экране, пользователь не сможет увидеть весь этот текст. Поэтому, удалите ту часть текста, которую не жалко. Я выделяю текст с помощью мышки до слов Психологический клуб, нажимаю Delete и остается это название. Нажмите ОК. Теперь, в поле Название, мы видим измененное название этой страницы Психологический клуб. Имя файла осталось неизменным – Индекс. Папка, в которой будет сохранен файл, так же не изменилась. Это Веб-страница. Для сохранения файлов нажмите кнопку Сохранить. На вкладке мы теперь видим новое имя файла – index.htm. То же самое имя отображается в строке заголовка. Кроме того, в этой строке указан полный путь к файлу. Чтобы увидеть название файла, подведите указатель мыши к вкладке. Это название Психологический клуб, что видно из всплывающей подсказки. Мы можем ввести текст на данную страницу. Курсор в ней уже имеется в
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
169
режиме Конструктор. Здесь я введу слова Психологический клуб. Я хочу, чтобы это был заголовок страницы. Для того чтобы начать ввод последующего текста с новой строки, нажмите клавишу Enter и вводите следующий текст. Я свой текст, ввел и опять нажимаю Enter. После того, как я начал ввод текста, рядом с именем документа появилась звездочка. Это свидетельство того, что документ не сохранен в его измененном виде. Нажмите кнопку Сохранить на панели Стандартная. Звездочка исчезла, значит, документ сохранен. При нажатии кнопки Сохранить, окно для сохранения документа уже не появилось. Программа просто внесла изменения, в уже сохраненный на жестком диске, файл. Продолжаю вводить текст. Тот текст, который я ввел, полностью помещается на экране. Но если, это не так, можно закрыть область задач и тогда, освобождается дополнительное пространство, и вы видите весь текст. Если при введении текста, он, тем не менее, перестает помещаться на экране, справа активизируется полоса прокрутки. Сейчас мы видим конец текста. Чтобы увидеть начало, нажмите кнопку со стрелкой вверху на полосе прокрутки. Это можно сделать несколько раз. Для перехода к концу текста, нажмите нижнюю кнопку со стрелкой. То же несколько раз. Или нажимайте и держите кнопку, например, верхнюю. Кроме того, можно передвигать сам ползунок и текст перемещается, соответственно. Сохраним текст и, затем, можно будет заняться его изменением.
* * *
2.2. Форматирование текста
Вид уже введенного текста можно изменить, используя панель Форматирование. Выделите, например, фразу Психологический клуб. Для этого нажмите Shift и щелкните перед словом Психологический. Оба слова выделились. Увеличим размер шрифта. Для этого раскройте список Размер и выберите, например, 5-й шрифт – 18 пунктов. Изменим и название этого шрифта: вместо Times New Roman выберем какой-нибудь другой. Например, Arial. Вид текста изменился. Теперь выделим вторую фразу: «Дом, где сбываются мечты». Здесь увеличьте размер шрифта до 18 пунктов. Эта фраза – подзаголовок, ее надо сделать немного меньше. Можно также раскрыть список Размер и установить, например, 4-й шрифт – 14 пунктов, а можно сделать подругому. Нажать кнопку Уменьшить размер шрифта. После щелчка левой кнопкой, шрифт уменьшился. Теперь, мы можем нажать на кнопку Курсив. В результате, шрифт стал наклонным. Для того чтобы выделить его полужирным, выделяем текст снова и нажимаем кнопку Полужирный. Текст можно сделать подчеркнутым. Выделим еще раз эту фразу, и нажимаем кнопку Подчеркнутый на панели Форматирование. Если подчеркивание, наоборот, нужно снять, например, у слова «сбываются», то нажимаем эту кнопку еще раз, выделив слово. Выделим еще раз всю фразу, опять нажимаем кнопку Подчеркнутый. Этот весь текст подчеркнут. Еще раз нажмем ее же. Подчеркивание исчезло. Если нужно еще больше выделить заголовок, сначала выделим слова, и увеличим шрифт с помощью кнопки Увеличить размер шрифта. Кроме того, сделаем его полужирным. Заголовок теперь, сразу бросается в глаза. Для изменения цвета текста, мы, опять-таки, выделяем этот текст, например, следующий абзац. На панели инструментов, нажмите кнопку с нарисованной на ней буквой А – Цвет текста. Цвет текста при этом не изменился, потому что сейчас выбрана кнопка Авто. Выделяем абзац и нажмем стрелку рядом с кнопкой Цвет текста. Появился список цветов. В списке 16 стандартных цветов. Выберем, например, сиреневый. Цвет того текста, который был выделен, изменился. Остальной текст остался без изменений.
170
TeachPro Microsoft Office 2003
Теперь выделим следующий абзац и для этого текста изменим фон. Для этого существует кнопка Выделить. В скобках сейчас написано – желтый. Снимите выделение текста. Цвет текста остался прежним, а фон – изменился. Для изменения этого фона еще раз, выделяем текст и щелкнем стрелку рядом с кнопкой Выделить. Здесь так же имеется 16 стандартных цветов. Цвета, которые уже присутствуют в документе, показаны в разделе цвета документа. Это – сиреневый и желтый. А я сейчас выберу - голубой, в списке стандартных цветов. Снимаю выделение текста. Вид текста изменился, иначе говоря, мы изменили форматирование текста. Форматирование определяется кнопками, например, Полужирный, Курсив, Подчеркнутый и т.д., в том числе различные цвета текста. Изменение форматирования происходит и тогда, когда мы выбираем другой размер шрифта или когда назначаем другой тип: вместо Times New Roman – Arial. Я сейчас не буду его выбирать, щелкну за пределами списка. Текст, для которого задан другой фон, выделим еще раз и мы можем применить для него, например, Курсив. В этом случае фон остается, но текст становится наклонным. К тому же, его можно сделать так же Полужирным и Подчеркнутым. По ошибке, одна буква осталась невыделенной, и она не полужирная, и не подчеркнутая, как видите. Это можно исправить, выделив данную букву, и нажав соответствующие кнопки. Для того чтобы снять форматирование текста, выделяем его, открываем меню Формат, раскрываем это меню полностью, и выбираем команду Удалить оформление. Текст, приобрел тот вид, который имел до всех изменений, произведенных мной. Чтобы выделить отдельное слово, его нужно щелкнуть дважды, например, слово «отдыхают». Чтобы выделить весь абзац, нужно навести указатель мыши на левую часть этого абзаца. Когда указатель превращается в стрелку, щелкнуть дважды левой кнопкой мыши. Весь абзац выделен. Теперь, мы можем, например, изменить цвет этого текста. Если вы хотите выделить только одну строку, то подведите указатель к левой части ее, указатель превращается в стрелку, щелкните кнопкой мыши один раз. Выделена только эта строка. Изменим для нее, например, фон.
* * *
2.3. Нумерация и маркеры
Для того чтобы отменить только что сделанные изменения, щелкните кнопку с нарисованной на ней стрелкой – кнопка Отменить. Если нажать ту же кнопку еще раз, отменяется и предыдущее действие и т. д. Но сделанное изменение можно применить и заново. Для этого нажмите кнопку со стрелкой, указывающей в другую сторону – Вернуть. Слишком пестрым текст делать не нужно, лучше всего считается черный шрифт на белом фоне. Другой цвет стоит применять для выделения какой-то мысли. Например, я выделю слово «красные» и установлю для него красный цвет шрифта. Хотя, с другой стороны, здесь это не оправдано. Я нажму кнопку Отмена. Теперь выделяю текст от слова «кому», до конца. Для этого, щелкаю перед словом «кому», затем, перевожу ползунок вниз, нажимаю клавишу Shift и щелкаю после точки в конце. Весь этот участок текста выделен. Выберу для него другой шрифт. Для просмотра всего списка можно использовать ползунок. Выберу, например, шрифт Courier New. Теперь, просмотрю текст еще раз и оставлю его в таком виде. Для того чтобы расположить, например, заголовок посередине страницы необязательно выделять все слова. Если курсор находится в этой строке, можно просто щелкнуть кнопку По центру на панели Форматирование. В этом случае, весь текст абзаца располагается по центру страницы. Щелкнем в следующем абзаце. Можно щелкнуть в любом месте, в конце, например. И, то же расположим его по центру. Для перевода курсора
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
171
в следующую строку, достаточно нажать клавишу Стрелка вниз на клавиатуре. Сейчас ни одна из кнопок выравнивания не выбрана. Тем не менее, по умолчанию текст выровнен по левому краю, а мы давайте выровняем его – по правому. Нажимаем соответствующую кнопку. Выровнять часть текста по левому, а часть – по правому, не удастся. Выровняем первое предложение в этом абзаце и нажмем кнопку По левому краю. Весь абзац выровнялся – по левому краю. Теперь выделим второе предложение, в этом же абзаце и нажмем кнопку По правому краю. Весь абзац, независимо от выделения, выравнивается по правому краю. Для того чтобы иметь возможность более гибко выравнивать текст, используются таблицы. А, пока, мы можем выровнять данный абзац, например, только по левому краю и в таком виде его и оставим. Для сохранения изменений, нужно нажать кнопку Сохранить. Часть текста можно представить в виде нумерованного или маркированного списка. Передвиньте ползунок на полосе прокрутки. Щелкнем после фразы «..в списке основных задач». Слово «сделать» переведем в новую строку. Для этого нажимаем клавишу Enter. Ставим курсор перед словом «сплотить» и то же сделаем новый абзац перед словом «предать», и, еще один абзац. Теперь все три части этого предложения выделим и превратим в нумерованный список. Для этого нажимаем кнопку Нумерация. Программа автоматически отформатировала текст нужным образом. Щелкните перед словом «от» в последнем абзаце. Одно слово «от» - здесь лишнее. Удалим его используя клавишу Delete. Перед вторым словом «от» курсор установлен, и мы нажимаем клавишу Enter. Теперь поставьте курсор перед словом «до» и нажмите Enter. Выделите обе этих фразы, и из них составим маркированный список. Нажмите кнопку Маркеры. Маркер, в данном случае, это небольшой кружок, указывающий на начало нового абзаца. Рядом с кнопкой Маркеры, на панели Форматирование, имеется кнопка Уменьшить отступ. Нажмите ее. Отступ текста от левого края страницы уменьшился и маркер – исчез. Нажмите кнопку Увеличить отступ. Отступ увеличился, но маркера нет. Для того чтобы отобразить его, нужно нажать кнопку Маркеры. Эта строка расположена теперь дальше от левого края, чем предыдущая. Щелкнем в предыдущей и нажмем кнопку Увеличить отступ. Обе эти строки теперь на одном уровне. Можно уменьшать или увеличивать отступ, одновременно, для нескольких строк, выделяем их. Для этого нужно нажать Shift и щелкнуть в конце строки. Нажмем кнопку Уменьшить отступ. И еще раз. Маркеры исчезли. Теперь нажмем кнопку Маркеры. Маркеры не только появились, но и уменьшилось расстояние между строками. Увеличим отступ. Этот отступ увеличился, одновременно, для обеих строк. Выделим весь нумерованный список. Щелкнем в конце его, и затем, при нажатой клавише Shift в начале. Увеличим отступ. Здесь расстояние так же изменилось одновременно для всех трех строк. Сохраняем изменения.
* * *
2.4. Макетная таблица и ячейки
Для того чтобы познакомиться с макетными ячейками и таблицами, создадим новый документ. Для этого нужно нажать кнопку Создание новой макетной страницы. После нажатия кнопки, появилось новое окно со вкладкой, на которой, указано имя документа, предложенное программой. Для перехода к новому документу, достаточно щелкнуть его вкладку. Таким же образом, можно перейти к новому документу. Кроме того, справа автоматически появилась Область Задач, макетные таблицы и ячейки. Макетные таблицы – это области, включающие в себя содержимое страницы. В Области задач подведите указатель мыши к стрелке внизу. Окно этой области автоматически передвинулось вверх. В окне Макет таблицы, мы видим
172
TeachPro Microsoft Office 2003
набор заранее заготовленных макетов. Посмотрим, какие макеты здесь имеются. Передвиньте ползунок вверх. Первая область, это – Без макета. Правее, мы видим первую страницу. Щелкните стрелку на полосе прокрутки вниз. Следующий макет – Угол, верхний колонтитул, столбец слева и основная область. Все это указано во всплывающей подсказке. Такие же подсказки появляются для следующих макетов, с описанием каждого из них. Мы можем выбрать любой из этих макетов для открытого документа. Выбрать его можно щелчком мыши. После того, как вы щелкнули мышью, на странице появляется соответствующая таблица. На этой таблице появляются обозначения, указывающие на ширину столбцов и на высоту строк. Например, эта строка шириной в 313 точек. Ширина столбца справа – 171 точка. Ширина столбца посередине, я покажу его, -170 точек, как здесь указано. Высота верхней строки – 55 точек, среднюю строку я уже называл, 313 точек и нижняя строка высотой 37 точек. Размеры столбцов и строк можно изменять. Для этого нужно щелкнуть Стрелку – появляется список команд: Изменить ширину столбца, Авторастягивание столбца, Использовать изображение – распорку столбца. Выберем команду Изменить ширину столбца. Появилось окно Свойства столбца. В этом окне указана ширина столбца – 171 точка. Для увеличения значения можно щелкнуть кнопку со стрелкой, указывающей вверх: 172 точки, 173 и т.д. если держать эту кнопку, то значение увеличивается безостановочно. Оставим, например, это значение - 212 точек и нажимаем ОК. Ширина столбца увеличилась так, что мы теперь не видим правой границы таблицы. Отменим последнее действие. И, на этот раз уменьшим ширину столбца. Щелкнем значение или стрелку рядом с ним. Выбираем команду Изменить ширину столбца и уменьшаем значение, нажав кнопку со стрелкой, указывающей вниз, например, до 131 точки. Нажмите ОК. Ширина столбца уменьшилась, соответственно, уменьшилась и ширина всей таблицы. Отменяем действие. Теперь изменим высоту строки. Например, строки со значением 313 точек. Здесь имеется две команды: Изменить высоту строки и Авторастягивание строки. Изменим высоту. На этот раз, появилось окно Свойства строки. Для изменения значения счетчика, можно щелкнуть, непосредственно, в поле, удалить ненужную цифру, я сделал это с помощью клавиши Back Space, и ввести нужную, например, 2. Вместо 313 точек, я установил значение 213. нажимаем ОК. Высота этой строки уменьшилась, но высота всей таблицы осталась неизменной, за счет того, что увеличилась автоматически значение высоты нижней строки. Теперь, нижняя строка 137 точек. Отменяем действие и видим, что нижняя строка 37 точек, а средняя – 313, как и было раньше. Показ размеров столбцов и строк, можно отключить. Для этого нажмите кнопку Показать параметры макета в области задач. Теперь щелкните в таблице. Границы ячеек показаны пунктирной линией, но значений ширины и высоты здесь нет. Для того чтобы снова показать эти параметры, щелкните ту же самую кнопку. А, теперь, щелкните, например, в левой верхней части таблицы. Параметры исчезли, хотя мы не нажимали кнопку Показать параметры макета, эта кнопку уже включена. Для того чтобы мы видели эти параметры, нужно подвести указатель мыши к границе таблицы, когда появляется зеленая граница, щелкаем ее левой кнопкой мыши. Параметры опять отображаются на экране. Щелкните теперь в верхней строке. Здесь введем заголовок страницы Психологический клуб. Текст в ячейке мы можем форматировать так же, как это делали тогда, когда никаких ячеек на странице не было. В том числе, мы можем изменить стиль. Этот список мы пока не разбирали.
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
173
Раскроем его. Здесь имеется несколько стилей текста. Выберите, например, заголовок 2. Для этого стиля заранее определен размер шрифта – пять, 18 пунктов, соответственно, изменился и введенный текст. Для того чтобы не набирать весь текст вручную опять, перейдем на вкладку Индекс HTM и скопируем текст, например, подзаголовок. Выделив его, нажимаем правую кнопку мыши на этом выделении, и в списке выбираем левой кнопкой команду Копировать. Теперь переходим на другую вкладку, ставим курсор там, где должен быть этот текст, например, в столбце слева, нажимаем правую кнопку мыши, в списке выбираем команду Вставить. Скопированный текст появился в этом столбце. Снова переходим на другую вкладку и копируем последующий текст. Например, второй и третий абзацы. На вкладке Новая страница, ставим указатель мыши там, где будет этот текст, например, во втором столбце, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем команду Вставить. Текст вставлен в соответствующий столбец. При этом ширина строки сдвинулась. Передвиньте ползунок вверх. Такую же операцию произведем с остальным текстом на странице Индекс. Выделяем его, при нажатой клавише Shift, копируем, переходим на новую страницу, вставляем в третий столбец. На этот раз, изменилась не только высота, но и ширина столбца. Для того чтобы точно узнать размеры, подведите указатель к границе ячейки, когда ячейка выделяется синим цветом, по ее границам, щелкните левой кнопкой мыши. В результате, мы видим значение - 300 точек на 1033 точки. Закройте Область задач, чтобы освободить пространство для таблицы.
* * * 2.5. Изменение макетной таблицы. Ввод и форматирование текста Для того чтобы понять, как страница будет выглядеть при просмотре в Интернете, нажмите кнопку Просмотр внизу. Границы ячеек и таблицы самой, в данном случае, не видны. Кроме того, при разрешении экрана 800 / 600 точек, как у меня, довольно большая область остается незанятой справа. Вернемся в режим конструктор. Выделите всю таблицу. Передвинем маркер в правом верхнем углу вправо. Подведите указатель к зеленому маркеру левее. Указатель мыши превратился в двунаправленную стрелку. Передвинем этот маркер правее. Тем самым, мы передвинем границу ячейки. Следующий зеленый маркер - левее. Передвигаем его вправо. Теперь выберем ячейку. На ней так же имеется маркер. Передвинем угловой маркер правее. Ячейку слева выберем. Передвинем левый угловой маркер правее. Щелкните после слов Психологический клуб. Выделения границ больше нет. Просмотрим результат. Теперь текст на странице распределен лучше. Сохраним эту страницу. На экране появляется окно Сохранить как…Вместо имени файла Нов. Стр. 1, напишем, например, «клуб». Название и место сохранения – это папка веб-страницы, пусть остаются без изменений. Нажимаем кнопку Сохранить. Выделите еще раз таблицу. Подведите указатель мыши к левому слева столбцу. Указатель превратился в перекрещивающиеся слева стрелки. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, ведите мышь вправо. Таким образом, мы переместили столбец правее, не изменяя его размеров. Наведите указатель на левый верхний маркер в этом столбце. Перетащите его левее. Ширина этого столбца – увеличилась. Перейдем в режим просмотра. Изменять таблицу и ячейки, в частности, их размеры, можно с помощью области задач. Нажимаем кнопку Конструктор и откроем Область задач. В Области задач макетные таблицы и ячейки имеется группа Свойства таблицы. В этой области есть поля: Ширина и Высота. Изменим ширину. Удаляем текущее значение и вводим новое, например, 750 точек, и нажимаем клавишу Enter. Ширина таблицы – изме-
174
TeachPro Microsoft Office 2003
нилась. Закроем Область задач, свободное пространство в области таблицы – увеличилось. Переместите ползунок до конца вверх. Мы можем перетащить правее границу верхней строки и столбца. Для этого подводим указатель к этой границе, когда он превращается в двунаправленную стрелку, перетаскиваем границу. Эту же таблицу можно перетащить с помощью зеленого маркера наверху. Перетащим еще правее границу. Для уменьшения ширины того же столбца, щелкните значение наверху. Выберите команду Изменить ширину столбца, пусть ширина столбца будет равной 300 точкам. Удалим цифры 6, 1, введем 0, 0. Нажмите ОК. После того, как вы добились нужного результата, сохраните работу, и, еще раз, просмотрите результат. Теперь можно переходить к форматированию текста. Это так же делается в режиме Конструктор. Например, выделим весь текст третьего столбца, и выровняем его по правому краю. В первом слева столбце, текст так же выделен. И выровняем его посередине. Благодаря применению таблицы, мы по-разному, выровняли текст, находящийся на одном уровне. Я выделю этот уровень. Кусочек текста «Дом, где…» выровнен по центру, относительно своего столбца. «Есть такой клуб, где люди…» - этот кусок выровнен по левому краю, как и остальной текст в столбце. И в столбце справа, текст выровнен – по правому краю, относительно этого столбца. Благодаря таблице, мы получаем широкие возможности размещения не только текста на странице, но и различных объектов, таких, например, как картинки.
* * * 2.6. Вставка изображения из файла. Применение темы Если какие-либо ячейки созданной таблицы вам не нужны, выделите конкретную ячейку, в на клавиатуре нажмите клавишу Delete. Ячейка удалена вместе с текстом. Если не нужна вся таблица, выделяем эту таблицу, и нажимаем клавишу Delete на клавиатуре. Страница документа чиста, и вы можете начать всю работу сначала. Выберем другой макет в Области задач. Сначала эту область покажем, затем выберем макет, например, вот этот. Копируем текст с другой страницы, переходим на страницу Клуб, вставляем в верхнюю ячейку. Таким же образом, копируем текст из файла Индекс. Переходим в документ Клуб и вставляем текст в ячейку, которая находится ниже. Вот в этом месте. Щелкаем правую кнопку мыши, выбираем команду Вставить. Закройте Область задач. Наша следующая задача Вставка изображения. Установите курсор в том месте, где это изображение будет находиться, например, в этой ячейке. Затем, открываем меню вставка. Подводим указатель к строке Рисунок. В появившемся подменю выбираем команду Из файла. Открылось окно Рисунок. В этом окне раскрыта папка веб-страница. Ниже видно, какие папки и файлы в ней имеются. В данный момент, здесь видна только одна папка - Images, эту папку я создал заранее. Для открытия папки, ее можно дважды щелкнуть. Здесь находится один файл изображения – Портрет сзади. Это он так называется. Для вставки этого файла, нажмите кнопку Вставить в правом нижнем углу. Фотография вставлена в ячейку. Сохраним изменения. Нажмите кнопку Просмотр. Примерно так, страница будет выглядеть в Интернете. Однако, на этом работу над страницей мы не закончили. Вернемся в режим Конструктора. К созданной странице, мы можем применить тему. Тема – это набор элементов оформления и цветовых схем. Отобразите Область задач. Выбираем в списке Область задач, щелкаем заголовок, в списке выбираем строку Тема. В этой области появился заголовок Тема и, здесь, мы можем выбрать соответствующую тему. Мы видим список недавно использовавшихся тем, а так же все доступные темы ниже.
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
175
Чтобы их увидеть, воспользуемся ползунком полосы прокрутки. В начале расположено окошко без темы. Далее, различные, заранее заготовленные темы со своими именами. Щелкните, например, тему Вода. Оформление страницы изменилось в соответствии, с темой. Текст, который, по умолчанию, был задан черным, стал белым. Измененный нами текст, остался таким, каким был по цвету. Кроме того, изменился фон таблицы. Мы можем попробовать несколько разных тем, прежде, чем остановимся на одной из них. Щелкните между ползунком и нижней кнопкой со стрелкой. Выберите тему, например, Ирис. Лично мне эта тема нравится. Я закрою Область задач и просмотрю страницу. Фон и тот текст, который я использовал, хорошо сочетаются. Возвращаемся в режим Конструктора. Нажмите кнопку Сохранить. На экран выведено окно Сохранение внедренных файлов. Эти файлы будут внедрены в документ Клуб HTM. Их имена показаны в левом столбце. Расположение на жестком диске в столбце Папка. И последний столбец – Действие. Что мы будем делать с файлами? Сохранять. Все эти файлы используются для добавления темы Ирис. Путь к этим файлам сейчас виден не полностью. Подведите указатель к разделительной линии между заголовками столбцов. Когда указатель превращается в такую стрелку, перетащите границу вправо. Сейчас понятно, что все эта файлы будут помещены в папку веб-страница. Эту папку можно изменить нажатием кнопки Сменить папку. Появилось окно Открытие файла. В списке Папка, я выберу ту папку, в которую хочу сохранить эта файлы. Это, опять же, будет папка Веб-страница. Но я помещу файлы в ту папку, которая находится внутри нее - Images, и теперь нажму кнопку Открыть. Изменился ли путь к папке? Перетащим границу влево и вправо. Путь – изменился. Действительно, файлы будут помещены во вложенную папку Images, в папке Веб-страница. Нажимаем кнопку ОК. Документ – сохранен.
* * *
2.7. Фон документа
Предположим, вам не нравится оформление данного документа, и вы хотите удалить тему. Выведите на экран Область задач. После щелчка правой кнопкой мыши на панели инструментов появилось меню. В нем щелкаем пункт Область задач. Щелкаем теперь заголовок этой области. В списке команд выбираем Тема. Переходим в раздел Все доступные темы. Здесь, как я уже говорил, имеется окно без темы, щелкните его. Вид документа сразу же изменился. Сохраним это изменение. Закройте Область задач. Фон на этой странице теперь везде белый. Давайте попробуем изменить этот фон. Щелкните страницу правой кнопкой мыши, в любом месте, например, даже в таблице. Появилось контекстное меню. В этом меню, найдите команду Свойства страницы. Щелкните ее левой кнопкой мыши. На экран выведено окно Свойства страницы. В этом окне есть несколько вкладок. Сейчас открыта вкладка Общие. На этой вкладке указано расположение страницы на жестком диске моего компьютера. Данный документ находится на диске D и далее вы видите, путь к этому файлу. Название здесь то, которое мы задали – Психологический клуб. Перейдите на вкладку Форматирование. Для этого ее нужно просто щелкнуть левой кнопкой мыши. Здесь, в группе Фон, имеется флажок Фоновый рисунок. Установите этот флажок, щелчком мыши в рамке. Доступным стало текстовое поле ниже, в этой же группе. После щелчка мыши, в нем появляется курсор. Здесь вы можете вести путь к файлу Изображение, чтобы сделать его фоном рисунка или нажмите кнопку Обзор и найдите нужное изображение. Я знаю, что у меня на диске изображение находится в папке My files, это - диск D, далее в папке Docs, Веб-страница, Images. Здесь сохранились
176
TeachPro Microsoft Office 2003
изображения, которые мы использовали для темы. Кроме того, здесь же находится фотография, которая сейчас расположена на странице. Для того чтобы увидеть эту фотографию, можно отодвинуть окно Выбрать фоновый рисунок. Нажмите в строке заголовка левой кнопкой мыши, и, удерживая ее, передвиньте мышь вправо. Вот это изображение и есть – Портрет сзади. Для фонового рисунка я использую изображение MyСomp, выделим его одним щелчком мыши и в правом нижнем углу нажмем кнопку Открыть. В текстовом поле появился путь к файлу Изображения. Этот файл называется MyСomp, это его имя, и расширение файла JPG. Нажмите кнопку ОК в этом окне. Программа размножила этот файл, разместив его на странице. Таким образом, мы получили фон страницы, но это изображение слишком яркое и теперь, едва виден текст. Щелкните страницу правой кнопкой мыши. Выберите команду Свойства страницы. Появилось опять окно Свойства страницы, в котором перейдите на вкладку Форматирование. Для того чтобы удалить фоновый рисунок со страницы, снимите соответствующий флажок в группе Фон. Затем нажмите кнопку ОК. Рисунок - удален. Передвинем ползунок вверх. Фон можно определить не с помощью другого рисунка, а с помощью цвета. Щелкните страницу правой кнопкой мыши. Выберите команду Свойства страницы. В окне Свойства страницы откройте вкладку Форматирование. Под группой Фон, находится группа опций – Цвета. В этой группе расположен список Фон щелкните стрелку справа. Открылся список, состоящий из 16 стандартных цветов, список, включающий цвета документа, т.е. те цвета, которые сейчас используются, а так же команда Другие цвета. Наведите указатель на один из стандартных цветов, например, сейчас указатель наведен на черный цвет. Этот же черный отображается в поле Фон. Сейчас – зеленый. Таким образом, мы видим изменение цвета в поле Фон. Выберем какой-либо из этих цветов, например, светло-серый. Этот цвет появился в поле Фон, нажимаем кнопку ОК. Цвет Фона всей страницы изменился. Для того чтобы удалить или изменить цвет этого фона, выполняем те же действия: нажимаем кнопку мыши, открываем соответствующую команду, соответствующую вкладку и соответствующий список. Вверху списка находится команда Авто. Щелкните ее. В этом случае, фон будет белым. Посмотрим. Еще раз нажмите правую кнопку мыши, Свойства страницы, вкладка Форматирование. В окне Свойства страницы, раскройте список Фон. Теперь выберите строку Другие цвета. На экране появилось окно Другие цвета. Щелкните в наборе цветов, тот цвет, который вы хотите использовать для фона. Вот я щелкну, например, этот. Выбранный цвет показан в окне Новый. Нажимаем ОК в этом окне – Другие цвета. Новый цвет появился в поле Фон. Щелкните стрелку здесь. Поскольку, этот цвет мы пока не применили, в Цвета документа он не попал. Нажмите кнопку ОК.
* * *
2.8. Создание эффекта
Открытие или закрытие страницы может сопровождаться некоторыми эффектами. Убедитесь в том, что сейчас выбрано представление Конструктор, откройте меню Формат, и в этом меню выберите команду Смена страниц. После выбора команды, появилось окно Смена страниц. В этом окне имеется список События, список Эффектов, под названием Эффект и Длительность в сек. Это текстовое поле. Начнем со списка События. Отройте список. В нем имеются 4 варианта: Вход на страницу, т.е. это открытие страницы, Выход со страницы, а фактически, закрытие страницы, Вход на узел и Выход с узла. Оставим Вход на страницу выбранным. Когда происходит вход на страницу, иначе говоря, ее открытие, применяется следующая опция – Без эффекта. Ниже здесь указаны
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
177
различные эффекты: Смешать, Прямоугольник внутрь и т.д., весь список можно просмотреть, воспользовавшись, например, ползунком и, выбрав, какой-либо пункт в списке. Например, Случайные вертикальные полосы. Пункты в списке можно не только щелкать, но и перемещать с помощью клавиши Стрелка вверх или Стрелка вниз на клавиатуре. Нажмем стрелку вверх, стрелку вниз. Передвиньте ползунок в самый верх. Выберите, например, Прямоугольник внутрь. Посмотрим, как будет использоваться этот эффект. В поле Длительность щелкните указателем мыши, там появился курсор и введите, например, цифру 2. Длительность эффекта будет 2 секунды. Выбрав, эти возможности, нажимаем кнопку ОК. После чего, сохраняем документ, и для просмотра этого документа можно сделать следующее: откройте меню Файл, в списке команд выберите Просмотреть в обозревателе. При наведении указателя мыши на эту строку, появляется подменю. Выберите в нем верхний пункт. Никакого эффекта мы не увидели, поскольку смены страниц не было. Мы должны открыть какую-нибудь другую страницу, и затем, перейти с нее к документу Клуб. В программе Microsoft Internet Explorer, которая сейчас открылась, щелкните меню Файл, команду Открыть. Вы видите на экране Окно открыть и здесь же, находится текстовое поле Открыть. Для того чтобы ввести сюда Путь к файлу, можно просто нажать кнопку Обзор и выбрать нужный файл в списке, соответствующей папке. Я выбираю папку Веб-страница и в ней файл Индекс. Открываю его нажатием кнопки Открыть в правом нижнем углу. Этот путь ведет в строку Открыть. Мы могли бы ввести его вручную, набирая текст на клавиатуре. Нажимаем кнопку ОК. В той же программе Microsoft Internet Explorer открыта новая страница, другой файл, файл под названием Индекс HTM. Вот его имя. Для перехода к предыдущему файлу – Клуб, нажмите кнопку Назад. Теперь мы увидели тот эффект, который назначили, перейдем к следующему файлу. Здесь никакой эффект не был назначен, поэтому мы его и не увидели. Просмотрим еще раз эффект предыдущего документа. Вернемся к окну программы Microsoft Front Page. Для этого наведите указатель мыши на панель задач, и щелкните соответствующую кнопку. Уже назначенный эффект для документа можно изменить. Откройте меню Формат. Выберите команду Смена страниц в списке. Появилось окно Смена страниц. Вместо события Вход на страницу, выберем, например, событие Выход со страницы. Для этого события выбираем эффект, предположим, Круг наружу. Длительность назначим 4 секунды. Теперь еще раз раскройте список События и выберите команду Вход на страницу. Для этого события эффект остался неизменным – Прямоугольник внутрь, т.е. установки другого события Выход со страницы, не отменяют установки Входа на страницу. Нажмите кнопку ОК. Сохраняем изменения. Чтобы просмотреть изменения в документе, мы можем открыть свернутое окно программы Microsoft Internet Explorer, наведя указатель мыши на панель задач. Здесь щелкаем соответствующую кнопку, для того, чтобы увидеть измененный документ, наведите указатель мыши на эту кнопку, она называется Обновить, и щелкните ее левой кнопкой мыши. Затем нажмите кнопку Вперед, теперь мы видим, какие изменения произошли при смене документа. Это был эффект при Выходе. Теперь просмотрим эффект при Входе. Нажимаем кнопку Назад. Документ открывается и эффект вы видели, какой. Для того чтобы удалить эффект смены страниц, в режиме Конструктор, откройте меню Формат, выберите команду Смена страниц, выберите то событие, для которого эффект не нужен, например, Выход со страницы. И в списке эффектов, выберите строку Без эффекта. Длительность здесь не нужна, по-
178
TeachPro Microsoft Office 2003
этому, выделяем ее и удаляем клавишей Delete. После чего можно нажать кнопку ОК и сохранить изменения. Откройте свернутое окно программы Microsoft Internet Explorer. Нажмите здесь кнопку Назад для перехода к нашему документу. Эффект открытия этого документа произошел. Переходим к следующему документу, т.е., будет закрытие документа – Клуб HTM. Переход произошел мгновенно, никакого эффекта мы не видели. Произошло это потому, что мы назначили для документа Клуб HTM отсутствие эффекта при выходе. Закрываем это окно.
* * *
2.9. Горизонтальная линия
Бывают случаи, когда необходимо разделить текст каким-то образом или привлечь внимание к его отдельной части. Разделить текст можно с помощью горизонтальной линии. Поставьте курсор перед словом «кому» в тексте. Откройте меню Вставка, выберите в нем команду Горизонтальная линия. Эта горизонтальная линия появилась перед текстом, где находился курсор. Как эта линия будет выглядеть в режиме просмотра? Щелкните кнопку. Мы отделили текст. Эту линию можно изменить. Перейдите в режим Конструктор. Наведите указатель мыши на линию и щелкните ее дважды. Появилось окно Свойства горизонтальной линии. В данном окне имеется несколько групп опций: первая - Размер, следующая – Выравнивание, ниже – Цвет и флажок – Сплошная линия, а так же кнопки: Стиль, ОК и Отмена. В счетчике Ширина, указано значение 100. Внизу установлен переключатель в процентах от ширины окна. Попробуем установить переключатель в точках и нажмем кнопку ОК. Горизонтальная линия в документе – уменьшилась. Теперь ширина ее составляет всего 100 точек. Щелкнем ее дважды. Установите переключатель в % -х от ширины окна. Теперь это снова 100%, но почему тогда линия не занимает всю ширину окна. Отодвиньте это окно вправо. Шириной окна здесь считается ширина ячейки, в которой линия находится, т. е., примерно, это расстояние. Если бы таблицы не было, тогда, действительно линия занимала бы всю ширину окна. Кроме ширины линии, можно задать ее высоту. Сейчас здесь высота 2 точки. Увеличим значение, щелкая стрелку, указывающую вверх на счетчике, например, пусть это будет 10 точек. Нажимаем кнопку ОК. Нажмите внизу кнопку Просмотр. Мы можем продолжить изменение этой горизонтальной линии. Снова вернемся в режим Конструктор. Выделяем линию двойным щелчком и установим для нее сплошную линию, без заливки и нажмем кнопку ОК. То, что мы получили, видно на экране. Еще раз щелкаем линию, дважды. Снимите флажок Сплошная линия, выберите список Цвет, щелкнув стрелку справа. И выберем какой-нибудь цвет, например, красный. Нажимаем ОК. Опять откройте окно Свойства горизонтальной линии. Установите флажок Сплошная линия. Нажмите ОК. Никаких изменений не произошло. Открываем то же окно снова, уменьшим ширину лини до 50% и выровняем эту линию по левому краю. Подтверждаем изменения. Нажмите кнопку Просмотр. Линия выровнена по левому краю столбца, в котором она находится. Перейдем в режим Конструктор и выровняем эту линию, например, по левому краю, той же самой ячейки. Для этого выбираем переключатель по правому краю. Нажмите ОК. Изменим снова эту линию. Ширину я сделаю равной 80%, высоту равной 2 точкам. Выравнивание пусть будет по центру, цвет – Авто, флажок Сплошная линия – уберем. Нажимаем ОК. Такой вариант пока и оставим.
* * *
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
179 2.10. Эффекты анимации
Для различных элементов веб-страницы можно назначать эффекты анимации. Выделим, например, какой-либо текст. Предположим, этот абзац. Теперь мы должны вывести на экран панель Эффекты DHTML. Для этого щелкните на панели инструментов правой кнопкой мыши, найдите команду Эффекты DHTML. Появилась панель с тем же названием. В левой части этой панели имеется список, для раскрытия которого, нужно нажать Кнопку со стрелкой. В этом списке перечислено несколько событий. Такие как: щелчок, двойной щелчок, наведение мыши и загрузка страницы. Событие – это действие, приводящее к запуску какого-либо эффекта. Выберем, например, Наведение мыши. После того, как мы включили это событие, Наведение мыши, доступным стал список Применить. Раскроем этот список. Сейчас в списке только один пункт – Форматирование. Эффект Форматирования мы можем применить щелкнув эту строку. После того, как мы выбрали Форматирование, еще правее, стал доступен другой список. Это список – Настройки, мы можем здесь выбрать шрифт или выбрать границу. Выберем Шрифт. После щелчка на экране появилось окно Шрифт. Настройки шрифта мы здесь не будем менять, за исключением одного пункта – установим флажок Все прописные, т.е. все буквы станут заглавными при применении эффекта. Нажимаем кнопку ОК здесь. Окно Шрифт исчезло с экрана, но текст, который мы выделили до этого, теперь заключен в рамку. Наведите указатель мыши на эту рамку. Всплывающая подсказка. Динамический эффект: Форматирование. Рамка, которую мы видим, заключает в себе объект, к которому динамически применяется Форматирование. Закройте панель Эффекты DHTML. Это можно сделать нажатием кнопки Закрыть и перейдите в режим просмотра. В режиме просмотра, рамки этой мы не видим. Наведите указатель мыши на текст, для которого мы назначили эффект. При наведении указателя на этот текст, все буквы становятся прописными или заглавными. Если убрать указатель мыши, они снова становятся строчными. Вернитесь в режим Конструктора. Назначим какой-либо другой эффект. Выведите на экран окно Эффекты DHTML. Пусть теперь событием будет не наведение мыши, а какое-либо другое. Раскройте список. Выберите, например, Щелчок. Раскройте список Применить. Кроме Форматирования, здесь появилась команда Вылет. Выбираем ее. Настроим эту команду. Вылет выделенного текста может быть налево, как указано в списке, наверх, вниз налево, вниз направо и т. д. Выберем, например, последнюю строку – Вниз направо, по словам. Для того чтобы просмотреть эффект, необязательно убирать окно Эффекты DHTML с экрана. Просто нажмите кнопку Просмотр. Панель Эффекты DHTML осталась на экране, но теперь ее списки недоступны. Наведите указатель мыши на тот текст, для которого мы назначили эффект. Никакого действия не происходит, потому что, на этот раз, событием мы назначили не наведение мыши, а щелчок. Щелкните в любом месте этого текста. Текст, так сказать, вылетел. В результате этого действия, текст исчез с экрана. Переходим в режим Конструктор. На самом-то деле, текст, конечно, остался на странице. Если данные эффект вам не нравится, вы можете применить другой. Вместо вылета, например, выбрать Форматирование и настроить это Форматирование в списке справа. Например, выберем Границу. В результате, появляется окно Границы и Заливка. Например, вы хотите, чтобы после щелчка мыши, изменилась заливка текста. Тогда перейдем на вкладку Заливка и изменим цвет фона. Для этого , раскройте список Цвет фона, и выберите какойнибудь цвет, например, голубой. Для подтверждения действия, нажмите кнопку ОК. Посмотрим, как этот
180
TeachPro Microsoft Office 2003
эффект будет выглядеть. Щелкните кнопку Просмотр. Теперь щелкните текст. После щелчка мыши, фон текста изменился. Щелкните тот же текст еще раз. Фон текста стал таким, каким был прежде. Возвращаемся в режим Конструктора. Для удаления эффекта, вы можете нажать кнопку Удалить эффект на панели Эффекты DHTML. Эффект удален. Выделим этот текст еще раз. В списке Событий выберите Наведение мыши. В списке Применить- только одна строка – Форматирование, ее и выбираем. В списке Настройка – выберем команду Выбрать шрифт. Поставьте флажок Видоизменение Подчеркнутый. Нажмите кнопку ОК. Теперь, при таком событии, как Наведение мыши, этот текст должен подчеркиваться. Перейдем в режим Просмотра и проверим, так ли это. Действительно, текст подчеркивается. Однако, такой эффект, применяется для гиперссылок, обычно, поэтому, его лучше удалить, что я сейчас и сделаю. В режиме Конструктора, эффекты можно выделять, либо, по желанию, не выделять. Выберем какое-либо событие, например, Двойной щелчок. Применим эффект Форматирование. В настройке выбрать Шрифт. Установите, например, флажок Скрытый и нажмите кнопку ОК. Сейчас текст выделен и мы видим, что здесь применяется эффект, но это выделение можно убрать, нажав кнопку Выделить Эффекты DHTML. Нажмите ее. Выделения нет. Переходим в режим Просмотра. Наведите указатель мыши на текст, для которого назначен эффект. Ничего не происходит. Щелкните левой кнопкой один раз. Опять никакого действия. Щелкните дважды. Весь текст, для которого назначен эффект, стал невидимым. Возвращаемся в режим Конструктор. Удалим эффект. Для этого сначала выделяем текст, нажимаем кнопку Удалить эффект. Закройте панель Эффекты DHTML.
* * * 2.11. Анимация изображения. Бегущая строка Добавим эффект анимации такому элементу, как Изображение. Щелкните его. Выведите на экран окно Эффекты DHTML. Раскройте список Событий в окне. Пусть это будет Наведение мыши. Затем, раскройте список Эффектов. Здесь только одна строка – Замена. Ее и выберем. Затем нужно настроить замену. Раскройте соответствующий список. Щелкните единственную команду в этом списке – Выбрать рисунок. Появилось окно Рисунок. Здесь мы должны выбрать то изображение, которое будет заменять изображение, присутствующее на странице. Сначала, найдите нужную папку на своем жестком диске. У меня изображения находятся в папке Images. Среди файлов я выберу файл с именем Портрет. После чего, нажимаю кнопку Открыть. Эффект применен к изображению, хотя, сейчас, мы этого не видим. Эффект должен дейст-
вовать при наведении мыши на фотографию. Перейдем в режим Просмотра. Панель Эффекты DHTML можно закрыть. Для того чтобы увидеть эффект, подведите указатель мыши к фотографии. Сразу же фотография сменяется и мы видим то изображение, которое назначили на панели DHTML. Другая фотография будет появляться столько раз, сколько вы подведете указатель мыши к изображению. Перейдите в режим Конструктор. Мы можем, так же, задать такой эффект, как бегущая строка. Для этого нужно написать определенный текст, который вы хотите представить в виде бегущей строки и затем, выделить его. Например, этот текст. Откройте меню Вставка, выберите команду Веб-компонент. Вставка компонента вебузла. В списке Тип компонента, выбираем Динамические эффекты, они уже сейчас выбраны, справа, выбираем Эффект для этого типа компонента. Сейчас здесь имеется бегущая строка и интерактивная кнопка. Выберите команду Бегущая строка. После чего, нажмите кнопку Готово. На смену предыдущему окну появилось новое – Свойства бегущей строки. В этом окне, понятное дело, мы должны задать свойства. Текст строки указан в поле Текст. Ниже имеются несколько групп опций, такие как: Направление, Скорость, Поведение и т. д. Мы оставим сейчас все настройки - по умолчанию и, просто, нажимаем кнопку ОК. Для того чтобы увидеть эффект, нажмите кнопку Просмотр внизу. Строка движется справа налево. После того, как она исчезла в левой части, снова появляется в правой и движется в том же направлении. Перейдем в режим Конструктора. В этом режиме, бегущая строка никуда не движется, как видите. Для того чтобы удалить бегущую строку, ее нужно выделить щелчком мыши и, затем, нажать на клавиатуре клавишу Delete. Строка удалена. Для отмены действия, я нажму кнопку Отменить. Строка возвращена на свое прежнее место. Для того чтобы изменить свойства, уже имеющейся бегущей строки, выде-
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
181
лите ее, щелкните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Свойства бегущей строки. Появилось окно, которое мы уже видели - Свойства бегущей строки, так и называется. Например, мы можем изменить такое свойство, как повторы. Сейчас здесь установлен флажок Непрерывно. Снимем его. После снятия флажка, активным стал счетчик. В нем указано количество раз и сейчас это - 1. Количество мы можем увеличить, нажав стрелку, указывающую вверх, например. Или, непосредственно, удалить число и ввести какое-то другое число, например, 10 раз, или 3 раза. Для применения изменений, нажмите кнопку ОК. После этого, перейдите в режим Просмотра. Сейчас строка показана первый раз, она передвигается справа – налево, как и раньше. Второй раз она передвигается. Всего должно быть 3 раза, согласно нашим установкам. Это- третий раз. Больше движущейся строки мы не увидим, пока не загрузим страницу заново. Возвращаемся в режим Конструктор.
* * *
2.12. Звуковое сопровождение
К созданной веб-странице можно добавить звуковое сопровождение. Щелкните страницу правой клавишей мыши, в меню выберите команду Свойства страницы. Появилось окно Свойства страницы. В этом окне нас интересует вкладка Общие и на этой вкладке, в частности, группа Фоновый звук. Нажмите кнопку Обзор в этой группе. Появилось окно Фоновый звук. По умолчанию, открыта папка Мои веб-узлы. Раскройте список. Поскольку, у меня в папке Мои вебузлы звука нет, я попробую найти его на диске D. Раскрою папку Docs., затем папку веб-страница и в ней, созданную заранее папку - Sound. Здесь имеется файл с таким же именем – sound. Для его открытия нажмите кнопку Открыть в правом нижнем углу окна. В поле Расположение появился Путь к файлу. Нажмите кнопку ОК в поле Свойства страницы. Никаких изменений внешнего вида страницы в режиме Конструктора не произошло. Перетащите ползунок вниз. Внизу страницы, так же не видно изменений. Ничего удивительного. Мы должны не видеть, а слышать эти изменения. Нажмите кнопку Просмотр. Мы не только теперь видим страницу и анимацию текста, но и слышим звук, фоновый звук, сопровождающий эту страницу. Перейдите в режим Конструктор. В режиме Просмотра, звук повторялся снова и снова. Для того чтобы изменить это свойство, щелкните правой кнопкой на странице, выберите команду Свойства страницы. На вкладке Общие мы видим флажок Число повторов Непрерывно. Флажок Непрерывно можно снять. Сразу же активизировался счетчик Число повторов. Если мы оставим значение 0 в этом счетчике, то звукового сопровождения не будет. Увеличим число, щелкнув стрелку, указывающую вверх, например, до двух раз и нажмем кнопку ОК. Посмотрим, а, вернее, послушаем, какие изменения произошли. Перейдем в режим Просмотра. Музыка прозвучала дважды и звучание прекратилось, в соответствии, с нашими настройками. Переходим в режим Конструктор. Имейте в виду, что показанные возможности поддерживаются не всеми обозревателями веб-страниц. Для того чтобы удалить сопровождение веб-страницы, опять щелкнем правой кнопкой мыши страницу, выберем команду Свойства страницы, в группе Фоновый звук удалите текст из поля Расположение. Затем нажмите ОК. Просмотр. Мы видим, как движется бегущая строка, но звука больше не слышим. Вернемся в режим Конструктора и вернем звук на место. Для этого, выполняем все те шаги, которые сделали ранее. Путь к файлу снова появился в строке Расположение. Флажок Непрерывно – снимем. Установим, например, значение 3. Пусть мелодия повторяется трижды и нажимаем кнопку ОК. Мы можем открыть веб-обозреватель и прослушать фоновый звук там. Щелкните меню Файл. Подведите указатель мыши к строке Просмотреть в обозревателе. Выберете первый пункт Microsoft Internet Explorer 6. Изменения не были сохранены. Сохранить изменения и просмотреть текущую версию? Нажимаем Да. Теперь мы видим окно обозревателя Microsoft Internet Explorer. Слышим звучание. Это тот фоновый звук, который мы ввели на страницу. Он прозвучал трижды. Затем, в соответствии, с настройками, звучание прекратилось и бегущая строка, так же, исчезла, но два этих эффекта, никак не связаны между собой. Закрываем окно обозревателя. Щелкните текст бегущей строки дважды. Таким образом, мы так же можем открывать окно Свойства бегущей строки. Обратите внимание на число повторов. Их –три. Это число мы ввели сами. Вот почему, я говорю, что звуковой и визуальный эффект между собой не связаны. Нажмите кнопку Отмена.
* * *
182
TeachPro Microsoft Office 2003 2.13. Гиперссылка
Гиперссылка – это связь между веб-страницами или файлами. Создадим гиперссылку. Сначала вводим текст, затем выделяем этот текст. На панели инструментов есть кнопка с изображением земного шара. Она называется Добавление гиперссылки. Нажмите эту кнопку. Появляется окно Добавление гиперссылки. Предположим, вы хотите создать ссылку на вебстраницу. В таком случае, оставляете вариант связи с файлом Веб-страницей. Ссылку можно так же создать: на место, в данном документе, для этого нужно щелкнуть соответствующую кнопку на панели; с новым документом или с электронной почтой. Мы не будем сейчас рассматривать эти возможности, выбираем снова кнопку Файлом Вебстраницей. Текст, который мы ввели в документе, отображается в поле Текст. Это ссылка на страницу. Какую страницу мы хотим открыть щелчком мыши на этом тексте? Это нужно определить с помощью следующих опций. Выбрать папку. Сейчас выбрана папка Веб-страница. Ниже находится окно, в котором указаны файлы и папки, находящиеся в папке Веб-страница. В частности, это документ Клуб, документ index, три папки: Images, Sound и Video. После имени документа Клуб, указано в скобках слово «открытый», т.е. именно этот документ сейчас открыт, следовательно, выдирать этот файл для открытия – нельзя. Он уже открыт. Выберем файл index. При щелчке мыши на тексте Ссылка на страницу, в таком случае, будет открыт этот файл – index.htm. Выбрав его, нажимаем кнопку ОК в этом окне. Снимите выделение текста Ссылка на страницу, обратите внимание, что цвет этого текста изменился, и он стал подчеркнутым. Перейдем в режим Просмотра. Мы слышим фоновую музыку, которую создали ранее, внедрив ее в этот документ, и видим бегущую строку. Для того чтобы перейти по гиперссылке, нужно ее щелкнуть левой кнопкой мыши, после того, как указатель превратился в руку с указательным пальцем. Я щелкаю эту гиперссылку, и мы видим документ, который выбрали в качестве цели перехода по гиперссылке. Здесь мы можем просмотреть весь текст с помощью полосы прокрутки справа, и затем, вернуться в предыдущий документ. На вкладке указано имя предыдущего документа – Клуб.htm. Каким же образом, его увидеть, если имя уже здесь? Надо, просто, нажать кнопку на панели инструментов, которая называется Обновить. Документ обновлен. Мы увидели эффект загрузки этой страницы, и опять, слышим фоновую музыку и бегущую строку. Переходим в режим Конструктора. Кроме гиперссылки на страницу, мы можем создать ссылку на какой-либо файл, например, на файл Изображение. Нажмите клавишу Enter. Введем текст, например, Фото. Выделим этот текст двойным щелчком мыши, затем, щелкните кнопку Добавление гиперссылки на панели Стандартная. Снова появилось окно Добавление гиперссылки, выбираем здесь папку, здесь уже выбрано – Images. Она находится в папке веб-страница. Для того чтобы снова открыть Images, достаточно щелкнуть эту папку дважды. Здесь мы видим список файлов, имеющихся в папке Images. Открытый документ, не находящийся даже в этой папке, указан по-прежнему, вверху списка. Теперь я выберу тот файл, который хочу открыть с помощью перехода по гиперссылке. Предположим, это файл, с расширением JPG, и именем Портрет. После щелчка мыши на этом файле, в строке Адрес, ниже, отображается путь к этому файлу. Он находится в папке Images, и между папкой и именем файла стоит косая черта. Для подтверждения выбора, нажимаем кнопку ОК. Слово Фото так же оказалось подчеркнутым и имеет теперь другой цвет. Перейдем в режим Просмотр. Нажмите слово Фото. Теперь мы видим другую страницу, которая уже не содержит текста, и где нем звукового эффекта, но называется она по-прежнему, Клуб HTM, т.е. сейчас, мы перешли по гипер-
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
183 ссылке. Посмотрим, как такой же переход будет выглядеть в веб-обозревателе. Вернемся в режим Конструктор. Откройте меню Файл, наведите указатель мыши на строку Рассмотреть в обозревателе, и выберите какой-нибудь браузер, например, Microsoft Internet Explorer. Программа сообщает, что необходимо сохранить изменения. Соглашаемся с этим предложением. Загрузилось окно программы Microsoft Internet Explorer. Нажмем ссылку Фото. Произошел переход к файлу – Портрет с расширением JPG. Программа загрузила изображение на новую страницу. Для возвращения к предыдущей странице, в браузере нужно нажать не кнопку Обновить, а кнопку Назад. И мы, снова, видим предыдущую страницу. Закройте ее.
* * * 2.14. Изменение гиперссылок В программе Microsoft Front Page 2003 можно изменять уже существующие гиперссылки. Например, можно изменить текст гиперссылки. Вместо Ссылка на страницу, например, написать только слово Страница. Щелкните в этом тексте и удалите ненужный текст. Исправляем слово Страница. Проверим, будет ли работать измененный текст. Щелкаем эту гиперссылку. Появилась страница с заголовком Психологический клуб, которую, мы создавали ранее и на которую направили гиперссылку. Обновим этот документ, Клуб HTM, я имею ввиду. Перейдем в режим Конструктор. Кроме текста, можно изменить и адрес гиперссылки, т.е., то, на какой объект эта HTM ссылается. Выделим, например, слово Фото. Для изменения адреса, можно использовать уже знакомую кнопку Добавление гиперссылки, но я отменю это действие, нажатием кнопки Отмена в окне Изменение гиперссылки, и, просто, щелкнув слово Фото правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберем Свойства гиперссылки. На экране появилось окно Изменение гиперссылки, которое мы только что видели. Для того чтобы ввести новый адрес, можно или ввести текст вручную в строке Адрес, а, проще это сделать, выбрав нужный файл. Например, вместо файла Портрет, я выберу файл City в списке, после чего, нажму кнопку ОК. Со словом Фото никаких явных изменений не произошло. Оно написано тем же шрифтом, того же цвета и так же подчеркнуто. Но адрес, по которому будет совершен переход изменился. Нажимаем Просмотр. И щелкните это слово. Теперь открыто совсем другое изображение. Это фотография одной из городских улиц. Вернитесь в режим Конструктора. Для того чтобы совершить переход по гиперссылке, необязательно переходить в режим Просмотра. Наведите указатель мыши на какую-либо гиперссылку, например, Страница. Появляется всплывающая подсказка. Для перехода по гиперссылке, нажмите Ctrl и щелкните ее. Нажимаем Ctrl, указатель мыши превратился в руку, с указующим перстом. Щелкните это слово. Сразу же совершен переход к нужной странице, причем, эта страница, отдельно открыта, что видно потому, что вверху имеется вкладка Индекс. Вкладка Клуб сейчас неактивна. Щелкните ее. Мы попали на страницу документа Клуб. Можно вернуться в документ Индекс щелчком мыши или закрыть совсем этот документ. Итак, мы не знаем, какая фотография скрыта за гиперссылкой Фото. Если навести указатель мыши на это слово, всплывающая подсказка нам так же ничем не поможет. В ней говорится совсем о другом. Перейдем в режим Просмотра, и здесь наведем указатель мыши на слово Фото. В этом случае, подсказки совсем нет. И какая фотография будет открыта, мы не знаем. Вернитесь в режим Конструктор. Для гиперссылок можно назначать подсказки. Выделите текст этой гиперссылки, на панели инструментов нажмите кнопку Добавление гиперссылки. В окне Изменение гиперссылки, которое только что появи-
184
TeachPro Microsoft Office 2003
лось, найдите и нажмите кнопку Подсказка. В ответ, мы видим окно Подсказка для гиперссылки. Здесь только одно текстовое поле, которое называется Текст подсказки. В нем уже установлен курсор. Здесь можно ввести текст, например, Город. Нажимаем кнопку ОК. В окне Изменение гиперссылки то же нажимаем ОК. Выделение текста можно снять, щелкнув где-нибудь в документе. Наведите указатель мыши на текст, для которого мы назначили подсказку. Всплывающая подсказка появилась, но она совсем не та, что мы написали. В режиме Конструктора подсказка дана относительно того, как перейти по гиперссылке из этого режима. Перейдите в режим Просмотра. Музыку я сделаю тише, чтобы она не надоедала. Наведите указатель мыши на слово Фото. Вот в этом случае, появляется всплывающая подсказка со словом Город, введенным нами. Вернитесь в режим Конструктора. Для того чтобы удалить гиперссылку вместе с текстом, этот текст нужно выделить. Пожалуй, я выделил слишком много. Выделить одно слово удобнее двойным щелчком. Затем нажимаем клавишу Delete. И текст, и HTM исчезли. Отменим это действие. Как оставить текст на месте, но при этом, чтобы он никуда больше не ссылался. Выделяем этот текст. На панели инструментов нажмите кнопку Добавление гиперссылки. Появляется окно Изменение гиперссылки. Для того чтобы удалить только ссылку, не удаляя самого текста, текст у нас показан в строке Текст, нужно нажать кнопку Удалить ссылку в этом окне. Слово Фото осталось на странице. Однако, оно больше не подчеркнуто, и не выделено другим цветом. Это обычный текст. Последнее действие я так же отменю. В качестве гиперссылки может использоваться не только текст, но и, например, изображение. Нажмите клавишу Enter. Поместим в то место, где сейчас находится курсор, какое-нибудь изображение. Для вставки изображения, как обычно, нажимаем меню Вставка. Наводим указатель на строку Рисунок и выбираем команду Из файла. Открылось окно Рисунок. В данный момент здесь открыта папка Images и ниже, указан список файлов, имеющихся в ней. Выберите файл с расширением gif, которое называется cdrw. Нажмите кнопку Вставить. На странице появилось небольшое изображение. Его можно выделить вот таким щелчком мыши. Перейдем в режим Просмотра. Здесь так же можно щелкнуть это изображение, наводить на него указатель мыши, но ничего, при этом, не будет происходить. Это просто изображение, а не HTM. Вернитесь в режим Конструктора. Для того чтобы создать гиперссылку, поступаем. практически, так же, как раньше. Выделяем этот объект, на панели инструментов нажимаем кнопку Добавление гиперссылки, и появляется окно Добавление гиперссылки. В данном окне выберем в соответствующей папке, например, в папке Images, тот файл, который будет открываться при щелчке мышью. Пусть это будет файл с расширением JPG, и с именем cdrw2. Выделив этот файл, нажмите кнопку ОК. Внешне страница не изменилась. Теперь испытаем эту гиперссылку. Чтобы перейти по этой гиперссылке, щелкните кнопку Просмотр, здесь наведите указатель мыши на изображение, указатель превратился в руку. Щелкните этой рукой, а, точнее, левой кнопкой мыши. Щелчок мышью привел к переходу к выбранному нами объекту, а, именно, к изображению нескольких компакт-дисков и дискеты. Перейдите в режим Конструктор.
* * *
2.15. Печать веб-страницы
Созданную веб-страницу можно напечатать. Для задания свойств печати, нажмите кнопку меню Файл, выберите команду Печать. Появилось окно с тем же названием Печать. В этом окне имеется несколько групп опций: Принтер, Диапазон печати, Копии и две кнопки – ОК и Отмена. В списке Имя, указано текущее имя принтера. Для того чтобы просмотреть весь список, щелкните справа Кнопку со стрелкой. В списке один только принтер и то – программный. Для выбора принтера, щелкните соответствующую строку. Ниже указана информация об этом принтере – тип и т.д. Справа – находится кнопка Свойства. Нажмите ее. В результате появилось окно Свойства и, далее, имя принтера, которое мы выбрали. В этом окне имеется три вкладки: Страница, Дополнительно, О программе. Перейдите на вкладку страница, щелчком мыши. Вверху указан размер страницы. Сейчас здесь выбран тип страницы А 4. Ширина и высота этого типа страницы указаны ниже: 21 см и 29, 7 см. Для выбора другого размера страницы нужно раскрыть список и выбрать тип, например, А3. В этом случае, ширина страницы меняется автоматически – 29,7, так же автоматически меняется и высота – 42 см. щелкните список еще раз. Для того чтобы просмотреть остальные строки списка, передвиньте
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
185
ползунок. Выберем тип А4. это наиболее распространенный тип страницы. Большая часть печатаемых документов, имеет именно, такой размер. Ниже указана ориентация этой страницы – Книжная, справа указано как это выглядит, и Альбомная. Изображение справа изменилось после того, как я щелкнул переключатель Альбомная. С остальными вкладками мы сейчас раздираться не будем. Нажмите ОК в этом окне. В группе Диапазон печати, мы выбираем, какие страницы будут напечатаны. Сейчас установлен переключатель Все. Можно выбрать определенные страницы. Для этого выбираем переключатель страницы с…такой-то по такую-то. По какую и с какой, мы указываем в соответствующих полях. Например, с 5-й по 10-ю. Но, для этого, должно быть, как минимум, 10 страниц в документе. У меня только одна, поэтому, такой диапазон не подходит. Я выберу переключатель Все. Сколько раз печатать одну и ту же страницу, 1-ю, 2-ю, и т.д. , указано в группе Копии. Сейчас число копий – 1. увеличить это число можно нажатием кнопки со стрелкой, указывающей вверх на счетчике. Теперь – 2 копии. После того, как я установил значение 2, стал активным флажок Разобрать по копиям, хотя, сейчас, он не установлен, галочки там нет. Щелкните в этом прямоугольнике. Когда флажок Разобрать по копиям установлен, сначала будут печататься все страницы, начиная с 1-й, и, заканчивая последней. Если число копий указано 2, то, потом, еще раз будут печататься все страницы, с 1-й по последнюю. Снимите флажок. На рисунке показано, что произойдет в этом случае. Сначала, будут напечатаны все страницы №1. Затем, все страницы № 2 и т. д. если страницы нужно напечатать не на бумаге, а виде файла, т.е., в электронном виде, то поставьте флажок Печать файл. После чего, нажмите кнопку ОК. Однако, если вы печатаете на листе бумаги, то этот флажок снимаете и так же нажимаете кнопку ОК. Сейчас я установлю этот флажок, и напечатаю Файл. Появилось окно с сообщением, что данный принтер, не позволяет печатать столь большое число копий. Передвинем это окно вниз. И мы видим, что число копий – 2. Две копии этот принтер печатать не может. Хорошо, пусть печатает -1. Нажимаем ОК. Изменим это значение, нажмем Стрелку вниз. После чего, нажимаем ОК в окне Печать. На экран выведено окно Print to file, т.е., Печать в файл. Выбираем папку, в которую будет внесен этот файл, например, папка Мои документы. Имя файла программа уже предложила – Output. Тип файла указан в соответствующем поле. Оставляем все это без изменений и нажимаем кнопку Сохранить. В результате, автоматически открылось окно программы Microsoft Office Document Imaging и в нем уже открыт документ Output с расширением PIN. Получилось две страницы. С помощью этой программы, можно сохранить данные страницы в другом формате. Здесь так же откройте меню Файл, выберите команду Сохранить как…. Появилось окно Сохранить как…. Программа автоматически открыла папку Мои документы, имя файла предложила, она, просто добавила расширение tif к уже имеющемуся имени и расширению. tif – это файл изображения. Если вы хотите сохранить в этом формате, нажмите кнопку Сохранить. Я не хочу, поэтому, нажимаю кнопку Отмена и закрываю эту программу.
* * *
186
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 3. Веб-узел 3.1. Создание веб-узла Кроме отдельной веб-страницы, в программе Microsoft Front Page 2003 можно создать веб-узел. Веб-узел – это группа, связанных веб-страниц. Откройте меню Файл, выберите команду Создать. Справа появилась область задач под названием Создание. Вверху имеется группа опций Создать страницу, она нам сейчас не нужна, а ниже – группа Создать веб-узел и в этой группе, мы должны выбрать нужную нам опцию. Щелкните строку Одностраничный веб-узел. На экран выведено окно Шаблоны веб-узлов. Здесь несколько вкладок: Общие, она сейчас выбрана; Пакеты, SharePoint Services. Вернемся на вкладку Общие. На данной вкладке имеется список различных вариантов создания веб-узлов. Сейчас выбран вариант - Одностраничный веб-узел. Текст под некоторыми значками виден плохо. Если наводить указатель мыши на этот значок, то во всплывающей подсказке, виден весь текст. Можно изменить представление этих значков. Сейчас справа выбрана кнопка Крупные значки. Рядом с ней находится другая кнопка – Список, щелкните ее. В этом случае все типы веб-узлов представлены в виде списка и мы видим весь текст полностью. Справа, под кнопками, имеется группа Параметры. Укажите расположение нового веб-узла. По умолчанию, дан путь в папку Мои веб-узлы. В этой папке программа предлагает создать узел под названием Мой узел 8. Раскройте список. Это можно сделать нажатием на кнопку со стрелкой. В списке указаны те пути, которые уже использовались ранее. Можно, просто, выбрать один из них. Щелкните за пределами списка. Можно, так же, выбрать какой-либо путь, нажав кнопку Обзор. На экран выведено окно Место для нового веб-узла. Программа автоматически открыла папку Сетевое окружение. Если вы собираетесь создавать новый узел сети, то можно использовать эту папку. Я буду создавать на локальном жестком диске, поэтому, раскрою список, выберу диск D, он называется MyFiles и здесь выберу нужную папку – Docs. В папке Docs создам новый каталог. Это можно сделать нажатием кнопки Создать папку. В результате, появилось окно Создание папки. В нем имеется текстовое поле – Имя. Здесь я впишу имя новой папки – Веб-узел, после чего нажму кнопку ОК. Новая папка создана и открыта. Мне остается нажать кнопку Открыть в этом окне. Путь к новому веб-узлу показан в поле. Нажмите кнопку ОК для подтверждения этого выбора. Новый веб-узел создан и отображается в программе Microsoft Front Page. В левой части мы видим список папок, входящих в этот вебузел. Так же, здесь автоматически создан файл Веб-узел. Справа мы так же сейчас видим список папок и этот файл. Это происходит только в том случае, когда выбран весь веб-узел – Корневая папка. Кроме того, можно выбрать файл Index.htm и, тогда мы также видим все папки и файл Index.htm, справа. Щелкните в списке папку _private. Мы видим, что в этой папке сейчас ничего нет. Щелкните Images . Эта папка так же пуста. Щелкните Index.htm. Как просмотреть содержимое этого файла? Нужно просто щелкнуть его в списке папок или в области, где эти файлы и папки отображаются, справа. Что я и сделаю. После двойного щелчка появилась новая вкладка с именем Index.htm. И внизу видно, что этот документ не содержит никакой информации. Для закрытия этого документа, нужно нажать кнопку Закрыть, справа. Документ Index.htm закрылся и мы сейчас видим документ Клуб, который был ранее. Документ Клуб также закройте.
* * *
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
187 3.2. Импорт файлов
Веб-узел я создал, но в нем никакой информации, полезной для пользователя, нет. Откройте, например, файл index. Появилось окно этого файла с вкладкой index.htm. Это окно пустое, текста здесь нет. Закройте его. Мы можем добавить на веб-узел уже готовые веб-документы. Для того, чтобы это сделать, откройте меню Файл, выберите команду Импорт. Появилось окно Импорт. В этом окне имеется список, в котором сейчас нет ни одного пункта. Для добавления файла сюда, нажмите кнопку Добавить файл, справа. Появляется окно Добавление файла в список для Импорта. В списке Папка найдите нужный каталог. Сейчас открыта папка Images, вложенная в папку Веб-страница. Щелкните папку Веб-страница. В этой папке находится документ, который мы создали ранее, с расширением htm. Этот документ прекрасно отображался на локальном компьютере. Однако, в Интернете, могут возникнуть проблемы. Имя этого файла написано по-русски, имена файлов, предназначенных для показа в Интернете, лучше писать латинскими буквами. Поэтому, я создал новую папку. Щелкните список папок, выберите команду docs. Новая папка называется web page. Откройте ее. Здесь так же находится файл Index с расширением HTM и, вместо файла Клуб, написанного по-русски, я создал похожий файл, написанный только по-английски - Club, расширение то же по-английски, HTM. Нажмите кнопку Открыть. В списке файлов, этот файл появился. Для того чтобы добавить его на веб-узел, нужно просто нажать кнопку ОК. Откройте этот документ, здесь. Документ открыт. Однако мы не видим фотографий, которые здесь присутствовали и их тоже нужно импортировать. Сначала выберите папку, в которые нужно импортировать фотографии, это – папка Images. Ее имя совпадает с той папкой, которая была создана у нас для вебдокумента. Относительное расположение этой папки и файла Club так же одинаковое, т.е., и папка, и этот файл находятся в одной папке, в данном случае, эта папка – веб-узел. Итак, выбираем папку Images, откройте меню Файл, после этого, выберите команду Импорт. В окне Импорт, нажмите кнопку Добавить файл и импортируйте изображение. Следите за тем, чтобы их имена, были написаны латинскими буквами. Вследствие того, что нужные изображения внесены в папку Images, фотографии появились на странице Club. И перейдем в режим Просмотра. Мы видим бегущую строку и обе фотографии. При щелчке на фотографии, являющейся ссылкой, мы перешли на другую страницу. Обновим страницу, и видим эффект, который работает при открытии страницы. Щелкните теперь ссылку Страница. Здесь никакого текста нет. Щелкните кнопку Обновить. Теперь щелкните ссылку Фото. Эта ссылка работает нормально. Опять нажимайте кнопку Обновить. Фонового звука мы не слышим при открытии страницы. Отсутствие звука означает, что мы импортировали еще не все файлы. В папке веб-узел должна находится папка Sound, в которой и находится звуковой файл. Для добавления этой папки в этот веб-узел, нужно нажать кнопку Создать папку. Появилась новая папка и здесь мы должны ввести имя ее. Я напишу слово sound по-английски. Желательно писать эти имена с маленькой буквы. Написав, имя, я нажимаю клавишу Enter. Папка появилась в списке. Она выделена. В нее нужно импортировать файл. Откройте меню Файл, нажмите команду Импорт. В окне Импорт, нажмите кнопку Добавить файл. Выделите звуковой файл, и нажмите кнопку Открыть. Файл появился в списке, после чего, мы нажимаем кнопку ОК в окне Импорт. Щелкните знак «+» слева от папки Sound. Мы видим тот файл, который находится в этой папке. Щелчок на знаке «-», рядом с папкой, позволяет скрыть содержимое этой папки. Проверим как теперь работает веб-страница. Нажмите кнопку Просмотр, внизу. Теперь мы не только видим все изображения, но и слышим фоновое сопровождение. Нажмите кнопку Конструктор. При просмотре веб-узлов в Интернете, веб-обозраватели обращаются, прежде всего, к файлу Index. Обратившись к этому файлу, веб-обозреватель, выведет вам на экран, пустую страницу. Здесь нужно, хотя бы, указать ссылку на страницу Club.HTM для того, чтобы пользователь мог перейти по этой ссылке и увидеть текст. Введем здесь какой-нибудь текст. Например, текст введен. Эти слова: Психологический клуб. Теперь выделите эти слова. Создадим ссылку на их основе. Щелкните кнопку Добавление гиперссылки, на экране появилось окно Добавление гиперссылки. Выбираем в списке документ Club и нажимаем кнопку ОК. Гиперссылка создана. Посмотрим, будет ли она работать. Нажмите кнопку Просмотр и щелкните гиперссылку. Мы видим загрузку страницы Club. Попробуем перейти по какой-нибудь из гиперссы-
188
TeachPro Microsoft Office 2003
лок, имеющихся здесь, например, по этой. Переход произведен успешно. Нажмите кнопку Обновить и мы снова попали на страницу Index. Сохраним ее.
* * *
3.3. Публикация в файловой системе
Обычно веб-узел создается на локальном компьютере, затем публикуется в Интернете или в локальной интрасети. Итак, в нашем веб-узле, имеется два документа: index.htm, и Club с расширением HTM. Кроме того, веб-узел содержит несколько папок. В одной из них звуковой файл, в другой – изображение. В папке private нет ничего. В этом можно убедиться. Щелкнув вкладку Веб-узел. В эту папку можно, например, сохранять черновики. При просмотре веб-узла в Интернете, они доступны не будут. Если вы считаете, что закончили работу над веб-узлом, его можно опубликовать. Давайте закроем открытые документы: Индекс – нажмите кнопку Закрыть справа и Club - то же закрываем. Публиковать мы будем все, что находится в папке веб-узел. Для начала, откройте меню Вид. В этом меню выберите команду -Удаленный веб-узел. Того же результата, можно было добиться, нажав кнопку внизу, которая так и называется Удаленный веб-узел. Перейдите в режим Папки и, затем, щелкните кнопку Удаленный веб-узел. Режим Веб-узел открылся, но это еще только начало. Найдите и нажмите кнопку Свойства удаленного веб-узла. На экране появилось окно Свойства удаленного веб-узла. Это окно состоим из трех вкладок: Удаленный веб-узел, Оптимизация HTML, Публикация. Вернитесь на вкладку Удаленный веб-узел. На вкладке расположено несколько переключателей, позволяющих выбрать несколько веб-серверов или файловую систему. Для того чтобы познакомиться с публикацией и с тем, как она исполняется, выберем файловую систему, этот переключатель уже установлен. Внизу имеется поле Расположение удаленного веб-узла. Мы можем оставить тот путь, который здесь уже указан или выбрать другой, нажав кнопку Обзор. Появилось окно Новое место публикации. По умолчанию, открыта папка Сетевое окружение. Раскройте список. Публикацию можно произвести не только в сети, например, в Интернет, но и на локальном диске, например, на диск C. Иначе говоря, во время публикации, файлы и папки будут скопированы в определенную папку на диске C. Давайте создадим отдельную папку для этого, после нажатия кнопки появилось окно Создание папки. В поле Имя я впишу одно слово – Клуб, по-английски – Club. После чего, нажимаю кнопку ОК. Папка Club открылась в строке Папка, после чего, мы должны нажать кнопку Открыть. Путь к этой папке внесен в строку Расположение удаленного веб-узла. Нажмите кнопку ОК. Программа Microsoft Office Front Page вывела на экран сообщение: веб-узел отсутствует в C Club. Создать веб-узел в этом месте? Нажмите – Да. Узел – создан. Это - Удаленный веб-узел. Окно, содержащее те папки или файлы, которые имеются в этом веб-узле, находятся ниже. Сейчас здесь две папки. Они созданы автоматически. Это - папка _private и папка Images. Путь к папке указан наверху. Это диск C, на котором мы создали папку Club. В нее и будут помещены все необходимые файлы. В левом окне показаны те папки и файлы, которые уже имеются в веб-узле. Путь к этому веб-узлу указан так же наверху. Это – локальный веб-узел. Разумеется, разделение веб-узлов на локальный и удаленный здесь достаточно условное, потому что оба эти узла находятся на жестком диске моего компьютера. Для копирования файлов и папок с локального на удаленный веб-узел, устанавливаем переключатель Локальный на удаленном, он так и был установлен, после чего, нажимаем кнопку Опубликовать веб-узел внизу. Произошел процесс публикации, т.е., копирование файлов с локального на удаленный вебузел. На удаленном веб-узле, как видите, появились файлы: Индекс, Club. Кроме того, здесь появилась папка Sound, и в папку Images были внесены файлы, отсутствовавшие ранее. Посмотрите так же, что находится в папке Sound. Здесь, как и следовало ожидать, один файл. Это звуковой файл с именем Sound. Перейдем на один уровень вверх. В папке _private ничего нет. Этого так же следовало ожидать. Переходим на уровень вверх. Будем считать экскурсию по папкам оконченной, но для того, чтобы посмотреть, как работает этот удаленный веб-узел, нужно закрыть уже открытый веб-узел. А, какой, у нас сейчас открыт? Это веб-узел, находящийся в папке docs, которая, в свою очередь, расположена на диске D. Для закрытия этого веб-узла, откройте меню Файлы и выберите команду Закрыть узел. Всё закрыто, кроме самой программы Microsoft Front Page 2003. для открытия другого веб-узла, снова щелкните
Раздел V. Microsoft FrontPage 2003
189
кнопку меню Файл и нажмите команду Открыть узел. Появилось окно Открытие веб-узла. Раскройте список папок. Нас интересует диск C. У него есть свое имя – WinXP. Щелкните его. Здесь нас интересует папка Club. Она обозначена соответствующим изображением. Здесь изображен глобус, прямо, на папке. Раскрыв папку, мы можем просто нажать кнопку Открыть. Веб-узел Club появился в окне Microsoft Front Page. Посмотрим, как работают имеющиеся здесь документы. Начнем, разумеется, с документа Индекс. Откройте его двойным щелчком мыши. Это документ, в котором имеется всего одна фраза: Психологический клуб и она же, является гиперссылкой. Перейдите в режим Просмотра. Теперь щелкните эту гиперссылку. Открылась страница Club, на которую ссылалась эта гиперссылка. Мы слышим фоновую музыку и видим бегущую строку и, всё остальное, что было в этом файле. Единственное изменение, которое я внес заранее, это убрал эффект смены фотографии. При наведении указателя мыши на фотографию теперь она сменяться не должна.
* * * 3.4. Бесплатная регистрация веб-сайта Для того, чтобы опубликовать веб-узел не на жестком диске своего собственного компьютера, а например, в Интернете, можно использовать FTP-сервер. Откройте меню Вид. Выберите команду Удаленный вебузел, затем нажмите кнопку Свойства удаленного веб-узла. На экран выведено окно Свойства удаленного вебузла. Выберите Переключатель Протокол FTP. После такого щелчка, автоматически появилось текстовое поле Расположение удаленного веб-узла и в этом поле, уже имеется текст – ftp://. Это - начало адреса, по которому программа найдет удаленный веб-сервер. Узнать конец этого адреса, вы можете в организации, предоставляющей место под веб-сайты. Или, вы можете получить такой адрес с помощью организации, предоставляющей бесплатные ресурсы для размещения веб-узлов. Нажмите кнопку Отмена. Я покажу, как создать такой адрес с помощью бесплатной службы. Сверните окно программы Microsoft Front Page. Возможность подключения к Интернету, у вас уже должна быть настроена. Щелкну дважды значок Connect на рабочем столе, появляется окно Подключение. У меня подключение устанавливается через модем и телефон, указанный здесь, мне сообщил местный поставщик услуг Интернета. Я нажимаю кнопку Вызов, и начинается установка связи с Интернетом. После того, как связь установлена, появляется соответствующее сообщение. Нажмите кнопку Пуск. Выберите строку Интернет, Internet Explore. Открылось окно программы Microsoft Internet Explore. В строке Адрес, введем адрес бесплатной службы предоставляющей место под веб-узел. После нажатия клавиши Enter, начинается подключение к этой странице. Соответствующая страница в Интернете, открывается, и здесь нужно найти строку Регистрация. Вот это слово. Щелкнуть его левой кнопкой мыши. Начинается переход к соответствующей странице. Вот страница открыта. Здесь нужно указать желаемый адрес электронной почты. Раскройте список справа. Выберем, например, строку Hot box. Слева указываем адрес, который нужно вводить латинскими буквами. Например, я ввел такой адрес. Ниже нужно ввести буквы, которые мы видим на картинке. Далее вводится полное имя. Я ввел имя организатора психологического клуба, для которого создал веб-узел. Чтобы увидеть остальные поля, воспользуемся ползунком на полосе прокрутки. В поле Пароль, нужно ввести какойнибудь пароль, так же, латинскими буквами. Я ввожу этот пароль. Он отображается кружочками. Его нужно запомнить или записать, для того, чтобы в будущем, можно было редактировать свой веб-узел. В следующем поле повторно вводим пароль. Ниже нужно ввести контрольный вопрос, например, … и ответ на него. И ответ, и вопрос, могут быть любыми. Так же, как и пароль, этот ответ, необходимо запомнить. Передвигаем ползунок еще ниже. Выберите язык интерфейса, здесь две возможности: русский или английский. Я оставлю – русский. Затем, нажмите кнопку Зарегистрироваться. Регистрация почтового ящика, персонального сайта проведена. Вот адрес почтового ящика, а это адрес персонального сайта. По этому адресу и будет располагаться тот веб-узел, который мы создали. Здесь два варианта адреса. Кроме того, здесь имеется FTP адрес. Его мы будем использовать для передачи узла на соответствующий сервер. Эту страницу необходимо сохранить или просто переписать все адреса, приведенные здесь. Для сохранения, откройте меню Файл, выберите команду Сохранить как…и затем, найдите папку на своем жестком диске, в которую будете сохранять эту страницу, например, папка Info. Здесь я создам еще одну папку, и назову ее FTP address. Нажмите кнопку Открыть и затем, кнопку Сохранить. Начинается сохранение веб-страницы. После того, как оно выполнено, окошко сохранения исчезло. Можно отключиться от Интернета. Щелкнув правой кнопкой мыши, изображение экранов, я нажимаю левой команду Отключить. Соединение с Интернетом разорвано. У подобных бесплатных служб, есть один существенный недостаток – вы будете вынуждены видеть массу рекламных объявлений, новостей и т.п. если передвинуть ползунок вниз, вы увидите ссылки на различные новости, которые не всегда вам бывают нужны. Кроме того, организация, предоставляющая эти услуги, так же не гарантирует, что ваш веб-узел будет всегда доступен через сеть. Поэтому серьезные организации никогда не публикуют серьезные веб-узлы с помощью специальных служб в Интернете.
* * *
190
TeachPro Microsoft Office 2003 3.5. Публикация веб-узла в Интернете
Вы получили FTP адрес своего персонального сайта, за определенные деньги, в определенной организации, или создали такой адрес самостоятельно, с помощью бесплатной службы, после чего, скопируйте этот адрес. Переключитесь на программу Microsoft Front Page 2003. Веб-узел сейчас открыт в режиме Удаленный веб-узел. В этом режиме нажмите кнопку Свойства Удаленного веб-узла. В окне Свойства Удаленного вебузла, выберите переключатель Протокол FTP. Щелкните поле Расположение Удаленного веб-узла правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите команду Вставить. Таким образом, вы вставили скопированный FTP адрес в эту строку. Сделав это, нажмите кнопку ОК. На экране появилось диалоговое окно: требуются Имя и Пароль. В поле Имя вводится та часть FTP адреса, которая указана после косой черты и перед знаком @. Т.е., в данном случае, это Psychoclub. Я его сюда и впишу. Затем щелкну поле Пароль. Сюда нужно ввести тот пароль, который вы использовали при регистрации и запомнили его потом. Я ввожу такой пароль. Здесь он так же отображается символами, которые не позволят тому, кто стоит сейчас за вашей спиной, переписать этот пароль в свой блокнот. Введя эти знаки, нажмите кнопку ОК. на экране появилось окно с сообщением, что не удается открыть FTP – сервер. Ниже указаны возможные причины. Здесь только не упомянуто то, что необходимо установить связь с Интернетом. Прежде чем, пытаться открыть веб-узел и установите связь. Я не буду показывать, как это делается, вы уже видели это, будем считать, что связь уже установлена у вас, после этого нажмите кнопку ОК. Снова появилось окно с требованием ввести Имя и Пароль. Имя здесь уже указано, мы его вводили, а Пароль нужно ввести еще раз, что я сейчас и делаю. После чего, нажимаю кнопку ОК. Публикация на удаленном веб-узле, имела место. Адрес этого удаленного веб-узла, указан вверху. Начинается он c букв FTP, список папок и файлов, внесенных на этот веб-узел, указан ниже. Опубликованный веб-узел, мы можем просмотреть с помощью веб-обозревателя. Щелкните на панели задач, страницу, которую мы сохранили после регистрации веб-узла. На этой странице, скопируйте адрес персонального сайта в Интернете. Затем запустите программу Microsoft Internet Explore, либо любую другую какая имеется у вас. Щелкните в поле Адрес. Введите сюда скопированный адрес. Затем, нажмите на клавиатуре клавишу Enter. Загружена домашняя страница нашего веб-узла. Здесь имеется фраза – Психологический клуб. Для перехода по ссылке, щелкните ее. Произошла загрузка страницы, мы видим бегущую строку, слышим музыку, сопровождающую эту страницу, можем испытать работают ли ссылки, например, эта. Ссылка привела к начальной странице. Еще раз щелкнем слова Психологический клуб. Страница снова загрузилась. Щелкните ссылку Фото. Здесь произошла загрузка фотографии. Для возвращения к предыдущей странице, нажмите кнопку Назад. И снова загрузка. Теперь, щелкните изображение внизу, так же служащее в виде гиперссылки. Для перехода к предыдущей странице, так же можно нажать кнопку Назад. Закроем это окно. Мы убедились, что веб-узел, который был создан, работает в Интернете. Но для того, чтобы его могли найти и с помощью поисковых машин, данный веб-узел следует зарегистрировать в поисковых системах. Откройте веб-обозреватель, который установлен на вашем компьютере, у меня это Internet Explore, введите адрес поисковой системы, например: www.yandex.ru. Загружается страница этого сайта, страница поисковой системы Yandex открыта. Здесь нужно найти ссылку на страницу регистрации сайтов. Передвиньте ползунок вниз. Щелкните гиперссылку Что еще можно сделать? Мы видим новую веб-страницу на экране, и здесь также поищем соответствующую гиперссылку. Вебмастеру: в этой группе имеется ссылка Добавить сайт. Затем появилась страница Добавление сайта в Яндекс, поисковую машину и каталог. В поле Головная страница нужно ввести адрес. Скопируйте этот адрес с сохраненной веб-страницы, созданной при регистрации сайта. Вот этот адрес. И введите его в текстовое поле. Затем нажмите кнопку Добавить. На следующей странице, которая только что загрузилась, имеется сообщение: Ваш URL – далее указан адрес – может быть внесен в нашу базу данных и соответственно проиндексирован по адресу… Это – также адрес нашего сайта. Для того, чтобы адрес был внесен в каталог – вот этот адрес – нажмите кнопку Добавить. На следующей странице – последнее сообщение о том, что указанный веб-узел внесен в базу данных. Закройте окно программы Microsoft Internet Explorer. После индексации вашего веб-узла его сможете находить в Интернете не только вы, но и другие пользователи. Более подробные сведения о том, как работать с веб-узлами в программе Microsoft FrontPage 2003, вы получите на следующих уроках.
* * *
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
191
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003 Глава 1. Введение
1.1. Установка программы Программа Microsoft Outlook 2003 входит в пакет программ Microsoft Office 2003. Вставьте установочный компакт-диск с этим пакетом в дисковод своего компьютера и следуйте указаниям, появляющимся на экране. На экране появится следующее диалоговое окно. Его подзаголовок – Ключ продукта. Вы должны найти на коробке с диском Ключ продукта, он так же может быть на сертификате подлинности, и ввести его в следующее поле. Ключ, который дал я, дан только для примера, копировать его не нужно. Закончив ввод ключа, нажимайте кнопку Далее. Для этого нужно подвести указатель к этой кнопке и нажать один раз левую клавишу мыши. Если вы ошиблись при вводе ключа, появится следующее диалоговое окно. Введем неправильный ключ продукта. Нажмите кнопку ОК в этом окне так же левой клавишей мыши один раз и исправьте ошибки, которые вы допустили при вводе ключа. Для этого нужно щелкнуть в поле, где имеется ошибка, удалить неправильно написанную букву или цифру – для этого используется клавиша BackSpace на клавиатуре. Она позволяет удалить букву, стоящую перед курсором, а чтобы удалить букву, которая идет после курсора, например, букву t - поставьте курсор перед этой буквой и затем, нажмите клавишу Delete на клавиатуре. После чего, введите символ, которому полагается здесь быть, например, букву q. В предыдущем поле введем, например, букву t. Убедившись, что ключ написан правильно, нажимаем кнопку Далее. На экран выводится следующее окно программы установки. В нем подзаголовок – Сведения о пользователе. В данном окне имеется три текстовых поля: Имя пользователя, Инициалы, Организация. В строке Имя пользователя – можно ввести собственное имя. Сначала щелкнуть в этой строке и затем, воспользоваться клавишей BackSpace для удаления имеющегося текста. Можно так же выделить весь текст сразу и удалить. Для этого, подведите указатель к той точке, с которой должно начаться выделение, нажмите левую кнопку мыши, удерживайте ее и ведите, в данном случае, влево. Текст выделяется, по мере того, как вы ведете мышь. Выделив весь текст, отпустите левую кнопку мыши. Текст выделен. Чтобы удалить его, нажмите клавишу Delete на клавиатуре. Теперь введите сюда свое имя. Например, в данном случае, я ввел не свое настоящее имя, а то, которое дали мне друзья, причем по-английски. Вы можете ввести здесь свое имя, причем, по-русски. Щелкните в поле Инициалы. Введите свои инициалы, если пожелаете. Если нет, то щелкните точно так же в поле Организация и здесь, при желании, введите название организации, в которой работаете. Я ввел, опять-таки, по-английски, название несуществующей организации – Training Industry. Закончив заполнение этих полей, щелкните левой клавишей мыши кнопку Далее в этом окне. В результате, вы должны увидеть диалоговое окно под названием – Лицензионное соглашение. Ниже указано, что, для продолжения установки Office, необходимо принять условие лицензионного соглашения. Для этого, следует установить соответствующий флажок. Флажок находится ниже, вот в этом месте. Причем, не думайте, что здесь должен находиться флаг РФ. Флажок – это галочка, которую можно установить, щелкнув в рамке. Флажок установлен. Я добавлю, что неплохо бы прочитать лицензионное соглашение, условия которого вы принимаете.
192
TeachPro Microsoft Office 2003
Лицензионное соглашение отображается в центральной части этого окна. Часть текста не видна. Для того чтобы увидеть остальную часть, воспользуйтесь полосой прокрутки. Для этого нужно щелкнуть стрелку, указывающую вниз левой кнопкой мыши. Одного щелчка будет недостаточно. Можно сделать много щелчков или нажать и удерживать левую кнопку мыши. И тогда, текст передвигается быстрее. Или, можно нажать между этой кнопкой и ползунком, а в этом промежутке можно щелкнуть. При таком щелчке сменяется весь текст, который отображается на экране в окне, где есть лицензионное соглашение.
* * * 1.2. Продолжение установки программы И еще один способ просмотра текста – это нажать левую кнопку мыши, когда указатель направлен на ползунок, удерживать ее и вести мышь так, чтобы ползунок опускался или, наоборот, поднимался. Итак, вы прочитали всё соглашение, нажимаете кнопку Далее в этом окне. В результате, вы попадаете в новое окно с подзаголовком – Вид установки. Существует несколько разновидностей установки пакета Microsoft Office 2003 на компьютер: Обычная установка, имеются и другие виды установки – Полная установка, щелкнем в этом переключателе, Минимальная установка и Выборочная установка. Краткое описание каждого вида установки дано справа – в разделе Описание. Выборочная установка рекомендуется для опытных пользователей компьютеров. Минимальная, в том случае, если вы хотите сэкономить место на жестком диске. Полная, если у вас достаточно места на жестком диске и вы экономить не собираетесь . Мы выберем – Обычную установку. В нижней части этого же окна расположена текстовая строка Установить в…Щелкните в ней. В строке появился курсор. Вы можете удалить существующий путь в папке для установки нажатием клавиши BackSpace и ввести имя папки, в которую хотите установить программу. Например, если вы не уверены, что такая папка уже существует, ее можно найти – для этого имеется кнопка Обзор. Нажмите ее левой клавишей мыши. Появилось диалоговое окно Выбор папки. Папка под названием Моя собственная папка – только создается. Мы можем найти уже имеющуюся. Для этого нужно нажать стрелку в списке Папка, выбрать нужный диск, например, диск C и найти здесь папку. Например, Program files. Щелкнем ее левой кнопкой мыши. Нажимаем ОК – то же левой кнопкой. И, вот, в текстовом поле Установить в…- появился новый путь к другой папке. Однако, я не рекомендую менять путь, который программа предложила по умолчанию, в самом начале. Путь был следующий. Лучше оставить его таким. Затем, нажать кнопку Далее в этом окне. В результате, вы видите окно с подзаголовком Сводка. Мастер установки сообщает, какие программы пакета Microsoft Office 2003 будут установлены. Кроме того, он сообщает, сколько требуется места на жестком диске для установки программы и сколько в наличии места сейчас. Требуется для установки 379 мегабайт, а в наличии 5069 мегабайт, т.е., примерно, 5 гигабайт – места предостаточно. А раз места предостаточно, нажмите кнопку Установить левой клавишей мыши. Начинается установка Microsoft Office 2003. Индикатор – синяя полоса, указывает на ход выполнения. Программа информирует о том, какие текущие действия происходят. В данный момент идет копирование новых файлов. Имена файлов показаны в специальном поле. Затем, записываются значения системного реестра и происходят некоторые другие действия. Наконец, установка программы завершена, о чем свидетельствует соответствующий подзаголовок. Вы можете проверить, имеются ли обновления программы в Интернете. Для этого нужно установить флажок Проверить наличие обновлений в Интернете, а так же вы можете удалить установочные файлы. Впрочем, можно ни то, ни другое не делать сейчас, а проверить наличие обновлений в Интернете можно и позже. Нажмите кнопку Готово для завершения процесса установки Microsoft Office 2003.
* * *
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
193 1.3. Открытие программы. Строка заголовка
Для открытия программы Microsoft Outlook 2003 нажмите кнопку Пуск, которая находится в левом нижнем углу. Указатель мыши подведите к строке Все программы. Появляется список команд, в котором найдите строку Microsoft Office. При подведении указателя мыши к ней появляется подменю, в котором нужно обнаружить Microsoft Office Outlook 2003 и щелкнуть ее. Началось открытие программы. Сейчас мы видим окно с заголовком Настройка Outlook 2003. Мастер настройки – это программа, помогающая настроить Outlook 2003. В правом нижнем углу этого окна имеется три кнопки: Назад, эта кнопка сейчас недоступна, Далее и Отмена. Нажмем кнопку Далее. Для этого нужно нажать левую клавишу мыши, когда указатель находится над кнопкой Далее. Появилось окно с подзаголовком Импорт данных. В этом окне имеется два переключателя: Обновить – я щелкну его. Ничего не изменилось, поскольку он был уже выбран. И Пропустить. При щелчке в кружке, рядом со словом Пропустить, активным стал переключатель Пропустить, а Обновить – теперь уже не выбран. Пропустить, означает, что мы не будем обновлять программу Outlook 2003. Щелкните еще раз Обновить. Если будет выбран этот переключатель, то настройки из программы Outlook Express, которая установлена одновременно с Windows XP, попадут в только что установленную программу Microsoft Outlook 2003. Мы не будем вводить эти настройки – пропускаем их. Нажимаем кнопку Далее в этом окне. На экран выведено другое окно с подзаголовком Учетные записи почты. С помощью переключателей – «да» и «нет» предлагается настроить подключение к серверу в Интернете или в локальной сети, т.е. настроить возможность отправки и получения электронных писем. Попробуем выбрать «да» и нажать кнопку Далее. После такого выбора, мы видим окно с подзаголовком Тип сервера. В нем нам нужно выбрать тип сервера, с которым будет работать новая учетная запись. Здесь возникает проблема, если вы не знаете, какой тип сервера выбрать: Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP или другой сервер. Предположим, вам никто этого заранее не сказал. Значит, нажимать кнопку Далее не имеет смысла. В таком случае, нажимаем кнопку Отмена. Окно мастера настройки исчезает, и мы видим окно программы Microsoft Outlook. Если она занимает не всю поверхность экрана, как сейчас, можно развернуть ее. Для этого нужно нажать кнопку Развернуть, щелкнуть ее левой кнопкой мыши. Окно программы Microsoft Outlook 2003 развернуто во весь экран. Рассмотрим из чего оно состоит. Вверху находится строка заголовка. Вот она. Ниже находится строка меню. Под ним – панель инструментов. В строке меню отображается название открытого раздела Outlook сегодня и название самой программы Microsoft Outlook. В строке меню мы видим несколько кнопок: Файл, Правка, Вид, Перейти, Сервис, Действие, Справка. Нажмите левой кнопкой мыши кнопку Файл на этой панели. Появилось меню Список команд. Сначала он был в несколько урезанном виде, потом развернулся. Щелкните еще раз кнопку меню Файл. Список исчез. Точно таким же образом щелкните меню Правка. Она развернута полностью сразу. Теперь, не щелкая, переведите указатель к меню Вид. Это меню автоматически открылось. Можно щелкнуть еще раз на Вид, чтобы убрать его или щелкнуть, например, в строке заголовка. В таком случае, меню так же исчезает. Снова откройте меню Файл, и щелкните стрелки внизу. Таким образом, можно раскрыть меню полностью. Закройте его. Щелкните то же самое меню дважды. В таком случае, оно автоматически раскрывается полностью. Если какой-либо пункт меню содержит стрелку, это значит, что здесь имеется подменю. Подведите указатель к строке Создать. Раскрылось подменю, состоящее из нескольких
194
TeachPro Microsoft Office 2003
пунктов. Таким же образом, можно подвести к строке Открыть. И здесь имеется несколько команд, а, конкретно, две. Так же подменю может раскрыться для строки Папка. Закроем меню Файл. Теперь раскройте меню Справка одним щелчком мыши. Если подержать указатель на этом меню, то оно само раскрывается автоматически через некоторое время полностью. Нажмите команду О программе Microsoft Office Outlook в этом меню. Таким образом, мы использовали команду из списка меню. В данном случае, запустили окно О программе Microsoft Office Outlook здесь имеется информация о названии и версии программы. Для закрытия подобных окон, обычно служит кнопка Закрыть в правом верхнем углу окна. Внутри нее находится крестик. В данном окне мы можем так же использовать кнопку ОК для закрытия. Нажмите ее левой кнопкой мыши. На панели инструментов имеются как кнопки, запускающие какое-либо действие сразу, например, Печать. Нажмем эту кнопку. Открылось окно с заголовком Печать. Закроем его. А так же, на панели инструментов, имеются кнопки, раскрывающие целый список команд. Например, рядом с кнопкой Создать имеется стрелка. Щелкните ее. Раскрылся целый список. Закроем его. Можно нажать ту же самую кнопку со стрелкой.
* * *
1.4. Области переходов и просмотра
Продолжаем знакомство с окном Microsoft Outlook 2003. Мы уже выяснили, что здесь имеется строка заголовка, строка меню и панели инструментов. Но нетрудно заметить, что это еще не всё. В левой части окна есть область Переходов. В правой части – область Просмотра, а внизу – строка Состояния. Вот, собственно говоря, и всё. Правда, в каждой из этих областей имеется собственный набор окон. Рассмотрим область Переходов. Сейчас в этой области отображается почта. Здесь имеется список папок, почтовых папок. Буквально все почтовые папки собраны в разделе Все почтовые папки. Например, здесь имеются такие почтовые папки, как: Входящие, Отправленные. Точно такие же папки есть в списке, приведенном выше: Входящие и Отправленные. Папка Входящие в списке Личные папки и папка - Входящие в списке избранные папки – это одно и то же. То же самое касается папки Отправленные. В списке Все почтовые папки и в списке Избранные папки приведена одна и та же папка Отправленные. Просто мы видим ее, как бы дважды, в двух разных списках. Ниже имеются кнопки Области переходов. Сейчас выбрана кнопка Почта. Она выделена желтым цветом, остальные – голубым. При наведении указателя мыши, цвет кнопки меняется. Наведите указатель мыши на кнопку Календарь и нажмите левую клавишу мыши. Внешний вид окон области Переходов и Просмотра сразу же изменился. В области Переходов отображается небольшой календарь, а в области Просмотра – большой. Слева мы видим весь месяц – июль 2004 года и в нем выделено сегодняшнее число - 28, а справа, только 28 июля. И здесь мы видим разбивку этого дня по часам. Для того чтобы перетащить и посмотреть все часы этого дня, нажимаем на нем левую кнопку мыши, держим ее и ведем мышь так, чтобы ползунок перемещался вниз. И, затем, отпускаем кнопку мыши. То же самое можно сделать, чтобы перевести его вверх. В области Переходов, щелкните следующую кнопку Контакты. В левом и правом окне опять всё изменилось. Заголовок этих окон теперь Контакты. В области Просмотра пока никаких контактов нет, т.е. нет никаких элементов. Справа находится алфавитный указатель. Мы можем щелкать эти кнопки, например, для перехода к букве «с». Но никакого перехода не произойдет, потому что просматривать пока нечего. В левой области находится список представлений, т.е. того, как представлены элементы в области справа. Пока они никак не представлены, потому что их нет. Поэтому, так же бессмысленно щелкать различные переключатели текущего
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
195
представления. Например: список телефонов, по местоположению, подробные адресные карточки. Никаких сведений мы не видим. В области Переходов нажмите кнопку Задачи. Здесь аналогичная ситуация: мы видим новые заголовки слева и справа. Это одно и то же слово – Задачи. Как сказано, в области Просмотра нет элементов для просмотра в данном представлении. Это значит, что мы пока никаких задач не назначили. То как отображаются здесь задачи, то же можно менять в текущем представлении. Сейчас выбран простой список. Может быть подробный список, но всё равно, задач здесь нет. Активные задачи, по категориям и т.д. оставим простой список. Кроме уже выбранных кнопок: Почта, Календарь, Контакты и Задачи, имеются и другие кнопки, только они отображаются более мелкими значками. Например, кнопка Заметки. Щелкнем ее. Теперь мы видим область Заметки слева и справа. Заметок тоже, естественно, нет пока что. Но представления можно менять – как эти будущие, потенциальные заметки будут представлены: как значки, как список и т.д. Еще одна кнопка в области Переходов – это Список папок. Щелкните ее. Теперь изменилась только область слева. Она называется Список папок, после того как мы щелкнули. Я имею в виду, щелчок не на заголовке Список папок, а на кнопке Список папок внизу. Список папок содержит не только почтовые папки, такие, например, как Входящие, но и другие: Дневник, Задачи, Календарь, Контакты и прочее. Еще одна кнопка в области Переходов называется Ярлыки. Выберем ее. Область заметки, которую мы открыли раньше, осталась в правой части без изменений, а в левой части появились ярлыки. Сейчас здесь один ярлык - Outlook сегодня. Давайте его щелкнем. Справа представление поменялось. Вместо заметок появилась область Личные папки Outlook сегодня. Это сработал ярлык. В области Переходов, рядом с областью Ярлыки, есть еще одна кнопка, и называется она – Настройка кнопок. Давайте ее щелкнем. И появилось меню, состоящее из четырех строк: Показать дополнительные кнопки, Скрыть дополнительные кнопки, Параметры области Переходов и Добавить или удалить кнопки. Когда мы подводим указатель к последней строке, появляется еще подменю. Здесь перечислены все те кнопки, которые мы уже нажимали: Почта, Календарь, Контакты и Задачи, Заметки, Ярлыки, за исключением, одной кнопки – Дневник, ее мы пока не нажимали. Давайте и нажмем. Выбор этой команды не привел к изменению внешнего вида окон слева или справа. Зато, в области Переходов, внизу, появилась новая кнопка. Она называется - Дневник. А раз она появилась, ее можно нажать. В результате, вид окон несколько изменился, мало того, появилось диалоговое окно с заголовком Microsoft Office Outlook. Здесь имеется некоторая информация, с которой мы пока разбираться не будем, но кнопки закрытия окна в правом верхнем углу, здесь нет. Поэтому, надо ответить на вопрос: «Включить Дневник?». Мы ответим – «нет», т.е. нажмем кнопку Нет. В области Переходов и в области Просмотра мы видим один и тот же заголовок - Дневник. В области Просмотра указано, что сейчас – июль 2004 года, и имеется некая временная шкала: сокращение суббота -24, воскресенье – 25-е и т.д. Но самое главное, что здесь нет элементов для просмотра. Поэтому, бесполезно менять то, как эти элементы должны быть представлены: по типу, по контактам или по категориям и т.д. в левой части, в области Переходов, т.е. текущее представление сейчас нам ничего не даёт.
* * *
196
TeachPro Microsoft Office 2003 1.5. Изменение вида области переходов
Рассмотрим настройку области Переходов. Нажмите кнопку Настройка кнопок. Появилось меню, в котором имеется четыре строки. С нижней строкой Добавить или Удалить кнопки, мы уже познакомились. Теперь щелкните верхнюю команду Показать дополнительные кнопки. Что произошло? Область, в которой находятся кнопки, увеличилась. Одна из кнопок переходов превратилась в панельку, хотя, по существу, осталась кнопкой. Это - Заметки. Щелкните ее. Соответственно, изменились области слева и справа. Если мы еще увеличим эту область, то в нее попадет, на этот раз, кнопка Список папок. Давайте посмотрим, так ли это будет. Нажимаем кнопку Настройка кнопок и выбираем команду Показать дополнительные кнопки щелчком мыши. Список папок теперь появился среди кнопок, напоминающих панели. Одновременно, кнопка Список папок, которая отображалась в этом месте в виде значка, исчезла. Для того чтобы уменьшить число отображаемых здесь больших кнопок, нужно нажать кнопку Настройка кнопок и в списке выбрать команду Скрыть дополнительные кнопки. Большая кнопка, которая была внизу, превратилась в значок. Это – Список папок. Таким же образом, можно превратить в значок кнопку Заметки. Команда Скрыть дополнительные кнопки. Вот и заметки, в виде значка. Можно не только делать эти кнопки большими или маленькими, но и удалять или отображать их снова. Для этого в списке добавляем строку Добавить или Удалить кнопки и щелкнем, например, Дневник. Таким образом, мы удалили его из списка кнопок. Нажмите еще раз – Настройка кнопок. Подведите указатель к строке Добавить или Удалить кнопки и выберите, например, Почта. Таким образом, мы исключили из списка больших кнопок строку Почта. Нажмите еще раз кнопку Настройка кнопок, Добавить или Удалить кнопки. Почта теперь не выбрана, как видите. Щелкнем ее снова и она появилась на прежнем месте. Для того, чтобы увеличить или уменьшить количество больших кнопок в списке, мы можем воспользоваться разделительной линией с многоточием. Подводим указатель к линии, когда он приобретает вид двунаправленной стрелки, нажимаем левую кнопку мыши и перетаскиваем, например, этот разделитель вверх. По мере перетаскивания появляются новые строки, новые кнопки. Отпускаем левую кнопку мыши. Таким образом, мы сделали то, что раньше выполняли с помощью команд. Нажав кнопку Настройка кнопок, и выбирая команду Показать дополнительные кнопки, а затем, Скрыть дополнительные кнопки, эту команду мы выполним с помощью перетаскивания. Опять нажимаем левую кнопку мыши и тянем мышь в другую сторону. Область, в которой отображаются большие кнопки, уменьшается. Одновременно, эти кнопки появились в виде значков внизу. Немного увеличьте эту область, пусть здесь отображаются четыре большие кнопки. Взаимное расположение этих кнопок мы то же можем менять. Например, переместить кнопку Почта - вниз. Как это сделать? Нажимаем опять-таки кнопку Настройка кнопок и в списке команд выбираем Параметры области Переходов. На экране появилось диалоговое окно Параметры области Переходов. Диалоговое оно не потому, что дает нам какую-то информацию, но и принимает информацию от нас и будет каким-то образом реагировать на наши действия, нажатие кнопок, например. В данном окне перечислены все те кнопки, с которыми мы сейчас работали. Щелчком левой кнопки мыши мы можем выбрать любую из этих кнопок, например, Контакты или Дневник. Кстати, Дневник не отображается и флажок рядом с ним не установлен. Мы можем установить его здесь и нажать кнопку ОК, например. Вот такой у нас диалог получился. В результате кнопка Дневник появилась в списке кнопок. Еще раз откроем то же самое диалоговое окно. Для того,
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
197
чтобы убрать эту галочку, можно просто нажать кнопку Сброс. Я снова установлю или, не нажимая кнопку Сброс, еще раз щелкнуть кнопку галочку и флажок снят. Но наша задача, как вы помните, переместить кнопку Почта вниз, выберите ее. Теперь справа, нужно нажать кнопку Вниз. Почта оказалась на втором месте сверху. Еще раз нажмем вниз, теперь она на третьем месте. Еще раз – на четвертом. Достаточно, нажимаем кнопку ОК. И, что же, кнопка Почта, действительно оказалась четвертой сверху. Как поместить ее на прежнее место? Нажимаем Настройка кнопок, Параметры области Переходов, выбираем кнопку Почта в списке и, на этот раз, нажимаем не кнопку Вниз, а кнопку Вверх, которая находится справа от списка. Нажимаем до тех пор, пока кнопка не окажется в самом верху. Подтверждаем действие нажатием кнопки ОК. Кнопка Почта теперь наверху в списке. Нажмите эту кнопку. Обратите внимание на список Все почтовые папки. В нем одна из строк видна не полностью, а именно, нежелательная почта. Для того, чтобы увидеть ее всю, можно перетащить разделительную границу, которая расположена вертикально. Подведите к ней указатель мыши. Указатель превращается в двунаправленную стрелку. Нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, ведем мышь вправо. Затем отпускаем. Граница расширена. Теперь окончание слова Почта мы хорошо видим, даже еще осталось место. Естественно, границу можно перетаскивать не только вправо, но и влево. Вот так, например.
* * *
1.6. Папки Входящие, Отправленные и Удаленные
Одна из главных задач Microsoft Outlook – это отправка и получение почты, а именно, электронных сообщений. Такие сообщения размещаются в папках: Входящие, Исходящие, Нежелательная почта и другие. Те сообщения, которые вы получили, находятся в папке Входящие, а те, которые вы отправили, находятся в папке Отправленные. В папке Входящие сейчас показано одно сообщение. В области Просмотра так же есть указание на то, что во Входящих находится одно сообщение. Это в списке Сообщение. Текст этого сообщения мы пока не видим, потому, что раскрыты Личные папки. Для того чтобы раскрыть Входящие, нужно щелкнуть эту строку. В области Просмотра появилась папка Входящие и те сообщения, которые в ней находятся, а конкретно здесь одно сообщение. В данной области мы видим конверт, который пока запечатан, значит, сообщение пока не прочитано, и заголовок сообщения. А текст сообщения находится справа, в этой области. На самом деле, это сообщение пришло не по электронной почте, а было создано в процессе установки программ Microsoft Office. Это сообщение от группы разработки Outlook 2003. В нем имеется информация об использовании программы Microsoft Office Outlook 2003. Мы видим только часть на экране, остальную можно увидеть, воспользовавшись полосой прокрутки. Теперь посмотрим, нет ли уже отправленных писем. Может быть, они то же отправились в процессе установки. Для этого щелкнем строку - Отправленные. Справа появилась область Отправленные, и здесь никаких элементов нет, т.е. нет отправленных сообщений электронной почты. Поэтому, область чтения писем пуста. После того, как мы щелкнули папку Отправленные, рядом с папкой Отправленные – исчезла цифра 1, указывавшая на одно входящее сообщение. Но это не значит, что то сообщение удалено. Щелкните папку Входящие. Сообщение теперь на месте, но конвертик сейчас не запечатан, а раскрыт. Это говорит о том, что сообщение прочитано. Когда мы подводим указатель к определенному сообщению элек-
198
TeachPro Microsoft Office 2003 тронной почты, появляется всплывающая подсказка. В ней указано: от кого получено сообщение, в данном случае от группы разработки Outlook 2003, какого числа получено, тема этого сообщения и размер в килобайтах. Эта подсказка исчезает автоматически, как и появляется. Если вы хотите написать кому-нибудь письмо по электронной почте, нужно на панели инструментов щелкнуть кнопку Создать. Всплывающая подсказка говорит, что это Создать – сообщение. После щелчка появляется окно – сообщение, в данном случае без заголовка. Заголовок появится, когда мы введем тему сообщения. Но главный вопрос сейчас не заголовок, а то, от кого письмо и кому письмо. Строка Кому здесь имеется и в ней мигает курсор. Сюда можно ввести тот электронный адрес, по которому будет отправлено сообщение. Например, вы хотите отправить письмо другу и знаете, что у него следующий адрес электронной почты. Этот адрес, предположим, он вам прислал в обычном письме. Но от кого письмо? Щелкните на панели инструментов стрелку рядом с кнопкой Параметры. Появился список. Мы не будем сейчас с ним разбираться, потому, что нас интересует только команда От. Выберем ее. Появилось дополнительное поле От. Щелкните в этом поле и сюда нужно ввести свой адрес электронной почты. Его вам должен дать администратор сети или этот адрес можно получить с помощью бесплатной службы в Интернете. Поэтому, закрываем сейчас это окно. Программа сообщает, что сохранен какой-то черновик. Нужен ли он нам? Нет, он нам не нужен. Поэто-
му, нажимаем кнопку Нет. Окно закрыто. Следующий наш шаг – это создание собственного адреса электронной почты в Интернете. Прежде чем заниматься этим, обратите внимание, на список почтовых папок. В Удаленных, как указывает программа, появилось одно сообщение. Щелкнем эту папку. Справа появилась область Удаленные и в ней одно сообщение. Кому это сообщение, указано справа. Текста сообщения нет, поскольку это было наше недоделанное сообщение. В которое мы не внесли никакой текст. Здесь указан только адрес. Для того, чтобы удалить это сообщение и из папки Удаленные, нужно нажать клавишу Delete на клавиатуре. В ответ появляется окно: «Удалить выделенные элементы, без возможности последующего восстановления?». Если нам это сообщение не нужно, нажимаем кнопку Да. Теперь, в данной области, нет элементов для просмотра.
* * * 1.7. Настройка подключения к Интернету Предположим, вы хотите подключиться к Интернету через модем. В таком случае, программу Microsoft Outlook можно пока закрыть. Для этого используется либо кнопка в правом верхнем углу экрана, которая называется Закрыть, либо можно раскрыть меню Файл и здесь выбрать команду Выход, что мы сейчас и сделаем. Программа закрыта. Затем, вы должны обратиться к поставщику Интернета в своем населенном пункте и он передаст вам номер телефона и другие данные, необходимые для подключения к Интернету. Получив эти данные, вы открываете меню Пуск на своем компьютере, заходите в панель управления, т.е. щелкаете эту команду. Программа вывела на экран окно Панель управления. В этом окне имеется ряд значков. Каждый из них запускает определенные функции. Нас интересует значок Сетевые подключения. Мы можем раскрыть его двойным щелчком мыши. Таким образом, мы перешли в папку Сетевые подключения и теперь можем создавать подключения к Интернету. Для этого имеется ссылка слева Создание нового подключения. Щелкнем ее. На экран выведено окно Мастер новых подключений. Какие задачи выполняет этот мастер, описано в данном окне. Для перехода к следующему окну, в этом окне имеется кнопка Далее. Мы не будем сейчас ее нажимать. Нажмем кнопку Отмена и посмотрим, как к тому же
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
199
окну добраться другим способом. Для того, чтобы вернуться в предыдущую папку, нужно нажать кнопку Назад. Возможно, вы не попадете в окно панели управления, представленное таким образом. Может быть другой вид. Для перехода к этому виду существует ссылка Переключение к виду по категориям. Это то же панель управления, но представленная в другом виде. Вы могли попасть в нее, нажав кнопку Панель управления в меню Пуск. Закроем это окно и используем меню Пуск еще раз. Здесь выбираем команду Панель управления. Как видите, на этот раз, мы попали именно на такой вид панели управления. Если это произошло, вы можете переключиться на классический вид, здесь имеется соответствующая ссылка. После чего, мы вернулись к тому виду, который был в начале. И опять дважды щелкаем значок Сетевые подключения. Раскрылась папка Сетевые подключения. В которой мы нажимаем Создание нового подключения. Окно Мастер новых подключений - снова на экране. В данном окне нажмите кнопку Далее. Появилось следующее окно с подзаголовком Тип сетевого подключения. Здесь имеется несколько типов подключения к сети. Верхний – Подключить к Интернету, он сейчас выбран. Ниже – Подключить к сети на рабочем месте. Сеть – это несколько компьютеров, соединенных проводами. Следующий – Установить домашнюю сеть или сеть для малого офиса. И последний – Установить прямое подключение к другому компьютеру. Мы собираемся подключаться к Интернету, поэтому, выбираем первую возможность и нажимаем кнопку Далее. На экран выведено диалоговое окно Идет подготовка. На этот раз, у нас выбор вариантов подключения, именно к Интернету. Мы можем выбрать поставщика услуг Интернета из списка или использовать компакт-диск, предложенный этим поставщиком. Но мы сейчас выбираем другую возможность – Установить подключение вручную. Это в том случае, если поставщик предоставил вам номер телефона для доступа и другие данные. Нажимаем кнопку Далее. Появляется окно Подключение к Интернету. Здесь имеется три варианта подключения к Интернету : через обычный модем – этот вариант сейчас выбран, через высокоскоростное подключение, запрашивающее имя пользователя и пароль – это следующий вариант и через постоянное высокоскоростное подключение. Мы оставляем выбранным - через обычный модем и нажимаем кнопку Далее. Все дальнейшие шаги имеют смысл, если модем уже подключен к вашему компьютеру. Мы видим окно с подзаголовком Имя подключения. В данном окне размещена текстовая строка Имя поставщика услуг. Щелкнем в этом поле. Здесь имеется курсор, это значит, что сюда можно вводить текст. Имя поставщика услуг можно придумать. Например, я напишу поанглийски слово Connect. Но поскольку, такое подключение у меня уже существует, я добавлю цифру 1, Connect -1 и нажимаю кнопку Далее. В следующем окне с подзаголовком Введите телефонный номер, следует указать номер телефона, по которому компьютер будет дозваниваться. Этот номер, должен был назвать вам поставщик услуг Интернета в вашем регионе. Я ввожу следующий телефонный номер. Затем, нажимаю кнопку Далее. В следующем окне расположены детали учетной записи в Интернете. Учетная запись – это данные вашего подключения к Интернету, такие как: имя пользователя, пароль и некоторые другие, которые не указаны в этом окне. Имя пользователя, как и пароль, вам должен был предоставить поставщик услуг Интернета. Введите его здесь. Я ввел имя пользователя, теперь вводим пароль. Хотя я ввел различные буквы, они отображаются как кружочки. И подтверждение пароля. Здесь то же они отображаются кружочками. Ниже расположено три флажка: Использовать имя и пароль при подключении любого пользователя, его оставим включенным; ниже – сделать это подключение – подключением по умолчанию, вы также оставляете его включенным, а я сниму, потому, что у меня есть уже другое подключение; и третий фла-
200
TeachPro Microsoft Office 2003
жок – включить брандмауэр для подключения к Интернету. Брандмауэр обеспечивает защиту при работе в сети. Оставьте этот флажок установленным. Нажимаем кнопку Далее. Появилось окно Завершение работы мастера новых подключений. Здесь дана информация о создаваемом подключении. Оно будет называться Connect 1 и будет защищено брандмауэром, использоваться всеми пользователями компьютера и для подключения будет использоваться имя пользователя и пароль. Ниже имеется флажок Добавить ярлык для подключения на рабочий стол. Установите этот флажок. После чего, нажмите кнопку Готово. Окно мастера подключения закрыто. Настройку подключения мы произвели. И сразу же появилось окно Подключение Connect 1, т.е. нам сразу предлагается подключиться к Интернету. Мы сейчас можем нажать кнопку Отмена и вывести это окно позже. Закроем окно Сетевые подключения. Значок нового подключения появился на рабочем столе, и называется он Connect 1. Иначе, такие значки называются пиктограммами.
* * * 1.8. Создание бесплатного почтового ящика На прошлом уроке мы настроили подключение к Интернету и открыли окно для подключения к Интернету. В нем имеется несколько полей: Пользователь, сюда введено слово archie. Это – имя пользователя. В следующем поле – пароль. Для его изменения можно щелкнуть в этом поле и ввести новый пароль. Я этого делать не буду. Ниже сказано, сохранить ли пароль и имя пользователя. Раз флажок стоит, и то, и другое сохраняется. Далее – переключатели, указывающие, кто пользуется паролем. Только для меня – значит данный пользователь, Для любого пользователя – значит, любой пользователь. И наконец внизу указан номер, набираемый программой. Сейчас нажмем кнопку Отмена в этом окне и вызовем другое подключение – Connect – которое я установил раньше. Здесь все поля те же самые, за исключением номера телефона, который будет набирать компьютер. Полезно настроить подключение к нескольким таким номерам на случай, если один из них будет не работать или долгое время занят. Нажимаем кнопку Вызов. Начинается набор номера. После того, как соединение установлено, появляется сообщение в правой нижней части экрана, в котором указано: Connect сейчас подключен, и мы можем работать в Интернете. Закройте окошко, которое появилось автоматически. Нажимаем кнопку Пуск, выбираем команду Интернет. Открывается окно Microsoft Internet Explorer – так называемый браузер. По умолчанию открылась страница в Интернете www.msn.com. А нам нужна другая страница – mail.ru. Набрав адрес, нажимаем клавишу Enter на клавиатуре. Загружается нужная нам страница из Интернета. Одновременно появилось окно Конфиденциальность. Это система предупреждает нас о блокировке cookies. Cookie – это текстовый файл, который сохраняется на нашем компьютере. Сейчас они блокируются. Нажимаем кнопку OK и начинаем регистрировать свой адрес электронной почты на данном сайте. Для того чтобы зарегистрировать новый адрес, нужно найти ссылку регистрации. Здесь она имеется – Регистрация почты. Щелкнем ее левой кнопкой мыши один раз. Начнется загрузка новой страницы. Такая страница открылась. Здесь определена регистрация почтового ящика. Поля, обязательные для заполнения, обозначены значком. Заполняем текстовые поля. Щелкнем в первом и вводим сюда латинскими буквами любое слово. Например, я введу archie. Затем нужно назначить пароль. Щелкнем в соответствующем поле. Я пишу пароль, который сам же придумал, и снова - латинскими буквами. Подтверждение пароля – то же самое слово в следующем поле. Перетягиваем ползу-
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
201
нок вниз, чтобы увидеть остальные поля. Выберите вопрос – следующее обязательное поле. Здесь имеется список. Щелкаем стрелку. Девичья фамилия матери, например. Ответ на вопрос пишем в соответствующем поле. Я пишу здесь ответ. Здесь можно уже писать по-русски. Еще обязательные поля находятся ниже. Дополнительная информация о пользователе. Имя и фамилия введены, следующее обязательное поле – ваш день рождения. Месяц выбирается в списке. Пусть будет, например, январь, 1. Цифру 1 я ввел с клавиатуры. Затем выбираете свой пол. И передвигаете ползунок вниз. Можно снять флажок, определяющий установку программы mail.ru Агент. В следующем поле нужно ввести число, которое мы видим на рисунке. Я ввел это число, передвигаю ползунок вниз. Больше полей для заполнения нет. Остается нажать кнопку Зарегистрировать почтовый ящик. Программа сообщает: не заполнены необходимые поля. Год рождения. Нажимаем OK и заполняем это поле. Затем нажимаем Зарегистрировать почтовый ящик. На экран выведено сообщение Internet Explorer: Сведения, переданные в Интернет, могут быть переданы другим пользователям. Продолжить? Нажимаем Да. Система mail.ru проверила, имеется уже зарегистрированный пользователь с таким именем, которое ввел я. Оказалось, что имеется. Поэтому на выбор предоставляется несколько других имен. Например, archie1900. Я выбираю этот пункт и передвигаю ползунок вниз. Пароль необходимо ввести заново, что я и делаю. Пароль я могу придумать сам, но писать его нужно латинскими буквами – английскими. Такой же пароль вводим ниже. И нажимаем кнопку Зарегистрировать почтовый ящик. Появляется страница, на которой вводится информация о только что созданном почтовом ящике. Щелкните нижнюю стрелку на полосе прокрутки. Теперь мы видим, какие папки имеются в этом ящике. В папке Входящие имеется 1 письмо. Для перехода в эту папку нужно 1 раз ее щелкнуть левой кнопкой мыши. Открылось окно папки Входящие. Здесь щелкаем ссылку на текст письма, который пришел в эту папку. Письмо открыто. В нем содержится различная информация о службе mail.ru. Вы должны выписать или запомнить свой почтовый адрес, а также пароль, который вы вводили при регистрации.
* * * 1.9. Информация о настройках бесплатной почты на веб-сайте Для того чтобы узнать, как настраивать получение почты, щелкните ссылку Настройки. На экране появляется список ссылок, переходя по которым, можно получать определенную информацию. Нас интересуют настройки интерфейса. Щелкаем эту ссылку. На этой странице вместо кодировки KOI-8 мы можем выбрать более распространенную Windows-1251. Передвигаем ползунок вниз. Можно изменить и другие настройки. Например, снять Валюта. Сохраняем изменения. В правом верхнем углу страницы щелкните ссылку Помощь. На этой странице имеется важная информация. Здесь также она представлена в виде ссылок, переходя по которым, мы можем увидеть текст. Один из важных пунктов здесь – как настроить почтовую программу. Выберем эту ссылку. Мы перешли к тексту с объяснением, как настроить почтовую программу. Для получения более подробной информации щелкаем ссылку Подробнее. Передвигаем вниз ползунок, и внизу находится ссылка Настройки в Outlook. Щелкаем эту ссылку. На появившейся странице дана подробная информация о том, какие настройки нужно выполнить в программе Microsoft Outlook. От Интернета можно временно отключиться. Для этого подводим указатель к правой части внизу, наводим на изображение экранов, щелкаем правой кнопкой мыши. И выбираем команду Отключить в списке. Это делается левой кнопкой мыши. Соединение с Интернетом разорвано. Тем не менее, окно программы Microsoft
202
TeachPro Microsoft Office 2003
Internet Explorer осталось на экране. Щелкните меню Файл, сначала выберите команду Работать автономно левой кнопкой мыши. Еще раз щелкните файл, выберите команду Сохранить как. На экран выведено диалоговое окно Сохранение вебстраницы. По умолчанию выбрана папка Мои документы. В списке указан ряд папок, имеющихся в папке Мои документы. Создадим здесь новую папку для почты. Для этого нужно щелкнуть кнопку Создание новой папки. Пишем название, например: Моя почта. Нажимаем клавишу Enter, еще раз Enter и затем в папку Моя почта сохраняем файл, имя которого указано в строке Имя файла. Для сохранения нужно нажать кнопку Сохранить. Этот файл сохранен. Он обеспечит нас справочной информацией о том, как настраивать программу Microsoft Outlook для получения электронной почты через службу mail.ru в данном случае. Регистрация почтового ящика в других службах электронной почты, которые бесплатно предоставляют услуги, может несколько отличаться от почты mail.ru, но принципы одни и те же. Свернем окно веб-страницы. Для этого нужно нажать кнопку Свернуть в правой верхней части окна. Теперь страница свернута. Внизу находится ее кнопка. Для того чтобы развернуть, нужно просто нажать эту кнопку. Свернем еще раз. Кнопка опять оказалась внизу, на панели задач. Теперь раскроем окно программы Microsoft Outlook. Нажимаем кнопку Пуск, мы можем подвести указатель к строке Все программы и выбрать в подменю Microsoft Office соответствующий пункт или можно в меню Пуск щелкнуть команду Электронная почта. Эта команда помещена сюда автоматически. Запускается программа Microsoft Outlook 2003. Свернем и это окно на панель задач. Подведите указатель мыши к нижней границе окна, панель задач появилась. Теперь здесь имеется и окно программы Microsoft Internet Explorer, и окно Outlook. Точнее, кнопки этих программ. Для вызова окна щелкаем кнопку, например, Internet Explorer. Окно разворачивается. Для перехода к Outlook просто нажимаем на панели задач соответствующую кнопку. Можно переходить и другим способом. Нажмите и удерживайте на клавиатуре клавишу Alt. Затем нажмите клавишу Tab. Переходите от одного значка к другому, нажимая и отпуская клавишу Tab. При этом клавиша Alt нажата. Находим значок Internet Explorer и отпускаем также и клавишу Alt. На экране появляется окно программы Microsoft Internet Explorer.
* * *
1.10. Настройка учетной записи
Настроим программу Microsoft Outlook 2003 так, чтобы мы могли получать и отправлять сообщения электронной почты. На панели задач щелкните кнопку этой программы. Раскройте меню Сервис, выберите Команду Учетные записи электронной почты. Появилось диалоговое окно Учетные записи электронной почты. Учетная запись – это информация, необходимая для отправки и получения электронных писем. Сейчас выбран переключатель Добавить новую учетную запись электронной почты. Здесь также имеется переключатель Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи. Нам он пока не нужен, потому что учетных записей еще нет. А также в разделе Каталог – Добавить каталог или адресную книгу, Просмотреть или изменить имеющиеся каталоги или адресные книги. Оставляем выбранным первый пункт и нажимаем кнопку Далее. В окне Тип сервера, которое только что появилось, выбираем протокол под названием POP3. И переходим к следующему окну с помощью кнопки Далее. На экране появилось окно с подзаголовком Настройки электронной почты Интернета. Мы должны ввести прежде всего сведения о пользователе. Сначала – в поле Введите имя. Имя можно ввести по-русски или по-английски. Я ввел здесь свое имя, ниже буду вводить адрес электронной
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
203
почты. В поле нужно щелкнуть сначала, затем ввести адрес. Адрес можно посмотреть в окне программы Microsoft Internet Explorer, которое сейчас открыто, для того чтобы вывести его на экран, нажимаем клавишу Alt на клавиатуре, затем – клавишу Tab, появляется окошко со значками открытых программ. Клавиша Tab уже отпущена. Еще раз нажимаем и отпускаем ее. Переходим к следующему значку. Он нам и нужен. Отпускаем клавишу Alt. На экран выведено окно Microsoft Internet Explorer. С момента регистрации на сайте mail.ru я не закрывал это окно, и сейчас здесь виден адрес электронной почты. Переходим к окну программы Microsoft Outlook 2003 и вписываем в текстовое поле адрес. Адрес введен. Следующий раздел – Вход в систему. Здесь нужно указать пользователя и пароль. Щелкнем в текстовом поле Пользователь. Программа автоматически ввела сама первую часть электронного адреса. Она считает, что это – имя пользователя. Но в некоторых случаях имя пользователя может быть другим. Проверим эту информацию на странице Microsoft Internet Explorer. Просматриваем информацию, содержащуюся здесь, и находим пункт об имени пользователя. Вот этот абзац. Именем почтового ящика считается первая часть адреса электронной почты без значка «собака», то есть, например, mailname. Переходим к программе Microsoft Outlook 2003. Часть имени до «собаки» совпадает с тем, что введено в текстовом поле Пользователь. Значит, программа ввела имя правильно в данном случае. Переходим к паролю. Пароль на веб-странице, которую мы только что видели, мы не найдем, его надо было запомнить или записать отдельно и теперь напечатать здесь. Я ввел этот пароль, и он отображается звездочками. Внизу стоит флажок Запомнить пароль. Если его снять, то при каждом подключении придется вводить пароль заново. Я установлю этот флажок. Следующий раздел – Сведения о сервере. Мы должны указать сервер входящей почты – протокол POP3 - и сервер исходящей почты – протокол SMTP. Где взять эти названия? Опять-таки обращаемся к веб-странице. Я нахожу здесь нужную информацию. И вот вы видите окошко, в котором приведена нужная информация. Вот протокол POP. Нужно написать pop.mail.ru. И для исходящих сообщений – smtp.mail.ru. Мы так сейчас и сделаем. Вводим текст в верхнее поле: pop.mail.ru. И в нижнее поле: smtp.mail.ru. Первый сервер используется для того, чтобы мы получали сообщения, а второй – для того чтобы отправляли. А фактически эти программы могут быть установлены на одном и том же компьютере, который используется в качестве сервера. Но это сейчас не наша забота. В левом нижнем углу имеется флажок Вход с защищенным подтверждением пароля (SPA). Нужно ли устанавливать этот флажок? Снова обращаемся к вебстранице сайта mail.ru. Здесь находим нужные данные. Вот текст, в котором говорится о данной опции. Опции Подключение через защищенное соединение не должны быть включены. На картинке ниже также видно, что флажок не установлен. Таким же образом поступим и мы. Флажок Вход с защищенным подтверждением пароля устанавливать не будем. Учетная запись настроена. Чтобы проверить, правильно ли, можно нажать кнопку Проверка учетной записи. Но сначала нужно подключиться к Интернету. Подведите указатель мыши к панели задач. Щелкните панель правой кнопкой мыши. Появляется контекстное меню, в котором имеется команда Показать рабочий стол. Щелкните эту команду левой кнопкой. Теперь мы видим рабочий стол и можем воспользоваться иконкой для подключения к сети. Нажимаем кнопку Вызов. Начинается подключение.
204
TeachPro Microsoft Office 2003
Когда подключение установлено, мы видим соответствующее уведомление и нажимаем кнопку Проверка учетной записи. Начинается проверка. В окне Проверка настройки учетной записи мы видим сообщение: Поздравляем! Все проверки выполнены успешно. Нажмите кнопку Закрыть. Ниже имеется две вкладки – Задачи и Ошибки. На вкладке Задачи мы видим зеленые галочки. Это означает, что действия проведены успешно. Перейдем на вкладку Ошибки. Поле пустое. Это значит, что ошибок не было. Закрываем это окно с помощью кнопки Закрыть. От Интернета можно отключиться. А в окне Мастера – перейти к следующему окну. Мы видим сообщение в этом окне, что успешно ввели все сведения, необходимые для создания учетной записи. Нажимаем кнопку Готово. Окно Мастера исчезло, осталось окно программы Microsoft Outlook 2003, а вебстраницу, которая сейчас открыта, мы можем закрыть. Для этого нужно ее щелкнуть – кнопку ее на Панели задач – правой кнопкой мыши, и выбрать команду Закрыть.
* * * 1.11. Создание, отправка и получение письма Создадим и отправим первое сообщение электронной почты. В области Переходов выбрана кнопка Почта. Среди почтовых папок нажмем папку Входящие. В области просмотра мы видим область Входящие. Здесь одно письмо сейчас. Чтобы создать сообщение, на панели инструментов нажмите кнопку Создать. На экран выведено окно Сообщение. Поле От, которое мы вывели на экран ранее, можно скрыть. Для этого нажимаем кнопку со стрелкой рядом с параметрами, и щелкнем еще раз строку От. Нам не нужно писать отправителя, потому что учетная запись только одна, и она будет использоваться автоматически. А вот кому – нужно написать. Впишем сюда собственный адрес электронной почты, чтобы послать сообщение самому себе. Я ввожу по-английски первую букву a, и внизу возникает весь адрес электронной почты. Программа предлагает его автоматически. Можно вводить буквы дальше или нажать клавишу Enter на клавиатуре, и тогда весь адрес сразу попадает в текстовую строку. Кроме самого адреса, автоматически введена точка с запятой. Она нужна для того, чтобы вводить другие адреса. Другие мы не будем вводить, поэтому удалим точку с запятой. Я использую клавишу Backspace. Теперь щелкнем в поле Копия. Здесь можно ввести другой адрес электронной почты, если мы хоти отправить копию сообщения кому-то другому. Мы не будем ничего вводить здесь. Щелкаем в поле Тема. Здесь вводится тема письма. Пусть это будет, например, тест. Само содержание письма вводится в области, находящейся ниже. Для перехода в эту область нужно в ней щелкнуть, там появляется курсор. И начинаем вводить текст. Например, такой. Из всего того текста, который введен здесь, необходимым является только текст в поле Кому. Без этого текста письмо не дойдет. Все остальное вводится по желанию. Для отправки письма нажимаем кнопку Отправить на панели инструментов. Само письмо исчезло, зато появилось окно Ход отправки и получения сообщений Outlook. Ниже расположен следующий текст: 0 из 1 задач успешно завершены. Это означает, что была одна задач – отправка сообщения, а выполнено задач – 0, то есть отправка не состоялась. Ниже находится окошко индикатора хода выполнения задач. Оно сейчас пустое, никакого хода выполнения нет. Еще ниже – флажок, который сейчас не установлен, и рядом с ним – текст Не отображать это диалоговое окно во время отправки и получения. Если установить флажок, то есть щелкнуть в прямоугольнике, то этого диалогового окна не будет, даже если это письмо мы не сумеем отправить. Снимите флажок. Под флажком мы видим две вкладки – Ошибки – эта вкладка сейчас выбрана – и Задачи. На вкладке Ошибки – сообщение: Произошла ошибка. Не удается найти сервер электронной почты Проверьте сведения о сервере для своей учетной записи. Сведения о сервере мы уже проверяли, если помните, и там все нормально. А не удается найти сервер, потому что мы не подключились к Интернету. В правом верхнем углу этого окна нажмите кнопку Отменить все. Если письмо не отправлено, то куда оно делось? В списке почтовых папок жирным шрифтом выделена папка Исходящие. И справа от нее стоит цифра 1. это означает, что в ней – 1 сообщение. Сообщения, которые мы пытаемся отправить, ждут своей очереди в папке Исходящие. Щелкните ее. Вот сообщение, которое мы направили по адресу, указанному здесь. Свернем программу Microsoft Outlook и подключимся к Интернету. Пока идет установка связи, окно Ход отправки и получения сообщений Outlook снова появилось. Соединение с Интернетом установлено. Начинается отправка сообщений Outlook.
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
205
Окно исчезло. Раскроем окно программы Microsoft Outlook. В папке Исходящие сообщений уже нет. Поскольку мы отправили сообщение самим себе, оно должно попасть в папку Входящие после то, как пройдет по сетям Интернета. Однако пока здесь этого сообщения нет. Чтобы доставить почту, раскройте меню Сервис, подведите указатель к строке Отправить/получить. Появляется подменю. Верхний пункт в нем – Доставить почту. Щелкнем его. Появилось то же самое окно – Ход отправки и получения сообщений Outlook. В папке Входящие появилось сразу 2 сообщения. Мы видим эти данные и в списке Личные папки, в папке Входящие. Та же сама папка, находящаяся среди Избранных, также содержит указание на 2 письма. И в области просмотра папки Входящие мы видим 2 сообщения. Одно – тест, которое мы сами отправили. И второе – тестовое сообщение Microsoft Office Outlook. От Интернета можно отключиться и рассмотреть полученные сообщения.
* * * 1.12. Чтение писем. Перемещение и удаление письма Итак, мы получили два новых письма. Они находятся в группе писем Сегодня. Те письма, которые пришли вчера, находятся в соответствующей группе. Кроме того, указание на новые сообщения имеются на панели задач. Это – изображение конверта. При подведении указателя к нему появляется всплывающая подсказка. Для того чтобы увидеть текст первого сообщения, его нужно выделить щелчком мыши. В области чтения появилось содержание первого письма. Вот это – область чтения. В верхней части написано слово Тест. Это была тема нашего сообщения. Ниже указан отправитель. При наведении указателя на пешку появляется всплывающая подсказка, в которой содержится имя отправителя и его электронный адрес. Имя также содержится в выделенной сейчас строке. Электронный адрес – в квадратных скобках. Ниже указан тот адрес, по которому письмо было отправлено. В данном случае это – идентичные адреса. Ниже, под чертой, находится содержание письма. В области просмотра Входящие выберем второе письмо, которое мы получили. В тот же момент конверт первого письма превратился в открытый конверт, тогда как конверт второго письма пока закрыт. Считается, что мы его еще не прочли. В то же время изображение конверта на панели задач уже исчезло. Даже если нажать кнопку Отображать скрытые значки, конверта среди значков мы не увидим. Это произошло из-за того, что мы открыли уже одно письмо. Во втором письме также имеется заголовок, то есть, тема сообщения, отправитель и адресат. Отправитель и адресат в данном случае совпадают, но текст сообщения уже другой. Он автоматически сгенерирован программой при проверке учетной записи, то есть получается, что это письмо мы также отправили сами себе, просто с помощью определенных функций программы. Для того, чтобы письмо второе тоже считалось прочитанным, достаточно просто щелкнуть на первом письме, например. Второй конверт также раскрылся. После того, как мы в папке Входящие прочли оба сообщения, в списке почтовых папок слева исчез номер, указывающий на количество пришедших писем. И сама папка Входящие теперь уже не выделена жирным шрифтом. Но обратите внимание на то, что одна из папок в списке выделена таким шрифтом. Это – папка Нежелательная почта. Для того чтобы увидеть весь текст папки, отодвинем границу вправо. И еще немного. Теперь мы видим единицу справа от текста, и это означает, что в папке одно сообщение появилось. Щелкнем эту папку.
206
TeachPro Microsoft Office 2003
Справа появилась область просмотра Нежелательная почта. В этой области – действительно одно письмо. Выделим его. Данное письмо было нам отправлено автоматически службой Mail.ru во время регистрации. Умная программа Microsoft Outlook 2003 поняла, что это – рекламное письмо и внесла его в список нежелательной почты. Если вы согласны с программой Outlook и хотите удалить это письмо, надо убедиться, что оно выделено и нажать клавишу Delete на клавиатуре. Письмо удалено из списка. Предположим, удалив письмо, вы подумали, что зря это сделали. Вас еще есть возможность восстановить это письмо. Щелкните папку Удаленные в списке почтовых папок. Письмо, которое вы только что удалили из папки Нежелательная почта, оказалось в папке Удаленные. Вот оно. Это сделано специально для тех, кто передумал удалять письмо после того, как удалил его. Например, если письмо удалено из папки Входящие, из папки Исходящие, Нежелательная почта, Отправленные или Черновики, оно попадает в папку Удаленные. Для того, чтобы из Удаленных перевести его в другую папку, сообщение нужно выделить, затем открыть меню Правка, выбрать команду Переместить в папку. Появляется диалоговое окно Перемещение элементов. В этом окне перечислены все личные папки. Причем выделена та папка, из которой письмо было удалено. Мы можем переместить выделенное сообщение в эту папку или выбрать какую-то другую папку, например, Входящие. И переместить туда. Но мы выберем Нежелательная почта и, так сказать, восстановим удаленное сообщение, нажав кнопку OK. В папке Нежелательная почта опять появилось одно новое сообщение. Щелкните эту папку. В ней уже знакомое нам рекламное письмо службы Mail.ru. Выделяем его еще раз. Как его удалить окончательно и бесповоротно? Снова нажимаем клавишу Delete, из этого списка – Нежелательная почта – сообщение удалено. Щелкнем папку Удаленные в списке слева. Это сообщение перемещено сюда. Выделяем его и здесь. И опять нажимаем клавишу Delete. Появляется окно с вопросом: удалить выделенные элементы без возможности последующего восстановления? Здесь уже нужно подумать. Имеется 2 кнопки – Да и Нет. Если нажмем Да, то потом уже не восстановим это сообщение. Я нажимаю Да, и сообщение удалено окончательно.
* * * 1.13. Отправка сообщения с вложением С помощью программы Microsoft Outlook 2003 можно не только создавать, отправлять и получать сообщения, но и пересылать самые различные файлы. Для создания нового сообщения перейдите во вкладку Входящие и нажмите кнопку Создать на панели инструментов. На экране появилось окно нового сообщения. В поле Кому введите адрес человека, которому будете посылать письмо. Я такой адрес ввел. Теперь напишу тему сообщения. Тема письма – вложение или по-английски – attachment. Затем напишем текст сообщения. Если это официальное письмо, то оно должно быть выдержано в официальном стиле. Текст сообщения введен. Теперь нужно приложить к письму соответствующие файлы или, как говорится, вложить эти файлы в него. Для этого нужно на панели инструментов нажать кнопку с изображением скрепки. Всплывающая подсказка говорит Добавить файл. Это – действие, которое будет выполнено. После нажатия появляется окно Вставка файла. Александру Анатольевичу я хочу передать 2 файла. Это – документ Info и файл MyComp. Для выделения обоих файлов я нажимаю клавишу Shift на клавиатуре, удерживаю ее и щелкаю 2-ой файл. Оба файла выделены, остается нажать в правой нижней части этого окна кнопку Вставить. Это делается левой кнопкой мыши. В окне письма появилось новое поле. Это – поле Вложить. В нем размещены имена и
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
207
значки 2 файлов, которые будут отправлены по электронной почте. Это – файл с расширением doc и файл с расширением jpg. Для того, чтобы посмотреть, что это за файлы, мы можем дважды щелкнуть соответствующий значок. Я щелкнул файл с расширением jpg, и открылось окно программы просмотра изображений и факсов. Название пересылаемого файла указано в строке заголовка. MyComp. Этот файл – изображение. Вы видите его на экране. Закройте программу просмотра изображений и факсов. Это можно сделать, нажав кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна. Теперь раскроем второй файл. Появилось диалоговое окно Открытие вложения. Это – предупреждающее сообщение, которое выдала программа. Она спрашивает, открыть этот файл или сохранить его на компьютере. Дело в том, что файлы с расширением doc, полученные по сети, могут содержать вирусы. В окне имеется 3 кнопки. Открыть, Сохранить и Отмена. Для сохранение документа на диске можно нажать кнопку Сохранить. Но я-то знаю, что файл получен из надежного источника. Я сам этот файл создавал. То есть, я сам для себя – источник достаточно надежный. Поэтому нажимаю кнопку Открыть. Появилось окно с информацией о режиме чтения документа. Нажмем в этом окне кнопку OK, и теперь мы видим текст того документа, который будем пересылать. Убедившись, что это – именно тот документ, который нужен, закрываем это окно. Наши манипуляции никак не повлияли на документы, находящиеся в поле Вложить. Они по-прежнему там. Кроме этого поля, на экране появилась новая область - Параметры вложений. Здесь мы менять сейчас ничего не будем, оставляем все по умолчанию, и нажимаем кнопку для закрытия этой области. Письмо полностью подготовлено. Для отправки его нажимаем соответствующую кнопку. Компьютеру не удалось подключиться к серверу, поскольку связь пока не установлена. Нажмите кнопку Отменить все. Созданное сообщение помещено в папку Исходящие автоматически. Щелкнем эту папку. В области просмотра это сообщение помещено. Здесь же указана дата отправки – Сегодня. Рядом с адресом сообщения имеется скрепка. Она указывает на то, что есть вложение в письмо. Правее указано, когда именно отправлено сообщение. Четверг, 29 июля 2004 г. Это мы выяснили с помощью всплывающей подсказки. Для того чтобы полностью увидеть текст, нужно раздвинуть границу. Окно Ход отправки и получения сообщений появилось повторно. Еще раз нажмем кнопку Отменить все. И раздвинем границу столбика. Для этого нужно подвести к нему указатель. Когда указатель превращается в двунаправленную стрелку, нажимаем левую кнопку мыши и передвигаем мышь влево, затем отпускаем кнопку. Таким образом, мы видим число полностью. Можно еще больше раздвинуть границу, и тогда мы увидим и время отправки. Но на самом деле письмо все еще находится на моем компьютере, оно не пошло по сети. Для того, чтобы пошло, сворачиваем это окно. И подключаемся к Интернету. После того, как соединение установлено, раскрываем программу Microsoft Outlook, нажимаем кнопку меню Сервис. Подводим указатель к строке Отправить/получить и выбираем команду Доставить почту или нажимаем клавишу F9. В папке Исходящие писем больше нет. Перейдем к папке Отправленные. Здесь последнее из отправленных писем находится вверху. Текст этого письма – в области чтения. Здесь же указаны те вложения, которые были в письме.
* * *
208
TeachPro Microsoft Office 2003 1.14. Переписка
Каждое рабочее утро вы подключаетесь к Интернету и раскрываете программу Microsoft Outlook 2003 . Для доставки почты открываете меню Сервис, Отправить/получить, выбираете команду Доставить почту. Мы видим ход отправки и получения Outlook. Во Входящих – 1 сообщение. Щелкните папку Входящие. В папке Входящие, в разделе Сегодня, мы видим 1 новое сообщение. Оно от Александра Семенова. Изображение скрепки указывает на то, что в письме имеется вложение. Подведите указатель мыши к этому сообщению. Всплывающая подсказка указывает на некоторую информацию. Справа, в области чтения, мы видим текст нового сообщения. Тема сообщения находится в самом верху – Вложение – attachment. Это – та тема, которую мы написали, отправляя свое сообщение. Перед этими словами по-английски написано Re. Это – сокращение от слова Reply (ответить). Александр Семенов ответил на наше вчерашнее письмо, и буквы Re в начале свидетельствуют об этом. Кроме того, в письме имеется вложение. Оно обозначено соответствующим значком. Этот значок и расширение документа указывают на то, какой тип документа вложен в сообщение. Под текстом сообщения мы видим слова по-английски Original message - исходное сообщение. Эти слова внесены в сообщение автоматически программой в тот момент, когда Александр Семенов отвечал на письмо. Несколько следующих строк тоже внесены программой автоматически. Здесь указано, от кого сообщение, кому было послано это сообщение, когда оно было послано и тема этого сообщения. Еще ниже вы видите тот текст, который был написан в сообщении. Слева от текста имеется вертикальная черта. Она позволяет обратить внимание на то, что это – исходное сообщение. Для того чтобы просмотреть вложенный файл, сначала нужно дважды его щелкнуть. Появляется диалоговое окно Открытие вложения. Отменить открытие можно нажатием кнопки Отмена. Открыть – с помощью соответствующей кнопки. А мы сохраним этот файл на жестком диске нажатием кнопки Сохранить. Появляется окно Сохранение элемента. Элемент в Microsoft Outlook – это примерно то же, что в других программах – файл. В частности, сообщения электронной почты являются элементами. Сохраним документ Info.doc в папке Моя почта. Выделим ее, нажмем кнопку Открыть в правом нижнем углу окна, и затем эта кнопка превращается в кнопку Сохранить. Нажимаем ее. И документ, который был вложен в сообщение, сохранен. Теперь его можно открывать с жесткого диска. Для открытия папки Мои документы нажмем кнопку Пуск и выберем команду Мои документы. Здесь раскрываем папку Моя почта двойным щелчком мыши и видим сохраненный только что документ. Его также можно открыть двойным щелчком мыши. Вы видите, что Александр Семенов ввел то изображение, которое мы отправляли по почте, в документ Microsoft Word, и написал комментарий свой. Предположим, вы хотите сделать некоторые изменения в этом документе и отправить его снова Александру Семенову. Для этого делаете изменения. Например, увеличиваете изображение и вносите определенный текст. После чего сохраняете документ, закрываете его, сворачиваете окно программы Проводник Windows и собираетесь ответить на письмо. Как это сделать? На панели инструментов найдите кнопку Ответить. И нажмите ее левой кнопкой мыши. Появилось окно нового сообщения. Развернем его на весь экран. Что мы здесь видим? В поле Кому программа уже ввела имя адресата и его электронный адрес. В поле Тема имеется слово сокращенное Reply – ответить, и тема сообщения. Вложение – attachment. Ниже – поле для ввода текста. Здесь будет то
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
209
сообщение, которые мы сейчас напишем. Далее мы видим, на какое письмо мы отвечаем. Вот текст этого письма и шапка, которую ввела программа автоматически. Здесь указано, от кого было письмо, когда оно пришло, кому было направлено и тема этого письма. Еще ниже – самое первое письмо. Чтобы увидеть остальной текст, воспользуемся ползунком справа. Таким образом, можно увидеть всю переписку по данному предмету с каким-либо человеком, благодаря чему не придется мучительно вспоминать, о чем же шла речь раньше. Введем здесь текст сообщения, затем нажимаем кнопку Добавить файл, раскрываем папку Моя почта, выбираем файл Info двойным щелчком мыши. Таким образом также можно вставлять файл в сообщение. Затем нажимаем кнопку Отправить. Папка Исходящие содержит 1 сообщение. Поскольку связь установлена с Интернетом, цифра 1 исчезает. Посмотрим, появилось ли письмо в папке Отправленные. Действительно, это письмо здесь. Значит, сообщение успешно отправлено.
* * * 1.15. Создание контакта в адресной книге. Часть 1 Адреса электронной почты и другую информацию о людях можно хранить в адресной книге Microsoft Outlook 2003. На панели инструментов нажмите кнопку Адресная книга. Появилось окно, которое называется Адресная книга. В этом окне имеются различные меню и инструменты. Например, меню Файл, Правка, Вид, Сервис, а также инструменты – кнопки Создание адреса, Найти, Свойства, Удалить, Добавить в контакты (эта кнопка сейчас недоступна), и Создание сообщения. Ниже – текстовое поле Введите или выберите имя и список Источник адресов. Здесь в списке – строки Адресная книга Outlook и Контакты. Оставляем выбранной строку Контакты и нажмем кнопку Создание адреса. Появилось другое окно, которое так и называется – Создание адреса. В этом окне в списке имеется 2 типа адресов – Контакт и Список рассылки. Выбираем тип адреса – Контакт. Внизу имеется раздел Поместить адрес. Раскройте список. Для этого нужно нажать стрелочку. Здесь имеется два пункта – Контакты и Адресная книга Outlook. Оставляем выбранным Контакты и нажимаем справа вверху кнопку OK. На экран выведено окно Контакт. Сейчас оно без имени. В данном окне также имеются меню и панели инструментов. Кроме того, здесь расположено несколько вкладок. Вкладка Общие сейчас открыто. Кроме нее, есть вкладки Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля. Вернемся на вкладку Общие. Здесь мы введем информацию об Александре Семенове. Имя и фамилию можно ввести в первом поле, что я сейчас и сделаю. Кнопка слева позволяет дополнить информацию об имени. Нажмем эту кнопку. Появилось окно Проверка полного имени. Здесь расположено несколько текстовых полей и комбинированные поля, то есть текстовое поле и список одновременно. Можно написать здесь, например, что-то от руки, товарищ сокращенно. Или выбрать какое-то свойство из списка: господин. Имя Александр уже указано. Отчество напишем в следующем поле. Фамилию мы также вводили, и она здесь отображается. Ниже – список суффикс. Выберем нижнюю строку. Для того, чтобы подтвердить изменения, нажимаем кнопку OK. В текстовом поле мы не видим полностью имя. Развернем окно во весь экран. Имя можно прочитать – Александр Анатольевич Семенов. Суффикс можно здесь удалить, если он не нужен. То же самое можно сделать с обращением. Переходим в поле Должность. Исполнительный директор. Записав должность, переходите в поле Организация. Я щелкну еще раз в поле Должность. Для перехода в следующую текстовую строку можно использовать клавишу Tab на клавиатуре. Курсор переместился в следующее поле. Здесь записываем название организа-
210
TeachPro Microsoft Office 2003
ции, в которой работает указанный товарищ или господин. Название записано. Далее мы видим список Хранить как. Раскроем его, нажав стрелку. Сведения о человеке мы можем сохранять в различных видах, например, Семенов, Александр Анатольевич. Или Александр Анатольевич Семенов. Royal Hotel. Семенов, Александр Анатольевич и далее – название организации. Или наоборот – название организации и в скобках фамилия, имя, отчество. Я выберу предпоследний вариант. Ниже расположена группа, в которой мы можем указывать номера телефонов. Начнем с рабочего телефона. Щелкнем в текстовом поле и вводим сюда номер. Например, вот так. Затем введем домашний номер телефона. Вместо того, чтобы поставить курсор в следующем текстовом поле, программа вывела на экран окно Сведения о местонахождении.
* * * 1.16. Создание контакта в адресной книге. Часть 2 Здесь нужно выбрать страну, в которой вы сейчас находитесь. Для этого щелкните стрелку справа. Пусть остается Russia (Россия). Далее – поле для ввода телефонного кода города. Щелкните в этом поле. Введем код Москвы, например. Поле Код выхода на линию поставщика услуг сейчас недоступно, да оно нам и не нужно. Следующее поле – Код выхода на городскую линию для офисных АТС – доступно, но если у вас нет офисной АТС, то ничего сюда вводить не нужно. Ниже расположен тип набора номера. Тоновый и импульсный. Если вы выберете импульсный набор, то телефон при наборе номера будет щелкать, как будто вы крутите диск, даже если вы реально нажимаете на кнопки. Тоновый набор – более современный и более быстрый. Нажимаем кнопку OK. На экран выведено окно Телефон и модем. Здесь указано текущее размещение и код города. Здесь мы ничего менять не будем, просто нажимаем кнопку OK. В поле для домашнего телефона мы наконец можем вводить номер. Например, домашний номер Александра Анатольевича Семенова – следующий. Следующее текстовое поле – это факс рабочий. Если имеется факс, то вводим его сюда. Ниже указывается сотовый телефон. Еще ниже располагается группа адреса. Введем адрес в поле, которое находится справа. Вставив адрес, переходим в правую часть окна, где имеется поле Электронная почта. Щелкните его. Сюда вводим электронный адрес. Ниже можем написать краткое имя того же человека. При щелчке программа автоматически ввела сюда имя, отчество, фамилию и адрес электронной почты. Я удалю здесь отчество для краткости. Электронный адрес тоже удаляю. Нажимаю клавишу Delete. Перехожу в текстовую строку веб-страница. Для этого, как вы знаете, можно использовать клавишу Tab. Вводим адрес в Интернете, естественно, латинскими буквами. После того, как я ставлю косую черту, текст приобретает синий цвет. Это значит, что программа поняла, что это – адрес. И дальше ввожу необходимый текст. Поле мгновенные сообщения оставим пустым. В остальных полях и на других вкладках ничего вводить не будем. Для сохранения введенных данных нажимаем кнопку Сохранить и закрыть. Новый адрес появился в списке. Развернем адресную книгу во весь экран. Здесь мы видим имя, краткое имя, адрес электронной почты, тип электронной почты. Причем если в первой строке указывается действительно адрес электронной почты, то во второй – факс. Для закрытия этого окна нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу экрана. Как можно использовать созданный контакт? Например, нажмите кнопку Создать на панели инструментов. Теперь в поле Кому не обязательно вводить электронный адрес вручную. Щелкните слева кнопку Кому. В списке выбираем нужное имя, ниже указаны получатели сообщения – кнопки Кому, Копия, СК. Мы не будем с ними сейчас разбираться. Просто нажмите кнопку Кому. В поле появились слова Александр Семенов. И внизу нажмите кнопку OK. В текстовое поле Кому введен адрес. Наведите указатель на эти слова. Слева появилось изображение пешки. Щелкните стрелку или эту пешку. Появился список. В этом списке имеется команда Отправить почту. И здесь же указан адрес, по которому сообщение будет отправлено. Щелкните за пределами списка. Иначе говоря, мы автоматически ввели адрес электронной почты и имя адресата с помощью адресной книги. Закройте сообщение, не отправляя его. Появилось диалоговое окно Microsoft Office Word. Дело в том, что письмо создавалось с использованием именно программы Microsoft Office Word. В окне спрашивается: сохранить изменения в документе Сообщение без заголовка? Выберите кнопку Нет. Окно сообщения закрыто.
* * *
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
211
Глава 2. Папки Outlook.
2.1. Черновики. Календарь. Назначение встреч
С папками Входящие, Исходящие, Нежелательная почта, Отправленные и Удаленные мы уже познакомились. Для чего нужна папка Черновики? Создадим новое сообщение. Вы знаете, какую кнопку для этого нажать. В поле Кому я введу какойнибудь вымышленный адрес электронной почты и начну писать текст сообщения. Например, такой. В этот момент муза вас покидает или вам нужно покинуть свое место перед компьютером. Чтобы не писать потом сообщение сначала, нажмите кнопку Сохранить и закройте это сообщение. Название папки – Черновики – теперь выделено жирным шрифтом. И рядом с названием стоит цифра 1. Это значит, что там – 1 сообщение. Оно отображается в области просмотра. Здесь сказано, что оно не отправлено, и размер его – 4 кб. Для того чтобы закончить работу над сообщением, нужно дважды его щелкнуть. Сохраненное, но не законченное сообщение открыто. Вы можете продолжить работу над ним, а я сейчас это сообщение закрою. Как вы уже знаете, кроме почтовых папок, в Microsoft Outlook имеются и другие. Нажмите кнопку Список папок в области переходов. В области слева появился список Все папки. Рассмотрим папку Календарь. Слева вверху мы видим все числа июля 2004 г. Сегодня – 30-е. Это число выделено. Для перехода к следующему месяцу, которым, очевидно, должен быть август, щелкните стрелку справа. И действительно, это август. Для возвращения к июлю щелкните стрелку слева. Для того чтобы увидеть и июнь, снова щелкните эту стрелку. Вернемся к июлю. В области просмотра справа можно вводить запланированные на день мероприятия. Каждое мероприятие здесь планируется, например, с интервалом в полчаса. Щелкните в верхней части строки 10.00. Выделилась половина этой строки, т.е. с 10 до 10.30. На это время можно назначить определенное мероприятие. Точно так же можно назначить мероприятие, например, на 21.00. И здесь показано, что оно будет длиться до 21.30. Т.е. нижняя граница выделанной области указывает на конечный срок этого мероприятия. На панели инструментов имеются кнопки Сегодня, День… Кнопка День сейчас нажата. Рабочая неделя, Неделя, Месяц. Нажмите кнопку Рабочая неделя. В области Календарь отображаются 5 дней текущей недели. В календарике слева также эти дни выделены. Очевидно, не трудно догадаться, почему сюда не вошли суббота и воскресенье. Щелкните кнопку Неделя на панели инструментов. Теперь в Календаре мы видим все дни недели. Их не трудно сосчитать. Всего 7. Перейдем к кнопке Месяц. В календарике слева выделен весь текущий месяц. Справа также показаны все дни месяца. Текущее число выделено. Вернемся к такому виду, когда мы в календаре видим только 1 день. Нажмите кнопку День. День может быть не только сегодняшним, но и, например, вчерашним. Например, 29 июля. Я щелкну это число, и в календаре теперь отображается 29. Чтобы перейти к 29 августа, например, щелкнем стрелку, и мы автоматически переместились на 29 августа. Чтобы вернуться к сегодняшнему дню, 28 июля, нужно просто нажать кнопку Сегодня на панели инструментов. Мы перешли к 30 июля. Текущее время дня указывается на вертикальной временной шкале слева таким обозначением. Точное время по этому обозначению определить трудно, но можно догадаться, что сейчас примерно полвторого дня. Посмотрим, что показывают системные часы. Они показывают 13.29. На сегодня, на 19 часов, я хочу запланировать встречу. Чтобы увидеть на шкале это время, щелкнем кнопку со стрелкой внизу. И щелкнем строку рядом с числом 19.00. Строка выделена с 19.00 до 19.30.
212
TeachPro Microsoft Office 2003
Самый простой способ ввода поясняющего текста – это набор его на клавиатуре. Нажимая клавиши клавиатуры, я пишу деловая встреча. Щелкнем за пределами этой рамки. Встреча на 19.00 назначена. Если я сейчас начну вводить текст, то встреча будет назначена на 20.30. Я впишу сюда текст, например, Личное. Таким образом, на вечер назначено уже 2 встречи. Если встреча займет несколько промежутков времени по полчаса, тогда подводим указатель мыши к рамке – краю этой встречи. Указатель превращается в двунаправленную стрелку. Нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещаем мышь, например, вниз. Количество времени, отведенное таким образом на встречу, увеличивается. Я отпускаю левую кнопку мыши. Сейчас указано, что встреча будет длиться с 20.30 до 23 часов. Для удаления встречи ее нужно выделить и найти на панели инструментов кнопку Удалить. Она помечена характерным значком. Нажимаем эту кнопку. Встреча удалена. Соответственно на освободившееся место можно растянуть другую встречу. Теперь эта встреча занимает время с 19 часов до 23. Таким же способом можно назначить встречу на любой другой день, например, на 31 июля. Предположим, встреча состоится в 6 утра. Перемещаем ползунок вверх, выделяем нужное время и пишем. Встреча запланирована. Встречей в Microsoft Outlook 2003 считается действие, на которое отводится определенное время, но на него не приглашаются другие люди и не привлекаются ресурсы. Выберите в календарике слева сегодняшнее число. Сохранять каким-либо образом назначенное время встреч не нужно. Это делается программой автоматически. Давайте закроем, а затем снова откроем программу Microsoft Outlook. Нажимаем кнопку Пуск, Microsoft Office Outlook. Программа открылась, и в области просмотра мы видим Личные папки – Outlook сегодня. В разделе Календарь отображаются назначенные в календаре встречи – на сегодня и на субботу. Щелкните слева папку Календарь. Здесь по-прежнему отображается назначенная встреча. Щелкнем 31 в календарике слева. Перейдем к 6 утра. И здесь встреча с поясняющим текстом Посетить выставку на месте.
* * * 2.2. Редактирование контакта и встречи Уже созданные в программе Microsoft Outlook элементы можно редактировать, причем не только сообщения электронной почты, но и встречи, и контакты. Щелкните папку Контакты слева. В число контактов я ввел информацию еще об одном человеке – Татьяне Лариной. Для того, чтобы отредактировать информацию об Александре Семенове, заголовок этого элемента нужно выделить двойным щелчком. Появилось окно Контакт. В строке заголовка отображается имя человека. В данном окне мы можем изменить любую информацию или, например, добавить фотографию. Для этого имеется соответствующая рамка. Всплывающая подсказка указывает на добавление фотографии. Щелкнем в этой рамке. Появилось окно Добавление фотографии. По умолчанию раскрыто окно Мои рисунки. Здесь и находится нужная мне фотография. По умолчанию раскрыто окно Мои рисунки. Здесь и находится нужная мне фотография. Я выделяю ее и затем нажимаю кнопку OK в правом нижнем углу окна. Фотография добавлена. Сохраним и закроем окно нажатием соответствующей кнопки. В списке папок выделите календарь. Теперь мы изменим встречу. Например, встречу Личное. Подведите указатель мыши к левой границе рамки, указывающей на встречу. Указатель превратился в значок с 4 стрелками. Щелкните дважды. На экран выведено окно Встреча. В этом окне можно указать более подробные сведения о встрече. Она называется Личное. Этот текст мы ввели сами. Это – тема встречи. Ее можно изменить. Щелк-
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
213
ните в поле Тема на вкладке Встреча. Удалите слово Личное нажатием клавиши Backspace и введите другое слово или фразу. Например, Обсуждение поэмы Пушкина. Место проведения. Щелкните в этом поле. И напишите место проведения. Обратите внимание, что в строке заголовка текст изменился. Тема автоматически введена сюда. Место проведения я написал – У фонтана. Но можно написать и конкретный адрес. Начло встречи указано в соответствующей строке. Конец – в следующей строке. Эти значения можно изменить. Например, начало перенести с 30 июля 2004 г. На август. Для этого щелкните стрелку. Предположим, пусть это будет 13 августа. Щелкните стрелку в поле Конец. Тоже выберем 13 августа здесь. Начало встречи пусть остается в 19 часов, а конец назначим, например, на 20. Появился список, в котором мы должны найти 20 часов. И щелкнуть это значение. Таким образом, мы изменили продолжительность встречи. Теперь она будет длиться 1 час. Ниже слева установлен флажок Оповещение. Его можно, конечно, снять, но тогда оповещения не будет. Установим флажок. 15 минут означает, что оповещение будет произведено за 15 минут до начала встречи. Нажмите кнопку со значком динамика справа. Появилось окно Звуковое оповещение. Для звукового оповещения будет использоваться файл, указанный в строке. Вы можете выбрать другой файл, нажав справа кнопку Обзор. Появляется окно Звуковой файл оповещения. В данном случае никаких других файлов нет, но вы можете найти их в списке папок, если они имеются в какой-либо из этих папок. Я нажимаю кнопку Отмена. В окне Звуковое оповещение – также Отмена. Еще правее от значка динамика находится список В это время. Раскройте список нажатием стрелки справа. В списке имеется 4 варианта – Свободен, Под вопросом, Занят, Нет на работе. Если для всего окружающего мира вы будете во время этой встречи заняты, выберите вариант Занят. В нижней части окна имеются еще 2 кнопки – Категории и Контакты. Щелкните кнопку Контакты. На экран выведено окно Выбор контактов. Вверху здесь приведен список папок. Это те папки, которые имеются в Microsoft Outlook 2003. В этом списке программа автоматически выбрала папку Контакты. И внизу имеется еще один список – Элементы. В списке элементов указано то, что на данный момент имеется в папке Контакты. Поскольку встреча состоится с Татьяной Лариной, выбираем эту строку и нажимаем кнопку OK. Ее имя появилось в строке правее от кнопки Контакты. Теперь нажмите кнопку Категории. На экран выведено окно Категории. Вверху находится строка Элемент принадлежит следующим категориям. Поле ниже сейчас пустое. Еще ниже находится список имеющихся категорий. Выберем, например, строку Важные контакты. Слева от этой строки появилась галочка, а в окошке выше – сочетание Важные контакты. Нажимаем кнопку OK. Для встречи, тема которой – обсуждение поэмы Пушкина, мы ввели дополнительную информацию. Сохраняем и закрываем это окно с помощью соответствующей кнопки. В том месте в календаре, где была встреча, теперь этой встречи нет. Перейдем к августу. Для этого щелкаем стрелку в календарике слева. Число, на которое назначена встреча, выделено жирным шрифтом. Щелкните это число. В календаре справа отображается число – 13 августа, и мы видим назначенную встречу. Выделение строк, которые находятся ниже, можно снять. Для этого достаточно где-нибудь щелкнуть. В рамке мы видим тему встречи - обсуждение поэмы Пушкина. И место встречи – у фонтана. О том, что за некоторое время до начала встречи будет выдано оповещение, указывает колокольчик
214
TeachPro Microsoft Office 2003
слева. А на то, что во время этой встречи я буду занят для всех остальных сотрудников компании, указывает синяя полоса, находящаяся левее колокольчика и расположенная вертикально. Встречи можно просматривать не только по дням, как сейчас. У нас выделена кнопка День. Но и по неделям и месяцам. Щелкните кнопку Неделя на панели инструментов. В календаре мы видим, что 13 августа должна состояться встреча. Здесь указано и время, и тема, и место проведения. Щелкните кнопку Месяц. В календаре отображаются все дни августа, и на 13 число запланировано определенное мероприятие. Чтобы просмотреть данные об этом мероприятии, щелкните текст его правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Открыть левой кнопкой. Появляется окно, которое мы только что видели и куда вносили данные. Нажмите кнопку Закрыть.
* * * 2.3. Планирование события и собрания Кроме встреч, в Microsoft Outlook 2003 можно планировать события и собрания. Откройте меню Действия. Выберите команду Создать событие на целый день. В результате появляется окно Событие. Событие – это мероприятие, которое продолжается не менее 24 часов. Содержание этого окна примерно такое же, как для встреч. Разверните это окно во весь экран. Например, работа в офисе компании Microsoft. После ввода этого текста я щелкаю в следующей строке – Место. Тема этого события сразу же отображается в строке заголовка. Для того, чтобы обозначить место этого события, вы можете раскрыть список и выбрать пункт из этого списка, но пункт У фонтана сюда явно не подходит, поэтому введем текст вручную. Я напишу просто слово Офис. В списке Начало указывается дата и в списке Конец – также дата. Но времени начала и окончания этого события нет. Более того, здесь установлен флажок Целый день. Оставим этот флажок на месте. Оповещение определено за 18 часов. Эту цифру также оставляем. В это время здесь по умолчанию выбран пункт Свободен. Оставим этот пункт выбранным. Работая в офисе корпорации Microsoft, вы, тем не менее, можете встречаться с сотрудниками и решать производственные вопросы. Флажок Частное в правом нижнем углу экрана позволяет не показывать эту встречу другим сотрудникам, имеющим доступ к папке. Я сниму этот флажок. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Прозвучал сигнал оповещения, и на экране появилось окно Оповещений:1. Подзаголовок окна – Работа в офисе Microsoft. Это была тема того события, которое я только что внес. Ниже дана информация о событии. Начало – 30 июля 2004 г , 0 часов, место – офис. Еще ниже находится список. В левой его части – тема. Правее –срок истекает. Подведите указатель мыши к разделительной полосе между темой и Срок истекает. Указатель превратился в двунаправленную стрелку. Нажимаем левую кнопку мыши и передвигаем мышь влево. Теперь то же самое сделаем с правой границей, подвинем ее вправо. Таким образом, можно передвигать границы столбцов. Сейчас мы видим, что 17 часов просрочено. Ниже находятся кнопки Прекратить все, Открыть, Прекратить либо Отложить. Эта кнопка – в правом нижнем углу окна. Для того чтобы определить, насколько отложить следующее оповещение, раскроем список, находящийся левее. По умолчанию выбрано значение 5 минут. Мы можем выбрать, например, 10 или один день. Оставим, например, 5 минут. И нажимаем кнопку Отложить. Оповещение на 5 минут отложено. Вверху в календаре мы видим строку, указывающую на то, что запланировано событие. При этом синей полосы слева нет. То есть, в это время человек свободен, и ему можно
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
215
задавать различные вопросы. После того, как прошло 5 минут, снова на экран выводится оповещение. На этот раз мы не будем откладывать оповещение, а нажимаем кнопку Прекратить в этом окне. Чтобы убедиться в том, что оповещений больше не будет, щелкните дважды рамку события. Появляется окно событие, и мы видим, что флажок оповещение на этот раз снят. Закроем данное окно. Как я уже сказал, кроме событий можно планировать собрания. Откройте меню Действия. Выберите команду Создать приглашение на собрание. На экран выведено соответствующее окно. Это окно аналогично тому, которое используется для назначения встреч. Но здесь имеется дополнительная строка – Кому. В этой строке можно ввести электронные адреса людей, которых вы хотите пригласить на собрание. Или нажать кнопку Кому слева, в результате чего появляется окно Выбор участников и ресурсов. На собрание, в отличие от встреч, приглашаются участники и привлекаются ресурсы. В списке ниже вы можете выбрать тех людей, которых хотите пригласить. В частности, это – Александр Семенов и Татьяна Ларина. Чтобы выбрать Татьяну Ларину, нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре, удерживайте ее и щелкните соответствующую строку. Эти 2 контакта выбраны. Внизу нажимаем кнопку OK. Имена обоих этих людей появились в строке Кому. Далее вы должны заполнить поля Тема, место, указать начало и конец собрания, поставить или снять флажок Целый день. Если собрание будет продолжаться не целый день, то левее появляется время начала. Сейчас указано 9.00. И время окончания этого собрания – 9.30. После того, как нужные поля заполнены, нажимайте кнопку Отправить. В результате приглашение на собрание будет отправлено соответствующим людям. Я закрою это окно, не отправляя сообщение. Microsoft Outlook спрашивает: Сохранить сделанные изменения? Я нажму кнопку Нет. Мы познакомились с тем, как составляется приглашение на собрание, но приглашение это не отправили.
* * *
2.4. Дневник. Часть 1
Разберемся с вопросом о том, для чего нужна папка Дневник. Выберите эту папку в списке Все папки слева. В ответ на это действие появилось окно Microsoft Office Outlook с сообщением о том, что может сделать Дневник. Он может отслеживать операции над документами Microsoft Office, операции по отправке сообщений электронной почты и так далее. Программа спрашивает: включить дневник? На экран автоматически выведено окно Параметры дневника. Это окно можно вывести позже. Нажмите кнопку Отмена в его правом нижнем углу. В области просмотра мы видим заголовок Дневник. Здесь же имеется временная шкала, где показан июль 2004 г., и текущая неделя с понедельника по воскресенье. По умолчанию при выборе папки Дневник открывается именно эта опция – Неделя. Текущее число выделено отдельно другим цветом. В данном случае, это – пятница 20. После щелчка мыши цвет стал синим, как видите. Дневник автоматически отслеживает те действия, которые пользователь производит в приложениях Microsoft Office. Сейчас элементов для просмотра нет. То есть, никакие действия в дневник пока не внесены. Откройте меню Сервис, выберите команду Параметры. Появилось окно Параметры. В этом окне имеется несколько вкладок, такие как настройки, настройки почты и так далее. Вернемся на вкладку Настройки. На этой вкладке найдите кнопку Параметры дневника. Она находится в группе Контакты. Нажмите эту кнопку. Мы получили окно, которое недавно видели – Параметры дневника. В окне имеется 3 списка – автозапись элементов, для следующих контактов, записы-
216
TeachPro Microsoft Office 2003
вать также файлы из. Кроме того, имеется 2 переключателя при двойном щелчке мыши. И кнопка Автоархивация дневника. Кроме того, кнопки OK и Отмена. С помощью списка Автозапись элементов определим, какие элементы будут приниматься во внимание программой. Передвиньте ползунок вниз. Последний пункт, например, - это сообщение электронной почты. Установите флажок щелчком мыши слева. Это означает, что если вы создадите и отправите сообщение электронной почты, это будет внесено в дневник. Ниже в списке Записывать также файлы из поставим все флажки – Microsoft Office Access, Excel, PowerPoint и Word. Например, если вы создадите и сохраните файл Microsoft Word, соответствующая запись появится в Дневнике. Если откроете файл PowerPoint, запись также должна появиться. Установим также флажок Александр Анатольевич Семенов в списке для следующих контактов. Флажок Татьяна Ларина ставить не будем. Другие настройки менять не будем. Нажмите кнопку OK. В окне Параметры – тоже кнопку OK. Теперь в списке папок выберите Входящие и создайте новое сообщение. Нажмите кнопку Кому в окно Сообщение, выберите Татьяну Ларину. И нажмите OK. В поле Тема напишем Проверка дневника. Никакой текст письма писать не будем. Нажмите кнопку Отправить. Поскольку подключения к Интернету нет, появилось окно Ход отправки и получения сообщений Outlook. Для того, чтобы оно не появлялось, поставим флажок Не отображать это диалоговое окно во время отправки и получения. И закроем это окно нажатием кнопки Закрыть. Письмо помещено в папку Исходящие. Щелкните эту папку. Теперь создадим еще одно письмо Александру Семенову. Выбираем кнопку Кому, в списке выбираем Александра Семенова и нажимаем кнопку OK. В поле Тема пишем ту же фразу – Проверка дневника. После чего нажимаем кнопку Отправить. Теперь в Исходящих уже 2 письма. Мы произвели определенные действия над сообщениями электронной почты, связанными с определенными контактами. Выберем папку Дневник в списке. В Дневнике появилась 1 запись. Щелкните эту запись дважды. Появилось окно Записи в дневнике. Внизу имеется строка Контакты, в которой указано имя адресата – Александр Анатольевич Семенов. Ему мы отправляли это письмо. Значок его находится здесь. Закроем запись в Дневнике.
* * *
2.5. Дневник. Часть 2
Мы отправили, точнее, переместили в папку Исходящие, 2 письма. Почему запись сделана только об 1? Щелкните папку Исходящие. Второе письмо было отправлено Татьяне Лариной. Вернемся в папку Дневник. Откройте меню Сервис, щелкните строку Параметры. Появилось окно Параметры. На вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры дневника. Если бы в списке для следующих контактов был установлен флажок Татьяна Ларина, Тогда в дневник попали бы обе записи об отправке электронных сообщений. Снимем этот флажок и нажимаем кнопку OK. В окне Параметры – тоже OK. Произведем некоторые операции по отношению к различным приложениям Office. Откроем папку Мои документы. Нажмите кнопку Пуск, выберите строку Мои документы. Откройте документ Microsoft Word проверка двойным щелчком мыши. В этом документе нет никакого текста. Закроем его. Свернем окно Мои документы. В папке Дневник никаких изменений не произошло. Откроем другую папку. Например, Исходящие. Затем откроем папку Дневник. Благодаря этому действию папка обновилась, и появилась новая запись – Microsoft Word. Для того, чтобы увидеть ее, нажмите знак + слева. Мы видим значок программы Microsoft Word. Одно только то, что мы открыли, а потом закрыли этот документ, позволило
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
217
программе внести запись в дневник. Произведем еще один опыт. Щелкните папку Календарь, например. Теперь – кнопку меню Пуск. Подведите указатель к строке Недавние документы. В списке выберите файл Психологический клуб 1. Он недавно был открыт, этот файл. Это – документ Microsoft PowerPoint. Закроем этот документ и вернемся в папку Дневник. В Дневнике появилась еще одна запись. Нажмите знак + слева от нее. Значок программы Microsoft PowerPoint указывает на то, что соответствующий документ PowerPoint был открыт, и запись появилась в дневнике. Положение элементов, находящихся в списке, относительно шкалы времени указывает на то, когда были совершены действия. Время таким образом установить трудно, но ясно, что это произошло во второй половине дня пятницы, 30 июля. Чтобы определить время точнее, нужно щелкнуть значок дважды, например, значок сообщения электронной почты. Здесь начало действия указано 19.19. Закроем это окно. Щелкнем значок Microsoft Word дважды. Здесь время уже – 19.39. Немного позже, значит. Закрываем окно. И документ Microsoft PowerPoint был открыт в 19.46. Закроем и это окно. Для того чтобы прекратить создание записей в Дневнике, раскройте меню Сервис, выберите команду Параметры и нажмите кнопку Параметры дневника в окне Параметры. Появилось окно Параметры дневника. Снимем все те флажки, которые мы поставили. В списке Автозапись элементов был установлен 1 флажок для сообщений электронной почты. Снимем и остальные флажки, после чего нажимаем кнопку OK. И в окне Параметры – тоже кнопку OK. Для удаления выделенной записи можно нажать кнопку Удалить на панели инструментов. Запись удалена. Теперь нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, щелкните строку, в которой имеются слова Тип записи. Выделены обе подобные строки. После чего нажмите клавишу Delete на клавиатуре. Microsoft Office Outlook сообщает, что данное действие будет применяться ко всем элементам выбранных групп, а действие это – удаление. Нажимаем кнопку OK, и элементы удалены из дневника.
* * *
2.6. Заметки
Кроме тех папок, с которыми мы уже познакомились, в списке имеются такие папки, как Задачи и Заметки. Заметка подобна записи в блокноте или на листочке бумаги с клейкой полосой, которыми пользуются многие люди. Подведите указатель мыши к кнопке Создать на панели инструментов. Всплывающая подсказка содержит слова Создать заметку. Это – благодаря тому, что мы открыли папку Заметки. Нажмите кнопку Создать. На экране появилось окно, закрашенное в желтый цвет. Вверху имеется синяя полоса, взявшись за которую, можно передвигать окошко для заметок в любое место экрана. Ниже мы видим мигающий курсор. Здесь можно вводить текст. Внизу находится сегодняшнее число и время создания заметки. В окошко заметок можно вводить любую информацию. Например, что нужно позвонить по определенному телефону в определенный момент времени. Закончив ввод текста, просто нажмите крестик в правом верхнем углу окошка для заметок. В папке Заметки появился значок заметки с первыми словами, которые я ввел в эту заметку. Наведите указатель мыши на слова. Во всплывающей подсказке мы видим текст этой заметки. Для того чтобы отобразить текст в окошке для заметки, дважды щелкните значок. Окошко открыто, и вы можете прочитать текст. Закройте его. То, как выглядят заметки в папке Заметки, зависит от выбранного представления. Щелкните папку Заметки в области переходов. Теперь слева отображается не весь список папок, а только папка Заметки и список представлений, которые мы можем назначить этой папке. Сейчас заметки представлены в виде значков. Можно выбрать. вариант Список заметок. Представление заметки в папке заметки изменилось. Теперь мы видим полный текст этой заметки и число, когда заметка была создана. Добавьте еще одну заметку в список. Например, пусть будет следующее напоминание. Заметка создана, закроем окошко. Заметка, созданная позже, появляется вверху списка. Я создам еще несколько заметок. Вот одна, например. Закрываю ее. Вот другая. Закрываем тоже. И вот третья. Эту заметку тоже закройте. В этом представлении – список заметок – для открытия какой-либо заметки нужно также дважды щелкнуть ее. Любой заметке можно назначить определенную категорию. Щелкните значок в левом верхнем углу окна Заметки. Появилось меню, в котором найдите команду Категории. Появилось окно Категории. Среди списка имеющих-
218
TeachPro Microsoft Office 2003
ся категорий выберите ту, которая больше всего подходит. Например, Планы на будущее. Установив флажок, нажмите OK. Закроем эту заметку. Эта категория появилась в столбце Категории. Откройте заметку Посмотреть телевизор вечером. Назначьте этой заметке ту же самую категорию. Нажимайте OK. Теперь закройте эту заметку. Слова Планы на будущее появились в столбце Категории. Заметки можно распределить по категориям. В области переходов щелкните опцию По категориям. Распределение заметок в папке Заметки изменилось. Вверху собраны заметки, для которых категории не назначены. Ниже находится категория Планы на будущее. Откройте двойным щелчком, например, заметку Телефон 01 – МЧС. Окошко заметки можно перекрасить. Щелкните в левом верхнем углу значок. Найдите строку Цвет. Появилось подменю. Здесь указано несколько цветов – Синий, Зеленый, Лиловый, Желтый и Белый. Желтый сейчас выбран, и окошко – желтого цвета. Выберите, например, лиловый. Цвет окошка изменился. Закройте его. Изменился и цвет значка в списке заметок. Назначьте такой же цвет заметке Выяснить, почем нынче яхты. Открываем ее, щелкаем значок в левом верхнем углу, подводим указатель к строке Цвет и выбираем цвет Лиловый, после чего закрываем окошко заметки. Распределим заметки по цвету. Для этого нужно выбрать соответствующую опцию слева. Заметки, закрашенные лиловым цветом, собраны вместе. Отдельно показаны желтые заметки. Еще один вариант, имеющийся в списке Текущее представление – За последние семь дней. Поскольку мы создали все заметки, которые сейчас есть сегодня, 31 июля, заметки за другие дни здесь, естественно, не отображаются. Щелкните вариант Значки. Значки также закрашены разным цветом – желтым и лиловым.
* * *
2.7. Задачи
В списке личных папок выберите Задачи. В области просмотра отображается папка Задачи. В данный момент в списке никаких элементов нет, задачи мы не назначили. Как создать задачу? Подведите указатель к кнопке Создать. Создать задачу. Щелкните кнопку. На экран выведено окно Задача. Здесь имеются две вкладки – Задача и Подробно. Вернитесь на вкладку Задача. Введем здесь необходимые данные. Но сначала развернем это окно во весь экран с помощью кнопки Развернуть. В поле Тема введем задачу. Например. Срок выполнения задачи указывается в списке Срок. Раскройте список, щелкнув стрелку. На экране появился календарик. Выберите нужную дату. Для этого можно воспользоваться стрелками справа или слева. Например, для перехода к августу 2004 г. И выбрать нужное число в календарике или ввести это число в поле. Например, изменим 2004 г на 2005. Ясно, что это уже будет не четверг, но программа сама определит, какой день недели это будет после того, как мы щелкнем в следующей строке. Программа здесь установила день недели – пятница. Определим дату начала. Здесь также можно щелкнуть стрелку. Открывается календарик. Перейдем к августу. Предположим, начало написания отчета назначим на 2 августа. Итого, у нас более чем целый год на написание отчета. Вполне достаточно. Список Состояние позволяет указать текущее состояние выполнения задачи. Раскройте этот список. Здесь имеются пункты Не началась (задача имеется в виду), Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена. Оставим выбранным пункт Не началась. Ниже в списке указывается важность. Важность бывает Обычная, Низкая и Высокая. Оставим Низкую, например. Процент выполнения задачи указывается в счетчике, находящемся правее. Сейчас установлено значение 0%. Можно увеличить
Раздел VI. Microsoft Outlook 2003
219
это значение, щелкнув стрелку, указывающую вверх. Сразу указывается значение 25%. Еще один щелчок. Теперь уже 50%. Установим, например, 25. Для этого нужно щелкнуть стрелку вниз. В списке Состояние автоматически выбрано Выполняется. Доведем значение счетчика до 100%. В таком случае, Состояние – Завершена. Но поскольку выполнение этой задачи даже не началось, щелкните в поле и удалите цифры 1 и 0 с помощью клавиши Backspace. Задача – это некая обязанность, за выполнением которой нужно проследить. Для этого можно использовать оповещение. С этой возможностью мы уже разбирались. В данном случае, я флажок ставить не буду. Имя ответственного введено программой автоматически. Ниже находится текстовое поле. Здесь можно ввести пояснение к теме задачи. Например, следующий текст. Закончив ввод данных, нажмите кнопку Сохранить и закрыть. В списке задач появилась новая задача. Назначение столбцов можно узнать, подводя к заголовку столбца указатель мыши. Этот столбец, например, сортировка по признаку завершена задача или нет. Флажка здесь в прямоугольнике нет. Если его поставить щелчком мыши, задача считается выполненной, и в этом случае она зачеркнута. Снимем флажок. Следующий столбец – тема. Тему мы видим. Это – написание отчета за 3 квартал. Конечный срок выполнения задачи указан правее. Это – пятница, 19 августа 2005 г. В области переходов нажмите кнопку Задачи. Текущее представление задач можно изменять. Сейчас они представлены в виде простого списка. Список может быть подробным. Выберите эту опцию. В таком случае, мы можем видеть, какой уровень важности назначен данной задаче, не только срок ее выполнения, но и состояние выполнения, процент готовности, категории. Если задаче назначены категории, то их можно отсортировать по категориям, выбрав соответствующий переключатель в списке. Данной задаче категория не назначена, о чем указывает слово нет. Мы можем увидеть назначенную задачу и на временной шкале. Это – последний переключатель в списке. Значок задачи виден в правой части папки Задачи. Начало ее выполнения назначено на 2 августа. На горизонтальной полосе прокрутки щелкните стрелку, указывающую вправо. Длительность задачи указана полосой сверху. Передвинем ползунок вправо на полосе прокрутки. Сейчас мы видим август 2004 г. Передвинем ползунок еще правее. Он автоматически отодвигается назад, и мы можем перетягивать его снова вправо, до тех пор, пока не доберемся до конечной даты. Мы не будем этого делать. Щелкните опцию Простой список в области переходов. Создадим еще одну задачу. Для этого нужно нажать кнопку Создать на панели инструментов. На экран выведено окно Задача. Сейчас она без имени. Введем тему. Эта тема – Озеленение. Выберем срок выполнения задачи. Пусть это будет, например, 15 июля 2004 г. Дата начала – 14 июля. Состояние задачи оставим – Не началась, Важность – Обычная, Готовность – 0%. Назначим категорию для этой задачи. Нажимаем кнопку Категории. В списке категорий выберите Дела и подтвердите этот выбор нажатием кнопки OK. В текстовом поле появилось слово «дела». Закроем это окно, сохранив сведения. Для этого нужно нажать кнопку Сохранить и закрыть. Новая задача появилась в списке. По умолчанию просроченные задачи помечаются красным цветом. Выберите в списке представлений По категориям. Вверху отображается задача, для которой категория не назначена, ниже – задача, у которой категория обозначена как дела. В области переходов раскройте список папок. Выберите Личные папки. В разделе Задачи отображаются те задачи, которые мы внесли. Просроченная задача отображается красным цветом. При наведении на нее указатель мыши превращается в изображение руки. Щелкните ссылку. В результате открылось окно Задача, в котором можно изменить введенные данные. Не будем этого делать, просто закроем окно.
* * *
2.8. Печать календаря
Для того, чтобы напечатать необходимые сведения, выберите соответствующую папку. Например, Календарь. Календарь отображается в области просмотра. На панели инструментов щелкните кнопку Печать. На экран выведено окно Печать. В этом окне указываются различные данные, касающиеся печати. В частности, имя принтера. В данном случае, это – принтер программный. У вас здесь будет, по всей вероятности, какое-то другое имя. Ниже идет группа, в которой дана информация о принтере – состояние, тип, порт, заметки. Еще ниже мы видим надпись Напечатать календарь. Поскольку была выбрана папка Календарь, эта надпись автоматически здесь появилась. Щелкните стрелку. В списке только одна строка – Календарь. Далее мы видим группу Стиль печати. В списке слева можно выбирать различные стили печати. Это делается щелчком мыши. Для того чтобы просмотреть остальные стили, щелкните стрелку внизу. Можно просматривать с помощью ползунка. Передвинем его вверх. Текст стилей печати в этом окне отображается не полностью. Чтобы увидеть полное отображение его, щелкните кнопку Определить стили. Появляется окно Определение стилей печати. Стили печати следующие: Ежедневник – он сейчас выбран. Еженедельник. Выберите его щелчком мыши.
220
TeachPro Microsoft Office 2003
Ежемесячник, Три колонки, Подробный календарь… Передвинем вниз ползунок. И заметка. Вернемся к первому стилю. Ежедневник. Нажимаем кнопку Закрыть. Правее в этом окне имеется группа Копии. Здесь указывается, какие страницы должны быть напечатаны. Все. Раскройте список. Только четные или Только нечетные. Оставим Все. Ниже указывается число копий. По умолчанию – 1. Если нужно больше копий, то щелкните стрелку, указывающую вверх на счетчике. Теперь 2 копии. Я щелкну еще раз. 3 копии и так далее. Число можно ввести и вручную. Щелкнем перед цифрой 3. Введем сюда, например, цифру 1. Получилось 13 копий. А теперь удалим цифру 3 нажатием клавиши Delete. Число копий – 1. При данных установках сначала все будут напечатаны первые страницы, затем – все вторые, затем – все третьи и так далее. Такую установку можно изменить, поставив флажок Разобрать по копиям. В этом случае сначала будут напечатаны все страницы, но по одной. Затем – опять все страницы, начиная с первой и заканчивая последней. Эта установка имеет смысл в том случае, если число копий – больше 1. Установим здесь значение 1. Для этого нужно щелкнуть стрелку, указывающую вниз на счетчике. И снимем флажок. Ниже имеется группа Диапазон печати. В этой группе указывается, какие числа должны быть напечатаны из Календаря. По умолчанию здесь введено текущее число. Начало – суббота 31 июля 2004 г., конец – та же самая дата. Итак, стиль печати у нас – ежедневник. Посмотрим, как будет выглядеть напечатанная страница. Для этого нажмите в правом нижнем углу кнопку Просмотр. На экран выведено окно Предварительный просмотр. На экране мы видим ту страницу, которая будет распечатана. На ней отображается 31 июля, суббота. Для того чтобы перейти в окно настроек печати, нажмите кнопку Печать. Выберем теперь такой стиль печати, как Еженедельник. Диапазон печати оставим прежний. Нажмите кнопку Просмотр. На этот раз в окне предварительного просмотра мы видим страницу, содержащую несколько чисел с 26 июля по 1 августа. Для того чтобы лучше разглядеть ее, нужно навести указатель на страницу, он превращается в изображение лупы с крестиком внутри. И щелкните левой кнопкой мыши. Изображение увеличилось, однако реальный размер распечатываемой страницы будет неизменным. Мы просто увеличили масштаб. Передвиньте ползунок вверх. Сейчас мы видим верхнюю границу страницы. Передвиньте вниз. Здесь – нижняя граница. Наведите указатель мыши на страницу. Теперь здесь имеется изображение лупы, внутри которой уже не плюс, а минус. Щелкните левую кнопку мыши. Страница уменьшилась до прежнего масштаба. Нажмите кнопку Печать. Мы опять попали в окно настроек печати. Перейдем к следующему стилю – Ежемесячник. И посмотрим, как будут выглядеть напечатанные страницы. Весь месяц – июль 2004 г. – отображен здесь на 1 странице. Вернемся в окно Печать. Выберем такой стиль печати, как Ежедневник, и изменим диапазон печати. Например, нам нужно напечатать 2 страницы. Суббота, 31 июля. Щелкните список Конец. Перейдите к августу. И воскресенье, 1 августа. Выберите эту дату, Теперь в поле Конец она отображается. Нажмите кнопку Просмотр. В окне предварительного просмотра мы видим страницу с числом 31 июля. Это – суббота. Передвиньте ползунок полосы прокрутки вниз. И здесь же находится вторая страница – 1 августа, воскресенье. В строке состояния указано номер страницы и общее количество страниц. Вернемся к настройкам печати. Если вы хотите напечатать страницы не на бумаге, а сохранить их в файл, тогда поставьте флажок Печать в файл. Затем нажмите кнопку OK. Появляется окно Печать в файл, в котором нужно выбрать папку, в которую будет сохранен документ, записать имя файла в соответствующем поле, после чего нажать кнопку OK. Сейчас она недоступна, потому что имя файла не записано. Я нажму кнопку Отмена. Еще раз щелкните кнопку Печать. Если флажок Печать в файл не ставить, а нажать просто кнопку OK, то начнется печать выбранных страниц. Поскольку у меня в Календаре никаких сведений нет, я не буду ничего печатать, и нажму кнопку Отмена.
* * *
Раздел VII. Microsoft Publisher
221
Раздел VII. Microsoft Publisher Глава 1. Ознакомление с MS Publisher 1.1. Заготовки
После инсталляции полного пакета Microsoft Office выпуска 2003 года на вашем компьютере появятся вот эти программы: Microsoft Access, Microsoft Word, Excel и Publisher, т.е. интересующие нас приложения. Откроем его в первый раз. Появляется интерфейс этой программы, а в рабочем поле мы видим подсказку, что надо делать для того, чтобы начать работу с этой программой. Вот эта стрелка нам указывает, чтобы приступить к работе, выберите вариант из списка, в зависимости от нашего намерения, т.е. от того, что конкретно мы хотим подготовить к публикации, данная программа старается облегчить нашу задачу и предлагает нам следующий выбор. Первая публикация для печати, второе– web-узлы и электронная пота, наборы различных макетов и пустые публикации. Также внизу мы видим гиперссылки на пустые публикации, пустая web-страница и из
существующих публикаций. Начнем с самого простого, просто откроем публикацию для печати, вот эту часть. В рабочем поле мы видим, появляются быстрые публикации. Воспользуемся полосой прокрутки и просмотрим, что нам предлагают в качестве быстрых публикаций. Здесь, различным образом оформленные страницы, которые содержат один и тот же рисунок, вот этот закат, места, выделенные для текстовых вставок и раскрашенные поля. Выберем, например, вот этот вариант, быстрая публикация – волны. Активируем левой кнопкой мыши. Происходит загрузка соответствующего файла. И теперь мы детально можем разглядеть, из чего же состоит вот эта работа. Пунктирными линиями здесь выделены вот эти места, картина, раскрашенное поле, вот эта часть и текстовая часть, выделенная здесь, как заголовок. Придумаем какое-нибудь применение и сделаем соответствующие изменения для этой работы. Например, сделаем из нее пригласительный буклет для приглашения на отдых на какой-нибудь горный курорт. Выделим вот этот заголовок и вместо этого слова впишем сюда слово "Приглашение". Совершенно аналогично мы можем выбрать следующий участок с текстом. Здесь автоматически появляется подсказка, чтобы выделить весь текст, нажмите сочетание клавиш Ctrl и A. Но дальше этого делать мы не будем, так как наша задача состояла лишь в том, чтобы показать самый простой путь того, каким образом можно выбрать какую-нибудь подходящую заготовку и применить ее для создания требуемой публикации. Сейчас закроем это окно. Вернемся назад и посмотрим, что нам предлагают еще. В публикациях для печати, кроме быстрых публикаций, находятся бланки. Давайте пролистаем их. Выбор достаточно широкий. Естественно такие заготовки могут нам пригодиться для создания какого-нибудь специфического бланка для нашего предприятия. Продолжим просмотр. Буклеты. Заголовок "Информационные буклеты". И действительно, здесь очень широкий выбор. Позже мы вернемся к данной библиотеке, для того чтобы показать, каким образом можно решать задачи, при которых эти заготовки будут полезными. Пролистаем еще. Прейскурант, События, здесь Благотворительная акция. Теперь посмотрим Бумажные модели. Например, Бумажные самолеты. Вы, наверняка, это делали в детстве. Наносятся определенные линии, потом вырезается бумажный лист по этим линиям, и вы получаете, например, модель бумажных самолетов. Смотрим ниже - Оригами, тоже кое-что подобное, потом Бюллетени различного назначения, визитные карточки очень интересные, тоже огромный выбор, в
222
TeachPro Microsoft Office 2003
которые можно внести изменения графические, ну, естественно вписать ваши данные и сделать себе визитную карточку, деловые бланки, здесь огромное множество. Мы еще вернемся к ним. Открытки. Опять возвращаемся. Сейчас мы просто пролистаем содержимое данного меню. Вот плакаты информационные, распродажа, день рождения, праздник и т.д. Подарочные сертификаты, приглашения, например, на день рождения, торжество и т.д. Резюме. Теперь перейдем на рассмотрение следующего раздела, web-узлы и электронная почта. Начнем с webузлов. Раскроем содержимое. Построитель простых web-узлов, web-узлы на трех страницах и т.д. Рассмотрим эти. Прокрутим опять. Рассмотрим электронную почту. Выберем посылки. Пролистаем. Любую из них вы можете использовать, для того чтобы послать кому-нибудь по электронной почте какое-нибудь сообщение, будь то приглашение, поздравление или что угодно. Давайте теперь пролистаем наборы макетов. Выберем, например, личные бланки. Выберем какой-нибудь стиль, викторианский, например. Посмотрим ретро, смешанные и т.д. Смотрим ниже. Вот еще, например, наборы "Ресторан", предлагается готовый список вин. Представьте себе, насколько упрощается задача, например, для создания оригинального меню для ресторана. Посмотрим теперь пустые публикации. Здесь целая страница одних только подзаголовков. Обратите внимание, предусмотрено даже то, что после печати страницы, ее можно будет сложить, например, по книжному сгибу или сложить вчетверо и т.д.
* * *
1.2. Шаблоны
В списке новых публикаций мы видим строку web-страницы. Вот соответствующая заготовка, которая содержит традиционный символ для webстраницы, вот этот глобус. Обратимся теперь к гиперссылке Пустые публикации. Активируем. Перед нами появляется пустой лист, на котором имеется лишь разметка границ, вот эти синие линии. А с левой стороны мы имеем макеты публикаций. Активируем параметры: Быстрая публикация. На этот раз мы получаем доступ к определенным, заранее размеченным заготовкам, которые, как и в показанном предыдущем случае, содержат выделенное поле для рисунка и для различных надписей. Активируем, например, вот этот вариант. И перед нами опять та знакомая модель, которую мы уже постарались переделать. Активируем теперь макеты публикации. Нам
опять предоставляется знакомый выбор. Давайте выберем еще один вариант заготовок. Например, плетенка. Загружается схема, и теперь обратимся к гиперссылке Цветовые схемы. Слева, на так называемой панели задач, нам предоставляются определенные заготовки цветовых схем. Цветовая схема это определенное чередование цветных элементов, которые в сочетании дают гармоническое распределение цвета и создают общий дизайн. Вот обратите внимание, например, луг, который сейчас активен, вот последовательность цветовых гамм, мы имеем графические элементы, раскрашенные в соответствующих цветах. Давайте изменим цветовую схему. Пусть, например, будет гранат. Видите, тут же изменилась картинка в рабочем поле. Мы получили уже другой дизайн. Хотя графические элементы изменили только цвет. Выберем теперь Ирис. Можем воспользоваться полосой прокрутки и посмотреть другие цветовые схемы, например, ягоды или вернуться в начало к названию альпийский. В первой строке мы видим, что здесь есть пользовательский вариант цветовой схемы. Активируем. Ниже, мы имеем специальную гиперссылку Пользовательская цветовая схема. Активируем. Перед нами открывается диалоговое окно, которое
Раздел VII. Microsoft Publisher
223
предназначено для создания новых цветовых схем по усмотрению пользователя. Выберем, например, имеющуюся пользовательскую цветовую схему и изменим ее. Акцент один, поменяем цвет. Пусть будет, например, вот этот. Обратите внимание, где меняется цвет. Следующий акцент – 2. Здесь тот же цвет сделаем чуть-чуть потемнее. Следующий цвет выберем вот этот. Дальше, пусть будет оранжевый цвет. И вместо белого фона, пусть будет серый. Синий заменим на магнето, а красный на темнокрасный. ОК. И мы внесли изменения в этот пользовательский вариант цветовой схемы. Мы могли бы поступить и иначе. Опять активируем пользовательскую цветовую схему и нажимаем клавишу Сохранить схему. Здесь нужно ввести какое-нибудь название и схема будет сохранена. Отменим. Данное диалоговое окно содержит также другую вкладку - Стандартная. Здесь содержатся те же самые цветовые схемы, которые раскрыты у нас с левой стороны на панели задач. Данные цветовые схемы вы можете также распечатать. Теперь отменим. Вернемся опять к макетам публикаций. Выберем теперь какой-нибудь другой вариант. Пусть будет, например, этот. Опять активируем цветовые схемы. На этот раз мы обнаруживаем, что цветовая схема здесь установлена - Пользовательская. Вернемся к параметрам быстрой настройки, активируем параметры "Быстрая публикация", выберем все тот же знакомый нам макет. Вы, наверное, уже заметили, что здесь цветовая схема изменена. Т.е. в данный момент применяется, назначенная нами пользовательская цветовая схема. Активируем теперь шрифтовые схемы. Вот гиперссылка с левой стороны. Активируем. Воспользуемся полосой прокрутки и поменяем шрифтовую схему. Воспользуемся, например, вот этой схемой Impact. Обратите на изменение, в рабочем поле, меняются шрифты, назначенные для заголовков в отдельности и для текста, ниже применен другой шрифт Georgia. Надписи здесь видны не хорошо, поэтому вернемся в цветовые схемы и поменяем цветовую схему, пусть будет альпийский вариант. Здесь уже получаем более ярко выраженные надписи. Вернемся опять в шрифтовые схемы и посмотрим еще какой-нибудь другой вариант. Выберем, например, на этот раз Arial Black. Происходит активирование, соответственно меняется дизайн в рабочем поле. Применим еще один Franklin Gothic. Посмотрим результат. Прокрутим дальше. Посмотрим Arial Black. Еще выберем какой-нибудь вариант. Пусть будет, например, вот этот. Можно сказать, что вариант Impact был лучше. Обратите внимание, когда мы подводим курсор к этому разделу, здесь появляется вот эта кнопка. Раскроем. Раскрывается маленькое диалоговое окно, которое предоставляет нам возможность применить схему, привести схему в соответствии с текущей публикацией, дублировать схему, переименовать ее или удалить. Применим эту схему простым нажатием левой кнопки мыши. Эта схема характеризуется тем, что для заголовка здесь используется известный шрифт Impact, который выделяется особой жирностью. Активируем.
* * *
1.3. Универсальный инструмент WordArt
Итак, мы коротко ознакомились с библиотекой заготовок, предоставляемых нам программой Microsoft Publisher. Теперь начнем знакомиться непосредственно с интерфейсом этого программного продукта и ее инструментными средствами. Изучаемый нам программный продукт Microsoft Publisher во многом похож на другое приложение Microsoft Office Microsoft Word. Microsoft Word широко распространенная программа, и в дальнейшем, мы будем считать, что она вам более или менее знакома. В настоящий момент в рабочем поле находится название Microsoft Word, созданное с использованием инструмента Microsoft Office, так называемого WordArt. Выделим этот элемент, нажатием левой кнопки мыши, тут же появится диалоговое окно, в котором мы можем изме-
224
TeachPro Microsoft Office 2003
нить текст. Закроем его. И вот автоматически всплывает панель инструментов WordArt. Это настолько удачная разработка Microsoft, что она кроме Microsoft Word, была прямым образом интегрирована в изучаемый нами программный продукт Microsoft Publisher. Вернемся к ней. Закроем панель задач. Оно пока нам не понадобится. Откроем чистый рабочий лист, увеличим масштаб. Пусть будет 100%. И активируем WordArt. Вот соответствующая кнопка и символ. Диалоговое окно коллекции WordArt предоставляет нам возможность выбрать какую-либо из предлагаемых заготовок. Выберем, например, эту. Введем новый текст. Пусть будет Microsoft Publisher. Шрифт Impact сделаем жирным, ОК. Увеличим, растянув. Можем отформатировать аналогично тому, как это делается в Microsoft Word. Вернемся опять к программе Microsoft Word, скопируем в буфер обмена данный элемент. Копирование. Вернемся опять к Microsoft Publisher. Сбросим выделение, просто нажав на пустое место левой кнопкой мыши. Рабочий лист прокрутим чуть-чуть в верх. И теперь из меню Правка выбираем "Вставить", таким образом из буфера обмена вставляем сюда тот же элемент WordArt, созданный в программе Microsoft Word. Еще раз щелкнем два раза по названию Microsoft Publisher, ОК. И теперь, с использованием инструмента, называемого WordArt, постараемся видоизменить эту надпись. Можем, например, изменить текст или изменить выбор стиля. Нажмем на эту кнопку и применим тот же стиль, с помощью которого мы создали название Microsoft Word. Активируем, и обратите внимание, мы применили тот же стиль. Однако здесь размер шрифта другой. Для тех, кто не знаком с работой с инструментом WordArt, сейчас мы покажем, какие изменения и регулировки можно выполнить, применяя инструмент WordArt. Те, кто знает, как это делать в среде Microsoft Word, могут пропустить эту часть. Для тех, кто не умеет этого делать, мы покажем некоторые действия. Начнем вот с этой клавиши Формат объекта WordArt. Активируем. Раскрывается диалоговое окно Формат объекта WordArt. Начнем с первой вкладки этого диалогового окна. Цвет. Нажмем вот эту кнопку, мы можем выбрать другой какой-либо цвет или способы заливки. Начнем с простого. Выберем красный цвет. Подтвердим, ОК. Посмотрим, к чему это приведет. Вот основная надпись стала того цвета, который мы выбрали. Еще раз активируем. Теперь выберем другие цвета. Раскрывается диалоговое окно, для выбора любого цвета. Делаем наш выбор. Пусть будет этот цвет. Изменим прозрачность. Можно переключиться на другую вкладку "Спектр" и сделать выбор отсюда. Допустим, выберем теперь этот цвет. ОК. Или же можно обратиться к другим способам заливки. Открывается еще одно диалоговое окно Способы заливки. Здесь мы имеем достаточно широкий выбор. Например, ввести какой-либо один цвет, два цвета или воспользоваться заготовкой. Вот, например, такой. Подтвердим, посмотрим результат. Еще раз ОК. Таким образом, мы получили такую градиентную заливку. Способы заливки предоставляют нам достаточно широкий выбор. На этом, пожалуй, стоит остановиться. Еще раз обращаемся к диалоговому окну, для различных способов заливки и видим здесь, что выбранная нами заливка называется ранний закат. Раскроем это меню. Прокрутим, и выберем какой-нибудь, например, золото 2. Здесь слишком много градаций, пожалуй, это не будет смотреться красиво для нашей надписи. Выберем просто золото. Обратите теперь внимание. В нижней части этого диалогового окна нам предлагаются различные варианты, с более широкими элементами и с различным наклоном. В данном случае выбран диагональный вариант. Можно переключиться на диагональный в другом направлении, горизонтальный, вертикальный из угла и от центра. Выберем диагональнвй –2, с широкими полосами. Также можно изменить прозрачность. Пусть например будет 81%. Подтверждаем. ОК. И смотрим результат нашего последнего действия.
* * *
Раздел VII. Microsoft Publisher
225 1.4. WordArt
В любой момент мы можем вернуться к исходному варианту. Для этого активируем коллекцию WordArt и выбираем то, что было у нас с самого начала. Еще раз раскроем диалоговое окно Формат объекта WordArt и теперь отрегулируем цвет и окантовку сделанной нами надписи. Вот этот серый цвет не очень подходит к данной надписи. Выберем другие цвета. Вот, например, такой цвет. ОК. А штрихи для наглядности сделаем, например, такими точечными. Толщина у нас по умолчанию выставлена равной 1. Сделаем потолще. Подтверждаем. И получаем вот такой результат. Еще раз вернем исходную заготовку. И теперь посмотрим на другие вкладки диалогового окна Формат объекта WordArt - Размер. На этой вкладке можно менять размеры. Но это делается лишь в тех случаях, когда необходимо определить размеры с большой точностью. Давайте отменим. И покажем, что изменение размера гораздо проще, перетаскиванием вот этих узловых точек. То же самое касается и поворота или наклонения Объекта WordArt. Вот эта желтая точка перетаскивается, и мы сужаем верхнюю часть. Так же можно покрутить, сделав надпись наклонной. Отменим наше последнее действие. И посмотрим следующие разделы диалогового окна Формата WordArt - Макет. Здесь можно задать размеры отступления от границы листа. С левой стороны, например, мы имеем здесь 2,8 см, а по вертикали 10,7 см. Здесь же можно выбрать различные стили и определиться с тем, как будет располагаться обычный текст, по отношению этой графической вставки. Текст может быть нанесен вокруг, слева, справа или во всех возможных местах. Вернемся опять на первую страницу. И закончим вариацию выбора заливок тем, что вместо определенных заготовок, применим какую-нибудь текстуру. Вот разные текстуры, предлагаемые нашей программой. Выберем какую-нибудь из них. Например, вот эту. Обратите внимание, здесь находится клавиша - Другая текстура, активируем, она позволяет нам выбрать любой графический файл, не входящую в библиотеку нашего приложения и применить его в качестве текстуры. Отменим пока. Выбираем из присутствующих текстур для заливки. На этот раз подтвердим наш выбор. ОК. И смотрим результат нашего последнего действия. Еще раз вернем исходную заготовку и теперь активируем кнопку Форма WordArt. Раскрывается вот это диалоговое окно, по которому можно выбрать различные формы, которые могут быть приданы нашим объектам. Выберем, например, вот такой стиль. Здесь имитируется случай, когда надпись как будто нанесена на цилиндрическую поверхность. Она сейчас читается плохо, но мы можем изменить эту ситуацию косвенным путем, например, изменить текст. Активируем. И добавим сюда некоторое количество пробелов. ОК. Обратите внимание, с добавлением пробелов, смещается надпись под цилиндрической поверхностью и она более читабельна. Добавим еще несколько. ОК. И теперь читается вся надпись. Еще раз вернемся к исходной позиции. Здесь тоже эти пробелы нам мешают, и мы просто их снимем. ОК. Следующая кнопка, это отдельно вынесенная опция Обтекание текста. Активируем. Здесь те же варианты, которые мы уже рассматривали в предыдущем диалоговом окне. Поэтому сейчас мы их пропустим. Перейдем на следующую кнопку – Выровнять буквы WordArt по высоте. Активируем. И результат сразу же становится наглядным. Отменим последнее действие. Далее находится кнопка Вертикальный текст WordArt. Простым нажатием этой кнопки, мы получаем перевернутое изображение. Т.е. текст располагается по вертикали. Еще раз отменим. Посмотрим следующую кнопку. Это - Выравнивание WordArt. Сейчас у нас выравнивание по центру. Можно выровнять по левому краю, по правому или выровнять за счет интервалов. Не будем этого делать, посмотрим последнюю кнопку, которая выбирает ширину букв: очень узкий, узкий, обычный. Наш выбор широкий, очень широкий и кернинг пара знаков. Надпись Microsoft Word у нас выполнена гораздо широкими буквами, но это потому что, там мы использовали шрифт Impact. Поменяем здесь тоже. Поищем этот шрифт. Вот он. Выберем жирный вариант. ОК. И теперь эта надпись становится более жирной. Скроем этот инструмент. Еще раз отметим, что инструмент WordArt хорошо отлажен и ее стоит часто применять при создании стилизованных надписей.
* * *
226
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 2 Интерфейс 2.1. Меню Файл 2.1.1. Импорт документа Word Рассмотрим теперь сам интерфейс программы Microsoft Publisher. Данное расположение различных меню и клавиш, а также измерительной линейки, выставляется по умолчанию, и здесь мы еще ничего не меняли. В первую очередь просмотрим командные меню. Они занимают самую верхнюю строку непосредственно под титульной строкой содержащей название и тип текущего документа. Microsoft Publisher входит в пакет программ Microsoft Office, и нет ничего удивительного в том, что данная программа, точнее ее интерфейс, повторяет традиционное расположение этих меню, уже как бы в общепринятом порядке. Начнем с первого командного меню File. Нажимаем левую кнопку мыши и традиционно раскрывается вот это окно, которое содержит подменю. Первая же команда, это Создать. Практически то же самое, что и открыть новый документ. Следующая, также хорошо знакомая нам команда и соответствующая иконка, это Открыть уже существующий какой-нибудь документ. Далее, Закрыть, т.е. убрать с рабочего стола текущий документ. Справа вы видите соответствующие горячие клавиши, точнее их комбинации Ctrl F4, например, закрывает текущий документ. Следующая команда Импорт документа Word, это новая команда и ее название само говорит о себе. Любой документ, созданный в среде Microsoft Word может быть непосредственно импортирован в среду Microsoft Publisher. Для того чтобы продемонстрировать действие команды Импорт документа Word, сначала закроем документ, который у нас открыт в рабочем поле. Активируем команду "Закрыть". Теперь откроем пустой документ, мы для этого не будем входить в меню File, а просто воспользуемся вот этой иконкой "Создать". Открывается пустой документ Microsoft Publisher. Теперь выберем какой-нибудь документ Word, из которого мы будем импортировать содержимое в Microsoft Publisher. Выберем, например, вот этот документ, входящий в пакет Microsoft Office 2003 года. Он сейчас открыт в среде Microsoft Word. Закроем его. Еще раз раскроем меню File. Обратите внимание, меню File при первом нажатии открывается не полностью. Лишь спустя некоторое время, или после нажатия вот этих стрелок, оно открывается полностью. Выберем команду Импорт документа Word. Активируем. Раскрывается диалоговое окно Импорт документа Word. Укажем здесь путь к файлу, который мы уже выбрали. Вот этот документ. Активируем. И через некоторое время этот файл будет перенесен в поле Microsoft Publisher. Увеличим размер до 100%. Прокрутим вверх. И вот, тот текст, который мы импортировали из документа Microsoft Word. С левой стороны на панели задач автоматически раскрыт раздел – Параметры: импорт текста, он предоставляет нам быстрый доступ к наиболее вероятным последующим действиям после импортирования содержимого документа Microsoft Word. Вы, наверное, обратили внимание, что импортирован не только текст, но также и другие элементы. Закроем панель задач, или Докер, как его еще называют. К нему мы вернемся попозже. Продолжим рассмотрение командного меню File. Раскроем еще раз. Следующая команда Сохранить. Она как раз сейчас нам понадобится. Нажимаем левую кнопку мыши и появляется вот это диалоговое окно Сохранить как. Отменим и еще раз обратимся теперь уже к команде Сохранить как. Появится то же самое диалоговое окно. Отмена. Воспользуемся на этот раз командой Сохранить, а попозже подчеркнем в чем же все-таки разница между этими двумя командами. Во-первых, сохраняемому файлу надо придать имя. Пускай будет публикация 7. Выбор папки, где будет сохранен документ, происходит из этого окна. Кроме этого здесь присутствуют быстрые клавиши, вот они с левой стороны, они позволяют оперативно сохранить файл, например, на рабочем столе, в Моих документах или где-нибудь еще, шаговое передвижение по разветвлению папок происходит, используя вот эту клавишу, переход на один уровень вверх. Перейдем. Еще раз. Клавиша слева позволяет возвращаться к предыдущим папкам. Еще раз сделаем пару шагов вверх. Теперь нажмем вот эту кнопку, и здесь будут указаны те папки, по которым мы прошлись, двигаясь вверх. Вернемся обратно. Рядом, с правой стороны расположена кнопка Поиск по Интернету. Не покидая это диалоговое окно, с использованием вот этой клавиши Удалить, можно выделить и стереть любой файл, или группу. Здесь же можно создать новую папку и сохра-
Раздел VII. Microsoft Publisher
227
няемый файл разместить в нем. Здесь же находится знакомая вам кнопка представления, которая позволяет поразному представить файлы, содержащие текущие папки. Вот это меню в раскрытом виде, эскизы, рядом значки, список, таблицы, свойства, просмотр и web-представление. Следующая клавиша Сервис, опять позволяет удалить файл, переименовать, добавить на панель адресов, или подключить сетевой диск. Сама кнопка Сохранить с правой стороны имеет вот эту стрелку, где можно выбрать два режима – просто сохранить или сохранить с копией. Выберем последний режим. Еще раз обратимся к команде Сохранить и мы видим, что диалоговое окно уже не выводится, просто происходит сохранение изменения в текущем файле. Поэтому, если нам нужно вызвать диалоговое окно Сохранения, мы должны обратится к команде Сохранить как. Вот это диалоговое окно. Здесь мы уже видим, что наш файл, под именем Публикация 7 сохранен. Сохранена также резервная копия этого файла. Оба они имеют одинаковый размер. Это практически один и тот же файл. Самое нижнее окно вот это, позволяет нам выбрать тип файла, в котором будет сохранена наша работа. По умолчанию, естественно выводятся файлы Publisher, можно также сохранить данный файл, как шаблон Publisher, как файл прежней версии Publisher 98, или 2000 года. Можно также сохранить файл, как текстовый файл в кодировке Юникод, PostScript файл, обычный текст, web-страница в одном файле, web-страница, текст в формате RTF, как Works 6.0 или 7.0, как Word 97 или 2003 года, различные версии или версия 6 95 года, та же самая RichTextFormat, картинка в формате GIF, мета файл Windows или же картинка формата JPEG, TIF, PNG, DIB, EMF. Отменим это окно. Файл у нас уже сохранен и продолжим рассмотрение командного меню File.
* * *
2.1.2. Публикация и упаковка Продолжим рассмотрение командного меню File. Раскроем ее полностью. Следующая команда, это - Поместить на web-узел. Активируем. Появляется вот это диалоговое окно Публикация в Интернете. Здесь находятся некоторые сведения о порядке размещения Web-узлов в Интернете. А эта гиперссылка предоставляет возможность перейти на Webузел Microsoft Office Online. Для тех, кто имеет практику опубликования в Интернете предусмотрена возможность выставить здесь флажок, чтобы в это информационное окно напоминания в будущем не всплывало на экран. Подтверждаем, ОК. Открывается диалоговое окно Публикация на Web-узле, где нам сообщается, что данная публикация настроена для печати. Чтобы создать Web-узел, преобразуете ее в Web-публикацию. Активируем клавишу Преобразовать в Web-публикацию. На первом этапе Преобразования в Web-публикацию, программа запрашивает наше подтверждение, сохранить ли эту печатную публикацию и дополнительно создать Web-публикацию или же, если поставить точку в нижнем окне, то Webпубликацию будет переделан непосредственно текущий файл, находящийся в рабочем поле. Вернемся к прежнему выбору. Далее, мы должны определиться, добавить панель Навигации или не добавлять ее. Так как для данной публикации нет необходимости добавлять специальные навигационные средства, следовательно выбираем второй вариант. Нажимаем кнопку Готово. Через дополнительное информационное окно нам сообщается, что - Идет преобразование публикации. А в поле, для названия текущего документа, мы видим, что это уже Web-публикация. Еще раз активируем команду Сохранить, появляется знакомое нам диалоговое окно, где мы вводим новый индекс названия, и выбираем тип выходного файла Webстраница. Сохранить. И файл сохраняется с рас-
228
TeachPro Microsoft Office 2003
ширением HTM. Вот этот самый файл сохранен в нашей папке. Щелкнем два раза левой кнопкой мыши и этот файл откроется в окне Microsoft Internet Explorer. Вот этот файл. Вернемся в среду Microsoft Publisher. К детальному рассмотрению Интернет публикаций мы вернемся попозже. Сейчас продолжим рассматривать меню File. Раскроем ее полностью. Следующая очень интересная команда, это - Упаковать. Она имеет два возможных режима – Упаковать для другого компьютера и Упаковать для передачи в печать. Активируем первую из них. Открывается диалоговое окно так называемый Мастер упаковки. Этот мастер подготовит публикацию для переноса на другой компьютер. В чем же заключается такая упаковка. Во-первых, если эта большая публикация, ее можно разбить на составляющие и разместить на несколько Floppy дисков. Можно внедрить Шрифты, т.к. примененных шрифтов может не оказаться на другом компьютере. И последнее, можно сюда же включить связанную графику. Активируем кнопку "Далее". По умолчанию запись произойдет на Floppy диске. Можно переместить эту точку вниз, включить обзор папок, и мы видим, что здесь автоматически генерируется новая папка, которая предназначена для сохранения упакованного файла. Отменим, и активируем кнопку Далее. Именно на этой странице мы можем выставить флажок вот в этом окне, что означает, что примененные к данной работе шрифты, будут внедрены в выходной, т.е. экспортируемый файл. Здесь же можно создать связи для внедренной графики. Сейчас мы ограничимся этим и активируем кнопку Далее. На следующей странице нам сообщается, что упакованный, т.е. сжатый файл будет иметь расширение PUZ, он будет размещен в указанной папке. Шрифты, будут внедрены в этот файл. В тот же каталог мастер автоматически запишет распаковывающую программу UNPACK.EXE, которая понадобиться для распаковки сохраняемого файла на другом компьютере. Активируем кнопку Готово, и происходит упаковка в сжатый файл, таким образом публикация сохранена. Теперь вернемся опять к упаковке, но на этот раз для передачи в печать. Появляется аналогичный Мастер упаковки, кроме уже перечисленных возможностей, здесь еще два пункта Создание связи с внедренной графикой и печатных оттисков. Нажимаем далее, выбираем место, куда будет записано все это, еще рад далее, еще раз и опять нажимаем кнопку Готово. Пишется файл. Раскроем папку, куда записывается упаковываемый файл. Здесь уже видны иконка распаковщика - UNPACK.EXE и специального текстового файла – README.TXT. Откроем его. Здесь описывается, как работать с упакованным документом. Раскроем этот документ полностью и ознакомимся с ним подробнее. В первую очередь здесь вынесены рекомендации просмотра и печати данного текстового файла. Например, открыть командное меню Формат, и включить Перенос по словам. Так и сделаем. Ниже в разделе Список упакованных файлов, вот он, мы читаем, что упакованная публикация состоит из следующих файлов: Unpack.exe, программа распаковки упакованных файлов. ReadMe.txt – файл который мы сейчас читаем. Сжатый файл packed01.puz, в котором упакована публикация. В нем могут также содержаться внедренные шрифты и связанная графика. Публикация может быть упакована более чем на одном диске. В этом случае файл packed01.puz будет разбит на несколько составляющих для размещения на разных дисках. При распаковке публикации можно сохранять файлы в папке на локальном диске компьютера или на сервере. После распаковки в этой папке будет содержаться публикация с восстановленным названием с добавлением – PNG, и с обычным расширением – pub, а также внедренные шрифты и файлы с графикой.
Раздел VII. Microsoft Publisher
229
Как распаковать публикацию? Вставьте диск в соответствующий дисковод. На рабочем столе дважды щелкните значок "Мой компьютер". Дважды щелкните значок диска, на котором находятся упакованные файлы приложения Publisher. Дважды щелкните значок программы Unpack.exe. Введите путь к папке, в которой следует сохранить распакованные файлы, затем нажмите кнопку "ОК". Вместо того чтобы ввести путь можно нажать кнопку "Обзор", чтобы выбрать папку и два раза нажмите кнопку "ОК". После того как приложение Publisher сообщит, что публикация распакована, нажмите кнопку "ОК". В общем, это достаточно простая стандартная процедура. Если в публикации содержатся внедренные шрифты, при ее открытии в приложении Publisher выводится диалоговое окно Загрузка шрифтов. Можно использовать это окно для временной установки внедренных шрифтов. Все установленные шрифты доступны только в текущей публикации, и они будут изъяты после ее закрытия. Теперь закроем данный файл, и вернемся в среду Microsoft Publisher.
* * *
2.1.3. Поиск файлов Продолжим рассмотрение командное меню File. Следующая команда, это Поиск файлов. Активируем ее. Слева на панель задач выводится раздел Обычный поиск файлов. В это окно мы должны вписать какое-нибудь слово или текст, который мы хотим найти. Выберем какое-нибудь слово из текста активного документа, пусть будет, например, слово "Попросить". Копируем и вставляем сюда одновременным нажатием Ctrl V (сонтрол ви). Мы можем уточнить место, где будет проводиться поиск. По умолчанию здесь активен поиск в Моем компьютере. Можно также подключить Мое сетевое окружение или Outlook. Можно также активировать Везде. Оставим то, что было по умолчанию. В следующем окне, раскроем его, можно выбрать типы файлов, в которых будет проводиться поиск выбранного нами слова или какого-нибудь текста. Здесь также оставим выбор По умолчанию. Здесь выбраны файлы Word, Microsoft Excel, Power Point, Access, файлы подключения, файлы видео и т.д. Пусть будет то, что было По умолчанию. Посмотрим еще вот эту гиперссылку Параметры поиска. Раскрывается диалоговое окно Настройка службы индексирования. В настоящий момент быстрый поиск отключен. При необходимости можем включить быстрый поиск путем вставления точки в верхнем окне, и служба индексации позволит индексировать файлы компьютера для ускорения поиска. На этот раз мы отменим это окно. Теперь заглянем, какие подсказки нам предлагает данная программа. Активируем. Раскрывается вот это диалоговое окно с правой стороны. Здесь нам предлагают некоторые советы по использованию средств в области задач. Раскроем эту гиперссылку. Область задач, это область в окне приложения Microsoft Office, содержащая часто используемые команды. Они позволяют использовать эти команды, не прекращая работу над файлами. Раскроем. Посмотрим подсказки по вводу искомого текста. Здесь нам советуют, как выбирать ключевые слова. Некоторые особенности для текстов на различных языках и подобное. Далее, выбор Области поиска. Активируем. Здесь также для начинающих детализированы возможности сужения в области поиска. Выбор Типовых документов. Раскрываем. Область поиска значительно сужается при выборе конкретных типов документов. Это особенно важно, если компьютер перегружен множеством различных документов. Наконец, условия Расширенного поиска. Активируем. Здесь можно добавлять условия, связанные с определенными свойствами, такими как "Дата", т.е. время создания файла и т.д. Закроем это окно. Внизу остается еще три гиперссылки, к которым мы вернемся попозже. А сейчас давайте проведем простой поиск выбранного нами слова. Активируем клавишу "Найти". Начинается поиск. Это занимает определенное время. И, наконец, мы видим, что найдено 7 документов, содержащих это слово. Из них, вот, пожалуйста, резервная копия данного документа, которую мы сохранили. Кроме документов Microsoft Word, здесь оказалось, что данное слово употреблено еще в двух документах формата HTM. Раскроем один из них. Щелкнем два раза левой кнопкой мыши по этой строке, и раскроется соответствующий файл в окне Microsoft Internet Explorer. Обратимся к команде "Найти на этой странице" и впишем сюда слово, которое мы выбрали, "Попросить", нажимаем Найти далее. Закроем это поисковое окно и мы видим, что здесь выделено слово, которое мы задали для поиска. Вернемся в нашу среду и отметим, что это очень удобное и
230
TeachPro Microsoft Office 2003
эффективное средство поиска различного типа информации в различных документах, хранящихся на ваших компьютерах. И не только. Мы уже отмечали, что поиск можно расширить. Рассмотрим оставшиеся гиперссылки, справочные материалы. Здесь мы обнаруживаем дополнительные возможности, например, перевести слово или предложение, при этом исходным языком будет выбран, например, английский или немецкий, а язык перевода немецкий. В данном случае поиск не дал результатов. Здесь автоматически генерируются подобные слова для альтернативного поиска, например со словом "Попросить" просто связано слово "Просить". Активируем Параметры перевода. В раскрывшемся диалоговом окне можно уточнить параметры перевода. Отменим. Вернемся теперь на шаг назад. На панели задач у нас открыт раздел обычный поиск файлов и теперь мы обратимся к гиперссылке Расширенный поиск файлов. На панели задач раскрывается раздел Расширенный поиск файлов. В чем же заключается расширение поиска. Посмотрим Свойство. Вот это первое окно. Раскроем его. Прокрутим. И мы обнаруживаем, что файлы можно искать вот по таким характеристикам, как автор файла, адрес, владелец, дата заполнения, дата печати, дата сохранения и т.д. Можно также задать размер файла, число страниц по определенному шаблону и т.д. Выберем на этот раз Размер файла. В следующем окне – условие, выбираются такие настройки, как:, равно - не равно, больше – меньше, не менее – не более. Выберем равно. В следующем окне – значение, вводится численная величина размера искомого файла. Введем 48640 и активируем кнопку "Добавить". Нажимаем кнопку "Найти" и начинается поиск файла, размер которого точностью равен единице, введенной нами 48640. В результате поиска найдено три таких файла. Два из них сохраненные нами Публикация номер 7 и ее копия, о котором мы уже говорили. Нашелся еще один файл, который совпадает с размером с нашими файлами. В тех случаях, если мы ошиблись с заданием параметра поиска, мы можем изменить эту величину. Для этого надо активировать кнопку Удалить, далее заново выбрать какой-нибудь параметр или их сочетание для уточненного поиска. Отсюда же мы можем переключиться опять на обычный поиск файлов. Здесь нам осталось посмотреть справочные материалы. Активируем гиперссылку. Опять мы должны выбрать ключевые слова. На этот раз поиск будет проводиться, например, во всех справочниках или же мы можем выбрать здесь справочник, например, английский, русский, украинский и т.д. Еще раз вернемся обратно.
* * *
2.1.4. Преобразование в веб-публикацию Активируем последнюю гиперссылку "Найти в документе". Соответствующий раздел на панели задач Publisher называется Поиск и замена. Мы можем просто найти или же одновременно найти и заменить. Верхним флажком можно активировать параметр поиска - Только слова целиком. Нижним можно подключить возможность - Различать строчные и прописные буквы, оставим параметры по умолчанию, так поиск будет проводиться по всему тексту. В окне – Поиск, расположенном под параметрами, можно задать направление поиска вверх или вниз. Наберем все то же слово "Попросить" и активируем кнопку Найти далее. В текущем документе это слово выделяется цветом. Это - результат поиска. Такой простой поиск мы могли бы провести и через командное меню Правка Найти. Активируем самую нижнюю гиперссылку "Справка по поиску и замене". С правой стороны открывается вот это окно помощи, похожее на то, что мы уже смотрели. Здесь можно найти дополнительные сведения, каким образом проводить поиск и замену. Закроем эти окна. Мы уже говорили, рассматривая команду "Сохранить как" из меню File, что текущие документы могут быть сохранены, как веб-страницы. Именно для та-
Раздел VII. Microsoft Publisher
231
ких файлов предназначена команда Предварительный просмотр веб-страницы. Давайте теперь откроем одну из наших предыдущих заготовок Публикацию номер 4, сначала преобразуем ее, раскрыв командное меню полностью, выберем команду Преобразовать в веб-публикацию, сохраним данную печатную публикацию и дополнительно создадим веб-публикацию, панель инструментов опять не будем добавлять, готово. Идет преобразование публикации. Воспользуемся полосой прокрутки. Сохраним, теперь уже новый файл. Пусть будет под индексом 41. В типах файла выберем веб-страницы в одном файле. Сохранить. Происходит сохранение. Теперь мы можем воспользоваться командой Предварительный просмотр веб страницы. Активируем ее. Идет подготовка. Наш преобразованный файл открывается в окне Microsoft Internet Explorer. Раскрываем папку, где хранится этот документ. Вот он выделен. Это публикация 41 в формате HTML Расширение этого файла MHT. Вернемся в среду Microsoft Publisher. Перейдем к следующей команде меню File. Это - Параметры страницы. Активируем. Раскрывается диалоговое окно "Параметры страницы", где мы должны указать, что это либо веб-страница, соответственно размеры могут быть минимальными 640х480 точек или обычным. Тут же мы видим клавишу "Преобразовать в печатную публикацию". Но этого делать мы не будем, т.к. у нас есть такая публикация для печати. Посмотрим следующую вкладку – Принтер и бумага. В этом окне мы можем выбрать какой-нибудь принтер, из тех, что установлены на нашем компьютере, выбрать формат бумаги А4 или другой какой-нибудь, источник подачи бумаги, но это зависит от нашего принтера. Мы можем также настроить Свойство выбранного принтера. Здесь также вводится формат листа, ширина, высота, ориентация, книжная или альбомная и т.д. Или же дополнительные, если мы собираемся распечатывать документ в специальный файл. Отменим эти окна, и посмотрим, что у нас дальше в меню File - Предварительный просмотр. Активируем. Раскрывается окно предварительного просмотра, где мы можем изменить, например, изображение. Вот из этого окна файлы с несколькими страницами можно представить в разном виде. Например, так. Один лист. Две страницы, и т.д. это известная стандартная процедура. Закроем Предварительный просмотр. Следующая команда меню File – Печать. Ну, на эту стандартную команду мы останавливаться не будем. Тем более что мы только что показывали, как настраивать принтеры для распечатки файлов. Отправить сообщение - эта команда имеет три возможных продолжений: Отправить эту страницу, как сообщение; Отправить публикацию, как вложение и просмотр сообщения. Естественно, что в первом случае содержимое документа будет представлено в электронной посылке. Во втором случае, файл будет прикреплен к посылке, как так называемый Attachment, или вложение. Здесь же можно предварительно посмотреть, какой вид будет иметь такая посылка. И, наконец, здесь же находится команда Свойства. Активируем. Раскрывается диалоговое окно с 5 вкладками, содержащие характеристики, автоматически придаваемые файлам Publisher, публикация 41. Тип документа HTML. Путь к папке, в котором записан этот документ, имя в оболочке MS DOS, дата создания, изменения, обращения к нему и т.д. Следующая вкладка, здесь мы можем создать название, тему, автора, руководителя учреждения, группа и т.д. Эти характеристики будут приданы документу. Следующее вложение, это Статистика, далее состав, и прочее. Отменим это окно, и отметим, что в конце концов командное меню File содержит в последних строках 4 публикации или 4 работы, в последний раз открытые в среде Microsoft Publisher. Отображаемое здесь количество файлов, которые в последнее время открывались в этой среде, настраивается специально. Об этом мы поговорим попозже.
* * *
232
TeachPro Microsoft Office 2003 2.2. Панель инструментов. Объекты
2.2.1. Надпись В отличие от некоторых приложений или старых версий например Microsoft Word, если в среде Microsoft Publisher мы кроме одного откроем еще какой-нибудь документ, давайте сделаем это, пусть это будет публикация 1, она откроется в отдельном окне. Обратите внимание, сейчас мы покажем панель задач Windows. Здесь одновременно присутствуют две иконки Microsoft Publisher. У старых пользователей создается иллюзия, что одно и тоже приложение открыто дважды. Однако если активировать меню Окно, здесь будут показаны оба документа, которые сейчас раскрыты. Так что из одной работы в другую можно перемещаться, как с использованием меню Окно, например, активируем здесь Публикацию 4, а также с использованием иконок, расположенных на панели задач Windows. Вот эта правая иконка принадлежит документу, который открыли по очереди вторым. Нажимаем левую кнопку мыши, открывается соответствующий документ. Откроем теперь новый документ. Закроем макеты Публикации. Чуть-чуть увеличим размер, до 75% и начнем знакомиться с основными инструментами Microsoft Publisher, расположенными на вот этой панели инструментов, которая называется Объект. Здесь расположены клавишей, с использованием которых мы можем создавать объекты Microsoft Publisher. Один из главных объектов, естественно это Надпись. Активируем нажатием левой кнопки мыши. Подводим курсор к месту на рабочем поле, где мы хотим сделать надпись, и нажимаем левую кнопку мыши. Появляется такая рамка, в нее можно вставлять текст. В отличие от Microsoft Word, где мы имели дело с обычным текстом и с текстом, вставленным, в, так называемый, Text box, в среде Microsoft Publisher, тексты набираются только в специальных текстовых полях так называемых фреймах, которые являются некоторым подобием текстовых ящиков программы Microsoft Word. Наберем какой-нибудь текст, например - Надпись в виде текста. Можем увеличить размер шрифта, сделать надпись более наглядной, так же, как и в других текстовых процессорах, можно отрегулировать шрифты, сделать, например, их жирными, наклонными, подчеркнутыми и т.д. В любой момент можно регулировать размер текстовой вставки, перемещать и даже крутить под любым углом. Любая попытка набрать текст в какомнибудь другом месте приводит к автоматическому появлению этого информационного окна, где нас предупреждают, что вводить текст можно только в текстовую рамку. Закроем его. И посмотрим следующий инструмент Добавить таблицу. Активируем. Подводим курсор, нажимаем левую кнопку мыши и раскрывается диалоговое окно Создание таблицы. Ну, естественно, что здесь надо выбрать число строк, столбиков и определить формат таблицы. Оглавление, шахматное, числовое, список заголовками и т.д. Выберем какую-нибудь из них. Пусть будет, например, Список заголовками 3. И с правой стороны, в специальном окне предварительного просмотра показывается соответствующей вид таблицы. Посмотрим еще, например, шахматная доска. Вот такой вид будет иметь таблица при выборе этого формата. А по умолчанию выходит такая таблица Список 1. Нажимаем кнопку ОК, и появляется рамка таблицы. Наберем здесь с использованием клавиатуры, например, таблица, далее 1 и 2. Естественно, что размер шрифтов здесь можно также регулировать. Можно изменять размер самой таблицы и ее тоже можно крутить под любым углом, также ее можно перетаскивать в любое другое место. Действие следующего инструмента - Word Art мы уже смотрели. Ниже расположен инструмент Рисунок. Активируем. Раскрывается вот это окно, где можно выбрать коллекцию картинок, рисунок из файла, очистить рамку, рисунка со сканера или камеры. Выберем первую строку Коллекция картинок. Нажимаем левую кнопку мыши. Раскрывается вот это окно Коллекция картинок. Внизу мы видим гиперссылку Упорядочить картины. Так как обычно в компьютере находятся большое число картинок, автоматически предлагается поискать картину среди имеющихся, с использованием вот этих настроек поиска. На этот раз активируем Упорядочить картинки. Раскрывается диалоговое окно Избранное, Коллекция картинок Microsoft. В списке коллекции выводятся названия тех папок, которые содержат картинки. Раскроем папку Коллекция Microsoft Office. Она состоит из множества папок, где картинки упорядочены по их содержанию. Например, здания, знаки, инструменты, люди, бизнес, веб-элементы, государства и т.д. Можем прокрутить полосу прокрутки и полностью посмотреть этот список. Растения, религия, символы, спорт и т.д. Выберем ка-
Раздел VII. Microsoft Publisher
233
кой-нибудь из них. Пусть будет, например, отдых. И здесь в правом окне, для предварительного просмотра, появляются соответствующие картинки. Посмотрим теперь науку, люди, и т.д. Коллекцию на вашем компьютере вы можете обогатить, используя Интернет ресурсы. Например, здесь же находится кнопка – клипы в Интернете, и если вы подключены к сети, вы можете обратиться к этим файлам.
* * *
2.2.2. Графические элементы На этот раз выберем какой-нибудь из присутствующих. Например, этот, нажав левую кнопку мыши. Появляется вот эта стрелка. Нажимаем ее, и раскрывается меню, где можно копировать, вставить, удалить из папки люди, удалить из коллекции картинок, копировать в коллекцию, перенести в коллекцию, изменить ключевые слова, поиск по похожему стилю, и, наконец, просмотр и свойства. Активируем, раскрывается диалоговое окно Просмотр и свойства, и здесь мы видим набор ключевых слов. Это Киберискусство, мультфильмы, печаль, печальный, слезы и эмоции. Именно такие интонации содержаться в этом рисунке. Здесь же мы видим, клавишу Изменить ключевые слова. Эта команда помогает нам назначать ключевые слова и при создании своих собственных графических элементов. Что же касается свойств этого рисунка, это Windows метафайл, имя которого показано вот здесь, тип – Рисунок WMF, разрешение – 258x248, размер 3 КБайта, создан в 1999 году, ориентация – альбомная и по умолчанию открывается программой Просмотр изображения. Теперь закроем это диалоговое окно. Это тоже. И проверим наши поисковые возможности. Введем сюда ключевое слово, которое мы прочли в свойствах последнего рисунка "Слезы", и активируем поиск "Начать". Идет поиск по признаку, т.е. ключевому слову "Слезы". Файл не был найден, т.к. мы просматривали только выделенные коллекции. Выберем все, т.е. искать везде. Еще раз активируем Поиск. И вот появляется картинка, которую мы выбрали. Для того чтобы вставить эту картинку в наше рабочее поле, вполне достаточно просто выбрать ее и нажать левую кнопку мыши. Уточните местоположение и, перетащив эту картинку, ее естественно также можно увеличить, покрутить и т.д. Кроме этого, мы можем настроить изображение этой картинки. Вот этот инструмент Настройка изображения, автоматически появляется с выделением или копированием соответствующего элемента. Первая кнопка Вставить рисунок, активируем, раскрывается соответствующее диалоговое окно - Добавление рисунка. Это альтернативный способ, указать путь к рисунку, т.е. к папке, в котором он содержится, и вставить рисунок, с использованием этого диалогового окна. Отменим. Следующая кнопка Добавить рисунок со сканера или камеры. Если, например, вы имеете цифровую камеру и собираетесь непосредственно из памяти камеры вставлять рисунок в поле Microsoft Publisher, вы можете использовать эту кнопку. Следующая, это кнопка, регулирующая цветовую гамму рисунка. Активируем. Первая строка, это автоматический выбор цветовой гаммы. Вторая – эта оттенки серого. Активируем. И наш цветной рисунок преобразуется в серое изображение. Воспользуемся командой Отмена, для того чтобы отменить наше последнее действие. Еще раз нажимаем ту же кнопку и теперь выберем черно-белое. На этот раз не присутствуют серые оттенки. Еще раз отменим, и выберем последнее, подложка. Рисунок становится бледным. Такой вариант можно использовать, когда мы собираемся нанести текст поверх рисунка. В окне, слева, мы видим гиперссылку на картинки на узле Office On Line и советы по поиску клипов. Закроем это окно. Это тоже. И активируем следующую команду Нанесение линии. Вот кнопка Линия. Подводим курсор к желаемому месту и, нажимая на левую кнопку мыши, протаскиваем линию. При этом, если мы одновременно нажмем клавишу Shift , линия будет выставлена горизонтально, вертикально или под каким-нибудь правильным углом, кроме этого, если мы захотим изменить только лишь длину линии, не меняя угол наклона, мы опять нажимаем на клавишу Shift и перетаскиваем один из концов, и при этом мы сможем изменить только длину линии. Следующая команда это Построение стрелок. Стрелка выстраивается точно так же, как и линия. Нажимаем левую кнопку мыши и вытягиваем в каком-нибудь направлении. При том, если мы это делаем при нажатой клавиши Shift, то будут выбираться только точные углы. Точно горизонтально, под углом 30 градусов, 45, 60 и т.д. Сделаем, например, такую горизонтальную стрелку.
234
TeachPro Microsoft Office 2003
Следующая команда называется Овал. Она используется для построения эллипсов. Пропорции и размеры естественно здесь тоже можно менять, крутить, перемещать и т.д. Если после выбора команды Овал, мы нажмем сначала клавишу Shift и после этого начнем выстраивать овал, у нас всегда получаться будет только круг. Это довольно общее свойство различных приложений и оно распространяется и на эти команды. Следующая команда Построение прямоугольника. И естественно и в этом случае прямоугольник можно редактировать, крутить, и т.д. В этом случае действует принцип, при выборе этой команды, если мы нажимаем на клавишу Shift и после этого начинаем выстраивать прямоугольник, у нас будет получаться только квадрат. После его выстраивания, естественно мы можем редактировать и теперь уже преобразовать его в прямоугольник. Также можем выбирать любой наклон. Сохраним данный файл, нажав на эту кнопку, и придав ему индекс публикации номер 12. Сохранить.
* * *
2.2.3. Библиотека макетов Последняя команда панели инструментов Объекты, это объекты из библиотеки макетов. Т.е. речь идет о возможности внедрения таких заготовок. Нажимаем левую кнопку мыши, и раскрывается диалоговое окно Библиотека макетов. Здесь достаточно широкий выбор различных элементов, которые могут нам очень пригодиться, при создании наших публикации. Пролистаем их, чтобы иметь представление, что же у нас хранится в такой библиотеке. В настоящий момент у нас раскрыта часть библиотеки под названием Заголовки. Перейдем на подраздел Оглавления и просмотрим его содержимое. Достаточно красивый выбор различных вариантов вынесения заголовков. Вот, например, этот, с градацией света. Посмотрим теперь бланки, боковые панели, броские цитаты, подписи под картинками, здесь определенное количество картинок, которые тоже нам могут быть полезными в различных работах. Далее отрывные телефонные номера, календари, эмблемы, рекламные объявления, купоны, броские надписи, штанги, поля, шахматные доски, пунктирные линии, орнаменты, диагональ, обрамления, линии, карнизы и маркеры. Перейдем теперь на следующую вкладку Макеты объектов. Волны, выноски, геометрия, горизонт, горошины, движение, диагональ, затмение, зубчики, игрушки, кадр, капсулы, карниз, картинки, каскад, квадрат, линия, контраст, крестики, кубики, лезвие, перо, прокрутим дальше, лист, маркер, мрамор и последняя вкладка этого диалогового окна предназначена для того, чтобы создать собственные объекты, которые будут интегрированы в библиотеку макетов Microsoft office Publisher на нашем компьютере. Здесь нам сообщается, что в текущей публикации нет сохраненных объектов. А ниже мы видим кнопку Добавить объект. Ею мы воспользуемся, когда создадим какие-нибудь собственные варианты специальных объектов. Вернемся в разделы, выберем какой-нибудь простой элемент, хотя бы вот этот, и активируем команду Добавить объект. В результате этой команды, выбранный нами объект внедряется в наше рабочее поле. Вот он. Сохраним это изменение и посмотрим последний элемент панели инструментов - Объекты. Это новшество последних версий Microsoft Office – все панели инструментов заканчиваются такой спецклавишой – она настраивает панель. Активируем. И появляется подсказка Добавить или удалить кнопки. Далее раскрывается вот это маленькое окно, где содержатся две строки Объекты и Настройка. Подводя курсор к объектам, раскрывается еще одно окно, где показаны те объекты, точнее говоря, те команды, которые вынесены на эту панель инструментов. Убрав флажок, мы можем снять соответствующий инструмент с панели объектов. Ну, сейчас мы этого делать не будем. Активируем настройку. Раскрывается диалоговое окно Настройка на последней вкладке Параметр.
Раздел VII. Microsoft Publisher
235
Непосредственно после инсталляции Microsoft Publisher по умолчанию выводятся следующие настройки. В первую очередь это стандартная панель и панель форматирования. И они расположены в две строки. Не задействована опция Всегда показывать полное меню. С этим мы уже сталкивались, раскрывая командное меню File. Далее показывать полное меню после короткой задержки. В этом мы тоже убедились, раскрывая командное меню File. Крупные значки не показываются по настройкам по умолчанию. Название шрифтов выводятся тем же шрифтом. Это очень удобно, когда мы подыскиваем подходящие шрифты. Отображать подсказки для кнопок, это маленькие окна, которые мы уже видели, в них автоматически показываются названия кнопок, когда мы подводим к ним курсор. При добавлении флажка в нижнем, сдвинутом вправо окне в окнах подсказок будут показываться так называемые горячие сочетания клавиш для соответствующей команды. В окне - Эффект при выводе меню настраивается порядок появления контекстных меню. Здесь можно назначить случайный выбор, развертывание, соскальзывание или угасание. Будьте внимательны эта настройка действует на все приложения Microsoft Office. Посмотрим теперь первую вкладку этого диалогового окна Панели инструментов. Здесь перечислены все панели инструментов, а флажками обозначены те, которые выводятся по настройкам по умолчанию. Посмотрим теперь вкладку Команды. Вот, например, командное меню File и справа его содержимое. Его мы уже рассматривали. Закроем это окно и продолжим знакомиться с другими элементами интерфейса Microsoft Publisher.
* * *
2.3. Главная панель инструментов
2.3.1. Действия над файлами Рассмотрим коротко команды на Главной панели инструментов. Вот эта панель. Команды Создать, Открыть, Сохранить, Отправить эту страницу как сообщение, Распечатать, Предварительный просмотр, нам хорошо известный и из других приложений Microsoft Office, это традиционные элементы главной панели и они нами уже не раз применялись. Следующая кнопка, это Орфография. Так как в текущем документе мы текст не создавали, показывать действие этой команды в данный момент нецелесообразно. Вообще-то она предназначена для поиска орфографических ошибок. Справочные материалы мы уже смотрели. Со следующими кнопками, вы, наверное, также знакомы. По опыту работы с другими приложениями, в том числе, например, Microsoft Word. В настоящий момент они бледны, т.к. эти команды применяются только после того, как в рабочем поле будут выбраны какие-либо объекты. Вот, например, выберем этот прямоугольник и сразу же определенная часть этих команд, точнее соответствующих клавиш, становятся контрастными. Вот, например, кнопка Вырезать или Cut, предназначена для того, чтобы удалить этот объект из данного документа, т.е. изъять его. Следующая кнопка – Копировать этот объект, в буфер обмена. Следующая команда Вставить. Опять осталась бледней, т.к. в буфере обмена в настоящий момент у нас нет ничего. Давайте активируем Копировать, и сразу же следующая команда тоже становится контрастной. Т.е. в настоящий момент в буфере обмена у нас есть элемент, и мы можем его вставить в текущий документ. Действие следующей команды Формат по абзацу, мы также рассмотрим попозже, когда будем работать с текстами. Следующие две команды Отменить и Повторить, сейчас не активны, т.к. мы не проводили никаких действий. Давайте выполним команду Вырезать. И сразу же становится разрешенной вот эта команда Отменить вырезание. Обратите внимание, здесь с правой стороны на этой кнопке есть стрелка, которая раскрывает окно, где перечислены команды, действие которых можно отменить. Активируем- Отменить вырезание, теперь команда отменить опять становится недоступной, но выделяется следующая – Повторить действие, т.е. - Вернуть вырезание. Здесь тоже такая же стрелка, она позволяет нам выбрать из раскрывающегося меню, какое действие мы можем повторить, вырезание. Еще раз отменим его. Теперь снимем выделение с этого прямоугольника, просто нажав на левую кнопку мыши в пустом месте, и рассмотрим следующую команду, это новая команда, характерная для приложения Microsoft Publisher, она предопределяет, какой из перекрывающихся объектов будет выведен на передний план. Обратите внимание, вот этот круг, построенный нами, виден не полностью, т.к. вот эту ее часть закрывает вот этот элемент. Сейчас мы
236
TeachPro Microsoft Office 2003
выделим круг. Обратимся к этой команде, На передний план, активируем ее, и мы видим, что на этот раз наш круг пересекает этот объект, и он виден полностью. Т.е. находится на переднем плане. Наш круг все еще остается выделенным и, нажав на эту стрелку, мы можем раскрыть меню, где показаны возможные команды на передний план, на задний план, переместить вперед, переместить назад. Вернем круг на задний план, выбрав вторую строку, остальные две строки Переместить вперед и переместить назад, применяются когда перекрываются более двух объектов, но об этом попозже. Активируем, например, Переместить вперед, наш круг еще раз оказался сверху над этим символом. Теперь переместим его назад. И опять будет тот же самый результат. Следующая кнопка соответствует команде Добавить гиперссылку. Она в настоящий момент активна, т.к. наш круг все еще остается выделенным. Давайте нажмем левую кнопку мыши по пустому месту, и эта команда становится недоступной. Это является результатом того, что свойству гиперссылки можно придать какомунибудь объекту только после его выделения. Выделим, например, вот эту картинку, сбросим это окно и активируем команду Добавить гиперссылку. Открывается диалоговое окно Добавление гиперссылки, с помощью которого выбранный элемент мы можем превратить в гиперссылку и тем самым связать его с каким-нибудь другим элементом, файлом и т.д. Посмотрим предоставляемые возможности. Вот, например, с файлом или веб-страницей, местом в текущем документе. С новым документом, с электронной почтой. В следующем столбце можно выбрать папки, текущая папка, просмотренные страницы, последние файлы, с которыми мы обращались или же можно нажать на поиск файла и указать путь к файлу, с которым мы хотим связать данную гиперссылку на нашем компьютере. Пускай это будет, например, публикация 4. Подтвердим наш выбор. ОК. Снимем выделение, просто подведем теперь курсор к этому элементу. Появляется подсказка, которая указывает путь к файлу, с которым мы связали данную гиперссылку и правила активирования этой гиперссылки, клавиша Ctrl и щелчок для открытия ссылки. Так и поступим, нажимаем клавишу Ctrl и щелкаем. Появляется специальное окно Microsoft Office Publisher, которое предупреждает нас об опасностях при использовании гиперссылок, поэтому запрашивается наше согласие, точнее подтверждение нашего решения открыть указанный файл. Нажимаем кнопку Да, и появляется второе предупреждение от Microsoft Office, что файлы могут содержать вирусы, которые представляют опасность для нашего компьютера. Т.к. указанный нами файл, создан нами, и мы не сомневаемся в ее чистоте, мы можем смело активировать кнопку ОК. В результате открывается файл, на которую мы сделали ссылку опять в приложении Microsoft Publisherэ. Закроем его.
* * *
2.3.2. Действия над текстом Для разъяснения назначения следующих кнопок и соответствующих команд, откроем новый документ, обратившись к команде Создать. Сейчас, если мы попытаемся ввести какой-нибудь текст с использованием клавиатуры, автоматически откроется текстовое поле или фрейм, который будет занимать всю страницу. Обратите внимание, такое автоматическое создание текстового поля происходит исключительно в случае пустого документа. В остальных случаях, как мы уже показывали, текстовое поле в обязательном порядке должны выбирать мы сами. Отменим наши действия, использовав кнопку Отменить, и сами создадим текстовый фрейм, с использованием команды Надпись. Выделим какой-то участок в начале листа, что же касается текста, мы будем экономить время и не будем набирать текст с использованием клавиатуры, а просто откроем какой-нибудь имеющийся файл, например, вот этот знакомый уже нам текстовый файл, поясняющий процесс распаковки файлов, скопируем отсюда, например, вот это название, с использованием контекстного меню, которое вызывается правой кнопкой мыши, выбираем Копировать. Возвращаемся в нашу среду. Здесь используем вот эту команду Вставить. Поменяем размер шрифта. Пусть будет, например, 20, жирные буквы, выравнивание по центру, рамку чуть-чуть сместим вправо. Теперь выберем другой цвет букв. Пусть будет красный. Фон пусть будет серый. Сузим этот участок. И таким образом завершим создание первого участка. Еще раз активируем команду Надпись. И следующий текстовый фрейм расположим, к примеру, вот в этом месте. Вернемся к нашему текстовому файлу, раскроем его полностью, и выберем какой-нибудь участок текста.
Раздел VII. Microsoft Publisher
237
Хотя бы вот этот. Копируем. Возвращаемся в нашу среду и отображаем здесь этот текст. Сделаем один пробел и повторим ту же самую процедуру. И таким образом введем еще определенную часть текста. Чуть-чуть приподнимем нижнюю границу. Теперь выделим наш текст и посмотрим действие вот этой команды Колонки. Нажимаем на соответствующую кнопку, и в раскрывшемся меню мы можем выбрать один из вариантов, с каким количеством столбцов мы хотим сделать наш текст. Выберем 2. И наш текст автоматически преобразуется так, чтобы он располагался в два столбца. Выровняем чуть-чуть. Теперь посмотрим действие следующей кнопки Специальные знаки. Нажимаем на эту кнопку, и мы видим, появление специальных знаков, которые указывают на завершение абзацев. Точно так же, как это делается в программе Microsoft Word. Отменим последнее действие. Однако было отменено предпоследнее действие - выравнивание вот этих столбцов, а не последнее - вывод вот этих символов. Дело в том, что команда Отменить не распространяется на вывод этих символов. Обратите внимание, после отвода курсора от этой кнопки, она все еще остается цветоизмененной. Нажимаем по этой кнопке еще раз и символы снимаются. Нажимаем теперь кнопку Повторить последнее действие и выравнивание восстанавливается. Следующее действие, выполняемое из главной панели, это Масштаб представления. Вот в этом окне в процентах показано масштабирование нашего листа. Мы можем выбрать какойнибудь другой из списка или же ввести сюда вручную - через клавиатуру какое-нибудь другое число. Еще раз нажимаем Отменить и мы убеждаемся, что это действие также не отменяется данной командой. Выставим масштабирование опять 75, т.е. изменение представления изображения листа можно также проводить вот этими двумя кнопками, имеющими форму лупы с надписью минус мельче и плюс крупнее. Нажимаем на правую кнопку, изображение увеличивается, на левую кнопку – и оно опять уменьшается. Следующая кнопка, это справка Microsoft Office Publisher, о ней и о других справочных системах мы поговорим попозже. В конце каждой панели инструментов, как мы уже отмечали находится узкая кнопка, Параметры панели инструментов. Мы уже пользовались ею, рассматривая панель инструментов Объекты. Вот она. Активируем. И видим, настройки. Отобразить кнопки на одной строке, добавить или удалить кнопки, стандартные, изменить присутствие рассмотренных уже нами команд и т.д. Можно также включить настройку, и т.д. В этом месте главная панель инструментов заканчивается. Вот эта часть справа уже относится к другой панели инструментов. И в этом мы можем убедиться, открыв командное меню Вид, и Панели инструментов. Связать текстовые поля. Вот эта панель инструментов. Снимем здесь выделение, и эта панель исчезнет. Еще раз нажмем кнопу Отменить. Снятая нами панель не возвращается, ее можно вернуть опять через это командное меню.
* * *
238
TeachPro Microsoft Office 2003
2.3.3. Связывание текстовых полей Добавим еще текст в этот фрейм. Давайте скопируем вот эту левую часть, воспользовавшись командой Копировать. Подведем курсор в правой части на новую строку и активируем команду Вставить. Microsoft Office Publisher сообщает нам, что добавленный текст не умещается в рамке. Нам предлагают использовать автоперетекание. Если мы подтвердим предложение выполнить автоматически перетекание в существующие фреймы, программа выполнит это самостоятельно. Нажмем клавишу F1, и в появившемся окне справа, более детально описывается принцип работы Microsoft Publisher, связанный с выполнением различных операций по установлению связи между различными фреймами. Закроем это окно. Нажмем кнопку Да. Появляется еще одно окно сообщений. Так как у нас в текущем документе нет свободных фреймов, нам предлагается автоматическое создание такой рамки для оставшегося текста. Нажимаем еще раз кнопку Да, и мы получаем еще одно сообщение, что для текста добавлена новая страница. ОК. Еще раз раскроем параметры панелей инструментов и в разделе - Добавить или Удалить кнопки, Стандартные - выключим вот эту команду Специальные знаки. В результате все разрешенные команды теперь будут умещаться в этой строке. Двоеточие исчезло в обоих местах, а это значит, что все доступные кнопки присутствуют непосредственно в этой же строке. В результате мы здесь уже видим вот эту кнопку Свободное вращение. Она пока не активна, т.к. у нас нет в настоящий момент никакого выделения. Выделим вот этот фрейм. Она становится контрастной и активной. Подведем курсор и посмотрим наши возможности. Первая – это свободное вращение. Далее – повернуть влево или вправо на 90 градусов. Отразить слева направо или отразить сверху вниз. Вращение мы уже выполняли, используя вот эту зеленую ручку. Теперь включим, например, команду Отразить сверху вниз. Получили соответствующее отображение. К тому же, вот эта кнопка изменила форму. Так как в соответствующем подменю она выдвинулась вперед. Выполним отмену отражения объекта. Еще раз вернемся к параметрам панели инструментов, выберем Добавить к стандартным, и вернем вот эту, Специальные знаки. Еще раз появляется вот это двоеточие, что свидетельствует о том, что одна команда, вот эта - Выдвинуть вперед, отодвинуть назад, на этот раз оказалась скрытой. Это вовсе не означает, что она не доступна. Эту команду мы можем выполнять именно из этого дополняющего окна. При изменении настройки, сюда может переместиться любая кнопка из стандартной панели инструментов. Если мы передвинем вот эту границу, что мы уже делали, скрытой окажется другая команда на следующей панели – Связывание текстовых полей. Добавим еще текст в этот фрейм. Давайте скопируем вот эту левую часть, воспользовавшись командой Копировать, подведем курсор в правой части на новую строку, и активируем команду Вставить. Microsoft Office Publisher сообщает нам, что добавленный текст не умещается в рамке. Нам предлагают использовать авто перетекание, если мы подтвердим предложение выполнить автоматически перетекание в существующие фреймы, программа выполнит это самостоятельно. Нажмем клавишу F1. В появившемся окне справа, более детально описывается принцип работы Microsoft Publisher, связанный с выполнением различных операции по установлению связей между различными фреймами. Закроем. Нажмем кнопку Да. Появляется еще одно окно сообщений. Так как у нас в текущем документе нет свободных фреймов, нам предлагается автоматическое создание такой рамки для оставшегося текста. Нажимаем еще раз кнопку Да, и мы получаем еще одно сообщение, что для текста добавлены новые страницы. Первая текущая и вторая. ОК. Отменим наше последнее действие авто перетекание, и теперь все это повторим, заново создав специальный фрейм, в котором мы поместим дополнительный текст. Еще раз выделяем текст в левом столбце, копируем и вставляем сюда. Еще раз появляется теперь уже знакомое сообщение. Отменим. Теперь воспользуемся вот этой командой Создать связь с надписью и появляется новая форма курсора, перевернутый кувшин. Мы подводим его к новому фрейму и нажимаем левую кнопку мыши. И автоматически текст, который не умещался в предыдущий фрейм, перетекает сюда. Выделим опять первое текстовое поле, и обратите внимание, становится доступной команда разорвать связь со следующей. Активируем эту команду, нажатием левой кнопки мыши и связь разорвана. Отменим это действие. В данной ситуации доступна кнопка - Следующая надпись. Активируем. Теперь выделяется вот эта надпись. И активной становится вот эта кнопка - Предыдущая
Раздел VII. Microsoft Publisher
239
надпись. Обратите внимание, при нажатии первой левой кнопки, она становится бледной и доступной становится следующая кнопка. И наоборот. Это очень удобно для корректного выделения фреймов, когда их очень много. Так как мы достаточно поработали с текстами, сейчас можем активировать вот эту команду Орфография. Нажимаем левую кнопку мыши. Идет проверка по английскому словарю. Сообщает нам это диалоговое окно. В словаре естественно не оказалось название файла UNPACK.EXE . Нажимаем кнопку пропустить. README.TXT естественно тоже не найдено в словаре. Однако это тоже не ошибка, а название файла. Нажимаем опять кнопку Пропустить. То же самое относится и к этому названию. И, наконец, мы получаем сообщение, что проверка орфографии завершена. Нажимаем кнопку ОК и возвращаемся к нашему документу.
* * * 2.4. Панель инструментов форматирования 2.4.1. Стили и форматирование шрифтов Теперь рассмотрим задачи, выполняемые командами, соответствующие кнопки которых расположены на панели инструментов Форматирования. Эта панель полностью заполняет вот эту строку. А по опыту мы уже знаем, что двоеточие вот в этом месте означает, что видны не все кнопки. Нажмем в этом месте и действительно, мы обнаруживаем, что три иконки перемещены на вот эту строку, удлиняющую панель инструментов Форматирования. Рассмотрение начнем с первой же кнопки Стили и форматирования. Активируем. Раскрывается вот это окно, называемое Стиль и форматирование. И обычно в этом месте автоматически выводятся все названия стилей и форматов, которые применены в текущем документе. В окне ниже, по умолчанию установлена опция Показать все стили. Здесь можно нажать на эту стрелку и выбрать другую, например, используемую ниже. Мы видим клавишу Импортировать стили или создать какой-нибудь собственный стиль. Можно также показать шрифтовые схемы, активируем эту гиперссылку. И в том же окне мы смотрим, как выглядят различные шрифты. Это очень удобно, когда мы собираемся подобрать какой-нибудь шрифт для специфической задачи. Вернемся шагом назад. Закроем это окно. И отметим, что большинство инструментов, расположенных на панели форматирования, бледны. А это означает, что в данном состоянии эти команды не активны. Теперь давайте выделим какой-нибудь участок текста. Например, вот этот участок. И тут же все команды панели инструментов Форматирования становятся активными. Из первого окна мы видим, что применен обычный стиль. Нажимаем на эту кнопку и в раскрывающемся меню мы можем изменить это положение. Удалить форматирование, обычный, дополнительный и т.д. В следующем окне мы видим, что применен шрифт Times New Roman. Также мы можем раскрыть вот это меню, где наглядно показаны шрифты, установленные на нашем компьютере. Это очень удобно, т.к. название каждого шрифта, как это мы уже отмечали, представлено здесь именно тем же шрифтом, что обеспечивает наглядность при выборе определенного шрифта. Сейчас мы выбирать не будем. Отметим лишь, что эта настройка работает по умолчанию в новых версиях Microsoft Office. Далее показывается размер выбранного шрифта и естественно, традиционно, здесь мы можем изменить этот размер. Дальше расположены кнопки Ж, К,Ч, каждая из них имеет свою функцию. Это тоже общепринятые обозначения. Например, Ж – означает применять жирный шрифт, наклонный шрифт – К, и подчеркнутый шрифт
240
TeachPro Microsoft Office 2003
"Ч". Следующая кнопка, обратите внимание, она подчеркнута цветом, показывает, что выбранный участок текста принадлежит абзацу, который выравнивается по левому краю. Если мы выберем следующее форматирование, то текст будет выровнен по центру. Далее кнопка По правому краю и по обоим краям. Т.е. по ширине. В этом случае, как и обычно, абзац будет растянут так, чтобы выровнять его по обоим краям. Следующая кнопка вынесена на панель форматирования - Междустрочный интервал. Активируем его, раскрывается диалоговое окно Абзац. На первой вкладке мы видим следующие настройки. Выравнивание влево, о чем мы уже говорили, отступ, сдвиг влево, ниже у нас находится та самая настройка, межстрочный интервал. Нажимая на эти кнопки, мы можем постепенно увеличивать или уменьшать этот интервал. По умолчанию выставлено 0, перед абзацем и после абзаца, а между строками один интервал, пример для предварительного просмотра показан в этом окне. Здесь тоже можно увеличить или уменьшить. На следующей вкладке мы видим автоматические настройки. Запрет висячих строк, отрывать от следующего, не разрывать абзац, и начинать в следующей надписи. Отменим. Следующие команды представленные на панели форматирования также стандартны и более или менее известны. Это нумерация, маркеры, уменьшить отступ и увеличить отступ. Давайте выделим всю левую колонку и активируем вот этот инструмент Нумерация. Мы видим, что каждый абзац автоматически пронумерован. Отменим. Теперь активируем команду Маркеры и вместо номеров здесь появятся специальные маркеры. Еще раз отменим. Теперь активируем команду Уменьшить отступ. Но уменьшение не происходит, т.к. текст и без этого находится у левого края. Активируем команду Увеличить отступ, и мы видим, что текст перемещается вправо. Теперь еще раз Уменьшить отступ и текст опять перемещается влево. Следующая команда, это Цвет заливки. Нажмем на эту стрелку, и мы можем выбрать эти или другие цвета заливки, и также активировать способы заливки. Нажимаем на эту кнопку, и открывается диалоговое окно Способы заливки, которые однажды мы уже использовали при рассмотрении инструмента Word Art. Сейчас просто выберем какой-нибудь из предлагаемых вариантов и подтвердим наш выбор. Тем самым мы получили такую градацию тона. Следующая команда это Цвет линии. Здесь также можно выбрать то, что стоит по умолчанию. Это пунктирная линия. Можно также активировать команду Нет линии, и границы текста не будут показываться. Также можно выбрать какой-нибудь простой цвет, другие цвета или же узорные линии. Активируем Узорные линии. Раскрывается диалоговое окно Узорные линии на вкладке Оттенок. Давайте сначала выберем узор, переключившись на соответствующую вкладку. Пусть будет, например, вот такой. Возвращаемся к оттенкам и выберем, например, вот этот оттенок. ОК. Вы можете заметить различие между вот этой огранкой верхнего текстового поля и нижнего, который подчиняется настройкам по умолчанию.
* * *
2.4.2. Форматирование графических объектов Следующая команда это Цвет шрифта. Раскроем. И мы видим, что для шрифта также можно выбрать простой какой-нибудь цвет, дополнительные цвета и способы заливки. Выберем просто красный цвет, так как он нормально смотрится на черном фоне. Следующая кнопка Вид линий или обрамление. Нажимаем на левую кнопку мыши, и мы видим, что по умолчанию толщина линии выбрана 0,75. Выберем линии пожирнее, пусть будет 3. Результат действия сразу же становится наглядным. Меняется толщина вот этого линейного обрамления. Следующая команда Тип штриха. Активируем. И здесь тоже поменяем настройку по умолчанию, которая следует непрерывной линии. Пусть будет пунктирная. А вот и результат нашего последнего действия, который мы сейчас отменим, выполнив команду Выбор типа линии. Обратите внимание, сразу же были отменены все действия по настройке границ нашего текстового поля. Следующая команда Вид стрелки настраивает графические элементы. Давайте выставим такую стрелку, удерживаем клавишу Shift и проводим вот такую горизонтальную стрелку. Теперь обращаемся к команде Вид стрелки и из предлагаемого набора выберем какой-нибудь. Пускай будет, например, вот такая стрелка с двумя острыми концами. Цветом здесь подчеркнут стиль, который применяется по умолчанию. Можно также показать и другие стрелки. Раскрывается диалоговое окно Автофигуры. Здесь можно более тщательно настроить применяемые стрелки. Например, поменять цвет, пускай будет красный. Конец линии пускай будет вот такого типа.
Раздел VII. Microsoft Publisher
241
Размер пусть будет побольше. Здесь же можно поставить флажок перед Применять параметры к новым автофигурам. Но мы не будем этого делать. Просто подтвердим наш выбор. Снимем выделение со стрелки, нажав где-нибудь на пустом месте. И вот наша стрелка примет такой вид. Для наглядности действий следующей команды, сначала построим эллипс, где-нибудь в этом месте. Теперь активируем команду Стиль тени. Здесь предлагаются различные варианты, расположение тени по настройке по умолчанию, тени нет. Выберем, например, какойнибудь из таких вариантов, чтобы тень оказалась с правой стороны. Вот этот, например. Еще раз раскроем это окно, выберем Настройка тени. Открывается инструмент настройки тени. Дело в том, что тень здесь не очень хорошо видна, поэтому сразу же изменим цвет тени. Выберем потемнее. И вот вы сейчас его хорошо можете разглядеть. Первая кнопка на этой панели инструментов выключает или включает тень. Вторая кнопка сдвигает тени вниз. Следующая – вверх. Следующая влево. И последняя, вправо. Так можно регулировать расположение тени. Закроем это окно. Теперь активируем кнопку Параметры панели инструментов и посмотрим, какие же команды остались у нас здесь в скрытом продолжении панели форматирования. Вправо у нас расположена кнопка Объем. Выбор может быть таким – Нет объема, это установка по умолчанию, или придать объем твердотельного объекта, например, вот такой формы. Обратите внимание, какие изменения произошли на нашем рисунке. Теперь у нас трехмерный предмет. Еще раз активируем эту команду, она сейчас переместилась на панель инструментов форматирования, за счет того, что команда выравнивание текста по ширине переместилась на ее место в строке, удлиняющей панель инструментов форматирования. Нажимаем на эту кнопку, и выбираем Настройка объема. Появляется панель инструментов Настройка объема. Она аналогична рассмотренной перед этим панели, для регулировки теней. Первая кнопка включает или выключает объемность. Следующая кнопка Повернуть вниз, Повернуть вверх, влево, вправо, глубина регулируется, можно выбрать даже бесконечную глубину, сейчас мы ее уменьшим. Далее регулируется направление. Можно выбрать любую форму из предложенных здесь макетов. Можно назначить настройку - в перспективе, можно выбрать - переплетено. Дальше, вот эта кнопка регулирует освещение данного трехмерного объекта. Активируем. Поменяем угол освещения на противоположный. Еще раз активируем, яркое, обычное и приглушенное освещение. Сделаем такой выбор. Следующая кнопка Поверхность. Можно включить каркасное представление, матовую поверхность, пластик или же металл. И последняя кнопка регулирует цвет объемной фигуры. Здесь также можно задать простые цвета, другие цвета для объема, а также можно выбрать способ заливки. Сделаем просто простой выбор цвета. Вот эта стрелка на этой панели опять активирует такую возможность, как добавить или удалить кнопки с данной панели инструментов. Т.е. она выполняет такие же функции, что и вот эти места на основных панелях. Закроем его. Еще раз выберем участок текста. Обратите внимание, при выборе определенного участка, автоматически на линейке показывается размер этого участка. Еще раз раскроем параметр панели инструментов и теперь здесь у нас остались еще две команды, это уменьшение размера шрифта и увеличение. Сделаем, например, увеличение. И размер шрифта увеличился на один шаг. Здесь мы видим, что он стал уже равным 11. Вернем размер, выставленный по умолчанию 10, теперь изменим размер другой клавишей. Следующая команда Уменьшить шрифт действует аналогично. Обратите внимание, после нашего выбора в удлиняющее окно переместилась еще одна клавиша, а примененная нами последний раз клавиша Увеличить размер
242
TeachPro Microsoft Office 2003
шрифта, переместилась на панель инструментов форматирования. Снимем наше выделение. Сохраним изменения в нашем файле. Еще раз подчеркнем, что при отсутствии выделения, основные инструменты опять бледны и соответствующие команды не доступны. Сколько бы мы не щелкали по этим инструментам, они не будут действовать.
* * * 2.5. Дополнительные панели инструментов 2.5.1. Компоновка рабочего поля Итак, мы коротко, но достаточно информативно рассмотрели все основные панели инструментов, которые выводятся настройкой по умолчанию и составляют основу интерфейса Microsoft Publisher. Теперь мы попробуем максимально разместить часть всевозможных панелей инструментов на рабочем столе. Делать это можно по-разному. Сначала воспользуемся меню Вид, раскроем меню панелей инструментов и увидим, что некоторые из них не выведены на экран, например Word Art. Теперь проведем аналогичное действие, вызвав Настройки. Т.е. активизировав, вот это диалоговое окно Настройка. Выставим флажки перед всеми возможными панелями инструментов и закроем это окно. Теперь постараемся поудобнее разместить эти панели инструментов. Вот этот инструмент Настройка изображения, сравнительно узкий и его удобнее расположить в продолжение панели инструментов Объекты. Настройку объема мы вынесем вправо и под этим инструментом расположим Настройку тени. Панель инструмента Word Art закроем, т.к. эта панель легко вызывается при активировании команды Добавить объект Word Art. Вот это окно, с которым мы не раз сталкивались, называется также Панелью задач, или докером. В зависимости от поставленной цели, сюда можно выводить разные элементы. Нажмем вот эту кнопку, и слева откроется список. Будьте внимательны! Он не всегда одинаков, ее содержание зависит от того в каких предварительных условиях была раскрыта панель задач. С ее помощью можно переключатся на разные разделы. Например - Справка, Поиск, Коллекция клипов, Справочные материалы, Буфер обмена, Создание публикации, Поиск и замена, Диспетчер графики, Проверка макета и т.д. С этими опциями мы познакомимся попозже. А пока закроем. Единственный инструмент, который мы еще не употребляли, это Измерение. Чтобы пояснить его действие, выделим какой-нибудь объект, хотя бы вот этот фрейм, для текста и автоматически произойдет измерение параметров выбранного нами объекта. Разберемся, что это за параметры. В первую очередь, первая строка это позиция по горизонтали, 2,5 см. Эта величина показывает расстояние между левой границей листа и левой границей текстовой вставки. Следующая, это позиция по вертикали. Т.е. расстояние от верхней границы листа до верхней границы текстового фрейма. Далее показаны ширина текстовой вставки и ее высота. Следом идет угловой поворот. Он в данный момент равняется 0. Давайте слегка повернем нашу текстовую вставку, и автоматически произойдет измерение углового поворота. Он в данном случае составил 353 градуса, т.к. поворот был выполнен против часовой стрелки. Теперь повернем по часовой стрелке, и поворот на этот раз составил 3,2 градуса. Отменим наше последнее действие и обратим внимание на следующий параметр. Это Тренинг, т.е. расстояние между соседними знаками текста. Следующий показатель, это Масштабирование текста. В данный момент у нас масштабирование один к одному, т.е. 100%. Следующий параметр это Кернинг. Кернинг, это расстояние между определенными элементами шрифта. И последнее, Междустрочный интервал. По результатам измерения он равняется одному интервалу. Именно этот параметр мы и ввели при форматировании текста. Исходя из формы панели инструментов измерений, если в наших работах необходимо присутствие этого инструмента на рабочем столе, лучше разместить горизонтально. Например, вот так. И, в конце концов, наш рабочий стол принял оптимально оборудованный вид. Может вы обратили внимание, что по результатам измерения, ширина нашей текстовой вставки составляет 13,9 см., в то время, как на измерительной линейке, у нас показана половина этого значения, дело в том, что курсор в настоящий момент находится в левой части текста, выполненного из двух столбцов. Если переместить курсор вправо, автоматически на линейке будет показано измерение правой половины.
Раздел VII. Microsoft Publisher
243
Наконец, ознакомимся с еще одним важным элементом интерфейса Microsoft Publisher, а именно со Строкой состояния. Вот она находится в самой нижней части. Что же нам показывает строка состояния. В первую очередь в левом углу, мы видим единицу. Это страница номер 1. Т.е. в рабочем поле сейчас выведена первая страница текущего документа, состоящего из единственной страницы. В настоящий момент, у нас выбран один из текстовых фреймов и здесь в правом углу даны его размеры. Вот в этом месте у нас значение, выделяющее расположение этого объекта. Эти цифры совпадают с результатами вот этих измерений. Снимем выделение этого объекта, нажав на пустое место и в результате, вот в этом месте остается изображение курсора. Он у нас является активным элементом, пока ничего не выбрано и по мере передвижения курсора, вот в этом месте, отображаются координаты курсора. Причем, отчет координат происходит от левого верхнего угла листа. Вот, например, здесь находится граница рабочего поля. Как мы задавали этот параметр 2,5 см на 2,5 см, именно эти координаты были только что показаны в этом месте еще раз. Отступление от верхней и левой границы листа.
* * *
2.5.2. Вспомогательные инструменты Раз мы коснулись печатных границ , давайте сразу же покажем, откуда и каким образом регулируются эти отступления от границ листа. Воспользуемся для этого командным меню Расположение и выберем первую же Направляющие разметки. Открывается диалоговое окно Направляющие разметки. И действительно, здесь мы видим, что отступление от границ листа во всех направлениях 2,5см. Естественно, что любой из этих размеров может быть изменен по нашему усмотрению. Например, слева сделаем поменьше, и обратите внимание, вот эта синяя линия перемещается в левую сторону. Вернем пока настройки по умолчанию. Здесь же можно активировать двухсторонний мастер. Вставляем вот в этом месте флажок и сразу же одновременно изображаются два соседних листа, а это очень удобно, например, если мы собираемся сначала распечатать публикацию, а потом, сложить ее. Посмотрим следующую вкладку. Направляющие сетки. Их следует применять, если мы собираемся разбить это поле на большее количество участков. Например, выберем 2 или 3 столбца, можно также изменить направляющие строк. Тоже три. Автоматически выставляется интервал 0,5 см. Эту величину мы тоже можем отрегулировать. Сделать больше или меньше. Можно также добавить центральную направляющую между столбцами и строками. Следующая вкладка Опорные направляющие. Опорная направляющая - это линия, которая помогает выравниванию объектов. Вот они показаны здесь. Здесь можно выбрать какой-нибудь интервал, делаем побольше, также можно сделать другое смещение. Сделаем поменьше, или тоже побольше. Отменим наши изменения. Они пока что нам не нужны. Вспомогательные направляющие линии, кстати, они игнорируются при распечатке работы, можно создавать очень просто, в любом месте. Если, например, мы хотим создать горизонтальную вспомогательную направляющую, достаточно подвести курсор к горизонтальной линейке. Когда он примет вид направленной стрелки, как, например, сейчас, мы можем нажать левую кнопку мыши и как бы вытащить из линейки горизонтальную вспомогательную линию. Ее можно разместить в любом месте, по мере необходимости. Абсолютно также можно подвести курсор к вертикальной линейке и тут же появляется, подсказка "Создать вертикальную вспомогательную линию". Нажимаем левую кнопку мыши и вытаскиваем вспомогательную линию из вертикальной линейки. В любой момент эти вспомогательные линии можно убрать, вызывая из контекстного меню Удалить направляющие. Еще раз подводим курсор, выделяем вспомогательную линию, нажатием правую кнопку мыши вызываем контекстное меню и удаляем вспомогательную линию. Число наносимых вспомогательных линий, так называемых, направляющих, неограниченно. Их сколько угодно можно вытаскивать из линейки. И также очень просто можно обратно возвращать их туда же. Это очень полезные элементы при создании сложной графики. В любое место можно также перетащить саму линейку. В момент, когда курсор примет все тот же вид с двунаправленной стрелки, мы должны нажать клавишу Shift и перетащить линейку в любое место. Таким образом, мы сможем измерить относительные расстояния в разных местах. Естественно линейку тоже можно вернуть на свое обычное место. Можно также одновременно передвигать обе линейки. Для этого еще раз нажимаем на клавишу Shift и перетаскиваем скрещение вот этих линеек. Например, для измерения размера какого-либо объ-
244
TeachPro Microsoft Office 2003
екта. После использования линеек, опять нажимаем на клавишу Shift и возвращаем их на прежнее место. В тех случаях, когда мы редко пользуемся линейками, лучше вовсе удалить их с рабочего стола. Для этого достаточно войти в командное меню Вид и здесь сбросить линейки. За одно уберем и вот этот инструмент Измерения. Для этого активируем настройки и снимем флажок в знакомом нам диалоговом окне Настройка. Закроем. Теперь у нас появилось больше свободного места. Окно программы Publisher можно рассматривать, как рабочий стол. Вот этот серый фон. Это определенное пространство, над которым наш лист чуть-чуть приподнят. Это подмечено вот этой тенью нашего листа. Рабочий стол может быть использован для размещения различных инструментов и объектов. Обратите внимание, например, если мы хотим создать какой-нибудь объект, нет необходимости в том, чтобы обязательно объект создавался сразу же на листе. Можно его приготовить и разместить сначала на столе, а попозже перетащить его в нужное место. Еще раз активируем команду Овал. И построим Овал не на листе, а на рабочем столе. Вот он построен. И он будет здесь находиться, пока мы не перетащим его на лист бумаги. Более того, если мы сохраним нашу работу в этот момент, после чего, допустим, закроем приложение Microsoft Publisher, выключим компьютер и потом, попозже вернемся к работе и откроем тот же документ, этот элемент, расположенный на рабочем столе, все еще будет присутствовать. Вполне естественно, что на рабочий стол можно также временно переместить любой объект, находящийся на листе. Например, выделим вот этот объект и перетащим его на рабочий стол. Выполним команду Отмена, снимем выделение. В общем, рабочий стол можно достаточно эффективно использовать, однако не следует забывать, что все это нужно привести в порядок перед распечаткой документа.
* * *
2.6. Главное меню
2.6.1. Команды меню Правка Продолжая знакомиться с интерфейсом программы Microsoft Publisher, вернемся к рассмотрению раскрывающихся командных меню. Меню File мы уже посмотрели, теперь активируем Правку. В среде Microsoft Publisher, кстати, как и в других приложениях Microsoft Office, инструменты выполнения различных команд дублированы. А то и выполняются несколькими разными способами. В командном меню Правка мы видим, что большинство команд бледны, т.е. недоступны. Мы уже знаем причину. Эти команды выполняются только в определенных условиях. Например, когда в рабочем поле выбраны какие-либо объекты. В первой же строке мы читаем, Нельзя отменить. Иконка в начале этой строки указывает на то, что эта та же самая команда, что и Отмена на главной панели инструментов. Вернемся в рабочее поле. Поставим курсор, например, в этом текстовом фрейме и наберем несколько символов. Опять откроем меню Правка и здесь видим, что в настоящий момент, команда стала доступной и более того, здесь конкретно указано, какое действие может быть отменено. Отменить правку текста. Последние знаки здесь были удалены. Раскроем меню еще раз и теперь мы здесь обнаружим, что активировалась следующая команда Вернуть правку текста. Также мы сейчас можем выполнить команду Вырезать. Но в этом случае вырезанным окажется вот этот текстовый фрейм. Можно также Копировать. Действие этих команд мы уже рассматривали. И на то, что они повторяются, указывают и эти иконки перед этими командами. Давайте, теперь активируем буфер обмена офиса. В панель задач выводится буфер обмена. Команды Вставить все и Очистить все, пассивны, так как в буфер обмена мы еще ничего не копировали. Давайте, скопируем какую-то часть текста. Эту операцию можно выполнить совершенно разными способами. Например, активировать вот эту кнопку Копировать. Опять открыть меню Правка. Выбрать Копировать или использовать комбинацию горячих клавиш Ctrl+C. Есть и такая альтернатива - подвести курсор к этому месту, нажать правую кнопку мыши и в раскрывающемся контекстном меню выбрать команду Копировать. На панели задач мы обнаруживаем, что активировались вот эти команды Вставить все или Очистить все. Тут же, автоматически показывается то, что находится у нас сейчас в буфере обмена. Вставлять этот текст мы не будем. Воспользуемся командой Очистить все. И буфер обмена опустошается. Передвинем наш лист чуть-чуть вправо и теперь давайте скопируем вот этот трехмерный объект. На этот раз воспользуемся вот этой кнопкой Сору. Моментально в буфере обмена мы видим изображение скопирован-
Раздел VII. Microsoft Publisher
245
ной нами детали. Очистим еще раз буфер обмена. Закроем панель задач, еще раз выделим определенный участок текста и скопируем. Передвинем курсор на пустое место и откроем то же самое меню Правка. Становится активной команда Специальная вставка. Активируем ее. Появляется диалоговое окно Специальная вставка. Из этого списка мы можем определить, как именно конкретно вставить то, что находится в буфере обмена. Т.е. это будет, либо новая таблица, либо новое текстовое поле. Выберем новое текстовое поле и нажимаем команду ОК. Вот появляется вот это новое текстовое поле, передвинем его, в котором находится та часть текста, которую мы скопировали из предыдущего фрейма. Выделим теперь текст в этом окне. И вернемся в командное меню. Рассмотрим теперь вот эти три команды – Удалить текст, Удалить объект, Удалить страницу. Начнем с первой, Удалить текст. И текст отсюда был удален. Отменим. Кстати, удаление текста гораздо проще можно было выполнить, просто нажав на кнопку Delete, или Back, и текст удален. Еще раз отменим и вернемся в командное меню. Сейчас выберем команду Удалить объект. И вот этот фрейм полностью оказался вырезанным из нашего листа. Еще раз отменим. А теперь постараемся выполнить последнюю команду Удалить страницу. Активируем. И наша страница удаляется, а так как здесь больше страниц не было автоматически создается новая. Остается лишь вот этот круг, который находится у нас вне листа. Лишь на рабочем поле. Отменим и эту команду. Теперь выделим вот этот эллипс, находящийся вне пространства листа и раскроем командное меню. В этом случае также активна команда Удалить объект. Повторим эту команду. И эллипс удален. Отменим. Снимем выделение и вернемся в командное меню. Мы видим, что вот эта команда Переместить страницу опять неактивна. Выделение каких-либо объектов на этой странице не приводит к активированию этой команды. И это естественно, т.к. данная команда относится к странице, как к целому элементу. Дело в том, что наш документ все еще состоит из одной страницы. Давайте, добавим еще несколько страниц к нашей работе.
* * *
2.6.2. Перемещения и Замена Перемещаемся в другое раскрывающееся командное меню Вставка и выбираем первую команду Страница. Раскрывается диалоговое окно Добавление страницы. Здесь же отметим, что в некоторых случаях добавление страницы происходит автоматически. С таким обстоятельством мы уже имели дело, когда у нас впервые переполнилась вот эта текстовая вставка, и мы разрешили программе автоматически открыть новый фрейм на следующей вновь добавленной странице. Сейчас мы самостоятельно добавим сюда новые страницы. В первую очередь определимся с их числом. Пусть будут две новые страницы. Далее, мы можем выбрать перед текущей страницей или после. Пусть будет после текущей страницы. По умолчанию здесь введена настройка Добавить пустые страницы. Можно выбрать и следующий пункт Создать текстовое поле на каждой странице. Можно также скопировать все объекты на странице. В таком случае надо указать, на какой странице. Они находятся у нас только на первой странице. Оставим настройку по умолчанию. Нажмем кнопку ОК. В рабочем поле автоматически выводится первая же добавленная страница, или же по порядку эта вторая страница, и в левом углу строки состояния подкрашена именно вторая страница. Переключаться из страницы в страницу можно, указывая курсором на соответствующий номер и нажимая левую кнопку мыши. Обратите внимание, вот этот эллипс, элемент который мы разместили на столе, остается неподвижным при переключении между страницами. Как бы мы не меняли листы на столе, инструменты, которые лежат на столе или различные элементы, остаются неподвижными. Это еще раз подчеркивает, насколько удобно использовать свободное пространство рабочего стола, для размещения там различных объектов. Вернемся в командное меню Правка, и мы действительно обнаруживаем, как это и ожидалось, что команда Переместить страницу, становится активной. Нажимаем левую кнопку мыши, и раскрывается диалоговое окно Перемещение страницы. Вот в этом поле будут показаны все присутствующие страницы. Мы должны выбрать любую из них и указать, в каком направлении перемещается выбранная страница. Вперед, тогда надо нажать на кнопку здесь перед до, и если назад, то выбрать опять после. Отменим. Еще раз возвращаемся в командное меню Правка и следом здесь идет хорошо известная команда Выделить все. Активируем ее, щелчком левой кнопки мыши, и мы обнаруживаем, что все
246
TeachPro Microsoft Office 2003
элементы, присутствующие в нашем рабочем поле, оказались выделенными. Естественно, что сейчас мы можем их копировать, удалять или делать какие-нибудь другие операции. Сейчас мы просто снимем выделение, нажав на пустое место. Еще раз вернемся в командное меню Правка. Следующая группа команд Найти-Заменить, Перейти. Тоже хорошо известна из различных приложений. Это часто применяемые команды также выполняются с использованием горячих клавиш. Ctrl F, Ctrl H, Ctrl G, раньше мы это не оговаривали, но и другие основные команды тоже имеют свои соответствия в виде так называемых горячих комбинаций клавиш. Активируем команду Найти. Появляется панель задач, с соответствующим разделом Поиск и Замена. Сбросим. И теперь активируем команду Заменить. Опять Поиск и Замена. Здесь достаточно переставить вот эти точки вверх и вниз, все остальное повторяется. Т.е. вот эти две команды Найти и Заменить, выполняются из одного и того же инструмента Поиск и Замена. Такой поиск мы уже проводили, и сейчас не будем останавливаться на нем. Закроем панель задач. И рассмотрим действие следующей команды Перейти. Активируем. Раскрывается вот это маленькое окно, где нам сообщается, что текущая публикация состоит из трех страниц и достаточно здесь указать номер страницы, на которую мы собираемся перейти, пусть это будет, например, третья страница, и, нажав на кнопку ОК, мы автоматически перескакиваем на третью страницу. Это очень удобно, когда текущий документ состоит из многих страниц. Выберем единицу и возвращаемся на прежнее место. Следующую команду меню Правка "Связи", нам придется пропустить, т.к. мы еще не знакомы со связанными объектами. За ней следует команда Править текст Microsoft Word. Она сейчас не активна, т.к. у нас отсутствует выделение текста. Выделим, например, вот этот фрейм, и еще раз активируем вот эту команду Править текст в Microsoft Word. Автоматически открывается приложение Microsoft Word, содержащее вот этот текст, который находился в выбранном нами фрейме. Здесь даже присутствует та часть текста, которая в результате перетекания оказалась в другом фрейме. Т.к. множество пользователей компьютера лучше знакомы с приложением Microsoft Word, и для них привычнее редактировать тексты именно в этом текстовом редакторе, в среду Microsoft Publisher была добавлена такая команда с переадресацией задачи на другое приложение, а именно Microsoft Word. Закроем это приложение и возвращаемся в нашу среду. С действием команды Объекты, вот это, мы вернемся, когда будем рассматривать связанные объекты. И последняя команда, Личные данные. Активируем. Появляется диалоговое окно Личные данные. Это как бы визитная карточка автора работы, сделанной в Microsoft Publisher и эти данные автоматически могут быть внесены в файлы, созданные на конкретном компьютере. Отменим. Снимем выделение. Тем самым мы закончили рассмотрение командного меню Правка.
* * *
2.6.3. Буфер обмена После беглого рассмотрения командного меню Правка, остановимся на некоторых новшествах, введенных в пакет Microsoft Office уже с 2000 года. Выполним команду "Выделить все". После выделения всего, выполним команду "Копировать". А сейчас выведем на панель задач Буфер обмена Microsoft Office. Обратите внимание, мы одновременно скопировали определенное множество различных элементов, и они попали в Буфер обмена, как одно целое. Снимем теперь выделение, очистим Буфер обмена полностью и начнем поочередно выделять и копировать отдельные элементы. Вот первый из них уже попал в Буфер обмена. Выделим теперь вот эту линию, скопируем. Следующий элемент попадает в Буфер обмена. Выделим теперь вот этот трехмерный элемент, и таким образом происходит накопление различных объектов в Буфере обмена. Очередность расположения этих элементов такова, что последний объект показывается сверху. Переключимся теперь на вторую страницу и покажем, что простым нажатием левой кнопки мыши на любой из этих объектов, можно моментально вставлять их в любом месте. Вставим, например линию и вот этот кусочек. Перейдем теперь на третью страницу и активируем кнопку Вставить все. На этот раз, в один прием мы вставили все три элемента, находящиеся в Буфере обмена, в наш документ. Такое оперативное использование Буфера обмена сравнительно новая возможность. Первое – разделение буфера на определенное количество ячеек начинается еще с офиса 2000 года.
Раздел VII. Microsoft Publisher
247
Тогда буфер делился на 12 ячеек. Сейчас же, в офисе ХР предусмотрено разделение буфера на 24 раздела или сегмента. Естественно, что Буфер обмена занимает определенную часть оперативной памяти нашего компьютера. И если мы будем держать некоторое количество элементов в Буфере обмена, особенно если это графические элементы, работа нашего компьютера может значительно замедлиться. В старых версиях применяли различные уловки, чтобы не держать в памяти компьютера ненужные элементы. Т.е. буфер очищали косвенным путем. Т.к. такой прямой возможности Очистить все, раньше не было. Раньше, такую опцию очистки оперативной памяти, применили в среде AutoCAD. И это вполне естественно, т.к. там, в основном дело имеют с графическими элементами, и они занимают слишком много места. Отменим наши последние действия. Очистим буфер обмена и вернемся на вторую страницу. Здесь все еще остаются вот эти три элемента, которые мы внедрили сюда через буфер обмена. Давайте теперь выделим их поочередно и выполним команду Вырезать. Вот вырезали первый объект. Он сразу же автоматически попал в Буфер обмена. Вырезаем следующий элемент и т.д. Все они попадают в Буфер обмена. Подводя курсор к любому из этих элементов, появляется вот эта стрелка, которая также может быть использована для того, чтобы вставить этот объект. Или же, естественно, удалить. Удалить конкретный объект целесообразно, если в буфере есть чтонибудь, которое нам еще пригодится. Или же в лучшем случае, когда эти элементы нам уже не нужны, опять обращаемся к команде Очистить все. Теперь уберем панель задач и вернемся на первую страницу. Мы уже отмечали, что некоторые команды, которые недоступны, имеют бледный оттенок. А кроме этого, обратите внимание, те команды, которые могут быть выполнены в определенных условиях, они получают вот такую расцветку в том случае, когда мы подводим туда курсор. Вот эти неактивные команды активируются в определенных условиях. Чаще всего, когда нами предварительно сделано определенное выделение. Следует подчеркнуть, что это выделение должно быть корректным. Например, опять выполним команду Выделить все, и после этого попробуем обратиться к команде Править текст в Microsoft Word. Но данная команда сейчас не активна. И это естественно, т.к. в настоящий момент мы выделили все, в том числе и те элементы, правка которых не предусмотрена в среде Microsoft Word. Поэтому мы снимем выделение. Выделим опять вот этот участок текста, и теперь обратимся к команде Править текст в Microsoft Word. Открывается программа Microsoft Word, и здесь мы можем отредактировать данный текст. И это отразится на тексте, содержащемся в рабочем столе Microsoft Publisher. Сделаем простую операцию, просто вырежем вот эту определенную часть текста, используя ножницы. Закроем это приложение, и вернувшись в среду Microsoft Publisher, обнаруживаем, что здесь этого текста уже нет, т.е. именно той ее части, которую мы вырезали в программе Microsoft Word, и если вы помните, вот эта часть перетекала в следующий текстовый фрейм. Несмотря на то, что вот это действие мы выполнили не в среде Microsoft Publisher, а в среде Word, все равно мы имеем возможность, отменить выполненное действие. Подведем курсор к этой команде и здесь появляется подсказка Отменить правку в Word. Выполним. И вот этот текстовый участок возвращается. Давайте теперь выделим вот этот второй текстовый фрейм и вырежем его. Вместе с вырезанием вот этого текстового фрейма, в настоящий момент для наблюдателей, якобы исчез и текст, содержащийся в этом фрейме. Но это на самом деле не так. Давайте, увеличим размер оставшегося текстового фрейма и мы увидим, что та часть текста, которая нам казалась потерянной, присутствует вот в этом фрейме. Отменим наше последнее действие.
* * *
248
TeachPro Microsoft Office 2003
2.6.4. Команды меню Вид до Главной страницы Займемся теперь командами, входящими в меню Вид. Мы не раз открывали это меню и пользовались некоторыми командами, входящими в его состав. В том числе процесс обустраивания панели инструментов из этого меню. Снимем в настоящий момент инструмент «Измерение». Приподнимем чуть-чуть лист бумаги и до того, как рассмотреть первую команду «Две страницы», рассмотрим сначала «Главную страницу». Активируем эту команду. В рабочем поле появляется пустой лист бумаги, так называемая Главная страница, а с левой стороны, на панель задач выходит окно под названием «Изменить главные страницы». Нам предлагают выбрать главную страницу для изменения. По умолчанию, здесь выделена Главная страница A. А это свидетельствует о том, что в нашем документе, несмотря на то, что главную страницу мы специально не создавали, она уже существует, это страница «A», и она пустая. Давайте изменим масштаб, для того чтобы разглядеть поле вокруг главной страницы. Обратите внимание, цвет нашего рабочего стола изменен, чем подчеркивается то обстоятельство, что перед нами не просто обычная страница из нашего рабочего документа, а специальная, Главная страница, о назначении которой мы сейчас поговорим. Наш объект, размещенный на столе, эллипс, все еще присутствует, так как он не входит в документ, а просто лежит на столе. Суть Главной страницы заключается в том, что элементы, расположенные на этой главной странице, автоматически будут размещены на всех страницах, входящих в документ, к которому была применена данная главная страница. Если, например, мы хотим пронумеровать страницы в нашем текущем документе, то лучше всего сделать это на главной странице, это будет относиться ко всему документу. Откроем меню «Вставка», и активируем команду «Номера страниц». Раскрывается вот это диалоговое окно, из которого мы должны выбрать место размещения нумерации страниц. Например, вверху страницы, верхний колонтитул, или внизу страницы, нижний колонтитул. Флажок, выставленный в этом окне, означает, что первая страница тоже будет пронумерована. Если его снять, то номер на первой странице будет отсутствовать, как это принято в печатной литературе. Изменим эту настройку. Вместо того, чтобы нумеровать страницы в левом углу, укажем нумерация с правой стороны. Подтвердим. На главной странице мы можем разместить не только нумерацию страниц, а, практически, любой элемент, какой-нибудь текст или, например, рисунок. Выберем из файла уже знакомый нам рисунок. Переместим его чуть-чуть ниже и снимем выделение. Прежде чем посмотреть эффект проделанных нами операций, обратим внимание на вот этот инструмент, точнее панель инструментов «Изменить главные страницы». Первая кнопка из этого меню выполняет команду по созданию новой главной страницы. Следующая команда, это команда «Дублировать главную страницу». Давайте, активизируем её. Появляется вот это диалоговое окно под названием «Дублирование главной страницы». По умолчанию новой главной страницы, точнее дубликату, присвоен код «Б», а в разделе «Описание» автоматически генерируется, что эта копия главной страницы «А». Мы можем изменить название, отменить наше действие или подтвердить его. Давайте подтвердим. На панели задач появляется новая главная страница под названием «Образец - Б». Следующая команда предназначена для того, чтобы переименовать главную страницу, а следующая, просто для удаления какой-нибудь из присутствующих главных страниц. Так как в настоящий момент у нас две одинаковые, главные страницы, удалим последнюю из них. Диалоговое окно сообщает нам, что при удалении этой главной страницы, нашему документу будет применена предыдущая, главная страница. Подтвердим наше решение, т.к.
Раздел VII. Microsoft Publisher
249
эти главные страницы у нас были одинаковые. Вообще-то, мы могли здесь использовать разные главные страницы, отличающиеся друг от друга своим содержанием. Следующая команда называется «Направляющие разметки». Сейчас она нам не нужна. Следующая команда позволяет переключаться между одностраничным и двухстраничным режимами. Эта команда очень важна, когда нам предстоит подготовить печатную публикацию. И, наконец, последняя кнопка, последнее действие, это «Закрыть главное представление». Активировав её, мы возвращаемся к нашему текущему документу. С левой стороны на панели задач появляется раздел «Применение главной страницы». Здесь мы видим, что для первой страницы нашего документа применена главная страница под кодовым названием "A". У нас здесь больше нет главных страниц, но если они были, мы могли бы применить для первой страницы какой-нибудь другой вариант главной страницы. Именно об этом сообщается нам в этом текстовом сообщении «Выберите главную страницу, для применения к странице 1». А ниже мы видим команду «Применить к диапазону страниц», т.е. мы можем назначить определенный ряд страниц, к которым будет применена главная страница. Ниже находится гиперссылка "Рассмотреть главные страницы", также гиперссылка для получения соответствующей справки. Закроем временно панель задач и пролистаем наши страницы. Везде присутствует рисунок. Обратите внимание, что при переключении в верхнем правом углу меняется номер страницы. Теперь вернемся в меню «Вид», и активизируем команду «Две страницы». И действительно, перед нами две страницы в рабочем поле, вторая и третья, со своей разметкой. Если переключиться на первую страницу, она будет присутствовать одна. Здесь сохраняются традиции печатных публикаций, первая страница обособленна, и парные представления включаются только после второй страницы. Вернемся обратно и отменим этот режим представления сразу двух страниц, вернем и наш масштаб. Теперь переключимся на первую страницу.
* * *
2.6.5. Команды меню от Игнорировать Главную страницу Вслед за командой Главная страница, находится раздел - Игнорировать главную страницу. Давайте, активируем его, и мы обнаружим, что исчез рисунок, а также исчезла разметка «Страницы». Переключимся на другие страницы. Здесь они присутствуют, т.е. активирование команды «Игнорировать главную страницу», действует только на тот лист, в присутствии которого была активирована эта команда. Снимем флажок, переключимся на вторую страницу и еще раз активируем команду «Игнорировать главную страницу». На этот раз элементы главной страницы исчезли со второй, на третьем и первом, они все еще присутствуют. Выполним отмену. И на второй странице опять появляются элементы главной страницы. Возвращаемся в командное меню Вид. Следующая команда, эта Область задач. Эта команда выводит уже хорошо нам знакомый элемент, называемый Панелью задач. Правда, он значительно сужает свободное пространство в рабочем поле, но иногда он очень полезен. Сейчас его просто закроем. Следующее действие, выполняемое из меню Вид - Панели инструментов, т.е. настройка панелей инструментов, ее мы уже рассматривали. Также мы уже знакомы с тем, что отсюда можно выводить или скрывать линейки, которые нам нужны в определенных условиях. Сейчас мы их снимем. Мы также рассматривали Специальные знаки. Они известны также из приложения Microsoft Word. Этот символ означает конец абзаца. Границы и направляющие, мы также рассматривали. Также мы знакомы и с Опорными направляющими.
250
TeachPro Microsoft Office 2003
Следующая команда - Рисунки, предназначена для выбора способа отображения картинок. Активируем ее. По умолчанию включено Подробное отображение. Такой режим занимает много времени при отображении больших картинок или фотографий. Можно переключиться на быстрое изменение размера и масштаба или же вовсе скрыть картинки. Они будут скрыты только на экране. Однако при печати они будут печататься точно. Оставим то, что было по умолчанию. Отменим это окно. Следующая команда в меню Вид, это Колонтитулы. Они уже присутствуют в нашем документе. Однако присутствие этой команды здесь означает, что мы могли бы выбрать и альтернативный способ внедрения колонтитулов в наш документ. И, наконец, команда Масштаб, т.е. масштабирование и представление листа в рабочем поле. Здесь находятся очень удобные варианты представления. Например, Страница целиком, По ширине картины, или Выделенные объекты. А ниже, стандартные числовые значения для масштабирования изображения листа. Для наглядности посмотрим действие этих команд. Страница целиком. Активируем эту команду. И вот наша страница теперь полностью видна в рабочем поле. В данном случае масштаб 37%. Вернемся опять обратно и теперь выберем "По ширине страницы". Теперь масштаб 85% и наша страница максимально выровнена так, чтобы она по ширине умещалась в рабочее поле. Посмотрим последний вариант - Выделенные области. Но эта команда сейчас не активна, т.к. у нас нет выделения. Выделим, например, вот этот фрейм и вернемся в меню. Теперь выберем Масштаб - Выделенные объекты. На этот раз масштабирование равно 134%, т.е. изображение увеличено так, чтобы выбранный нами фрейм максимально был представлен в рабочем поле. Следует отметить еще одно обстоятельство, связанное с меню Вид. Почти все действия, выполняемые из этого меню, могут быть отменены с его же применением. Вот, например, последнее наше действие было изменение масштаба, и в данном случае, вот эта кнопка отмены последнего действия не активна. Поэтому при подводе курсора к нему, появляется подсказка " Нельзя отменить". Так что, для того чтобы вернуть прежнее представление, мы должны либо воспользоваться изменением масштаба вот из этого окна, которое практически дублирует все единицы масштабирования, входящие в командное меню Вид, Масштаб, включая вот эти три строки специального масштабирования. Однако это не распространяется, например, на действие команды, Представления двух страниц. Активируем ее. Переключимся на вторую страницу, чтобы убедиться в активности данного представления. Обратите внимание, в данном случае кнопка отмена стала опять контрастной, т.е. активной и подсказка сообщает нам, что можно отменить команду «Две страницы». Активируем, и возвратимся к представлению, которое дается по умолчанию, т.е. вся страница представлена целиком. Именно в этом масштабе открывается любой новый документ. Эта настройка действует тогда, когда мы заново активируемо само приложение Microsoft Publisher. Убедимся в этом. Зададим какое-нибудь другое масштабирование. Пусть будет 100%. Сохраним файл. Закроем его. И откроем заново. И вот он представлен в масштабе 37%. Теперь выполним какое-нибудь другое действие из меню Вид. Например, активируем команду Специальные знаки, в конце каждого абзаца. Команда Отмена недоступна. Чтобы отменить введение специальных знаков, мы опять должны войти в командное меню Вид и снять вот этот флажок. То же самое касается каких-либо изменений интерфейса программы Текущий момент. Выводим линейки. Вот они появились, но команда отмены опять пассивна. Вернем все на свои места. Снимем линейки. И поставим наше традиционное масштабирование 75%. Снимем выделение. Мы неудачно щелкнули, в поисках пустого места, поэтому появилось вот это сообщение, говорящее о том, что объект находится на главной странице и для того чтобы переключиться на главную страницу, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+M. Мы просто переместим курсор, и снимем выделение, щелкнув на пустое место.
* * *
Раздел VII. Microsoft Publisher
251
2.6.6. Команды меню Вставка Отметим еще одно свойство меню Вид приложения Microsoft Publisher. Возможности представления текущего документа в Microsoft Publisher заметно отличаются от аналогичных возможностей приложения Microsoft Word. В этом, самом распространенном и часто использующемся приложении Microsoft Office, Microsoft Word, мы имеем три основных режима представления работы: обычный, web-документ и разметка страниц. Именно в этом режиме обычно создаются текстовые документы в этом приложении. В программе Microsoft Word внимание сконцентрировано на всем документе. Полоса прокрутки перемещает нас по документу, непрерывно из страницы к странице. В то время, как в Microsoft Publisher в рабочем поле можно представить, как мы уже видели, одну или две страницы. И перемещение полосы прокрутки не выходит за пределы представленных в рабочем поле страниц. А перемещение по документу производится выбором соответствующей страницы. Можно сказать, что в Microsoft Publisher внимание сконцентрировано на обустройстве страниц, и лишь в конечном итоге верстается весь документ. Теперь, начнем знакомиться с командным меню Вставка. Для этого уберем рисунок с главной страницы. Воспользуемся подсказкой и активируем комбинацию клавиш Ctrl+M. Выделим рисунок, и вырежем его. Закроем главную страницу. Перейдем на последнюю страницу и откроем меню Вставка. Первая команда это Добавление страницы. Это мы уже делали и повторять не будем. Следующая команда это Дублировать страницу. Активируем ее. Снимем панель задач, и мы видим, что добавлена одна страница. Она пустая, т.к. мы дублировали пустую страницу. Переместимся на первую страницу. И еще раз активируем эту команду «Дублировать страницу». Обратите внимание, мы сейчас находимся на второй странице, которая полностью повторяет первую страницу. Мы практически скопировали страницу. Иногда это очень полезно, например, если на исходной странице находятся какие-либо элементы, которые пригодны для того, чтобы создать новую страницу. В данный момент такой потребности нет. Так что мы можем вернуться в меню Правка и активировать знакомую уже нам команду «Удалить страницу». И страница, находящаяся к этому моменту в рабочем поле, удаляется. Следующая команда меню Вставки это Раздел. По названию этой команды ясно, что подразумевается создание определенного раздела, входящего в конечный документ. Первая опция на этом диалоговом окне «Начать раздел с этой страницы», которая означает, что если мы поставим флажок в этом окне, включаемый раздел начнется именно со второй страницы, т.е. с той, которая сейчас находится у нас в рабочем поле. Следующая опция также знакома нам, «Показывать верхний и нижний колонтитулы» на первой странице раздела. Создание различных разделов или подразделов целесообразно в определенных случаях, исходя из характера печатной публикации. Любому разделу или подразделу может быть назначена своя главная страница, или иной формат нумерации страницы, отличающийся от настройки, применяемой ко всему документу. Например, можно выбрать римские числа. Если переставить точку в этом разделе, то здесь можно ввести число и указать место, с которого начнется внедряемый раздел. Сейчас мы отменим это действие. Следующая возможность меню Вставки, это вставка Номера страниц. Но эта вставка у нас в настоящий момент сделана через главную страницу. И мы не будем повторно наносить номера страниц. Следующая команда - Дата и время. Активируем. Раскрывается диалоговое окно Microsoft Office Publisher, где нам сообщается, что для добавления поля для даты и времени, нужно щелкнуть в текстовой рамке или в текстовой таблице, ОК. Переместимся на первую страницу. Здесь у нас имеются такие поля. Выделим вот это последнее текстовое поле или фрейм и повторно активируем вставку даты и времени. Раскрывается вот это диалоговое окно, где мы выбираем язык вставки, стиль вставки, пусть будет, например, вот такой, и здесь же очень интересная и полезная опция «Обновлять автоматически». Это означает автоматическое изменение даты с использованием системного таймера. После ввода и подтверждения, нажимаем ОК, вот здесь указана дата, которую мы подтвердили. Изменим цвет, чтобы подчеркнуть. Это значение даты будет меняться в соответствии с последним обновлением настоя-
252
TeachPro Microsoft Office 2003
щего документа. Это особенно важно в тех случаях, когда документ сохраняется, как web-страница и публикуется на web-узле. Здесь она нам не нужна, так что отменим последнее действие, связанное с созданием этой даты. Сохраним наш документ под следующим индексом.
* * *
2.6.7. Вставка изображений и звуков Снимем выделение и переместимся на другую страницу. Увеличим масштаб. Посмотрим следующий тип вставки Символ. Символ можно вставлять только в существующий фрейм. Поэтому создадим его сначала. Активируем команду Символ. С набором этих специальных символом мы знакомы также из программы Microsoft Word. Диалоговое окно символов позволяет нам выбрать необходимые символы, прилагающиеся к различным шрифтам, которые мы выбираем из этого окна. Можно поменять также набор. По умолчанию здесь выставлена расширенная латиница. Нам предоставляется возможность выбора из довольно широкого списка знаков. Например, выберем знаки Dingbats. При необходимости можно переключится на следующую вкладку специальных
знаков, и сделать выбор из предлагаемых здесь вариантов. Вернемся на первую вставку и вставим вот этот знак. Нажмем на кнопку «Вставить», и закроем это окно. Вот этот символ, который мы вставили сюда, это не рисунок, для того чтобы нагляднее его представить, просто увеличим размер шрифта и поменяем цвет. Следующая команда из меню Вставка, это Объект библиотеки макетов. Этой библиотекой мы уже пользовались. Сейчас возьмем какой-нибудь простой элемент и его добавим в наш документ. Дальше в командном меню Вставка отображена команда «Добавить выбранный объект в библиотеку макетов». Эта опция очень полезна в том случае, если мы сами создали какой-нибудь элемент и для того чтобы воспользоваться этим элементом в будущем, мы можем добавить такой элемент в библиотеку макетов, и он всегда будет доступен для дальнейшего использования. Сейчас у нас такого элемента еще нет. Переходим на следующий пункт Личные данные. Здесь подразумевается добавление определенных стандартных данных: Имя, Должность, Адрес, Название организации, Телефон, Факс, Девиз, Эмблема и т.д. Добавим, например, номер телефона. Автоматически создается отдельный фрейм, в котором присутствует номер телефона и адрес электронной почты. Конечно же, это обычная текстовая вставка и такая опция добавлена лишь для того, чтобы сэкономить наше время и при активизации этой команды, получить готовую форму, куда просто вписываем нужные номера. Следующая опция меню Вставки это ряд команд, выполняемых из подменю Рисунки, это Картинки, Из файла, Очистить рамку рисунка, ввести изображение со сканера или камеры, или добавить авто-фигуры. Картинки мы уже вставляли. Еще раз активируем этот раздел. По-прежнему открывается панель задач, где выводится соответствующий раздел - Коллекция клипов. Проведем здесь поиск, как это мы делали раньше. На этот раз поищем какой-нибудь файл, содержащий ключевое слово Книга. Начав поиск, мы получаем доступ к этим двум графическим изображениям. Вставим первый и второй. Закроем окно задач. Вернемся в командное меню Вставка в подраздел Рисунки. Раздел вставок со сканера и камеры мы пропустим, этому вопросу мы посвятим отдельную часть нашего учебного курса. Сейчас займемся авто-фигурами. Здесь предлагается широкий выбор авто-фигур, например, различные линии, соединительные линии, основные фигуры, фигурные стрелки, блок схема, звезды и ленты, и выноски. Возможны также и другие авто-фигуры, которые сейчас не поддаются предварительному просмотру. Выберем какую-нибудь выноску, например, вот эту и поместим ее здесь. Уточним место расположения. Можно отредактировать, например, вытянуть направляющую, и вставить здесь какой-нибудь текст. Например, слово Книга. Естественно, вот эту авто-фигуру или выноску, можно отформатировать. В частности, изменить цвета линии. Пусть будет, например, синий цвет. Можно выбрать какую-нибудь заливку и подтвердить выбор. Получить, таким образом, такую выноску.
Раздел VII. Microsoft Publisher
253
Посмотрим последний раздел подменю Рисунков - Авто-фигуры и Другие авто-фигуры. Активируем. И на панели задач появляется новый раздел Коллекция клипов, содержащий вот такие графические элементы. Выберем, например, вот этот и вставим сюда. Обратите внимание, вот в этот раздел Коллекция клипов, где мы попали в поиск автофигур. И действительно, здесь достаточно широкий выбор различных графических элементов, которые могут быть очень полезны, и сэкономят наше время при создании требуемого материала. Смотрим дальше, однако здесь мы проиллюстрируем лишь маленькую часть данной коллекции. Мы также можем произвести поиск, при этом включить в этом окне те коллекции, где мы собираемся провести поиск. Воспользоваться следующим окном, где сейчас по умолчанию подчеркнуты только картинки. Мы можем здесь подключить также Фотографии, Фильмы, Звуки и таким образом расширить предоставляемые возможности или выбрать сразу все типы мультимедиа. Можно также активировать гиперссылку Картинки на узле Office Online и получить соответствующие советы. Сейчас мы просто закроем панель задач.
* * *
2.6.8. Вставка текстов, формул и видеоклипов Просмотрим дальше команды, содержащиеся в меню Вставка. Здесь находится следующая команда Надпись. Она практически дублирует вот эту команду. Выберем свободное место, и создадим текстовый фрейм. Следующая команда это Текстовый файл. В данный момент эта команда активна, так как у нас выделен текстовый фрейм. Активировав его, раскрывается диалоговое окно «Добавить текст», и нам предоставляется возможность, выбрать какой-нибудь текстовый файл. Мы откроем уже знакомый нам текстовый файл. Открывается диалоговое окно преобразования текстового файла. Мы должны выбрать кодировку, Windows, которая выставлена по умолчанию. ОК. Мы получаем сообщение от программы Microsoft Office Publisher, что добавляемый текст не умещается в выбранный нами текстовый фрейм. Чтобы выполнить автоматическое переключение, мы должны подтвердить разрешение. Подтверждаем. Еще одно диалоговое окно, где мы должны подтвердить необходимость автоматического создания дополнительных текстовых фреймов. В конечном итоге программа автоматически добавила две новые страницы, и в настоящий момент, текущей оказывается 6 страница. Подтверждаем. Уменьшим масштаб. Укажем, 33% и включим представление в «Две страницы». Однако в рабочем поле у нас все еще представлена только одна страница, так как это последняя страница, а их общее количество нечетное. Теперь, если мы перелистаем на две страницы вперед, представление будет именно таким, каким мы его назначили. Переместимся еще на один шаг и вернемся в командное меню Вставка. Следующий элемент этого меню Объект. Активируем. Раскрывается диалоговое окно Вставка объекта. Сначала мы должны определиться, создавать новый объект или использовать какой-нибудь объект, уже созданный и сохраненный в файле. Начнем с создания нового объекта, а в качестве типа выберем первый же пункт тип объекта Microsoft Equation, т.е. мы решили вставить математическое уравнение. Подтверждаем. Однако у нас выбран не подходящий масштаб, поэтому отменим это действие, изменим масштаб, увеличим изображение, переместимся в начало страницы, и еще раз активируем объекты и в частности математическое выражение. Выберем, например, определенную сумму – S, знак равенства, далее поставим знак суммы. Пусть будет, например, вот такое представление n=от 1 до 100, а сюда впишем составляющие вот в таком виде. Пусть будет индекс n, далее J, и OK. Для того, чтобы сделать это выражение более наглядным, мы его увеличим простым растяжением вот этих узловых точек данного фрейма. И теперь можно вернуться к обычному масштабу. Рассмотрим дальше меню Вставка. Нам предлагают, внедрить в текущий документ аудио запись. Нажимаем кнопку ОК. Открывается специальное приложение для записи и редактирования звука, которое установлено на данном компьютере, где мы создавали этот учебный курс. Нажатием на эту кнопку, активируется диалоговое окно записи, после нажатия следующей красной кнопки, начинается непосредственно запись. Приостанавливаем
254
TeachPro Microsoft Office 2003
ее. Закрываем это диалоговое окно, появляется вот это графическое отображение записи нашей речи. Теперь мы должны сохранить эту запись и закрыть данное приложение. Обратите внимание, в нашем документе появилась иконка программы Sound Forge, которую мы использовали для создания звуковой записи, мы моги бы использовать и встроенную в Windows собственную систему звукозаписи. Теперь активируем эту запись, которая внедрена в наш документ в качестве объекта. Делаем двойной щелчок, и откроем то же самое приложение. Нажимаем на кнопку, включается запись. Закроем это приложение и подчеркнем, что при выполнении этой операции, мы совершали минимальные действия, а остальным процессом управляла программа Microsoft Publisher. В частности, обращения команды звукозаписи и автоматическое активирование приложения Sound Forge, присвоение имени файла и создание соответствующей связи, все произошло автоматически. Сохраним файл. Снимем выделение. Посмотрим теперь, какие объекты еще могут быть внедрены в документ Microsoft Publisher. Видео клип. Аналогично аудио записи, видео клип тоже можно создать с использованием какой-нибудь специальной программы, которая будет использована нашей программой или же создать из файла. На этот раз выберем именно эту опцию «Создать из файла». Поставим здесь флажок, чтобы установить связь. Подключим обзор. Воспользуемся тем, что нам предоставляет WindowsXP, и выберем здесь вот этот видео клип Часы. ОК. Появляется вот это изображение таймера. Для того чтобы посмотреть, что же это такое, просто щелкнем по изображению. В специальном окне открывается представление вот этого секундомера. Выключим его, и закроем это окно. Таким образом, у нас получается вставленный в документе Microsoft Publisher секундомер. Выберем подходящее место для следующей вставки. Еще раз обратимся к объектам. Выберем на этот раз диаграммы Microsoft Graph. Появляется вот такая диаграмма и диалоговое окно для ее настройки. Это определенная заготовка. Естественно, что мы здесь можем поменять, как название, так и соответствующие численные значения. Сейчас мы этого делать не будем. Просто оставим эту диаграмму как она есть.
* * *
2.6.9. Вставка объектов MS-приложений Продолжим знакомиться с другими объектами, предлагаемыми этим диалоговым окном Вставка объектов. Следующая вставка, это Диаграмма Microsoft Office Excel. ОК. Получаем аналогичную диаграмму, тут же раскрывается вот эта панель инструментов настройки данной диаграммы. Посмотрим, какие же здесь настройки. Активируем формат Области диаграммы. Здесь можно выбрать тип рамки. В настоящий момент по умолчанию рамка не видна. Можно создать тень. Заливка может быть обычная или прозрачная. Можно применить также другие способы заливки. С ними мы также знакомы. А также выбрать другие шрифты. Отменим. Следующая команда Тип диаграммы. Раскроем. И выберем какое-нибудь другое представление, например, вот это. Или же вот такое, как бы трехмерное представление. Следующая команда Легенда. Активируем. Исчезают вот эти надписи или возвращаются в зависимости от выбора. Следующая команда Таблица данных. Она увеличивается или уменьшается. Далее команда - По строкам, т.е. вот эти надписи располагаются уже построчно или же можно включить представление - По столбцам, т.е. то, что было. Следующими кнопками можно покрутить текст по часовой стрелке. В результате получаются вот такие наклонные подписи. Раскроем теперь область Диаграммы и перейдем, например, на ряд "Бензин". Подчеркивается именно тот ряд, который отвечает выбору. В качестве отдельного ряда можно отредактировать оси, или редактировать любой другой ряд, например "питание", т. е редактируется вот эта диаграмма. Опустим ее чуть-чуть ниже. И продолжим рассматривать следующие вставки из набора различных объектов. Следующий тип объекта Документ Microsoft Word. Мы уже пользовались такой опцией, как Правка, содержимого Microsoft Publisher текста в Microsoft Word. Так что же такое вставка объекта Microsoft Word? Подтвердим выбор, ОК. Появляется вот это поле, в которое можно вводить текст, и данное действие будет равно-
Раздел VII. Microsoft Publisher
255
сильно тому, чтобы набирать текст непосредственно в Microsoft Word. Видоизмененный интерфейс показывает нам, что в настоящий момент мы работает в Microsoft Word. Щелкнем на свободном месте, и мы возвращаемся в программу Publisher, при этом текст, якобы набранный в Microsoft Word автоматически вставляется в наш документ. При этом форматирование вот этого текста уже произведено в Microsoft Word. Следующий вариант вставки объекта это документ Word Pad. ОК. Совершенно аналогично готовится вставка и симулируется процесс, как будто этот текст набирается в приложении Word Pad. Еще раз щелкнем на свободное место, и вернемся в среду Microsoft Publisher, где у нас уже присутствует такая вставка из другого текстового редактора. Посмотрим следующий тип объекта. Это Звукозапись, Клип мультимедиа, лист Microsoft Office Excel, набор MIDI команд для цифровой музыки. Мы не будем детально рассматривать эти опции, т.к. здесь практически нет ничего нового. Например, активизация листа Microsoft Office Excel, естественно активируем ссылку на приложение входящее в Microsoft Office, Office Excel. Выберем на этот раз тип объекта Пакет и подтвердим наш выбор. Открывается диалоговое окно Упаковщик объектов. Это как будто какая-то емкость, т.е. какой-то пакет, куда можно сложить определенные файлы и внедрить в документ Microsoft Publisher. Здесь можно выбрать какой-нибудь значок, т.е. пиктограмму. Пусть будет, например, вот эта пиктограмма. Выберем Файл, импортируем. Пусть будет рисунок, которым мы часто пользуемся. Через командное меню Правка мы можем, например, удалить, вырезать и выполнить другие действия над теми объектами, которые мы упаковали с использованием этого упаковщика. Теперь щелкнем по этой упаковке и получаем сообщение от программы, что не удается активировать объект, поскольку установлен высокий уровень защиты от макросов. Очень хорошо, что программа так бережно защищается от вирусов. ОК. Снимать эту защиту мы не будем. В этой настройке мы сейчас не нуждаемся. А вот последний упакованный элемент просто вырежем отсюда. Что же касается последней операции создания вот такого пакета, это равносильно созданию макроса. В таких макросах часто содержатся вирусы, в настройке по умолчанию Microsoft Publisher имеется защита от прямого допуска к макросам, о чем мы были автоматически предупреждены. Смотрим следующую строку в списке объекты - Презентация Microsoft Power Point. Активируем - ОК. В этом случае нет ничего нового, по сравнению с тем, когда мы делали вставку Microsoft Word, просто на этот раз активируется другое приложение Microsoft Power Point и у нас появляется возможность создать и отредактировать такую вставку и внедрить в наш документ. Сейчас мы этого делать не будем. Вот это окно, которое автоматически создалось, вырежем. Смотрим дальше. Другие объекты. Рисунок Microsoft Word или Рисунок PaintBrush. Выберем на этот раз Paintbrush. Здесь нет принципиальной разницы. И открывается вот такое маленькое окно. Чуть-чуть увеличим его. Здесь же автоматически представлены все инструменты приложения Paintbrush, назначим ширину линии, выберем какойлибо цвет. Например, нарисуем вот такой элемент, который прямым образом не отображается в среде Microsoft Publisher. Поменяем цвет. Создадим еще один такой элемент. Теперь просто щелкнем на свободном месте, и мы возвращаемся в наше приложение Microsoft Publisher.
* * *
256
TeachPro Microsoft Office 2003
2.6.10. Команды Связи и Объект меню Правка Следующий объект это слайд Microsoft PowerPoint. OK. Практически здесь тоже нет ничего нового. Эта та же самая команда, что и предыдущая. Поищем свободное пространство и повторим вставку PowerPoint. На этот раз выберем команду «Создать из файла». Включим создание связи, проведем обзор. Выберем, например, вот эту презентацию и подтвердим наш выбор. Появляется презентационный слайд, созданный в программе Microsoft PowerPoint. Снимем это выделение и, еще раз сохраним нашу работу. Поищем еще свободное место и посмотрим следующий тип объекта Точечный рисунок. Опять выберем команду - Создать из файла. И проведем обзор. Поищем в директории Windows, выберем лучше табличное представление, и найдем какой-нибудь точечный рисунок. Хотя бы вот этот, рододендрон, ОК. Получается вот такая вставка точечного рисунка. Однако рисунок очень темный, воспользуемся инструментом по увеличению яркости. И в итоге получим вот такую вставку. В командное меню Вставка мы практически рассмотрели все команды и подменю, осталась только гиперссылка, но ею мы уже неоднократно пользовались, так что сейчас можем спокойно пропустить этот раздел. Еще раз сохраним текущий документ и закроем его. А теперь попытаемся заново открыть тот же самый документ. Выбираем его из списка, и получаем вот такое сообщение от Microsoft Publisher. Загружаемая публикация содержит ссылки на источники данных, и при обновлении этих ссылок, будет выполнена попытка получения из источников новые данные. Ссылки могут быть использованы злонамеренными пользователями для доступа к конфиденциальным сведениям. Перед обновлением ссылок, убедитесь в надежности источника публикации. Обновить или нет? Подтвердим наше решение - Да. Происходит обновление, т.е. загружаются сведения о тех связях с другими файлами, которые мы сделали в этом документе. Перейдем на следующий лист, точнее на следующую пару. Здесь мы создали различные объекты. Проверим, изменилось ли что-либо. Активируем секундомер, он по-прежнему работает. Теперь выделим вот этот слайд, который у нас связан с программой Microsoft PowerPoint и вспомним, что в меню Правка мы пропустили некоторые команды. Тогда мы говорили, что рассмотрим попозже вот эти две команды Связи и Объект, т.к. тогда они были недоступны. В настоящий момент эти действия активны. Здесь мы можем прочесть, например, что выбранный объект это презентация Microsoft PowerPoint. Далее появляется команды - Показать, Изменить, Открыть, Преобразовать. Выберем какое-нибудь одно действие, например, Открыть. И слайд открывается автоматически в родном приложении Microsoft Power Point. И естественно, здесь мы можем отредактировать, изменить или выполнить другие действия. Вернемся опять в командное меню Правка и посмотрим теперь вот эту строку Связи. Открывается диалоговое окно Связи, где перечислены те связи, которые мы создали в текущем документе. В первой строке присутствует именно тот слайд презентации, который только что мы раскрывали. Здесь же мы увидим связь с файлом из директории Windows, с которой связан наш таймер. Здесь упоминается точечный рисунок из той же директории - Рододендрон. С правой стороны этого диалогового окна размещены клавиши, с помощью которых мы можем выполнить различные действия. Например, отменить назначенную связь, обновить, открыть источник или сменить источник. Информация, приводимая вот в этих двух строках, идентична той, которую мы видим вот в этом поле, Тип и Обновление. Обновление по умолчанию здесь выставлено автоматическое. Можно также назначить ручное обновление. Автоматическое обновление означает изменение представления, при изменении содержимого какого-либо из файлов, с которым установлена связь. Если же мы выберем ручное обновление, то все останется без изменения до тех пор, пока мы сами не обновим что-либо. В строчках ниже приводится тип объекта, он присутствует и здесь. Источник тоже упоминается как в этой строке, так и в этом главном поле.
Раздел VII. Microsoft Publisher
257
В режиме автоматического обновления, если мы, например, подменим в этой папке данный файл другим клипом, который мы переименуем, воспользовавшись вот этим названием, естественно это делаем вне приложения Microsoft Publisher, а потом опять откроем данный документ, вместо этого клипа автоматически будет воспроизводиться уже новый клип. Закроем это окно. Снимем выделение с презентационного слайда, и выделим вот этот клип. Опять возвращаемся в командное меню Правка, раскроем его полностью, и вот в этом разделе Объект мы уже видим видео клип. С правой стороны опять открывается подменю: Воспроизвести, Изменить, Открыть, Преобразовать и т.д. Включим воспроизведение. Оно работает. Закроем его.
* * *
2.6.11. Преобразование вставленных объектов Теперь перенесем выделение вот на эту иконку, и еще раз посмотрим командное меню Правка – Связи. Здесь все то же самое, закроем. Опять возвращаемся и смотрим объекты. Сейчас правильно указывается, что это объект Sound Forge Audio. Активируем команду – Вправить, открывается соответствующее приложение, в котором мы создали эту вставку. Закроем. Еще раз перенесем выделение, и мы обнаружим, что эта диаграмма Microsoft Graph. Опять раскрывается соответствующее подменю. Можно и дальше смотреть различные объекты. Мы убеждаемся, что везде правильно показано, конкретно с каким объектом мы имеем дело. В настоящий момент это документ Microsoft Word. Дальше документ Word Pad. Последний объект это Точечный рисунок. Его мы выполнили в приложении Paint. Активируем команду - Изменить. Открывается приложение Paint. Обратите внимание, здесь выделено поле. Только это поле доступно для редактирования в приложении Paint. Попробуем провести линию гденибудь в другом месте, и мы убедимся, что это будет невозможно. Автоматически мы возвращаемся в наше приложение Microsoft Publisher. Однако изменение размера имеет место и в этом приложении. Выполним отмену. Однако отменить это действие нам не удалось, в отличие от правки текста в Microsoft Word, которое мы отменили в Publisher. Изменение, введенное в Точечный рисунок, мы отменить не смогли. Давайте убедимся в этом еще раз. Сначала выделим, затем активируем команду Изменить. Проведем здесь какую-нибудь линию. Вернемся в наше приложение, и мы увидим, что кнопка отмены не активна. Т.е. это действие мы уже отменить не можем. Переключимся на следующую часть. Выделим какой-нибудь объект, и еще раз посмотрим строку Объект. Она пассивна, т.к. для этого элемента, нет никакой связи, и он просто является родным элементом этого документа. Перейдем на последнюю страницу. Это объект Точечный рисунок. И он здесь обозначен, именно, как точечный рисунок. Посмотрев вот эти два пункта раздела "Правка", мы еще раз убедились, насколько глубоки и эффективны связи между различными приложениями пакета Microsoft Office. Вернемся в наш документ, еще раз сохраним его. Еще раз вернемся к нашим предыдущим вставкам. Выделим вот этот объект, который мы создали с использованием PaintBrush, и опять обратимся к Правке. Выберем подменю Объект и команду, которую мы еще не активировали, Преобразовать, раскрывается вот это диалоговое окно "Преобразование". Здесь подчеркивается, что это точечный рисунок, и в качестве возможного преобразования предлагается преобразовать его в рисунок. Выберем эту опцию, и подтвердим ОК. Воспользуемся теперь правой кнопкой мыши, ее нажатием выводится кон-
258
TeachPro Microsoft Office 2003
текстное меню, где перечислены определенные действия, которые могут быть проведены над выбранным объектом. Активируем, например, формат рисунка. Появляется диалоговое окно форматирование рисунка. Отменим. Еще раз выведем контекстное меню. И теперь активируем ту же команду - Преобразовать. Появляется все то же диалоговое окно, но теперь уже по присутствующему выделению мы видим, что это рисунок, так называемый Рисунок (DIB) файл. Отсюда его опять можно перевести в точечный рисунок. Отменим. Выделим теперь какой-нибудь другой элемент. Например, тот же клип, и еще раз вызовем контекстное меню. Здесь мы видим, среди различных действий, которые доступны для этого элемента, например, Сохранить как рисунок. Активировав его, раскрывается диалоговое окно "Сохранить как". Автоматически придается название Рисунок 1. И по умолчанию открывается папка "Мои рисунки". Подтвердим сохранение. Однако это вовсе не означает, что вот в этом документе данная вставка преобразована в рисунок. Откроем опять командное меню Правка, и убедимся, что это действительно видеоклип, а не рисунок. Снимем выделение и выделим какой-нибудь другой элемент. Например, вот этот. Опять раскрываем контекстное меню, и отметим, что обычно в контекстном меню приведены не все действия, которые возможны для выбранного объекта. Но здесь собраны наиболее актуальные, т.е. часто применяемые команды: Вырезать, копировать, вставить, удалить объект, форматировать, придать к выбранному объекту свойства гиперссылки и т.д. Снимем выделение. Выделим теперь вот этот участок текста. Раскрываем опять контекстное меню, и вот здесь мы видим, что дублируется строка из меню Правка, Объект со своим подменю. И, наконец, заглянем в папку "Мои рисунки", где мы сохранили иконку нашего видео клипа, т.е. таймера, в качестве рисунка. Вот он. Откроем, автоматически раскрывается специальное приложение для просмотра изображения и факсов, и мы убеждаемся, что это уже не клип, а просто один кадр видеоклипа, т.е. рисунок. Закроем его, и закроем папку "Мои рисунки".
* * *
2.7. Меню Формат
2.7.1. Шрифт Вернемся обратно к нашему приложению для верстки печатных публикаций, и займемся рассмотрением одного из важнейших меню Формат. Откроем это командное меню. Раскроем его полностью, и отметим сразу же, что первая группа вот этих команд не активна, так как у нас не было никакого выделения в нашем документе. Выберем участок с текстом, увеличим масштаб, и опять раскроем это командное меню. Первая строка, т.е. первая же команда этого меню, это Шрифт. Активируем ее. Раскрывается диалоговое окно Шрифт. В разделе Общие, мы видим стандартные настройки, которые вам, наверняка, хорошо известны. В этом окне выбирается шрифт. Оно практически дублирует окно на панели форматирования. Далее находится окно Начертание. По умолчанию здесь выставлено "Обычный". Можно выбрать курсив, полужирный, или полужирный курсив. Совершенно аналогичное окно находится и на панели форматирования. Так же, как и размер шрифта. Следующее раскрывающееся окно, это "Подчеркивание". По умолчанию оно отсутствует. Можно выбрать: Одинарная, Только слова, Двойная, Пунктирная или Жирная пунктирное. Есть и другие варианты, такие как, например, Жирная штриховка, Жирный длинный штрих, Штрих-пунктир, Волнистая и т.д. Простое подчеркивание можно было выполнить из панели инструментов форматирования. Вот эта кнопка назначена именно для этого. И, наконец, рассмотрим раздел по выбору цвета. Здесь же можно вывести другие цвета. Тем самым расширить поле выбора, или выбрать цвет из этой палитры. Более того, можно назначить цветовые модели RGB, HSL или другие. Отменим, отменим и это диалоговое окно, и покажем, что указанием цвета шрифта можно также воспользовавшись кнопкой на панели форматирования.
Раздел VII. Microsoft Publisher
259
Вызывается абсолютно то же диалоговое окно. Кроме дополнительных цветов, здесь можно выбрать также способы заливки. Мы уже открывали это диалоговое окно. Возвращаемся опять в командное меню к команде – Шрифт. Смотрим следующий раздел этого диалогового окна - Видоизменения. Здесь находятся 8 маленьких флажков, предоставляющих возможность дополнительной настройки: такие видоизменения, как надстрочный, подстрочный, контур, приподнятый, малые прописные, все прописные, с тенью и утопленные. Обратите внимание, вот в этом разделе, который называется Образец, находится слово - образец, и при выборе определенной опции, соответственно меняется стиль его представления. При выборе Надстрочного, слово поднимается вверх, размер шрифта уменьшается. Снимаем. Подстрочное видоизменение, опускается вниз опять с уменьшением размера. Снимаем флажок. Далее Контур. Буквы становятся жирными. Снимем. Приподнятый. Придает среднюю жирность. При выборе "малых прописных", слово набрано прописными буквами. "Все прописные", опять прописные, но размер в этом случае больше. Сравните. Снимем. Настройка «С тенью» сейчас незаметна, поэтому выведем на экран специальную экранную лупу. Вот это слово увеличено, для того чтобы легко заметить разницу снимем эту опцию. Покажем надпись - образец. Еще раз включим. Обратите внимание, появляется как бы тень исходных букв, выполненная в темно сером цвете. Снимем флажок. Теперь поставим флажок перед следующей опцией, утопленный. Обратите внимание, местами поменялись тень и основные буквы. Теперь основная надпись, выполненная черным цветом, как бы утоплена, смещена вправо и вниз, а тень оказалась сверху. Картинка станет более наглядной, если мы поменяем цвет шрифта, пусть будет красный. И теперь легко можно заметить разницу между настройками "Утопленная" и "С тенью". Закроем экранную лупу, отменим это диалоговое окно. Выделим здесь пару слов, скопируем, вставим, и теперь отформатируем раздельно эти участки. В первом случае выберем "С тенью", ОК, а во втором случае отформатируем с опцией, "утопленный", OK. Теперь увеличим до 200% или даже больше, 400, чтобы легко заметить разницу. Вот первая настройка, а вот и вторая. Отменим наше последнее действие.
* * *
2.7.2. Абзац Посмотрим следующую строку меню форматирования - Межзнаковый пробел. В верхней части диалогового окна Межзнаковый пробел, как видно из этого сообщения, можно сжать или растянуть выделенный текст. Например, задавая процентное изменения данными кнопками, или просто вводя самим цифры в это окно. К примеру, растянем на 20%. Следующая опция называется - «Трекинг». Здесь можно регулировать расстояние между знаками. Обратите внимание, в первой опции мы пропорционально меняем масштаб выбранного текста, в одном горизонтальном направлении, туда или сюда. В то время как при настройке трекинга, размеры букв не меняются, меняются только расстояния между ними. В этом окне можно выбрать: очень узкий, узкий, очень широкий, широкий или специальный. Выберем, например, узкий. Здесь изменяется процентное соотношение. Вы, наверное, уже догадались, что если мы укажем "Специальный", то пользуемся вот этим окном справа, самостоятельно выбирая процентное соотношение смещения. Пусть будет узкий. Следующая настройка – Кернинг, позволяет точно выставлять пробел между знаками. Здесь у нас уже не процентное соотношение изменения, а в условных единицах. Также можно выбрать Разряженный режим или сжатый. Выберем Сжатый. Здесь традиционно присутствует образец, который меняется при изменении настройки, отображающий изменения слова. Но здесь не очень наглядны наши настройки, чтобы не возиться с лупами, мы просто применим эту настройку к верхней копии этих слов, и посмотрим на результат. Эти два слова практически переплелись. Добавим сюда несколько пробелов. Пожалуй, мы слишком сжали наши буквы, для того чтобы эффект был более наглядным. Однако в некоторых случаях такое сжатие может быть оправдано дизайном. Сейчас мы просто отменим наше действие. Еще раз вернемся к тому же диалоговому окну, и отметим, что в настройках по умолчанию выбрана опция автоматического кернинга пар, и выставлен
260
TeachPro Microsoft Office 2003
флажок кернинга текста. Данный вид отображения имеет эффект место лишь в тех случаях, когда расстояние превышает 14 пунктов. Оставим эту настройку по умолчанию. Следующие настройки касаются абзацев, поэтому уменьшим масштаб на 75%. Скопируем вот этот абзац, и вставим его в новое место. Для большей наглядности поменяем и размер шрифта. Пусть будет 14. Это будет выглядеть лучше. Выделим верхний абзац, и опять раскроем командное меню Формат. И выберем Абзац. Раскрывается диалоговое окно под названием Абзац. Начнем детальное изучение этих настроек. «Общие» - Выравнивание: влево, теперь выберем По центру, подтверждаем, ОК, и видим, что текст выровнен по центру. Посмотрим все возможные варианты. Выберем теперь - По ширине, ОК. В принципе это тоже простое стандартное форматирование, хорошо известное из приложения Microsoft Word. Для такого форматирования, на панели инструментов предусмотрены вот эти кнопки: выравнивание по левому краю, по центру и по правому краю, а вот выравнивание по ширине сейчас активно, т.к. сейчас у нас выделен текст, который выровнен именно по ширине. Если мы переставим курсор вот в эту часть текста, активно уже выравнивание по левому краю. Именно такое форматирование назначено вот этому абзацу. Выберем опять первый абзац, и вернемся в командное меню форматирования. Раскрываем тоже диалоговое окно. На этот раз выберем "Распределенное", ОК. Результат такого форматирования не очень заметен. Мы это подчеркнем, выбрав следующий пункт "Распределить все строки", ОК. Обратите внимание, в этом случае такое форматирование меняет не только количество пробелов между словами, именно при выборе данного форматирования происходит выравнивание текста по краям, а также меняется и расстояние между буквами, входящими в конкретное слово. Последнее, формат предусматривает выравнивание по ширине всего абзаца, т.е. всех строк, входящих в него. Но это не очень наглядно и привычно. Что же касается предыдущего форматирования, "распределенное", ОК, в этом случае распределение таково, что оно не касается вот этой последней строки. Смотрим дальше. Теперь займемся отступами. Вид отступа по умолчанию выставлен Особый. Выставим, например, здесь красную строку. По умолчанию, отступ красной стройки 1 см. Обратите внимание, в окне для наглядного представления результата появилось вот это смещение в 1 см. Вернем прежнюю настройку, и он исчезает. Опять Красная строка, и появляется отступ. Посмотрим и другие настройки, сдвиг влево, выступ, в этом случае первая строка начинается с левого края, а все остальные смещены вправо. Далее "Цитата". Назначаются отступы в 2 см от обеих границ, и последний, особый. В этом случае мы сами назначаем отступы, выбирая их вот этими кнопками или же, вводя просто численные значения.
* * *
Раздел VII. Microsoft Publisher
261
2.7.3. Интервалы В следующем разделе настраивается междустрочный интервал. По умолчанию между строками выставлен один интервал. Можно ввести также настройку отступа, т.е. увеличения расстояния между абзацами. Назначим, например, отступ - Перед абзацем. Обратите внимание, как меняется это расстояние между предыдущим и подчеркнутым черным цветом абзацем, который мы настраиваем. Также можно добавить расстояние, исчисляемое в пунктах и после абзаца. Вот оно увеличивается теперь уже снизу. Можно также увеличить или уменьшить интервал. Перейдем на следующую вкладку Разрывы строк и абзацев. Запрет висячих строк, Не отрывать от следующего, Не разрывать абзац, и последний - Начинать в следующей надписи. Для того чтобы объяснить эти настройки, пока отменим это окно, скопируем опять вот этот абзац. Переместимся ниже и отобразим его на границе перехода на следующую страницу. Вставляем. Получаем ожидаемое сообщение, что добавляемый текст не умещается, и мы должны разрешить автоматическое перетекание. Подтверждаем. Еще раз разрешаем добавление фрейма, и получаем конечное сообщение, что добавлена еще одна страница. Именно сюда произошло перетекание нашего абзаца. Т.е. часть абзаца осталась на предыдущей странице, вот она, а часть перешла в следующий текстовый фрейм. Выделим этот абзац опять целиком, для этого три раза щелкнем левой кнопкой мыши, и опять вернемся в диалоговое окно форматирования. Активируем здесь флажком опцию - Не разрывать абзац. ОК. Вот и результат. Наш абзац целиком переброшен на следующую страницу. Вернемся в диалоговое окно, снимем этот флажок, ОК. Ситуация вернулась обратно. Еще раз вернемся в диалоговое окно, и теперь поставим флажок перед опцией - Начинать в следующей надписи. ОК. Результат опять такой же. Еще раз отменим, и скопируем этот абзац. Вставим его. Теперь создадим такую ситуацию, в которой вот этот абзац целиком разместился бы на этой странице, а вновь поставленный абзац переходил бы на следующую страницу. Выберем любой из этих двух абзацев, откроем диалоговое окно, и теперь поставим флажок перед опцией - Не отрывать от следующего. ОК. Обратите внимание, теперь эти два абзаца связаны между собой таким образом, что они должны находится на одной странице. Вернемся опять в конец предыдущей страницы, и начнем удалять пустые строки, нажимая – Backspace. Первый абзац вернулся на эту страницу, и в обязательном порядке вместе с ним появилась первая строка следующего абзаца. А это значит, что эти два абзаца все еще остались связанными между собой. Выберем теперь второй абзац, и поставим еще один флажок - Не разрывать абзац. ОК. В этом случае опять происходит автоматическое перетекание обоих абзацев. Отменим наше последнее действие. Теперь оставим флажок в первой опции - Запрет висячих строк. ОК. Опять тот же результат. Объясним. Для этого отменим. Опять переместимся в конец предыдущего листа, и вот эта первая строка, которая осталась здесь от следующего абзаца, является именно висячей строкой. Итак, мы рассмотрели форматирование абзаца. Конечно же, конкретный выбор такого набора различных форматирований зависит от характера подготавливаемой публикации. Он зависит также от вкуса редактора или издателя публикации. Для разъяснений следующих настроек форматирования, отменим наше последнее действие. Выберем теперь оба абзаца, и рассмотрим следующую команду Список. Раскрывается диалоговое окно Список. Здесь мы можем назначить различную модификацию форматирования списков. Начнем вот с этих простых. Вы видите результат. Вот здесь выставляются в началах строк точки, а текст - следует после определенного отступа, который задается вот отсюда, в настоящий момент это 1 см, можно сделать и 1,25, или любой другой. Также можно регулировать размер вот этих точек. По умолчанию здесь выставлено 10 пунктов, можно увеличивать или уменьшать. Следующая, это опять точка, но с жирностью в 12 пунктов. Далее меняется просто знак, который выставляется вместо точки. Такого типа, или звездочка. Можно также выбрать любой знак из знакомого нам диалогового окна. Пусть будет хотя бы омега. ОК. Здесь вместо точки появляются вот эти символы. Абсолютно таким же способом можно задавать размеры, жирность и т.д. Можно переключится на следующую вкладку, и выбрать нумерацию. Вы видите, образец 1, 2, 3. Можно выбрать римские цифры, или алфавит-
262
TeachPro Microsoft Office 2003
ную последовательность - А, B, C, с заглавными буквами, маленькими буквами, с сокращениями 1-й,2-й,3-й, и т.д. Тут достаточно широкий набор. Можно прямо пользоваться словами один, два, три, или первый, второй, третий. Разделителем может быть – точка, скобка, прямоугольная скобка, точка с запятой, или двоеточие и т.д. Вернем алфавитную. Можно начинать с A, или с любой другой буквы. Отступ здесь тоже регулируется и т.д. В общем, здесь нет ничего сложного. Отменим.
* * *
2.7.4. Список Следующая настройка из меню Формат - Правила расположения по горизонтали. Активируем. Раскрывается соответствующее диалоговое окно – Горизонтальные линейки. В настоящий момент здесь все выключено. Поставим флажок, и начнем внедрение линии перед абзацем. Настраиваем – Вид: Толщина, пусть будет, например, 4 пункта. Укажем отступ от левого поля 1,5 см. Цвет – синий. Стиль линий: одинарный, двойной, пунктирный, штрихпунктирный или волнистый, выберем волнистый. От правого поля отступ пусть будет 1 см. Перед абзацем пусть будет 2 см. Подтвердим, ОК. И появляются вот эти волнистые линии перед абзацами. Совершенно аналогично настраиваются при необходимости такие же линии и после абзаца. Тут абсолютно то же самое, поэтому не будем повторяться.
Сейчас отменим такие линии. Перед тем как разобраться со следующей настройкой, активируем Линейки, из меню Вид, и раскроем командное меню Формат. На этот раз выберем команду Табуляция. Появляется вот это диалоговое окно. Здесь в первую очередь мы должны выбрать Позицию табуляции, пусть будет, например, 3 см. Выравнивание пусть будет по левому краю, хотя здесь можно выбрать и другие. Активируем кнопку – Установить, и ОК. Обратите внимание, на линейке вот в этой части появился значок табулятора - угольник. Для того чтобы ввести табуляцию в действие, поставим курсор, например, перед началом второго абзаца, и нажимаем клавишу Табуляция на клавиатуре. Автоматически происходит перемещение текста в соответствии с выбранным размером. Табулятор мы можем также перемещать и вручную, подводим курсор, нажимая на левую кнопку мыши, и перетаскиваем этот табулятор в любом направлении. И введенная в действие табуляция будет следовать положению вот этого значка. Из того же диалогового окна Табуляция, мы можем выбрать Заполнитель, им могут быть точки, черточки или маркеры. ОК. Вот они появляются, как бы заполняя вот этот отступ. Отменим. Для того чтобы пояснить следующие настройки, еще раз скопируем вот эту часть текста. Добавим еще одну страницу, вставим 1, ОК. На этой странице создадим текстовый фрейм, например, вот такого размера. Теперь вставим наш текст в этот фрейм. Мы получаем знакомое предупреждение, что текст не вмещается в этот фрейм, и мы должны принять решение, добавить ли новый фрейм. На этот раз ответим - Нет. В меню Формат выберем теперь Авто-подбор ширины текста. Здесь выберем новую опцию - Сократить текст, при перетекании. Активируем, и получаем замечательный эффект. Автоматически был выбран размер шрифта 13,4, это именно тот размер, при котором вставляемый нами текст полностью уместился в заданный фрейм. Согласитесь, что это удобно и заметно облегчает работу при верстке. Выберем опять этот текст, и следующую команду из меню Формат "Буквица". Раскрывается диалоговое окно Буквица. Здесь нам предлагается достаточно широкий ассортимент различных буквиц, которые мы можем выбрать в соответствии с дизайном нашей публикации. И если этот выбор нас все же не удовлетворит, мы можем переключиться на следующую вкладку Произвольная буквица, воспользоваться вот этими возможностями, и практически создать собственный вариант совершенно произвольной буквицы. При этом шрифт самой буквицы может быть отличным от общего шрифта, и он может быть выбран из этого окна. Можно также выбрать подходящее начертание, цвет, менять высоту, число букв, входящих в буквицу и т.д. Нас вполне устроит выбранный вариант. Нажимаем кнопку - Применить. Затем кнопку ОК, в результате чего мы получаем вот такой дизайн нашего последнего текстового фрейма.
* * *
Раздел VII. Microsoft Publisher
263
2.7.5. Фон Вернемся опять в меню Формат, и выберем следующую по порядку настройку Фон. Активируем. Раскрывается панель задач, на соответствующем разделе, называемом Фон. Обратите внимание, в настоящий момент у нет никаких выделений в нашем документе. Посмотрим сначала, какие варианты предлагает нам панель задач. Первая гиперссылка, это Дополнительные цвета. Раскрывается стандартная палитра Windows. Отменим. Ниже находится гиперссылка Дополнительные типы фона. Активируем. Опять появляется хорошо знакомое нам диалоговое окно Способы заливки. Его мы тоже отменим. И еще одна гиперссылка Цветовые схемы. В настоящий момент здесь выбрана цветовая схема темно-синяя. Переключимся на темно – бирюзовую схему, и подтвердим выбор по применению данной схемы. Для этого нам нужно вернуться в раздел "Фон" на панели задач. Это делается очень просто. Обратите внимание, сейчас мы находимся в разделе Цветовые схемы. Раскрываем вот это меню, и выбираем здесь Фон. В верхнем окне можно выбрать градацию по яркости, в этом случае будет монотонный цвет листа. Ниже можно выбрать заливку по вертикали. Однако наш текст не будет видным на таком фоне. Еще раз вызовем цветовые схемы, и поменяем. Пусть будет опять темно-синяя. Кстати, обратите внимание, что здесь есть гиперссылка Пользовательская цветовая схема. Вот это диалоговое окно Цветовая схема, позволяет нам самим создать цветовую схему, более того, можно сохранить вновь созданную схему в данную библиотеку, и использовать ее в будущем. Здесь же на первой вкладке "Стандартная", перечислены те цветовые схемы, которые выводятся вот в этом окне. Отменим. Еще раз перейдем в раздел – Фон, и активируем на этот раз вертикальную градиентную заливку. Переключимся теперь на первую страницу, и вспомним, что вот этот вариант заливки Горизонтальная градиентная из центра по краям, мы применяли раньше, но только для одного текстового фрейма. Здесь мы обнаруживаем, что в результате последних настроек у нас исчезла вот эта надпись. Выделим текст, и поменяем цвет шрифта на белый цвет, после чего и появляется наша надпись. Сохраним эти изменения, и пролистаем наш документ. Обратите внимание, вот эта заливка, воздействовала только на ту страницу, где мы применили соответствующее форматирование. Коротко коснемся свойств панели задач. В верхней ее части все время выводится название, которое подкрашивается, когда мы подводим к нему курсор. Засвечивается также подсказка - Другие области задач. Раскроем это меню нажатием левой кнопки мыши, перед тем разделом панели задач, которая активна в настоящий момент, выставлен флажок. Если мы попробуем снять этот флажок, у нас ничего не получится, т.к. на панели задач, если она выведена, обязательно должно что-то находиться. Если мы переключимся в другой раздел, например, в раздел Коллекция клипов, то естественно, подчеркнутой будет именно эта часть панели задач. При этом в меню Вид всегда будет стоять флажок и подкрашивание, свидетельствующие о том, что область задач выведена на экран. Снимем. Она исчезнет. Обратите внимание, мы добавили лишь единственный элемент Фон, и сразу же наша довольно простая тривиальная работа вдруг стала привлекательной. Было бы хорошо применить его сразу ко всем листам, составляющим этот документ. Сделать это очень просто. Входим в командное меню Вид, вызываем главную страницу, опять обращаемся в меню форматирования, и активируем Фон. Просто нажмем на эту кнопку, и вернемся к на-
264
TeachPro Microsoft Office 2003
шему документу. Закроем панель задач. Пролистаем наш документ, и мы обнаружим вот такой эффект использования цветного фона. Сохраним еще раз наши последние настройки. Поскольку речь зашла о качестве изображения, конечно, изображение которое вы наблюдаете в данном учебном курсе, может по качеству уступать тому изображению, которое вы получите на ваших компьютерах с непосредственным выполнением повторения показанных нами действий в приложении Microsoft Publisher. Это неизбежные издержки самого процесса экономной визуализации учебного материала. Для сравнения настройте параметры вашей системы как показано здесь, и откроете в приложении Microsoft Publisher вот этот текущий файл, который также находится на вашем учебном диске.
* * *
2.7.6. Макеты публикаций. Стили и форматирование Продолжим рассмотрение командного меню Формат. В этом списке у нас есть токая строка - Мастер для этого объекта, она сейчас не активна. Уже по названию видно, что эта команда предназначена для специальных объектов, которые имеют нестандартные собственные возможности настройки. В нашем документе таких элементов пока нет. Активируем следующую опцию – Параметры: Быстрая публикация. Автоматически раскрывается панель задач в разделе - Параметры быстрая публикация. С параметрами быстрая публикация мы уже знакомились. Возвращаемся в командное меню Формат, и активируем следующий раздел - Макеты публикаций. Макеты публикаций мы однажды уже использовали. Раскроем цветовые схемы. Обнаруживаем, что здесь автоматически выделяется именно та схема, которая использована в текущей публикации. Теперь активируем Шрифтовые схемы. С этими настройками мы тоже знакомы. Вернемся опять в командное меню Формат, и обратим ваше внимание, что цветовые схемы и шрифтовые схемы представлены в меню Формат и самостоятельно. Активируем их отсюда, соответственно выводятся те же самые окна. Перейдем на следующую строку, Стили и форматирование. С этим окном мы также встречались, в этой части панели задач мы находим, что у нас применен Обычный стиль форматирования. В подсказке сообщается, что применен шрифт Times New Roman, выравнивание влево и междустрочный интервал 1 пункт. Здесь же можно удалить форматирование, можно также поискать другие стили. Сейчас их просто нет. Здесь также можно сделать выбор - "Показать все стили", или перейти на следующий пункт - "Используемые". Пусть будет "Все стили", и теперь активируем команду - Импортировать стили. Раскрывается диалоговое окно - Импортировать стили, где можно было бы найти какой-нибудь файл, для того чтобы заимствовать оттуда какой-нибудь стиль. Можно также активировать команду - Создать стиль. Раскрывается вот это диалоговое окно Создание стилей. Здесь же традиционно присутствует вот это слово Образец, для наглядности отображения букв, а с левой стороны еще один образец, показывающий размещение абзаца. Введем сюда какоенибудь название, например, "наш" с индексом 1. Данное название автоматически повторяется вот в этом окне, где назначается стиль следующего абзаца. Мы можем сделать так, чтобы стиль следующего абзаца остался обычным. По умолчанию наш собственный стиль мы создаем на основе "Обычного". Теперь приступим к процедуре выбора шрифта. Раскроем вот это меню. Воспользуемся полосой прокрутки, и выберем какой-нибудь из присутствующих шрифтов. Пусть, например, будет Britannic Bold. Начертанием пусть будет - Курсив. Размер 14, цвет – синий, а в качестве подчеркивания, для разнообразия выберем пунктирное подчеркивание. Назначим также присутствие тени. И, наконец, подтвердим наш выбор. Теперь настроим интервалы. Чуть-чуть растянем на 10%. Остальные настройки оставим, мы их уже рассматривали. Отформатируем здесь же абзац. Выравнивание поменяем, пусть будет по ширине. Введем также отступ, пусть будет "Цитата" и, пожалуй, ограничимся этим. ОК.
Раздел VII. Microsoft Publisher
265
Здесь же находится клавиша Список, которая вызывает вот это знакомое уже нам диалоговое окно. Закроем. Горизонтальные линии мы вставлять не будем. И, наконец, табуляция. С ним мы тоже знакомы. Отменим. Подтверждаем. ОК. Обратите внимание, в настоящий момент, в окне списка стилей появляется стиль "Наш-1", и это название подчиняется настройкам, вновь созданного нами стиля. Создадим еще фрейм для текста. Назначим вновь созданный стиль, и наберем здесь что-нибудь, например, "Собственный стиль". Снимем выделение и вернемся в командное меню Формат. Следующая команда, это - Применить главную страницу. Активируем. На панели задач появляется уже знакомый нам раздел. Здесь мы имеем лишь один образец главной страницы. Если бы у нас было несколько вариантов, мы могли бы в данном участке нашего документа поменять главную страницу. Следующая команда меню форматирования, это - Объекты. Однако в данном случае она не активна, т.к. у нас нет выделенных объектов.
* * *
2.7.7. Окно Стили и форматирование Давайте выделим вот этот последний текстовый фрейм. Еще раз раскроем командное меню. Обратите внимание, в последней строке команда объект заменено. Теперь там – Надпись. Дело в том, что приложение Publisher автоматически распознает выбранный объект. Раскрывается диалоговое окно - Формат надписи, в настройках по умолчанию мы уже знаем, что рамки текстовых вставок скрыты. Они не печатаются. Однако мы всегда можем поменять эту настройку. Здесь традиционно предусмотрено окно для предварительного просмотра, настраиваемого обрамления, и здесь нам сообщается – Под областью просмотра выберите обрамление, которое требуется изменить, а затем выберите требуемый цвет и тип линии. Вот отсюда происходит такой выбор. Мы выберем, например, вот такое обрамление. Сразу же появляются новые настройки по умолчанию. Цвет автоматически выбирается черным. Поменяем эту настройку. Пусть будет синий цвет. Здесь же настраиваются штрихи. Оставим то, что было по умолчанию, и в качестве стиля выберем Узорное обрамление. Раскрывается соответствующее диалоговое окно - Узорное обрамление. По умолчанию, естественно, оно отсутствует. Посмотрим, что же нам здесь предлагается, и как это будет. В окне доступных обрамлений предлагается широкий выбор: это такие обрамления как звезды, лампочки, птички, птичий полет, ракеты, рыбы, цветы, человечки 2, человечки в шляпах, и т.д. Ниже расположены кнопки - Удалить, Переименовать или - Создать новое обрамление. Активируем команду - Создать. Раскрывается еще одно диалоговое окно - Создание произвольного обрамления. Нам предлагают выбрать картинку, из которой будет создано новое произвольное обрамление. Нажатие этой кнопки выводит еще одно диалоговое окно, в котором содержится некоторая коллекция. Эту коллекцию мы смотрели и прежде. Здесь же можно провести поиск, задав какие-нибудь ключевые слова. Выберем мячики, и нажимаем кнопку ОК. Нам предлагают ввести имя для произвольного обрамления. Введем "мячики". Нажимаем кнопку ОК. Вы, наверное, заметили, что вот эти мячики имеют разную форму, т.к. ниже вот в этом переключателе выбран режим - Растянуть и вписать картинки. Переставим точку в режим, не растягивать. Теперь мячики станут одинаковыми. Здесь же стоит флажок на режиме Размер по умолчанию. Если его снять, мы получим вот такой эффект.
266
TeachPro Microsoft Office 2003
Мячики уменьшились в размерах. Подтвердим - ОК. И перейдем на следующую вкладку Формат надписи Размер. Менять эти размеры мы не будем. Просто введем угловой поворот, на 15 градусов. Следующая вкладка, это Макет. Отсюда можно регулировать отступление от границ, т.е. выбирать положение объекта. Можно перенести его в текст, назначить режим обтекания текстом и т.д. Вот здесь показаны стили обтекания. Также можно изменить вот эти режимы привязки. По умолчанию здесь измерение происходит от верхнего левого угла. Наш выбор в этом плане зависит от конкретной задачи. К этим вопросам мы еще вернемся, когда будем создавать специальные публикации. Вкладка Рисунок не активна, т.к. у нас здесь нет рисунка. Следующая вкладка Надпись. Здесь тоже несколько специальных настроек, важных для конкретных случаев. И последняя вкладка Веб, здесь можно набрать определенный замещающий текст, который будет отображен на данном текстовом фрейме, в случае преобразование объекта в web-публикацию. Подтвердим это. ОК. Получаем вот такой результат. Переместимся теперь в участок, где у нас присутствуют другие элементы. Выберем на этот раз вот это математическое выражение, и опять откроем меню Формат. На этот раз здесь возвращается прежнее название строки - Объект. Активируем ее. Теперь выходит диалоговое окно Формат объекта на вкладке Рисунок. Здесь приведены совершенно аналогичные инструменты настроек отступов, цветов и т.д. Воспользуемся вот этой клавишей - Перекрасить. Раскрывается диалоговое окно Перекрашивание объектов. Здесь же мы видим предварительный просмотр. Раскрываем вот это меню. Выберем другие цвета. Пусть на этот раз будет зеленый, ОК, и объект перекрашен. Здесь еще одна очень интересная настройка. Перекрасить весь объект или - Оставить черное черным. Воспользуемся вот этой кнопкой – Вернуть исходные цвета, и просто отменим эти диалоговые окна. Перекрашивать это уравнение нам незачем. Выберем следующий объект, Хронометр. Раскрываем – Формат. Название команды опять - Объект, и в этом случае выводится то же диалоговое окно. Перейдем на первую вкладку. Мы здесь видим все то же самое. По умолчанию данный объект не имеет обрамления, но мы могли бы создать его. Командное меню Формат мы практически полностью рассмотрели. Отметим лишь одно, что после выделения объекта и вызова контекстного меню, обычно формат объекта, как правило, присутствует в этом контекстном меню, и форматирование можно вызвать отсюда. Отменим. Выполним команду "Закрыть файл". Подтверждаем сохранение изменения в данной публикации.
* * *
2.7.8. Меню Сервис – Правописание Мы переходим к рассмотрению следующего командного меню, которое называется Сервис. Первая же строка этого меню – Правописание. Оно, естественно, относится к элементам текста, так что откроем опять наш учебный документ, который содержит текстовые фреймы. Опять появляется знакомое окно Microsoft Publisher, сообщающее нам, что эта публикация содержит ссылки на источники данных. В результате чего при открытии данного документа, обновляется и та информация, которая импортируется в данный файл из базы данных. Именно этот процесс происходит в данный момент. И, наконец, файл открыт. Закроем панель задач. Переключимся на последнюю страницу, и увеличим масштаб. Пусть будет на этот раз 100%. Еще раз раскроем меню Сервис, и активируем – Правописание. Это подменю становится активной, как только в рабочем поле появляются текстовые элементы. Первая команда Орфография. Активируем. Программа автоматически переключилась на первую страницу, т.к. у нас не было выделенного текста на этой странице. Автоматически все было проверено, и теперь, через вот это маленькое окно запрашивается разрешение на проверку следующей части. Подтвердим.
Раздел VII. Microsoft Publisher
267
Автоматически выделяется название вот этого файла Unpack.exe. Естественно, здесь нет никакой ошибки. Это просто название. Нажимаем клавишу Пропустить, для того чтобы проверить следующую часть. То же самое касается вот этого названия другого файла. Следующее, то же самое. Опять тот же файл, еще раз. Мы копировали практически одинаковые участки текста и вставляли в разных местах. Обратите внимание, в левом нижнем углу по мере продвижения по тексту, подкрашиваются иконки тех страниц, где в текущий момент идет проверка составляющего текстовых фреймов. Дальше, еще раз, и, наконец, мы получаем сообщение, что проверка орфографии завершена. Опять автоматически возвращаемся на первую страницу. Еще раз переключимся на последнюю страницу. Теперь выделим определенный участок текста, и еще раз активируем команду Правописания, Орфография. Здесь ошибок не было найдено, и мы получили сообщение, что проверка орфографии завершена. ОК. Теперь симулируем какие-нибудь ошибки искусственно. Например, в слове Окно, добавим еще одно "Н", а в слове "Внедренные" вместо "Ы" напишем "Ь". И, наконец, в слове "Публикации" простое "И" заменим через "Й". Внимание, когда программа автоматически находит орфографические ошибки, ошибочные слова подчеркиваются снизу вот этим красным волнистым подчеркиванием. Выделим опять этот участок, и еще раз вызовем окно "Исправить орфографию". Появляется вот это диалоговое окно. Здесь выводится слово, которое считается ошибочным, т.к. оно не было найдено в словаре, и предлагается альтернативная замена. На этот раз программа нашла точную замену, и мы согласимся с этой заменой. Активируем команду "Заменить". Далее выводится следующая ошибка и несколько вариантов исправления. Однако тот вариант, который предлагается нас не устраивает. Так что щелкнем на эту замену, которая будет правильной. Нажимаем кнопку "Заменить". Проверка орфографии завершена. ОК. Последнюю ошибку, которую мы специально допустили, заменив вот это "И", программа естественно не нашла, т.к. эта не орфографическая ошибка. Теперь симулируем ошибку в английском слове. Например, вместо английского "I" впечатаем сюда русское "И". Обратите внимание, автоматически подчеркивается ошибка. Выделим этот участок, и активируем из меню Сервис - Орфография. Раскрывается то же самое диалоговое окно, однако нас предупреждают, что в данный момент проверяется орфография английского языка. Это означает, что наша программа одновременно проверяет на содержание орфографических ошибок, как русские, так и английские тексты. Однако, вследствие того, что слово Publisher было расчленено внедрением русской буквы "И", произошло автоматическое разъединение этого слова, и раздельно воспринимается первая и вторая ее части. Соответственно, вот в этом списке нет ни одного правильного исправления. В таких случаях мы должны закрыть это окно, и исправить такую ошибку вручную. В тех ситуациях, когда программа обнаруживает ошибку, о чем сообщается в этом окне, а в этом списке нет ни одного подходящего исправления, мы можем вписать вот в это окно то исправление, которое мы считаем правильным. Только после этого нажимаем на клавишу - Добавить, в результате чего наш вариант исправления данной ошибки автоматически окажется в специальном словаре, который обеспечивает проверку орфографии. Закроем это окно, и вручную исправим эту ошибку.
* * *
268
TeachPro Microsoft Office 2003
2.7.9. Меню Сервис – Справочные материалы Еще раз внедрим какую-нибудь ошибку. Например, вместо "и" сюда впечатаем "a". Естественно, автоматически появится волнистая красная линия, подчеркивающая ошибку. Раскроем командное меню Сервис, Правописание, и обратим внимание на следующую команду Скрыть орфографические ошибки. Активируем, и эта красная волнистая линия исчезает. Опять раскроем меню в том же месте, и на этот раз, вместо предыдущей команды, появляется альтернативная команда - Показать орфографические ошибки. Активируем, т.е. действие этих команд включения или отключения подчеркивания найденных ошибок. Посмотрим последнюю строку в подменю правописание - Параметры проверки орфографии. Активируем. Появляется вот это диалоговое окно, где настраивается режим проверки орфографии. Выставленные флажки активируют ту или иную опцию. По первому пункту автоматически проверяется орфография. Если мы выключим это действие, т.е. снимем вот этот флажок, орфография автоматически проверяться не будет. В этом есть определенный смысл. Работа приложения в этом режиме ускоряется. Поэтому в тех случаях, если у пользователя не очень быстрый компьютер, имеет смысл с самого начала снять этот флажок, поработать с документом до конца, без автоматической проверки орфографии, отложить такую проверку на будущее, и после завершения документа в одном приеме проверить всю орфографию. Однако если ваш компьютер удовлетворяет те минимальные условия, которые рекомендованы для установки Windows XP, и необходимых приложений, свободно можно работать и в таком режиме. Следующая настройка, Помечать повторяющиеся слова. По умолчанию в настройке Microsoft Publisher эта опция также включена с самого начала. Следующая настройка - Предлагать только из основного словаря, в настройках по умолчанию не активирована, т.к. имеется в виду, что пользователь может добавлять свои собственные или иные словари. Следующее решение пропускать или нет слова из прописных букв, зависит от вашего решения, связанного с выполняемой задачей. То же самое касается и - Пропускать слова с цифрами, последняя настройка - Пропускать Интернет адреса и имена файлов. Оставим настройки по умолчанию. Просто отменим это окно. Отменим наше последнее действие, и подчеркивание автоматически исчезнет. С орфографией мы разобрались, теперь посмотрим следующую строку Справочные материалы. Обратите внимание вот на эту надпись – Alt и щелчок. Здесь подразумевается щелчок по левой кнопке мыши. Раскроем. На панели задач выводятся справочные материалы. В окне – Искать, ничего нет. Давайте выделим какоенибудь слово. Пусть это слово будет, например, "установленные", опять ничего нет, снимем выделение. Теперь нажимаем клавишу Alt и выделяем то же самое слово. Автоматически оно попадает вот в это поле "Искать". Поиск ведется автоматически. Мы на эту кнопку не нажимали. В окне поиска по умолчанию выставлено искать из вех справочников. Мы можем искусственно ограничить места поиска, и назначить какой-нибудь конкретный словарь. В окне снизу предлагаются определенные дополнительные действия - Перевести слово или предложение. При этом надо указать исходный язык. Однако здесь мы ограничены – имеются лишь два варианта для автоматического перевода, английский или немецкий, а также можно выбрать и язык перевода. В данной версии только немецкий язык.
Раздел VII. Microsoft Publisher
269
Вот эта гиперссылка настраивает параметр перевода, раскроем русский словарь, и здесь находим, например антонимы слова "установленные" - отвергнутые, открученные или связанные слова, "принятые" "принять". Тут же находится гиперссылка - Получить доступ службы на сайтах партнеров Office. Последняя гиперссылка это – Параметры. Раскрывается диалоговое окно Параметры справочных материалов, где опять выставлением или снятием этих флажков, можно включить или отключить различные разделы. Можно также добавить или удалить. Отменим. Закроем и панель задач. И перейдем на следующий пункт меню Сервис, это Язык. Первая команда из подменю - Выбрать язык. Активируем. Раскрывается диалоговое окно Язык, где выполняется одно единственное действие "поместить выделенный текст, как" и далее предлагается выбор языков. Можно выбрать практически любой язык: английский разной модификации: Зимбабве, Индонезия, Индия. Арабский, тоже различных модификаций, Грузинский, Испанский, Корейский, т.е. все те языки, которые зарегистрированы в Windows XP. Отменим. Посмотрим следующий подраздел языков Тезаурус. На панели задач появляется все тот же раздел, на этот раз мы случайно щелкнули на другом слове, и оно появилось в этом разделе. Закроем.
* * *
2.7.10. Расстановка переносов. Проверка макета, Диспетчер графики Продолжим знакомиться с командным меню Сервис. Снимем выделение, и обратимся еще раз в подменю Языки. На этот раз выберем вот этот последний очень важный пункт Расстановка переносов. Раскрывается вот это маленькое диалоговое окно Расстановка переносов. По умолчанию выставлен флажок перед опцией - Автоматически расставлять переносы в статье. Если снять этот флажок, естественно автоматические переносы будут запрещены. Ширина зоны автоматических переносов по умолчанию выбрана 0.635 см. Можно активировать клавишу – Вручную, или же кнопку ОК, и будет выполнена автоматическая расстановка переносов. Нажимаем ОК. В данной работе, точнее говоря в данном участке, у нас есть один единственный автоматический перенос. Автоматически расчленено вот это слово – Использовать. Выделим этот участок, и еще раз активируем ту же команду Расстановка переносов. На этот раз нажмем клавишу - Вручную. Раскрывается вот это диалоговое окно Перенос. Цветом подчеркнуто место разрыва этого слова, т.е. так как оно перенесено в автоматическом режиме, и здесь же предлагается альтернативный вариант иного разрыва. Переместим вот это выделение левее, и подтвердим. ОК. Закроем. В результате появились два новых переноса. Отменим. Теперь предлагается ручная настройка разрыва следующего слова. Подтверждаем. Опять меняется все. Отменим. Происходит возврат к этому промежуточному варианту, где мы первое слово разорвали в другом месте. Отменим еще раз, и теперь все возвращается на свое место. Т.е. это именно тот вариант, который был выполнен с использованием автоматической расстановкой переносов. Еще раз подчеркнем одно очень важное обстоятельство. Программа автоматически учитывает правило переносов, как русских, так и английских слов. И это действительно очень важное достижение. Снимем выделение с абзаца и вернемся в командное меню Сервис. Следующий пункт это Проверка макета. Активируем. Идет работа, о чем нам напоминает вот это диалоговое окно. Т.е. проверка требует определенных затрат времени, о чем свидетельствует заполнение вот этой строки. На панели задач раскрывается раздел Проверка макета. Вот в этом окне приводятся обнаруженные ошибки. Объект частично выходит за пределы страницы. Страница 3, и то же самое, опять на 3 странице. Подведем курсор к первой ошибке. Нажимаем на эту кнопку со стрелкой. Раскрывается подменю - Пе-
270
TeachPro Microsoft Office 2003
рейти к этому элементу. Здесь же сообщается, что автоматическое исправление невозможно. А следующая команда - Больше не выполнять эту проверку - предназначена для ситуаций, когда, то, что считается ошибкой, является нашим умышленным выбором, и мы не хотим, чтобы в дальнейшем это перепроверялось. Выполним первое действие. Перейдем к этому элементу. Это текст, набранный в Microsoft Word. Здесь на самом деле слова не выходят за рамки, разрешенные для печати. Однако сама рамка текстового фрейма выходит за пределы. Еще раз раскрываем подменю, и выбираем пункт, Объяснить. Раскрывается окно справки Microsoft Publisher, где предоставляется соответствующая информация. Закроем это окно. В принципе эту ошибку можно и не исправлять, т.к. во время печати здесь все равно ничего не изменится. Так что мы спокойно можем выбрать из этого меню Больше не выполнять эту проверку. И еще раз активируем эту команду Проверка макета, и получаем сообщение, что эта публикация не содержит ошибок. В действительности они здесь есть. Вот первая и вторая. Здесь вот эти элементы выходят за рамки, отведенные для печати, однако, так как мы приказали программе не считать эти элементы ошибочными, они уже не воспринимаются, как ошибки. О других ошибках и способах их устранения, поговорим попозже. Сейчас вернемся в Сервис, и посмотрим следующий пункт Диспетчер графики. Активируем. Опять сменяется раздел панели задач, и здесь появляется диспетчер графики. В этом окне выводится список тех графических элементов, которые внедрены в нашу работу. Сверху выставляются режимы параметров отображения - Показать все рисунки, здесь можно было выбрать только отсутствующие. А когда этот список большой, можно его сортировать по-разному. Например, по имени, по расширению, номер страницы, состояние и т.д. Поставив флажок вот в этом окне, Показать эскиз, вот в этом поле выводится эскиз, внедренной графики. По умолчанию флажок здесь отсутствует, это оправдано тем, что обычно в документах Microsoft Publisher очень много внедренной графики, без соответствующих иконок, они легче рассматриваются вот в этом окне. Подведем курсор к вот этому единственному элементу, который здесь внедрен, раскрываем меню - Перейти к этому рисунку. Активируем. Автоматически в рабочем поле появляется 4 страница, и выделяется именно тот объект, о котором сейчас идет речь. Еще раз раскроем меню. Следующая команда - Сохранить, как связанный рисунок. Активируем. Автоматически выводится название и тип этого файла. Его мы позаимствовали из корневой директории Windows, однако в настоящий момент этот файл будет сохранен в том же месте, где находится наша публикация. Посмотрим следующие пункты подменю - Заменить этот рисунок. Менять его, мы не собираемся. И Подробности - раскрывается диалоговое окно Сведения, и выводятся различные параметры и свойства данного объекта. Закроем.
* * *
2.7.11. Средства профессиональной печати С диспетчером графики мы практически уже разобрались. Обговорим еще один нюанс, для того, чтобы перейти в раздел, который содержит внедренную графику, не обязательно раскрывать меню, как мы это сделали. Переместимся опять на первую страницу, и просто щелкнем левым левой кнопкой мыши. Автоматически произойдет выполнение той же самой команды, т.е. автоматический переход на страницу, которая содержит внедренную графику. Вернемся в командное меню Сервис, раскроем его полностью. После раздела Диспетчер графики, следует группа подменю, содержимое которой мы рассмотрим очень коротко, т.к. мы лишь начинаем знакомство с Microsoft Publisher, а эти разделы содержат достаточно сложные и профессиональные действия. Хотя бы вот это подменю - Средство профессиональной печати. Это меню актуально лишь после того, как в Microsoft Publisher уже подготовлена высококачественная продукция, и следует ее распечатать. При этом не просто распечатать на принтере, а профессионально распечатать в издательстве. Вспомним еще раз, что при первом обращении в меню, оно раскрывается не полностью. Обратите внимание, здесь отсутствует строка Профессиональные распечатки. И это не случайно, т.к. на первой стадии раскрытия ме-
Раздел VII. Microsoft Publisher
271 ню в первую очередь выводятся наиболее актуальные команды, и лишь спустя некоторое время или после нажатия на стрелки, меню раскрывается полностью, появляется, в том числе и средства профессиональной печати. Все же рассмотрим коротко эти команды. Первая из них - Цветная печать. Раскрывается диалоговое окно Цветная печать, настройка которого естественно должна быть согласованной именно с тем печатающим устройством, которое имеется в распоряжении того, кто собирается печатать. Следующее подменю Параметры регистрации. Оно имеет два пункта – публикация. Раскрывается диалоговое окно Параметры регистрации публикации. Выставляя флажок вот в этом окне, включается режим Автоматического треппинга. К
этому мы еще вернемся. Сейчас отменим это окно. В средствах профессиональной печати есть также раздел - Шрифты. Раскрывается диалоговое окно Шрифты, и в первом же пункте настройки мы видим знакомое нам уже действие - Внедрить шрифты при сохранении публикации. В следующей опции - Не внедрять основные системные шрифты - по умолчанию выставлен флажок. Это вполне логично, т.к. системные шрифты практически используются повсюду. Последний выбор - Выделить подмножество при внедрении. В этом окне естественно будут перечислены те шрифты, которые использованы в текущей работе, и соответственно можно будет выделить определенное подмножество. В настоящее время у нас здесь использован только один шрифт Times New Roman. Естественно, если вы подготовили публикацию и в первый раз собираетесь отнести этот вариант публикации в виде файла, в место, куда раньше не обращались, лучше записать все шрифты и внедренные элементы, как это было рекомендовано, вот этой командой - Упаковать для другого пользователя или для передачи в печать. Отменим. Обратите внимание, после того, как мы обратились к средствам профессиональной печати, эта строка уже автоматически выводится при обращении в меню Сервис, т.е. приложение Publisher переквалифицировало ее, как актуальную задачу, поскольку мы несколько раз подряд обращались в это подменю. Рассмотрим следующее. Слияние и объединение в каталог. Подменю содержит такие опции, как Тип источника данных, Добавить поле, Показать результаты слияния, Фильтр или сортировка, Создание списка адресов, Изменение списка адресов, и - Отменить слияние. А начинается подменю вызовом Мастера слияния и объединение в каталог. Активируем. На панели задач выводится раздел «Слияние и объединение в каталог». Здесь же поясняется смысл слияния, создание стандартных писем, массовых рассылок или личных публикации. Вполне естественно, что для массовых рассылок, в первую очередь надо определиться со списком и адресами будущих потенциальных получателей, таких массовых рассылок. Здесь активна одна гиперссылка - Далее, это выбор источника данных. То же самое находится и в этом подменю Тип источника данных. Активируем. Раскрывается специальная папка Мои источники данных, где мы выбираем источник данных или создаем его, если это необходимо. Вот команда - Создать. Сейчас отменим. То же самое предусмотрено и вот этой командой Создание списка адресов. Раскрывается диалоговое окно Новый список адресов, которое просто заполняется при необходимости созданием списка для массовых рассылок. Тут же предусмотрено и другое действие Изменение списка адресов. Опять раскрывается та же папка Мои источники данных. Сейчас отменим. Можно отредактировать источник данных, если он существует. Раскроем командное меню полностью. Команды - Добавить поле, Показать результаты слияние, Фильтр или сортировка, здесь не активны, т.к. мы еще не создавали документ для массовых рассылок. Естественно, также пассивна команда - Отменить слияние, т.к. мы слияние не выполняли. Переставим теперь вот эту точку вниз и посмотрим, что же такое Объединение в каталог. Объединение в каталог это создание шаблона, объединенной публикации, включающей несколько записей, таких как каталог или фотоальбом. Наши ресурсы пока еще очень скудны для проведения этих действий. Поэтому мы к ним вернемся попозже. Сейчас рассмотрим последнее подменю - Макросы, активируем первую же команду Макросы. Многие из вас, наверняка, из опыта работы в Microsoft Word знают назначение макросов. Макрос - это определенный набор
272
TeachPro Microsoft Office 2003
команд, который создается пользователем или импортируется из различных источников и применяется в среде Microsoft Publisher. В настоящий момент у нас ни один макрос пока еще не установлен. Отменим.
* * *
2.7.12. Макросы Продолжаем рассмотрение Макросов. Следующая команда это Безопасность. Раскроем. При инсталляции Microsoft Publisher автоматически включается так называемый высокий уровень безопасности. В этом режиме использование макросов строго лимитировано. Приложение автоматически отбрасывает применение макросов, если они не зарегистрированы, как надежные. На второй вкладке можно указать надежные источники. Вспомните, что один раз, при попытке получения данных из внешнего источника, Microsoft Publisher предупредило нас об опасности содержания вирусов, и отклонило нашу попытку получения данных. Макросы один из вероятнейших каналов распространения вирусов. Первый же вирус, попавший в мой персональный компьютер, был связан именно с макросом для Microsoft Word, так что мы не рекомендуем ослаблять безопасность вашего компьютера, и выбрать здесь какой-нибудь из вариантов ослабления защиты. Однако в тех случаях, когда вы считаете, что доверяете источнику, можете переставить эти точки и получить информацию из надежного источника. И, наконец, последняя строка, подменю макросов Редактор Visual Basic. Раскрывается интерфейс Microsoft Visual Basic, где можно создавать макросы. Вы, наверное, знаете, что Visual Basic это язык для программирования, разработанный уже давно фирмой Microsoft и макросы пишутся именно на этом языке. Закроем это приложение. Возвращаемся в командное меню Сервис, и посмотрим команду Надстройки. Раскрывается диалоговое окно Надстройки для модели компонентных объектов. Рассмотрение этого пункта мы тоже отменим, отнеся их к более сложным публикациям. Следующая команда - Параметры автозамены. Активируем. Раскрывается диалоговое окно Автозамена: английский. Что такое авто замены, вы, наверное, знаете из Microsoft Word. Вот, например, первый же пункт - Исправить две прописные буквы в начале слова. А вот и пример таких двух прописных букв. В слове ДВе и ПРописные. Так как обычно предложение начинается с одной прописной буквы, которую мы набираем обычно при нажатой клавише Shift, существует вероятность того, что при быстрой печати случайно мы можем набрать две прописные буквы. Именно для таких случаев, существует такая настройка, исправить такие ошибки. Следующая настройка это - Делать первые буквы предложения прописными. Тоже очень удобная вещь. Следующая настройка это - Делать первые буквы ячеек таблиц прописными. Это решение зависит уже от специфики вашей задачи. Можно также заранее указать, что Название дней всегда начинались с прописных букв.Следующий пункт это - Устранять последствия случайного нажатия Caps Lock.И последняя, очень важная настройка - Заменять при вводе. Обратите внимание, вот эти элементы в правой части этого окна, символы, которые вызываются из специального диалогового окна, и которые мы уже смотрели. Чтобы не тратить время каждый раз на вызов этого диалогового окна, в режиме, когда здесь выставлен флажок и разрешена такая автоматическая замена, вы можете в тексте просто набирать то, что находится в левой части, и программа автоматически очень быстро выполнит соответствующую автозамену. Т.е. то, что находится с левой стороны, будет заменено тем, что находится справа. Вот, например, если вы случайно набрали лишнее "Б" в слове about, это будет исправлено автоматически. Дальше идет большое множество таких часто встречающихся случайных ошибок, которые будут исправлены автоматически. Более того, вот в этих полях вы можете добавить различные варианты таких ошибок, и в правой стороне указать, как их исправлять. Если, например, вам известны ошибки, которые вы очень часто допускаете по какой-либо причине, можете ввести сюда соответствующие исправления, и это всегда будет делаться автоматически. Ниже выставлен флажок перед опцией - Автоматически исправлять орфографические ошибки. С этим мы уже разбирались, а вот в самом начале у нас находится опция - Показать кнопки возможности автозамены.
Раздел VII. Microsoft Publisher
273
Следующая вкладка - Автоформат при вводе. Здесь также находятся очень удобные настройки. Например, заменять прямые кавычки парными, знаки переноса, применять при вводе к маркированным спискам или нумерованным спискам и т.д. Сейчас мы отменим это окно. С использованием так называемых горячих кнопок, т.е. одновременным нажатием Shift и Alt переключимся на русский язык. Теперь из меню Сервис еще раз активируем параметры Автозамены, и на этот раз раскроется то же самое диалоговое окно Автозамена, но на этот раз уже будет русский язык. Здесь практически все то же самое. Единственное отличие заключается в том, что слова, которые будем вставлять вот в этих местах, уже будут русскими, а не английскими. Или же, как и вот эти ошибки, которые здесь перечислены, ошибки здесь указаны для русского языка. В этом диалоговом окне у нас не рассмотренной осталась вот эта кнопка Исключения. Активируем. Раскрывается диалоговое окно Исключения при автозамене. Сюда вводятся определенные исключения из вот этих правил, и они имеют смысл лишь в том случае, если флажки перед этими опциями присутствуют. В первой вкладке собраны те исключительные случаи, когда не стоит заменять простую букву прописной. Здесь перечислены условия и случаи, когда не следует проводить такую замену, в частности после, и здесь перечислены после чего. На следующей вкладке две прописные мы можем ввести те исключительные варианты, когда присутствие двух прописных букв в начале слова необходимо, и программа будет игнорировать автоматическую замену двух прописных букв. Последняя вкладка - Прочие. Здесь тоже можно собрать определенные исключительные условия. Здесь же выставлен флажок перед опцией - Автоматически добавлять слова в список. Что означает, что слова, которые мы наберем здесь, никогда не будут заменяться автоматически, и одновременно добавлены в базу данных, как исключение. Отменим это окно. И это тоже. Закроем нашу публикацию. Сохраним наши последние изменения.
* * *
274
TeachPro Microsoft Office 2003
Раздел VIII. Microsoft Visio Глава 1. Начало работы
1.1. Запуск программы. Интерфейс окна приложения Мы начинаем знакомство с графическим редактором MS Visio, предназначенным для быстрого и эффективного создания графических изображений любой сложности. Начало нашего курса адресовано тем, кто впервые приступил к работе с программами MS Office и не знаком с основными приемами работы в среде Windows. В первом уроке мы познакомимся с элементами окна приложения MS Visio 2003 и основными понятиями, необходимыми для работы в этой программе. Давайте запустим программу MS Visio. Существует несколько способов запуска этой программы. Обычно при инсталляции программа установки автоматически добавляет Visio в меню Пуск, в папку Office. Откроем меню Пуск, пункт Программы, Оffice, и в открывшемся списке щелкнем по пункту MS Office Visio 2003. Приложение MS Visio запущено. Теперь, для того, чтобы закрыть приложение можно выполнить одно из трёх действий. Во-первых, можно выбрать команду Выход в меню файл: Файл, здесь находится команда Выход. Кроме того, можно нажать одновременно клавиши Alt+F4 на клавиатуре. И, наконец, можно щелкнуть мышкой по кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна приложения. Закроем приложение Visio. Другой способ запуска программы - двойной щелчок по ярлыку MS Visio на рабочем столе. Этот ярлык так же добавляется автоматически при инсталляции программы. Двойной щелчок и программа запущена. Итак, перед нами окно, которое называется "окно приложения" или "Главное окно". Здесь содержатся все основные элементы MS Visio. Давайте рассмотрим эти элементы. Вверху находится Строка заголовка, под ней - Панель меню. Далее следуют панель инструментов. Это стандартный набор элементов любого окна MS Office, однако, содержание и предназначение этих элементов в каждой программе немного отличается. Кроме того, при открытии MS Visio по умолчанию добавляется ещё два окна. Справа - это окно Область задач и слева - окно библиотеки шаблонов. Именно с помощью шаблонов создаются всевозможные документы деловой графики - рисунки, схемы и диаграммы. Теперь давайте рассмотрим каждый из этих элементов окна MS Visio подробнее. Синяя полоса в верхней части окна называется Строка заголовка. В ней написано имя открытого приложения. В данном случае это MS Visio. Здесь же обычно бывает указано и имя открытого документа, но у нас пока ни одного документа не открыто. В правой части строки заголовка находится три кнопки. Если нажать первую кнопку - Свернуть, то окно приложения свернется до кнопки на панели задач. Щелкнем по ней, чтобы вновь развернуть приложение. Окно развернуто. Вторая кнопка служит для изменения размеров окна. Если щелкнуть по ней, то окно из полноэкранного режима переходит в нормальный. В этом состоянии можно изменять размеры окна так, как нам удобно. Например, наведем мышкой на любой угол окна. Индикатор мышки превратился в двунаправленную стрелочку. Теперь, удерживая левую кнопку мышки можно изменять размеры окна. То же самое можно делать и наведя мышку на любую синюю границу окна. Вернемся в полноэкранный режим, нажав на ту же кнопку. Наконец, третья кнопка - Закрыть, как нам уже известно, служит для закрытия приложения. Под строкой заголовка находится Панель меню. Это специальная панель, с помощью которой можно получить доступ практически ко всем возможностям приложения. Каждый из пунктов меню содержит набор команд, объединённых общей темой. Чтобы открыть пункт меню нужно щелкнуть по нему мышкой. Обратите внимание, что сначала появляется краткое меню, но если задержать на нем мышку, то появится список с полным набором команд данного пункта меню. Можно и самостоятельно открыть полный список, щелкнув по стрелочкам в конце меню. В краткой версии отображаются те команды, которые используются чаще остальных, а также недавно использованные команды.
Раздел VIII. Microsoft Visio
275
Откроем меню Файл. В открывшемся списке мы видим активные команды и неактивные. Неактивные как бы утоплены или погашены. Это означает, что в данный момент времени команда не доступна. Слева от команды иногда отображается рисунок кнопки. Это значит, что для того, чтобы запустить эту команду можно вызвать, щелкнув по такому же рисунку на панели инструментов. Например, можно запустить команду Загрузить, щелкнув по рисунку полуоткрытой папочки на Панели инструментов. Вернемся в меню Файл. Обратите внимание, что справа от некоторых команд написано сочетание клавиш. Это означает, что данную команду можно вызвать, нажав на соответствующие клавиши на клавиатуре. Обычно команда обозначается словом или фразой. Тогда для её выполнения достаточно щелкнуть по ней мышкой. Обратите внимание, что среди команд меню Файл есть такие, после которых изображена стрелочка. Например, наведем на команды Объекты мышкой. Мы видим, что открылся список уточняющих команд и уже среди них можно выбрать нужную нам команду. Если после команды стоит многоточие, то, щелкнув по ней мышкой, мы увидим окно, в котором можно задать параметры выполнения данной команды. Щелкнем по команде Загрузить. Появилось окно, а в нём - список документов, из которых мы можем выбрать нужный нам и загрузить. Закроем это окно. Следующим элементом интерфейса MS Visio является Панель инструментов. Здесь в виде картинок отображаются команды, которые используются чаще всего. Обратите внимание, что и на панели инструментов есть активные и неактивные на данный момент команды. Сейчас отображены две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Количество команд на панели инструментов можно изменять. Для того чтобы добавить ещё одну группу инструментов нужно зайти в меню Вид, команда Инструментальные панели (в зависимости от версии MS Visio эта команда также может называться Панели инструментов). Обратите внимание, слева от названий Стандартная и Форматирование, а также Область задач, стоят галочки. Это значит, что эти панели присутствуют на экране. Щелкнув мышкой можно поставить галочку у выбранной группы инструментов. Например, щелкнем по команде Рисунок. На экране появилась панель инструментов для работы с рисунком. Её можно закрыть убрав галочку в меню Вид, либо нажав на кнопку Закрыть в верхнем правом углу. Закроем эту панель. В дополнение к основному меню, постоянно находящемуся на экране, можно пользоваться и контекстным меню. Контекстные меню - это небольшой список наиболее актуальных команд для каждого объекта. Наведем мышку на любой объект, например, на панель инструментов и щелкнем правой кнопкой мышки. Открылись те команды, которые используются при работе с панелью инструментов. Эти команды нам уже знакомы из меню Вид. Для того, чтобы скрыть меню достаточно щелкнуть мышкой вне области этого меню. Наконец рассмотрим ещё один элемент окна MS Visio, который присутствует во всех программах MS Office. Это - Область задач. Здесь, в зависимости от того, с чем мы в данный момент работаем, отображаются самые необходимые команды. Область задач дублирует меню и панель инструментов, однако, её цель - в упрощении доступа к необходимым командам. Например, сейчас здесь отображаются те команды, которые используются для начала работы. Можно изменить набор команд. Щелкнем по кнопке Другие области задач. Мы видим, что выделена группа Приступая к работе, которая и была открыта. Щелкнем по группе Справка. Теперь на Области задач отображается то, что необходимо для получения справки по работе с MS Visio. Можно вернуться в открытую ранее Область задач используя кнопки Назад и Вперед. С помощью кнопки Домашняя
276
TeachPro Microsoft Office 2003
страница всегда откроется первая страница Области Задач, которая называется Приступая к работе. Чтобы закрыть Область задач нужно щелкнуть Закрыть.
* * * 1.2. Создание нового документа с помощью шаблонно Для того, чтобы начать работу в программе MS Visio нужно либо создать новый документ, либо открыть уже созданный документ и продолжить работу в нем. Документ в MS Visio - это файл, который содержит листы с созданными пользователем изображениями. Рассмотрим сначала какие существуют способы создания нового документа. Выбор способа зависит от того, что и как мы хотим нарисовать. Итак, заходим в меню Файл, выбираем подменю Новый. На экране появилось три способа создания нового документа. Это: Выбрать тип рисования, Новый рисунок (метрический), Новый рисунок (US единицы). Вторые две команды идентичны друг другу и отличаются лишь единицами измерения. Для комфортной работы с документами любого назначения в программе MS Visio 2003 введены две системы измерения: в сантиметрах и в инчах. Поэтому в зависимости от цели создаваемого документа можно изначально выбрать, какой системой измерения мы будем пользоваться. Для того чтобы выбрать способ создания нового документа, нужно щелкнуть по соответствующей команде. Щелкнем по первому пункту меню - Выбрать тип рисунка. Появилось окно, в котором отображена библиотека шаблонов. Шаблоны классифицированы по группам. Щелкая по названиям групп, справа появляются наборы шаблонов. Выберем группу шаблонов для создания Организационной диаграммы. Щелкнем по соответствующей ссылке. Перед нами типы шаблонов для создания организационной диаграммы. Обратите внимание, что каждый тип представлен в двух видах - метрическом и US единицы. Наведем мышкой на шаблон Организационной диаграммы в метрической системе. Обратите внимание, когда мышка наведена на шаблон, то в левом нижнем углу окна выбора типа рисования появляется всплывающая подсказка, в которой описывается предназначение и содержание шаблона. Это существенно облегчает работу, так как позволяет не открывая каждый шаблон выбрать нужный. Всплывающие подсказки сопровождают каждый объект MS Visio. Щелкнем по выбранному шаблону. Итак, открылся шаблон для рисования Организационной структуры. Что это значит? Давайте рассмотрим элементы этого окна. Перед нами чистый лист, на котором можно нарисовать задуманную диаграмму. На листе изображена сетка. Слева и вверху окна редактирования расположены линейки. Справа и внизу - полосы прокрутки, а в левом нижнем углу ярлычок листа. Слева от окна редактирования открылось окно Формы. Это все элементы, которые являются общими для любых типов рисунков. Но так как мы открыли шаблон организационной структуры, то на экране появились и те элементы, которые присущи именно этому шаблону. Во-первых, это дополнительный пункт меню - Организационная схема. Вовторых, это панель инструментов, которая называется График организации. И, наконец, это трафарет с наборами форм для рисования организационной структуры. Итак, Лист рисунка - это поле, на котором и создаётся изображение. Сюда вставляются фигуры, текст, графические элементы так, чтобы получилось требуемое изображение. По умолчанию размер этого листа соответствует формату А4, однако размер этот можно изменять: как увеличивать, так и уменьшать, чтобы при печати мы получили изображение в нужном нам масштабе. То есть в MS Visio можно создавать рисунки любого размера. Для облегчения работы с фигурами и удобства ориентации в поле рисунка отображена сетка. Частота сетки изменяется авто-
Раздел VIII. Microsoft Visio
277
матически при увеличении или уменьшении масштаба отображения рисунка. Сетка - это вспомогательный инструмент редактирования изображения. Поэтому её можно скрыть. Заходим в меню Вид. Команда Сетка отмечена галочкой, так как сетка в нашем документе отображается. Щелкнем по этой команде. Сетка скрылась. Чтобы снова её отобразить, нужно сделать тоже самое: Вид, команда Сетка. Сетка вновь отобразилась. Вверху и слева окна редактирования находятся Линейки. Они выполняют ту же функцию, что и обычные линейки - определяют размеры фигур и расстояния между ними, что очень помогает при создании изображения. Шкала делений линейки зависит от выбранной размерности рисунка. Как вы помните, мы выбрали метрический размер при создании нового документа. Значит, на этих линейках расстояние между числами измеряется в миллиметрах, сантиметрах и т.д. Линейку можно скрыть так же как сетку. Для этого зайдем в меню Вид, щелкнем по команде Линейки. Линейки скрыты. Вернем отображение линеек. Вид. Линейки. Линейки вновь отображены. Справа и внизу окна редактирования расположены полосы прокрутки, которые действуют точно так же как и все полосы прокрути в среде Windows. Чтобы на экране появилась та часть документа, которая выше, чем отображаемая, надо прокрутить полосу вверх. Щелкнем по стрелочке "вверх". И наоборот: прокручивая её вниз отображается то, что скрыто ниже. Точно так же можно двигать документ вправо и влево. Можно вместо стрелочек использовать бегунок, который показывает в каком месте относительно краев документа мы находимся. Наводим мышку на бегунок, удерживая левую кнопку прокручиваем вверх и вниз. Мы рассмотрели элементы окна редактирования, которые присутствуют в любом документе MS Visio. Однако, поскольку мы выбрали шаблон для рисования организационной структуры, то на открывшемся окне представлен так же и весь набор инструментов, необходимых для рисования именно организационной структуры. Рассмотрим теперь элементы шаблона. Во-первых, на панели меню появился ещё один пункт - Организационная схема, в которой собраны команды, необходимые только для этого типа документов. Появилась ещё одна панель инструментов для работы с формами организационной структуры. Так же как и меню, это специальная панель, в которой находятся только те инструменты, которые нужны при работе с рисунком организационной структуры. Наконец, в окне Формы появились формы (или как их ещё называют - мастера). Это фигуры, которые с помощью мышки переносятся на лист для создания рисунков. Формы классифицированы по трем панелям. Панель, на которой находятся формы одной направленности, называется трафарет. Открыв шаблон организационной структуры мы открыли три трафарета. На одном собраны специальные формы, а два других являются общими для всех видов документов MS Visio. Чтобы отобразить содержание трафарета нужно щелкнуть по нему мышкой. Сейчас отображается трафарет с формами организационной структуры в метрической системе. Отобразим трафарет с формами фона. Щелкнем по нему мышкой. Трафарет открыт. Этот трафарет используется для создания фона в любом типе рисунка. То же касается и трафарета с границами и заголовками. Отроем этот трафарет. Обратите внимание, что каждый трафарет представлен в метрической системе. Если бы мы при выборе шаблона кликнули на систему US единицы, то открылись бы соответственно трафареты в той системе единиц. Итак, в шаблоне Организационной структуры находится дополнительный пункт меню, специальная панель инструментов и три трафарета. Таким образом, шаблон - это набор элементов для создания определенного документа. Подробно каждый из этих элементов шаблона, а также элементов окна редактирования мы рассмотрим в главе "Настройки интерфейса MS Visio" Мы рассмотрели первый способ создания нового документа. Мы открыли шаблон Организационной структуры, созданный разработчиками и теперь имеем все необходимые инструменты для создания диаграммы организационной структуры. Пользователи могут и сами создавать шаблоны. Как это сделать мы рассмотрим в главе Создание шаблонов.
* * *
278
TeachPro Microsoft Office 2003 1.3. Создание нового документа с чистого листа
В этом уроке мы рассмотрим ещё два способа создания нового документа: с чистого листа и с использованием образцов от разработчика. Для того, чтобы создать новый документ с чистого листа, нужно зайти в меню Файл, подменю Новый, Выберем команду "Новый рисунок (метрический)". Как вы помните, эта команда идентична Новый Рисунок (US единицы) и они отличаются друг от друга лишь системой измерения. Итак, щелкнем по команде Новый рисунок (метрический). Команда открыла чистый лист для рисования. Загрузилась стандартная панель меню и панель инструментов. Окно Формы - пустое. Здесь не отображены никакие формы или мастера. Обратите внимание, что и лист по умолчанию расположен вертикально, а когда мы открыли шаблон Организационной структуры, то лист имел альбомное расположение, поскольку оно удобней для создания организационных диаграмм. Теперь у нас есть полная свобода действий по выбору стиля, панели инструментов, трафаретов и других параметров документа. Чтобы начать работать в этом документе нам нужны трафареты. Доступ к библиотеке трафаретов есть и в меню Файл. Зайдем в меню файл, команда Объекты. Перед нами библиотека трафаретов, созданных разработчиками. Они классифицированы так же как и шаблоны - по типам. Давайте выберем трафарет для рисования Организационной структуры, чтобы сравнить открывшееся окно с шаблоном организационной структуры, который мы открывали ранее. Откроем соответствующую папку, выберем команду Organization Chart (метрический). Открылся трафарет с формами для создания организационной структуры. Других изменений в элементах окна не произошло. Специальные инструменты на панели инструментов и панели меню не появились. Можно открывать любое количество трафаретов разной направленности для создания одного документа. Для этого нужно повторить те же команд. Меню Файл, подменю Объекты, далее - осуществлять выбор трафаретов. Откроем трафарет для рисования фонов. Он находится в папке Visio Extras, команда Backgrounds (метрический). В окне Формы открылся ещё один трафарет. Теперь можно опять-таки перетаскивая мышкой формы с трафарета на лист и пользуясь стандартной панелью инструментов создавать рисунок. Итак, мы познакомились ещё с одним методом создания нового документа MS Visio - командой Новое Рисование. Такой способ удобен для тех, кто хорошо знаком с программой MS Visio, и в случае, когда пользователь собирается создавать такой тип документа, который не предусмотрен разработчиками в библиотеке шаблонов. Однако в программе MS Visio предусмотрены так же возможности для создания грамотных и функциональных рисунков даже при минимальных знаниях этого приложения. Итак. Познакомимся с третьим способом создания документа на основе готового образца. В зависимости от версии MS Visio на ваш компьютер может быть установлена библиотека образцов. В таком случае в меню Файл, подменю Новый кроме трёх команд создания нового документа появляется ещё одна команда для создания документа на основе образца. При нажатии на эту команду открывается папка Samples. Однако в данном случае образцы не входят в комплектацию и эта команда не установлена, но папка Samples имеется на компьютере в другой директории, и мы можем её открыть нажав на команду Загрузить. В меню Файл выбираем команду Загрузить. Щелкнем по ней. Появилось диалоговое окно, в котором отображаются все документы, имеющиеся на вашем компьютере. Папку Samples я поместила в директорию Общие документы. Двойным щелчком откроем папку Общие документы. Теперь - откроем папку Samples. Итак, перед нами библиотека образцов, они классифицированы так же по типам, как шаблоны и
Раздел VIII. Microsoft Visio
279
трафареты. Посмотрим, какой образец предлагают разработчики для создания схем программного обеспечения. Откроем папку Software. Перед нами три образца. Мы можем, не открывая каждый из трех документов, заранее увидеть, как они выглядит, так как данное диалоговое окно имеет возможность просмотра графических изображений не загружая их. Для этого надо изменить вид представления. Щелкнем правой кнопкой мышки в любом месте на свободном поле этого окна. Открылось контекстное меню диалогового окна. Выберем команду Вид. Мы видим, что отмечен пункт Список. Это значит, что в данный момент файлы представлены в окне в виде списка. Чтобы увидеть, что находится внутри каждого файла, нужно выбрать пункт Эскизы страниц. Щелкнем по нему. Теперь кроме названия файла, появилась и картинка - уменьшенное изображения рисунка, находящегося в файле. Та же команда находится на панели инструментов. Кнопка Представление. Щелкнем по стрелочке. Выделен пункт Эскизы. Можно выбрать и другие формы представления, в зависимости от наших целей. Команда Рядом располагает файлы в виде значков с краткой информацией о них. Если же выбрать команду Значки, то кроме названия файла никакой информации не будет. Выберем команду Таблица. Теперь представлена информация о размере файла, формате и дате последнего изменения. Ту же информацию можно получить выбрав пункт свойства. Заходим в меню Вид, Свойства. Однако теперь эта информация отображается справа. Выбирая файл слева, справа мы видим информацию о нём.И последний пункт - просмотр так же дает возможность увидеть содержание файла в уменьшенном виде. Однако на этот раз мы можем просматривать файлы только по очереди, в то время как вид Эскизы дает возможность одновременно увидеть все файлы. Чтобы далее сравнивать различия между способом начала работы, давайте посмотрим, какой образец предлагают разработчики для создания Организационной диаграммы. Для этого нам нужно вернуться к списку всех образцов. Нажмем кнопку Переход на один уровень вверх. С каждым нажатием этой кнопки отображается директория, верхняя по отношению к нынешней. Отобразилось содержание предыдущей директории. Теперь папки тоже представлены в виде эскизов. Слева от кнопки Переход на один уровень вверх есть кнопка Назад. С помощью неё мы можем вернуться на предыдущую страничку. Итак, в библиотеке образцов выберем папку Organization Charts. Откроем её двойным щелчком. Разработчиками предложен один образец. Для того, чтобы открыть образец нужно дважды щелкнуть по нему мышкой. Откроем его. Образец организационной диаграммы загрузился. Вместо чистого листа открылся готовый рисунок, заготовленный разработчиками. В этот рисунок можно вносить любые изменения и даже полностью переделать эту диаграмму. Кроме готовой диаграммы, открылись все элементы шаблона Организационной структуры: три трафарета, дополнительная панель инструментов, и дополнительный пункт меню. В окне редактирования может отображаться только один лист. Однако часто при создании документов деловой графики невозможно ограничиться одним рисунком. Например, для создания документа, в котором содержится графическая информация о здании, может понадобиться изображение карты местности, на котором находится здание, планы разных этажей, схема коммуникаций и т.д. Чтобы все эти документы не были разрозненны, несколько листов с разными рисунками могут быть организованы в одну книгу и, таким образом, являться одним файлом. Если вы знакомы с MS Excel, то такая система вам должна быть понятна. Чтобы было удобно работать с такой книжной системой, в левом нижнем
280
TeachPro Microsoft Office 2003
углу окна редактирования отображаются ярлычки листов. В данный момент открыт лист под названием Executive, это видно по выделенному ярлычку. Чтобы открыть другой лист нужно щелкнуть по его ярлычку. Откроем лист Sales & Marketing. Щелкнем по ярлычку. Лист открылся. Следующий лист скрыт за полосой прокрутки. Чтобы отобразить его, нужно нажать по кнопке для прокрутки листов. Нажмем по кнопке Вправо. Лист отобразился. Для того, чтобы вернуться, нужно нажать по кнопке Влево. Другие две кнопки служат для перемещения в конец и в начало списка ярлычков листов. Для того, чтобы отобразить те ярлычки листов, которые скрыты за полосой прокрутки, нужно уменьшить полосу прокрутки. Наведем мышкой на конец полосы прокрутки. Когда индикатор мышки принял другой вид, то, нажимая левую кнопку мышки, отодвинем её вправо. Теперь полоса прокрутки уменьшилась, зато отображены все четыре ярлычка листа. Порядок следования листов можно изменять. Поставим лист Production перед листом Sales and Marketing. Наведем мышку на выбранный лист. Щелкнем правой кнопкой мышки. Появилось контекстное меню для работы с листом. Мы можем вставить новый лист, удалить этот лист, переименовать его или переупорядочить. Щелкнем по последней команде. Открылось диалоговое окно, в котором можно передвигать все листы открытого документа вверх и вниз. Выделим интересующий нас лист, щелкнем по нему. Теперь мы можем нажать на кнопку Двигать вверх. Он переместился и теперь оказался до листа Sales & Marketing. Нажмем кнопку Окей. Как мы видим Лист переместился. Передвигать листы можно и с помощью мышки. Для этого нужно навести мышку на выбранный лист и, нажимая левую кнопку мышки, передвигать лист в нужное нам место среди остальных. Вернем лист Production на прежнее место. Лист переместился. Итак, в существующем образце рисунка Организационной диаграммы созданы типовые схемы, которые можно изменять в зависимости от наших целей. Такой способ создания нового документа удобен, во-первых, для тех, кто впервые работает с MS Visio и, во-вторых, для тех, кому нужен типовой рисунок, не отличающийся особой оригинальностью, что в деловой графике не редкость. Мы рассмотрели все способы создания нового документа, их особенности и предназначение.
* * * 1.4. Панель инструментов. Расположение окон редактирования Мы рассмотрели все способы создания нового документа. Теперь посмотрим, как можно обратится к тем же командам по-другому. Как мы уже знаем, при запуске программы появляется Область задач, которая открыта на страничке Приступая к работе. Здесь вынесены команды, необходимые при начале работы. Давайте сравним команды на Области Задач с теми, что представлены в Меню Файл. Вначале отображается список документов, с которыми мы недавно работали. Тот же список есть и в меню Файл. Это упрощает доступ к ним. Количество документов, отображаемых в этих списках, можно изменять. Как это сделать мы рассмотрим в главе "Настройки MS Visio". Далее на Области задач находится кнопка Дополнительно. Она идентична команде Загрузить в меню Файл и открывает диалоговое окно, в котором можно выбрать любой имеющийся документ на компьютере. Последний пункт странички Приступая к работе - это Создать рисунок. Нажмем его. Мы перешли в область создания нового рисунка. Команда Пустой Рисунок идентична Новый Рисунок в меню Файл. Далее следует команда Выбрать тип рисунка. Эта команда, как нам известно, открывает окно с библиотекой шаблонов. Можно и не открывая это окно сразу открыть недавно использованный шаблон, который отображается в блоке Последние использовавшиеся шаблоны на Области задач. А вот команда Из имеющегося рисунка откроет диалоговое окно, в котором можно выбрать любой из рисунков, которые имеются на компьютере и создать новый документ на их основе. Таким образом, Область Задач позволяет не заходя в меню Файл начать работать с помощью панелей Приступая к работе и Создание рисунка. Вначале нашего курса мы сказали, что часто используемые команды вынесены для быстрого доступа на панель инструментов. Команда создания нового документа так же вынесены на панель инструментов. Щелкнем по
Раздел VIII. Microsoft Visio
281
первой кнопке панели инструментов, помня, что такая же картинка была изображена возле команды Новое Рисование в меню Файл. Открылся новый документ без шаблона. Для работы в этом документе нужно открыть трафареты. Откроем трафарет тоже не заходя в меню Файл. Команда открытия трафарета вынесена на панель инструментов и называется Формы. Щелкнем по этой команде. Открылась библиотека трафаретов. Выберем первый трафарет. Итак, мы открыли трафарет, так же не заходя в меню Файл. Теперь откроем какой-нибудь шаблон. Как вы помните, при запуске программы, а так же при команде Выбрать тип рисунка, появлялось окно библиотеки шаблонов. Однако можно и не открывая этого окна загрузить шаблон. Закроем его. Зайдем в меню Файл, подменю Новый. После команд создания нового рисунка находится шаблонов (правда без иллюстраций). Этот же список доступен и на панели инструментов. Щелкнем по стрелочке возле команды Новый. Открылся список шаблонов. Выберем какую-нибудь папку. Например, Building plan, а в ней - Floor plan. Щелкнем по этой команде. Итак, у нас открылся ещё один документ - шаблон для рисования планов. Давайте ещё раз щелкнем по кнопке Новый. Обратите внимание, что на этот раз, поскольку уже был открыт определенный шаблон, эта команда привела не к открытию документа с чистым листом, а к открытию нового документа с таким же шаблоном. Итак, только что мы создали три новых документа. Открытие каждого из них скрывало окно предыдущего. Давайте нажмем на кнопку Свернуть. Окно редактирования свернулось до кнопки внизу окна приложения. Здесь же находятся и другие два документа, которые мы создали ранее. Нажав на кнопку Развернуть, мы откроем тот документ, который нам нужен. Давайте откроем первый документ. Можно и одновременно просматривать все открытые документы. Для того, чтобы управлять расположением окон существует пункт меню Окно. Зайдем в меню Окно. Мы видим, что здесь отображен список всех открытых на данный момент документов, а также команд, которые позволяют управлять расположением окон. Для того, чтобы одновременно на экране отображались все документы MS Visio, открытые в данный момент, нужно воспользоваться командой Замостить. Щелкнем по этой команде. Теперь в одном окне приложения одновременно открыты все три окна редактирования. Мы видим, что среди них есть два одинаковых с шаблоном для рисования планов. Закроем одно из них. Теперь расположим окна каскадом. Меню Окно, команда каскад. Мы видим, что при таком расположении размеры окна уменьшаются лишь намного, т.е. можно в них спокойно работать и, при этом, быстро переключаться на другое окно, кликнув мышкой по области другого окна. Команда Новое окно выполняет то же действие, что и команда Новый - открывает такой же новый документ. Команду Показать список мы рассмотрим позже. Итак, мы познакомились с основными приемами работы с окном приложения и окном редактирования, которые нам понадобятся при рисовании.
* * *
282
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 2. Получение справки Вне зависимости от степени знания программы при работе часто бывает необходимо получение справки. Рассмотрим, как это можно сделать. Для получения справки можно воспользоваться одним из нескольких команд в меню Справка. Откроем это меню. Давайте познакомимся сначала с теми пунктами меню, которые востребованы неопытными пользователями программы MS Visio. Во-первых, это Помощь в начале работы. Щелкнем по этому пункту. Открылось окно помощи. Здесь кратко описаны и проиллюстрированы возможности MS Visio и её предназначение. Слева находится оглавление этого небольшого учебника. Здесь же указан открытый пункт. Справа - содержание открытого пункта. Подведем мышку к названию главы. Указатель мышки превратился в ручку. Теперь щелкнем по названию этой главы, открылись подпункты. Выберем один
подпункт. Справа отобразилось содержание этого урока. Описание работы программы сопровождается иллюстрацией. Учебник можно листать и с помощью кнопок Назад и Вперед. В таком случае страницы отображаются последовательно. Некоторые иллюстрации анимированы. Так, нажав на кнопку Play под иллюстрацией, можно просмотреть эту небольшую анимацию. Её можно приостановить, нажав на кнопку Pause, вновь запустить, либо остановить совсем. Последовательное изучение всего материала этого учебника занимает менее получаса и дает обзорное представление о принципах работы и основных возможностях программы. Закроем это окно. Следующий пункт меню, необходимый при начале работы, - Галерея диаграмм. Откроем его. Меню Справка, Галерея диаграмм. Итак, слева находятся названия тех видов рисунков и диаграмм, которые можно нарисовать с помощью шаблонов и трафаретов MS Visio. Выбирая название слева, справа отображается описание этой диаграммы, её предназначение, кто и в каких случаях может использовать такой рисунок и чем он может быть полезен. Кроме того, описание сопровождается иллюстрацией. Эта галерея диаграмм, во-первых, помогает при выборе шаблонов и трафаретов для работы, и, вовторых, подсказывает интересные решения. Здесь прокомментирован каждый шаблон MS Visio. Закроем это окно. Как уже было упомянуто, это два пункта - Помощник в начале работы и Галерея диаграмм - обзорные и бывают необходимы лишь в самом начале работы, а основной источник информации о работе программы - подробный Помощник по MS Visio. Он открывается при выборе первого пункта меню Справка - Помощь по MS Visio. Щелкнем по этому пункту. Открылась область задач Справка Visio. Здесь собрано все, что необходимо при получении справки. Сначала познакомимся со справочником. Чтобы открыть его нужно щелкнуть по ссылке - Оглавление под строкой поиска. Щелкнем по ней. Открылось оглавление справочника. В нем, щелкая по пунктам и подпунктам, можно найти интересующую нас главу. Вернемся к предыдущей страничке Области Задач. Другой способ найти то, что нам необходимо - использование строки поиска. Здесь можно задать любой вопрос или ввести ключевое слово. Поскольку справочная система на английском языке, то и поиск нужно осуществлять на английском. Например, нам нужно получить информацию о создании диаграмм. Введем в строку поиска ключевые слова: "создать" и "диаграмма". Нажмем стрелочку, чтобы запустить поиск. Открылось окно результата поиска. Однако по нашему запросу ничего не найдено. Вернемся на предыдущую страничку.
Раздел VIII. Microsoft Visio
283
Теперь введем то же самое на английском. Удалим введенные на русском ключевые слова и напишем ключевые слова на английском. При вводе запроса поиска можно иметь в виду, что даже если вы допустили опечатку, то система поиска все равно поймет, что имелось в виду. Например, можно сознательно допустить опечатку и написать два M. Запустить поиск можно не только щелкнув мышкой по стрелочке, но и воспользовавшись клавишей Enter на клавиатуре. На этот раз появился результат поиска из 20 пунктов. Это список глав, в которых, так или иначе встречается тема создания диаграмм. Чтобы прочитать содержание, нужно щелкнуть по любому названию. Откроем первый пункт этого списка. Появилось окно справки, в котором содержатся определенные объяснения. Иногда эти объяснения сопровождаются иллюстрацией. Некоторые слова или фразы в тексте являются гиперссылками. Это значит, что щелкнув по ним, получим более подробные разъяснения относительно этого понятия или темы. Содержание окна справки можно вывести на печать, нажав на кнопку Печать. Рядом находятся кнопки Назад и Вперед для перехода на странички, открытые ранее и кнопка Auto tile, которая размещает окно справки так, чтобы можно было одновременно пользоваться справкой и работать в окне приложения MS Visio. Итак, мы рассмотрели, как искать информацию, находящуюся в справочнике MS Visio, который сопровождает саму программу. Однако, кроме того, можно использовать и информацию, размещенную в интернете, если компьютер подключен к интернету. Для получения информации из интернета нужно либо нажать на ссылку вверху Области задач, либо выбрать источник поиска. Обратите внимание, что строка поиска теперь находится внизу, а над ней меню, в котором можно выбрать источник поиска. Отображенные в данный момент названия глав - это то, что содержится в автономной справке. Посмотрим, какую информацию можно получить по нашему запросу в интернете. Для этого выберем пункт - Office в интернете. Запустим поиск. Итак, в результате поиска в интернете добавилось ещё 10 пунктов. По нашему запросу в интернете в качестве помощи содержатся в основном примеры диаграмм (это видно по картинке рядом с названием). Щелкнем по одному из названий. Загружается изображение из интернета. Открылся пример диаграммы, который можно использовать в работе. Для этого нужно загрузить его на компьютер, нажав кнопку Загрузить. Закроем это окно и вернемся к стартовому окну поиска Области Задач. Здесь так же даны ссылки, с помощью которых можно получить дополнительную информацию в интернете, связаться с разработчиками, загрузить шаблоны и пообщаться с другими пользователями программы MS Visio. Преимущество информации, размещенной в интернете в том, что она постоянно обновляется, а также есть возможность обсудить проблемы в работе программы с разработчиками и другими пользователями. Закроем Область задач. В процессе работы удобен так же и доступ к быстрой справке, который размещен на Панели меню. Здесь можно точно так же вписать одно или несколько ключевых слов или задать вопрос. Тогда откроется Область задач на страничке справка уже с результатами поиска, что ускоряет работу.
* * *
284
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 3. Начало работы 3.1. Подготовка к рисованию Мы уже знакомы с основными элементами интерфейса MS Visio, теперь можно приступать непосредственно к созданию изображений. Цель этой главы - изучить основные этапы создания документа и приемы работы с самыми часто используемыми функциями. Для создания полноценного рисунка в MS Visio необязательно владеть всеми инструментами досконально и знать все свойства объектов программы. Для грамотного и быстрого создания несложных документов достаточны и минимальные знания, которым и посвящена данная глава. Мы будем создавать новый рисунок по подобию уже заготовленного. Перед вами рисунок, который был создан в программе MS Visio. Здесь в виде схемы изображен процесс принятия решения об использовании электронного обучающего курса для освоения MS Visio. Для этого используются различные геометрические фигуры - пятиугольники, прямоугольники с закругленными углами, звезды и разнообразные стрелки. В фигуры вписан текст. Есть надписи и вне фигур - на поле рисунка. Линии некоторых фигур нарисованы пунктирно, есть фигуры, украшенные тенью. Кроме того, рисунок положен на фон. Наша цель - нарисовать такие же объекты и воспроизвести их свойства, чтобы получился такой же рисунок. Итак, сначала нужно создать новый документ. Как мы знаем, новый документ можно создать и по шаблону, и по образцу, и с чистого листа. Создание по образцу в данном случае нам не подходит, так как этот рисунок не является типичным. В MS Visio существуют специальные шаблоны для создания моделей принятия решений. Однако, работу с шаблонами мы будем изучать позже. Кроме того, при создании этого рисунка шаблон не использовался. Поэтому мы создадим документ с чистого листа. Мы запустили программу MS Visio. Теперь создадим документ в метрической системе единиц. Файл, Новый, Новый рисунок метрический. Теперь поскольку нам постоянно придется обращаться к рисунку, который мы используем в качестве образца, то для удобства работы, откроем и его в приложении Visio и расположим окна каскадом. Для того, чтобы открыть рисунок, нужно обратиться к команде Загрузить. Рисунок называется "Модель принятия решения". Выберем этот Файл. Открыть. Теперь для удобства работы в обоих документах одновременно расположим окна каскадом. Как мы уже знаем, для этого нужно зайти в меню Окно, и выбрать пункт - Каскад. Окна расположились каскадом. При таком расположении окна редактирования некоторые области рисунка теперь скрыты. Можно изменять размеры листа так, как нам удобно. Для быстрого изменения масштаба просмотра изображения на стандартной панели инструментов имеется раскрывающийся список - Масштаб. Здесь показано текущее значение масштаба. В данный момент оно соответствует 47-ми процентам. Нажмем на стрелочку. Открылось меню выбора масштаба. Здесь можно выбрать один из фиксированных значений масштаба - 400%, 200% и т.д. Кроме того, можно выбрать один из вариантов: Последний - это масштаб, который был использован последним, команда Ширина располагает лист по всей ширине окна редактирования и команда Страница располагает лист так, чтоб он был виден целиком вне зависимости от размеров окна. Выберем последнюю команду. Теперь нам виден весь рисунок. При этом важно понимать, что изменяются не размеры листа, а именно масштаб изображения. Обратите внимание, на готовом рисунке страница имеет альбомное расположение, поскольку данную схему так удобнее расположить. На создан-
Раздел VIII. Microsoft Visio
285
ном нами документе страница имеет книжное расположение. Итак, приготовим параметры листа. Для изменения параметров страниц существует команда настройки страниц в меню Файл. Откроем меню Файл. Щелкнем по команде Настройка страницы. Открылось диалоговое окно для настройки параметров страницы. Нас интересует вкладка Настройка печати. Здесь можно отметить одно из двух видов расположения страниц - книга и альбом. В данный момент отмечена Книга, поэтому лист имеет книжное расположение. Отметим Альбом. Как показано на эскизе, расположение изменилось. Окей. Итак, лист имеет альбомное расположение.
* * *
3.2. Создание и расположение фигур
Основой любого рисунка MS Visio является фигура. Именно с работы над фигурами следует начинать создание рисунка. Поэтому теперь нам нужен трафарет со стандартными геометрическими фигурами, которые использованы на образце. Откроем список трафаретов. Все основные геометрические фигуры и стрелки есть на трафарете Basic Shapes в папке Block Diagram. Откроем его. Теперь у нас открыт трафарет. На этом трафарете есть все основные геометрические фигуры и стрелки. Именно с помощью него мы создадим новый рисунок. На готовом рисунке в начале изображены пятиугольники. На открытом нами трафарете третья фигура - это пятиугольник. Чтобы на листе рисунка нарисовать пятиугольник, нужно перенести форму пятиугольника с трафарета на лист. Это делается с помощью мышки. Наведем на выбранную форму мышкой. Щелкнем левой кнопки мышки и, удерживая её, перетащим форму на лист. Мы нарисовали фигуру пятиугольник - с помощью соответствующей формы. При перетаскивании формы на лист, создается фигура стандартного размера. Размер этот можно изменять как угодно. Для нашей схемы этот пятиугольник следует уменьшить. Обратите внимание, фигура выделена небольшими зелеными квадратиками. Это маркеры фигуры. Если маркеры отображаются, значит, фигура выделена. Щелкнем мышкой по любому месту вне поля фигуры. Маркеры исчезли. Чтобы работать с фигурой необходимо её сначала выделить. Наведем мышку на фигуру. Индикатор мышки изменился. Теперь щелкнем по ней. Маркеры вновь отобразились, т.е. мы выделили фигуру и можем начать работу с ней. Информацию о выделенной фигуре можно увидеть на строке состояния. Здесь указана высота, ширина и угол наклона фигуры. В данном случае высота нашего пятиугольника, т.е. расстояние от самой нижней до самой верхней точки равна 40 мм. Ширина так же равна 40 мм. Уменьшим размеры фигуры. Наведем мышку на угловой маркер. Индикатор превратился в двунаправленную стрелочку, теперь, удерживая левую кнопку мышки, изменим размеры пятиугольника. Высота и ширина изменяются пропорционально. Теперь сделаем наш пятиугольник шире. Для этого нам понадобятся боковые маркеры. Наведем на правый маркер мышкой и, удерживая левую кнопку, расширим пятиугольник. Высоту же можно изменять с помощью же нижнего или верхнего маркера. Изменим высоту фигуры. В отличие от угловых маркеров, эти изменяют размеры не пропорционально. Теперь у нас есть пятиугольник по форме похожий на фигуру с образца. Нам нужно ещё три пятиугольника. Снова воспользуемся формой с трафарета. Перетащим пятиугольник на лист. На листе вновь появился пятиугольник стандартного размера. На образце все пятиугольники одинакового размера. Поэтому нам придется изменять размеры и этого пятиугольника. Однако с помощью маркеров выделения сложно с точностью повторить размеры предыдущей фигуры. Поэтому мы воспользуемся специальным инструментом Размер и Положение, открыть который можно в меню Вид. Меню Вид. Команда Размер и Положение. Появилось специальное окно. В соответствии со своим названием, оно показывает размеры выделенной фигуры и её положение относительно начала координат. Нам нужно в точности повторить размеры первого пятиугольника. Выделим его. В окне Размер и Положение появилась информация об этой фигуре. Итак, ширина фигуры равна 44 мм, а высота 30 мм. Теперь, зная точное значение высоты и ширины первого пятиугольника, можно присвоить эти же значения второму. Для этого выделим вторую фигуру. В окне Размер и Положения изменим числовые значения. Введем число 44 в ячейку ширины и 30 в ячейку высоты. Нажмём Enter. Теперь мы можем быть полностью уверены в том, что размеры этих двух фигур одинаковы. Закроем окно Размер и Положение. Нам нужны ещё два пятиугольника такого же размера. На этот раз, чтобы не изменять опять разме-
286
TeachPro Microsoft Office 2003
ры каждого из них, мы выполним операцию копирования. Сначала нужно выделить фигуру, копию которой мы собираемся создать. Затем выбрать команду Копировать в меню Правка. Итак, один из пятиугольников уже выделен. Теперь зайдем в меню Правка, команда Копировать. Далее нужно выполнить команду Вставить в том же меню. Правка. Вставить. На листе появился ещё один пятиугольник - копия уже существующих. Выполним команду Вставить ещё раз. Правка, Вставить. Итак, наконец, мы имеем четыре пятиугольника одинакового размера. На рисунке образце фигуры расположены на одном уровне. Кроме того, они как бы раздвинуты по краям. Сделаем то же и на нашем рисунке. Ориентируясь на клетки сетки, расположим эти фигуры подобно образцу. Выделим фигуру и удерживая левую кнопку мишки перетащить её в на выбранное место. Сетка помогает так же добиться симметричности расположения относительно вертикально оси листа. Теперь создадим следующую фигуру. Это семиконечная звезда. Найдем форму этой фигуры на трафарете. И, удерживая левую кнопку мышки, переместим форум на лист. Изменим размеры фигуры с помощью маркера выделения. Теперь расположим фигуру по центру. Далее на рисунке следуют три прямоугольника с закругленными углами. Воспользовавшись соответствующей формой трафарета, создадим такую фигуру. Выделим форму прямоугольника с закругленными углами и перетащим её на лист. Изменим немного размеры фигуры. Теперь нам опять необходимо создать фигуру, повторяющую уже существующую. Как и в случае с пятиугольниками, мы воспользуемся операцией копирования. Итак, прямоугольник уже выделен. Для копирования воспользуемся кнопкой копирования, вынесенной на панель инструментов, чтобы не заходить в меню Правка. Нажмем на кнопку Копировать рисунок. Рядом находится команда Вставить. Нажмем её. Появился ещё один прямоугольник. Разместим появившийся прямоугольник под звездой и снова воспользуемся командой Вставить. Вновь с помощью сетки разместим прямоугольник так, чтобы рисунок был симметричен. Наконец, нам снова нужна звезда, размеры которой с первой не совпадают. Перетащим форму из трафарета, разместим её по центру и изменим её ширину и высоту. Итак, на листе есть все фигуры, необходимые для создания такого же рисунка.
* * *
3.3. Соединение фигур
Продолжим создание рисунка. Следующим шагом после помещения фигур на лист является их соединение. Соединение - это неотъемлемая часть любого рисунка MS Visio, поскольку, в MS Visio создаются не просто рисунки, а схемы и модели, в которых элемент соединения и является сутью, его функция - передать логику взаимодействия явлений. На рисунке, который мы воспроизводим, фигуры соединены с помощью стрелок, которые передают логическую связь между причинами, условиями и результатом моделируемой ситуации. На открытом нами трафарете кроме геометрических фигур есть и стрелки. Причем видов стрелок очень много. Они отличаются в основном возможностью замены формы указателя и оперения. Выберем стрелку, окончания которой можно изменять. Перетащим её на лист. Обратите внимание, на маркеры выделения. Их два. Кроме того, они немного отличаются от маркеров выделения других фигур, с которыми мы работали ранее. Дело в том, что эти маркеры, кроме того, что изменяют длину стрелки, ещё и являются точками соединения. Точки соединения - это специальный инструмент MS Visio, позволяющий соединять различные объекты на листе. Они есть у всех фигур. Если точка соединения не совмещена с маркером выделения, как на этой стрелке, то она обозначается синим крестиком, как на других фигурах, помещенных на этот лист. Следовательно, соединять можно фигуры друг с другом, именно совместив точки их соединения. Соединим стрелку с первым пятиугольником. Для этого наведем мышку на точку соединения, которую будем перемещать. Нажимая левую кнопку мышки и не отпуска её, соединим её с выбранной нами точкой соединения пятиугольника. Мышку можно отпустить в тот момент, когда в нужно нам токе появляется красный квадратик и сообщение Приклеить к Точке Соединения. Отпустим мышку. Стрелка и пятиугольник соединены. Теперь, как бы мы ни передвигали пятиугольник, стрелка будет изменяться так, чтобы её точка соединения была совмещена с точкой
Раздел VIII. Microsoft Visio
287
соединения пятиугольника. Теперь соединим другой конец стрелки со звездочкой. Вновь выделим стрелку, кликнув на неё мышкой. Подведем курсор к следующей точке соединения и, не отпуская левую кнопку мышки, передвинем её к звездочке. Появился красный квадратик. Мышку можно отпускать. Теперь посредством стрелки эти две фигуры объединены. Движение любой из них не разорвет этого соединения. Изменяться будет лишь длина стрелки. Следующий шаг - корректировка формы стрелки. Обратите внимание, что стрелка имеет и желтые маркеры. Это - маркеры управления. С помощью маркеров управления можно изменять не только высоту или ширину фигуры, но и её форму. Эти маркеры, в отличие от маркеров выделения, есть не на всех фигурах. Увеличим масштаб изображения, чтобы легче было работать с формой стрелки. В меню Масштаб выберем 75 процентов. Чтобы соединение стрелки и пятиугольника выглядело более гармонично, сузим оперение стрелки. Здесь есть два маркера управления. Нажимая левую кнопку мышки и передвигая эти маркеры, можно изменять форму окончания стрелки. Теперь с помощью двух других маркеров управления изменим ширину стрелки и форму указателя. Окончательно подправим другой конец стрелки. Теперь стрелка имеет совсем другой вид. Все стрелки, соединяющие пятиугольники с первой звездочкой по форме одинаковы. Различно лишь их направление и размер. Чтобы не повторять изменения формы, создадим остальные стрелки с помощью операции копирования. Выделим уже готовую стрелку. Копировать, Вставить. Появилась ещё одна такая же стрелка. Уменьшим масштаб изображения листа, чтобы можно было перетащить стрелку. Теперь перетащим зеленые маркеры к точкам соединения фигур. Получилась такая же стрелка, но с другим направлением. Форма окончаний не изменилась. Снова нажмем Вставить. Два раза. Теперь соединим серединные пятиугольники со звездочкой. На этот раз размер стрелки изменился, но форма пропорционально сохранилась, и нам не пришлось для каждой стрелки повторять действия изменения формы и добиваться точности. Следующая стрелка на оригинале соединяет звездочку с прямоугольником. Выберем другую стрелку из трафарета и перетащим её на лист. Это более простая стрелка, и она не имеет маркеров управления. Совместим точки соединения стрелки и прямоугольника. Наведем мышку к точке соединения стрелки и передвинем её к нужной точке на прямоугольнике. Теперь соединим стрелку со звездочкой. Чтобы стрелка была вертикальной, её придется соединить с центральной точкой привязки звезды. Для соединения второй звезды с прямоугольниками использована одна стрелка, но её оперение увеличено так, чтобы оно касалось всех трех прямоугольников одновременно. Выберем вновь на трафарете стрелку с маркерами управления на обоих концах. Переместим форму этой стрелки на лист. Совместим соответствующие точки привязки. Вторая звездочка соединена с центральным прямоугольником. Однако нам ещё предстоит изменить форму оперения стрелки так, чтобы она касалась и двух боковых прямоугольников. Для того, чтобы легче было работать с формой стрелки, снова увеличим масштаб представления. С помощью маркера управления оперением изменим форму оперения. Мы довели концы оперения до точек соединения боковых прямоугольников. Однако, заметьте: соединения не произошло, поскольку у стрелки в этих точках нет соединителей. Таким образом, боковые прямоугольники соединены со стрелкой лишь визуально и при передвижении одной из фигур, другая не изменит своего положения. А вот при сдвиге центрального прямоугольника, изменятся и две стрелки, которые с ним соединены не только визуально. Вернем этот прямоугольник на прежнее место. Теперь изменим немного и форму указателя последней стрелки. Вновь уменьшим масштаб. Теперь у нас готова последняя стрелка этого рисунка. Последнее соединение, которое нам необходимо осуществить, это - соединение трех прямоугольников с закругленными углами. Для этого мы используем другой инструмент MS Visio - простой соединитель, который не является фигурой и выполняет лишь функцию соединения. Этот инструмент можно активировать, нажав на соответствующую кнопку на панели инструментов. Она называется Соединитель. Мышка изменила свою форму. Подведем мышку к одной из точек соединения фигуры. Появился красный квадратик. Щелкнем мышкой. Не отпуская левую кнопку мышки, подведем указатель ко второй точке соединения. Появился красный квадратик. Отпустим кнопку. Фигуры соединены. Повторим то же самое с правым прямоугольником. Навели мышкой
288
TeachPro Microsoft Office 2003
на точку соединения и не отпуская её подвели к прямоугольнику. Отпустили мышку. Итак, прямоугольники соединены. Закроем Соединитель. Для этого надо щелкнуть по изображению мышки на панели инструментов. Указатель вновь приняла обычный вид. Итак, мы завершили второй этап создания рисунка - соединение фигур.
* * * 3.4. Добавление текстовых элементов Продолжим работу над рисунком. На нашем рисунке уже присутствуют все графические элементы. Следующий этап - ввод текстовых элементов. На рисунке MS Visio может быть два вида текстовых элементов внутри фигуры и на поле рисунка, вне фигур. На образце оба вида элементов присутствуют. Введем сначала элементы на области рисунка вне фигур. Их всего четыре. Чтобы набрать текст на рисунке MS Visio, необходимо сначала создать текстовое поле. Текстовое поле создается инструментом Текст. Этот инструмент можно активировать, нажав на соответствующую кнопку на панели инструментов. Щелкнем по кнопке Текст. Инструмент активирован, а индикатор мышки принял соответствующую форму. Теперь мы можем создать текстовое поле в любом месте рисунка. Первое текстовое поле находится над пятиугольниками в левой части рисунка и в нем вписано слово "Внутренние". Итак, наведем мышку на область над пятиугольниками и щелкнем левой кнопкой мышки. В этой точке будет правый верхний угол создаваемого текстового поля. Теперь, удерживая левую кнопку, перетащим мышку к предполагаемому левому нижнему углу текстового поля. Итак, мы создали текстовое поле. Оно имеет форму прямоугольника, линии которого невидимы. Масштаб рисунка автоматически увеличился и в текстовом поле появился курсор. Теперь все готово для ввода текста. Введем слово "Внутренние". После окончания ввода текста щелкнем мышкой вне текстового поля. Работа в этом текстовом поле завершена. Создадим текстовое поле над пятиугольниками справа. Вновь повторяем те же действия. Щелкнем по началу предполагаемого текстового и, удерживая левую кнопку мышки, перетащим индикатор до конца предполагаемого поля. Можно вводить текст. Введем слово "Внешние" и щелкнем вне текстового поля. Теперь над верхней звездочкой напишем слово "Идея". А под нижней - "Необходимые требования к условиям обучения". Теперь введем текст в фигуры. Для этого нам опять-таки нужен инструмент Текст, который в данный момент активирован. Можно таким же образом создавать текстовые поля внутри фигур, однако если навести мышкой с активированным текстовым инструментом на область фигуры и щелкнуть один раз, то текстовое поле откроется автоматически, причем того размера, который оптимален для ввода текста в конкретную фигуру. Щелкнем по области первого прямоугольника. Открылось текстовое поле. Теперь можно вводить текст. Введем текст в каждую фигуру. Итак, мы ввели все текстовые элементы. Закончив работу с инструментом Текст, нужно щелкнуть по кнопке Указатель, чтобы вернуться в обычный режим работы. Мышка вновь приняла обычный вид. Текстовое поле является отдельной фигурой, которая обладает некоторыми свойствами обычной фигуры. Щелкнем по первому текстовому полю, чтобы выделить его. Появились маркеры выделения. Теперь можно перемещать это поле, изменять его длину или ширину. Ориентируясь на сетку, разместим текстовые поля так, чтобы они были симметричны относительно вертикальной оси листа. Итак, мы завершили работу по созданию текстовых элементов.
* * *
Раздел VIII. Microsoft Visio
289 3.5. Форматирование рисунка. Часть 1
Продолжим работу над рисунком. Следующий этап создания рисунка (после размещения фигур, их соединения и создания текстовых элементов) - это этап форматирования. На нашем рисунке уже есть все элементы образца, и логически схему можно считать завершенной. Однако MS Visio имеет богатые возможности придания графическим изображениям приятного на взгляд вида. В этом уроке мы познакомимся с основными функциями форматирования рисунка MS Visio, которые позволят без больших временных затрат добиться грамотно оформленного документа. Во-первых, необходимо разместить центральную стрелку так, чтобы она не закрывала область фигуры звезды. Для этого нужно обратиться к меню размещения фигур. Оно находится в меню Форма, подменю Размещение. Здесь можно выбрать способ взаимного расположения фигур. Однако, если нет необходимости в использовании сложных команд, можно воспользоваться и более быстрым способом обращения к командам работы с фигурами - контекстным меню. Там есть все самые необходимые команды. Выделим фигуру, с которой собираемся работать. Это стрелка. Щелкнем правой кнопкой мышки. Открылось контекстное меню работы с фигурой. Нас интересует расположение стрелки относительно звезды. Выберем подменю Форма. Команда На задний план. Щелкнем по ней. Стрелка переместилась на задний план, теперь она не закрывает собой область звезды. На нашем рисунке больше нет фигур, которые закрывают друг друга. Перейдем к форматированию. На образце оформление всех пятиугольников одинаково. Оформим первый пятиугольник. Все основные команды, которые нужны для оформления фигур, находятся на панели инструментов Форматирование. Итак, здесь есть инструменты для оформления текста, линий и самого цвета фигуры. На образце линии пятиугольников синего цвета, цвет фигуры - голубого. Настроим цвет линии. Для этого надо обратится к инструменту Цвет Линии на панели форматирования. Щелкнем по стрелочке. Отрылось меню выбора цвета. Среди предложенных здесь цветов нет того, который использован на рисунке образца. В случае если стандартных цветов недостаточно, можно обратится к палитре, где выбор цвета практически не ограничен. Для открытия палитры нужно щелкнуть по кнопке Больше цветов линий. В открывшемся окне выберем закладку Спектр. Здесь с помощью указателя можно выбрать любой цвет. Выберем темноголубой. Нажмем Окей. Цвет линий изменился. Теперь изменим цвет самой фигуры. Для управления цветом фигуры существует инструмент Заливка на панели Форматирования. Его работа аналогична инструменту Цвет линии. Щелкнем по стрелочке. Открылось такое же меню выбора цвета. Откроем палитру. Теперь с помощью указателя выберем светло-голубой цвет. Окей. Цвет фигуры изменен. Остался один элемент этой фигуры - текст, который требует форматирования. Поскольку в данный момент выделена фигура, то для того, чтобы приступить к форматированию текста, не обязательно выделять именно текстовое поле этой фигуры. Для оформления текста существуют следующие возможности. Во-первых, это шрифт. Для его выбора откроем список шрифтов. Щелкнем по стрелочке. В открывшемся списке названия шрифтов написаны в соответствующем стиле, что облегчает выбор необходимого шрифта. Выберем шрифт Arial, щелкнем по нему. Итак, мы установили шрифт текста. С помощью следующего меню можно изменить размер шрифта. Откроем меню. Выберем значение 10. Раз-
290
TeachPro Microsoft Office 2003
мер изменился. Теперь можно сделать шрифт жирным, курсивом либо подчеркнутым, нажав на соответствующие кнопки на панели Форматирования. Сделаем надпись жирным шрифтом. Осталось лишь подобрать цвет текста. Меню выбора цвета текста аналогично меню цвета линии и заливки. Можно, не открывая меню, щелкнув по кнопке Цвет текста, присвоить последний использовавшийся цвет. Поскольку он соответствует тому, что нам необходимо, мы щелкнем по этой кнопке. Цвет шрифта так же изменился. По умолчанию текст располагается по центру фигуры, однако при желании его можно расположить по правому или по левому краю, воспользовавшись соответственно кнопками Выровнять справа и Выровнять слева на панели Форматирования. Итак, мы закончили оформление этой фигуры. Все остальные пятиугольники должны быть оформлены таким же образом. Но мы можем, не повторяя все действия для каждой фигуры, присвоить им значения формата уже готовой фигуры. Для этого имеется специальный инструмент копирования формата. Он находится на панели инструментов. Сначала выделим фигуру, формат которой мы будем копировать. Щелкнем по кнопке Формат на панели инструментов. Индикатор мышки изменился, и мы можем присвоить такие значения формата любой фигуре, просто щелкнув по ней мышкой. Щелкнем мышкой по второму пятиугольнику. Значения форматов присвоены. Индикатор мышки вновь стал обычной стрелочкой. Изменился цвет фигуры, цвет линий и формат текста, т.е. все параметры, которые относятся именно к форматированию. С помощью этого инструмента невозможно присвоить другие значения, такие как размер или форма. Теперь можно присвоить эти же значения остальным пятиугольникам. Выберем вновь инструмент Формат. На этот раз воспользуемся двойным щелчком мышки. Двойной щелчок. Инструмент выбран. Теперь можно присваивать значения формата неограниченному количеству фигур, пока мы не отожмем кнопку Формат. Присвоим значения двум пятиугольникам. Щелкнем по ним. Теперь все 4 пятиугольника одинаковы. Откроем готовый рисунок. Обратите внимание, цвета линий и цвет заливки у остальных фигур такой же, как и у пятиугольников. Однако они отличаются толщиной и типом линии. Так что мы можем присвоить значения формата пятиугольника остальным фигурам, чтобы вновь не выбирать цвета линии и заливки, а потом, изменить толщину и тип линии. Присвоим форматы оставшимся фигурам. Итак, форматы, которые мы выбрали для первого пятиугольника, присвоены всем фигурам нашего документа. Теперь можем отжать кнопку Формат. Индикатор мышки вновь стал стрелочкой.
* * * 3.6. Форматирование рисунка. Часть 2 Теперь изменим тип линии прямоугольников. Поскольку три прямоугольника так же одинаковы, то рациональнее всего - работать с их форматированием одновременно. Для того чтобы одновременно работать с несколькими фигурами, нужно выделить все эти фигуры сразу. Выделим первый прямоугольник. Теперь, удерживая клавишу Shift на клавиатуре, щелкнем по второму прямоугольнику. Выделены две фигуры. Опять, удерживая клавишу Shift, щелкнем по третьему прямоугольнику. Теперь выделены все три прямоугольника одновременно, и можно работать с группой фигур, а не с одной фигурой. Сначала, изменим толщину линий. Для этого откроем меню Вес Линии на панели инструментов. Щелкнем по стрелочке. Открылись возможные типы линий. Выберем нужную толщину. Щелкнем по ней. Теперь обратимся к меню Узор Линии. Щелкнем по стрелочке. Из предложенных вариантов линий выберем крупный пунктир. Щелкнем вне области фигур. Как мы видим, линии изменились. Щелкнем вне области фигур, чтобы отменить выделение. Оформим теперь формат звезд. Посмотрим на готовый рисунок. Звезды отличаются, во-первых, толщиной линий, во-вторых, наличием небольшой тени. Выделим одновременно обе звезды. Удерживая клавишу Shift, щелкнем по этим фигурам. Как изменить толщину мы, уже знаем. Меню Вес линий, выберем нужную толщину. Теперь нам нужно добавить тень. Этого инструмента на панели форматирования нет. Поэтому зайдем в меню Форматирование на панели меню, где собраны все инструменты работы с форматом фигуры. Выберем
Раздел VIII. Microsoft Visio
291
команду Тени. Открылось диалоговое окно работы с Тенью. Нас интересуют первые два пункта. Во-первых, стиль тени. Щелкнем по стрелочке. Открылись все варианты расположения теней. Выберем интересующий нас. Щелкнем по нему. Теперь выберем цвет тени. Окей. Звезды стали выделяться на фоне остальных фигур благодаря теням. Следующий шаг - форматирование стрелок. Посмотрим на готовый рисунок. Обратите внимание, у всех стрелок одинаковый цвет заливки и цвет линий. Только у центральной стрелки линии отсутствуют. Это означает, что мы можем работать с цветом заливки и цветом линии всех стрелок одновременно. Выделим все стрелки. Нажимая клавишу Shift, мы выделяем все стрелки. Теперь настроим цвет линий. Инструмент Цвет Линии сохранил последний использовавшийся цвет линий. Так что мы можем, не заходя в палитру присвоить нужный цвет линиям стрелки. Щелкнем по этой кнопке. Цвета линий изменились. Теперь выберем цвет заливки. Зайдем в меню и с помощью указателя выберем цвет. Стрелки оформлены. Отменим выделение. Осталось лишь убрать линии центральной стрелки, поскольку они мешают восприятию текста. Выделим эту стрелку. Зайдем в меню Цвет Линии. Выберем пункт Нет Линий. Щелкнем по нему. Линии исчезли. Соединители тоже можно форматировать. Во-первых, им можно присвоить цвет линий стрелок с помощью инструмента Формат. Выделим стрелку. Выберем инструмент Формат двойным щелчком и щелкнем по соединителям. Соединители изменили цвет. Отожмем инструмент Формат. Обратите внимание, на Образце соединители имеют закругленные концы. Окончания соединителей можно изменять с помощью меню Окончания линий. Откроем это меню, щелкнув по стрелочке, и выберем подходящий вариант окончания. Окончание соединителя изменилось. Сделаем то же самое с другим соединителем. Последний элемент рисунка, который следует форматировать, - это текст вне фигур. Он изменяется точно так же как и текст внутри фигуры. Чтобы не повторять изменения цвета и шрифта, воспользуемся копированием формата. Для этого нужно выделить любую оформленную соответственно текстовую область, не выделяя самой фигуры, чтобы копировать лишь формат текста. Чтобы выбрать текстовую область нужно сначала выделить фигуру, в которой находится эта текстовая область. Выделим первый пятиугольник. Теперь щелкнем по инструменту Текст на панели форматирования. Выделен только текст. Теперь можно скопировать лишь значения формата текста. Команда Формат. Щелкнем по текстовому полю, которое хотим изменить. Формат текста изменился. Теперь увеличим шрифт, так как слова вне фигур на рисунке образца написаны крупнее. Выделим это слово и выберем соответствующий размер шрифта. Шрифт изменился. Теперь присвоим значения формата этого текстового поля остальным текстовым полям вне фигур на этом рисунке. Формат остальных текстовых полей изменен с помощью команды Формат. Теперь нужно изменить размеры текстовых полей так, чтобы слова не прерывались на середине, а также изменить размеры текстовых полей внутри фигур, чтобы текст не касался краев фигур. Всё это делается с помощью маркеров выделения текстовых полей. Этот процесс нам уже знаком. Изменение области текстового поля фигур осуществляется с помощью инструмента Текстовый блок. Он находится на панели форматирования под инструментом Текст. Щелкнем по стрелочке и выберем инструмент Текстовый блок. Теперь щелкнем по области первой фигуры. Появились маркеры выделения. На этот раз это маркеры выделения текстового блока, а не фигуры. Изменим размеры блока. Мы видим, что размеры фигуры остаются неизменными, изменяется лишь положение текста по отношению к границам фигуры. Повторим эти действия с другими текстовыми блоками для того, чтобы текст не касался границ фигур. Итак, мы завершили процесс форматирования рисунка, который состоял из выбора типа и цвета линий, заливки фигур, выбора шрифтов и цвета текстовых элементов.
* * *
292
TeachPro Microsoft Office 2003 3.7. Сохранение документа Добавление фона, рамок и заголовка на готовый рисунок
Завершающим этапом работы над рисунком является выбор фона, рамки и заголовка, как это сделано на образце. В MS Visio существует специальный трафарет для создания этих элементов. Итак, загрузим сначала трафарет для создания рамок и заголовков. Он находится в папке Visio Extras. Откроем библиотеку трафаретов, выберем папку Visio Extras, а в ней - трафарет Borders and Titles. Трафарет загрузился. Посмотрим, какая рамка на готовом рисунке. Здесь она имеет вид двух горизонтальных отрезков. Выберем такую рамку на трафарете. Рамка переносится на лист рисунка так же, как и фигура. Удерживая левую кнопку мышки, перенесем рамку на лист рисунка. Отпустим мышку. Рамка автоматически расположилась по длине листа. Теперь с помощью маркеров выделения можно изменить размеры рамки так же как мы делали с фигурами. Изменим размеры так, чтобы рамка обрамляла рисунок. Вставленные из трафарета рамки уже есть готовый текстовый элемент, однако в это текстовое поле можно вписать наш заголовок вместо слова Title. Впишем заголовок нашего документа. Мы выделили текстовое поле, теперь нажмем на инструмент Текст, чтобы можно было редактировать текст, и впишем заголовок, который нам нужен. Теперь мы можем отформатировать этот текст так же, как мы делали с другими текстовыми элементами этого рисунка. Отформатируем всю рамку сразу. Выделим её. Изменим цвет шрифта, размер шрифта, теперь изменим цвета линий. Можно применить последний использованный цвет. Кроме того, сделаем линии немного толще. Последний элемент рисунка - фон. Для рисования фона тоже существует трафарет. Откроем его. Он находится в папке Visio Extras. Называется Background. Трафарет для рисования фонов открыт. Выберем соответствующий фон. Фон, так же как и фигуру, можно переносить на рисунок. Удерживая левую кнопку мышки, перенесем его на рисунок. Отпустим мышку. Фон автоматически занял всю область рисунка. Фон это единственный элемент, размеры которого нельзя изменять, он автоматически занимает всю область рисунка, вне зависимости от его размеров. Но цвет фона можно изменить, чтобы он гармонировал с рисунком. Обратите внимание, что при добавлении фона на рисунок, в документе появился ещё один лист - Background. На этом листе изображен только фон. Теперь, если мы кроме уже существующего рисунка будем создавать другой на новом листе, но в этом же документе, то он автоматически будет иметь такой же фон, т.к. всем листам одного документа MS Visio присваивается один фон. Все операции по изменению фона можно производить именно на этом листе. Изменим цвет фона. Выделим его и выберем цвет. Цвет фона изменился. И такой же фон стал отображаться на нашем рисунке. Теперь рисунок можно считать завершенным. Мы создали новый рисунок с чистого листа, используя несложные операции и команды MS Visio. Рассмотрим некоторые элементы созданного документа. Во-первых, обратите внимание, что листу, на котором мы создали рисунок, автоматически присвоено имя. Это имя можно изменить, чтобы было легко идентифицировать рисунок в случае создания нескольких листов. Для изменения названия листа нужно выделить это название двойным щелчком мышки, теперь его можно изменять. Дадим этому листу название "Принятие решения". Лист переименован. Кроме того, документ ещё ни разу не был сохранен. Мы создали новый документ, и ему автоматически было присвоено название Рисунок три. Это название отображается на строке заголовка окна редактирования. Сейчас этот документ находится в оперативной памяти компьютера. Сохраним его на жесткий диск. Для того, чтобы сохранить документ нужно нажать на команду Сохранить на панели инструментов. Открылось диалоговое окно Сохранения документа. Здесь можно дать документу название в строке Имя файла. Здесь уже проставлено автоматическое название документа Рисунок три. Изменим его. После введения названия документа нужно выбрать директорию, в которой он будет храниться. У нас открыта папка Общие документы. Здесь можно выбрать любую папку либо создать новую для сохранения нашего документа. Откроем папку СЭМПЛС и сохраним документ в этой директории. Для сохранения нужно нажать на кнопку Сохранить. Обратите внимание, в строке заголовка поменялось имя документа. Теперь ему присвоено название Модель принятия решения.
* * *
Раздел VIII. Microsoft Visio
293
Глава 4. Макет 4.1. Масштаб Перед вами рисунки, созданные с помощью MS Visio. Взаимное расположение объектов на листе имеет большое значение. Любая асимметрия или неправильное расположение фигур на листе может серьезно сказаться на результатах работы. Эта глава посвящена изучению того, как добиться точности в расположении объектов по отношению к листу и друг к другу, и какие для этого имеются инструменты. MS Visio имеет серьезные возможности по управлению и облегчению процесса проектирования рисунка. Основной концепцией MS Visio является возможность точной привязки одного объекта к другому. Начнем изучение этих инструментов с методов работы с масштабом. Изменение масштаба просмотра изображения позволяет значительно облегчить создание документа, корректировку изображений, прорисовку наиболее мелких деталей рисунка и увеличить точность привязки. Следует заметить, что при изменении масштаба просмотра изображения фактический размер листа не меняется. Нам уже знакомо меню изменения масштаба, которое находится на панели инструментов. Кроме того, все команды изменения масштаба собраны в меню Вид. Команда Увеличение. Здесь так же можно выбрать команду, которая позволяет представить лист наилучшим образом. Как уже было сказано в предыдущей главе, можно выбрать одно из фиксированных значений масштаба, страницу целиком, расположить по ширине страницы или повторить последний установленный масштаб. Кроме того, можно открыть диалоговое окно Увеличение, где кроме тех же команд, есть и поле, в котором можно выбрать абсолютно любое значение масштаба. Поскольку графический редактор MS Visio создан специально для разработки высокоточных рисунков и изображений максимальное значение масштаба 2061 процент. Попробуем вписать любое число больше этого. Команда не может быть выполнена. Выберем максимальный масштаб. Рисунок отображен в максимальном масштабе. Познакомимся ещё с один инструментом для работы с масштабом. Это окно Положение и Масштаб. Его можно открыть с помощью соответствующей команды в меню Вид. Вид - Позиция и Увеличение. Щелкнем по ней. Появилось небольшое окно с изображением макета рисунка, с которым мы работаем. В этом окне можно управлять масштабом. Справа находится шкала изменения масштаба. Изменять его можно, щелкая по кнопке уменьшения или увеличения масштаба, либо с помощью ползунка. При наших действиях в окне Положение и Масштаб меняется масштаб в окне редактирования. Красным контуром выделена область, которая показана в окне редактирования. Это помогает легко ориентироваться в документе. Наведем мышку на выделенную область и, удерживая левую кнопку мышки, передвинем её. Таким образом, можно удобно располагать лист рисунка в процессе работы. Кроме того, можно сразу увеличить только ту часть документа, с которой мы хотим работать. Наведем мышку на макет рисунка, щелкнем левой кнопкой и удерживая её перетащим создавая прямоугольник. Отпустим мышку. В окне редактирования отобразилась та часть документа, которую мы выделили на макете. По умолчанию окно Положение и Масштаб располагается в правом верхнем углу окна редактирования, однако можно перетащить его в любое удобное для нас место. Для этого наведем мышку на заголовок окна и удерживая левую кнопку мышки перетащим его. Для удобства работы с изображением можно установить режим автоматического скрытия окна. Щелкнем правой кнопкой мышки и в контекстном меню установим флажок Автоскрытие. Обратите внимание: значок кнопки поменял положение. Теперь, при начале работы в области рисунка, окно автоматически скрылось. Для того чтобы вновь отобразить его, нужно навести на него мышкой. А щелкнув по изображению кнопки, можно отменить Автоскрытие. Закроем окно Положение и Масштаб. Изменить масштаб изображения можно и при помощи клавиатуры с мышкой. Нажмем комбинацию клавиш Ctrl+Shift, указатель мыши превратился в лупу. Не отпуская клавиши, щелкаем левой кнопкой мышки, мы ступенчато увеличиваем масштаб, а, щелкая правой, - уменьшаем. Причем,
294
TeachPro Microsoft Office 2003 независимо от того, увеличивается или уменьшается масштаб, изображение центрировано в том месте, где находится указатель мышки. Допустим, нас интересует лишь определенный участок рисунка. Удерживая клавиши Ctrl+Shift и левую кнопку мышки, растянем прямоугольник, описывающий эту область рисунка. Выбранный нами фрагмент увеличился и занял всю рабочую область окна редактирования. Перемещать лист можно с помощью полос прокрутки, но кроме того, можно удерживая нажатой комбинацию клавиш Ctrl+Shift и правую кнопку мышки, так, чтобы указатель превратился в изображение руки, перетягивать лист в нужное место. Напомним, что меню работы с масштабом есть и на панели инструментов. Здесь можно постоянно отслеживать текущее значение масштаба и, при
необходимости, быстро изменять его. Итак, мы подробно изучили способы работы с масштабом отображения рисунка в окне редактирования, что помогает в процессе работы над рисунками любой сложности.
* * *
4.2. Линейка
Графический редактор MS Visio создан специально для разработки высокоточных рисунков и изображений. Поэтому он снабжен специальными элементами, позволяющими максимально упростить работу по выстраиванию и привязки фигур друг к другу. Первый элемент, который необходимо изучить для освоения возможностей макетирования MS Visio - это Линейка. Линейка - это стандартный элемент интерфейса, который используется в большинстве графических приложений. В окне редактирования MS Visio линейки располагаются вверху и слева окна редактирования. Шкала линейки зависит от масштаба изображения и от единиц размерности, которые выбираются при создании документа. По умолчанию нулевая отметка каждой из линеек соответствует левому нижнему и верхнему углам листа. При перемещении фигур по листу на линейках появляется по три пунктирные линии, эти линии указывают на положение сторон и центра прямоугольника, который описывает перемещаемую фигуру. При работе над документом может понадобиться переместить точку отсчета. Этот параметр можно установить. Для настройки этого параметра нужно открыть специальное диалоговое окно, которое называется Линейка и Сетка. Откроем это окно. Меню Инструменты, команда Линейка и Сетка. Здесь два раздела: линейки и сетка. Рассмотрим первый раздел Линейки. Для изменения положения точки начала отсчета установим необходимые параметры в полях Метка нуля. В первом поле установим значение горизонтального смещения относительно левой границы листа, допустим, 50 мм, а в следующем поле можно изменить вертикальное смещение относительно нижнего края листа. Кроме числового значения в этих полях можно задать единицы размерности. Если не указать размерность, то будет считаться, что введена величина в текущих единицах. А если указать размерность в других единицах, то программа автоматически произведет, пересчитает в текущие единицы. Например, впишем значение 2 инча. 2 инча - это 5 см, то есть те же 50 мм. Пересчитав значение 2 инча в метрическую систему, программа должна будет сместить точку отсчета снизу на 50 мм вверх. Нажмем Окей. Нули на линейках сместились на 50 мм, как и было задано в диалоговом окне. Вновь откроем окно диалога Линейка и Сетка. Кроме смещения начала отсчета в этом окне можно изменять частоту деления линейки. Есть выбор из трех типов частоты. По умолчанию этот параметр установлен в
Раздел VIII. Microsoft Visio
295
положение Точно, обеспечивающее максимально частое расположение делений. Для более разреженной частоты меток на линейке нужно в раскрывающемся списке выбрать пункт Норма или Курс. Оставим частоту делений верхней линейки неизменной, и установим деление Курс для вертикальной линейки. Окей. Теперь можно увидеть разницу. Метка на горизонтальной линейке поставлена через каждые 50 мм, а на вертикальной - через каждый сантиметр. Изменим масштаб представления. Теперь на горизонтальной линейке метки располагаются через каждый миллиметр, а на вертикальной - через каждые 5 миллиметров. Линейка не является обязательным атрибутом рабочего листа, то есть её можно скрыть. Это может потребоваться, например, для увеличения рабочего пространства. Как мы уже упоминали в предыдущей главе, команда отображения и скрытия линейки находится в меню Вид. Галочка у команды Линейки стоит, значит, она отображается. Уберем её. Линейки скрылись. Сделаем то же самое, чтобы восстановить отображение линеек. Линейки восстановлены с теми параметрами, которые установлены в окне диалога Линейки и Сетка. Вернем начало координат в исходное положение. Кроме способа изменения начала координат с помощью окна Линейка и Сетка, это можно делать и с помощью мышки. Для быстрого изменения точки отсчета наведем мышку на левый верхний угол пересечения двух линеек. Сначала нажмем на клавишу Ctrl. Теперь, не отпуская эту клавишу нажмем на левую кнопку мышки. Начнем перетаскивать мышку. Появились две пунктирные серые линии. Не отпуская кнопку, установим точку пересечения этих линий в желаемое место начала координат. Отпустим мышку. Координаты сместились. Обычно, линейки ассоциируются с измерением длин и расстояний. Однако в MS Visio линейка может измерять не только это. В зависимости от создаваемого документа и изображаемой схемы, можно выбрать и другие типы измерений линейки. Откроем меню Файл, команда Настройка страницы. Вкладка Настройка Страницы. Нас интересует пункт Единицы измерения. Здесь уже установлены миллиметры, поскольку мы создали документ в метрической системе. Откроем меню этого пункта. Перед нами все возможные в MS Visio единицы измерения, то есть здесь можно установить, как единицы длины, так и секунды, дни недели, часы, минуты, точки и так далее. Выберем пункт Часы. Окей. Шкала деления линеек изменилась, и теперь стоят отметки через каждые 24 часа, что, впрочем, при увеличении масштаба изменяется. Действия с линейками, в отличие от действия с масштабом можно отменять. Так что можно легко вернуть миллиметровую шкалу деления, нажав на кнопку Отменить на панели инструментов. Итак, мы рассмотрели свойства вспомогательного инструмента MS Visio - линеек.
* * *
4.3. Сетка
Следующий вспомогательный элемент окна редактирования - сетка. Сеткой называются непечатаемые горизонтальные и вертикальные штриховые линии, которые нанесены на весь лист. Они отображаются через равные промежутки. Сетка позволяет визуально оценить размер фигур, вставленных в лист, и расстояние между ними. Точка пересечения вертикальной и горизонтальной линии сетки называется Узлом сетки или просто Узлом. Давайте на примере этого квадрата посмотрим, как меняется отображение узлов при изменении масштаба. Сейчас значение масштаба равно 37 процентам. Увеличим масштаб. Обратите внимание, что относительное расстояние между узлами сетки почти не изменилось, в то время как фактическое число уз-
296
TeachPro Microsoft Office 2003
лов выросло. Следует заметить, что размер самого квадрата остался неизменным, изменился лишь его масштаб. Лист MS Visio имеет уникальное строение. В отличие от прочих редакторов, в которых рабочее пространство является непрерывным, лист MS Visio является дискретным. Это означает, что все важные точки фигуры находятся в узлах сетки. Это можно заметить при выполнении небольших смещений фигуры - она "скачет" от одного узла к другому. Это кажущееся неудобство на самом деле является удобным инструментом для привязки: достаточно увеличить масштаб, и уже те узлы, которые прежде "проскакивались" теперь становятся доступными. Таким образом, значительно упрощается визуальное соединение фигур. Т.е., достаточно подвести одну вершину фигуры к другой как их вершины автоматически оказываются в одно точке. Параметры настройки сетки можно менять в зависимости от стоящей перед нами задачи. Для этого, так же как и для изменений параметров линейки, используется окно диалога Линейки и Сетка, оно находится в меню Инструменты. Команда Линейка и сетка. На этот раз рассмотрим раздел Сетка. Здесь можно настроить три параметра: Пробелы в сетке это параметр интервала между линиями, Минимальное расстояние - это минимальный интервал между линиями, Исходник сетки - это начало координат. Выбор интервала позволяет определить, как далеко друг от друга будут располагаться линии координатной сетки. По умолчанию этот параметр равен максимальному значению - Точно. Для уменьшения частоты сетки можно выбрать значения Норма, Курс или фиксированное значение. Выберем значение Курс. Окей. Расстояния между линиями теперь равно пяти сантиметрам. И сетка стала разряженной. Увеличим масштаб. Сетка все так же разрежена, но поскольку масштаб увеличен, то расстояние между вертикальными линиями равно одному сантиметру. А между горизонтальными - двум. Уменьшим масштаб и вновь откроем диалоговое окно Линейка и Сетка. Рассмотрим особенности фиксированного интервала между линиями. При фиксированном режиме расстояние между узлами сетки остается постоянным. Это расстояние устанавливается в поле Минимальное расстояние. Здесь же можно указать и минимальное расстояние между узлами для остальных режимов. Если в этом поле указано значение ноль, то это расстояние будет устанавливаться автоматически. Установим фиксированное расстояние равное 50-ти миллиметрам. Окей. Увеличим масштаб. Расстояние между линиями сетки пока что не изменилось, поскольку оно и до этого было равно 5см., т.е. 50мм. Увеличим масштаб. Как видите фактическое расстояние между линиями сетки не изменилось в то время как в предыдущий раз при увеличении масштаба, это расстояние изменилось. Уменьшим масштаб. Рассмотрим теперь координаты сетки. Начало координатной сетки по умолчанию находится в левом нижнем углу листа. Однако его можно переместить в любое место на листе. В данный момент первая горизонтальная линия сетки появляется на пятом сантиметре, т.е. через 50 мм от начала координат. Можно установить любую координату для начала линий сетки. Откроем диалоговое окно Линейка и Сетка. Начало координат устанавливается в поле Исходник Сетки. Укажем значение 20 по горизонтали. Окей. Теперь первая вертикальная линия сетки появляется только на 20-ом миллиметре по горизонтали. Сетка не является обязательным атрибутом листа, т.е. её можно скрыть. Команда Сетка находится в меню Вид. Сейчас она отмечена галочкой, т.к. сетка отображается. Щелкнем по ней. Сетка исчезла. Вернуть отображение сетки можно точно так же. Вид - Сетка. Как и любой вспомогательный инструмент, сетка помогает при рисовании. Поэтому она не выво-
Раздел VIII. Microsoft Visio
297
дится на печать. Однако, если потребуется отображение сетки на готовом распечатанном документе, то этот параметр можно установить. Меню Файл, команда Настройка страницы. На вкладке Настройка печати надо поставить галочку у пункта Линии Сетки. Если галочка стоит, то сетка будет выведена на печати. Отменим эту команду. Итак, мы изучили свойства и возможности этого простого, но необходимого в работе над рисунком MS Visio, инструмента.
* * *
4.4. Точка и линия привязки
Поскольку важной особенностью MS Visio является наличие функций соединения фигур между собой, то в этой программе имеется несколько инструментов соединения. Кроме того, здесь есть и специальные инструменты, определяющие привязку и позиционирование фигур на листе. Один из таких инструментов - точка привязки, которая позволяет выделить один узел на листе. Для вставки точки привязки на лист используется специальный инструмент. Он находится в левом верхнем углу в месте пересечения вертикальной и горизонтальной линеек. В случае если линейки скрыты, этот инструмент становится недоступным. Для создания точки привязки наведем указатель мышки на этот инструмент. Указатель принял вид крестообразной стрелки. Нажмем левую кнопку мышки и, удерживая её, переместим точку привязки в нужное место. При перемещении появились вертикальная и горизонтальная пунктирные линии, по которым можно следить за значением на линейках. Кроме того, текущее положение точки привязки, характеризуемое точкой пересечения линий указывается в строке состояния. Таким образом, мы можем в точности установить эту точку в то место, которое необходимо. Итак, установим точку в задуманное место. Отпустим мышку. Мы выделили один узел на листе, создав точку привязки. Она имеет синий контур, а в случае выделения закрашивается изумрудным цветом. Изменим масштаб представления. Геометрический размер точки и её области видимости всегда остается постоянным. Он не зависит от изменения масштаба. Кроме того, при выделении узла при одном масштабе, точка привязки сохранила свое положение и при другом. Таким образом, при любом масштабе, даже если узел будет невидимым, точка останется там, где была установлена. Использование точки привязки позволяет избежать многих трудностей при работе с мелким масштабом. Дело в том, что большие фигуры удобнее передвигать при мелком масштабе. Таким образом, можно увеличить масштаб, установить точку привязки в нужном месте, затем уменьшить масштаб и при мелком масштабе передвигать крупные фигуры. Появление красных квадратиков означает, что фигура привязана к точке привязки. Важную роль имеет и следующее свойство точки привязки. При попадании области видимости точки привязки в ключевую точку фигуры, она автоматически устанавливается в неё. То есть независимо от масштаба можно выполнять визуальное соединение между фигурами, разместив в вершинах одной из них точку привязки и подведя к ним соответствующие вершины другой фигуры. Вершины треугольника без труда соединена с вершиной другого треугольника. Создадим ещё одну точку привязки. Точка привязки частично обладает свойствами обычной фигуры, как вы уже заметили, должно быть. Например, её можно копировать (при копировании появилась ещё одна точка привязки) её можно удалить так же, как фигуру. А так же, перемещать, как фигуру. Однако, поскольку это вспомогательный непечатаемый элемент, то её нельзя форматировать - изменять цвет, заливку и так далее. Точки привязки можно скрыть, не удаляя их. Зайдем в меню Вид. Здесь стоит галочка у пункта Направляющие. Щелкнем по нему. Точки привязки скрылись. Однако они не удалены. Следует заметить, что в случае скрытия точек привязки инструмент создания точек не работает. Указатель мышки не меняет своего вида. Поскольку точки привязки не удалены, то можно вернуть их отображение. Вид, Направляющие. Они вновь появились. Кроме точек привязки в MS Visio есть ещё один инструмент - линии привязки. Так же как и точки привязки, они позволяют упростить позиционирование фигур на листе. Линии привязки могут быть либо горизонтальными, либо - вертикальными. Инструмент, явно представляющий линии привязки отсутствует, его заменяют линейки. Чтобы добавить линию привязки на лист подведем указатель мышки на соответствующую линейку. Например, на вертикальную. Указатель принял вид двунаправленной стрелки, и появилась подсказка. Нажмем левую кнопку мышки и, удерживая её, переместим появившуюся линию привязки в нужное место. По строке состояния, а также по появившимся пунктирным линиям можно следить за координатами линии привязки. Отпустим мышку. Итак, линия привязки установлена. Теперь, мы можем легко установить фигуры на одном уровне, ориентируясь на линию привязки. Выделим фигуру и, удерживая левую кнопку мышки, перетащим её к линии привязки. При появлении красных квадратиков мышку можно отпустить.
298
TeachPro Microsoft Office 2003
В отличие от точки привязки, фокусирующей внимание на одном узле, линия привязки выделяет все узлы, лежащие на одной горизонтальной или вертикальной линии. Все прочие свойства у этих элементов схожи. Итак, мы разместили все фигуры так, чтобы они касались линии привязки. Теперь, фигуры, которые не являются соединёнными визуально, можно перемещать одновременно и не нарушать при этом их расположения относительно друг друга. Для этого наведем мышку на линию привязки, выделим её и, удерживая левую кнопку мышки, переместим линию. Фигуры одновременно сместились, однако, будучи привязанными, к одной линии, их взаиморасположение осталось неизменным. Линии привязки можно скрыть аналогично точкам привязки, не удаляя их. Это можно сделать в меню Вид, убрав галочку у пункта Направляющие. В таком состоянии нельзя создать новую линию привязки, так как при подведении мышки к линейке, мышь не превращается в двунаправленную стрелочку, то есть инструмент линии привязки отключен. Кроме того, теперь фигуры не привязаны друг к другу, и их можно перемещать. Вернем отображение линии привязки. Фигуру можно перемещать и при наличии этой линии. Остальные фигуры при этом не двигаются. Но одновременно перемещение фигур можно осуществлять только при помощи линии привязки, т.е. передвигая линию, а не фигуры. Итак, в этом уроке мы рассмотрели два инструмента привязки - точки привязки и линии привязки, которые предназначены для размещения фигур на листе и помогают при установке их взаиморасположения.
* * * 4.5. Выравнивание и распределение фигур. Порядок следования слоев В MS Visio существуют инструменты, в основе работы которых лежат действия пользователя. Такие инструменты обладают определенными недостатками, т.к. сложно обеспечить абсолютную точность действий мышкой. Поскольку MS Visio является профессиональным редактором изображений деловой графики, то кроме таких инструментов, в нём есть возможность автоматического управления параметрами фигуры и её расположения. На листе расположено три треугольника. Допустим, у нас есть задача расположить их вдоль одной прямой. Это можно сделать с помощью инструмента Линия привязки, который мы рассмотрели ранее. Однако можно и воспользоваться автоматическим выравниванием фигур. В меню Формы находится две команды: Выровнять формы и Распределение форм. Для того чтобы воспользоваться этими командами нужно выделить фигуры, которые мы собираемся выравнивать. Итак, выделим три треугольника, щелкая по ним по очереди и удерживая клавишу Shift. Обратите внимание, при выделении нескольких фигур маркеры выделения у каждой из них исчезают. Вместе этого появляются маркеры выделения всей группы, т.е. появляется прямоугольник, описывающий выделенные фигуры. А каждая фигуры в отдельности описана, в свою очередь, сиреневым прямоугольником, который показывает, что фигура входит в число выделенных. Один из прямоугольников более яркого цвета. Он указывает на фигуру, которая была выделена первой. В нашем случае важно, какая именно фигура выделена первой, поскольку мы собираемся выравнивать эту группу фигуры. А выравнивание нескольких фигур происходит по отношению к одной из них, а именно к той, которая выделена более ярким сиреневым прямоугольником. Посмотрим, как это происходит. Воспользуемся командой выровнять. Меню Форма, команда Выровнять Формы уже активна, поскольку мы выделили фигуры. Щелкнем по ней. Открылось диалоговое окно, в котором можно выбрать способ выравнивания. Способы выравнивания показаны схематично. Итак, можно выровнять фигуры по либо вертикали, либо - по горизонтали. т. е. относительно горизонтальной линейки они должны располагаться на одном уровне. На этих кнопках схематично изображены фигуры и линии, относительно которых они выравниваются, т.е. можно выровнять справа, слева или по центру. Выроним фигуры относительно левого края по горизонтали. Щелкнем по этой кнопке. Теперь мы можем поставить галочку, чтобы линия относительно которой произойдет выравнивание, отобразилась. Все настройки готовы. Окей. Фигуры выровнены относительно вертикальной пря-
Раздел VIII. Microsoft Visio
299
мой, которая так же отобразилась сиреневым цветом. Причем расположение того треугольника, который выделен более ярким сиреневым прямоугольником, не изменилось, т.к. остальные были выровнены относительно него. Отменим выделение фигур. Прямая, относительно которой выровнены фигуры является на самом деле является линией привязки. Т.е. она обладает всеми соответствующими свойствами. Мы её выделили. Передвигая эту прямую, можно изменять положение фигур, которые теперь привязаны друг к другу относительно этой прямой. Попробуем другой способ выравнивания. По центру. Выделим фигуры. Выберем соответствующий тип выравнивания. На этот раз не поставим галочку, чтобы прямая не отображалась. Окей. Фигуры выровнены по центру. Но теперь они не привязаны друг к другу, и мы не можем, передвигая лишь линию привязки, передвинуть группу фигур. Кроме автоматического выравнивания можно автоматически распределить фигуры относительно друг друга разным способом. Итак, выделим фигуры. Команда распределения находится в меню Формы. Щелкнем по ней. Появилось диалоговое окно аналогичное предыдущему. Опять же схематично изображены способы распределения. От выравнивания эту функцию отличает лишь наличие нескольких линий привязки вместо одной. Итак, выберем способ. Поставим галочку, чтобы отображались линии привязки. Окей. Фигуры распределены относительно 3 линий привязки. Теперь можно с помощью них передвигать эти фигуры. Их взаиморасположение изменяется пропорционально. Уже распределенные фигуры можно распределить ещё раз, по-другому; не отменяя предыдущего распределения. Выделим три фигуры и попробуем другой способ распределения - по вертикали. Поставим галочку, чтобы линии привязки отображались. Окей. Появились ещё три линии привязки, а это значит, что у нас появился дополнительный инструмент по управлению и выравниванию фигур. Поскольку это те же линии привязки, как и создающиеся с помощью мышки, то их тоже можно скрыть. Линии скрыты, однако они не удалены. Итак, мы познакомились с двумя командами автоматического управления и распределения фигур на листе Visio. Когда на листе находится несколько фигур, а область одной из них пересекает область другой, то они частично закрывают друг друга. Этот пример демонстрирует одно из основополагающих свойств листа MS Visio: все фигуры располагаются на нем слоями. Каждая фигура имеет свой слой. У фигуры, которая первая была помещена на лист, он самый нижний. Однако пока фигуры не пересекаются, это незаметно, так как слои прозрачны. При пересечении фигуры более низкого слоя всегда закрываются фигурами лежащими выше. Для иллюстрации слоев создадим на листе три фигуры с помощью трафарета. Впишем в них число, соответствующее последовательности создания фигуры. Теперь будем перемещать фигуры. Видно, что фигура под номером 1, которая была вставлена первой, всегда оказывается закрытой другими фигурами. А фигура под номером три, слой которой находится над остальными, всегда оказывается выше т.к. она была вставлена последней. Т. е. последняя всегда перекрывает фигуры, созданные ранее. Итак, слои присваиваются автоматически в соответствии с последовательностью создания фигур. Однако в MS Visio имеются специальные инструменты, позволяющие перемещать слои вверх и вниз. Они располагаются в меню Форма. Команда Размещение, где собраны четыре способа перемещения слоев фигуры. Расположим фигуры. Выделим фигуру, слой который собираемся перемещать. Пусть это будет первая фигура. Откроем команды перемещение слоев. Форма - Размещение. Команда На Передний План помещает слой фигуры выше всех остальных. Щелкнем по ней. Фигура переместилась на передний план по отношению к обеим другим фигурам, хотя её слой находился до этого ниже всех. Вновь выделим эту фигуру, сейчас её слой находится выше всех. Команда На Задний план, наоборот, помещает выделенный слой ниже всех остальных. Щелкнем по ней. Теперь фигура оказалась под двумя другими фигурами. Воспользуемся по отношению к первой фигуре, слой которой ниже всех командой Вперед. Форма - Размещение - Вперед. Фигура переместилась лишь на один слой вверх и теперь только вторая фигура находится ниже. Команда Назад перемещает фигуру только на один слой назад. Изменение порядка следования слоев в сочетании с изменением цвета заливки позволяет создавать достаточно сложные фигуры.
300
TeachPro Microsoft Office 2003
Глава 5. Фигуры 5.1. Фигура как объект MS Visio Изучению фигур в нашем курсе посвящена целая глава. Дело в том, то графический редактор MS Visio предоставляет широкие возможности для построения фигур различной степени сложности. Процесс рисования в MS Visio - это расположение различных фигур на листе, их видоизменение, форматирование и т.д. Кроме того, это создание пользовательских фигур, что может включать в себя непосредственное рисование, модификацию готовых фигур, вращение, работу с объединением, с группированными фигурами, изменение отдельных цветов или даже цветовых схем, добавление текста и т.д. Т.е. фигура - это основной объект работы в MS Visio. Что означает термин "Фигура"? В MS Visio это понятие достаточно расплывчато. Под ним подразумевается несколько объектов. Во-первых, это объект, созданный в результате перемещения мастера (или формы) с трафарета на рабочий лист. Они могут обладать абсолютно разными свойствами и возможностями. Во-вторых, это открытый или закрытый объект, созданный с использованием инструментов и команд MS Visio. Это может быть линия, дуга, или их соединения. Наконец, это объект, созданный в результате группировки или объединения различных фигур. В зависимости от сложности фигуры отличаются своими свойствами. Например, только замкнутую фигуру можно закрасить, а у разомкнутых фигур можно изменить окончания, как это сделано у этой дуги. В MS Visio различается три типа фигур: одномерные фигуры, двумерные и псевдотрехмерные. Причем, трехмерные фигуры получаются в результате добавления тени. При этом явное представление третьей координаты в MS Visio отсутствует. Здесь есть только две координатные прямые. Все это говорит о псевдотрехмерности. Главным признаком фигуры являются маркеры, появляющиеся при её выделении. Основными являются маркеры выделения. Каждая двумерная фигура имеет восемь маркеров выделения, которые образуют прямоугольник, описывающий фигуру. Т.е. вне зависимости от формы фигуры, при её выделении, её будет описывать пунктирный прямоугольник. Кроме визуального ограничения области фигуры, маркеры играют важную роль в изменении размеров фигуры. Вместе с маркерами выделения в некоторых сложных фигурах могут использоваться и маркеры контроля, которые предназначены для изменения внутренних размеров фигуры. Например, у этого креста, может быть изменена не только высота и ширина, но и форма перекладин креста. Итак, в последующих уроках этой главы мы изучим типы фигур и их свойства, маркеры фигуры и их особенности, способы создания и форматирования фигур.
* * * 5.2. Одномерные, двумерные и трехмерные фигуры Как было упомянуто выше, в MS Visio все фигуры условно делятся на три типа: одномерные, двумерные и псевдотрехмерные. Одномерная фигура может быть разной формы. Все фигуры, помещенные на этот лист - одномерные. Их объединяет то, что они имеют два маркера, присущие только одномерным фигурам - маркер начала и маркер конца. Этим и определяется их особенность. Она заключается в том, что любая одномерная фигура по определению является соединителем, т.е. предназначена для соединения двумерных фигур и несет функцию логических элементов рисунка. Самой простой одномерной фигурой является отрезок прямой. При выделении он определяется двумя конечными маркерами: начальный маркер обозначается крестиком, конечный - знаком плюс. Кроме того, этот отрезок имеет маркер, обозначающий центр. Кроме того, поскольку линия может иметь абсолютно любую форму (не обязательно являться прямой), то одномерной может быть дуга, или кривая любой формы. У такого типа одномерных фигур появляется возможность изменения не только длины, но и кривизны, и формы кривых.
Раздел VIII. Microsoft Visio
301
Одномерная фигуры может иметь даже вид двумерной, т.е. быть прямоугольником, например. При этом принадлежность к одномерным фигурам будет определяться именно типом маркеров. Поскольку стрелки созданы в MS Visio для соединения фигур, то они тоже одномерны, хотя и являются замкнутыми фигурами, и измеряются не только длиной. Выделим поочередно все стрелки. Как видно, они тоже имеют только два маркера выделения, то есть маркеры начала и маркеры конца. Различные одномерные фигуры могут иметь возможность для управления различными параметрами. Например, данная стрелка является многосторонней, но имеет лишь два маркера: начала и конца, - изменять здесь можно только расстояние между ними. Т.е. при всей своей многомерности эта фигура описывается лишь координатами отрезка, который соединяет маркеры начала и конца. А вот у другой стрелки есть маркеры, похожие на маркеры двумерных фигур, позволяющих изменять ширину стрелки. Кроме того, бывают и сложные одномерные фигуры, с маркерами управления, позволяющими изменять форму оперения и указателя стрелки. Таким образом, явным признаком одномерной фигуры является наличие маркеров начала и маркеров конца. Форматирование одномерных фигур производится, так же как и форматирование других. Единственное ограничение имеют те одномерные фигуры, которые не замкнуты, они не могут быть закрашены и могут изменять лишь цвет линии. Зато именно у этих фигур есть возможность изменения окончаний. Следующий тип фигур - двумерные фигуры. Двумерные фигуры представляют собой основную фигуру MS Visio, т.е. все остальные - являются их следствием. Например, куб в MS Visio является частным случаем прямоугольника - двумерной фигуры. Суть двумерных фигур заключается в отсутствии маркеров начала и конца, а значит, в отсутствии способности соединять фигуры. Двумерные фигуры могут быть не замкнуты. Простейшей двумерной фигурой является фигура, образованная путем объединения двух линий. Несмотря на кажущуюся простоту, она является полноправным представителем своего типа, так как для её описания уже недостаточно одного параметра, и она может изменяться как в длину, так и в ширину и пропорционально. Выделим двумерную фигуру. Выделенная двумерная фигура всегда обрамляется восемью маркерами, с помощью которых можно осуществить управление её размерами. Двумерные фигуры могут иметь тень, однако это не делает их псевдотрехмерными. Трехмерные фигуры, представленные в трафаретах MS Visio - это фигуры, созданные на основе двумерных путем добавления к ним объемно тени. Это - единственное явное отличие двумерной фигуры от трехмерной. В отличие от простого наложения тени, в трехмерных фигурах тень имеет маркер управления, с помощью которого можно установить угол наклона и размер тени. Для упрощения работы с фигурами разных типов в MS Visio предусмотрена возможность преобразования фигуры к другим типам. Для преобразования одномерной фигуры в двумерную, или наоборот, необходимо выполнить следующие операции. Во-первых, выделим фигуру, которую хотим преобразовать. Теперь откроем диалоговое окно Режим. Оно находится в меню Форматирование. Форматирование - Режим. Нас интересует вкладка Режим. Здесь есть возможность преобразования фигуры в два типа: в одномерную и двумерную. Поскольку мы выделили одномерную фигуру, отметка стоит у соответствующего типа. Преобразуем её в двумерную. Окей. Фигура преобразована. Изменились свойства фигуры и вид маркеров выделения. Вместо конечных маркеров, теперь здесь такие же маркеры, как у двумерных фигур, и появился маркер поворота. Сейчас видно только три маркера выделения, но, как и у всех двумерных фигур, здесь маркеров должно быть восемь. Наведем мышку на
302
TeachPro Microsoft Office 2003
центральный маркер. Мы передвинули маркер управления, чтобы был доступен центральный маркер. Теперь удерживая левую кнопку мышки, оттащим этот маркер. Стали видны все восемь маркеров выделения. Соответственно, работать с размерами фигуры можно также, как и с двумерными. Однако, эта одномерная фигура потерла свое свойство соединителя. Можно так же и двумерную фигуру преобразовать в одномерную. Выделим двумерную фигуру и повторим команду преобразования. Форматирование - Режим - Тип. Окей. Двумерная фигура преобразована в одномерную. У прямоугольника появились маркеры начала и маркер конца, и пара маркеров, определяющих ширину фигуры. Повернуть прямоугольник можно с помощью любого из конечных маркеров. Он поворачивается на произвольный угол относительно противоположного маркера. Теперь этот прямоугольник можно использовать в качестве соединителя. Мы рассмотрели особенности трех типов фигур, которые существуют в MS Visio и способ преобразования одного типа в другой.
* * * 5.3. Маркеры выделения, вращения, маркеры вершин, точки контроля Для выделения фигур в поле листа и работы с ними используются специальные элементы MS Visio, которые называются маркерами. Эти элементы играют главную роль при создании рисунков и изображений. Они предназначены для визуальных изменений параметров фигуры, её положения, связи с другими фигурами и т.д. В MS Visio имеется несколько типов маркеров, которые различаются своим внешним видом и назначением. Перед вами все маркеры, используемые в Visio. Во-первых, к маркерам относятся точки соединения фигуры, о них подробнее мы поговорим позже; вовторых, это маркеры выделения и - конечные маркеры. Далее, каждая двумерная фигура имеет маркер вращения. Наконец, маркеры управления, вершины и точки контроля. С помощью последних трех типов маркеров фигуру можно изменить до неузнаваемости. Часто тип маркера меняется в зависимости от типа фигуры или применяемого к ней инструмента. Рассмотрим каждый из этих типов маркеров подробнее. Перед нами двумерная выделенная фигура. Маркерами выделения называются специальные элементы MS Visio, занимающие ключевые точки прямоугольника, в который вписана двумерная фигура при выделении. Они имеют вид зеленых квадратиков. Каждая фигура имеет восемь маркеров выделения. Четыре из них расположены в вершинах этого прямоугольника, и ещё четыре - в серединах сторон этого прямоугольника, которые описывают фигуру. Главной и единственной задачей маркеров выделения является управление размером фигуры. Чтобы пропорционально изменить размер фигуры, нужно установить указатель мыши на любой из угловых маркеров выделения: нажать левую кнопку мыши и, удерживая её, перемещать маркер. Мышку можно отпустить, когда фигура приняла нужные размеры. Для изменения линейного размера нужно переместить соответствующий боковой маркер. Маркеры выделения недоступны при использовании инструмента текст. Кроме того, они бывают скрыты при использовании других маркеров или других инструментов. Возможность поворота фигуры на произвольный угол с помощью мышки является одной из наиболее удобных и полезных возможностей MS Visio. Для выполнения этой операции используются специальные маркеры - маркеры вращения, они появляются при выделении фигуры и имеют вид кружоч-
Раздел VIII. Microsoft Visio
303 ков. Наведем мышку на маркер вращения. Мышка приняла вид закругленной стрелки и появилась подсказка. Теперь фигуру можно вращать, удерживая левую кнопку мышки. Главное отличие этих маркеров от прочих заключается в появлении дополнительного маркера, играющего роль центра вращения. Он появляется, при наведении мышки на маркер вращения. По умолчанию этот маркер всегда находится в центре фигуры и имеет вид небольшого кружочка со знаком плюс. Маркер центра может быть перемещен, причем не только в области фигуры, но и в любое место листа. Наведем мышку на маркер центра. Мышка (стрелка мышки?) изменила вид. Теперь, нажимая левую кнопку мышки, можно перемещать центр вращения. Маркер вращения при этом тоже перемещается. Таким образом, можно определить абсолютно любой центр вращения и радиус вращения фигуры. Перед нами одномерная фигура, значит, она обладает конечными маркерами. Выделим её. Появилось два маркера, которые обозначают начало и конец фигуры. Хотя конечные маркеры обозначают фигуру так же, как маркеры выделения, функциональные свойства у них иные. С помощью конечных маркеров можно изменять не только длину фигуры, но и угол её наклона, и радиус кривизны. Кроме того, конечные маркеры предназначены для соединения с фигурой, т.е. они сочетают в себе свойства маркеров выделения, маркера вращения и соединителей. Маркер начала отличается от маркера конца только визуально - функционально они совершенно идентичны.
* * *
5.4. Маркеры управления, маркеры вершин, точки контроля
Маркер, управляющий специфическими параметрами, которые имеются у отдельных типов фигур, называется маркер управления. Он имеет вид желтого ромба. Маркер управления есть не у всех фигур, а только у тех, в которые встроена возможность изменения определенных параметров. Если эта возможность есть, то маркер управления появляется при выделении фигуры. Мы выделили фигуру, и появился маркер управления, причем у той части фигуры, которую возможно изменять. Каждый маркер управления выполняет свою задачу, отличную от задач других таких же маркеров. Поэтому при наведении мышки на этот маркер, всегда появляется подсказка, в которой конкретизируется его функция. Маркер управления этой фигуры изменяет округлость углов. А маркер управления у другой фигуры изменяет глубину тени, а также угол её наклона. Этот тип стрелки обладает тремя маркерами управления, каждый из которых имеет свою специфическую функцию. Например, третий маркер изменяет форму оперения стрелки, другие два маркера - форму указателей. Маркер управления может изменять положение текстового блока. Например, у этой одномерной фигуры тоже есть маркер управления. В данном случае этот маркер изменяет местоположение текстового блока. Текстовый блок можно перемещать куда угодно, при этом он останется текстом именно этой фигуры. Таким образом, прежде чем использовать тот или иной маркер управления лучше посмотреть на его подсказку, чтобы понять, для чего он предназначен. Один из самых интересных типов маркеров - это маркеры вершины.
304
TeachPro Microsoft Office 2003
Они являются специальным типом маркеров для изменения формы фигур. Они появляются при работе над фигурой с помощью инструмента "карандаш", который находится на панели инструментов Рисование. Откроем эту панель. Выберем инструмент Карандаш (можно выбрать и дугу или линию, для появления маркеров это не принципиально). Теперь выделим фигуру. Вместо маркеров выделения появились маркеры вершины. Они представляют собой зеленые ромбики, находящиеся в углах фигуры. Теперь, чтобы работать с фигурой с помощью маркеров вершины, нужно навести мышку на вершину фигуры так, чтобы мышка приняла вид крестообразной стрелки. Кроме того, появилась подсказка. Теперь, удерживая левую кнопку мышки, этот маркер можно перемещать. Таким образом, перемещая угловые маркеры, можно изменить длину и углы наклона у сторон, при этом фигура может абсолютно поменять свой первоначальный вид. Обратите внимание, при активации инструмента Карандаш появился ещё один тип маркеров - точки контроля. Точки контроля - это маркеры специального типа, предназначенные для изменения кривизны линий. Они располагаются по центру каждой из сторон и имеют вид кружочков с крестиком. Перемещая их, мы изменяем кривизну линий. Т.е. с помощью этого маркера прямую можно сделать кривой. Точка контроля в данном случае - это конец хорды. Другой конец хорды - это ближайшая вершина. Таким образом, дуга строится по трем точкам, которые являются концами двух хорд её окружности. Поэтому, чем ближе точка контроля расположена к прямой, проходящей через соответствующие вершины, тем меньше радиус кривизны. При её попадании на эту прямую кривая становится прямой. Обратите внимание, что перемещать эти маркеры можно, только если мышка приняла крестообразный вид. На первый взгляд трудно представить, как именно может быть полезен этот инструмент, если в MS Visio уже есть всевозможные готовые фигуры. Однако этих фигуры может оказаться недостаточно, т.к. они созданы для конкретных видов деловой графики. А может понадобиться создание фигуры, не предусмотренной в трафаретах. С помощью этих маркеров можно не только искажать фигуры, как мы сделали только что, но и создавать интересные узор. Например, посмотрим, что можно сделать из этого шестиугольника. Выберем инструмент Карандаш, выделим фигуру, изменим направление сторон с помощью маркеров вершины. Теперь превратим стороны в дуги, используя токи контроля. Получилась фигура, которую вполне можно использовать при создании определенных рисунков. Заметьте, что первоначальный прямоугольник выделения и маркер выделения фигуры остались неизменными. Итак, мы рассмотрели особенности использования и свойства всех видов маркеров, которые используются в MS Visio, кроме точек соединения, которые рассматриваются отдельно.
* * *
5.5. Защита фигуры от изменений
Любую фигуру и другой ключевой объект MS Visio можно защитить от изменений. Поскольку изменения производятся с помощью маркеров, то и защита от изменений - это дезактивация тех или иных маркеров. Рассмотрим, как это можно сделать. Выделим фигуру, которую собираемся защищать. Все параметры защиты устанавливаются в специальном диалоговом окне "Защита". Открыть это окно можно в меню Форматирование. Откроем его. Форматирование - Защита. Итак, перед нами все параметры, которые можно защищать от изменений, поставив галочку напротив них. Выбранная нами фигура защищена по одному параметрам, один из них это - Перспективный коэффициент. Защита по этому параметру означает, что при изменении высоты или ширины фигур, она будет изменяться пропорционально. Т.е. невозможно изменить только высоту или только ширину. Попробуем защитить фигуру от всяких изменений размеров. А это значит, что надо запретить изменение высоты и ширины. Поставим галочки у соответствующих параметров. Теперь, можно убрать галочку у Перспективного коэффициента, так как она уже не обязательна. Окей. После установки защиты соответствующие маркеры фигуры стали серыми. Попробуем изменить высоту. Наведем мышку на маркер выделения. Индикатор мышки не изменяется: он не превращается в двунаправленную стрелочку. Это значит, что мы не мо-
Раздел VIII. Microsoft Visio
305 жем изменить эти маркеры. Однако фигуру можно передвигать и даже изменять положение одного из её составляющих. Посмотрим, какие ещё параметры можно защищать. Следующие два пункта, в диалоговом окне Защита, это Х положение и У положение. Это защита от изменения координат, т. е. перемещения фигуры, причем фигуру можно защитить от перемещения, как по горизонтали, так и по вертикали. Поставив галочку у пункта вращения, фигура будет защищена от вращения, т. е. её нельзя будет повернуть с помощью маркера вращения. Начальная и конечная точки предназначены для двумерных фигур. Заблокировав изменения этих параметров у двумерной фигуры, дезактивируются конечные маркеры, то есть её нельзя будет повернуть,
изменить длину или соединить с другой фигурой. Можно защитить от изменений текстовый блок фигуры, причем, если поставить галочку здесь, то нельзя будет изменять текст, а формат текста защищен галочкой Формат, кроме того, этот параметр защищает и формат фигуры. Оставим только защиту формата, чтобы посмотреть, какие именно параметры теперь невозможно изменить. Итак, по маркерам выделения не видно, что фигура защищена. Попробуем изменить цвет заливки этой фигуры. При попытке изменения цвета заливки появилось сообщение, в котором говорится, что фигура защищена от изменения формата, то есть заливку изменить не удалось. Щелкнем по любому месту на листе, чтобы сообщение исчезло. Точно так же не получится изменить и любой параметр форматирования, к которому относятся все команды, находящиеся на панели форматирования, а это не только цвет линий и цвет заливки, но и: типы линий, типы окончаний, а также форматирование текста. Вновь выделим фигуру и откроем диалоговое окно Защита. Рассмотрим последние две команды. Хоть они и называются одинаково, однако функции у них совершенно различны, команда Из Выделенных защищает фигуру от выделения, но для того, чтобы нельзя было выделить фигуры, недостаточно поставить галочку здесь. Нажмем Окей. Появилась подсказка, в которой говориться, что формы защищены от выделения, но они все равно могут быть выбраны, пока не отметим формы в диалоге защита документа. То есть, чтобы эта команда сработала нужно защитить документ. Щелкнем Окей. Фигуру все ещё можно выделить. Посмотрим, как можно защитить документ; этот параметр можно изменить в окне проводника рисунка. Для того чтобы открыть это окно, нужно зайти в меню Вид. Здесь есть команда Окно проводника рисунков. Щелкнем по ней. Появилось дополнительное окно. Содержание этого окна мы изучим позднее. Для того чтобы защитить документ, щелкнем правой кнопкой по названию документа. Открылось его контекстное меню. Выберем пункт Защитить документ. Появилось диалоговое окно. Здесь можно выбрать, какой именно объект документа мы защищаем. Поскольку мы хотим, чтобы фигура не мгла быт выделена, то нам нужно выбрать шаблоны. Поставим галочку напротив пункта Шаблоны. Окей. Теперь попробуем выделить фигуру. Фигура не выделяется, чтобы вновь можно было выделить фигуру, нужно отменить запрет на выделение, но для этого, нужно сначала выделить фигуру, поэтому нужно отменить сначала запрет на защиту документа. Берем галочку, теперь фигуру можно выделить, хотя она защищена в окне диалога Защита. Отменим эту защиту. Окей. Наконец, последний пункт окна диалога Защита защищает фигуру от удаления. Выделим этот пункт. Окей. Теперь при попытке удалить фигуру, появляется сообщение о том, что это невозможно. Обратите внимание, что в этом окне диалога, можно одной кнопкой выделить сразу все параметры и точно также отменить выделение всех параметров. Защита фигуры от тех или иных операций нужна не только при работе нескольких людей над одним документом, но и при работе над фигурой. Эти операции помогают не ошибиться и грамотно построить работу над рисунком.
* * *
306
TeachPro Microsoft Office 2003 5.6. Выделение фигур
В различных уроках, работая над фигурой, нам уже приходилось выделять их, так как это - операция, без которой невозможно обойтись даже при выполнении простейших задач. Теперь же рассмотрим эту операцию подробнее со всеми её особенностями. Итак, простое выделение одной фигуры нам уже хорошо известно. Надо выбрать инструмент Указатель, чтобы индикатор мышки принял обычный вид стрелочки, навести указатель на область фигуры, и когда мышка станет крестообразной стрелкой, щелкнуть по левой кнопке мышки. Появились маркеры выделения, фигура выделена. Для выделения нескольких фигур одновременно можно выполнить одно из следующих действий: Во-первых, удерживая клавишу Shift на клавиатуре нужно последовательно щелкать по тем фигурам, которые хотим выделить. Итак, нажмем клавишу Shift. Теперь щелкнем по тем фигурам, которые мы хотим выделить, когда все фигуры выделены, клавишу Shift можно отпустить. В Visio существует и несколько способов выделения одновременно многих фигур, не используя клавиатуры. Отменим выделение. Первый инструмент для выделения нескольких фигур это инструмент Выделение области. Он сгруппирован с инструментом Указатель и Выделение Лассо, и Составное выделение, таким образом, все инструменты выделения находятся на панели инструментов. Выберем Выделение области. По умолчанию оно всегда выбрано. Теперь, щелкнув левой кнопкой мышки в верхнем правом углу предполагаемой прямоугольной области выделения, и растянем прямоугольник. Отпустим мышку. Все фигуры, которые попали в эту область, выделены. В том числе и те, линии которых были невидимы ранее. Таким образом, Выделение области - это удобный инструмент для выделения мелких или невидимых фигур. Аналогичным является инструмент Выделения Лассо. Выберем этот инструмент. Удерживая левую кнопку мышки, можно обводить фигуры в произвольной форме, т.е. область выделения может иметь абсолютно любую форму. Отпустим мышку. Фигуры выделены. Обратите внимание, выделились лишь те фигуры, которые полностью попали в область выделения. Если же в эту область не попадает хотя бы одна сторона фигуры, то фигура не выделяется. Посмотрим на примере выделения одной фигуры. Попробуем выделить этот прямоугольник, не вписав его в область выделения. Отпустим мышку. Ничего не выделилось, для того, чтобы фигура выделилась, все её стороны должны попасть в область выделения. Другой способ выделение нескольких фигур без использования клавиши Shift -инструмент Составное выделение. Выберем его. Теперь указатель со знаком плюс. Теперь можно просто щелкать по фигурам, которые мы хотим выделить. Они последовательно попадают в область выделения. Обратите внимание, когда выделяется несколько фигур, маркеры выделения фигуры исчезают, взамен появляется область выделения всех фигур и соответственно маркер выделения всех фигур. Сейчас прямоугольник выделения. Сейчас прямоугольник выделения описывает сразу несколько фигур, однако не все из них при этом выделены, выделенные обозначены сиреневым прямоугольником. Причем та фигура, которая была выделена первой, обозначается более темным сиреневым цветом. Тот факт, какая из фигур была выделена первой, важен в том случае, когда мы собираемся, например, выравнивать фигуры. Тогда группа выделенных фигур будет выровнена по отношению к той, которая описана более темным сиреневым прямоугольником. В Visio есть способ выделения всех фигур листа сразу. Для этого нужно выбрать команду Выделить все в меню Правка. Выберем её. Все элементы, находящиеся на этом листе выделены. Это не только фигура, но и текстовые элементы. Можно выделить и конкретные элементы на листе по типу. Например, все направляющие сразу или все вставленные рисунки. Выберем команду Выделить по типу в меню Правка. Правка - Выделить по типу. Появилось диалоговое окно выбора типа. Здесь можно поставить галочки у тех элементов, которые мы хотим выделить, т. е. можно выделить сразу один или несколько, отдельные объекты одного или нескольких типов, отметив их галочкой (это шаблоны, группы, направляющие и т.д.). Выделим все шаблоны этого рисунка. Уберем
Раздел VIII. Microsoft Visio
кретной ситуации.
307 галочки с остальных элементов. Окей. Выделены те фигуры, которые добавлены с трафаретов. Отменить выделение можно как для всех фигур, так и для одной из выделенных. Чтобы среди нескольких выделенных фигур отменить выделение лишь одной из них, нужно удерживая клавишу Shift щелкнуть по той фигуре, которую мы хотим исключить из группы выделения. Фигура исключена. Теперь она не выделена. Чтобы отменить выделение сразу всех фигур можно либо щелкнуть мышкой вне области выделения (этот метод нам уже знаком), либо нажать клавишу Esc. Нажмем. Выделение отменено. Итак, мы изучили все способы выделения элементов листа MS Visio. Они все доступны в любом и случае, и выбор зависит лишь от цели в каждой кон-
* * * 5.7. Перемещение и копирование фигур Перемещение фигур - простейшая операция в MS Visio, без которой не обходится никакая работа. Мы уже не раз перемещали фигуры. На этот раз рассмотрим этот процесс детально. Основной способ перемещения с помощью мышки нам уже знаком. Надо выделить фигуру, навести на неё мышку, и только когда индикатор стал крестообразной стрелочкой перетаскивать фигуру. При этом нужно не изменить её размеры, щелкнув случайно по маркерам выделения. Обратите внимание, в процессе перетаскивания мышки, сама фигура остается на месте. Появляется контур этой фигуры в том месте, где находится мышка. Таким образом, одновременно на листе мы можем видеть и первоначальное местонахождение фигуры и ту позицию, в которой она окажется в случае, если мы удовлетворимся местоположением контура. Кроме контура, который показывает, где окажется мышка, на линейках появляется по три пунктирных линии, они показывают координаты контура перемещаемо фигуры. Цифровое выражение этих координат можно наблюдать на строке состояния. Поместим контур в желаемое место и отпустим мышку. Фигура исчезла со своего первоначального положения и появилась в месте, где был контур. Фигуру можно перемещать по листу и без мышки. Итак, у нас выделена фигура. Теперь можно с помощью клавиш вверх, вниз, вправо и влево, которые находятся на клавиатуре, перемещать фигуру. Причем в таком случае при каждом нажатии клавиши фигура будет перемещаться на один узел сетки. Теперь нажмем клавишу Shift и, не отпуская её, будем перемещать фигуру с помощью клавиши вперед. На этот раз она при каждом нажатии перемещается на пол узла. Если же выделить сразу несколько фигур, то точно так же можно переместить и их одновременно. Либо перетаскивая с помощью мышки, либо - перемещая по одному узлу с помощью клавиш навигации на клавиатуре. Можно перемещать фигуры не только в пределах одного листа, но и на другой лист одного документа. Для этого выделим фигуру, мы выбрали фигуру, которая не связана с другими. Теперь переместим её к ярлычку листа, на который мы хотим её скопировать. Лист автоматически откроется. Заметьте, не надо отпускать мышку раньше времени или щелкать по ярлычку листа. Теперь фигура находится на другом листе и можно её здесь расположить так, как планировалось, и отпустить мышку. Мы переместили фигуру с одного листа на другой. Ещё одним секретом перемещения фигур является клавиша Shift. Если удерживать её в процессе перемещения фигуры мышкой, то фигуру можно будет двигать только вертикально либо горизонтально, т. е. она не будет двигаться по диагонали как. Это обеспечивает точность передвижения мышкой в тех случаях, когда необходимо оставить фигуру на определенном уровне. Кроме вышеперечисленных методов размещения фигур на листе, в MS Visio имеется инструмент, позволяющий разместить фигуры автоматически. Это окно Размер и Положение, о котором говорилось в первых уроках. Откроем это окно. Вид - Размер и Положение. Выделим фигуру, которую хотим разместить. В этом окне появилась информация об этой фигуре. Здесь можно вписать любые координаты в соответствующие ячейки и фигура будет помещена согласно этим координатам. После того, как вписаны координаты, нужно нажать Enter. Фигура перемещена.
308
TeachPro Microsoft Office 2003
Рассмотрим теперь все возможности другой часто используемой операции в MS Visio - копирования. После того, как фигура, которую мы собираемся копировать, выделена, можно сделать одно из следующих действий. Чтобы создать копию фигуры в буфере обмена, и потом иметь возможность вставить эту фигуру в любой другой документ любого приложения Windows, поддерживающего вставку из буфера обмена, нужно выбрать команду Копировать. Эта команда доступна в контекстном меню любого объекта, на панели инструментов, а так же в меню Правка. Кроме того, эту команду можно вызвать, нажав на сочетание клавиш Ctrl+C. Щелкнем по команде. Теперь копия фигуры, которая была выделена, находится в буфере обмена и её можно вставить в любое место в любом документе. Для этого нужно воспользоваться командой Вставить, которая так же находится и в контекстном меню, на панели инструментов, и в меню Правка, для команды Вставить тоже существует сочетание клавиш Ctrl+V. Вставим выделенный объект на другой лист. Фигура вставлена Теперь рассмотрим, как выполнять копирование без привлечения буфера обмена. Выделим фигуру. Нажмем клавишу Ctrl. Наведем мышку на фигуру. У мышки появился знак плюс. Удерживая клавишу Ctrl, перетащим фигуру, сначала отпустим мышку, а потом клавишу Ctrl. Исходная фигура осталась на месте, и появилась ещё одна. Этим же методом можно скопировать фигуру и на другой лист этого документа. На этом листе появился тот же самый ромб он же остался и на предыдущем, то есть произошло не перемещение, а копирование.
* * *
е-Издательство «Мультимедиа Технологии и Дистанционное Обучение» Основные направления деятельности е-Издательства ММТиДО — разработка и создание мультимедийных обучающих программ (учебников и пособий). За истекшие годы создано более 160 наименований CD-ROM для России, Западной Европы и США. По иностранным языкам (серии Gold и Platinum), по компьютерной грамотности, по школьным и некоторым специальным дисциплинам (серия TeachPro). ММТиДО является одним из лидеров в РФ в области разработки мультимедийных обучающих программ, предназначенных для индивидуального и группового обучения. Курс французского языка — «Français d`Or 2000» — выбран Министерством образования РФ для поставки в 40 тысяч городских и сельских школ России по Президентской программе. ММТиДО по заданию Минобразования разработало курс "Компьютерная грамотность и дизайн", "Немецкий язык, 5-9 классы" и "Организация и технология механизированных работ в животноводстве". Совместно с МЧС РФ создана обучающая программа «TeachPro ОБЖ, 10 класс», которая удостоена золотой медали на международной выставке в Сеуле — «SIIF 2002». Программа имеет Гриф Министерства Образования РФ. Большинство ведущих вузов России (МЭСИ, РАГС, СГА, МГУ, МПГУ, РУДН, ВЗФИ, РТА, МГОУ, МПСИ, МГСУ, ЛГУ и др.), а также сотни школ и лицеев г. Москвы используют обучающие программы ММТиДО в образовательном процессе. Курсы серии TeachPro по Математике, Физике и Химии, разработанные совместно с СГА, получили золотую медаль и Диплом ВВЦ (№82 от 29.10.02) на выставке "Современная образовательная среда 2002 г. ". ММТиДО успешно выполнил государственные заказы Госкомстата РФ по разработке и созданию мультимедийных обучающих программ для временных переписных работников – «TeachPro Перепись 2002», за что несколько сотрудников ММТиДО Указом Президента РФ от 14.10.02 награждены медалью "За заслуги в проведении всероссийской переписи населения", а также «TeachPro Сельскохозяйственная перепись 2006». Курс "TeachPro Internet Trading" по мнению самого авторитетного американского профессионального издания в области трейдинга — "Technical Analysis Of Stocks And Commodities" "не имеет равных на всем американском рынке". (См. www.terratrade.ru/vcollege.html). В разное время наши заявки на конкурсы, проводимые Минобрнауки, поддерживали: Фельдштейн Д.И. — вице-президент РАО, Бондырева С.К. —
310
TeachPro Microsoft Office 2003
академик РАО, Гулидов А.Д. — заместитель гендиректора Росстата, Песоцкий Ю.С. — гендиректор «Росучприбор", Солдаткин В.И. — гендиректор "Российского государственного. института открытого образования» и др. ведущие специалисты. Наши партнеры — ЦБ РФ, Госдума РФ, Мэрия Москвы, МЧС, Госкомстат, Русский Алюминий, Тюменская Нефтяная Компания, 1С, Лукойл, РБК и др. известные организации.
Мультимедийные самоучители на CD-ROM Серия «TeachPro™» «TeachPro™» — это серия интерактивных компьютерных учебников. При использовании этих программ обучаемому не требуется иметь никакой справочной или учебной литературы, не понадобится обращаться к преподавателю или более опытному пользователю, заниматься на дорогостоящих курсах, — полный цикл лекций и практические занятия позволят самостоятельно освоить данный предмет. Обучение в системах TeachPro™ построено следующим образом: компьютер, выступая в роли опытного педагога, использует приемы реальной работы с учащимися. Каждый цикл лекций предоставляет исчерпывающий набор знаний, умений и навыков, достаточных для работы с изучаемым предметом. Занятия осуществляются в форме диалога, таким образом проверяется объем изученного материала. Тесты в конце каждого урока позволят оценить и закрепить знания учащегося. Для группового обучения в локальных сетях «ММТ и ДО» предлагает сетевые версии обучающих программ TeachPro™.
e-Издательство «ММТ и ДО»
311
Мультимедийные самоучители серии «TeachPro™» по программным продуктам Microsoft. Серия представляет собой набор интерактивных курсов, предназначенных для обучения работе с программами пакета Microsoft. Учебники будут в равной степени полезны как новичкам, так и опытным пользователям. Люди, не имеющие навыков работы с компьютером, смогут быстро освоить выбранный продукт; опытные же пользователи наверняка узнают множество приемов по работе с системой. Занятия организованы таким образом, что, прослушав только первые лекции, вы уже сможете начать реальную работу с изучаемой программой. Продолжая занятия, вы, максимально автоматизируя свою работу, будете постепенно расширять круг решаемых задач, использовать новые инструменты, создавать все более серьезные и объемные проекты. На практике программные продукты Microsoft применяются почти повсеместно. Но, как уже говорилось, используются далеко не так широко, как могли бы. И дело здесь не только в недостатке знаний у пользователей. В этом повинны, в частности, многочисленные справочники и руководства (всех видов, мастей и названий), которыми усыпаны книжные прилавки. Авторы данных курсов уполномочены заявить со всей ответственностью — нам не встретился ни один учебник, который позволил бы качественно освоить любой из продуктов Microsoft, не имея начальной подготовки. Хорошие комплексные знания предмета можно получить, занимаясь с группой на курсах, но, вопервых, далеко не каждые курсы дают действительно полные и хорошие знания, а, во-вторых, это весьма дорогое удовольствие, и отнимает оно много времени (одна дорога туда и обратно чего стоит). Курсы серии «TeachPro™» совмещают в себе качество знаний, получаемых при занятиях в хорошей группе с опытным преподавателем, с индивидуальной работой с учебником и справочным руководством. Вы будете поражены, убедившись, как легко и быстро усваиваются новые знания, методы и приемы работы.
312
TeachPro Microsoft Office 2003
Мультимедийные самоучители по изучению иностранных языков Cерия «DeLuxe» «DeLuxe» — серия мультимедийных учебников для самостоятельного изучения иностранных языков, разработанное в соответствии с концепцией современного интенсивного и интерактивного обучения иностранным языкам. Благодаря нашим курсам вы сможете корректировать своё произношение с помощью компьютера; научитесь быстро и правильно конструировать предложения; изучите грамматику и фонетику; озвученный и иллюстрированный словарь (12000 слов) позволит быстро пополнить словарный запас. Глубоко продуманная методика, разработанная специально для компьютерного обучения иностранным языкам, огромный объем тщательным образом подобранного материала и интеллектуальные средства контроля в совокупности создают все предпосылки для эффективного изучения иностранного языка. Диалог. Раздел состоит из 144 диалоговых ситуаций из жизни. Каждый урок содержит словарь, грамматические пояснения, упражнения по отработке произношения, написания и перевода слов и фраз. Вы сможете стать активным участником диалогов, моделируя речевые ситуации с помощью микрофона. Фильм. Звуковой ряд, слайды и текст помогают понять, как говорят в стране, язык которой вы изучаете, уловить различие диалектов и просто почувствовать язык. Если возникнут сложности с пониманием фильма, перейдите в пошаговый режим. В нем вы сможете проработать каждую фразу. Словарь. Иллюстрированный и озвученный словарь курса содержит более 12000 слов, что достаточно для свободного общения на языке. Работа со словарём делится на 4 этапа и проходит в интерактивном режиме, где вместе с виртуальным учителем Вы сначала знакомитесь со словами и их произношением, потом учитесь правильно писать, а затем и произносить их. Такая система, мобилизуя все механизмы памяти, делает процесс запоминания наиболее эффективным и быстрым. Раздел снабжён поисковой системой, что облегчит поиск интересующего вас слова. Грамматика. С помощью доступного и удобного грамматического раздела курса вы научитесь грамотно и красиво говорить и писать на изучаемом языке. Фонетика. Этот раздел курса содержит исчерпывающий теоретический материал по фонетике и практические занятия по отработке произношения отдельных слов, интонации, скорости и ритмичности речи. Администрирование. Курс снабжён уникальной системой контроля и координации учебного процесса, которая состоит из системы сбора статистики успеваемости каждого пользователя по всем разделам и системы администрирования, которая позволяет привилегированному пользователю отслеживать успеваемость всех пользователей курса и настраивать индивидуальные уровни сложности для каждого из них. Система <Администратор> пригодна для использования в дистанционном обучении: статистические данные через Internet отправляются на сервер Дистанционного Обучения, который таким же образом управляет локальным компьютером в зависимости от успеваемости пользователя.
e-Издательство «ММТ и ДО»
313
Курсы снабжены дополнительным сервисом: теперь пользователь может самостоятельно настраивать систему (таймер, будильник, настройка временных интервалов между фразами в диалогах). Весь учебный материал из любого раздела можно вывести на печать. Важным отличаем DeLuxe от предыдущих версий и аналогичных обучающих программ является интеграция всех подсистем курса (диалоги, словарь, фильм, грамматика) в единую обучающую среду, что позволяет развивать все аспекты языка взаимосвязанно.
Мультимедийные самоучители по программным продуктам Microsoft на CD-ROM TeachPro Word 2003
Cамоучитель по Microsoft Word 2003.
TeachPro Excel 2003
Cамоучитель по Microsoft Excel 2003.
TeachPro Access 2003
Cамоучитель по Microsoft Access 2003.
TeachPro PowerPoint 2003
Cамоучитель по Microsoft PowerPoint 2003.
TeachPro Outlook 2003
Cамоучитель по Microsoft Outlook 2003.
TeachPro FrontPage 2003
Cамоучитель по Microsoft FrontPage 2003.
TeachPro Visio 2003
Cамоучитель по Microsoft Visio 2003.
TeachPro Publisher 2003
Cамоучитель по Microsoft Publisher 2003.
TeachPro OneNote 2003
Cамоучитель по Microsoft OneNote 2003.
TeachPro Internet 2003
Cамоучитель по Microsoft Internet 2003.
TeachPro Office 2003
Cборник самоучителей по Word 2003, Excel 2003, Access 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, FrontPage 2003, Visio 2003, Publisher 2003 и OneNote 2003.
TeachPro Windows XP
Cамоучитель по Microsoft Windows XP.
TeachPro Word 2002
Cамоучитель по Microsoft Word 2002.
TeachPro Excel 2002
Cамоучитель по Microsoft Excel 2002.
TeachPro Access 2002
Cамоучитель по Microsoft Access 2002.
TeachPro PowerPoint 2002
Самоучитель по Microsoft PowerPoint 2002.
TeachPro Outlook 2002
Cамоучитель по Microsoft Outlook 2002.
TeachPro FrontPage 2002
Cамоучитель по Microsoft FrontPage 2002.
TeachPro Win&Office XP
Cборник самоучителей по Windows ХР, Word 2002, Excel 2002, Access 2002, Outlook 2002, PowerPoint 2002, FrontPage 2002 и Internet 2002.
314
TeachPro Microsoft Office 2003
Самоучители для школьников и абитуриентов TeachPro ОБЖ
Основы безопасности жизнедеятельности для 10 класса.
TeachPro Физика 11 класс
Физика по программе для 11 класса.
TeachPro Физика
Физика для абитуриентов для 7-11 классов.
TeachPro Математика
Математика для абитуриентов для 7-11 классов.
TeachPro Химия
Химия для абитуриентов для 7-11 классов
TeachPro Решебник по Физике
Решебник по физике для 7-11 классов.
TeachPro Решебник по Математике
Решебник по математике для 7-11 классов.
TeachPro Решебник по Химии
Решебник по химии по 7-11 классов.
TeachPro Информатика
Информатика для абитуриентов.
Самоучители по языкам программирования TeachPro С++
Самоучитель С++.
TeachPro JAVA
Самоучитель JAVA.
TeachPro Visual Basic .Net
Самоучитель Visual Bacic. Net.
TeachPro Visual Basic for Applications
Самоучитель Visual Basic for Applications.
Самоучители по графическим программам TeachPro Flash MX
Самоучитель по Flash MX.
TeachPro AutoCad 2005
Самоучитель по AutoCad 2005.
TeachPro Adobe Premiere Pro 1.5
Самоучитель по Adobe Premiere Pro 1.5.
TeachPro Adobe Photoshop CS
Самоучитель по Adobe Photoshop CS.
TeachPro Adobe Photoshop 6.0
Самоучитель по Adobe Photoshop 6.0
TeachPro Adobe Illustrator CS
Самоучитель по Adobe Illustranor CS.
TeachPro Adobe Illustrator CS2
Самоучитель по Adobe Illustranor CS2
TeachPro 3D Studio Max6
Самоучитель по Adobe по 3D Studio Max6.
TeachPro CorelDraw 12
Самоучитель по Adobe по CorelDraw 12.
TeachPro Web-дизайн
Самоучитель по Web-дизайну.
TeachPro Quark XPress 6.0
Самоучитель по Quark XPress 6.0.
TeachPro Adobe Photoshop
Самоучитель по Adobe Photoshop 6.0.
TeachPro Macromedia Studio MX 2004
Самоучитель по Macromedia Studio MX 2004
e-Издательство «ММТ и ДО»
315
TeachPro Adobe PageMaker 7.0
Самоучитель по Adobe PageMaker 7.0
TeachPro Macromedia Flash MX 2004
Самоучитель по Macromedia Flash MX 2004
TeachPro Adobe InDesign CS2
Самоучитель по Adobe InDesign CS2
TeachPro Компьютерная Графика 2006
Самоучитель по Компьютерной Графике 2006
TeachPro MathCAD 12
Самоучитель по MathCAD 13
TeachPro ArchiCAD 9
Самоучитель по ArchiCAD 9
TeachPro Alias Wavefront Maya 6
Самоучитель по Alias WaveFront Maya 6
TeachPro Macromedia Dreamwaver MX 2004
Самоучитель по Macromedia Dreamwaver MX 2004
TeachPro Macromedia Director MX 2004
Самоучитель по Macromedia Director MX 2004
Самоучители по другим приложениям TeachPro Утилиты
Самоучитель по утилитам.
TeachPro Утилиты 2006
Самоучитель по утилитам 2006.
TeachPro Excel на производстве
Учебник. Проектирование производственного программного обеспечения в среде Microsoft Excel.
TeachPro Лекции по математике для юристов
Самоучитель математики для юристов.
TeachPro Internet Trading
Самоучитель по операциям с ценными бумагами в Internet (на английском языке).
Евангелия
Мультимедийное издание.
TeachPro Программы Самоучитель компьютерных программ для профессионального перевода профессиональных переводчиков. TeachPro Основы бизнеса
Самоучитель по Основам бизнеса
TeachPro Маркетинг товаров и услуг
Самоучитель по маркетингу товаров и услуг
TeachPro Концепция совр. естествознания
Самоучитель по концепции совр. естествознания
TeachPro Словарь 7 языков
Мультимедийное издание.
TeachPro Механизация Работ в животноводстве
Самоучитель по механизации работ в животноводстве
TeachPro БНП по немецкому Мультимедийное издание. языку
316
TeachPro Microsoft Office 2003
TeachPro Препринт
Мультимедийное издание.
TeachPro Компьютер и Периферия
Мультимедийное издание.
TeachPro е-коммерция и е-подпись
Самоучитель по е-коммерции и е-подписи
Самоучители по иностранным языкам English DeLuxe
Самоучитель американского английского языка.
Oxford DeLuxe
Самоучитель английского языка.
Deutsch DeLuxe
Самоучитель немецкого языка.
Franсais DeLuxe
Самоучитель французского языка.
Espanol DeLuxe
Самоучитель испанского языка.
Italiano DeLuxe
Самоучитель итальянского языка.
Japanese DeLuxe
Самоучитель японского языка.
Немецкий язык
Библиотека наглядных пособий.
Английский язык. 5-9 классы
Самоучитель английского языка для 5-9 классов.
Немецкий язык. 5-9 классы
Самоучитель немецкого языка для 5-9 классов.
Французский язык. 5-9 классы
Самоучитель французского языка для 5-9 классов.
Испанский язык. 5-9 классы
Самоучитель испанского языка для 5-9 классов.
Японский язык для детей
Самоучитель японского языка для детей.
Итальянский язык для детей
Самоучитель итальянского языка для детей.
Китайский язык для детей
Самоучитель китайского языка для детей.
Armenian Gold 2000
Самоучитель армянского языка.
Financial English 2000
Самоучитель английского языка.
Самоучители русского языка для иностранцев Golden Russian 2000
Учебник русского языка для англичан.
Russe d’Or 2000
Учебник русского языка для французов.
Goldenes Russisch 2000
Учебник русского языка для немцев.
Ruso de Oro 2000
Учебник русского языка для испанцев.
Golden Russian 2000
Учебник русского языка для японцев.
Golden Russian 2006
Учебник русского языка для китайцев.
Учебное издание Столярова Елена Семеновна Акопян Арцун Владимирович Погосян Ирина Миграновна Антонян Наталья Рафаэловна Антонов Григорий
TeachPro™ Microsoft
Office 2003 Ответственный редактор В.Ф. Гончаров Художественный редактор Ю.М. Славнова Компьютерная верстка Р.Д. Торосян Издательская лицензия ИД № 06489 Гигиенический сертификат №77.99.02.953.П.000415.02.02 от 28.02.2002 Наши координаты: 111024, Москва, Шоссе Энтузиастов, д. 20А тел. (495) 673-7692, (495) 673-7693 факс (495) 673-5975 http://www.mmt-dl.ru
[email protected] — отдел продаж
[email protected] — служба технической поддержки
[email protected] — замечания и предложения по сайту
[email protected] — общая информация о наших продуктах
[email protected] — другие вопросы
