О компьютере

hmtnpl`0hnmmn-Šeumnknch)eqjhi 0emŠp

О КОМПЬЮТЕРЕ Второе издание

_________________________________ 2001 год

2

Майоров Б.И. Майоров И.Б. ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ КОМПЬЮТЕРА – На правах рукописи 2001 – 121с.: ил.

Второе дополненное и переработанное издание для Мэрии, Московской городской Думы и других городских организаций. Это краткое пособие для сотрудников, начинающих использовать в своей работе компьютер. Книга полезна и опытным пользователям компьютера для быстрой адаптации к существующей в настоящее время системе документооборота мэрии. В основу издания лёг оригинальный материал лекций, излагаемых автором на курсах для пользователей ПК. Опуская подробности, показаны приёмы форматирования документов в системе Windows на компьютерах с процессором 486 и выше с оперативной памятью от 16 Мб с помощью программ для офиса: Word, Excel и глобальной сети Internet. Пособие поможет взаимодействию сотрудников Мэрии, Думы и других органов управления городским хозяйством Москвы на основе типовых программ и стилей автоматизированного документооборота. В работе над вторым изданием активное участие принимал студент Государственного университета управления Майоров И.Б., который посвятил свой труд своим родителям.

 Майоров Б.И. Майоров И.Б., 2001

4

Оглавление Введение 1.

2.

3.

4.

7 ТЕХНИЧЕСКИЕ (АППАРАТНЫЕ) И ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ПК ............................................ 7 1.1. ОСНОВНЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА И ПРАВИЛА ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ:.................................... 7 1.2. СИСТЕМНЫЙ БЛОК ............................................................................................................................ 9 1.3. ДИСКОВОДЫ .................................................................................................................................... 10 1.4. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДИСКЕТЫ ......................................................................................................... 10 1.5. ПОДРОБНЕЕ О ЖЕСТКОМ ДИСКЕ ...................................................................................................... 11 1.6. МОНИТОР ........................................................................................................................................ 12 1.7. КЛАВИАТУРА И НАЗНАЧЕНИЕ КЛАВИШ........................................................................................... 12 1.8. МЫШЬ ............................................................................................................................................. 14 1.9. ПРИНТЕРЫ ....................................................................................................................................... 14 1.10. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСТРОЙСТВА.................................................................................................... 15 1.11. БАЗОВЫЕ И ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММЫ .......................................................................................... 15 WINDOWS И ПРОГРАММЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ................................................................................. 17 2.1. ОСНОВНЫЕ КОМАНДЫ ГЛАВНОГО МЕНЮ. ...................................................................................... 20 2.2. ТИПЫ «ОКОН» ................................................................................................................................. 20 2.3. РАЗМЕРЫ ОКНА................................................................................................................................ 20 2.4. ПАПКА ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ............................................................................................................... 21 ФАЙЛЫ И КАТАЛОГИ НА ДИСКАХ .................................................................................................................. 22 2.5. КОПИРОВАНИЕ ФАЙЛОВ С ДИСКЕТЫ А:\ НА ДИСК С:\ .................................................................... 25 2.6. ФАЙЛ-МЕНЕДЖЕРЫ NС И FAR ...................................................................................................... 27 2.7. МАНИПУЛЯЦИИ С ПАПКАМИ И ФАЙЛАМИ (ДОКУМЕНТАМИ) ......................................................... 29 2.8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ КЛАВИШ ............................................................................. 29 2.9. МЕНЮ NC И FAR............................................................................................................................ 30 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА В ПРОГРАММЕ WORD ........................................................................... 31 3.1. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ФАЙЛОВ ЛЕКСИКОН (ТХТ) В ФАЙЛЫ (RTF) ДЛЯ WORD ................................. 31 3.2. СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА .................................................................................................................. 33 3.3. ВВОД ТЕКСТА .................................................................................................................................. 34 3.4. ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА ДЛЯ РЕДАКТИРОВАНИЯ ................................................................................. 34 3.5. ОТМЕНА УДАЛЕНИЯ ТЕКСТА ........................................................................................................... 35 3.6. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И КОПИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ МЫШИ .................................................................. 35 3.7. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И КОПИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ БУФЕРА ОБМЕНА................................................... 35 3.8. БУФЕР ОБМЕНА ................................................................................................................................ 36 3.9. СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ............................................................................................................ 36 3.10. ЗАГРУЗКА ДОКУМЕНТОВ.................................................................................................................. 36 3.11. ПОСЛЕДНИЙ ОТРЕДАКТИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТ ............................................................................ 37 3.12. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ WORD ....................................................................... 37 3.13. ТРЕНИРОВОЧНЫЙ ТЕКСТ ................................................................................................................. 39 3.14. ПЕРВЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ТЕКСТ ............................................................................................ 40 3.15. РАБОТА С НЕСКОЛЬКИМИ ДОКУМЕНТАМИ ...................................................................................... 46 3.16. ВСТАВКА ОБЪЕКТОВ С ПОМОЩЬЮ АВТОТЕКСТА............................................................................ 47 3.17. СОЗДАНИЕ ЭЛЕМЕНТА АВТОТЕКСТА ............................................................................................... 47 3.18. СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА РЕДАКТИРОВАНИЯ ................................................................................ 48 3.19. ТЕЗАУРУС ........................................................................................................................................ 49 3.20. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТИЛЕЙ ............................................................................................................... 49 3.21. ШАБЛОН .......................................................................................................................................... 50 3.22. ПЕРЕОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЫЧНОГО СТИЛЯ ........................................................................................... 51 3.23. СОЗДАНИЕ СТИЛЕЙ .......................................................................................................................... 52 3.24. АВТОМАТИЧЕСКОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СТИЛЕЙ ...................................................................................... 53 3.25. ВСТАВКА И УДАЛЕНИЕ НОМЕРОВ СТРАНИЦ .................................................................................... 53 3.26. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ ........................................................................................ 53 3.27. СПИСКИ ........................................................................................................................................... 54 3.28. ДРУГИЕ ВОЗМОЖНОСТИ WORD ....................................................................................................... 55 СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ТАБЛИЧНОГО ВИДА В EXCEL........................................................... 57 4.1. СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА .................................................................................................................. 58 4.2. ВВОД НЕСКОЛЬКИХ СТРОК ДАННЫХ В ЯЧЕЙКУ EXCEL 2000........................................................... 59 4.3. ФОРМАТИРОВАНИЕ ЧИСЕЛ И ДАТ.................................................................................................... 59 4.4. ФОРМАТ (ЯЧЕЙКИ) ДАННЫХ ........................................................................................................... 60 4.5. ФОРМАТ ЧИСЛОВОЙ ....................................................................................................................... 60 4.6. ПРИМЕР ОРГАНИЗАЦИИ ВВОДА ТЕЛЕФОННЫХ НОМЕРОВ................................................................ 61 4.7. ИСПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖИМОГО ТАБЛИЦЫ ....................................................................................... 61

5 4.8. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК ИЛИ БЛОКА ЯЧЕЕК ............................................................................................ 62 4.9. ВЫДЕЛЕНИЕ СТРОКИ ИЛИ СТОЛБЦА ................................................................................................ 62 4.10. ВЫДЕЛЕНИЕ ВСЕГО РАБОЧЕГО ЛИСТА (ТАБЛИЦЫ).......................................................................... 63 4.11. СУММА ............................................................................................................................................ 63 4.12. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ПЕРЕД ПЕЧАТЬЮ ...................................................................................... 65 4.13. СОХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ .................................................................................................................... 67 4.14. СОХРАНИТЬ КАК .............................................................................................................................. 68 4.15. ОТКРЫТИЕ ФАЙЛОВ ......................................................................................................................... 68 4.16. ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦЫ ........................................................................................................................... 68 4.17. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ EXCEL 97/2000 ВО ВСЮ ШИРИНУ СТРАНИЦЫ ............................................ 68 4.18. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР СТРАНИЦЫ .................................................................................... 68 4.19. ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ ................................................................................ 69 4.20. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ ................................................................................................................ 69 4.21. АВТОФИЛЬТР ................................................................................................................................... 70 4.22. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ И ВЫБОР ДАННЫХ ИЗ СПИСКА .......................................................................... 71 4.23. КОМАНДА АВТОЗАМЕНА ................................................................................................................. 72 4.24. АВТОВЫЧИСЛЕНИЕ ......................................................................................................................... 72 4.25. АВТОМАТИЧЕСКИЙ ПРОСМОТР ПРИМЕЧАНИЙ ................................................................................ 72 4.26. СТИЛЬ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ ................................................................................................... 72 4.27. СОЗДАНИЕ СТИЛЯ ............................................................................................................................ 73 4.28. ВВОД ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫХ РЯДОВ ДАННЫХ .................................................................................. 73 4.29. РЯДЫ ДАТ И ВРЕМЕНИ ..................................................................................................................... 73 4.30. АРИФМЕТИЧЕСКАЯ И ГЕОМЕТРИЧЕСКАЯ ПРОГРЕССИИ ................................................................... 74 4.31. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ .......................................................................................................................... 74 4.32. ПОИСК И ЗАМЕНА ДАННЫХ ............................................................................................................. 74 4.33. ФУНКЦИИ И ФОРМУЛЫ.................................................................................................................... 76 4.34. ПОНЯТИЕ ФУНКЦИИ В EXCEL .......................................................................................................... 76 4.34.1. Правила синтаксиса при записи функций............................................................................. 77 4.34.2. Округление чисел ..................................................................................................................... 77 4.34.3. Определение возраста ............................................................................................................ 77 4.34.4. Вычисление интервала времени между двумя датам ......................................................... 77 4.34.5. Создание формулы для вычисления нарастающего итога ................................................. 78 4.34.6. Внесение изменений в формулу .............................................................................................. 78 4.35. ШАБЛОНЫ (ЗАГОТОВКИ)................................................................................................................. 79 5. ПОНЯТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ................................................................................................................. 79 6. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ОФИСА................................................................................................. 81 6.1. СЖАТИЕ ФАЙЛОВ – АРХИВАЦИЯ ..................................................................................................... 82 6.2. ПРОГРАММА POWERPOINT .............................................................................................................. 84 6.3. ПЕРЕВОД ФАЙЛОВ С АНГЛИЙСКОГО ЯЗЫКА НА РУССКИЙ И ОБРАТНО ............................................ 86 6.4. СКАНИРОВАНИЕ ТЕКСТА ................................................................................................................. 87 6.5. СКАНИРОВАНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ...................................................................................................... 88 6.6. ДРУГИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ И ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ ОФИСА .................................................. 89 7. ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ЛОКАЛЬНОЙ СЕТИ ИТЦ........................................................... 89 8. ОСНОВЫ ИНТЕРНЕТ........................................................................................................................... 95 8.1. ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................................... 95 8.2. ЭТАПЫ РАБОТЫ ПК:........................................................................................................................ 96 8.3. ПОЧТА ............................................................................................................................................. 98 8.4. ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИИ ........................................................................................................................ 99 8.5. ГИПЕРТЕКСТ –WWW .................................................................................................................... 100 8.6. СОХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ИНТЕРНЕТ В ФАЙЛЕ И ЕЁ ПЕЧАТЬ .............................................. 103 8.7. ОСОБЕННОСТИ НАСТРОЙКИ OUTLOOK EXPRESS:.......................................................................... 105 8.8. СОЗДАНИЕ WWW СТРАНИЦ ......................................................................................................... 107 8.8.1. Программа Front Page Express.............................................................................................. 107 8.8.2. Настройка программ для публикации WWW ....................................................................... 108 8.8.3. Публикация .............................................................................................................................. 110 9. ПРИЛОЖЕНИЕ .................................................................................................................................... 112 9.1. СЛАЙДЫ ВВОДНОЙ ЛЕКЦИИ ПО ОСНОВАМ ИНФОРМАТИКИ .......................................................... 112 9.2. ПАРАМЕТРЫ ПК: .......................................................................................................................... 115 9.3. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ............................................................................................................... 116 9.3.1. РЕКОМЕНДАЦИИ по работе в редакторе Word:.............................................................. 116 9.4. САНИТАРНЫЕ ПРАВИЛА И НОРМЫ САНПИН 2.2.2.542-96 ........................................................... 119 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ............................................................................................................................................. 121

7

1. Технические (аппаратные) и программные средства ПК Информатика - наука о технологии создания, сбора, хранения, переработки и вывода информации. Компьютер - основное инструментальное средство информационных технологий и представляет собой совоТехнические Программные купность технических и программных средств. средства средства В учебных целях можно сравнить компьютер со своим создателем человеком. Средства работающего ПК можно (Тело) (Душа) условно разделить на «тело и душу». Пока компьютер менее совершенен, но взрывной рост информационных технологий неуклонно расширяет функции ПК и сближает его с человеком, а по некоторым техническим качествам уже и превосходит.

Компьютер

1.1.

Основные технические устройства и правила их использования: Компьютер, как правило, подключаются к трех полюсным евророзеткам выделенной сети стабилизированного бесперебойного питания. Включать в эти розетки другие устройства (в частности, осветительные и электронагревательные приборы) запрещено. Все силовые (электропитающие) кабели и кабели, соединяющие между собой устройства компьютера, укладываются аккуратно, свободно, без резких перегибов, соединители прикрепляются к разъёмам с помощью штатного крепления. Пользователю категорически запрещается: Эксплуатировать компьютер с механическими повреждениями корпуса и кабелей. Размыкать и замыкать разъёмы кабелей, соединяющих между собой системный блок и периферийные устройства, а также вынимать и вставлять в розетки электропитания вилки силовых кабелей при включённом оборудовании. Вскрывать корпуса устройств. Загромождать оборудование предметами, которые могут затруднить циркуляцию воздуха в местах охлаждения или вызвать короткое замыкание в местах соединения кабелей. Пользователю запрещается без согласования со специалистами ИТЦ: 1. Переустанавливать оборудование на другое рабочее место. 2. Устанавливать или заменять оборудование и программное обеспечение. 3. Изменять настройку конфигурации компьютера. Пользователю рекомендуется соблюдать следующие правила: 1. Содержать оборудование в чистоте, удаляя Пыль мягкой салфеткой. 2. Производить включение компьютера не ранее, чем через одну минуту после выключения. Компьютер может находиться во включённом состоянии в течение всего рабочего дня. Если перерыв в работе более 1 часа, то ПК можно выключить 3. Не нажимать кнопку RESET и не выключать компьютер во время проведения операций чтения-записи, либо при выполнении программ, требующих исполнения команды останова перед выключением питания (например, Microsoft Windows или прикладных программ сетевого меню).

8

БУФЕР ПАМЯТЬ ПК МОНИТОР

Окно программы Word или Explorer c Web-страницей

Содержимое файла Word или Web страницы

Прикладная (пользовательская) программа Word или Explorer и т.д. WINDOWS – управляющая программа ПК

ФАЙЛ документа

>ПРОЦЕССОР

Мышь Клавиатура

Глобальная сеть

C:\ ПАПКА USER или «Мои документы» Word, Explorer Outlook Express Far и другие программы WINDOWS основная программа

Канал связи

F:\ G:\ H:\.... Сетевые компьютеры и программы (Серверы) Модем

Модем

А:\

Модемы, как правило, отсутствуют в локальной сети и используются при удаленном доступе к ресурсам сети из дома или гостиницы.

ПРИНТЕР

Схема ПК – такой образ компьютера рекомендуется для начинающих