Делопроизводство: Методические указания по изучению курса

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ"

Институт нефти и газа

Кафедра социального менеджмента

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по изучению курса "Делопроизводство" для студентов специальности 06.11.00 – "Менеджмент организации" со специализацией "Менеджмент в социальной сфере" очной и заочной форм обучения

Тюмень 2003

Утверждено редакционно-издательским советом Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Тюменского государственного нефтегазового университета"

Составитель: З.Ф.Исхакова, ассистент кафедры социального менеджмента Отв. редактор: А.Н.Силин, докт. социол. наук, профессор

©

Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Тюменский государственный нефтегазовый университет" 2003 г. 2

ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ Документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, – "филькину грамоту". Самое внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства – вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений – судебных разбирательств. Исходя из определения делопроизводства можно установить, что объект делопроизводства – оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении. Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа. Цель изучения заключается в следующем: в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа механическим и электронным способами. Определившись с целью, выделим ряд логично вытекающих задач изучения курса: 1) показать значение работы с документами в жизни общества. 2) дать общие сведения об истории и организации служб документации, перспективах их развития и совершенствования. 3) определить роль служб ДОУ (документационное обеспечение управления) в организации работы с документной информацией. 3

4) дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов. 5) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством, в их оформлении и порядке сдачи на архивное хранение. Обучение студентов строится с использованием тестовых заданий, тренинга умений, связанных с правильным оформление документов предприятия. Дисциплина "Делопроизводство" читается студентам дневного обучения в объеме 28 часов лекций и 28 часов практических занятий в течении одного семестра, на заочном отделении – в объеме 12 и 12 часов соответственно. Итоговой формой контроля знаний студентов очной формы обучения является экзамен, заочной формы – экзамен и контрольная работа.

4

1. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" Наименование разделов и тем

Количество часов ОФО

ЗФО

ЗСФО

1. Предмет, содержание и задачи курса

1

0,5

0,5

2. История делопроизводства

1

0,5

0,5

2

0,5

0,5

2

0,5

0,5

5.1. Организационные документы

4

1

1

5.2. Распорядительные документы

2

1

1

2

1

1

4

2

2

4

2

2

2

1

1

4

1

1

28

12

12

3. Государственное

регулирование

делопроизводства 4. Основные

требования

к

оформлению

управленческих документов 5. Документирование

организационно-

распорядительной деятельности

6. Документирование

деятельности

коллегиальных органов 7. Документирование

информационно-

справочных материалов 8. Требования к оформлению документов по личному составу 9. Организация

работы

с

документами

документооборот 10. Хранение документов Итого:

5

и

2. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса. Документ, понятие, роль и место в управлении. Предмет и задачи курса. Становление и развитие делопроизводства как научной дисциплины. Связь делопроизводства с историей, правовыми и информационными дисциплинами, с теорией управления, с экономическими науками. Тема 2. История делопроизводства История организации делопроизводства и виды документов в России XVI-XXI в.: приказное делопроизводство, коллежское, министерское, делопроизводство. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях. Современное делопроизводство. Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства: законы РФ, государственные и отраслевые стандарты, общероссийские классификаторы, государственные и отраслевые инструкции по делопроизводству, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия. Тема 4. Основные требования к оформлению управленческих документов Виды документов и их классификация. Основные правила составления документов. Общие правила оформления документов. Особенности оформления реквизитов документов. Табуляторы. Формуляр документа. Бланки документов Тема 5. Документирование организационно-распорядительной деятельности 5.1. Организационная документы Устав, положение, штатное расписание, структура и штатная численность, инструкция. Порядок их составления и оформления. 6

5.2. Распорядительные документы Решение, распоряжение, указание, приказ. Тема 6 . Документирование деятельности коллегиальных органов Акт, протокол. Требования к их составлению и оформлению. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.). Тема 7. материалов

Документирование

информационно-справочных

Справки. Докладные и объяснительные записки. Телеграммы. Телефонограммы. Виды писем: письмо-просьба, письмо-ответ (отказ), гарантийное письмо, сопроводительное письмо, рекламное письмо, информационное письмо и др. Тема 8. Требования к оформлению документов по личному составу Общие положения по организации и ведению кадрового делопроизводства. Особенности учета личного состава. Документационное обеспечение приема, перемещения и увольнения работников. Заключение трудового договора. Оформление заявления. Подготовка и оформление приказов. Оформление справок, доверенностей и расписок. Ведение личного дела: порядок, пользование и хранение. Составление автобиографии и характеристики. Ведение трудовой книжки и вкладышей к ним. Тема 9. Организация работы с документами и документооборот Регистрация и учет документов. Порядок обработки поступающих документов. Порядок обработки отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля над исполнением документов. Карточки контролируемых документов

7

Тема 10. Хранение документов Составление номенклатуры дел. Типовые и примерные номенклатуры дел. Формирование дел. Хранение дел. Обработка дел для последующего хранения. Экспертиза ценности документов. Оформление дел и обложки дел. Составление описей. Подготовка дел к передаче в архив 3. УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТАМИ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ Темы контрольных работ формулируются преподавателем, ведущим данную дисциплину. Объем контрольной работы должен быть в пределах 10-15 страниц машинописного текста. Работа может быть выполнена в школьной тетради или на отдельных листах в соответствии с требованиями, предъявляемыми к подобного рода работам. Контрольная работа состоит из: титульного листа (прил.), плана, введения, основной части, состоящей из нескольких параграфов или глав, заключения, списка использованных источников. Введение составляет 1-2 листа контрольной работы. Каждая новая глава начинается с новой страницы. Заключение представляет собой перечень выводов, обобщений, к которым пришел автор в процессе написания работы. Оформление списка использованных источников предусматривает расположение их в алфавитном порядке (не менее пяти источников). Контрольная работа проверяется преподавателем, ведущим данную дисциплину. При необходимости преподаватель беседует со студентом по теме контрольной работы. При невыполнении ряда требований: неправильное раскрытие темы, недостаточное изучение источников по теме контрольной работы, малый объем текста, списывание материала без сносок на источник, невыполнение требований по оформлению контрольной работы преподаватель вправе не зачесть представленную работу.

8

4. ТЕМАТИКА КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ 1.

1.1. Виды документов предприятия и их классификация. 1.2. Экспертиза ценности документов 1.3. Телеграмма

2.

2.1. Организационные документы. 2.2. Оформление дел временного хранения 2.3. Решение

3.

3.1. Распорядительные документы 3.2. Работа с конфиденциальными документов 3.3. Устав

4.

4.1. Документы по личному составу 4.2. Контроль исполнения документов 4.3. Положение

5.

5.1. Организация работы с документами. Документооборот 5.2. Письмо и его виды 5.3. Штатное расписание

6.

6.1. Единые требования к оформлению документов 6.2. Обращения и жалобы граждан 6.3. Доверенность

7.

7.1. Состав реквизитов. Заголовочная, оформляющая части документа 7.2. Распорядительные документы 7.3. Личное дело

8.

8.1. Документы по личному составу 8.2. Требования к оформлению реквизитов 8.3. Телефонограмма

9.

9.1. Реквизиты заголовочной части документа 9.2. Ведение трудовых книжек и записей к ним 9.3. Рекламация

10.

10.1. Бланки документов предприятия 10.2. Личное дело 10.3. Докладные и служебные записки 9

содержательная

и

11.

11.1. Информационно-справочные документы 11.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ 11.3. Должностная инструкция

12.

12.1. Работа с входящими документов 12.2. Приказ по личному составу 12.3. Протокол

13.

13.1. Реквизиты содержательной части документа 13.2. Работа с исходящими документами 13.3. Объяснительная записка

14.

14.1. Организационные документы 14.2. Регистрация документов 14.3. Личная карточка. Форма № Т-2

15.

15.1. Реквизиты оформляющей части документа 15.2. Составление номенклатуры дел 15.3. Акт

16.

16.1. Формирование и оформление дел 16.2. Трудовой договор 16.3. Указание

17.

17.1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Сроки хранения 17.2. Приказ по основной деятельности 17.3. Справка

18.

18.1. Работа с внутренними документами 18.2. Документы по личному составу 18.3. Распоряжение

19.

19.1. Организация работы с документами. Документооборот 19.2. Распорядительные документы 19.3. Штатное расписание

20.

20.1. Состав реквизитов. Заголовочная, оформляющая части документа 20.2. Информационно-справочные документы 20.3. Структура и штатная численность 10

содержательная

и

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ Основная 1. ГОСТ Р 6.30.97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997. 2. Изменения № 1 к ГОСТ Р 6.30.97: Принято и введено в действие Постановление Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст. 3. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) 4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) 5. Андреева В.И. Делопроизводство: Практич. пособие. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез"", 2001. – 192 с. 6. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 1989. – 383 с. 7. Бородина В.В. Документирование и документооборот в бухгалтерском учете: Практич. пособие. – М.: Книжный мир, 2001. – 80 с. 8. Делопроизводство в кадровой службе /Сост. А.В.Верховцев. – М.: Инфра-М, 1999. – 192 с. 9. Добсон Э. Как писать деловые письма: Практич. руководство для всех /Пер. с англ. – Челябинск: Урал LTD, 1998. – 293 с. 10. Завидов Б.Д. Электронная цифровая подпись. – М.: Экзамен, 2001. – 32 с. 11. Как правильно подготовить и оформить приказ /Сост. В.В.Андреянова. – М.: Инфра-М, 1998. – 64 с. 12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: ИнфраМ; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. – 272 с. 13. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет: Учеб. пособие для вузов. – М.: ОАО "НПО "Экономика"", 2000. – 271 с. 14. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. – М.: Высшая школа, 1989. 15. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практич. пособие. – М.: Высшая школа; Издательский центр "Академия", 1999. – 319 с. 16. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. – М.: Кудицобраз, 2001. – 256 с. 17. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: экзаменационные 11

ответы. Ростов-на-Дону: Феникс, 2001. – 288 с. 18. Марков Г.Н. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Альфа, 2000. – 384 с. 19. Организация работы с документами: Учеб. /Под ред. В.А.Кудряева. – М.: Инфра-М, 2002. – 592 с. 20. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский дом Герда, 2002. – 304 с. 21. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учеб.-методич. комплекс. – Тюмень: Изд-во ТГУ, 2002. 260 с. 22. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие. – М.: ЭКМОС, 1999. – 320 с. 23. Составление и оформление служебных документов: Практич. пособие /Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "ИнтелСинтез"", 1999. – 224 с. 24. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. – М.: Проспект, 1999. – 80 с. 25. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2002. 26. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 2002. – 128 с. 27. Стенюков М.В. Секретарские секреты. – М.: ПРИОР, 1999. – 80 с. 28. Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: ПРИОР, 1999. – 192 с. 29. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. – М.: ПРИОР, 2001. – 112 с. 30. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /Под ред. О.Я.Гойхмана. – М.: Инфра-М, 1999. – 272 с. 31. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру /Пер. с англ. – М.: Юнити, 1997. – 192 с. Дополнительная 1. Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. – СПб.: Судостроение, 1991. 2. Веселов П.В. Вы – секретарь. – М.: Высшая школа, 1993. 3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М.: Высшая школа, 1990. 4. Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. – М.: Высшая школа, 1961. 5. Внешторговый договор. Научно-практический комментарий: Сборник нормативных актов. – Тюмень: АО «Правовая экономика», 1992. 12

6. Войченко Е.Г. Планирование и организация работы отдела кадров. – Киев: Выща школа, 1986. 7. Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора //Кибернетика: Информационные материалы. – 1986. – № 2. 8. Воробьев Л.И., Щекин Г.В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе: В 5 ч. Киев: ВЗУУП, 1990. 9. Глушков В.М. Основы безбумажной информации. – М.: Прогресс, 1982. 10. Документы и делопроизводство: Справочное пособие //Сост. М.Т.Лихачев. – М.: Экономика, 1991. 11. Дьюн В. Комплект коммерческих писем для руководителей, менеджеров и управляющих офисом. – Нью-Джерси, США, 1983. 12. Евдокимова Т.Г., Маховикова Г.А. Краткий словарь делового человека. – М.: Финансы и статистика, 1991. В.П. Совершенствование документационного 13. Еремченко обеспечения управления в современных условиях //Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. – Л.: Высшая школа, 1991. 14. Исаенко А.Н. Роль экспертизы в капиталистической рационализации управления //США–экономика, политика, идеология. – 1981. – № 11. 15. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США: Теория и практика офиса будущего. – М.: Прогресс, 1985. 16. Кочетков Г.Б. Закон о сокращении "бумажной работы" в правительстве США //Сов. гос. и право. – 1983. – № 3. 17. Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: Мысль, 1974. 18. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справоч. пособие. – М.: Экономика. 1991. 19. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело ,1992. 20. Молдованов М.И., Сидорова Г.М. Современный деловой документ. – Киев: Техника, 1992. 21. Настольная книга хозяйственного руководителя, предпринимателя, коммерсанта, бизнесмена. – М.: ИВЦ "Маркетинг", 1993. 22. Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве и о срочных и внесрочных донесениях в войсках по инспекторской и строевой частям. – СПб., 1911. 23. Пушкарев Н.Ф. Работа с кадрами: организационное и техническое обеспечения. – М.: Знание, 1986. 24. Рубан Г.С. Работа с кадрами на производстве. – Киев: Техника, 13

1990. 25. Рябикин В.И., Матвеева Т.И., Дешин В.Е. Учет, отчетность и делопроизводство. – М.: Экономика, 1990. 26. Серафимова И.В. Проблемы "офиса будущего" //США – экономика, политика, идеология. – 1984. – № 6. 27. Соборное уложение 1649 г. – М.: Знание, 1964. 28. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом; основные проблемы: Аналитический обзор. – М.: Экономика, 1989. 29. Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления //Использование принципов Единой государственной системы. – М.: Экономика, 1996. 30. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. – М.: Знание, 1993. 31. Субботин Д.Т. Специальные системы документирования. – М.: Экономика, 1980. 32. Судебник 1550 г. //Судебники XVI-XVIII вв. /Под ред. В.Д.Грекова. – М, Л.: Знание, 1952. 33. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Знание, 1992. 34. Турьянский А.Г. Искусство и технология между народной связи. – М.: Дело ЛТД,1995. 35. Учреждение для управления губерний Всероссийской империи //Полн. собр. законов Российской империи. Собр. 1 Т.20. № 14392. 36. Фульзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справоч. пособие. – Киев: Знание, 1988. 37. Шаховой В.А. Система работы с кадрами управления. – М.: Мысль, 1984. 38. Щекин Г.В. Виды учета и отчетности в отделе кадров. – Киев: Знание, 1989. 39. Щекин Г.В. Организация делопроизводства отдела кадров. – Киев: Знание, 1989. 40. Щекин Г.В. Организация делопроизводства, учета и отчетности в кадровой службе. – Киев: МЗУУП, 1991. 41. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. – Киев: МЗУУП, 1991. 42. Язык научной литературы. – М.: Мысль, 1975.

14

ГЛОССАРИЙ Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса. Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Задача документа – фиксирование информации в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии. Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами. Тема 2. История делопроизводства. Памяти, грамоты, отписки – входящие и исходящие документы в Приказах. Приговоры – документы, издаваемые Боярской Думой. Приказное делопроизводство – работа с документами, производившаяся в Приказах («Поместный приказ», «Разрядный приказ»). Указы, жалованные грамоты, акты – документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. Стандартизация документов – установление единых правил оформления служебных документов, утвержденных компетентным органом. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая 15

информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Тема 4. Основные требования к оформлению управленческих документов. Адресат – лицо или организация, которым направлен документ. Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита "адресат" в правом верхнем углу листа. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Выписка из документа – заверенная копия части документа. Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования . Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов: "эмблема организации", "наименование организации", "справочные данные об организации", "наименование вида документа", "дата документа", "регистрационный номер документа", ссылка на регистрационный номер и дату документа", "заголовок к тексту". Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. 16

Копия документа: заверенная – копия документ, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного и временного действия, рассчитанные на обязательные применения. Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа. Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документоведения. Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию. Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делового и личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела. Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Положения табулятора – количество печатных знаков по горизонтали. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов. Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, 17

присваиваемое документу при его регистрации. Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других. Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решением в данной сфере деятельности задач и зафиксированных в определенном порядке на носителе информации. Унифицированный документ – документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты . Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись). Эмблема организации – графическое изображение или товарный знак, или рисунок, отражающий направление деятельности. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

18

Тема 5. Документирование организационно-распорядительной деятельности. Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц . 5.1. Организационная документы. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц. Устав предприятия – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. 5.2. Распорядительные документы. Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения производственных задач . Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Решение – распорядительный документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций).

19

Тема 6. Документирование деятельности коллегиальных органов. Акт – информационно-справочный документ, составленный группой лиц и подтверждающий конкретные факты или действия. Доклад – последовательное изложение на собрании или заседании информации, касающейся проделанной или планируемой работы, руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Тема 7. материалов.

Документирование

информационно-справочных

Гарантийное письмо – документ, дающий гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.. Докладная записка (служебная записка) – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями составителя. Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов. Заключение – документ или текст, содержащий мнение комиссии, организации, специалиста по какому-либо вопросу, документу, теме. Запрос – официальное письмо, требующее ответа. Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируется деятельность организаций, продукция. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной или электронной связи. Письмо-запрос – документ, содержащий просьбу о предоставлении какой-либо информации. Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос. Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо-ответ – документ, являющийся реакцией и обусловленный 20

содержанием инициативного документа. Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Письмо-претензия – документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.. Претензия – служебное письмо о невыполнении обязательств другой стороной. Рекламация – письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе. Рекламное письмо – документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отравляемых материальных ценностей. Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение какие-либо фактов, событий. Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу. Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Тема 8. Требования к оформлению документов по личному составу. Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни, включающие обучение и трудовую деятельность. Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них. Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования. Документы по личному составу – документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой или предложениями. Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное 21

положение, трудовая деятельность и т.д.). Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина. Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Срочный договор – договор, заключенный в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, ведутся на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней. Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Тема 9. Организация работы с документами и документооборот. Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам) (исходящий) или полученный от них (входящий). Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Входящий документ – документ, полученный от других организаций (лиц). Группы документов документационного обеспечения предприятия – внутренние документы; входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы. Децентрализованная форма регистрации документов – предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (структурных подразделениях). Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними. Исходящий документ – документ, отправленный другим организациям (лицам). Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Операции обработки исходящей документации – составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа; 22

проверка правильности оформления проекта документа секретарем; подписание документа руководителем; регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Первичная обработка входящих документов – заключается в проверке правильности доставки писем. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Срок исполнения документов – срок, установленный нормативноправовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Тема 10. Хранение документов. Авторский признак – группировка в дела документов одного автора. Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документа, их индексов, названий, дат, номеров листов. Географический признак – позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка. Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение. Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. Корреспондентский признак – в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения 23

оформленный в установленном порядке. Номинальный признак формирования дел – основание: название разновидности документов (например, приказы, протоколы и т.п.). Опись – учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами документоведения. Предметно-вопросный признак – основание: содержание документов (напр., сводки, докладные записки по вопросу прогулов). Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Хронологический признак – группировка в дела документов одного периода. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение и установление сроков хранения на основе принятых критериев. Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников организации, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

24

ПРИЛОЖЕНИЕ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ"

Институт нефти и газа Кафедра социального менеджмента

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине: "Делопроизводство"

Выполнил(а): студент(ка) гр. СМз-00 Курманова З.А. Проверил(а): ассистент кафедры СМ Исхакова З.Ф.

Тюмень 200_ 25

СОДЕРЖАНИЕ Общие указания

3

1. Тематический план курса "Делопроизводство"

5

2. Содержание курса

6

3. Указания по выполнению контрольной работы студентами заочной формы обучения

8

4. Тематика контрольных работ для студентов заочной формы обучения

9

Список рекомендуемых источников

11

Глоссарий

15

Приложение

25

26

Методические указания по изучению курса "Делопроизводство" для студентов специальности 06.11.00 – "Менеджмент организации" со специализацией "Менеджмент в социальной сфере" очной и заочной форм обучения

Составитель: менеджмента

З.Ф.Исхакова,

ассистент

кафедры

Отв. редактор:

А.Н.Силин, докт. социол. наук, профессор

социального

ЛР № 020520 от 23.04.92 г. Подписано к печати Заказ № Формат 60х84 1/16 Отпечатано на RISO GR 3750

Бум. писч. № 1 Уч.изд.л. Усл.печ.л. Тираж 120 экз.

Издательство "Нефтегазовый университет" Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Тюменский государственный нефтегазовый университет" 625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 38 Отдел оперативной типографии издательства "Нефтегазовый университет" 625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 38 27