Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ Ïðàêòè÷åñêîå ïîñîáèå Èçäàíèå 10-å, ïåðåðàáîòàííîå è äîïîëíåííîå
Ìîñêâà OOO «Óïðàâëåíèå ïåðñîíàëîì» 2005
new.p65
1
12.10.2004, 11:16
ÁÁÊ 65.050.2 ÓÄÊ 651 À65 Àíäðååâà Â.È. ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ: ÏðàêÀ65 òè÷åñêîå ïîñîáèå / Èçäàíèå 10-å, ïåðåðàáîòàííîå è äîïîëíåííîå — Ì.: ÎÎÎ ”Óïðàâëåíèå ïåðñîíàëîì”, 2005. — 200 ñ. Ïðàêòè÷åñêîå ïîñîáèå ïî äåëîïðîèçâîäñòâó àäðåñîâàíî ñïåöèàëèñòàì, îòâå÷àþùèì çà îðãàíèçàöèþ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè â ñîâðåìåííûõ îðãàíèçàöèÿõ è íà ïðåäïðèÿòèÿõ. Êðîìå òîãî, íàñòîÿùåå èçäàíèå ñîäåðæèò ñâåäåíèÿ, íåîáõîäèìûå ðóêîâîäèòåëÿì, ìåíåäæåðàì, þðèñêîíñóëüòàì, áóõãàëòåðàì, àóäèòîðàì, íàëîãîâûì èíñïåêòîðàì è äðóãèì ñïåöèàëèñòàì, äåÿòåëüíîñòü êîòîðûõ ñâÿçàíà ñ ïîñòîÿííûì èñïîëüçîâàíèåì áîëüøèõ ìàññèâîâ èíôîðìàöèè.  ïîñîáèè îïèñàíû îñíîâíûå âèäû îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè, ïðåäúÿâëÿåìîé ïðè ðåâèçèÿõ è ïðîâåðêàõ ñî ñòîðîíû íàëîãîâîé, òðóäîâîé è àðõèâíîé èíñïåêöèé, ïðè õîçÿéñòâåííûõ è òðóäîâûõ ñïîðàõ, ïðè âçàèìîäåéñòâèè ñ àðõèâíûìè ó÷ðåæäåíèÿìè â ïåðèîä ñäà÷è äîêóìåíòîâ íà õðàíåíèå â ãîñóäàðñòâåííûå è ìóíèöèïàëüíûå àðõèâû. Ìàòåðèàëû ïîñîáèÿ ïîäãîòîâëåíû â ñòðîãîì ñîîòâåòñòâèè ñ äåéñòâóþùèìè â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè çàêîíîäàòåëüíûìè àêòàìè è íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèìè äîêóìåíòàìè ïî âîïðîñàì äîêóìåíòèðîâàíèÿ è äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèé.
Äåëîâàÿ ëèòåðàòóðà áîëåå 10000 íàèìåíîâàíèé! Âñÿ äåëîâàÿ ëèòåðàòóðà Ìîñêâû ïî èçäàòåëüñêèì öåíàì. Òåë.: 518-77-42
new.p65
2
© Àíäðååâà Â.È., 2005
12.10.2004, 11:16
Ñîäåðæàíèå ÏÐÅÄÈÑËÎÂÈÅ Ê ÄÅÑßÒÎÌÓ ÈÇÄÀÍÈÞ ............................................................................................ 4 ÂÂÅÄÅÍÈÅ ............................................................................................................................................. 6 1. ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ.............................................................................................................................. 14 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.
Ïîíÿòèå è ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ ÎÐÄ......................................................................................... 14 Ðåêâèçèòû çàãîëîâî÷íîé ÷àñòè äîêóìåíòà.......................................................................... 18 Ðåêâèçèòû ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòè äîêóìåíòà ..................................................................... 37 Ðåêâèçèòû îôîðìëÿþùåé ÷àñòè äîêóìåíòà ........................................................................ 43 Òðåáîâàíèÿ ê áëàíêàì äîêóìåíòîâ ....................................................................................... 54 Ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ ïðè èñïîëüçîâàíèè òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ .............. 60
2. ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄΠÄÎÊÓÌÅÍÒΠ............................................ 63 2.1. Îðãàíèçàöèîííûå äîêóìåíòû.................................................................................................. 63 2.2. Ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû ................................................................................................ 68 2.3. Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû .............................................................................. 78
3. ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ ...................................................................................................... 85 3.1. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà............................................................................................... 85 3.2. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ .......................................................................................................... 91 3.3. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ .......................................................................................... 99
4. ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß È ÕÐÀÍÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ .......................................................................... 103 4.1. Íîìåíêëàòóðà äåë îðãàíèçàöèè ............................................................................................ 103 4.2. Ôîðìèðîâàíèå äåë .................................................................................................................... 108 4.3. Ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâ ê àðõèâíîìó õðàíåíèþ ............................................................... 112
ÏÐÈËÎÆÅÍÈß ....................................................................................................................................... 119 ÑÏÈÑÎÊ ÈÑÏÎËÜÇÎÂÀÍÍÛÕ ÈÑÒÎ×ÍÈÊΠ....................................................................................... 195
new.p65
3
12.10.2004, 11:16
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ÏÐÅÄÈÑËÎÂÈÅ ê äåñÿòîìó èçäàíèþ Ïðàêòè÷åñêîå ïîñîáèå ïîäãîòîâëåíî íà îñíîâå äåéñòâóþùèõ îáùåãîñóäàðñòâåííûõ íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ ìàòåðèàëîâ, ðåãëàìåíòèðóþùèõ äîêóìåíòàöèîííîå îáåñïå÷åíèå óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè. Ïðè ðàáîòå íàä ïîñîáèåì áûë ïðîàíàëèçèðîâàí îïûò äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè ñîâðåìåííûõ ãîñóäàðñòâåííûõ è íåãîñóäàðñòâåííûõ îðãàíèçàöèé. Ïðè ïîäãîòîâêå ïîñîáèÿ ó÷èòûâàëàñü ïðàêòèêà àðáèòðàæíûõ ñóäîâ ïðè ðàññìîòðåíèè õîçÿéñòâåííûõ ñïîðîâ è íàðîäíûõ ñóäîâ ïðè ðàññìîòðåíèè òðóäîâûõ êîíôëèêòîâ.  ïîñîáèè îòðàæåí ïîëîæèòåëüíûé îïûò îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè, îïèñàííûé â ñïåöèàëüíîé ëèòåðàòóðå. Ïðàêòè÷åñêîå ïîñîáèå ðàññ÷èòàíî â ïåðâóþ î÷åðåäü íà ðóêîâîäèòåëåé è ñîòðóäíèêîâ ïðåäïðèÿòèé, îòâåòñòâåííûõ çà îðãàíèçàöèþ äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè: ñåêðåòàðåé-ðåôåðåíòîâ, ðàáîòíèêîâ êàíöåëÿðèé, óïðàâëåíèé äåëàìè, îáùèõ è îðãàíèçàöèîííûõ îòäåëîâ, âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ. Ìàòåðèàëû ïîñîáèÿ ïðåäñòàâëÿþò èíòåðåñ äëÿ ðàáîòíèêîâ êàäðîâûõ ñëóæá, þðèñêîíñóëüòîâ, áóõãàëòåðîâ, àóäèòîðîâ, ìåíåäæåðîâ, íàëîãîâûõ èíñïåêòîðîâ è äðóãèõ ñïåöèàëèñòîâ ïðåäïðèÿòèé, ðàáîòàþùèõ ñ äîêóìåíòàöèåé. Ñïðàâî÷íîå ïîñîáèå «Äåëîïðîèçâîäñòâî» ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé èñïðàâëåííîå è äîïîëíåííîå èçäàíèå, âïåðâûå îïóáëèêîâàííîå â 1994 ã. è ïåðåèçäàâàâøååñÿ â 1995—2003 ãã. Ïîñëå ïåðâûõ èçäàíèé ìàòåðèàëîâ ïîñîáèÿ àâòîðîì áûëè ïîëó÷åíû è îáîáùåíû ìíîãî÷èñëåííûå îòêëèêè ñïåöèàëèñ-
4
new.p65
4
12.10.2004, 11:16
òîâ â îáëàñòè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ, ïðàêòè÷åñêèõ ðàáîòíèêîâ êîììåð÷åñêèõ ñòðóêòóð, à òàêæå ïðåïîäàâàòåëåé äåëîïðîèçâîäñòâà ðàçëè÷íûõ ó÷åáíûõ öåíòðîâ è êóðñîâ. Ðÿä öåííûõ ñîâåòîâ áûë ïîëó÷åí àâòîðîì îò ðàáîòíèêîâ ñëóæá äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ êîììåð÷åñêèõ áàíêîâ. Àíàëèç ïðåäëîæåíèé è çàìå÷àíèé ïîìîã àâòîðó óñòðàíèòü íåäîñòàòêè ïåðâûõ èçäàíèé, äîïîëíèòü èõ íîâîé èíôîðìàöèåé, ðàñøèðèòü ðàìêè íåêîòîðûõ ðàçäåëîâ, óòî÷íèòü îòäåëüíûå ïîíÿòèÿ è îïðåäåëåíèÿ.  öåëîì ïðàêòè÷åñêàÿ àïðîáàöèÿ ìàòåðèàëîâ ïîñîáèÿ äàëà âîçìîæíîñòü àâòîðó ñóùåñòâåííî óëó÷øèòü ñîäåðæàíèå êíèãè è ïðèáëèçèòü åå òåìàòèêó ê ðåàëüíûì óñëîâèÿì âåäåíèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà â ñîâðåìåííûõ îðãàíèçàöèÿõ.  10-ì èçäàíèè èñïðàâëåíû äîïóùåííûå ðàíåå íåòî÷íîñòè è îøèáêè. Ïîñîáèå ïðèâåäåíî â ñîîòâåòñòâèå äåéñòâóþùèì íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèì ìàòåðèàëàì â îáëàñòè äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ, ïðèíÿòûì ïîñëå âûõîäà â ñâåò ïðåäûäóùåãî äåâÿòîãî èçäàíèÿ. Åñëè Âû ïðîôåññèîíàëüíî èíòåðåñóåòåñü âîïðîñàìè äåëîïðîèçâîäñòâà, òî ðåêîìåíäóåì Âàì ïîäïèñàòüñÿ íà æóðíàëû: «Ñåêðåòàðñêîå äåëî» — ïðîôåññèîíàëüíûé æóðíàë äëÿ ìíîãî÷èñëåííûõ êàòåãîðèé ñïåöèàëèñòîâ, èñïîëüçóåìûé â êà÷åñòâå ïîñîáèÿ ïðåïîäàâàòåëÿìè, îáó÷àþùèìè ñåêðåòàðåé-ðåôåðåíòîâ; «Óïðàâëåíèå ïåðñîíàëîì» — îäíî èç âåäóùèõ èçäàíèé ïðàêòè÷åñêîé íàïðàâëåííîñòè â îáëàñòè óïðàâëåíèÿ ÷åëîâå÷åñêèìè ðåñóðñàìè, ïîäáîðà ïåðñîíàëà è ïñèõîëîãè÷åñêèõ îòíîøåíèé â áèçíåñå; «Äåëîïðîèçâîäñòâî» — æóðíàë ñ ïðîáëåìíî-òåîðåòè÷åñêèìè ñòàòüÿìè ïî äåëîïðîèçâîäñòâó.
5
new.p65
5
12.10.2004, 11:16
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ÂÂÅÄÅÍÈÅ Ïðåäëàãàåìîå ñïðàâî÷íîå ïîñîáèå ñîäåðæèò íåîáõîäèìóþ ïðåäïðèíèìàòåëþ èíôîðìàöèþ î äîêóìåíòèðîâàíèè äåÿòåëüíîñòè ñîâðåìåííîé îðãàíèçàöèè è ðàáîòå ñ äîêóìåíòàìè â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè äåéñòâóþùèõ çàêîíîäàòåëüíûõ àêòîâ è íîðìàòèâíî-ìåòîäè÷åñêèõ ìàòåðèàëîâ. Óïðàâëåíèå îðãàíèçàöèåé íåèçáåæíî òðåáóåò ñîçäàíèÿ ìíîãèõ âèäîâ óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ, áåç êîòîðûõ íåâîçìîæíî ðåøàòü çàäà÷è ïëàíèðîâàíèÿ, ôèíàíñèðîâàíèÿ, êðåäèòîâàíèÿ, áóõãàëòåðñêîãî ó÷åòà è îò÷åòíîñòè, îïåðàòèâíîãî óïðàâëåíèÿ, êàäðîâîãî îáåñïå÷åíèÿ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Òàê, êîëëåãèàëüíàÿ äåÿòåëüíîñòü ó÷ðåäèòåëåé ôèêñèðóåòñÿ â ïðîòîêîëàõ; ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äåÿòåëüíîñòü äèðåêòîðà — â ïðèêàçàõ è ðàñïîðÿæåíèÿõ ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó; ðàáîòà ðåâèçèîííûõ êîìèññèé — â àêòàõ; ïðîèçâîäñòâåííî-õîçÿéñòâåííàÿ äåÿòåëüíîñòü — â äîãîâîðàõ, êîíòðàêòàõ, êîììåð÷åñêîé ïåðåïèñêå è ò.ä. Ðóêîâîäèòåëè íåãîñóäàðñòâåííûõ è îáùåñòâåííûõ ñòðóêòóð íå âñåãäà ó÷èòûâàþò òðåáîâàíèÿ Ôåäåðàëüíîãî çàêîíà «Îá èíôîðìàöèè, èíôîðìàòèçàöèè è çàùèòå èíôîðìàöèè» îò 20 ôåâðàëÿ 1995 ã. ¹ 24-ÔÇ, ñîãëàñíî êîòîðîìó äîêóìåíòèðîâàíèå èíôîðìàöèè ÿâëÿåòñÿ îáÿçàòåëüíûì óñëîâèåì âêëþ÷åíèÿ èíôîðìàöèè â èíôîðìàöèîííûå ðåñóðñû, à ïîðÿäîê äîêóìåíòèðîâàíèÿ óñòàíàâëèâàåòñÿ îðãàíàìè ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, îòâåòñòâåííûìè çà îðãàíèçàöèþ äåëîïðîèçâîäñòâà è ñòàíäàðòèçàöèþ äîêóìåíòîâ è èõ ìàññèâîâ (ñò. 5). Èìåííî äîêóìåíòû, ò.å. çàôèêñèðîâàííàÿ íà ìàòåðèàëüíîì íîñèòåëå èíôîðìàöèÿ ñ ðåêâèçèòàìè, ïîçâîëÿþùèìè åå èäåíòèôèöèðîâàòü1, ñëóæàò îñíîâíûì äîêàçàòåëüñòâîì òîãî 1 См.: ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре деления». — М.: Издво стандартов, 1998, с. 1.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
6
new.p65
6
12.10.2004, 11:16
èëè èíîãî ôàêòà ïðè ðåøåíèè õîçÿéñòâåííûõ ñïîðîâ ñ ïàðòíåðàìè ïî áèçíåñó â àðáèòðàæíîì ñóäå èëè ïðè ðàññìîòðåíèè òðóäîâûõ êîíôëèêòîâ ñ ðàáîòíèêàìè îðãàíèçàöèè â íàðîäíîì ñóäå. Ìíîãèå âèäû óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ ïðåäïðèÿòèå îáÿçàíî ïðåäúÿâëÿòü ïðè ïðîâåðêàõ ñî ñòîðîíû Ãîñóäàðñòâåííîé íàëîãîâîé èíñïåêöèè, ïðè êîìïëåêñíûõ äîêóìåíòàëüíûõ ðåâèçèÿõ, ïðîâîäèìûõ àóäèòîðàìè. Äîêóìåíòû îðãàíèçàöèé, îòðàæàþùèå ïðîèçâîäñòâåííîõîçÿéñòâåííóþ äåÿòåëüíîñòü, ïðåäñòàâëÿþò îïðåäåëåííóþ íàó÷íî-èñòîðè÷åñêóþ öåííîñòü, îòíîñÿòñÿ ê ïàìÿòíèêàì êóëüòóðíîãî íàñëåäèÿ íàøåãî âðåìåíè, ÿâëÿþòñÿ ÷àñòüþ Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèè è ïîäëåæàò ïîñëåäóþùåìó õðàíåíèþ â ãîñóäàðñòâåííûõ è ìóíèöèïàëüíûõ àðõèâàõ. Ðóêîâîäèòåëè íåãîñóäàðñòâåííûõ è îáùåñòâåííûõ ñòðóêòóð, ÿâëÿþùèõñÿ ñîáñòâåííèêàìè äîêóìåíòîâ íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèè, äàëåêî íå âñåãäà ó÷èòûâàþò óñòàíîâëåííûå ãîñóäàðñòâîì ïðàâèëà âåäåíèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà è ïîðÿäîê ñäà÷è äîêóìåíòîâ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå. Îäíàêî â Îñíîâàõ çàêîíîäàòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè îá Àðõèâíîì ôîíäå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è àðõèâàõ2, à òàêæå â Ïîëîæåíèè îá Àðõèâíîì ôîíäå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè â ñîñòàâå Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ âûäåëÿþòñÿ äâå ÷àñòè: ãîñóäàðñòâåííàÿ è íåãîñóäàðñòâåííàÿ3. Ïîñëåäíþþ ñîñòàâëÿþò àðõèâíûå ôîíäû è àðõèâíûå äîêóìåíòû, íàõîäÿùèåñÿ â ñîáñòâåííîñòè íåãîñóäàðñòâåííûõ îáúåäèíåíèé (êîðïîðàöèé, àññîöèàöèé, àêöèîíåðíûõ îáùåñòâ), îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé è îðãàíèçàöèé, â òîì ÷èñëå ïðîôåññèîíàëüíûõ ñîþçîâ, áëàãîòâîðèòåëüíûõ è èíûõ ôîíäîâ, 2 Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российс кой Федерации и архивах. — М.: Государственная архивная служба России, 1993. 3 Основы законодательства..., с. 6.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
7
12.10.2004, 11:16
7
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ïîëèòè÷åñêèõ ïàðòèé è äâèæåíèé, ðåëèãèîçíûõ îáúåäèíåíèé è îðãàíèçàöèé, ôèçè÷åñêèõ ëèö4. Îòíåñåíèå äîêóìåíòîâ ê ñîñòàâó Àðõèâíîãî ôîíäà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè îñóùåñòâëÿåòñÿ îðãàíàìè è ó÷ðåæäåíèÿìè Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû Ðîññèè ñîâìåñòíî ñ ñîáñòâåííèêàìè ýòèõ äîêóìåíòîâ íà îñíîâàíèè ñîãëàøåíèÿ (äîãîâîðà) ïîñëå ýêñïåðòèçû èõ öåííîñòè. Ñîáñòâåííèêè äîêóìåíòîâ íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ äîëæíû ïðåäñòàâëÿòü ñâåäåíèÿ î ñâîèõ ôîíäàõ è äîêóìåíòàõ îðãàíàì è ó÷ðåæäåíèÿì Ôåäåðàëüíîé àðõèâíîé ñëóæáû ïî èõ çàïðîñàì ñ öåëüþ ãîñóäàðñòâåííîãî ó÷åòà ýòèõ äîêóìåíòîâ5. Ñîáñòâåííèêè äîêóìåíòîâ íåãîñóäàðñòâåííîé ÷àñòè Àðõèâíîãî ôîíäà ÐÔ îáÿçàíû îáåñïå÷èâàòü ïîñòîÿííîå õðàíåíèå äîêóìåíòîâ â ñîçäàâàåìûõ äëÿ ýòèõ öåëåé àðõèâàõ èëè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ îðãàíèçàöèé è ïðåäïðèÿòèé. Ýòè äîêóìåíòû íå ìîãóò áûòü óíè÷òîæåíû ñîáñòâåííèêàìè áåç ñîãëàñîâàíèÿ ñ îðãàíàìè è ó÷ðåæäåíèÿìè àðõèâíîé ñëóæáû, à ïðè ñìåíå ñîáñòâåííèêà èëè ìåñòà õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ íåîáõîäèìî èíôîðìèðîâàòü àðõèâíóþ ñëóæáó î íîâîì âëàäåëüöå èëè ìåñòå äàëüíåéøåãî õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ.  ñëó÷àå ëèêâèäàöèè íåãîñóäàðñòâåííîé ñòðóêòóðû äîêóìåíòû ïîñòóïàþò â ñîáñòâåííîñòü ãîñóäàðñòâà è ïåðåäàþòñÿ íà ïîñòîÿííîå õðàíåíèå â ó÷ðåæäåíèÿ àðõèâíîé ñëóæáû6. Ðóêîâîäèòåëè îðãàíèçàöèé íåñóò ïåðñîíàëüíóþ îòâåòñòâåííîñòü çà äîêóìåíòû, îáðàçóþùèåñÿ â îðãàíèçàöèè, è äîëæíû áûòü çíàêîìû ñ Îñíîâàìè çàêîíîäàòåëüñòâà Ðîññèè îá Àðõèâíîì ôîíäå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è àðõèâàõ. Çíàíèå âîïðîñîâ ñîâðåìåííîãî äîêóìåíòèðîâàíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè è îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòà4
Положение об Архивном фонде РФ, с. 10. Положение об Архивном фонде РФ, с. 10.—11. 6 Там же. с. 11. 5
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
8
new.p65
8
12.10.2004, 11:16
ìè ïîìîæåò ïðåäïðèíèìàòåëþ ðàáîòàòü áåç âíåøíèõ (ñ ãîñóäàðñòâåííûìè îðãàíàìè è ïàðòíåðàìè) è âíóòðåííèõ (ñ ïîä÷èíåííûìè) êîíôëèêòîâ, ñîñðåäîòî÷èâ âíèìàíèå íà ðåøåíèè çàäà÷ ïðîèçâîäñòâåííî-õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, êîíêóðåíòíîé áîðüáû, ïîëó÷åíèÿ ìàêñèìàëüíîé ïðèáûëè, ðàçâèòèÿ ïðåäïðèÿòèÿ. Óïðàâëåí÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ âêëþ÷àåò ñëåäóþùèå óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè7: ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñîçäàíèþ îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ðåîðãàíèçàöèè îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ëèêâèäàöèè îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ïðèâàòèçàöèè ãîñóäàðñòâåííûõ è ìóíèöèïàëüíûõ îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ðàñïîðÿäèòåëüíîé äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îðãàíèçàöèîííî-íîðìàòèâíîìó ðåãóëèðîâàíèþ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îïåðàòèâíî-èíôîðìàöèîííîìó ðåãóëèðîâàíèþ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, ïðåäïðèÿòèÿ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ïðèåìó íà ðàáîòó. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ïåðåâîäó íà äðóãóþ ðàáîòó. Äîêóìåíòàöèÿ ïî óâîëüíåíèþ ñ ðàáîòû. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îôîðìëåíèþ îòïóñêîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îôîðìëåíèþ ïîîùðåíèé. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îôîðìëåíèþ äèñöèïëèíàðíûõ âçûñêàíèé.
7 См.: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 93. — М.: Издво стандартов, 1995.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
9
12.10.2004, 11:16
9
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ ÁÀÍÊÎÂÑÊÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ Ïëàòåæíàÿ äîêóìåíòàöèÿ ïî áåçíàëè÷íûì ðàñ÷åòàì ÷åðåç áàíêè. Äîêóìåíòàöèÿ ïî êðåäèòíûì îïåðàöèÿì áàíêîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî êîíòðîëþ çà ðàñõîäîâàíèåì ñðåäñòâ íà îïëàòó òðóäà è âûïëàòû ñîöèàëüíî-òðóäîâûõ ðåñóðñîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îïåðàöèÿì áàíêîâ, ñâÿçàííàÿ ñ ìåæäóíàðîäíûìè ðàñ÷åòàìè. Âûõîäíàÿ äîêóìåíòàöèÿ áàíêîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî äåïîçèòàðíûì îïåðàöèÿì áàíêîâ. Ïëàòåæíàÿ äîêóìåíòàöèÿ ïî áåçíàëè÷íûì ðàñ÷åòàì ÷åðåç áàíêè — âíóòðèáàíêîâñêèå ôîðìû äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ýìèññèîííî-êàññîâûì è áþäæåòíûì îïåðàöèÿì áàíêîâ — âíóòðèáàíêîâñêèå ôîðìû äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî êîíòðîëþ çà ðàñõîäîâàíèåì ñðåäñòâ íà îïëàòó òðóäà è âûïëàòû ñîöèàëüíî-òðóäîâûõ ëüãîò (íà ïîòðåáëåíèå) — âíóòðèáàíêîâñêèå ôîðìû äîêóìåíòîâ. Âûõîäíàÿ äîêóìåíòàöèÿ áàíêîâ — âíóòðèáàíêîâñêèå ôîðìû äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî äåíåæíîìó îáðàùåíèþ — âíóòðèáàíêîâñêèå ôîðìû äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî êðåäèòíûì îïåðàöèÿì áàíêîâ — âíóòðèáàíêîâñêèå ôîðìû äîêóìåíòîâ. Áóõãàëòåðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ — âíóòðèáàíêîâñêèå ôîðìû äîêóìåíòîâ. ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ ÔÈÍÀÍÑÎÂÎÉ, Ó×ÅÒÍÎÉ È ÎÒ×ÅÒÍÎÉ ÁÓÕÃÀËÒÅÐÑÊÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ ÁÞÄÆÅÒÍÛÕ Ó×ÐÅÆÄÅÍÈÉ È ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÉ Ôèíàíñîâàÿ äîêóìåíòàöèÿ.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
10
new.p65
10
12.10.2004, 11:16
Îò÷åòíàÿ áóõãàëòåðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ áþäæåòíûõ ó÷ðåæäåíèé è îðãàíèçàöèé. Ó÷åòíàÿ áóõãàëòåðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ. ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ ÎÒ×ÅÒÍÎ-ÑÒÀÒÈÑÒÈ×ÅÑÊÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå íàöèîíàëüíûõ ñ÷åòîâ è ýêîíîìè÷åñêèõ áàëàíñîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå íàó÷íî-òåõíè÷åñêîãî ïîòåíöèàëà è èííîâàöèîííîãî ïðîãðåññà. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå òðóäà. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå ìàòåðèàëüíûõ ðåñóðñîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå ôèíàíñîâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñîöèàëüíîé ñòàòèñòèêå. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå ïðîìûøëåííîñòè. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå ñåëüñêîãî õîçÿéñòâà è çàãîòîâîê ñåëüñêîõîçÿéñòâåííîé ïðîäóêöèè. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå êàïèòàëüíîãî ñòðîèòåëüñòâà. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå âíåøíåýêîíîìè÷åñêèõ ñâÿçåé. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå ïîòðåáèòåëüñêîãî ðûíêà è åãî èíôðàñòðóêòóðû. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå òðàíñïîðòà è ñâÿçè. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñòàòèñòèêå íàáëþäåíèÿ è ðåãèñòðàöèè èçìåíåíèÿ öåí è òàðèôîâ. ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ Ó×ÅÒÍÎÉ È ÎÒ×ÅÒÍÎÉ ÁÓÕÃÀËÒÅÐÑÊÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ ÏÐÅÄÏÐÈßÒÈÉ Îò÷åòíàÿ áóõãàëòåðñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Ðåãèñòðû áóõãàëòåðñêîãî ó÷åòà. Ïåðâè÷íàÿ ó÷åòíàÿ äîêóìåíòàöèÿ.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
11
12.10.2004, 11:16
11
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ ÏÎ ÒÐÓÄÓ Äîêóìåíòàöèÿ ïî ñîñòîÿíèþ ðûíêà òðóäà. Äîêóìåíòàöèÿ ïî òðóäîâûì îòíîøåíèÿì. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ïîâûøåíèþ êâàëèôèêàöèè ðàáîòíèêîâ îðãàíîâ ïî òðóäó. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îõðàíå òðóäà. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ìèíèìàëüíûì ïîòðåáèòåëüñêèì áþäæåòàì. Äîêóìåíòàöèÿ ïî îáðàùåíèÿì â îðãàíû ïî òðóäó. ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ ÏÅÍÑÈÎÍÍÎÃÎ ÔÎÍÄÀ ÐÎÑÑÈÉÑÊÎÉ ÔÅÄÅÐÀÖÈÈ Äîêóìåíòàöèÿ ïî ó÷åòó è ðàñïðåäåëåíèþ ñðåäñòâ. Äîêóìåíòàöèÿ ïî ïëàíîâî-ýêîíîìè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè. Äîêóìåíòàöèÿ ïî êîíòðîëüíî-ïðîâåðî÷íîé äåÿòåëüíîñòè. ÓÍÈÔÈÖÈÐÎÂÀÍÍÀß ÑÈÑÒÅÌÀ ÂÍÅØÍÅÒÎÐÃÎÂÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ Îïåðàòèâíî-êîììåð÷åñêàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Òîâàðîñîïðîâîäèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Ðàñ÷åòíàÿ âíåøíåòîðãîâàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Äîêóìåíòàöèÿ, îôîðìëÿåìàÿ ïðè ââîçå (âûâîçå) òîâàðà. Òðàíñïîðòíàÿ âíåøíåòîðãîâàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Ýêñïåäèòîðñêàÿ âíåøíåòîðãîâàÿ äîêóìåíòàöèÿ. Ñðåäè ïåðå÷èñëåííûõ ñèñòåì äîêóìåíòàöèè îñîáîå ìåñòî çàíèìàåò Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè, ïðèìåíÿåìàÿ ïðè îôîðìëåíèè ðàñïîðÿäèòåëüíîé è èñïîëíèòåëüíîé äåÿòåëüíîñòè àïïàðàòà óïðàâëåíèÿ è èãðàþùàÿ îñîáóþ ðîëü ñðåäè âñåõ äðóãèõ ñèñòåì óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
12
new.p65
12
12.10.2004, 11:16
Îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ (ÎÐÄ) ôèêñèðóåò ïðèíÿòûå ðåøåíèÿ ïî àäìèíèñòðàòèâíûì âîïðîñàì è ñîçäàåòñÿ âî âñåõ ôåäåðàëüíûõ îðãàíàõ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè, â îðãàíàõ ìåñòíîãî ñàìîóïðàâëåíèÿ, íà ïðåäïðèÿòèÿõ è â îðãàíèçàöèÿõ íåçàâèñèìî îò îðãàíèçàöèîííîïðàâîâîé ôîðìû è âèäà äåÿòåëüíîñòè. Èìåííî ñ ÎÐÄ ðàáîòàþò â îñíîâíîì ñïåöèàëèñòû ñëóæá äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ.  íàñòîÿùåì ïîñîáèè ðàññìàòðèâàåòñÿ îðãàíèçàöèîííîðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äîêóìåíòàöèÿ, âêëþ÷àþùàÿ ñëåäóþùèå ãðóïïû äîêóìåíòîâ: îðãàíèçàöèîííûå äîêóìåíòû: n ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè îðãàíèçàöèè, äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ðàáîòíèêà; ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû: n ïðèêàç, ðàñïîðÿæåíèå, óêàçàíèå, ïðîòîêîë; èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû: n àêò, ïèñüìî, äîêëàäíàÿ è îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêè, ñïðàâêà, òåëåãðàììà, òåëåôîíîãðàììà è äð.  ïîñîáèè îïèñûâàþòñÿ ñîñòàâ è ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ ðåêâèçèòîâ ÎÐÄ, ïðèâîäÿòñÿ ôîðìóëÿðû îñíîâíûõ ÎÐÄ8 è ïðèìåðû èõ ñîñòàâëåíèÿ, ðàññìàòðèâàåòñÿ òåõíîëîãèÿ âåäåíèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà â îðãàíèçàöèè.
8 Под формуляром документа понимается его модель, т.е. набор присущих ему реквизитов и схема их расположения на бумажном носителе информации.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
13
12.10.2004, 11:16
13
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
1. ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ 1.1. Ïîíÿòèå è ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ ÎÐÄ Ïðè îôîðìëåíèè îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ (ïðèêàçîâ, ïðîòîêîëîâ, àêòîâ è äð.) âûïîëíÿþòñÿ òèïîâûå óïðàâëåí÷åñêèå äåéñòâèÿ, ñâÿçàííûå ñ ñîãëàñîâàíèåì, ïîäïèñàíèåì, óòâåðæäåíèåì ýòèõ äîêóìåíòîâ, ñ äîâåäåíèåì èõ äî ñâåäåíèÿ ðàáîòíèêîâ ïîä ðàñïèñêó. Ïðè ýòîì íà äîêóìåíòàõ ïðîñòàâëÿþòñÿ ñòàíäàðòíûå íàäïèñè: ïîäïèñü, ãðèô óòâåðæäåíèÿ, âèçû ñîãëàñîâàíèÿ è îçíàêîìëåíèÿ. Îòäåëüíûå íàäïèñè íàçûâàþòñÿ ðåêâèçèòàìè äîêóìåíòà è âëèÿþò íà åãî þðèäè÷åñêóþ ñèëó, â ñâÿçè ñ ÷åì òðåáóþò ïðàâèëüíîãî îôîðìëåíèÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ äåéñòâóþùèìè íîðìàòèâàìè. Âàæíî ïîä÷åðêíóòü, ÷òî ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ îòäåëüíûõ ðåêâèçèòîâ ÿâëÿþòñÿ îáùèìè äëÿ ðàçíûõ âèäîâ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ. Ñîñòàâ ðåêâèçèòîâ ÎÐÄ, òðåáîâàíèÿ ê èõ îôîðìëåíèþ è ïîðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ íà ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìàãè óñòàíîâëåíû ÃÎÑÒ Ð 6.30 – 2003 «Óíèôèöèðîâàííûå ñèñòåìû äîêóìåíòàöèè. Óíèôèöèðîâàííàÿ ñèñòåìà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîé äîêóìåíòàöèè. Òðåáîâàíèÿ ê îôîðìëåíèþ äîêóìåíòîâ». ÃÎÑÒ ââåäåí â äåéñòâèå ñ 01.07.2003 ïîñòàíîâëåíèåì Ãîññòàíäàðòà ÐÔ îò 03.03.2003 ¹ 65-ñò. Òðåáîâàíèÿ ñòàíäàðòà ÿâëÿþòñÿ ðåêîìåíäóåìûìè, îäíàêî èõ ñëåäóåò ïðèäåðæèâàòüñÿ ïðè îôîðìëåíèè ïîñòàíîâëåíèé, ðàñïîðÿæåíèé, ïðèêàçîâ, ðåøåíèé, ïðîòîêîëîâ, àêòîâ, ïèñåì è äðóãèõ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ, âêëþ÷åííûõ â ÎÊ 011-93 «Îáùåðîññèéñêèé – WWW.TOP-PERSONAL.RU
14
new.p65
14
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
êëàññèôèêàòîð óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè» (ÎÊÓÄ, êëàññ 0200000). Ïðè îôîðìëåíèè äîêóìåíòîâ èñïîëüçóþòñÿ ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: 01 – Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè; 02 – ãåðá ñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè; 03 – ýìáëåìà îðãàíèçàöèè èëè òîâàðíûé çíàê (çíàê îáñëóæèâàíèÿ; 04 – êîä îðãàíèçàöèè; 05 – îñíîâíîé ãîñóäàðñòâåííûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð (ÎÃÐÍ) þðèäè÷åñêîãî ëèöà; 06 – èäåíòèôèêàöèîííûé íîìåð íàëîãîïëàòåëüùèêà/ êîä ïðè÷èíû ïîñòàíîâêè íà ó÷åò (ÈÍÍ/ÊÏÏ); 07 – êîä ôîðìû äîêóìåíòà; 08 – íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè; 09 – ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè; 10 – íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà; 11 – äàòà äîêóìåíòà; 12 – ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà; 13 – ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà; 14 – ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèå äîêóìåíòà; 15 – àäðåñàò; 16 – ãðèô óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíòà; 17 – ðåçîëþöèÿ; 18 – çàãîëîâîê ê òåêñòó; 19 – îòìåòêà î êîíòðîëå; 20 – òåêñò äîêóìåíòà; 21 – îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ; 22 – ïîäïèñü; 23 – ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà; 24 – âèçû ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà; 25 – îòòèñê ïå÷àòè; 26 – îòìåòêà î çàâåðåíèè êîïèè; ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
15
12.10.2004, 11:16
15
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
27 – îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå; 28 – îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî; 29 – îòìåòêà î ïîñòóïëåíèè äîêóìåíòà â îðãàíèçàöèþ; 30 – èäåíòèôèêàòîð ýëåêòðîííîé êîïèè äîêóìåíòà. Ñõåìû ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ äîêóìåíòîâ íà ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìàãè ôîðìàòà À4 ïðè äâóõ ðàçëè÷íûõ ñïîñîáàõ ðàñïîëîæåíèÿ (óãëîâîì è ïðîäîëüíîì) ïîêàçàíû â ïðèëîæåíèÿõ ¹ 1 è ¹ 2. Êàæäûé äîêóìåíò èìååò èíäèâèäóàëüíûé íàáîð ðåêâèçèòîâ, îòðàæàþùèé åãî îñîáåííîñòè è íàçíà÷åíèå â óïðàâëåí÷åñêîì ïðîöåññå.  òî æå âðåìÿ îòäåëüíûå ðåêâèçèòû ÿâëÿþòñÿ àáñîëþòíî îáÿçàòåëüíûìè äëÿ êàæäîãî äîêóìåíòà íåçàâèñèìî îò åãî âèäà è ðàçíîâèäíîñòè. Îòñóòñòâèå òàêèõ ðåêâèçèòîâ â äîêóìåíòå ëèøàåò åãî þðèäè÷åñêîé ñèëû. Ê îáÿçàòåëüíûì äëÿ âñåõ ÎÐÄ ðåêâèçèòàì îòíîñÿòñÿ: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, äàòà äîêóìåíòà, ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð, òåêñò, ïîäïèñü. Äðóãèå ðåêâèçèòû îáÿçàòåëüíû äëÿ îòäåëüíûõ âèäîâ äîêóìåíòîâ. Íàïðèìåð, äëÿ ïèñåì íåîáõîäèìû: ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè, àäðåñàò, îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå, à äëÿ ïðèêàçîâ: íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà è ìåñòî åãî èçäàíèÿ. Ñðåäè îáÿçàòåëüíûõ ðåêâèçèòîâ åñòü ïîñòîÿííûå, êîòîðûå íå ìåíÿþòñÿ âîîáùå (íàïðèìåð: íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà) èëè äëèòåëüíîå âðåìÿ (íàïðèìåð: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè). Îäíàêî ìíîãèå ðåêâèçèòû íå ìîãóò áûòü ïîñòîÿííûìè è âñå âðåìÿ ìåíÿþòñÿ ïîëíîñòüþ èëè ÷àñòè÷íî (íàïðèìåð: äàòà äîêóìåíòà, çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå è äð.). Ïðè îôîðìëåíèè äîêóìåíòîâ ðåêâèçèòû ãðóïïèðóþòñÿ â ïðåäåëàõ òðåõ îñíîâíûõ ÷àñòåé, íà êîòîðûå ìîæíî óñëîâíî – WWW.TOP-PERSONAL.RU
16
new.p65
16
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ðàçäåëèòü ëþáîé äîêóìåíò: çàãîëîâî÷íàÿ, ñîäåðæàòåëüíàÿ, îôîðìëÿþùàÿ. Çàãîëîâî÷íàÿ ÷àñòü — ýòî íà÷àëî äîêóìåíòà, ãäå ñîäåðæàòñÿ ñâåäåíèÿ îá îðãàíèçàöèè (àâòîðå äîêóìåíòà) è ïåðâè÷íûå äàííûå î ñàìîì äîêóìåíòå (ðåêâèçèòû 01—16). Ñîäåðæàòåëüíàÿ ÷àñòü — ãëàâíàÿ ÷àñòü äîêóìåíòà, ðàñêðûâàþùàÿ åãî ñìûñë è íàçíà÷åíèå (ðåêâèçèòû 17—20). Îôîðìëÿþùàÿ ÷àñòü — ñîâîêóïíîñòü ðåêâèçèòîâ, ïîäòâåðæäàþùèõ ïîäëèííîñòü äîêóìåíòà è äîñòîâåðíîñòü ñîäåðæàùèõñÿ â íåì ñâåäåíèé (ðåêâèçèòû 21—24).  îôîðìëÿþùåé ÷àñòè äîêóìåíòà ðàñïîëàãàþòñÿ òàêæå âñïîìîãàòåëüíûå äåëîïðîèçâîäñòâåííûå îòìåòêè íà äîêóìåíòàõ, îáëåã÷àþùèå ðàáîòó ñ íèìè (ðåêâèçèòû 25—29). Ãëàâíîé ÷àñòüþ äîêóìåíòà, áåçóñëîâíî, ÿâëÿåòñÿ ñîäåðæàòåëüíàÿ, ò.å. òåêñò èëè òàáëèöà, àíêåòà, îòðàæàþùèå ñìûñë è öåëü äîêóìåíòà, ðàäè êîòîðûõ îí áûë ñîñòàâëåí. Îäíàêî íåëüçÿ ïðåíåáðåãàòü çàãîëîâî÷íîé è îñîáåííî îôîðìëÿþùåé ÷àñòÿìè, áëàãîäàðÿ êîòîðûì äîêóìåíò ïðèîáðåòàåò þðèäè÷åñêóþ ñèëó. Ïîäãîòîâêà ëþáîãî äîêóìåíòà, òàêèì îáðàçîì, âñåãäà ñêëàäûâàåòñÿ èç äâóõ âçàèìîñâÿçàííûõ ïðîöåññîâ: ñîñòàâëåíèå òåêñòà (ðàáîòà íàä ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòüþ) è îôîðìëåíèå äîêóìåíòà — ïðèäàíèå äîêóìåíòó þðèäè÷åñêîé ñèëû. Èçó÷åíèå ïðàêòèêè ðàáîòû ñîâðåìåííûõ îðãàíèçàöèé ïîêàçûâàåò, ÷òî äàëåêî íå êàæäûé áóìàæíûé íîñèòåëü ñ çàïèñàííîé íà íåì èíôîðìàöèåé ìîæíî íàçâàòü äîêóìåíòîì. È ãëàâíîé ïðè÷èíîé ýòîãî, êàê ïðàâèëî, ÿâëÿåòñÿ îòñóòñòâèå èëè íåâåðíîå îôîðìëåíèå îòäåëüíûõ ðåêâèçèòîâ äîêóìåíòà.  ñâÿçè ñ ýòèì êàæäûé ñïåöèàëèñò, ðàáîòàþùèé ñî ñëóæåáíûìè äîêóìåíòàìè, äîëæåí õîðîøî çíàòü ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ âñåõ íàäïèñåé íà îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ, à òàêæå ñïîñîáû ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ ÎÐÄ. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
17
12.10.2004, 11:16
17
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
1.2. Ðåêâèçèòû çàãîëîâî÷íîé ÷àñòè äîêóìåíòà Ðåêâèçèòû «Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè», «Ãåðá ñóáúåêòà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè». Èñïîëüçîâàíèå íà áëàíêàõ äîêóìåíòîâ Ãîñóäàðñòâåííîãî ãåðáà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è ãåðáîâ ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ðåãëàìåíòèðóåòñÿ ñîîòâåòñòâåííî Ôåäåðàëüíûì êîíñòèòóöèîííûì çàêîíîì «Î Ãîñóäàðñòâåííîì ãåðáå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè»1 è ïðàâîâûìè àêòàìè ñóáúåêòîâ ÐÔ. Èçîáðàæåíèå ãåðáà ðàñïîëàãàåòñÿ íà âåðõíåì ïîëå äîêóìåíòà öåíòðîâàííî îòíîñèòåëüíî íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè, íàïðèìåð:
ÀÄÌÈÍÈÑÒÐÀÖÈß ÀËÒÀÉÑÊÎÃÎ ÊÐÀß
1
Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ч. I, ст. 5021.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
18
new.p65
18
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ÃÓÁÅÐÍÀÒÎÐ ÊÀËÓÆÑÊÎÉ ÎÁËÀÑÒÈ
Äîïóñêàåòñÿ ðàçìåùàòü èçîáðàæåíèå ãåðáà íà ÷àñòè ïëîùàäè, çàíèìàåìîé ðåêâèçèòîì «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè», íàïðèìåð:
ÌÈÍÈÑÒÅÐÑÒÂÎ ÎÁÐÀÇÎÂÀÍÈß È ÍÀÓÊÈ ÐÎÑÑÈÉÑÊÎÉ ÔÅÄÅÐÀÖÈÈ
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
19
12.10.2004, 11:16
19
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Íà áëàíêàõ äîêóìåíòîâ, ñîçäàâàåìûõ â íåãîñóäàðñòâåííûõ ñòðóêòóðàõ, ãåðá íå èçîáðàæàåòñÿ. Ðåêâèçèò «Ýìáëåìà îðãàíèçàöèè èëè òîâàðíûé çíàê (çíàê îáñëóæèâàíèÿ)» Áëàíê äîêóìåíòà ìîæåò èìåòü èçîáðàæåíèå ýìáëåìû îðãàíèçàöèè, ò.å. çàðåãèñòðèðîâàííîãî â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå â Ãîñóäàðñòâåííîì ïàòåíòíîì âåäîìñòâå ÐÔ òîâàðíîãî çíàêà (çíàêà îáñëóæèâàíèÿ) îðãàíèçàöèè2. Òîâàðíûé çíàê è çíàê îáñëóæèâàíèÿ — ýòî îáîçíà÷åíèÿ, ñïîñîáíûå îòëè÷àòü ñîîòâåòñòâåííî òîâàðû è óñëóãè îäíèõ þðèäè÷åñêèõ èëè ôèçè÷åñêèõ ëèö îò îäíîðîäíûõ òîâàðîâ è óñëóã äðóãèõ þðèäè÷åñêèõ èëè ôèçè÷åñêèõ ëèö. Ïðàâîâàÿ îõðàíà òîâàðíîãî çíàêà â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ïðåäîñòàâëÿåòñÿ íà îñíîâàíèè åãî ãîñóäàðñòâåííîé ðåãèñòðàöèè. Ïðàâî íà òîâàðíûé çíàê îõðàíÿåòñÿ çàêîíîì. Òîâàðíûé çíàê ìîæåò áûòü çàðåãèñòðèðîâàí íà èìÿ þðèäè÷åñêîãî ëèöà, à òàêæå ôèçè÷åñêîãî ëèöà, îñóùåñòâëÿþùåãî ïðåäïðèíèìàòåëüñêóþ äåÿòåëüíîñòü. Íà çàðåãèñòðèðîâàííûé òîâàðíûé çíàê âûäàåòñÿ ñâèäåòåëüñòâî. Âëàäåëåö òîâàðíîãî çíàêà èìååò èñêëþ÷èòåëüíîå ïðàâî ïîëüçîâàòüñÿ è ðàñïîðÿæàòüñÿ òîâàðíûì çíàêîì, à òàêæå çàïðåùàòü åãî èñïîëüçîâàíèå äðóãèìè ëèöàìè.  êà÷åñòâå òîâàðíûõ çíàêîâ ìîãóò áûòü çàðåãèñòðèðîâàíû ñëîâåñíûå, èçîáðàçèòåëüíûå, îáúåìíûå è äðóãèå îáîçíà÷åíèÿ èëè èõ êîìáèíàöèè. Íå äîïóñêàåòñÿ ðåãèñòðàöèÿ òîâàðíûõ çíàêîâ, ñîñòîÿùèõ òîëüêî èç îáîçíà÷åíèé: q íå îáëàäàþùèõ ðàçëè÷èòåëüíîé ñïîñîáíîñòüþ; q ïðåäñòàâëÿþùèõ ñîáîé ãîñóäàðñòâåííûå ãåðáû, ôëàãè è ýìáëåìû, îôèöèàëüíûå íàçâàíèÿ ãîñóäàðñòâ, ýìáëåìû, ñîêðà2 См.: Федеральный закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наиме нованиях мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 35201.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
20
new.p65
20
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ùåííûå èëè ïîëíûå íàèìåíîâàíèÿ ìåæäóíàðîäíûõ ìåæïðàâèòåëüñòâåííûõ îðãàíèçàöèé, îôèöèàëüíûå êîíòðîëüíûå, ãàðàíòèéíûå è ïðîáèðíûå êëåéìà, ïå÷àòè, íàãðàäû è äðóãèå çíàêè îòëè÷èÿ èëè ñõîäíûõ ñ íèìè äî ñòåïåíè ñìåøåíèÿ. Òàêèå îáîçíà÷åíèÿ ìîãóò áûòü âêëþ÷åíû êàê íåîõðàíÿåìûå ýëåìåíòû â òîâàðíûé çíàê, åñëè íà ýòî èìååòñÿ ñîãëàñèå ñîîòâåòñòâóþùåãî êîìïåòåíòíîãî îðãàíà èëè èõ âëàäåëüöà; q âîøåäøèõ âî âñåîáùåå óïîòðåáëåíèå êàê îáîçíà÷åíèÿ òîâàðîâ îïðåäåëåííîãî âèäà; q ÿâëÿþùèõñÿ îáùåïðèíÿòûìè ñèìâîëàìè è òåðìèíàìè; q óêàçûâàþùèõ íà âèä, êà÷åñòâî, êîëè÷åñòâî, ñâîéñòâà, íàçíà÷åíèå, öåííîñòü òîâàðîâ, à òàêæå íà ìåñòî è âðåìÿ èõ ïðîèçâîäñòâà èëè ñáûòà. Íå äîïóñêàåòñÿ ðåãèñòðàöèÿ â êà÷åñòâå òîâàðíûõ çíàêîâ èëè èõ ýëåìåíòîâ îáîçíà÷åíèé: 3 ÿâëÿþùèõñÿ ëîæíûìè èëè ñïîñîáíûìè ââåñòè â çàáëóæäåíèå ïîòðåáèòåëÿ îòíîñèòåëüíî òîâàðà èëè åãî èçãîòîâèòåëÿ; 3 ïðîòèâîðå÷àùèõ îáùåñòâåííûì èíòåðåñàì, ïðèíöèïàì ãóìàííîñòè è ìîðàëè. Íå ìîãóò áûòü çàðåãèñòðèðîâàíû â êà÷åñòâå òîâàðíûõ çíàêîâ îáîçíà÷åíèÿ, òîæäåñòâåííûå èëè ñõîäíûå äî ñòåïåíè èõ ñìåøåíèÿ: q ñ òîâàðíûìè çíàêàìè, ðàíåå çàðåãèñòðèðîâàííûìè èëè çàÿâëåííûìè íà ðåãèñòðàöèþ â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè íà èìÿ äðóãîãî ëèöà â îòíîøåíèè îäíîðîäíûõ òîâàðîâ; q ñ òîâàðíûìè çíàêàìè äðóãèõ ëèö, îõðàíÿåìûìè áåç ðåãèñòðàöèè â ñèëó ìåæäóíàðîäíûõ äîãîâîðîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè; q ñ íàèìåíîâàíèÿìè ìåñò ïðîèñõîæäåíèÿ òîâàðîâ, îõðàíÿåìûìè â ñîîòâåòñòâèè ñ çàêîíîì Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, êðîìå ñëó÷àåâ, êîãäà îíè âêëþ÷åíû êàê íåîõðàíÿåìûé ýëåìåíò â òîâàðíûé çíàê, ðåãèñòðèðóåìûé íà èìÿ ëèöà, èìåþùåãî ïðàâî ïîëüçîâàíèÿ òàêèì íàèìåíîâàíèåì; ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
21
12.10.2004, 11:16
21
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
q ñ ñåðòèôèêàöèîííûìè çíàêàìè, çàðåãèñòðèðîâàííûìè â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå. Íå ðåãèñòðèðóþòñÿ â êà÷åñòâå òîâàðíûõ çíàêîâ îáîçíà÷åíèÿ, âîñïðîèçâîäÿùèå: 3 èçâåñòíûå íà òåððèòîðèè Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ôèðìåííûå íàèìåíîâàíèÿ (èëè èõ ÷àñòü), ïðèíàäëåæàùèå äðóãèì ëèöàì, ïîëó÷èâøèì ïðàâî íà ýòè íàèìåíîâàíèÿ ðàíåå äàòû ïîñòóïëåíèÿ çàÿâêè íà òîâàðíûé çíàê â îòíîøåíèè îäíîðîäíûõ òîâàðîâ; 3 ïðîìûøëåííûå îáðàçöû, ïðàâà íà êîòîðûå â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ïðèíàäëåæàò äðóãèì ëèöàì; 3 íàçâàíèÿ èçâåñòíûõ â Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè ïðîèçâåäåíèé íàóêè, ëèòåðàòóðû è èññêóñòâà, ïåðñîíàæè èç íèõ èëè öèòàòû, ïðîèçâåäåíèÿ èñêóññòâà èëè èõ ôðàãìåíòû áåç ñîãëàñèÿ îáëàäàòåëÿ àâòîðñêîãî ïðàâà èëè åãî ïðàâîïðååìíèêîâ; 3 ôàìèëèè, èìåíà, ïñåâäîíèìû è ïðîèçâîäíûå îò íèõ, ïîðòðåòû è ôàêñèìèëå èçâåñòíûõ ëèö áåç ñîãëàñèÿ òàêèõ ëèö, èõ íàñëåäíèêîâ, ñîîòâåòñòâóþùåãî êîìïåòåíòíîãî îðãàíà..., åñëè ýòè îáîçíà÷åíèÿ ÿâëÿþòñÿ äîñòîÿíèåì èñòîðèè è êóëüòóðû Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. Ýìáëåìà ðàñïîëàãàåòñÿ íà âåðõíåì ïîëå äîêóìåíòà öåíòðîâàííî îòíîñèòåëüíî íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè, íàïðèìåð:
ÎÎÎ «ÝËÅÊÒÐÎÍ»
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
22
new.p65
22
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ÇÀÎ «ÄÎÌÎÑÒÐÎÈÒÅËÜÍÛÉ ÊÎÌÁÈÍÀÒ»
Äîïóñêàåòñÿ ðàñïîëàãàòü èçîáðàæåíèÿ ýìáëåìû íà ÷àñòè ïëîùàäè, çàíèìàåìîé ðåêâèçèòîì «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè», à òàêæå íà ëåâîì ïîëå äîêóìåíòà íà óðîâíå ðåêâèçèòà «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè», à òàêæå íà ëåâîì ïîëå äîêóìåíòà íà óðîâíå ðåêâèçèòà «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè», íàïðèìåð:
ÇÀÎ «ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÎÍÍÛÅ ÒÅÕÍÎËÎÃÈÈ»
Ïðè íàëè÷èè íà áëàíêå ãåðáà ýìáëåìà íå âîñïðîèçâîäèòñÿ. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
23
12.10.2004, 11:16
23
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ðåêâèçèò «Êîä îðãàíèçàöèè» Êîäû, ïðîñòàâëÿåìûå íà äîêóìåíòàõ, ÿâëÿþòñÿ ýëåìåíòàìè èõ ýëåêòðîííîé èäåíòèôèêàöèè è ñëóæàò äëÿ óñêîðåíèÿ ïåðåäà÷è äîêóìåíòèðîâàííîé èíôîðìàöèè ïî êàíàëàì ýëåêòðîííîé ñâÿçè, ñîêðàùàÿ êîëè÷åñòâî âîçìîæíûõ îøèáîê ïðè ïåðåäà÷å äàííûõ. Êîä îðãàíèçàöèè ïðîñòàâëÿåòñÿ ïî Îáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé (ÎÊÏÎ). Êîä ïî ÎÊÏÎ èìåþò âñå çàðåãèñòðèðîâàííûå ïðåäïðèÿòèÿ è îðãàíèçàöèè. Ýòîò êîä ìîæåò áûòü çàðàíåå ïðîñòàâëåí íà äîêóìåíòå, íàïðèìåð, ïðè èçãîòîâëåíèè áëàíêà ýòîãî äîêóìåíòà òèïîãðàôñêèì ñïîñîáîì. Ðåêâèçèò «Îñíîâíîé ãîñóäàðñòâåííûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð» Îñíîâíîé ãîñóäàðñòâåííûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð (ÎÃÐÍ) þðèäè÷åñêîãî ëèöà ïðîñòàâëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ äîêóìåíòàìè, âûäàâàåìûìè íàëîãîâûìè îðãàíàìè. Ðåêâèçèò «Èäåíòèôèêàöèîííûé íîìåð íàëîãîïëàòåëüùèêà/êîä ïðè÷èíû ïîñòàíîâêè íà ó÷åò» Èäåíòèôèêàöèîííûé íîìåð íàëîãîïëàòåëüùèêà/êîä ïðè÷èíû ïîñòàíîâêè íà ó÷åò (ÈÍÍ/ÊÏÏ) ïðîñòàâëÿåòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ äîêóìåíòàìè, âûäàâàåìûìè íàëîãîâûìè îðãàíàìè. Ðåêâèçèò «Êîä ôîðìû äîêóìåíòà» Êîä ôîðìû äîêóìåíòà ïðîñòàâëÿåòñÿ ïî Îáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (ÎÊÓÄ) òîëüêî íà äîêóìåíòàõ, èìåþùèõ óíèôèöèðîâàííóþ ôîðìó, íàçâàíèå êîòîðîé âêëþ÷åíî â êëàññèôèêàòîð óïðàâëåí÷åñêîé äîêóìåíòàöèè (êëàññ 02000000)3. 3 См.: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 93. – М.: Издво стандартов, 1995.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
24
new.p65
24
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Ðåêâèçèò «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè» Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè óêàçûâàåòñÿ â äîêóìåíòàõ â ïîëíîì ñîîòâåòñòâèè ñ íàèìåíîâàíèåì, çàêðåïëåííûì â ó÷ðåäèòåëüíûõ äîêóìåíòàõ, âêëþ÷àÿ ñîêðàùåííîå íàèìåíîâàíèå è íàèìåíîâàíèå íà èíîñòðàííîì ÿçûêå. Ïðè íàëè÷èè ñîêðàùåííîãî íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè ñíà÷àëà óêàçûâàåòñÿ ïîëíîå íàèìåíîâàíèå, à çàòåì, íèæå èëè çà íèì, ñîêðàùåííîå (â ñêîáêàõ), íàïðèìåð: ÌÎÑÊÎÂÑÊÈÉ ÓÍÈÂÅÐÑÈÒÅÒ ÝÊÎÍÎÌÈÊÈ È ÏÐÀÂÀ (ÌÓÝÏ)
Ïðè íàëè÷èè íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè íà èíîñòðàííîì ÿçûêå ðàçðàáàòûâàåòñÿ äâóÿçû÷íûé áëàíê, íàïðèìåð: Óðàëüñêîå ìåæðåãèîíàëüíîå îòäåëåíèå îáùåñòâåííîé îðãàíèçàöèè – îáùåñòâî "Çíàíèå" Ðîññèè Óðàëî-Ñèáèðñêèé Äîì çíàíèé
Ural-Siberian House of Knowledge, Scientific and Technical Propaganda Of the "Knowledge" society of Russia
óë. Ïëåõàíîâà, 32, ã. ×åëÿáèíñê, 454000 Òåë.: (3512) 37-83-15 Ôàêñ: (3512) 37-83-15, 33-94-02 E-mail:
[email protected]
32 Plekhanov St., Chelyabinsk, Russia, 454000, UHESTP tel.: (3512) 37-83-15 fax: (3512) 37-83-15, 33-94-02 E-mail:
[email protected]
Äâóÿçû÷íûå áëàíêè, íà ðóññêîì è íàöèîíàëüíîì ÿçûêàõ, ïðèíÿòû äëÿ îðãàíèçàöèé — ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
25
12.10.2004, 11:16
25
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïðè íàëè÷èè ó ïðåäïðèÿòèÿ, ó÷ðåæäåíèÿ âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè åå íàèìåíîâàíèå, ïîëíîå èëè ñîêðàùåííîå, óêàçûâàþò âûøå íàèìåíîâàíèÿ ïðåäïðèÿòèÿ, íàïðèìåð: ÖÅÍÒÐÎÑÎÞÇ ÐÔ Ìîñêîâñêèé óíèâåðñèòåò ïîòðåáèòåëüñêîé êîîïåðàöèè (ÌÓÏÊ)
Ðåêâèçèò «Ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè» Ýòîò ðåêâèçèò èñïîëüçóåòñÿ òîëüêî ïðè ïåðåïèñêå è íå ïðîñòàâëÿåòñÿ íà âíóòðåííèõ äîêóìåíòàõ. Ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè íåîáõîäèìû äëÿ ïî÷òîâîé, òåëåãðàôíîé, òåëåôîííîé, ýëåêòðîííîé ñâÿçè ñ îðãàíèçàöèåé, à òàêæå äëÿ âûïîëíåíèÿ ðàñ÷åòíî-äåíåæíûõ îïåðàöèé â áàíêå, ñ÷åò êîòîðîãî óêàçàí íà äîêóìåíòå. Ïî÷òîâûé è òåëåãðàôíûé àäðåñà îôîðìëÿþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè Ïðàâèë îêàçàíèÿ óñëóã ïî÷òîâîé ñâÿçè, óòâåðæäåííûõ Ïîñòàíîâëåíèåì Ïðàâèòåëüñòâà ÐÔ îò 26 ñåíòÿáðÿ 2000 ã. ¹ 725.  ïî÷òîâûõ àäðåñàõ íå äîëæíî áûòü ñîêðàùåííûõ íàçâàíèé, óñëîâíûõ áóêâ, öèôð èëè êàêèõ-ëèáî çíàêîâ. Ïðè ýòîì äîëæåí ñîáëþäàòüñÿ ñëåäóþùèé ïîðÿäîê íàïèñàíèÿ àäðåñà àäðåñàòà: q íàèìåíîâàíèå àäðåñàòà (ôàìèëèÿ, èìÿ, îò÷åñòâî äëÿ ôèçè÷åñêèõ ëèö); q íàçâàíèå óëèöû, íîìåð äîìà, íîìåð êâàðòèðû; q íàçâàíèå íàñåëåííîãî ïóíêòà (ãîðîäà, ïîñåëêà è ò.ï.); q íàçâàíèå îáëàñòè, êðàÿ, àâòîíîìíîãî îêðóãà (îáëàñòè), ðåñïóáëèêè; – WWW.TOP-PERSONAL.RU
26
new.p65
26
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
q ñòðàíà (äëÿ ìåæäóíàðîäíûõ ïî÷òîâûõ îòïðàâëåíèé); q ïî÷òîâûé èíäåêñ. Â òàêîì æå ïîðÿäêå ïðîèçâîäèòñÿ íàïèñàíèå àäðåñà îòïðàâèòåëÿ, íàïðèìåð: ÇÀÎ «ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÎÍÍÛÅ ÒÅÕÍÎËÎÃÈÈ» ïð. Ìèðà, 181, Ìîñêâà, 112281 Äëÿ îïåðàòèâíîé ñâÿçè èñïîëüçóþòñÿ íîìåðà òåëåôîíà, òåëåôàêñà, òåëåòàéïà, òåëåêñà, ýëåêòðîííîé ïî÷òû, íàïðèìåð: ÇÀÎ «ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÎÍÍÛÅ ÒÅÕÍÎËÎÃÈÈ» ïð. Ìèðà, 181, Ìîñêâà, 112281 Òåë. 183-15-01, ôàêñ 183-18-36 E-mail:
[email protected] Áàíêîâñêèå ðåêâèçèòû íåîáõîäèìû òîëüêî íà ïèñüìàõ ïî âîïðîñàì ðàñ÷åòíî-äåíåæíûõ îïåðàöèé, íàïðèìåð íà ãàðàíòèéíûõ ïèñüìàõ: ÇÀÎ «ÈÍÔÎÐÌÀÖÈÎÍÍÛÅ ÒÅÕÍÎËÎÃÈÈ» ïð. Ìèðà, 181, Ìîñêâà, 112281 Òåë. 183-15-01, ôàêñ 183-18-36 E-mail:
[email protected] ð/ñ 40705360438080100248 â Íàãîðíîì ÎÑÁ 8171/0602 â ÌÁ ÀÊ ÑÁ ÐÔ ã. Ìîñêâà ÁÈÊ 048528342 êîð/ñ÷ 30109510600000000342 Ðåêâèçèò «Íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà» Íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà (ïðèêàç, àêò, ñïðàâêà, äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ è ò.ä.) óêàçûâàåòñÿ íà âñåõ ñëóæåáíûõ äîêóìåíòàõ, êðîìå ïèñåì. Íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà ïèøåòñÿ ïîñëå íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè ïðîïèñÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
27
12.10.2004, 11:16
27
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
íûìè áóêâàìè â ñîîòâåòñòâèè ñ íàèìåíîâàíèÿìè âèäîâ äîêóìåíòîâ, ïðåäóñìîòðåííûìè ÓÑÎÐÄ è ÎÊÓÄ (êëàññ 0200000). Íàèìåíîâàíèÿ âñåõ âèäîâ èñïîëüçóåìûõ äîêóìåíòîâ öåëåñîîáðàçíî ïåðå÷èñëèòü â Òàáåëå ôîðì äîêóìåíòîâ, ïðèìåíÿåìûõ â îðãàíèçàöèè, ñãðóïïèðîâàâ èõ ïî óïðàâëåí÷åñêèì ôóíêöèÿì. Ðàçðàáîòêà Òàáåëÿ ñïîñîáñòâóåò óïîðÿäî÷åíèþ ïðîöåññà äîêóìåíòèðîâàíèÿ óïðàâëåí÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè è ïîçâîëÿåò èñêëþ÷èòü ïðèìåíåíèå â îðãàíèçàöèè âèäîâ äîêóìåíòîâ, íå ñîîòâåòñòâóþùèõ åå îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâîé ôîðìå èëè íàïðàâëåíèÿì äåÿòåëüíîñòè. Ôîðìà Òàáåëÿ ðàçðàáàòûâàåòñÿ îðãàíèçàöèåé.  Òàáåëü ìîãóò âõîäèòü, íàïðèìåð, ñëåäóþùèå ãðàôû: ‹ ç‡ËÏÂ- чڇ äÂÏ äÓ‰ ÔÓ Í·Òn/n ÌÓ‚‡- ÛÚ‚Â- ÛÚ‚Â- ÒËÙË͇ÚÓÛ ÌË ʉÂ- ʉÂ̇ „ÓÒÛ- ÎÓ͇ÙÓÏ˚ ÌËfl ‰‡ÒÚ- θÌÓ‚ÂÌÏÛ ÌÓÏÛ 1 2 3 4 5 6
鄇- èÂËÓ- éÚ‚ÂÚ- èËÏÂÌ˘Â- ‰Ë˜- ÒÚ‚ÂÌ- ˜‡ÌË ÌË ÌÓÒÚ¸ Ì˚È Á‡ ‰ÓÒÚÛ- ËÁ‰‡- ËÁ‰‡Ô‡ ÌËfl ÌË 7
8
9
10
Ðåêâèçèò «Äàòà äîêóìåíòà» Äàòû ïîäïèñàíèÿ, óòâåðæäåíèÿ, ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà, à òàêæå äàòû, ñîäåðæàùèåñÿ â òåêñòå, îôîðìëÿþò öèôðîâûì ñïîñîáîì. Ýëåìåíòû äàòû ïðèâîäÿò àðàáñêèìè öèôðàìè â îäíîé ñòðîêå â ñëåäóþùåé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè: äåíü ìåñÿöà, ìåñÿö, ãîä.  ñîîòâåòñòâèè ñ ìåæäóíàðîäíûìè ñòàíäàðòàìè ýëåìåíòû äàòû ìîãóò èìåòü äðóãóþ ïîñëåäîâàòåëüíîñòü: ãîä, ìåñÿö, ÷èñëî. Äåíü ìåñÿöà è ìåñÿö îôîðìëÿþòñÿ äâóìÿ ïàðàìè àðàáñêèõ öèôð, ðàçäåëåííûìè òî÷êîé, à ãîä îáîçíà÷àåòñÿ ÷åòûðüìÿ öèôðàìè, íàïðèìåð: 28.08.2005
èëè
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
28
new.p65
2005.08.28
28
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Äëÿ îáîçíà÷åíèÿ äíåé ìåñÿöà è ìåñÿöåâ âñåãäà èñïîëüçóþòñÿ èìåííî ïàðû öèôð, à íå îäíà öèôðà, ò.å. äëÿ ÷èñåë ìåñÿöà ñ 1 ïî 9 è äëÿ ìåñÿöåâ ñ ÿíâàðÿ ïî ñåíòÿáðü â äàòàõ äîáàâëÿåòñÿ 0, íàïðèìåð: 01.09.2005 Ïîñëå íàïèñàíèÿ äàòû öèôðîâûì ñïîñîáîì íå ñòàâèòñÿ áóêâà «ã» ñ òî÷êîé èëè ïðîñòî òî÷êà çà èñêëþ÷åíèåì ñëó÷àÿ, êîãäà äàòîé çàêàí÷èâàåòñÿ ïðåäëîæåíèå, ò.ê. â êîíöå ïðåäëîæåíèÿ âñåãäà ñòàâèòñÿ òî÷êà. Äîïóñêàåòñÿ ñëîâåñíî-öèôðîâîé ñïîñîá îôîðìëåíèÿ äàòû, ïðè êîòîðîì ïîñëå öèôð, îáîçíà÷àþùèõ ãîä, îáÿçàòåëüíî ñòàâèòñÿ áóêâà «ã» ñ òî÷êîé èëè ñëîâî «ãîä», íàïðèìåð: 15 ìàðòà 2005 ã.
28 äåêàáðÿ 2005 ãîäà
Ïðè ñëîâåñíî-öèôðîâîì ñïîñîáå èçîáðàæåíèÿ äàò îáÿçàòåëüíî äîáàâëåíèå 0 äëÿ ÷èñåë ñ 1 ïî 9, íàïðèìåð: 08 äåêàáðÿ 2005 ã. Ïðè äàòèðîâàíèè ñëóæåáíûõ äîêóìåíòîâ íå äîïóñêàåòñÿ óïîòðåáëåíèå ðèìñêèõ öèôð. Âî ìíîãèõ ñîâðåìåííûõ îðãàíèçàöèÿõ ìîæíî íàáëþäàòü ðàñïðîñòðàíåííóþ îøèáêó ïðè äàòèðîâàíèè äîêóìåíòîâ: äàòó íà äîêóìåíòå (íàïðèìåð, íà ïðèêàçå èëè ïèñüìå) ïå÷àòàþò ïðè åãî èçãîòîâëåíèè. Îäíàêî äàòó íà äîêóìåíòå ïðîñòàâëÿåò äîëæíîñòíîå ëèöî, ïîäïèñûâàþùåå äîêóìåíò, íåïîñðåäñòâåííî ïðè ïîäïèñàíèè. Ïðè ýòîì äîïóñêàåòñÿ íàïå÷àòàòü â ïðîåêòå äîêóìåíòà îáîçíà÷åíèå ìåñÿöà è ãîäà, à ÷èñëî ïðîñòàâëÿåòñÿ îò ðóêè ïðè ïîäïèñàíèè äîêóìåíòà. Âìåñòå ñ òåì ñëåäóåò îòìåòèòü, ÷òî â äîêóìåíòàõ, ôèêñèðóþÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
29
12.10.2004, 11:16
29
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ùèõ ðàáîòó êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ (â ïðîòîêîëàõ, àêòàõ è äð.), äàòà ïå÷àòàåòñÿ íà äîêóìåíòàõ ïðè èõ îôîðìëåíèè. Ðåêâèçèò «Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà» Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð ïðèñâàèâàåòñÿ êàæäîìó èñõîäÿùåìó, âíóòðåííåìó è âõîäÿùåìó äîêóìåíòó ïðè åãî ðåãèñòðàöèè â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðèíÿòîé ñèñòåìîé èíäåêñàöèè, îñíîâó êîòîðîé ñîñòàâëÿåò ïîðÿäêîâûé íîìåð äîêóìåíòà.  çàâèñèìîñòè îò êîíêðåòíîãî ðåãèñòðàöèîííîãî ìàññèâà äîêóìåíòîâ ê ïîðÿäêîâîìó íîìåðó ìîãóò äîáàâëÿòüñÿ äðóãèå ñîñòàâíûå ÷àñòè, íàïðèìåð: ïðè ðåãèñòðàöèè ñëóæåáíûõ ïèñåì ê ïîðÿäêîâîìó íîìåðó äîáàâëÿåòñÿ èíäåêñ äåëà ïî íîìåíêëàòóðå äåë. Äîêóìåíòû, ïîäãîòîâëåííûå ñîâìåñòíî íåñêîëüêèìè îðãàíèçàöèÿìè, èìåþò ñëîæíûå íîìåðà, ñîñòîÿùèå èç ðåãèñòðàöèîííûõ íîìåðîâ êàæäîé èç ýòèõ îðãàíèçàöèé, ïðîñòàâëåííûõ ÷åðåç êîñóþ ÷åðòó4. Ðåêâèçèò «Ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà» Ðåêâèçèò ïðîñòàâëÿåòñÿ òîëüêî íà îòâåòíûõ èñõîäÿùèõ ïèñüìàõ è âêëþ÷àåò ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà, íà êîòîðûé äàåòñÿ îòâåò, íàïðèìåð: Íà ¹ 301/07-15 îò 21.04.2005 Ðåêâèçèò «Ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà» Â êàæäîì äîêóìåíòå äîëæíî áûòü óêàçàíî ìåñòî åãî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ, ò.å. íàçâàíèå ìåñòíîñòè, òåððèòîðèè, ãäå áûë ñîçäàí äîêóìåíò.  ñëóæåáíûõ ïèñüìàõ ýòà èíôîðìàöèÿ ñîäåðæèòñÿ â ñïðàâî÷íûõ äàííûõ îá îðãàíèçàöèè, â äðóãèõ äîêóìåíòàõ — 4 Подробнее о регистрационных номерах документов см. раздел 3.2 настояще го издания.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
30
new.p65
30
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ìîæåò âõîäèòü â ðåêâèçèò «Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè», íàïðèìåð: ÇÀÎ «Ìîñêîâñêèé òðèêîòàæ» ÎÀÎ «Ðÿçàíñêèé õëåáîçàâîä» Â äðóãèõ ñëó÷àÿõ ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ ñïåöèàëüíî óêàçûâàþò â äîêóìåíòàõ ñ ó÷åòîì àäìèíèñòðàòèâíîòåððèòîðèàëüíîãî äåëåíèÿ, íàïðèìåð: Ìîñêâà ã. Ïîäîëüñê Ìîñêîâñêîé îáë. ïîñ. Ñòðîèòåëü Ìûòèùèíñêîãî ð-íà Ìîñêîâñêîé îáë. Àäìèíèñòðàòèâíî-òåððèòîðèàëüíîå äåëåíèå ñòðàíû, ò.å. íàèìåíîâàíèå îáëàñòåé, êðàåâ, ðàéîíîâ, íåîáõîäèìî ó÷èòûâàòü â ñâÿçè ñ âîçìîæíûì ïîâòîðåíèåì íàèìåíîâàíèé íåêîòîðûõ íàñåëåííûõ ïóíêòîâ â ðàçëè÷íûõ ðåãèîíàõ, íàïðèìåð: ã. Êðàñíîãîðñê Ìîñêîâñêîé îáë. ã. Êðàñíîãîðñê ×åëÿáèíñêîé îáë. ã. Êðàñíîãîðñê Ñàõàëèíñêîé îáë. ã. Êðàñíîãîðñê Àëòàéñêîãî êð. Åñëè ìåñòî íàõîæäåíèÿ îðãàíèçàöèè è ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ äîêóìåíòà íå ñîâïàäàþò, òî óêàçûâàåòñÿ ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ äîêóìåíòà. Ðåêâèçèò «Àäðåñàò» Äîêóìåíòû àäðåñóþòñÿ îðãàíèçàöèÿì, èõ ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì èëè êîíêðåòíîìó äîëæíîñòíîìó ëèöó. Íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè è åå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ óêàçûâàþò â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå, íàïðèìåð: Óðàëüñêèé óíèâåðñèòåò óïðàâëåíèÿ è ïðàâà ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
31
12.10.2004, 11:16
31
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ ÎÎÎ «Êîíòàêò» Îòäåë êàäðîâ
Íå äîïóñêàåòñÿ àäðåñîâàíèå òèïà: «Ïðåäïðèÿòèþ «Êîíòàêò» èëè «Â ôèðìó «Ìàÿê». Ïðè àäðåñîâàíèè äîêóìåíòà äîëæíîñòíîìó ëèöó èíèöèàëû óêàçûâàþòñÿ ïåðåä ôàìèëèåé: ÇÀÎ «Ñòðîéäåòàëü» Ãëàâíîìó ñïåöèàëèñòó À.Ñ. Ñìèðíîâó Ïðè àäðåñîâàíèè äîêóìåíòà ðóêîâîäèòåëþ îðãàíèçàöèè íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè âõîäèò â ñîñòàâ íàèìåíîâàíèÿ äîëæíîñòè àäðåñàòà, íàïðèìåð: Äèðåêòîðó ÎÎÎ «Ýòàëîí» È.Í. Èâàíîâó Óêàçàííûé ïîðÿäîê àäðåñîâàíèÿ ðàñïðîñòðàíÿåòñÿ òàêæå íà âíóòðåííþþ ïåðåïèñêó îðãàíèçàöèè, ò.å. ïðè ïîäãîòîâêå äîêëàäíûõ è îáúÿñíèòåëüíûõ çàïèñîê íà èìÿ ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè èëè ðóêîâîäèòåëåé ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Åñëè äîêóìåíò îòïðàâëÿþò â íåñêîëüêî îäíîðîäíûõ îðãàíèçàöèé, èõ óêàçûâàþò îáîáùåííî, íàïðèìåð: Äèðåêòîðàì ìàøèíîñòðîèòåëüíûõ çàâîäîâ Ïðè îòïðàâêå äîêóìåíòà â ðàçíûå îðãàíèçàöèè ðåêâèçèò «Àäðåñàò» íå äîëæåí ñîäåðæàòü áîëåå 4 àäðåñîâ. Ñëîâî «Êîïèÿ» ïåðåä âòîðûì, òðåòüèì è ÷åòâåðòûì àäðåñîì íå ïèøåòñÿ. Ïðè íàïðàâëåíèè äîêóìåíòà áîëåå ÷åì â 4 àäðåñà ñîñòàâëÿåòñÿ ñïèñîê ðàññûëêè, è íà êàæäîì äîêóìåíòå óêàçûâàåòñÿ òîëüêî îäèí àäðåñàò. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
32
new.p65
32
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
 ñîñòàâ ðåêâèçèòà «Àäðåñàò» ìîæåò âõîäèòü ïî÷òîâûé àäðåñ. Àäðåñ íå ïðîñòàâëÿåòñÿ íà äîêóìåíòàõ, íàïðàâëÿåìûõ â ïðàâèòåëüñòâåííûå ó÷ðåæäåíèÿ è ïîñòîÿííûì êîððåñïîíäåíòàì. Ïðè àäðåñîâàíèè äîêóìåíòîâ â äðóãèå îðãàíèçàöèè ïî÷òîâûé àäðåñ óêàçûâàåòñÿ ïîñëå íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè, äîëæíîñòè, ôàìèëèè, â ñîîòâåòñòâèè ñ Ïðàâèëàìè îêàçàíèÿ óñëóã ïî÷òîâîé ñâÿçè, íàïðèìåð: Äèðåêòîðó ÇÀÎ «ßíòàðü» Î.Í. Ïåòðîâó óë. Ìèðà, ä. 7, ã. Ïåðìü, 413425 Àäðåñ îáÿçàòåëüíî ïðîñòàâëÿåòñÿ íà äîêóìåíòàõ, íàïðàâëÿåìûõ ÷àñòíîìó ëèöó, íàïðèìåð: Êðàñîâîé À.Þ. óë. Áîéöîâàÿ, ä. 5, êâ. 3, ã. Õèìêè, Ìîñêîâñêàÿ îáë., 148012 Äîïóñêàåòñÿ öåíòðèðîâàòü êàæäóþ ñòðîêó ðåêâèçèòà «Àäðåñàò» ïî îòíîøåíèþ ê ñàìîé äëèííîé ñòðîêå, íàïðèìåð: Ãåíåðàëüíîìó äèðåêòîðó ÇÀÎ «Êîíòàêò» Ä.È. Ïðåîáðàæåíñêîìó Ðåêòîðó Ìîñêîâñêîãî óíèâåðñèòåòà ýêîíîìèêè è ïðàâà ïðîô. Àíèêèíó Ñ.À. Âûáèðàÿ ôîðìó àäðåñîâàíèÿ äîêóìåíòà (â îðãàíèçàöèþ èëè äîëæíîñòíîìó ëèöó), ñëåäóåò ó÷èòûâàòü, ÷òî îáðàùåíèå ê êîíêðåòíîìó äîëæíîñòíîìó ëèöó ñïîñîáñòâóåò óñêîðåÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
33
12.10.2004, 11:16
33
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
íèþ äâèæåíèÿ äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè-ïîëó÷àòåëå ïðè èõ îáðàáîòêå. Ðåêâèçèò «Ãðèô óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíòà» Ãðèô óòâåðæäåíèÿ ïðîñòàâëÿåòñÿ íà äîêóìåíòàõ, òðåáóþùèõ äîïîëíèòåëüíîãî óäîñòîâåðåíèÿ èõ ïîäëèííîñòè è äîñòîâåðíîñòè.  ñëîæèâøåéñÿ ïðàêòèêå ïðèíÿòî ñòàâèòü ãðèô óòâåðæäåíèÿ íà ñëåäóþùèõ óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòàõ: Àêòû (ïðîâåðîê è ðåâèçèé; ïðèåìà çàêîí÷åííûõ ñòðîèòåëüñòâîì îáúåêòîâ, îáîðóäîâàíèÿ; ýêñïåðòèçû; ïåðåäà÷è äåë; ëèêâèäàöèè îðãàíèçàöèé, ó÷ðåæäåíèé, ïðåäïðèÿòèé è ò.ä.). Èíñòðóêöèè (ïðàâèëà) (äîëæíîñòíûå; ïî äåëîïðîèçâîäñòâó; òåõíèêå áåçîïàñíîñòè; âíóòðåííåãî òðóäîâîãî ðàñïîðÿäêà è ò.ä.). Îò÷åòû (î ïðîèçâîäñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, êîìàíäèðîâêàõ, íàó÷íî-èññëåäîâàòåëüñêèõ ðàáîòàõ è ò.ä.). Ïåðå÷íè (äîëæíîñòåé ðàáîòíèêîâ ñ íåíîðìèðîâàííûì ðàáî÷èì äíåì; ïðåäïðèÿòèé, íà êîòîðûå ðàñïðîñòðàíÿþòñÿ îïðåäåëåííûå ëüãîòû, è ò.ä.). Ïîëîæåíèÿ (îá îðãàíèçàöèè; ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè; ïðåìèðîâàíèè è ò.ä.). Ïðîãðàììû (ïðîâåäåíèÿ ðàáîò è ìåðîïðèÿòèé, êîìàíäèðîâîê è ò.ä.). Ñìåòû (ðàñõîäîâ íà ñîäåðæàíèå àïïàðàòà óïðàâëåíèÿ, çäàíèé, ïîìåùåíèé, ñîîðóæåíèé, èñïîëüçîâàíèÿ ñðåäñòâ ôîíäà ïðåäïðèÿòèÿ; íà ïîäãîòîâêó è îñâîåíèå ïðîèçâîäñòâà íîâûõ èçäåëèé; íà êàïèòàëüíîå ñòðîèòåëüñòâî è ò.ä.). Ñòàíäàðòû (ãîñóäàðñòâåííûå, îòðàñëåâûå, ðåñïóáëèêàíñêèå, òåõíè÷åñêèå óñëîâèÿ). Ñòðóêòóðà è øòàòíàÿ ÷èñëåííîñòü. Òàðèôíûå ñòàâêè. Ôîðìû óíèôèöèðîâàííûõ äîêóìåíòîâ. Øòàòíûå ðàñïèñàíèÿ è èçìåíåíèÿ ê íèì. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
34
new.p65
34
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Äîêóìåíòû ìîãóò óòâåðæäàòüñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè, åãî çàìåñòèòåëÿìè, ãëàâíûìè ñïåöèàëèñòàìè è äðóãèìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè, êîòîðûì äåëåãèðîâàíû ñîîòâåòñòâóþùèå ïîëíîìî÷èÿ. Ïðè óòâåðæäåíèè äîêóìåíòà äîëæíîñòíûì ëèöîì ãðèô ñîäåðæèò ñëîâî ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ, íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè ëèöà, óòâåðæäàþùåãî äîêóìåíò, ëè÷íóþ ïîäïèñü, åå ðàñøèôðîâêó è äàòó, íàïðèìåð: ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ Äèðåêòîð ÎÀÎ «Ìàÿê» Ñèäîðîâ À.Á. Ñèäîðîâ 12.07.2005 Äàòà â ãðèôå óòâåðæäåíèÿ ïðîñòàâëÿåòñÿ îò ðóêè èëè ÷àñòè÷íî çàãîòàâëèâàåòñÿ ïðè ïå÷àòàíèè äîêóìåíòà.  ïîñëåäíåì ñëó÷àå îò ðóêè ïðîñòàâëÿåòñÿ òîëüêî ÷èñëî èëè ÷èñëî è ìåñÿö, íàïðèìåð: ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ Ãåíåðàëüíûé äèðåêòîð ÎÀÎ «Ýëåêòðîíèêà» Ìàêñèìîâ Ê.Ï. Ìàêñèìîâ 15 ñåíòÿáðÿ 2005 ã. Äîêóìåíò ìîæåò óòâåðæäàòüñÿ ïîñðåäñòâîì èçäàíèÿ èëè ñîñòàâëåíèÿ äðóãîãî äîêóìåíòà. Ïðè óòâåðæäåíèè äîêóìåíòà ïîñòàíîâëåíèåì, ðåøåíèåì, ïðèêàçîì, ïðîòîêîëîì ãðèô óòâåðæäåíèÿ ñîñòîèò èç ñëîâà ÓÒÂÅÐÆÄÅÍ (ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÀ, ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÛ èëè ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ), íàèìåíîâàíèÿ óòâåðæäàþùåãî äîêóìåíòà â òâîðèòåëüíîì ïàäåæå, åãî äàòû, íîìåðà, íàïðèìåð: ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ Ïðèêàçîì äèðåêòîðà ÎÀÎ «Ìàÿê» îò 20.01.2005 ¹ 4 ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
35
12.10.2004, 11:16
35
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ ÓÒÂÅÐÆÄÅÍ Ïðîòîêîëîì ñîáðàíèÿ àêöèîíåðîâ ÀÊÁ «Ñòðîéèíâåñò» îò 12.05.2005 ¹ 2
 ãðèôå óòâåðæäåíèÿ äîïóñêàåòñÿ öåíòðèðîâàòü ýëåìåíòû îòíîñèòåëüíî ñàìîé äëèííîé ñòðîêè, íàïðèìåð: ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ Ðåøåíèåì îáùåãî ñîáðàíèÿ òðóäîâîãî êîëëåêòèâà, ïðîòîêîë îò 01.07.2005 ¹ 1 Ãðèô óòâåðæäåíèÿ ðàñïîëàãàåòñÿ â ïðàâîì âåðõíåì óãëó äîêóìåíòà. Ïðè íàëè÷èè íà äîêóìåíòå íåñêîëüêèõ ãðèôîâ óòâåðæäåíèÿ îíè ðàñïîëàãàþòñÿ ïàðàëëåëüíî (ñëåâà è ñïðàâà), íà îäíîì óðîâíå, íàïðèìåð: ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ ÓÒÂÅÐÆÄÀÞ Çàì. äèðåêòîðà Çàì. äèðåêòîðà ÎÀÎ «Ìåòàëëèñò» ÇÀÎ «Ïðîãðåññ» Åãîðîâ È.Ñ. Åãîðîâ Àíòîíîâ Ï.Í. Àíòîíîâ 18.12.2005 18.12.2005 Ðåêâèçèò «Ðåçîëþöèÿ» Óêàçàíèÿ ïî èñïîëíåíèþ ïîëó÷åííîãî äîêóìåíòà ôèêñèðóþòñÿ â ôîðìå ðåçîëþöèè, âêëþ÷àþùåé ôàìèëèþ è èíèöèàëû èñïîëíèòåëÿ, ñîäåðæàíèå ïîðó÷åíèÿ è ñðîê èñïîëíåíèÿ. Ðåçîëþöèÿ îáÿçàòåëüíî ïîäïèñûâàåòñÿ è äàòèðóåòñÿ, íàïðèìåð: È.Ñ. Êîðîñòåëåâó Ïîäãîòîâèòü ïðîåêò îòâåòà ñ îáîñíîâàíèåì ê 12.03.2005. Åãîðîâ 01.03.2005 – WWW.TOP-PERSONAL.RU
36
new.p65
36
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Åñëè èñïîëíèòåëåé äîêóìåíòà íåñêîëüêî, îíè âñå óêàçûâàþòñÿ â ðåçîëþöèè. Ïðè ýòîì îäèí èç èñïîëíèòåëåé íàçíà÷àåòñÿ îòâåòñòâåííûì è óêàçûâàåòñÿ â ñïèñêå ïåðâûì (áåç ïîìåòêè «îòâåòñòâåííûé»). Ðåçîëþöèÿ ïðîñòàâëÿåòñÿ â ïðàâîì âåðõíåì óãëó äîêóìåíòà ìåæäó ðåêâèçèòàìè «Àäðåñàò» è «Òåêñò». Ïðè íåîáõîäèìîñòè íàïèñàíèÿ âòîðîé è ïîñëåäóþùèõ ðåçîëþöèé îíè ïðîñòàâëÿþòñÿ íà ëþáîì ñâîáîäíîì ìåñòå ëèöåâîé ñòîðîíû äîêóìåíòà. Äîïóñêàåòñÿ ïèñàòü ðåçîëþöèè íà îòäåëüíûõ ëèñòàõ áóìàãè. Ïðè ñîçäàíèè òàêèõ ëèñòêîâ-ðåçîëþöèé èõ ïîäøèâàþò â äåëî âìåñòå ñ ïèñüìîì (íå ïðèêëåèâàÿ ê ïèñüìó è íå ñêðåïëÿÿ èõ ñ ïèñüìîì ìåòàëëè÷åñêîé ñêîáîé èëè ñêðåïêîé). Ðåêâèçèò «Îòìåòêà î êîíòðîëå» Ðåêâèçèò ïðîñòàâëÿåòñÿ òîëüêî íà òåõ äîêóìåíòàõ, èñïîëíåíèå êîòîðûõ âçÿòî íà êîíòðîëü. Îòìåòêà âêëþ÷àåò áóêâó «Ê» èëè ñëîâî «Êîíòðîëü», ïîñòàâëåííûå öâåòíûì êàðàíäàøîì èëè ñïåöèàëüíûì øòàìïîì. Îòìåòêà ðàñïîëàãàåòñÿ íà ñëóæåáíîì ïîëå äîêóìåíòà â ïðàâîì âåðõíåì óãëó.
1.3. Ðåêâèçèòû ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòè äîêóìåíòà Ðåêâèçèò «Çàãîëîâîê ê òåêñòó» Êðàòêîå ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà óêàçûâàåòñÿ â çàãîëîâêå ê òåêñòó. Çàãîëîâîê ãðàììàòè÷åñêè ñîãëàñîâûâàåòñÿ ñ íàèìåíîâàíèåì âèäà äîêóìåíòà, íàïðèìåð: ïðèêàç î ðåîðãàíèçàöèè ñòðóêòóðû ïðåäïðèÿòèÿ, ïðîòîêîë ñîáðàíèÿ àêöèîíåðîâ, äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ ñåêðåòàðÿ-ðåôåðåíòà, ïîëîæåíèå î êàíöåëÿðèè, ïðàâèëà âíóòðåííåãî òðóäîâîãî ðàñïîðÿäêà. Çàãîëîâîê ê òåêñòó ðàñïîëàãàåòñÿ â ëåâîì âåðõíåì óãëó äîêóìåíòà ïîñëå ðåêâèçèòîâ áëàíêà. Òàêîå ðàçìåùåíèå çàÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
37
12.10.2004, 11:16
37
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ãîëîâêà ñîõðàíÿåòñÿ è ïðè ïðîäîëüíîì ðàñïîëîæåíèè ðåêâèçèòîâ áëàíêà äîêóìåíòà. Çàãîëîâîê ê òåêñòó íå óêàçûâàåòñÿ íà äîêóìåíòàõ ôîðìàòà À5. Ðåêâèçèò «Òåêñò äîêóìåíòà» Ñîäåðæàòåëüíàÿ ÷àñòü äîêóìåíòà ÷àùå âñåãî áûâàåò ïðåäñòàâëåíà ñâÿçíûì òåêñòîì, à ïðè íåîáõîäèìîñòè èìååò ôîðìó òàáëèöû èëè àíêåòû. Äëÿ ñëóæåáíûõ äîêóìåíòîâ âîçìîæíî ñî÷åòàíèå òåêñòîâûõ è òàáëè÷íûõ ôîðì èçëîæåíèÿ ñîäåðæàíèÿ. Òåêñò äîêóìåíòà ïî ñòðóêòóðå, ïðèíÿòûì ôîðìóëèðîâêàì, óñòîé÷èâûì ñèíòàêñè÷åñêèì êîíñòðóêöèÿì íåïîñðåäñòâåííî ñâÿçàí ñ âèäîì (ïèñüìî, ïðèêàç, ïðîòîêîë, àêò è ò.ä.) è ðàçíîâèäíîñòüþ äîêóìåíòà (ïðèêàç ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè èëè ïðèêàç ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, ïèñüìî-ïðåäëîæåíèå èëè ãàðàíòèéíîå ïèñüìî, àêò ðåâèçèè êàññû èëè àêò î âûäåëåíèè ê óíè÷òîæåíèþ äîêóìåíòîâ ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ è ò.ä.). Âìåñòå ñ òåì ìîæíî âûäåëèòü îáùèå òðåáîâàíèÿ ê òåêñòàì ñëóæåáíûõ äîêóìåíòîâ: q êðàòêîñòü è òî÷íîñòü èçëîæåíèÿ èíôîðìàöèè, èñêëþ÷åíèå äâîÿêîãî òîëêîâàíèÿ; q îáúåêòèâíîñòü è äîñòîâåðíîñòü èíôîðìàöèè; q ñîñòàâëåíèå ïî âîçìîæíîñòè ïðîñòûõ, ò.å. ñîäåðæàùèõ îäèí âîïðîñ, äîêóìåíòîâ äëÿ îáëåã÷åíèÿ è óñêîðåíèÿ ðàáîòû ñ íèìè; q ñòðóêòóðèðîâàíèå òåêñòà äîêóìåíòà, äåëåíèå åãî íà òàêèå ñìûñëîâûå ÷àñòè, êàê: ââåäåíèå, äîêàçàòåëüñòâî, çàêëþ÷åíèå; q øèðîêîå èñïîëüçîâàíèå òðàôàðåòíûõ è òèïîâûõ òåêñòîâ ïðè îïèñàíèè ïîâòîðÿþùèõñÿ óïðàâëåí÷åñêèõ ñèòóàöèé. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
38
new.p65
38
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Îñîáîå âíèìàíèå ñëåäóåò óäåëèòü ÿçûêó è ñòèëþ ñëóæåáíûõ äîêóìåíòîâ, ò.ê. ïðè ñîñòàâëåíèè òåêñòîâ äîêóìåíòîâ èñïîëüçóåòñÿ äåëîâîé ñòèëü ñî ñïåöèôè÷åñêèìè ïðèçíàêàìè: Ø íåéòðàëüíûé (áåç ýìîöèîíàëüíîé îêðàñêè) òîí èçëîæåíèÿ; Ø òî÷íîñòü è ÿñíîñòü èçëîæåíèÿ (èñêëþ÷åíèå îáðàçíûõ ñëîâ è âûðàæåíèé, èñïîëüçîâàíèå óòî÷íåíèé è äîïîëíåíèé è ò.ä.); Ø êðàòêîñòü òåêñòà, èñêëþ÷åíèå ïîâòîðîâ, èçëèøíèõ ïîäðîáíîñòåé è ò.ä.; Ø óïîòðåáëåíèå óñòîé÷èâûõ, øàáëîííûõ ñëîâîñî÷åòàíèé (ñîîáùàåì, ÷òî â ïåðèîä..., íàïðàâëÿåì íà ðàññìîòðåíèå è óòâåðæäåíèå..., ïðîâåðêîé óñòàíîâëåíî, ÷òî...); Ø îãðàíè÷åííàÿ ñî÷åòàåìîñòü ñëîâ (âíîñèòü ïðåäëîæåíèÿ, à íå äàâàòü ïðåäëîæåíèÿ; ïðåäîñòàâèòü êðåäèò, à íå âûäàòü êðåäèò; îáëàäàòü ïðàâîì, à íå âëàäåòü ïðàâîì; âñòóïàòü â ñèëó, à íå âõîäèòü â ñèëó); Ø èñïîëüçîâàíèå îòãëàãîëüíûõ ñóùåñòâèòåëüíûõ (îêàçàòü ñîäåéñòâèå, à íå ïîñîäåéñòâîâàòü; îêàçàòü ïîääåðæêó, à íå ïîääåðæàòü; ïðîèçâåñòè ðåìîíò, à íå îòðåìîíòèðîâàòü); Ø áåçëè÷íûé õàðàêòåð èçëîæåíèÿ òåêñòà; Ø óïîòðåáëåíèå ñïåöèàëüíûõ òåðìèíîâ; Ø èñïîëüçîâàíèå ñîêðàùåííûõ ñëîâ; Ø èñïîëüçîâàíèå óíèâåðñàëüíûõ ñëîâ ñ íåîïðåäåëåííûì çíà÷åíèåì; Ø èñêëþ÷åíèå èç òåêñòà àðõàèçìîâ (ñåãî ãîäà, ïðè ñåì íàïðàâëÿåì); Ø èñêëþ÷åíèå çàèìñòâîâàííûõ ñëîâ, èìåþùèõ àíàëîã â ðóññêîì ÿçûêå (ïðîäëèòü, à íå ïðîëîíãèðîâàòü), è äð. Òåêñòû áîëüøîãî îáúåìà ïðèíÿòî äåëèòü íà ðàçäåëû, ïóíêòû, ïîäïóíêòû, ïðèìåíÿÿ íóìåðàöèþ àðàáñêèìè öèôðàìè ñ òî÷êàìè ïîñëå íèõ. Íàèáîëåå êðàòêîé è íàãëÿäíîé ôîðìîé èçëîæåíèÿ ñâåäåíèé â äîêóìåíòå ÿâëÿåòñÿ òàáëèöà. Íàä òàáëèöåé ïîìåÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
39
12.10.2004, 11:16
39
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ùàåòñÿ çàãîëîâîê, îòðàæàþùèé åå ñîäåðæàíèå. Ãðàôû è ñòðîêè òàáëèöû äîëæíû èìåòü çàãîëîâêè, âûðàæåííûå èìåíåì ñóùåñòâèòåëüíûì â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå. Ïîäçàãîëîâêè ãðàô è ñòðîê ãðàììàòè÷åñêè äîëæíû ñîãëàñîâûâàòüñÿ ñ çàãîëîâêàìè. Åñëè òàáëèöó ïå÷àòàþò áîëåå ÷åì íà îäíîé ñòðàíèöå, ãðàôû òàáëèöû äîëæíû áûòü ïðîíóìåðîâàíû è íà ñëåäóþùèõ ñòðàíèöàõ ïå÷àòàþò òîëüêî íîìåðà ãðàô. Åñëè òàáëèö â äîêóìåíòå íåñêîëüêî, òî íàä òàáëèöåé ñïðàâà ïèøóò ñëîâî «Òàáëèöà» è óêàçûâàþò åå ïîðÿäêîâûé íîìåð (áåç çíàêà ¹).  òåêñòå äîêóìåíòà äîëæíû áûòü ññûëêè íà âñå ñîäåðæàùèåñÿ â íåì òàáëèöû. Ðåêâèçèò «Îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ» Åñëè äîêóìåíò èìååò ïðèëîæåíèå, íàçâàííîå â òåêñòå, òî îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ îôîðìëÿåòñÿ ïî ñëåäóþùåé ôîðìå: Ïðèëîæåíèå: íà 3 ë. â 2 ýêç. Åñëè äîêóìåíò èìååò ïðèëîæåíèÿ, íå íàçâàííûå â òåêñòå, èõ ïåðå÷èñëÿþò ñ óêàçàíèåì íàèìåíîâàíèÿ, êîëè÷åñòâà ëèñòîâ â êàæäîì ïðèëîæåíèè è êîëè÷åñòâà ýêçåìïëÿðîâ, íàïðèìåð: Ïðèëîæåíèå: 1. Àêò ñäà÷è-ïðèåìêè âûïîëíåííûõ õîçäîãîâîðíûõ ðàáîò íà 3 ë. â 2 ýêç. 2. Ïåðå÷åíü îáúåêòîâ äëÿ âíåäðåíèÿ ñèñòåìû íà 5 ë. â 3 ýêç. Ïðè íàëè÷èè íåñêîëüêèõ ïðèëîæåíèé, ïîëíîñòüþ íàçâàííûõ â òåêñòå, óêàçûâàþò òîëüêî âèä äîêóìåíòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ è êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ, íàïðèìåð: Ïðèëîæåíèå: 1. Àêò íà 3 ë. â 2 ýêç. 2. Ïåðå÷åíü íà 5 ë. â 3 ýêç. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
40
new.p65
40
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Ñëîâî «Ïðèëîæåíèå», íåçàâèñèìî îò êîëè÷åñòâà ïðèëàãàåìûõ äîêóìåíòîâ, âñåãäà óïîòðåáëÿåòñÿ â åäèíñòâåííîì ÷èñëå. Åñëè ïðèëîæåíèå íàïðàâëÿåòñÿ íå âî âñå óêàçàííûå â äîêóìåíòå àäðåñà, îòìåòêó î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ îôîðìëÿþò ïî ôîðìå: Ïðèëîæåíèå: íà 5 ë. â 2 ýêç. â ïåðâûé àäðåñ. Åñëè ïðèëîæåíèÿ ñáðîøþðîâàíû, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ íå óêàçûâàþò, íàïðèìåð: Ïðèëîæåíèå: áðîøþðà â 1 ýêç. Ïðè áîëüøîì êîëè÷åñòâå ïðèëîæåíèé èõ íàçâàíèÿ, êàê ïðàâèëî, íå ïåðå÷èñëÿþò â ñàìîì ñîïðîâîäèòåëüíîì ïèñüìå ïîñëå ñëîâà «Ïðèëîæåíèå».  ýòîì ñëó÷àå óäîáíåå îôîðìèòü îïèñü ïðèëîæåíèé íà îòäåëüíîì ëèñòå â ïðîèçâîëüíîé ôîðìå, íàïðèìåð: Îïèñü ïðèëîæåíèé ê ïèñüìó îò _________ ¹ _______ ¹ Íàèìåíîâàíèå Êîëè÷åñòâî Êîëè÷åñòâî ï/ï äîêóìåíòà ëèñòîâ ýêçåìïëÿðîâ 1. 2. 3. ... Ñåêðåòàðü Äàòà
Ëè÷íàÿ ïîäïèñü
È.Î. Ôàìèëèÿ
Îïèñü ïîäïèñûâàåòñÿ ñîñòàâèòåëåì è äàòèðóåòñÿ. Â ñîïðîâîäèòåëüíîì ïèñüìå äåëàåòñÿ ñëåäóþùàÿ îòìåòêà: Ïðèëîæåíèå: ïî îïèñè. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
41
12.10.2004, 11:16
41
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Åñëè ïðèëàãàåìûé äîêóìåíò òîæå èìååò ïðèëîæåíèå, òî îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ äåëàåòñÿ ïî ôîðìå: Ïðèëîæåíèå: ïèñüìî ÇÀÎ «Ñòðîéäåòàëü» îò 18.04.2005 ¹ 138/07-12 è ïðèëîæåíèå ê íåìó, âñåãî íà 3 ë. Äîêóìåíòû-ïðèëîæåíèÿ äîëæíû èìåòü ñîîòâåòñòâóþùóþ îòìåòêó, óêàçûâàþùóþ íà èõ ñâÿçü ñ îñíîâíûì äîêóìåíòîì. Ýòà îòìåòêà ñòàâèòñÿ â ïðàâîì âåðõíåì óãëó äîêóìåíòà-ïðèëîæåíèÿ è âêëþ÷àåò: ñëîâî «Ïðèëîæåíèå», ïðè íåîáõîäèìîñòè åãî íîìåð (ñî çíàêîì ¹), íàèìåíîâàíèå, äàòó è íîìåð îñíîâíîãî äîêóìåíòà, íàïðèìåð: Ïðèëîæåíèå ¹ 1 ê ïèñüìó ÇÀÎ «Ìàÿê» îò 08.04.2005 ¹ 87/03-12 èëè Ïðèëîæåíèå ¹ 3 ê ïðèêàçó äèðåêòîðà ÇÀÎ «Ìàÿê» îò 12.05.2005 ¹ 17 Äîïóñêàåòñÿ âûðàæåíèå «ÏÐÈËÎÆÅÍÈÅ ¹» ïå÷àòàòü ïðîïèñíûìè áóêâàìè, à òàêæå öåíòðèðîâàòü ýòî âûðàæåíèå, íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà, åãî äàòó è ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð îòíîñèòåëüíî ñàìîé äëèííîé ñòðîêè, íàïðèìåð: ÏÐÈËÎÆÅÍÈÅ ¹ 1 ê ïðèêàçó äèðåêòîðà ÎÎÎ «Êîíñàëò» îò 30.11.2005 ¹ 71
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
42
new.p65
42
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
1.4. Ðåêâèçèòû îôîðìëÿþùåé ÷àñòè äîêóìåíòà Ðåêâèçèò «Ïîäïèñü»  ñîñòàâ ðåêâèçèòà «Ïîäïèñü» âõîäÿò: íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè ëèöà, ïîäïèñûâàþùåãî äîêóìåíò (ïîëíîå, ò.å. ñ íàèìåíîâàíèåì îðãàíèçàöèè, åñëè äîêóìåíò îôîðìëåí íå íà áëàíêå, è ñîêðàùåííîå, áåç íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè, íà äîêóìåíòå, îôîðìëåííîì íà áëàíêå), ëè÷íàÿ ïîäïèñü è åå ðàñøèôðîâêà, íàïðèìåð: Äèðåêòîð ÎÎÎ «Àãàò» Ïîòàïîâ Í.È. Ïîòàïîâ èëè Äèðåêòîð Ïîòàïîâ Í.È. Ïîòàïîâ Ïðè ïîäïèñàíèè äîêóìåíòà íåñêîëüêèìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè èõ ïîäïèñè ðàñïîëàãàþò îäíó ïîä äðóãîé â ïîñëåäîâàòåëüíîñòè, ñîîòâåòñòâóþùåé çàíèìàåìîé äîëæíîñòè, íàïðèìåð: Äèðåêòîð
Ìîðîçîâ
Ê.Ò. Ìîðîçîâ
Ãëàâíûé áóõãàëòåð
Ôîìèíà
Ã.È. Ôîìèíà
Åñëè äîêóìåíò ïîäïèñûâàåòñÿ íåñêîëüêèìè ðàâíûìè ïî äîëæíîñòè ëèöàìè, èõ ïîäïèñè ðàñïîëàãàþò íà îäíîì óðîâíå, íàïðèìåð: Äèðåêòîð Äèðåêòîð ÇÀÎ «Îðèîí» ÎAÎ «Ýëåêòðîí» Èâàíîâ À.È. Èâàíîâ Åãîðîâ Ì.Á. Åãîðîâ Åñëè äîëæíîñòíîå ëèöî, ïîäïèñü êîòîðîãî áûëà ïðåäóñìîòðåíà íà ïðîåêòå äîêóìåíòà, îòñóòñòâóåò, òî äîêóìåíò ïîäïèñûâàåò ëèöî, èñïîëíÿþùåå åãî îáÿçàííîñòè èëè åãî çàìåÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
43
12.10.2004, 11:16
43
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ñòèòåëü. Ïðè ýòîì íå äîïóñêàåòñÿ ñòàâèòü ïðåäëîã «Çà», íàäïèñü îò ðóêè «Çàì.» èëè êîñóþ ÷åðòó ïåðåä íàèìåíîâàíèåì äîëæíîñòè. Ïðè çàìåíå ïîäïèñè ðóêîâîäèòåëÿ íà ïîäïèñü äðóãîãî îòâåòñòâåííîãî äîëæíîñòíîãî ëèöà óêàçûâàåòñÿ ôàêòè÷åñêàÿ äîëæíîñòü ñîòðóäíèêà, ïîäïèñàâøåãî äîêóìåíò, íàïðèìåð: Çàì. äèðåêòîðà Åãîðîâ Ñ.Í. Åãîðîâ Äîïóñêàåòñÿ â ðåêâèçèòå «Ïîäïèñü» öåíòðîâêà íàèìåíîâàíèÿ äîëæíîñòè ëèöà, ïîäïèñàâøåãî äîêóìåíò, îòíîñèòåëüíî ñàìîé äëèííîé ñòðîêè, íàïðèìåð: Ïðåäñåäàòåëü ïðàâëåíèÿ áàíêà
Èâàíîâ
Ë.Á. Èâàíîâ
Ðåêâèçèò «Ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà» Ñîãëàñîâàíèå ïðîåêòà òåêñòà äîêóìåíòà ñî ñïåöèàëèñòàìè ñîîòâåòñòâóþùåãî ïðîôèëÿ — ýòî ïðîöåäóðà, ñîïðîâîæäàþùàÿ ïîäãîòîâêó ïî÷òè êàæäîãî îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà.  õîäå ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà åãî òåêñò êîððåêòèðóåòñÿ è èçìåíÿåòñÿ íà îñíîâå çàìå÷àíèé, óòî÷íåíèé, äîïîëíåíèé, âíîñèìûõ ñïåöèàëèñòàìè â ïåðâîíà÷àëüíûé âàðèàíò äîêóìåíòà. Ïðîöåäóðà ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà — îäíà èç âàæíûõ ñîñòàâíûõ ÷àñòåé ïðîöåññà ïðèíÿòèÿ è îôîðìëåíèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé. Êðóã äîëæíîñòíûõ ëèö, ïðèâëåêàåìûõ ê ñîãëàñîâàíèþ äîêóìåíòîâ, îïðåäåëÿåòñÿ, êàê ïðàâèëî, èíäèâèäóàëüíî, èñõîäÿ èç êîíêðåòíîé óïðàâëåí÷åñêîé ñèòóàöèè. Îäíàêî ïðè äîêóìåíòèðîâàíèè òèïîâûõ, ïîâòîðÿþùèõñÿ ñèòóàöèé, ñîïðîâîæäàþùèõñÿ ïîäãîòîâêîé äîêóìåíòîâ îïðåäåëåííûõ âèäîâ, öåëåñîîáðàçíî óêàçûâàòü â èíñòðóêöèÿõ ïî äåëîïðîèçâîäñòâó, ñ êåì ñîãëàñîâûâàþòñÿ äîêóìåíòû êîíêðåòíûõ âèäîâ è ðàçíîâèäíîñòåé. Ýòà èíôîðìàöèÿ â äàëüíåéøåì äîë– WWW.TOP-PERSONAL.RU
44
new.p65
44
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
æíà áûòü âíåñåíà â äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè ñîòðóäíèêîâ, â ðàçäåë «Äîëæíîñòíûå îáÿçàííîñòè». Ñîãëàñîâàíèå îñóùåñòâëÿåòñÿ êàê ñ äîëæíîñòíûìè ëèöàìè âíóòðè ïðåäïðèÿòèÿ (âíóòðåííåå ñîãëàñîâàíèå), òàê è ñ äîëæíîñòíûìè ëèöàìè äðóãèõ îðãàíèçàöèé (âíåøíåå ñîãëàñîâàíèå). Âíåøíèì ñ÷èòàåòñÿ òàêæå ñîãëàñîâàíèå äîêóìåíòà ñ êîëëåãèàëüíûìè îðãàíàìè îáùåñòâåííûõ îáúåäèíåíèé (ñ ïðîôñîþçíûìè êîìèòåòàìè, ñ ñîâåòàìè òðóäîâûõ êîëëåêòèâîâ è ò.ï.). Âíóòðåííåå è âíåøíåå ñîãëàñîâàíèå âûðàæàþòñÿ â ðàçíûõ ôîðìàõ: äëÿ âíóòðåííåãî ñîãëàñîâàíèÿ èñïîëüçóåòñÿ âèçèðîâàíèå äîêóìåíòîâ, äëÿ âíåøíåãî — îôîðìëÿåòñÿ ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ. Ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ ñîñòîèò èç ñëîâà ÑÎÃËÀÑÎÂÀÍÎ, íàèìåíîâàíèÿ äîëæíîñòè ëèöà, ñ êîòîðûì ñîãëàñîâûâàåòñÿ äîêóìåíò (âêëþ÷àÿ íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè), ëè÷íîé ïîäïèñè, åå ðàñøèôðîâêè è äàòû5, íàïðèìåð: ÑÎÃËÀÑÎÂÀÍÎ Íà÷àëüíèê ïëàíîâîãî îòäåëà ÎÀÎ «Ïðîìñòðîé» Óâàðîâ À.Â. Óâàðîâ 13.07.2005 Ïðè ñîãëàñîâàíèè äîêóìåíòà ñ êîëëåãèàëüíûì îðãàíîì äåëàåòñÿ ññûëêà íà ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ, â õîäå êîòîðîãî áûëî ïðèíÿòî ðåøåíèå î ñîãëàñîâàíèè äîêóìåíòà. Ðàñïðîñòðàíåííîé îøèáêîé â ïðàêòèêå ðàáîòû ìíîãèõ îðãàíèçàöèé ÿâëÿåòñÿ íåâåðíîå îôîðìëåíèå ïðîöåäóðû ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà ñ ïðîôñîþçíûì îðãàíîì, êîãäà â ãðèôå ñîãëàñîâàíèÿ ïðîñòàâëÿåòñÿ ëè÷íàÿ ïîäïèñü ïðåäñåäàòåëÿ ïðîôêîìà. Îôîðìëåííûé òàêèì îáðàçîì ãðèô ñîãëàñîâà5
Даты в грифе согласования оформляются аналогично дате в грифе утверждения.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
45
12.10.2004, 11:16
45
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
íèÿ ïîäòâåðæäàåò ôàêò ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà ëè÷íî ñ ïðåäñåäàòåëåì ïðîôêîìà, à íå ñ ñàìèì ïðîôêîìîì, êàê êîëëåãèàëüíûì îðãàíîì. Òàêèì îáðàçîì, ïðè ñîãëàñîâàíèè äîêóìåíòà ñ êîëëåãèàëüíûì îðãàíîì â ãðèôå ñîãëàñîâàíèÿ óêàçûâàþò íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå, åãî äàòó è íîìåð, íàïðèìåð: ÑÎÃËÀÑÎÂÀÍÎ Ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ ïðîôêîìà îò 10.01.2005 ¹ 3 Åñëè ñîãëàñîâàíèå äîêóìåíòà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïîñðåäñòâîì èçäàíèÿ äðóãîãî äîêóìåíòà, òî â ãðèôå ñîãëàñîâàíèÿ óêàçûâàåòñÿ âèä äîêóìåíòà, åãî àâòîð (íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè), äàòà è íîìåð, íàïðèìåð: ÑÎÃËÀÑÎÂÀÍÎ Ïèñüìî Ãîññòàíäàðòà ÐÔ îò 06.01.2005 ¹ 7/05-09 Ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ ðàñïîëàãàþò íèæå ðåêâèçèòà «Ïîäïèñü», à åñëè ãðèôîâ íåñêîëüêî, òî íà îòäåëüíîì ëèñòå ñîãëàñîâàíèÿ. Ïðè ýòîì íà äîêóìåíòå äåëàåòñÿ îòìåòêà: «Ëèñò ñîãëàñîâàíèÿ ïðèëàãàåòñÿ». Âíåøíåå ñîãëàñîâàíèå, â çàâèñèìîñòè îò ñîäåðæàíèÿ äîêóìåíòà, ðåêîìåíäóåòñÿ îñóùåñòâëÿòü â ñëåäóþùåé î÷åðåäíîñòè: l ñ îðãàíèçàöèÿìè, èíòåðåñû êîòîðûõ çàòðàãèâàåò äîêóìåíò; l ñ îðãàíèçàöèÿìè, çàíèìàþùèìèñÿ íàó÷íûìè èññëåäîâàíèÿìè â îáëàñòè, ê êîòîðîé èìååò îòíîøåíèå ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà; l ñ îáùåñòâåííûìè îðãàíèçàöèÿìè (ïðè íåîáõîäèìîñòè); l ñ îðãàíàìè ãîñóäàðñòâåííîãî êîíòðîëÿ (íàäçîðà) â îïðåäåëåííîé îáëàñòè (ñàíèòàðèÿ, ýêîëîãèÿ, ïîæàðíûé íàäçîð è ò.ï.); – WWW.TOP-PERSONAL.RU
46
new.p65
46
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
l ñ âûøåñòîÿùèìè èëè ìåæîòðàñëåâûìè îðãàíàìè â ñëó÷àÿõ, êîãäà çàêîíîäàòåëüñòâîì ïðåäóñìîòðåíà âîçìîæíîñòü ñîâåðøåíèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ äåéñòâèé òîëüêî ñ ðàçðåøåíèÿ ýòèõ îðãàíîâ. Ðåêâèçèò «Âèçû ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòà» Ðåêâèçèò «Âèçà» èñïîëüçóþò äëÿ âíóòðåííåãî ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòîâ. Âèçà âêëþ÷àåò: äîëæíîñòü âèçèðóþùåãî, ëè÷íóþ ïîäïèñü, åå ðàñøèôðîâêó è äàòó, íàïðèìåð: Þðèñêîíñóëüò Ñìåëîâ Ê.È. Ñìåëîâ 03.08.2005 Ïðè ñîãëàñîâàíèè äîêóìåíòà âîçìîæíû âîçðàæåíèÿ ñî ñòîðîíû âèçèðóþùåãî, íåñîãëàñèå ñ ïðåäñòàâëåííûì òåêñòîì èëè åãî ÷àñòÿìè.  ýòîì ñëó÷àå âèçà äîïîëíÿåòñÿ íàäïèñÿìè: «Íå ñîãëàñåí», «Âîçðàæàþ», «Ñ ï. 7 íå ñîãëàñåí», «Çàìå÷àíèÿ ïðèëàãàþòñÿ» è ò.ï., íàïðèìåð: Ãë. áóõãàëòåð Íå ñîãëàñåí Ïàâëîâ Í.Ä. Ïàâëîâ 17.07.2005 Äëÿ äîêóìåíòà, ïîäëèííèê êîòîðîãî îñòàåòñÿ â îðãàíèçàöèè, âèçû ïðîñòàâëÿþòñÿ â íèæíåé ÷àñòè îáîðîòíîé ñòîðîíû ïîñëåäíåãî ëèñòà ïîäëèííèêà äîêóìåíòà. Äëÿ äîêóìåíòà, ïîäëèííèê êîòîðîãî îòïðàâëÿåòñÿ èç îðãàíèçàöèè, âèçû ïðîñòàâëÿþòñÿ â íèæíåé ÷àñòè ëèöåâîé ñòîðîíû êîïèè îòïðàâëÿåìîãî äîêóìåíòà. Âîçìîæíî îôîðìëåíèå âèç äîêóìåíòà íà îòäåëüíîì ëèñòå ñîãëàñîâàíèÿ ñ óêàçàíèåì, ê êàêîìó äîêóìåíòó ýòîò ëèñò îòíîñèòñÿ: íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà, åãî àâòîð, äàòà è íîìåð. Äîïóñêàåòñÿ, ïî óñìîòðåíèþ ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
47
12.10.2004, 11:16
47
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
îðãàíèçàöèè, ïîëèñòíîå âèçèðîâàíèå äîêóìåíòà è åãî ïðèëîæåíèÿ. Âíóòðåííåå ñîãëàñîâàíèå äîêóìåíòà öåëåñîîáðàçíî ïðîâîäèòü â ñëåäóþùåé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè: l ñîñòàâèòåëü äîêóìåíòà; l ðóêîâîäèòåëü ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, ãäå ñîñòàâëåí äîêóìåíò; l çàèíòåðåñîâàííûå äîëæíîñòíûå ëèöà äðóãèõ ïîäðàçäåëåíèé îðãàíèçàöèè; l îáùåñòâåííûå îðãàíèçàöèè (ïðè íåîáõîäèìîñòè); l ðóêîâîäèòåëü ôèíàíñîâîé èëè áóõãàëòåðñêîé ñëóæáû; l çàìåñòèòåëü ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè, êóðèðóþùèé äàííîå íàïðàâëåíèå äåÿòåëüíîñòè; l ðóêîâîäèòåëü þðèäè÷åñêîé ñëóæáû èëè þðèñêîíñóëüò îðãàíèçàöèè. Ðåêâèçèò «Âèçà» èñïîëüçóåòñÿ è ïðè îôîðìëåíèè ïðîöåäóðû îçíàêîìëåíèÿ ñ äîêóìåíòîì. Âèçà îçíàêîìëåíèÿ ñëóæèò ïèñüìåííûì ïîäòâåðæäåíèåì ôàêòà äîâåäåíèÿ äîêóìåíòà äî ñâåäåíèÿ ðàáîòíèêà è íà÷èíàåòñÿ ñëîâàìè: «Ñ ïðèêàçîì (àêòîì, ïðîòîêîëîì, äîëæíîñòíîé èíñòðóêöèåé è ò.ä.) îçíàêîìëåí». Âèçà îçíàêîìëåíèÿ âêëþ÷àåò ëè÷íóþ ïîäïèñü ðàáîòíèêà, åå ðàñøèôðîâêó è äàòó, íàïðèìåð: Ñ àêòîì îçíàêîìëåí: Âàñèëüåâ Î.Í. Âàñèëüåâ 01.09.2005 Ïðè íåîáõîäèìîñòè âèçà îçíàêîìëåíèÿ ìîæåò âêëþ÷àòü íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè ðàáîòíèêà, íàïðèìåð: Ñ ïðèêàçîì îçíàêîìëåíû: íà÷àëüíèê Ãðèøèíà îòäåëà êàäðîâ Â.È. Ãðèøèíà 08.07.2005 – WWW.TOP-PERSONAL.RU
48
new.p65
48
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ýêîíîìèñò ïëàíîâîãî îòäåëà Ìàñëîâà 08.07.2005
À.Ñ. Ìàñëîâà
ìåíåäæåð îòäåëà ðåêëàìû
È.Ï. Ðÿçàíîâ
Ðÿçàíîâ 09.07.2005
Âèçû îçíàêîìëåíèÿ ðàñïîëàãàþòñÿ íèæå ðåêâèçèòà «Ïîäïèñü». Ðåêâèçèò «Îòòèñê ïå÷àòè» Îòòèñê ïå÷àòè ñòàâèòñÿ íà íàèáîëåå âàæíûõ äîêóìåíòàõ, ïîäòâåðæäàÿ èõ ïîäëèííîñòü. Ïîäïèñü îòâåòñòâåííîãî ëèöà çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ íà äîêóìåíòàõ, óäîñòîâåðÿþùèõ ïðàâà äîëæíîñòíûõ ëèö, ôèêñèðóþùèõ ôàêò ðàñõîäîâàíèÿ äåíåæíûõ ñðåäñòâ è ìàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé, à òàêæå íà äîêóìåíòàõ, ñïåöèàëüíî ïðåäóñìîòðåííûõ ïðàâîâûìè àêòàìè.  ñëîæèâøåéñÿ ïðàêòèêå ïðèíÿòî óäîñòîâåðÿòü ïå÷àòüþ ñëåäóþùèå âèäû è ðàçíîâèäíîñòè óïðàâëåí÷åñêèõ äîêóìåíòîâ: Àêòû (ïðèåìà çàêîí÷åííûõ ñòðîèòåëüñòâîì îáúåêòîâ, îáîðóäîâàíèÿ, âûïîëíåííûõ ðàáîò; ñïèñàíèÿ; ýêñïåðòèçû è ò.ä.). Àðõèâíûå ñïðàâêè. Àðõèâíûå êîïèè. Äîâåðåííîñòè (íà ïîëó÷åíèå òîâàðíî-ìàòåðèàëüíûõ öåííîñòåé, âåäåíèå äåë â àðáèòðàæå è ò.ä.). Äîãîâîðû (î ìàòåðèàëüíîé îòâåòñòâåííîñòè, ïîñòàâêàõ, ïîäðÿäàõ, íàó÷íî-òåõíè÷åñêîì ñîòðóäíè÷åñòâå, àðåíäå ïîìåùåíèé; î ïðîèçâîäñòâå ðàáîò è ò.ä.). Çàêëþ÷åíèÿ è îòçûâû. Çàÿâëåíèÿ (íà àêêðåäèòèâ; îá îòêàçå îò àêöåïòà è ò.ä.). Èñïîëíèòåëüíûå ëèñòû. Êîìàíäèðîâî÷íûå óäîñòîâåðåíèÿ. Îáðàçöû îòòèñêîâ ïå÷àòåé è ïîäïèñåé ðàáîòíèêîâ, èìåþùèõ ïðàâî ñîâåðøåíèÿ ôèíàíñîâî-õîçÿéñòâåííûõ îïåðàöèé. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
49
12.10.2004, 11:16
49
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïðåäñòàâëåíèÿ è õîäàòàéñòâà (î íàãðàæäåíèè îðäåíàìè è ìåäàëÿìè; ïðåìèÿìè è ò.ä.). Ïèñüìà ãàðàíòèéíûå (íà âûïîëíåíèå ðàáîò, óñëóã è ò.ä.). Ïîðó÷åíèÿ (áþäæåòíûå; áàíêîâñêèå; ïåíñèîííûå; ïëàòåæíûå (ñâîäíûå, â áàíê; íà ïîëó÷åíèå èíâàëþòû ñî ñ÷åòîâ; ïåðåâîä âàëþòû, íà èìïîðò) è ò.ä.). Ïîëîæåíèÿ îá îðãàíèçàöèÿõ. Ðååñòðû (÷åêîâ; áþäæåòíûõ ïîðó÷åíèé, ïðåäñòàâëÿåìûå â áàíê). Ñìåòû ðàñõîäîâ (íà ñîäåðæàíèå àïïàðàòà óïðàâëåíèÿ; íà êàëüêóëÿöèþ ê äîãîâîðó è ò.ä.). Ñîãëàøåíèÿ. Ñïðàâêè (ëèìèòíûå; î âûïëàòå ñòðàõîâûõ ñóìì; èñïîëüçîâàíèè áþäæåòíûõ àññèãíîâàíèé íà çàðïëàòó; î íà÷èñëåííîé è ïðè÷èòàþùåéñÿ çàðïëàòå è ò.ä.). Ñïåöèôèêàöèè (èçäåëèé, ïðîäóêöèè è ò.ä.). Òèòóëüíûå ñïèñêè. Óäîñòîâåðåíèÿ. Óñòàâû îðãàíèçàöèé. Ïå÷àòè äåëÿòñÿ íà ãåðáîâûå (èìåþùèå èçîáðàæåíèå Ãîñóäàðñòâåííîãî ãåðáà ÐÔ èëè ãåðáîâ ñóáúåêòîâ ÐÔ) è ïðîñòûå.  íåãîñóäàðñòâåííûõ îðãàíèçàöèÿõ èñïîëüçóþòñÿ ïðîñòûå êðóãëûå ïå÷àòè. Ïå÷àòü ïðîñòàâëÿåòñÿ ñ çàõâàòîì ÷àñòè ñëîâà, îáîçíà÷àþùåãî äîëæíîñòü, íàïðèìåð: Äèðåêòîð
Ãîëóáåâ
Þ.Á. Ãîëóáåâ
Îòòèñê ïå÷àòè íå ñòàâèòñÿ íà ëè÷íîé ïîäïèñè ðóêîâîäèòåëÿ è åå ðàñøèôðîâêå. Îòäåëüíûå âèäû äîêóìåíòîâ èìåþò – WWW.TOP-PERSONAL.RU
50
new.p65
50
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
óñòàíîâëåííîå ìåñòî äëÿ ïðîñòàíîâêè ïå÷àòè, îáîçíà÷åííîå áóêâàìè «Ì.Ï.» èëè íàäïèñüþ «Ìåñòî ïå÷àòè» (íàïðèìåð: áóõãàëòåðñêèå äîêóìåíòû, ëè÷íûå äîêóìåíòû ãðàæäàí è äð.). Ðåêâèçèò «Îòìåòêà î çàâåðåíèè êîïèè» Âòîðîé è ïîñëåäóþùèå ýêçåìïëÿðû äîêóìåíòà, íàïå÷àòàííûå ïîä êîïèðêó èëè êñåðîêîïèðîâàííûå, îáÿçàòåëüíî çàâåðÿþòñÿ ïî óñòàíîâëåííîé ôîðìå. Îòìåòêà î çàâåðåíèè êîïèè ïðîñòàâëÿåòñÿ íèæå ðåêâèçèòà «Ïîäïèñü» è âêëþ÷àåò çàâåðèòåëüíóþ íàäïèñü «Âåðíî», íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè ëèöà, çàâåðèâøåãî êîïèþ, åãî ëè÷íóþ ïîäïèñü, åå ðàñøèôðîâêó è äàòó çàâåðåíèÿ, íàïðèìåð: Âåðíî Ñåêðåòàðü Ñèäîðîâà Ì.Ê. Ñèäîðîâà 12.04.2005
Äîïóñêàåòñÿ çàâåðåíèå êîïèé äîêóìåíòîâ ïå÷àòüþ, îïðåäåëÿåìîé ïî óñìîòðåíèþ îðãàíèçàöèè.  óïðîùåííîì âèäå, áåç óêàçàíèÿ äîëæíîñòè çàâåðèòåëÿ è äàòû çàâåðåíèÿ, ìîæåò áûòü çàâåðåíà êîïèÿ èñõîäÿùåãî äîêóìåíòà, îñòàþùàÿñÿ â îðãàíèçàöèè. Ïðè ïåðåñûëêå êîïèè äîêóìåíòà â äðóãóþ îðãàíèçàöèþ èëè âûäà÷å åå íà ðóêè çàâåðåííóþ êîïèþ óäîñòîâåðÿþò ïå÷àòüþ. Ðåêâèçèò «Îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå» Îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå óêàçûâàåò, êòî èç ñïåöèàëèñòîâ îðãàíèçàöèè ñîñòàâëÿë òåêñò äîêóìåíòà, ïîäïèñàííûé â äàëüíåéøåì ðóêîâîäèòåëåì. Îòìåòêà íåîáõîäèìà äëÿ ðàöèîíàëüíîé îðãàíèçàöèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì â õîäå åãî èñïîëíåíèÿ: äëÿ çàïðîñà äîïîëíèòåëüíîé èíôîðìàöèè, óòî÷íåíèÿ îòäåëüíûõ äàííûõ, ïðåäâàðèòåëüíîãî îáñóæäåíèÿ ñ ïàðòíåðîì îòâåòíûõ äåéñòâèé è ò.ï. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
51
12.10.2004, 11:16
51
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå âêëþ÷àåò èíèöèàëû è ôàìèëèþ ñîñòàâèòåëÿ äîêóìåíòà (èëè ôàìèëèþ, èìÿ è îò÷åñòâî äëÿ óäîáñòâà ïîñëåäóþùåãî îáðàùåíèÿ ê èñïîëíèòåëþ) áåç íàäïèñè «Èñï.» è íîìåð åãî ñëóæåáíîãî òåëåôîíà áåç íàäïèñåé «òåë.» èëè «ò.», íàïðèìåð: À.Ï. Èâàíîâ 123-78-89 èëè Åìåëüÿíîâ Ïåòð Âàñèëüåâè÷ 145-22-34 Îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå ðàñïîëàãàåòñÿ íà ëèöåâîé èëè îáîðîòíîé ñòîðîíå ïîñëåäíåãî ëèñòà äîêóìåíòà â ëåâîì íèæíåì óãëó. Ïðè íåîáõîäèìîñòè îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå ìîæåò áûòü äîïîëíåíà ñâåäåíèÿìè î ñîòðóäíèêå, îôîðìëÿâøåì äîêóìåíò íà ïèøóùåé ìàøèíêå èëè êîìïüþòåðå (î ñåêðåòàðå, ìàøèíèñòêå, îïåðàòîðå ÝÂÌ è ò.ï.).  ýòè ñâåäåíèÿ âêëþ÷àþò: íà÷àëüíûå áóêâû èìåíè è ôàìèëèè ñîòðóäíèêà, êîëè÷åñòâî èçãîòîâëåííûõ ýêçåìïëÿðîâ äîêóìåíòà, äàòó ðàñïå÷àòêè äîêóìåíòà, íàïðèìåð: Àâäååâà Îëüãà Ïåòðîâíà 153-12-45 ÍÊ 3 17.07.2005 Ðåêâèçèò «Îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî» Îòìåòêà ïðîñòàâëÿåòñÿ íà èñïîëíåííûõ äîêóìåíòàõ, ïîäëåæàùèõ ñïèñàíèþ â äåëî äëÿ ïîñëåäóþùåãî õðàíåíèÿ è èñïîëüçîâàíèÿ â ñïðàâî÷íûõ öåëÿõ. Îòìåòêà âêëþ÷àåò: êðàòêèå ñâåäåíèÿ îá èñïîëíåíèè, åñëè îòñóòñòâóåò äîêóìåíò, ñâèäåòåëüñòâóþùèé îá èñïîëíåíèè; ïðè íàëè÷èè òàêîãî äîêóìåíòà — ññûëêó íà åãî äàòó è íîìåð; ñëîâà «Â äåëî»; íîìåð äåëà, â êîòîðîì áóäåò õðàíèòüñÿ äîêóìåíò. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
52
new.p65
52
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Îòìåòêà äîëæíà áûòü ïîäïèñàíà è äàòèðîâàíà èñïîëíèòåëåì äîêóìåíòà èëè ðóêîâîäèòåëåì ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ îðãàíèçàöèè, â êîòîðîì èñïîëíåí äîêóìåíò, íàïðèìåð: Âîïðîñ ðåøåí ïî òåëåôîíó ñ ãë. áóõãàëòåðîì ÇÀÎ «Ìàÿê» Â äåëî ¹ 10-12 Èâàíîâà 16.09.2005 Îòïðàâëåí îòâåò îò 01.11.2005 ¹ 03-08/141  äåëî ¹ 03-08 Âàñèëüåâà 01.11.2005 Îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî ïðîñòàâëÿåòñÿ â ëåâîì íèæíåì óãëó ëèöåâîé ñòîðîíû ïîñëåäíåãî ëèñòà äîêóìåíòà. Ðåêâèçèò «Îòìåòêà î ïîñòóïëåíèè äîêóìåíòà â îðãàíèçàöèþ» Îòìåòêà î ïîñòóïëåíèè ïðîñòàâëÿåòñÿ íà âõîäÿùèõ äîêóìåíòàõ ñ ïîìîùüþ ñïåöèàëüíîãî ðåãèñòðàöèîííîãî øòàìïà èëè îò ðóêè.  ðåãèñòðàöèîííûé øòàìï âõîäÿò: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè — ïîëó÷àòåëÿ äîêóìåíòà, ìåñòî äëÿ äàòû ïîñòóïëåíèÿ è ìåñòî äëÿ ðåãèñòðàöèîííîãî èíäåêñà: Ïðèìåðíàÿ ôîðìà ðåãèñòðàöèîííîãî øòàìïà
ÇÀÎ «Ìàÿê» Äàòà _______ ¹ _________
Ïðè îòñóòñòâèè òàêîãî øòàìïà îò ðóêè ïèøóòñÿ ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòà ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòà (ïðè íåîáõîäèìîñòè — ÷àñû è ìèíóòû). ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
53
12.10.2004, 11:16
53
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Îòìåòêà ðàñïîëàãàåòñÿ â ïðàâîì íèæíåì óãëó ëèöåâîé ñòîðîíû ïåðâîãî ëèñòà äîêóìåíòà. Ðåêâèçèò «Èäåíòèôèêàòîð ýëåêòðîííîé êîïèè äîêóìåíòà» Èäåíòèôèêàòîðîì ýëåêòðîííîé êîïèè äîêóìåíòà ÿâëÿåòñÿ îòìåòêà (êîëîíòèòóë), ïðîñòàâëÿåìàÿ â ëåâîì íèæíåì óãëó êàæäîé ñòðàíèöû äîêóìåíòà è ñîäåðæàùàÿ íàèìåíîâàíèå ôàéëà íà ìàøèííîì íîñèòåëå, äàòó è äðóãèå ïîèñêîâûå äàííûå, óñòàíàâëèâàåìûå â îðãàíèçàöèè. Íà âíóòðåííèõ è èñõîäÿùèõ äîêóìåíòàõ ýòà îòìåòêà ïðîñòàâëÿåòñÿ â ìîìåíò ïîäãîòîâêè äîêóìåíòà íà êîìïüþòåðå, íà âõîäÿùèõ äîêóìåíòàõ îòìåòêó ïðîñòàâëÿåò ñåêðåòàðü, âíîñÿùèé ñâåäåíèÿ î äîêóìåíòàõ â êîìïüþòåð.
1.5. Òðåáîâàíèÿ ê áëàíêàì äîêóìåíòîâ Îòäåëüíûå ðåêâèçèòû ÿâëÿþòñÿ àáñîëþòíî îáÿçàòåëüíûìè äëÿ êàæäîãî äîêóìåíòà íåçàâèñèìî îò åãî âèäà. Îòñóòñòâèå òàêèõ ðåêâèçèòîâ â äîêóìåíòå ëèøàåò åãî þðèäè÷åñêîé ñèëû. Ê îáÿçàòåëüíûì ðåêâèçèòàì ïðåæäå âñåãî îòíîñÿòñÿ ïîñòîÿííûå ðåêâèçèòû, âõîäÿùèå â ñîñòàâ áëàíêà äîêóìåíòà. Ýòè ðåêâèçèòû çàðàíåå íàíîñÿòñÿ íà ñòàíäàðòíûé ëèñò áóìàãè òèïîãðàôñêèì ñïîñîáîì èëè ñ ïîìîùüþ ñïåöèàëüíîãî øòàìïà è îáðàçóþò îôèöèàëüíûé (ôèðìåííûé) áëàíê äîêóìåíòà. Äëÿ äîêóìåíòîâ âðåìåííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ äîïóñêàåòñÿ èñïîëüçîâàòü êñåðîêîïèè áëàíêîâ, à òàêæå áëàíêè, ñîçäàâàåìûå âìåñòå ñ òåêñòîì è äðóãèìè ðåêâèçèòàìè äîêóìåíòà íà ïåðñîíàëüíîì êîìïüþòåðå.  ïðàêòèêå èñïîëüçóåòñÿ òðè âèäà ñëóæåáíûõ áëàíêîâ äëÿ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ:
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
54
new.p65
54
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
n îáùèé áëàíê; n áëàíê ïèñüìà; n áëàíê êîíêðåòíîãî âèäà äîêóìåíòà, êðîìå ïèñüìà. Îáùèé áëàíê èñïîëüçóåòñÿ ïðè èçãîòîâëåíèè ëþáûõ äîêóìåíòîâ, êðîìå ïèñåì. Òàêîé áëàíê âêëþ÷àåò íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, ê êîòîðîìó ìîãóò äîáàâëÿòüñÿ: ãåðá, ýìáëåìà, íàèìåíîâàíèå âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè, íàïðèìåð: Îáùåñòâî ñ îãðàíè÷åííîé îòâåòñòâåííîñòüþ «ÊÎÌÏÜÞÒÅÐÍÛÉ ÑÅÐÂÈÑ» (ÎÎÎ «Êîìñåðâèñ»)
_______
¹_____ ã. Ïåðìü
Ðèñ. 1. Ïðèìåð îáùåãî áëàíêà îðãàíèçàöèè Îñîáîå âûäåëåíèå ïèñüìà êàê âèäà äîêóìåíòà è ðàçðàáîòêà ñïåöèàëüíîãî áëàíêà ïèñüìà ñâÿçàíû ñî ñïåöèôèêîé ïèñüìà, ïðåäíàçíà÷åííîãî äëÿ îòïðàâêè â äðóãèå îðãàíèçàöèè è ñîäåðæàùåãî â ñâÿçè ñ ýòèì àäðåñíûå äàííûå ïðåäïðèÿòèÿ. Äðóãèå âèäû ÎÐÄ ÿâëÿþòñÿ, êàê ïðàâèëî, âíóòðåííèìè äîêóìåíòàìè è íå òðåáóþò àäðåñíîé èíôîðìàöèè â ñîñòàâå áëàíêà.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
55
12.10.2004, 11:16
55
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Áëàíê ïèñüìà âêëþ÷àåò ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè, êîä îðãàíèçàöèè ïî Îáùåðîññèéñêîìó êëàññèôèêàòîðó ïðåäïðèÿòèé è îðãàíèçàöèé (ÎÊÏÎ).  áëàíêå ïèñüìà îáîçíà÷àþòñÿ ìåñòà ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ: äàòà äîêóìåíòà, ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà, ññûëêà íà ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð è äàòó äîêóìåíòà. Áëàíê ïèñüìà ìîæåò ñîäåðæàòü òàêæå èçîáðàæåíèå ãåðáà èëè ýìáëåìû è íàèìåíîâàíèå âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè. Ðåêèçèòû áëàíêà ïèñüìà ìîãóò èìåòü óãëîâîå èëè ïðîäîëüíîå ðàñïîëîæåíèå, íàïðèìåð:
ÇÀÎ «Èíôîðìàöèîííûå òåõíîëîãèè» Ìèðà ïð., 181, Ìîñêâà, 112281 Òåë. 183-15-01, ôàêñ: 183-18-36 E-mail:... ÎÊÏÎ 03713209 ÎÃÐÍ 1103700315642 ÈÍÍ/ÊÏÏ 7705012730/771001001 ___________ ¹ _________________ Íà ¹ __________ îò_____________
Ðèñ. 2. Ïðèìåð áëàíêà ïèñüìà ñ óãëîâûì ðàñïîëîæåíèåì ðåêâèçèòîâ – WWW.TOP-PERSONAL.RU
56
new.p65
56
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ÇÀÎ «Èíôîðìàöèîííûå òåõíîëîãèè» Ìèðà ïð., 181, Ìîñêâà, 112281 Òåë. 183-15-01, ôàêñ: 183-18-36, E-mail:... ÎÊÏÎ 03713209 ÎÃÐÍ 1103700315642 ÈÍÍ/ÊÏÏ 7705012730/771001001 _________ ¹ _________ Íà ¹ ______ îò________
Ðèñ. 3. Ïðèìåð áëàíêà ïèñüìà ñ ïðîäîëüíûì ðàñïîëîæåíèåì ðåêâèçèòîâ Åñëè ïðàâîì ïîäïèñè äîêóìåíòîâ îáëàäàåò íå òîëüêî ðóêîâîäèòåëü îðãàíèçàöèè, íî è ðóêîâîäèòåëè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, à òàêæå îòäåëüíûå äîëæíîñòíûå ëèöà, òî îðãàíèçàöèÿ ìîæåò èìåòü áëàíêè ïèñåì ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé è äîëæíîñòíûõ ëèö, íàïðèìåð:
ÇÀÎ «Èíôîðìàöèîííûå òåõíîëîãèè» Îòäåë ìàðêåòèíãà Ìèðà ïð., 181, Ìîñêâà, 112281 Òåë. 183-15-01, ôàêñ: 183-18-36, E-mail:... ÎÊÏÎ 03713209 ÎÃÐÍ 1103700315642 ÈÍÍ/ÊÏÏ 7705012730/771001001 _________ ¹ _________ Íà ¹ ______ îò________ Ðèñ. 4. Ïðèìåð áëàíêà ïèñüìà ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ îðãàíèçàöèè ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
57
12.10.2004, 11:16
57
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ÇÀÎ «Èíôîðìàöèîííûå òåõíîëîãèè» Çàìåñòèòåëü äèðåêòîðà Ìèðà ïð., 181, Ìîñêâà, 112281 Òåë. 183-15-01, ôàêñ: 183-18-36, E-mail:... ÎÊÏÎ 03713209 ÎÃÐÍ 1103700315642 ÈÍÍ/ÊÏÏ 7705012730/771001001 _________ ¹ _________ Íà ¹ ______ îò________
Ðèñ. 5. Ïðèìåð áëàíêà ïèñüìà äîëæíîñòíîãî ëèöà Áëàíê êîíêðåòíîãî âèäà äîêóìåíòà âêëþ÷àåò ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà.  áëàíêå äàííîãî òèïà îáîçíà÷àþòñÿ ìåñòà ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ: äàòà äîêóìåíòà, ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð äîêóìåíòà, íàïðèìåð:
ÇÀÎ «Èíôîðìàöèîííûå òåõíîëîãèè» ÏÐÈÊÀÇ _________
¹ ________ Ìîñêâà
Ðèñ. 6. Ïðèìåð áëàíêà êîíêðåòíîãî âèäà äîêóìåíòà – WWW.TOP-PERSONAL.RU
58
new.p65
58
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
Áëàíê êîíêðåòíîãî âèäà äîêóìåíòà ìîæåò ñîäåðæàòü èçîáðàæåíèå ãåðáà èëè ýìáëåìû è íàèìåíîâàíèå âûøåñòîÿùåé îðãàíèçàöèè. Îðãàíèçàöèè ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, êàê ïðàâèëî, èñïîëüçóþò â êà÷åñòâå ãîñóäàðñòâåííîãî ÿçûêà íå òîëüêî ðóññêèé, íî è íàöèîíàëüíûé ÿçûê, ïîýòîìó áëàíêè ýòèõ îðãàíèçàöèé ÿâëÿþòñÿ äâóÿçû÷íûìè. Íà äâóõ ÿçûêàõ, ðóññêîì è íàöèîíàëüíîì, ïå÷àòàþò ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, ñïðàâî÷íûå äàííûå îá îðãàíèçàöèè, ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ èëè èçäàíèÿ äîêóìåíòà. Ïðè èçãîòîâëåíèè ñëóæåáíûõ áëàíêîâ èñïîëüçóþò äâà îñíîâíûõ ñòàíäàðòíûõ ôîðìàòà áóìàãè: À4 (210 õ 297 ìì) è À5 (148 õ 210 ìì). Áëàíêè äîêóìåíòîâ äîëæíû èìåòü ïîëÿ íå ìåíåå, ìì: ëåâîå, âåðõíåå, íèæíåå — 20; ïðàâîå — 10. Ïðè ïå÷àòàíèè áëàíêîâ äîëæíû ïðèìåíÿòüñÿ òèïîãðàôñêèå øðèôòû ïî òðåáîâàíèÿì ñîîòâåòñòâóþùèõ ÃÎÑÒîâ. Îãðàíè÷èòåëüíûå îòìåòêè äëÿ ïîëåé è îòäåëüíûõ ðåêâèçèòîâ íàíîñÿòñÿ íà áëàíê â âèäå óãîëêîâ èëè äðóãèõ îáîçíà÷åíèé. Äîïóñêàåòñÿ íàíîñèòü íà áëàíêè îòìåòêè äëÿ ôàëüöîâêè è ïðîáèâêè îòâåðñòèé äûðîêîëàìè. Îñîáûé ïîðÿäîê ðàáîòû óñòàíîâëåí ïðè èñïîëüçîâàíèè â îðãàíèçàöèè ãåðáîâûõ áëàíêîâ, ïîäëåæàùèõ ó÷åòó. Ýòè áëàíêè äîëæíû áûòü ïðîíóìåðîâàíû òèïîãðàôñêèì ñïîñîáîì èëè íóìåðàòîðîì. Êàæäûé âèä ãåðáîâûõ áëàíêîâ ó÷èòûâàåòñÿ îòäåëüíî â ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìå (â æóðíàëå èëè íà êàðòî÷êå) ñ èñïîëüçîâàíèåì ñëåäóþùèõ ðåêâèçèòîâ: ïðè ïîñòóïëåíèè áëàíêîâ: n íàèìåíîâàíèå âèäà ãåðáîâîãî áëàíêà; n äàòà ïîñòóïëåíèÿ; n íîìåð ñîïðîâîäèòåëüíîãî äîêóìåíòà; ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
59
12.10.2004, 11:16
59
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
n íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè — ïîñòàâùèêà ãåðáîâûõ áëàíêîâ; n êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ; n ñåðèÿ è íîìåðà ãåðáîâûõ áëàíêîâ; ïðè âûäà÷å áëàíêîâ: n íàèìåíîâàíèå âèäà ãåðáîâîãî áëàíêà; n êîëè÷åñòâî ýêçåìïëÿðîâ; n ñåðèÿ è íîìåðà ãåðáîâûõ áëàíêîâ; n íàèìåíîâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ îðãàíèçàöèè, ôàìèëèÿ è èíèöèàëû äîëæíîñòíîãî ëèöà — ïîëó÷àòåëÿ ãåðáîâûõ áëàíêîâ; n ðàñïèñêà â ïîëó÷åíèè; n ïðèìå÷àíèå (îòìåòêà îá óíè÷òîæåíèè è ò.ä.). Óíè÷òîæåíèå èñïîð÷åííûõ èëè óñòàðåâøèõ ãåðáîâûõ áëàíêîâ îôîðìëÿåòñÿ àêòîì ñ îòìåòêîé â ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìå.
1.6. Ïðàâèëà îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ ïðè èñïîëüçîâàíèè òåõíè÷åñêèõ ñðåäñòâ Òåêñò äîêóìåíòà ôîðìàòà À4 ïå÷àòàåòñÿ ÷åðåç 1,5 ìåæñòðî÷íûõ èíòåðâàëà. Ïî ÃÎÑÒ 6.10.5–87 ìåæñòðî÷íûé èíòåðâàë ñîñòàâëÿåò 4,25 ìì, à øàã ïèñüìà, ò.å. ðàçìåð ïå÷àòíîãî çíàêà, — 2,6 ìì. Äëÿ äîêóìåíòîâ ôîðìàòà À5 äîïóñêàåòñÿ ïå÷àòàíèå òåêñòà ÷åðåç îäèí ìåæñòðî÷íûé èíòåðâàë. Ïåðâóþ ñòðîêó êàæäîãî àáçàöà òåêñòà ñëåäóåò ïå÷àòàòü, îòñòóïèâ íà 5 çíàêîâ îò ãðàíèöû ëåâîãî ïîëÿ (ò.å. ñ «êðàñíîé ñòðîêè»). Ðåêâèçèòû (êðîìå òåêñòà), ñîñòîÿùèå èç íåñêîëüêèõ ñòðîê, ïå÷àòàþò ÷åðåç îäèí ìåæñòðî÷íûé èíòåðâàë. Ñîñòàâíûå ÷àñòè ðåêâèçèòîâ «Àäðåñàò», «Ãðèô óòâåðæäåíèÿ», «Îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ», «Ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ» îòäåëÿþò äðóã îò äðóãà 1,5—2 ìåæñòðî÷íûìè èíòåðâàëàìè, íàïðèìåð: – WWW.TOP-PERSONAL.RU
60
new.p65
60
12.10.2004, 11:16
ÎÑÍÎÂÍÛÅ ÒÐÅÁÎÂÀÍÈß Ê ÎÔÎÐÌËÅÍÈÞ ÎÐÃÀÍÈÇÀÖÈÎÍÍÎ-ÐÀÑÏÎÐßÄÈÒÅËÜÍÎÉ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÖÈÈ
ÑÎÃËÀÑÎÂÀÍÎ 1,5 Äèðåêòîð ïðåäïðèÿòèÿ 1 «Êîíòàêò» 2 À.Í. Èâàíîâ Ðåêâèçèòû äîêóìåíòà îòäåëÿþò äðóã îò äðóãà 2—4 ìåæñòðî÷íûìè èíòåðâàëàìè. Ðàñøèôðîâêó ïîäïèñè â ðåêâèçèòå «Ïîäïèñü» ïå÷àòàþò íà óðîâíå ïîñëåäíåé ñòðîêè íàèìåíîâàíèÿ äîëæíîñòè ñ ïðîáåëîì ìåæäó èíèöèàëàìè è ôàìèëèåé. Åñëè çàãîëîâîê ê òåêñòó ïðåâûøàåò 150 çíàêîâ (5 ñòðîê), åãî äîïóñêàåòñÿ ïðîäëåâàòü äî ãðàíèöû ïðàâîãî ïîëÿ. Òî÷êó â êîíöå çàãîëîâêà íå ñòàâÿò. Ïðè ïå÷àòàíèè äîêóìåíòîâ èñïîëüçóþò 8 ñòàíäàðòíûõ ïîëîæåíèé ïå÷àòàþùåãî óñòðîéñòâà: 0 — îò ãðàíèöû ëåâîãî ïîëÿ äëÿ ïå÷àòàíèÿ ðåêâèçèòîâ «Çàãîëîâîê ê òåêñòó», «Òåêñò» (áåç àáçàöåâ), «Îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ», «Îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå», «Îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî», íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè â ðåêâèçèòàõ «Ïîäïèñü» è «Ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ», çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè «Âåðíî», à òàêæå ñëîâ ÑËÓØÀËÈ, ÂÛÑÒÓÏÈËÈ, ÐÅØÈËÈ, ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ, ÏÐÈÊÀÇÛÂÀÞ, ÏÐÅÄËÀÃÀÞ; 1 — ïîñëå 5 ïå÷àòíûõ çíàêîâ äëÿ íà÷àëà àáçàöåâ â òåêñòå; 2 — ïîñëå 16 ïå÷àòíûõ çíàêîâ äëÿ ñîñòàâëåíèÿ òàáëèö è òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ; 3 — ïîñëå 24 ïå÷àòíûõ çíàêîâ äëÿ ñîñòàâëåíèÿ òàáëèö è òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ; ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
61
12.10.2004, 11:16
61
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
4 — ïîñëå 32 ïå÷àòíûõ çíàêîâ äëÿ ðåêâèçèòà «Àäðåñàò»; 5 — ïîñëå 40 ïå÷àòíûõ çíàêîâ äëÿ ðåêâèçèòîâ «Ãðèô óòâåðæäåíèÿ», «Ãðèô îãðàíè÷åíèÿ äîñòóïà ê äîêóìåíòó»; 6 — ïîñëå 48 ïå÷àòíûõ çíàêîâ äëÿ ðàñøèôðîâêè ïîäïèñè â ðåêâèçèòå «Ïîäïèñü»; 7 — ïîñëå 56 ïå÷àòíûõ çíàêîâ äëÿ ñîñòàâëåíèÿ òàáëèö è òðàôàðåòíûõ òåêñòîâ, äëÿ ïå÷àòàíèÿ ñëîâà «Êîïèÿ» ïðè ñíÿòèè êîïèé ñ äîêóìåíòîâ îá îáðàçîâàíèè, ñî ñâèäåòåëüñòâ î áðàêå è ñ äðóãèõ ëè÷íûõ äîêóìåíòîâ ãðàæäàí. Ïðè íàëè÷èè íåñêîëüêèõ ãðèôîâ óòâåðæäåíèÿ è ñîãëàñîâàíèÿ èõ ðàñïîëàãàþò íà îäíîì óðîâíå âåðòèêàëüíûìè ðÿäàìè, íà÷èíàÿ îò íóëåâîãî è ïÿòîãî ïîëîæåíèÿ ïå÷àòàþùåãî óñòðîéñòâà. Ïðè íàëè÷èè â òåêñòå ïðèìå÷àíèé èëè âûäåëåííîé â ñàìîñòîÿòåëüíûé àáçàö ññûëêè íà äîêóìåíò, ïîñëóæèâøèé îñíîâàíèåì ê åãî èçäàíèþ, ñëîâà «Ïðèìå÷àíèå» è «Îñíîâàíèå» ïå÷àòàþò îò íóëåâîãî ïîëîæåíèÿ òàáóëÿòîðà, à îòíîñÿùèéñÿ ê íèì òåêñò — ÷åðåç îäèí ìåæñòðî÷íûé èíòåðâàë.  äîêóìåíòàõ, îôîðìëåííûõ íà äâóõ è áîëåå ëèñòàõ, íóìåðóþòñÿ âòîðîé è ïîñëåäóþùèå ëèñòû. Íîìåðà ñòðàíèö ïðîñòàâëÿþòñÿ ïîñåðåäèíå âåðõíåãî ïîëÿ ëèñòà àðàáñêèìè öèôðàìè áåç ñëîâà «ñòðàíèöà» (ñòð.) íà ðàññòîÿíèè íå ìåíåå 10 ìì îò âåðõíåãî êðàÿ ëèñòà. Äîïóñêàåòñÿ ïå÷àòàíèå äîêóìåíòîâ ñ èñïîëüçîâàíèåì îáîðîòíîé ñòîðîíû ëèñòà. Îïèñàííûå ïðàâèëà ñëåäóåò ïðèìåíÿòü ïðè èñïîëüçîâàíèè äëÿ îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ ïå÷àòàþùèõ óñòðîéñòâ ñðåäñòâ ÏÝÂÌ è ïèøóùèõ ìàøèíîê.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
62
new.p65
62
12.10.2004, 11:16
2. Ñîñòàâëåíèå è îôîðìëåíèå îñíîâíûõ âèäîâ äîêóìåíòîâ 2.1. Îðãàíèçàöèîííûå äîêóìåíòû Äëÿ óñïåøíîãî ôóíêöèîíèðîâàíèÿ ñëóæáû äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ íåîáõîäèìî ïðåæäå âñåãî åå îðãàíèçàöèîííîå îôîðìëåíèå. Åñëè ýòà ñëóæáà ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñàìîñòîÿòåëüíîå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå ñ íåñêîëüêèìè ðàáîòíèêàìè, òî âïîëíå îáîñíîâàííîé ïîòðåáíîñòüþ ÿâëÿåòñÿ ðàçðàáîòêà êîìïëåêñà âçàèìîóâÿçàííûõ äîêóìåíòîâ, ðåãëàìåíòèðóþùèõ ñòðóêòóðó, çàäà÷è è ôóíêöèè ïîäðàçäåëåíèÿ, îðãàíèçàöèþ åãî ðàáîòû, ïðàâà, îáÿçàííîñòè è îòâåòñòâåííîñòü ðóêîâîäèòåëÿ è ñïåöèàëèñòîâ ïîäðàçäåëåíèÿ, ò.å. ñîçäàíèå êîìïëåêñà îðãàíèçàöèîííûõ äîêóìåíòîâ, âêëþ÷àþùåãî ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè è äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè ðàáîòíèêîâ ïîäðàçäåëåíèÿ. Åñëè ñëóæáà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ ïðåäñòàâëåíà îäíèì ñîòðóäíèêîì (íàïðèìåð, ñåêðåòàðåì-ðåôåðåíòîì), ðàçðàáàòûâàåòñÿ äîëæíîñòíàÿ èíñòðóêöèÿ íà ýòîãî ñîòðóäíèêà. Ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè îïðåäåëÿåò ïðàâîâîé ñòàòóñ, çàäà÷è, ôóíêöèè, ïðàâà, îáÿçàííîñòè è îòâåòñòâåííîñòü ïîäðàçäåëåíèÿ.  àëüáîìå óíèôèöèðîâàííûõ ôîðì îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ äàíà ôîðìà ïîëîæåíèÿ î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè1. Òåêñò ïîëîæåíèÿ î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè äîëæåí âêëþ÷àòü ñëåäóþùèå îñíîâíûå ðàçäåëû: «Îáùèå ïîëîæåíèÿ», îïðåäåëÿþùèå ïðàâîâîé ñòàòóñ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, åãî ïîä÷èíåííîñòü, ïîðÿäîê 1
См.: УСОРД, с. 201.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
63
12.10.2004, 11:16
63
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
íàçíà÷åíèÿ è îñâîáîæäåíèÿ îò äîëæíîñòè ðóêîâîäèòåëÿ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, êâàëèôèêàöèîííûå òðåáîâàíèÿ, ïðåäúÿâëÿåìûå ê ðóêîâîäèòåëþ, ïîðÿäîê çàìåùåíèÿ ðóêîâîäèòåëÿ â ïåðèîä åãî îòñóòñòâèÿ.  ðàçäåëå ïåðå÷èñëÿþòñÿ ïðàâîâûå àêòû è íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû, êîòîðûìè äîëæíî ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå â ñâîåé äåÿòåëüíîñòè. «Îñíîâíûå çàäà÷è» — ðàçäåë, ãäå èçëàãàþòñÿ íàïðàâëåíèÿ äåÿòåëüíîñòè äàííîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. «Ôóíêöèè» — ïåðå÷èñëåíèå êîíêðåòíûõ âèäîâ ïðîèçâîäñòâåííî-õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, çàêðåïëåííûõ çà äàííûì ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèåì. «Ïðàâà è îáÿçàííîñòè» — ðàçäåë, îïèñûâàþùèé ïðàâà ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, íåîáõîäèìûå äëÿ âûïîëíåíèÿ âîçëîæåííûõ íà íåãî ôóíêöèé, è îáÿçàííîñòè, êîòîðûå ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå âûïîëíÿåò ïî îòíîøåíèþ ê äðóãèì ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèÿì ïðåäïðèÿòèÿ è ñòîðîííèì îðãàíèçàöèÿì. «Îòâåòñòâåííîñòü» — ðàçäåë, óñòàíàâëèâàþùèé â ñîîòâåòñòâèè ñ äåéñòâóþùèì çàêîíîäàòåëüñòâîì îòâåòñòâåííîñòü ðóêîâîäèòåëÿ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ çà íåñâîåâðåìåííîå è íåêà÷åñòâåííîå âûïîëíåíèå ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèåì âîçëîæåííûõ íà íåãî ôóíêöèé, íåèñïîëüçîâàíèå ïðåäîñòàâëåííûõ åìó ïðàâ. «Âçàèìîîòíîøåíèÿ. Ñâÿçè» — îïèñàíèå ñëóæåáíûõ âçàèìîîòíîøåíèé ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ ñ äðóãèìè ïîäðàçäåëåíèÿìè ïðåäïðèÿòèÿ è ñòîðîííèìè îðãàíèçàöèÿìè ïî âîïðîñàì ïðîèçâîäñòâåííî-õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, ñîãëàñîâàíèÿ äîêóìåíòîâ, ñîâìåñòíîãî âûïîëíåíèÿ ðàáîò è ò.ä. «Îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû» — îïðåäåëåíèå ïîðÿäêà äåÿòåëüíîñòè ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, îðãàíèçàöèè êîíòðîëÿ è ïðîâåðêè äåÿòåëüíîñòè ïîäðàçäåëåíèÿ, åãî ðåîðãàíèçàöèè è ëèêâèäàöèè. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
64
new.p65
64
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè îðãàíèçàöèè ðàçðàáàòûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïîäðàçäåëåíèÿ è èì ïîäïèñûâàåòñÿ. Ñîãëàñîâàíèå òåêñòà äîêóìåíòà ïðîâîäèòñÿ ïî óñìîòðåíèþ àäìèíèñòðàöèè îðãàíèçàöèè. Îáùåïðèíÿòàÿ ïðàêòèêà ïîêàçûâàåò, ÷òî ê ñîãëàñîâàíèþ îðãàíèçàöèîííûõ äîêóìåíòîâ ÷àñòî ïðèâëåêàþò þðèñêîíñóëüòîâ, ýêîíîìèñòîâ èç îòäåëîâ òðóäà è çàðïëàòû (ïðè íàëè÷èè òàêèõ ïîäðàçäåëåíèé â ñòðóêòóðå îðãàíèçàöèè), çàìåñòèòåëåé ïåðâîãî ðóêîâîäèòåëÿ, êóðèðóþùèõ ðàáîòó ñîîòâåòñòâóþùèõ ïîäðàçäåëåíèé, è ò.ä. Ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè îòíîñèòñÿ ê ãðóïïå äîêóìåíòîâ, ïîäëåæàùèõ óòâåðæäåíèþ, ïîýòîìó äàííûé äîêóìåíò äîëæåí èìåòü ãðèô óòâåðæäåíèÿ. Ïîëîæåíèÿ î ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, êàê ïðàâèëî, ââîäÿòñÿ â äåéñòâèå ñ ìîìåíòà èõ óòâåðæäåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè, íå òðåáóÿ ñïåöèàëüíûõ ìåð ïî ââîäó èõ â äåéñòâèå, ò.å. íå òðåáóÿ èçäàíèÿ ïðèêàçà (ðàñïîðÿæåíèÿ) îá óòâåðæäåíèè ýòèõ äîêóìåíòîâ. Ïîýòîìó äëÿ óòâåðæäåíèÿ ïîëîæåíèé î ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ èñïîëüçóåòñÿ ãðèô ñ ëè÷íîé ïîäïèñüþ ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè. Ïîëîæåíèå î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè äîâîäèòñÿ äî ðàáîòíèêîâ ïîä ðàñïèñêó ïóòåì îôîðìëåíèÿ íà ýòîì äîêóìåíòå âèç îçíàêîìëåíèÿ ñ îáÿçàòåëüíûì óêàçàíèåì (îò ðóêè) äàòû îçíàêîìëåíèÿ. Óíèôèöèðîâàííàÿ ôîðìà ïîëîæåíèÿ î ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 3. Ïðèìåð îôîðìëåíèÿ ïîëîæåíèÿ î ñëóæáå äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 4. Ïðè íåîáõîäèìîñòè âíåñåíèÿ èçìåíåíèé è äîïîëíåíèé â îðãàíèçàöèîííûå äîêóìåíòû íå äîïóñêàþòñÿ çà÷åðêèâàíèÿ è èñïðàâëåíèÿ òåêñòà ñ ïîìåòêîé «Èñïðàâëåííîìó âåðèòü». Èçìåíåíèÿ è äîïîëíåíèÿ îòðàæàþòñÿ â ñîîòâåòñòâóþùåì ïðèêàçå ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 5). ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
65
12.10.2004, 11:16
65
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïðèêàç äîâîäèòñÿ äî ðàáîòíèêîâ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ ïîä ðàñïèñêó. Ïðàâîâîå ïîëîæåíèå ðàáîòíèêà îðãàíèçàöèè ðåãëàìåíòèðóåòñÿ äîëæíîñòíîé èíñòðóêöèåé, óñòàíàâëèâàþùåé ôóíêöèè, ïðàâà, îáÿçàííîñòè è îòâåòñòâåííîñòü äîëæíîñòíûõ ëèö. Óíèôèöèðîâàííàÿ ñòðóêòóðà òåêñòà äàííîãî äîêóìåíòà, ñîãëàñíî ÓÑÎÐÄ2, âêëþ÷àåò ñëåäóþùèå ðàçäåëû: «Îáùèå ïîëîæåíèÿ», óñòàíàâëèâàþùèå ñôåðó äåÿòåëüíîñòè äàííîãî ñïåöèàëèñòà, åãî íåïîñðåäñòâåííóþ ïîä÷èíåííîñòü, ïîðÿäîê åãî íàçíà÷åíèÿ è îñâîáîæäåíèÿ îò çàíèìàåìîé äîëæíîñòè è çàìåùåíèÿ ïî äîëæíîñòè âî âðåìÿ îòñóòñòâèÿ. Çäåñü æå îïðåäåëÿþòñÿ êâàëèôèêàöèîííûå òðåáîâàíèÿ ê ïðåòåíäåíòó íà äàííóþ äîëæíîñòü è ïåðå÷èñëÿþòñÿ çàêîíîäàòåëüíûå àêòû è íîðìàòèâíûå äîêóìåíòû, êîòîðûìè ðàáîòíèê äîëæåí ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ â ñâîåé äåÿòåëüíîñòè. «Ôóíêöèè» — ðàçäåë, ãäå îïðåäåëÿþòñÿ îñíîâíûå íàïðàâëåíèÿ äåÿòåëüíîñòè ñïåöèàëèñòà. «Äîëæíîñòíûå îáÿçàííîñòè» — ïåðå÷èñëåíèå êîíêðåòíûõ çàäà÷, âîçëîæåííûõ íà ñïåöèàëèñòà; óêàçàíèå ôîðìû åãî ó÷àñòèÿ â óïðàâëåí÷åñêîì ïðîöåññå — ðóêîâîäèò, óòâåðæäàåò, îáåñïå÷èâàåò, ïîäãîòàâëèâàåò, ðàññìàòðèâàåò, èñïîëíÿåò, êîíòðîëèðóåò, ñîãëàñîâûâàåò, ïðåäñòàâëÿåò, êóðèðóåò è ò.ä. «Ïðàâà» — îïðåäåëåíèå ïðàâ, ïðåäîñòàâëÿåìûõ ñïåöèàëèñòó äëÿ âûïîëíåíèÿ âîçëîæåííûõ íà íåãî ôóíêöèé è îáÿçàííîñòåé. «Îòâåòñòâåííîñòü» — óñòàíîâëåíèå âèäîâ îòâåòñòâåííîñòè çà íåñâîåâðåìåííîå è íåêà÷åñòâåííîå âûïîëíåíèå ñïåöèàëèñòîì äîëæíîñòíûõ îáÿçàííîñòåé è íåèñïîëüçîâàíèå ïðåäîñòàâëåííûõ åìó ïðàâ. «Âçàèìîîòíîøåíèÿ. Ñâÿçè ïî äîëæíîñòè» — ïåðå÷èñëåíèå êðóãà äîëæíîñòíûõ ëèö, ñ êîòîðûìè ñïåöèàëèñò âñòó2
См.: УСОРД, с. 202.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
66
new.p65
66
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
ïàåò â ñëóæåáíûå âçàèìîîòíîøåíèÿ è îáìåíèâàåòñÿ èíôîðìàöèåé, óêàçàíèå ñðîêîâ ïîëó÷åíèÿ è ïðåäñòàâëåíèÿ èíôîðìàöèè, îïðåäåëåíèå ïîðÿäêà ïîäïèñàíèÿ, ñîãëàñîâàíèÿ è óòâåðæäåíèÿ äîêóìåíòîâ. Æåëàòåëüíî âêëþ÷àòü â äîëæíîñòíóþ èíñòðóêöèþ ðàçäåë «Îöåíêà ðàáîòû», â êîòîðîì äîëæíû áûòü ïåðå÷èñëåíû êðèòåðèè îöåíêè êà÷åñòâà âûïîëíåíèÿ ðàáîòíèêîì ñâîèõ ôóíêöèé è îáÿçàííîñòåé, ñòåïåíè èñïîëüçîâàíèÿ ïðàâ è ò.ä. Ïðè ðàçðàáîòêå äîëæíîñòíûõ èíñòðóêöèé ñëåäóåò ó÷èòûâàòü íàèìåíîâàíèÿ äîëæíîñòåé, ïðåäóñìîòðåííûõ Îáùåðîññèéñêèì êëàññèôèêàòîðîì ïðîôåññèé ðàáî÷èõ, äîëæíîñòåé ñëóæàùèõ è òàðèôíûõ ðàçðÿäîâ (ÎÊÏÄÒÐ) è îõàðàêòåðèçîâàíûõ â Êâàëèôèêàöèîííîì ñïðàâî÷íèêå äîëæíîñòåé ðóêîâîäèòåëåé, ñïåöèàëèñòîâ è äðóãèõ ñëóæàùèõ3. Äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè ðàçðàáàòûâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëÿìè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé è èìè ïîäïèñûâàþòñÿ. Ïðè îòñóòñòâèè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé èíñòðóêöèÿ ñîñòàâëÿåòñÿ ñïåöèàëèñòîì, çàíèìàþùèì äàííóþ äîëæíîñòü, è èì ïîäïèñûâàåòñÿ. Äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè îáÿçàòåëüíî óòâåðæäàþòñÿ, êàê ïðàâèëî, ïåðâûì ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Âîïðîñû ñîãëàñîâàíèÿ òåêñòîâ äîëæíîñòíûõ èíñòðóêöèé ñ îïðåäåëåííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè ðåøàþòñÿ èíäèâèäóàëüíî â êàæäîé îðãàíèçàöèè â çàâèñèìîñòè îò åå ñòðóêòóðû, øòàòíîãî ñîñòàâà è ñëîæèâøèõñÿ òðàäèöèé. Íàïðèìåð, âî ìíîãèõ îðãàíèçàöèÿõ òåêñòû äîëæíîñòíûõ èíñòðóêöèé ñîãëàñîâûâàþò ñ þðèñêîíñóëüòàìè. Äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè äîâîäÿòñÿ äî ðàáîòíèêîâ ïîä ðàñïèñêó. Óíèôèöèðîâàííàÿ ôîðìà äîëæíîñòíîé èíñòðóêöèè äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 6. Ïðèìåð îôîðìëåíèÿ äîëæíîñòíîé èíñòðóêöèè ñåêðåòàðÿ-ðåôåðåíòà ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 7. 3 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: Минтруд России, 2001.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
67
12.10.2004, 11:16
67
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Äëÿ âíåñåíèÿ â äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè èçìåíåíèé è äîïîëíåíèé èçäàåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùèé ïðèêàç ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè, êîòîðûé äîâîäèòñÿ äî ðàáîòíèêîâ ïîä ðàñïèñêó. Ôîðìà òàêîãî ïðèêàçà äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 8. Ïðèêàç î âíåñåíèè èçìåíåíèé èçäàåòñÿ ïðè íåîáõîäèìîñòè ïåðåðàñïðåäåëåíèÿ ôóíêöèé è äîëæíîñòíûõ îáÿçàííîñòåé, ïðè ðåîðãàíèçàöèÿõ, ñîêðàùåíèè øòàòà è ò.ä. Êðîìå òîãî, äîëæíîñòíûå èíñòðóêöèè äîëæíû áûòü çàìåíåíû è çàíîâî óòâåðæäåíû â ñëåäóþùèõ ñëó÷àÿõ: q ïðè èçìåíåíèè íàèìåíîâàíèÿ îðãàíèçàöèè èëè ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ; q ïðè èçìåíåíèè íàèìåíîâàíèÿ äîëæíîñòè; q ïðè èçìåíåíèè ôàìèëèè ðàáîòíèêà, çàìåùàþùåãî äàííóþ äîëæíîñòü (ò.å. ïðè óâîëüíåíèè ïðåæíåãî ðàáîòíèêà è çàìåíå åãî äðóãèì), åñëè èíñòðóêöèÿ â âèäå èñêëþ÷åíèÿ áûëà èìåííîé è ñîäåðæàëà â çàãîëîâêå ê òåêñòó ôàìèëèþ è èíèöèàëû áûâøåãî ðàáîòíèêà. Ðàñïðåäåëåíèå äîëæíîñòíûõ îáÿçàííîñòåé ìåæäó ðóêîâîäÿùèìè ðàáîòíèêàìè îðãàíèçàöèè óñòàíàâëèâàåòñÿ ðàñïîðÿäèòåëüíûì äîêóìåíòîì — ïðèêàçîì äèðåêòîðà î ðàñïðåäåëåíèè îáÿçàííîñòåé (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 9).
2.2. Ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû Ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ äåÿòåëüíîñòü îðãàíèçàöèè äîêóìåíòèðóåòñÿ â îñíîâíîì ïîñðåäñòâîì èçäàíèÿ ïðèêàçîâ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Ïî ñîäåðæàíèþ ïðèêàçû äåëÿòñÿ íà äâà âèäà: ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó. Ïðèêàç ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ÿâëÿåòñÿ íîðìàòèâíûì äîêóìåíòîì, îòðàæàþùèì óïðàâëåí÷åñêèå ðåøåíèÿ ïî âîïðîñàì ïðîèçâîäñòâåííî-õîçÿéñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè, ïëà– WWW.TOP-PERSONAL.RU
68
new.p65
68
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
íèðîâàíèÿ, îò÷åòíîñòè, ôèíàíñèðîâàíèÿ, êðåäèòîâàíèÿ, ðåàëèçàöèè ïðîäóêöèè, âíåøíåýêîíîìè÷åñêîé äåÿòåëüíîñòè, ñîâåðøåíñòâîâàíèÿ ñòðóêòóðû è îðãàíèçàöèè ðàáîòû ïðåäïðèÿòèÿ è ò.ï. Ïðîåêòû ïðèêàçîâ ïîäãîòàâëèâàþòñÿ ñïåöèàëèñòàìè îðãàíèçàöèè, ñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ ãëàâíûìè, âåäóùèìè ñïåöèàëèñòàìè, ïðè íåîáõîäèìîñòè — ñ þðèñêîíñóëüòîì è ãëàâíûì áóõãàëòåðîì è ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè. Ïîäïèñàííûé ðóêîâîäèòåëåì ïðèêàç ðåãèñòðèðóåòñÿ ðàáîòíèêîì, îòâåòñòâåííûì çà âåäåíèå äåëîïðîèçâîäñòâà. Ïðèêàç âñòóïàåò â ñèëó ñ ìîìåíòà åãî ïîäïèñàíèÿ, åñëè â åãî òåêñòå íå óêàçàíî äðóãîãî ñðîêà. Ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè îôîðìëÿþòñÿ íà áëàíêå îðãàíèçàöèè è ñîäåðæàò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòà, ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð, ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ, çàãîëîâîê ê òåêñòó, îòìåòêà î êîíòðîëå, òåêñò, ïîäïèñü, âèçû ñîãëàñîâàíèÿ è îçíàêîìëåíèÿ, îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå (ïðè íåîáõîäèìîñòè). Òåêñò ïðèêàçà, êàê ïðàâèëî, ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: êîíñòàòèðóþùåé è ðàñïîðÿäèòåëüíîé.  êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè îòðàæàþòñÿ öåëè è çàäà÷è ïðåäïèñûâàåìûõ ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äåéñòâèé, óêàçûâàþòñÿ ïðè÷èíû èçäàíèÿ ïðèêàçà, äàåòñÿ ññûëêà íà äîêóìåíò, ïîñëóæèâøèé îñíîâàíèåì äëÿ ïîäãîòîâêè ïðèêàçà. Ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü ñîäåðæèò: – ïðåäïèñûâàåìûå ðàñïîðÿäèòåëüíûå äåéñòâèÿ (çàäàíèÿ, ïîðó÷åíèÿ); – íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòåé, ôàìèëèè è èíèöèàëû ëèö, êîòîðûì ïîðó÷åíî âûïîëíåíèå çàäàíèé èëè êîòîðûå ÿâëÿþòñÿ îòâåòñòâåííûìè çà âûïîëíåíèå ïðèêàçà; – ñðîê èñïîëíåíèÿ ïðèêàçà. Ïîñëåäîâàòåëüíîñòü èíôîðìàöèè â ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè ïðèêàçà ìîæåò áûòü ðàçëè÷íîé, íàïðèìåð: ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
69
12.10.2004, 11:16
69
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Íà÷àëüíèêó îòäåëà êàäðîâ Åôèìîâîé È.Ñ. ñîñòàâèòü ãðàôèê ïðîâåäåíèÿ àòòåñòàöèè ñïåöèàëèñòîâ ôèëèàëà ÇÀÎ «Ðîòîð» äî 25.08.2005. èëè Ñîñòàâèòü ãðàôèê ïðîâåäåíèÿ àòòåñòàöèè ñïåöèàëèñòîâ ôèëèàëà ÇÀÎ «Ðîòîð». Îòâåòñòâåííûé — íà÷àëüíèê îòäåëà êàäðîâ Åôèìîâà È.Ñ., ñðîê — äî 25.08.2005. èëè Íà÷àëüíèêó îòäåëà êàäðîâ Åôèìîâîé È.Ñ. â ñðîê äî 25.08.2005 ñîñòàâèòü ãðàôèê ïðîâåäåíèÿ àòòåñòàöèè ñïåöèàëèñòîâ ôèëèàëà ÇÀÎ «Ðîòîð». Ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü ïðèêàçà îòäåëÿåòñÿ îò êîíñòàòèðóþùåé ñëîâîì ï ð è ê à ç û â à þ, êîòîðîå ïå÷àòàåòñÿ ñòðî÷íûìè áóêâàìè â ðàçðÿäêó áåç âûíåñåíèÿ íà îòäåëüíóþ ñòðîêó. Ïîñëå ñëîâà ï ð è ê à ç û â à þ ñòàâèòñÿ äâîåòî÷èå. Ðàñïîðÿäèòåëüíàÿ ÷àñòü òåêñòà ïðèêàçà, êàê ïðàâèëî, äåëèòñÿ íà ïóíêòû, êîòîðûå íóìåðóþòñÿ àðàáñêèìè öèôðàìè ñ òî÷êàìè. Ïîñëåäíèé ïóíêò ïðèêàçà ìîæåò ñîäåðæàòü óêàçàíèå î äîëæíîñòíîì ëèöå, îòâåòñòâåííîì çà èñïîëíåíèå ïðèêàçà â öåëîì, íàïðèìåð: Êîíòðîëü çà èñïîëíåíèåì ïðèêàçà âîçëîæèòü íà çàì. äèðåêòîðà Áîðèñîâà Þ.Ï. Îòäåëüíûå çàäàíèÿ (íàïðèìåð, çàäàíèå, ñîäåðæàùåå öèôðîâûå äàííûå) ìîãóò áûòü îôîðìëåíû â âèäå ïðèëîæåíèÿ ê ïðèêàçó ñî ññûëêîé íà íèõ â ñîîòâåòñòâóþùèõ ïóíêòàõ ïðèêàçà. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
70
new.p65
70
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Åñëè â ïðèëîæåíèè ê ïðèêàçó äàíû äîêóìåíòû äðóãîé îðãàíèçàöèè, òî â ïðàâîì âåðõíåì óãëó ýòîãî ïðèëîæåíèÿ äåëàåòñÿ çàïèñü: Ïðèëîæåíèå ê ïðèêàçó äèðåêòîðà ÇÀÎ «Êîíòàêò» îò 02.06.2005 ¹101 (Èíñòðóêöèÿ Ìèíôèíà ÐÔ îò 13.04.2004 ¹ 134/56) Ñòðàíèöû ïðèêàçà è ïðèëîæåíèé íóìåðóþòñÿ êàê åäèíûé äîêóìåíò. Ïðèìåð îôîðìëåíèÿ ïðèêàçà ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 10.  ïðàêòèêå íåðåäêî âîçíèêàåò ïîòðåáíîñòü ïîäãîòîâèòü âûïèñêó èç ïðèêàçà ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè. Âûïèñêà — ýòî êîïèÿ îïðåäåëåííîé ÷àñòè ïîäëèííîãî äîêóìåíòà.  âûïèñêå èç ïðèêàçà ñîäåðæàòñÿ âñå ðåêâèçèòû ïðèêàçà äî ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè. Èç ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè áåðåòñÿ òîëüêî òà èíôîðìàöèÿ, êîòîðàÿ íåîáõîäèìà â êàæäîì êîíêðåòíîì ñëó÷àå. Âûïèñêà çàâåðÿåòñÿ ïðîñòàâëåíèåì îòìåòêè î çàâåðåíèè êîïèè (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 11). Ïî òåêóùèì îïåðàòèâíûì âîïðîñàì ïîâñåäíåâíîé ïðîèçâîäñòâåííî-õîçÿéñòâåííîé è àäìèíèñòðàòèâíîé äåÿòåëüíîñòè ðóêîâîäèòåëè ïðåäïðèÿòèÿ (äèðåêòîð, åãî çàìåñòèòåëè, ãëàâíûå ñïåöèàëèñòû) ìîãóò èçäàâàòü ðàñïîðÿæåíèÿ è óêàçàíèÿ. Ýòè ðàçíîâèäíîñòè ðàñïîðÿäèòåëüíûõ äîêóìåíòîâ ñîñòàâëÿþòñÿ àíàëîãè÷íî ïðèêàçàì. Êîíñòàòèðóþùàÿ ÷àñòü òåêñòà â ðàñïîðÿæåíèÿõ è óêàçàíèÿõ îòäåëÿåòñÿ îò ðàñïîðÿäèòåëüíîé ñëîâàìè: «Ïðåäëàãàþ», «Îáÿçûâàþ», «Ñ÷èòàþ íåîáõîäèìûì», «Ðåêîìåíäóþ». Ïðèìåðû ðàñïîðÿæåíèÿ è óêàçàíèÿ ïðèâåäåíû â ïðèëîæåíèÿõ ¹ 12 è ¹ 13.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
71
12.10.2004, 11:16
71
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïðîöåññû êîëëåãèàëüíîãî ïðèíÿòèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé è ñàìè ðåøåíèÿ äîêóìåíòèðóþòñÿ ñ ïîìîùüþ ïðîòîêîëîâ ïðîèçâîäñòâåííûõ ñîâåùàíèé ó ðóêîâîäñòâà îðãàíèçàöèè. Äîêóìåíòèðîâàíèå õîäà ïðîèçâîäñòâåííûõ ñîâåùàíèé è îôîðìëåíèå ïðîòîêîëà âîçëàãàåòñÿ íà ñîòðóäíèêà, îòâåòñòâåííîãî çà âåäåíèå ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè. Ïðîòîêîëû îôîðìëÿþòñÿ íà áëàíêàõ îðãàíèçàöèè è ñîäåðæàò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòà çàñåäàíèÿ, íîìåð ïðîòîêîëà, ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ ïðîòîêîëà (ìåñòî ïðîâåäåíèÿ çàñåäàíèÿ), çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, ïîäïèñè, âèçû îçíàêîìëåíèÿ. Çàãîëîâîê ê òåêñòó ïðîòîêîëà — ýòî íàçâàíèå ïðîòîêîëèðóåìîãî ìåðîïðèÿòèÿ (ñîâåùàíèå, çàñåäàíèå, ñîáðàíèå) è íàèìåíîâàíèå êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà, ðàáîòà êîòîðîãî ïðîòîêîëèðóåòñÿ. Çàãîëîâîê â ïðîòîêîëå ðàñïîëàãàåòñÿ öåíòðîâàííî îòíîñèòåëüíî ðåêâèçèòîâ áëàíêà. Òåêñò ïðîòîêîëà ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: ââîäíîé è îñíîâíîé. Ââîäíàÿ ÷àñòü òåêñòà ïðîòîêîëà äîëæíà ïîêàçûâàòü: – êòî ðóêîâîäèë ïðîâåäåíèåì ïðîòîêîëèðóåìîãî ìåðîïðèÿòèÿ; – êòî âåë ïðîòîêîë; – êòî ïðèñóòñòâîâàë íà ñîâåùàíèè (çàñåäàíèè, ñîáðàíèè è ò.ï.) èç ÷èñëà äîëæíîñòíûõ ëèö, âõîäÿùèõ â ñîñòàâ êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà, ïðîâîäÿùåãî ñîâåùàíèå; – êòî áûë ïðèãëàøåí (ïðè íåîáõîäèìîñòè) íà ñîâåùàíèå èç ÷èñëà ñîòðóäíèêîâ îðãàíèçàöèè èëè èç äðóãèõ îðãàíèçàöèé; – êàêèå âîïðîñû îáñóæäàëèñü íà ñîâåùàíèè. Èíôîðìàöèÿ î ðóêîâîäèòåëå ñîâåùàíèÿ, ñåêðåòàðå è ïðèñóòñòâîâàâøèõ âêëþ÷àåò ôàìèëèè è èíèöèàëû äîëæíîñò-
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
72
new.p65
72
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
íûõ ëèö, óêàçûâàåìûå ñîîòâåòñòâåííî ïîñëå ñëîâ: «Ïðåäñåäàòåëü», «Ñåêðåòàðü», «Ïðèñóòñòâîâàëè» (áåç êàâû÷åê). Äëÿ ëèö, äîïîëíèòåëüíî ïðèãëàøåííûõ íà ñîâåùàíèå èç ÷èñëà ñîòðóäíèêîâ îðãàíèçàöèè, ïîìèìî ôàìèëèè è èíèöèàëîâ óêàçûâàåòñÿ çàíèìàåìàÿ äîëæíîñòü, à äëÿ ñïåöèàëèñòîâ èç äðóãèõ îðãàíèçàöèé — äîëæíîñòü è íàçâàíèå îðãàíèçàöèè. Ñâåäåíèÿ î ïðèãëàøåííûõ íà ñîâåùàíèå ëèöàõ ìîæíî âêëþ÷àòü â ðàçäåë «Ïðèñóòñòâîâàëè» èëè â ñïåöèàëüíûé ðàçäåë «Ïðèãëàøåííûå», íàïðèìåð: Ïðèñóòñòâîâàëè:
Àíòîíîâ Ì.Ê., Âîðîíîâ Ñ.Ã., Äüÿêîíîâ È.Á., Æóêîâ Î.Ì., Èãíàòîâ Â.Ì., Íèêîëàåâ Þ.Â., Ñàìñîíîâ À.È., ×åðêàñîâ Â.Õ.
Ïðèãëàøåííûå:
ìåíåäæåð îòäåëà ðåêëàìû Ïîòàïîâ Å.À., ìåíåäæåð ïî ïåðñîíàëó Øóòîâà Î.Í., çàâ. îòäåëîì ìàðêåòèíãà ÎÎÎ «Ïðîãðåññ» Ãðèãîðüåâ Í.Ï., ìåíåäæåð ïî ïðîäàæàì ÇÀÎ «ÊÎÌÁÈ» ßðîñëàâöåâ Å.È.
Íà òàêèõ êîëëåêòèâíûõ ìåðîïðèÿòèÿõ, êàê ñîáðàíèÿ, íåðåäêî ïðèñóòñòâóåò áîëüøîå êîëè÷åñòâî ó÷àñòíèêîâ, ïåðå÷èñëåíèå êîòîðûõ âî ââîäíîé ÷àñòè òåêñòà ïðîòîêîëà íåöåëåñîîáðàçíî.  ýòîì ñëó÷àå ñîñòàâëÿåòñÿ îòäåëüíûé ñïèñîê ïðèñóòñòâîâàâøèõ íà ñîáðàíèè, ïðèëàãàåìûé â äàëüíåéøåì ê ïðîòîêîëó, íàïðèìåð:
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
73
12.10.2004, 11:16
73
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ Ïðèëîæåíèå ê ïðîòîêîëó ñîáðàíèÿ òðóäîâîãî êîëëåêòèâà ÇÀÎ «Òåìï» îò 25.07.2005 ¹ 2
ÑÏÈÑÎÊ ïðèñóòñòâîâàâøèõ íà ñîáðàíèè òðóäîâîãî êîëëåêòèâà ÇÀÎ «Òåìï» îò 25.07.2005 ¹ 2
№ п/п
Ф.И.О.
1
2
Ñåêðåòàðü
Структурное подразделение, должность 3
Ëè÷íàÿ ïîäïèñü
Личная подпись работника 4
È.Î. Ôàìèëèÿ
 ñàìîì ïðîòîêîëå â ðàçäåëå «Ïðèñóòñòâîâàëè» óêàçûâàåòñÿ òîëüêî îáùåå êîëè÷åñòâî ïðèñóòñòâîâàâøèõ ñî ññûëêîé íà ïðèëàãàåìûé ñïèñîê, íàïðèìåð: Ïðèñóòñòâîâàëè: 85 ÷åë. (ñïèñîê ïðèëàãàåòñÿ). Ñëåäóåò ïîä÷åðêíóòü, ÷òî ðàçäåëû «Ïðèñóòñòâîâàëè» è «Ïðèãëàøåííûå» èìåþò îñîáîå çíà÷åíèå ïî îòíîøåíèþ ê äðóãèì ðàçäåëàì ïðîòîêîëà, ò.ê. íåïîñðåäñòâåííî âëèÿþò íà þðèäè÷åñêóþ ñèëó äàííîãî äîêóìåíòà, ïîêàçûâàÿ ïðàâîìåðíîñòü ïðîâåäåíèÿ êîëëåêòèâíîãî ìåðîïðèÿòèÿ.  ýòèõ ðàçäåëàõ îòðàæàåòñÿ íàëè÷èå êâîðóìà ñîáðàíèÿ, ò.å. ìèíèìàëüíî íåîáõîäèìîãî êîëè÷åñòâà ÷ëåíîâ êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà, äîñòàòî÷íîãî äëÿ íà÷àëà ðàáîòû ñîáðàíèÿ (çàñåäàíèÿ, ñîâåùàíèÿ è ò.ï.). Ïðè îòñóòñòâèè íîðìàòèâíî óñòà– WWW.TOP-PERSONAL.RU
74
new.p65
74
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
íîâëåííîãî äëÿ äàííîãî êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà êâîðóìà (ïðîñòîå áîëüøèíñòâî èëè 2/3) ïðîâåäåíèå ñîáðàíèÿ íåäîïóñòèìî, ò.ê. åãî ðåøåíèÿ áóäóò íåïðàâîìåðíû. Ñëîâà «Ïðåäñåäàòåëü», «Ñåêðåòàðü», «Ïðèñóòñòâîâàëè», «Ïðèãëàøåííûå» ïå÷àòàþòñÿ îò íóëåâîãî ïîëîæåíèÿ ïå÷àòàþùåãî óñòðîéñòâà, îò 2-ãî ïîëîæåíèÿ ñòàâÿò òèðå, ôàìèëèè ïèøóò â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå, çàòåì ñòàâÿò èíèöèàëû. Ôàìèëèè ïðèñóòñòâóþùèõ è ïðèãëàøåííûõ ðàñïîëàãàþò â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå è ïå÷àòàþò ÷åðåç 1 ìåæñòðî÷íûé èíòåðâàë. Ðàññìîòðåííûå íà ñîâåùàíèè âîïðîñû ïåðå÷èñëÿþòñÿ â ðàçäåëå ÏÎÂÅÑÒÊÀ ÄÍß. Ñëîâà ÏÎÂÅÑÒÊÀ ÄÍß ïå÷àòàþò îò íóëåâîãî ïîëîæåíèÿ ïå÷àòàþùåãî óñòðîéñòâà, ïîñëå íèõ ñòàâèòñÿ äâîåòî÷èå. Âîïðîñû ïîâåñòêè äíÿ íóìåðóþòñÿ. Êàæäûé íîâûé âîïðîñ ïå÷àòàþò îò 1-ãî ïîëîæåíèÿ òàáóëÿòîðà. Ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ðàñïîëîæåíèÿ âîïðîñîâ îïðåäåëÿåòñÿ ñòåïåíüþ èõ âàæíîñòè. Ôîðìóëèðîâêà âîïðîñîâ ïîâåñòêè äíÿ äîëæíà íà÷èíàòüñÿ ñ ïðåäëîãîâ î (îá), íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòè è ôàìèëèþ äîêëàä÷èêà äàþò â ðîäèòåëüíîì ïàäåæå, íàïðèìåð: ÏÎÂÅÑÒÊÀ ÄÍß: 1. Î ðàçâèòèè ñîòðóäíè÷åñòâà ñ ÇÀÎ «Ýëåêòðîí». Ñîîáùåíèå çàì. äèðåêòîðà Òèõîíîâà Î.Ï. 2. Î ïåðåõîäå íà íîâûé ðåæèì ðàáîòû. Ñîîáùåíèå íà÷àëüíèêà îòäåëà êàäðîâ ×åðêàñîâîé Â.Ä. Îñíîâíàÿ ÷àñòü òåêñòà ïðîòîêîëà ñòðîèòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ âîïðîñàìè ïîâåñòêè äíÿ. Ïîñòðîåíèå çàïèñè îáñóæäåíèÿ êàæäîãî âîïðîñà ïîâåñòêè äíÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî ñõåìå ÑËÓØÀËÈ — ÂÛÑÒÓÏÈËÈ — ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ (ÐÅØÈËÈ). Ýòè ñëîâà ïå÷àòàþò ïðîïèñíûìè áóêâàìè. Ïåðåä ñëîâîì ÑËÓØÀËÈ ñòàâÿò íîìåð âîïðîñà ïîâåñòêè äíÿ, ïîñëå — äâîåòî÷èå. Ôàìèëèþ äîêëàä÷èêà ïå÷àòàþò ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
75
12.10.2004, 11:16
75
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå îò 1-ãî ïîëîæåíèÿ ïå÷àòàþùåãî óñòðîéñòâà; ïîñëå ôàìèëèè ñòàâÿò èíèöèàëû, çàòåì òèðå è ñ ïðîïèñíîé áóêâû ïèøóò ñîäåðæàíèå äîêëàäà â ôîðìå ïðÿìîé ðå÷è. Åñëè òåêñò äîêëàäà (âûñòóïëåíèÿ) çàñòåíîãðàôèðîâàí èëè ïðåäñòàâëåí äîêëàä÷èêîì â ïèñüìåííîé ôîðìå, òî ïîñëå òèðå òàêæå ñ ïðîïèñíîé áóêâû ïèøóò — «Äîêëàä ïðèëàãàåòñÿ» (â ïðîòîêîëå — áåç êàâû÷åê). Îáñóæäåíèþ äîêëàäà ìîãóò ïðåäøåñòâîâàòü âîïðîñû ê äîêëàä÷èêó, êîòîðûå âìåñòå ñ îòâåòàìè âêëþ÷àþòñÿ â ðàçäåë ÑËÓØÀËÈ. Ïåðåä çàïèñüþ êàæäîãî âîïðîñà óêàçûâàþòñÿ èíèöèàëû, ôàìèëèÿ è äîëæíîñòü åãî àâòîðà è ñòàâèòñÿ òèðå. Ñîäåðæàíèå âîïðîñà çàïèñûâàåòñÿ ñ ïðîïèñíîé áóêâû â ôîðìå ïðÿìîé ðå÷è. Ïåðåä ôîðìóëèðîâêîé îòâåòà ïèøåòñÿ ñëîâî «Îòâåò» (â ïðîòîêîëå — áåç êàâû÷åê), ñòàâèòñÿ òèðå è çàïèñûâàåòñÿ îòâåò â ôîðìå ïðÿìîé ðå÷è. Õîä îáñóæäåíèÿ äîêëàäà îòðàæàåòñÿ â ðàçäåëå ÂÛÑÒÓÏÈËÈ. Ïîñëå ñëîâà ÂÛÑÒÓÏÈËÈ ñòàâèòñÿ äâîåòî÷èå. Ôàìèëèþ âûñòóïàþùåãî ïèøóò â èìåíèòåëüíîì ïàäåæå îò 1-ãî ïîëîæåíèÿ ïå÷àòàþùåãî óñòðîéñòâà, çàòåì óêàçûâàþò èíèöèàëû è äîëæíîñòü âûñòóïàþùåãî, ñòàâÿò òèðå è ñî ñòðî÷íîé áóêâû ïå÷àòàþò ñîäåðæàíèå âûñòóïëåíèÿ â ôîðìå êîñâåííîé ðå÷è. Ïðèíÿòûå ðåøåíèÿ ñîäåðæàòñÿ â ðàçäåëå ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ (ÐÅØÈËÈ). Åñëè ðåøåíèé íåñêîëüêî, îíè íóìåðóþòñÿ àðàáñêèìè öèôðàìè ñ òî÷êîé. Êàê ïðàâèëî, êàæäîå ðåøåíèå ñîïðîâîæäàåòñÿ óêàçàíèåì äîëæíîñòè, ôàìèëèè è èíèöèàëîâ îòâåòñòâåííîãî çà åãî âûïîëíåíèå è ñîäåðæèò ñðîê èñïîëíåíèÿ, íàïðèìåð: ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ: 1. Ïîäãîòîâèòü ïðîåêò íîâîãî Ïîëîæåíèÿ î ïåðñîíàëå. Îòâåòñòâåííûé — ìåíåäæåð ïî ïåðñîíàëó Ðîäèîíîâà Í.Ï. Ñðîê — 18.11.2005. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
76
new.p65
76
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
2. Îáñóäèòü ïðîåêò íîâîãî Ïîëîæåíèÿ î ïåðñîíàëå íà îáùåì ñîáðàíèè òðóäîâîãî êîëëåêòèâà â ïåðâîé äåêàäå äåêàáðÿ 2005 ã. Îòâåòñòâåííûå — çàì. äèðåêòîðà Àíòîíîâ Í.Ã., ìåíåäæåð ïî ïåðñîíàëó Ðîäèîíîâà Í.Ï. Ñðîê — 10.12.2005. Ïðèíèìàåìûå êîëëåãèàëüíî ðåøåíèÿ íåðåäêî òðåáóþò ãîëîñîâàíèÿ.  ýòîì ñëó÷àå ïîñëå ðàçäåëà ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ óêàçûâàåòñÿ: «Ãîëîñîâàíèå» èëè «Ãîëîñîâàëè» (â ïðîòîêîëå — áåç êàâû÷åê) è ïðèâîäÿòñÿ ðåçóëüòàòû ãîëîñîâàíèÿ: åäèíîãëàñíî èëè çà —..., ïðîòèâ —..., âîçäåðæàëèñü —... Ôîðìà ïðîòîêîëà äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 14, ïðèìåð ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ ïîëíîãî ïðîòîêîëà ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 15.  ïðàêòèêå ÷àñòî ïðèìåíÿþòñÿ ñîêðàùåííàÿ è êðàòêàÿ ôîðìû ïðîòîêîëîâ, êîãäà íå òðåáóåòñÿ ïîäðîáíàÿ çàïèñü õîäà îáñóæäåíèÿ âîïðîñîâ.  ñîêðàùåííûõ ïðîòîêîëàõ ïîñëå ñïèñêà ïðèñóòñòâóþùèõ èëè ïðèãëàøåííûõ óêàçûâàåòñÿ ïîðÿäêîâûé íîìåð âîïðîñà ïî ïîâåñòêå äíÿ è ïå÷àòàåòñÿ íàçâàíèå äîêëàäà. Ïîñëåäíÿÿ ñòðîêà íàçâàíèÿ äîêëàäà (ïóíêò ïîâåñòêè äíÿ) ïîä÷åðêèâàåòñÿ, è ïîä ÷åðòîé (â ñêîáêàõ) ïå÷àòàþò ôàìèëèè âûñòóïàþùèõ â ïîðÿäêå èõ âûñòóïëåíèÿ. Íàçâàíèå êàæäîãî äîêëàäà çàêàí÷èâàåòñÿ ïðîòîêîëüíûì ðåøåíèåì èëè ïîñòàíîâëåíèåì. Ôîðìà ñîêðàùåííîãî ïðîòîêîëà äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 16, ïðèìåð ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ ñîêðàùåííîãî ïðîòîêîëà ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 17.  ïðîòîêîëå êðàòêîé ôîðìû óêàçûâàþòñÿ òîëüêî ðàññìîòðåííûå âîïðîñû è ïðèíÿòûå ðåøåíèÿ. Ôîðìà êðàòêîãî ïðîòîêîëà äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 18, ïðèìåð ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ êðàòêîãî ïðîòîêîëà ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 19.  ïîñòàíîâëÿþùåé ÷àñòè òåêñòà ïðîòîêîëà ìîæåò ñîäåðæàòüñÿ ïóíêò îá óòâåðæäåíèè êàêîãî-ëèáî äîêóìåíòà.  ýòîì ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
77
12.10.2004, 11:16
77
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ñëó÷àå óòâåðæäåííûé äîêóìåíò ïðèëàãàåòñÿ ê ïðîòîêîëó è èìååò ññûëêó íà åãî íîìåð è äàòó.  ïðàêòèêå î÷åíü ÷àñòî ïðèõîäèòñÿ äåëàòü âûïèñêè èç ïðîòîêîëîâ. Âûïèñêà èç ïðîòîêîëà ñîäåðæèò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: – âñå ðåêâèçèòû çàãîëîâî÷íîé ÷àñòè ïðîòîêîëà: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà (ÂÛÏÈÑÊÀ ÈÇ ÏÐÎÒÎÊÎËÀ), äàòó (äàòà çàñåäàíèÿ), íîìåð ïðîòîêîëà (ïîðÿäêîâûé íîìåð çàñåäàíèÿ), ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ (ìåñòî ïðîâåäåíèÿ çàñåäàíèÿ); – çàãîëîâîê ê òåêñòó; – âñå ðåêâèçèòû ââîäíîé ÷àñòè òåêñòà ïðîòîêîëà: «Ïðåäñåäàòåëü», «Ñåêðåòàðü», «Ïðèñóòñòâîâàëè», «Ïðèãëàøåííûå», «ÏÎÂÅÑÒÊÀ ÄÍß»; – îòäåëüíûå ðåêâèçèòû îñíîâíîé ÷àñòè òåêñòà ïðîòîêîëà: «ÑËÓØÀËÈ», «ÏÎÑÒÀÍÎÂÈËÈ», «Ãîëîñîâàíèå»; – ðåêâèçèòû îôîðìëÿþùåé ÷àñòè ïðîòîêîëà: ðåêâèçèò «Ïîäïèñü», âêëþ÷àþùåé ñëîâà «Ïðåäñåäàòåëü», «Ñåêðåòàðü», èíèöèàëû è ôàìèëèè ïðåäñåäàòåëÿ è ñåêðåòàðÿ (áåç èõ ëè÷íûõ ïîäïèñåé, ò.ê. âûïèñêè, êàê ïðàâèëî, íå ïîäïèñûâàþòñÿ ïîäëèííûìè ïîäïèñÿìè, à çàâåðÿþòñÿ ñåêðåòàðåì); îòìåòêó î çàâåðåíèè êîïèè. Òàêèì îáðàçîì, èç ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòè ïðîòîêîëà áåðóòñÿ òîëüêî òå ýëåìåíòû, êîòîðûå íåîáõîäèìî äîâåñòè äî ñâåäåíèÿ çàèíòåðåñîâàííûõ äîëæíîñòíûõ ëèö. Ôîðìà âûïèñêè èç ïðîòîêîëà äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 20, ïðèìåð âûïèñêè èç ïðîòîêîëà ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 21.
2.3. Èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íûå äîêóìåíòû Äëÿ ïîäòâåðæäåíèÿ óñòàíîâëåííûõ ôàêòîâ è ñîáûòèé íåñêîëüêèìè ëèöàìè ñîñòàâëÿåòñÿ àêò. Àêòû ñîñòàâëÿþòñÿ ïî – WWW.TOP-PERSONAL.RU
78
new.p65
78
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
ðåçóëüòàòàì ðåâèçèé äåÿòåëüíîñòè ïðåäïðèÿòèÿ èëè åãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ è îòäåëüíûõ äîëæíîñòíûõ ëèö, ïðè ïðèåìå-ïåðåäà÷å äåë, ïîäãîòîâêå äîêóìåíòîâ ê óíè÷òîæåíèþ, ïðèåìå îáúåêòîâ â ýêñïëóàòàöèþ è ò.ï.  àêòå ñîäåðæàòñÿ ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòà (äàòà àêòèðóåìîãî ñîáûòèÿ), íîìåð, ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ, ãðèô óòâåðæäåíèÿ (ïðè íåîáõîäèìîñòè), çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ (ïðè íåîáõîäèìîñòè), ïîäïèñè, îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî. Àêò ïîäïèñûâàåòñÿ ëèöàìè, ïðèíèìàâøèìè ó÷àñòèå â åãî ñîñòàâëåíèè, ïðè ýòîì óêàçûâàåòñÿ íå íàèìåíîâàíèå äîëæíîñòåé, à ðàñïðåäåëåíèå îáÿçàííîñòåé ìåæäó ÷ëåíàìè êîìèññèè: ïðåäñåäàòåëü, ÷ëåíû êîìèññèè. Òåêñò àêòà ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé: ââîäíîé è êîíñòàòèðóþùåé.  ââîäíîé ÷àñòè óêàçûâàþòñÿ: íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà, â ñîîòâåòñòâèè ñ êîòîðûì áûëà îáðàçîâàíà êîìèññèÿ, åãî íîìåð è äàòà; èëè íàèìåíîâàíèå, äàòà è íîìåð äîêóìåíòà, íà îñíîâàíèè êîòîðîãî ïðîâîäèòñÿ ðåâèçèÿ, ïðîâåðêà; èëè ñîáûòèå, ôàêò, ïîñëóæèâøèå îñíîâàíèåì äëÿ ñîñòàâëåíèÿ àêòà. Äàëåå â ââîäíîé ÷àñòè ïåðå÷èñëÿåòñÿ ñîñòàâ êîìèññèè: ïðåäñåäàòåëü (äîëæíîñòü, ôàìèëèÿ, èíèöèàëû), ÷ëåíû êîìèññèè (äîëæíîñòè, ôàìèëèè, èíèöèàëû). Ôàìèëèè ÷ëåíîâ êîìèññèè ïðèâîäÿòñÿ, êàê ïðàâèëî, â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå, íóìåðóþòñÿ àðàáñêèìè öèôðàìè ñ òî÷êàìè è ïå÷àòàþòñÿ ÷åðåç 1,5 èíòåðâàëà.  ââîäíîé ÷àñòè óêàçûâàþòñÿ òàêæå ëèöà, íå ÿâëÿþùèåñÿ ÷ëåíàìè äàííîé êîìèññèè, íî ïðèñóòñòâîâàâøèå ïðè ïðîâåäåíèè ïðîâåðêè.  êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè òåêñòà àêòà èçëàãàþòñÿ öåëè, çàäà÷è, ñóùíîñòü è õàðàêòåð ïðîâåäåííîé êîìèññèåé ðàáîòû; ôèêñèðóþòñÿ óñòàíîâëåííûå ôàêòû, äåëàþòñÿ âûâîäû î ïîëó÷åííûõ ðåçóëüòàòàõ è ïðè íåîáõîäèÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
79
12.10.2004, 11:16
79
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ìîñòè äàþòñÿ ïðåäëîæåíèÿ ïî óñòðàíåíèþ âûÿâëåííûõ íåäîñòàòêîâ. Òåêñò àêòà ïðèíÿòî èçëàãàòü îò òðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà («êîìèññèÿ óñòàíîâèëà»). Àêò ñîñòàâëÿåòñÿ â òîì êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ, êîòîðîå îïðåäåëÿåòñÿ ïîòðåáíîñòüþ çàèíòåðåñîâàííûõ ëèö. Ñâåäåíèÿ î êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ àêòà è èõ ìåñòîíàõîæäåíèè ïîìåùàþò â êîíöå òåêñòà ïåðåä îòìåòêîé î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ ê àêòó (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 22). Ïðèìåð àêòà äàí â ïðèëîæåíèè ¹ 23. Ñëóæåáíûå ïèñüìà îôîðìëÿþòñÿ íà áëàíêàõ ïèñåì, â êîòîðûå âíîñÿòñÿ ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: àäðåñàò, çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, îòìåòêà î íàëè÷èè ïðèëîæåíèÿ (ïðè íåîáõîäèìîñòè), ïîäïèñü, îòìåòêà îá èñïîëíèòåëå. Òåêñò ïèñüìà, êàê ïðàâèëî, ñîñòîèò èç äâóõ ÷àñòåé. Ñíà÷àëà óêàçûâàþòñÿ ïðè÷èíû, ïîñëóæèâøèå îñíîâàíèåì äëÿ ñîñòàâëåíèÿ ïèñüìà (ôàêòû, ñîáûòèÿ, ññûëêè íà äðóãèå äîêóìåíòû), à çàòåì èçëàãàþòñÿ âûâîäû, ïðåäëîæåíèÿ, ïðîñüáû.  ïåðåïèñêå èñïîëüçóþòñÿ ñëåäóþùèå ôîðìû èçëîæåíèÿ òåêñòà: Ø îò ïåðâîãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà (ïðîøó); Ø îò ïåðâîãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà (ïðîñèì); Ø îò òðåòüåãî ëèöà åäèíñòâåííîãî ÷èñëà (ïðåäïðèÿòèå ïðîñèò); Ø îò òðåòüåãî ëèöà ìíîæåñòâåííîãî ÷èñëà (ðóêîâîäñòâî ïðåäïðèÿòèÿ è òðóäîâîé êîëëåêòèâ ïðîñÿò).  ñîâðåìåííîé êîììåð÷åñêîé ïåðåïèñêå ïðèíÿòî èñïîëüçîâàòü «ôîðìóëû» âåæëèâîãî îáðàùåíèÿ è âåæëèâîãî çàêëþ÷åíèÿ äî è ïîñëå òåêñòà ïèñüìà, íàïðèìåð: à) âåæëèâîå îáðàùåíèå: Óâàæàåìûé ãîñïîäèí äèðåêòîð Óâàæàåìûé ãîñïîäèí Èâàíîâ È.È. Óâàæàåìûé Áîðèñ Ïåòðîâè÷ – WWW.TOP-PERSONAL.RU
80
new.p65
80
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Óâàæàåìûå ãîñïîäà Óâàæàåìûå êîëëåãè á) âåæëèâîå çàêëþ÷åíèå: Ñ óâàæåíèåì Ñ áëàãîäàðíîñòüþ Ñ íàäåæäîé íà ñîòðóäíè÷åñòâî Ñ ïîæåëàíèåì óñïåõîâ Ñëóæåáíàÿ ïåðåïèñêà âêëþ÷àåò ìíîæåñòâî âèäîâ è ðàçíîâèäíîñòåé ïèñåì: çàïðîñû, ïðåäëîæåíèÿ, èçâåùåíèÿ, íàïîìèíàíèÿ, óâåäîìëåíèÿ, ñîïðîâîäèòåëüíûå è ãàðàíòèéíûå ïèñüìà, ïðèãëàøåíèÿ, çàêàçû, çàÿâêè, ïðåòåíçèè è äð. Ïðè ïîäãîòîâêå ëþáîãî ïèñüìà íåîáõîäèìî ïîìíèòü îá ýòè÷åñêèõ íîðìàõ ñëóæåáíîé ïåðåïèñêè, ó÷èòûâàòü îñîáåííîñòè ÿçûêà è ñòèëÿ ñëóæåáíûõ äîêóìåíòîâ, çíàòü îñîáåííîñòè îôîðìëåíèÿ ïèñåì, îòïðàâëÿåìûõ çà ðóáåæ. Äëÿ èñêëþ÷åíèÿ îøèáîê ïðè ðàáîòå íàä òåêñòàìè ñëóæåáíûõ ïèñåì íåîáõîäèìî èñïîëüçîâàòü ñïåöèàëüíûå ñïðàâî÷íûå ïîñîáèÿ, ïîñâÿùåííûå äåëîâîé ïåðåïèñêå, â êîòîðûõ, êàê ïðàâèëî, ñîäåðæèòñÿ áîëüøîå êîëè÷åñòâî îáðàçöîâ ñëóæåáíûõ ïèñåì, îòðàæàþùèõ ìíîãî÷èñëåííûå ñèòóàöèè, âîçíèêàþùèå ïðè îáùåíèè ñ îòå÷åñòâåííûìè è çàðóáåæíûìè ïàðòíåðàìè4. Èñõîäÿùèå (îòïðàâëÿåìûå) ïèñüìà âèçèðóþòñÿ çàèíòåðåñîâàííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè (íàïðèìåð, ïèñüìà ïî ôèíàíñîâûì âîïðîñàì — ãëàâíûì áóõãàëòåðîì). Âèçû ïðîñòàâëÿþòñÿ íà ëèöåâîé ñòîðîíå ïîñëåäíåãî ëèñòà êîïèè ïèñüìà, îñòàþùåéñÿ â îðãàíèçàöèè. Ïðèìåð èñõîäÿùåãî ïèñüìà ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 24. 4 См. например: Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996; Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и офи циальной переписки. — М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993; Котий Г.А., Гюльмисаров В.Р. Образцы деловой переписки на английском и русском языках / Практическое по собие. — М.: ИНФРАМ, 1995 и др.
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
81
12.10.2004, 11:16
81
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Íà âõîäÿùèõ (ïîëó÷àåìûõ) ïèñüìàõ ïðîñòàâëÿþòñÿ îòìåòêà î ïîñòóïëåíèè è ðåçîëþöèè ðóêîâîäÿùèõ ðàáîòíèêîâ îðãàíèçàöèè, ðàññìàòðèâàâøèõ ïèñüìî, à â äàëüíåéøåì — îòìåòêà î êîíòðîëå (åñëè èñïîëíåíèå ïèñüìà êîíòðîëèðîâàëîñü ñëóæáîé äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ) è îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî. Ïðèìåð âõîäÿùåãî ïèñüìà ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 25. Òåëåãðàììû îôîðìëÿþòñÿ íà ñïåöèàëüíûõ òèïîãðàôñêèõ áëàíêàõ, à â ñëó÷àå èõ îòñóòñòâèÿ — íà îáû÷íîé áóìàãå. Ïå÷àòàþò òåëåãðàììó â äâóõ ýêçåìïëÿðàõ íà îäíîé ñòîðîíå ëèñòà ÷åðåç äâà èíòåðâàëà ïðîïèñíûìè áóêâàìè. Ïåðâûé ýêçåìïëÿð íàïðàâëÿåòñÿ íà òåëåòàéï (òåëåãðàô), âòîðîé ïîäøèâàåòñÿ â äåëî. Èíôîðìàöèÿ, íå ïîäëåæàùàÿ ïåðåäà÷å (ïî÷òîâûé àäðåñ îòïðàâèòåëÿ, ïîäïèñü äîëæíîñòíîãî ëèöà, äàòà), ïå÷àòàåòñÿ ñòðî÷íûìè áóêâàìè (êðîìå çàãëàâíûõ) ïîñëå ÷åðòû, îòäåëÿþùåé ýòè ðåêâèçèòû îò òåêñòà, êîòîðûé ïîäëåæèò ïåðåäà÷å. Åñëè îðãàíèçàöèÿ èìååò óñëîâíûé òåëåòàéïíûé àäðåñ, íàïðèìåð «Êîíòàêò», òî âìåñòî àäðåñà óêàçûâàþòñÿ óñëîâíûå îáîçíà÷åíèÿ. Òåêñò òåëåãðàììû ñîñòàâëÿåòñÿ áåç ñîþçîâ, ïðåäëîãîâ è çíàêîâ ïðåïèíàíèÿ (åñëè ïðè ýòîì íå èñêàæàåòñÿ ñîäåðæàíèå), áåç ïåðåíîñà ñëîâ. Òåêñò íå äîëæåí çàêàí÷èâàòüñÿ öèôðàìè.  îòâåòíîé òåëåãðàììå ñëåäóåò óêàçûâàòü íîìåð è äàòó äîêóìåíòà áåç äîáàâëåíèÿ ñëîâ «íîìåð», «Âàø», «íà Âàø». Çíàêè ïðåïèíàíèÿ äîïóñêàåòñÿ îáîçíà÷àòü óñëîâíûìè ñîêðàùåíèÿìè: òî÷êà — Ò×Ê, çàïÿòàÿ — ÇÏÒ, äâîåòî÷èå — ÄÂÒ, êàâû÷êè — ÊÂ×. Óñëîâíî îáîçíà÷àåòñÿ òàêæå ñëîâî «íîìåð» — HP. Òåëåãðàììà âèçèðóåòñÿ èñïîëíèòåëåì, ïîäïèñûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè è çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ. Èñïðàâëåíèÿ, âíåñåííûå ïðè ïîäïèñàíèè, çàâåðÿþòñÿ èñïîëíèòåëåì ïîä ÷åðòîé òåëåãðàôíîãî áëàíêà. Òåëåãðàììû, íàïðàâëåííûå â íåñêîëüêî àäðåñîâ, ïîäïèñûâàþòñÿ â îäíîì ýêçåìïëÿ– WWW.TOP-PERSONAL.RU
82
new.p65
82
12.10.2004, 11:16
ÑÎÑÒÀÂËÅÍÈÅ È ÎÔÎÐÌËÅÍÈÅ ÎÑÍÎÂÍÛÕ ÂÈÄÎÂ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
ðå. Íà ýêçåìïëÿðå, îñòàþùåìñÿ íà ïðåäïðèÿòèè, óêàçûâàþòñÿ âñå àäðåñà è ïðèëàãàåòñÿ ñïèñîê àäðåñàòîâ. Ïðèìåð òåëåãðàììû ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 26. Ìåæäóíàðîäíûå òåëåãðàììû ïå÷àòàþòñÿ ðóññêèì è ëàòèíñêèì øðèôòîì. Òåêñò ìåæäóíàðîäíîé òåëåãðàììû ïå÷àòàåòñÿ ÷åðåç äâà èíòåðâàëà, ïðîïèñíûìè áóêâàìè, áåç êðàñíîé ñòðîêè, àáçàöåâ, ïåðåíîñà ñëîâ è èñïðàâëåíèé. Àäðåñ ìåæäóíàðîäíîé òåëåãðàììû âêëþ÷àåò: îòìåòêó î êàòåãîðèè òåëåãðàììû, íàèìåíîâàíèå àäðåñàòà, íàèìåíîâàíèå ïóíêòà èëè ñòðàíû íàçíà÷åíèÿ. Òåêñò ìåæäóíàðîäíîé òåëåãðàììû ïîäïèñûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè è çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ.  ëåâîì íèæíåì óãëó ìåæäóíàðîäíîé òåëåãðàììû óêàçûâàþòñÿ íîìåð, äàòà, ôàìèëèÿ èñïîëíèòåëÿ, íîìåð ñëóæåáíîãî òåëåôîíà. Ïðèìåð îôîðìëåíèÿ ìåæäóíàðîäíîé òåëåãðàììû ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 27. Òåëåôîíîãðàììà âêëþ÷àåò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, âèä äîêóìåíòà, äàòà, íîìåð, ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ, àäðåñàò, òåêñò, ïîäïèñü, îòìåòêè î âðåìåíè ïåðåäà÷è è ïðèåìà è óêàçàíèå äîëæíîñòåé, ôàìèëèé è èíèöèàëîâ (èëè òîëüêî ôàìèëèé è èíèöèàëîâ) ëèö, ïðèíÿâøèõ è ïåðåäàâøèõ òåëåôîíîãðàììó.  ñëó÷àå îòñóòñòâèÿ áëàíêîâ äëÿ òåëåôîíîãðàììû ïðèìåíÿþòñÿ ëèñòû áóìàãè ôîðìàòà À5. Òåëåôîíîãðàììû ñîñòàâëÿþòñÿ â îäíîì ýêçåìïëÿðå, ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïðåäïðèÿòèÿ èëè íåïîñðåäñòâåííûì èñïîëíèòåëåì. Òåêñò òåëåôîíîãðàììû íå äîëæåí âêëþ÷àòü áîëåå 50 ñëîâ. Åñëè òåëåôîíîãðàììà ïåðåäàåòñÿ íåñêîëüêèì àäðåñàòàì, òî ïðèëàãàåòñÿ ñïèñîê ó÷ðåæäåíèé-àäðåñàòîâ è íîìåðîâ òåëåôîíîâ. Ôîðìà òåëåôîíîãðàììû äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 28, ïðèìåð îôîðìëåíèÿ òåëåôîíîãðàììû ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 29. Äëÿ îòðàæåíèÿ ïðîèçâîäñòâåííîé äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè èëè ïîäòâåðæäåíèÿ ñâåäåíèé î åå ðàáîòíèêàõ ñîñòàâëÿþòñÿ ñïðàâêè. Ñïðàâêè ïî âîïðîñàì ïðîèçâîäñòâåííîé ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
83
12.10.2004, 11:16
83
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè îôîðìëÿþòñÿ íà áëàíêå, ïîäïèñûâàþòñÿ èñïîëíèòåëåì è ñîäåðæàò ôàêòû, ïîñëóæèâøèå îñíîâàíèåì äëÿ åå íàïèñàíèÿ, è êîíêðåòíóþ èíôîðìàöèþ. Ïðè íàëè÷èè â ñïðàâêå ñâåäåíèé ôèíàíñîâîãî õàðàêòåðà îíà ïîäïèñûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè è ãëàâíûì áóõãàëòåðîì è çàâåðÿåòñÿ ïå÷àòüþ. Ïðèìåð îôîðìëåíèÿ ñïðàâêè ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 30. Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ìîæåò îôîðìëÿòüñÿ ðóêîïèñíûì ñïîñîáîì íà ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìàãè. Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ÿâëÿåòñÿ äîêóìåíòîì, ñîäåðæàùèì îáñòîÿòåëüíîå èçëîæåíèå âîïðîñà, îòðàæàþùåãî ïðîèçâîäñòâåííóþ äåÿòåëüíîñòü îðãàíèçàöèè. Äîêëàäíàÿ çàïèñêà ñîäåðæèò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòó, íîìåð, çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, ïîäïèñü, ðåçîëþöèþ, îòìåòêó îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî. Ôîðìà äîêëàäíîé çàïèñêè äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 31, ïðèìåð ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ äîêëàäíîé çàïèñêè ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 32. Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà — ýòî äîêóìåíò, â êîòîðîì ðàáîòíèê îðãàíèçàöèè îáúÿñíÿåò ïðè÷èíû íåâûïîëíåíèÿ êàêîãî-ëèáî ïîðó÷åíèÿ, íàðóøåíèÿ òðóäîâîé èëè ïðîèçâîäñòâåííîé äèñöèïëèíû. Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà ìîæåò îôîðìëÿòüñÿ ðóêîïèñíûì ñïîñîáîì íà ñòàíäàðòíîì ëèñòå áóìàãè. Îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà ñîäåðæèò ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòó, íîìåð, çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, ïîäïèñü, ðåçîëþöèþ, îòìåòêó îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî. Ôîðìà îáúÿñíèòåëüíîé çàïèñêè äàíà â ïðèëîæåíèè ¹ 33, ïðèìåð ñîñòàâëåíèÿ è îôîðìëåíèÿ îáúÿñíèòåëüíîé çàïèñêè ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 34.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
84
new.p65
84
12.10.2004, 11:16
3. ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ 3.1. Îðãàíèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà Äîêóìåíòîîáîðîò — ýòî äâèæåíèå äîêóìåíòîâ ñ ìîìåíòà èõ ïîëó÷åíèÿ èëè ñîçäàíèÿ äî çàâåðøåíèÿ èñïîëíåíèÿ, îòïðàâêè èëè ñäà÷è â äåëî. Ðàçëè÷àþò òðè îñíîâíûõ ïîòîêà äîêóìåíòàöèè: l äîêóìåíòû, ïîñòóïàþùèå èç äðóãèõ îðãàíèçàöèé (âõîäÿùèå); l äîêóìåíòû, îòïðàâëÿåìûå â äðóãèå îðãàíèçàöèè (èñõîäÿùèå); l äîêóìåíòû, ñîçäàâàåìûå â îðãàíèçàöèè è èñïîëüçóåìûå ðàáîòíèêàìè îðãàíèçàöèè â óïðàâëåí÷åñêîì ïðîöåññå (âíóòðåííèå). Äâèæåíèå âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ âêëþ÷àåò: l ïåðâè÷íóþ îáðàáîòêó; l ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå; l ðåãèñòðàöèþ; l ðàññìîòðåíèå ðóêîâîäñòâîì; l ïåðåäà÷ó íà èñïîëíåíèå; l èñïîëíåíèå; l êîíòðîëü çà èñïîëíåíèåì; l ñïèñàíèå èñïîëíåííîãî äîêóìåíòà â äåëî. Ñëóæáà äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ (ÄÎÓ), êîòîðàÿ ìîæåò áûòü ïðåäñòàâëåíà â îðãàíèçàöèè êàê ñàìîñòîÿòåëüíûì ñòðóêòóðíûì ïîäðàçäåëåíèåì (óïðàâëåíèå äåëàìè, êàíöåëÿðèÿ, îáùèé îòäåë, ñåêðåòàðèàò, îðãîòäåë è ò.ï.), òàê è îòäåëüíûì ñîòðóäíèêîì (ñåêðåòàðü-ðåôåÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
85
12.10.2004, 11:16
85
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ðåíò, ñåêðåòàðü, îôèñ-ìåíåäæåð, äåëîïðîèçâîäèòåëü è äð.), äîëæíà ïðèíèìàòü ê îáðàáîòêå òîëüêî ïðàâèëüíî îôîðìëåííûå äîêóìåíòû, èìåþùèå þðèäè÷åñêóþ ñèëó è ïðèñëàííûå â ïîëíîì êîìïëåêòå (ïðè íàëè÷èè ïðèëîæåíèé).  ïðîòèâíîì ñëó÷àå ïðèñëàííûå äîêóìåíòû âîçâðàùàþòñÿ àâòîðó ñ ñîîòâåòñòâóþùèì ñîïðîâîäèòåëüíûì ïèñüìîì, ãäå óêàçûâàþòñÿ ïðè÷èíû âîçâðàòà. Äî íàñòîÿùåãî âðåìåíè âî ìíîãèõ îðãàíèçàöèÿõ äîêóìåíòû ïîñòóïàþò â âèäå òðàäèöèîííûõ ïî÷òîâûõ îòïðàâëåíèé (â êîíâåðòàõ). Êîíâåðòû ñ ïîìåòêîé «ëè÷íî» è â àäðåñ îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé íå ïðèíÿòî âñêðûâàòü, èõ ïåðåäàþò ïî íàçíà÷åíèþ áåç îáðàáîòêè.  îñòàëüíûõ ñëó÷àÿõ êîíâåðòû âñêðûâàþòñÿ è, êàê ïðàâèëî, íå ñîõðàíÿþòñÿ, íå ïðèëàãàþòñÿ ê ñîäåðæàâøèìñÿ â íèõ äîêóìåíòàì. Êîíâåðòû öåëåñîîáðàçíî ñîõðàíÿòü â èñêëþ÷èòåëüíûõ ñëó÷àÿõ, êîãäà òîëüêî ïî êîíâåðòó ìîæíî îïðåäåëèòü àäðåñ îòïðàâèòåëÿ, âðåìÿ îòïðàâêè è äàòó ïîëó÷åíèÿ äîêóìåíòîâ. Ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå äîêóìåíòîâ ïðîâîäèòñÿ ðàáîòíèêîì ñëóæáû ÄÎÓ ñ öåëüþ ðàñïðåäåëåíèÿ ïîñòóïèâøèõ äîêóìåíòîâ íà äâà ïîòîêà: Ø íàïðàâëÿåìûå íà ðàññìîòðåíèå ðóêîâîäèòåëþ îðãàíèçàöèè; Ø íàïðàâëÿåìûå íåïîñðåäñòâåííî â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ èëè êîíêðåòíûì èñïîëíèòåëÿì. Áåç ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì ïåðåäàþòñÿ ïî íàçíà÷åíèþ äîêóìåíòû, ñîäåðæàùèå òåêóùóþ îïåðàòèâíóþ èíôîðìàöèþ èëè àäðåñîâàííûå â êîíêðåòíûå ïîäðàçäåëåíèÿ. Ýòî ïîçâîëÿåò îñâîáîäèòü ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè îò ðàññìîòðåíèÿ ìåëêèõ òåêóùèõ âîïðîñîâ, ðåøåíèÿ ïî êîòîðûì ìîãóò ïðèíèìàòü îòâåòñòâåííûå èñïîëíèòåëè, è çíà÷èòåëüíî óñêîðèòü äâèæåíèå âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ, à çíà÷èò, óñêîðèòü è èõ èñïîëíåíèå. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
86
new.p65
86
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
Íà ðàññìîòðåíèå ðóêîâîäñòâà ïåðåäàþòñÿ äîêóìåíòû, àäðåñîâàííûå ðóêîâîäèòåëþ îðãàíèçàöèè, è äîêóìåíòû, ñîäåðæàùèå èíôîðìàöèþ ïî íàèáîëåå âàæíûì âîïðîñàì äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, íåîáõîäèìóþ äëÿ ïðèíÿòèÿ óïðàâëåí÷åñêèõ ðåøåíèé, íàïðèìåð: 1. Ïèñüìî ñ ïðåäëîæåíèåì î ñîâìåñòíîé äåÿòåëüíîñòè, ïîëó÷åííîå îò äðóãîé îðãàíèçàöèè. 2. Æàëîáà ïîêóïàòåëÿ íà íèçêîå êà÷åñòâî èçäåëèé, âûïóñêàåìûõ äàííîé îðãàíèçàöèåé. 3. Êîïèÿ ïðèêàçà ãåíåðàëüíîãî äèðåêòîðà îðãàíèçàöèè, ïðèñëàííàÿ â åå ôèëèàë. Öåëåñîîáðàçíî ïåðåäàòü íà èñïîëíåíèå â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ (èñïîëíèòåëÿì) áåç ðàññìîòðåíèÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèè, íàïðèìåð, ñëåäóþùèå äîêóìåíòû: 1. Ïèñüìî-íàïîìèíàíèå îò îðãàíèçàöèè-ïàðòíåðà î ïðèáëèæåíèè î÷åðåäíîãî ñðîêà îïëàòû âûïîëíåííûõ ðàáîò. 2. Ðåêëàìíûé ïðîñïåêò èçäåëèé, ïðèñëàííûé èç äðóãîé îðãàíèçàöèè. 3. Ïèñüìî-çàïðîñ, ïîëó÷åííûé îò òîðãîâîãî äîìà, î âèäàõ ïðîäóêöèè, êîòîðàÿ áóäåò âûïóñêàòüñÿ äàííîé îðãàíèçàöèåé â íîâîì ãîäó. Âñå ïîäëåæàùèå èñïîëíåíèþ äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ è çàòåì ïåðåäàþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðåäâàðèòåëüíûì ðàñïðåäåëåíèåì ëèáî ðóêîâîäèòåëþ, ëèáî â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ (îòâåòñòâåííûì èñïîëíèòåëÿì). ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
87
12.10.2004, 11:16
87
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ðàññìîòðåííûå ðóêîâîäèòåëåì äîêóìåíòû âîçâðàùàþòñÿ â ñëóæáó ÄÎÓ, ãäå â ðåãèñòðàöèîííóþ ôîðìó ïåðåíîñèòñÿ ðåçîëþöèÿ ðóêîâîäèòåëÿ, âûðàæàþùàÿ ïðèíÿòîå ðóêîâîäèòåëåì óïðàâëåí÷åñêîå ðåøåíèå ïî äàííîìó äîêóìåíòó. Ïîñëå çàïîëíåíèÿ ðåãèñòðàöèîííîé ôîðìû ýòè äîêóìåíòû ïåðåäàþòñÿ íà èñïîëíåíèå â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ (îòâåòñòâåííûì èñïîëíèòåëÿì). Õîä èñïîëíåíèÿ êîíòðîëèðóåòñÿ ñëóæáîé ÄÎÓ. Îáðàáîòêà è ïåðåäà÷à äîêóìåíòîâ èñïîëíèòåëÿì îñóùåñòâëÿþòñÿ â äåíü èõ ïîñòóïëåíèÿ â ñëóæáó ÄÎÓ. Åñëè äîêóìåíò äîëæåí èñïîëíÿòüñÿ íåñêîëüêèìè ïîäðàçäåëåíèÿìè èëè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè, åãî ðàçìíîæàþò â íóæíîì êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ. Èñïîëíåííûå äîêóìåíòû ïîäøèâàþòñÿ â äåëà âìåñòå ñ êîïèÿìè îòâåòîâ. Ðàáîòà ñ èñõîäÿùèìè äîêóìåíòàìè íà÷èíàåòñÿ ñ ïîäãîòîâêè îòâåòñòâåííûì èñïîëíèòåëåì ïðîåêòà òåêñòà äîêóìåíòà, êîòîðûé çàòåì ñîãëàñîâûâàåòñÿ ñ çàèíòåðåñîâàííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè è äîðàáàòûâàåòñÿ ïî èõ çàìå÷àíèÿì. Îêîí÷àòåëüíûé âàðèàíò äîêóìåíòà ïîñëå ðàñïå÷àòêè ïîäïèñûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì, ðåãèñòðèðóåòñÿ è îòïðàâëÿåòñÿ àäðåñàòó. Çàâåðåííàÿ êîïèÿ èñõîäÿùåãî äîêóìåíòà ïîäøèâàåòñÿ â äåëî. Äîêóìåíòû îòïðàâëÿþòñÿ â äðóãèå îðãàíèçàöèè ðàçëè÷íûìè ñïîñîáàìè: ïî ïî÷òå, ïî ôàêñó, ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå è äð. Ïî÷òîâûå îòïðàâëåíèÿ ñîðòèðóþò, óïàêîâûâàþò, îôîðìëÿþò è ñäàþò â îòäåëåíèå ñâÿçè. Ïåðåä óïàêîâêîé äîêóìåíòîâ ñëóæáà ÄÎÓ îáÿçàíà ïðîâåðèòü ïðàâèëüíîñòü îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòîâ, íàëè÷èå âñåõ ïðèëîæåíèé, ñîîòâåòñòâèå êîëè÷åñòâà ýêçåìïëÿðîâ êîëè÷åñòâó àäðåñàòîâ è ò.ä. Íåïðàâèëüíî îôîðìëåííûå äîêóìåíòû ïîäëåæàò âîçâðàòó èñïîëíèòåëþ íà äîðàáîòêó. Íà çàêàçíóþ êîððåñïîíäåíöèþ ñîñòàâëÿåòñÿ îïèñü ðàññûëêè, êîòîðàÿ ïîäïèñûâàåòñÿ ðàáîòíèêîì ñëóæáû ÄÎÓ è äàòèðóåòñÿ. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
88
new.p65
88
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
Èñõîäÿùèå äîêóìåíòû äîëæíû îáðàáàòûâàòüñÿ è îòïðàâëÿòüñÿ â äåíü ðåãèñòðàöèè. Âíóòðåííèå äîêóìåíòû îðãàíèçàöèè ñîçäàþòñÿ ïî òîé æå ñõåìå, ÷òî è èñõîäÿùèå: ñîñòàâëÿåòñÿ ïðîåêò òåêñòà äîêóìåíòà, ïðîâîäèòñÿ åãî ñîãëàñîâàíèå ñ çàèíòåðåñîâàííûìè äîëæíîñòíûìè ëèöàìè è äîðàáîòêà ïî çàìå÷àíèÿì; ðàñïå÷àòûâàåòñÿ îêîí÷àòåëüíûé âàðèàíò äîêóìåíòà è ïîäïèñûâàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì. Ïîñëå ðåãèñòðàöèè äîêóìåíò ðàçìíîæàåòñÿ â íóæíîì êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ (ïî ÷èñëó èñïîëíèòåëåé). Êîïèè äîêóìåíòà çàâåðÿþòñÿ è ïåðåäàþòñÿ íà èñïîëíåíèå â ñòðóêòóðíûå ïîäðàçäåëåíèÿ (îòâåòñòâåííûì èñïîëíèòåëÿì). Îðèãèíàë äîêóìåíòà ïîäøèâàåòñÿ â äåëî. Äîêóìåíòû âíóòðè îðãàíèçàöèè äîëæíû ïåðåäàâàòüñÿ èñïîëíèòåëÿì ïîä ðàñïèñêó äëÿ ïîäòâåðæåíèÿ ôàêòà ïîëó÷åíèÿ äîêóìåíòà èñïîëíèòåëåì è èñêëþ÷åíèÿ âîçìîæíîñòè ïîòåðè äîêóìåíòà ïðè åãî äâèæåíèè â îðãàíèçàöèè. Ñëóæáà ÄÎÓ äîëæíà ñèñòåìàòè÷åñêè âåñòè ó÷åò êîëè÷åñòâà îáðàáàòûâàåìûõ äîêóìåíòîâ, ò.å. ó÷èòûâàòü îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà. Ó÷åòó ïîäëåæàò âñå îðèãèíàëû äîêóìåíòîâ è âñå èõ ðàçìíîæåííûå ýêçåìïëÿðû (êîïèè), íàïðèìåð: 1. Ïðèêàç äèðåêòîðà îðãàíèçàöèè áûë ðàçìíîæåí â 10 ýêç., äîêóìåíòîîáîðîò ýòîãî ïðèêàçà ñîñòàâèë 11 äîêóìåíòîâ (1 îðèãèíàë + 10 êîïèé). 2. Ïèñüìî-ïðèãëàøåíèå áûëî ðàçîñëàíî â 15 îðãàíèçàöèé, åãî äîêóìåíòîîáîðîò ñîñòàâèë 16 äîêóìåíòîâ (15 ýêç. îòïðàâëåíî è 1 ýêç. ïîäøèò â äåëî).  îáúåì äîêóìåíòîîáîðîòà âõîäÿò òàêæå âñå äîêóìåíòû, ïîëó÷åííûå è îòïðàâëåííûå ïî êàíàëàì ñâÿçè: ôàêñû, òåëåêñû, òåëåãðàììû, òåëåôîíîãðàììû, ðàñïå÷àòàííûå âèäåîãðàììû, ïîëó÷åííûå ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
89
12.10.2004, 11:16
89
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïðè ïîäñ÷åòå îáúåìà äîêóìåíòîîáîðîòà çà ó÷åòíóþ åäèíèöó óäîáíåå âñåãî ïðèíÿòü äîêóìåíòû íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííîãî ôîðìàòà — À4 (210 õ 297 ìì), à äîêóìåíòû äðóãîãî ôîðìàòà — À5 (148 õ 210 ìì) ó÷èòûâàòü ïî ñõåìå: 2 äîêóìåíòà ôîðìàòà À5 = 1 äîêóìåíòó ôîðìàòà À4. Ñâåäåíèÿ î êîëè÷åñòâå îáðàáîòàííûõ äîêóìåíòîâ óäîáíî âíîñèòü â ñîîòâåòñòâóþùóþ ó÷åòíóþ ôîðìó, ñîçäàííóþ ïî óñìîòðåíèþ ñàìîé îðãàíèçàöèè è çàïîëíÿåìóþ åæåäíåâíî, åæåìåñÿ÷íî, åæåêâàðòàëüíî è åæåãîäíî â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ è ñëóæáàõ ÄÎÓ, íàïðèìåð: Ñâîäêà ó÷åòà îáúåìà äîêóìåíòîîáîðîòà çà _____________ 200___ ã. (ìåñÿö) Âèäû äîêóìåíòîâ
Êîëè÷åñòâî äîêóìåíòîâ îðèãèíàëû êîïèè
Âñåãî
âõîäÿùèå èñõîäÿùèå âíóòðåííèå Èòîãî Ðåçóëüòàòû ó÷åòà îáúåìà äîêóìåíòîîáîðîòà îáîáùàþòñÿ è äîâîäÿòñÿ äî ñâåäåíèÿ ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè äëÿ âûðàáîòêè ìåð ïî ñîâåðøåíñòâîâàíèþ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè è îïðåäåëåíèÿ øòàòíîé ÷èñëåííîñòè ñëóæáû ÄÎÓ.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
90
new.p65
90
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
3.2.
Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ
Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ — ýòî ôèêñàöèÿ ôàêòà ñîçäàíèÿ èëè ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòà ïóòåì ïðîñòàâëåíèÿ íà íåì èíäåêñà è äàòû ñ ïîñëåäóþùåé çàïèñüþ íåîáõîäèìûõ ñâåäåíèé î äîêóìåíòå â ðåãèñòðàöèîííûõ ôîðìàõ. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ íåîáõîäèìà äëÿ ðåøåíèÿ ñëåäóþùèõ çàäà÷: Ø ó÷åò êîëè÷åñòâà äîêóìåíòîâ; Ø îáåñïå÷åíèå ñîõðàííîñòè äîêóìåíòîâ, óñòðàíåíèå âîçìîæíîñòè ïîòåðü äîêóìåíòîâ; Ø îáåñïå÷åíèå âîçìîæíîñòè âåäåíèÿ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ; Ø îáåñïå÷åíèå ïîèñêà äîêóìåíòîâ â èíôîðìàöèîííîñïðàâî÷íûõ öåëÿõ. Ðåãèñòðàöèè ïîäëåæàò âñå äîêóìåíòû, òðåáóþùèå ó÷åòà, èñïîëíåíèÿ è äàëüíåéøåãî èñïîëüçîâàíèÿ â ñïðàâî÷íûõ öåëÿõ (îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå, ïëàíîâûå, îò÷åòíûå, ó÷åòíî-ñòàòèñòè÷åñêèå, áóõãàëòåðñêèå, ôèíàíñîâûå è ò.ä.). Ðåãèñòðèðóþòñÿ âõîäÿùèå, èñõîäÿùèå è âíóòðåííèå äîêóìåíòû, íåçàâèñèìî îò ñïîñîáà èõ ñîçäàíèÿ (ñ èñïîëüçîâàíèåì êîìïüþòåðà èëè ïèøóùåé ìàøèíêè) è ñïîñîáà ïîëó÷åíèÿ èëè îòïðàâêè (ïî÷òîé èëè ïî êàíàëàì ñâÿçè). Îäíàêî íå âñå äîêóìåíòû îðãàíèçàöèè äîëæíà ðåãèñòðèðîâàòü ñëóæáà ÄÎÓ. Äîêóìåíòû ñïåöèàëüíûõ (ôóíêöèîíàëüíûõ) ñèñòåì äîêóìåíòàöèè (ïëàíîâûå, áóõãàëòåðñêèå, ôèíàíñîâûå è äð.) öåëåñîîáðàçíî ðåãèñòðèðîâàòü â ñîîòâåòñòâóþùèõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.  ñëóæáå ÄÎÓ íà ýòèõ äîêóìåíòàõ ñòàâèòñÿ òîëüêî äàòà ïîñòóïëåíèÿ. Ñëóæáîé ÄÎÓ äîëæåí ðàçðàáàòûâàòüñÿ ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ, ðåãèñòðèðóåìûõ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ, ò.å. íå ðåãèñòðèðóåìûõ â ñëóæáå ÄÎÓ, íàïðèìåð: ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
91
12.10.2004, 11:16
91
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïðèìåðíûé ïåðå÷åíü äîêóìåíòîâ, íå ïîäëåæàùèõ ðåãèñòðàöèè â ñëóæáå ÄÎÓ 1.
Ïèñüìà, ïðèñëàííûå äëÿ ñâåäåíèÿ (êîïèè).
2.
Òåëåãðàììû è ïèñüìà î ðàçðåøåíèè îòïóñêîâ è êîìàíäèðîâîê.
3.
Òåõíè÷åñêèå çàäàíèÿ íà êîìàíäèðîâàíèå ñïåöèàëèñòîâ çà ðóáåæ è ñìåòû ïî êîìàíäèðîâàíèþ.
4.
Ñîîáùåíèÿ î çàñåäàíèÿõ, ñîâåùàíèÿõ è ïîâåñòêàõ äíÿ.
5.
Ãðàôèêè, íàðÿäû, çàÿâêè, ðàçíàðÿäêè.
6.
Ñâîäêè è èíôîðìàöèÿ, ïðèñëàííûå äëÿ ñâåäåíèÿ.
7.
Ó÷åáíûå ïëàíû è ïðîãðàììû.
8.
Ðåêëàìíûå èçâåùåíèÿ, ïëàêàòû, ïðîãðàììû ñîâåùàíèé, êîíôåðåíöèé.
9.
Ïðåéñêóðàíòû.
10. Òåõíè÷åñêèå óñëîâèÿ. 11. Ïðåòåíçèè. 12. Íîðìû è íîðìàòèâû ðàñõîäîâ ìàòåðèàëîâ. 13. Ïîçäðàâèòåëüíûå ïèñüìà. 14. Ïðèãëàñèòåëüíûå áèëåòû. 15. Äîêóìåíòû ïî çàêëþ÷åíèþ êîëëåêòèâíûõ äîãîâîðîâ. 16. Áóõãàëòåðñêèå äîêóìåíòû. 17. Ïëàíîâî-ôèíàíñîâûå äîêóìåíòû. 18. Ïå÷àòíûå èçäàíèÿ (êíèãè, æóðíàëû, áþëëåòåíè). 19. Ôîðìû ñòàòèñòè÷åñêîé îò÷åòíîñòè. 20. Êîððåñïîíäåíöèÿ, àäðåñîâàííàÿ ðàáîòíèêàì ïðåäïðèÿòèÿ ñ ïîìåòêîé «ëè÷íî» è îáùåñòâåííûì îðãàíèçàöèÿì. 21. Îáúÿñíèòåëüíûå çàïèñêè. 22. Àðáèòðàæíûå è èñêîâûå äîêóìåíòû. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
92
new.p65
92
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
Ïîñòóïàþùèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ â äåíü ïîñòóïëåíèÿ, îòïðàâëÿåìûå è âíóòðåííèå — â äåíü ïîäïèñàíèÿ èëè óòâåðæäåíèÿ. Âõîäÿùèå, èñõîäÿùèå è âíóòðåííèå äîêóìåíòû ðåãèñòðèðóþòñÿ îòäåëüíî. Äëÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ õàðàêòåðíà èõ ïîâòîðíàÿ ðåãèñòðàöèÿ â ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèÿõ.  òî æå âðåìÿ îñíîâíûì ïðèíöèïîì ðåãèñòðàöèè ÿâëÿåòñÿ åå îäíîêðàòíîñòü.  ñâÿçè ñ ýòèì ïðè ïîâòîðíîé ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòà â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè íåäîïóñòèìî ïðèñâàèâàòü åìó íîâûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð.  ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè äîêóìåíò ðåãèñòðèðóåòñÿ ïîä òåì íîìåðîì, êîòîðûé áûë ïðèñâîåí åìó â ñëóæáå ÄÎÓ. Ðåãèñòðàöèîííûå íîìåðà ïðèñâàèâàþòñÿ âõîäÿùèì, èñõîäÿùèì è âíóòðåííèì äîêóìåíòàì â ïðåäåëàõ êàëåíäàðíîãî ãîäà. Ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð âõîäÿùèõ è èñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ ñîñòîèò êàê ìèíèìóì èç äâóõ ÷àñòåé: Ø ïîðÿäêîâîãî íîìåðà â ïðåäåëàõ ðåãèñòðèðóåìîãî ìàññèâà äîêóìåíòîâ ñ íà÷àëà êàëåíäàðíîãî ãîäà; Ø íîìåðà äåëà ïî íîìåíêëàòóðå äåë. Ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ðàñïîëîæåíèÿ ýòèõ ÷àñòåé ðåãèñòðàöèîííîãî íîìåðà ìîæåò áûòü, íàïðèìåð, òàêîé: 1) äëÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ: 218/08-17, ãäå 218 — î÷åðåäíîé ïîðÿäêîâûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð, à 08-17 — íîìåð äåëà, â êîòîðîå áóäåò ïîäøèò èñïîëíåííûé äîêóìåíò; 2) äëÿ èñõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ: 11-03/532, ãäå: 11-03 — íîìåð äåëà, â êîòîðîå áóäåò ïîäøèòà êîïèÿ îòïðàâëåííîãî äîêóìåíòà, à 532 — î÷åðåäíîé ïîðÿäêîâûé íîìåð. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
93
12.10.2004, 11:16
93
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ê îáÿçàòåëüíûì ÷àñòÿì ðåãèñòðàöèîííîãî íîìåðà ìîãóò äîáàâëÿòüñÿ ïðè íåîáõîäèìîñòè êîäû èç êëàññèôèêàòîðîâ: êîððåñïîíäåíòîâ, ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé, âîïðîñîâ äåÿòåëüíîñòè è ò.ä. Âíóòðåííèå äîêóìåíòû ïðè ðåãèñòðàöèè äåëÿòñÿ íà ãðóïïû ïî âèäàì è ðàçíîâèäíîñòÿì äîêóìåíòîâ, êàæäàÿ èç êîòîðûõ ðåãèñòðèðóåòñÿ îòäåëüíî, íàïðèìåð: ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè, ïðèêàçû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, àêòû ðåâèçèé, ïðîòîêîëû çàñåäàíèé, îò÷åòû, äîêëàäíûå çàïèñêè è ò.ä. Ïîðÿäêîâûå ðåãèñòðàöèîííûå íîìåðà ïðèñâàèâàþòñÿ äîêóìåíòàì â ïðåäåëàõ êàæäîé ðåãèñòðèðóåìîé ãðóïïû. Äëÿ âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ îáû÷íî ïðèìåíÿåòñÿ ïðîñòàÿ ïîðÿäêîâàÿ íóìåðàöèÿ, íàïðèìåð: ïðèêàç ¹ 28, ïðîòîêîë ¹ 3, àêò ¹ 7. Íà äîêóìåíòàõ, ñîñòàâëåííûõ ñîâìåñòíî íåñêîëüêèìè îðãàíèçàöèÿìè, ðåãèñòðàöèîííûå íîìåðà àâòîðîâ ïðîñòàâëÿþòñÿ ÷åðåç êîñóþ ÷åðòó â ïîðÿäêå óêàçàíèÿ àâòîðîâ íà äîêóìåíòå (ñëåâà íàïðàâî).  ïðîöåñå ðåãèñòðàöèè â ó÷åòíûå ôîðìû âíîñÿòñÿ ðåêâèçèòû äîêóìåíòà. Íàèáîëåå âàæíûìè ðåêâèçèòàìè, êîòîðûå â îáÿçàòåëüíîì ïîðÿäêå ïåðåíîñÿòñÿ â ðåãèñòðàöèîííóþ ôîðìó, ÿâëÿþòñÿ: Ø àâòîð äîêóìåíòà (êîððåñïîíäåíò); Ø íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà; Ø äàòà äîêóìåíòà; Ø íîìåð äîêóìåíòà; Ø äàòà ïîñòóïëåíèÿ äîêóìåíòà â îðãàíèçàöèþ (äëÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ); Ø íîìåð, ïðèñâîåííûé äîêóìåíòó ïðè åãî ïîñòóïëåíèè â îðãàíèçàöèþ (äëÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ); Ø çàãîëîâîê äîêóìåíòà èëè åãî êðàòêîå ñîäåðæàíèå; Ø ðåçîëþöèÿ (èñïîëíèòåëü, ñîäåðæàíèå ïîðó÷åíèÿ, ñðîê èñïîëíåíèÿ, àâòîð ðåçîëþöèè, äàòà ïðîñòàíîâêè ðåçîëþöèè); – WWW.TOP-PERSONAL.RU
94
new.p65
94
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
Ø îòìåòêà îá èñïîëíåíèè (êðàòêàÿ çàïèñü ðåøåíèÿ âîïðîñà ïî ñóùåñòâó, äàòà ôàêòè÷åñêîãî èñïîëíåíèÿ è èíäåêñ äîêóìåíòà-îòâåòà, íîìåð äåëà, â êîòîðîå ïîäøèò èñïîëíåííûé äîêóìåíò).  ñëó÷àå íåîáõîäèìîñòè ñîñòàâ îáÿçàòåëüíûõ ðåêâèçèòîâ ìîæåò áûòü äîïîëíåí ñëåäóþùèìè: l ðàñïèñêà èñïîëíèòåëÿ â ïîëó÷åíèè äîêóìåíòà; l õîä èñïîëíåíèÿ; l íàëè÷èå ïðèëîæåíèé; l êîëè÷åñòâî ëèñòîâ è ýêçåìïëÿðîâ äîêóìåíòà è äð.  êà÷åñòâå ðåãèñòðàöèîííûõ ôîðì â çàâèñèìîñòè îò îáúåìîâ ðåãèñòðèðóåìûõ ìàññèâîâ äîêóìåíòîâ èñïîëüçóþò ðåãèñòðàöèîííûå æóðíàëû èëè ðåãèñòðàöèîííî-êîíòðîëüíûå êàðòî÷êè (ÐÊÊ). Æóðíàëû óäîáíû ïðè ñðàâíèòåëüíî íåáîëüøîì êîëè÷åñòâå ðåãèñòðèðóåìûõ äîêóìåíòîâ, òàê êàê ïîèñê èíôîðìàöèè ïî æóðíàëó äîâîëüíî ïðîäîëæèòåëåí ïî âðåìåíè. Ñîáëþäàÿ íàçâàííûå âûøå ïðàâèëà èíäåêñàöèè äîêóìåíòîâ, íåîáõîäèìî âåñòè îäíîâðåìåííî íåñêîëüêî æóðíàëîâ ðåãèñòðàöèè îòäåëüíî äëÿ âõîäÿùèõ, èñõîäÿùèõ è âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ, ðàçäåëèâ ïîñëåäíèå åùå ïî âèäàì è ðàçíîâèäíîñòÿì äîêóìåíòîâ. Êðîìå òîãî, ïî æóðíàëó íåâîçìîæíî âåñòè êîíòðîëü çà èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ, íåîáõîäèìî âòîðè÷íî ðåãèñòðèðîâàòü ïîñòàâëåííûå íà êîíòðîëü äîêóìåíòû íà êîíòðîëüíûõ êàðòî÷êàõ. Ýòèõ íåäîñòàòêîâ ëèøåíû ÐÊÊ, ïîçâîëÿþùèå áîëåå îïåðàòèâíî âåñòè èíôîðìàöèîííî-ñïðàâî÷íóþ ðàáîòó è îñóùåñòâëÿòü êîíòðîëü çà èñïîëíåíèåì äîêóìåíòîâ áåç ïîâòîðíîé ðåãèñòðàöèè. ÐÊÊ ïå÷àòàåòñÿ â íåñêîëüêèõ ýêçåìïëÿðàõ, ÷òî ïîçâîëÿåò ñîçäàòü íåñêîëüêî ñïðàâî÷íûõ êàðòîòåê (ïî âîïðîñàì äåÿòåëüíîñòè, ïî êîððåñïîíäåíòàì è ò.ï.) è êîíòÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
95
12.10.2004, 11:16
95
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ðîëüíóþ êàðòîòåêó. Îäèí èç ýêçåìïëÿðîâ êàðòî÷êè ìîæíî ïåðåäàâàòü âìåñòå ñ äîêóìåíòîì â ñòðóêòóðíîå ïîäðàçäåëåíèå, ãäå äîêóìåíò áóäåò èñïîëíÿòüñÿ, ÷òî ïîçâîëÿåò óñòðàíèòü åãî ïîâòîðíóþ ðåãèñòðàöèþ â ïîäðàçäåëåíèÿõ. Êàðòî÷êè óäîáíû ïðè íàëè÷èè áîëüøèõ ìàññèâîâ äîêóìåíòîâ ðàçíûõ âèäîâ. Ïðè âåäåíèè êàðòî÷íîé ñèñòåìû ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ â ñëóæáå ÄÎÓ äîëæíû áûòü ïîäãîòîâëåíû ê íà÷àëó íîâîãî êàëåíäàðíîãî ãîäà ñïåöèàëüíûå íóìåðàöèîííûå áëàíêè-øàõìàòêè äëÿ îòìåòîê îá èñïîëüçîâàíèè î÷åðåäíîãî ïîðÿäêîâîãî íîìåðà ïðè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ, íàïðèìåð: Íóìåðàöèîííûé áëàíê-øàõìàòêà 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 . . . и т.д.
Ôîðìû ðåãèñòðàöèîííîãî æóðíàëà è êàðòî÷êè íå ðåãëàìåíòèðîâàíû, ò.å. ïîðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ ðåêâèçèòîâ â ýòèõ ôîðìàõ îïðåäåëÿåòñÿ ñëóæáîé ÄÎÓ îðãàíèçàöèè. Ïðèìåðû ðåãèñòðàöèîííûõ êàðòî÷åê è æóðíàëîâ äàíû íà ñòðàíèöàõ 97—98 íàñòîÿùåãî èçäàíèÿ. Ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ-îòâåòîâ äîëæíà âåñòèñü íà ðåãèñòðàöèîííûõ ôîðìàõ èíèöèàòèâíûõ äîêóìåíòîâ. Äîêóìåíòó-îòâåòó ïðèñâàèâàåòñÿ ñàìîñòîÿòåëüíûé ïîðÿäêîâûé ðåãèñòðàöèîííûé íîìåð â ïðåäåëàõ ñîîòâåòñòâóþùåãî ðåãèñòðàöèîííîãî ìàññèâà. – WWW.TOP-PERSONAL.RU
96
new.p65
96
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
èËÏ „ËÒÚ‡ˆËÓÌÌÓ-ÍÓÌÚÓθÌÓÈ Í‡ÚÓ˜ÍË ãˈ‚‡fl ÒÚÓÓ̇ ͇ÚÓ˜ÍË 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 äÓÂÒÔÓ̉ÂÌÚ Ñ‡Ú‡ ÔÓÒÚÛÔÎÂÌËfl Ë ÌÓÏ ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡
чڇ Ë Â„ËÒÚ‡ˆËÓÌÌ˚È ÌÓÏ ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡
ä‡ÚÍÓ ÒÓ‰ÂʇÌËÂ
êÂÁÓβˆËfl ËÎË ÍÓÏÛ Ì‡Ô‡‚ÎÂÌ ‰ÓÍÛÏÂÌÚ
éÚÏÂÚ͇ Ó· ËÒÔÓÎÌÂÌËË ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡
é·ÓÓÚ̇fl ÒÚÓÓ̇ ͇ÚÓ˜ÍË äÓÌÚÓθÌ˚ ÓÚÏÂÚÍË (ıÓ‰ ËÒÔÓÎÌÂÌËfl)
îÓ̉ ‹ ÑÂÎÓ ‹
éÔËÒ¸ ‹
ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
97
12.10.2004, 11:16
97
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
Ïðèìåðû ðåãèñòðàöèîííûõ æóðíàëîâ ÔÎÐÌÀ ÆÓÐÍÀËÀ ÐÅÃÈÑÒÐÀÖÈÈ ÂÕÎÄßÙÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Дата поступления
Регистрационный номер документа
Корреспондент (автор)
Дата документа
Номер документа
Краткое содержание документа
1
2
3
4
5
6
Резолюция или кому направлен документ Дата Автор Зада- Срок Испростарезоние исполполновки люции нения нирезотели люции 7 8 9 10 11
Дополнительные сведения о документе
Расписка в получении
Отметка об исполнении
12
13
14
ÔÎÐÌÀ ÆÓÐÍÀËÀ ÐÅÃÈÑÒÐÀÖÈÈ ÈÑÕÎÄßÙÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Дата документа
1
Регистрационный номер документа 2
Корреспондент (получатель)
Краткое содержание документа
Кем подписан документ
Исполнитель
3
4
5
6
Дополнительные сведения о документе 7
Отметка об исполнении
8
ÔÎÐÌÀ ÆÓÐÍÀËÀ ÐÅÃÈÑÒÐÀÖÈÈ ÂÍÓÒÐÅÍÍÈÕ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Дата документа
1
Регистрационный номер документа 2
Краткое содержание документа
Кем подписан документ
Исполнитель
3
4
5
Расписка в получении документа
Отметка об исполнении
7
8
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
98
new.p65
Дополнительные сведения о документе 6
98
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
3.3.
Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ
Êîíòðîëþ ïîäëåæèò èñïîëíåíèå âñåõ çàðåãèñòðèðîâàííûõ äîêóìåíòîâ. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ ÿâëÿåòñÿ ñîñòàâíîé ÷àñòüþ ôóíêöèè ìåíåäæìåíòà «Êîíòðîëü». Îñíîâíàÿ öåëü îðãàíèçàöèè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ — îáåñïå÷åíèå ñâîåâðåìåííîãî è êà÷åñòâåííîãî èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Êîíòðîëü îñóùåñòâëÿþò ðóêîâîäèòåëè, ñëóæáà ÄÎÓ è îòâåòñòâåííûå èñïîëíèòåëè. Ñëóæáà ÄÎÓ êîíòðîëèðóåò îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû. Äîêóìåíòû äðóãèõ ñèñòåì êîíòðîëèðóþòñÿ ñîîòâåòñòâóþùèìè ïîäðàçäåëåíèÿìè èëè ñîòðóäíèêàìè. Ñðîêè èñïîëíåíèÿ èñ÷èñëÿþòñÿ â êàëåíäàðíûõ äíÿõ ñ äàòû ïîäïèñàíèÿ (óòâåðæäåíèÿ) äîêóìåíòà, à äëÿ ïîñòóïèâøèõ — ñ äàòû ïîñòóïëåíèÿ. Ñðîê èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà ìîæåò áûòü òèïîâûì èëè èíäèâèäóàëüíûì. Òèïîâûå ñðîêè èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ óñòàíàâëèâàþòñÿ àêòàìè âûñøèõ îðãàíîâ ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óïðàâëåíèÿ, à òàêæå öåíòðàëüíûõ ôóíêöèîíàëüíûõ è îòðàñëåâûõ îðãàíîâ óïðàâëåíèÿ. Íàïðèìåð, â Çàêîíå ãîðîäà Ìîñêâû «Îá îáðàùåíèÿõ ãðàæäàí» ¹ 25 îò 28 èþíÿ 1997 ã. â ñòàòüå 8 óñòàíîâëåíû òèïîâûå ñðîêè ðàññìîòðåíèÿ îáðàùåíèé ãðàæäàí: «Ðåøåíèÿ ïî îáðàùåíèÿì ãðàæäàí ïðèíèìàþòñÿ... â ñðîê äî îäíîãî ìåñÿöà ñî äíÿ èõ ïîñòóïëåíèÿ è ðåãèñòðàöèè». «Çàÿâëåíèÿ è æàëîáû âîåííîñëóæàùèõ è ÷ëåíîâ èõ ñåìåé ðàçðåøàþòñÿ â ñîêðàùåííûå ñðîêè — äî 15 äíåé ñî äíÿ èõ ïîñòóïëåíèÿ...». Èíäèâèäóàëüíûå ñðîêè èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ óñòàíàâëèâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïðåäïðèÿòèÿ. Êîíå÷íàÿ äàòà èñÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
99
12.10.2004, 11:16
99
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
ïîëíåíèÿ óêàçûâàåòñÿ â òåêñòå äîêóìåíòà èëè â ðåçîëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ. Èçìåíåíèå ñðîêà èñïîëíåíèÿ ïðîèçâîäèòñÿ òîëüêî ïî óêàçàíèþ ðóêîâîäèòåëÿ â ñëåäóþùåì ïîðÿäêå: òèïîâûå ñðîêè — ïðèíÿòèåì íîâîãî àêòà, èíäèâèäóàëüíûå — ðóêîâîäèòåëåì, êîòîðûé èõ óñòàíîâèë. Ïåðåíåñåíèå ñðîêà èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà ïî ïðîñüáå èñïîëíèòåëÿ, ìîòèâèðîâàííîé íàëè÷èåì óâàæèòåëüíûõ ïðè÷èí, îñóùåñòâëÿåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì ïðåäïðèÿòèÿ ïîñëå ïîëó÷åíèÿ äîêëàäíîé çàïèñêè îò èñïîëíèòåëÿ. Ðåøåíèå î ïåðåíîñå ñðîêà èñïîëíåíèÿ îòðàæàåòñÿ â ðåçîëþöèè ðóêîâîäèòåëÿ è ïåðåíîñèòñÿ èç ðåçîëþöèè â êîíòðîëüíóþ êàðòî÷êó. Êîíòðîëü èñïîëíåíèÿ âêëþ÷àåò: l ïîñòàíîâêó äîêóìåíòà íà êîíòðîëü; l ïðîâåðêó ñâîåâðåìåííîãî äîâåäåíèÿ äîêóìåíòà äî èñïîëíèòåëÿ; l ïðîâåðêó è ðåãóëèðîâàíèå õîäà èñïîëíåíèÿ; l ó÷åò è îáîáùåíèå ðåçóëüòàòîâ êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäèòåëÿ. Ïðè îðãàíèçàöèè êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ èñïîëüçóþòñÿ ýêçåìïëÿðû ÐÊÊ, çàïîëíÿåìûå ïðè ðåãèñòðàöèè äîêóìåíòîâ. Êàðòî÷êè êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ (êîíòðîëüíàÿ êàðòîòåêà) ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ ïî ñðîêàì èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ, ïî èñïîëíèòåëÿì, ãðóïïàì äîêóìåíòîâ. Ñëóæáîé êîíòðîëÿ (èëè ñåêðåòàðåì) îñóùåñòâëÿþòñÿ ñëåäóþùèå îïåðàöèè: Ø ôîðìèðîâàíèå êàðòîòåêè êîíòðîëèðóåìûõ äîêóìåíòîâ; Ø íàïðàâëåíèå êàðòî÷êè êîíòðîëèðóåìîãî äîêóìåíòà â ïîäðàçäåëåíèå-èñïîëíèòåëü; Ø âûÿñíåíèå â ñòðóêòóðíîì ïîäðàçäåëåíèè ôàìèëèè, èìåíè, îò÷åñòâà è òåëåôîíà èñïîëíèòåëÿ (â êðóïíûõ îðãàíèçàöèÿõ); – WWW.TOP-PERSONAL.RU
100
new.p65
100
12.10.2004, 11:16
ÒÅÕÍÎËÎÃÈß ÐÀÁÎÒÛ Ñ ÄÎÊÓÌÅÍÒÀÌÈ
Ø íàïîìèíàíèå ïîäðàçäåëåíèþ-èñïîëíèòåëþ î ñðîêå èñïîëíåíèÿ; Ø ïîëó÷åíèå èíôîðìàöèè î õîäå è ðåçóëüòàòàõ èñïîëíåíèÿ; Ø çàïèñü õîäà è ðåçóëüòàòîâ èñïîëíåíèÿ â êàðòî÷êå êîíòðîëèðóåìîãî äîêóìåíòà; Ø ðåãóëÿðíîå èíôîðìèðîâàíèå ðóêîâîäèòåëåé î ñîñòîÿíèè è ðåçóëüòàòàõ èñïîëíåíèÿ; Ø ñîîáùåíèå î õîäå è ðåçóëüòàòàõ èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòîâ íà îïåðàòèâíûõ ñîâåùàíèÿõ, çàñåäàíèÿõ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ; Ø ñíÿòèå äîêóìåíòîâ ñ êîíòðîëÿ ïî óêàçàíèþ ðóêîâîäèòåëåé; Ø ôîðìèðîâàíèå êàðòîòåêè èñïîëíåííûõ äîêóìåíòîâ. Ïðîâåðêà õîäà èñïîëíåíèÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ íà âñåõ ýòàïàõ äî èñòå÷åíèÿ ñðîêà, íàïðèìåð, â ñëåäóþùåì ïîðÿäêå: u çàäàíèé ïîñëåäóþùèõ ëåò — åæåêâàðòàëüíî; u çàäàíèé ïîñëåäóþùèõ ìåñÿöåâ òåêóùåãî ãîäà — åæåìåñÿ÷íî; u çàäàíèé òåêóùåãî ìåñÿöà — êàæäûå äåñÿòü äíåé, à â ïîñëåäíþþ äåêàäó — çà ïÿòü äíåé è çà òðè äíÿ äî èñòå÷åíèÿ ñðîêà èñïîëíåíèÿ äîêóìåíòà. Ñëóæáà ÄÎÓ äîëæíà âåñòè íå òîëüêî ôîðìàëüíî-ñðîêîâûé, íî è ïðåäóïðåäèòåëüíûé êîíòðîëü, ò.å. íå òîëüêî íàïîìèíàòü èñïîëíèòåëÿì î ïðèáëèæåíèè ñðîêîâ èñïîëíåíèÿ, íî è âûÿñíÿòü ñîñòîÿíèå èñïîëíåíèÿ, âûÿâëÿòü ïðè÷èíû âîçìîæíîãî ñðûâà è ïðèíèìàòü ìåðû ïî èõ óñòðàíåíèþ, èíôîðìèðóÿ ðóêîâîäñòâî è ïîìîãàÿ îðãàíèçîâàòü èñïîëíåíèå äîêóìåíòà. Äîêóìåíò ñ÷èòàåòñÿ èñïîëíåííûì è ñíèìàåòñÿ ñ êîíòðîëÿ ïîñëå èñïîëíåíèÿ çàäàíèé, ñîîáùåíèÿ ðåçóëüòàòîâ çàèíòåðåñîâàííûì îðãàíèçàöèÿì è äîëæíîñòíûì ëèöàì èëè äðóãîãî äîêóìåíòèðîâàííîãî ïîäòâåðæäåíèÿ èñïîëíåíèÿ. ÐåÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
101
12.10.2004, 11:16
101
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
çóëüòàòû èñïîëíåíèÿ îòìå÷àþòñÿ â êîíòðîëüíîé êàðòî÷êå è íà ñàìîì èñïîëíåííîì äîêóìåíòå (îòìåòêà îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî). Ðåçóëüòàòû ðàáîòû èñïîëíèòåëåé ñ êîíòðîëèðóåìûìè äîêóìåíòàìè äîëæíû ïåðèîäè÷åñêè (íàïðèìåð, åæåìåñÿ÷íî) îáîáùàòüñÿ è àíàëèçèðîâàòüñÿ ñëóæáîé ÄÎÓ è äîâîäèòüñÿ äî ñâåäåíèÿ ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíèçàöèè â öåëÿõ ïîâûøåíèÿ èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû. Ôîðìà ñâîäêè î ñîñòîÿíèè èñïîëíèòåëüñêîé äèñöèïëèíû ðàçðàáàòûâàåòñÿ ñàìîé îðãàíèçàöèåé, íàïðèìåð: CÂÅÄÅÍÈß îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòîâ, ïîñòàâëåííûõ íà êîíòðîëü, çà ïåðèîä ____________ 200__ ã. Ф.И.О. исполнителей
Всего документов
1
2
Секретарь-референт
Из них исполнено исполнено с в срок опозданием 3 4
Личная подпись
Причина неисполнения 5
И.О. Фамилия
Дата
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
102
new.p65
102
12.10.2004, 11:16
4. Ñèñòåìàòèçàöèÿ è õðàíåíèå äîêóìåíòîâ 4.1. Íîìåíêëàòóðà äåë îðãàíèçàöèè Äëÿ îáåñïå÷åíèÿ ïðàâèëüíîãî ôîðìèðîâàíèÿ è ó÷åòà äåë â êàæäîé îðãàíèçàöèè äîëæíà ñîñòàâëÿòüñÿ íîìåíêëàòóðà äåë. Íîìåíêëàòóðà äåë — ýòî ñèñòåìàòèçèðîâàííûé ïåðå÷åíü çàãîëîâêîâ äåë ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ èõ õðàíåíèÿ, îôîðìëåííûé â óñòàíîâëåííîì ïîðÿäêå.  íîìåíêëàòóðó äåë âêëþ÷àþòñÿ âñå äîêóìåíòû, îáðàçóþùèåñÿ â äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè, êðîìå òåõíè÷åñêîé äîêóìåíòàöèè è ïå÷àòíûõ èçäàíèé. Ïðè ñîñòàâëåíèè íîìåíêëàòóðû äåë íåîáõîäèìî ó÷èòûâàòü òðåáîâàíèÿ ê íîìåíêëàòóðå äåë, ñîäåðæàùèåñÿ â Ãîñóäàðñòâåííîé ñèñòåìå äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ, Îñíîâíûõ ïðàâèëàõ ðàáîòû àðõèâîâ îðãàíèçàöèé, ïåðå÷íÿõ äîêóìåíòîâ ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ. Íîìåíêëàòóðà äåë îðãàíèçàöèè ðàçðàáàòûâàåòñÿ ñïåöèàëèñòîì, îòâå÷àþùèì çà ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè, óòâåðæäàåòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíèçàöèèè, ââîäèòñÿ â äåéñòâèå ñ 1 ÿíâàðÿ ñëåäóþùåãî êàëåíäàðíîãî ãîäà. Íîìåíêëàòóðà äåë ñîñòàâëÿåòñÿ ïî óñòàíîâëåííîé ôîðìå (ñì. ïðèëîæåíèÿ ¹ 35 è 36) è âêëþ÷àåò ðåêâèçèòû: íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà, äàòó, íîìåð, ìåñòî ñîñòàâëåíèÿ, ãðèô óòâåðæäåíèÿ, çàãîëîâîê ê òåêñòó, òåêñò, ïîäïèñü, ãðèô ñîãëàñîâàíèÿ (îäîáðåíèÿ). Ñîäåðæàòåëüíàÿ ÷àñòü íîìåíêëàòóðû äåë ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé òàáëèöó èç 5 ãðàô: èíäåêñû (íîìåðà) äåë, çàãîëîâêè äåë, êîëè÷åñòâî äåë (òîìîâ, ÷àñòåé), ñðîê õðàíåíèÿ è íîìåð ñòàòüè ïî ïåðå÷íþ, ïðèìå÷àíèÿ. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
103
12.10.2004, 11:16
103
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
 ãðàôå 1 òàáëèöû íîìåíêëàòóðû äåë óêàçûâàåòñÿ äåëîïðîèçâîäñòâåííûé èíäåêñ äåëà, êîòîðûé äîëæåí âêëþ÷àòü: q èíäåêñ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ îðãàíèçàöèè ïî êëàññèôèêàòîðó ïîäðàçäåëåíèé èëè èíäåêñ íàïðàâëåíèÿ äåÿòåëüíîñòè (ïðè îòñóòñòâèè ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé); q ïîðÿäêîâûé íîìåð äåëà âíóòðè äàííîãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ èëè íàïðàâëåíèÿ äåÿòåëüíîñòè.  ãðàôå 2 ðàñïîëàãàþòñÿ â îïðåäåëåííîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè çàãîëîâêè äåë. Çàãîëîâêè äåë ãðóïïèðóþòñÿ ïî ðàçäåëàì (ïîäðàçäåëàì) íîìåíêëàòóðû äåë. Íàçâàíèÿìè ðàçäåëîâ íîìåíêëàòóðû äåë ÿâëÿþòñÿ íàèìåíîâàíèÿ ñòðóêòóðíûõ ïîäðàçäåëåíèé èëè íàïðàâëåíèé äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè. Ïîðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ çàãîëîâêîâ âíóòðè ðàçäåëîâ è ïîäðàçäåëîâ îïðåäåëÿåòñÿ âàæíîñòüþ äîêóìåíòîâ, âõîäÿùèõ â äåëî. Âíà÷àëå ðàñïîëàãàþòñÿ çàãîëîâêè äåë, ñîäåðæàùèõ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíóþ äîêóìåíòàöèþ, äàëåå — çàãîëîâêè äåë, ñîäåðæàùèõ ïëàíîâûå è îò÷åòíûå äîêóìåíòû, çàòåì îñòàëüíûå çàãîëîâêè äåë â ïîðÿäêå óáûâàíèÿ ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Ïðè ñîñòàâëåíèè çàãîëîâêîâ äåë ñëåäóåò ó÷èòûâàòü, ÷òî: l çàãîëîâîê äîëæåí ïîëíîñòüþ ñîîòâåòñòâîâàòü ñìûñëîâîìó ñîäåðæàíèþ äîêóìåíòîâ, ãðóïïèðóåìûõ â äàííîì äåëå; l çàãîëîâîê äîëæåí áûòü êðàòêèì, ÷åòêî ñôîðìóëèðîâàííûì; l çàãîëîâêè òèïà «Îáùàÿ ïåðåïèñêà», «Ðàçíûå äîêóìåíòû», «Ñïðàâî÷íûå ìàòåðèàëû» è ò.ï., ò.å. íåêîíêðåòíûå, íå ïîêàçûâàþùèå, êàêèå èìåííî äîêóìåíòû ïîäøèòû â äåëî, íå äîïóñêàþòñÿ. Çàãîëîâêè äåë â ïðîöåññå èõ ôîðìèðîâàíèÿ ìîãóò óòî÷íÿòüñÿ. Ñîñòàâ çàãîëîâêà äåëà îáðàçóþò ñëåäóþùèå ýëåìåíòû: – WWW.TOP-PERSONAL.RU
104
new.p65
104
12.10.2004, 11:16
ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß È ÕÐÀÍÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
u íàèìåíîâàíèå âèäà (ïåðåïèñêà, æóðíàë è ò.ï.) èëè ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòîâ (ïðèêàçû, óêàçàíèÿ, ïðîòîêîëû, ðåøåíèÿ è ò.ä.); u íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè èëè åå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ; u àäðåñàò èëè êîððåñïîíäåíò; u êðàòêîå ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ äåëà; u íàçâàíèå òåððèòîðèè (ìåñòíîñòè), ñ êîòîðîé ñâÿçàíî ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ äåëà; u äàòû (ïåðèîä), ê êîòîðûì îòíîñÿòñÿ äîêóìåíòû äåëà; u óêàçàíèå íà êîïèéíîñòü äîêóìåíòîâ äåëà. Íàèìåíîâàíèå âèäà çàâîäèìîãî äåëà èëè ðàçíîâèäíîñòè ñîäåðæàùèõñÿ â íåì äîêóìåíòîâ óêàçûâàåòñÿ â íà÷àëå çàãîëîâêà, à ñëîâî «Êîïèè» — â êîíöå çàãîëîâêà, íàïðèìåð: Ïðèêàçû äèðåêòîðà îðãàíèçàöèè ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè çà 2005 ã. Êîïèè.  çàãîëîâêàõ äåë, ïðåäíàçíà÷åííûõ äëÿ ãðóïïèðîâêè äîêóìåíòîâ îäíîé ðàçíîâèäíîñòè, ýòà ðàçíîâèäíîñòü óêàçûâàåòñÿ âî ìíîæåñòâåííîì ÷èñëå, íàïðèìåð: Ïðîòîêîëû çàñåäàíèé àòòåñòàöèîííîé êîìèññèè çà 2005 ã.  çàãîëîâêàõ äåë, ñîäåðæàùèõ ïåðåïèñêó, óêàçûâàåòñÿ, ñ êåì è ïî êàêîìó âîïðîñó (âîïðîñàì) îíà âåäåòñÿ, íàïðèìåð: Ïåðåïèñêà ñ Áèçíåñ-Áàíêîì ïî âîïðîñàì áóõãàëòåðñêîãî ó÷åòà, îò÷åòíîñòè è ôèíàíñîâîé äåÿòåëüíîñòè.  çàãîëîâêàõ äåë, ñîäåðæàùèõ ïåðåïèñêó ñ îäíîðîäíûìè êîððåñïîíäåíòàìè, ïîñëåäíèå íå ïåðå÷èñëÿþòñÿ, à óêàçûâàåòñÿ èõ îáùåå âèäîâîå íàçâàíèå, íàïðèìåð: ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
105
12.10.2004, 11:16
105
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïåðåïèñêà ñ çàêàç÷èêàìè îá îòêàçå îò îïëàòû ñ÷åòîâ ïðåäïðèÿòèÿ.  çàãîëîâêàõ äåë, ñîäåðæàùèõ ïëàíîâóþ èëè îò÷åòíóþ äîêóìåíòàöèþ, óêàçûâàåòñÿ ïåðèîä âðåìåíè (ìåñÿö, êâàðòàë, ãîä), íà (çà) êîòîðûé ñîñòàâëåíû äîêóìåíòû, âèä äîêóìåíòà (ïëàí, îò÷åò) è àâòîð, íàïðèìåð: Ãîäîâîé ïëàí ïðåäïðèÿòèÿ «Êîíòàêò» ïî êàïèòàëüíûì âëîæåíèÿì íà 2005 ã.  íàèìåíîâàíèÿõ äåë, ñîäåðæàùèõ îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû, óêàçûâàþòñÿ âèä äîêóìåíòà è àâòîð, íàïðèìåð: Ïðèêàçû äèðåêòîðà îðãàíèçàöèè ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó çà 2005 ã.  çàãîëîâêàõ äåë, ñîäåðæàùèõ äîêóìåíòû ðàçíîãî âèäà ïî îäíîìó âîïðîñó, íå ñâÿçàííûå ïîñëåäîâàòåëüíîñòüþ äåëîïðîèçâîäñòâåííûõ îïåðàöèé, â êà÷åñòâå âèäà äåëà óïîòðåáëÿåòñÿ òåðìèí «äîêóìåíòû», à â êîíöå çàãîëîâêà â ñêîáêàõ óêàçûâàþòñÿ îñíîâíûå ðàçíîâèäíîñòè äîêóìåíòîâ, êîòîðûå äîëæíû áûòü ñãðóïïèðîâàíû â äåëå, íàïðèìåð: Äîêóìåíòû î ïðèåìå, ñäà÷å è ñïèñàíèè èìóùåñòâà è ìàòåðèàëîâ (àêòû, îïèñè, âåäîìîñòè). Äåëà ïî âîïðîñàì, íå ðàçðåøåííûì â òå÷åíèå îäíîãî ãîäà, ÿâëÿþòñÿ «ïåðåõîäÿùèìè» è âíîñÿòñÿ â íîìåíêëàòóðó äåë ñëåäóþùåãî ãîäà ñ òåì æå èíäåêñîì.  íîìåíêëàòóðó äåë îðãàíèçàöèè òàêæå âêëþ÷àþòñÿ ñïðàâî÷íûå êàðòîòåêè, æóðíàëû ó÷åòà äîêóìåíòîâ. Ãðàôà 3 «Êîëè÷åñòâî äåë» çàïîëíÿåòñÿ ïî îêîí÷àíèè êàëåíäàðíîãî ãîäà, êîãäà äåëà çà ïðîøåäøèé ãîä ïîëíî– WWW.TOP-PERSONAL.RU
106
new.p65
106
12.10.2004, 11:16
ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß È ÕÐÀÍÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
ñòüþ ñôîðìèðîâàíû è èçâåñòåí èõ îáúåì (êîëè÷åñòâî ëèñòîâ â äåëå).  ãðàôå 4 «Ñðîê õðàíåíèÿ è íîìåð ñòàòüè ïî ïåðå÷íþ» óêàçûâàþòñÿ ñðîê õðàíåíèÿ äåëà è íîìåð ñòàòüè ñî ññûëêîé íà ãîñóäàðñòâåííûå èëè îòðàñëåâûå ïåðå÷íè òèïîâûõ äîêóìåíòîâ ñî ñðîêàìè õðàíåíèÿ èëè íà òèïîâûå è ïðèìåðíûå íîìåíêëàòóðû äåë, ðàçðàáàòûâàåìûå ïî îòäåëüíûì íàïðàâëåíèÿì äåÿòåëüíîñòè.  ãðàôå 5 «Ïðèìå÷àíèå» ïðîñòàâëÿþòñÿ îòìåòêè: î íåçàâåäåíèè äåë («Äåëî íå çàâåäåíî»), î ïåðåõîäÿùèõ äåëàõ, îá óíè÷òîæåíèè äåë, î ìåñòå õðàíåíèÿ ïîäëèííèêîâ, îá èçúÿòèè äåë, îá óòðàòå äåë è ò.ï. Çäåñü æå äàþòñÿ íàçâàíèÿ ïåðå÷íåé, èç êîòîðûõ âçÿòû ñðîêè õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Ïðè îôîðìëåíèè íîìåíêëàòóðû äåë íåîáõîäèìî îñòàâëÿòü â êàæäîì åå ðàçäåëå ðåçåðâíûå íîìåðà äåë (ñâîáîäíîå ìåñòî), êîòîðûå ìîãóò áûòü èñïîëüçîâàíû â äàëüíåéøåì äëÿ âíåñåíèÿ çàãîëîâêîâ äåë, íå ïðåäóñìîòðåííûõ â íîìåíêëàòóðå äåë, íî ñôîðìèðîâàííûõ â òå÷åíèå êàëåíäàðíîãî ãîäà â îðãàíèçàöèè. Ïî îêîí÷àíèè êàëåíäàðíîãî ãîäà ê íîìåíêëàòóðå äåë ñîñòàâëÿåòñÿ èòîãîâàÿ çàïèñü î êîëè÷åñòâå çàâåäåííûõ äåë ïî ðàçëè÷íûì êàòåãîðèÿì: ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 37). Ïî êàæäîé êàòåãîðèè äåë ïîäñ÷èòûâàåòñÿ òàêæå êîëè÷åñòâî íåçàêîí÷åííûõ â ïðîøåäøåì êàëåíäàðíîì ãîäó äåë (ïåðåõîäÿùèõ) è êîëè÷åñòâî äåë ñ îòìåòêîé ÝÏÊ (ýêñïåðíî-ïðîâåðî÷íàÿ êîìèññèÿ). Îòìåòêà ÝÏÊ ïðîñòàâëÿåòñÿ ðÿäîì ñî ñðîêîì õðàíåíèÿ òåõ äåë, äëÿ êîòîðûõ ñðîê õðàíåíèÿ íå óñòàíîâëåí îêîí÷àòåëüíî. Ïî èñòå÷åíèè ïðåäâàðèòåëüíîãî ñðîêà õðàíåíèÿ (íàïðèìåð, 5 ë. ÝÏÊ) âîïðîñ î äàëüíåéøåì õðàíåíèè äàííîãî äåëà ðåøàåòñÿ ñ ó÷àñòèåì ýêñïåðòíî-ïðîâåðî÷íîé êîìèññèè àðõèâíûõ îðãàíîâ. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
107
12.10.2004, 11:16
107
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïðèìåð ñîñòàâëåíèÿ íîìåíêëàòóðû äåë ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 38.
4.2. Ôîðìèðîâàíèå äåë Ïðè ôîðìèðîâàíèè äîêóìåíòîâ â äåëà èñïîëüçóþòñÿ ñëåäóþùèå îñíîâíûå ïðèçíàêè çàâåäåíèÿ äåë: l íîìèíàëüíûé; l ïðåäìåòíî-âîïðîñíûé; l àâòîðñêèé; l êîððåñïîíäåíòñêèé; l ãåîãðàôè÷åñêèé; l õðîíîëîãè÷åñêèé. Îñíîâàíèåì äëÿ ãðóïïèðîâêè äîêóìåíòîâ ïî íîìèíàëüíîìó ïðèçíàêó ñëóæèò íàçâàíèå èõ ðàçíîâèäíîñòè. Íàïðèìåð: ïðèêàçû, ïðîòîêîëû, óêàçàíèÿ, àêòû, ñïðàâêè è ò.ä. Ïðè ôîðìèðîâàíèè äîêóìåíòîâ â äåëà ïî ïðåäìåòíîâîïðîñíîìó ïðèçíàêó çà îñíîâó áåðóò èõ ñîäåðæàíèå, íàïðèìåð: Äîêóìåíòû ïî âîïðîñàì ïîâûøåíèÿ êà÷åñòâà ïðîäóêöèè (àêòû, ñïðàâêè, ðåêëàìàöèè, äîêëàäíûå çàïèñêè). Àâòîðñêèé ïðèçíàê ïðåäïîëàãàåò ãðóïïèðîâêó â äåëà äîêóìåíòîâ îäíîãî àâòîðà, íàïðèìåð: Ïðîòîêîëû ïðîèçâîäñòâåííûõ ñîâåùàíèé ÇÀÎ «Êîíòàêò» çà 2005 ã. Äëÿ ãðóïïèðîâêè ïåðåïèñêè èñïîëüçóåòñÿ êîððåñïîíäåíòñêèé ïðèçíàê. Ïðè ýòîì â çàãîëîâêå äåë óêàçûâàåòñÿ êîððåñïîíäåíò, ñ êîòîðûì âåäåòñÿ ïåðåïèñêà è ðàñêðûâàåòñÿ ñîäåðæàíèå âîïðîñà, íàïðèìåð: – WWW.TOP-PERSONAL.RU
108
new.p65
108
12.10.2004, 11:16
ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß È ÕÐÀÍÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
Ïåðåïèñêà ñ ìàøèíîñòðîèòåëüíûìè ïðåäïðèÿòèÿìè î âçàèìíûõ ðàñ÷åòàõ çà 2005 ã. Îáúåäèíåíèå â îäíîì äåëå äîêóìåíòîâ íåñêîëüêèõ êîððåñïîíäåíòîâ îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî ãåîãðàôè÷åñêîìó ïðèçíàêó. Íàïðèìåð: Ïåðåïèñêà ñ ïðåäïðèÿòèÿìè Âîñòî÷íîé Ñèáèðè ïî âîïðîñàì ïîñòàâêè ïðîäóêöèè. Ãðóïïèðîâêà äîêóìåíòîâ çà êàêîé-ëèáî îïðåäåëåííûé ïåðèîä îñóùåñòâëÿåòñÿ ïî õðîíîëîãè÷åñêîìó ïðèçíàêó, íàïðèìåð: Êâàðòàëüíûå îò÷åòû îá îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ïðåäïðèÿòèÿ è êàïèòàëüíûõ âëîæåíèÿõ çà 2005 ã. Ïëàíîâî-îò÷åòíûå äîêóìåíòû ãðóïïèðóþòñÿ â äåëà ïî íîìèíàëüíîìó, àâòîðñêîìó, ïðåäìåòíî-âîïðîñíîìó è õðîíîëîãè÷åñêîìó ïðèçíàêàì. Äîêóìåíòû ôîðìèðóþòñÿ â äåëà â ñîîòâåòñòâèè ñ íîìåíêëàòóðîé äåë îðãàíèçàöèè.  äåëî äîëæíû ïîìåùàòüñÿ äîêóìåíòû, êîòîðûå ñâîåé ñîäåðæàòåëüíîé ÷àñòüþ ñîîòâåòñòâóþò çàãîëîâêó äåëà. Ïðè ôîðìèðîâàíèè äåë íåîáõîäèìî ñîáëþäàòü ñëåäóþùèå òðåáîâàíèÿ: 1) ðàçäåëüíî ãðóïïèðóþòñÿ: 1.1) äîêóìåíòû ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ; 1.2) ïîäëèííèêè è êîïèè äîêóìåíòîâ; 1.3) ãîäîâûå, êâàðòàëüíûå è ìåñÿ÷íûå ïëàíû è îò÷åòû; 1.4) óòâåðæäåííûå äîêóìåíòû è èõ ïðîåêòû; ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
109
12.10.2004, 11:16
109
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
2) â äåëî âêëþ÷àåòñÿ ïî îäíîìó ýêçåìïëÿðó êàæäîãî äîêóìåíòà; 3) êàæäûé äîêóìåíò, ïîìåùåííûé â äåëî, äîëæåí áûòü îôîðìëåí â ñîîòâåòñòâèè ñ òðåáîâàíèÿìè ãîñóäàðñòâåííûõ ñòàíäàðòîâ è äðóãèõ íîðìàòèâíûõ àêòîâ (íàïðèìåð, êîïèÿ äîêóìåíòà äîëæíà èìåòü îòìåòêó î çàâåðåíèè êîïèé); 4) êàæäûé ïîäøèâàåìûé â äåëî äîêóìåíò äîëæåí èìåòü îòìåòêó îá èñïîëíåíèè äîêóìåíòà è íàïðàâëåíèè åãî â äåëî; 5) â äåëî ãðóïïèðóþòñÿ äîêóìåíòû îäíîãî êàëåíäàðíîãî ãîäà, êðîìå ïåðåõîäÿùèõ äåë, íå çàêðûâàþùèõñÿ ïî îêîí÷àíèè êàëåíäàðíîãî ãîäà (íàïðèìåð, ëè÷íûå äåëà âåäóòñÿ íà âñåì ïðîòÿæåíèè ïåðèîäà ðàáîòû ñîòðóäíèêà â îðãàíèçàöèè); 6) â îäíî äåëî ïîìåùàåòñÿ íå áîëåå 250 ëèñòîâ (èëè òîëùèíà äåëà äîëæíà áûòü íå áîëåå 4 ñàíòèìåòðîâ); 7) ïðèëîæåíèÿ ê äîêóìåíòàì, íåçàâèñèìî îò äàòû èõ óòâåðæäåíèÿ èëè ñîñòàâëåíèÿ, ïðèñîåäèíÿþòñÿ ê äîêóìåíòàì, ê êîòîðûì îíè îòíîñÿòñÿ. Äîêóìåíòû â äåëå äîëæíû ðàñïîëàãàòüñÿ â îïðåäåëåííîì ïîðÿäêå: ñíà÷àëà ïîìåùàþò îñíîâíîé äîêóìåíò è îòíîñÿùèåñÿ ê íåìó ïðèëîæåíèÿ, à çàòåì â õðîíîëîãè÷åñêîì ïîðÿäêå èäóò äîêóìåíòû, âîçíèêàþùèå ïî ìåðå ðåøåíèÿ âîïðîñà. Çàïðåùàåòñÿ ïîäøèâàòü â äåëî íåèñïîëíåííûå äîêóìåíòû, ðàçðîçíåííûå ýêçåìïëÿðû äîêóìåíòîâ, äîêóìåíòû, ïîäëåæàùèå âîçâðàòó, äóáëèðóþùèå äîêóìåíòû. Ïðèíÿòû îïðåäåëåííûå ïðàâèëà ãðóïïèðîâêè äîêóìåíòîâ â äåëà ïî âèäàì è õðîíîëîãèè. Óñòàâû, ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè, óòâåðæäåííûå ðàñïîðÿäèòåëüíûìè äîêóìåíòàìè, ÿâëÿþòñÿ ïðèëîæåíèÿìè ê íèì è ãðóïïèðóþòñÿ âìåñòå ñ óêàçàííûìè äîêóìåíòàìè. Ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ãðóïïèðóþòñÿ îòäåëüíî îò ïðèêàçîâ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó. Ïîäëèííûå ýêçåìïëÿðû ïðèêàçîâ ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ñèñòåìàòèçèðóþòñÿ è ïîäøèâàþòñÿ â äåëà âìåñòå ñ ïðèëîæåíèÿìè â ïî– WWW.TOP-PERSONAL.RU
110
new.p65
110
12.10.2004, 11:16
ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß È ÕÐÀÍÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
ðÿäêå èõ íîìåðîâ. Äîêóìåíòû ê ïðèêàçàì ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè ãðóïïèðóþòñÿ è ïîäøèâàþòñÿ îòäåëüíî è õðàíÿòñÿ ó ëèöà, ãîòîâèâøåãî èõ ïðîåêòû. Ïðèêàçû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ãðóïïèðóþòñÿ â äåëà â ñîîòâåòñòâèè ñ óñòàíîâëåííûìè ñðîêàìè èõ õðàíåíèÿ. Äîêóìåíòû, ÿâëÿþùèåñÿ îñíîâàíèåì äëÿ èçäàíèÿ ïðèêàçà ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, ïîäøèâàþòñÿ â ëè÷íûå äåëà ñîòðóäíèêîâ èëè îáðàçóþò ñàìîñòîÿòåëüíîå äåëî ïðèëîæåíèé ê äàííûì ïðèêàçàì. Óòâåðæäåííûå ïðåäïðèÿòèåì ïëàíû, îò÷åòû, ñìåòû, òèòóëüíûå ñïèñêè ãðóïïèðóþòñÿ îòäåëüíî îò èõ ïðîåêòîâ. Ïëàíîâûå è îò÷åòíûå äîêóìåíòû õðàíÿòñÿ â äåëàõ òîãî ãîäà, ê êîòîðîìó îíè îòíîñÿòñÿ ïî ñâîåìó ñîäåðæàíèþ, íåçàâèñèìî îò âðåìåíè èõ ñîñòàâëåíèÿ èëè äàòû ïîñòóïëåíèÿ. Íàïðèìåð, ïëàí íà 2005 ã., ñîñòàâëåííûé â 2004 ã., äîëæåí áûòü îòíåñåí ê 2005 ã., à îò÷åò çà 2004 ã., ñîñòàâëåííûé â 2005 ã., — ê 2004 ã. Ïåðñïåêòèâíûå ïëàíû, ðàññ÷èòàííûå íà íåñêîëüêî ëåò, ôîðìèðóþòñÿ â äåëå ïåðâîãî ãîäà, à îò÷åòû ïî âûïîëíåíèþ ïåðñïåêòèâíûõ ïëàíîâ — â äåëå ïîñëåäíåãî ãîäà. Äîêóìåíòû â îò÷åòàõ íåîáõîäèìî ðàñïîëàãàòü â îïðåäåëåííîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè, íàïðèìåð, äîêóìåíòû îò÷åòà î ôèíàíñîâîé äåÿòåëüíîñòè ïðåäïðèÿòèÿ, ñîñòîÿùåãî èç áàëàíñà, ïîÿñíèòåëüíîé çàïèñêè è ïðèëîæåíèé ê íåìó, ðàñïîëàãàþò â òàêîì ïîðÿäêå: ïîÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà ê îò÷åòó, çàòåì áàëàíñ è â êîíöå — ïðèëîæåíèÿ. Ëèöåâûå ñ÷åòà ñîòðóäíèêîâ ïðåäïðèÿòèÿ ïî çàðàáîòíîé ïëàòå ãðóïïèðóþòñÿ â ñàìîñòîÿòåëüíûå äåëà è ðàñïîëàãàþòñÿ â íèõ ïî àëôàâèòó ôàìèëèé. Ïðîòîêîëû çàñåäàíèé, ñîâåùàíèé ó ðóêîâîäñòâà è äð. ãðóïïèðóþòñÿ ïî õðîíîëîãèè è ïîðÿäêó íîìåðîâ. Äîêóìåíòû, ïîäãîòîâëåííûå ê çàñåäàíèÿì, ïîìåùàþòñÿ ïîñëå ïðîòîêîëîâ â ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ðàññìîòðåíèÿ âîïðîñîâ. ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
111
12.10.2004, 11:16
111
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
Ïåðåïèñêà ãðóïïèðóåòñÿ çà êàëåíäàðíûé ãîä è ñèñòåìàòèçèðóåòñÿ â õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè: äîêóìåíòîòâåò ïîìåùàåòñÿ çà äîêóìåíòîì-çàïðîñîì. Îáçîðû, äîêëàäíûå çàïèñêè, àêòû, ñïðàâêè è äðóãèå äîêóìåíòû, îòðàæàþùèå îñíîâíîå ñîäåðæàíèå äåÿòåëüíîñòè ïðåäïðèÿòèÿ, ãðóïïèðóþòñÿ â îäíîì äåëå, åñëè îíè êàñàþòñÿ îäíîãî è òîãî æå âîïðîñà.
4.3. Ïîäãîòîâêà äîêóìåíòîâ ê àðõèâíîìó õðàíåíèþ Äîêóìåíòû îðãàíèçàöèè, îòëîæèâøèåñÿ â äåëîïðîèçâîäñòâå, â äàëüíåéøåì ëèáî îñòàþòñÿ íà äëèòåëüíîå àðõèâíîå õðàíåíèå, ëèáî õðàíÿòñÿ êðàòêèå ñðîêè è çàòåì âûäåëÿþòñÿ ê óíè÷òîæåíèþ. Îòáîð äîêóìåíòîâ íà õðàíåíèå èëè óíè÷òîæåíèå ÿâëÿåòñÿ ðåçóëüòàòîì ïðîâåäåíèÿ ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ. Ðàáîòó ïî îðãàíèçàöèè è ïðîâåäåíèþ ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ äîëæíà ïðîâîäèòü ïîñòîÿííî äåéñòâóþùàÿ ýêñïåðòíàÿ êîìèññèÿ (ÝÊ) îðãàíèçàöèè, êîòîðàÿ â ñâîåé äåÿòåëüíîñòè ðóêîâîäñòâóåòñÿ Ïîëîæåíèåì îá Àðõèâíîì ôîíäå Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, Îñíîâíûìè ïðàâèëàìè ðàáîòû âåäîìñòâåííûõ àðõèâîâ, òèïîâûìè ïåðå÷íÿìè äîêóìåíòîâ ñ óêàçàíèåì ñðîêîâ õðàíåíèÿ, Òèïîâûì ïîëîæåíèåì îá ýêñïåðòíîé êîìèññèè, íîìåíêëàòóðîé äåë îðãàíèçàöèè. Òåêñò ïðèìåðíîãî ïîëîæåíèÿ îá ÝÊ îðãàíèçàöèè ïðèâåäåí â ïðèëîæåíèè ¹ 39. Ýêñïåðòèçà öåííîñòè äîêóìåíòîâ ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîëæíà ïðîâîäèòüñÿ åæåãîäíî. Îòáîð äîêóìåíòîâ ïîñòîÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ïðîâîäèòñÿ íà îñíîâàíèè íîìåíêëàòóðû äåë ïðåäïðèÿòèÿ ñ îáÿçàòåëüíûì ïîëèñòíûì ïðîñìîòðîì äåë. Ïðè ïîëèñòíîì ïðîñìîòðå äåë ïîñòî– WWW.TOP-PERSONAL.RU
112
new.p65
112
12.10.2004, 11:16
ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß È ÕÐÀÍÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
ÿííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ ïîäëåæàò èçúÿòèþ äóáëèðóþùèå ýêçåìïëÿðû äîêóìåíòîâ, ÷åðíîâèêè, êîïèè äîêóìåíòîâ è äîêóìåíòû ñ âðåìåííûìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ. Îäíîâðåìåííî ïðîâîäèòñÿ îòáîð äîêóìåíòîâ è äåë âðåìåííîãî (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî) õðàíåíèÿ ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ. Ïî ðåçóëüòàòàì ýêñïåðòèçû öåííîñòè äîêóìåíòîâ ñîñòàâëÿþòñÿ îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêîâ õðàíåíèÿ è äîêóìåíòîâ ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, à òàêæå àêòû î âûäåëåíèè ê óíè÷òîæåíèþ äåë ñ èñòåêøèìè ñðîêàìè õðàíåíèÿ (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî). Îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêîâ õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, à òàêæå àêòû î âûäåëåíèè äåë ê óíè÷òîæåíèþ ðàññìàòðèâàþòñÿ íà çàñåäàíèè ÝÊ îðãàíèçàöèè è ñîãëàñîâûâàþòñÿ ñ âåäîìñòâåííûì àðõèâîì. Äåëà âðåìåííîãî (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî) ñðîêà õðàíåíèÿ ìîãóò áûòü óíè÷òîæåíû òîëüêî ïîñëå òîãî, êàê îïèñè äåë ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêà õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó çà ñîîòâåòñòâóþùèé ïåðèîä óòâåðæäåíû è ïåðåäàíû â âåäîìñòâåííûé àðõèâ îðãàíèçàöèè. Îïèñü äåë ÿâëÿåòñÿ ó÷åòíûì äîêóìåíòîì è îñíîâíîé ÷àñòüþ íàó÷íî-ñïðàâî÷íîãî àïïàðàòà àðõèâà, îáåñïå÷èâàþùåé îïåðàòèâíûé ïîèñê äîêóìåíòîâ. Îïèñü ñîñòàâëÿåòñÿ â òðåõ ýêçåìïëÿðàõ: îäèí ïåðåäàåòñÿ âìåñòå ñ äåëàìè â âåäîìñòâåííûé àðõèâ, âòîðîé — ïðèëàãàåòñÿ â êà÷åñòâå îñíîâàíèÿ ê ïðîòîêîëó çàñåäàíèÿ ýêñïåðòíîé êîìèññèè, òðåòèé — îñòàåòñÿ â êà÷åñòâå êîíòðîëüíîãî ýêçåìïëÿðà â àïïàðàòå ïðåäïðèÿòèÿ. Íà äåëà ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêîâ õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ñîñòàâëÿþòñÿ îòäåëüíûå îïèñè. Ôîðìû îïèñåé óíèôèöèðîâàíû (ñì. ïðèëîæåíèÿ ¹ 40, 41, 42, 43, 44). Íå ïîäëåæàùèå ñäà÷å íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå äåëà ñ âðåìåííûì (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî) ñðîêîì õðàíåíèÿ ïî ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
113
12.10.2004, 11:16
113
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
èñòå÷åíèè óñòàíîâëåííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ âêëþ÷àþòñÿ â àêò î âûäåëåíèè äîêóìåíòîâ ê óíè÷òîæåíèþ (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 45). Íå äîïóñêàåòñÿ óíè÷òîæåíèå äîêóìåíòîâ äî ïîëíîãî èñòå÷åíèÿ ñðîêà èõ õðàíåíèÿ. Äëÿ èñêëþ÷åíèÿ ïðåæäåâðåìåííîãî óíè÷òîæåíèÿ äîêóìåíòîâ íåîáõîäèìî ñîáëþäàòü ñëåäóþùåå ïðàâèëî: äåëà âêëþ÷àþòñÿ â àêò îá óíè÷òîæåíèè, åñëè ïðåäóñìîòðåííûé äëÿ íèõ ñðîê õðàíåíèÿ èñòåê ê 1 ÿíâàðÿ òîãî ãîäà, â êîòîðîì ñîñòàâëåí àêò. Íàïðèìåð, äåëà ñ òðåõëåòíèì ñðîêîì õðàíåíèÿ, çàêîí÷åííûå äåëîïðîèçâîäñòâîì â 2001 ã., ìîãóò áûòü âêëþ÷åíû â àêò, êîòîðûé áóäåò ñîñòàâëåí íå ðàíåå 1 ÿíâàðÿ 2005 ã. Çàêîí÷åííûå äåëîïðîèçâîäñòâîì äåëà ïîñòîÿííîãî, âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêà õðàíåíèÿ è ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó ïîñëå îêîí÷àíèÿ êàëåíäàðíîãî ãîäà, â êîòîðîì îíè çàâåäåíû, äîëæíû áûòü ïîäãîòîâëåíû ê ïåðåäà÷å â âåäîìñòâåííûé àðõèâ. Ïðåäàðõèâíàÿ ïîäãîòîâêà äåë âêëþ÷àåò äâå ïðîöåäóðû: îôîðìëåíèå è îïèñàíèå äåë. Îôîðìëåíèå äåë ïðîâîäèòñÿ ëèöîì, îòâåòñòâåííûì çà ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè. Ïîëíîå èëè ÷àñòè÷íîå îôîðìëåíèå äåë ïðîâîäèòñÿ â çàâèñèìîñòè îò ñðîêîâ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ. Äåëà ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêà õðàíåíèÿ ïîäëåæàò ïîëíîìó îôîðìëåíèþ, äåëà âðåìåííîãî (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî) õðàíåíèÿ — ÷àñòè÷íîìó îôîðìëåíèþ. Ïîëíîå îôîðìëåíèå äåëà ïðåäóñìàòðèâàåò: l ïåðåãðóïïèðîâêó äîêóìåíòîâ äåëà â ïðÿìîé õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ñ ÿíâàðÿ ïî äåêàáðü (âìåñòî îáðàòíîé õðîíîëîãè÷åñêîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè ñ äåêàáðÿ ïî ÿíâàðü, ïîëó÷àþùåéñÿ ïðè ôîðìèðîâàíèè äåëà â òå÷åíèå ãîäà); l íóìåðàöèþ ëèñòîâ äåëà ÷åðíûì ãðàôèòíûì êàðàíäàøîì â ïðàâîì âåðõíåì óãëó àðàáñêèìè öèôðàìè; – WWW.TOP-PERSONAL.RU
114
new.p65
114
12.10.2004, 11:16
ÑÈÑÒÅÌÀÒÈÇÀÖÈß È ÕÐÀÍÅÍÈÅ ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÂ
l ñîñòàâëåíèå äëÿ íàèáîëåå öåííûõ äåë âíóòðåííåé îïèñè äîêóìåíòîâ äåëà; l ñîñòàâëåíèå çàâåðèòåëüíîé íàäïèñè äåëà; l ïîäøèâêó äåëà â òâåðäóþ òåìíóþ îáëîæêó èç êàðòîíà íà 4 ïðîêîëà áåç ìåòàëëè÷åñêèõ çàæèìîâ (ñ âåðåâî÷íûìè çàâÿçêàìè) èëè ïåðåïëåò äîêóìåíòîâ äåëà; l âíåñåíèå íåîáõîäèìûõ óòî÷íåíèé â ðåêâèçèòû îáëîæêè äåëà: óòî÷íåíèå íàçâàíèÿ ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, åñëè îíî ìåíÿëîñü, äåëîïðîèçâîäñòâåííîãî èíäåêñà, çàãîëîâêà äåëà, äàòû è äð. Âíóòðåííÿÿ îïèñü äîêóìåíòîâ äåëà (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 46) ñîñòàâëÿåòñÿ äëÿ ó÷åòà äîêóìåíòîâ îïðåäåëåííûõ êàòåãîðèé äåë ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) õðàíåíèÿ, ÷òî âûçûâàåòñÿ ñïåöèôèêîé äàííîé äîêóìåíòàöèè (ïðèêàçû ïî îñíîâíîé äåÿòåëüíîñòè, ïðèêàçû ïî ëè÷íîìó ñîñòàâó, ëè÷íûå äåëà, äåëà íà àâòîðñêèå ñâèäåòåëüñòâà è ò.ï.). Âíóòðåííþþ îïèñü äîêóìåíòîâ äåëà íåîáõîäèìî òàêæå ñîñòàâëÿòü äëÿ äåë ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêîâ õðàíåíèÿ, ñôîðìèðîâàííûõ èç äîêóìåíòîâ, çàãîëîâêè êîòîðûõ íå ðàñêðûâàþò êîíêðåòíîå ñîäåðæàíèå äîêóìåíòîâ. Çàâåðèòåëüíàÿ íàäïèñü äåëà ñîñòàâëÿåòñÿ íà îòäåëüíîì ëèñòå-çàâåðèòåëå (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 47) è îòðàæàåò, ïðè íåîáõîäèìîñòè îñîáåííîñòè ôèçè÷åñêîãî ñîñòîÿíèÿ äåëà (íàïðèìåð: íàëè÷èå ïîâðåæäåíèé, ðàçðûâîâ, ñêëååê; îòñóòñòâèå îòäåëüíûõ äîêóìåíòîâ èëè èõ ÷àñòåé è ò.ï.). Îïèñàíèå äåëà – ýòî âûíåñåíèå íà åãî îáëîæêó âñåõ íåîáõîäèìûõ äëÿ äàëüíåéøåãî õðàíåíèÿ è ïîèñêà ñâåäåíèé î äîêóìåíòàõ äåëà. Íà îáëîæêå äåëà ïîñòîÿííîãî è âðåìåííîãî (ñâûøå 10 ëåò) ñðîêà õðàíåíèÿ óêàçûâàþòñÿ: íàìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè, íàèìåíîâàíèå ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ, èíäåêñ äåëà, íîìåð òîìà, çàãîëîâîê äåëà, àííîòàöèÿ ê äîêóìåíòàì ÊÀÄÐÎÂÛÉ ÀÓÄÈÒ. ÒÅË.: 518-77-42, 8-917-579-77-89.
new.p65
115
12.10.2004, 11:16
115
Â.È. ÀÍÄÐÅÅÂÀ
ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
äåëà (äëÿ äåë ïîñòîÿííîãî õðàíåíèÿ, ñîäåðæàùèõ îñîáî öåííûå äîêóìåíòû), äàòà, êîëè÷åñòâî ëèñòîâ, ñðîê õðàíåíèÿ äåëà (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 48). Äåëà âðåìåííîãî ñðîêà õðàíåíèÿ (äî 10 ëåò âêëþ÷èòåëüíî) ïîäëåæàò ÷àñòè÷íîìó îôîðìëåíèþ: äåëà äîïóñêàåòñÿ õðàíèòü â ñêîðîñøèâàòåëÿõ, ëèñòû íå íóìåðîâàòü, çàâåðèòåëüíûå íàäïèñè íå ñîñòàâëÿòü, íå ïðîâîäèòü ïåðåñèñòåìàòèçàöèþ äîêóìåíòîâ â äåëå, ðàñïîëàãàÿ èõ â ïðÿìîì (âìåñòî îáðàòíîãî) õðîíîëîãè÷åñêîì ïîðÿäêå.  âåäîìñòâåííûé àðõèâ âìåñòå ñ äåëàìè ïåðåäàþòñÿ ðåãèñòðàöèîííûå êàðòî÷êè íà äîêóìåíòû ïî ñîãëàñîâàíèþ ñ àðõèâîì.  íåáîëüøèõ ïî ñòðóêòóðå è øòàòíîé ÷èñëåííîñòè îðãàíèçàöèÿõ, êàê ïðàâèëî, îòñóòñòâóåò ñïåöèàëüíîå ïîäðàçäåëåíèå – âåäîìñòâåííûé àðõèâ.  ýòîì ñëó÷àå îáÿçàííîñòè àðõèâàðèóñà ñîâìåùàåò ñåêðåòàðü-ðåôåðåíò, îòâå÷àÿ çà ñîõðàííîñòü äîêóìåíòàöèè è ñâîåâðåìåííóþ ñäà÷ó åå â ãîñóäàðñòâåííûé àðõèâ. Âçàèìîäåéñòâèå ãîñóäàðñòâåííûõ àðõèâîâ ñ ñîâðåìåííûìè êîììåð÷åñêèìè ñòðóêòóðàìè îñóùåñòâëÿåòñÿ íà äîãîâîðíîé îñíîâå (ñì. ïðèëîæåíèå ¹ 49).  äîãîâîðå çàêðåïëÿþòñÿ îáÿçàòåëüñòâà ñòîðîí, ñîñòàâ ïåðåäàâàåìûõ äîêóìåíòîâ, ïîðÿäîê è ñðîêè ïåðåäà÷è äîêóìåíòîâ íà ïîñòîÿííîå èëè äåïîçèòíîå õðàíåíèå è ò.ä. Îðãàíèçàöèÿ ìîæåò ñîêðàòèòü ñðîê õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ â ñâîåì âåäîìñòâåííîì àðõèâå äî ïåðåäà÷è èõ íà ãîñóäàðñòâåííîå õðàíåíèå â ñëó÷àÿõ: ïðåêðàùåíèÿ äåÿòåëüíîñòè, íåñòàáèëüíîñòè äåÿòåëüíîñòè, îòñóòñòâèÿ óñëîâèé äëÿ õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ, æåëàíèÿ ñàìîé îðãàíèçàöèè.
– WWW.TOP-PERSONAL.RU
116
new.p65
116
12.10.2004, 11:16
new.p65
117
12.10.2004, 11:16
new.p65
118
12.10.2004, 11:16
