Документирование управленческой деятельности: Учебно-методические материалы

Кафедра экономики и управления А.А. Новиков

Документирование управленческой деятельности Учебно-методические материалы

Москва 2008

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Автор-составитель: кандидат экономических наук, профессор. А.А. Новиков

Рецензент: кандидат экономических наук, доц. Е.В. Новикова Научный консультант: доктор экономических наук профессор И.Н. Шапкин

Документирование управленческой деятельности Учебно-методические материалы/ сост. А.А. Новиков– М.: МИЭМП, 2008, – 36 с.

Дисциплина «Документирование управленческой деятельности» определяет основные принципы, по которым должен быть организован документооборот на предприятии. В ней отражаются стандарты составления деловой документации, язык и стиль служебных документов. Определяются шаблоны, на основании которых можно без труда сформировать самостоятельный документ. Уделяется внимание вопросам хранения служебной документации. Дисциплина охватывает основные разделы документирования управленческой деятельности. Данные учебно-методические материалы предназначены для студентов экономического факультета всех форм обучения, обучающихся по специальности «Экономика и управление на предприятии (в городском хозяйстве)».

© Новиков А.А. , 2008 © Московский институт экономики, менеджмента и права, 2008

2

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

СОДЕРЖАНИЕ I. Государственный образовательный стандарт ……………………………….. II. Аннотация курса ………………………………………………………………………….. III. Целевая установка………………………………………………………………………. IV. Содержание курса..…………………………………………………………………….. V. Тематический план занятий .……………………………………………………….. VI. Вопросы для подготовки к итоговому контролю ………………………….. VII. Рейтинговая система учета и оценки успеваемости…………………… VIII. Тематика рефератов………………………………………………………………….. IX. Примеры тестов по курсу…………………………………………………………….. X. Примеры заданий для практических занятий студентов……………….. XI. Рекомендуемая литература…………………………………………………………. XII. Терминологический минимум ……………………………………………………

3

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

4 5 6 7 12 13 15 19 21 27 33 35

I. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ СТАНДАРТ Документирование управленческой деятельности для специальности «Экономика и управление на предприятии (в городском хозяйстве)» Документ и системы документации; управленческая документация (требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов); составление и оформление основных документов (договоров, контрактов, приказов, служебных записок протоколов, актов, справок и документов личного происхождения); организация документооборота; систематизации документов, номенклатура для их формирования и хранения; современные способы и техника создания документов; деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения; правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами; корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция; организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

4

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

II. АННОТАЦИЯ КУРСА Организация документирования управленческой деятельности занимает одно из центральных мест в процессе функционирования субъектов хозяйствования в условиях рыночных отношений. Ведение офисного делопроизводства требует тесной увязки теоретических аспектов развития рыночных отношений с практическими возможностями их осуществления в конкретных условиях хозяйствования. Работа с документами является неотъемлемой составляющей труда практически всех сотрудников любой организации, любого учреждения. Работники управленческих структур до 80 процентов своего рабочего времени затрачивают на составление, оформление, учет и контроль исполнения огромного числа различных документов. Хорошая организация делопроизводства, работы секретариата обеспечивает оперативность решений и максимальную отдачу каждого сотрудника аппарата управления, экономичность и культуру работы организации в целом. В связи с этим основной целью преподавания дисциплины «Делопроизводство» является: методически раскрыть сущность и содержание курса, ознакомить студентов с вопросами организации и совершенствования технологии офисного делопроизводства, с важнейшими правилами ведения документации и культурой составления и оформления документов. ФОРМЫ И МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ УЧЕБНЫХ ЗАНЯТИЙ В учебном процессе дисциплины используются лекционная форма занятий, семинарские и практические занятия, тестовые формы обучения. ОРГАНИЗАЦИЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ В рамках изучения дисциплины предусматривается выполнение письменных работ и докладов согласно предложенным темам и требованиям, изложенным в методических рекомендациях. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ Промежуточный контроль – выполнение контрольных работ, решение тестовых заданий, устные ответы. Итоговый контроль – экзамен (зачет) в письменной форме.

5

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

III. ЦЕЛЕВАЯ УСТАНОВКА Цель курса – дать студентам представления о современных подходах к организации документирования управленческой деятельности на предприятии; видах и способах работы с документами; заложить знания и навыки работы со служебными документами, необходимые менеджеру любого звена управления. Задачи Главными задачами данной дисциплины являются: ознакомление студентов с правильным оформлением документов на всех уровнях хозяйствования с применением мирового опыта, теоретических и практических достижений в области делопроизводства; классификация документов по основным признакам (по наименованию документа, способу фиксации документа, степени гласности, срокам исполнения, срокам хранения, юридической силе, характеру содержания, месту составления). Требования к знаниям и умениям В результате изучения дисциплины студент должен знать: Ø основу техники создания, обработки и хранения документов; Ø современные технические средства автоматизированного управления офисного делопроизводства, средства составления и изготовления текстовых документов, средства обработки документов, средства поиска, хранения и транспортирования документов, средства административно-управленческой связи; Ø требования к форматам бумаги, бланкам документов, тексту, составу реквизитов документов. Студент должен уметь: Ø оперативно справляться с потоком документов, оборачивающихся в офисе организации, быстро находить требуемый документ и наводить по нему справки, уметь протоколировать его исполнение и обеспечивать сохранность; Ø уметь проводить анализ рынка организационной техники, выбирать нужную информацию и уметь ею пользоваться; Ø применять на практике действующие нормативно-методические документы по офисному делопроизводству; Ø разрабатывать бланки документов; Ø составлять номенклатуру дел организации; Ø анализировать состояние делопроизводства в организации.

6

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

IV. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА Тема 1. Понятие делопроизводства, его нормативно-методическая основа и организация Общая характеристика делопроизводства и история его возникновения. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Значение документирования для эффективности управления, экономии времени и ресурсов, оперативности принятия управленческих решений. Основные компоненты документирования: создание и оформление документов на различных носителях и организация работы с этими документами. Факторы, влияющие на систему документирования на предприятии. Основные принципы организации делопроизводства на предприятии. Существующие российские и зарубежные стандарты, применяемые для ведения и оформления документов на предприятии. Нормативно-методическая база документирования. Унификация и стандартизация управленческих документов. Тема 2.

Понятие, сущность и функции документа

Общая характеристика понятия, история возникновения и современный вид. Документ как неотъемлемый элемент внутренней организации любого предприятия. Документ как результат отображения информации. Юридическое значение документа. Основные функции документа. Информационная функция – документирование, хранение и предоставление информации. Управленческая функция – с помощью документа решаются все организационные вопросы. Коммуникативная функция – документ является средством обмена информацией. Правовая функция – документ является письменным 7

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

доказательством какого-либо события или действия (бездействия) и т.п. Организационная функция – документ устанавливает порядок действий участников организационных отношений (должностная инструкция). Научно-историческая функция – с помощью документа сохраняется историческое, научное и культурное наследие. Тема 3.

Классификация, оформление и язык служебных документов

Виды документов, их классификация. Принципы выбора вида составляемого документа. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. Понятие реквизита документа. Оформление реквизитов документов. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств. Использование современных электронных документов. Организация электронных видов делопроизводства на предприятии. Особенности языка служебных документов – ясность, точность, убедительность, лаконичность, нейтральность тона изложения, использование общепринятых сокращений. Тема 4. Организация работы с документами Общие положения по организации работы с документами. Регистрация и учет документов. Журнал регистрации документов. Порядок оформления доку-ментов в журнале регистрации. Карточки по учету документов. Порядок оформления документов в карточки. Порядок обработки поступающих доку-ментов. Визирование документов. Порядок обработки исходящих документов. Порядок оформления передачи документов внутри организации. Информаци-онно-поисковая система для работы с документами организации. Регистрация и контроль исполнения документов. Хранение документов. Номенклатура дел. Порядок передачи документов на архивное хранение. Основные положения, определяющие содержа8

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

ние конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Порядок составления документов, содержащих конфиденциальные сведения. Грифы, определяющие принадлежность документов к документам, содержащим конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Порядок регистрации и учета документов, содержащих конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Порядок передачи на архивное хранение документов, содержащих коммерческую тайну или конфиденциальную информацию. Порядок ликвидации документов, содержащих конфиденциальную информацию. Тема 5. Номенклатура дел Общее понятие номенклатуры дел как простейшего классификатора, необходимого для оперативного поиска и использования документации. Группировка документов в дела. Система оформления, распределения и хранения документов на предприятии. Классификационная схема номенклатуры дел. Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Основные виды номенклатуры дел – индивидуальные номенклатуры, примерные номенклатуры и типовые номенклатуры. Организация процесса формирования и реализации номенклатуры дел. Тема 6. Основные организационно-распорядительные документы Организационная документация. Положения, регламентирующие порядок и правила составления организационной документации. Устав предприятия. Порядок составления и рассмотрения устава предприятия. Порядок внесения изменений в устав предприятия. Учредительный договор. Порядок составления и регистрации учредительного договора в зависимости от организационно-правовой формы предприятия. Порядок 9

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

регистрации и хранения учредительных документов. Положения. Правила составления положений. Порядок ознакомления с положением сотрудников предприятия. Инструкция. Порядок составления инструкций. Порядок ознакомления с инструкцией сотрудников предприятия. Распорядительные документы. Положения, регламентирующие порядок и правила составления распорядительных документов. Решение. Виды решений. Порядок принятия коллективных решений. Распоряжение. Виды распоряжений. Указание. Приказ. Виды приказов. Порядок подготовки и согласования распорядительных документов. Виза на документе. Порядок визирования документов. Порядок ознакомления сотрудников предприятия с решениями, распоряжениями, указаниями и приказами. Необходимость деловой переписки. Деловое письмо в условиях унификации. Классификация деловых писем. Правила оформления делового письма. Правила написания делового письма. Виды писем. Информационно-справочные письма и особенности их составления. Гарантийно – финансовые письма и особенности их составления. Условия, при которых переписка не имеет действительной юридической и правовой силы. Международные письма. Тема 7. Документы по работе с персоналом Понятие документов по личному составу. Основные требования, предъявляемые к документам по личному составу. Порядок составления документов по личному составу. Порядок оформления документов при приеме, увольнении и внутреннем перемещении личного состава. Трудовые контракты. Порядок составления трудового контракта. Основные разделы трудового контракта. Приказы по личному составу. Порядок составления и регистрации приказов по личному составу. Трудовые книжки. Порядок хранения и временной выдачи трудовых книжек. Личные карточки формы Т-2. Порядок документирования информации в личной карточке формы Т-2. Порядок хранения карточек формы Т-2. Личные де10

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

ла. Основные документы, входящие в личное дело. Порядок оформления и хранения личных дел. Лицевые счета по заработной плате. Личные документы. Составление личных документов. Личная доверенность. Порядок составления и основные реквизиты личной доверенности.

11

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Наименование тем

аудит. занятий

1

Тема 1. Понятие делопроизводства, его нормативнометодическая основа и организация

2

1

1

2

Тема 2.

4

4

-

3

4

4

-

4

Тема 3. Классификация, оформление и язык служебных документов Тема 4. Организация работы с документами

4

4

-

5

Тема 5. Номенклатура дел

2

1

1

6

Тема 6. Основные организационно-распорядительные документы

4

4

-

7

Тема 7. Документы по работе с персоналом

4

4

-

Итого:

24

22

2

Понятие, сущность и функции документа

12

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

самост. работа

№№ п/п

Всего часов

V. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН ЗАНЯТИЙ

VI. ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ИТОГОВОМУ КОНТРОЛЮ 1. История появления и сущность документирования управленческой деятельности. 2. Функции документа: информационная, организационная, юридическая, воспитательная. 3. Документ. Понятие и виды документов. 4. Виды документов: организационно-распорядительные документы (ОРД). 5. Организационная документация. УСТАВЫ. 6. Организационная документация. ПОЛОЖЕНИЯ. 7. Организационная документация. ПРАВИЛА. 8. Организационная документация ИНСТРУКЦИИ. 9. Организационная документация. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. 10. Распорядительная документация. ПРИКАЗЫ. 11. Распорядительная документация. РАСПОРЯЖЕНИЯ. 12. Распорядительная документация. ПОСТАНОВЛЕНИЯ. 13. Распорядительная документация. РЕШЕНИЯ. 14. Справочно-информационная документация. ПРИКАЗЫ. 15. Справочно-информационная документация РАСПОРЯЖЕНИЯ. 16. Справочно-информационная документация. ПОСТАНОВЛЕНИЯ. 17. Справочно-информационная документация. РЕШЕНИЯ. 18. Документация по личному составу. ЗЯВЛЕНИЯ. 19. Документация по личному составу. АНКЕТЫ. 20. Документация по личному составу. СПРАВКИ. 21. Документация по личному составу. ХАРАКТЕРИСТИКИ. 22. Документация по личному составу. УДОСТОВЕРЕНИЯ. 23. Документация по личному составу. ДОВЕРЕННОСТИ. 24. Документация по личному составу. РАСПИСКИ. 25. Документация по личному составу. ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ. 26. Классификация документов по видам деятельности. 27. Классификация документов по наименованию документов. 28. Классификация документов по степени гласности. 29. Классификация документов по срокам исполнения. 30. Классификация документов по юридической силе. 31. Классификация документов по срокам хранения. 32. Реквизиты документов. 33. Реквизиты углового штампа. 34. Реквизиты продольного штампа. 35. Реквизиты подписи. 36. Реквизиты приказов по общим вопросам. 37. Реквизиты документов: форматы документов, размеры, применение. 13

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

38. Правила оформления документов: размеры полей на документе, нумерация страниц, оформление заголовков и подзаголовков, оформление примечаний, приложений, нумерация пунктов и подпунктов. 39. Приказы по личному составу. Реквизиты приказов по личному составу. 40. Приказы. Определение приказа по общим вопросам. Реквизиты. 41. Служебные письма. Реквизиты делового письма. 42. Схема делового письма. Реквизиты. 43. Докладные записки. Основные требования к оформлению реквизитов. 44. Протоколы. Выписки из протоколов и приказов. Реквизиты. 45. Акты. Определение, порядок оформления (состав реквизитов). 46. Должностные инструкции: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность. 47. Основные требования к составлению инструкции. 48. Документы личного характера: заявления, доверенность, расписка. Реквизиты. 49. Трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела, заявления. 50. Реквизиты внутреннего заявления. 51. Сущность договора. Реквизиты договора. 52. Каковы общие правила и задачи регистрации документов? 53. Какие документы называются входящими и исходящими? 54. Что такое номенклатура дел? 55. Гриф «СЕКРЕТНОСТИ» на документах. 56. Гриф согласования на документах. 57. Назовите реквизиты грифа «утверждаю». 58. Дать определение справки. 59. Какие виды деловых документов обращаются на предприятиях и в организации? 60. Перечислите документы, подлежащие утверждению. Реквизиты. 61. Телеграммы. Телефонограммы. Реквизиты. 62. На какие служебные документы ставится печать? 63. Реквизиты внутреннего заявления.

14

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

VII. РЕЙТИНГОВАЯ СИСТЕМА УЧЕТА И ОЦЕНКИ УСПЕВАЕМОСТИ Контроль и оценка уровня учебных достижений студентов является важнейшей стадией педагогического процесса в высшей школе. Рейтинговая система учета и оценки знаний студентов предполагает непрерывный контроль в течение всего срока изучения дисциплины. Своевременное выполнение контрольных мероприятий и получение высокого рейтинга повышает интерес студента к изучению дисциплины, стимулирует его работу в течение семестра и тем самым повышает качество подготовки по специальности. Структура рейтинга и оценка по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» Для набора рейтинга и получения оценки студент должен пройти следующие контрольные срезы: • выполнение домашней письменной контрольной работы в форме эссе (КР); • прохождение рубежного контроля в виде теста (РК); • получение текущего рейтинга в качестве оценки посещаемости лекций и участия в семинарских занятиях (ТР); • сдача письменного экзамена (зачета) по итогам обучения (ИК). Накопление рейтинга по дисциплине для студентов происходит в соответствии с формулой: ИР = КР + РК + ТР + ИК, где ИР – итоговый рейтинг студента, полученный им по окончании изучения дисциплины, КР – домашняя письменная контрольная работа в форме эссе; РК – рубежный контроль в виде теста; ТР – текущий рейтинг; ИК – письменный экзамен\зачет. Стоимость рейтинговых контролей Контрольная работа 10 баллов (проходной – 6 балла); Рубежный контроль – 10 баллов (проходной – 6 баллов); Текущий рейтинг – 5 баллов (проходной – 1 балл); Экзамен\Зачет – 25 баллов (проходной – 13 баллов); Нормативный рейтинг – 50 рейтинговых баллов.

• • • •

15

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Система перевода рейтинговых баллов в четырехбалльную оценку Оценки в 4-балльной шкале отлично хорошо удовл. неудовл. интервал баллов фактического рейтинга 45-50 35-45 26-34 менее 26

Нормативный рейтинг 50 баллов

Примерный график прохождения контрольных рубежей по дисциплине « Документирование управленческой деятельности»

Неделя

1 2 3 4

5

6 7 8

Рубежи

КР

Баллы

10

9

СесВсего 1 1 1 1 сия бал0 11 12 3 4 5 16 лов Р ТР ИК К 1 5 25 50 0

Методика выполнения эссе Эссе – это прозаическое сочинение небольшого объема и свободной композиции, выражающее индивидуальные впечатления и соображения по конкретному поводу или вопросу и заведомо не претендующее на определяющую или исчерпывающую трактовку предмета. В процессе изучения курса преподаватель предлагает студентам выполнить эссе – теоретическую работу, представляющую собой относительно свободные рассуждения студента по теме. Вопрос (тема) эссе более узкая, чем у реферата. Целью выполнения контрольной работы в виде эссе является закрепление пройденного материала, совершенствование навыков поиска, анализа и представления материала по конкретной проблеме – документирование управленческой деятельности. В процессе выполнения контрольной работы (эссе) студенту необходимо решить следующие учебные задачи. 1. Рассмотреть ключевые категории и понятия по исследуемой проблеме и дать их сущностную характеристику. 2. Показать, какую эволюцию претерпели исследуемые явления и процессы экономической действительности в ходе развития. 3. Оценить современное состояние проблемы со всеми присущими ей сложностями и противоречиями, подтвердив свою точку зрения стати16

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

стическим и фактическим материалом. 4. Выявить основные тенденции развития анализируемого явления с учетом экономических реалий. 5. Сделать самостоятельный вывод по результатам своего исследования. Структурно эссе состоит из основной части (которую не следует структурировать по главам, вопросам или параграфам), заключения (2–3 абзаца) и списка литературы. Объем работы 4–5 страниц текста формата А4 (не считая титульного листа и списка литературы). Шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 14, интервал – 1,5. На выполнение эссе обычно отводится две недели. Критерии оценки эссе • способность студента к поиску информации, характеризующей современное состояние объекта исследования (особое внимание обращается на наличие современного фактического и статистического материала, поэтому поощряется использование электронных источников информации); • навыки анализа проблемы, умение вычленить главное, сущностное и через это вскрыть внутренние связи различных элементов исследуемого явления; • умение связать исследуемые процессы с современной российской экономической действительностью; • способность делать обоснованные самостоятельные выводы; • аккуратность оформления и своевременность представления работы.

17

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Образец титульного листа контрольной работы Московский институт экономики менеджмента и права (МИЭМП) Кафедра экономики и управления

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Тема:

Выполнил: Студент/ка Ф.И.О. Форма обучения Факультет № группы

Москва 2008 18

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

VIII. ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ 1.

Общие принципы организации документирования на предприятии.

2.

Формирование и текущее хранение дел.

3.

Экспертиза ценности документов.

4.

Оформление дел.

5.

Состав конфиденциальной информации.

6.

Грифы ограничения доступа к документной информации.

7.

Источники и каналы разглашения конфиденциальной информации.

8.

Мероприятия по защите документной информации.

9.

Группы управленческих документов.

10. Назначение и состав организационной документации. 11. Положение об отделе предприятия. Должностные инструкции работников. 12. Организационные документы предприятий различных организационно-правовых форм. 13. Назначение и состав распорядительной документации. 14. Процедура издания распорядительных документов. 15. Разновидности приказов. 16. Особенности оформления документов, издаваемых в условиях коллегиальности. 17. Составление и оформление документов, издаваемых на основе единоначалия. 18. Назначение и состав справочно-информационной документации. 19. Назначение и состав справочно-аналитической документации. 19

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

20. Правила оформления телеграмм, телефонограмм, факсограмм. 21. Назначение и особенности оформления деловых писем. 22. Назначение и состав документов по личному составу предприятия АПК. 23. Специфика оформления приказов по личному составу.

20

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

IX. ПРИМЕРЫ ТЕСТОВ ПО КУРСУ 1. Распоряжения и указания издаются, когда: а) необходимо принять нормативный акт по основным вопросам организации; б) необходимо решить оперативные вопросы; в) издаются для организации исполнения постановлений, решений и приказов. г)а и б вместе; д) б и в вместе. 2. Внутреннее согласование проекта управленческого документа проводится в следующей очередности. Очередность согласования следующая: а) 1)с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и при необходимости с общественными организациями; 2) с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.); 3) с финансовым подразделением или главным бухгалтером; 4) с юридической службой; 5) со службой документационного обеспечения; 6) с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. б) 1) с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа; 2) с юридической службой; 3) с финансовым подразделением или главным бухгалтером; 21

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

в) 1) с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и при необходимости с общественными организациями; 2) с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.); 3) со службой документационного обеспечения; 4) с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем ру-ководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. 3. Документы классифицируются по следующим признакам: а) по наименованию, по месту составления, по содержанию, по форме, по срокам исполнения, по происхождению, по виду оформления, по средствам фиксации; б) по объему, по имени составителя, по достоверности информации; в) а и б. 4. Подлинник документа – это: а) копия документа; б) документ, содержащий факсимиле; в) подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа,составленный в первый раз. 5. Реквизит «дата» отражается в документе: а) римскими цифрами; б) арабскими цифрами; в) арабскими цифрами или словесно-цифровым способом.

22

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

6. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу» помещается: а) в правой стороне верхней части первой страницы документа; б) в левой стороне верхней части первой страницы документа; в) на каждой странице документа в правой стороне нижней части. 7. Документы, на которых должна быть поставлена печать: а) на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью; б) на документах, удостоверяющих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью; в) на документах, удостоверяющих основные финансовохозяйственные операции организации. 8. Особенность при оформлении «официального письма»: а) письмо оформляется на фирменном бланке организации; б) не ставится название его вида; в) 2-й экземпляр остается в организации. 9. Распоряжение делится на ………. части. а) констатирующую и распорядительную; б) констатирующую и постанавливающую; в) распорядительную и постанавливающую. 10. «Номенклатура дел» – это: а) систематизирующий перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

23

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

б) каталог, в котором хранятся все оформленные в организации документы; в) перечень оформленных в организации дел для внешнего пользования. 11. Документ, передаваемый по каналам телеграфной связи, называется: а) докладная записка; б) приказ; в) телеграмма. 12. «Сопроводительные письма» составляют для: а) подтверждения получения документов и материалов-писем; б) выражения благодарности за что-либо; в) сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. 13.Письмо-приглашение адресовано: а) конкретному лицу; б) нескольким лицам; в) конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. 14.Рекламация – это: а) коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков; б) ответное письмо, подтверждающее возврат некачественного товара; в) реклама произведенной продукции.

24

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

15. «Постановление» состоит из …….. частей. а) констатирующей и постанавливающей; б) констатирующей и распорядительной; в) постанавливающей и распорядительной. 16.Код предприятия по ОКПО – это: а) код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций; б) код организации по Российскому классификатору производства и организаций; в) код организации по Российскому классификатору производственных отраслей. 17. Код документа по ОКУД – это: а) код документа по Российскому классификатору управленческой документации; б) код документа по Российскому классификатору управления делами; в) код документа по Российскому классификатору учетных документов. 18.Сок хранения документов по личному составу составляет: а)10 лет; б) 25 лет; в)75 лет. 19. Текст актов одержит части: а) введение, констатирующую часть и выводы; б) введение, постанавливающую и констатирующую части; в) введение и выводы.

25

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

20. Документирование информационно-справочных материалов производится: а) письмами, телеграммами, актами, рекламациями; б) справками, докладными и объяснительными записками, актами, телеграммами; в) справками, приказами, распоряжениями. 21. Устав – это ……. документ. а) организационный; б) распорядительный; в) справочный. 22.Договорные письма являются разновидностями: а) сопроводительных; б) писем-ответов; в) писем-просьб. 23.Письмо-напоминание пишется, когда: а) не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения; б) необходимо подтвердить получение документов и материалов; в) необходимо сообщить о каком-либо событии или факте.

26

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

X. ПРИМЕРЫ ЗАДАНИЙ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ СТУДЕНТОВ По дисциплине «Документирование управленческой деятельностью» на практических занятиях студент выполняет одно задание, состоящее из трех вопросов. Контрольную работу необходимо оформить в соответствии с требованиями по оформлению документов. Допускается рукописное исполнение работы. Рукописные документы составляются аккуратно и разборчиво. На первой странице или титульном листе указываются фамилия, имя, отчество студента, название предмета, по которому выполнена работа, курс и № группы.

Задание 1 1. Раскройте все реквизиты служебных документов. Расскажите об их расположении на документе и оформлении. 2. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу №1 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу №1 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению. 3. Составьте справку о величине средней заработной платы за год для получения компенсации на оплату жилья. Остальные данные укажите самостоятельно.

Задание 2 Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной 27

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного предприятия «Строитель», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 31 млн. руб. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Звезда» в связи с переездом на новое местожительство.

Задание 3 Составьте гарантийное письмо ОАО «Экон» для ОАО «Реко» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке плана развития предприятия на 2007 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать план на десять дней раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Бутову И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 4 1. Составьте письмо-просьбу Гутовской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного 28

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

бюджета в сумме 15 млн. руб. до начала реализации молодняка-птицы населению. 2. Составьте докладную записку бухгалтера Рязанцевой И.П. главному бухгалтеру фирмы «Нобус» Галичеву Н.П. от 15.09.07 о произведенной Рязанцевой И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы №92 от 12.01.07 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Ровского озера». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2007 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2007 года было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно. 3. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру МИЭМП.

Задание 5 Составьте письмо-просьбу закрытого акционерного общества «Кровля» в комитет внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т металла. Согласно контракту, оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами. 2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочи29

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

ми и служащими, усилить контроль над расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно. 3. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государст-венное предприятие по связи и информатике «Связьинформ».

Задание 6 Составьте письмо-ответ производственного объединения «Газификация» директору Химзавода и начальнику управления «Горгаз» о ежемесячной поставке Химзаводу 65 т сжиженного газа в течение 2007 года. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Смирновым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 7 Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Энского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Союз» предприятию «Акрил» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

30

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

Задание 8 Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр», с предложением принять участие в российской выставке на международной межотраслевой ярмарке в г. Милан (Италия), которая будет проходить с 20 сентября по 10 октября 2007 г.. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям, вследствие недостаточной квалификации.

Задание 9 Составьте информационное письмо объединения «Автодор» немецкой фирме «Гунтер» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 155000 рублей. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представ-ления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 3. Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнении вас. Ос-тальные реквизиты укажите самостоятельно. 31

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Задание 10 Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Мотор» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%. Составьте приказ о переводе на другую работу внутри организации.

32

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

XI. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА Основная 1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов- на-Дону: Феникс, 2000. 2. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: ИНФРА – М.: 1999. 3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство в кадровой службе. – М.: ИНФРА-М., 2000. 4. Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2000. 5. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. / Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой. – М: ЮНИТИДАНА, 2003. 359c. 6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство : учеб. пособие для вузов. ИНФРА-М.Сибирское соглашение, 2006. 120c. 7. Колтунова М.В. Деловое письмо: что нужно знать составителю. – М.: Дело, 1998. 8. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. – М.: ИНФРА- М.: 1999. 9. Печникова Т.В., Печникова А.В., Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: «Тандем» – ЭКМОС, 1999. 10. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. – М.: Тандем - ЭКМОС, 1999. 11.Стенюков М.В. Документы, делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2003. Дополнительная 1. Должностные инструкции. – М.: ПРИОР, 2000. 2. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру: пер. с англ. – М.: ЮНИТИ, 1994. 3. Бондырева Т.Н. Секретарское дело – М.: Лига, 2002. 33

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

4. М.И. Басков. Основы делопроизводства. – Ростов-на-Дону: «Феникс» 1999. 5. Документы делового общения: служеб. записки, деловые письма, характеристики, заявления, приказы, резюме и др./ М.Ю. Рогожин. – М.: Рус. Дел. Лит., 1999. 6. Курбацкий А.Н. Автоматизация обработки документов. – Мн.: БГУ, 1999.

34

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

XII. ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ МИНИМУМ Документирование Документ Формуляр документа Реквизит документа Бланк документа Делопроизводство Система документации Унифицированная система документации Унифицированная система ОРД Документооборот Дело Номенклатура дел Конфиденциальная информация Гриф ограничения доступа к документной информации Должностная инструкция Положение об отделе Приказ Приказ по личному составу Докладная записка Объяснительная записка Деловое письмо Гарантийное письмо Резюме Трудовой договор (контракт)

35

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

НОВИКОВ АЛЕКСАНДР АНАТОЛЬЕВИЧ

Документирование управленческой деятельности Учебно-методические материалы

Главный редактор А.Ю. Лавриненко Технический редактор О.Л. Трошкин Редактор-корректор Р.В. Пронина Компьютерная редакционная верстка М.Г. Черепанов Подписано в печать 22.03.08 Формат 60 х 90 1/16. Бумага типографская. Печать офсетная. Усл. печ. л. 2.2 Уч.-изд. л. 2.6 Тираж 300 экз. Заказ № 43/9.08 Отпечатано в ООО ”ИПК Отис-медиа” 111024, Россия, Москва, ул. 5-я Кабельная, д. 2Б., тел.: 507 50 64 Методический и редакционно-издательский отдел Московского института экономики, менеджмента и права 115432, Россия, Москва, 2-й Кожуховский проезд, д. 12, тел.: 783 68 25 36

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com